GERENCIA DE CALIDAD

BOLETN DE ACTUALIZACIN EN CALIDAD N 11 2012

SISTEMA DE INFORMACIN Y COMUNICACIN (SIC)

Los modelos de calidad publicados por el CONEAU a nivel institucional, filiales, carreras

profesionales, programas de posgrado y otros, establecen como criterio que se cuente con un

sistema de informacin y comunicacin transversal a toda la Institucin, sealando como estndar

que el Sistema de Informacin y Comunicacin, SIC, sea eficaz.

El enfoque sistmico, implcito en los modelos de calidad del CONEAU, genera un perfil de

organizacin universitaria muy diferente de la tradicional organizacin universitaria, mecanicista y

rgida vigente, hacia una por: tareas compartidas, jerarqua suelta y flexible, autoridad del

conocimiento y aprendizaje, comunicaciones laterales de las personas, autocontrol personal,

reglas y reglamentos suficientes, trabajo en equipo, muchos mecanismos integrados, toma de

decisiones informal y descentralizada 1/. En dicho contexto, la tecnologa ser cada vez ms la

herramienta para que los docentes, estudiantes y administrativos trabajen mejor, sustentando la

comunicacin, ejerciendo un efecto directo en el clima laboral y universitario, reduciendo los

lmites espaciales y accediendo rpidamente a todo tipo de informacin a travs de Internet.

Chiavenato 2/ menciona que las TIC constituyen un capacitador esencial para la reingeniera de

procesos si el equipo responsable desea obtener el mximo de esta. En otras palabras, las

tecnologas de la informacin y comunicacin, TIC, se constituyen en herramientas esenciales en la

mejora de la gestin tradicional hacia una gestin por procesos, requerida para cumplir cualquiera

de los modelos de calidad del CONEAU.

Los procesos son sistemas de informacin que operan sobre un conjunto de datos para obtener la

informacin conformando un todo inseparable junto con las TIC. El binomio inseparable lo

constituyen los procesos y las TIC 3/. La mejora de la gestin universitaria tradicional a travs de la

reingeniera de procesos propuesta por el CONEAU, para satisfacer los requisitos de acreditacin a

todo nivel en la educacin superior universitaria, nos lleva a la gestin de la calidad para mejorar

la satisfaccin de los usuarios: docentes, estudiantes, administrativos, egresados y grupos de

inters, adoptando la norma internacional ISO 9001-2008, segn se desprende de la Gua de

Acreditacin del CONEAU 4/. Adems de la gestin de la calidad, es necesario la gestin de la

informacin, sistema de informacin y comunicacin, para optimizar la integracin de la

informacin, lo que implica generar interfaces de comunicacin sencillas, homlogas y

generalizadas; crear pasarelas entre sistemas y bases de datos, proporcionar informacin

exhaustiva y que pueda ser compartida, conseguir acceso a la informacin por Internet, de forma

que el usuario controla la informacin que proporciona al sistema y garantiza su actualizacin

permanente. Esto conduce a la gestin del conocimiento, que requiere de la valorizacin del

capital intelectual, en sus tres vertientes: capital humano, capital estructural y capital relacional,

as como del aprendizaje organizativo 5/.

En tal sentido, la implementacin, mantenimiento y mejora de un sistema de informacin y

comunicacin en las universidades peruanas, tal como lo requiere el CONEAU, determinara una

evolucin de stas, desde la gestin universitaria tradicional funcional, hacia la gestin de la

calidad, hasta llegar a una verdadera gestin del conocimiento. La implementacin de las TIC en

las universidades se orienta a facilitar la accesibilidad, la conectividad y la portabilidad, no slo en

cuanto a infraestructura sino a dar servicio 6/.

En este sentido, hay que destacar el progreso en el desarrollo de TIC de la ULADECH Catlica, a

travs de la Divisin de Sistemas de Informacin y Comunicacin, incluso con capacidad de

transferencia de tecnologa a otras universidades peruanas, de acuerdo a lo que se observa en

Grfico N 1, como sigue.

Grfico N 1 SIC ULADECH CATLICA: EVOLUCIN 2005-2012

Fuente: Ing. Donny Acosta B., DISIC. 2012

Los ejes estratgicos relacionados con el sistema de informacin y comunicacin de la ULADECH

Catlica son: enseanza aprendizaje; investigacin; extensin universitaria y proyeccin social,

gestin universitaria; gestin de la informacin institucional; formacin y cultura de las TIC;

organizacin de las TIC; vinculados con las estrategias institucionales incluidas en el Plan

Estratgico Institucional 7/.

