_____________________________________

Brugermanual SOFIA 2.1Til brugere på læsesalen

Rigsarkivets program til visning af digitale arkivalier

august 2015

2

INDHOLDSFORTEGNELSE

1. INDLEDNING _____________________________________________________ 3

1.1 Log in _____________________________________________________________ 4

2. SOFIAS OPBYGNING ______________________________________________ 5

2.1 Menupunkter __________________________________________________________ 6 FILER ________________________________________________________________________ 6

Åbn et digitalt arkivalie _________________________________________________________ 6 Luk et digitalt arkivalie _________________________________________________________ 6 Afslut Sofia __________________________________________________________________ 6

VIS ___________________________________________________________________________ 6 Vis egenskaber _______________________________________________________________ 8 Vis arkivaliestruktur ___________________________________________________________ 8 Dokumenter om AV(geninfo) ____________________________________________________ 8

OPSLAG ______________________________________________________________________ 8 Søgeformularer _______________________________________________________________ 8

HJÆLP ________________________________________________________________________ 8

2.2 Generel information_____________________________________________________ 9

2.3 Arkivaliestrukturen ____________________________________________________ 11

2.4 Hvad indeholder arkivaliet? _____________________________________________ 13 2.4.1 Metadata _________________________________________________________________ 13 2.4.2 Fanebladet ’Egenskaber’ _____________________________________________________ 13 2.4.3 Søgning i metadata med ’Filter’ _______________________________________________ 15 2.4.4 Arkivarnoter ______________________________________________________________ 16 2.4.5 Vis tabeldata ______________________________________________________________ 16 2.4.6 Søg i tabeldata _____________________________________________________________ 18

4. SØGEFORMULARER _____________________________________________ 20

4.1 Hvad er en søgeformular? _______________________________________________ 20

4.2 Søgeregler ____________________________________________________________ 20 4.2.1 Søg på et ord ______________________________________________________________ 20 4.2.2 Søg på flere ord ____________________________________________________________ 21 4.2.3 Søg på flere ord i en bestemt rækkefølge ________________________________________ 21 4.2.4 Undgå ord ________________________________________________________________ 21 4.2.5 Erstatningstegn ____________________________________________________________ 21 4.2.6 Søg på tomme felter ________________________________________________________ 21 4.2.7 Søg i datofelter ____________________________________________________________ 21

3

1. INDLEDNING Sofia er Rigsarkivets program til visning af digitale arkivalier.

I denne brugermanual kan du læse om Sofias opbygning og få vejledning i,

hvordan du anvender Sofia til at kigge i digitale fagsystemer.

Denne vejledning henvender sig kun til brugere, der anvender det generelle login til

Sofia på en af Rigsarkivets læsesale.

Hvis du har fået en adgangstilladelse til at søge i et ikke umiddelbart tilgængeligt

digitalt arkivalie, skal du anvende den brugermanual, du finder i Sofia under

menupunktet ’Hjælp’, efter du har logget dig ind med dit personlige password.

Hvis du har logget på Sofia med læsesalens generelle password kan du følgende:

• Se metadata(beskrivelser af data) for alle indlæste digitale arkivalier

• Se data i digitale arkivalier der er umiddelbart tilgængelige, typisk digitale

fagsystemer der er over 20 år gamle

• Lave søgninger i umiddelbart tilgængelige digitale arkivalier, hvis der er lavet en

søgeformular til arkivaliet.

I Sofia kan du se følgende typer af digitale arkivalier:

E-journal

En e-journal er et IT-system, myndigheden har anvendt til registrering af oplysninger om

sager, ind- og udgående post, samt interne dokumenter. Dokumenterne i sagerne

findes kun på papirform. E-journaler bliver først tilgængelige efter 75 år.

ESDH

Et ESDH-system er en digital journal, hvor også dokumenterne findes digitalt. ESDH-

systemer bliver først tilgængelige efter 75 år.

Fagsystemer

Digitale fagsystemer er en fællesbetegnelse for de databaser, der ikke er e-journaler

eller ESDH-systemer. Fagsystemer rummer registreringer af fænomener, genstande,

personer mv. Det kan være registreringer af boliger, patienter, karakterer,

vandmålinger eller regnskaber. Fagsystemer uden personfølsomme oplysninger er

tilgængelige efter 20 år.

