bÖlÜm İÇ kontrol erkan karaarslan

BÖLÜMİÇ KONTROL

Erkan KARAARSLAN

İÇ KONTROLİdarenin

Amaçlarına - Politikalarına - Mevzuatına uygun olarak

1.Faaliyetlerin etkili, ekonomik, verimli bir şekilde yürütülmesini, 2.Varlık ve kaynakların korunmasını,3.Muhasebe kayıtlarının doğru ve tam olarak tutulmasını,4.Mali bilgi ve yönetim bilgisinin zamanında ve güvenilir olarak

üretilmesini sağlamak üzere idare tarafından oluşturulan organizasyon, yöntem ve süreçle iç denetimi kapsayan mali ve diğer kontroller bütünüdür.

İç Kontrolün Amaçları

www.erkankaraarslan.org

• Kamu gelir, gider, varlık ve yükümlülüklerinin etkili, ekonomik ve verimli bir şekilde yönetilmesini,

• Kamu idarelerinin kanunlara ve diğer düzenlemelere uygun olarak faaliyet göstermesini,

• Her türlü mali karar ve işlemlerde usulsüzlük ve yolsuzluğun önlenmesini,

• Karar oluşturmak ve izlemek için düzenli, zamanında ve güvenilir rapor ve bilgi edinilmesini,

• Varlıkların kötüye kullanılması ve israfını önlemek ve kayıplara karşı korunmasını,

Sağlamaktır.

* 5018 Sayılı Kanun Md.56

KANUNUN AMACI İÇ KONTROL TANIMI• Politika ve hedefler İdarenin amaçlarına, belirlenmiş

politikalara ve mevzuata uygun olarak

•Kamu kaynaklarının etkili, ekonomik ve verimli bir şekilde elde edilmesi ve kullanılmasını

Faaliyetlerin etkili, ekonomik ve verimli bir şekilde yürütülmesini

Varlık ve kaynakların korunmasını,

•Hesap verebilirliği sağlamak

•Mali saydamlığı sağlamak

Muhasebe kayıtlarının doğru ve tam olarak tutulmasını,

Mali bilgi ve yönetim bilgisinin zamanında ve güvenilir olarak üretilmesini sağlamak üzere

5018 KMYKK İÇ KONTROL

MEVZUATIMIZDA YAŞANAN DEĞİŞİM

www.erkankaraarslan.org 5

• Merkezi Hükümet Yapılanmasında Yaşanan Değişim• Yerel Yönetim Mevzuatımızda Yaşanacak Olan Değişim• Personel Çalıştırılmasında Yaşanan Değişim

– Hizmet alımına ilişkin sorunlar– Personel Maaşlarında Yaşanan Değişim

• Mali Yönetimde Yaşanan Değişim– İç Kontrol

• Denetim Mevzuatımızda Yaşanan Değişim– Vesayet Denetimi– Dış Denetimi

SAYIŞTAY DENETİMİ

SAYIŞTAY DENETİMİNİN KAPSAMI


Düzenlilik Denetimi Performans Denetimi

SAYIŞTAYIN DENETİM ALANI


• Organizasyon Bakımından

• İlgili Kamu İdaresi• Kamu idaresine bağlı işletme ve şirketler• Kamu idaresince yürütülen sosyal tesisler• Kamu idaresince yardım yapılan dernek vb her tür

organizasyonlar• Kamu hesaplarına girmiş olsun ya da olmasın her tür kaynak

ve hesaplar

SAYIŞTAYIN DENETİM ALANI


• Konu Bakımından

• Kamu idaresinin giderleri• Kamu idaresinin gelirleri • Kamu idaresinin taşınır malları• Kamu idaresinin taşınmaz malları• Kamu idaresinin muhasebe ve mali raporları• Kamu idaresinin mali yönetim sistemi• Kamu idaresinin iç kontrol sistemi• Kamu idaresinin performansı

Harcama Süreci

www.erkankaraarslan.org10

HarcamaYetkilisi

Mali Hizmetler

Birimi

Gerçekleştirme Görevlileri

Har

cam

a

Tal

imat

ı

Ödeme Emri

Stratejik plan Performans prog. Bütçe

Muhasebe uygulaması Bütçe uygulaması Serbest bırakma Mal yönetimi Danışmanlık Ön mali kontrol İç Kontrol

GELİR İŞLEMLERİ

Kesin hesaplar Yönetim dönemi Hesapları Faaliyet raporu Mali istatistikler Diğer raporlar

Gör

evle

r

MuhasebeYetkilisi

1. Stratejik Plan2. Performans

Programı3. Bütçe - Ödenek4. Serbest Bırakma

Mali Hizmetler Birimi Ön Mali Kontrol

i- Taahhüt evrakı ve sözleşme tasarılarının ön mali kontrole tabi tutulması

ALIM SÜRECİALIM SÜRECİ

Üst yönetici Üst yönetici yardımcıları Harcama birimi/ harcama yetkilisi

• İhale yetkilisi•Harcama yetkilisi mutemedi

Gerçekleştirme görevlisi/görevlileri•Ödeme emrini düzenleyen sıfatıyla imzalayan gerçekleştirme

görevlisi •Diğer gerçekleştirme görevlileri

Mali hizmetler birimi/Strateji geliştirme birimi•Mali hizmetler uzmanı

Muhasebe yetkilisi•Muhasebe yetkilisi yardımcısı•Muhasebe yetkilisi mutemedi

Taşınır kayıt ve kontrol yetkilileri Taşınır konsolide görevlisi İç denetçiler Ön mali kontrol yapanlar

AKTÖRLER

SORUMLULUK


e-devletABS

Performans Değerlendirmesi

STRATEJİKPLAN

GELİR

PERFORMANSPROGRAMI

BÜTÇE

FAALİYETRAPORU

LİDERLİK

TEM

Performans Yönetimi

ÖMK

İzleme Değerleme

Arşiv - Kayıt

13

KAMU İÇ KONTROL

STANDARTLARI

KONTROL ORTAMI

STANDARTLARI

RİSK DEĞERLENDİRMESTANDARTLARI

KONTROLFAALİYETLERİ

STANDARTLARI

BİLGİ VE İLETİŞİM

STANDARTLARI

İZLEMESTANDARTLARI

Etik Değerler veDürüstlük

Planlama veProgramlama

Kontrol Stratejilerive Yönetimleri

Bilgi veİletişim

İç KontrolünDeğerlendirilmesi

Misyon Organizasyon Yapısı ve Görevler

HiyerarşikKontroller

RisklerinBelirlenmesi ve

Değerlendirilmesi

ProsedürlerinBelirlenmesi ve

Değerlendirilmesi

Raporlama İç Denetim

Hata, Usulsüzlük veYolsuzlukların

Bildirilmesi

Kayıt ve Dosyalama Sistemi

Bilgi SistemleriKontrolleri

Faaliyetlerin Sürekliliği

GörevlerAyrılığı

Personelin Yeterliliğive Performansı

YetkiDevri

www.erkankaraarslan.org15

TÜRKİYE’DE KİMK SİSTEMİ

Mali Yönetim ve Kontrol Merkezi Uyumlaştırma (Maliye Bakanlığı- BÜMKO)

Üst Yönetici

Strateji Geliştirme Birimi İç Denetim

Birimi

Harcama Birimi

Yönetim sorumluluğuna dayalı mali yönetim ve kontrol iç denetim

Harcama Birimi

Harcama Birimi

İç Denetim Merkezi Uyumlaştırma(Maliye Bakanlığı-İDKK)

Bakan

İç Kontrol

MYK Sisteminin Kurumsal Yapısı

Üst yönetici

Strateji Geliştirme Birimi

Harcama BirimiHarcama Birimi

Bakan

Ödeme emri düzenlemekle görevli

gerçekleştirme görevlisi

Stratejik Planlama

Bütçe ve PerformansProgramı

İç Kontrol

Muhasebe-Kesin Hesap

Raporlama*

Diğer gerçekleştirme

görevlileri

Ödeme emri düzenlemekle görevli

gerçekleştirme görevlisi

Diğer gerçekleştirme

görevlileri

mali yönetim ve kontrol sistemi

20

BOŞLUK ANALİZİ

Mali Hizmetler Teşkilat Şeması

21

Strateji Geliştirme Birimlerinin Çalışma Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelik – Madde:4

a) Stratejik yönetim ve planlama.1) Misyon belirleme.2) Kurumsal ve bireysel hedefler oluşturma.3) Veri-analiz ve araştırma-geliştirme.

b) Performans ve kalite ölçütleri geliştirme.c) Yönetim bilgi sistemi.d) Malî hizmetler.

1) Bütçe ve performans programı.2) Muhasebe, kesin hesap ve raporlama.3) İç kontrol.

İç Kontrol Alt Birimi Fonksiyonları

23

Strateji Geliştirme Birimlerinin Çalışma Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelik – Madde:10

c) İç kontrol;

1) İç kontrol sisteminin kurulması, standartlarının uygulanması ve geliştirilmesi konularında çalışmalar yapmak,

2) İdarenin görev alanına ilişkin konularda standartlar hazırlamak,

3) Ön malî kontrol görevini yürütmek,

4) Amaçlar ile sonuçlar arasındaki farklılığı giderici ve etkililiği artırıcı tedbirler önermek.

Ön Mali Kontrol Biriminin Fonksiyonları

25

Mali Hizmetler Teşkilat Şeması


İç Kontrole İlişkin Mevzuat1. 5018 Sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu

24.12.2003 tarih ve 25326 sayılı Resmi Gazete

2. İç Kontrol ve Ön Mali Kontrole İlişkin Usul ve Esaslar31.12.2005 tarih ve 26040 sayılı 3. mükerrer Resmi Gazete

3. Strateji Geliştirme Birimlerinin Çalışma Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelik18.02.2006 tarih ve 26084 sayılı Resmi Gazete

4. İç Denetçilerin Çalışma Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelik12.07.2006 tarih ve 26226 sayılı Resmi Gazete

5. Kamu İç Kontrol Standartları Tebliği26.12.2007 tarih ve 26738 sayılı Resmi Gazete

6. Kamu İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planı Rehberi04.02.2009 tarih www.bumko.gov.tr

KAMUDA İÇ KONTROL DÜZENLEMELERİ

4982 Sayılı Bilgi Edinme Hakkı Kanunu 5070 Sayılı Elektronik Imza Kanunu 3046 Sayılı Bakanlıkların Kuruluş ve Görev Esasları Hakkında Kanun 5176 Sayılı Etik Kurulu Kurulması Hakkında Kanun Bilgi Edinme Hakkı Kanununun Uygulanmasına İlişkin Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik Elektronik İmza Kanununun Uygulanmasına İlişkin Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik Kamu Görevlileri Etik Davranış İlkeleri ile Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelik Resmi Yazışamalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik Kamu İdarelerince Hazırlanacak Faaliyet Raporları Hakkında Yönetmelik Kamu İdarelerinde Stratejik Planlamaya İlişkin Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik Mevzuat Hazırlama Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelik Standart Dosya Planına İlişkin Başbakanlık Genelgesi Kamu Kurumları İnternet Sitesi Kılavuzuna İlişkin Başbakanlık Genelgesi Kamu Mali Yönetiminde Değişim Çalışmaları Hakkında Başbakanlık Genelgesi

29www.erkankaraarslan.org

1- Kanundaki HükümlerBEŞİNCİ KISIM

İç Kontrol SistemiMadde 55- İç kontrolün tanımıMadde 56- İç kontrolün amacıMadde 57- Kontrolün yapısı ve işleyişiMadde 58- Ön mali kontrolMadde 60- Mali hizmetler birimiMadde 61- Muhasebe hizmeti ve muhasebe yetkilisinin yetki ve

sorumluluklarıMadde 62- Muhasebe yetkilisinin nitelikleri ve atanmasıMadde 63- İç denetimMadde 64- İç denetçinin görevleriMadde 65- iç denetçinin nitelikleri ve atanmasıMadde 66- İç Denetim Koordinasyon KuruluMadde 67- İç Denetim Koordinasyon Kurulunun Görevleri


2- İç Kontrol ve Ön Mali Kontrole İlişkin Esas ve Usuller

İç Kontrol Sistemi


İç Kontrol yönetimin ayrılmaz bir işlevidir ve Türk kamu yönetimine dışarıdan yeni ithal edilen bir mekanizma değildir.

5018 sayılı Kanunla yapılan, her bir kamu idaresinde geleneksel kontrol mekanizmaları yerine iç kontrol alanında yaşanan çağdaş gelişme ve uygulamalardan ve uluslararası örgütlerce oluşturulan standart ve yöntemlerden yararlanılarak bir iç kontrol sisteminin oluşturulmasının öngörülmesidir.

Kanunun getirdiği yeniliklerin en önemlisi iç kontrol sisteminin kurulması ve uygulanması konusundaki yetki ve sorumluluğun her bir kamu idaresine verilmesidir.

Genel Olarak İç Kontrol


İç Kontrol; idarenin amaçlarına, belirlenmiş politikalara ve mevzuata uygun olarak faaliyetlerin;

1. Etkili, ekonomik ve verimli bir şekilde yürütülmesini,2. Varlık ve kaynaklarının korunmasını, 3. Muhasebe kayıtlarının doğru ve tam olarak tutulmasını, 4. Mali bilgi ve yönetim bilgisinin zamanında ve güvenilir olarak üretilmesini

sağlamak üzere idare tarafından oluşturulan;

– organizasyon, – yöntem ve süreçle, – iç denetimi kapsayan mali ve diğer kontroller bütünüdür.

* 5018 Sayılı Kanun Md.55

İç Kontrol Nedir?


– İç Kontrol bir süreçtir. – İç kontrol bir amaç değil,idareyi hedeflerine ulaştırma

amacı taşıyan bir yönetim aracıdır. Ancak hedefleri belirlemez. Belirlenmiş hedeflere ulaşabilmek için makul güvence sağlar.

– Yönetimin sorumluluğundadır.– Risk esasına dayanır.– İdarenin mali ve mali olmayan tüm işlemlerini kapsar.

İç Kontrolün Özellikleri

• İç kontrol, mali iş ve işlemlerle sınırlı değildir.

• En üst kademeden en alt kademeye tüm kurum çalışanlarının

sorumluluğundadır.

• İç kontrolün oluşturulması, işletilmesi, izlenmesi ve

geliştirilmesinden yönetim sorumludur.

• İç kontrol, tüm faaliyetleri kapsayan devamlılık esasına dayanan bir

süreçtir.

• Sadece yazılı dokümanlara dayanmaz. Güçlü ve pozitif bir ortamı da

ifade eder.

İç Kontrolün Temel İlkeleri


• İç kontrol faaliyetleri idarenin yönetim sorumluluğu çerçevesinde yürütülür.

• İç kontrol faaliyet ve düzenlemelerinde öncelikle riskli alanlar dikkate alınır.

• İç kontrole ilişkin sorumluluk, işlem sürecinde yer alan bütün görevlileri kapsar.

• İç kontrol malî ve malî olmayan tüm işlemleri kapsar.

• İç kontrol sistemi yılda en az bir kez değerlendirilir ve alınması gereken önlemler belirlenir.

