brochure bce business cases en projecten in de zorg
DESCRIPTION
Brochure BCE Zorg die werkt - business cases en projecten in de zorgTRANSCRIPT
Business cases en projecten in de zorg
Zorg die werkt
www.bcase.nl
Prof. Bronkhorstlaan 10 - gebouw 96
(terrein Berg en Bosch)
3723 MB Bilthoven
T (030) 274 03 28
Business Case Entrepreneurs
Voorwoord
Beste lezer,
‘Zorg die werkt’, dat is de ondertitel van de brief die de minister van VWS begin
dit jaar naar de Tweede Kamer heeft gestuurd om haar beleidsdoelstellingen te
verduidelijken. Het is een aanstekelijk motto dat ook de houding van
BCE weerspiegelt.
In alle projecten die we door de jaren heen in de zorg hebben uitgevoerd, staat
het praktisch resultaat voor de klant voorop. Of het nu gaat om nieuwe werk-
wijzen, verbeteringen in de automatisering of daarbij passende besturing (en
managementinformatie); het gaat om oplossingen waarmee de mensen in de
praktijk hun voordeel kunnen doen. We onderscheiden ons doordat we de ba-
ten van de business case en de praktische werking ervan continu voor ogen
houden.
Hierna presenteren we u een selectie van onze cases die stevig zijn geworteld
in onze business case-aanpak. Deze eerste kennismaking met ons werk en
vooral dat van onze klanten, lichten we uiteraard graag nog eens aan u toe.
Zorg die werkt: BCE hanteert die slogan als leidraad in haar business cases en
projecten in de zorg. Alleen op die manier realiseren we écht toegevoegde
waarde voor onze klanten en voor de cliënten van onze klanten.
Joost van Bilsen & Eric van der Wolk,
partners Business Case Entrepreneurs
Maart 2011
Hoe implementeer je een
bedrijfskritiek systeem?
Opdracht BCE
Het voor de MEE’s ontwikkelde cliëntvolg- en bedrijfsinformatiesysteem is bij
MEE Utrecht, Gooi en Vecht als eerste organisatie na de pilotvestiging geïmple-
menteerd. De opdracht bestond uit de deelprojecten technische inrichting,
koppelingen, inrichting, conversie, training en opleiding, communicatie en live-
gang die volgens gezamenlijk gemaakte afspraken moesten worden gereali-
seerd. Ook zijn initiatieven opgestart om met alle MEE’s gezamenlijk inrich-
tingsvraagstukken te bespreken waar BCE binnen de opdracht tegenaan liep.
Resultaat
De implementatie is op alle deelprojecten voorbereid en gerealiseerd. MEE
Utrecht Gooi en Vecht heeft nu efficiëntere werkprocessen en betere mogelijk-
heden om die bedrijfsmatig aan te sturen. De consulenten hebben overal toe-
gang tot een compleet en inzichtelijk cliëntdossier.
Rol BCE
BCE was algemeen projectleider en stuurde deelprojectleiders aan. Ook was zij
sparringpartner bij inhoudelijke vraagstukken en initiatiefnemer en gespreks-
leider bij gezamenlijke MEE-initiatieven.
Uitdagingen binnen de opdracht
MEE Utrecht, Gooi en Vecht heeft een cliëntvolg- en bedrijfsinformatiesysteem
geïmplementeerd wat bedacht was door 11 MEE-organisaties en alle compro-
missen die hieruit zijn voortgekomen. Het was de uitdaging om binnen de af-
spraken die de MEE-organisaties gezamenlijk hebben opgesteld, een systeem
in te richten en te presenteren dat voor de medewerkers van deze MEE-
vestigingen als hun systeem werd gezien.
Over MEE
MEE biedt overal in het land
onafhankelijke, laagdrempe-
lige cliëntondersteuning aan
alle mensen met een handi-
cap, functiebeperking of
chronische ziekte. MEE is
vertrouwd met instanties,
regels en allerlei praktische
zaken en geeft onafhankelijk
advies en brengt de cliënt in
contact met de juiste organi-
saties en instanties.
MEE en innovatie
Door vergaande marktwer-
king, verzakelijking van de
relatie met opdrachtgevers
en bedrijfsmatige aansturing
van activiteiten was de auto-
matisering aan ingrijpende
vernieuwing toe. Voor MEE
Utrecht, Gooi en Vecht
speelde mee dat haar 3 ves-
tigingen eigen systemen
hadden. Door een nieuw
generiek systeem kon
efficiëntie en kostenbespa-
ring worden gerealiseerd.
