Praktek Kerja Lapangan/Magang di Seksi Pemetaan Mutu dan Supervisi LPMP Provinsi DKI Jakarta 24Praktek Kerja Lapangan/Magang di Seksi Pemetaan Mutu dan Supervisi LPMP Provinsi DKI Jakarta 25BAB IVPELAKSANAAN KEGIATAN KEARSIPAN4.1. PENGURUSAN SURAT DINASSurat merupakan salah satu pernyataan tertulis dalam segala bentuk dan corak yang digunakan sebagai salah satu alat komunikasi yang sangat penting bagi suatu instansi, terutama untuk berhubungan dengan Iuar baik itu perorangan maupun suatu instansi. Surat hams dikelola dengan baik sehingga dalam berhubungan dengan pihak lain dapat berjalan dengan baik. Pengurusan surat dapat dilakukaii dengan system kartu kendali dan buku agenda. Dalam arti lain pengurusan surat adalah suatu proses pengolahan informasi surat-surat dinas baik surat yang masuk maupun surat yang keluar yang dimulai dari kegiatan penerimaan, pengiriman surat ke unit kerja sampai dengan tahap penyimpanannya dan surat keluar dari unit kerja ke unit persuratan atau kearsipan yang ditujukan ke organisasi lainnya serta pengiriman surat antar unit kerja pada suatu organisasiPengurusan surat adalah kegiatan organisasi untuk meneruskan informasi tertulis dari suatu tempat ke tempat lainnya. Tujuan pengurusan surat adalah agar surat dapat sampai kepada pihak yang berkepentigan dengan cepat, tepat, aman serta dengan biaya yang sekecil mungkin. Pengalaman menunjukkan, permasalahan-permasalahan yang sering timbul dalam pengurusan surat dinas yang masuk adalah sebagai berikut:a.Keterlambatan penyampaian surat unit pengolah di bagian persuratanb.Lokasi surat masuk tidak diketahui, bahkan terkadang surat hilang.c.Kekeliruan dapat dalan pengarahan surat ke meja kerja/unit kerja.d.Terjadi kebocoran informasi surat yang dapat menimbulkan sedikitbanyak kerugian bagi organisasi/instansi tentang informasi.Agar kegiatan pengurusan surat dapat berjalan efektif dan efisien, perlu adanya asas pengurusan surat atau penentuan kebijaaksanaan pengorganisasian pengurusan surat secara baku. Dalam pengorganisasian pengurusan surat ada beberapa asas pengendalian untuk pengurusan surat yang dapat digunakan/ dipertimbangkan pada organisasi terbagi menjadi 3 (tiga):1.Asas Sentralisasi2.Asas Desentralisai dan3. Asas Gabungan/KombinasiPenerapan asas-asas tersebut harus mempertimbangkan hal-hal berikut ini :Ruang lingkup dan fungsi organisasi yang bersangkutanBeban kerja serta volume suratJumlah pegawaiBangunan fisik (satu atap/terpencar)1.Asas SentralisasiYaitu apabila kegiatan pengurusan surat, baik surat masuk maupun surat keluar sepenuhnya dilakukan secara terpusat pada suatu unit kerja. Ada beberapa hal mengenai keuntungan asas sentalisasi ini adalah sebagai berikut :>a. Dimungkinkan adanya keseragaman sistem dan prosedur serta peralatannya.>b. Pengendaliaan terhadap pelaksanaannya lebih mudah karena kegiatan pengurusan surat dilaksanakan serta diawasi oleh satu unit kerja.2.Asas Desentralisasi.Yaitu apabila kegiatan pengurusan surat, baik surat masuk maupun keluar sepenuhnya dilakukan oleh masing-masing unit kerja dalam suatu organisasi/instansi. Setiap unit kerja melaksanakan dan mempertanggung jawabkan pengolahan suratnya masing-masing. Mulai dari penerimaan, pengarahan, pencacatan, pendistibusian dan pengiriman surat.3.Asas Gabungan/KombinasiAsas Gabungan/kombinasi adalah gabungan asas sentralisasi dan desentralisasi, sentralisasi untuk kebijakan yang meliputi prosedur pelaksanaan system, dan peralatan serta pertanggungjawaban keseluruhan pada organisasi/instansi oleh satu unit yaitu Unit Persuratan untuk di arsipkan. Sedangkan desentralisasi dalam hal pelaksanaannya oleh masing masing unit kerja. 