bài giẢng microsoft access 2007 · pdf file1.4 –cách khởi động...

BÀI GIẢNG MICROSOFT ACCESS 2007

Giảng viên: Ngô Văn Linh

Email: [email protected]

Khoa CNTT – Trường ĐH KT – CN Long An

Khoa C

ông N

ghệ T

hông T

in

• Tóm tắt: Chương này giúp cho sinh viên nắm được các vấn đề sau

đây:

– Phân tích và thiết kế cơ sở dữ liệu đơn giản

– Thao tác với màn hình Microsoft Access 2007

– Nắm được các đối tượng cơ bản trong MS Access

– Các phép toán cơ bản trong MS Access

2

Access 2007

Khoa C

ông N

ghệ T

hông T

in

• Nội dung chính:

1.1 – Thế nào là cơ sở dữ liệu ?

1.2 – Mô hình CSDL quan hệ

1.3 – Microsoft Access là gì ?

1.4 – Cách khởi động Microsoft Access 2007

1.5 – Cách tạo mới và mở tập tin Microsoft Access 2007

1.6 – Màn hình làm việc của Microsoft Access 2007

1.7 – Cách thoát khỏi Microsoft Access 2007

1.8 – Các đối tượng bên trong tập tin Access

1.9 – Các thao tác lên thành viên đối tượng

1.10 – Các phép toán cơ bản

1.11 – Một số lỗi thường mắc phải

3

Khoa C

ông N

ghệ T

hông T

in

Ví dụ: Trong hệ thống siêu thị.

Khách hàng cần biết:

Những mặt hàng khuyến mãi hôm nay?

Mặt hàng cần mua nằm ở quầy hàng nào?

Nhân viên tính tiền:

Đơn giá của mặt hàng dựa vào mã vạch?

In hóa đơn bán hàng dựa vào mặt hàng khách chọn?

Nhân viên quản lý siêu thị:

Thông tin các mặt hàng tồn kho?

Các mặt hàng bán nhiều nhất/ít nhất?

Doanh thu của cửa hàng trong một khoảng thời gian?

Để tổng hợp và đưa ra kết quả một cách nhanh chóng và chính xác thì người ta xây dựng một Cơ sở dữ liệu quản lý bán hàng trong siêu thị

4

Khoa C

ông N

ghệ T

hông T

in

• Khái niệm: Cơ sở dữ liệu (Database) là tập hợp những thông tin có

liên quan với nhau, được tổ chức theo một cấu trúc nào đó và được lưu

trữ trên máy tính.

Ví dụ: Để tin học hóa việc quản

lý bán hàng trong siêu thị,

người ta cần tập hợp các thông

tin về hàng hóa (mã vạch, tên

hàng, đơn giá, số lượng tồn

trong kho,…), nhân viên (mã

số nhân viên, tên nhân viên,

ngày sinh, địa chỉ, ngày vào

làm,…), ... Những thông tin

này được tổ chức lưu trữ theo

dạng bảng hai chiều và được

lưu trữ trên máy tính gọi là cơ

sở dữ liệu.

Ngoài ra, còn có nhiều CSDL khác tùy theo mục đích

sử dụng: CSDL Quản lý khách sạn, Quản lý bán

hàng siêu thị, Quản lý điểm sinh viên, Quản lý đặt

vé xe lửa,…..

5

Khoa C

ông N

ghệ T

hông T

in

• Tại sao phải sử dụng cơ sở dữ liệu ?

– Không gian lưu trữ nhỏ gọn

– Tìm kiếm thông tin nhanh chóng và chính xác

Tìm tất cả hàng hóa mà

khách hàng “thành” đã mua

6

Khoa C

ông N

ghệ T

hông T

in

Các cách tìm kiếm thông tin?

7

Dùng biểu mẫu hiển

thị kết quả dựa trên

câu truy vấn

Dùng câu truy vấn

hiển thị kết quả

Khoa C

ông N

ghệ T

hông T

in

– Phân tích tổng hợp dữ liệu dễ dàng

8

In ấn hóa đơn bán hàng

Khoa C

ông N

ghệ T

hông T

in

– Chia sẻ dữ liệu với nhiều người dùng

CSDL Quản lý bán hàng

+ Thêm khách hàng mới

+ Thêm mặt hàng mới

+ Lập hóa đơn bán hàng

+ Xuất báo cáo doanh thu

trong tháng,..

+ Xuất hóa đơn bán hàng…

Quản lý Phòng kế toán

9

Khoa C

ông N

ghệ T

hông T

in













10

Khoa C

ông N

ghệ T

hông T

in

– Trong mô hình CSDL quan hệ ta cần nắm:

• Thế nào là Bảng dữ liệu (Table) ?

