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Bogotá, Julio 23 de 2012 Agencias de Viajes BSP Colombia Ciudad Estimadas agencias, REF: Cambio de plataforma Web Pagos BSP Colombia Nos comunicamos con ustedes con el fin de informarles acerca de la nueva plataforma curso para los pagos de los reportes del BSP en Colombia. Dicho cambio surgirá efecto desde el día 25 de julio del año en curso, es decir para el periodo 2013072 para el BSP doméstico y el periodo 2013073 para el BSP Internacional. A continuación encuentran un manual que las ayudara a seguir paso a paso la nueva plataforma. Les recomendamos leer con cuidado este manual y cualquier inquietud hacérnosla saber a través de nuestro portal www.iata.org/customer-sp opción contáctenos - envíenos su pregunta. Cordial saludo IATA COLOMBIA

International Air Transport Association

Calle 94A # 13-02 Ofc.101 Tel: +571 6442060

Manual de Usuario nueva Web IATA BSP Versión 1.1

TATA Consultancy Services Pág. 2 de 19

TCS Confidential

Manual de Usuario nueva Web IATA BSP

JULIO 2013



TCS Confidential

1. INGRESO

Las agencias se conectarán a la página de pagos desde el siguiente link:

https://www.bancaservicios.colpatria.com/ el cual los llevará a la siguiente pantalla:

1. El Agente digita su usuario (Este usuario corresponde al código IATA del agente incluidos los 8 dígitos sin comas, guiones ni espacios)

2. El Agente digita su contraseña. (Si es la primera vez que se ingresa la clave corresponde al código IATA del agente; el sistema le solicitará cambiar la clave)

3. El Agente presiona el botón continuar: - Si la información digitada en los campos anteriores es incorrecta, el sistema

muestra un mensaje con el error: “Datos Incorrectos”. - Si el usuario ha intentado más de 5 veces ingresar con información

incorrecta, el sistema bloquea la cuenta e informa por medio un mensaje: “Su cuenta se encuentra bloqueada por favor contacte al administrador del sistema”. Si este caso le ocurre por favor contacte al banco Colpatria al (571) 7456300 Ext 3151, 3851.

- Si la información es correcta y el usuario ya ha ingresado al sistema antes, es dirigido a la página de Inicio de la aplicación.

- Si la información es correcta y es la primera vez que el usuario ingresa al sistema, es dirigido a la página de Primer Ingreso (Paso 1.2)

4. Si el usuario olvidó su contraseña puede presionar este link para dirigirse a Olvido de Contraseña. (Paso 1.3)

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1.2 . Primer Ingreso

En el primer ingreso el sistema solicitará asignación de clave por parte del usuario:

1. El usuario digita su contraseña actual. 2. El usuario digita la nueva contraseña. 3. El usuario digita nuevamente la nueva contraseña. 4. El usuario selecciona una pregunta clave (para el caso de olvido de contraseña). 5. El usuario digita la respuesta a la pregunta clave 6. El usuario presiona el botón continuar:

- Si la información digitada en los campos anteriores 2 y 3 es diferente el sistema muestra un mensaje con el error: “La nueva contraseña y la confirmación de la contraseña deben ser iguales.”.

- Si la información es correcta el sistema muestra el mensaje: “Los datos se actualizaron correctamente” y el usuario es dirigido a la página de Inicio.

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1.3 Olvido de Contraseña

1. El usuario digita el código de la agencia a la que pertenece. 2. El sistema muestra la pregunta clave cuando el usuario haya ingresado por primera vez

a la aplicación. 3. El usuario digita la respuesta a la pregunta clave. 4. El usuario presiona el botón continuar:

- Si la información digitada en los campos anteriores es incorrecta, el sistema muestra un mensaje con el error: “Datos Incorrectos”.

- Si el usuario agencia de carga tiene la cuenta bloqueada (por múltiples intentos erróneos de ingreso), el sistema informa por medio un mensaje: “Su cuenta se encuentra bloqueada por favor contacte al administrador del sistema”.

- Si la información es correcta el sistema envía un correo con la nueva contraseña al correo registrado para el usuario y muestra el mensaje: “El correo con la nueva contraseña fue enviado a la cuenta de correo del usuario”.

5. Regreso a la página de Ingreso.

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2. PAGO BSP

El usuario selecciona una opción de la aplicación de acuerdo a su necesidad y al proceso al que se encuentre vinculado y desee pagar: 1. Proceso IATA Doméstico 2. Proceso IATA Internacional

1. El usuario selecciona una opción de la aplicación de acuerdo a su necesidad: 2. Planillas Normales (También podrán realizarse pagos parciales(Anticipos)) 3. Planillas Extemporáneas 4. Histórico de planillas 5. Cambiar Contraseña 6. Salir

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2.1 Planillas Normales

Deben ser utilizadas para los pagos desde el día que se publican las planillas (pagos anticipados) de un periodo hasta el día de pago (día de pago). Ojo: Ya no existen las planillas anticipadas

a. Seleccione el periodo

1. El usuario selecciona el periodo que va a cancelar ya que en la lista puede existir mas de

un periodo normal activo, el periodo seleccionado será del que podrá liquidar las planillas de la agencia.

b. Genere o seleccione la planilla

1. El sistema mostrará al usuario el histórico de planillas Normales elaboradas para el periodo seleccionado, si es la primera planilla que se va a realizar el sistema mostrará este mensaje “No se encontraron planillas para el periodo seleccionado”.

2. Si desea generar una planilla para pago haga click en el botón Nueva Planilla.

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c. Seleccione el tipo de pago (Parcial o Total) Recuerde que:

• Si el pago es parcial anticipado no puede descontarse los saldos a favor. • Si el pago es anticipado total deben descontarse los saldos a favor.

