HARVARD BUSINESS REVIEW POLSKA poleca

Biuro XXI wieku

Szanowni Państwo,

Porównując zdjęcia Warszawy sprzed dwudziestu lat ze współczesnymi, można odnieść wrażenie, że faktycznie patrzymy na dwa całkowicie różne miasta. W pew-nym sensie to prawda, bo inwestujący w Polsce wielki biznes odmienił oblicze sto-licy nie do poznania. Siedziby polskich oddziałów międzynarodowych spółek wymagały coraz przestronniejszych biur w coraz lepiej zaprojektowanych budyn-kach o coraz wyższym standardzie. Stopniowo identyczny proces można było do-strzec również w innych miastach kraju, na przykład w Krakowie czy Wrocławiu, w których branża usług biznesowych już od kilkunastu lat stymuluje wzrost powierzchni biurowych. Dziś natomiast deweloperzy zaczynają inwestować rów-nież w mniejszych ośrodkach. Wszystkie te i inne procesy sprawiły, że przez lata słowo „biurowiec” niezauważalnie zmieniło znaczenie – zamiast ciężkiego, kanciaste-go i szarego gmachu kojarzy się już niemal natychmiastowo z wysmukłym, szklanym wieżowcem oferującym praktycznie nieograniczone możliwości adaptacji wnętrza.

W naszej publikacji przyglądamy się różnym aspektom rynku powierzchni biuro-wej w Polsce, korzystając z bogatego doświadczenia największych i najważniejszych firm tego sektora. Odwołując się do zróżnicowanych przypadków, przedstawiamy branżę z perspektywy deweloperów, a także firm zajmujących się wynajmem prze-strzeni biurowej oraz jej projektowaniem i wyposażeniem. Wszystkie teksty opar-liśmy na przykładach konkretnych rozwiązań i wdrożeń, z których wynika, że ryn-ku biurowego w Polsce nie da się sprowadzić tylko do liczby metrów kwadratowych. W „Biurze XXI wieku” coraz większą rolę odgrywają takie kwestie, jak: oryginal-ny projekt budynku, łatwość i zróżnicowanie sposobów dojazdu, elastyczność aran-żacji i otwartość na różne style pracy. Wiele wskazuje, że te tendencje się utrzymają, co niewątpliwie wpłynie na rzeczywistość, w jakiej funkcjonują nie tylko architek-ci i deweloperzy.

Polecam Państwu nasze kompendium wiedzy na temat nieruchomości biurowych w Polsce, życząc przyjemnej oraz inspirującej lektury.

Mateusz Żurawik, redaktor prowadzący

Arkadiusz Rudzki | dyrektor zarządzający Skanska Property Poland | Prenumerata #P0165648

REKLAMA WŁASNA WYDAWCY

Czytam HarvardBiznes to nieustanne, dynamiczne zmiany. Żyjemy w dobie nowych technologii, zmieniających się oczekiwań klientów i pracowników młodego pokolenia. Aby lepiej i efektywniej zarządzać firmą, powinniśmy nieustannie szukać inspiracji.

„Harvard Business Review Polska” jest znakomitym źródłem informacji o nowych trendach w zarządzaniu i doświadczeniach liderów biznesu. Polecam go każdemu, kto chce podnosić swoje kwalifikacje i poszerzać wiedzę.

Jak ograniczyć stratę czasu w biurze

Hałas stanowi główne źródło dyskomfortu dla wielu pracowników biurowych. Nadmiar rozpraszających dźwięków w biurze może również negatywnie wpływać na funkcjonowanie całej firmy.

Od wynajmu do umeblowania

Na wejście firmy KMD do nowej siedziby patrzymy z podwójnej perspektywy – dewelopera i firmy odpowiedzialnej za aranżację wnętrza. To studium przypadku dowodzi, że dzięki owocnej współpracy z zaangażowanymi stronami można stworzyć idealnie dopasowane biuro.

Skrajna innowacja

Biurowiec The Edge w Amsterdamie jest najbardziej zrównoważonym biurowcem świata. Ciekawą architekturę umiejętnie podkreślają najnowocześniejsze systemy oświetleniowe stworzone przez firmę Philips.

Fit-out dla wymagających

Za nowymi trendami w aranżacji przestrzeni do pracy trudno nadążyć. O wykraczaniu poza utarte schematy w urządzaniu biura opowiadają przedstawicielki firmy Reesco.

Biuro klasy premium

Dzisiejsze biuro dla wymagającego najemcy to również szereg czynników sprawiających, że przestrzeń do pracy staje się przyjazna dla jej użytkowników oraz najbliższego sąsiedztwa. Przykładem takich rozwiązań są budynki firmy Skanska.

Przyjazne biura

Polski rynek nieruchomości staje się coraz bardziej dojrzały, a najemcy oczekują, że ich siedziby będą przede wszystkim elastyczne. O nowych tendencjach na rynku powierzchni biurowej opowiada prezes firmy Vastint.

Najem w restrukturyzacji

Od 2016 roku obowiązuje nowa ustawa „Prawo restrukturyzacyjne”. Wprowadza ona instrumenty umożliwiające restrukturyzację oraz przywrócenie zdolności do wykonywania zobowiązań przez niewypłacalnego lub zagrożonego niewypłacalnością dłużnika. Wyjaśniamy zawiłości nowych przepisów.

Jak stworzyć biuro na miarę XXI wieku. Debata redakcyjna

Błyskawiczny rozwój rynku powierzchni biurowej to rezultat zainteresowania firm inwestycjami w Polsce. Dla deweloperów oraz firm zajmujących się aranżacją przestrzeni oznacza to coraz intensywniejszą konkurencję.

Kto odnajdzie się w elastycznym biurze

Nowa formuła przestrzeni biurowej oznacza, że pracownik może liczyć na coraz więcej udogodnień. Jednak elastyczność nowej przestrzeni do pracy wcale nie musi wszystkim się spodobać.

BIURO XXI WIEKU

16

12

6

Management 2016™ RE

KLAM

A W

ŁASN

A W

YDAW

CY

Wybierz uznany program rozwoju menedżerów, który szybko przekłada się na efektywność zarządzanych przez nich firm:

OPTYMALNA FORMUŁA12 sesji, 2 dni szkoleniowe w miesiącu

oraz możliwość „odrabiania zajęć” sprawiają, że program idealnie wpisuje

się w potrzeby menedżerów, którzy cenią swój czas.

PROGRAM NA POZIOMIE MBAPewna wiedza biznesowa, światowe

trendy zarządzania, a do tego maksymalnie praktyczne podejście, gwarantują natychmiastowe wyniki.

KONSULTACJE Z WYKŁADOWCAMI

Nowego spojrzenie na wyzwania firmy umożliwia wypracowanie indywidualnych

rozwiązań na najwyższym poziomie.

NOWOCZESNE METODY ROZWIJANIA KOMPETENCJIDzięki pracy metodą warsztatową

uczestnicy poznają rozwiązania, które po wdrożeniu w firmie przynoszą konkretne

wyniki biznesowe.

ROCZNY DOSTĘP DO PORTALU WIEDZY

Filarem portalu są unikalne nagrania z udziałem największych światowych

autorytetów zarządzania, m.in. profesorów Harvard Business School.

POLSKIE STUDIA PRZYPADKÓWDostarczamy najwięcej polskich case’ów

biznesowych w kraju i jako jedyni wykorzystujemy studia przypadków

Harvard Business School.

UNIKALNA GWARANCJA JAKOŚCI

Oferujemy całkowity zwrot kosztów uczestnictwa, jeśli po 2 pierwszych

sesjach uczestnik uzna, że program nie odpowiada jego potrzebom.

PRESTIŻOWY DYPLOMPo ukończeniu programu uczestnik

otrzymuje prestiżowy certyfikat. W obecnej chwili może się nim pochwalić ponad 5000 menedżerów z całej Polski.

Już dziś zgłoś udział w programie!

Powered by

„HARVARD BUSINESS REVIEW POLSKA” REKOMENDUJE

Zarezerwuj miejsce przez stronę szkolenia.ican.pl, zadzwoń pod 22 250 11 44 lub napisz do nas na szkolenia@ican.pl.

6 Biuro XXI wieku

Rynek powierzchni biurowej rozwija się niezwykle dynamicznie w znacznym stopniu dzięki korzystnej koniunkturze, co przekłada się na dużą liczbę firm inwestujących w Polsce. Aby odnaleźć się na rynku, deweloperzy oraz firmy zajmujące się aranżacją przestrzeni muszą coraz intensywniej rywalizować jakością.

Jak stworzyć biuro na miarę XXI wieku

Piotr Szymczak: Czytelnicy „Harvard Business Review Polska” wielokrotnie wskazywali miejsce pracy jako kluczowy element prowadzenia bizne-su. Warszawa jest obecnie w pierwszej piątce europejskich stolic pod względem powstającej powierzchni biurowej. Skąd takie zainteresowanie polskim rynkiem i jak oceniają państwo potencjał warszawskiego rynku?Mikołaj Sznajder: Obserwujemy zwiększone zain-teresowanie inwestorów Polską w ogóle, a nie tylko Warszawą. Do naszego kraju trafiają coraz bardziej zaawansowane procesy i technologie napędzające za-interesowanie takimi miastami, jak: Warszawa, Kra-ków, Katowice czy Wrocław. Powierzchni biurowej

przybywa też w mniejszych mia-stach, takich jak: Bydgoszcz, Toruń, Lublin.

Piotr Szymczak: Ubiegły rok czę-sto jest określany jako wyjątkowy dla rynku powierzchni biurowej. Co na to wpłynęło?Agnieszka Krawczyk-Rogowska: Zdecydowanie ubiegły rok był wy-jątkowy. W Warszawie wynajętych było 800 tysięcy mkw., co potwier-dza, że stolica jest wiodącym ośrodkiem w kraju. Muszę jednak potwierdzić, że w miastach regio-nalnych popyt również jest bardzo wysoki (w ubiegłym roku wynaję-to w nich ponad 600 tysięcy mkw.). Centra usług biznesowych w regio-nach wynajęły ponad 80% naszej powierzchni. Zauważamy również, że istniejące centra usług powięk-szają powierzchnię, a na rynek cały czas wchodzą nowi gracze. Zarów-no na rynek warszawski, jak i re-gionalny patrzymy z optymizmem.

Piotr Szymczak: Jak wysoki jest obecnie odsetek pustosta-nów na rynku warszawskim i co można z niego wyczytać na temat obecnej koniunktury?

Mikołaj Sznajder: Ubiegłoroczny odsetek pustostanów był najwięk-szym koszmarem deweloperów, ponieważ w połowie roku wszyst-kie prognozy mówiły o 4,7 miliona mkw. powierzchni biurowej w War-szawie, a równocześnie przewidy-wano około 16% wolnej powierzch-ni, co oznaczałoby, że w Warszawie

„od ręki” byłoby dostępnych około 750 tysięcy mkw. Tymczasem zeszły rok zakończyliśmy współ-czynnikiem 12,3%. Dla porówna-nia w połowie roku wskaźnik pu-stostanów wynosił około 14,1%, a jego spadek do 12,3% był skut-kiem zawarcia rekordowej licz-by transakcji. Podpisano umowy najmu na ponad 800 tysięcy mkw. Jednocześnie obecnie realizowa-ne projekty zwiększą powierzch-nię biurową w Warszawie o dalsze 650 tysięcy mkw..

Piotr Szymczak: Czy Warszawę nadal będzie można określić jako rynek najemcy? W jaki spo-sób obecna koniunktura wpłynie na poziomy czynszów?Mikołaj Sznajder: Czynsze ofer-towe najprawdopodobniej utrzy-mają się na stabilnym poziomie,

natomiast najemcy cały czas nego-cjują, co wpływa na rynek. Kiedyś najemca był zwolniony z czynszu przez pięć miesięcy przy pięciolet-nim kontrakcie. Dziś mówimy śred-nio o dziewięciu miesiącach przy pięcioletnim kontrakcie. Coraz bardziej konkurencyjne stają się też standardy wykończenia budyn-ku, a pamiętajmy, że są to zaoszczę-dzone pieniądze najemcy. Jedno-cześnie kwota oferowana przez deweloperów na wykończenie powierzchni jest znacząco wyższa niż 3–4 lata temu. Coraz częściej spotykamy się z ofertami biur już w bardzo wysokim standardzie.

Piotr Szymczak: Przejdźmy teraz do czynników wyboru wpływa-jących na poszczególne decyzje podejmowane przez firmę planu-jącą zmianę biura. Które z nich mają największe znaczenie?Anna Czerwińska: Zadaliśmy sobie pytanie, jak przyciągnąć pracowni-ków do biura. Podstawowa okaza-ła się kwestia dojazdu. Poprzez naszą ośmiomiesięczną przygodę na Służewcu zdaliśmy sobie sprawę, że ta lokalizacja to nie będzie dobry wybór. Mieliśmy ogromny problem ZD

JĘC

IE N

A P

OP

RZE

DN

IEJ

STR

ON

IE: S

HU

TTE

RST

OC

K

W debacie wzięli udział:

Anna Czerwińska, Project Manager, KMD Poland

Beata Osiecka, prezes zarządu Kinnarps Polska

Agnieszka Krawczyk-

-Rogowska, menedżer wy-najmu, region centralny, Skanska Property Poland

Magda Szubert, Concept Deve-loper, Ecophon Saint-Gobain

Mikołaj Sznajder, Associate Director w dziale powierzchni biu-rowych CBRE

Moderator:

Piotr Szymczak, HBRP

Biuro XXI wieku8

z parkowaniem, z poruszaniem się i w związku z tym postanowiliśmy poszukać czegoś na obrzeżach cen-trum. Z pomocą agencji znaleźli-śmy biuro, które ma fantastyczny dojazd i lokalizację oraz połączenie wszystkimi możliwymi środkami komunikacji.

Piotr Szymczak: Rola biura się zmienia. Pojawiają się nośne hasła w rodzaju activity based workplace czy smart office. Co one właściwie oznaczają?Agnieszka Krawczyk-Rogowska: W 2014 roku przeprowadziliśmy się do nowego biura zaaranżowanego zgodnie z zasadami activity based workplace. Wcześniej przeprowa-dziliśmy badania, które pokazały, że tak naprawdę nie spędzamy tak wiele czasu przy biurkach. Zamiast tego uczestniczymy w spotkaniach, odbywamy burze mózgów, przepro-wadzamy dyskusje nad konkretny-mi projektami. Czasem też pracuje-my u klienta lub w domu. Te analizy pozwoliły na takie zaprojektowa-nie przestrzeni, w której ludzie mogą na przykład usiąść w miej-scu pracy cichej. Przy obłożeniu po-nad 80 osób w biurze mamy około

50 biurek, więc ten współczynnik jest dużo niższy niż 100%. Mamy też miejsca pracy kreatywnej, gdzie w przyjaznych, kolorowych prze-strzeniach możemy się spotkać, przedyskutować bieżące sprawy. Mamy również przestrzenie pracy skupionej, bo pracując w biurze open space, bardzo potrzeba ta-kiego miejsca, w którym można się na chwilę wyciszyć, odciąć od bodź-ców zewnętrznych. Dysponujemy też miejscami, w których pracow-nicy mają czas na relaks, a więc – w naszym przypadku – piłkarzyki i salę fitness, w której trenujemy pilates lub cross fit.

Beata Osiecka: Zajmujemy się te-matyką activity based workplace od kilku lat. W wydaniu każdej fir-my jej wykorzystanie wygląda nie-co inaczej. Pozornie mogłoby się wydawać, że jest to nowy standard. Tymczasem teraz standardem jest tak naprawdę brak określonego standardu. Nie można narzucić fir-mie, jak ma pracować w przyszłości. Raczej to firma określa, jak będzie pracować. Bardzo charaktery-styczna jest też nazwa. Początkowo activity based working polegało

głównie na zachęcaniu pracowni-ków do zmiany miejsca pracy w za-leżności od wykonywanych zadań. Dzisiaj mówimy, że pracownicy zmieniają miejsce nie tylko zależ-nie od zajęcia, ale nawet od nasta-wienia w danym dniu. Przyzwole-nie na to jest związane z kulturą organizacyjną danej firmy. Mamy bardzo różnych klientów, na róż-nym poziomie rozwoju kultury organizacyjnej. Są tacy o typowym, tradycyjnym podejściu do miejsc pracy, powiedziałabym, że jest ich mniej więcej połowa. Są też firmy, które chcą coś zmienić, ale nie wie-dzą, jak, i trzeba im pomóc w pro-cesie zmiany. Wreszcie są klienci bardzo świadomi, którzy przetesto-wali część rozwiązań i zaangażowa-li się bardzo w projektową stronę procesu. Wówczas nasza rola ogra-nicza się tylko do wspomagania ich w tym procesie.

Piotr Szymczak: Dlaczego firmy nie korzystają z dobrodziejstwa nowych trendów, wiedząc, że mogą dzięki nim zwiększyć efektywność pracy zespołowej?Beata Osiecka: Niektóre organi-zacje ze względu na wykonywane

9Biuro XXI wieku

funkcje nie bardzo nadają się do pełnego zastosowania tych wszystkich rozwiązań i korzystają tylko z niewielkiej ich części. Każ-dy przypadek jest inny i trzeba próbować edukować rynek. Robimy to od wielu lat, ale nie każda orga-nizacja potrzebuje tego typu no-wych rozwiązań. W tym celu pub-likujemy kolejne raporty trendów, które pomagają znaleźć odpowiedź na pytania, jak będziemy praco-wać w najbliższej przyszłości.

Magda Szubert: Nowoczesne środowiska pracy stają się coraz bardziej popularne i nawet gdy nie przybierają formy standardo-wego activity based workplace, to na pewno klasyczne biura open space powoli odchodzą w prze-szłość. Zastępują je bardziej zróż-nicowane przestrzenie, w których mamy różne pomieszczenia i miej-sca przeznaczone do wykonywa-nia różnych czynności.