4.1.1. Pengurusan Surat Masuk.Penerimaan surat masuk yang diterima dalam sampul tertutup dikelompokkan berdasarkan tingkat keamanan (SR. R. dan B) dan tingkat kecepatan penyampaiannya (kilat. sangat segera. segera, dan biasa). Selanjutnya, sural ditangani sesuai dengan tingkat keamanan dan tingkat kecepatan penyampaiannya. Pencalatan surat masuk dimulai dari Nomor I pada bulan Januari dan berakhir pada nomor terakhir dalam salu lahun, yaitu nomor terakhir pada langgal 3 I Desember.Dalam pengurusan surat masuk Lembaga Penjaminan Mutu Pendidikan Provinsi DKI Jakarta menggunakan asas sentralisasi. Tahapan yang dilakukan antara lain penerimaan surat, pencatatan pada buku/buku agenda surat masuk, pemberian lembar disposisi, kemudian diserahkan ke Kasubbag Umum setelah dibaca diparaf. Kemudian dinaikan/diserahkan ke Kepala LPMP untuk mendisposisikan surat tersebut untuk ditujukan kepada siapa, serta pendistribuannya yang tertuang pada lembar disposisi. Tidak lupa petugas meminta paraf kepada personil yang diberi disposisi sebagai bukti surat sudah diterima dan dimengerti isinya, paraf dibutuhkan pada kolom yang ada pada buku surat masuk. 4.1.2 Pengurusan Surat KeluarDalam pengurusan surat keluar, hal yang terpenting adalah penyiapan kelengkapan surat seperti penggunaan sampul, penggunaan stempel, wewenang penanganan surat. Untuk menghindari kesalahan administrasi sebaiknya hal ini dilakukan sesuai dengan standard tata persuratan. Hal lain yang perlu diperhatikan dalam pengurusan surat keluar adalah teknik penyampaian surat kepada alamat tujuan harus sesui dengan sifat suat itu sendiri.Adakalanya sebuah surat harus disampaikan kepaada lebih dari satu unit kerja. Dalam keadaan demikian, perlu dipertimbangkan prosedur pendisposisian yang akan digunakan. Pertimbangan yang perlu dilakukan antara lain ukuran formulir disposisi, pengkopian disposisi. Hal ini perlu dilakukan mengingat penyampaian disposisi kadangkala lebih dari satu atau dua jenjang unit kerja di bawahnya sehingga perlu ukuran formal disposisi yang ideal untuk menampung pesan informasi dari yang member disposisi. Sedangkan penggandaan atau pengkopian disposisi akan banyak menciptakan duplikast serta kurang terjaminnya keamanan informasi surat.Dalam pengurusan surat keluar Lembaga Penjaminan Mutu Pendidikan Provinsi DKI Jakarta menggunakan asas sentralisasi. Prosedur pengurusan surat keluar pada LPMP DKI Jakarta antara lain pengetikan konsep surat, penomoran surat keluar yang diambil dari buku agenda surat keluar, penandatangan dan stempel, memasukan surat kedalam sampul. Untuk arsip disimpan oleh Pengadministrasi Umum untuk dibagian seksi dan di Subbagian Umum di bagian persuratan, penyimpanan di lakukan secara memberkas, selanjutnya pengiriman surat disertai buku ekspedisi.4.2. PEMBERKASAN ARSIP AKTIFBerkas adalah himpunan dokumen/arsip yang saling berhubungan satu sama lainnya sehingga menjadi kesatuan informasi. Sedangkan pemberkasan adalah kegiatan mengatur dan menyusun/menata berkas dalam suatu susunan yang sistematis berdasarkan sistem pemberkasan tertentu.Pengertian lain pemberkasan adalah