Eén automatiseringssysteem
voor 11 organisaties
Opdracht BCE
Op basis van de veranderende eisen aan processen en de automatisering daar-
van is een globaal ontwerp van de toekomstige automatisering opgesteld. Met
dit ontwerp is een passende automatiseringsoplossing en bijbehorende leve-
rancier gekozen. Er is een project voor realisatie van het systeem opgezet en
afgerond waarbij voortdurend de balans tussen diversiteit van de 11 deelne-
mende MEE-organisaties en uniformiteit in de automatiseringskeuzes is be-
waakt. Het systeem is gepilot bij één MEE en bij deze eerste MEE-organisatie
geïmplementeerd.
Resultaat
Er is gekozen voor de ontwikkeling van een semi-standaard systeem op basis
van Microsof Dynamics NAV (voorheen Navision). Dit maatwerkproduct onder-
steunt de bedrijfsprocessen van de 11 MEE-organisaties en maakt betere
cliëntondersteuning en zakelijker bedrijfsvoering mogelijk. Dit systeem is opge-
leverd en de beheerorganisatie daarvoor is ingericht. Na een pilot is het sys-
teem met door BCE ontwikkelde standaarden (projectplan, conversiesjablonen,
inrichtingsmodellen) efficiënt en snel uitgerold over de andere MEE’s.
Rol BCE
Algemene projectleiding van het gehele traject van selectie, realisatie en aan-
sturing van leveranciers tot en met implementatie.
Uitdagingen binnen de opdracht
11 MEE-organisaties met ieder een eigen manier van werken met de neuzen
één richting op krijgen, was een uitdaging. Vanwege het aantal betrokkenen
heeft BCE gekozen voor workshops en presentaties om te komen tot één werk-
wijze, één systeemontwerp en één systeeminrichting flexibel genoeg om aan
de individuele eisen tegemoet te komen.
Over MEE
MEE biedt overal in het land
onafhankelijke, laagdrempe-
lige cliëntondersteuning aan
alle mensen met een handi-
cap, functiebeperking of
chronische ziekte. MEE is
vertrouwd met instanties,
regels en allerlei praktische
zaken en geeft onafhankelijk
advies en brengt de cliënt in
contact met de juiste organi-
saties en instanties. MEE
bestaat uit 22 regionale zelf-
standige MEE-organisaties
die zijn verenigd in MEE Ne-
derland.
MEE en innovatie
Door vergaande marktwer-
king, verzakelijking van de
relatie met opdrachtgevers
en bedrijfsmatige aansturing
van activiteiten was de auto-
matisering aan ingrijpende
vernieuwing toe. Op advies
van BCE hebben 11 MEE’s de
vereniging GOMS opgericht
om dit gezamenlijk te reali-
seren.
Een ‘branchehub’ voor de
elektronische communicatie van
dierenartsenpraktijken
Opdracht BCE
Voor realisatie van de ‘branche-hub’ heeft BCE het ICT-concept ontwikkeld,
een requirementstudie uitgevoerd en een leverancier geselecteerd en gecon-
tracteerd.
Resultaat
Er is een passende ICT-oplossing bedacht en uitgewerkt in een detailontwerp.
Voor de realisatie en exploitatie van de hub is een uniek samenwerkings- en
verrekeningsmodel ontwikkeld dat heeft geleid tot een contract tussen
VETbase en de ICT-leverancier Corilus. De hub is inmiddels in gebruik.
Rol BCE
BCE is bedenker van het ICT-concept en samenwerkingsmodel. BCE heeft de
leveranciersselectie uitgevoerd en de contractonderhandelingen geleid.
Uitdagingen binnen de opdracht
Projecten voor branchebrede ketenoplossingen hebben alle risico’s van falen in
zich. In geval van VETbase is het gelukt de verschillende belangen van alle sta-
keholders bijeen te brengen. Ook is een samenwerkings- en verrekeningsmodel
met de leverancier van het systeem uitonderhandeld waardoor voor de dieren-
artspraktijken een zeer low cost oplossing is gerealiseerd.