Największa praca wiąże się z analizą funkcjonowania biura. Nasze doświadczenie i badania międzynarodowe pokazują, że bar-dzo często podczas tej analizy nie docenia się czasu, który pra-cownicy potrzebują na koncentra-cję. Z tego powodu przeznacza się zbyt mało przestrzeni na tradycyj-ne miejsca pracy albo przygotowu-je się ją nieodpowiednio. Brakuje tam odpowiednich materiałów dźwiękochłonnych sprawiających, że ludzie nie będą sobie nawzajem przeszkadzać. Miejsca pracy trady-cyjnej się kurczą. Jednocześnie co-raz częściej umieszcza się je w po-bliżu miejsca spotkań, co oznacza, że rozmawiający tam ludzie prze-szkadzają tym, którzy pracują w sposób tradycyjny. Jednocześ-nie mamy miejsca przeznaczone do pracy w koncentracji, ale naj-częściej okazuje się, że właśnie ich jest za mało. Fakty, o których mó-wię, mają poparcie w badaniach przeprowadzonych w Holandii,

skąd pochodzi koncepcja activity based workplace. Wynika z nich, że procent czasu poświęconego na pracę samodzielną w koncentra-cji jest w firmach zaniżony co naj-mniej o 30%. Przeprowadzono też badanie w firmie, w której faktycz-nie funkcjonowała koncepcja acti-vity based workplace przynajmniej od pięciu lat. Okazało się, że proble-my klasycznych biurach open space występują również tam. Pracow-nicy byli najbardziej niezadowoleni z braku prywatności. Nie można zapominać, że w biurze chodzi o zwiększenie naszej efektywności i spełnienie podstawowych potrzeb pracowników. Oznacza to, że muszą mieć możliwość skupienia się na pracy oraz komunikowania ze sobą bez przeszkód. Balans między komunikacją a koncentracją jest kluczem do sukcesu.

Piotr Szymczak: Jak wygląda zarządzanie zmianą przestrzeni do pracy? Jak bezboleśnie przejść z gabinetu do open space’u?Magda Szubert: To bolesny pro-ces. Zajmując się podobnymi zmia-nami, zwracamy uwagę na komu-nikację tego, co pracodawca zrobił, aby zniwelować wady. Pomagamy wypracować tzw. etykietę zacho-wania, która jest bardzo ważna i je-śli jest umiejętnie przygotowana wraz z użytkownikami, faktycznie działa. Możemy jak najlepiej przy-gotować wnętrze, zadbać o aku-stykę, ale wpływ na nią mają tak-że pracownicy. Jeżeli będą krzyczeć do siebie przez kilka rzędów biurek czy zostawiać telefony na biurku, to sami będą zakłócać pracę.

Beata Osiecka: Do zarządzania zmianą potrzebny jest przede wszystkim czas. Dziś nie wystarczą już dwa miesiące przed przepro-wadzką na stwierdzenie, jak biuro ma wyglądać. Czasami ten proces badawczy rozpoczyna się, zanim klient zaczyna szukać powierzchni

biurowej. Mamy takich klientów, z którymi pracujemy trzy lata przed planowaną przeprowadzką. Konieczne jest też zaangażowa-nie zarządu klienta, bo bez wspar-cia z góry procesy zarządzania zmianą nie będą funkcjonować. Jest też wewnętrzna odpowiedzial-ność klienta, żeby stworzyć taki ze-spół, który od strony komunikacji będzie wspierał wewnętrznie ten proces. Możemy tylko wspomóc aplikacjami, konsultacjami, bada-niami, warsztatami, ale odpowie-dzialność i świadomość są po stro-nie klienta.

Agnieszka Krawczyk-Rogowska: W kolejnym etapie ważne jest słu-chanie opinii osób, które już pracu-ją w tej przestrzeni. Biuro powin-no być żywe, bo ludzie codziennie wykonują w nim jakieś czynno-ści, różne zadania, które z czasem się zmieniają. Musimy być przy-gotowani, by biuro dawało możli-wość późniejszego wprowadzenia zmian. Wprowadzając u nas acti-vity based workplace, mieliśmy szansę popracowania przez jakiś czas w tej przestrzeni, zebrania ko-mentarzy i wprowadzenia uspraw-nień. Dla osób, które przeszły zmia-nę, jest ważne, by ktoś z zarządu ich słuchał.

Beata Osiecka: Ten etap nazywa-my współtworzeniem. To jest trend uświadamiający nam, jak bar-dzo zmienił się styl zarządza-nia – od totalitarnego po konsul-tacyjne podejmowanie decyzji, co widzimy też w procesie wy-posażania biur. Współtworzenie jest fantastycznym narzędziem dla firm, pozwalającym na anga-żowanie ludzi w zmianę, w podno-szenie motywacji, zaangażowa-nia pracowniczego.

Piotr Szymczak: Państwa pracow-nicy byli zaangażowani w proces nazywania sal konferencyjnych, ZD

JĘC

IA U

CZE

STN

IKÓ

W D

EB

ATY:

MAR

EK

KOW

ALC

ZYK

Biuro XXI wieku10

aby poczuli większe zaangażo-wanie. Czy to doświadczenie faktycznie procentuje?Anna Czerwińska: Zależało nam, aby pracownicy mogli odnaleźć po-szczególne sale. Z drugiej strony nie chcieliśmy inwestować ogrom-nych pieniędzy w ekrany multi-medialne porozwieszane po całym biurze, które będą pokazywały wyłącznie rozlokowanie sal kon-ferencyjnych. Zrobiliśmy konkurs na nazwę sal konferencyjnych na drugim piętrze, które korespon-dowałyby z poprzednimi. Na czwar-tym piętrze sale zyskały nazwy stolic europejskich, a na trzecim – nazwy państw, na drugim nato-miast – to kolejne miasta ważne dla danego państwa. Jeżeli więc ktoś powie: „spotkamy się w Barce-lonie”, to świadomy pracownik wie, że to jest drugie piętro. Dodatkowo rozłożyliśmy to geograficznie i je-żeli stanie się frontem do północy, to wiadomo, gdzie będziemy szu-kać Barcelony.

Piotr Szymczak: Mówi się cza-sem, że biuro może przyciągać talenty. Czy państwa zdaniem miejsce pracy jest istotne z punktu widzenia potencjalnego pracownika?Anna Czerwińska: Biuro na pew-no przyciąga, ale z drugiej strony świadomi pracownicy wiedzą, cze-go mogą wymagać. Natomiast świa-domy zarząd wie, co pracownikom zapewnić: przede wszystkim ergo-nomię i dużo przestrzeni. Dla każ-dego liczy się też zdrowie. Stąd in-westycja w zakup dobrego sprzętu: biurek z elewatorami, które po-zwalają na pracę stojącą, siedzącą i dostosowaną do wzrostu czy wagi pracownika.

Magda Szubert: Warunki w biu-rze przekładają się nie tylko na wydajność czy satysfakcję, pracę pracowników, ale też na ich samo-poczucie po wyjściu z pracy. Mówi

się, że nowoczesne miejsca pracy coraz bardziej mają służyć temu, żeby pracownik efektywniej wy-korzystywał czas w swoim czasie prywatnym.

Agnieszka Krawczyk-Rogowska: Obecnie około 80% osób przycho-dzących na rozmowę o pracę chęt-nie zobaczyłoby swoje biurko. To przecież miejsce, w którym spę-dzamy większą część dnia. Mene-dżerowie zwracają również uwagę na dostęp do transportu publiczne-go, by ułatwić pracownikom dojazd do pracy.

Piotr Szymczak: Czy można wskazać jedną kluczową cechę, która państwa zdaniem charak-teryzuje dobre biuro?Mikołaj Sznajder: Z naszych badań wynika, że najważniejsze dla pra-cowników są: dostęp do światła dziennego, możliwość kontroli oto-czenia – na przykład klimatyzacji, wentylacji – możliwość zjedzenia własnego posiłku oraz transport publiczny. Komunikacja jest cechą, która w naszych badaniach okazała się wyjątkowo potrzebna. Praktycz-nie w ogóle natomiast pracownicy nie zwracają uwagi na przestrzeń zieloną wokół budynku oraz miej-sca postojowe na rowery. Oczywi-ście były doceniane przez grupy, które z tego korzystają, ale w ska-li procentowej to były jednocyfro-we wyniki. Dla porównania, dostęp

do światła dziennego, klimatyzacji stanowiły 90%.

Magda Szubert: Dodałabym do tej listy hałas, bo z różnych badań wy-nika, że 49% pracowników w Pol-sce wskazuje hałas jako czynnik najbardziej przeszkadzający w pra-cy. Według mnie, biuro, do które-go ludzie będą chętniej przychodzić, to miejsce utrzymujące równowagę między różnymi potrzebami – kon-centracji i komunikacji.

Beata Osiecka: Z naszego punktu widzenia zdecydowanie ważna jest lokalizacja. Chodzi głównie o czas, jaki poświęcamy na dojazd do pra-cy i powrót do domu. Druga kwestia to przyjazność, a więc to, czy lubimy przychodzić do biura i czy dobrze na nas wpływa. W tym obszarze ważna jest także ergonomia – z na-szych ostatnich badań wynika, że aż 84% pracowników woli roz-wiązania ergonomiczne niż tyl-ko atrakcyjne wizualnie. Dodam, że dla trzech z czterech respon-dentów przyjazne, ergonomiczne biuro jest czynnikiem wpływają-cym na poziom zadowolenia z pra-cy, w równym stopniu jak poziom zarobków oraz elastyczne godzi-ny pracy. Trzecia rzecz to kwestia możliwości wpływu na wygląd biu-ra, która działa zdecydowanie mo-tywująco. Pracownicy coraz częś-ciej chcą współtworzyć swoje przyszłe miejsce pracy.  #

Nowoczesne środowiska pracy stają się coraz popularniejsze i nawet gdy nie przybierają formy activity based workplace, to na pewno klasyczne biura open space powoli odchodzą w przeszłość.

11Biuro XXI wieku

CBRE SPRAWDZIŁO, jakie wymaga-nia stawiają przestrzeni biurowej jej bezpośredni użytkownicy i jak postrzegają poszczególne środowi-ska pracy. Przeprowadziliśmy ba-danie wśród niemal 500 pracowni-ków biurowych pełniących różne role w wielu sektorach działalno-ści. Pokazując wyniki tej ankiety, chcieliśmy złamać pewne stereo-typy dotyczące środowiska pracy i jego postrzegania.

Ankietowani zostali poprosze-ni o wypowiedzenie się na temat trzech układów biur. O ile cechy biura typu open space oraz gabine-towego są powszechnie znane, to pojęcie elastycznego biura może wywoływać wiele pytań. Żeby przy-bliżyć tę koncepcję, należy prze-de wszystkim zaznaczyć, że nie ma jednej standardowej wersji biura elastycznego – dostosowuje się tę koncepcję do każdej organizacji,

tak by spełniała konkretne wy-magania. Wspólny jest z reguły brak wyznaczonych i przypisanych miejsc pracy oraz mniejszy współ-czynnik standardowych stanowisk pracy niż pracowników – zazwyczaj na każdych pięciu pracowników przypadają trzy do czterech miejsc pracy. Taki współczynnik jest wyni-kiem uprzednich badań – w naszym warszawskim biurze CBRE, zanim dokonaliśmy zmiany, sprawdzi-liśmy, w jakim stopniu są obłożo-ne stanowiska pracy. Okazało się, że w pracy przy swoich stanowi-skach znajduje się maksymalnie 70% pracowników. Powierzchnię zajmowaną przez pozostałe 30% miejsc pracy można by wykorzy-stać w zupełnie inny sposób. Dzięki ograniczeniu typowych stanowisk pracy w obecnym biurze mamy znacznie więcej pokojów spotkań, pomieszczeń do tzw. cichej pracy,

w których można pracować w dniach wymagających większego skupie-nia, oraz powierzchni, gdzie może-my się relaksować, usiąść z kawą na kanapie i porozmawiać w mniej formalnych okolicznościach.

Elastyczne biuro z reguły charakteryzuje również polity-ka czystych biurek. Ponieważ pra-cownik każdego dnia może sie-dzieć w innym miejscu, jego rzeczy nie mogą zostać na biurku, przy którym uprzednio siedział. W tym celu w biurze umieszcza się sza-fy lub zamykane szafeczki na rze-czy osobiste, dzięki którym po za-kończeniu pracy stanowisko jest gotowe do zajęcia przez innego pracownika.

Brak tu też wyraźnych podzia-łów na departamenty – pracownik jednego dnia czy tygodnia może siedzieć obok pracownika z innego działu, z którym realizuje wspólny

Kto odnajdzie się w elastycznym biurzeCzasy, w których pracownik biurowy musiał walczyć z niesprzyjającymi warunkami, minęły. Coraz częściej słyszymy opinie, że to miejsce pracy ma spełniać wymagania pracownika, a nie odwrotnie.

Joanna Mroczek, dyrektor Działu Badań Rynku i Marketingu, CBRE Polska

Biuro XXI wieku12

projekt. Następnego dnia może siedzieć już w zupełnie innym miejscu biura.

Młodsi chcą gabinetówLęk przed nieznanym, szeroko opi-sywany w psychologii, wyraźnie był widoczny w odpowiedziach na py-tanie dotyczące chęci wykonywa-nia pracy w danym typie biura. Poproszono ankietowanych o okre-ślenie chęci pracy w biurze gabine-towym, w układzie open space oraz w elastycznym biurze oraz poda-nie informacji, czy pracowali w ta-kich miejscach. Wyniki mówią jasno, że wraz z doświadczeniem pracy w danym typie biura rosła też chęć do pracy w nim. Odpowie-dzi ankietowanych były zgodne tylko w przypadku biur gabineto-wych – wynika to z faktu, że jest to dość dobrze zakodowany w świa-domości system przestrzeni i nawet

nie pracując wcześniej w gabine-cie, jesteśmy w stanie łatwo sobie taką sytuację wyobrazić. Biura typu open space oraz elastyczne zostały pozytywnie ocenione je-dynie przez osoby, które pracowa-ły w takich układach. Trend od-powiedzi jest wyraźnie odwrotny przy pytaniu o biura open space oraz elastyczne – opinie diametral-nie się różnią w zależności od do-świadczenia. Co z tego wynika? Na pewno to, że nie należy się bać zmian, a nowe może jednak ozna-czać lepsze.

Na uwagę zasługuje też, że w roz-różnionych przez nas grupach sta-nowisk (stażystów, specjalistów i menedżerów) podobna liczba osób ma doświadczenie pracy w biurze elastycznym (między 23% a 43%). Natomiast wśród stażystów, z któ-rych niemal 90% reprezentuje po-kolenie Z urodzone po 1990 roku,

było najmniej ankietowanych po-zytywnie nastawionych do elastycz-nych biur.

Elastycznie, czyli kreatywnieZbadaliśmy też, jak środowisko pra-cy wspiera pracowników w wyko-nywaniu codziennych obowiązków. Firmy – w zależności od rodzaju działalności – kładą nacisk na róż-ne aspekty i cechy biura. Na pod-stawie odpowiedzi ankietowanych przeprowadziliśmy ranking w kil-ku kategoriach. Na podium stanę-ły wspomniane wcześniej układy biur, między innymi w kategoriach wspierania kreatywności, kontroli nad środowiskiem pracy oraz chę-ci do pracy. Odpowiedzi pokaza-ły, że biurem, które daje największe poczucie kontroli nad środowi-skiem pracy, jest biuro gabinetowe, w najmniejszym stopniu natomiast ZD

JĘC

IE: J

AN K

ARO

L G

OŁĘ

BIE

WS

KI

13Biuro XXI wieku

biuro typu open space. Z kolei ela-styczne biuro zostało uznane jako najmocniej wspierające chęć do pracy oraz kreatywność. Oka-zuje się, że biura elastyczne są naj-bardziej podatne na stereotypy i że chęć pracy w takim środowi-sku oraz produktywność wzra-stają w zależności od doświadcze-nia pracy w takim układzie biura. Pragnąc poznać opinie pracowni-ków na temat środowiska pracy, postanowiliśmy również zbadać istotność poszczególnych aspek-tów miejsca pracy niezależnie od typu biura. W tym celu spraw-dziliśmy, jak takie elementy jak dostęp do transportu publicznego czy kuchnia w biurze są postrzega-ne przez pryzmat stanowiska zaj-mowanego w firmie. Okazało się, że zarówno stażyści, jak i specjali-ści oraz menedżerowie jako najważ-niejszy aspekt miejsca pracy uzna-ją dostęp do światła dziennego oraz możliwość kontroli nad oto-czeniem (temperatura, wilgotność).

Lęk przed nieznanymWyniki pokazują, że dla pracowni-ków najistotniejsza jest możliwość sterowania otoczeniem w celu dostosowania go do swoich potrzeb. Jako równie istotna wskazana zo-stała możliwość dojazdu do biura transportem publicznym – w bar-dzo zbliżonym stopniu przez staży-stów, jak i przez kadrę kierowniczą. Natomiast cechy reprezentacyjne budynku, takie jak lobby recepcyj-ne, okazały się istotne dla prawie połowy ankietowanych stażystów i tylko 20% menedżerów.

Postrzeganie miejsca pracy wiąże się z istnieniem wielu stereo-typów. Jedna z dwóch głównych grup uprzedzeń dotyczy tendencji do faworyzowania znajomej rze-czy, nawet jeśli niedoskonałej, w stosunku do czegoś nieznanego, co może okazać się lepszym rozwią-zaniem – pokazały to odpowiedzi na pytania dotyczące postrzegania

Czy chciałbyś pracować w poniższych środowiskach pracy?

Pracowałem w takim biurzeNie pracowałem w takim biurze

45%40%35%30%20% 25%

Biuro gabinetowe

Zdecydowanie nie

Raczej nie

Trudno powiedzieć

Zdecydowanie tak

Raczej tak

15%10%5%0%

Układ open space

Zdecydowanie nie

Raczej nie

Trudno powiedzieć

Zdecydowanie tak

Raczej tak

45%40%35%30%25%20%15%10%5%0%

Biuro elastyczne

Zdecydowanie nie

Raczej nie

Trudno powiedzieć

Zdecydowanie tak

Raczej tak

45%35%30%25%20%15% 40%10%5%0%

Biuro XXI wieku14

Aby zminimalizować negatywne konsekwencje takiej zmiany, proponujemy podjąć pewne działa-nia, takie jak: • zidentyfikowanie aspektów obecnego biura stanowiących problem dla pracowników; • zaangażowanie pracowników w prace koncepcyjne, w wybór materiałów, kolorów czy mebli; • odwiedzanie innych biur, w których z sukcesem wdrożone zostały rozważane rozwiązania; • przeprowadzenie badania satys-fakcji po zmianie biura oraz wspól-na analiza jego wyników.