tindakan penempatan bahan-bahan(arsip) kedalam tempat penyimpanannya, biasanya sebuah folder, otdner, box menurut suatu rencana yangmeliputi proses pemberian indeks, pengkodean, pengaturan dan pengkodean dan penyimpanan surat-surat, kartu, kertas dan semua bentuk arsip lainnya secara sistematis dehingga cepat ditemukan ketika diperlukan.Sistem penataan berkas pada dasarnya ada 2 yaitu system abjad (alphabetise) dan system angka (numeric), dari keduan sitem itu kemudian berkembang berbagai macam system penataan berkas yang memiliki karakter dan spesifikasi kegunaan masing-masing.1.Sitem Pemberkasan AlphabetisAdalah metode system penyimpanan dan penataan arsip dinamis aktif berdasarkan urutan abjad dari kata tangkap (captio). Sistem ini sederhana dan mudah. Petugas dapat langsung menuju filing cabined an langsung melihat hurup abjad berkas yang dicari. Berdasarkan kata tanggkap tanpa menggunakan alat bantu. Sistem pemberkasan alphabet ini penerapannya lazim digunakan untuk penataan kartu-kartu pasien, karena dikartu tersebut tertera nama-nama orang/pasien, kartu nama klien karena disitu tertera nama klien, lembaga, instansi, dan perusahaan.2.Pemberkasan System NumericAdalah metode penyimpanan dan penemuan kembali dengan menggunakan pengenal nomor atau angka sebagai kode. Sistem ini biasa diterapkan di instansi/perusahaan yang menginginkan penemuan atau penyimpanan arsip berdasarkan kode nomor.3.Pemberkasan System Alafa-Numerik.Adalah metode penyimpanan dan penemuan kembali arsip dengan menggunakan kode gabungan huruf dan angka. Kode huruf menunjukan seri arsip, kode angka pertama menunjukan berkas/file, kode angka kedua menunjukan item. Kode ini biasanya digunakan untuk arsip yang dikelompokkan berdasarkan tugas dan fungsi organisasi/subyek.Dari surat yang masuk ke Urusan Persuratan kemudian didistribusikan ke unit kerja lainnya dalam hal ini seksi PMS disimpan secara memberkas. Penyimpanan menggunakan map othner dan disimpan dilemari arsip penyimpanan disusun secara Numerik-Alpabetis. (Nomor : kaitannya dengan kode klasifikasi, Alpabetis : kaitannya dengan indeks/kegiatan). Diletakkan diruang persuratan karena pengurusan surat masuk dan surat keluar tersentral di Bagian Persuratan/Urusan Persuratan.Berkas kepegawaian disimpan di lemari arsip diruang kepegawaian. Penataan arsip berkas kepegawaian disusun secara alpabetis, sehingga memudahkan dalam penemuan kembali berkas perorangan/pegawai.4.3. PENATAAN ARSIP AKTIFArsip inaktif dalam suatu organisasi adalah arsip dinamis yang frekwensi penggunaan dalam pelaksanaan kegiatan sudah mulai menurun tetatpi masih disimpan sebagai bahan refernsi. Pengolahan arsip inaktip di LPMP Provinsi DKI Jakarta dilakukan oleh unit kerja masing-masing.Prosedur menyangkut teknik dan tahap-tahan yang harus dilakukan dalam kegiatan magang pengelolaan arsi inaktif meliputi:4.3.1. Pemindahan ArsipPemindahan arsip inaktif dari unit pengelola ke unit kearsipan yang merupakan langkah awal yang harus dilakukan dalam kegiatan pengelolaan arsip inaktif disuatu organisasi.Adapun langkah-langkah yang harus dilalui dalam melakukan kegiatan pemindahan arsip in aktif adalah :1.Menentukan kapan suatu arsip dapat dipindah2.Menentukan arsip yang akan dipindah3.Menyiapkan arsip yang akan dipindah4.Menyiapkan ruang simpan tempat arsip5.Penerimaan arsip yang akan disimpan4.3.2. Penataan dan PenyimpananPenataan dan