buku panduan administrasi & operasional
TRANSCRIPT
Buku Panduan
Administrasi & Operasional
Administrasi
Deposit/Saldo
• Deposit/Saldo yaitu dana yang telah masuk ke MAS Kargo yang dipergunakan
untuk biaya pengiriman.
• Deposit/Saldo akan dipotong untuk biaya pengiriman sebesar 79% dr biaya kirim.
• Deposit/Saldo wajib di top up jika sudah sampai batas minimum.
• Batas minimum Deposit/Saldo Rp 200.000,-.
• Top up Deposit/Saldo melalui transfer ke rekening MAS Kargo.
• Kofirmasi pengisian Deposit/Saldo jika sudah transfer ke rekening MAS Kargo.
Perhitungan Komisi
• Komisi sebesar 21% dari harga penjualan.
• Tambahan komisi dari system referral.
Simulasi keuntungan
Investasi Cash Counter : Rp 4.950.000
*Contoh asumsi pengiriman hanya ke Surabaya dan Bandung
*Perhitungan di atas jika kiriman stabil 10 kg dalam 1 bulan (25 Hari)
*Break Even Point 4 Bulan 23 hari
Penghasilan/Bulan
Asal TujuanTarif/Kg
Berat
Omset
Kiriman/Hari
Pemasukan/Hari
(21% dr Tarif)
Omset
Kiriman/Bulan
Pemasukan/Bulan
(21% dr Tarif)
(Rp) (Rp) (Rp) (Rp) (Rp)
UjungpandangSurabaya 29.000 5 145.000 30.450 3.625.000 761.250
Bandung 25.000 5 125.000 26.250 3.150.000 656.250
Jumlah 1.417.500
System Referral
21%21%
21% 21%
21%
21%
21%21%
21%21%21%21%
21%
1% 1%
Operasional
Operasional
• SOP (Standart Operasional Prosedur) Penerimaan paket di Outlet Cash
Counter.
• SOP (Standart Operasional Prosedur) Penjemputan oleh tim Pick up.
• Alur Operasional.
• Tracing & Track.
SOP (Standart Operasional Prosedur)
Penerimaan paket di Outlet Cash Counter.• Tanyakan isi kiriman, tujuan dan nilai kiriman tsb. Pastikan paket yang dikirim bukan kategori DG/Dangerous Good dan
dilarang kirim
• Pastikan alamat di paket dan di system sesuai dan lengkap.
• Input data by system dan print resi, pastikan data yang di isi sesuai dengan identitas pengirim dan penerima sesuai point 2.
• Selanjutnya print resi 3 rangkap kemudian masukkan ke plastik resi dan tempel di paket dengan rapi.
• Pastikan alamat di resi sesuai dengan yang di paket.
• Tawarkan penggunaan kemasan tambahan berupa packing kayu, wraping, bubble wrap atau penanganan khusus lainnya, kategori packing tambahan sebagai berikut:
• Perhitungan biaya packing.
• Lakukan penimbangan berat aktual/volumetrik.
• Tawarkan layanan pengiriman (Reguler, Express dan serta asuransi jika diperlukan).
• Tanyakan isi kiriman, tujuan dan nilai kiriman tsb. Pastikan paket yang dikirim bukan kategori DG/Dangerous Good dan dilarang kirim
• Pastikan alamat di paket dan di system sesuai dan lengkap.
• Input data by system dan print resi, pastikan data yang di isi sesuai dengan identitas pengirim dan penerima sesuai point 2.
• Selanjutnya print resi 3 rangkap kemudian masukkan ke plastik resi dan tempel di paket dengan rapi.
• Pastikan alamat di resi sesuai dengan yang di paket.
• Tawarkan penggunaan kemasan tambahan berupa packing kayu, wraping, bubble wrap atau penanganan khusus lainnya, kategori packing tambahan sebagai berikut:
• Perhitungan biaya packing.
• Lakukan penimbangan berat aktual/volumetrik.
• Tawarkan layanan pengiriman (Reguler, Express dan serta asuransi jika diperlukan).
