Bijscholing ACT

WELKOM

Bijscholing ACT

Algemene info rond ACT

Hoe een opleiding ingeven

Vragen

Bijscholing ACT

Algemene info rond ACT

ACT – 2 applicaties

WIN-applicatie voor administrators

hoofdzetel

provinciale zetel

afdelingen

WEB-applicatie voor

geïnteresseerden

cursisten/deelnemers

klanten (scholen, bedrijven, organisaties)

Hoe ACT installeren?

Gebruik voor ACT steeds Internet Explorer

Ga naar de website http://act.rodekruis.be/client/

en klik hier op de knop “installeer”

Paswoord vergeten of nieuw paswoord aanvragen kan

via volgend adres http://aanmelden.rodekruis.be/LostPassword.aspx

WIN-applicatie

WEB-applicatie

Juiste ACT-statuut gebruiken

Alle opleidingen (Vorming, Jeugd Rode Kruis, Bedrijfseerstehulp,

Opleidingen, Hulpdienst enz…) dienen te worden ingegeven vóór de

aanvang van de opleiding

Kijk of je in het juiste ACT-statuut bent

Bijscholing ACT

Hoe een opleiding ingeven

OPLEIDING INGEVEN

Alle opleidingen (Vormingsinstituut, Jeugd Rode Kruis, Opleidingen,

Bedrijfseerstehulp, Hulpdienst enz…) dienen te worden ingegeven vóór

de aanvang van de opleiding

Gebruik steeds de juiste codes:

VORM alles voor Vormingsinstituut

BEH alles voor Bedrijfseerstehulp

OND alles voor Onderwijs

JRK alles voor Jeugd Rode Kruis

OPL alles voor Opleidingen

Een vormingsactiviteit toevoegen

Neem de taakbalk in het tabblad ‘Vorming’

Een vormingsactiviteit toevoegen (vervolg)

Data en uren ingeven

Data en uren ingeven (vervolg)

Lesgevers toevoegen

Simulanten toevoegen

Bij het toevoegen van simulanten dezelfde werkwijze toepassen als

deze om een lesgever toe te voegen.

Het systeem duidt zelf aan voor welke lessen er geen simulant nodig

is.

Voor sommige lessen is een simulant vereist en voor nog andere kan

je zelf kiezen.

Klant toevoegen

Gaat het om een gesloten opleiding, geef dan een klant in.

Hoe je een klant kan ingeven vind je terug in de handleiding.

Locatie invullen

Hoe je een locatie kan ingeven vind je terug in de handleiding.

Contactpersoon toevoegen

Wanneer je een telefoonnummer en emailadres van de contactpersoon ingeeft, is deze te zien op ACTWeb

Opleiding bewaren

Wanneer je alle gegevens hebt ingevuld klik je op voltooien De opleiding wordt dan bewaard en je krijgt een uniek nummer.

Een examen ingeven

Is er een examen voorzien voor de opleiding, geef deze dan in op

dezelfde manier als de cursus.

Bij een examen breng je geen lesgevers in, maar examinatoren.

Bewaar dit examen, zodat dit ook een nummer krijgt.

Koppel het examen aan de opleiding. Op deze manier kan je een cursist

naast de opleiding eveneens inschrijven voor het examen.

Een examen aan een opleiding koppelen

Tabblad ‘Algemene gegevens’

Tabblad ‘Verdiensten voor cursist’

Tabblad ‘Prijzen’

Tabblad ‘Schema ontwerp’

Data en uren aanpassen

Lesgever/simulant aanpassen of toevoegen

Leslocatie aanpassen

Aantal deelnemers wijzigen

Wijzig de status van de opleiding

Wijzig de status van de opleiding naar ‘Opengesteld voor inschrijvingen’

Tabblad ‘Inschrijvingen’

Via het tabblad inschrijvingen kan je cursisten inschrijven, aanwezigheden

en examenresultaten ingeven en diverse documenten afprinten.

Er zijn drie manieren om inschrijvingen te doen:

Via ACTWeb

Handmatig deelnemers toevoegen via CRM

Deelnemers importeren via Excel

Het handmatig ingeven van deelnemers leg ik verder kort toe.

De andere manieren kan je terugvinden in de handleiding.

Handmatig cursisten ingeven

Controleer of cursist reeds in ACT/CRM zit

Nieuwe cursisten worden steeds in CRM aangemaakt

Hoe een cursist aanmaken in CRM vind je terug in je handleiding

Wanneer alle cursisten zijn aangemaakt pas je de status aan naar

‘inschrijvingen afgesloten’

CRM

Gebruik voor CRM best Firefox als browser (Internet Explorer geeft soms

problemen)

Ga naar de website http://crm.rodekruis.be

Log in. Mocht je je gebruikersnaam of wachtwoord vergeten zijn dan

kan u dit hier opvragen

Cursist eveneens inschrijven voor examen

Kies de hoedanigheid van de cursist

Klik op het tabblad ‘examen’ en vink ‘inschrijven voor examen’ aan

Presentielijsten en examenverslagen afdrukken

Vanuit het tabblad ‘inschrijvingen’ kan je, via formulieren afdrukken,

volgende documenten uitprinten :

Aanwezigheidslijsten

Adressenlijsten cursisten

Examenverslagen

Tabblad ‘Aanwezigheden’

Alvorens je aanwezigheden kan ingeven dien je de status aan te

passen naar ‘inschrijvingen afgesloten’.