penyimpanan arsip inaktif memiliki prosedur yang secara umum hampir sama dengan prosedur penyimpanan arsip aktif yaitu :1.Pemeriksaan arsip adalah kegiatan kontrol awal yang hams dilaksanakan dalam rangka akan menyimpan arsip, apakah arsip tersebut benar-benar telah inaktif.2.Pendeskripsian arsip merupakan kegiatan yang hams dilaksankan untuk menguji kebenaran deskripsi arsip yang telah oleh pengelola arsip.3.Penyortiran arsip merupakan kegiatan penyimpanan arsip inaktif dilakukan untuk mengelompokan antara arsip dan non arsip, sehingga akan memudahkan dalam rangka memasukan arsip kedalam boks atau menata boks dalam rak4.Penataan arsip dan boks, penataan ini diberi nomor urut atau sesuai lokasi penyimpanannya.5.Pembuatan daftar arsip.Daftar arsip adalah suatu istilah untuk penamaan arsip dalam system penyimpanan arsip.Pelayanan arsip di LPMP Provinsi DKI Jakarta berupa pemberian informasi yang terkandung didalam arsip yang tersimpan. Pelayanan arsip di LPMP Provinsi DKI Jakarta menggunakansarana berupa :Lembar berita acara peminjaman dan pengembalian arsipBuku/lembar registrasi peminjam arsip4.4 PROSEDUR PENATAAN ARSIP INAKTIFProsedur Penataan Arsip Inaktif terbagi menjadi dua :1.Penataan Arsip Inaktifteratur2.Penataan Arsip Inaktif tidak teraturArsip inaktif teratur tidak banyak menimbulkan masalah karena akan lebih mudah diolah berdasarkan prinsip asal-usul (principle of provenance) dan prinsip aturan asli (principle of original order) dibandingkan dengan arsip inaktif yang tidak teratur. Apalagi arsip inaktif teratur tersebut sudah dilengkapi dengan JRA. Pengolahan arsip inaktif tersebut difokuskan pada prosedur pemindahan arsip inaktif dari Central File ke Records Center. Pemindahan arsip inaktif dari unit Pengolah Arsip(Central File) yang berada di unit pencipta arsip ke Pusat Arsip (Records Center) merupakan langkah awal yang harus dilaksanakan dalam kegiatan penataan arsip inaktif teratur. Kegiatan ini dilaksanakan secara bersama - sama oleh arsiparis atau pengelola arsip di unit pengolah arsip dengan arsiparis atau pengelola arsip di Pusat Arsip (Records Center)..1. Prosedur penataan Arsip Inaktif tidak teraturTahapan kerja dalam penanganan arsip inaktif tidak teratur adalah:a.Melakukan pemilahan arsip dan nonarsipLangkah pertama adalah memisahkan antara arsip dan nonarsip. Nonarsip misalnya: blanko kosong, ordner. sampul, amplop, duplikat dll.b.Pemberkasan/pengelompokan arsipDalam pemberkasan sebaiknya petugas menggunakan prinsip aturan asli maka pada tahap ini diperlukan pengetahuan tentang sejarah organisasi dan tupoksinya. Tetapi jika hal tersebut sulit dilakukan maka pemberkasan dapat dilakukan berdasarkan: series (kesamaan jenis), rubrik (kesamaan permasalahan), dosier (kesamaan urusan/kegiatan).c.PendeskripsianPendeskripsian adaiah kegiatan perekaman isi informasi yang ada pada setiap berkas arsip. Secara standar pendeskripsian arsip berisi hal-hal sebagai berikut, antara lain: nama unit pencipta, nomor sementara, nomor definitif, kode, indeks, isi, keterangan, tahun. (Hal-hal yang sudah tercantum dalam kartu deskripsi disesuaikan pula dengan kebutuhan/arsip yang dikerjakan).d.Pembuatan skema pengelompokan arsipYaitu pembuatan klasifikasi masalah sebagai dasar untuk menyusun kartu-kartu deskripsi. Penyusunan ini bisa berdasarkan: pola klasifikasi, struktur organisasi, tupoksi, deskripsi, atau kombinasi.