bahagian kawalan dan pemantauan perbendaharaan malaysia
DESCRIPTION
PEKELILING PERBENDAHARAAN (PP) BIL. 5 TAHUN 2007 TATACARA PENGURUSAN ASET ALIH KERAJAAN (TPA). Bahagian Kawalan dan Pemantauan Perbendaharaan Malaysia. TUJUAN PP BIL. 5 TAHUN 2007. Memperkemas dan memantapkan Peraturan Pengurusan Aset Alih Kerajaan. PERANAN DAN TANGGUNGJAWAB - PowerPoint PPT PresentationTRANSCRIPT
Bahagian Kawalan dan PemantauanPerbendaharaan Malaysia
PEKELILING PERBENDAHARAAN (PP) BIL. 5 TAHUN 2007
TATACARA PENGURUSAN ASET ALIH KERAJAAN (TPA)
TUJUAN PP BIL. 5 TAHUN 2007
Memperkemas dan memantapkan Peraturan Pengurusan Aset Alih Kerajaan
Bagi memastikan pengurusan Aset Alih Kerajaan dilaksanakan secara teratur, cekap dan berkesan di Kementerian/Jabatan, peranan dan tanggungjawabPegawai Pengawal dalam pengurusan Aset Alih Kerajaan diberi penekanan.
PERANAN DAN TANGGUNGJAWAB PEGAWAI PENGAWAL
PERANAN DAN TANGGUNGJAWAB PEGAWAI PENGAWAL
(a) Mewujudkan Unit Pengurusan Aset.
(b) Melantik:
(i) Pegawai Aset di peringkat Kementerian/Jabatan/Pusat Tanggungjawab (PTJ);
(ii) Pegawai-pegawai menjalankan pemeriksaan ke atas aset;
(iii) Lembaga Pemeriksa bagi melaksanakan pelupusan aset; dan
(iv) Jawatankuasa Penyiasat bagi kes kehilangan aset.
(c) Menubuhkan Jawatankuasa Pengurusan Aset Kerajaan (JKPAK)
PERANAN DAN TANGGUNGJAWAB PEGAWAI PENGAWAL
(d) Mengemukakan laporan tahunan ke Perbendaharaan sebelum 15 Mac tahun berikutnya:
(i) Laporan Harta Modal dan Inventori;(ii) Laporan Pemeriksaan Harta Modal dan
Inventori;(iii) Laporan Tahunan Pelupusan Aset Alih Kerajaan; dan(iv) Laporan Tindakan Surcaj dan Tatatertib.
(e) Memastikan aset alih Kerajaan diuruskan mengikut tatacara yang telah ditetapkan.
TUGAS DAN TANGGUNGJAWAB UNIT PENGURUSAN ASET
(a) Menguruskan semua aset alih Kerajaan di Kementerian/Jabatan meliputi:
• Penerimaan• Pendaftaran• Penggunaan, penyimpanan dan pemeriksaan• Penyelenggaraan• Pelupusan• Kehilangan dan Hapus kira
TUGAS DAN TANGGUNGJAWAB UNIT PENGURUSAN ASET
(b) Menguruskan perlantikan Pegawai Pemeriksa, Lembaga Pemeriksa dan Jawatankuasa Penyiasat.
(c) Menjadi Urus Setia kepada JKPAK.
(d) Mengurus pelupusan aset alih Kerajaan.
(e) Mengurus Kehilangan dan Hapus kira.
TUGAS DAN TANGGUNGJAWAB UNIT PENGURUSAN ASET
(f) Menyelaras penyediaan laporan berikut:
• Harta Modal dan Inventori• Pemeriksaan Harta Modal dan
Inventori• Pelupusan Aset Alih Kerajaan• Tindakan Surcaj/Tatatertib
JAWATANKUASA PENGURUSAN ASET ALIH KERAJAAN (JKPAK)
Pengerusi : Timbalan Ketua Setiausaha Kementerian(peringkat Kementerian)Timbalan Ketua Pengarah(peringkat Ibu Pejabat)Pengarah (Jabatan Persekutuan di Negeri)
Setiausaha : Pegawai Aset Kementerian/Jabatan
Ahli : Semua Ketua Bahagian/UnitKetua Unit Audit DalamPegawai-pegawai lain yang sesuai
JAWATANKUASA PENGURUSAN ASET ALIH KERAJAAN (JKPAK)
AGENDA MESYUARAT:
• Kedudukan semasa Aset Alih Kementerian/Jabatan• Laporan Hasil Pemeriksaan Aset Alih• Laporan Tindakan Pelupusan• Laporan Tindakan Surcaj/Tatatertib• Masalah-masalah berkaitan dengan pengurusan
aset alih.
JAWATANKUASA PENGURUSAN ASET ALIH KERAJAAN (JKPAK)
BIDANG TUGAS JKPAK
Merancang, memantau, mengawasi dan menyelia semua aspek pengurusan aset alih Kerajaan.
TEMPOH MESYUARAT
Sekurang-kurangnya sekali dalam tempoh tiga (3) bulan.
Hasil mesyuarat di laporkan kepada JawatankuasaPengurusan Kewangan dan Akaun (JPKA).
PENGUATKUASAAN
Peraturan hendaklah dilaksanakan oleh Kementerian/Jabatan berkuatkuasa mulai 02 Mac 2007.
Semua Pegawai Pengawal hendaklah memastikan setiapKementerian/Jabatan di bawah kawalannya menguruskanaset alih mengikut TPA melainkan jika terdapat arahan lain yang dikeluarkan oleh Perbendaharaan.
PELAKSANAAN
Semua aset yang dimiliki oleh Kementerian/Jabatansebelum tahun 2007, hendaklah disenaraikan dalam Senarai Daftar Harta Modal Kew. PA-4 dan Senarai DaftarInventori Kew. PA-5.
Maklumat dalam Daftar Stok Bekalan Pejabat (Kew.314)hendaklah dipindahkan ke Kad Kawalan Stok (Kew. 300-J3)dan Kad Petak (Kew. 300-J4) mengikut Panduan Perbendaharaan Tatacara Pengurusan Stor (PP-TPS).
PEMBATALAN
Peraturan berkaitan pengurusan aset yang terkandung dalam AP, PP-TPS, PP dan SPP berikut dibatalkan:
(a) AP Bab II – Kehilangan dan Hapus kira, hanya peraturan berkaitan barang-barang awam sahaja;
(b) PP Bil. 3 Tahun 1990, hanya berkaitan barang-barang awam sahaja;
(c) PP Bil 2 Tahun 1991;(d) SPP Bil. 7 Tahun 1995;(e) SPP Bil. 2 Tahun 1997;(f) SPP Bil. 3 Tahun 2002;(g) PP Bil. 8 Tahun 2004 hanya para 8
Pengurusan Stor dan aset sahaja;
PEMBATALAN
(h)Panduan Perbendaharaan Tatacara Pengurusan Stor hanya Bab XIV dan XV sahaja;
(i) Surat Perbendaharaan S(K&B)(8.09)735/3/1-335(SJ.1) JD.4 bertarikh 19 Jun 1995; dan
(j) Surat Perbendaharaan K.KEW/BKP/PA/535/457(10) bertarikh 7 Januari 2002.
PEMAKAIAN
Tertakluk kepada penerimaannya oleh pihak berkuasamasing-masing, Pekeliling ini dipanjangkan kepada semuaPerkhidmatan Negeri, Badan Berkanun dan Pihak Berkuasa Tempatan.
KANDUNGAN TPA
TPA
BAB A PENERIMAAN
BAB E PELUPUSAN
PENDAHULUAN
BAB B PENDAFTARAN
BAB C PENGGUNAAN, PENYIMPANAN &
PEMERIKSAAN
BAB F KEHILANGAN/HAPUS KIRA
BAB D PENYELENGGARAAN
PENDAHULUAN
TPA ialah tatacara bagi menguruskan Harta Modal dan Inventori meliputi:
Bab A : PenerimaanBab B : PendaftaranBab C : Penggunaan, Penyimpanan dan
PemeriksaanBab D : PenyelenggaraanBab E : PelupusanBab F : Kehilangan dan Hapus kira
DEFINISI ASET
Aset bermaksud harta benda kepunyaan atau milikan atau di bawah kawalan Kerajaan yangdibeli atau yang disewa beli dengan wang Kerajaan, yang diterima melalui sumbanganatau hadiah atau diperolehi melalui proses perundangan.
DEFINISI ASET ALIH
Aset Alih bermaksud aset yang boleh dipindahkan dari satu tempat ke satu tempat yang lain termasuk aset yang dibekalkan atau dipasang bersekali dengan bangunan.
KUMPULAN ASET ALIH
Harta Modal
Inventori
HARTA MODAL
(a) Aset Alih yang harga perolehan asalnya RM1,000 dan ke atas setiap satu pada masa perolehan.
(b)Aset alih yang memerlukan penyelenggaraansecara berjadual tanpa mengira harga perolehanasal. Penyelenggaraan secara berjadual merujuk kepada aset yang memerlukan penyelenggaraanseperti yang telah dinyatakan dalam manual/bukupanduan pengguna.
INVENTORI
(a) Aset Alih yang harga perolehan asalnya kurangdaripada RM1,000 setiap satu dan tidak memerlukanpenyelenggaraan berjadual.
(b)Perabot, hamparan, hiasan, langsir dan pingganmangkuk tanpa mengira harga perolehan asal.
KATEGORI HARTA MODAL
Tiga (3) kategori Harta Modal iaitu:
(i) Loji/Jentera Berat
(ii) Kenderaan
(iii) Peralatan/Kelengkapan ICT/Telekomunikasi/Penyiaran/Perubatan/Pejabat/Makmal/Bengkel/Dapur/Sukan
KATEGORI INVENTORI
Empat (4) kategori Inventori iaitu:
(a) Nilai perolehan asal kurang daripada RM1,000 dan tidak memerlukan penyelenggaraan secara berjadual:
(i) Peralatan/Kelengkapan ICT/Telekomunikasi/Penyiaran/Perubatan/Pejabat/Makmal/Bengkel/Dapur/Sukan
KATEGORI INVENTORI
(b) Tanpa mengira nilai perolehan asal:
(ii) Perabot
(iii) Hamparan, hiasan dan langsir
(iv) Pinggan mangkuk
BAB APENERIMAAN
BAB A - PENERIMAAN
Objektif Penerimaan:
(a) Mempastikan setiap aset diterima menepatispesifikasi yang ditetapkan.
(b) Menentukan kualiti dan kuantiti sebenar mengikutpesanan.
(c) Memastikan aset diterima dalam keadaan yang baik,sempurna dan selamat untuk digunakan.
