Input praktijkervaring bepaalt groot deel succesDe cruciale bijdrage van de toekomstige exploitant in het (ver)bouwproces

Wanneer de (toekomstige) gebruikers* bij nieuwbouw of renovatie van een muziekpodium een directe (en formele) stem in het ontwerp- en (af)bouw-proces hebben, neemt de kans op een succesvolle (start van de) exploitatie fors toe.

De toekomstige gebruikers willen de garantie dat ze bij de geplande opening een flexibel te gebruiken gebouw zonder gebreken kunnen betrekken; dit is ook van belang met het oog op het genereren van meer eigen inkomsten (naast kaartverkoop en subsidie).

Met name tijd en geld vormen de hoeksteen van de beslissingen die de projectontwikkelaar of aannemer nemen.

De architect kijkt naar het totaal-beeld, naar het concept van het gebouw en de details zijn de uitwerking van dat denkbeeld.

De lopende programmering en een eventuele fusie of samen-werking eisen de meeste aandacht van de gebruikers op.

Risico 1 Risico 2 Risico 3

Uitgangspunt 1 Uitgangspunt 2

*Met ‘gebruikers’ wordt in dit document de toekomstige exploitant bedoelt, meestal een stichting die (onderdelen van) het gebouw gaat huren.

Op de volgende 3 slides: Voorbeelden ABC met …een groot aantal onderwerpen die, klein of groot, effect hebben op de exploiteerbaarheid van het nieuwe gebouw. De omvang, complexiteit en onderlinge verwevenheid van de lijst onderstreept nog eens de noodzaak om als toekomstige gebruiker gedurende het hele proces, van PvE tot DO, afbouw en ingebruikname, met inzet van alle know how voor de volle 100% aan het proces deel te (laten) nemen.

Dat de inbreng van de toekomstige gebruikers bij de renovatie of nieuwbouw van een muziekpodium van belang is, zal niemand betwisten. Maar toch bestaat het risico dat die bijdrage in het gedrang komt.

De sleutel van de oplossing zit in de (formele) positie en de bijdrage van de toekomstige exploitant in de (project)organisatie die voor ontwerp en bouw verantwoordelijk is. Die bijdrage vraagt veel de organisatie: tijd, geld, capaciteit en deskundigheid.

Van meepraten naar meedoenOver de gehele projectperiode moet de gebruiker know how en capaciteit kunnen leveren

Tijd

€

Functionaliteit

Kwaliteit

Dit is de taak van de toekomstige gebruikers. Op de overige punten deelt men de verantwoordelijkheid met opdrachtgever, verhuurder, aannemer, etc.

Architectonische kwaliteit, duurzaamheid, deugdelijkheid, niveau van afwerking

Ontwerp- en bouwperiode

Budget voorontwerp, bouw

en inrichting

• Aanbesteding en inkoop (wel/niet aanbestedingsplichtig, financiering, sponsoring)

• Aanleverroutes (rijroute en bufferlocatie expeditieverkeer, aslast- en lengtebeperkingen)

• Aanloopkosten (bij de opstart van de exploitatie i.v.m. gewenning aan het gebouw en kinderziektes)

• Adviseurs (selectie, opdrachtverstrekking, budget, aansturing diverse adviseurs, o.a. bouw, horeca, exploitatie, financieel, interieur, etc.)

• Afvalstoffen (gescheiden opslag en afvoer, emballage, perscontainers)• Afwerkingsniveau bij oplevering (wat moet de gebruiker zelf nog doen)• Akoestiek (daar draait het om)• Artiestenfoyer (concept, wel/niet, capaciteit)• Artiesteningang (receptie, ontvangst, begeleiding)• Balies (kaartverkoop, receptie, congresbalie, merchandise, vast, mobiel)• Bedrijfsnoodplan• Bereikbaarheid (wegbewijzering en toegankelijkheid, intern en extern, van

het gebouw voor leveranciers, bezoekers en musici)• Beveiliging (camera’s, personeel, tijdens bouw, oplevering en reguliere

exploitatie)• Bevoorrading (venstertijden, aanrijroutes)• Bewegwijzering en narrowcasting (dataleidingen en elektra)• Bier, dranken, koffie, etc. (inkoop, partners, sponsoring)• Bouwbudget• Bouwdirectie• Bouwkosten, -kostenramingen• Bouwkrediet