Barang kategori DG/Dangerous Good
• Batrei.
• Cairan.
• Vaksin.
Barang yang dilarang
• Dilarang memasukan warkatpos atau uang
kedalam bungkusan yang dikirim.
• Dilarang mengirim barang yang mudah
meledak, mudah menyala atau terbakar sendiri
atau barang apapun yang dapat membahayakan
keselamatan umum.
• Dilarang mengirim barang-barang yang
dilarang oleh pemerintah atau melanggar
hukum.
Label DG
PT. MERPATI ALAM
SEMESTA
Klik module, cash
counter lalu data entry
CC
Kemudian pilih
ADD
Untuk memunculkan no
AWB Klik Auto Connote
Kemudian klik simpan
jika sudah mengisi data
dengan lengkap
Lalu pilih
Oke
Pilih E-AWB
Pilih E-
AWB
Jika pilihan E-AWB di slide 16 tidak
muncul maka klik Menu “Print AWB
CC”
Pilih menu
Print AWB CC
Pilih menu
Manifest CC
Pilih Print
Manifest berfungsi untuk bukti serah
terima antara pihak Agent dengan
Team Pickup
Menu “Report CC”,
kemudian pilih “Report
Komisi CC”
Edit tanggal periode yg
ingin dilihat reportnya
Kemudian klik “Export
Excell”
Menu “History Pemakaian
Deposit”
Menu “Topup Saldo”
Kemudian pilih “Add”
Isi nominal Topup yg
diinginkan
Kemudian klik “Submit”
Transfer ke Nomor Virtual Account
yg ada di kolom ini ( BNI Syariah)
Menu “Reports”
kemudian pilih “Reports
Customer” kemudian
“Detail Shipment Status”
Kemudian masukan No
AWB yg akan di Tracing
Kategori Packing Tambahan
• Barang pecah belah/mudah patah/rapuh.
• Barang elektronik.
• Cairan/serbuk.
Perhitungan biaya packing kayu
Panjang x Lebar x Tingggi X 400.000 = Rp.........
1.000.000
Minimum biaya packing : Rp 50.000
*Berlaku pembulatan, contoh :
53 x 53 x 53 x 400.000 = Rp 59.551 (dibulatkan menjadi Rp 60.000)
1.000.000
Volumetrik
• Rumus Volumetrik (P x L x T): 6000 = Berat (Udara)
• Rumus Volumetrik (P x L x T): 4000 = Berat (Darat)
• Untuk jenis kiriman dokumen/surat tidak perlu dilakukan volumetrik.
• Penentuan berat kiriman dilakukan setelah ditimbang dan volumetrik dan diambil dari nilai terbesar.
Asuransi
• Asuransi dilakukan apabila barang yang dikirim bernilai diatas 1 juta rupiah dan sesuai persetujuan customer untuk diasuransikan.
• Nilai minimun premi 0,08% dari harga barang.
• Data-data yang harus dipenuhi apabila barang diasuransikan antara lain : NO AWB, jenis barang, harga barang, rute pengiriman, moda land/air dengan detail penerbangan atau no plat mobil.
• Penerbitan polis sekitar 2-3 hari setelah pembuatan permintaan penutupan asuransi.
• Polis akan keluar 2 rangkap ( polis asli tanpa kwitansi untuk customer dan lembar copy nya di arsip di MAS Kargo ).
Persyaratan klaim barang yang di
asuransikan
• Berita acara kehilangan atau kerusakan yang ditanda tangani oleh pihak penerima dan petugas pengiriman di tempat tujuan.
• Dokumen pendukung seperti AWB/POD atau DO asli dan faktur kwitansi.
• Pengajuan surat klaim barang selambat-lambatnya 3x24 jam setelah barang diterima.
• Melampirkan penutupan asuransi.
• Fotobarang apabila terjadi kerusakan.
• Proses asuransi maksimal 2 bulan.
Barang-barang non Asuransi
• Barang pecah belah
• Barang cairan
• Dokumen-dokumen berharga seperti ijazah, pasport dan STNK.
