baza danych w arkuszu kalkulacyjnym - helion edukacja · rozdział 7 t arkusze kalkulacyjne —...

201

7.5. Baza danych w arkuszu kalkulacyjnym

Przykład 7.16Zaprojektuj wykres kołowy 3-W pokazujący procentowy udział dochodów z różnych źródeł w podsumowaniu roku 2008 oraz umieść na wykresie wartości procentowe dochodów i etykiety z nazwami miesięcy.

Zaznacz komórki z danymi N6:N10. Na karcie Wstawianie w grupie Wykresy kliknij wykres Kołowy z efektem 3-W. Zaznacz wykres i dodaj etykiety (źródła dochodów). Na-stępnie w obszarze Narzędzia wykresów kliknij kartę Projektowanie. W grupie Układy wykresu wybierz Układ 1. Gotowy wykres został zaprezentowany na rysunku 7.39.

Rysunek 7.39. Przykład wykresu kołowego 3-W Wykres kołowy został utworzony dla jednej serii danych. Etykiety danych zawierające wartości procentowe dochodów zostały umieszczone bezpośrednio na wykresie. Koło to 100% dochodów w roku 2008. Wycinki koła określają procentowy udział dochodów z różnych źródeł w stosunku do dochodów w całym roku.

7.5. Baza danych w arkuszu kalkulacyjnymW arkuszu kalkulacyjnym można tworzyć tabele, które będą służyły do przechowywa-nia informacji na określony temat. Jeżeli tabela zostanie zaprojektowana w odpowied-ni sposób, będzie można traktować ją jak prostą bazę danych i wykonywać na niej operacje zarezerwowane dla baz danych.

7.5.1. Podstawowe pojęcia bazy danychBaza danych to zbiór uporządkowanych danych zapisanych w tabeli. Tabela musi mieć zdefiniowane nagłówki kolumn. Nagłówki kolumn powinny zawierać unikato-we nazwy. Między kolumnami tabeli nie mogą występować puste kolumny. Pod na-główkami kolumn powinny zostać wpisane odpowiednie dane.

Jeżeli tabela zostanie utworzona z zachowaniem wszystkich wymienionych wymagań, program Excel będzie ją traktował jak prostą bazę danych, na której można wykony-wać operacje zarezerwowane dla baz danych oraz używać narzędzi dostępnych tylko dla baz danych.

technik_informatyk_ksiazka.indb 201 2010-04-26 15:19:57

ROzdzIAł 7 t Arkusze kalkulacyjne — program Excel

202

Do opisu tabeli w bazie danych używa się pojęć rekord i pole.

Rekord to zapis informacji w jednym wierszu tabeli. W każdym wierszu zapisywane są informacje dotyczące innego elementu zbioru danych.

Pole odpowiada jednemu elementowi w tabeli, na przykład nazwisku lub adresowi. Odnosi się do informacji zapisanych w wybranej kolumnie. W każdym polu tabeli zapisywane są dane innej kategorii.

Podstawowe operacje dostępne dla bazy danych to sortowanie i filtrowanie danych.

Sortowanie danych to uporządkowanie rekordów tabeli w określonej kolejności. Sor-towanie może odbywać się według jednego pola lub według kilku pól.

Filtrowanie to pokazywanie w tabeli tych danych, które spełniają określone kryteria. Sto-sując filtrowanie, można w szybki sposób ograniczyć liczbę wyświetlanych rekordów.

7.5.2. Sortowanie i filtrowanie danychSortowanie i filtrowanie danych to, obok formatowania warunkowego, podstawowe narzędzia analizy danych. Narzędzia te pomagają uzyskiwać odpowiedzi na podsta-wowe pytania dotyczące zgromadzonych danych. Sortowanie pomaga w szybkim od-najdywaniu i porządkowaniu danych. Filtrowanie umożliwia wyświetlanie danych, które spełniają określone kryteria. Formatowanie warunkowe ułatwia przeprowadze-nie analizy danych w sposób wizualny i pomaga w znajdowaniu wyników granicz-nych. Jednoczesne wykorzystanie tych narzędzi pomaga w podejmowaniu decyzji na podstawie zgromadzonych informacji. Dodatkową zaletą programu Excel 2007 jest możliwość sortowania i filtrowania danych według formatu lub według zestawu ikon utworzonych w czasie formatowania warunkowego.

