bÀi 1: nhỮng vẤn ĐỀ chung vỀ vĂn bẢneldata11.topica.edu.vn/hoclieu/dws104/giao...

Bi 1: Nhng vn chung v vn bn

DWS104_Bai1_v2.0013101228 1

BI 1: NHNG VN CHUNG V VN BN

Xin cho cc bn hc vin! Rt hn hnh c gp cc bn trong bi 1 Nhng vn chung v vn bn. K thut son tho vn bn l cng c c lc cho cc nh lnh o v qun l iu hnh v qun l doanh nghip. K thut son tho vn bn gip cc nh lnh o v qun l son tho ra cc vn bn c cht lng cao dng vo qun l doanh nghip. V vy n chim v tr ht sc quan trng trong h thng cc mn hc cho sinh vin cc trng kinh t. Nhng vn chung v vn bn gip chng ta hiu r c cc gi tr chung ca vn bn dng trong qun l t chc.

Mc tiu Ni dung Mc tiu c bn ca bi l hiu c cc loi vn bn, th thc chung ca vn bn v quy trnh son tho vn bn. Mc tiu c th l: Hiu c cc khi nim c bn ca

vn bn; Hiu c cc vn bn dng trong

qun l doanh nghip; Hiu c yu cu v ni dung ca

vn bn; Hiu c th thc chung ca vn bn

v p dng vo cc loi vn bn.

Lch s ra i vn bn; Nhng khi nim chung v vn bn; Cc loi vn bn; Cc yu cu i vi ni dung vn bn; Th thc chung v vn bn; Quy trnh son tho vn bn.


2 DWS104_Bai1_v2.0013101228

CC TNH HUNG KHI NG BI

Tnh hung 1

ng Trn Vn Gi v ng Nguyn Vn Ma l bn lu nm vi nhau. ng Trn Vn Gi cho ng Nguyn Vn Ma vay 10 triu ng mua xe t con vi iu kin tr li sau 2 nm vi li sut 10% mt nm. Sau 2 nm ng Nguyn Vn Ma khng ni g n s tin vay trn v ng Trn Vn Gi hi n th ng nguyn Vn Ma ni l ng khng h vay ng no. V khng lm giy t giao nhn nn ng Trn Vn Gi khng c bng chng chng minh s vay mn trn v xy ra ci v dn n xung t gia hai gia nh.

Cu hi Trong tnh hung trn, khng xy ra xung t gia hai gia nh th cn

phi lm g?

V khng c hp ng vay tin gia hai ngi cho nn khng c bng chng chng minh ai ng, ai sai. ngn chn tnh trng trn th khi cc bn vay mn tin cn phi vit hp ng vay tin. Hp ng vay tin l mt loi vn bn trong chng son tho hp ng dn s.

Son tho vn bn l mt k nng rt quan trng cho cc cn b qun l ni chung.

Tnh hung 2

ng Phm Vn Sm l gim c mt cng ty. Khi xung lm vic vi mt x nghip trong cng ty, ng ra lnh cho x nghip tip tc thi cng cng trnh m khng cn cc bin php bo v nn ca cc dn chng b tng. Sau mt cn ma rt to ton b nn ca cc dn chng trn b si mn dn n sp ton b cng trnh. Khi thanh tra hi n th ng cho rng tt c cc li trn l do x nghip khng c bin php bo v thi cng hu hiu. Khi ni n lnh ca ng th ng ni rng ng khng h ra lnh . V khng c bng chng nn cp di phi chu hon ton trch nhim.

Cu hi Trong tnh hung trn chng ta cn lm g quy kt trch nhim ng ngi?

V li ni gi bay nn khng c bng chng chng thc mnh lnh ca gim c. Do vy khi gim c chi khng ra lnh th khng c g kt ti ng ta c. gn trch nhim ca ng ta vo s c trn th khi gim c ra lnh bng ming th lp tc phi c hp php ha bng vn bn gn trch nhim ca c nhn vo cng vic.

Vn bn l cng c cho cc nh qun l thc hin cc hot ng lnh o v qun l doanh nghip. V vy n rt cn thit cho cn b qun l v lnh o ni chung


DWS104_Bai1_v2.0013101228 3

1.1. Khi nim, chc nng ca vn bn

1.1.1. Khi nim v vn bn Lch s pht trin ca vn bn

T khi ch cng sn nguyn thu tan r, giai cp xut hin, con ngi bt u c nhu cu ghi chp nhng cng vic cn thit ca c nhn, gia nh hay cng ng. Cng ng cn c phng tin ghi chp cng n, ghi chp nhng tha thun v vic trao i, mua bn ca ci vt cht, t ai, con ngi,... Nhng yu cu lm xut hin ch vit. T khi c ch vit, con ngi s dng nhiu loi vt liu khc nhau ghi v truyn t thng tin cho nhau, vn bn xut hin. Lc u con ngi s dng vn bn vo vic ghi chp cng n, sau s dng vo ghi chp cc quy nh ca cng ng trong i sng x hi ni chung, sau na s dng vo qun l quc gia v hnh thnh nn hnh chnh quc gia to ra s thng nht hnh ng x hi, lm tin cho s n nh v pht trin x hi, v sau ny cc doanh nghip s dng h thng vn bn nh l cng c qun l doanh nghip. n nay, chng ta thy vn bn ph khp tt c cc lnh vc hnh ng x hi trong i sng ca con ngi.

Khi nim v vn bn

Theo ngha chung nht, vn bn l tp hp ngn ng vit nhm truyn i nhng thng tin nht nh n ngi s dng. Nu xt v mt ngn ng th vn bn l n v ngn ng ln nht, bc cao nht mang tnh ton vn, ton ngha v tip n cu, t, hnh v, m v (vn bn, cu, t, hnh v, m v). Song, nu xt nh vy, vn bn c coi nh mt bn vn vi nhiu ngha s dng khc nhau trong i sng hng ngy. Khi vn bn c s dng vi vai tr l cng c qun l vn ha x hi v cc t chc, th n cha ng thng tin hp trong cc phm vi nht nh.

Khi nim (theo ngha hp) Vn bn l tp hp ngn ng vit, nhm truyn t ch ca c nhn hay t chc ti cc c nhn hay t chc khc, vi mc ch thng bo hay i hi i tng tip nhn phi thc hin nhng hnh ng nht nh, p ng yu cu ca ngi hay t chc son tho.

