bayrakli beledİyesİ İÇ kontrol · 2020. 2. 4. · komisyon 5 yıllığına belirlenece ktir kos...

BAYRAKLI BELEDİYESİ İÇ KONTROL STANDARTLARINA UYUM EYLEM

PLANI

MALİ HİZMETLER MÜDÜRLÜĞÜ

BAYRAKLI BELEDİYESİ İÇ KONTROL STANDARTLARINA UYUM EYLEM PLANI

MALİ HİZMETLER MÜDÜRLÜĞÜ1

Standart Kod No

Kamu İç Kontrol Standardı ve GenelŞartı Mevcut Durum Eylem

Kod No Öngörülen Eylem veya Eylemler

Sorumlu Birim veya

Çalışma grubu üyeleri

İşbirliği Yapılacak

BirimÇıktı/ Sonuç Tamamlanma

Tarihi Açıklama

KOS1

KOS 1.1İç kontrol sistemi ve işleyişi yönetici vepersonel tarafından sahiplenilmeli vedesteklenmelidir.

Uygulama

Tüm Memur Personele Kamu Etik Sözleşmesi imzalatılmış ve özlük dosyasına konmuştur.

İKEM

Etik Kurulu Oluşturulduğuna dair resmi yazı ve

etik kuralların personele

bildirildiği yazı.

31.01.2010Etik kurallar bilinmeli ve tümfaaliyetlerde bu kurallara uyulmalıdır.

Örnek çalışmalar yapılmaktadır.

Tüm Md

Etik komisyonu oluşturulup .Etik kurallar yöneticive çalışanlara deklare edilecektir.Personeldavranışları birim sorumluları tarafındanizlenecek ve etik davranış ilkelerine uygundavranmaları sağlanacaktır.

Etik komisyon 5

yıllığına belirlenece

ktir

KOS 1.2.1

Tüm birimler

Web Sayfası,Seminere

katılım,Eğitim Notları

Tüm MdMHM

Etik Değerler ve Dürüstlük: Personel davranışlarını belirleyen kuralların personel tarafından bilinmesi sağlanmalıdır.

1- KONTROL ORTAMI

KOS 1.3 KOS 1.3.1

İdarenin yöneticileri iç kontrolsisteminin uygulanmasında personeleörnek olmalıdır.

KOS 1.2

KOS 1.1.1

SürekliTüm Birim Yöneticileri

İç kontrol sisteminin işleyişi hakkındabilgilendirme amaçlı organizasyon,toplantı veeğitimler düzenlenecektir.

Sürekli

Birimlere iç kontrol hakkında bilgilendirme yapılmış ve Sahiplenilmesine yönelik Çalışmalar başlatılmıştır.

Yöneticilere iç kontrolle ilgili bilgilendirmeeğitimi verilecektir.Yöneticiler iç kontrolsisteminin uygulanmasında,sorumluluklarıçerçevesinde mesleki değerlere,dürüst yönetimanlayışına sahip şeffaf,saydam,hesap verebilir biryönetim sergileyerek personele örnek olacaktır.



Standart Kod No



Sorumlu Birim veya




Tarihi Açıklama

KOS1

KOS 1.5.1

Yöneticilerin personele, personelin hizmetalanlara adil ve eşit davranmaları için eğitimverilecek ve bilgilendirme faaliyetleri yürütülecek.Özdeğerlendirmeve anket çalışmaları yapılarak personelinistek,dilek,görüş ve düşünceleri alınacak.

KOS 1.5.2

Personelin sosyal aktivite ve imkanlardan alt üstayırımı yapılmadan eşit şekilde faydalanılmasısağlanacaktır.

KOS 1.5.3

Adil ve eşit davranışlarla ilgili olarak yapılacakmüracaatların ilgili birim yanında etikkomisyonca da değerlendirilmesi sağlanacaktır.

Yıllık memnuniyet anketleri,şikayet ve

öneri mekanizmaları,örn

ek davtranışları teşvik edici

ödüllendirme mekanizmaları.

Tüm MdİKEMUygulamada Mevcuttur

KOS 1.4 MHM Faaliyet Raporları

Kamu görevlilerinin yetki ve kaynaklarıkullanırken kamu menfaatini ön planda tutmalarıve tarafsızlık,saydamlık, hesap verebilirlik gibietik davranış ilkelerine uyulması açısındanuygulama süreciizlenebilir ve faaliyetlerin tüm aşamalarının şeffafolması amacıyla yürütülen faliyetlerle ilgili bilgive belgelere ulaşılabilmesi sağlanacaktır. Stratejikplan çerçevesinde belirlenen amaç ve hedeflerleilgili periyodik olarak raporlama yapılacak vedeğerlendirmeye tabi tutulacak, hazırlananraporlar düzenli olarak çeşitli iletişim araçlarıylakamuoyuna duyurulması sağlanacaktır.

Faaliyetlerde dürüstlük saydamlık hesap verebilirlik kurallarına uyulmaktadır.

Tüm MdFaaliyetlerde dürüstlük, saydamlık vehesap verebilirlik sağlanmalıdır.


SürekliKOS 1.4.1

KOS 1.5 İdarenin personeline ve hizmetverilenlere adil ve eşit davranılmalıdır. Sürekli

1- KONTROL ORTAMI



Standart Kod No



Sorumlu Birim veya




Tarihi Açıklama

KOS1

KOS2

Birim Çalışmaları Yönetmelikleri Meclis Kararı

Tüm Md

Bilgilerin Güncelliği ve

belirlenen standartlar

Tüm md

Tüm Birimler Stratejik Plan

Tüm Birimler

KOS 1.6.1

KOS 2.1.1

KOS 2.2.1

İdarenin Faaliyetlerine ilişkin bilgi ve belgeler doğru,tam ve güvenilecek seviyededir,ancak daha iyi bir noktaya getirilmesine ihtiyaç vardır.

Kurum Misyonunun gerçekleşmesi için bilgi vebelgelerin oluşturulmasında standartlarınoluşmasına yönelik çalışmalar yürütülecek vebilgiler güncellenecektir.

Uygulamada Mevcuttur,Ancak gözden geçirilmelidir.

İdarenin misyonu belirlenmiştir ancak stratejik plan hazırlama gurubu dışındaki personele dururulmamıştır.

İdarenin Stratejik Planında belirlenenmisyonu yazılı olarak kurum çalısanlarına vekamuoyuna çesitli iletisim araçları (Stratejik Plan,Performans Programı,faaliyet raporu, web sayfasıgibi)ile duyurulması sağlanacak ve personelinbenimsemesi için eğitim çalışmaları yapılacaktır.

Kurum misyonunun gerçekleşmesini sağlamaküzere mevcut görevler gözden geçirilecek veihtiyaç duyulması halinde yeni görev tanımlarıyapılacaktır.Çalışma yönetmelikleri yenilenerekmeclis onayına sunulacaktır.

MHM

KOS 1.6İdarenin faaliyetlerine ilişkin tüm bilgive belgeler doğru, tam ve güvenilirolmalıdır.

KOS 2.2

Misyonun gerçekleştirilmesinisağlamak üzere idare birimleri ve altbirimlerince yürütülecek görevler yazılıolarak tanımlanmalı ve duyurulmalıdır.

KOS 2.1İdarenin misyonu yazılı olarakbelirlenmeli, duyurulmalı ve personeltarafından benimsenmesi sağlanmalıdır.

5 Yılda birMHM


sürekli

1- KONTROL ORTAMI

Misyon, organizasyon yapısı ve görevler: İdarelerin misyonu ile birimlerin ve personelin görev tanımları yazılı olarak belirlenmeli, personele duyurulmalı ve idarede uygun bir organizasyon yapısı oluşturulmalıdır.

06.06.2011



Standart Kod No



Sorumlu Birim veya




Tarihi Açıklama

KOS2

İzleme Raporları

Birimlerde bu çalışmalar başlatılmıştır.

Mevcut durum standardı kısmen karşılamaktadır

Kurum birimlerinde hiyerarşik kademeler arasındayürürtülen iş ve işlemlerle ilgili olarak altkademeden üst kademeye doğru gerçekleştirilecekbir raporlama sisteminin oluşturulmasınaçalışılacaktır.

KOS 2.3.1

KOS 2.5.1

KOS 2.4İdarenin ve birimlerinin teşkilat şemasıolmalı ve buna bağlı olarak fonksiyonelgörev dağılımı belirlenmelidir.

İdare birimlerinde personelingörevlerini ve bu görevlere ilişkin yetkive sorumluluklarını kapsayan görevdağılım çizelgesi oluşturulmalı vepersonele bildirilmelidir.