Et digitalt arkivalie afleveres som en systemuafhængig ’arkiveringsversion’ til Rigsarkivet.

God fornøjelse!

4

1.1 Log in

Når maskinen startes, forsøger den automatisk at logge på SOFIA (se figur 1).

1. Indtast læsesalens generelle login-oplysninger og klik på ’Log in’:

Username: SofiaRA (Læsesalen på Rigsarkivet)

SofiaLAV (Læsesalen på Landsarkivet for Nørrejylland)

SofiaLAO (Læsesalen på Landsarkivet for Fyn)

SofiaLAA (Læsesalen på Landsarkivet for Sønderjylland)

Password: Sofia123 (Passwordet anvendes af alle brugere på alle

læsesalene og kan ikke ændres).

2. Kilk på ikonet ’Sofia’ i det fremkomne applikationsvindue

3. Indtast det digitale arkivalies AV-nr. (arkiveringsversions-nummer) i vinduet ’Indlæs

arkiveringsversion’ og klik på ’OK’ (se figur 2). AV-nr. er registreret i Daisy. Skriv

enten hele AV-nummeret (8 cifre, fx 00000249) eller forkort (5 cifre, fx 00249).

FIGUR 1

FIGUR 2

5

2. SOFIAS OPBYGNING Løbende i denne vejledning vil du blive præsenteret for begreber som

Arkivaliestruktur, Fanebladet ’Egenskaber’, Menupunkter og Værktøjslinjen. På

figur 3 kan du se hvor i Sofia, du finder disse forskellige funktioner.

FIGUR 3 Sofias opbygning

Sofia er grundlæggende opbygget af to hovedområder: 1) Arkivaliestrukturen til venstre og 2)

området med faneblade til højre for Arkivaliestrukturen. Søgeformularer(eks. 10305_Vildtstatistik),

beskrivelser af arkivaliet/Metadata (Egenskaber) og dokumenter med generel information bliver

vist som faneblade.

Menupunkter Værktøjslinjen

Arkivaliestrukturen Faneblade

6

2.1 Menupunkter

FILER

Under menupunktet ’Filer’ kan du åbne og lukke digitale arkivalier eller afslutte

Sofia.

FIGUR 4 Menupunktet ’Filer’

Åbn et digitalt arkivalie

• Vælg menupunktet ’Filer’ og klik på ’Åbn arkiveringsversion’ (se figur 4).

• Indtast AVID (8 cifret ID for arkiveringsversionen). Det digitale arkivalies AV-nr er

registreret i Daisy. Skriv enten hele nummeret (8 cifre, fx 00000249) eller forkort (5

cifre, fx 00249).

• Du kan kun have en arkiveringsversion åben ad gangen.

Luk et digitalt arkivalie

• Vælg menupunktet ’Filer’ og klik på ”luk arkiveringsversion”.

Afslut Sofia

• Vælg menupunktet ’Filer’ og og klik på ’Afslut’ for at afslutte Sofia.

• Du kan også afslutte Sofia ved at klikke på krydset øverst i højre hjørne af Sofia.

VIS

Under menupunktet ’Vis’ har du mulighed for at vise/skjule fanebladet

’Egenskaber’ og Arkivaliestrukturen, samt se Dokumenter med generel

information(geninfo).

FIGUR 5 Menupunktet ’Vis’

7

8

Vis egenskaber

Når du vælger ’Vis egenskaber’ fremkommer fanebladet ’Egenskaber’ (se figur 5).

Alt efter hvad du har markeret i Arkivaliestrukturen, vises forskellige

metadata(beskrivelser af arkivaliet) i fanebladet ’Egenskaber’.

Læs mere om fanebladet ’Egenskaber’ i afsnit 2.4.2.

Vis arkivaliestruktur

Når du klikker på ’Vis arkivaliestruktur’ fremkommer filstrukturen med mapper i Sofias

venstre side. Her finder du databasens tabeller samt eventuelle søgeformularer.

Læs mere om Arkivaliestrukturen i afsnit 2.3.

Dokumenter om AV(geninfo)

Når du klikker på ’Dokumenter om AV’ vises dokumenter med generel information om

arkivaliet(geninfo). Dokumenterne er indskannet og afleveret som en del af arkivaliet.

De dokumenterer bl.a. systemets brug, teknik og aflevering til Rigsarkivet.

