biblioteca pÚblica e arquivo regional de ponta

Largo do Colégio 9500-054 Ponta Delgada

Tlf. 296 282 085 Fax 296 281 216

E-mail:bpar.pdelgada.info @azores.gov.pt Site: www.bparpd.azores.gov.pt

BIBLIOTECA PÚBLICA E ARQUIVO REGIONAL DE PONTA DELGADA

RELATÓRIO DE ATIVIDADES DE 2012

ERRATA

p. 11 – Última linha do 3º parágrafo, onde se lê “75% dos inquiridos” deve ler-se “65%

dos inquiridos”.

p. 13 – Sétima linha do 2º parágrafo, onde se lê “do arquivo de José Bruno Tavares

Carreiro” deve ler-se “do arquivo Tavares Carreiro”.

p. 15 – Terceira linha do 4º parágrafo, onde se lê “Arquivo de José Bruno Tavares

Carreiro”, deve ler-se “arquivo Tavares Carreiro”.

p. 17 – Na primeira linha do 4º parágrafo, onde se lê “Temudo Barata”, deve ler-se

“Temudo Machado”.

p. 17 – Última linha do 4º parágrafo, onde se lê “António Maria de Aguiar”, deve ler-se

“João Maria de Aguiar”.

p. 22 - Segundo linha do 1º parágrafo, onde se lê “António Férin”, deve ler-se

“Cristiano Férin”.

p. 26 – Segunda linha do 2º parágrafo, onde se lê “10 230 participantes”, deve ler-se “10

383 participantes”.

p. 30 - Última linha do 3º parágrafo, onde se lê “10 383 atividades” deve ler-se “369

atividades com 10 383 participantes”.

1

SECRETARIA REGIONAL DA EDUCAÇÃO, CIÊNCIA E CULTURA

DIREÇÃO REGIONAL DA CULTURA BIBLIOTECA PÚBLICA E ARQUIVO REGIONAL DE PONTA DELGADA

BIBLIOTECA PÚBLICA E ARQUIVO REGIONAL DE PONTA DELGADA

RELATÓRIO DE ATIVIDADES 2012

Rute Gregório Janeiro de 2013

2

SUMÁRIO

Índice de figuras ………………………………………………………………… 3

I – NOTA INTRODUTÓRIA

a) Visão, missão e objetivos …………………………………………… 4

b) Funções / organização interna …………………………………….. 4

c) Análise conjuntural ………………………………………………….. 5

d) Esboço do perfil de leitores / utilizadores ………………………… 6

II – ATIVIDADES DESENVOLVIDAS E RECURSOS UTILIZADOS

1. INDICADORES DE GESTÃO …………………………………… 12

1.1. Recursos humanos ……………………………….. 12

1.2. Atividades e tarefas concretizadas ……………… 14

1.2.1. Atividades do plano ……………………. 14

1.2.2. Atividades extraplano …………………. 16

1.3. Recursos financeiros ……………………………… 18

1.3.1. Gestão corrente ………………………… 18

1.3.2. Receitas …………………………………. 19

1.3.3. Iniciativas culturais do plano de investi-

Mentos …………………………………… 19

1.3.4. Aquisição de conteúdos ………………. 21

1.4. Recursos materiais ………………………………… 22

1.5. Estatísticas de utilizadores, documentos e ativi-

dades ………………………………………………… 23

1.5.1. Biblioteca e área transversal do

Socioeducativo …………………………. 23

a) Utilizadores e documentos ………… 23

b) Atividades do socioeducativo……… 25

1.5.2. Arquivo …………………………………… 27

2. FORMAÇÃO ………………………………………………………… 28

III – AVALIAÇÃO FINAL ………………………………………………………. 30

IV – ANEXOS: Fichas de relatório de ação ……………………………….. 32

V – ANEXOS: Painéis, catálogo e elementos de promoção conce-

bidos para a exposição “As ilhas de Gaspar Frutuoso: uma

viagem no século XXI”………………………………………………… 59

3

Índice de figuras

Fig. 1 – Organograma orgânico-funcional da BPARPDL, com incidência nas

funções-fim ……………………………………………………………………… 6

Fig. 2 – Representação esquemática da análise Swot …………………….. 7-8

Fig. 3 – Evolução dos leitores inscritos (2009 a 2012) ……………………... 9

Fig. 4 – Distribuição de leitores inscritos por géneros ……………………… 10

Fig. 5 – Distribuição de leitores inscritos por faixas etárias ……………….. 10

Fig. 6 – Grau de escolaridade dos inquiridos pelo inquérito de satisfação

Interno ……………………………………………………………………. 11

Fig. 7 – Receitas do FRAC …………………………………………………….. 19

Fig. 8 – Crescimento das coleções de biblioteca, em metros ……………… 22

Fig. 9 – Quadro estatístico – biblioteca e socioeducativo ………………….. 24

Fig. 10 – Utilizadores e documentos ………………………………………….. 25

Fig. 11 – Atividades decorridas no auditório e na sala de projeção ……….. 25

Fig. 12 – Atividades de promoção do livro e da leitura ……………………... 26

Fig. 13 – Participantes nas atividades ligadas ao socioeducativo ………… 26

Fig. 14 – Estatística anual de consulta de documentos de arquivo, sala de

Reservados……………………………………………………………….. 27

Fig. 15 – Reprodução documental na área funcional de arquivo ………….. 28

Fig. 16 - Utilizadores, atividades e documentos, estatística geral ………… 30

4

De acordo com a resolução n.º 100/2003 de 31 de julho, e tendo por

referência o plano de atividades, este relatório de visa apurar e estabelecer,

para a Biblioteca Pública e Arquivo Regional de Ponta Delgada [BPARPDL], os

objetivos alcançados, o grau de realização das atividades previstas e os

recursos utilizados na prossecução dos objetivos/atividades do ano de 2012.

Para o efeito, e em termos gerais, o documento segue o modelo de

relatório proposto pela Direção Regional de Organização e Administração

Pública [DROAP], nos termos do art.º 7º e anexo B do diploma supracitado.

Encontra-se, assim, dividido em 3 partes: I – Nota introdutória, II –

Atividades desenvolvidas e recursos utilizados, III – Avaliação final,

apresentando também um conjunto de anexos compostos pelas fichas de

relatório de ação e documentos produzidos no âmbito da exposição “As ilhas

de Gaspar Frutuoso: uma viagem no século XXI”.

Na preparação deste relatório contribuíram os setores ligados à

área funcional de serviços internos, nomeadamente os funcionários da

contabilidade, do expediente / arquivo, do serviço de informática, do

plano de investimento e do setor de pessoal. Igualmente participaram,

nessa preparação e levantamento de dados, a chefe de divisão de

biblioteca (com o respetivo relatório de atividades dos setores de

bibliotecas e do socioeducativo), bem como todos os assistente técnicos

e técnicos superiores de biblioteca e arquivo, com os seus relatórios

individuais e levantamentos / registos estatísticos diários, mensais e

anuais do atendimento.

I – Nota introdutória

a) Visão, missão e objetivos

As competências da Biblioteca Pública e Arquivo Regional de Ponta

Delgada estão consignadas no artigo 11.º do DRR n.º 13/2001, de 7 de

novembro, as quais confluem para uma missão que, genericamente, se pode

enunciar como: “A Biblioteca Pública e Arquivo Regional de Ponta Delgada tem

como missão reunir, preservar e promover o acesso à informação e ao

5

conhecimento, em múltiplas áreas do saber e em diversos formatos e suportes,

com enfoque na temática açoriana”.

Os objetivos gerais desta entidade são o da promoção do livro e da

leitura, a atualização das coleções / informação, a guarda e incorporação do

património arquivístico da RAA, especificamente no seu âmbito territorial de

São Miguel e Santa Maria, assegurando os respetivos tratamento técnico,

divulgação e salvaguarda. Neste sentido, e conforme o n.º 2 do art.º 2º da

Portaria n.º 19/2011 de 28 de março, são seus objetivos fundamentais: facilitar

o acesso e consulta aos documentos / informação, em diversos suportes;

adquirir, organizar e disponibilizar coleções; promover atividades de animação

e divulgação cultural; proporcionar condições potencializadoras da reflexão,

debate, crítica e convívio.

Neste sentido, assume a visão de vir a ser uma referência de boas

práticas ao nível da promoção da leitura e do acesso à informação e

conhecimento, tendo por base os princípios da valorização humana, da

igualdade e da participação ativa na sociedade.

Todos estes princípios de referência, por sua vez, vêm ao encontro do

Quadro de Avaliação e Responsabilização (QUAR)1 da DRAC, pelo qual se

assume como missão “o desenvolvimento de estratégias para a afirmação da

atividade e do património culturais como fatores basilares da valorização

açoriana”, como visão o “afirmar a cultura como fator distintivo da identidade da

região no país e no mundo e como meio mais eficaz para a evolução das

mentalidades e para a consolidação da consciência cívica dos cidadãos” e

como objetivos estratégicos o aumento do consumo e da prática cultural, a

melhoria da qualidade dos equipamentos culturais e a promoção da cultura

açoriana no país e no estrangeiro (http://www.azores.gov.pt/NR/rdonlyres/722B232B-D1ED-49B8-909A-

5626E3B516AA/582661/QUARDRAC2013.pdf ).

b) Funções / organização interna

A organização interna da BPARPDL está definida nos art.º 14º a 17º do

do DRR 13/2001/A de 7 de novembro, pelos quais se consagra a existência de

um diretor e de duas divisões: a divisão de bibliotecas e documentação e a

divisão de arquivos. Atualmente o cargo de chefe de divisão de arquivos não se

1 Instrumento de gestão para o qual remete a avaliação de desempenho de cada serviço, segundo o n.º 1

do artigo 10.º da Lei n.º 66-B/2007, de 28 de Dezembro.

http://www.azores.gov.pt/NR/rdonlyres/722B232B-D1ED-49B8-909A-5626E3B516AA/582661/QUARDRAC2013.pdf

http://www.azores.gov.pt/NR/rdonlyres/722B232B-D1ED-49B8-909A-5626E3B516AA/582661/QUARDRAC2013.pdf

6

encontra preenchido, pelo que existe uma chefe de divisão de bibliotecas e

documentação e, para colmatar o vazio do preenchimento do primeiro cargo,

existe também um interlocutor da direção para a área dos arquivos.

Em termos de funcionamento, o art.º 3º da portaria n.º 19/2011 de 28 de

março estabelece, ainda, a existência de 3 áreas funcionais: de biblioteca, de

arquivo e de serviços internos. Estas três áreas funcionais confluem, nas

respetivas atividades e competências, para o serviço público de atendimento

que se configura nas vertentes/dimensões da leitura e pesquisa presencial, no

serviço de empréstimo, no serviço de certidões e averbamentos, no serviço de

transferência de suportes e reproduções, no serviço e recursos multimédia, no

serviço infanto-juvenil, na organização e promoção de atividades culturais, na

cooperação institucional, entre outros. O cronograma que seguidamente se

apresenta esquematiza tal organização, com incidência nas chamadas

funções-fim.

