Leadverwaltungssystem - BOS: blue:solution Online System

BOS: bluesolution Online System Was ist das BOS: blues:solution Online System?

Hierbei handelt sich um ein Leadverwaltungssystem der blue:solution software GmbH.

Über das BOS haben Sie die Möglichkeit, Interessenten anzulegen und mit Chancen/Kommentaren zu

versehen, Bestellungen auszuführen oder die Vertragsdaten von Bestandskunden einzusehen. Auch

Vertragskündigungen können über das BOS eingeleitet werden. Neben den normalen Adressdaten Ihrer

Kunden, können Sie auch Ihre eigenen und die zugeordneten Lizenzen der Kunden einsehen und laden. Zudem

finden Sie - unter dem Menüpunkt "Faktura" (ausschließlich für „Master User“ sichtbar) - alle kaufmännischen

Dokumente wie Rechnungen, Gutschriften etc.. Sie erreichen das BOS über den folgenden Link: https://bos.bluesolution.de Anhand der nun folgenden Beschreibung möchten wir Ihnen eine kleine Erläuterung zum BOS, dem blue:solution Online System geben. Neben dieser Beschreibung finden Sie auf der Startseite des BOS ein ergänzendes Video.

1. Anmeldung mit Ihren eigenen Zugangsdaten Sie erhalten als Partner von uns einen „Master - Zugang“. Melden Sie sich mit diesen Daten an.

Nach erfolgreicher Anmeldung öffnet sich die Startseite des BOS:

Hier finden Sie eine Übersicht Ihrer Kunden/Interessenten und können Bereiche wie „Nachbestellungen“ direkt aufrufen. Neben dem finden Sie hier einen Leitfaden sowie ein Video zur Handhabung des BOS.

Leadverwaltungssystem - BOS: blue:solution Online System Menüpunkt: Profil/Konto

Hier können Sie Ihre Profileinstellungen ändern.

Um das von uns vergebene Kennwort zu ändern, nutzen Sie den Punkt: „Profil/Kennwort ändern“ Hinterlegen Sie ein neues Passwort und übernehmen die Änderungen.

Weitere Benutzer für das BOS hinzufügen. Sie haben die Möglichkeit, mit Ihrem „Master - Zugang“ weitere Benutzer anzulegen. Öffnen Sie über „Profil/ Benutzer“ die Benutzerverwaltung.

Hier können weitere Benutzer angelegt und mit verschiedenen Berechtigungen versehen werden. (Wichtig: Felder bis auf Telefax und Mobilnummer müssen gefüllt sein.)

In der unteren Tabelle sehen Sie alle Benutzer, die Zugriff auf Ihr BOS Konto haben. Hier können durch

Klick auf den Button Änderungen vorgenommen und per Klick auf den Button - gesichert

werden. Soll ein Benutzer wieder gelöscht werden, geht dies über den Button .

Leadverwaltungssystem - BOS: blue:solution Online System

2. Interessenten Hier werden Ihnen alle zugewiesenen Interessenten angezeigt. Auch können neue Interessenten angelegt oder vorhandene bearbeitet werden. Zudem gibt es für Mailingaktionen von bss die Mailingliste von Interessenten. Diese kann und soll durch Sie bearbeitet werden.

Liste der Interessenten: Hier werden alle - Ihnen zugewiesene - Interessenten aufgelistet.

Um einen Interessenten zu finden, nutzen Sie die Suchmöglichkeit nach Firma oder PLZ. Neben der Suche gibt es eine Sortiermöglichkeit, auf- und absteigend anhand der Spaltenüberschriften (angelehnt an Excel) Firma, Name, Vorname, PLZ, Ort, Gewerk

Über den Button wird die Detailansicht des Datensatzes aufgerufen o Hier können Änderungen vorgenommen werden und Chancen, Kontakteinträge zum

Interessenten hinterlegt werden.

Info: die gelb hinterlegten Datensätze sind „neue“ Adressen, die von Ihnen als Partner noch nicht bearbeitet wurden. Sobald Sie z.B. ein Kontakteintrag hinterlegen, entfällt die Markierung.

