borang buku panduan aktiviti pelajar
TRANSCRIPT
BUKU PANDUAN AKTIVITI PELAJAR
KOLEJ UNIVERSITI ISLAM ANTARABANGSA SELANGOR
(KUIS)
BAHAGIAN PEMBANGUNAN MAHASISWA SEKSYEN AKTIVITI, KOKURIKULUM, SUKAN DAN REKREASI
2 Buku Panduan Aktiviti Pelajar Kolej Universiti Islam Antarabangsa Selangor
Disediakan dan diedarkan oleh :- Unit Aktiviti Seksyen Aktiviti Kokurikulum Sukan & Rekreasi Bahagian Pembangunan Mahasiswa Kolej Universiti Islam Antarabangsa Selangor Bahagian Pembangunan Mahasiswa merakamkan setinggi-tinggi penghargaan kepada semua pihak yang terlibat secara langsung dan tidak langsung dalam penyediaan Buku Panduan Aktiviti Pelajar ini. Kami berharap buku ini dapat dijadikan satu panduan lengkap kepada persatuan dan penasihat persatuan tentang polisi dan prosedur dalam berorganisasi dan menjalankan aktiviti. Kami juga mengalu-alukan sebarang komen dan pandangan dalam penambahbaikan kandungan buku panduan ini. Sebarang komen dan pandangan boleh diajukan terus kepada Unit Aktiviti, Seksyen Aktiviti Kokurikulum Sukan & Rekreasi Bahagian Pembangunan Mahasiswa menerusi talian atau e-mel berikut :-
Tel : 03-89254251 ext 3549 Fax : 03-89266706 Email : [email protected]
3 Buku Panduan Aktiviti Pelajar Kolej Universiti Islam Antarabangsa Selangor
ISI KANDUNGAN BIL TAJUK MUKA Moto, Visi, Misi, Falsafah, Matlamat 3 1.0. Definisi 4 2.0. Panduan Menubuhkan Persatuan 4 3.0. Mesyuarat Agung 6 4.0. Pemilihan Jawatankuasa Persatuan 6 5.0 Penaung, Penasihat dan Pegawai Pengiring 7 5.1. Penaung 7 5.2. Penasihat 7 5.3. Pegawai Pengiring 8 6.0. Kelulusan Program 8 7.0. Panduan Pelaksanaan Aktiviti / Program 9 7.1. Penyediaan Kertas Kerja 9 7.2. Penglibatan Orang Kenamaan 9 7.3. Gerak Kerja Program & Aktiviti 9 7.4. Permohonan Penajaan/ Sumbangan/ Derma 9 7.5. Banner, bunting dan poster 10 7.6. Pengangkutan dan Cenderahati 11 7.7. Sewaan Tempat 11 7.8. Kadar Jamuan 12 7.9. Peralatan Nasyid/ Vest/ First Aid/ Walkie-Talkie 12 7.11. Surat menyurat/Kenyataan Media/Penerbitan Artikel 13 7.12. Sijil Penyertaan dan Sijil Penghargaan 13 8.0. Perjumpaan/Mesyuarat/Perhimpunan 13 9.0. Elaun Peserta dan Pegawai Pengiring 14 10.0. Lain-lain hal berkaitan 14 11.0. Penyediaan Laporan Program 15 Carta Alir Proses Kelulusan Program (bukan persatuan fakulti) 16 Carta Alir Proses Kelulusan Program Persatuan Fakulti 17 Format Am Penyediaan Kertas Kerja 18 Lampiran 1 Panduan Penyediaan Kertas Kerja Penubuhan Persatuan 19 Lampiran 2 Panduan Penyediaan Kertas Kerja Program/Aktiviti 21 Lampiran 3 Panduan Penyediaan Belanjawan Dalam Kertas Kerja 25 Lampiran 4 Panduan Penyediaan Laporan Program/ Aktiviti 27 Lampiran 5 Panduan Penyediaan Laporan Tahunan Persatuan 29 Lampiran 6 Contoh : Implikasi Kewangan Persatuan 30
4 Buku Panduan Aktiviti Pelajar Kolej Universiti Islam Antarabangsa Selangor
Falsafah Pendidikan Islam
Pendidikan Islam adalah satu usaha berterusan untuk menyampaikan ilmu, kemahiran dan penghayatan Islam berdasarkan Al-Quran dan As-Sunnah bagi membentuk sikap, kemahiran,
keperibadian dan pandangan hidup sebagai hamba Allah yang mempunyai tanggungjawab untuk membangun diri, masyarakat, alam sekitar dan negara ke arah mencapai kebaikan di dunia dan
kesejahteraan abadi di akhirat.
Lakaran Pemerkasaan Mahasiswa KUIS
3 Konsep Ta’dib
5 Buku Panduan Aktiviti Pelajar Kolej Universiti Islam Antarabangsa Selangor
3 Konsep Ta’dib - Penerangan
Maw’izah Hasanah / Qudwah Hasanah (Contoh Ikutan / Pengajaran Yang Baik)
Aplikasi Sunnah Rasulullah
• Qualities to be instilled in the mind and heart of the learner.
• Sabr (Patience), Taqwa (fear of Allah, Ihsan (generousity), Adl (justice), Shukr (thankfulness).
• Makan Minum, cara berpakaian, muamalah dll Kemahiran Insaniah
• Etika & Moral Profesional • Keusahawanan • Pembelajaran Berterusan melalui Pengurusan
Maklumat • Kerja Berpasukan • Pemikiran Kreatif, Kritis & Menyelesaikan
Masalah • Komunikasi/ Protokol • Kemahiran Memimpin
Integriti (Know, Do, Be)
• Diri • Keluarga • Masyarakat
Al-Mas’uliyah (Accountability)
Hubungan dengan ALLAH
• Melaksana Ibadah • Menjauhi larangan • Menyeru kebaikan • Mencegah kemungkaran
Hubungan dengan MANUSIA
• Ibu bapa • Suami / isteri • Guru • Majikan / ketua • Kawan dan lawan
Hubungan dengan ALAM
• Persekitaran • Haiwan • Tumbuh-tumbuhan
Biah Solehah (Environment)
Fasiliti Bahasa Aktiviti Mahasiswa Budaya Masjid
6 Buku Panduan Aktiviti Pelajar Kolej Universiti Islam Antarabangsa Selangor
1.0 Definisi
● Persatuan Sebuah kumpulan yang terdiri daripada pelajar-pelajar KUIS yang dinamakan sebagai Persatuan, Kelab, Pertubuhan, Sekretariat, Lajnah atau lain-lain yang menggambarkan sebuah kumpulan.
