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Fecha: 27/04/2016 Rev.2 Responsables: PG Vo.Bo.: LH

BONDADES NUEVA VERSIÓN 7 MEKANO ERP

CAMBIOS Y MEJORAS

Ver.7.0

Objetivo Dar a conocer los cambios más representativos de Mekano en su nueva versión 7, enfocados principalmente en la optimización de su Módulo NIIF, contiene varios cambios de gran interés, con lo que demostramos que Mekano una herramienta ERP en constante evolución.

Apolo Ingeniería S.A, tiene el gusto de presentarles la versión 7 de MEKANO, que incluye múltiples cambios y mejoras que apuntan al mejoramiento continuo y al cumplimiento de las exigencias de nuestros usuarios y del entorno económico, administrativo, tributario y financiero; es así como el MóduloNIIF contiene nuevas opciones que facilitan los procesos de conversión e implementación de los Estándares Internacionales de acuerdo a las necesidades de cada empresa, convirtiéndose en una poderosa herramienta por su fácil manejo y configuración. A continuación aparecen las principales bondades de Mekano versión 7.0, observe que cada una tiene un enlace que le permitirá ir rápidamente a la explicación requerida y allí, cada tema cuenta con un videotutorial:

ÍNDICE

1. CAMBIOS Y OPTIMIZACIÓN MÓDULO NIIF

1.1. SIMULADOR COLGAAP A NIIF

1.2. CÁLCULOS NIIF

1.3. POLÍTICAS Y REVELACIONES

1.4. INDICADORES E INSTRUMENTOS FINANCIEROS

1.5. ESCENARIOS

1.6. MAPEO

1.7. SIMULADOR VPNTIR

1.8. DETERIORO CARTERAS (CxC y CxP)

1.9. DETERIORO INVENTARIO

1.10. BALANCE COMPARATIVO

1.11. ACTIVOS COMPARATIVO

1.12. COMPARATIVO NIIF

2. MÓDULO PPYE CON VARIOS MÉTODOS DE DEPRECIACIÓN

2.1. CLASE DE ACTIVO

2.2. FICHA ACTIVO PPYE

2.3. SEPARACIÓN LOCALNIIF

2.4. MÉTODO DEPRECIACIÓN NIIF

2.5. NUEVAS COLUMNAS FICHA DE ACTIVOS

2.6 VALORACIÓN ESFA

3. CREACIÓN AUTOMÁTICA PLAN DE CUENTAS COLGAAP Y NIIF

3.1. PUCs

3.2. CUENTAS COLGAAP

3.3. CUENTAS NIIF SEGÚN CGC

Bondades Nueva Versión 7 Sistema Mekano Pág.1/36

4. OPTIMIZACIÓN CONSULTAS BI (RICG)

4.1. ESTADOS FINANCIEROS EN LÍNEA ATRIBUTO RANGO

4.2. REPORTES ORDENADOS POR NOMBRE DEL TERCERO

4.3. ESTADOS FINANCIEROS CON LOGOTIPO DE LA EMPRESA

4.4. CUBOS DE NÓMINA

4.5. GRÁFICOS DE NÓMINA

4.6. REPORTES E INFORMES POR SEDES

4.7. NO VÁLIDOS

5. MEDIOS MAGNÉTICOS PARA LA DIAN

6. DOCUMENTOS CON NOTAS Y LOGOTIPO

7. INCLUIR Y EXCLUIR CIERRES

8. BOLETÍN EN LÍNEA

9. MENSAJES DE ALERTA

9.1. LA BD NO CORRESPONDE A ESTA VERSIÓN

9.2. EMPRESA XX TIENE CONTENIDO QUE NO CORRESPONDE. Importe nuevo contenido

9.3. EMPRESA XXX NO TIENE FECHA DE CIERRE

9.4. HAY COMPROBANTES DESCUADRADOS. Favor ingrese a Diagnósticos y verifique.

10. CAMBIOS EN MEKANO SERVER

10.1. ACTIVAR E INACTIVAR EMPRESAS O CONTABILIDADES

10.2. RUTINAS EN BLOQUE (Actualizar Todo, Copiar Todo y Contenido Todo)

10.3. AYUDA EN LÍNEA

11. OTRAS FUNCIONALIDADES DE LA NUEVA VERSIÓN

11.1. CONEXIÓN: MENSAJES EMERGENTES

11.2. REUBICACIÓN TEMAS

11.3. PARÁMETROS CONTABILIDAD

11.4. ASIGNACIÓN MANUAL DE CONSECUTIVOS

1. CAMBIOS Y OPTIMIZACIÓN MÓDULO NIIF

En aras de facilitar al usuario la doble contabilización de la información, para la norma nacional y para cumplir con la norma internacional, lo que antes se configuraba por la ventana ESCENARIOS, la nueva versión de Mekano cuenta con una opción llamada MAPEO, que mejora sustancialmente el proceso, mediante la cual el usuario parametriza por una sola vez sus cuentas, indicando la forma como requiere convertir su contabilidad COLGAAP a NIIF, de tal manera que, con Mekano cada mes podrá obtener rápidamente y con un solo clic su contabilización para NIIFs.


Adicional la mayoría de sus opciones fueron mejoradas, los cambios los presentamos a continuación:

1.1. SIMULADOR COLGAAP A NIIF Una de las grandes ventajas competitivas de Mekano para el manejo de las Normas Internacionales es el simulador NIIF en Movimiento contable, debido a que luego de establecer las contabilizaciones desde el Mapeo y registrar los asientos contables, se podrá visualizar de inmediato como quedará contabilizado el movimiento bajo NIIF, sin generar ningún proceso adicional y sin salirse del comprobante, siendo una herramienta de gran utilidad porque permite detectar fácilmente si existen inconsistencias en la configuración. Luego de verificar y aprobar como quedará los asientos contables, podrá con un solo clic “Calcular” la información en el aplicativo en los períodos que desee.

Ruta Menú «Contable» opción «Movimiento Contabilidad», «Automáticos», «Simulador NIIF»

Cambio Pestaña «Automáticos», Campo «Simulador NIIF».

Uso Al digitar los registros contables en cada comprobante y previa parametrización del Mapeo, seleccione el campo “Automáticos”, el sistema genera de inmediato una ventana indicando los débitos y créditos que se afectarán para la contabilización bajo NIIF.

1.2. CÁLCULOS NIIF En esta pequeña ventana se resume todo el inmenso potencial que tiene el módulo NIIF de Mekano, es en esta ventana donde cada mes será convertida automáticamente su contabilidad COLGAAP a NIIF, según los parámetros preestablecidos en la opción Mapeo y lógicamente según la información que el usuario haya registrado en el sistema.


Vale la pena resaltar que gracias a las rutinas propias de Mekano y en especial de esta opción de ‘Cálculos’, con Mekano el cliente no tendrá que efectuar una doble digitación de su contabilidad (para COLGAAP y para NIIF), incluso su asesor contable no necesitará efectuar procesos adicionales usando otras aplicaciones como excel, porque con Mekano podrá mantener al día toda su información de tipo contable y financiero.

Después de configurar el Mapeo de acuerdo a sus necesidades, podrá realizar los cálculos para años y meses específicos.

Ruta Menú «Niif», Opción «Cálculos»

Cambio Se incorporan en la parte superior de la ventana los botones: Niif, Calcular, Recalcular, Vista Previa y Salir.

