budapesti gazdasÁgi egyetem pÉnzÜgyi És szÁmviteli kardolgozattar.repozitorium.bgf.hu/6486/1/az...

BUDAPESTI GAZDASÁGI EGYETEM

PÉNZÜGYI ÉS SZÁMVITELI KAR

SZAKDOLGOZAT

Grabecz Ákos

Nappali képzés

Gazdaságinformatika szak

Logisztika szakirány

2016

BUDAPESTI GAZDASÁGI EGYETEM

PÉNZÜGYI ÉS SZÁMVITELI KAR

Az információtechnológia szerepe a számvitelben

Belső konzulens: Dr. Benkőné dr. Deák Ibolya

Külső konzulens: Ruff László

Grabecz Ákos

Nappali képzés

Gazdaságinformatika szak

Logisztika szakirány

Szeretném megköszönni a szakdolgozatom elkészítésében segítő Balázs

Anikónak, Csábi Anitának, Petromárkó Krisztinának és Lohn Máriának, hogy mindig

készséggel segítettek az „EKT” folyamatainak megismerésében. Továbbá belső

konzulensemnek Dr. Benkőné dr. Deák Ibolyának, hogy kordában tartott, amikor arra

volt szükségem, de támogatott is az ötleteim és elképzeléseim hallatán. Köszönettel

tartozom a testvéremnek Grabecz Norbertnek, amiért rendkívül részletesen

elmagyarázta a gyakorlatias szoftverbevezetés lépéseit, illetve szintén köszönettel

tartozom Horváth Richárdnak, aki megerősítette az elképzeléseimet a szemantikus

webről.

Rajtuk kívül azonban rendkívül hálás vagyok a BGF azon tanárainak, akik

megszeretették velem a számvitelt és az informatikát, köszönöm tehát Juhász Imrének,

Budainé Szekér Andreának, Zatykó Zsuzsannának, Szabó Szabolcsnak, Szabó Zsoltnak,

Dr. Veress Attilának, Dr. Juhász Istvánnak, Dr. Kovács Endrének, Dr. Kása Richárdnak

és Dr. Gubán Ákosnak a tanítást.

Végül pedig szeretném megköszönni a családomnak, a barátaimnak és

Kingának, hogy mindig mellettem állnak és biztosítják a legfontosabb hátteret, amely

egy ilyen méretű feladat véghezviteléhez a legfontosabb.

Grabecz Ákos – Az információtechnológia szerepe a számvitelben | 2016

1

TARTALOMJEGYZÉK

1. Bevezetés ................................................................................................................... 3

2. A számvitel és az IT kapcsolatának történeti feltárása .............................................. 4

2.1. A számvitel fejlődése ......................................................................................... 4

2.2. A számviteli rendszerek csoportosítása információtechnológiai szempontból .. 8

2.2.1. A számviteli információrendszer ................................................................ 9

2.2.2. Számviteli törvény ...................................................................................... 9

2.2.3. Számviteli politika .................................................................................... 11

2.3. A vállalati információrendszerek fejlődése és a számvitel-

információtechnológia kapcsolat ................................................................................ 14

3. A jelenkor – Számvitel-információtechnológia ....................................................... 23

3.1. A számvitel-információtechnológia rendszer felépítése .................................. 24

3.2. Egy számviteli szoftver bevezetése .................................................................. 25

3.3. A jelenkor integrált információrendszerén keresztül futó számviteli folyamat 27

3.3.1. A könyvelés előkészítése .......................................................................... 28

3.3.2. Könyvelés – ERP rendszerek .................................................................... 29

3.3.3. Nyilvántartásba vétel – OLTP .................................................................. 30

3.3.4. Lekérdezés, kimutatás, elemzés, archiválás – ERP, OLAP, Adattárház .. 31

3.3.5. Adatkinyerés az adattárházakból – BIG DATA, Adatbányászat .............. 33

3.3.6. A folyamat irányítása és egésze – Business Intelligence, azaz intelligens

üzleti információbiztosítás (BI) ............................................................................... 33

3.3.7. A végeredmények összefoglalása, döntés - MIS ...................................... 37

4. Az SAP .................................................................................................................... 37

4.1. Az SAP sajátosságai ......................................................................................... 37

4.1.1. ABAP programozási nyelv ....................................................................... 37

4.1.2. SAP R/3 .................................................................................................... 38

4.1.3. SAP HANA ............................................................................................... 39

4.1.4. SAP Crystal Reports és Lumira ................................................................ 40

4.1.5. SAP Fiori .................................................................................................. 40

4.2. Pénzügyi számviteli (FI) modul ....................................................................... 40

4.2.1. AR almodul – Vevői követelések ............................................................. 41

4.2.2. AP almodul – Szállítói kötelezettségek .................................................... 42

4.2.3. AA almodul – Befektetett eszközök ......................................................... 42

4.2.4. GL almodul – Főkönyvi könyvelés .......................................................... 43

4.2.5. BA almodul – Banki könyvelés ................................................................ 43


2

4.2.6. FM almodul – Költségvetés menedzsment/ Alapkezelés ......................... 44

4.2.7. TM almodul – Utazásmenedzsment ......................................................... 44

4.2.8. LC almodul – Konszolidáció .................................................................... 44

4.2.9. SL almodul – Speciális főkönyvi könyvelés ............................................. 44

5. Egy európai kereskedelmi társaság (EKT) számviteli-információtechnológiai

megoldásai ...................................................................................................................... 45

5.1. Könyvelési folyamat az EKT-nál ..................................................................... 45

5.1.1. A könyvelés előkészítése .......................................................................... 46

5.1.2. Könyvelés és annak ellenőrzése (1/2) ....................................................... 48

5.1.3. Tartalmi és fizetési jóváhagyás ................................................................. 50

5.1.4. Utalási terv készítése, ellenőrzése és összevont jóváhagyása, utalás és

automatikus könyvelés (2/2).................................................................................... 51

5.2. Az EKT könyvelési folyamat racionalizálás javaslata ..................................... 53

5.2.1. OCR ellenőrzés és optimalizálás egységesítése ........................................ 53

5.2.2. Közös platform ......................................................................................... 54

5.3. Az EKT-ban futó egyéb számviteli folyamatok ............................................... 54

6. A jövő számvitel-információtechnológiai lehetőségei ............................................ 55

6.1. Közműsített intelligens üzleti információbiztosítás ......................................... 55

6.2. Szemantikus web .............................................................................................. 55

6.3. Accounting Intelligence, azaz intelligens számviteli információbiztosítás ..... 56

6.4. Programozott döntések és mesterséges intelligencia ....................................... 57

7. Összegzés ................................................................................................................ 58

Irodalomjegyzék ............................................................................................................. 60


3

1. BEVEZETÉS

A mindennapi életet vizsgálva hamar észrevesszük a pénz fontosságát. A pénz a mai

élet egyik alapja, amellyel a gazdaságtannak nevezett terület foglalkozik tudományként.

A gazdaságtudomány habár nem csak a pénzszerzéssel, a pénz megtartásával és a pénz

hatékony felhasználásával foglalkozó tudomány, mégis véleményem szerint ezen három

folyamat tökéletesítése és kutatása a gazdaságtudomány legfontosabb célja. A

pénzszerzésnek számos különleges módja létezik ma már, amelyek különlegesebbnél

különlegesebbnek tűnhetnek azok számára, akik először hallanak róluk. Egy dolog

azonban közös ezen folyamatokban, amely a bizonylattal való alátámasztás előírása –

ugyanis a pénzszerzés körülményeit törvény szabályozza (hacsak nem „talált pénzről”,

vagy magánszemélyek közötti pénzcseréről beszélünk). A bizonylati fegyelem azt

jelenti, hogy minden gazdasági eseményről, amely hatással van egy társaság vagyonára

(akár szerkezetileg, akár eredményt befolyásolva) bizonylatot kell kiállítani, amely

tömören és teljesen leírja a gazdasági esemény részleteit. Ezen bizonylatok tartalmát a

könyvviteli nyilvántartásokban kell rögzíteni (könyvelni).

A könyvviteli tevékenység egy rendkívül összetett és kellő rutin nélkül

bonyolultnak tűnő – amúgy pedig végtelenül logikus – rendszert alkot, amely

információrendszert számvitelnek nevezünk.

A mai gyakorlatban a könyvelés a legtöbb társaságnál a 21. századhoz méltóképpen

számítógépek segítségével történik. A számvitel, az informatikában különleges szerepet

tölt be, amelynek középpontjában az adatok hatékony rögzítése, tárolása, elérése és

kezelése, illetve az információáramlás biztosítása, végül pedig az intelligens

információbiztosítás folyamata áll.

A dolgozatomhoz fűződő kutatómunkám eredményeként szeretném feltárni,

megérteni és átlátni azt az információtechnológia által vezérelt rendszert, amely képes a

számvitel feladatinak ellátására. A célkitűzésem az, hogy a szakdolgozat minden

témakörét tüzetesen átvizsgáljam mind számviteli, mind informatikai szempontok

alapján, hogy ezzel összeköthessem a két tudományágat, tehát leírhassam a számvitel-

információtechnológia kapcsolatot.

A kérdés tehát az, hogy az információtechnológia miként képes a számvitel

feladatait hatékonyan ellátni. E kérdés megválaszolásához a teljes vállalati integrált

információrendszer működését át kell látni és érteni. A számvitel egy vállalat életében

szinte mindenre hatással van, ezért nagyon nehéz lesz a dolgozatban megtartani az


4

irányvonalat és csak olyan mértékben leírni a kapcsolódó közvetlen és közvetett

részeket, amennyire szükséges.

Jelen szakdolgozatom tehát ezen módszertan, elképzelések és célok szerint épült fel.

2. A SZÁMVITEL ÉS AZ IT KAPCSOLATÁNAK TÖRTÉNETI

FELTÁRÁSA

Ahhoz, hogy átlátható legyen az IT és a számvitel kapcsolata, úgy gondolom, hogy

először érdemes annak történetét megvizsgálni és a dolgozat megértéséhez szükséges

alapokat a fejlődéstörténet segítségével lefektetni.

2.1. A S ZÁMVITEL FEJLŐDÉSE

A dolgozat minden fejezetében előfordulnak számviteli fogalmak, amelyek

megértéséhez a jelen alfejezetben és az 1. sz. mellékletben tisztázom azok jelentését.

A számvitel jelenlegi Magyarországi helyzetének bemutatása előtt úgy

gondolom, hogy érdemes először annak történetét leírnom. Mivel a számvitel

kialakulása időben igen messzire vezethető vissza, ezért a kialakulását nagy vonalakban

az alábbi folyamatábrákkal és megjegyzéseimmel kívánom bemutatni.

1.1. ábra - A számvitel fejlődése | Korai szakasz (Saját készítés, TÓTH, M. 2010 doktori értekezés alapján)1

Egyes elképzelések szerint a kezdeti írásjeleket és a papiruszt is leltárjellegű

feljegyzések készítésére használták.

Levante-ben rájöttek2 a vagyon forrásának a jelentőségére.

1 A folyamatábrákat a Microsoft Visio nevű modellező programmal készítettem, amelyet a

legalkalmasabbnak találtam erre a feladatra, a sokrétűsége miatt. 2 Pacioli, 1494-ben írta le a könyvében, hogy hogyan működött a levantei kereskedők számvitele. Őt

tekintik a számvitel atyjának, habár Rangeo 1458-ban hasonló jelentőségű számviteli alapokat fektetett le,

csak 1573-ban fedezték fel munkásságát.


5

Hiszen lehetséges hogy például az egyik kereskedőnek három nagyobb és jobb állapotú

hajója van a másiknak pedig csupán egy, de érdemes tudni azt, hogy melyik saját és

melyik van kölcsönből építve, hiszen a kölcsön után gyakran jelentős összegű kamatot

és törlesztő részletet kell fizetni, amely befolyásolja a kereskedő jövedelmi helyzetét. Ez

tehát azt jelenti, hogy nem csak azt kell bemutatni a kereskedőnek, hogy mije van,

hanem azt is, hogy miből van. Ha saját pénzből vásárolt egy hajót, akkor mutassa meg a

feljegyzései alapján, hogy a megvásárlás előtt a naplójában még nem volt hajó írva,

csak pénz, a megvásárlás után pedig kevesebb pénze és egy hajója lett. Ez azonban csak

egy eszköz körforgás, hiszen a kettős könyvvitel elméletében a készpénz szintén csak

egy eszköz, mint a hajó, amelyet nem lehet forrásként feltüntetni. Ennek oka, hogy a

hajó csupán a pénz egy másik megjelenési formája. A kettős könyvvitel kialakulása

tehát arra irányult, hogy ha valaki hajót vásárol kölcsönből, akkor a naplójába legyen

beírva, hogy a vásárlás előtt nem volt se hajója, se elég pénze hajóhoz, illetve a kölcsön

felvétel és a vásárlás után tüntesse fel, hogy van egy hajója, több/ kevesebb pénze (a

kölcsön mértékétől függően), illetve kölcsön visszafizetési kötelezettsége.3

A kötelező könyvvitelt először Franciaországban írták elő.

1.2. ábra - A számvitel fejlődése | Az alapok lefektetése (Saját készítés, TÓTH, M. 2010 doktori értekezés

alapján)

A prognosztizáció jelentőségének felismerésével megteremtették a vezetői

számvitel alapját, amelynek lényege, hogy a költségek csoportosíthatóak, ami azért

hasznos, mert tárgyilagosabbá teszi a döntéshozatalt, a tervezést és az ellenőrzést,

viszont kevésbé tényalapú a pénzügyi számvitelhez képest, hiszen míg a vezetői

számvitel tervadatokkal is, addig a pénzügyi számvitel csakis tényadatokkal dolgozik.

A négyszámlasoros elmélet véleményem szerint a számvitel legzseniálisabb

része, amely számomra rendkívül meglepő, hogy ilyen korán megjelent. Lényege, hogy

3 A példával ellentétben a kölcsön nagyon fontos szerepet játszik egy vállalat életében, tehát az, hogy

valamelyik gazdálkodónak kölcsön visszafizetési kötelezettsége van, nem feltétlen hordoz negatív

jelentéstartalmat. Széchenyi a Hitel című művében erre is felhívja az Olvasó figyelmét.


6

a gazdálkodó négy különböző nagy csoportban (eszközök, források, költségek,

eredményszámlák) – ún. főkönyvi számlákon, vagy idegen szóval élve, kontókon –

tartsa nyilván a vagyonával kapcsolatos gazdasági események tartalmát. A főkönyvi

számlák részletes bemutatását lásd az 1. számú mellékletben – a főkönyvi számlákról,

kontókról.

A fordulónapi értékelés egyrészt az értékelési tartalék (lsd. 1. sz. melléklet),

másrészt pedig az időbeli elhatárolások gondolatát teremtette meg. Az időbeli

elhatárolás elve azt jelenti, hogy az olyan ügyleteket, amelyek a gazdálkodó vagyoni,

pénzügyi vagy jövedelmi helyzetében szerkezetileg, vagy eredményt befolyásolva

változást idéznek elő és több üzleti évet is érintenek, arányosítva kell kimutatni az adott

gazdasági évre.

Az időérték elv számviteli jelentősége pedig a korábbi időszakkal való vagyon

és eredmény összehasonlításának elméletét jelenti.

1.3. ábra - A számvitel fejlődése | Az alapok lefektetése Magyarországon (Saját készítés, TÓTH, M. 2010 doktori

értekezés alapján)

Az 1723-as kereskedelmi dekrétum elindította Magyarországon a számvitel

fejlődését, amelynek első lépéseként kötelezővé vált a számlasoros könyvelés.

Az 1840-es évekbeli magyar szabályozás előírta, hogy minden gazdasági

tevékenységet időrendben rögzíteni kell, ezzel megteremtve az idősoros könyvelést.

1875-ben kötelezővé vált Magyarországon a folyamatos könyvvezetési

kötelezettség.


7

1.4. ábra - A számvitel fejlődése | A jelen és a legfiatalabb gyökerei (Saját készítés, TÓTH, M. 2010 doktori

értekezés alapján)

A határokon átnyúló kereskedelem több számviteli problémát is felvetett.

Egyrészt mivel az országok sajátosan alakították ki a számviteli elszámolási

rendszerüket nehezen tudták egységesíteni és kielégíteni az egymással szembeni

elvárásokat (pl.: számlatartalom). Másrészt pedig a különböző valutákban való

könyvvezetés a változó árfolyamok miatt nem adhat átlátható képet a vállalkozásokról.

Továbbá az általános forgalmi adóval való elszámolás mikéntje is komoly kérdéseket

vetett fel. Ezekből a problémákból a rendszerváltásig a magyar gazdaság szinte

kimaradt, onnantól kezdve viszont a külföldi tulajdonú cégek Magyarországra

telepedése és az alapvető politikai szemléletváltás miatt szükségessé vált

egységesíteni a számviteli elszámolás rendjét törvényi szinten. Ennek megfelelően

1991-ben megalkották a számviteli törvényt.

„Ez a törvény meghatározza a törvény hatálya alá tartozók beszámolási és

könyvvezetési kötelezettségét, a beszámoló összeállítása, a könyvek vezetése során

érvényesítendő elveket, az azokra épített szabályokat, valamint a nyilvánosságra

hozatalra, a közzétételre és a könyvvizsgálatra vonatkozó követelményeket.” (1991. évi

XVIII. törvény – a számvitelről, 1§)

A gazdasági világ viszont rendkívüli fejlődésnek indult, amely komoly

változásokat idézett elő. A számviteli törvény folyamatos aktualizálása révén felmerült

az igény az egész törvény újraírására, amely a 2000. évben meg is történt. Azóta is a


8

2000. évi C. törvény – a számvitelről (továbbiakban: számviteli törvény) hatályos

országunkban.4

Az Európai Unió elsődleges célja, hogy a tagországokat integrálhassa,

amelynek egyik lépése az, hogy a számviteli elszámolások egységesen működjenek,

ugyanis csak így egységesíthető a teljes gazdaság. Hiszen, mint írtam a bevezetőben, a

gazdaság első lépése a számvitel5. Erre a célra hozták létre a Nemzetközi Pénzügyi

Beszámolási Standardokat (International Financial Reporting Standards, röviden és a

továbbiakban: IFRS-ek), amelyeket idővel minden tagországban alkalmazni kell és

ajánlottan folyamatosan közeledni kell hozzájuk. Ezen IFRS-ekhez tartoznak bizonyos

irányelvek6 is, amelyek szerint kell kialakítani a tagország számviteli törvényét. Az

IFRS-ek tehát egy jövőben kitűzött standard számviteli célt jelentenek a

tagországoknak, az irányelvek pedig ezen cél elérését szolgálják, kötelező jelleggel.

Az IFRS-ek mellett a US GAAP egy további nagyon fontos számviteli elszámolási

rendszer, amelyet az Amerikai Egyesült Államokban használnak. Ezen szabályozás

jelentősen különbözik az IFRS-ektől, amelynek két fő oka van. Egyrészt az amerikai

adó és számviteli törvények nincsenek olyan szoros kapcsolatban, mint az európaiak,

másrészt pedig az amerikai vállalkozások nagy része a tőzsdéről szerzi a tőkéjének

jelentős hányadát, ellentétben az európai vállalkozásoktól.