KOS 2.3

KOS 2.5

İdarenin ve birimlerinin organizasyonyapısı, temel yetki ve sorumlulukdağılımı, hesap verebilirlik ve uygunraporlama ilişkisini gösterecek şekildeolmalıdır.

Mevcut teşkilat şemaları gözden geçirilerekgerekli durumlarda revize edilecektir.Ayrıcabirimlerin iş yükü analizleri yapılarak görevdağılım şemaları güncellenecektir.Birimlercegörev ve yetkiler gözden geçirip görevçakışmalarına yolaçan görev tanımları mevzuatauygun hale getirilerek mükerrer görevlere sonverilecek.

Kısmen Mevcuttur.Tamamlanma çalışmaları yapılmaktadır.

MHM Birim Müdürleri

Teşkilat şeması

30.06.2011

Birim personelinin unvan bazında görev dağılımıyapılarak,yazılı olarak bildirilmesisağlanacaktır.Kurumdaki tüm birimlerin yetki vesorumlulukları hakkında çalışanlarbilgilendirileek ve eğitilecektir.

KOS 2.4.1

MHM Tüm Birimler

Birim işlem yönergesi,iş akış şemesı ve görev

tanımları

MHM İKEM Tüm Birimler 30.06.2011


1- KONTROL ORTAMI

sürekli



Standart Kod No



Sorumlu Birim veya




Tarihi Açıklama

KOS2

Yönergeler ve ilgili yazı

KOS 2.6.1

Tüm Birimler

Toplantı tutanakları,yönetim

bilgi sistemi

KOS 2.7.1


Birim Müdürleri

İdarenin yöneticileri, faaliyetlerinin yürütülmesinde hassas görev ve bu göreve ilişkin prosedürlerin belirlenmesi ve personele duyurulmasına ilişkin çalışmalar kısmen yapılmıştır

Birimin faaliyetlerinde, birim yöneticisi tarafındanhassas görevlerin belirlenmesi ve bu görevlereilişkin prosedürlerin belirlenmesi sağlanacaktır.Belirlenen hassas görevlere ilişkin prosedürlerbelirlenecek, personele yazılı olarakbildirilecektir. Her birim kendi görev alanı ileilgili “hassas görevleri” danışma ve denetimbirimlerinin görüşlerini ve üst yönetimin onayınıalarak belirleyecektir. Konuyla ilgili gereklieğitim programı hazırlanıp uygulanacaktır.

KOS 2.6

İdarenin yöneticileri, faaliyetlerinyürütülmesinde hassas görevlere ilişkinprosedürleri belirlemeli ve personeleduyurmalıdır.

KOS 2.7Her düzeydeki yöneticiler verilengörevlerin sonucunu izlemeye yönelikmekanizmalar oluşturmalıdır.

30.06.2011

Yöneticiler verilen görevlerin yerine getirilipgetirilmediğini izlemek amacıyla belirliperiyotlarlarda raporlama sistemi oluşturacak verapor sonuçlarını değerlendirecektir.Birimfaaliyetlerindeki iş ve işlemlerin sonucunuizlemeye yönelik İç Kontrol Birimi veya herdüzeydeki yöneticinin bir önceki süreci kontroletmesi sağlanacaktır. Bu amaçla yönetim bilgisistemi kurulacaktır.

Tüm Birimler

1- KONTROL ORTAMI

Yılda bir kez

İKEM

Mevcut durum standardı kısmen karşılamaktadır.Geliştirilmelidir.



Standart Kod No



Sorumlu Birim veya




Tarihi Açıklama

KOS3

Tüm Birimler

Uygulamada kısmen Mevcuttur.

Yönetici ve personel atamalarında liyakatmekanizması esas alınacaktır.Kurum, mevcutinsan kaynağının profilini çıkarabilmek içinöncelikle mevcut birimler veya mevcut ünvanlarbazından ihtiyaç duyulan nitelikler, eğitimdüzeyi, bilgi, deneyim gibi bilgileritoparlanacaktır.Mesleki yeterlilik ve donanımınıartırmaya yönelik hizmet içi eğitimler verilecektir.

İKEM

Mevcut Durum Standarı Kısmen Karşılamaktadır

Birim Faaliyetlerinin uzman personel eliylehizmet verilmesi için kadro istihdamı çalışmalarıbaşlatılacak ve görev üstlenecek kişinin yeterliliğidikkate alınacaktır.Her birim yöneticisimahiyetindeki personelin yeteneği,kişiliği,becerisikonusunda yazılı bilgi alınması.

Birimlerden gelen yazı

Hizmet alanlarına ve hizmet türlerine göre ihtiyaçduyulan nitelikte personelin tespiti yapılarak buniteliklere uygun kadrolaroluşturulacaktır.Personele göre iş değil,işe görepersonel atanması sağlanacaktır.Avrupa Birliğisüreci göz önüne alınarak İdarenin amaçlarınıgerçekleştirecek doğrultuda mesleki ve teknikpersonel ihtiyacı planlanacaktır.

KOS 3.3Mesleki yeterliliğe önem verilmeli veher görev için en uygun personelseçilmelidir.

KOS 3.2

İdarenin yönetici ve personeligörevlerini etkin ve etkili bir şekildeyürütebilecek bilgi, deneyim veyeteneğe sahip olmalıdır.

işe alım prosedürleriKOS 3.1

İnsan kaynakları yönetimi, idareninamaç ve hedeflerinin gerçekleşmesinisağlamaya yönelik olmalıdır.

Yılda bir kezKOS 3.1.1

KOS 3.2.1

KOS 3.3.1

Uygulamada kısmen Mevcuttur. Sürekli

30.06.2011

Personelin yeterliliği ve performansı: İdareler, personelin yeterliliği ve görevleri arasındaki uyumu sağlamalı, performansın değerlendirilmesi ve geliştirilmesine yönelik önlemler almalıdır.

Tüm Birimler

İKEM Tüm Birimler

Eğitim düzeyini gösterir belge

İKEM

1- KONTROL ORTAMI



Standart Kod No



Sorumlu Birim veya




Tarihi Açıklama

KOS3

ihtiyaç analiz raporu,eğitim

proğramı

sicil raporu

Tüm Birimler

yılda 1 defa personele verilecek

ödül

Tüm Md

Tüm Birimler

Tüm Birimler

Birimlerin eğitim ihtitacı analiziyapılacak.Kurumun tüm birimleri için gerekli olaneğitimler ile ilgili birim yöneticilerinin görüşüalınmak suretiyle ayrıntılı eğitim proğramıhazırlanması sağlanacaktır.

İKEM

KOS 3.6.1

Yöneticiler personelin yeterliliği veperformansını,geliştirmek üzereönceden belirlenippersonele duyurulan kriterler çerçevesinde heryılın aralık ayında ve yöneticilerin uygun göreceğidiğer zamanlardada değerlendirerek,sonuçlarıpersonelle karşılıklı görüşecektir.

Tüm Md

Personelin işe alınması ve

görevde yükselme presüdür dökümanı

Birimlerce periyodik olarak yapılan performansdeğerlendirmeleri gözden geçirilerek, yetersizbulunan personele performansını arttırması içinçözümler üretilecek, gerekiyorsa çeşitli eğitimprogramlarına katılmaları sağlanacaktır

Uygulamada mevcut değildir.

1- KONTROL ORTAMI

Kısmen uygulanmaktadır.

İşe alımlarda görevde ilerleme ve yükselmemevzuatı liyakat ilkesi çerçevesinde geçirilecekolup,yapılacak düzenlemelerin iletişim araçlarıylapersonele duyurulması sağlanacaktır.

İKEM Tüm Birimler

KOS 3.5

Her görev için gerekli eğitim ihtiyacıbelirlenmeli, bu ihtiyacı giderecekeğitim faaliyetleri her yıl planlanarakyürütülmeli ve gerektiğindegüncellenmelidir.

KOS 3.4

Personelin işe alınması ile görevindeilerleme ve yükselmesinde liyakatilkesine uyulmalı ve bireyselperformansı göz önündebulundurulmalıdır.

KOS 3.7

Performans değerlendirmesine göreperformansı yetersiz bulunan personelinperformansını geliştirmeye yönelikönlemler alınmalı, yüksek performansgösteren personel için ödüllendirmemekanizmaları geliştirilmelidir.

Sürekli

Her yıl

KOS 3.6

Personelin yeterliliği ve performansıbağlı olduğu yöneticisi tarafından en azyılda bir kez değerlendirilmeli vedeğerlendirme sonuçları personel ilegörüşülmelidir.


30.06.2011KOS 3.4.1

KOS 3.7.1

KOS 3.5.1

Sürekli

Personelin yeterliliği ve performansının değerlendirilmesine yönelik yazılı kriterler mevcut değildir.



