Boost dit salg til det offentlige

Væksthus Hovedstaden Den 20. april 2012

www.isingconsult.dk

Præsentation og dagens program • Det offentlige marked - Kend

dagsordenen og forstå kunden

• Tips til prækvalifikation og tilbudsgivning

• Find mulighederne

• Hvordan tjener leverandøren penge?

Allerførst: Brug 2 minutter sammen med din sidemand Hvad vil du gerne gå hjem med efter formiddagen?

Det offentlige marked

Hvordan er det offentlige marked?

• I har med politisk styrede organisationer at gøre

• Ordregiverne er meget forskellige

• Der er tunge regler for udbud

• Snævre grænser for dialog

• Småfejl kan føre til udelukkelse

• Udbyderne har ikke nødvendigvis dyb faglig indsigt i området

• SKI, Statens Indkøb og regionale indkøbscentraler bruges aktivt

Presales og relationer er vigtige, men det er firmaets kvalifikationer, ansøgningen om prækvalifikation og tilbuddet, der tæller.

Hvad kendetegner en god samarbejdspartner til det offentlige?

• Leverer varen – og lidt mere til

• Skaber værdi for kunden – og synliggør den

• Leverer varer og ydelser, som sparer på kundens ressourcer

• Henvender sig ikke uden nærmere aftale til decentrale institutioner om varer eller ydelser, der ikke er på aftalen

• Er synlig og nærværende - aktiv kundepleje betaler sig

• Holder faglige arrangementer, men undgår golfturneringer og dyre gaver

• Bruger e-handel.

Værktøj – Find målene hos kunden Du skal kende den offentlige kundes mål bedre end kunden selv kender dem Værditilvækst = opfyldelse af mål

Lav en beskrivelse af kundens strategiske og operationelle mål på dit område: • Ordregivers hjemmeside • Budget og årsberegning • Byråds- og udvalgsdagsordener • Indkøbspolitik • Brug kontaktpersoner, også ude i

organisationen.

Brug din kortlægning af mål aktivt som en del af firmaets salgsstrategi og presales.

Presales er vigtigt – sørg for at være synlige i markedet

• Afdæk mål og succeskriterier

• Brug kundedatabasen – nøglepersoner, funktioner

• Spørg til næste udbud og giv input

• Udnyt key account rollen

• Brug muligheden for kundemøder

• Vis interesse for de decentrale enheder hos kunden

• Brug relationspleje aktivt – fortæl om jeres løsninger og hvorfor de skaber værdi

• Læg vægt på totaløkonomi

• Forstå, hvad der er god og dårlig skik.

Lær spillereglerne ved udbud

• Der er omfattende og komplekse regler, som ordregivere skal efterleve.

• Klagenævnets mange kendelser spiller en meget stor rolle.

• Kundens risikoafdækning betyder at alt skal være lige ‘efter bogen’.

• Hjælp at hente: – Dansk Erhverv

– Udbudsportalen.dk

– Ising Consulting

Tilbud trin-for-trin på Udbudsportalen er en vejledning til tilbudsgivere (under revidering).

Forsynings- virksomheds- direktivet 2004/17/EF

Det klassiske udbudsdirektiv 2004/18/EF

Udbudsreglerne – kort fortalt

Tilbudsloven Afsnit II: Varer og ‘hårde’ tjenesteydelser over 500.000 kr. ,mindre end 1,5 mio.kr

Afsnit I: Bygge og anlægsopgaver: Krav om licitationsprocedure over 3 mio. kr.

Tilbudsloven Afsnit II: ‘Bløde’ tjenesteydelser over 500.000 kr.

Ingen øvre tærskelværdi

Bid Management

Prækvalifikation • Lær at læse og forstå en

udbudsbekendtgørelse

• Begrænset udbud: Ansøgning om prækvalifikation

– I skal være blandt de bedst kvalificerede for at kunne deltage

• Offentligt udbud: Mindstekrav og dokumentation

– I skal leve op til alle mindstekrav og dokumentationskrav for at tilbuddet bliver bedømt

Uanset udbudsformen skal I have grundarbejdet i orden, før I kan gå efter kontrakterne.

Er jeres dokumentation klar? • Virksomhedsprofil

• Registrering af referencer, CV’er og kompetencer

• Beskrivelse af kvalitetssikring

• Forsikringer og certificeringer

• Personalepolitik, arbejdsmiljø, miljøtiltag og samfundsansvar

• Tro- og loveerklæringer – gæld og udelukkelsesgrunde

• Økonomiske nøgletal – kort præsentation

• Revisorpåtegnede årsregnskaber

• Evt. revisorerklæring, soliditets-erklæring eller bankerklæring

• Evt. brev fra banken om at de vil stille bankgaranti.