2.2. A S ZÁMVITELI RENDS ZERE K CS OPORT OS ÍTÁSA

INFORMÁCIÓTE CHNOLÓGI AI S ZEMPONT BÓL

A számviteli rendszereket három főcsoportba sorolhatjuk információtechnológiai

szempontból. Egyrészt törvény szabályozza a számvitelt. Másrészt a törvény külön

szabályozza a különböző sajátosságú társaságokat. Harmadrészt pedig vannak törvényi

alapelvek szerint választható részek, amelyekről döntenie kell a vállalkozónak és ezen

döntéseit a számviteli politika nevű dokumentumban kell rögzítenie.

Jelen alfejezetben először a számviteli információval szemben támasztott

elvárásokat, majd a fent írt három rész legfontosabb elemeit igyekszem bemutatni

főleg számviteli szempontból, majd a következő (2.3) alfejezetben

információtechnológiai szempontból.

4 Az újraírástól függetlenül ezt a törvényt is az elmúlt 16 évben rengetegszer módosították. 5 Habár a gazdaság egy ciklusos rendszert alkot, amelybe bárhonnan „bele lehet nézni”. 6 Az EU egyik másodlagos jogforrása.


9

2.2.1. A S ZÁMVITELI INFORMÁCI ÓRENDS ZER

A számviteli információnak tárgyilagosnak kell lennie, ugyanis csak így tudja

biztosítani annak hitelességét, igazolhatóságát és pártatlanságát. E három fogalom

nagyon közel áll egymáshoz, ezért szeretném tisztázni őket a tisztánlátás érdekében.

Igazolni, bizonyítani a számviteli törvények szerint csakis bizonylattal lehet, tehát

csakis az tekinthető számviteli információnak, amely bizonylattal alátámasztható. A

számviteli információ kizárólag akkor hiteles, ha egy független személy felülvizsgálta

azt. A számviteli információ akkor lehet pártatlan, ha senkit nem részesít jogtalanul

előnyben, tehát a törvényi előírásokat betartva adták ki.

Ezeken az előszűréseken túllépve rangsorolhatjuk a számviteli információkat, azok

lényegessége és időszerűsége alapján. Illetve egy másik megközelítésből, azok jósága

alapján is csoportosíthatóak a számviteli információk a világosságuk, a

félremagyarázhatatlanságuk és a kielégítő tömörségük alapján.

A számvitel által generált információk egy rendszert alkotnak, amely rendszert a

gyakorlatban az ún. főkönyv (szintetika) egységesíti. A különböző könyvelési

szabályok és sajátosságok miatt (pl.: tárgyi eszközök, készletek stb.) a vállalkozásnak

érdemes sajátos megoldási és önálló tárolási felületeket létrehoznia ezen eltérő

részenként egyesével, amely elkülönített részeket analitikáknak nevezünk. A

főkönyvbe lehetséges közvetlenül könyvelni, illetve az analitikákból a számviteli

politikában meghatározott gyakoriságú feladásokkal.

A fent írtaknak megfelelő információk rendszerezése egy olyan számviteli igény,

amit az IT képes kielégíteni. A következő részben ezen megoldásokat igyekszem

bemutatni.

2.2.2. SZÁMVITELI TÖRVÉ NY

Habár a számviteli törvény rengeteg mindent tartalmaz, én az alábbiakban az

általam legfontosabbnak vélt pontokat igyekszem bemutatni.

Kettős könyvvitel

A kettős könyvvitel lényege, hogy a gazdasági eseményeket nem csak egy

főkönyvi számlára könyveljük, hanem kettőre.


10

Például: alapanyag vásárlás későbbi fizetéssel: nő (tartozik) a 2-es mérlegfőcsoportba

tartozó készletek közül a vállalkozás alapanyaga, illetve vele egyszerre nő (követel) a

4-es mérlegfőcsoportba tartozó források közül a szállítókkal szembeni kötelezettsége is.

Könyvvezetési tevékenység

A könyvvezetési tevékenység, vagy másképpen könyvvitel, olyan gazdasági

események tartalmi nyilvántartása és az üzleti év végén történő lezárása, illetve

összefoglalása – az éves beszámolóban –, amelyek hatással vannak a gazdálkodó

vagyoni, pénzügyi vagy jövedelmi helyzetére.

Kötelező feltüntetni egy könyvelési tétel rögzítésénél a könyvelés alapját

szolgáló bizonylat azonosítóját, a könyvelés dátumát, a nettó, az adó és a bruttó

összegeket és a tartozik és követel kontókat továbbá a gazdasági esemény rövid leírását.

Az informatikai rendszernek tehát először is tárolnia kell a még nem könyvelt

bizonylatokat, illetve állapot szerint meg kell tudnia különböztetni azokat a már

könyvelt bizonylatoktól. Másodszor pedig biztosítania kell egy olyan könyvelő

felületet, amely betartja a számviteli törvényben írtakat és hiba üzenetet dob az azoktól

való eltérés esetén.

Éves beszámoló

A gazdálkodó a vagyoni, pénzügyi és jövedelmi helyzetéről köteles az üzleti év

lezárása után beszámolót összeállítani. A beszámoló mérlegből, eredménykimutatásból

és kiegészítő mellékletből áll.

A mérleg tételesen bemutatja a társaság vagyonának szerkezetét és nagyságát

összehasonlítva a megelőző üzleti évvel.

Az eredménykimutatás az adott üzleti évben elért eredményt vezeti le és

hasonlítja össze szintén a megelőző üzleti évvel.

A kiegészítő mellékletben „a törvényben előírtakon túlmenő, további

információkat kell (…) megadni, amennyiben e törvény előírásainak alkalmazása, a

számviteli alapelvek érvényesítése nem elegendő a megbízható és valós összképnek a

mérlegben, az eredménykimutatásban történő bemutatásához.” 4§, (3), Számviteli

törvény


11

Tehát például a kiegészítő mellékletben a fent említett két dokumentum előző évvel

való összehasonlítás révén látszódó jelentős eltérések magyarázatát tartalmazhatja.

Kötelező tartalmaznia többek között a számviteli politika bizonyos pontjait, átlagos

munkavállalói létszám- és béradatokat, a kapcsolt vállalkozásokat, a tulajdonosokat,

néhány kiemelt mérlegtétel változását stb.

Informatikailag ez azt jelenti, hogy az információrendszernek tudnia kell tárolni

a könyvvezetési tevékenység eredményét könyvelésenként, illetve műveleteket kell

tudnia végrehajtani rajtuk. Az éves beszámoló elkészítésénél csupán egyszerűbb

számítástechnikai műveletek szükségesek, mint az összegzés (mérleg összeállításnál),

szorzás (eredménykimutatás levezetésénél) és arányosítás (időbeli elhatárolásoknál).

Üzleti jelentés

A gazdálkodónak a fent írtakon kívül az éves működéséről is írnia kell, amelyet

az üzleti jelentés nevű dokumentumban kell rögzítenie. Habár szintén kötelező

kiállítania a gazdálkodónak az üzleti év zárásával, nem az éves beszámoló része. Az

éves beszámolót ugyanis közzé kell tenni és letétbe kell helyezni, az üzleti jelentést

pedig csupán a vállalkozó székhelyén kell elérhetővé tenni. Az üzleti jelentés

tulajdonképpen a beszámoló értékelése, kiegészítve a főbb kockázatokkal és a

jövőbeni terv adatokkal, amely együttesen egy részletes elemzést kell, hogy

tartalmazzon.

Az üzleti jelentés tehát egy részletes elemzés szöveges összefoglalása, amely IT

szempontból azt jelenti, hogy a rendszernek képesnek kell lennie összetett és hosszú

feladatsorok elvégzésére nagy mennyiségű – könyvelés által rögzített – adattal.

2.2.3. SZÁMVITELI POLITI KA

A számviteli politika a számviteli információrendszer sajátosságait leíró

dokumentum, amelynek összeállításánál kifejezett figyelmet kap az, hogy az adott

vállalkozás a vagyoni, pénzügyi és jövedelmezőségi helyzetét bármikor a valóságnak

megfelelően tudja bemutatni. A számviteli politika tulajdonképpen azt írja le, hogy a

vállalkozás számviteli rendszere hogyan működik, amelyre azért van szükség, mert a

számviteli törvény, nem köti meg teljesen a vállalkozások kezét, hanem választási

lehetőségeket hagy.


12

A számviteli politika megalkotásánál figyelembe kell venni az alábbi táblázatba

foglalt elveket.

1. számú táblázat – Alapelvek a számviteli politika kialakításához

ELV JELENTÉSE

Testreszabottság elve A vállalat sajátos érdekeit figyelembe véve kell kialakítani.

Teljes körűség elve Tulajdonképpen a törvényi előírások betartását jelenti.

Egyértelműség elve A törvényi előírásokat sarkalatosan tartsa be a politika.

Hasznosíthatóság elve Biztosítsa a politika a belső és egyaránt a külső

információáramlást.

Időszerűség elve Aktualizált legyen a politika a számviteli törvényhez.

Következetesség elve A politikának ellentmondásmentesnek kell lennie és a

változtatását csakis indokolt körülmények idézhetik elő.

A számviteli politika tulajdonképpen egy szigorú szervezeti törvény, amelyet

mindig be kell tartania a szervezet számviteli munkatársainak. Mivel ez egy szervezeti

törvény, ezért módosítható a szervezet (képviseletére jogosult személy) által, de csakis

indoklással és bejelentéssel, illetve ajánlottan a kiegészítő mellékletben történő

indoklással.

A számviteli politikában rögzíteni kell az ún. általános jellegű döntéseket,

amelyek többek között vonatkoznak annak tisztázására, hogy a gazdálkodó milyen

típusú beszámolót, azon belül milyen mérleget és eredménykimutatást állít össze és

mennyire részletezi a soraikat, illetve a mérlegkészítés időpontját és a kiegészítő

melléklet, illetve az üzleti jelentés részleteit. Továbbá a naptári évtől eltérő üzleti év

intervallumát. Véleményem szerint azonban a legfontosabb számvitel-politikai általános

jellegű döntés az a vezetői számvitel használatáról, a zárlat gyakoriságának

meghatározásáról, illetve az eltérések jelentőségének mértékének meghatározásáról való

döntés, ugyanis ezen rögzített döntések a könyvelők mindennapi munkavégzését

jelentősen befolyásolják.

A fent írtakon kívül a számviteli politikában több más dolgot is rögzíteni kell.


13

A számviteli politika részei:

számlarend

bizonylati szabályzat

A számviteli politikával együtt elkészítendő szabályzatok:

eszközök és források értékelési szabályzata

eszközök és források leltárkészítés és leltározási szabályzata

önköltségszámítás rendjére vonatkozó belső szabályzat

pénzkezelési szabályzat

A számlarendnek egy – a gazdálkodó által kialakított – számlatükröt kell

tartalmaznia, illetve egy segédletet a számlatükörhöz, amely magyarázatot ad a

számlák tartalmára, érték változására, más számlákkal való kapcsolatára satöbbi. A

számlatükör kialakításánál kötelező betartani a törvényi jelölést a mérlegcsoportok

tekintetében.7

A bizonylati szabályzatban az kerül tisztázásra, hogy a vállalkozás mikor

milyen bizonylatokat állít ki, illetve a befogadható bizonylatoknak mit és hogyan kell

tartalmaznia.

Az eszközök és források értékelési szabályzatában a mérlegbe bekerülő tételek

(mérlegtételek: eszközök, források) több szempont szerinti vizsgálatát kell rögzíteni.

Az eszközök értékelése közé tartozik főleg

a minősítés meghatározása (általában tervezett használati idő, rendeltetés,

illetve használhatóság – azaz közvetlenül vagy közvetetten szolgálja a

vállalkozás működését – szerint),

az immateriális javak és a tárgyi eszközök terv szerinti és terven felüli

értékcsökkenésének kiszámítása (bruttó vagy nettó érték alapján, azon belül

pedig milyen kulccsal),

a készletek értékszámításának meghatározása (FIFO, vagy gördülő átlagár

módszer),

a döntés a valós értéken történő pénzügyi instrumentumok értékeléséről (él-e

vele)

7 Lásd: 2. sz. melléklet – a számlaosztályokról és a mérlegfőcsoportokról


14

az egyes eszközök bekerülési-értékszámításának meghatározása (a

térítésmentesen kapott eszközökre, illetve a speciális esetekben végrehajtandó

feladatok tisztázása),

a deviza elszámolási árfolyam meghatározására (MNB vagy választott

hitelintézeti árfolyam).

A források értékelése közé pedig

a kötelezettségek értékelésének módja (általában esedékesség szerint), illetve

a céltartalék képzés rendje (mikor, mennyit).

Illetve együttesen az eszközök és a források értékelésénél is rögzíteni kell a

bizonylatolás módját, illetve azt hogy mely dokumentumokat lehet/ nem lehet

számításba venni az értékelésnél.

A leltárkészítési és leltározási szabályzatban azt kell rögzítenie a gazdálkodónak,

hogy mit, hogyan, hol, milyen eszközökkel és kiknek kell leltároznia, illetve az

ellenőrzés, értékelés és korrekció módját és azok output-jait.

Az önköltségszámítási szabályzat a gazdálkodó által kínált termékek és

szolgáltatások önköltség számítási módjának meghatározását jelenti.8

A pénzkezelési szabályzatban a pénzforgalom biztosításának módját kell

meghatározni, mind bankszámlá(k)ra, mind készpénzre, mind pedig értékpapírokra

vonatkozóan. Rögzíteni kell a jogosultságokat, a felelősségi köröket, a

pénztárbiztonsági előírásokat, a bizonylatolási módokat, a nyilvántartás-vezetés

körülményeit, illetve a készpénzlogisztikával kapcsolatos részleteket.

2.3. A VÁLLALATI I NFORMÁCI Ó RE NDS ZE REK FEJLŐDÉSE ÉS A

S ZÁMVITEL-INFORM ÁCIÓTE CHNOLÓGI A KAPCS OLAT

Ismerve a számvitel kialakulását, a jelenlegi állapotát, illetve az igényeit

Magyarországon, a következő fejezetben az információtechnológia (vállalati

oldalának) fejlődését fogom bemutatni.

Úgy gondolom, hogy a vállalati információrendszereket definiálni nem lehetséges

tökéletesen, és nem is volna érdemes ezzel próbálkoznom a dolgozatom jelenlegi

8 Lásd: 3. sz. melléklet – az önköltségszámítás sémája


15

pontján, ezért az alábbiakban inkább ezen információrendszerek fejlődését fogom

bemutatni.

A felhasznált forrásaim nem egységesen írták le az évtizedek jellemzőit, ezért arra

következtetek, hogy e hosszabb folyamatok többségének nem volt egyértelmű

kezdőpontjuk. Az összeállításnál igyekeztem a leghitelesebb forrásaimnak nagyobb

súlyt adni.

Az ötvenes évek előtt papír alapú munkavégzés folyt a világ szinte minden részén,

mind számviteli mind bármilyen más területeken. Az információtechnológia

megjelenésével azonban a gazdasági élet is jelentősen megváltozott. Az EDP –

Elektronikus adatfeldolgozó rendszerek a vállalat üzleti adatait voltak képesek

fogadni, tárolni, illetve egyszerű matematikai, és lekérdező műveleteket végrehajtani

rajtuk. Nem teljes folyamatok adatait dolgozták fel, csupán egy-egy kiragadott feladatot.

Az informatika kezdetlegességéből fakadóan tárhelyi nehézségek (fizikailag túl nagy

terület kellett nekik) és magas költségek jellemezték.

1955-re kifejlesztették Kelet Németországban az ASCOTA típusú könyvelőgépet,

amely a számvitel és az információtechnológia kapcsolatának a gyökere

véleményem szerint. Az 1980-as évekig használták világszerte, amikor is a személyi

számítógépek (Personal Computer, továbbiakban: PC) és a táblázatkezelő programok

cserélték le.

„Az első programok a bérszámfejtés, a könyvelés és a raktározás adatait kezelték, volt

kereső funkciójuk (pl. cikkszám alapján kigyűjtötte a raktári tételeket), és előre definiált

jelentések készítésére is alkalmasak voltak.” (DR. KOVÁCS, L., KRIZSÁN, Z., SZŐCS, M.,

WAGNER, GY., 2009)


16

2. ábra - A vállalati információ rendszerek fejlődése a hatvanas évektől

A hatvanas években már nem ömlesztve tárolták az adatokat, hanem

eseményenként (tranzakciónként). A TPS – Tranzakció feldolgozó rendszerek a

tranzakció bekövetkezéskor azonnal feldolgozzák az adatokat és az előre beállított

feladatokat azonnal el is végzik rajtuk. A tárhely problémák ekkor még továbbra is fenn

álltak, de fokozatosan javultak. Számviteli szempontból ez azt jelenti, hogy nem csupán

egy beviteli rendszerbe gépelték be a könyvelők a tartozik és a követel számlákat,

illetve az egyenleget, hanem például a rendszer azonnal kiszámolta nekik az ÁFA

összeget, illetve „hibát jelzett”, amennyiben eltérő értékek kerültek a tartozik és a

követel számlára.

A fájlokban és/ vagy programokban tárolt adatok helyett adatbázisokat hoztak létre

(adatbázis-koncepció), amelyeket később a 70-es években még tovább fejlesztettek,

ezért a TPS megnevezés helyett már OLTP-nek nevezték az „optimalizáltabb”

adatbázisokat9. Számviteli szempontból ez a kettős könyvelés két rendszerben

történő rögzítésének megszűnését készítette elő, hiszen az idősoros és a számlasoros

könyvelés is egy adatbázisba került. Habár ekkor még nem hierarchikus, hanem hálós

adatbázisokat használtak, már ezek is lehetőséget adtak arra, hogy elég legyen egyféle

rendszerben rögzíteni a könyvelést.

9 A későbbiekben részletesebben lesz az OLTP-kről szó.

1960s•TPS

•MIS

1970s•DSS

•PPS/ MRP

•EIS

•ES

•GDSS

1980s•ERP

1990s•ERP-k fejlődése

•Kliens-szerver architektúra

•SCM

•CRM

•SRM

•KMS

•PLM

•BI

2000s•ERP-k fejlődése

•Rétegzett kliens-szerver architektúra

•Egyszerűsödő folyamatok

•SOA

•WS, VPN és CORBA


17

Illetve megjelentek a MIS – Vezetői információrendszerek is, amelyek már nem

csak a könyvelést és a raktározást segítették, hanem a vezetők és középvezetők

munkáját is a gyártással és a marketinggel kapcsolatos feladatok ellátásában. Ezen MIS-

ek a könyvviteli tevékenység során előállított számviteli információk alapján

dolgoznak.

Továbbá erre az évtizedre tehető a modern vállalatirányítási rendszerek őse is,

amelyet német nyelvjárású területeken PPS-nek, míg angolszász területeken MRP-nek

neveztek. Mivel az MRP elnevezés vált ismerté ezért a továbbiakban én is ezt a

megnevezést fogom használni. Az MRP I. – Anyagszükséglet tervezési rendszer egy

adatbázisra épülő tervezési, irányítási rendszer, amely a kezdetlegessége miatt

egyáltalán nem optimalizált ekkor még. Lényege, hogy a gyártási programban (MPS)

meghatározott bruttó szükségletet nettósítja a készletek és a már megrendelt

mennyiségek segítségével, illetve elemi szintre vetíti azt, az anyagjegyzéket

(termékfát/ BOM-ot) felhasználva. Számviteli megközelítésben ez a

készletnyilvántartások egy új ágát jelentette, hiszen az információtechnológia

megteremtette a lehetőséget az MRP-vel a számvitel egy külön részének megalkotására.

