bab iv rancangan sistem usulan 4.1. umum filesma santun untan pontianak masih menggunakan sistem...
TRANSCRIPT
47
BAB IV
RANCANGAN SISTEM USULAN
4.1. Umum
Sistem berjalan Pengolahan Administrasi Penerimaan Mutasi Siswa pada
SMA Santun Untan Pontianak masih menggunakan sistem belom
terkomputerisasi seperti halnaya pengolahan data yang mesih menggunakan
Microsoft excel, Microsoft Word, Setelah itu data tersebut diprin dan disimpan
dalam bentuk kertas dan pembayaran masuh menggunakan kuwitansi belum
menggunakan sistem terkomputerisasi tidak menutup kemungkinan data tersebut
bisa hilang dan rusak. Oleh karena itu, dibutuhkan sebuah sistem pengolahan data
Administrasi Penerimaan Mutasi siswa yang terkomputerisasi untuk lebih
mempermudah Pengolahan data mempermudah pencarian data tersebut.
4.2. Prosedur Sistem Usulan
Prosedur sistem usulan akan menjelasan alur cerita yang akan diusulkan
dalam Sistem Administrasi Penerimaan Mutasi Siswa pada SMA Santun Untan
Pontianak. Adapun prosedur sistem usulan sebagai berikut:
1. Sistem Login
Pada proses ini TU melakukan login kepada sitem , Setelah TU
melakukan login maka sistem akan melakukan pengecekan
berdasarkan usernem dan password, Jika benar maka sistem akan
membawa kepada sistem yang akan dituju.
47
48
2. Prosedur Entry Data Siswa
Pada proses ini, TU melakukan Entry data siswa pindahan dari sekolah
asalnya, untuk melakukan proses mutasi calon siswa sekolah asal, menuju
sekolah yang akan dituju dan membuat surat rekomendasi, diserah kepada
kepala sekolah untuk ditanda tangani kemudian diserahkan kembali ke TU
dan TU memberikan Surat Rekomendasi yang Sah Kesiswa Pindahan
Tersebut.
3. Prosedur Pembayaran
Pada proses ini calon siswa dari sekolah lain melakukan pembayaran
sesuai dengan biaya administrasi yang telah tertera. Jika sudah maka
selanjutnya calon siswa akan diproses. Untuk menjadi calon siswa
pindahan yang baru di Sma Santun Untan Pontianak.
4. Prosedur Laporan
Pada proses ini laporan data siswa yang telah disahkan di serahkan kepada
kepala sekolah sebagai laporan data siswa kepindahan siswa tersebut.
4.3 Diagram Alir Data (DAD) Sistem Usulan
Diagram Alir Data akan menguraikan gambaran Prosedur Aliran Data
yang akan menginput dokumen masukan dan menghasilkan dokumen keluaran.
Adapun Diagram Alir Data akan dibahas dengan tiga tahapan yaitu Diagram
Konteks, Diagram Nol dan Diagram Detail.
