brigthroug 1 poniman
DESCRIPTION
heriTRANSCRIPT
BREAKTHROUGH I
(Diagnosa kebutuhan perubahan organisasi)
Oleh :
P O N I M A N
PEMERINTAH PROVINSI DKI JAKARTA
BADAN PENDIDIKAN DAN PELATIHAN
PENDIDIKAN DAN PELATIHAN KEPEMIMPINAN TINGKAT IV
ANGKATAN LXXXI TAHUN 2014
MENDIAGNOSA KEBUTUHAN PERUBAHAN ORGANISASI(Identifikasi, analisis, diagnosa perubahan, penetapan sasaran)
Nama peserta diklat : Poniman
Pendidikan dan pelatihan Tk : IV
Jabatan : Kapala Seksi Dinas Perizinan
Kecamatan Tanjung Priok Jakarta
Utara
1. Profil Lembaga
a. Nama SKPD/Unit Kerja/Satker : Dinas Pengawasan dan Penertiban
Bangunan Provinsi DKI Jakarta
b. Visi dan Misi : Visi dan Misi Dinas Pengawasan dan
Penertiban Bangunan Provinsi DKI
Jakarta adalah sebagai berikut ;
- Visi : “ Terwujudnya Tertib Penyelenggaraan Bangunan
Gedung yang Partisipatif”.
- Misi : untuk mewujudkan visi tersebut diatas, maka misi
DP2B adalah :
1. Menyempurnakan system pengawasan
penyelenggaraan bangunan gedung
penertibanpengelolaan lingkungan hidup dengan
prinsip - prinsip pembangunan berkelanjutan.
2. Menjalankan kebijakan lingkungan hidup dengan
menerapkan kaidah-kaidah Good Governance.
3. Meningkatkan pelayanan prima kepada
masyarakat dalam pengelolaan lingkungan hidup
4. Meningkatkan kapasitas, koordinasi dan
kerjasama pengelolaan lingkungan hidup antar
sektor, instansi maupun wilayah.
2. Struktur Organisasi :
3. Tugas dan Fungsi : Tugas dan fungsi dari Kepala Seksi
Dinas Perizinan kecamatan Tanjung
Priok adalah;
a. Menyusun bahan Rencana Kerja dan Anggaran (RKA) dan Dokumen Pelaksanaan Anggaran (DPA) LLHD sesuai dengan lingkup tugasnya;
b. Melaksanakan Dokumen Pelaksanaan Anggaran (DPA) LLHD sesuai dengan lingkup tugasnya;
c. Mengkoordinaksikan penyusunan Rencana Kerja dan Anggaran (RKA) dan Dokumen Pelaksanaan Anggaran (DPA) LLHD;
d. Melaksanakan monitoring, pengendalian dan evaluasi pelaksanaan Dokumen Pelaksanaan Anggaran (DPA) LLHD;
e. Melaksanakan kegiatan pengelolaan surat menyurat dan kearsipanf. Melaksanakan kegiatan pengelolaan kepegawaian;g. Melaksanakan kegiatan pengelolaan keuangan;h. Melaksanakan kegiatan pengelolaan barang;i. Menghimpun, menganalisis dan mengajukan kebutuhan per lengkapan
/ peralatan / inventaris kantor LLHD;j. Menerima, mendistribusikan dan mencatat/labeling contoh uji yang
akan dianalisis;k. Menyampaikan laporan hasil uji analisis;l. Memelihara keamanan, ketertiban, keindahan dan kebersihan kantor
LLHD;m. Melaksanakan publikasi kegiatan, upacara dan pengaturan acara
LLHD;n. Menerima, membukukan, menyetorkan, melaporkan dan
mempertanggung jawabkan penerimaan retribusi laboratorium lingkungan;
o. Mengkoordinasikan penyusunan laporan (keuangan, kinerja, kegiatan dan akuntabilitas);
p. Melaksanakan pengelolaan teknologi informasi LLHD;q. Menyiapkan bahan laporan LLHD yang terkait dengan tugas Subbag
Tata Usaha;r. Melaporkan dan mempertanggungjawabkan pelaksanaan tugas
Subbag Tata Usaha.
4. Data Pendukung : Data pendukung Subbag Tata Usaha
Laboratorium, UPT Laboratorium
Lingkungan Hidup Daerah, antara
lain ;
- Sumber Daya Manusia : 5 orang ( 1 orang sakit struk )
- Perlengkapan/Fasilitas : Ruang staf dilengkapi dengan sarana
kerja, ruang penerimaan contoh uji /
sampel lingkungan.
