business case skabelon · business case skabelon version 2.00 aningaasaqarnermut...

Business case skabelon version 2.00 Aningaasaqarnermut Naalakkersuisoqarfik – Departement for Finanser. Pilersaarusiornermi Suliniutinut Allattoqarfik – Porteføljesekretariatet (PSA) IT-Sekretariatet

ATTAVIGISSAARNEQ - Gode forbindelser

Grønlands IKT-strategi 2011-2015

IKT Business case for

Pisariillisaaneq-projektet Fællesoffentligt ERP - Enterprise Ressource Planning

”Pisariillisaaneq …at gøre det lettere”

Fællesoffentlig IT Styregruppe Projektejer: FOIS Projektleder: Anders Hoffgaard – ERP Sekretariatet 07.02.2013 Version: 1.9

Informations- og Kommunikationsteknologi bidrager til at binde landet sammen og er grundlaget for en globalt orienteret samfundsudvikling, der skaber vækst og velfærd for alle.


Indholdsfortegnelse

REVISIONSHISTORIK .................................................................................................................................... 1

1 LØSNINGSBESKRIVELSE ...................................................................................................................... 2

1.1 FORRETNINGSMÆSSIGT OMFANG .................................................................................................................. 2 1.2 ENTERPRISE ARKITEKTUR ............................................................................................................................. 5 1.3 AFHÆNGIGHEDER TIL SIDEORDNEDE PROJEKTER ............................................................................................... 7

2 FORRETNINGSMÆSSIGE KONSEKVENSER ........................................................................................... 8

2.1 BESKRIVELSE AF VISION FOR HELE PISARIILISAANEQ-PROJEKTET ........................................................................... 8 2.2 MÅLBESKRIVELSE MED FASE 1 – ANALYSEFASE ................................................................................................. 8 2.3 KVALITATIVE GEVINSTER OG FORRINGELSER ..................................................................................................... 9 2.4 ØKONOMISKE KONSEKVENSER .................................................................................................................... 11 2.5 ØKONOMISKE NØGLETAL ........................................................................................................................... 13 2.6 SPONSORER ............................................................................................................................................ 14 2.7 RISICI .................................................................................................................................................... 15

3 PROJEKTGENNEMFØRSEL, IMPLEMENTERING OG OPFØLGNING ..................................................... 17

3.1 OPFØLGNING PÅ ØKONOMI PR. 31.12.2012 ................................................................................................ 17 3.2 OPFØLGNING PÅ TID PR. 31.12.2012 ......................................................................................................... 18 3.3 PROJEKTPLANER ...................................................................................................................................... 20 3.4 KVALITETSSIKRINGSTILTAG ......................................................................................................................... 21 3.5 IMPLEMENTERINGSSTRATEGI ...................................................................................................................... 21 3.6 KPI’ER ................................................................................................................................................... 21

GODKENDELSE .......................................................................................................................................... 23

BILAG ........................................................................................................................................................ 24


1

Revisionshistorik

Version Opsummerende beskrivelse af ændringer Dato Navn og instans

1.2 Business case version 1.2 oprettes på basis af standard IKT business case. Udgangspunktet er business case version 1.1 fra tidligere skabelon.

06.09.2012 AHOF / STWO

1.3 Overført til nye IKT skabelon 11.09.2012 FJE

1.4 Indføjelse af ændringer fra kvalitetssikring 12.09.2012 AHOF/STWO

1.5 Ansvarlige for delprojekter justeret 01.10.2012 AHOF

1.6 Opdateret forud for styregruppemøde den 19.11.2012, herunder opdateret risikomatrix samt vision for hele projektet og målet med fase 1. EA afsnit 1.2 er opdateret og økonomi og tids-opfølgning afsnit 3.1 og 3.2 er opdateret.

13.11.2012 AHOF/STWO

1.7 Opdateret efter styregruppemøde den 10.12.2012 12.12.2012 AHOF

1.8 Opdateret med ny budgetopfølgning og tidsopfølgning pr 31.12.2012 forud for styregruppemødet den 04.02.2013

15.01.2013 AHOF/STWO

1.9 Opdateret risikomatrix. Endnu ikke godkendt. 07.02.2013 AHOF/STWO


2

1 Løsningsbeskrivelse

1.1 Forretningsmæssigt omfang

1.1.1 Forretningsløsningens navn og kort beskrivelse

Forretningsløsningens navn Pisarillisaaneq…at gøre det lettere…

Kort beskrivelse Formålet med projektet er at modernisere og effektivisere den offentlige administration i Grønland ved at understøtte forretningsudviklingen med sammenhængende digitale løsninger så bedre økonomistyring og ledelsesinformation kan opnås.

1.1.2 Forretningsmæssig baggrund

Projektet er initieret i et samarbejde mellem kommunerne, KANUKOKA og Grønlands Selvstyre i forsøget på at samle de offentlige kræfter om rammerne for fælles økonomistyring og fælles ledelsesinformation. Pisariillisaaneq er meget mere end et it-projekt, idet konsekvenserne af implementeringen vil kræve meget af de enkelte organisationer særligt i forhold til ledelsesmæssig vedholdenhed og opbakning. Pisariillisaaneq-projektet skal derfor ses mere som et organisationsprojekt end et it-projekt.

1.1.3 Forretningsmæssig problemstilling

Baggrunden for projektet er en erkendelse i kommunerne og Grønlands Selvstyre af, at der med de nuværende

systemer er en række udfordringer jf. projektkommissoriet.