● Mesyuarat Agung
Suatu perjumpaan yang perlu dihadiri oleh 2/3 daripada jumlah keseluruhan ahli persatuan yang diadakan pada awal penubuhan persatuan (Mesyuarat Agung Pertama) dan setahun sekali pada tarikh yang ditetapkan oleh pihak BPM.
● Mesyuarat/Majlis Syura Pelantikan Majlis Tertinggi dan Jawatankuasa
Suatu perjumpaan yang dipengerusikan oleh Penasihat Persatuan dengan tujuan memilih individu (di kalangan ahli yang telah dipilih secara majoriti semasa Mesyuarat Agung) untuk memegang jawatan yang sesuai, secara syura.
● Mesyuarat Aktiviti Suatu perjumpaan yang diadakan dengan tujuan merancang aktiviti dan program yang akan dijalankan sepanjang tahun/ sesi pengajian tersebut.
2.0. Panduan Menubuhkan Persatuan
2.1. Menubuhkan Jawatankuasa Penaja (sekurang-kurangnya 10 orang pelajar) bagi merangka perlembagaan.
2.2. Melantik satu atau dua orang penasihat persatuan.
2.3. Menyediakan kertas kerja lengkap tentang penubuhan persatuan. Seperti Lampiran.
2.4. Mengisi dan menghantar Borang Penubuhan Persatuan (KUIS/BPM/SAK-001)
beserta kertas kerja penubuhan persatuan ke Bahagian Pembangunan Mahasiswa (BPM) untuk kelulusan.
2.5. Laporan mesyuarat agung pertama perlu diserahkan kepada BPM dalam tempoh
seminggu (7 hari) dari tarikh mesyuarat agung pertama dilaksanakan. Kelewatan/kegagalan menghantar laporan boleh menyebabkan persatuan tersebut dihalang daripada menjalankan sebarang program/aktiviti.
2.6. Syarat-syarat penubuhan :
2.6.1. Orientasi penubuhan adalah untuk pembangunan mental, fizikal, spiritual
dan membentuk sahsiah pelajar yang seimbang antara akademik, bukan akademik dan kerohanian.
2.6.2. Tidak bertentangan dengan syara’, undang-undang negara, undang-undang negeri, undang-undang syariah negeri dan perlembagaan serta peraturan KUIS.
7 Buku Panduan Aktiviti Pelajar Kolej Universiti Islam Antarabangsa Selangor
2.6.3. Bukan tujuan untuk diskriminasi, berpuak-puak dan perkauman.
CARTA ALIR PROSES PENUBUHAN PERSATUAN
Perancangan dan
kertas kerja
Serah kertas kerja lengkap
beserta Borang Permohonan
Penubuhan Persatuan ke BPM
Mesyuarat Agung Pertama (dalam tempoh 1 bulan selepas surat
kelulusan dikeluarkan)
Laporan Mesyuarat Agung dihantar ke BPM (dalam tempoh 1 minggu/7 hari selepas
mesyuarat agung dilaksanakan)
Penilaian oleh PAM
(7 hari bekerja)
Lulus
Gagal
Lengkap
Tidak Lengkap
Pembentukan
JK Penaja
Semakan Kertas Kerja & Borang
(3 hari bekerja)
Persatuan
boleh mula
beraktiviti
8 Buku Panduan Aktiviti Pelajar Kolej Universiti Islam Antarabangsa Selangor
3.0. Mesyuarat Agung
3.1. Semua persatuan hendaklah mengadakan mesyuarat agung tahunan dalam tempoh 2 minggu (14 hari) selepas notis dikeluarkan oleh BPM.
3.2. Mesyuarat agung hanya boleh ditunda ke satu tarikh yang lain dengan kelulusan bertulis daripada BPM.
3.3. Tujuan mesyuarat agung dilaksanakan adalah seperti berikut :
3.3.1. Untuk mengesahkan minit mesyuarat agung tahunan yang lalu dan perkara
berbangkit.
3.3.2. Untuk menyemak laporan Jawatankuasa Pengurusan Persatuan dan lain-lain laporan oleh BPM atau wakilnya.
3.3.3. Untuk menimbang dan menerima apa-apa cadangan/usul berkaitan
persatuan.
3.3.4. Memilih Jawatankuasa Pengurusan Persatuan (lain-lain jawatan yang boleh ditentukan menurut perlembagaan).
3.3.5. Menjalankan urusan persatuan yang telah dilaksanakan untuk makluman
ahli.
Nota : Selain daripada Mesyuarat Agung, kaedah pilihanraya boleh digunakan khusus untuk pemilihan Jawatankuasa Persatuan Pelajar Fakulti (PPF).
4.0. Pemilihan Jawatankuasa Persatuan
4.1. Korum yang diperlukan bagi melaksanakan mesyuarat agung adalah 2/3 daripada jumlah ahli berdaftar.
4.2. Semua keputusan di dalam mesyuarat agung adalah ditentukan berdasarkan undian majoriti.
4.3. Sekiranya berlaku persamaan kiraan undi, undi pengerusi mesyuarat akan
diambilkira sebagai undi penentu.
4.4. Semua lantikan calon Majlis Tertinggi (MT) dan Jawatankuasa (JK) dibuat secara undian majoriti.
4.5. Pemilihan untuk jawatan MT (di kalangan calon yang terpilih semasa Mesyuarat
Agung) dibuat dalam satu majlis syura khas yang dipengerusikan oleh Penasihat persatuan.
4.6. Pelajar yang ingin dilantik untuk memegang jawatan tertinggi persatuan perlu
mencapai minimum HPNG 2.50 dan bukan pelajar semester satu atau pelajar tahun akhir.
4.7. Pelajar yang pernah/akan diambil tindakan dan/atau akan dijatuhi hukuman oleh
Sidang Tatatertib Pelajar adalah hilang kelayakan untuk dilantik dalam jawatankuasa melainkan jika dibenarkan secara bertulis oleh Ketua BPM.
9 Buku Panduan Aktiviti Pelajar Kolej Universiti Islam Antarabangsa Selangor
5.0. Penaung, Penasihat dan Pegawai Pengiring 5.1. Penaung
5.1.1. Penaung bagi setiap persatuan pelajar KUIS adalah Rektor KUIS. 5.2. Penasihat
5.2.1. Penasihat hendaklah:-
(a) Kakitangan dari kumpulan A (Gred 41 ke atas) atau mana-mana
kakitangan yang difikirkan layak oleh Timbalan Rektor, Pembangunan Mahasiswa & Alumni (TRPMA).
(b) Bukan dari kalangan kakitangan BPM (kecuali mendapat kelulusan dari TR (PMA).
