bbc: stérke inzet op decentraal werken - cevi/logins€¦ · nuttige tools - totalen per...
TRANSCRIPT
11de Cevi Klantendag – 14 maart 2017
Bisdomplein 3 9000 GENT Tel.: 09 264 07 01 E-mail: [email protected]
1
14 maart 2017
BBC: stérke inzet op decentraal
werken
Gaute Vannuten en Liesbeth Janssens
BBC sterke inzet op decentraal werken
14 maart 2017
BBC is geen zaak meer van boekhouden alleen
De Cyclus van Beleid en Beheer heeft impact op uw volledige
organisatie
Meer betrokkenheid bij het beleid
Grotere informatiebehoefte, financieel én inhoudelijk
Input en actie vanuit diensten vereist
Moet beheersbaar en controleerbaar blijven
BBC sterke inzet op decentraal werken
11de Cevi Klantendag – 14 maart 2017
Bisdomplein 3 9000 GENT Tel.: 09 264 07 01 E-mail: [email protected]
2
14 maart 2017
BBC boekhouding = maximaal decentraal
Op een rijtje:
1. Garandeert een veilige toegang
2. Betrekt uw diensten bij de voorbereiding budget en mjp
3. Automatiseert uw bestelproces
4. Digitaliseert uw inkomende facturenflow
5. Voorziet een eenvoudige invoer van ontvangstenfacturen
6. Laat het beleid opvolgen via indicatoren en metingen
In een volledig geïntegreerde omgeving
BBC sterke inzet op decentraal werken
14 maart 2017
BBC boekhouding = maximaal decentraal
Op een rijtje:
1. Module toegangs- en databeveiliging
2. Module decentraal budget
3. Module bestelbonadministratie
4. Module digitaal documentenbeheer
5. Module uitgaande facturatie
6. Module indicatoren en metingen
In een volledig geïntegreerde omgeving
BBC sterke inzet op decentraal werken
11de Cevi Klantendag – 14 maart 2017
Bisdomplein 3 9000 GENT Tel.: 09 264 07 01 E-mail: [email protected]
3
14 maart 2017
1. Garandeer een veilige toegang
BBC sterke inzet op decentraal werken
14 maart 2017
Menubeveiliging – tot welke functies toegang?
BBC sterke inzet op decentraal werken
11de Cevi Klantendag – 14 maart 2017
Bisdomplein 3 9000 GENT Tel.: 09 264 07 01 E-mail: [email protected]
4
14 maart 2017
Databeveiliging – tot welke inhoud toegang?
Wie mag welke soort gegevens
Raadplegen
Invoeren
Wijzigen
Beheren
Elke onderdeel van de boekhouding vereist zijn eigen type
beveiliging
BBC sterke inzet op decentraal werken
14 maart 2017
2. Module voor ingave
budgetvoorstellen
BBC sterke inzet op decentraal werken
11de Cevi Klantendag – 14 maart 2017
Bisdomplein 3 9000 GENT Tel.: 09 264 07 01 E-mail: [email protected]
5
14 maart 2017
Situering module in BBC boekhouding
BBC sterke inzet op decentraal werken
14 maart 2017
Veilige toegang - functiescheiding
Ofwel is een gebruiker = beheerder
Ofwel is een gebruiker = bevoegd tot ingave budgetvoorstellen
voor 1 of meerdere diensten
BBC sterke inzet op decentraal werken
11de Cevi Klantendag – 14 maart 2017
Bisdomplein 3 9000 GENT Tel.: 09 264 07 01 E-mail: [email protected]
6
14 maart 2017
Veilige toegang - toewijzen budgetsleutels
Een budgetsleutel kan maar behoren tot 1 dienst
BBC sterke inzet op decentraal werken
Gebruiker 1
Budgetdienst SPORT
Budgetsleutel 1
Budgetsleutel 2
Budgetdienst JEUGD
Budgetsleutel 3
Gebruiker 2
Budgetdienst ICT
Budgetsleutel 4
Budgetsleutel 5
Budgetsleutel ...