BAB A - PENERIMAAN
(a) Pemeriksaan teliti bagi memastikan aset diterima menepati spesifikasi.
(b) Pemeriksaan teknikal pegawai yang bertauliah bila perlu.
BAB A - PENERIMAAN
(c) Langkah-langkah yang perlu dipatuhi semasamenerima aset:
• Semak butiran dalam dokumen.
• Periksa, kira, ukur, timbang atau uji serta merta sebelum sahkan penerimaan.
Sekiranya pengesahan tidak dapat dilakukan serta merta maka dokumen dicatat “ Diterima dengansyarat ianya diperiksa, dikira,diukur, ditimbang dandiuji”.
BAB A - PENERIMAAN
(d) Sediakan Borang Laporan Penerimaan Kew. PA-1jika terdapat kerosakan/perselisihan.
(e) Borang Kew.PA-1 yang ditandatangani oleh KetuaJabatan dihantar kepada agen penghantaran atau syarikat pembekal.
(f) Pegawai Penerima pastikan aset diterima besertaSurat Jaminan daripada pembekal.
(g) Pegawai Penerima pastikan aset diterima bersama manual penggunaan dan penyelenggaraan.
BAB BPENDAFTARAN
BAB B - PENDAFTARAN
PENDAFTARAN
TEMPOH MENDAFTAR
PUNCA MAKLUMAT
OBJEKTIF
PENDAFTARAN ASET HADIAH
DOKUMEN PENDAFTARAN
PENDAFTARAN ASET LUCUTHAK
BUTIRAN MAKLUMAT
CARTA ALIRAN DAN PROSES KERJA
URUSAN PENDAFTARAN ASET ALIH
LAPORAN TAHUNAN HARTA MODAL & INVENTORI
PENGESAHAN PENDAFTARAN
Objektif Pendaftaran
Mewujudkan pangkalan data yang lengkap, tepat dan kemaskini
Memudahkan pengesanan dan pemantauan
Membolehkan keadaan aset diketahui
Memudahkan penyelenggaraan, pelupusan dan penggantian aset
TEMPOH MENDAFTAR
Dua (2) minggu dari tarikh pengesahan penerimaan.
PENDAFTARAN ASET HADIAH
Aset yang diterima secara hadiah bagi tujuanpembelajaran dan pameran tidak perlu didaftarkan. Satu senarai daftar aset berkenaandiwujudkan bagi tujuan rekod.
PENDAFTARAN ASET LUCUTHAK
• Didaftarkan jika Kementerian/Jabatan bercadang menggunakannya.
• Aset lucuthak yang dikategorikan di bawahakta tertentu menjadi tanggungjawab Pegawai Pengawal untuk menentukan tindakan yangdiambil ke atas aset berkenaan mengikut maksud tersebut sahaja.
PUNCA MAKLUMAT
Aset Yang Dibeli:
(a) Pesanan Rasmi Kerajaan(b) Nota Serahan(c) Invois(d) Dokumen Kontrak(e) Kad Jaminan(f) Manual Pengguna(g) Dokumen-dokumen lain yang
berkaitan
PUNCA MAKLUMAT
Aset yang disewa beli:
(a) Surat Ikatan Perjanjian
(b) Dokumen lain yang berkaitan
PUNCA MAKLUMAT
Aset Yang Diterima Daripada Sumber Lain
(a) Salinan Daftar jika diterima secarapindahan
(b) Salinan surat kelulusan menerima hadiah
(c) Salinan Sijil Lucuthak oleh Mahkamah
PUNCA MAKLUMAT
Aset Yang Belum Berdaftar:
Sekiranya tiada punca maklumat, pendaftaranberasaskan maklumat di fizikal aset atau sumber-sumber lain yang berkaitan.
DOKUMEN PENDAFTARAN
(a) Daftar Harta Modal Kew. PA-2
(b) Daftar Inventori Kew. PA-3
Pendaftaran melalui sistem berkomputer:
(a) Format yang sama diguna pakai.(b) Daftar hendaklah dicetak.(c) Ditandatangani oleh Ketua Jabatan.
KEW. PA-2(No. Siri Pendafataran: KK/BKP10/H/07/1
DAFTAR HARTA MODALKementerian/Jabatan: Pebendaharaan
Bahagian:Kawalan dan Pemantauan BAHAGIAN A
Kod Nasional
Kategori Peralatan ICT
Sub Kategori Komputer Riba
Jenis/Jenama/Model DELL/L1506
Buatan Malaysia Harga Perolehan Asal RM8,500
No. Casis/Siri Pembuat DP/NO7N22 Tarikh Diterima 13 April 2007
No. Pendaftaran (Bagi kenderaan)
No. Pesanan Rasmi Kerajaan LO A5624
KOMPONEN/AKSESORI
CPU Papan KekuncicMonitor Tetikus Speaker
Tempoh Jaminan 1 Tahun
Nama Pembekal Dan Alamat
Compter System Sdn. BhdNo. 15, Plaza Low Yatt, Jalan EmbiKUALA LUMPUR
Tandatangan Ketua Jabatan: ŃNama: Nooorrrizan bt. ShafieJawatan Setiausaha BahagianCopTarikh 17 April 2007
PENEMPATAN
Lokasi PKP(P)
Tarikh 17 April 2007
Nama Pegawai Ahmad Hishamuddin
Tandatangan ƒPEMERIKSAAN
Tarikh
Status Aset
Nama Pemeriksa
Tandatangan
PELUPUSAN/HAPUS KIRA
Rujukan Kelulusan Tarikh Kaedah Pelupusan Tandatangan
KEW. PA-2
DAFTAR HARTA MODAL
BUTIR-BUTIR PENAMBAHAN, PENGGANTIAN DAN NAIKTARAF
BAHAGIAN B
Bil. Tarikh Butiran Tempoh jaminan
Kos (RM) Nama danTandatangan
KEW. PA-3
(No. Siri Pendafataran KK/BKP10/I/07/1-5 )
DAFTAR INVENTORIKementerian/Jabatan: Perbendahraan
Bahagian: Kawalan dan Pemantauan
Kod Nasional
Kategori Perabot
Sub Kategori Almari
Jenis Almari Buku Bercermin
Kuantiti 5 Harga Perolehan Asal RM350.00 sebuah
Unit Pengukuran buah Tarikh Diterima 17 Mei 2007
Tempoh Jaminan 1 Tahun No. Pesanan Rasmi Kerajaan dan Tarikh LO CT3456
Nama Pembekal dan AlamatSyarikat Sri Kenanga Sdn. Bhd.Lot 50, Jalan Tuanku Abdul RahmanKuala Lumpur
Tandatangan Ketua Jabatan: ŃNama: Nooorizan bt. ShafieJawatan; Setiausaha BahagianTarikh: 22 Mei 2007Cop
PENEMPATAN
Kuantiti 1 1 1 1 1
No. Siri Pendaftaran KK/BKP10/1//07/1 KK/BKP10/1//07/2 KK/BKP10/1//07/3 KK/BKP10/1//07/4 KK/BKP10/1//07/5
Lokasi SBKP TSBKP(A&p) TSBKP(S) Pkp(p) PPT(P)
Tarikh 22 Mei 2007 22 Mei 2007 22 Mei 2007 22 Mei 2007 22 Mei 2007
Nama Pegawai Noorrizan bt. Shafiie Tajol Azhar Nik Hassan Ahmad Hishamuddin Henry Chong
Tandatangan Ñ Ť H A H
PEMERIKSAAN
Tarikh
Status Aset
Nama Pemeriksa
Tandatangan
PEMERIKSA
Tarikh Rujukan Kaedah Pelupusan Kuantiti Lokasi Tandatangan
URUSAN PENDAFTARAN
(a) Didaftarkan oleh Pegawai Aset di Kementerian/Jabatan/PTJ menggunakan Kew. PA-2 & Kew. PA-3.
(b) Satu Senarai Daftar Harta Modal Kew. PA-4 dan Senarai Daftar Inventori Kew. PA-5 disediakan.
KEW.PA-4
SENARAI DAFTAR HARTA MODAL TAHUN 2007
BIL NOMBOR SIRIPENDAFTARAN
NAMA ASET TARIKH PEROLEHAN
HARGA PEROLEHAN ASAL (RM)
1. KK/BKP10/H/07/1 Komputer Riba Dell/L1506
13 April 2007 RM8,500
2. KK/BKP10/H/07/2 Kamera Digital Sony Model DSC-W1
17 April 2007 RM2,500
3. KK/BKP10/H/07/3 Kamera Digital Sony Model DSC-W1
17 April 2007 RM2,500
4. KK/BKP10/H/07/4 Kamera Digital Sony Model DSC-W1
17 April 2007 RM2,500
5. KK/BKP10/H/07/5 Komputer Riba Dell/L1506
24 Mei 2007 RM8,500
JUMLAH RM24,500
KEW.PA-4
SENARAI DAFTAR HARTA MODAL SEBELUM TAHUN 2007
BIL NOMBOR SIRIPENDAFTARAN
NAMA ASET TARIKH PEROLEHAN
HARGA PEROLEHAN ASAL (RM)
1. KK/BKP 2004-KD/3 Kamera Digital Sony Model DSC-W1
21/12/2004 RM2,500
2. KK/BKP 2004-KD/4 Kamera Digital Sony Model DSC-W1
21/12/2004 RM2,500
3. KK/BKP 2004-FAX/1 Mesin Fax Canon L250
17 /4/ 2005 RM2,500
4. KK/BKP 2005-MT/1 Mesin Taip Elektronik 15 /4/2006 RM1,900
5. KK/BKP 2006-TV/1 Televisyen Sony 21’ Model F229
15 /4/ 2006 RM1,350
JUMLAH RM10,750
KEW.PA-5
SENARAI DAFTAR INVENTORI TAHUN 2007
BIL NOMBOR SIRIPENDAFTARAN
NAMA ASET TARIKH PEROLEHAN
HARGA PEROLEHAN ASAL (RM)
1. KK/BKP10/I/07/1-5 Almari Buku Bercermin
2 Mei 2007 RM1,750
2. KK/BKP10/1/07/6-10 Meja Pegawai 2 Mei 2007 RM1,200
3. KK/BKP10/1/07/11-15 Kerusi Pegawai 2 Mei 2007 RM750
JUMLAH RM3,700
KEW.PA-5
SENARAI DAFTAR INVENTORI SEBELUM TAHUN 2007
BIL NOMBOR SIRIPENDAFTARAN
NAMA ASET TARIKH PEROLEHAN
HARGA PEROLEHAN ASAL (RM)
1. KK/BKP 2004-AB/1-3 Almari Buku Bercermin
02 Mei 2004 RM1,750
2. KK/BKP 2005/MP/1-5 Meja Pegawai 15 April 2005 RM1,200
3. KK/BKP 2006/KP/1-5 Kerusi Pegawai 15 Jun 2007 RM750
JUMLAH RM3,700
URUSAN PENDAFTARAN(c) Salinan Kew. PA-4 dan Kew. PA-5 dikemukakan
secara tahunan seperti berikut:
(i) Pendaftaran di peringkat PTJ
Kemuka kepada Jabatan atau Ibu Pejabat
(ii) Pendaftaran Peringkat Jabatan
Kumpulkan senarai daftar PTJ beserta senarai daftar Jabatan dan kemukakan kepada Kementerian.
