bagian iv microsoft power point - staff official...

Microsoft Power Point Sigit Prasetyo (http://staff.unila.ac.id/sigit)

120

BAGIAN IV MICROSOFT POWER POINT

1. Pendahuluan Microsoft powerpoint merupakan salah satu bagian terintegrasi dari suatu paket

system operasi Microsoft Office. Pada umumnya tampilan dan penggunaan

Microsoft power point pada berbagai versi Microsoft office tidaklah jauh berbeda

antara satu dengan yang lainnya. Apabila dilihat dari basic-nya, maka Microsoft

Power point tidak mengalami perbedaan, namun harus diakui bahwasanya versi

terbaru menawarkan berbagai tambahan aplikasi yang memudahkan para

penggunanya untuk mengkonfigurasikan berbagai bentuk hasilnya agar terkesan

lebih menarik.

Microsoft power point merupakan suatu aplikasi yang banyak digunakan untuk

kegiatan presentasi. Tampilannya yang menarik dan variasi yang banyak untuk

menyajikan suatu hasil menjadikan Microsoft Power point lebih banyak diminati

masyarakat computer. Selain itu, aplikasi ini mudah dikuasai dan dipergunakan oleh

berbagai pihak baik mereka yang pengguna baru maupun pengguna lama. Power

point menawarkan kelebihan tampilan yang lebih dinamis serta menghibur jika

dibandingkan dengan aplikasi lain di dalam Microsoft Office baik itu Microsoft Word

maupun Excel sehingga akan menghilangkan kejenuhan dan menghadirkan

suasana baru dalam setiap presentasi seseorang.

Dalam panduan ini akan dibahas penggunaan power point sebagai fungsi utama

untuk membuat tampilan presentasi lebih menarik disamping fungsi lainnya yang

beraneka ragam. Disamping itu, versi yang digunakan untuk Microsoft office

khususnya Microsoft power point adalah versi terbaru Office 2000 XP.


121

2. Memulai Power Point

Power Point 2000 baru dapat dijalankan apabila system operasi windows telah kita

aktifkan. langkah-langkah memulai bekerja dengan Power Point 2000 sebagai

berikut;

Aktifkan Komputer terlebih dahulu.

Klik tombol Start yang ada pada batang taskbar. Muncul sejumlah menu, pilih

Program.

Klik Microsoft Power Point. Tunggu hingga tampil layar Microsoft Power

Point yang masih kosong. (Lihat gambar )

Microsoft Power Point siap untuk digunakan.

3. Mengenal Elemen Jendela MS-Power Point.

Setelah Power Point kita aktifkan, maka akan tampil layar kosong dengan nama

Presentation 1, seperti berikut ;


122

Pada dasarnya jendela microsof power point tidaklah jauh berbeda dengan Microsoft

word maupun excel. Hanya pada tampilan pertama jendela Microsoft power point

akan ditampilkan layar slide dan task pane. Untuk jelasnya kita akan bahas

komponen dan fungsi menu berikut ini :

☺ Menu Bar, berisi daftar menu yang dapat kita gunakan, dimana menu ini

mempunyai submenu masing-masing sesuai dengan fungsi dari menu induknya.

Misalnya Menu File, maka sub menu-nya berisi segala hal yang berkaitan

dengan file, begitu juga dengan menu yang lainnya. Standarnya menu ini terdiri

dari Menu

File, Edit, View, Insert, Format, Tools, Slide Show, Windows dan Help tapi daftar

menu juga dapat kita tambahkan sesuai dengan keperluan kita. Menu ini dapat

kita pilih dengan cara meng-klik nama menu atau dengan tombol Alternate

(ALT)+huruf yang bergaris bawah pada menu secara bersamaan. Misal kita akan


123

mengaktifkan menu file maka kliklah menu tersebut atau dengan menekan

tombol ALT+F (tekan secara bersamaan).

☺ Toolbar Standar, merupakan kumpulan icon-icon standar yang disediakan oleh

Power Point 2000 secara otomatis. Walaupun begitu icon dari toolbar ini juga

dapat

kita tambah atau dikurangi sesuai keperluan. Default dari toolbar ini terdiri

dari icon sbb;

Gambar 3. Toolbar Standar

Untuk mengetahui nama dari icon-icon tersebut dapat dilakukan dengan

mengarahkan pointer mouse pada icon yang dituju, tunggu sesaat sehinggan

tampil nama dari icon tersebut. Misalnya kita arahkan pointer mouse pada icon

yang bergambar Print preview, maka akan keluar informasi nama dari icon

tersebut. Lihat gambar.