Vai tr ca vn bn X hi cng vn minh, cng pht trin th cc mi quan h x hi cng phong ph, phc tp v a dng. Ngoi mi quan h gia cc quc gia, mi quan h trong mt quc gia cng ngy cng nhiu tng, nhiu lp, a phng, a tuyn. Ngay trong


4 DWS104_Bai1_v2.0013101228

mt doanh nghip hay c quan t chc kinh t x hi th cc mi quan h cng phc tp. Mt khc, cuc sng hng ngy cng i hi con ngi gn b ngy cng mt thit hn trong nhiu mi quan h hp tc, trao i, mua bn... S xut hin v pht trin ca h thng vn bn qun l kinh doanh giao dch l tt yu ca qu trnh pht trin ca x hi loi ngi.

Vai tr

Nh nc s dng h thng vn bn hnh thnh nn hnh chnh quc gia, thng nht qu trnh qun l kinh t, vn ha, x hi v hnh chnh. Cc doanh nghip s dng vn bn nh l cng c c lc trong vic qun l ton b qu trnh sn xut kinh doanh ca mnh. Cng dn dng vn bn chuyn nhng nguyn vng, nhu cu, mong mun cho nhau hoc cho cc c quan c thm quyn.

V th, x hi cng pht trin cao, th vn bn cng chim v tr quan trng trong hot ng x hi, n l thc o s pht trin ca x hi, l phng tin iu chnh cc quan h x hi, l cn c, chun mc cho mi hot ng ca cc cp, cc ngnh, cc n v, c quan, t chc kinh t x hi.

1.1.2. Chc nng ca vn bn Chc nng thng tin

Vn bn cha ng cc thng tin th hin bng ngn ng vit. Chng ta dng vn bn chuyn cc thng tin cho nhng ngi s dng vi nhng mc ch nht nh ty thuc vo ca ngi vit. Do vy, vn bn l cng c truyn tin c nh nc, cc t chc, c nhn s dng trong qu trnh qun l t chc v x hi. vn bn c hiu dng cao trong cng tc qun l, thng tin trong vn bn phi p ng c cc yu cu sau: o Thng tin trong vn bn phi phn nh ng v trung thc bn cht ca cc s

kin, hin tng x hi xy ra. o Thng tin trong vn bn phi th hin chnh xc cc hot ng trong lgic ca

khng gian v thi gian nht nh. o Thng tin trong vn bn phi phn nh y cc mt hot ng, cc mi quan

h lin quan ti s kin, hin tng din ra. o Thng tin trong vn bn phi c thu thp v x l theo phng php khoa hc. V th, s cn thit phi c y thng tin, x l mt cch khoa hc cc thng tin son tho vn bn cng nh khai thc mi thng tin qua h thng vn bn l mt yu cu bt buc i vi ngi lnh o, ngi qun l, c bit l trong nn kinh t th trng.

Chc nng php l Chc nng php l ca vn bn c th hin trong ni dung cc vn bn cha ng cc quy phm php lut v cc quan h lut php tn ti trong x hi, trong


DWS104_Bai1_v2.0013101228 5

vic vn dng cc quy phm php lut vo i sng thc tin cng nh vic gii quyt cc nhim v c tnh bt buc theo quy nh ca php lut. Ni dung trong vn bn chnh l nhng pht ngn chnh thc ca c quan, n v, t chc kinh t, chnh tr, x hi. V th, vn bn l c s php l cho hot ng ca mi c nhn, n v, t chc kinh t, chnh tr x hi. Cc mi quan h x hi, cc rng buc v mt php l gia cc ngnh, cc cp, gia cc c quan cng nh trong ni b u c thc hin thng qua h thng vn bn. Vn bn l c s php l mang tnh chun mc v cng ch trong vic vn dng, gii quyt mi vn ny sinh trong x hi, trong i sng thc t. V vy, qun trit v nng cao tnh php l ca vn bn, vn bn thc s l cng c sc bn th vic son tho vn bn cn phi ch n nhng vn sau: o Vn bn phi ng th thc theo quy nh thng nht chung c th hin trong

vn bn chun ca nh nc. o Ban hnh vn bn phi ng thm quyn. Theo quy nh chung, mi c quan,

n v, t chc kinh t, chnh tr, x hi u c nhng chc nng, nhim v v quyn hn nht nh. Php lut tha nhn thm quyn ban hnh vn bn ca mi c quan, mi cp, mi ngnh.

o Vn bn ca c quan cp di khng c tri vi vn bn ca c quan cp trn, hay ni cch khc phi m bo tnh thng nht.

Chc nng qun l v iu hnh Vn bn l phng tin cha ng v truyn t cc quyt nh qun l. Qun l l h thng cc bin php nhm iu khin hot ng ca mt i tng no theo nhng mc tiu nh trc, trn c s tnh ton y nhng iu kin, nhng nhn t nh hng nhm t hiu qu kinh t cao. H thng cc bin php ch yu c chuyn ti v truyn t thng qua h thng vn bn. bt k quc gia no, nh nc cng u qun l t nc thng qua h thng vn bn. H thng vn bn lun cha ng nhng chun mc v gi tr x hi thch hp vi mi giai on ca lch s. Mi ch th ca x hi, thc hin vic qun l trong phm vi m nhim ca mnh u cn phi thng qua h thng vn bn. H thng vn bn th ch ha cc vn lin quan n c cu t chc, l li lm vic, quan h gia cc cp, gia cc b phn trong n v... to ra s thng nht trong mi hot ng chung. Ngi lnh o, ngi qun l lun phi a ra nhng quyt nh qun l sau khi thu thp, x l, phn tch mt cch y v ton din nhng thng tin cn thit) thng qua h thng vn bn qun l giao dch. Cp di cng nh ngi lnh o, i tc cng phi thc hin nhng hot ng theo nhng quyt nh qun l trong h thng cc loi vn bn qun l. Do vy, vn bn c xc nh l cng c cho nh nc qun l v iu hnh x hi, cng nh cc nh lnh o qun l t chc. vn bn thc s l cng c qun l iu hnh, cc nh lnh o cn phi t chc cc h thng vn bn sau: o H thng vn bn phn nh nh hng hot ng trong ngn hn cng nh di hn

(nh chin lc, k hoch, d n, chng trnh, cc gii php kinh t, k thut,).