A hetvenes években jelentek meg a DSS – Döntéstámogató rendszerek, amelyek

az elemzők és a döntés-előkészítők munkáját segítették statisztikai, modellező és

szimulációs megoldásokkal. Tapasztalatok és kutatások eredményeként a felmerülhető

problémákról halmoztak fel ismereteket. (pl.: a megoldás módja, a probléma elemzése,

optimalizálás, érzékenységvizsgálat, döntési változatok). Az üzleti intelligencia

rendszerek elődjének mondható. Mivel a számvitelnek egy különálló ága a kontrolling,

amellyel a szakdolgozatom keretein belül nem kívánok foglalkozni, ezért csupán annyit

szeretnék a DSS-ekhez megjegyezni, hogy a kontrolling tevékenység munkáját

segítették/ teremtették meg.

Fontosnak tartom megjegyezni, hogy ekkor jöttek létre az első – még kezdetleges –

operációs rendszerek.

Továbbá az EIS – Felsővezetői információrendszer eredetileg egy önálló szoftver

volt, amely a MIS-hez nagyon hasonlított. A MIS-nél több adattal foglalkozik egy EIS.

Nem csak egy-egy magasabb prioritású ágazat folyamataiból származó adatokat és

információt szolgáltat, hanem a vállalat egészét, sőt kezdetlegesen annak környezetét is

figyelembe vette, ezzel megteremtve a benchmarking alapját, amellyel elsősorban a

kontrolling munkáját segítette.

https://hu.wikipedia.org/wiki/Kontrolling


18

Az ES – Szakértő rendszereket szűkebb terület igényeinek kielégítésére használják.

Gyakran az adott vállalat/ terület saját következtetéseket von le a bonyolult folyamatok

eredményeként kapott adatokból, illetve tanuló (heurisztikus) alrendszert is gyakran

használnak. Eleinte az új ismereteket a programkódba építették bele, később azonban

külön adatbázist használtak erre a célra. Hátránya, hogy az emberi tényező nem

kizárható, habár a kitanítást szolgálja a magyarázó alrendszer. A rendszer számviteli

információk alapján kalkulál, amelyekből különböző módszerekkel állítható elő az

igényt kielégítő információ. Továbbá az ES-ek fejlődésével megszületett az igény a

számvitel felé a lehető legpontosabb kontírozásra.

A GDSS – Csoportos döntéshozatal támogató rendszer használatával egy

valósidejű-adatbázist használ a csoport minden tagja (adatmegosztás). Bizonyos

döntések meghozatalához nem elég egyetlen részlegnek az adatait felhasználni, hanem

többére is szükség van. A különböző részlegek adatait viszont csak a részlegek vezetői

ismerik tüzetesen, ezért nem lehetséges egy embernek meghoznia a döntést. Ilyen típusú

helyzetekre találták ki a GDSS-eket.

W(F)MS – Munkafolyamat-menedzsment rendszerek jöttek létre a

minőségmenedzsment fejlődésével, amikor is realizálták, hogy a minőség a

folyamatok helyességén múlik, amelynek irányításához szükség van a megfelelő

tervezésre, végrehajtásra, nyomon követésére és ellenőrzésére, azaz a

minőségszabályozásra. Könyvelési hiba esetén a helytelenül könyvelőt –

vállalkozásonként változó mértékben – kérik számon. Ehhez azonban szükség van egy

nyomon követő rendszerre, amely alapján egyrészt visszakereshető a hibásan könyvelt

számla, másrészt pedig a könyvelő azonosítására szolgáló jel. A nyomon követő

rendszer viszont újabb igényt támaszt a számviteli rendszer irányába, amelynek

lényege, hogy a könyvelés menete nem történhet ad-hoc módon, csakis egy előre

meghatározott menetterv szerint. E-nélkül csak a hiba visszakeresésére lenne mód.

Ahhoz hogy ne legyen hiba, szükséges kialakítani egy állandó munkamenetet, amely

folyamatosan nyomon követhető és koordinálható. Erre ad megoldást egy WfMS.

PMS – Projektmenedzsment rendszer: a projektek – mint kiemelt jelentőségű

feladatok – tervezésére, végrehajtására, nyomon követésére és ellenőrzésére használták.

A PMS-ek kialakulásával megszületett az igény a számvitel felé, hogy külön kezelje a

projekteket, hiszen azok nem az általános üzletmenet határai közé tartozó feladatok.


19

Az 1980-as években jelent meg a tovább fejlesztett MRP II. – Gyártási erőforrás-

tervezési rendszer, amely már a kapacitások tervezésével (zárt láncú MRP –, amely

jelentése, hogy egy adatbázis több részleget is kiszolgál – integrálva egy CPS,

kapacitásszámoló egységgel), pénzügyi információrendszer kialakításával,

marketingtámogatással stb. is foglalkozik. Legfontosabb előnye, hogy képes szimulálni

a lehetséges döntések eredményeit a támogatott ágazatok számára. Kifejlődése jelentős

szerepet játszik véleményem szerint az ERP rendszerek kialakulásában, hiszen ezen

információs rendszerek már több ágazatnak is nyújtottak információt, ami az

elődjeikhez képest egyedülálló kiválóság. Számviteli szempontból ez a

készletnyilvántartások egyszerűsítését jelenti, hiszen a könyvelőknek már nem kellett a

kartonokból visszakeresniük a vásárolt, felhasznált vagy eladott mennyiséget, hanem a

rendszer ezeket ismerve is kiszámítva tervezte meg a gyártáshoz szükséges erőforrások

rendelését.

Az MRP rendszerek mellett több gyártástervező és irányító rendszer is létrejött

(OPT, APS, Push-Pull, stb.).

A vállalati információrendszerek egyik alapja egy jól szervezett adatbázis. Ezen

adatbázisnak több követelménynek is meg kell felelnie, például: valósidejűen kell

viselkednie, hogy többen is egyszerre használhassák, következetes felépítésűnek kell

lennie, különböző jogosultságokat kell kezelnie, és még sorolhatnám. Ezen

követelmények teljesítésének egységesítésére találták ki a DBMS – Adatbázis-kezelő

rendszereket, amelyek számviteli jelentősége többek között, hogy használatával

megszűnt a duplán könyvelés hibája, hiszen ha egy számlát az egyik könyvelő

lekönyvelt, akkor egy másik könyvelő ezt láthatta és nem kezdett el vele ő is dolgozni,

vagy ha mégis lekönyvelte ő is véletlenül, akkor egyszerű duplikáció-kiszűrő

lekérdezésekkel ezt le lehetett ellenőrizni. Nyilvánvalónak gondolom, hogy a DBMS-ek

előtt is szóban igyekeztek megelőzni ezt a problémát a könyvelők.

Egyre több területüket le tudták fedni a vállalkozások szoftverekkel, amelyek

hátrányaként a számítógépek lassabbak lettek, illetve megjelent az igény arra, hogy

ezeket a programokat egységesítsék. Ezen igények kielégítésére jelentek meg az ún.

„All in one” megoldások, azaz ERP-k, avagy vállalati erőforrás tervező rendszerek.

Habár ma az ERP mozaikszót használjuk az integrált vállalatirányítási rendszerek

rövidítésére, fontosnak tartom megjegyezni, hogy a 80-as években ezek a rendszerek

valóban lefedték a vállalat (és csak a vállalat) egészének működését, a mai ERP

rendszerektől jelentősen különböztek, hiszen még nem fordítottak akkora figyelmet a


20

szervezet partnerei felé, mint a későbbiekben, illetve az IT megoldásaik is mai

rendszerekéihez képest kevésbé voltak optimalizáltak. Az ERP-kről a későbbiekben

részletesebben írok majd.

A kilencvenes évektől elindult a már meglévő rendszerek „csiszolgatása”. Az ERP-k

átálltak a mainframe technológiáról a kliens/ szerver megoldásra. A hálózatokon belül

a számítógépek (kliensek) képesek lettek elérni egy a szerveren lévő másik számítógép

(szerver) által nyújtott szolgáltatást vagy hardvert (pl.: egy számítógép, amelyre nem

volt nyomtató kapcsolva, szintén tudott nyomtatni, ha a szerver gép ezt lehetővé tette),

míg korábban „elkérték” egy nagyszámítógéptől az adatokat, vagy elküldték neki a

hardverrel kapcsolatos igényeiket (pl.: nyomtatandó bizonylatot).

További ilyen nagy jelentőségű „csiszolgatás” a vállaltirányítás szemléletváltása a

partnerekkel való kapcsolat prioritásának felismerése révén.

SRM: Szállítókapcsolat menedzsment – a beszerzési folyamatok irányítására

használják (igény és beszerzési mód meghatározása, illetve a hasznos kapcsolatok

fenntartása és javítása a vállalat eredményének növelése érdekében).

CRM: Ügyfélkapcsolat menedzsment – a források különböző megközelítésekről

írnak, melyeknek a lényege összességében a következő: a kapcsolat a vállalat és az

ügyfél között személyesebb, tehát vonzóbb és egyúttal értékesebb legyen az ügyfél

számára, illetve, hogy a vállalatnak is többet érjen az ügyfélköre és rangsorolhassa is

azt.

SCM: Ellátási lánc menedzsment – termelői, kereskedői és szolgáltatói

tevékenységű vállalatok egyaránt használják a teljes ellátási lánc folyamataik

irányítására (a kitermeléstől a végfelhasználókig, sőt a biztosított további

szolgáltatásokig).

KMS: Tudásmenedzsment rendszer – célja a dolgozók tudásának feltérképezése a

tudás négy dimenziója (tanulás, folyamat, technológia, cél, avagy: a folyamatos

tudásfrissítés és a tudás múltja, a tudásszintje, a tanulástechnikája, a kitűzött tudásszint)

szerint. Vállalatonként nagyon eltérő lehet.

Ezen új partnerkapcsolati szemléletek megjelenésével egy új adatszolgáltatási ipar is

megjelent, amelyek mentén adatpiacok, adattárházak és online elemzőszoftverek

jelentek meg.

PLM: Termék életciklus menedzsment – felfogása szerint a termék életciklusának

menete: elképzelés, példákba építés, tervezés, újra átgondolás, körülírás, meghatározás,


21

csiszolgatás és tesztelés, megfigyelés, ellenőrzés, jóváhagyás, beszerzés, gyártás,

értékesítés és szállítás, felhasználás, javítás, fenntartás, kivonás és végül újrahasznosítás

vagy megszüntetés. A felfogás különlegessége, hogy egységesíti a számítógép által

vezérelt technológiákat, ezzel fokozva az eredményességet és a hatékonyságot.

Ezen fent írt eszméknek véleményem szerint csak közvetett kapcsolata volt a

számvitel munkájával, hiszen több lett a bizonylat, amellyel dolgozniuk kellett.

A menedzsment és az informatika összefonódásának eredményeként megszülettek

az első BIS – üzleti intelligencia rendszer (a későbbiekben részletesebben kifejtem).

A 2000-es években az informatika robbanásszerű terjedése miatt hatalmas

technológiai áttörések történtek. Az ERP-k átálltak a réteges kliens/szerver

architektúrákra, amely a karbantarthatóság, az átviteli sebesség, a megjelenítés és vele

együtt a kezelhetőség, illetve a fejlesztés javulásához vezetett.

Megjelent a SOA – Szolgáltatásorientált technológia:

„Bár a SOA-t úgy reklámozzák, mint vadonatúj architektúrát, valójában nem más, mint

újra feltalálása és alkalmazása azon elveknek és gyakorlatnak (…), amelyeket az

egyetemek számítástudományi kurzusain már 30 évvel ezelőtt tanítottak, de időközben

elfelejtettek és nem vagy ritkán alkalmaztak a gyakorlatban.” (TELBISZ, F., GÓDOR, B.,

2007)

Tulajdonképpen a különböző vállalatokban lévő szigetrendszerek egybe integrálásáról

van szó. A „sziget” hasonlatot továbbvéve, a SOA egy híd két vagy több különböző

szigetcsoport-rendszer (ERP rendszer) egy-egy szigetrendszere között. Gyakorlatiasan

megfogalmazva egy olyan rendszerről van szó, amely az adott vállalatban megmutatja

azt, hogy a szállítói, milyen szolgáltatásokat tudnak biztosítani igény esetén, illetve a

vállalat is képes saját szolgáltatásait feltölteni egy ilyen rendszerbe a vevői felé. Tehát

egy olyan belső rendszeri felépítést jelent a SOA, amely ún. vállalati szolgáltatási

sínek (ESB) segítségével folyamatosan kapcsolatban áll a partnereivel, így nem kell

telefonon, emailen, vagy más megoldást keresve rendelnie a vállalkozásnak

beszállítóitól, hanem egy a beszállítókkal közösen használt programban ki tudja

választani a feltöltött termékek és szolgáltatások közül az igényeinek kielégítésére a

legoptimálisabbat. Magas fokú bizalomigénye miatt kevésbé elterjedt.

WS – Hálózatalapú technológia, avagy egy külső hálózaton (internet), vagy belső

hálózaton (ethernet), vagy olyan belső hálózaton, ami külső hálózati megoldásokat


22

használ (intranet10) történő adatcsere két vagy több számítógép között. Legnagyobb

előnye, hogy olyan szoftverekkel is dolgozhatunk a számítógépünkön, amelyek

nincsenek arra telepítve. Azonban ezt az előnyt árnyalja a web közvetítő szerepéből

adódó lassúság. További nagyon fontos előnye, hogy a különböző gyártóktól származó,

különböző programozási nyelven megírt szoftverek integrálhatóvá válnak ezen

keresztül, amennyiben a gyártók ezt így alakították ki. Egy Linuxra írt programot tehát

az interneten keresztül futtathatunk a Windows-unkon. Informatikailag ez a „végek”

megkülönböztetését jelenti, avagy a back-end és a front-end elkülönítését. Míg a

gyártó – ha úgy akarja – több front end-et is elkészít, hogy különböző operációs

rendszerek, vagy adott esetben böngészők is futtathassák, addig ezek mind egy back-

endben végződnek. Ezen technológiával tehát lehetővé vált a számvitel számára az,

hogyha annak igénye úgy a legteljesebben kielégíthető, hogyha nem csak egy ERP

rendszert használ, hanem az ERP rendszerén futó főkönyvi modulhoz külső (nem az

ERP rendszerhez tartozó), olyan analitika-szoftver kapcsolódik, amelyet más

programozási nyelven írtak, vagy más operációs rendszerre készítették, mint az ERP

rendszert, akkor is problémamentes legyen az adatátvitel az ERP rendszer és az

analitika-szoftver között.

VPN, azaz Virtuális Privát Hálózat elnevezésű lehetőséget fejlesztettek ki, az

interneten keresztüli védett adatáramlás biztosítására. Egy olyan csőként vezeti az

adatáramlást, amelyet más a hálózaton lévő jogosulatlan egyedek nem láthatnak. Tehát

a könyvelők által rögzített adatokat, amelyeket az interneten keresztül oszt meg a cég

valamilyen okból, csakis azok láthatják, akiknek jogosultságuk van hozzá.

CORBA szabványgyűjtemény és architektúra – Habár a CORBA első változatát

már a 90-es években kifejlesztették, csak a 2000-es évekre lett kompatibilis az ERP

rendszerekkel, ugyanis akkorra építették bele a valósidejű elvárásoknak megfelelni

képes részeket. A CORBA egy olyan elosztott rendszereket leíró protokoll, amelynek

betartásával, a vállalkozás kialakíthat egy olyan interfészt11, amelynek használatával a

vállalkozás gyorsíthatja a WS-eknél írt probléma megoldását.

10 pl.: Egy belső hálózaton létrehozott saját weblap, amit csak a belső hálózat kliensei látnak. 11 Két elemet összekapcsoló egység (pl.: kábel)


23

A számvitel-információtechnológia kapcsolat tehát a következőképpen

szemléltethető.

3. ábra - A számvitel-információtechnológia kapcsolat

A folyamat egyik fele, hogy számvitel megteremti az igényt a problémái és

feladatai hatékony(abb) kezelésére, amelyet az IT képes kielégíteni

információtechnológiai-megoldásokkal.

A folyamat másik fele pedig, hogy az IT a fejlődése révén új lehetőségeket

biztosít, amelyeket a számvitel felismer és kihasznál.

3. A JELENKOR – SZÁMVITEL -INFORMÁCIÓTECHNOLÓGIA

Ebben a fejezetben – a 4. és az 5. számú melléklet segítségével – bemutatom a

számvitel-információtechnológia használatának előnyeit, a rendszerét felépítő

szoftverrészeket, egy számviteli szoftver bevezetését és egy integrált

információrendszeren keresztül futó számviteli folyamatot.

Habár a fejezetben írt technológiák és szoftverek egy részét már korábban

kifejlesztették, csak a jelenre, illetve a közel múltra érett össze a rendszer eléggé ahhoz,

hogy együttesként beszélhessünk róluk.


24

3.1. A S ZÁMVITEL -INFORMÁCIÓTE CHNOL ÓGI A RENDS ZE R FELÉ PÍ TÉS E

A számviteli rendszer három részre szedése informatikailag azt jelenti, hogy biztosítani

kell egy olyan alapot (sztenderd szoftvert), amely minden társaságra egyaránt

használható és, amely eleget tesz a törvényi előírásoknak, egy olyan az alapot

meghaladó részt, amelyben a törvény külön szabályozásait képes kezelni a szoftver,

illetve egy olyan változtatható részt is, amely képes igazodni a vállalat számviteli

politikájába foglaltakhoz.12

4. ábra - Egy számviteli szoftver felépítése információtechnológiai szempontból (Saját készítés)

Ezen számviteli-információtechnológiai részek mindegyikét módosíthatatlanul kell

tartania a rendszernek.

12 Példákért a számvitel-információtechnológia rendszer szoftverrészeinek működéséről lsd.: 4. sz.

melléklet – példák a számvitel-információtechnológia rendszer részeinek működésére


25

3.2. EGY S ZÁMVITELI S ZOFTV ER BEVE ZETÉS E

5. ábra - Egy számviteli szoftver bevezetése egy meglévő IT rendszerbe

A korábbiakban írtam arról a kliens/ szerver architektúra által biztosított

lehetőségről, amely szerint elég egy szoftvert, vagy hardvert csupán a szerverre

telepíteni ahhoz, hogy a kliensek is használni tudják. A telepítés, illetve integrálás, mint

lépés emiatt sokkal egyszerűbb.

Az új számviteli szoftver installálása szerverszinten történik. Telepítés közben

a számviteli előírásoknak megfelelően és/ vagy a számviteli munkatársak

közreműködésével megtörténik a szoftver környezeti paraméterezése is. Környezeti

paraméternek nevezzük azokat a rögzített változókat, amelyek beállításával az IT

környezetet egyértelművé tesszük a programunknak. Itt állítjuk be azt, hogy milyen

hálózaton dolgozunk, hogy milyen meghajtók és könyvtárak legyenek az

alapértelmezettjei a különböző modulok különböző tranzakcióinak, hogy melyik

nyomtatót és melyik papírtípust használják az adott entitások stb.

A feltelepített szoftveren további beállításokra van szükség a használatba vétel

előtt. Mivel a számvitel igényli a valósidejű adatbázist, ezért az IT-nak érdemes egy

központi adatbázisban tárolni az ún. szakmai paramétereket. Szakmai paraméternek

tulajdonképpen a számviteli politikában leírt eljárások és módszerek IT

környezetbeli rögzítését értjük.