☺ Toolbar Formatting, termasuk toolbar default yang disediakan oleh Power Point

2000. Toolbar ini berisi kumpulan icon-icon yang berfungsi dalam pemformatan

pada Power Point 2000.

☺ Ruler, sesuai dengan namanya, bagian ini berfungsi sebagai alat bantu dalam

penentuan margin (batas) dari lembar kerja. Apakah batas kiri, kanan, paragraph

dll. Ruler ini dapat kita atur ukurannya, apakah centimeter, inchi, millimeter,

points atau pica. Untuk menentukan ukuran ini dapat dilakukan dengan cara :

Klik menu tool, lalu klik Options pada kotak dialog option klik general pada

kotak pilihan measurement units tentukan jenis pengukuran yang diinginkan,

lalu klik OK.


124

☺ Scrollbar, berfungsi untuk menggeser layar kerja. Jika menggeser layar kerja ke

kiri atau ke kanan gunakan horizontal scroll bar, atau menggeser layar kerja ke

atas dan kebawah gunakan vertical scroll bar.

☺ Slide, berfungsi sebagai layar dalam bentuk mini dimana kita dapat mengetahui

hasil pekerjaan yang telah kita lakukan. Slide ini juga dapat membantu

memudahkan kita untuk memilih bagian dengan cepat karena bentuknya yang

kecil.

☺ Task Pane, berfungsi sebagai alat Bantu kita dalam memulai Microsoft power

point, baik menggunakan lembar kerja yang kosong ataupun lembar kerja yang

telah disediakan oleh computer. Task pane ini juga nantinya akan membantu

kita dalam mengkonfigurasikan hasil yang kita capai agar lebih baik. Apabila

tidak terdapat task pane, maka anda dapat mengaktifkannya dengan langkah

meng-klik “View” pada menu bar, kemudian sorot menu “toolbar” dan pilihlah

“task pane”. Terdapat 4 bagian yang terdapat pada task pane yaitu open a

presentation, new, new from existing presentation, dan new from template.

Mengenai fungsi masing – masing tersebut akan dibahas pada bab ini juga.

4. Mengakhiri Power Point

Jika Anda telah selesai bekerja dengan Power Point, Anda dapat mengakhirinya

dengan menggunakan langkah berikut ;

1. Simpan terlebih dahulu lembar kerja Anda.

2. Kemudian pilih salah satu langkah untuk mengakhiri penggunaan Power Point

berikut ini ;

Pilih dan klik File, Exit, atau

Klil tombol Close (X) yang berada pada pojok kanan atas jendela Power

Point, atau

Klik ganda icon kontrol menu yang berada pada pojok kiri atas jendela,

atau Tekan tombol Alt+F4

3. Tunggu sampai jendela Power Point ditutup.


125

5. Bekerja Dengan Power Point a. Membuka File

Jika anda telah membuat suatu slide power point dan ingin membukanya, maka ada

beberapa langkah yang harus diikuti, yaitu :

Klik File pada menu bar

Pilih Open

Carilah file power point anda yang tersimpan di dalam drive computer anda

melalui “look in”

Klik file power point anda lalu open. Anda bisa men-double klik file power

point anda sehingga nanti akan terbuka file power point yang telah anda buat.

Atau anda bisa menggunakan cara sebagai berikut :

Klik “presentation” pada task pane yang tersedia

Carilah file power point anda yang tersimpan di dalam drive computer anda

melalui “look in”

Klik file power point anda lalu open. Anda bisa men-double klik file power

point anda sehingga nanti akan terbuka file power point yang telah anda buat.

b. Membuat Dokumen Baru

Pada dasarnya jendela yang pertama kali muncul ketika anda telah membuka power

point dapat dipergunakan langsung untuk membuat presentasi. Anda cukup

memasukkan kata-kata pada “click to add tittle” maka anda sudah membuat

presentasi. Namun adakalanya kita dapat membentuk suatu presentasi yang lebih

baik dengan bantuan task pane yang tersedia. Ada 4 menu yang tersedia dalam

task pane yaitu open a presentation, new, new from existing presentation, dan new

from template, namun yang akan dibahas dalam buku ini adalah open a presentation

dan new karena keduanya banyak dipergunakan baik mereka yang masih baru

maupun mereka yang telah mahir :

1. Open a Presentation yaitu membuka file power point yang telah kita buat.

Adapun caranya bisa anda lihat pada bahasan sebelumnya pada bab ini.


