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Teamwork Schweiz AG

Ihr Partner für SAP Beratung

Beschaffungs-‐ und Vertragscontrolling im Zeichen von Compliance und Governance im Bund … und Industrie

Agenda

Begrüssung & Vorstellung

Anforderungen an ein Vertragsmanagement

Bedarfsmeldung

Vertragsvorhaben

Vertrag

Bewertungen

Fragen & Antworten

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Vertragsmanagement bei Ypsomed

Gedanken aus IT-Management-Sicht

Fernand Portenier, Head of IT

Vertragsmanagement

Das Vertragsmanagement ist das Fundament für das betriebswirtscha6liche Handeln eines Unternehmens und stellt

eine sowohl globale als auch eine komplexe Unternehmensaufgabe dar.

IT

• Leasingvertrag • Kaufvertrag • Hardwarevertrag • So6warevertrag • Dienstleistungs-‐vertrag • ...

Einkauf

§ Einzelvertrag § Rahmenvertrag § Kaufvertrag § Frachtvertrag § ...

Finanzen

§ Bankvertrag § Vorstandsvertrag § Darlehnsvertrag § ...

Personal

§ Arbeitsvertrag § Dienstleistungs-‐ § Vertrag § Ausbildungs-‐ vertrag § ...

Immobilien

§ Mietvertrag § Pachtvertrag § ...

Ganzheitliche Sicht auf alle Verträge und die damit verbundenen Verpflichtungen, Objekte und Prozesse

Management Vorstand

Verträge im Zentrum

Management

Vertragsmanagement

OperaVve Sicht Lebenszyklus

Vertragsmanagement

... Verträge sind nicht nur Dokumente ...

Verträge sind nicht-‐triviale, betriebswirtscha6liche Objekte, die einen Lebenszyklus haben und verwaltet werden müssen.

Strategische Sicht Controlling / Risiken

Lebenszyklus eines Vertrages

Vertragsmanagement

Vertragsterminierung OperaVver Vertrag JurisVscher Vertrag Vertragsvorbereitung

Risiken Transparenz

InformaVonen

IntegraVon

Compliance

Anforderungen & Herausforderungen

Usability

Transparenz & Risiken

§  InformaQonen & Transparenz §  Welche Verträge und Verpflichtungen sind wie entstanden? §  Wie hoch sind unsere laufenden Zahlungsverpflichtungen gegenüber DriXen? §  Wie gross ist das Vertragsvolumen in einem ZeitabschniX mit einem besQmmten Lieferanten? §  Wann und mit welcher Frist sind Verträge kündbar oder laufen automaQsch aus?

§ Risiken § Ungleicher InformaQonsstand/fehlende Aktualität § Schwieriges Auffinden von Verträgen § Inhaltliche Risiken von Verträgen § Verlust von Verträgen/Vertragsbestandteilen § Versäumnis von Fristen, VertragsopQonen, etc. § Mangelha6er Bearbeitungsprozess § Nicht immer transparenter Genehmigungs-‐ /Freigabeprozess § Hohe Durchlaufzeiten, kein Vertragscontrolling § Bilanz-‐ und Revisionssicherheit

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YPSOMED - Ausgangslage

�  Vertragsdatenbank als MS Access-Lösung (Access 2000!) mit eingeschränktem Funktionsumfang und ohne Link zu den Vertragsdokumenten

�  Erstellung von Verträge nicht einheitlich und aufwendig �  Verwaltung von Verträgen nicht einheitlich - Versäumnisse �  Keine Multi User- und Multi Site-Fähigkeit �  Termine (Fristen) im Outlook gepflegt ohne direkte Verbindung zu den Vertragsobjekten �  Verwendung von Verträgen aus dem operativen Geschäft in vielen Bereichen der Firma,

was zu einer grossen Zahl von nicht gelenkten Kopien und entsprechenden Risiken führte