SISTEMA DE INFORMACIN Y COMUNICACIN, SIC.

El SIC ULADECH Catlica, se basa en el Modelo de Universidad Digital propuesto en el Libro

Blanco de la Universidad Digital 2010, elaborado para servir de marco referencial para la

modernizacin de las universidades del Espacio Comn de Educacin Superior de Amrica Latina y

el Caribe y UE (ALCUE), iniciativa internacional de cooperacin universitaria 8/.

Los componentes del SIC, se muestran en el Grfico N 2, como sigue:

GRFICO N 2

COMPONENTES DEL SIC

Fuente: Libro Blanco de Universidad Digital 2012, p.21

Analizando el grfico de abajo hacia arriba, se observan diferentes capas: infraestructuras,

Gestin de las TSI, ERP, Servicios Universitarios, Interfases y Canales, todos ellos con

interoperatividad dirigidos a usuarios internos como son: docentes, estudiantes, administrativos y,

externos, como son los grupos de inters vinculados con la Universidad, con un alineamiento al

Plan Estratgico Institucional. La interoperatividad permite el intercambio de procesos y datos de

los diversos sistemas de gestin de la universidad.

INFRAESTRUCTURAS

Las infraestructuras del sistema son: fsicas, lgicas y servicios de soporte. El Grfico N 3,

presenta las caractersticas de las infraestructuras fsicas, en las que, adems, son con las que

cuenta la Universidad para el proceso de enseanza aprendizaje como: las aulas modernas y los

laboratorios de aprendizaje digital, LAD, hay que destacar las redes de comunicaciones, los

servidores, y diversos dispositivos de almacenamiento que permiten la gestin de enormes

volmenes de datos e imgenes con gran rapidez. Incluye la dotacin de plataformas que asegure

la disponibilidad y seguridad de la informacin. Las infraestructuras lgicas son aquellas donde

residen los diferentes datos que se almacenan en el sistema nico de gestin de la Universidad:

datos de gestin, registros, documentos, contenidos digitales, etc. Adems, encontramos el

repositorio de identidades, la gestin de incidencias y de configuracin. La infraestructura de

servicios de soporte, entre los que se encuentran relacionados directamente con la administracin

electrnica otros servicios: movilidad, video, podcasts.

GRFICO N 3

SIC ULADECH Catlica: PERFIL DE INFRAESTRUCTURAS

CA

PA

D

E

INF

RA

ES

TR

UC

TU

RA

SO

PO

RT

E D

E S

ER

VIC

IO

Gestin documental Infraestructura de TI tendientes a la planificacin, manejo y

organizacin de los documentos y/o registros producidos y

recibidos por la Universidad, como el trmite documentario,

capacitacin, convenios, control de documentos y registros,

auditoras, informes tcnicos, etc.

Notificacin electrnica Permite a los estudiantes, docentes recibir por correo

electrnico las notificaciones acerca de los servicios o

actividades de la Universidad.

Gestin de identidades Sistema integrado donde se establecen polticas y

procesos organizacionales para facilitar y controlar el

acceso a los Sistemas de Informacin y Comunicacin.

Workflow Se refiere al flujo de trabajo a seguir para la consecucin

de una tarea o trabajo predeterminado.

Video Streaming

Es la distribucin de multimedia a travs de una red de

computadoras de manera que el usuario observa el video y

al mismo tiempo va descargndola.

LO

GIC

AS

SO

FT

WA

RE

DE

SO

PO

RT

E Sistemas de Gestin

de Base de Datos

Consiste en una coleccin de datos interrelacionados y un

conjunto de programas para acceder a los mismos.

Seguridad Software de deteccin de intrusos, sistemas de

autenticacin, cortafuegos.

Data Warehouse Repositorio de datos de muy fcil acceso, alimentado de

numerosas fuentes, transformadas en grupos de

informacin sobre temas especficos de negocios, para

permitir nuevas consultas.

PE

RS

IST

EN

CIA

CMDB Mediante las incidencias y configuracin, se conoce,

analiza y administra las condiciones de los activos dentro

de la infraestructura corporativa, gracias a que se

encuentra alineada con las mejores prcticas de ITIL

Datos e Indicadores La informacin constituye un ingrediente bsico y esencial

para el xito de la planificacin y el proceso de toma de

decisiones.

FS

ICA

S

REDES SERVIDORES ALMACENAMIENT

O

PLATAFORMA DE

SEGURIDAD

Los Cableados

estructurados para

redes de datos

utilizan materiales

de primera calidad

y respetando las

normas

internacionales.

