buku mengetik lanjut

BAB 1

PENDAHULUAN

1.1 ARTI DAN FUNGSI SURAT Ditinjau dari sifat isinya, surat adalah jenis karangan (komposisi) paparan. Di dalam paparan pengarang mengemukakan maksud dan tujuannya, menjelaskan apa yang dipikirkan dan dirasakannya. Demikian pula di dalam surat .

Ditinjau dari wujud peraturannya, surat adalah percakapan yang tertulis. Jadi, sejenis dengan ragam percakpan (dialog) seperti yang bisa dipakai dalam kehidupan sehari-hari .

Ditinjau dari fungsinya , surat adalah suatu alat atau sarana komunikasi tulis. Surat dipandang sebagai alat komunikasi tulis yang paling efisien, efektif, ekonomis, dan praktis. Dibandingkan dengan alat komunikasi lisan, surat mempunyai kelebuhan-kelebihan . Apa yang dikomunikasikan kepada pihak lain secara tertulis, misalnya berupa pengumuman, pemberitahuan, keterangan, dan sebagainya, akan sampai pada alamat yang dituju sesuai dengan sumber aslinya. Tidak demikian halnya jika disampaikan secara lisan. Dengan cara tersebut sering dialami perubahan-perubahan, terutama tentang isinya, mungkin ditambah atau dikurangi, meskipun mungkin tidak disadari.

Peranan surat lebih jelas lagi, terutama dalm surat resmi, misalnyas surat perjanjian, surta sewa-menyewa rumah, surta jual-beli, surat wasiat, dan suarat-surat resmi lainnya. Surat-surat tersebut, selain resmi sifatnya, juga mempunyai kekuatan hukum yang dapat digunakan sebagai alat bukti tertulis, surat bukti yang sah, ” hitam diatas putih ”.

Surat-surat dalam arsip lama dapat dipakai sebagai bahan penelitian untuk mengetahui bagaimana keadaan atau kegiatan pada masa yang lalu. Dalam hal ini, surat berfungsi sebagai alat bukti historis. Surat-surat yang telah diarsipkan itu dipakai sebagai alat pengingat .

Surat itu dapat juga mencerminkan corak, keadaan mentalitas, jiwa, dan nilai pejabat / jawatan / kantor yang bersangkutan . Oleh sebab itu, dalam menyusun surat hendaklah selalu berhati-hati dan berfikir secara cermat agar tidak menimbulkan kesan yang tidak menyenangkan . Dalam hal ini surat berfungsi sebagai duta organisasi .

Surat resmi yang berisi ketentuan-ketentuan tentang cara-cara melaksanakan peraturan-peraturan, misalnya surat keputusan atau instruksi, dapat dipakai sebagai pedoman kerja oleh lembaga / pejabat yang bersangkutan .

Dari uraian di atas, kita ketahui bahwa surat-surat resmi berfungsi sebagai

1) alat komunikasi,2) alat bukti tertulis,3) alat bukti historis4) alat pengingat, 5) duta organisasi, dan 6) pedoman kerja.

Surat yang dikirimkan oleh pihak pertama kepada pihak kedua, ada kalanya perlu dibahas. Kegiatan berkomunikasi balas-membalas yang dilakukan oleh pihak pertama kepada pihak kedua dengan alat surat disebut surat-menyurat (korespondensi) . Hubungan surat-menyurat itu mungkin trjadi antara orang-orang atau pejabat-pejabat dalam satu kantor / organisasi / perusahaan (korespondensi intern) , mungkin juga terjadi

antara orang-orang atau pejabat-pejabat suatu kantor dengan pihak luar (korespondensi ekstern).

1.2 SYARAT-SYARAT SURAT YANG BAIK Surat yang baik haruslah memenuhi syarat-syarat penyusunan sebagai berikut.

Petama, surat harus disusun dengan teknik penyusunan surat yang benar, yaitu :

1) Penyusunan letak bagian-bagian surat (bentuk) yang tepat sesuai dengan aturan atau pedoman yang telah ditentukan ( lihat Bab II, 2.3 Bentuk surat );

2) Pengetikan yang betul , jelas, bersih, dan rapi;3) Pemakaian kertas yang sesuai dengan :

a) Ukuran : kuarto berukuran 21x 29 cm ;b) Jenis : HVS untuk lembar asli (sebaiknya kertas onion)

Dan kertas tembus (doorslag) untuk tembusan ; Dan

c) Warna : putih HVS untuk lembar asli, kuning kertas tembus untukperbal, biru muda kertas tembus untuk tembusan intern, dan merah mudaHVS untuk surat rahasia.

Kedua, isi surat harus dinyatakan secara ringkas, jelas, dan eksplisit. Hal itu menguntungkan kedua pihak, yaitu :

a) Penerima dapat memahami isinya dengan tepat dan tidak ragu-ragu;dan b) Pengirim memperoleh jawaban secara cepat apa yang dikehendakinya.c) Ketiga , bahasa yang digunakan haruslah bahasa yang benar/ baku sesuai dengan kaidah

bahasa Indonesia, baik tentang ejaan, pemilihan kata, bentuk kata, maupun kalimatnya. Selain itu, bahasa surat haruslah logis, wajar, hemat, cermat, sopan, dan menarik. Sedapat mungkin dihindari pemakaian kata-kata asing yang sudah ada padanannya dalam bahasa Indonesia. Juga harus dihindari gaya yang keasing-asingan atau kedaerah-daerahan (lihat 2.4 Bahasa Surat ).

Di samping ketiga syarat di atas, ada hal penting lainnya yang perlu diperhatikan sehubungan dengan menyusun surat yang baik, yaitu:

a) Memahami kedudukan masalah yang dikemukakan ;b) Memahami peraturan-peraturan yang berkaitan dengan masalah itu ;c) Mengetahui posisi dan bidang tugasnya ; dan d) Hal-hal lainnya yang berkaitan dengan ketatausahaan.

Dalam praktik menyusun surat resmi masih terdapat ketidakcermatan mengenai syarat-syarat tersebut diatas. Sebagai contoh, perhatikanlah surat berikut ini dan cara memperbaikinya!

SUDIRMANJl. Ngurawan-547-DAMPIT

Dampit, 23 Februari 2011Kepada

Nomer : 030/II/bs/’11- Yth.Bp. Pimpinan P.T. GapermigasLamp : -.- Cabang MalangPerihal : Permohonan tambahan di

Jatah minyak tanah. - Malang-

Dengan hormat,

Dalam rangka kontrak baru minyak tanah antara pertamina dengan P.T Gapergas dalam bulan April yang akan datang, bersama ini kami mohon Dapatnya diberi tambahan jatah minyak tanah sebesar ton/per bulan.

Permohonan tambahan jatah tersebut akan kami salurkan kedaerah- Daerah Malang selatan diantaranya daerah Dampit dan sekitarnya .

Perlu kami beritahukan disini bahwa pada saat ini jatah yang kami punyai adalah sebesar 275 ton/per bulan dengan memiliki armada angkutan sebanyak 3 (tiga) buah. Demi untuk memenuhi kebutuhan akan minyak Kami akan terkabulnya permohonan kami tersebut diatas .

Demikian atas perhatian dan kebijaksanaan Bapak pimpinan kami ucapkan diperbanyak terima kasih.

Hormat kami,

Ttd

(SUDIRMAN)

Tindasan: Disampaikan kepada Yth :

- Bp. Kepala penjualan pertaminaUnit pemasaran V

Di – Surabaya.

- Bp. Wira penjualan pertamina- Rayon III

di- Malang.

- Bp. Kuasa Direksi P.T Gapergas Jawa Timur di-Surabaya.

- Arsip-

Dalam surat di atas terdapat kesalahan ejaan, yaitu:(1) P.T. seharusnya PT(2) di- seharusnya di Malang - Malang(3) kedaerah-daerah seharusnya ke daerah-daerah(4) diantaranya seharusya diantaranya(5) disini seharusnya di sini(6) didaerah seharusnya di daerah(7) diatas seharusnya di atas(8) di-Surabaya seharusnya di SurabayaDari data diatas tampak bahwa penulis surat itu mengacaukan penulisan kata depan di Dan awalan di-. Ingat bahwa kata depan di ditulis terpisah dengan kata yang mengikuti-Nya, sedangkan awalan di-ditulis terikat kata yang mengikutinya (lihat Pedoman UmumEjaan Bahasa Indonesia yang disempurnkan!)

Kesalahan ejaan yang lain dalm surat di atas ialah :

(9) Jl.Ngurawan-547- seharusnya Jalan Ngurawan 547(10) Dampit, 23 Februari’11,- seharusnya Dampit, 23 februari 2011(11) Nomer:030/II/bs/’11- seharusnya Nomor:030/II/bs/2011(12) Perihal: permohonan tambahan Seharusnya Perihal: permohonan tambahan

Jatah minyak tanah.- Jatah minyak tanah

Kepada

Yth. Bp. Pimpinan P.T. gapermigas

Cabang Malangdi-Malang

seharusnya

Yth. Pimpinan PT Gapermigas Cabang Malang

Malang

(14) (SUDIRMAN) seharusnya Sudirman

15) Tindasan: Disampaikan kepada Yth.:

– Bp. Kepala Penjualan PertaminaUnit Pemasaran Vdi- Surabaya.

– Bp. Wira Penjualan PertaminaRayon IIIdi- Malang.

– Bp. Kuasa Direksi P.T. GapermigasJawa Timur di- Surabaya.

– Arsip -

seharusnya

Tembusan:

1. Kepala Penjualan PertaminaUnit Pemasaran V di Surabaya

2. Wira Penjualan PertaminaRayon III di Malang

3. Kuasa Direksi PT GapermigasJawa Timur di Surabaya

Dari segi bahasa terdapat kekurangan-kekurangan sebagai berikut:

(16) . . . bersama ini kami mohon . . . Bukan bersama ini, melainkan dengan ini sebab tidak ada surat yang dilampirkan.(17) Permohonan tambahan jatah tersebut akan kami salurkan . . . Sebaiknya diubah begini: Jatah tambahan tersebut akan saya salurkan . . . (dapatkah permohonan disalurkan?) (18) Demi untuk memenuhi kebutuhan akan minyak . . . Sebaiknya dikatakan begini: Untuk memenuhi kebutuhan minyak . . . (19) Demikian atas perhatian dan kebijaksanaan Bapak Pimpinan kami ucapkan diperbanyak terima kasih. Sebaiknya kalimat penutup ini dikatakan begini: Atas perhatian dan bantuan Bapak, saya ucapkan banyak terima kasih.(20) . . . besar harapan kami akan terkabulnya permohonan kami tersebut di atas. Sebaiknya

kalimat ini dikatakan begini: . . . besar harapan saya permohonan tersebut dapat Bapak kabulkan. Baik juga jika

dikatakan begini: . . . saya berharap permohonan tersebut dapat Bapak kabulkan.

Dari segi penyususnan dan pengetikan bagian-bagian surat terdapat beberapa kekurangan, diantaranya ialah:(21) Kepala surat tidak perlu dituliskan sebab pengirimnya perseorangan, bukan instansi resmi.(22) Nomor dan nama tempat serta tanggal ditulis sebaris. (23) Kata “Kepada” tidak perlu dituliskan.(24) Kata “Lamp.” dihilangkan sebab surat tersebut tidak berlampiran.(25) Salam “Dengan hormat”, ditulis dua kait dari nama kota.(26) Salam penutup “Hormat kami,” seharusnya “Hormat saya” ditulis tiga kait dari baris

terakhir kalimat penutup.(27) Nama terang ditulis empat kait dari salam penutup tanpa tanda kurung dan tidak ditulis

dengan huruf kapital semuanya.(28) Tembusan ditulis segaris dengan nama terang.(29) Paragraf kedua sebaiknya disatukan dengan paragraph pertama.

Demikianlah contoh kekurangan-kekurangan yang umumnya terdapat dalam surat-surat resmi yang dibuat, baik oleh perseorangan maupun oleh instansi resmi. Dengan mengetahui kekurangan-kekurangan itu, surat di atas dapat diperbaiki sebagai berikut.

Nomor : 030/II/bs/2011 Dampit, 23 Februari 2011Perihal : Permohonan tambahan jatah minyak tanah

Yth. Kepala PT Gapermigas Cabang Malang Malang

Dengan hormat,

Dalam rangka memperbarui kontrak minyak tanah antara Pertamina dan PT Gapermigas dalam bulan April yang akan datang, dengan ini saya mohon dapat diberi tambahan jatah minyak tanah sebesar ton per bulan. Jatah tambahan tersebut akan saya salurkan ke daerah-daerah Malang Selatan, diantaranya daerah Dampit dan sekitarnya.

Perlu saya terangkan bahwa pada saat ini jatah yang dapat saya peroleh sebesar 275 ton per bulan. Untuk memenuhi kebutuhan minyak tanah di daerah Dampit dan sekitarnya, saya berharap permohonan tersebut di atas dapat Bapak kabulkan.

Atas perhatian dan bantuan Bapak, saya ucapkan terima kasih.

Hormat saya,

Sudirman

Tembusan:

1. Kepala Penjualan Pertamina V di Surabaya

2. Wira Penjualan Pertamina Rayon III di Malang

3. Kuasa Direksi PT GapermigasJawa Timur di Surabaya

Latihan:

Bacalah secara cermat surat-surat di bawah ini, kemudian betulkan/perbaiki kesalahankesalahan ejaan dan bahasanya!

DHARMA WANITA KELOMPOK BAGIAN KESRA

KOTAMADYA DATI II SURABAYA

Surabaya, 23 Mei 2010

Kepada:

Nomor : - Yth. Para Ibu-ibu Darma Wanita

Lamp : 2 (dua) lembar Kelompok Bagian Kesra

Perihal : Susunan Pengurus/ Kotamadya Dati II Surabaya

Rencana kegiatan Dharma Wanita di-

Kelompok Bagian Kesra SURABAYA

dll.

Berdasarkan rapat/pertemuan routine Ibu-ibu Dharma Wanita Kelomok Bagian Kesra, pada tanggal 9 Mei 2010 telah mengambil keputusan sebagai berikut:

1. Telah ditetapkan Susunan Pengurus Dharma Wanita Kelompok Bagian Kesra Kotamadya II Surabaya (terlampir).

2. Untuk kegiatan kelompok kita akan diadakan latihan routine dalam bidang olahraga, yang bertujuan untuk memupuk kekeluargaan antara Ibu-ibu Dharma Wanita Kelompok Bagian Kesra pada khususnya. Kami harap Ibu-ibu mengisi daftar terlampir sesuai dengan keinginan Ibu-ibu (lampiran IIA).

3. Akan diadakan arisan barang yang paling murah.Kita merencanakan arisan 1 dosin sendok, per-bulan paling tinggi seharga Rp ,00 untuk seluruh Kesra dibagi menjadi 4 kelompok (lihat lampiran IIB).

Demikian kami harap partisipasi Ibu-ibu, sehingga tercapai persatuan dan kesatuan Kelompok Dharma Wanita kita pada khususnya dan terima kasih.-

Catatan:Diberitahukan kepada Ibu-ibu bahwa pertemuan routine Dharma Dharma Wanita KelompokWanita Kelompok Bagian Kesra, Bagian Kesra Kotamadya Dati II diadakan tiap hari Jum’at ke-II tiap bulan Surabaya jam 09.00 tempatnya Kantor bagian Kesra. KetuaKecuali jika ada perubahan. ttd

Ny.HARDJITOTindasan:

Arsip

BUPATI KEPALA DAERAH TINGKAT II

TRENGGALEK

Nomor : KR.040/542/1978

Sifat : Penting

Lampiran : -

Perihal : UNDANGAN

Trenggalek, 10 April 2010

KEPADA YTH.:

1. Kepala Kantor Departemen: P dan K, Agama Kabupaten Daerah Tk. II Trenggalek, bersama –sama para Kepala Seksinya masing-masing.

2. Para Kepala SLTP dan SLTA, baik Negeri maupun Swasta se Kabupaten Daetrah Tingkat II Trenggalek.

3. Para Kepala SD Negeri se Kabupaten Daerah Tingkat II Trenggalek.

4. Para Kepala Kantor Departemen P Dan K Kecamatan se Kabupaten Daerah Tingkat II Trenggalek

5. Para Guru SLTP dan SLTA dalam lingkungan Departemen Agama.

6. Para Pemilik Pendidikan Agama Kecamatan se Kabupaten Daerah Tingkat II Trenggalek.

Mengharap dengan hormat atas kehadiran Saudara besok pada:

Hari : SELASATanggal : 18 April 1978Jam : 09.00 WIBTempat : Pendopo Kabupaten Daerah Tingkat II TrenggalekAcara : Briefing-pengarahan Bapak Dan.Rem.081 dari Madiun

Atas perhatian dan kehadiran Saudara di ucapkan terima kasih.

an. Bupati Kepala Daerah Tingkat II Trenggalek, Pjs. Sekretaris Wilayah/Daerah ttd

CATATAN:1. Bagi para Kepala SLTP dan SLTA

bersama dengan 2/3 (dua pertiga) jumlah Guru yang ada, dan Sekolah DRS.SARWANTOtidak diliburkan. NIP.510037516

2. Bagi para Kepala SD Negeri tanpa Guru SD yang lain.

3. Masing-masing Kepala Sskolah melaporkan jumlah anggotanya yang hadir.

SMP NEGERI MALANG DI LAWANG JLN. SUMBERWARAS TELP.265

LAWANG

Nomor :335/104.4/SMP.Mlg/011 kepadaLampr : - Yth. Bpk/ibu/sdr. ORANG TUAPerihal : UNDANGAN DINAS MURID SISWA KELAS 1

(BARU) Tahun ajaran 2011/2012

Dengan hormat. Kami mengharap dengan hormat atas kehadiran Bpk/ibu/sdr. Orang Tua murid kelas 1 (baru) tahun ajaran 2011/2012 besok pada :

Hari : SELASATanggal : 9 juni 2011Jam : 09:30Tempat : Aula SMP Negeri Malang di Lawang

Jln. Sumberwaras LawangAcara : 1. Perkenalan

2. Pengumuman yang bertalian dengan kegiatan pendidikan di SMP Negeri Malang di lawang.Atas kehadiran Bpk/ibu/sdr/ kami ucapkan terima kasih.-

.Kepala SMP Negeri Malang di Lawang

Ttd

(Drs. M. MOENAWAR)

NIP. 130177923

MA’HADUD DIRAASAH AL QUR’ANIYYAH

Pesantren Ilmu Al qur’an

Jalan raya 90 Singosari-Malang

Nomor : 11/IPIQ/V/.2011 KEPADALampr : --- Yth. Bpk/ibu/sdr…………..Perihal : UNDANGAN IMTIHAN …………………… di- …………………..

Assalamu alaikum wr.wbMengharap dengan kedatangan bapak/ibu saudara pada acara IMTIHAN MA’HADUD DIRAASAH AL QUR’ANIYYAH yang akan kami selenggarakan insyaalloh nanti

Hari :Ahad Tanggal : 21 juni 2011Jam : pukul 07.00 WIB TEPATTempat : Aula Ma’hadud Diraasah Al qur’aniyaah

Jalan raya 94 singosari malangAcara : 1. FINAL IMTIHAH TARTIQUL QUR’AN

2. FINAL IMTIHAH PERCAKAPAN BAHASA ARAB 3. PEMENTASAN DRAMA BAHASA ARAB 4. SAMBUTAN-SAMBUTAN 5. DAN LAIN-LAIN

Mengingat banyaknya acara-acara tersebut, maka kami harap agar dating tepat pada waktunya.Demikian, atas kehadirannya kami sampaikan ribuan terima kasih.

Singosari,29 Mei 2011Pengasuh pesantren Wasalam

(AL USTD H.M. BASORI ALWI) (AHMAD MASYKUR)

NB : Setelah acara selesai, bagi bapak dipersilahkan berkumpul di rumah ustad bashori alwi jalan raya 90 singosari

BAB II

WUJUD, JENIS, BENTUK, DAN BAHASA SURAT

2.1 WUJUD SURAT

Surat yang kita kirimkan dapat berwujud:a. Kartu posb. Warkat posc. Surat bersampuld. Memoe. Nota, danf. Telegram

A. Kartu pos Yaitu surat terbuka yang terbuat dari kraton berukuran 10x15 cm. Kartu pos dipergunakan untuk menyampaikan berita pendek yang isinya dapat diketahui orng lain.

B. Warkat pos Yaitu surat tertutup yang terbuat dari sehelai kertas yang telah dicetak, dapat dilipat se[erti amplop. Warkat pos digunakan untuk menyampaikan berita agak panjang yang isinya tak dapat diketahui orang lain.

C. Surat bersampul Yaitu wujud surat tertutup yang memakai sampul. Surat bersampul dipergunakan untuk :

1) Menyampaikan berita yang isinya tidak dapat diketahui orang lain.2) Mengirimkan berita yang lebih panjang daripada warkat pos, dan3) Lebih menghormati pihak yang kita kirimi surat.

Memo Nota dan Telegram

2.2 JENIS SURAT

Surat-surat dapat diklasifikasikan menjadi beberapa jenis bergantung pada dasar tinjauannya. Berikut jenis-jenis surat yang diklasifikasikan berdasarkan (1)isi, (2)keamanan isinya, (3)derajat penyelesaiannya, (4)jangkauan penggunaannya dan (5) jumlah penerima yang dituju.

a. Berdasarkan isinya

Berdasarkan isinya surat dapat dibedakan atas tiga jenis yaitu (a)surat pribadi, (b)surat dinas/resmi, (c)surat niaga/dagang.

Surat pribadi Yaitu surat yang berisi masalah pribadi yang ditujukan kepada keluarga, teman, atau kenalan. Dan sifatnya akrab dan santai dalam surat pribadi biasa digunakan dalam bahasa akrab/ ragam santai. Lam surat pribadi biasa digunakan bahasa ragam akrab/ragam santai. Perlu diketahui bahwa surat lamaran, surat permohonan izin, dan sejenisnya dibuat atas nama diri sendiri. Oleh karena itu surat-surat tersebut tergolong surat pribadi meskipun ditujukan kepada instansi pemerintah.

Surat dinas Yaitu surat yang berisi masalah kedinasan atau administrasi pemerintah. Surat dinas/resmi hanya dibuat oleh instansi pemerintah dan dapat dikirim kepada semua pihak yang memiliki hubungan instansi tersebut. Arena sifatnya resmi, surat resmi harus ditulis dengan menggunaan bahasa ragam resmi. Contoh surat resmi diantaranya adalah surat keputusan, surat panggilan, nota dinas, pengumuman, dan surat undangan rapat dinas.

Surat niaga Yaitu surat yang berisi masalah perniagaan/ perdagangan. Surat dagang dibuat oleh suatu perusahaan yang ditujukan kepada semua pihak. Contoh surat niaga/dagang diantaranya adalah surat permintaan penawaran, surat penawaran jasa, surat pesanan, surat tagihan, surat permohonan lelang, dan periklanan.

b. Berdasarkan keamanan isinya

Berdasarkan sifat keamanan isinya surat dibedakan atas empat jenis yaitu (a) surat sangat rahasia, (b) surat rahasia, (c) surat terbatas, dan (d) surat biasa.