Fig. 1 – Organograma orgânico-funcional da BPARPDL, com incidência nas funções-fim - 2012

7

c) Análise conjuntural

No quadro conjuntural, neste ano de 2012 e na passagem para o de

2013 detetaram-se vários fatores internos e circunstâncias externas favoráveis

e / ou desfavoráveis ao desempenho da BPARPDL, as quais, fruto de uma

análise Swot, se podem representar do seguinte modo (Fig. 2):

Fig. 2 – Representação esquemática da análise Swot

Fatores internos desfavoráveis ao desempenho

Fatores externos desfavoráveis ao desempenho

Debilidades Ameaças

Nem toda a documentação está tratada Conjuntura económica de crise

Carência de um catálogo em linha do arquivo Restrições ao nível da aquisição de equipamentos informáticos e novas tecnologias

Página web em construção / desenvolvimento Autorização de despesa demasiado reduzida para a aquisição de conteúdos e atualização / modernização dos fundos documentais

Desatualização e lentidão do parque informático, nomeadamente do das salas infantil, juvenil e multimédia

Estruturas físicas complexas e compartimentadas / compartimentadoras

Alguma falta de motivação dos recursos humanos

Limitações no acesso e na oferta de formação em áreas técnicas essenciais

Conflitos interpessoais Multiplicidade das necessidades públicas e excesso de frentes de trabalho / serviço

Resistência à mudança Dificuldades ao nível do apoio jurídico-administrativo

Carências ao nível da formação e de atualização de conhecimentos

Morosidade dos processos de autorização para a aquisição de serviços essenciais

Acumulação de processos contratuais por atualizar e relativos a recursos e serviços básicos

Excesso de burocratização

Carência de manuais de procedimentos

8

Por outro lado, tem-se por referência que os contingentes populacionais

abrangidos pelos serviços da BPARPDL estão contabilizados em 65 800

habitantes do concelho de Ponta Delgada e em 137 187 habitantes das ilhas

de Santa Maria e São Miguel (censos 2001) no concernente em particular à

área funcional arquivo. Estes significativos quantitativos trazem desafios e

responsabilidades acrescidos ao organismo, pois é sua obrigação satisfazer e

vir ao encontro de necessidades informacionais muito variadas, com públicos

potenciais bastante distintos, quer a nível etário, como cultural.

Acresce ainda dizer que, como qualquer biblioteca pública e e/ou arquivo

regional / distrital, a BPARPDL depara-se com o potencial / eventual desafio da

comunicação e necessidades de informação / conhecimento à distância e

numa escala global (tendo por suporte as novas TIC), desafio ainda mais

premente na cativação e serviço de novos públicos de origem açoriana e /ou de

expressão portuguesa em geral.

Fatores internos

favoráveis ao desempenho

Fatores externos

favoráveis ao desempenho

Fortalezas Oportunidades

Política de máxima abertura ao público Reconhecimento da atividade e do serviço pelo público

Empenhamento e dedicação individual dos funcionários

Proximidade de entidades e instituições de ensino

Conhecimentos e competências adquiridas Localização central do edifício da BPARPDL

Multiplicidade de serviços prestados Necessidades crescentes de acesso público à informação e ao conhecimento

Serviço de atendimento à distância Emergência das funções públicas no âmbito da informação e da cultura em contexto de crise

Serviço de empréstimo ao domicílio Entendimento internacional das bibliotecas como polos culturais de informação e inspiração, no contexto da Agenda Europeia para a Cultura num Mundo Globalizado – tomada de posição da Federação Europeia de Associações de Bibliotecas, Informação e Documentação (EBLIDA)

Riqueza e diversidade do acervo documental Conjuntura nacional e internacional de maior reconhecimento da importância das ciências documentais e da informação

Abertura ao sábado Desenvolvimento técnico e científico das ciências documentais e da informação

Livre acesso à documentação

Disponibilização do auditório e de outras salas para eventos públicos

Amplitude da rede informática sem fios

9

d) Esboço do perfil de leitores / utilizadores

Em termos de leitores inscritos na base de dados de empréstimo,

atualmente a BPARPDL conta com 7 638 leitores e foram criados, neste ano de

2012, 802 novos cartões de leitor. Na fig. 3 pode-se confirmar a evolução de

leitores inscritos nos últimos 4 anos.

Fig. 3 – Evolução de leitores inscritos:

(2009 (1), 2010 (2), 2011(3) e 2012 (4).

No tocante ao perfil dos nossos utilizadores, importa ainda fazer

algumas considerações, essencialmente fundamentadas nos referidos dados

da base de empréstimo (leitores inscritos). Segundo esta, e apesar da eventual

desatualização que se tenta corrigir e das limitações ao nível de tratamento

estatístico, é possível apurar as percentagens da representatividade por

género, bem como a distribuição por faixas etárias.

Assim, 60% dos nossos leitores inscritos são do género feminino e 40%

do género masculino (Fig. 4). Uma representação muito idêntica quanto ao

género foi obtida na resposta ao nosso inquérito de satisfação externo. Aqui,

36% pertencia ao sexo masculino e 64% ao feminino.

10

Fig. 4: Distribuição dos leitores inscritos por género

Quanto às faixas etárias, melhor representados entre os nossos leitores

inscritos estão os intervalos entre os 20-29 anos (2 803 leitores inscritos) e os

30-39 anos (1734 leitores inscritos). Os intervalos etários ente os 10-19 (1051

leitores inscritos) e os 40-49 (856 leitores inscritos) também registam uma

expressão significativa (cfr. Fig. 5).

Fig. 5 - Distribuição dos leitores inscritos por faixas etárias

11

Também com base no referido inquérito de satisfação externa, levado a

cabo entre 5 de novembro e 16 de dezembro de 2012, foi ainda possível obter

outros dados estatísticos sobre a composição do nosso público / utilizador,

contribuindo para a melhor definição do respetivo perfil. Não obstante, admite-

se uma eventual falta de representatividade do levantamento, dado que apenas

teve por base uma amostra de 308 inquiridos.

Mesmo assim, e até porque ao nível do género o inquérito correspondeu

às informações da base de dados de empréstimo, importa ter por referência /

indicador provisório os informes alcançados neste âmbito, tanto ao nível da

ocupação como da escolaridade do público servido por esta entidade.

Entre outros dados, os professores (55), os estudantes (52) e alguns

desempregados (24) destacam-se no âmbito da representação por ocupação.

Já a escolaridade dos inquiridos revelam um público que tem formação

secundária (29%), é composto por 30% de licenciados, detém uma pós-

graduação (16%), um mestrado (11%), o bacharelato (5%), concluiu o 2º ciclo

(4%), realizou doutoramento (3%) e tem o 1º (1%) e 2º ciclos (1%). Em suma,

75% dos inquiridos deste inquérito tinha formação superior.

Fig. 6 – Grau de escolaridade dos

inquiridos no inquérito de satisfação externo

Não obstante tais dados / indicadores, o conhecimento concreto dos

utilizadores da BPARPDL demanda, ainda, estudos e levantamentos

12

estatísticos rigorosos e aprofundados, bem como a atualização de dados e o

tratamento estatístico alargado da nossa base de leitores inscritos.

II – ATIVIDADES DESENVOLVIDAS E RECURSOS UTILIZADOS

1 - INDICADORES DE GESTÃO

1.1. Recursos humanos

No respetivo funcionamento, a BPARPDL contou com um total de 41

trabalhadores da administração pública, incluindo o dirigente máximo do

serviço. Este último encontra-se destacado em comissão de serviço desde 1 de

outubro de 2011, tendo estado em regime de substituição entre essa data e 31

de março de 2012, e iniciado contrato, por 3 anos, em 1 de maio de 2012.

Entre os demais trabalhadores, distribuídos por 1 cargo de chefia

intermédia de 2º grau, 12 técnicos superiores, 18 assistentes técnicos e 9

assistentes operacionais, 39 pertencem ao quadro de ilha e 1 esteve em

regime de mobilidade a partir da Biblioteca Pública a Arquivo Regional João

José da Graça (Horta).

Em termos funcionais estes recursos estruturaram-se a partir de 1 diretor

de serviços, 1 chefe de divisão – ambos destacados em comissão de serviço -,

7 técnicos superiores de biblioteca (serviço de referência, tratamento técnico,

transferência de suportes, setor infantojuvenil, multimédia e socioeducativo), 1

educadora de infância (setor infantojuvenil e socioeducativo), 4 técnicos

superiores de arquivo (serviço de referência, função certificativa e

averbamentos, tratamento técnico), 8 assistentes técnicos de biblioteca

(serviço de atendimento e tratamento técnico), 4 assistentes técnicos de

arquivo (serviço de atendimento e tratamento técnico), 1 assistente técnica

associada ao setor de biblioteca (serviço de atendimento), 1 assistente

operacional associada à área de biblioteca (serviço de atendimento), 1

assistente operacional na área da digitalização, 1 assistente operacional para

reprografia, encadernação e outros, 4 assistentes técnicos afetos à secretaria

(contabilidade, pessoal, expediente e arquivo, plano de investimentos, FRAC e

loja da cultura), 1 assistente técnico ligado à área de informática, 1 assistente

operacional ligada à loja da cultura (serviço de atendimento), 2 assistentes

13

operacionais em funções de auxiliar administrativo e para apoio às áreas de

biblioteca e arquivo, 1 assistente operacional em funções de portaria e telefone,

2 assistentes operacionais em funções de higiene e limpeza.

A BPARPDL contou também, por aquisição de serviços, com a colaboração

de uma técnica superior de arquivo, contratada especificamente para

tratamento dos fundos arquivísticos. Entre janeiro e março de 2012, na

sequência de contrato assinado em 2009, esteve incumbida do tratamento do

Fundo Ernesto Rodolfo Hintze Ribeiro; de 1 de maio a 31 de dezembro

executou um contrato de prestação de serviços para o tratamento e avaliação

do arquivo de José Bruno Tavares Carreiro e para o tratamento do Fundo Praia

e Monforte. A partir de 16 de outubro, e na sequência de um procedimento por

ajuste direto (com convite e dirigido a 3 prestadores de serviço), assumiu

também, e pelos próximos anos, o tratamento dos Fundos Natália Correia e

Dórdio Guimarães.

Igualmente, e por aquisição de serviços, a BPARPDL teve ainda a

colaboração de 1 empresa em nome individual responsável pela manutenção

do edifício e equipamentos; a colaboração de um engenheiro eletrotécnico,

responsável pela exploração da instalação elétrica; a colaboração de 1

empresa em nome individual de jardinagem, a que acresce a colaboração de

uma empresa prestadora de serviços de limpeza (3 elementos, cerca de 2h /dia

+ sábados), outra empresa de serviços de segurança (3 elementos, todos os

dias entre as 17h00 e as 09h00, sábados, domingos e feriados) e da empresa

que explora a cafetaria (2 elementos, contrato por concurso público, ainda em

vigor).

A BPARPDL contou também com a colaboração e integrou:

- 1 colaborador ao abrigo do programa CTT’s / Associação PPDA – São

Miguel e Santa Maria (desde o início de 2010, tendo o último programa iniciado

em 19.09.2012);

- 1 colaborador licenciado em Sociologia, ao abrigo do programa Estagiar L,

cujas funções se iniciaram em 01.10.2012 e se prolongam até 31.03.2013;

- 2 estagiários, em contexto de trabalho, da Escola Secundária das

Laranjeiras, do curso Profij de “técnico de informática: instalação e gestão de

redes informáticas”, estágio que decorreu entre 02 de maio e 28 de julho, com

7 horas diárias;

- 2 estagiários, em contexto de trabalho, da Escola Secundária das

Laranjeiras, do curso Profij de “técnico de informática: instalação e gestão de

14

redes informáticas”, estágio decorrido entre 15 de outubro e 31 de dezembro,

com carga horária de 9 horas semanais (ainda em curso neste ano de 2013);

- 1 colaborador por protocolo com a Direção Geral da Reinserção Social,

cujas funções, correspondentes a 50 horas de trabalho, decorreram entre 17 de

outubro e 24 de novembro de 2012;

- 2 colaboradores por protocolo com as associações ARRISCA e Novo Dia,

cujas funções decorreram entre 01.03.2012 e 19.10.2012 e 24.09.2012 e

dezembro de 2012 (este último, ainda em continuidade).

Num cômputo geral, pelo menos 60 trabalhadores contribuíram

presencialmente, e de forma diferenciada de acordo com as respetivas funções

e competências, para os resultados obtidos nesta entidade. Cinquenta e três

desses trabalhadores deram o seu contributo de forma diária e continuada ao

longo de todo o ano, incluindo os elementos da empresa de exploração da

cafetaria, dos serviços de limpeza, da segurança e da manutenção e

equipamentos.

