bentuk bentuk catatan kantor

1

BENTUK – BENTUK CATATAN KANTOR

MAKALAH KELOMPOK V

Disusun Untuk Memenuhi Tugas Mata Kuliah Manajemen Adm Perkantoran

Yang Dibimbing oleh Bapak Ronal Apriyanto, SE

Rika Sumiati 29.01.190p Nurul Za’diyah 29.01.217p

Agus Muhardi 29.01.207p Nur Azizah 29.01.204p

Afriana Herlinda 29.01.155p Andhi 29.01.357p

Jurusan Manajemen

Sekolah Tinggi Ilmu Ekonomi Musi Rawas

Mei 2010

Muhammad Brame Raufi Agean

2

KATA PENGANTAR

Puji syukur Alhamdullilah, penulis panjatkan kehadirat Allah SWT, yang telah

melimpahkan rahmat dan karuniaNya, sehingga pada akhirnya penulis dapat

menyelesaikan makalh ini dengan baik. Di mana makalh ini penulis sajikan dalam

bentuk buku yang sederhana. Adapun judul penulisan Makalah, yang penulis sajikan

adalah sebagai berikut :


Tujuan penulisan makalah ini dibuat sebagai salah satu syarat memenuhi tugas

mata kuliah Manajemen Adm Perkantoran strata satu STIE MURA. Sebagai bahan

penulisan diambil berdasarkan beberapa sumber literatur yang mendukung penulisan ini.

Penulis menyadari bahwa tanpa bimbingan dan dorongan dari semua pihak, maka

penulisan makalah ini tidak akan lancar. Oleh karena itu pada kesempatan ini,

izinkanlah penulis menyampaikan ucapan terima kasih kepada :

1. Orang tua tercinta yang telah memberikan dorongan moril maupun materil.

2. Anak tersayang ( Muhammad Brame Raufi Agean ) yang telah memberikan

semangat untuk terus dan terus belajar.

3. Seluruh teman–teman yang telah memberikan dukungan dalam penulisan makalah

ini.


3

Serta semua pihak yang terlalu banyak untuk disebut satu persatu sehingga

terwujudnya penulisan ini. Akhir kata penulis mohon saran dan kritik yang membangun

demi kesempurnaan penulisan di masa yang akan datang.

Lubuklinggau, Mei 2010

Kelompok V Penulis


4


Pengertian Catatan Kantor

Catatan Kantor adalah dokumen tertulis yang mengandung data atau fakta

mengenai kejadian tertentu yang menyangkut perusahaan. Kejadian tersebut

direkam dalam catatan kantor yang sangat diperlukan dalam setiap tahap

kegiatan perusahaan untuk membantu proses pemecahan masalah dan

pengambilan keputusan.

Menurut Winadi (1990:59), ada berbagai jenis catatan kantor, di antaranya:

1. Catatan tentang pegawai

Misalnya: nama, alamat, usia, status, perkawinan, kebangsaan, pendidikan,

dan pengelaman kerja sesorang pegawai.

2. Catatan tentang produksi

Misalnya: nama dan jumlah unit yang dihasilkan, jenis bahan yagn

dipergunakan, dan jenis mesin yang dipergunakan.

3. Catatan tentang persediaan

Misalnya: nama, jumlah, harga beli persedian, ukuran, lokasi, dan kondisi.

4. Catatan tentang penjualan


5

Misalnya: nama, jumlah dan harga pokok yang dijual, daerah penjualan,

nama‐nama salesman, serta alat‐alat pengangkutan.

5. Catatan tentang keuangan

Misalnya: syarat kredit, tanggal pembayarn, jumlah uang yang harus

ditagih, jumlah hutang yang harus dibayar, dan data tentang gaji/upah yang

harus dibayarkan.

Tujuan Catatan Kantor

Menurut Einardi (1990:60), catatan kantor mempunyai tujuan:

1. Menyediakan fakta‐fakta

Catan‐catan yang baik menyebabkan para managertidak perlu mengambil

keputusan berdasarkan opini‐opini, perkiraan‐perkiraan, atau ingatan‐

ingatan.

2. Untuk mengirientasi manajer

Melalui catatan‐catatan dapat diketahui di mana kedudukan perusahaan,

apakah mengalami kemajuan, menunjukkan keadaan yang statis, atau justru

mengalami kemunduran.

3. Membuat perbandinga‐perbandingan

Hasil‐hasil dapat dibandingakn satu sama lain dengan cara menyediakan

alat‐alat pengukur posisi relatif dan efiseinsi


6

4. Menemukan penghamburan dan kesalahan

Catatan‐catan merupakan alat yang berguna untuk mengukur deviasi‐

deviasi dari suatu standar.