Telepítés szerverszinte

n és a környezeti

paraméterek beállítása

Központi adatbázis

paraméterezé-se

Törzsállomá-nyok

felvétele a központi

adatbázisba és az

adatmigráció első lépése

Jogosultságke-zelés

COE létrehozása/

Integrálás egy meglévő COE-be

COE-k telepítése és

az adatmigráció

befejezése


26

Tehát, például folytat-e vezetői számviteli tevékenységet a cég, vagy például hogyan

kezeli a devizás számlákat, milyen bankszámlákat és házipénztárakat használ, illetve

olykor lehetőség van – véleményem szerint törvényellenesen – a negatív sztornó

beállítására is.

Miután a szoftver megismerte az információtechnológiai és a számviteli

környezetet, szükséges a vállalat törzsállományát is betáplálni a szoftverbe. Elsősorban

a vállalat vevői, szállítói, hitelezői (teljes cégnév, cím, adószám, EU-adószám,

bankszámlaszám, IBAN szám, kapcsolattartók adatai) és munkatársai adatait, illetve a

készlet- és tárgyi eszköz listát érdemes betáplálni. Továbbá a számlatükör is egy

törzsjellegű adat, amelyet a törzsállomány megadásakor kell felvinni.

Amennyiben egy meglévő számviteli szoftvert cserél le a vállalkozás, akkor az

átemelni kívánt adatokra külön hangsúlyt kell fektetnie, hiszen komoly hibák

keletkezhetnek az ellenkezőjéből (pl.: formátumütközés, ismeretlen környezeti

paraméterekre való hivatkozás). E probléma kiküszöbölésének folyamatát

adatmigrációnak nevezzük. A folyamat két részletre szakad, hiszen a napról napra

változó adatokat nem lehet átemelni egy olyan szoftverbe, ami még nem állt

működésbe. Ennek oka, hogy egy számviteli rendszer bevezetése több napot, hetet,

hónapot vagy akár évet is igénybe vehet, és a ma rögzített adatok, holnap már

megváltozhatnak, de a rendszer még nem áll készen a telepítés előtt a változtatás

rögzítésére.

Habár a szoftver már késznek tűnik, az egyik legfontosabb lépés még hátravan,

amely a jogosultságkezelés. Windows környezetben Active Directory-t (továbbiakban:

AD) használ a rendszeradminisztrátor a jogosultságok beállítására, amelyben

úgynevezett entitásokat kezel. Az entitás – vagy magyarosabban „egyed” – a

számítógépes környezet egy nagyon fontos fogalma. Az entitás legtipikusabban

személy, illetve számítógép. Az AD-ben tehát a különböző típusú entitások kezelhetőek.

A kezelhetőség azt jelenti, hogy tulajdonságokat (attribútumokat) állíthatunk be,

illetve meghatározhatjuk a kapcsolatot a különböző egyedek között.

Példa az attribútumokra: egy vezető elindíthatja a pénzutalást, míg egy alacsonyabb

beosztású nem, vagy a folyosói nyomtatót csak az emeleti számítógépek használhatják.

Példa a kapcsolatokra: Vezető Béla a felettese Beosztott Bélának, vagy Vezető Béla

számítógépe az XYZ-012345 azonosítójú.


27

Fontos továbbá, hogy az entitások egymásra épülnek.

Szintén egy példával elmagyarázva azt jelenti, hogy ha bizonyos művelet csak Vezető

Béla számítógépéről végezhető el, amely számítógépre Beosztott Béla bejelentkezett,

akkor Beosztott Béla nem végezheti el a műveletet, hiszen hiába jogosult a számítógép

arra, a felhasználó (user) nem az.

Amennyiben egy kevesebb embert foglalkoztató vállalkozásról beszélünk, a

jogosultságok kezelése, megtörténhet a fent írt módon egyesével, de egy nagyobb cég

esetében érdemes csoportházirendet létrehoznunk, amelyet Windows környezetben az

AD-n belül a Group Policy Management-tel tehetünk meg. A csoportházirenddel

egységesen állíthatjuk át a létrehozott csoportok jogosultságait.

Például beállíthatjuk, hogy a könyvelők ne rendelhessenek irodaszereket, hanem csak

könyvelhessenek, és a beszerzési munkatársak ne könyvelhessenek, de rendelhessenek

irodaszereket.

A szoftver habár már kész van, érdemes átnézni véleményem szerint, hogy

mikre van még szüksége a szoftver használóinak (Adobe Reader, MS Office, levelező

program stb.) és azokkal együtt egy Egységes Irodai Környezetet, azaz Common

Office Environment-et (továbbiakban: COE) létrehozni. A folyamat lényege, hogy a

meglévő operációs rendszert és a telepített programokat a fentiekben tárgyalt

beállításokkal „összecsomagolja” a rendszeradminisztrátor, és magként veti el a

szükséges számítógépekbe. Ezen számítógépeken tehát nem szükséges egyesével

végigcsinálni a fent írt folyamatokat, hiszen a kész változatot kapják meg a gépek a

COE-k segítségével.

A vállalkozás minden (releváns) számítógépére telepített szoftver viszont még

mindig nem üzemképes, hiszen az adatmigrációnak csak az első (nem napról napra

változó) része valósult meg. A COE-k telepítése után szükséges az adatmigráció

befejezéseként a folyamatosan változó törzsek átemelése a folyamatos változásokkal

dolgozni képes új számviteli szoftverbe.

3.3. A JELENKOR INTE GRÁLT INFORM ÁC I ÓRENDS ZERÉ N KE RES ZTÜL

FUT Ó S ZÁMVITELI FOLYAM AT

A korábban írtak alapján láthatjuk tehát, hogy egy vállalkozás több rendszert is

használ, amelyek mindegyike rendkívül fontos szerepet tölt be a vállalkozás életében.

Ezen rendszerek mindegyike magába foglal több technológiai megoldást, folyamatot,


28

szemléletet és alkalmazást. Egy vállalat, amely szeretne versenytársai előtt járni a

technológia terén, ezen rendszerek valamennyiét érdemes használnia. Ehhez azonban

ezeket a rendszereket össze kell kötnie az adott vállalatnak, tehát integrálnia kell az

integrált rendszereit.

A fejezetben az alábbi ábra elemeit, illetve az ábrázolt folyamatokat szeretném

bemutatni számviteli szempontból, úgy hogy egy számviteli folyamat lépéseit sorra

megvizsgálom.

6. ábra - Egy integrált információrendszer működése (forrás: DR. DEÁK, I., DR. BODNÁR, P., DR. GYURKÓ, GY.

2008, 191. oldal | Kiegészítve saját vélemény alapján)

3.3.1. A KÖNYVELÉS E LŐKÉS ZÍTÉSE

Egy könyvelési folyamat kezdőpontjának több mindent is tekinthetünk a

könyvelés sokrétűsége miatt. A komolyabb számviteli sajátosságokból adódó

nehézségek és az információtechnológia összetettsége miatt az alábbiakban a

szállítói számlák beérkezését fogom kezdőpontnak tekinteni.

A számlák feldolgozását az adott cég a sajátosságaihoz mérten előkészíti

(szkenneli, vonalkóddal vagy más azonosítóval látja el, a címzett részlegre továbbítja,

időbélyegzővel látja el stb.).


29

3.3.2. KÖNYVELÉS – ERP RENDS ZE REK

A könyvelők a számlák feldolgozásához az ERP rendszerek különböző

számviteli moduljainak különböző tranzakcióit 13 használják.

„Egy ERP rendszer alatt egy adott vállalkozás valamennyi adat és információ

feldolgozását megvalósító információrendszerét értjük, mely a személyzeti, termelési,

kereskedelmi, tervezési, készletgazdálkodási, pénzügyi, illetve vezetési, irányítási, stb.

folyamatok egységes, integrált számítástechnikai kezelését megvalósítja. Az ERP

rendszerek funkcionális részekre oszlanak és a szakterületi igényeket modulokkal fedik

le. A moduláris felosztás ERP rendszerenként különböző, de lényeges jellemzőjük, hogy

egy egységes adatbázisra épülő, lépésenkénti bevezethetőségi lehetőséget kínálnak.” -

Molnár Bálint (2014, ELTE)

Az ERP rendszerek tehát nem csak a számvitel feladatait képesek kielégíteni,

hanem számos más vállalati igényt is. Ezen rendszerek képesek betartani az előző

fejezetben írt követelményeket, illetve használják a korábban bemutatott technológiák

jelentős részét is.

Az ERP rendszerek jellemzői:

Moduláris felépítésű

Valósidejű adatbázis

SQL alap

Projekt típusú üzletvitel

Internetes támogatás (pl.: árfolyam, levelezés frissülése)

Több nyelv és több valuta használata

Az ERP rendszerek legfőbb kritériumai:

Központi adatbázis használat

o Többszintű, hierarchikus jogosultsági rendszer

Adatok a keletkezés helyén kerülnek bevitelre

Legitimitás (törvényesség) biztosítás

Egységes kezelő felület biztosítása

13 Nem minden ERP rendszer nevezi egységesen „tranzakció”-nak az adatok feldolgozásához szükséges

menüpontokat.


30

Duplikálódás kizárása

Egyéb fontos elvárások az ERP rendszerek felé:

Folyamatkezelés – minden-minden releváns adattal kapcsolatban van

Vállalat teljes működésének lefedése

Minőségbiztosítás és munkafolyamat menedzsment – a bevitt adatért az felelős,

aki bevitte azt

Egységes adatokból egységes, de tetszőleges kimutatások, diagramok,

táblázatok készítése

A könyvelő tehát a megkapott számla tartalmát rögzíti a használt ERP rendszer

pénzügyi-számviteli moduljában. Bizonyos (tipikusan logisztikai és pénzutalási)

folyamatok automatikusan könyvelésre kerülnek és nincs szükség kontírozásra,

azonban a kontók kijelölése továbbra is nagyon fontos feladat, hiszen ezen

automatizmusok után is bőven maradnak olyan tételek, amelyek könyvelési technikája

eltér az automatizálhatóktól, valamilyen ok folytán.

3.3.3. NYILVÁNTART ÁSBA VÉTEL – OLTP

A számlák ezután bekerülnek a nyilvántartásba, amely az ERP rendszer

valósidejű központi adatbázisát jelenti. Az erre a célra használt adatbázisrendszer

alkalmazást nevezzük OLTP-nek, azaz online tranzakció-feldolgozásnak.

Az OLTP-k tulajdonságai:

Képes az adatbázisában tárolt adatok változtatására, egyértelmű azonosításra,

aktualizált (időben pontos),

képes egyszerre több alkalmazást kiszolgálni, ellentmondás nélkül,

következetesen kezeli a tárolt adatait (pl.: nem lehet nevet beírni a születési

dátum helyére),

homogén adatforrással dolgozik, tehát egy adat csak egyszer van tárolva, hiába

használja több osztály is a vállalatban,

logikai csoportosítást enged az adatbázis-tervezőnek,

beépített adatvesztés elleni védelmet biztosít,

gyors adatszolgáltatást biztosít,

„könnyebben” használatható (programozási nyelvekhez képest),


31

integrálható, tehát több alkalmazás is képes egyszerre rácsatlakozni és vele

dolgozni.

Ezen OLTP rendszereken kívül a legtöbb vállalat használ egyéb adatforrásokat is,

amelyek lehetnek táblázatkezelők, vagy más – nem ERP rendszer – szoftver adatbázisa.

Ezen adatbázisok alkotják tehát az integrált információrendszerek magját.

3.3.4. LEKÉRDE ZÉS , KIM UTATÁS , ELEM ZÉS , ARCHIVÁLÁS – ERP,

OLAP, ADATTÁRHÁZ

Az adatokkal (általánosságban) három dolog történhet, az ERP rendszer

visszakéri őket és kimutatások, lekérdezések elkészítéséhez használja fel őket, vagy

közvetlenül egy OLAP elemző rendszerbe kerülnek, ahol összesített formában

jelennek meg, esetleg felhasználva más modulok adatait is, vagy archiválódnak egy

adattárházba, vagy adatpiacba.

Az OLAP – Online analitikus feldolgozás az IT egyik legzseniálisabb

vívmánya, amelyet Codd 1992-ben definiált elégséges, de nem tökéletes szabatossággal.

Az OLAP rendszerek tulajdonságai:

Többdimenziós adatbázis (nem adattáblákkal, hanem adatkockákkal dolgozik

a gyorsabb elérés érdekében), amelynek adatforrása valamilyen OLTP rendszer.

Míg az OLTP tranzakció feldolgozásra való, addig az OLAP az főleg

lekérdezésekre és kimutatásokra van optimalizálva.

Összesített adatokkal dolgozik, tehát egy kimutatás elkészítésekor nem „adja

oda” az összes rekordot, amiből dolgozott, hanem csupán a „kész számokat”,

aggregált formában, amelyet a sebesség növelése érdekében tesz.

Habár hatalmas adathalmazzal dolgozik, amelyeknek lekérdezése olykor

rengeteg időt vesz igénybe, mégis képes folyamatos mérésekre is az ún. KPI,

fő teljesítménymutatók előredefiniálásával.

A könyvelés után a rögzített adatok biztosan bekerülnek egy OLAP rendszerbe,

külön-külön, illetve aggregált formában is, ami azt jelenti például, hogy egy kapott

számla, amelyről rögzítettük, hogy ki állította azt ki és mik az ő adatai, illetve mi a


32

számla tartalma, és mik a kötelező dátumok14 időpontjai, továbbá hogy milyen kontókra

könyveltük a gazdasági eseményt, csupán egy-egy rekord lesz.

Gyakorlatiasabban például, az adott hónapban könyvelt bejövő számlák összegeit az

OLAP technológiával azonnal összegzi a cég, így amikor erre az összegre kíváncsi

valamelyik vezető, akkor csupán ezt az előre kiszámított mutatót kéri le nem pedig az

összes adatot, hogy az egész összegző műveletet ő futtathassa le.

Az OLAP szoftver tehát előre dolgozik. Azonban ez rendkívül megterhelő lenne a

számára, hiszen állandóan frissítenie kellene önmagát, ezért csak ütemezve (tipikusan

esténként, amikor már senki sem könyvel) történik meg az adatok OLAP rendszerbe

való betöltése.

Ez az adattárolási módszer nem feltétlen optimalizált IT szemszögből, de nem is

ez a célja az OLAP technológiának, hanem hogy az IT és a gazdaságtudomány

szemléletét optimalizálja. Véleményem szerint a gazdaságinformatika egyik

legfontosabb vívmánya, (talán kialakulásának gyökere is) az OLAP.

A második lehetőség, hogy az ERP rendszer visszakéri a lekönyvelt számla

adatait az OLTP adatbázisrendszertől esetleg például egy ad-hoc jellegű egyszerű

lekérdezésre, vagy csupán a számlakép megtekintésére, ha azt szkennelt változatban is

tárolják, vagy ellenőrző/ teljesítménymérő lekérdezésre stb.

A számviteli politika tartalmaként megírt bizonylati szabályzatban leírtak

alapján a könyvelt bizonylatokat bizonyos időközönként archiválni kell. Fontos, hogy

az IT archiválás eltér a valós archiválástól. A számlák IT archiválása azt jelenti,

hogy egy adattárházba (Datawarehouse) kerülnek, ahol a könyvelés minden részletét

tárolják. A használatának szükségessége nagyon hasonlít a vállalkozásokban kialakított

archívum szobák szükségességéhez. A legfrissebb bizonylatokat érdemes a könyvelők

irodájában tartani, hogy azok könnyen elérhető távolságban legyenek, de a régebbieket

érdemes elkülöníteni, hogy azok ne foglalják a helyet. Az adattárházakon belül léteznek

ún. adatpiacok (Data mart) is, amelyek egy adott részleget szolgálnak ki. Az adatpiac

fogalom véleményem szerint rendkívül félrevezető, hiszen nem az adatokkal való

kereskedésről van szó, hanem a vállalati struktúra részletezettségéből fakadó adat

kiszolgálási nehézségek megelőzéséről. Hasonló a bizonylatok tárolása az adott

könyvelési irodában, ahol külön-külön mappákba, aktákba, fachokba érdemes

14 Számlázott időszak vagy időpont, számla kelte, teljesítési időpont, fizetési határidő


33

elkülöníteni a bizonylatokat a kialakított szervezeti-kultúra szerint. Véleményem szerint

az adatrekesz elnevezés helytállóbb a feladatra.

3.3.5. ADAT KINYE RÉS AZ ADATT ÁRHÁZAKBÓL – BIG DATA,

ADATBÁNYÁS ZAT

Az adattárházakban a nagyvállalatoknál –, de egyre inkább a kkv-knál is –

hihetetlen mennyiségű adat halmozódik fel, amelyeknek olykor egy részét szeretné

használni a cég, olykor pedig szinte az egészet. A hatalmas mennyiségű adattal való

legegyszerűbb feladatok is rendkívül idő- és teljesítményigényesek. Ezen problémát

jelenti a BIG DATA, amelynek a megoldására való törekvést és módszertant

adatbányászatnak nevezik. Az adattárházakban tárolt adatok az archiválásuk ellenére

is fontos információkkal szolgálhatnak a vállalkozásnak.

„Az adatbányászat strukturáltan tárolt adatokból álló nagy adathalmazok feletti olyan

elemző feldolgozásokat jelent, amelyek közvetlen célja előre nem feltételezett, új

szabályok és viszonystruktúrák feltárása, végeredményben pedig valamilyen jelenség

jobb megértése,- a jövőbeli viselkedésére vonatkozó előrejelzések bizonytalanságának

csökkentése.” – A gazdasági informatika alapjai – BENKŐNÉ DR. DEÁK IBOLYA, DR.

BODNÁR PÁL, DR. GYURKÓ GYÖRGY

A számvitel egyik alapelve – a „tartalom elsődlegessége a formával szemben”

– azt jelenti, hogy mindent, amit az adott bizonylat tartalmaz rögzíteni kell, függetlenül

annak sokaságától. Véleményem szerint ezen számviteli alapelv a BIG DATA

probléma egyik főgyökere.

3.3.6. A FOL YAMAT I RÁNYÍT ÁSA ÉS EGÉS ZE – BUSINESS

INTELLIGENCE , AZAZ INTELLIGENS ÜZLETI

INFORMÁCIÓBI ZT OSÍ TÁS (BI)

A Business Intelligence fogalmat sokak szerint helytelenül fordították üzleti

intelligenciának, hiszen ebben a fogalomban az angol intelligence szó másodlagos

jelentése a helytálló, amely a hírszerzés. Magyarország történelme miatt azonban a

hírszerzés szóról szinte csakis negatív dolgok jutnak a magyar emberek eszébe, ezért ez

a fordítás sem ígérkezne szerencsésnek. Az intelligencia szót viszont továbbra sem

kívánom önmagában használni a dolgozatom hátralévő részében, mert úgy gondolom,


34

• "Mi lenne a legjobb nekünk?"

Optimalizálás

• "Mi történhet?"

• Szimulációk

• AdatbányászatElőrejelzés

• "Mi történik?"

• Dashboard-ok

• Scorecard-okMonitorozás

• "Miért történt?"

• OLAP technológiák

• Adatvizualizációs technológiákElemzés

• "Mi a gyökere a történésnek?

• Relációk kereséseLefúrás

• "Milyen gyakran történik ez?"

• "Hol történt?"

• "Mennyiszer fordult eddig elő?"

Ad-hoc lekérdezés

• "Mi történt?"

