bỘ quy trình - business process management & workflow · pdf filea-mô...

29
BỘ QUY TRÌNH Ứng dụng quản lý văn bản điện tử NỘI DUNG Giới thiệu quy trình ứng dụng Quản lý văn bản điện tử được cấu hình hoàn toàn tự động từ phần mềm tự động hóa quy trình và quản trị doanh nghiệp iWorkflow. Xin vui lòng liên hệ hotline để có thông tin đăng nhập hệ thống. Công ty phần mềm Lạc Long Quân Website: http://iworkflow.vn Online demo: http://online.iworkflow.vn Email: [email protected] Hotline: 091 1689 001

Upload: lamquynh

Post on 06-Feb-2018

220 views

Category:

Documents


1 download

TRANSCRIPT

Page 1: BỘ QUY TRÌNH - Business Process Management & Workflow · PDF fileA-MÔ HÌNH TỔNG CÔNG TY, TẬP ĐOÀN I. Luồng văn bản đến ... tiến hành xử lý văn bản, lập

BỘ QUY TRÌNH Ứng dụng quản lý văn bản điện tử

NỘI DUNG Giới thiệu quy trình ứng dụng Quản lý văn bản điện tử được cấu hình

hoàn toàn tự động từ phần mềm tự động hóa quy trình và quản trị

doanh nghiệp iWorkflow. Xin vui lòng liên hệ hotline để có thông tin

đăng nhập hệ thống.

Công ty phần mềm Lạc Long Quân Website: http://iworkflow.vn Online demo: http://online.iworkflow.vn Email: [email protected] Hotline: 091 1689 001

Page 2: BỘ QUY TRÌNH - Business Process Management & Workflow · PDF fileA-MÔ HÌNH TỔNG CÔNG TY, TẬP ĐOÀN I. Luồng văn bản đến ... tiến hành xử lý văn bản, lập

CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ & DỊCH VỤ PHẦN MỀM LẠC LONG QUÂN

LLQ SOFTWARE SERVICES JSC Website: http://iworkflow.vn

Online demo: http://online.iworkflow.vn

Email: [email protected]

Hotline: 091 1689 001

1 Quy trình nghiệp vụ - Phần mềm quản lý nghiệp vụ và điều hành

A- MÔ HÌNH TỔNG CÔNG TY, TẬP ĐOÀN

I. Luồng văn bản đến

I.1. Bài toán 1: Văn bản gửi đến thuộc quyền xử lý của Lãnh đạo văn phòng.

Khi có văn bản gửi đến, Văn thư văn phòng/Văn thư Ban lãnh đạo tiếp nhận, phân loại văn bản và gửi văn bản đến Lãnh đạo văn phòng xin ý

kiến. Lãnh đạo văn phòng xem và bút phê ý kiến chỉ đạo cho văn bản. Văn thư văn phòng xem và gửi văn bản theo ý kiến Lãnh đạo văn phòng

đưa ra – có thể gửi đến các Trung tâm, Chi nhánh, phòng ban.

Page 3: BỘ QUY TRÌNH - Business Process Management & Workflow · PDF fileA-MÔ HÌNH TỔNG CÔNG TY, TẬP ĐOÀN I. Luồng văn bản đến ... tiến hành xử lý văn bản, lập

CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ & DỊCH VỤ PHẦN MỀM LẠC LONG QUÂN

LLQ SOFTWARE SERVICES JSC Website: http://iworkflow.vn

Online demo: http://online.iworkflow.vn

Email: [email protected]

Hotline: 091 1689 001

2 Quy trình nghiệp vụ - Phần mềm quản lý nghiệp vụ và điều hành

Quy trình luân chuyển văn bản đến

Lãnh đạo Văn phòngVăn thư Văn phòng/Văn

thư Ban lãnh đạoChi nhánh/Trung tâm/Phòng

banChuyên viên

Phase

Văn bản đến Thêm mới và chuyển xử lý

Xem và bút phê cho văn bản

Gửi xin ý kiến

Xem và ý kiến và chuyển xử lý

Tự động chuyển ý kiến bút phê

Xem và ý kiến và chuyển xử lý

Xem và ý kiến và chuyển xử lý

Gửi theo ý kiến chỉ đạo của Lãnh đạo Văn phòng

Giao xử lý

Page 4: BỘ QUY TRÌNH - Business Process Management & Workflow · PDF fileA-MÔ HÌNH TỔNG CÔNG TY, TẬP ĐOÀN I. Luồng văn bản đến ... tiến hành xử lý văn bản, lập

CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ & DỊCH VỤ PHẦN MỀM LẠC LONG QUÂN

LLQ SOFTWARE SERVICES JSC Website: http://iworkflow.vn

Online demo: http://online.iworkflow.vn

Email: [email protected]

Hotline: 091 1689 001

3 Quy trình nghiệp vụ - Phần mềm quản lý nghiệp vụ và điều hành

Mô tả quy trình.