SortowaniePo zaprojektowaniu tabeli w Excelu można sortować zapisane w niej dane według do-wolnego pola lub kilku pól. Sortowanie umożliwia wyświetlenie danych w uporząd-kowany sposób, a przez to lepsze ich zrozumienie, łatwiejsze odnalezienie potrzebnych informacji lub odpowiednie zorganizowanie danych.

Sortowanie odbywa się:

dla tekstów — q od litery A do Z lub od Z do A; dla liczb — q od najmniejszej do największej lub od największej do najmniejszej; dla dat i godzin — q od najstarszych do najmłodszych lub od najmłodszych do naj-starszych.

Można tworzyć listy niestandardowe, według których dane będą sortowane, lub sor-tować według formatów, na przykład według kolorów komórek.

Aby szybko posortować dane zapisane w tabeli, należy kliknąć myszą dowolną ko-mórkę pola tabeli, według którego ma odbywać się sortowanie. Następnie należy na


203


karcie Dane w grupie Sortowanie i filtrowanie kliknąć ikonę Sortuj od A do Z lub Sortuj od Z do A. Dane w tabeli zostaną posortowane rosnąco lub malejąco według wybra-nego pola.

Aby posortować dane według kilku kryteriów jednocześnie, trzeba kliknąć ikonę Sor-tuj. Zostanie otwarte okno dialogowe Sortowanie, w którym można zdefiniować wiele kryteriów sortowania (rysunek 7.40).

Rysunek 7.40. Okno definiowania wielu poziomów sortowania danych

Dodawanie nowych kryteriów sortowania następuje po wybraniu polecenia Dodaj po-ziom. W polu Kolumna należy wybrać kolumnę, według której dane będą sortowane, a w polu Kolejność — określić porządek sortowania. Pole Sortowanie służy do ustalenia rodzaju sortowania, gdy definiowane jest sortowanie niestandardowe. W oknie tym można definiować dowolną liczbę kryteriów sortowania. Należy pamiętać, że sorto-wanie odbywa się według pierwszego zdefiniowanego kryterium sortowania. Dopiero w przypadku powtarzających się wartości dla pierwszego kryterium następuje sorto-wanie według drugiego kryterium, a potem według kolejnych.

Przykład 7.17Otwórz plik Szkoła.xlsx, a następnie arkusz Klasa 3b. Dane uczniów uporządkuj alfa-betycznie od A do Z według nazwisk, imion oraz daty urodzenia.

Kliknij myszą dowolną komórkę pola tabeli. Następnie na karcie Dane w grupie Sorto-wanie i filtrowanie kliknij ikonę Sortuj, w otwartym oknie dialogowym Sortowanie wy-bierz polecenie Dodaj poziom. W polu Kolumna wskaż kolumnę, według której dane będą sortowane, czyli kolumnę Nazwisko, w polu Kolejność określ porządek sortowa-nia. Dodaj kolejne poziomy sortowania dla pól Imię i Data urodzenia. Zamknij okno. Sprawdź, jak dane zostały posortowane dla powtarzających się nazwisk i imion.

FiltrowanieFiltrowanie danych można realizować za pomocą polecenia Autofiltr. Jest to najła-twiejszy i najszybszy sposób wyświetlania danych spełniających określone kryterium. Korzystając z autofiltru, można definiować filtrowanie według wartości z listy, według



204

formatu lub kryteriów. Dane można filtrować według kryteriów zdefiniowanych dla wielu kolumn.

Aby przefiltrować dane zapisane w tabeli, należy kliknąć myszą dowolną komórkę tabeli. Następnie na karcie Dane w grupie Sortowanie i filtrowanie trzeba wybrać ikonę Filtruj. We wszystkich nagłówkach kolumn pojawi się ikona strzałki, za której pomocą będzie można definiować kryteria filtrowania. Po kliknięciu strzałki przy wybranej ko-lumnie zostanie rozwinięta lista umożliwiająca wybranie sposobu filtrowania danych (rysunek 7.41).