Niifs Desde esta opción se podrán configurar las fechas en las cuales se van realizar los ajustes establecidos desde el mapeo,diligenciando: Fecha de Ajuste: Indique el Día, mes y año en el que va a realizar los ajustes o active el calendario con la tecla [F2] y seleccione allí la fecha. Periodo: Año correspondiente al ajuste. Mes: Mes correspondiente al ajuste. Descripción: Descripción clara del ajuste a realizar. Estado: Campo automático, allí el sistema indica si el ajuste está en etapa inicial o contabilizado. Usuario: Campo automático donde el sistema asigna el usuario que ejecuta el proceso. ESFA: Campo que debe estar activado siempre y cuando el ajuste a realizar corresponda al ESFA. Para guardar el registro oprima la tecla [F3] y para ejecutar el proceso de clic en el botón Calcular.

Calcular Campo que permite contabilizar los ajustes de manera automática, según los parámetros establecidos. En esta ventana el sistema muestra los ajustes que se realizan, discriminando el tipo, prefijo y número de los comprobantes que fueron afectados, de igual forma la fecha del comprobante, cuenta, centro, tercero, empleado, activo, débito, crédito, base, Escenario, Valor y fórmula.

Recalcular Cuando se realizan cambios luego de calcular los ajustes, el sistema permite a través de esta opción, calcular nuevamente la información.

1.3. POLÍTICAS Y REVELACIONES

Para esta versión se incorporan las columnas “Aspecto” y “Revisión”: Desde versiones anteriores la opción Políticas y Revelaciones de Mekano trae predefinidas algunas políticas, diseñadas en forma de árbol que sirven como modelo para facilitar la creación de las mismas en las empresas, sin embargo cada empresa debe adaptarlas a sus necesidades y requerimientos acorde a la normatividad.


Campo Aspecto

Ruta Menú «Niif» Opción «Políticas y Revelaciones», Columna «Aspecto»

Cambio Se incorpora la columna ‘Aspecto’.

Uso En esta columna podrá seleccionar a que tema específico corresponde cada política, es decir si es Reconocimiento inicial, Medición Inicial, Medición posterior, Eliminación Baja en cuenta, Presentación Revelación. (Ver Políticas NIIF págs 3,4).

Campo Revisión

Ruta Menú «Niif» Opción «Políticas y Revelaciones», Columna «Revisión»

Cambio Se incorpora la columna ‘Revisión’.

Uso Esta columna permite asignar una versión a cada política, utilizando numeración consecutiva partir del número 0.

MATERIAL EN VIDEO: Para conocer en detalle la funcionalidad de esta opción, desde la siguiente ruta y en cualquier momento (7/24) podrá consultar el video completo www.vimeo.com/apolosoft/mekanoniif, minuto 0:02:59 Políticas Contables. 1.4. INDICADORES E INSTRUMENTOS FINANCIEROS Las empresas que involucran en sus procesos de contabilización, el uso de Instrumentos Financieros podrán ser parametrizados desde la opción “Indicadores”, estableciendo las tasas de interés, los períodos (Año y Mes) y el porcentaje que corresponda a cada periodo, así mismo configurar las fórmulas necesarias según los criterios de valoración de acuerdo a la clase de instrumento financiero a calcular. MATERIAL EN VIDEO: Para conocer en detalle la funcionalidad de esta opción, desde la siguiente ruta y en cualquier momento (7/24) podrá consultar el video completo www.vimeo.com/apolosoft/softwareparaniif1, minuto 0:25:00 Instrumentos Financieros. 1.5. ESCENARIOS Esta es una herramienta vital para entidades que otorgan créditos a varios meses y años, por lo tanto, requieren el manejo de instrumentos financieros, para incluir dichos movimientos en los cálculos que se realizan y que son requeridos para las NIIF. De esta forma cuando se esté digitando información y el sistema solicite el Escenario en el encabezado del comprobante se digita el código que corresponda, generalmente es NO (No aplica). Para su uso, en la nueva versión los escenarios intervienen en el Mapeo al momento de definir la opción ‘Periodificar’.


http://www.apolosoft.com/documentos/mekano/T130.pdf

https://vimeo.com/apolosoft/mekanoniif

http://www.vimeo.com/apolosoft/softwareparaniif1

MATERIAL EN VIDEO: Para conocer en detalle la funcionalidad de esta opción desde la siguiente ruta y en cualquier momento (7/24) podrá consultar el video completo: www.vimeo.com/apolosoft/softwareparaniif1, minuto 0:40:00 Escenarios. Para su inclusión en el Mapeo usar la ruta: www.vimeo.com/apolosoft/mekanoniif, minuto 2:00:50. 1.6. MAPEO El Mapeo en el Módulo NIIF, es la pieza fundamental para establecer las directrices de mi empresa en términos de contabilización, es decir, en esta ventana se definen según las Políticas preestablecidas, como quiero que el sistema convierta o arme de manera automática mi contabilización bajo norma internacional. Con el propósito de optimizar la creación del ESFA para esta nueva versión de Mekano, desde esta misma ventana el usuario podrá configurar sus cuentas para la creación automática del ESFA y finalmente desde la ventana ‘Cálculos’ podrá armar dicho balance de apertura en el mes que lo requiera. IMPORTANTE: Si a la fecha no ha realizado la implementación de las NIIF en su empresa, no tendrá inconveniente porque no es necesario editar comprobantes de meses anteriores, debido a que el mapeo toma internamente la información de las cuentas para convertirlas a NIIF, según el período que requiera. Gracias al potencial de la rutina, en ningún momento su información COLGAAP será alterada. Pestaña Mapeo

Ruta Menú «Niif» Opción «Mapeo»

Cambio En este Menú se incorpora la opción Mapeo

Uso Desde esta opción se establecen los criterios de contabilización de donde el sistema tomará los datos para trasladar los movimientos de las cuentas como el usuario lo requiera.

Los campos que se deben configurar son:

CAMPO DESCRIPCIÓN

Item Campo automático donde el sistema asigna por defecto la numeración consecutiva para cada nuevo registro.

Cuenta Local En esta columna se debe digitar la cuenta que se utilizó para contabilizar movimiento bajo norma local y desde donde se realizarán los traslado y/o ajustes para efectos de las NIIF.

Cuenta Espejo Corresponde a la cuenta hacia donde serán trasladados los movimientos desde la cuenta local bien sea para ajustes o reclasificaciones. No olvide que las cuentas utilizadas como espejo deben tener marcado el atributo Ajuste Niif.

Cuenta Débito Digite el código de la cuenta con naturaleza Débito hacia donde requiere trasladar la información tomada desde la cuenta local.

Cuenta Crédito Digite el código de la cuenta con naturaleza Crédito hacia donde requiere trasladar la información


http://www.vimeo.com/apolosoft/softwareparaniif1


tomada desde la cuenta local.

Nota Corresponde a la descripción detallada del movimiento que se realiza.

Esfa Si la configuración de las cuentas para realizar ajustes y/o traslados corresponden a la elaboración del ESFA debe tener activada esta columna.

Movimiento Si la configuración de las cuentas para realizar ajustes y/o traslados corresponden a la conversión de Norma Local a Norma Internacional al momento de elaborar comprobantes, debe tener activada esta columna.