• İç kontrol düzenleme ve uygulamalarında mevzuata uygunluk, saydamlık, hesap verebilirlik ve ekonomiklik, etkinlik, etkililik gibi iyi malî yönetim ilkeleri esas alınır.

* İç Kontrol ve Ön Mali Kontrole İlişkin Usul ve Esaslar Md.6

İç Kontrolde Sorumluluklar


Üst Yönetici• Harcama Birimleri• Mali Hizmetler Birimi (Strateji Geliştirme

Başkanlığı)• İç Denetim Birimi

* 5018 Sayılı Kanunun 60.,61., 63. ve 64. maddelerinde belirlenmiştir.

İÇ KONTROL STANDARTLARI VE MODELLERİ


3- Strateji Geliştirme Birimlerinin Çalışma Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelik

İç kontrol sistemi ve standartlarıMadde 28 — Strateji geliştirme birimleri, iç kontrol sisteminin kurulması, standartlarının uygulanması ve geliştirilmesi konularında çalışmalar yapar ve çalışma sonuçlarını üst yöneticiye sunar.

Kanuna ve Bakanlıkça belirlenen standartlara aykırı olmamak şartıyla, idarece gerekli görülen her türlü yöntem, süreç ve özellikli işlemlere ilişkin standartlar strateji geliştirme birimleri tarafından hazırlanır ve üst yöneticinin onayına sunulur.


4- İç Denetçilerin Çalışma Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelik

İç kontrolle ilişkiMADDE 11- İç denetim, iç kontrol sisteminin yeterliliği, etkinliği ve işleyişiyle ilgili olarak yönetime bilgiler sağlar, değerlendirmeler yapar ve önerilerde bulunur. İç denetçiler, iç kontrol sisteminin düzenlenmesi ya da uygulanması süreçlerine ve iç kontrol tedbirlerinin seçimine dâhil edilemez. Kamu idaresinde etkin bir iç kontrolün kurulması ve sürdürülmesinden üst yönetici sorumludur. Üst yönetici iç denetçilerden, iç kontrol ilkelerine ve iç kontrol sisteminin oluşturulmasına yönelik görüş alabilir.


5- Türkiye Kamu İç Kontrol Standartları


Resmi Durum

• Türkiye’de Kamu İç Kontrol Standartları 26.12.2007 tarih ve 26738 sayılı Resmi Gazetede yayımlanarak yürürlüğe girmiştir.


• 5018 sayılı Kanuna göre Kanuna ve iç kontrol standartlarına aykırı olmamak koşuluyla, idarelerce, görev alanları çerçevesinde her türlü yöntem, süreç ve özellikli işlemlere ilişkin standartlar belirlenebilecektir.


• Kamu idarelerince görev alanları çerçevesinde her türlü yöntem, süreç ve özellikli işlemlere ilişkin olarak belirlenebilecek ayrıntılı standartlar, 5018 sayılı Kanuna, ilgili diğer mevzuata ve Kamu İç Kontrol Standartlarına uygun olmak ve idareye münhasır spesifik süreçlere ilişkin olmak zorundadır.

• İdarelerce gerek görülmesi halinde hazırlanabilecek İdare Ayrıntılı İç Kontrol Standartları, idarelerin yasal ve idari yapıları ile personel ve mali durumları gibi her bir idarenin kendine özgü koşulları dikkate alınarak katılımcı yöntemlerle belirlenecek ve üst yönetici onayını izleyen 10 işgünü içinde Maliye Bakanlığına gönderilecektir.


Kamu idarelerince görev alanları çerçevesinde her türlü yöntem, süreç ve özellikli işlemlere ilişkin olarak belirlenebilecek ayrıntılı standartlar,

• 5018 sayılı Kanuna, • İlgili diğer mevzuata, • Kamu İç Kontrol Standartlarına uygun olmak,• İdareye münhasır spesifik süreçlere ilişkin olmak,

zorundadır.

İç Kontrolün Unsurları


A. Kontrol OrtamıB. Risk DeğerlendirmesiC. Kontrol FaaliyetleriD. Bilgi ve İletişimE. İzleme

6- Kamu İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planı Rehberi



1. İç kontrol sisteminin oluşturulması, uygulanması ve

geliştirilmesi çalışmalarının, üst yöneticinin liderliği ve

gözetiminde,

Strateji geliştirme biriminin teknik desteği ve

koordinatörlüğünde ve

Harcama birimlerinin katılımıyla yürütülmesi gerekmektedir.

Gerek görülmesi halinde iç denetim biriminin danışmanlık

desteğinden yararlanılabilir.


• 2. İç kontrol sisteminin oluşturulması, uygulanması, izlenmesi ve geliştirilmesi sorumluluğu esas olarak üst yöneticilere ait bulunmaktadır.

• Bu nedenle, iç kontrol sistemine yönelik çalışmaların üst yönetici onayıyla başlatılması, üst düzey sahiplenmeyi, yetkilendirmeyi ve izlemeyi sağlamasının yanında, üst yöneticinin olumlu iradesini göstermesi açısından büyük önem arz etmektedir.

• Bu çerçevede, Kamu İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planı hazırlık çalışmalarının üst yönetici onayıyla başlatılması uygun olacaktır.

3. Üst yönetici onayında veya onaya eklenecek dokümanda;

• Çalışmanın amacı ve kapsamı, • Harcama birimleri, strateji geliştirme birimi ve oluşturulacak kurul ve gruplar ile

bu kurul ve gruplarda görev alacak personelin bu çalışmadaki görev ve sorumlulukları,

• Çalışmaların üst yönetici tarafından periyodik olarak izlenmesine ilişkin yöntem ve • Gerek duyulan diğer hususların açıklanması çalışmalarda etkinliği artıracaktır. • Bir üst yönetici yardımcısı veya harcama yetkilisinin başkanlığında, harcama

yetkilileri veya görevlendirecekleri yardımcılarından oluşan bir İç Kontrol İzleme ve Yönlendirme Kurulu

• Harcama birimlerinden yönetici veya hiyerarşik olarak harcama yetkilisine en yakın düzeydeki temsilcilerden oluşan bir Kamu İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planı Hazırlama Grubunun oluşturulması yerinde olacaktır.

• Kurul ve Grubun çalışmalarının koordinasyonu ile sekretarya hizmetleri strateji geliştirme birimi tarafından yürütülecektir.


• 5. Kamu İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planı Hazırlama Grubu tarafından öncelikle idaredeki mevcut durum ile 5018 sayılı Kanun ve ilgili mevzuatta öngörülen iç kontrol sistemini;

• Tespit eden, • Karşılaştıran ve boşlukları ortaya koyan • Bir rapor hazırlanması ve bu rapora, idarede Kamu İç Kontrol

Standartlarına uyumlu bir iç kontrol sisteminin oluşturulmasını sağlamak amacıyla yapılması gereken çalışmaları, prosedürleri ve düzenlemeleri gösteren Kamu İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planı Taslağı eklenmesi gerekmektedir.

6. Kamu İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planında yer alacak bilgiler

-Kamu İç Kontrol Standardı Bileşeni -Kamu İç Kontrol Standardı Kod Numarası -Kamu İç Kontrol Standardı -Kamu İç Kontrol Standardının genel şartı -Mevcut Durum -Eylem Kod Numarası -Yapılması öngörülen eylem veya eylemler -Eylemlerin gerçekleştirilmesinden sorumlu birimler/harcama birimlerinden konusunda uzman personelin katılımıyla oluşturulacak çalışma grupları -Sorumlu birim/çalışma grupları ile işbirliği yapacak birim/çalışma grupları -Eylemin gerçekleştirilmesinden elde edilecek çıktı veya sonuç (kanun veya

yönetmelik taslağı, tebliğ, genelge, yönerge, talimat, idare ayrıntılı iç kontrol standartları, şema, rapor, çizelge, eğitim programı, eğitim materyali, eğitim faaliyeti, rehber, bülten, broşür, el kitabı, yazılım, kontrol listeleri, ve benzeri…)

-Eylemin tamamlanması için öngörülen tarih -Açıklama


Standart Kod No

Kamu İç Kontrol Standardı ve Genel Şartı Mevcut DurumEylem

Kod NoÖngörülen Eylem

veya Eylemler

Sorumlu Birim veya

Çalışma grubu üyeleri

İşbirliği Yapılacak

BirimÇıktı/ Sonuç

Tamamlanma Tarihi

Açıklama

KOS1Etik Değerler ve Dürüstlük: Personel davranışlarını belirleyen kuralların personel tarafından bilinmesi sağlanmalıdır.

1- KONTROL ORTAMI

KOS 1.2İdarenin yöneticileri iç kontrol sisteminin uygulanmasında personele örnek olmalıdır.

KOS 1.1İç kontrol sistemi ve işleyişi yönetici ve personel tarafından sahiplenilmeli ve desteklenmelidir.

KOS 1.3Etik kurallar bilinmeli ve tüm faaliyetlerde bu kurallara uyulmalıdır.

KOS 1.4Faaliyetlerde dürüstlük, saydamlık ve hesap verebilirlik sağlanmalıdır.

KOS 1.5İdarenin personeline ve hizmet verilenlere adil ve eşit davranılmalıdır.

KOS 1.6İdarenin faaliyetlerine ilişkin tüm bilgi ve belgeler doğru, tam ve güvenilir olmalıdır.


• 7. Kamu İç Kontrol Standartlarından veya bu standartlara ilişkin genel şartlardan bir kısmını karşılayan ve iç kontrol sisteminin öngördüğü makul güvenceyi sağlayan mevcut düzenleme veya uygulamaların bulunması halinde,

• Bunlara Eylem Planının “mevcut durum” bölümünde, bu düzenleme veya uygulamaların makul güvence sağladığı ve bu nedenle yeni bir düzenleme veya uygulamaya gerek bulunmadığı hususuna da “açıklama” bölümünde yer verilmesi gerekmektedir.

• Öte yandan, Çeşitli nedenlerle bu alanlara ilişkin çalışmaların plan döneminden sonraki bir tarihe bırakılması halinde de bu duruma nedenleriyle birlikte “açıklama” bölümünde yer verilmesi gerekmektedir.


• 8. Hazırlanan Rapor ve eki Kamu İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planı Taslağı, İç Kontrol İzleme ve Yönlendirme Kurulu tarafından görüşülür.

• Kurul, Eylem Planı Taslağında mevcut bir eylemin çıkarılması veya yeniden değerlendirilerek geliştirilmesi veya Taslakta bulunmayan bir eylemin eklenmesi gerektiği sonucuna varırsa, bu değişikliği yapabileceği gibi, gerekçesi ile birlikte Kamu İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planı Taslağı Hazırlama Grubuna gönderebilecektir.


• 10. Üst yönetici tarafından onaylanan Eylem Planında öngörülen çalışmaları gerçekleştirmekle görevli birim veya çalışma grupları tarafından hazırlanan taslak düzenlemeler,

• Kamu İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planı Hazırlama Grubunun uygun görüşüyle İç Kontrol İzleme ve Yönlendirme Kurulunun değerlendirilmesine sunulur.

• İç Kontrol İzleme ve Yönlendirme Kurulunun değerlendirmeleriyle son şekli verilen taslak düzenlemeler üst yöneticinin onayına sunulur.


Kamu idareleri, iç kontrol sistemlerinin Kamu İç Kontrol Standartlarına uyumunu sağlamak üzere;

• Yapılması gereken çalışmaları belirleyeceklerdir, • Bu çalışmalar için Eylem Planı oluşturacaklardır, • Bu eylem planı çerçevesinde gerekli prosedürler ve ilgili

düzenlemelerin hazırlanması çalışmalarını yürüteceklerdir.

REVİZE MÜMKÜN MÜ?


Eylem Planında öngörülen çalışmaların gerçekleştirilmesi sırasında ortaya çıkan ihtiyaçlar doğrultusunda üst yöneticinin onayıyla Eylem Planı her zaman revize edilebilecektir.

İZLEME VE DEĞERLENDİRME


• Eylem Planında öngörülen faaliyet ve düzenlemelerin gerçekleşme sonuçları,

• İdarelerin strateji geliştirme birimleri tarafından • En az altı ayda bir olmak üzere • Düzenli olarak izlenir, değerlendirilir ve eylem planı

formatında üst yöneticiye raporlanır.


İç Kontrol- Yanılgılar ve Gerçekler

Yanılgı 1:

• İç Kontrol, yazılı prosedürlerle başlar.

• Gerçek 1:

• İç kontrol, güçlü bir iç kontrol ortamıyla başlar.



Yanılgı 2:

• Yönetim iç kontrolü iç denetçiler tarafından yapılması gereken bir iş olarak kabul eder.

Gerçek 2:

• Yönetim iç kontrol sisteminin sahibidir.

SİZ HANGİ KÜREKÇİDEN BİRİ OLMAK İSTERDİNİZ?

SİZ HANGİ KÜREKÇİDEN BİRİ OLMAK İSTERDİNİZ?

Hadi koçum, daha hızlı...

Arkadaşlar, arkamızda bir Jaws var...

YENİ MALİ SİSTEMYENİ MALİ SİSTEM

ESKİ MALİ SİSTEMESKİ MALİ SİSTEM

İç Denetçi

Harcama Yetkilisi

Muhasebe Yetkilisi

Sayman

Başkan Yard.



Yanılgı 3:

• İç kontrol sadece mali bir konudur.

Gerçek 3:

• İç kontrol kurumun tüm fonksiyonlarını kapsamakta ve her alanını ilgilendirmektedir.



Yanılgı 4:

• İç kontrol bürokrasi yaratır ve çalışanları oyalar.

Gerçek 4:

• İç kontrol, süreçlere ilave yapılan işler olarak düşünülmemeli, süreçlerin bir parçası olarak tasarlanmalıdır.



Yanılgı 5:

• Küçülme ve yetkilendirme nedeniyle kontrollerin bir kısmından vazgeçmeliyiz.

Gerçek 5:

• Küçülme ve yetkilendirme nedeniyle farklı kontrollere ihtiyaç duymalıyız.



Yanılgı 6:

• İç kontrol yeterince kuvvetli ise yolsuzluk olmayacağından ve mali tablolar doğru olduğundan emin olabiliriz.

Gerçek 6:

• İç kontrol makul ancak kesin olmayan güvence verir.


KAMU İÇ KONTROL KAMU İÇ KONTROL STANDARTLARISTANDARTLARI

KAMU İÇ KONTROL

STANDARTLARI

KONTROL ORTAMI

STANDARTLARI

RİSK DEĞERLENDİRMESTANDARTLARI

KONTROLFAALİYETLERİ

STANDARTLARI

BİLGİ VE İLETİŞİM

STANDARTLARI

İZLEMESTANDARTLARI

Etik Değerler veDürüstlük

Planlama veProgramlama

Kontrol Stratejilerive Yönetimleri

Bilgi veİletişim

İç KontrolünDeğerlendirilmesi

Misyon Organizasyon Yapısı ve Görevler

HiyerarşikKontroller

RisklerinBelirlenmesi ve

Değerlendirilmesi

ProsedürlerinBelirlenmesi ve

Değerlendirilmesi

Raporlama İç Denetim

Hata, Usulsüzlük veYolsuzlukların

Bildirilmesi

Kayıt ve Dosyalama Sistemi

Bilgi SistemleriKontrolleri

Faaliyetlerin Sürekliliği

GörevlerAyrılığı

Personelin Yeterliliğive Performansı

YetkiDevri



KAMU İÇ KONTROL STANDARTLARI

• 1. Kontrol Ortamı Standartları

• 2. Risk Değerlendirme Standartları

• 3. Kontrol Faaliyetleri Standartları

• 4. Bilgi ve İletişim Standartları

• 5. İzleme Standartları

72

COSO PİRAMİDİ

Kontrol ortamı temelde yer alır, kontrol faaliyetleri ve risk değerlendirme yapılırken bilgi ve iletişim kanalları kullanılarak gözetimin ihtiyaç duyduğu bilgiler sağlanır.

