bab iv sistem informasi penjualan
DESCRIPTION
Bab IV Sistem Informasi PenjualanTRANSCRIPT
28
BAB IV
ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM
Perancangan sistem merupakan tahap yang sangat penting dalam
pembangunan sebuah sistem, karena pada tahap ini akan menentukan
tahapan selanjutnya serta baik atau tidaknya hasil perancangan yang
akan diperoleh.
Tahap perancangan sistem dapat digambarkan sebagai tahap
perancangan untuk membangun suatu sistem dan mengkonfigurasikan
komponen-komponen perangkat lunak dan perangkat kerasnya,
sehingga menghasilkan sistem yang lebih baik bagi pemakai. Tahap
perancangan sistem ini bertujuan untuk memenuhi kebutuhan pemakai,
selain itu juga memberikan gambaran yang jelas dan mudah dimengerti
untuk tahap pembuatan programnya.
Diharapkan dengan adanya rancangan ini, waktu proses akan lebih
cepat, yang berarti juga akan menghasilkan informasi serta
pengambilan keputusan yang lebih cepat, efektif, efisien dan
memperkecil terjadinya kesalahan.
4.1 Gambaran Sistem
Perancangan sistem ini akan menjelaskan perancangan arus
dokumen (flow map), perancangan perangkat lunak yang digambarkan
29
dalam bentuk diagram konteks, diagram arus data (DFD), Entity
Relationship Diagram (ERD), struktur file dan struktur program.
Berdasarkan pengidentifikasian masalah terhadap kebutuhan sistem
yang ada pada Toko Sinar Padang Sambean, maka dilakukan suatu
perancangan sistem. Sistem tersebut akan dirancang menyangkut
pengolahan data persediaan barang, pembelian barang dan penjualan
barang. Untuk mengatasi masalah-masalah yang ada di Toko Sinar
Padang Sambean berupa kurang efisiennya waktu, kurang terjaminnya
keamanan data, proses yang masih dilakukan secara manual,
lambatnya proses pembuatan laporan dan sebagainya, maka dirancang
suatu program yang mampu mengatasi masalah-masalah tersebut, yang
mana program tersebut dapat memproses dan mengolah data yang
disimpan kedalam database, serta dapat dijadikan sebagai bahan acuan
untuk sebuah laporan.
4.2 Analisis Sistem Yang Berjalan
Dilihat dari sistem yang sedang berjalan di Toko Sinar ini, transaksi
yang dilakukan dapat dijelaskan seperti di bawah ini :
1. Konsumen akan mencari barang yang akan dicari kemudian
menyerahkan barang tersebut ke kasir untuk dilakukan transaksi
pembayaran.
30
2. Untuk Prosedur Pembelian atau pengadaan barang yang
melakukan trasnsaksi ini adalah pimpinan dimana barang akan
dibeli langsung ke supplier sesuai list pesanan barang dipesan.
3. Didalam Prosedur pembuatan laporan kasir harus mencatat hasil
transaksi laporan setiap harinya untuk menentukan barang yang
terjual dan laporan tersebut akan diperiksa oleh pimpinan.
Untuk lebih jelasnya, berikut gambar flowmap berjalan dari prosedur
proses yang terjadi pada Toko Sinar, sebagai berikut :
31
Gambar 4.1 Flow Map pembelian barang (yang sedang berjalan)
4.2.1 Prosedur Pembelian Barang
Keterangan :
LPB : List Pesanan Barang
DPB : Data Pembelian Barang
32
Pada gambar 4.1 dapat dijelaskan tentang prosedur pemasukan barang ke
Toko Sinar, yaitu sebagai berikut :
1. Pimpinan mencatan daftar yang akan dibeli ke supplier, kemudian
dibuatkan list pembelian barang yang akan diserahkan ke supplier.
2. Supplier menerima list pembuatan barang lalu dibuatkan faktur
sebanyak dua rangkap.
3. Faktur di terima oleh pimpinan, kemudian dilakukan pengecekan
barang. Jika barang tidak sesuai maka faktur tersebut akan
dikembalikan kepada supplier. Jika barang sesuai dengan pesanan
makan faktur tersebut ditanda tangani oleh pimpinan.
4. Faktur yang sudah ditanda tangani, rangkap pertama digunakan oleh
pimpinan untuk membuat data pembelian barang untuk di catat ke data
barang masuk serta diarsipkan. Sedangkan rangkap kedua diserahkan
kepada supplier.