Standart Kod No



Sorumlu Birim veya




Tarihi Açıklama

KOS3

KOS 3.8

Personel istihdamı, yer değiştirme, üstgörevlere atanma, eğitim, performansdeğerlendirmesi, özlük hakları gibiinsan kaynakları yönetimine ilişkinönemli hususlar yazılı olarakbelirlenmiş olmalı ve personeleduyurulmalıdır.

Kanunen Belirlenmiştir. KOS 3.8.1

Personelin istihdanı, yer değiştirme, üst görevlereatama, eğitim, performans değerlendirmesi, özlükhakları gibi yazı işleri müdürlüğü yönetimineilişkin önemli hususların yazılı olarak personeleduyurulması.

İKEM Tüm Birimler Hizmet Çizelgesi Sürekli

Mevzuata uygun olarak

yapılmalı

KOS4

Tüm Birimler

Tüm Birimler

MHM İKEM

İş süreçleri,İş akış Şemaları,görev

tanımları

Yetki Devri Yazısı

Yetki Devri: İdarelerde yetkiler ve yetki devrinin sınırları açıkça belirlenmeli ve yazılı olarak bildirilmelidir. Devredilen yetkinin önemi ve riski dikkate alınarak yetki devri yapılmalıdır.

Yetki devirleri,üst yönetici tarafından belirlenenesaslar çerçevesinde devredilen yetkininsınırlarını gösterecek şekilde ilgililer bildirilecek.

MHM İKEM

Birimlerde çalışma başlatılmıştır

Yetki Devirleri imza yetki yönergesi çerçevesinde uygulanmaktadır.

KOS 4.1.1

KOS 4.2.1

Birimlerde iş akış süreçlerindeki mevcut imza veonay listelerinin iç kontrol standartlarıçerçevesinde geliştirilmesi,süreçlerin tamamınınoluşturulması ve bunların analiz edilerek süreçyönetiminin etkinleştirilmesi sağlanacaktır.


Sürekli

30.06.2011

KOS 4.1İş akış süreçlerindeki imza ve onaymercileri belirlenmeli ve personeleduyurulmalıdır.

KOS 4.2

Yetki devirleri, üst yönetici tarafındanbelirlenen esaslar çerçevesindedevredilen yetkinin sınırlarınıgösterecek şekilde yazılı olarakbelirlenmeli ve ilgililere bildirilmelidir.

1- KONTROL ORTAMI



Standart Kod No



Sorumlu Birim veya




Tarihi Açıklama

KOS4

Yetki devri yönergesi,

Sürekli

Sürekli

Yetki Devri: İdarelerde yetkiler ve yetki devrinin sınırları açıkça belirlenmeli ve yazılı olarak bildirilmelidir. Devredilen yetkinin önemi ve riski dikkate alınarak yetki devri yapılmalıdır.

Tüm Birimler

1- KONTROL ORTAMI

Tüm Birimler

Tüm Birimler

Yetki devirlerinde,devredilecek yetkinin unsurlarıve sorumluluklar açıkça belirlenecektir.Yetkidevrinde devredilen yetki ile yetki verilen kişiningörevi uyumlu olacaktır.

Yetki Devri Yazısı

İmza yetki yönergesi revizesi,iş

süreçleri,iş akış şemaları ve görev

tanımları

Yetki devri,hiyerarşi ve risk faktörü gözetilerekaynı düzey ve yetkililer arasından en uygun kişive kişilere yapılacaktır.Yetki devredilen personelgörevin gerektirdiği bilgi,deneyim ve yeteneğesahip olacaktır.Asgari seviyede kriterler tespitedilip mevzuat haline getirilecektir.

KOS 4.4.1



Yetki devrinin yapılması durumunda,iş akışsüreçleri içersinde geri bildirimle düzenliraporlama sisteminin oluşturulmasısağlanacaktır.Yetki devirlerinde devir alan iledevir eden arasındabilgi akışı sağlanmalıdır.

MHM İKEM

MHM İKEM

MHM İKEM


Sürekli

KOS 4.3 Yetki devri, devredilen yetkinin önemiile uyumlu olmalıdır.

KOS 4.5

Yetki devredilen personel, yetkininkullanımına ilişkin olarak bellidönemlerde yetki devredene bilgivermeli, yetki devreden ise bu bilgiyiaramalıdır.

Yetki devredilen personel görevingerektirdiği bilgi, deneyim ve yeteneğesahip olmalıdır.

KOS 4.4

KOS 4.5.1

KOS 4.3.1



Standart Kod No



Sorumlu Birim veya




Tarihi Açıklama

RDS5

2-RİSK DEĞERLENDİRME

Planlama ve Programlama:İdareler, faaliyetlerini, amaç, hedef ve göstergelerini ve bunları gerçekleştirmek için ihtiyaç duydukları kaynakları içeren plan ve programlarını oluşturmalı ve duyurmalı, faaliyetlerinin plan ve programlara uygunluğunu sağlamalıdır.

RDS 5.1

İdareler, misyon ve vizyonlarınıoluşturmak, stratejik amaçlar veölçülebilir hedefler saptamak,performanslarını ölçmek, izlemek vedeğerlendirmek amacıyla katılımcıyöntemlerle stratejik planhazırlamalıdır.

2010-2014 yıllarına ait 5 yıllık stratejik plan

mevcuttur.

RDS 5.1.1

Mevcut Plan Üzerinde 2012 yılında revizeedilecektir.. MHM Tüm

Birimler Mevcut S.P 5 Yılda bir hazırlanır

RDS 5.2

İdareler, yürütecekleri program, faaliyetve projeleri ile bunların kaynakihtiyacını, performans hedef vegöstergelerini içeren performansprogramı hazırlamalıdır.

2010 yılına ait performans programı yapılmıştır.

RDS 5.2.1

Her yıl performans programı İdare bazındayenilenecektir. MHM Tüm

Birimler Mevcut per.prg Her Yıl

RDS 5.3İdareler, bütçelerini stratejik planlarınave performans programlarına uygunolarak hazırlamalıdır.

Belediyemiz Bütçesi Stratejik Plan ve performans

Programına uygun olarak hazırlanmaktadır.

RDS 5.3.1 Her yıl gerçekçi bir şekilde hazırlanacaktır. MHM Tüm

Birimler Mevcut bütçe Her Yıl

RDS 5.4

Yöneticiler, faaliyetlerin ilgili mevzuat,stratejik plan ve performansprogramıyla belirlenen amaç vehedeflereuygunluğunu sağlamalıdır.

Stratejik Plan 2010-2014 yılları için hazırlandığından

belirlenmiş amaç ve hedefleri 2009 yılı için yoktur.

RDS 5.4.1

Yöneticiler,faliyetlerinin ilgili mevzuat,stratejikplan ve performans progranıyla belirlenen amaçve hedeflere ulaşmak için periyodik dönemlerhalinde kontroller yapılacak ve mevcut FaaliyetRaporu ile uyumlu hale getirilecektir.

MHM Tüm Birimler

Faaliyet Raporu Bütçe Her Yıl



Standart Kod No



Sorumlu Birim veya




Tarihi Açıklama

RDS5

RDS6

2-RİSK DEĞERLENDİRME

Planlama ve Programlama:İdareler, faaliyetlerini, amaç, hedef ve göstergelerini ve bunları gerçekleştirmek için ihtiyaç duydukları kaynakları içeren plan ve programlarını oluşturmalı ve duyurmalı, faaliyetlerinin plan ve programlara uygunluğunu sağlamalıdır.

RDS 5.5

Yöneticiler, görev alanları çerçevesindeidarenin hedeflerine uygun özelhedefler belirlemeli ve personelineduyurmalıdır.

Yöneticiler Kendi Faaliyetleri ile ilgili özel hedefler belirlemeli ve

personelini bilgilendirmelidir.

RDS 5.5.1

Performans programları tüm birimleregönderilecek. MHM Tüm

Birimler Özel hedefler Her Yıl

RDS 5.6İdarenin ve birimlerinin hedefleri,spesifik, ölçülebilir, ulaşılabilir, ilgili ve süreli olmalıdır.

2010-2014 Stratejik Planımızda hedeflerimiz

spesifik,ölçülebilir,ulaşılabilir ve süreli hazırlanmıştır.

RDS 5.6.1

İdarenin Hedeflerinin somut verileri içerecekşekilde anlaşılabilir olması amacıyla eğitim vebilgilendirmeler yapılacaktır.

MHM Tüm Birimler Mevcut per.prg. Her Yıl

Risklerin belirlenmesi ve değerlendirilmesi: İdareler, sistemli bir şekilde analizler yaparak amaç ve hedeflerinin gerçekleşmesini engelleyebilecek iç ve dış riskleri tanımlayarak değerlendirmeli ve alınacak önlemleri belirlemelidir.

