business process 6강. bpr as-is (현행모델분석)...

1 BPM Class Material®

Business Process Management

6강. BPR As-Is (현행모델분석)

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AS - IS ( 현행모델분석 )

BPM Class Material®

Business Process Management BPR Framework and Methods

계획수립

프로젝트 조직구성 사업방향 분석

고객의 요구사항 정의 프로젝트 범위결정

통합이행 계획수립

통합이행 계획수립 변화관리 전략수립

현행(AS-IS) 모델 분석

개선(TO-BE) 모델 개발

변 화 관 리

현행 프로세스 분석

근원 분석

개선기회 도출

단기적 해결책 보고

프로세스 달성목표 설정

선진사례 분석

신 프로세스 설계

비용,효과,위험분석

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Business Process Management 현행 (AS-IS) 모델 분석 단계

활동-6 : 자료수집 방안 수립

활동-7 : 현행 프로세스/ 정보기술 분석

활동-8 : 개선기회 도출

활동-9 : 단기적 해결책 보고

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활동-6 : 자료수집 방안 수립

현행 모델을 정의하기 위하여 자료를 어떻게 수집 할 것 인지에 대한 계획을 수립한다.

프로젝트 팀원 교육 자료수집 계획

자료수집계획서

• 프로젝트 팀원에 대한 인터뷰 기법 • 프로젝트 팀원에 대한 자료수집방법 교육 • 현행모델 개발과 자료수집을 위한 계획 수립 • 수집대상 자료 선정 (기능/절차/활동/작업/측정기준/이벤트 등) • 인터뷰 대상자 선정 • 인터뷰 일정계획 수립 • 현장 관찰 계획 수립

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활동-7 : 현행 프로세스/정보기술 분석

현재의 프로세스와 정보기술을 분석하기 위해 현장관찰, 인터뷰, 자료검토를 실시하고 분석된 현행 프로세스에 대한 공감대를 형성한다.

현장관찰/ 자료검토

인터뷰 실시

프로세스 분석

AS-IS 모델

• 현장관찰 • 인터뷰 및 자료검토 실시 • C.F.프로세스, 업무절차, 업무활동 조사 (프로세스 맵) • 프로세스 활동에 대한 원가구조 확인 • 현재의 업무수행 능력 측정지표 및 수행정도 조사

→ 현행 프로세스 상의 핵심현안과 문제점 조사 및 근원 분석 (프로세스 사전) • 현재의 정보기술 환경과 기술적, 기능적 품질조사 • 적용 가능한 정보기술 검토 • 워크샵을 위한 예비 AS-IS 모델 개발

→ AS-IS 모델의 문서화 작업 • 현행 모델의 공감대 형성을 위한 Workshop실시

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Business Process Management ■ 프로세스 맵 (Process Map) 정의

정의

구성 요소

문제점 및 원인을 파악하여 개선기회를 찾기 위해 업무의 절차를 정해진

약속에 의해 모델링한 것

(1) 핵심 프로세스, Sub-Process, Step

(2) 조직(부서)

(3) 평가지표(총처리시간, 실처리시간, 발생원가, 품질수준 등)

(4) 전산 시스템

(5) 기타 : 연결Point, 화살표, Yes/No

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Business Process Management ■ 프로세스 맵 작성 시 유의 사항

문제점과 원인을 찾을 수 있는 프로세스 맵을 작성하라 !

- 과연 Step을 얼마나 세밀하게 표현할 것인가? - 관련된 업무를 모두 표현할 것인가?

•원인이 잘 표현되었는가? •사전 도출된 문제점이 잘못 도출된 것인가?

Cross Functional Process의 문제점을 사전에 도출해본다.

그 문제점의 원인을 표현할 수 있는 Depth와 관련업무를 Process Map으로 작성

완료

많은 사람이 같은 의미로 받아들일 수 있도록 하여야 함

--> 프로세스 Dictionary의 활용 및 약속기호 준수

현업의 적극적 참여와 피드백이 이루어져야 함(모델의 검증 및 개선의 역할)

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Business Process Management ■ 프로세스 맵 작성 – 사례

알바생

전화주문 및 배달판매

정직원

주문수기기록

사장님

금액확인

N

배달 알바생

고객

전화받음 주문내역 접수

주문내역 전달

주문내역 받음

주문내역 받음

요리시작함 요리완성 요리전달

요리받음 주문내역 받음

고객에게 배달

요리받음 금액지불

금액수령 금액확인 가게복귀 금액인수

금액인계

주문수기기록

Y

공급업체

재고상태일지

재고확인

재고사항 확인

재고확인

재고사항 전달

주문요청

주문요청 수락

닭 배송

닭 수령

닭 수량 검수

이상 무 전달

닭 적재 재 요청

적재 지시

부족

양호 양호

부족

일치

양호

참조 4 참조 5

참조 6

참조 7

배달서비스 전화옴 고객 독촉 전화

주문취소

볼쾌

주문취소 통보

참조 12

POS SysTem

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Business Process Management ■ 프로세스 Dictionary 정의

정의

구성 요소

프로세스가 어떤 업무를 수행하는 지를 정의한다. 프로세스맵 분석을

통해 도출된 문제점과 원인 및 개선기회를 포함한다.