Bước 1: Văn thư văn phòng thực hiện tiếp nhận phân loại văn bản đến chuyển Lãnh đạo Văn phòng và chuyển xử lý đến Lãnh đạo Văn phòng

Bước 2: Lãnh đạo Văn phòng nhận văn bản, xem xét và cho ý kiến phân phối văn bản, sau đó trả kết quả lại cho Văn thư

Bước 3: Văn thư nhận văn bản, thực hiện chuyển giao VB đến các Ban/ Trung tâm/ Chi nhánh hoặc Chuyên viên liên quan theo chỉ đạo

Bước 4: Lãnh đạo Ban/ Trung tâm (Giám đốc Ban/ Giám đốc trung tâm/ Phó Giám đốc Ban/ Phó Giám đốc trung tâm) cho ý kiến chỉ đạo giải quyết và

phân phối VB cho các cấp dưới xử lý, hoặc Lãnh đạo Ban/ Trung tâm cũng có thể trực tiếp giải quyết văn bản, kết thúc quy trình

Bước 5: Các cấp dưới (Cấp phó, LĐ cấp phòng, Chuyên viên) nhận văn bản đến, tiến hành xử lý văn bản, lập hồ sơ công việc (nếu cần), kết thúc quy

trình.

I.2. Bài toán 2: Văn bản gửi đến cần xin ý kiến chỉ đạo của Ban Tổng giám đốc hoặc Hội Đồng Quản trị.

Khi có văn bản gửi đến, Văn thư văn phòng tiếp nhận, phân loại văn bản và gửi văn bản đến Lãnh đạo văn phòng xin ý kiến. Lãnh đạo văn

phòng xem xét thấy văn bản cần trình lên Lãnh đạo cấp cao (Chủ tịch HĐQT/Tổng Giám đốc/Phó Tổng Giám đốc) để xin ý kiến chỉ đạo. Văn thư văn

phòng sẽ gửi văn bản lên Lãnh đạo cấp cao. Lúc này, Thư ký sẽ tổng hợp các văn bản trình xin ý kiến Lãnh đạo cấp cao. Văn bản đã có ý kiến sẽ

được chuyển lại cho Văn thư văn phòng để gửi đến các bên có liên quan – có thể gửi đến các Ban, Trung tâm, Chi nhánh, phòng ban hoặc đến từng

Chuyên viên

Page 5: BỘ QUY TRÌNH - Business Process Management & Workflow · PDF fileA-MÔ HÌNH TỔNG CÔNG TY, TẬP ĐOÀN I. Luồng văn bản đến ... tiến hành xử lý văn bản, lập

CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ & DỊCH VỤ PHẦN MỀM LẠC LONG QUÂN

LLQ SOFTWARE SERVICES JSC Website: http://iworkflow.vn

Online demo: http://online.iworkflow.vn

Email: [email protected]

Hotline: 091 1689 001

4 Quy trình nghiệp vụ - Phần mềm quản lý nghiệp vụ và điều hành

Quy trình luân chuyển văn bản đến

Lãnh đạo Văn phòngVăn thư Văn phòng/

Văn thư Ban lãnh đạo

Thư ký TGĐ/HĐQT Ban TGĐ/HĐQTBan/Trung tâm/Chi nhánh/Phòng ban

Chuyên viên

Phase

Văn bản đếnThêm mới văn bản

-Xem văn bản-Bút phê xin ý kiến-Chuyển xử lý

Gửi xin ý kiến

Xem ý kiến và chuyển xử lý

Tự động chuyển ý kiến bút phê

Tiếp nhận và trình văn bản

Gửi xin ý kiến lãnh đạoBút phê ý kiến chỉ

đạoTrình lãnh đạo

Tiếp nhận ý kiến bút phê

Tiếp nhận ý kiến bút phêTiếp nhận ý kiến bút phê

Xem ý kiến và chuyển xử lý

Xem ý kiến và chuyển xử lý

Giao xử lýLuân chuyển theo ý kiến chỉ đạo của Lãnh đạo

Luân chuyển theo ý kiến chỉ đạo của Lãnh đạo

Page 6: BỘ QUY TRÌNH - Business Process Management & Workflow · PDF fileA-MÔ HÌNH TỔNG CÔNG TY, TẬP ĐOÀN I. Luồng văn bản đến ... tiến hành xử lý văn bản, lập

CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ & DỊCH VỤ PHẦN MỀM LẠC LONG QUÂN

LLQ SOFTWARE SERVICES JSC Website: http://iworkflow.vn

Online demo: http://online.iworkflow.vn

Email: [email protected]

Hotline: 091 1689 001

5 Quy trình nghiệp vụ - Phần mềm quản lý nghiệp vụ và điều hành

Mô tả quy trình.

Bước 1: Văn thư văn phòng/Văn thư Ban lãnh đạo thực hiện tiếp nhận phân loại văn bản đến chuyển Lãnh đạo Văn phòng:

Bước 2: Lãnh đạo Văn phòng nhận văn bản, xem xét và cho ý kiến phân phối văn bản, sau đó trả kết quả lại cho Văn thư

Bước 3: Văn thư nhận kết quả từ Lãnh đạo văn phòng, sau đó trình lên Lãnh đạo cấp cao (Chủ tịch Hội đồng Quản trị/ Tổng giám đốc/ Phó tổng giám

đốc) bằng cách gửi cho Thư ký.

Bước 4: Thư ký tiếp nhận văn bản và thực hiện trình lên Lãnh đạo cấp cao

Bước 5: Lãnh đạo cấp cao cho ý kiến chỉ đạo giải quyết và phân phối VB, trả kết quả lại cho Thư ký.

Bước 6: Thư ký trả lại văn bản cho Văn thư

Bước 7: Văn thư nhận văn bản, thực hiện chuyển giao VB đến các Ban/ Trung tâm/ Chi nhánh hoặc Chuyên viên liên quan theo chỉ đạo.