5. Menstandarisai catatan tertulis

Catatan‐catatan membantu memberikan uniformitas dalam tugas menulis

data‐data perusahaan dan kejadian‐kejadian

6. Memenuhi syarat undang‐undang

Catatan‐catatan memberikan bukti‐bukti dan perlindungan‐perlindungan

seperti kontrak penjualan, asuransi, jaminan sosial, dan order‐order

pembelian

7. Dasar pembuatan kebijakan

Analisis, sintesis, dan penafsiran‐penafsiran catatan‐catatan sering kali

menunjukkan bidang‐bidang kekuatan dan kelemahan perusahaan.

Berdasarkan pengetahuan ini, maka timbullah berbagai macam keputusan

manajerial dan kebijakan‐kebijakan perusahaan.


7

Bentuk Catatan Kantor

Kantor membutuhkan media sebagai sarana komunikasi baik antara intenal

perusahaan maupun dengan pihak eksternal perusahaan. Bentuk catatan kantor

ada bermacam‐macam, tetapi terdapat tiga utama dari catatan kantor yang

memerlukan perhatian penuh dari seseorang manajer kantor yaitu:

1. Formulir

Formulir merupakan bagian terbesar dari catatan kantor karena frekuensi

penggunaan formulir paling banyak digunakan setiap kantor. Formulir

merupakan alat utama untuk menyampaikan informasi kantor dalam bentuk

standar dan repetitif/berulang‐ulang yang berguna untuk pengambilan

keputusan.

2. Surat atau Korespondensi

Korespondensi memuat informasi kantor yang urutan pemakaiannya

terbanyak kedua setelah formulir. Umunya korespondensi terdiri dari surat‐

surat dan memorandum‐memornadum.

3. Laporan

Pembuatan laporan bertujuan menyampaikan informasi dari manajer –

untuk tujuan pengelolaan perusahaan dan menyediakan fakta‐fakta penting


8

kepada bagian‐bagian dalam perusahaan agar melaksanakan pekerjaan

dengan baik.

Tanggung Jawab Manejer Terhadap Catatan Kantor

Manajer kantor bertanggung jawab atas diusahakannya catatan‐catatan yang

tepat. Catatan‐catatan tersebut tersedia dalam bentuk yang tepat untuk dapat

dipergunakan sehingga dapat membantu para manajer dalam pelaksanaan

tugas. Manajer kantor perlu mempertimbangkan pertanyaan‐pertanyaan seperti

yang telah dikemukana oleh Winardi (1990:61). Pertanyaan‐pertanyaan yang

dimaksud adalah:

1. Bagaimanakah catatan‐catan akan digunakan?

2. Apakah catatan‐catan tersebut benar‐beanr perlu?

3. Apakah catatan‐catatan menduplikasikan atau mencakup (overlap)

catatan‐catatan yang lain?

4. Apakah catatan‐catatan tersebut praktis bagi perusahaan?

5. Tindakan‐tindakan konstruktif apa yang dapat dicapai dari catatan‐catan

tersebut?

6. Berapakah biaya yang diperlukan dan apakah pengeluaran tersebut

dapat dibenarkan?


9

Jelas bahwa catatan‐catatan kantor (Office record) mempunyai peran/arti yang

sangat penting bagi perusahaan dan selain itu catatan‐catatan kantor

memerlukan biaya yang besar. Oleh karna it, pimpinan perusahaan dan manjer

kantor harus benar‐benar memperhatikan catatan‐catatan kantor.

Catatan Notulen

Hal lain yang ingin penulis tambahkan adalah mengenai catatan hasil notulensi

rapat. Hasil pembicaraan dari suatu rapat atau pertemuan biasanya dibuat

dalam sebuah laporan tertulis yang biasanya disebut notulen rapat.

Notulen rapat umumnya dibuat oleh sekretaris dan mencakup setiap butir‐butir

pembicaraan dalam rapt tersebut. Tujuan notulen rapat tersebut dibuat adalah

agar hasil dari pembicaraan pertemuan itu tercatat sehingga anggota lain yang

tidak dapat hadir dalam pertemuan bisa mengerahuinya. Selanjutnya, hasil

notulen rapat diharapkan dapat dijadikan bahan pertimbangan/masukan untuk

decision making dan tindak lanjut/follow up terhadap hasi rapat/pertemuan

tersebut.

bentuk bentuk catatan kantor

Documents