RDS 6.1İdareler, her yıl sistemli bir şekildeamaç ve hedeflerine yönelik riskleribelirlemelidir.

Mevcutta risk değerlendirmesi

yapılmamaktadır.

RDS 6.1.1

Kurumumuz Amaç ve hedeflerine yönelikrisklerin belirlenmesi için tüm birimyöneticilerinden oluşan bir ekip kurup,riskbelirleme yöntemleri hakkında personele eğitimverilerek kurum bazında yayınlanacaktır.

MHM Tüm Birimler

Ekip onayı,eğitim faaliyeti,risk

kontrol matrisleri30.06.2011

RDS 6.2Risklerin gerçekleşme olasılığı vemuhtemel etkileri yılda en az bir kezanaliz edilmelidir.

Analiz edilmemektedir RDS 6.2.1

Birimler tarafından oluşturulan Risk belirlemeekiplerince tespit edilen risklerin gerçekleşmeolasılıkları ve muhtemel etkileri önem sırasınagöre raporlanarak analiz edilecektir.

MHM Tüm Birimler

Risk Analiz ve değerlendirme

raporlarısürekli

RDS 6.3Risklere karşı alınacak önlemlerbelirlenerek eylem planlarıoluşturulmalıdır.

Önlemler alınmaktadır. RDS 6.3.1

Tespit edilen Risklere karşı alınacak önlemlerbelirlenerek buna yönelik eylem planlarıoluşturulmalıdır.

MHM Tüm Birimler Eylem Planı sürekli



Standart Kod No



Sorumlu Birim veya




Tarihi Açıklama

KFS7

3- KONTROL FAALİYETLERİ

Kontrol stratejileri ve yöntemleri: İdareler, hedeflerine ulaşmayı amaçlayan ve riskleri karşılamaya uygun kontrol strateji ve yöntemlerini belirlemeli ve uygulamalıdır.

KFS 7.1

Her bir faaliyet ve riskleri için uygunkontrol strateji ve yöntemleri (düzenligözden geçirme, örnekleme yoluylakontrol, karşılaştırma, onaylama,raporlama, koordinasyon, doğrulama,analiz etme, yetkilendirme, gözetim,inceleme, izleme v.b.) belirlenmeli veuygulanmalıdır.

Hizmetlerin yerine getirilmesi aşamasında her bir faaliyet ve riskleri için uygun kontrol strateji ve yöntemleri belirlenmemiştir.

KFS 7.1.1

Her harcama birimi tarafından çıkarılan işsüreçleri gerekli görülenlerinde revize edilecek,revize edilen süreçlere ilişkin riskler tespitedilecek ve risklerin ortadan kaldırılmasınayönelik uygun strateji ve kontrol mekanizmalarıgeliştirilecektir.

MHM Tüm birimler

Revize edilen süreçler ve

süreçlere ilişkin risk tutanağı

sürekli

KFS 7.2Kontroller, gerekli hallerde, işlemöncesi kontrol, süreç kontrolü ve işlemsonrası kontrolleri de kapsamalıdır.

işlem öncesi kontrol, süreç kontrolü ve işlem sonrası kontrolleri de kapsayan kontrol mekanizmaları bulunmamaktadır.

KFS 7.2.1

Kontroller gerekli hallerde, işlem öncesi kontrol,süreç kontrolü ve işlem sonrası kontrollerlebirlikte politikalar, prosedürler ve teknikler ilebütçenin hazırlanmasına ve uygulanmasınayönelik gereksinimleri de destekleyen süreçlerleyönetimin hesap verebilirliğini, sorumluğunugüçlendiren mekanizmalar oluşturulacaktır.Kontrol faaliyetlerinin bütün kademelerde vefonksiyonlarda uygulanması sağlanacaktır.

MHMMali

Hizmetler Müdürlüğü

İş Süreçleri, Denetim Raporları 30.06.2010

KFS 7.3Kontrol faaliyetleri, varlıklarındönemsel kontrolünü ve güvenliğininsağlanmasını kapsamalıdır.

Taşınır ve Taşınmaz Mal Yönetmeliklerine göre gerekli bilgi işlem sistemleri tüm birimler bazında uygulanamamaktadır.

KFS 7.3.1

Varlıkların korunması ve güvenliği için fizikselkontrol ortamı geliştirilecektir. Böylelikle denakit, menkul kıymet, envanter gibi kaybolmariski olan veya yetkisiz kullanıma açık varlıklarıngüvenliği sağlanacaktır. Bu tür varlıklar belirlenenperiyotlar içerisinde düzenli olarak sayılacak vekontrol kayıtlarıyla karşılaştırılacaktır.

MHM Destek

Hizmetler Md.

Tüm birimler

Envanter Kayıtları, İcmal Raporları. 30.06.2010



Standart Kod No



Sorumlu Birim veya




Tarihi Açıklama

KFS7

KFS8


Kontrol stratejileri ve yöntemleri: İdareler, hedeflerine ulaşmayı amaçlayan ve riskleri karşılamaya uygun kontrol strateji ve yöntemlerini belirlemeli ve uygulamalıdır.

KFS 7.4 Belirlenen kontrol yönteminin maliyetibeklenen faydayı aşmamalıdır.

Kontrol Yöntemi belirlenmediğinden fayda maliyet analizi yapılamamaktadır.

KFS 7.4.1

Belirlenen kontrol yonteminin faydamaliyet analizleri yapılarak etkin, verimlive ekonomik olacak sekilde uygulanmasısağlanacaktır. Kontrol yonteminin maliyetfaydailiskisini sağlamak icin kontrollerinoncelikle riskli alanlar belirlenerekkontrollerin yapılacaktır.

MHM İKEM

MHM Tüm birimler

KontrolYöntemi Maliyet Analizi

Belgesisürekli

Prosedürlerin belirlenmesi ve belgelendirilmesi:İdareler, faaliyetleri ile mali karar ve işlemleri için gerekli yazılı prosedürleri ve bu alanlara ilişkin düzenlemeleri hazırlamalı, güncellemeli ve ilgili personelin erişimine sunmalıdır.

Prosedürler ve ilgili dokümanlar,faaliyet veya mali karar ve işleminbaşlaması, uygulanması vesonuçlandırılması aşamalarınıkapsamalıdır.

Prosedürler belirlenmediğnden

Kapsamlarıda mevcut değildir

KFS 8.2.1

Birimler tarafından belirlenen prosedürler ve ilgilidökümanlar faaliyet veya mali karar ve işleminbaşlangıcından sonuçlandırılmasına kadar olanbütün aşamaları kapsayacak şekildedüzenlenecektir.

MHM İKEM

KFS 8.1İdareler, faaliyetleri ile mali karar veişlemleri hakkında yazılı prosedürlerbelirlemelidir.

Prosedürler belirlenmemiştir KFS 8.1.1

Faaliyetler ile mali karar ve işlemlerin (yetkidevirlerini, görevlendirmelerini, iş akışındakisüreç ve yetkilileri, kontrol noktalarını belirlemegibi) ilgili mevzuat çerçevesinde yazılı halegetirip uygulamaya konulması sağlanacak ve ilgilipersonele duyurulacaktır.

Tüm birimler

Birim çalışma prosedürleri 31.12.2010

KFS 8.2 Tüm birimler Yazılı Prosedürler 30.06.2011



Standart Kod No



Sorumlu Birim veya




Tarihi Açıklama

KFS8

KFS9


Birimler; belirlenen prosedürler ve ilgilidokümanların güncelliğini, mevzuatauygunluğunu, anlaşılabilirliliğini veulaşılabilirliğini sağlamak üzere, günceli veihtiyacı sağlamak için altyapıyı oluşturacak vegerekli tedbirleri alacaktır. Hazırlandıktan sonrailgili personele tebliğ edilecektir.

MHM İKEM

Birimlerce, yürürlükteki mevzuat çerçevesinde her faaliyet veya mali karar ve işlemin onaylanması,uygulanması, kaydedilmesi ve kontrol edilmesigörevleri için iş akış şemaları doğrultusundaotokontrolü sağlayacak şekilde mevzuatdoğrultusunda işlerin farklı personel tarafındanyapılması sağlanacaktır.

MHM

Tebliğ sürekli

Prosedürlerin belirlenmesi ve belgelendirilmesi:İdareler, faaliyetleri ile mali karar ve işlemleri için gerekli yazılı prosedürleri ve bu alanlara ilişkin düzenlemeleri hazırlamalı, güncellemeli ve ilgili personelin erişimine sunmalıdır.

KFS 8.3

Prosedürler ve ilgili dokümanlar,güncel, kapsamlı, mevzuata uygun veilgili personel tarafından anlaşılabilirve ulaşılabilir olmalıdır.

