badan pengawasan keuangan dan pembangunan (b …...jl. pramuka no. 33 lantai 5, jakarta timur 13120...
TRANSCRIPT
r"' l ;
r l '
,, n ( ' n ' ;
r l '
r l '
rl ;
r-l
n ' '
n ' ;
r-\
r ' '
r r
r (
' '
BADAN PENGAWASAN KEUANGAN DAN PEMBANGUNAN (B P K P)
MANAGEMENT LETTER
ATAS
LAPORAN KEUANGAN SCHOLARSHIP PROGRAM FOR STRENGTHENING PROGRAM
INSTITUTIONS (SPIRIT) PROJECT
(LOAN IBRD 8010-ID)
TAHUN ANGGARAN YANG BERAKHIR 31 DESEMBER 2012
NOMOR TANG GAL
s -27/0104/01/2013 13 JUNI 2013
Pub
lic D
iscl
osur
e A
utho
rized
Pub
lic D
iscl
osur
e A
utho
rized
Pub
lic D
iscl
osur
e A
utho
rized
Pub
lic D
iscl
osur
e A
utho
rized
Pub
lic D
iscl
osur
e A
utho
rized
Pub
lic D
iscl
osur
e A
utho
rized
Pub
lic D
iscl
osur
e A
utho
rized
Pub
lic D
iscl
osur
e A
utho
rized
,...., I ,
r l '
r r l
l. '
,-
' '
r
r '
r l
,.-, I
~
i
r-' I
DAFTARISI
1 . Dasar Audit
2. Tujuan Audit dan Lingkup Audit
3. Penilaian atas Sistem Pengendalian Intern
4. Penilaian alas Ketaatan pada Ketentuan Loan/Grant Agreement
5. Pencapaian Target Keuangan dan Hambatannya
6. Temuan Audit
7. Hal-hal Penting Lainnya yang Perlu Mendapat Perhatian
8. Tindak Lanjut Hasil Audit Tahun-Tahun Sebelumnya
Halaman
1
1
2
5
6
8
10
13
r '
~
'·
:-'
r
r; . '
r~ '·
~' '· J
BADAN PENGAWASAN KEUANGAN DAN PEMBANGUNAN DEPUTI PENGAWASAN INSTANSI PEMERINTAH BIDANG PEREKONOMIAN
DIREKTORAT PENGAWASAN PINJAMAN DAN BANTUAN LUAR NEGERI Jl. Pramuka No. 33 Lantai 5, Jakarta Timur 13120 ,Telp: (021) 85910031 Pes. 0507, Fax. (021) 85903713
Nom or Lampi ran Perihal
Yth.
S-271010410112013
Management Letter atas Audit Laporan Keuangan Scholarship Program for Strengthening Program Institutions (SPIRIT) Project Loan IBRD 8010-ID Tahun Anggaran yang berakhir 31 Oesember 2012
1. Sekretaris Menteri Perencanaan Pembangunan Nasionall Badan Perencanaan Pembangunan Nasional Selaku Excuting Agency Scholarship Program for Strengthening Program Institutions (SPIRIT) Project di Jakarta
2. Oirektur Jenderal Pengelolaan Utang, Kementerian Keuangan.
13 Juni 2013
Sehubungan dengan audit kami atas Laporan Keuangan Scholarship Program for
Strengthening Program Institutions (SPIRIT) Project Loan IBRD 8010-ID untuk tahun anggaran
yang berakhir tanggal 31 Oesember 2012, berikut ini kami sampaikan hasil audit alas laporan
keuangan proyek untuk mendapatkan perhatian manajemen proyek.
Opini hasil audit atas Laporan Keuangan proyek disajikan secara terpisah dalam Laporan
Auditor lndependen Nomor: LHA-2210104101/2013 tanggal13 Juni 2013.
1. Dasar Audit
a. Peraturan Pemerintah Nomor 60 Tahun 2008 tentang Sistem Pengendalian Intern
Pemerintah
b. Loan Agreement IBRO No. 8010-10
c. Sural Tugas Oirektur Pengawasan Pinjaman dan Bantuan Luar Negeri, BPKP Nomor:
ST-421010410112013 tanggal30 Apri12013.
2. Tujuan Audit dan Lingkup Audit
Tujuan audit adalah sebagai berikut :
a. Memberikan opini (pernyataan pendapat) alas kewajaran penyajian laporan keuangan
berbasis Interim Financial Reports (IFR);
b. Memberikan penilaian dan rekomendasi alas pelaksanaan sistem manajemen keuangan
dan prosedur-prosedur keuangan, termasuk pelaksanaan sistem pengendalian intern,
dan meyakini bahwa seluruh dana pinjaman yang telah dicairkan telah dimanfaatkan
1
n l '
n
r l
~
~
rl l
~
I
n I t
n r n
untuk pos-pos pengeluaran sesuai Loan Agreement, dan telah dipergunakan untuk
tujuan yang telah ditetapkan;
c: Melakukan penilaian alas keandalan informasi manajemen keuangan yang disajikan
dalam Laporan Triwulan Pemantauan Keuangan (Quartely IFR);
d. Melakukan penilaian alas pencapaian tujuan proyek berdasarkan indikator-indikator
yang telah ditetapkan;
e. Melakukan penilaian alas ketaatan proyek terhadap berbagai ketentuan keuangan
(financial covenants) yang telah disepakati dalam Loan Agreement.