Duidt aan wie, wanneer aanwezig was.

Pas de status aan tot deze op ‘afgesloten’ staat.

Attesten opleidingen opmaken en uitprinten

Na het afsluiten van de opleiding kan je, via het tabblad inschrijvingen,

attesten uitprinten.

Deze attesten print je uit op attestenpapier, te bestellen via de webshop.

of je kan ook ‘duplicaten’ printen op blanco papier.

Tabblad ‘Resultaten’

Ga naar het examen van de opleiding.

De deelnemers die je hebt ingegeven in de opleiding staan ook in het

examen. Je kan hier eventueel nog cursisten aan toevoegen.

Pas de status aan naar ‘inschrijvingen afgesloten’ en geef de

aanwezigheden in.

Pas de status aan naar ‘aanwezigheden bevestigd’.

Ga naar het tabblad ‘resultaten’.

Tabblad ‘Resultaten’

Klik op het ‘plusteken’ zodat zich een scherm opent waar alle

cursisten zichtbaar zijn.

Geef in of de cursisten geslaagd zijn.

Indien ‘nog niet geslaagd’ dient een motivatie te worden ingevuld.

Attesten – Brevetten – Herexamen

Na het afsluiten van het examen kan de afdeling een aanwezigheids-

attest voor cursus en examen afprinten.

Kan de provinciale zetel de brevetten afprinten.

Cursisten die niet slaagden voor het examen kunnen herexamen

afleggen. Afdelingen kunnen hiervoor een herexamen organiseren. Dit

herexamen dient als een nieuw examen te worden ingebracht in ACT.

LET OP! Je kan nooit een brevet Helper bekomen als je niet geslaagd

ben voor de cursus ‘Eerste Hulp’.

Nog enkele bijkomende opmerkingen

Bewaar regelmatig je gegevens. Weet dat wanneer je iets ziet op het

scherm en je het niet bewaarde, de gegevens niet zijn aangepast.

Volgorde van de lessenschema’s kan niet gewijzigd worden

Voor alle lessen is de regel dat 15 deelnemers een maximum is

Laat de cursisten bij de eerste les een infofiche voor cursisten invullen.

Dit is gemakkelijker om de gegevens in te brengen, te controleren of

aan te passen

Dubbele personen in ACT of CRM steeds melden aan provinciale zetel

Laat op het examen de cursisten nog eens hun gegevens controleren op

het examenverslag

Mocht een bepaalde status bewaard zijn en je wil nog gegevens

wijzigen, geef dan een seintje aan de prov. zetel. Wij zetten deze terug.

Opleiding ‘afgesloten’: ook dan kan je vragen om deze terug open te

zetten om nog wijzigingen aan te brengen.

Opleiding ‘geannuleerd’. Dan dien je alles opnieuw in te brengen.

Brevetten opnieuw printen is uitzonderlijk mogelijk.

De afdeling kan steeds duplicaten van brevetten printen.

Tabblad ‘Facturatie’

Dit is vooral van belang voor de opleidingen in het kader van

Bedrijfseerstehulp.

Meer info kan je terugvinden in de handleiding.

Tabblad ‘Taken’

Voor sommige activiteiten wordt een taak aangemaakt.

Deze kan je terugvinden in het tabblad ‘Taken’

Meer info kan je terugvinden in de handleiding.

Tabblad ‘Statussen’

In dit tabblad kan je zien welke de status van de geopende opleiding is.

Tabblad ‘Notities’

In dit tabblad kan je zelf opmerkingen i.v.m. de opleiding ingeven

Hier kan je eveneens zien wanneer de brevetten en/of attesten

werden opgemaakt door de provinciale zetel.

Tabbladen algemeen ACT

Wanneer je ACT opent krijg je bovenaan volgende tabbladen.Een beschrijving van wat je onder deze tabbladen kan terugvinden en wat je er allemaal kan mee doen, kan je terugvinden in de handleiding.

Bijscholing ACT

Vragen

Ondersteuning vrijwilligers

Op ieder blad in rechterbovenhoek

Helpfunctie in ACT

- welkomstboodschap

- handleiding (vragen en antwoorden)

- probleem melden (= contact opnemen met prov. zetel)

- “over ACT” (versie waarin u werkt)

Tijdens de kantooruren op de provinciale zetel via nummer

Tel. 09 243 46 50

Via mail: rita.mil@rodekruis.be

Zijn er nu nog vragen

????????

Bijscholing ACT

Hopelijk hebben jullie veel geleerd op deze avond?

Bedankt voor jullie aandacht

Kom veilig thuis