Jeżeli filtrowanie będzie definiowane na podstawie listy wartości, w dolnej części okna na wyświetlonej liście wartości należy usunąć zaznaczenie wartości, które nie będą widoczne po przefiltrowaniu.

Jeżeli filtrowanie będzie definiowane według kryterium, należy kliknąć polecenie Filtry tekstu lub Filtry liczb albo Filtry dat, w zależności od typu danych zapisanych w fil-trowanym polu, i z wyświetlonej listy wybrać jeden z operatorów porównania lub ostatnią pozycję Filtr niestandardowy. Wyświetli się wówczas okno dialogowe Autofiltr niestandardowy (rysunek 7.42). W polu z lewej strony trzeba kliknąć odpowiedni ope-rator, a w polu z prawej wprowadzić wartość lub wybrać ją z listy. Opcjonalnie moż-na filtrować według dodatkowego kryterium po wybraniu operatora („i” albo „lub”) i wypełnieniu pól w drugim wierszu okna dialogowego.

Filtrowanie może być definiowane w celu znalezienia największych lub najmniejszych wartości. Takie filtrowanie dotyczy tylko wartości liczbowych. Po kliknięciu strzałki przy wybranej kolumnie z rozwiniętej listy należy wybrać polecenie Filtry liczb i jedną z dostępnych opcji: Pierwsze 10, Powyżej średniej lub Poniżej średniej.

Rysunek 7.41. Opcje wyboru sposobu filtrowania danych

Rysunek 7.42. Autofiltr niestandardowy


205


Jeżeli filtrowanie będzie definiowane według formatu, trzeba kliknąć strzałkę przy wy-branej kolumnie i w otwartym oknie wybrać polecenie Filtruj według koloru. Polecenie to jest aktywne tylko wtedy, gdy dane zapisane w kolumnie zostały sformatowane przy użyciu kolorów komórki, kolorów czcionki albo zestawu ikon. W zależności od rodzaju formatu, dostępne są pozycje Filtruj według kolorów komórek, Filtruj według kolorów czcionek lub Filtruj według ikon komórek.

Przykład 7.18Otwórz plik Szkoła.xlsx, arkusz Klasa 3b. Przefiltruj dane tak, aby wyświetlić tylko uczniów, którzy mają piątki z języka polskiego i angielskiego.

Kliknij myszą dowolną komórkę tabeli z danymi uczniów. Następnie na karcie Dane w grupie Sortowanie i filtrowanie kliknij ikonę Filtruj. We wszystkich nagłówkach ko-lumn pojawi się ikona strzałki. Kliknij strzałkę przy kolumnie Język polski i na liście wartości usuń zaznaczenie wszystkich wartości, oprócz liczby „5”. Kliknij strzałkę przy kolumnie Język angielski i na liście wartości, podobnie jak poprzednio, usuń za-znaczenie wszystkich wartości, oprócz liczby „5”. Otrzymałeś listę uczniów, którzy mają piątki z języka polskiego i języka angielskiego.

Przy nazwach pól Język polski i Język angielski ikonę strzałki zastąpiła ikona z filtrem. Jest to informacja, że dla tych pól został założony filtr.

Aby przywrócić widoczność wszystkich danych, należy kliknąć ikonę z filtrem i na liście wybrać polecenie Zaznacz wszystko.

Przykład 7.19W arkuszu Klasa 3b przefiltruj dane tak, aby wyświetlić tylko uczniów, którzy mają średnią ocen wyższą od 3,5.

Przywróć widoczność wszystkich danych o uczniach. Kliknij strzałkę przy kolumnie Średnia ocen i z listy poleceń wybierz Filtry liczb, a następnie z listy operatorów — Większe niż. W otwartym oknie dialogowym w drugim polu wpisz wartość 3,5. Zosta-nie wyświetlona lista uczniów, którzy mają średnią ocen większą od 3,5.

Przykład 7.20W arkuszu Klasa 3b przefiltruj dane tak, aby wyświetlić tylko uczniów, którzy mają w kolumnie Średnia ocen wstawioną ikonę z czerwonym krzyżykiem.

