buenas prÁcticas julio 2016 en acciÓn la historia
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Contacto: Alejandro López-Chicheri Oficial Regional de Comunicaciones
Oficina Regional LAC
Programa de Voluntarios
BUENAS PRÁCTICAS EN ACCIÓN
Antecedentes En el contexto de un entorno donde los medios de comunicación cambian
rápidamente, la Unidad de Comunicación y Gestión del Conocimiento (CKM) de la Oficina Regional del Programa Mundial de Alimentos (PMA) quiso infundir la perspectiva fresca y conocedora de las redes sociales de los jóvenes del milenio en las operaciones de comunicaciones. Los limitados recursos de la Unidad dieron lugar a acoger a pasantes y Voluntarios de las Naciones Unidas
(UNVs), y el personal tuvo el genuino interés en proporcionar esta oportunidad para que los jóvenes obtuviesen experiencia profesional y contribuyeran a la misión del PMA.
Intervención En el 2012, la Unidad de CKM se asoció con la Unidad de Recursos Humanos y
aprovechar la orientación de la normativa del Programa de Voluntarios del PMA para involucrar a estudiantes talentosos y apasionados como voluntarios. Se estableció contacto con tres universidades para ayudar en la contratación de los participantes calificados bilingües para servir de 15 a 40 horas semanales durante un mínimo de 3 meses, con una opción de prórroga de hasta 1 año.
Resultados Desde el 2012, más de 40 Voluntarios han contribuido con miles de horas de
servicio a la Unidad de CKM. Han puesto en marcha campañas de promoción, traducido cientos de documentos, creado contenido original para el sitio web en español y los canales de medios sociales y apoyado a otras unidades. El
valor de la mano de obra equivalente de los voluntarios.
Lecciones Aprendidas Una buena planificación es esencial para la gestión de un programa eficaz que maximiza el talento y la contribución de los voluntarios, por ejemplo equilibrar las tareas de rutina con proyectos más
estratégicos a largo plazo, de los cuales los voluntarios puedan elegir o desarrollar ellos mismos. También las prioridades y tareas pueden ser publicadas en “TeamWorks” o identificadas en reunión de equipo. Otras opciones han sido colaborar con otras unidades para compartir voluntarios cuando tienen staff en misiones o cuando hay menor flujo de trabajo. Si es posible, se deben identificar
Universidades con una Oficina de Prácticas que pueden gestionar el proceso de reclutamiento y selección y puedan proporcionar una lista de candidatos calificados para entrevistar. Hay que ser muy específico en los materiales de reclutamiento con respecto a las habilidades que está buscando y los requisitos mínimos para los solicitantes.
Contribuyendo con el equipo de WFP
Desarrollando relaciones profesionales
Entrenando la futura generación de lideres
La Historia
Julio 2016
Contacto: Alejandro López-Chicheri Oficial Regional de Comunicaciones
Implementación
Paso 1
Trabajar con el Departamento de Recursos Humanos para identificar funciones apropiadas y proyectos en los que los voluntarios puedan contribuir en su unidad, las cuales no pueden ser tareas que normalmente se asignan al personal. Exponer los requisitos mínimos necesarios, habilidades y requisitos de idioma, y determinar quién será el punto de contacto para el programa. Incorporar estos elementos en sus Términos de Referencia.
Paso 2
Identificar y llegar a los socios de reclutamiento potenciales, tales como universidades, organizaciones de servicios profesionales, y/o empresas con programas de voluntarios. Proporcionar materiales de
reclutamiento y directrices claras para el proceso de aplicación. Dejar muy claro que no hay ninguna remuneración para los participantes.
Paso 3
Colaborar con el departamento de Recursos Humanos para procesar y entrevistar a los
solicitantes, y llevar a cabo un examen exhaustivo de sus habilidades y capacidades. Proporcionar un paquete de bienvenida a los participantes para orientarlos sobre la labor del PMA y la Unidad / Oficina antes de su fecha de entrada al servicio.
Paso 4
Proporcionar una lista de proyectos potenciales de los cuales los voluntarios puedan elegir durante su primera semana de servicio. Proporcionar orientación y apoyo, según sea necesario. Una revisión informal a los 30 días puede proporcionar una oportunidad para corregir el rumbo en caso de progreso insatisfactorio. Al final del servicio, realizar una evaluación para proporcionar retroalimentación a los voluntarios. Proporcionar una carta de
recomendación de la Unidad al final. Los voluntarios no pueden servir más de 1 año.
"El Programa de Asistencia Voluntaria atrae a jóvenes talentosos e inspira a los estudiantes para que apoyen el trabajo de WFP, ellos aportan energía, ideas
innovadoras y pensamientos creativos a nuestro equipo. Los participantes obtienen experiencia de trabajo real y la oportunidad de evaluar su trayectoria profesional.
Además, el programa sirve como un buen punto de entrada y campo de entrenamiento para el personal potencial, además es muy rentable. Es una situación donde todos los
involucrados ganamos".
-Elio Rujano, Oficial de Comunicaciones y Webmaster
Rasgos Destacables del Proceso
La estudiante Ana Portillo de McGill University
escribió “11 Mitos sobre la Desnutrición en
Latinoamerica.”
Karla Stasiak de la Universidad McGill asistió
con la estrategia de gestión del conocimiento.
Ginny Tan estudiante de McGill asesoró redes
sociales de WFP y dió tips en como hacer
publicaciones virales
Maia Techera, de la Universidad de Uruguay, co
-presentó un taller de “Social Media Basics”.
El Mapa Interactivo de Donantes del WFP fue
creado por Maria Kreis de la Universidad de
Chile.
Alrededor de 8,000 documentos fueron subidos
a POTLAC la estudiante Karina Perez de
McGill University.
Insumos Herramientas
Plantillas de contratación y perfil de proyecto, TeamWorks, reuniones de equipo regulares.
Materiales Un espacio de trabajo, computadoras, y un email de WFP.
Labor
La Unidad de Comunicación y Gestión del Conocimiento
invierte cerca de 18 horas de formación por voluntario, divididos entre los miembros del equipo.
Alianzas La Unidad de Comunicación y Gestión del Conocimiento y las Unidades de Recursos Hu-manos en Panamá se asocian con la Universidad de McGill, Florida State University-Panama, y la Universidad de Panamá. Las asociaciones locales proporcionan una oportunidad donde el PMA crea conciencia sobre su mandato y también desarrollar campeones locales del PMA.