Læs mere om hvordan du anvender dokumentfremviseren i afsnit 2.2.

OPSLAG

Under menupunktet ’Opslag’ findes søgeformularer udarbejdet af Rigsarkivet.

Hvis der ikke er lavet søgeformularer til det digitale arkivalie, er menupunktet

’Opslag’ fraværende.

FIGUR 6 Menupunktet ’Opslag’

Søgeformularer

Hvis der er lavet søgeformularer til arkivaliet, kan du finde dem under menupunktet

’Opslag’ (se figur 6). Klik på søgeformularens navn(fx 10305_vildtstatistik) og indtast dine

søgeværdier i den fremkomne søgeformular

Læs mere om hvordan du søger i en søgeformular i kapitel 4.

HJÆLP Under menupunktet hjælp finder du denne brugermanual til Sofia.

9

2.2 Generel information Du finder dokumenter med generel information(geninfo) under Vis > Dokumenter om

AV(geninfo) (se figur 5). Dokumenterne fremkommer i fanebladet ’Generel information’

(se figur 7).

Generel information består af en række dokumenter, der dokumenterer systemets brug,

teknik og aflevering til Rigsarkivet. Generel information indeholder fx:

• Myndighedernes brugervejledninger, skærmdumps, instrukser for journalisering,

journalplaner

• Offentlige publikationer såsom love, bekendtgørelser, cirkulærer, forordninger,

andre publikationer

• Tekniske beskrivelser af arkiveringsversionens og/eller driftsversionens

databasestruktur

• Rigsarkivets beskrivelser af håndtering og bevaring af data

• Afleveringsbestemmelser

FIGUR 7 Dokumenter med generel information

Fanebladet ’Generel information’ til visning af dokumenter med generel information.

10

Dokumentets tilgængelighed

Dokumenterne kan både være skabt af myndigheden og af Rigsarkivet. Der er således

forskellige frister for, hvornår dokumenterne bliver alment tilgængelige.

Fristen for dokumentets tilgængelighed i forhold til Arkivlovens frister ses nederst under

dokumentet (se figur 7).

Som bruger på læsesalen med generelt login til Sofia kan du kun se de dokumenter,

som er umiddelbart tilgængelige. Der kan således findes flere dokumenter med generel

information end dem du kan se. Ønsker du at se dokumenter, som ikke er umiddelbart

tilgængelige, skal du søge om adgang.

Vælg dokument

Med rullegardinet over dokumentet(se figur 7) kan du vælge, hvilket dokument du

ønsker at se. Du kan også bladre mellem dokumenterne med pileknapperne til højre.

Bladre i dokument

Nederst i højre hjørne vises, hvor mange sider dokumentet består af. Du bladrer med

pileknapperne (se figur 7).

Ikonerne fra værktøjslinjen i figur 8 er forklaret nærmere nedenfor.

FIGUR 8 Værktøjslinjen til Dokumenter med generel information

1 2 3 4 5 6 7 8 9

Vis dokumentliste (1)

Ikonet ’Vis dokumentliste’ anvendes til visning og udskrivning af en liste over alle

dokumenter med generel information.

Roter, drej eller spejl dokument (2-6)

Brug pilene i værktøjslinjen til at rotere, dreje eller spejlvende dokumentet.

Negativt billede (7)

Negativ eller positiv visning af dokumentet kan ændres på ikonet ’Negativt billede’.

Zoom i dokument (8)

Brug rullegardinet ’Tilpas side’ til at angive, hvordan du ønsker at få dokumentet vist.

Du kan bl.a. forstørre eller formindske i %.

Vælg skrifttype (9)

Ikonet ’A’ anvendes til at skifte skrifttype på dokumenter med ren tekst. Ikonet er derfor

inaktivt ved scannede dokumenter.

11

2.3 Arkivaliestrukturen For at få vist Arkivaliestrukturen skal du vælge Vis > Vis arkivaliestruktur (se figur 5).

Arkivaliestrukturen fremkommer i venstre side af Sofia (se figur 9).

Når du klikker på det lille plus til venstre for den gule cylinder med AVID’et (00010305)

udfoldes Arkivaliestrukturen for AV’en (se figur 9).

Når du klikker på de små plusser(+) til venstre for de gule mapper, åbner du mapperne

og går et niveau ned i strukturen.