33
Gambar 4.2 Flow Map penjualan barang (yang sedang berjalan)
4.2.2 Prosedur Penjualan barang
Pada gambar 4.2 merupakan prosedur atau proses penjualan barang di
Toko Sinar yaitu sebagai berikut :
1. Konsumen menyerahkan barang yang akan dibeli kepada kasir.
2. Kasir melakukan pencatatan penjualan barang kemudian menghitung
total barang yang dibeli oleh konsumen. Serta mengkonfirmasikan
kepada konsumen total yang harus dibayarkan.
34
3. Setelah menerima pembayaran oleh konsumen kemudian kasir
membuatkan struk penjualan barang sebanyak dua rangkap. Rangkap
pertama diserahkan kepada konsumen. Sedangkan rangkap kedua
digunakan untuk pembuatan laporan penjualan yang akan diserahkan
kepada pimpinan.
4.3 Identifikasi Masalah Terhadap Sistem Yang Sedang Berjalan
Informasi mengenai pengolahan data persediaan barang dan
pembuatan laporannya di Toko Sinar masih menggunakan sistem yang
manual. Dengan sistem ini segala sesuatu dikerjakan dengan cara
manual seperti pembuatan laporannya, pencatatan pembelian dan
penjualan barang, serta proses-proses lainnya sehingga waktu yang
digunakan kurang efektif.
Ada beberapa permasalahan yang dihadapi didalam sistem yang
sedang berjalan saat ini, diantaranya :
1. Sistem yang berjalan saat ini masih manual dengan melakukan
pembelian dan penjualan barang secara tetulis maka akan
menghabiskan waktu yang cukup banyak.
2. Pada perhitungan data penjualan masih menggunakan manual,
sering terjadi kesalahan perhitungan dalam melakukan trasnsaksi.
3. Penyimpanan data barang, data transaksi penjualan, data
trasnsaksi pembelian masih tersimpan didalam buku.
35
4. Didalam pencarian data barang seorang pengelola sering
mengeluh karena data yang tersimpan didalam arsip sangat
banyak dan akan membutuhkan waktu yang lama.
4.4 Perubahan Prosedur
Maksud dari perubahan prosedur ini adalah perbaikan prosedur dari
sistem yang telah ada dan penambahan proses baru untuk menunjang
perbaikan dari sistem. Adapun perubahan prosedur tersebut dapat
dilihat pada Flow Map Sistem Informasi Penjualan yang diusulkan
dibawah ini :
Gambar 4.3 Flow Map pembelian barang (yang diusulkan)
36
Dari gambar 4.3 diatas dapat dijelaskan tentang prosedur pembelian
barang yang diusulkan di Toko Sinar Padang Sambean sebagai berikut:
1. Pimpinan membuat daftar kebutuhan barang dan membuat list
pesanan barang yang dibeli. Dimana list pesanan barang ini akan
diberikan ke supplier untuk dilakukan pemesanan barang.
2. List pesanan barang diterima oleh supplier kemudian dibuatkan
nota berupa faktur sebanyak dua rangkap.
3. Faktur tersebut kemudian diterima oleh pimpinan serta
melakukan pengecekan barang yang di pesan. Apabila barang
tidak sesuai maka faktur tersebut dikembalikan ke supplier.
Apabila faktur tersebut sesuai dengan pesanan maka faktur
tersebut akan ditandatangani. Faktur pertama akan diterima oleh
pimpinan sedangkan faktur kedua diserahkan ke supplier.
4. Dari faktur yang sudah ditanda tangan. Maka pimpinan
melakukan pemasukan data pembelian ke database serta
membuat lamporan pembelian barang.
37
Gambar 4.4 Flow Map penjualan barang (yang diusulkan)
Dari gambar 4.4 diatas dapat dijelaskan tentang prosedur
pengolahan penjualan barang yang diusulkan di Toko Sinar Padang
Sambean sebagai berikut:
1 Konsumen menyerahkan daftar barang yang akan dibeli kepada
kasir.
2 Kasir mencatat data penjualan ke database serta menghitung
total barang yang dibeli konsumen. Kemudian kasir
menginformasikan total harga barang yang harus dibayar.