Ypsomed AG 9

Prozess


Vertragsmanagement


Bedarfsmeldung Vertragvorhaben Vertrag

Controlling

Anforderungen an eine IT Lösung

Zentrale Ablage Dezentrale Pflege

Best PracVces Ansatz

IntegraVon ERP Prozesse

Vollständiger Vertragsprozess

Benutzer-‐ freundlichkeit

Benutzer-‐ Rollen und BerechVgungen

Anlehnung an Standardsoaware

InformaQonen und Dokumente sind zentral verfügbar

Schnelle und einfache Suche

IntegraQon in bestehende Systemlandscha6en,

Transparenz, InvesQQonsschutz

Vorbereitung/Verwaltung Controlling/Beurteilung

Archivierung

Modernes Design Einfache, intuiQve

Bedienung

Sicher, stabil releasefähig

Effiziente Einführung, Ausbaubarkeit,

Risikomanagement

Zugriffs-‐ und Datenschutz Archivierung

Flexible KonfiguraVon

OrganisaQonsstrukturen Vertragshierarchien

Genehmigungsverfahren

Vollständiger Vertragsprozess

Lebenszyklus

Vertragsterminierung OperaVver Vertrag JurisVscher Vertrag

§  Einkaufsvorhaben / Beschaffungsvorhaben §  Verkaufsvorhaben §  Pflichtenhe6 §  BesQmmung der Bezugsquelle §  RFx §  Ausschreibung §  AukQon

§  Erstellung des Vertrages §  Einkaufsverträge §  Verkaufsverträge §  Dienstleistungsverträge §  Wartungsverträge §  Arbeitsverträge §  Serviceveträge

§  Archivierung §  Validierung §  Genehmigung §  RechtsgülQgkeit

§  Erstellung und Verteilung des operaQven Vertrages §  Vertragsabrufe §  Bezugsquellenfindung §  Preisfindung

§  Genehmigung

§ Verknüpfung mit operaQvem Objekt

§  Bewertungen §  Vertragsverlängerung §  Vertragskündigung §  Neuerstellung § 

Vertragsvorbereitung

Vertragsmanagement


Vertragscontrolling

Bedarfsmeldung

Bedarfsmeldung

§ Zentrale Anlaufstelle für alle Bedarfe § Einfache Erfassung des Bedarfes § Inhaltliche, finanzielle sowie rechtliche Prüfung § Nutzung vorhandener Daten (Kostenstellen, Benutzer, Zugriffe etc.) § Ausbaubar, konfigurierbar

Transparenz InformaVonen IntegraVon Compliance Usability

Bedarfsmeldung Bund

Bedarfsmeldung

Bedarfsträger Einkauf

Workflow

Nachtrag

? Ausschreibung

Neuer Vertrag

Linie / Verantw.

Bedarfsmeldung Bund

Vorhaben / Vergaben (bei neuem Vertrag)

Vertragsvorhaben

§ Für VertragsadministraVon (Fachwissen) oder Bedarfsträger (Erfassungsunterstützung)

§ Compliance BöB, VöB, Org-‐VöB §  Prüfungen §  Checklisten §  …

§ Budgetprüfungen, Obligierungen § Nachvollziehbarkeit über Snapshots und Änderungsverfolgung § DokumentaVon der Vergabe

§ Konsolidierung aller Dokumente

§ Nutzung vorhandener Daten (Kostenstellen, Benutzer, Zugriffe etc.)


Dokumente

Vertrags-‐ Vorhaben

AkVvitäten

Partner

PosiVonen

Zuständigkeiten/ OrganisaVon Merkmale

RelaVonen Verträge

Checklisten

Grunddaten

Snapshots

Zusatzdaten

NachhalVgkeit Risiken

Vertragsvorhaben

Vertrag

Vertragserstellung

§ Strukturierte Vertragserstellung § CI/CD Konformität

§ Rechtssicherheit § Nachvollziehbarkeit über Snapshots und Änderungsverfolgung § IntegraVon in Vertragsvorhaben/Vergabe


Konformität in der Vertragserstellung

§  Vorbereitungsphase: §  Überprüfung Definition aller notwendigen Daten §  Audit der Validierungen und Modifikationen §  Möglichkeit der elektronischen Validierung §  Spezifische Validierung für unterschiedliche Vertragstypen