Lingkup audit mencakup pengujian terhadap terhadap kewajaran penyajian laporan
keuangan, penilaian terhadap kecukupan dan efektivitas sistem pengendalian intern
proyek, serta ketaatan terhadap ketentuan pada peraturan yang berlaku dalam
pelaksanaan proyek untuk tahun anggaran yang berakhir tanggal31 Desember 2012.
Penilaian kewajaran laporan keuangan mencakup pengujian keakuratan penyajian jumlah
jumlah yang disajikan dalam laporan keuangan, penilaian kecukupan sistem
pencatatan/pembukuan, serta kecukupan bukti-bukti pendukung pengeluaran proyek padp
Project Coordinator Unit (PCU).
Penilaian terhadap kecukupan dan efektivitas sistem pengendalian intern proyek mencakup
penilaian terhadap kecukupan rancangan (desain) sistem pengendalian intern proyek serta
efektivitas implementasinya di lapangan.
Penilaian ketaatan (compliance) pada peraturan yang berlaku dalam pelaksanaan proyek
mencakup penilaian terhadap ketaatan program yang mencakup:
a. Ketaatan pada ketentuan tertentu dalam Loan Agreement untuk aspek: porsi
pembiayaan dan penyediaan dana pendamping, prosedur pengadaan, dan peruntukan
penggunaan dana loan;
b. Ketaatan terhadap mekanisme dan ketentuan internal yang ditetapkan proyek.
Audit lapangan (field work) berakhir pada tanggal 31 Mei 2013.
3. Penilaian atas Sistem Pengendalian Intern
Sistem pengendalian intern dalam pengelolaan proyek SPIRIT ini terintegrasi dalam sistem
pengendalian intern yang diterapkan pada Pusat Pembinaan Pendidikan dan Pelatihan
Perencana (Pusbindiklatren), Kementerian Perencanaan Pembangunan Nasional I Badan
Perencanaan Pembangunan Nasional dan Badan Pendidikan Pelatihan Keuangan (BPPK),
Kementerian Keuangan. Pihak PMU memandang tidak perlu membuat desain sistem
pengendalian intern yang khusus dalam melaksanakan proyek SPIRIT ini karena kegiatan
pokok proyek ini merupakan salah satu tugas pokok dan fungsi Pusbindiklatren dan BPPK.
2
~
I
I '
~
I
[;
[;
~
L
~
I
Oleh karena itu, sistem pengendalian intern yang diterapkan pada Pusbindiklatren dan
BPPK dirasakan sudah cukup memadai untuk memastikan bahwa kegiatan proyek ini
dilaksanakan sesuai dengan Loan Agreement. Secara umum Sistem Pengendalian Intern
yang diterapkan pada proyek SPIRIT sudah cukup memadai untuk memberi keyakinan
bahwa aktivitas telah dijalan sesuai dengan prosedur dan ketentuan yang berlaku. Hal
tersebut terlihat dari adanya hal-hal sebagai berikut:
a. Lingkungan Pengendalian.
Menurut penilaian kami, secara umum lingkungan pengendalian telah memadai. Hal ini
terlihat dari:
1) Pemimpin dan seluruh staf yang terlibat mengelola kegiatan telah memiliki sikap
perilaku yang positif yang mendukung sistem pengendalian intern yang kuat;
2) Pemimpin telah menyampaikan pesan nilai-nilai integritas dan etika;
3) Pemimpin telah sepenuhnya menunjukkan komitmen terhadap peningkatan
kompetensi/kemampuan staf dan menggunakan kebijakan dan praktik pembinaan
sumber daya man usia yang baik;
4) Pemimpin telah memiliki kepemimpinan yang kondusif yang mendukung
pengendalian intern yang efektif;
5) Struktur organisasi dan metode pendelegasian wewenang dan tanggung jawab telah
memberikan kontribusi terhadap efektivitas pengendalian intern;
6) Semua unit kerja selaku pengelola kegiatan proyek telah berupaya menjalin
komunikasi yang baik dengan seluruh stakeholder.
b. Penilaian Risiko.
Menu rut penilaian kami pengendalian intern terkait dengan identifikasi risiko dan analisis
risiko belum memadai. Hal ini terlihat dari:
1) Pemimpin belum sepenuhnya secara terstruktur melakukan identifikasi risiko secara
menyeluruh, mulai dari sumber internal maupun eksternal, yang dapat mempengaruhi
kemampuan instansi dalam mencapai tujuannya.
