bundesverwaltungsamt. 2 folie: aufgabenschwerpunkte abteilung i herr flätgen dr. jürgen hensen...
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BUNDESVERWALTUNGSAMT
BUNDESVERWALTUNGSAMT
2Folie:
Aufgabenschwerpunkte
AbteilungI
HerrFlätgen
Dr. Jürgen HensenPräsident
AbteilungII
Herr Bönders
AbteilungIII
HerrMaßolle
AbteilungIV
FrauBechtold-Bönders
AbteilungV
Herr Weber
AbteilungVI
HerrLauer
AbteilungVII
HerrPeikert
Giso SchützVizepräsident
Verwaltungund
Einziehungvon
Ausbildungs-darlehen
Ausländer-zentral-
register, SIS
Visaan-gelegen-
heitenStaats-
angehörig-keitsange-legenheiten
jüdischeEmigranten
Zentral-stelle für
den Zivilschutz
Zentralstellefür das
Auslands-schulwesen
Zentra-lisierung vonQuerschnitts-
aufgaben
Beratung undPrüfung vonBehördenund ZE
Renten- undVermögens-abwicklung
Aufnahme undVerteilungvon Spät-
aussiedlern
Integrationvon Spät-
aussiedlernund
Ausländern
Zentrale Steuerungs-
aufgaben
Informations-technik
AusbildungBerufsbildungZuwendungenEntschädigung
Wieder-gutmachung
JugendsektenInformations-stelle für Aus-
wandererDurchsetzung
von Unterhalts-ansprüchen
Mitarbeiter: 2.500
AbteilungVIIIHerr
Hübenthal
BUNDESVERWALTUNGSAMT
3Folie:
Partneraußerhalb des
öffentlichen Bereichs
z.B. Reisebüro,
Bank
Bundesministerium für Bildung und Forschung
Bürger
Auswärtiges Amt
Bundesministerium des Innern
Oberste Bundesbehörden, z.B.
Partnerim öffentlichen
Bereich
z.B.Ausländerbehörden
BKA, BGS, BAFl
DienstleistungszentrumBundesverwaltungsamtAZR / VISA AZR / VISA online
rund 120 Aufgaben an 11 Standorten
Haushaltsvolumen BVA rund 235 Mio € bewirtschafte Mittel rund 2 Mrd. €
Der zentrale Dienstleister
BUNDESVERWALTUNGSAMT
4Folie:
extern (Bürger, Behörden, Partner)
Feststellung und Messung der Anforderungen an die Dienstleistungsqualität
Umsetzung der Anforderungen in konkrete Dienstleistungsstandards
intern Aufnahme der Qualitätsphilosophie in die
Behördenkultur Schaffung sachlicher, organisatorischer und
personeller Voraussetzungen für den Einstieg in das Qualitätsmanagment
• Zufriedenheit der "Kunden"• Schaffung/Pflege eines
Qualitätsimages• rechtlich zutreffendes Handeln
• Effizienzsteigerung der Prozesse• Senkung der Kosten• Schaffung eines internen
Qualitätsbewußtseins• qualitätsorientierte Personalentwicklung
QualitätsmanagementzieleInteressanter Partner, Wettbewerbsfähigkeit
" Marketingziele "
wirtschaftliche Aufgabenerledigung mit
leistungsfähigen Strukturen
Operativ
Strategisch
hieraus ergeben sich folgende Aufgaben:
Zielsystem des BVA
moderner Dienstleister der BundesregierungLeitbild
BUNDESVERWALTUNGSAMT
5Folie:
Verbindung Behörde-Partner (Bürger, Behörden, Wirtschaft)
Binnenmodernisierung
• Qualitätsmanagement• Geschäftsprozessoptimierung - Dokumentenmanagement und
Workflow• IT-Strategie• Personalentwicklung• Controlling
eGovernment Binnenmodernisierung
Außenverhältnis
Innenverhältnis
Internet
BVA OfficeNet(Intranet)
BUNDESVERWALTUNGSAMT
6Folie:
BUNDESVERWALTUNGSAMT
7Folie:
„Informationen und Wissen erfolgreich
kommunizieren.“
BUNDESVERWALTUNGSAMT
8Folie:
Informations- und Wissensmanage-ment• Evaluiert
Informationen, Kommunikation und Wissen im BVA
• Definiert Prozesse, Informationsstruktur Informationswork-flow, Rahmen-bedingungen und Grundlagen
• Definiert Standards für Organisation, Personal und technische Umsetzung
• Publiziert und positioniert Information und Wissen
FachanwendungenBeispiele
Kabinetts-informations-
server
VISA
Bildungskredit
EPOS
ISAS online
FAVORITOfficeFlow
Elektronische Akte, Geschäftsprozesse
• Steuert den Arbeitsworkflow
• ordnet und erschließt die Arbeitsdokumente und -informationen
Veröffentlichung• Fach-
informations-systeme
• Intranet• Extranet• Internet
Informations-arbeitRedaktions-Systeme
Web-Content-Management-systeme
Informations- und Wissensmanagement
BUNDESVERWALTUNGSAMT
9Folie:
Information Kommunikation Transaktion
AuftraggeberAuftraggeberAuftraggeberAuftraggeberMehrwert
Geschäftsprozess
DienstleistungProdukt
W e r t s c h ö p f u n g s k e t t e
Informations- und Wissensmanagement
BUNDESVERWALTUNGSAMT
10Folie:
Bisher Suche und Verknüpfung nach/ von Informationen und Daten in unterschiedlichen Systemen / Plattformen.