3 Konsumen melakukan pembayaran barang yang dibeli kepada
kasir, kemudian kasir melakukan mencetakan struk penjualan
sebanyak dua rangkap. Dimana rangkap pertama diserahkan
kepada konsumen. Sedangkan rangkap kedua di arsipkan oleh
kasir.
4 Dari total keseluruhan penjualan. Kasir melakukan pembuatan
laporan penjualan barang. Dimana laporan ini nantinya akan
diserahkan kepada pimpinan.
4.5 Diagram Konteks
Diagram Konteks adalah diagram yang digunakan untuk
menggambarkan sistem secara keseluruhan yang mewakili seluruh
38
proses yang terjadi, dan menggambarkan bagaimana hubungan antara
proses utama dan entitas yang terlibat dalam pengolahan data
penjualan di Toko Sinar Padang Sambean. Untuk lebih jelasnya dapat
dilihat pada diagram konteks di bawah ini:
Gambar 4.5 Diagram Konteks Sistem Informasi Penjualan
4.6 Data Flow Diagram (DFD)
Data Flow Diagram (DFD) adalah diagram yang digunakan untuk
menggambarkan suatu sistem yang telah ada atau sistem baru yang
akan dikembangkan secara logika, tanpa mempertimbangkan
lingkungan fisik dimana data tersebut mengalir atau lingkungan fisik
dimana data tersebut akan disimpan. DFD juga dapat digunakan untuk
menggambarkan arus data terstruktur dan jelas mulai dari input data,
pemrosesan sampai dengan outputnya.
39
4.6.1 DFD Level 1
Gambar 4.6 DFD Level 1 Sistem Informasi Penjualan Barang
Dari gambar 4.6 DFD Level 1 Sistem Informasi Penjualan Barang
dapat dijelaskan sebagai berikut:
1. Input Data Supplier
Proses ini berfungsi untuk melakukan pengolahan data supplier
baik itu untuk proses penginputan, pengeditan, pencarian dan
penghapusan data supplier. Kemudian akan disimpan dalam
sebuah tabel.
2. Input Jenis Barang
Proses ini berfungsi untuk melakukan pengolahan data jenis
Barang baik itu untuk proses penginputan, pengeditan, pencarian
40
dan penghapusan data jenis Barang. Kemudian akan disimpan
dalam sebuah tabel.
3. Input Data Barang
Proses ini berfungsi untuk melakukan pengolahan data Barang
baik itu untuk proses penginputan, pengeditan, pencarian dan
penghapusan data Barang. Kemudian akan disimpan dalam
sebuah tabel.
4. Input Pengguna
Proses ini berfungsi untuk melakukan pengolahan data pengguna
sistem informasi baik itu untuk proses penginputan, pengeditan,
pencarian dan penghapusan data user. Kemudian akan disimpan
dalam sebuah tabel.
5. Input Pembelian Barang
Proses ini berfungsi untuk melakukan pengolahan data pembelian
Barang ke supplier baik itu untuk proses penginputan,
pengeditan, pencarian dan penghapusan data pembelian Barang.
Kemudian akan disimpan dalam sebuah tabel.
6. Input Penjualan Barang
Proses ini berfungsi untuk melakukan pengolahan data Penjualan
Barang ke konsumen Kemudian akan disimpan dalam sebuah
tabel.
7. Pembuatan Laporan
41
Proses ini berfungsi untuk membuat laporan, yaitu laporan data
pemasok, data jenis Barang, data Barangl, data pengguna, data
pembelian barang dan data penjualan barang.