• Thế nào là Trường (Field) ?

• Thế nào là Mẩu tin (Record) ?

• Khóa chính (Primary key) là gì ?

• Khóa ngoại (Foreign key) là gì ?

• Giữa 2 bảng có bao nhiêu Mối quan hệ (relationship) ?

11

Khoa C

ông N

ghệ T

hông T

in

• Định nghĩa : dữ liệu được lưu vào máy tính dưới dạng bảng (Table) 2

chiều, giữa các bảng có mối quan hệ (Relationship) với nhau

• Ta có các khái niệm sau:

– Bảng (Table) : là tập các dữ liệu được tổ chức thành nhiều dòng và

cột. Trong đó, phải có ít nhất một cột, tên bảng có tối đa 64 ký tự

Dòng (record)

Cột (fie

ld)

12Quy ước : tên trường không được viết có dấu và khoảng trắng

Khoa C

ông N

ghệ T

hông T

in

– Trường (field): là cột trong bảng

• Tên trường không được trùng.

• Mỗi trường chỉ có một kiểu dữ liệu.

• Tên trường tối đa 64 ký tự.

• Thứ tự trước sau các trường không quan trọng.

Trường MaHG Trường SoLuongTon

Quy ước : tên trường không được viết có dấu và khoảng trắng

13

Kiểu số

Kiểu chuỗi

Khoa C

ông N

ghệ T

hông T

in

– Mẩu tin (record) : là dòng trong bảng

• Trong một bảng không có bất kỳ dòng nào có giá trị hoàn toàn

giống nhau.

• Thứ tự trước sau của dòng không quan trọng.

Mẩu tin

Mẩu tin

Từng

dòng

có

giá

trị

khác

nhau

14

Khoa C

ông N

ghệ T

hông T

in

– Khóa chính (Primary key) : là một hoặc nhiều trường trong bảng

• Dữ liệu trong trường này bắt buộc phải có.

• Giá trị của cột này không được trùng nhau trên từng mẫu tin (từng

dòng).

Quy ước: tên trường được in đậm và gạch chân là khóa chính

Hang_Hoa (MaHG, TenHG, DVT, DonGia, SLTon)

15

Khoa C

ông N

ghệ T

hông T

in

Tại sao phải sử dụng khóa chính ?

Sử dụng khóa chính để phân biệt 2 mẩu tin trong cùng một bảng tránh

việc trùng lặp dữ liệu tìm kiếm thông tin không chính xác.

Cách xác định khóa chính ?

Dựa vào kinh nghiệm thực tế và

tính chất của khóa chính mà ta xác

định khóa cho phù hợp.

- Chọn một trường mà dữ liệu không trùng lặp

làm khóa chính.

+ Nếu trùng lặp thì ta chọn thêm trường khác

theo quy tắc dữ liệu của các trường ta chọn không

trùng với các dòng khác. Cứ thế tiếp tục.

Chọn “mã hóa đơn” làm khóa chính

Trùng lặp thông tin

Chọn đồng thời “mã hóa đơn” và

“mã hàng” làm khóa chính

16

Khoa C

ông N

ghệ T

hông T

in

– Khóa ngoại (Foreign key) : là một hoặc nhiều trường trong bảng

• Các trường này là khóa chính trong một bảng đã tồn tại khác.

• Dữ liệu trong các trường này phải tồn tại trong bảng mà ở đó

trường này làm khóa chính.

Hoa_Don (MaHD, NgayDat, NgayGiao, MaKH, MaNV)

Quy ước: tên trường được in nghiêng là khóa ngoại

17

Khoa C

ông N

ghệ T

hông T

in

Tại sao phải sử dụng khóa ngoại ?

Sử dụng khóa ngoại để liên kết các bảng lại với nhau, đảm bảo tính toàn

vẹn dữ liệu.

Cách xác định khóa ngoại ?

Dựa vào kinh nghiệm phân tích thực tế và dựa vào mối quan hệ giữa các

đối tượng bên ngoài thế giới thực mà xác định khóa ngoại hợp lý.

18

Khoa C

ông N

ghệ T

hông T

in

– Mối quan hệ (relationship) : là mối quan hệ giữa các bảng trong

CSDL. Hệ quản trị CSDL dựa vào các mối quan hệ để tìm kiếm và kết

hợp dữ liệu lại theo một trật tự nhất định.

• Quan hệ một – một : Mô tả mối quan hệ giữa một mẩu tin trong bảng

A với một mẩu tin trong bảng B.