Przywróć widoczność wszystkich danych o uczniach. Kliknij strzałkę przy kolumnie Średnia ocen i z listy poleceń wybierz Filtruj według kolorów, a następnie na liście ikon wybierz ikonę z czerwonym krzyżykiem. Zostanie wyświetlona lista uczniów, których wyniki zostały oznaczone wybraną ikoną.

Aby wyłączyć funkcję filtrowania, trzeba na karcie Dane w grupie Sortowanie i filtro-wanie kliknąć zaznaczoną ikonę Filtruj.



206

Sumowanie pól filtrowanej bazy danychPodczas sumowania wartości liczbowych z wybranego pola przefiltrowanej bazy da-nych brane są pod uwagę wszystkie rekordy tabeli, niezależnie od tego, czy są widocz-ne, czy zostały ukryte w wyniku filtrowania. Aby sumowanie dotyczyło tylko widocz-nych danych, trzeba użyć funkcji Sumy.Częściowe. Jeżeli są wyświetlone wszystkie dane z tabeli, funkcja zwraca takie same wyniki jak funkcja Suma. Oto jej składnia:

Sumy.Częściowe (funkcja_nr; adres1; adres2; …)

Argument funkcja_nr to liczba z przedziału od 1 do 11, określająca, która funkcja zo-stanie użyta do obliczeń:

liczba 1 oznacza funkcję q ŚREDNIA,liczba 2 oznacza funkcję q ILE.LICZB,liczba 3 oznacza funkcję q ILE.NIEPUSTYCH,

liczba 4 oznacza funkcję q MAKSIMUM,liczba 5 oznacza funkcję q MINIMUM,liczba 6 oznacza funkcję q ILOCZYN,liczba 7 oznacza funkcję q ODCH.STANDARDOWE,liczba 8 oznacza funkcję q ODCH.STANDARD.POPUL,liczba 9 oznacza funkcję q SUMA,

liczba 10 oznacza funkcję q WARIANCJA,liczba 11 oznacza funkcję q WARIANCJA.POPUL.

Adres1; adres2 to deklarowane zakresy odwołań, dla których będą wykonywane ob-liczenia.

Funkcję Sumy.Częściowe można stosować tylko do obliczeń w kolumnach.

7.5.3. Tabele przestawneRaporty tabel przestawnych tworzone w arkuszu kalkulacyjnym służą do przedstawia-nia w przejrzysty sposób dużej ilości danych. Na podstawie zawartości tabel przestaw-nych można dokonywać analizy danych, tworzyć podsumowania według kategorii i podkategorii i wykonywać niestandardowe obliczenia.

W tabelach przestawnych przenoszenie wierszy do kolumn i kolumn do wierszy w celu uzyskiwania różnych zestawień danych źródłowych jest bardzo proste. Mechanizm


207


rozwijania i zwijania poziomów danych pozwala na szybkie przechodzenie od danych szczegółowych do podsumowań.

Tabele przestawne tworzone są na podstawie danych źródłowych umieszczonych w ta-beli zwykłej. Tabela ta musi mieć strukturę bazy danych, aby na jej podstawie można było utworzyć tabelę przestawną. Musi mieć nagłówki kolumn, a między kolumnami i wierszami nie mogą występować puste obszary.

Oprócz raportów tabel przestawnych, można budować również wykresy przestawne, które w sposób graficzny przedstawiają dane zawarte w raportach tabel przestawnych.

W raporcie tabeli przestawnej dane z wybranej kolumny tabeli źródłowej stają się etykietami kolumn lub wierszy tabeli przestawnej.

Aby utworzyć raport tabeli przestawnej, należy zaznaczyć dowolną komórkę tabeli źródłowej, następnie na karcie Wstawianie w grupie Tabele kliknąć ikonę Tabela prze-stawna. Zostanie otwarte okno dialogowe Tworzenie tabeli przestawnej (rysunek 7.43). W oknie tym należy określić zakres danych, na którego podstawie będzie tworzona ta-bela przestawna. Jeżeli przed uruchomieniem kreatora prawidłowo została zaznaczona komórka w tabeli źródłowej, w polu Tabela/zakres pojawi się proponowany zakres danych. Wtedy wystarczy zaznaczyć opcję określającą lokalizację raportu tabeli prze-stawnej (opcje Nowy arkusz lub Istniejący arkusz). Po kliknięciu przycisku OK Excel utworzy pusty raport tabeli przestawnej.