İÇ KONTROLÜN BİLEŞENLERİ• Dört genel hedef (INTOSAI: Kamu Kesimi İç

Kontrol Standartları Rehberi, Çev.B. Özeren):

– hesapverme sorumluluğu (raporlama), – (yasalara ve yönetmeliklere) uygunluk, – (düzenli etik kurallarına uygun,

ekonomik, verimli ve etkin) faaliyetler ve – kaynakları korumaÜç boyutlu matrisin dikey sütunlarında; söz

konusu beş bileşen yatay sütunlarında ve organizasyon veya kurum ve onun departmanları da yan sütunlarında gösterilmiştir.

İÇ KONTROLÜN BİLEŞENLERİ

• İç kontrol birbiriyle bağlantılı beş bileşenden meydana gelir (COSOC, INTOSAIE):• Kontrol ortamı: Kurumun iş görme biçimi

• Risk değerlendirme: Hedeflere ulaşma

• Kontrol faaliyetleri: Politikalar ve prosedürler

• Bilgi ve iletişim: Bilgilendirme, iletişim

• İzleme: Değerlendirme ve denetim

İÇ KONTROL VE ÖNE ÇIKAN ALANLAR: sorun analizine giriş

• Kurumsal yapı ve etik değerler • Personel yönetimi-insan kaynakları• Hedefler ve amaçlar• Risk yönetimi• İşleyiş yapısı• Süreç ve prosedürler• Gözetim• Belge yönetimi• İletişim• Muhasebe ve mali raporlama

• …..

EYLEM PLANI MATRİSİ

Standart Kod No

Kamu İç Kontrol Standardı ve Genel Şartı Mevcut DurumEylem Kod No

Öngörülen Eylem veya Eylemler

Sorumlu Birim veya




Tamamlanma Tarihi

Açıklama


1- KONTROL ORTAMI

Standart Kod No

Kamu İç Kontrol Standardı ve Genel Şartı Mevcut Durum


KOS2Misyon, organizasyon yapısı ve görevler: İdarelerin misyonu ile birimlerin ve personelin görev tanımları yazılı olarak belirlenmeli, personele duyurulmalı ve idarede uygun bir organizasyon yapısı oluşturulmalıdır.

KOS3Personelin yeterliliği ve performansı: İdareler, personelin yeterliliği ve görevleri arasındaki uyumu sağlamalı, performansın değerlendirilmesi ve geliştirilmesine yönelik önlemler almalıdır.

KOS4Yetki Devri: İdarelerde yetkiler ve yetki devrinin sınırları açıkça belirlenmeli ve yazılı olarak bildirilmelidir. Devredilen yetkinin önemi ve riski dikkate alınarak yetki devri yapılmalıdır.

2- RİSK DEĞERLENDİRME

Standart Kod No


RDS5Planlama ve Programlama:İdareler, faaliyetlerini, amaç, hedef ve göstergelerini vebunları gerçekleştirmek için ihtiyaç duydukları kaynakları içeren plan ve programlarınıoluşturmalı ve duyurmalı, faaliyetlerinin plan ve programlara uygunluğunu sağlamalıdır.

RDS6Risklerin belirlenmesi ve değerlendirilmesi: İdareler, sistemli bir şekilde analizleryaparak amaç ve hedeflerinin gerçekleşmesini engelleyebilecek iç ve dış riskleritanımlayarak değerlendirmeli ve alınacak önlemleri belirlemelidir.

RDS 6.2 Risklerin gerçekleşme olasılığı ve muhtemel etkileri yılda en az bir kez analiz edilmelidir.

RDS 5.6İdarenin ve birimlerinin hedefleri, spesifik, ölçülebilir, ulaşılabilir, ilgili ve süreliolmalıdır.

RDS 6.1 İdareler, her yıl sistemli bir şekilde amaç ve hedeflerine yönelik riskleri belirlemelidir.

3- KONTROL FAALİYETLERİ

Standart Kod No


KFS7Kontrol stratejileri ve yöntemleri: İdareler, hedeflerine ulaşmayı amaçlayan veriskleri karşılamaya uygun kontrol strateji ve yöntemlerini belirlemeli veuygulamalıdır.

KFS8

Prosedürlerin belirlenmesi ve belgelendirilmesi:İdareler, faaliyetleri ile mali karar ve işlemleri için gerekli yazılı prosedürleri ve bualanlara ilişkin düzenlemelerihazırlamalı, güncellemeli ve ilgili personelin erişimine sunmalıdır.

KFS9Görevler ayrılığı:Hata, eksiklik, yanlışlık, usulsüzlük ve yolsuzluk riskleriniazaltmak için faaliyetler ile mali karar ve işlemlerin onaylanması, uygulanması,kaydedilmesi ve kontrol edilmesi görevleri personel arasında paylaştırılmalıdır.

KFS10Hiyerarşik kontroller:Yöneticiler, iş ve işlemlerin prosedürlere uygunluğunusistemli bir şekilde kontrol etmelidir.

KFS11Faaliyetlerin sürekliliği:İdareler, faaliyetlerin sürekliliğini sağlamaya yönelik gerekli önlemleri almalıdır.

KFS12Bilgi sistemleri kontrolleri:İdareler, bilgi sistemlerinin sürekliliğini ve güvenilirliğinisağlamak için gerekli kontrol mekanizmaları geliştirmelidir.

KFS 12.3 İdareler bilişim yönetişimini sağlayacak mekanizmalar geliştirmelidir.

KFS 11.2 Gerekli hallerde usulüne uygun olarak vekil personel görevlendirilmelidir.

4- BİLGİ VE İLETİŞİM

Standart Kod No


BİS13

Bilgi ve iletişim: İdareler, birimlerinin ve çalışanlarının performansınınizlenebilmesi, karar alma süreçlerinin sağlıklı bir şekilde işleyebilmesi ve hizmetsunumunda etkinlik ve memnuniyetin sağlanması amacıyla uygun bir bilgi veiletişim sistemine sahip olmalıdır.

BİS14Raporlama:İdarenin amaç, hedef, gösterge ve faaliyetleri ile sonuçları,saydamlık ve hesap verebilirlik ilkeleri doğrultusunda raporlanmalıdır.

BİS15Kayıt ve dosyalama sistemi:İdareler, gelen ve giden her türlü evrak dahil iş veişlemlerin kaydedildiği, sınıflandırıldığı ve dosyalandığı kapsamlı ve güncel birsisteme sahip olmalıdır.

BİS1616. Hata, usulsüzlük ve yolsuzlukların bildirilmesi:İdareler, hata,usulsüzlük ve yolsuzlukların belirlenen bir düzen içinde bildirilmesini sağlayacakyöntemler oluşturmalıdır.

5- İZLEME

Standart Kod No


İS17İç kontrolün değerlendirilmesi:İdareler iç kontrolsistemini yılda en az bir kez değerlendirmelidir.

İS18İç denetim:İdareler fonksiyonel olarak bağımsız bir içdenetim faaliyetini sağlamalıdır.

İS 18.1İç denetim faaliyeti İç Denetim Koordinasyon Kurulutarafından belirlenen standartlara uygun bir şekildeyürütülmelidir.

NEDEN ÖNCELİKLENDİRME ÖNEMLİ?

• Her bir iç kontrol standardı her kurum ve birim açısından aynı önemde olmayabilir.

• Dolayısı ile her kurum ve veya birim faaliyetleri, öncelikleri, temel riskleri, kontrol ortamı gibi konulara bağlı olarak önem ve öncelik verilmesi gereken standartlara farklı belirleyebilecektir.

1 Sorun: Taşınır mal yönetmelğinin uygulanması Ağustos

Mali Hizmetler Müdürlüğü

Taşınır mal yönetmeliğinin uygulanması

Mal yönetim sisteminin geliştirilmesi gerekiyor

eğitim envanter (sayım) bilgi işlem değerleme dosyalama kayıt ceza

2. Arşiv Sistemine İlişkin fiziki arşiv TemmuzYazı İşleri Müdürlüğü

arşiv yönetmeliği personel eğitim imha yönetmeliği dijital arşiv

3. Sorun: peronelin iş tanımı yok Formlar geliştirilecek Eylül

İnsan Kaynakları ve Eğitim Müdürlüğü

yönetmelikler, hedefler, süreçler ve iş tanımları yapılacak

kontrol listesleri hazırlanacak tebliğ edilecek Elektronik veri tabanına işlenecek

4 ve 5 sorunlar 4. Birimler arası koordinasyon yokluğu5. iletişim bozukluğu Eksiklikler Çözümler Haziran Özel Kalem

Rutin müdür toplantısı yok Toplantı Kültürü

Gündem yok Toplantı Yönetimi

Tutanak yokKurumsal Mail sisteminin geliştirilmesi

Kararlar kayıt altında değil

Mevzuat izleme ve takip sisteminin kurulması

Her ayın 3. haftasının Salı günü kahvaltılı, gündemli, tutanaklı toplantı yapmak

İletişim eğitimi yapmak

7. Sorun: Hizmet içi eğitim analize dayanmaması Eylül


çıkıların alınmaması, ölçülmemesi

motivasyon

8. Sorun: peronelin motivasyonu bozuk Yetersiz Personel Yeteli Personel Ekim


eğitim eğitim iş tanımı değişkliği ödül rotasyon takdir, teşekkür psikolojik destek görevde yükselme ceza yurtdışı aidiyet görüşme iletişim onure etme gezi

10. Sorun: Süreç Kontrol Sistemi Süreçler çıkarılacak Temmuz


11. Sorun: kurumsal aidiyetin geliştirilmesi Soma belediyesine uygun aidiyet duygusunun verilmesi Temmuz


eğitim motivasyon takım ruhu

12. ve 13 Sorun Ekim Yazı İşleri

12. Prosüdürlerin geliştirilmesi13. Kontrol listeleri yok

Süreçteki her bir adımın tanıma ilişkin kontrol listelerinin geliştirilmesi

İÇ KONTROL EYLEM PLANINIZDAN BAZI BAŞLIKLAR

1- İÇ KONTROL YÖNETİMİ

KAMU ETİK KOMİSYONU KURULMASI RİSK EKİBİ KURULMASI YÖNETİM BİLGİ SİSTEMİ KURULMASI KURUMSAL KİMLİK GELİŞTİRME EKİBİ KURULMASI KALİTE BİRİMİ KURULMASI

2-PERSONEL YÖNETİMİ

PERSONEL ANKETİ YAPILMASI GÖREV VE İŞ TANIMLARININ YAPILMASI İŞ SÜREÇLERİNİN OLUŞTURULMASI YÖNETMELİK VE YÖNERGELER OLUŞTURULMASI EĞİTİM VERİLMESİ

3-MALİ SİSTEM YÖNETİMİ

ÖN MALİ KONTROL SİSTEMİ KURULMASI PERFORMANS TAKİP SİSTEMİ KURULMASI MALİ RAPORLARIN HAZIRLANMASI YÖNETİM MUHASEBESİ TEKNİKLERİNİN UYGULANMASI TAŞINIR VE TAŞINMAZ ENVANTER SAYIMI 3 VE 6 AYLIK DÖNEMLERDE DENETİM YAPILMASI MALİ SAYDAMLIĞIN SAĞLANMASI VE RAPORLANMASI

4-BİLGİ İŞLEM YÖNETİMİ

BİLGİ SİSTEMLERİ EYLEM PLANI HAZIRLANMASI DİĞER ÜÇ ANA BAŞLIK VE ALT DETAYLARININ SİSTEM

ENTEGRESİ TÜM VERİLERE HIZLI , DOĞRU VE GÜVENİLİR

ERİŞİMİN SAĞLANMASI

A. Kontrol Ortamı


Kontrol ortamı: İdarenin yöneticileri ve çalışanlarının iç kontrole olumlu bir bakış sağlaması, etik değerlere ve dürüst bir yönetim anlayışına sahip olması esastır. Performans esaslı yönetim anlayışı çerçevesinde görev, yetki ve sorumlulukların uzmanlığa önem verilerek bilgili ve yeterli kişilere verilmesi ve personelin performansının değerlendirilmesi sağlanır. İdarenin organizasyon yapısı ile personelin görev, yetki ve sorumlulukları açık bir şekilde belirlenir.

A. Kontrol Ortamı Standartları


1. Etik Değerler ve Dürüstlük– Tüm işlem ve faaliyetlerde bu esasa uygunluk– Mal bildirimi, Kamu Etik Sözleşmesi– Yapılan bağış ve yardımlar

2. Misyon, organizasyon yapısı ve görevler– Birimlerin ve personelin görevleri– Teşkilat şeması ve fonksiyonel görev dağılımı

3. Personelin yeterliliği ve performansı– Personelin işe alınma ve görevde yükselme prosedürleri– Mesleki yeterlilik ve uzmanlık

4. Yetki Devri

Standart AdıGenel Şart

Sayısı

Toplam Genel Şart İçindeki

Payı( %)

Eylem Sayısı

Toplam Eylem İçindeki Payı

( % )

Bileşen İçinde Eylemlerin İçindeki

Payı(% )

Etik Değerler ve Dürüstlük

6 7,60 14 12,9734,15

Misyon, Organizasyon Yapısı ve Görevler

7 8,87 7 6,4917,08

Personelin Yeterliliği ve Performansı

8 10,13 18 16,6743,90

Yetki Devri 5 6,33 2 1.864,87

TOPLAM 26 32.93 41 37,99 100,00

EYLEMLERDEN SORUMLU BİRİMLER

EYLEMLERİN ÇIKTILARI

Yazılım1,67%

Kadro Tahsisi 1,67%

Pano1,67%

Geri Bildirim Kutusu 3,33%

Duyuru 3,33%Yayın (Broşür, Web

vb.) 10,00%

Seminer/Toplantı10,00%

Eğitim 15,00%

Rapor/Planlama18,33%

Mevzuat35,00%

96

Kontrol Ortamı Standartları

• Standart: 1. Etik Değerler ve DürüstlükPersonel davranışlarını belirleyen kuralların personel tarafından bilinmesi sağlanmalıdır. Bu standart için gerekli genel şartlar:

1.1. İç kontrol sistemi ve işleyişi yönetici ve personel

tarafından sahiplenilmeli ve desteklenmelidir.

1.2. İdarenin yöneticileri iç kontrol sisteminin uygulanmasında

personele örnek olmalıdırlar.

1.3. Etik kurallar bilinmeli ve tüm faaliyetlerde bu kurallara

uyulmalıdır.

97


• Standart: 1. Etik Değerler ve Dürüstlük

1.4. Faaliyetlerde dürüstlük, saydamlık ve hesap

verebilirlik sağlanmalıdır.

