be the change tampereen materiaali /osa 2
DESCRIPTION
Be the Change koulutuksen materiaali osa 2 Osa 1 löytyy täältä: http://www.slideshare.net/Ekonomiliitto/be-the-change-tampereen-materiaaliTRANSCRIPT
1
26.8.2011
MUUTOKSEN TYÖKALUPAKKI
Be the Change
© Humap Oy, www.humap.com sivu 1
12.3.2013 sivu 2
TYÖKALUJEN TARKOITUS
MUUTOSTYÖKALUJEN TARKOITUS ON SYNNYTTÄÄ KESKUSTELUJA
• Muutos elää keskusteluissa. • Muutos on oppimista. • Muutos syntyy kytkemällä ihmiset toisiinsa ja haasteeseen. • Osallisuus saa asiat tapahtumaan.
Osallistuminen ja osallistamisen periaatteet Jokainen haluaa: • tulla kuulluksi • saada arvostusta • saada autonomiaa sovituissa kehyksissä
2
12.3.2013 sivu 3
TYÖKALUJEN TULOKSET
JOKAINEN KESKUSTELU TAI MUUTOSFOORUMISSA:
1. Syntyy päätöksiä sekä sovittuja ja vastuutettuja tekoja -> Action Points ja toimintasuunnitelma 2. Vaikutetaan osallistujien omaan toimintaan -> Miten sovellan ja toimin ajattelun mukaisesti? 3. Sovitaan viesti seuraaviin foorumeihin -> Mitä kerromme muille? 4. Rakentaa luottamusta läsnäoleviin ihmisiin ja tulevaisuuteen -> Ymmärrämme toisiamme?
1. Keskustelun tavoite ja konteksti 2. Tunteet: miltä muutos on tuntunut? 3. Faktat: esim palkkaturva, sovitut
pelisäännöt jne 4. Ajattelu, toiveet ja motiivit (perustelut)
- vaihtoehdot - kysymykset
5. Osaamisen kehittäminen; mitä edellyttää? 6. Mitä jos asiat ei mene niinkuin haluaa? 7. Aikataulut ja eteneminen 8. Foorumit: missä asioista voi puhua? 9. Mitä odotat esimieheltäsi jatkossa? 10. Miten jatketaan, milloin palataan asiaan?
Tärkeitä puheenaiheita muutostilanteessa, esim:
Hyvä keskustelu ei ole mekaaninen kaava. Hyvä keskustelu rakentaa luottamusta, mutta ei synnytä salaisuuksia. Hyvässä keskustelussa otetaan esille faktat ja hyväksytään erilaiset tunteet. Hyvä keskustelu auttaa toista pohtimaan omaa tilannetta ääneen ja moninäkökulmaisesti. Kuinka paljon tarvitset faktaa että voit käydä keskusteluja tulevaisuudesta? Milloin on hyvä aika?
3
maaliskuu 12, 2013 © Humap Oy, www.humap.com sivu 5
MUUTOKSESSA JOHTAMISEN TYÖKALUT
MINÄ: Oma muutoksen (kasvun) tutkimisen työkalut - itsetuntemus ja reflektio - omat ajatukset, tunteet, arvot - oman ammattimaisen johtajaroolin tunnistaminen
ORGANISAATIO: Työkalut organisaation muutoksenhallintaan - esimiesten yht periaatteet - foorumien organisointi - strategiatyö, seuranta - suhteet omaan johtoon RYHMÄT/TIIMIT: Työkalut ryhmän muutoksen fasilitointiin - fasilitointi ja osallistaminen - eri näkökulmien esiintuominen - yhteisen ajattelun rakentaminen - yhteistyön organisointi
YKSILÖ: Työkalut jokaisen yksilön kohtaamiseen muutoksessa - uteliaisuus, tunteenpurku - valmentaminen, dialogi - tulevaisuuden tavoitteiden löytäminen
INTERVENTIO-TYÖKALUT: Kun rajat ylittyvät: - toistuvan havaitseminen - puheeksiottaminen - pysäytys - muut keinot
26.8.2011
MINÄ
© Humap Oy, www.humap.com sivu 6
4
ESIMIESTEN ROOLI VAIKEASSA MUUTOSTILANTEESSA
Mihin rooliin ajaudut tai tietoisesti liikut? Mikä rooli houkuttaa?
