brugervejledning til webex -integration med lotus notes ... · brugervejledning til webex...

Brugervejledning til WebEx -integration med Lotus Notes forWindows (WBS31)Første gang udgivet: 23. marts 2016

Americas HeadquartersCisco Systems, Inc.170 West Tasman DriveSan Jose, CA 95134-1706USAhttp://www.cisco.comTel: 408 526-4000 800 553-NETS (6387)Fax: 408 527-0883

THE SPECIFICATIONS AND INFORMATION REGARDING THE PRODUCTS IN THIS MANUAL ARE SUBJECT TO CHANGE WITHOUT NOTICE. ALL STATEMENTS,INFORMATION, AND RECOMMENDATIONS IN THIS MANUAL ARE BELIEVED TO BE ACCURATE BUT ARE PRESENTED WITHOUT WARRANTY OF ANY KIND,EXPRESS OR IMPLIED. USERS MUST TAKE FULL RESPONSIBILITY FOR THEIR APPLICATION OF ANY PRODUCTS.

THE SOFTWARE LICENSE AND LIMITED WARRANTY FOR THE ACCOMPANYING PRODUCT ARE SET FORTH IN THE INFORMATION PACKET THAT SHIPPED WITHTHE PRODUCT AND ARE INCORPORATED HEREIN BY THIS REFERENCE. IF YOU ARE UNABLE TO LOCATE THE SOFTWARE LICENSE OR LIMITED WARRANTY,CONTACT YOUR CISCO REPRESENTATIVE FOR A COPY.

The Cisco implementation of TCP header compression is an adaptation of a program developed by the University of California, Berkeley (UCB) as part of UCB's public domain versionof the UNIX operating system. All rights reserved. Copyright © 1981, Regents of the University of California.

NOTWITHSTANDINGANYOTHERWARRANTYHEREIN, ALL DOCUMENT FILES AND SOFTWAREOF THESE SUPPLIERS ARE PROVIDED “AS IS"WITHALL FAULTS.CISCO AND THE ABOVE-NAMED SUPPLIERS DISCLAIM ALL WARRANTIES, EXPRESSED OR IMPLIED, INCLUDING, WITHOUT LIMITATION, THOSE OFMERCHANTABILITY, FITNESS FORA PARTICULAR PURPOSEANDNONINFRINGEMENTORARISING FROMACOURSEOFDEALING, USAGE, OR TRADE PRACTICE.

IN NO EVENT SHALL CISCO OR ITS SUPPLIERS BE LIABLE FOR ANY INDIRECT, SPECIAL, CONSEQUENTIAL, OR INCIDENTAL DAMAGES, INCLUDING, WITHOUTLIMITATION, LOST PROFITS OR LOSS OR DAMAGE TO DATA ARISING OUT OF THE USE OR INABILITY TO USE THIS MANUAL, EVEN IF CISCO OR ITS SUPPLIERSHAVE BEEN ADVISED OF THE POSSIBILITY OF SUCH DAMAGES.

Any Internet Protocol (IP) addresses and phone numbers used in this document are not intended to be actual addresses and phone numbers. Any examples, command display output, networktopology diagrams, and other figures included in the document are shown for illustrative purposes only. Any use of actual IP addresses or phone numbers in illustrative content is unintentionaland coincidental.

Cisco and the Cisco logo are trademarks or registered trademarks of Cisco and/or its affiliates in the U.S. and other countries. To view a list of Cisco trademarks, go to this URL: http://www.cisco.com/go/trademarks. Third-party trademarks mentioned are the property of their respective owners. The use of the word partner does not imply a partnershiprelationship between Cisco and any other company. (1110R)

© 2016 Cisco Systems, Inc. All rights reserved.

http://www.cisco.com/go/trademarks

http://www.cisco.com/go/trademarks

I N D H O L D

Sådan kommer du i gang 1

Oversigt 1

Installering og opsætning af WebEx-produktivitetsværktøjer 3

Oversigt over installering og opsætning af WebEx-produktivitetsværktøjer 3

Installering af WebEx-produktivitetsværktøjer 4

Installer WebEx-produktivitetsværktøjer 5

Åbn dialogboksen WebEx-indstillinger 5

Opsæt valgmuligheder for WebEx-produktivitetsværktøjer 6

Om fanen Konto 6

Om fanen Indstillinger for Mød nu 7

Om fanen Præferencer 8

Om fanen Værktøjer 8

Kontroller versionen af produktivitetsværktøjer 9

Kontroller for opdateringer 9

Afinstallering af WebEx-produktivitetsværktøjer 10

Afinstaller WebEx-produktivitetsværktøjer vha. startmenuens kommandoer 10

Afinstaller WebEx-produktivitetsværktøjer vha. kontrolpanelet 10

Planlægning af et møde 11

Overblik over planlægning af møde 11

Opsæt et møde med Lotus Notes 11

Inviter mødedeltagere 13

Angiv et gentagelsesmønster for et møde 14

Support til gentagelsesmønster i WebEx-integration med Lotus Notes. 14

Brug af mødeskabeloner 17

Planlægning på vegne af en anden vært 19

Overblik over planlægning for en anden vært 19

Opsæt før planlægning for en anden vært 19

Planlægge et møde for en anden vært 19

Administrere et møde 23

Brugervejledning til WebEx -integration med Lotus Notes for Windows (WBS31) iii

Administrere en mødeoversigt 23

Redigering af et planlagt møde 23

Rediger et planlagt møde 24

Starte et møde som en mødevært 24

Annullere et møde 25

Deltagelse i et møde 25

Brugervejledning til WebEx -integration med Lotus Notes for Windows (WBS31)iv

Indhold

K A P I T E L 1Sådan kommer du i gang

• Oversigt, side 1

OversigtWebEx-integration med Lotus Notes tilbyder en praktisk måde til hurtig start, tilføjelse eller deltagelse iWebEx online møder fra Lotus Notes uden behov for at bruge dit WebEx-websted - dvs. webstedet, hvor dunormalt planlægger og deltager i dine online møder.