1.5. İdarenin personeline ve hizmet verilenlere adil ve

eşit davranılmalıdır.

1.6. İdarenin faaliyetlerine ilişkin tüm bilgi ve belgeler

doğru, tam ve güvenilir olmalıdır.

İYİ BİR HİZMET STANDARDI ÖRNEĞİ



• Standart: 2. Misyon, organizasyon yapısı ve görevler

İdarelerin misyonu ile birimlerin ve personelin görev

tanımları yazılı olarak belirlenmeli, personele duyurulmalı

ve idarede uygun bir organizasyon yapısı oluşturulmalıdır.

Bu standart için gerekli genel şartlar:

100

Standart: 2. Misyon, organizasyon yapısı ve görevler

2.1. İdarenin misyonu yazılı olarak belirlenmeli, duyurulmalı ve personel tarafından benimsenmesi sağlanmalıdır.

2.2. Misyonun gerçekleştirilmesini sağlamak üzere idare birimleri ve alt birimlerince yürütülecek görevler yazılı olarak tanımlanmalı ve duyurulmalıdır.

2.3. İdare birimlerinde personelin görevlerini ve bu görevlere ilişkin yetki ve sorumluluklarını kapsayan görev dağılım çizelgesi oluşturulmalı ve personele bildirilmelidir.

2.4. İdarenin ve birimlerinin teşkilat şeması olmalı ve buna bağlı olarak fonksiyonel görev dağılımı belirlenmelidir.

2.5. İdarenin ve birimlerinin organizasyon yapısı, temel yetki ve sorumluluk dağılımı, hesap verebilirlik ve uygun raporlama ilişkisini gösterecek şekilde olmalıdır.

2.6. İdarenin yöneticileri, faaliyetlerin yürütülmesinde hassas görevlere ilişkin prosedürleri belirlemeli ve personele duyurmalıdır.

2.7. Her düzeydeki yöneticiler verilen görevlerin sonucunu izlemeye yönelik mekanizmalar oluşturmalıdır.

101


2.1. İdarenin misyonu yazılı olarak belirlenmeli, duyurulmalı ve personel tarafından benimsenmesi sağlanmalıdır.

102


2.4. İdarenin ve birimlerinin teşkilat şeması olmalı ve buna bağlı olarak fonksiyonel görev dağılımı belirlenmelidir.

2.5. İdarenin ve birimlerinin organizasyon yapısı, temel yetki ve sorumluluk dağılımı, hesap verebilirlik ve uygun raporlama ilişkisini gösterecek şekilde olmalıdır.

2.2. Misyonun gerçekleştirilmesini sağlamak üzere idare birimleri ve alt birimlerince yürütülecek görevler yazılı olarak tanımlanmalı ve duyurulmalıdır.

103


2.3. İdare birimlerinde personelin görevlerini ve bu görevlere ilişkin yetki ve sorumluluklarını kapsayan görev dağılım çizelgesi oluşturulmalı ve personele bildirilmelidir.

104


2.6. İdarenin yöneticileri, faaliyetlerin yürütülmesinde hassas görevlere ilişkin prosedürleri belirlemeli ve personele duyurmalıdır.

105


2.7. Her düzeydeki yöneticiler verilen görevlerin sonucunu izlemeye yönelik mekanizmalar oluşturmalıdır.

Örnek Organizasyon Şeması Çalışması

ORGANİZASYON ŞEMASI NEDİR ?

Organizasyon şeması;

• Bir kurumun yapısının çeşitli unsurlarının bir grafikle gösterilmesidir.

• Kurumun yapısını bir bütün olarak gösteren ve servisler arasındaki çeşitli

ilişkileri tamamlayıcı bir düzen içinde göz önüne alan bir grafiktir.

• Bir anlamda organizasyonun kuş bakışı çekilmiş bir fotoğrafıdır.

İl Özel İdarelerinde Organizasyon Şeması

İl özel idareleri, •5302 sayılı İl Özel İdaresi Kanunu •İl Özel İdareleri Norm Kadro İlke ve Standartlarına Dair Yönetmelikçerçevesinde örgütlenmektedir.

5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu ve bu Kanunun ikincil mevzuatı uyarınca konulan ilkeler ve zorunluluklar örgüt şemalarının oluşturulmasını etkilemektedir. Örneğin mali hizmet birimlerinin organizasyon şemaları tamamen bu mevzuat ile belirlenmektedir.

Norm Kadro DüzenlemeleriGENEL SEKRETER 1 MALİ HİZMETLER UZMANI 6

GENEL SEKRETER YARDIMCISI 2 MALİ HİZMETLER UZMAN YRD. 3

DAİRE BAŞKANI 8 İDARİ PERSONEL 120

HUKUK MÜŞAVİRİ 1 TEKNİK PERSONEL 96

AVUKAT 5 SAĞLIK PERSONELİ 16

MÜDÜR 24 YARDIMCI HİZMET PERSONELİ 32

UZMAN 8 MEMUR KADROLARI TOPLAMI 370

ŞEF 48SÜREKLİ İŞÇİ KADROLARI TOPLAMI

240

TOPLAM PERSONEL 610

37 Adet Müdür Kadrosundan 24’ü SeçilmelidirMÜDÜR KADRO UNVANLARI BASIN YAYIN VE HALKLA İLİŞKİLER MÜDÜRÜ KÜTÜPHANE MÜDÜRÜBİLGİ İŞLEM MÜDÜRÜ KÜLTÜR VE SOSYAL İŞLER MÜDÜRÜÇEVRE KORUMA VE KONTROL MÜDÜRÜ MALİ HİZMETLER MÜDÜRÜDESTEK HİZMETLERİ MÜDÜRÜ PLAN PROJE YATIRIM VE İNŞAAT MÜDÜRÜ DIŞ İLİŞKİLER MÜDÜRÜ PLAN VE PROJE MÜDÜRÜENCÜMEN MÜDÜRÜ RUHSAT VE DENETİM MÜDÜRÜEMLAK VE İSTİMLAK MÜDÜRÜ SAĞLIK İŞLERİ MÜDÜRÜETÜD PROJE MÜDÜRÜ SOSYAL HİZMETLER MÜDÜRÜHASTANE MÜDÜRÜ STRATEJİ GELİŞTİRME MÜDÜRÜHUZUREVİ MÜDÜRÜ SU VE KANAL HİZMETLERİ MÜDÜRÜİMAR VE KENTSEL İYİLEŞTİRME MÜDÜRÜ TARIMSAL HİZMETLER MÜDÜRÜİNSAN KAYNAKLARI VE EĞİTİM MÜDÜRÜ YOL VE ULAŞIM HİZMETLERİ MÜDÜRÜİŞLETME MÜDÜRÜ VETERİNER İŞLERİ MÜDÜRÜİŞLETME VE İŞTİRAKLER MÜDÜRÜ YATIRIM VE İNŞAAT MÜDÜRÜKREŞ MÜDÜRÜ YAZI İŞLERİ MÜDÜRÜMUHASEBE MÜDÜRÜ (*) YAPI KONTROL MÜDÜRÜSATINALMA MÜDÜRÜ (*) BÜTÇE MÜDÜRÜ (*)MAKİNA İKMAL BAKIM VE ONARIM MÜDÜRÜ (*) GELİR MÜDÜRÜ (*)MÜDÜR

İl Özel İdarelerinin Görevleriil sınırları içinde;•Gençlik ve spor, •Sağlık, •Tarım, •Sanayi ve ticaret; •İlin çevre düzeni plânı, •Bayındırlık ve iskân, •Toprağın korunması, •Erozyonun önlenmesi, •Kültür, •Sanat,•Turizm, •Sosyal hizmet ve yardımlar, •Yoksullara mikro kredi verilmesi, •Çocuk yuvaları ve yetiştirme yurtları; •İlk ve orta öğretim kurumlarının arsa temini, binalarının yapım, bakım ve onarımı ile diğer ihtiyaçlarının karşılanmasına ilişkin, hizmetleri yerine getirmektedir.

İl Özel İdarelerinin Görevleri

• İl özel idareleri sadece belediye sınırları dışında imar, yol, su, kanalizasyon, katı atık, çevre, acil yardım ve kurtarma, orman köylerinin desteklenmesi, ağaçlandırma, park ve bahçe tesisine ilişkin hizmetleri yapmakla görevli ve yetkilidir.

İl Özel İdarelerinin Görevleri

Bakanlıklar ve diğer merkezi idare kuruluşları;

yapım, bakım ve onarım işleri, devlet ve il yolları, içme suyu, sulama suyu, kanalizasyon, enerji nakil hattı, sağlık, eğitim, kültür, turizm, çevre, imar, bayındırlık, iskan, gençlik ve spor gibi hizmetlere ilişkin yatırımlar ile bakanlıklar ve diğer merkezi idare kuruluşlarının görev alanına giren diğer yatırımları,

kendi bütçelerinde bu hizmetler için ayrılan ödenekleri il özel idarelerine aktarmak suretiyle gerçekleştirebilir.

Mevcut Durum• Teşkilat şeması 5302 sayılı Kanunun yüklediği öncelikli alanları

değil, İl Müdürlüklerini baz almaktadır. Bu yapı il düzeyinde kurumlar arasında çok başlılığa yol açmaktadır.

• Teşkilat şeması görev tanımları ve sınırları ile açıklanmadığından, hizmetler Yasa ve İlke odaklı yürütülememektedir.

• Kurum içi iletişim ve koordinasyon ile birliktelik ve dayanışma kültürü son derece zayıftır.

• Mevcut kurumsal yapı; personel, bütçe, araç/gereç ve donatım öğelerinin plansız, verimsiz ve öznel olmasını doğurmaktadır.

• Kurumun mevcut organizasyon şeması Mevzuatın öngördüğü zorunlulukları dahi yerine getiremeyecek durumdadır.

Ne İçin Revizyon?• Kaynak ve finans yönetiminin gelirler/giderler dengesi yönünden

tek elden yönetimini sağlamak.

• İl Özel İdaresini mali disiplin, rasyonel yatırımlar ve doğru lojistik temelleri üzerine oturtmak.

• Mevcut personeli etkinlik, işlevsellik skalası içinde aktifleştirmek.

• 5302 sayılı Kanun ile üstlenilen öncelikli yükümlülükler odağında bir kurumsal kimlik geliştirmek.

• Kanunlar ile Bakanlıkların taşra teşkilatlarına verilen görevleri zımnen üstlenerek asıl misyondan uzaklaşmaya son vermek.

• Yetersizlik nedeni ile düşülen mevzuat ihlallerine karşı kurum ve üst yönetimi korumak.

• Yetki, görev sorumluluk dağılımlarını belirleyerek bürokrasiyi azaltmak, benzer yükümlülükler arası çakışmaları önlemek.

Ne İçin Revizyon?• Atıl durumdaki 1 adet ve mevcut şemada yer almayan 2 adet

Müdürlüğü aktif hale getirerek kurumsal iç disiplinin sağlanması için idari yapıya entegrasyonunu sağlamak.

• Bursa için hayati önem taşıyan Jeotermal Kaynaklar ve muhtemel İdare işletme ve iştirakleri ile ilgili olarak, İdare çalışmalarının müstakil Müdürlük seviyesinde temsil ve takibini sağlamak.

• Bölgesel Kalkınma Ajansı, AB, Uluslar arası hibe ve fonlarla ilgili çalışmaların müstakil bir Müdürlük seviyesinde yürütülmesini ve disiplinini sağlamak.

• Kültür, Turizm, Gençlik-Spor ve Sosyal Hizmetlerin ortak bir disiplinle tek elden idare ve etkin yönetimini sağlamak.

• İl Özel İdaresinin bilinirliğini oluşturmak üzere Basın Yayın ve Halkla İlişkiler çalışmalarının Müdürlük seviyesinde tek elden yönetimini sağlamak ve Bursa kamuoyunda İdare adına farkındalık yaratmak.

Yasal/İdari Gerekçe ve Dayanaklar

• 5032 sayılı İl Özel İdaresi Kanunu

• İl Özel İdareleri Norm Kadro İlke ve Standartlarına Dair Yönetmelik

• İç Kontrol Sistemi ve İç Kontrol Eylem Planı

• Bursa İl Özel İdaresi 2010 yılı Faaliyet Raporu

• 2007-2010 tarihlerini kapsayan İçişleri Bakanlığı Mülkiye Müfettişliği Denetim Raporu

Organizasyon Şeması

http://www.buldun.com/uploads/geyikler_orgsemasi.jpg

Çözüm Haritası• Mevcut 8’li (Daire Başkanlığı) dikey bölüm yapısı korunmaktadır.

• Mevcut aktif haldeki 21 Müdürlük yapılanması terk edilerek ön görülen 24 Müdürlük ile “Norm Kadro İlkeleri” kapsamında standardizasyon sağlanmaktadır.

• Temel görevlerin tek elden yönetimi ile birimler; hizmetleri açısından daha operasyonel, görev ve sorumluluk yönetimi açısından daha dinamik ve konsantre hale getirilecektir.

• Şemanın İl Genel Meclisi tarafından bağdaştırılması ve kabulünden sonra, şablonun ilkelerini ve sınırlarını gösteren Görev Tanımları Yönetmeliği çıkarılacaktır.

• Meclis eş zamanlı olarak yeni şablona göre bütçe aktarımlarını gerçekleştirebilir.

Organizasyon Şemasından Sonra

Organizasyon Şemasından SonraBirim: Primsiz Ödemeler

Genel Müdürlüğü Unvanı: Daire Başkanı

Alt Birimi Kurumsal Gelişim ve Ortak Veri Tabanı Daire Başkanlığı

Bağlı Olduğu Unvan:

Genel Müdür

Adı Soyadı: Erkan KARAARSLAN

İş/Görev Tanımı:1. Sosyal Güvenlik Kurumu’na, sosyal yardım uygulamalarına ilişkin politikaları belirlemesi Konusun da destek sağlamak,2. Kurum uygulamalarına yönelik izleme ve değerlendirmelerde bulunmak, 31. Ortak veri tabanında yer alan bilgilerin güncelliğini sağlamak, 32. Kendisine bağlı olarak çalışan personelin çalışmalarını ve hazırladığı yazıları kontrol etmek.