Svært at få tilstrækkeligt og relevant ledelsesinformation,

Dataudveksling og sagsudveksling er kompliceret og tidskrævende,

Mange af de nuværende systemer understøtter ikke en digital forvaltning,

Der er behov for bedre økonomistyringsfaciliteter end de nuværende systemer kan tilbyde,

Kritiske revisionsbemærkninger med hensyn til interne kontrolsystemer og dokumentationsniveau,

Stor mængde af forskellige delsystemer og selvstændige systemer. Manglende overblik over sammenhænge

dvs. mangel på struktureret og koordineret systemudviklinger og anskaffelser af nye separate systemer og

Uklarhed i forhold til diverse registre, herunder CPR-, GER-, CVR- og adresseregistre. Se yderligere beslutningsgrundlaget afsnit 2.3. Overordnet resultater af forundersøgelse.

1.1.4 Forretningsmæssigt tiltag/løsningsbeskrivelse

Da udfordringerne stort set oplevedes som identiske i hele den offentlige sektor, blev det besluttet, at tiden var moden til at overveje mulighederne for en samlet løsning på en række problemstillinger og muligvis høste flere gevinster samtidig. I erkendelse af, at det var nødvendigt med en nærmere undersøgelse af de faktiske forhold opnåede man enighed om

at iværksætte en foranalyse til et ERP-system. Der blev således udformet et projektkommissorium1 med skitsering af de overordnede rammer.

I den forbindelse blev der listet en række krav til, hvad et nyt økonomistyrings- og ledelsesinformationssystem skulle bidrage med, og er sammenfattet nedenfor i forhold til, hvilke gevinster man ønsker at høste. Gevinster som skal realiseres ved implementering:

Overblik og gennemsigtighed via tilstrækkelig ledelsesinformation

Effektivitet – økonomistyring og ressourceoptimering via systemsammenhænge og dataintegration

Øget samarbejde på tværs af hele den offentlige forretning

1

Se bilag: Pisariillisaaneq Projektkommissorium i Huddle


3

Digitaliseringsparathed

Ensartethed i borgerbetjeningen

Kontrol og dokumentation

Styr på registre og data

I erkendelse af opgavens omfang blev der udformet overordnede rammer omkring projektet med hensyn til tidsmæssig udstrækning, relaterede projekter samt omkostningsniveau. I forbindelse med opstart af arbejdet er der løbende foretaget nogle afklaringer og justeringer, og det vil fortsat være en del af processen, at der sker en løbende tilpasning. De nuværende rammer omkring projektet beskrives herefter.

Beskrivelse af komplikationen ved den nuværende situation: Inden fællessystemer kan etableres skal følgende 4 centrale områder håndteres:

Få orden på registerforhold, således at landsdækkende registre opdateres struktureret samt at anvendelsen er ensartet og lovlig.

Få de lovgivningsmæssige rammer tilpasset til, at fællessystemer kan anvendes.

De it-mæssige rammer skal være på plads og der skal tages hånd om både arkitektur, infrastruktur og fælles datastruktur, således at de ønskede gevinster kan opnås.

Roller og rettigheder skal klarlægges således at fællessystemer anvendes efter klart definerede strukturer i forhold til brugerens rettigheder.

Beskrivelse af løsningsforslaget og de væsentligste gevinster (både økonomisk og kvalitativt): Når projektet er fuldført vil man overordnet set opnå følgende gevinster:

Overblik og gennemsigtighed, da man har tilstrækkelig ledelsesinformation

Sammenhængende systemer og integrerede data vil føre til større effektivitet via økonomistyring

Der vil være øget samarbejde på tværs af hele den offentlige forretning

Der vil være større digitaliseringsparathed

Ensartetheden i borgerbetjeningen vil være større og af bedre kvalitet

Kontrolmulighederne vil være større og dokumentationen vil være bedre, så der vil være færre

revisionspåtegninger.

Der vil være styr på registre og data

Der ville kunne opnås effektiviseringer i den offentlige sektor og på it-budgetterne

Redegørelse for løsningens omkostninger det første år, tilbagebetalingstid og hvornår løsningen kan være i drift:

Analysefasen går ud på at få et overblik over de samlede omkostninger, for at underbygge påstanden om en positiv business case.

Det er ambitionen at projektet har en tilbagebetalingstid på maksimal 4 år

Der arbejdes på at de første dele af løsningen kan være i drift primo 2015 Se yderligere beslutningsgrundlaget afsnit 3 ’Løsningsmuligheder’.

1.1.5 Primære parter

Identiciere de primære parter indenfor de forskellige forvaltningsniveauer

Niveau

Inden for et eller flere Departementer (benyt Departement navn)

Inden for en eller flere kommuner

Inden for en eller flere virksomheder

Angiv navne, hvis der er mellem 1 og 5 (ellers angiv antal)

Samtlige departementer, styrelser og direktorater

KANUKOKA samt alle kommunerne


4

1.1.6 Løsningens brugere

Løsningens brugere Brugerkategori (borgere; virksomheder eller offentligt ansatte) Antal

Politisk Politikere – anvender portal med Ledelsesinformation (GLIS) 200

Strategisk

Topledere – anvender GLIS samt elementer af økonomistyring 100

Operationelt Eksempelvis: Skoleledere, Økonomifunktioner, Controllere, mellemledere på sygehuse

800

1.1.7 Konsekvenser i forhold til Strategier og Samfundsmæssige forhold

A. Del af IKT-strategiens indsatsområder (1 for hver delstrategi, f.eks. SU 4.4)

Delstrategi OF. 4 Fællesoffentligt økonomisystem

Hvilke dele understøttes Alle dele af OF 4 understøttes

B. Konsekvenser i forhold til IKT-strategien

ERP-projektet indeholder en række forudsætningsprojektet, herunder Juridiske Forhold, Kontoplan, Nationale Registre og EA, som også vil danne grundlag for øvrige projekter under IKT-strategien, eksempelvis EPJ.