Se i udbudsbekendtgørelsen eller udbudsmaterialet, hvad der kræves.

Do! • Det er i orden at sende en mail og

vise interesse for et udbud eller kvittere for en meddelelse om at virksomheden er blevet prækvalificeret – evt. en telefonopringning, men pas på.

• Stil (begavede) skriftlige spørgsmål

• Er der spørgemøde, så mød op, vis indsigt og gør et godt indtryk

• Vær konkret og ‘nærværende’ i forhold til opgaven

• Tjek formalia, og gør det flere gange

• Tænk på, hvad den offentlige myndighed er sat i verden for – og gør kundens mål til jeres.

Det professionelle tilbud Helt enkelt: Svarer på udbudsmaterialet og hvert enkelt vurderingskriterium.

• Rammer præcist og er konkret i forhold til opgaven

• Udstråler seriøsitet og energi – vi vil have den her kontrakt

• Fagligt fokus - minimum af salgssnak

• Betænker at kunden har fx 5 eller 10 tilbud, de skal igennem

Skriv kort og præcist, svar på det der bedes om, brug opdeling med afsnit, overskrifter, faneblade og bilag. Brug figurer, billeder, sørg for ‘luft’ i teksten og overskuelighed.

Don’t!

• Undgå personlig kontakt og telefonsamtaler under udbudsprocessen

• Salg er ok, men undgå alt for mange klicheer

• Lad være med at aflevere et rodet tilbud med mangler – sørg for professionalisme

• Lad være med at aflevere et tilbud, hvor der står en anden kunde i teksten

• Lad være med at tage skjulte forbehold i form af forudsætninger m.v.

Tjekskema - Tilbuddet

• Har vi besvaret alle tildelingskriterier og underkriterier grundigt og fyldestgørende?

• Vil vi score maks. på hvert underkriterium?

• Er alle krav til formalia og dokumentation opfyldt?

• Vil en læser synes tilbuddet er godt struktureret, interessant og let læst?

• Har vi vores selling-points på plads?

• Har vi et godt følgebrev og et resumé?

Hvad er svaghederne i de tilbud, der bliver fravalgt?

• Svarer ikke på udbudsmaterialet.

• Svarer ikke på alle underkriterier til tildelingskriteriet.

• Svag besvarelse af nogle af underkriterierne.

• Dårlig skrivestil, rodet, uoverskueligt, langt.

• Følger ikke formalia, fx krav til opbygning af tilbuddet.

• Undersælger eller oversælger.

Hvad lægger ordregiver vægt på, når leverandøren vælges?

Læs tildelingskriterierne og forstå signalerne i udbudsmaterialet, så har du svaret

• Kunden læser først tilbudslisten – så læg vægt på prisafsnittet og ‘total cost of ownership’

• Kvalitet – konkret i forhold til produktet

• Service, service og mere service

• ”Vi vil gerne have en aftale, hvor vi ikke skal bruge tid i administrationen bagefter”

Spørgsmål: Er der uformelle spilleregler?

Hvordan foregår tilbudsvurderingen?

• Tjek af konditionsmæssighed

• Første gennemlæsning – kunden danner sig et indtryk, markerer spørgsmål og stærke/svage sider

• Priserne opstilles i et regneark og der beregnes totalomkostninger for hvert tilbud

• Pointskema for vurderingskriterierne

• Sammenligningsskemaer- hvad svarer tilbudsgiverne?

• Anden gennemgang – hvad indeholder tilbuddene om hvert underkriterium?

• Pointtildeling

• Tildeling af kontrakt.

Hvordan foregår en pointgivning?

Tilbud på håndtering af daglige bankforretninger

Bank A Bank B Bank C Bank D

Vægt (pct.) Point Score Point Score Point Score Point Score

Forrentning 50,00 7,00 350,00 6,00 300,00 8,00 400,00 10,0 500,00

Serviceydelser 30,00 9,00 270,00 7,00 210,00 7,00 210,00 8,00 240,00

Betalings- og

informationssystemer 20,00 9,00 180,00 6,00 120,00 7,00 140,00 8,00 160,00

I alt 800,00 630,00 750,00 900,00

Do! – når kontrakten er vundet

• Ring og fortæl, hvis der er kommet et bedre og billigere produkt, som kan erstatte noget der er på aftalen.