5. Lain-lain :
Alamat UPT. Laboratorium Lingkungan Hidup Daerah, BPLHD Provinsi
DKI Jakarta : Jl. Casablanca Kav.1 Kuningan
Jakarta Selatan
Peta Letak UPT. Laboratorium Lingkungan Hidup Daerah, BPLHD
Provinsi DKI Jakarta
6. Analisis kebutuhan perubahan organisasi
a. Identifikasi Masalah
Kondisi yang diharapkan Kondisi saat ini
1. Terkelolanya surat menyurat dan
kearsipan dengan baik.
2. Terkelolanya kepegawaian dengan
baik.
3. Memberikan pelayanan jasa
laboratorium dengan prima.
4. Terkelolanya teknologi informasi
LLHD dengan baik.
1. Surat menyurat masih
menggunakan system manual
sehingga membutuhkan waktu
yang lama bila melakukan
penelusuran.
2. Kearsipan belum semuanya di
tata sesuai dengan peraturan
yang berlaku dan secara
elektronik belum optimal.
3. Data base kepegawaian personil
UPT.Laboratorium Lingkungan
Hidup Daerah tidak ada,
sehingga bila ada masalah
kepegawaian membutuhkan
waktu lebih lama untuk
penyelesaiannya.
4. Registrasi layanan masih satu
atap, sehingga membuat miss
comunicaton antara petugas
layanan pada saat registrasi
layanan dan penyampaian hasil
uji laboratorium
5. Banyaknya pelanggan yang
menggunakan jasa laboratorium
sehingga pelayanan registrasi
sampel masih belum teratur.
6. Belum maksimalnya informasi
tentang penyelesaian hasil uji
laboratorium kepada pelanggan.
7. Masih sulitnya menelusuri
kondisi keberadaan kemajuan
analisis laboratorium sampai
dengan hasil uji laboratorium.
8. Belum maksimalnya penggunaan
teknologi informasi yang ada.
b. Permasalahan (masalah utama)
1. Data base kepegawaian UPT.Laboratorium Lingkungan Hidup
Daerah belum dikelola dengan baik
2. Belum tertatanya tatalaksana pelayanan terpadu ( pada registrasi
layanan ).
3. Pelayanan registrasi sampel masih belum teratur
4. Waktu pelayanan jasa laboratorium masih belum memenuhi target /
belum sesuai dengan target.
5. Belum maksimalnya informasi tentang penyelesaian hasil uji
laboratorium kepada pelanggan.
Penentuan Prioritas Masalah
Dengan metode USGNo. Masalah U S G TT Prioritas1.
2.
3.
4.
5.
Data base kepegawaian UPT.Laboratorium Lingkungan Hidup Daerah belum dikelola dengan baik .
Masih terjadi miss comunicaton antara petugas layanan pada registrasi layanan
Pelayanan registrasi sampel masih belum teratur
Waktu pelayanan jasa laboratorium masih belum memenuhi target / belum sesuai dengan target
Belum maksimalnya informasi tentang penyelesaian hasil uji laboratorium kepada pelanggan
3
4
4
5
4
3
4
4
4
3
2
3
4
4
3
8
11
12
13
10
V
III
II
I
IV
c. Analisis Masalah (cari penyebab masalahnya)
Mencari penyebab masalah dengan pohon masalah
Akibat
Sebab
Belum optimalnya pelayanan prima jasa laboratorium
Waktu pelayanan jasa laboratorium masih belum memenuhi target / belum sesuai dengan target
Belum optimalnya mekanisme
pelayanan jasa laboratorium
Belum optimalnya penggunaan sarana
dan prasarana
Kurangnya petugas / SDM
Kurangnya infor masi dan persyarat an pelayanan jasa
laboratorium
Masalah Pokok
Menentukan Prioritas Masalah Pokok dengan metode USG
No. Masalah U S G TT Prioritas1.
2.
3.
4.
Belum optimalnya mekanisme pelayanan jasa laboratorium
Belum optimalnya penggunaan sarana dan prasarana
Kurangnya petugas / SDM
Kurangnya informasi dan persyaratan pelayanan jasa laboratorium
5
4
4
4
4
4
5
3
4
3
3
2
13
11
12
9
I(Prioritas)
III
II
IV
Menentukan Prioritas Masalah Spesifik dengan metode USG
No. Masalah U S G TT Prioritas1.
2.
3.
4.
