Rust bewaren op de afdeling planning en het aanleveren van

zuivere werktijden en toeslagen. Dit zijn grote uitdagingen voor uw

roostermakers en de collega’s van de administratie. Door gebruik te

maken van goed gereedschap worden deze complexe werkzaamheden

een stuk eenvoudiger.

Vakgereedschap voor personeelsplanning en urenverwerking

Waarom blijven werken met ingewikkelde spreadsheets als er

gereedschap bestaat dat speciaal ontwikkeld is voor het maken van

personeelsplanningen en het registreren van de gewerkte uren?

Automatische controle op wetgeving, cao en de juiste samenwerking

met uw medewerkers scheelt doorgaans een hoop discussie achteraf.

Wel zo prettig met al die verschillende wensen!

Professionele software in de cloud of op uw eigen server. Veel

branchespecifieke modules en de mogelijkheid om te koppelen met de

bestaande applicaties in uw omgeving.

“Goed gereedschap is het halve werk.”

Dennis Schuuring,

Mede-oprichter WorkForce Pro

Er zijn verschillende softwarepakketten op de markt waarmee je ook

roosters kunt maken, maar hun hoofddoel ligt vaak elders.

WorkForce Pro is helemaal ontwikkeld om in zo kort mogelijke tijd

en met zo min mogelijk inspanningen een kwalitatief hoogstaande

personeelsplanning te maken.

U vindt dit te mooi voor woorden? Dat begrijpen wij helemaal. Want

het kostte eerlijk gezegd wel wat hoofdbrekens om dit programma te

maken. Lees wat de bedenkers Govert Schuuring en Dennis Schuuring

daarover vertellen.

Nieuwe generatie planningsoftware

“In 2003, tijdens mijn studie softwareontwikkeling, kwam ik in

contact met een manager van een groot hotel in Amsterdam

en hoorde dat er geregeld gedoe was over de roosters. Ik vroeg

me af met welke software hij werkte en waarom hij bij het

samenstellen van de roosters niet beter samenwerkte met de

medewerkers. Hij gaf aan dat hij, wegens gebrek aan beter,

Excel gebruikte. Ik gaf aan dat ik graag voor hem een applicatie

zou maken waarmee hij voortaan met één druk op de knop een

rooster kon maken en waarbij alle wensen van de medewerkers

werden afgewogen. En zo werd de basis voor WorkForce Pro

gelegd.

Kort daarna heb ik mijn vader, Govert, enthousiast gekregen

om de applicatie op de markt te brengen. Vooral omdat al

snel bleek dat zeer weinig bedrijven tot 1.000 medewerkers

beschikten over dergelijke professionele software. Hier werd

enorm veel tijd gestoken in bewaking van de wetgeving (atw,

cao), er werd nauwelijks samengewerkt met de medewerkers

en er waren geen mogelijkheden om met andere systemen

te koppelen. Zonde! We hadden dus een duidelijke missie: er

moest professionele software komen voor alle bedrijven die hun

roosters nog maakten in Excel of uitwerkten op

een whiteboard.”

- Dennis Schuuring

“Ik vroeg mij af waarom

hij, bij het samenstellen

van de roosters, niet

beter samenwerkte met

de medewerkers.”

“Zolang er nog bedrijven

zijn die plannen in Excel

is onze missie nog niet

voltooid!“

“We hebben in de eerste jaren twee maal op het punt gestaan

om te stoppen met de ontwikkeling van Workforce Pro. Met

name het geautomatiseerd roosteren en bewaking van al die

verschillende wetgevingen… wat een puzzel! Door veel samen

te werken met ondernemers, hun roostermakers en accountants,

zijn we uiteindelijk tot een schitterend eindresultaat gekomen.

Daar zijn we tot op de dag van vandaag enorm trots op!

Door de opkomst van Cloud en de vraag naar Software as a

Service (SaaS) waren we genoodzaakt op zoek te gaan naar een

krachtige ICT partner. Deze kwaliteiten hebben we gevonden in

Korton Group. WorkForce Pro maakt sinds 2013 onderdeel uit

van Korton Group waardoor het aangeboden kan worden als een

volwaardige SaaS oplossing vanuit onze eigen hoogwaardige

datacenters.”

- Govert Schuuring

Door voortdurend te luisteren naar directeuren, HR-managers,

roosterverantwoordelijken, controllers en systeembeheerders hebben we

kunnen bepalen wat essentieel was voor de applicatie.