4.7 Kamus Data
Nama arus data : Input barang
Alias : Penambahan Barang
Aliran : Proses 1.0 - Pimpinan
Proses 2.0 – Tbl Jenis Barang
Penjelasan : Untuk Penambahan Barang
Periode : Setiap terjadi penambahan barang
Volume : Tidak terbatas
Struktur Data : Isi
Isi = {Kode_Barang + Nama_Barang + Kode_Jenis + Satuan
+ Harga_Beli + Harga_Jual + Stok }
Kode_Barang *Terdiri dari 5 digit*
Nama arus data : Pembelian barang
Alias : Nota pembelian
Aliran : Proses 1.0 - Pimpinan
Proses 4.0 – Tbl Data Supplier
Penjelasan : Untuk Pesanan Pembelian Barang
Periode : Setiap terjadi pembelian barang
42
Volume : Rata-rata perhari 10 pesanan pembelian
Struktur Data : Header + Isi
Header = No_Nota + Tgl_Pembelian + Nama_Supplier +
Alamat_Supplier
No_Nota *Terdiri dari 20 digit*
Tgl_Pembelian = Tgl + Bln + Tahun
Isi = 1{Kode_Barang + Nama_Barang + Qty + Harga }10
Nama arus data : Penjualan barang
Alias : Nota penjualan
Aliran : Proses 6.0 - Kasir
Proses 3.0 – Tbl Barang
Penjelasan : Untuk Penjualan Barang
Periode : Setiap terjadi penjualan barang
Volume : Tidak terbatas
Struktur Data : Header + Isi
Header = No_Nota + Tgl_Penjualan
No_Nota *Terdiri dari 20 digit*
Tgl_Pembelian = Tgl + Bln + Tahun
Isi = {Kode_Barang + Nama_Barang + Qty + Harga }
4.8 Entity Relationship Diagram (ERD)
Entity Relationship Diagram (ERD) adalah sebuah diagram yang
menggambarkan model relasi antara rancangan data tersimpan. Model
43
relasi ini dibutuhkan untuk menggambarkan relasi antara data yang
tersimpan pada DFD. Hubungan antara entitas atau ERD pada sistem
informasi ini dapat dilihat pada gambar dibawah ini:
Gambar 4.7 Entity Relationship Diagram Sistem Penjualan Barang
Dari gambar 4.7 ERD Sistem Penjualan Barang dapat dijelaskan
sebagai berikut :
1. Supplier mensupplai barang. Hubungan ini menghasilkan tabel
sebanyak 2 buah yaitu Tabel Pembelian Barang dan Tabel
Pembelian Barang Detail. Adapun entitas dari masing masing
tabel adalah sebagai berikut:
Tabel Pembelian Barang : No_Nota, Tanggal, dan
Kode_Supplier,id_User.
44
Tabel Pembelian Barang Detail : No_Nota,
Kode_Barang, Jumlah, Harga.
2. Barang yang dijual ke customer. Dari hubungan ini menghasilkan
tabel sebanyak 2 buah yaitu Tabel Penjualan Barang dan Tabel
Penjualan Barang Detail. Adapun entitas dari tabel-tabel tersebut
adalah sebagai berikut:
Tabel Penjualan Barang : No_Nota, Tanggal,
Total,Diskon,Bayar, dan id_User.
Tabel Penjualan Barang Detail : No_Nota,
Kode_Barang, Jumlah, Harga.
3. Tabel Supplier memiliki entitas : Kode_Supplier, Nama_supplier,
Alamat, Telp, dan Email.
4. Tabel Barang memiliki entitas : Kode_Barang, Nama_Barang,
Kode_Supplier, Jenis, Satuan, dan Harga.
5. Dari hasil transaksi pembelian dan penjualan barang, akan
mempengaruhi stok barang pada tabel barang. Tabel barang
memiliki entitas : Kode_Barang, Nama_Barang, Jenis,
Satuan,jumlah, Harga_Beli,Harga_Jual.
Berdasarkan ERD diatas maka dalam Sistem Informasi Penjualan di
Toko Sinar Padangsambean akan menghasilkan 8 buah tabel.