Bước 8: Lãnh đạo Ban/ Trung tâm/Phòng ban cho ý kiến chỉ đạo giải quyết và phân phối VB cho các cấp dưới xử lý, hoặc Lãnh đạo Ban/ Trung

tâm/Phòng ban cũng có thể trực tiếp giải quyết văn bản, kết thúc quy trình

Bước 9: Các cấp dưới (Cấp phó, LĐ cấp phòng, Chuyên viên) nhận văn bản đến, tiến hành xử lý văn bản, lập hồ sơ công việc (nếu cần), kết thúc quy

trình.

Page 7: BỘ QUY TRÌNH - Business Process Management & Workflow · PDF fileA-MÔ HÌNH TỔNG CÔNG TY, TẬP ĐOÀN I. Luồng văn bản đến ... tiến hành xử lý văn bản, lập

CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ & DỊCH VỤ PHẦN MỀM LẠC LONG QUÂN

LLQ SOFTWARE SERVICES JSC Website: http://iworkflow.vn

Online demo: http://online.iworkflow.vn

Email: [email protected]

Hotline: 091 1689 001

6 Quy trình nghiệp vụ - Phần mềm quản lý nghiệp vụ và điều hành

I.3. Ánh xạ trên phần mềm

Quy trình trên IWorkflow

Mô tả quy trình

Page 8: BỘ QUY TRÌNH - Business Process Management & Workflow · PDF fileA-MÔ HÌNH TỔNG CÔNG TY, TẬP ĐOÀN I. Luồng văn bản đến ... tiến hành xử lý văn bản, lập

CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ & DỊCH VỤ PHẦN MỀM LẠC LONG QUÂN

LLQ SOFTWARE SERVICES JSC Website: http://iworkflow.vn

Online demo: http://online.iworkflow.vn

Email: [email protected]

Hotline: 091 1689 001

7 Quy trình nghiệp vụ - Phần mềm quản lý nghiệp vụ và điều hành

Bước 1: Văn thư đơn vị nhận văn bản, thực hiện thêm mới văn bản trên hệ thống, sau đó thực hiện luân chuyển văn bản đến Lãnh đạo Văn phòng để

xin ý kiến xử lý

Page 9: BỘ QUY TRÌNH - Business Process Management & Workflow · PDF fileA-MÔ HÌNH TỔNG CÔNG TY, TẬP ĐOÀN I. Luồng văn bản đến ... tiến hành xử lý văn bản, lập

CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ & DỊCH VỤ PHẦN MỀM LẠC LONG QUÂN

LLQ SOFTWARE SERVICES JSC Website: http://iworkflow.vn

Online demo: http://online.iworkflow.vn

Email: [email protected]

Hotline: 091 1689 001

8 Quy trình nghiệp vụ - Phần mềm quản lý nghiệp vụ và điều hành

Page 10: BỘ QUY TRÌNH - Business Process Management & Workflow · PDF fileA-MÔ HÌNH TỔNG CÔNG TY, TẬP ĐOÀN I. Luồng văn bản đến ... tiến hành xử lý văn bản, lập

CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ & DỊCH VỤ PHẦN MỀM LẠC LONG QUÂN

LLQ SOFTWARE SERVICES JSC Website: http://iworkflow.vn

Online demo: http://online.iworkflow.vn

Email: [email protected]

Hotline: 091 1689 001

9 Quy trình nghiệp vụ - Phần mềm quản lý nghiệp vụ và điều hành

Bước 2: Trường hợp trong thẩm quyền, Lãnh đạo Văn phòng bút phê và chuyển các đơn vị xử lý. Trường hợp vượt quá thẩm quyền, Lãnh đạo Văn

phòng sẽ chuyển văn bản đến Lãnh đạo Đơn vị để xin ý kiến xử lý

Bước 3: Lãnh đạo Đơn vị và Thư ký đều nhận được văn bản, Lãnh đạo Đơn vị sẽ bút phê chọn các phòng ban để giao xử lý hoặc thư ký sẽ làm thay

Bước 4: Văn bản được chuyển đến phòng ban, Lãnh đạo phòng ban tiếp nhận văn bản, trường hợp văn bản xem để biết sẽ kết thúc hoặc chuyển các

cán bộ trong phòng xem để biết. Trường hợp văn bản cần xử lý, Lãnh đạo phòng ban sẽ giao cán bộ xử lý.

Page 11: BỘ QUY TRÌNH - Business Process Management & Workflow · PDF fileA-MÔ HÌNH TỔNG CÔNG TY, TẬP ĐOÀN I. Luồng văn bản đến ... tiến hành xử lý văn bản, lập

CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ & DỊCH VỤ PHẦN MỀM LẠC LONG QUÂN

LLQ SOFTWARE SERVICES JSC Website: http://iworkflow.vn

Online demo: http://online.iworkflow.vn

Email: [email protected]

Hotline: 091 1689 001

10 Quy trình nghiệp vụ - Phần mềm quản lý nghiệp vụ và điều hành

II. Luồng văn bản đi/dự thảo

II.1. Bài toán 1: Văn bản đến – những văn bản yêu cầu xử lý, trả lời - sau khi phân tới các Chuyên viên Các chuyên viên tiếp nhận văn

bản và xử lý thông qua chức năng Văn bản nội bộ đi. Tùy vào công việc cụ thể, chuyên viên có thể tạo ra văn bản nội bộ đi chỉ sử

dụng gửi giữa các Ban hoặc trình lên xin ý kiến Lãnh đạo cấp cao và trở thành văn bản đi của đơn vị. Việc trình ký lên Lãnh đạo cấp

cao sẽ do Chuyên viên hoặc Lãnh đạo Ban/Phòng ban thực hiện.