Over VETbase
VETbase, inmiddels omge-
doopt tot VETCIS - Veterinair
Centraal Informatie Systeem
- is een stichting waarin de
Koninklijke Maatschappij
voor Dierenartsen (de bran-
chevereniging van dierenart-
sen), de AUV (de grootste
coöperatie van dierenartsen
in Nederland) en de FIDIN
(de federatie van importeurs
van diergeneesmiddelen)
samenwerken.
VETbase en innovatie
VETbase is een uniek initia-
tief om een ‘branche-hub’
voor dierenartspraktijken te
realiseren waardoor alle die-
renartspraktijken in Neder-
land met hun ketenpartijen
kunnen communiceren.
Langs deze weg kunnen dier-
geneesmiddelen worden
besteld, elektronische factu-
ren worden verstuurd en
laboratoriumuitslagen wor-
den uitgewisseld.
Efficiëntere inzet van teams
in de thuiszorg
Opdracht BCE
Door grote verschillen in productsamenstelling en klantportefeuille is het moei-
lijk een standaard teamsamenstelling te definiëren die tot de hoogste efficiën-
tie leidt. Bovendien zorgen dagelijkse beslommeringen zoals ziekmeldingen en
extra verzoeken tot het leveren van zorg voor planningsproblemen en kosten-
verhoging. Het is daarom noodzakelijk de benodigde informatie voor het sa-
menstellen van een team en de consequenties van gemaakte keuzes beschik-
baar te stellen aan teamleiders in het veld.
Resultaat
BCE heeft een inzetmodel ontwikkeld waarmee de meest efficiënte teamsa-
menstelling kan worden vastgesteld. Het model rekent die ook door naar finan-
ciële consequenties en legt verband met planning en begroting. Teamleiders,
zorg- en teammanagers kunnen zelf vooraf de meest efficiënte teamsamenstel-
ling berekenen op basis van eigen resultaten uit het verleden en lering trekken
uit de prestaties van collega teamleiders. Ook kunnen resultaten van progno-
ses worden vergeleken met de best presterende teams binnen de organisatie.
Rol BCE
BCE heeft het inzetmodel ontworpen en gerealiseerd. Het model is zodanig op
gezet dat het zowel op organisatieniveau door de concerncontroller als door
zorg- en teammanagers kan worden gebruikt. De resultaten zijn getoetst en na
akkoord overgedragen aan de organisatie.
Uitdagingen binnen de opdracht
In een mensenbusiness als thuiszorg is het lastig de handen op elkaar te krijgen
voor zo’n modelmatige en kwantitatieve benadering. Waar het lukt die in de
praktijk hanteerbaar te maken voor mensen in de dagelijkse operatie, blijkt het
rendement daarvan zeer hoog.
Over Omring
Omring is een in Noord-
Holland opererende zorgor-
ganisatie. Met haar V&V-
teams bestrijkt de thuiszorg-
organisatie een groot areaal
en bedient ze tienduizenden
cliënten per jaar.
Omring en innovatie
De thuiszorg bevindt zich in
een krachtenveld waarin
enerzijds grote druk is kos-
tenefficiënt te produceren
en anderzijds gezocht wordt
naar betere dienstverlening
aan cliënten. Omring zoekt
daarin het optimum onder
meer met toepassing van
nieuwe technologieën zoals
Domotica en maatregelen en
middelen die de teameffici-
ëntie kunnen verhogen.
De digitale snelweg in de jeugdzorg
is geopend
Opdracht BCE
De opdracht die BCE heeft uitgevoerd, is het project BergOp. BergOp staat voor
het digitaliseren van de processen rond een wetenschappelijk instrumentarium
dat wordt gebruikt bij indicatiestelling van jeugdigen. Het realiseren van elek-
tronisch berichtenverkeer van applicatie naar applicatie is daarvan een belang-
rijk onderdeel. Twee leveranciers zijn door BCE geselecteerd en BCE heeft de
bureaus Jeugdzorg begeleid in de leverancierskeuze en contractonderhandelin-
gen. Onder regie van BCE is het proces bedacht, het elektronisch berichtenver-
keer uitgewerkt, gerealiseerd en geïmplementeerd bij alle bureaus Jeugdzorg.
Resultaat
Alle bureaus Jeugdzorg zijn aangehaakt aan dit project en hebben een leveran-
cierskeuze gemaakt. Beide leveranciers hebben hun automatiseringsoplossing
voor berichtenverkeer gebouwd, getest en opgeleverd. De digitale snelweg
voor de Jeugdzorg is geopend!