AMMATTIMAINEN ESIMIES – Ymmärrys, tuki, tulevaisuus – Avoimuus, luja ja ymmärtävä ote
OMAN EDUN TAVOITTELU – Mahdollisuus edetä – Mahdollisuus kostaa
NEGATIIVINEN VOIVOTTELU – Pisteiden kalastus – Yhtiön haukkuminen
Tukee ihmisiä: työnsä menettäviä/ muuttavia ja työpaikalle jääviä
Varmistaa liiketoiminnan jatkuvuuden Käsittelee omat
tunteet ja ajattelun
maaliskuu 12, 2013 © Humap Oy, www.humap.com sivu 8
Mitä edellisistä rooliodotuksista olet eniten/vähiten kokenut muutostilanteessa? Mikä rooleista on vahvuutesi? Missä kaipaat kehitystä? Mitä et ehkä ole huomannut? Mitä odotuksia puuttuu ajatuskartasta?
”Muutos-tilanteessa esimieheen kohdistuvia rooliodotuksia”
ESIMIESTYÖ JA ESIMIEHEN ROOLI MUUTOKSESSA Esimiestä ja hänen toimintaansa katsotaan muutostilanteessa uudella tavalla. Johtamistyöhön liittyy tällöin monia odotuksia. Muutosjohtajan rooliodotusten kartta:
messias: valmistelee ja ratkaisee puolestamme asiat, kertoo mitä tehdään
lähetti: tuo meille koko ajan faktoja muutoksen etenemisestä
pysäyttäjä: rauhoittaa ja kokoaa ihmiset yhteen tutkimaan tilannetta
avittaja: auttaa meitä ajattelemaan tilannetta rakentavasti
toimeenpanija: toteuttaa johdon haluamat muutokset
kuuntelija: kuuntelee minun huoleni ja kysymykseni
huolehtija: varmistaa että perustehtävä tulee tehdyksi ja asiakas saa palvelunsa
puolustaja: pitää meidän puolta tässä mylläkässä
innostaja: auttaa oppimaan ja katsomaan tulevaisuuden mahdollisuuksiin
5
maaliskuu 12, 2013 © Humap Oy, www.humap.com sivu 9
TAITOJEN SATEENVARJO: Keskeisiä taitoja muutoksessa ja jatkuvasti muuttuvassa työympäristössä työskentelyyn. Arvioi itseäsi: Missä olet mielestäsi hyvä = 3? Missä tarvitset kehittymistä = 0? - piirrä sateenvarjosi
TYÖKALU TAITOJEN TUTKIMISEEN JA NIISTÄ KESKUSTELUUN
Luottamus omaan osaamiseen ja sen kehittämiseen
3 2 1 0
Priorisoimisen taito itse ja yhdessä (Ei:n rakentava sanominen)
Pysähtymisen taito (pohdin itseäni – tutkimme yhdessä)
Tunteiden käsittelyn ja ymmärtämisen taito (omat tunteet, muiden tunteet)
Luopumisen taito - aloittamisen taito
Tutkimisen taito: eri näkökulmien tarkastelun taito
Rakentavan vuorovaikutuksen taito: kysymisen, kuuntelun, kannustamisen ja rakentamisen taito
Keskeneräisyyden sietokyky - keskeneräisyydessä toimintakyvyn säilyttäminen
Mahdollisuuksien näkemisen taito
Ideoimisen taito
MUUTOKSESSA ELÄMISEN TAIDOT
© Humap Oy, www.humap.com sivu 10
1. KOKEMUKSET
2. AJATUKSET & TUNTEET
3. TEOT
- Mitä on tapahtunut? - Millaisia ajatuksia minulla on ollut - Minkälaisia tunteita eri tavalla tekeminen minussa herättää?
- Mikä auttaisi minua tässä muutoksessa? - Mistä tärkeää puhua? - Mitä olen tehnyt? Millainen asenne minulla on?
Kuinka tietoinen olen kyvystäni tehdä havaintoja ilman selityksiä? Tunnistanko miten ne vaikuttavat ajatteluuni?
KOKEMUKSET – AJATUKSET - TEOT
6
26.8.2011
YKSILÖN KOHTAAMINEN
© Humap Oy, www.humap.com sivu 11
maaliskuu 12, 2013 © Humap Oy, www.humap.com sivu 12
Muutoksessa johtamisen työkalut: 1 - 1 Muutoskeskustelu yökaluja jokaisen yksilön kohtaamiseen ja tukemiseen Kohtaa toinen ihmisenä: pysähdy, oma agenda sivuun, kiinnostu Katsekontakti, ystävällisyys, asiallisuus, palvelu...kysy, kuuntele, Miten tämä keskustelu voisi auttaa meitä eteenpäin? Kerro lisää, tarkenna, kuulin sinun sanovan, auta minua ymmärtämään? Kysymyksiä tunteista ja järjestä: Miltä muutos on tuntunut? Mikä on vaivannut mieltäsi? Mistä olet tyytyväinen? Mitä ajatuksia syntynyt? Miten ymmärrät/hyväksyt tämän muutoksen? Mitä et ymmärrä? Mitä haluaisit tietää? Miten voisin auttaa että sinua toimimaan tässä muutoksessa? Kerro mitä tiedät muutoksesta ja sen etenemisestä: Faktat, Vaiheistus, Aikataulut, Sovitut periaatteet... Kerro myös se mitä et tiedä...