2) Analisis risiko belum dilaksanakan secara formal, namun instansi telah
mengembangkan pendekatan yang memadai untuk mengelola risiko.
3) Belum adanya mekanisme yang memadai untuk mengidentifikasi perubahan yang
dapat mempengaruhi kemampuan instansi dalam mencapai visi, misi, dan tujuannya.
c. Aktivitas Pengendalian.
Menurut penilaian kami pengendalian intern terkait dengan aktivitas pengendalian
memadai. Hal ini terlihat dari:
3
r r r r
r-i
r-
r
r
r-
,•
r-•
1) Setiap Participating Agencies (PA) telah menyusun Human Capital Development Plan
(HCDP) dengan mengidentifikasi kompetensi yang dibutuhkan untuk setiap level dan
kelompok jabatan guna mengetahui jumlah pegawai yang akan ditingkatkan
kompetensinya.
2) Setiap PA telah melakukan proses seleksi peserta program dengan memperhatikan
HCDP.
3) Manajemen telah membuat kebijakan, prosedur, teknik, dan mekanisme
pengendalian yang memadai untuk memastikan bahwa peserta program telah
memenuhi persyaratan yang telah ditentukan dalam Project Operation Manual
(POM).
Namun demikian kami juga menemukan sejumlah kelemahEln minor terkait dengan
aktivitas pengendalian, antara lain:
1) Mekanisme untuk memastikan bahwa pelaporan keuangan proyek telah disusun
sesuai ketentuan dalam Loan Agreement belum sepenuhnya diterapkan secara
efektif.
2) Sistem pengendalian atas bukti pertanggungjawaban pengeluaran proyek belum
didokumentasikan secara terstruktur dan sistematis serta belum ada mekanisme
pengendalian realisasi pembayaran untuk setiap peserta overseas and domestic
degree.
Kelemahan minor tersebut telah diupayakan perbaikannya oleh pihak manajemen
proyek dalam tahun 2013, antara lain dengan merekrut seorang konsultan keuangan
yang antara lain bertugas menyusun laporan keuangan proyek secara akuntabel.
d. Komunikasi dan lnformasi.
Menurut penilaian kami pengendalian intern terkait dengan komunikasi dan informasi,
umumnya telah memadai. Hal ini terlihat dari:
1) Pemimpin instansi telah memastikan bahwa komunikasi internal telah terjalin dengan
efektif, dimana Steering Committe secara berkala melakukan rapat untuk membahas
perkembangan progress Human Capital Development Plan (HCDP) untuk setiap
Participating Agencies (PA) serta memberikan arahan kepada Project Coordinator
Unit (PCU) dan Participating Agencies (PA) agar program berjalan secara efektif,
efisien, transparan dan akuntabel.
2) Pemimpin instansi telah memastikan bahwa komunikasi eksternal (terutama dengan
pihak lender) telah berjalan secara efektif, terutama terkait dengan pemenuhan
ketentuan dan kewajiban sebagaimana yang dipersyaratkan dalam Loan Agreement
dan Project Operation Manual (POM).
4
'""" l
~
' '
' ,.....,
~
!
r-: [i
r-: r-: r I.
r-: r r ' r '
r-: r-: r-: r-: ~
I
~
I
r-i
,.., I
r-' ' r-I
r-: r-: n r ' r ' n ' !
'""' I
r-: r 1: r '
4.
3) Proyek telah membuat sistem informasi manajemen yang dibutuhkan dalam rangka
mengelola dan meningkatkan efektivitas komunikasi diantara peserta karyasiswa, PA,
dan PCU. Namun demikian pemanfaatan sistem informasi tersebut belum optimal.
e. Monitoring
Menurut penilaian kami pengendalian intern terkait dengan monitoring belum memadai.
Hal ini terlihat dari:
1) Pemantauan pengendalian intern untuk menilai kualitas kinerja pengendalian intern
instansi pemerintah telah dilakukan secara terus-menerus sebagai bagian dari proses
pelaksanaan kegiatan sehari-hari, antara lain dengan membuat sistem informasi
TRANSPAR.
2) Evaluasi terpisah terhadap pengendalian intern telah dilakukan secara berkala dan
kelemahan yang ditemukan telah diteliti lebih lanjut.
Namun demikian kami menemukan kelemahan terkait dengan monitoring, yaitu belum,
optimalnya pemanfaatan sistem informasi TRANSPAR untuk kegiatan monitoring
kemajuan peserta program maupun memantau kinerja proyek secara keseluruhan.
