BỘ CÔNG THƯƠNGBỘ CÔNG THƯƠNG

TRƯỜNG CAO ĐẲNG KINH TẾ ĐỐI NGOẠITRƯỜNG CAO ĐẲNG KINH TẾ ĐỐI NGOẠI

KHÓA BỒI DƯỠNG

SOẠN THẢO VĂN BẢN

NỘI DUNG CHÍNHI. Tổng quan về Văn bản hành chính

II. Quy trình soạn thảo văn bản

III. Yêu cầu về thể thức văn bản

IV. Kỹ thuật soạn thảo một số loại VBHC thông dụng

12

43

9b

5a

6

7a

7c8

7b

Mục tiêu của khóa bồi dưỡng:Sau khi tham gia khóa bồi dưỡng, người học có khả năng:

- Sử dụng tiếng Việt phù hợp ngữ cảnh, đặc biệt là tiếng Việt dùng trong VBHC

- Phân biệt tính chất, bố cục, thẩm quyền ban hành, và soạn thảo được một số loại văn bản hành chính thông dụng: Công văn, Thông báo, Tờ trình, Giấy mời, Hợp đồng…

THANG ĐÁNH GIÁ VĂN BẢN

Trình bày thể thức đúng theo Thông tư 01/2011/TT-BNV của Bộ Nội vụ

Viết đúng chính tảDùng từ chính xác, đúng theo văn phong hành chínhDiễn đạt câu đúng ngữ phápBố cục mạch lạc, rõ ràng

I. TỔNG QUAN VỀ VĂN BẢN HÀNH CHÍNH

1. Khái niệm

2. Phân loại

3. Phong cách ngôn ngữ VBHC

1. Khái niệm:

VBHC là những văn bản có các thông tin trao đổi, điều hành giải quyết các công việc cụ thể của các cơ quan, tổ chức hoặc để thực hiện các quy định của các văn bản quy phạm pháp luật.

2. Các loại văn bản hành chính

• Văn bản cá biệt: Quyết định, Nghị quyết

• Văn bản hành chính thông thường

+ Có tên loại: tờ trình, thông báo, báo cáo, hợp đồng, biên bản....

+ Không tên loại: Công văn

• Văn bản chuyên môn, chuyên ngành

9

VĂN BẢN

HÀNH CHÍNH

Văn bản cá biệt

Có tên loại

Có tên loại

Văn bản hành chính thông thường

Không tên loại (công văn)

Không tên loại (công văn)

3. Phong cách ngôn ngữ VBHC- Tính rõ ràng, tường minh- Tính khách quan- Tính nhã nhặn,lịch sự- Tính ngắn gọn- Tính khuôn mẫu

II. QUY TRÌNH SOẠN THẢO VĂN BẢN

Quy trình soạn thảo VBHC (B1) Xác định hình thức, nội dung của văn bản cần soạn thảo; (B2) Thu thập, xử lý thông tin có liên quan; (B3) Soạn thảo văn bản; (B4) Trình duyệt bản thảo văn bản kèm theo tài liệu có liên quan; (B5) Đánh máy, nhân bản, ký ban hành; (B6) Lưu văn bản.

III. Yêu cầu về thể thức1.Cơ sở pháp lý2.Khổ giấy, canh lề, phông chữ3.Các thành phần thể thức của văn bản

Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP

của Bộ Nội vụ và Văn phòng chính phủ

1. Cơ sở pháp lý:Thông tư số 01/2011/TT-BNV hướng dẫn thể thức, kỹ thuật

trình bày VBHC do Bộ Nội vụ ban hành (Có hiệu lực từ ngày

05/3/2011)

III. Yêu cầu về thể thức

3.1. Quốc hiệu: là một câu hay một tập hợp từ nêu lên chế độ chính trị, tên nước.

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

3.2. Cơ quan ban hành:

giúp người nhận văn bản biết vị trí của cơ quan ban hành văn bản trong hệ thống tổ chức bộ máy nhà nước.

