bpp 602 security and safety addministration
TRANSCRIPT
DIPLOMA PENGURUSAN PERNIAGAAN KVSEMESTER 6:
PENTADBIRAN keselamatan
pejabat
Pn Kamizatul Liyana Kamarudin
KVMT
HASIL PEMBELAJARANLANGKAH KESELAMATAN PERSEKITARAN PEJABAT
KENALPASTI SISTEM PENTADBIRAN KESELAMATAN PEJABAT
MELAPORKAN AKTIVITI SISTEM PENTADBIRAN KESELAMATAN PEJABAT
KOMPENTENSI 1Mengenalpasti Jenis Ancaman
Mengenalpasti Langkah Keselamatan Pejabat
Mengenalpasti Akta OshaMengenalpasti Jenis Dokumen Kawalan Dan Sistem Keselamatan
Apa Itu Ancaman?Suatu penyataan niat untuk
mencederakan atau menghukum, atau sesuatu yang mendatangkan bahaya atau mudarat.
Penyata niat untuk menimbulkan rasa sakit, kecederaan, kerosakan atau tindakan lain yang bermusuhan pada seseorang sebagai balasan untuk sesuatu yang dilakukan atau tidak dilakukan.
Hazard & Threats??Ancama
n/ threats
?Bencan
a/ hazard
Bahaya yang disebabkan oleh bukan manusia
Bahaya yang disebabkan oleh manusia
Jenis – Jenis Ancaman
Keganasan
•?
Kecurian
•?
Penceroboham
•?
TUGASAN KUMPULAN
Bincangkan 3 jenis ancaman yang tersebut di atas dalam kumpulan anda dalam masa 15 minit dan bentangkan di hadapan kelas.
Pencerobohan Keganasan
Merupakan satu tindakan ugutan atau ancaman di tempat kerja yang berbentuk fizikal atau bukan fizikal yang boleh mempengaruhi keselamatan pekerja.
Jenis – Jenis Ancaman
Kecurian
Merupakan tindakan mengambil sesuatu barang berharga milik syarikat tanpa izin yang mana boleh berlaku dari pihak dalam organisasi atau pihak luar.
Merupakan satu tingkah laku memasuki sesuatu kawasan larangan tanpa kebenaran pihak yang bertanggungjawab.
Contohnya: perkauman, penghinaan, gangguan seksual.
Contohnya : pecah
amanah
Contohnya: kes
pencerobohan lahad
datu
Jenis Keganasan Di Tempat Kerja
Keganasan dari orang asing
Keganasan dari pelanggan
Keganasan dari rakan sekerja
Keganasan dari perhubungan peribadi
Contoh Keganasan Di Tempat Kerja
Pembulian Lisan •Bahasa kesat atau menyakitkan hati, gerak isyarat atau kelakuan tidak sopan lain terhadap penyelia, rakan sekerja, atau orang awam
Kelakuan tidak sopan •Seperti menjerit, membuang atau melontar objek, menumbuk dinding, dan menghempas pintu
Kenyataan yang tidak wajar •Kenyataan yang delusi.
Apakah maksud Delusi?Bincangkan.
Jawapan: penipuan, palsu, tidak berasas
dan tidak tepat
Faktor risiko keganasan di tempat kerjaKetidakpastian tugasPenggunaan maklumat dan teknologi baru
yang semakin meningkat membawa kepada perubahan tugas sesuatu pekerjaan, perubahan komunikasi dan perubahan interaksi. Faktor-faktor ini dikaitkan dengan beban kerja yang meningkat.
Amalan pengurusan yang bertujuan untuk mengurangkan pekerja (downsizing), yang menyebabkan beban kerja intensif yang lebih berat dan banyak.