Clase de Activo El sistema permite clasificar cada activo al momento de su creación para establecer si pertenece a Propiedad Planta y Equipo, Biológico, Inversión u Otro y facilitar así los procesos de conversión desde el mapeo. En esta columna debe indicar el tipo de activo según corresponda, cuando se utilicen cuentas que manejan el atributo activos.

Escenario Si se utilizan Instrumentos financieros y se tienen establecidos los escenarios, debe digitar el código que corresponda para que el sistema realice los cálculos de forma automática.

Fórmula Si los ajustes y/o traslados a realizar corresponden al 100% del saldo que tiene la cuenta, digite en este campo la palabra reservada VALOR, en caso contrario debe establecer la fórmula indicando el porcentaje a calcular.

Periodificar Esta columna permite indicar si los movimientos a realizar pertenecen a operaciones que deben ser calculadas durante varios periodos; configurados desde la opción Indicadores.

Política Desde esta opción se podrá asignar la política que corresponde al movimiento a ejecutar.

Pestaña Ajustes Niif

Desde esta pestaña cada usuario podrá establecer las cuentas y los centros de Costos para el cálculo de los deterioros de Cartera, Inventarios, Activos, al igual que el impuesto diferido. MATERIAL EN VIDEO: Para conocer en detalle la funcionalidad de esta opción, desde la siguiente ruta y en cualquier momento (7/24) podrá consultar el video completowww.vimeo.com/apolosoft/mekanoniif, minuto 1:23:35 Mapeo para Activos y Depreciaciones, luego en el minuto 1:58:02 Mapeo con Escenarios. 1.7. SIMULADOR VPNTIR Ruta Menú «Niif» Opción «Simulador VPN TIR»

Cambio Simulador VPN TIR

Uso Desde esta opción el sistema calcula el valor presente, valor presente neto y la tasa interna de retorno a



partir del un Monto inicial, la tasa de descuento y el flujo neto digitados por el usuario, el cual se activa al dar flecha abajo. Finalmente dar clic en el botón calcular.

1.8. DETERIORO CARTERAS (CxC y CxP) Para realizar este proceso es necesario tener instalado el módulo de Gestión administrativa desde el cual el sistema genera automáticamente las edades de cartera, así mismo determinar en primer lugar la matriz de riesgos, parametrizando el sistema de tal forma que se establezca un porcentaje de recuperabilidad que puede ser también asignado a partir de la tabla de municipios, actividades económicas y zonas.

CAMPO DESCRIPCIÓN

ID Campo automático donde el sistema asigna por defecto la numeración consecutiva para cada nuevo registro.

Desde Número de días de vencimiento de las facturas de venta a crédito a partir de los cuales se tendrá en cuenta para generar la matriz de riesgo.

Hasta Número de días de vencimiento de las facturas de venta a crédito hasta donde se tendrá en cuenta para generar la matriz de riesgo.

% Recuperabilidad Digite el porcentaje que se espera recuperar de acuerdo al criterio y las políticas establecidas por la empresa.

Botón AVG Mora


Ruta Menú «Niif», Opción «Deterioro Carteras», botón «AVG Mora»

Cambio La opción AVG Mora se complementa incluyendo información por actividad, municipio y zona.

Uso Esta herramienta permite generar un informe detallado por tercero en el cual, según los porcentajes asignados en la columna variación del riesgo de los Municipios, zonas y actividades económicas mostrará la recuperabilidad total de la cartera.

Botón Deterioros

Ruta Menú «Niif», Opción «Deterioro Carteras», botón «Deterioros»

Cambio La opción Deterioros viene incluída desde versiones anteriores, para la versión 7 se modifica la presentación de la ventana.

Uso Esta herramienta es útil para generar automáticamente el deterioro de cartera y así mismo elaborar el comprobante contable. Para calcular el valor del deterioro el sistema tendrá en cuenta las edades de cartera según la fecha de vencimiento y el grupo al que corresponde cada comprobante (Compra o Venta), tomando como base la matriz de riesgos. Los parámetros de consulta ya no están en el menú de la parte superior sino que se se solicitan al dar clic en la pestaña Deterioros: Fecha de corte: Digite dd/mm/aaaa o seleccione la fecha en el calendario que se activa al dar clic en el nodo detalle, de acuerdo al corte para generar el cálculo. Grupo: Seleccione en grupo según corresponda el proceso a realizar, es decir si es Compra o Venta. Genera Comprobante: Active la opción si desea que el sistema genere el comprobante de manera automática, este podrá ser consultado desde movimiento contable.Se debe tener en cuenta que desde la opción «Mapeo», pestaña «Ajustes Niif» deben estar configuradas las cuentas débito y crédito para el ajuste. Generar Salir: Seleccione la opción generar si desea visualizar el cálculo del deterioro por pantalla o salir para cancelar la consulta.

MATERIAL EN VIDEO: Para conocer en detalle su funcionalidad, desde la siguiente ruta y en cualquier momento (7/24) podrá ver el video completo www.vimeo.com/apolosoft/mekanoniif, minuto 2:51:35 Deterioro de cartera.



1.9. DETERIORO INVENTARIO

Ruta Menú «Niif», Opción «Deterioro Inventario»

Cambio En esta versión para generar el reporte de gastos de venta, el sistema no solicita la lista de precios.

Uso Permite generar en un rango de fechas específico la información correspondiente a los gastos de venta, los cuales hacen parte de la fórmula para calcular el deterioro de inventario. Esta información se genera gracias a la previa parametrización de las cuentas relacionadas con dicho rubro, al señalar en la columna “Tipo de Costo” que corresponde a Gasto de Venta.

Campo Gastos de Venta Pestaña Deterioros

Ruta Menú «Niif», Opción «Deterioro Inventario»,botón «Deterioros»

Cambio La opción Deterioros viene incluída desde versiones anteriores, para la versión 7 se modifica la presentación de la ventana pues la lista de precios ya no es solicitada en la parte superior.

Uso Esta herramienta es útil para generar automáticamente el deterioro de inventarios y así mismo elaborar el comprobante contable. Para calcular el valor del deterioro el sistema tendrá en cuenta el costo del producto, las cantidades existentes y la lista de precios a la fecha de corte, además los gastos de venta generados previamente para calcular el valor Neto realizable. Los parámetros de consulta ya no están en el menú de la parte superior sino que se solicitan al dar clic en la pestaña Deterioros, allí se activa una ventana solicitando: Fecha de inicio: Digite dd/mm/aaaa o seleccione la fecha en el calendario que se activa al dar clic en el nodo detalle, indicando la fecha inicial para calcular el deterioro. Fecha de Corte: Digite dd/mm/aaaa o seleccione la fecha en el calendario que se activa al dar clic en el nodo detalle, indicando la fecha final para calcular el deterioro. Lista de Precios:Digite el código de la lista de precios que el sistema tomará como base para realizar los cálculos. Genera Comprobante: Active la opción si desea que el sistema genere el comprobante


de manera automática, este podrá ser consultado desde movimiento contable.Se debe tener en cuenta que desde la opción «Mapeo», pestaña «Ajustes Niif» deben estar configuradas las cuentas débito y crédito para el ajuste. Generar Salir: Seleccione la opción generar si desea visualizar el cálculo del deterioro por pantalla o salir para cancelar la consulta.

