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軟體使用教學手冊
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目 錄
第一章 HI-POS 進銷存管理系統簡介4
軟體特色4 可選購週邊5
第二章 基本功能指引7
軟體安裝7 啟動8 操作介面8 按鍵說明9 地址輸入11 輔助視窗的選用及設定11
第三章 基本資料設定12
廠商基本資料12 產品分類產品單位設定14 產品基本資料15 客戶基本資料19 員工基本資料21 其他編號設定22 系統參數設定23
第四章 進出貨 27
進貨27 進貨作業 27 進貨退回作業 29 進退貨資料統計 30 進貨採購建議 31
調撥作業 多倉版 32 報價33 訂貨35
訂貨作業 35 訂貨資料統計 37
出貨38 出貨作業 38 出貨退回作業 40 出退貨資料統計 40
第五章 帳務管理41
會計41 付款作業 41 現金日記帳 43 銀行存提作業 43 （收）款作業 45 應（付）帳齡分析表 46 應（收）帳齡分析表 46 應收帳款 47 應付帳款 47
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票據48 應(付)支票 48 應(收)支票 49 已過期支票 50 應(收)票批次兌現 50 應(付)票批次兌現 50 應收票齡分析表 51 應付票齡分析表 51
第六章 庫存管理52
期初開帳程序52 庫存日消耗異動表52 庫存月消耗異動表53 庫存調整單54 盤點作業55
第七章 系統支援57
密碼設定57 備份作業57 資料重整58 編碼更改58 系統顏色修改59 行事曆管理59 名片簿管理60 產品停用啟用處理61 產品成本重算62 資料偵錯63 用戶使用記錄64 在桌面上建立捷徑64 備份還原65
第八章 附件66
其他技術支援66 報表格式修改 66 自訂瀏覽視窗表格樣式 67 滑鼠右鍵功能選單 67
庫存管理68 基本庫存管理功能操作說明 68
標準作業流程 68 產品現有數量 68 進貨作業 68 庫存調整單(HiPOS-Light 版無此功能) 68 庫存日消耗表 69 庫存月消耗表 69 盤點作業 69
上線一段時間後初次執行盤點作業或庫存日月銷耗表 71 作業流程 71 期初開帳作業 71
常見 QampA 72 選購模組功能簡介74
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簡訊 SMS 發送模組 74
註「多倉版」代表該項功能為多倉版特有單機版沒有提供
版本內容更新時功能及操作方式請依各版本實際情況為準
2007-05-03
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第一章 Hi-POS 進銷存管理系統簡介
軟體特色
HI- POS 進銷存管理系統for Windows 9598NT2000XP 可以充分發揮 Windows 作業平台的多工
環境真正視窗環境操作各項目功能可隨時切換輕鬆管理商品庫存及各銷售員業績並提供商
品銷售排行毛利率排行業績排行廠商貢獻度等報表讓你對公司的營業狀況更瞭若指掌更提
供商品自動比價功能進貨補貨輕鬆方便 並可使用條碼機及盤點機於進出貨上更可搭配 POS 前台做門市銷售功能並支援產品的自編碼
國際條碼原廠料號注音簡碼等以方便各類產品之輸入系統更可透過網路連線監控並管理多家
分店(多倉)的庫存量(連線版)
系統需求
Microsoft Windows 98Windows NT 2000XPVista 等作業環境
建議硬體配備
Pentium II 800 以上 CPU
記憶體 64 MB 以上若使用 Windows XP 以上平台建議 512MB 硬碟空間 200 MB Free
網路版本則可選擇 Windows NT2000XPVista 或 Server 2003 環境
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可選購週邊
光罩式條碼掃瞄器
鍵盤介面隨插即用
品質優良判讀輕鬆
超高相容性
掃瞄速度每秒達 100 次
故障率低
真正物超所值
電子智慧錢櫃
「CR 系列電子錢櫃」是 POS 專用錢櫃
可確實得知收銀員開錢櫃次數有效地減少收銀員舞弊
可調式間格區分零錢紙鈔適合收受現金頻繁的行業
免開錢櫃大鈔投入口更加安全零風險
鑰匙三段式設計(1電腦開啟 2鑰匙開啟 3鎖死)
發票機
搭配堅固耐用的 EPSON 機心故障率低適合來客數多的賣場及
百貨公司
補蓋店章功能
提供 WIN98NTXP 等 Driver
可透過 RS232 控制不受平台限制
榮獲各大百貨公司的青睞
可程式化中文收銀鍵盤
可直接使用不需另接 PC 鍵盤
標準 keyboard 介面可另選 RS-232 介面
不使用 TSR 可避免應用程式軟體衝突
支援所有的文數字及符號的字元
255 ASCII codes 支援所有 IBM 特殊鍵(Shift Ctrl Alt Esc
etc)
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盤點機（資料收集器）
功能強體積輕巧堅固耐用之工業級手持式資料收集器
符合工業化防塵防水 IP 54 之標準
具 15 公尺自由落體耐摔防護
內建條碼掃瞄器
大型 LCD 顯示螢幕
文數字鍵盤資料輸入快速方便
重量僅有 245 公克非常適合長時間工作或女性使用者
熱轉式條碼列印機
熱感熱轉兩用203dpi
列印寬度左右 104cm列印速度每秒 3 英吋
多國語言原廠 Window 排版軟體操作簡單
支援各種條碼種類及 pcx bmp jpg 等圖檔
銅版紙熱感紙合成紙(PVC珍珠龍消銀龍)卡紙布標等
都可列印適用於各行各業
TTP-243E 國產輕型條碼列印機功能媲美進口機種價格卻只
有進口機種的三分之一並隨機附送進口機種所沒有的中文排版軟
體
中文價格顯示器
獨立型顯示器
可調節視角及旋轉人性化設計
中文四行背光式(冷光)LCD字幕清晰
可顯示中文的品名及價格讓客戶清楚知道結帳物品的價格
避免貼錯條碼賣錯價格減少消費糾紛
中文收據機（出單機）
熱感式列印機
高速列印
操作簡便
直接投入式紙槽換紙快速
POS 週邊產品產類繁多歡迎來電洽詢
亦可參考我們的購物網站 httpwwwhiposcomtwshop
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第二章 基本功能指引
不知道如何使用 Hi-POS 進銷存管理系統嗎跟著以下說明一個步驟一個步驟進行你會發現
每一項作業都變得很簡單喔
軟體安裝
1 將 HiPOS 軟體光碟放入光碟機選擇《軟體安裝》接著選擇您所買的軟體別《HiPOS 進
銷存管理》進行安裝
2 如右圖點選《下一步》接著選擇
《是 Y》接受授權合約
3 依照畫面指示點選《下一步》繼續執
行安裝直到安裝完成即可
4 請將光碟盒內所附的 USB KEY 插入電腦的 USB 埠
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啟動
第一次啟動用戶名稱為 123密碼為空
白進入後請馬上到【F系統支援】之
【1密碼設定】去設定自己的使用名稱與
密碼往後進入系統僅需輸入自己設定的
用戶名稱與密碼即可
操作介面
以下為系統常用功能操作說明本系統於整體操作上採精簡操作原則直接多重輸入模式(鍵
盤滑鼠)可依個人習慣選擇輸入介面(亦可同時使用)
注意請詳細閱讀主畫面的各項詞句名稱
進入系統畫面
快速工具列的作用在於不用進入選單而
直接點選進入
除非你自行更改顏色設定值否則系統
預設顏色值代表的意義如下
一般瀏覽模式
目前所停留欄位可輸入(新增或編修模式)滑鼠右鍵可開啟編輯功能選項
作用欄位可按 F10 或點滑鼠左鍵兩次開輔助視窗
輔助視窗選擇按鈕
使用要領
1使用滑鼠操作進入系統畫面我們可以使用滑鼠直接點選
2使用鍵盤若操作者比較熟悉鍵盤【Alt】按著不放再按相對的英文字母就會開啟下
拉功能視窗用【larr】【rarr】鍵控制左右移動光棒選擇功能視窗再用【uarr】【darr】鍵移
動功能選項光棒選好後按【Enter】即可進入
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按鍵說明
圖 示 按 鈕
鍵盤快速鍵 【Ctrl + Home 】 【Ctrl + larr】 【Ctrl + rarr】 【Ctrl + End 】說 明 資料第一筆 資料上一筆 資料下一筆 資料最後筆
圖 示 按 鈕
鍵盤快速鍵 【INS】 【Enter】 【F2】 【F8】 【DEL】 【F7】 【F3】
圖 示 按 鈕
鍵盤快速鍵 【F9】 【F12】 【Alt+A】 【Alt+P】
〈INS〉新增資料