- Có cơ quan chủ quản: + VD1:

BỘ CÔNG THƯƠNG

TRƯỜNG CAO ĐẲNG KINH TẾ - ĐỐI NGOẠI

+ VD2: TRƯỜNG CAO ĐẲNG KINH TẾ - ĐỐI NGOẠI

KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH

- Không có cơ quan chủ quản: + VD1: BỘ CÔNG AN

+ VD2: CÔNG TY TNHH NAM Á

3.3. Số, kí hiệu:

Ví dụ:

Số: 02/QĐ-CKĐ-

3.3. Số, kí hiệu: Số: 02/QĐ-CKĐ- Số: là số thứ tự đánh trên mỗi văn bản. Các số <10 phải viết số 0 phía trước - -- Kí hiệu là chữ viết tắt tên loại văn bản và viết tắt tên cơ quan ban hành. giúp cho việc vào sổ, tìm kiếm, trích dẫn văn bản dễ dàng và khoa học.

Tên loại Ký hiệuBáo cáo BCBiên bản BBChương trình CTrQuyết định QĐĐề án ĐAHợp đồng HĐTờ trình TTrThông báo TB

Ký hiệu:

+ Đ/v VB QPPL:Số: …/năm ban hành/tên vb-tác giả

VD1: Số: 58/2001/NĐ-CPVD2: Số: 110/2004/NĐ-CPVD3: Số: 03/2001/L-CTN

+ Đ/v VB hành chính thông thườngSố: …/tên vb-tác giảVD1: Số: 128/TB-MHVD2: Số: 05/BB-CKD

+ Công văn là văn bản không có tên loại nên ko có kí hiệu “CV”

VD: Số: 05/ CKD

Số: 02/ PN

Đối với công văn, trong một số trường hợp:ghi tên đơn vị soạn thảo sau tên cơ quan ban hành:Số: 875/CKĐ-ĐTSố: 05/CKĐ-TCHC

3.4. Địa danh, thời gian:- Địa danh: tên địa phương nơi cơ quan ban hành văn bản đóng trụ sở tại đó. Giúp người nhận văn bản theo dõi được địa điểm, tiện cho việc giao dịch, và theo dõi được thời gian ban hành.

- Ngày < 10, tháng < 3, phải viết thêm số 0 ở trước.

VD: TP.Hồ Chí Minh, ngày 02 tháng 01 năm 2006.

3.5. Tên loại văn bản và trích yếu nội dung:(5a, 5b) ** Tên của văn bản do pháp luật qui định: Thông báo, Tờ trình, Hợp đồng… Trừ công văn, tất cả các văn bản đều có tên loại.

**Trích yếu nội dung:là một câu ngắn thể hiện chính xác nội dung chủ yếu của văn bản.- Vị trí:

+ ngay dưới tên loại văn bản.

+ Đối với văn bản không tên loại (công văn): trích yếu đừợc ghi dưới phần số, kí

hiệu. (5b)

6. Nội dung văn bản:

- Là thành phần chủ yếu của văn bản.

- Được trình bày ngắn gọn, rõ ràng, chính xác.

- Cỡ chữ: 13-14, kiểu chữ đứng

** Cách viết hoa tên cơ quan, tổ chức KT,CT,VH, XH:

Ví dụ:

(1) Bộ Giáo Dục Đào Tạo

(2) BỘ GIÁO DỤC ĐÀO TẠO

(3) Bộ Giáo dục Đào tạo

** Cách viết hoa tên cơ quan, tổ chức KT,CT,VH, XH:- Bộ phận quản lý: viết hoa chữ cái

đầu tiên

VD: Phòng, Ban, Bộ,Ủy ban…

- Bộ phận chức năng: Viết hoa theo từng cụm chức năng.

Ví dụ:

Trường Cao đẳng Kinh tế Đối ngoại

Phòng Hành chính Tổ chức

Trưởng phòng Đào tạo

Khoa Tài chính Kế toán

YÊU CẦU VỀ DÙNG TỪ

- Không dùng từ địa phương- Dùng từ đơn nghĩa, rõ ý- Không dùng từ cảm thán- Dùng nhiều từ Hán Việt

Từ Thuần Việt và từ Hán Việt

Thuần Việt: Sắc thái thân mật, tình cảm, trong khẩu ngữ tự nhiên. Hán Việt: Sắc thái trang trọng, lịch sự, trân trọng, trong ngôn ngữ khoa học, chính luận

VD: chết (hy sinh), vợ (phu nhân), tiền (kinh phí, tài chính), ...