C. Konsekvenser i samfundsmæssige forhold

Foreslået projektløsning Når projektet er fuldført vil man overordnet set opnå følgende gevinster:

Overblik og gennemsigtighed, da man har tilstrækkelig ledelsesinformation

Sammenhængende systemer og integrerede data vil føre til større effektivitet

via økonomistyring

Der vil være øget samarbejde på tværs af hele den offentlige forretning

Der vil være større digitaliseringsparathed

Ensartetheden i borgerbetjeningen vil være større og af bedre kvalitet

Kontrolmulighederne vil være større og dokumentationen vil være bedre, så

der vil være færre revisionspåtegninger.

Der vil være styr på registre og data

Der ville kunne opnås effektiviseringer i den offentlige sektor og på it-

budgetterne

(Kopieret fra punkt 1.1.4)

Nul-løsning Såfremt man ikke foretager sig noget, må opmærksomheden henledes på, at det vil have følgende konsekvenser:

Man vil stadig ikke kende de specifikke behov på de enkelte områder, og dermed vil man ikke få et overblik over om der ville være kvalificeret begrundelse for at øge samarbejdet og systemintegrationen.

Der arbejdes stadig med separate systemer og leverandøraftaler. Der opnås således hverken stordriftsfordele eller samarbejdsgevinster.

Man vil forsat mangle overblik og tilstrækkeligt kvalificeret ledelsesinformation, og det vil heller ikke være muligt at foretage de effektmålinger, som kan vise om ressourcerne bruges hensigtsmæssigt.

Analyse- og præsentationsmuligheder vil stadig afhænge af, at man har enkeltpersoner, som kan trække data over i Excel, og lave de fornødne analyser og præsentationer.

Der vil fortsat være problemer med dobbeltsystemer, manglende systemoverblik og manglende mulighed for at kontrollere data i systemerne.

Problemerne omkring datafangst vil ikke blive løst, da de nuværende systemer ikke teknologisk er i stand til at håndtere dette.

Digitaliseringsparatheden øges ikke, og dermed kan det være en bremseklods for de øvrige tiltag, som man er i gang med andre steder.


5

Endelig er det helt essentielt, at mulighederne for effektmåling af strategiske tiltag ikke opnås, hvilket vil betyde, at man fortsat er henvist subjektiv vurdering af strategiske tiltag.

1.1.8 Lovgivningsmæssige hensyn

Beskrivelse

Generelt Pisariillisaaneq-projektets udmøntning vil være underlagt en række love, og vil med nye processer både udfordre og blive udfordret af det juridiske område.

Særlige forhold

Persondatalovgivningen

Persondataloven (ikraftsættes i Grønland ved Kgl. Anordning d. 1. januar 2014), §§ 5,6,7,8 og 11 Løsningen skal gøre det muligt at vidensdele (herunder samkøre) data: Almindelige data, personhenførbare data, personsensitive data, virksomhedssensitive data og data der knyttes til CPR og GER. Persondataloven regulerer ikke oplysninger om juridiske personer. Lovens styrende principper i § 5 tolkes restriktivt når der er tale om vidensdeling/samkøring. § 6, 7 og 8 skelner mellem henholdsvis almindelige, følsomme, og semi-følsomme oplysninger. § 11 regulerer CPR-data. Principperne i lovens § 5 tolkes restriktivt uanset om der er tale om almindelige eller følsomme oplysninger. Registerloven (udfases), Kapitel 2 Oprettelse af registre forudsætter at proceduren i kapitel 2 følges CPR-loven skal gennemgås i relation til delprojektet vedr. CPR.

Sagsbehandlings-lovgivning

Sagsbehandlingsloven, §§ 28 -33 Loven skelner mellem fortrolige oplysninger af rent privat karakter, og almindeligt fortrolige oplysninger. Adgangen til at videregive oplysninger af rent privat karakter er restriktiv. Oplysninger om virksomhedsensitive data er specifikt reguleret af lovens § 28, stk. 3. Disse oplysninger kan videregives hvis det er af væsentlig betydning for den modtagende myndigheds virksomhed.

Arkiv lovgivning

§ 6, § 15, § 6 fastsætter pligt til arkivering 15 år før oplysninger skal arkiveres, jf § 15

Andre love

1.2 Enterprise Arkitektur

1.2.1 Generelle tanker omkring Enterprise Arkitektur

Ataqatigiisitsineq i Pisariillisaaneq. Følgende anskuelser påpeges med arkitektur perspektiv. Værdiafklaring og forøgelse: Projektets output og værdi bør afklares og gøres helt skarp. Dette skal sikre at analysen som foretages nu, bidrager til det samlet mål. Her kan 2025 planens og IKT-strategiens målsætninger benyttes aktivt. Fokus på løbende leverancer med værdi for forretningen bør have fokus. Det skal nævnes at analyser, BC’er og diverse dokumenter ikke har en forretningsmæssig værdi, før de er implementeret og taget i brug. Begrebsafklaring: Der er mange begreber som bør afklares i projektet, som f.eks. ledelsesinformation, økonomistyring og at ”gøre det lettere”. Begreber som disse kan defineres på mange forskellige måder og dette kan resultere i mange forskellige forventninger til projektets output. ERP, som begreb er ikke synonymet på at gøre det lettere og dette kan skabe forvirring og forskelligartede forventninger. Forretningsmodellering: Der er mange metoder at forretningsmodellere på. Metoden til at inddrage og indgå i samarbejde med forretningen på bør dokumenteres og erfarings opsamling bør have stor fokus, for at sikre at brugbare


6

værktøjer og metoder kan genbruges. Det anbefales at UML-forretningsmodellering benyttes og evalueres af projektet. Forretningsmodellerne bør knyttes op mod services fordelt på de organisatoriske enheder. Dette kan give en afklaring på kerneservices/processer og opgaver. Samtidig bør ejerskab af processer og services afklares, for at få et øget overblik over ansvar og opgavefordeling. Data: Datafleksibilitet og tilgængelighed bør være i fokus. Den information der ønskes ifm at gøre det lettere, skal dokumenteres og gøres tilgængelig for andre relevante enheder. Dataene bør overholde de standarder der anbefales af arkitektur enheden. Datamodellerne bør ejes af forretningen og projektet skal sikre dokumentation for den sammenhæng dataene indgår i. Hvis det er formålet at have bedre økonomiske data er Kontoplanen et centralt produkt for projektet. En kontoplan er ofte knyttet op mod en enhed, og ændringer på disse sker undervejs. Der bør sikres den fleksibilitet, der er behov for i disse data. F.eks. kan fleksibiliteten handle om, at det skal være let at se tilbage til samme økonomiske data, selv efter en organisationsændring.