(1) 핵심 프로세스, Sub-Process

(2) 조직(부서)

(3) 평가지표(총처리시간, 실처리시간, 발생원가, 품질수준 등)

(4) 현상 및 Issue, 원인

(5) 개선기회

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Business Process Management ■ 프로세스 Dictionary작성 – 사례

구 분 문제점 및 Issue 원 인 분 석 개 선 기 회

참조4

참조5

참조6

참조7

• 정확한 생닭의 수량이 파악이 되지 않음

• 수기 전용폼을 작성 • 재고관리시스템을 도입 • 원활한 공급망을 구축하여 원하는 시기, 시간 때 언제든지 생 닭 주문 가능하도록 조정

• 수기 재고파악으로 인한 수량파악 의 오류가 발생함

• 주문내역의 수기 접수로 인한 잘못된 주문 접수 발생

• 수기로 작성하기 때문에 데이터 중복 등 여러 가지 오류발생

• 빨리 접수를 받기 위해 정확하게 작성하지 못함

• 전화 받음과 동시에 손쉽게 주문내역을 주방과 카운터에서 확인 할 수 있는 시스템 도입

• 수기 전용폼을 작성

• 금액인계에서 금액이 맞지 않음 • 앞의 수기로 잘못 입력된 주문으로 인해 가격차이발생

• 전화 받음과 동시에 손쉽게 주문내역을 주방과 카운터에서 확인 할 수 있는 시스템 도입

• 요리 시 잘못된 주문 조리 • 수기입력으로 인한 잘못된 주문 • 전화 받음과 동시에 손쉽게 주문내역을 주방과 카운터에서 확인 할 수 있는 시스템 도입

전화주문 및 배달판매 Process Sub-

Process Definition

고객의 주문접수로 부터 음식준비, 배달, 전달에 이르는 프로세스

Performance Measure

•주문접수부터 배달완료까지 Lead Time

•음식에 대한 고객 만족도 Owner 주방장

배달원

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- 기초데이타가 부족하고 자료의 공유가 미흡 - 시스템에서 자동산출 안됨

100% 43%

26%

31%

39건

17

10

12

전체건수 데이타 부족건

실행 미편성건

양식통일 미흡건

현장별 손익보고서 오류분류

- 손익보고서 작성시 오류를 총26개 현장을 대상으로 조사한 결과 39건을 발견하여 원인별로 분류

참조: 97’ 현장보고서

- 손익보고서의 정확성 결여 - 보고서작성의 지연

문제점

원인

Fact분석 (예) 프로세스 Dictionary에서 제시되었던 문제점 및 이슈 중에서 부각시킬 문제점은 Fact 분석을 수행함

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Business Process Management 활동-8 : 개선기회 도출

전 단계에서 나타난 개선 기회들을 통합하고 기회평가 작업을 통한 우선순위를 도출한다.

통합

개선기회 - 1

개선기회 - 2

개선기회 - 3

도출된 개선기회 들 개선기회목록

• 개선 기회들의 통합

• 통합된 개선기회에 프로세스 재설계 원칙 적용 - 통합화 - 프로세스 시간 - 정보기술

- 분산화 - 싸이클 시간 - 업무이전

- 병렬처리 - 공정순서 - 외주처리

- 표준화 - 정보공유 - 단순화

- 창구일원화 - 권한위임 • 개선(TO-BE)모델 구축의 장애요소 분석 • 사업목표에 근거한 개선기회 우선도출 • 단기적 해결과제 도출 • 지원될 정보기술의 영향분석

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Business Process Management 개선기회

