bst 500 semİner · 2020-03-09 · sunum yapmak, bir izleyici kitlesine hitap etmenin oldukça...

BST 500 SEMİNER Dr. Ziya Nazım Perdahçı

Nazım Ziya Perdahçı

Neler Öğreneceksiniz?

❖ Harvard Üniversitesi

❖ Genel bakış

❖ Sunum esaslarının hazırlanması

❖ Sunu içeriğinin kararlaştırılması

❖ Sunum düzenleme


GENEL BAKIŞ


Etkili Sunum Tasarımı

❖ İlgi uyandıran, bilgilendiren, motive eden, ikna edici ve ilham verici sunular nasıl hazırlanır?

❖ Hiç çok çok iyi planladığınızı düşündüğünüz bir sunumun ardıdan hayal kırıklığı yaşadınız mı?

❖ Nerede hata yapmıştınız acaba?

❖ Dinleyici kitlenizden gelen tepkileri iyileştirmek için neler yapmanız gerekirdi?


Ne Yapmalıydınız?❖ Sunumun videosunu seyredebilseydiniz…

❖ Konuşmam nasıl bu kadar sıkıcı olabilir!

❖ İzleyiciler hakkında bilgi toplayıp onlara anlatmak istediklerinizi en açık ve anlaşılabilir şekilde nasıl sunabileceğinizi düşünürdünüz.

❖ Videoda bir çok hatanızı fark edebilirsiniz: ❖ Kafanızı notlarınızın arasına gömmüş olabilirsiniz ❖ İzleyiciler konunun içinde kaybolup gitmiş olabilir

❖ İnsanların sizi dikkatleri dağılmaksızın izlemesini istiyorsanız neler yapmalısınız?


Ne Yapmalıydınız?

❖ Farkına varırsınız ki: ❖ Etkin görseller izleyicilerin dikkatinin dağılmamasına yardımcı

olabilirdi ❖ Sunu materyalinizi destekler nitelikte örnekler verebilirdiniz

❖ Kısacası amacımız…


Dersin Amacı

❖ Bugün nasıl iyi bir sunu hazırlayabileceğinizi öğrenmeye başlıyorsunuz!

❖ Sonra? ❖ Nasıl prova yapabileceğinizi, ve ❖ Nasıl iyi bir sunuş yapabileceğinizi

öğreneceksiniz.


Neler öğreneceğiz?

❖ Ortama ve izleyicilere yönelik etkin bir sunuş nasıl hazırlanır?

❖ “Ses getiren” bir sunuş nasıl olmalıdır?

❖ Önemli noktalara nasıl parmak basılır?

❖ İzleyicilerin sunuşa odaklanmaları nasıl sağlanır?

❖ Ancak: Öncelikle amacımız nedir?


Sunumların Amaçları


Amaçlar

❖ Sunum yapmak, bir izleyici kitlesine hitap etmenin oldukça etkili bir yoludur.

❖ Sunu hazırlamak ve sunmak, bir şeyler katmak istediğiniz hedef kitleye, karşılıklı etkileşerek, hitap etmenize olanak verir.

❖ Örnek: Yöneticiler sunum yaparlar, çünkü…


Örnek

❖ Yöneticiler sunum yaparlar, çünkü: ❖ İzleyicileri bir işi belli bir şekilde yapmaya ikna edebilirler ❖ İzleyicilerin bilmeleri gereken şeyleri iletebilirler ❖ Belirli bir hedef kitleye yönelik bilgi aktarabilirler ❖ Sunumu bir oturum havasında gerçekleştirip tartışmalı veya

ilgi çekici konuları masaya yatırabilirler ❖ İnsanların bir fikre veya duruma karşı tepkilerini

keşfedebilirler ❖ İnsanları sorunlara çözüm üretmeye angaje edebilirler


Sunu Tipleri


Tipler

❖ “Dünyayı sözcüklerimizle yönetiyoruz.” —Napoleon Bonoparte

❖ Amaca yönelik pek çok değişik sunu hazırlanabilir. Örnek: ❖ Satış: Bir mal veya hizmeti satın almanın nedenlerini, faydalarını ve