Niewątpliwie jeśli firma decy-duje się na zmianę sposobu układu i organizacji biura, istotne jest rów-nież holistyczne podejście do takiej zmiany.  #

biurowe. Kluczem jest natomiast rozpoznanie czynników, które od-powiednio wesprą daną działalność. Trudno wyobrazić sobie kancela-rię prawniczą funkcjonującą w biu-rze typu open space, tak samo jak pomyśleć o pracy agencji reklamo-wej czy call center w układzie gabi-netowym. Wszędzie jednak można zastosować elementy elastycznego biura, które pomogą jak najbardziej efektywnie wykorzystać zajmowa-ną przestrzeń.

Niewielu z nas skłonnych jest zaakceptować nową sytuację bez żadnych wątpliwości. Jeśli reorga-nizacja biura nastąpi bez akceptacji pracowników, może skutkować rosnącym niezadowoleniem, które w rezultacie może przełożyć się na spadek produktywności.

typów biur. Co więcej, z uwagi na przewidywalność uprzedzenia dotyczące biur gabinetowych są znacznie mniejsze niż w stosunku do biur elastycznych, które nie dość, że są relatywnie nowszą koncep-cją pracy, to w zależności od rodza-ju działalności firmy jak kameleon przybierają inną formę, dopasowu-jąc się do określonych potrzeb.

Wśród wniosków płynących z przeprowadzonej przez nas an-kiety na wyróżnienie zasługuje jeszcze jeden, który może za-brzmieć jak truizm, ale warto go podkreślić. Nie ma jednego, uni-wersalnego rozwiązania biurowe-go, które pasowałoby do każdej or-ganizacji. Tak jak różne są profile działalności i wymogi firm, tak róż-ne są style pracy i przestrzenie

Badania przeprowadzone przez warszawski oddział CBRE były zainspirowane tymi, które od kilku lat CBRE prze-prowadza dla całego regionu EMEA, w tym również Polski. Tam jednak ankietowane są osoby decyzyjne w kwe-stiach wyboru lokalizacji w ponad 200 firmach. Jed-nym z najważniejszych pytań, jakie zadano ankietowanym, było określenie kluczowych czynników wpływających na podjęcie decyzji o lokali-zacji biura. Najistotniejszym czynnikiem okazują się koszty najmu, jednak wskazało je niemal 10% mniej ankieto-wanych niż w poprzednim roku. Wśród najważniejszych wymieniono również moż-liwość dostępu do nowych rynków i nowych klientów,

jakość samej lokalizacji pod względem dostępności usług oraz infrastruktury oraz fakt, czy powierzchnia w danym budynku w ogóle jest dostępna.

Wśród odpowiedzi poja-wił się jeszcze jeden aspekt, który od pierwszej edycji badań kilka lat temu nie pojawił się w ogóle. Jako reperkusja ostatnich wydarzeń politycz-nych, zarówno w skali makro, jak i mikro, 10% ankieto-wanych w całym regionie EMEA (Europa, Bliski Wschód i Afryka) wskazało stabilność polityczną jako czynnik sto-jący za decyzją o lokalizacji siedziby firmy. Dla porówna-nia, takie aspekty jak jakość środowiska czy granty rzą-dowe były wskazane jako istotne przez odpowiednio

2% i 7% ankietowanych. Jednocześnie jedynie 22% firm zamierza w najbliższych dwóch latach zmniejszyć portfolio w krajach Europy Centralnej i Wschodniej. 29% ankietowanych firm planuje rozszerzenie działal-ności w tym regionie, a 48% nie planuje żadnych zmian. Regionami, w których działal-ność ankietowanych firm stoi pod znakiem zapytania, są Europa Wschodnia (48% z nich zamierza zmniejszyć portfo-lio) oraz Afryka Subsaharyjska, gdzie firmy (aż 60%) nie podej-mują żadnych długofalowych planów dotyczących swoich operacji. Na drugim biegunie są Azja Południowo-Wschod-nia, Chiny i Indie, gdzie ponad 40% ankietowanych firm chce rozwijać swoje operacje.

Badania przeprowadzone w całym regionie EMEA wska-zują również na główne

czynniki stojące za decyzją o wdrożeniu nowej strategii organizacji miejsca pracy. Jako najważniejszy, bo wybrany aż przez 67% pracowników, wskazana została poprawa współpracy z klientami oraz między współpracownikami. W Polsce wciąż niewielki jest odse-tek firm wdrażających nowe rozwiązania miejsca pracy – miejmy nadzieję, że ten przykład przyczyni się choć w niewielkim stopniu do zwiększenia zaintereso-wania elastycznymi biurami. W dobie rynku coraz bardziej należącego do pracowni-ków warto bowiem wziąć pod uwagę zwiększanie komfortu ich pracy, produk-tywności i kreatywności.

Katarzyna Gajewska, konsultant w Dziale Doradz-twa i Analiz Rynku, CBRE

Koszt najmu to nie wszystko

15Biuro XXI wieku

zawiera zrozumiałą treść. W bada-niach laboratoryjnych stwierdzono, że dźwięki dobiegające do nas mają bezwarunkowy dostęp do pamię-ci. Nawet jeśli uwaga jest ukierun-kowana na inne zadanie, dźwięki są rejestrowane i przetwarzane. Znacząco wpływa to na efektyw-ność procesów poznawczych zwią-zanych z właściwym zadaniem.

Poprawa akustyki – eksperymentJak hałas wpływa na pracowników biur open space, sprawdzono w eks-perymencie przeprowadzonym

i edukacja pracowników dają świet-ne efekty i opłacają się.

86 minut stratyInstytut badawczy Ipsos na zlece-nie firmy Steelcase przeprowadził badanie wśród 10 tysięcy pracow-ników umysłowych w 14 krajach. Aż 49% przebadanych osób stwier-dziło, że środowisko pracy uniemoż-liwia im koncentrację. Stwierdzono, że z powodu zakłóceń i odrywa-nia od zadania pracownicy umy-słowi tracą każdego dnia aż 86 mi-nut. Na koncentrację w biurze największy wpływ ma hałas, który

JEŚLI PRZEBYWASZ teraz w biu-rze typu open space i słyszysz rozmowy, które ciebie nie dotyczą, może to oznaczać, że akustyka tego pomieszczenia nie została odpowiednio zaplanowana. Może skupiono się na wyglądzie biura, zapewnieniu warunków do inter-akcji lub zawiniła „optymalizacja kosztów”? A może współpracownicy głośno się zachowują? Doświadcze-nie pokazuje, że wszystkie te kwe-stie można pogodzić, a uciążliwości wyeliminować. Odpowiednie rozplanowanie przestrzeni, dobór materiałów dźwiękochłonnych

Jak ograniczyć stratę czasu w biurze

CASE

Hałas w miejscu pracy to nie tylko źródło dyskomfortu, ale również czynnik poważnie ograniczający wydajność. Obniżenie poziomu niechcianych decybeli może pozytywnie wpłynąć na wyniki całej firmy.

Magda Szubert, Concept Development Manager – Office environments w firmie Ecophon Saint-Gobain

ZDJĘ

CIE

: HU

GO

DE

JO

NG

Biuro XXI wieku16

CASE

na dwóch identycznych piętrach biurowca na grupie 151 osób. W trakcie sześciu tygodni naprze-miennie manipulowano jakością środowiska akustycznego biura – zmieniano sufit na mniej lub bar-dziej pochłaniający dźwięk, doda-wano lub usuwano akustyczne panele ścienne. Materiały dobra-no tak, by wizualnie nie różniły się od siebie. W rezultacie tej manipu-lacji w biurze zmieniał się sposób tzw. propagacji hałasu, który miał większy lub mniejszy zasięg, co po-twierdzono pomiarami akustyczny-mi. Okazało się, że osoby pracujące na piętrze z sufitem akustycznym i mniejszą propagacją hałasu odczu-wały znacząco mniej zakłóceń oraz miały niższy poziom stresu: • 30% mniej ogólnych zakłóceń

w pracy; • 29% mniej zakłóceń pochodzą-

cych z niewielkiej odległości; • 22% mniej zakłóceń pochodzą-

cych z większej odległości; • 15% niższy poziom stresu.

Badanie przeprowadzone przez Ecophon wraz ze Stress Research Institute w Sztokholmie zosta-ło we wrześniu 2015 roku opubli-kowane w prestiżowym „Journal of Environmental Psychology”.

10 decybeli mniejPrzy urządzaniu biur dąży się do obniżenia poziomu hałasu, jak również do zmniejszenia zrozu-miałości mowy w celu zwiększenia tzw. prywatności rozmów. Wysoki poziom hałasu jest bolączką głów-nie klasycznych biur open space lub centrów obsługi telefonicznej. Odpowiednia adaptacja akustycz-na prowadzi do obniżenia poziomu dźwięku w pomieszczeniu nawet o 10 dB. Taka zmiana jest odbiera-na przez pracowników jako spadek poziomu dźwięku o połowę.

Call center na ŚląskuZnaczenie hałasu w miejscu pracy doskonale ilustruje przypadek call

maksymalnego poziomu – 65 dB. Montaż materiału został wyko-nany w weekend, zastosowano akustyczne sufity wyspowe pod-wieszone do istniejącego sufitu, ale tak by nie było konieczności wymiany oświetlenia rastrowego na zwieszone. Na dwóch frag-mentach ścian zainstalowano panele ścienne.

Pomiary przeprowadzone po tygodniu funkcjonowania biura pokazały, że dźwięk udało się obni-żyć w większym stopniu, niż to za-kładano. Ogólny poziom dźwięku po adaptacji wyniósł 62 dB. Oprócz

center firmy telekomunikacyjnej na Śląsku. W biurze o powierzchni 200 mkw. znajdowało się 60 sta-nowisk pracy. Wnętrze było urzą-dzone standardowo – wykładzina, ekrany nabiurkowe z płyty wióro-wej o wysokości około 50 cm, ścia-ny tynkowane oraz sufit modu-łowy o średnich właściwościach pochłaniania dźwięku. Ogólny poziom dźwięku wynosił ponad 69 dB. Wykonano analizy, które pokazały, ile materiału silnie pochłaniającego dźwięk należy do-dać, by ograniczyć poziom dźwię-ku do wskazanego przez przepisy

Z powodu zakłóceń i odrywania od zadania pracownicy umysłowi tracą każdego dnia aż 86 minut.

17Biuro XXI wieku

areas czy w strefach nieformal-nych spotkań. Podczas planowania biura można określić, w jakiej odległości od osoby mówiącej treść wypowiedzi powinna być słysza-na i zrozumiała.

Nowoczesne biuro w SzwecjiZ takim właśnie wyzwaniem zmie-rzyła się pewna firma w Szwecji dysponująca biurem o powierzch-ni około 700 mkw. o bardzo zróżni-cowanej przestrzeni. Pracownicy narzekali w niej na brak prywatno-ści – słyszeli wokół siebie rozmo-wy, które im przeszkadzały.

Było to rezultatem wykończe-nia biura – sufitu pochłaniające-go dźwięk tylko w średnim stopniu, nieefektywnych ekranów mię-dzy stanowiskami i twardych ścian. W ciągach komunikacyjnych zre-zygnowano w ogóle z sufitów pod-wieszanych i wolnowiszących, po-zostawiając całkowicie widoczny strop. To potęgowało problem – roz-mowy prowadzone przez przecho-dzące osoby były wzmacniane przez odbicia od twardych powierzch-ni sufitu i ścian. Obserwacja biura

pokazała, że część winy leży po stronie samych pracowników. Mieli zwyczaj chodzić z telefo-nem po biurze oraz rozmawiać głośno z osobami siedzącymi kil-ka biurek dalej.

Zmierzono więc zasięg zrozu-miałej mowy w biurze. W odległo-ści aż 12 metrów od osoby rozma-wiającej przez telefon wciąż można było łatwo zrozumieć treść rozmo-wy. Po przeanalizowaniu rzutów pomieszczeń zaproponowano adap-tację akustyczną, która doprowa-dziła do ograniczenia zasięgu zro-zumiałej mowy do pięciu metrów, co zapewniło pracownikom znaczą-co większą prywatność i mniejszą liczbę zakłóceń.

Przeprowadzono z pracowni-kami także warsztaty, których celem było opracowanie zbioru dobrych praktyk zachowania się w biurze. Poprawiło to w dalszym stopniu komfort pracy zatrudnio-nych tam osób.

Wyzwanie dla działów administracjiNowe podejście do aranża-cji biura, traktowanie go jako

efektu zapewnionego przez ma-teriały dźwiękochłonne zadzia-łał efekt psychologiczny – w biurze zrobiło się ciszej, przez co pracow-nicy mówili ciszej. Nie musieli już przekrzykiwać głośnego tła. Co wię-cej, w razie potrzeby w biurze uda-łoby się jeszcze bardziej ograniczyć hałas poprzez inną konfigurację materiałów dźwiękochłonnych.

Mniejszy zasięg odgłosu rozmówW nowoczesnych biurach na planie otwartym, gdzie wykonuje się róż-ne zadania, najczęstszym proble-mem jest jednak zbyt duży zasięg dźwięku – pracownicy niepowiąza-ni z sobą zadaniami przeszkadza-ją sobie nawzajem. Jak pokazują ba-dania, to właśnie zasięg mowy ma największy wpływ na komfort pra-cowników i ich ocenę środowiska akustycznego. Celem jest zapew-nienie takich warunków, by pra-cownicy należący do tego same-go zespołu mogli się komunikować bez podnoszenia głosu, a do innych zespołów nie docierała treść tych rozmów. To samo dotyczy rozmów prowadzonych w tzw. break-out

CASE

Wysoki poziom hałasu jest bolączką głównie klasycznych biur open space lub centrów obsługi telefonicznej. Odpowiednia adap-tacja akustyczna prowadzi do obniże-nia poziomu dźwię-ku w pomieszczeniu nawet o 10 dB.

ZDJĘ

CIA

: FO

T. B

ARTO

SZ M

AKO

WS

KI, V

AN P

ELT

AR

CH

ITEC

TEN

Biuro XXI wieku18

wykonywania zadań o określonym charakterze oraz jak na to środowi-sko wpływają technologie i usługi. Dobór rozwiązań technicznych ma wpływ na wiele aspektów ważnych z punktu widzenia efektywności pracownika.

Jak zaplanować akustykę biuraPrzeszkadzające pracownikom zakłócenia akustyczne zazwyczaj dobiegają ze stref nieformalnych spotkań, ciągów komunikacyjnych lub sąsiednich stanowisk pracy. By je ograniczyć, do akustyki należy podejść całościowo, a pracę nad nią rozpocząć na możliwie wczesnym etapie. Należy wziąć pod uwagę układ przestrzenny biura, wykony-wane w nim zadania, oczekiwania pracownika oraz cele organizacji.

W większości opisywanych przypadków nasze działania ograni-czały się do zmiany sufitu i dodania kilku paneli ściennych. Umeblowa-nie jednak pozostało niezmienio-ne. To pokazuje, że budynek jako taki (sufit, ściany, podłoga) znaczą-co wpływa na środowisko aku-styczne biura.

ECOPHON planowanie akustyki rozpoczyna od określenia prioryte-tów dla danej strefy w biurze z punk-tu widzenia jej funkcji. Następnie

określamy optymalne parametry materiałów dźwiękochłonnych, ich formę (sufit, panele ścienne lub ekrany), lokalizację i ilość, tak by osiągnąć warunki odpo-wiednie do charakteru czynności wykonywanej w danym miejscu. Warto pomyśleć o aranżowaniu lub przearanżowaniu biura z pomo-cą konsultanta specjalizującego się w akustyce. Wprowadzenie już niewielkich zmian pozwala zna-cząco poprawić warunki pracy.

Zachowania w biurzeOprócz odpowiedniego wyposażenia wnętrza na komfort pracy wpływa-ją także sami pracownicy, dlatego warto sformułować wspólnie z nimi etykietę dobrych zachowań. Naj-lepiej jest ją ustalić jeszcze przed zmianą aranżacji biura, a następnie zweryfikować po trzech miesiącach działania biura. W etykiecie mogą znaleźć się zasady związane z wy-ciszaniem telefonów czy też zabie-raniem ich ze sobą, gdy się odcho-dzi od biurka. Celem etykiety jest zwiększenie komfortu pracowni-ków bez straty na wymianie wiedzy i współpracy. Dobre rezultaty przy-nosi również informowanie pra-cowników o rozwiązaniach, które zastosowano w biurze, by polepszyć warunki pracy.  #

narzędzia do przyciągania ta-lentów czy zwiększania efektyw-ności, stawia przed działami admi-nistracji nowe wyzwania. Wymaga od menedżerów zmiany podej-ścia do zarządzania powierzch-nią i zwiększa zakres ich odpowie-dzialności. Poszerza spojrzenie na rozwiązania techniczne stoso-wane w biurach. Oprócz wydajno-ści, zgodności z normami i opty-malizacji kosztów uwzględnia się teraz to, jak dane rozwiązanie tech-niczne wpłynie na środowisko we-wnętrzne – czy odpowiednio wes-prze aspekty, które są kluczowe dla bardziej sprawnego wykonania danej czynności.

Warto też pamiętać, że celem norm, które opisują fizyczne śro-dowisko pracy, jak jakość powie-trza i akustyka, jest zapewnienie warunków nieszkodliwych dla zdrowia. Zwiększenie efektyw-ności pracowników za pomocą śro-dowiska pracy najczęściej wymaga wyjścia poza standardy określo-ne przez normy. W nowych warun-kach zadaniem administracji jest ułatwianie pracy – form aktyw-ności wykonywanych w różnych częściach biura. Wymaga to wie-dzy o sposobie, w jaki środowisko biurowe wpływa na produktyw-ność pracowników w przypadku

CASE

19Biuro XXI wieku

dysponowała długą listą wymogów, które obowiązkowo musiała speł-niać lokalizacja. Z doświadczenia na rynku duńskim KMD Poland wiedziało, że aby przyciągnąć naj-większe talenty, trzeba zaofe-rować najlepsze warunki. Doty-czyło to również miejsca pracy. Ostatecznie wybór padł na biuro-wiec Gdański Business Center na warszawskim Muranowie, wybudowany przez słowackiego dewelopera HB Reavis. Obecnie firma zajmuje w nim dwa piętra,

sektora publicznego, który nale-ży do najlepiej zarządzanych i naj-bardziej wydajnych na świecie. Firma angażuje się w wiele akcji na rzecz społeczności i środowiska naturalnego.