Page 12: BỘ QUY TRÌNH - Business Process Management & Workflow · PDF fileA-MÔ HÌNH TỔNG CÔNG TY, TẬP ĐOÀN I. Luồng văn bản đến ... tiến hành xử lý văn bản, lập

CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ & DỊCH VỤ PHẦN MỀM LẠC LONG QUÂN

LLQ SOFTWARE SERVICES JSC Website: http://iworkflow.vn

Online demo: http://online.iworkflow.vn

Email: [email protected]

Hotline: 091 1689 001

11 Quy trình nghiệp vụ - Phần mềm quản lý nghiệp vụ và điều hành

Quy trình văn bản đi/dự thảo

Lãnh đạo Ban/Trung tâm/Phòng ban

Cán bộ/Chuyên viên Thư ký Ban TGĐ/HĐQT Văn thư

Phase

Văn bản đếnSoạn thảo văn bản Xét duyệt văn bảnTrình văn bản

Đề nghị làm lại

Văn bản nội bộ

Văn bản được duyệt

Kết thúc

Cấp số/Gửi văn bản

Văn bản đã đảm bảo thể thức

Trình lên lãnh đạo

Không

Tiếp nhận văn bản và trình Ban Lãnh

đạoGửi văn bản đến Thư ký BLĐ

Xem xét và phê duyệt văn bản

Phát hành văn bản

Vào sổ/cấp số và gửi văn bản

Chuyển văn bản được in ra in chữ lý

Đề nghị làm lại

Page 13: BỘ QUY TRÌNH - Business Process Management & Workflow · PDF fileA-MÔ HÌNH TỔNG CÔNG TY, TẬP ĐOÀN I. Luồng văn bản đến ... tiến hành xử lý văn bản, lập

CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ & DỊCH VỤ PHẦN MỀM LẠC LONG QUÂN

LLQ SOFTWARE SERVICES JSC Website: http://iworkflow.vn

Online demo: http://online.iworkflow.vn

Email: [email protected]

Hotline: 091 1689 001

12 Quy trình nghiệp vụ - Phần mềm quản lý nghiệp vụ và điều hành

Mô tả quy trình.

Bước 1: Chuyên viên được giao xử lý sẽ xem thông tin văn bản và soạn thảo một văn bản để phúc đáp cho văn bản đến và chuyển lên Lãnh đạo

phòng/Ban kiểm duyệt nội dung

Bước 2: Lãnh đạo Phòng/Ban sẽ xét duyệt văn bản trình lên .

Lãnh đạo Phòng/ Ban xem thông tin, nội dung văn bản và Duyệt khi văn bản đã phù hợp hoặc Từ chối khi văn bản cần bổ sung, chỉnh

sửa. Có thể đưa ra Ý kiến góp ý cho văn bản.

Bước 3: Chuyên viên được giao xử lý sẽ xem ý kiến xét duyệt của Lãnh đạo Ban.

Chuyên viên được giao xử lý sẽ Sửa văn bản soạn thảo khi Lãnh đạo Phòng/Ban đề nghị làm lại. Sau khi chỉnh sửa văn bản theo ý kiến

của Lãnh đạo Ban, Chuyên viên được giao xử lý sẽ tiếp tục Chuyển lãnh đạo phòng.

Đối với văn bản soạn thảo đã được phê duyệt Chuyên viên được giao xử lý sẽ Chuyển Thư ký Ban lãnh đạo để trở thành văn bản đi của

cơ quan

Bước 4: Thư ký Ban Lãnh đạo: Tiếp nhận văn bản và trình lên Ban Lãnh đạo

Bước 5: Lãnh đạo cấp cao sẽ xem và kiểm duyệt văn bản được thư ký trình vào.

Lãnh đạo đơn vị+ mở văn bản, xem thông tin, nội dung văn bản trình ký và Duyệt khi văn bản đã phù hợp hoặc Từ chối khi văn bản cần

bổ sung, chỉnh sửa.

Bước 6: Chuyên viên được giao xử lý sẽ xem ý kiến xét duyệt của Ban Lãnh đạo.

Chuyên viên được giao xử lý sẽ Sửa văn bản trình ký khi Lãnh đạo cơ quan đề nghị làm lại.

Page 14: BỘ QUY TRÌNH - Business Process Management & Workflow · PDF fileA-MÔ HÌNH TỔNG CÔNG TY, TẬP ĐOÀN I. Luồng văn bản đến ... tiến hành xử lý văn bản, lập

CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ & DỊCH VỤ PHẦN MỀM LẠC LONG QUÂN

LLQ SOFTWARE SERVICES JSC Website: http://iworkflow.vn

Online demo: http://online.iworkflow.vn

Email: [email protected]

Hotline: 091 1689 001

13 Quy trình nghiệp vụ - Phần mềm quản lý nghiệp vụ và điều hành

Đối với văn bản trình ký đã được phê duyệt, Chuyên viên được giao xử lý thực hiện Chuyển phát hành để chuyển thành văn bản đi của

đơn vị. Trên thực tế, chuyên viên được giao xử lý sẽ in file văn bản trình lên Lãnh đạo cấp cao để xin chữ ký và chuyển Văn thư đơn vị

scan, đóng dấu, cấp số

Bước 7: Văn bản sau khi chuyển phát hành, Văn thư văn phòng sẽ cấp số vào sổ công văn và gửi đi theo yêu cầu.