Tidak adanya evaluasi mekanisme pelayanan jasa laboratorium
Kurangnya sosialisasi mekanisme pelayanan jasa laboratorium
Belum adanya pengontrolan/ monitoring waktu pelayanan
Kurangnya komitmen dari personil laboratorium
4
4
5
5
3
4
4
4
3
3
4
3
10
11
13
12
IV
III
I(Prioritas)
II
d. Penetapan sasaran perubahan ( sasaran reform)
Tidak adanya evaluasi mekanisme
pelayanan jasa laboratorium
Kurangnya sosiali sasi mekanisme pelayanan jasa laboratorium
Belum adanya pengontrolan/
monitoring waktu pelayanan
Kurangnya komitmen dari
personil laboratorium
Masalah Spesifik
FORCE FIELD ANALISIS ( FFA )
Terwujudnya mekanisme kontrol waktu pelayanan jasa laboratorium
ARAH PERUBAHAN
Faktor Pendorong Faktor Penghambat
1. Standar Pelayanan Minimal Laboratorium Lingkungan Badan Pengelolaan Lingkungan Hidup Daerah
2. Sistem mutu yang dimiliki meliputi kebijakan, sistem, program, prosedur dan instruksi Laboratorium Lingkungan Badan Pengelolaan Lingkungan Hidup Daerah
3. Status Akreditasi Laboratorium Lingkungan Hidup dan sebagai laboratorium lingkungan rujukan.
4. Tuntutan peningkatan pelayanan dari stakeholder
5. Dukungan anggaran melalui APBD
1. Belum adanya prosedur monitoring/pengontrol waktu palayanan jasa laboratorium
2. Kurangnya persyaratan dan informasi tentang kondisi sampel/contoh uji.
3. Belum adanya alat untuk memonitor/mengontrol waktu pelayanan jasa laboratorium
4. Tingginya beban kerja, sehingga mengganggu jadwal kerja.
5. Kurangnya komitmen waktu yang ditetapkan.
6. Kurangnya sosialisasi mekanisme pelayanan jasa laboratorium
Alternatif Solusi Kegiatan :
1. Meningkatkan koordinasi, integrasi, sinkronisasi dan simplifikasi (KISS)
dalam tatalaksana pelayanan jasa laboratorium.
2. Menyusun prosedur dan format control / monitoring waktu palayanan
jasa laboratorium
3. Meningkatkan komitmen disiplin waktu pelayanan jasa laboratorium
4. Memanfaatkan penggunaan teknologi informatika.
MENENTUKAN ALTERNATIF PRIORITASDENGAN METODE COST BENEFIT ANALYSIS
Tujuan : Adanya pengontrolan/ monitoring waktu pelayanan jasa laboratorium, UPT Laboratorium Lingkungan Hidup Daerah
No. ALTERNATIF BENEFIT(Manfaat)
COST(BIAYA)
RATIO
1.
2.
3.
4.
Meningkatkan koordinasi integrasi, sinkronisasi dan simplifikasi (KISS) dalam tatalaksana pelayanan jasa laboratorium.
Menyusun prosedur dan format control / monitoring waktu palayanan jasa laboratorium
Meningkatkan komitmen disiplin waktu pelayanan jasa laboratorium
Memanfaatkan teknologi informatika
4
5
4
4
3
2
2
5
1,3
2.5(Prioritas)
2
0,8
e. Topik/judul proyek perubahan yang diusulkan :
Penyusunan prosedur dan format control / monitoring waktu pelayanan
jasa laboratorium UPT. Laboratorium Lingkungan Hidup Daerah.
Jakarta, 9 Juli 2014
( Rita Ningsih )
KESEPAKATAN AREA PERUBAHANPESERTA DIKLATPIM TINGKAT IV
1. Deskripsi Singkat Tugas dan Fungsi (peserta) ;
Sebagai bagian dari pelaksanaan pelayanan jasa laboratorium lingkungan
hidup di UPT Laboratorium Lingkunan Hidup Daerah, BPLHD Provinsi DKI
Jakarta, maka salah satu tugas dan fungsi dari Kepala Sub Bagian Tata
Usaha adalah melayani penerimaan contoh uji /sampel lingkungan untuk
dianalisis dan menyampaikan hasil analisis serta memberikan informasi
tentang pelayanan jasa laboratorium.
2. Area Organisasi Yang Bermasalah ;
UPT Laboratorium Lingkunan Hidup Daerah (LLHD) merupakan unit
pelaksana teknis dari Badan Pengelola Lingkungan Hiudp Daerah
(BPLHD) Provinsi DKI Jakarta yang bertugas menunjang pelaksanaan
pengelolaan lingkungan hidup di wilayah DKI Jakarta, dimana tugas utama
dari UPT Laboratorium Lingkungan Hidup Daerah adalah memberikan
pelayanan jasa laboratorium lingkungan. Sebagai pelayan jasa
laboratorium, UPT LLHD dituntut untuk dapat melaksanakan pelayanan
yang prima dan optimal, namun ada beberapa masalah yang dihadapi
oleh UPT LLHD, salah satunya yaitu belum optimalnya tatalaksana
pelayanan jasa laboratorium dimana target waktu pelayanan jasa analisa
laboratorium (14 hari kerja ) masih belum sepenuhnya tercapai, sehingga
hal tersebut belum memberikan kepuasan bagi sebagian pelanggan jasa
laboratorium.