Neuen Interessenten anlegen: Über „Interessenten/Neu“ können Sie einen neuen Interessent anlegen.

Hinterlegen Sie die kompletten Adressdaten des Interessenten und speichern diese.

(Es findet kein Adressabgleich mit bestehenden Adressen statt.)

Im unteren Bereich gibt es wie bereits erwähnt, die „Kontakte“ und „Chancen“ über können Sie neue Kontakteinträge zum Interessenten hinzufügen.

Leadverwaltungssystem - BOS: blue:solution Online System Im Kommentarfeld kann eine kurze Notiz hinterlegt werden. WICHTIG! Diese Kontakteinträge werden auch von blue:solution gesehen und helfen dabei, die Zuordnung eines Interessenten zum Partner zu erkennen! Auch wenn der Interessent sich bei blue:solution meldet, erfolgt ein Kontakteintrag, der für Sie als Partner zu sehen!

Neue Vertriebs-Chance anlegen:

über können Sie eine Verkaufschance hinterlegen: Wahrscheinlichkeit in %, Plandatum, Umsatz in €.

Mailingliste Hier können Sie Interessenten für Mailingaktionen markieren und einsehen, wer angeschrieben wird.

Haken setzen bei Mailing – nimmt teil / Haken raus – nimmt nicht teil. Oben sehen Sie immer die Gesamtzahl der Adressen die markiert / nicht markiert sind. Denken Sie daran, diese Liste kann und soll durch Sie bearbeitet werden.

3. Bestellungen auslösen

Über den Interessentenstamm haben Sie die Möglichkeit direkt eine Bestellung auszulösen.

In der Listenansicht gibt es die Spalte „Kauf“ – mit Klick auf den wird der Bestellprozess ausgelöst:

Es erscheint die Meldung:

Wenn die Adresse wirklich als Kunde angelegt werden soll, die Meldung mit „OK“ bestätigen.

In der folgenden Ansicht öffnet sich das Bestellformular für Sie als Fachhandelspartner. Hier können Sie auswählen, welches Produkt bestellt werden soll: TopKontor Handwerk, TopKontor Zeiterfassung oder smarthandwerk.

Leadverwaltungssystem - BOS: blue:solution Online System Bestellung TopKontor Handwerk

Wählen Sie das Produkt Wichtig: Achten Sie auf die Auswahl „Normal“ oder „Existenzgründer“! Entsprechend dieser Auswahl, generiert sich Ihr Einkaufspreis!

Setzten Sie bei den benötigten Modulen die Haken. Optional können hier Leistungstexte/ Kalkulationsdaten von sirAdos mit bestellt werden. Setzten Sie auch hier bei den Gewerken entsprechende

Haken und beachten Sie die Hinweise.

löst die Bestellung aus.

bricht die Bestellung ab

Besonderheiten wie z.B. Lieferung direkt zum Kunden, hinterlegen Sie bitte im Bemerkungsfeld. Sobald eine Bestellung ausgelöst wurde, ist der ehemalige Interessent in der Kundeliste aufgeführt und wird bei Ihnen aus der Interessentenliste gelöscht! Sie erhalten eine Bestellbestätigung per Mail.

Bestellung TopKontor Zeiterfassung

Wählen Sie hier die entsprechende Anzahl der Mitarbeiter etc. aus und lösen

Lösen Sie per Klick auf die Bestellung aus.

bricht die Bestellung ab

Achtung: Bestandskunden TopKontor Handwerk mit gültigem Pflegevertrag erhalten das Modul „Auftragsdatenerfassung“ kostenfrei!

Terminalbestellungen erfassen Sie bitte über unser Shopsystem. Dieses finden Sie im Händlerbereich auf unserer Homepage www.bluesolution.de.

Leadverwaltungssystem - BOS: blue:solution Online System Bestellung smarthandwerk

Wählen Sie smarthandwerk und lösen per Klick auf

die Bestellung aus.

a) Nachbestellungen für Bestandskunden Möchte ein Kunde weitere Module oder auch sirAdos Kalkulationsdaten bestellen, kann diese Bestellung auch über das BOS ausgelöst werden. Hierzu gehen Sie über „Anwender/Kundenliste“ in Ihre Kundenliste und wählen den entsprechenden Anwender aus.