II.2. Ánh xạ trên phần mềm

Quy trình trên IWorkflow

Page 15: BỘ QUY TRÌNH - Business Process Management & Workflow · PDF fileA-MÔ HÌNH TỔNG CÔNG TY, TẬP ĐOÀN I. Luồng văn bản đến ... tiến hành xử lý văn bản, lập

CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ & DỊCH VỤ PHẦN MỀM LẠC LONG QUÂN

LLQ SOFTWARE SERVICES JSC Website: http://iworkflow.vn

Online demo: http://online.iworkflow.vn

Email: [email protected]

Hotline: 091 1689 001

14 Quy trình nghiệp vụ - Phần mềm quản lý nghiệp vụ và điều hành

Mô tả quy trình

Bước 1: Cán bộ tạo văn bản dự thảo và gửi trình lên Lãnh đạo Phòng ban

Page 16: BỘ QUY TRÌNH - Business Process Management & Workflow · PDF fileA-MÔ HÌNH TỔNG CÔNG TY, TẬP ĐOÀN I. Luồng văn bản đến ... tiến hành xử lý văn bản, lập

CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ & DỊCH VỤ PHẦN MỀM LẠC LONG QUÂN

LLQ SOFTWARE SERVICES JSC Website: http://iworkflow.vn

Online demo: http://online.iworkflow.vn

Email: [email protected]

Hotline: 091 1689 001

15 Quy trình nghiệp vụ - Phần mềm quản lý nghiệp vụ và điều hành

Bước 2: Lãnh đạo phòng xem xét nội dung văn bản dự thảo mà cán bộ trình lên. Trường hợp sai về mặt nội dung cần phải chỉnh sửa, Lãnh đạo phòng

sẽ trả lại để Cán bộ sửa lại. Trường hợp đạt thì Lãnh đạo phòng sẽ phê duyệt văn bản dự thảo và gửi trả về phía cán bộ.

Bước 3: Cán bộ tiếp nhận văn bản đã được Lãnh đạo phòng phê duyệt. Trường hợp là văn bản nội bộ phòng chuyển sang Bước 4.1, Trường hợp cần

phải trình tiếp lên Lãnh đạo Đơn vị thì Cán bộ hoặc Lãnh đạo phòng sẽ chọn trình tiếp lên Lãnh đạo Đơn vị ở Bước 4.2

Bước 4.1: Cán bộ phòng ban vào sổ và cấp số văn bản nội bộ tại phòng chuyển thành văn bản đi và gửi sang các phòng ban khác và kết thúc quy trình

văn bản dự thảo.

Bước 4.2: Cán bộ hoặc Lãnh đạo phòng trình văn bản lên Lãnh đạo Đơn vị. Văn bản sẽ được gửi đến cả Lãnh đạo Đơn vị và thư ký.

Bước 5: Lãnh đạo đơn vị xem xét nội dung văn bản dự thảo mà cán bộ trình lên. Trường hợp sai về mặt nội dung cần phải chỉnh sửa, Lãnh đạo đơn vị

sẽ trả lại để Cán bộ sửa lại. Trường hợp đạt thì Lãnh đạo đơn vị sẽ phê duyệt văn bản dự thảo và gửi trả về phía cán bộ để chuyển phát hành văn bản.

Bước 6: Cán bộ tiếp nhận Văn bản đã được Lãnh đạo Đơn vị phê duyệt và thực hiện thao tác Chuyển phát hành

Bước 7: Văn thư Đơn vị vào sổ/cấp số văn bản và thực hiện gửi văn bản

Page 17: BỘ QUY TRÌNH - Business Process Management & Workflow · PDF fileA-MÔ HÌNH TỔNG CÔNG TY, TẬP ĐOÀN I. Luồng văn bản đến ... tiến hành xử lý văn bản, lập

CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ & DỊCH VỤ PHẦN MỀM LẠC LONG QUÂN

LLQ SOFTWARE SERVICES JSC Website: http://iworkflow.vn

Online demo: http://online.iworkflow.vn

Email: [email protected]

Hotline: 091 1689 001

16 Quy trình nghiệp vụ - Phần mềm quản lý nghiệp vụ và điều hành

B- TRUNG TÂM/ CHI NHÁNH/ĐƠN VỊ

Page 18: BỘ QUY TRÌNH - Business Process Management & Workflow · PDF fileA-MÔ HÌNH TỔNG CÔNG TY, TẬP ĐOÀN I. Luồng văn bản đến ... tiến hành xử lý văn bản, lập

CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ & DỊCH VỤ PHẦN MỀM LẠC LONG QUÂN

LLQ SOFTWARE SERVICES JSC Website: http://iworkflow.vn

Online demo: http://online.iworkflow.vn

Email: [email protected]

Hotline: 091 1689 001

17 Quy trình nghiệp vụ - Phần mềm quản lý nghiệp vụ và điều hành

I. Luồng văn bản đến

I.1. Bài toán 1: Văn bản được gửi đến đơn vị, Văn thư Văn phòng tiếp nhận và gửi Lãnh đạo phòng Phòng TCHC/ HCNS xin ý kiến

Lãnh đạo phòng TCHC/HC xem văn bản. Khi văn bản vượt quá thẩm quyền hoặc cần sự phối hợp xử lý của Ban giám đốc, Lãnh đạo

phòng gửi xin ý kiến Ban Giám đốc Ban Giám đốc xem văn bản và đưa ý kiến xử lý cho văn bản Văn thư xem ý kiến bút phê và

gửi văn bản theo ý kiến của Ban Giám đốc.