Jika dibandingkan dengan hasil penilaian atas sistem pengendalian intern tahun 2011,
maka dalam tahun 2012 hal-hal yang telah mengalami perbaikan terkait dengan sistem
pengendalian intern antara lain:
a. Lingkungan pengendalian semakin baik yang ditunjukkan dengan tingginya komitmen
PMU untuk memperbaiki kualitas proses kegiatan, antara lain: penyusunan pedoman
teknis pelaksanaan kegiatan, pemantauan kemajuan kinerja PA secara berkala, dan
pemanfaatan dana untuk setiap kegiatan secara efektif dan efisien.
b. Pembuatan sistem monitoring kinerja proyek dengan menggunakan basis Teknologi
lnformasi. Sistem informasi tersebut diharapkan akan menjadi embrio lahirnya Sistem
lnformasi Pengembangan Pendidikan SDM Aparatur.
c. PCU sangat aktif dalam melakukan monitoring capaian peserta program untuk setiap PA
sebagaimana tercantum dalam HCDP dan bila dipandang perlu mengusulkan realokasi
peserta program untuk PA yang tidak mampu memenuhi target peserta program ke PA
lain yarig dinilai mempunyai kinerja baik.
Penilaian atas Ketaatan pada Ketentuan Loan Agreement
Hasil penilaian kami terhadap ketaatan (compliance) dalam pelaksanaan proyek adalah
sebagai berikut:
5
~
I
'
n l '
~
I
r l
n n n
r-1 ;
r r I '
r--1
n n
r n
a. Secara umum Project Coordinator Unit (PCU) telah mematuhi ketentuan dalam Loan
Agreement, khususnya untuk aspek: porsi pembiayaan, prosedur pengadaan, dan
peruntukan penggunaan dana loan.
b. Secara umum, mekanisme dan prosedur kegiatan proyek telah mengikuti ketentuan
internal yang ditetapkan proyek.
Namun demikian kami menemukan adanya kelemahan terkait hal tersebut, dirnana
terdapat realisasi pengeluaran untuk kategori schoolarships senilai Rp 2.093.824.851,00
ekuivalen US$ 221.444,91 yang didalam Interim Financial Report (IFR) Triwulan II, Ill, dan
IV 2012 dilaporkan sebagai realisasi pengeluaran untuk kategori Goods, Non-consulting
services, Consultants' services, Training, and Operating Costs for the Project.
5. Pencapaian Target Keuangan dan Hambatannya
Pencapaian target keuangan berdasarkan alokasi dana dalarh Daftar !sian Pelaksanaan
Anggaran (DIP A) tahun anggaran 2012 yaitu sebagai berikut:
No. SumberDana Anggaran (Rp) Realisasi (Rp) % Realisasi Loan IBRD No. 8010-ID
1 Goods, Non-consulting Services, 5.761.373.000,00 4.342.879.843,00 75,38 Consultants' services, Training, and Operating Costs for the Project
2 Scholarships 85.773.414.000,00 71.840.389.279,61 83,76
Jumlah 91.534.787.000,00 76.183.269.122,61 83,23
Belum optimalnya pencapaian target keuangan disebabkan adanya hal-hal sebagai tierikut:
a. Tidak dapat direalisasikannya dua paket pengadaan konsultan yaitu: Placement,
Payment Service and Student Monitoring (PPM) dan Alumni and PA Staf Survey
Consultant. Kedua paket jasa konsultan tersebut tidak dapat direalisasikan karena
adanya alasan sebagai berikut:
1) Placement, Payment Service and Student Monitoring (PPM). Berdasarkan Bid
Evaluation Report (BER) dari Placement, Payment, and Student Monitoring (PPM),
Panitia Pengadaan Bappenas menjelaskan bahwa hanya ada dua penawar
mengajukan tawaran mereka, PT lrekha Selinda in association with Training and
Technology Transfer (TTT) dan Indonesia International Education Foundation
(liEF) pada tanggal 26 September 2012. Panitia Pengadaan Barang telah
mengevaluasi aspek administratif dari dua tawaran sesuai dengan ketentuan yang
berlaku, tapi mereka tidak melakukan ke tahap berikutnya (evaluasi biaya) karena
mereka menemukan bahwa dua penawar tidak memenuhi kualifikasi teknis
sebagaimana tercantum pada Ketentuan Acuan dan kedua penawar dinyatakan
6
[:
i '
~
' ' .
n '
~
' '
,-... I
'"""""' ; '
' ' l
gagal, sehingga Panitia Pengadaan menyimpulkan bahwa pengadaan paket PPM
yang dilakukan melalui International Competitive Bidding (ICB) dinyatakan gagal.
Kapusbinlatren menyampaikan permohonan pembatalan pelelangan paket PPM
ke Bank Dunia dengan Surat Nomor: 0440/P.01/01/2013 tertanggal 25 Januari
2013 dan kemudian menyetujui pembatalan tersebut dengan NOL Bank Dunia
tanggal12 Februari 2013.