1.2. Atividades e tarefas concretizadas

1.2.1 Atividades do plano

A BPARPDL concretizou mais de 90% das atividades / tarefas

propostas (cfr. fichas de relatório de ação anexas), tendo ainda levado a

cabo muitas outras extraplano, como no ponto 1.2.2. se exporá.

A atividade que menos correspondeu ao desejado, face às

expectativas criadas e à impossibilidade de concretização, terá sido a da

exposição “As ilhas de Gaspar Frutuoso: uma viagem no século XXI”. Por

cativação superior da verba (08.11.2012), a exposição foi interrompida a

dias de seguir para a gráfica (ver, nos anexos, os respetivos materiais).

Outras exposições, contudo, estiveram patentes nesta entidade,

nos primeiros meses do ano. A designada por “O fútil e o útil: apelos da

publicidade na I República”, cujo comissário foi Carlos Enes, e, a partir

de junho, num projeto de itinerância, “Histórias que vêm do mar” em

colaboração com o OMA, Museu da Horta e CHAM.

15

Ainda no quadro das atividades do socioeducativo, a divulgação

das atividades a 100%, a realização de 296 atividades no auditório / sala

de projeção coletiva, a concretização de 76 atividades de promoção do

livro e da leitura e o montante global de 10 230 participantes, são dados

que aqui importa registar.

Já quanto à reorganização espacial dos serviços e salas de

atendimento, a mudança de configuração da sala multimédia e,

parcialmente, das áreas de estanteria e livre acesso da sala do 2º piso

são, também, concretizações a ressaltar.

Quanto ao tratamento técnico documental de biblioteca, a revisão

do catálogo, a indexação e uniformização de registos e cotas, a

introdução na BD do material livro e não-livro adquirido (compra ou

oferta), a introdução de novos registos ao nível das bibliotecas

particulares, a introdução diária dos registos dos periódicos e a revisão

das respetivas bases de dados, a simplificação de 6 000 cotas para o

livre acesso, entre outros, são também aspetos do trabalho de back

office fundamentais. Os cômputos gerais, neste setor, atingiram 17 695

registos revistos e cerca de 3293 novos registos inseridos no Bibliobase.

Já no tocante à área funcional de arquivo, ressalvem-se os pelo

menos 8 014 registos introduzidos no Digitarq, só pelos arquivistas desta

entidade, a que acrescem 2 993 do Arquivo de José Bruno Tavares

Carreiro e 1 348 de fundos ainda não disponibilizados. Destaquem-se

também as mais de 3 600 revisões levadas a cabo no catálogo e, muito

particularmente, o moroso e difícil trabalho de higienização mecânica a

seco, principalmente daquela que envolve a retirada e elementos

metálicos (como clips e agrafos) da documentação em tratamento.

No setor da transferência de suportes é de registar a digitalização

e tratamento final de 11 258 imagens, entre as quais as 717 da

cartografia de João Maria Aguiar e Ernesto do Canto. O trabalho deste

setor ficou ainda afetado por mais de 3 meses de paragem das

digitalizadoras.

No quadro do atendimento público em geral, atente-se ao elevado

grau de satisfação manifestado pelos clientes nos inquéritos de

16

satisfação externa. Estes inquéritos, realizados entre 5 de novembro e 16

de dezembro e 6 de novembro a 9 de dezembro, contaram com a

colaboração de Iva Matos, Bruno Cabral, Jorge de Mello-Manoel, Hélder

Pereira e Rute Gregório e, a seu tempo, merecerão relatório específico.

Já no campo da gestão das infraestruturas e equipamentos,

destacam-se as iniciativas de conservação e manutenção do edifício

(principalmente infiltrações da cobertura, paredes e área do antigo

refeitório), a atualização/compra (absolutamente insuficiente!), de 4

novos computadores destinados ao público, a conservação/manutenção

dos sistemas anti-incêndio, anti-intrusão, a renovação do pontógrafo, a

manutenção do equipamento informático e eletrónico e a elaboração de

algumas instruções de trabalho (IT) relativas a equipamentos e software.

No tocante às funções-meio desta entidade, em geral, a limpeza,

segurança e comunicação foram salvaguardadas, os procedimentos

realizaram-se atempadamente, tanto ao nível da contabilidade, como do

pessoal, do expediente/arquivo e do plano de investimento. Também os

procedimentos ao nível da contratualização foram concretizados no seu

devido tempo, tendo-se inclusive antecipado 7 dos 8 procedimentos

contratuais necessários ao bom funcionamento do serviço neste ano de

2013.

No quadro da gestão documental, ressalvem-se as iniciativas de

reforço da formação ao nível do SGC (2 formações), uma delas com o

apoio da DRCTC (Margarida Raimão), e a adoção de um sistema de

gestão documental por processos.

Para finalizar, outro elemento a destacar-se será o lançamento da

nova página da Internet, ainda em construção, no passado dia 21 de

dezembro de 2012 (http://www.bparpd.azores.gov.pt/).

1.2.2. Atividades e iniciativas extraplano

Para além das atividades previstas, outras iniciativas tomaram

forma nesta entidade.

Na área de conservação de fundos e coleções, destaque-se o

trabalho de 3 meses dedicado ao depósito das bibliotecas particulares, o

http://www.bparpd.azores.gov.pt/

17

qual foi esvaziado, limpo e desinfestado, e as coleções, por sua vez,

todas expurgadas, no exterior, por empresa especializada. Esta

intervenção permitiu, não só assegurar a preservação das espécies

contra ataques de xilófagos, como uma reorganização espacial das

livrarias em causa. Na tarefa foram envolvidos os técnicos superiores e

assistentes técnicos da área de tratamento técnico de monografias, os

assistentes operacionais destacados e colaboradores voluntários.

Fora do plano também esteve a integração do acervo de António

Ferin, o qual, para além das iniciativas burocráticas, implicou seleção no

local de origem, receção, cotejamento e respetivo expurgo.

Ao nível do arquivo, o levantamento e avaliação do Fundo Tavares

Carreiro, por solicitação da tutela e em curtos 6 meses, trouxe a esta

entidade mais-valias funcionais / conhecimentos importantes e permitiu

sinalizar um significativo fundo arquivístico regional.

O tratamento técnico das monografias da livraria Temudo Barata

também não constava do plano, tendo-se iniciado e concluído o respetivo

tratamento em 2012. Igualmente se concretizou, fora do plano, o registo

de monografias da livraria de António Oliveira Rodrigues (157), o início

da introdução na BD de analíticas dos periódicos (1 208) e a digitalização

dos mapas de António Maria de Aguiar e Ernesto do Canto (c. de 300).

No quadro ainda das atividades fora do plano, destaquem-se o

conjunto de iniciativas “Profissões à conversa” e “Outubro musical” (com

a colaboração da empresa Ruído – Audiovisuais), 2 instalações de arte

em colaboração com turmas da Escola Secundária Antero de Quental

(profª. Paula Mota), a exposição de fotografia “Pedra Filosofal” de

Jaqueline Torres, a exposição “25 anos, 25 projetos: a União Europeia,

hoje, nos Açores” - colaboração com a Autoridade da gestão do

Proconvergência - e a exposição de desenhos de Alex Gozblau, para

além de outras pequenas iniciativas.

Por fim, e a destacar, a elaboração de um primeiro projeto de plano

de digitalização para a instituição (sujeito a apreciação e discussão nos

próximos meses), a preparação e implementação do plano de prevenção

e resíduos sólidos (que desenvolveu amplamente procedimentos parciais

18

já existentes) e a apresentação antecipada dos mapas previsionais para

as aquisições de periódicos e espécies na área infantojuvenil/multimédia.

Ao nível da monitorização individualizada dos trabalhos

desenvolvidos, e dos trabalhadores, foi também introduzido o

procedimento de produção de relatórios mensais (técnicos superiores,

assistentes técnicos e alguns assistentes operacionais), o qual se

desenvolverá, nos próximos anos, numa periodicidade bimensal.

1.3. Recursos financeiros

Na concretização das atividades e tarefas supracitadas, bem como

na manutenção essencial do quadro de pessoal da BPARPDL, foram

investidos recursos financeiros provenientes do orçamento interno e do

plano de investimento.

No geral, foram executados 1 065 546.97 € no âmbito do orçamento

interno, acrescidos de 105 893,02 € do plano de investimentos. No global,

os serviços e atividades da BPARPDL assumiram o encargo de 1 171

439,99 €.

1.3.1.Gestão corrente

Ao nível da gestão corrente, a dotação inicial da BPARPDL foi de

1.066.980.00 € e a dotação revista de 1.080.480.00 €. Os valores executados

contabilizaram-se em 1.065.546.97 €, com saldo acumulado de 14.933.03 €. A

taxa de execução foi de 98,62 %.

Dotação inicial Dotação revista

Valores executados

Saldo acumulado

Taxa de execução

1.066.980.00 € 1.080.480.00

€ 1.065.546.97 € 14.933.03

€ 98,62 %

No tocante ao pessoal foi executado o montante global de 867 291,00

(despesas de pessoal de 759.686,00€, mais despesas de descontos de

pessoal no valor de 107.605,00€), 22 636,14 € em serviços especializados e

19

assistência técnica e 54 677,68 € na conservação e manutenção do

edifício e equipamentos.

1.3.2. Receitas

A atividade e serviços de pesquisa, de reprodução documental,

formal e/ou informal, com fotocópias, digitalizações e certidões2, bem

como as vendas da loja da cultura apresentaram receitas no valor de 8

574,10€ (5 720,53 € em 2011), cujo beneficiário é o Fundo Regional de

Cultura (FRAC).

Fig. 7: Receitas do FRAC

1.3.3. Iniciativas culturais do plano de investimentos

A dotação inicial prevista para atividades, no âmbito do plano de

investimentos, foi de 30 000 €, registando-se uma taxa de execução de

43,77%.

Esta baixa taxa de execução ocorreu por 2 razões principais:

1. Em parte, por virtude do menor custo envolvido na dinamização

da atividade de oficina de banda desenhada, ilustração e

argumento, comparativamente com o previsto para o workshop

“Bibliotecas e arquivos: o peso da informação e a fragilidade

dos suportes” que não se chegou a realizar, e o qual se

substituiu, com autorização superior, pela referida oficina.

2 De acordo com a portaria n.º 18/2011, de 24 de março.

Loja da Cultura

Serviço de

certidões

Serviços de reprodução

documental

TOTAL

Janeiro 831.42€ 109.50€ 391.60€ 1.332.53€

Fevereiro 56.67€ 336.90€ 269.45€ 663.02€

Março 210.25€ 399.15€ 609.40€

Abril 49.79€ 150.00€ 331.05€ 530.84€

Maio 166.61€ 111.50€ 311.43€ 589.54€

Junho 233.80€ 191.50€ 163.10€ 588.40€

Julho 862.30€ 355.75€ 197.15€ 1.415.20€

Agosto 166.00€ 146.65€ 212.50€ 525.15€

Setembro 177.50€ 105.20€ 172.44€ 455.14€

Outubro 180.31€ 218.80€ 235.85€ 634.96€

Novembro 68.80€ 196.40€ 291.93€ 557.13€

Dezembro 252.14€ 192.80€ 227.85€ 672.79€

TOTAL 3.045.34€ 2.325.25€ 3.203.50€ 8.574.10€

20

2. Essencialmente, por virtude da cativação de verba para

execução da principal exposição da BPARPDL (As ilhas de

Gaspar Frutuoso: uma viagem no século XXI), programada para

novembro / dezembro de 2012, cativação feita por despacho de

Sua Ex.ª o Sr. Vice-Presidente do GRA, de 8 de novembro

último.

As fichas de avaliação do projeto (em anexo) contêm na íntegra

informações sobre as iniciativas inseridas no plano de atividades. Aqui

ficam registados os montantes previstos e realizados nas várias

atividades.