4.9 Perancangan Basis Data
45
Dari sistem yang diusulkan, dapat ditentukan kebutuhan file
database berdasarkan data masukan dan data keluaran. Untuk lebih
jelasnya dapat dilihat pada tabel berikut:
Nama Tabel : TblSupplier
Field Kunci : Kode_Supplier
Keterangan : Tabel untuk mengolah data Supplier
Tabel 4.1 Struktur File Tabel Supplier
Nama Type Ukuran Key KeteranganKode_Supplier Varchar 5 * Kode Supplier
(Primary Key)
Nama Varchar 20 Nama Supplier
Alamat Varchar 100 Alamat Supplier
Telp Varchar 20 Telp Supplier
Email Varchar 50 Email Supplier
Nama Tabel : TblJenis
Field Kunci : Kode_Jenis
Keterangan : Tabel untuk mengolah data Jenis Barang
Tabel 4.2 Struktur File Tabel Jenis Barang
Nama Type Ukuran Key KeteranganKode_Jenis Varchar 5 * Kode Jenis
(Primary Key)
46
Nama Varchar 20 Nama Jenis
Nama Tabel : TblBarang
Field Kunci : Kode_Barang
Keterangan : Tabel untuk mengolah Data Barang
Tabel 4.3 Struktur File Tabel Barang
Nama Type Ukuran Key KeteranganKode_Barang Varchar 5 * Kode Barang
(Primary Key)
Nama Varchar 20 Nama Barang
Kode_Jenis Varchar 5 ** Kode Jenis Barang
Satuan Varchar 10 Satuan Barang
Harga_Beli Int 11,0 Harga Beli Barang
Harga_Jual Int 11,0 Harga Jual Barang
Jumlah Int 11,0 Jumlah Stok
Nama Tabel : TblPembelian
Field Kunci : No_Nota
Keterangan : Tabel untuk mengolah Pembelian Barang
Tabel 4.4 Struktur File Tabel Pembelian Barang
47
Nama Type Ukuran Key KeteranganNo_Nota Varchar 20 * No Nota Pembelian
(Primary Key)
Tanggal Date 8 Tanggal Transaksi
Kode_supplier Varchar 5 ** Kode Supplier
Id_User Varchar 5 ** Id Pengguna
Nama Tabel : TblPenjualan
Field Kunci : No_Nota
Keterangan : Tabel untuk mengolah data Penjualan Barang
Tabel 4.5 Struktur File Tabel Penjualan Barang
Nama Type Ukuran Key KeteranganNo_Nota Varchar 20 * No Nota Penjualan
(Primary Key)
Tgl Date 8 Tanggal Transaksi
Total Int 11 Total Transaksi
Diskon Int 11 Diskon
Bayar Int 11 Bayar
Id_User Varchar 5 ** Id Pengguna
Nama Tabel : TblPembelianDetail
48
Field Kunci : No_Nota
Keterangan : Tabel untuk mengolah data Detail Pembelian Barang
Tabel 4.6 Struktur File Tabel Detail Pembelian Barang
Nama Type Ukuran Key KeteranganNo_Nota Varchar 20 ** No Nota Pembelian
(Foreign Key)
Kode_Barang Varchar 5 ** Kode Barang
Jumlah Int 11 Jumlah brg masuk
Harga Int 11 Harga Barang
Nama Tabel : TblPenjualandetail
Field Kunci : No_Nota
Keterangan : Tabel untuk mengolah data Detail Barang Keluar
Tabel 4.7 Struktur File Tabel Detail Penjualan Barang
Nama Type Ukuran Key KeteranganNo_Nota Varchar 20 ** No Nota Penjualan
(Foreign Key)
Kode_Barang Varchar 5 ** Kode Barang
Jumlah Int 11 Jumlah brg
Harga Int 11 Harga Barang
Nama Tabel : TblUser
49
Field Kunci : Id
Keterangan : Tabel untuk mengolah data User
Tabel 4.8 Struktur File Tabel User
Nama Type Ukuran Key KeteranganId_User Varchar 5 * Id Pengguna
(Primary Key)
Username Varchar 10 Nama Pengguna
Password Varchar 32 Password
Pengguna
Level Int 11 Level Pengguna
4.10 Relasi Tabel
Relasi tabel memperlihatkan relasi atau hubungan antar tabel yang
digunakan dalam sistem ini. Relasi tabel tersebut dapat digambarkan
sebagai berikut :
50
Gambar 4.8 Relasi Tabel
4.11 Struktur Menu
Pada sub bab ini akan dijelaskan bentuk rancangan menu dari
aplikasi yang akan dibuat, bentuk rancangan pada menu utama dan sub
menu aplikasi yaitu sebagai berikut:
51
Gambar 4.9 Struktur Menu Sistem Penjualan Barang
4.12 Identifikasi Aliran Data
Adapun aliran data yang ada pada sistem ini adalah:
1. Input
Adalah menu yang disediakan untuk mamasukan atau
menginputkan data supplier dan data barang.
2. Transaksi
Adalah menu yang disediakan untuk jenis transaksi berupa
transaksi pembelian barang dan transaksi penjualan barang.
3. Laporan
Adalah menu yang disediakan untuk mencetak laporan bulanan
yang diperlukan yaitu laporan data barang masuk, laporan data
barang keluar, laporan data stok barang.