• Bouwtijd en -planning (tijdelijk sluiten, tijdelijke locatie, plan B bij vertragingen)

• Branding (van gebouw en/of nieuwe fusieorganisatie)• Brandweer (opstelplaats, aanvalsroute, sleutelkluis, kleine

blusvoorzieningen, goedkeuring voor ingebruikname)• Brievenbus (aflevering post en koeriers)• Buitenruimte (groenvoorziening, straatverlichting, bestrating, hwa)• Congres- en vergaderaccomodatie (flexibiliteit in gebouw en

bedrijfsvoering i.v.m. verhuringen, banquetingvoorzieningen, breakout rooms, presentatiemiddelen)

• Deurmaten (i.v.m. transport van bijv. vleugel)• Expeditie- / distributieruimte (draaicirkels, scheiding horeca en techniek,

ingang met poort slagboom of speadgate)• Exploitatie (proefexploitatie en reguliere exploitatie)• Financiering (gebruikersinvesteringen en voorbereidingskosten)• Garderobe(s)• Gebruikersinvesteringen (inrichtingsbudget)• Geld (cash, beveiliging, pinautomaten, waardetransport)• Geld- en parkeerkaartautomaat (bij nabijheid betaalde P)• Geluids- en lichtemissies (in het gebouw en naar de omgeving)• Geluidsisolatie• Geluidsoverlast (muziek, uitgaanspubliek, expeditieverkeer, koelwagens,

etc.)• Gladheidsbestrijding en opruimen sneeuw (evt. hellingbaan naar

expeditiekelder, publieks- en artiesteningang)

Voorbeelden ABC …

• Halteringscapaciteit touringcars (orkesten, koren, ouderen, scholieren)• Hergebruik en renovatie ( van bestaande inventaris)• Horecaconcept(en)• Horecatechniek (bierleidingen, dataleidingen, postmix en koeling)• Huisvestingskosten• Huisstijl• Huurovereenkomst• ICT (werkplekcomputers, servers, Wi-Fi, dataleidingen)• Ingang expeditie (poort, slagboom, speadgate)• Kaartcontrole (kaartlezers)• Kantoorinrichting (werkplekken, flexplekken, coffeecorner(s), toiletten,

(archief)kasten, printer- en serverruimte, wacht- en ontvangstruimte bezoekers, vergaderkamer en overlegplekken, etc.)

• Kassa (dag- en nachtkassa)• Kleedkamers (orkesten, solisten, bands, horecamedewerkers,

schoonmakers, etc.)• Kleur- en materiaalgebruik (sfeer, duurzaamheid, onderhoud)• Klimaatbeheersing• Kostenstijgingen (in de ruwbouw, afwerking en exploitatie)• Laden en lossen (planning, sturing, overlast van de diverse logistieke

stromen als horeca, theatertechniek, koren en orkesten)

• Manoeuvreerruimte expeditie• Marketing• Meubilair (vast en los)• Minder validen• Noodstroomvoorziening• Nutscontracten• Onderhoudskosten• Ontruimingsplan• Onvoorzien (bouwkosten, inrichting en voorbereiding)• Openbaar vervoer (nabijheid, frequentie)• Openbare ruimte• Opening gebouw (programma, promotie, voorbereiding, kosten)• Oplevering, overdracht en ingebruikname (risico, aansprakelijkheid,

verzekering)• Opslagruimte (zeer ruim in voorzien, o.a. voor horeca, biertank,

theatertechniek, trussen, prakken, schoonmaak, archief, losse stoelen, etc.)• Parkeren auto’s (bezoekers, musici, gehandicapten)• Parkeren fietsen (bezoekers en medewerkers)• Parkeren bussen of touringcars (locatie, halteringscapaciteit)• Piano-opslag• Productie- en theatertechniek• Projectcommunicatie

Voorbeelden ABC …

Dit is wel een heel diverse nog niet complete lijst. Concreet en abstract. Hoofd- en bijzaken.