Het resultaat mag er zijn. Werken met WorkForce Pro doet wat met

uw bedrijf:

• Met dit programma kunt u de werklast efficiënter verdelen over uw

medewerkers. Dus met minder mensen meer doen.

• Door het roosterproces te optimaliseren – en dat gebeurt absoluut met

WorkForce Pro! – kunt u meer en gelijkmatiger rekening houden met

de wensen van uw medewerkers. U verhoogt dus hun welbevinden.

• Bent u daardoor opeens een charitatieve instelling geworden? Zeker

niet, want met WorkForce Pro bespaart u op uw kosten en u vergroot

de kwaliteit van het administratieve proces. De besparingen op de

loonkosten van uw medewerkers kunnen oplopen tot 3 procent.

• U doet dat door handmatige handelingen te vervangen door

geautomatiseerde functionaliteiten.

• U doet dat ook door de inroostering, verwerking en verantwoording

van gewerkte uren te integreren in één digitale omgeving.

• U kunt verder heel gemakkelijk gegevens uitwisselen met andere

systemen.

• Last but not least kunnen de verantwoordelijken binnen uw organisatie

zich door bovenstaande voordelen meer richten op de kwaliteit van

het workforcemanagementproces. Uw beleid komt zo ook nog eens

beter uit de verf.

Optimale planning

Met WorkForce Pro genereren uw roostermakers

binnen een kort tijdsbestek een personeelsplanning.

Als u dat wilt, kan het programma volledig automatisch

met roostervoorstellen komen aan de hand van de

door u gewenste bezetting. Zo krijgt u een optimaal

roosterresultaat voor elke mogelijke cyclus.

WorkForce Pro heeft uitgebreide

autorisatiemogelijkheden. Een onbeperkt aantal

gebruikers kan er tegelijkertijd mee werken. Door

de eenvoudige en overzichtelijke indeling van de

applicatie is de software gemakkelijk aan te leren,

de kans is groot dat u direct uw weg zult vinden.

Uniek kloksysteem voor digitale tijdregistratie

De WorkForce Pro Clock is optioneel. Een

onderscheidend en uniek systeem voor digitale

tijdregistratie. De geregistreerde uren worden

automatisch verzonden naar WorkForce Pro waar ze

vervolgens worden verwerkt. In die verwerking let het

systeem erop of ze voldoen aan het bedrijfsbeleid,

de geldende wetgeving en de cao die van toepassing

is. Zonder noodzakelijke menselijke tussenkomst

berekent WorkForce Pro de zuivere werktijden, gevoed

door het werkrooster en het kloksysteem.

Bovendien kan WorkForce Pro Clock ingezet worden

als communicatiemiddel met uw medewerkers. Het

systeem vraagt bijvoorbeeld om een reden als iemand

te laat is en geeft mededelingen aan de medewerkers

die zich aan- of afmelden.

Vroegtijdig bijsturen

Doelgericht sturing geven aan de inzet van uw

personeel. Snel de gaten in de personeelsbezetting

vullen. De beschikbare invallers zijn direct

inzichtelijk. Indien gewenst ontvangen alle

mogelijke invallers een verzoek om te komen

werken. WorkForce Pro informeert over de kwaliteit

en de omvang van de personeelsinzet. U krijgt dus alle

gelegenheid om vroegtijdig en doelmatig bij te sturen.

Zo kunt u eenvoudig omgaan met pieken en dalen in

het werkaanbod.

In de klantcases leest u hoe prettig dit in de

praktijk werkt.

Hét vakgereedschap in handen

Roostermakers die werken met WorkForce Pro geven

aan niet meer anders te willen. Dat is niet

verwonderlijk. Zij hebben hét vakgereedschap in

handen. Ook de mensen op de loonadministratie

krijgt u enthousiast met WorkForce Pro. Zij

ontvangen namelijk de zuivere werktijden van iedere

medewerker. Geen gedoe en discussies meer over

gewerkte uren.

Cloud of eigen ICT omgeving

WorkForce Pro wordt aangeboden als cloud applicatie

(Software as a Service), maar kan ook worden

geinstalleerd in uw eigen ICT omgeving.

Voeding voor loonsoftware

De verantwoorde werktijden, die WorkForce Pro heeft

berekend, worden via de WorkForce Pro Gateway

verzonden naar uw loonsoftware. Zo ontstaat een

sterke keten van de personeelsplanning tot en met

de loonadministratie.

Koppelen

De WorkForce Pro Gateway is als het ware een virtuele

stekkerdoos waarmee u WorkForce Pro bijvoorbeeld

met HR-software of meer branchespecifieke applicaties

kunt verbinden.