1.2.2 Forventet IKT indflydelse

Intet Lav Mellem Høj

Forbedre servicekvalitet (f.eks. hurtigere sagsbehandlingstid eller øget mulighed for borgerselvbetjening)

X

Effektivisere forretningsprocesser eller reducere driftsomkostninger (f.eks. automatisering af processer)

X

Effektivisere it-applikationer (f.eks. udskiftning af gammel applikationslogik eller integrere applikationer)

X

Effektivisere it-infrastruktur (f.eks. konsolidering af servere, reducering af antal platforme) X

Forbedre fleksibilitet i forretningsarkitektur (f.eks. understøttelse af standardiserede processer)

X

Forbedre fleksibilitet i it-arkitektur (f.eks. indføring af åbne standarder eller implementering af SOA)

X

Opfylde lovgivning (hvis projektet sikrer opfyldelse af lovgivning (national eller international))

X

1.2.3 Behov for tilgang til fælles offentlige registre (f.eks. CPR, GER)

Beskrivelse

CPR Netop CPR er basis for ERP-kompleksets eksistens, og indgår i analysen i delprojekt 1.2 Nationale Registre. Videreført under IKT-strategien.

GER Netop GER er basis for ERP-kompleksets eksistens, og indgår i analysen i delprojekt 1.2 Nationale Registre. Videreført under IKT-strategien.

A og B-numre Det indtænkes, at integrere A- og B-nummer registrene i ovenstående.

1.2.4 Sikkerhedsaspekter

Beskrivelse

Generelt

Det må formodes at ERP-komplekset bliver af vital karakter for driften af Selvstyre og kommuner. Derfor skal sikkerhed generelt prioriteres meget højt. Dette gælder både driften af systemet men kan også sikring af sensitive data for borgere og virksomheder samt data der har vital betydningen for driften af landet fremover. Der bør installeres tre miljøer omkring ERP-setup’et: Et udviklingsmiljø, et testmiljø med fiktive produktionstal og et egentligt produktionsmiljø. Det må formodes at går ERP-komplekset ned, så stopper store dele af det daglige arbejde i både


7

kommuner og Selvstyre. Det bør derfor overvejes nøje, om der skal være et fail-over system, så man kan skifte mellem to produktionssystemer.

Særlige forhold

Der skal være streng adgangskontrol til serverrum mv. Leverandører må ikke kunne tilgå produktionsdata, da leverandører her vil kunne hente forretningskritiske data og dermed positionere sig gunstigt ift. andre leverandører. Det kan være nødvendigt at leverandører skal indlæse data i produktionsmiljøet, men dette må ikke give adgang til at læse eller redigere i produktionsdata.

Beredskabsplan Beredskabsplanen skal gennemgås ift. det kommende setup.

1.2.5 System- og dataejere

Rolle (Systemejer/Dataejer) Hvem Involvering i projektet

Kommunerne: Systemejer: Strategisk ledelse dvs. direktionen Dataejer: De enkelte forvaltninger/fagchefer

Kommunaldirektører, økonomidirektører/chefer

Enkelte økonomidirektører er involveret dybt i projektet. Øvrige holdes orienteret.

Selvstyret: Systemejer: Strategisk ledelse – særligt DC for Finansdepartementet Dataejer: Hhv. ASA/DCR, finansdep. og de øvrige departementer

DC’er og afdelingschefer. Dataejere kan også være kontorchefer.

DC9 orienteres hver 3 måned. Stor bredde i bidrag fra mellemlederniveauet i forskellige delprojekter.

1.3 Afhængigheder til sideordnede projekter

Navn eller reference for sideordnet projekt

Beskrivelse af afhængighed til sideordnet projekt

Instans, der ejer projektet og dets løsning

Ansvarlig for sideordnet projekt (navn og instans)

EPJ Nationale Registre (CPR), Juridiske Forhold (PDL), EA, Produktions- og aktivitetsdata

Departementet for Sundhed

Ann B. Kjeldsen Lars Ragus


8

2 Forretningsmæssige konsekvenser

2.1 Beskrivelse af vision for hele Pisariilisaaneq-projektet

Pisariilisaaneq! ”…at gøre det lettere at styre fremfor at blive styret”

Baggrunden Baggrunden for Pisariillisaaneq-projektet er en erkendelse i kommunerne og Grønlands Selvstyre af, at der med de

nuværende processer og systemer er en række udfordringer2:

Svært at få tilstrækkeligt og relevant ledelsesinformation,

Dataudveksling og sagsudveksling er kompliceret og tidskrævende,

Flere af de nuværende systemer understøtter ikke en digital forvaltning,

Der er behov for bedre økonomistyringsfaciliteter end de nuværende systemer kan tilbyde,

Kritiske revisionsbemærkninger med hensyn til interne kontrolsystemer og dokumentationsniveau,

Stor mængde af forskellige delsystemer og selvstændige systemer. Manglende overblik over sammenhænge dvs.

mangel på struktureret og koordineret systemudviklinger og anskaffelser af nye separate systemer og