• Jelentések (riportok)

• KikeresésekLekérdezés

hogy az nem volna helytálló és emiatt rontaná a fogalom érthetőségét. A továbbiakban

intelligens üzleti információbiztosításként fogok rá hivatkozni.

Az intelligens üzleti információbiztosítási rendszer a DSS-ek utóda, de a fogalom

magába foglalja a DSS-eket, az EIS-eket, az OLAP rendszereket, az adattárházakat és

az adatbányászatot is. Alapvető célja a döntéshozás támogatása. Használják őket,

prezentálásra, mutatók számítására, statisztikák elkészítésére és csakis számítógéppel

megvalósítható statisztikákra is (korrespondenciaanalízis, klaszterelemzés, döntési fa

készítés, hitelminősítés, stb.), modellezésre, szimulálásra, főleg adatbányászatra, de

előfordul hang-, kép-, videó- és szövegbányászat is, különböző területekről (üzemekből,

ágazatokból, gyárakból stb.) kapott adatok összesítésére és még nehezen

megszámlálható számú példát írhatnék.

Szoftverszempontból három alapszoftver szükséges hozzá. Az adatok tárolásához

kell egy adatbázis-kezelő, az adatbázisból a megjelenítési felületbe való betöltéshez

kell egy adatbetöltő, illetve kell maga a megjelenítési felület is. Ezen alapszoftverek

után szükséges olyan további programokat használni, amelyek képesek a bonyolult,

összetett és nagy mennyiségű számítások elvégzésre pl.: IBM SPSS, IBM Cognos. Ezen

programok különböző technológiákat használnak, amely technológiákat értékük és

összetettségük alapján csoportokba sorolhatunk (e két ismérv szinte

7. ábra - BI technológiák értékük és összetettségük szerint csoportosítva (Saját készítés)


35

függvényszerűen egyenes arányban van egymással).

Az üzleti tudásbiztosító rendszereket, rendszerként több modell szerint is

kiépíthetőek. Véleményem szerint a 21. századnak leginkább megfelelőek a nyílt

forráskódú és az önkiszolgáló modellek.

8. ábra - A nyílt forráskódú és az önkiszolgáló BI modellek

A nyílt forráskódú rendszer lényege, hogy azt bárki ingyenesen elérheti és

újra- vagy átprogramozhatja, saját igényei és/vagy meglátásai szerint.15

Az önkiszolgáló rendszer, tulajdonképpen egy olyan szoftverek közötti

kommunikációt jelent, amelyet a vállalkozás maga alakított ki.16

Gazdasági szempontból az üzleti információszerzés azt jelenti, hogy olyan

dolgokra jöhetünk rá, amelyek magas értékkel bírnak. Számviteli szempontból az

intelligens üzleti információbiztosítás a számvitel egyik legnagyobb IT-s segítsége. Az

alkalmankénti monotonitás a számvitel egyik legnagyobb terhe, amelyet az intelligens

üzleti információbiztosítás képes enyhíteni.17

Ezek azonban olyan feladatok, amelyek, nem igényelnek olyan (viszonylag)

nagy szakmai tudást. Az intelligens üzleti információbiztosítás azonban képes a

számvitel legnagyobb feladatának elősegítésében is, amely a beszámoló

összeállítása.

15 Példáért lsd.: 6. számú melléklet – példák az intelligens üzleti információbiztosításról 16 Példáért lsd.: 6. számú melléklet – példák az intelligens üzleti információbiztosításról 17 Példáért lsd.: 6. számú melléklet – példák az intelligens üzleti információbiztosításról


36

Ha például egy nagyvállalat anyacége el akarja készíteni a konszolidált beszámolóját18

akkor nagyon nehéz (számomra elképzelhetetlen) a dolga egy jól szervezett és felépített

BI rendszer nélkül. Alapvetően az adatok sokaságának kezelése is nagyon nehéz feladat,

amelynek teljesítéséhez kifejezetten erre a célra használt szoftvert, pl.: IBM Cognos-t

érdemes használnia a vállalkozásnak. A Cognos lehetővé teszi a BIG DATA hatékony

kezelését és lekérdezését. Ezt a BI rendszert kell összekapcsolni egy olyan szoftverrel

(pl.: Microsoft Office Excel), amely képes számításokat végezni a nagymennyiségű

adattal, illetve kereszthivatkozásokat is csinálhatunk benne. Tehát első lépésként a

Cognos-ban lekérdezésekkel létre kell hozni a beszámoló összeállítás céljára a releváns

adattáblákat. Majd ezeket az adattáblákat importálni kell az Excelbe. Következő

lépésként pedig – szintén az Excelben – egy előre elkészített kellően részletes

mérlegsémába a főkönyvelő (vagy IT-s segítője) elkészíti a pontos hivatkozásokat és

függvényeket. A vállalkozástól függően ajánlott külön munkalapokat használni az egyes

mérlegfőcsoportok vagy akár mérlegcsoportok tartalmának előállításához, az

átláthatóság és a program zökkenőmentessége kedvéért. Sőt, véleményem szerint olykor

indokolt lehet néhány mérlegtételt (pl.: áruk, szállítók, aktív/ passzív elhatárolások) is

külön munkalapon kezelni.

Maga a beszámoló19 tehát elkészíthető pontos hivatkozásokkal is, sőt az ERP

rendszerek képesek is az összeállítására, de a konszolidált beszámoló elkészítéséhez

más módszert kell használnia a vállalkozónak. Fontosnak tartom azonban megjegyezni,

hogy habár ez az egész folyamat teljesen automatikusnak tűnhet, a tökéletes

megvalósításhoz rengeteg előkészület szükséges. Az éves zárlat:

„A könyvviteli zárlathoz az üzleti év végén a folyamatos könyvelés teljessé tétele

érdekében végzett kiegészítő, helyesbítő, egyeztető, összesítő könyvelési munkák és a

számlák technikai lezárása tartoznak.” – Számviteli törvény 164§ (1)20

A beszámoló összeállítás első lépésén (kiegészítő, helyesbítő, egyeztető,

összesítő könyvelési munkák és a számlák technikai lezárása) kívül a folyamat

automatizálható, azonban ezen dokumentum fontosságának mértéke miatt az

elkészítés különböző pontjain a folyamat megáll és jóváhagyásra vár.

18 Az üzleti év zárásával, a cégcsoport minden egyes része köteles saját beszámolót összeállítani köztük

az anyavállalat is, amelynek ezen beszámolón kívül egy olyat is össze kell állítania, amely az egész

cégcsoportra vonatkozik. Ezt az összevont beszámolót nevezzük konszolidált beszámolónak. 19 A kiegészítő mellékletet kivéve. 20 Levezetését lsd.: 7. számú melléklet – a beszámoló összeállítás menetéről


37

3.3.7. A VÉGEREDMÉNYEK ÖSS ZE F OGLAL ÁSA , DÖNTÉS - MIS

A MIS – felhasználva az OLAP technológiát és a BI rendszert – kimutatásokat

készít, a vállalatot irányítók és döntéshozók (menedzserek) számára. Az OLAP-ról és a

BI-ről szóló részekben írt lehetőségek (összesített adatok, KPI mutatók, csak

számítógéppel elkészíthető statisztikák, szimulációk stb.) elsősorban a vezetői

információigény kielégítésére szolgálnak.

A MIS tehát egy olyan rendszer, amely megkapja az ERP által könyvelt, az OLTP

és adattárházak által tárolt, illetve az OLAP által kidolgozott adatokat, amelyek

előállítását a BI rendszer irányította. Ezen adatokat a MIS előreprogramozásával és a

menedzserek szaktudásuk és tapasztalataik felhasználásával információvá alakítják és a

szükséges következtetéseket levonva döntéseket hoznak.

4. AZ SAP

A korábbi részek véleményem szerint az IT-számvitel kapcsolat elméleti részéhez

tartoznak, amelyet szeretnék a jelen fejezetben egy fokkal gyakorlatiasabb szintre

emelni a világ piacvezető ERP rendszerének, az SAP-nak – azon belül pedig

számviteli moduljainak – tanulmányozásával, szintén IT és számviteli oldalról is.

Először bemutatom, hogy az SAP információtechnológiai sajátosságai miben

rejlenek, majd áttérek a számviteli megoldásokra, végül pedig bemutatom egy európai

kereskedelmi társaság SAP-n keresztül történő könyvelési folyamatát.

4.1. AZ SAP SAJÁT OSS ÁGAI

Az SAP forradalmi ötletekkel, technológiákkal és a hozzájuk szükséges

környezet megteremtésével lett a világ vezető ERP rendszere, amely sajátosságok

közül a legfontosabbaknak a következőkét vélem.

4.1.1. ABAP PROGRAM OZÁSI NYELV

Az ABAP egy nagyon magas szintű programozási nyelv, amelyet az SAP

szoftver fejlesztésére használnak. Az ABAP egy 4GL21 programozási nyelv. Előnye,

21 Negyedik generációs (2016-ban a legkorhűbb) programozási nyelv.


38

hogy objektumorientált22, strukturált23 és imperatív24, illetve független az

adatbázis-kezelőtől és az operációs rendszertől, illetve egy sajátos változótípussal25

képes a nagyon nagy mennyiségű üzleti adathalmazokat kezelni.26

4.1.2. SAP R/3

Az SAP fejlődéséről habár közvetve, de írtam már korábban a 2.4-es

alfejezetben. Az SAP R/2 a 2.4-es alfejezetben írt mainframe technológiát használta

1979-től 1992-ig, amikor is az R/3, háromrétegű kliens-szerver technológia

felváltotta.

9. ábra - Az SAP R/3 rétegei (http://sapbasistutorials.blogspot.hu/, saját fordítás)

A prezentációs réteg fogadja a felhasználó által – a grafikus felhasználó

felületen (GUI) keresztül – adott parancsokat és közvetíti azokat az alkalmazás, vagy

web alkalmazás (NetWeaver) rétegnek. Az alkalmazás réteg fogadja a prezentációs

rétegtől kapott adatokat és a megfelelő alkalmazás szervereknek továbbítja a feladatot,

úgy hogy egyúttal biztosítja a szükséges bemeneteket (inputokat) is. Az alkalmazás

22 Méret és egymással való kapcsolat szerint rendezettek a programozásban használt objektumok. (pl.:

Élőlények Kutyák Németjuhászok Morzsi) 23 Méret szerint rendezettek a programozási nyelven írt utasítások. Egy nagy feladatból részfeladatokat és

ha szükséges azokból további részfeladatokat (és így tovább) képeznek, minimális átfedéssel.

Tulajdonképpen a feladatok elemi szintre bontásáról van szó. 24 A deklaratív programozás ellentettje. Az imperatív programozásnál azt írjuk le a programozási

nyelvvel, hogy hogyan szeretnénk a feladatot megvalósítani a deklaratív programozásnál pedig azt, hogy

mit szeretnénk, tulajdonképpen csak definiáljuk a szabályt. 25 Belső tábla: olyan adatbázistábla-szerű szerkezet, amely a RAM-ban tárolható. 26 Az ABAP programozási nyelven kívül J2EE-t is használ az SAP a web-alkalmazások fejlesztésére.

http://sapbasistutorials.blogspot.hu/


39

réteg feladata hogy futtatja önmagán az adatbázisban tárolt ABAP/4 programokat.

Amennyiben az ABAP/4 programnak szüksége van adatokra az adatbázisból, akkor az

alkalmazás réteg elküldi a kérést az adatbázis rétegnek, ahol a DBMS fogadja és

továbbítja azokat az adatbázis szervernek, amely elküldi a kért adatokat az alkalmazás

rétegnek, amely a felhasználásuk után továbbítja azt a prezentációs rétegnek.

4.1.3. SAP HANA

Az SAP elsősorban arra lett elkészítve, hogy több száz ügyintéző egyszerre

használhassa és rögzíthesse bele az adatokat, illetve kérdezhessen le belőle. Ezt a

lehetőséget az SAP HANA technológia biztosítja, amely új alapokra helyezte a 2010-

es megjelenésével a valósidejű adatbázis fogalmát. A HANA az úgynevezett in-

memory technológiát használja, amelynek lényege, hogy az adatok nem a

háttértárolókon archiválódnak, hanem közvetlenül a RAM-ban, ezzel lerövidítve az

utat, amelyet a nagy mennyiségű adathalmazoknak meg kell tenniük. A RAM-ban tárolt

adatokat is másképp rendezi az SAP HANA a hagyományos háttértárolókhoz képest.

Úgynevezett belső táblákat használ, amelyek oszloporientált elrendezésűek. A belső

tábla a szokványos adattáblákhoz képes el van forgatva (transzponálva), illetve a

transzponált táblában nem rekordonként, vagy mezőnként tárolja az adatokat, hanem

szettenként.

2-3. számú táblázatok – A hagyományos és a belső adattábla

ID Név Beosztás Éves fizetés

1,2,3;

1 Ilona Igazgató 20 000

Ilona,Lajos,Ádám;

2 Lajos Szaktanár 12 000

Igazgató,Szaktanár,Portás;

3 Ádám Portás 7 000

20000,12000,7000;

Hagyományos adattábla Belső tábla

A technológia lényege, hogy az azonos típusú adatok lekérdezésekor nem kell

egyesével minden rekordba belépnie a lekérdezőnek, hanem az adott szettre állva

egyetlen belépéssel képes lekérdezni a kért adatokat (segítségként használva az

elválasztó jelöléseket).


40

4.1.4. SAP CRYSTAL RE PORTS ÉS LUMIRA

Az SAP lekérdezések alapvetően adattáblákat adnak eredményül, amelyekből

gyakran szeretnének az elemzők tovább dolgozni és professzionális adatvizualizációs

technológiával jelentéseket készíteni, amelyekre megoldást nyújt a Crystal Reports

SAP-ba beépített alkalmazás és a szintén SAP által fejlesztett Lumira is, amely habár

egy különálló szoftver szintén az SAP HANA adatbázisából dolgozik. Előnyük, hogy a

HANA miatt nagyon gyorsan képesek az adatvizualizációra és akár több adatforrásból

is importálhatnak adatot, illetve dinamikusak, képesek az adatmanipulációra

(beszúrás, módosítás, törlés) és rendkívül egyszerű a használatuk. A Crystal Reports-ot

a kisebb és középméretű cégeknek ajánlják, míg a Lumirát inkább nagyobbaknak27, ahol

OLAP rendszert is használnak.

4.1.5. SAP FIORI

A mobiltelefonok fejlődésével megszületett az igény arra, hogy a munkák

bizonyos részét ne csak PC-ken lehessen elvégezni, hanem más mobileszközökön is. A

Fiori egy egységes felhasználói környezet, amely egy olyan interfészt biztosít, ami az

SAP HANA adatbázis és a mobileszköz közötti adatátvitelért felel. A leggyakrabban

használt alkalmazásokhoz kapcsolódik (főleg HR területen).

4.2. PÉ NZÜGYI S ZÁMVIT ELI (FI) M ODUL

Az SAP egy moduláris felépítésű szoftver, amely moduljai közül a dolgozatom

ezen részében az FI, pénzügyi számviteli modullal fogok foglalkozni.

Az FI modul alá több almodul is tartozik, a különböző típusú könyvelések és

kimutatások elkülönítésére. Az FI-n belüli almodulok a főkönyvi (szintetika)

almodulból és az egyéb analitikus almodulokból tevődnek össze.

27 A nemzetközi weboldalon középméretűeknek ajánlják, de úgy gondolom, hogy a magyarországi

középméretű vállalatok nem egyenlők a nemzetközi középméretűekkel.


41

10. ábra - Az SAP FI moduljának almoduljai (Saját készítés)

Az SAP képes elkészíteni a pénzügyi kimutatások legfontosabbjait, amelyek:

Mérleg

Eredménykimutatás

Cash-Flow kimutatás

Kiegészítő melléklet

egyéb riportok

Ezenfelül képes a számviteli politikában írtak használatára, a nemzetközi törvényi

előírások betartására és az egységes könyvelés biztosítására.

4.2.1. AR ALM ODUL – VEVŐI KÖVETELÉSEK

Az angol Accounts Receivable – azaz vevői követelések – rövidítésének

eredménye az AR almodul, amely a vevőtörzsállományból dolgozik, ahol tárolja az

alapadatokat (cím, kapcsolattartó stb.) és az egyéb vevőazonosító adatokat. Az AR

számos a vállalat tevékenységét egyszerűsítő megoldással rendelkezik, amelyek többek

között a vevők kódolása (ügyfél azonosítószám), a rendelés kódolása, vevő

székhelyének azonosítására szolgáló kód generálása, stb., illetve riportolási

lehetőségeket is biztosít úgymint, a fizetőképesség és fizetési hajlandóság kiszámítása a

korábbi adatokból, egyenleglekérdezések stb.

Az almodul a nevéhez híven biztosítja a vevői követelésekkel összefüggésben

lévő könyvelések és lekérdezések teljes folyamatát. A folyamat elején a

vállalkozásnak SAP-ban rögzíteni kell a vevő adatait, majd az általa vásárolt termékeket

és igénybe vett szolgáltatásokat hozzá kell kapcsolnia. Később, amikor beérkezik a

vállalkozáshoz a vevői rendelés, akkor az almodulban azt rögzítenie kell és a szállítással

egy időben, illetve szerződéses kapcsolat esetén a szerződésben meghatározott

időpontban, vagy a meghatározott időközönként számlát kell kiállítania, amire az FI-AR


42

figyelmeztetni is képes. A számla kiállítása teljes egészében történhet az SAP-ban,

amelyben ekkor könyvelhető a követelés létrejötte is. A követelés kiegyenlítéséig

előfordulhat, hogy a követelésen értékvesztést kell elszámolnia a vállalkozásnak,

amennyiben bizonyossá válik a vállalkozás számára, hogy a követelése összegét nem

fogja teljes egészében megkapni, felszámolási eljárás, csőd stb. miatt. Amennyiben a

követelésre értékvesztést számolt el a vállalkozás, akkor azt az év végi

újraértékeléskor visszaírhatja, ha úgy látja, hogy mégis több térül meg a

követeléséből, mint amennyit korábban elszámolt. Azt, hogy a vállalkozás mikor

gondolja a követelését értékvesztettnek, illetve mikor látja úgy, hogy érdemes

visszaírnia azt, a számviteli politikájában kell rögzítenie, meghatározva hogy mit tart

jelentős összegnek és tartós időnek. Amennyiben a követelés kiegyenlítésre kerül, úgy

az FI-AR-ben a követelést nullára kell futtatnia a vállalkozásnak.

4.2.2. AP ALM ODUL – SZÁLLÍTÓI KÖTELE ZETT S ÉGE K

A szintén angol Accounts Payable – azaz szállítói kötelezettségek –

rövidítésének eredménye az AP almodul, amely az FI-AR-nek tulajdonképpen a

fordítottja. A vállalkozás beszállítóinak adatit tárolja és kódolja, illetve ezekből

dolgozik. Képes különböző lekérdezésekre, úgymint idegen pénznemben való

kiegyenlítés esetén a számla érkezésének könyvelése és fizetési határideje közötti

valutaárfolyam előrejelzésére, nyitott tételek esedékességének közelsége, illetve

fizetési határidejének túllépése esetén figyelmeztetésre, továbbá

egyenleglekérdezésekre, naplók lehívására.

Az FI-AP almodulban a szállítókkal kapcsolatos kötelezettségek könyvelését

lehet végigvezetni (törzsállományba vétel, további paraméterezés, számlaérkeztetés,

értékvesztés és annak visszaírása, számla kiegyenlítés).