Langkah PENCEGAHAN KEGANASAN di tempat kerja
SEBELUM SEMASA SELEPAS
SEBELUM•Mengamalkan dan menggalakkan dasar pencegahan dan pampasan terhadap gangguan
•Mewujudkan Kod tingkah laku yang jelas
•Menganjurkan sesi kesedaran dan latihan
•Tidak membenarkan konflik bertukar kepada gangguan atau tindakan ganas
•Sediakan garis komunikasi yang berkesan
•Beri perhatian khusus kepada kualiti hubungan di kalangan ahli-ahli satu pasukan kerja
•Menggalakkan penerimaan perbezaan individu
SEMASA
•Jangan mencetuskan penyerang
•Tegas dan memberikan jawapan pendek seperti "Ya atau tidak”
•Jangan berdebat atau bercanggah dengan penyerang
•Bawa berbincang terhadap sesuatu masalah
SELEPAS•Menggalakkan mangsa untuk memfailkan aduan rasmi
•Sediakan langkah-langkah untuk membantu mangsa
•Menjalankan siasatan
•Menawarkan bantuan dalam tuntutan ganti rugi
•Menyimpan rekod semua insiden keganasan di tempat kerja dalam organisasi
•Memastikan bahawa tindakan undang-undang dan disiplin sewajarnya diambil terhadap penyerang atau kumpulan yang menceroboh.
•Mengukuhkan langkah-langkah pencegahan yang sedia ada
KESELAMATAN PEJABAT
STESEN KERJA
Desktop area
Drawers
Chairs/Mats/Static control
PROSEDUR KECEMASANNO TELEFON KECEMASAN
PERTOLONGAN CEMAS
KEBAKARAN PELAN KECEMASAN BANGGUNAN
TERCATAT BERDEKATAN DENGAN TELEFON
NO POLIS, BOMBA DAN LAIN-LAIN
BINCANGKAN Tindakan bagi 3 prosedur
kecemasan tersebut:Pertolongan cemas
kebakaran
Pelan
kecemasan banggunan
Security Measures Filing Room:
◦ Secured filing room.
◦ Movement Card
◦ SOP for Filing Room Access
Workplace◦ SOP for access to office keys
◦ SOP for employee doing overtime
Computer Hardware / Software:◦ Security cable for pc
◦ Antivirus
◦ Firewall
◦ Software download policy
Security Measures Network [LAN / WiFi]:
◦ Branded router switch
◦ Server in secured server room
◦ WiFi
Workplace◦ SOP for access to office keys
◦ SOP for employee doing overtime
◦ Perimeter access system [biometric, swipe card, touch & go] etc
THE OCCUPATIONAL SAFETY AND HEALTH ACT (OSHA)
AKTA KESELAMATAN DAN KESIHATAN PEKERJAAN
TUJUAN AKTA OSHA 1994Untuk mempromosi dan
menggalakkan kesedaran keselamatan dan kesihatan pekerjaan di kalangan pekerja dan mewujudkan organisasi yang mempunyai langkah-langkah keselamatan dan kesihatan yang berkesan.
SKOP AKTA OSHA, 1994 Ia meliputi, Pembuatan, Perlombongan dan
Kuari, Pembinaan, Pertanian, Perhutanan dan Perikanan, Utiliti (Elektrik, Gas, Air dan Perkhidmatan Kebersihan), Pengangkutan, Penyimpanan dan Komunikasi, Perdagangan Borong dan Runcit, Hotel dan Restoran Kewangan, Insurans, Harta Hartanah dan Perkhidmatan Perniagaan, Perkhidmatan Awam dan Pihak Berkuasa Berkanun
Kecuali: 1. Kerja di atas kapal kapal 2. Angkatan Tentera
Nota: Akta Kilang dan Jentera 1967 hanya meliputi, pembuatan, perlombongan, kuari dan pembinaan industri
KAWALAN DOKUMENKawalan yang sesuai mesti disediakan supaya kebenaran dan ketepatan rekod yang akan dikekalkan.
FAIL INTEGRITI (berdasarkan fakta, tepat, dan benar)Hanya boleh diakses dan / atau diubah suai yang diberi kuasa untuk berbuat demikian. Contoh = rekod perubatan, rekod kewangan, rekod pendidikan
KERAHSIAAN REKODMaklumat yang terkandung perlu digunakan hanya untuk tujuan yang dimaksudkan. Contoh = rekod perubatan pesakit, tahun lepas penyata cukai pendapatan untuk pelanggan
REKOD KESELAMATAN PERLINDUNGAN REKODMelindungi rekod daripada kemusnahan, kerosakan dan
melindungikerahsiaannya.