özelliklerini ana hatlarıyla belirtmek ❖ İkna: Herhangi bir fikir veya hedef doğrultusunda hareket etmenin

nedenlerini sağlamak ❖ Durum raporu: Bir projenin, özel görev grubunun veya ürün satışlarının

ayrıntılarıyla paylaşılması ❖ Ürün tanıtımı: Bir ürünün nasıl çalıştığının gösterilmesi ❖ İş planı veya stratejisi: Bir işletmenin ilerleyen aşamalarda neleri yapmayı

hedeflediğini veya işletmenin amaçlarını taslak halinde sunmak


Amaç ve Tipler❖ Özetle: Amacınız hangi sunum tipini benimseyeceğinizi belirler.

❖ İPUCU: ❖ Detaylı bilgi paylaşımı etkili bir sunum yapmak için

önerilmez! ❖ İzleyiciler detayları hatırlamayacaktır. ❖ O halde? ❖ Bir sunu hazırlayarak izleyicileri köklü bir değişimden veya

girişimden haberdar edebilirsiz. Ancak… ❖ Detaylar için matbu (basılı) belgelerden yararlanmanız

gerekir.


ESASLAR


Ana fikir: Amacınızı Belirleyin

❖ Amacınız sunumunuzu nasıl hazırlayacağınıza yol gösterir. Kendinize sormanız gereken başlıca sorular nelerdir? Doğru yönde ilerlediğinizden nasıl emin olabilirsiniz?

❖ Kendinize sorun: ❖ Bu sunumun amacı nedir? ❖ İzleyenlerimi neye yönlendirmek istiyorum?

❖ Bilgi vermek, ikna etmek, satış yapmak? ❖ İzleyenlerimin

❖ anlamasını mı, öğrenmesini mi, harekete geçmesini mi istiyorum?


Esasların Hazırlanması

❖ Mesela: ❖ Bütçe önerisini

❖ anlamalarını mı, yoksa ❖ onaylamalarını mı istiyorum ?

❖ Unutmayın: ❖ Sunuda amaca yönelik örneklemeler mutlaka yer almalıdır.

❖ Ve: Bütün bu alıştırmaları yaparken gerçekten böyle bir sunum hazırlamanızın gerekliliği (gerekmediği!) de ortaya çıkacaktır.


Ana Fikir: Dinleyici Kitlenizi Tanıyın

❖ Dinleyici kitlenizi iyice tanımanız sunumunuzun etkisini artırır.

❖ İzleyicileri ne kadar iyi tanırsanız sunumuzu o kadar iyi özelleştirebilirsiniz.

❖ Bazı hayati soruların cevaplarını doğru bildiğinizden emin olmalısınız…


Ana Fikir: Dinleyici Kitlenizi Tanıyın ❖ Sunum konusu

❖ ihtilaflı mı? ❖ bilindik mi? ❖ yeni mi?

❖ İzleyiciler kim?

❖ Mevzuyla alakaları var mı?

❖ Konu hakkında bilmeleri gerekenler nelerdir?


Ana Fikir: Dinleyici Kitlenizi Tanıyın

❖ Sunumuzdan beklentileri nelerdir?

❖ Belli bir sunum tipine alışkın mıdırlar?

❖ Hakkınızda neler biliyorlar? ❖ Daha fazla şeyler bilmeleri gerekir mi?

❖ Katılım sebepleri? ❖ Kendi istekleriyle mi? ❖ Mecburen mi?

❖ Konuksever mi muhalif mi davranacaklar?


Sunumunuzu Hangi Şartlar Altında Yapacağınızı Bilin

Sunumuzu gerçekleştirirken bir vakumda değilsiniz. Sunumunuzun hangi şartlar altında yapacağınızla nasıl algılanacağı arasında ayrılmaz bir bağ vardır. Aşağıdaki meselelerin farkında olmalısınız: ❖ Ortam resmi mi değil mi?