2) Alumni and PA Stat SuNey Consultant. Paket ini tidak dapat direalisasikan karena
Terms of Reference masih dalam proses pembahasan.
b. Keterlambatan proses penandatangan kontrak untuk paket pengadaan Re-entry
Program Consultant, Technical Review Consultant dan Financial Management
Consultant. Keterlambatan tersebut terjadi karena alasan sebagai berikut:
1) Re-entry Program Consultant. Realisasi paket konsultan ini mengalami
keterlambatan disebabkan pengunduran diri PT Ernst and Young Indonesia sesuai
surat no. 620/EYI-ASI2013 tanggal 27 Desember 2013. Selanjutnya
Kapusbinlatren memberitahukan hal ini ke Bank Dunia dan mengajukan
permohonan NOL untuk menunjuk PT Sucofindo Advisory Utama in association
with PT AIDA lnfini Maksima yang merupakan pemenang paket tersebut dengan
peringkat kedua sebagai konsultan Re-entry Program dengan surat nomor:
0087P.01/01/2013 tanggal 7 Januari 2013. Bank Dunia menyetujui menunjuk
PT Sucofindo Advisory Utama in association with PT AIDA lnfini Maksima sebagai
konsultan Re-entry Program dengan NOL Bank Dunia tanggal11 Januari 2013.
2) Technical Review Consultant. Realisasi paket konsultan ini mengalami
keterlambatan disebabkan pengunduran diri PT Ernst and Young Indonesia sesuai
surat no. 011/EYI-AS/2013 tanggal 8 Januari 2013. Selanjutnya Kapusbinlatren
memberitahukan hal ini ke Bank Dunia dan mengajukan permohonan NOL untuk
menunjuk PT GML Performance Consulting yang merupakan pemenang paket
tersebut dengan peringkat kedua sebagai konsultan Technical Review dengan
surat nomor: 0349/P.01/01/2013 tanggal 21 Januari 2013. Bank Dunia menyetujui
menunjuk PT GML Performance Consulting sebagai konsultan Technical Review
Consultantdengan NOL Bank Dunia tanggal23 Januari 2013.
3) Financial Management Consultant. Realisasi penandatangan kontrak Financial
Management Consultant baru dapat dilaksanakan sejak tanggal1 Januari 2013.
c. Tidak terserapnya Man Month kontrak Project Management Consultant dan
Education dan Placement Consultant sebagaimana yang direncanakan dalam
dokumen anggaran. Paket ini hanya terserap 6 bulan dari 12 bulan yang
direncanakan. Hal ini dikarenakan keterlambatan proses pengadaaan.
7
·~
..... '
-, :-• '
r:
ci
,..-.,
d. Tidak tercapainya target rekruitmen peserta untuk kegiatan: Degree Program pada
Kementerian Keuangan ( dari target peserta sebanyak 72 orang yang terealisasi
sebanyak 65 orang), Domestic Non Degree Program (target 40 orang yang terealisasi
32 orang atau 80%) dan Program Magangl/nternship (target 1 0 peserta sam a sekali
tidak dapat direalisasikan).
Tidak optimalnya rekruitmen kedua program tersebut dikarenakan adanya kebijakan
dari Steering Committe yang memerintahkan agar Non Degrae Program
dilaksanakan secara hati-hati dan disesuaikan dengan HCDP. Pada tahun 2012
belum semua PA (Participating Agencies) memfinalkan HCDP dan baru ditetapkan
oleh Pimpinan K!L pada bulan Januari 2013.
6. Temuan audit.
1) Realisasi Untuk Kategori 2 dilaporkan sebagai Realisasi Untuk Kategori 1 dalam Interim Financial Report Q2, Q3 dan Q4 Senilai Rp 2.093.824.851 ,00 ekuivalen US$221.444,91.
Dari hasil pengujian terhadap bukti pertanggungjawaban kegiatan, ditemukan adanya
realisasi pengeluaran berdasarkan Surat Perintah Pencairan Dana (SP2D) yang
dipergunakan untuk membiayai kategori 2 (schoolarships) senilai Rp 2.093.824.851,00
ekuivalen US$ 221.444,91, namun oleh pihak proyek didalam Interim Financial Report
(IFR) Triwulan II, Ill, dan IV 2012 dilaporkan sebagai realisasi pengeluaran untuk kategori
Goods, Non-consulting seNices, Consultants' seNices, Training, and Operating Costs for
the Project.
Seharusnya sesuai Schedule I Loan Agraement IBRD No. 801 0-ID, seluruh pengeluaran
untuk membiayai Degree Scholarships for Ministry of Finance dan Degree and Non
Degree Schoolarships for Other Participating Agencies dibukukan dan dilaporkan dalam
IFR sebagai realisasi untuk kategori 2 (scholarships).
Kondisi tersebut terjadi karena belum efektifnya implementasi sistem pengendalian intern,
antara lain tidak adanya mekanisme kontrol terhadap Interim Financial Report (IFR) dan
tidak adanya staf yang kompeten yang bertugas menyusun I FR tersebut.