KESELAMATAN REKODMelindungi rekod daripada bahaya fizikal yang wujud dalampersekitaran pejabat seperti lonjakan elektrik dan bencanasemula jadi
KESELAMATAN REKODMelindungi rekod daripada capaian yang tidak dibenarkan:Keselamatan fizikal - menyekat akses melalui penggunaan
perkakasan, kemudahan, atau storan elektronikKeselamatan logikal - berkaitan dengan prosedur yang terdapat
dalam program perisian untuk menyekat capaian individu kepada rekod
Prosedur rekod keselamatan
Salinan rekod (backup)Menukar kepada salinan keras atau cakera padat untuk penyimpanan
jangka panjang
Ciri-ciri keselamatan dokumen
Keselamatan kertas
•Kertas yang tahan lasak•Melindungi dokumen daripada pemalsuan.
Keselamatan Pantograph
•Pada dokumen asal, perkataan keselamatan, seperti SAH tidak dapat dilihat.•Apabila pengguna memalsukan dokumen itu, perkataan TIDAK SAH akan muncul.
Penggunaan dakwat yang tahan lama
•Dakwat akan kekal lama.
Percetakan mikro•Pada asalnya, perkataan boleh dibaca di bawah kanta pembesaran.•Pada salinan, cetakan mikro tidak boleh dibaca.
Ciri-ciri keselamatan dokumen
Yey kuiz!Terangkan langkah PENCEGAHAN
KEGANASAN di tempat kerja berserta contoh.
(6 markah)Bincangkan langkah-langkah untuk
memastikan keselamatan rekod.(4 markah)
(MASA DIBERI SELAMA 15MINIT)
KOMPENTENSI 2Prosedur keselamatan pejabatMengamalkan teknologi baru keselamatan pejabat dan sistem keselamatan
Menguatkuasakan langkah-langkah keselamatan di dalam bilik pemfailan
Menguatkuasakan langkah-langkah keselamatan di tempat kerja
Tahap keselamatan dan pergerakan dokumen
POLISI KESELAMATANSemua majikan yang mempunyai lebih daripada 5 pekerja mesti menggubal dasar keselamatan dan membuat prosedur keselamatan kepada pekerjanya. Dasar-dasar keselamatan yang terlibat adalah:
KURSUS PENGURUSAN PERNIAGAAN/PMJJUN2015
Satu kenyataan daripada komitmen
organisasi untuk menyediakan tempat kerja yang selamat
dan sihat
Penjelasan siapa yang bertanggungjawab bagi keselamatan dalam organisasi - semua peringkat
hendaklah mempunyai orang bertanggungjawab
Keterangan mana-mana prosedur atau struktur yang wujud untuk melaksanakan amalan kerja yang
selamat
Majikan mempunyai beberapa kaedah untuk merangka dasar keselamatan. Mereka boleh:
Melantik sebuah jawatankuasa dalaman untuk merangka prosedur dan dasar yang sesuai.
Sewa perunding untuk menyediakan suatu draf pertama.
Menyesuaikan dasar yang sedia ada dari firma lain.
JAWATANKUASA KESELAMATAN
Fungsi jawatankuasa itu termasuk:
Mewujudkan dasar mengenai perkara-perkara keselamatan dan kesihatan. Termasuk penetapan peraturan dan peraturan-peraturan
Menganalisis rekod kemalangan dan masalah kesihatan
Penyiasatan kemalangan dan membuat cadangan untuk mengelakkan kejadian yang sama
Merancang dan melaksanakan program-program kesedaran keselamatan dan kesihatan
Mengesyorkan pembelian peralatan keselamatan yang sesuai, di mana berkaitan
Setiap polisi dan prosedur keselamatan berbeza antara setiap firma. Ia bergantung kepada jenis perniagaan firma tersebut.