Prosedürler belirlenmediğnden

Kapsamlarıda mevcut değildir

KFS 8.3.1

Tüm birimler

Görevler ayrılığı:Hata, eksiklik, yanlışlık, usulsüzlük ve yolsuzluk risklerini azaltmak için faaliyetler ile mali karar ve işlemlerin onaylanması, uygulanması, kaydedilmesi ve kontrol edilmesi görevleri personel arasında paylaştırılmalıdır.

Her faaliyet veya mali karar ve işleminonaylanması, uygulanması,kaydedilmesi ve kontrolü görevlerifarklı kişilere verilmelidir.

Kısmen uygulanmaktadır KSF 9.1.1

Tüm birimler

Görev Tanımları, Yetkilendirme 30.06.2011

Sürekli güncel

tutulmalıdır.

KFS 9.1



Standart Kod No



Sorumlu Birim veya




Tarihi Açıklama

KFS9

KFS10

Sürekli güncel

tutulmalıdır.

Tüm birimler

Risk analizi raporlarıve

görevlendirme yazıları


Görevler ayrılığı:Hata, eksiklik, yanlışlık, usulsüzlük ve yolsuzluk risklerini azaltmak için faaliyetler ile mali karar ve işlemlerin onaylanması, uygulanması, kaydedilmesi ve kontrol edilmesi görevleri personel arasında paylaştırılmalıdır.

KFS 9.2

Personel sayısının yetersizliği nedeniylegörevler ayrılığı ilkesinin tam olarakuygulanamadığı idarelerin yöneticileririsklerin farkında olmalı ve gerekliönlemleri almalıdır.

gerekli hassasiyet ve önem gösterilmektedir

MHM İKEM 30.06.2011

Tüm Birimler

Kontrol Faaliyetleri, Raporlar ve

tablolar

sürekli

Tüm birim müdürleri çalışma

prosedürlerini

hazırlamalı ve

kontrolünde hassasiyet göstermelid

ir

Hiyerarşik kontroller:Yöneticiler, iş ve işlemlerin prosedürlere uygunluğunu sistemli bir şekilde kontrol etmelidir.

KFS 9.2.1

Faaliyet veya mali karar ve işlemin onaylanması,uygulanması, kaydedilmesi ve kontrol edilmesigörevleri için farklı personel belirlenmesininmümkün olmaması durumunda karşılaşılacakrisklerin azaltılmasına yönelik olarak birimamirleri tarafından gerekli tedbirleralınacaktır.(Örnek: İhalelerde teknik elemanbulunamaması halinde diğer birimlerden teminedilmesi, personel ihtiyacının öncedenbelirlenmesi, personelin zamanında temini vbgibi)

KFS 10.1Yöneticiler, prosedürlerin etkili vesürekli bir şekilde uygulanması içingerekli kontrolleri yapmalıdır.

Kısmen uygulanmaktadır KFS 10.1.1

Yöneticiler, yetki devirleri ve görevlendirmeleriçerçevesinde iş ve işlemlerin birimleri tarafındaniş akış şeması ve standartları doğrultusunda yerinegetirilip getirilmediği konusunda kontrolleryapacaktır. Bu kontrolleri raporlar veya tablolararacılığıyla yerine getirecektir.

MHM



Standart Kod No



Sorumlu Birim veya




Tarihi Açıklama

KFS10

KFS 10.2.2

Yöneticiler personelin iş ve işlemlerini periyodikaralıklarla kontrolü sonucunda tespit ettiğiolumsuzlukları sözkonusu personele bildirecekolup olumsuzlukların giderilmesi içinbilgilendirme faaliyetleri ve hizmet içi eğitimlerverilmesini sağlayacaktır.

Tüm birimler

Mali Hizmetler

MüdürlüğüEğitim notları sürekli


Hiyerarşik kontroller:Yöneticiler, iş ve işlemlerin prosedürlere uygunluğunu sistemli bir şekilde kontrol etmelidir.

KFS 10.2

Yöneticiler, personelin iş ve işlemlerini izlemeli ve onaylamalı, hata ve

usulsüzlüklerin giderilmesi için gerekli talimatları vermelidir.

Kısmen uygulanmaktadır

KFS 10.2.1

Yolsuzluk ve hata ihtimalinin azaltılması için,çalışanlardan biri tarafından yapılan iş, başka birçalışan tarafından önceden belirlenmiş standartlarçerçevesinde kontrol edilecektir. Sözkonusukontrollerin derecesi, risk düzeyi, önleyiciprosedürlerin maliyeti, yeterli personelin varlığı,faaliyetlere etkisi ve uygulanabilirlik gibi faktörlerdikkate alınarak belirlenecektir.

MHM Tüm birimler

süreç akış şemaları,belirlenen standartlar,talimatl

ar

sürekli



Standart Kod No



Sorumlu Birim veya




Tarihi Açıklama

KFS11

KFS 11.1.2

Müdürlüklerde ihtiyaç duyulması halinde görevlerdönüşümlü ve yazılı olarak yapılacaktır.

Tüm Yöneticiler

Tüm Birimler Yazılı Tedbirler sürekli

KFS 11.1.3

Birimlerce, yeni bilgi sistemlerine geçiş, yöntemdeğişikliklerinin varlığı, mevzuat değişikliklerigibi durumlarda bilgilendirme ve eğitim faaliyetibirim yöneticileri tarafından yapılacaktır.

İKEM Bilgi İşlem Birimi

Tüm birimler Eğitim Faaliyetleri sürekli


Faaliyetlerin sürekliliği:İdareler, faaliyetlerin sürekliliğini sağlamaya yönelik gerekli önlemleri almalıdır.

KFS 11.1

Personel yetersizliği, geçici veya sürekliolarak görevden ayrılma, yeni bilgisistemlerine geçiş, yöntem veyamevzuat değişiklikleri ile olağanüstüdurumlar gibi faaliyetlerin sürekliliğinietkileyen nedenlere karşı gerekliönlemler alınmalıdır.

Personel yetersizliği, geçici veya sürekli olarak görevden ayrılma, yeni bilgi sistemlerine geçiş, yöntem veya mevzuat değişiklikleri ile olağanüstü durumlar gibi faaliyetlerin sürekliliğini etkileyen nedenlere karşı yöneticiler gerekli önlemleri almaktadır ancak bunları yazılı prosedürler ile geliştirilmeye ihtiyaç vardır.

KFS 11.1.1

Birimlerce, personel yetersizliğinden kaynaklanandurumlarda, faaliyetlerin yürütülmesine devamedilebilmesi için mevcut personelin birimiiçerisindeki tüm faaliyetleri öğrenmesinisağlayacak tedbirleri alacaktır.

İKEM MHM Bilgi İşlem Birimi

Tüm birimler Yazılı Tedbirler sürekli

KFS 11.2 Gerekli hallerde usulüne uygun olarakvekil personel görevlendirilmelidir.

Vekil personel görevlendirmeleri ihtiyaç halinde yazı ile belirlenmektedir.

KFS 11.2.1

Vekil personel görevlendirmesi ile ilgili bürünbirimlerde görev dağılımı yapılarak standartbiçimde vekalet edecek personel belirlenecektir.

İKEM Tüm Birimler Vekalet Listeleri 30.06.2011

Sürekli güncel

tutulmalıdır.



Standart Kod No



Sorumlu Birim veya




Tarihi Açıklama

KFS11

KFS12


Faaliyetlerin sürekliliği:İdareler, faaliyetlerin sürekliliğini sağlamaya yönelik gerekli önlemleri almalıdır.

KFS 11.3

Görevinden ayrılan personelin, iş veyaişlemlerinin durumunu ve gereklibelgeleri de içeren bir rapor hazırlamasıve bu raporu görevlendirilen personelevermesi yönetici tarafındansağlanmalıdır.

Sözlü olarak yapılmaktadır yazılı hale getirilmelidir

KFS 11.3.1

İşten ayrılan personelin sistematik olarak görevidevredeceği personele devir raporu hazırlamadanişten ayrılması engellenecektir.

İKEM Tüm Birimler Devir raporu sürekli

Tüm birim müdürleri

görev devirlerinde hassasiyet göstermeli ve devir teslim

belgeleri düzenlemel

idir.

Bilgi sistemleri kontrolleri:İdareler, bilgi sistemlerinin sürekliliğini ve güvenilirliğini sağlamak için gerekli kontrol mekanizmaları geliştirmelidir.

KFS 12.1

Bilgi sistemlerinin sürekliliğini vegüvenilirliğini sağlayacak kontrolleryazılı olarak belirlenmeli veuygulanmalıdır.

Yazılı olarak belirlenmiş kontrol mekanizmaları mevcut değildir.