WebEx-produktivitetsværktøjer installeres på din computer, når du logger ind på dit WebEx-websted. Nårnye versioner er tilgængelige, kontrollerer din webstedsadministrator, som har systemadministratorprivilegier,om dine produktivitetsværktøjer kan opdateres automatisk til de nye versioner. Du kan også installereproduktivitetsværktøjer manuelt. For yderligere oplysninger, se Installation afWebEx-produktivitetsværktøjer.

Så snart WebEx-produktivitetsværktøjer er installeret, vises WebEx-valgmuligheder for start eller tilføjelseaf møder i Lotus Notes. WebEx-integration med Lotus Notes tilbyder også følgende fra Lotus Notes:

• Hurtig adgang til Mit WebEx på dit WebEx-websted, der omfatter din personlige liste over møder,brugerprofil og andre kontovalgmuligheder.

• Kommandoen Mød nu til start af et øjeblikkeligt møde (kun tilgængelig for Meeting Center og TrainingCenter).

• Skabeloner til mødeinvitationer.

For at sørge for sikkerhed i dine møder bruger WebEx-integration med Lotus Notes 128-bit SSL-kryptering(Secure Sockets Layer) af alle data, der sendes til og hentes fra dit WebEx-websted.

Lotus Notes understøttes i øjeblikket ikke på Mac-versionen af WebEx-produktivitetsværktøjer.Bemærk

Før du bruger WebEx-integration med Lotus Notes skal du sikre, at du er fortrolig med Lotus Notes, at duhar en brugerkonto på dit WebEx-websted og at WebEx-integration med Lotus Notes understøttes for ditWebEx-websted.

Brugervejledning til WebEx -integration med Lotus Notes for Windows (WBS31) 1

Brugervejledning til WebEx -integration med Lotus Notes for Windows (WBS31)2

Sådan kommer du i gangOversigt

K A P I T E L 2Installering og opsætning afWebEx-produktivitetsværktøjer

• Oversigt over installering og opsætning af WebEx-produktivitetsværktøjer, side 3

• Installering af WebEx-produktivitetsværktøjer, side 4

• Installer WebEx-produktivitetsværktøjer, side 5

• Åbn dialogboksen WebEx-indstillinger, side 5

• Opsæt valgmuligheder for WebEx-produktivitetsværktøjer, side 6

• Om fanen Konto, side 6

• Om fanen Indstillinger for Mød nu, side 7

• Om fanen Præferencer, side 8

• Om fanen Værktøjer, side 8

• Kontroller versionen af produktivitetsværktøjer, side 9

• Kontroller for opdateringer, side 9

• Afinstallering af WebEx-produktivitetsværktøjer, side 10

Oversigt over installering og opsætning afWebEx-produktivitetsværktøjer

Du kan installere WebEx-produktivitetsværktøjer for at starte eller deltage i møder øjeblikkeligt vha. paneletWebEx-produktivitetsværktøjer, Microsoft Office, webbrowsere, Microsoft Outlook, IBM Lotus Notes, ellertil at planlægge møder vha. Microsoft Office eller IBM Lotus Notes uden at åbne din WebEx-tjenesteydelseswebsted.

Når du har installeret WebEx-produktivitetsværktøjer, kan du logge ind og indstille valgmuligheder for dinWebEx-konto, indstille mødevalgmuligheder for øjeblikkeligemøder og planlæggemøder, indstille præferencerfor panelet WebEx-produktivitetsværktøjer og vælge, hvilke produktivitetsværktøjer du ønsker at brugesammen med WebEx.


Dialogboksen indeholder disse faner:

• Konto

• Indstillinger for "Mød nu"

• Planlagte møder

• Præferencer

• Værktøjer

Installering af WebEx-produktivitetsværktøjerHvis din webstedsadministrator har tændt for WebEx-produktivitetsværktøjernes valgmuligheder for dinWebEx-tjenesteydelses websted, vil alleWebEx-produktivitetsværktøjer installeres automatisk på dit websted.Derudover vil WebEx-produktivitetsværktøjer opdateres automatisk, hver gang der er nye versionertilgængelige.

Installeringsprocessen installerer alle tilgængelige WebEx-produktivitetsværktøjer. Dog kan du når som helstændre dine præferencer for hvilke applikationer, der bruges sammen med WebEx-produktivitetsværktøjer,og du kan også ændre andre WebEx-konto- og mødepræferencer ved at indstille valgmulighederne idialogboksenWebEx-indstillinger. For detaljer, se Opsæt valgmuligheder forWebEx-produktivitetsværktøjer,på side 6.

Om nødvendigt kan du også downloade og installere WebEx-produktivitetsværktøjer manuelt. Inden duinstallerer WebEx-produktivitetsværktøjer, skal du sikre, at din computer overholder følgendeminimumssystemkrav:

• Du skal have administratorprivilegier for din computer.

• Der henvises til udgivelsesnoter til WebEx-krydsplatform for oplysninger om understøttedeoperativsystemer, browsere og andre minimumssystemkrav.

• Intel x86 (Pentium 400-MHZ +) eller kompatibel processor

• JavaScript og cookies aktiveret i browseren

Hvis du har en tidligere version af produktivitetsværktøjer, skal du afinstallere denne version, inden duinstallerer den nye version.

Du skal eventuelt også lukke applikationer såsomMicrosoft Outlook og alle browsere, inden du installererden nye version af produktivitetsværktøjer. Disse applikationer skal startes igen, og du skal eventueltlogge ind for at se den nye brugergrænseflade.

WebEx-integration med IBM Lotus Notes er kun inkluderet i installering eller download afWebEx-produktivitetsværktøjer, hvis din webstedsadministrator har tændt for webstedets LotusNotes-valgmulighed.

Bemærk

Systemadministratorer kan også udføre en samlet installation på computerne på deres websted. For yderligereoplysninger se Vejledning til it-administratorer i gruppeanvendelse af WebEx-produktivitetsværktøjer påhttps://help.webex.com/docs/DOC-2631.


Installering og opsætning af WebEx-produktivitetsværktøjerInstallering af WebEx-produktivitetsværktøjer

https://help.webex.com/docs/DOC-2631

Installer WebEx-produktivitetsværktøjerProcedure

Trin 1 Log ind på dit WebEx-websted.Trin 2 Vælg fanenMeeting Center.Trin 3 I venstre navigationsbjælke under Support skal du trykke på Downloads.Trin 4 På siden Downloads under overskriften WebEx-produktivitetsværktøjer skal du trykke på Download.