Wejście do PolskiNa polskim rynku KMD jest obec-ne od ponad roku i od początku pięlęgnowało wizerunek dobrego pracodawcy. Z tego powodu do wy-boru polskiej siedziby KMD po-deszło bardzo starannie. Firma

KMD TO JEDNA z największych duńskich firm, a zarazem lider z branży IT w tym kraju. Przed-siębiorstwo powstało w 1972 roku. Początkowo jako wspólne przed-sięwzięcie lokalnych samorzą-dów. Dziś jest prężnie działającą prywatną firmą z rocznym docho-dem przekraczającym 640 milio-nów euro, zatrudniającą ponad trzy tysiące pracowników w oddzia-łach na terenie Danii, Szwecji i Pol-ski. KMD świadczy usługi infor-matyczne głównie dla duńskiego

Od wynajmu do umeblowania

CASE

Każdy etap tworzenia siedziby firmy można precyzyjnie dopasować do jej oczekiwań i potrzeb. Przykład warszawskiego biura KMD dowodzi, że dzięki owocnej współpracy z deweloperem i firmą odpowiedzialną za aranżację wnętrza można stworzyć biuro, z którego będą dumne wszystkie zaangażowane strony.

Aleksander Krakowski, redaktor ICAN Institute

ZDJĘ

CIE

: MAT

ER

IAŁY

PR

ASO

WE

HB

RE

AVIS

Biuro XXI wieku20

wkrótce ma wprowadzić się rów-nież na trzecie.

Podwójna perspektywaW naszym dodatku przedstawia-my studium przypadku firmy KMD. Na to przedsiębiorstwo pa-trzymy z podwójnej perspekty-wy: dewelopera budynku (HB Rea-vis), w którym znajduje się biuro KMD oraz firmy meblowej (Kin-narps), która dostarczyła wypo-sażenie wnętrz precyzyjnie do-stosowane do wymagań klienta.

To wyjątkowy przykład w naszym dodatku, w którym dwie firmy niezależnie opisują swoje doświad-czenie z tym samym klientem. I war-to podkreślić, że zarówno dewelo-per, jak i firma meblarska są dumne z owocnej współpracy z KMD. Spoj-rzenie z tak szerokiej perspektywy pozwala dostrzec, jak dalece można dopasować kształt wnętrza do wy-magań konkretnej firmy.

Dlatego w naszym podwójnym studium przypadku przyjrzymy się, dlaczego firma KMD zdecydowała

CASE

się na wybór biurowca Gdański Business Center oraz w jaki spo-sób dopasowała przestrzeń w budynku do własnych potrzeb. Zakładamy, że przedstawienie drogi firmy KMD od momen-tu, w którym była zagranicznym inwestorem poszukującym po-wierzchni biurowej w Warszawie, przez wybór dewelopera i gospo-darza budynku wreszcie aż po dobór wyposażenia wnętrz okaże się inspirującym przykładem dla naszych czytelników.  #

21Biuro XXI wieku

z ważniejszych argumentów, z po-mocą których udało nam się prze-konać pracowników do codziennej obecności w biurze. Przed oficjal-nym otwarciem zorganizowaliśmy dla wszystkich wycieczkę, aby każ-dy mógł poznać nowe miejsce, przy-zwyczaić się do nowej lokalizacji i zobaczyć widok z okna. Wszyscy byli bardzo pozytywnie nastawie-ni i niecierpliwie oczekiwali końca urządzania biura”.

KMD zajmuje dwa piętra (do-celowo będą trzy) w przeszklonym budynku A kompleksu zlokalizowa-nego na warszawskim Muranowie. Recepcja została urządzona w mi-nimalistycznym stylu, na który składają się głównie biel, drewno i wygodne kanapy w naturalnych kolorach. Taki design nawiązu-je do skandynawskich korzeni fir-my. Pozostała część biura została podzielona na strefy aktywności:

rekreacyjny, wyposażony w licz-ne ławki i ogólnodostępne Wi-Fi, pozwala odpocząć lub popracować w ciepłe dni. Parter wszystkich czte-rech budynków został przeznaczony na sklepy, restauracje i kawiarnie z dodatkową przestrzenią na letnie ogródki. Pracownicy mogą zjeść tam lunch, umówić się na spotkanie lub zaraz po pracy wyjść na integra-cyjnego drinka.

„Zatrudniamy głównie progra-mistów. Ludzie w tym zawodzie to najczęściej indywidualiści, którzy lubią pracować w domu. Nam jednak zależało, żeby tworzyć zgrany zespół, a nie zbiór jedno-stek – podkreśla Jens Brinksten, CEO KMD Poland. – Dlatego tak starannie podeszliśmy do wyboru i projektowania nowego biura. Krótki czas spędzony na dojazdach oraz bogata infrastruktura w bez-pośrednim otoczeniu biura to jedne

JEDNYM z kluczowych czynników dla firmy KMD była dogodna lokali-zacja. Spośród inwestycji zapropo-nowanych przez agencję doradczą DTZ (obecnie Cushman & Wake-field) najlepiej wypadł należący do międzynarodowej grupy dewelo-perskiej HB Reavis kompleks Gdań-ski Business Center. Kompleks jest postrzegany jako jeden z najlepiej skomunikowanych obiektów biu-rowych w Warszawie. Bliskość licz-nych przystanków autobusowych i tramwajowych, stacji metra Dwo-rzec Gdański, stacji kolejowej War-szawa Gdańska oraz wypożyczalni miejskich rowerów Veturilo gwa-rantuje doskonałe połączenie ko-munikacyjne nie tylko z centrum miasta, ale również pozostałymi dzielnicami. Dodatkowym atutem budynku jest jego bezpośrednie oto-czenie. Zaaranżowany wokół całe-go kompleksu zielony dziedziniec

W tym biurze poczujesz się jak w domu

CASE

Gołe ściany, kilka biurek, krzeseł i komputerów, wijące się na podłodze kable, a na suficie brzęczące niczym muchy lampy jarzeniowe. Takie biuro to już przeszłość. Nowoczesne miejsce pracy jest funkcjonalne, przestronne i efektowne, a przede wszystkim dostosowane do potrzeb pracowników. Bo to właśnie oni są w biurze najważniejsi – mają się czuć swobodnie i komfortowo, co przełoży się na ich motywację i pozytywne nastawienie do codziennych zadań.

Karol Wyka, Senior Leasing Manager, HB Reavis Poland

ZDJĘ

CIA

: MAT

ER

IAŁY

PR

ASO

WE

HB

RE

AVIS

Biuro XXI wieku22

CASE

do pracy indywidualnej, spotkań i relaksu.

Centralnym punktem biura jest tzw. strefa 1 – publiczna, w której znajduje się duża otwarta kuch-nia wyposażona w stoły tradycyj-ne i barowe oraz część wypoczyn-kowa z kanapami i huśtawkami, służąca pracownikom nie tyl-ko na co dzień, ale też jako miej-sce spotkań integracyjnych. KMD kładzie duży nacisk, by jedno-czyć pracowników, co przy prawie 200-osobowym zespole nie jest ła-twe. Dlatego cyklicznie są organi-zowane imprezy rodzinne, wieczo-ry integracyjne, a nowe plany do wykorzystania tej przestrzeni cią-gle powstają. Na przykład w ostat-nie ferie, aby ułatwić życie rodzi-com, firma zatrudniła opiekunów do dzieci i wyposażyła w zabaw-ki dwie sale konferencyjne. „Wiele osób skorzystało z opcji biurowych ferii. Było nieco głośniej niż zazwy-czaj, ale też było mnóstwo śmiechu. Przede wszystkim pracownicy mo-gli wykonywać swoje codzienne obo-wiązki bez obaw, co zrobić z dzieć-mi” – opowiada Anna Czerwińska, Project Manager w KMD Poland.

Oprócz otwartej przestrzeni ku-chennej w innych częściach biura znajdują się zamknięte kuchnie z kuchenkami mikrofalowymi, gdzie można odgrzać i zjeść obiad bez przeszkadzania współpracow-nikom. Codziennie do biura są do-starczane świeże owoce, a na ama-torów ciepłych napojów oprócz świeżo mielonej kawy czeka kilka słoików z różnymi rodzajami herbat.

Na powierzchni ponad 4 tysięcy mkw. (docelowo 6,2 tysiąca) łatwo się zgubić, dlatego KMD zde-cydowało się na oznaczenie prze-strzeni kolorami. I tak są strefy: czerwona, zielona, niebieska i żół-ta. Każda z barw została użyta dyskretnie i nieprzytłaczająco, jako element wykładziny, ścianek akustycznych lub wystroju sal konferencyjnych. Tych ostatnich

będą na przykład: Rzym, Ateny, Włochy czy Grecja. Stojąc w Buda-peszcie, można założyć, że w za-sięgu kilku kroków mamy Wiedeń, a dokładnie pod nami znajdują się Węgry.

Wyposażenie sal jest dostosowa-ne do różnych stylów pracy i typów spotkań. W niektórych jest to tra-dycyjne ustawienie konferencyj-ne, z dużym prostokątnym stołem i krzesłami, w innych wygodne kolorowe fotele i stoliki kawowe, w jeszcze innych wysokie stoły i krzesła barowe. Tam, gdzie do wy-stroju nie pasowały białe tablice, można pisać na specjalnie ofoliowa-nych szybach. W salach oprócz du-żych monitorów i rzutników znaj-dują się również minikomputery zainstalowane za monitorami, dzię-ki czemu na spotkanie nie trzeba przychodzić z własnym laptopem. Aby jeszcze łatwiej komunikować

do dyspozycji pracowników w ca-łym biurze jest 29, a gdy powstanie trzecie piętro, będzie 46. Dla uła-twienia oprócz kolorów stworzo-no też system nazw. Sale na czwar-tym piętrze noszą nazwy stolic europejskich, poziom niżej znala-zły się kraje. Ich lokalizacja nie jest przypadkowa – w północnej części biura należy szukać miast i państw skandynawskich, w południowej

Firmie udało się to, na czym najbar-dziej jej zależało. Zgrany, zmotywo-wany zespół osią-ga najlepsze wyni-ki i jest chwalony przez klientów.

23Biuro XXI wieku

CASE

1. Biuro jest po to, aby w nim pracować. Niby oczywi-ste, a jednak często o tym zapominamy. Skupiamy się na trendach, kolorach. Kopiu-jemy to, co widzieliśmy u innych, bo przecież „tam mają tak ładnie, to my też tak chcemy”. Błąd! Dobrze zaprojektowane biuro ma odpowiadać na potrzeby mieszczącej się w nim firmy. Przyjrzyj się, jakie czynności wykonują na co dzień pra-cownicy. Dużo rozmawiają przez telefon? Wydziel pokoje do telekonferencji. Często organizują spotkania? Zadbaj o odpowiednią liczbę sal konferencyjnych. Wykorzy-stują wielkoformatowe plany czy rysunki? Zapewnij im stoły, na których wszystko się zmie-ści. Popularne ostatnio hot deski wcale nie muszą być dla was, a modny open space nie jest wcale uniwersalnym rozwiązaniem dla wszyst-kich branż.

2. Biuro jest nie tylko po to, aby w nim pracować. W pracy zawiązują się naj-trwalsze przyjaźnie. Pomóż pracownikom zintegrować się! Zgrany, darzący się sympatią zespół osiągnie zdecydowa-nie więcej niż zbiór nawet najbardziej utalentowa-nych jednostek. Pomyśl więc o strefie służącej do niefor-malnych spotkań, najlepiej w sąsiedztwie ekspresu do kawy (najlepsze imprezy

zawsze dzieją się w kuchni!). Tam twój team będzie mógł nie tylko omówić plan dzia-łań na najbliższe dni, ale też raz na jakiś czas spotkać się po godzinach. Jeśli chcesz stworzyć jeszcze bardziej swo-bodną atmosferę, pomyśl o wydzielonej strefie chill out, w której znajdą się piłka-rzyki, konsola, stół bilardowy, a nawet worek treningowy. Chwila relaksu w czasie pracy przyda się każdemu, a szyb-kie rozładowanie negatywnych emocji pomoże już po kilku minutach wrócić do pracy.

3. Jak cię widzą, tak cię piszą. Żyjemy w kulturze obrazu. Do ludzi bardziej niż słowa przemawiają zdjęcia, obrazki, infogra-fiki, piktogramy. Te zasady można też przenieść na grunt biurowy. Po pierwsze, do ładnego wnętrza goście przychodzą chętniej. Można więc zaoszczędzić sporo czasu na dojazdy, organizując wszystkie spotkania bizne-sowe w swoim biurze. Jeśli do tego dysponujesz przy-najmniej kilkoma salami konferencyjnymi i każda zaprojektowana jest w innym stylu, zapraszanie gości za każdym razem do innego pomieszczenia będzie świet-nym tematem do tzw. small talk na początku nawet najtrudniejszych negocja-cji. Po drugie, zdjęcia dobrze wyglądającego biura można

wykorzystać na stronie internetowej, w mediach społecznościowych czy w materiałach employer brandingowych. Po trzecie, i tak naprawdę najważniejsze, w ładnym i dostosowanym do potrzeb zespołu biu-rze pracuje się przyjemniej. Pracownicy chwalą się nim przed znajomymi, rzadziej korzystają z możliwości home office, przychodzą do pracy uśmiechnięci i mają poczu-cie, że pracodawca dba o ich komfort.

4. Zaufaj specjalistom. Z pew-nością masz wizję nowego biura, ale pamiętaj, że dobrze zaprojektowane biuro to nie tylko rozstawienie biu-rek i podpięcie komputerów do prądu. Warto skorzystać z pomocy profesjonalistów. Coraz częściej kompleksową ofertę proponują sami dewe-loperzy – nie tylko wynajmiesz od nich powierzchnię biurową, ale też otrzymasz wsparcie z zakresu projek-towania i wykańczania biura. Razem z ich działem odpowiedzialnym za projekto-wanie przestrzeni prześledzisz potrzeby twojej firmy, zapla-nujesz odpowiednią ilość miejsca dla docelowej liczby pracowników, wybierzesz styl, kolorystykę i rozwiązania technologiczne. Na podsta-wie podanych przez ciebie informacji projektanci rozry-sują układ biura, przedstawią optymalne rozmieszcze-nie stanowisk pracy i części wspólnych oraz zaproponują materiały do wykończenia

pomieszczeń. Gdy plan będzie gotowy, do pracy zabierze się dział fit out. Gdy skończy, pozostanie ci już tylko prze-prowadzka i radość z nowego biura.

5. Pamiętaj o ludziach. Biuro powinno być funkcjonalne, inspirujące i komfortowe. Ale nie dla samego siebie. Dla pracujących w nim ludzi. Dlatego warto wziąć pod uwagę ich zdanie. Im bardziej zaangażują się w proces two-rzenia nowej siedziby, tym mocniej poczują się z nią później związani. A prze-cież lojalny i zaangażowany pracownik to największy skarb. W zależności od wiel-kości i charakteru firmy możesz zorganizować spot-kanie połączone z burzą mózgów, zagadać do kilku osób podczas porannej kawy lub przeprowadzić ankietę na kartkach lub online. Zapy-taj, co lubią, a czego nie lubią w dotychczasowym biurze, czego im brakuje, a co chcie-liby zostawić bez zmian. Twoi pracownicy mają głowy pełne pomysłów, tylko nie zawsze wiedzą, czy i jak mogą ci je przekazać. Zachęć ich do współpracy, niech nowe biuro będzie waszym wspól-nym przedsięwzięciem. Gdy już wybierzesz lokalizację, możesz zaprosić zespół na wizję lokalną. Sprawdźcie widok z okien, najbliższe otoczenie, dojazd komunikacją miej-ską i samochodem. W pracy spędzamy codziennie wiele godzin, dlatego tak ważne jest, abyśmy czuli się dobrze.

O czym warto pamiętać przy projektowaniu biura

Biuro XXI wieku24

biurko z podnoszonym blatem, które umożliwia pracę w wielu ustawieniach. Powierzchnia biu-rek jest większa od standardowej, co pozwala bez problemu zmieś-cić na nich dwa monitory. Aby za-pewnić wszystkim komfort cichej pracy, podłogę pokryto wygłusza-jącą kroki wykładziną, w sąsiedz-twie biurek ustawiono ścianki aku-styczne, a sala chill out została odizolowana specjalnymi dźwię-koszczelnymi drzwiami, podwój-nymi ścianami i podłogą. „To na-prawdę praktyczne rozwiązanie. Nawet stojąc tuż przy strefie zaba-wy, nie słychać współpracowników grających w środku w piłkarzyki czy na konsoli. Zrelaksować moż-na się również w ciszy, korzystając z biblioteki, gdzie udostępniamy branżową literaturę, lub z kilku oddalonych od biurek stref relaksu,

wypełnionych fotelami, pufami i bujanymi koszami” – wylicza Anna Czerwińska.

Efekt tych zabiegów jest taki, że pracownicy, którzy do tej pory korzystali z home office, teraz codziennie przychodzą do biura. I nie tylko dla samej pracy, ale rów-nież po to, by spotkać się z kolegami i koleżankami, rozegrać obowiąz-kowy mecz w piłkarzyki i napić się dobrej kawy. Firmie udało się to, na czym najbardziej jej zależało. Zgrany, zmotywowany zespół osią-ga najlepsze wyniki i jest chwalo-ny przez klientów. Mądrze i funk-cjonalnie zaprojektowane biuro ma w tym niewątpliwy udział. Nie od dziś wiadomo, że o firmie najle-piej świadczą jej ludzie. A zadowo-leni pracownicy to najlepsi amba-sadorzy każdej marki. Warto więc o to zadowolenie walczyć.  #

się z zespołami, w wielu lokaliza-cjach, w kilku pomieszczeniach zamontowano rzutniki multime-dialne, na których w tym samym czasie mogą pracować osoby z róż-nych miejsc na świecie.

„Podczas planowania dużą wagę przykładaliśmy do funkcjonalności każdego pomieszczenia. Tak stwo-rzyliśmy dla naszych pracowników przyjazne i intuicyjne środowisko, w którym przebywa się z przyjem-nością. Nasze biuro spokojnie mo-gło zająć tylko dwa piętra, jednak chcieliśmy zapewnić zespołowi naprawdę komfortową przestrzeń i atmosferę well-being. Dlatego ostatecznie zdecydowaliśmy się na najem trzech pięter” – tłuma-czy Jens Brinksten.