4.2.3. AA ALM ODUL – BEFEKTETETT ES ZKÖZÖ K

A szintén angol Asset Accounting – azaz eszközkönyvelés – rövidítésének

eredménye az AA modul megnevezés. Az almodulban a befejezetlen beruházások és

az aktivált tárgyi eszközök, illetve immateriális javak nyilvántartásához és

könyveléséhez szükséges feladatokat lehet ellátni, a vételártól kezdve a bekerülési

értéket meghatározó korrekciós tényezőkön keresztül az üzembe helyezésig. Ezenfelül

az értékcsökkenés tervezése és futtatása is lehetséges az FI-AA-ban. A legfontosabb


43

lekérdezés véleményem szerint az eszköz állománnyal kapcsolatos beszámolók (pl.:

eszközmérleg). Habár minden FI almodul által rögzített adat integrálódik a teljes

rendszerbe, hogy más modulok számára is lekérdezhetővé váljanak, az FI-AA talán a

legtöbb modullal áll összeköttetésben.

4.2.4. GL ALM ODUL – FŐKÖNYVI KÖNYVELÉS

A General Ledger – azaz főkönyv vagy idegen szóval szintetika – angol

kifejezés rövidítéséből képződött a GL almodul megnevezés. A GL lényege, hogy az

analitikákat egységesítse, amely gyakorlatiasabban azt jelenti, hogy csak a lezárt

ügyleteket vezetik át az analitikákból a szintetikába az átláthatóság kedvéért. Lehetséges

azonban az ún. vegyes könyvelés is, amelynek lényege, hogy annak sajátossága28 miatt

nem kell analitikákban vezetni őket, hanem azonnal a főkönyvbe könyvelhetőek. Az FI-

GL-ben állíthatóak be továbbá az automatikusan könyvelendő tételek (pl.: logisztikai

tranzakciók során) kontírozásai. Az FI-GL segítségével a komoly döntések

meghozatala könnyebbé válik, hiszen minden számviteli tevékenység eredménye itt

összesítődik. Ezen almodul szükséges továbbá a főkönyvi zárlathoz29, amely

lehetőséget biztosít a nyitott tételek kezelésére, a devizás tételek újraértékelésére, az

időbeli elhatárolások képzésére és feloldására, egyenleg összeegyeztetésre, a záró

egyenlegek megállapítására és a zárlat utáni nyitásra.

4.2.5. BA ALMODUL – BANKI KÖNYVELÉS

A BA almodul az angol Bank Accounting – azaz banki könyvelés – kifejezés

rövidítése. Minden bankon keresztül történő tranzakció kezelésére az FI-BA

almodult kell használnia a vállalkozásnak, amelyek főleg pénzutalás indítása és

fogadása, illetve hitelek és azok kamatai, jóváírásai, elhatárolásai.

Lekérdezések közül a BA képes több likviditási mutatót is kiszámítani, illetve bankokat

összehasonlítani.

28 Vegyes könyvelést akkor kell készíteni, amikor egy olyan tételt szeretne könyvelni a vállalkozás,

amelyet nem tud bizonylattal alátámasztani. A vegyes könyvelés eredményeként nem csak a vállalkozás

vagyoni szerkezete, és/vagy eredménye változik, hanem egy bizonylatot is kap a vállalkozás, amelyet

kinyomtatva a törvényi előírásoknak megfelelően kell archiválni. 29 Az éves zárlaton kívül képes havi zárlatokat is kezelni, ilyenkor ún. perióduszárás történik.


44

4.2.6. FM ALM ODUL – KÖL TSÉGVETÉS MENEDZSM ENT / ALAPKE ZEL ÉS

Az FI-FM almodul az angol Fund Management – azaz költségvetés

menedzsment vagy alapkezelés – kifejezés rövidítése. Az FM almodulon keresztül

tervezhetőek a bevételek és a ráfordítások, illetve a befektetések. Lekérdezéseivel

mind a bevételek mind a ráfordítások csoportosíthatóak költségviselőnként, illetve

idősorosan is képes az adatokat megjeleníteni és következtetések levonására alkalmas

riportokat készíteni.

4.2.7. TM ALMODUL – UTAZÁSMENEDZSMENT

A TM almodul az angol Travell Management – azaz utazástervezés – kifejezés

rövidítése. A vállalat dolgozóinak és partnereinek utaztatására fordított összeg

tervezésére, az utazási igény felmerülésének rögzítésére, az utazások nyomon

követésére, (lezárult utazásokból) statisztikák kialakítására és az utazásokkal

kapcsolatos könyvelési feladatok ellátására használható.

4.2.8. LC ALMODUL – KONS ZOLIDÁCI Ó

Az LC almodul az angol Legal Consolidation – azaz konszolidáció – kifejezés

rövidítése. A vállalatcsoportok egységes eredményének és vagyoni szerkezetének

kimutatására használható. Az FI-LC-ben csak lekérdezéseket lehet elvégezni, amelyek

a konszolidációt különböző szinteken képesek megvalósítani, úgymint üzletág,

telephely, ország, teljes vállalatcsoport.

4.2.9. SL ALMODUL – SPECIÁLIS FŐKÖNYVI KÖ NYVELÉS

A Special Purpose Ledger – azaz speciális célú főkönyv– angol kifejezés rövidítése

az SL almodul. A főkönyvi zárlatok után némely vállalkozásnál a főkönyvelőnek

prezentálnia kell a beszámolót a menedzsmentnek. A menedzsment speciális

elvárásokat támaszthat a főkönyvelőkkel kapcsolatban, amely kiszolgálását támogatja

az FI-SL almodul.

Például a menedzsment egy olyan eredménykimutatást szeretne látni, amelyben nem

csak a szokásos séma szerint vannak bontva a sorok, hanem egyik-másik fontosabb sort

részletezettebben, vagy például különböző pénznemekben elkészített mérlegeket

szeretne egymással szembe állítani.


45

5. EGY EURÓPAI KERESKEDELMI TÁRSASÁG (EKT)

SZÁMVITELI -INFORMÁCIÓTECHNOLÓGIAI MEGOLDÁSAI

Az SAP képes egy vállalkozás sajátosságait felvenni és a fent írt technológiák és

almodulok közül azokat biztosítani a cég számára, amelyekre szüksége van. A korábbi

két alfejezetben írtak tehát nem minden vállalkozásnál fordulnak elő, csakis akkor, ha

azokra valóban szüksége van a cégnek. Ebben a fejezetben egy valós európai

kereskedelmi társaság – a továbbiakban a kitalált EKT nevet fogom használni –

szállítókönyvelését fogom bemutatni, amelyre a cég SAP-t és más szoftvereket is

használ a kiegészítő folyamatokhoz. Illetve ezzel együtt a vállalati integrált

információrendszeri megoldásait is bemutatom az EKT-nak.

Az EKT az SAP-t a sajátosságaihoz igazította. Az EKT által használt SAP FI

almodulok:

FI-GL

FI-AR és AP

FI-AA

FI-BA

5.1. KÖNYVELÉSI FOLYAMAT A Z EKT-NÁL

Az EKT-nál a leghétköznapibb számviteli feladatok a beszállítóktól kapott

számlák és azok kiegyenlítésének rögzítése, amelyet a következőkben

folyamatábrákkal igyekszem bemutatni. Mivel a teljes folyamatábrát nehéz egy

esztétikailag elfogadható állapotban bemutatni, ezért a következőkben részekre bontva

mutatom be a működését. Az EKT könyvelési folyamat fővonaláról szóló 8. számú

mellékletben azonban látható a teljes folyamat, alábontások nélkül is.


46

5.1.1. A KÖNYVELÉS ELŐKÉS ZÍTÉ SE

11/1. ábra - Az EKT könyvelési folyamatának előkészületei

A számlákat postán küldik, és az EKT recepcióján átveszik. A recepción

szétválogatják a számlákat és időbélyeget nyomnak rájuk minőségbiztosítási okok

miatt. Az EKT szigorúan titkos beszerzési árakkal dolgozik, ezért az áruszámlák30

könyvelését egy külön osztály végzi. Minden nem áruszámlát a Számviteli Osztály

kap meg, ahol a számlákat újra két részre válogatják. Az EKT egy – nem SAP

fejlesztésű – optikai karakterfelismerő rendszerrel (továbbiakban OCR) dolgozik,

amely csak a nem kézzel írott számlákból képes kiolvasni az adatokat, illetve a

technológiai sajátosságai miatt csak a kisebb mellékletű számlákkal tud hatékonyan

dolgozni. Ezért a számlaválogatás során a kézzel írott és a nagy mellékletű számlákat a

manuálisan könyvelendő számlák közé teszik, míg a nem kézzel írott és kisebb

mellékletű számlákat az OCR-be szkennelik be és kiolvasott adatokkal könyvelik az

SAP-ban.

30 Azon számlák, amelyek a továbbértékesítésre szánt termékek beszerzési árát tartalmazzák.


47

11/1.1. ábra - Az EKT könyvelési folyamatának előkészítése az OCR szoftverrel

Az OCR szoftver egy egységes vonalkód alapján képes felismerni a

számlákat és megkülönböztetni őket egymástól, ezért a szkennelés előtt vonalkódot

kell felragasztani a számlákra. A szkennelést az OCR szoftver végzi el, amely a

szkennelést követően az OCR technológiával összekapcsolja a számlák oldalait a

felragasztott vonalkódok alapján. A helyes összekapcsolás után a számlákat el kell

küldeni az OCR adatkiolvasási ellenőrző szoftverébe, amelyet OCR Verify-nak

neveznek. A Verify-ban le kell ellenőrizni, hogy a rendszer helyesen ismert-e fel minden

adatot és pontosan olvasta-e ki őket. Amennyiben komoly hibát vét az OCR, úgy

optimalizálásra kell küldeni azt. Az optimalizálási igénytől függetlenül a számlákat

exportálni kell az SAP-ba. Az optimalizálást az OCR Optimize nevű szoftverben kell

elvégezni, ahol beállítható, hogy az OCR technológia a számlakép melyik területén,

milyen címszavak alapján milyen adatokat keressen.


48

11/2. ábra - A könyvelés első lépései

5.1.2. KÖNYVELÉS ÉS ANNAK EL LENŐRZÉ SE (1/2)

Az OCR rendszerből SAP-ba küldött számlák

könyvelésének módszertana szinte ugyanaz, mint a kézi

könyvelésű számláké.31

Az OCR szoftver az SAP egy tranzakciójába küldi a

beszkennelt számlák kiolvasott adatait, illetve a

számlaképet. A tranzakcióból kiválasztható, hogy melyik

számlát szeretné könyvelni a könyvelő, az alapján, hogy

melyiket szkennelték a legrégebben, illetve melyiknek van

legkorábban a fizetési határideje. A számla kiválasztása után

automatikusan megnyílik öt fül az SAP-ban és a

számlakép az osztott képernyő másik oldalán.

A manuálisan könyvelendő számlákat egy másik – az OCR számlák

könyvelésére való tranzakciótól különböző – tranzakcióban rögzítik a könyvelők és a

számlát maguk előtt tartják az adatok kiolvasása érdekében.

Első lépésként a könyvelőnek ellenőriznie kell, hogy a számlán minden

törvényileg kötelező adat szerepel-e, majd azt, hogy az OCR helyesen olvasta-e ki az

adatokat a számláról, és azt, hogy a számlán szereplő adatok a törvényi

elvárásoknak megfelelnek-e, végül pedig azt, hogy nem térnek-e el a szállító adatai

a törzsben lévő adatoktól. A számszaki ellenőrzés után a könyvelő elkezdi lekönyvelni

a számlán szereplő tételt/ tételeket.

11/2.1. ábra - Könyvelés (1/2)

31 A továbbiakban az OCR-ről írt feladatokat, tehát a nem OCR-es számlák könyvelése esetén a

könyvelőknek manuálisan kell ellátnia.


49

Először a könyvelőnek az általános adatokat kell kitöltenie, amelyek közül

sokat az OCR könyvelés során az OCR technológia felismert. Ezen általános adatok a

számlatípus beállításával kezdődnek, ahol a könyvelő kiválasztja, hogy terhelési vagy

jóváíró, azon belül pedig költség vagy tárgyi eszköz számlát könyvel. Az általános

adatok rögzítése közé tartozik még a számlasorszám (OCR által felismert) és a fizetési

határidő számítás bázis időpontjának meghatározása, amely a szállítóval kötött

szerződés alapján lehet a számla kelte, a számla kézhezvétele stb., illetve a szállító

neve, vagy adószáma (OCR által felismert).

A következő lépésben a könyvelőnek a számlán szereplő adatok közül rögzítenie

kell a számla keltét, a számlázott időszakot, a számlasorszámát utalási referenciaként,

a számlán szereplő bankszámlaszámot, (OCR által felismertek) hiszen a törzsben

lehet több bankszámlaszáma az adott szállítónak és a cégcsoporton belüli

azonosítószámot32.

Ezután az áfával kapcsolatos adatokat kell rögzíteni: nettó összeg, adó mérték

(megkülönböztetve számlatípusonként), adó összeg, bruttó összeg és áfa teljesítési

dátum (szintén az OCR által felismertek).

Ezt követően kell a szállítótörzsben tárolt adatokat –, amelyeket a szállító

nevének vagy adószámának korábbi megadásával, automatikusan hoz az SAP –

összevetni a számlán szereplő adatokkal és eltérés esetén törzsmódosítást igényelni.

Végül pedig meg kell adni a számláért felelős osztály azonosítóját, ahova a

számla a könyvelés után kerül, tartalmi és fizetési jóváhagyásra, illetve kontírozni kell

a számlán szereplő tételt, vagy tételeket. Gyakran a könyvelőnek nehéz beazonosítania a

számlán szereplő tételt és/ vagy annak rendeltetését, ezért telefonon vagy a belső

levelező rendszeren keresztül segítséget kér a számláért felelős osztálytól. További

nehézséget okoz a nagyobb mellékletű számlák esetében a számtalannak tűnő tétel

kontírozása, amelyhez szintén segítséget kérhet a könyvelő a felelős osztálytól, amely

segítség tipikusan egy – kevés formázás után – SAP-ba importálható, Excel táblázat.

Kontírozás során a korábban beírt szállítói azonosító és áfa mérték azonosító miatt az

azokhoz tartozó kontókat a rendszer automatikusan rögzíti, így csupán a költséghez

32 Az EKT-nak külföldi anyavállalata van, de nem attól kell megkülönböztetni, hanem a belföldi holding-

jától.


50

vagy a tárgyi eszközhöz tartozó kontót, a költséghelyhez tartozó kontót és a még

pontosabb azonosítás miatt a költségkategória kontóját kell beírnia a könyvelőnek.

A könyvelés rögzítése után a számlára fizetési zárlat kerül, illetve egy a

könyveléstől független személynek (másik könyvelőnek) ellenőriznie kell a

könyvelést az arra kialakított tranzakcióban, ahol a fent írt rögzítendő tételeken csupán

olvasási jogosultsága van az ellenőrző könyvelőnek. Hiba esetén az ellenőrző

visszaküldi a rögzítő könyvelőnek a számlát újra könyvelésre vagy sztornóra a hiba

sajátosságától függően.

5.1.3. TARTALMI ÉS FI ZET ÉSI JÓVÁHAGYÁS

A fizetési zárlat addig nem kerül le a számláról, amíg jóvá nem hagyta

tartalmilag a felelős osztályon dolgozó az ügylethez a legközelebb álló munkatárs,

illetve a fizetési körülményeket vizsgáló egy vagy két munkatárs. Az ehhez tartozó

összefoglaló folyamatábrát (11/3.) lásd az EKT könyvelési folyamat fővonaláról szóló

8. számú mellékletben.

11/3.1. ábra - Tartalmi jóváhagyás

A tartalmi jóváhagyónak ellenőriznie kell a számlát és az azt alátámasztó

szállítólevelet és/ vagy teljesítési igazolást, majd össze kell vetnie a teljesítés alapját

képző szerződés adatait a számlán szereplő adatokkal, továbbá ellenőriznie kell, hogy

jogosan lett-e kiállítva a számla (tehát például, nem másodjára számlázta ki a szállító

ugyanazt a teljesítést), ténylegesen az lett kiszámlázva, amelyre a megbízás szólt és/


51

vagy ami el lett végezve, illetve teljesen kifizethető-e a számlán szereplő összeg a

teljesítés hiányossága vagy hibássága miatt. A tartalmi jóváhagyás során ellenőrizni

kell a könyvelés munkáját is, amelyek között a legfontosabb a kontírozás, azon belül

pedig költségkategória ellenőrzése. Amennyiben a tartalmi jóváhagyó helytelennek

találja a számlát, akkor vissza kell küldenie a számviteli osztálynak sztornóra, ez

esetben a könyvelési folyamat véget ér.

11/3.2. ábra - Fizetési jóváhagyás

A fizetést alapvetően két személynek is jóvá kell hagynia, azonban ha az adott

számla egy jóváírás, akkor elég csupán egy személynek jóváhagynia a fizetést. A

fizetési jóváhagyónak az egész folyamatot ellenőriznie kell. A fizetési jóváhagyás után

a számlákról lekerül a fizetési zárlat és így a pénzügy osztályon folytatódik a

könyvelési folyamat.

5.1.4. UTALÁSI TERV KÉS ZÍTÉSE , ELLENŐRZÉSE ÉS ÖSS ZE V ONT

JÓVÁHAGYÁSA , UTALÁS ÉS AUT OMATI KU S KÖNYVELÉS (2/2)

A Pénzügy Osztály a BL almodul egy tranzakciójában látja, hogy melyik

számlákon nincsen fizetési zárlat. Ezen számlákat fizetési határidejük szerint rendezi

és dönt azok kiegyenlítéséről. Az ehhez tartozó folyamatábrát (11/4.) szintén lásd az

EKT könyvelési folyamat fővonaláról szóló 8. számú mellékletben.


52

11/4.1. ábra - Utalási terv elkészítése

A Pénzügy Osztály szerdán, csütörtökön, pénteken és hétfőn készít utalási tervet. Az

utalási terv elkészítéséhez a fent írt lekérdezésre is képes tranzakciót használják,

amelybe először manuálisan generál egy kódot a pénzügyes munkatárs, amelyből

kiolvasható, hogy a forintban vagy a valutában keletkezett kötelezettségekről

készítenek-e utalási tervet, illetve az adott időszak33. A következő lépésben be kell

állítani, hogy az utalási tervben mennyi napra előre tervezi meg az EKT az utalást.

Ez minden esetben három munkanap. Majd ellenőrizni kell, hogy minden szállítót

listázzon az SAP, amelyikre igaz hogy három munkanapon belül kiegyenlítendő

számlája van. Ezután a pénzügyesnek be kell állítania, hogy forint, vagy deviza utalási

tervet szeretne készíteni, végül pedig futtatnia kell a tranzakciót. A tranzakció

eredménye egy táblázat, amelyet a pénzügyi munkatársnak egy Excel táblázattal

összevetve kell ellenőriznie, hogy egyeznek-e a két dokumentum összegei.