Uklarhed i forhold til diverse registre, herunder CPR-, GER-, CVR- og adresseregistre. Da udfordringerne opleves som stort set identiske i hele den offentlige sektor, er det besluttet, at tiden er moden til at overveje mulighederne for en samlet løsning på en række problemstillinger og muligvis høste flere gevinster samtidig. Det er ambitionen at implementere nye samt forbedre eksisterende løsninger og processer, således det bliver lettere at udføre økonomistyring og skabe relevant og valid ledelsesinformation på tre områder: økonomi, personale samt produktions- og aktivitet. Gevinster Herunder oplistes de gevinster som skal realiseres ved implementering:

Overblik og gennemsigtighed via tilstrækkelig ledelsesinformation i tre kategorier: økonomi, personale,

produktion- og aktivitet

Højere effektivitet via bedre økonomistyring og ressourceoptimering skal bidrage til at den offentlige sektor kan

effektiviseres

Øget samarbejde på tværs af hele den offentlige forretning

Digitaliseringsparathed for både mennesker, systemer og processer

Ensartethed i borgerbetjeningen

Bedre kontrol og dokumentation

Mere ensartet registrering og dermed bedre kvalitet i data og registre Der på nuværende tidspunkt ikke defineret kvantitative målsætninger for ovenstående, idet målsætninger forudsætter et udgangspunkt. Disse nulpunktsanalyser udarbejdes ifm. fase 1 – analysefase. På baggrund af nul-punkts analyser udarbejdes i samarbejde med topledelse i Selvstyre og kommuner ambitionsniveauer. Kvalitetsforventninger Ambitionsniveauet er højt, forarbejdet skal være grundigt og forventningerne til udbyttet er store. De enkelte leverancer i projektet er alle kategoriseret ift. projektets kvalitetsstyringsplan og –strategi.

2.2 Målbeskrivelse med fase 1 – analysefase Målet med fase 1 er at kunne aflevere ét dokument – Beslutningsgrundlag for igangsættelse af fase 2 - baseret på projektets slutprodukter. Beslutningsgrundlaget skal indeholde en række omkostningsscenarier med overordnede implementeringsplaner. Beslutningsgrundlaget har til formål at bibringe beslutningstagerne i såvel kommunerne som Selvstyret et beslutningsgrundlag og omkostningsscenarie for den videre proces. Beslutningsgrundlaget skal indeholde en konkret anbefaling fra ERP-styregruppen.

2 Jf. Projektkomissorium


9

Beslutningsgrundlaget skal tage udgangspunkt i gevinstrealisering for det samlede offentlige, men med vægt på særegne gevinster for henholdsvis kommuner og Selvstyre. Sammensætning og oprindelse Beslutningsgrundlaget sammensættes af slutprodukterne. Se tegning: ”Relationer mellem produkter” i bilag. I ”Beslutningsgrundlag for igangsættelse af fase 1” står der, at der ved faseafslutning af fase 1 vil være en række behovs-, ønske og prioriteringsbeskrivelser”. De udvalgte områder er:

Forudsætningsprojekter: o Juridiske forhold o Nationale registre o Enterprise Arkitektur o IT-rammer o Fællesoffentlig log-in

Økonomistyring og økonomisk ledelsesinformation i Selvstyret og kommunerne o Kontoplan og dataklassifikation o Økonomistyring og økonomisk ledelsesinformation i Selvstyret o Finanslov o Økonomistyring og økonomisk ledelsesinformation i kommunerne

Ledelsesinformation - Aquut o Aquut Personale o Aquut - produktions- og aktivitetsdata o Fællesoffentlig journalplan

Med disse beskrivelser vil man have opnået et betydelig bedre overblik over, hvordan samarbejde og systemintegration kan udvikles og forbedres i fremtiden – og dermed et beslutningsgrundlag for beslutning om fremtidig system- og procesudvikling.

For at kvalificere beslutningsgrundlaget yderligere er det endelige slutprodukt således udvidet med omkostningsscenarier. Beslutningsgrundlaget kan kun sammenskrives, hvis forarbejdet i de øvrige slutprodukter er grundige og kvaliteten lever op til ambitionen. Hvert slutprodukt bidrager med sine input til strategien men skal også kunne ses som værdiskabende stand-alone produkter i andre sammenhænge. Format Slutproduktet leveres i rapportform. Kundens kvalitetsforventninger Beslutningsgrundlaget skal klassificeres som et A-dokument og gennemleve kvalitets-flowet for denne type dokumenter. Ydermere er ambitionen for strategien at den sendes til ekstern audit. Godkendelsesmetode Godkendes af den overordnede styregruppe efter kvalitetsreview i projektets kvalitetsfunktion. Ansvar for godkendelse Styregruppeformanden.

2.3 Kvalitative gevinster og forringelser

2.3.1 Serviceforbedringer

De identificerede gevinster fordeler sig på en akse mellem på den ene side at bidrage med effektivisering (ressourcer) og på

den anden side at sikre en bedre kvalitet i offentlige ydelser (services). Alle gevinsterne har elementer af både

effektivisering og bedre kvalitet, så det er derfor ikke et spørgsmål om enten/eller, men i stedet både/og.


10

De kvalitative gevinster ved ERP-projektet er beskrevet i projektgrundlaget afsnit 4.2-4.5. Her er gevinstområderne tredelt i

hhv. politisk, strategisk og operationelt niveau.

Anvend ca. 5-35 linjer, udfyldes i dialog med BC konsulent og økonomer

A. Beskriv serviceforbedringer for Borger

Service Type af forbedring Beskrivelse

B. Beskriv serviceforbedringer for Erhverv

Service Type af forbedring Beskrivelse

C. Beskriv serviceforbedringer for Kommune

Service Type af forbedring Beskrivelse Forvaltning

D. Beskriv serviceforbedringer for Selvstyre

Service Type af forbedring Beskrivelse Departement

2.3.2 Forringelser og ulemper

Anvend ca. 5-35 linjer, udfyldes i dialog med BC konsulent og økonomer A. Beskriv serviceforringelse for Borger

Service Type af forringelse Beskrivelse

B. Beskriv serviceforringelse for Erhverv

Service Type af forringelse Beskrivelse

C. Beskriv serviceforringelse for Kommune

Service Type af forringelse Beskrivelse Forvaltning


11

Sikkerhed omkring persondata

Forlænget sagsbehandlingstid

Da man skal dokumentere mere med persondataloven, vil sagsbehandlingstiden blive forlænget. Dette ved vi fra danske erfaringer på området.