Surat sangat rahasia Yaitu surat yang isinya berisi dokumentasi/naskah yang sangat penting yang berhubungan dengan rahasia keamanan Negara.sangant rahasia karena itu tidak boleh diterima oleh orang yang tidak berhak menerimanya sebab hal itu dapat membahayakan keamanan Negara. Surat sangat rahasia itu tidak boleh diterima oleh orang yang tidak berhak menerimanya sebab hal itu dapat membahayakan keamanan Negara. Surat tersebut ditandai dengan kode SR atau SRHS (surat sangat rahasia). Contohnya, yaitu dokumen dari Departemen penerangan, dokumen dari Negara tetangga, dan dokumen di kalangan militeran. Perlu diketahui bahwa surat sangat rahasia itu dikirim dengan sampul rangkap tiga. Sampul pertama dan kedua dialamati secara lengkap dengan kode SR atau SRHS, sampul ketiga (luar) dialamati seperti surat biasa.

Surat rahasia Yaitu surat yang berisi dokumen penting yang hanya boleh diketahui oleh pejabat yang berhak menerimanya. Isinya tidak boleh diketahui oleh pihak lain sebab hal itu dapat merugikan instansi, organisasi, atau pejabat yang bersangkutan. Surat rahasia dikirim dengan menggunakan sampul rangkap dua. Sampul pertama (di dalam) dilengkapi dengan kode R atau RHS, sedangkan sampul kedua (diluar) dialamati seperti surat biasa (tanpa kode R atau RHS). Contohnya, yaitu surat rekomendasi dan laporan konduite dari seorang pejabat (DPPP).

Surat terbatas Yaitu surat yang isinya hanya boleh diketahui oleh para pejabat tertentu. Surat tersebut harus dibahas dpertimbangkan semasak-masaknya sebelum diinformasikan kepada pihak-pihak yang bersangkutan. Contohnya, yaitu hasil rapat pimpinan terbatas, usul pengangkatan pegawai baru, dan laporan perjalanan.

Surat biasa Yaitu surat yang berisi masalah biasa, bukan rahasia yang bila diketahui oleh orang lain tidak merugikan lembaga atau pejabat yang bersangkutan. Contohnya, yaitu surat edaran, surat undangan, surat ucapan terimakasih, pengumuman, dan pemberitahuan.

c. Berdasarkan Derajat Penyelesaiannya

Berdasarkan derajat penyelesaiannya surat dapat dibedakan atas 3 jenis, yaitu (a) surat sanga segera, (b) surat segera, (c) surat biasa.

Surat sangat segera (kilat) ialah surat yang isinya harus sesegera mungkin diketahui oleh penerima surat dan harus sesegera mungkin diselesaikan atau ditanggapi. Penyelesaian surat ini harus lebih diprioritaskan daripada surat-surat lainnya. Jadi, harus dilakukan pada kesempatan pertama. Contoh surat sangat segera, yaitu surat pemberitahuan tenaga penguji, surat tugas penyusun soal ujian, dan surat undangan rspat-rapat dinas.

Surat segera ialah surat yang isinya harus segera diketahui dan di tanggapi. Penyelesaian surat ini tidak harus dilakukan pada kesempatan pertama, tetapi disesuaikan dengan pedoman yang berlaku pada instansi yang bersangkutan. Contohnya, yaitu surat lamaran pekerjaan, surat usul kenaikan pangkat, dan surat penawaran tugas belajar keluar negeri.

Surat biasa ialah surat yang isinya tidak harus segera diketahui, ditanggapi. Meskipun demikian, surat yang kita terima harus segera kita balas agar komunikasi dapat berjalan dengan

lancer. Conto surat biasa, yaitu surat permohonam sumbangan, surat pemberitahuan, surat edaran, dan pengumuman biasa.

d. Berdasarkan Jangkauan Penggunaanya

Berdasarkan jangkauan penggunaanya surat dibedakan atas dua jenis, yaitu (a) surat intern dan (b) surat ekstern.

Surat intern ialah surat yang hanya digunakan untuk berkomunikasi dalam satu kantor/instansi yang bersangkutan. Contoh surat intern, yaitu memo dan nota. Memo ialah surat yang berisi catatan singkat tentang pokok-pokok persoalan. Memo dibuat oleh atasan untuk bawahan atau sebaliknya. Nota ialah surat yang hanya dibuat oleh atasan untuk bawahan. Pada dasarnya isi nota sama dengan isi surat dinas, hanya lebig ringkas tetapi jelas.

Surat ekstern ialah surat yang digunakan untuk berkomunikasi dengan pihak-pihak di luar kantor/instansi yang bersangkutan.

e. Berdasarkan Jumlah Penerimaannya

Berdasarkan jumlah penerimaan yang dituju surat dapat dibedakan atas tiga jenis, yaitu (a)surat edaran, (b) pengumuman, (c) surat biasa.

Surat edaran ialah surat yang di luar kantor/instansi yang bersangkutan. Isi surat ini adakalanya hanya untuk diketahui oleh pejabat yang bersangkutan (edaran khusus), dan adakalanya disebarkan kepada lingkup yang lebih luas (edaran umum). Surat edaran sering juga disebut sirkuler.

Pengumuman ialah surat yang ditujukan kepada para pejabat, para karyawan, dan masyarakat umum. Pengumuman dapat disebarluaskan dengan beberapa cara, yaitu dengan mengedarkan sebagai surat edaran, memasang di papan-papan pengumuman, dan memasang nya di Koran/majalah sebagai iklan.

Surat biasa ialah surat yang khusus ditujukan kepada seseorang, pejabat, atau instansi tertentu.

2.3 BENTUK SURAT

Yang dimaksud denga bentuk surat ialah sususnan letak bagian-bagian surat (lihat gambar!). variasi susunan bagian-bagiannya menyebabkan timbulnya bermacam-macam bentuk surat. Dalam menulis surat hendaknya dipilih bentuk yang tepat untuk memperoleh efisiensi kerja yang maksimal.

Dalam surat menyurat resmi ada lima bentuk surat, yaitu bentuk

a. Lurus Penuh,b. Lurusc. Setengah Lurus,d. Resmi Indonesia Lama, dane. Resmi Indonesia Baru.

Perhatikanlah gambar bentuk-bentuk surat beserta contohnya berikut ini.

Gambar Bagian-Bagian Surat

a (1) (3) (2) (4) (5) b (6) (7) (8a) c (8b) (8c) (9) (14) (10) (11) d (13) (12)

(1) Kepala surat(2) Tanggal (3) Nomor (4) Lampiran (5) Hal (6) Alamat (7) Salam pembuka

(8a) (8b)- Isi surat (8c)

(9) Salam penutup(10) Tanda tangan(11) Nama terang(12) NIP(13) Tembusan(14) Cap

Keterangana. Kepala suratb. Pembukaanc. Isi suratd. Penutup

Gambar Jarak Bagian-Bagian Bentuk Lurus

(1) 4cm 2 kait (3) (2) (4) (5) 2 kait (6) 3 kait (7) 3 kait (8a) 2 kait (8b) 2 kait (8c) 3 kait (9) 4 kait (11) (13) (12)

(1) 4cm 2 kait (3) (2) (4) (5) 2 kait (6) 3 kait (7) 3 kait (8a) 2 kait (8b) 2 kait (8c) 3 kait (9) 4 kait (11) (13) (12)

a. Bentuk Lurus Penuh

Surat dinas yang berbentuk lurus penuh disusun dengan aturan sebagai berikut:

1. Semua bagian surat diketik mulai dari margin kiri yang sama2. Batas-batas bagian surat diketik dengan menambahkan jarak spasi.3. Setiap paragraph baru dimulai pada margin yang sama; dan antara paragraph yang satu dan

yang lainnya berjarak satu spasi juga.

Cobalah perhatikan gambar dan contoh berikutnya ini!

Bentuk Lurus Penuh

(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8a) (8b) (8c) (9) (10) (11) (12) (13)

Keterangan

Semua bagian diketik mulai dari margin kiri yang sama. Paragraph yang satu dan yang lainnya berjarak satu spasi.

DEPARTEMEN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN

INSTITUT KEGURUAN DAN ILMU PENDIDIKAN MALANG

Jalan Surabaya 6, Malang, Telepon : 51312

5 Agustus 2011

Nomor : 3521/PT28.HI/Q/2011

Lampiran : Satu Berkas

Hal : Konsinyasipara dosen IKIP Malang

Yth. Para Dosen

IKIP Malang

Dengsn hormat,

Diberitahukan kepada dosen IKIP Malang bahwa penataran P-4 Pola 100 jam terpadu mahasiswa baru dilaksanakan mulai tanggal 12 s.d 30 Agustus 2011.

Sehubungan dengan itu, diharap para dosen IKIP Malang tidak meninggalkan kamous mulai tanggal 10 s.d 30 Agustus 2011 kecuali yang mendapat ijin dari Rektor IKIP Malang.

Atas perhatian saudara, kami ucapkan terima kasih.

a.n Rektor

Pembantu Rektor 1

Dr. Nuril Huda

NIP. 130517570

Tembusan:

1. Rektor2. Para Pembantu Rektor3. Para Dekan

Bentuk lurus penuh iru memang praktis, lebih mudah dan cepat. Pengetikannya mudah sebab semua bagian surat diketik mulai dari margin kiri yang sama, tidak perlu menggeser geser letaknya. Akan tetapi , bentuk lurus penuh iti memiliki kelemahan . Jika surat itu panjang, kemungkinan diperlukan lebih dari satu helai surat. Hal tersebut dapat mengurangi efisiensi efisiensi kerja.

b. Bentuk Lurus

Bentuk lurus pada dasarnya hampir sama dengan bentuk-bentuk lurus penuh, Bedanya , terletak pada pengetikan tanggal surat, nama jabatan (Rektor, Kepala), tanda tangan, nama terang, dan NIP ( untuk surat dinas ) atau salam penutup ( hormat kami, wassalam ), tanda tangan, nama terang, dan nama jabatan.

Bentuk lurus memiliki kepraktisan sebab lebih praktis dan rapih dibandingkan dengan bentuk lurus penuh. Surat yang diketik dengan bentuk lurus memiliki komposisi yang merata, baik bagian kiri maupun bagian kanan ( pada bentuk lurus penuh bagian sebelah kanan kosong ). Selain itu, surat yang memerlukan dua helai kertas ( jika diketik dengan bentuk lurus penuh ) dapat dihemat memakai bentuk lurus.

Dengan diketiknya tanggal surat, nama jabatan, tanda tangan, nama terang dan NIP disebelah kanan, Nomor, Lampiran, Hal, Alamat surat, dan isi surat dapat digeser keatas. Demikian pula, tembusan dapat diketik disebelah kiri bawah satu baris dengan nama terang. Perhatikan gambar dan contoh berikut ini!

Bentuk Lurus

------------------------ (1)-------------------------------------

----------------------------------------------------

---------------- (3) ----------------- (2)---------------- (4)---------------- (5)

---------------- (6)------------------------------------------------ (7)

-------------------------------------------------------------------------------- (8a)--------------------------------------------------------------------------------

-------------------------------------------------------------------------------- (8b)------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ (8c) ------------------- (9)------------------- (13) ------------------- (10)------------------- ------------------ (11)------------------- ------------------ (12)Keterangan:

Tanggal, nama jabatan (salam penutup), tanda tangan, nama terang, dan NIP disebelah kanan. Paragraf-paragrafnya diketik sama dengan bentuk lurus penuh.



Jalan Surabaya 6, Malang 65145, Telepon: 51312

Nomor : 3521/PT.28HI/Q/2011 5 Agustus 2011

Lampiran : Satu berkas

Hal : Konsinyasi para dosen IKIP Malang

Yth. Para Dosen

IKIP Malang

Dengan hormat,

Diberitahukan kepada para dosen IKIP Malang bahwa penataran P-4 Pola 100 jam Terpadu mahasiswa baru dilaksanakan mulai tanggal 12 s.d 30 Agustus 2011.

Sehubungan dengan itu, diharap para dosen IKIP Malang tidak meninggalkan kampus mulai tanggal 10 s.d 30 Agustus 2011 kecuali yang mendapat ijin dari Rektor IKIP Malang.

Atas perhatian Saudara, kami ucapkan terima kasih.

a.n. Rektor

Pembantu Rektor 1

Tembusan:

1. Rektor

2. Para Pembantu Rektor Dr. Nuril Huda

3. Para Dekan NIP. 130517570

Bentuk Setengah Lurus

Keterangan:

Bagian-bagian surat, kecuali isi surat, diketik sama dengan bentul lurus. Setiap paragraph diketik sesudah lima ketukan dari margin kiri. Antara paragraph yang satu dan yang lainnya tidak berjarak.

DEPARTEMEN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAANINSTITUT KEGURUAN DAN ILMU PENDIDIKAN MALANG


Nomor : 3521/ PT28.HI/ Q/ 2011 5 Agustus 2011Lampiran : Satu BerkasHal : Konsinyasi para dosen IKIP Malang

Yth. Para Dewan DosenIKIP Malang

Dengan hormat,

Diberitahukan kepada para dosen IKIP Malang bahwa Penataran P-4 Pola 100 Jam Terpadu mahasiswa baru dilaksanakan mulai tanggal 12 s. d. 30 Agustus 2011.

Sehubungan dengan itu, diharap para dosen IKIP Malang tidak meninggalkan kampus mulai tanggal 10 s. d. 30 Agustus 2011 kecuali yang mendapat izin dari Rektor IKIP Malang.


a.n. RektorPembantu Rektor I,

Dr. Nuril HudaNIP 130517570

Tembusan:1. Rektor2. Para Pembantu Rektor3. Para Dekand. Bentuk Resmi Indonesia Lama

Bentuk resmi ini mirip dengan bentuk setengah lurus, hanya berbeda dalam pengetikan alat surat. Alamat surat pada bentuk resmi Indonesia diketik di sebelah kanan di bawah tanggal surat. Jelasnya, jika alamat pada bentuk setengah lurus digeser ke kanan berubahlah bentuknya menjadi bentuk resmi Indonesia lama. Bentuk ini yang paling banyak digunakaan dalam surat-menyurat bahasa Indonesia. Perhatikan gambar dan contoh berikut ini!

----------------------------------- (1)------------------------------------------------------------

----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

------------------- (3) ------------------- (2)

-------------------- (4) -------------------- (5) -------------------- (6) --------------------- -----------------

-------------------------------------------------------------------------------------------------- (7)

-------------------------------------------------------------------------------------------- (8a)

-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

-------------------------------------------------------------------------------------------- (8b)

--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

-------------------------------------------------------------------------------------------- (8c)

----------------------------- (9)

……………………………….. (10)

---------------------------- (13) ---------------------------- (11)

---------------------------- ---------------------------- (12)

----------------------------

Bentuk Resmi Indonesia Lama

Keterangan:Bagian-bagian surat, kecuali alamat, diketik sama dengan bentuk setengah lurus. Alamat surat diketik di sebelah kanan di bawah nama tempat dan tanggal, satu garis dengan Hal.



Nomor : 3521/ PT28.HI/ Q/ 2011 5 Agustus 2011Lampiran : Satu BerkasHal : Konsinyasi para dosen IKIP Malang Yth. Para Dewan Dosen

IKIP Malang

Dengan hormat,

Diberitahukan kepada para dosen IKIP Malang bahwa Penataran P-4 Pola 100 Jam Terpadu mahasiswa baru dilaksanakan mulai tanggal 12 s. d. 30 Agustus 2011.

Sehubungan dengan itu, diharap para dosen IKIP Malang tidak meninggalkan kampus mulai tanggal 10 s. d. 30 Agustus 2011 kecuali yang mendapat izin dari Rektor IKIP Malang.


a.nRektor

Pembantu Rektor I,

Dr. Nuril HudaNIP 130517570

Tembusan:1. Rektor2. Para Pembantu Rektor3. Para Dekan

e. Bentuk Resmi Indonesia Baru

bentuk resmi Indonesia baru merupakan variasi bentuk setengah lurus atau bentuk resmi Indonesia. Bedanya dengan bentuk setengah lurus terletak pada penuliasan salam penutup. Perhatikan urutan penulisan bagian-bagian salam penutupnya!

Setengah lurus resmi Indonesia baru

(1) Nama jabatan (1) salam(2) Tanda tangan (2) tanda tangan(3) Nama terang,dan (3) nama terang,dan(4) NIP (4) nama jabatanBedanya dengan bentuk resmi Indonesia resmi Indonesia lama terletak pada penulisan (1) nama tempat dan tanggal, (2) alamat,dan (3) salam penutup.

Resmi Indonesia resmi Indonesia baru(1) Tanggal surat didahului oleh nama tempat tidak dituliskan karena sudah

Nama tempat. Tertera pada kepala surat.

(2) Alamat surat dituliskan di sebelah alamat dituliskan disebelah kiri agar dapat diKanan, di bawah nama tempat tuliskan lengkap tanpa penanggalan karena Dan tanggal tempat cukup luas

(3) Jabatan pengiriman dituliskan diatas jabatan pengirim dituliskan dibawah tanda Tanda tangan dan nama terang diapit tangan dan nama terang tidak diapit oleholeh tanda kurung tanda kurung

perhatikan contohnya berikut ini!


PUSAT PEMBINAAN DAN PENGEMBANGAN BAHASA

Jalan Daksinapati IV, Rawamangun, Jakarta 13220

Kotak Pos : 2625 Telepon : (021) 489 6558,489 4546

Nomor : 3521/F8/U1.2?93 17 Juli 2013Hal : SPPD

Yth. Drs. Soedjito

FBBS IKIP Malang

Jalan Surabaya 6

Malang

Dengan hormat,Dengan ini kami sampaikan kepada saudara lembar kedua Suarat Perintah Perjalanan Dinas

(SPPD) untuk ditandangani dan dibubuhi stempel instansi Saudara dan segera dikembalikan kepada kami. Perlu Saudara ketahui bahwa SPPD tersebut untuk keperluan pertanggungjawaban keuangan pada kegiatan Penataran Tenaga Penyuluh Bahasa Indonesia yang Saudara ikuti.


Wassalam,

Hasjimi DiniKepala Bagian Tata Usaha

2.4 BAHASA SURAT

a. Bahasa Baku

Bahasa baku ialah yang diakui benar menurut kaidah yang sudah dilazimkan. Penggunaan bahasa baku dapat membawa wibawa seseorang dan dipandang sebagai lambang status social yang tinggi. Itulah sebabnya surat resmi haruslah menggunakan bahasa baku. Bahasa baku dapat dikenali dari (1) ejaan, (2) pemakaian kata, (3) bentuk kata, dan (4) kalimat. Perhatikan contoh-contok ini !

1) Ejaan

TIDAK BAKU BAKU

SenenKemarenNasehatKaedahKemisPebruariNopemberKhutbahRubuhSaptuJum’atIjin ijashMissiWassalamKwitansiTilpon,telefonAnggautaTrampilAntar desaSipengirimJadualKomplekKonggresKorpTehnikUjudAngkatan ke-IV5 gr5kwintal5 Lt.S/da/na.n.bP.T

SeninKemarinNasihatKaidahKamisFebruariNovemberKhotbahRobohSabtuJumatIzinIjazahMisiWasalamKuitansiTeleponAnggotaTerampilAntardesaSi pengirimJadwalKompleksKongresKorpsTeknik wujudAngkatan IV5 g5 kuintal5 ls.da.nanb.PT

(lihat pedoman umum ejjan bahasa Indonesia yang disempurnakan)

2) Pemakaian kata

TIDAK BAKU

CumaMakanyaMumpungDikasih tahuDikasihkanKenapa ?Nggak

BAKU

HanyaKarena ituSelagiDiberi tahuDiberikanMengapa?Tidak

TapiBarusanSaking marahnyaBilangKe sayaketimbang

TetapiBaru sajaKarena marahnyaMengatakanKepada sayadaripada

3) Bentuk kata

TIDAK BAKU

MerubahMentaatiMengkaitkanMemfokuskanMensejajarkanMenyintaiMentikMencekMensahkanMemposkanPertanggung jawabKe-indonesiaKetunaan karya

BAKU

MengubahManaatiMengaitkanMemfokuskanMenyejajarkanMencintaiMengetikMengecekMengesahkanMengeposkanPertanggungjawabanKeindonesiaketunakaryaan

4) Kalimat

TIDAK BAKU

Surat Saudara kami sudah Terima dengan baik

BAKU

Surat saudara sudah kami terima dengan baik

Masalah itu sudah diketahui Masalah itu sudah diketahui.

Oleh kita.

Atas kehadirannya, kami Atas kehadirdan Saudara/Bapak,

ucapkan terima kasih. kami ucapkan terima kasih.

Kami menghaturkan terima Kami menghaturkan terima kasih

kasih atas kehadirannya. atas kehadiran Saudara.

Rektor menugaskan Pembantu Rektor menugaskan Pembantu

Rektor I untuk menghadiri rapat itu Rektor I untuk menghadiri rapat itu.

b. Bahasa Efektif

Bahasa efektif ialah bahasa yang secara tepat dapat mencapai sasarannya. Bahasa efektif dapat dikenali dari pemakaian bahasa yang (1 ) sederhana/wajar. (2) ringkas, (3) jelas, (4) sopan, dan (5) menarik.

1) Sederhana

Sederhana berarti bersahaja, lugas, mudah, tidak berbelit – belit, baik pemakaian kata – katanya maupun kalimat – kalimatnya. Untuk itu, hendaklah dipakai kata – kata yang biasa dan lazim.

Contoh :Dengan ini kami beritahukan kepada Saudara bahwa PPL mahasiswa S1 dilaksanakan

dari tanggal 6 Februari s.d. 17 Juni 2019.Sehubungan dengan itu, bersama ini kami kirimkan daftar mahasiswa yang akan

berpraktik di sekolah Saudara. Para mahasiswa dengan diantar dosen pembimbing akan datang ke sekolah Saudara pada tanggal 6 s.d. 11 Februari dan berpraktik dari tanggal 13 Februari s.d. 17 Juni 2019.

Kami memohon dengan hormat Saudara bersedia menerima dan membimbing mereka sebaik – baiknya.

Atas perhatian dan kerja sama yang baik, kami ucapkan terima kasih.Dalam surat resmi sebaiknya tidak digunakan kata – kata / ungkapan – ungkapan berikut

ini.(1) Sudi apalah kiranya Saudara dapat meluangkan waktu sejenak untuk menghadiri

rapat itu.(2) Kami sangat menghaturkan beribu – ribu terima kasih atas kehadiran Bapak.(3) Kami sampaikan ucapan terima kasih yang tidak terhingga atas bantuan Bapak itu.(4) Sebelum dan sesudahnya tak lupa kami ucapkan diperbanyak terima kasih.(5) Perusahaan kami masih membuka pintu kami pelamar yang sudah banyak makan

garam dalam tugasnya.