6 DWS104_Bai1_v2.0013101228

o H thng vn bn th hin cc quy nh trong hot ng l c s tin cho cc hot ng din ra (nh: lut, ngh nh, thng t, ngh quyt, quyt nh, iu l, quy ch, ni quy, quy trnh, quy phm).

o H thng cc vn bn phn nh kt qu hot ng (nh: bo co, cc loi bin bn).

o H thng cc vn bn th hin trao i thng tin qua li gia cc t chc vi nhau, gia cc c nhn vi nhau v vi t chc, t chc vi c nhn, gia cc b phn trong t chc (nh: cng vn, thng bo, t trnh, n,).

Qua h thng vn bn, ta c th pht hin c nhng bt cp, bt hp l trng hot ng ca gung my qun l ca mi c quan. iu cng cho php nh gi trnh t chc, kh nng sng to, tinh thn chp hnh, thc tn trong php lup, chp hnh nhng quy nh, quyt nh qun l ca cp trn v s vn dng cc vn bn cp trn vo thc tin ch o hot ng ca c quan n v mnh. V vy, h thng vn bn trong mi c quan phi qun trit c vic gii quyt hi ha cc mi quan h trong ni b c quan, quan h trn - di, cng nh cc mi quan h khc ca ton x hi. Ni cch khc, khi mt vn bn mi ra i phi cng vi cc loi vn bn khc trc to thnh mt h thng, mt th thng nht, to ra nhng mi quan h hp l trong ni b cng nh ton x hi; ng thi th hin s tc ng qua li gia nhng ngi lnh o v nhng ngi b lnh o, gia cc cp, cc ngnh. Kim tra l iu kin tin quyt v tt yu nhm m bo cho b my hot ng c hiu qu. Thng qua cng tc kim tra, cc cp cc ngnh c th pht hin c nhng hin tng quan liu, nh gi ng n nng lc lnh o, tinh thn trch nhim, tnh nng ng, thc chp hnh php lut nh nc ca nhng c quan, cn b cp di. Trn c s pht hin nhng thiu st , tng c quan s ngn chn c nhng sai lm v ra nhng bin php khc phc. Vi cng tc kim tra th h thng vn bn c ngha rt quan trng, n c kim tra xem xt trn cc gic sau y: o Kim tra tnh hp l ca vic xut hin hay ban hnh vn bn. Mt vn bn mi

ra i l phi xut pht t yu cu ca thc tin, ph hp vi iu kin hon cnh c th nht nh. N khng c tri vi ni dung ca vn bn ca cp trn cng nh vi nhng vn bn ban hnh trc .

o Kim tra thc hin ni dung ca vn bn v kt qu t c. iu c ngha l phi xt xem vn bn c tnh kh thi hay khng, ni cch khc l c ph hp vi yu cu ca cuc sng, quyn li v kh nng ca i tng thi hnh hay khng.

C th ni, qua kim tra, nghin cu vn bn mi pht hin ra c nhng khim khuyt, nhng thiu st ca vn bn, rt ra c nhng nguyn nhn dn n sai lm khc phc, rt ra nhng kinh nghim thnh cng hay tht bi trong cng tc


DWS104_Bai1_v2.0013101228 7

qun l. T nh gi c nng lc, trch nhim ca tng b phn, ca tng cn b, cng nh ca c b my qun l.

Chc nng vn ho x hi v s liu Vn bn l sn phm sng to ca con ngi, sn phm ca cc c quan, n v, t chc... trong qu trnh phn u vn n Chn Thin M. Qua vn bn, ta c th thy c s ng x ca con ngi, ca x hi i vi thin nhin, i vi chnh con ngi cng nh i vi mi vn thc tin. Ton b hot ng, tri thc hay kinh nghim ca con ngi, ca x hi u c th hin h thng vn bn. Thng qua h thng vn bn, ta c th hiu c nhng nh ch c bn trong li sng, np sng vn ho ca tng thi k lch s. Thng qua h thng vn bn, ch th ban hnh c th a vo cc yu t vn ho, cc gi tr truyn thng, cc phong tc tp qun tt p ca dn tc nhm gio dc cng dn. Ch th ban hnh vn bn c th a vo vn bn nhng kin thc php lut v nh nng cao thc v s hiu bit php lut ca nhn dn, hng cch x s ca mi c nhn hay tp th ph hp vi cc quy nh ca php lut v ph hp vi bn sc vn ho dn tc. Mi vn bn ra i u bt ngun t nhu cu x hi, t yu cu ca cc mi quan h x hi, chng phn nh cc mi quan h x hi. Bt k mt vn bn mi no ra i cng u phi hng vo mt quan h, chung hoc c th. Do vy, qua vn bn, ta c th nhn bit c nhng vn x hi v ang ny sinh trn thc tin v cch thc gii quyt nhng vn trong nhng iu kin hon cnh c th nht nh. Sau khi ra i, vn bn s iu chnh mt hay mt s mi quan h x hi no ang tn ti, hay nhm to ra nhng mi quan h x hi mi cho ph hp vi hon cnh v vi s tin b ca x hi. Chc nng s liu ca vn bn c th hin ch, chng phn nh nhng bin c x hi, nhng s kin lch s hoc ang xy ra. Mi bin c lch s, mi bin c ca cuc sng, x hi ng i u c phn nh trong ni dung ca h thng vn bn. Thng qua h thng vn bn, ngi ta c th nhn bit c nhng bin c, nhng s kin, nhng vn kinh t, chnh tr, vn ho v x hi ca thi im ban hnh vn bn. Chng nh nhng bc tranh lch s phn nh thc ti x hi. Nhng vn bn cha ng chng c lu gi, qua thi gian, chng tr thnh nhng vt cha s liu quan trng. Qua nghin cu h thng vn bn, ta c th thu lm c nhiu thng tin hu ch nu ng trn gc s liu. N phn nh mi hot ng ca mt x hi hay ca tng c quan, n v qua cc mc thi gian mt cch trn vn, khng h b thm bt hay bp mo. V vy, khi nghin cu lch s, ngi ta cn phi da vo h thng vn bn.