Kysymyksiä roolista, asenteesta ja prioriteeteistä Minkä ajattelet asiakkaillemme olevan muutosvaiheessa tärkeää? Mikä on nyt meille tärkeää? Miten sisnun nyt kannattaa asennoitua? Minkä ajattelet olevan muutosvaiheessa sinun roolisi? Mitä sinulta nyt odotetaan? Kysymyksiä tulevaisuudesta: Mitä haluasit tietää muutoksen etenemisestä? Minkä tekeminen on tulevaisuudessa tärkeää? Millaisia tehtäviä olisi tärkeää ja haluaisit tehdä tulevaisuudessa? Mihin sinun kannttaa asiakkaan näkökulmasta keskittyä tulevaisuudessa? Mitä kannattaa tehdä heti / kohta / myöhemmin? Miten voit edistää että muutos rakentuu hyvällä tavalla? Miten voin auttaa sinua tekemään hyvää työtä tässä muutoksen keskellä? Millaisia vaiheita näet että on tulossa?
INTERVENTIO-TYÖKALUT: Kun rajat ylittyvät: - toistuvan havaitseminen - puheeksiottaminen - pysäytys - muut keinot
Tärkeät puheenaiheet: - Keskustelun tavoitteesta - Tunteista - Ajatuksista ja ymmärryksestä - Roolista muutoksessa - Etenemisen vaiheista, aikatuluista - Tulevaisuuden tekemisistä
7
PUHUMISEN TAPA : MISTÄ PUHUTAAN? Kumpi kehittämisen ajatus ohjaa keskustelua ja oppimista?
Se kumpaa ajatusta seurataan, vaikuttaa energiaan ja motivaatioon.
ONGELMAT SE MIKÄ EI TOIMI SE MITÄ PITÄÄ KEHITTÄÄ VAIKEUDET EPÄKOHDAT KONTROLLI IKUISUUSASIAT
ONNISTUMISET OSAAMISET VAHVUUDET MAHDOLLISUUDET TOIMIVAT ASIAT LUOTTAMUS UUDET, SYNTYVÄT ASIAT
maaliskuu 12, 2013 © Humap Oy, www.humap.com sivu 14 maaliskuu 12, 2013 © Humap Oy, www.humap.com sivu 14
Arvostava haastattelu muutosjohtamisessa: Tutki onnistumisia!
PERUSKYSYMYKSET 1. Missä asiassa olet onnistunut?
2. Mitä teit hyvin? Mikä tai mitkä tekosi vaikuttivat onnistumiseesi?
3. Mikä sinun osaaminen, ominaisuus tai asenteesi mahdollisti onnistumisen?
4. Mikä on keskeinen haasteesi lähitulevaisuudessa?
5. Miten voit käyttää onnistumisen kokemustasi ja siihen johtanutta osaamistasi/ominaisuuttasi kohdatessasi tuon haasteen?
Valitse pari/esimieskollega. Järjestäkää rauhallinen tila ja asettakaa tuolinne lähekkäin. Valitkaa roolit: Sparraaja (kysyjä) ja sparrattava (oman johtamistyön pohtija). Sparraaja haastattelee /ajatteluttaa oheisen kysymysrakenteen mukaan. Tee syventäviä kysymyksiä tarvittaessa mutta pysy asiassa ja rakenteessa. Älä tuo omia kokemuksiasi, mutta vahvista jos olet aidosti samaa mieltä. Vaihtakaa roolit Lopuksi käykää reflektio: - Oliko kysymysprosessi hyödyllinen - Toimisiko se omassa johtamistyössä?