Rol BCE
BCE was projectleider en heeft haar rol na de projectfase overgedragen aan de
MOgroep.
Uitdagingen binnen de opdracht
Het betrof een innovatief project met veel partijen die van elkaar afhankelijk
waren. In de beginfase waren de twee leveranciers onderling competitief en in
een latere fase van het project was BCE de smeerolie om te voorkomen dat het
proces stagneerde tussen de partijen.
Over MOgroep*
De Maatschappelijk Onder-
nemers Groep is een bran-
cheorganisatie waarin ruim
1.700 ondernemers uit de
branches Welzijn & Maat-
schappelijk Dienstverlening,
Jeugdzorg en Kinderopvang
zijn verenigd. De MOgroep
treedt op als werkgeversor-
ganisatie.
*Inmiddels is de branche
Jeugdzorg separaat georga-
niseerd onder de naam
Jeugdzorg Nederland.
MOgroep en innovatie
MOgroep Jeugdzorg werkt
aan verschillende parallelle
projecten voor digitale ke-
tencommunicatie. Er is ge-
start met beveiligde e-
mailcommunicatie. Dit is
uitgewerkt naar volledig digi-
tale ketencommunicatie.
Koersbepaling voor ICT
in de gesloten jeugdzorg
Opdracht BCE
Jeugdzorg Nederland vertegenwoordigt vrijwel alle jeugdzorgaanbieders en
Bureaus Jeugdzorg. Sinds kort kunnen jeugdigen voor wie de kinderrechter een
machtiging heeft afgegeven niet langer in jeugdgevangenissen maar uitsluitend
in zogenaamde gesloten Jeugdzorgplus-instellingen worden geplaatst. Dit nieu-
we en delicate proces van plaatsing van jeugdigen vraagt om passende keten-
automatisering. BCE is gevraagd een audit te doen en te adviseren over de bes-
te automatiseringsoplossing om dit proces te ondersteunen.
Resultaat
Er is een bondig en begrijpelijk advies opgeleverd waarin de toekomstige op-
lossing voor het werkproces en de automatisering is beschreven. Ook is be-
schreven hoe op korte termijn resultaat kan worden behaald terwijl in verant-
woorde stappen naar een toekomstvaste brancheoplossing voor ketenautoma-
tisering wordt toegewerkt. Consensus met alle ketenpartijen was een even be-
langrijk doel als de inhoudelijke kwaliteit van de oplossing.
Rol BCE
BCE vervulde als auditor tegelijkertijd de rol van expert in dit veld als die van
regisseur van het proces van het bereiken van consensus.
Uitdagingen binnen de opdracht
In dit speelveld vervullen veel partijen een rol: de Bureaus Jeugdzorg, de Jeugd-
zorgplus-instellingen en het ministerie van VWS. Zij hebben elk vanuit hun eigen
verantwoordelijkheid het welzijn van de jeugdige hoog in het vaandel. De ICT-
koers moet deze belangen vanuit deze verschillende invalshoeken dienen.
Over Jeugdzorg Nederland
Jeugdzorg Nederland, voor-
heen bekend als MOgroep
Jeugdzorg, is de branchever-
eniging voor jeugdzorgorga-
nisaties. Ze behartigt de be-
langen van ondernemers in
de jeugdzorg en treedt op
als werkgeversorganisatie.
Vrijwel alle organisaties die
vallen onder de Wet op de
jeugdzorg zijn lid. Jeugdzorg
Nederland biedt zelf geen
directe zorg voor de jeugd,
maar schept de voorwaar-
den waaronder haar leden
hun werk optimaal kunnen
doen.
Implementatie Elektronisch
PatiëntenDossier (EPD)
Opdracht BCE
Vanaf 2006 worden landelijk twee onderdelen van het EPD ingevoerd: het
WaarneemDossier Huisartsen en het Elektronisch Medicatiedossier. Een van de
resultaten van de invoering hiervan is dat waar de patiënt ook zorgverlening
krijgt, de relevante medische gegevens altijd direct beschikbaar zijn. De regio’s
Rijnland & Midden-Holland spelen een voortrekkersrol als een van de eerste
regio’s die dit invoeren. De regio’s starten als ‘koploper’ met de uitwisseling
van het patiëntendossier tussen huisartsen en huisartsenposten. Dit project
wordt in opdracht van Reos Zorg en gezamenlijk met het NICTIZ en het ministe-
rie van VWS uitgevoerd.