URUSAN PENDAFTARAN
(iii) Pendaftaran di peringkat Kementerian
Kumpul senarai daftar PTJ, Jabatan dan Kementerian bagi membolehkan Kementerian mengetahui dan memantau keseluruhan aset di bawah kawalannya.
CARA MENGEMUKAKAN SENARAI DAFTAR HARTA MODAL (KEW. PA-4)SENARAI DAFTAR INVENTORI (KEW. PA-5)
KEMENTERIANBahagian-bahagian
IBU PEJABAT
PTJ
Jabatan Jabatan Jabatan
PTJ PTJ PTJ PTJ PTJ
Jabatan
PTJ PTJ
PERBENDAHARAANKEW. PA-8
KEW. PA-4 DAN KEW. PA-5
URUSAN PENDAFTARAN
(d) Daftar aset dikemaskini bila berlaku:
(i) Penambahan/penggantian/penaiktarafan
(ii) Pemeriksaan aset
(iii) Pelupusan
(iv) Hapus kira
PELABELAN ASET
Semua aset diberi tanda pengenalan dengancara melabel, mengecat, emboss bagi menunjukkan tanda Hak Kerajaan Malaysia (HKM).
Aset tujuan samaran/risikan ditanda di tempatyang tidak mudah dilihat.
Setiap aset ditanda dengan Nombor Siri Pendaftaran seperti panduan berikut:
Kod Kementerian: }Berasaskan kod failKod Jabatan: }oleh MAMPUKod Kumpulan sama ada:Harta Modal - HInventori - ITahun Pembelian: - 2007No. Siri: - 1
CONTOH: KK/BKP 10/H/07/1
PELABELAN ASET
Pergerakan AsetPinjaman atau penempatan sementara hendaklah direkod pada Buku Daftar Pergerakan Harta Modal dan InventoriKew. PA-6.
Penyimpanan Daftar• Kew. PA-2 dan Kew. PA-3 disimpan dalam fail kulit
keras dalam kabinet berkunci.• Buku Kew. PA-6 disimpan dalam kabinet berkunci.• Daftar asal disimpan oleh Pegawai Aset dan salinan
simpan di lokasi.
URUSAN PENDAFTARAN
SENARAI ASET DI LOKASI
Senarai aset mengikut lokasi aset ditempatkanhendaklah disediakan oleh Pegawai Aset menggunakan Kew. PA-7 dalam 2 salinan.
• 1 salinan disimpan oleh Pegawai Aset manakala1 salinan oleh pegawai yang bertanggungjawab.
• Dikemaskini dari masa ke semasa bila terdapatperubahan kuantiti, lokasi atau pegawaibertanggungjawab.
KEW. PA-7
SENARAI ASET ALIH KERAJAAN
BAHAGIAN : KAWALAN DAN PEMANTAUAN
LOKASI :BILIK MESYUARAT UTAMA
BIL KETERANGAN ASET KUANTITI
1. Kerusi Mesyuarat (Pengerusi) 1
2. Kerusi Mesyuarat 60
3. White Board 1
4. Skrin Putih 1
(a) Disediakan oleh:
Tandatangan:
Nama: Ahmad Hishamuddin.
Jawatan: PKP(P)
Tarikh: 15 Mac 2007
(b) Disahkan oleh:
Tandatangan
Nama : Henry Chong
Jawatan:PPT(P)
Tarikh :15 Mac 2007
LAPORAN TAHUNAN HARTA MODAL DAN INVENTORI
Kew. PA-8 hendaklah dikemukakan ke Perbendaharaan sebelum 15 Mac tahun berikutnya.
KEW.PA-8LAPORAN TAHUNAN HARTA MODAL DAN INVENTORI SEBELUM TAHUN 2007.
KEMENTERIAN: SUMBER ASLI DAN ALAM SEKITAR
BIL KEMENTERIAN/JABATANDIBAWAHNYA
BILANGAN KEW. 312 JUMLAH NILAI HARTA MODAL (RM)
BILANGAN KEW. 313
JUMLAH NILAI INVENTORI (RM)
1. Kem. Sumber Asli dan Alam Sekitar
500 10,560,000 300 2,678,000
2. Jabatan Alam Sekitar 1000 50,000,000 500 5,890,000
3. Jabatan Ketua Pengarah Tanah dan Galian
600 20,000,000 200 1,590,000
4. Jabatan Mineral dan Geosains Malaysia
500 18,000,000 250 2,543,000
5. Jabatan Pengairan dan Saliran
1200 80,000,000 600 8,878,000
6. Institut Tanah dan Ukur Negara
300 8,798,000 400 10,560,000
JUMLAH 4,100 115,358,000 2,250 24,229,000
Tandatangan Pegawai Pengawal
Nama:Tan Sri Abu Bakar bin Selamat
Jawatan:Ketua Setiausaha
Tarikh: 10 Mac 2007
CARTA ALIRAN DAN PROSES KERJA PENDAFTARAN
Carta Aliran dan Proses Kerja Pendaftaran seperti Jadual 1 dan Jadual 2.
BAB CPENGGUNAAN, PENYIMPANAN
DAN PEMERIKSAAN
Objektif Penggunaan, Penyimpanan dan Pemeriksaan
Aset Kerajaan hendaklah dikendali dengan cekap, mahir dan teratur bagi tujuan:
(a) Mengurangkan pembaziran(b) Menjimatkan kos(c) Mencapai jangkahayat(d) Mencegah penyalahgunaan(e) Mengelakkan kehilangan
(a) Bagi tujuan rasmi sahaja.
(b) Mengikut fungsi sebenar dalam manual.
(c) Dikendali oleh pegawai yang mahir dan berkelayakan.
(d) Perlu direkodkan.
(e) Melapor kerosakan dalam Borang Aduan Kerosakan Kew. PA-9.
PENGGUNAAN
KEW. PA-9BORANG ADUAN KEROSAKAN ASET ALIH KERAJAAN
Bahagian 1 (Untuk diisi oleh Pgawai Aset)
1. Jenis Aset :
2. Keterangan Aset :
3. Nombor Siri Pendaftaran :
4. Kos Penyelenggaraan :
(terdahulu (jika ada)
5. Pengguna Terakhir :
6. Tarikh kerosakan :
7. Perihal kerosakan :
……………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………..
8. Syor Pegawai Aset
……………………………………………………………………………………….
Nama:…………………………………………………………………………………….
Jawatan:…………………………………………………………………………………
Tarikh :………………………………………………………….
Bahagian II (Keputusan Ketua Jabatan)
Diluluskan/Tidak Diluluskan
…………………………………………………………….
Tandatangan
Nama:
Jawatan:
Aset yang dibawa keluar dari pejabat hendaklahmendapat kebenaran bertulis daripada KetuaJabatan. Aset dipulangkan semula sebaik selesaipenggunaannya atau mengikut tempoh kelulusanmana lebih awal.
PENGGUNAAN
Peraturan mengenai Penggunaan,Pengurusan dan Penyelenggaraan kenderaan adalah mengikut peraturansemasa yang berkuatkuasa.
PENGGUNAAN
• Aset hendaklah sentiasa disimpan di tempat yang selamat dan sentiasa di bawah kawalan pegawai bertanggungjawab. Arahan Keselamatan Kerajaan hendaklah sentiasa dipatuhi.
• Setiap pegawai adalah bertanggungjawab terhadap apa-apa kekurangan, kerosakan atau kehilangan aset di bawah tanggungjawabnya.
• Aset yang sangat menarik atau bernilai tinggi hendaklah sentiasa di bawah kawalan maksima.
• Pegawai yang gagal mematuhi peraturan boleh dikenakan tindakan termasuk surcaj di bawah Seksyen 18(c) Akta Prosedur Kewangan 1957.
PENYIMPANAN
Pemeriksaan aset dilaksanakan ke atas:
(a) Fizikal(b) Rekod(c) Penempatan
PEMERIKSAAN
Tujuan pemeriksaan adalah untuk:
(a) Mengetahui keadaan dan prestasi aset;(b) Memastikan setiap aset yang mempunyai
daftar/rekod yang lengkap, tepat dan kemaskini;
(c) Memastikan setiap aset berada di lokasi samaseperti yang tercatat dalam daftar.
PEMERIKSAAN
• Pegawai Pengawal melantik sekurang-kurangnya2 orang Pegawai Pemeriksa.
• Pemeriksaan hendaklah dilaksanakan sekurang-kurangnya sekali setahun.
• Pegawai Pemeriksa mengemukakan Laporan Pemeriksaan Harta Modal Kew. PA-10 dan Laporan Pemeriksaan Inventori Kew. PA-11 kepada Ketua Jabatan.
PEMERIKSAAN
Kew. PA-10
LAPORAN PEMERIKSAAN HARTA MODAL
Kementerian/Jabatan:Kementerian Sumber Asli dan Alam Sekitar
Bahagian: Jabatan Alam Sekitar Negeri Johor
Bil No. SiriPendaftaran
Jenis Harta Modal
Lokasi Daftar Kew. PA-2 Keadaaan Harta Modal
Catatan
Mengikut Rekod
Sebenar
Lengkap Kemaskini
Ya Tidak Ya Tidak
1. NRE/JAS/JH25/07/1
Komputer Riba Dell N520
Sharifah Azlina
Sharifah Azlina
Sedang digunakan
2.NRE/JAS/JH25/072
Set PC HP Pavillion DC 345
Hashim Ahmad
Hashim Ahmad
Sedang digunakan
Tandatangan : Tandatangan:
Nama Pegawai Pemeriksa 1:Noor Azian bt. Said Nama Pegawai Pemeriksa 2: Mazlan bin Salleh
Jawatan Pegawai Teknologi Maklumat Jawatan: Penolong Pengarah (PSM)
Tarikh Pemeriksaan; 11 Disember 2007 Tarikh Pemeriksaan: 11 Disember 2007
Kew. PA-11LAPORAN PEMERIKSAAN INVENTORI
Tandatangan: Tandatangan:
Nama Pegawai Pemeriksa 1: Amalina bt. Ahmad Nama Pegawai Pemeriksa 2: Jamaluddin bin Hussen
Jawatan: Penolong Pengarah (Kewangan) Jawatan: Penolong Pengarah (JAS)
Tarikh Pemeriksaan: 12 Disember 2007 Tarikh Pemeriksaan: 12 Disember 2007
Bil Jenis Inventori
Daftar Lokasi Kuantiti KeadaanInventori
Catatan
Lengkap Kemaskini Mengikut Rekod
Sebenar Mengikut Rekod
Sebenar
Ya Tidak Ya Tidak
1. Kerusi Mesyuarat
Bilik Mesyuarat Utama
Bilik Mesyuarat Utama
40 38 Digunakan
2 di Bilik Bincang
Kementerian/Jabatan: Kementerian Sumber Asli dan Alam Sekitar
Bahagian : Jabatan Alam Sekitar Negeri Johor
• Ketua Jabatan kemuka Kew. PA-10 dan Kew. PA-11 bersama-sama Sijil Tahunan Pemeriksaan Harta Modaldan Inventori Kew. PA-12 kepada Pegawai Pengawal.