§  Phase der Erstellung des juristischen Dokumentes §  Dokument wird gemäss CI/CD Vorgaben erstellt §  Bei Bedarf können nur geprüfte Texte zugelassen werden §  Integration der Archivierung über SAP (Archivlink) und Non-SAP Systeme §  Integration eines Scanning Systems §  Möglichkeit der Umwandlung des Dokumentes in PDF/A

PDF/A

Contract Builder

VertragsadministraVon

§ Vollständige Daten § Nahtlose und enge IntegraVon in Finanzen, Controlling, etc. § Terminierung von Fristen und TäVgkeiten für eine akVve Vertragsverwaltung


Struktur Vertrag

Dokumente

Vertrag

AkVvitäten

Partner Volumen

Zuständigkeiten

Merkmale

RelaVonen

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Warum operatives Vertragsmanagement? �  Tool mit moderner Benutzeroberfläche

-  Breiter Einsatz des Vertragsmanagements bei Spezialisten, aber auch bei C-Level-Managern geplant à UI als kritischer Erfolgsfaktor

-  Tool steht in Konkurrenz zu Windows-Lösungen à modernes Look & Feel , nicht SAP GUI!

�  Ausbaubar -  Einstieg vorerst ohne Prozessintegration zu anderen SAP-Modulen -  Möglichkeit, Vertragsmanagement den Business-Anforderungen entsprechend in andere

Geschäftsprozesse einzubinden -  Tool kann mit der „Prozessreife“ des Kunden wachsen

�  Anpassbar -  Tool mit Framework-Charakter, mit dem auch spezielle Kundenanforderungen befriedigt

werden können (falls nötig)

Ypsomed AG 29

VertragsadministraVon

ProzessintegraVon

Vertrag

IntegraVonsebene

ERP

MM SD CO HR ... SRM CRM ...

MM Bestellung CO Innenaufträge SD Aufträge …

IntegraVon SAP ERP

§ Obligierung, Verwaltung von Verpflichtungen § AkVve Bewirtschaaung der Verträge, Termine, Fristen, Ausschöpfung

Bewertung

Prozessabschluss


Vertragsmanagement


§  Vertragskündigung §  Vertragsverlängerung §  Neuerstellung

A B C

AkVvitäten zum auslaufenden Vertrag

AkVvitäten zum Neuen Vertrag

§  Erstellung neuer Vertrag §  Erstellung Nachtrag §  Neue Vergabe

op#onal

AkVvitäten zum Abschluss

§  Fragebogen §  Beurteilung Lieferant §  Beurteilung Mitarbeiter §  IntegraQon strateg. Einkauf §  IntegraQon Risikomanagement

op#onal

Fragebogen zu Lieferant und Mitarbeiter

Lieferantenbeurteilung & -‐evaluaVon

§  Lieferantenbeurteilung: § Fragebogen für die Beurteilung von Lieferanten im Rahmen von vertraglichen Verpflichtungen § Weitgehende KonfiguraQon der Fragen und Beurteilungen § IntegraQon von analyQschen Systemen für die Berechnung von Kennzahlen

§  LieferantenevaluaVon § TäQgkeit des strategischen Einkaufs § DefiniQon der priorisierten Lieferanten pro § Warengruppe § Region/Land § … § Strategische Auswahl von Lieferanten und Ausarbeitung von Rahmenverträgen

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Erfahrungen & Nutzen Vertragsmanagement �  Tool mit moderner Benutzeroberfläche

-  Breite Akzeptanz und Nutzung des Systems -  Was zu besserer Datenqualität und Rechtssicherheit führt

�  Schnell schon Nutzen und Vorteile -  Offen für die Zukunft -  Klein anfangen und jederzeit ausbauen

�  Entpersonifizierung der Zuständigkeiten

�  Integration in SAP Prozesse wertvoll -  Keine Schnittstellen

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Teamwork Schweiz AG http://www.teamworksolutions.ch http://www.teamwork.net

Besten Dank ! Daniel Grana [email protected]

beschaﬀungsund) vertragscontrolling)im)zeichen ... · integration der archivierung über sap...

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