1.1.3. Phn loi vn bn H thng vn bn rt phong ph, phc tp, cn phi phn loi chng c phng php son tho v qun l chng cho thch hp. C nhiu cch phn loi, y ta ch nghin cu mt s cch phn loi c bn sau:


8 DWS104_Bai1_v2.0013101228

1.1.3.1. Phn loi chung Phn loi theo loi hnh qun l

o Vn bn quy phm php lut Vn bn quy phm php lut l vn bn do c quan nh nc c thm quyn ban hnh theo th tc, trnh t lut nh, nhm ban hnh cc quy tc x s chung c nh nc bo m thc hin iu chnh cc quan h x hi theo nh hng thng nht nh mc tiu pht trin x hi trong hin php quy nh. H thng vn bn quy phm php lut bao gm: Php lnh, ngh quyt do U ban thng v Quc hi ban hnh. Lnh, quyt nh ca Ch tch nc. Hin php, lut, ngh quyt do Quc hi ban hnh. Ngh quyt, ngh nh ca Chnh ph, quyt nh, ch th ca Th tng

Chnh ph. Quyt nh, ch th, thng t ca B trng, Th trng c quan ngang B,

Th trng c quan thuc Chnh ph. Ngh quyt ca Hi ng Thm phn To n nhn dn ti cao, quyt nh,

ch th, thng t ca Vin trng Vin Kim st nhn dn ti cao. Ngh quyt, thng t lin tch gia cc c quan nh nc c thm quyn,

gia c quan nh nc c thm quyn vi t chc chnh tr x hi. Ngh quyt ca Hi ng nhn dn cc cp. Quyt nh, ch th ca U ban nhn dn cc cp.

o Vn bn tc nghip hnh chnh (qun l hnh chnh) Vn bn tc nghip hnh chnh l loi vn bn c s dng rng ri trong cc c quan nh nc, t chc kinh t, chnh tr, x hi v thng c t trng ln trong tng s vn bn c ban hnh. Loi vn bn ny thng khng mang tnh quyn lc, khng m bo bng s cng ch nh nc, m ch nhm mc ch qun l, gii quyt cc cng vic c th, thng tin, phn nh tnh hnh hay ghi chp cng vic pht sinh... Vn bn qun l hnh chnh gm nhng loi ch yu nh: Cng vn, Thng bo, Thng co, Bo co, Bin bn, T trnh, Cng in, n cc loi, Phiu gi, Giy gii thiu, Giy i ng,

o Vn bn phi chuyn i l nhng loi vn bn m ban hnh n, bt buc phi ban hnh mt vn bn khc. V d nh quy ch, ni quy, quy nh, iu l... phi c mt quyt nh ban hnh th chng mi c gi tr php l.

Theo c trng ni dung o Vn bn ca cc t chc chnh tr, x hi: L cc vn bn ca cc t chc

ng, on th: Thanh nin, ph n, cc hi,... o Vn bn kinh t: l nhng vn bn m trong c cha ng nhng ni dung

v kinh t, kinh doanh nh: Hp ng kinh t, d n u t...


DWS104_Bai1_v2.0013101228 9

o Vn bn k thut: L nhng vn bn c tnh k thut thun tu nh: Lun chng k thut, nh mc, tiu chun k thut,...

o Vn bn ngoi giao: l nhng vn bn dng trong lnh vc ngoi giao nh: Cng c quc t, cng hm, hip c, hip nh, ti hu th,...

Ngoi ra cn c cc loi vn bn khc nh: Vn bn php lut, vn bn an ninh, quc phng,...

Phn loi theo k thut ch tc o Vn bn giy: l nhng vn bn c son tho v in ra trn cht liu giy

thng thng. y l loi vn bn c bn trong lch s ca nhn loi, gn lin vi k ngh giy v in n.

o Vn bn in t: l loi vn bn c son tho trn cc phng tin k thut thng tin vin thng mi gn lin vi cng ngh in t. Loi vn bn ny xut hin trong nhng nm gn y khi m tin hc, ch bn in t, sch in t c s dng. Loi vn bn ny c u im gn, nh v thun tin trong c son tho, chuyn pht v khai thc s dng.

1.1.3.2. Phn loi vn bn trong doanh nghip Vn bn trong doanh nghip c chia thnh cc lp nh sau: Vn bn tc nghip hnh chnh l cc vn bn dng trao i thng tin qua nhm

phi kt hp cng tc. Vn bn hp ng dn s l cc giao ko kinh t dch v m doanh nghip k kt

vi cng dn. Vn bn hp ng kinh t thng mi l cc

giao ko gia cc doanh nghip k kt vi nhau nhm thc hin cc trao i hng ha, dch v hoc lin kt kinh t.

Vn bn qun l kinh t l cc vn bn quy nh nhng hot ng kinh t din ra theo cc tnh ton nht nh nh: Chin lc sn xut kinh doanh, k hoch sn xut kinh doanh, cc n, d n, chng trnh hot ng, cc gii php kinh t k thut.

Vn bn qun l t chc l cc vn bn quy nh cc hot ng ca t chc nhm thng nht hnh ng nh: iu l doanh nghip, quy ch nghip v dng trong doanh nghip, cc ni quy, quy trnh nghip v, quy trnh quy phm k thut, kinh t.

1.2. Nhng yu cu chung v son tho vn bn

1.2.1. Cc yu cu v hnh thc vn bn Nhng yu cu v hnh thc i vi vn bn qun l t ra cho ngi son tho vn bn nhim v l: Phi sp xp, b cc cc phn vn bn mt cch khoa hc v lgic,


10 DWS104_Bai1_v2.0013101228

s dng ngn ng v vn phm phn nh ch ca nh nc c trung thc, khch quan, d hiu, d thc hin v d p dng vo thc t cng tc qun l nh nc. Vn bn phi c th hin trn kh giy A4 sch s, khng nhu nt. Khi th hin vn bn phi thng nht cch trnh by theo mt kiu nht nh. Hin nay c hai cch trnh by nh sau: Trnh by theo kiu lut php l cch trnh by din t bao gm: Chng, mc, iu, khon (trong chng c mc, trong mc c iu, trong iu c khon). Cc vn bn nh ch c iu v khon nh cc hp ng dn s v kinh t thng mi, cng c vn bn ch c iu m khng c khon nh quyt nh. Do vy ty thuc vo loi vn bn m la chn cch th hin cho hp l. Trnh by t do l kiu trnh by theo kt cu nht nh do ngi son tho la chn. Trong thc t ngi ta thng trnh by theo kiu: Chng, mc ln, mc nh, tiu mc (trong chng c mc ln, trong mc ln c mc nh, trong mc nh c tiu mc). Ty theo cc vn bn di hay ngn m c th dng chng hay phn cho kt cu. Khi trnh by theo kiu t do chng ta phi thng nht cch gi tn cc kt cu trong vn bn. C th gi theo hai cch sau: Chng I: Chng I: I: 1.1:

1:. 1.1.1: a: . 1.1.1.1:

1.2.2. Cc yu cu v ni dung ca vn bn Ni dung ca vn bn phi p ng c nhng yu cu c bn sau y: Ni dung vn bn phi c tnh mc ch

Vn bn phi th hin c mc tiu v gii hn ca n, tc l phi tr li c cc cu hi: Ban hnh lm g? Gii quyt mi quan h no? Gii quyt n u? Tnh mc ch ca vn bn cn phi th hin trong kh nng phn nh c mc tiu ca cc ch trng ng li chnh sch ca ng, nh nc cng nh nhng ch trng ca cc cp lnh o v cc cp qun l. N phi l s c th ha cc vn bn ca cp trn vo gii quyt nhng vn qun l c th ca c quan mt cch sng to v kp thi. Ngoi ra, tnh mc ch ca vn bn cn phi th hin c vic phn nh ng n v y nhng li ch, tm t, nguyn vng ca nhng thnh vin trong c quan, n v.

Vn bn phi c tnh khoa hc Vn bn c tnh khoa hc l vn bn c lng thng tin quy phm v thng tin thc t cn thit. Cc s kin, bin c, hay ni cch khc ni dung ca vn bn phi chnh xc, khng dng nhng thng tin, s kin qu c, qu lc hu. Ni dung cc mnh lnh, tng phi r rng, mch lc, khng b ngi c hiu nhm.


DWS104_Bai1_v2.0013101228 11

Do vy ngi son tho cn phi da vo cc cn c khoa hc sau th hin ni dung: o Cn c vo cc vn bn php quy ca nh nc v cc quy nh ca ngnh; o Cn c vo ca cc nh lnh o; o Cn c vo cc l thuyt khoa hc; o Cn c vo tnh hnh thc t cc n v.

Vn bn phi c tnh kh thi Vn bn c tnh kh thi l vn bn phi p ng cc vn nh: Phi a ra c nhng vn xut pht t yu cu khch quan ca thc tin gn vi nhng iu kin c th nht nh nh tnh hnh ca i tng, kh nng mi mt ca i tng thc hin vn bn; yu cu v trch nhim thi hnh hp l, ngha l ph hp vi trnh , nng lc, kh nng mi mt ca i tng thi hnh, ph hp vi yu cu ca cc quy lut khch quan. Mi quy nh trong vn bn phi bit gn gia quyn vi ngha v i i vi nhng iu kin c th thc hin nhng quyn v ngha v . Ni nh vy c ngha l vn bn phi c kh nng thc hin c, thng li v c hiu qu. Trn thc t, c khng t vn bn khng th hin c chun mc , c chng ch l ch quan ca ngi ban hnh.

Vn bn phi c tnh quy phm Vn bn qun l nhn chung l truyn t ch ca cc c quan v chng c hiu lc th ty theo loi vn bn, cn phi vit ni dung c hm cha nhng vn c tnh quy phm. Tnh quy phm thng c th hin di hnh thc nhng mnh lnh, nhng yu cu, nhng cm on v c nhng hng dn hnh vi, cch x s ca i tng tip nhn vn bn. Mt vn bn m ni dung c tnh quy phm l vn bn, m trong c cha nhng gi nh (nhng iu kin, hon cnh v ch th cn tc ng), trong trng th ch th phi x s nh th no (quy nh) v nu khng thc hin c th s b x l nh th no? (ch ti). Trn thc t, khng phi mi vn bn u c tnh quy phm, m ch nhng vn bn mang tnh php l nh vn bn quy phm php lut v vn bn p dng quy phm php lut th tnh quy phm mi c th hin r. Tnh quy phm cn th hin ngi son tho s dng ngn ng vit th hin ni dung mt cch r rng, rnh mch, c th, ngn gn, d hiu, d thc hin.

1.2.3. Yu cu v th thc vn bn Th thc vn bn l nhng thnh phn cn thit phi c cng nh cch thc trnh by cc thnh phn trong mt vn bn m bo tnh thng nht, tnh php l, ni dung v hiu lc thi hnh. Th thc vn bn ch c p dng trong nhng vn bn t nhiu mang tnh php l, hay l c s m bo tnh php l ca cc n v c quan t chc kinh t x hi trong qu trnh hot ng. Cc thnh phn v cch trnh by, sp xp trong th thc vn bn, cho n nay vn tun th theo nhng quy nh ca c quan nh nc c thm quyn ti cc vn bn ban hnh. Theo nhng quy nh chung ca nh nc th cc vn bn phi tun th cc quy nh v th thc sau:


12 DWS104_Bai1_v2.0013101228

Th thc vn bn Quc hiu Tn tc gi, nhm tc gi S v k hiu vn bn a danh, thi gian Tn vn bn v trch yu ni dung Ni dung ca vn bn Ch k Du c quan Ni nhn Du ch mc "mt" v "khn" a ch, s in thoi, telex, fax, E - mail ca c quan

Quc hiu Quc hiu l tn nc v ch chnh tr ca quc gia. T ngy 12/10/1945 l:

VIT NAM DN CH CNG HA c lp - T do - Hnh phc

T ngy 12/8/1976 l: CNG HA X HI CH NGHA VIT NAM

c lp - T do - Hnh phc Quc hiu c trnh by dng u tin, trang u tin trong phm vi 2/3 v pha phi ca vn bn. Theo quy nh, dng th nht c trnh by bng ch in hoa, c ch t 12 n 13; dng th hai c trnh by bng ch in thng, c ch t 13 n 14 (nu dng th nht c ch 12, th dng th hai c ch 13; nu dng th nht c ch 13, th dng th hai c ch 14); kiu ch ng, m; ch ci u ca cc cm t c vit hoa, gia cc cm t c gch ni, c cch ch; pha di c ng k ngang, nt lin, c di bng di ca dng ch.