• Pegawai Pengawal dikehendaki mengemukakan Kew. PA-12 kepada Perbendaharaan sebelum 15 Mac tahun berikutnya.
• Ketua Jabatan hendaklah melakukan sendiri pemeriksaan dari masa ke semasa bagi memastikan peraturan ini dipatuhi.
PEMERIKSAAN
KEW. PA-12
SIJIL TAHUNAN PEMERIKSAAN HARTA MODAL DAN INVENTORI TAHUN: 2007
KEMENTERIAN SUMBER ASLI DAN ALAM SEKITAR
Persiaran Perdana, Presint 4
62574 PUTRAJAYA
Adalah disahkan bahawa Harta Modal dan Inventori di Jabatan Alam Sekitar Negeri Johor
(Jabatan/Bahagian)
Telah diperiksa pada 19 Disember 2007
(tarikh pemeriksaan)
Tandatangan:
Nama Pegawai Pengwal: Tan Sri Abu Bakar bin Selamat
Tarikh 10 Mac 2008
Cop Kementerian/Jabatan
BAB DPENYELENGGARAAN
Objektif Penyelenggaraan
• Memastikan aset berfungsi dengan lancar secara berterusan dan selamat digunakan.
• Memelihara dan memanjangkan jangkahayat • Meningkatkan keupayaan• Mengurangkan kerosakan• Menjimatkan perbelanjaan Kerajaan• Menjamin keselamatan pengguna• Mewujudkan suasana kerja yang kondusif serta
produktif• Memelihara imej Kerajaan
JENIS PENYELENGGARAN
(a) Penyelenggaraan Pencegahan (Preventive Maintenance)
Tindakan penyelenggaraan berjadual yang diambil untukmemeriksa, menservis, membaiki atau mengganti komponenatau sumber fizikal secara teratur supaya dapat berfungsi denganlancar secara berterusan.
(b) Penyelenggaraan Pemulihan (Corrective Maintenance)
Tindakan membaiki atau mengganti komponen atau sumber fizikal supaya dapat berfungsi mengikut standard yang ditetapkan.
PENYELENGGARAAN
MANUAL PENYELENGGARAAN
Setiap manual/buku panduan pengguna berkaitanaset hendaklah disimpan sebagai rujukan untuk tindakan penyelenggaraan.
PENYELENGGARAAN
PANDUAN PENYELENGGARAAN
Langkah-langkah yang perlu dilaksana oleh Kementerian/Jabatan:(a) Menyedia senarai aset yang memerlukan
penyelenggaraan Kew. PA-13.(b) Merancang penyelenggaraan(c) Melaksana program penyelenggaraan(d) Merekod penyelenggaraan dalam Kew. PA-14(e) Menilai program penyelenggaraan(f) Menyelia dan memantau penyelenggaraan oleh
pihak swasta.
KEW. PA-13SENARAI ASET ALIH KERAJAAN YANG MEMERLUKAN
PENYELENGGARAAN
(Diisi oleh Pegawai Aset)
KEMENTERIAN : KEMENTERIAN SUMBER ASLI DAN ALAM SEKITAR
Jabatan/Bahagian :JABATAN ALAM SEKITAR NEGERI JOHOR
Bil No. Siri Pendaftaran Jenis/Jenama/Model
Lokasi Aset Catatan
1. NRE/JAS/JH25/H/07/6 Split Air Conditioner Bilik Mesyuarat 1 6 bulan sekali
2. NRE/JAS/JH25/H/07/7 Split Air Conditioner Bilik Mesyuarat 2 6 bulan sekali
3. NRE/JAS/JH25/H/07/8 Pacuan 4 Roda Perodua Kembara
Pentadbiran 3 bulan sekali
KEW. PA-14DAFTAR PENYELENGGARAAN HARTA MODAL
(Diisi oleh Pegawai Aset)
Sub Kategori: Kereta No. Siri Pendaftaran:NRE/JAS/JH25/H/07/08
Jenis : Perodua Kembara Lokasi : Pentadbiran(a)Tarikh
(b)(Butir-butir Kerja)
(c)No. Kontrak/Pesanan Kerajaan dan Tarikh
(d)Nama Syarikat/Jabatan YangMenyelenggara
(e)Kos
(f)Nama danTandatangan
16 Jun 2007
Pembaikan/Penyelenggaraan hawa dingin dan compress air clucth booster.
AA 982615 MS Cooling Sdn. Bhd.
RM1,150.00 Masri bin Jamil
BAB EPELUPUSAN
ISI KANDUNGAN
• Definisi Pelupusan• Objektif• Justifikasi Pelupusan• Kuasa Melulus• Urus Setia Pelupusan• Perakuan Pelupusan (PEP)• Lembaga Pemeriksa• Tempoh Tindakan Pelupusan
ISI KANDUNGAN
• Pelanjutan Tempoh• Pinda Kaedah Pelupusan• Kaedah Pelupusan• Pelaksanaan Kaedah Pelupusan• Pelupusan Melalui Kontrak Pusat• Tindakan Semasa Melaksana Pelupusan• Carta Aliran dan Proses Kerja Pelupusan
DEFINISI PELUPUSAN
Pelupusan ialah satu proses untuk mengeluarkan aset dari milikan, kawalan,simpanan dan rekod mengikut kaedah yang ditetapkan.
OBJEKTIF PELUPUSAN
• Memastikan Jabatan Kerajaan tidak menyimpanaset yang tidak digunakan atau diperlukan.
• Menjimatkan ruang simpanan/pejabat.
• Mendapatkan hasil pulangan yang terbaik.
• Membolehkan aset milik Kementerian/Jabatan dipindahkan ke Kementerian/Jabatan lain.
JUSTIFIKASI PELUPUSAN
•Tidak Ekonomik Dibaiki •Pembekal tidak lagi memberi khidmat sokongan
•Usang/Obselete •Disyor selepas pemeriksaan aset
•Rosak & tidak boleh digunakan
•Tidak lagi diperlukan oleh Jabatan
•Luput tempoh penggunaan
•Perubahan Teknologi
•Keupayaan aset tidak lagi di peringkat optimum
•Melebihi keperluan
•Tiada alat ganti
KUASA MELULUS PELUPUSAN
Dua (2) peringkat:
(a) Perbendaharaan
(b) Kementerian/Jabatan
KUASA MELULUS PERBENDAHARAAN
(a) Nilai perolehan asal satu aset melebihi RM50,000 atau jumlah keseluruhan melebihi RM500,000; dan
(b) Semua kaedah pelupusan tanpa mengira nilai seperti berikut:
- Hadiah- Pindahan dari Jabatan Persekutuan ke Negeri- Tukar Beli (trade in)- Tukar Barang (barter trade)- Kaedah lain pelupusan yang tidak dinyatakan
dalam tatacara ini.
KUASA MELULUS KEMENTERIAN/JABATAN
(a) Nilai perolehan asal satu aset tidak melebihi RM50,000 atau jumlah keseluruhannya tidak melebihi RM500,000; dan
(b) Pindahan aset di antara Jabatan Persekutuan bagi nilaiperolehan asal tidak melebihi RM50,000 setiap satu ataujumlah keseluruhannya tidak melebihi RM500,000 .
• Pegawai-pegawai yang diwakilkan kuasa di bawah Seksyen17 Akta Acara Kewangan 1957 tidak boleh mewakilkankuasa selanjutnya kepada mana-mana pegawai lain.
URUS SETIA PELUPUSAN
Mengurus pelantikan Ahli Lembaga Pemeriksa mengikut Kew. PA-15
Mendapatkan Perakuan Pelupusan (PEP) Kew. PA-16
Unit Pengurusan Aset Kementerian/Jabatan
Mendapatkan Laporan Lembaga Pemeriksa Kew. PA-17 Menyemak dan memastikan permohonan pelupusanlengkap dan teratur
Mengemukakan permohonan pelupusan kepadaKuasa Melulus
KEW. PA-15
No. Rujukan
Tarikh:Kepada:
………………………………………………………………………..
………………………………………………………………………..LANTIKAN SEBAGAI LEMBAGA PEMERIKSA PELUPUSAN ASET ALIH KERAJAAN
Saya sebagai Pegawai Pengawal dengan ini melantik Tuan/Puan sebagai Pengerusi/Ahli Lembaga Pemeriksa untuk memeriksa aset yang dicadangkan untuk dilupuskan bagi tempoh selama………………….(tahun) mulai dari……………………… hingga…………………………………………………………………..
2. Laporan pemeriksaan hendaklah disediakan dengan menggunakan borang Laporan Lembaga Pemeriksa (Kew. PA-17) dan dikemukakan kepada Uusetia Pelupusan Jabatan dalam tempoh dua (2) minggu selepas pemeriksaan dijalankan.
……………………………………………………………
Tandatangan Pegawai Pengawal)
Nama……………………………………………………..
Jawatan:………………………………………………..
Cop;………………………………………………………..
PERLANTIKAN LEMBAGA PEMERIKSA
(a) Pegawai Pengawal Kementerian/Jabatan perlu melantik Lembaga Pemeriksa bagi membuat pemeriksaan.
(b) Lembaga Pemeriksa dilantik berdasarkan jawatan tidak lebih tempoh 2 tahun.
KEANGGOTAAN LEMBAGA PEMERIKSA
(a) Sekurang-kurangnya 2 orang pegawai ( 1 Pengerusidan 1 Ahli) yang tidak terlibat secara langsung dalam pengurusan aset berkenaan.
(b) Mempunyai kepakaran memeriksa aset jika perlu.