1. DIA INTERNACIONAL DO LIVRO com atelier de sensibilização aos

ConTapetes

Previstos Realizados

5.000€ 4.000,65€

2. BIBLIOTECAS E ARQUIVOS: O PESO DA INFORMAÇÃO E A

FRAGILIDADE DOS SUPORTES substituída pela atividade de

DINAMIZAÇÃODE OFICINA DE BANDA DESENHADA, ILUSTRAÇÃO E

ARGUMENTO (autorizada superiormente)


5.000€ 1.616€

3. EXPOSIÇÃO “HISTÓRIAS QUE VÊM DO MAR”


2.000€ 2.234,95€

4. EXPOSIÇÃO “AS ILHAS DE GASPAR FRUTUOSO: UMA VIAGEM NO

SÉCULO XXI” - Exposição evocativa dos 420 anos da morte de Gaspar

Frutuoso, com a colaboração do CHAM. A despesa concretizada no

âmbito desta exposição serviu a preparação e conceção da mesma,

21

nomeadamente com os serviços de design e composição gráfica dos

painéis, catálogo e elementos de publicitação. À despesa infra ainda

acresce o valor de 500 € (assumida pelo orçamento interno) para

pagamento dos direitos de reprodução dos portulanos de Luís Teixeira

(1587) à Biblioteca Nacional de Florença. Neste momento, a BPARPDL

tem em caixa uma exposição preparada e pronta para a gráfica e

respetiva impressão e montagem (cfr. anexo V).


12.500€ 4.786,68€

5. MOSTRA BIBLIOGRÁFICA3: Mostra documental Camões e os seus

Contemporâneos


1.500€ 494€

1.3.2. Aquisição de conteúdos

A aquisição de conteúdos no âmbito do plano teve uma taxa de

aquisição de 95,52%, com uma verba inicial de 15.000€ que se aplicou

em material livro (13.869,16€) e não livro (459,07€), até ao dia 8 de

novembro.

Acresce ainda registar, no âmbito do orçamento interno, a

execução de verba para aquisição de periódicos, 1 documento de

arquivo e despesas afins que atingiu o valor de 3 189,98 €, mais 500,00

€ em direitos de autor (direitos de reprodução de mapas da Biblioteca

Nacional de Florença - exposição).

Em termos concretos, tal investimento significou um crescimento

da ocupação dos depósitos aproximado de 25, 77 m l. Se a tal juntarmos

os dados das bibliotecas particulares oferecidas/integradas, ficamo-nos

por um crescimento de 51,15 m l.

3 Foram ainda realizadas mais duas mostras documentais, uma sobre a viola da terra e outra sobre

bibliografia de Ana Castro Osório, sem qualquer custo no âmbito do plano de investimentos.

22

Fig. 8 – Crescimento das coleções de biblioteca, em metros

PUBLICAÇÕES PERIÓDICAS - JORNAIS

2,25 m

PUBLICAÇÕES PERIÓDICAS - REVISTAS

5,95 m

FUNDO GERAL – DEPÓSITO (*) 10,40m

INFANTIL (*2) 3,40m

MULTIMÉDIA / JUVENIL (*2) - monografias

3 m

MULTIMÉDIA / JUVENIL e INFANTIL (*3) - DVD e CD

Infantil – 0,21m Geral -0,56m

0,77 m

LIVRARIAS PARTICULARES Cristiano Férin -24m Mota Amaral (*)– 0,70m

Borges Coutinho(*) –0, 67.5m

25,38m

TOTAL 51,15 m

* - Cálculo efetuado no valor estimado de 1,5 cm para cada lombada

*2 – Cálculo efetuado no valor estimado de 2 cm para cada lombada

*3 - Cálculo efetuado com base com base no seguinte: 56 DVD e CD novo com

1cm estimado para cada lombada

Na área de arquivo, a integração da documentação de António

Roberto Oliveira Rodrigues, de António Férin e de Armando Cortes

Rodrigues implicaram um crescimento aproximado de 10 m l. A par, a

guarda do Arquivo Tavares Carreiro implicou uma ocupação de

estanteria e mesas de c. de 17 m l. Por fim, por razões a que somos

alheios, os 15 m l do tribunal de P. Delgada, aguardados para 2012,

deverão apenas dar entrada neste ano de 2013.

1.4. Recursos materiais

Os recursos materiais previstos foram os utilizados na aquisição de

material livro e não – livro (ver Aquisição de conteúdos).

Para além desse investimento, e com autorização superior, foram

adquiridos 4 computadores para a sala do piso 2, os quais são os únicos

com capacidade para pesquisa e abertura de imagens em formato digital,

disponibilizadas aos nossos utilizadores com propósitos de rápido acesso

e de conservação documental.

Os pedidos de renovação do velho parque informático das salas

infantojuvenil e multimédia, com mais de 10 anos de uso público e

23

marcados pela absolescência tecnológica, bem como de aquisição de 2

mediacenter e de renovação do sistema central de telefones (para um

sistema de voz sobre IP), não puderam ser superiormente atendidos

neste ano de 2012. As falhas dos citados sistemas, a imagem de

inoperância, lentidão e falta de atualização, lesivos para a instituição e

para um bom serviço de clientes, constituem argumentos de força para,

num curto lapso de tempo, esta situação vir a ser resolvida.

Acresce que as dificuldades tecnológicas já se têm vindo a sentir

em alguns dos nossos setores de trabalho interno, com um crescendo de

de queixas sobre a lentidão e avarias de computadores, o que também

demanda equacionar-se, a breve trecho, uma renovação bem mais

alargada do hardware desta BPARPDL.

Importa igualmente referir que, em finais de 2012, se viu

concretizar:

- a renovação da página da Internet (ainda em desenvolvimento), a

partir de verbas do orçamento interno;

- o início do contrato de atualização e manutenção do DigitArq,

abrangendo todos os serviços de arquivos regionais e enquadrado no

orçamento da tutela, o qual veio ao encontro do desejo, pedido e

informação apresentados em 16.02.2012 por estes serviços.

No mesmo sentido se aguarda ainda resposta concreta da tutela à

nossa informação sobre a manutenção do Bibliobase (31.05.2012),

sabendo-se que já estão a ser envidados esforços para a resolução do

problema de falta de contrato de manutenção.

Também no âmbito das digitalizadoras A0 e A2 importava

concretizar um contrato de idêntica natureza, principalmente depois das

graves dificuldade e inoperância dos respetivos serviços em julho,

agosto, setembro e parte de outubro, motivadas pelas limitações

colocadas, desde 2011, à aquisição de serviços a empresas externas à

RAA. Ultrapassado o problema em setembro / outubro do ano passado,

julga-se poder avançar para uma nova solução, a qual passa, também,

pelo respetivo contrato de manutenção.

24

1.5. Estatísticas de utilizadores, documentos e atividades

1.5.1. Biblioteca e área transversal do socioeducativo

a) Utilizadores e documentos

Ao nível da área funcional de biblioteca, incluindo o serviço

socioeducativo, a BPARPDL registou 42 833 utilizadores, contabilizou

802 novos cartões de leitor e disponibilizou 76 054 documentos, entre os

quais 21 004 para empréstimo domiciliário e 1 516 documentos

audiovisuais. Também se registaram 93 235 pedidos para utilização da

Internet.

Fig. 9 - Quadro estatístico – biblioteca e socioeducativo

Relativamente à variação anual utilizadores/documentos, janeiro,

abril, maio e novembro (março, abril e maio em 2011) apresentaram os

maiores níveis de utilizadores (a azul). Apesar de parecer existir uma

estreita correlação entre o maior número de utilizadores e o maior

MESES UTILIZ. DOC. EMPRÉSTIMO DOMICILIÁRIO

TOTAL DOC (emp+salas)

NOVOS LEITORES INTERNET

AUDITÓRIO/ SALAS

ATIVID. PROM. LEITURA

TOTAL ATIVID.

DOC AUDIOVIS

JAN 4085 16302 1240 17542 100 18882 121 210 331 178

FEV 3227 3227 933 4160 87 555 480 136 616 103

MAR 3974 3974 1158 5132 59 6349 662 223 885 167

ABR 4618 4618 4720 9338 81 14139 702 298 1000 142

MAI 4150 4150 2939 7089 77 10105 435 166 601 131

JUN 3745 3745 754 4499 35 5288 2258 90 2348 168

JUL 3523 3523 746 4269 58 5073 1055 0 1055 78

AGO 2586 2586 515 3101 31 3647 947 0 947 153

SET 2365 2365 714 3079 54 3847 842 150 992 95

OUT 3485 3485 4815 8300 91 13206 150 153 150 110

NOV 4013 4013 1262 5275 84 6621 280 192 472 101

DEZ 3062 3062 1208 4270 45 5523 784 49 833 90

TOTAL 42833 55050 21004 76054 802 93235 8716 1667 10230 1516

DOMICILIÁRIO = NÚMERO DE DOCUMENTOS EM EMPRÉSTIMO DOMICILIÁRIO DOCUMENTOS = MATERIAL NÃO LIVRO JÁ INCLUIDO NOS DOCUMENTOS COM O SUBTOTAL NA COLUNA "

documentos audiovisual"

ACTIVIDADES = NÚMERO DE UTILIZADORES EM ATIVIDADES DIVERSAS INCLUINDO A PROMOÇÃO DA LEITURA

TOTAL = TOTAL ANO

25

número de documentos consultados (janeiro, abril, maio), nem sempre

esta correspondência existe, como é o caso flagrante do mês de outubro,

por exemplo.

Fig. 10 - Utilizadores e documentos

b) Atividades do socioeducativo

Entre lançamentos de livros, concertos, representações teatrais,

ações de sensibilização, conferências, colóquios, ciclos de conferências,

wokshops, reuniões e projeção de filmes, entre outros, no ano de 2012 a

Biblioteca Pública e Arquivo Regional de Ponta Delgada acolheu 296

atividades distribuídas pelo auditório e sala de projeção coletiva. Entre

estas podem destacar-se 12 lançamentos de livros e 37 eventos de

índole cultural, para além de reuniões e múltiplas projeções de filmes.

Os meses nos quais se verificou o recurso / utilização mais

intensivo dos 2 espaços foram os de junho, julho, agosto e dezembro. Os

meses de maio, abril, maio e setembro também registaram números de

reserva / uso significativos.

Fig. 11 Atividades decorridas no auditório e na sala de projeção coletiva

26

No tocante às atividades de promoção da leitura [PLL], a

BPARPDL realizou 76 atividades ao longo de todo o ano, registando

maior adesão, respetivamente, nos meses de abril, março, janeiro,

novembro, maio, outubro e setembro.

Fig. 12 - Atividades de promoção do livro e da leitura

Quanto à afluência de público às iniciativas, é de registar o n.º de

10 230 participantes no total das atividades, sendo 8 716 o n.º daqueles

que estiveram presentes nas iniciativas do auditório e/ou sala de

projeção coletiva e 1667 o número de jovens envolvidos nas atividades

de PLL. É de registar, também, que os meses nos quais a participação

nas atividades de PLL é inexistente (nas férias escolares de verão), a

participação nas atividades do auditório / sala de projeção registam um

significativo número de incidências.

Fig. 13 - Participantes nas atividades ligadas ao socioeducativo

MESES AUDITÓRIO/

SALA ATIVID. PROM.

LEITURA TOTAL

JAN 121 210 331

FEV 480 136 616

MAR 662 223 885

ABR 702 298 1000

MAI 435 166 601

JUN 2258 90 2348

JUL 1055 0 1055

AGO 947 0 947

SET 842 150 992

OUT 150 153 150

NOV 280 192 472

DEZ 784 49 833

TOTAL 8716 1667 10230

27

1.5.2. ARQUIVO

Na área funcional de arquivo registaram-se 1509 leitores na sala

de reservados, aos quais acrescem as 116 solicitações de serviço à

distância (cfr. mais adiante).