Dialogboksen Fildownload vises.

Trin 5 Gem installeringsprogrammet på din computer.Navnet på installationsfilen har filtypenavnet .msi.

Trin 6 Kør installationsfilen, og følg vejledningen.Dialogboksen WebEx-produktivitetsværktøjer vises.

Trin 7 Indtast dit WebEx-websteds URL-adresse, brugernavn og adgangskode.

Hvad vil du nu gøre

Efter du har gennemført installationen, og har logget ind på din WebEx-konto, skal du verificere dineindstillinger i dialogboksen WebEx-indstillinger. For nærmere oplysninger se Opsæt valgmuligheder forWebEx-produktivitetsværktøjer, på side 6.

Åbn dialogboksen WebEx-indstillingerBrug én af følgende valgmuligheder til at åbne dialogboksen WebEx-indstillinger:

• Fra dialogboksen WebEx-indstillinger i startmenuen tryk på Start > Programmer > WebEx >Produktivitetsværktøjer > WebEx-indstillinger.

• Fra dialogboksen WebEx-indstillinger i panelet WebEx-produktivitetsværktøjer:

◦ Hvis panelet WebEx-produktivitetsværktøjer ikke allerede er åbent, kan du gøre ét af følgende:

◦ Dobbeltklik på ikonet WebEx-produktivitetsværktøjer på din desktop.

◦ Gå til Start > Programmer > WebEx > Produktivitetsværktøjer >WebEx-produktivitetsværktøjer.

◦ I panelet WebEx-produktivitetsværktøjer tryk på Rediger WebEx-indstillinger

• Fra dialogboksenWebEx-indstillinger i Microsoft Outlook eller IBMLotus Notes underWebEx-menuentryk på Kontoindstillinger.

• Fra dialogboksen WebEx-indstillinger i Microsoft Office, Microsoft Word, Microsoft Excel ellerMicrosoft PowerPoint tryk påWebEx-indstillinger.


Installering og opsætning af WebEx-produktivitetsværktøjerInstaller WebEx-produktivitetsværktøjer

Opsæt valgmuligheder for WebEx-produktivitetsværktøjerProcedure

Trin 1 Åbn dialogboksen WebEx-indstillinger.Trin 2 Under fanen Konto skal du logge ind på din konto ved at angive URL-adressen for din WebEx-websted og

indtaste dit brugernavn og adgangskode. For flere detaljer, se Om fanen Konto, på side 6.Trin 3 Tryk på Genindlæs.Trin 4 Tryk på fanen Indstillinger for "Mød nu".Trin 5 Angiv valgmulighederne for møder, der startes øjeblikkeligt, fra panelet WebEx-produktivitetsværktøjer,

Microsoft Office, browsere, højreklik-menuer samt Microsoft Outlook eller IBM Lotus Notes. For fleredetaljer, se Om fanen Indstillinger for Mød nu, på side 7.

Trin 6 Tryk på fanen Præferencer.Trin 7 Angiv valgmulighederne for panelet WebEx-produktivitetsværktøjer. For flere detaljer, se Om fanen

Præferencer, på side 8.Trin 8 Tryk på fanen Værktøjer.Trin 9 Vælg hvilke applikationer, der skal bruges sammen med WebEx-integration. For flere detaljer, se Om fanen

Værktøjer, på side 8.

Om fanen KontoKontovalgmulighederne lader dig logge ind på WebEx-webstedet.

•Webstedets URL-adresse: Indtast URL-adressen til et WebExMeeting Center-websted, som du ønskerat logge ind på. Eksempel på URL-adresseformat: company.webex.com

Hvis du indtaster URL-adressen til et websted, der ikke understøtterTelePresence-integrering, tillader denne type websted, at du planlægger møder medWebEx-only samt tilvejebringer passende dokumentation.

Bemærk

• Brugernavn: Indtast brugernavnet til en værtskonto på dit WebEx-websted.

• Adgangskode: Indtast adgangskoden til værtskontoen på dit WebEx-websted.

• Husk min adgangskode: Gem brugernavnet og adgangskoden, som du indtastede, så du ikke behøverat indtaste dit brugernavn og webstedets URL-adresse næste gang, du logger ind.

• Glemt din adgangskode? Åbn siden Glemt din adgangskode? på dit WebEx-websted, som lader digsende en anmodning om at oprette en ny adgangskode.

• Skift adgangskode: Åbn en dialogboks, der lader dig specificere en ny adgangskode.

• Sprog: Verificér det sprog, der er valgt i øjeblikket, for dit WebEx-websted.


Installering og opsætning af WebEx-produktivitetsværktøjerOpsæt valgmuligheder for WebEx-produktivitetsværktøjer

• Lokalitet: Verificér landet eller lokaliteten, der er valgt i øjeblikket, for dit WebEx-websted.

• Tidszone: Verificér tidszonen, der er valgt i øjeblikket, for dit WebEx-websted.

• Skift indstillinger for WebEx-tjenesteydelses websted: Åbn sidenMit WebEx > Min profil på ditWebEx-websted, og foretag ændringer til din profil.

• Genindlæs: Genindlæs dialogboksen WebEx-indstillinger med de nyeste indstillinger fra ditWebEx-websted.

Om fanen Indstillinger for Mød nuValgmuligheder for øjeblikkelige møder påvirker møder, der er startet øjeblikkeligt fra paneletWebEx-produktivitetsværktøjer, Microsoft Office, browsere, chat-programmer, højreklik-menuer ogMicrosoftOutlook eller IBM Lotus Notes.

•Mødeskabelon: Vælg en skabelon til anvendelse for mødet.

•Mødetype: Vælg den type WebEx-møde, du ønsker at anvende til øjeblikkelige møder. Dennevalgmulighed viser kun de mødetyper, der er tilgængelige for dit websted og din brugerkonto.

• BrugMit personlige lokale til øjeblikkeligemøder: Vælg at bruge dit personlige lokale til øjeblikkeligemøder som standard.