(c) Pegawai Kumpulan P&P atau Sokongan 1 atau yangsetaraf.
(d) Pegawai dari Kementerian/Jabatan lain boleh dilantik jika perlu.
TUGAS LEMBAGA PEMERIKSA
(a) Menyedia dan mengemuka Jadual Pemeriksaan kepadaUrus Setia Pelupusan Jabatan.
(b) Memeriksa aset dan rekod dalam tempoh 1 bulan.
(c) Memastikan maklumat sulit dan rahsia dalam peralatanyang hendak dilupuskan dikeluarkan.
(d) Menyedia Laporan Lembaga Pemeriksa Kew. PA-17.
(e) Mengesyor kaedah pelupusan yang sesuai.
(f) Menandatangani Kew. PA-17 dan kemuka ke Urus Setia.
KEW. PA-17
LAPORAN LEMBAGA PEMERIKSA ASET ALIH KERAJAAN
KEMENTERIAN/JABATAN:…………………………………………………………….
BIL JABATA/BAHAGIAN
KETERANGAN ASET
UNIT KUANTITI
TARIKH PEMBELIAN
TEMPOH DIGUNAKAN/SIMPANAN
HARGAPEROLEHAN ASAL
NILAISEMASA
NYATKANKEADAAN ASET DENGAN JELAS
SYOR KAEDAH PELUPUSAN DAN JUSTIFIKASI
SEUNIT(RM)
JUMLAH(RM)
SEUNIT(RM)
JUMLAH(RM)
JUMLAH KESELURUHAN
Tarikh pelantikan Lembaga Pemeriksa:………………………
Tarikh Pemeriksaan:……………………………………………………
Tempat pemeriksaan:………………………………………………….
Tandatangan……………………………………………………(Pengerusi)
Nama:……………………………………………………………
Jawatan:…………………………………………………………………………
Tandatangan…………………………………………………………(Ahli).
Nama :………………………………………………………………..
Jawatan :…………………………………………………………………
URUS SETIA PELUPUSAN
Memaklumkan kelulusan kepada Ketua Jabatan untuk tindakan.
Memohon pelanjutan tempoh pelupusan
Memohon kelulusan meminda kaedah pelupusan
Melantik 2 orang saksi bagi pelupusan kaedah pemusnahan
Mendapatkan Sijil Penyaksian Pemusnahan AsetKew. PA-18
URUS SETIA PELUPUSAN
Memperolehi Sijil Pelupusan Aset Kew. PA-19
Menghantar Kew. PA-19 kepada Kuasa Melulus
Mengemukakan Laporan Tahunan Pelupusan AsetKew. PA-20 ke Perbendaharaan sebelum 15 Mac tahun berikutnya.
LAPORAN TAHUNAN PELUPUSAN ASET ALIH KERAJAAN
TAHUN……………………..KEMENTERIAN/JABATAN:……………………………………….
KEW.PA-20
BIL KEMENTERIAN/JABATAN
JUMLAH NILAI PEROLEHAN ASAL(RM)
HASILPELUPUSAN(RM)
JUMLAH NILAI PEROLEHAN ASAL SECARA(RM)
JUALAN PINDAHAN MUSNAH KAEDAH LAIN
Tandatangan Pegawai Pengawal Cop Jabatan:
Nama:
Jawatan:
Tarikh:
PERAKUAN PELUPUSAN (PEP) KEW. PA-16
(a) PEP diperlukan bagi semua aset Mekanikal, Elektrikal danElektronik seperti di Kembaran A dan perkakasan komputer di Kembaran B.
(b) Ketua Jabatan merujuk kepada JKR atau Jabatan yang mempunyai woksyop sendiri atau khidmat pakar-pakarkhusus dalam peralatan-peralatan tertentu.
(c) PEP bagi perkakasan komputer hendaklah disediakan olehPegawai Teknologi Maklumat Kementerian/Jabatan.
(d) Setiap PEP disahkan oleh 2 pegawai yang mempunyai kepakaran sekurang-kurangnya 3 tahun.
(e) Nilai semasa aset di PEP hanya sah digunakan untuk tempoh 1 tahun.
TEMPOH TINDAKAN PELUPUSAN
Dilaksanakan dalam tempoh 3 bulan dari tarikh surat kelulusan mengikutkaedah yang diluluskan.
PELANJUTAN TEMPOH
• Permohonan untuk lanjut tempoh dikemukakepada Kuasa Melulus 2 minggu sebelumtamat tempoh pelupusan. Pelanjutan tempohhanya dibenarkan sekali sahaja.
• Jika pelupusan tidak dapat diselesaikan selepastempoh pelanjutan maka kelulusan terbatal.
KEW. PA-18
SIJIL PENYAKSIAN PEMUSNAHAN ASET ALIH KERAJAAN
Disahkan aset seperti maklumat berikut telah dimusnahkan.
Jenis Aset :……………………………
Kuantiti :……………………………
Secara :…………………………….
Tanam/Bakar/Buang/Tenggelam)
…………………………………………… …………………………………………
Tandatangan Tandatangan
Nama………………………………………………….. Nama:……………………………………..
Jawatan:……………………………………………….. Jawatan:…………………………………..
Cop;………………………………………………………..Cop::……………………………………………
KEMENTERIAN/JABATAN………………………………
KEW. PA-19KEMENTERIAN/JABATAN:…………………………………..
SIJIL PELUPUSAN ASET ALIH KERAJAANMerujuk surat kelulusan No. Rujukan…………………………………bertarikh…………………………………, saya mengesahkan tindakan peupusan telah dilaksanakan seperti berikut:
1. Aset berikut telah dilupuskan secara pindahan/hadiah
Bilangan item……………………………………………..dipindahkan/hadiah kepada………………………………………………………………………………………………………(Surat Akuan Terima disertakan)
2. Aset berikut telah dilupuskan secara dijual
Bilangan item………………………………………….No. Resit………………………………………. (salinan resit disertakan)
3. Aset berikut terikut telah dilupuskan secara musnah
Bilangan item:………………………………………
Cara dimusnahkan…………………………………………………………………………….. ………… (SIjil Menyaksikan Pemusnahan disertakan)
4. Aset berikut telah dilupuskan melalui kaedah-kaedah lain.
Bilangan item……………………………………………………..
Kaedah pelupusan:……………………………………………….
(Dokumen bekaitan disertakan)
5. Aset berikut dimasukkan ke dalam stok
Bilangan item…………………………………………………………
Tandatangan Ketua Jabatan :…………………………………………
Nama :…………………………………………
Jawatan :………………………………………….
Cop Jabatan/Bahagian :…………………………………………..
PINDA KAEDAH PELUPUSAN
Permohonan untuk meminda kaedah pelupusandikemuka kepada Kuasa Melulus sebelumtamat tempoh pelupusan. Sekiranya tempohpelupusan tamat kelulusan terbatal dan permohonanbaru hendaklah dikemukakan.
KAEDAH PELUPUSAN
(a) Jualan secara :
TenderSebut hargaLelong
(b) Jualan Sisa
(c) Tukar Barang (Barter Trade)
(d) Tukar Beli (Trade in)
(e) Tukar Ganti (Cannibalize)
KAEDAH PELUPUSAN
(g) Pindahan(h) Hadiah(i) Musnah secara:
DitanamDibakarDibuangDitenggelam
(j) Kaedah lain pelupusan yang difikirkansesuai
KAEDAH PELUPUSAN
• Gunakan Kew. PA-21• Disertai oleh syarikat/orang perseorangan (Kew.PA-22)• Maklumat seperti dalam Kew. PA-21 diiklankan melalui
sekurang-kurangnya 1 akhbar utama• Harga simpanan berdasarkan nilai semasa di Kew-PA-17• Deposit tender 10% daripada harga tawaran tertakluk
maksima RM10,000• Tawaran dibuat guna sampul berlakri dan masukkan
dalam peti tender Jabatan pada atau sebelum tarikh danwaktu tutup yang ditetapkan.
• Jawatankuasa Pembuka Tender dilantik oleh Pegawai Pengawal untuk membuka dan menjadual tender.
TENDER
KAEDAH PELUPUSAN
• Tender dibuka pada tarikh dan waktu yang ditetapkan.• Tawaran disenaraikan dalam Kew. PA-23• Jadual Tender dan dokumen dikemuka kepada Ketua
Jabatan.• Ketua Jabatan membuat penilaian dan perakuan tender.
Perakuan hendaklah disertakan bersama dengan salinaniklan tender, jadual pembukaan tender dan dokumen lain.
• Tawaran tertinggi yang dipilih tidak kurang 70% harga simpanan. Jika kurang rujuk Perbendahraan.
• Dalam memproses tender, Pegawai Pengawal hendaklahmemastikan bahawa beliau dan pegawai-pegawai tidak mempunyai apa-apa kepentingan persendirian atau terletakhak.
TENDER
KAEDAH PELUPUSAN
• Pegawai dari Kementerian/Jabatan yang melupuskan asettidak dibenarkan menyertai tender.
• Sekiranya petender yang berjaya menolak tawaran makadeposit tender tidak akan dikembalikan.
• Lembaga Perolehan dimaklumkan mengenai penolakan untukmembolehkannya menimbang tawaran lain.
• Jika tawaran lain terlalu rendah, tender boleh dipelawa semulaatau rujuk ke Perbendaharan bagi mendapatkan kelulusan.
• Jika tiada sebarang tawaran diterima, tender boleh dipelawasemula atau mohon pinda kaedah pelupusan dari Kuasa Melulus.
TENDER
KAEDAH PELUPUSAN
• Dipelawa 10 syarikat atau orang perseorangan• Kenyataan Tawaran Sebutharga dalam Kew. PA-24• Tawaran sebut harga menggunakan Kew. PA-25• Harga simpanan berdasarkan nilai semasa di Kew-PA-17• Deposit tender 10% daripada harga tawaran tertakluk
maksima RM5,000• Tawaran dikemuka dalam sampul berlakri dan masukkan
dalam peti sebut harga Jabatan pada atau sebelum tarikh danwaktu tutup yang ditetapkan.
• Sebut harga dibuka pada tarikh dan waktu yang ditetapkan.
SEBUT HARGA
KAEDAH PELUPUSAN
• Jawatankuasa Sebut Harga dilantik secara bertulis olehPegawai Pengawal.
• Jawatankuasa Sebutharga menyenaraikan tawaran dalam menggunakan Borang Kew. PA-26
• Jawatankuasa Pembuka Sebut Harga mengemukakan JadualSebut harga kepada Urusetia untuk menilai dan membuatperakuan kepada Jawatankuasa Sebutharga Jabatan untukpertimbangan dan keputusan.