Provee servicios,

mediante una red, a

otras computadoras

denominadas

clientes. Tenemos

Servidores de

Correo, Mensajera

Interna, Base de

Datos, etc.

Grupo de

dispositivos de

hardware o

software

dedicados a

guardar datos y por

extensin a

administrarlos y

buscarlos.

Administran la

gestin de Backup

de informacin

Mediante Firewalls, la

red estar protegida de

los ataques externos

con dispositivos de

hardware como UTMs

que adems filtran

contenido WEB,

AntiSpam y protegen

todo el trfico de red.

INSTALACIONES

Especialistas en redes, soporte y equipamiento informtico que proveen de una serie de

recomendaciones sobre polticas de seguridad, soluciones de proteccin de datos y

administracin de servidores y equipos de cmputo, basado en la observacin y anlisis de

su estado actual.

Fuente: Ing. Donny Acosta B., DISIC. 2012

GESTIN DE TECNOLOGAS Y SISTEMAS DE INFORMACIN, TSI

Aqu encontramos todos los servicios para la propia gestin de TSI: servicios que aseguran la

disponibilidad, continuidad, seguridad, etc. de las TSI que facilitan la resolucin y gestin de los

problemas que pueden presentar las TSI. El perfil de gestin de TSI se presenta en el Grfico N 4,

como sigue:

GRFICO N 4

SIC ULADECH Catlica: PERFIL DE GESTIN DE TSI

TSI DESCRIPCIN

Gestin de configuracin Controla todos los elementos de configuracin de la

infraestructura TI (computadoras, servidores, laptop,

switch, software, etc.) con el adecuado nivel de detalle y

gestionar dicha informacin a travs de la Base de Datos

de Configuracin

Gestin de continuidad Se preocupa de impedir que una imprevista y grave

interrupcin de los servicios de TI, debido a desastres

naturales u otras fuerzas de causa mayor, y as la

organizacin tenga consecuencias catastrficas para el

negocio.

Gestin de problemas Investiga las causas subyacentes a toda alteracin, real o

potencial, del servicio TI y determina posibles soluciones a

las mismas.

Gestin de disponibilidad Asegura que los servicios TI estn disponibles y funcionen

correctamente siempre que los usuarios desean hacer uso

de ellos en el marco de los Niveles de Acuerdos de

Servicio.

Gestin de capacidad Permite aprovechar los recursos adecuadamente y que se

realicen inversiones correctas, dimensionando la

capacidad del proceso, almacenamiento suficiente y bien

dimensionado.

Gestin de seguridad Permite disear una poltica de seguridad, en

colaboracin con clientes y proveedores correctamente

alineada con las necesidades del negocio. Minimizando

los riesgos de seguridad que amenacen la continuidad del

servicio.

Otros Gestin de Cambios, Gestin de Versiones, Gestin de

Niveles de Servicio, Gestin Financiera, Gestin de

Incidentes y otros que se encuentran en ITIL.

Fuente: Ing. Donny Acosta B., DISIC. 2012

ERP: Interpreise Resource Planning: Planificacin De Recursos Empresariales:

El ERP es un software que integra los mdulos informticos con los que cuenta la Universidad y se

describe en el grfico N 5 como sigue:

GRFICO N 5

SIC ULADECH Catlica: PERFIL DE ERP

ERP DESCRIPCIN

Gestin acadmica Permite gestionar el ciclo de vida acadmico de

los estudiantes, desde la inscripcin, matrcula

y normativa general acadmica de grados y

ttulos.

Gestin de investigacin Registra las aportaciones de investigacin y

contribucin intelectual de los autores de la

Universidad.

Gestin econmica Organiza, controla y monitorea la actividad

financiera a los principios de legalidad.

Gestin de recursos humanos Alcanza las principales actividades que

componen la administracin de personal como

remuneraciones, altas y bajas de personal

docente y administrativo.

CRM Apoya a la gestin de las relaciones con los

clientes, a la venta y al marketing.

LMS/LCMS Administrar, distribuir y controlar las actividades

de formacin no presencial de una institucin u

organizacin

Otros Gestin de Calidad, Gestin de Logstica,

Gestin de Documentacin, Gestin de

Procesos, etc.