•Mødeemne: Vælg et emne eller navn til mødet.

•Mødeadgangskode: Kræver, at mødedeltagerne indtaster den adgangskode, du har sat for deltagelse idit møde. Dit websted kan kræve, at alle adgangskoder overholder sikkerhedskriterier, såsomminimumslængde og et minimum antal bogstaver, numre eller særlige tegn.

• Opfør i en offentlig kalender: Inkluder dette møde i mødekalenderen på WebEx-tjenesteydelsenswebsted. Kun tilgængelig for møder, salgsmøder og undervisningssessioner.

• Bed om min godkendelse, når nogen deltager: Angiv, at dialogboksen Anmod om at deltage vises pådin skærm, når nogen prøver at deltage i dit møde. Kun tilgængelig for supportsessioner.

• Lydtilslutning: Vælg den type lydtilslutning, du ønsker at bruge:

◦ Ingen: Angiver, at mødet ikke inkluderer en lydtilslutning, eller at mødet inkluderer en lydtilslutning,om hvilken du giver oplysninger til mødedeltagerne vha. en metode, som er forskellig fra dinmødetjenesteydelse.

◦WebEx-lyd: Angiver, at mødet inkluderer WebEx-lyd som lydtilslutning, hvilket gør det muligtfor dig at bruge enten din telefon eller computer som lydenhed under deltagelse i et møde. Hvisdu vælger denne valgmulighed, så vælg en af de følgende muligheder for WebEx-lyd.

• Vis globale opkaldsnumre til mødedeltagere: Vælg, om du ønsker at levere en listenumre—såsom gratisnumre eller lokale numre—sommødedeltagere i andre lande kan anvendesom lydforbindelse.

• Vis gratisnummer: Vælg, om dit sted har et gratisnummer, og om du ønsker at vise det tildeltagerne, så de kan ringe til det for lydforbindelse.


Installering og opsætning af WebEx-produktivitetsværktøjerOm fanen Indstillinger for Mød nu

Når du har startet et møde kan deltagerne vælge at anvende deres computer som dereslydenhed eller at anvende deres telefon som lydenhed.

Bemærk

◦ Anden telekonference: Angiver, at mødet inkluderer en anden telekonference, end dentjenesteydelsen leverer. Anvisningerne, som du indtaster i tekstfeltet, vises automatisk påmødedeltagernes skærme, når de deltager i mødet.

En deltager skal have en direkte telefonlinje for at modtage opkald fratelekonferencetjenesten. Dog kan en deltager uden en direkte telefonlinje deltage i entelekonference ved at ringe til et indgående telefonnummer, der altid er tilgængeligt ivinduet Møde.

Tip

• Ind- og udgangstone: Vælg tonen der afspilles, når en mødedeltager tilslutter eller forladerlydforbindelsen.

Om fanen PræferencerPræferencerne bestemmer visse funktioner i panelet WebEx-produktivitetsværktøjer.

• Placer altid øverst på desktop: Få vist paneletWebEx-produktivitetsværktøjer øverst i alle applikationereller programmer, som er åbne på din computer.

• Vis panelet WebEx-produktivitetsværktøjer, når Windows starter

• Vis ikonet for produktivitetsværktøjer i emnelinjen

• Vis planlægningsfunktion i panelet Produktivitetsværktøjer: Vis linkene Start planlagt møde ogPlanlæg møde i panelet. Tryk på et af disse links vil føre dig til den pågældende side på dinWebEx-tjenesteydelses websted.

• Standardadressebog: Vælg et e-mail- og planlægningsprogram som standardadressebog.WebEx-produktivitetsværktøjer kan integreres med det e-mailprogram, du vælger, hvilket gør det nemtat hente dine kontakters e-mailadresser. Tryk på panelet WebEx-produktivitetsværktøjer åbner enadressebog fra det e-mailprogram, du vælger her.

• Start mødevalgmuligheder

◦ Tillad mig at ændre mødeemne, når mødet starter

◦ Tillad mig at ændre mødeadgangskode, når mødet starter

Om fanen VærktøjerValgmulighederne for værktøjer fastlægger hvilke programmer, der inkluderer WebEx-integrationer og-genveje.


Installering og opsætning af WebEx-produktivitetsværktøjerOm fanen Præferencer

• E-mail og planlægning: Vis WebEx-produktivitetsværktøjsbjælken og kommandoer til planlægningaf møder eller opstart af øjeblikkelige møder med WebEx-produktivitetsværktøjer med enten MicrosoftOutlook eller IBM Lotus vha. kontakterne og kalenderen i Microsoft Outlook eller IBM Lotus.

•Microsoft

◦ Brug WebEx med Microsoft Office: Vis WebEx-knapper til at starte et øjeblikkeligt møde medWebEx-produktivitetsværktøjer og automatisk deling af en valgt fil eller dokument fra følgendeMicrosoft Office-programmer:

• Excel

• PowerPoint

• Word

◦ Vis værktøjsbjælken i Internet Explorer: Vis WebEx-produktivitetsværktøjsbjælken, der laderdig starte øjeblikkelige møder fra Microsoft Internet Explorer-værktøjsbjælken.

◦ Vis i Windows højreklik-menuer (kræver genstart): Vis en WebEx-kommando, der lader digstarte et øjeblikkeligt møde og automatisk dele en valgt fil eller dokument fra dehøjreklik-genvejsvinduer, der er tilgængelige i Windows Explorer.

•Mozilla Firefox

◦ Vis værktøjsbjælken i Firefox: Vis WebEx-produktivitetsværktøjsbjælken, der lader dig starteøjeblikkelige møder fra værktøjsbjælken i Firefox.

Kontroller versionen af produktivitetsværktøjerProcedure

Trin 1 I Windows opgavebjælke skal du højreklikke på ikonet Produktivitetsværktøjer.Trin 2 I menuen produktivitetsværktøjer skal du vælge OmWebEx-produktivitetsværktøjer for at se den aktuelt

installerede version.Trin 3 Gå til dit WebEx-websted.Trin 4 Vælg Support > Downloads.Trin 5 Under ”Om Meeting Center” skal du kontrollere versionsnummeret angivet for produktivitetsværktøjer.Trin 6 Hvis din installerede version ikke er den seneste version angivet på dit websted, vælg Download under

"Produktivitetsværktøjer" på siden Downloads for at downloade den seneste version.