MATERIAL EN VIDEO: Para conocer en detalle la funcionalidad de esta opción, desde la siguiente ruta y en cualquier momento (7/24) podrá ver el video www.vimeo.com/apolosoft/mekanoniif, minuto 2:59:40 Deterioro de Inventario. 1.10. BALANCE COMPARATIVO

Ruta Menú «Niif», Opción «Balance Comparativo»

Cambio Estaba incluido desde versiones anteriores, sin embargo para esta versión se destaca su importancia debido a que permite realizar comparaciones sobre el saldo de las cuentas según COLGAAP y NIIF.

Uso Este balance comparativo permite consultar información a una fecha de corte específica, generando un balance de prueba a nivel auxiliar de forma similar al balance general que se encuentra en el módulo contable. Ver balance general. Las columnas que podrá visualizar son Saldo Local, Débitos Niif, Créditos Niif y Saldo Niif, así mismo cuando sea necesario consultar en detalle el movimiento de una cuenta auxiliar debe seleccionarla y dar clic en la ventana «Movimiento», tenga en cuenta que según los atributos de las cuentas se activan pestañas como Terceros, Centros, Empleados, etc. Desde esta herramienta el sistema le permite crear Revelaciones o Notas a los estados financieros, así mismo gracias a la sorprendente integración de las Rutinas y Módulos de la aplicación, el usuario fácilmente podrá ir de lo general a lo particular y hacer uso de una funcionalidad conocida mundialmente como Drill Down (profundizar en un dato o información), presionando [Enter] el sistema lo llevará al Explorador para conocer el desglose de todo el comprobante. Ver Explorador de comprobantes.

MATERIAL EN VIDEO: Para conocer en detalle la funcionalidad de esta opción, desde la siguiente ruta y en cualquier momento (7/24) podrá consultar el video completo www.vimeo.com/apolosoft/mekanoniif, minuto 3:09:00. Balance Comparativo Colgaap vs Niif.






1.11. ACTIVOS COMPARATIVO

Ruta Menú «Niif», Opción «Activos Comparativo»

Cambio Consulta de Activos Comparativo. Sus pestañas son: Todos los activos, Fijo, Diferido, Biológico, Otro

Uso Permite analizar y comparar la información de los activos a una fecha de corte determinada, señalando con color verde los datos bajo norma Local y con color azul bajo norma internacional, en la última columna el sistema calcula el impacto Niif.

MATERIAL EN VIDEO: Para conocer mejor esta opción, desde la siguiente ruta y en cualquier momento (7/24) podrá consultar el video completo www.vimeo.com/apolosoft/mekanoniif, minuto 3:10:40. Balance Comparativo.

1.12. COMPARATIVO NIIF Pestaña Por Rango

Ruta Menú «Niif», Opción «Comparativo Niif», pestaña «Por Rango»

Cambio Comparativo Niif por rango de fecha.

Uso A través de esta herramienta el sistema genera información relacionada con los saldos de cuentas a nivel auxiliar por un rango de fechas específico, resaltando en color verde los valores débito y crédito bajo norma local y con color azul los valores débito y crédito bajo norma internacional, estableciendo además las diferencias y los saldos según la norma Local y Niif.



Pestaña Por Comprobante

Ruta Menú «Niif», Opción «Comparativo Niif», pestaña «Por Comprobante»

Cambio Comparativo Niif por comprobante

Uso A través de esta herramienta el sistema genera información relacionada con los movimientos de un comprobante específico, resaltando en color verde los valores débito y crédito bajo norma local y con color azul los valores débito y crédito bajo norma internacional, estableciendo además las diferencias y los saldos según la norma Local y Niif.

Pestaña Simulador Niif

Ruta Menú «Niif», Opción «Comparativo Niif», botón «Simulador Niif»

Cambio Simulador Niif

Uso El simulador Niif es una opción que permite visualizar como queda contabilizado un comprobante a partir de un mapeo previamente establecido.

MATERIAL EN VIDEO: Para conocer en detalle la funcionalidad de esta opción, desde la siguiente ruta y en cualquier momento (7/24) podrá consultar el video completo www.vimeo.com/apolosoft/mekanoniif, minuto 3:12:34. Comparativo Niif.



2. MÓDULO PPYE CON VARIOS MÉTODOS DE DEPRECIACIÓN Mekano ERP le permitirá a todo tipo de empresa llevar una ficha de Activos detallada y completa, tanto para norma nacional como para norma internacional, cuya mayor ventaja está en permitir el manejo de Activos Biológicos y generar una depreciación automática usando el método de Unidades Producidas, dicho método es el más recomendable por los expertos en NIIF.

Ruta Menú «Contable», Opción «Activos» pestaña «Activos»

Cambio Se modifica la presentación de la ventana y se incluyen nuevas columnas y pestañas.

Uso Para la versión 7 la ventana activos cambia su presentación, se crean iconos de acceso a las diferentes opciones y se ubican en la parte superior. Además se incluyen pestañas y columnas que complementan los procesos relacionados con la configuración de los activos para dar cumplemento a las NIIF.

2.1. CLASE DE ACTIVO

Ruta Menú «Contable» opción «Activos» pestaña «Activos», Columna «Clase Activo»

Cambio Columna Clase Activo

Uso Esta nueva columna se crea con el fin de agrupar los Activos de la empresa y generar los cálculos relacionados con el deterioro de activos sin necesidad de hacerlo de forma individual. Al desplegar el nodo detalle podrá seleccionar cualquiera de los grupos establecidos para Propiedad Planta y Equipo, Biológico, Inversión y otro.


2.2. FICHA ACTIVO PPYE

Ruta Menú «Contable» opción «Activos» pestaña «Ficha Activo»

Cambio Ficha Activo

Uso La ficha activo es una ventana donde se clasifica la información del activo en varias pestañas que se podrán expandir o contraer para ser consultadas: Ficha del activo: Contiene la información general del activo. Norma local: Allí encontrará los datos que el sistema tomará para los cálculos correspondientes a la contabilización local o COLGAAP. Norma Internacional:Allí encontrará los datos que el sistema tomará para los cálculos correspondientes a la contabilización NIIF. Contabilización: En esta pestaña el sistema muestra las cuentas partida y contrapartida que tendrá en cuenta al realizar las depreciaciones y amortizaciones de forma automática, de igual forma las cuentas activo y resultados con las cuales realiza los ajustes para el ESFA.

Según el Activo seleccionado, observe que en la parte inferior de la ventana existen cuatro pestañas: Unidades producidas, Test de deterioro, Auxiliar y Saldos, las cuales se explican a continuación:


Unidades Producidas

Ruta Menú «Contable» opción «Activos» botón «Ficha Activo» pestaña «Unidades Producidas»

Cambio Unidades Producidas.

Uso Cuando se elige el método de depreciación Unidades Producidas para un activo, cada mes antes de ejecutar el proceso automático es necesario ingresar a esta opción y diligenciar los datos que se solicitan: Activo: El sistema trae de forma automática el activo seleccionado desde la ventana “Activos”. Periodo: Digite el año que corresponda al proceso de depreciación o amortización, también podrá seleccionarlo desplegando el nodo detalle. Mes: Digite el mes que corresponda al proceso de depreciación o amortización, también podrá seleccionarlo desplegando el nodo detalle. Producidas: Digite el número total de unidades producidas durante el periodo y el mes previamente seleccionado. Defectuosas: Digite el número total de unidades defectuosas que el sistema restará para el periodo y el mes previamente seleccionado.

