bijlage m - instructie indexeren hulpkaarten

Directie GEO

Instructie indexeren hulpkaartarchief

Instructie

Versie

1.0

Auteur(s)

Henk Veen

Versiehistorie

Versie Datum Auteur Opmerking

0.1

0.2

0.3

1.0

6 juni 2006

14 augustus 2006

28 augustus 2006

1 november 2006

Henk Veen

Henk Veen

Henk Veen

Henk Veen

Aanpassingen naar aanleiding van

ervaringen van de pilot

Opmerkingen Marcel Schram en

Jos Tigchelovend verwerkt

Recensiehistorie

Versie Datum Recensent Opmerking

0.1

Directie GEO

Instructie indexeren hulpkaarten

Instructie

Opdrachtgever

Jan IJsselstein

Status

Definitief

Verspreiding

Datum

1 november 2006

Titel


Versie

1.0

Blad

1 van 19

Inhoudsopgave

1 Inleiding.................................................................................................................................................2

2 Indexeren van hulpkaarten..................................................................................................................2

3 Voorbeelden:.........................................................................................................................................2

4 Database voor de META data................................................................................................................2

Datum

1 november 2006

Titel


Versie

Blad

2 van 19

1 Inleiding

Vanaf 2007 wordt het hulpkaartarchief gedigitaliseerd middels scannen. Om het scanproces zo ongestoord

mogelijk te kunnen laten verlopen is het nodig voorbereidingen te treffen.

Meer nog dan in een analoge omgeving is het in een digitale omgeving belangrijk dat digitaal gearchiveerde

documenten ook weer teruggevonden kunnen worden. Het hebben van o.a. een goede index is een

voorwaarde om dit te kunnen.

Deze instructie is een leidraad bij het indexeren van het hulpkaartarchief.

Het kan zijn dat u een uitzondering tegenkomt die niet in deze instructie is opgenomen. In dat geval kunt u

contact opnemen per email met Henk Veen ([email protected])

Datum

1 november 2006

Titel


Versie

1.0

Blad

3 van 19

2 Indexeren van hulpkaarten

Deze instructie dient voor de indexeren van het hulpkaartarchief. Hieronder worden de indexen voor

hulpkaarten weergegeven.

Indexen van hulpkaarten

gemeente sectie archief-

nummer

suffix

archief-

nummer

nieuwe

perceel-

nummers

niet

vernummerde

perceel-

nummers

Gemeente : De gemeentenaam staat vermeld op de hulpkaart. Zie bijgevoegd document

"KAD_GEM_tabel tbv bestandsnaam_v03" voor de code die gebruikt wordt om

de gemeente bekend te maken. De code moet in de index ingevuld worden.

Sectie : De sectie staat vermeld op de hulpkaart. De sectie kan uit één of twee letters bestaan.

Per map is de gemeentenaam en sectie altijd gelijk voor alle hulpkaarten die in de map

voorkomen. In de inventarislijst is opgenomen of er hulpkaarten voorkomen die groter

van formaat zijn. Bij deze hulpkaarten is het belangrijk om extra aandacht te hebben voor de

gemeente en sectie.

Archiefnummer : Het archiefnummer staat rechtsboven en in rood op de hulpkaart vermeld.

Suffix : Het suffix archiefnummer wordt gebruikt voor de bijlagen a, b, c enz. Het archiefnummer

bestaat dan uit het nummer + een letter.

Perceelnummers : Op een hulpkaart kunnen in de lijst nieuwe en niet vernummerde perceelnummers

voorkomen. Bij het indexeren van de perceelnummers hoeft er geen onderscheid gemaakt

te worden tussen nieuwe en niet vernummerde perceelnummers.

Op een hulpkaart kunnen meerdere perceelnummers voorkomen. B.v. 100 t/m 115 de

tussen liggende perceelnummers moeten als perceelnummer geïndexeerd worden.

Bij vragen of als er iets onduidelijk is altijd contact opnemen met de contactpersoon bij het Kadaster!

Datum

1 november 2006

Titel


Versie

1.0

Blad

4 van 19

3 Voorbeelden:

Uitsnede uit de hulpkaart met relevante informatie voor indexeren:

Datum

1 november 2006

Titel


Versie

1.0

Blad

5 van 19

In deze uitsnede is de gemeente Castricum (CTC00) en de sectie is D.

Het archiefnummer is 64

De nieuwe perceelnummers zijn 817 t/m 852

De niet vernummerde percelen zijn 590 t/m 592, 642 en 589.