Dbałość o pracowników widać również w strefie pracy indywi-dualnej. Każdy ma do dyspozycji

CASE

25Biuro XXI wieku

DECYZJA o uruchomieniu pol-skiego biura KMD wynikała z wy-sokiej oceny kompetencji i umie-jętności polskich programistów, jak i znajomości języków obcych. Misję stworzenia KMD Poland otrzymał Jens Brinksten, CEO z ogromnym doświadczeniem w uruchamianiu nowych biznesów na rynkach międzynarodowych.

Dziś półżartem wspomina, że firma powstała na kanapie w lob-by jednego z warszawskich hoteli w grudniu 2014 roku. Plan działań został ułożony już całkiem serio. KMD Poland miało mieć biuro, w którym chce się pracować i spę-dzać czas. Już w październiku 2015 roku firma wprowadziła się do nowego biura na warszawskim Muranowie, w kompleksie Gdań-ski Business Center. Na oficjalnym

otwarciu w listopadzie 2015 prze-mawiali m.in. Léo Apotheker, pre-zes rady nadzorczej KMD (były szef SAP oraz HP), oraz Steen Hommel, ambasador Danii w Polsce.

Przestrzeń jest ważnaWybór, aranżacja i wyposażenie biura dla KMD Poland było równie ważnym procesem jak organizacja duńskiej firmy w Polsce. Prace nad biurem zaczęły się natychmiast po rozpoczęciu tworzenia polskiego oddziału, w listopadzie 2014 roku. Z krótkiej listy dostawców jesz-cze przed końcem roku został wy-brany Kinnarps Polska. Zdecydo-wały elastyczność w podejściu do oczekiwań KMD, wizja projek-tanta oraz sposób prezentacji pro-jektu. Ponadto Kinnarps był znany również w centrali firmy.

Pierwszym etapem było wyna-jęcie tymczasowej powierzchni w biurowym zagłębiu na warszaw-skim Służewcu, gdzie już w lutym 2015 roku wprowadzili się pierwsi pracownicy KMD Poland. Do urzą-dzenia biura wykorzystano na po-czątku meble tymczasowe, wypo-życzone od Kinnarps Polska. Firma zajęła najpierw 1000, a następnie dodatkowe 500 metrów kwadra-towych. Dla zespołu projektowego Kinnarps oznaczało to dodatkowe wyzwanie – zaaranżować i wypo-sażyć tymczasowe biuro z myślą o tym właściwym.

Równolegle poszukiwano biura docelowego i w kwietniu 2015 roku podpisano umowę naj-mu powierzchni w Gdański Bu-siness Center. W pierwszym eta-pie KMD Poland wynajęło dwa

Biuro, które przyciągaProgramiści należą dziś do najbardziej rozchwytywanych pracowników. Od początku działalności w Polsce firma KMD postawiła na atrakcyjne i przyjazne środowisko pracy. I to był bardzo dobry wybór.

Beata Rejkowska, Sales Operation Director Kinnarps Polska

CASE

ZDJĘ

CIA

: FO

TO&

MO

HIT

O

Biuro XXI wieku26

piętra z powierzchnią ponad czte-rech tysięcy metrów. Ogromne znaczenie dla wyboru miała atrak-cyjna lokalizacja z bardzo dobrym dojazdem.

Wytyczne duże i małeProjektowanie przestrzeni ruszy-ło na dobre. Podstawowe wytyczne przekazali menedżerowie z centra-li firmy zarządzający infrastruk-turą, bezpieczeństwem oraz wypo-sażeniem innych lokalizacji KMD. Na przykład określona została licz-ba sal konferencyjnych i wyma-gana przestrzeń pracy dla każ-dego pracownika. Jens Brinksten i Anna Czerwińska, Project Mana-ger w KMD Poland, pracowali ści-śle z ekspertami Kinnarps – archi-tektem Sebastianem Górskim i Key Account Managerem Marzeną Staczyńską. To z ich rekomendacji strefa relaksu została zaplanowana w miejscu, w którym okna wycho-dzą na otwartą przestrzeń – ina-czej niż w pierwotnych projektach. Określone przez KMD rodzaje prze-strzeni dla pracowników zostały przez Kinnarps odpowiednio rozlo-kowane z myślą o optymalnej aku-styce. Wszystkie rozwiązania były demonstrowane w warszawskim showroomie Kinnarps. Wiele ele-mentów wyposażenia z biura tym-czasowego zostało wykorzystanych w nowej lokalizacji.

Zieleń i pop-artDo wakacji 2015 roku zamówienie zostało doprecyzowane i przyszedł czas na elementy dekoracyjne. Dy-namikę miejsca pracy miały pod-kreślać naścienne reprodukcje słyn-nych dzieł pop-artowych. CEO KMD Poland postawił na żywą zieleń, któ-ra ma relaksować i stanowić natu-ralny element wyciszający. Komfort akustyczny podnoszą panele aku-styczne, które także pełnią funkcję dekoracyjną. Pomieszczenia służą-ce rozrywce, tzw. game rooms, zo-stały całkowicie wyciszone, aby ich

CASE

27Biuro XXI wieku

CASE

Dla najmłodszego na rynku pracy pokolenia Y, czyli ludzi urodzonych w latach 1980–2000, ergonomia śro-dowiska pracy ma takie samo znaczenie jak płaca. To dość zaskakujący wniosek z badań zleconych przez Kinnarps i przedstawionych w lutym podczas ostatnich Targów Mebli i Oświetlenia w Sztok-holmie. Wynik nawet dla nas był niespodzianką. Choć doskonale wiemy, jak dużą wartość mają odpowiednie meble biurowe, nie spodzie-waliśmy się, że w rankingu czynników wpływających na satysfakcję z pracy ergono-mia uplasuje się tak wysoko. Aż 79% ankietowanych stwierdziło, że ergono-miczne wyposażenie biura wpływa na dobre samopoczu-cie w pracy w takim samym stopniu jak płaca. To dobra wiadomość. Im wcześniej uświadomimy sobie znaczenie ergonomii, tym większą mamy wrażliwość na rozwiązania nieergonomiczne i w kon-sekwencji mniejsze ryzyko późniejszych komplikacji

zdrowotnych, a w efekcie ogólnie wyższą jakość życia.

Dziś dolegliwości, które mogą być następstwem złych jakościowo stanowisk pracy, odczuwają zarówno młodsi, jak i starsi pracownicy. 56% respondentów z pokolenia Y, 57% przedstawicieli poko-lenia X (osób urodzonych w latach 1965–1979), a także 62% ankietowanych z grupy tzw. baby boomers (urodzo-nych w okresie 1946–1964), przyznało, że doświadczało pewnych dolegliwości lub bólu. Nic dziwnego, że świadomość ergono-miczna rośnie we wszystkich grupach wiekowych. Pracow-nicy wychodzą dziś z założenia, że idealne środowisko pracy powinno oferować wyposa-żenie zarówno nowoczesne, jak i ergonomiczne. Mając do wyboru meble biurowe atrakcyjne wizualnie i ergo-nomiczne, zdecydowana większość (84% ankietowa-nych) postawiła na ergonomię.

Choć dla każdego poko-lenia pracowników kwestie związane ze zdrowiem

i dobrym samopoczuciem są ważne, daje się zauważyć pewne różnice. Pracownicy z pokolenia Y są najbardziej otwarci na środowiska i roz-wiązania biurowe nowego typu, na przykład activity-

-based working, w których można przemieszczać się w ciągu dnia stosownie do charakteru wykonywanych zadań. Przedstawiciele poko-lenia X chętnie zmieniają pozycję w ciągu dnia pracy przy swoim stanowisku, korzy-stając z biurek na elewatorach, umożliwiających wygodną pracę na stojąco i na siedząco. Przedstawiciele pokolenia baby boomers mają z kolei dość tradycyjne podejście do pracy – najlepiej pracuje im się we własnym pokoju biurowym, w ciszy i spokoju. Warto wiedzieć, że ponad połowa ankietowanych (65%) stara się pracować, zmie-niając postawę w ciągu dnia. Niemal połowa z nich (49%) pracuje na stojąco, a 43% spaceruje podczas przerw od pracy, by zmniejszyć ryzyko wystąpienia chorób zawodowych.

Jaki wniosek płynie z tych badań dla firm? W naszej opinii,

pracodawcy chcący stwo-rzyć najbardziej efektywne środowisko pracy powinni oddać część decyzji w ręce pracowników. To oni wybiorą najlepsze elementy wypo-sażenia i narzędzia do pracy, dopasowane do własnych potrzeb i preferencji.

W Kinnarps jesteśmy przekonani, że nie tylko wiek pracownika ma znaczenie. Pamiętajmy, że współczesne zespoły są coraz bardziej zróżnicowane pod wieloma względami. Dziś coraz wyraźniej widać, że wraz ze wzrostem różnorodności zespołów wzrasta też świado-mość pracodawców, że dobre samopoczucie pracowników, a tym samym ich efektywność w pracy, zależy od złożonych czynników, o których nie spo-sób zdecydować, biorąc jedynie pod uwagę preferen-cje własne lub wybranej grupy. Na motywację, zaan-gażowanie i skuteczność zespołu wpływają dziś ela-styczne podejście i wrażliwość na potrzeby zespołu składają-cego się z różnych ludzi.

Aleksandra Krawsz, Marketing & PR Manager

Ergonomia to priorytet

Biuro XXI wieku28

użytkownicy nie przeszkadzali w pracy innym.

Ważnym elementem nowego biura KMD Poland są sale konfe-rencyjne. Łącznie powstało ich 29. Każda z nich jest utrzymana w cha-rakterystycznej kolorystyce meb-li oraz wykładziny. „Co więcej, sale konferencyjne różnią się wyposa-żeniem, które definiuje tryb pracy. Od zwykłych stołów konferencyj-nych poprzez wysokie stoły do pra-cy w pozycji stojącej po kanapy i fotele do mniej formalnych spot-kań” – wyjaśnia architekt Seba-stian Górski.

Jak działa biuro?Strefa o nazwie Zone 1 pełni funk-cję przestrzeni publicznej, do której pracownicy mogą zapraszać gości. Podczas ferii zimowych zorganizo-wano tu zajęcia dla dzieci pracow-ników. Firma wciąż szuka nowych zastosowań tej przestrzeń z pożyt-kiem dla społeczności. Np. wolonta-riusze KMD Poland planują prowa-dzić korepetycje dla uczniów.

W strefie relaksu organizowa-ne są imprezy dla pracowników, a także ich rodzin oraz wspólne oglądanie na wielkim ekranie róż-nych wydarzeń. Powstała także biblioteka, z której pracownicy chętnie korzystają: mogą w skupie-niu czytać lub wypożyczyć fachową literaturę. „Biuro robi napraw-dę ogromne wrażenie i jest przy-jazne pracownikom. Osobiście uwielbiam zacząć dzień od kubka porannej kawy, siedząc na huśtaw-ce i obserwując, jak za oknem mia-sto budzi się do życia” – zdradza Anna Czerwińska.

Wszyscy pracownicy bardzo docenili także biurka z elektrycz-ną regulacją wysokości. „Ogrom-nym zainteresowaniem cieszyło się szkolenie z ergonomii miejsca pra-cy. Choć z pozoru oczywiste, oka-zało się, że nie wiemy wielu rzeczy o podstawach właściwego usta-wienia krzesła. Wszyscy zaś chcą

dbać o zdrowie” – zaznacza Anna Czerwińska.

Spotkajmy się w MadrycieDuża liczba sal konferencyjnych wy-maga sprawnego poruszania się po-między nimi. Aby ułatwić pracow-nikom nawigację, przyjęto spójny system nazw. Na trzecim piętrze sale nazwano krajami europejskimi, a na czwartym – ich stolicami. Po-nadto rozmieszczenie sal odpowia-da rzeczywistej geografii Europy.

„Jeżeli ktoś pierwsze spotkanie ma

w Hiszpanii, a później w Madrycie, to drugiej sali powinien szukać do-kładnie piętro wyżej. W ten sposób utrwalamy wiedzę z geografii wśród naszych pracowników” – podkreśla CEO KMD Poland. Aranżacja kolej-nego piętra jest okazją do zaangażo-wania pracowników – mogą wziąć udział w konkursie na nazwy dla ko-lejnych sal, które muszą łączyć się z nazwami pozostałych. Kolejne pię-tro o powierzchni dwóch tysięcy me-trów kwadratowych również po-wstaje we współpracy z Kinnarps.  #

CASE

29Biuro XXI wieku

OBOK BUDYNKU The Edge poło-żonego w Zuidas, nowoczesnej bi-znesowej dzielnicy Amsterdamu, nie da się przejść obojętnie. Uwa-gę przykuwa ostro ścięta bryła zło-żona z prostych, geometrycznych form. Ściany są niemal całkowi-cie przeszklone, dzięki czemu kon-strukcja 15-piętrowego biurowca sprawia wrażenie niezwykle lek-kiej. Budynek mimo pokaźnych roz-miarów (całkowita powierzchnia wynosi około 40 tysięcy mkw.) nie przytłacza. Umiejętnie wpisuje się w otoczenie, jednocześnie zachowu-jąc własny, niepowtarzalny styl.

Biurowiec jest efektem pracy najlepszych specjalistów. Wykona-nie projektu powierzono Ronowi Bakerowi oraz Lee Polisano ze zna-komitej brytyjskiej pracowni PLP Architecture, szczycącej się wielo-ma bardzo udanymi inwestycjami biurowymi. Piękna, nieco awangar-dowa, sylwetka to niejedyny powód, dla którego warto zwrócić uwa-gę na ten pełen innowacyjnych roz-wiązań budynek (tu praktycznie nic nie jest takie jak w tradycyjnie rozumianym biurze).

The Edge powstał w zgodzie z ak-tualnymi trendami w organizowaniu

przestrzeni do pracy, wykorzy-stuje także najnowsze rozwiąza-nia w dziedzinie organizacji pracy. Wnętrza budynku zaprojektowała Babette Bouman ze studia Fokke-ma & Partners. Architektka, opo-wiadając o pracy nad The Edge, przyznała, że bliska jej była koncep-cja elastyczności i dynamicznego podejścia do stanowisk pracy. Dla-tego zdecydowała się na zaprojek-towanie przestrzeni w taki sposób, aby pracownicy każdego dnia mo-gli wybierać, gdzie będą wykony-wać swoje obowiązki. Chociaż kon-cepcja dynamicznego biura staje się

Skrajna innowacjaEfektowny biurowiec The Edge w Amsterdamie to najbardziej zrównoważony budynek na świecie. Jest przykładem wyjątkowej architektury, umiejętnie podkreślonej przez najnowocześniejsze systemy oświetleniowe. Nie tylko zapewniają one wysoki komfort pracy, ale też pozwalają na przyjazne środowisku wykorzystanie przestrzeni biurowej.

Agnieszka Operhalska, dyrektor sprzedaży w segmencie rynku Biura & Centra Handlowe

CASE

ZDJĘ

CIA

: MAT

ER

IAŁY

PR

ASO

WE

PH

ILIP

S L

IGH

TIN

G P

OLA

ND

Biuro XXI wieku30

danych na temat poszczególnych zadań realizowanych w budynku, co pozwala na ograniczanie jego wpływu na środowisko naturalne.

Dla komfortu i środowiskaInwestorem budynku jest firma OVG Real Estate, natomiast jego głównym najemcą – Deloitte. Oba przedsiębiorstwa współpracowa-ły z firmą Philips w celu opraco-wania optymalnych rozwiązań oświetleniowych. Mimo impo-nującej powierzchni i wysoko-ści budynku, a także wyśrubowa-nych wymagań, zadanie to udało

się m.in. zużycie wody, energii elektrycznej oraz emisję zanie-czyszczeń. Chociaż BREEAM oce-nił już ponad 250 tysięcy budyn-ków w 50 krajach na całym globie, to najwyższą w historii agencji oce-nę (98,36%) otrzymał właśnie The Edge. Jednym z komponentów, który przesądził o przyznaniu tak wysokiej oceny, był przygotowany przez firmę Philips system oświet-lenia umożliwiający pracownikom dostosowanie natężenia światła za pomocą aplikacji na telefon ko-mórkowy. Dodatkową zaletą syste-mu jest możliwość gromadzenia

coraz bardziej popularna w wielu firmach, to trudno byłoby znaleźć drugi budynek tak wiernie realizu-jący ideę elastyczności.

Najbardziej zrównoważonyThe Edge nagrodzono więc nie tyl-ko za wyjątkową architekturę. Budynek został również wyróżnio-ny przez BREEAM (Building Re-search Establishment Environ-mental Assessment Methodology), najważniejszą na świecie agencję certyfikującą wydajność budyn-ków pod względem ich wpływu na środowisko. Pod uwagę bierze

CASE

31Biuro XXI wieku

się zrealizować w stu procentach. „Innowacja stanowi nasz priorytet, dlatego zależy nam, aby pracowni-cy wspólnie tworzyli bardziej in-tuicyjne, wygodne i produktywne środowisko – podkreśla Erik Ubels, CIO firmy Deloitte w Holandii. – Po-nadto nieustannie podnosimy po-przeczkę w kwestii analizy danych oraz dostarczania nowych rozwią-zań w wykorzystaniu przestrzeni biurowej. Pokazuje to, w jaki spo-sób możemy ograniczać ilość dwu-tlenku węgla emitowanego przez budynki i tworzyć bardziej zrów-noważony świat”.

Przeglądając charakterystykę The Edge, można zauważyć, że jed-nym z głównych założeń, jakimi kierowali się projektanci, inwestor oraz partnerzy tacy jak firma Phi-lips Lighting, było stworzenie śro-dowiska przyjaznego pracowni-kowi oraz opracowanie możliwie zrównoważonych udogodnień.

Zrealizowanie tego celu stało się możliwe w znacznym stopniu dzięki zintegrowanemu oświetleniu. Na 15 piętrach budynku zainstalowano

aż 6,5 tysiąca opraw oświetlenio-wych z czego ponad 3000 opraw wy-posażonych jest w sensory pozwa-lające ograniczać zużycie energii dzięki współpracy z oprogramowa-niem Philips Envision i wykorzy-staniu gromadzonych przez niego danych. System ma za zadanie zbierać informacje i wysyłać je do odpowiednich urządzeń na ca-łej oświetlanej przestrzeni. Oso-by odpowiedzialne za utrzymanie budynku używają oprogramowa-nia, aby wizualizować i analizować te dane w celu dalszego monitoro-wania zużycia energii w poszczegól-nych częściach biurowca oraz kon-trolowania stanu całego systemu.