Alle

D. Beskriv serviceforringelse for Selvstyre

Service Type af forringelse Beskrivelse Departement

Sikkerhed omkring persondata

Forlænget sagsbehandlingstid

Da man skal dokumentere mere med persondataloven, vil sagsbehandlingstiden blive forlænget. Dette ved vi fra danske erfaringer på området.

Alle

2.4 Økonomiske konsekvenser

2.4.1 Pengestrømsopgørelse - udgiftsbaseret

Formålet med fase 1 i ERP-projektet er netop at tilvejebringe viden om scope og dermed omkostningsniveauet for projektet. Det er eksemepelvis helt afgørende om kommunerne vil deltage videre i projektet eller ej. Derfor er nedenstående budget udarbejdet ud fra en ”Hvis nu…” præmis. Altså: hvis nu vi har X udgifter, hvor store gevinster Y skal vi så hente for at skabe en positiv businesscase. Jo større X jo større Y. Endvidere må det anføres i en IKT-strategi-kontekst at ERP-projektet først begynder at realisere konkrete aktiviteter og investeringer i 2015. Samme år som nuværende IKT-strategi slutter. Derfor er det ikke muligt at indføre gevinsterne på kort sigt (skabelonens år 4 og 5), idet gevinsterne først forventes 2-3 år efter ibrugtagning i 2015.


12

Udfyldes i forbindelse med Business case, indsæt tabel fra ’Business case regneark’, udfyldes i dialog med Økonomer

PENGESTRØMSOPGØRELSE (UDGIFTSBASERET)

DKK, Millioner År 0 År 1 År 2 År 3 År 4 År 5

OMKOSTNINGER:

Forretningsmæssige investeringer:

Procesdesign 0 0 0 0 0 0

Medarbejderuddannelse 0 0 0 0 0 0

Driftsimplementering af systemer 0 0 0 0 0 0

Andre forretningsmæssige investeringer 4 13 5 0 0 0

Forretningsmæssige investeringer total 4 13 5 15 15 10

It-investeringer:

Interne ressourcer 0 0 0 0 0 0

Eksterne ressourcer 0 0 0 0 0 0

Hardware 0 0 0 0 0 0

Software 0 0 0 0 0 0

Andre it-investeringer 0 0 0 0 0 0

It-investeringer total 0 0 0 15 10 5

Øgede forretningsmæssige driftsomkostninger

Lønomkostninger 0 0 0 0 0 0

Omkostninger til materialer og eksterne services 0 0 0 0 0 0

Andre forretningsmæssige driftsomkostninger 0 0 0 0 0 0

Øgede forretningsmæssige driftsomkostninger total 0 0 0 0 0 0

Øgede it-driftsomkostninger

Lønomkostninger 0 0 0 0 0 0

Licenser 0 0 0 0 0 0

Systemvedligehold 0 0 0 0 0 0

Andre it-driftsomkostninger 0 0 0 0 0 0

Øgede it-driftsomkostninger total 0 0 0 2 2 2

OMKOSTNINGER TOTAL 3,5 12,6 5,0 32,0 27,0 17,0

ØKONOMISKE GEVINSTER:

Forretningsmæssige gevinster:

Service gevinster og andre (2.1.1) 0 0 0 0 0 0

Strukturelle gevinster 0 0 0 0 0 0

Besparelser på materialer og eksterne services 0 0 0 0 0,0 0,0

Andre forretningsmæssige driftsbesparelser og gevinster 0 0 0 0 0,0 0,0

Forretningsmæssige gevinster total 0 0 0 10 30,0 40,0

It-gevinster:

Lønbesparelser 0 0 0 0 0,0 0,0

Besparelser på licenser 0 0 0 0 0,0 0,0

Besparelser på systemvedligehold 0 0 0 0 0,0 8,0

Andre it-driftsbesparelser 0 0 0 0 0,0 0,0

It-gevinster total 0 0 0 0 10,0 15,0

ØKONOMISKE GEVINSTER TOTAL 0,0 0,0 0,0 10,0 40,0 55,0

PENGESTRØM TOTAL -3,5 -12,6 -5,0 -22,0 13,0 38,0

2.4.2 Pengestrømsoversigt – udgiftsbaseret

Udfyldes i forbindelse med Business case, indsæt diagram fra ’Business case regneark’, udfyldes i dialog med Økonomer


13

2.5 Økonomiske nøgletal

2.5.1 Økonomiske nøgletal

Udfyldes i forbindelse med bevillingsmæssige behandling, benyt tal fra ’Business case regneark’, udfyldes i dialog med Økonomer

Projektets nutidsværdi (NPV), i DKK 8 mio.