2) RingkasKalimat yang ringkas umumnya lebih tegas dan mudah dipahami; sedangkan kalimat yang panjang biasanya lemah dan kabur serta tidak cepat dipahami maksudnya. Perhatikanlah contoh berikut ini!

Setelah Saudara bubuhkan tanda tangan di tempat yang telah disediakan, kami harapkan dari Saudara dalam waktu yang tidak terlalu lama tanda terima itu sudah sampai di meja kami.

Bandingkan dengan kalimat :Setelah Saudara tanda tangani, kami harapkan selambat – lambatnya pada tanggal 5 Juni tanda terima itu sudah kami terima.

Suatu gagasan yang sudah lazim dinyatakan dengan bentuk ringkas tidak perlu dikatakan dengan uraian yang panjang. Perhatikanlah contoh – contoh berikut ini!

Bentuk Ringkas Bentuk Uraianditandatangani dibubuhkan tanda tangandisetujui mendapatkan persetujuanmemutuskan mengambil keputusanmembalas memberikan balasandiperbaiki diadakan perbaikanmengawasi mengadakan pengawasan

Di samping bentuk uraian, bentuk mubazir harus dihindarkan. Jadi, kita harus berhemat. Perhatikan contoh – contoh berikut ini!

Mubazir HematBerdasarkan pada usul itu berdasarkan usul ituMengutamakan bagi kepentingan Mengutamakan kepentingan umum

umumMenyadari akan tugasnya Menyadari tugasnyaMenjelaskan mengenai/tentang Menjelaskan alasan itu alasan itumemenuhi daripada harapan memenuhi harapan merekamereka

Pada contoh di atas terdapat pemakaian kata depan yang mubazir.3) Jelas

Jelas berarti tidak samar – samar, tidak meragukan, tidak mendua makna, atau tidak menimbulkan salah paham. Perhatikanlah contoh – contoh berikut ini!

Samar – samar JelasMeskipun dia sakit, Toto tetap Meskipun sakit, Toto tetap masukmasuk sekolah sekolah.(Dia dan Toto dalam kalimat ini Meskipun sakit, dia tetapSamakah atau dua orangkah?) masuk sekolahYang merasa kehilangan jam Yang merasa kehilangan jam tangantangan di ruang H 10 dapat di ruang H10 harap mengambilnyadiambil di kantor TU. (Yang di- di kantor TU.ambil jam tangankah atau yangkehilangan?)

Mendua Makna JelasSurat ini sudah dikirimkan Surat ini sudah dikirimkan olehRektor pada tanggal 5 Juni 2019 Rektor pada tanggal 5 Juni 2019.(Oleh Rektor ataukah kepada Surat ini sudah dikirimkan kepadaRektor?) Rektor pada tanggal 5 Juni 2019.Saya tidak menyetujui dan Saya menolak dan tidak menyetujuimenolak usul itu usul itu.

Saya tidak menyetujui dan tidak menolakusul itu.(netral).

4) SopanSopan berarti hormat dengan takzim, tertib menurut adat yang baik, atau baik kelakuannya. Dalam surat – menyurat resmi bahasa sopan itu dapat dicapai dengan beberapa cara sebagai berikut.(1) Menggunakan kata – kata yang sopan/halus;(2) Menggunakan kata sapaan atau kata ganti; dan(3) Menggunakan kata – kata resmi (bukan kata sehari – hari).Perhatikan contoh – contoh berikut!(1) Saudara terpaksa dipecat ......diberhentikan/di-PHK-kan

Karena melanggar peraturanDisiplin pegawai negeri sipil.

(2) Surat Anda sudah kami Surat Saudara…..Terima dengan baik Surat Bapak…….

Besar harapan kami bahwa Besar harapansaya….Bapak akan mempertimnbang-Kan lamaran ini sebaik – baiknya.

(3) Jumlah mahasiswa pada .…daripada……Tahun ini lebih banyak ketim-Bang tahun yang lalu.

5) MenarikMenarik berarti dapat membangkitkan perhatian, tidak membosankan, dan dapat megesankan pada angan – angan pembaca. Dalam surat – menyurat resmi untuk menarik perhatian dapat digunakan :(1) Kalimat bervariasi;(2) Paragraf induktif; dan(3) Gara bahasaContoh :

1) Kalimat bervariasi

Kami mengharapkan bantuan Saudara untuk mengirimkan tanda terima yang terlampir ini, sesudah buku – buku saudara terima. Data tersebut sangat kami perlukan sebagai alat kontrol apakah buku itu sudah diterima oleh yang berhak.

Pada contoh (1) terdapat variasi yang aktif-pasif.

(2) Paragraf Induktif

Paragraph induktif ialah paragraph yang kalimat utamanya pada akhir paragraph.

Paragraph itu meneyebutkan kalimat-kalimat penjelas (rincian), kemudian mencapai klimaks

pada kalimat utamanya yang berisi ide pokok. Paragraph induktif cocok digunakan untuk surat-

surat permohonan atau lamaran pekerjaan (lihatlah contoh surat permohonan dan lamaran

pekerjaan).

(3) Gaya Bahasa

Gaya bahasa yang sering digunakan dalam surat menyurat resmi ialah gaya pelembut

(eufimisme). Gaya pelembut itu berupa ungkapan yang halus atau sopan untuk menggantikan

ungkapan yang dirasa kasar, tidak menyenagkan, atau menyinggung perasaan.

Contoh

Dengan sangat menyesal lamaran saudara kami tolak …kami kembalikan

Putra bapak memang agak bodoh dan malas …kurang pandai

…kurang rajin

Mulai tanggal 2 Mei 2019 Saudara diskors karena me-Langgar PP 10

…dibebastugaskan.

Bab IIIBAGIAN-BAGIAN SURAT DAN

PENJELASANNYA

3.1 BAGIAN-BAGIAN SURATBagian-bagian surat resmi yang lengkap adalah sebagai berikut.

a. Kepala,

b. Nama tempat dan tanggal,

c. Nomor,

d. Lampiran,

e. Hal/perihal,

f. Alamat,

g. Salam pembuka,

h. Isi (tubuh),

i. Salam penutup,dan

j. Tembusan.

3.2 PENJELASAN BAGIAN-BAGIAN SURAT

a. Kepala SuratKepala surat biasanya diketik disebelah kiri atas. Boleh juga diketik ditengah-tengah. Kepala

surat disusun (biasanya sudah dicetak) dalam bentuk yang menarik dan menyebutkan

1) Nama kantor/jawatan/perusahaan, dsb.,

2) Alamat,

3) Nomor telepon,

4) Nomor kotak pos (jika ada),

5) Nama alamat kawat (jika ada),

6) Faksimile (jika ada),

Dalam surat dagang disebut juga

1) Alamat kantor cabang,

2) Nama banker,

3) Nama usahanya (impor-ekspor), dan

4) Gambar-gambar yang bersifat reklame.

Kepala surat menunjukkan resminya sebuah surat. Oleh sebab itu jangan memakai blangko surat

dinas untuk berkirim-kiriman surat secara pribadi. Kepala surat dapat berfungsi sebagai alamat

(identitas) pengirim surat.

Contoh-contoh:



(INSTITUTE OF TEACHER TRAINING AND EDUCATION)

Jalan Surabaya 6, Malang 65114,Telepon: 0341 51312, 51921

DAPARTEMEN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN

PUSAT PEMBINAAN DAN PENGEMBANGAN BAHASA

JALAN DAKSINAPATI BARAT IV, RAWAMANGUN, JAKARTA 13220 KOTAK POS: 2625

TELEPON: (0271) 489 6558,489 4546


FAKULTAS PERTANIAN UNIVERSITAS BRAWIJAYA

Jalan Mayjen Haryono 163 A,Malang, Telepon: 7376 Pesawat 37-38

PROYEK PENGEMBANGAN PENDIDIKAN GURU

Jalan Hangkelir II-16, Jakarta Kota, Telp 714056

Alamat Kawat : Proyek Guru, Kotak Pos : 26/KBY

PENERBIT-PERCETAKAN

PT REMAJA ROSDAKARYA

Jl. RAYA CIMAHI-PADALARANG NO. 858. TELP. (0229) 4007-4017,BANDUNG

Catatan:

a) Nama instansi yang lebih tinggi dicetak dengan huruf besar semua. Begitu pula instansi yang

satu tingkat di bawahnya, tetapi dicetak lebih tebal.

b) Lambing Departemen dicantumkan disudut kiri atas, sejajar dan sama tinggi dengan tulisan

nama perguruan tinggi dan alamatnya. Alamat ditulis dengan ejaan biasa.

c) Kotak Pos ialah kotak yang disediakan oleh kantor pos dan dapat disewa oleh

perseorangan/kantor/perusahaan untuk sekaligus menerima surat-surat yang dikirimkan oleh

pihak lain lewat pos. Dengan kotak pos itu surat-surat dapat diterima lebih cepat.

d) Alamat kawat ialah alamat yang berupa nama tertentu, biasanya suatu singkatan nama kantor

perusahaan yang dipakai sebagai alamat untuk mengirimkan kawat (telegram). Caranya,

cukup menyebutkan nama alamat kawat dan nama kota. Ingat bahwa alamat kawat hanya

terdiri atas satu kata saja yang diikuti nama kota.

Contoh:

Proyek guru Jakarta kota

(Proyek Pengembangan Pendidikan Guru)

Remaja rosdakarya bandung

Keuntungan pemakaian alamat kawat ialah

1) Menghemat ongkos (tidak usah menuliskan nama jalan, nomor kantor/perusahaan),

2) Telegram dapat diserahkan di luar jam kantor penerimaan telegram, dan

3) Telegram dapat disampaikan ke alamat yang dituju meskipun hari libur.

e) Tidak ada tanda baca titik (.) di belakang kepala surat.

b. Tanggal SuratTanggal surat diketik sebelah kiri atas (Bentuk Lurus Penuh) dan kanan atas (Lurus Setengah dan Indonesia). Boleh juga diketik di sebelah kanan bawah.

Nama tempat tidak perlu dicantumkan sebab sudah termuat pada kepala surat. Nama tempat perlu dituliskan pada surat-surat yang tidak berkepala surat, misalnya surat pribadi dan surat lamaran pekerjaan.

Nama bulan hendaklah dituliskan dengan huruf secara lengkap, misalnya:

17 Januari 20111 Juni 20117 Juli 2011

Juga jangan disingkat:17 Jan. 2011

1 Jun.20117 Jul. 2011

Harap tidak dituliskan dengan angka, misalnya:5-1-20112-7-20113-3-2011

Hal-hal seperti di atas mudah menimbulkan kekeliruan-kekeliruan.Angka tahun hendaklah ditulis utuh, jangan hanya dituliskan dua angka terakhir saja,

misalnya:30 Juni 2014 (bukan: 30 Juni’84)

Di belakang angka tahun tidak ada tanda titik (.), misalnya:19 Juli 2014 (bukan: 19 Juli 2014.)

Ingatlah bahwa tanggal surat itu dibubuhkan segera setelah surat itu ditandatangani oleh yang berwenang. Tanggal surat berguna untuk mengetahui batas waktu dan cepat-lambatnya penyeselaian hal yang dipersoalkan dalam surat itu.

c. Nomor Surat (No.)Surat resmi selalu diberi (1) nomor urut surat yang dikirimkan (keluar), (2) kode, dan (3) tahun.Contoh-contoh:

a. No.: /PBJJ-BI/2014(PBJJ-BI = Program Belajar Jarak Jauh Bidang Studi Bahasa Indonesia)

b. No.: 01/PT28.1/F84(PT28. = Kode IKIP Malang1 = Kode Rektor/ Purek I, Purek II, Purek IIIF = Kode Perihal Ketatausahaan)

Pada contoh b. Perihal/ subjek menggunakan kode objek menggunakan kode abjad yang ditulis dengan huruf. Kode surat-menyurat untuk perihal/ subjek ditulis sebagai berikut:Perencanaan - AKeuangan - BKepegawaian - CPerlengkapan - DOrganisasi - EKetatausahaan - FKerja Sama Luar Negeri – GHukum dan Hubungan Masyarakat – HPendidikan – IKebudayaan – JOlah Raga – KPendidikan Masyarakat – LPenelitian dan Pengembangan – NKemahasiswaan/ Murid – OPengadilan Masyarakat – PAkademis – QPrasarana dan Sarana – RPengawasan – SLain-lain - T

Nomor surat diketik segaris dengan tunggal, bulan, dan tahun (Bentuk Lurus, Setengah Lurus, dan Indonesia). Guna nomor surat ialah:1) memudahkan mengatur penyimpanan,

2) memudahkan mencarinya kembali,3) mengetahui berapa banyak nya surat yang keluar,4) mempercepat penyelesaian surat-menyurat (membalas surat),dan5) memudahkan petugas kearsipan.

Nomor dan tanggal surat menunjukkan kapan surat itu dikirim,bukan kapan surat itu diketik.

d. Lampiran (Lamp.)

Melampirkan berarti menyertakan sesuatu dengan yang lain. Jika bersama surat yang dikirimkan itu disertai surat-surat lain, misalnya:1) Salinan ijazah/ STTB2) Akte kelahiran/ akte kenal lahir,3) Surat berkelakuan baik, dan4) Surat keterangan kesehatan dari dokter pemerintah,Pada Lasmpiran (lamp.) dituliskan:

Lamp.: Empat helai, Bukan Lamp.: 4 (empat) helai. Jika tidak ada yang dilampirkan, kata Lampiran (Lamp.) tidak perlu dituliskan (demi kehematan).

Ingat, jika tidak ada surat yang dilampirkan, jangan digunakan kalimat pembuka:

Bersama ini kemi beri tahukan bahwa kuliah Semester I dimulai pada tanggal 7 September 2012.

yang tepat ialah

Dengan ini kami beri tahukan bahwa kuliah Semester I dimulai Pada tanggal 7 September 2012.Dalam beberapa perusahaan bank, jika menulis surat disertai lampiran, diberi tanda ./.Contoh:./. Terlampir kami sampaikan 1 (satu) helai fotokopi surat tanda bukti pengiriman uang.

Penulisan kata Nomor dan Lampiran yang boleh disingkat menjadi No. dan Lamp. Harus taat asas. Jika kata Nomor disingkat No., kata Lampiran juga harus disingkat Lamp.dan. jika ditulis lengkap, keduanya harus ditulis lengkap.

Tidak taat asas Taat asas

1) Nomor : Nomor :Lamp. : Lampiran :

2) No. : No. :Lampiran. : Lamp. :

e. Hal/ Perihal

Bagian ini menunjukkan isi atau inti surat secara singkat. Dengan membaca Hal/ perihal, secara cepat dapat diketahui masalah yang dituliskan itu.

Hendaknya Hal/ Perihal dituliskan secara ringkas dan jelas.

Contoh:Hal: Jadwal ujian ulangan

Hal: Bantuan tenaga pengajarHal: Pengisian KARINHal: Pemilihan mahasiswa teladan

Catatan :

1) Hal/ Perihal dapat disamakan dengan judul karangan biasa.Oleh sebab itu, harus brwujud frase (bukan kalimat) dan pokok surat dimulai dengan huruf besar. Tidak ada tanda titik di belakangnya dan tidak digaris bawahi.

2) Dalam surat undangan, sering hanya dituliskan:Hal: Undangan

Ini belum jelas sebab belum menyebutkan asinya. Sebaiknya dituliskan juga isinya, misalnya:Hal: Undangan rapat penerimaan mahasisiwa baru

3) Adakalanya pengiriman perlu menunjukan sifat yang dikirimkan. Sifat biasanya dituliskan di bawah Nomor Surat. Boleh juga dituliskan setelah Hal/ Perihal.

Contoh:No. : 1648/AD-1/ 2014Sifat : PENTINGLamp. : Satu berkasHal : Pengisian Kartu Pegawai Negeri

No. : 539/ Pt28.7/ C 84Hal : Pengisian KARINSifat : Biasa

4) Dalam contoh-contoh di atas, Lamp. Selalu ditempatkan antara No dan Hal. Hal tersebut menyangkut bahwa tulisan dibelakang Lamp. selalu sedikit, sedangkan tulisan di belakang Hal. Biasa terdiri atas beberapa baris.

Contoh:

No. : / JPBSI/ 2014Lamp. : tiga helaiHal : Penusunan silabus

Pembagian tugas mengajar semester II Penerimaan masisiwa baru

Dituliskan setelah Hal/Perihal.

Contoh :

No. : 1648/AD-1/2014

Sifat : PENTING

Lamp. : Satu berkas

Hal : Pengisian Kartu Pegawai Negeri

No. : 539/PT28.7/C 84

Lamp. : Satu berkas

Hal : Pengisian KARIN

Sifat : Biasa

4) Dalam contoh-contoh di atas, Lamp. Selalu ditempatkan antara No dan Hal. Hal tersebut

menyangkut bahwa tulisan di belakang Lamp. selalu sedikit, sedangkan tulisan di belakang Hal.

biasa terdiri atas beberapa baris.

Contoh :

No. : /JPBSI/2014

Lamp. : tiga helai

Hal : Penyusunan tugas mengajar semester II

Penerimaan mahasiswa baru

f. Alamat Surat Ada dua macam alamat surat, yaitu (1) alamat dalam (pada helai surat) dan (2) alamat luar (pada

amplop).

Alamat dalam menyebutkan berturut-turut:

1) nama orang/nama jabatan,

2) nama jalan dan nomor rumah/gedung,dan

3) nama kota

Nama orang/jabatan ditulis dengan huruf awal huruf kapital pada setiap unsur nama itu,

tidak ditulis dengan huruf kapital semuanya. Nama orang hendaknya ditulis secara cermat

dan lengkap, jangan disingkat atau diubah ejaanya. Jadi, harus sesuai dengan kebiasaan yang

dituliskan oleh yang bersangkutan. Cermat Tidak cermat

Prof. H. Soeseno Kartomihardjo, Ph.D. Prof. H. S. Kartomihardjo, Ph.D.

Prof. H.Soesno K, Ph.D.

Prof. H.Suseno Kartomiharjo, Ph.D.

Prof.H.Suseno Kartomihardja, Ph.D.

Di depan nama orang/jabatan dituliskan ungkapan Yang terhormat (disingkat Yth.)

Kata sapaan Saudara (Sdr.), Bapak, atau Ibu digunakan di depan nama orang. Kata

sapaan itu tidak perlu digunakan jika diikuti nama jabatan (Rektor, Kepala, Direktur, dsb.)

Nama jalan hendaklah ditulis lengkap, jangan disingkat, misalnya Jalan Jenderal Basuki

Rakhmat, disingkat/dipendekkan Jend. B. Rakhamat/Jl.Jend.Basuki R.

Nama kota tidak didahului kata depan di, tidak dituliskan dengan huruf kapital semua,

tidak perlu digaris bawahi, dan tidak bertitik akhir atau tanda baca lainnya.

Surat itu hendaknya dialamatkan kepada pejabatnya, bukan nama kantornya. Jika pejabat

itu tidak diketahui dengan pasti namanya (misalnya Rektor, Dekan, dsb.), dapat dipakai

sebutan Kepala atau Pemimpin (bukan Pimpinan).

Alamat itu ditujukan kepada nama orang yang disertai nama jabatannya, atau nama

jabatannya saja, bukan nama instansinya.

Catatan:

Kata Kepada yang biasa digunakan pada alamat tidak perlu dituliskan, sebab tanpa kepada

sudah jelas kepada siapa surat itu ditujukan.

Contoh:

1) Yth.Sdr. Imam Santoso

Jalan Galunggung 100

Malang

2) Yth. Yanto Irfan Rozali, S.E.

Direktur Penerbit PT remaja Rosdakarya

Jalan Ciateul 34

Bandung 40252

3) Yth. 1. Drs. Soedjito

2. Drs. Taryono, AR

Dosen FPBS IKIP Malang

Jalan Surabaya 6

Malang

4) Yth. Kepala

Pusat Pembinaan dan Pengembangan Bahasa

Jalan Daksinopati Barat IV

Jakarta 13220

Catatan:

a. Penulis alamat, baik di sebelah kiri maupun kanan, keduanya benar. Pusat Pembinaan dan

Pengembangan Bahasa menuliskan alamat di sebelah kiri. Penulisan alamat di sebelah

kiri memiliki tempat yang cukup leluasa ke sisi sebelah kanan sehingga kemungkinan

pemenggalan nama orang/instansi/organisasi, dan sejenisnya tidak terjadi. Perhatikan

contoh berikut!Yth.Prof.H. Soeseno Kartomihardjo,Ph.D.

Yth.Prof.H. Soeseno Kartomihardjo,Ph.D.

Yth. Kepala


Yth. Kepala.


b. Nama alamat yang dituju haruslah nama orang , nama orang disertai nama jabatannya,

atau nama jabatannya saja, dan bukan nama instansi/ perusahaan. Perhatikanlah contoh

berikut!Cermat Tidak Cermat

1) Yth. Sdr. Yanto Irfan Rozali,S.E. -

2) Yth. Sdr.Yanto Irfan Rozali,S.E. -

Direktur Penerbit PT Remaja Rosdakarya

3) Yth.Direktur Penerbit PT Remaja Rosdakarya Yth.PT Remaja Rosdakarya

c. Perhatikan alamat berikut ini!

Yth.Rektor IKIP Malang

u.p.Pembantu Rektir 1

Jalan Surabaya 6

Malang

Surat yang dialamatkan kepada Rektor dimintakan perhatian atau untuk perhatian (u.p.).

Pembantu Rektor I sebab masalah/hal yang dipaparkan dalam surat itu berkenaan dengan ruang

lingkup tugas Pembantu Rektor I. Surat yang diminta perhatian Pembantu Rektor I itu perlu

diketahui oleh Rektor sebab Rektrorlah yang bertanggung jawab atas keluar-masukknya surat di

lembaga itu. Surat itu dapat diselesaikan oleh Purek I tanpa meminta pertimbangan atau

kebijakan langsung dari Rektor.

Pengiriman surat menyampaikan masalah yang dimaksudkannya tidak secara langsung

kepada Pembantu Rektor I, tetapi lewat Rektor. Dengan demikian,Rektor, selaku pemimpin

lembaga, tidak dilewati begitu saja. Hal itu merupakan tata cara dalam surat-menyurat.

Jika pembantu Rektor I perlu menjawab surat yang dimaksud, pada salam penutup dan

tanda tangan penanggung jawab harus dituliskan singkatan a.n. (atas nama). Contoh:

a.n. Rector

Pembantu Rektor I

Dr.Nuril Huda

NIP 130517570

Alamat luar dituliskan pada amplop yang berukuran 10,5 x 23 cm. Alamat luar ditulis disusun

berturut-turut sebagai berikut:

(a) nama orang/jabatan,

(b) nama instansi,

(c) nama jalan/gang/nomor rumah bangunan,dan

PENERBIT – PERCETAKANPT. REMAJA ROSDAKARYAJl. Raya Cimahi – Padalarang 858, Telepon: (0229) 654007Bandung

YTH. BAPAK DRS. SOEDJITOJL. GALUNGGUNG NO. 100MALANG 65115

(d) nama kota dan nomor kode pos.