14 maart 2017
Veilige toegang - toewijzen budgetsleutels
BBC sterke inzet op decentraal werken
11de Cevi Klantendag – 14 maart 2017
Bisdomplein 3 9000 GENT Tel.: 09 264 07 01 E-mail: [email protected]
7
14 maart 2017
Keuzes bij klaarzetten gegevens
BBC sterke inzet op decentraal werken
14 maart 2017
Ingavescherm budgetvoorstellen
BBC sterke inzet op decentraal werken
Bedrag
voorstel
Zinvolle
omschrijving
11de Cevi Klantendag – 14 maart 2017
Bisdomplein 3 9000 GENT Tel.: 09 264 07 01 E-mail: [email protected]
8
14 maart 2017
Nuttige tools - totalen
Per budgetsleutel historische cijfers
Per dienst vergelijking met totaal uit meerjarenplan
BBC sterke inzet op decentraal werken
14 maart 2017
Nuttige tools – detaillering per budgetsleutel
Een budgetsleutel kan gedetailleerd worden
En deze detaillering komt niet tot uiting in het goedgekeurd
budget
Detaillering is herbruikbaar voor opmaak budgetvoorstellen
volgend jaar
BBC sterke inzet op decentraal werken
11de Cevi Klantendag – 14 maart 2017
Bisdomplein 3 9000 GENT Tel.: 09 264 07 01 E-mail: [email protected]
9
14 maart 2017
Nuttige tools – verantwoording voorstel
Via koppelen digitale bijlage
Via tekstvak verantwoording
BBC sterke inzet op decentraal werken
14 maart 2017
Proces van validatie en devalidatie
“dienst”
Ingavevoorstellen
“dienst”
Valideren voorstellen
“beheerder”
Voorstellen nakijken en/of
bijsturen
“beheerder”
Aanmaak simulatie meerjarenplan
BBC sterke inzet op decentraal werken
Of devalideren
11de Cevi Klantendag – 14 maart 2017
Bisdomplein 3 9000 GENT Tel.: 09 264 07 01 E-mail: [email protected]
10
14 maart 2017
Andere voordelen module decentraal budget
Ook voor bedragen meerjarenplan kan een budgetvoorstel
worden ingegeven
Module ook mogelijk voor opmaak budgetherzieningen
BBC sterke inzet op decentraal werken
14 maart 2017
3. Integreer uw bestelproces
BBC sterke inzet op decentraal werken
11de Cevi Klantendag – 14 maart 2017
Bisdomplein 3 9000 GENT Tel.: 09 264 07 01 E-mail: [email protected]
11
14 maart 2017
Situering module in BBC boekhouding
BBC sterke inzet op decentraal werken
14 maart 2017
Definieer uw diensten in BBC
BBC sterke inzet op decentraal werken
11de Cevi Klantendag – 14 maart 2017
Bisdomplein 3 9000 GENT Tel.: 09 264 07 01 E-mail: [email protected]
12
14 maart 2017
Per dienst één dynamisch
goedkeuringsschema
BBC sterke inzet op decentraal werken
Niveau 1 of
Diensten
Niveau 2 en
Niveau 3 als…
14 maart 2017
Het goedkeuringsproces opgesteld in BBC
BBC sterke inzet op decentraal werken
11de Cevi Klantendag – 14 maart 2017
Bisdomplein 3 9000 GENT Tel.: 09 264 07 01 E-mail: [email protected]
13
14 maart 2017
Drie fasen van een bestelling
BBC sterke inzet op decentraal werken
Bestel-aanvraag
Goedkeuring Bestelbon
14 maart 2017
Bestelaanvraag opmaken
Fase = KREATIE
Aanvrager (voor wie de bestelbon is)
Opsteller (wie de bestelbon opmaakt)
BBC sterke inzet op decentraal werken
11de Cevi Klantendag – 14 maart 2017
Bisdomplein 3 9000 GENT Tel.: 09 264 07 01 E-mail: [email protected]
14
14 maart 2017
Detaillijnen manueel ingeven
Rechtstreeks individuele BBC-elementen ingeven: keuzelijsten
met aangepaste selectie mogelijkheden per gebruiker
Onrechtstreeks de volledige budgetsleutel selecteren: via een
functietoets voor consultatiescherm “Detail budget”
Een volledige of gedeeltelijke detaillijn ingeven via een
productcode uit de productcataloog
BBC sterke inzet op decentraal werken
14 maart 2017
Detaillijnen via productcataloog ingeven
Oplaadprotocol voor een snelle opstart
Beheers- en gebruiksrechten zijn nauwkeurig in te stellen
Beheer cataloog: centraal of decentraal?