Projektets interne rente (IRR), i procent 6%

Projektets tilbagebetalingstid, i hele år Mere end 4 år

2.5.2 Beregningsgrundlag

Udfyldes i forbindelse med bevillingsmæssige behandling, benyt tal fra ’Business case regneark’, udfyldes i dialog med Økonomer

Diskonteringsrente i udregning af nutidsværdi, i procent

Tidshorisont i udregning af nutidsværdi og intern rente, i hele år

Finansieringsrente, i procent

Aktivets levetid/afskrivningsperioden for det optagede lån, i hele år

2.5.3 Økonomisk risikovurdering

Sandsynlighed

Konsekvens (angiv ændring i forventede omkostninger og økonomiske gevinster, i DKK, hvis risiko realiseres) L

av

Mid

del

Hø

j

Risiko for, at omkostninger bliver større end angivet i afsnit 2.2

X Op til 50% merforbrug

Risiko for, at økonomiske gevinster bliver mindre end angivet i afsnit 2.2

X Op til 50% reduktion

-3,5

-12,6 -5,0

-22,0

13,0

38,0

-30,0

-20,0

-10,0

0,0

10,0

20,0

30,0

40,0

50,0

År 0 År 1 År 2 År 3 År 4 År 5

DK

K m

illio

ner

År


14

2.6 Sponsorer Der skal angives det beløb man søger IKT Porteføljeledelsen om samt andre sponsorer. Der angives kun beløb i DKK der søges til projektet, ikke angivelse af årsværk eller driftsomkostninger.

2012 2013 2014 2015 2016 2017

IKT-strategi 1.248.000 0 0 0 -- --

KANUKOKA 2.000.000 2.000.000 ? ?

Finansloven 5.500.000 9.586.000 2.500.000 ? ? ?


15

2.7 Risici

2.7.1 Identificerede risici

Fokus i denne risikovurdering er

Kan projektet gennemføres

Kan løsningen bruges og vil den blive brugt

Benyt én række for hver identificeret risiko. Sandsynlighed og Konsekvens angives med værdisættet 1(lav) til 5 (høj)

id Beskrivelse af identificeret risiko

Sand-syn-lighed

Konse-kvens

Håndtering af identificeret risiko

1 Risiko for forsinkelse af samlede projektløsning 2 4 Se projektets risikolog for uddybning.

2 Risiko for manglende tekniske kompetencer 2 4 Se projektets risikolog for uddybning.

3 Risiko for manglende forretningsmæssige kompetencer 3 4 Se projektets risikolog for uddybning.

4 Risiko for at støde på show-stoppere 3 4 Se projektets risikolog for uddybning.

5 Risiko for manglende opfyldelse af forretningens samlede behov

2 5 Se projektets risikolog for uddybning.


16

6 Risiko for manglende opbakning til brugen af løsningen og dermed mindre gevinster ved løsningen


7 Risiko for høj modstand mod forandring til den organisatoriske implementering


8 Risiko for kraftig leverandørbindinger efterfølgende 2 5 Se projektets risikolog for uddybning.

9 Risiko for projektets leverance ikke forankres i organisationen og derfor ikke lever videre under normal drift efter projektet er afsluttet


10 Risiko for at de forskellige enheder og deres medarbejdere er på vidt forskelligt niveau ift. parathed overfor forandringer.


Sandsynlighed: 1 = Lille (1-20%) 2 = Under medium (20-40%) 3 = Medium (40-60%) 4 = over medium (60-80%) 5 = Høj (80-100%)

Konsekvens: 1 = Ubetydelig

2 = Mindre betydelig

3 = Betydelig

4 = Meget betydelig

5 = Kritisk

Risikoniveau S*K

1-3 = Lille

4-10 = Moderat 11-20 = Kritisk

21-25 = Projekt død

0

5

10

15

20

25

maj

jun

i

juli

augu

st

sep

tem

ber

okt

ob

er

no

vem

ber

dec

emb

er

jan

uar

feb

ruar

mar

ts

Ris

iko

sum

Risikobarometer for fase 1 (= sandsynlighed x konsekvens)

12-20 = Kritisk risiko

1-3 = Lille risiko

25 = Projekt død

4-10 = Moderat risiko

For få ressourcer Utilstrækkelig kommunikation Kvalificeret arbejdskraft

11,


17

3 Projektgennemførsel, implementering og opfølgning

3.1 Opfølgning på økonomi pr. 31.12.2012


18

3.2 Opfølgning på tid pr. 31.12.2012

Tidsopfølgning pr. 31.12.2012


19

3.2.1 ERP-projektets samlede fremdrift i timer

0

200

400

600

800

1.000

1.200

1.400

1.600

0

2.000

4.000

6.000

8.000

10.000

12.000

14.000

16.000

18.000

jan

-12

feb

-12

mar

-12

apr-

12

maj

-12

jun

-12

jul-

12

aug-

12

sep

-12

okt

-12

no

v-1

2

dec

-12

jan

-13

feb

-13

mar

-13

apr-

13

maj

-13

jun

-13

jul-

13

aug-

13

Tim

er p

r. m

åned

Akk

um

ule

red

e ti

mer

Fremdrift i timer

Periode budget Periode realiseret

Periode fremdrift Akkumuleret budget

Akkumuleret realiseret Akkumuleret fremdrift

Gamle budget tal akkumuleret


20

3.3 Projektplaner

3.3.1 Hovedtidsplan

Følgende GANNT diagram viser hovedtidsplanen for ERP-projektet.

Se altid opdateret GANNT-diagram på https://www.tomsplanner.com/public/pisariillisaaneq/

Benyt én række for yderligere beskrivelse af hver fase. Nævnte faser er kun til inspiration!

# Fase Forventet periode Nøgleprodukter

Forventet budget mio. kr.

0 Forundersøgelse juni 2011 – juni 2012

Beslutningsgrundlag for igangsættelse af Pisariillisaaneq-projektet samt en række projektgrundlag for kommuner + selvstyrets enheder

2,8 (realiseret)

1 Analyse juni 2012 – august 2013

Beskrivelse af forretningens behov, ønsker og prioriteringer – scope og omfang for udbuddet.