Ao nível das espécies e/ou fundos documentais, foram consultados

maioritariamente os fundos judiciais (JUD), com 10 085 consultas, os

fundos paroquiais (PRQ), com mais de 3 755 e os fundos notariais

(NOT), com 1 001 consultas. De referir que o crescimento no registo dos

primeiros se deve à adoção de uma nova forma de contagem, dado que

se passaram a contabilizar os processos (DC) levados à sala e não os

maços (como era prática estabelecida). Por outro lado, os valores

apresentados da consulta dos paroquiais ficarão aquém da realidade,

visto que as imagens digitais passaram a estar disponíveis na nossa

Intranet e que, por razões de acessibilidade e conservação, os clientes

foram convidados, preferencialmente, a fazer essa consulta em linha. A

desvantagem do processo é ainda não ser possível, de todo, controlar o

número de livros consultados nesse formato pelos nossos utilizadores.

No total registou-se a disponibilização de mais de 15 984

documentos.

Fig. 14 Estatística anual de consulta de documentos de Arquivo, sala de reservados - 2012

ACD ALL JUD NOT ASS FAM PSS COL PRQ MON Outros Espécies Leitores

Janeiro 87 47 32 139 0 0 46 2 165 26 0 542 140

Fevereiro 42 22 7 78 0 0 19 0 429 31 9 638 115

Março 42 28 12 87 0 0 9 1 612 3 35 829 183

Abril 47 41 913 66 0 0 3 0 144 11 5 1039 98

Maio 17 20 977 103 0 0 2 0 345 12 0 1460 106

Junho 9 6 2176 36 0 0 29 0 215 0 0 2036 96

Julho 14 4 1002 47 0 0 1 0 352 0 0 1420 101

Agosto 9 0 930 97 0 0 151 0 293 0 0 1470 117

Setembro 64 15 1784 21 0 0 4 0 0 16 2 2592 134

Outubro 36 0 2046 163 0 0 5 0 479 9 0 2741 152

Novembro 9 20 106 96 0 0 14 0 432 3 17 672 153

Dezembro 39 6 100 68 0 0 39 0 289 0 1 545 124

Totais 415 209 10085 1001 0 0 322 3 3755* 111 69 15984 1519

*Excluem a consulta dos livros em suporte digital, através da Intranet.

28

Ao nível da reprodução documental, ainda nesta área funcional

contabilizaram-se 366 clientes presenciais e 68 remotos, os quais

solicitaram 2 212 fotocópias, 377 digitalizações e 228 certidões.

Fig. 15 - Reprodução documental na área funcional de arquivo

CLIENTES

PRESENCIAIS CLIENTES REMOTOS

CERTIDÕES FOTOCÓPIAS DIGITALIZAÇÕES

PESQUISAS SEM

EXITO

Janeiro 30 10 23 99 89 4

Fevereiro 30 7 18 91 0 1

Março 35 5 27 164 51 3

Abril 32 8 18 168 14 0

Maio 38 4 21 115 44 1

Junho 21 10 14 107 127 2

Julho 28 7 17 100 6 0

Agosto 27 1 11 141 0 0

Setembro 32 3 19 63 26 0

Outubro 40 3 26 592 12 0

Novembro 33 8 23 465 8 0

Dezembro 20 2 11 107 0 1

Totais 366 68 228 2212 377 12

Já no tocante ao serviço de atendimento à distância, por via das

novas e velhas tecnologias da informação / comunicação, entre outros, a

área de arquivos atendeu, e com base nos registos do SGC, cerca de

116 pedidos de residentes no estrangeiro e em Portugal continental e

insular.

Nesses pedidos, prestou serviço a entidades como cartórios

notariais (Ribeira Grande) conservatórias do registo civil (Horta, Lagoa,

Nordeste, Penacova, Ponta Delgada, Povoação, Vila Franca do Campo e

Vila Nova de Gaia), conservatória dos registos centrais, tribunais

(Nordeste, Ponta Delgada, Vila do Porto e Vila Franca do Campo) e

consulados de Portugal (em Belo Horizonte, Santos, São Paulo, Recife,

Montreal, Toronto, Vancouver, New Bedford, San Francisco, Providence

e Paris).

Prestou ainda serviço à distância a 6 dezenas de utilizadores

individuais residentes nos Açores (Faial, Santa Maria e São Miguel), na

29

Madeira, em Portugal continental (Batalha, Braga, Coimbra, Évora,

Lisboa, Mortágua, Porto) e no estrangeiro (Brasil, Canadá, Espanha,

EUA e França).

2. FORMAÇÃO

Catorze (14) colaboradores internos frequentaram ações de

formação externa, sem custos diretos para a BPARPDL, 4 em regime de

formação e 10 em regime de autoformação. Cinco funcionários

desistiram das formações em que estavam inscritos.

As ações de formação, cursos, encontros regionais, congresso

nacional e outros foram promovidos dentro do horário de trabalho, à

exceção de um caso. As entidades promotoras das referidas ações foram

o CEFAPA, SINTAP e a BAD.

Gestão e financiamento de projetos culturais, 11º Congresso

Nacional de Bibliotecários, Arquivistas e Documentalistas, Ler, Ouvir e

Falar: organização e dinamização de grupos de leitores, Comunicação e

relações interpessoais, Comunicação interpessoal e assertividade,

Acolhimento e encaminhamento, Gestão do tempo e do stress, Língua

estrangeira – continuação / Inglês (pós laboral), Novos direitos e deveres

dos trabalhadores da administração pública, Informática – Office,

Compras e avaliação de fornecedores, Inventariação avançada do

património, Código da contratação pública – execução de contratos e

Melhoria da qualidade foram as áreas de formação frequentadas.

Igualmente se participou em sessões de esclarecimento sobre o

acordo ortográfico, o regime de contrato em funções públicas (RCTFP), o

código de procedimento administrativo (CPA) e o regime de vínculos /

carreiras e remunerações e estatuto da aposentação (RVCRTFP).

Internamente organizaram-se sessões de esclarecimento /

formação (2) na área do SGC e na de gestão de resíduos, no último caso

com a colaboração da AMISM.

30

III. AVALIAÇÃO FINAL

Em termos gerais, a BPARPDL cumpriu o plano de atividades

previsto para 2012, tendo executado a verba atribuída inicialmente em

98,62% (orçamento interno) e em 43,77% (plano de investimento). A

baixa taxa de execução do orçamento do plano de investimentos deveu-

se à decisão superior de cativação de verba (novembro último).

Apesar deste facto ter afetado a concretização da principal

exposição do ano de 2012, “As ilhas de Gaspar Frutuoso: uma viagem no

século XXI” (ver anexo), as atividades descritas no ponto 1.2. e,

principalmente, as iniciativas extraplano (1.2.2), compensaram

largamente uma eventual perda de impacto na ação sociocultural. Como

se disse, a BPARPDL teve uma referência no exterior bastante

significativa, traduzida pelo atendimento/ receção de um total de 54 919

utilizadores / participantes, mas também pelas referências registadas na

comunicação social: concretizaram-se pelo menos 31 referências na

imprensa escrita regional, no mínimo 5 referências nos meios de

comunicação audiovisual (4 lançamentos de livros e 1 exposição), sendo

uma delas na RTP2 – programa Câmara Clara.

Já em termos de documentos e atividades para o exterior, a

BPARPDL disponibilizou 71 034 documentos, promoveu, e

essencialmente apoiou, 10 383 atividades.

Fig. 16 – Utilizadores, atividades e documentos estatística geral

2012 Biblioteca Arquivo Atividades Promoção do

livro e da leitura

TOTAL

Utilizadores / participantes

42 833 1 635 8 716 1 667 54 919

Documentos Disponibilizados

55 050 15 984 71 034

Como também se poderá ainda verificar pelo ponto 1.2. deste

relatório - Atividades e tarefas realizadas - e pelas fichas de relatório de

31

ação (Anexo IV), o tratamento técnico de biblioteca e arquivo continuou a

desenvolver-se a muito bom ritmo, tendo sido revistos 17 695 registos do

Bibliobase, 3 677 do Digitarq e introduzidos cerca de 3 293 novos

registos no primeiro caso e 12 355 no segundo. Também as bases de

dados da área de periódicos sofreram alterações e introduções

significativas, como podemos inferir pelo próprio crescimento ao nível da

estanteria (2,5 + 5,95 m l).

Igualmente foi expurgado e reorganizado, em grande escala, o

depósito das livrarias particulares, foi reestruturada a sala multimédia e

ampliado o espaço de estanteria de livre acesso da sala do 2º piso.

Já no tocante à área de gestão e administrativa, é de destacar a

adoção um sistema de gestão informacional por processos, a partir do

SGC, o lançamento da nova página e a validação de 7 instruções de

trabalho (IT), tendo em vista o futuro manual de procedimentos.

Por fim, a BPARPDL também realizou 2 inquéritos de satisfação

externa em novembro e dezembro últimos, bem como 2 de satisfação

interna cuja conceção/preparação se iniciou em 2012, mas que apenas

foram aplicados em inícios de janeiro de 2013. Os resultados destes

inquéritos, a nível externo muito favoráveis à instituição, serão

publicitados este ano de 2013.

32

IV – ANEXOS

Fichas de relatório de ação

33

Relatório de ação 1.1.

Objectivo Estratégico: Aumentar a eficácia dos serviços DRAC

Objectivo Operacional: Agilizar o sistema de gestão de correspondência

Indicador (s) : prazo de execução das tarefas

Meta (s)*: Realização das actividades propostas

Projetos

Designação Intervenientes Resultados Local Custo

Readequação e desenvolvimento do uso do SGC

Rute Gregório Iva Matos

Hélder Pereira André Bicudo

Jorge de Mello-Manoel

Até dezembro de 2012 foram realizadas diversas ações para readequar o uso do SGC, nomeadamente pela definição de uma gestão documental por processos, pela redefinição da confidencialidade de algumas informações, pelas limitações e normalização da criação de processos em certas classes e subclasses, pela revisão parcelar do plano de classificação, pela redefinição de fluxos informacionais e pela introdução /atualização das entidades.

BPARPDL

Orçamento interno

Iniciativas/Ações


Redefinição de fluxos informacionais


Hélder Pereira Glória Silva


Executado durante o ano 2012 BPARPDL

DRAC Orçamento interno

Normalização dos procedimentos



Catarina Pereira

Até dezembro foram criadas++++ instruções de trabalho, tendo em vista o futuro guia de procedimentos++++++++++

BPARPDL Orçamento interno

34

Formação Rute Gregório Hélder Pereira

Realizadas 2 sessões ensino / aprendizagem, uma exclusivamente interna e outra com a participação de Margarida da Raimão da DRCTC


Atualização e introdução de entidades na plataforma SGC

Iva Matos Hélder Pereira

Glória Silva Sânia Aguiar André Bicudo

Executado no 1º semestre de 2012 BPARPDL

Orçamento interno Prosa / parceria com Associação Autismo

Rotinas

Intervenientes Resultados Local Custo

Monitorização do uso da ferramenta


Hélder Pereira Jorge de Mello-Manoel

Executado no 1º semestre BPARPDL Orçamento interno

Especificação dos procedimentos



Sânia Aguiar Dulce Andrade Graça Ferreira



Concretização da formação

Rute Gregório Hélder Pereira

Outros (Margarida Raimão, da DRCTC)


Relatório de ação 1.2


Objectivo Operacional: Elaborar instrumentos de gestão para aumentar a eficácia e a eficiência dos serviços

35

Indicador (s) : prazo e grau de execução das tarefas e taxa de participantes

Meta (s)*: Realização das atividades propostas com afluência de público e impacto na comunidade

Projetos


Plano de atividades 2013

Rute Gregório

Iva Matos

Executado até 15 de Outubro de 2012 BPARPDL

Orçamento interno

Relatório anual de atividades 2011

Rute Gregório

Iva Matos

Executado até 15 de Janeiro de 2012 BPARPDL

Orçamento interno

Gestão administrativa e orçamental

Rute Gregório Dulce Andrade Sânia Aguiar Glória Silva

Graça Ferreira

Cumprimento de todos os procedimentos administrativos relativos à gestão administrativa e orçamental

BPARPDL

Orçamento interno

Gestão de recursos humanos

Rute Gregório

Iva Matos Graça Ferreira

Cumprimento dos procedimentos legais

BPARPDL

Orçamento interno

Gestão e manutenção de equipamentos

Rute Gregório Mário Duarte

Hélder Pereira Dulce Andrade

Conservação, manutenção e readaptação dos equipamentos da BPARPDL, entre os quais computadores, sistema de intrusão, sistema de alarme, infiltrações na cobertura e renovação do espaço do antigo refeitório.