Wechseln Sie dann per die Detailansicht des Anwenders:

Wechseln Sie per Klick auf in den Bearbeitungsmodus und gehen auf den Reiter “Lizenzerweiterungen (nurV6/V4)“. Hat der Kunde Handwerk und Zeiterfassung im Einsatz, treffen Sie zuvor die entsprechende Auswahl.

Hier bitte Handwerk oder Zeiterfassung wählen.

Leadverwaltungssystem - BOS: blue:solution Online System Beispiel TopKontor Handwerk:

Ergänzen Sie die entsprechenden Module und

lösen per Klick auf die Bestellung aus. Benötigt der Kunde sirAdos Leistungstexte, setzen Sie die entsprechenden Haken bei den Gewerken und beachten die Hinweise.

(Sie erhalten eine Bestellbestätigung per Mail.)

b) Ergänzung TopKontor Handwerk um TopKontor Zeiterfassung Möchte ein Bestandskunde TopKontor Handwerk z. B. die Zeiterfassung hinzunehmen (oder umgekehrt),

wird die Bestellung auch über die Detailansicht des Anwenders ausgelöst. Editieren - - Sie den Datensatz und gehen auf den Reiter „Bestellformular“. Hier aktivieren Sie die „TopKontor Zeiterfassung“

Wählen Sie hier den Lizenzumfang und lösen Sie die

Bestellung im Anschluss über den Button aus. Besonderheiten wie z.B. Lieferung direkt zum Kunden, hinterlegen Sie bitte im Bemerkungsfeld.

c) Upgradebestellungen von Bestandskunden

Für aktive Bestandskunden TopKontor Zeiterfassung V3 und Kunden TopKontor Handwerk V5 kann das Upgrade auf die Version 4 ZEF und V6 Handwerk direkt im BOS über die Detailansicht bestellt werden.

Wichtig! Das jeweilige Upgrade ist nur für Kunden mit aktiver Pflege bestellbar.

Editieren - - Sie den Datensatz und wechseln auf den Reiter „Upgradebestellung“

Leadverwaltungssystem - BOS: blue:solution Online System

Setzen Sie den Haken bei „Upgrade bestellen“ und wählen Sie anschließend aus, ob Sie das Upgrade mit oder ohne Produktbox bestellen möchten. Wir empfehlen die Auslieferung mit Produktbox. So gewinnt die Auslieferung an Wertigkeit. Die Box enthält einen USB-Stick mit der aktuellen Version, den Aktivierungsschlüssel sowie ein gedrucktes Echtheitszertifikat.

Lösen Sie die Bestellung über

den Button aus.

(Die Bearbeitung /Erstellung des “ Keys.file“ kann bis zu einem Werktag dauern. Wenn der Key erzeugt ist, wird der Besteller per E-Mail benachrichtigt.)

d) Upgradebestellungen smarthandwerk

Für Bestandskunden mit einer älteren Version von smarthandwerk kann ein Upgrade auf die aktuelle Version auch über die Detailansicht des Anwenders bestellt werden.

(Eine Übersicht der Kunden, die noch eine alte smarthandwerk Version im Einsatz haben finden Sie über die Ansicht „Anwender/Kundenliste/Auswahl“.)

Über die Auswahl „sh V1/2/3“ werden alle smarthandwerk Kunden angezeigt die noch keine aktuelle Version im Einsatz haben.

Um jetzt das Upgrade für den Kunden zu bestellen, wechseln Sie per Klick - in die Detailansicht des Kunden.

Hier editieren - - Sie den Datensatz und wechseln auf den Reiter „Upgrade-SH“

Leadverwaltungssystem - BOS: blue:solution Online System

Hier setzen Sie bitte den

Haken bei „Upgrade

bestellen“ und bestätigen

mit die Bestellung.

Nach erfolgreicher Prüfung bei uns, erhalten Sie einen Aktivierungsschlüssel für die aktuelle Version von smarthandwerk. (Dieser ist dann auch in der Detailansicht des Anwenders unter dem Reiter „Aktivierungsschlüssel“ abgelegt.)