• Projectkosten (organisatie, planning, werk- en vergaderruimte, ondersteuning, verslaglegging)

• Projectmanagement, -advies, -ondersteuning en -organisatie (o.a. werkgroepen)

• Publieksstromen (gebruik van verkeersruimtes, liften, deuren, etc.)• Rondleidingen• Samenwerking (tussen de verschillende partijen tijdens de bouw en de

partners die het gebouw gaan delen)• Schoonmaak (werkkasten, magazijn, opkomstruimte, afvoerputjes)• Schoonmaakkosten (glas- en gevelreiniging, verkeersruimtes, etc.)• Sluit- en sleutelplan• Sociale veiligheid (verlichting, bewakingscamera’s, dode hoeken)• Sponsoring (bouw, exploitatie)• Stoelen ( aantal, vast, flexibel, front of house, comfort, brandveiligheid,

akoestiek, duurzaamheid, onderhoud, esthetiek)• Stoelenplan (rij- en stoelnummers)• Straatverlichting (effect op veiligheid, sfeer terras en omgeving en effect

op binnenruimtes)• Subsidies (subsidieverordening, subsidieaanvragen)

• Taxistandplaatsen en kort parkeren (nabijheid, mogelijkheid ‘kiss&ride’)• Telefonie (telefooncentrale)• Terrassen (vergunning, horecafaciliteiten, inrichting openbare ruimte)• Testen en proefdraaien (van zalen, horeca en gebouw als geheel)• Toegangscontrole (receptie, openingstijden, pasjes)• Toiletten en sanitair (Nederlandse Theatertoiletnorm, miva)• Vast- en verslaglegging bouwproces (promotie, story telling)• Vergunningen (bouwvergunning, evenementenvergunning, exploitatie-,

drank-, horeca- en terrasvergunning, uitritvergunning, reclamevergunning)• Verhuizing (verhuisplan, kosten, planning)• Verlichtingsplan (functioneel, sfeer)• Verzekeringen (actualisatie)• Vloer- en wandafwerkingen (duurzaamheid, schoonmaak, sfeer)• Voorbereidingskosten (projectorganisatie, inbreng gebruikers, testen,

opening)• Winkelruimte (merchandise, extra inkomsten)• Zakelijke verhuur (promotie vroegtijdig starten, relatie met reguliere

programmering)• Zon en wind (lichtinval, schaduwkegel, windoverlast op terras)

Voorbeelden ABC …

… maar wel met een belangrijke overeenkomst: Ze hebben allemaal in meer of mindere mate effect op het succes van de toekomstige exploitatie.

Daarom is het van belang dat ik als toekomstige gebruiker van het gebouw intensief bij het ontwerp- en bouwproces ben betrokken.

Van meepraten naar meedoen, vergt een grote inzet

De inzet die in zo’n proces van de toekomstige gebruiker(s) wordt gevraagd, is fors. En dat gebeurt meestal naast de lopende programmering.

The devil is in the detail. Dat geldt zeker voor dit soort projecten. En er zijn veel onderwerpen die om aandacht en afstemming met andere partijen vragen.

Men wil een feestelijke opening die niet wordt overschaduwd door berichten over geldgebrek, opstartproblemen of een uitgebluste organisatie.

Tijd

Opening &Start exploitatie

Oplevering &Start huur

Testen&

ProefdraaienVoorbereidingskosten

Aanloopkosten • Advies over de bijdrage van de gebruikers in de project-organisatie (structuur, taken, expertise)

• Organiseren en coördineren van de gebruikersbijdrage (wensen en expertise) tijdens het ontwerp- en bouw-proces (in PvE, VO, DO, bouw en afbouw)

• Advies over de opzet van de projectorganisatie die het testen en proefdraaien, de opening en de start van de reguliere exploitatie gaat voorbereiden

Tijd

Opening &Start exploitatie

Oplevering &Start huur

Testen&

ProefdraaienOntwerp- en bouwproject

Voorbereiding oplevering, testen, opening en reguliere exploitatie

StartProject-organisatie

Door (de bijdrage aan) de voorbereidingen van zowel het ontwerp- en bouwproces als de periode na de oplevering qua tijd zoveel mogelijk op te rekken, kan er vooral op de voorbereidingskosten worden bespaard. Hoe korter deze periode, des te meer er een beroep op externen gedaan moet worden (en dus hogere kosten).