Kontroller for opdateringerHvis du kanmodtage opdateringer tilWebEx-produktivitetsværktøjer, kan du kontrollere, om der er tilgængeligeopdateringer.


Installering og opsætning af WebEx-produktivitetsværktøjerKontroller versionen af produktivitetsværktøjer

Procedure

Trin 1 I Windows opgavebjælke skal du højreklikke på ikonet Produktivitetsværktøjer.Trin 2 Vælg Kontroller for opdateringer.

Systemet kontrollerer for at se, om en ny opdatering er tilgængelig. Hvis ingen opdatering er tilgængelig,vises en meddelelse, der angiver, at den nyeste version er installeret. Hvis en ny opdatering er tilgængelig,kan du vælge at installere den med det samme.

Du kan også vælge kommandoen Kontroller for opdateringer fra menuen WebEx planlægmøde, inden for Microsoft Outlook.

Bemærk

Afinstallering af WebEx-produktivitetsværktøjerDu kan afinstallere WebEx-produktivitetsværktøjer vha. startmenuens kommandoer eller kontrolpanelet.

Afinstallering af produktivitetsværktøjer fjerner alle produktivitetsværktøjer og genveje på din computer.Hvis du ønsker at beholde nogle produktivitetsværktøjer og deaktivere andre, skal du redigere valgmulighedernei dialogboksen Indstillinger for WebEx. For detaljer, se Opsæt valgmuligheder forWebEx-produktivitetsværktøjer, på side 6.

Afinstaller WebEx-produktivitetsværktøjer vha. startmenuens kommandoer

Procedure

Trin 1 Vælg Start > Programmer > WebEx > Produktivitetsværktøjer > Afinstallér.Trin 2 Vælg Ja for at bekræfte, at du ønsker at afinstallere WebEx-produktivitetsværktøjer.

Afinstaller WebEx-produktivitetsværktøjer vha. kontrolpanelet

Procedure

Trin 1 Tryk på Start > Indstillinger > Kontrolpanel.Trin 2 Dobbeltklik på Tilføj/fjern programmer.Trin 3 Tryk påWebEx-produktivitetsværktøjer.Trin 4 Tryk på Fjern.Trin 5 Vælg Ja for at bekræfte, at du ønsker at afinstallere WebEx-produktivitetsværktøjer.


Installering og opsætning af WebEx-produktivitetsværktøjerAfinstallering af WebEx-produktivitetsværktøjer

K A P I T E L 3Planlægning af et møde

• Overblik over planlægning af møde, side 11

• Opsæt et møde med Lotus Notes, side 11

• Support til gentagelsesmønster i WebEx-integration med Lotus Notes., side 14

• Brug af mødeskabeloner, side 17

Overblik over planlægning af mødeFør du planlægger et online møde ved brug afWebEx-integrationmed Lotus Notes, skal du bemærke følgende:

• WebEx-integration med Lotus Notes giver grundlæggende valgmuligheder for at planlægge et møde.Nogle valgmuligheder, der vises på dit WebEx-websted, er ikke tilgængelige i WebEx-integration medLotus Notes. For disse ekstra valgmuligheder bruger WebEx-integration med Lotus Notes indstillingerfor skabelonen, du valgte for mødet.

• WebEx-integration med Lotus Notes understøtter ikke alle valgmuligheder for "gentagelser"(tilbagevendende møder), der er tilgængelige i Lotus Notes.

• I enhver mødeinvitation, som du sender fra Lotus Notes, vil mødets starttidspunkt vises i den tidszone,som er indstillet på din computer, og ikke iht. dine webstedspræferencer for din tjenesteydelse.

• På dit WebEx-websted vil alle mødetidspunkter vises i den tidszone, som du indstiller i dinewebstedspræferencer, uanset hvilken tidszone, der er indstillet på din computer. For detaljer om indstillingaf dine webstedspræferencer, se dokumentationen for dit WebEx-websted.

Opsæt et møde med Lotus NotesWebEx-produktivitetsværktøjer tillader dig at planlægge møder på Lotus Notes uden at gå til ditWebEx-websted. Opsæt et online møde ved hjælp af WebEx-integration med Lotus Notes ved at åbne en nymødeanmodning og derefter angive oplysninger og indstillinger for mødet.


Procedure

Trin 1 I din Lotus Notes kalender skal du vælge Planlæg et møde og tilføje oplysningerne om mødet.Fanen Ny kalenderpost vises med en Tilføj WebEx-møde-knap.

Trin 2 Angiv grundlæggende mødeoplysninger, såsom emne, tidspunkt, placering, besøgende og mødegentagelse.Trin 3 Vælg Tilføj WebEx-møde.

Dialogboksen WebEx-indstillinger vises.Trin 4 Angiv WebEx-mødets indstillinger, og vælg OK.

Hvis du planlægger mødet for en anden vært, angiver meddelelsen "Du planlægger for [værtsnavn]," dette idialogboksen WebEx-indstillinger.

Trin 5 Gør ét af følgende:

• VælgGem og send invitationer for at sende invitationerne til mødedeltagere. For detaljer om invitationaf mødedeltagere, se Invitere mødedeltagere.

• Vælg Gem som udkast, og inviter mødedeltagere til det planlagte møde senere.

Du kan ændre alle indstillinger for dit møde, efter du planlæggerdet.

Bemærk

WebEx-produktivitetsværktøjer tilføjer det planlagte møde til din Lotus Notes-kalender og den offentligekalender på dit WebEx-websted.


Planlægning af et mødeOpsæt et møde med Lotus Notes

Inviter mødedeltagereNår WebEx-integration med Lotus Notes bruges til at planlægge et møde, kan du invitere mødedeltagere vedat vælge dem i enhver af dine Lotus Notes-adressebøger. Du kan også invitere mødedeltagere, som ikke erinkluderet i en Lotus Notes-kontaktliste, ved at angive deres e-mailadresser.