Po utworzeniu pustego raportu należy dodać do niego pola z listy pól tabeli przestawnej. Okno Lista pól tabeli przestawnej zawiera dwie sekcje (rysunek 7.44). W górnej części znajduje się sekcja pól, która służy do dodawania i usuwania pól. W dolnej części znaj-duje się sekcja układu, w której można rozmieszczać pola i zmieniać ich położenie.

Rysunek 7.43. Okno dialogowe Tworzenie tabeli przestawnej



208

Rysunek 7.44. Lista pól tabeli przestawnej

Po utworzeniu raportu tabeli przestawnej nazwy wszystkich pól z tabeli źródłowej zostaną przeniesione do górnej części okna, czyli do sekcji pól.

Przeniesienie pola z górnej części okna do obszaru Filtr raportu na liście pól spowoduje przeniesienie tego pola do obszaru filtru w tabeli przestawnej. Przeniesienie pola do obszaru Etykiety kolumn na liście pól spowoduje przeniesienie tego pola do obszaru etykiet kolumn w tabeli przestawnej. Przeniesienie pola do obszaru Etykiety wierszy na liście pól spowoduje przeniesienie tego pola do obszaru etykiet wierszy w tabeli przestawnej. Przeniesienie pola do obszaru Wartości na liście pól spowoduje przenie-sienie tego pola do obszaru wartości w tabeli przestawnej. Układ obszarów w tabeli przestawnej zaprezentowano na rysunku 7.45.

q Obszar wartości jest przeznaczony do wyświetlania podsumowujących danych, najczęściej liczbowych. q Obszar etykiet wierszy służy do wyświetlania zawartości pól jako etykiet wierszy z boku raportu. q Obszar etykiet kolumn służy do wyświetlania zawartości pól jako etykiet ko-lumn u góry raportu. q Obszar filtru raportu służy do filtrowania całego raportu na podstawie wartości wybranej w filtrze raportu.

Najprostszą metodą dodawania pola do wybranego obszaru jest kliknięcie i przytrzy-manie jego nazwy, a następnie przeciągnięcie go z sekcji pól do sekcji układu i upusz-czenie w wybranym obszarze.

Rysunek 7.45. Układ obszarów tabeli przestawnej


209


Pola rozmieszczone w wybranych obszarach można ponownie rozmieścić lub zmienić ich położenie przez przytrzymanie nazwy pola i przeciągnięcie na wybrany obszar lub do wybranej sekcji.

Przykład 7.21Utwórz plik Sprzedaż towarów.xlsx. W arkuszu Sprzedaż umieść dane ze sprzedaży towarów w sklepie ze sprzętem komputerowym (rysunek 7.46).

Rysunek 7.46. Przykładowe dane sklepu ze sprzętem komputerowym

Za pomocą raportu tabeli przestawnej wykonaj zestawienie ukazujące, jaka była war-tość sprzedaży poszczególnych towarów w każdym z miesięcy.

Zanim sporządzisz zestawienie, dokonaj obliczeń w kolumnach Wartość towaru, Wartość VAT, Wartość towaru z VAT. Teraz możesz przystąpić do tworzenia tabeli przestawnej.

Zaznacz dowolną komórkę tabeli Sprzedaż towarów, następnie na karcie Wstawianie w grupie Tabele kliknij ikonę Tabela przestawna. Zostanie otwarte okno dialogowe Tworzenie tabeli przestawnej. W oknie tym sprawdź, czy zakres danych został prawi-dłowo zaznaczony. Jeśli nie — samodzielnie zaznacz cały zakres tabeli. Włącz opcję Nowy arkusz, aby utworzyć raport tabeli przestawnej w nowym arkuszu. Zostanie utworzony pusty raport tabeli przestawnej.



210

Przeciągnij odpowiednie pola z górnej części okna Lista pól tabeli przestawnej do ob-szarów w dolnej części okna — pole Nazwa towaru do obszaru Etykiety wierszy, pole Miesiąc do obszaru Etykiety kolumn, pole Wartość towaru z VAT do obszaru Wartości. Raport tabeli przestawnej został utworzony (rysunek 7.47).