Gebruik cataloog: verplicht of facultatief gebruik, vaste prijzen?
BBC sterke inzet op decentraal werken
11de Cevi Klantendag – 14 maart 2017
Bisdomplein 3 9000 GENT Tel.: 09 264 07 01 E-mail: [email protected]
15
14 maart 2017
Goedkeuringsschema starten
BBC sterke inzet op decentraal werken
Dringende validatie: goedkeurders krijgen email
Verwittigen aanvrager bij laatste validatie
14 maart 2017
Bestelaanvraag goedkeuren
Waarschuwing via e-mail of via popup bij opstart BBC
Goedkeuringsscherm met alle bestelaanvragen per gebruiker:
Toestand budget per detaillijn
Commentaar veld voor interne communicatie
Gekoppelde digitale documenten meteen binnen handbereik
BBC sterke inzet op decentraal werken
11de Cevi Klantendag – 14 maart 2017
Bisdomplein 3 9000 GENT Tel.: 09 264 07 01 E-mail: [email protected]
16
14 maart 2017BBC sterke inzet op decentraal werken
14 maart 2017
Waarschuwing via e-mail (optioneel)
Popup bij openen van het menupunt Creatie bestelaanvragen
Bestelaanvraag recycleren
BBC sterke inzet op decentraal werken
11de Cevi Klantendag – 14 maart 2017
Bisdomplein 3 9000 GENT Tel.: 09 264 07 01 E-mail: [email protected]
17
14 maart 2017
Bijkomende functionaliteiten
E-mailnotificatie voor de aanvrager bij goedkeuring
Opvolgingsscherm om de bestellingen in de diverse
goedkeuringsschema’s in kaart te brengen
Historiekscherm om het wie en wanneer voor elke stap van het
bestelproces na te kunnen kijken
Bestellingen kunnen ook aan leveringsnota’s gekoppeld worden
BBC sterke inzet op decentraal werken
14 maart 2017
Integreer uw bestelproces
Er is een goedkeuringsschema om bestelaanvragen decentraal
en/of centraal goed te keuren
Er is voorzien dat medewerkers van decentrale diensten
bestelaanvragen eenvoudig en veilig kunnen opmaken.
Er zijn diverse communicatiefuncties om de doorstroming van
bestellingen te optimaliseren
BBC sterke inzet op decentraal werken
11de Cevi Klantendag – 14 maart 2017
Bisdomplein 3 9000 GENT Tel.: 09 264 07 01 E-mail: [email protected]
18
14 maart 2017
4. Digitaliseer uw inkomende
facturenflow
BBC sterke inzet op decentraal werken
14 maart 2017
Registraties in BBC verrijken met
bijkomende info
BBC sterke inzet op decentraal werken
11de Cevi Klantendag – 14 maart 2017
Bisdomplein 3 9000 GENT Tel.: 09 264 07 01 E-mail: [email protected]
19
14 maart 2017
Situering module in BBC Boekhouding
BBC sterke inzet op decentraal werken
Menu 1: Strategisch kader en dossiers
Menu 2: Inventarisfiches
Menu 3: Budgetten
Menu 4: Aankopen
Menu 5: Verkopen
Menu 7: Financiële verrichtingen
Menu 8: Diverse verrichtingen
Menu 10: Consultaties
14 maart 2017
Digitale documenten archief map
BBC sterke inzet op decentraal werken
Hoofddocument openen, of alle digitale
documenten raadplegen
Beheer en overzicht van alle digitale documenten
11de Cevi Klantendag – 14 maart 2017
Bisdomplein 3 9000 GENT Tel.: 09 264 07 01 E-mail: [email protected]
20
14 maart 2017
Overzicht en beheer digitale documenten
BBC sterke inzet op decentraal werken
14 maart 2017
Paperless goedkeuring inkomende facturen
in BBC De factuur kan als digitaal document worden geraadpleegd
BBC sterke inzet op decentraal werken
11de Cevi Klantendag – 14 maart 2017
Bisdomplein 3 9000 GENT Tel.: 09 264 07 01 E-mail: [email protected]
21
14 maart 2017
Goedkeuringsschema in BBC
Dienst van de bestelling kan gebruikt worden om een dynamisch
pad te definiëren