49
1. Diagram Konteks Usulan
Sumber: hasil rancangan(2017)
Gambar IV.1 Diagram Konteks Sistem Usulan Administrasi Penerimaan
Mutasi Siswa Pada SMA Santun Untan Pontianak
Keterangan:
LDP : Laporan Data Pembayaran
UP : Username Password
SR :Surat Rekomendasi
SRS : Surat Rekomendasi Sah
DP :Data Pembayaran
I :Ijazah
SKHUN:Surat Keterangan Hasil Ujian Nasional
KK :Kartu Keluarga
Siswa
Proses
Sistem Usulan
Penerimaan
Mutasi Siswa
SMA Santun
Untan Pontianak
Tata
Usaha
SP,I,SKHUN,KK,AK,R
SP,I,SKHUN,KK,AK,R LDP
UP,SR
Kepala
Sekolah SR
LSP,LSR
LSP,LSR
SRS
Bedahara
DP
LDP
50
AK :Akte Kelahiran
R :Raport
LSP, LRS: Laporan Surat Pindah Dan Laporan Surat Rekomendasi
2. Diagram Nol Usulan
Tata
Usaha 1.0
Login
UP
UP
UP
D1 File Login
2.0
Entry
Data Siswa
Sp,I,Skhun,Kk,Ak,
R
Sp,I,Skhun,KK,AK,R
D2
2 SP
3.0
Pembayaran
Siswa
DP
DA
D3 File Administrasi
Bendahara
DP
LDP
LDP
4.0
Laporan
SR
LSP,LSR
SRS
Kepala
Sekolah LSP,LSR
SR
51
Sumber: hasil rancangan(2017)
Gambar IV.2 Diagram Nol Sistem Usulan Administrasi Penerimaan Mutasi
Siswa Pada SMA Santun Untan
Keterangan:
UP :Usernema Password
LDP :Laporan Data Pembayaran
DP : Data Pembayaran
SP :Surat Pindah
I :Ijazah
Skhun :Surat Keterangan Hasil Ujian Nasional
KK :Kartu Keluarga
AK :Akte Kelahiran
R :Raport
SR :Surat Rekomendasi
SRS :Surat Rekomendasi Sah
LSP,LSR:Laporan Surat Pindah, Laporan Surat Rekomendasi
DA :Data Administrasi
4.4. Kamus Data Sistem Usulan
Kamus data adalah kumpulan daftar elemen data yang mengalir pada
sistem perangkat lunak sehingga masukan (input) dan keluaran (output) dapat
dipahami secara umum (memiliki stardar cara penulisan) (Rosa dan Shalahuddin,
2013:73). Kamus data Sistem Usulan Administrasi Penerimaan Mutasi Siswa
Pada SMA Santun Untan Pontianak adalah:
52
4.4.1 Kamus Data Masukan Sistem Usulan
1. Nama Arus Data : Username password
Alias : UP
Bentuk Data : Form Login
Arus Data : FL- Proses 1.0
Penjelasan : Form Login
Periode : Setiap Kali Melakukan Login
Volume : Username+ password
Struktur Data :Header + Isi
Header= 1 {Username+Password}n
Isi =1{Username+Pasword}n
Username *Terdiri Dari 10 Huruf*
Password *Terdiri Dari 15 agka dan huruf*
2. Nama Arus Data : Entry Data Siswa
Alias : EDS
Bentuk Data : Form Data Siswa
Arus Data : EDS- Proses 2.0
Penjelasan : Form Data Siswa
Periode : Setiap Kali Melakukan Pindahan
Volume : Satu Lembar
Struktur Data :Header+isi
53
4.4.2 Kamus Data Usulan Keluaran
1. Nama Arus Data : Entry Data Siswa
Alias : EDS
Bentuk Data : Form Data Siswa
Arus Data : FDS - Proses 2.0
Penjelasan : Form Data Siswa
Periode : Setiap Kali Melakukan Pengisian Data Pindahan
Volume : Satu Lembar
Struktur Data :Header
2. Nama Arus Data : Laporan
Alias : -
Bentuk Data : Form Laporan Pindahan Siswa
Arus Data : FL - Proses 4.0
Penjelasan : Form Laporan
Periode : Setiap Kali Pindahan Selesai
Volume : Satu Lembar
Struktur Data :Header+ Isi
4.5. Spesifikasi Rancangan Sistem Usulan
Spesifikasi Dokumen Sistem usulan akan dijelaskan dengan dua jenis
yaitu Spesifikasi Dokumen Masukan dan Spesifikasi Dokumen Keluaran
4.51. Spesifikasi Dokumen Masukan
1. Nama Dokumen : UP
Fungsi : From Login
Tujuan : Bagian TU
54
Media : Cetak Komputer
Jumlah : satu lembar
Frekuensi : Setiap Kali Melakukan Login
Format : Lampiran C.1
2. Nama Dokumen : Entry Data Siswa
Fungsi : sebagai Sumber Informasi data Siswa
Sumber : Siswa
Tujuan : Bagian TU
Media : Cetak Komputer
Jumlah : satu lembar
Frekuensi : Sekali Selama Pindahan
Format : Lampiran C.2
4.5.2. Spesifikasi Dokumen Keluaran
1. Nama Dokumen : Surat Rekomendasi
Fungsi : sebagai Sumber Informasi Bahwa Siswa telah
diterima sebagai Siswa Pindahan Baru.