Kode pos perlu dicantumkan di belakang nama kota untuk memudahkan penyampaian dan

mencegah kekeliruan penyampaian surat kepada penerima. Sesudah nomor kode pos tidak perlu

dituliskan keterangan lain, msialnya nama propinsi (JAWA TIMUR, KALIMANTAN TIMUR,

dsb.), pulau (MADURA, LOMBOK,HALMAHERA,dsb.), atau kabupaten. Untuk surat yang

akan dikirimkan ke luar negeri cukup dituliskan kata INDONESIA di bawah nama kota dan

nomor kode pos.

Alamat yang dituju terletak pada seperempat bagian sebelah kanan bawah sampul.

Contoh:

R

Di bawah MALANG 65115 tidak perlu dituliskan JAWA TIMUR sebab angka 6 pada nomor

kode pos itu sudah menunjukkan kode propinsi JAWA TIMUR.

Alamat pengirim dapat dituliskan pada salah satu dari 3 kemungkinan berikut ini:

1. Pada halaman muka di sudut kiri atas/ tengah;

2. Pada halaman muka di sudut kiri bawah; atau

3. Pada halaman belakang sampul di bagian atas tengah.

Contoh:

Soedjito

Jalan Gulunggung 100

Malang 65115

Yth. Sdr. G. Aris Buntaran

Jalan Palmerah Selatan 22

JAKARTA PUSAT 10270

Yth. Sdr. G. Aris Buntaran

Jalan Palmerah Selatan 22

JAKARTA PUSAT 10270

Soedjito


Malang 65115

Alamat pengirim dari nama lembaga pemerintah/ organisasi/ penerbit, dan sebagainya (bukan

dari pribadi) tidak lazim dituliskan di bagian kiri bawah atau di bagian belakang sampul.

Selain alamat, pada sampul surat resmi juga dibubuhkan nomor surat, cap dinas

(disebelah kiri bawah),derajat surat SEGERA/ AMAT SEGERA (di sebelah kanan atas), dan

teraan (di bagian kanan atas).

Contoh:

Ada bermacam – macam ukuran amplop dinas:

1. Berukuran: 9 x 14 cm (minimal)

2. Berukuran: 10 x 23 cm (ukuran umum)

3. Berukuran: 12 x 23,5 cm (ukuran maksimal)

Surat yang telah selesai diketik itu hendaklah dilipat dengan model lipatan ganda sejajar dengan

kepala dan alamat tampak diatas. Hal ini berguna untuk mengetahui dengan cepat dari mana

surat itu, dan mencocokkannya dengan alamat luar.

Perhatikanlah gambar lipatan ganda sejajar surat!

Soedjito


Malang 65115

DINAS

BEBAS DARI BEA

SEGERA

DEPARTEMEN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAANDIREKTORAT JENDERAL KEBUDAYAANJalan Cilacap 4, Jakarta 10310, Telepon 343075

No.

Yth. Rektor IKIP Malang

Jalan Surabaya

MALANG 65114

Cap

g. Salam Pembuka

Salam pembuka merupakan tanda hormat pengirim surat sebelum ia “berbicara” secara tertulis.

Dalam surat resmi yang biasa digunakan sebagai salam pembuka ialah Dengan hormat,

(jangan disingkat Dh. atau DH.) yang ditulis segaris lurus dengan baris – baris lainnya. Salam

pembuka Assalamualaikum W. W. dipakai secara khusu antara kantor/ lembaga yang

bersangkut– paut dengan agama Islam.

Catatan:

1. Di belakang salam pembuka selalu dibubuhkan tanda koma (,). Ini sudah merupakan

suatu kebiasaan dalam surat – menyurat Indonesia. Dalam surat – menyurat amerika,

dibelakang salam pembuka selalu dibubuhkan tanda baca titik dua (:). Agaknya penulisan

tanda baca dibelakang salam pembuka surat, baik koma maupun dengan titik dua,

hanyalah menurut kebiasaan.

2. Salam pembuka Dengan hormat, jika tidak digunakan secara sendiri – sendiri, sebaiknya

dimasukkan ke dalam kalimat pertama pembuka surat (alinea pertama).

Contoh:

Kami kirimkan dengan hormat seberkas daftar nilai kepada Saudara Ketua Jurusan

Pendidikan Bahasa dan Sastra Indonesia.

h. Isi Surat

Isi surat pada umumnya terdiri atas tiga bagian, yaitu:

1. Pembukaan

2. Isi yang sesungguhnya

3. Penutup.

Contoh:

Membalas surat Saudara tertanggal 18 Agustus 2013, dengan ini kami kabarkan bahwa

surat lamaran Saudara sudah kami terima dengtan selamat.

Cap

DEPARTEMEN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAANDIREKTORAT JENDERAL KEBUDAYAANJalan Cilacap 4, Jakarta 10310, Telepon 343075

No. : 557/D/1984 5 Januari

1984

Lamp. : Satu Berkas

Hal : Pengisian Form

Sehubungan dengan itu, kami telah mempertimbangkan semasak – masaknya dan

merundingkan dengan anggota – anggota kami. Akan tetapi sayang sekali lamaran Saudara itu

belum dapat kami kabulkan. Hal ini dikarenakan belum adanya formasi yang Saudara inginkan.

Demikianlah penjelasan kami, mudah – mudahan Saudara dapat memakluminya.

Pada contoh di atas, isi surat (tubuh surat) itu lengkap dengan bagian (1) pembukaan, (2) isi yang

sesungguhnya, dan (3) penutup yang dengan jelas dituliskan dalam tiga buah alinea (paragraf).

Tubuh surat tidak selalu harus terdiri dari tiga buah bagian. Biasa juga terdiri atas dua

bagian. Bagian pembukaan dan isi yang sesungguhnya digabungkan. Dengan demikian, alinea

pertama tubuh surat itu sekaligus memaparkan isi yang dimaksud.

Contoh:

Menjawab surat Saudara tertanggal 12 September 2013, dengan sangat menyesal kami

beri tahukan bahwa lamaran Saudara tidak dapat kami terima.

Demikian harap Saudara maklum.

1) Pembukaan

Pembukan berguna untk mengantar dan menarik perhatian pembca terhadap pokok surat.

Untuk itu digunakan kalimat-kalimat pembuka yang sesuai dengan maksud/ tujuan surat.

Perhatikanlah contoh-contoh kalimat pembuka surat berikut ini:

a) Untuk membalas/menjawab surat yang diterima, dipergunakan kalimat-kalimat pembuka,

misalnya;

(1) Membalas (Menjawab) surat Saudara tertanggal 19 September 2011 No. 97/ Um/

2013 No. 150/ DBSI.2013, dngan ini kami beritahukan bahwa . . . . . . . . . . .

(2) Memenuhi surat Saudara tertangga 19 September 2011 No. 97/ Um/ 2013,

besama ini kami kirimkan . . . . . . . . . .

(3) Menunjuk surat Saudara tertanggal . . . . . ., dengan ini kami beri tahukan bahwa .

. . . . . . . .

(4) Berhubungan dengan surat lamaran Saudara tertanggal . . . . . ., dengan ini kami

beri tahukan bahwa . . . . . . . . . .

(5) Berkenaan dengan surat Saudara, tertanggal . . . . ., No. . . .dengan ini . . . . . . .

(6) Surat Saudara tertanggal . . . . ., No. . . . . .telah kami terima dengan gembira.

Sehubungan dengan itu, dengan ini kami beri tahukan bahwa . . . . . .

b) Untuk surat-surat yang berisi suatu pemberitahuan, permintaan, pertanyaan, dan yang

sejenis dengan itu, dipergunakan kalimat pembuka sebagai berikut:

(1) Dengan ini kami beritahukan bahwa . . . . .

(2) Bersama ini kami sampaikan kepada Saudara . . . . .

(3) Dengan gembira kami kabarkan kepada Saudara bahwa . . . . .

(4) Dengan sangat menyesal kami beri tahukan kepada Saudara bahwa . . . . .

(5) Dengan ini kami terangkan bahwa . . . . .

c) Untuk menunjuk suatu yang menjadi dasar menysun surat dipergunakan kalimat

pembuka sebagai berikut:

(1) Berdasarkan hasil rapat para Ketua Jurusan pada tanggal 9 Juli 2014, dengan ini

diberitahukan bahwa . . . . .

(2) Berkenaan dengan surat edaran Inspektur Jenderal Depdikbud

tertanggal . . . . .,No . . . . .dengan ini kami beri tahukan bahwa . . . . .

(3) Sehubungan dengan surat dari Kopertis Wilayah VI tertanggal 10 Juli 2014, No.

65/V/2014, dengan ini kami minta kesediaan Bapak / Ibu untuk . . . . .

Sesuai dengan pembicaraan kami melalui telepon dengan Sekretaris Proyek NKK

Ditjen Pendidikan Tinggi di Jakarta tanggal 7 September 2013, dengan ini kami beri

tahukan bahwa . . . . .

d) Untuk menyatakan tujuan yang akan dilaksanakan dapat dipergunakan kalimat pembuka:

(1) Dalam rangka memperingati Hari Pendidikan Nasional 2 Mei 2013, IKIP Malang

akan mengadakan serangkaian acara sebagai berikut . . . . .

(2) Dalam usaha meningkatkan kemampuan dan keterampilan berbahasa Inggris para

dosen IKIP Malang, Jurusan Pendidikan Bahasa Dan Sastra Indonesia akan

mengadakan kursus kilat Bahasa Inggris yang akan diselenggarakan . . . . .

Catatan:

a) Dalam surat-menyurat bahasa Indonesia baik resmi maupun pribadi, lebih banyak dipakai

kalimat pasif daripada kalimat aktif. Bentuk pasif itu dapat dibagi atas dua macam, yaitu:

Pelaku I/II + pokok kata kerja, misalnya: kukabarkan, saya kirimkan, kami beri tahukan,

kaukabarkan, Saudara kirimkan, Bapak beri tahukan. Bentuk di-: di- + pokok kata kerja +

pelaku III, misalnya: dikabarkannya, diumumkam oleh Pemerintah Daerah,

diinstruksikan oleh Gubernur.

b) Dalam surat resmi sering dipakai bentuk di- tanpa pelaku.

Contoh:

Diumumkan kepada semua Mahasiswa Jurusan Pendidikan

Bahasa dan satra Indonesia bahwa . . . . .

Diberitahukan dengan hormat bahwa . . . . .

Diinstruksikan kepada parakepala sekolah bahwa . . . . .

Pelaku /pihak yang mengumumkan/ memberitahukan/ menginstruksikan itu dapat

diketahui dari orang/pejabat yang menandatangani surat itu.

c) Ksadsng-kadang kita dapatkan kalimat pembuka:

Menarik surat Saudara tertanggal . . . . .

Pemakaian kata menarik pada kalimat pembuka memang tidak tepat, sebaiknya

dikatakan:

Menunjuk surat Saudara tertanggal

d) Perhatikan kalimat-kalimat berikut:

Dengan ini kami beri tahukan kepada semua mahasiswa bahwa BKK IKIP

Malang akan mengadakan lomba baca puisi, lomba lawak, dan lomba tari dalam rangka

memperingati Hari Pendidikan Nasional 2 Mei 2014.

Sehubungan dengan itu, kami minta para peminat mendaftarkan namanya kepada

ketua tingkat massing-masing.

Selanjutnya kami harapkan ketua tingkat meneruskannya ke kantor panitia.

Bandingkan dengan:

Dengan ini kami diberi tahukan kepada semua mahasiswa bahwa BKK IKIP

Malang akan mengadakan lomba baca puisi, lomba lawak, dan lomba tari dalam rangka

memperingati Hari Pendidikan Nasional 2 Mei 2014.

Sehubungan dengan itu, diminta para peminat mendaftarkan namanya kepada

ketua tingkat massing-masing.

Selanjutnya kami harapkan ketua tingkat meneruskannya ke kantor panitia.

Kita lihat bahwa pada contoh pertama dipakai bentuk pasif pelaku / orang I, sedangkan

pada contoh kedua dipakai bentuk pasif pelaku / orang III.

e) Perhatikan variasi kalimat pembuka berikut ini:

Kami mengharap kehadiran Bapak/ Ibu/ Saudara pada upacara peringatan Hari

Pendidikan Nasional 2 Mei 2014 yang diselenggarakan . . . . .

Diharap dengan hormat atas kehadiran Bapak/ Ibu/ Saudara pada upacara

peringatan Hari Pendidikan Nasional 2 Mei 2014 yang diselenggarakan . . . . .

Kita lihat bahwa pada contoh pertama dipakai bentuk aktif dan pasif di-,

sedangkan pada contoh kedua dipakai bentuk pasif di- saja.

f) Dalam surat pengantar (lihat Bab V) bias sekali dipakai bentuk pasif di-.

Contoh:

Dikirimkan dengan hormat untuk diketahui dan dipelajari sebaik-baiknya.

Disampaikan dengan hormat untuk diperhatikan dan dipergunakan seperlunya.

Bandingkan dengan:

Kami kirimkan dengan hormat untuk Saudara ketahui dan Saudara pelajari sebaik-

baiknya.

Kami saampaikan dengan hormat untuk Saudara perhatikan dan Saudara pergunakan

seperlunya.

Manakah yang Saudara anggap lebih tepat?

2) Isi surat yang dedungguhnya

Isi surat yang sesungguhnya berisi sesuatu yang diberitahukan, dikemukakan, ditanyakan,

diminta, dan sebagainya yang disampaikan kepada penerima surat.

Untuk menyusun isi surat yang baik hendaklah diperhatikan pedoman-pedoman ini:

a) Tetapkan dahulu maksud yang diberitahukan, dikemukakan, ditanyakan, diminta, dan

debagainya secara jelas.

b) Tetapkan urutan maksud surat itu secara sistematis dan logis

c) Tuliskanlah maksud surat itu dalam alinea-alinea yang jelas.

d) Hindarkanlah pemakaian akronim dan singkatan-singkatan yang belum lazim, lebih-lebih

yang ditulis hanya atas kemauan sendiri, misalnya:

Kepada

Yth. Bpk. (Bp.) Kep. SMA Neg. III Malang

Malang

Dh,

Dengan ini kami beritahukan kepada Sdr. Bhw . . . . .

Mengingat surat Sdr. Tgl. 21 jan. 83’ dgn . ini kami beritahukan bahwa

e) Hendaklah digunakan bahasa Indonesia yang baik dan benar, sederhana, lugas, sopan,

dan menarik;

f) Sedapat-dapatnya hindarkan pemakaian kata-kata asing/ kata-kata daerah sehingga terasa

keading-asingan/ kedaerah-kedaerahan, kecuali yang belum ada padanannya dalam

bahasa Indonesia;

g) Hendaklah dipakai bentuk surat yang tepat/ cocok dan menarik;

a) A

b) A

c) A

d) A

e) A

f) Sedapat-dapatnya hindarkan pemakaian kata-kata asing/ kata-kata daerah sehingga terasa

keasing-asingan/kedaerah-daerahan, kecuali yang belum ada padanannya dalam bahasa

Indonesia.

g) Handaklah dipakai bentuk surat yang tepat/cocok dan menarik

h) Hendaklah ditik serapi-rapinya, hindarkan ketikan yang bertumpuk-tumpuk, dan

i) Hendaklah dituliskan dengan ejaan yang betul

Catatan:

Kata Saudara yang dipakai sebagai kata ganti orang kedua tidak boleh disingkat Sdr,

misalnya :

Dengan ini kami beritahukan kepada Saudara (bukan Sdr) bahwa…….

Atas perhatian Saudara (bukan Sdr), kami ucapkan terima kasih.

3. Penutup Surat

Penutup surat merupakan kesimpulan yang berfungsi sebagai kunci isi surat. Umumnya

berisi ucapan terima kasih terhadap semua hal yang dikemukakan dalam bisi surat.

Hendaknya penutup surat itu ditulis secara singkat dan jelas. Berikut ini diberikan contoh-

contoh penutup surat sesuai dengan isinya.

a) Untuk menyatakan rasa terima kasih dapat dipakai kalimat-kalimat penutup:

1) Atas perhatian Bapak/Saudara, kami ucapkan terima kasih.

2) Atas perhatian dan bantuan Bapak/Saudara, kami ucapkan terima kasih.

3) Atas kehadiran Bapak/Saudara, kami ucapkan terima kasih.

Catatan :

(a) Di belakang kata sapaan Bapak/Ibu/Saudara dibubuhkan tanda baca koma (,)

(b) Ada variasi ungkapan :

……….kami ucapkan terima kasih

……….kami mengucapkan terima kasih

(c) Ada variasi ungkapan :

……….kami ucapkan terima kasih

……….kami sampaikan ucapan terima kasih

(d) Pada kalimat pembuka dijelaskan bahwa bentuk pasif ku- dapat bervariasi dengan

bentuk pasif di-. Pada kalimat penutup pun kita dapatkan variasi seperi itu,

misalnya :


Atas perhatian Saudara, diucapkan terima kasih.

(e) Perhatikan kalimat penutup berikut ini :

Dengan ini kami mengharapkan kehadiran Bapak/Ibu/Saudara pada rapat

anggota BP3 SMA PPSP Malang yang akan diselenggarakan,……..

Atas perhatian dan kehadirannya, kami ucapkan terima kasih.

Tepatkan pemakaian –nya pada kalimat penutup diatas?

-nya adalah bentuk terikat orang ketiga tunggal, sedangkan yang

dimaksudkan adalah orang kedua (Bapak/Ibu/Saudara).

Jadi yang betul adalah :

Atas perhatian dan kehadiran Bapak/Ibu/Saudara, kami ucapkan terima

kasih.

Kalimat penutup surat sesuai dengan kalimat pembuka, kata sapaan/ kata ganti

pada kalimat penutup sama dengan kata ganti pada kalimat pembuka. Cobalah

perhatikan contoh berikut.

Dengan ini kami mengaharap Ibu untuk menghadiri rapat Idhata IKIP

Malang yang akan diselenggarakan….

Atas kehadiran Ibu, kami ucapkan terima kasih.

Bukan :

Atas perhatiannya, kami ucapkan terima kasih.

b) Untuk menunjukkan suatu kenyataan yang telah disebutkan sebelumnya, dapat

dipakai kalimat-kalimat penutup sebagai berikut.

(1) Demikianlah harapan kami dan atas perhatian Saudara, kami ucapkan terima

kasih.

(2) Demikianlah laporan yang dapat kami sampaikan kepada Bapak, semoga

mendapat perhatian sepenuhnya dari Bapak.

(3) Demikianlah surat tugas ini diberikan untuk dilaksanakan sebagaimana mestinya.

Kata demikianlah menyatakan sesuatu yang telah disebutkan sebelumnya, misalnya

laporan, penjelasan, keterangan, pemberitahuan. Sebaiknya apa yang telah disebutkan

sebelumnya itu dituliskan dibelakang kata demikianlah. Jadi, belum cukup hanya

dituliskan :

Demikianlah harap maklum

Demikianlah hendaknya Saudara maklum

Demikianlah harap maklum hendaknya

Demikianlah harap diperhatikan

c) Umtuk menyatakan suatu harapan dapat dipakai kalimat-kalimat pembuka :

(1) Harapan kami, semoga kerja sama yang sudah baik ini dapat kita bina dan kita

tingkatkan terus.

(2) Besar harapan saya bahwa hal-hal yang tersebut diatas mendapat perhatian Bapak

sepenuhnya.

(3) Mudah-mudahan keterangan-keterangan yang kami sampaikan diatas berguna

bagi Saudara.

d) Untuk menyatakan sesuatu yang dinantikan dapat dipakai kalimat penutup :

(1) Sambil menanti balasan Saudara, kami ucapkan terima kasih.

(2) Sambil menanti panggilan Bapak, kami ucapkan terima kasih.

Catatan :

Perhatikan kalimat-kalimat penutup berikut.

Atas bantuan Saudara, kami hanturkan banyak-banyak terima kasih.

Bentuk kami haturkan (pengaruh bahasa Jawa) sebaiknya tidak dipakai dalam surat

resmi. Kata banyak sudah menyatakan makna jamak, tidak perlu diulang banyak-banyak.

Tidak tepat jika dikatakan :

Atas bantuan Saudara, kami ucapkan diperbanyak terima kasih.

i.Salam Penutup

Salam penutup surat dinas/formal pemerintahan menyebutkan :

(1) Nama jabatan (Rektor, Pembantu Rektor I, Dekan, dan sebagainya).

(2) Tanda tangan

(3) Nama terang

(4) NIP (Nomor Induk Pegawai)

Salam penutup diketik berjarak dua baris dari kalimat penutup.

Contoh :

1) Rektor,Cap DRS.H.M.A. ICKSANNIP 130145555

2) a.n Rektor Pembantu Rektor I, Dr. Nuril Huda

3) Rektor,anb.Pembantu Rektor I,Dr. Nuril Huda

4) a.n Rektor Pembantu Rektor I u.b. Kepala Kantor Biro I, Cap DRS. DJANARI NIP 130517612

Catatan :

Nama terang tidak ditulis dalam kurung, tidak digaris bawahi, dan tidak diakhiri dengan tanda

titik. Penulisan nama terang pada contoh (1) dan (4) menurut buku Pedoman Tata Persuratan dan

Kearsiapn dalam Lingkungan Departemen Pendidikan dan Kebudayaan, sedangkan penulisan

nama terang pada contoh (2) dan (3) menurut buku susunan Caca Sudarsa,dkk.

Singkatan a.n. (tidak ditulis an., a/n, An, A/n, A.n.=atas nama) digunakan jika pejabat

yang berwenang menandatangani menguasakan wewenangnya kepada pejabat satu tingkat

dibawahnya untuk menandatangani surat itu. Di bawah tanda tangannya dituliskan nama terang

(tidak berkurung) beserta NIP-nya. Singkatan a.n. diketik disebelah kiri nama jabatan atasan

yang menguasakan wewenang itu.

Singkatan anb. (atas nama beliau) digunakan seperti a.n., tetapi yang menjadi subyek

surat adalah pejabat yang memberi kuasa (Rektor). Dalam hal itu perlu mendapat persetujuan

Rektor. Surat yang menggunakan anb. Dianggap lebih kuat daripada yang menggunakan a.n.

Singkatnya u.b. (untuk beliau) digunakan jika pejabat yang sudah diberi kuasa itu menguasakan

penandatanganan kepada pejabat satu tingkat dibawahnya. Singkatnya u.b. diketik di bawah

nama jabatan yang diwakilinya.