❖ Sunumunuza katılan izleyiciler ❖ yemekten mi geldi, ❖ bir iki içki içerek mi geldi, ❖ işten mi çıkıp geldi, ❖ yoksa başka şeylerle mi uğraşıyorlardı? ❖ en son ne zaman teneffüse çıkmışlardı?



❖ Sizden önce kim konuşuyor?

❖ Sizden sonra kim konuşuyor?

❖ Konuşma sıranız izleyicileri etkileyebilir mi?

❖ Günün ilk mi son mu konuşmacısı olacaksınız? ❖ Sabah? ❖ Öğleden sonra? ❖ Akşam üstü?



❖ Soru-cevap kısmı olacak mı?

❖ Sunumunuzun basılı bir kopyasını istiyorlar mı?

❖ Sunumunuz için ne kadar süre tanınacak? ❖ Mesajınızı bu sürede verebilecek misiniz?

❖ Sunum yapacağınız yerdeki fiziksel şartlara uyum sorununuz olabilir mi?

❖ Fiziksel şartlarla ilgili yapabileceğiniz şeyler var mı?


İÇERİĞİN KARARLAŞTIRILMASI


İçerik Nasıl Olmalıdır?

Pek çoğumuz neyi başarmak istediğimizi gayet iyi bildiğimiz halde doğru sözleri ve fikirleri üretmekte tutukluk yapmışızdır. Genel olarak, takip edilecek en kolay yol yapılacak işi safhalara bölmektir:


Birinci Aşama

❖ Vermek istediğiniz anahtar (asıl) mesajı tanımlayın.

❖ Asıl mesele: İnsanların neyi hatırlamasını ve ne yapmasını istiyorsunuz?

❖ Elbette mesajınızla amacınız doğrudan ilintilidir.

❖ Bir kaç tane destekleyici fikir, görüş veya olguya yer verebilirsiniz. Ancak anahtar mesaj tektir.


İkinci Aşama

❖ Mesajınızı destekleyen olguları belirleyin.

❖ Fazladan detaya girmekten kaçının ama sadece bir takım gerçekliklerden kuru kuruya bahsetmeyin.

❖ Mesajınızla ilgili duygu ve düşüncelerinizi anlatmanız gerekir.

❖ Duygularınız önemlidir, yoksa neden dinleyiciler mesajınıza önem versin?


Üçüncü Aşama

❖ Dinleyicilerinizin sunumun ❖ hangi anlarında

katkı yapmalarının sizin açınızdan önemli olduğunu belirlemeye çalışın


Fikirlerinizi Gözden Geçirin ve Rafine Edin

“Her şey söze dökülünce anlamı birazcık değişir”

— Hermann Hesse

Sunumuzda ele almak istediğiniz düşüncelerinizi ve sunumun kapsamını belirledikten sonra bunları yeniden incelemeye ve rafine etmeye başlamalısınız. Bu aşamada dikkate alınması gerekenler:



❖ Seçtiğiniz anahtar mesaj gerçekten en kritik olan mıydı? ❖ Bu mesaj sunumuzun bütün amaçlarına hizmet ediyor mu? ❖ Paylaşmak istediğiniz görüşlerin tamamı dinleyicilerin hepsi

tarafından algılanabilir mi? ❖ Hazırladığınız içerik dinleyicileri sizinle hemfikir olmaya ikna

edebilir mi? ❖ Mantıksal bağlantılar açıkça kurulabiliyor mu? ❖ Hangi argümanlar geliştirilmeli? ❖ Hangi karşı argümanlar etkisizleştirilmeye çalışılmalı? Sonra…



❖ Sonra kendi kendinize dinleyicileri ikna etmek adına başka neler yapabileceğinizi sorun.

❖ İkna edici tipler mantık ve duyguları kombine ederek dinleyicileri iknaya çalışır.