Ví dụ: xét trong CSDL Quản lý bán hàng. Một nhân viên chỉ có 1 thẻ

đông á, ngược lại một thẻ đông á chỉ thuộc về 1 nhân viên.

Trong mối quan hệ một – một:

+ Khóa chính của 2 bảng giống

nhau về kiểu dữ liệu.

+ Không xuất hiện khóa ngoại

+ Nhập dữ liệu cho bảng ban dầu

mà ta thực hiện liên kết trước.

Trong MS Access, nếu ta kéo thả “MaNV” từ bảng “The_DongA” qua

bảng “Nhan_Vien” thì ta nhập dữ liệu cho bảng “The_DongA” trước, ngược

lại ta nhập dữ liệu cho bảng “Nhan_Vien” trước.19

Khoa C

ông N

ghệ T

hông T

in

• Quan hệ một – nhiều : Mô tả mối quan hệ giữa một mẩu tin trong

bảng A liên kết với nhiều mẩu tin trong bảng B, ngược lại một mẩu tin

trong bảng B liên kết với một mẫu tin trong bảng A.

Ví dụ: xét trong CSDL Quản lý bán hàng. Khách hàng mỗi lần mua hàng sẽ

được xuất một hóa đơn, ngược lại một hóa đơn chỉ thuộc về một khách hàng.

Trong mối quan hệ một – nhiều:

+ Khóa chính trong bảng 1 làm

khóa ngoại cho bảng nhiều.

+ Nhập dữ liệu cho bảng 1 trước

sau đó nhập dữ liệu cho bảng

nhiều.Nhập dữ liệu cho bảng “Khach_Hang” trước

rồi nhập dữ liệu cho bảng “Hoa_Don”

Mối quan hệ một – nhiều rất thường gặp trong thực tế

20

Khoa C

ông N

ghệ T

hông T

in

• Quan hệ nhiều – nhiều : Mô tả mối quan hệ giữa một mẩu tin trong

bảng A với nhiều mẩu tin trong bảng B, ngược lại một mẩu tin trong

bảng B liên kết với nhiều mẩu tin trong bảng A.

Ví dụ: xét trong CSDL Quản lý bán hàng. Trong mỗi hóa đơn khách hàng

mua sẽ có nhiều mặt hàng, ngược lại mỗi mặt hàng có thể có trong nhiều

hóa đơn (nhiều khách hàng mua cùng một mặt hàng).

Trong mối quan hệ nhiều –

nhiều:

+ Xuất hiện một bảng trung

gian lấy khóa chính từ 2 bảng

làm khóa chính cho mình,

đồng thời thêm một số trường

mới (nếu có)

+ Nhập dữ liệu cho 2 bảng 1

trước sau đó nhập dữ liệu cho

bảng trung gian.

Nhập dữ liệu cho bảng “Hoa_Don” và

“Hang_Hoa” trước rồi nhập dữ liệu cho bảng

“Chi_Tiet”

21

Khoa C

ông N

ghệ T

hông T

in













22

Khoa C

ông N

ghệ T

hông T

in

• Khái niệm:

– Microsoft Access là hệ quản trị cơ sở dữ liệu (Relational Database

Management System) hỗ trợ các tác vụ quản lý, khai thác dữ liệu theo mô

hình CSDL quan hệ.

• Lợi ích khi sử dụng Access

– Tích hợp sẵn trong gói phần mềm văn phòng Microsoft Office.

– Giao diện trực quan, dễ sử dụng.

– Cấu hình máy sử dụng không cần cao.

– Xây dựng gói phần mềm quản lý quy mô vừa và nhỏ thông qua câu truy vấn

(query), biểu mẫu (form), báo cáo (report) và có thể kết hợp ngôn ngữ lập trình Visual

basic.