按【Insert】鍵或將滑鼠游標移到 按滑鼠左鍵點取即可新增資料
〈Enter〉修改資料
移動光棒至欲修改資料上按【Enter】鍵或滑鼠移到 按滑鼠左鍵點取即可修改資料
註編號及累積點數無法修改如欲修改編號須到編碼修改以保持資料的完整性
〈DEL〉刪除資料
移動光棒至欲刪除的資料上按【Delete】或滑鼠移到 按滑鼠左鍵點取選擇ldquo是rdquo(或
按【Y】)即可刪除資料
〈F3〉資料存檔
當資料新增或修改完後記得按【F3】或滑鼠移到 按滑鼠左鍵點取完成存檔
〈F9〉放棄存檔
如果所鍵入的資料錯誤或不想存檔時可按【F9】】或滑鼠移到 按滑鼠左鍵點取放棄本次
新增或修改的資料
〈F12〉離開
任何瀏覽視窗按下 可以回到主功能選項再執行其他作業
注意若是呈現暗灰色的鈕可能正處於新增或修改模式請先選存檔或放棄再按離開
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〈F2〉快速查詢資料
索引查詢可以查詢並排序所要查詢的資料
查詢時可按【PgUp】或【PgDn】快速切換查詢排序
的項目或用滑鼠點選 選擇排序項目查詢的資
料若沒有被找到將停在最相近的一筆資料上
全文檢索例如要找一個 奶粉 的產品可能
是 奶粉也可能是 奶粉如果奶粉字樣是在備註欄中呢 利用全文檢索功能可快速找
出你要的產品
查詢後如有多筆可按 Enter 一筆一筆找出你要的資料要中斷檢索可按 ESC 結束或利用
過濾只列出相關資料
〈F8〉多條件過濾查詢
過濾查詢和快速查詢不同的是過濾只列出所查詢的項目其他的資料並不會出現可利用此
功能加條件過濾資料後再列印你要的資料
例如在【F8 過濾查詢】中輸入產品名稱
等於阿華田三合一或是等於開喜烏龍
茶則系統只會抓取相關的資料不屬
於查詢中的資料皆不會出現如要取消過
濾回復到原資料內容再按一次過濾選擇
取消即可
〈F7〉報表列印
按【F7】或 出現報表列印視窗如右圖
《列印選擇》選擇報表別按【Y確定】出現列印
預覽視窗如下圖按 即可印出報表
《表文設定》自訂報表的表頭及表尾文字 《匯出選項》選擇報表別及匯出資料存放位置後按
【E匯出】將資料匯出至 Excel
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地址輸入
當系統游標移到地址欄框時會呈現亮綠色（如圖）
此時可按【F10】或連續按滑鼠左鍵兩次或按下此鈕 開啟地址輔助輸入視窗
依圖示使用鍵盤【uarr】【darr】
選取所需的縣市如高雄縣後
按【Enter】鍵或滑鼠連續點
兩下隨即出現高雄縣三個
字而畫面也由 1縣市跳到
2鄉市出現鄉鎮市區欄使
用鍵盤【uarr】【darr】鍵選取鳳
山市後按【Enter】鍵或滑鼠
連續點兩下隨即出現高雄縣
鳳山市(830)依此將路街
巷弄鄰樓室等資料
全部點選完成後記得按一次
取回(或【Ctrl＋Enter】)
使用秘訣
(1)地址輸入時會依照使用的頻率來排序資料
(2)縣市或鄉鎮村里如果用不到可以刪除以節省挑選的時間
(3)縣市鄉市路街也可自行新增
輔助視窗的選用及設定
當欄位顏色狀態為 (亮綠色)時可按 F10 或按滑鼠
右鍵開啟輔助視窗或點選畫面中的 按鈕以便快速輸入你要的
資料內容
選定後按 Enter 或快擊滑鼠左鍵兩下或按 即可取回選定的資
料
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第三章 基本資料設定
基本資料這個作業是在您剛使用本系統之期初建檔項目您必須整理原始須用人工作業之
資料經過規劃之後編號然後逐步建檔以便在輸入作業下能順利完成各項作業
廠商基本資料
意義建立所有廠商基本資料以便迅速查詢廠商的聯絡電話所在地址付款方式條件
和其他備註方便往後的進貨及其相關之聯絡事宜
1 在〈A基本資料〉選擇〈2廠商基本資料〉選項開啟後畫面如圖所示
2 選擇《新增》來建立廠商資料
3 依序將每個欄位資料輸入後按《存檔》即完成
視窗左半部為資料瀏覽預視右半部為資料明細資料編輯或修改時均在右半部資料明細區
操作
資料輸入方式請參照 基本功能指引
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欄位說明
欄位名稱 欄位說明
廠商代號
按 Enter 產生流水號或自行編碼或可利用尾隨編號功能例如按 A或
A 則產生 A 開頭之流水號廠商編號共六碼建議盡量以數字編號以
免發生流水號位數不足之情形
公司名稱 輸入廠商的名稱
廠商簡稱 系統會自動擷取公司名稱前五個字亦可自行輸入
統一編號 輸入廠商的統一編號
聯絡電話傳真 輸入廠商的聯絡電話及傳真
聯 絡 人 輸入廠商的訂貨聯絡人
其他電話 輸入聯絡人的行動電話號碼發送簡訊 時可自動帶入
所在地址 輸入廠商的所在地址可開啟選擇視窗 (詳見 地址輸入 )
發票地址 輸入廠商的發票地址可開啟選擇視窗 (詳見 地址輸入 )
請款方式 可區分是屬於現金或月結的交易方式以便日後當成應付帳查詢之過濾
條件
帳 款 日 輸入廠商的結帳日期在〈進貨作業〉中便會自動帶出結帳日期以便
日後當成應付帳查詢之過濾條件
E - Mail 若有輸入廠商的 E-Mail 帳號則按下 可直接連結至 outlook 發送信
件
營 業 稅 設定該廠商的營業稅稅別在〈進貨作業〉中便會自動設定營業稅別
預付餘額 取用預付款後所剩於可用的餘額系統會將〈付款作業〉中的預付餘額
自動帶入此欄位因此可不用輸入
最後進貨 最後一次向該廠商進貨的日期
其他備註 補充欄位中不足的說明或做為某些特殊資料註記
相關項目進貨作業付款作業產品基本資料
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產品分類產品單位設定
意義建立產品的分類類別產品單位等常用資料使往後的資料建檔更順暢方便
產品類別設定
1 在〈A基本資料〉選擇〈5其他編號設定〉
選項如圖所示
2 選擇〈產品分類設定〉按《Y確定》
3 選擇《新增》輸入代碼及類別名稱後按
《存檔》完成
註產品分類請以數字為主
產品編號為產品分類代碼+流水號至多為 14 碼若產品分類代碼以英文為主容
易導致產品增多時流水號位數不足使用且列印條碼時容易有過長的困擾
產品常用單位設定
操作步驟如同上述產品類別設定
銀行基本資料設定
設定往來銀行的資料作為日後在銀行存提應收支票應付支票作業時的依據
客戶分類設定
設定客戶基本資料中的客戶分類操作步驟如同上述產品類別設定
常用片語設定
設定【現金日記帳】中常用的會計科目日後使用時可直接開啟快選視窗節省輸入作業時間
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產品基本資料
意義產品輸入總覽新增修改及查詢
1 在〈A基本資料〉選擇〈3產品基本資料〉選項如圖所示
2 選擇《新增》來建立一筆新的產品資料
資料輸入方式請參照 基本功能指引
欄位說明
欄位名稱 欄位說明 F10
產品名稱 輸入該產品的名稱
產品分類 若類別項目太多時可按【F10】開啟視窗選取 ˇ
產品編號 按【Enter】讓電腦自動編號或是直接鍵自編碼亦可最多可編
至 14 碼編碼原則類別代碼加上流水號
產品條碼
將游標移到『產品條碼』欄位如果是國際條碼拿 CCD 條碼掃
瞄機在條碼標籤上掃瞄一下則會有一組數字產生待存檔後
往後在銷售時只須刷入國際碼即可不必在每樣產品都貼上條碼
原廠料號 商品出廠時之廠商編號可方便於進貨中使用加速進貨作業
注音簡碼
單字中的第一個注音符號如【日式蘇打餅乾】rdquo蘇 rdquo的注音
拼音是ㄙㄨ而ㄙ對照鍵盤上的英文則為 N依此類推【日式蘇
打餅乾】對照鍵盤上的英文則是【BGN21】
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基本單位 銷售最小量的計算單位可按【F10】開啟視窗選取如口香糖一盒有 10 條則單位為「條」
ˇ
包裝單位 銷售較多量的計算單位可按【F10】開啟視窗選取如口香糖一盒有 10 條則單位為「盒」
ˇ
包裝數量 銷售較多量的數量如口香糖一盒有 10 條則單位為「10」
儲存位置 可填入產品存放的位置如 A1B1C3 等
最低售價 該項產品的最低出售價格
被訂購量 該項產品被訂購的數量系統會自動統計訂貨單中的資料後將數量帶入可省略不輸入
請 購 點 當產品低於多少量時得要提出採購的要求
現有數量 產品目前的存量系統會自動帶入可省略不輸入
安全存量 只要該貨品低於安全存量系統便會有警示作用
規格型號 輸入該產品的規格型號
顏色 輸入該產品的顏色
尺寸 輸入該產品的尺寸
主供應廠商 系統會將進貨作業中的廠商自動帶入故可省略不輸入亦可利用比價功能將最低價廠商設為主供應商
ˇ
應稅 若此產品屬於應稅商品則在此處勾選應稅
健康捐倍數 產品售價包含健康捐由此設定健康捐的倍數O表示不含健康捐
市價 一般市面上所賣的售價或同業售價
標準售價 賣給客戶的售價共可設定 5個售價
包裝售價 賣給客戶的包裝價格共可設定 5個包裝售價