❖ İkna etme potansiyeliniz meseleye olan ❖ inancınız, ❖ güvenilirliğiniz ve ❖ heyecanınızla doğru orantılıdır.

❖ Sadece ve sadece dinleyicilerinizi ikna edebilecek detaylara yer verin. Eğer bir noktadan ikna ediciliği konusunda emin değilseniz hiç bahsetmeyin daha iyi!


Tecrübe Konuşuyor! Brad Holst

❖ 5-artı-1-slayt taktiği

❖ İlk iki slayt en önemli olanlardır. İlk slaytta sunumuzun nedenini, neden böyle bir ihtiyacın hasıl olduğunu, iyice anlatmalısınız.

❖ İkinci slaytta söz konusu ihtiyacı karşılamak için ne önerdiğinizi ve bu önerinin hangi sonuçları doğurabileceğini ele almalısınız.

❖ İlk iki slayt için konuşma süresi: İki dakika.



❖ Sonraki üç slayt ilk iki slayttaki fikirlerinizi destekleyen anahtar konuları içermelidir.

❖ Pek çok anahtar konuya yer verebilirsiniz. Ancak bunlardan sadece üç tanesini esas vurgunuzu yapmak için seçmelisiniz.

❖ Peki artı bir nedir? Bu slayt “olayın özetini” içerir. Artı bir öyle bir slayt olmalıdır ki dinleyiciler “bir tek slayt gösterme zamanı tanıyoruz sana” dediklerinde imdadınıza yetişsin.



❖ Sunumunuzu hazırlarken çok daha fazla slayt ortaya çıkabilir. Bu slaytlar pek çok görsel ve bir takım ek bilgiler içerebilir. Aslında sunumu hazırlayan kişi bu slaytları “her ihtimale karşı” hazırlamak zorundadır. 5-artı-1 dışında kalan bu slaytları dinleyicilerden gelen soruları yanıtlarken veya aklınıza gelmeyen bir noktayı anlatmak zorunda kaldığınızda kullanabilirsiniz.


SUNUM DÜZENLEME


Güçlü Başlayın

❖ Sunumuz için gereken “ham maddeyi” üretir üretmez bunları düzenlemeye başlayabilirsiniz. İyi organize edilmiş bir sunum dinleyici kitlesinin işini olabildiğince kolaylaştırır ve amacınıza ulaşma şansızını artırır.

❖ Açılış konuşmanızı yaparken dinleyicilerin ilgisini çekmek ve dikkatlerini tamamen size vermelerini sağlamak için bir “kanca” kullanın. Bu anlamda bir yorum yapabilirsiniz, bir soru sorabilirsiniz, konu ile ilgili bir hikaye anlatabilirsiniz veya bir örnek verebilirsiniz.


Güçlü Başlayın

❖ İlaveten açılış sırasında: ❖ Sunumda verilmek istenen mesajdan bahsetmek ❖ Dinleyicilerin güvenini kazanmanıza yardımcı olacak kimlik

bilgilerinize değinin veya bunu yapması için yetkili bir kişiden yardım isteyin

❖ Dinleyiciler için bu sunumun önemine vurgu yapın: neden burada toplandık demesinler!

❖ Kısaca değineceğiniz konulara kısaca değinin


Meselenin İfade Edilmesi-1

❖ Sunumun ikinci kısmı “ihtiyacın” ya da bir başka deyişle “meselenin” ifade edilmesidir. Burada: ❖ Dinleyicilere vermek istediğiniz mesajın önemi anlatılmalıdır ❖ Öyle bir problem ortaya atın ki dinleyicilerle beraber bir

çözüm üretin ❖ Dinleyicilerin meseleye olan ilgisini sürdürmek amacıyla ana

meseleden sapmaksızın konuya uygun argümanlardan yararlanın


Meselenin İfade Edilmesi-2

❖ Sunumun ikinci kısmı “ihtiyacın” ya da bir başka deyişle “meselenin” ifade edilmesidir. Burada: ❖ Dinleyicilere öneri ve görüşlerini sorarak onları sunumun

havasına sokmaya çalışın. ❖ Düşüncelerinizi benimseyip benimsemediklerini sınamak için

fırsat buldukça dinleyicilere geri beslemelerde bulunmalarını sağlayacak sorular yöneltin