• Dalam memproses sebut harga Ketua Jabatan hendaklahmemastikan beliau dan pegawai-pegawai tidak mempunyaisebarang kepentingan persendirian atau terletakhak.
SEBUT HARGA
KAEDAH PELUPUSAN
• Penyebutharga yang berjaya diberitahu dengan serta merta.Sekiranya penyebutharga terpilih menolak tawaran, depositsebut harga tidak akan dikenbalikan. Jawatankuasa Sebut hargamenimbang tawaran lain atau memutuskan pelawaansebut harga semula.
• Pegawai Kementerian/jabatan yang melupuskan aset tidakdibenar menyertai sebut harga.
SEBUT HARGA
KAEDAH PELUPUSAN
Dilaksanakan ke atas aset berikut:
• Mempunyai nilai pasaran
• Kuantiti yang banyak
• Terdapat permintaan yang tinggi untuk membelinya.
LELONG
KAEDAH PELUPUSAN
• Kenyataan Lelong mengandungi maklumat mengenai tarikh, waktu dan tempat. Contoh kenyataan lelong di Kew. PA-27.
• Harga simpanan berdasarkan nilai semasa di Kew. PA-17dinyatakan dalam senarai aset yang akan dilelong.
• Urusan lelong di adakan atau di dewan.• Pembida yang berminat untuk sertai lelongan, perlu mendaftar.
Bayaran deposit RM1,000 atau maksima RM1,000• Pembida yang berjaya jelaskan bayaran dalam tempoh 7 hari
dan aset diambil dalam tempoh 14 hari dari tarikh lelongan.• Sekiranya harga tawaran tertinggi kurang 70% daripada
harga simpanan rujuk kepada Perbendaharaan.
LELONG
KAEDAH PELUPUSAN
• Dilaksanakan bagi aset yang tidak boleh digunakan dalam bentuk dan fungsi asalnya yang mempunyai kandungan logam(besi, tembaga dll), getah, kayu, plastik dan sebagainya yangmempunyai nilai jualan.
• Jualan Sisa dilaksanakan dengan cara:
- Tender- Sebut harga- Syarikat Bumiputera berdaftar dengan Kementerian
Kewangan dalam bidang Membeli Barang Lusuh (perlupermit)
JUALAN SISA
KAEDAH PELUPUSAN
• Aset dari jenis yang sama atau berbeza melalui tender terhad• Mempunyai justifikasi dan memperolehi kelulusan
Perbendaharaan tanpa mengira nilai perolehan asal• Kaedah tukar barang dilaksanakan berasaskan:
- Nilai aset hendaklah dianggarkan oleh pihak yang pakardalam bidang berkenaan.
- Aset yang mempunyai unsur keselamatan.- Pertukaran aset adalah berasaskan nilai terbaik.- Pertukaran aset berasaskan keperluan sebenar. - Syarikat dihadkan kepada 5-10 sahaja dan mempunyai
lesen dan kemahiran.- Syarikat pengeluar atau agen pembekal aset baru.
hendaklah bertanggungjawab memberi khidmat lepas jualan.
TUKAR BARANG (BARTER TRADE)
KAEDAH PELUPUSAN
• Aset masih boleh diguna dalam bentuk asal tetapi tidakdiperlukan oleh Kementerian/Jabatan dan tiada Kementerian/Jabatan yang berminat melainkan pembekal asal atau pembekalyang berniaga dalam bidang berkenaan.
• Mempunyai justifikasi dan memperolehi kelulusan Perbendaharaantanpa mengira nilai
• Dilaksanakan berasaskan:
- Aset sama jenis- Aset perlu dikeluarkan sebelum pengganti dipasang- Penggantian aset disahkan oleh Jabatan Teknikal
TUKAR BELI (TRADE IN)
KAEDAH PELUPUSAN
• Dilaksanakan berasaskan:
- Nilai semasa yang ditaksir oleh Jabatan Teknikal.- Peruntukan mencukupi bagi membiayai harga penuh aset
yang akan diganti.- Harga jualan aset dikreditkan sebagai hasil Kerajaan dan
tidak boleh ditolak dengan harga sebenar aset yang dibeli.- Cadangan jualan tukar beli dimasukkan sebagai syarat
dalam dokumen pelawaan tender/sebutharga dan juga dalam perjanjian perolehan.
TUKAR BELI (TRADE IN)
KAEDAH PELUPUSAN
• Dilaksanakan ke atas aset yang tidak ekonomi dibaiki tetapi boleh dikeluarkan bahagian-bahagian tertentu seperti bahagian-bahagian jentera/kenderaan /perkakasan komputer dikeluarkan dan dipasang sebagai alat/komponen ganti bagi kenderaan/perkakasan komputer yang lain.
TUKAR GANTI (CANNIBALIZE)
KAEDAH PELUPUSAN
• Dilaksanakan berasaskan:
- Aset yang sama jenis dan kegunaannya- Diperiksa dan disahkan kesesuaiannya oleh
Pegawai Teknikal- Keperluan semasa bagi tujuan baik pulih
dan penjimatan
• Alat/komponen tukar ganti yang dipasang kepadaaset penerima perlu direkodkan dalam Bahagian BKew. PA-2 berkenaan.
TUKAR GANTI (CANNIBALIZE)
KAEDAH PELUPUSAN
Dilaksanakan antara Kementerian/Jabatan bagi aset yang bolehdigunakan dalam bentuk asal tetapi tidak diperlukan kerana:
- Melebihi keperluan- Tidak diperlukan selepas projek siap- Obsolete/obsolescent
• Kaedah pelupusan dilaksanakan berasaskan:
- Permohonan atau kepeluan Kementerian/Jabatan - Tidak dikenakan apa-apa bayaran
PINDAHAN
KAEDAH PELUPUSAN
Kaedah pelupusan dilaksanakan berasaskan:
- Permohonan atau keperluan Kementerian/Jabatan. - Tidak dikenakan apa-apa bayaran. - Kos pengendalian pindahan ditanggung oleh penerima.- Daftar aset diserah kepada Kementerian/Jabatan
penerima.- Aset yang diterima secara pindahan hendaklah
dilupus oleh Kementerian/Jabatan- Surat Akuan Penerimaan hendaklah dikemukakan
kepada Kuasa Melulus
PINDAHAN
KAEDAH PELUPUSAN
Ciri-ciri aset yang boleh dilupuskan secara hadiah
• Aset boleh digunakan dalam bentuk dan fungsi asaltetapi tidak diperlukan oleh Kementerian/Jabatan atau
• Aset tidak ekonomi dibaiki tetapi boleh diguna sebagaibahan latihan atau pameran.
HADIAH
KAEDAH PELUPUSAN
Pelupusan secara hadiah boleh dilaksanakan:
• Antara Kementerian/Jabatan Kerajaan bagi tujuanlatihan atau pemeran
• Dari Kementerian/Jabatan Kerajaan kepada mana-manaorganisasi, pertubuhan sukarela atau badan-badan lain yangdianjurkan dan diiktiraf oleh Kerajaan.
HADIAH
KAEDAH PELUPUSAN
Kaedah pelupusan secara hadiah dilaksanakan berasaskan:
• Permohonan atau keperluan penerima• Kos pengendalian dan pengangkutan ditanggung oleh
penerima.• Cadangan pelupusan secara hadiah disokong dengan surat
permohonan Kementerian/Jabatan, organisasi, pertubuhansukarela atau badan-badan lain.
• Surat Akuan Penerimaan hendaklah dikemukakan kepada Perbendaharaan bersama Sijil Pelupusan Kew. PA-19.
• Aset yang diluluskan sebagai hadiah untuk tujuan latihan ataupameran diguna bagi tujuan tersebut sahaja.
HADIAH
KAEDAH PELUPUSAN
Kaedah pelupusan secara musnah dilaksanakan bagi asetyang tiada nilai jualan/nilai sisa atau aset yang berunsurkeselamatan dengan cara berikut:
• Ditanam• Dibakar• Dibuang• Ditenggelam
MUSNAH
KAEDAH PELUPUSAN
Langkah-langkah yang perlu diambil:
• Mendapat kelulusan PBT, JAS, Jabatan Laut dll.• Mematuhi garis panduan yang ditetapkan oleh Pihak Berkuasa
berkenaan.• Bahan-bahan yang boleh diguna sebagai alat ganti hendaklah
ditanggal/dikelurkan terlebih dahulu• Tindakan bersesuaian seperti diketuk, dipotong, digelek
dan sebagainya.• Sijil Penyaksian Pemusnahan Kew. PA-18 hendaklah
disediakan.
MUSNAH
PELUPUSAN MELALUI KONTRAK PUSAT
Jika terdapat pelupusan melalui kontrak pusatKementerian/Jabatan hendaklah menggunakanperaturan berkenaan.
Label HKM dan nama Kem/Jab pada aset dipadamkan
JPJ diberitahu diberitahu mengenai pelupusankenderaan supaya pendaftaran kenderaan dibatalkan
TINDAKAN SEMASA MELAKSANAKAN PELUPUSAN
Kad Pendaftaran kenderaan diserahkan kepadapembeli kecuali pelupusan secara jualan sisa
Kenderaan Kerajaan dan aset alih lain yang telah dilupus dikecualikan daripada semua jenis cukai
Carta Aliran dan Proses Kerja Pelupusan seperti di Jadual 3 dan Jadual 4.
CARTA ALIRAN DAN PROSES KERJA
BAB FKEHILANGAN DAN HAPUS
KIRA
BAB F – KEHILANGAN DAN HAPUS KIRA
HAPUS KIRA
OBJEKTIF
PROSES HAPUS KIRA
TAFSIRAN
KUASA MELULUS
URUS SETIA KEHILANGAN & HAPUS KIRA
CARTA ALIRAN DAN PROSES KERJA
(a)Melaporkan Kehilangan(b)Laporan
Awal(c)JawatankuasaPenyiasat
(d) LaporanAkhir
(e) Tindakan SelepasKelulusan
TAFSIRAN KEHILANGAN
Kehilangan bermaksud aset yang tiada lagidalam simpanan disebabkan oleh kecurian,kemalangan, kebakaran, bencana alam, kesusutan, penipuan atau kecuaian pegawai awam.
TAFSIRAN HAPUS KIRA
Hapus kira ialah proses untuk membatalkan rekod aset yang hilang.
TAFSIRAN PEGAWAI PENGAWAL
Pegawai Pengawal ialah:
Ketua Setiausaha Kementerian atauKetua Pengarah Jabatan
TAFSIRAN KETUA JABATAN
Ketua Jabatan termasuk:
ketua sesuatu cawangan, daerah, daerah kecil, pejabat atau pejabat wilayah.
