PEDOMANBIDANG LOGISTIKKOPERASI MAHASISWA UNIVERSITAS UDAYANA

A. InventarisasiInventarisasi organisasi adalah segala sesuatu yang menjadi milik organisasi berupa kekayaan organisasi. Adapun tujuan dibuat daftar inventaris organisasi adalah: Menunjukan kekayaan organisasi Untuk menghindari adanya pemborosan Sebagai alat kontrol dari inventaris (mengetahui kerusakan perubahan, penggantian serta untuk menambah bila terjadi kekurangan)Inventarisasi dapat di bagi menjadi dua:1) Inventarisasi yang permanenYang digolongkan inventarisasi permanent adalah milik organisasi yang dalam jangka relatif lama tidak mengalami perubahan, misalnya: gedung sekretariat / kantor peralatan kantor (computer, meja, kursi, lemari, dll)2) Inventaris yang tidak permanen (habis terpakai), misalnya: alat tulis kantor (spidol whiteboard, kertas print, dll)Untuk mengontrol inventaris organisasi ini perlu dibuat daftar inventarisasi sesuai dengan Penggolongan di atas, maka kita dapat membuat daftar inventaris menjadi 2 macam:1. Daftar inventaris organisasi barang yang permanenDaftar ini dilampirkan saat LPJ atau laporan bulanan. Adapun point-point yang dituliskan adalah sebagai berikut:

No.InventarisNamaJumlahTempat PenyimpananKondisi

001/KOPMA-BS/2011Meja Sidang1RSGBaik

2. Daftar inventaris organisasi yang tidak permanent (habis terpakai) dalam waktu relative pendek.Daftar ini tidak dilampirkan dalam LPJ, hanya disimpan di arsip sekum/ditempel di papan sekum. Penggunaannya hanya sebatas kontroling pada perlengkapan yang sudah habis untuk dapat diperbaharui kembali. Adapun point-point yang dituliskan, sama seperti daftar inventaris barang permanen.

Penyimpanan inventaris organisasi harus dilakukan dengan baik oleh orang-orang yang bertanggung jawab sesuai dengan job description kesekretariatan. Penyimpanan harus dilaksanakan serta ditempatkan di secretariat dan tidak di perkenankan di simpan di rumah fungsionaris.

B. Dokumen organisasiDokumen organisasi adalah segala sesuatu yang menyangkut kegiatan pencarian, pengumpulan, penyimpanan serta pengawetan dokumen- dokumen organisasi . Dokumen adalah suatu tanda bukti yang sah menurut hukum dari peristiwa- peristiwa atau suatu kejadian dan kemudian disimpan. Pada hakikatnya semua arsip organisasi adalah dokumen. Bentuk- bentuk dokumen:1. Gambar- gambar dan foto- foto2. Tulisan- tulisan dan surat- surat penting3. Benda- benda berharga dan bernilai4. Fotokopi dan salinan surat5. Surat kabar, majalah6. SOP (Standard Operational Procedure)*

Dokumen berupa foto atau video, harus diarsipkan oleh sekum dalam bentuk CD dan dilampirkan dalam LPJ asli Koperasi Mahasiswa Universitas Udayana.

* SOP diberi nomor seperti penomoran surat, namun jenisnya ditulis SOP, dan penomorannya mandiri (tidak berkaitan dengan penomoran surat).Contoh: (No. 01/B/SOP/KOPMA-BS/III/2011) Setiap bidang berhak mengeluarkan SOP

IX. PENUTUPDemikianlah pedoman ini kami susun. Kami menyadari bahwa masih terdapat kekurangan, baik secara struktur maupun konten dalam pedoman ini. Oleh karena itu, kami membuka kritik serta saran untuk perbaikan pedoman ini, mengingat kontinuitas penggunaannya dalam melaksanakan tata administrasi organisasi

Denpasar, April 2015KABID LOGISTIKKOPERASI MAHASISWA UNIVERSITAS UDAYANA

ATIK DWI LARASATINTA. 2580