Akibatnya realisasi pengeluaran per kategori yang disajikan didalam Interim Financial
Report (IFR) Triwulan II, Ill, dan IV tahun 2012 tidak sesuai dengan realisasi yang
sebenarnya yang kemudian berdampak kepada penggantian uang muka (reimbursement)
dari Bank Dunia untuk kategori 1 (Goods, Non-consulting seNices, Consultants' seNices,
Training, and Operating Costs for the Project) dibukukan lebih tinggi dan untuk kategori 2
(scholarships) dibukukan lebih rendah, masing-masing senilai US$ 221.444,91. Selain itu
terdapat risiko pengeluaran tersebut dinyatakan ineligible.
8
n ' '
r
I
I r-1
r '
r-1
r I
Atas permasalahan tersebut, kami merekomendasikan kepada Sekretaris Utama Menteri
Perencanaan Pembangunan Nasionai/Badan Perencanaan Pembangunan Nasional
supaya memerintahkan Kepala Pusat Pembinaan Pendidikan dan Pelatihan Perencana
selaku Project Coordinator Unit (PCU) melakukan revisi Interim Financial Report (/FR)
Triwulan II, Ill, dan IV tahun 2012 setelah terlebih dahulu melakukan konsultasi dengan
bagian Financial Bank Dunia Jakarta,
Untuk penyajian laporan keuangan per 31 Desember 2012 pihak Project Coordinator Unit
(PCU) telah melakukan koreksi Interim Financial Report (IFR) sejumlah tersebut.
Selanjutnya koreksi tersebut agar di informasikan ke pihak Bank Dunia untuk
diperhitungkan dengan proses replenishment berikutnya.
2) Terdapat Pembebanan Dua Kali untuk Kegiatan Tes Potensi Akademik dan Test of English as a Foreign Leaguage sebesar Rp. 409.370.000,00.
Dari hasil audit atas pengeluaran yang dilakukan proyek ditemukan adanya pembebanan
rekening khusus sebanyak dua kali alas kegiatan TPA dan TOEFL yang oleh pihak
proyek baru diketahui setelah rekonsiliasi antara rekening khusus dengan Daftar SP2D,
dimana untuk pembayaran kegiatan TPA dan TOEFL terdapat pembebanan dua kali
rekening khusus yaitu SP2D nomor 237172Y (Bendahara Umum Negara) dan SP2D
nomor 237180Y (Sub RKUN Kuasa BUN Pusat) masing-masing tanggal 29 Juni 2012
sebesar Rp. 409.370.000,00.
Seharusnya pembebanan atas suatu kegiatan hanya dilakukan satu kali saja pada
Rekening Khusus.
Hal ini disebabkan ketidaktelitian pengelola proyek dan Pejabat Penandatangan SPM
pada saat mengajukan pembayaran ke KPPN.
Akibatnya terjadi kelebihan pembebanan ke Rekening Khusus SPIRIT pada Bank
Indonesia sebesar Rp. 409.370.000,00.
Kami rekomendasikan kepada Kepala Pusat Pembinaan Pendidikan dan Pelatihan
Perencana selaku Project Coordinator Unit (PCU) untuk mengirim surat kepada Direktur
Pengelolaan Kas Negara Diijen Perbendaharaan untuk melakukan pembetulan alas
pembebanan rekening khusus.
Alas .rekomendasi tersebut, Kepala Pusat Pembinaan Pendidikan dan Pelatihan
Perencana selaku Project Coordinator Unit (PCU) telah menindaklanjuti dengan mengirim
sural kepada Direktur Pengelolaan Kas Negara Ditjen Perbendaharaan untuk melakukan
pembetulan alas pembebanan rekening khusus dengan sural Nomor: 35111P.0110612013
tanggal11 Juni 2013.
9
~
1:
n [!
['
['
r' l j
n r '
l
n l
l
r " L
r n r--'
c-
r L ;
r ' ,.-. I
~
i
r '
I
l
n l ~
l
n r ' ,....,
n !'
7.
3) Peserta Non Degree Program belum menyampaikan laporan kegiatan danlatau format laporan kegiatan tidak seragam.
Dari hasil pengujian terhadap kegiatan Non Degree Program ditemukan adanya kondisi
sebagai berikut:
a. Karyasiswa yang telah menyampaikan laporan kegiatan pelatihan sebanyak 56 orang
atau 29,47% dari total 190 orang peserta Non Degree Program yang direalisasi
dalam tahun 2012, yang terdiri atas 158 orang Overseas Non Degree Program dan
32 orang Domestic Non Degree Program.
b. Dari 56 orang peserta yang telah menyerahkan laporan kegiatan tersebut, sebanyak
18 orang peserta atau 32,14% (seluruhnya berasal dari BPKP) menuliskan follow up
yang perlu dilaksanakan setelah mengikuti kegiatan training berupa action plan yang
perlu diimplementasikan di unit kerja masing-masing sebagai bagian dari upaya
memperbaiki sistem dan kebijakan organisasi dalam kerangka reformasi birokrasi.
c. Dari 56 orang peserta yang telah menyerahkan laporan kegiatan tersebut, tidak satu
pun peserta menyampaikan evaluasi secara jelas dan tegas atas tingkat pencapaian
tujuan dan sasaran pelaksanaan non degree training tersebut, termasuk apakah telah
mampu mengurangi kesenjangan (gap) yang menjadi latar belakang perlunya
pelaksanaan non degree training terse but.
