La ville de Bazas partage son fonds historique avec ses administrés

Romain ESPAGNET

Archiviste de la ville de Bazas

Service des Archives de Bazas

ContexteLa ville de Bazas en Gironde en tant que capitale du Bazadais et ancien évêché bénéficie d’un passé riche. Celui-ci a été conservé jusqu’à nos jours avec en particulier une cathédrale unique et un fonds patrimonial important.

En 2010, le maire de Bazas Bernard Bosset et le Directeur des Services Gilbert Dupas ont souhaité aller plus loin dans la conservation et la valorisation des archives en recrutant Romain Espagnet comme archiviste. La mission fixée par le Maire était claire : structurer le service Archives de la ville et assurer la communicabilité des fonds historiques et administratifs aux administrés de la ville.

ChallengesPour pouvoir assurer cette mission, Romain Espagnet a d’abord effectué pendant plus d’un an le classement et le récolement des fonds qui était inexistant. Puis, il a fallu réfléchir aux modalités de mise à disposition au public de ces fonds en prenant en compte les contraintes rappelées par l’archiviste. «Tout d’abord, les archives ne sont ouvertes que 2 demi-journées par semaine puisque je suis aussi en charge de la bibliothèque, du musée et des animations culturelles. D’autre part, la consultation régulière de ces fonds risquait d’altérer les fonds dont certains ont subi l’usure du temps.»

Plutôt que de se doter d’un logiciel métier de catalogage, la municipalité a fait le choix d’axer les investissements en acquérant plutôt une bibliothèque numérique publique pour montrer la richesse de ses fonds.

VALORISER SES

ARCHIVES

Il a alors été décidé de

numériser et mettre en

ligne ces fonds avec

l’aide d’un prestataire de

service unique qui pouvait

accompagner ce projet

sur sa globalité.

Ce prestataire devait être

à même de réaliser la

numérisation en des

délais très courts pour

certains fonds encore

communicables comme

l’état civil récent.

TÉMOIGNAGE CLIENT

VALORISATION

Une mise en ligne des fonds assurée dès la première annéeL’opération a démarré dès 2014 avec la numérisation dans les locaux d’Arkhênum de la partie « culturelle » des fonds de la ville : presse ancienne et photographies. L’objectif était de pouvoir mettre en ligne la même année le fonds le plus parlant et attractif pour les administrés.

En 3 semaines, Arkhênum a mis en place la bibliothèque numérique des Archives en collaboration avec l’archiviste Romain Espagnet. Par-delà la numérisation, l’accompagnement des équipes Arkhênum est allé jusqu’au conseil pour la mise en ligne : graphisme, rédaction des notices, recommandation pour bénéficier du référencement naturel…

La 2ème année a été consacrée à la numérisation des fonds administratifs : état civil, registres de délibération, recensement de population, plans cadastraux.

RésultatsDès sa mise en ligne, la bibliothèque numérique de la ville a recueilli des félicitations de la part des visiteurs habituels des lieux : sociétés savantes de la ville, étudiants, chercheurs, généalogistes ou encore simples curieux. La presse s’est faite le relais de cette démarche. D’autres utilisations voient le jour pour toucher de nouveaux publics. 2 classes primaires étudieront sur Internet puis sur place le fonds photographique et l’évolution de la ville.

Romain Espagnet compte aussi continuer à enrichir la bibliothèque numérique en faisant appel aux dons de particuliers, d’associations et d’entreprises. En 2016, une dernière campagne de numérisation est prévue portant sur le reliquat du fonds photographique, des documents liés aux élections et des courriers.

Cette mise en ligne a été aussi remarquée par les Archives de France et les Archives départementales de la Gironde qui ont salué le travailfait par la ville.

ARCHIVES MUNICIPALES DE BAZAS

Mairie de BazasPlace de la cathédrale, 33430 Bazas – FranceTel : +33 (0)5 56 65 06 65Maire de Bazas : Bernard BossetArchiviste : Romain EspagnetSite internet de la Ville : http://www.ville-bazas.fr/Bibliothèque numérique : http://my.yoolib.com/ambazas/

ÉTABLISSEMENT

Siège social :43 avenue Charles de Gaulle33200 BordeauxFrance Tél : +33 (0)5 57 02 10 65

E-mail : contact-num@arkhenum.fr

www.arkhenum.fr

Bureau parisien :300 B rue Marcel Paul94500 Champigny-sur-MarneFranceTél : +33 (0)1 47 06 15 37

CHIFFRES CLES

50 000documents numérisés sont disponibles en ligne : presse ancienne, registres de recensement de population, registres d’état civil…

2années d’investissements ont suffit pour numériser la quasi-totalité des fonds avec une mise en ligne effectuée dès la première année.

Zoom avancéLa fonctionnalité de zoom pyramidal est précieuse pour étudier de près les détails des photographies ou bien pour lire les registres d’état civil manuscrits.

Un moteur de recherche puissantLe moteur de recherche permet de lancer une requête sur un mot dans toutes les typologies de documents. Elle s’effectue dans les notices descriptives et les textes contenus dans les images générées à la numérisation.

La ville de Bazas a choisi Arkhênum pour la réalisation de son projet

FOCUS FONCTIONNALITES La presse locale et régionale s’est faite le relais de cette démarche novatrice pour des services d’archives municipales.Plusieurs articles sontparus qui ont donné dela visibilité à l’opération età la démarche municipale.