Amennyiben eltérést vesz észre a pénzügyes, akkor meg kell vizsgálnia, hogy melyik

szállító(k)nál lehet gond (pl.: össze nem pontozott jóváírás, skontó vagy előleg) és

korrigálnia kell az(oka)t. Amennyiben (már) nincs differencia, a pénzügyes rögzíti

az utalási tervet, amelyet egy másik pénzügyi munkatárs leellenőriz, csakúgy mint a

könyvelés ellenőrzésénél. Ha hibásnak találja a tervet, akkor visszaküldi azt a

készítőnek korrigálásra, illetve ha hibátlannak gondolja, akkor jóváhagyja és elküldi

a banki jóváhagyó rendszerbe, amely szintén nem SAP fejlesztés.

33 Mivel csak forintot és valutát különböztet meg a tranzakció, ezért az összevont utalási tervből kettő

készül. Egy forintos és egy valutás.


53

11/5. ábra - Aggregált jóváhagyás,

utalás, könyvelés (2/2)

A banki jóváhagyó rendszer az utalási tervet nem

szállítónként, hanem összesítve mutatja a második körös fizetési

jóváhagyónak. Az utalási tervek összegzését összeveti egy általa

használt tranzakció adataival és dönt annak helyességéről. A

jóváhagyása után egy megbízást küld az adott banknak az

utalás indítására. Az utalásról az SAP fogadja a terhelési

értesítőt és automatikus könyveléssel nullára futtatja a

kiegyenlített szállítói tartozásokat, amellyel véget ér az EKT

könyvelési folyamata.

5.2. AZ EKT KÖNYVELÉS I FOL YAMAT RACI ONALI ZÁLÁS JAVAS LAT A

Az EKT könyvelési folyamat rendkívül összetett és szinte tökéletesen működő

rendszert alkot, azonban úgy gondolom, hogy több ponton is van lehetőség a folyamat

javítására, amely pontokat a következőkben összefoglalva bemutatok.

5.2.1. OCR ELLENŐRZÉS É S OPTIM A LI ZÁLÁS E GYSÉ GESÍTÉS E

Az OCR ellenőrző szoftverbe nagyon erős heurisztikus algoritmust építettek

bele, amelynek hátránya, hogy megfelelő minőségű és gyakoriságú felülvizsgálat nélkül

a szoftver hajlamos helytelen dolgokat is megtanulni.

A hiba abból ered véleményem szerint, hogy az OCR ellenőrzés és optimalizálás

elkülönül egymástól. Tehát, amíg naponta többször kell az OCR rendszerbe bejuttatott

számlák tartalmának kiolvasását ellenőrizni, addig ezen kiolvasás javítási tevékenysége

csupán havonta vagy ritkábban történik meg.

Véleményem szerint megoldás lenne a problémára, ha a két tevékenységet el

lehetne látni egy szoftverből egyszerre, vagy amennyiben maradna a kétszoftveres

megoldás, akkor két személy helyett egynek kellene elvégeznie mindkét feladatot.


54

5.2.2. KÖZÖS PLAT FORM

Az EKT könyvelők közvetlenül, a többi EKT dolgozó pedig közvetetten szenved

hátrányt amiatt, hogy nem csak SAP megoldásokat használnak a cégnél.

Gyakori, hogy a számlák elakadnak az elektronikus rendszerek között és vagy

nagyon lassan, vagy meg sem érkeznek a könyvelési folyamat következő pontjához.

Úgy gondolom, hogy ez a nem egységes szoftver használat miatt történik. Mint írtam az

EKT az SAP-n kívül használja az OCR szoftvergyártó cég megoldásait is, sőt ezenkívül

több másik gyártótól is használnak különböző szoftvereket a dolgozók.

Például, a Beszerzés Osztály egy nem SAP fejlesztésű SOA szoftvert, illetve az

áruszámlák könyveléséért felelős osztály szintén nem SAP-t használ a könyvelésre, sőt

egyik jóváhagyó rendszer sem SAP fejlesztés.

További probléma, hogy a különböző szoftverek miatt az adatmigráció sem

tökéletesen működik. Az OCR során a számlára írt szállító nevének felismerésekor a

rendszer nem veszi figyelembe azt, hogy az SAP által használt szállítótörzs

állományban miként szerepel a szállító neve, amely miatt a számla SAP-ba való

megérkezése után gyakran ismeretlen szállító számlájaként érkezik meg, annak ellenére,

hogy nem egy új szállítótól való a számla.

A racionalizálási javaslatom tehát az, hogy az EKT több helyen fedje le a

működését SAP megoldásokkal, hogy ezzel javíthassa az adatátviteli sebességet és

minőséget, ezzel megkönnyítve a dolgozók munkáját és a vállalat fejlődését.

5.3. AZ EKT-BAN FUT Ó EGYÉB S ZÁMVITELI FOL YAMAT OK

Mint írtam az 5.1-es alfejezet bevezetőjében, a szállítókönyvelés a leghétköznapibb

számviteli feladat, de ezen kívül számos más számviteli területet is képes lefedni az

EKT. Ezek a következők:

áruszámlák könyvelése

banki ügylettek könyvelése (hitelkamat, kamatjóváírás és egyéb bankköltségek)

sztornó

vevők könyvelése

előleg könyvelése


55

vegyes könyvelés (átsorolások, adóbevallások, elhatárolások, céltartalék

képzések, stb.)

pénztár könyvelése

értékcsökkenés futtatása és könyvelése

bérköltségek elszámolása

stb.

6. A JÖVŐ SZÁMVITEL -INFORMÁCIÓTECHNOLÓGIAI

LEHETŐSÉGEI

A dolgozatom korábbi fejezetiben igyekeztem utalni a számviteli-

információtechnológia folyamatos fejlődésének jelentőségére. Ebben a fejezetben a

várható és merész jövőképek közül emelek ki és mutatok be néhányat.

6.1. KÖZMŰSÍTETT INTE LLIGENS ÜZLETI I NFORMÁCIÓBI ZT OSÍT ÁS

A közműsített BI magyar forradalmára, Kővári Attila szerint az elemzők

adatigényének a fejlődése a jelenlegi ponton ott tart, hogy nyersadatokat szeretnének

kapni, amiket ők úgy dolgozhatnak fel, ahogy csak szeretnék. A jövőben viszont ez az

igény tovább fog nőni és már nem csak a nyersadatokhoz szeretnének majd hozzáférni,

hanem minden adathoz, úgy hogy „ne is kelljen kérni őket”. Kővári hasonlatával élve

egy csövet kell elképzelni, amelynek átlátszó fala és rengeteg csapja van. A

közműsített intelligens üzleti információbiztosítás tehát azt jelenti, hogy egy

multinacionális vállalatcsoport minden adatát egy helyen tárolhatja, a dolgozók a

rögzítés után azonnal hozzájuk férhetnek úgy, ahogy szeretnének és minden adatot

folyamatosan láthatnak.

Ez az újítás azt jelentené a számvitelben, hogy a vállalatcsoport minden országában

minden könyvelt tétel azonnal egy adatbázisba kerül, ahol azonnal láthatóvá válik és le

is kérdezhető.

6.2. SZEMANTI KUS WEB

A szemantikus web lényege, hogy az internetes keresők mély és összekapcsolt

információkat biztosítsanak. Részletesebben ez azt jelenti, hogy egy kereső szóra ne

annyi találatra leljen, mint jelenleg, hanem sokkal többre. Majd összetéve a rengeteg


56

találatot kész információt adjon a usernek. Ahhoz hogy ez lehetséges legyen a talált

információkat rangsorolnia kell a keresőmotornak, amelyet a jelenlegi elképzelések

alapján az információ elemi részekre való bontása tesz lehetővé. A számviteli feladatok

elvégzése során nagy problémát okoz a törvényi előírások változásának nyomon

követése, amely megoldására a könyvelők szinte mindig az internetet használják. A

net.jogtar.hu oldalon megtalálják a szükséges törvényt, amely azonban rendkívül

nehezen értelmezhető lehet olykor. Emiatt különböző oldalak igyekszenek összefoglalni

a törvényi előírások lényegét, amelyek nem teljesen szabatosak. A jogi szabályokra való

keresés eredménye tehát a szemantikus weben keresztül nem több weboldal lenne

változó pontosságú információtartalommal, hanem több weboldalról összeszedett kész

és érthető információ.

6.3. ACCOUNTING INTE LLIGENCE , AZAZ I NTELLIGENS S ZÁMVITELI

INFORMÁCIÓBI ZT OSÍ TÁS

Bizonyos tengerentúli elképzelések szerint a BI ideje lejárt, ugyanis a sok

információból, amelyet biztosít, csak kevésből lesz valós helytálló tudás, sőt a

komplex, sajátos adatbázisokkal elveszítik a BI rendszerek az alapvető struktúrából

adódó megértés lehetőségét. Könyvelt adatokból akarnak következtetni dolgokra

anélkül, hogy az eredménykimutatás- és/ vagy mérlegstruktúrát, számlatükröt,

árfolyamokat vagy az átlátható könyvvizsgálat követelményeit figyelembe vennék.

Ezen elképzelések szerint az Accounting Intelligence-re, vagy magyarosítva

intelligens számviteli információbiztosításra van szükség. A megoldás lényege, hogy

csakis egy pénznemben történnek a mérések és, hogy termékenként,

termékcsoportonként és földrajzilag trendvonalak elkészítése lehetséges legyen,

illetve hogy a pénzügyi adatokhoz sokkal többen férjenek hozzá (hasonlóan a

közműsített BI-hez).

Gyakorlatiasabban ez azt jelenti, hogy az ERP rendszer, amelybe a könyvelők

könyvelnek, ne bele legyen építve egy BI rendszer, amelyet csak néhány munkatárs

használhat, hanem az egész ERP rendszer egy BI rendszer legyen. Tehát a BI ne úgy

dolgozza fel az adatokat, hogy egy OLAP adatbázist használ, amelybe az adatok egy

másik OLTP adatbázisból vagy adattárházból töltődnek be és strukturálódnak át, hanem


57

a BI adatbázisába kerüljenek azonnal a könyvelt adatok és csakis az az adatbázis

létezzen.

Az intelligens számviteli információbiztosítási rendszer kiépítéséhez egy új

adatbázis modellt kell tehát használnia a vállalkozásnak. A modell követelményei:

A könyvelési rendszernek kell működtetnie. Tehát a könyvelés adataiból

kell dolgoznia változatlan struktúrában.

Az adatbázisnak azonnali adatokra van szüksége, tehát az OLAP-pal

ellentétben nem kell várni (például) egy éjszakát az adatok betöltésére.

Ennek lehetősége abban rejlik, hogy az adatokat nem strukturálja újra a

rendszer az egyik adatbázisból a másikba való átjuttatás során, hanem csak

egy adatbázist használ, ahol a számviteli szabályokat betartva vannak tárolva

az adatok.

Az adatbázisnak szintén adatkockákat kell használnia, de azokat számviteli

szabályok és összefüggések szerint kell kialakítani és a hagyományos BI-vel

ellentétben nem aggregált adatokból kell állnia, hanem nyersadatokból.

A hagyományos BI automatizáltságát kell használnia.

Az elemzési lehetőségeket korlátlanul kell biztosítania, úgy hogy egy

riport lehívása elég legyen az igényeknek megfelelő információ

megtalálásához.

A számviteli tudásbiztosító rendszer használatával a könyvvizsgálat munkája is

egyszerűsödik, hiszen nem kell külön ellenőrizni az ERP-t, az OLAP-ot, az OLTP-t és

az adattárházakat, hanem elég csupán a BI-AIS-t34.

6.4. PROGRAMOZOTT DÖNTÉSEK ÉS MESTE RS ÉGES INTEL LI GENCI A

A programozott döntésekről a 3.2.6.-os fejezetben írtam. Bizonyos elképzelések

szerint a jövőben ezek aránya rendkívül megnőhet a nem programozott döntésekhez

képest.

A programozott döntések használatával kapcsolatban azonban több kérdés is

felmerült a kutatók fejében. Dr. Drótos György az „IT a mérlegen – avagy a

programozott döntések alkonya” című cikkében, a programozott és a nem programozott

34 Business Intelligence – Accounting Intelligence System


58

döntések közötti különbségekre hívja fel a figyelmet, illetve arra, hogy ezeket gyakran

érdemes felülvizsgálni, hiszen az információtechnológia és a környezeti körülmények

folyamatos változásával, ezen döntések eredményessége is változhat, tehát érdemes

programozni azt, hogy nem programozott döntéseket hozzunk.

Véleményem szerint a programozott döntésektől félnek az emberek és sokáig

beépített emberi ellenőrzési pontokkal fogják kiegészíteni (és egyúttal lassítani) az előre

programozott algoritmusokat. Sok időnek kell még eltelnie ahhoz, hogy ezen

számítógépes döntések valóban nagyobb arányban létezzenek, mint a nem programozott

döntések. Úgy gondolom, hogy ennek az eljövetelnek az ideje egy időben fog

megtörténni a mesterséges intelligenciáról való kutatás fellendülésével, hiszen talán e

két fogalom fedi egymást.

7. ÖSSZEGZÉS

A dolgozatom megírásának célja az volt, hogy feltárjam a számvitel és az

információtechnológia kapcsolatát annak történetét és részleteit, amely célt úgy

gondolom hogy sikerült elérnem.

A számvitel egy nagyon szabatos rendszert alkot, amely rendszernek a fenntartása

rendkívül nehéz feladat a kellő információtechnológiai megoldások nélkül. Az

információtechnológia fejlődésével a számvitelnek egyre több részét le lehet fedni és a

feladatait automatizálni. A számvitel-információtechnológia kapcsolati ciklus

eredményeként a számvitelnek egyre pontosabban kell rögzítenie a bizonylatok

tartalmát és az információtechnológiai megoldásoknak egyre hatékonyabban kell

kezelniük a megnövekedett adatmennyiséget és egyre pontosabb és komplexebb

elemzéseket kell elvégezniük rajtuk. Ezzel a problémával áll szemben számos

számviteli szoftvergyártó cég, amelyek habár a számviteli feladatokat tökéletesen

képesek ellátni az információtechnológiai kihívással nehezen birkóznak meg.

A világ piacvezető ERP rendszer szolgáltatója – az SAP – számos technológiai

vívmánnyal igyekszik megoldani a fent írt problémát, amelyek közül a legfontosabbakat

(ABAP, HANA, Fiori) igyekeztem tömören és teljesen bemutatni.

Egy európai kereskedelmi társaság több másik szoftverrel integrálva használja az

SAP-t a számviteli céljainak a kielégítésére, amelyről egy tüzetes folyamatábrát


59

készítettem és mind számvitelileg mind információtechnológiailag kielemeztem azt,

illetve racionalizálási javaslatot készítettem a folyamat tökéletesítése és hibáinak

felfedése érdekében.

A jövő számos érdekességet tartogat a számvitel-információtechnológia számára,

amelyek közül az általam legfontosabbaknak és érdekesebbeknek vélteket

összefoglalóan jellemeztem.

Úgy gondolom a dolgozat megírása után, hogy a számvitel-információtechnológia

kapcsolatra a jövőben a számvitelalapú információtechnológia lesz inkább a találó

szó, hiszen az információtechnológia jó eséllyel teljesen és tökéletesen képes lesz

lefedni a számvitel feladatait. Kétes érzelmeim vannak ezzel kapcsolatban, hiszen a

számvitel nagyon érdekes rendszert alkot, amelyet a főiskolán töltött évek alatt felettébb

megkedveltem és nem szeretném, hogy a felhalmozott tudásom és a tudásszomjam a

(szinte) semmibe menjen. Azonban nem-e az a célja a gazdaságinformatikának és benne

a számvitel-információtechnológiának, hogy átadja a teljes irányítást a számítógépek

kezébe?

Véleményem szerint az információtechnológia egy új nagyon nehezen megléphető

lépcsőfokhoz közeledik, amely az új alapok lefektetéséről fog szólni (pl.: SAP HANA

in-memory, kvantum binárisjelek, szemantikus web satöbbi). Ezen új alapok azonban

nem azt jelentik, hogy idáig rossz úton haladt volna az IT fejlődése, hanem azt, hogy az

IT önmagát építi fel, csakúgy, mint egy több tíz méter magas építődaru.


60

IRODALOMJEGYZÉK

1991. évi XVIII. törvény – a számvitelről

2000. évi C. törvény – a számvitelről

BENCZÚR, D. – Vállalati üzleti intelligencia és internet (doktori értekezés, BME –

Műszaki Menedzsment, Gazdálkodás- és Szervezéstudományi Doktori Iskola, 2006)

BUDAINÉ SZEKÉR A., HAUSERNÉ DÉNES É., JUHÁSZ I., DR. SIKLÓSI Á., DR. VERESS A. –

Kisvállalkozások könyvelése a gyakorlatban - Könyvelés számítógépen (Perfekt, 2014)

DataSmart Kft. – SAP BusinessObjects – Crystal Reports Tanfolyam/ Workshop

anyaga 2015

DataSmart Kft. – SAP BusinessObjects – Dashboards Tanfolyam/ Workshop anyaga

2015

DR. DEÁK I., DR. BODNÁR P., DR. GYURKÓ GY. – A gazdasági informatika alapjai,

Perfekt Zrt., 2008

DR. DRÓTOS, GY. – IT a mérlegen – avagy a programozott döntések alkonya

(http://www.controllingportal.hu cikke, 2013)

DR. KOVÁCS, L., KRIZSÁN, Z., SZŐCS, M., WAGNER, GY. – Logisztikai rendszerek

informatikai architektúrája (Miskolci Egyetem, 2009)

DR. SZTANÓ I., VERESS A. – Vezetői számvitel (BGF-PSZK, Budapest, 2013.)

DR. SZTANÓ I. – Számvitel alapjai (Perfekt Zrt., 2013)

DR. TERNAI, K. – Az ERP rendszerek metamorfózisa (doktori értekezés, BCE –

Gazdálkodás Tani Ph.D. program)

EZZAT, P. – SAP FICO overview (Smart Consulting Solution, 2012)

FACSKÓ, F. – Tranzakció-feldolgozó és vezetői információs rendszerek

(http://ffacsko.emk.nyme.hu/fileadmin/dokumentumok/emk/moi/Rendezes/FF_docume

nts/IR_TranzakciofeldolgozoEsVezetoiInformaciosRendszerek.pdf, letöltve 2016

március 2.)


61

GILLER, T. – ERP-CRM bevezetés módszertan: Business Process Reengineering, 2011

(http://m.cdn.blog.hu/er/erp-blog/ERP-CRM_BPR.pdf, letöltve 2016. április 7.)

http://www.econom.hu/eloallitasi-koltseg-tartalma-alkalmazasi-teruletei/, letöltve 2016.

március 30.

http://www.fairconto.hu/files/SzmviteliPolitikaAlapFairContoMinta.doc, letöltve 2016

február 25.

http://itcafe.hu/hir/tovabb_duborog_az_sap_hana.html, letöltve 2016 március 23.

http://penzugysziget.hu/index.php?option=com_content&view=article&id=1956&catid

=263&Itemid=362, letöltve 2016. február 25.

http://sapbrainsonline.com/fi-tutorial, letöltve 2016. március 20.

http://sapbrainsonline.com/help/sap-hana-tutorial.html, letöltve 2016. március 18.

http://sapbrainsonline.com/help/sap-r3-architecture-introduction.html, letöltve 2016.

március 18.

http://sapbrainsonline.com/netweaver/crystal-reports-tutorial-pdf.html, letöltve 2016.

március 18.

http://sapbrainsonline.com/netweaver/lumira-tutorial-pdf.html, letöltve 2016. március

18.

http://sapbrainsonline.com/netweaver/sap-fiori-tutorials-pdf.html, letöltve 2016.

március 18.

http://www.szamvitelnavigator.hu/p/tanulasi-utmutato.html, letöltve 2016. február 10.,

11., 12., 15.