To jednak nie wyczerpuje listy zastosowań systemu Philips Envision, który stanowi zintegro-wane narzędzie pozwalające kon-trolować oświetlenie w budynku. Jego interfejs to w praktyce apli-kacja, z której może korzystać wielu użytkowników jednocześ-nie. Umożliwia on nie tylko pod-gląd całego systemu oświetle-nia, ale również pozwala na jego

kontrolę od pojedynczej lampy po wielopoziomowy biurowiec. Co więcej, system oferuje wiele możliwości automatyzacji kontro-li oświetlenia, na przykład wcześ-niejsze zaprogramowanie natęże-nia światła, okresowe przeglądy, monitorowanie zajętości pomiesz-czeń. Wszystkie te zadania zmie-rzają do ograniczenia zużycia prądu oraz wygody końcowych użytkow-ników. Za pomocą aplikacji opra-cowanych na telefony z systemami operacyjnymi iOS oraz Android zy-skują oni w znacznym stopniu kon-trolę nad budynkiem, w którym pracują.

W ramach systemu działa rów-nież 750 przełączników typu PoE (Power over Ethernet), które umożliwiają przesyłanie nie tylko energii elektrycznej, ale także danych. Przekazywane informacje pozwalają stwierdzić, czy w danym pomieszczeniu ktoś się znajduje, a następnie dostosować do liczby osób natężenie światła i ogrzewa-nia. Takie rozwiązanie jest nie tylko niezwykle ekologiczne, ale również

CASE

Biuro XXI wieku32

oszczędne. Ponadto w The Edge dzięki wykorzystaniu przełączni-ków PoE można było uniknąć po-dwójnego okablowania budynku. Każdy pracownik może skorzystać ze wszystkich udogodnień tech-nologicznych. Za pomocą specjal-nej aplikacji na telefon komórkowy można nie tylko dostosować natę-żenie światła nad własnym biur-kiem, ale także w znacznym stop-niu sterować oświetleniem biura typu open space.

Przewaga dzięki innowacjiRozwiązania zastosowane w budyn-ku robią wrażenie, nie mniej im-ponujące są również plany firmy Philips związane z The Edge. Jak bowiem zapowiada firma, uzyska-nie certyfikatu najbardziej zrów-noważonego budynku na świe-cie to dopiero początek. Kolejnym krokiem będzie utrzymanie tego statusu. Dlatego Philips zawarł umowę z zarządcą budynku. Zo-bowiązuje się w niej do utrzyma-nia swoich produktów przez ko-lejne dziesięć lat. Ten pakiet usług koncentruje się na bieżącym mo-nitorowaniu, a także przewidy-waniu funkcjonowania systemu oświetlenia. Ponadto Philips będzie badał, w jaki sposób pracownicy wykorzystują narzędzia do perso-nalizacji przestrzeni. Na podstawie tych danych przedstawi propozycję dalszej optymalizacji zastosowa-nych narzędzi.

Możliwości technologiczne, jakimi obecnie dysponujemy, spra-wiają, że rywalizujących pod wzglę-dem wysokości budynków biuro-wych praktycznie nic nie ogranicza. Zdjęcia prezentujące wieżowce, których górne piętra wyrasta-ją ponad chmury, na nikim już nie robią wrażenia. Dlatego najpraw-dopodobniej coraz większe znacze-nie będzie odgrywała konkurencja między deweloperami w zupełnie innej kategorii. Przy rosnących gabarytach biurowców szybko

wzrasta też zapotrzebowanie na elektryczność. Ze względu na to, że na całym świecie przybywa biu-rowców, które marnotrawią po-tężne ilości energii, warto zwracać uwagę na najlepsze rozwiązania łą-czące światowej klasy architektu-rę z ekologią. Opinię tę podzielają eksperci zajmujący się na co dzień środowiskiem. „Mamy nadzieję, że inni deweloperzy wezmą przy-kład z tego budynku i dołożą starań w tworzeniu innowacyjnych budyn-ków, które dołączą do tej samej ligi

co The Edge” – ocenia Annemarie van Doorn, dyrektor Dutch Green Building Council.

Amsterdamski budynek The Edge świadczy o tym, że taki mariaż jest nie tylko możliwy, ale też opłacalny dla wszystkich stron. Nowoczesne systemy oświet-leniowe zamontowane w The Edge przez firmę Philips dowodzą, że innowacje usprawniające pracę i zwiększające komfort pracowni-ków można skutecznie łączyć z wy-dajnością energetyczną.  #

CASE

Zintegrowane oświetlenie The Edge

€

6500 opraw oświetleniowych na 15 piętrach

3000 opraw oświetle-niowych zintegrowanych z sensorami

750 przełączników PoE zapewniających łączność i energię

€ 100 000 euro oszczędności rocznie w kosztach energii

1,5 miliona euro oszczędności rocznie w kosztach użytkowania przestrzeni

33Biuro XXI wieku

Dla architektów i projektantów największą inspiracją są zwykle strefy wspólne. Podstawowe pyta-nie, na jakie muszą znaleźć odpo-wiedź, brzmi: jak efektywnie zago-spodarować przestrzeń wspólną, aby spełniała oczekiwaniami najem-cy oraz sprzyjała wykonywaniu obowiązków w mniej formalnym otoczeniu? Strefy takie mogą być urozmaicone kabinami dla biu-rowych indywidualistów lub mo-bilnymi meblami, dzięki którym

a temu nastawieniu sprzyja cią-gły rozwój technologii. W odpo-wiedzi na ich oczekiwania sektor biurowy dostarcza nowych rozwią-zań, proponując otwarte, elastycz-ne przestrzenie, dzięki którym in-tegracja i współpraca nie muszą się wykluczać. Powierzchnie firmowe zamieniają się więc w wielofunk-cyjne strefy. Ich tworzeniu sprzy-jają nieodzowna w dzisiejszych czasach kreatywność i ciągłe pod-noszenie efektywności pracy.

Jakie zmiany w tradycyjnym układzie przestrzeni biurowej niosą najnowsze trendy i jaki skutek mają wywołać?Agnieszka Kawęcka: Z punktu widzenia pracodawcy biuro jest miejscem wyjątkowym. Stano-wi wizytówkę firmy, kształtuje jej wizerunek w oczach klientów i – co bardzo ważne – w oczach pracowników. Przedstawiciele pokolenia Y są w większości zwo-lennikami zmian i dynamiki,

Fit-out dla wymagających

CASE

Miejsca, w których pracujemy, coraz mniej przypominają klasyczne biura z osobnymi narożnymi gabinetami i równo ułożonymi rzędami biurek. Nowe trendy w organizowaniu przestrzeni biurowej coraz częściej wykraczają poza utarte schematy. O trendach w aranżacji firmowych wnętrz opowiadają przedstawicielki firmy Reesco.

Agnieszka Kawęcka, Head of Business Development, Reesco Małgorzata Stankiewicz, Head of Communications, Reesco

Biuro XXI wieku34

bez trudu pracodawca może plano-wać tworzenie nowych zespołów roboczych do zadań specjalnych. Małe salki konferencyjne, pokoje do pracy w ciszy czy osobne stre-fy, w których można porozmawiać przez telefon – to również udogod-nienia naszych czasów.

W jakim stopniu wybór orga-nizacji biura powinien zależeć od rodzaju działalności firmy?Małgorzata Stankiewicz: Dzisiaj nie ma już projektów standardo-wych, a każdy najemca powinien być traktowany indywidual-nie. Jako firma specjalizująca się w procesach aranżacji i przebu-dowy przestrzeni biurowych na-dajemy każdemu projektowi taką właśnie, indywidualną rangę. Dzię-ki szczegółowej analizie struktu-ry firmy identyfikujemy potrzeby przedsiębiorstwa. Determinan-tami zaproponowanego ostatecz-nie projektu są z pewnością: spe-cyfika wewnętrznych procesów w firmie, struktura pracowników, współzależności między nimi, po-ziom wykorzystania najnowszych technologii, firmowe procedu-ry, które określają proporcje cza-su przeznaczonego na wypełnianie zadań i odpoczynek oraz wreszcie

filozofia firmy. Jednym z obszarów, które większość najemców trak-tuje jako priorytetowe, jest zasi-lanie i struktura IT, które warun-kują pozostałe aranżacje.

Czy obecne trendy w organizacji biura są tylko przejściową modą, czy też można spodziewać się, że zakorzenią się na dłużej?A.K.: Nie uda się jednoznacznie od-powiedzieć na to pytanie. Zmiany towarzyszą nam na co dzień i to się

CASE

nie zmieni. W przypadku trendów w aranżacji o ich tempie decyduje wiele aspektów. Od kilku lat anali-zujemy wielokryterialne, długoter-minowe funkcjonowanie prze-strzeni biurowych. Wyniki tych analiz mogą przybrać formę no-wych trendów. Spełnienie każdej prognozy zależy od wielu czynni-ków, które nie są stałe. Z całą pew-nością jednak można powiedzieć, że trend polegający na większym i wydajniejszym wykorzystaniu technologii jest obecnie najsil-niejszy. Kolejne lata przyniosą za-pewne wiele nowości, za którymi zarówno pracownicy, jak i praco-dawcy będą podążać.

Na ile polski rynek jest gotowy na nowinki w rodzaju londyń-skiego biura Google, w którym zmieszczono sale gimnastyczne, spa czy wewnętrzny ogród?M.S.: Rynek polski nie stano-wi żadnego wyjątku pod wzglę-dem gotowości mentalnej i techno-logicznej. Od wielu lat nadążamy za nowościami europejskimi i świa-towymi. Tak też jest w kategorii fit-out, a więc w aranżacji wnętrz biurowych. Głównym ogranicze-niem możliwości realizowania wszystkich fantazji architektów ZD

JĘC

IA: M

ATE

RIA

ŁY P

RAS

OW

E R

EES

CO

Z punktu widzeniapracodawcy biurojest miejscem wyjątkowym. Stanowi wizytów-kę firmy, kształ-tuje jej wizerunek w oczach klientówi – co bardzo ważne – w oczach pracowników.

35Biuro XXI wieku

koszty utrzymywane są na akcep-towalnym poziomie i nadal możemy zaproponować klientowi nowoczes-ną koncepcję, uwzględniającą za-kładany na fit-out budżet.

Od czego powinna zacząć firma, która planuje zmianę wystroju biura?A.K.: Zdecydowanie od znalezienia właściwych ludzi, nie firm, a właś-nie ludzi, którzy będą na co dzień oddelegowani do prowadzenia od-powiednich projektów. Nie chciała-bym być źle odebrana, ale w pierw-szej kolejności każdy najemca powinien zrozumieć swoje cele,

biurowych i mając na uwadze wa-runki techniczne, trendy nie wpły-wają na parametry budynku. W konsekwencji nie uzasadnia-ją wzrostu kosztów. Prawdą jednak jest, że funkcjonuje obecnie jeden generalny trend: biuro powinno być przyjemniejsze wizualnie, stąd kolory, ciekawsze rozwiązania w zakresie sufitów, ścian, podłóg, opraw itp. W dzisiejszych czasach na rynku jest wielu ogromnie uta-lentowanych architektów, którzy tworzą ciekawe wizualnie projek-ty, korzystając z alternatywnych materiałów, dążąc do minimaliza-cji kosztów. Dzięki tym zabiegom

są kwestie finansowe, które nie stanowią wyjątku w przypadku naszego kraju, czy też samej War-szawy. Przywołany został Londyn, do niego zatem się odniosę. Spe-cyfika londyńskiego rynku pole-ga między innymi na centralizacji miejskiej strefy biur oraz niepo-równywalnie wyższych stawkach czynszu, co sprawia, że budżety na atrakcyjne, niestandardowe roz-wiązania aranżacyjne są często nie-botyczne. Nie możemy jednak zło-rzeczyć, bo poziomy czynszów są w Polsce adekwatnie niższe. Budże-ty w naszej rzeczywistości zmusza-ją do poszukiwania rozwiązań rów-nie ciekawych, ale generujących niższe koszty. Często takim roz-wiązaniem jest tworzenie atrak-cyjnych stref wspólnych, takich jak na przykład jadalni dostępnych dla wszystkich najemców danego budynku biurowego.

Jakie propozycje biurowej strefy relaksu są najczęściej wykorzy-stywane na polskim rynku?M.S.: Odpowiedź na to pytanie w dużej mierze może nawiązywać do tego, o czym rozmawialiśmy przed chwilą. Budżety oraz struktu-ra budynku determinują rozwiąza-nia, jakie można zaimplementować. Na pewno wśród tych najbardziej popularnych należy wymienić osob-ne pokoje ze stołami do bilardu, pił-karzykami, biblioteki, siłownie czy też pomieszczenia do masażu lub minigabinety manicure. Niektó-re powierzchnie są wzbogacone o ta-rasy, które w okresie letnim – dzię-ki odpowiedniej aranżacji – stają się wybawieniem dla palaczy oraz stre-fą, gdzie na leżaku można poczytać ulubioną książkę zamiast branżo-wego raportu.

Czy nowe trendy mają istotny wpływ na poziom budżetów za-kładanych na cele aranżacyjne?A.K.: Z punktu widzenia standar-dów funkcjonowania budynków

CASE

Biuro XXI wieku36

spoiwem tego procesu jest zarzą-dzający projektem z ramienia wy-branego partnera – firmy świadczą-cej usługi fit-out. W Polsce przyjęło się, niestety, że kierownik projektu zatrudniany jest dopiero w dalszej części procesu zmiany. Z doświad-czenia jednak wiemy, jak mocnym ogniwem i wsparciem dla klienta może on być. Uważam, że osoba od-powiedzialna za realizację wszyst-kich ustaleń poczynionych na papie-rze przed rozpoczęciem aranżacji powinna być wdrożona do projektu jako pierwsza. Multidyscyplinarne zdolności takiej osoby wpłyną po-zytywnie na cały proces.  #

który co do zasady wymaga zaan-gażowania ekspertów, to anali-za funkcjonalności obecnego biura. Proces ten pozwoli wygenerować wnioski będące podstawą dal-szych działań. Kolejny krok to ana-liza rynku, czyli określenie: jakie obiekty są obecnie w budowie, ja-kie lokalizacje i powierzchnie pro-ponuje rynek, jakie koszty niesie wynajem itp.

M.S.: Należy pamiętać także o aspektach technicznych, które nie muszą mieścić się w kompeten-cjach osoby zarządzającej projek-tem w strukturze firmy planują-cej działania. Stąd bardzo istotnym

biznes, jak działa i jakie ma po-trzeby. Nie musi identyfikować ich wszystkich, ale czas spędzony z własnym zespołem na analizie z pewnością zaprocentuje wnio-skami, które umożliwią ocenę przeznaczenia nowej powierzch-ni biurowej. Kolejnym krokiem jest dobór zespołu ekspertów. Proszę mi wierzyć, są na rynku wysoko wykwalifikowani specja-liści, i to z nimi właśnie należy po-dejmować współpracę.

Dysponując przeglądem całego rynku, odpowiedzą na szereg pytań i rozwieją wątpliwości na każdym etapie współpracy. Główny obszar,

CASE

Do najciekawszych projek-tów zrealizowanych przez Reesco w 2015 roku należała aranżacja powierzchni biu-rowej około 4500 metrów kwadratowych, zlokalizowana we Wrocławiu, której najemcą jest firma z sektora IT. Pro-ces, który koordynowaliśmy, był dużym wyzwaniem, jako że nowa powierzchnia biurowa miała się mieścić w odrestau-rowanej kamienicy położonej w centrum miasta. Prace rozpo-częliśmy od analizy oczekiwań najemcy względem docelowego standardu, czego następstwem był wybór odpowiednich biur projektowych. Dzięki profesjo-nalizmowi wybranego partnera mogliśmy skonfrontować wizję klienta z projektem budow-lanym i zadbać jednocześnie o zgodność z obowiązują-cymi przepisami. Kolejnym krokiem była pełna koordy-nacja międzybranżowa dokumentacji aranżacyjnej

oraz uzyskanie wymaga-nego pozwolenia na budowę. Do naszych zadań w tej fazie prac należała także syn-chronizacja dokumentacji wykonawczej z oczekiwa-niami najemcy. Dokonaliśmy jej oceny pod względem technicznym oraz użytko-wym, na przykład przyjmując do analizy proponowane okablowanie strukturalne i kompleksową instalację AV.

Na tym etapie rozpoczęła się procedura tworzenia budżetu i składanie całości projektu poprzez zaplano-wanie poszczególnych jego faz. Zwieńczeniem była faza najważniejsza, czyli wyłonie-nie wykonawców. To do nas należało podpisanie umów z podmiotami rekomendowa-nymi najemcy i optymalizacja kosztów. Najprzyjemniejsze dla najemcy jest oczywi-ście wdrożenie, kiedy projekt nabiera realnych kształtów.

Z naszej strony ten fragment współpracy obejmował zło-żenie harmonogramu działań, po czym mogliśmy rozpocząć wprowadzenie wykonawców na teren budowy. Na tym oczywiście nasza rola się nie zakończyła. Nieodzownym elementem gwarantującym klientowi poczucie bez-pieczeństwa jest wsparcie przydzielonego mu kierow-nika projektu, który kontroluje na bieżąco przebieg wszyst-kich procesów. Nie inaczej było i przy tym ciekawym projekcie.

Raportowanie i protoko- ły odbioru prac zakończyły na papierze ten projekt, ale my żyjemy nim nadal. To było wyzwanie nie tylko ze względu na specyfikę budynku, ale również z powo- du niezbędnej elastyczności w planowaniu i prowadze-niu prac. Adaptacja do zmian była możliwa dzięki zaufa-nym partnerom, jakich wybraliśmy do współpracy.