8
26.8.2011
RYHMÄN AJATTELUN JOHTAMINEN
© Humap Oy, www.humap.com sivu 15
maaliskuu 12, 2013 © Humap Oy, www.humap.com sivu 16
MUUTOSTYÖPAJAN TYÖKALUT : NYKYTILA A & TAVOITETILA B
• Mikä pakottaa, kutsuu, haastaa organisaatiotamme tähän muutokseen? Vetäjä kirjoittaa taululle ison A-kirjaimen. Osallistujat kirjoittavat omille post it -lapuilleen mieleensä tulevia syitä ja muutospaineita, yksi asia kullekin lapulle. Liimatkaa laput seinälle A-kirjaimen ympärille. Kun kaikki laput on liimattu, lukekaa ne ääneen ja ryhmitelkää toisiinsa kuuluvat asiat yhteen. Keskustelkaa syistä yhdessä.
NYKYTILA (A) TAVOITETILA (B)
• Miten ymmärrämme tämän muutoksen ja sen tavoitteet? • Mitä toivomme tältä muutokselta? Työskentelytapa sama kuin edellä (nykytilan kartoitus), tavoitetilaa kuvataan B-kirjaimella.
9
Mihin emme voi vaikuttaa -> Hyväksyttävä
Mihin voimme vaikuttaa
Mihin ehkä voimme vaikuttaa -> Selvitä
Mihin varmasti voimme vaikuttaa -> Ryhdy toimiin
Kun muutos on alussa, työyhteisön kanssa on hyvä tehdä oheinen analyysi ja pohdinta. Listatkaa ryhmissä asioita oheisiin sarakkeisiin. Energiaa kannattaa kohdistaa sellaisiin asioihin joihin aidosti voi vaikuttaa. Toki muutoksen syyt kannattaa ymmärtää.
Siis mitä voimme tehdä, tai alkaa tekemään....
Miksi näin on....?
maaliskuu 12, 2013 © Humap Oy, www.humap.com sivu 18
MUUTOSTYÖPAJAN TYÖKALUT : MUUTOSVOIMAT
Kirjatkaa fläppipaperille T-kaavio, jonka vasemmalle puolelle kirjatkaa Muutosta vastustavat voimat. Kaavion oikealle puolelle kirjatkaa Muutosta vetävät/edistävät voimat. Näillä voimilla tarkoitetaan kaikkia niitä faktoja, ilmiöitä, rakenteita ja asenteita, jotka voivat vaikuttaa muutoksen etenemiseen ja onnistumiseen. Aluksi jokainen miettii itsekseen ja tuottaa ainakin yhden post it -lapun kumpaankin sarakkeeseen. Keskustelkaa lopuksi kaaviosta yhdessä.
VASTUSTAVAT VOIMAT EDISTÄVÄT VOIMAT
10
Esimies muutosjohtajana, T-työkaluja: Lisää esimerkkejä
MIKÄ ON NYT HYÖDYLLISTÄ
MIKÄ ON NYT HYÖDYTÖNTÄ
MIHIN VOIMME LUOTTAA
MIKÄ ASKARRUTTAA
Sidosryhmäanalyysi: Nimetkää keskeiset muutoksen sidosryhmät. Miten ryhmittelisitte eri sidosryhmät? Mitä tietoa sidosryhmistä voisi kerätä?
Nimeämällä ja tutkimalla sidosryhmiä ja niiden odotuksia/tarpeita voidaan löytää keinoja tuoda informaatiota ja eri näkökulmia. Tutkimisen pohjalta voidaan saada eri ryhmät muutoksen rakentajiksi. Mieti mitkä ovat hyvät kysymykset sidosryhmäanalyysiin.
Sidosryhmä Tavoite tai odotus suhteessa muutokseen
Miten voi vaikuttaa/antaa edistymiseen? Osaaminen/ resurssit
Ketkä ovat avainhlöt? Keskeiset kysymykset..
Osallistamisen tapa / suunnitelma
11
maaliskuu 12, 2013 © Humap Oy, www.humap.com sivu 21
Tiekartan avulla voi miettiä: • Minkälaisia tekoja ja asioita tarvitaan
- mitä on hyvä tehdä, hoitaa tai mihin on tartuttava, jotta muutos etenee parhaalla mahdollisella tavalla?
• Millaisia foorumeita on järjestettävä
- ketkä keskustelevat, kenen kanssa, mistä?
• Aikatauluttaa - mitä tehdään nyt/heti, kohta ja myöhemmin
MUUTOSTYÖPAJAN TYÖKALUT : TIEKARTTA
heti 3 kk 6kk 12kk
ü Millaisia tekoja tarvitaan? ü Millaisia foorumeja järjestettävä? (keitä mukaan)
PUHUTAAN PALJON PUHUTAAN VÄHÄN, OLISI TÄRKEÄÄ PUHUA LISÄÄ
EI PUHUTA, MUTTA PITÄISI NOSTAA KESKUSTELUUN
PUHEEN TUTKIMINEN – VINKKI (KOHINASÄÄDIN)
12
ONNISTUMINEN
EPÄONNISTUMINEN
MENNYT TULEVA
WAU
APUA
IDEA
MITEN JATKETAAN - VINKKI
Missä onnistuimme hyvin?