Yetkinlik:Temel• Kalite Odaklılık• Verimlilik

Teknik• Sosyal Yardımlar Mevzuatı Bilgisi• Sistemli Çalışma• Analitik Yaklaşım• İç Kontrol Sistem Bilgisi

Yönetsel• Performans Yönetimi• Stratejik Yönetim• İş Önceliklendirme• Sonuç Odaklılık


Yetki Devrine İlişkin Mevzuat

125 /32

İŞ AKIŞ ÇİZELGESİ


126 / 32



İş Yükü Analizlerine Dayalı Optimum Kadro Çalışması


6.2. Risklerin gerçekleşme olasılığı ve muhtemel etkileri yılda en az bir kez analiz edilmelidir.

RİSK ANALİZİ


İş Süreci

Alt Süreç

Risk Tanım

ı Not

Bütçe Büyüklüğ

ü

İşlem Hacmi ve Personel

Sayısı

Faaliyetlerin

Karmaşıklığı

Mevzuatın

Yoğunluğu

Yapısal, İşlevsel

ve Teknik Değişik

likler

Bilgi Teknolojileri

Sisteminin

Yapısı

RİSK ANALİZİ TABLOSU

İş – Görev Tanımıİş Akış Şemasıİş TanımıOptimum (Norm) KadroEğitim İhtiyaç AnaliziRisk Analiziİzleme Değerlendirme Sistemi

Birim: Primsiz Ödemeler Genel Müdürlüğü

Unvanı: Daire Başkanı

Alt Birimi Kurumsal Gelişim ve Ortak Veri Tabanı Daire Başkanlığı

Bağlı Olduğu Unvan:

Genel Müdür

Adı Soyadı: Erkan KARAARSLAN

İŞ/GÖREV TANIMI FORMU

1. İş/Görev Tanımı:2. Sosyal Güvenlik Kurumu’na, sosyal yardım uygulamalarına ilişkin politikaları belirlemesi 3. Konusun da destek sağlamak,4. Kurum uygulamalarına yönelik izleme ve değerlendirmelerde bulunmak,5. Sosyal Yardım ve Sosyal Hizmetler alanında çalışan diğer Kurumların Primsiz Ödemeler6. Genel Müdürlüğü ile koordineli ve entegre bir şekilde uygulamaya geçmesine yönelik

mevzuat çalışması yapmak, 7. Kalkınma planları, programlar, ilgili mevzuat ve benimsediği temel ilkeler çerçevesinde, Genel

Müdürlüğün orta ve uzun vadeli strateji ve politikalarını Strateji Geliştirme Başkanlığına bildirmek, Kurumun strateji geliştirme programlarına destekte bulunmak,

8. Diğer ilgili kurumlarda Genel Müdürlük hizmet alanlarına giren uygulamaları belirlemek ve gerekli entegrasyonu sağlamak,

9. Sosyal Yardımlara ilişkin hedefleme mekanizmasını oluşturmak,10. Genel uygulamaları bilimsel standartlarda gerçekleştirmek için gerektiğinde hizmet alımı 11. yoluyla uzman kişi ve kurumlardan destek sağlamak,12. Kamuoyu bilgilendirme, tanıtım ve halkla ilişkiler uygulamalarını geliştirmek,13. Sivil Toplum örgütleri ile ilişkileri geliştirmek,14. Kurum uygulamalarına yönelik mevzuatı geliştirme faaliyetlerine destek olmak,15. Genel Müdürlük uygulamalarının Avrupa Birliği mevzuatına uyumu konusunda gerekli

çalışmalarda bulunmak için Kurumun ilgili birimi ile koordinasyonu sağlamak,16. Genel Müdürlük personelinin eğitim ihtiyaçlarını ilgili birimle koordinasyon kurarak 17. belirlemek,18. Sosyal Yardım alanında mükerrerlikleri önlemek,19. Kurumlar arasındaki bilgi akışını düzenleyecek iyi yapılandırılmış bir teknolojik alt yapıyı

kurmak,20. Birey ve hane bazındaki güncel bilgilerle mevcut sosyal yardımların işleyip işlemediğinin

incelemek,

21. Alandaki hizmet akışının birden fazla odak tarafından sürdürülmesi ve hizmet sürecinde farklı veri tabanlarının kullanılmasını engellemek,

22. Yoksulluk ve Muhtaçlığın tespitine yönelik standart kriterleri belirleyen istatistiki verileri üretmek;23. Yardımların gerçek ihtiyaç sahiplerine ulaşıp ulaşmadığını belirlemek ve mükerrer yardımları

önlemek24. Hedef kitleye ilişkin bilgiler tek bir yerde toplanarak ulusal, uluslar arası kurum, kuruluş ve STK’lar

arasında etkin bir bilgi akışı ile anında kapasiteyi oluşturmak,25. Başvuruda bulunan kişilerin vatandaşlık,sosyal güvenlik, vergi, menkul/gayri menkul,

dernek,üyeliği, burs, kredi kartı, hane halkı bilgileri ve aldığı yardımların gizlilik ilkesi içinde insandan bağımsız mekanizmalar aracılığı ile işlemek ve kontrolünü yapmak,

26. 5510 Sayılı Kanunun 60. maddesinin C/1 bendi gereği tespit edilecek vatandaşlara ait bilgilerin elektronik ortamda tutmak,27. Sosyal Yardım veri tabanının oluşturulması ile ilgili işbirliği yapılacak kurum ve kuruluşları tespit

etmek,28. Gizlilik ilkesine uygun olarak ilgili kurumlarla ortak veri tabanı norm ve standartları belirlemek,29. Bilgi ve hizmet paylaşımına yönelik altyapıyı hazırlamak, 30. Ortak veri tabanına ilişkin gerekli donanım, sistem ve yardımcı analizlere ilişkin ihtiyaçları

belirlemek,31. Ortak veri tabanında yer alan bilgilerin güncelliğini sağlamak,32. Kendisine bağlı olarak çalışan personelin çalışmalarını ve hazırladığı yazıları kontrol etmek.

Yetkinlik:

Temel• Kalite Odaklılık• Verimlilik

Teknik• Sosyal Yardımlar Mevzuatı Bilgisi• Sistemli Çalışma• Analitik Yaklaşım• İç Kontrol Sistem veStandartları Bilgisi

Yönetsel• Performans ve Gelişim Yönetimi• Stratejik Yönetim• İş Önceliklendirme• Sonuç Odaklılık

Sorumluluklar:• İç kontrol sisteminin kurulması,standartlarının uygulanması konusunda çalışmalar yapılmasını sağlamak,• Üst yönetimin iç denetime yönelik işlevinin etkinliğini ve verimliliğini artırmak için gerekli hazırlıkların yapılmasını sağlamak,• Bilimsel objektif ve adil bir araştırma yapılmasını sağlamak,• Kurumun görev alanına ilişkin konularda standartlar hazırlatmak,• Amaçlar ile sonuçlar arasındaki farklılığı giderici ve etkinliği artırıcı tedbirler önermek,• Görev ve yetkileri dâhilindeki konularda, merkez ile taşra teşkilatının çalışmaları arasında koordinasyonu sağlamak, • Hizmetin yürütülmesinde personeline açık, yazılı veya sözlü görevler vermek, verilen görevleri takip etmek, astlardan gelen teklifleri değerlendirmek ve personel arasında koordinasyon sağlamak,• Çalışmalarda etkinliği artırmak, iş akışını hızlandırıcı ve israfı önleyici tedbirler almak,• Görevleriyle ilgili kanun, tüzük, yönetmelik, genelge, talimat gibi düzenlemelerle, ilgili çalışmalara katılmak görev ve yetkileri içersine giren konularda Genel Müdüre önerilerde bulunmak,• Genel Müdür tarafından devredilen yetkilerin gereğini yapmak,• Genel Müdür tarafından verilecek diğer görevleri yapmak.

İş çıktısı:Sorumlulukları çerçevesinde yapılmış iş ve işlemlere ilişkin Genel Müdüre sunulmaya hazır kontrol edilmiş ve paraflanmış her türlü yazı, belge, form ve onay

ÇALIŞAN ONAYLAYAN TARİH

İŞ AKIŞ ÇİZELGESİ NEDİR?

Bir işin nasıl yapıldığını, hangi birimler arasında dolaştığını, uluslararası belirli sembollerle ve faaliyet adımları şeklinde gösteren diyagramlardır.

32 / 32

Bilmediğinizi

Ölçemezsiniz,

Ölçmediğinizi

Yönetemezsiniz.

137 / 32

SembollerAkış Diyagramlarında kullanılan semboller

En Basit Olanlar Daha Karmaşık Olanlar

Aktivite

Karar

Baş / Son

Aktivite Akış Yönü

DepolamaDosyalama

Bekleme

Taşıma

KağıtDokümanlar

Bağlantı

KontrolDenetim

Tanımlı süreç

Veri girişi

139


• Standart: 3. Personelin yeterliliği ve performansıİdareler, personelin yeterliliği ve görevleri arasındaki uyumu sağlamalı, performansın değerlendirilmesi ve geliştirilmesine yönelik önlemler almalıdır. Bu standart için gerekli genel şartlar:

3.1. İnsan kaynakları yönetimi, idarenin amaç ve hedeflerinin gerçekleşmesini sağlamaya yönelik olmalıdır.

3.2. İdarenin yönetici ve personeli görevlerini etkin ve etkili bir şekilde yürütebilecek bilgi, deneyim ve yeteneğe sahip olmalıdır.

3.3. Mesleki yeterliliğe önem verilmeli ve her görev için en uygun personel seçilmelidir.

3.4. Personelin işe alınması ile görevinde ilerleme ve yükselmesinde liyakat ilkesine uyulmalı ve bireysel performansı göz önünde bulundurulmalıdır.

3.5. Her görev için gerekli eğitim ihtiyacı belirlenmeli, bu ihtiyacı giderecek eğitim faaliyetleri her yıl planlanarak yürütülmeli ve gerektiğinde güncellenmelidir.

3.6. Personelin yeterliliği ve performansı bağlı olduğu yöneticisi tarafından en az yılda bir kez değerlendirilmeli ve değerlendirme sonuçları personel ile görüşülmelidir.

3.7. Performans değerlendirmesine göre performansı yetersiz bulunan personelin performansını geliştirmeye yönelik önlemler alınmalı, yüksek performans gösteren personel için ödüllendirme mekanizmaları geliştirilmelidir.

3.8. Personel istihdamı, yer değiştirme, üst görevlere atanma, eğitim, performans değerlendirmesi, özlük hakları gibi insan kaynakları yönetimine ilişkin önemli hususlar yazılı olarak belirlenmiş olmalı ve personele duyurulmalıdır.

140


3.1. İnsan kaynakları yönetimi, idarenin amaç ve hedeflerinin gerçekleşmesini sağlamaya yönelik olmalıdır.

141


3.2. İdarenin yönetici ve personeli görevlerini etkin ve etkili bir şekilde yürütebilecek bilgi, deneyim ve yeteneğe sahip olmalıdır.

142


3.3. Mesleki yeterliliğe önem verilmeli ve her görev için en uygun personel seçilmelidir.

143


3.4. Personelin işe alınması ile görevinde ilerleme ve yükselmesinde liyakat ilkesine uyulmalı ve bireysel performansı göz önünde bulundurulmalıdır.

144


3.5. Her görev için gerekli eğitim ihtiyacı belirlenmeli, bu ihtiyacı giderecek eğitim faaliyetleri her yıl planlanarak yürütülmeli ve gerektiğinde güncellenmelidir.


Risk Odaklı Eğitim Yönergesi:

Eğitim Stratejisi,

Eğitim Planı,

Eğitim Programı,

Uygulama Esasları

147


3.6. Personelin yeterliliği ve performansı bağlı olduğu yöneticisi tarafından en az yılda bir kez değerlendirilmeli ve değerlendirme sonuçları personel ile görüşülmelidir.

148


3.7. Performans değerlendirmesine göre performansı yetersiz bulunan personelin performansını geliştirmeye yönelik önlemler alınmalı, yüksek performans gösteren personel için ödüllendirme mekanizmaları geliştirilmelidir.

149


3.8. Personel istihdamı, yer değiştirme, üst görevlere atanma, eğitim, performans değerlendirmesi, özlük hakları gibi insan kaynakları yönetimine ilişkin önemli hususlar yazılı olarak belirlenmiş olmalı ve personele duyurulmalıdır.



• Standart: 4. Yetki Devriİdarelerde yetkiler ve yetki devrinin sınırları açıkça belirlenmeli ve yazılı olarak bildirilmelidir. Devredilen yetkinin önemi ve riski dikkate alınarak yetki devri yapılmalıdır. Bu standart için gerekli genel şartlar:

4.1. İş akış süreçlerindeki imza ve onay mercileri belirlenmeli ve personele duyurulmalıdır.

4.2. Yetki devirleri, üst yönetici tarafından belirlenen esaslar çerçevesinde devredilen yetkinin sınırlarını gösterecek şekilde yazılı olarak belirlenmeli ve ilgililere bildirilmelidir.

4.3. Yetki devri, devredilen yetkinin önemi ile uyumlu olmalıdır. 4.4. Yetki devredilen personel görevin gerektirdiği bilgi, deneyim ve

yeteneğe sahip olmalıdır. 4.5. Yetki devredilen personel, yetkinin kullanımına ilişkin olarak belli

dönemlerde yetki devredene bilgi vermeli, yetki devreden ise bu bilgiyi aramalıdır.


Standart: 4. Yetki Devri

Mevcut İmza Yetkileri Yönergesi,İç Kontrol Standartları çerçevesinde değerlendirilerek revize edilecektir.

Yetki aşımı ya da yetki boşluğunun ortaya çıkmaması için her bir personelin yetki ve sorumlulukları açıkça tanımlanacaktır.

Muhasebe yetkilisi ve veznedarların yetki devrinde, Mahalli İdareler Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliğinin 451 ve 452. Maddelerinde belirlenen kurallara uyulacaktır.

Mali Mevzuatta Yetki Devri Hakkında Uygulamalı Eğitim

Yetki devri yapılacak kişilerin sahip olması gereken nitelikler, ilgili mevzuat hükümleri dikkate alınarak belirlenerek intranet ortamında personelin bilgisine sunulacaktır.

Kamu Harcama Hukuku Eğitimi

Belediyedeki mevcut mevzuat düzenlemeleri çerçevesinde yetki devredilen tarafından oluşturulacak haftalık/onbeş günlük/aylık raporlarla yetki devrine ilişkin bilgiler ve yapılan işlemler hakkında bilgi paylaşımı sağlanacaktır. (raporlama periyodu belirlenecek)

B.Risk Değerlendirmesi


Risk değerlendirmesi: Risk değerlendirmesi, mevcut koşullarda meydana gelen değişiklikler dikkate alınarak gerçekleştirilen ve süreklilik arz eden bir faaliyettir. İdare, stratejik planında ve performans programında belirlenen amaç ve hedeflerine ulaşmak için iç ve dış nedenlerden kaynaklanan riskleri değerlendirir.

B.Risk Değerlendirmesi Standartları


1. Planlama ve Programlama– Stratejik plan hazırlaması– Performans programı hazırlanması

2. Risklerin belirlenmesi ve değerlendirilmesi– Risklerin tanımlanması– Risklerin gerçekleşme olasılığı ve muhtemel etkileri

analiz edilmelidir– Risklere karşı alınacak önlemler

ÇIKTILAR

Mevzuat6,25 % Eğitim

12,50%

Toplantı18,75%

Çalışma Grupları18,75%

Rapor / Plan43,75%


RİSK DEĞERLENDİRME STANDARTLARI

•Standart: 5. Planlama ve Programlama

5.1. İdareler, misyon ve vizyonlarını oluşturmak, stratejik amaçlar ve ölçülebilir hedefler saptamak, performanslarını ölçmek, izlemek ve değerlendirmek amacıyla

katılımcı yöntemlerle stratejik plan hazırlamalıdır.

5.1. Nolu Genel Şart Neyi Düzenlemektedir? Hazırlık sürecinin en önemli özelliği nedir? Stratejik planların taşıması gereken unsurlar nelerdir? Bu genel şartı yerine getirmek için neler yapılabilir?