Blijf in contact met uw

medewerkers

Met WorkForce Pro Connect is het mogelijk om via

de webpagina of de app te communiceren met uw

medewerkers. Hiermee hebben ze altijd inzage in de

laatste versie van hun roosters, kunnen ze de gewerkte

uren bekijken en/of indienen, beschikbaarheid

doorgeven voor de komende periode, diensten ruilen

met collega’s, vrij vragen en hebben ze direct inzicht

in de actuele absentsaldi zoals de verlof, tijd-voor-tijd,

compensatiedagen en ATV. Deze functionaliteiten

zorgen ervoor dat de medewerkers mee kunnen helpen

met de samenstelling van het optimale rooster.

Zorg voor opleiding

Snel aan de slag

Leert u graag zelfstandig? WorkForce Pro wordt

standaard geleverd met een handige Startgids.

Een van onze specialisten ondersteunt de eerste

dagen met het inrichten van de software.

Training op maat

Groepen trainen, op locatie of elders, volledige

inrichting door specialisten, we gaan graag met u

in gesprek over een optimaal traject voor uw

organisatie en de medewerkers.

Attractiepark Walibi Holland in Biddinghuizen verwelkomt jaarlijks een

kleine miljoen bezoekers. Om al deze bezoekers een heerlijk dagje uit te

bezorgen, staan van april tot oktober dagelijks zo’n 1000 medewerkers

klaar bij attracties en andere recreatiegelegenheden in het park.

Omdat zij vaak parttime werken, is een goede roosterplanning absoluut

essentieel. Die planning levert het management geen enkele kopzorg

meer op sinds het attractiepark werkt met WorkForce Pro, het

softwarepakket van Korton Group.

“WorkForce Pro neemt ons veel werk uit handen en maakt het mogelijk ook de meest flexibele roosters in te plannen.”

Egbert de Jong,

Assistent Manager Operationele Zaken

Flexibele roosters inplannen

“Wij werken met seizoenmedewerkers die veelal verschillende

roosters en werktijden hebben. De personeelsplanning is hierdoor een

ingewikkelde klus. Zo hebben we gedurende het hoogseizoen rond de

duizend medewerkers in dienst, van wie er iedere dag tussen de twee- en

driehonderd in het park nodig zijn bij attracties, souvenirwinkeltjes en

horecagelegenheden. WorkForce Pro neemt ons veel werk uithanden en

maakt het mogelijk ook de meest flexibele roosters in te plannen. Het

programma stelt op basis van de opgegeven voorwaarden automatisch de

meest ideale dienstroosters voor alle parkmedewerkers voor.

Omdat Walibi Holland in de wintermaanden gesloten is, is het werk

van onze personeelsplanners seizoensgebonden. Daardoor komt het

regelmatig voor dat wij nieuwe personeelsplanners in dienst nemen. Zij

moeten zonder een lang inwerkprogramma met het roosterprogramma

werken. Een eenvoudig en overzichtelijk roosterprogramma dat deze

personeelsplanners zichzelf kunnen aanleren werkt dan erg prettig.”

Minder fouten en sneller plannen

“Voorheen gebruikten wij Excel om al onze medewerkers in te roosteren.

Dat was een tijdrovende klus en bleek bovendien erg foutgevoelig.

Als er een formule verkeerd stond, kon het gebeuren dat te veel of te

weinig medewerkers ingeroosterd werden. Met WorkForce Pro gaat de

roosterplanning een stuk makkelijker en nauwkeuriger. Daar halen

wij veel winst uit. Bovendien besparen we op het planproces zeker een

kwart van de tijd.

Ook voor de parkmedewerkers werkt WorkForce Pro prettig. Met een

eigen inlogcode kunnen alle medewerkers op de Walibi Holland

WorkForce Pro webpagina hun rooster inzien, het aantal gewerkte uren

bekijken en vrije dagen aanvragen bij hun leidinggevende. Hierdoor is

het rooster voor alle medewerkers altijd en overal in te zien. Ook vanaf

hun smartphone kunnen ze inloggen op de roosterpagina. Met veel jonge

medewerkers en gevarieerde arbeidstijden is dat echt een pluspunt.”

International Wellness Resorts (IWR) is in 2011 ontstaan naar het idee

van de eigenaar en initiatiefnemer Gert van der Steen. Hij deed zijn

intrede in de wellnessbranche met de ontwikkeling en realisatie van het

inmiddels landelijk bekend staande sauna-, beauty- en wellnessresort de

Veluwse Bron. Van meet af aan bestond de ambitie om toonaangevend te

worden in de branche door de ontwikkeling van een landelijk netwerk van

kwalitatief hoogwaardige wellnessresorts en thermen rond een centraal

doel: het bieden van pure ontspanning aan de consument.