5.2.2. Penasihat Persatuan perlu:-
(a) Mempengerusikan majlis syura pelantikan Majlis Tertinggi dan
Jawatankuasa persatuan. (b) Menasihati persatuan mengenai perancangan aktiviti yang
dijalankan. (c) Memantau pelaksanaan aktiviti. (d) Memastikan persatuan membuat laporan aktiviti dan memantau
aliran keluar/masuk wang. (e) Membuat penilaian program mengikut objektif yang ditetapkan dan
cadangan pelaksanaan untuk penambahbaikan. (f) Menjadi pegawai pengiring untuk setiap aktiviti/program yang
dianjurkan oleh persatuan. (g) Melantik pegawai pengiring gantian sekiranya tidak dapat
memantau program yang dianjurkan.
5.2.3. Penasihat yang dilantik mestilah bersetuju dan bersedia untuk bertanggungjawab atas pelantikannya.
5.2.4. Tandatangan dan sokongan penasihat di dalam borang kelulusan program/aktiviti pelajar adalah dimestikan bagi tujuan kelulusan program.
5.2.5. Penasihat mestilah mendapat maklumat dan perkembangan terkini
mengenai persatuan/program yang akan dilaksanakan.
10 Buku Panduan Aktiviti Pelajar Kolej Universiti Islam Antarabangsa Selangor
5.2.6. Penasihat dikehendaki memantau dan bertanggungjawab terhadap kelulusan, perjalanan dan laporan persatuan/program yang dijalankan.
5.2.7. Penasihat boleh menasihati hanya satu persatuan sahaja dan berkuatkuasa selama 1 sesi pengajian kecuali dengan kebenaran daripada TR(PMA).
5.3. Pegawai Pengiring
5.3.1. Pegawai Pengiring mestilah di kalangan kakitangan KUIS (keutamaan kepada Penasihat Persatuan) dan mendapat kebenaran bertulis daripada Ketua, BPM.
5.3.2. Pegawai Pengiring bertanggungjawab memastikan kelancaran perjalanan program yang diatur.
5.3.3. Pegawai Pengiring mestilah hadir dan dapat dihubungi sepanjang program
berlangsung.
5.3.4. Pegawai Pengiring juga bertanggungjawab terhadap kebajikan pelajar terutamanya dalam kes-kes kecemasan.
5.3.5. Pegawai Pengiring bertanggungjawab memberi laporan terperinci kepada
Ketua BPM atau seksyen yang berkaitan sekiranya diperlukan.
5.3.6. Pegawai Pengiring hendaklah memastikan pelajar mengikuti dan mematuhi syariat yang ditetapkan sepanjang program berjalan sehingga tamat.
6.0 Kelulusan Program
6.1. Persatuan (di bawah fakulti atau tidak) yang ingin menjalankan program yang berkaitan dengan P&P, perlu mendapatkan kelulusan daripada Timbalan Rektor (Akademik & Penyelidikan). Proses semakan kertas kerja juga dibuat oleh pihak fakulti.
6.2. Persatuan (di bawah fakulti atau tidak) yang ingin menjalankan program yang
tidak berkaitan dengan P&P, perlu mendapatkan kelulusan daripada TR(PMA). Walaubagaimanapun, persatuan boleh mendapatkan kelulusan daripada Timbalan Rektor (Akademik & Penyelidikan) semasa ketiadaan TR(PMA).
6.3. Proses semakan kertas kerja bagi program persatuan di bawah fakulti yang tidak
berkaitan dengan P&P dibuat oleh pihak fakulti. Walaubagaimanapun, persatuan perlu mendapatkan pengesahan Ketua BPM sebelum mendapatkan kelulusan Timbalan Rektor. Satu salinan kertas kerja perlu diserahkan ke BPM beserta kelulusan Timbalan Rektor.
6.4. Proses semakan kertas kerja persatuan bukan di bawah fakulti yang tidak
berkaitan dengan P&P dibuat oleh Panel Aktiviti Mahasiswa (PAM) BPM dan perlu mengikut proses yang telah ditetapkan.
11 Buku Panduan Aktiviti Pelajar Kolej Universiti Islam Antarabangsa Selangor
7.0 Panduan Pelaksanaan Aktiviti / Program
7.1. Penyediaan Kertas Kerja
7.1.2. Semua aktiviti pelajar perlu mendapat kelulusan daripada pihak Fakulti (persatuan di bawah fakulti)/BPM (persatuan bukan di bawah fakulti) melalui kertas kerja termasuk aktiviti berbentuk perjumpaan, perhimpunan dan aktiviti yang tidak memerlukan bajet.
7.1.3. Semua kertas kerja perlu dihantar ke BPM selewat-lewatnya 30 hari bekerja sebelum program dijalankan untuk kelulusan /sokongan dan pihak BPM berhak menolak kertas kerja tersebut sekiranya lewat dihantar, tidak lengkap atau perlu pembetulan.
7.1.4. Kertas kerja yang tidak lengkap atau perlu pembetulan mestilah dihantar
semula ke BPM dalam tempoh tiga (3) hari bekerja dari tarikh diterima.
7.1.5. Kertas kerja mestilah disediakan di dalam Bahasa Melayu atau Bahasa Inggeris sahaja.
7.1.6. Segala kertas kerja hendaklah dihantar kepada Seksyen Aktiviti BPM
bersama Borang Kelulusan Program (KUIS/BPM/SAK-002) beserta softcopy mengikut tempoh yang telah ditetapkan.
7.2. Penglibatan Orang Kenamaan
7.2.1. Program yang melibatkan orang kenamaan (Menteri Kabinet, Timbalan
Menteri, Menteri Besar, KSU, Ahli Parlimen, Wakil Rakyat, dll) perlu dirujuk terlebih dahulu kepada TR(PMA).
7.3. Gerak Kerja Program & Aktiviti
7.3.1. Persatuan di bawah pusat/fakulti perlu berurusan terus dengan pihak pusat/fakulti untuk mendapatkan kemudahan dan peralatan bagi mengadakan aktiviti.
7.3.2. Persatuan bukan di bawah pusat/fakulti perlu berurusan terus dengan pihak BPM untuk mendapatkan kemudahan dan peralatan bagi mengadakan aktiviti.
7.4. Permohonan Penajaan/ Sumbangan/ Derma
7.4.1. Permohonan penajaan/ sumbangan/ derma hanya boleh dikemukakan selepas permohonan mengadakan aktiviti/ program diluluskan dan mendapat kebenaran bertulis daripada Ketua BPM dan TR(PMA).
7.4.2. Semua sumbangan atau pungutan derma hendaklah dibuat ke akaun Bank Islam di atas nama Aktiviti Pelajar KUIS No. 12029010043956.
12 Buku Panduan Aktiviti Pelajar Kolej Universiti Islam Antarabangsa Selangor
7.4.3. Pelajar dan persatuan adalah dilarang sama sekali untuk menjalankan sebarang kutipan sewa (sekiranya berlaku pertindihan) atau membuka akaun bank bagi sebarang bentuk aktiviti pelajar yang dianjurkan atau apa jua tujuan, kecuali dengan pengetahuan dan kebenaran bertulis Ketua BPM dan TR(PMA).