BT VỀ KỸ NĂNG DÙNG TỪ:

1/ Từ tháng 01 – 06/2009, công ty ta đã bán ra thị trường nước ngoài 7 tấn cà phê.

2/ Cấm không được xả rác bừa bãi nơi công cộng.

3/ Trong quá trình đo đạc diện tích đất để làm sổ đăng ký sử dụng đất, nếu chủ hộ không nhớ chính xác diện tích đất của mình thì có thể liên hệ với bà con chòm xóm để xác định

4/ Để đảm bảo an toàn lao động, các cán bộ khi đi thị sát các công trình đang trong quá trình xây dựng đều phải đội mũ an toàn trên trốc

Yêu cầu:

- Chủ yếu dùng câu tường thuật, hạn chế các loại câu cầu khiến, nghi vấn, biểu cảm trong các văn bản hành chính

- Sử dụng dấu câu chính xác, hạn chế tối đa việc sử dụng các dấu câu như: chấm than (!), chấm hỏi (?) và dấu ba chấm(…)

BÀI TẬP VỀ CÂU

1/ Để thực hiện tấm lòng nhân đạo đối với đồng bào bị lũ lụt.

2/ Yêu cầu quý cơ quan cho biết đương sự là ai? Bao nhiêu tuổi? Đến trú ngụ tại địa phương từ bao giờ? làm nghề gì? hay liên lạc với thành phần nào trong xã hội?

3/ Người chiến sĩ ấy bị hai vết thương: một vết thương ở đùi và một vết thương ở Quảng Trị

4/ Quý khách đến thăm quan nhà lưu niệm cần ghi nhớ những điểm sau đây: Một là: tắt thuốc lá trước khi vào. Hai là: bỏ giày dép ở hành lang

5/ Bọn ăn xin tạo ra nhiều hình ảnh xấu xa trên đường phố. Yêu cầu các cơ quan có thẩm quyền bắt nhốt cho hết để làm đẹp thành phố.

Khi ăn cơm không được uống thuốc này

7. Thẩm quyền ký: là thủ trưởng hoặc các chức danh có thẩm quyền của cơ quan tuỳ theo chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn để ký.* Cá nhân: Ký trực tiếp, KT. (ký thay), TL. (thừa lệnh), Q. (quyền), TUQ. (thừa ủy quyền)* Tập thể: TM. (thay mặt)

HIỆU TRƯỞNG(Kí tên, đóng dấu)

Nguyễn Văn A

KT. HIỆU TRƯỞNGP. HIỆU TRƯỞNG

(Kí tên, đóng dấu)

Nguyễn Văn B

TL.HIỆU TRƯỞNGTP.TỔ CHỨC HÀNH CHÍNH

(Kí tên, đóng dấu)

Nguyễn Văn C

TUQ. HIỆU TRƯỞNGTRƯỞNG PHÒNG ĐÀO TẠO

(Kí tên, đóng dấu)

Nguyễn Văn D

TM. UBND TP.HỒ CHÍ MINHCHỦ TỊCH

TM. HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊCHỦ TỊCH

8.Dấu của cơ quan, tổ chức:-Đóng bằng mực đỏ -Đóng trùm lên 1/3 chữ kí về phía bên trái.

9. Nơi nhận:Ghi tên các cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân có trách nhiệm thi hành công việc trong văn bản.

a. Vị trí 9a:Kính gửi: - Ban Giám hiệu nhà trường; - Trưởng phòng Tổ chức Hành chính.

BÀI TẬP:Trình bày thể thức các Vb sau:1. Thông báo của trường CĐKTĐN về Hội diễn Văn nghệ chào mừng ngày 20-11 (gửi CBGVNV và HSSV)2. Tờ trình của Phòng Quản lý thiết bị gửi đến Ban Giám hiệu nhà trường về việc mua sắm trang thiết bị mới

BÀI TẬP: (tt)3. Công văn của Trường CĐ KTĐN gửi đến công ty ABC về việc đề nghị hợp tác đào tạo4. Công ty ABC phúc đáp công văn đề nghị của trường CĐKTĐN