KFS 12.1.1

Kontroller yazılı olarak belirlenecek veuygulanmaya başlanacaktır.Bu amaçla her birimdeilgili personele eğitim verilecek yetkilendirmelerve bilgi sitemine erişim konusunda görevtanımlarına göre kontrol mekanizmalarıoluşturulacaktır.

Bilgi İşlem Birimi

Tüm Birimler

Eğitim Dökümanları

Eğitim katılımcı Listeleri

sürekli



Standart Kod No



Sorumlu Birim veya




Tarihi Açıklama

KFS12

KFS 12.2.2

Bilgi teknolojileri sistemi içinde görevlerinayrılığı ilkesi uygulanacaktır. Yetkisiz kişi veyakişilerin sisteme müdahale etmesini engelleyecek;sistem farklı kişiler ve gruplar arasında yetki vesorumluluk dağıtacak şekilde tasarlanacaktır.

MHM Tüm birimler

Bilgi sistemleri yönergesi sürekli

KFS 12.2.3

Birimler veri ve bilgi girişi ile bunlara erişimkonusunda yetkilendirme işlemlerini, hata veusulsüzlükleri önleyecek şekilde tasarlayacaktır.

MHM Tüm birimler



Bilgi sistemleri kontrolleri:İdareler, bilgi sistemlerinin sürekliliğini ve güvenilirliğini sağlamak için gerekli kontrol mekanizmaları geliştirmelidir.

KFS 12.2

Bilgi sistemine veri ve bilgi girişi ilebunlara erişim konusundayetkilendirmeler yapılmalı, hata veusulsüzlüklerin önlenmesi, tespitedilmesi ve düzeltilmesini sağlayacakmekanizmalar oluşturulmalıdır.

Mevcut programda kullanıcıların isimlerine göre yetkilendirme yapılmıştır.

KFS 12.2.1

Tüm birimlerinin katılımının sağlandığıtoplantılarla, yazılım programlarının gerekli olanbilgi ve raporları üretecek bir mekanizmaoluşturulması sağlanacaktır.

MHM Tüm birimler


KFS 12.3 İdareler bilişim yönetişimini sağlayacakmekanizmalar geliştirmelidir.

olgu adı altında bütün birimlerin kullanımına açık yazılım kullanılmaktadır.

KFS 12.3.1

Çıkarılacak olan bilgi sistemleri envanteridoğrultusunda Kurumumuzun bilişimyönetişimini sağlayacak mekanizmalarıngeliştirilmesi için çalışma programıhazırlanacaktır.

Bilgi İşlem Birimi

Tüm birimler Çalışma Programı 30.06.2011



Standart Kod No



Sorumlu Birim veya




Tarihi Açıklama

BİS13

BİS 13.1.2

Yönetimin ihtiyaç duyduğugerekli bilgileri veraporları üretebilecekve analiz yapma imkanısunacak şekilde mevcut yönetim bilgi sistemigeliştirilecektir.

bilgi işlem birimi

Tüm Birimler

BİS 13.1.3 e-belediyecilik projesi gerçekleştirilecektir bilgi işlem

birimiTüm

Birimler Web sayfası 30.06.2011

4- BİLGİ ve İLETİŞİM

Bilgi ve iletişim: İdareler, birimlerinin ve çalışanlarının performansının izlenebilmesi, karar alma süreçlerinin sağlıklı bir şekilde işleyebilmesi ve hizmet sunumunda etkinlik ve memnuniyetin sağlanması amacıyla uygun bir bilgi ve iletişim sistemine sahip olmalıdır.

BİS 13.1İdarelerde, yatay ve dikey iç iletişim iledış iletişimi kapsayan etkili ve süreklibir bilgi ve iletişim sistemi olmalıdır.

Kısmen mevcuttur.Geliştirilmesi çalışmaları yapılmaktadır.

BİS 13.1.1

İdarelerde, yatay ve dikey iç iletişim ile dışiletişimi kapsayan etkili ve sürekli bir bilgi veiletişim sistemi oluşturulacaktır.(Birimler arasıyazılı ve sözlü iletişim,e-posta,e-beyan,beyazmasa gibi)

Tüm Birimler

Tüm Birimler Elektronik iletişim

sisteminin maliyeti ile ilgiliödeme

belgeleri ve sistemden alınacak

belgeler

30.06.2011

BİS 13.2

Yöneticiler ve personel, görevleriniyerine getirebilmeleri için gerekli veyeterli bilgiye zamanındaulaşabilmelidir.

Yöneticiler personelbilgileree ulaşabilmektedir.ancak iyileştirmeye ihtiyaç vardır

BİS 13.2.1

Bilgi sistemi, gizliliği bulunmayan bilgi vebelgelere tüm kurum personelinin ulaşabilmelerinisağlayacak şekilde geliştirilecektir veuygulanacaktır.

bilgi işlem birimi

Tüm Birimler Raporlama sürekli



Standart Kod No



Sorumlu Birim veya




Tarihi Açıklama

BİS13

BİS 13.3.2

Oluşturulacak bilişim altyapısı ile üretimin veverimliliğin artırılmasına yönelik; izlenebilir,denetlenebilir, kontrol edilebilir, veriyi ve bilgiyiraporlanabilir şekilde karar alma süreçlerinekatkıda bulunacak saydam bir ortamsağlanacaktır. Bu yaklaşımla bilgi sistemlerigelişitirilecek, genişletilecek ve entegreedilecektir.

Bilgi işlem birimi

Tüm Birimler sürekli

BİS 13.4.2

Yöneticiler ve ilgili personel, performansprogramı ve bütçenin uygulanması ile kaynakkullanımına ilişkin diğer bilgilere zamanındaerişebilmelerini sağlayacak ekilde mevcutyazılımprogramı geliştirilecekve gerekliyetkilendirmeler yapılacaktır

Bilgi İşlem ve MHM

Tüm Birimler

Yazılmın geliştirilmesine

dair ödeme belgeleri ve yapılan

yazışmalar ile sistemden

alaınacak raporlar

sürekli



BİS 13.3 Bilgiler doğru, güvenilir, tam, kullanışlıve anlaşılabilir olmalıdır.

kısmen öyledir.geliştirilmelidir.

BİS 13.3.1

Bilgiler doğru, güvenilir, tam, kullanışlı veanlaşılabilir olması için bilgilerin sürekligüncellenmesi sağlamnacaktır

Tüm birimler

Tüm Birimler sürekli

BİS 13.4

Yöneticiler ve ilgili personel,performans programı ve bütçeninuygulanması ile kaynak kullanımınailişkin diğer bilgilere zamanındaerişebilmelidir.

Bilgilere ulaşılabilmektedir.Ancak personelin programınkullanımını tam anlamıylabildiği söylenemez

BİS 13.4.1

Birim müdürleri ve harcama yetkililerininharcamalarını performans programına, bütçe vekaynak kullanımı esaslarına uygun olarakyapmaları için eğitim ve bilgilendirmeleryapılarak sonuçları kontrol edilecek.


Tüm Birimler İzleme sürekli



Standart Kod No



Sorumlu Birim veya




Tarihi Açıklama

BİS13



BİS 13.5

Yönetim bilgi sistemi, yönetiminihtiyaç duyduğu gerekli bilgileri veraporları üretebilecek ve analiz yapmaimkanı sunacak şekilde tasarlanmalıdır.

mevcutta bir yönetim bilgisistemi mevcut.raporlamakısmının geliştirilmesigerekmektedir.

BİS 13.5.1

Yönetim Bilgi Sistemi çağdaş yönetim bilişimianlayışına uygun hale getirilerek yönetimemaksimum fayda sağlayacak şekile geitirilecektir.

Bilgi işlem birimi

Tüm Birimler Raporlama sürekli

BİS 13.6

Yöneticiler, idarenin misyon, vizyon veamaçları çerçevesinde beklentilerinigörev ve sorumlulukları kapsamındapersonele bildirmelidir.

Stratejik Plan çalışmalarındagörev alan personelbilmektedir.tüm personelebildirilmemiştir

BİS 13.6.1

Yöneticiler ,Belediyemiz misyon,vizyon veamaçları çerçevesinde belirli aralıklarla toplantılardüzenleyerek her bir personel içinbeklentilerini,görev ve sorumluluklarını personeleduyuracaktır


Tüm Birimler

Yapılacak yazışmalar ve iç

genelgelersürekli

BİS 13.7

İdarenin yatay ve dikey iletişim sistemipersonelin değerlendirme, öneri vesorunlarını iletebilmelerinisağlamalıdır.

kısmen sağlamaktadır.yeterlideğildir

BİS 13.7.1

Personelin değerlendirme,öneri ve sorunlarınınbelirlenmesi için öneri ve şikayet kutusu,anketçalışmaları,yüz yüze görüşmeyi sağlayacaktoplantılar yapılacak bu tür konularla ilgilielektronikortamdan faydalanılması sağlanacaktır.