Op deze hulpkaart komen de perceelnummers 817, 818, 819, 820, 821, 822, 823, 824, 825, 826, 827, 828,

829, 830, 831, 832, 833, 834, 835, 836, 837, 838, 839, 840, 841, 842, 843, 844, 845, 846, 847, 848, 849, 850,

851, 852, 590, 591, 592, 642,en 589 voor. Deze perceelnummers moeten geïndexeerd worden.

Extra aandachtspunt:

Het dienstjaar en bladnummer worden nooit geïndexeerd.

Datum

1 november 2006

Titel


Versie

1.0

Blad

6 van 19


Datum

1 november 2006

Titel


Versie

1.0

Blad

7 van 19

In deze uitsnede is de gemeente Castricum (CTC00) en de sectie is C.



De niet vernummerde percelen zijn 2482,2483, 2486, 2487.

Op deze hulpkaart komen de perceelnummers 3161, 3162, 3163, 3164, 3165, 3166, 3167, 3168, 3169, 3170,

2482, 2483, 2486 en 2487 voor. Deze perceelnummers moeten geïndexeerd worden.

Datum

1 november 2006

Titel


Versie

1.0

Blad

8 van 19


Datum

1 november 2006

Titel


Versie

1.0

Blad

9 van 19




De niet vernummerde percelen zijn 1056.

Op deze hulpkaart komen de perceelnummers 1070, 1071, 1072, 1073 en 1056 voor. Deze perceelnummers

moeten geïndexeerd worden.

Datum

1 november 2006

Titel


Versie

1.0

Blad

10 van 19

Datum

1 november 2006

Titel


Versie

1.0

Blad

11 van 19

Hulpkaart 220 komt twee keer voor één keer met de figuratie en één keer met de perceelnummers.

Beide hulpkaarten krijgen het archiefnummer 220.


De niet vernummerde percelen zijn 1919 t/m 1921, 1923, 1924, 1955 en 2169

Op deze hulpkaart komen de perceelnummers 2170, 2171, 2172, 2173, 2174, 2175, 2176, 2177, 2178, 2179,

2180, 2181, 2182, 2183, 2184, 2185, 2186, 2187, 2188, 2189, 2190, 2191, 2192, 2193, 2194, 2195, 2196,

2197, 1919, 1920, 1921, 1923, 1924, 1955 en 2169 voor. Deze perceelnummers moeten geïndexeerd

worden.

Datum

1 november 2006

Titel


Versie

1.0

Blad

12 van 19


Datum

1 november 2006

Titel


Versie

1.0

Blad

13 van 19



De nieuwe perceelnummers zijn 62 en 63. Beide perceelnummers moeten geïndexeerd worden

Perceelnummer 62 is doorgehaald met potlood maar moet wel geïndexeerd worden

Als een perceelnummer op de hulpkaart is doorgehaald met potlood (licht grijs op de scan) dan moet

dit perceelnummer wel geïndexeerd worden!

Datum

1 november 2006

Titel


Versie

1.0

Blad

14 van 19


Datum

1 november 2006

Titel


Versie

1.0

Blad

15 van 19

In deze uitsnede is de gemeente Castricum (CTC00) en de sectie is A.


Het nieuwe perceelnummer is 1081

De niet vernummerde percelen zijn omcirkeld in de rechter en linker kolom. Deze perceelnummers moeten

geïndexeerd worden.

Datum

1 november 2006

Titel


Versie

1.0

Blad

16 van 19


Datum

1 november 2006

Titel


Versie

1.0

Blad

17 van 19



De nieuwe perceelnummers zijn 809 en 810

De perceelnummers 809 en 810 staan in de linker kolom maar moeten wel geïndexeerd worden.

Datum

1 november 2006

Titel


Versie

1.0

Blad

18 van 19

4 Database voor de META data

De geïndexeerde informatie moet opgeslagen worden in een database.

Deze database bestaat uit twee tabellen één tabel voor de informatie van de hulpkaart en één tabel

voor de informatie van de percelen.

Inhoud van het hulpkaart bestand:

In de percelentabel van hulpkaarten mogen alleen nieuwe en niet vernummerde percelen opgenomen worden

die op de hulpkaarten voorkomen.

Datum

1 november 2006

Titel


Versie

1.0

Blad

19 van 19

bijlage m - instructie indexeren hulpkaarten

Documents