Test de Deterioro

Ruta Menú «Contable» opción «Activos» botón «Ficha Activo» pestaña «Test de Deterioro»

Cambio Test de Deterioro

Uso Desde esta ventana se define la información que el sistema necesita para calcular el deterioro de los activos, para esto es necesario diligenciar: Activo: El sistema trae de forma automática el activo seleccionado desde la ventana “Activos”. Periodo: Digite el año que corresponda al proceso de depreciación o amortización, también podrá seleccionarlo desplegando el nodo detalle el cual se activa con la tecla [F2]. Valor Mercado o Valor razonable: Recordemos que es el importe por el que puede ser intercambiado un activo o liquidado un pasivo entre partes interesadas y debidamente informadas, que realicen una transacción en condiciones de independencia mutua. Se determinará sin deducir los costos de transacción en los que pudiera incurrir en su enajenación. Digite allí el valor según corresponda. Costo venta: Son los costos directamente atribuibles a la venta de un activo, excluidos los gastos financieros y los impuestos sobre beneficios. Se incluyen los gastos legales necesarios para la transmisión de la propiedad del activo y los costos de venta. Digite allí el valor según corresponda. Flujo Neto: Digite el valor correspondiente al flujo neto establecido para el periodo seleccionado.


Auxiliar

Ruta Menú «Contable» opción «Activos» pestaña «Ficha Activo» pestaña «Auxiliar»

Cambio La pestaña auxiliar cambia de ubicación, en versiones anteriores se encontraba en el menú ubicado al lado izquierdo de la pantalla.

Uso Desde allí podrá visualizar en detalle todas las transacciones realizadas con los activos. La información que el sistema suministra depende de la activación o inactivación desde el menú NIIF, esto significa que al estar activa el sistema genera información de los movimientos realizados bajo NIIF, caso contrario la información será bajo norma local.

Saldos

Ruta Menú «Contable» opción «Activos» pestaña «Ficha Activo» pestaña «Saldos»

Cambio La pestaña saldos cambia de ubicación, en versiones anteriores se encontraba en el menú ubicado al lado izquierdo de la pantalla.

Uso Desde allí podrá visualizar el saldo de un activo después de calcular la depreciación o amortización. La información que el sistema suministra depende de la activación o inactivación desde el menú NIIF, esto significa que al estar activa el sistema genera información de los movimientos realizados bajo NIIF, caso contrario la información será bajo norma local.


2.3. SEPARACIÓN LOCALNIIF Ruta Menú «Contable» opción «Activos» pestaña «Activos»

Cambio Colores Verde y Azul para identificar las Columnas

Uso Las columnas resaltadas en color verde corresponden a la información registrada en el sistema bajo Norma local o Colgaap y las columnas resaltadas en color azul corresponden a la información requerida para los cálculos bajo norma internacional o Niif.

2.4. MÉTODO DEPRECIACIÓN NIIF

Ruta Menú «Contable» opción «Activos» pestaña «Activos» Columna «Método Niif»

Cambio Nueva columna, Método Niif

Uso En esta nueva versión Mekano ofrece a sus usuarios la posibilidad de manejar distintos métodos de depreciación, de acuerdo a la norma local y según la norma internacional, es así como un activo puede ser depreciado para efectos de la norma local bajo un método por ejemplo Línea Recta y para efectos de norma internacional utilizar otro método diferente, ejemplo Suma de dígitos.

2.5. NUEVAS COLUMNAS FICHA DE ACTIVOS

Tipo Impositivo En esta columna se debe digitar el porcentaje que corresponde al impuesto de renta vigente.

Cuenta Activo La columna cuenta activo es utilizada para digitar el código de la cuenta que corresponde a la contabilización de los activos cuando se genera el ESFA de manera automática desde la ventana activos.

Vida útil unidades La columna vida útil unidades debe ser diligenciada cuando se elige el método de depreciación Unidades Producidas, digitando allí la cantidad total de unidades que puede llegar a producir un activo durante su vida útil.

Descripción unidades Cuando se elige el método unidades producidas, en esta columna se digita el nombre de los productos que genera el activo que se está creando.

MATERIAL EN VIDEO: Para conocer en detalle la funcionalidad de esta opción, desde la siguiente ruta y en cualquier momento (7/24) podrá consultar el video completo www.vimeo.com/apolosoft/activosfijos.


https://vimeo.com/apolosoft/activosfijos

2.6 VALORACIÓN ESFA

Ruta Menú «Contable» opción «Activos» pestaña «Valoración»

Cambio Se incluye en botón Valoración

Uso Esta opción se crea con el fin de asignar de forma automática los valores en la columna “Valoración Esfa” sin tener que digitarlos uno a uno de forma manual. Para esto el sistema solicita una fecha de corte y una tasa de descuento, y utilizando los datos digitados en el test de deterioro calcula el valor a asignar. Si solo desea conocer los valores que el sistema calcula para cada activo con respecto al valor razonable, valor uso, importe recuperable y deterioro de clic en el botón calcular, si desea que el valor que se encuentra digitado en la columna “Valoración Esfa” sea reemplazado por el que calcula el sistema active la opción “Actualiza Valoración”, de igual forma si desea generar el comprobante ESFA para activos debe marcar la opción “Genera Comprobante”.

MATERIAL EN VIDEO: Para conocer mejor su funcionalidad, desde la siguiente ruta y en cualquier momento (7/24) podrá ver video completo www.vimeo.com/channels/niif minuto 0:17:53 Creación Automática ESFA para PPyE.

3. CREACIÓN AUTOMÁTICA PLAN DE CUENTAS COLGAAP Y NIIF Para Apolo Ingeniería es de vital importancia brindar alternativas que mejoren y agilicen sus procesos de parametrización, por tal razón se incluye en esta nueva versión de Mekano la posibilidad de elegir entre los 5 PUCs que el sistema trae por defecto (Comerciantes, Sector Financiero, Sector Salud, Sector Seguros y Sector Solidario) y lo mejor, permite incorporar múltiples PUCs, es decir, cualquier tipo de Plan Único establecido en Colombia o en cualquier otro País.

3.1. PUCs


https://vimeo.com/channels/niif

Ruta Menú «Esquemas», Opción «PUCs»

Cambio Opción para seleccionar entre 5 PUCs preestablecidos y generar automáticamente el plan de cuentas que voy a manejar en mi contabilidad.

Uso Cuando se crea una nueva empresa en Mekano, la pestaña Plan de Cuentas Norma Local siempre queda vacía, con el fin de que cada usuario cree su propio plan contable, por ello lo primero que debe hacer es elegir entre los 5 PUCs disponibles, con cuál de ellos va a trabajar. Los pasos a seguir son: 1) Ingrese al menú «Esquemas», opción «PUCs». 2) Según el Plan Único que requiera, ubíquese en la respectiva pestaña, en su defecto, si su empresa

requiere un PUC diferente, recuerde que podrá solicitar su inclusión. 3) Marque con doble clic o utilizando la barra espaciadora de su teclado todas las cuentas que va a

manejar en su contabilidad. Elija tan solo una cuenta auxiliar y el sistema marcará inmediatamente sus cuentas mayores o de nivel, así garantizamos que éste quedará bien estructurado. En tal caso cree todas las cuentas que desee y siempre asigne bien sus atributos. (Ver Plan de Cuentas).