İKEM,Bilgi işlem birimi

Tüm Birimler

Anket sonuçları,toplantı notları,öneri ve

şikayetler

sürekli

Kullanılan programda buna uygun düzenlemel

er yapılmalıdı

r.



Standart Kod No



Sorumlu Birim veya




Tarihi Açıklama

BİS14

BİS 14.4.2

Birimler ve personele görevler ve faaliyetleriyleilgili hazırlaması gereken raporlar hakkındagerekli eğitimler düzenlenecektir.

İKEM MHM

Mali Hizmetler

Müdürlüğü

Eğitim Planları ve notları 30.06.2011


Raporlama:İdarenin amaç, hedef, gösterge ve faaliyetleri ile sonuçları, saydamlık ve hesap verebilirlik ilkeleri doğrultusunda raporlanmalıdır.

BİS 14.1

İdareler, her yıl, amaçları, hedefleri,stratejileri, varlıkları, yükümlülükleri veperformans programlarını kamuoyunaaçıklamalıdır.

Belediyemiz stratejik planıve performans programıhazırlanmış olup henüzkamuoyuna duyurulmamıştır

BİS 14.1.1

5018 sayılı kamu mali yönetimi ve kontrol kanunu doğrultusunda idarenin stratejik planında yer alanamaçlara uygun olarak er yıl harcama birimlerininteklifleri konsolide edilerek performansprogramı,bütçe,faaliet raporu,kesinhessap vetemel mali tablolar ile idarenin varlıkları veyükümlülükleri internet ortamında kamuoyununbilgisine sunulacaktır.

MHM ve Bilgi İşlem

Tüm Birimler

Bütçe,performans programı,faaliyet

raporu,kesin hesap ve temel mali

tablolar

Yılda bir defa

BİS 14.2

İdareler, bütçelerinin ilk altı aylıkuygulama sonuçları, ikinci altı ayailişkin beklentiler ve hedefler ilefaaliyetlerini kamuoyuna açıklamalıdır.

BİS 14.2.1

Birimler, mali yıl bütçesinin ilk altı aylıkuygulama sonuçları, ikinci altı aya ilişkinbeklentiler ve hedefler ile faaliyetlerini MaliHizmetler Müdürlüğüne gönderecekler, buçalışmalar konsolide edilerek Belediyemiz WEBsitesinde her yıl Temmuz ayı içerisindeyayımlanarak kamuoyuna açıklanacaktır.


Tüm Birimler Web Ortamı Yılda bir defa

BİS 14.3Faaliyet sonuçları ve değerlendirmeleridare faaliyet raporunda gösterilmeli veduyurulmalıdır.

BİS 14.3.1

Faaliyet Raporları Meclise sunulacak veduyurulacaktır.


Tüm Birimler Faaliyet raporu Yılda bir defa

BİS 14.4

Faaliyetlerin gözetimi amacıyla idareiçinde yatay ve dikey raporlama ağıyazılı olarak belirlenmeli, birim vepersonel, görevleri ve faaliyetleriyleilgili hazırlanması gereken raporlarhakkında bilgilendirilmelidir.

kısmen mevcut olup yazılıolarak belirlenmelidir.

BİS 14.4.1

Faaliyetlerin gözetimi amacıyla Genelmüdürlüğümüzde yatay ve dikey raporlama ağıyazılı olarak belirlenecektir.


Tüm Birimler

Yazılı hale getirilen raporlama

ağı30.06.2011



Standart Kod No



Sorumlu Birim veya




Tarihi Açıklama

BİS15


Kayıt ve dosyalama sistemi:İdareler, gelen ve giden her türlü evrak dahil iş ve işlemlerin kaydedildiği, sınıflandırıldığı ve dosyalandığı kapsamlı ve güncel bir sisteme sahip olmalıdır.

BİS 15.1

Kayıt ve dosyalama sistemi, elektronikortamdakiler dahil, gelen ve gidenevrak ile idare içi haberleşmeyikapsamalıdır.

Kayıt ve dosyalama sistemimevcuttur ancakgeliştirilmesi gerekmektedir

BİS 15.1.1

Elektronik ortamdaki kayıt ve dosyalama sistemidahil olmak üzere, gelen ve giden evrak ile kurumiçi haberleşmeyi kapsayacak şekilde sistemlergeliştirilecektir.

Tüm Birimler

Mali Hizmetler

Müdürlüğü30.06.2011

BİS 15.2

Kayıt ve dosyalama sistemi kapsamlı vegüncel olmalı, yönetici ve personeltarafından ulaşılabilir ve izlenebilirolmalıdır.

yeterli değil BİS 15.1.2

Mevcut kayıt ve dosyalama sistemi;Belediyemizin amaçlarına hizmet edecek iş, işlemve faaliyetlerinin gözden geçirilmesinde,denetlenmesinde veya yönetim karar sürecinde,kullanılmasında katkı sağlayacak şekildeelektronik ortamıda kapsayacak şekilde yenidendüzenlenecektir.


Tüm Birimler

Standart Dosyalama sistemi

yönergesi,Arşiv Yönergesi

30.06.2011

BİS 15.3Kayıt ve dosyalama sistemi, kişiselverilerin güvenliğini ve korunmasınısağlamalıdır.

mevcut sistem yeterli değildir BİS 15.3.1

Kayıt ve dosyalama sistemi, kişisel verileringüvenliğini ve korunmasını sağlayacak şekildegerekli önlemleri alacak mekanizmalargeliştirilecektir.


Tüm Birimler

yetkisiz giriş yapanların kontrolü listesi,imza dosyası

sürekli

BİS 15.4 Kayıt ve dosyalama sistemi belirlenmişstandartlara uygun olmalıdır. kısmen uygundur BİS

15.4.1

İdarenin birimlerinde kayıt vedosyalama,İçisleri Bakanlığı Mahalli İdarelerGenelMudurluğu tarafından yayı nlan standart dosya planı ve ArşivlerGenelMüdürlüğü tarafından yayınlanan ArşivYönetmeliği standartlarına uygun olarakyapılacaktır

Mali Hizmetler

md.ve Bilgi İşlem

Tüm Birimler

Yapılan fiziki dosyalama ve

elektronik arşiv sistemi

30.06.2011



Standart Kod No



Sorumlu Birim veya




Tarihi Açıklama

BİS15

BİS 15.5.2

Birimlerde evrak kayıtla ilgili çalışanpersonele,evrağın kaydedilmesi,standartlarauygun bir şekilde sınıflandırılması,arşiv sistemineuygun muhafaza edilmesi konusundabilgilendirme faaliyeleri ve eğitim verilmesisağlanacaktır

Tüm Birimler

Mali Hizmetler

Müdürlüğü

Eğitim planı,Eğitim notları sürekli

BİS16


Kayıt ve dosyalama sistemi:İdareler, gelen ve giden her türlü evrak dahil iş ve işlemlerin kaydedildiği, sınıflandırıldığı ve dosyalandığı kapsamlı ve güncel bir sisteme sahip olmalıdır.

BİS 15.5

Gelen ve giden evrak zamanındakaydedilmeli, standartlara uygun birşekilde sınıflandırılmalı ve arşivsistemine uygun olarak muhafazaedilmelidir.

Kayıtlar zamanındayapılmaktadır.Arşivleme standartları bilinmemektedir

BİS 15.5.1

Belediyemizin tüm birimlerinde standart işlemyapmaya yönelik evrak yönetmeliğihazırlanacaktır

BİS 15.6

İdarenin iş ve işlemlerinin kaydı,sınıflandırılması, korunması veerişimini de kapsayan, belirlenmişstandartlara uygun arşiv vedokümantasyon sistemioluşturulmalıdır.

her birim kendi arşivinitutmaktadır.birimler arasındabir uyum sözkonusu değildir

BİS 15.6.1

Arşiv ve dokümantasyon konusunda mevzuatçalışmalarının tamamlanması ve sistemin bunagöre tasarlanması sağlanacaktır.

30.06.2011

Hata, usulsüzlük ve yolsuzlukların bildirilmesi:İdareler, hata, usulsüzlük ve yolsuzlukların belirlenen bir düzen içinde bildirilmesini sağlayacak yöntemler oluşturmalıdır.