Tn tc gi, nhm tc gi Tn tc gi, nhm tc gi l tn ca c quan n v ban hnh vn bn hay lin c quan ban hnh vn bn. Nu c quan ng u mt cp hnh chnh nh nc th d l trung ng hay a phng u c ghi c lp. Nu c quan trc thuc th phi ghi tn c quan ch qun trc t cp b ch qun hoc y ban nhn dn tnh hoc thnh ph n n v ra vn bn. Tc gi ghi dng u tin, trang u tin trong phm vi 1/3 v pha tri vn bn, c trnh by bng ch in hoa, cng c ch nh c ch ca Quc hiu. Tc gi khng c php vit tt (tr theo thng l nh UBND, HND), khng c php vit xung dng mt cp no . i vi vn bn ra chung ca cc n v th phi ghi r lin n v . V d:

L

LIN B TI CHNH B QUC PHNGUBND HUYN T LIM B GIO DC V O TO

VIN I HC M H NI


DWS104_Bai1_v2.0013101228 13

S v k hiu vn bn S ca vn bn l s th t ca vn bn c ban hnh trong nm. i vi nhng c quan hot ng theo nhim k th nh s th t theo nhim k khng theo nm. C th nh s tng hp, cng c th nh s phn loi theo loi vn bn hay lnh vc m vn bn iu chnh. Vn bn u tin ca ngy 01 thng 01 mang s 01. Nu l vn bn quy phm php lut th bn cnh s cn ghi nm ban hnh. K hiu vn bn l ch ci u ca t hp tn loi vn bn v tn ca n v ra vn bn, bao gm hai phn: K hiu ca tn loi vn bn v tn c quan ra vn bn. i vi vn bn khng c tn gi (cng vn) th khng c k hiu tn vn bn m ch c k hiu n v ra vn bn, c th ghi thm k hiu b phn ra vn bn. V d: S: 15/Q-UB (quyt nh s 15 ca U ban), S: 2134/2008/N-CP (ngh nh 2134 ca chnh ph), S: 1461/UB VP (cng vn s 1461 ca y ban do vn phng y ban son tho). Vi cc vn bn do nhiu c quan cng ban hnh th phi ghi lin c quan trong k hiu, v d, S: 1543/2008/TTLT-BTC-BYT (thng t lin tch do B Ti chnh v B Y t ban hnh). S v k hiu vn bn c vit ngay di tn c quan ban hnh vn bn. V d: B GIO DC V O TO

VIN I HC M H NI S: 152/Q-TCCB

a danh, thi gian a danh l tn a phng ni c quan ban hnh vn bn ng tr s chnh. a danh ghi theo cp huyn hoc th x hoc thnh ph. Nu l c quan trung ng ng trn a bn tnh th ghi a danh l tn tnh ch khng ghi a phng n v ng tr s. Vn bn ca UBND tnh, nu gi ln trung ng hay ra ngoi tnh, th vit a danh l tn tnh, cn gi cho ni b tnh th ghi theo quy nh. V d vn bn ca Qung Ninh gi ra ngoi tnh th ghi: Qung Ninh, ngy..., nhng nu gi cho cc c quan trn a bn tnh th phi l: H Long, ngy

Thi gian l thi im vn bn hon tt cc th tc hnh chnh gi n cc n v. Vi nhng ngy di 10 v thng 1, 2 th phi thm s 0 vo trc ngy, thng .

a danh, ngy thng c in nghing ngay di quc hiu lch v bn phi trang giy.

V d: H Ni, ngy 05 thng 02 nm 2008 Tn vn bn v trch yu ni dung

Tn vn bn l tn gi vn bn theo phn loi vn bn, v d: Bo co, T trnh... Ring cng vn th khng ghi tn vn bn. Tn vn bn c vit bng ch in hoa, kh ln, chnh gia trang giy di a danh v ngy thng, nu nh my phi c trnh by bng ch in hoa, c ch 14, kiu ch ng, m. Trch yu ni dung l mt cm t tm tt ngn gn, chnh xc ni dung ca vn bn. V d: Mt t trnh v vic xy dng mt trung tm thng mi dch v th ghi l: V vic xy dng Trung tm thng mi dch v. Trch yu ni dung c in ngay di tn loi vn bn. T "v vic" c th vit tt l "V/v".


14 DWS104_Bai1_v2.0013101228

V d: QUYT NH CA HIU TRNG V/v iu ng cn b

Ring i vi vn bn khng c tn gi (cng vn) th tn vn bn thay bng dng Knh gi:...., cn trch yu ni dung c ghi ngay di s v k hiu ca vn bn. Vn bn c tn v trch yu to thnh t hp tn thng nht th ghi c ch nh nhau nhng tn trn, trch yu di (BO CO V BIN BN HI NGH). V d: BO CO

TNH HNH THC HIN K HOCH NM 2008 Hoc:

BIN BN HI NGH CN B CNG CHC VIN I HC M H NI 2008

Ni dung ca vn bn Ni dung ca vn bn l thnh phn ch yu ca vn bn, c vit v trnh by ty theo tng loi vn bn c th. Ni dung c th hin ngay di tn v trch yu cho n ht.

Ch k y l thnh phn m bo gi tr php l v hiu lc thi hnh ca vn bn. Phi l ngi c thm quyn k vo vn bn th vn bn mi c gi tr php l. iu ny c quy nh mt s vn bn quy phm php lut nh: Ngh nh 142/CP ngy 28/9/1963, Ngh nh 62/CP ngy 22/9/1992 v thng t 33-BT ngy 10/12/1992 ca B trng, ch nhim vn phng chnh ph. Ch k bao gm chc v, ch k, h v tn c ghi sau ni dung v pha phi vn bn, ngang vi "ni nhn". Nu k thay hoc tha lnh thi phi ghi r k thay hoc tha lnh ai v ghi r chc v. i vi cc trng i hc v vin nghin cu, trc h v tn c th ghi thm hc hm hc v, cn cc n v khc khng c ghi hc hm hc v. V d:

Hiu trng KT B Trng Gim c Th trng

(k tn) (k tn) (k tn) GS, TS Trn Vn A Nguyn Vn B Phm Vn D

i vi nhng vn bn do mt tp th thng qua th trc khi k phi ghi l thay mt tp th ri mi ghi r chc v, h tn ngi k.