SOP (Standart Operasional Prosedur)
Penjemputan oleh tim Pick up• Petugas pick up datang ke outlet Cash Counter sesuai jadwal yang ditentukan.
• Info penjemputan sebelum jam 16.00.
• Petugas pick up memastikan semua paket/dokumen sudah rapi dikemas.
• Petugas pick up menyiapkan form pick up.
• Petugas pick up mengecek kembali berat dan menimbang ulang.
• Petugas pick up melakukan perhitungan jumlah paket/dokumen sengan disaksikan oleh pemilik/petugas outlet Cash Counter.
• Selanjutnya petugas pick up memastikan jumlah perhitungan paket/dokumen di Manifest dan ditanda tangani oleh pemilik/petugas outlet Cash Counter.
• Paket/dokumen dibawa petugas pick up ke kantor cabang untuk di proses lebih lanjut.
MAS KARGO Cash Counter
Warehouse MASVia darat/udara
Warehouse
MAS (cabang)
Penerima
Pick up Barang
Alur Operasional
PT Merpati Alam Semesta ( MAS KARGO )
Infinia Park Pergudangan No 89
Manggarai - Jakarta Selatan
m: 021 722 5056
w: www.mas-kargo.co.id
CASH COUNTER
ALFIAN
CUSTOMER SERVICE
WHATSAPP : 085814328950
RATNASARILEADER CUSTOMER
SERVICE WHATSAPP : 081808816031
ASTRY
FINANCE ACCOUNTING
WHATSAPP :089505519290
MIRADHILEADER FINANCE
ACCOUNTING WHATSAPP : 081383070218
AGUS SHANDI
IT SUPPORT WHATSAPP : 08818062029
Note :
•Apabila Ingin Menginformasikan Jika Ada Pick Up Barang Di Outlet, Dan Menanyakan Mengenai Pengiriman
Bisa Personal Chat Ke Team Kita ‘’Alfian’’
•Apabila Ingin Melakukan Pengisian Saldo Bisa Personal Chat Via Whastapp Ke ‘’Astri
•Apabila Sudah Kontak ‘’Alfian’’ Namun Lebih Dari 1 Jam Tidak Ada Jawaban Bisa Kontak ‘’Ratnasari’’
ALUR KOORDINASI DENGAN
TEAM CASH COUNTER SESUAI BAGIAN-BAGIAN
1) Customer Request
2) Create Ticket /Remedy for dispatch order (To engineer on site/remotes office operation By email
Order & Dispatch
Warehouse & Distribution Support
Customer ProviderRemotes
3) Admin Log Implant : Release Stock, Pick-up Order & Handover of Label (awe & PR,Item Part) Input to VL System
CE Calls
Vendor
Warehouse
5) Inventory Implant : Pick & pack item part from Bin Location, return part..etc..
4) Admin Log Shipment Monitoring Update ETD & ETA to Customers by email, Input data to VL System
Work Flow Operational
Remotes
6) Operation Handling : Packing,Splitting ,Bagging, Confirmation to gateway
7) Gateway Handling : SMU Confirm,coordination with Airport Staff,loading
8) Cargo Transfer to Airlines’ W/H : Domestic & Int’l Shipment
9) Admin Log Remotes : Receiveid Inbound & Coordination with CE ,Realease email remedy,update ETD&ETA,Inventory Status,Report NTS,Return AWB (Input to VL System)
Mini Warehouse
10) Inventory Implant : Pick & pack item part from Bin Location
11) Bikers : Delivery Proccess after confirm time with CE /Office on site & Pick Bad Part After Instalation/ Repair
12) CE : Received & repair /handling in site area-CE confirmation to Customer/Vendor for WO Closing.
13) Office Staff : Received Part & waiting confirmation from CE
Order Fulfillment
Monitoring
Inventory
Monitoring
Shipment ProgressMonitoring
Shipment ProgressMonitoring
&
DO Return Monitoring
Terima Kasih