Quy trình luân chuyển văn bản đến

Ban giám đốc Chuyên viênLãnh đạo phòngLãnh đạo phòng

Phòng TCHC/HCNSVăn thư Cơ quan

- Thêm mới văn

bản đến

- Chuyển xử lý

để xin ý kiến

Văn bản đến

- Xem văn bản

- Chuyển xử lý

- Xem văn bản

- Bút phê xin ý kiến

- Chuyển xử lý

Gửi theo ý kiến bút phê

- Xem văn bản,

ý kiến bút phê

- Chuyển xử lý

Xem văn bảnGiao CV

giải quyết

Bút phê

Tự động chuyển ý kiến bút phê

- Sửa văn bản

- Chuyển xử lý

để xin ý kiến

Văn bản điện tử

Page 19: BỘ QUY TRÌNH - Business Process Management & Workflow · PDF fileA-MÔ HÌNH TỔNG CÔNG TY, TẬP ĐOÀN I. Luồng văn bản đến ... tiến hành xử lý văn bản, lập

CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ & DỊCH VỤ PHẦN MỀM LẠC LONG QUÂN

LLQ SOFTWARE SERVICES JSC Website: http://iworkflow.vn

Online demo: http://online.iworkflow.vn

Email: [email protected]

Hotline: 091 1689 001

18 Quy trình nghiệp vụ - Phần mềm quản lý nghiệp vụ và điều hành

Mô tả quy trình.

Bước 1: Văn thư cơ quan thực hiện tiếp nhận phân loại văn bản đến và chuyển đến Lãnh đạo phòng HCTH/ HCNS

Bước 2: Lãnh đạo phòng HCTH/ HCNS xem xét và bút phê ý kiến xử lý khi đủ thẩm quyền. Trường hợp văn bản vượt quá thẩm quyền, Lãnh đạo

phòng HCTH/ HCNS sau khi nhập nội dung xin ý kiến sẽ thực hiện gửi văn bản lên Ban Giám đốc:

Bước 3: Ban giám đốc xem xét và bút phê ý kiến chỉ đạo

Bước 4: Văn thư xem ý kiến bút phê và thực hiện gửi văn bản theo ý kiến của Giám đốc hoặc Lãnh đạo phòng HCTH/HCNS.

Bước 5: Lãnh đạo phòng ban tiếp nhận văn bản và giao xử lý đến các cán bộ trong phòng

Bước 6: Cán bộ xử lý văn bản

I.2. Ánh xạ trên phần mềm

Quy trình trên IWorkflow

Page 20: BỘ QUY TRÌNH - Business Process Management & Workflow · PDF fileA-MÔ HÌNH TỔNG CÔNG TY, TẬP ĐOÀN I. Luồng văn bản đến ... tiến hành xử lý văn bản, lập

CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ & DỊCH VỤ PHẦN MỀM LẠC LONG QUÂN

LLQ SOFTWARE SERVICES JSC Website: http://iworkflow.vn

Online demo: http://online.iworkflow.vn

Email: [email protected]

Hotline: 091 1689 001

19 Quy trình nghiệp vụ - Phần mềm quản lý nghiệp vụ và điều hành

Mô tả quy trình

Bước 1: Văn thư đơn vị nhận văn bản, thực hiện thêm mới văn bản trên hệ thống, sau đó thực hiện luân chuyển văn bản đến Lãnh đạo Đơn vị để xin ý

kiến xử lý

Page 21: BỘ QUY TRÌNH - Business Process Management & Workflow · PDF fileA-MÔ HÌNH TỔNG CÔNG TY, TẬP ĐOÀN I. Luồng văn bản đến ... tiến hành xử lý văn bản, lập

CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ & DỊCH VỤ PHẦN MỀM LẠC LONG QUÂN

LLQ SOFTWARE SERVICES JSC Website: http://iworkflow.vn

Online demo: http://online.iworkflow.vn

Email: [email protected]

Hotline: 091 1689 001

20 Quy trình nghiệp vụ - Phần mềm quản lý nghiệp vụ và điều hành

Page 22: BỘ QUY TRÌNH - Business Process Management & Workflow · PDF fileA-MÔ HÌNH TỔNG CÔNG TY, TẬP ĐOÀN I. Luồng văn bản đến ... tiến hành xử lý văn bản, lập

CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ & DỊCH VỤ PHẦN MỀM LẠC LONG QUÂN

LLQ SOFTWARE SERVICES JSC Website: http://iworkflow.vn

Online demo: http://online.iworkflow.vn

Email: [email protected]

Hotline: 091 1689 001

21 Quy trình nghiệp vụ - Phần mềm quản lý nghiệp vụ và điều hành

Bước 2: Bước 3: Lãnh đạo Đơn vị nhận được văn bản, xem văn bản và bút phê giao các phòng ban để giao xử lý.

Bước 4: Văn bản được chuyển đến phòng ban, Lãnh đạo phòng ban tiếp nhận văn bản, trường hợp văn bản xem để biết sẽ kết thúc hoặc chuyển các

cán bộ trong phòng xem để biết. Trường hợp văn bản cần xử lý, Lãnh đạo phòng ban sẽ giao cán bộ xử lý.