KUASA MELULUS HAPUS KIRA
Dua (2) peringkat:
(a) Perbendaharaan
(b) Pegawai Pengawal
KUASA MELULUS PERINGKAT PERBENDAHARAAN
(a) Nilai perolehan asal satu aset melebihi RM50,000 atau keseluruhannya melebihi RM500,000.
(b) Peralatan Elektronik, Komunikasi dan ICT seperti di bawah tanpa mengira nilai perolehan asal:
Telefon bimbit, walkie talkie, kamera digital, kamera video, komputer riba, palmtop/pocket PC, Personal Digital Assistant (PDA),LCD Projektor, Pemain CD/DVD dan smartphone.
(c) Melibatkan kecurian, penipuan atau kecuaian pegawai awam tanpa mengira nilai perolehan asal.
KUASA MELULUS PERINGKAT PEGAWAI PENGAWAL
(a) Nilai perolehan asal satu aset tidak melebihi RM50,000 atau jumlah keseluruhannya tidak melebihi RM500,000 dan tidak melibatkan peralatan Elektronik, Komunikasi dan ICT; dan
(b) Pegawai Pengawal sebelum meluluskan apa-apa hapus kira hendaklah berpuashati bahawa soal kecurian, penipuan atau kecuaian tidak melibatkan pegawai awam.
URUS SETIA KEHILANGAN DAN HAPUS KIRA
Unit Pengurusan Aset di Kementerian/Jabatan bertanggungjawab sebagai Urus Setia Kehilangan dan Hapus kira.
TUGAS
(a) Mendapatkan maklumat mengenai aset yang hilang Melalui Daftar Harta Modal (Kew. PA-2) dan Daftar Inventori Kew. PA-3.
(b) Mendapatkan Laporan Awal Kew. PA-28 daripada Ketua Jabatan.
(c) Mengemuka Laporan Awal dan salinan Laporan Polis kepada Pegawai Pengawal.
(d) Menguruskan pelantikan Jawatankuasa Penyiasat dengan menggunakan contoh format Kew. PA-29.
URUS SETIA KEHILANGAN DAN HAPUS KIRA
TUGAS
(e) Mendapatkan hasil siasatan polis.
(g) Mengemuka Laporan Akhir bagi mendapat ulasan dan syordaripada Pegawai Pengawal.
(h) Menyemak dan memastikan dokumen bagi permohonan hapus kira lengkap dan teratur.
(i) Mengemukakan permohonan hapus kira kepada Kuasa Melulus dalam tempoh 4 bulan dari tarikh Laporan Awal dikemukakan walaupun hasil penyiasatan polis belum diperolehi.
(f) Mendapatkan Laporan Akhir Kew. PA-30 daripadaJawatankuasa Penyiasat.
URUS SETIA KEHILANGAN DAN HAPUS KIRA
TUGAS
(j) Memaklum keputusan kepada Ketua Jabatan untuk kemaskini rekod daftar aset.
(l) Mendapatkan Sijil Hapus Kira Kew. PA-31 daripada Ketua Jabatan dan mengemukakan kepada Kuasa Melulus dalam tempoh 1 bulan dari tarikh kelulusan hapus kira.
(m) Mendapatkan maklumbalas kedudukan tindakan surcaj/tatatertib daripada Urus Setia Pihak Berkuasa Tatatertibdan memaklumkan kepada Perbendaharaan.
(n) Menyedia dan mengemukakan Laporan Tahunan TindakanSurcaj/Tatatertib Kew. PA-32 ke Perbendaharaan tidak lewat dari 15 Mac tahun berikutnya.
(k) Memaklum syor surcaj atau tatatertib kepada Urus SetiaPihak Berkuasa Tatatertib untuk tindakan selanjutnya.
PROSES HAPUS KIRA
1. Melaporkan Kehilangan
(a) Pegawai mengetahui kehilangan melaporkan kepadaKetua Jabatan dengan serta merta.
(b) Ketua Jabatan atau pegawai yang bertanggungjawab ke atas kehilangan atau yang menjaga aset atau yang mengetahui kehilangan berlaku hendaklah melaporkan kepada Polis dalam tempoh 24 jam dari waktu kehilangan diketahui.
PROSES HAPUS KIRA
2. Laporan Awal – Kew. PA-28
(a) Ketua Jabatan hendaklah menyediakan Laporan Awal. Bagi kehilangan yang melibatkan seorangKetua Jabatan, Laporan Awal hendaklah disediakanoleh pegawai atasannya di peringkat Kementerian/Ibu Pejabat.
LAPORAN AWAL KEHILANGAN ASET ALIH KERAJAAN
Nyatakan:
1. Keterangan Aset Yang Hilang(a) Jenis Aset : Note Book(b) Jenama dan Model: Compaq Evo N-6 10C(c) Kuantiti: 1(d) Tarikh Perolehan: 28.11.2005(e) Harga Perolehan Asal:5,800
2. Tempat Sebenar di mana kehilangan berlaku
Bilik 1404 City Villa Hotel, Jalan Hussen Kuala Lumpur
3. Tarikh kehilangan berlaku atau diketahui15.5 .2007
KEW. PA-28
LAPORAN AWAL KEHILANGAN ASET ALIH KERAJAAN
Nyatakan:4. Cara bagaimana kehilangan berlaku:
Kehilangan berlaku di Bilik 1404 City Villa Hotel, Jalan Haji Hussen pada 15.5.2007. Kejadian berlaku ketika Puan Azura bt. Jamal sedang mengikuti Kursus Pengurusan Sains dan Matematik Dalam Bahasa Inggeri mulai 15-18Mei 2007. Puan Azura meletakkan note book dalam almari yang diselindungioleh pakaian dan dua beg pakaian besar. Pada masa itu beliau mendapatibilik tersebut masih belum dikemaskan oleh kakitangan hotel, lalu beliaukeluar untuk makan tengah hari. Walau bagimanapun kehilangan hanyadisedari apabila beliau hendak menggunakan note book tersebutkeesokan hari.
KEW. PA-28
LAPORAN AWAL KEHILANGAN ASET ALIH KERAJAAN
5. Nama dan jawatan pegawai yang akhir sekali menyimpan/mengguna aset yang hilang
Puan Azura bt. Jamal - PPP Lepasan Diploma Gred DGA29
6. Sama ada seorang pegawai difikirkan prima facie bertanggungjawab ke ataskehilangan itu. Jika ya nama dan jawatannya.
Tiada
7. Sama ada seorang pegawi telah ditahan kerjaTiada
7. No. Rujukan dan Laporan Polis
Dang Wangi/023333/07
KEW. PA-28
LAPORAN AWAL KEHILANGAN ASET ALIH KERAJAAN
9. Langkah-langkah sedia ada untuk mengelak kehilangan berlaku
Telah meletakkan komputer ditempat yang terselindung.
10. Langkah segera yang diambil bagi mencegah berulangnya kejadian ini.
Note book yang dibawa keluar hendaklah sentiasa di abwah kawalanmaksima dan sentiasa di pastikan di simpan di tempat yang berkunci danselamat.
11. Catatan:
Tandatangan Ketua JabatanNama:Mohd Amran HashimJawatan: Guru BesarTarikh: 17.5.2007Cop Jabatan
KEW. PA-28
PROSES HAPUS KIRA
2. Laporan Awal – Kew. PA-28
(b) Ketua Jabatan di mana kehilangan berlaku hendaklah dengan segera dalam tempoh 2 hari bekerja menghantar Laporan Awal dan salinan Laporan Polis terus kepada:
(i) Pegawai Pengawal bagi Jabatan di mana kehilangan aset berlaku; dan
(ii) Ketua Setiausaha Perbendaharaan
PROSES HAPUS KIRA
2. Laporan Awal – Kew. PA-28
(c) Salinan Laporan Awal hendaklah dihantar kepada Ketua Setiausaha Kementerian,
Akauntan Negara, Ketua Audit Negara danwakil tempatan Ketua Audit Negara.
PROSES HAPUS KIRA
3. Jawatankuasa Penyiasat
(a) Jawatankuasa Penyiasat hendaklah dilantik secara bertulis oleh Pegawai Pengawal menggunakan Kew.PA-29 dengan segera dalam tempoh 2 minggu dari tarikh Laporan Awal ditandatangani.
(b) Keanggotaan:
(a) Pegawai yang tidak terlibat dengan kehilangan itu dan bukan daripada bahagian/unit yang sama;
(b) pegawai berpangkat lebih tinggi daripada pegawai yang terlibat;
(c) Sekurang-kurangnya 2 orang ahli di mana pegawai lebih kanan sebagai Pengerusi.
PROSES HAPUS KIRA
3. Jawatankuasa Penyiasat
(c) Bagi kehilangan yang berlaku di luar Malaysia, Pegawai Pengawal dibenarkan melantik pegawai dari Jabatan Kerajaan Malaysia yang tidak terlibat dengan kehilangan itu di negara berkenaan sebagai Jawatankuasa Penyiasat.
KEW. PA-29
No. Rujukan Fail:
Tarikh:Keoada:
………………………………………………………………………..
………………………………………………………………………
(Nama dan Jawatan Pegawai Yang Dilantik)
PERLANTIKAN JAWATANKUASA PENYIASAT KEHILANGAN ASET ALIH KERAJAAN
Saya sebagai Pegawai Pengawal dengan ini melantk tuan/puan sebagai Pengeruis/Ahli Jawatankuasa Penyiasat
untuk menyiasat kehilangan…………………………………………………(nama aset) di…………………………………………………..
Kementerian/Jabatan/PTJ mulai dari tarikh surat ini. (No. Rujukan Laporan Awal……………………………………)
2. Tuan/Puan adalah diberi kuasa untuk menjalankan siasata dengan mendapatkan makluma mengenai kes kehilangan tersebut daripada mana-mana pegawai yang berkenaan. Bersama-sama ini disertakan Laporan Awal dan Senarai Tugas Jawatankuasa Penyiasat sebagai Panduan.
3. Laporan siasatan hendaklah menggunakan Laporan Akhir (Kew. PA-30) seperti yang dilampirkan. Laporan ini mestilah dikembalikan sebelum ………………………………(tarikh).
Tandatangan :…………………………………….
Nama Pegawai :…………………………………….
Kementerian/Jabatan :…………………………………..