7.5. Banner, bunting dan poster
7.5.1. Kadar cetakan
(a) Banner ukuran 4’ x 10’
RM100.00 (RM2.50/1 kaki persegi)
(b) Bunting ukuran 2’ x 5’
RM 25.00 (RM2.50/1 kaki persegi)
(c) Poster saiz A4
RM 0.20 sekeping ~ hitam putih
RM 2.00 sekeping ~ warna
7.5.2. Rekabentuk banner, bunting dan poster (softcopy format Jpeg/PDF) bagi
program yang telah diluluskan oleh PAM perlu dihantar ke Seksyen
Aktiviti & Kebajikan selewat-lewatnya 2 minggu sebelum tarikh program.
7.5.3. Banner, bunting dan poster yang telah dicetak untuk tujuan promosi
aktiviti hendaklah mendapat kebenaran BPM terlebih dahulu sebelum
digantung atau ditampal, menggunakan Borang Kebenaran
Penampalan/Edaran Notis (KUIS/BPM/SAK-004).
7.5.4. Banner, bunting dan poster hanya boleh digantung dan ditampal di
tempat-tempat yang dibenarkan dan di papan-papan notis yang
disediakan sahaja.
7.5.5. Pelajar sama sekali dilarang menggantung/melekatkan banner, bunting
dan poster di dinding-dinding bangunan, di atas cermin papan notis dan
di pokok-pokok.
7.5.6. Banner, bunting dan poster perlu diturunkan selewat-lewatnya 2 hari
selepas program tamat.
7.5.7. Pihak KUIS berhak untuk menanggalkan mana-mana banner, bunting dan
poster yang digantung/ditampal tanpa kebenaran pihak BPM dan/atau
yang digantung/ditampal di tempat-tempat yang dilarang. Pihak KUIS
juga berhak untuk mengenakan denda atau sebarang tindakan yang
dirasakan wajar kepada persatuan yang terlibat.
13 Buku Panduan Aktiviti Pelajar Kolej Universiti Islam Antarabangsa Selangor
7.6. Pengangkutan dan Cenderahati
7.6.1. Pengangkutan yang diluluskan oleh Panel Aktiviti Mahasiswa adalah
tertakluk kepada kelulusan dari Seksyen Perkhidmatan, Bahagian
Pengurusan Insan.
7.6.2. Tempahan pengangkutan hendaklah dibuat melalui BPM selewat-
lewatnya lima hari sebelum program berjalan.
7.6.3. Cenderahati yang diperoleh dari Bahagian Pembangunan Korporat (BPK)
hanya boleh diberi kepada penceramah dan peserta luar sahaja (bukan
kakitangan/pelajar KUIS).
7.7. Sewaan Tempat
7.7.1. Kadar sewaan yang ditetapkan untuk penggunaan tempat di dalam
premis KUIS adalah seperti senarai di bawah.
Tempat / Dewan Kadar Sewaan
Sehari - PKK - Audi Pentadbiran - Audi A.I - Garlic Stage - Dewan Kuliah - Dewan Bankuasi - Dewan Teater - Pusat Latihan KUIS - Bilik Anggerik - Bilik Tutorial
3,500.00 600.00 550.00 50.00
250.00 425.00 350.00 125.00 45.00
150.00
7.7.2. Tempahan tempat hendaklah dibuat melalui BPM selewat-lewatnya tiga
hari sebelum program berjalan.
14 Buku Panduan Aktiviti Pelajar Kolej Universiti Islam Antarabangsa Selangor
7.8. Kadar Jamuan
7.8.1. Kadar maksimum untuk jamuan peserta dan VIP adalah seperti berikut :-
BIL BUTIRAN PESERTA VIP 1 Minum Pagi RM5.00 7.00 2 Makan Tengahari RM8.00 15.00 3 Minum Petang RM4.00 6.00 4 Makan Malam RM8.00 15.00 5 Minum Malam RM4.00 6.00
7.9. Peralatan Nasyid/ Vest/ Peti Pertolongan Cemas/ Walkie-Talkie
7.9.1. Pemohon hendaklah mengisi Borang Peminjaman Peralatan
(KUIS/BPM/SAK-006) di BPM selewat-lewatnya tiga (3) hari bekerja
sebelum program berjalan.
7.9.2. Peralatan yang dipinjam hendaklah dipulangkan ke BPM selewat-
lewatnya dua (2) hari bekerja selepas program tamat.
7.9.3. Pihak BPM berhak untuk mengenakan denda sebanyak RM10.00 sehari
kepada pemohon dan/atau persatuan sekiranya pemulangan peralatan
adalah lewat dari tempoh yang ditetapkan.
7.9.4. Pemohon adalah bertanggungjawab sepenuhnya ke atas peralatan yang
dipinjam. Pihak BPM berhak mengenakan denda/gantirugi kepada
pemohon dan/atau persatuan di atas sebarang kerosakan dan/atau
kehilangan peralatan/barang mengikut kadar sebenar peralatan
dan/atau mengikut budibicara pihak BPM.
7.9.5. Peminjaman walkie-talkie untuk program persatuan pelajar hendaklah
berurusan terus dengan Seksyen Perkhidmatan, Bahagian Pengurusan
Insan.
7.10. Peralatan Sukan, jersey, bib
7.10.1. Pemohon hendaklah berurusan terus dengan Unit Sukan dan Rekreasi
Seksyen Aktiviti, Kokurikulum, Sukan & Rekreasi untuk peminjaman
peralatan sukan, jersey dan bib.
15 Buku Panduan Aktiviti Pelajar Kolej Universiti Islam Antarabangsa Selangor
7.11. Surat menyurat/Kenyataan Media/Penerbitan Artikel
7.11.1. Sebarang surat menyurat yang ditujukan kepada pihak luar hendaklah
melalui Ketua BPM.
7.11.2. Sebarang kenyataan kepada media massa atau elektronik adalah tidak
dibenarkan kecuali dengan kebenaran bertulis Rektor KUIS.
7.11.3. Penerbitan sebarang majalah, buletin, risalah dan artikel persatuan perlu
mendapat kelulusan daripada pihak BPM.
7.12. Sijil Penyertaan dan Sijil Penghargaan
7.12.1. Pihak BPM hanya memberikan sijil penyertaan/penghargaan kepada
program yang telah dibajetkan perbelanjaan sijil di dalam kertas
cadangannya.
7.12.2. Pihak BPM hanya menyediakan sijil kosong untuk program pelajar dan
fakulti.