Kondisi tersebut terjadi karena belum efektifnya implementasi sistem pengendalian intern,
terutama tidak adanya monitoring progress laporan non degree training per Parlicipating
Agency di dalam pembahasan rapat di tingkat Steering Committe.
Akibatnya tingkat pencapaian tujuan kegiatan non degree training tidak dapat dimonitor
dan dievaluasi secara memadai, termasuk pengaruhnya terhadap upaya mengurangi
kesenjangan (gap) kompetensi pegawai sebagaimana tercantum dalam Human Capital
Development Plan (HCDP).
Atas permasalahan tersebut, kami merekomendasikan kepada Sekretaris Utama Menteri
Perencanaan Pembangunan Nasionai/Badan Perencanaan Pembangunan Nasional
supaya menyampaikan usulan kepada Steering Committe, agar didalam setiap rapat
berkala terkait monitoring dan evaluasi program, antara lain membahas tingkat kepatuhan
peserta non degree training per PA dalam menyampaikan laporan kegiatan.
Hal-hal Penting Lainnya yang Perlu Mendapat Perhatian
1) Pemanfaatan Sistem lnformasi TRANSPAR belum Optimal
Dari hasil pengujian terhadap Sistem lnformasi TRANSPAR ditemukan adanya sejumlah
kelemahan antara lain:
10
~
. ' I ,
n n
n
r '
n n
r •,
n '
n
n r. '
a. Sistem informasi TRANSPAR belum mendesain pemenuhan kebutuhan HCDP,
berupa data kebutuhan kompetensi Sumber Daya Manusia (SDM) instansi dengan
pemenuhan degree dan non degree prografT! yang telah/sedang dilakukan. Dengan
demikian sistem TRANSPAR belum menginformasikan secara real time, gap antara
kebutuhan dan pemenuhan kompetensi sesuai HCDP instansi.
b. Sistem informasi TRANSPAR belum menyediakan menu yang dapat mencegah
adanya kemungkinan ketidaksesuaian antara kompetensi bidang studi yang akan
diikuti oleh peserta karyasiswa dengan kompetensi yang menjadi kebutuhan
organisasi didalam HCDP.
c. Sistem TRANSPAR belum menyediakan lnformasi terkait dengan kemajuan studi
untuk setiap semester (misalnya jumlah Satuan Kredit Semester (SKS) yang sudah
ditempuh dan lndeks Prestasi (IP)). Didalam sistem informasi TRANSPAR hanya
terdapat fasilitas menu up-load transkrip nilai, sehingga informasi terse but tidak dapat
langsung diolah dan dianalisis oleh sistem aplikasi. Untuk memantau tingkat
kemajuan studi, proyek harus terlebih dahulu melakukan down load transkrip dan
keinudian melakukan pemetaan dan analisis secara manual.
d. Sebagian besar karyasiswa degree program tidak melakukan pemutakhiran (up date)
data yang terdapat dalam sistem informasi TRANS PAR.
e. Belum terdapat data yang menginformasi nilai total beasiswa dan realisasi
pembayaran untuk setiap karyasiswa per waktu tertentu.
Seharusnya
a. Data HCDP didalam Sistem lnformasi TRANSPAR bersifat dinamis dan
dimutakhirkan (up date) secara otomatis pada saat dilakukan pemutakhiran data
keberangkatan peserta mengikuti kegiatan schoolarships.
b. Sistem informasi TRANSPAR menyediakan menu kompetensi yang akan diikuti oleh
peserta karyasiswa, dimana menu kompetensi yang tersedia didalam sistem aplikasi
disesuaikan kebutuhan kompetensi yang tercantum dalam HCDP.
c. Didalam sistem informasi TRANSPAR dibuat menu tersendiri tentang informasi
kemajuan studi setiap karyasiswa degree program untuk setiap semester, kemudian
ditambahkan fasilitas menu up-load transkrip nilai (sebagai pendukung bukti informasi
tersebut).
d. Data didalam sistem informasi TRANSPAR harus mempunyai nilai validitas yang
tinggi agar menghasilkan informasi yang berkualitas.
e. Sistem informasi menyediakan fasilitas yang dapat digunakan oleh proyek untuk
mengendalikan realisasi pembayaran dibandingkan dengan anggaran beasiswa.
Kondisi tersebut terjadi karena belum efektifnya sistem pengendalian intern, terutama
belum adanya:
11
~
' ' ' '
:-;·
~
I .