5.2. İdareler, yürütecekleri program, faaliyet ve projeleri ile bunların kaynak ihtiyacını, performans hedef ve göstergelerini içeren performans programı hazırlamalıdır.

5.2. Nolu Genel Şart Neyi Düzenlemektedir? Performans programının taşıması gereken unsurlar nelerdir? Bu genel şartı yerine getirmek için neler yapılabilir?

5.2.1. Her birim kendi bünyesinde yeterli sayıda personelin katılımıyla çalışma ekipleri oluşturarak performans programı hazırlanmasına katkı sağlayacaktır.

5.2.2. Mayıs ayı sonunda üst yönetici ve harcama yetkilileri izleyen yıl öncelik verilecek amaç ve hedefleri, performans göstergelerini ve bunlardan sorumlu birimleri belirleyeceklerdir.

5.2.3. Performans programında yer alacak önümüzdeki dönem faaliyetlerin gerçek maliyetleri ciddi bir şekilde ele alınarak performans programı hazırlanacaktır.

5.2.4. İdare performans programı, bütçeleme sürecinin ana omurgasını oluşturacaktır.




5.3. İdareler, bütçelerini stratejik planlarına ve performans programlarına uygun olarak hazırlamalıdır.

159

• Muhasebe Uygulaması• Taşınır Uygulaması• Bütçe Uygulaması• Ön Mali Kontrol Uygulaması




5.4. Yöneticiler, faaliyetlerin ilgili mevzuat, stratejik plan performans programıyla belirlenen amaç ve hedeflere uygunluğunu sağlamalıdır.

Bu anlamda bir izleme değerlendirme kurulu oluşturulmalıdır.




5.5. Yöneticiler, görev alanları çerçevesinde idarenin hedeflerine uygun özel hedefler belirlemeli ve personeline duyurmalıdır.

5.6. İdarenin ve birimlerinin hedefleri, spesifik, ölçülebilir, ulaşılabilir, ilgili ve süreli olmalıdır.


• Standart: 6. Risklerin belirlenmesi ve değerlendirilmesiİdareler, sistemli bir şekilde analizler yaparak amaç ve hedeflerinin gerçekleşmesini engelleyebilecek iç ve dış riskleri tanımlayarak değerlendirmeli ve alınacak önlemleri belirlemelidir. Bu standart için gerekli genel şartlar:

6.1. İdareler, her yıl sistemli bir şekilde amaç ve hedeflerine yönelik riskleri belirlemelidir.


6.1.1. Tüm birimlerde idarenin amaç ve hedeflerine yönelik risklerin belirlenmesi için yetkili ve yetkin Bir Yöneticinin Başkanlığında ……. kişiden oluşacak risk belirleme ekibi oluşturulacaktır. ……… Kişilik Bu ekip idarenin risklerini ortaya koyacaktır

6.1.2. Her harcama birimi iş süreçlerine ilişkin karşılaşılması muhtemel riskleri tespit edecek, bu risklerin belirlenmesinde denetçilerin ve yapılan diğer değerlendirmelerin bulgularından da yararlanılacaktır.

6.1.3. İdare ile ilgili, dış denetim birimlerinin yaptığı incelemeler sonucu ortaya konulan konsolide raporlar düzenli bir şekilde incelenerek, bulunan hatalar açısından idare içi bir kontrol faaliyeti yürütülecektir.


6.2. Risklerin gerçekleşme olasılığı ve muhtemel etkileri yılda en az bir kez analiz edilmelidir.

RİSK ANALİZİ



6.3. Risklere karşı alınacak önlemler belirlenerek eylem planları oluşt

Riskleri giderme eylem planı oluşturulmalıdır.


Biraz Tebessüm…

HASAN ŞAHİN 20.04.23 166

HASAN ŞAHİN 20.04.23 167

İş Süreci

Alt Süreç

Risk Tanım

ı Not

Bütçe Büyüklüğ

ü

İşlem Hacmi ve Personel

Sayısı

Faaliyetlerin

Karmaşıklığı

Mevzuatın

Yoğunluğu

Yapısal, İşlevsel

ve Teknik Değişik

likler

Bilgi Teknolojileri

Sisteminin

Yapısı

RİSK ANALİZİ TABLOSU

EVRAK VE ARŞİV YÖNETİMİ

Evrak Kabul Gelen evrakların kuruma/müdürlüğe iletilmesinin zamanında olmaması sonucu iç iletişimin etkin bir biçimde sağlanamaması

EVRAK VE ARŞİV YÖNETİMİ

Arşive Evrak Gönderme

Gelen evrakların fiziksel güvenliğinin etkin bir biçimde sağlanamaması

PROJELERİN YÖNETİMİ

Proje Portföy Yönetimi

Bütçe kullanımına yönelik yetki ve sorumlulukların etkin bir biçimde belirlenmemiş olması sonucu; varolan bütçenin etkin bir biçimde kullanılamaması

PROJELERİN

YÖNETİMİProje Yönetimi Nitelikli personel yetersizliği sonucu birimin

etkin çalışamaması BT HİZMET SUNUMU YÖNETİMİ

Sistem ve Veritabanı Yönetimi

Hizmet Sunumu Daire Başkanlığı'ndan bağımsız olarak yazılım geliştirme faaliyetlerinin yürütülmesi sonucu sistemler arası uyumsuzluk oluşması

İNSAN

KAYNAKLARI YÖNETİMİ

Eğitim Yönetimi Düzenlenen eğitimlerin, yetkin olmayan personel tarafından hazırlanması sonucu kurum personelinin yanlış bilgilendirilmesi

İNSAN KAYNAKLARI

YÖNETİMİ

Eğitim Yönetimi Kurum genelinde faaliyetlere yönelik bilgilendirmelerin eksik olması nedeniyle primsiz ödemelerin faaliyet alanlarının etkin bir biçimde iletilmemesi

BT HİZMET SUNUMU YÖNETİMİ

Veri Yönetimi İstatistiki verilerin elde edilmesi sırasında SGK sistemlerinden MS Excel'e veri aktarımının yanlış yapılması sonucu doğru verilerin elde edilmemesi

C.Kontrol Faaliyetleri


Kontrol faaliyetleri: Önleyici, tespit edici ve düzeltici her türlü kontrol faaliyeti belirlenir ve uygulanır.

“Kontrol faaliyetleri; tanımlanan ve değerlendirilen risklerin yönetilmesi amacıyla oluşturulan tüm prosedür, uygulama, kararlardır. Her seviyede ve her faaliyet alanında bulunmalıdır.”

C.Kontrol Faaliyetleri Standartları


1. Kontrol stratejileri ve yöntemleri2. Prosedürlerin belirlenmesi ve

belgelendirilmesi3. Görevler ayrılığı4. Hiyerarşik kontroller5. Faaliyetlerin sürekliliği6. Bilgi sistemleri kontrolleri

KONTROL FAALİYETLERİ STANDARDI

Standart AdıGenel Şart Sayısı

Toplam Genel Şart İçindeki % Ağırlığı

Eylem Sayısı

Toplam Eylem İçindeki % Ağırlığı

Bileşen İçinde Eylemlerin % Ağırlığı

Kontrol stratejileri ve yöntemleri 4 % 5,63 5 % 4,62 % 27,77

Prosedürlerin belirlenmesi ve belgelendirilmesi

3 % 3,79 3 % 2,77 % 16,67

Görevler ayrılığı 2 % 2,53 2 % 1,85 % 11,11

Hiyerarşik kontroller 2 % 2,53 2 % 1,85 % 11,11

Faaliyetlerin sürekliliği 3 % 3,79 3 % 2,77 % 16,67

Bilgi sistemleri kontrolleri 3 % 3,79 3 % 2,77 % 16,67

TOPLAM 17 % 25,30 18 % 22,20 % 100,00


KONTROL FAALİYETLERİ STANDARTLARI

• Standart: 7. Kontrol stratejileri ve yöntemleriİdareler, hedeflerine ulaşmayı amaçlayan ve riskleri karşılamaya uygun kontrol strateji ve yöntemlerini belirlemeli ve uygulamalıdır. Bu standart için gerekli genel şartlar:

7.1. Her bir faaliyet ve riskleri için uygun kontrol strateji ve yöntemleri (düzenli gözden geçirme, örnekleme yoluyla kontrol, karşılaştırma, onaylama, raporlama, koordinasyon, doğrulama, analiz etme, yetkilendirme, gözetim, inceleme, izleme v.b.) belirlenmeli ve uygulanmalıdır.

7.2. Kontroller, gerekli hallerde, işlem öncesi kontrol, süreç kontrolü ve işlem sonrası kontrolleri de kapsamalıdır.

7.3. Kontrol faaliyetleri, varlıkların dönemsel kontrolünü ve güvenliğinin sağlanmasını kapsamalıdır.

7.4. Belirlenen kontrol yönteminin maliyeti beklenen faydayı aşmamalıdır.

a) İhale usulüyle yapılacak her türlü mal ve hizmet alımları ile yapım işlerine ilişkin ödemelerde,

Belge “Var” – “Yok”(Farkındalık)

“Uygun” – “Uygun Değil” (Yetkinlik)

-İhale onay belgesi, √

-İhale komisyonu kararı, √

-Sözleşme, √

-İlanın yapıldığına ilişkin tutanak,

√

-Kesin teminatın alındığına ilişkin alındının örneği,

√

-Damga vergisinin yatırıldığına ilişkin alındının onaylı örneği veya tahsil edildiğine ilişkin harcama birimince onaylı yazı,

Kontrol sistematik, düzenli ve etkin yürütülürse anlamlıdır. Bu nedenle kontrol faaliyeti de önceden planlanmalı, bu faaliyetler ayrı bir iş olarak görülmelidir.

Kontrol faaliyetleri, yöneticiler tarafından da bir zaman kaybı olarak görülmemelidir.

Taahhüt dosyası hakkında “İç Genelge”

Hakediş raporları hakkında “İç Genelge”

Ön ödeme hakkında “İç Genelge”


• Standart: 8. Prosedürlerin belirlenmesi ve belgelendirilmesiİdareler, faaliyetleri ile mali karar ve işlemleri için gerekli yazılı prosedürleri ve bu alanlara ilişkin düzenlemeleri hazırlamalı, güncellemeli ve ilgili personelin erişimine sunmalıdır. Bu standart için gerekli genel şartlar: 8.1. İdareler, faaliyetleri ile mali karar ve işlemleri hakkında yazılı

prosedürler belirlemelidir. 8.2. Prosedürler ve ilgili dokümanlar, faaliyet veya mali karar ve

işlemin başlaması, uygulanması ve sonuçlandırılması aşamalarını kapsamalıdır.

8.3. Prosedürler ve ilgili dokümanlar, güncel, kapsamlı, mevzuata uygun ve ilgili personel tarafından anlaşılabilir ve ulaşılabilir olmalıdır.


Sosyal yardım yönetmeliği Bilgi Edinme Başvuruları İle İlgili İç GenelgeYıllık İzin Uygulamaları Konulu İç Genelge Temsil tören ağırlama yönergesi Yayın yönergesi Ön mali kontrol yönergesi Arşiv yönergesi Yetki Devri Genelgesi Bütçe Çağrısı PP Hazırlama Rehberi Görev ve Çalışma Yönergeleri Etik Kurallar Faaliyet Raporu Doğrudan Temin Limitleri

Harcama Yetkilisi Mutemedi İşlemleriTaşınır İşlemleri

Kurum İç Genelge Esas ve Usulleri İç Kontrol Genelgesi


•Standart: 9. Görevler ayrılığıHata, eksiklik, yanlışlık, usulsüzlük ve yolsuzluk risklerini azaltmak için faaliyetler ile mali karar ve işlemlerin onaylanması, uygulanması, kaydedilmesi ve kontrol edilmesi görevleri personel arasında paylaştırılmalıdır. Bu standart için gerekli genel şartlar: 9.1. Her faaliyet veya mali karar ve işlemin onaylanması,

uygulanması, kaydedilmesi ve kontrolü görevleri farklı kişilere verilmelidir.

9.2. Personel sayısının yetersizliği nedeniyle görevler ayrılığı ilkesinin tam olarak uygulanamadığı idarelerin yöneticileri risklerin farkında olmalı ve gerekli önlemleri almalıdır.



• Standart: 10. Hiyerarşik kontrollerYöneticiler, iş ve işlemlerin prosedürlere uygunluğunu sistemli bir şekilde kontrol etmelidir. Bu standart için gerekli genel şartlar:

10.1. Yöneticiler, prosedürlerin etkili ve sürekli bir şekilde uygulanması için gerekli kontrolleri yapmalıdır.

10.2. Yöneticiler, personelin iş ve işlemlerini izlemeli ve onaylamalı, hata ve usulsüzlüklerin giderilmesi için gerekli talimatları vermelidir.



• Standart: 11. Faaliyetlerin sürekliliğiİdareler, faaliyetlerin sürekliliğini sağlamaya yönelik gerekli önlemleri almalıdır. Bu standart için gerekli genel şartlar: 11.1. Personel yetersizliği, geçici veya sürekli olarak görevden

ayrılma, yeni bilgi sistemlerine geçiş, yöntem veya mevzuat değişiklikleri ile olağanüstü durumlar gibi faaliyetlerin sürekliliğini etkileyen nedenlere karşı gerekli önlemler alınmalıdır.

11.2. Gerekli hallerde usulüne uygun olarak vekil personel görevlendirilmelidir.

11.3. Görevinden ayrılan personelin, iş veya işlemlerinin durumunu ve gerekli belgeleri de içeren bir rapor hazırlaması ve bu raporu görevlendirilen personele vermesi yönetici tarafından sağlanmalıdır.



• Standart: 12. Bilgi sistemleri kontrolleriİdareler, bilgi sistemlerinin sürekliliğini ve güvenilirliğini sağlamak için gerekli kontrol mekanizmaları geliştirmelidir. Bu standart için gerekli genel şartlar:

– 12.1. Bilgi sistemlerinin sürekliliğini ve güvenilirliğini sağlayacak kontroller yazılı olarak belirlenmeli ve uygulanmalıdır.

– 12.2. Bilgi sistemine veri ve bilgi girişi ile bunlara erişim konusunda yetkilendirmeler yapılmalı, hata ve usulsüzlüklerin önlenmesi, tespit edilmesi ve düzeltilmesini sağlayacak mekanizmalar oluşturulmalıdır.

– 12.3. İdareler bilişim yönetişimini sağlayacak mekanizmalar geliştirmelidir.


D.Bilgi ve İletişim


Bilgi ve iletişim: İdarenin ihtiyaç duyacağı her

türlü bilgi uygun bir şekilde kaydedilir, tasnif edilir ve ilgililerin iç kontrol ile diğer sorumluluklarını yerine getirebilecekleri bir şekilde ve sürede iletilir.