현업 Needs 원 인 개선기회

학생관련 자료 통합시스템 구축 학년 진급 규정 재검토 미등록/미복학 제적 사전예고제 검토 교과과정 체계화 On-Line 수강신청시스템 구축

학적관리 관련 개선기회

o 학생관련 자료의 전산관리 및 공유 필요 o 휴/복학 처리 시스템 보완 필요 o 학적부관리의 전산화 필요 o 휴학처리 절차가 번거로움 o 학적통계자료 작성이 어려움 o 복학시 학년규정 보완 필요 o 미복학 제적 등에 대한 사전 예고제도가 없어 학생들 피해 발생 o 졸업사정의 전산화 필요 (유사/대체과목 Check, 논문 통과여부 등)

o 시스템용량부족으로 학과/연구실에서 조회불가 o User Interface 불편 및 현업의 조작 미숙 o 입학후 학적부 기재사항외의 추가 자료 수집 어려움 o 자료입력시 정보센타를 통해야하므로 번거로움 o 등록/학적변동/휴,복학 시스템 연계 안됨 o 학적부에 사진부착이 의무화되어 있음 o 학적시스템과 도서관시스템이 연계되어 있지 않음 o 재학생들이 학적부 사본을 요구하는 경우 있음 o 여러기준에 따라 제적생 통계 및 명부 출력이 안됨 o 유예기간을 거친후에 소급제적 할 경우수작업으로 제적해당년도 통계에 포함을 시키고 있음 o 시스템 용량부족으로 통계자료의 누적관리가 안됨 o 복학 담당자의 오류로 학년진급이 안되는 경우 있음 o 한 학기 휴학이 가능하므로 실제 이수 학기와 학년이 맞지 않는 경우 발생 o 학년진급시 심사절차가 없음 o 군휴학의 경우 제대일자 파악불가로 복학예정학기 예측이 불가능하므로 미복학 제적자에 대한 사전예고가 불가능함 o 휴학시 휴학기간을 명시하지 않음 o 등록기간이 끝난후에야 미등록자 파악이 가능하므로 미등록제적에 대한 사전 예고 불가능 o 유사/대체과목수가 많고 History관리가 안됨 o 학과에서 논문심사결과 입력가능 시스템 부재 o 수강신청시 동일과목에 대한 이중취득 Check 안됨

고객 Needs o 학생관련 자료의 전산관리 및 공유 필요 o 휴학시 모든 절차가 학과 에서 처리되길 요망

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개선기회 및 우선순위 교육/연구 관리 (학사 및 학생행정)

하위 프로세스 개선기회 개선과제

* 과제 전개에서 제외된 개선기회들은 정책적 결정사항 이거나 상대적 중요도가 낮음.

o 강의시간표 편성의 체계화 및 공유체제 구축

o On-Line 수강신청 시스템 구축

o 학적 / 교직 관리 및 학생 지원 업무 체제 정비

o 성적 처리 절차 효율화

o 입시관리 절차 정비

o 조직 및 업무분장 재조정

o 문서 전달 / 조회/ 공유 과정 효율화

o 교육/훈련 강화

o 기타(과제 전개 제외*)

교육/연구 관리 관련 개선기회 중 중복기회를 단일화하고 프로세스 중요도 및 Needs/원인비중을 고려하여 정책적 과제를 제외한 8개의 개선과제를 도출하였음.

o 예비합격자 관리방법 재검토 o 원서 접수 방법 개선 o 지원자 및 합격자에 대한 심사/분석 자료 축적/공유 o 학생관련 자료 통합 시스템 구축

o 학생관련 자료 통합시스템 구축 o 학년 진급 규정 재검토 o 미등록/미복학 사전 예고제 검토 o 교과과정 체계화 o On-Line 수강신청 시스템 구축

o 강의시간표 전산화 및 편성의 체계화 o 수강관련 원칙 및 기준 재정립 o On-Line 수강신청 시스템 구축 o 교과과정 체계화 o 수강신청 관련 정보 공유체제 구축 o 출석부 전산화 o 시설확충 o 강의시수 관련 규정 재검토 o 학생관련 자료 통합시스템 구축

o 성적 직접 입력 및 공유체제 구축 o 구성원의 의식개선

o 장학정책 재검토 o 학생관련 자료 통합 시스템 구축 o 장학생 추천 공문처리 전산화

o 취업추천 공문처리 전산화 o 학생증 발급업무 분장 재조정 o 학생증 One-Card시스템화 검토 o 학생관련 자료 통합시스템 구축 o 앨범비 환불 업무 정비

학 사 관 리

학 생 지 원

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활동-9 : 단기적 해결책 보고

전 단계에서 나타난 개선 기회들을 통합하고 기회평가 작업을 통한 우선순위를 도출한다.