Rysunek 7.47. Raport tabeli przestawnej

W tabeli przestawnej, oprócz zestawienia danych z tabeli źródłowej, zostały utworzo-ne podsumowania w kolumnie Suma końcowa i w wierszu Suma końcowa.

Przykład 7.22Zmodyfikuj utworzoną tabelę przestawną, dodając informację o średniej ilości sprze-danych towarów w każdym miesiącu.

Do obszaru Wartości przeciągnij pole Ilość sztuk. Domyślnie wartości w tym polu zo-stały zsumowane. Aby zmienić sposób wykonania obliczeń, kliknij prawym przyci-skiem myszy etykietę z napisem Suma z Ilość sztuk i z wyświetlonego menu wybierz polecenie Ustawienia pola wartości. Zostanie otwarte okno dialogowe Ustawienia pola wartości, w którym można dokonać zmian sposobu obliczeń (rysunek 7.48). W polu Nazwa niestandardowa powinna zostać wyświetlona nazwa pola Suma z Ilość sztuk. W polu Wybierz typ obliczeń wybierz z listy funkcję Średnia. Po dokonaniu ustawień zamknij okno, klikając przycisk OK.

Rysunek 7.48. Okno Ustawienia pola wartości


211


Dane zapisane w źródłowej tabeli mogą się zmieniać, ale w tabeli przestawnej zostaną zachowane dane z momentu jej utworzenia. Aby w tabeli przestawnej pojawiły się nowe dane, należy ją zaktualizować. W tym celu klikamy prawym przyciskiem myszy obszar tabeli przestawnej i z wyświetlonego menu wybieramy polecenie Odśwież.

7.5.4. Sumy częścioweSumy częściowe i podsumowania końcowe można automatycznie obliczać dla ko-lumn w bazie danych, korzystając z narzędzia Suma częściowa dostępnego na karcie Dane w grupie Konspekt. Umożliwiają one tworzenie podsumowań dla grup wierszy zawierających podobne dane.

Sumy częściowe są obliczane za pomocą funkcji podsumowania. Do funkcji podsu-mowania należą między innymi funkcje Suma, Policz, Średnia.

Wykonanie polecenia Suma częściowa powoduje wyświetlenie danych w postaci kon-spektu. Dane w widoku Konspekt są tak pogrupowane, aby można było wyświetlać same podsumowania lub dane szczegółowe i podsumowania.

Dane, dla których chcemy zdefiniować wyliczanie sum częściowych, muszą być zapi-sane w tabeli o strukturze bazy danych, gdzie każda kolumna ma nagłówek z wpisaną nazwą pola, a w zakresie nie występują puste wiersze ani puste kolumny.

Aby zdefiniować sumy częściowe, należy w tabeli zaznaczyć komórkę, następnie na karcie Dane w grupie Konspekt kliknąć ikonę Suma częściowa. Zostanie otwarte okno dialogowe Sumy częściowe (rysunek 7.49). W polu Dla każdej zmiany w: należy wybrać kolumnę, dla której będzie liczona suma częściowa. W polu Użyj funkcji trzeba wybrać funkcję podsumowania, która zostanie użyta do obliczenia sumy częściowej. W polu Dodaj sumę częściową do należy zaznaczyć pole zawierające wartości, dla którego zo-staną wykonane obliczenia sumy częściowej.

Sumy częściowe dla wybranego pola można uzyskiwać tylko wtedy, gdy pole to jest posortowane.

Rysunek 7.49. Opcje sum częściowych



212

Włączona opcja Zamień bieżące sumy częściowe powoduje zastąpienie istniejących sum częściowych nowymi przy ponownym ich definiowaniu. Do istniejących można dodawać kolejne sumy częściowe, określając różne funkcje podsumowania; wtedy na-leży wyłączyć tę opcję.

Włączona opcja Podział strony pomiędzy grupami spowoduje wstawienie automatycz-nego podziału strony po każdym podsumowaniu częściowym.

Włączona opcja Podsumowanie poniżej danych spowoduje wyświetlenie podsumowa-nia poniżej wierszy szczegółów.