Når du inviterer en mødedeltager til et planlagt møde, modtager han eller hun en invitation via ene-mailmeddelelse. Invitationen inkluderer oplysninger om mødet, herunder adgangskoden og et link, sommødedeltageren kan trykke på for at deltage i mødet.

Procedure

Trin 1 Hvis du har planlagt et møde vha. WebEx-integration med Lotus Notes, kan du åbne kalenderposten i dinLotus Notes-kalender.

Trin 2 Vælg et adressebog-ikon, og i paneletBesøgende vælges de besøgendes navne, eller indtast navnene manuelt.

Alle mødedeltagere, som du inviterer ved hjælp af WebEx-integration med Lotus Notes, visesikke på mødedeltagerlisten for mødet på dit WebEx-websted.

Bemærk

For yderligere oplysninger om invitation af mødedeltagere i Lotus Notes, se Lotus Notes hjælp.


Planlægning af et mødeInviter mødedeltagere

Angiv et gentagelsesmønster for et mødeVed hjælp af Lotus Notes-valgmuligheder for gentagelse kan du specificere et gentagelsesmønster for ditmøde. Du kan for eksempel angive, at mødet afholdes kl. 14.00 hver onsdag indtil en specifik dato.WebEx-integration med Lotus Notes planlægger mødet på alle de dage, du har angivet i gentagelsesmønstret.

Dog understøttes nogle af Lotus Notes-valgmuligheder for gentagelse ikke, afhængigt af din tjenesteydelse.

Procedure

Trin 1 Hvis du har planlagt et møde vha. WebEx-integration med Lotus Notes, kan du åbne kalenderposten i dinLotus Notes-kalender.

Dialogboksen Valgmuligheder for gentagelse vises.Trin 2 Angiv valgmulighederne i dialogboksen, og tryk derefter på OK.

Support til gentagelsesmønster i WebEx-integration med LotusNotes.

Følgende tabel viser, hvordan Lotus Notes-gentagelsesmønstre håndteres i WebEx for WebEx-møder og forWebEx personlige konferencemøder.

Tabel 1: WebEx Meetings

Konverteret til WebEx-mødevalgmulighedLotus Notes-valgmulighedType

Hver 1.-31. dagHver 1.-31. dagDagligt


Planlægning af et mødeAngiv et gentagelsesmønster for et møde

Konverteret til WebEx-mødevalgmulighedLotus Notes-valgmulighedType

For Meeting Centers:

Hver 1.-8. uge på: [søndag, mandag, tirsdag, onsdag, torsdag, fredag,lørdag]

For undervisningssessioner i Event Center og Training Center:

Hver uge på: [søndag, mandag, tirsdag, onsdag, torsdag, fredag, lørdag]

Hvis du planlægger et møde, der gentages hver X. uge, hvor X er størreend 1, i Lotus Notes, planlægges mødet i Lotus Notes efter dinespecifikationer, men vil vises som et ugentligt møde på ditWebEx-websted.

Hver 1.-8. uge på: [søndag, mandag,tirsdag, onsdag, torsdag, fredag, lørdag]

Ugentligt

Hver 1.-12. måned på den 1.-31. dagHver 1.-12. måned på den 1.-31.Månedligt

Ikke understøttet.Tælling fra slutningen af måneden

Hver 1.-12. måned på den [1., 2., Hver 1.-12. måned på den [1., 2., 3.,4., sidste]

Hver 1.-12. måned på den [1., 2., Hver1.-12. måned på den [1., 2., 3., 4., sidste]

Hvert år.

Hvis du planlægger et møde, der gentages hvert X. år, hvor X er størreend 1, i Lotus Notes, planlægges mødet i Lotus Notes efter dinespecifikationer, men vises som et årligt møde på dit WebEx-websted.

Hvert 1.-10. år.Årligt

Ikke understøttet.Brugertilpassede indstillingerBrugertilpasset

Hvis tidsperioden er længere end et år, konverteres den til et år.Start fra dato til datoSlutdato

Hvis tidsperioden er længere end et år, konverteres den til et år.Start fra dato fortsætter X gange

Ikke understøttet.Flyt ikkeAngivundtagelser

Ikke understøttet.Flyt til fredag

Ikke understøttet.Flyt til mandag

Ikke understøttet.Flyt til nærmeste ugedag

Ikke understøttet.Slet

Tabel 2: Tilføj WebEx personligt konferencemøde

Konverteret til valgmuligheden WebEx personligt konferencemødeLotus Notes-valgmulighedType

Hver dagHver 1.-31. dagDagligt


Planlægning af et mødeSupport til gentagelsesmønster i WebEx-integration med Lotus Notes.

Konverteret til valgmuligheden WebEx personligt konferencemødeLotus Notes-valgmulighedType

Hver 1.-8. uge på: [søndag, mandag, tirsdag, onsdag, torsdag, fredag,lørdag]

Hver 1.-8. uge på: [søndag, mandag,tirsdag, onsdag, torsdag, fredag, lørdag]

Ugentligt

Hver måned på den [1., 2., 3., 4., dag sidste] [Søn, Man, Tir, Ons, Tor,Fre, Lør]

Hver 1.-12. måned på den 1.-31.Månedligt

Ikke understøttetTælling fra slutningen af måneden

Hver 1. uge på [Søn, Man, Tir, Ons, Tor, Fre, Lør]Hver 1.-12. måned på den [1., 2., 3., 4.,sidste][Søn, Man, Tir, Ons, Tor, Fre, Lør]

Ikke understøttetHvert 1.-10. årÅrligt

Ikke understøttetBrugertilpassede indstillingerBrugertilpasset

Hvis tidsperioden er længere end et år, konverteres den til et år.Start fra dato til datoSlutdato

Hvis tidsperioden er længere end et år, konverteres den til et år.Start fra dato fortsætter X gange

Ikke understøttet.Flyt ikkeAngivundtagelser

Ikke understøttet.Flyt til fredag

Ikke understøttet.Flyt til mandag

Ikke understøttet.Flyt til nærmeste ugedag

Ikke understøttet.Slet

For ændring eller sletning af et gentaget møde i Lotus Notes, vær opmærksom på følgende:Bemærk

• Når du redigerer et gentaget møde, såsom for at ændre dets dato eller mødevalgmuligheder, skalændringerne, du laver til et enkelt tilfælde af mødet, anvendes for alle dets tilfælde, for at ændringernekan træde i kraft på dit WebEx-websted. Hvis du kun anvender ændringerne for det enkelte tilfælde,laves der en opdatering på Lotus Notes, men ikke til kalenderen på dit websted.