Cap tanda tangan dapat digunakan untuk pembubuhan tanda tangan dapat digunakan untuk

pembubuhan tanda tangan pada surat-surat yang harus dibuat dalam jumlah banyak sekaligus,

misalnya pengumuman, edaran, ucapan terima kasih, undangan, dan sebagainya. Cap tanda

tangan tidak boleh digunakan untuk pembubuhan tanda tangan pada surat-surat yang sifatnya

penting atau berharga.

Dalam surat resmi yang sifatnya tidak formal (bukan antarinstansi pemerintah) boleh dipakai

salam penutup;

1) Wassalam,

Jasyadi JayaSekretaris Umum

2) Salam kami,

SoepomoKetua Panitia

3) Hormat kami,Penerbit PT Gramedia,

G. Aris BuntaranSekretaris

Contoh terakhir adalah salam penutup surat dagang. Salam penutup surat dagang menyebutkan

(1) Salam Hormat kami,

(2) Nama perusahaan/toko,

(3) Tanda tangan,

(4) Nama terang penanggung jawab, dan

(5) Jabatan,

Dalam surat-surat dinas/formal pemerintahan, salam Hormat kami, tidak perlu dipakai. Jadi,

bukan:

Hormat kami,

Dekan

Drs. H. Sujanto

NIP 130122406

Nama kantor/jawatan tidak perlu dituliskan pada salam penutup sebab sudah disebutkan pada

kepal surat.

Contoh:


INSTITUT KEGURUAN DAN ILMU PENDIDIKAN

MALANG (kepala)


MALANG(tidak perlu)

Rektor,

DRS. H.M.A. ICKSAN

NIP 130145555

DIREKTORAT TELEVISI

TELEVISI RI STASIUN SURABAYA

Jalan May. Jend. Sungkono, Tromol Pos 19 SB

dst.

TELEVISI REPUBLIK INDONESIA

STASIUN SURABAYA(tidak perlu)

Kepala.

DRS. SA’DULLAH

NIP 050017578

J. TEMBUSAN

Tembusan (c.c. = carbon copy) dibuat jika isi surat yang dikirimkan kepada pihak yang

dikirimkan sebenarnya dituju (asli) perlu diketahui oleh pihak-pihak lain yang ada hubungannya

dengan surat tersebut. Dengan cara demikian, yang dikirimi surat mengerti apa saja yang juga

diberi tahu tentang isi surat itu.

Tembusan dituliskan di sebelah kiri bawah, lurus ke atas dengan Nomor, Lampiran, dan

Hal/perihal;sebaris dengan NIP atau nomor lainnya. Tembusan hendaklah disusun berdasarkan

urutan tingkat jabatan instansi yang bersngkutan. Pada tembusan tidak perlu digunakan

ungkapan Yth. atau Kepada Yth. (demi kehematan).

Contoh-contoh:

Yang tidak dianjurkan Yang dianjurkan

1) Tembusan Tembusan

1. Yth. Sdr. Drs. Soedjito Drs. Soedjito

2) TEMBUSAN YTH: Tembusan:

1. Bapak Rektor (sebagai laporan) 1. Rektor

2. Bapak Pembantu Rektor I 2. Pembantu Rektor I

3. Para Dekan 3. Para Dekan

4. Para Pembantu Dekan 4. Para Pembantu Dekan I

5. Para Ketua Jurusan 5. Para Ketua Jurusan

3) Tembusan Kepada: Tembusan:

1. Yth. Bapak Dekan FPBS 1. Dekan FPBS

2. Yth. Sdr. Ketua Jurusan Bahasa Inggris 2. Ketua Jurusan Bahasa Inggris

4) Tembusan Kepada Yth: Tembusan

dst.

1. Bapak Rektor 1. Rektor

2. Para Pembantu Rektor 2. Para Pembantu Rektor

3. Arsip

Catatan:

a) Dalam surat resmi terdapat bermacam-macam penulisan kata tembusan, yaitu:

(1) Tembusan:

(2) Tembusan :

(3) TEMBUSAN:

(4) TEMBUSAN:

(5) Tembusan Yth.:

(6) Tembusan Yth .:

(7) TEMBUSAN YTH.

(8) TEMBUSAN YTH.:

(9) Tembusan Kepada Yth.:

Tembusan disampaikan kepada Yth.:

(10) TEMBUSAN kepada Yth.:

(11) TEMBUSAN disampaikan kepada yth.:

(12) TEMBUSAN Surat Edaran ini disampaikan dengan hormat kepada Yth.:

Manakah yang dipilih? Demi tercapainya efiseiensi kerja hendaklah

Manakah yang dipilih? Demi tercapainya efisiensi kerja hendaklah dipilih penulisan yang

ringkas- jelas dan praktis ekonomis.

b) pada nomor terahir Tembusan tidak perlu dituliskan kata Arsip/Pertinggal sebab kita mengetik

surat untuk dikirimkan dengan sendirinya ditinggalkan selembar sebagai arsip.

Contoh:

Tembusan:

1. Kepala Kantor Depdikbud Kodya Malang

2. Kepala Kasi Kantor Depdikbud Kodya Malang

3. Semua Kepala SDN se-Kodya Dati II Malang

4. Arsip (tidak perlu)

c) kata-kata untuk diketahui tidak perlu dibubuhkan pada bagian tembusan sebab pengiriman

tembusan itu tentulah bermaksud untuk diketahui. Ungkapan untuk perhatian, sebagai

laporan, sebagai undangan dan sejenisnya, juga perlu dituliskan.

Pada tembusan tidak perlu dituliskan kata sapaan Sdr,, Bapak, atau Ibu

Contoh:

Tembusan:

1. Kepala SMP Negeri 1 Malang

2. Para Orang Tua/ Wali Murid SMP Negeri 1 Malng untuk diketahui (tidak perlu)

d) Pada bagian kiri bawah surat sering dituliskan tanda pengenal yang berupa singkatan nama

pengonsep dan penegtik surat (inisial). Gunanya untuk mengetahui siapa pengonsep surat

dan pengetiknya. Dengan demikian, memudahkan pihak lain untuk menghubunginya jika ada

kesalahan/ kekurangan.

Sebenarnya inisial itu hanya berguna untuk keperluan intern pengirim surat, bukan untuk

menerima surat. Oleh karena itu, inisial itu cukup dituliskan saja jika memang dianggap

perlu.

Contoh:

Sw/ Ags. (= Soewarno/ Agus)

e) surat dinas yang terdiri atas lebih dari satu halaman hanya lembar pertama yang memakai

kertas berkepala, sedangkan lembar berikutnya memakai kertas tidak berkepala. Pemotongan

bagian surat diusahakan sebaik-baiknya agar tidak hanya terdiri atas penutup saja yang

dituliskan pada lembar berikutnya.

BAB IV

CONTOH – CONTOH SURAT

Contoh-contoh surat berikut ini disajikan menurut tingakat kesulitan menyusunnya. Ada

beberapa macam surat yang bentuknya hamper sama, misalnya surat undangan, surat keterangan,

surat kuasa, surat kuasa, surat tugas, dan surat pengantar. Macam-macam surat seperti itu dapat

dibuat balngkonya dengan jalan mencetak dalam jumlah yang banyak. Dengan cara ini, kita

menuliskan isinya yang pokok, yang biasanya terdiri atas beberapa kata atau kalimat singkat.

Macam surat-surat lainnya, misalnya surat pemberitahuan, surat permohonan, surat

panggilan, surat lamaran pekerjaan, surat perjanjian, dan surat keputusan tidak dapat dibuat

blangkonya. Untuk itu, diperlukan kecakapan menyusun surat, di antaranya:

1) Memahami masalah atau hal yang akan di tuliskan;

2) Memahami peraturan-peraturan yang berhubungan dengan itu;

3) Mengetahui kedudukan pembuat surat itu, maksudnya kepada siapa surat itu disampaikan;

4) Menguasai teknik-teknik menyusun surat yang baik; dan

5) Menguasai pemakaian bahasa yang baik dan benar.

Perhatikan contoh-contoh surat berikut ini!

1. SURAT KETERANGAN

a.

DEPARTEMEN BAHASA DAN SASTRA INDONESIA

FKSS IKIP MALANG

SURAT KETERANGAN

Nomor : 370/ DBSI/ 2011

Ketua Departemen Bahasa dan Sastra Indonesia FKSS IKIP Malang menerangkan dengan

sesungguhnya bahwa:

Nama : Haryadi

DNI : 472

Reg : 74817267

Adalah mahasiswaDepartemen Bahasa dan Sastra Indonesia, FKSS IKIP Malang, program S1

angakatan 1978. Pada bulan Juli 2011 yang bersangkuatan telah lulus dengan IP= 2,47

Surat keterangan ini dibuat untuk kelangkapan melamar pekerjaan sebagai guru SMA PPSP IKIP

Malang.

Demikianlah keterangan kami agar digunakan sebagaimana mestinya.

Mengetahui: Malang, 4 September 2011

Dekan FKSS IKIP Malang Ketua,

Drs. H. Imam Hasan Drs. Sujanto

NIP 130145558 NIP 130122406

b.

DEPARTEMEN BAHASA DAN SASTRA INDONESIA

FKSS IKIP MALANG

SURAT KETERANGAN

No. 239/ DBSI/ 2011

Ketua Departemen Bahasa dan Sastra Indonesia menerangkan dengan sungguh- sungguh

bahwa:

Nama : Drs. M. Hadi Sudirman

DNI : 194/ D

Reg. : 0001/D

Jabatan : Asisten tidak tetap Departemen bahasa dan Sastra Indonesia

Sejak tahun 1979 hingga tahun 2011 membantu Departemen bahasa dan Sastra Indonesia.

Selama mengabdikan dirinya di Depatemen, dia telah menunjukkan kegiatan, kerajian,

dan kedisiplinan bekerja. Dia selalu bertanggung jawabatas semua tugas yang dibebankan

kepadanya. Oleh sebab itu, kami sangat menyetujui apabila dia diangkat menjadi tenaga tetap di

Departemen Bahasa dan Satra Indonesia sebagai dosen.

Demikian keterangan kami agar dapat dipakai sebagai bahan pertimbangan.

Malang, 17 Desember 2011

Ketua,

Drs. Sujanto

NIP 130122460

Surat keterangan contoh berisi suatu rekomendasi. Rekomendasi itu diberikan kepada yang

meminta (bukan orang yang bersangkutan) secara rahasia.

Di dalam surat dagang (niaga), keterangan tentang keadaan seseorang atau badan disebut

referensi. Surat referensi itu diberikan secara rahasia juga.

Contoh:

BANK BUMI DAYA INDONESIA

MALANG

SURAT REFERENSI

N0. …………………..

Direktur Bank Bumi Daya Indonesia dengan ini menerangkan bahwa perusahaan SUMBER REJEKI adalah nasabah kami yang baik, termasuk perusahaan yang bonafide dan selalu dapat menyelesaikan pembayaran dengan baik juga.

Demikianlah surat referensi ini kami berikan tanpa ada suatu ikatan pada kami.

Malang, ………………………

BANK BUMI DAYA INDONESIA

Agus Susanto

Direktur

Contoh Blanko Surat Keterangan.


INSTITU KEGURUAN DAN ILMU PENDIDIKAN MALANG

FAKULTAS PENDIDIKAN BAHASA DAN SENI

Jalan Surabaya 6, Malang 65145, Telepon 513112-51314, Pesawat 235

SURAT KETERANGAN

No………./D/19..

Dekan Fakultas Pendidikan Bahasa dan Seni IKIP Malang menerangkan dengan sungguh-sungguh bahwa

Nama : …………………………………..

DNI : …………………………………

Reg. : ……………………………….

Adalah mahasiswa Jurusan Pendidikan Bahasa dan Sastra Indonesia program……………….. tahun ……………

Surat keterangan ini diberikan untuk …………………………………………………………………………………..........

……………………………………………………………………………………………………………………………………………………..

……………………………………………………………………………………………………………………………………………………..

………………………………………………………………………………………………………………………………………………….....

Harap surat keterangan ini digunakan sebagaimana mestinya.

Malang, …………………19

Dekan,

……………………………………

NIP …………………………….

SURAT UNDANGAN

DEPARTEMEN PENDIDIKAN DAN ILMU KEBUDAYAANINSTITUT KEGURUAN DAN ILMU PENDIDIKAN MALANG

FAKULTAS PENDIDIKAN BAHASA DAN SENIJalan Surabaya 6, Malang 65145, Telepon: 51312-51314, Pesawat 235

Nomor : 1262/PT28.7/C 84 22 Juli 2014Lampiran : -Hal : Pemberian Pertimbangan

Calon Pembantu Dekan I, II, dan IIIFPBS IKIP Malang

Yth. Para Anggota Senat/Majelis FPBS IKIP MalangMalang

Dengan ini kami mengharapkan kehadiran saudara pada rapat Senat/Majelis FPBS dalam rangka pemberian pertimbangan calon Pembantu Dekan I, II, dan III FPBS, yang akan kami selenggarakan

Pada hari : SabtuTanggal : 25 Juli 2014Pukul : 10.00 WIBTempat : Ruang P8 FPBS IKIP MalangAcara : pemberian pertimbangan calon Pembantu Dekan I, II, dan III FPBS IKIP Malang

Mengingat pentingnya rapat ini, kami harapkan 10 menit sebelum acara dimulai, Saudara sudah berada ditempat.

Atas perhatian dan kehadiran Saudara, kami ucapkan terima kasih.

Dekan,

Prof. Drs. Pranyoto Sedjoatmodjo

NIP 130078311

Tembusan:

1. Rektor IKIP Malang2. Para Anggota DPM FPBS3. Para Ketua Jurusan

Di Lingkungan FPBSDEPRTEMEN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN

INSTITUT KEGURUAN DAN ILMU PENDIDIKANMALANG

UNDANGANNo. 688/II/BP/2010

Yth. Sdr. Drs Soedjito 17 Desember 2010Departemen Bahasa danSastra IndonesiaFKSS IKIP MalangMalang

Mengharap kehadiran Saudara dengan hormat pada rapat pengarahan pelaksanaan ujian pnyaringan pegawai baru IKIP Malang periode tahun 2010 yang akan kami selenggarakan

pada hari : Rabutanggal : 24 Desember 2010pukul : 09.00-10.00bertempat : di Auditorium IKIP Malangacara : pengarahan pelaksanaan tugas penitia ujian penyaringan pegawai baru.

Mengingat pentingnya acara tersebut mohon Saudara dapat hadir tepat pada waktunya dan tidak diwakilkan.

Atas perhatian dan kehadiran Saudara, kami ucapkan terimakasih.

a.n. Rektor Pembantu Rektor II,

Drs. Lagon D. Djuking NIP 130145551

Tembusan1. Rektor IKIP Malang2. Para Dekan di IKIP Malang3. Kepala Bagian Umum IKIP Malang

3. PENGUMUMAN

Pengumuman adalah macam surat yang di tujukan kepada orang yang banyak atau umum.

Pengumuman dapat disebarkan dengan beberapa cara, di antaranya:

a. Menyebarkannya sebagai surat edaran,

b. Memasangnya di papan-papan pengumuman, dan

c. Memasangnya di koran-koran sebagi iklan.

Contoh:



MALANG

PENGUMUMAN

No. 2174/III/I/2011

tentang

Kesempatan Kerja bagi Para Sarjana

Koordinator Peguruan Tinggi Swasta (KOPERTIS) Wilayah IV Yogyakarta membuka

kesempatan bagi para sarjana dari berbagai ilmu untuk diangkat sebagai calon pegawai negeri

sipil (Gol III/a)diserahi tugas menjadi dosen diperkerjakan pada Perguruan Tinggi Swasta di

Kopertis IV Daerah Istimewa Yogyakarta.

Bidang-bidang ilmu yang diperlukan antara lain: Ekonomi Umum, Perusahaan, Bahasa

Inggris, Bahasa Indonesia, Biolagi, Teknik Mesin, Ilmu Pasti, Ilmu Alam, Pendidikan Umum,

Pensos, Didaktik Kurikulum, Civics Hukum, Sejarah.

Lamaran ditulis dengan tangandi atas kertas bermaterai Rp 25.00 dengan dilampiri

riwayat hidup dan ijasah serta lain-lainnya (bisa dilihat pada Sdr. Tatok Sanyoto Humas Biro III

Ruang D4).

Penutupan pendaftaran sampai dengan tanggal 24 Agustus 1979.

Alamat pendaftaran: KOPERTIS WILAYAH IV

Jl. Sindunegaran, Jetis Yogyakarta

Demikian diumumkan untuk diketahui.

Malang, 31 Juli 1979

a.n. Rektor IKIP Malang

Pembantu Rektor III,

Drs. Widodo

NIP 130162956

4. SURAT EDARAN

Ada dua macam bentuk dan sifat surat edaran, yaitu (1) surat edaran umum dan (2) surat edaran

khusus. Yang pertama ditujukan kepada orang banyak atau umum, dan yang kedua ditujukan

kepada orang-orang atau pejabat–pejabat tertentu. Surat edaran umu tidak perlu mencantumkan

alamat yang dituju. Surat edaran khusus seperti pada surat dinas biasa. Sebelum salam pembuka

sebaiknya ditulis kata “SURAT EDARAN”.

Contoh a:


KANTOR WILAYAH PROPINSI JAWA TIMUR

Jalan Gentengkali 33, Surabaya, Telepon: 42708

Nomor : 160/104.1.3/B18/79 Surabaya, 18 Mei 1979

Lamp. : Satu set

Hal : laporan pajak-pajak

Pribadi (LP.2.P) Yth. 1. Pemimpin dan Benda-

harawan Pelita.

2. Bendaharawan Rutin di

Lingkungan Kantor

Wilayah Dep. P dan K

Proponsi Jawa Timur

SURAT EDARAN

No. 42/197/SE

Merujuk Surat Edaran Bapak Inspektur Jenderal Departemen P dan K tanggal 24 April

1979 No. SE. 022/B/1979 tentang laporan pajak-pajak Pribadi, maka perlu kami ingatkan agar

ketentuan-ketentuan dalam surat edaran tersebut dapat dipenuhi sebagaimana mestinya (lihat

lampiran). Selanjutnya laporan tentang pajak-pajak pribadinya itu mohon dikirimkan langsung

ke Inspektorat Jenderal Departemen P dan K Jalan Jenderal Sudirman Senayan Jakarta dengan

tembusan kepada Kepala Kantor Wilayah Dep. P dan K Propinsi Jawa Timur secara rahasia

(RHS). Selambat-lambatnya tanggal 1 juli 1979 sudah kami terima.

Demikian surat edaran kami untuk diperhatikan.

Kepala,

Dr. Widarto Gandowidarso

NIP 130031241

Tembusan:

1. Inspektorat Jenderal Dep. P dan K di Jakarta

2. Para Kepala Bidang di Lingkungan Kantor Wilayah

3. Dep. P dan K Propinsi Jawa Timur

4. Para Kepala Kantor Dep. P dan K Kab./Kodya se-Jatim

5. Para Kepala SLTP/SLTA Negeri se-Jawa Timur

Contoh b:

DEPARTEMEN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN RI


MALANG

EDARANNo. 106/Rekt/K`81

Hal : Pekan Swadesi 12 Mei 2011

Yth. Para Dosen/

Asisiten dan Pegawai Administrasi

IKIP Malang

Malang

Sesuai dengan surat Gubernur KDH Tingkat I Propinsi Jawa Timur No.: 510/9893/021/2011 tertanggal 27 April 2011 , dengan ini kami beritahukan bahwa, dalam hubungan dengan peringatan hari Kebangkitan Nasional 20 Mei 2011, di IKIP Malang akan diadakan Pekan Swadesi yang berlangsung pada tanggal 18-23 Mei 2011.

Sehubungan dengan hal tersebut diatas, dengan ini kami ajukan agar selama Pekan Swadesi, Saudara Memakai kemeja Batik pada waktu dinas, kecuali bagi petugas keamanan.

Atas perhatian saudara kami ucapkan terima kasih.

Rektor,

DR. H. M.A Icksan

NIP 130145555

6. SURAT TUGAS

Contoh a:

JURUSAN PENDIDIKAN BAHASA DAN SASTRA INDONESIA

FPBS IKIP MALANG

SURAT TUGAS

No.: 384/Peng./2011

Dengan ini kami menugasi

nama : Drs. Soedjito

NIP : 130078312

jabatan : Dosen Jurusan Pendidikan Bahasa dan Sastra Indonesia

tingkat/ golongan : Pembina/Lektor, IV/a

tugas : Menyusun soal ujian penyaringan calon dosen Jurusan Pendidikan

Bahasa dan Sastra Indonesia FPBS IKIP Malang

waktu : tanggal 23 dan 24 September 2011

lain-lain : Bidang Ketrampilan Berbahasa Indinesia sebanyak 50 soal.

Diharap tugas ini dilaksanakan sebaik-baiknya.

Mengetahui Malang, 31 September 2011

Dekan FPBS IKIP Malang Ketua,

Prof. Drs. Prayitno Soetjoatmodjo Drs. Suyanto

NIP 130078311 NIP 130122408

Contoh b:



MALANG

SURAT TUGAS

No.: 2440/R/2011

Memenuhi permintaan Koordionator Pelaksanaan Pendidikan dan Pelatihan Sekolah Staf Dasar Penerangan (SESDAPEN) Angkatan ke-2 dengan suratnya tertanggal 25 September 2011, No. 1284/0.15/2011, dengan ini kami menugasi

1. Sdr. Drs. I.L. Marsoedi Oetama2. Sdr. Drs. Soedjito

Keduanya adalah dosen tetap Jurusan Pendidikan Bahasa dan Sastra Indonesia FPBS IKIP Malang, untuk melaksanakan tugas sebagai penatar pelajaran Bahasa Indonesia dan Surat-Menyurat Dinas.

Atas Perhatian dan bantuan pihak-pihak yang berkepentingan, kami ucapkan terimakasih.

Malang, 6 Oktober 2011

a.n. Rektor

Pembantu Rektor I,

Soenarto Tjotrowinoto

NIP 130048947

Tembusan:

1. Ketua Koordinator Pelaksana Pendidikan

dan Latihan Sekolah Starf Dasar Penerangan

(SESDAPEN)

2. Dekan FPBS IKIP Malang3. Ketua Jurusan Pendidfikan Bahasa dan Sastra Indonesia4. Drs. I.L. MARSOEDI OETAMA5. Drs. SOEDJITO

7. SURAT PENGANTAR

Contoh:


KANTOR WILAYAH PROPINSI JAWA TIMUR

Jalan Gentengkali No. 33 Surabaya

Yth. Pemimpin ProyekPenelitian Bahasa dan SastraIndonesia dan Daerah Jawa TimurJalan Semarang 5Malang

SURAT PENGANTARNo.: 3038/104.2.3/R.81

No.

Uraian Jumlah Keterangan

1.

2.