Det er muligt at højreklikke over de enkelte dele på alle niveauer i Arkivaliestrukturen og

vælge mellem forskellige funktioner i den fremkomne drop down menu.

FIGUR 9 Arkivaliestrukturen

Arkivaliestrukturen indeholder mapper med generel

information, tekniske oplysninger, databasens

tabeller og kodelister samt eventuelle

søgeformularer.

Generel information

Markerer du mappen Generel Information i Arkivaliestrukturen (se figur 9), vises en liste

med dokumenternes titel i fanebladet ’Egenskaber’. Klik på et dokument i denne liste,

for at få vist selve dokumentet i fanebladet ’Generel Information’. Læs mere i afsnit 2.2.

Tekniske oplysninger

I mappen Tekniske oplysninger findes dokumentet XML-beskrivelse (se figur 9).

XML-filen er en teknisk beskrivelse af arkiveringsversionens tabeller, felter og relationer.

Dobbeltklik på XML beskrivelse i Arkivaliestrukturen får at få den vist.

Alle tabeller og Alle kodelister

Mapperne Alle tabeller og Alle kodelister (se figur 9) indeholder en grafisk præsentation

af XML-filen. Du kan således her se alle de tabeller, der findes i databasen, samt få et

indtryk af, hvordan tabellerne er koblet til hinanden ved hjælp af primær- og

fremmednøgler(relationer).

Læs mere om hvordan du kan få vist dataindholdet i tabellerne samt beskrivelser af

tabellernes indhold(metadata) i 2.4.

12

Journalmodeller

Hvis du åbner journalsystemer i Sofia (e-journaler eller ESDH-systemer) vil du også finde

mappen ’Journalmodeller’ i Arkivaliestrukturen (se figur 10). Denne mappe indeholder

dokumentation for Rigsarkivets tilgængeliggørelse af det digitale arkivalie. Du kan

således her se de forespørgsler, der ligger til grund for søgeformularen ’Journalopslag’,

men du har ingen rettigheder til at redigere i disse. Selve søgeformularen har du kun

rettigheder til at se og anvende, hvis du har fået adgang til det digitale arkivalie.

FIGUR 10 Journalmodeller

Søgeformularer

Mappen Søgeformularer indeholder dokumentation for de søgeformularer, der er lavet

til det digitale arkivalie. Fx 10305_vildtstatistik (se figur 9).

Læs mere om hvordan du søger i en søgeformular i kapitel 4.

13

2.4 Hvad indeholder arkivaliet?

Du kan anvende metadata til at skabe dig et overblik over, hvilke data der

findes i det digitale arkivalie og i hvilke tabeller de findes. Du kan således

anvende metadata til at identificere det rette digitale arkivalie, inden du søger

om adgang til det.

2.4.1 Metadata Metadata beskriver de data, der findes i det digitale arkivalies database.

Det kan eksempelvis være en beskrivelse af, hvad en tabel eller et felt indeholder.

Strukturen i mappen Alle tabeller i Arkivaliestrukturen er også metadata, da den grafisk

visualiserer, hvordan tabellerne i databasen hænger sammen(relationer) og hvilke

felter der findes i tabellerne.

2.4.2 Fanebladet ’Egenskaber’ Fanebladet ’Egenskaber’ fremkommer når du vælger Vis > Vis egenskaber (se figur 5).

Her præsenteres metadata på forskellige niveauer, afhængigt af hvilket niveau i

Arkivaliestrukturen, du har markeret med musen.

• Markerer du den gule cylinder med AV-nummeret vises metadata om arkivaliet i

fanebladet ’Egenskaber’. Fx arkivaliets ontologi(journal eller fagsystem),

afleveringstype, systemnavn, start- og slutdato, indlæsningsstatus,

tilgængelighedsfrist, evt. Arkivarnoter samt en liste over arkivskabere (se figur 11).

• Markerer du en enkelt tabel vises oplysninger om den specifikke tabel, såsom en

beskrivelse af tabellens indhold, antal poster i tabellen, en liste over tabellens felter

(se figur 12). Du kan herfra dobbeltklikke på et felt i listen og få vist flere

oplysninger for feltet.

• Markerer du et felt i Arkivaliestrukturen vises feltoplysninger i fanebladet

’Egenskaber’. En beskrivelse af feltets indhold kan ses under ’Feltinfo’.