BPARPDL

Orçamento interno

Atualização do inventário de património Hélder Pereira

Dulce Andrade da Silva

Foi feita a atualização do cadastro, contactou-se formalmente (por ofício) a DROT para o efeito (sem resposta) e garantiu-se a formação dos técnicos Hélder Pereira e Dulce Andrade da Silva, para o efeito, no âmbito do CEFAPA.


Iniciativas/Ações


36

Livro de reclamações

Rute Gregório

Iva Matos

Foi dada resposta formal a todas as reclamações no prazo de 5 dias úteis, cumprindo-se todos os procedimentos. Criou-se, inclusive, uma instrução de trabalho (IT) para o efeito.

BPARPDL

Orçamento interno

Tratamento dos dados estatísticos da BPARPDL

Iva Matos

Foi elaborado mensalmente o cruzamento do tratamento estatístico das diversas salas. Não se executou mensalmente o cruzamento com a área de arquivo.

BPARPDL

Orçamento interno

Rotinas


Inserção dos dados estatísticos relativos à sala infantil

Fátima Leandro Sofia Florindo

Realizado diariamente BPARPDL Orçamento

interno

Controlo da inserção diária dos dados estatísticos relativos à sala infantil

Cristina Macedo Foi executado até ao 5º dia útil do mês seguinte

BPARPDL Orçamento

interno

Inserção dos dados estatísticos relativos à sala de leitura

Turnos da sala de leitura (escala mensal)

Foi executado diariamente BPARPDL Orçamento

interno

Controlo da inserção diária dos dados estatísticos relativos à sala de leitura

Catarina Pereira Não foi executado até ao 5 dia útil do mês seguinte

BPARPDL Orçamento

interno

Inserção dos dados estatísticos relativos à sala multimédia

Zenaida Oliveira Foi executado diariamente BPARPDL Orçamento

interno

Controlo da inserção diária dos dados estatísticos relativos à sala multimédia

Filomena Almeida Foi executado até ao 5º dia útil do mês seguinte

BPARPDL Orçamento

interno

Inserção e controlo dos dados estatísticos relativos ao arquivo e envio para a secretaria

Pedro Medeiros Margarida Oliveira

Jorge Mello-Manoel Luísa Noronha

Não foi executado até ao 5 dia útil do mês seguinte e apenas disponibilizado na Intranet, pasta do arquivo

BPARPDL Orçamento

interno



Objectivo Operacional: Promover um serviço de atendimento ao público de qualidade

37

Indicador (s): Grau de execução das tarefas e taxa de participantes

Meta (s)*: Realização das atividades propostas

Rotinas


Resolução e resposta a todos os pedidos de pesquisa com vista à execução de fotocópias / certidões de documentação de arquivo

Todos os técnicos superiores

de arquivo e assistentes operacionais que fazem

atendimento conforme escala a aprovar periodicamente

pelo Diretor

Tiveram resposta e resolução os 100% dos pedidos

BPARPDL

Orçamento interno

Resolução e resposta de todos os pedidos de pesquisa de documentação de biblioteca.

Todos os técnicos superiores de Biblioteca e assistentes

operacionais que fazem atendimento conforme escala

a aprovar periodicamente pelo Diretor

Tiveram resposta e resolução os 100% dos pedidos

BPARPDL Todas as

salas

Orçamento interno

Realizar um inquérito de satisfação aos clientes das três salas de leitura


Jorge de Mello-Manoel Bruno Cabral (Estagiar L)

Hélder Pereira Todos os assistentes

técnicos no atendimento

Foi realizado o inquérito de satisfação até novembro de 2012. Na área de arquivo o TS Jorge de Mello-Manoel substituiu a TS Luísa Noronha, nomeadamente no inquérito de satisfação do atendimento à distância.

BPARPDL Todas as

salas

Orçamento interno

Renovar o design e os conteúdos do sítio da BPARPD


Jorge de Mello-Manoel Hélder Matos

Foi renovado o design e alguns conteúdos do sítio da BPARPDL, com lançamento da página em 21.12.2012. O TS Jorge Mello Manoel substituiu o TS Pedro Medeiros.



Objectivo Estratégico: Consolidar a inventariação dos acervos culturais e artísticos da região, como instrumento para a tomada de medidas de

38

preservação, divulgação e incremento

Objectivo Operacional *: Informatizar os acervos documentais e requalificar o tratamento técnico documental

Indicador (s)*: Revisão percentual dos registos das bases de dados disponíveis para pesquisa; readaptação de espaços; reorganização dos fundos documentais

Meta (s)*: Reorganizar e corrigir espaços e registos; disponibilizar catálogo de arquivo

Projetos


Requalificação do depósito 7 do piso 4º

Técnicos superiores de Arquivo

Assistentes técnicos de Arquivo

Foram montadas as estantes em 2/3 do depósito, sob a supervisão de TS Jorge de Mello-Manoel. A tarefa ainda não está concluída por dificuldades no acerto de agenda com a empresa. A contribuição da AT Dulce Andrade da Silva tem sido relevante para o assunto.


Rentabilização da informação e do espaço nas bases de dados em BIBLIOBASE para melhorar a recuperação da informação.

Técnicos superiores de Arquivo e de Biblioteca

Hélder Pereira

Foram analisadas as bases de dados em BIBLIOBASE e corrigidos, com critérios de uniformização, 6898 registos.

BPARPDL Orçamento

interno

Correção e disponibilização da base de dados de arquivo em DIGITARQ


Margarida Almeida Pedro Medeiros Luísa Noronha

Foram corrigidos 3677 registos, mas não foram disponibilizadas imagens no Digitarq por virtude do contrato de atualização apenas se ter concretizado, pela DRAC, em dezembro. Disponibilizaram-se as imagens dos paroquiais na Intranet da BPARPDL.

BPARPDL Orçamento

interno

Disponibilização das imagens digitais dos registos paroquiais na página da BPARPDL

Pedro Medeiros Jorge de Mello-Manoel

Não foram disponibilizadas as imagens dos registos paroquiais na página/catálogo da BPARPDL, em virtude do contrato de atualização do DigitArq, que pressupõe a aquisição do

BPARPDL Orçamento

interno

39

respetivo módulo de imagens, apenas se ter concretizado – pela DRAC – em dezembro.

Iniciativas/Ações


Formação Bibliobase – módulo de catalogação e pesquisa

Todos os técnicos superiores e assistentes

técnicos afectos à área de Biblioteca

Não foi efetuada formação, por virtude do contrato de manutenção / formação, para todas as bibliotecas públicas da RAA, ainda não estar concluído.

BPARPDL ou sala

BAD

Orçamento interno

Formação DigitArq


técnicos afectos à área de Arquivo

Não foi efetuada formação, por virtude do contrato de manutenção / formação, para todos os arquivos regionais apenas se ter concretizado em dezembro e ainda não ter iniciado a fase da formação.

BPARPDL ou sala

BAD

Orçamento interno

Formação sobre metainformação associada a projectos digitais


técnicos afectos à área de Arquivo

Válter Rebelo Iva Matos

Não foi realizada formação e apenas o TS ligado à área de digitalização, por autoformação e a expensas próprias, procurou obter no congresso da BAD e na BNP alguma atualização de conhecimentos na área.

BPARPDL Orçamento

interno

Triagem e uniformização das entradas por autor da base de dados Fundo Geral

Francisco Silveira Catarina Pereira Susana Cabral

Foram revistas e corrigidas as entradas por autor da letra A (Francisco Silveira), B (Susana Cabral) e C (Catarina Pereira)

BPARPDL Orçamento

interno

Reestruturação das bases de dados de periódicos

Maria José Duarte Iva Matos

Graça Melo

Conferência e reorganização de registos dos periódicos da base PP. Introdução do kardex na base jornais I para

BPARPDL Orçamento

interno

40

António Correia Natividade Sampaio

posterior migração em bloco para a base KBIB. Os registos não foram ainda migrados para uma única base de dados.

Triagem e uniformização das bases de dados infantojuvenil

Margarida Oliveira

Foram revistos e corrigidos 1566 registos

BPARPDL Orçamento

interno

Triagem e uniformização das bases de dados audiovisual

Filomena Almeida Zenaida Oliveira Catarina Abreu

Foram revistos e corrigidos 1464 registos

BPARPDL Orçamento

interno

Tratamento técnico dos documentos em suporte de vinil Catarina Abreu

Foi efetuado o tratamento técnico documental de todo o Fundo documental em vinil incluindo o da livraria particular Natália Correia

BPARPDL Orçamento

interno

Tratamento técnico documental da informação digital – biblioteca digital

Válter Rebelo

Albano Martins do Vale

Foram digitalizadas e tratadas (conferir, corrigir, renumerar e converter em JPEG e PDF com marcação) 11 258 imagens

BPARPDL Orçamento

interno

Tratamento técnico documental da livraria particular Armando Cortes Rodrigues - periódicos

Francisco Silveira Catarina Pereira

Não foi efetuada a catalogação e introdução no Kardex de nenhuma existência

BPARPDL Orçamento

interno

Tratamento técnico documental da livraria particular Mota Amaral


Madalena Gonçalves

Foi efetuada a catalogação de 725 monografias, por Francisco Silveira

BPARPDL Orçamento

interno

Tratamento técnico e acondicionamento da cartografia da livraria Ernesto do Canto.

Francisco Silveira

O tratamento técnico da cartografia ficou concluído em 2011. O acondicionamento definitivo ainda não se concretizou por falta de verba. No final do

BPARPDL

Orçamento interno

41

ano foi, para o efeito, passada uma folha de despesa para aquisição do móvel (em 29.11.201), mas esta ainda não foi paga pela CP

Tratamento técnico documental da coleção do Dr. José Afonso Botelho de Andrade.


Foi executado em 100% das monografias

BPARPDL

Orçamento

interno

Gestão das bases de dados do empréstimo domiciliário

Filomena Almeida Iva Matos

Zenaida Oliveira

Foram recuperados 50% dos livros em atraso no ano 2011, encontrando-se em atraso 364 livros

BPARPDL

Orçamento interno

Criação de base de dados de Pseudónimos Iva Matos

André Bicudo

Foi criada e alimentada em 100% a Base de dados de pseudónimos em Acess.

BPARPD – depósito 2

Orçamento interno Prosa /

parceria com associação

Autismo

Tratamento técnico do fundo BPARPDL Jorge de Mello-Manoel

Gilberta Almeida

Foram limpas, acondicionadas e cotadas 175 pastas e inseridos 201 registos

BPARPDL Orçamento

interno

Tratamento técnico do fundo particular Armando Cortes Rodrigues

Luísa Noronha

Foram tratadas 500 unidades arquivísticas

BPARPDL Orçamento

interno

Tratamento técnico do fundo do Governo Civil Margarida Almeida

Foram limpas, acondicionadas e inventariadas 1507 unidades arquivísticas

BPARPDL

Orçamento interno

Tratamento técnico do fundo do Tribunal do Nordeste Pedro Medeiros Madalena Costa

Foram tratados e inseridos na BD 2559 registos. Foram revistos, pelo TS, 330 registos.

BPARPDL Orçamento

interno

Tratamento técnico do fundo do Tribunal de Vila Franca do

Pedro Medeiros Conceição Medeiros

Foram acondicionados e inseridos na BD 1386

BPARPDL Orçamento

interno

42

Campo processos. Foram revistos, pelo TS, 469 registos.