Sumber : Program
Tujuan : Siswa Pindahan
Media : Cetakan Komputer
Jumlah : satu lembar
Frekuensi : Sekali Setiap Penerimaan Mutasi
Format : Lampiran D.1
55
2. Nama Dokumen : Kwitansi
Fungsi : Sebagai Sumber Informasi bahwa Siswa telah
membayar Penerimaan Pindahan
Sumber : Bendahara
Tujuan : Siswa Pindahan
Media : Cetakan Komputer
Jumlah : satu lembar
Frekuensi : Sekali Selama Penerimaan Mutasi
Format : Lampiran D.2
4.5.3. Entity Relationship Diagram (ERD)
1. Entity Relationship Diagram
Username
KK
SKHUN
AK
Ijazah
Id_SP password Nip
Login
Pembayaran Memiliki
Alamat
Agama
JK
TTL
Nama
M
Siswa
Memilikiki Entry Data
siswa
M Memiliki
1
1
Id-SR Total
1
`
1
Id_pem
No_pem
No_SP
Nis
M
1
raport
56
Sumber: hasil rancangan(2017)
Gambar IV.3 ERD Sistem Usulan Mutasi Siswa SMA Santun Untan
Pontianak
2. Logical Record Structure (LRS)
Sumber: hasil rancangan(2017)
Gambar IV.4 LRS Sistem Usulan Mutasi Siswa SMA Santun Untan
Pontianak
4.5.4. Spesifikasi File
Spesifikasi File akan menguraikan tentang file yang digunakan. Adapun
Spesifikasi File Sistem Usulan Administrasi Penerimaan Mutasi Pada SMA
Santun Untan Pontianak Sebagai berikut:
1. Spesifikasi File Login
Nama file : File Login
1
M
Pembayaran Id_Pem Total no_Pem
Siswa Id_SR NIS Nama TTL Jenis Kelamin Agama Alamat
1
M
Login NIP Username Password
Entry Data Siswa
Id_Surat Pindah
No_Surat
Ijazah
SKHUN
Kartu Keluarga
Akta Keluar
Rapot
M
1 1
1
57
Akronim : Login
Fungsi : Untuk Masuk Kemenu Utama
Tipe file : master data
Organisasi file : Index Sequential
Akses File : Random
Panjang record : 28
Kunci file : Id_Nip
Software : MS.Access
Tabel IV.1
Spesifikasi File Login
No
Elemen
Data
Nama Field Tipe
Panjang
Record
Keterangan
1 Nip Nip Varchar 8 Primery key
2 Username Username Varchar 10
3 Password Password Varchar 10
Sumber: Hasil Penelitian (2017)
2. Spesifikasi File Entry Data Siswa
Nama file : File Entry Data Siswa
Akronim : Pindahan
Fungsi : mengelola data siswa
Tipe file : master data
Organisasi file : Index Sequential
Akses File : Random
Panjang record : 62
58
Kunci file : Id_Surat Pindah
Software : MS.Access
Tabel IV.2
Spesifikasi File Entry Data Siswa
No Elemen Data
Nama
Field
Tipe
Panjang
Record
Keterangan
1 Id_Surat
Pindah
Id_surat
pindah
Varchar 10 Primery key
2 No_Surat No_surat Varchar 10
3 Ijazah Ijazah Varchar 8
4 SKHUN SKHUN Varchar 8
5 KK KK Varchar 8
6 AK AK Varchar 8
7 Raport Raport Varchar 10
Sumber: Hasil Penelitian (2017)
3. Spesifikasi File siswa
Nama file : File Siswa
Akronim : Siswa
Fungsi : Untuk Mengetahui Identitas Siswa
Tipe file : File Master