, L
'· '
n ' . r-1
~
' ' ,.....,, I
~
I
~
i
rl ;
r-
1
r l '
n ' .
n
ri '
a. Sosialisasi dan diseminasi sistem informasi TRANSPAR kepada karyasiswa belum
optimal. Berdasarkan hasil konfirmasi kami, sebanyak 8 dari 9 orang karyasiswa di
Universitas Gajah Mada tidak mengetahui adanya sistem informasi TRANSPAR dan
adanya kewajiban untuk melakukan up-dated data profil dan kemajuan studi
karyasiswa.
b. Evaluasi dan analisis terhadap efektivitas sistem informasi TRANSPAR belum
dilaksanakan secara optimal.
c. Belum memadainya komitmen bersama untuk memanfaatkan sistem informasi
TRANSPAR sebagai sarana untuk monitoring dan pengendalian kegiatan proyek.
Akibatnya
a. Sistem lnformasi TRANSPAR belum dapat dimanfaatkan sebagai sarana bagi
manajemen proyek dalam melakukan monitoring dan evaluasi terhadap pemenuhan
HCDP untuk setiap kelompok kompetensi pada masing-masing PA termasuk
mencegah kemungkinan adanya risiko kelebihan kuota untuk setiap kelompok
kompetensi pada masing-masing PA.
b. Adanya risiko bidang kompetensi yang diminati oleh karyasiswa tidak sesuai dengan
kompetensi yang menjadi kebutuhan organisasi.
c. Proyek tidak dapat mamantau kemajuan studi karyasiswa per semester secara real
time dan mendapatkan informasi risiko adanya kemungkinan karyasiswa yang
berpotensi gaga! dalam menempuh studi.
d. Adanya potensi jika terjadi kelebihan pembayaran untuk setiap karyasiswa tidak akan
terdeteksi oleh sistem informasi TRANSPAR.
Atas permasalahan tersebut, kami merekomendasikan kepada Sekretaris Utama Menteri
Perencanaan Pembangunan Nasionai/Badan Perencanaan Pembangunan Nas.ional
supaya:
a. Melakukan evaluasi dan analisis secara komprehensif terhadap efektivitas sistem
informasi TRANSPAR dalam pengelolaan kegiatan proyek.
b. Merancang sistem informasi yang dapat mendorong kepatuhan karyasiswa untuk
melakukan pembaruan data, antara lain mendesain sistem dimana karyasiswa tidak
dapat mengajukan klaim (reimburse) pembayaran sebelum menyelesaikan pengisian
"data requirement".
2) Proyek belum membuat Buku Pengendalian Pembayaran Untuk Peserta Degree
Program
Dari hasil pengujian terhadap realisasi pembayaran untuk peserta degree program
dijumpai bahwa pihak proyek tidak membuat buku pengendalian pembayaran beasiswa
untuk setiap setiap karyasiswa. Sesuai Project Operation Manual, setiap karyasiswa
12
n ' '
r-:
~-
i
,..--, l :
mendapatkan beasiswa antara lain berupa: Tuition Fee, Application Fee, Living
Allowance, Book Allowance, Typing Allowace, Settling Allowance, Research Allowance,
Seminar Cost, Shipping Allowance, Health Insurance, International Travel, Visa dan
Medical Check-up. Dengan tidak adanya buku pengendalian pembayaran tersebut
menyebabkan tidak adanya informasi jumlah pembayaran beasiswa yang telah
direalisasikan dan belum dibayarkan kepada karyasiswa.
Kondisi tersebut terjadi karena belum efektifnya implementasi sistem pengendalian
intern, terutama tidak adanya monitoring progress pembayaran degree program per
Participating Agency.
Akibatnya terdapat potensi risiko informasi realisasi pembayaran beasiswa untuk degree
program tidak diketahui secara cepat.
Alas permasalahan tersebut, kami merekomendasikan kepada Sekretaris Utama
Menteri Perencanaan Pembangunan Nasionai/Badan Perencanaan Pembangunan
Nasional untuk memperbaiki sistem pengendalian pembayaran untuk peserta Degree
Program dengan memanfaatkan secara optimal sistem informasi TRANSPAR.
r·· 8. Tindak Lanjut Hasil Audit Tahun-Tahun Sebelumnya
~
' Tidak terdapat temuan audit tahun sebelumnya yang perlu ditindaklanjuti.
r. r-, 1.
,-
r-1
r--1
c-· I
.-~ '
r
Demikian Management Letter ini kami sampaikan untuk mendapat perhatian dan ditindaklanjuti
sesuai dengan rekomendasi yang kami sampaikan pada masing-masing permasalahan. Alas
perhatian dan kerjasama yang baik kami ucapkan terima kasih.
Tembusan: 1. Deputi Kepala BPKP Bidang Pengawasan lnstansi Pemerintah Bidang Perekonomian 2. Jnspektur Utama Kementerian Perencanaan Pembangunan Nasionai/Badan Perencanaan
Pembangunan Nasional.
13