Tratamento técnico do fundo do Tribunal da Comarca de Ponta Delgada

Margarida Almeida Manuela Raposo

Foram tratados e inseridos na BD 1740 registos

BPARPDL Orçamento

interno

Tratamento técnico dos inventários orfanológicos de Ponta Delgada

Pedro Medeiros Madalena Costa

Foram limpos, acondicionados e inseridos na BD 421 processos

BPARPDL Orçamento

interno

Tratamento técnico de 4 caixas de diapositivos Pedro Medeiros

Foram extraídos títulos e datas de 1582 diapositivos, mas não se digitalizaram as caixas entretanto recebidas

BPARPDL Orçamento

interno

Rotinas


Descrição documental




interno

Catalogação e etiquetagem

Técnicos superiores de Biblioteca

Assistentes técnicos de biblioteca


interno

Acondicionamento da documentação arquivística




interno

Registos em bases de dados




interno

Montagem e instalação de estantes; mudança e acondicionamento de material; limpeza de depósitos

João Rocha José Leal

António Pereira Ana Ponte

Rosa Borges

Montagem de todas as estantes do depósito 7 – piso 4º. Ficaram a faltar algumas prateleiras, questão que se está a tratar com o fornecedor. Ainda não se procedeu á

BPARPDL Orçamento

interno

43

limpeza do depósito


Objectivo Estratégico: Consolidar a inventariação dos acervos culturais e artísticos da região, como instrumento para a tomada de medidas de preservação, divulgação e incremento

Objectivo Operacional *: Incrementar o património cultural da BPARPD

Indicador (s)*: Grau de execução das tarefas

Meta (s)*: Realização das atividades propostas

Iniciativas/Ações


Integrar o acervo de António Roberto de Oliveira Rodrigues

Odília Gameiro Catarina Pereira

Foi feita a receção, cotejamento, desinfestação e acondicionamento e do espólio. Nesta tarefa a TS Odília Gameiro foi substituída pela TS Margarida Almeida


Integrar no espólio já existente, a título de depósito, conjuntos documentais dispersos de Armando Cortes-Rodrigues

Luísa Noronha Pedro Medeiros

Jorge Mello-Manoel Margarida Almeida Catarina Pereira

Foi feita a receção por Rute Gregório e Catarina Pereira, o cotejamento, limpeza, desinfestação e acondicionamento por Gilberta Ferreira com o apoio de Jorge de Mello-Manoel


Tratamento do espólio Natália Correia

Odília Gameiro

Foi dado início à organização, descrição e acondicionamento deste fundo arquivístico

BPARPDL

Plano de investimento

(rubrica 010106 – pessoal em regime

44

de tarefa)

Aquisições de monografias e de conteúdos audiovisuais

Iva Matos Susana Cabral

Margarida Oliveira Cristina Macedo

Filomena Almeida

Foi executada a verba em 95,52%

BPARPDL

13 869,16 € em material-livro e 459,07 € em

material não-livro (Plano a Médio

Prazo 02 ação J)

Aquisições de periódicos

Maria José Duarte

Foi executada a verba em

95,52% mantendo atualizados os títulos

BPARPDL

3 951,45 €, verba que se integra no total de 13 869,16

€ acima (Plano a Médio

Prazo 02 acção J)

Incorporação obrigatória de fundos arquivísticos

Jorge de Mello-Manoel Luísa Noronha

Margarida Almeida Pedro Medeiros

Não foram rececionados os fundos do Tribunal de PDL, a pedido do mesmo, mas orientaram-se as inserções de dados no DigitArq e acertou-se o n.º de m l a receber


Doações de monografias

Iva Matos


Foram analisadas todas as ofertas e foi tomada decisão face aos espólios já existentes. Equipa constituída por Iva Matos e Susana Cabral.

BPARPDL

Orçamento interno

Rotinas


Loja da cultura – manutenção do espaço e controlo de atividade

Maria José Duarte Edna Melo

A TS Maria José Duarte foi substituída na incumbência por Rute Gregório. Associaram-se à gestão da LC as AT Glória Silva e Sânia Aguiar. Reviram-se e corrigiram-se os problemas das contagens dos stoks,

BPARPDL

Orçamento interno e Plano a médio prazo

45

definiram-se procedimentos para o setor e reestruturou-se o espaço com a colaboração do TS Válter Rebelo e dos citados, bem como de Nuno Leite e Mário Duarte . Também se contou com a colaboração do setor de informática.

Expurgo das incorporações de documentação de biblioteca e arquivo


Francisco Silveira Jorge de Mello-Manoel

Margarida Almeida Pedro Medeiros Odília Gameiro

Madalena Gonçalves Mário Duarte João Rocha

António Pereira Nuno Pereira

Foram realizadas 3 câmaras de expurgo



Objectivo Estratégico: Consolidar a inventariação dos acervos culturais e artísticos da região, como instrumento para a tomada de medidas de preservação, divulgação e incremento

Objectivo Operacional *: Reestruturar os espaços e o funcionamento das salas de atendimento ao público

Indicador (s)*: grau de execução das tarefas

Meta (s)*: Realização das actividades propostas

46

Iniciativas/Ações


Aperfeiçoamento dos procedimentos no atendimento Iva Matos

Catarina Pereira Jorge de Mello-Manoel

Não foi elaborado guia de procedimentos no atendimento ao público, mas realizaram-se 2 reuniões para definição/reforço dos mesmos, elaboraram-se memorandos internos e notas externas para o efeito, bem como se aperfeiçoaram algumas minutas do serviço de reprodução e digitalização


Racionalização e reestruturação do espaço físico das salas de leitura


Todos os assistentes técnicos que fazem

atendimento

- Foi reestruturada a sala juvenil e multimédia, piso 0, com a colaborações de todos os técnicos afetos aos setores infanto-juvenil e multimédia, o TS Válter Rebelo, os AO João Rocha e Nuno Leite, e Mário Duarte. - Foi ligeiramente reorganizado o espaço da sala do 2º piso, nomeadamente pela ocupação de espaços vazios com estanteria para o livre acesso. A sinalética adotada tem apenas um caráter provisório


Reorganização do fundo documental em livre acesso


Todos os assistentes técnicos que fazem

atendimento

Foram reestruturadas as zonas temáticas da literatura, Açores e História, sala do 2º piso. Simplificaram-se 100% das cotas da literatura em livre acesso – cerca de 6000. O trabalho de fundo foi executado por Madalena Gonçalves e a reorganização do espaço foi feita por todos os técnicos do


47

setor tratamento técnico documental.

Rotinas


Monitorização do atendimento Iva Matos

Catarina Pereira

Análise das sugestões relativas ao atendimento feita por Iva Matos

BPARPDL

Orçamento interno e Plano a médio prazo

Mudança na localização de equipamentos e estanteria João Rocha Nuno Pereira

Foi feita a mudança de 100% de estantes e equipamento previstas para 2012. Trabalho orientado por Mário Duarte e executado pelos intervenientes e Mário Melo (ARRISCA)


Alteração das cotas conforme o critério acordado Todos os assistentes técnicos que fazem

atendimento

Alteração de 100% das cotas da literatura em livre acesso apenas por uma técnica – Madalena Gonçalves



Objectivo Estratégico: Aumentar o consumo cultural de cariz erudito e intelectual

Objectivo Operacional: Realizar actividades que promovam o consumo cultural dos bens de cariz erudito e intelectual

Indicador (s): Grau de execução das tarefas; taxa de participação; referências nos meios de comunicação social

Meta (s)*: Realização das actividades propostas com afluência de público e impacto na comunidade

Projetos

Designação Intervenientes Resultados Local Custo TOTAL

48

do projeto

Comemoração do dia mundial do livro

Iva Matos Margarida Oliveira Cristina Macedo Catarina Pereira

Foi feito o planeamento e realização da atividade e realizada a atividade – Contapetes em 8 sessões para crianças, 1 serão de contos para adultos e 1 atividade para famílias.

BPARPDL

4.000,65€ (Plano a médio prazo Projeto 01, ação F)

Comemoração do dia internacional do livro infantil

Cristina Macedo Sofia Florindo

Fátima Leandro

Não foi planeada nem concretizada nenhuma atividade, em virtude do dia 23 de abril ter coincidido com período de férias escolares

BPARPDL

Plano a médio prazo Projeto 01, ação F

Bibliotecas e Arquivos: o peso da informação e a fragilidade dos suportes (workshop)

Rute Gregório Válter Rebelo

Francisco Silveira Iva Matos

Pedro Medeiros Margarida Oliveira Filomena Almeida

Não foi realizado o workshop sobre a importância dos velhos e novos suportes, desafios para a gestão e a conservação informacional. A atividade foi substituída, com autorização superior, pela dinamização de atividade de oficina de BD, ilustração e argumento, da Companhia das Ilhas, organizada internamente por Margarida Oliveira e Cristina Macedo

BPARPDL

1 616,00€ Plano a médio prazo Projeto 01, ação F

Iniciativas/Ações

Designação Intervenientes Resultados Local

Custo (incluído no

custo total do projeto)

Divulgação dos eventos

Margarida Oliveira Filomena Almeida

Sânia Aguiar Designer

Todos os eventos foram divulgados por Filomena Almeida e Margarida Oliveira, no âmbito dos procedimentos da DRAC. Os eventos da BPARPDL tiveram pelo menos 31 referências na imprensa escrita regional, no mínimo 5 referências nos meios de comunicação audiovisual (4 lançamentos de livros e uma

BPARPDL

49

exposição), sendo uma delas na RTP2 – programa Câmara Clara

Não se recorreu a qualquer designer para efeito, dado que a exposição teve a verba cativada.

Edição da brochura relativa ao workshop

Rute Gregório Válter Rebelo

Iva Matos Catarina Pereira

Designer Gráfica

O workshop não foi organizado BPARPD

Rotinas


Tratamento de toda a logística dos eventos – deslocações, estada e requisições

Sânia Aguiar Foi cumprido, no âmbito das atividades

realizadas Secretaria



Objectivo Operacional: Concretizar exposições temporárias e a circulação de bens patrimoniais

Indicador (s): grau de execução das tarefas e taxa cumprimento de prazos

Meta (s)*: Realização das actividades propostas com afluência de público e impacto na comunidade

Projetos


de cada projeto

50

Exposição “O útil e o fútil: apelos da publicidade na 1ª república

Carlos Enes (comissário) Rute Gregório

Iva Matos Designer

A exposição esteve patente até 12 de maio de 2012, sendo posteriormente seguido para a Casa Manuel de Arriaga, na Horta

BPARPDL Ala de

exposições

Custo zero (inserido no plano de 2011)

“Histórias que vêm do mar” - Exposição


Margarida Oliveira Filomena Almeida Cristina Macedo

Efetuou-se a montagem da exposição e inauguração a 13 de julho de 2012 Não contou com a Colaboração de Iva Matos, mas teve o apoio do arqueólogo José Bettencourt, dos AO Nuno Leite, João Rocha, Mário Duarte e ainda com a colaboração de Maria José Duarte, Francisco Silveira, Catarina Pereira e Margarida Almeida na recolha e seleção documental

BPARPDL Ala de

exposições

2 234,95€ (Plano a médio prazo Projeto 01, ação F)

“As ilhas de Gaspar Frutuoso” - Exposição evocativa dos 420 anos da morte de Gaspar Frutuoso



Jorge de Mello-Manoel Válter Rebelo

Margarida Oliveira

Foi concebida e planificada até ao final de outubro por Rute Gregório, Iva Matos, Francisco Silveira e Catarina Pereira. O trabalho de design (painéis, catálogo, cartaz e outdoor) seguiria para a gráfica em novembro, quando a verba foi cativada.