Mikä haastoi? Missä tarvitsen erityisesti toisia onnistuakseni?
Mitä haluan kokeilla?
HUPS
1. Faktat
Mitä todella on tapahtunut? Mitä itse olet havainnut?
Mitä olet kuullut? Mitä tietoa sinulla on olemassa?
Mitä tietoa sinulla ei ole? Miten vaikuttaa työn tekemiseen?
2. Tunteet
Onko tämä tilanne helppo vai vaikea? Millaisia tunteita sinulla liittyy tähän
tilanteeseen? Entä toisella työntekijällä? Entä muilla työntekijöillä?
Kiusallisuus? Epävarmuus?
3. Olettamukset
Mistä luulet että tässä on kysymys? Voiko tilanteelle olla jokin
vaihtoehtoinen selitys? Onko henkilö vaikea?
Onko ihmisen elämäntilanne vaikea? Mikä rooli on organisaatiolla tai
työyhteisöllä, esimiestyöllä?
OTA PUHEEKSI – VALMISTAUTUMISEN TUKI
13
Muutoksen mittaaminen Työkaluesimerkki:
Millainen se on? Maine
Onko projekti tunnettu?
Saavutettavuus Onko projekti realistinen?
Viehatys
Tekeeko projekti kateelliseksi?
Tarpeellisuus Onko projekti todella
tarpeellinen?
Tämä työkalu mahdolistaa tutkimisen: • Miten muutosprojekti on ymmärretty? • Miten eri osapulet näkevät sen?
maaliskuu 12, 2013 © Humap Oy, www.humap.com sivu 26
MUUTOSJÄNNITTEIDEN TUNNISTAMINEN
12. Kokonaisuuksien ja yksityiskohtien jännite
11. Ajattelun ja suorittamisen kulttuurin, lähtee työstä ja työn tavoitteesta. erilaisten työkulttuurien väliset jännitteet
10.Poliittinen vs toiminnasta lähtevä jännite vai vaikutusmahdollisuuksien ja mahdottomuuksien jännite: ihmisillä on tunne että ei voi vaikuttaa
9. Valmiiden suunnitelmien ja matkalla ilmaantuvan uuden jännite
8. Nopean ja hitaan päätöksen jännite
7. Pysyvien prosessien ja uusien prosessien välinen jännite
6. Perustehtävän ja kehittämisen välinen jännite
5. Sisällöllinen poteroituminen
4. Osallisten/tietävien ja osattomien/tietämättömien jännite
3. Horisontaalinen hajaannus
2. Vertikaalinen hajaannus
1. Epävirallisen ja virallisen organisaation jännite
Hyvin vahva jännite
Heikko jännite Ei jännitettä Nimetyt jännitteet
14
EXTRAT
sivu 27
MIKÄ MUUTTUU TYÖSSÄ?
Mistä voin luopua? Mistä joudun luopumaan? Mitä saan tilalle? Mikä säilyy ja mistä voin pitää kiinni? Mitä tästä voi oppia? Mitä on vaikea hyväksyä? Mitä voin tehdä juuri nyt? Keihin voin liittyä ja keiltä saan tukea?
MIHIN OLEN MATKALLA?
MISSÄ OLEN OLLUT?
15
12.3.2013 sivu 29
MITEN MUUTOS ETENEE IHMISEN MIELESSÄ
Kuulla
Ymmärtää
Hyväksyä
Sitoutua
Toimia, muuttaa toimintatapaansa
mutta ei ymmärtää
mutta ei hyväksyä
mutta ei sitoutua
mutta ei toimia
Paperi tai lattiatyöskentelynä Merkitse fläppipaperille tai asetu nelikentälle. Missä ihmiset ovat muutoksen kanssa ajattelussaan? Mistä johtuu, että joku kuullut, joku jo hyväksynyt asian?
---------------------------
Tästä johtuu joskus tunne, että asiat eivät etene. Ollaan jääty jumiin johonkin vaiheeseen!
MENETELMÄ
Mistä luopua kokonaan?
Mitä vähentää?
Mitä täysin uutta?
Mitä vahvistaa/lisätä?
Mitä säilyttää
ennallaan? − +
ESIMIEHISYYDEN MUUTOKSEN KOLME TYÖTÄ