4.Tugas Dan Tanggungjawab Jawatankuasa Penyiasat
1. Menjalankan siasatan dengan segera selepas perlantikan 2. Memeriksa sendiri tempat kejadian.
3. Meneliti Laporan Polis yang dibuat mengenai kehilangan
4. Memeriksa rekod-rekod mengenai aset yang hilang.
5. Memastikan sama ada Tatacara Pengurusan Aset Alih (TPA) dan Arahan Keselamatan dipatuhi.
6. Mengenalpasti kelemahan yang wujud.
8. Menyedia dan menandatangani Laporan Akhir.
7. Mengesyorkan langkah-langkah keselamatan bagi mengelak berulangnya kejadian kehilangan.
PROSES HAPUS KIRA
5. Laporan Akhir KEW. PA-30
(a)Jawatankuasa Penyiasat bertanggungjawab menyediakanLaporan Akhir dan kemuka kepada Urus Setia Kehilangan dan Hapus kira dalam tempoh 2 bulan dari tarikh pelantikan.Keterangan bertulis daripada pegawai yang terlibat bolehdilampirkan kepada Laporan Akhir, jika ada.
(b)Urus Setia Kehilangan dan Hapus Kira mengemukakanLaporan Akhir untuk syor dan ulasan Pegawai Pengawal.
LAPORAN AKHIR KEHILANGAN ASET ALIH KERAJAAN
Nyatakan:
1. Keterangan Aset Yang Hilang(a) Jenis Aset : Note Book(b) Jenama dan Model: Compaq Evo N-6 10C(c) Kuantiti: 1(d) Tarikh Perolehan: 28.11.2005(e) Anggaran Nilai Semasa: RM5,800
2. Perihal Kehilangan
(a) Tarikh diketahui15.5.2007
(b) Tarikh Sebenar berlaku14.5.2007 (12.45 tgh.) hingga 15.5.2007 (7.30 pagi)
(c) Tempat KejadianBilik 1404 City Villa Hotel, Jalan Hussen Kuala Lumpur
KEW. PA-30
LAPORAN AKHIR KEHILANGAN ASET ALIH KERAJAAN
(d) Bagaimana kehilangan diketahuiApabila hendak mengambilnya untuk dibawa ke bilik kursus di dapati tiada.
(e) Bagaimana kehilangan berlakuBilik No. 1404 City Villa Hotel dimasuki oleh pihak yang tidak bertanggungjawab walaupunbilik telah berkunci.Bilik 1404 City Villa Hotel, Jalan Hussen Kuala Lumpur
3. Sama ada Laporan Hasil Penyiasatan Polis telah diterima. Jika ada, sila sertakan.Belum diterima.
4. Nama pegawai yang:(i) Secara langsung menjaga aset tersebut.
Puan Azura bt. Jamal
KEW. PA-30
LAPORAN AKHIR KEHILANGAN ASET ALIH KERAJAAN
4. Nama pegawai yang:(ii) Bertanggungjawab sebagai penyelia
Puan Azura bt. Jamal(iii) Bertanggungjawab atas kehilangan itu.
Puan Azura bt. Jamal5. Mengenai setiap pegawai di atas nyatakan:
(i) Jawatan hakiki pada masa kehilangan PPP Lepasan Diploma DGA 29(ii) Tugasnya serta senarai tugas(iii) Taraf jawatan (sama ada tetap/dalam percubaan/sementara/kontrak)
Tetap dan berpencen(iv) Sama ada ditahan kerja atau digantung kerja. Jika ada nyatakan peraturan atau
arahan tertentu.Tiada
KEW. PA-30
LAPORAN AKHIR KEHILANGAN ASET ALIH KERAJAAN
(v) Tarikh bersara atau penamatan perkhidmatan
27.10.2020
(vi) Sama ada pernah melakukan apa-apa kesalahan dan hukumannya. (Jika ada, berikanbutir-butir ringkas dan rujukannya)Tiada
(vii) Maklumat lain, jika ada.
KEW. PA-30
LAPORAN AKHIR KEHILANGAN ASET ALIH KERAJAAN
5. Nyatakan adakah Tatacara Pegurusan Aset Alih Kerajaan, Arahan Keselamatan Kerajaan atau arahan lain termasuk langkah berjaga-jaga yang tidak dipatuhi ataudiikuti. Jika ada nyatakan peraturan atau arahan tersebut.
Aset tidak disimpan di tempat yang berkunci dan kawalan maksima tidak diberikankepada aset berkenaan seperti mana yang dikehendaki oleh TPA C.
6. Apakah langkah-langkah yang telah diambil untuk mencegah berulangnya kejadian ini.
Pegawai yang membawa aset Kerajaan hendaklah memastikan keselamatan aset berkenaan dengan memberi perhatian dan kawalan yang maksima bagi mengelakanberlakunya kehilangan.
KEW. PA-30
LAPORAN AKHIR KEHILANGAN ASET ALIH KERAJAAN
7. Rumusan Siasatan
Pegawai tidak mengambil langkah keselamatan yang sepenuhnya ke atas note bookberkenaan sehingga berlakunya kehilangan. Beliau sepatutnya memastikan keselamatan note book tersebut sepenuhnya sebelum meninggalkannya. Beliausepatutnya memberi perhatian ke atas note book yang di bawa dan tidakmeninggalkan begitu sahaja tetapi melihat aset berkenaan ada ditempat simpanan.Pegawai telah cuai dalam menjaga aset Kerajaan.
KEW. PA-30
LAPORAN AKHIR KEHILANGAN ASET ALIH KERAJAAN
8. Nyatakan sama ada surcaj atau tatatertib patut dikenakan atau tidak denganmemberikan justifikasi.
Surcaj patut dikenakan di atas kecuaian Puan Azura bt. Jamal memastkan note bookdisimpan di tempat yang selamat.
Tandatangan : Pengerusi Tandatangan : AhliNama : Nama :Jawatan : Jawatan :Tarikh : Tarikh :
KEW. PA-30
PROSES HAPUS KIRA
5. Laporan Akhir KEW. PA-30
(c) Laporan Akhir hendaklah disertakan dengan dokumensokongan seperti salinan Daftar Harta Modal/ Daftar Inventori, salinan Daftar Pergerakan Harta Modal danInventori, gambar lokasi kejadian (jika perlu) dan dokumen berkaitan ke Perbendaharaan.
(d) Laporan Akhir perlu dikemukakan dalam tempoh yang ditetapkan walaupun Laporan Hasil Penyiasatan Polis belum diperolehi.
PROSES HAPUS KIRA
5. Laporan Akhir KEW. PA-30
(e) Pegawai Pengawal setelah berpuas hati dengan hasilsiasatan di Laporan Akhir adalah bertanggungjawab untuk:
(i) Mengesyorkan tindakan menghapus kira aset yang hilang dengan surcaj atau tatatertib atau kedua-duanya sekali, atau
(ii) Mengesyorkan tindakan menghapus kira aset yang hilang tanpa surcaj atau tatatertib; dan
(iii) Menandatangani sendiri syor dan ulasan.
LAPORAN AKHIR KEHILANGAN ASET ALIH KERAJAAN
9. Syor dan Ulasan
Syor
Note Book di hapus kira dan tindakan surcaj di ambil ke atas Puan Azura bt. Jamal.
Ulasan
Tindakan surcaj dikenakan kepada Puan Azura bt Jamal di atas kecuaiannya memastikan tempat penyimpanan yang selamat untuk note book tersebut.
KEW. PA-30
LAPORAN AKHIR KEHILANGAN ASET ALIH KERAJAAN
Tandatangan :
Nama :
Jawatan : Ketua Setiausaha Kementerian Pelajaran
Tarikh :
Cop Kemeterian :
KEW. PA-30
PROSES HAPUS KIRA
5. Laporan Akhir KEW. PA-30
(f) Sekiranya Pegawai Pengawal tidak berpuashati dengan hasilsiasatan di Laporan Akhir maka Pegawai Pengawal boleh mengarahkan siasatan semula.
(i) Mengarahkan siasatan semula oleh Jawatankuasa Penyiasat sedia ada; atau
(ii) Melantik Jawatankuasa Penyiasat yang baru untuk menjalankan siasatan.
PROSES HAPUS KIRA
5. Laporan Akhir KEW. PA-30
(g) Laporan Akhir yang lengkap dengan syor dan ulasan Pegawai Pengawal hendaklah dikemukakan untuk pertimbangan dan kelulusan Kuasa Melulus dalam tempoh 4 bulan dari tarikh Laporan Awal dikemukakan.
4.Tindakan Kementerian/Jabatan Selepas Kelulusan
(a) Kelulusan hapus kira dicatatkan dalam Daftar Harta Modal atau Inventori.
(b) Maklumkan pelaksanaan tindakan hapus kira kepada Kuasa Melulus dengan mengemukakan Sijil Hapus Kira Aset Kew. PA-31 dalam tempoh 1 bulan dari tarikh kelulusan.
(c) Syor Surcaj/Tatatertib hendaklah di bawa ke Pihak Berkuasa Tatatertib (PBT) Kementerian/Jabatan dalam tempoh 3 bulan dari tarikh kelulusan Perbendaharaan.
(d) Maklumkan keputusan PBT ke atas syor surcaj/tatatertib kepada Perbendaharaan dalam tempoh 9 bulan dari tarikh kelulusan Perbendaharaan.
KEW. PA-31
SIJIL HAPUS KIRA ASET ALIH KERAJAAN
(Diisi oleh Pegawai Aset)
Merujuk kelulusan Perbendaharaan Bil…………………………………………………………..bertarikh………………………….
Aset berikut telah di hapus kira dan Daftar Harta Modal/Inventori berkenaan telah dikemaskini.
Tandatangan Ketua Jabatan :……………………………………………………Nama :…………………………………………………..
Jawatan :…………………………………………………..Tarikh :…………………………………………………..Kementerian/Jabatan :…………………………………………………..
Bil Jenis Aset No. Pendaftaran
LAPORAN TINDAKAN SURCAJ/TATATERTIB ASET ALIH KERAJAAN TAHUN…………………
KEMENTERIAN………………………………………………………………………
KEW. PA-32
Bil Ruj.Kelulusan Perbendaharaan
Kem/Jab
Jenis Aset
PuncaKehilangan
NilaiPerolehanAsal(RM)
NilaiSemasa(RM)
Tindakan Surcaj Tindakan Tatatertib
AmaunSurcaj(RM)
Tarikhdikenakan
JenisHukuman
TarikhDikenakan
JUMLAH
Tandatangan Pegawai Pengawal
Nama
Jawatan
Tarikh
Carta Aliran dan Proses Kerja Kehilangan danHapus kira seperti di Jadual 5 dan Jadual 6.
CARTA ALIRAN DAN PROSES KERJA
PENJELASAN PEKELILING
SEKSYEN PENGURUSAN ASETBAHAGIAN KAWALAN DAN PEMANTAUAN (BKP)
PERBENDAHARAAN MALAYSIATingkat 4, Blok Selatan
Kompleks Kementerian KewanganPresint 2,
62592 [email protected]
03 88823686
SEKIANTERIMA KASIH