最近進價 最近一次進貨的價格由電腦自動運算故可省略不用輸入
最高進價 表示在進貨相同產品時曾經所付過最高的進貨價格會顯示在這一個欄位裡最高進價是由電腦自動運算故可省略不用輸入
最低進價 表示在進貨相同產品時曾經所付過最低的進貨價格會顯示在這一個欄位裡最低進價是由電腦自動運算故可省略不用輸入
平均成本 平均成本是由電腦自動統計故可省略不用輸入 平均成本=全部進退貨金額全部進退貨數量
固定成本 可由使用者自行抓取其一較常進貨成本
業務獎金 業務員每賣出一份這項產品時可以得到多少的獎金若公司並無此獎金制度則可以略過不輸入
毛利率 此欄位不需輸入系統會自動帶出 毛利率=(零售價格-平均成本)零售價格100
產品備註 補充欄位中不足的說明或做為某些特殊資料註記
產品圖片 可將產品圖片或型錄轉成影像檔後放入 凡是瀏覽資料欄位有打勾的標誌就表示該產品有圖片或型錄
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特項功能說明
產品歷史記錄
在產品基本資料中選擇《歷價》
選項即可
可查看該項產品的歷史報價訂貨
及出貨的各項詳細資料記錄
產品比價
在產品基本資料中選擇《比價》選項即可
可將選定的產品歷史進貨的價
格日期單價數量金額及
廠商等資料顯示出來且可以將
最低價與最高價之供應商及供
應價格列出來也可重新計算平
均成本選擇是否將成本寫入產
品或將最低價廠商成為主供應
商
產品銷售分析
針對選定的單項產品做會員層購買分
析可以看出購買該項產品的會員及總
額總量（依銷售總額做排列）
1 在產品基本資料中選擇《分析》
2 輸入想要分析的時段按《Y確定》
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大型產品標籤列印
在產品基本資料選擇《F7列印》可以選擇列印大型產品標籤(A4)
操作方式請參照 按鍵說明
《 Alt + P 》條碼列印
若有購買條碼列印機按《Alt+P》選擇列印張數後直接從條碼輸出
機印出單項商品的條碼標籤可自行設定條碼列印的文字及格式
目前軟體僅適用 TSC TTP243ETTP245 系列之條碼列印機
瀏覽商品
按下 可瀏覽所有商品的明細資料
分倉庫存量 多倉版
在產品基本資料中選擇
可以查看該產品各分倉庫存量及總庫存量
《 Alt + M 》產品快速輸入作業
在產品基本資料的視窗中按《 Alt + M 》可呼叫出產品快速輸入作業的視窗可利用次功能
快速大量修改產品基本資料
操作方式直接在各欄位
輸入修改資料即可
注意若使用者權限未開
放修改及成本顯示功能
將無法執行此項作業
相關項目其他編號設
定庫存總表列印出貨
作業報價作業進貨作
業
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客戶基本資料
意義建立所有客戶基本資料以便迅速查詢亦可查詢會員的銷售記錄
1 在〈A基本資料〉選擇〈1客戶基本資料〉選項後如圖所示
2 選擇《新增》選項即可新增資料
3 逐一輸入欄位資料後按《存檔》即可
資料輸入方式請參照 基本功能指引
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
客戶編號 按 Enter 產生流水號或自行編碼或可利用尾隨編號功能例如按 A或
A 則產生 A 開頭之流水號
公司名稱 輸入該公司的名稱
公司簡稱 會自動擷取前五個字亦可自行輸入
客戶分類 可依客戶性質的不同去設定客戶類別可開啟選擇視窗 (詳見地址輸入)
聯絡電話傳真 輸入該公司的聯絡電話及傳真
統一編號 輸入該公司的統一編號
聯絡人 該公司的訂貨聯絡人
公司地址 可開啟選擇視窗 (詳見地址輸入)
送貨地址 可開啟選擇視窗 (詳見地址輸入)
發票地址 可開啟選擇視窗 (詳見地址輸入)
營業稅別 設定該客戶的營業稅別在【出貨作業】 及【訂貨作業】中便會自動帶出
營業稅別
業務歸屬 直接輸入業務員編號或按 F10 鈕帶出速查視窗在【出貨作業】及【訂貨作
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業】中便會自動帶出業務員的編號
E-Mail 若有輸入客戶的E-Mail帳號則按下 可直接連結至outlook發送信件
請款方式 可區分是屬於現金或月結的交易方式以便日後當成應 收帳款查詢之過濾
條件
帳款日 輸入客戶的結帳日期在【出貨作業】 及【訂貨作業】中便會自動帶出結
帳日期以便日後當成應收帳款查詢之過濾條件
出貨額度 輸入對該客戶所允許的帳款信用額度超額系統會自動警示
預收餘額 收款作業中取用預收款後所剩於可用的餘額系統會自動帶入與【收款
作業】相關
使用售價 依不同種類的客戶而設定不同之售價對應產品基本資料中的標準售價
售價 2~5共有五種售價可供切換
網站位址 若有輸入客戶的網站位址則按下 可直接連結至該網站
其他備註 補充欄位中不足的說明或做為某些特殊資料註記
特項功能說明
《 Alt + A 》客戶銷售分析
可以針對某一位客戶做所購買的產品購買總量購買總額的分析
輸入時段即可如 900101sim
901119(由此可知其在
900101sim901119 這期間所
購買的產品購買總量購買總
額依銷貨總額作排序)
記要
另外在此項功能中尚有一項貼心的服務按下《記要》鈕可記錄一些除了業務上以外的事
物
SMS 簡訊發送
客戶基本資料中選擇 或是在聯絡人電話後選擇 可以對該手機號碼發送 SMS 簡訊
注意使用 SMS 簡訊功能需先進行帳號開通及簡訊儲值
相關項目 出貨作業出貨退回作業出退貨資料統計訂貨作業訂貨資料統計收款作業應
收帳齡分析表應收支票應收票齡分析表
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員工基本資料
意義基本資料薪資明細聯絡電話及進銷貨中的人員代碼設定
操作方式同如 會員基本資料 設定
列印員工清冊
在員工基本資料中按《F7列印》可瀏覽並列印員工清冊
相關項目進貨作業進貨退回作業出貨作業訂貨作業報價作業員工業績統計表庫
存調整單
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其他編號設定
意義其他基本資料的輔助視窗設定一次補足以後只要開啟輔助視窗選入即可另外
也可以開啟輔助視窗時再臨時新增
1 在〈A基本資料〉選擇《5其他編號設定》
選項如圖所示
2 選擇欲設定的項目後按《Y確定》
3 詳細操作方式請參照 產品分類產品單
位設定 輔助視窗設定及選用
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
產品分類設定 產品分類設定完後只需按 F10 開啟視窗查詢而不需每次再輸入
一次此項資料在【產品基本資料】有相關聯
產品常用單位設定 產品常用單位設定完後只需按 F10 開啟視窗查詢而不需每次再
輸入一次此項資料在【產品基本資料】有相關聯
銀行基本資料設定 輸入往來銀行的基本聯絡資料此項資料在【銀行存提作業】有相
關聯
客戶分類設定 客戶分類設定完後只需按 F10 開啟視窗查詢而不需每次再輸入
一次此項資料在【客戶基本資料】有相關聯
常用片語設定 可設定常用收支及其它三種不同的常用片語此項資料在【現金
日記帳】有相關聯
倉庫編號設定 此設定適用於多倉版此項資料在【調撥作業】有相關聯
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系統參數設定
意義在使用系統前請先將貴公司的相關基本資料及系統操作等必要的環境參數設定好
以便日後在各項作業中能夠順利進行 軟體更具彈性以符合不同使用者的習慣
當您輸入完基本資料後在貨單抬頭上就會有貴公司的(公司名稱電話傳真公司地址)
顯示反之則貨單抬頭上將沒有貴公司的資料
欄位說明
1 系統參數
欄位名稱 欄位說明
廠商查詢預設索引 預設廠商基本資料中查詢索引
產品查詢預設索引 預設產品基本資料中查詢索引
會員生日警告天數 進入系統會員生日提醒的提前天數
報表預設輸出方式 若已經有連接印表機系統會自動連結
是否使用注音簡碼 若是請選擇Y反之則N
成本計算方式 共有三種計算方式可依使用者的需求去設定
是否自動切換輸入法
輸入資料時電腦會自動更改輸入法例如輸入會員姓名或產
品名稱時則電腦會自動變更為注音輸入法或者是倉頡輸入
法可方便銷售者的使用而不須再做變更輸入法的動作
統計報表列印習慣 有三種報表輸出方式可依使用者的需求去設定
產品自動編號位數 最高 14 碼 (產品編號 分類+流水號)
是否隨解析度調整字形大小 螢幕解析度該改時是否自動調整視窗大小
解析度的放大倍數 隨解析度調整字形大小時所要放大的倍數
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2 銷售前台參數 POS 銷售前台的參數設定進銷存不受影響
欄位名稱 欄位說明
銷售前檯成本開放 設定開放前台的成本權限如果不開放（不打勾）的情形下