보고

단기적 해결방안 목록 추진위원회

• 단기해결 방안 요약

• 단기 해결 방안을 추진위원회에 보고

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Business Process Management 개선기회 및 우선순위 중점 추진 과제

개선 기회별 중요도와 실행 가능성을 검토한 결과 5개 하위 프로세스에 대하여 12개의 중점 추진 과제를 선정 하였음.

(H : 높음, M : 중간, L : 낮음)

프로세스 개선과제

예산 관리 코드 및 예산/회계 시스템 정비

예산 집행절차 간소화

구매 및 검수절차 단축

자산관리 기준 정비 및 시스템 구축

인사관련 자료 공유 체제 구축

연구실적 공유체제 구축

문서 전달 / 조회/ 결재 과정 효율화

입시 관리 절차 정비

학적/교직 관리 및 학생 지원 체제 정비

강의 시간표 편성의 체계화 및 공유 체제 구축

On-Line 수강신청 시스템 구축

성적 처리 절차 효율화

조직 및 업무 분장 조정

교육 / 훈련 강화

36

24.5

15

18

6.5

16

17

5

27.5

28

33.5

9

19.5

23

중요도 실행 가능성

M

M

M

M

M

M

H

L

M

M

H

M

L

M

행 정 관 리

재무 관리

인사

문서

교육 / 연구 관리

학사 관리 및 학생 지원

조직 및 교육

연구

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별첨 : 개선 기회별 비중 및 실행 가능성 (교육/연구 관리)

개선기회 및 우선순위

단위 프로세스 개선기회

수업관리 강의 시간표 편성의 체계화 및 공유 체제 구축 On-Line 수강신청 시스템 구축

학적관리

시험/성적 관리

입시관리

학적/교직 관리 및 학생 지원 업무 체제 정비

성적 처리 절차 효율화

입시 관리 절차 정비

2.0

1.5

1.5

1.0

14 17

19

6

5

28 33.5

27.5

9

5

문서관리 문서 전달/조회/결재 과정 효율화 1.0 12 6

조직 및 업무분장 조직 및 업무 분장 재조정 - 2 1

교육/훈련 - 교육 / 훈련 강화 3 4.5

수업관리 수강관련 원칙 및 기준 재정립 교과과정 체계화 시설확충 강의시수 관련 규정 재검토

학적관리 학년 진급 규정 재검토 미등록 / 미복학 사전 예고제 검토 교과과정 체계화

2.0

1.5

10 7 3 1 3 3 1

20 14 6 2

4.5 4.5 1.5

장학관리 장학정책 재검토

학생지원

학생증 One-Card 시스템화 검토 앨범비 환불 업무 정비

0.5

0.5

4

4 2

2

2 1

A B C 실행 가능성

(H : 높음, M : 중간, L : 낮음)

M H

M

M

L

H

L

M

M L L L M L L L

L H

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Business Process Management 10 Checkpoint

1. 고객의 입장에서 업무가 이루어 지고 있는가 ? (고객관점)

2. 분산된 업무를 하나로 묶을 수 없는가 ? (프로세스 통합)

3. 담당자가 의사결정을 할 수 없나 ? (권한이양)

4. 업무흐름은 경직, 대기되지 않는가 ? (흐름의 융통성)

5. 업무절차가 너무 단일하게 정의되어 있는 것은 아닌가 ? (흐름의 효율성)

6. 업무수행장소가 부적절한 것은 아닌가 ? (업무의 통합)

7. 관리(확인과 통제)가 적절한가 ? (관리의 적절성)

8. 재고(원료, 재공재고, 완제품, 정보, 돈, 인력)는 적절한가 ? (자원의 적절성)

9. 기업외부와의 접점은 적절한가 ? (접점의 적절성)

10. 정보의 재입력, 과다한 정보의 교환이나 중복은 없는가 ? (업무의 중복)

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Business Process Management 1. 고객의 입장에서 업무가 이루어지고 있는가 ?

은행의 수신업무 보 통 예 금

정 기 적 금

현 금 서 비 스

대 출 융 자

외 환 업 무

10 Checkpoint

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Business Process Management 1. 고객의 입장에서 업무가 이루어지고 있는가 ?

은행의 수신업무

창 구 1

창 구 2

창 구 3

창 구 4

창 구 5

개선후의 고객위주 프로세스

10 Checkpoint

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Business Process Management 2. 분산된 업무를 하나로 묶을 수 없는가 ?

3. 담당자가 의사결정을 할 수 없나 ?

• 책임자가 없음, 적정단위(End-To-End Process)로 묶을 필요가 있음.(Case Worker) • 경험적으로 적정단위에 대한 책임자의 업무 수행 속도는 조립라인 개념의 속도보다 10배 빠름.