Organisasi file : Index Sequential
Akses File : Random
Panjang record : 82
59
Kunci file : Id_SR
Software : MS.Access
Tabel IV.3
Spesifikasi File Siswa
No Elemen Data
Nama
Field
Tipe
Panjang
Record
Keterangan
1 Id_SR Id_SR Varchar 10 Primery key
2 Nis Nis Varchar 6
3 Nama Nama Varchar 20
4 TTL TTL Varchar 20
5 Jenis Kelamin Jenis
Kelamin
Varchar 8
6 Agama Agama Varchar 8
7 Alamat Alamat Varchar 10
Sumber: Hasil Penelitian (2017)
4. Spesifikasi File Pembayaran
Nama file : File Pembayaran
Akronim : Pembayaran
Fungsi : Untuk mengelola data pembayaran pindahan
Tipe file : File Master
Organisasi file : Index Sequential
Akses File : Random
Panjang record : 36 Karakter
60
Kunci file : Id_pem
Software : MS.Access
Tabel IV.4
Spesifikasi File Pembayaran
No Elemen Data Nama Field Tipe
Panjang
Record
Keterangan
1 Id_Pembayaran Id_Pembayaran Varchar 8 Primery key
2 Total Total Varchar 20
3 No-
Pembayaran
No_
Pembayaran
Varchar 8
Sumber: Hasil Penelitian (2017)
4.5.5. Struktur Kode
Struktur kode akan menjelaskan fungsi kode kunci yang digunakan.
Adapun Struktur Kode yang digunakan adalah:
1. Struktur Kode Login
Format kode Login adalah:
X X X 9 9 9
Identitas No.Urut
Identitas
Contoh : LGN-001
LGN =Identitas
61
001 =No.Urut
2. Struktur Kode Entry Data Siswa
Format Kode Entry Data Siswa
X X - X X - 9 9
Identitas Identitas No.Urut
Contoh : EDS-001
SP = Identitas
001 = No. Urut
3. Struktur Kode Siswa
Format Kode Siswa
X X - X X - 9 9
Identitas Identitas No.Urut
Contoh : Siswa-001
Siswa = Identitas
001 = No. Urut
4. Struktur Kode Pembayaran
Format Kode Pembayaran:
62
X X - 9 9 9
Identitas No.Urut
Contoh : PMM-001
PMM = Identitas
001 = No.Urut
4.5.6. Spesifikasi Program
Berikut inimerupakan HIPO yang dirancang sebagai struktur menu sisstem
Informasi Administrasi Penerimaan Mutasi Pada Sma Santun Untan Pontianak.
1. Hipo Operator
Sumber: hasil rancangan(2017)
Gambar IV.5 HIPO User Sistem Usulan Penerimaan Mutasi Siswa
SMA Santun Untan Pontianak
0.0
Login
1.0
Menu Utama
1.1
Entry Data Siswa
1.2
Proses
Pembayaran
1.4
Logout
1.3
Laporan
63
1. Spesifikasi Program Login
Nama program :Login
Fungsi :Form Login
Fungsi Program :Untuk Keamanan Program
Media Input : Mouse
Bentuk Output : File
Paket Program : Visual Basic 6.0
Bentuk : Lampiran E.1
Proses Program : 01
a. Pertama-tama masuk keprogram login, lalu ketikan Username dan password
untuk membuka program
b. Klik tombol Ok, jika Username dan password Benar maka menu utama akan
tampil,tetapi jika salah maka akan kembali ke form login
c. Klik tombol Cencel untuk Keluar dari form login.
