BU BİR KOZA İYİLEŞTİRME TAKIMI

SUNUMUDUR

Bursa IV. Bölge Müdürlüğü İyileştirme Takımı ilk toplantısı ; İsmail DİN, Özlem TÜRKER, Nevzat YANMAZ, Nurdem ŞAHİN, Özlem KOYUN,Sabahattin KOÇ,Filiz Denizli ÖLÇEREL, Nermin SEZER, İbrahim BALCI, Harun AKTAŞ, Halim YARAR, Hayrettin KURTKAYA, Ömer YILDIRIM, Neşe BEYTEKİN, Murat KILIÇ, Emine DAL, Nur BOZOĞLU katılımlarıyla ve Bölge Kalite Temsilcisi Lütfü Burak AKYOL’ un rehberliğinde 31/01/2012 Salı günü saat 17:00 ‘ de de Starlight Convention Center Thalasso Spa Hotel Salonu’nda yapıldı.

İyileştirme Takımı oy birliği ile “Güney Marmara Tapu” adını aldı.İyileştirme Takımı liderliğine İsmail DİN , iyileştirme Takımı raportörlüğüne Özlem TÜRKER seçildi.

Takım Lideri : İsmail DİN Takım Raportörü : Özlem TÜRKER Takım Üyeleri : Nevzat YANMAZ

Nurdem ŞAHİN Özlem KOYUN Sabahattin KOÇ 

Filiz Denizli ÖLÇEREL Nermin SEZER

İbrahim BALCI Harun AKTAŞ

Halim YARAR Hayrettin KURTKAYA Ömer YILDIRIM Neşe BEYTEKİN Murat KILIÇ Emine DAL Nur BOZOĞLU

İlk toplantıda katılımcılar ile beyin fırtınası yöntemiyle problem havuzu oluşturuldu ve 35 adet problem tespit edildi.

İlk toplantıda oluşturulan problem havuzunda tespit edilen 35 adet problem arasında yapılan oylamada en fazla puanı 60 puan ile “Vasıflı (işe uygun) Personel yetersizliği” problemi oldu.

Güney Marmara Tapu İyileştirme Takımı, problem havuzundan en fazla puan alan bu problemin nedenlerinin, tespit edilmesi çalışmasına geçildi.

PROBLEM HAVUZU TOPLAM

1 Fiziki Ortam Yetersizliği 45

2 Arşiv yetersiziliği (arşiv memurunun olmamsı) 30

3 Vasıflı (işe uygun) Personel yetersizliği 60

4 Malzeme ihtiyacının karşılanmaması 15

5 Emlakcıların işlemlerine öncelik tanınması 12

6 Rüşvet alınması 6

7 Müdür ve müdür yardımcılarında koordinasyon eksikliği 18

8 Vatandaşın sınırsız istekleri 24

9 Ön başvurunun yetersizliği 15

10 Diğer kurumlardan personel çalıştırılması 6

11 İş yükü fazlalığı

12 Memur sigortası olmaması

13 Maaş yetersizliği

14 Kurumun dışarı karşı tanıtılmaması

15 Memurun cezai sorumluluğunun fazla olması 30

16 Müdürlük içindeki görevlendirmelerin adaletsiz olması

17 Eğitim yetersizliği(personelin hitabı bilgi eksikliği vs.)

18 Yeşil kart

19 Akit odasının olmaması 9

20 Halkla ilişkiler olmaması 15

21 Kefalet sandığı

22 Genelgeler ile ilgili bilgi eksikliği

23 Müdürlükler arasında uygulama farklılığı

24 TAKBİS sistemindeki eksiklikler

25 Hacizlerin zamanında personele ulaştırılmaması 15

26 Kurumun memurun arkasında durmaması

27 Yöneticilerin baskısı

28 Noterlere TAKBİSİ görme yetkisi verilmesi

29 İnternetin sınırlı olması

30 Başvuruların müdür yardımcısı tarafından alınması

31Emlakçı ların memur adına vatandaştan gayrıresmi olarak para alması

32 Kurumlar arasında koordinasyon eksikliği

33 Kurum üzerinde siyasi baskılar

34 Haciz terkinlerinin elden alınması

35 Amirden kaynaklı yönetim eksikliği(bilgisi yetersiz amirler)

İYİLEŞTİRME ÇALIŞMASININ KONUSU

VASIFLI ( İŞE UYGUN ) PERSONEL

YETERSİZLİĞİ

Çalışmanın Başlama Tarih : 31/01/2012Çalışmanın Bitirildiği Tarih : 03/02/2012

Koza İyileştirme Takımı 01/02/2012 tarihli toplantısında, problemin nedenlerini belirlemek üzere çalışmış olup aşağıdaki belirtilen 16 adet neden tespit etmiştir.