V d: T/M UBND HUYN

CH TCH Ngoi ra c mt s trng hp c th khc sau:

T/L. GIM C TRNG PHNG KINH DOANH

Du c quan Du c quan l du hiu th hin t cch php nhn ca c quan ra vn bn. Th trng l ngi chu trch nhim qun l v s dng con du. Mi c quan ch c mt


DWS104_Bai1_v2.0013101228 15

con du. Du ch c ng ln cc vn bn, giy t c ch k ca ngi c thm quyn k. Du phi ng ngay ngn v trm ln 1/3 1/4 ch k v pha bn tri. Khng c ng du khng ch (vn bn cha c ni dung v ch k ca ngi c thm quyn), khng c ng vobn phi ch k.

Ni nhn Ni nhn l tn c quan, n v, c nhn c trch nhim thi hnh hoc gii quyt s vic trong ni dung ca vn bn hoc c lin quan. Ni nhn c ghi di ni dung v pha tri vn bn (ngang vi chc v ca ngi k vn bn). Ni nhn c chia thnh my nhm: o Nhm c trch nhim thi hnh. o Nhm bo co. o Nhm phi hp. o Lu vn th. Ring vi cng vn ni nhn chnh cn c ghi ngay di a danh v ngy thng. Cn vi t trnh th ni nhn chnh c ghi ngay di trch yu ni dung ca t trnh. Ni nhn vit bng cu vn tt khng vit bng cu thng thng. V d: Ni nhn:

ng y, Bo co Cng on, Phi hp Cc n v, Thc hin Lu vn th

Du ch mc mt v khn Du ch mc "mt" v "khn l du hiu ch phm vi ph bin v yu cu chuyn vn bn nhanh hay bnh thng. C ba mc mt: "mt", "ti mt" v "tuyt mt" v ba mc khn: "khn", "thng khn" v "ho tc". Mc "mt" v "khn" ca vn bn l do ngi k c thm quyn quy nh. Du ch mc "mt" v "khn" c ng di s v k hiu ca vn bn.

a ch, s in thoi, telex, fax, E-mail ca c quan: tin trong giao dch, phn ny c th c trnh by chn ca vn bn hoc ngoi b ng vn bn khi chuyn pht vn bn. Ngoi ra, i vi nhng vn bn cn qun l cht ch v ni dung v s lng bn pht hnh phi ghi tn ngi nh my v s lng bn. Tn ngi nh my c ghi tt bng ch ci u tin ca tn. Tn ngi nh my v s lng bn c ghi vo khong giy trng gia Quc hiu vi a danh v thi gian v pha bn phi.


16 DWS104_Bai1_v2.0013101228

Ton b cc thnh phn trn c trnh by, xp sp theo quy nh chung nh trong bng sau:

(*): Tn ngi nh my v s bn

(*)

2,5cm

Nhm tc gi Quc hiu

S v k hiu VB a danh, ngy...thng...nm...

TN LOI VN BN Trch yu ni dung

Du ch mc "mt", "khn"

NI DUNG VN BN

Ni nhn

K tn ng du

2 cm 3,5 cm

2,5cm

Mu trnh by vn bn c tn gi (Kh giy A4)

a ch,s in thoi, telex,fax

Chc v ngi k vn bn

H v tn ngi k vn bn


DWS104_Bai1_v2.0013101228 17

(*): Tn ngi nh my v s bn

(*)

2,5 cm

Nhm tc gi Quc hiu

a danh, ngy...thng...nm...

Knh gi:.. "mt", "khn" (nu c)

Trch yu ni dung

NI DUNG VN BN

Ni nhn

K tn ng du

2cm 3,5 cm

2,5cm

Mu trnh by cng vn (kh giy A4)

a ch, s in thoi, telex, fax

Chc v ngi k vn bn

H v tn ngi k vn bn

S v k hiu vn bn


18 DWS104_Bai1_v2.0013101228

1.3. Quy trnh son tho vn bn Son tho vn bn l mt vic rt quan trng, i hi ngi son tho phi c trnh nht nh, phi c trnh chuyn mn mi c th son tho c mt vn bn c cht lng tt, t c nhng mc ch v yu cu t ra. Ngi vit vn bn phi tun theo mt quy trnh c th. Quy trnh son tho vn bn l cch thc tin hnh, cc bc thc hin c sp xp theo nhng trnh t c th nht nh son tho ra vn bn mt cch khoa hc nht. Cc nh khoa hc v vn bn hc a ra mt quy trnh son tho vn bn qua cc bc sau:

1.3.1. Giai on chun b y l giai on nh hnh khi qut v vn bn nh vit, trong bao gm vic xc nh mc ch, yu cu ca vic ban hnh, xc nh i tng tip nhn v thc hin vn bn. Giai on chun b cn xc nh cc yu t sau: Xc nh hon cnh bc xc xut hin vn bn; Xc nh mc ch ca vn bn; Xc nh ni dung ca vn bn; Xc nh tn ca vn bn; Xc nh cn c cho vn bn gm:

o Cn c vo cc vn bn php quy ca nh nc v cc quy nh ca ngnh; o Cn c vo ca cc nh lnh o; o Cn c vo cc l thuyt khoa hc; o Cn c vo tnh hnh thc t ca cc n v.

1.3.2. Giai on son tho cng cng l bn ghi nhng vn c bn nht, ct yu nht da vo m pht trin ra khi nghin cu trnh by thnh mt vn hoc vit thnh mt vn bn hon chnh. Vi ngha , son tho cng l giai on quan trng. cng cng chi tit, cng c th, t m bao nhiu th vic th hin thnh vn bn hon chnh cng thun li by nhiu. Vic son tho mt cng thng thng bao gm nhng bc sau y: Son cng s b: cng s b l dn bi c bn ca vn bn, c biu

hin bng gi tn chnh xc cc tiu , mc ca vn bn. Mi tiu hay mc phn nh ni dung cn c trong vn bn. Cc tiu , mc cn th hin r bn cht ca vn bn trong khng gian v thi gian c th.

Son cng chi tit: cng chi tit l s c th ha cng s b thnh cc dn c bn cho cc tiu , mc. Khi lp ra cc dn , chng ta cn


DWS104_Bai1_v2.0013101228 19

ch din t cc s liu thnh biu bng, c th th hin bng c s , biu , th cng cng chi tit, vic th hin chng thnh vn bn hon chnh cng d dng.