7.12.3. Permohonan sijil hendaklah dihantar ke BPM sekurang-kurangnya tiga
hari dari tarikh pengambilan dengan mengemukakan salinan kertas kerja
yang telah diluluskan beserta senarai nama penerima sijil.
7.12.4. Kadar harga sijil penghargaan dan sijil penyertaan yang kosong adalah
RM2.00 sekeping.
8.0. Perjumpaan/Mesyuarat/Perhimpunan
8.1. Sebarang perjumpaan bagi tujuan mesyuarat (termasuk mesyuarat agung) dan
perbincangan persatuan yang melibatkan lebih dari lima (5) orang mestilah
mendapat kebenaran daripada BPM dengan mengisi Borang Kebenaran
Mengorganisasi dan Perhimpunan (KUIS/BPM/SAK-003). (Kertas kerja tidak
diperlukan).
8.2. Sebarang perjumpaan/perhimpunan bagi tujuan pengenalan persatuan,
himpunan perdana, himpunan mahasiswa, perjumpaan bersama pegawai
penyelaras atau pihak luar perlu mendapat kebenaran daripada pihak BPM
dengan mengisi Borang Kebenaran Mengorganisasi dan Perhimpunan
(KUIS/BPM/SAK-003) yang disertakan dengan kertas kerja lengkap.
8.3. Pihak KUIS hanya membenarkan perjumpaan/ mesyuarat/ perhimpunan
diadakan sehingga jam 11:00 malam sahaja.
16 Buku Panduan Aktiviti Pelajar Kolej Universiti Islam Antarabangsa Selangor
8.4. Setiap pelajar WAJIB berpakaian mengikut etika pemakaian seperti yang
digariskan di dalam Buku Tatatertib Pelajar semasa mengadakan perjumpaan/
mesyuarat/ perhimpunan.
8.5. Setiap pelajar perlu menjaga batas pergaulan di antara siswa dan siswi atau
sesama siswa dan siswi yang boleh menimbulkan fitnah.
9.0. Elaun Peserta dan Pegawai Pengiring 9.1. Elaun penyertaan kepada pelajar yang menyertai aktiviti/jemputan dari pihak
luar adalah tertakluk kepada kelulusan Panel Aktiviti Mahasiswa (PAM).
10.0. Lain-lain hal berkaitan
10.1. Semua persatuan tidak dibenarkan menjalankan sebarang aktiviti/program dua
(2) minggu sebelum peperiksaan akhir KUIS bermula.
10.2. Persatuan tidak digalakkan menjalankan aktiviti semasa cuti semester kecuali
program anjuran KUIS, BPM atau Fakulti.
10.3. Penglibatan pelajar dalam sebarang aktiviti perlu dimaklumkan kepada pihak
BPM walaupun mengikuti program anjuran pihak luar dan/ atau dijalankan
semasa cuti semester untuk mengelakkan sebarang permasalahan pada masa
akan datang.
10.4. Semua persatuan hendaklah menghantar kertas kerja kepada Seksyen Aktiviti &
Kebajikan atau Fakulti dua (2) bulan sebelum tarikh aktiviti; bagi aktiviti yang
melibatkan kutipan derma / sumbangan dan penajaan dalaman/luar.
10.5. Aktiviti yang berisiko tinggi seperti aktiviti di dalam hutan, mendaki gunung dan
aktiviti air perlu mematuhi syarat-syarat tambahan berikut:
(a) Perlu diiringi oleh seorang yang berkelayakan dalam pertolongan cemas
dan jurupandu berkelayakan.
(b) Mendapat kelulusan bertulis daripada pihak yang berkaitan.
(c) Membawa peralatan kecemasan (1st Aid Kit) dan alat perhubungan
(walkie-talkie).
(d) Mendapat kebenaran daripada ibubapa/penjaga. Borang Kebenaran
Penjaga (KUIS/BPM/SAK-005) perlu dihantar ke SAK, 7 hari sebelum
program.
(e) Mendapat kebenaran daripada Balai Polis tempat yang dituju.
17 Buku Panduan Aktiviti Pelajar Kolej Universiti Islam Antarabangsa Selangor
10.6. Tiap-tiap persatuan dikehendaki menghantar Laporan Tahunan, Takwim
Perancangan Aktiviti tahunan beserta belanjawan kepada BPM selepas
Mesyuarat Aktiviti Persatuan yang boleh diadakan selepas Mesyuarat Agung
Tahunan.
10.7. Persatuan yang gagal menghantar Laporan Tahunan dan Takwim Perancangan
Aktiviti tahunan akan dianggap tidak aktif dan boleh dibubarkan serta tidak
dibenarkan menjalankan sebarang aktiviti kecuali mendapat kebenaran bertulis
daripada pihak BPM.
10.8. Pihak BPM dan KUIS berhak untuk mengenakan tindakan tatatertib kepada
mana-mana pelajar/ persatuan yang gagal mematuhi peraturan dan garis
panduan yang telah ditetapkan oleh pihak BPM dan KUIS.
11.0. Penyediaan Laporan Program 11.1. Setiap pengarah program bertanggungjawab memastikan laporan setiap program
yang telah dijalankan dihantar ke BPM selewat-lewatnya 14 hari dari tarikh program tamat dalam bentuk cetakan dan ‘softcopy’.
11.2. Borang Penilaian Program (KUIS/BPM/SAK-007) perlu diisi oleh semua peserta program (<100 peserta) atau 30% dari jumlah peserta (≥ 100 peserta) dan perlu dilampirkan bersama laporan program.
18 Buku Panduan Aktiviti Pelajar Kolej Universiti Islam Antarabangsa Selangor
CARTA ALIR PROSES KELULUSAN PROGRAM PERSATUAN (PROGRAM TIDAK BERKAITAN DENGAN P&P)
Serah kertas kerja lengkap beserta
Borang Kelulusan Program ke BPM
(30 hari) dari tarikh program
Surat Kelulusan Program Dikeluarkan
oleh BPM
Laporan aktiviti & kewangan lengkap dihantar ke BPM (dalam masa 14 hari selepas program tamat). Kegagalan berbuat demikian boleh menyebabkan permasalahan melaksanakan program pada masa akan datang.