BPARPDL Ala de

exposições

Orçamento interno + 500 € de direitos de reprodução de mapas + 4.786,68€ do Plano a médio prazo Projeto 01, ação F

Duas mostras bibliográficas – acompanhadas de publicação de brochuras / folhetos alusivos ao conteúdo das mesmas

Iva Matos

Francisco Silveira Todos os técnicos superiores

de arquivo e biblioteca

Foi concebida, planificada e executada uma mostra bibliográfica de maior dimensão, com folheto, no âmbito no encontro internacional “Camões e os seus contemporâneos”. Ainda se conceberam e prepararam mais 3 mostras documentais: sobre a viola da terra e as obras de Ana de Castro Osório (associadas a atividades no auditório) e, ainda, uma mostra de acompanhamento à exposição “Histórias que vêm do mar”.

BPARPDL

494€ (Plano a médio prazo Projeto 01, ação F) - orçamento interno

Iniciativas/Ações

51

Designação Intervenientes Resultados Local

Custo (já incluído no

total de cada projeto)

Conceção do espaço e documentação para a exposição “As ilhas de Gaspar Frutuoso”




Margarida Oliveira Designer

Foi concebida e planificada até ao final de outubro por Rute Gregório, Iva Matos, Francisco Silveira e Catarina Pereira

BPARPDL Sala para o efeito

Orçamento interno

Conceção do espaço e e exposição da documentação para “Histórias que vêm do mar” - Exposição


Margarida Oliveira Filomena Almeida Cristina Macedo

Foi executado até final de junho, sem a participação de Filomena Almeida

BPARPDL Sala para o efeito

Orçamento interno

Seleção e separação dos materiais para a exposição “As ilhas de Gaspar Frutuoso”




Foi executado até setembro BPARPDL

Orçamento interno

Conceção do espaço e exposição documentação para “As ilhas de Gaspar Frutuoso”





Foi concebida e planificada até ao final de outubro por Rute Gregório, Iva Matos, Francisco Silveira e Catarina Pereira

BPARPDL Ala de

exposições

-----------

Divulgação das exposições


Designer

No caso aplicável, foi efetuada a divulgação da exposição no mês imediatamente anterior à sua inauguração.

BPARPDL

-------

52



Objectivo Operacional: Apoiar iniciativas culturais a desenvolver na BPARPD por entidades externas ou em parceria.

Indicador (s) : grau de execução das tarefas e taxa cumprimento de prazos

Meta (s)*: Realização das atividades propostas com afluência de público e impacto na comunidade

Projetos


Lançamento de livros



Conceção, planificação e execução de 12 lançamentos de livros realizados na BPARPD, não participando Iva Matos

BPARPDL auditório

Orçamento interno

Colóquios e eventos promovidos por outras entidades


Margarida oliveira Filomena Almeida

Conceção, planificação e execução de 37 eventos/ colóquios realizados na BPARPD

BPARPDL Auditório

Orçamento interno

Iniciativas/Ações


Apoio na divulgação dos eventos organizados pela DRAC


Designer

Divulgados nos 15 dias anteriores ao evento. Não contou com colaboração de designer

BPARPDL Gabinete técnico

Orçamento interno

Vitrines bibliográficas para apoio a eventos em parceria realizados na BPARPD

Francisco Silveira Catarina Pereira Susana Cabral


Foram realizadas mostras bibliográficas associadas a eventos e, ainda, 8 vitrines temáticas (pequenas mostras), 5 de monografias (Carnaval, Páscoa, Santo Cristo, verão e Natal) + 3 de periódicos (primavera/verão, outono/inverno e Natal). Não se recorreu á colaboração de desiner e colaboraram Catarina Pereira, Francisco

BPARPDL Hall de entrada

Orçamento interno

53

Silveira, Maria José Duarte, Graça Melo e Natividade Sampaio. Igualmente se atualizaram semanal ou quinzenalmente os expositores de livros, por Iva Matos, Susana Velho Cabral, AT do atendimento e técnicos dos setores infantojuvenil e multimédia

Rotinas


Montagem dos expositores para as mostras que acompanham os eventos realizados na BPARPDL

Nuno Pereira João Rocha

Realizado.

BPARPD Hall de entrada

Orçamento interno


Objectivo Estratégico: Promover atividades educativas de promoção da leitura e captação de públicos.

Objectivo Operacional: 4.1. Realizar atividades de promoção da leitura e do livro em parceria com as instituições de ensino e prisionais, pais, encarregados de educação e outros intervenientes, procurando atingir o máximo de indivíduos e considerando como público-alvo as crianças, jovens, famílias, pessoal docente e reclusos.

Indicador (s) : grau de execução das tarefas e taxa de participantes

Meta (s)*: Meta (s): Cumprir com a realização das atividades propostas e com o número de participantes estimado

Projetos

Designação Intervenientes Resultados Local Custo (total)

Oficinas de promoção da leitura

Cristina Macedo Margarida Oliveira

Sofia Florindo Fátima Leandro

Realizaram-se 76 atividades de promoção do livro e da leitura, tendo-se registado 1667 participantes

BPARPDL Sala

infantil

Orçamento interno

Projeto Livros Papa-Léguas Cristina Macedo

Margarida Oliveira Sofia Florindo

Execução em 100% das atividades planificadas acrescidas de 4 reuniões com as famílias e empréstimo

BPARPDL Colégio S. Francisco

Orçamento interno

54

Fátima Leandro

domiciliário. Colaboração de Iva Matos Xavier

Protocolo com a Escola Antero de Quental (Turmas Oportunidades)



Filomena Almeida

Foi efetuada a adaptação e execução de atividades de promoção da leitura para os intervenientes no projeto.


Projeto de apoio ao estabelecimento prisional de Ponta Delgada

Iva Matos Francisco Silveira Catarina Pereira

Margarida Oliveira

Efetuados contactos e reuniões preparatórias. O tratamento técnico não foi executado por dificuldades logísticas do estabelecimento profissional, nomeadamente ao nível de material informático. Não se concretizaram as ações de promoção da leitura e do conhecimento semestrais. Contou ainda com a colaboração de Cristina Macedo e Hélder Pereira.

Reorganização da biblioteca do estabelecimento em livre acesso. Ações semestrais de promoção da leitura e do conhecimento.

Estabelecimento

Prisional de PDL

Orçamento interno

Iniciativas/Ações


Troca-Histórias 1, 2, 3…Vamos Ler!!! O Ar Lá em Cima O Dragão das Mil Flores A Magia dos Livros Histórias Coloridas Dar Cartas ao Livro Adivinhando Histórias



Realizadas 76 oficinas para 1667 crianças numa média de 22 crianças por oficina. Foram preenchidas 90% das fichas de avaliação para docentes.

BPARPDL Sala

infantil

Orçamento interno

55

Procura e Encontra: Pesquisa Orientada para crianças/jovens Será que vais conseguir? Objetos Tagarelas História da Princesa e do Garfo A Roleta das Histórias Fábulas de La Fontaine Biblioeuropeias

Promover o clube de leitura infantojuvenil



Foi concebido o projeto de regulamento mas não se planificou nenhuma atividade


Rotinas


Rececionar todos os contactos feitos para a marcação das atividades, realizando a marcação e adequando atividades ao grupo alvo


Sofia Florindo

Foi feito o atendimento de todos os pedidos, e dada resposta às solicitações no prazo de 48 horas


Registo de participantes

Fátima Leandro Cristina Macedo


Foi feito o registo de 100% dos participantes nas oficinas, indicando o grupo, nº de participantes, data e local da atividade


Organização da sala


Sofia Florindo

Todos os espaços foram preparados com a antecedência devida


Execução do guião da atividade, receção dos grupos, acompanhamento e recolha da avaliação final


Sofia Florindo

Os guiões das atividades foram executados em 100%


Divulgação das atividades promovidas pela BPARPD neste âmbito

Margarida Oliveira Filomena Almeida Cristina Macedo Sofia Florindo

Foram divulgadas 100% das atividades


56


Objectivo Estratégico: Promover atividades educativas de promoção da leitura e captação de públicos.

Objectivo Operacional: Concretizar visitas de estudo à BPARPDL e às exposições

Indicador (s): grau de execução das tarefas e taxa de participantes

Meta (s)*:Cumprir com a realização das atividades propostas e com o número de participantes estimado

Projetos


Visitas de estudo à BPARPD Margarida Oliveira

Sofia Florindo

Foram orientadas 9 visitas de estudo à BPARPDL, abrangendo um total de 148 jovens.

BPARPDL

Orçamento interno

Visitas de estudo às exposições da BPARPD Margarida Oliveira

Sofia Florindo

Orientação programada e agenda de 4 visitas de estudo às exposições na BPARPDL

BPARPDL

Orçamento interno

Iniciativas/Ações


Planeamento, concepção e realização das visitas de estudo ao edifico para conhecimento dos serviços de Biblioteca


Cristina Mace4do

Realização de 100% das visitas solicitadas


Planeamento, concepção e realização das visitas de estudo ao edifico para conhecimento dos serviços de Arquivo

Rute Gregório Pedro Medeiros

Margarida Almeida Jorge Mello-Manoel

Luísa Noronha



Planeamento, concepção e realização das visitas de estudo às exposições realizadas na BPARPD


Cristina Macedo



Rotinas Orçamento

interno


57

Rececionar todos os contactos feitos para a marcação das atividades, realizando a marcação e adequando atividades ao grupo alvo: orientação para os técnicos superiores de arquivo.


Cristina Macedo

Atendimento de todos os pedidos e dar a respetiva resposta em 48 horas

BPARPD Orçamento interno

Registo de participantes das visitas à BPARPD


Cristina Macedo

Registados 100% dos participantes nas visitas, indicando o grupo, nº de participantes, data e local da atividade



Objectivo Estratégico: Aumentar a dinamização cultural ligada ao sector audiovisual e às novas tecnologias.

Objectivo Operacional: Divulgar o espólio documental audiovisual e de monografias associando o espólio audiovisual da BPARPD à bibliografia existente incentivando à leitura e dinamizando este sector

Indicador (s) : Grau de execução das tarefas e taxa de participantes

Meta (s)*: Cumprir com a realização das atividades propostas e com o número de participantes estimado

Projetos


Ciclos de cinema


Planificados e executados 2 ciclos temáticos de cinema utilizando o espólio audiovisual da BPARPDL, e associando às monografias da BPARPDL, de acordo com as diferentes épocas do ano

BPARPDL Sala

multimédia

Orçamento interno

Projeto de apoio ao estabelecimento prisional de Ponta Delgada

Iva Matos Catarina Pereira


Não foram executadas as ações semestrais de promoção de conteúdos audiovisuais de caráter formativo


58

Iniciativas/Ações


Ciclos trimestrais temáticos a definir


Execução de 2 ciclos de cinema

BPARPDL Sala de projeção colectiva

Orçamento interno

Ações semestrais temáticas a definir Iva Matos


Não executadas Estabelecimento Prisional

de PDL

Orçamento interno

Rotinas


Seleção de filmes Recolha e tratamento técnico documental Aquisição de DVD Organização dos ciclos (datas – questões técnicas) Divulgação – press release, folheto e cartazes Rececionar todos os contactos para eventual marcação


Foram realizadas as tarefas de rotina com vista à execução das diversas iniciativas, que contaram com a colaboração de Cristina Macedo

BPARPDL

Orçamento interno (incluído no custo do projeto)

Registo de participantes

Filomena Almeida Zenaida Oliveira Catarina Abreu

Registados 100% dos participantes

BPARPDL Sala

multimédia

Orçamento interno

Organização da sala

Filomena Almeida Zenaida Oliveira

Organizados todos espaços com a antecedência devida

BPARPD Sala de projeção coletiva

Orçamento interno

Divulgar os ciclos de cinema promovidos pela BPARPD


Divulgados todos os ciclos

BPARPDL GACS

Cidade de Ponta

Delgada

Orçamento interno e dos diversos serviços de divulgação

59

IV – ANEXOS

Painéis, catálogo e elementos de promoção

concebidos para a exposição

“As ilhas de Gaspar Frutuoso: uma viagem no século XXI”.

biblioteca pÚblica e arquivo regional de ponta

Documents