D.Bilgi ve İletişim Standartları


1. Bilgi ve iletişim

2. Raporlama

3. Kayıt ve dosyalama sistemi4. Hata, usulsüzlük ve yolsuzlukların bildirilmesi

BİLGİ İLETİŞİM STANDARTLARI


Sayısı

Toplam Genel Şart İçindeki

% Ağırlığı

Eylem Sayısı

Toplam Eylem İçindeki %

Ağırlığı

Bileşen İçinde Eylemlerin %

Ağırlığı

Bilgi ve İletişim 7 8,86 11 10,18 45,84

Raporlama 4 5,06 2 1,85 8,33

Kayıt ve Dosyalama 6 7,59 8 7,4 33,33

Hata, Usulsüzlük ve yolsuzlukların bildirilmesi

3 3,79 3 2,77 12,50

TOPLAM 20 25,30 24 22,20 100,00

ÇIKTILAR


BİLGİ VE İLETİŞİM STANDARTLARI• Standart: 13. Bilgi ve iletişim İdareler, birimlerinin ve çalışanlarının performansının izlenebilmesi, karar alma süreçlerinin sağlıklı bir şekilde işleyebilmesi ve hizmet sunumunda etkinlik ve memnuniyetin sağlanması amacıyla uygun bir bilgi ve iletişim sistemine sahip olmalıdır. Bu standart için gerekli genel şartlar:

13.1. İdarelerde, yatay ve dikey iç iletişim ile dış iletişimi kapsayan etkili ve sürekli bir bilgi ve iletişim sistemi olmalıdır.

13.2. Yöneticiler ve personel, görevlerini yerine getirebilmeleri için gerekli ve yeterli bilgiye zamanında ulaşabilmelidir.

13.3. Bilgiler doğru, güvenilir, tam, kullanışlı ve anlaşılabilir olmalıdır. 13.4. Yöneticiler ve ilgili personel, performans programı ve bütçenin

uygulanması ile kaynak kullanımına ilişkin diğer bilgilere zamanında erişebilmelidir.

13.5. Yönetim bilgi sistemi, yönetimin ihtiyaç duyduğu gerekli bilgileri ve raporları üretebilecek ve analiz yapma imkanı sunacak şekilde tasarlanmalıdır.

13.6. Yöneticiler, idarenin misyon, vizyon ve amaçları çerçevesinde beklentilerini görev ve sorumlulukları kapsamında personele bildirmelidir.

13.7. İdarenin yatay ve dikey iletişim sistemi personelin değerlendirme, öneri ve sorunlarını iletebilmelerini sağlamalıdır.


• Standart: 14. Raporlama 14.1. İdareler, her yıl, amaçları, hedefleri, stratejileri, varlıkları,

yükümlülükleri ve performans programlarını kamuoyuna açıklamalıdır. – İdareler Neyi Raporlar?– İdareler Neyi Kamuoyuna Açıklar?– Kamuoyuna Açıklamayı Ne Zaman Yapar?– Kamuoyuna Açıklamayı Neyle Yapar?

BİLGİ VE İLETİŞİM STANDARTLARI


14.2. İdareler, bütçelerinin ilk altı aylık uygulama sonuçları, ikinci altı aya ilişkin beklentiler ve hedefler ile faaliyetlerini kamuoyuna açıklamalıdır.


Madde 30.- Genel yönetim kapsamındaki idareler bütçelerinin ilk altı

aylık uygulama sonuçları, ikinci altı aya ilişkin beklentiler ve hedefler ile

faaliyetlerini; Maliye Bakanlığı ise merkezî yönetim bütçe kanununun ilk altı

aylık uygulama sonuçları, finansman durumu, ikinci altı aya ilişkin beklentiler

ve hedefler ile faaliyetleri kapsayan malî durumu temmuz ayı içinde

kamuoyuna açıklar.

MALİ DURUM VE BEKLENTİLER RAPORU


14.3. Faaliyet sonuçları ve değerlendirmeler idare faaliyet raporunda gösterilmeli ve duyurulmalıdır.


FAALİYET RAPORLARININ KONTROLÜNDE KULLANILABİLECEK BİR ÇEKLİST


14.4. Faaliyetlerin gözetimi amacıyla idare içinde yatay ve dikey raporlama ağı yazılı olarak belirlenmeli, birim ve personel, görevleri ve faaliyetleriyle ilgili hazırlanması gereken raporlar hakkında bilgilendirilmelidir.

Risk Değerlendirme Raporu İç Denetim Raporu İç Kontrol İzleme ve Değerlendirme Raporu Plan ve Program İzleme ve Değerlendirme Raporu Yönetsel Raporlar (Üst Yönetim Raporları) Muhasebe Raporları Görevinden Ayrılan Personel Raporu

Bunca Rapor Nasıl Üretilecek? YÖNETİM BİLGİ SİSTEMİ


Geçici Mizan

Gün Sonu- Hafta Sonu-Aysonu İşlemleri Envanter İşlemleri Hataların Düzeltilmesi

Gün Sonu- Hafta Sonu-Aysonu İşlemleri Envanter İşlemleri Hataların Düzeltilmesi

Büyük DefterYardımcı Defter

Dışsal-Avans-Taahhüt-Teminat

İçsel

FaturaHarcama Talimatı

ÖdenekÖdenekÖdenekÖdenek

Yönetim Dönemi Hs.

MALİ TABLO- Resmi Tablolar- Özel Tablolar

Faaliyet Raporu

Kesin Hesap

Karar Destek Sistemi (KDS)

Bütçe Hazırlama Prosesleri Ulusal Dokümanlar


• Standart: 15. Kayıt ve dosyalama sistemiİdareler, gelen ve giden her türlü evrak dahil iş ve işlemlerin kaydedildiği, sınıflandırıldığı ve dosyalandığı kapsamlı ve güncel bir sisteme sahip olmalıdır. Bu standart için gerekli genel şartlar:

15.1. Kayıt ve dosyalama sistemi, elektronik ortamdakiler dahil, gelen ve giden evrak ile idare içi haberleşmeyi kapsamalıdır.

15.2. Kayıt ve dosyalama sistemi kapsamlı ve güncel olmalı, yönetici ve personel tarafından ulaşılabilir ve izlenebilir olmalıdır.

15.3. Kayıt ve dosyalama sistemi, kişisel verilerin güvenliğini ve korunmasını sağlamalıdır.

15.4. Kayıt ve dosyalama sistemi belirlenmiş standartlara uygun olmalıdır. 15.5. Gelen ve giden evrak zamanında kaydedilmeli, standartlara uygun bir şekilde

sınıflandırılmalı ve arşiv sistemine uygun olarak muhafaza edilmelidir. 15.6. İdarenin iş ve işlemlerinin kaydı, sınıflandırılması, korunması ve erişimini de

kapsayan, belirlenmiş standartlara uygun arşiv ve dokümantasyon sistemi oluşturulmalıdır.



• Standart: 16. Hata, usulsüzlük ve yolsuzlukların bildirilmesiİdareler, hata, usulsüzlük ve yolsuzlukların belirlenen bir düzen içinde bildirilmesini sağlayacak yöntemler oluşturmalıdır. Bu standart için gerekli genel şartlar: 16.1. Hata, usulsüzlük ve yolsuzlukların bildirim yöntemleri

belirlenmeli ve duyurulmalıdır. 16.2. Yöneticiler, bildirilen hata, usulsüzlük ve yolsuzluklar hakkında

yeterli incelemeyi yapmalıdır. 16.3. Hata, usulsüzlük ve yolsuzlukları bildiren personele haksız ve

ayırımcı bir muamele yapılmamalıdır.


E.İzleme


İzleme: İç kontrol sistem ve faaliyetleri sürekli

izlenir, gözden geçirilir ve değerlendirilir.

E.İzleme Standartları


1. İç Kontrolün Değerlendirilmesi

2. İç Denetim

İZLEME STANDARTLARI


Sayısı

Toplam Genel

Şart İçindeki

Payı(%)

Eylem SayısıToplam Eylem İçindeki

Payı(%)

Bileşen İçinde

Eylemlerin

Payı(%)

İç kontrolün değerlendirilmesi

5 % 6,32 8 % 7,41 % 72,72

İç denetim 2 % 2,53 3 % 2,78 % 27,28

TOPLAM 7 % 8,85 11 10,19 100

ÇIKTILARYönerge

8,33%

Rapor 41,67%

Toplantı Tutanağı

8,33%

Anket8,33%

İç Denetçi Denetim Raporları

8,33%

Raporlama Standartları

8,33%

Eylem Planı16,67%



• Standart: 17. İç kontrolün değerlendirilmesiİdareler iç kontrol sistemini yılda en az bir kez değerlendirmelidir. Bu standart için gerekli genel şartlar:

17.1. İç kontrol sistemi, sürekli izleme veya özel bir değerlendirme yapma veya bu iki yöntem birlikte kullanılarak değerlendirilmelidir.

17.2. İç kontrolün eksik yönleri ile uygun olmayan kontrol yöntemlerinin belirlenmesi, bildirilmesi ve gerekli önlemlerin alınması konusunda süreç ve yöntem belirlenmelidir.

17.3. İç kontrolün değerlendirilmesine idarenin birimlerinin katılımı sağlanmalıdır.

17.4. İç kontrolün değerlendirilmesinde, yöneticilerin görüşleri, kişi ve/veya idarelerin talep ve şikâyetleri ile iç ve dış denetim sonucunda düzenlenen raporlar dikkate alınmalıdır.

17.5. İç kontrolün değerlendirilmesi sonucunda alınması gereken önlemler belirlenmeli ve bir eylem planı çerçevesinde uygulanmalıdır.


• Standart: 18. İç denetimİdareler fonksiyonel olarak bağımsız bir iç denetim faaliyetini sağlamalıdır. Bu standart için gerekli genel şartlar:18.1. İç denetim faaliyeti İç Denetim Koordinasyon Kurulu

tarafından belirlenen standartlara uygun bir ş ekilde yürütülmelidir.

18.2. İç denetim sonucunda idare tarafından alınması gerekli görülen önlemleri içeren eylem planı hazırlanmalı, uygulanmalı ve izlenmelidir.


EYLEM PLANI ÖRNEĞİ


6. Kamu İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planında yer alacak bilgiler

-Kamu İç Kontrol Standardı Bileşeni -Kamu İç Kontrol Standardı Kod Numarası -Kamu İç Kontrol Standardı -Kamu İç Kontrol Standardının genel şartı -Mevcut Durum -Eylem Kod Numarası -Yapılması öngörülen eylem veya eylemler -Eylemlerin gerçekleştirilmesinden sorumlu birimler/harcama birimlerinden konusunda uzman personelin katılımıyla oluşturulacak çalışma grupları -Sorumlu birim/çalışma grupları ile işbirliği yapacak birim/çalışma grupları -Eylemin gerçekleştirilmesinden elde edilecek çıktı veya sonuç (kanun veya

yönetmelik taslağı, tebliğ, genelge, yönerge, talimat, idare ayrıntılı iç kontrol standartları, şema, rapor, çizelge, eğitim programı, eğitim materyali, eğitim faaliyeti, rehber, bülten, broşür, el kitabı, yazılım, kontrol listeleri, ve benzeri…)

-Eylemin tamamlanması için öngörülen tarih -Açıklama


Standart Kod No

Kamu İç Kontrol Standardı ve Genel Şartı Mevcut DurumEylem

Kod NoÖngörülen Eylem

veya Eylemler

Sorumlu Birim veya




Tamamlanma Tarihi

Açıklama


1- KONTROL ORTAMI

KOS 1.2İdarenin yöneticileri iç kontrol sisteminin uygulanmasında personele örnek olmalıdır.

KOS 1.1İç kontrol sistemi ve işleyişi yönetici ve personel tarafından sahiplenilmeli ve desteklenmelidir.

KOS 1.3Etik kurallar bilinmeli ve tüm faaliyetlerde bu kurallara uyulmalıdır.

KOS 1.4Faaliyetlerde dürüstlük, saydamlık ve hesap verebilirlik sağlanmalıdır.

KOS 1.5İdarenin personeline ve hizmet verilenlere adil ve eşit davranılmalıdır.

KOS 1.6İdarenin faaliyetlerine ilişkin tüm bilgi ve belgeler doğru, tam ve güvenilir olmalıdır.

STAN

DART

N

O.S

U V

E TA

NIM

I

STAN

DART

TA

NIM STANDART ALT TANIM HEDEF EYLEM PLANI SORUMLU BİRİM

İŞBİRLİĞİ YAPILACAK BİRİMLER

AZAMİ TAMAMLANMA

SÜRESİ

1.1.1. İç kontrol sistemi ve işleyişi yönetici ve personel tarafından sahiplenilmeli ve desteklenmelidir.

İç kontrol sistemi ve işleyişi yönetici ve personel tarafından sahiplenilmesi sağlanacaktır.

İç kontrol sistemi ve işleyişi hakkında bilgilendirme faaliyetleri (eğitim, seminer, el kitabı, belediyenin web sayfasında bilgi verilmesi vs.) yapılacaktır.


Tüm Birimler sürekli

Yöneticilere İç kontrol sistemi ile ilgili bilgilendirme toplantıları Ocak ayı içinde yapılacaktır.

İnsan Kaynakları Müdürlüğü ve Mali Hizmetler Müdürlüğü

Tüm Birimler 31.01.2009

Üst yönetici aracılığıyla iç kontrol sisteminin uygulanmasında yöneticilerin örnek olması için Şubat ayı içinde eğitim verilecek ve üst yönetici tarafından izlenecektir.

Başkanlık, Mali Hizmetler Müdürlüğü, İnsan Kaynakları Müdürlüğü


Yöneticilik formasyonunun geliştirilmesine yönelik Nisan ayı içinde eğitim verilecektir.

İnsan Kaynakları Müdürlüğü


En az üç kişilik Etik Komisyonu oluşturulacaktır.

Yazı İşleri MüdürlüğüMali Hizmetler Müdürlüğü

31.01.2009

Belediye personeline yönelik yapılan eğitim programlarında etik kurallar ve 5178 sayılı Kamu Görevlileri Etik Kurulu Kurulması Hakkında Kanunun ve buna bağlı mevzuatın dahil edilmesi sağlanacaktır.



sürekli

Yürütülen faaliyetlerle ilgili bilgi ve belgelere ulaşılabilmesi sağlanacaktır.

Tüm Birimler Tüm Birimler sürekli

Belediyenin amaç ve hedefleriyle ilgili periyodik olarak raporlama yapılacak ve değerlendirmeye tabi tutulacaktır. Hazırlanan raporların düzenli olarak çeşitli iletişim araçlarıyla kamuoyuna açıklanması sağlanacaktır.

Tüm BirimlerMali Hizmetler Müdürlüğü

6 Ayda 1 yılda en az 2 defa

Belediye personeline ve hizmet alanlara adil ve eşit davranılması için tüm personele Ocak ayında eğitim verilecek ve çeşitli bilgilendirme faaliyetleri sürekli olarak yürütülecektir.



Belediyemiz, adil ve eşit davranışlarla ilgili olarak yapılacak müracaatların Etik Kurullarda değerlendirilmesini sağlayacaktır.

Yazı İşleri MüdürlüğüMali Hizmetler Müdürlüğü

sürekli

1.1.6. İdarenin faaliyetlerine ilişkin tüm bilgi ve belgeler doğru, tam ve güvenilir olmalıdır.

Belediye faaliyetlerine ilişkin tüm bilgi ve belgelerin doğruluğu, tam ve güvenilirliği sağlanacaktır.

Belediye faaliyetlerinde hizmet sunanların yaptığı iş ve işlemlerde mevzuata, Belediyece yapılan düzenlemelere uygun olarak hizmet yürütmeleri konusunda Mayıs ayı içinde eğitim verilerek bilgilendirilmeleri sağlanacaktır.