BBC sterke inzet op decentraal werken
14 maart 2017BBC sterke inzet op decentraal werken
Diensten
Gebruikers
10: Registratie 40: Validatie20: Diensten
11de Cevi Klantendag – 14 maart 2017
Bisdomplein 3 9000 GENT Tel.: 09 264 07 01 E-mail: [email protected]
22
14 maart 2017
Goedkeuringsscherm inkomende facturen
BBC sterke inzet op decentraal werken
10: Registratie 40: Validatie20: Diensten
30: Weigering
14 maart 2017
Goedkeuringsscherm inkomende facturen
BBC sterke inzet op decentraal werken
11de Cevi Klantendag – 14 maart 2017
Bisdomplein 3 9000 GENT Tel.: 09 264 07 01 E-mail: [email protected]
23
14 maart 2017
Optimalisatie doorstroming
goedkeuringsflow E-mail per factuur in te stellen voor dringende validatie
Popup bij opstart van BBC boekhouding
BBC sterke inzet op decentraal werken
14 maart 2017
Digitaliseer uw inkomende facturenflow
Verrijk registraties in BBC met digitale documenten om ze te
verduidelijken en toegankelijker te maken
Door het digitaliseren van uw documenten kunnen inkomende
facturen, zonder reizende papieren, worden nagekeken en
goedgekeurd
BBC sterke inzet op decentraal werken
11de Cevi Klantendag – 14 maart 2017
Bisdomplein 3 9000 GENT Tel.: 09 264 07 01 E-mail: [email protected]
24
14 maart 2017
5. Eenvoudige invoer van
ontvangstenfacturen door diensten
BBC sterke inzet op decentraal werken
14 maart 2017
Situering module in BBC boekhouding
BBC sterke inzet op decentraal werken
11de Cevi Klantendag – 14 maart 2017
Bisdomplein 3 9000 GENT Tel.: 09 264 07 01 E-mail: [email protected]
25
14 maart 2017
Waarom eenvoudig?
Boekhoudkundige kennis is niet noodzakelijk
3 componenten volstaan om een factuur te kunnen maken
Debiteur
Factuurcode
1 of meerdere rubrieken
Extra functies zorgen voor verdere automatisering
Factuurmodellen
Repetitieve facturen / factuurruns kopiëren
Opladen vanuit Excel
Controlemogelijkheden vóór doorboeking
BBC sterke inzet op decentraal werken
14 maart 2017
6. Opvolging beleid via indicatoren en
metingen
BBC sterke inzet op decentraal werken
11de Cevi Klantendag – 14 maart 2017
Bisdomplein 3 9000 GENT Tel.: 09 264 07 01 E-mail: [email protected]
26
14 maart 2017
Situering module in BBC boekhouding
BBC sterke inzet op decentraal werken
14 maart 2017
Beleid – indicatoren – metingen - planning
Herwerkte module
Duidelijke functiescheiding
“master”: globale beheerder: definieert de indicatoren
per indicator: verantwoordelijke en opvolger: kan metingen ingeven
Koppeling indicator aan beleid kan via meerdere “koppelpunten”
(beleidsdomein, doelstelling, actieplan, actie …)
Ingave metingen én planningen per indicator
Werken met globale of specifieke statussen
Digitale bijlage koppelen
BBC sterke inzet op decentraal werken
11de Cevi Klantendag – 14 maart 2017
Bisdomplein 3 9000 GENT Tel.: 09 264 07 01 E-mail: [email protected]
27
14 maart 2017
Reik uw diensten maximale info aan
Vertrekkend vanuit doelstellingenboom financiële informatie
BBC sterke inzet op decentraal werken
14 maart 2017
Reik uw diensten schermen aan voor de
inhoudelijke opvolging van het beleid
BBC sterke inzet op decentraal werken
11de Cevi Klantendag – 14 maart 2017
Bisdomplein 3 9000 GENT Tel.: 09 264 07 01 E-mail: [email protected]
28
14 maart 2017
Beleid – budget – indicator – meting in
rapportvorm
BBC sterke inzet op decentraal werken
14 maart 2017
Tot slot …
BBC sterke inzet op decentraal werken
Bedankt voor uw aandacht …