Przykład 7.23Otwórz plik Sprzedaż towarów.xlsx, wybierz arkusz Sprzedaż. W podsumowaniach za-mieść informacje, jaka była wartość towaru sprzedanego w każdym miesiącu.

Zaznacz dowolną komórkę tabeli, następnie posortuj dane według pola Miesiąc. Po posortowaniu na karcie Dane w grupie Konspekt kliknij ikonę Suma częściowa. W otwartym oknie dialogowym w polu Dla każdej zmiany w: wybierz kolumnę Mie-siąc, w polu Użyj funkcji ustaw funkcję Suma, w polu Dodaj sumę częściową do zaznacz pole wyboru dla kolumny Wartość towaru. Zatwierdź ustawienia, klikając przycisk OK. Dane zostały wyświetlone w postaci konspektu (rysunek 7.50).

W widoku konspektu są wyświetlane albo same podsumowania, albo podsumowania wraz z danymi szczegółowymi. Symbole i umożliwiają pokazywanie lub ukrywa-nie wierszy ze szczegółami dla poszczególnych grup danych sum częściowych.

Rysunek 7.50. Tabela z wyliczonymi sumami częściowymi


213


Symbole znajdujące się w górnym lewym rogu okna konspektu umożliwiają pokazywanie lub ukrywanie wierszy ze szczegółami dla wszystkich sum częściowych i sum końcowych.

Aby usunąć sumy częściowe, należy kliknąć komórkę tabeli zawierającej sumy częścio-we, następnie wybrać ikonę Suma częściowa i w otwartym oknie dialogowym kliknąć przycisk Usuń wszystko. Excel usuwa wówczas wszystkie sumy częściowe, ale także wszystkie podziały stron oraz widok Konspekt.

7.5.5. Konsolidacja zakresówW celu podsumowania wyników zapisanych w oddzielnych arkuszach lub skoroszy-tach można skonsolidować dane z tych arkuszy lub skoroszytów i zapisać w jednym głównym arkuszu. Konsolidacja może dotyczyć na przykład wyników sprzedaży od-działów regionalnych firmy. Poszczególne arkusze zawierają dane z biur regionalnych, a w arkuszu głównym znajdą się sumy lub średnie wartości sprzedaży w całej firmie.

Istnieją dwa sposoby konsolidacji danych:

konsolidacja według położenia, q

konsolidacja według kategorii. q

Konsolidacja według położeniaKonsolidacja według położenia polega na zbieraniu danych z zakresów mających taką samą strukturę. Ważne jest położenie każdej wartości w zakresie źródłowym. Przykła-dowo wartość z górnego lewego rogu jednego zakresu źródłowego musi odpowiadać wartościom z górnych lewych rogów pozostałych zakresów źródłowych.

Przed przystąpieniem do konsolidacji należy sprawdzić, czy poszczególne zakresy da-nych mają taką samą strukturę. Następnie trzeba wybrać w arkuszu głównym komór-kę, która będzie górnym lewym rogiem obszaru skonsolidowanych danych, i na karcie Dane w grupie Narzędzia danych kliknąć ikonę Konsoliduj. Zostanie otwarte okno dialogowe Konsolidowanie (rysunek 7.51).

Rysunek 7.51. Okno konsolidacji zakresów



214

W polu Funkcja należy wybrać funkcję podsumowania, jaka zostanie użyta podczas konsolidacji danych, a w polu Odwołanie wprowadzić ścieżkę do pliku lub arkusza, w którym znajdują się dane źródłowe, i określić zakres danych do konsolidacji. Można użyć przycisku Przeglądaj w celu zlokalizowania pliku lub arkusza. Aby wprowadzony zakres danych został umieszczony na liście wszystkich konsolidowanych zakresów, w polu Wszystkie odwołania należy kliknąć przycisk Dodaj. Pola w obszarze Użyj ety-kiet w oraz pole Utwórz łącze z danymi źródłowymi powinny pozostać puste.

Konsolidacja według kategoriiKonsolidacja według kategorii przebiega podobnie jak konsolidacja według położenia. Opiera się na etykietach wierszy i kolumn zakresów źródłowych. Etykiety należy włą-czyć do zakresów konsolidacji, a ich nazwy w zaznaczanych zakresach muszą być takie same, natomiast zakresy mogą nie mieć identycznej struktury. Mogą zawierać różną liczbę wierszy i kolumn, również kolejność występowania wierszy i kolumn w zakresie źródłowym nie jest istotna.