Burada açıklanmaya çalışılan sebeplerle iyileştirme çalışmaları yapılırken gözden kaçan konuların olmaması amaçlanarak, geçmişte yaşanan bazı sorunlar da göz önüne alınarak, problemin nedenleri ortaya konmuştur.

1- Yöneticilerin personel eksikliğini üst yönetime etkili olarak iletememesi 2- Üst Yönetimin soruna karşı yeterli duyarlılığı gösterememesi 3- İşlerin müdürlükteki personel tarafından yoğun çalışma temposunda

yapılması sebebiyle bu eksikliğin tam olarak görülememesi 4- Yöneticinin kolayı seçmesi 5- Kurumlar arası özlük haklarındaki dengesizlik yüzünden kalifiye personelin diğer kurumlara geçiş yapması 6- Görevlendirilen kişilerin işle ilgili bilgi ve becerilerine bakılmaması 7- Personeli işin kendisinde kalacağı düşüncesi ile görev almaktan çekinmesi 8- Kurumca Personele verilen mesleki eğitimin verimli olmaması, 9- Personelin eğitime ilgisizliği10- Personelin aidiyet, kurumsal kimlik duygusu yaşamaması 11- Personele birden fazla görev verilmesi 12- Yetişmiş Personel İstihdam Planlamasının Yapılmaması13- Personelin kendini yetiştirmesine özen ve gerekli çabayı göstermemesi 14- Aday memurlara eğitimin zamanında verilmemesi15- Hizmet içi eğitimlerin eksikliği16- Yöneticilerin iş yoğunluğundan dolayı personellerini eğitime göndermek istememesi

Koza İyileştirme Takımı 02/02/2012 tarihli 3. toplantısında belirlenen nedenleri ortak özelliklerine göre üç ana grup altında topladı.

EĞİTİM den kaynaklanan sebeplerPERSONEL den kaynaklanan sebeplerİDARE den kaynaklanan sebepler

Koza İyileştirme Takımı 03/02/2012 tarihli toplantısında BALIK KILÇIĞI DİYAGRAMI çözüm yöntemi kullanılarak kök nedenlerin bulunması ve çözüm önerilerinin belirlenmesi çalışmalarını gerçekleştirdi.Her neden için alt kök nedenler ve çözüm önerileri tespit edildi.

PROBLEM : “VASIFLI (İŞE UYGUN) PERSONEL YETERSİZLİĞİ”

NEDEN ANALİZİ ÇÖZÜMLER-YAPILACAKLAR

1. EĞİTİM EKSİKLİĞİNDEN KAYNAKLANAN NEDENLER1.1 Kurumca Personele verilen mesleki eğitimin verimli olmaması

1.1.1 Bire bir ve uygulamalı eğitim verilmemesi.1.1.2 Eğitim değerlendirmesinin yetersizliği1.1.3 Eğitimcilerin yetersizliği1.1.4 Eğitimin çok sayıda personele aynı anda verilmesi

1.2 Yöneticilerin personellerini eğitime göndermek istememesi

1.2.1 iş yoğunluğu1.3 Aday memurlara eğitimin zamanında verilmemesi1.4 Hizmet içi eğitimlerin eksikliği

1.4.1 Müdürlükler bazında eğitim talebinin olmaması1.4.2 Eğitim verecek personelin yetersizliği

- Bölge Müdürlüklerinde eğitim verilebilecek salonlar oluşturulmasıYeterli eğitimci personelin yetiştirilmesi ve Genel Müdürlük Bünyesinde olan Eğiticilerin, Bölge Müdürlüğü bünyesinde de olması ve bu sayede eğitimlerin sık ve küçük gruplar halinde yapılmasını sağlayacaktır-Özellikle çok sayıda personel katılımın olduğu eğitimlerde, eğitim kalitesini arttırmak için Akademisyenlerin eğitim vermesi- Personele Halkla ilişkiler konusunda eğitim verilmesi ve bu eğitimlerin yılda iki kez olmak üzere Bölge Müdürlüklerinde olması sağlanmalıdır - Yönetici personelin eğitimin önemi konusunda farkındalık eğitiminin verilmesi- Ataması yapılan personele ilk olarak Genel Müdürlükte değil, Bölge bazında ve Müdürlüğe görevlendirilmeden önce eğitim verilmesi, -Bazı mesleki konularında (güncelliği takip gibi.) belirli aralıklarla eğitimin tekrarlanması

2.PERSONELDEN KAYNAKLANAN NEDENLER

1.1. İşin kendisinde kalacağı düşüncesi ile Görev Almadan Çekinmesi (örn.TAKBİS uygulamasını çok iyi bildiğini gizlemesi)