前台作業（銷售時）不可使用與成本有關之按鍵
產品查詢預設索引 前台銷售時按 Ctrl+Enter 查詢產品的預設索引
自動開啟會員視窗 若經營型態為會員制可設定為 Y 則自動代入會員查詢視窗
代入電話區碼
銷售前檯使用《會員查詢》時會直接帶入系統參數設定的電
話區域號碼方便快速輸入
本欄空白時預設欄位是停留在客戶編號而非聯絡電話
是否使用 VIP 價 若開放使用 VIP 價則 VIP 會員購物即可以 VIP 價格購得若
不開放則 VIP 會員就如同一般的零售購物價格
是否使用會員價 若開放使用會員價則客戶可使用會員價購得若不開放則
會員只能用一般的零售價購得
銷售累積點數(元)
銷售累積點數(點)
設定銷售時要累積的點數比值 如 1 元 1 點且在【產品基本
資料】中的計算點數需要勾選才能計算點數
是否自定產品積點 若開放為 Y 則以上的點數比值自動失效積點值則取決於【產
品基本資料】中的產品積點
存量警告方式 選擇現有量低於設定的值時在銷售前台會有不同的顏色(黃
色)警示可搭配前台的即時叫貨使用
客戶電訪設天數 在前檯銷售中叫出會員資料後按【Alt+D】呼叫電訪預約時
的互動日期會以今天日期加上此欄天數為預設日期
電訪記錄保留天數 設定要保留的電訪預約記錄天數過期後自動刪除
銷售完自動列印發票 若在銷售完後要列印發票則設定Y
銷售後登入員工代號 銷售完畢必須登入員工代號用於電腦不足且多銷售人員時
必須先登入員工代號 使用銷售前台是必須先登入員工代號用於單人單銷售前台
可否銷售中更改員工代號 用於單人單銷售前台
發票剩餘幾張時警告 若設定為 5張時則在銷售前檯中當使用剩餘 5張時則電
腦便會出現警告訊息提醒使用者該準備請領發票
銷售資料刪除密碼 設定前檯刪除銷售資料的密碼
強制輸入收款金額 設定前台銷售完畢強制輸入實收現金才能結帳存檔
結帳時播放聲音 設定結帳時是否播放聲音
單筆_銷售最大數量 設定單筆銷售最大的數量
單筆_銷售最大單價 設定單筆銷售最大的單價
關閉前台之查帳功能 設定為〝Y〞時前台將無法使用查帳功能
關閉前台之交班功能 設定為〝Y〞時前台將無法使用交班功能
銷售前台禁止更改單價 若不想讓銷售員在前台更改單價則此處設定 Y
銷售前台禁止金額折扣 若不想讓銷售員在前台作金額折扣則此處設定 Y
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銷售前台禁止總計折數 若不想讓銷售員在前台作總數折扣則此處設定 Y
銷售前台禁止單筆折數 若不想讓銷售員在前台作單筆折數則此處設定 Y
銷售完自動列印(收據) 若想銷售完後自動列印收據則此處就設定 Y
毛利率高於多少(綠色)警告 前台銷售時該產品名稱會以綠色底色提醒
毛利率低於多少(紅色)警告 前台銷售時該產品名稱會以紅色底色提醒
菸酒健康捐 設定產品售價中包含的菸酒健康捐金額
3 進出貨參數
欄位名稱 欄位說明
發票稅率 5 設定 005
進出貨單是否列印金額 若選擇Y則進出貨單就會有金額而不需每次手動做更改
進出貨列印習慣 可選擇 1預視或 2直接列印
票據警告天數 進入系統提醒應付或應收票據的提前天數
進貨預設稅別 於進貨單作業的稅別中自動代入設定值空白鍵切換設定值
出貨預設稅別 於出貨單作業的稅別中自動代入設定值空白鍵切換設定值
維修預設稅別 於維修作業的稅別中自動代入設定值空白鍵切換設定值
貨單是否套表列印 設定貨單列印時是否套表
出貨成本是否顯示 此參數對於 v5 以後版本不發生作用
出貨價格策略 可設定為預設售價或上次售價二種若設定預設售價則每次
出貨電腦會自動擷取預設售價而不需再輸入一次
進貨價格策略 可設定為平均成本上次進價或最低進價三種若設定為平均
成本則每次進貨電腦會自動擷取平均成本做為進價
數量__小數位數 可決定系統中數量欄位顯示小數的位數
單價__小數位數 可決定系統中單價欄位顯示小數的位數
合計__小數位數 可決定系統中合計欄位顯示小數的位數
其他__小數位數 可決定系統中其他欄位顯示小數的位數
數字 3位一撇 設定為Y時數值顯示如「5500000」
貨單紙張寬度(mm) 設定貨單紙張的寬度(預設為中一刀 210mm)
貨單紙張高度(mm) 設定貨單紙張的高度(預設為中一刀 140mm)
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4 POS 週邊參數
欄位名稱 欄位說明
設定錢櫃連接至電腦主機的阜口或錢櫃連接至發票列印機的阜口可
按空白鍵切換選項
錢櫃連接阜 錢櫃連接至電腦【RS】rarrRS232 介面【COM】rarr型號 CR3104【PRN】
rarr列表機連接阜
錢櫃連接發票機【POS】rarr型號 CR3101【UDF】
設定價格顯示器連接至電腦主機的阜口可按空白鍵切換選項 價格顯示器連接阜
【COM】rarr型號 PD71007200 系列【WDP】rarr型號 WD304
盤點機型號 設定盤點機的型號可選擇 1 CPT-711 或 2 PT600
盤點機連接阜 設定盤點機連接至電腦主機的阜口
設定條碼列印機的型號可按空白鍵切換選項
條碼列印機型號 【Z-S300】【Z-S400】【ZEBRA】rarrZebra 廠牌型號
【CLEVER】【TTP243】rarr型號 Clever TTP243
【OTHER】rarr其他
條碼列印機連接阜 設定條碼列印機連接至電腦主機的阜口
發票列印機（兩聯式） 設定發票列印機的型號可按空白鍵切換選項
發票列印機（三聯式） 【CHN】rarr型號 PP2020【POS】rarr三聯式發票機
【WPS】rarr型號 WP-103S
收據列印機 設定收據列印機的型號可按空白鍵切換選項
條碼機連接的工作站號 若要從進貨單中列印條碼後台工作站號須與條碼機工作站號一致
註1一般電腦主機的連接阜口只有 1~2 個建議選購擴充卡以提高穩定性
2由於 POS 的相關硬體週邊繁多若有 POS 週邊設定問題請洽詢本公司
3POS 周邊均有指定型號若您所使用的非本公司指定之型號不保證其相容性
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第四章 進出貨
進貨
進貨作業 意義商品進貨輸入轉入產品現有量中並計算相關成本產生應付帳款
在〈C進出貨〉中選擇〈1進貨作業〉進入後所出現的是日期最近的一張進貨單據如
左圖所示
按【瀏覽】可看所有進貨單明細
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
進貨日期 系統會直接帶出當天的日期若不是當天的進貨則請自行輸入正確的進貨
日期
進貨單號 通常輸入完『進貨日期』按【Enter】鍵後系統會直接帶出『進貨單號』
預設採用進貨日期 + 流水號共 10 碼
廠商編號 按【F10】鍵開啟查詢視窗請確實輸入本公司是向哪一家廠商進貨此項資
料在【6付款作業】有相關聯
發票號碼 若此張進貨單是有稅額的則需輸入發票號碼若沒有發票則無需輸入
原始單號 可輸入廠商進貨時的原始進貨單號方便日後查帳時可直接查詢廠商的進貨
單號
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經辦人員 輸入此張進貨單是由哪位員工建檔
取用預付 從已經付給廠商的預付款中沖銷該筆帳款此項資料在【6付款作業】有相
關聯注意若取用預付所輸入的金額大於預付餘額時超出的金額將累加
到該張進貨單的未付金額
倉號 選擇進貨的倉號（倉庫）適用於多倉版
帳款日期 在【廠商基本資料】中若已有設定帳款日在此處會自動帶出帳款日期此
項資料在【6付款作業】有相關聯
稅別 在【廠商基本資料】中若已有設定稅別在此處會自動帶出其稅別或可自
行切換其他稅別的計算方式
稅前金額 進貨單中未含稅額的小計金額
已付金額 指已付給廠商的「訂金或金額」
折扣金額 廠商給予的折扣金額
未付金額 即〔稅後總額 - 已付金額 - 折扣金額〕
稅後總額 即〔稅前金額 + 營業稅〕
貨單備註 補充欄位中不足的部份或做為某些特殊資料註記
新增進貨單
步驟 1 單身建立
按 新增 鈕或 Insert 鍵出現一張新空白單據填入各項必備資料
步驟 2 建立進貨品名細項
按 鈕加入所進貨產品的項目進貨產品多樣時亦可用 一次勾選
產品編號可輸入產品編碼原廠料號產品條碼 系統會自行轉成產品編號 亦可採用條
碼閱讀機輸入鍵入單價及數量若有接條碼機可一併輸入預列印的條碼張數之後核對稅
前金額及稅後總額無誤後按存檔鍵將該筆進貨單存入
進貨單據修改
按快速鍵 Enter 或 修改 鈕若有必要再針對某一張單據作修改（或加入一筆資料）的話
可移動光棒至欲修改的單據後按 Enter 進入修改狀態後如同建立進貨單之方式建立即可
註 已付款沖帳之單據不可修改若須修改必須進行反沖帳後才能更改單據
歷史記錄
按 可將該進貨廠商所有的歷史進貨單據列出來在修改或新增的模式下按 Enter
鍵可取回再針對差異部份進行修改
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單品比價