1.3.3. Giai on vit thnh vn bn y l giai on c tnh quyt nh nhm chp ni nhng chnh trong cng chi tit thnh vn bn hon chnh thng qua cc phng tin din t bng ngn ng. Thc cht bn tho l s s dng cc k thut lin kt v din t vn bn chp ni cng chi tit thnh vn bn. Bn tho s dng tnh ngh thut vit rt cao, do vy ngi son tho cn phi hiu r k thut v ngh thut din t ngn ng vit v vit mt mch m bo tnh lgic, thng nht. Mt cng c tt nh th no i chng na, nhng nu ngi vit khng bit th hin n, khng bit din t nhng tng ra th cht lng ca vn bn vn km.

1.3.4. Giai on sa vn bn Sau khi vit xong vn bn, cn phi kim tra li ton b vn bn xem cch b cc, cch trnh by, lp lun, ch ngha cu c, vn phm, li chnh t... y l khu quan trng bi v khng t trng hp b nhm ln, thiu lgic, sai v s dng t v vn phm, mc li chnh t... Vn bn hin nay thng c trnh by in n bng my vi tnh, do vy cn phi kim tra cn thn bn in trc khi trnh k. Sa vn bn cn phi c ba ngi tham gia m bo cht lng vn bn. Sau khi vit xong, ngi vit sa li t nht l hai ln m bo cht lng. Sau chuyn cho ng nghip sa pht hin ra cc li m ngi vit khng th pht hin ra hoc li c tt ca ngi vit. Sau chuyn cho chuyn gia sa m bo tnh khoa hc v tnh chuyn nghip ca cc chuyn ngnh, chuyn mn khc nhau.

1.3.5. Giai on xt duyt, k v ban hnh vn bn Vn bn sau khi sa xong th c chuyn cho ngi c trch nhim duyt. Qu trnh duyt vn bn l qu trnh pht hin ra cc im sau: Vn bn m bo th hin y ca lnh o cha; Vn bn tun th y cc yu cu ca lut php, chnh sch ca nh nc v

cc quy nh ca cp trn hay cha; Ni dung ca vn bn y cha; Th thc ng vi quy nh cha; Vn phm v cu chun mc cha.


20 DWS104_Bai1_v2.0013101228

Sau khi ngi duyt vn bn thng qua, th vn bn c nhn bn theo ng s lng xc nh ti ni nhn. Sau ngi son tho trnh ngi c trch nhim k vo vn bn. Sau chuyn cho vn th ng du, ng k vo s vn bn v gi n cc n v nhn vn bn.

Tm Li: V mt khoa hc, quy trnh son tho vn bn trn l quy trnh ph bin, thng c p dng i vi nhng vn bn ln, phc tp bao hm nhiu ni dung, c bit l cc vn bn quy phm php lut, cc bn iu l, quy ch... Tuy nhin, trn thc t, khng phi son tho vn bn no cng phi tun theo quy trnh ph bin m c th tun theo quy trnh c bit. Khng phi bao gi ngi son tho vn bn cng phi son tho mt bn cng hon chnh. i vi nhng vn bn n gin, t phc tp nh cng vn, thng bo... thng thng th ngi ta vit trc tip ri sa li. Nu vn bn cn phi ly kin gp hon chnh cho vn bn, th cn phi t chc cho nhng ngi c kinh nghim son tho hoc c trch nhim ng gp vo vn bn tham gia gia ng gp kin cho vn bn.


DWS104_Bai1_v2.0013101228 21

TM LC CUI BI Vn bn l tp hp ngn ng vit nhm truyn i nhng thng tin nht nh n ngi s

dng. Hay ni cch khc, vn bn l tp hp ngn ng vit nhm truyn t ch ca c nhn hay t chc ti cc c nhn hay t chc khc vi mc ch thng bo hay i hi i tng tip nhn phi thc hin nhng hnh ng nht nh, p ng yu cu ca ngi hay t chc son tho.

Vn bn c gi tr rt ln i vi qun l doanh nghip nh: Vn bn l cng c truyn tin, vn bn l cng c cho cc nh lnh o iu hnh doanh nghip, vn bn c gi tr php l nht nh nhm bt buc cc b phn, c nhn tun th theo, vn bn cn th hin truyn thng vn ha, cc quan h x hi v l bng chng lch s.

Vn bn trong doanh nghip c chia thnh cc lp nh sau: Vn bn tc nghip hnh chnh, Vn bn hp ng dn s, Vn bn hp ng kinh t thng mi, Vn bn qun l kinh t, Vn bn qun l t chc.

Vn bn cn p ng cc yu cu v ni dung nh: Ni dung phi c tnh mc ch, c tnh quy phm, c tnh khoa hc v tnh kh thi.

Vn bn phi tun th theo quy nh th thc ca nh nc. Th thc vn bn l nhng thnh phn cn thit phi c cng nh cch thc trnh by cc thnh phn trong mt vn bn m bo tnh thng nht, tnh php l, ni dung v hiu lc thi hnh. Th thc vn bn ch c p dng trong nhng vn bn t nhiu mang tnh php l, hay l c s m bo tnh php l ca cc n v c quan t chc kinh t x hi trong qu trnh hot ng.

Quy trnh son tho vn bn l cch thc tin hnh, l cc bc cng vic c sp xp theo nhng trnh t c th nht nh son tho ra vn bn mt cch khoa hc nht.


22 DWS104_Bai1_v2.0013101228

CU HI N TP

1. Ti sao x hi cn s dng cc h thng vn bn trong cng tc t chc qun l x hi ?

2. Cc khi nim chung v ring ca vn bn, khc nhau nh th no?

3. Cc chc nng c bn ca vn bn v vai tr ca chng trong qun l t chc?

4. Nu cc loi vn bn thng dng trong x hi v cc vn bn trong qun l doanh nghip?

5. Ti sao vn bn cn phi c nhng yu cu v ni dung v chng l g?

6. Ti sao vn bn phi cn c th thc thng nht v cc tiu thc ca th thc nh th no?

7. Ti sao phi tun th theo quy trnh son tho vn bn thng nht v cc bc ca quy trnh son tho vn bn l g?

bÀi 1: nhỮng vẤn ĐỀ chung vỀ vĂn bẢneldata11.topica.edu.vn/hoclieu/dws104/giao...

Documents