• Hvis du annullerer et enkelt tilfælde af et gentaget møde, slettes tilfældet i Lotus Notes, men bliveri din kalender. Du skal slette alle tilfælde af et gentaget møde i Lotus Notes, så det kan fjernes frakalenderen.


Planlægning af et mødeSupport til gentagelsesmønster i WebEx-integration med Lotus Notes.

Brug af mødeskabelonerEn mødeskabelon gemmer alle dine foretrukne indstillinger, så du hurtigt kan planlægge eller starte et onlinemøde ved at vælge skabelonen i stedet for at vælge de samme indstillinger for hvert møde, du planlægger. Enskabelon gemmer dog ikke indstillinger for et emne, adgangskode og dato og klokkeslæt.

Hvis du aldrig har angivet en standard mødeskabelon i produktivitetsværktøjer for din lokale computer, vilstandardværdierne følge indstillingerne for dit WebEx-websted. Efter du angiver en standard mødeskabeloni produktivitetsværktøjer på din lokale computer, vil standardværdierne følge dine lokale indstillinger.

Når du vælger et møde ved hjælp af WebEx-integration med Lotus Notes, kan du vælge enhver afmødeskabelonerne, som du gemte på dit WebEx-websted.

Selvom WebEx-integration med Lotus Notes kun leverer et undersæt af alle de valgmuligheder, du kanbruge til et online møde, er alle valgmulighederne forudindstillede på en skabelon, uanset om de vises iWebEx-integration med Lotus Notes eller ej. For eksempel hvis du indstiller specifikkemødedeltagerprivilegier i en skabelon, indstilles disse privilegier for mødet.Mødedeltagerprivilegium-indstillinger er ikke tilgængelige i WebEx-integration med Lotus Notes.

Når du planlægger et møde, kan du ikke ændre dets skabelon.

Bemærk

Procedure

Trin 1 For at se oplysninger om en skabelon skal du vælge knappenKonfiguration på værktøjsbjælken Lotus Notesog derefter vælgeMødeskabeloner.

Din liste over gemte mødeskabeloner på dit WebEx-websted vises.

Trin 2 Vælg en skabelon, og vælg derefter Vis.


Planlægning af et mødeBrug af mødeskabeloner


Planlægning af et mødeBrug af mødeskabeloner

K A P I T E L 4Planlægning på vegne af en anden vært

• Overblik over planlægning for en anden vært, side 19

• Opsæt før planlægning for en anden vært, side 19

Overblik over planlægning for en anden værtDu kan planlægge et WebEx-møde på vegne af en anden vært, hvis værten har givet dig den nødvendigetilladelse.

Hvis du for eksempel er en administrativ assistent for en direktør, som regelmæssigt skal være vært forWebEx-møder, kan direktøren tildele dig ret til at planlæggemøder på vedkommendes vegne. Du kan planlægge,redigere og annullere møder for denne vært.

Opsæt før planlægning for en anden værtFør du planlægger et WebEx-møde for en anden vært, skal du sikre, at både du og værten har enWebEx-værtskonto og at i begge har den samme version afWebEx-produktivitetsværktøjer installeret på jerescomputere.

Den egentlige vært gør følgende:

• Giver tilladelse til værten, som skal planlægge WebEx-møder på WebEx-webstedet. Hvis du er denaktuelle vært, gå tilMit WebEx > Præferencer > Valgmuligheder for planlægning. I feltetplanlægningstilladelse, indtast e-mailadressen på alle værter, du vil give tilladelse til at planlægge møderpå dine vegne.

• Giver tilladelse til den aktuelle vært, som skal planlægge WebEx-møder på sin Lotus Notes-kalender.Værten gør dette ved at vælge en anden, som mødedeltager i Lotus Notes.

Planlægge et møde for en anden værtHvis værten har givet dig de nødvendige tilladelser, kan du planlægge et møde på vegne af denne vært.

Hvis du planlægger mødet for en anden vært, vil der være en meddelelse herom i dialogboksen forWebEx-indstillingerne.


Procedure

Trin 1 I kalendermenuen vælger du Handling > Mere > Åbn personens kalender.

Dialogboksen Kalender vises.Trin 2 Vælg Anden, og vælg derefter værtens navn.

Næste gang du planlægger et møde for denne vært, og så længe dine tilladelser fortsat er gyldige, kandu vælge værtens navn direkte fra kalendermenuen.

Tip

Værtens kalender vises som en fane på din kalender.Trin 3 Vælg en dato og et klokkeslæt på værtens kalender.

Dialogboksen Kalenderpost vises.Trin 4 Vælg Tilføj WebEx-møde øverst til venstre i dialogboksen Kalenderpost.

Planlæg mødet. Dialogboksen WebEx-indstillinger vises.


Planlægning på vegne af en anden værtPlanlægge et møde for en anden vært

Hvis du planlægger mødet for en anden vært, vil der være en meddelelse herom i dialogboksen forWebEx-indstillingerne.

Trin 5 Planlæg mødet.



K A P I T E L 5Administrere et møde

• Administrere en mødeoversigt, side 23

• Redigering af et planlagt møde, side 23

• Starte et møde som en mødevært, side 24

• Annullere et møde, side 25

• Deltagelse i et møde, side 25

Administrere en mødeoversigtEfter du planlægger et møde medWebEx-integration med Lotus Notes, kan du administrere mødet, inklusive:

• Ændre mødet. Ændringer, du laver til mødet i Lotus Notes, opdateres automatisk på ditWebEx-websted.

• Starte mødet, hvis du er mødeværten

• Annullere mødet i Lotus Notes, som også slettes fra dit tjenesteydelseswebsted.

• Deltage i mødet som mødedeltagere.