Surat Edaran dari Dep. Keuangan dan Bappenas tgl. 7-9-2011

Surat dari Bappenas dan Dep. Keuangan tgl. 11-9-2011

1 (satu) lembar

1 (satu) lembar

Kami sampaikan dengan hormat untuk diketahui dan dipergunakan sebagaimana mestinya

Surabaya, 2 Oktober 2011

Kepala Bagian Perencanaanu.b.Kepala Subbagian Pengendalian,

ISMANGIL, S.H.NIP 130189889

Catatan:

Jika diperlukan tanda penerima, sebaiknya pengantar itu dukirimkan rangkap dua. Dari kedua lembar surat pengantar itu, yang satu (duplikat), setelah ditandatangani oleh penerima dan dibubuhkan cap, lalu dikirimkan kembali kepada pemgirim. Inilah yang menjadi bukti penerimaan.

8. SURAT PERMOHONAN

Contoh a:

PANITIA PERINGATAN HARI KAFRTINI 2011

IDHATA KOMISARIAT IKIP MALANG

No. : 11/IDH/2011 16 April 2011

Lamp. : 1 (satu) lembar

Hal : Permohonan izin Mengadakan

Ceramah

Yth. Rektor IKIP Malang

Malang

Dengan hormat,

Dalam rangka memperingati hari Kartini tahun 2011 ini IDHATA Komisaris IKIP Malang merencanakan mengadakan ceramah umum berjudul “Peran Wanita dalam Masa Pembangunan” yang disampaikan oleh Drs. Poerwaningsih.

Adapun penyelenggaraan acara tyersebut kami rencanakan berlangsung pada tanggal 21 April, pukul 19.00 – 21.00, bertempat di Sasana Krida. Acara selengkapnya dapat diperiksa pada lampiran.

Dengan ini kami mohon izin kepada Bapak sehubungan dengan penyelenggaraan tersebut.

Atas perhatian dan perkenan Bapak, kami ucapkan terima kasih.

Sekretaris I,

Kasihani

Contoh b:

PROYEK PENELITIAN BAHASA & SASTRA INDONESIA DAN DAERAH

JAWA TIMUR

Jalan Senarang 5, Malang

No. : 85/Pen/03-05/K.80-81 18 September 2011

Lamp : Dua eksemplar

Hal : Permohonan bantuan

tenaga penilaian laporan

Yth. Bapak Dr. E. Sadtono

Ketua Program Doktor IKIP Malang

Malang

Dengan hormat,

Dalam rangka menilai hasil laporan penelitian Bahasa dan Sastra Indonesia dan Daerah Jawa Timur tahun 2010/2011, kami mohon bantuan dua orang tenaga dari Program Doktor sebagai Tim Penilai:

(1) Sistem Morfologi Kata Kerja Bahasa Jawa, dan

(2) Pengajaran Ketrampilan Membaca di SPG Jawa Timur.

Naskah dan jadwal kegiatan akan segera kami kirimkan setelah kami menerima dua orang tenaga penilai yang Bapak tugasi.

Atas perhatian dan bantuan Bapak, kami ucapkan terima kasih.

a.n. Pemimpin Ptoyek

Sekretaris,

Drs. Sujanto

NIP 130122406

9. SURAT LAMARAN PEKERJAAN

Surat lamaran pekerjaan dibuat berdasarkan sumber lamaran lewat pengumuman, iklan, teman dan sebagainya. Dalam hal ini, pelamar perlu menyebutkan sumber lamaran itu pada alinea pembuka

Contoh :

a. Dalam harian Kompas tanggal 6 oktober 1979 saya baca bahwa PT SUBUR

BROTHERS , Kontraktor Jalan dan Jembatan, membutuhkan 1 orang tenaga

sarjana bagian sipil.

b. Dalam pengumuman no. 2174/III/1979 oleh Pembantu Rektor III atas nama

Rektor IKIP Malang diumumkan bahwa Koordinator Perguruan Tinggi Swasta

( KOPERTIS ) Wilayah IV Yogyakarta membuka kesempatan bagi para sarjana

dari berbagai bidang ilmu untuk diangkat sebagai calon pegawai negri sipil ( gol

III/a ).

Selanjutnya , pada alinea berikutnya ( alinea penghubung ) dituliskan kualifikasi diri pelamar yang umumnya meliputi : 1. Nama lengkap

2. Tanggal dan tempat lahir

3. Alamat

4. Kepribadian

5. Pendidikan

6. Pengalaman dan,

7. Keterangan – keterangan lain yang berguna sekali untuk mempertimbangkan

diterima atau tidaknya lamaran itu.

Syarat – syarat ( administratif ) yang diminta dan keterangan – keterangan lain dilampirkan bersama dengan surat lamaran.Ada beberapa hal lain yang perlu diperhatikan dalam membuat surat lamaran yaitu :

a) Surat lamaran sebaiknya ditulis dengan tulisan tangan diatas kertas

bergaris ukuran folio. Tulisan harus jelas, bersih, tidak ada coretan

atau bekas hapusan.Bahasanya lugas, sopan dan wajar.

b) Pelamar menyebut dirinya bukan dengan kata kami, melainkan saya ;

dan menyebutkan pejabat/ pemimpin suatu kantor / instansi

perusahaan dengan kata sapaan Bapak/Ibu bukan Saudara/Anda.

Contoh a:Malang, 8 Oktober 2011

Yth. DirekturLampiran : Tujuh helai PT SUBUR BROTHERSHal : Lamaran Pekerjaan Jalan Pemandangan 21

Jakarta UtaraDengan hormat,

Dalam harian Kompas tanggal 20 Oktober 2011 saya baca bahwa PT SUBUR BROTHERS, Kontraktor jalan dan jembatan, membutuhkan 1 orang tenaga sarjana bagian sipil.

Berdasarkan syarat – syarat yang disebutkan dalam iklan, kiranya saya memenuhi syarat untuk mengisi pekerjaan itu. Karena itulah, saya sampaikan surat lamaran ini kepada Bapak dengan kualifikasi sebagai berikut :

nama lengkap : Ir. Subrototempat dan tanggal lahir : Malang 5 Oktober 1953alamat : Jalan Jombang I /100/Malangpendidikan : Sarjana Teknik Sipil tahun 1977pengalaman : Selama 2 tahun bekerja di Proyek Brantas

bersama ini saya lampirkan surat – surat kelengkapan sebagai bahan pertimbangan Bapak sebagai berikut :

1) Daftar riwayat hidup dengan pasfoto terakhir.

2) Fotocopy ijazah SD,SMP,STM dan Sarjana Teknik Sipil;

3) Surat keterangan kepribadian;

4) Surat referansi kerja;

5) Surat keterangan kesehatan ; dan

6) Surat pernyataan kesediaan ditempatkan di seluruh wilayah Republik Indonesia

Besar harapan saya bahwa Bapak kan mempertimbangkan lamaran saya ini sebaik – baiknya.sambil menanti panggilan Bapak, saya ucapkan terimakasih.

Hormat saya,

Ir. Subroto

Contoh b :Malang, 8 Oktober 2011

Lampiran : Tujuh helaiHal : Lamaran Pekerjaan

Yth. Kepala Pusat PembinaanDan Pengembangan Bahasa Balai Penelitian BahasaJalan I Dewa Nyoman Oka 34Yogyakarta

Dengan hormat,Dalam surat Bapak no.1417/C.pg./81, tertanggal 11 september 2011, yang Bapak kirimkan kepada Dekan FKSS IKIP Malang menyebutkan bahwa Balai Penelitian Bahasa di Yogyakarta membutuhkan 1 orang sarjana bahasa Indonesia.

Sehubungan dengan hal tersebut diatas dengan ini saya memberanikan diri untuk melamar pekerjaan tersebut, dan saya sampaikan surat lamaran ini kepada Bapak.

Sebagai bahan – bahan bersama ini saya lampirkan :1) Daftar riwayat hidup dengan pasfoto terakhir.

2) Salinan ijazah Sarjana Bahasa Indonesia;


4) Surat keterangan bebas G 30 S /PKI;

5) Surat keterangan kesehatan;

6) Surat pernyataan tidak berkedudukan sebagai pegawai negeri;dan

7) Surat kesedian bertempat tinggal di kota Yogyakarta.

Besar harapan saya bahwa lamaran ini dapat bapak pertimbangkan sebaik – baiknya. Dan, atas pertimbangan dan perhatian Bapak,saya ucapkan terima kasih.

Hormat saya,

Joko Lelono

Contoh c ( tidak berdasarkan sumber tertentu )Malang, 1 Juni 2019

Lampiran : Enam helai Hal : Lamaran PekerjaanYth. Rektor Institut Teknologi NasionalJalan Bandungan Sigura-gura 2Malang

Dengan hormat,

Yang bertanda tangan dibawah ini,Nama : MurtonoTempat dan tanggal lahir : Madiun, 2 Mei 1962Alamat : Jl. Galunggung 100 MalangPendidikan : a. Sarjana Hukum tahun 2016

b. Akademi Bahasa Asing ( Inggris ) pengalaman kerja : sejak tahun 2016 sampai sekarang mengajar di

IKIP Budi Utomo Malangdengan ini mengajukan lamaran kepada Bapak, bersama surat ini saya lampirkan :1) Daftar riwayat hidup.

2) Fotokopi ijazah Sarjana Hukum;

3) Fotokopi ijazah Akademi Bahasa Asing ( Inggris );


5) Surat keterangan kesehatan;dan

1. Surat keterangan belum menikah

Besar harapan saya bahwa Bapak akan menpertimbangkan lamaran ini. Atas perhatian Bapak,saya ucapkan terima kasih.

Hormat saya,

Murtono

Contoh Riwayat Hidup Pelamar

DAFTAR RIWAYAT HIDUP

1. Nama lengkap : Murtono

2. Jenis kelamin : Laki – laki

3. Tempat dan tanggal lahir : Madiun, 28 Mei 1954

4. Alamat : Jalan Jombang 1/100 Malang

5. Kawin/belum kawin : Belum kawin

6. Pendidikan : a. SMA lulus tahun 1975

b.Sarjana muda lulus tahun 1975 c. Sarjana lulus tahun 1978

7. pengalaman kerja : 3 tahun menjadi guru bahasa Indonesia di SMA Negeri 1, Malang.8. keterangan lain-lain : a. Pernah mengikuti kursus Bahasa

Inggris di ELC Malang selama 2 tahunb. Pernah mengikuti penataran Bahasa dan Sastra Indonesia di Jakarta tahun 1976c. aktif mengadakan kegiatan baca puisi, deklamasi, dan bermain drama.

Demikian riwayat hidup ini saya buat dengan sesungguhnya.

Malang, 8 Oktober 2011Yang membuat

Drs. Saryono

Contoh Surat Panggilan

DEPARTEMEN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAANPUSAT PEMBINAAN DAN PENGEMBANGAN BAHASA

BALAI PENELITIAN BAHASAJalan I Dewa Nyoman Oka 34

YogyakartaTelepon 2431

No. : 1471/C.Pg./79 26 Oktober 1979Hal : Lamaran Pekerjaan

Yth. Sdr. Drs. SaryonoJalan Jombang 1/100Malang

Dengan hormat,

Dengan ini kami beritahukan kepada Saudara bahwa surat lamaran Saudara tertanggal 8 Oktober 1979 telah kami terima dengan gembira.

Setelah kami pertimbangkan sebaik-baiknya dengan staf kami, maka diputuskan bahwa Saudara dapat diterima menjadi tenaga baru di kantor kami.

Selanjutnya, diharapkan Saudara segera datang ke kantor kami untuk membicarakan tugas-tugas Saudara.

Demikian pemberitahuan kami, agar Saudara maklum dan memperitmbangkan surat panggilan ini.

Wassalam,

SidyanatiPjs. KepalaNIP 130518983

10. SURAT KEPUTUSAN

Ditinjau dari segi isinya, surat keputusan mempunyai tingkat yang lebih tinggi daripada surat biasa. Surat keputusan hanya boleh dibuat dan dikeluarkan oleh pejabat yang berhak membuat dan mengeluarkannya. Suatu perubahan terhadap isi yang telah ditetapkan dalam surat keputusan hanya dapat diubah dengan surat keputusan juga, tidak dapat diubah dengan surat keputusan biasa.

a. Susunan Surat Keputusan Susunan surat keputusan terdiri atas:1) Kepala surat keputusan2) Nomor3) Hal (tentang)4) Nama jabatan pejabat yang berwenang mengeluarkan surat keputusan5) Konsideran6) Diktum7) Kaki surat keputusan8) Distribusi

b. Penjelasan1) Kepala surat keputusan terdiri atas:

a) Lambang universitas/institut/instansib) Kata keputusan (ditik berdiri sendiri), dibawahnya dituliskan nama jabatan

pejabat yang berwenang mengeluarkan keputusan itu (juga ditik dengan huruf besar semua)

2) Nomor (disingkat No)3) Hal/tentang

Bagian ini berisi inti keputusan secara ringkas dan jelas (diketik dengan huruf besar semua)

4) Nama jabatan pejabat yang berwenang, diketik dengan huruf besar semuaContoh:

MENTERI PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAANREPUBLIK INDONESIA

REKTOR INSTITUT KEGURUAN DAN ILMU PENDIDIKANMALANG

5) KonsiderenKonsideren memuat pertimbangan-pertimbangan yang menjadi dasar dibuat/dikeluarkannya keputusan. Biasanya terdiri atas kalimat/paragraf-paragraf yang dimulai dengan kata:a) Membaca: yang diikuti oleh uraian tentang isi surat yang telah diterima pejabat

pembuat keputusan itu;b) Menimbang: yang diikuti oleh pertimbangan-pertimbangan/ tujuan/alasan hingga

perlu dikeluarkan keputusan;c) Mengingat: yang diikuti oleh peraturan-peraturan, undang-undang, atau

keputusan-keputusan yang ada sehingga keputusan yang dikeluarkan itu dapat dipertanggung jawabkan dan berdasarkan hukum yang kuat; dan

d) Sekiranya diperlukan, masih dapat ditambah dengan kata memperhatikan; yang diikuti oleh uraian tentang ketentuan-ketentuan/tulisan-tulisan dinas/pendapat pejabat yang perlu diperhatikan dalam pembuatan keputusan itu.

6) Diktum Diktum berisi rumusan keputusan yang diambil oleh pejabat berdasarkan konsideran. Diktum diawali dengan kata MEMUTUSKAN, disusul di sebelah kirinya oleh kata menetapkan. Selanjutnya disebutkan apa yang diputuskan itu dengan kalimat-kalimat yang diawali oleh kata:

Pertama:Kedua:Ketiga:Dan seterusnya

7) Kaki surat keputusanKaki surat keputusan yang berfungsi sebagai salam penutup menyebutkan:

a) Tempat dikeluarkan surat keputusan yang didahului dengan kata Ditetapkan di: misalnya: Ditetapkan di: Malang

b) Tanggal, bulan, dan tahun yang didahului dengan kata pada tanggal: misalnya pada tanggal: 21 September 2011

c) Tanda tangand) Nama terange) NIPf) Cap dinas

8) Distribusi memuat daftar pihak yang dikirim salinan surat keputusan itu yang diungkapkan dengan kata:

SALINAN: disampaikan kepada: (sebagai semacam tembusan)

Catatan:

a) Dari suatu SK dapat dibuat SALINAN dan KUTIPANSurat keputusan yang asli disimpan oleh pejabat yang membuatnya, sedangkan yang dikeluarkan adalah SALINAN dan KUTIPAN SK itu. SALINAN dikirim kepada pihak-pihak yang berkaitan dengan SK itu, sedangkan KUTIPAN biasanya tidak membuat konsideren seluruhnya. Kata-kata dibelakang Membaca:, Menimbang:, Mengingat:, dan Memperhatikan: tidak dikutip, diganti dengan singkatan dst.; kecuali jika penting sekali untuk diketahui oleh pegawai ybs.

b) Setiap kalimat konsideran dan diktum, kecuali kalimat terakhir, diakhiri dengan titik koma (;). Di belakang kata MEMUTUSKAN dibutuhkan tanda titik dua (:)

c) Subjek dalam SK adalah orang ketiga. Karena itu, dalam SK tidak digunakan pernyataan dengan kata ganti kami, saya, dia, kita, dan nya. Subjek dalam SK adalah nama jabatan pejabat yang membuat SK itu, misalnya MENTERI PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN REKTOR, DEKAN, dan sebagainya.

Keterangan :

(1) Lambang Universitas/Institut

(2) KEPUTUSAN

(3) Nama jabatan pejabat yang berwenang mengeluarkan Surat Keputusan

(4) Nomor

(5) Hal (tentang)

(6) Nama jabatan pejabat yang mengeluarkan Surat Keputusan

(7a) Konsideran

(7b) Konsideran

(7c) Konsideran

(8) MEMUTUSKAN :

(9a)

(9b) Diktum

(10) Tempat Surat Keputusan itu ditetapkan

(11) Tanggal. Bulan, dan tahun

(12) Nama jabatan pejabat

(13) Tanda tangan

(14) Nama terang

(15) NIP

(16) SALINAN

DEPARTEMEN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN RI


MALANG

KEPUTUSAN

REKTOR INSTITUT KEGURUAN DAN ILMU PENDIDIKAN MALANG

No. Sp. 1681/II/2b/2011

tentang

SUSUNAN PANITIA PENYARINGAN PENERIMAAN PEGAWAI BARU IKIP MALANG

TAHUN ANGGARAN 2011/2012


Menimbang : bahwa demi kelancaran dan tertibnya penerimaan Pegawai

Baru IKIP Tahun Anggaran 2011/2012, perlu membentuk/

Menyusun Panitia penerimaan Pegawai Baru IKIP Malang

Mengingat : 1. Undang-undang Nomor 22 Tahun 1961

2. Undang-undang Nomor 8 Tahun 1974

3. Peraturan Pemerintah Nomor 20 Tahun 1975

4. Peraturan Pemerintah Nomor 7 Tahun 1977

5. Keputusan Presiden No. 98/M Tahun 1978, dan

6. Keputusan Menteri P dan K Nomor 06/P/2010

Memperhatikan : a. Surat Edaran kepala BAKN No. 12/SE/1975 tanggal 14-10-

1975

b. Keputusan Menteri P dan K Nomor 66853/MPK/2011

tanggal 29 Juli 2011, dan

c. Keputusan Rektor IKIP Malang Nomor 174/II/2e/2011

tanggal 7 Agustus 2011 dan No. 1749a/II/2e/2011 tanggal

22 Agustus 2011.

MEMUTUSKAN :

Menetapkan:

Pertama : Membentuk Panitia Penyaringan Penerimaan Pegawai Baru IKIP

Malang Tahun Anggaran 2011/2012 yang susunan panitianya

sebagaimana tercantum dalam daftar lampiran keputusan ini

Kedua : Panitia bertugas menyeleksi lamaran, menyusun bahan

ujian/menguji, melaksanakan ujian dan memproses serta

menetapkan hasilnya

Ketiga : Keputusan ini dinyatakan berlaku terhitung mulai tanggal

ditetapkan dan akan diperbaiki apabila terdapat kekeliruan.

Ditetapkan di : Malang

Pada tanggal : 12 Juli 2011

Rektor,

Drs. H. M. A. ICKSAN

NIP 130145555

SALINAN disampaikan kepada :

1. Menteri P dan K u.p. Sekjen cq. Kepala Biro kepegawaian di Jakarta

2. Inspektur Jenderal Departemen P dan K di Jakarta

3. Dirjen Pendidikan Tinggi Departemen P dan K di Jakarta

4. Kepala BAKN di Jakarta

5. Para Pembantu Rektor IKIP Malang

6. Para Dekan/ Pembantu/ Dekan di IKIP Malang

7. Para Ketua/ Sekretaris di IKIP Malang

8. Para Ketua lembaga di IKIP Malang

9. Kepala SD/SMA PPSP IKIP Malang

10. Pemimpin PPSP Jawa Timur di Malang

11. Para Anggota Panitia ujian penyaringan penerimaan pegawai baru di IKIP Malang

12. Para Kepala Kantor Biro/ Bagian/ KTU di lingkunag IKIP Malang

DEPARTEMEN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN REPUBLIK INDONESIA


MALANG

SALINAN Surat Keputusan Rektor

Institut Keguruan dan

Ilmu Pendidikan Malang

KEPUTUSAN


No. Sp. 01/II/2a/1979

tentang

Pemberhentian, Pengangkatan Ketua dan Sekretaris Departemen

di Fakultas-Fakultas Periode Tahun 1979/2010


Membaca : surat-surat para Dekan di Lingkungan IKIP Malang yang berisi

usul pengangkatan para Ketua dan Sekretaris Departemen periode tahun 1979-2010

Menimbang : bahwa masa jabatan para Ketua dan Sekretaris Departemen

periode tahun 1977-1978 telah berakhir dan perlu mengenal para Ketua dan Sekretaris

Departemen periode tahun 1979-2010

Mengingat : a. Undang-undang No. 8 tahun 1975

b. Peraturan Pemerintah No. 20 tahun 1975

c. keputusan menteri P dan K No. 0118/P/1976, tanggal 26-5-

1976

d. Surat IKIP Malang tahun 1977 pasal 25 ayat 1,3, dan 6

MEMUTUSKAN:

Menetapkan:

Pertama : Memberitahukan dengan hormat para Ketua dan Sekretaris

Departemen pada Fakultas-fakultas di lingkungan IKIP Malang

yang nama-namanya tercantum pada daftar Lampiran 1 surat

keputusan ini

Kedua : Mengangkat para Ketua dan Sekretaris Departemen pada Fakultas-

fakultas di Lingkungan IKIP Malang yang nama-namanya

tercantum pada daftar Lampiran II surat keputusan ini

Ketiga : Apabila di kemudian hari ternyata terdapat kekeliruan dalam

penetapan ini, akan diubah dan diperbaiki sebagaimana mestinya

Keempat : Keputusan ini mulai berlaku sejak tanggal 1 Januari 1979.

Ditetapkan di : Malang

Pada tanggal : 12 Juli 2011

Sesuai dengan yang asli

Rektor,

Drs. H. M. A. ICKSAN

NIP 130145555

SALINAN disampaikan kepada :

1. Menteri P dan K Jakarta

2. Dirjen Pendidikan Tinggi Dep. P dan K di Jakarta

3. Inspektur Jendral Dep. P dan K Jakarta

4. Menteri Keuangan Jakarta

5. Badan Pemeriksa Keuangan Jakarta

6. Kepala BAKN Jakarta

7. Kepala KPN Jakarta

8. Para Pembantu Rektor IKIP Malang

9. Para Dekan IKIP Malang

10. Para Ketua dan Sekretaris Depatremen pada Fakultas-Fakultas di Lingkungan IKIP Malang

Fakultas-fakultas di lingkungan IKIP Malang yang nama-namanya tercantum pada daftar lampiran II surat keputusan ini;

Ketiga : Apabila di kemudian hari ternyata terdapat kekeliruan dalam penetapan ini,akan diubah dan diperbaiki sebagaimana mestinya;

Ke empat : Kepurtusan ini mulai berlaku sejak tanggal januari 1979.