Çözüm

❖ Sunumun üçüncü kısmında dinleyicilerle kendi çözüm önerinizi ayrıntılarıyla paylaşın. Burada: ❖ Dinleyicilerin önerdiğiniz çözümü gözlerinde

canlandırmalarına yardımcı olmaya çalışın ❖ Bir çıkış yolu arayışına dinleyicileri dahil edin ❖ Çözüm önerinizi dinleyicilerin ihtiyaçlarına göre şekillendirin ❖ Önerdiğiniz çözümün ihtiyacın karşılanması için kaçınılmaz

olduğu hissini yaratın


Kilit Nokta: Eylem Çağrısı

❖ Bir sunuyu sonlandırmanın en etkili yollarından biri “eylem çağrısı” yapmaktır. Sağlam ve ikna edici bir kapanış yapmayı öğrenmelisiniz. Burada: ❖ Ana mesajınızı tekrar edin ❖ Açılışta vurguladığınız noktalara kapanış cümlelerinizde vurgu

yapın ❖ Eylem çağrısı yapın ❖ Uzlaşma önerin ❖ Taahhüt (söz verme) elde etmeye çalışın


Süre

Bir sunum ne kadar sürmelidir? Genellikle buna sunumu yapan kişi karar vermez! Başkalarının hazırladığı programa uymak zorunda kalırsınız.

Örneğin bir alıcıya sunum yapmanız için size 30 dk.lık bir “satış sunumu” süresi tanınabilir. Elbette süreyi kendi kendinize ayarlayabileceğiniz sunumlar yapma şansınız da olabilir.

Her iki durum için aşağıdaki ilkeler geçerlidir:


Süre

❖ Konuşmanızı ana mesajınızı tam anlamıyla dinleyiciyle paylaştıracak kadar uzatabilirsiniz

❖ Size ayrılan süre içerisinde açık ve anlaşılır oluncaya kadar konuşmanızı sürdürün; daha fazla değil

❖ Ne kadar az noktayı vurgularsanız o kadar iyi olur;❖ pek çok yetişkin beş artı eksi iki ana noktayı aklında

tutabilmektedir.


Süre

❖ Eğer bir noktayı bütünüyle aydınlatacak kadar zamanınız kalmadığını farkederseniz hiç bahsetmeyin, başka bir sunuma saklayın

❖ Sunumunuzu size ayrılan süreden erken bitirmek, sunumunuzu yetiştirememekten veya sonuna doğru yetiştirmeye çalışmak için hızlanmaktan çok daha iyidir

❖ Size ayrılan süre ansızın azaltılırsa sunumunuzun nerelerini atlayabileceğinizi önceden planlayın


Süre

❖ Sunumuzun sonunda soru sorulabilmesi için dinleyicilere zaman tanımak temel bir nezaket kuralıdır


GÖRSELLERİN KULLANIMI


Görsellerin ÖnemiHerkesin tercih ettiği bir öğrenme stili vardır. Ancak genel olarak çoğu insanın tek başına konuşulan sözlerdense görsellerden etkilendiği bilinmektedir. Araştırmalara göre:❖ Görsel verilerin %75’i, işitsel verilerin %13’ü ve koklama

verilerinin %12’si akıllara yerleşir.❖ Bir resmin öğrenmeye etkisi aynı şeyi sırf sözle ifade

etmekten üç kat fazladır.❖ Söz ve resimlerin birlikte kullanılmasının öğrenmeye

etkisi sırf sözle anlatmaktan altı kat fazladır


Görsellerin Önemi

Bu nedenlerle dinleyicilerinizin:

❖ Odaklanabilmelerine

❖ Unsurları hatırlamasına

❖ Düşünceleri, ilişkileri ve fiziksel düzeni kavramalarına

❖ Yeni bir mevzuya geçtiğinizi farketebilmelerine

yardımcı olabilmek için görsellerden faydalanmalısınız.