Redigering af et planlagt mødeNår du har planlagt et møde vha. WebEx-integration med Lotus Notes, kan du bruge Lotus Notes til at ændredet når som helst. Du kan for eksempel ændre dets starttidspunkt, angive en ny adgangskode, vælge en andentelekonferencevalgmulighed osv. Efter du redigerer et planlagt møde, vilWebEx-integrationmed Lotus Notessende en opdateret mødeinvitation til alle mødedeltagere, som du har inviteret til mødet, og opdateremødeoplysningerne på dit WebEx-websted.


Vigtigt • Hvis du redigerer et møde ved hjælp af WebEx-websted i stedet for WebEx-integration med LotusNotes, vises dine ændringer ikke i Lotus Notes. Hvis du for eksempel ændrer mødets starttidspunktvha. dit websted, vil starttidspunktet ikke ændres i din Lotus Notes-kalender. Derfor anbefaler vi,at du kun bruger Lotus Notes til at redigere et møde.

• Når du bruger Lotus Notes til at redigere et gentaget møde, skal ændringerne, du laver til et enkelttilfælde af mødet, anvendes for alle dets tilfælde, for at ændringerne kan træde i kraft på ditWebEx-websted. Hvis du kun anvender ændringerne for det enkelte tilfælde, laves der en opdateringpå Lotus Notes, men ikke til kalenderen.

Du kan ikke ændre skabelonen for et planlagt møde.Bemærk

Rediger et planlagt møde

Procedure

Trin 1 På dit Lotus Notes-kalender skal du finde mødet, du vil redigere, og derefter åbne fanen kalenderpost.Trin 2 Rediger oplysningerne, eller ændr valgmuligheder på mødeskærmen.Trin 3 Vælg Rediger WebEx-møde for at redigere WebEx-specifikke valgmuligheder i dialogboksen

Mødeindstillinger.Trin 4 Vælg Gem og send invitationer.

Dit møde opdateres på dit WebEx-websted.

Starte et møde som en mødeværtSå snart du planlægger et møde med WebEx-integration med Lotus Notes, kan du starte mødet på en affølgende måder:

• I din Lotus Notes-kalender åbn mødeposten, og vælg derefter Start-knappen, eller kopier og sæt linketind for at starte mødet i din webbrowser.

Linket, der vises i din kalenderpost, er kun for mødeværter. Linket, der vises imødedeltagernes invitationer, er et andet link, som mødedeltagere kan klikke på for atdeltage i mødet.

Bemærk

• Log ind på dit WebEx-websted, og start derefter mødet fra siden Mine møder.

For flere oplysninger om start af et planlagt møde på dit WebEx-websted, se dokumentationen på dit websted.


Administrere et mødeRediger et planlagt møde

Annullere et mødeFor at annullere et online møde, som du planlagde i Lotus Notes, skal du bare bruge valgmulighederne forannullering i Lotus Notes. Alle besøgende modtager automatisk en meddelelse om annullering. Mødetannulleres også på dit WebEx-websted.

Vigtigt • Hvis du planlægger et WebEx-møde i Lotus Notes, skal du annullere det direkte i Lotus Notes. Hvisdu i stedet forsøger at annullere det fra dit WebEx-websted, vil det ikke blive annulleret på LotusNotes.

• Hvis du annullerer et enkelt tilfælde af et gentaget møde, slettes tilfældet i Lotus Notes, men bliveri din kalender. Du skal slette alle tilfælde af et gentaget møde i Lotus Notes, så det kan fjernes fradin kalender.

For yderligere oplysninger om annullering af et møde i Lotus Notes, se Lotus Notes hjælp.

Deltagelse i et mødeHvis en mødevært bruger WebEx-integration med Lotus Notes til at invitere dig til et møde, modtager du ene-mailinvitation, som inkluderer et link, som du kan vælge for deltage i mødet. Som alternativ kan du deltagei et møde direkte fra dit WebEx-websted.

Deltage i et møde ved hjælp af en e-mailinvitation

Når du modtager en e-mailinvitation til et møde, kan du deltage i det på en af følgende måder:

Du kan vælge linket i e-mailinvitationen for at deltage i mødet. Hvis du vælger linket i invitationen, når dubruger en computer, vil du deltage i mødet på din computer. Hvis du vælger linket i invitationen på din mobileenhed, og du har installeret Cisco WebEx Meetings mobilapp, omdirigeres du til mobilappen for at deltage imødet.

Hvis du ikke deltager i mødet online og kun vil deltage fra din telefon, kan du indtaste numrene imødeinvitationen for at ringe op til mødet.

Mødeinvitationen indeholder andre oplysninger, som du muligvis har brug for til at deltage i mødet, såsommødenummer eller adgangskode, mødeadgangskoden og den numeriske mødeadgangskode, hvis du deltagerfra et videosystem eller en telefon.

Hvis du er værten, og du har brug for en værtsnøgle og værtsadgangskode, skal du vælge linket i bunden afe-mailinvitationen.

Deltage i et møde fra WebEx-webstedet

I stedet for at deltage i mødet fra linket i din Lotus Notes-kalender, kan du også deltage i mødet direkte påWebEx-webstedet på en af følgende måder:

• På velkomstsiden skal du indtaste mødenummeret.

• Log ind på dit WebEx-websted, og gå enten til sidenMeeting Center > Mine møder eller til sidenMitWebEx > Mine møder, vælg De møder du er inviteret til på listen, og vælg derefter mødenavnet forat deltage


Administrere et mødeAnnullere et møde

I stedet for at bruge et e-mailprogram til at deltage i et møde kan du gå til dit WebEx-websted. Hvis mødeter angivet, skal du finde adgangen til mødet på webstedet ved enten at bruge mødekalenderen eller en andenliste over sessioner. Eller hvis mødet ikke er angivet, så indtast mødenummeret på webstedet. Du kan findemødenummeret i din e-mailinvitation eller få det direkte fra mødeværten.

For flere oplysninger om deltagelse i et møde på dit WebEx-websted, se dokumentationen på webstedet.


Administrere et mødeDeltagelse i et møde

brugervejledning til webex -integration med lotus notes ... · brugervejledning til webex...

Documents