1. Seleccione la opción pago parcial si desea realizar un anticipo (pago parcial), si no seleccione Pago Total.

2. En la fecha de pago de los reportes según el calendario de IATA únicamente se podrá seleccionar la opción Pago Total y se deberá realizar el pago total de su reporte.

2.1.1 Pago Parcial

1. Al seleccionar la opción de pago parcial se desplegará la facturación para que el usuario digite el anticipo a las aerolíneas involucradas. El sistema controlará estos

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abonos después de realizados y mostrará el saldo pendiente en la elaboración de la próxima planilla.

2.1.2 Pago Total

2. Al seleccionar la opción de Pago Total, el sistema mostrará un mensaje de confirmación para continuar con la elaboración de la planilla, si la agencia está de acuerdo con el valor por favor haga click en Aceptar.

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2.1.3 Imprimir Planilla

Este procedimiento es indispensable tanto para pagos anticipados o en el día de pago

Por favor diligencie o confirme la información de los campos de acuerdo a lo que se indica a continuación:

1. La agencia digita el nombre del depositante (persona responsable del depósito) 2. El usuario digita el número telefónico 3. El usuario selecciona el canal por el cual realizará su pago (Caja, PSE, Débito

Cuenta Colpatria) 4. El usuario Imprime 2 copias de su planilla en caso de pago por oficina.

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2.2 Canales de pago

2.2.1 Pago por Oficina

El agente debe realizar la impresión de 2 copias y acercase a las oficinas Colpatria (excepto las oficinas ubicadas dentro de los almacenes Jumbo y satélites) y por realizar su pago por medio de la ventanilla.

2.2.2 Pago por PSE Se utiliza el mismo proceso que actualmente existe, este no sufrió cambios por favor referirse al manual de pagos por PSE

2.2.3 Pago con Débito a Cuenta Colpatria:

El proceso de pago con debito a cuenta Colpatria, no ha sufrido cambios, continua llevando a la agencia a su portal de Banca Empresarial.

2.3 Planillas Extemporáneas

El usuario selecciona la opcion Planilla Extemporánea para realizar el pago del reporte que no fue cancelado en fecha oportuna o para pagar el valor correspondiente a la devolución de un cheque.

1. El usuario selecciona el periodo para el cual va a realizar su pago extemporáneo 2. El usuario selecciona nueva planilla para visualizar el valor a pagar.

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1. El usuario no podrá realizar Pago Parcial por tratarse de una planilla Extemporánea, el sistema exige que se realice pago Total, la opción estará deshabilitada para uso del agente.

2. El usuario selecciona Pago Total

El sistema muestra mensaje de confirmación para Pago Total, por favor haga click en el botón Aceptar para continuar.

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Por favor diligencie o confirme la información de los campos de acuerdo a lo que se indica a continuación:

1. El usuario digita la referencia Depositante 2. El usuario digita la referencia Teléfono 3. El usuario selecciona la forma de pago Caja, PSE, Débito Cuenta Colpatria 4. El usuario selecciona la opción Imprimir 5. El usuario selecciona la opcion Regresar para desistir del proceso de

elaboraboración de la planilla Extemporánea

2.3.1 Impresión De La Planilla

Para pago en oficina, imprimir 2 copias El proceso de pago de las planillas extemporáneas es igual al visto para las Planillas Normales.

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2.4 Planilla Pago Consolidada Únicamente puede ser usado por aquellas agencias que tiene activo el tipo de pago consolidado Los pasos anteriores a la selección del tipo de pago son iguales a los de la Planilla Normal o Planilla Extemporánea (de acuerdo a la planilla que se vaya a realizar)

El sistema muestra al usuario la planilla consolidada El usuario selecciona el tipo de pago:

1. Seleccione la opción pago parcial si desea realizar un anticipo (pago parcial), si no seleccione Pago Total.

2. En la fecha de pago de los reportes según el calendario de IATA únicamente se podrá seleccionar la opción Pago Total y se deberá realizar el pago total de su reporte.

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2.4.1 Pago parcial consolidado

Tipo de pago habilitado para realizar en fecha posterior al cargue de la factración y anterior a la fecha límite de pago

1. El usuario selecciona el agente secundario-filial del cual quiere realizar un Anticipo-

Pago Parcial

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1. El sistema muestra al usuario la facturación correspondiente al agente secundario

seleccionado para abono del anticipo. 2. Los campos podrán ser editados-modificados por el usuario sin exceder a los valores

facturados por Aerolínea. 3. El usuario presiona el boton “Actualizar” y los valores ingresados como anticipos se

verán reflejados cómo un menor valor a pagar en el saldo de la planilla consolidada y de la próxima planilla parcial.

4. El usuario Genera la Planilla y se muestra mensaje de confirmación y validacion del pago que se va a realizar.

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3. HISTÓRICO

El usuario filtra la busqueda de sus planillas elaboradas por: Periodo de pago, Numero de Planilla y Tipo de Planilla

4. CAMBIO DE CONTRASEÑA

1. El usuario digita su contraseña actual. 2. El usuario digita la nueva contraseña. 3. El usuario digita repite la nueva contraseña. 4. El usuario selecciona una pregunta clave (para el caso de olvido de contraseña). 5. El usuario digita la respuesta a la pregunta clave. 6. El usuario presiona el botón continuar:

- Si la información digitada en los campos anteriores 2 y 3 es diferente el sistema muestra un mensaje con el error: “La nueva contraseña y la confirmación de la contraseña deben ser iguales.”.

- Si la información es correcta el sistema muestra el mensaje: “Información Guardada”.

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