Ditetapkan di:Malang

Pada tanggal:2 Januari 1979


Rektor,

Drs.H.M.A ICKSAN

NIP 130145555

SALINAN disampaikan kepada:

1.Menteri P dan K Jakarta,

2.Dirjen Pendidikan Tinggi DEp. P dan K Jakarta

3.Inspektur Jenderal Dep. P dan K Jakarta

4.Menteri keuangan Jakarta

5.Badan Pemeriksaan Keuangan Jakarta

6.Kepala BAKN Jakarta

7.Kepala KPN Malang

8.Para Pembantu Rektor IKIP Malang

9.Para Dekan IKIP Malang

10.Para ketua dan Sekretaris Departemen pada fakultas-fakultas di lingkungan IKIP Malang.

Contoh:kutipan surat keputusan:

Kutipan Surat Keputusan Menteri

Pendidikan dan Kebudayaan Republik Indonesia

Keputusan

MENTERI PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN REPUBLIK NDONESIA

No.Sp.134/II/2c/1979

MENTERI PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN REPUBLIK INDONESIA

Menimbang dst.;

Mengingat dst.;

Memperhatikan dst.;

MEMUTUSKAN

Menetapkan

Pertama : Pegawai Negeri Sipil yang namanya tersebut pada lajur 3 dalam daftar lampiran surat keputusan ini diangkat dalam pangkat sebagai yang tersebut pada lajur 9,dan kepadanya diberikan gaji pokok sebagai yang tersebut pada lajur 11 ditambah dengan penghasilan yang lainnya yang sah berdasarkan undang-undang yang berlaku serta tunjangan jabatn pendidikan berdasarkan Keputusan Presiden No.16 tahun 1977 setiap bulan sebagai yang tersebut pada lajur 13 terhitung mulai tanggal;

1 oktober 1978

Kedua : Apabila di kemudian hari terdapat kekeliruan dalam Keputusan ini,akan diadakan perbaikan dan perhitungan kembali sebagaimana mestinya.

KUTIPAN : Surat Keputusan ini diberikan kepada yang berkepentingan untuk diketahui dan dindahkan.

Ditetapkan di:Malang

Pada tanggal:25 uni 1979


a.n Menteri Pendidikan dan

Kebudayaan Rektor IKIP Malang

u.b.

Pembantu Rektor,

Drs.Lagon D.Djuking

NIP 103145378

Kepada

Yth.Sdr.Drs.Soedjito

FKSS IKIP Malang

Malang

11.Notulen

Notulen atau risalah ialah catatan singkat tentang suatu pembicaraan.Yang dicatat hanyalah yang penting-penting saja,tidak perlu terurai panjang-lebar atas paragraph-paragraf.

Susunan

Susunan notulen terdiri atas:

a. Kepala notulenb. Waktu dan Tempat serta jamc. Pemimpin(ketua) dan sekretarisd. Jumlah yang diundang:

Hadir…Tidak hadir…(Nama-namanya disebutkan dalam daftar hadir)

e. Acara rapat yang menyebutkan urutan pembicaraan. f. Risalah pembicaraan yang menyebutkan jalnnya rapat dari Pembukaan (Acara I) sampai penutup (Acara…) g. Tempat,tanggal,bulan,dan tahun h. Pembuat notulen (Sekretaris) i. Pengesahan notulen oleh Ketua

Catatan1) Meskipun sifat notulen itu ditulis secara ringkas,setiap pembicaraan harus

disebutkan ,misalnya:Sdr.Abdulrachman mengemukakan bahwa….Ketua menyetujui usul tersebut dan…

2) Keputusan-keputusan yang telah diambil hendaklah dicatat secara teliti.3) Nomor rapat perlu disebutkan,lebih-lebih apabila pembicaraan itu diaksanakan secara

berkala.4) Jam berapa suatu rapat dibuka dan ditutup harus juga disebut.

Contoh NotulenRapat Pemilihan Calon Ketua Departemen Bahasa dan Sastra Indonesia FKSS IKIP Malang 2011

I. Hari : SelasaTanggal :26 uli 2011Jam :10.00-12.30Bertempat :di ruang P-8

II. Ketua :Ketua departemenSekretaris :Sekretaris DepartemenHadir :Tidak hadir :

(lihat daftar hadir)III. Acara :1.Pembukaan

2.Penjelasan tentang tata cara pemilihan calon ketua departemen 3.Pemilihan caln ketua departemen 4.tanya-jawab,dan lain-lain5.Penutup

IV. Risalah pembicaraan

Acara ke-1 :1.jam 10.00 rapat dibuka oleh sekretaris departemen

2.Sekretaris membacakan para dosen yang hadir dan tak hadir

3.Sekretaris membacakan jadwal pemilihan pembantu dekan,ketua dan sekretaris departemen.

Acara ke-2 :Ketua menjelaskan:

1.Syarat-syarat calon pejabat Ketua Departemen

2.Pemilihan

3.Prosedur pencalonan

4.Prosedur pertimbangan

5.Prosedur penetapan

Acara ke-3 :Pemilihan calon Ketua Departemen

1.Berdasarkan SK Rektor IKIP Malang ,No.Sp.22/R/1/2011,pasal 2,ada 6 orang dosen yang dapat dicalonkan,yaitu:

1.Prof.Drs.S.Wojowasito

2.Drs.R.Umar Wirasno

3.Drs.Imam hanafi

4.Dra.Anis Aminudin

5.Drs.Abd.Rachman HA

6.Drs.I.L.Marsoedi Oetama

2.a.Prof.Drs.S.Wojowasito dan Dra.Anis Aminoedin tidak bersedia dicalonkan

b.Drs.Umar Wirasno dan Drs.Imam Hanafi bertugas sebagai penatar di P3G Jakarta ,sehingga tidak mungkin dicalonkan.

c.Drs.I.L Marsoedi Oetama sudah dicalonkan sebagai Pembantu Dekan I

d.Calon satu-satunya adalah Drs.Abd.Rachman HA

Acara ke-4 :Tanya jawab dan lain-lain

1.Drs.Imam Syafii menanyakan prosedur pertimbangan dan penetapan Ketua Departemen

2.Pejabat lama tetap menjalankan tugasnya sampai dikeluarkannya SK pengangkatan pejabat yang baru.

Acara ke -5 :Penutup

Tepat pada jam 12.30 rapat ditutp oleh Ketua dengan ucapan terima kasih.

Mengetahui dan mengesahkan Malang,28 juli 2011

Ketua, Sekretaris,

Drs.Sujanto Drs.Soedjito

NIP 130122406 NIP 130078312

12. TELEGRAM

Berbeda dengan surat resmi,susunan telegram hanya terdiri atas empat bagian ,yaitu:

a. Petunjuk Dinas berbayar (ptb),b. Alamat,c. Isi telegram,d. Pengirim

a.Petunjuk Dinas Berbayar (ptb)

Petunjuk ini berisi tentang jenis atau sifat telegram dan ongkos pengiriman yang harus dibayar oleh si pengirim.Jenis-jenis ptb yang banyak digunakan dalam praktik pengiriman telegram ialah:

1.PENTING,SEGERA ,KILAT,untuk telegram yang ingin didahulukan pengirimnya dan penyerahannya kepada si alamat,ongkosnya harus dibayar dua kali lipat dari ongkos telegram biasa

TUGAS MENGETIK

HAL 95-99

DIFITRI WULANDARI

K7408203

2. N, menunjukkan telegram pemerintah yang bersifat biasa.

3. NS, menunjukkan telegram pemerintah yang bersifat penting,

4. NK menunjukkan telegram pemerintah yang bersifat sangat penting yang boleh dikirim jika

keamanan negara sangat terancam.

5. TM, menunjukkan bahwa suatu telegram dapat dikirimkan kepada beberapa alamat dalam suatu

telegram dapat dikirimkan kepada beberapa alamat dalam satu kota (telegram berganda).

6. RP, menunjukkan bahwa pada telegram itu dikirimkan uang sebesar..... untuk membalas telegram itu.

7. LT (telegram luar negeri), menunjukkan bahwa telegram itu minta dikirim secara terlambat dengan

maksud menginginkan ongkos yang lebih rendah dari ongkos telegram biasa (50%)

8. FS, menunjukkan bahwa telegram itu dapat disusulkan ke alamat yang baru; dan

9. MP (telegram ke luar negeri), menunjukkan bahwa telegram itu harus diserahkan kepada si alamat

sendiri.

Petunjuk dinas berbayar ditulis di atas alamat

b. Alamat

Alamat dalam telegram ada dua macam, yaitu (1) alamat biasa, dan (2) alamat kawat.

1. Alamat Biasa

Alamat biasa adalah alamat yang lengkap dengan menyebutkan nama orang/kantor, nama jalan,

nomor rumah/kantor, dan nama kota. Penulisan alamat pada telegram tidak perlu didahului kata

kepada dan sebutkan Bapak/Sdr tetapi cukup dituliskan, misalnya:

jokosaryono jlhombang seratus malang

ikipmalang jlsemarang lima malang

2. Alamat kawat

Alamat kawat adalah alamat berupa nama tertentu, biasanya suatu singkatan nama kantor/perusahaan

yang telah didaftarkan di PN Postel. Alamat kawat digunakan untuk mengirimkan telegram,

misalnya:

juanda surabaya

proyekguru jakarta

c. Isi Telegram

Isi telegram hendaklah disusun secara ringkas dan jelas dengan bahasa yang biasa.

Berita-berita yang betul-betul penting sajalah yang dituliskan. Dalam menyusun telegram perlu

diperhatikan penjelasan-penjelasan sebagai berikut:

a. Jika ditulis dengan huruf kecil, harus ditulis dengan huruf kecil semua sebab pada huruf

Morse tidak kenal huruf besar. Jika ditulis dengan huruf cetak haruslah ditulislah dengan

huruf besar semu. Huruf pada pesawat telex dan teleprint hanya terdiri atas huruf besar

semua.

b. Tanda baca dan tanda-tanda lainnya harus ditulis dengan huruf;

. = titik

: = titik dua

, = koma

; = titikkoma

? = tandatanya

! = tandaseru

(?) = kurang

+ = tambah

- = kurang

+ = kuranglebih

& = dan

O = derajat

” = idem

c. Setiap kata yang terdiri atas maksimal 15 huruf dihitung satu kata, misalnya:

diberitahukan (13 huruf) = 1 kata)

dipermaklumkan (15 huruf) = 1 kata

diberitahukannya (16 huruf) = 2 kata

d. Kumpulan angka, huruf, tanda, yang terdiri atas maksimal 5 angka/huruf/tanda dihitung satu

kata, misalnya:

4066 = 1 kata

14066 = 1 kata

214066 = 2 kata

1300783121 = 2 kata

e. Singkatan yang terdiri atas huruf-huruf awal kata atau suku kata yang terdiri atas maksimal 5

huruf, dihitung satu kata, misalnya:

ABRI = 1 kata

AKABRI = 2 kata

POLRI = 1 kata

KAPOLRI = 2 kata

DEPARLU = 2 kata

KASKOMKAMTIB = 3 kata

f. Jumlah uang harus ditulis dengan huruf, misalnya:

Rp 1.000.00 = seribu rupiah

g. Angka-angka sebaiknya ditulis dengan huruf, misalnya:

2 hari = dua hari (dua kata)

28 = duadelapan atau duapuluhdelapan (15 huruf) (1 kata)

38 = tigadelapan (1 kata) atau tigapuluhdelapan (2 kata)

h. Kata ulang harus ditulis lengkap, tidak boleh diutlis dengan angka dua, misalnya:

tiap2 hari = tiap-tiap hari

guru2 = guru-guru

Contoh a:

Contoh b:

Contoh c:

SEGERA HARTONO JLCOKROAMINOTO DUABELAS JEMBER SEGERAPULANG NENEK SAKIT KERAS

HARJOSUDARMO

TM2

SUDJITO JLJOMBANG SERATUSSARJONO JLKEDIRI SATU MALANGHARAP DATANG KANWIL SURABAYATGL DUAPULUH DUA BI TTKTGL DUAPULUHDUA BI TTK

NSREKTOR IKIP MALANGMENTERI PENDIDIKAN DATANG TGL DUAPULUHTIGA BI TTK

Contoh d:

Latihan:

1. Panitia Dies Natalis IKIP Malang Ke-26 akan mengadakan diskusi panel berjudul ”Pendidikan

Kewiraswastaan”. Diskusi tersebut akan diselenggarakan pada hari Sabtu, tanggal 10 Oktober 2011,

jam 08.30 – 12.00 bertempat di Auditorium IKIP Malang. Panitia bermaksud mengundung (1) para

Kepala SLTP dan SLTA se Kodya Malang, (2) Kepala Kanwil Depdikbud Kodya Malang, (3) para

dosen/asisten IKIP Malang, dan para mahasiswa IKIP Malang.

a. Buatlah surat undangan

b. Buatlah pengumuman kepada para mahasiswa agar harid dalam diskusi itu

c. Buatlah surat permohonan izin kepada Rektor sehubungan dengan akan diadakannya diskusi itu.

2. Perhatikan Surat Pengantar di bawah ini!

a. Ubah surat pengantar ini menjadi surat resmi!

b. Surat Edaran tersebut berisi tentang penelitian-penelitian yang ada hubungannya dengan

pembangunan daerah yang dilaksanakan oleh perguruan tinggi. Walikota mengharapkan agar

daerah TK II Malang dijadikan objek penelitian karena hasilnya akan berguna sekali untuk

memajukan pembangunan daerah. Buatlah serat edaran Walikota itu!

SEGERAPROYEKGURU JAKARTATGL DUAPULUH BI MENGHADAPI PEMIMPIN PROYEK KOORDINATOR PROYEKGURU MALANG TTK


No : 132/I/PnI/K-79

Kepada Yth.

1. Sdr. Dekan Fakultas

2. Sdr. Ketua Departemen IKIP Malang

SURAT PENGANTAR

No Banyaknya Keterangan

1 Surat Edaran dari Walikota

Madya Kepala Daerah Tk II

Malang

No. 20/KH/III/1979

Tanggal: 19 Maret 1979

1 (satu) Disampaikan dengan hormat,

untuk diperhatikan dan

dipergunakan semestinya.

Malang, 23 Maret 1979

a.n. Rektor IKIP Malang

Pembentu Rektor I,

SOENARTO TJITROWINOTO, M.A.

NIP 130048947

3. Perhatikan surat permohonan izin ini!

a. Terhadap surat permohonan itu mungkin Dekan FKSS mengabulkan dan mungkin juga tidak.

Buatlah surat jawabannya!

b. Jika Dekan mengizinkan yang bersangkutan menjadi konsultan Bahasa Indonesia di PPSP, maka

Dekan akan memberi surat tugasnya. Buatlah surat tugas itu!

PROYEK PERINTIS SEKOLAH PEMBANGUNAN

JAWA TIMUR-MALANG

Jl.Yogyakarta 37 Telp.2819 Malang

Nomor : 96/III-1/PSP-VII/1979 Malang, 13 Juli 1979

Lamp : -

Hal : Permohonan ijin Kepada Yth:

Sdr.Dekan FKSS

Di

IKIP MALANG

Dengan Hormat,

Untuk kelancaran kegiatan eksperimentasi pendidikan di PPSP Malang,dengan ini kami mohon kesediaan Saudara untuk memberikan izin kepada Saudara:

Drs.Imam Syafi’e

untuk membantu kami sebagai Konsultan Bahasa Indonesia/Anggta BP3 PPSP Malang dalam periode tahun anggaran 1979/2010.

Demikian harap maklum atas perhatian dan kesediaan Saudara kami ucapkan terima kasih.

Pemimpin PPSP Malang,

DR.ZAINI MACHMOED

NIP 130099629

Tembusan kepada Yth ;

1. Sdr.Rektor IKIP Malang2. Sdr.Ketua DepBhs.Indonesia.IKIP/FKKS Malang3. Saudara yang bersangkutan4. Arsip

1. Perhatikan telegram berikut!semarang 16 26 0750segeraketua departemen bahasa Indonesia ikip malangsaya terpaksa absen koma family disemarang meninggal hizamzam

Telegram yang diterima oleh penerima seperti contoh di atas berupa suatu sobekan kertas.

a) Ubahah telegram di atas menjadi surat biasa yang dikirimkan secara kilat khusus!b) Misalkan telegram itu juga ditunjukkan kepada Ketua Lapasila Malang,Ketua Lembaga

Praktek Keguruan,dan Dekan FKSS IKIP Malang.Tuliskanlah telegram itu!

Haryanto,Kepala Biro RR IKIP Malang,golongan II/a,yang telah 8 tahun bekerja sebagai pegawai negeri,mengajukan permohonan yang diajukan kepada Rektor itu disertai permohonan agar selama cuti itu ia tetap menerima gaji penuh.Mengingat Undang-undang No.8 TAHUN 1979,Peraturan Pemerintah No.20 tahun 1975,Keputusan Menteri P dan K No.0118/P/1976 tanggal 26-5-1976,dan Keputusan Rektor IKIP Malang tanggal 7-1-1977,No.Sp.03/II/2b/1977,yamg bersangkutan memang berhak beristirahat selama 3 tahun.

Buatlah surat keputusan Rektor itu yang tembusannya dikirimkan kepada pihak-pihak yang ada kaitannya dengan keputusan itu (penetapan berlakunya keputusan ini adalah tanggal 5 Oktober 2011).

Latihan memperbaiki kesalahan-kesalahan surat.

Perhatikanlah secara cermat surat-surat berikut ini,di antaranya tentang:

1) Ejaannya,2) Bentuknya,3) Isinya,dan4) Bahasanya.

Cobalah perbaiki!

BUPATI KEPALA DAERAH TINGKAT II BIMA

RABA-BIMA

Nomor : 421.4/1/013. Raba-Bima,17 Februari 2011

Lamp ; -,-

Perhal : Pertemuan Silaturahmi Kepada

Yth. 1. Ketua Ikatan Siswa Mahasiswa Bima (ISMABIM)

d/a Sdr.H.Ali Setambe

Jl.Tawangmangu No.1

di- Malng.-

2.Ketua Ikatan Pelajar Mahasiswa

Bima Jember

Jl.Muhammad Saruji Gg.II/250A

Di JEMBER.-

Dengan hormat,

Dimaklumkan bahwa setelah menghadiri Rapat para Gubernur Kepala Daerah beserta Bupati/Walikota Kepala Daerah selurh Indonesia Jakarta,kami bermaksud mengadakan pertemuan silahturahmi dengan segenap Keluarga Mahasiswa dan Pelajar Jember dan Malang.

Pertemuan dimaksud direncanakan pada tanggal 5 maret 2011 bertempat di kota Malng dan untuk itu kami mengharapkan kesediaan Saudara untuk mengundang seluruh anggota Keluarga Mahasiswa dan Pelajar yang berada di kota Jember dan Malng untuk menghadiri.

Tempat pertemuan kami percayakan pada Pengurus ISMABIM Malang.

Diperkirakan kami tiba di Surabaya pada tanggal 4 Maret 2011 dari Jakarta.

Demikian harapan kami semoga dijauhkan dari segala hambatan dan sebelumnya kami ucapkan terima kasih.

BUPATI KEPALA DAERAH TINGKAT II BIMA

TEMBUSAN kepada Yth.:

H.OEMARHAROEN B.SC.-

1. Ketua Ikatan Keluarga Pelajar NIK: P-0779/DMahasiswa Bima(IKPMB)SurabayaJl.Sukandami III no.18 Surabaya

2. Arsip

AKADEMI AJUN AKUNTAN SURABAYA (A38)YAYASAN PERGURUAN TINGGI “DR. SAMSI”Terdaftar PTIP No. 169/B – SWt/P/67 per 2-3-1967

Pusat : Cabang :Jln. Jawa 24 Surabaya Jln. Tanimbar 4 Telp. 5399

Malang

Nomor : 101/A..3.S.-C.I/75 Malang, 10 September 1975Sifat : -Lampiran : -Perihal : Permohonan Kuliah Kerja/

ResearchKepadaYth. Sdr. Pimpinan PT Nasional Jawa Kulitdi-

SINGOSARI

Salah satu syarat kurikuler pada Akademi Ajun Akuntan Dr. Samsi di Malang, bagi setiap Mahasiswa Tingkat III harus membuat Karya Tulis yang bersifat ilmiah praktis. Untuk itu para Mahasiswa perlu mengadakan research dan kuliah kerja.

Sehubungan dengan hal di atas, seandainya ada izin dan perkenaan lepada kami, maka kami mohonkan Mahasiswa kami yang namanya tersebut di bawah ini, untuk memperoleh kesempatan hal tersebut pada perusahaan/ kantor Saudara.

Atas perkenaan dan bantuan Saudara, kami sampaikan banyak terima kasih.

AKADEMI AJUN AKUNTANSI DR. SAMSI MALANG

A/n. Direktur,

M. MAHFUD

Sekretaris

NAMA MAHASISWA

1. Sutadji Nrp. 5852. Subari Nrp. 580Tembusan Kepada Yth.

1. Mahasiswa yang bersangkutan2. Arsip

KOMISARIAT MAHASISWA (KOSMA)JUR. PEND. AGAMA SARJANA MUDAFAK. TAR. IAIN SA. MALANG

Nomor : 07/KM.-PA/FT IAIN/I/’83Lamp : -Perihal : Pengumuman

KepadaYth. Sdr. Mahasiswa/MahasiswiJur. Pend. AgamaDi

Malang

Assalamualaikum Wr. Wb.

Sesuai dengan program KOSMA Jurusan Pendidikan Agama Sarjana Muda yaitu bidang Olah Raga/kesenian akan mengadakan latihan bela diri, yang Insya Allah akan dimulai pada tanggal 2 Februari 2013, maka bagi mahasiswa/i yang berminat mangikuti diharap cepat-cepat mendaftarkan diri kepada ketua tingkatnya masing-masing. Dengan ketentuan sebagai berikut:

1. Membayar uang pendaftaran/iuran tiap bulan sebanyak Rp250,-2. Bersedia mentaati tata tertib dari perguruan Tapak Suci.3. Bagi mahasiswa/i selain jurusan Pendidikan Agama dapat mengikuti latihan, apabila

diberi izin oleh ketua KOSMAnya.4.

Sekian pengumuman ini kami buat atas perhatiannya diucapkan banyak-banyak terima kasih.

Malang, 30 Januari 2013

Wassalam,

( -:Usman:- ) ( -:Noor Hamin:- )

Ketum Sekum

NB : bagi mahasiswa/i yang telah terdaftar.