4. Anwender

Über „Anwender/Kundenliste“ erhalten Sie einen Überblick über Ihre gesamten Kunden. Die Ansicht kann nach Produktauswahl definiert werden.

Auswahlmöglichkeiten: TK HW: Kunden TopKontor Handwerk

TK ZEF: Kunden TopKontor Zeiterfassung

SH V1/2/3: Altkunden smarthandwerk

SH V4: Kunden smarthandwerk mit V4

Alle: Alle

Beispiel: Auswahl – TK HW

Sobald ein Produkt ausgewählt wird, werden die Datensätze farblich hinterlegt: grün hinterlegte Datensätze: in Pflege mit aktueller Version rot hinterlegte Datensätze: gekündigt, nicht in Pflege gelb hinterlegte Datensätze: in Pflege mit älterer Version

Leadverwaltungssystem - BOS: blue:solution Online System Nähere Informationen zum Kunden erhalten Sie in der Detailansicht.

Diese öffnen Sie per Klick auf .

Über diese Ansicht können Sie Lizenzerweiterungen bestellen, Kontakteinträge zum Kunden vornehmen, Vertragsdaten einsehen oder auch Lizenzen bzw. Aktivierungsschlüssel des Kunden (oder Ihre eigenen) laden. Reiter Kontakte: Hier können neue Kontakteinträge zum Kunden erstellt werden. Auch hier gilt, die Kontakteinträge werden abgeglichen und sind für Sie und für blue:solution zu sehen. Reiter Verträge Hier sehen Sie Laufzeit und die Kosten (Ihr EK) des jeweiligen Pflegevertrages.

Reiter Lizenzen Hier können Sie die Lizenzdateien Handwerk V5/ZEF V3 laden.

Per Klick auf - kann die Lizenzdatei geladen/gespeichert werden. Reiter Aktivierungsschlüssel Hier können Sie die Schlüssel für HW V6/ ZEF V4 /SH V4 sowie der sirAdos Kalkulationsdaten laden.

Folgende Möglichkeiten stehen zur Verfügung:

- zeigt die hinterlegen Aktivierungsschlüssel an, diese können kopiert und wieder eingefügt werden

- Aktivierungsschlüssel werden als Datei Keys.file direkt per Mail an den Kunden gesendet

- Aktivierungsschlüssel kann als Datei Keys.file gespeichert und geladen werden

Leadverwaltungssystem - BOS: blue:solution Online System

5. Vertragsliste / Kündigungen

Vertragsliste der Kunden Über „Anwender/Vertragsliste“ werden alle Verträge mit Start- bzw. Ende Datum der Pflege angezeigt.

(Rot hinterlegte Datensätze: Kunden mit gekündigte Verträgen) Kündigung In der Ansicht der Vertragsliste, haben Sie die Möglichkeit, die Vertragskündigung einzuleiten.

Hierzu gehen Sie auf das die Kündigung wird eingeleitet. In dem folgenden Fenster kann hinterlegt werden, handelt es sich um eine fristgerechte, vorzeitige Kündigung oder Insolvenz. In dem Feld Kündigungsgrund finden Sie eine Auswahl möglicher Gründe. Ansonsten steht Ihnen auch das Bemerkungsfeld zur Verfügung.

Durch den Button wird die Kündigung abgeschickt und von blue:solution weiter bearbeitet. Sie erhalten per Mail eine Kündigungsbestätigung. In der Vertragsliste wird der Status hinterlegt, dass die Kündigung in Bearbeitung ist.

6. Sonstige Bereiche im BOS:

Chancen/Chancenliste Hier werden alle angelegten Chancen aufgelistet. Diese kleine Chancenliste bietet einen Überblick über

einen möglichen Umsatz. Eine Selektion kann nach den jeweiligen Spaltenüberschriften erfolgen. Faktura Hier werden alle Rechnungen, Gutschriften die Sie von blue:solution erhalten als PDF hinterlegt.

Belege

Über den Button - kann der jeweilige Beleg gespeichert werden.