按 可查看指定的單項產品的進退貨記錄及各廠商比價記錄該項產品的歷史進退
貨日期單價數量金額及廠商hellip等資料均會顯示出來並且將最低價與最高價之供應商
供應價格及平均成本列出來也可重新計算平均成本選擇是否將成本寫入產品或將最低價
廠商成為主供應商
產品新增
若進貨單中有新進產品時可按 新增產品進入產品基本資料新增的畫面請參照 產
品基本資料設定
庫存查詢
按 可查詢目前的庫存量避免庫存量過多的情形
條碼列印
按條碼列印可列印該筆進貨單中有輸入條碼張數的所有產品條碼
單據列印《F7》
操作方式請參照 基本功能指引
相關項目廠商基本資料產品基本資料系統參數設定應付支票付款作業
進貨退回作業
〈2進貨退回作業〉與上述〈1進貨作業〉的操作方法略同故不重述
相關項目廠商基本資料產品基本資料系統參數設定應付支票付款作業
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進退貨資料統計
意義可直接在此項功能表中查詢進貨及退貨的詳細情形而不必再到【1進貨作業】或【2
進貨退回作業】中個別查詢可節省使用者的時間
1 在【C進出貨】選擇【3進退貨資料統計】選項後所出現的畫面如下圖
2 可依使用者的需要去設定所要查詢的時間廠商進貨退貨已付款未付款及全部
可單獨查詢一家或者是一次查詢多家做為付款對帳單與付款作業有相關聯
列印報表可選擇進退貨資料簡表進退貨資料
明細表進退貨資料總表共三種報表
相關項目進貨作業進貨退回作業
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進貨採購建議
意義採購建議書為針對自定的需求讓系統作一庫存的統計擬定一份最精確的採購建議
書或訂購單
操作方法
1在〈C進出貨〉選擇〈4進貨採購建議〉如圖所示
2設定所欲查詢的條件後按《Y確定》即可
條件設定
查詢指定廠商現有產品庫存量lt=安全存量之品項
查詢指定廠商現有產品庫存量lt=請購點之品項
查詢指定廠商的所有產品全部列出
查詢指定廠商產品被訂購量gt=現有量之品項
查詢指定廠商產品全部訂購保留量gt0 之品項
可再設排列方式如依產品編號名稱存量價格等再選擇由排大到小或由小排到大
查詢單一廠商時廠商編號起訖部分輸入同一個編號即可或者不輸入表示要全部的資料
註
產品比價請參照【產品基本資料】中歷史進價記錄有詳細說明
若確定要列印報表則需要先勾選所需的產品編號可一次勾選單一項產品或按《全部選擇》
勾全部產品若都不需要則可按《全部不選》取消先前所勾選的產品欄位
勾選好欲列印的產品後按《列印》鍵列印報表中可選擇產品採購建議表或產品訂購單二
種報表
相關項目廠商基本資料產品基本資料 進貨作業
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調撥作業 多倉版
意義此功能只有在系統設定使用「分倉」的管理模式時才能輸入資料其用途是做不同倉
庫間貨品的調撥
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
調撥日期 通常一開始系統會先直接帶出當天的日期若不是當天的調撥則請自
行輸入正確的調撥日期
調撥單號 通常輸入完『調撥日期』按【Enter】鍵後系統會直接帶出『調撥單號』
預設採用調撥日期 + 流水號
經辦人員 輸入此張單據的經辦人員
撥出倉號 選擇是由哪一個倉庫撥出的
調入倉號 選擇要調入哪一個倉庫
貨單備註 補充欄位中不足的部份或做為某些特殊資料註記
相關項目銷售前檯產品基本資料其他編號設定進貨作業進貨退回作業
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報價
意義客戶下訂單或出貨前需要先做報價動作時即可利用此功能將待日後可直接轉成
訂貨單
在〈C進出貨〉選擇〈D報價作業〉進入後所出現的是日期最近的一張訂貨單據
如下圖所示
操作方式請參照 進貨作業
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
報價日期 通常系統會直接帶出當天的日期若不是當天的報價則請自行輸入正確的
報價日期
報價單號 通常輸入完『報價日期』按【Enter】鍵後系統會直接帶出『報價單號』
預設採用報價日期 + 流水號
客戶編號 請確實輸入此張報價單是出給哪個客戶可按 F10 開啟客戶選擇視窗此項
資料在〈訂貨作業〉有相關聯
交貨日期 輸入預計的交貨日期
交貨方式 預計的交貨方式可下拉選單方式選取
經辦人員 在【客戶基本資料】中若已有設定業務歸屬在此處會自動帶出業務代號
若沒有設定請自行輸入經辦業務代號
稅前金額 報價單中未含稅的小計金額
稅 別 在【客戶基本資料】中若已有設定稅別在此處會自動帶出其稅別或可自
行切換其他稅別的計算方式
稅後總額 即[稅前金額+營業稅]
折扣金額 給予客戶的折扣金額
貨單備註 補充欄位中不足的部份或做為某些特殊資料註記
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特項功能說明
歷史記錄
瀏覽該客戶的報價訂貨紀錄可開啟《F2 查詢》快速查詢某一筆資料《Ctrl+C》可以拷
背瀏覽的單據內容到目前新增的報價單中
單品歷史
查看單品的所有報價訂貨出貨的歷史記錄
庫存查詢
即時查詢該項產品的庫存量
採購建議
在報價作業時需要查看某項商品的進貨計錄時可按 查看歷史進價及各廠商比價
記錄詳細資料
轉訂貨單
確認訂貨內容同本張報價單時可按 將此張報價單直接轉成訂貨單
多選輸入
可一次勾選多項產品到報價單中加快作業速度
報價單轉 Excel 格式 選擇〈F7列印〉如圖所示按《F6轉 Excel》即可將報價單轉成 Excel 檔
相關項目客戶基本資料產品基本資料訂貨作業
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訂貨
訂貨作業
意義客戶不需要立即拿到商品或是目前倉庫中並無此商品存貨則就可先在此處輸入客
戶訂貨單待日後再行轉出貨
進入本功能後所出現的是日期最近的一張訂貨單據如下圖所示
按『瀏覽』可瀏覽所有的訂貨單據詳細操作方式請參考 報價作業
若訂單未轉出貨每次進入系統時會先顯示【未交貨訂單資料提示】
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欄位說明
欄位名稱 欄位說明
訂貨日期 通常系統會先直接帶出當天的日期若不是當天的訂貨則請自行輸入
正確的訂貨日期
訂貨單號 通常輸入完『訂貨日期』按【Enter】鍵後系統會直接帶出『訂貨單號』
預設採用訂貨日期 + 流水號
客戶編號 請確實輸入本張訂單是由哪一家客戶所訂此項資料在【出貨作業】裡
有相關聯
交貨日期 輸入預計出貨的日期
交貨方式 預計的交貨方式可下拉選單方式選取請確實輸入
經辦人員 在【客戶基本資料】中若已有設定業務歸屬在此處會自動帶出業務代
號若沒有設定請自行輸入經辦業務代號
倉號 輸入預計是由哪一個倉庫出貨此功能僅用於多倉版
來源單號 輸入這張訂貨單是以哪一張報價單號內容為依據可按【F10】開啟快速
查詢視窗直接挑選報價單號及產品明細
稅前金額 報價單中未含稅的小計金額
稅 別 在【客戶基本資料】中若已有設定稅別在此處會自動帶出其稅別或
可自行切換其他稅別的計算方式
稅後總額 即[稅前金額+營業稅]
折扣金額 給予客戶的折扣金額
預收金額 輸入向客戶預收的貨款金額
未收金額 即﹝稅後總額－預收金額﹞
貨單備註 補充欄位中不足的部份或做為某些特殊資料註記
特項功能說明
歷史單據轉入訂單
直接將過去的報價單或訂貨單據內容明細轉入到目前新增的訂貨單中
操作方法
1在【來源單號】的欄位按《F10》開啟轉入單據瀏覽視窗
2以滑鼠或鍵盤uarrdarr鍵挑選要轉入的單據後按《Enter》
3勾選要轉入的品項後按《Y確定轉入》即可
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轉出貨單
確認出貨內容同本張訂單時可按 可將此張訂單直接轉成出貨單
訂貨單轉 Excel 格式 選擇〈F7列印〉如右圖所示按《F6轉 Excel》即可
相關項目客戶基本資料產品基本資料報價作業出貨作業
訂貨資料統計 意義查詢客戶訂貨及交貨情況 可依使用者的需要去設定所查詢時間客戶交貨日期已交貨未交貨及全部可單獨查詢一家或
者是一次查詢多家做為客戶訂貨交貨的依據
操作方式同進退貨資料統計
相關項目客戶基本資料產品基本資料出貨作業訂貨作業
軟體使用教學手冊
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出貨
出貨作業
意義商品出貨輸入存檔以便查詢送貨量與應收客戶帳款
進入本功能後所出現的是日期最近的一張出貨單據如下圖所示
操作方法請參照 基本功能指引
按『瀏覽』可瀏覽所有的出貨單據
軟體使用教學手冊
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欄位說明
欄位名稱 欄位說明
出貨日期 通常系統會直接帶出當天的日期若不是當天的出貨則請自行輸入正確
的出貨日期
出貨單號 通常輸入完『出貨日期』按【Enter】鍵後系統會直接帶出『出貨單號』
預設採用出貨日期 + 流水號
客戶編號 請確實輸入本公司是出貨給哪一家客戶此項資料在【收款作業】中有相
關聯
發票號碼 若此張出貨單是有稅額的則需輸入發票號碼若沒有發票則無需輸入
交貨方式 可以下拉選單方式選取請確實輸入
業務人員
在【客戶基本資料】中若已有設定業務規屬在此處會自動帶出業務代號
若沒有設定請自行輸入經辦業務代號此項資料在【員工業績統計表】
有相關聯
訂單號碼 由訂貨單中轉至出貨單的訂單號碼在訂單作業中有詳細的說明
取用預收 對於有預收貨款的客戶直接從預收的金額中支付本筆貨款
倉號 可設定是由哪個倉庫出貨僅限用於多倉版
帳款日期 在【客戶基本資料】中若已有設定帳款日期在此處會自動帶出帳款日期
此項資料在【收款作業】有相關聯
稅前金額 出貨單中未含稅額的小計金額
稅別 在【客戶基本資料】中若已有設定稅別在此處會自動帶出其稅別或可
自行切換其他稅別的計算方式
稅後總額 即〔稅前金額 + 營業稅〕
折扣金額 給予客戶的折扣金額
已收金額 指已向客戶收的「訂金或金額」
未收金額 即〔稅後總額 - 已收金額 - 折扣金額〕
貨單備註 補充欄位中不足的部份或做為某些特殊資料註記
特項功能說明
歷史記錄 《Alt＋4》
按 可將該出貨客戶所有的歷史出貨單據列出來在修改或新增的模式下按 Enter 鍵可
取回再針對差異部份進行修改
單品歷史 《Alt＋5》
按 可針對指定的單項產品的將其出貨記錄列出來在此不分客戶可供比價用
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進貨記錄 《Alt＋6》
按 可針對指定的單項產品的進貨記錄可避免出貨的金額低於進貨金額
庫存查詢 《Alt＋7》
按 可查詢各倉庫的庫存量避免無貨可出的情形
多選輸入
可一次勾選多項產品到報價單中加快作業速度
SMS 簡訊發送
可發送簡訊通知該客戶
相關項目客戶基本資料產品基本資料系統參數設定出退貨資料統計應收支票已過期支票
收款作業庫存月銷耗報表盤點作業
出貨退回作業 【8出貨退回作業】與【7出貨作業】的操作方法略同故不重述
相關項目 客戶基本資料產品基本資料系統參數設定出退貨資料統計 應收支票已過期支
票收款作業庫存月銷耗報表盤點作業
出退貨資料統計 意義可直接在此項功能表中查詢出貨及出貨退回的詳細情形而不必再到【7出貨作業】或【8出
貨退回作業】中個別查詢可節省使用者的時間
可依使用者的需要去設定所查詢時間客戶出貨退貨已收款未收款及全部可單獨查詢一家
或者是一次查詢多家做為收款對帳單與收款作業有相關聯
相關項目 出貨作業出貨退回作業
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第五章 帳務管理 會計
付款作業
意義此功能是用來記錄付款作業的日期廠商支付類別及沖帳金額以備日後查核
當公司進貨後要付款時則需到此處建立新的付款作業
操作方法
1《新增》依序輸入付款日期登錄人員廠商編號帳款日期後按下【S查詢】會列
出該廠商在帳款日期區間內未付款的單據
註(1)請務必輸入付款廠商否則可能導致查詢不到未付帳款單據
(2)此處帳款日期是指進貨單中的帳款日期若您不確定帳款日期區間可空白不輸入直
接按下【S查詢】會列出所有的未付款單據
2勾選要沖銷的單據並輸入付款的現金金額票據金額等《存檔》即可
註若一筆貨款並非一次沖銷完畢則先在【沖帳金額】的欄位輸入此次要沖帳的金額後再
將該筆單據打勾即可
軟體使用教學手冊
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欄位說明
欄位名稱 欄位說明
付款日期 系統預設使用當天日期若不是當天日期可自行輸入付款日期
付款單號 通常輸入完付款日期後按【Enter】鍵後系統會直接帶出付款單號預設採
用付款日期+流水號
登錄人員 輸入該筆資料的登錄人員
廠商編號 可按 F10 開啟快速查詢視窗選擇所需的廠商編號
帳款日期 輸入欲查詢的帳款日期區間此處帳款日期是以出貨單中的帳款日期為依據
應付總額 該家廠商在查詢的帳款日期區間中應付帳款總金額
現金金額 輸入付款的現金金額若此筆帳款不是由現金支付則此欄位不需輸入
票據金額 輸入開立支票的金額若此筆帳款不是由支票支付則此欄位不需輸入
其他折讓 輸入折讓的金額
取用預付 取用預付餘額中的金額來沖銷必須在預付餘額欄位中有金額才能做此功
能
累入預付 可預先付一筆帳款分多次沖銷預付的金額則輸入在此處
預付餘額 預付金額中尚可沖帳的餘額
沖帳合計 可用滑鼠勾選欲沖銷的單據號碼系統會自動將總金額統計出來若此次付
款金額與欲沖帳合計金額不符則存檔時系統會出現警示
備註 補充上述欄位中所不足的資料
其他操作說明請參照 基本功能指引
相關項目 廠商基本資料產品基本資料系統參數設定進貨作業進貨退回作業
進退貨資料統計應付支票已過期支票
軟體使用教學手冊
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現金日記帳
意義是對於公司每日現金收支流向的資料管理
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
日期 系統預設為當天的日期及時間 若不是可另行輸入
項目科目 輸入收支的會計科目例如水電費郵電費文具費等等亦可按 F10
或快擊滑鼠二下即可開啟選擇視窗
類別 可選擇支出或收入二種
金額 輸入收入或支出的金額
摘要 可更詳細記錄每筆帳目資金流向的明細和用途當此欄有輸入明細時存
檔後在畫面右邊「註」的框框會有ˇ
註項目科目按 F10 或快擊滑鼠二下可開啟選擇視窗自建較常使用的會計科目片語如
此一來以後輸入現金科目時只需點選即可而不必再另外輸入片語節省操作時間
相關項目其它編號設定
銀行存提作業
意義記錄公司與往來銀行的帳戶情形方便日後帳戶管理
進入後畫面如
做圖所示
畫面左半部是
銀行帳戶瀏
覽右半部是帳
戶存提資料瀏
覽
軟體使用教學手冊
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欄位說明
欄位名稱 欄位說明
安全餘額 此銀行帳戶的安全餘額此欄與〈銀行基本資料設定〉有相關聯
現在餘額 目前此銀行帳戶中的實際餘額
存提日期 系統預設為當天的日期及時間 若不是可另行輸入
存提單號 通常輸入完存提日期後按【Enter】鍵後系統會直接帶出存提單號預設採
用存提日期+流水號
金額 輸入存提的金額
存提類別 選擇存提的類別有存款支票存款提款及支票付款四種
支票號碼 輸入存提的支票號碼若不是由支票存提則此欄位不需輸入
餘額 建立此存提單時銀行帳戶中所剩餘的可用餘額
其他備註 補充上述欄位中所不足的資料
註在應收(付)支票中所有由此帳戶所開出兌現後的支票金額皆會自動轉入此處
其他操作說明請參照 基本功能指引
重新計算帳戶餘額
若有新增或修改存提單時按下 即可更新該銀行帳戶的現在餘額更便利於隨
時掌握各銀行帳戶中的可動用金額
相關項目 其他編號設定應付支票應收支票
軟體使用教學手冊
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（收）款作業
意義此功能是用來記錄收款作業的日期客戶收款明細及沖帳金額以備日後查核
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
收款日期 系統預設使用當天日期若不是當天日期可自行輸入收款日期
收款單號 通常輸入完收款日期後按【Enter】鍵後系統會直接帶出收款單號預設採
用收款日期+流水號
登錄人員 輸入該筆資料的登錄人員
客戶編號 可按 F10 開啟快速查詢視窗選擇所需的客戶編號
帳款日期 輸入欲查詢的帳款日期區間
應收總額 該家廠商在查詢的帳款日期區間中應收帳款總金額
現金金額 輸入收款的現金金額若此筆帳款不是由現金收入則此欄位不需輸入
票據金額 輸入收款支票的金額若此筆帳款不是由支票收入則此欄位不需輸入
其他折讓 輸入折讓的金額
取用預收 取用預收餘額中的金額來沖銷必須在預收餘額欄位中有金額才能做此功
能
累入預收 可預先收一筆帳款分多次沖銷預收的金額則輸入在此處
預收餘額 預收金額中尚可沖帳的餘額
沖帳合計 可用滑鼠勾選欲沖銷的單據號碼系統會自動將總金額統計出來若此次收
款金額與欲沖帳合計金額不符則存檔時系統會出現警示
備註 補充上述欄位中所不足的資料
相關項目出貨作業客戶基本資料出貨退回作業應收支票
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應（付）帳齡分析表
意義此分析表是用來顯示尚未付清給各個廠商的應付帳款其帳齡分佈在各個設定期間的
統計數據
圖片左邊的日期區間可依使用者的統計習慣去設定設