Ketua tingkat diharapkan menyetorkan kepada:

1. Sdr. Kuswandi TK III A22. Sdr. A. Wahid Hasyim TK II A23. Sdr. Luluk Zulfah TK I A2

TUGAS MENGETIK LANJUT

HAL 105-109

BANGKIT TRI AMPERAWATI

K7408186

PAP-A

KANTOR WILAYAH DEPARTEMEN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAANPROP. JATIM

Jalan Gentengkali 33 tilp. 24706 s/d 42709 Pes. 32 Surabaya

Nomor : 775/105.4.1/N80Lamp : 1 (satu)Hal : Daftar Isian MuridPerihal : Amat Segera

Surabaya, 8 Juli 2010Kepada

Yth. Sdr. Kepala/KoordinatorSMP/SMA/SMPP Negeri/Sub/Ban/Sdi Jawa Timur

Bersama ini kami lampirkan Daftar Isian Murid SMP/SMA SMPP untuk segera dikirimkan kembali ke Kantor Bidang Pendidikan Menengah Umum c/q Sub Bidang Kurikulum, Jalan Gentengkali 33 Surabaya, selambat-lambatnya sudah kami terima pada tanggal; 26 Juli 2010.

Demikian harap mendapatkan perhatian dan terima kasih.

a.n. Kepala Kantor WilayahDepartemen P dan K PropinsiJawa Timur

Kepala Bidang PMUub.

Ka. Sub. Bid. Kurikulum,

Dra. Ny. Siti DjaenabNIP 130128187

KANTOR WILAYAH DEPARTEMEN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN PROP. JATIM

Jalan Gentengkali 33 telp, 24706 s/d 42709 Pes. 32 Surabaya

Nomor : 775/105.4.1. /N'80Lamp : 1 (satu)Hal : Daftar Isian MuridPerihal : Amat Seaera. Surabaya, 8 juli 2010

KepadaYth. Sdr. Kepala/Koordinator

SMP/SMA/SMPP Negeri/Sub/Ban/Sdi

JAWA-TIMUR

Bersama ini kami lampirkan Daftar Isian Murid SMP/SMA SMPP untuk segera dikirimkan kembali ke Kantor Bidang Pendidikan Menengah Umum c/q Sub Bidang Kurikulum, Jalan Gentengkali 33 Surabaya, selambat-lambatnya sudah kami terima pada: tanggal; 26 Juli 2010

Demikian harap mendapatkan perhatian dan terima kasih.

a.n Kepala Kantor Wilayah Departemen P dan K Propinsi Jawa Timur

Kepada Bidang PMU

ub.

Ka. Sub. Bid. Kurikulum,

Dra. Ny. Siti Djaenab

NIP 130128187

DEPARTEMEN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAANSEKOLAH MENENGAH EKONOMI TINGKAT ATAS NEGERI PEMBINA

JL. SONOKELING/JATI KOTAK POS 108 TELP. 26630 MALANG

Nomor : 33/104.5./SMEA-mlg/int/C. 2011 Malang, 12-Maret-2011.Lamp : 1 (satu)Perihal : Tenaga mengawas EBTA Kepada: SMEATAHUN 2010/2011.

Yth. Sdr. Mahasiswa Praktek pada SMEA Negeri Malang dan SMEA PGRI "TARUNA BAKTI" Malang Melalui:1. Para Guru Pamong2. Sdr. Kepala SMEA PGRI Malang Di

MALANG

Dengan hormat,

Untuk mencukupi tenaga pengawasan dalam acara kegiatan EBTA – SMEA Negeri Malang tahun

ajaran 2010/2011, kami sangat mengharapkan bantuan Saudara seperti dalam pokok surat ini.

Jadwal EBTA dimulai tanggal 16 Maret 2011 sampai dengan tanggal 21 Maret 2011 pukul 07. 00 di Janti Utara.

Kemudian atas bantuan dan kesediaan Saudara yang sangat kami harapkan, kami ucapkan terima kasih.

SMEA NEGERI MALANG. Kepala Sekolah,

DRS. PARTONO

NIP 130037656

PANTIA PENYELENGGARA PENATARAN P-4 POLA DUKUNG 60 JAM

ANGKATAN III BAGI MAHASISWA/GENERASI MUDA

PROPINSI DAERAH TINGKAT JAWA TIMUR

Malang, 23 Desember2012Nomor : 94/PAN-PEN/S/2012.Sifat : SegeraLamp.. : 1 (satu) lembar Kepada:Perihal : Penetapan Team Perumus Yth. Sdr. Ketua Peserta Penataran

Hasil Diskusi Paripurna P-4 Pola Dukung 60 jamBagi Mahasiswa/GenerasiMuda Prop. Dati I jawa Timur di

TEMPAT

Sesuai dengan surat kami tanggal 21 Desember 2012, nomor 91/PAN-PEN/S/2012, perihal pengajuan usul Calon Team Perumus Hasil Diskusi Paripurna, maka bersama ini disampaikan dengan hormat susunan nama-nama Team Perumus Hasil Diskusi Paripurna yang telah ditetapkan sesuai dengan nama calon yang Saudara ajukan.

Demikian untuk menjadikan maklum dan dipergunakan sebagaimana mestinya.

PENYELENGGARA PENATARAN P-4 POLA DUKUNG 60 JAMANGKATANAN III BAGI MAHASISWA/GENERASI MUDA

PROPINSI DAERAH TINGKAT I JAWA TIMUR

Ketua,

Cap dinas

H. ACHMAD DAWAKI. BA NIP 010015764

TEMBUSAN:

Yth. 1. Sdr.2. Sdr. Ketua Kelas NUSA, BANGSA, BAHASA3. Sdr. Peserta Penataran P-44. Pertinggal

DEPARTEMEN AGAMABALAI PENDIDIKAN LATIHAN PEGAWAI TEKNIS KEAGAMAAN

JALAN NGAGEL JAYA UTARA NO. 84 TELP. 88394Surabaya

Nomor : L/BDL Vll/431/Pent/2012 Surabaya, 29 September 2012Lamp : 1 (satu) StelPerihal : Permohonan Bantuan Kepada,

Tenaga Dosen.- Yth.: Ketua Jurusan BahasaIndonesia IKIP MalangJl. Semarang No.5MALANG

Dengan hormat,Sehubungan dengan surat kami kepada Bapak Rektor IKIP Malang tanggal: 09 Juli 2012, Nomor: L/BDLVII/245/Um/2012, perihal tersebut dalam pokok surat, maka dengan ini kami mohon bantuan tenaga dosen untuk Penataran Guru Bahasa Indonesia Pada Madrasah Tsanawiyah Se Jawa Timur yang akan kami selenggarakan besok:1. Tanggal: 20 Nopember s/d 27 Nopember 2012 (Angkatan I)2. Tanggal: 29 Nopember s/d 06 Desember 2012 (Angkatan II) Jumlah peserta masing-masing angkatan 115 orang dibagi 2 (dua) kelas. Bersama ini pula kami lampirkan jadwal penataran dimaksud, dan atas bantuan Saudara kami ucapkan banyak terima kasih.

Wassalam Kepala,

Cap

DRS. IMAM EFFENDINIP 150 005 559

TEMBUSAN

Yth. Bapak Rektor IKIP Malang Di Malang.

WALIKOTAMADYA KEPALA DAERAH TINGKAT II MALANG

NOMOR : UND/O5a/I/'8O MALANG: 12 JANUARI2010LAMPIRAN : – PERIHAL : RALAT UNDANGAN

Menunjuk surat undangan kami No.: UND/O5/I/'8O tanggal 9 Januari 2010, berhubung dengan adanya sesuatu hal terpaksa penyelenggaraan RAPIMDA IV Kotamadya Daerah TK II Malang mengalami perubahan/ penundaan waktu.

Oleh sebab itu, mengharap kehadiran Bapak/lbu/Saudara untuk menghadiri PEMBUKAAN RAPIMDA IV Kotamadya Daerah Tingkat II Malang pada:

Hari : KamisTanggal : 17 Januari 2010Jam : 08.00 WIB.Tempat : Ruang Sidang DPRD - Jl. TUGU Malang

Kemudian atas kehadiran Bapak/lbu/Saudara diucapkan terima kasih.

A.N. WALIKOTAMADYA KEPALA DAERAH TK. II MALANG SEKRETARIS WILAYAH/DAERAH

Drs. SOENARJO NIP. 510040479

CATATAN:1. PAKAIAN: IBU-IBU – NASIONAL

ABRI – PDH SIPIL – PSH

2. DIHARAP HADIR 15 MENIT SEBELEUM ACARA DIMULAI

DEPARTEMEN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAANSEKOLAH PENDIDIKAN GURU NEGERIJALAN BROMO NO.16,MALANG

Malang :12 september 2010

Kepada :Yth.Sdr.Orang tua/wali murid kelas II

SPG Negeri Malang Di MALANG

Dengan hormat,Dengan ini kami atas nama BP3 SPG Negeri Malang mengundang saudara orang tua/wali murid kelas II SPG negeri Malang untuk menghadiri pertemuan antara BP3 SPG negeri malang dengan orang tua/wali murid kelas II SPG Negeri malang pada:Hari : MINGGUTanggal : 14 september 2010

Jam : 10.00Tempat : SPG Negeri Malang,jalan Bromo No.16 MalangAcara : SARANA PENDIDIKAN bagi anak saudara tahun ajaran 2010/2011Kehadiran saudara orang tua/wali murid kelas II SPG negeri Malang sangat kami harapkan.

Kepala SPG negeri Malang,

Drs.Mochamad Kabui NIP : 130037664

FAKULTAS KEGURUAN SASTRA DAN SENIIKIP MALANG

30 juli 2011Nomer : 1311/AD1/81Lamp : 1 berkasHal : pengusulan para calon Ketua jurusan di Lingkungan FKSSKepada : Yth.Sdr.Rektor IKIP Malang Di Malang Dengan hormat ,

Setelah dengan sungguh-sungguh memperhatikan pendapat dan saran-saran para anggota penitia pertimbangan jurusan ,isi kurikulum vite para calon,serta musyawarah dosen jurusan pada siding tgl.20 juli 2011 ; kami memutuskan menetapkan calon-calon yang namanya tercantum dibawah ini,untuk diusulkan pengangkatannya kepada menteri P dan K, masing-masing:

1. Ketua jurusan Bahasa Indonesia : Drs Abdul Rachman,HA2. Ketua jurusan Bahasa Inggris: Dra Roembilin Soepadi , MA3. Ketua jurusan Bahasa Arab : Dra Suzan M. Dawam4. Ketua jurusan seni rupa : Drs A.J. Soehardjo

Terlampir berkas mengenai :pernyataan kesediaan ,kurikulum vite para calon,dan berita acara proses pertimbangan.Demikian untuk menjadikan periksa,dan kami mohon supaya usul pengangkatan para ketua jurusan dilingkungan FKSS dapat diproses sebagaimana mestinya.

Dekan,

PROF.DRS.PRANJOTO SETJOATMODJO

NIP- 1300078311TEMBUSAN KEPADA Yth.

1. Para pembantu Rektor2. Para Dekan IKIP Malang3. Ketua dewan pertimbangan akademis FKSS4. Para ketua departemen FKSS5. Para anggota panitia jurusan pertimbangan jurusan6. Para calon ybs7. Para anggota dewan dosen departemen FKSS

SMP NEGEERI IJl.Lawu no.12Malang

No : 856/BP-3/81Lamp : 2 Malang, 2 September 2011Hal : Undangan

Kepada :Sdr.Orang tua murid Kl.ISMP Negeri I

Malang

Dengan hormat,

Mengharap dengan hormat dan sangat kehadiran Bapak/Ibu,besok pada:Hari : MingguTanggal : 6 september 2011Pukul : 10.00 WIBTempat : Gedung SMP Negeri I MalangUntuk menghadiri pertemuan orang tua murid kelas I SMP negeri malang, dengan kepala SMP /guru dan pengurus BP3 SMP negeri I.Atas perhatian dan kehadiran saudara sebelumnya kami ucapkan banyak terima kasih.

Ikut mengundang kepala SMP negeri IKetua BP3 Malang

Dr. Agus Djamhuri Drs. Soewardi NIP 130057898

DEPARTEMEN PERTANIANBADAN PENDIDIKAN,LATIHAN DAN PENYULUHAN PERTANIAN

BALAI LATIHAN PEGAWAI PERTANIAN KETINDAN-LAWANGPROPINSI JAWA TIMUR

Jalan Ketindan-Lawang Telp.Lawang 73

Nomer : TU 210/150/IV/84K 9 April 2014Lamp : -Hal : undangan Rapat dewan guru SEPALA Angkatan ke 57

Kepada :

Yth .Drs .SoedjitoIKIP Malang

Mengharap dengan hormat kehadiran Bapak/Ibu /Saudara pada rapat dewan guru SEPALA Angkatan ke 57 yang akan kami adakan pada:

Tanggal : 12 april 2014Hari : Jum’atJam : 08.00 WIBTempat : BLPP Ketindan-lawangAcara : 1. Pembukaan

2. laporan realisasi dan evaluasi belajar3. pembahasan hasil evaluasi4. penentuan kelulusan5. lain-lain6. penutup

Atas kehadiran Bapak/Saudara ,kami sampaikan terima kasih.

Kepala balai,

DRS.SOEHARNONIP 080024701

DEPARTEMEN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAANINSTITUT KEGURUAN DAILMU PENDIDIKAN MALANG

Alamat jalan semarang no 5 Malang telp. 26935 psw 19

UNDANGANNo:627/I/A.03/2011

Kepada Yth : Koor program diplomaYth : ketua bidang study program diploma th.80/81Yth : Drs. SamsuriYth : Drs. Ali MurtoloYth : Dra.KasihaniYth : Drs.WakidiYth : Drs.MukayatYth : Registar IKIP Malang

Dengan ini kami mengharap kesediaan saudara untuk hadar pada rapat/pertemuan yang kami selenggarakan pada:

Hari/ Tanggal : Selasa,8 September 2011Jam : 10.00 – sampai selesaiTempat : Ruang K-1Acara : Membicarakan kriteria penentuan kelulusan tahun

2010/2011

Mengingat pentingnya acara kami mohon dapat hadir tepat pada waktunya dan tidak diwakilkan.Atas perhatian saudara kami ucapkan terima kasih.

Malang , 7 september 2011A.N.Rektor

Pembantu Rektor I

MASHADI SOEPARTO,M.Sc.NIP 130162057

TEMBUSAN1. Yth. Para Dekan2. Yth. Kabag .Umum IKIP Malang

13. BERITA ACARA

Berita acara ialah catatan laporan tentang suatu kejadian: perkara, pengaduan, ujian, serah terima

jabatan, dan sebagainya.

Susunan:

1. Kepala (nama instansi)

2. Kata "BERITA ACARA"

3. Hal (misalnya SERAH TERIMA JABATAN)

4. No.

5. Isi:

a. Pendahuluan menyebutkan waktu dan tempat serta keterangan lain;

b. Isi yang sebenarnya: menyebutkan (1) nama pihak-pihak yang ada hubungannya dengan

berita acara itu disertai keterangan lengkap dua (2) isi berita acara itu;

c. Penutupi: menyebutkan (1) tempat dan tanggal berita acara itu dibuat, (2) tanda tangan

pihak-pihak yang bersangkutan, dan (3) saksi-saksi. Perhatikan contoh-contoh berikut!

Contoh 1 :

DEPARTEMEN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAANFAKULTAS PENDIDIKAN BAHASA DAN SENI

IKIP MALANG

BERITA ACARASERAH TERIMA JABATAN

No.

Pada hari ini, Sabtu tanggal 19 April 2013 jam 10.00, bertempat di ruang kuliah P2, yang bertanda tangan di bawah ini:1. Drs. Sasmidi Prijambada, Pembantu Dekan I yang lama, telah menyerahkan segala sesuatu

yang berkenaan dengan jabatan, tugas, dan tanggung jawabnya kepada Drs. Imam Hanafi selaku Pembantu Dekan I yang baru periode tahun 2013-2016;

2. Drs. Imam Hanafi, Pembantu Dekan I yang baru, telah menerima segala sesuatu yang berkenaan dengan jabatan, tugas, dan tanggung jawab dari Drs. Sasmidi prijambada selaku Pembantu Dekan I yang lama.

Segala sesuatu yang belum dapat diserahkan pada waktu berita acara serah terima jabatan ditandatangangi akan diselesaikan secepat-cepatnya.Demikianlah berita acara serah terima jabatan ini dibuat dengan sebenarnya agar dapat dipergunakan sebagaimana mestinya.

Dibuat di : MalangPada tanggal : 19 April 2013

Yang menerima

Drs. Imam Hanafi

NIP 130037792

Yang menyerahkan

Drs. Sasmidi Prijambada NIP 130445578

Mengetahui dan menyaksikanDekan,

PROF. DRS. PRANJOTO SETJOATMODJO NIP 130078311

Contoh 2:

BERITA ACARAPENGAMBILAN SUMPAH PEGAWAI NEGERI SIPIL

NOMOR:

Pada hari ini,.................... tanggal...................bulan ................... tahun ...................bertempat di..................................... saya, nama............................ NIP ...................pangkat. ......................... dengan disaksikan oleh dua orang saksi, masing-masing:

1. Nama : .................................NIP : .................................Pangkat : .................................Jabatan : .................................

2. Nama : .................................NIP : .................................Pangkat : .................................Jabatan : .................................

telah mengambil Sumpah Pegawai Negeri Sipil, nama ............................................NIP ................................... pangkat............................... jabatan ...............................Pegawai Negeri Sipil yang mengangkat sumpah tersebut didampingi oleh seorang rohaniwan, nama ........................................... NIP ...................................... pangkat.................. jabatan .....................................

Pegawai Negeri Sipil yang mengangkat sumpah tersebut mengucapkan Sumpah Pegawai Negeri Sipil sebagai berikut:

"Demi Allah, saya bersumpah:bahwa saya, untuk diangkat menjadi Pegawai Negeri Sipil, akan setia dan taat

sepenuhnya kepada Pancasila, Undang-Undang Dasar 1945, Negara dan Pemerintah;bahwa saya, akan menaati segala peraturan perundang-undangan yang berlaku dan

melaksanakan tugas kedinasan yang dipercayakan kepada saya dengan penuh pengabdian, kesadaran, dan tanggung jawab;

bahwa saya, akan senantiasa menjunjung tinggi kehormatan Negara, Pemerintah, dan martabat Pegawai Negeri serta akan senantiasa mengutamakan kepentingan Negara daripada kepentingan saya sendiri, seseorang atau golongan;

bahwa saya, akan memegang sesuatu yang menurut sifatnya atau menurut perintah harus saya rahasiakan;

bahwa saya, akan bekerja dengan jujur, tertib, cermat, dan bersemangat untuk kepentingan Negara."

Demikian, berita acarapengambilansumpah ini dibuat dengan sebenarnya untuk dapat digunakan sebagaimana mestinya.

Pegawai Negeri Sipil

yang mengangkat sumpah,

…………………………….

NIP.

Pejabat

yang mengangkat sumpah,

…………………………….

NIP.

Saksi-saksi:

1. ……………………….. 2. ………………………

14. SURAT PERJANJIAN

Surat perjanjian ialah surat yang berisi persetujuan yang mengikat antara dua pihak/lebih. Dengan Surat Perjanjian itu kedua belah pihak akan menepati janji yang telah disepakatinya. Apabila ada salah satu pihak yang mengingkari janji itu, maka akan mudah menggugatnya kepada yang berwenang.

Susunan:1. Judul Surat Perjanjian (misalnya: Surat Perjanjian Sewa-Menyewa, Jual-Beli, dan

sebagainya)2. Nomor (jika ada)3. Isi:

a. Pendahuluan: menyebutkan pihak-pihak yang mengadakan perjanjian; b. Isi: menyebutkan janji-janji yang telah disepakati serta hak- hak/kewajiban-kewajiban

mereka (dibuat dalam pasal-pasal); danc. Penutup: menyebutkan (1) tempat dan tanggal dibuatnya suratperjanjian itu, (2) tanda

tangan pihak yang menyewa/menjual dan dan yang menyewakan/membeli, dan (3) saksi-saksi.

Contoh:

SURAT PERJANJIAN SEWA-MENYEWA

Yang bertanda tangan di bawah ini, Sdr. Darmoko, guru SMP Negeri I Malang (yang selanjutnya disebut Pihak I), dan Sdr. Basuki, karyawan Proyek Brantas Malang (yang selanjutnya disebut Pihak ke II), telah mengadakan perjanjian sewa-menyewa rumah sebagai berikut ini.

Pasal 1Pihak I berjanji akan menyewakan kepada pihak II sebuah rumah berukuran 6x9 m yang berdiri atas tanah berukuran 10x15 m dengan sewa Rp 300.000.00 (tiga ratus ribu rupiah) setahun.

Pasal 2Pihak II sanggup membayar uang sewa rumah itu kepada Pihak waktu surat perjanjian ini ditandatangani.secara tunai pada

Pasal 3Pihak I sanggup mengembalikan semua sisa uang jika pada suatu saat sewa itu dicabut oleh Pihak I.

Pasal 4Pihak I bersedia mengembalikan 80% sisa uang sewa kepada Pihak I saat haak sewa itu dikembalikan kepada Pihak I oleh Pihak II.jika pada suatu

Pasal 5Pihak II bersedia memperbaiki rumah itu dengan biaya sendiri jika terdapat kerusakan-kerusakan kecil.

Pasal 6Jika dalam perjanjian ini timbul masalah, Pihak I dan II akan menyelesaikannya secara kekeluargaan. Akan tetapijika penyelesaian secara kekeluargaan tidak berhasil, maka Pihak I dan Pihak II akan menyelesaikannya menurut hukum.Yang menyewa,

Dibuat : di Malangpada tanggal : 19 April 2013

Yang menyewakan, Yang menyewakan,

BASUKI DARMOKO

Saksi-saksi:1. Martodokromo2. UmarYunus3. Sulaiman

DRS. SOEDJITO & DRS. SOLCHAN TW.

REFERENSI

Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi Departemen P dan K. 2010. Pedoman Pelayanan Tata Usaha Untuk Perguruan Tinggi. Jakarta.

Hidayat, S. 1961. Pembimbing Administrasi dan Surat Menyurat. Jember: Sumber Ilmu

---. 1979. Bahasa Indonesia Karang-Mengarang. Yogya: UP Indonesia.

Poerwadarminta, W.J.S. 2011. ABC Karang-Mengarang. Yogya: UP Indonesia.

Pratjihno. 1974. Penuntun Surat-Menyurat Jabatan. Jakarta: Jambatan.

Sumantri, Maman. 1978. Surat-Menyurat. Jakarta: Pusat Pembinaan dan Pengembangan Bahasa.

Wayong, J. 1956. Pangkal administrasi. Jakarta: Sapta Darma.

Hodges, John C., and Whitten, Mary E. 1862. Harbrace College Hand Book. New York-Birmingham.

Pusat Perencanaan Perum Pos dan Giro. 2018. Kode Pos Alamat Indonesia. Jakarta: Perusahaan Umum Pos dan Giro.

Sudarsa, Caca dkk. 2012. Surat Menyurat dalam Bahasa Indonesia. Jakarta: Pusat Pembinaan dan Pengembangan Bahasa.

buku mengetik lanjut

Documents