LULUS
TIDAK LULUS
LENGKAP
TIDAK LENGKAP
Program dijalankan
Persatuan Ambil Surat Kelulusan dan urusan persediaan program
(14 hari bekerja diperlukan untuk urusan pembelian dan bayaran di Pejabat Bendahari)
Persatuan perlu menghantar surat dan alasan tarikh perlu
dipinda (jika berkaitan)
Untuk Penambahbaikan/ Pembetulan
Nota: PAM (Panel Aktiviti Mahasiswa)
TIDAK LULUS
LULUS
Tamat
Perancangan dan
penyediaan kertas
kerja
Kelulusan oleh Bendahari
Penilaian PAM
Semakan kertas kerja oleh BPM
Kelulusan oleh TR(PMA)
TIDAK LULUS
Mula
Kertas kerja perlu ditandatangan oleh Penasihat Persatuan/Program/ BKPM (mana yang berkaitan) sebelum dihantar ke BPM
19 Buku Panduan Aktiviti Pelajar Kolej Universiti Islam Antarabangsa Selangor
CARTA ALIR PROSES KELULUSAN PROGRAM PERSATUAN FAKULTI (PROGRAM TIDAK BERKAITAN DENGAN P&P)
LULUS
LENGKAP
TIDAK LENGKAP
14 hari bekerja diperlukan untuk urusan pembelian dan bayaran di Pejabat Bendahari
Untuk Penambahbaikan
TIDAK LULUS
Semakan kertas kerja oleh Penasihat
Penilaian PAM
Ambil Kertas Kerja dari BPM
Kelulusan Bendahari
LULUS
LULUS
Hantar Kertas Kerja ke BPM
TIDAK LULUS
TIDAK LULUS
TIDAK LULUS
Kelulusan TR
Urusan persediaan program (oleh Persatuan dengan Fakulti)
Tamat
Laporan aktiviti & kewangan lengkap dihantar ke BPM (dalam masa 14 hari selepas program tamat). Kegagalan berbuat demikian boleh menyebabkan permasalahan melaksanakan program pada masa akan datang.
Program dijalankan
Mula
Perancangan dan
penyediaan kertas kerja
Serah kertas kerja lengkap
ke Fakulti
20 Buku Panduan Aktiviti Pelajar Kolej Universiti Islam Antarabangsa Selangor
FORMAT AM PENYEDIAAN KERTAS KERJA
Kertas saiz A4 berwarna putih
Page set up : Bentuk Portrait
Font : Jenis (Arial, Tahoma atau Times New Roman)
Line Spacing : 1.5 atau single
Meletakkan nombor di setiap muka surat
Saiz Font : 12
Margin : 1’’ Alignment : Justify
Setiap tajuk dan sub tajuk perlu dihitamkan “Bold” Penggunaan perkataan selain Bahasa Melayu perlu ‘ Italic ‘ Kertas kerja hanya perlu diketip (staple).
21 Buku Panduan Aktiviti Pelajar Kolej Universiti Islam Antarabangsa Selangor
Lampiran 1 : PANDUAN PENYEDIAAN KERTAS KERJA PENUBUHAN PERSATUAN 1.0. Format Kulit Luar
i. Latar belakang perlu berwarna putih ii. Logo KUIS di bahagian kiri iii. Logo persatuan di sebelah kanan iv. Kulit luar perlu mempunyai butiran seperti berikut:
Tajuk : KERTAS CADANGAN PENUBUHAN PERSATUAN/KELAB <
NAMA PERSATUAN/ KELAB> Disediakan oleh : NAMA PERSATUAN
2.0. TUJUAN
Kertas cadangan ini bertujuan untuk mendapatkan kelulusan daripada Bahagian Pembangunan Mahasiswa (BPM) untuk menubuhkan Persatuan/Kelab <Nama Persatuan/ Kelab>.
3.0. RASIONAL PENUBUHAN PERSATUAN
Ceritakan tentang latar belakang tercetusnya idea penubuhan. Contohnya :- - Terdapat masalah tentang sesuatu. Maka, salah satu penyelesaian adalah dengan
menubuhkan persatuan/ kelab. - Ingin mengumpulkan pelajar-pelajar yang mempunyai minat yang sama. - Ingin mengumpulkan pelajar-pelajar yang memiliki kebolehan yang sama. - Ingin menubuhkan sesuatu persatuan cawangan KUIS.
4.0. OBJEKTIF PENUBUHAN PERSATUAN
1. …. 2. …. 3. ….
5.0. JAWATAN KUASA PENAJA Penaung : Rektor KUIS Penasihat 1 : <Nama> Penasihat 2 : <Nama> Pengerusi : <Nama> Naib Pengerusi : <Nama> Setiausaha Kehormat : <Nama> Naib Setiausaha Kehormat : <Nama> Bendahari Kehormat : <Nama> Ahli jawatankuasa bertindak : <Senarai Nama>
22 Buku Panduan Aktiviti Pelajar Kolej Universiti Islam Antarabangsa Selangor
4.0. LOGO PERSATUAN DAN MAKSUD DI SEBALIK LOGO TERSEBUT
- Masukkan gambar logo persatuan - Jelaskan maksud di sebalik logo persatuan
5.0 CADANGAN PELAKSANAAN
Nyatakan dengan terperinci pelaksanaan aktiviti asas persatuan. Contoh : Persatuan Tarannum akan mengadakan Kelas Pengajian Tarannum setiap minggu di masjid Al-Azhar untuk semua ahli persatuan yang dijalankan oleh tenaga pengajar luar. Yuran kelas pengajian akan dikenakan kepada ahli yang mengikuti kelas pengajian dan dibayar terus kepada tenaga pengajar.
6.0. YURAN KEAHLIAN
Nyatakan adakah ahli persatuan dikenakan sebarang yuran.
7.0. SYOR
Dengan ini kami mengesyorkan agar cadangan penubuhan Persatuan <Nama Persatuan> diluluskan oleh pihak Bahagian Pembangunan Mahasiswa (BPM).
8.0. PENGESAHAN
Susunan tandatangan adalah seperti berikut :- Disediakan oleh :- Disemak oleh :-
…………………………………… …………………………………… <NAMA> <NAMA> Setiausaha Pengerusi
Disahkan oleh :- Disokong oleh :-
…………………………………………. ……………………………………… <NAMA> <NAMA> Penasihat YDP MPP
Ulasan :______________________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________________
23 Buku Panduan Aktiviti Pelajar Kolej Universiti Islam Antarabangsa Selangor
Lampiran 2 : PANDUAN PENYEDIAAN KERTAS KERJA PROGRAM/AKTIVITI 1.0. FORMAT KULIT LUAR
1. Latar belakang perlu berwarna putih. 2. Logo KUIS di bahagian kiri. 3. Logo persatuan di sebelah kanan . 4. Kulit luar perlu mempunyai butiran seperti berikut:
- Tajuk : Tajuk hendaklah ringkas, jelas dan padat - Tarikh - Tempat - Anjuran
2.0. TUJUAN Kertas cadangan ini bertujuan untuk mendapatkan kelulusan daripada <Panel Aktiviti Mahasiswa (PAM), Bahagian Pembangunan Mahasiswa (BPM)/ Fakulti> untuk menjalankan program <Nama Program>.