Page 23: BỘ QUY TRÌNH - Business Process Management & Workflow · PDF fileA-MÔ HÌNH TỔNG CÔNG TY, TẬP ĐOÀN I. Luồng văn bản đến ... tiến hành xử lý văn bản, lập

CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ & DỊCH VỤ PHẦN MỀM LẠC LONG QUÂN

LLQ SOFTWARE SERVICES JSC Website: http://iworkflow.vn

Online demo: http://online.iworkflow.vn

Email: [email protected]

Hotline: 091 1689 001

22 Quy trình nghiệp vụ - Phần mềm quản lý nghiệp vụ và điều hành

Page 24: BỘ QUY TRÌNH - Business Process Management & Workflow · PDF fileA-MÔ HÌNH TỔNG CÔNG TY, TẬP ĐOÀN I. Luồng văn bản đến ... tiến hành xử lý văn bản, lập

CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ & DỊCH VỤ PHẦN MỀM LẠC LONG QUÂN

LLQ SOFTWARE SERVICES JSC Website: http://iworkflow.vn

Online demo: http://online.iworkflow.vn

Email: [email protected]

Hotline: 091 1689 001

23 Quy trình nghiệp vụ - Phần mềm quản lý nghiệp vụ và điều hành

II. Luồng văn bản đi

II.1. Bài toán 1: Văn bản đến sau khi được giao xử lý, Chuyên viên phụ trách sẽ tạo văn bản để xử lý – trả lời phúc đáp cho văn bản đến

đó. Tùy vào công việc cụ thể, chuyên viên có thể tạo ra văn bản nội bộ đi chỉ sử dụng gửi giữa các phòng ban hoặc trình lên xin ý kiến

Giám đốc và trở thành văn bản đi của đơn vị. Việc trình ký lên Ban Giám đốc sẽ do Chuyên viên hoặc Lãnh đạo Ban thực hiện

Page 25: BỘ QUY TRÌNH - Business Process Management & Workflow · PDF fileA-MÔ HÌNH TỔNG CÔNG TY, TẬP ĐOÀN I. Luồng văn bản đến ... tiến hành xử lý văn bản, lập

CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ & DỊCH VỤ PHẦN MỀM LẠC LONG QUÂN

LLQ SOFTWARE SERVICES JSC Website: http://iworkflow.vn

Online demo: http://online.iworkflow.vn

Email: [email protected]

Hotline: 091 1689 001

24 Quy trình nghiệp vụ - Phần mềm quản lý nghiệp vụ và điều hành

Quy trình xử lý Văn bản đi

Ban giám đốc Lãnh đạo Phòng Văn thư cơ quan Chuyên viên

Chuyển phát

hành VB đi

Ký duyệt

Cấp số/ Gửi văn

bảnChuyển văn bản đi của đơn vị con

Xem văn bản

Soạn thảo văn bản

Đề nghị làm lại

Xét duyệt văn bản Chuyển

Kết thúc

Văn bản nội bộ Có

Văn bản được duyệt

Tạo văn bản

trình ký

Văn bản đã đảm bảo

thể thức

Không

Trình văn bản lên Giám đốc

VB được ký duyệt chuyển VB đi của đơn vị

Yêu cầu soạn thảo

văn bản đi

Cấp số/ Gửi văn

bản

Đề nghị làm lại

Trình ký lãnh đạo

Page 26: BỘ QUY TRÌNH - Business Process Management & Workflow · PDF fileA-MÔ HÌNH TỔNG CÔNG TY, TẬP ĐOÀN I. Luồng văn bản đến ... tiến hành xử lý văn bản, lập

CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ & DỊCH VỤ PHẦN MỀM LẠC LONG QUÂN

LLQ SOFTWARE SERVICES JSC Website: http://iworkflow.vn

Online demo: http://online.iworkflow.vn

Email: [email protected]

Hotline: 091 1689 001

25 Quy trình nghiệp vụ - Phần mềm quản lý nghiệp vụ và điều hành

Chi tiết thực hiện các chức năng, người dùng có thể xem trong tài liệu Hướng dẫn sử dụng phần mềm Quản lý văn bản.

Bước 1: Chuyên viên được giao xử lý sẽ xem thông tin văn bản và soạn thảo một văn bản để phúc đáp cho văn bản đến và Chuyển lãnh đạo phòng

kiểm duyệt nội dung

Bước 2: Lãnh đạo phòng sẽ xét duyệt văn bản trình lên .

Lãnh đạo phòng/Ban xem thông tin, nội dung văn bản và Duyệt khi văn bản đã phù hợp hoặc Đề nghị làm lại khi văn bản cần bổ sung,

chỉnh sửa.

Bước 3: Chuyên viên được giao xử lý sẽ xem ý kiến xét duyệt của Lãnh đạo phòng.

Chuyên viên được giao xử lý sẽ Sửa văn bản soạn thảo khi Lãnh đạo phòng đề nghị làm lại. Sau khi chỉnh sửa văn bản theo ý kiến của

Lãnh đạo phòng, Chuyên viên được giao xử lý sẽ tiếp tục Chuyển lãnh đạo phòng.