W ciągu czterech miesięcy oddaliśmy najemcy do użytko-wania powierzchnię o bardzo wysokim standardzie. Projekt uwzględnił strefy wspólne – jadalnię i kuchnię – zaprojek-towane z wykorzystaniem niecodziennych elementów, takich jak na przykład koszyki na owoce, które umieszczone na ścianie świetnie sprawdziły się w roli półek. Na terenie biura stanęły budki telefoniczne umożliwiające pracownikom prowadzenie kameralnych rozmów. Każdą salę konferen-cyjną zaprojektowano w innym stylu, by pobudzać wyob-raźnię i sprzyjać kreatywnej pracy. Jedną ozdabiają kla-wiatury komputerowe, w innej znalazł się stół i ściana zbu-dowana z dyskietek, a jeszcze kolejna prezentuje na ścia-nie układ scalony. Zadbaliśmy także o pracowników posia-dających dzieci, organizując bawialnię dla najmłodszych z jednoczesnym utrzymaniem stanowisk do pracy stałej.

Nowe wnętrze dla IT

37Biuro XXI wieku

PRZYGLĄDAJĄC SIĘ budowanym dziś biurowcom, wyraźnie wi-dać, że branża przeżywa rozkwit. Jej świetną kondycję potwierdzają dane. Rekordowy wzrost poda-ży sprawił, że na koniec drugiego kwartału 2015 roku poziom pusto-stanów w stolicy wyniósł 14,1% i naj-prawdopodobniej będzie wzrastał w następnych miesiącach w związ-ku z planami oddania do użytku kolejnych obiektów. Skąd tak szybki wzrost rynku nieruchomo-ści biurowych? Największym mo-torem rozwoju już od lat jest sektor

nowoczesnych usług dla biznesu. Tego typu firmy zajmują już 1,5 miliona mkw. powierzchni biur w Polsce. Według danych ABSL, centra z kapitałem zagranicz-nym zatrudniają obecnie w Pol-sce 150 tysięcy osób. To najpewniej nie koniec dobrej koniunktu-ry tej branży, bo do roku 2020 za-trudnienie ma wzrosnąć nawet do 250 tysięcy.

W dostarczaniu nowoczesnej powierzchni biurowej dostosowa-nej do potrzeb najemców z tego sektora wyspecjalizowała się firma

Skanska, która od początku zało-żyła, że jej budynki będą precyzyj-nie skrojone pod potrzeby później-szych użytkowników. „Z naszego doświadczenia wynika, że naj-ważniejszym czynnikiem dla na-jemców jest dostęp do transpor-tu publicznego. Dla ponad połowy firm nie ma znaczenia, czy biuro będzie zlokalizowane w centrum czy poza nim, o ile w pobliżu obiek-tu zostanie zapewniony wygod-ny dostęp do komunikacji publicz-nej – zdradza Arkadiusz Rudzki, dyrektor zarządzający Skanska

Biuro klasy premiumRynek powierzchni biurowej w Polsce wciąż się rozwija w błyskawicznym tempie. Tylko w 2014 roku w całym kraju powstało 600 tysięcy mkw. biur. Przy tak ogromnej podaży najemcy szybko zwiększają oczekiwania wobec powierzchni biurowej. Coraz większą rolę odgrywa więc jej jakość.

CASE

ZDJĘ

CIA

: MAT

ER

IAŁY

PR

ASO

WE

SKA

NS

KA

Biuro XXI wieku38

takich jak: lokalizacja, transport, koszt najmu czy jakość, najemcy co-raz częściej starają się jak najlepiej dopasować swoje siedziby do po-trzeb pracowników. Według badań firmy CBRE, dla 67% firm najważ-niejszym czynnikiem podczas wy-boru i aranżacji biur stała się możli-wość przyciągnięcia największych talentów na rynku i zaoferowania atrakcyjnego miejsca pracy. Dlate-go uwzględnianie oczekiwań przy-szłych pracowników, zwłaszcza tych najbardziej cenionych na ryn-ku, wydaje się szczególnie ważne.

Property Poland. – Drugim i oczy-wistym czynnikiem jest cena wy-najmu. Trzecim jest szeroko rozu-miana jakość projektu, obejmująca przede wszystkim takie aspek-ty, jak: design, architektura, no-woczesne technologie czy zastoso-wanie zielonych, zrównoważonych rozwiązań”.

Potrzeby rosnąDynamiczny wzrost podaży na ryn-ku sprawił, że wymagania najem-ców znacząco wzrosły – oprócz pod-stawowych cech danego biurowca,

Samym pracownikom natomiast najbardziej zależy na komforcie (90%) i wydajnej klimatyzacji (81%). Aż 78% badanych uznało, że waż-na jest dla nich możliwość odse-parowania się w pokojach do pra-cy cichej. Jest to przydatne przede wszystkim podczas wykonywa-nia zadań wymagających skupie-nia czy rozmów telefonicznych, które należą do stałych obowiąz-ków 63% badanych.

Orientacja na pracownika i ros-nące wymagania w stosunku do przestrzeni biurowej sprawia-ją, że deweloperzy coraz częściej sięgają po rozwiązania, które mają na celu wyjście naprzeciw potrze-bom najemców. „Najemcy ocze-kują przestrzeni biurowej skrojo-nej na miarę, idealnie dopasowanej do ich potrzeb. Możliwość swobod-nej aranżacji coraz częściej staje się czynnikiem decydującym o wy-borze biura – przyznaje dyrektor Rudzki. – Staramy się odpowiadać na te potrzeby m.in. poprzez stwo-rzenie funkcji Regional Asset Co-ordinator (RAC). Regionalny koor-dynator ds. zarządzania wartością budynków staje się łącznikiem mię-dzy najemcą a deweloperem, rów-nież po podpisaniu umowy i pro-cesie przeprowadzki. To unikalna funkcja na rynku, dzięki niej part-nerzy mogą z naszą pomocą łatwo przejść przez trudny proces zmia-ny siedziby”.

Przyjaźnie, czyli opłacalnieWsłuchiwanie się w opinie pracow-ników opłaca się wszystkim. Na-jemcy zyskują bowiem w ten spo-sób bardziej zmotywowaną kadrę, a deweloperzy łatwiej znajdu-ją klientów. Nic dziwnego, bo aż 90% pracowników sektora usług wspólnych uważa, że komfortowe miejsce pracy pozytywnie wpły-wa na ich produktywność. Dobrze przemyślane i zaprojektowane biuro – sprzyjające zarówno pra-cy zespołowej, jak i kreatywności

CASE

39Biuro XXI wieku

oraz koncentracji – może istotnie zwiększyć zaangażowanie pracow-ników. Również krótki odpoczy-nek w trakcie pracy jest niezbędny, by oderwać się na chwilę od powie-rzonych zadań i wrócić do nich z no-wymi siłami. Naukowcy przekonu-ją, że największą produktywność osiągamy, gdy pracujemy 52 minu-ty bez przerwy, a następnie pozwo-limy sobie na 17-minutowy relaks. Tę zależność zdają się dostrze-gać także pracodawcy i coraz częś-ciej stawiają na nowoczesne biura, które oprócz oczywistych udogod-nień, takich jak dobra lokalizacja czy nowoczesne wyposażenie, ofe-rują pracownikom specjalne stre-fy służące odpoczynkowi i różnym formom rekreacji oraz integracji.

Przykładem może być choćby nieformalna wymiana zdań w biu-rze, która jest bardzo istotnym ele-mentem codziennej pracy. Prawie 80% pomysłów powstaje poza biur-kiem, w wyniku interakcji ze współ-pracownikami. Potwierdzają to badania przeprowadzone przez magazyn „Harvard Business Review”. Wynika z nich, że przypadkowe

spotkania na terenie firmy popra-wiają efektywność biznesu. Dla-tego też w biurowcach wdraża się kolejne rozwiązania, które jeszcze kilka lat temu wydawały się nie do pomyślenia. Jednym z nich jest koncepcja „gorących biurek” (stanowisk pracy nieprzypisanych do konkretnych osób), a także po-działu biura na strefy przezna-czone do realizacji konkretnych zadań. Przykładem tak zaaranżo-wanej przestrzeni jest warszaw-skie biuro Skanska w budynku Atrium 1, zaprojektowane zgodnie z coraz bardziej popularnym tren-dem, jakim jest koncepcja Activi-ty Based Workplace. Zgodnie z jej założeniami aranżację biura po-przedzają badania ścieżek aktyw-ności pracowników. W praktyce oznacza to podział biura na stre-fy, na przykład do pracy kreatyw-nej w zespołach, pracy w skupieniu, rozmów telefonicznych i spotkań biznesowych.

Udane realizacjeWszystkie zasady obowiązujące podczas tworzenia nowoczesnej

przestrzeni biurowej zostały zasto-sowane przez firmę Skanska pod-czas budowy biurowca Maraton w Poznaniu, którego lekką i nowo-czesną bryłę zaprojektowali ar-chitekci z pracowni CDF. Maraton to nowoczesny budynek biuro-wy powstający w samym centrum miasta, w bezpośrednim sąsiedz-twie najważniejszych obiektów biznesowych, handlowych i kultu-ralnych, takich jak Stare Miasto czy galeria Stary Browar. Realiza-cja inwestycji rozpoczęła się w styczniu 2015 roku. Biurowiec będzie się składać z sześciu pięter nadziemnych oraz dwóch pod zie-mią. Maraton będzie miejscem ot-wartym na miasto i mieszkańców Poznania – zgodnie z projektem przed wejściem głównym znajdzie się obszerne, dostępne dla wszyst-kich patio, które zaoferuje miesz-kańcom przyjazną, zieloną prze-strzeń w centrum miasta. Budynek wpisze się także w kontekst histo-ryczny miejsca, w którym powsta-nie: na placu zostanie zaznaczo-ny przebieg dawnych fortyfikacji Twierdzy Poznań, których granica

CASE

Biuro XXI wieku40

przebiegała przez działkę, na której powstanie Maraton.

Ambicją firmy Skanska jest, by budynek tętnił życiem zarówno w godzinach pracy, jak i poza nimi – jako ważny punkt na architekto-nicznej mapie Wielkopolski, będą-cy miejscem spotkań biznesowych, towarzyskich, rekreacji i relak-su. Służyć temu będzie ogólnodo-stępne patio z fontannami, zielenią i małą architekturą, w które zosta-nie wpisany zarys fortyfikacji hi-storycznego Poznania, a także kli-mat samego miasta. Poznań łączy wielowiekową kulturę z nowoczes-nością. To miasto otwarte na inwe-stycje, z ogromnym kapitałem w postaci kreatywnych mieszkań-ców, z których aż 130 tysięcy stano-wią studenci.

Poznań jest świetnym przy-kładem szerszego trendu. Potrze-bę dostosowania miejsca pracy do potrzeb pracowników moż-na zaobserwować w całej Polsce. To właśnie ona była jednym z naj-ważniejszych czynników decy-dujących o przeprowadzce firmy Capgemini do budynku Silesia Business Park B w Katowicach i firmy HP Global Business Center do budynku Dominikański we Wrocławiu. W obu budynkach przewidziano szereg rozwią-zań zapewniających komfort jego przyszłym użytkownikom, w tym na przykład zielone rozwiązania zapewniające m.in. zwiększo-ny dostęp do świeżego powietrza, którego w budynkach Skanska jest o 30% więcej w porównaniu z ogólnymi normami, i odpowied-nie nasłonecznienie na stanowi-skach pracy czy infrastrukturę rowerową.

Jedną z ostatnich realizacji fir-my Skanska jest budynek Atrium 2 – zapewni nowoczesną przestrzeń do pracy w centrum Warszawy. Na każdym z pięter budynku zapro-jektowano sześć loggii, na które bę-dzie można wyjść w przerwie w pracy.

W budynku znajdą się także: biblio-teka, restauracja, nowoczesna si-łownia umożliwiająca śledzenie postępów w treningu za pomocą specjalnej aplikacji. Pracownicy będą mogli skorzystać też z no-woczesnych systemów obsługi, jak na przykład system concierge, który umożliwi na przykład odbiór biletów do kina bez potrze-by wychodzenia z biura. Dostępne na terenie całego obiektu Wi-Fi umożliwi pracę na świeżym

powietrzu, w otoczeniu zieleni i ma-łej architektury.

Dobra passaWyraźnie widać, że firma Skanska przechodzi dobry okres. Deweloper oddał w 2015 roku cztery budyn-ki biurowe w regionie Europy Środ-kowej i Wschodniej: wspomniane wcześniej Dominikański we Wroc-ławiu, Silesia Business Park B w Ka-towicach, a także Green Court Bu-charest B w Bukareszcie oraz Corso Court w Pradze. Firma podpisa-ła umowy najmu na ponad 110 ty-sięcy mkw. w czterech krajach re-gionu. Spółka prowadzi też obecnie prace budowlane w ramach dzie-więciu projektów biurowych, z cze-go siedem jest zlokalizowanych w Polsce. Skanska Commercial De-velopment Europe przygotowu-je portfel nieruchomości przezna-czonych na sprzedaż w roku 2016, oferujący biurowce zlokalizowane w Polsce, Czechach, na Węgrzech i w Rumunii. „Nieustannie reali-zujemy strategię stałego i zrówno-ważonego rozwoju w regionie Eu-ropy Środkowej i Wschodniej.

Stawiamy sobie za cel bycie fir-mą pierwszego wyboru dla najem-ców i inwestorów – podkreśla Ka-tarzyna Zawodna, prezes Skanska Commercial Development Europe. – Nasze doświadczenie na całym świecie i rozległa wiedza sprawiają, że dostarczamy partnerom bizne-sowym najwyższej klasy produk-ty i usługi ściśle dopasowane do ich potrzeb”.

Miniony rok był dla spółki biuro-wej Skanska jednym z najbardziej

intensywnych w historii. „Jeszcze nigdy nie budowaliśmy na tak dużą skalę, zwłaszcza w miastach regionalnych w Polsce, gdzie je-steśmy niekwestionowanym lide-rem – ocenia dyrektor Rudzki. – W ciągu ostatnich 12 miesięcy zrealizowaliśmy sprzedaż pięciu budynków biurowych, zakończy-liśmy budowę dwóch inwestycji, dostarczyliśmy na rynek ponad 9,6 ha powierzchni biurowej i zaczęliśmy realizację kolejnych dziesięciu. Dla porównania, krakowski rynek ma cztery hek-tary powierzchni. Wszystko wska-zuje na to, że w 2016 roku jeszcze zwiększymy tempo rozwoju".

Rok 2015 był dla biurowej czę-ści deweloperskiej Skanska bardzo udany także pod kątem zaintereso-wania ze strony funduszy inwesty-cyjnych. Po raz pierwszy w historii firma sprzedała w regionie Euro-py Środkowo-Wschodniej portfo-lio budynków. Wszystkie były zlo-kalizowane w Polsce. To największa transakcja roku na rynku biuro-wym nie tylko w kraju, ale w całym regionie CEE.  #

CASE

Aż 90% pracowników sektora usług wspólnych uważa, że komfortowe miejsce pracy pozytywnie wpływa na ich produktywność.

41Biuro XXI wieku

POLSKA BRANŻA nieruchomości biurowych wciąż jest bardzo dyna-miczna. Różne miasta reprezentu-ją różny stopień rozwoju – w nie-których pojawiły się całe dzielnice biurowe, a w innych kolejne in-westycje są bardziej rozproszo-ne. Wreszcie inwestorzy zaczęli odkrywać dla siebie nowe ryn-ki regionalne. Cały czas pojawia-ją się też nowe trendy w projektach biurowców i ich aranżacji, czego przykładem mogą być komplek-sy Business Garden wybudowane

przez firmę Vastint. Architektura istotnie kształtuje przestrzeń ży-ciową człowieka i również w przy-padku kreowania miejsca pracy ma niebagatelny wpływ na jakość jego codziennej egzystencji. Stąd przy projektowaniu kompleksów biu-rowych firmy Vastint tak duży na-cisk położono na zachowanie ska-li ludzkiej w architekturze. Warto wymienić tutaj m.in. na zapewnie-nie prawidłowej równowagi między pracą a wypoczynkiem użytkow-nika biurowca.

Czym polski rynek różni się od rynków przestrzeni biurowych w Europie?Z pewnością polski rynek staje się coraz bardziej dojrzały. Wyróż-nia go natomiast wprost zawrotne tempo wzrostu, które w znacznym stopniu jest napędzane przez bran-żę usług biznesowych, generującą 70–80% dzisiejszego popytu na po-wierzchnię biurową. Obecne na ryn-ku firmy outsourcingowe i centra usług wspólnych otwierają kolej-ne biura w największych miastach

CASE

Przyjazne biuraW stolicy i regionach popyt na powierzchnię biurową napędzają różne grupy najemców, chociaż polski rynek staje się coraz bardziej dojrzały i różnice między poszczególnymi miastami zaczynają się zacierać. Obecnie najważniejszą cechą dobrego biura jest elastyczność i zdolność dopasowania do potrzeb najemcy.

Rozmowa z Rogerem Anderssonem, dyrektorem zarządzającym Vastint Polska

ZDJĘ

CIA

: MAT

ER

IAŁY

PR

ASO

WE

VAS

TIN

T

Biuro XXI wieku42

inwestycjami w Warszawie i pozo-stałych miastach wynosiła 80:20, natomiast dziś można mówić już o poziomie 50:50. Najemcy dostrze-gli potencjał mniejszych miast.

Czy rynki w polskich miastach różnią się tylko wielkością bu-dowanej powierzchni? Co z ar-chitekturą oraz wyposażeniem wnętrz w Warszawie i regionach?Także tutaj można zauważyć pewnie postępujące zbliżenie, choć w mniejszym stopniu. Różnice

w Polsce. Napływają do nas tak-że nowi inwestorzy z tego sekto-ra, którzy szukają korzystnych lokalizacji i w ten sposób nakrę-cają koniunkturę na nieruchomo-ści najwyższej klasy w całym kra-ju. Początkowo bardzo wyraźnie rysowała się różnica w skali inwe-stycji biurowych między ryn-kiem stołecznym a regionalnymi, ale w ostatnim czasie dystans mię-dzy Warszawą a pozostałymi mia-stami znacznie się skrócił. Jeszcze kilka lat temu proporcja między

CASE

Polski rynek staje się coraz bardziej dojrzały. Wyróżniago zawrotne tempo wzrostu, napędzane przez branżę usług biznesowych.