2.Spesifikasi Program Menu Entry Data Siswa
Nama Program : Menu Entry Data Siswa
Akronim : Menu Entry Data Siswa.form
Fungsi Program :Untuk Menampilkan Entry Data Siswa
Media Input : Mouse
Bentuk Output : File
Paket Program : Visual Basic 6.0
Bentuk : Lampiran E.2
64
Proses Program : 02
a. Klik Tombol Surat Pindah dan No Surat Pindah Untuk Mengisi Lampiran
Scan Surat Pindah
b. Setelah Surat Pindah masuk Klik tombol Ijazah Untuk Mengisi scan Ijazah
c. Setelah itu Klik tombol Skhu Untuk Memasukkan Scan Nilai
d. Setelah Itu klik tombol Kartu Keluarga Untuk mengisi Scan Kartu Keluarga
e. Setelah Ijazah masuk Klik tomssbol Akte Kelahiran Untuk Mengisi scan Akte
f. Setelah Semuanya Diisi dengan Benar Maka klik tombol Simpan Untuk
Menyimpan Data
g. Dan jika salah maka klik tombol Edit Untuk mengedit data yang salah
h. Selanjutnya klik tombol Keluar Untuk Keluar dari Form Entry Data Siswa.
3.Spesifikasi Program Siswa
Nama Program : Input Siswa
Akronim : Form Siswa
Fungsi Program : Form untuk mengetahui nama siswa pindahan
Media Input : Mouse
Bentuk Output : File
Paket Program : Visual Basic 6.0
Bentuk : Lampiran E.3
Proses Program : 03
a. Klik Tombol Nis Untuk Mengisi Nomor Induk Siswa
b. Setelah Nis diisi masuk Klik tombol NamaUntuk Mengisi nama siswa
c. Setelah itu Klik tombol Tempat tanggal lahir, Dan tombol jenis kelamin
d. Setelah Itu klik tombol Agama Untuk mengisi Agama
65
e. Setelah itu Klik Tombol Alamat Untuk Mengisi Alamat siswa
f. Setelah Semuanya Diisi dengan Benar Maka klik tombol Save Untuk
Menyimpan Data
g. Dan jika salah maka klik tombol Edit Untuk mengedit data yang salah
h. Selanjutnya klik tombol Keluar Untuk Keluar dari Form Siswa.
4.Spesifikasi Program Pembayaran
Nama Program : Input Pembayaran
Akronim : Form Data Pembayaran
Fungsi Program : Form untuk mengetahui Data Pembayaran
Media Input : Mouse
Bentuk Output : File
Paket Program : Visual Basic 6.0
Bentuk : Lampiran E.4
Proses Program : 04
a. Klik Tombol Id pembayaran Untuk Mengisi Nomor Pembayaran
b. Setelah itu Klik Tombol Total untuk Memasukan Jumlah Pembayaran Tersebut
c. dan Klik tombol Cetak Untuk mencetak data pembayaran yang telah disimpan.
4.6. Spesifikasi Sistem Komputer
Penggunaan Komputer saat ini telah berkembang dengan pesat, sehingga
perkembangan teknologi terus diamati oleh para user. Komputer merupan sarana
pendukung bagi suatu instansi atau lembaga pendidikan. Penggunaan komputer
sebagai alat bantu dalam pengolahan data merupakan pilihan yang tepat agar
aktifitas suatu lembaga pendidikan dapat tertata dengan baik. Sarana pendukung
tersebut terdiri dari perangkat keras (hardware), perangkat lunak (sofware).
66
4.6.1 Umum
Program aplikasi yang digunakan akan sangat membantu dalam
menyelesaikan suatu pekerjaan. Kemudian dalam penggunaan aplikasi tersebut
dapat meminilisirkan kesalahan yang dilakukan oleh para user pada saat
menjalankan program yang pada akhirnya diharapkan akan berfungsi secara
maksimal. Dengan demikian keahlian user dalam menggunakan aplikasi juga
sangat dibutuhkan.