Ismeretlen szerző – A PLM alapjai (2006)

KONYHA, R. – Tudásmenedzsment sikertényezők (BME, Budapest, 2011)

KOTÁLIK, G. – A vállalati informatika térhódítása (Tomori Pál Főiskola, 2004)

KŐVÁRI, A. – BI projekt - Önkiszolgáló BI workshop anyaga, 2016

KŐVÁRI, A. – A jövő önkiszolgáló BI világa, (BI projekt Kft., 2016)


62

MOLNÁR, B., TARCSI, Á. – Vállalatirányítási rendszerek gazdaságinformatikai

megközelítésben (ELTE Informatikai Kar, 2014)

PrecisionPoint – Ten Tips for Achieving Accounting Intelligence

(https://www.precision-point.com/wp-content/uploads/2015/03/accounting-

intelligence2.pdf, letöltve 2016. április 5.)

SAP AG – Financial Accounting (FI), 2000

SASVÁRI, P. – Kulturális és társadalmi sokszínűség a változó gazdasági környezetben -

A magyarországi vállalkozások üzleti intelligencia használatának vizsgálata

(International Research Institute s.r.o., Komárno, 2014)

SIDLÓ, CS. – Adattárház rendszerek (ELTE, Budapest, 2003)

SZATMÁRI, F. – Integrált vállalatirányítási rendszerek (ERP) és a controlling

informatikai támogatása (OLAP technológiák) (BGF-PSZFK Zalaegerszegi Intézet,

2004)

SZTAKHÓ, N. – Az SAP vállalatirányítási rendszer (Debreceni Egyetem, Debrecen,

2009)

TÓTH, M. – A magyar számviteli rendszer hatása a számviteli politikára, elméleti

modellalkotások, módszertani fejlesztés, (doktori értekezés, Gazdálkodás és

Szervezéstudományok Doktori Iskola, Gödöllő, 2010)


63

ME L L É KL E T E K

1. számú melléklet – a főkönyvi számlákról, kontókról

Az eszközök között kell feltüntetni a fizikai alakot öltött, üzletmenetet közvetlenül vagy

közvetetten szolgáló tárgyi eszközöket (pl.: gyártógépsor, nyomtató), az értékesítési

célra vásárolt vagy előállított készleteket (pl.: előre csomagolt édesség, amelyet

átalakítás nélkül kíván értékesíteni a gazdálkodó, vagy helyben sütött pékáru), a

szellemi termékeket (pl.: találmány, tulajdonjog), a vagyoni értékű jogokat (pl.:

haszonélvezeti jog), a követeléseket, amelyek adott pénzbeli vagy nem pénzbeli

kölcsönökből származnak (pl.: kereskedelmi, tagi, egyéb), illetve a pénzeszközöket (pl.:

bankszámla, értékpapír, készpénz). Ezekenfelül az eszközök közé tartoznak az aktív –

tehát eredményt javító – időbeli elhatárolások.

A források között kell kimutatni a fent említett eszközök eredetét, amely lehet, jegyzett

tőke (alapításhoz szükséges minimum tőke), tőketartalék (alapításkor bevitt minimumot

meghaladó extra tőke, illetve ázsió35), eredménytartalék (előző évek halmozott

eredménye), illetve céltartalék (előre nem látható esedékességű és összegű, de

valószínűsíthető eseményre kell/ lehet képezni). Habár a saját tőke mérlegcsoportnak

szintén része a lekötött tartalék (tulajdonképpen azt jelenti, hogy mi az a vagyonrész,

amit nem szabad kivonni a vállalkozásból), illetve az értékelési tartalék (évente

lehetősége van a gazdálkodóknak az infláció hátrányának kiküszöbölése végett

újraértékelni a befektetett eszközeinek egy részét, amely eljárás során a piaci értéket

veti össze a bekerülési értékkel a gazdálkodó, és a különbséget az értékelési tartalékban

számolja el), azok a sajátosságaik miatt, nem alkalmasak arra, hogy a vagyon forrásának

a kimutatására használjuk őket. Továbbá a vagyon finanszírozható kölcsönökből és

hitelekből is, amelyeket esedékességük szerint hosszú és rövid lejáratú, illetve

hátrasorolt fizetési kötelezettségekként különböztetünk meg, illetve a források között

szerepelnek a passzív – tehát az eredményt rontó – időbeli elhatárolások.

„A költségnem egyértelműen fejezi ki, hogy a költség keletkezését milyen erőforrás (…)

felhasználása idézte elő” – Dr. Sztanó I., Veress A. – Vezetői számvitel (2013)

Hogyha a gazdálkodó a megvásárolt alapanyagát felhasználja, irodát bérel vagy

reklámozza magát, biztosítást köt akkor azt az anyagköltségek között kell kimutatnia.

35 A részvénytársaságok a tőkéjüket gyakran eladott részvények árából szerzik meg. A részvények után

kamatot fizet az rt. és az időszak végén visszafizeti a névértékét. (Névérték = valós érték.) Azonban

megesik, hogy a részvényeket nem a névértéken adják el, hanem magasabb áron. E magasabb ár és a

névérték közötti különbséget nevezik ázsiónak.


64

Amennyiben a vállalkozó munkavállalókat dolgoztat, akkor a nekik kifizetett bért,

prémiumot, illetve az utánuk fizetendő bérjárulékokat a bérköltségek között kell

rögzítenie. Továbbá a befektett eszközök (tárgyi eszközök és immateriális javak) idő

miatti elértéktelenedését az értékcsökkenési leírások között kell nyilvántartani.

Az eredmény számlák ráfordításokból és bevételekből állnak.

A ráfordítások között kell kimutatni36, hogy a vállalkozás eredménye miképpen

csökken, azaz mit hajlandó és kénytelen feláldozni az eredménye elérése érdekében.

Amennyiben a gazdálkodó terméket ad el, vagy szolgáltatást nyújt, esetleg közvetített

szolgáltatást számláz ki, akkor a bekerülési értéket anyagjellegű ráfordításként kell

kimutatnia. A gazdálkodó alkalmazottainak kifizetett bérét, prémiumát és az azok után

fizetendő járulékokat idővel át kell vezetnie a ráfordítások, azon belül pedig a személyi

jellegű ráfordítások közé, illetve az értékcsökkenési leírással, mint költséggel is ugyanez

a teendő, tehát az – azonos nevű ráfordítás sorba – értékcsökkenési leírás sorba kell

átvezetni, mint ráfordítás. Megesik, hogy a gazdálkodó a használt tárgyi eszközeit,

immateriális javait értékesíti. Ilyenkor a könyvszerintiértéket az egyéb ráfordítások

között kell kivezetni. Továbbá az egyéb ráfordításokat kell ellenszámlaként használni,

amennyiben céltartalék képzésére, értékvesztésre, illetve teven felüli értékcsökkenésre37

kerül sor, illetve amennyiben kivételes – azaz előre nem jelezhető38 – esemény rontja a

gazdálkodó vagyoni, pénzügyi vagy jövedelmi helyzetét. Sőt, az államot megillető

összegeket is a költségek közül ide kell átvezetnie a gazdálkodónak. A gazdálkodó

különböző okok miatt vehet fel hitelt vagy kérhet kölcsönt, amelyek után kamatot kell

fizetnie, illetve különböző ügyletekből árfolyamvesztesége keletkezhet, amelyeket a

pénzügyi műveletek ráfordításai között kell kimutatnia. A nyereséget terhelő adók

között pedig a társasági adó összegét kell kimutatnia.

A bevétel számlák között az eredményt növelő tételeket kell kimutatnia a

gazdálkodónak. A vállalkozásnak az értékesített termék vagy szolgáltatás ellenértékét

értékesítés árbevételeként kell szerepeltetnie. Ahogy a ráfordításokról szóló részben

írtam, a tárgyi eszközök, illetve az immateriális javak értékesítése esetén a bekerülési

érték kivezetését az egyéb ráfordítások között kell szerepeltetni, míg a kifizetett

ellenértéket az egyéb bevételek között. Továbbá, akkor is az egyéb bevételre kell

könyvelnie, amennyiben a vállalkozó céltartalékot használ fel, értékvesztést visszaír,

36 Összköltség típusú eredménykimutatás készítése esetén. 37 A terven felüli értékcsökkenés és az értékvesztés ugyanazt jelenti, csak a terven felüli értékcsökkenést a

tárgyi eszközökre kell elszámolni, az értékvesztést pedig minden nem tárgyi eszköz, eszközre. 38 Például: természeti katasztrófa, támadás, rablás, rongálás


65

illetve amennyiben kivételes – azaz előre nem jelezhető – esemény javítja a gazdálkodó

vagyoni, pénzügyi és jövedelmi helyzetét. Amennyiben a vállalkozás hitelt, vagy

kölcsönt nyújt partnerének, akkor az azért járó kamatokat, illetve a különböző

ügyletekből keletkező árfolyamnyereségét és a kapott osztalékokat és részesedéseket a

pénzügyi műveletek bevételei között kell elszámolnia.

2. számú melléklet – a számlaosztályokról és a mérlegfőcsoportokról

Kötelező számlaosztályok

1-3.: eszközök

4.: források

5.: költségek

8: ráfordítások

9: bevételek

Választható számlaosztályok

6.: költséghelyek, általános költségek

7.: költségviselők

0.: az adott üzleti év eredményét közvetlenül nem befolyásoló

tételek

Mérlegfőcsoportok

betűjelöléssel

A: Befektett eszközök

B: Forgó eszközök

C: Aktív időbeli elhatárolások

D: Saját tőke

E: Céltartalékok

F: Kötelezettségek

G: Passzív időbeli elhatárolások

Eszközök

Források


66

3. számú melléklet – az önköltségszámítás sémájáról

1. Közvetlen anyagköltség

2. Közvetlen bérköltség

3. Közvetlen bérek járulékai

4. Gyártási külön költség

5. Egyéb közvetlen költség

6. Közvetlen önköltség (1+2+3+4+5)

7. Közvetlenül el nem számolt üzemi általános költség

8. Szűkített önköltség (6+7)

9. Értékesítés, igazgatás és egyéb általános költség

10. Teljes önköltség (8+9)

4. számú melléklet – példák a számvitel-információtechnológia rendszer részeinek

működéséről

Alap (sztenderd) szoftverrész

Függetlenül a vállalati számlatükörtől, az IT rendszernek mindig szigorúan

kérnie kell, hogy a kontírozásnál a mérlegcsoportokat helyesen adja meg a könyvelő,

illetve egy kontó nevének és számlatükrön belüli elérési útjának a lekérésekor is szintén

a törvényben előírtakat betartva kell eljárnia és ezt módosíthatatlanul kell tartania.

Ezenfelül ismernie kell a hatályos ÁFA kulcsokat39 is, és csakis azokat szabad

elfogadnia. Tudnia kell, a helyi iparűzési adóalapjának kiszámításának módját40 és a

mértékének a törvényi maximumát (2%) és hibát kell dobnia az ennél magasabb érték

bevallásakor. Továbbá ellenőriznie kell a számviteli információ megfelelősségét is. A

hitelesség ellenőrzése végett a rendszernek nem szabad rögzítenie a könyvelést

amennyiben nem adták meg a könyvelés alapját képző bizonylat sorszámát.

A külön törvényi előírásokat felvenni képes szoftverrész

Ilyen előírások például, hogy a vállalkozásnak milyen társasági adó kulcsot kell

használnia41. A rendszernek vizsgálnia kell az eredménykimutatás C. Adózás előtti

39 0%, 5%, 18%, 27% 40 adóalap = nettó árbevétel – anyagköltség – alvállalkozói teljesítések – eladott áruk bekerülési értéke

(ELÁBÉ) – közvetített szolgáltatások értéke – a K+F adóévben elszámolt közvetlen költsége 41 500.000.000 Ft adóalapig 10 % a tao kulcs, az ezt meghaladó részre pedig 19 %


67

eredmény sorában szereplő összeget és tudnia kell, hogy aszerint kell meghatároznia a

tao kulcsot, illetve kiszámítania az adófizetési kötelezettséget, hogy mekkora ez az

összeg. Továbbá a rendszernek ismernie kell azon HIPA kulcso(ka)t, amelyek a

vállalkozást érintik.

A vállalat sajátosságaihoz igazodó szoftverrész

A rendszernek például tudnia kell, hogy a vállalkozás folytat-e vezetői számvitelt és

aszerint kell elfogadnia a könyvelők által kontírozott tételeket. Továbbá ismernie kell a

vállalati számlatükröt és a hozzá tartozó segédletet is és azok alapján kell ellenőriznie,

illetve segítenie a könyvelés folyamatát. A bizonylati szabályzat alapján kell az adott

könyvelési folyamat adott szakaszában bizonylat kiállításra felhívnia a könyvelő

figyelmét, vagy automatikusan kinyomtatnia azt. Továbbá ismernie kell, hogy a

vállalkozás milyen analitikákat használ és ki kell alakítania egy olyan adatátviteli

módszert, amellyel be tudja tartani a főkönyvi feladásokra vonatkozó szabályozásokat.

5. számú melléklet – a számvitel-információtechnológia előnyeiről és összefoglalóan

a működéséről

A számviteli törvény nem tartalmaz korlátozást a könyvvezetés gyakorlati

megvalósítására, tehát lehetséges kézzel papíralapon, illetve virtuálisan számítógéppel

is a könyvelés. A számítógépen történő könyvelés számos előnnyel jár a papíron végzett

könyveléssel szemben, amelyek közül a legfontosabbakat az alábbi táblázatban

foglaltam össze.

Tulajdonságok Számítógépes könyvelés Papíralapú könyvelés

Egyszeres adatbevitel ugyanazon gazdasági

eseményt egyszer kell

rögzíteni az egyszeres

adattárolás miatt

ugyanazon gazdasági

eseményt több helyen kell

rögzíteni (analitika és

főkönyv, illetve kartonok és

naplók)

Egyszeres adattárolás egyszeres adatbevitelt és

könnyebb lekérdezést tesz

lehetővé

az analitikákat és a

főkönyvet, a kartonokat és a

naplókat (fizikai

különbözőségükből adódóan)


68

külön tárolják

Visszakeresés lekérdezésekkel működik,

amely gyors és teljes körű

adatelérést biztosít

fizikai kikereséssel jár, amely

az emberi tényező miatt

lassabb és kevésbé

megbízhatóan teljes

Számítási műveletek

elvégzése

(pl.: ÁFA, ÉCS)

gyorsabban, megbízhatóbban

és programozottan

számítási műveletek

lassabban, kevésbé

megbízhatóan és felismerés

alapon kerülnek elvégzésre

Jogosultságkezelés a rendszer nem engedi a

felhasználót a tevékenység

elvégzésére a megfelelő

jogosultság hiányában

habár a jogosultságok a

papíralapú könyvelésnél is ki

vannak osztva, mégsem

annyira szigorú a rendszer,

mint számítógépen…

Hibakezelés (pl.:

tartozik-követel

egyenlegeltérés)

a rendszer hibaüzenetet dob

ellentmondásos, szabálytalan,

félkész könyvelés

rögzítésénél

külön ellenőrzési

tevékenységgel tárható csak

fel a hiba

Rendszermegismerése nehezebb és időigényesebb könnyebb és kevésbé olyan

időigényes

Összefoglalóan tehát a számítógépes adatfeldolgozás a következőképen néz ki.42

A számítógépes számviteli adatfeldolgozás

42 A folyamat messze nem olyan egyszerű, mint azt az ábra mutatja, ezért is lett kiemelve az

„Összefoglalóan” szó. Az ábrázol folyamat részletezését a következő 3.2-es alfejezetben vizsgálom.


69

6. számú melléklet – példák az intelligens üzleti információbiztosításról

Nyílt forráskódú BI

Például, egy mezőgazdasági termelői vállalkozás programozói letölthetnek egy

országos időjárás előrejelző BI rendszert, amely kimutatásaiban szerepel a csapadék

mennyisége, a hőmérséklet, a szél sebessége, a naposság stb. és azt beprogramozhatják,

úgy hogy csak a telephelyük régiójában figyelje meg ugyanezen mutatókat és a

feldolgozott adatokat tárolják is le egy új általuk létrehozott adatbázisba, amelyből

újabb kimutatások készíthetőek.

Önkiszolgáló BI

Például, egy saját adatbázisból betölt adatokat egy Excel táblázatkezelőbe, ahol

kimutatásokat készít belőle és ezen kimutatásokat elküldi egy a vállalkozás által

fejlesztett elemzőszoftvernek, amely ha ezen kimutatások valamelyik értéke az

előredefiniált korlátot meghaladja, vagy megközelíti, vagy eléri, akkor a belső levelező

rendszeren keresztül üzen a felelősöknek.

BI gazdasági szempontból

Az üzleti információszerzési rendszerek képesek figyelmeztetni a felhasználót

valamely KPI drasztikus (esetleg, nem várt) változásáról anélkül, hogy a user-nek

felügyelnie kéne a működtetésére. Ilyenkor a rendszer a user-től vár megoldást a mutató

optimalizálására. Léteznek azonban olyan mutatók is, amelyeknek

optimalizálatlanságáról habár tájékoztatja a BI rendszer a felhasználót, de nem tőle várja

a megoldást, hanem egy előre programozott algoritmus szerint maga jár el és dönt a

probléma megoldásáról. Ezen megoldásokat nevezzük programozott döntéseknek. A

programozott döntések véleményem szerint egy rendkívül érdekes jövőbe

vezethetnek.43

Számviteli monotonitást megoldó BI

Például a nagy raktárakkal rendelkező vállalkozásoknak a logisztikai mozgások

folyamatos könyvelése hatalmas terhet jelenthet egy jól kiépített BI rendszer nélkül,

amely képes ezen mozgásokat automatikusan könyvelni. Szintén hatalmas feladat egy

kereskedelmi cég minden eladását könyvelni, amely feladatot szintén tehermentesít egy

43 Lásd a dolgozat utolsó fejezetében.


70

helyesen működő BI rendszer, ami képes automatikusan könyvelni és bizonylatot

kiállítani.

7. számú melléklet – a beszámoló összeállítás menetéről

A beszámoló összeállítás menete:

1. Kiegészítő, helyesbítő, egyeztető, összesítő könyvelési munkák és a

számlák technikai lezárása

a. Fordulónap és mérlegkészítés közötti elszámolások

i. Időbeli elhatárolások

ii. Céltartalékok

iii. Leltárértékelések

iv. Fordulónapi értékelések (terven felüli écs,

értékhelyesbítés, ezek visszaírásai, devizaeszközök és -

kötelezettségek értékelése)

v. stb.

b. Könyvelt kontók ellenőrzése

i. Nullára futtatás

ii. Egyenlegellenőrzés

iii. stb.

2. Főkönyvi kivonat elkészítése

3. Eredménykimutatás összeállítása a C. Adózás előtti eredmény sorig

4. Társasági adófizetési kötelezettség mérték-megállapítása, kiszámítása,

könyvelése, átvezetése a főkönyvi kivonatba és az eredménykimutatásba

5. Adózott eredmény megállapítása, könyvelése

6. Mérleg összeállítása


71

11/3. ábra

8. számú melléklet – az EKT könyvelési folyamat fővonaláról


72

11/4. ábra

budapesti gazdasÁgi egyetem pÉnzÜgyi És szÁmviteli kardolgozattar.repozitorium.bgf.hu/6486/1/az...

Documents