Brown Papers: ce sont ces

très grands papiers d'embal-

lage (papier kraft) que tout

un chacun peut trouver

dans la plupart des bureaux

de postes et entrepôts.

Avec son mètre de haut et

sa grande longueur, le pa-

pier kraft (Brown Paper) est

l'un des outils les plus impor-

tants du consultant Emet. En

fait, ce fut notre premier

investissement peu après la

création de Emet en no-

vembre 1996. Le rouleau en

question pesait 120 kg; il se

trouve encore chez l'un de

nos clients dans le bureau

d'un de ses managers. Il est

encore utilisé de temps en

temps pour – vous l'avez

deviné – des sessions de

Brown Paper.

On utilise le Brown Paper

lorsque l'on veut étudier un

processus. Cela fonctionne

comme indiqué ci-dessous:

Tout d'abord, nous expli-

quons en quoi consiste un

processus. Un processus est

caractérisé par la descrip-

tion claire des flux entrants

bien identifiés, des opéra-

tions de valeurs ajoutées et

des flux sortants également

bien identifiés. La qualité et

les spécifications du produit

dépendent en grande par-

tie de ces descriptions et

définitions. Puis, nous étu-

dions - tout d'abord verbale-

ment - le processus global

du début à la fin. Nous re-

commençons cette phase

en utilisant cette fois le

Brown Paper (papier kraft).

Nous nous concentrons sur

chaque opération du pro-

cessus, sans omettre les éta-

pes qui semblent sans im-

portance. Nous mettons en

évidences chaque étape

avec de gros feutres, les

copies des documents et e-

mails, copies d'écrans, par-

fois même des notes sur

brouillon. De cette manière

nous obtenons une bonne

vision des opérations liées

au processus et de leur or-

donnancement.

Ainsi sont déterminés les

phases de travail, les réfé-

rences intermédiaires, les

déplacements, les stocks

d'en-cours; il est possible

que certains articles soient

retirés et réintroduits ensuite

après traitement.

Enfin, le processus apparaît

dans son intégralité, fiable,

clair et compréhensible par

tous et surtout par les per-

sonnes directement impli-

quées dans ce processus.

L'intérêt de cette méthode

d'analyse est que le consul-

tant ne travaillle pas seul.

D'une part nous n'en serions

pas capables et d'autre

part il n'est pas passionnant

de travailler seul.

Il est plus efficace et plus

intéressant de travailler le

Brown Paper avec les per-

sonnes qui sont directement

et quotidiennement con-

frontées au processus. Parce

qu'elles savent exactement

ce qui se passe.

Quand nous avons le pro-

cessus « en main », nous

l'examinons encore une fois

avec les personnes qui nous

aident dans cette analyse.

Les remarques les plus im-

portantes seront reportées

sur le Brown Papier, les

points forts au feutre vert, les

points à améliorer au feutre

rouge. Lorsque cette phase

est achevée, nous organi-

sons une présentation qui

peut se faire de deux fa-

çons: soit nous présentons

les résultats de l'analyse à

toutes les personnes impli-

quées dans le processus, soit

ce sont les équipes impli-

quées dans les différents

processus qui présentent

chacune leur analyse aux

autres.... et là commence le

vrai travail!

La manière la plus interactive et la plus passionnante de clarifier un

processus, un système et ses flux de communication et d'information.

Travailler sur Brown Paper est une chose que les consultants TjekT!

ne peuvent pas faire seuls...

Efficace et ludique 1

Nous ne travaillons pas seuls 1

Valable aussi pour les

systèmes

2

Notre point de vue 2

www.gegevens.info 2

Témoignages 2

Amusez-vous 2

Des têtes de chapitres:

Cela demande deux à

trois heures de travail de

quelques employés pour

faire un Brown Paper.

Les tâches doubles,

opérations inutiles et les

retards de processus

sont immédiatement

révélés.

PRESENTATION DE LA METHODE BROWN PAPER

B r o w n P a p e rB r o w n P a p e r

Factsheet

Boite Postale 238

5110 AE Baarle Nassau

Hollande

+31654754474

Nouvelle présentation d'une méthode appliquée

depuis des années par les consultants TjekT!

le 'Brown Paper'.

PRESENTATION DE LA METHODE BROWN PAPER

Amusez-vous ...