1.2. Personelin eğitime ilgisizliği1.2.1. İş yükü ağırlığından dolayı personelin motivasyon eksikliği

1.3. Personelin aidiyet, kurumsal kimlik duygusu yaşamaması

1.3.1. Özlük haklarının eksikliği

1.3.2. Üst yönetimin çalışanını sahiplenmemesi1.4. Personelin Kendini Yetiştirmesine Özen Ve Gerekli Çabayı Göstermemesi

1.4.1. Zamandan kaynaklanan sıkıntılar1.4.2. Personelin gelecek adına kuruma karşı öz güven eksikliği

-İş yoğunluğu çok fazla olan Müdürlüklerde TAKBİS sisteminde yapılan işlerin kontrolünün en az haftada bir olmak kaydıyla Yönetici tarafından yapılması,

-Sosyal faaliyetlerin arttırılması için sosyal etkinliklerin sadece Müdürlüklerin kendi içerisinde değil diğer Müdürlükler ile de birlikte yapılması,

-Özlük haklarının iyileştirilmesi

-Performansa dayalı ücretlendirme sisteminin Müdürlüklere getirilmesi

-Üst yönetime personel yönetimi konusunda farkındalık eğitimi verilmesi

- Hizmet standardının uygulamaya konulması

- Personelin sıkıntılarına karşı üst yönetimin daha fazla duyarlılığının arttırması

3. İDAREDEN KAYNAKLI NEDENLER

3.1. Yöneticilerin personel eksikliğini üst yönetime etkili olarak iletememesi 3.1.1. Müdürün üst yönetimden çekinmesi 3.1.2. Müdürün üst yönetime karşı güven eksikliği

3.2. Üst Yönetimin soruna karşı yeterli duyarlılığı gösterememesi

3.3. Alt yönetimin üst yönetime taşra Müdürlüklerinin sorunlarını iletememesi

3.3.1. İşin müdürlükteki personel tarafından yoğun çalışma temposunda yapılması sebebiyle bu eksikliğin tam olarak görülememesi3.3.2. Yöneticinin kolayı seçmesi

3.3.3. ileri görüşünün eksik oluşu

3.4. Kurumlar arası özlük haklarındaki dengesizlik yüzünden kalifiye personelin diğer kurumlara geçiş yapması

3.4.1. Görevlendirilen kişilerin işle ilgili bilgi ve becerilerine bakılmaması

3.4.2. Personele birden fazla görev verilmesi

3.5. Yetişmiş Personel İstihdamı Planlamasının Yapılmaması

-Yönetimde bürokrasinin aşılması

-Üst yönetimin ve alt yönetimin iletişiminin maksimum seviye çıkarılması

-Üst yönetime personel yönetimi konusunda farkındalık eğitimi verilmesi

- Üst yönetimin taşradaki Müdürlüklere ziyaretinin ve iletişiminin arttırması ve bu sayede eksiklikleri ve iş yoğunluğunu bizzat yerinde görmesi,

-Personel dış etkenlere maruz kaldığında üst yönetimin personelin yanında olması, personel haksız ise bu durum kurum içerisinde çözülmesi

-Kurum aidiyetini kazandıracak olan ve vasıflı vasıfsız tüm personeli motive edecek olan Yönetici olduğundan , İdarecilere , personel yönetimi konusunda eğitimler verilmesi, - Personel sayısının arttırılarak Müdürlük içerisindeki ek görev dağılımının ve iş hacminin hizmet standardına göre uygulanmasının sağlanması, vasıflı personel yetişmesinde büyük fayda sağlayacaktır.

Koza İyileştirme Takımı 03/02/2012 tarihinde son kez toplanmıştır. 01/02/2012 ile 03/02/2012 tarihleri arasında yapılan toplantılar sonucunda; Tapu Müdürlüklerimizin problemlerinden “Vasıflı (İşe Uygun) Personel Yetersizliği” ile ilgili olarak, problemin nedenleri, problemin kök nedenleri ve bu nedenlere uygun makul çözüm önerileri tespit edilmiş olup, İyileştirme Takımları Yürütme Kuruluna sunulmasına karar verilmiştir.

İsmail DİNÖzlem

TÜRKERSabahattin

KOÇNevzat

YANMAZNurdem ŞAHİN

Zümrüt ALİCANOĞLU

Mustafa DURSUN

Özlem KOYUN

Filiz Denizli

ÖLÇEREL

Nermin SEZER

Nil Polat

Memur Bil.İşlt.Müd.Yard

.Müd.Yard. Uzman Bil.İşlt. Bil.İşlt. Bil.İşlt. Bil.İşlt. Bil.İşlt. Bil.İşlt.