Medya Seçimi

Görsel kullanımı için pek çok seçenek vardır:

asetat,

bilgisayarda hazırlanmış slayt,

kağıt (büyük bloknot),

basılı bildiri şeklinde.

Hangilerini kullanacağınıza sağlayacağı esneklik (kolaylık), maliyet ve sunuma uygunluk açısından karar verebilirsiniz.


Medya Seçimi:Artılar ve Eksiler Bilgisayarda Hazırlanmış Slaytlar

❖ Hazırlamak

❖ Güncellemek

❖ Nakletmek (taşımak)

kolay

❖ Her zaman mükemmel bir şekilde yansıtılamıyor

❖ Teknoloji yarı yolda bırakabilir!

B planı yapmakta fayda var…


Medya Seçimi:Artılar ve Eksiler Basılı Bildiri

❖ Resmi olmayan kısa sunumlarda kullanışlıdır

❖ Dinleyicilerin not tutabilmesine ve bunları yanlarında götürebilmesine fırsat verir

❖ Sunum materyalini tamamlayıcı bilgiler eklenebilir

❖ Dinleyicilerin dikkatini dağıtabilir

❖ Sunum sırasında dağıtılırsa dinleyicilerin dikkati dağılabilir

❖ Sunum materyalini tamamlayıcı bilgiler eklenebilir

❖ Dikkat: Sizi mi dinleyecekler, kağıtlara mı göz gezdirecekler!


Medya Seçimi:Artılar ve Eksiler Kağıt (bloknot)

❖ Esnek

❖ Yapması kolay

❖ Etkileşime teşvik edici

❖ Büyük bir dinleyici kitlesine hitap ederken kullanışsız

❖ Taşıma zorluğu


Medya Seçimi:Artılar ve Eksiler Asetat

❖ Esnek

❖ Yapması kolay

❖ Konferans salonunda ışıkları yakabilirsiniz

❖ Hem resmi hem de resmi olmayan ortamlar için uygun

❖ Tepegöz cihazının yeterince kullanışlı olmayışı

❖ Eski teknoloji


Etkin Görsellerin Altı Özelliği

Bütün görseller sunumunuza olumlu katkıda bulunur diye bir şey yoktur!

Görsellerin etkin katkı sağlayabilmesi için…


Etkin Görsellerin Altı Özelliği

1. Basit (sade) olması

2. Bir kavramın açıklanmasını destekler nitelikte ikonlar, grafikler ve semboller içermesi

3. Sadece anahtar kelimeler kullanılması (tam cümle yok!)

4. Her slaytta sadece ve sadece tek bir kavramdan söz edilmesi

5. Her bir bloknotta en az üç en fazla altı farklı görüşe yer verilmesi

6. Aşırıya kaçılmaksızın mümkün olduğunca farklı renkler kullanılması


Etkin Bir Görsel Hazırlayalım

❖ Vurgulamak istediğiniz nokta: Yatırımcıları mükemmel ancak maliyeti yüksek bir arazide yeni bir sinema inşa etmeye ikna etmek istiyorsunuz.

❖ Sunumu destekleyecek etkin bir görsel hazırlayalım: ❖ Unutmayın: En etkin yöntem slaytta bir tek anahtar fikirden

bahseden anahtar kelimeler olmasıdır! ❖ Önce yazılar ❖ Sonra vurgulamak istediğiniz noktayı destekleyen renklerin

dikkatlice seçildiği sade bir grafik…


Yeni Sinemanın Yeri

❖ Konum bilet satışlarında patlama yapar!


Yeni Sinemanın Yeri

❖ Konum bilet satışlarında patlama yapar!

Kentsel Banliyö Kırsal

bst 500 semİner · 2020-03-09 · sunum yapmak, bir izleyici kitlesine hitap etmenin oldukça...

Documents