Resultaat
Een operationeel EPD in de regio waardoor betere en snellere dienstverlening
aan patiënten mogelijk is. Op technisch vlak zijn alle lokale systemen van huis-
artsen en huisartsenposten aangesloten op het landelijke schakelpunt.
Rol BCE
BCE verzorgde de projectleiding over de implementatie. Daarnaast stuurde zij
alle betrokken partijen (huisartsen, huisartsenposten en ICT-leveranciers) aan.
Uitdagingen binnen de opdracht
EPD-implementaties kenmerken zich door grote zorgvuldigheid: het raakt het
primaire proces van de arts en het gaat over zijn/haar patiënten. Het betekent
goed luisteren en recht doen aan wensen van betrokkenen. Tegelijkertijd is in
zo’n complex speelveld een ‘harde projecthand’ nodig om tijdig tastbare resul-
taten te kunnen garanderen.
Over Reos
Reos is een non-
profitorganisatie die onder-
steuning biedt aan eerste-
lijnszorgverleners in de reg-
io’s Amstelland Haarlem-
mermeer, Midden-Holland
en Zuid-Holland Noord.
Reos en innovatie
Jeugdzorg Reos heeft inno-
vatie van dienstverlening
hoog in het vaandel. Daarom
is de regio waarin zij actief
is, uitverkozen tot
‘koploperregio’ en voert zij
als een van de eersten het
Elektronisch PatiëntenDos-
sier (EPD) in.
Een nieuw front- en back office-
systeem voor huisartsenpost SHR
Opdracht BCE
SHR heeft BCE gevraagd in kaart te brengen welke eisen aan een nieuw cen-
traal systeem worden gesteld. Vervolgens is door een tender en een uitgebrei-
de proeftuin een keuze gemaakt uit de 5 in de markt beschikbare leveranciers.
Tot slot implementatie van het nieuwe systeem en uitfasering van het oude
pakket.
Resultaat
Een nieuw front- en back officesysteem is succesvol geselecteerd en geïmple-
menteerd.
Rol BCE
De selectie en implementatie vond plaats onder projectleiding van BCE.
Uitdagingen binnen de opdracht
Assistentes stellen geheel andere eisen aan zo’n systeem dan waarnemers/
huisartsen. Ook de financieel manager heeft geheel eigen eisen. In de proef-
tuin is met verschillende medewerkers gezamenlijk tot een keuze gekomen.
Nieuwe richtlijnen over de wijze van registreren (ADEMD/ADEPD) moeten
goed implementeerbaar zijn en er zijn gedetailleerde eisen aan de proces- en
managementinformatie: dat maakt een goed systeem bijna tot een ‘schaap
met 5 poten’.
Over SHR
SHR biedt acute huisartsen-
zorg buiten kantoortijden in
die situaties waarin niet kan
worden gewacht met het
verlenen van huisartsenzorg
totdat bezoek aan de eigen
huisarts mogelijk is.
SHR en innovatie
SHR vindt een hoge klantte-
vredenheid essentieel, deze
wordt dan ook actief geme-
ten. Bij een goede dienstver-
lening hoort een voortrek-
kersrol als het gaat om het
goed vastleggen en met de
juiste zorgverleners delen
van patiëntgegevens. Daar-
om vervult de huisartsen-
post samen met Reos
(organisatie van eerstelijns
hulpverleners) de rol van
koploper in de uitrol van het
landelijke EPD.
Business Case Entrepreneurs
Prof. Bronkhorstlaan 10 - geb. 96
(terrein Berg en Bosch)
3723 MB Bilthoven
T (030) 274 03 28
www.bcase.nl
Over BCE
Advies- en projectmanagementbureau BCE stelt organisaties in staat concur-
rentievoordeel te behalen, rendement te verhogen en blijvende kwaliteitsver-
beteringen door te voeren met innovatieve toepassingen van ICT. Resultaat:
een verbeterde marktpositie, vernieuwde dienstverlening, efficiencywinst en
kostenbesparing. Een sluitende business case, excellent project- en leveran-
ciersmanagement en grondige kennis van de ICT-markt vormen de basis voor
veel succesvolle projecten.