3. Area Organisasi Yang Menjadi Area Perubahan (judul proyek perubahan) ;
Untuk mewujudkan mekanisme pelayanan jasa laboratorium yang
maksimal maka perlu disusun prosedur dan format control / monitoring
waktu pelayanan jasa laboratorium agar tercapai pelayanan jasa
laboratorium yang prima dan optimal.
Jakarta, 10 Juli 2014
MenyetujuiCoach
(Ir.Priyadi Priyautama I,MSi)
MenyetujuiAtasan Langsung
(Ir.Diah Ratna Ambarwati,MSi)
Peserta Diklat
( Rita Ningsih )
Mengetahui Kepala Bidang Diklat Kepemimpinan
Badan Diklat Provinsi DKI Jakarta
( Siti Maryam, SH. M.Pd )NIP. 196106271991122001
FORMULIR BAGI MENTORPADA TAHAP TAKING OWNERSHIP
1. Nama Peserta : Rita Ningsih
2. Instansi : BPLHD Provinsi DKI Jakarta
3. Topic yang dijadikan project perubahan (lingkup eselon)
: Penyusunan prosedur dan format control / monitoring waktu pelayanan jasa laboratorium UPT. Laboratorium Lingkungan Hidup Daerah
Catatan terhadap rencana aksi perubahan yang disiapkan perserta.
Rekomendasi
Jakarta, 10 Juli 2014
Mentor,
(Ir.Diah Ratna Ambarwati,MSi)
FORMULIR BAGI COACHPADA TAHAP TAKING OWNERSHIP
1. Nama Peserta : Rita Ningsih
2. Instansi : BPLHD Provinsi DKI Jakarta
3. Nama Proyek : Penyusunan prosedur dan format control / monitoring waktu pelayanan jasa laboratorium UPT. Laboratorium Lingkungan Hidup Daerah
Catatan terhadap rencana aksi perubahan yang disiapkan perserta.
Rekomendasi
Jakarta, 11 Juli 2014
Coach,
(Ir.Priyadi Priyautama I,MSi)
FORMULIR KEGIATAN PESERTA DIKLAT PADA TAHAP TAKING OWNERSHIP
1. Nama Peserta : Rita Ningsih2. Instansi : BPLHD Provinsi DKI Jakarta3. Rencana Area Perubahan :
No Hari/Tanggal
Kegiatan Output Diinfokan ke Coach
Tanggal
Paraf Mentor
1.
2.
3.
Senin, 7 Juli 2014
Selasa, 8 Juli 2014
Rabu, 9 Juli 2014
Laporan kepada atasan langsung / mentor menyampaikan apa yang telah di dapat pada saat on class dan men diskusikannya.
1. Ketemu coach untuk mendiskusikan permasalahan/masalah utama
2. Melakukan diskusi dengan mentor tentang hasil diskusi dengan coach untuk menentukan masalah utama.
3. Membuat prioritas masalah utama
1. Mencari penyebab masalah (analisis masalah) dan penetapan sasaran perubahan
2. Melaporkan dan mendiskusikan dengan mentor
Hasil diskusi tentang identifikasi masalah yang kemudian diisikan ke dalam tabel kondisi
Hasil diskusi penentuan masalah utama
Hasil diskusi penentuan masalah utama
Hasil/scoring prioritas masalah
Sasaran perubahan yang disepakati dan topik/judul proyek perubahan yang diusulkan
Senin, 7 Juli 2014
Selasa, 8 Juli 2014
Rabu, 9 Juli 2014
4.
5.
Kamis, 10 Juli 2014
Jum’at, 11 Juli 2014
3. Melaporkan kepada Coach
1. Menyusun kesepakatan area perubahan
2. Mendiskusikan dengan mentor dan coach
1. Melaporkan hasil penyusunan breakthrough I kepada mentor untuk evaluasi
2. Melaporkan hasil penyusunan breakthrough I kepada coach untuk di evaluasi
Kesepakatan Area Perubahan
Formulir bagi Mentor pada tahap taking ownership
Formulir bagi Mentor pada tahap taking ownership
Kamis, 10 Juli 2014
Jum’at, 11 Juli 2014
Jakarta, 11 Juli 2014
PESERTA DIKLATPIM TK. IVANGKATAN 81
( RITA NINGSIH )
Mengetahui Kepala Badan Diklat Provinsi DKI Jakarta
( Budihastuti)NIP. 195903151985032005