23

Khoa C

ông N

ghệ T

hông T

in













24

Khoa C

ông N

ghệ T

hông T

in

• Khởi động Microsoft Access 2007

– Nhấp đúp (D_Click) vào biểu tượng trên màn hình

– Vào Start / Program / Microsoft Office / Microsoft Office Access

2007

25

Khoa C

ông N

ghệ T

hông T

in













26

Khoa C

ông N

ghệ T

hông T

in

• Tạo mới tập tin CSDL: Khởi động MS Access 2007, trong màn hình

Getting Started With Microsoft Office Access ta chọn Bank Database

27

Tên và phần mở rộng

của tập tin CSDL

Access 2007

1

3

2Đường dẫn mặc định lưu

tập tin CSDL Access 2007

1. Nhập tên CSDL

2. Chọn nơi lưu tập tin

3. Tạo tập tin rỗng

Khoa C

ông N

ghệ T

hông T

in

• Mở tập tin CSDL: Khởi động MS Access 2007, trong màn hình

Getting Started With Microsoft Office Access ta chọn Open Recent

Database

28

1. Chọn đến nơi lưu tập tin CSDL

2. Chọn tên tập tin cần mở

3. Nhấn Open để mở

Khoa C

ông N

ghệ T

hông T

in













29

Khoa C

ông N

ghệ T

hông T

in

30

Các thẻ lệnh

Các đối tượngVùng dữ liệu

Khoa C

ông N

ghệ T

hông T

in

31

Tạo mới tập tin CSDL

Mở tập tin CSDL sẵn có

Lưu tập tin với

nhiều định dạng

Các thiết lập nâng cao

Thoát Access

Khoa C

ông N

ghệ T

hông T

in

32

Màn hình làm việc với thẻ Home

Các chế độ hiển thị đối tượng: Design view, Datasheet view,…

Các lệnh định dạng kí tự

Các lệnh thao tác trên mẩu tinCác lệnh sắp xếp,

trích lọc mẩu tin

Khoa C

ông N

ghệ T

hông T

in

33

Màn hình làm việc với thẻ Create

Các lệnh tạo ra bảng dữ liệu (Table)

Thẻ Create: chứa các nhóm lệnh tạo ra các đối tượng trong MS Access

Các lệnh tạo ra biểu mẫu (Form)

Các lệnh tạo ra báo cáo (Report)

Các lệnh tạo ra truy vấn

(Query) các tập lệnh

(Macro)

Khoa C

ông N

ghệ T

hông T

in

34

Thẻ External Data: chứa các nhóm lệnh nhập xuất dữ liệu

Nhóm lệnh nhập dữ liệu từ các tập tin chương trình khác

Nhóm lệnh xuất dữ liệu ra các định dạng khác

Màn hình làm việc với thẻ External Data

Khoa C

ông N

ghệ T

hông T

in

35

Màn hình làm việc với thẻ Database Tools

Nhóm tập lệnh

Nhóm lệnh thiết lập liên kết giữa các bảng

Khoa C

ông N

ghệ T

hông T

in

36

Màn hình làm việc với thanh Navigation Pane

Đối tượng Bảng dữ liệu (Table)

Đối tượng truy vấn (Query)

Tổ chức hiển thị đối tượng

Khoa C

ông N

ghệ T

hông T

in













37

Khoa C

ông N

ghệ T

hông T

in

• Sử dụng một trong các cách sau:

– Vào Office Button chọn

– Nhấn tổ hợp phím Alt + F4

– Nhấn nút (X) góc trên bên phải màn hình

38

Khoa C

ông N

ghệ T

hông T

in













39

Khoa C

ông N

ghệ T

hông T

in

• Microsoft Access 2007 gồm các đối tượng cơ bản sau đây: Bảng dữ

liệu, Truy vấn, Biểu mẫu, Báo cáo, Tập lệnh,…

– Bảng dữ liệu (Table): là thành phần quan trọng nhất, dùng để lưu

trữ dữ liệu. Một bảng gồm có nhiều dòng và nhiều cột.

Ví dụ: Xét CSDL quản lý bán hàng. Thông tin của hàng hóa: mã hàng, tên

hàng, đơn vị tính, đơn giá, số lượng tồn,… được lưu trong bảng hàng hóa

40

Mỗi dòng lưu một hàng hóa Mỗi cột lưu thông tin về hàng hóa

Khoa C

ông N

ghệ T

hông T

in

– Truy vấn (Query): là công cụ để thực hiện truy vấn thông tin và

thao tác trên mẩu tin.

41

Tạo truy vấn tìm những mặt

hàng mà khách hàng

“Thắng” đã mua

Màn hình thiết kế truy vấn

Màn hình kết

quả vấn tin

Khoa C

ông N

ghệ T

hông T

in

– Biểu mẫu (Form): là công cụ xây dựng màn hình đồ họa cho phép

xem, sửa, xóa, thêm dữ liệu vào bảng (table)

42

Giao diện quản lý hóa đơn bán hàng

Thông tin

hóa đơn

Chi tiết

các mặt

hàng

trong

hóa đơn

Khoa C

ông N

ghệ T

hông T

in

– Báo cáo (Report): Cho phép xuất dữ liệu ra màn hình theo khuôn

dạng cho trước.

43Màn hình in hóa đơn bán hàng

Khoa C

ông N

ghệ T

hông T

in













44

Khoa C

ông N

ghệ T

hông T

in

• Trong khung Navigation Pane, ta nhấn chuột phải lên thành viên của

đối tượng cần thao tác.