Informations- und Wissensmanagement
Bausteine des Informations- und WissensmanagementsVernetzung der Daten
BAföG
...
VISA
Bildungskredit
EPOS
ISAS online
Informations- und Wissensarbeit
Ziel des Informations- und Wissensmanagements:
Vernetzung der Daten, damit der Nutzer ausschließlich über eine Oberfläche die Informationen erhält.
BUNDESVERWALTUNGSAMT
11Folie:
Bisher wurden Informationen und Wissen nicht automatisch gestreut und für an den erforderlichen Stellen verfügbar gemacht.
Informations- und Wissensmanagement
Bausteine des Informations- und WissensmanagementsVernetzung der Daten
BAföG
...
VISA
Bildungskredit
EPOS
ISAS online
Informations- und Wissensarbeit
Ziel des Informations- und Wissensmanagements:
Informations- und Wissensverantwortung an die Stelle, die über die Informationen und das Wissen verfügt = möglichst breiter dezentraler Ansatz.
BUNDESVERWALTUNGSAMT
12Folie:
analysieren, evaluieren und
bewerten
bewerten und definieren
analysieren und aufbereiten
realisieren und evaluieren Inform
ations- und W
issensmanagem
ent
Info
rmat
ions
- und
W
isse
nsm
anag
emen
t
Gesamtangebot
Nachfrage
Informations-angebot
Informations-
bedarf
IWM
Informations- und Wissensmanagement
Das Informations- und Wissensmanagement wird als eine wichtige Grundlage für die Entwicklung der Organisation, der Technik und des Personals im Bundesverwaltungsamt verstanden:
Definition und Position desInformations- und Wissensmanagements
BUNDESVERWALTUNGSAMT
13Folie:
Informations- und Wissensmanagement Wissen und Information erfolgreich kommunizieren
Eindeutige Definitionen von Zielen, Sachverhalten und Begriffen erforderlich.Beispiel: Die Informationen müssen z.B.
verfügbar sein (Informationsgrundkriterien).
zur und in der richtigen Zeit
gesichert und geschützt
zielgenau
an jedem Ort
Informations- und Wissensmanagement
BUNDESVERWALTUNGSAMT
14Folie:
• Herstellen des organisatorischen Umfeldes (u.a. dezentrale Informationsarbeit)
• Herstellen des technischen Umfeldes (u.a. Angebot einfacher Instrumente für die Informationsarbeit)
• Herstellen eines Mitarbeiterprofils
für das Informations- und Wissensmanagement (Fähigkeit Informationen zu bewerten, etc.)
Mitarbeiter
Organisation
Tech
nik
Medienkompetenz und -verantwortung aller Mitarbeiter fördern
Informations- und Wissensmanagement
BUNDESVERWALTUNGSAMT
15Folie:
Informations-erstellung
FreigabeverantwortlicherInhalt
AL, RGL, RL
Sachbearbeiter/Bürosachbearbeiter/Fachabteilungsredakteur Interessegruppen
Personalvertretungen
Beauftragte
Abteilungs-leitung
AutorRL
RGL
Abstim
mungsprozess InhaltFachredakteur/
Autor
INTRAnet
Abteilungs-redakteur Abt.II Abt. III Abt.IV Abt. V Abt.VI Abt. VII Abt.VIII
AbstimmungsprozessVerfahren
Verfahren (Termine, Umsetzung, etc..)
Delegation
Freigabe Inhalt
Freischaltung
Qualitäts-sicherung
Redakteure(SB I A 2, Fachspezialisten)
Abt. I Abt.II Abt. III Abt.IV Abt. V Abt.VI Abt. VII Abt.VIII
Chefredakteur
EXTRAnetINTERnet
Webmaster
Behörden-leitung Pressesprecher
AL I, RGL I Freischaltung
Freigabe
Delegation
z.B. Geschäftsprozessmodellierung für die dezentrale Informationsarbeit Organisationsumfeld
Informations- und Wissensmanagement
BUNDESVERWALTUNGSAMT
16Folie:
VergleichenInformationsarbeitAbstimmen vonVerfahren, Inhalten und
ZielenInformationsbedarf
Autor
Referatsleiter
Referatsgruppen-leiter
Abteilungs-leiter
Fach-abteilungs-redakteur
Ja
Freigabe ?
ExterneInformation ?
Ja
Ja
Informations-angebotIntranet
QS-Redakteur
Nein
Zustimmung ?