Door overnames van branchegenoten als Spa Sense (Geldrop), Elysium

(Bleiswijk), Spa Puur (Tilburg) en het landelijk bekende Zwaluwhoeve

heeft IWR in de korte tijd van haar bestaan een marktaandeel verworven

van bijna 50 procent. Vanuit de hoofdvestiging in Emst worden

momenteel circa 750 medewerkers aangestuurd. Samen zijn zij circa 1

miljoen bezoekers per jaar van dienst.

Al vanaf de start wilde Gert van der Steen werken met WorkForce Pro.

Hij had daar zo zijn reden voor. Nog steeds is hij zeer enthousiast.

Goed en compleet

“Een goed en compleet systeem voor roosterplanning en

urenverantwoording was voor ons meteen een must. We realiseerden ons

dat kwalitatief goed plannen en verantwoorden van gewerkte uren

van cruciaal belang waren bij de realisering van onze ambities rondom

kwaliteit en groei. WorkForce Pro is gewoon het enige systeem dat in

alle functionaliteiten voorziet.

Een van de belangrijke eisen aan het nieuwe systeem was de mogelijkheid

om kosten- en efficiencydoelen te bewaken. Bij een personeelsomvang

van meer dan 750 medewerkers is het een directe must om over

functionaliteiten te beschikken voor een zo doelmatig mogelijke inzet.”

“We hebben het aantal

handmatige handelingen tot een

minimum gereduceerd”

Gert van der Steen,

Eigenaar en initiatiefnemer IWR

Overall systeem

“Wij zetten WorkForce Pro in als overall systeem. Centraal geïnstalleerd

op het hoofdkantoor, met gebruiksrechten voor planners op elk van de

locaties. De inrichting is van dien aard dat men op lokaal niveau een zo

efficiënt mogelijke planning kan maken, terwijl op centraal niveau de

doelstellingen kunnen worden bewaakt.

Door koppelingen met onder meer onze HR en verloningssofteware

(AFAS) is een geheel gerealiseerd waarbij het aantal handmatige

handelingen tot een minimum is gereduceerd. Dit past in ons streven

naar een zo efficiënt mogelijke administratie, dus met zo weinig mogelijke

handmatige handelingen en foutkansen.

Een van de grote voordelen van WorkForce Pro is hierbij dat de

gewerkte uren volledig geautomatiseerd worden verwerkt tot de

gewenste uursoorten ten behoeve van de verloning. We werken

momenteel bovendien aan een koppeling van WorkForce Pro met ons

online reserveringsysteem xPlan.”

Cruciale rol

“Wij sturen IWR aan op basis van kritische prestatie-indicatoren (KPI’s). De

personeelskosten spelen daarbij een erg belangrijke rol. WorkForce Pro

voorziet in mogelijkheden om de inzet van medewerkers automatisch te

relateren aan KPI’s, zodanig dat de (voorgenomen) inzet van medewerkers

meteen inzicht geeft in de daarmee gepaard gaande kosten en de

verschillen ten opzichte van het budget.

WorkForce Pro speelt ook een cruciale rol wanneer wij een overname

doen. We rollen dan WorkForce Pro als een van de eerste middelen uit naar

het overgenomen bedrijf. Het gaat dan niet alleen over de software. Ook

wordt direct WorkForce Pro Clock geïmplementeerd. Dit gebeurt in nauwe

samenwerking met specialisten van WorkForce Pro. Bij de overname van de

Zwaluwhoeve werd de uitbreiding binnen enkele weken gerealiseerd.”

“WorkForce Pro speelt ook een

cruciale rol wanneer wij een

overname doen.”

Sportbedrijf Almere werkt met lef en ambitie aan de ontwikkeling

en versterking van een sportief Almere. Jaarlijks verwelkomt het

sportbedrijf in acht sporthallen ruim 500.000 sporters en supporters.

Het faciliteert alle (sport)evenementen in Almere. Om al deze

sportievelingen een sportief uitje te bezorgen, steken de medewerkers

van het sportbedrijf dag in dag uit hun handen uit de mouwen. Zij zijn

de spil voor iedere sporthal en zorgen ervoor dat elk evenement een

succes is. Zij moeten zo efficiënt mogelijk worden ingeroosterd. Voor

alle sportlocaties moeten de gewerkte uren snel en foutloos worden

verwerkt. Daarvoor is professionele software onmisbaar. Die heeft het

sportbedrijf gevonden in WorkForce Pro.