4) Finalmente haga clic en botón ‘Generar PUC’ y saldrá el mensaje Proceso Concluido. Así queda generado automáticamente y podrá consultarse desde el menú «Esquemas», Opción «Cuentas».

RECUERDE: => Si en su contabilidad va a utilizar el PUC de Comerciantes, en esta versión ya trae listas y marcadas todas las cuentas más comunes, observe que a 8 dígitos aparecen las cuentas auxiliares con los atributos sugeridos, en este caso para su creación automática, el usuario tan sólo deberá verificarlas. => Esta ventana es de libre parametrización, cada asesor contable puede en cualquier momento activar, inactivar, eliminar, asignar atributos o crear más niveles. => Cualquier tipo de cambio que se realice en esta ventana, quedará establecido por defecto y será visible en todas las empresas. Como mayor ventaja, dicha adaptación o configuración aplica para todos los planes de cuenta que de hoy en adelante se creen automáticamente en Mekano. => Si en su contabilidad ya tiene un plan de cuentas definido o tiene al menos una cuenta definida, este proceso no hará ninguna creación, en caso tal, consulte a un técnico de soporte. => Si lo desea podrá allí marcar o desmarcar todas las cuentas automáticamente dando clic en las opciones «Activar Todo» o «Inactivar Todo» o también, cada una en forma manual. => Si ejecuta la opción «Inactivar Todo» y si está ubicado en la pestaña «Comerciantes», recuerde que las cuentas que vienen por defecto marcadas, van a quedar inactivas de aquí en adelante. En tal caso, deberá consultar con su técnico de soporte para que le vuelva a instalar el respectivo archivo.

3.2. CUENTAS COLGAAP

Ruta Menú «Esquemas», Opción «Cuentas», pestaña «Plan de Cuentas Norma Local»

Cambio Ya existen varias alternativas para crear el Plan de Cuentas en una empresa o contabilidad

Uso De la misma forma como se hacía en versiones anteriores, usted podrá manualmente adicionar una cuenta auxiliar con sus atributos (Ver Plan de Cuentas) y al dar clic en botón ‘Refrescar’ de la barra de funciones, el sistema creará de inmediato el respectivo árbol, para esta nueva versión el único requisito es que antes de adicionar la primera cuenta, debe elegir previamente el PUC con el cual va a trabajar su contabilidad. Para lo cual basta con ubicarse en el menú «Esquemas», Opción «PUCs» y luego de seguir las instrucciones, oprimir el botón ‘Generar PUC’. En su defecto, si no quiere utilizar ninguno de ellos, puede comenzar a estructurar su propio plan de cuentas, adicionando manualmente todas sus cuentas auxiliares y de nivel.








RECUERDE: => Si ya tiene su plan contable bien organizado en otra empresa, lo puede trasladar automáticamente. Desde el Mekano Server, usando la opción «Extractar» se eligen las 2 empresas origen y destino, cuyo único requisito es que el plan de cuentas en la empresa destino esté completamente vacío => Si en la marcha, usted necesita crear una nueva cuenta, el proceso lo debe realizar desde esta ventana y como es de costumbre, usted sólo debe adiciona la cuenta auxiliar, de esta forma Mekano creará el árbol según el PUC seleccionado al inicio.

3.3. CUENTAS NIIF SEGÚN CGC

Ruta Menú «Esquemas», Opción «Cuentas», pestaña «Plan de Cuentas NIIF».

Cambio Catálogo General de Cuentas para las NIIF

Uso En esta opción del programa encontrará el plan de cuentas para las Normas Internacionales, según la Contaduría General de la Nación, al seleccionar las cuentas de nivel podrá observar en la parte inferior las dinámicas detalladamente. Este Puc servirá como base para establecer las equivalencias entre el PUC COLGAAP y el PUC NIIF con el fin de generar posteriormente los archivos XBRL.

MATERIAL EN VIDEO: Para conocer mejor esta nueva funcionalidad, desde la siguiente ruta podrá en cualquier momento (7/24) consultar el respectivo video : www.vimeo.com/apolosoft/bondades7a


https://vimeo.com/apolosoft/bondades7a

4. OPTIMIZACIÓN CONSULTAS BI (RICG)

Con el propósito de mejorar el rendimiento y la velocidad en empresas de gran tamaño, en esta versión Mekano cuenta con un cambio funcional en el menú Consultas, relacionado con la generación de los Reportes, Informes, Cubos y Gráfico, como lo podemos observar a continuación: 4.1. ESTADOS FINANCIEROS EN LÍNEA ATRIBUTO RANGO

Ruta Menú «Consultas» opción «Reportes» y Menú «Consultas» opción «Informes»

Cambio Valores por defecto de los estados financieros.

Uso Con el fin de agilizar el proceso de generación de reportes e informes, Mekano incluye una ventana inicial donde se podrán establecer los valores por defecto, indicando el rango de fecha, si desea incluir o no centros, sedes, terceros, activos,empleados y señalar si desea obtener la información de forma más específica por centro, por sede, por tercero, por activo y por empleado. Siempre que se realicen cambios en los valores por defecto debe seleccionar el botón generar, de esta forma el sistema genera nuevamente la información según los cambios realizados, en caso contrario, es decir si no cambian los parámetros simplemente seleccione la opción continuar.

4.2. REPORTES ORDENADOS POR NOMBRE DEL TERCERO

Ruta Menú «Consultas» opción «Reportes»

Cambios Nuevos Reportes: Inventario y Balances con Tercero Alfab, Libro Mayor y Balances con Terceros Alfab, Inventario y Balances por Sedes con Terceros y Centros de Costos Alfab, Libro Mayor y Balances con Terceros y por Centros de Costos Alfab,Movimiento cuentas de resultado con terceros B excluye cuentas sin mov Alfab.

Uso Los nuevos reportes en orden alfabético, permite mayor claridad y rapidez al revisar la información.


4.3. ESTADOS FINANCIEROS CON LOGOTIPO DE LA EMPRESA

Ruta Configuración: Menú «Parámetros» opción «Documentos» pestaña «Notas» Generación: Menú «Consultas», opción «Reportes», Grupo «Estados Financieros»

Cambio Asignar logotipo de la empresa al Balance General y al Estado de Resultados, entre otros.

Uso Si desea personalizar el balance general y el estado de Resultados asignando a estos el logo de la empresa, podrá hacerlo desde la parametrización de documentos, seleccionando siempre el documento con código “AP”, además podrá incluir notas o la información que desee desde la opción pie de página. Para generar el reporte basta con seleccionar el “balance general con logo nota” o el “estado de resultados con logo nota”. Adicional para efectos de rapidez, cuando requiera imprimir un libro en impresora matriz de punto, puede inactivar el atributo Nativo y de esa forma el sistema utilizará otros archivos, es decir, los archivos existentes en la carpeta Reportes ubicada en la ruta que utilizó para ingresar al programa. RECUERDE: =>Para asignar y mantener actualizadas las respectivas firmas, desde la ventana «Terceros», podrá elegir al Tercero Datos Empresa y ubicado en sus «Contactos», activar los cargos 070, 080 y/o 111. =>También existe esta funcionalidad para los 3 Estados Financieros Especiales y los Certificados de Retención que mi empresa debe expedir.


