BeeOffice: Jak usprawnić i ułatwić pracę Centrum Usług Wspólnych?

Czy te pytania brzmią znajomo?

Czy moja ostatnia delegacja do Krakowa została już rozliczona?

Jakie wyposażenie ma przypisane Jan Kowalski?

Ile godzin pracy mój zespół poświęcił na udział w projekcie upgrade?

Jaka jest łączna wartość zakupów, które zatwierdziłem w tym miesiącu?

Czy zafakturowaliśmy cały czas pracy z ubiegłego miesiąca na klientów CUW?

Kto będzie w biurze pomiędzy świętami a nowym rokiem?

Jeśli chcecie Państwo uzyskiwać proste odpowiedzi na takie pytania dla Waszej organizacji, to zapraszamy do zapoznania się z BeeOffice

Terminarz

Terminarz BeeOffice to łatwe w użyciu i wygodne narzędzie do planowania, rejestracji i rozliczania prac:

• pracownicy odnotowują swoją aktywność przypisując ją do zdefiniowanych zadań / projektów / spółek

• dodatkowe atrybuty pozwalają na bardziej szczegółowe opisanie zadań (rodzaj prac, lokalizacja, stawka…)

• zarejestrowane prace prezentowane są w formie przejrzystej listy, kalendarza lub raportu dla wybranej osoby, zespołu czy całej firmy

Czym zajmuje się mój zespół w tym tygodniu?

Osoby zarządzające oraz pracownicy mają łatwy i szybki wgląd w aktywności:

• zebrane dane można na bieżąco monitorować i raportować

• BeeOffice pozwala na ich podstawie stworzyć plan fakturowania oraz zebrać dane o faktycznie zrealizowanych pracach (np. ile godzin poświęciliśmy na usługi doradcze dla każdego klienta w tym tygodniu?)

Co powinniśmy zafakturować za ubiegły miesiąc?

Na podstawie danych z BeeOffice w prosty sposób fakturujemy prace (dla klientów zewnętrznych lub w ramach wewnętrznych rozliczeń Centrum Usług Wspólnych z innymi spółkami):

• automatycznie wybierane są aktywności dla danego zadania / projektu / klienta

• uzupełniamy informacje w nagłówku i pozycje faktury (np. referencja do nr zamówienia)

• decydujemy w jaki sposób BeeOffice ma podzielić przychód z faktury na osoby/zespoły

Funkcje samoobsługi pracowniczej

Terminarz prac to tylko część z dostępnych w BeeOffice funkcji.

BeeOffice wspiera również szereg typowych procesów biurowych realizowanych w każdej firmie:

• planowanie urlopów i akceptacja wniosków urlopowych

• rozliczanie delegacji

• akceptacja innych kosztów / zakupów

• rezerwacja zasobów

• ewidencja sprzętu wydawanego pracownikom i licencji IT

• zarządzanie samochodami wraz z rozliczeniem paliwa w autach służbowych i kilometrówki czy ryczałtu w autach prywatnych

• konfigurowalne wnioski i działania HR pozwalające na wymianę informacji z działem kadr (np. skierowania na badania, zaświadczenia o zatrudnieniu, wnioski o premie, etc.)

Ze względu na definiowane w BeeOffice procesy workflow wykorzystywane w wielu funkcjach, odzwierciedlamy w systemie również strukturę organizacyjną i listę pracowników firmy, stąd BeeOffice może stać się firmową książką adresową.

Powyższe funkcje nie muszą być wdrażane w komplecie – można wybrać jedną lub więcej z nich lub poprzestać na uruchomieniu samego terminarza.

Funkcje samoobsługi pracowniczej

Dostępność, wdrożenie, technologie

BeeOffice dostępne jest dla wszystkich pracowników przez przeglądarkę internetową – nie wymaga instalacji dodatkowego oprogramowania na komputerach użytkowników

Możliwe jest skorzystanie z dwóch modeli utrzymania:

• instalacja na własnej infrastrukturze IT

• model abonamentowy – BeeOffice udostępnione z BCC Data Centers (tzw. Software as a Service)

Zapewniamy zgodność działania BeeOffice z przepisami – automatyczne aktualizowanie diet, ryczałtów i innych elementów w przypadku zmian prawa.

Otwarte interfejsy (WebService) pozwalają na połączenie BeeOffice z innymi systemami IT, np. SAP ERP, CRM.

Wdrożenie BeeOffice jest bardzo szybkie i w porównaniu do innych systemów IT zdecydowanie prostsze. Od kilku dni do 2-3 miesięcy, zależnie od tego czy wykorzystujemy standardowe mechanizmy, czy potrzebne są większe dostosowania do specyfiki firmy.

Zaprezentowane funkcje BeeOffice to tylko przykłady realizacji wybranych procesów. Dzięki BeeFramework – fundamencie programistycznym BeeOffice, możemy dla Państwa zdefiniować dowolne inne scenariusze obiegu wniosków / dokumentów w organizacji.

Zapraszamy do skorzystania bezpłatnie z wersji demonstracyjnej BeeOffice

Producentem i właścicielem wszelkich praw autorskich do BeeOffice jest firma BeeCluster z Grupy BCC – wiodącego polskiego dostawcy rozwiązań IT.

Dlaczego warto sprawdzić BeeOffice?

BeeOffice porządkuje sprawy administracyjne, oferując wgląd w aktualny status oraz historię obsługi każdej sprawy

BeeOffice automatyzuje czasochłonne czynności np. automatycznie wylicza diety i ryczałty w delegacji oraz przelicza wartości w innych walutach na PLN na podstawie na bieżąco pobieranych z NBP kursów walut

BeeOffice zmniejsza liczbę pytań, które pracownicy i menedżerowie kierują do innych działów „Ile mogę wziąć jeszcze dni urlopu w tym roku?”, „„Czy moja delegacja z listopada została już rozliczona?”„Ile godzin pracy poświęciliśmy na projekt X ?”, „Jaką kwotę wydatków zatwierdziłem w ubiegłym miesiącu?”

Jaki jest wpływ BeeOffice na organizację?

Brak oczekiwania na odpowiedź mailową lub telefoniczną innego działu (większość spraw można samodzielnie obsłużyć lub sprawdzić w BeeOffice, przez 24h/dobę)

Oszczędność czasu i pracy poświęcanej na rutynowe działaniaprzez menedżerów, finanse, HR, administrację

Pracownicy i przełożeni we wszystkich działach pracują efektywniej i są bardziej zadowoleni mogą poświęcić energię na sprawy naprawdę ważne dla firmy zamiast marnować czas na rutynowe czynności!

www.beeoffice.com

Zapraszamy do kontaktu!beeoffice@beeoffice.com

BeeOffice jest rozwijane od 10 lat na podstawie własnych doświadczeń Grupy BCC realizującej usługi dla setek klientów w Polsce i za granicą