126

2. New

a. Blank Presentation

Jika anda meng-klik blank presentation maka anda akan mendapatkan

berbagai pilihan layar yang dapat digunakan untuk membuat presentasi.

Namun bentuk yang tersedia mempunyai standar dimana latarnya masih

berbentuk putih. Blank Presentation cocok untuk memadukan antara gambar

dengan tulisan yang akan dipresentasikan. Tampilannya dapat dilihat pada

gambar berikut ini :

Untuk dapat memilih bentuk yang anda kehendaki anda cukup memilih salah

satu bentuk yang terdapat pada task pane tersebut dan secara otomatis di

lembar kerja anda akan terdapat form yang sesuai dengan pilihan anda.

b. Form Design Template

Form ini disediakan untuk membantu anda memilih bentuk presentasi yang

lebih menarik dimana dalam design ini akan terdapat bentuk presentasi

dengan berbagai warna dan bentuk. Form ini sangat cocok apabila

presentasi yang anda akan tampilkan dalam bentuk tulisan. Adapun

tampilannya dapat dilihat pada gambar dibawah ini :


127

Untuk dapat memilih bentuk yang anda kehendaki anda cukup memilih salah

satu bentuk yang terdapat pada task pane tersebut dan secara otomatis di

lembar kerja anda akan terdapat form yang sesuai dengan pilihan anda.

c. From Autocontent Wizard

Menu ini akan membimbing saudara untuk mencari bentuk dan format ideal

untuk presentasi anda dengan bimbingan computer. Adapun Langkah dan

tampilan awal ketika anda memilih from autocontent wizard adalah sebagai

berikut :


128

Setelah tampil layar diatas maka anda memulai membuat presentasi dengan

bimbingan computer. Pilihlah “Next” untuk melanjutkan kelangkah selanjutnya

sehingga akan muncul tampilan layar sebagai berikut :

Pada kotak dialog ini anda diminta untuk memilih bentuk presentasi yang

sesuai dengan keperluan anda. Ada 6 kategori yang dapat anda pilih :

All, akan menampilkan seluruh bentuk atau tampilan yang disediakan

oleh power point dengan sub menu yang dapat anda pilih

disebelahnya.

General, akan menapilkan bentuk – bentuk umum yang dapat anda

gunakan untuk presentasi

Corporate, akan menampilkan berbagai bentuk tampilan power point

yang sesuai dengan kegiatan perusahaan atau organisasi.

Projects, akan menampilkan berbagai bentuk presentasi yang sesuai

dengan proyek atau pekerjaan yang sedang anda kerjakan.

Sales/Marketing, akan membantu anda untuk memilih berbagai bentuk

presentasi yang sesuai dengan penjualan ataupun kegiatan promosi

yang anda lakukan


129

Carnegie Coach, akan menampilkan berbagai bentuk presentasi yang

menggambarkan presentasi suatu team building ataupun individu

seseorang.

Setelah anda pilih yang sesuai dengan jenis presentasi anda maka anda

dapat memilih “Next” dan akan tampil dilayar sebagai berikut :

Tampilan tersebut diatas akan memberikan anda gaya presentasi yang anda

kehendaki.

On-Screen Presentation merupakan gaya tampilan langsung yang

tidak menonjolkan berbagai variasi tetapi pada hasil.

Web Presentaion merupakan gaya tampilan yang berbentuk suatu

web tertentu.

Black and white overheads merupakan gaya tampilan hitam putih.

Color Overheads merupakan gaya tampilan yang mengutamakan

lebih banyak warna dalam presentasinya.

35mm slides merupakan gaya tampilan berukuran 35mm pada saat

anda melakukan presentasi.

Pilihlah salah satu yang ingin anda gunakan. Namun pada umumnya yang

digunakan adalah on-screen presentation. Jika telah selesai maka klik “next”

dan akan tampil dialog sebagai berikut :


130

Gambar tersebut diatas merupakan berbagai pilhan dalam presentasi. Ada

beberapa kotak yang bisa anda isi diantaranya :

Presentation Tittle, merupakan judul dari presentasi yang ingin anda

buat.