PołączeniaZakres danych, który powstał w wyniku konsolidacji, może zostać połączony z dany-mi źródłowymi. Jeśli połączenie między danymi zostanie ustanowione, dane wyniko-we będą automatycznie aktualizowane, gdy zostaną zmienione dane źródłowe. Aby ustanowić to połączenie, należy w oknie dialogowym Konsolidowanie zaznaczyć pole Utwórz łącze z danymi źródłowymi.

7.5.6. Konspekt danychDo grupowania danych i ich podsumowań można użyć widoku Konspekt. Konspekt może zawierać do ośmiu poziomów. Na każdym poziomie wewnętrznym są wyświe-tlane dane szczegółowe dla wcześniejszego poziomu zewnętrznego. Konspekt umożli-wia wyświetlanie wierszy i kolumn podsumowań, a także danych szczegółowych dla poszczególnych grup. Można go utworzyć dla wierszy lub kolumn oraz dla wierszy i kolumn.

Pokazywanie lub ukrywanie danych szczegółowych grupy umożliwiają przyciski i odpowiadające danej grupie. Do rozwijania lub zwijania konspektu służą symbole

, gdzie liczby oznaczają kolejne poziomy konspektu.

Konspekt może być tworzony automatycznie lub ręcznie.

Automatyczne tworzenie konspektuAutomatyczne utworzenie konspektu danych jest możliwe, gdy istnieją wiersze podsu-mowań lub kolumny podsumowań zawierające formuły odwołujące się do komórek z danej grupy.

Aby utworzyć taki konspekt należy kliknąć na karcie Dane w grupie Konspekt strzałkę obok ikony Grupuj i wybierać polecenie Autokonspekt. Zostanie utworzony konspekt


215

7.6. Importowanie i eksportowanie danych

na podstawie danych wejściowych oraz kolumn podsumowań zawierających formuły Przykład konspektu utworzonego automatycznie przedstawia rysunek 7.52.

Rysunek 7.52. Widok arkusza danych w postaci konspektu

Na rysunku widać trzy poziomy grupowania danych. Najniższy — trzeci — pokazuje lub ukrywa dane wejściowe i wyświetla podsumowanie Wartość towaru, w którym formuła została zdefiniowana tylko na podstawie danych wejściowych. Drugi poka-zuje lub ukrywa podsumowanie Wartość towaru i wyświetla podsumowanie Wartość VAT. Formuła w tym podsumowaniu została zdefiniowana na podstawie formuły z poprzedniego poziomu (dlatego został utworzony nowy poziom). Pierwszy pokazuje lub ukrywa podsumowanie Wartość VAT i wyświetla podsumowanie Wartość towaru z VAT. Formuła w tym podsumowaniu została zdefiniowana na podstawie formuł z poprzednich poziomów.

Pokazywanie lub ukrywanie szczegółów i podsumowań wybranej grupy lub całego konspektu odbywa się za pomocą przycisków rozwijających i zwijających dla grupy lub konspektu.

Aby usunąć utworzony konspekt, należy na karcie Dane w grupie Konspekt kliknąć strzałkę obok ikony Rozgrupuj i wybrać polecenie Wyczyść konspekt.

7.6. Importowanie i eksportowanie danych Dane zgromadzone za pomocą innych aplikacji mogą być importowane do arkuszy Excela i przetwarzane przy użyciu narzędzi dostępnych w tym programie.

Za pomocą sterowników ODBC można pozyskać dane z plików tekstowych, plików HTML dostępnych w sieci WWW, plików XML, a także plików utworzonych za pomo-cą programów Access i SQL Server. Kreator połączeń danych pozwala zaimportować dane z innych arkuszy programu Excel oraz z programów FoxPro, dBase, Paradox, Oracle i DB2.

Można zaimportować lub wyeksportować maksymalnie 1 048 576 wierszy i 16 384 kolumny.


baza danych w arkuszu kalkulacyjnym - helion edukacja · rozdział 7 t arkusze kalkulacyjne —...

Documents