45

Khung Navigation Pane

R_Click

Mở thành viên đối tượng

Chế độ thiết kế

Đổi tên

Xóa thành viên

Khoa C

ông N

ghệ T

hông T

in

– Đổi tên thành viên (Rename): nhấn chuột phải vào thành viên và

chọn Rename

46

Gõ vào tên mới

(Nhấn ESC để lấy lại tên cũ)

Lưu ý:

- Đóng thành viên đối tượng trước khi đổi tên

- Tên của thành viên đối tượng Table không được trùng tên của thành viên đối

tượng Query

Khoa C

ông N

ghệ T

hông T

in

– Sao chép thành viên (Copy – Paste): Sử dụng trong trường hợp 2

thành viên có cấu trúc tương tự nhau – thường dùng trong Query.

Nhấn chuột phải lên thành viên -> chọn Copy

47

Nhấn chuột phải lên thanh Navigation Pane, chọn Paste

Đặt tên cho thành viên đối tượng

Riêng Table còn có phần tùy chọn (Paste Option):

- Chỉ sao chép cấu trúc

- Sao chép cấu trúc và dữ liệu

- Thêm dữ liệu vào bảng đã tồn tại

Khoa C

ông N

ghệ T

hông T

in













48

Khoa C

ông N

ghệ T

hông T

in

• Các phép toán logic: Not, And, Or

49

Toán tử Ý nghĩa Ví dụ Kết quả

Not Phép phủ định Not True

Not False

False

True

And Luật và 2<5 And 5<7

2<5 And 5>7

2>5 And 5<7

2>5 And 5>7

True

False

False

False

Or Luật hoặc True Or True

True Or Flase

False Or True

False Or False

True

True

True

False

Khoa C

ông N

ghệ T

hông T

in

Ví dụ: Tìm những khách hàng mua mặt hàng HG001 (Bút bi thiên long)

có số lượng bán lớn hơn 2

50

SoLuongban > 2

AND

MaHG = “HG001”

Điều kiện truy vấn

Khoa C

ông N

ghệ T

hông T

in

Ví dụ: Liệt kê những khách hàng mua những mặt hàng có số lượng lớn

hơn 2 nhưng không liệt kê mặt hàng HG001 (Bút bi thiên long)

51

SoLuongban > 2

AND

(MaHG Not Like “HG001”)


Khoa C

ông N

ghệ T

hông T

in

• Các phép toán số học: + - * / \ ^ Mod

52


+ Cộng số học

Cộng ngày

5 + 3

#15/01/2011# + 5

8

#20/01/2011#

- Trừ số học

Ngày trừ số

Ngày trừ ngày

5-3

#15/09/2011# - 20

#15/09/2011# - #12/09/2011#

2

#26/08/2011#

3

* Phép nhân 5*3 15

/ Phép chia 5/3 1.66667

\ Chia nguyên 7\2 3

Mod Lấy phần dư 5 mod 2 1

Khoa C

ông N

ghệ T

hông T

in

• Các toán tử khác

53


Between ... And ... Trả về giá trị giữa

một khoảng

Between 7 And 10 7,8,9,10

Like Giống như “Văn Hùng” Like

“*Hùng”

True

& Nối chuỗi “Trần” & “Văn Hùng Trần Văn Hùng

Các ký tự theo Like

? Đại diện cho một ký tự bất kỳ A? AB, AC, AD,....

* Đại diện cho một chuỗi ký tự A* A12, ABDF,....

[ ] Đại diện cho ký tự nằm trong A[I,N]AI, AN

- Ký tự nằm trong khoảng A[B-D]AB, AC, AD

! Đại diện cho ký tự không nằm phía sau A[!C]AB, AD, AF,...

Khoa C

ông N

ghệ T

hông T

in

Ví dụ: Tìm những mặt hàng có tên bắt đầu là chữ Bút và có số lượng tồn

từ 10 đế 15

54

TenHG like “Bút*”

AND

(SoLuongTon Between 10 And 15)


Khoa C

ông N

ghệ T

hông T

in













55

Khoa C

ông N

ghệ T

hông T

in

• Xác định thiếu/sai các khóa của bảng

• Xác định sai mối quan hệ giữa các bảng

56

Khoa C

ông N

ghệ T

hông T

in

57

Access 2007

Chương 1 – Giới thiệu về Microsoft Access 2007

Cám ơn!

bài giẢng microsoft access 2007 · pdf file1.4 –cách khởi động...

Documents