43Biuro XXI wieku

Można wskazać kilka powodów przemawiających za lokalizacją biur w tej części miasta. Z całą pew-nością bardzo pomogła bogata ofer-ta komunikacji publicznej, w tym linia metra, którą wydłużono z cen-trum na południe miasta. Dodat-kowym atutem była na pewno bli-skość lotniska. Ponadto ta część Służewca, o której rozmawiamy, oferowała tereny poprzemysłowe, które można było łatwo pozyskać i które stanowiły ogromny poten-cjał dla firm deweloperskich. Nie-stety, każda przestrzeń może się z czasem nasycić, czego dowodem mogą być tworzące się tam każde-go popołudnia korki. Wszystko ma swoją wytrzymałość i można podej-rzewać, że ten rejon jest już zabudo-wany powyżej swoich możliwości.

Czy to oznacza, że państwa firma od początku obecności w War-szawie nie chciała dołączyć do tłumu deweloperów inwestu-jących na Służewcu? Państwa kompleks Business Garden znajduje się w sporej odległo-ści od „Mordoru”. Jak rozumiem, to nie był przypadek?Faktycznie, nie byliśmy zaintere-sowani budową w tym rejonie, wo-leliśmy trzymać się okolic Okęcia. Uważamy, że wobec ogromnej kon-kurencji warto się wyróżniać rów-nież lokalizacją. Można więc mówić o przemyślanej strategii, z jednej strony pozostajemy poza centrum miasta, a z drugiej – unikamy rów-nież Służewca.

Czy przewiduje pan, że firmy zaczną rozglądać się za moż-liwościami przeprowadzki ze Służewca do części miasta położonych bliżej centrum?Wątpię, czy będziemy mieli do czy-nienia z masowymi przenosi-nami najemców do centrum War-szawy. Nie można pomijać kwestii kosztów, a czynsze na Służewcu są bardzo konkurencyjne w stosunku

optymalizacji przestrzeni, a zatem preferuje się biura z przewagą ot-wartego planu.

Co więcej, lokowanie centrali i zarządów w stolicy wymusza na deweloperach również określo-ne podejście do kwestii chociażby architektury biurowców. Zwykle oczekuje się, że będą odzwiercied-lały pozycję firmy, a więc będą bar-dziej reprezentacyjne niż budynki poza Warszawą, gdzie każdy chce się wyróżnić. W miastach regional-nych priorytetem jest wciąż efek-tywność kosztowa.

Z drugiej strony tylko w stolicy powstała wielka dzielnica biuro-wa, którą warszawiacy nazywa-ją „Mordorem”. Jak to się stało, że to tylko fenomen Warszawy?

wynikają z rodzaju najemców. War-szawa jest miejscem, w którym wznosi się główne siedziby dużych korporacji, a w regionach dominu-jącą grupą klientów są międzyna-rodowe firmy rozwijające centra usług biznesowych i informatycz-nych. W obu przypadkach biura peł-nią zupełnie inne funkcje, a co za tym idzie, najemcy mają całkiem odmienne oczekiwania wobec roz-planowania powierzchni i aranża-cji wnętrz. Na przykład w warszaw-skich biurach jest zwykle więcej zabudowy gabinetowej i sal konfe-rencyjnych, co wynika z obecności zarządów potrzebujących miejsca na spotkania. Natomiast w pozo-stałych miastach – takich jak Kra-ków, Poznań czy Wrocław – na-jemcom zależy na jak największej

CASE

Dla jednego menedżera idea smart office okaże się strzałem w dziesiątkę, ale ktoś inny łatwo może dojść do wniosku, że jego potrzeby najlepiej zaspokaja tradycyjne biuro.

Biuro XXI wieku44

do tych w śródmieściu. Niemniej nawet one nie pozostają niezmien-ne. Obecnie stawki najmu w cen-trum miasta reagują na presję ryn-kową wynikającą z rosnącej liczby inwestycji w tym rejonie, co może zachęcić niektórych najemców do zmiany siedziby.

Obecnie obserwujemy na pol-skim rynku nowe trendy w archi-tekturze biur oraz ich aranżacji. Jaką rolę odgrywa deweloper w kształtowaniu przestrzeni, w jakiej codziennie będą pra-cowali najemcy?Naszym podstawowym zadaniem jest zaprojektowanie i przygoto-wanie budynku w taki sposób, aby oferowana powierzchnia jak najdokładniej odpowiadała ocze-kiwaniom najemców. Staramy się tworzyć budynki, których główną cechą jest elastyczność planu kon-dygnacji, aby można było dowol-nie ją zagospodarować – zarówno na tradycyjne biuro, jak również na smart office.

Można jednak zauważyć, że we własnych biurach starają się państwo wprowadzać pewne innowacje. Między biurowcami kompleksu Business Garden jest sporo przestrzeni, wypełniają ją rośliny, stawy, ławki, podczas gdy wielu deweloperów sta-rannie zabudowuje praktycznie każdy metr kwadratowy.Zdajemy sobie sprawę, że więk-szość deweloperów nie oparłaby się pokusie ciasnej zabudowy. Na-sze podejście jest nieco odmienne. Najemcy oczekują nie tylko dobrej lokalizacji i sprawnego transpor-tu publicznego przy korzystnej ce-nie za metr kwadratowy. Chcą tak-że zapewnić komfort pracownikom, którzy ostatecznie będą korzysta-li z biura. Dlatego właśnie stawiamy na tworzenie zielonej przestrzeni wokół naszych projektów, w której pracownicy mogą się spotkać, zjeść

obiad, ale również odpocząć. Warto pamiętać, że zieleń ogrodów to nie tylko atrakcyjny element wizual-ny, ale również dodatkowe miejsce, które można wydajnie wykorzystać do pracy w przyjaznym otoczeniu. Zależy nam na tym, aby pracownicy lubili swoje miejsce pracy.

Czy taka koncepcja tworze-nia biur przyjaznych użytkow-nikowi jest w Szwecji czymś oczywistym?Na pewno nie wywołuje zdziwie-nia. W połowie lat dziewięćdziesią-tych ubiegłego wieku pracowa-łem w Szwecji. Widziałem pomysły, które dzisiaj zaczynają zdobywać coraz większą popularność w Pol-sce. Już wtedy mówiono w Szwecji o hot deskach czy innych rozwiąza-niach biurowych, które coraz częś-ciej są wdrażane w Polsce w ramach koncepcji smart office. Warto jed-nak pamiętać, że tego typu nowinek nie należy bezkrytycznie przyjmo-wać. Rozwiązania, które odpowia-dają potrzebom jednej firmy, wcale nie muszą równie dobrze sprawdzić się w drugiej. Dla jednego menedże-ra idea smart office okaże się strza-łem w dziesiątkę, ale ktoś inny ła-two może dojść do wniosku, że jego potrzeby najlepiej zaspokaja tra-dycyjne biuro. Pierwszym krokiem w organizacji przestrzeni biurowej powinno być rozpoznanie faktycz-nych potrzeb firmy.

Mimo ożywionej dyskusji w krę-gach branżowych nowatorskie roz-wiązania w przestrzeni biurowej w polskich warunkach przyjmują się powoli. Przewiduję jednak, że no-woczesne trendy organizacji biur i związane z tym rozwiązania dą-żące do stworzenia przyjaznej prze-strzeni dla pracownika będą nie-ustannie zyskiwać na popularności. Najłatwiej dojść do takiego wnio-sku, obserwując pracowników młod-szych generacji, którzy oczeku-ją od pracodawców inteligentnych i innowacyjnych rozwiązań.  #

CASE

45Biuro XXI wieku

NOWE PRZEPISY wyraźnie roz-dzielają postępowania restruk-turyzacyjne od powszechnie uważanych za stygmatyzujące postępowań upadłościowych, których wszczęcie niejednokrot-nie stoi na drodze skutecznej re-strukturyzacji. Ustawa wprowa-dza cztery rodzaje postępowań:1. o zatwierdzenie układu;2. przyspieszone postępowanie

układowe;3. postępowanie układowe;4. sanacyjne.

Każde z nich może zostać roz-poczęte przez dłużnika niewy-płacalnego lub takiego, któremu niewypłacalność jedynie zagra-ża. Każde też ma na celu zawar-cie układu po akceptacji propozy-cji układowych przez większość wierzycieli mających łącznie co najmniej dwie trzecie ogółu wierzytelności.

Postępowanie w sprawie zatwier-dzenia układu przewidziane jest dla dłużników, których wierzytelności

sporne nie przekraczają 15% ogó-łu wierzytelności, a dłużnik jest w stanie bez udziału sądu zebrać głosy wymaganej większości wie-rzycieli popierających warunki układu. Wniosek do sądu trafia dopiero, gdy dłużnik uzyska wy-maganą większość, a jedynym merytorycznym orzeczeniem są-du będzie akceptacja lub odmowa akceptacji układu.

W przyspieszonym postępowa-niu układowym – przewidzianym dla dłużników, których wierzy-telności sporne nie przekraczają poziomu 15% – wierzyciele od-dają swoje głosy bezpośrednio do sądu, a procedura będzie istot-nie odformalizowana.

Dla dłużników, którzy nie spełnią kryterium 15%, ustawa przewidu-je postępowanie układowe, prowa-dzone na zasadach analogicznych jak dotychczasowe postępowanie upadłościowe z możliwością za-warcia układu. Prawo zarządu ma-jątkiem przez dłużnika w obu tych

postępowaniach będzie poddane nadzorowi nadzorcy sądowego.

Postępowanie sanacyjne umoż-liwia najbardziej dogłębną restruk-turyzację zobowiązań i majątku dłużnika, na przykład łącznie z dostosowaniem poziomu zatrud-nienia do potrzeb restrukturyzo-wanego podmiotu czy odstąpie-niem od niekorzystnych umów wzajemnych (cherry picking right), które dotychczas przysługiwa-ło jedynie syndykowi w upadłości likwidacyjnej.

W postępowaniu sanacyjnym dłużnik będzie co do zasady pozba-wiony zarządu swoim majątkiem, choć ustawa przewiduje też możli-wość pozostawienia dłużnikowi za-rządu nieprzekraczającego zakre-su zwykłego zarządu.

Ochrona przed wierzycielamiW każdym z opisanych powyżej postępowań, poza postępowaniem o zatwierdzenie układu, dłużnik

Najem w restrukturyzacjiOd 2016 roku obowiązuje nowa ustawa „Prawo restrukturyzacyjne”. Wprowadza ona instrumenty umożliwiające restrukturyzację oraz przywrócenie zdolności do wykonywania zobowiązań przez niewypłacalnego lub zagrożonego niewypłacalnością dłużnika. Restrukturyzacja taka wiąże się z uzyskaniem ochrony prawnej, której w praktyce udzielają wierzyciele restrukturyzującego się podmiotu. Nowe rozwiązania mogą okazać się interesujące dla najemców poszukujących wyjścia z długoterminowej umowy najmu lub przeciwnie, szukających ochrony przed wypowiedzeniem umowy przez wynajmującego.

Agnieszka Ziółek i Konrad Werner, radcowie prawni w kancelarii CMS

CASE

CMS_LawTax_CMYK_from101.eps

Biuro XXI wieku46

będzie mógł uzyskać ochronę przed wierzycielami, a postępowa-nia egzekucyjne dotyczące wierzy-telności objętych układem będą zawieszone z chwilą wszczęcia po-stępowania układowego lub przy-spieszonego układowego. Ochro-na przed egzekucją idzie jeszcze dalej w przypadku postępowania sanacyjnego, kiedy to zawiesze-nie i zakaz wszczęcia jakichkolwiek nowych egzekucji obejmie także wierzycieli zabezpieczonych rze-czowo na majątku restrukturyzo-wanego podmiotu.

Zakaz wypowiadania umów najmuCo więcej, restrukturyzującemu się podmiotowi wynajmujący lub dzierżawca nie będzie mógł bez zgody rady wierzycieli wypo-wiedzieć umowy najmu/dzierżawy lokalu lub nieruchomości, w któ-rych restrukturyzujący się podmiot prowadzi swoje przedsiębiorstwo. Wyjątkiem jest sytuacja, w której podstawą wypowiedzenia umo-wy jest niewykonywanie zobowią-zań po wszczęciu restrukturyzacji lub inna okoliczność, która zosta-ła przewidziana w umowie najmu, a zaistniała po wszczęciu postępo-wania restrukturyzacyjnego.

Podobny zakaz dotyczyć też będzie możliwości wypowiedzenia umów: kredytowej, leasingu, ubez-pieczeń majątkowych, rachun-ku bankowego, poręczeń, gwaran-cji czy akredytyw wystawionych przed dniem otwarcia postępowa-nia restrukturyzacyjnego.

Możliwość odstępowania od umowy najmuJednocześnie w postępowaniu sanacyjnym zarządca za zgodą sę-dziego-komisarza będzie mógł od-stąpić od umów wzajemnych, które uzna za niekorzystne dla restruk-turyzującego się podmiotu, w tym umów najmu zawartych przez restrukturyzującego się najemcę.

W takiej sytuacji odstąpienie od umowy najmu dotyczyć będzie okresu po dniu otwarcia postępo-wania sanacyjnego i może zostać dokonane bez względu na usta-wowe czy też umowne terminy

wypowiedzenia oraz bez wzglę-du na okres, na jaki zawarto umo-wę najmu. Da to więc na przykład możliwość wyjścia najemcy z dłu-goterminowej umowy najmu za-wartej na warunkach niekorzyst-nych dla restrukturyzującego się podmiotu.

Upadłość może się opłacaćJedną z nowości wprowadzonych również od 2016 roku jest tzw. przy-gotowana likwidacja zawarta w ustawie prawo upadłościowe, in-spirowana znanym ze Stanów Zjed-noczonych czy Wielkiej Brytanii tzw. pre-packiem. Jest to narzę-dzie prawne, które często okazu-je się bardzo interesujące z punktu widzenia podmiotów, które za-interesowane byłyby inwestycją w tzw. distressed assets.

Istotą przygotowanej likwida-cji jest sprzedaż całości lub części przedsiębiorstwa na warunkach uzgodnionych pomiędzy inwesto-rem a niewypłacalnym dłużnikiem jeszcze przed wszczęciem postępo-wania o ogłoszenie upadłości. Wa-runki te podlegają zatwierdzeniu przez sąd w wyniku rozpoznania wniosku składanego wraz z wnio-skiem o ogłoszenie upadłości. W efekcie sprzedaż ma skutki sprzedaży egzekucyjnej, tj. nastę-puje bezobciążeniowe nabycie przedsiębiorstwa lub jego części,

co zapewnia poziom bezpieczeń-stwa prawnego w zasadzie nieosią-galny przy standardowej transakcji nabycia przedsiębiorstwa oraz po-zwalać będzie na znaczną redukcję kosztów związanych na przykład

z procesem audytu prawnego (due diligence).

W polskim wydaniu pre-packów sąd ma obowiązek zatwierdzenia uzgodnionych warunków sprzeda-ży, gdy zaproponowana przez inwe-stora cena będzie wyższa niż kwo-ta możliwa do uzyskania w toku postępowania upadłościowego (po-mniejszona o koszty postępowania). Jeżeli zaoferowana cena będzie zbli-żona do ww. kwoty, sąd będzie za-twierdzał warunki sprzedaży, jeżeli przemawia za tym ważny interes społeczny lub możliwość zachowa-nia przedsiębiorstwa dłużnika.

Pre-pack może być atrakcyjnym rozwiązaniem w przypadku naby-wania przedsiębiorstw, których głównym składnikiem jest nieru-chomość, na przykład centrum handlowe lub budynek biurowy. Takie rozwiązanie wydaje się tak-że niezwykle korzystne dla kupu-jącego oraz banku, gdyż pozwa-la na eliminację szeregu rodzajów ryzyka, które w innym przypadku mogłoby zostać jedynie ograniczo-ne w kosztownym procesie audytu prawnego. Instytucja ta może być także wykorzystywana do rozdzie-lenia części przedsiębiorstwa i wy-odrębniania do innego podmiotu części generującej przychody, przy pozostawianiu słabiej prosperu-jącego biznesu w likwidowanym podmiocie.  #

CASE

Restrukturyzującemu się podmiotowi nie można wypowiedzieć umowy najmu lub dzierżawy lokalu, w którym prowadzi przedsiębiorstwo.

47Biuro XXI wieku

WYDAWCAAndrzej Jacaszek

REDAKTOR PROWADZĄCYMateusz Żurawik

SEKRETARZ REDAKCJIUrszula Gabryelska

AUTORZYKatarzyna GajewskaAleksander KrakowskiJoanna MroczekAgnieszka OperhalskaBeata RejkowskaKonrad WernerKarol WykaAgnieszka Ziółek

GRAFIK, DTPPrzemsyław Oleksyn

MENEDŻER PRODUKCJIMarcin Opoński

KOREKTAAndrzej Retkiewicz

MENEDŻER PROJEKTUPiotr Szymczak

DYREKTOR SPRZEDAŻYTomasz Bożyczko

SZEF ZESPOŁU MEDIA & MARKETING SOLUTIONSEwa Szczesik-Czerwińska

REKLAMASylwia BodychMartyna BrzezickaEmil BryndaAnna Dubrawska Aleksandra JanowskaMarcin KopczyńskiMałgorzata Sobolewska

tel. 22 213 07 84e-mail: reklama@hbrp.pl

BIURA REGIONALNE

Gdańsk/PoznańElżbieta Sadowska 606 809 100

Katowice/Kraków/WrocławDariusz Ptak668 322 937

Warszawa/Łódź/LublinMonika Zwierzyńska784 529 311

Wszystkie prawa zastrzeżone. Treść nie może być kopiowana, rozpowszechniana lub archiwizowana w jakiejkolwiek formie mechanicznej lub elektro nicznej bez zgody wydawcy. Cytowanie części artykułów lub ich omówienia w jakiejkolwiek formie drukowanej lub elektronicznej bez zgody wydawcy (ICAN Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością Sp.k.) narusza prawa autorskie.

ICAN Instituteal. Niepodległości 1802-653 Warszawae-mail: kontakt@ican.plwww.ican.pl

HARVARD BUSINESS REVIEW POLSKA poleca

Biuro XXI wieku

Nowy numer już dostępny.

Śledź najnowsze trendy w biznesie i zarządzaniu. Harvard Business Review Polska” w prenumeracieProfessional już od 99 zł miesięcznie.”

Szczegóły na

czytamharvard.pl

Nowy numer już dostępny.

Śledź najnowsze trendy w biznesie i zarządzaniu. Harvard Business Review Polska” w prenumeracieProfessional już od 99 zł miesięcznie.”

Szczegóły na

czytamharvard.pl

CMS_LawTax_CMYK_from101.eps

PARTNERZY PROJEKTU: