bƯu ĐiỆn tỈnh cÀ mau

BƯU ĐIỆN TỈNH CÀ MAUHỘI NGHỊ TẬP HUẤN BƯU TÁ

DỊCH VỤ BƯU CHÍNH CHUYỂN PHÁTNăm 2012

Phòng KTNV Bưu điện tỉnh Cà Mau

Nội dung tập huấn

1. VAI TRÒ QUẢN LÝ CỦA TỔ TRƯỞNG

2. CÔNG VIỆC TÁC NGHIỆP

3. VAI TRÒ VÀ TÁC PHONG CỦA BƯU TÁ

4. KHẨU HIỆU SLOGAN

5. PHÁT BƯU PHẨM – BƯU KiỆN

4


Phối hợp tác nghiệp với các Bộ Phận thuộc Đơn vị và các Đơn vị khác trực thuộc Bưu Điện Tỉnh Cà Mau.

Báo cáo kịp thời các sự việc phát sinh đến GĐ Bưu điện thành phố/huyện…

Triển khai các văn bản hướng dẫn của Bưu điện tỉnh đến bưu tá

Nắm vững các quy định nghiệp vụ liên quan trong công việc

5

1. VAI TRÒ QUẢN LÝ CỦA TỔ TRƯỞNG (Tiếp Theo)

Giám sát trực tiếp chất lượng công việc hằng ngày của Bưu tá

Quan tâm hỗ trợ công tác chăm sóc Khách hàng lớn

Nâng cao tinh thần học hỏi, cải tiến quy trình, sáng tạo trong công việc chuyên môn quản lý.

6


7


Phân công công việc cụ thể và chấm ngày công đến từng bưu tá

Theo dõi, đôn đốc năng suất làm việc đối với mỗi Bưu tá

Điều tiết nhân sự phù hợp với tình hình khối lượng bưu gửi phát sinh trên mỗi hộ phát trong ngày để đảm bảo chỉ tiêu thời gian toàn trình bưu gửi.

8

2. CÔNG VIỆC TÁC NGHIỆP (Tiếp theo)

Kiểm tra chất lượng mỗi tuyến phát: tỉ lệ phát thành công, các lý do xác đáng của mỗi bưu gửi không phát được

Xử lý các bưu gửi phát lần 2, chuyển hoàn… Giám sát các thủ tục yêu cầu dịch vụ đối với

mỗi KHL (phối hợp với các BĐ tỉnh/TP) trong quá trình thực hiện phát bưu gửi…

Tóm tắt các việc cần lưu ý vào đầu giờ làm việc mỗi ngày

9


Giải quyết các sự cố phát sinh trong quá trình phát, giao nhận và báo cáo sự việc đến cấp lãnh đạo trực tiếp để cùng phối hợp xử lý nhanh chóng kịp thời.

Thông báo danh sách Khách hàng lớn có các yêu cầu riêng biệt một cách rõ ràng cụ thể.

Kiểm soát chặt chẽ các bưu gửi COD, Thuế hải quan (nếu có) và các việc liên quan đến tài chính một cách rõ ràng, kế toán sổ sách vào cuối mỗi ngày

10


Theo dõi thường xuyên việc nhập báo phát theo đúng quy định chỉ tiêu thời gian (chương trình nhập báo phát… )

Thống kê sản lượng phát và nhận theo tháng và quý.

Đánh giá, phân tích năng suất lao động mỗi tuyến phát để có cơ sở động viên khích lệ khen thưởng thích hợp và kịp thời đến các hộ bưu tá.

11


Đề xuất điều chỉnh, cập nhật các tuyến phát trong khu vực của mỗi Hộ Bưu tá khi có phát sinh thay đổi địa chỉ, tên đường hoặc sản lượng tăng…

Theo dõi thời gian tác nghiệp của Bưu tá trong việc phát, giao nhận cũng như giám sát các chi phí liên quan…

12

KIỂM SOÁT PHÁT BƯU GỬI TẠI ĐỊA CHỈ NHẬN

1. KS BƯU

GỬI đủ số lượng chưa?

2. Nhắc bưu tá sắp xếp BƯU GỬI

3. KS các BƯU GỬI chưa phát được

4. KS BC04,VE1, E1 và BC07/ COD1

KS việc lưu giữ BC04,VE1,E1 - nhập báo phát

KS việc lưu giữ BC04,VE1,E1 - nhập báo phát

13

1. Bưu gửi đã phát:

- BC04,VE1,E1 - nhập báo phát.

- Số lượng bưu gửi đã phát.

- Xử lý DV BC cộng thêm.

- Các khoản thu nộp quỹ (BP nước ngoài có thuế, COD,

2 Bưu gửi chưa phát:

- Số lượng bưu gửi còn lại.

- Bưu gửi chuyển hòan.KS sổ xuấtnhập BC28

KS sổ xuấtnhập BC28

KIỂM SOÁT TỔNG HỢP - PHÁT BƯU GỬI


Chăm Sóc Khách Hàng

Chất Lượng Dịch Vụ

Tiết Kiệm Chi Phí

Vai Trò Bưu Tá

Tiếp Thị Bán Hàng

3.1 VAI TRÒ CỦA BƯU TÁ

Đại diện Đơn vị - BĐT giao tiếp khách hàng trong quá trình giao nhận.

Sẵn sàng giới thiệu các loại dịch vụ bưu chính (BP,BK,CPN, Bảo hiểm, Tiết kiệm Bưu điện…) đến khách hàng trong quá trình đi phát và chấp nhận

Mời KH mua dịch vụ BHBĐ và các dịch vụ khác

Tiếp Thị Bán Hàng

3.1 VAI TRÒ CỦA BƯU TÁ ( Tiếp Theo )

Bảo quản tốt bưu gửi trong quá trình đi phát và chấp nhận.

Đáp ứng các yêu cầu cung cấp chất lượng dịch vụ ngày càng cao của khách hàng

Vui vẻ, hòa nhã trong giao tiếp và trả lời các thắc mắc từ khách hàng.

Chăm Sóc Khách Hàng

3.1 VAI TRÒ CỦA BƯU TÁ ( Tiếp theo )

Phát nhanh chóng, chính xác theo tiêu chuẩn các loại dịch vụ, các yêu cầu riêng của mỗi KH

Thực hiện đúng các thủ tục trong khi phát : ký và ghi rõ họ tên trên giấy báo phát, bảng kê phát hay dịch vụ đồng kiểm…

Bảo quản tốt các loại bưu gửi trong quá trình hoạt động tác nghiệp phát & nhận ( không quăng ném, an toàn bưu gửi…)

Chất Lượng Dịch Vụ

3.1 VAI TRÒ CỦA BƯU TÁ ( Tiếp theo )

Sắp xếp hành trình tuyến phát hợp lý

Xử lý nhanh gọn các tình huống phát sinh khi giao nhận

Hạn chế việc phát lần 2 nhằm giảm thiểu việc di chuyển

Tiết Kiệm Chi Phí

3.2 TÁC PHONG THÁI ĐỘ CỦA BƯU TÁ

Tóc cắt ngắn gọn gàng, râu tỉa gọn đẹp

Đồng phục áo quần sạch sẽ tươm tất

Luôn đeo bảng tên trong khi làm việc

Mang giày hoặc dép có quai hậu Thái độ luôn vui vẻ, hòa nhã, thân

thiện với KH và đồng nghiệp, thể hiện nụ cười Bưu Điện

Tác Phong Thái Độ Bưu Tá

3.2 TÁC PHONG THÁI ĐỘ CỦA BƯU TÁ (Tiếp Theo)

Tinh thần sẵng sàng giúp đỡ hỗ trợ trong công việc

Năng động, thể hiện tính chuyên nghiệp trong chuyên môn tác nghiệp

Tuân thủ và chấp hành đúng luật lệ giao thông

Tự tin, tự hào là người nhân viên Bưu Điện trong giao tiếp với Khách hàng

Tác Phong Thái Độ Bưu Tá

4 . KHẨU HIỆU SLOGAN

4. KHẨU HIỆU SLOGAN

Nâng cao chất lượng dịch vụ là nhiệm vụ của người Bưu tá

Phát nhanh, phát đúng, phát an toàn Phát hết trong ngày, không tồn sang

ngày mai

Mời các bạn đóng góp ý kiến chọn khẩu hiệu, đưa thêm ý tưởng mới !...

4. KHẨU HIỆU SLOGAN ( Tiếp Theo )

An toàn trên đường đi, Hoàn tất trên tuyến phát

Cải tiến sáng tạo là góp phần nâng cao chất lượng công việc

Tiết kiệm chi phí, tích lũy tiền lương

Bảo quản bưu gửi như chăm sóc chính mình


BĐTPCà Mau: - “Vững địa bàn, chắc nghiệp vụ, lưu thoát

nhanh, chất lượng tốt”.- “Sự hài lòng của khách hàng là chất lượng

của bưu tá”.

BĐH Thới Bình:-“Chất lượng, an toàn”.

BĐH Cái Nước:-“Phát nhanh, phát đúng, phát kịp thời”.

BĐH Phú Tân-“Kinh doanh, chất lượng, hiệu quả”.


BĐH Đầm Dơi:-“Đúng việc hôm nay không lo ngày mai”.

BĐH Trần Văn Thời:-“Đi róc túi, khách hàng vui, về an toàn, bàn

giao đủ”.

BĐ Khu vực Năm Căn- Ngọc Hiển:-“Tiếp thị tốt, chất lượng tốt, năng suất tốt,

lương sẽ tốt”.

BĐ U Minh:-“Phát đúng chỉ tiêu, an toàn bưu gửi”.

PHAÙTPHAÙTBƯU PHẨM BƯU PHẨM BƯU KIỆNBƯU KIỆN

1. Phaùt ñeán ñòa chæ ngöôøi nhaän:

Caùc loaïi bưu gửi coù troïng löôïng döôùi 500g

Caùc loaïi BPBK coù sử dụng dòch vuï PTN

2. Phaùt taïi giao dòch:

Taát caû caùc loaïi BPBK khaùc.

BC phaùt laäp BC10 cho töøng BPBK vaø laáy kyù nhaän khi phaùt

HÌNH THÖÙC PHAÙT HÌNH THÖÙC PHAÙT BPBKBPBK

3. Phaùt vaøo HTTB: BP vaø giaáy môøi phaùt BPBK

PHAÙT BƯU PHAÙT BƯU GGỬIỬI TAÏI ÑÒA CHÆTAÏI ÑÒA CHÆ

Phaùt vaøo hoäp thö gia ñình, hoäp thö caù nhaân taïi ñòa chæ nhaän

Giao cho ngöôøi nhaän hoaëc ngöôøi nhaän thay taïi ñòa chæ ngöôøi nhaän Phaùt vaøo

hoäp thö thueâ bao

Giao cho BP vaên thö hoaëc BP chòu traùch nhieäm tieáp nhaän coâng vaên, taøi lieäu . . . Neáu ngöôøi nhaän

ñi vaéng phaùt cho ngöôøi cuøng hoä cuøng phoøng nhaän thay

Họ tên, Địa chỉ

người nhận

Ñeà nghò

ngöôøi nhaän kieåm tra voõ

boïc BPGS

Ñoái chieá

u BPGS

Laáy chöõ kyù cuûa ngöôøi nhaän BC04 vaø giao BPGS

PHAÙT BƯU PHẨM GHI PHAÙT BƯU PHẨM GHI SOÁSOÁ

BC04 giao cho tổ trưởng

Xöû lyù DV BC coäng theâm

RA973396634VN

PHAÙT BÖU KIEÄNPHAÙT BÖU KIEÄN

Họ tên địa chỉ người nhận Ñeà

nghò ngöôøi nhaän kieåm tra voõ boïc BK

Ñoái chieáu

böu kieän

Laáy chöõ kyù cuûa ngöôøi nhaän BC04, BC10 vaø giao BK

Giao BK1/BC1

0

Xöû lyù DV BC coäng theâm

CA973396678VN

PHAÙT BƯU GỬI Vexpress - PHAÙT BƯU GỬI Vexpress - EMSEMS

Saép xeáp böu göûi EMS theo loä

trình phaùt

Laáy chöõ kyù,

ghi roõ hoï teân

cuûa ngöôøi

nhaän VE1,E1

Ñeà nghò

ngöôøi nhaän kieåm tra voõ boïc.

Ñöôïc toå

chöùc phaùt ñeán ñòa chæ

nhaän 02 laàn

Căn cứ VE1, E1 nhaäp thoâng tin phaùt treân heä thoáng quaûn lyù döõ lieäu

Löu tröõ

VE1, E1

VE973392232VN

Phaùt BPBK

coù DV baùo phaùt

Laáy chöõ kyù cuûa ngöôøi nhaän BC07

Ghi ngaøy thaùng naêm phaùt BPBK BC07, kyù teân, ñoùng nhaät aán. BC07 ñòa chæ nhaän = GSSV

Neáu ngöôøi ñöôïc uûy quyeàn ghi theâm “Ngöôøi ñöôïc uûy quyeàn” tröôùc hoï teân

BÁO PHÁT GHI SỐ

PHAÙT BPBK khai giaù

Phaùt taïi ñòa chæ nhaän - phaùt taïi BC

Thöïc hieän phaùt theo quy ñònh

Ñeà nghò khaùch haøng kieåm tra kyõ voû boïc, tem nieâm phong, kyù hieäu cuûa ngöôøi göûi . .

KHAI GIÁ

PHAÙT BPBK phaùt haøng thu tieàn PHAÙT BPBK phaùt haøng thu tieàn CODCOD

Ñoái chieáu thông tin trên bưu gửi

Phiếu gửi COD1

Thu tieàn theo soá tieàn phaûi thu treân COD1

Ñeà nghò KH kyù teân BC04, VE1, E1 nhận tiền giao böu göûi KH PH phiếu chuyển tiền COD

LHọ tên, địa chỉ người nhận

Yêu cầu người nhận xuất trình giấy hẹn

Ký, ghi rõ họ tên trên giấy hẹn và

BC04

Ñoái chieáu

trên thông tin

BP

CHUYỂN PHÁT CHỨNG MINH NHÂN DÂNCHUYỂN PHÁT CHỨNG MINH NHÂN DÂN

Thu hồi giấy hẹn

LCMND

Ñöôïc toå chöùc

phaùt ñeán ñòa chæ nhaän 02

laàn

Yêu cầu xuất trình giấy tờ tùy

thân và Giấy hẹn

Ký và ghi rõ họ tên, mối

quan hệ trên BC04

và Giấy hẹn

TH mất Giấy hẹn, yêu cầu người nhận

xuất trình hộ khẩu

TH phát cho

người nhận thay

CHUYỂN PHÁT CHỨNG MINH NHÂN DÂN (tt)CHUYỂN PHÁT CHỨNG MINH NHÂN DÂN (tt)

Giao Giấy hẹn cho người phụ

trách

LCMND

Ñöôïc toå chöùc

phaùt ñeán ñòa chæ nhaän 02

laànĐược lưu giữ tại BC 05 ngày

Phát hàng đồng kiểmCăn cứ

nội dung biên bản

Thực hiện đồng kiểm

nội dung chi tiết

Lấy chữ ký, dấu xác nhận của trưởng

đơn vị

Kiểm tra tình

trạng Bưu gửi

PĐK

01 lưu tại BC phát

01 bản gửi về bưu cục gốc= GSSV

LÝ DO KHÔNG PHÁT ĐƯỢC BPBK

Địa chỉ không đầy đủ. Địa chỉ không có. Đi không để lại địa chỉ. Người nhận từ chối. Người nhận đã chết. Không ai biết. Không tìm thấy người nhận. Vắng thường xuyên.

Trân trọng cám ơn

bƯu ĐiỆn tỈnh cÀ mau

Documents