Fuente: Ing. Donny Acosta B., DISIC. 2012

SERVICIOS UNIVERSITARIOS

Es una capa cuyo perfil se muestra en el Grfico N 6 como sigue:

GRFICO N 6

SIC ULADECH Catlica: PERFIL DE SERVICIOS UNIVERSITARIOS

SERVICIO DESCRIPCIN

Enseanza aprendizaje Interaccin, informacin, resultados, herramientas

TIC, evaluacin

Investigacin Servicio de documentacin y publicacin,

seguimiento de lneas de investigacin

Extensin universitaria y proyeccin social Espacios cooperativos y difusin electrnica de las

actividades de extensin.

Recursos humanos Servicios digitalizados para el empleado como

esparcimiento, atencin mdica primaria, etc.

Servicios telemticos de ERP Solicitudes de Servicio, consultas de documentacin

y tramitacin.

Registros acadmicos Gestin acadmica controlada, medida y mejorada

continuamente.

Gestin del conocimiento Biblioteca, Biblioteca virtual, repositorios

publicaciones web.

Gestin de calidad Supervisiones y auditoras sistematizadas,

mediciones e indicadores para la toma de

decisiones.

Otros Atencin de Quejas y Reclamos, Motivacin e

incentivos y seguimiento de egresados

sistematizados.

Fuente: Ing. Donny Acosta B., DISIC. 2012

CANALES

Es una capa del modelo digital descrito en el Grfico N7 como sigue:

GRAFICO N 7

SIC ULADECH Catlica: CANALES

CANALES DESCRIPCIN

Correo electrnico Servicio de red que permite a los usuarios enviar y recibir

mensajes y archivos rpidamente mediante sistemas de

comunicacin electrnicos, por ejemplo:

sunombre@uladech.edu.pe

Mensajera Interna Permite comunicarse con los trabajadores de la

organizacin desde cualquier ubicacin con Internet,

eliminando la necesidad del messenger u otras

aplicaciones de chat similares que tienden a reducir la

productividad de los empleados.

Otros Equipos de videoconferencia, mensajes a celulares,

Telefona IP, etc.

Fuente: Ing. Donny Acosta B., DISIC. 2012

INTERFACES

Es una capa del modelo digital que se describe en el Grfico N 8 como sigue:

GRFICO N 8

SIC ULADECH Catlica: PERFIL DE INTERFASES

INTERFASES DESCRIPCIN

Portal web Es una carta de presentacin que est disponible

para las personas de todo el mundo que quieren

conocer a la organizacin. Ejemplo:

http://www.uladech.edu.pe

Centro de atencin al Usuario Es un medio para los alumnos, administrativos,

docente y grupos de inters, que se encarga de dar

trmite a las quejas, sugerencias o reclamo donde

se recibe, selecciona, relaciona y enva a la

instancia necesaria para establecer las medidas

correctivas, con la finalidad de lograr el acierto en la

toma de decisiones y garantizar el mejoramiento de

la calidad.

Campus virtual Orientado a la enseanza-aprendizaje que

mediante materiales y recursos didcticos apoyan a

la docencia universitaria presencial, permite la

integracin y uso de las nuevas tecnologas (videos,

archivos digitales, foros, tareas, chat,

videoconferencias, etc.) en las clases

convencionales de modo que se complementan

Otros Portales Portal de imgenes, vdeos, blogs, etc.

Fuente: Ing. Donny Acosta B., DISIC. 2012

REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS

1/. Daft, Richard L. Management. Orlando: Dryden Press, 1994 p.336, citado por Chiavenato I.

Innovaciones de la Administracin. Mc Graw Hill.Mexico 2010 p. 76

2/. Chienavato I. Innovaciones de la Administracin. Mc Graw Hill. Mxico 2010 p. 227.

3/. Lavia O.J y Mengual P.L. Libro Blanco de la Universidad Digital. Ariel. Coleccin Fundacin

Telefnica. Espaa, 2008 p.253

4/. CONEAU. Gua para la Acreditacin de Carreras Universitarias del CONEAU, Adenda N 1.

Lima, 2009 p.11.

5/. Rodrguez C.A. et al. La gestin del conocimiento cientfico-tcnico en la universidad: Un caso

prctico y un proyecto Cuadernos de Gestin, Vol. 1, nm. 1 Febrero 2001. Espaa, citado en el

Libro Blanco de Universidad Digital p. 252.

6/. Barro S., et al. Catlogo de objetivos e indicadores TIC del Sistema Universitario Espaol

(2006), citado en el Libro Blanco de Universidad Digital, p. 20

7/. ULADECH Catlica. Plan Estratgico Institucional. Pgina Web. Documentos Normativos,

www.uladech.edu.pe.

8/. Lavia O.J y Mengual P.L, Ob Cit. p 7.