4.6.2. Perangkat Keras
Perangkat keras merupakan komponen komputer yang digunakan untuk
memasukkan suatu data kedalam komputer yang berbentuk fisik yang bisa
disentuh oleh kulit manusia. Adapun spesifikasi perangkat keras yang digunakan
dalam perancangan Sistem usulan Administrasi Penerimaan Mutasi Siswa pada
SMA Santun Untan Pontianak sebagai berikut:
1. Prosesor : 20 Ghz
2. Memory (RAM) : 2 GB
3. Hard Disk : 20 GB
4. Keyboard : 102 Keys
5. Monitor : Resolasi Layar Minimum 1024x768
6. Mouse : Standar Mouse
7. Printer : Ink Jet
4.6.3. Perangkat Lunak
Perangkat lunak merupakan suatu komponen komputer yang diperlukan
untuk mengolah data yang dimasukkan dari perangkat keras yang digunakan
untuk mengolah data menjadi sebuah informasi.
67
1. Microsoft Windows 7
2. Aplikasi Visual Basic 6.0
3. MS. Access
4.6.4. Konfigurasi Sistem Komputer
Komfigurasi sistem Komputer merupakan suatu susunan dan proses kerja
dari komputer yang terdiri dari CPU, Harddisk, Keybord, Monitor,
Flashdisk, dan Printer.
Hasil kerja dari sebuah komputer saling berkaitan satu dengan lainya.
4.7. Jadwal Implementasi
Implementasi merupakan peletakan sistem baru yang siap dioperasikan.
Tujuan dari implementasi adalah untuk melaksanakan uji coba atas rancangan
yang telah disusun ketika terjadi kesalahan dapat segera mungkin untuk
diperbaiki. Adapun proses implementasi yang dilakukan adalah:
1. Persiapan Data Awal
Pada tahap ini, perancang sistem mempersiapkan data-data sistem berjalan
yang di butuhkan dalam perancangan sistem usulan. Tahap ini merupakan
tahap paling awal dalam implementasi sistem usulan.
2. Pengumpulan Data
Pada tahap ini, penulis mengumpulkan data sistem berjalan yang akan
dibutuhkan dalam perancangan sistem usulan.
3. Analisa
Analisa adalah mempelajari sistem yang telah ada serta menganalisa masalah
yang sering dihadapi, tujuannya adalah mendapatkan gambaran mengenai
68
sitem yang dibutuhkan, agar sistem yang dibuat nantinya tepat guna dan
bermanfaat bagi kinerja tersebut.
4. Bab I
Penulis mempelajari tentang latar belakang masalah dan metode penelitian
yang digunakan.
5. Bab II
Pada tahap ini penulis menjelaskan tentang konsep dasar dari sistem yang
dibahas dalam ruang lingkup dan peralatan rancangan sistem yang
meliputi diagram alir data (DAD) dan kamus data.
6. Bab III
Penulis menjelaskan tentang diagram alir data (DAD), kamus data sistem
berjalan, Diagram Alir Data Sistem Berjalan, kamus data sistem masukan,
kamus data sistem keluaran, Spesifikasi Sistem Berjalan, Permasalahan, dan
alternatif pemecahan masalah.
7. Bab IV
Pada tahap ini penulis merancang sebuah perancangan prosedur yang
Diusulkan, Diagram Alir Data Sistem Usulan, diagram kontek usulan,
diagram nol usulan, kamus data sistem usulan, Spesifikasi Dokumen keluaran
dan masukan,Entity Relationship Diagram,Logical Record Structure,
Spesifikasi File, Struktur kode,Hipo, strukture sistem komputer, jadwal
implementasi.
8. Bab V
Tahap ini dimana penulis memberikan kesimpulan dan saran-saran.
69
9. Evaluasi dan Operasional
Tahap ini merupakan tahap pengecekan sistem yang telah dirancang oleh
penulis sehingga bisa memberikan manfaat bagi pengguna dan instansi.
Tabel IV.5
Jadwal Implementasi
NO KETERANGAN
WAKTU
Bulan1 Bulan 2 Bulan3
1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4
1 Persiapan Data Awal
2 Pengumpulan Data
3 Analisa
4 Bab I
5 Bab II
6 Bab III
7 Bab IV
8 Bab V
9 Evalusi dan Operasional
70