定好後只需按【設定為預設值】鍵則每次進入系統時
依此設定統計
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
開始廠商 可按 F10 開啟快速查詢視窗選擇欲查詢的開始廠商編號
結束廠商 可按 F10 開啟快速查詢視窗選擇欲查詢的結束廠商編號
帳齡種類 可選擇 1帳款日期或 2銷貨日期二種
報表標題 可選擇 3天數或 4日期二種為報表標題
結束日期 系統會自動帶出當天日期若不是可自行輸入欲查詢的結束日期
相關項目廠商基本資料進貨作業進貨退回作業進退貨資料統計表付款作業
應（收）帳齡分析表
意義此分析表是用來顯示各個客戶尚未付清的應收帳款其帳齡分佈在各個設定期間的統
計數據
操作方式請參照 應（付）帳齡分析表
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
開始客戶 可按 F10 開啟快速查詢視窗選擇欲查詢的開始客戶編號
結束客戶 可按 F10 開啟快速查詢視窗選擇欲查詢的結束客戶編號
帳齡種類 可選擇 1帳款日期或 2銷貨日期二種
報表標題 可選擇 3天數或 4日期二種為報表標題
結束日期 系統會自動帶出當天日期若不是可自行輸入欲查詢的結束日期
相關項目客戶基本資料出貨作業出貨退回作業出退貨資料統計表收款作業
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應收帳款
意義用來顯示某段時間內應收帳款的彙總資料報表
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
帳款種類 可選擇依 1客戶別或 2業務別做為應收帳款報表的依據
帳款日期區間 輸入欲查詢的起迄日期
統計客戶區間 可按 F10 開啟快速查詢視窗輸入欲查詢的客戶編號
統計業務區間 輸入欲查詢的業務編號
報表種類 可自行選擇共有明細表簡要表及應收總表三種報表
是否含前期未
收款之明細
若所查詢的日期區間之前仍有尚未收取的款項則可在此欄位中打ˇ就
可顯示前期未收款之明細
相關項目客戶基本資料產品基本資料員工基本資料出貨作業出貨退回作業出退
貨資料統計表
應付帳款
意義用來顯示某段時間內應付帳款的彙總資料報表
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
帳款種類 可選擇依 1廠商別或 2經辦人員別做為應付帳款報表的依據
帳款日期區間 輸入欲查詢的起迄日期
統計廠商區間 可按 F10 開啟快速查詢視窗輸入欲查詢的廠商編號
統計經辦區間 輸入欲查詢的經辦人員編號
報表種類 可自行選擇共有明細表簡要表及應收總表三種報表
是否含前期未
付款之明細
若所查詢的日期區間之前仍有尚未付清的款項則可在此欄位中打ˇ就
可顯示前期未付款之明細
相關項目廠商基本資料產品基本資料員工基本資料進貨作業進貨退回作業進退
貨資料統計
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票據
應(付)支票
意義可沖銷應付帳款中所有由支票給付的記錄節省會計人員作帳以便查詢核對廠商的
帳款
進入本功能後出現所有應付票據資料視窗以票據到期天數作為循序排列條件
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
開票日期 系統預設使用當天日期若不是當天日期可自行輸入開票日期
支票類別 支票的種類此處為應付支票
支票號碼 開立支票上的號碼
支票金額 開立支票上的金額
來源單號 輸入這張支票是要沖銷哪一張【付款作業】中的進貨單號
廠商編號 可按 F10 或 鍵開啟快速查詢視窗選擇所需的廠商編號
廠商名稱 廠商編號選定後會自動帶出該廠商名稱
到期日期 開立支票上的到期日期
兌現日期 這張支票預計何時會兌現的( 因有時票據的交換需時 1~3 個工作天金額
才能真正入帳)
票據狀態 目前票據的狀態有未兌兌現退票作廢領取及其他共六種
開票銀行 選取開立的支票銀行 若尚未設定請至【其他編號設定】中的銀行基本資料設定
銀行名稱 開票銀行選定後會自動帶出該銀行名稱
其他備註 補充上述欄位所未提到的
未兌支票總額 系統會自動統計所有未兌現的支票張數及總額
其它說明
支票簽回單
點選《列印》即可列印支
票簽回單若要更改表單
字頭字尾請參照 按鍵說
明
相關項目進貨作業已
過期支票付款作業
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應(收)支票
意義可沖銷應收帳款中所有由支票收款的記錄以查核客戶的帳款
進入本功能後出現所有應收票據資料視窗以票據到期天數作為循序排列條件
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
收票日期 系統預設使用當天日期若不是當天日期可自行輸入收票日期
支票類別 支票的種類此處為應收支票
支票號碼 應收票據上的支票號碼
支票金額 應收支票上的金額
來源單號 輸入這張支票是要沖銷哪一張【收款作業】中的出貨單號
客戶編號 可按 F10 或 鍵開啟快速查詢視窗選擇所需的客戶編號
客戶名稱 客戶編號選定後會自動帶出該客戶名稱
到期日期 應收支票上的到期日期
兌現日期 這張支票預計何時會兌現的 (因有時票據的交換需時 1~3 個工作天金額才
能真正入帳)
票據狀態 目前票據的狀態有未兌兌現 託收轉讓退票票貼及其他共七種
開票銀行 應收票據上開立支票銀行的帳號
開票銀行 應收票據上開立支票銀行的名稱
託收銀行 選取開立的支票銀行 若尚未設定請至【其他編號設定】中的銀行基本資料
設定
託收銀行 開票銀行選定後會自動帶出該銀行名稱
其他備註 補充上述欄位尚未提到的
其他操作方式與應付支票作業相同
相關項目 出貨作業收款作業已過期支票
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已過期支票
意義所有已過期的支票皆會轉入此視窗方便會計人員查詢核對
過期支票瀏覽列出所有過期支票（應收應付）可依需求排列如名稱開票日期兌
現日期銀行hellip等（本功能為整合上述rdquo應付rdquordquo應收rdquo二項支票作業所產生的資料
對照表）
註此處只能做查詢的動作並不能做新增或修改的動作
相關項目 應付支票應收支票
應(收)票批次兌現
意義可一次將單張或多張應收票據轉兌現並將兌現的支票轉入已過期支票中
按鍵說明
欄位名稱 欄位說明
全選 將所列出的支票全部選擇為要兌現的狀態
全不選 將所列出的支票全部選擇為要非兌現的狀態
兌現轉入過期支票 將已選擇的支票轉成兌現狀態並將支票轉入過期支票中
相關項目應收支票銀行存提作業
應(付)票批次兌現
意義可一次將單張或多張應付票據轉兌現並將兌現的支票轉入過期支票中
操作方式請參照 應(收)票據批次兌現
相關項目應付支票銀行存提作業
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應收票齡分析表
意義此分析表是用來顯示已收未兌現的應收支票其帳齡分佈在各個設定期間的統計數據
圖片左邊的日期區間可依使用者的喜好去設定設定
好後只需按【設定為預設值】鍵則每次進入系統時
依此設定統計
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
開始客戶 可按 F10 開啟快速查詢視窗選擇欲查詢的開始客戶編號
結束客戶 可按 F10 開啟快速查詢視窗選擇欲查詢的結束客戶編號
報表標題 可選擇 1天數或 2日期二種為報表標題
結束到期日 系統會自動帶出當天日期若不是可自行輸入欲查詢的結束日期
相關項目應收支票
應付票齡分析表
意義此分析表是用來顯示開立給各個廠商的未兌現應付支票其票齡分佈在各個設定期間
的統計數據
操作方式請參照 應收票齡分析表
相關項目應付支票
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第六章 庫存管理
期初開帳程序
1進貨
第一次使用時本系統時將基本資料建立完成後首先利用【進貨作業】將所有產品均做首
次進貨並且將已付款的進貨單據沖銷
註亦可利用庫存調整單將所有產品數量及成本鍵入或者利用盤點作業進行盤點後將盤點
量轉入現有量必須要注意的是若您選擇使用盤點轉入的方式系統將無法自動抓取產品成
本
2由產品基本資料中作期初開帳
至產品基本資料中按(Alt+F 鍵)將可以產生庫存的
期初開帳資料
按《確定》後將自動轉入期初
庫存日消耗異動表
意義驗證庫存量的正確性且可以將驗證後的正確量寫入現有量
(1) 當日消耗表列出查詢日期當天的庫存數量
變動情況用來驗證庫存量的正確性
(2) 逐日銷耗表列出前一次結轉日至查詢日期
當天的庫存數量變動情形用來驗證庫存量
的正確性另可將計算後的實際現有量寫入
帳面量(產品基本資料中的現有量)
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庫存月消耗異動表