Đối với văn bản soạn thảo đã được phê duyệt có thể thực hiện theo 1 trong hai luồng:

Thứ nhất Chuyên viên được giao xử lý thực hiện Kết thúc để chuyển thành văn bản nội bộ đi của phòng/Ban. Chuyên viên được giao xử

lý sẽ in văn bản ra và xin chữ ký của Lãnh đạo phòng, sau đó scan văn bản và đẩy lại vào form Kết thúc văn bản. Văn bản nội bộ đi hoàn

chỉnh sẽ được Gửi văn bản đến phòng ban khác

Thứ hai, Chuyên viên được giao xử lý sẽ Chuyển lãnh đạo đơn vị để trở thành văn bản đi của đơn vị.

Bước 4: Ban Giám đốc sẽ xem và kiểm duyệt văn bản được trình lên.

Ban Giám đốc xem thông tin, nội dung văn bản trình ký và Duyệt khi văn bản đã phù hợp hoặc Đề nghị làm lại khi văn bản cần bổ sung,

chỉnh sửa.

Bước 5: Chuyên viên được giao xử lý sẽ xem ý kiến xét duyệt của Ban Giám đốc.

Chuyên viên được giao xử lý sẽ Sửa văn bản trình ký khi Ban Giám đốc đề nghị làm lại.

Page 27: BỘ QUY TRÌNH - Business Process Management & Workflow · PDF fileA-MÔ HÌNH TỔNG CÔNG TY, TẬP ĐOÀN I. Luồng văn bản đến ... tiến hành xử lý văn bản, lập

CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ & DỊCH VỤ PHẦN MỀM LẠC LONG QUÂN

LLQ SOFTWARE SERVICES JSC Website: http://iworkflow.vn

Online demo: http://online.iworkflow.vn

Email: [email protected]

Hotline: 091 1689 001

26 Quy trình nghiệp vụ - Phần mềm quản lý nghiệp vụ và điều hành

Đối với văn bản trình ký đã được phê duyệt, Chuyên viên được giao xử lý thực hiện Chuyển phát hành để chuyển thành văn bản đi của

trung tâm.

Bước 6: Văn bản sau khi chuyển phát hành, Văn thư cơ quan sẽ cấp số vào sổ công văn và gửi đi theo yêu cầu.

II.2. Ánh xạ trên phần mềm

Quy trình trên IWorkflow

Page 28: BỘ QUY TRÌNH - Business Process Management & Workflow · PDF fileA-MÔ HÌNH TỔNG CÔNG TY, TẬP ĐOÀN I. Luồng văn bản đến ... tiến hành xử lý văn bản, lập

CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ & DỊCH VỤ PHẦN MỀM LẠC LONG QUÂN

LLQ SOFTWARE SERVICES JSC Website: http://iworkflow.vn

Online demo: http://online.iworkflow.vn

Email: [email protected]

Hotline: 091 1689 001

27 Quy trình nghiệp vụ - Phần mềm quản lý nghiệp vụ và điều hành

Mô tả quy trình

Bước 1: Cán bộ tạo văn bản dự thảo và gửi trình lên Lãnh đạo Phòng ban

Bước 2: Lãnh đạo phòng xem xét nội dung văn bản dự thảo mà cán bộ trình lên. Trường hợp sai về mặt nội dung cần phải chỉnh sửa, Lãnh đạo phòng

sẽ trả lại để Cán bộ sửa lại. Trường hợp đạt thì Lãnh đạo phòng sẽ phê duyệt văn bản dự thảo và gửi trả về phía cán bộ.

Bước 3: Cán bộ tiếp nhận văn bản đã được Lãnh đạo phòng phê duyệt. Trường hợp là văn bản nội bộ phòng chuyển sang Bước 4.1, Trường hợp cần

phải trình tiếp lên Lãnh đạo Đơn vị thì Cán bộ hoặc Lãnh đạo phòng sẽ chọn trình tiếp lên Lãnh đạo Đơn vị ở Bước 4.2

Bước 4.1: Cán bộ phòng ban vào sổ và cấp số văn bản nội bộ tại phòng chuyển thành văn bản đi và gửi sang các phòng ban khác và kết thúc quy trình

văn bản dự thảo.

Page 29: BỘ QUY TRÌNH - Business Process Management & Workflow · PDF fileA-MÔ HÌNH TỔNG CÔNG TY, TẬP ĐOÀN I. Luồng văn bản đến ... tiến hành xử lý văn bản, lập

CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ & DỊCH VỤ PHẦN MỀM LẠC LONG QUÂN

LLQ SOFTWARE SERVICES JSC Website: http://iworkflow.vn

Online demo: http://online.iworkflow.vn

Email: [email protected]

Hotline: 091 1689 001

28 Quy trình nghiệp vụ - Phần mềm quản lý nghiệp vụ và điều hành

Bước 4.2: Cán bộ hoặc Lãnh đạo phòng trình văn bản lên Lãnh đạo Đơn vị. Văn bản sẽ được gửi đến Lãnh đạo Đơn vị.

Bước 5: Lãnh đạo đơn vị xem xét nội dung văn bản dự thảo mà cán bộ trình lên. Trường hợp sai về mặt nội dung cần phải chỉnh sửa, Lãnh đạo đơn vị

sẽ trả lại để Cán bộ sửa lại. Trường hợp đạt thì Lãnh đạo đơn vị sẽ phê duyệt văn bản dự thảo và gửi trả về phía cán bộ để chuyển phát hành văn bản.

Bước 6: Cán bộ tiếp nhận Văn bản đã được Lãnh đạo Đơn vị phê duyệt và thực hiện thao tác Chuyển phát hành.

Bước 7: Văn thư Đơn vị vào sổ/cấp số văn bản và thực hiện gửi văn bản