4.4. CUBOS DE NÓMINA

Ruta Menú «Consultas» opción «Cubos»

Cambios Cubos Nómina Grupos: Adiciones y Deducciones, Movimiento Nómina, Novedades, pagos, planillas adicionales.

Uso Para esta versión se crean nuevos cubos con el fin de ofrecer mùltiples alternativas para analizar la información generada desde el módulo de nómina. No olvide que esta herramienta le permite diseñar la información según sus necesidades, si desea obtener más información sobre su manejo oprima la tecla [F1] desde la opción “Cubos”.

4.5. GRÁFICOS DE NÓMINA


Ruta Menú «Consultas» opción «Gráficos»

Cambio Gráficos Nómina Grupos: Movimiento Nómina, Pagos

Uso Para esta versión se crean nuevos gráficos con el fin de ofrecer mùltiples alternativas para analizar la información generada desde el módulo de nómina. Si desea obtener más información sobre su manejo oprima la tecla [F1] desde la opción “Gráficos”.

4.6. REPORTES E INFORMES POR SEDES Ruta Menú «Consultas» opción «Reportes» o «Informes»

Cambio 5 Estados Financieros y Saldos de Cuentas por Sedes

Uso Esta gran bondad permite obtener los principales reportes clasificados por sedes, de gran utilidad para los Holding Empresariales o para el caso de Franquicias. Basta con marcar la opción Sedes y adicional, si requiere por una sede en especial, deberá indicarla en la parte inferior de la ventana Valores por Defecto. En la mayoría de casos existe un reporte donde se indica que es por sedes.

4.7. NO VÁLIDOS Ruta Menú «Consultas» opción «Reportes» botón «No Válidos»

Cambio Conocer los reportes que no tienen el respectivo archivo de impresión

Uso Este botón permite verificar si faltan archivos en las carpetas que el sistema tiene asignadas para almacenar los reportes, con sólo activar esta opción, el sistema realiza el proceso de verificación y genera un archivo de texto en la carpeta “Remoto”, llamado ‘ReportesNoValidos.txt’, debe abrirlo y verificar cual de los archivos que usted utiliza no está, en caso tal, deberá copiarlo de otra carpeta o backup que tenga.

MATERIAL EN VIDEO: Para conocer mejor esta nueva funcionalidad, desde la siguiente ruta podrá en cualquier momento (7/24) consultar el respectivo video www.vimeo.com/apolosoft/bondades7c

5. MEDIOS MAGNÉTICOS PARA LA DIAN

Mekano siempre se ha caracterizado por contar con una herramienta propia, que permite generar automáticamente su información exógena en archivo XML, como mayor novedad esta nueva versión tiene incluidos todos los campos necesarios para exportar y subir todos los formatos requeridos a los diversos validadores de la DIAN


https://vimeo.com/apolosoft/bondades7c

Ruta Menú «Esquemas», Opción «Parámetros Medios»

Cambio Cadena Adicional, Equivalencia de campos e inclusión del Correo Electrónico

Uso Para los formatos nuevos establecidos por la resolución 220 de 2015 se crea una nueva pestaña denominada Cadena Adicional, útil para establecer las constantes en los campos fijos para todos los registros. De igual forma la pestaña Equivalencia para aquellos casos donde cambió el nombre del campo, por ejemplo para xml cambia mun por mcpo: la equivalencia debe realizarse así: mun=mcpo,dpto=departamento se generan equivalencias separadas únicamente por comas (,).

Archivo XML

NOTA: Recuerde que Mekano en todas sus versiones siempre ha permitido marcar automáticamente las inconsistencias que tengan los Terceros que su empresa debe reportar, esta funcionalidad facilita al usuario su corrección. MATERIAL EN VIDEO: Para conocer en detalle los cambios para el periodo fiscal 2015, desde la siguiente ruta y en cualquier momento (7/24) podrá consultar el video completo www.vimeo.com/apolosoft/mediosmagneticos

6. DOCUMENTOS CON NOTAS Y LOGOTIPO Si desea personalizar cualquier documento asignando a estos el logo de la empresa, podrá hacerlo desde la parametrización de documentos, ubicándose en la opción Notas y seleccionando el tipo de documento. Ruta Menú «Parámetros» opción «Documentos» pestaña «Notas»

Cambio Asignar logotipo de la empresa a cualquier tipo de documento elaborado desde el módulo Gestión.

Uso Allí puede digitar información que desee para el encabezado y pie de página del comprobante e insertar la imagen simplemente seleccionandola y luego ubicado en el campo imagen o logo y con clic derecho active la opción pegar.


http://vimeo.com/apolosoft/mediosmagneticos

MATERIAL EN VIDEO: Para conocer mejor esta nueva funcionalidad, desde la siguiente ruta podrá en cualquier momento (7/24) consultar el respectivo video www.vimeo.com/apolosoft/bondades7g


https://vimeo.com/apolosoft/bondades7g

7. INCLUIR Y EXCLUIR CIERRES

Ruta Menú «Contable» opción «Cierres» pestaña «Incluir» «Excluir»

Cambio Incluir y Excluir Cierres de los Estados Financieros

Uso Luego de realizar el proceso de cierre de cuentas, podrá determinar si desea incluir o excluir dicho cierre de los diferentes reportes e informes que se generan en el programa, basta con dar clic en el icono Incluir/Excluir.

MATERIAL EN VIDEO: Para conocer mejor esta nueva funcionalidad, desde la siguiente ruta podrá en cualquier momento (7/24) consultar el respectivo video: www.vimeo.com/apolosoft/bondades7b

8. BOLETÍN EN LÍNEA


https://vimeo.com/apolosoft/bondades7b

Ruta Menú «Conexión» opción «Ayuda»

Cambio Boletín en Línea

Uso Con fin de tener un canal de comunicación directa con nuestros usuarios Apolo Ingeniería ha diseñado los boletines informativos se activan al ingresar a la pestaña ayuda desde “Conexión” o simplemente al oprimir la tecla [F1] sin haber ingresado a ningún menú del programa, esto permite que estén enterados de lo que está pasando, los cambios, nuevas versiones, eventos, capacitaciones,etc.

MATERIAL EN VIDEO: Para conocer mejor esta nueva funcionalidad, desde la siguiente ruta podrá en cualquier momento (7/24) consultar el respectivo video www.vimeo.com/apolosoft/bondades7i.