8,374

2 Udbud August 2013 – april 2014

Udbudsmateriale, Kravspecifikation og gennemførsel af udbud

5

3 Teknisk løsning implementeres # 1

April 2014 – januar 2015

Teknisk løsning ? – afhænger af omfang

4 Organisatorisk implementering # 1

November 2014 – December 2015

Implementering og uddannelse af medarbejdere

? – afhænger af omfang

5 Teknisk løsning implementeres # 2

Januar 2015 – december 2015

Teknisk løsning ? – afhænger af omfang

6 Organisatorisk implementering # 2

Januar 2016 – december 2016

Implementering og uddannelse af medarbejdere


7 Projektafslutning December 2016


https://www.tomsplanner.com/public/pisariillisaaneq/


21

3.3.2 Projektleverancemilepæle og delprojekter

Der henvises til slutproduktbeskrivelser på Huddle - https://nanoq.huddle.net/myhuddle/ og Toms planner - https://www.tomsplanner.com/public/pisariillisaaneq/.

3.3.3 Forretningsmilepæle

Benyt én række for hver milepæl. # refererer til Fase.løbenr

# Forretningsmilepæl Forventet dato Gevinster ved milepæl

KPI der skal måles ved milepæl – se endvidere punkt 3.4

1.3 Fællesoffentlig kontoplan tages i brug

06.2015 Gennemsigtighed i kontering % ”Slack” i kontering

1.2 Datafordeler på CPR idriftsættes

01.2015 CPR- og adressedata opnår større validitet med mindre sagsbehandlingstid til følge

Antal breve der kommer retur ved masse-udsendelse. Eks. hos Skat eller TELE

FASE 1 – analysefase har til hensigt netop at definere KPI’er for hvert del-projekt. Derfor skal denne tabel udvides som projektet og fasen skrider frem.

3.4 Kvalitetssikringstiltag Anvend ca. 5-35 linjer

Der er udarbejdet en kvalitetsstyringsstrategi og en kvalitetsplan, som findes på Huddle. Strategien indeholder: Formål Kvalitetsprocedurer Kvalitetsplanlægning Kvalitetskontrol Ekstern audit Roller Værktøjer

3.5 Implementeringsstrategi Anvend ca. 5-35 linjer

Der er ikke udarbejdet en egentlig implementeringsstrategi på nuværende tidspunkt. Denne skal naturligvis udarbejdes, når vi kender omfanget af det system kompleks der skal implementeres. Ved implementeringen af systemerne skal forstås den tekniske og organisationsmæssige forankring. Det er vigtigt, at der skabes en solid implementeringsorganisation, der kan understøtte systemet. Der skal være fokus på at komme fra projektniveau til drift, således at projektet har tydelige mål, der kan måles og evalueres, og fordelene herefter kan høstes. Målene skal sikre progression i forløbet og bidrage til den overordnede styring. Integrationen til andre systemer er en af hjørnestenene i hele projektet, men det skal understreges, at netop denne integration også er en stor risikofaktor i forbindelse med opnåelse af succes. Det er i den forbindelse vigtigt at overveje, hvilke krav der stilles til systemer og eksterne leverandører, således at afhængighed af specialtilretninger og enkeltleverandører mindskes og helst helt elimineres.

3.6 KPI’er Benyt én tabel per KPI

KPI Modenhed i arkitektur

Hvordan måles? Der udarbejdes kvantitative spørgeskemaer. Respondenter er i første omgang programledere, it-projektledere og forretningsprojektledere.

Hvordan etableres Baseline? Ved første modenhedsanalyse i efteråret 2012

Forventet målingsdato Måling

Handlingsplan, ifald målingen ligger uden for forventet interval

Efteråret 2012 - Det forventes at målingen viser ”lav modenhed”

https://nanoq.huddle.net/myhuddle/

https://www.tomsplanner.com/public/pisariillisaaneq/


22

KPI Mere effektiv sagsbehandling

Hvordan måles? Hvor lang tid tager det at gennemføre én sag inden for 5 konkrete områder, eksempelvis – antal dage:

1) Anbringelse af barn uden for hjemmet 2) Oprettelse af virksomhed i Erhvervsregister – i dag GER senere

CVR 3) Modtagelse, bogføring og betaling af faktura 4) Månedsafslutning af regnskab på udvalgte konti 5) Årsafslutning af landskassens regnskab

Hvordan etableres Baseline? ”Stopursmåling”



Foråret 2013

KPI Antal aktive brugere på Aquut-portalen

Hvordan måles? Aktivitet: År 1: 100 unikke brugere har trukket mindst én standard-rapport År 2: 200 unikke brugere har trukket mindst to standard-rapporter og der er defineret mindst 10 forskellige standardrapporter År 3. 20 unikke brugere har selv defineret og trukket en ”ad hoc rapport” baseret på tilgængelige data. Tilfredshed måling År 1: Spørgeskemaundersøgelse omkring tilfredshed. Målsætning 80% af brugerne skal mene at Aquut-portalen er ”god” eller ”meget god” ift. tidligere mulighed for at trække ledelsesinformation.

Hvordan etableres Baseline? Bruger-måling



Foråret 2013


23

Godkendelse

Indsæt række for hver godkendelse af business casen har været igennem. Nyeste godkendelse sættes øverst.

Version Rolle Navn og instans Stilling Dato Henvisning til Referat

1.9 PL Peter Hansen Styregruppeformand ? Endnu ikke godkendt

1.8 PL Peter Hansen Styregruppeformand 04.02.2013 04.02.2013

1.7 PL Peter Hansen Styregruppeformand 10.12.2012 10.12.2012


24

Bilag

Bilagsoversigt

Bilagstitel Afsnit i denne business case som bilaget hører til Bemærkninger

Beslutningsgrundlag for Pisariillisaaneq-projektet

Projektkommissorium for Pisariillisaaneq-projektet

Henvisning til eventuelle tilknyttede dokumenter Der skal benyttes én tabel per dokument

Captia sagsnr Captia dokument nr. Dokument navn

Dokument beskrivelse

business case skabelon · business case skabelon version 2.00 aningaasaqarnermut...

Documents