• Markerer du en primærnøgle eller fremmednøgle, kan du i fanebladet

’Egenskaber’ se, hvilke felter nøglerne består af og hvilke tabeller de binder

sammen.

• Markerer du mappen ’Alle tabeller’ vil du i fanebladet ’Egenskaber’ få vist en liste

med beskrivelser af, hvad de forskellige tabeller indeholder (se figur 13). Du kan

her dobbeltklikke på en tabel i listen og få vist flere oplysninger om den enkelte

tabel.

Du kan også højreklikke over tabeller eller felter og vælge ’Egenskaber’ for at få vist

metadata.

Oplysninger om tabeller og felters indhold er således altid lige ved hånden i Sofia.

14

FIGUR 11 Metadata for e-journalen AVID=00000300

Markeres den gule cylinder i Arkivaliestrukturen, vises informationer om arkivaliet.

FIGUR 12 Metadata for tabellen SAGER i AV 300

Markeres en tabel i Arkivaliestrukturen, vises metadata for tabellen.

15

FIGUR 13a Metadata for alle tabeller i AV 300

Markeres mappen ’Alle tabeller’ i Arkivaliestrukturen, vises en oversigt over tabellernes indhold.

2.4.3 Søgning i metadata med ’Filter’ Du kan søge i metadata (tabelinfo og feltinfo) med funktionen Filter. Du finder Filter i

højre side af fanebladet ’Egenskaber’, når du har markeret en tabel eller mappen Alle

tabeller med musen i Arkivaliestrukturen (se figur 12 og 13a).

Indtast dit søgeord i tekstfeltet Filter, eks. ’emneord’.

Søgningen foretages automatisk løbende, mens du indtaster søgeordet.

Du kan se resultatet af søgningen i listen med tabel- eller feltinfo afhængigt af, hvilket

niveau du søger på:

• Når du søger med Filter i fanebladet ’Egenskaber’ på Alle tabeller, søges der på

tabel- og feltinfo i alle tabeller (se figur 13b). Resultatet af søgningen viser hvilke

tabeller, der indeholder tabel- eller feltinfo, som matcher søgeordet.

FIGUR 13b Søgning i metadata med Filter-funktionen i alle tabeller

Markeres mappen ’Alle tabeller’ og søges på ’emneord’ i Filter, foretages en søgning på tabel-

og feltinfo i alle tabeller. Resultatet viser hvilke tabeller, der indeholder søgeordet ’emneord’.

16

FIGUR 13a Metadata for alle tabeller i AV 300

• Når du søger i fanebladet ’Egenskaber’ på en tabel, eks. SAGER, søges der på

feltinfo for pågældende tabel (se figur 13c).

FIGUR 13c Søgning i metadata med Filter-funktionen i tabellen SAGER

Markeres en enkelt tabel, eks. SAGER, og søges på ’emneord’ i Filter, foretages en søgning på

feltinfo for felter i tabellen. I resultatet vises hvilke felter i tabellen, der indeholder søgeordet

’emneord’.

2.4.4 Arkivarnoter Arkivarnoter er noter, som er tilføjet af Rigsarkivet under tilgængeliggørelsen af

arkivaliet. Arkivarnoter kan ses i fanebladet ’Egenskaber’, når den gule cylinder i

Arkivaliestrukturen er markeret med musen (se figur 11).

2.4.5 Vis tabeldata Hvis du har åbnet et umiddelbart tilgængeligt digitalt arkivalie har du mulighed for at se

data i arkivaliet.

Højreklik over en tabel i Arkivaliestrukturen og vælg ’Vis tabeldata’ (se figur 14). Et

popup-vindue fremkommer med tabellens indhold (se figur 15).

17

FIGUR 14 Vis tabeldata

FIGUR 15 Indhold i tabellen [Art] i AV 00010305

18

2.4.6 Søg i tabeldata Når du klikker på knappen ’Avanceret >>’ i vinduet ’Indhold i tabellen’(se figur 15),

fremkommer under tabellen nogle værktøjer til søgning og sortering i data (se figur 16).

FIGUR 16 Søgning og sortering i data i AV 00010305

Filtrering

Filtrering anvendes til søgning i tabellen.

Marker ’Filtrering’, indtast søgeværdien (fx ænder) og klik på knappen ’Søg’. Se

resultatet af denne søgning i figur 17. I resultatet filtreres alle de rækker væk, som ikke

indeholder søgeværdien i nogen af kolonnerne.