Nein
Ja
Zustimmung ?
Freigabe ?
Ja
PressesprecherChefredakteur
Informations-angebotExtranet
Behördenleitung, Abteilung Ibei Beteiligung im
Freischaltungsprozess
VerfahrenInhalt
Frei-schaltung ?
SOLL/IST
FachabteilungQS-RedakteurChefredakteur
Pressesprecher
SOLL/IST
BSB, SB, FAR,Beauftragte,
Interessengruppen,Personalvertretungen,
RL, RGL, AL
Informations-angebot Internet
Informations-arbeit
VerfahrenInhalt
Informations-angebot
Fach-informaitons-
system
Nein
Fach-informations-
system ?
Ja
EXTRA-net ?
Ja
Nein
Inhalt, Ziele
Frei-schaltung ?
Ja
InhaltlicheVerant-wortung
Verfahrens-verantwortung
Ja
VergleichenInformationsarbeitAbstimmen vonVerfahren, Inhalten und
ZielenInformationsbedarf
Autor
InhaltlicheVerantwortung
Fach-abteilungs-redakteur
Freigabe ?
ExterneInformation ?
Ja
Ja Informations-angebotIntranet
Nein
Nein
PressesprecherChefredakteur
Informations-angebotExtranetBehördenleitung, Abteilung I
Beteiligung imFreischaltungsprozess
VerfahrenInhalt
Frei-schaltung ?
SOLL/IST
FachabteilungQS-RedakteurChefredakteur
Pressesprecher
SOLL/IST
BSB, SB, FAR,Beauftragte,
Interessengruppen,Personalvertretungen,
RL, RGL, AL
Informations-angebot Internet
Informations-angebot
Fach-informaitons-
system
Nein
Fach-informations-
system ?
Ja
EXTRA-net ?Ja
Ja
Nein
Inhalt,Ziele
QS-RedakteurVerfahren
Inhalt
Informationsarbeit
z.B. Geschäftsprozessmodellierung für die dezentrale Informationsarbeit
Informations- und Wissensmanagement
Organisationsumfeld
BUNDESVERWALTUNGSAMT
17Folie:
Mitarbeiterprofil
Informations-wert
erkennen
Informationenaufbereiten
Sach-und Facharbeit
Informationenverarbeiten
Sach-und Facharbeit
Informationenverarbeiten
Medienkompetenz
Neue Kultur der Zusammenarbeit, z.B. • Wissenstresore müssen aufgeschlossen
werden, • Teamarbeit.
Informations- und Wissensmanagement
BUNDESVERWALTUNGSAMT
18Folie:
Technikumfeld
BUNDESVERWALTUNGSAMT
19Folie:
BUNDESVERWALTUNGSAMT
20Folie:
BUNDESVERWALTUNGSAMT
21Folie:
BUNDESVERWALTUNGSAMT
22Folie:
BUNDESVERWALTUNGSAMT
23Folie:
Beispiele
BUNDESVERWALTUNGSAMT
24Folie:
Firewall
Elektronischer Bescheid
Kontrolle
Import-Server
www.bundesverwaltungsamt.deInternetInternet
Elektronische Bearbeitung
Web-Server BVA
Online-Anträge (verschlüsselte Übertragung)
Workflow- und Dokumenten-
Server
BUNDESVERWALTUNGSAMT
25Folie:
Online-Bürgerservice Online-Information
Verfahren Gesetzen Verordnungen
Online-Antrag / Formulare
BUNDESVERWALTUNGSAMT
26Folie:
Travel-Management-System
BUNDESVERWALTUNGSAMT
27Folie:
ISAS online
InformationsSystem
Bewerbersystem
SchulbeihilfeSchulbeihilfe
GrunddatenGrunddaten
ProjektmittelProjektmittel
Zuwendungen an Zuwendungen an LKLK
UV / LVUV / LV
Haushalt ZfAHaushalt ZfA AuslandsSchulwesen
SprachdiplomSprachdiplom
ZfA 110 Mitarbeiter
250 ausl. Bildungseinrichtungen
Sekretariat der KMK
45 Fachberater/Koordinatoren
Kultusministerien der Länder
Auslandsvertretungen
AA Ref. 605
70 Fachschaftsberater
Benutzer ISAS
BUNDESVERWALTUNGSAMT
28Folie:
Informations- undWissensrecherche:
• Fach- und Erfahrungsberichte
• Hinweise auf Publikationen
• Online-Broschüren
• interessante Links
• Newsletter
Beispiel Information
BUNDESVERWALTUNGSAMT
29Folie:
Behörde - Behörde
• Benutzerfreundlicher Datenaustausch
• einheitlich und universell
• weit verbreiteter Standard
• zukunftssicher
• Verringern der Aufwände
• Verbesserung der Datenqualität
BUNDESVERWALTUNGSAMT
30Folie:
Elektronisches Personal-,
Organisations und Stellensystem
Binnen-modernisierung