Il y avait beaucoup d'enthousiasme à travailler sur le Brown Paper. Le proces-sus de travail était long et complexe. Il y avait beaucoup de documents collés, des flèches ajoutées pour des commentaires supplémentaires. Quand ce travail fut terminé, le Brown Paper fut roulé afin de le présenter au management le jour suivant. La salle de réunion était réservée, et le Brown Paper accroché au mur. Il n'y avait qu'un problème: il n'y avait pas de mur assez grand pour accro-cher le Brown Paper, et la présentation fut faite dans le couloir à côté de la salle de réunion. Le Brown Paper fut accroché encore trois mois, visible pour toutes les personnes qui passaient...

Témoignage

Nous devions effectuer la présentation dans l'ancienne salle de la direction. Les cinq personnes de la direction générale s'étaient déplacées spécialement de Paris. Le Brown Paper était surchargé de documents. Les 36 mètres de Brown Paper étaient accrochés tout le long de la salle de réunion. Nous avions 30 minutes. Lorsque le consultant commença sa présentation, un coin du papier se dé-colla, et comme un jeu de dominos, l'énorme Brown Paper tomba avec plus de cent documents sur les membres de la direction. Un des directeurs dit alors une chose: “ Gentleman, we are covered under a load of useless paper...”. Dix minutes plus tard, nous recevions le contrat pour résoudre le problème.

Témoignage

La présentation finale avait lieu dans le bureau nouvellement ré-aménagé du directeur. Derrière le bureau du directeur, le Brown Paper était accroché au luxueux mur en bois de noyer tout neuf. Pendant notre présentation, le directeur se leva et écrivit sur le Brown Paper avec un gros feutre noir le texte suivant: « Tout le monde est responsable de la qualité! » Il s'avéra par la suite que le texte s'était imprégné sur son nouveau mur à travers le papier kraft. Le texte y est toujours...

Témoignage

Nous pouvons également utiliser le

Brown Paper afin de d’optimiser le

processus des systèmes de gestion.

Nous utilisons la présentation cycli-

que (comme indiqué en figure).

Comme nous ne pouvons pas pré-

senter des cycles sur un support de

format horizontal, nous suivons les

cycles de gauche à droite. La su-

perposition des Brown Paper «Flux

de processus» et «Système de ges-

tion de processus » peut apporter

des résultats intéressants dans l'ap-

préciation des caractéristiques pro-

pres et des valeurs ajoutées du sys-

tème.

figuur 1

Brown Papers: une méthode valable aussi pour les systèmes

WWW.GEGEVENS.INFO

QUELQUES

CITATIONS:

« Il s'est avéré que

nous passions 50% de

notre temps à faire

travailler le système,

à peine 10% au pro-

cessus central, et le

reste du temps à fai-

re des réunions. Il ne

nous restait à peine

5% de notre temps

pour nos employés. »

« Sommes-nous une

fabrique de papier

ou un établissement

de soins? »

«Nous avons telle-

ment d'informations

que nous n'en faisons

plus rien avec...»

«Des e-mails, des no-

tes, des lettres, des

télécopies, des

coups de télépho-

ne,... souvent nous

nous courons après

et parfois seulement

pour contrôler si le

premier message est

suffisamment clair.»

FunctioneleEst-ce que

toutes ces divisions

fonctionnelles et

départementales

sont utiles ?

Dept.. A . B . C afd. D

Taakverbreding

Takenverdeling

Functionaris of team?

personnel

ou equipe? Est-ce que la période

réponse et de travail

est influence par le stock

de travail ?

Est-ce-qu’il y a

des pas

inutiles ?

(i)d(en)

Flux entrantQu’est l’unite

‘input’(definition)

welke waarde voegen

eigenlijk toe ?

Quel valeur ajoutons

nous dans ce process ?

Est-ce-que toutes

ces documents

sont utiles ?

Que faisons nous

avec toutes cette

information ?

Qui ? Pourquoi ?

Est-il possible

d’améliorer ou

de travailler de

façon plus simple ?

Dept. Dept. Dept.

Flux sortantQu’est l’unite(s) ‘output’(definition)

Est-ce que les

départements

ou le process

domine ?

Wat gaat fout ?

?

Quelles sont les

erreurs fréquentes ?

Les causes ?

Les effets ?

Est-il possible de créer des

activités plus encombrants et

d’élargir la polyvalence ?

Notre point de vue...

Ce qui est passionnant c'est de donner un avis engagé sur votre propre processus. Cela permet sou-

vent «d'ouvrir les yeux», de comprendre les points faibles et de révéler les potentiels. Le consultant

Emet soutient le processus, mais n'est certainement pas le «conseiller qui critique».

+ ou=? &!! -

Objectives

long terme

uitvoeringRéalisation et

délégation du

plan

Beoordelenévaluation

et rapport

court terme

planification

et

normalisation