9. MENSAJES DE ALERTA Cuando las bases de datos cambian de una versión otra bien sea por actualización o por restauración de copias de seguridad, es muy importante que se realicen todos los pasos para el correcto funcionamiento del aplicativo, si estos pasos no se llevan a cabo en orden y de forma correcta, al intentar conectarse el sistema mostrará alguno de los siguientes mensajes: 9.1. LA BD NO CORRESPONDE A ESTA VERSIÓN Se presenta cuando se restauran copias de las empresas en versiones anteriores o cuando el proceso de actualización está incompleto. Solución: Debe salir e ingresar nuevamente al Mekano Server, digitar la clave correspondiente y seleccionar la empresa que debe actualizar, a continuación dar clic en el icono ‘Actualización’ y esperar hasta que el sistema genere el mensaje: “Actualización Correcta”. Teniendo en cuenta que en ese momento ningún usuario puede estar conectado trabajando en el programa. Si posteriormente vuelve a salir el mismo mensaje, deberá solicitar a través de un ticket, que un ingeniero de soporte le brinde las instrucciones respectivas, según su caso. 9.2. EMPRESA XX TIENE CONTENIDO QUE NO CORRESPONDE. Importe nuevo contenido Este mensaje se genera cuando se actualiza la empresa pero no se importa contenido nuevo.


http://www.vimeo.com/apolosoft/bondades7i

Solución: Si ya ha actualizado la base de datos, debe ingresar al Mekano server, digitar la clave correspondiente y seleccionar la empresa que está generando el mensaje de advertencia, a continuación deberá dar clic en el menú Base de Datos y por último en la opción ‘Importar contenido’. Teniendo en cuenta que en ese momento ningún usuario puede estar conectado trabajando en el programa. 9.3. EMPRESA XXX NO TIENE FECHA DE CIERRE Siempre, en el proceso de actualización, las empresas instaladas deben tener establecida una fecha de cierre, con el fin de proteger la información digitada en periodos anteriores. Teniendo una fecha de cierre, se podrán reconstruir los datos a través de la Rutina Recrear Juego de Inventarios y ponderados si lo requiere.

Solución: Ingrese al menú «Consultas», opción «Reconstruir» y seleccione el botón “Cierres”, en la parte inferior de la pantalla se observa el campo “Nueva Fecha de Cierre”, dar clic allí y en el mensaje que genera el sistema, digitar la fecha (dd/mm/aaaa) de cierre hasta donde desea proteger la información frente a posibles modificaciones y cálculos automáticos. 9.4. HAY COMPROBANTES DESCUADRADOS. Favor ingrese a Diagnósticos y verifique. Este mensaje se presenta al ingresar al menú consultas advirtiendo existen comprobantes descuadrados y que al generar cualquier reporte, informe, cubo o gráfico la información será inconsistente. Solución: Como lo indica el mensaje debe ingresar al menú «Herramientas» opción «Diagnósticos» botón «Descuadrados», el sistema genera un informe relacionando todos los documentos descuadrados a la fecha, indicando datos como: diferencia, tercero, Nombre del tercero, Usuario, Módulo y Nómina si tiene instalado el módulo. Para mayor información ver Herramientas Diagnósticos. MATERIAL EN VIDEO: Para conocer mejor esta nueva funcionalidad, desde la siguiente ruta podrá en cualquier momento (7/24) consultar el respectivo video www.vimeo.com/apolosoft/bondades7e



https://vimeo.com/apolosoft/bondades7e

10. CAMBIOS EN MEKANO SERVER 10.1. ACTIVAR E INACTIVAR EMPRESAS O CONTABILIDADES

Ruta Ventana Inicial Mekano Server

Cambio En la ventana inicial se incorpora la opción ‘Columna Activa’.

Uso A través de la activación de este atributo, cada usuario podrá determinar cuáles empresas podrán ser utilizadas y cuales no. Si una empresa se encuentra inactiva al tratar de ingresar desde Mekano remoto, el sistema genera el siguiente mensaje: “Empresa xxx no está Activa”.

10.2. RUTINAS EN BLOQUE (Actualizar Todo, Copiar Todo y Contenido Todo)

Ruta Icono de Acceso «Mekano Server», Menú «Base de Datos»

Cambio Nuevas Opciones: Actualizar Todo, Copiar Todo, Contenido Todo.

Uso A través de estos iconos se podrán actualizar todas las empresas instaladas a la última versión, realizar copia de seguridad e importar contenido sin tener que hacerlo una a una. Actualizar Todo: Al seleccionar esta pestaña


10.3. AYUDA EN LÍNEA

Ruta Icono de Acceso «Mekano Server», Menú «Acerca de» Opción «Ayuda»

Cambio Ayuda en línea

Uso Al seleccionar esta opción, el sistema habilita la ayuda en línea donde encontrará por Temas, las distintas opciones del Mekano Server que podrán ser visualizadas en formato pdf o en vídeo. Así mismo la solución a posibles dificultades al momento de ingresar. Para visualizarlos debe tener conexión a internet.

MATERIAL EN VIDEO: Para conocer mejor esta nueva funcionalidad, desde la siguiente ruta podrá en cualquier momento (7/24) consultar el respectivo video www.vimeo.com/apolosoft/bondades7f.


https://vimeo.com/apolosoft/bondades7f

11. OTRAS FUNCIONALIDADES DE LA NUEVA VERSIÓN

11.1. CONEXIÓN: MENSAJES EMERGENTES

Ruta Icono de Acceso «Mekano Remoto», Menú «Conexión» Opción «Conectar»

Cambio Mensajes Emergentes SALIR, CONEXIÓN. AYUDA EN LÍNEA

Uso Al acceder al mekano remoto, el sistema mostrará los siguientes mensajes emergentes: SALIR: Donde se indica la ruta para salir adecuadamente del sistema CONEXIÓN: Donde se indica la ruta para acceder a cualquier empresa instalada. Después al digitar los datos para acceder a las empresas se activa el mensaje: AYUDA EN LÍNEA: Donde se sugiere oprimir la tecla [F1] para obtener información detallada en PDF y en Vídeo sobre cualquier opción del programa.

MATERIAL EN VIDEO: Para conocer mejor esta nueva funcionalidad, desde la siguiente ruta podrá en cualquier momento (7/24) consultar el respectivo video www.vimeo.com/apolosoft/bondades7h.

11.2. REUBICACIÓN TEMAS

Ruta Icono de Acceso «Mekano Remoto», Menú «Conexión»

Cambio Tema (tipos de pieles)

Uso Esta opción que permite personalizar la apariencia del ambiente de trabajo al seleccionar cualquiera de los múltiples temas que existen, se encuentra para otras versiones en la ruta: Menú «Herramientas», Opción «Temas», para la versión 7 cambia su ubicación lo que permite acceder con mayor facilidad.


https://vimeo.com/apolosoft/bondades7h

11.3. PARÁMETROS CONTABILIDAD

Ruta Menú «Esquemas», Opción «Parámetros Contabilidad»

Cambio El plan de cuentas se extrae de esta opción, aquí sólo quedan Centros, Variables, Labores y Ratios.

Uso Para mayor comprensión, la pestaña Plan de Cuentas ya hace parte de otra opción del programa, a partir de la versión 7 quedó reubicada desde el menú «Esquemas», opción «Cuentas». Por lo tanto en esta ventana quedaron las demás pestañas.

11.4. ASIGNACIÓN MANUAL DE CONSECUTIVOS Ruta Menú «Contable» opción «Movimiento Contabilidad» pestaña «INC»

Cambio INC

Uso Esta herramienta permite detener temporalmente el consecutivo de los comprobantes, sin necesidad de cambiar la numeración desde consultas procesos, se activa digitando allí el número que se requiera para que al guardar el comprobante el sistema lo genere con dicho número. Para que el sistema retome la numeración digite el numero cero (0) y oprima la tecla Enter.

MATERIAL EN VIDEO: Para conocer mejor esta nueva funcionalidad, desde la siguiente ruta podrá en cualquier momento (7/24) consultar el respectivo video: www.vimeo.com/apolosoft/bondades7d.

“Gracias por permanecer con nosotros y seguir confiando en nuestra herramienta empresarial”


https://vimeo.com/apolosoft/bondades7d

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