OBS Der skelnes mellem store og små bogstaver.

Vælg ’Ingen filtrering’ og klik på ’Søg’ for at få vist hele tabellens indhold igen.

Sortering

Sortering anvendes til sortering af data i kolonner/felter.

I rullemenuen ud for ’Felt’ vælges den kolonne/felt som sorteringen skal anvendes på.

Vælg dernæst om sorteringen skal være stigende eller faldende og klik på ’Søg’.

Antal poster pr. side i resultat

Under Poster/sid kan du vælge det antal poster/rækker du ønsker vist pr. side.

Bladre i resultatet

Du kan bladre til næste side i resultatet med pileknapperne ud for ’Side’.

19

FIGUR 17 Filtrering og sortering i AV 00010305

20

4. SØGEFORMULARER

4.1 Hvad er en søgeformular? Søgeformularer er specielt designede brugergrænseflader, som kan anvendes til

søgning i et digitalt arkivalie. I figur 18 ses et eksempel på en søgeformular til et

vildtudbyttestatistik-register.

Når du vil anvende en søgeformular til søgning, finder du den under menupunktet

’Opslag’ (se figur 6). Dobbeltklik på formularens titel for at få den vist. Du søger i en

søgeformular ved at skrive søgeord i søgefelterne og klikke på ’Søg’.

Klik på det blå ’i’ for at få vist søgetips og søgeregler for det enkelte felt.

FIGUR 18 Søgeformular

4.2 Søgeregler

4.2.1 Søg på et ord Du kan søge direkte på et ord, fx fugl. Denne søgning vil finde alle de resultater, hvor

ordet fugl indgår som et selvstændigt ord i teksten, eller hvor ’fugl’ er efterfulgt af en

bindesteg.

Du kan også søge på et ord efterfulgt af erstatningstegnet stjerne, fx fugl*. Denne

søgning vil finde alle de resultater, hvor der findes ord som starter med fugl, fx fuglehus

og fugle.

I en søgning kan du også sætte et erstatningstegn foran ordet, fx *fugl. Denne søgning

vil finde alle de resultater, hvor der findes ord som ender med fugl, fx Ederfugl og Urfugl.

Endelig kan du i en søgning omgive et ord med to erstatningstegn, fx *fugl*. Denne

21

søgning vil finde alle de resultater, hvor ordet fugl indgår enten som et selvstændigt ord

eller som del af et andet ord, fx fugl, fuglehus, rovfugle, vadefugle og Ederfugl.

4.2.2 Søg på flere ord Ordene kombineres med AND eller OR.

• Søgning på vejle AND amt finder kun de resultater, hvor begge ord findes som

selvstændige ord i præcis den skrevne form.

• Søgning på *fyn* AND *amt* finder de resultater, hvor begge ord forekommer som

selvstændige ord eller som del af andre ord eller med andre

begyndelser/endelser, fx Fyns amt.

• Søgning på vejle OR ribe finder resultater, hvor enten Vejle eller Ribe forekommer.

• Søgning på *jylland* OR ribe finder resultater hvor jylland indgår som del af ordet

eller selvstændigt, fx både Ribe og Jylland men også Nordjyllands amt og

Sønderjyllands amt.

4.2.3 Søg på flere ord i en bestemt rækkefølge Ordene omgives af anførselstegn.

Fx: søgning på ”Fyns Amt”, finder kun de resultater hvor begge ord indgår i anførte

rækkefølge.

4.2.4 Undgå ord Skriv NOT foran ordet.

Fx søgning på NOT agerhøne, finder alle de resultater, hvor agerhøne ikke indgår.

4.2.5 Erstatningstegn ? (spørgsmålstegn) erstatter et vilkårligt tegn. Fx søgning på pe?ersen finder både

Petersen og Pedersen.

* (stjerne)erstatter flere vilkårlige tegn. Fx søgning på *Fugl* fugl, fuglehus, rovfugle,

vadefugle og Ederfugl.

4.2.6 Søg på tomme felter Skriv NULL i søgefeltet.

4.2.7 Søg i datofelter Datoer skrives dd-mm-aaaa, mm-aaaa eller aaaa.

For en periode skrives de to datoer adskilte af mellemrum, bindestreg, mellemrum, fx:

dd-mm-aaaa - dd-mm-aaaa.