Belediye personeli ve hizmet verilenlere adil ve eşit davranılması sağlanacaktır.

…. İÇ KONTROL STANDARTLARI EYLEM PLANI

1-KO

NTR

OL

ORT

AMI S

TAN

DAR

TLAR

I

1.1.

Etik

Değ

erle

r ve

Dür

üstl

ük1.1.2. İdarenin yöneticileri iç kontrol sisteminin uygulanmasında personele örnek olmalıdırlar.

Yöneticilerinin iç kontrol sisteminin uygulanmasında örnek olması sağlanacaktır.

1.1.3. Etik kurallar bilinmeli ve tüm faaliyetlerde bu kurallara uyulmalıdır.

Etik kuralların bilinmesi ve bu kurallara uyulması sağlanacaktır.

1.1.4. Faaliyetlerde dürüstlük,saydamlık ve hesap verebilirlik sağlanmalıdır.

Belediye faaliyetlerinde dürüstlük,saydamlık ve hesap verebilirlik sağlanacaktır.

1.1.5.İdarenin personeline ve hizmet verilenlere adil ve eşit davranılmalıdır.

5.17.1. İç kontrol sistemi, sürekli izleme veya özel bir değerlendirme yapma veya bu iki yöntem birlikte kullanılarak değerlendirilmelidir.

İç kontrol sisteminin, sürekli izleme ve özel bir değerlendirme yapma yöntemleriyle değerlendirilmesi sağlanacaktır.

İç kontrol sisteminin işleyişine ilişkin periyodik aralıklarla yatay ve dikey anket çalışması yapılacaktır. Kurum içi ve kurum dışı faaliyetlere ilişkin şikayetler değerlendirilecektir. Yıllık faaliyet raporları değerlendirilerek stratejik planda belirlenen amaç ve hedeflere uygunluğu izlenecektir. İç ve dış denetim raporları incelenecektir. Bu doğrultuda bütün veriler dikkate alınarak genel bir değerlendirme yapılacaktır.



5.17.2. İç kontrolün eksik yönleri ile uygun olmayan kontrol yöntemlerinin belirlenmesi, bildirilmesi ve gerekli önlemlerin alınması konusunda süreç ve yöntem belirlenmelidir.

İç kontrolün eksik yönleri ile uygun olmayan kontrol yöntemlerinin belirlenmesi, bildirilmesi ve gerekli önlemlerin alınması konusunda süreç ve yöntem belirlenmesi sağlanacaktır.

Anket, şikayet, yıllık faaliyet raporları, stratejik planlar, denetim raporlarının izlenmesi ve değerlendirilmesi sonucunda tespit edilen eksiklik, hata, usulsüzlük ve yolsuzluğa ilişkin düzenleyici ve düzeltici önlemlerin alınması sağlanacak olup bu konuya ilişkin rapor düzenlenecektir.



5.17.3. İç kontrolün değerlendirilmesine idarenin birimlerinin katılımı sağlanmalıdır.

İç kontrolün değerlendirilmesine idarenin birimlerinin katılımı sağlanacaktır.

İç kontrolün değerlendirilmesinde birimlerin karar verme ve yönetici konumunda olan personelinin katılımı sağlanacaktır.

Üst Yönetim Tüm Birimler 31.03.2010

5.17.4. İç kontrolün değerlendirilmesinde, yöneticilerin görüşleri, kişi ve/veya idarelerin talep ve şikâyetleri ile iç ve dış denetim sonucunda düzenlenen raporlar dikkate alınmalıdır.

İç kontrolün değerlendirilmesinde, yöneticilerin görüşleri, kişi ve/veya idarelerin talep ve şikâyetleri ile iç ve dış denetim sonucunda düzenlenen raporlar dikkate alınacaktır.

Yapılacak toplantılarla yöneticilerin görüşlerinin alınması sağlanacaktır. Web sayfasında oluşturulan öneri ve şikayet kutusuna iletilen talep ve şikayetlerin değerlendirilmesi sağlanacaktır. İç ve dış denetim sonucunda düzenlenen raporlar ilgili birim yöneticisiyle birlikte değerlendirilmesi sağlanacaktır. Bu değerlendirme sonucu 5.17.2 'de belirtildiği üzere rapor düzenlenecektir.


5.17.5. İç kontrolün değerlendirilmesi sonucunda alınması gereken önlemler belirlenmeli ve bir eylem planı çerçevesinde uygulanmalıdır.

İç kontrolün değerlendirilmesi sonucunda alınması gereken önlemler belirlenerek, bir eylem planı çerçevesinde uygulanacaktır.

Yukarıda yapılan değerlendirmeler sonucunda alınması gereken önlemler belirlenecektir. Söz konusu önlemler için eylem planı oluşturulacak ve uygulanması sağlanacaktır.


5-İZ

LEM

E ST

AND

ARTL

ARI

5.17

. İç

kont

rolü

n de

ğerl

endi

rilm

esi


YENİ KURULACAK BİRİMLER

Birimi Kuran

Eylemin Numarası

Yeni Kurulan Birimin / Ekibin Adı Kurulma Tarihi

Kuruluş İşlemlerinden Sorumlu

Birim

1.6.3. Kalite Birimi 30 Ekim 2009

Özel Kalem Müdürlüğü

13.1.2. Yönetim Bilgi Sistemi (YBS) Ekibi 11 Kasım 2009

Başkanlık Makamı

19.1.3. Kurumsal Kimlik Geliştirme Ekibi 30 Ekim 2009

Özel Kalem Müdürlüğü

BİRİMLERİN GERÇEKLEŞTİRECEĞİ EYLEMLER

Eylemin Numarası

Eylemin TanımıEylemin

Tamamlanma Tarihi

Eylemden Sorumlu Birim/

Ekip

1.6.4. Kalite Sistemi hayata geçirilecektir. 1 Haziran 2011 Kalite Birimi

13.2.1. Mali saydamlık uygulamaları isimli bir rapor hazırlanacaktır. 15 Mayıs 2011Kurumsal Kimlik Geliştirme Ekibi

13.2.2. Yönetim Bilgi Sistemi tasarlanacaktır. 1 Haziran 2011 YBS EKİBİ

13.5.1. Kurumun yönetim bilgi sisteminin oluşturulması için bir eylem planı hazırlanacaktır.

1 Kasım 2010 YBS EKİBİ

13.5.2.Kurumun yönetim bilgi sistemi, yönetimin ihtiyaç duyduğu gerekli bilgileri ve raporları üretebilecek ve analiz yapma imkanı sunacak şekilde tasarlanarak uygulanacaktır.

2 Mayıs 2011 YBS EKİBİ

19.1.1. Kurumsal kalite sistemi eylem planı hazırlanarak örnek teşkil edecek kurumsal kalite standartları geliştirilecektir.

5 Şubat 2011 Kalite Birimi

19.1.4. Kimlik geliştirme ekibi kimlik geliştirme eylem planı hazırlayacaktır.

5 Ocak 2010Kurumsal Kimlik Geliştirme Ekibi

İÇ KONTROL EYLEM PLANI KAPSAMINDA GELİŞTİRİLECEK YENİ EYLEM PLANLARI

Eylemin Genel Şartı Eylemin Kodu Öngörülen Eylem Planı

Eylem Planının Hazırlanma

Tarihi

Eylem Planı Hazırlanmasından

Sorumlu Birim

12.3.İdareler bilişim yönetişimini sağlayacak mekanizmalar geliştirmelidir

12.3.1. Bilgi Sistemleri Eylem Planı 1 Mart 2010 Destek Hizmetleri

13.5.YBS, yönetimin ihtiyaç duyduğu gerekli bilgileri ve raporları üretebilecek ve analiz yapma imkanı sunacak şekilde tasarlanmalıdır

13.5.1.Yönetim Bilgi Sistemi Eylem Planı

1 Kasım 2010 YBS EKİBİ

16.1.Hata, usulsüzlük ve yolsuzlukların bildirim yöntemleri belirlenmeli ve duyurulmalıdır

16.1.3.Hata ve Usulsüzlükleri Engellemeye Yönelik Eylem Planı

15 Kasım 2009

Özel Kalem

17.5.İç kontrolün değerlendirilmesi sonucunda alınması gereken önlemler belirlenmeli ve bir eylem planı çerçevesinde uygulanmalıdır.

17.5.1.İç Kontrol Değerlendirme Eylem Planı

Sürekli Mali Hizmetler

18.2.İç denetim sonucunda idare tarafından alınması gerekli görülen önlemleri içeren eylem planı hazırlanmalı, uygulanmalı ve izlenmelidir.

18.2.3.Üst Yönetimce Alınması Gereken Önlemler Eylem Planı

5 Ocak 2011 İç Denetim Birimi

19.1. Kurum kimliği oluşturulacaktır. 19.1.1.Kurumsal Kalite Sistemi Eylem Planı

5 Şubat 2011 Kalite Birimi

19.1. Kurum kimliği oluşturulacaktır. 19.1.4.Kurumsal Kimlik Geliştirme Eylem Planı

5 Ocak 2010 KKG Ekibi


İç Kontrol Modelleri – 27 Slayt

• COSO-Committee of Sponsoring Organisations (Amerika)

• CoCo- Criteria of Control Objectives (Kanada)

• Turnbull Report-(İngiltere)

• King’s Report (Güney Afrika)

• CoBit (Teknolojik Sistemler Denetimi Kontrol Standartları)


İç Kontrol- Nedir ?

İç kontrol, kurumun, yönetim kurulu, üst düzey yönetimi ve tüm çalışanları tarafından yönlendirilen gerçekleştirilen, aşağıdaki konularda hedeflerin başarılması açısından makul bir güvence sağlamak üzere tasarlanmış bir süreçtir.

- İşlemlerin etkinliği ve verimliliği,

- Mali raporlama sisteminin güvenilirliği,

- Mevzuata uyum


İç Kontrol- Nasıl?

İşlemlerin etkinliği ve verimliliği

• Standartlaşmış süreçler yardımıyla faaliyetlerin ekonomikliğini, verimliliğini ve etkinliğini artırır.

• Kontrol faaliyetleri aracılığıyla varlıkların korunmasını sağlar



Mali raporlama sisteminin güvenilirliği

• Kararlarda kullanılan verinin doğruluğunu artırır

• Yolsuzluğun ve usulsüzlüğün önlenmesine ve tespitine yardımcı olur ve denetime kanıt sağlar



Mevzuata uyum

• Periyodik ve süreç kontrolleri sayesinde kanunlara ve diğer düzenlemelere uygunluğun sağlanmasına yardımcı olur.

242

İdarenin amaçlarına, belirlenmiş politikalara ve mevzuata uygun olarak faaliyetlerin;

• Etkili,ekonomik ve verimli bir şekilde yürütülmesini, • Varlık ve kaynakların korunmasını,

• Muhasebe kayıtlarının doğru ve tam olarak tutulmasını,

• Mali bilgi ve yönetim bilgisinin zamanında ve güvenilir olarak üretilmesini sağlamak üzere idare tarafından oluşturulan;

• Organizasyon, yöntem ve süreçle iç denetimi kapsayan mali ve diğer kontroller bütünüdür.

İÇ KONTROL

243

İç Kontrol Nedir Ne Değildir ?

244

•Dün atadığınız iş tamamlandı mı?

•Biriminizdeki işlerde sorunlar var, biliyorsunuz. Peki bu sorunlar neler ve neden kaynaklanıyor?

•İlişkili olduğunuz stratejik hedefe ne kadar ulaşıldı? Yoksa engeller mi var?

•Size atanmış olan performans hedefi beklenenin altında mı kaldı?

• Nasıl iyileştireceksiniz?

NEYİ KONTROL EDERSİNİZ?

245

Bir iç denetim faaliyeti değildir.

Salt ön mali kontrol değildir.

İç denetim de bir teftiş faaliyeti değildir.

246

• Amaçlara ulaşmanın önündeki riskleri yönetmek için bir araçtır.

•Sonuçların beklediğimiz gibi olması için

yaptıklarımızdır.•Tüm işlevleri (finansal, insan kaynakları, operasyonel, teknoloji,

lojistik…) kapsayan temel bir yönetim işlevidir.

İÇ KONTROL

247

Organizasyonun her seviyesindeki kişileri (yönetim kurulu, yöneticiler, çalışanlar) kapsayan, insan kaynakları bazlı bir süreçtir.

• NEDEN?

İÇ KONTROL

248

•Kontrol, sadece riski azaltmaktır.

•Kontrolleri bir kez tanımlamak yeterlidir.

•Daha çok kontrol daha iyidir.

•Kontrol denetçinin işidir.

İÇ KONTROL EFSANELERİ

249

İÇ KONTROL EFSANELERİNE YANITLAR

• Kontrol yönlendirici, ortaya çıkarıcı ve iyileştirici nitelikte olabilir. Riski azaltan tipi “önleyici” kontroldür.

•Strateji ve hedefler değiştikçe kontroller yeniden tanımlanmalıdır. Ayrıca kontrol etkinliği de sürekli izlenmelidir.

•Maliyet etkinliği unutulmamalıdır. Ayrıca kötü tasarlanmış çok sayıda kontrol, amacı sağlamayabilir.

•Denetçinin asli işi, kontrollerin etkinliğini izlemek ve iyileştirme önerisi sunmaktır. Kontrol ise herkesin işidir.

250

YÖNETİCİLERİN İÇ KONTROL SORUMLULUKLARI

• Olumlu atmosfer yaratma,

• Kurum değerlerine uygun davranış tarzı için rehberlik,

• Kötüye teşviki engelleme,

• Gerekli seviyede disiplin uygulama,

• Çalışanlar için davranış kodları tanımlama,

• Personel yetkinliği sağlama, eğitimi ve gelişimi sürekli kılma

251

• Kritik yetki ve sorumluluk alanlarını belirleme,

•Rapor akışlarını tanımlama,

•Risk analizine göre, yönetim kontrol prosedürlerini oluşturma,

•Yönetim kontrolünü; eğitim, toplantılar ve günlük destek hareketleri ile canlı tutma,

•Kontrol aktivitelerini izleme ve üst yönetime raporlama

YÖNETİCİLERİN İÇ KONTROL SORUMLULUKLARI

252

Etrafınızda şunları duyduğunuz oluyor mu?

“Böyle yapıldığını bilmiyordum..”

“Bu alımın sözleşmesi nasıl olacak?”

“Eskiden beri böyle yapıyoruz.”

Bu gibi ifadeler, kurumun prosedürleri ve yasal düzenlemelerle ilgili bilgi eksikliğinin sinyalleridir.

İÇ KONTROL İHTİYACI

Çıkardığımız Dersler ve Öneriler• İç kontrol uyum eylem planları kuruluşun öz ürünü olmalı:

Danışmanlık tamam ama bu sadece sürece katkı şeklinde olmalı• Sahiplenme: her düzeyde olmalı• Motivasyon• Kuruluş içinde dil ve kavram birliği oluşturulmalı• Kuruluşun tüm birimlerinin aktif katılımı şart: belirli bir birimin

sorumluluğunda görülmemeli• İdari ve beşeri kapasitenin geliştirilmesi gerekli

bÖlÜm İÇ kontrol erkan karaarslan

Documents