CONTOH:C:\Users\Liyana\Desktop\Workplace_Safety_Procedures_DW112204.pdf
C:\Users\Liyana\Desktop\AP 2014-2 Peraturan Keselamatan Pejabat.pdf
Contoh polisi dan prosedur keselamatan yang digunakan
di sekolah di Malaysia
C:\Users\Liyana\Desktop\JKKP JOHOR-Perlaksanaan Pengurusan KKP yang Lebih Efektif di Sektor Pendidikan.pdf
Tugasan individu:Setiap pelajar dikehendaki
mencari polisi dan prosedur keselamatan bagi firma atau organisasi sekolah dan perniagaan.
Sumber: internet, buku, majalah, dan lain-lain.
Print dan hantar.15/07/2015
TEKNOLOGI BARU DALAM SITEM KESELAMATAN PEJABATFirma digalakkan mengamalkan
teknologi baru mengikut peredaran zaman dalam memastikan keselamatan pejabat.
Antara teknologi baru yang sering digunakan seperti:
Kamera cctvAntivirusAlat imbasan badanSistem alarm/penggeraDll
KAWALAN DOKUMENKeselamatan Dokumen bermaksud kawalan ke atas dokumen rahsia rasmi dan dokumen rasmi daripada pendedahan tanpa kebenaran.
KESELAMATAN BILIK FAIL
Disimpan di bilik berkunciMempunyai sistem cctvMempunyai sistem pasword keselamatan
Hanya boleh diakses oleh orng yang berkepentingan sahaja
Bilik fail mempunyai SOP tersendiri
AMALAN KESELAMATANBagaimana anda boleh membantu dalam keselamatan organisasi: Menjaga barang-barang peribadi anda.
Pengemasan baik di pejabat [Berikut adalah peringatan daripada apa tindakan yang perlu diambil untuk mengelakkan pelanggaran peraturan keselamatan]
Jangan sekali-kali meninggalkan sebuah beg tangan atau dompet di atas meja anda atau di dalam poket kot anda
Jangan meninggalkan pejabat tanpa dijaga dan tidak berkunci
Adalah penting untuk ingat bahawa walaupun kawalan akses mengehadkan pergerakan orang yang tidak memegang kad akses peribadi / ID, ia tidak mewujudkan persekitaran yang sama sekali selamat
Berhati-hati dengan pelawat yang tidak dijangka di pejabat dan jika anda mempunyai keraguan tentang status pelawat, jangan biarkan mereka bersendirian di pejabat
Melaporkan kerosakan premis kepada organisasi
Mempunyai first aid, langkah keselamatan kebakaran dan lain-lain
Melaporkan kecemasan yang berlaku di organisasi
sebagai contoh kemalangan, kecuaian dan lain-lain
Melaporkan kecurian
TAHAP KESELAMATAN DAN PERGERAKAN DOKUMEN MENGAWAL AKSES ORANG LUAR
Sesetengah syarikat mempunyai anggota keselamatan yang memastikan setiap pelawat menandatangani buku log.
Log menunjukkan nama, alamat pelawat, dan nama orang atau pejabat yang dilawati.
Beberapa syarikat menghantar pekerja untuk lobi mengiringi pengunjung kembali ke pejabat.
Dalam pejabat yang lebih kecil, penyambut tetamu boleh hadir di pejabat hadapan dan boleh menyaring pelawat.
MENGAWAL AKSES PEKERJADi sesetengah syarikat, pekerja mesti memakai
pengenalan (ID) lencana. Lencana ini digunakan untuk mendapatkan pintu masuk ke bahagian bangunan. Lencana mungkin mengandungi:
a. gambar pekerja atau cap jari.b. kod magnet dan boleh dibaca oleh pembaca
kad untuk membolehkan pintu masuk ke bilik dokumen dan peralatan.
.
Yey kuiz!Nyatakan dan lakarkan 5 alat
teknologi semasa yang boleh digunakan dalam sistem keselamatan pejabat.
(10 markah)
(MASA DIBERI SELAMA 15MINIT)
KOMPENTENSI 3Menilai prestasi keselamatan pejabat dan sistem keselamatan
Tulis laporan aktiviti keselamatan
Menyusun data prestasi sistem keselamatan keselamatan
Mengemukakan laporan kepada ketua