“We hebben altijd een overzichtelijk beeld van de werktijden en vrije dagen van iedere medewerker”

Marcel van Alder (adviseur verhuur) &

Pieter Schrijver (planning sporthallen en evenementen)

Dienstroosters afgestemd op verhuur sporthallen

Van Alder: “De inzet van medewerkers is sterk afhankelijk van de verhuur

van onze sporthallen. WorkForce Pro helpt ons hierbij. Het programma

stemt de dienstroosters van medewerkers volledig automatisch af op de

verhuur. Zo voorkomen we dat er te veel of te weinig medewerkers

staan ingeroosterd tijdens evenementen of onderhoud aan de hal. Voor

ons en de medewerkers is dat echt een groot pluspunt.”

Schrijver: “Omdat in de wintermaanden meer sportevenementen in

de sporthallen zijn dan in de zomermaanden, zijn de werkweken en

werktijden van onze sporthalmedewerkers seizoensgebonden. Dit maakt

het soms lastig om personeel goed in te plannen binnen de afspraken in

hun arbeidscontract. Maar met WorkForce Pro gaat ook dat vlekkeloos.

We hebben altijd een overzichtelijk beeld van de werktijden en vrije

dagen van iedere medewerker en kunnen het rooster hierop aanpassen.

Bovendien houdt WorkForce Pro rekening met de afspraken binnen de cao,

zoals arbeidstijden. Je krijgt direct een melding als het rooster van een

medewerker niet aansluit op de gemaakte afspraken.“

Roosters centraal regelen

Van Alder: “Het beheer en de personeelsplanning van de acht sporthallen

worden sinds een aantal jaar centraal geregeld. Voor ons en de

sporthalmedewerkers was dit een grote verandering, maar met behulp

van WorkForce Pro hebben wij grote stappen vooruit gemaakt op het

gebied van personeelsplanning en het beheer van de sporthallen. Door

met WorkForce Pro de planning van het personeel voor alle sporthallen te

regelen, kunnen we de sporthalmedewerkers nu veel efficiënter inzetten.”

“Het programma stelt automatisch de meest ideale dienstroosters op

voor alle sporthallen. We maken niet meer gebruik van acht aparte

dienstroosters waardoor de samenwerking tussen de sporthallen beter

is. De sporthallen maken nu gebruik van elkaars capaciteit, omdat

medewerkers worden ingezet op meerdere locaties.”

Aanzienlijke besparingen

Schrijver: “Al in de eerste twee jaar dat wij WorkForce Pro gebruikten

voor personeelsplanning, zagen we resultaat. Via natuurlijk verloop

is het aantal medewerkers gedaald van dertig naar twintig. Dit

hoefde niet aangevuld te worden door een grotere efficiency van het

rooster. Dat leverde in twee jaar een besparing op van ruim €50.000

op de personeelskosten. Bovendien werden structurele tijdbesparingen

gerealiseerd binnen het planningsproces en de verwerking van de gewerkte

uren.”

“Omdat het programma eenvoudig en overzichtelijk werkt, besparen we

veel tijd op het plannen. Vroeger maakten we de dienstroosters in Excel.

Dat deed iedere beheerder van elke sporthal voor zich. Dat was een

tijdrovende en foutgevoelige klus. Iedere sporthalbeheerder was ruim

drie uur per week bezig met een planning en tijdregistratie. Nu doen we

dat met één medewerker binnen drie uur voor alle acht sporthallen.”

Roosters inzichtelijk

Schrijver: “Hoewel onze medewerkers in het begin moeite hadden met

de centrale aansturing voor alle sporthallen, staan ook zij hier nu positief

tegenover. WorkForce Pro draagt daaraan bij. Met een eigen code kunnen

zij inloggen op de WorkForce Pro-webpagina en hun rooster inzien, het

aantal gewerkte uren bekijken en vrije dagen aanvragen. Hierdoor is het

rooster voor alle medewerkers altijd en overal inzichtelijk. Dit is voor

hen echt van toegevoegde waarde, omdat zij soms een langere periode

niet werken. Bovendien hoeven de medewerkers niet meer zelf hun

tijdregistratie bij te houden. Met het kloksysteem van WorkForce Pro gaat

ook dat automatisch.”

023 555 50 60 • info@workforcepro.nl • www.workforcepro.nl