MHM Tüm Birimler Evrak yönetmeliği 30.06.2011

Tüm Birimler

Mali Hizmetler

Müdürlüğü

Oluşturulan arşiv ve dökümantasyon

sistemi

Tüm Birimler

Hata, Usulsüzlük ve Yolsuzlukların

Bildirilmesi Hakkında Yönerge,

Eğitim Planı

30.06.2011BİS 16.1Hata, usulsüzlük ve yolsuzluklarınbildirim yöntemleri belirlenmeli veduyurulmalıdır.

bilinen bir yöntem yoktur BİS 16.1.1

Mevzuat çerçevesinde bildirim yöntemleribelirlenecek ve belirlenen yöntemler hakkındapersonele hizmet içi eğitim verilecektir

Hukuk müdürlüğü

İKEM



Standart Kod No



Sorumlu Birim veya




Tarihi Açıklama

BİS16


Hata, usulsüzlük ve yolsuzlukların bildirilmesi:İdareler, hata, usulsüzlük ve yolsuzlukların belirlenen bir düzen içinde bildirilmesini sağlayacak yöntemler oluşturmalıdır.

BİS 16.2Yöneticiler, bildirilen hata, usulsüzlükve yolsuzluklar hakkında yeterliincelemeyi yapmalıdır.

BİS 16.2.1

Yöneticiler bildirilen hata, usulsüzlük veyolsuzlukları mevzuat çerçevesindedeğerlendirerek gerekli işlemleri yapacaktır. Sözkonusu işlemler mevzuatla belirlenen usullerçerçevesinde gerekli ve görevli birimlerebildirileceklerdir.Hata, usulsüzlük veyolsuzlukları incelemek üzere araştırmakomisyonu oluşturulacaktır.

Üst yönetim ,tüm

müdürlerTeftiş krulu

Hata, usulsüzlük ve yolsuzluklar

hakkında düzenlenen

inceleme raporları

sürekli

BİS 16.3Hata, usulsüzlük ve yolsuzluklarıbildiren personele haksız ve ayırımcıbir muamele yapılmamalıdır.

BİS 16.3.1

Hata, usulsuzluk ve yolsuzlukları bildirenpersonelin bu bildiriminden dolayıherhangi bir olumsuz muameleylekarsılasmaması icin yoneticiler gerekli tedbirlerialacaktırKimlik bilgilerinin deşifre olmasısağlanacaktır

Üst yönetim ,tüm

müdürlerTeftiş krulu

Hata, usulsüzlük ve yolsuzluk

bildirimlerisürekli



Standart Kod No



Sorumlu Birim veya




Tarihi Açıklama

İS17

İS 17.1.2

İzleme faaliyetlerinde, yoğunluk; sürekli izlemefaaliyetlerinin etkinliğine ve risk değerlendirmesonucunda elde edilen bulgulara göre risklialanlara öncelik verilecektir.

İç kontrol sisteminin işleyişine ilişkin periyodikaralıklarla yatay ve dikey anket çalışmasıyapılacaktır. Kurum içi ve kurum dışı faaliyetlereilişkin şikayetler değerlendirilecektir. Yıllıkfaaliyet raporları değerlendirilerek stratejik plandabelirlenen amaç ve hedeflere uygunluğuizlenecektir. İç ve dış denetim raporlarıincelenecektir. Bu doğrultuda bütün verilerdikkate alınarak genel bir değerlendirmeyapılacaktır. İç Kontrol Sistemi Sürekli İzleme veDeğerlendirme Kurulu değerlendirmesiniyapacaktır.

MHM

5-İZLEME

İç kontrolün değerlendirilmesi:İdareler iç kontrol sistemini yılda en az bir kez değerlendirmelidir.

Tüm Birimler

Düzenlenecek Değerlendirme ve kontrol raporları

SürekliİS 17.1

İç kontrol sistemi, sürekli izleme veyaözel bir değerlendirme yapma veya buiki yöntem birlikte kullanılarakdeğerlendirilmelidir.

İS 17.1.1



Standart Kod No



Sorumlu Birim veya




Tarihi Açıklama

İS17

İS 17.2.2

Anket, şikayet, yıllık faaliyet raporları, stratejikplanlar, iç ve dış denetim raporlarının izlenmesive değerlendirilmesi sonucunda tespit edileneksiklik, hata, usulsüzlük ve yolsuzluğa ilişkinönleyici, tespit edici ve düzeltici kontrollerinoluşturulması sağlanacaktır.

MHM Tüm Birimler

oluşturulan yeni konroller Sürekli

5-İZLEME


İS 17.2

İç kontrolün eksik yönleri ile uygunolmayan kontrol yöntemlerininbelirlenmesi, bildirilmesi ve gerekliönlemlerin alınması konusunda süreç ve yöntem belirlenmelidir.

İS 17.2.1

Kontrol faaliyetleri ve diğer planlanmış işler;zaman içinde düzgün işleyip işlemediğidüzenlenen raporlar çerçevesinde izlenecektir. İçKontrolün değişen hedeflere, ortama, kaynaklarave risklere ayak uydurmasını sağlamakbakımından iç kontrol sisteminin izlenme vedeğerlendirilmesi; İç Kontrol Öz DeğerlendirmeRaporu, Yıllık Değerlendirme Raporu, İç DenetçiTavsiye Raporları çerçevesindegerçekleştirilecektir.

MHM Tüm Birimler

İç Kontrol Öz Değerlendirme Raporu, Yıllık Değerlendirme

Raporu, İç Denetim

Raporları.

Sürekli

İS 17.3İç kontrolün değerlendirilmesineidarenin birimlerinin katılımısağlanmalıdır.

Anket Yöntemiyle bu değerlendieme yapılmıştır

İS 17.3.1

Harcama yetkilileri ve yönetici konumunda olanpersonelin katılımları ile öncelikle harcamabirimlerinde bulunan kontrol sisteminindeğerlendirilmesi yapılarak idare kontrolsistemine yansıtılacaktır.

MHM Tüm Birimler

değerlendirme toplantıları tutanakları

Sürekli



Standart Kod No



Sorumlu Birim veya




Tarihi Açıklama

İS17

İS18

5-İZLEME


İS 17.4

İç kontrolün değerlendirilmesinde,yöneticilerin görüşleri, kişi ve/veyaidarelerin talep ve şikâyetleri ile iç vedış denetim sonucunda düzenlenenraporlar dikkate alınmalıdır.

İS 17.4.1

Yapılacak toplantılarda birim yöneticileringörüşlerinin alınması sağlanacaktır.Web sayfasında oluşturulan öneri ve şikayetkutusuna iletilen talep ve şikayetlerindeğerlendirilmesi sağlanacaktır.İç ve dış denetimsonucunda düzenlenen raporlar ilgili birimyöneticisiyle birlikte değerlendirilmesisağlanacaktır. Bu değerlendirme sonucu rapordüzenlenecektir.

MHM

İS 18.1

İç denetim faaliyeti İç DenetimKoordinasyon Kurulu tarafındanbelirlenen standartlara uygun birşekilde yürütülmelidir.

Uygulamada mevcut değildir İS 18.1.1

İç denetim birimi kurulup standartlara uygundenetim yapılması sağlanacaktır

Tüm Birimler

İS 17.5

İç kontrolün değerlendirilmesisonucunda alınması gereken önlemlerbelirlenmeli ve bir eylem planıçerçevesinde uygulanmalıdır.

Eylem planı hazırlanmaktadır İS 17.5.1

Üst yönetici

Mali Hizmetler

MüdürlüğüEylem Planı Sürekli

İç denetim:İdareler fonksiyonel olarak bağımsız bir iç denetim faaliyetini sağlamalıdır.

Yapılan değerlendirmeler sonucunda alınmasıgereken önlemler belirlenecektir. Söz konusuönlemler için eylem planı oluşturulacakve uygulanması sağlanacaktır

Tüm Birimler

SürekliTüm Birimler

İç denetim biriminin

Kurulduğına dair resmi yazı,İç

denetim raporları

Anket, Şikayet, Denetim Raporları Sürekli



Standart Kod No



Sorumlu Birim veya




Tarihi Açıklama

İS18

Denetim raporları,eylem

planlarıSürekli

5-İZLEME

İç denetim:İdareler fonksiyonel olarak bağımsız bir iç denetim faaliyetini sağlamalıdır.

Yürütülen iç denetim faaliyetleri sonucundaidarece alınması gereken önlemleri içerir kapsamlıbir eylemplanı denetlenen birim tarafındanhazırlanacak,uygulanacak ve sonuçları iç denetimbirimi tarafından takip edilecektir.

İç DenetimİS 18.2

İç denetim sonucunda idare tarafındanalınması gerekli görülen önlemleriiçeren eylem planı hazırlanmalı,uygulanmalı ve izlenmelidir.

Uygulamada mevcut değildir İS 18.2.1

Tüm Birimler

bayrakli beledİyesİ İÇ kontrol · 2020. 2. 4. · komisyon 5 yıllığına belirlenece ktir kos...

Documents