3.0. LATAR BELAKANG
- Terangkan secara ringkas latar belakang aktiviti. - Tujuan aktiviti ini diadakan. - Kerjasama atau bantuan daripada Persatuan/ Agensi/ Organisasi lain. - Kesan/ Permasalahan sekiranya aktiviti ini tidak diadakan (sekiranya perlu).
4.0. OBJEKTIF
Sekurang-kurangnya tiga (3) objektif yang ingin dicapai dari pelaksanaan aktiviti ini.
5.0. KUMPULAN SASARAN
- Siapa peserta - Bilangan penyertaan (Termasuk urusetia) - Lampiran senarai peserta (no. kp, no. matrik & no. telefon) ~ sekiranya ada.
6.0. TARIKH, HARI DAN TEMPAT - Nyatakan Haribulan/ Bulan/ Tahun - Nyatakan tempat dengan terperinci seperti nama tempat, mukim, daerah, negeri.
Contoh : Kampung Batu 10 Kebun Baru, Telok Panglima Garang, Banting, Selangor Darul Ehsan
- Tempat hendaklah sesuai dengan objektif aktiviti dengan kos yang munasabah.
24 Buku Panduan Aktiviti Pelajar Kolej Universiti Islam Antarabangsa Selangor
7.0. ANJURAN - Nama peganjur (persatuan/ majlis dan sebagainya). - Kerjasama (namakan badan-badan/ agensi-agensi terlibat). - Terangkan kenapa memilih agensi-agensi tersebut serta peranannya.
8.0. TETAMU KEHORMAT/PERASMIAN (JIKA BERKAITAN) - Nyatakan nama dan jawatan. - Justifikasi pemilihan perasmi. - Jemputan lain dan bilangan.
9.0. PENCERAMAH LUAR (JIKA BERKAITAN)
Sila berikan maklumat lengkap penceramah seperti berikut (jika berkaitan): i. Profil penceramah. ii. Profil syarikat (sekiranya bayaran dibuat atas nama syarikat). iii. Sebutharga daripada penceramah/ syarikat.
10.0. KAEDAH PELAKSANAAN AKTIVITI Terangkan bagaimana aktiviti tersebut dilaksanakan. Adakah dalam bentuk: - Ceramah. - Latihan Dalam Kumpulan (LDK) ~ modul perlu dilampirkan. - Persembahan Individu/Berkumpulan - Melibatkan aktiviti lasak/aktiviti ‘in-door’ dan sebagainya (modul perlu dilampirkan sekiranya perlu)
11.0. TENTATIF PROGRAM - Terangkan butiran aturcara setiap hari termasuk aturcara perasmian dan penutup. - Beri butiran nama Penceramah dan topik. - Beri butiran pengendalian aktiviti dalam aturcara (jika berkaitan).
12.0. JAWATANKUASA PELAKSANA - Nyatakan Penaung/Penasihat dan senarai Ahli Jawatankuasa (berserta No. Pelajar dan Jawatan yang disandang dalam program tersebut). - Peranan dan skop tugas bagi setiap Ahli Jawatankuasa.
13.0. IMPLIKASI KEWANGAN
i. Pendapatan
Nyatakan dengan jelas anggaran pendapatan seperti yuran peserta, sumbangan luar / penaja dan lain-lain (jika ada) beserta jumlah keseluruhan. Pelajar digalakkan mencari sumber kewangan sendiri bagi membiayai sesuatu aktiviti dengan kebenaran bertulis dari Ketua BPM.
25 Buku Panduan Aktiviti Pelajar Kolej Universiti Islam Antarabangsa Selangor
ii. Perbelanjaan Nyatakan dengan jelas perbelanjaan seperti : ● Makan/ minum meliputi jamuan perasmian/penutup dan jamuan VIP. ● Pentadbiran meliputi percetakan /urusan pos/urusetia dll. ● Logistik meliputi tempat /penginapan /pengangkutan /peralatan audio
visual dll. ● Cenderahati meliputi cenderahati perasmi/ penceramah/ honorarium
penceramah/ ahli panel. ● Publisiti meliputi kain pemidang (banner/bunting) / latar belakang pentas
(backdrop)/ poster/ flyers. ● Perlindungan Takaful kelompok untuk aktiviti berisiko tinggi seperti
aktiviti di dalam hutan, mendaki gunung dan aktiviti air.
Nyatakan dengan jelas perbelanjaan yang dipohon untuk ditaja oleh BPM. iii. Jumlah Keseluruhan
Nyatakan dengan jelas jumlah keseluruhan implikasi kewangan program.
14.0. PENUTUP / SYOR - Nyatakan terima kasih serta memohon pertimbangan untuk kelulusan <PAM /
Fakulti>.
15.0. PENGESAHAN DAN SOKONGAN
15.1. Susunan tandatangan adalah seperti berikut :
Disediakan oleh :- …………………………………… <NAMA> Setiausaha Persatuan Disahkan oleh :- ATAU Disahkan oleh :- ……………………………………. …………………………………. <NAMA> <NAMA> Bendahari Persatuan Pengerusi Persatuan
26 Buku Panduan Aktiviti Pelajar Kolej Universiti Islam Antarabangsa Selangor
Telah disokong
………………………………………… <Nama > (YDP MPP ) Telah disemak dan disokong :- Ulasan : …………………………………………. __________________________________________ <NAMA> __________________________________________ Penasihat Persatuan __________________________________________ Telah disemak dan disokong :- Ulasan : …………………………………………. __________________________________________ <NAMA> __________________________________________ Ketua __________________________________________ Bahagian Pembangunan Mahasiswa __________________________________________ (khusus untuk aktiviti persatuan di bawah Fakulti sahaja)
15.2. Kelulusan Ketua BPM / Dekan/ Timbalan Dekan (HEM) hendaklah
menggunakan Borang Permohonan Kelulusan Program/Aktiviti (KUIS/BPM/SAK-002).