Items to include on each slide, merupakan bagian yang ingin anda

tampilkan disetiap slide yang anda buat. Ini sama dengan footer yang

ada pada Microsoft word.

Date Last Update, merupakan tanggal terakhir slide tersebut dibuat

ataupun diperbaiki

Slide Number merupakan nomor slide yang ditampilkan atau dengan

kata lian merupakan halaman suatu presentasi.

Semua itu merupakan bersifat optional atau bisa anda pilih ataupun tidak.

Setelah selesai anda pilih “Next” dan akan muncul kotak dialog sebagai

berikut :


131

Ini adalah langkah terakhir dari autocontent wizard. Anda dapat memilih

finish untuk melihat hasilnya atau anda mimilih back untuk memperbaiki

bagian sebelumnya. Setelah selesai maka hasilnya dapat anda lihat pada

gambar berikut ini :


132

Untuk dapat membuat presentasi anda tinggal merubah kata yang berada

disebelah kiri panel slide anda dengan teks yang sesuai dengan keinginan

anda dengan hanya meng-klik kata tersebut.

6. Menambahkan Teks dan Konfigurasi Tampilan Slide

Pada dasarnya slide yang ada pada power point terdiri dari beberapa teksboxt.

Apabila dirasakan kurang text box bisa ditambahkan pada toolbar yang berada

dibawah layar slide. Pengoperasian text box pada dasarnya sama dengan

yang berada pada word. Hal ini juga berlaku pada penyisipan gambar.

Tampilan teks yang berada di slide power point dapat kita jadikan lebih indah

pada saat presentasinya. Adapun caranya adalah sebagai berikut :

1. Klik kanan pada teks yang akan dibuat konfigurasi

2. Pilih “custom animation”


133

3. Pada task panel disebelah kanan akan mucul beberapa pilihan :

Add Effect, akan menampilkan tulisan dalam berbagai bentuk. Terdapat 4

pilihan yang terdapat dalam add effect yaitu :

Entrance, akan menghadirkan keseluruhan tulisan dengan berbagai

pilihan bentuk tampilan pada saat ditampilkan. Terdapat berbagai sub

menu add effect yang dapat dipilih disertai dengan preview atau hasil

yang akan didapat dari pilihan tersebut.

Emphasis, akan menampilkan slide dengan mengubah tampilan teks

secara perlahan – lahan hingga ke bentuk sebenarnya.

Exit, akan menghadirkan tulisan dari keadaan semula hingga teks

tersebut hilang dari slide.

Motion Path, merupkana gaya tampilan dengan efek dimana tulisan akan

ditampilkan dalam berbagai gaya baik vertical, diagonal ataupun

menyerong.

Modify Change Font terdapat beberapa pilihan :

a. Start, akan menampilkan menu slide dengan berbagai pilihan antara

lain :

On klik, akan menampilkan setiap slide dan tulisannya ketika

seseorang meng-klik mousenya hingga akhirnya tampil secara

menyeluruh

With Previous, akan menampilkan secara menyeluruh bentuk tulisan

yang telah jadi hanya dengan meng-klik mouse anda.

After Previous, kebalikan dari on klik dimana akan ditampilkan terlebih

dahulu bentuk secara menyeluruh baru disusul kemudian dengan efek

yang akan ditampilkan.

b. Speed akan menampilkan efek slide dengan berbagai kecepatan.

Ada yang lambat, sedang maupun ditampilkan dengan cepat.

Catatan : Stiap text box harus diatur berbagai bentuk tampilannya sehingga

menghasilkan bentuk tampilan yang menarik.


134

7. Menampilkan Presentasi Yang Dibuat

Slide presentasi yang telah anda buat dapat dilihat bentuk tampilannya. Untuk

itu caranya adalah sebagai berikut :

Klik “Slide show” pada menu bar

Klik “View Show”

Maka kita dapat melihat hasil variasi yang telah kita buat. Untuk melihat setiap

bagian anda hanya meng-klik kiri mouse anda. Untuk mengakhiri slide show ini

anda cukup klik kanan pada saat tampilan slide berlangsung kemudian pilih “end

show”.

bagian iv microsoft power point - staff official...

Documents