• Husk, at I er ambassadører for indkøbsfunktionen ude i kundens organisation.

• Tag en dialog om optimering af økonomien i kontrakten - til gavn for begge parter.

• Hold statusmøder – giv statistik, følg op på incidents, spørg til fremtiden.

10 min. pause

Hvordan finder du mulighederne – og udnytter dem?

Markedet for den offentlige sektor i EU har en værdi på 2000 milliarder euro hvert år. 17 pct. af alle kontrakter tildeles de små og mellemstore virksomheder, der udgør 99 pct. af alle virksomheder i Europa.

Hvordan holder virksomheden sig informeret om mulighederne?

• Udbudsvagten, Mercell m.fl. giver overblik over alle aktuelle udbud, målrettet information og services.

• Udbud.dk – fra den 1. april

• ted.europa.eu

• Udbudsmedia.dk

• IKA/SKI/Statens Indkøb

• Licitationen (bygge- og anlæg)

• Køberprofiler og forhåndsmeddelelser

• Ordregiveres hjemmesider.

Hvem får kontrakterne?

Følg med i, hvem der vinder kontrakterne på jeres område, og interessér jer for, hvorfor de vinder.

• Ordregiver skal indsende en bekendtgørelse om indgået kontrakt til EU’s publikationskontor.

• Bekendtgørelserne findes på TED.

• Udbudsvagten, Mercell og Nohr-con informerer om vundne kontrakter.

• Lav en analyse af succeskriterier og konkurrenter.

Konsortier, hvad er det? Vælg mellem at være eneudbyder, konsortiedeltager eller underleverandør.

• Et konsortium betyder at I slutter jer sammen med en eller flere andre firmaer for i fællesskab at vinde en kontrakt, som ellers ville have været for stor at klare enkeltvis.

• Konsortier giver bredde i kompetencer og kan give mulighed for at vinde udbud, som ellers normalt kun tilfalder de store virksomheder i branchen.

• Virksomhederne bør supplere hinanden, så ordregiver kan se, at der er mening i at skrive kontrakt med et konsortium i stedet for at vælge en større virksomhed.

Opsummering af fordele ved det offentlige marked

• Nye forretningsmuligheder

• Man er sikker på at blive betalt

• Ser godt ud på CV’et og værdifulde referencer medfølger

• Åbner nye døre

• Stabil – selv i nedgangstider.

Opsummering af ulemper ved det offentlige marked

• Tidskrævende

• Meget papirarbejde

• Indviklede og forvirrende regler

• Hyppig brug af fagsprog – ord og udtryk som er svære at forstå

• Kan være dyrt at byde

• Man skal finde udbuddene

• Stramme, krævende deadlines.

Og så til det allervigtigste: Hvordan tjener leverandøren penge?

• Sørg for profitabilitet i kontrakten.

• Se på hele kundens organisation – en kommune kan have 4000 ansatte og 300 indkøbsenheder.

• Udnyt salgsvolumen - sælgernes rolle.

• Elektroniske indkøb.

• Udnyt data på kundens indkøb.

• Reklamer og information til indkøbere.

• Hvordan modtages bestillinger? Er der mulighed for mersalg/krydssalg?

• Videresalg – til nye kunder.

Undgå de 10 klassiske fejl • Starte lige før deadline.

• Tilbudsgiver har ikke sat sig ordentligt ind i opgaven.

• Ansvaret for tilbuddet deles op på flere hænder.

• Uerfarne folk sættes på tilbudsopgaven.

• Der tages let på formelle krav.

• Tilbuddet fra sidste udbud genbruges.

• Der skrives fristil, om hvor fantastiske produkterne er.

• Spørge til fakta uden at tjekke udbudsmaterialet først.

• Stavefejl og manglende korrektur.

• Glemme at tjekke spørgsmål-svar.

Hvad skal der til fremover – i dit firma?

1. Nævn de udfordringer I har med offentlige kunder.

2. Hvad skal I hjem og gøre anderledes fremover for at vinde det offentlige marked?

Lav en liste, som efter workshoppen fremsendes til deltagerne

Farvel og tak for denne gang

Jakob Scharff

jsc@danskerhverv.dk

33 74 64 04

Stefan Ising

Stefan@isingconsult.dk

Mobil 61 31 48 48

Sandwiches og networking