15.3. Kelulusan Timbalan Rektor (PMA / AP) hendaklah menggunakan Lampiran Kelulusan Timbalan Rektor (seperti Lampiran).
27 Buku Panduan Aktiviti Pelajar Kolej Universiti Islam Antarabangsa Selangor
Lampiran 3 : PANDUAN PENYEDIAAN BELANJAWAN DALAM KERTAS KERJA
<Anggaran Belanjawan <Nama Program>
PENDAPATAN Aktiviti Mahasiswa BPM /
Fakulti 6695.00
Tajaan dari <Nama Penaja> 1540.00 Bayaran yuran komitmen (RM5 x 95 peserta) 475.00 PERBELANJAAN RM/UNIT QTTY JUMLAH Aktiviti Mahasiswa BPM /
Fakulti
1 Tempat (PKK 1 hari) 5000.00 1 5000.00 2
Cenderahati
- Penceramah Luar <Nama Penceramah>
50.00 1 50.00
- Peserta Luar (bukan pelajar KUIS)
Buku Nota, Pensil KUIS
5.00
100
500.00
3
Sijil Penghargaan
AJK Pelaksana
2.00
15
45.00
Sijil Penyertaan Peserta 2.00 100 300.00 4 Pengangkutan Bas pergi balik
(Bangi - Shah Alam)
800.00
1
800.00 Jumlah 6695.00 Tajaan dari <Nama Penaja>
1 Jamuan - Peserta (1 hari) Sarapan Pagi, Makan
Tengahari, Makan Malam
15.00
100
1500.00
- VIP Minum Pagi 8.00 5 40.00 Jumlah 1540.00
28 Buku Panduan Aktiviti Pelajar Kolej Universiti Islam Antarabangsa Selangor
Yuran Komitmen 1 Fail Poket Kertas 1.00 100 100.00
2 Cetakan
- Banner 100.00 1 100.00 - Poster 0.50 50 25.00 3
Bayaran Penceramah
<Nama Penceramah>
250.00
1
250.00
Jumlah 475.00 Jumlah Pendapatan 8735.00 Jumlah Perbelanjaan 8735.00
29 Buku Panduan Aktiviti Pelajar Kolej Universiti Islam Antarabangsa Selangor
Lampiran 4 : Panduan Penyediaan Laporan Program/ Aktiviti 1.0. Muka Hadapan (Kulit Laporan)
- Tajuk Aktiviti/Program - Tarikh dan Lokasi - Nama Penganjur - Tarikh laporan disediakan - Perasmi program
2.0. Pengenalan
Secara ringkas nyatakan tujuan program dilaksanakan.
3.0. Latar Belakang - Bila dan di mana aktiviti dilaksanakan. - Bilangan peserta yang sebenarnya hadir beserta salinan borang kehadiran. - Matlamat yang telah dicapai. - Kaedah pelaksanaan yang dilaksanakan. - Bahan-bahan peralatan yang digunakan. - Aktiviti-aktiviti yang diikuti (mengikut tentatif yang dirancang). - Pengendali/fasilitator yang terlibat.
4.0. Huraian Penilaian - Maklumbalas peserta (sertakan borang KUIS/BPM/SAK-007 - Borang Penilaian
Program). - Maklumbalas daripada pihak luar (jika berkaitan dan disertakan borang
maklumbalas).
5.0. Pencapaian aktiviti - Nyatakan adakah program telah mencapai matlamat seperti yang digariskan. - Nyatakan hasil yang dicapai dari pelaksanaan aktiviti. - Perbandingan hasil dengan matlamat.
6.0. Kemajuan/Masalah/Cadangan Secara ringkas huraikan kemajuan/masalah yang dihadapi semasa pelaksanaan aktiviti termasuk kelemahan yang dapat dikesan dan nyatakan cadangan penyelesaian atau penambahbaikan.
7.0 Laporan Kewangan
- Nyatakan butiran perbelanjaan mengikut aktiviti yang dijalankan yang disokong melalui bil/resit/dokumen asal.
- Segala bil/resit/dokumen hendaklah ditampal di atas kertas putih bersaiz A4 dan disahkan oleh penasihat persatuan.
30 Buku Panduan Aktiviti Pelajar Kolej Universiti Islam Antarabangsa Selangor
- Lampirkan penyata kewangan dengan teratur dan kemas untuk wang pendahuluan yang telah digunakan (jika ada).
- Segala perbelanjaan yang tidak disertakan dengan resit/bil/dokumen dianggap tidak sah.
- Nyatakan keuntungan yang diperolehi (jika ada) Nota : Format Laporan Perbelanjaan Program adalah seperti anggaran belanjawan
program di dalam kertas kerja. Namun, bil-bil, resit-resit, slip penerimaan wang/elaun dan lain-lain bukti perbelanjaan perlu dikepilkan di dalam laporan aktiviti. Mana-mana resit yang tidak bersaiz A4 perlu ditampal di kertas A4 supaya lebih kemas dan mengelakkan keciciran resit/bil.
8.0. Penutup
- Rumusan aktiviti. - Ucapan penghargaan kepada semua pihak yang terlibat. - Lampiran – sertakan sekurang-kurangnya lima (5) keping gambar foto aktiviti
dalam bentuk ‘softcopy’ bersama laporan.
31 Buku Panduan Aktiviti Pelajar Kolej Universiti Islam Antarabangsa Selangor
Lampiran 5 : Panduan Penyediaan Laporan Tahunan Persatuan
1.0. Pendahuluan/pengenalan
2.0. Misi dan Visi Persatuan
3.0. Carta Organisasi Lama
- Letakkan carta organisasi untuk tahun laporan disediakan - Gambar AJK boleh disertakan atau tidak disertakan
4.0. Carta Organisasi Baru (selepas Mesyuarat Agung Tahunan - AGM) - Letakkan carta organisasi yang baru dilantik beserta no matrik dan no telefon
untuk memudahkan penyebaran maklumat 5.0. Senarai Program yang telah dijalankan sepanjang 2012 beserta laporan ringkas 6.0. Senarai Program yang tidak dapat dijalankan beserta sebab/kekangan 7.0. Perancangan Aktiviti Tahun Hadapan
- Senaraikan perancangan Aktiviti Tahun Hadapan beserta sasaran peserta dan anggaran perbelanjaan.
Bil Tarikh /
Bulan Nama program
Ringkasan Program
Sasaran Peserta
Anggaran Perbelanjaan
8.0. Implikasi Kewangan Persatuan sepanjang tahun laporan dibuat
9.0. Penutup 10.0. Lampiran – Laporan/Minit Mesyuarat Agung Tahunan
32 Buku Panduan Aktiviti Pelajar Kolej Universiti Islam Antarabangsa Selangor
Lampiran 6 :
CONTOH : IMPLIKASI KEWANGAN PERSATUAN
BIL BUTIRAN PENDAPATAN PERBELANJAAN BAKI
1 Baki tunai persatuan 150.00
2 Nama Program
Kutipan yuran (RM4 x 100 peserta) 400.00
Tajaan Luar 1,000.00
KUIS 500.00
1,900.00
--- Cetakan (Banner)
100.00
--- Jamuan
950.00
--- Tempat (Audi AI)
500.00
1,550.00 350.00
3 Nama program
KUIS 600.00
Kutipan sumbangan 800.00
1,400.00
--- Alatulis
50.00
--- Jamuan
800.00
--- Tempat (Audi Ptd)
600.00
1,450.00 -50.00
4 Pembelian alatulis persatuan 100.00 -100.00
Jumlah Tunai Persatuan 350.00
3 Konsep
Biah
Soleh
ah
Maw’i
zah
Hasa
Al-
Mas’u
liyah