• Process의 수평적 개선 (Compress)과 더불어 수직적인 개선을 고려해야 함. • 수직적 개선은 지연 방지, O/H Cost 절감, 빠른 고객대응, 담당자 업무능력 강화에 기여함.

10 Checkpoint

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Business Process Management 4. 업무 흐름은 경직, 대기되지 않는가 ?

Lot Size가 100인 경우 Lot Size가 20인 경우

1 2 3 4

AVG. INV.

1/2

단위당 시간

1/10

단위당 시간

1

단위당 시간

1/10

단위당 시간

3/4

단위당 시간

AVG. INV.

1 2 3 4

10 Checkpoint

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Business Process Management 5. 업무절차가 너무 단일하게 정의되어 있는 것은 아닌가 ?

• 만약 구청이 가택수리 심사와 대형빌딩 신축공사를 동일한 프로세스로 처리한다면 문제일것

• IBM Credit사의 경우 - 당연한 거래 : 컴퓨터 시스템이 처리

- 판단이 필요한 거래 : 거래 담당자가 처리

- 복잡한 거래 : 거래 담당자가 전문가의 도움을 받아 처리

10 Checkpoint

24



Business Process Management 5. 업무절차가 너무 단일하게 정의되어 있는 것은 아닌가 ?

조직내 구매부서 업무

컴퓨터

가구

디스켓

볼펜 구입

부 서 구매부서 공 급 자

구매 의뢰서 구매 의뢰서 수취

주문서 작성 주문서

10 Checkpoint

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Business Process Management 5. 업무절차가 너무 단일하게 정의되어 있는 것은 않는가 ?

조직내 구매부서 업무

부 서 구매부서 공 급 자

개선후의 업무 프로세스

컴퓨터

가구 구입

디스켓

볼펜 구입

구매 의뢰서 구매 의뢰서

주문서 작성 주문서

구매처 선정

부문 직접 구매

10 Checkpoint

26



Business Process Management 6. 업무수행 장소가 부적절한 것은 아닌가 ?

팸퍼스 주문 팸퍼스 재고관리

팸퍼스 재주문 팸퍼스 생산

대리점 월마트 유통센터 프록터 앤드 갬블사

월마트와 프록터 앤드 갬블사 재고 관리 업무

10 Checkpoint

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Business Process Management 6. 업무수행 장소가 부적절한 것은 아닌가?


대리점 월마트 유통센터 프록터 앤드 갬블사

팸퍼스 인수 소매상에 조달 적정량의 팸퍼스 선적

능율적인 재고관리 계속적인 공급으로 직접 재고관리 수행

재고관리 DATABASE

재고량 Input

재고량 조회

월마트와 프록터 앤드 갬블사 재고 관리 업무

10 Checkpoint

28



Business Process Management 7. 관리 (확인과 통제)가 적절한가 ?

• 수행된 작업을 엄격하게 확인하는 것보다 통제를 하나로 모으거나 미루는것이

바람직함.

• 개별적인 경우 보다는 종합적 유형관찰

• 단기적 오용, 남용성을 수용하는 대신 프로세스를 단순화 함으로서 비용절감의

효과가 더 큼

8. 재고(원료, 재공재고, 완제품, 정보, 돈, 인력)는 적절한가 ?

• 고객 요구의 불확실성으로 기업은 재고, Buffer를 확보하려 함

• 재고 관리 Tool을 제안하기 보다는 불확실의 원인을 제거해야 함

• 공급자와 고객을 묶는 방법을 모색

10 Checkpoint

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Business Process Management 9. 기업외부와의 접점은 적절한가 ?

구매(Purchasing) 주문장 (Purchase Order)

매출자 (Vendor)

상품(Goods)

지불 (Payment)

송장(Invoice)

외상매입금(Accounts Payable)

주문장 카피 (Copy of Purchase Order)

연관서류 수령 (Receiving Document)

상품수령(Receiving)

10 Checkpoint

30



Business Process Management 10. 정보의 재입력, 과다한 정보의 교환이나 중복은 없는가 ?

자료입력 배치 처리 우편 배달 지역센터 자료 재입력, 분석

리포트 생성 우편배달

4일

조직내 리포트 생성 및 분배업무

10 Checkpoint

31



Business Process Management 10. 정보의 재입력, 과다한 정보의 교환이나 중복은 없는가 ?


자료 입력 지역 DBMS에 다운로드 분석/ 리포트 생성 전자 우편

24 ~ 36 시간

조직내 리포트 생성 및 분배업무

10 Checkpoint

business process 6강. bpr as-is (현행모델분석)...

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