報表意義列出查詢當月份的庫存數量變動情形用來驗證庫存量的正確性另可將計算
後的實際現有量寫入帳面量(產品基本資料中的現有量)並作轉入產生下月期
初量
使用時機每月底結束營業後或每月初開始營業前
操作方式
1)檢視庫存月銷耗表上的異動資料及現有量是否均正確當計算後存量與目前帳面存
量不符時會以黃色警示
2)確認無誤後按下 出現如下視窗再次確認
注意產品基本資料中的現有量將會被庫存月銷
耗 表 中 的 現 有 量 取 代因 此 請 謹 慎 使 用 結 轉 功 能
C)若產品進出異動量不正確請利用庫存調整單
做調整後重新執行步驟 A)~ B)
後記
庫存量又有問題了 怎麼都跟架上物品不符 相信大多數人都有這樣的心聲
很多使用者的觀念上總是認為庫存只要交給電腦來管理庫存量一定準確殊不知電腦軟體
有可能發生不可預期的結果(程式暇疵或使用中突然的斷電當機)或是產品管理不當導致失
竊或是破損或是產品擺設到不正確的位置都有可能使得電腦中的庫存量異常所以在庫存管
理中盤點變成了一項非常重要的工作
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庫存調整單
意義當帳上的庫存量與實際庫存盤點的結果不符時即可利用此功能來調整帳上的庫存量
及成本
在〈C進出貨〉選擇【C
庫存調整單】如圖可
按《新增》《修改》
《查詢》或《刪除》鈕
更動關於調整庫存的相
關資料
按《瀏覽》進入庫存調整
單據瀏覽
操作方法
庫存調整單中的「數量」欄位應輸入實際庫存量與帳面現有量的差異量
作庫存調整時若目前某產品在系統中的現有量為 10 個但實際上賣場中只剩 8個則在
數量的欄位中輸入-2即可將系統中的現有量調整為 8個
若使用者無進貨作業的動作卻想要統計出產品的銷售成本及利潤可直接在此處輸入產
品的成本或覺得目前系統中的平均成本不正確亦可自行修改
註盤點作業中若有盤差或盤盈時會自動產生一張盤點調整單
其他操作方式請參考基本操作方法
相關項目產品基本資料盤點作業
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盤點作業
意義盤點各倉的庫存量以便管理可避免庫存太多或不足節省公司無謂的支出
有關庫存量的準確性一直為各行各業及門市經營管理者所困擾即使使用電腦軟體一樣產生
庫存量不準確的情事皆因方法錯誤或關念的偏差導致
在庫存做盤點前有些前置工作若準備充足則可收事半功倍之致
A盤點的前置工作
1 貨架上物品的擺設是否整齊乾淨
2 貨架的分類是否明確並且標示清楚
3 待進貨瑕疵物品異常品是否與陳列區清楚區分
4 人員的物品熟悉度及教育訓練是否充足
B盤點實施要點
1 全面盤點(期初期末盤點)或循環盤點
2 盤點的開始時間及預計結束時點
3 人員編組及人力分派
4 列印盤點單(可利用盤點機)
5 盤點機轉入或人工鍵入盤點數量
6 列印盤點報告單(盤盈盤損表)
C檢討此次盤點作業及問題研究
在【F系統支援】選擇【盤點作業】的選項會出現最近一張單據
操作方法
1由盤點機盤點
新增一張盤點單將盤點量輸
入盤點機再按
鍵直接將盤
點機中的資料傳送到系統
中按下 鍵即
可完成盤點作業
軟體使用教學手冊
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2由人工手動盤點
A)新增一張盤點單按《A盤點產品轉入》鍵選擇欲盤點的產品編號可依全部產品廠
商產品類別儲放位置產品編號及庫存數量共六種選擇方式選擇所需的產品或者用
《新增明細》的方式輸入要盤點的品項接著按下《F3存檔》
B)按下《F7列印》報表選擇為「盤點單」列印出盤點單由人工盤點並將盤點量寫在盤點
單上
C)進入盤點作業點選《修改》將盤點量輸入系統中按下《存檔》後再按《轉入現有量》
鍵即可完成盤點作業
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
盤點日期 系統預設使用當天日期若不是當天日期可自行輸入盤點日期及時間
盤點單號 通常輸入完盤點日期後按【Enter】鍵後系統會直接帶出盤點單號預設
盤點人員 輸入該筆資料的盤點人員
盤點備註 補充欄位中所不足的資料
盤點倉號 選擇欲盤點的倉號 (多倉版)
《 Alt+A 》盤點產品轉入
按 可針對特定部份產品或廠商選取所需
的盤點商品
1先選擇轉入依據
2輸入起始編號及結束編號
3按下《Y確定》便可將符合條件的產品加入到盤點單中
《 Alt+B 》盤點機輸入
按 可先由盤點機盤點再直接
將盤點機中的資料傳輸到系統中可節省再輸入一
遍的時間
轉入現有量
當盤點完後且已經將盤點數量輸入至系統中後此時可按 鍵將盤點量轉入現有量
且同時在【庫存調整單】產生一張盤盈盤虧單即可完成盤點作業
相關項目產品基本資料員工基本資料庫存調整單
軟體使用教學手冊
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第七章 系統支援
密碼設定
意義本設定首重資料保全功能系統依使用者名稱及密碼選擇性的開放系統功能可確
保資料的隱密性預防一些重要資料外流而設定通行密碼可依特定人員使用密碼才能執
行
進入時需輸入您的使用者密碼才有權限進入密碼設定中去新
增或是修改此設計目的在於防止管理者離開時他人趁機擅自
修改帳號權限
新增 增加完使用者名稱及密
碼後再設定使用功能明細（打
ˇ者為開放本項功能）
成本顯示若沒有打ˇ則該使
用者進入後台時基本資料的產
品欄位成本相關欄位則不顯示
備份作業
意義將所有資料另存一份應注意不要備份在同一部硬碟（以免硬碟實體損壞）同時為
保障資料安全應自訂備份期間如每週三六各一次
選定備份的目錄位置按下《開始備份》
鍵後即可完成備份作業
建議您在備份的檔案名稱 Data 後再加上
備份日期以避免備份資料太多產生混淆
註選擇備份路徑時需注意資料夾的名稱
應避免為空白或包含特殊符號如
gtlt$hellip等
軟體使用教學手冊
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資料重整
意義當系統在操作途中因發生停電不正常關機或硬體發生故障而故造成系統資料中異常
現象導致資料毀損可利用本功能做一資料維護
注意執行資料重整時務必讓其他工
作站或前後台離線
編碼更改
意義因本系統中所有基本資料的編號只要存檔後就不能做修改的動作故在此設立一
個修改編號的程式
註因為基本資料中的編號會跟進銷貨產生連動關係為保持舊有歷史資料的正確性所以
更改編號時須在此更改以保持資料的完整若您要修改基本資料時請先到【2備份作業】
做資料備份的動作避免系統在編修的過程中發生停電或不明原因當機而造成資料流失
操作方法
1選擇欲修改的編號之資料
庫有客戶廠商產品員
工及產品類別資料檔共 5種供
選擇
2用滑鼠或按 F10 在原編號的
欄位上選擇欲更改的編號
3直接在新編號的欄位上輸入
新的編號
4按下《確定更改》鍵即可
完成編號更改的動作
軟體使用教學手冊
59
系統顏色修改
意義覺得系統中預設的顏色不喜歡嗎想自創風格時可利用本功能修改畫面使用者可依
個人喜好修改使用的畫面其中必須注意的是修改畫面確定後按 Y 儲存設定 要先
離開本系統再重新進入本系統才能生效
若欲更換背景圖片圖
片格式可
為jpggifbmphellip
等檔案格式
改亂了可按系統預設
值變回原來樣式
行事曆管理
意義經常忘東忘西的寫在紙條上麻煩又不容易找利用本功能吧啟動系統時會提醒哦
操作方法
1 點選《新增》後輸
入事件日期時
間對象地點
事由事項的欄位
可註記細節事項
2 勾選事件提醒方
式若沒勾選便不
會出現提醒的訊
息
軟體使用教學手冊
60
名片簿管理
意義可將重要的電話或經常聯絡朋友記錄在此容易找尋又不會丟可分類還有多項
詳細資料欄位可供利用
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
名片分類 可點選 開啟客戶分類的快選視窗
電子信箱 若有輸入 E-Mail 帳號則按下 可直接連結至 Outlook 發送信件
其他備註 補充欄位中不足的說明或做為某些特殊資料註記
選擇發送簡訊功能時可自動帶入行動電話號碼
操作方法請參照 基本操作方法
軟體使用教學手冊
61
產品停用啟用處理
意義將產品基本資料中已經停產或停售長時間不使用的產品資料作停用處理可加快搜
尋的速度也增加盤點補貨等工作的效率若日後進貨時新進產品的條碼與停用產品
條碼相同時系統會出現警告訊息可直接將產品恢復續用
操作方法
1 產品停用
A)將欲停用的產品打勾勾選的品項會列在右上方的挑選清單列中確認後點選《停用》
停用的產品會列在下方的〈停售或停用之品項〉中
B)直接在產品基本資料中刪除的品項也會自動被系統列到停用產品中喔~
2 產品啟用
在欲恢復續用的產品上按一下滑鼠右鍵選擇《Y產品續用恢復》確認後該筆資料會
回復到產品基本資料中恢復續用的產品庫存量售價成本等均會歸零若要查看過去
的歷史進貨紀錄及銷貨分析請利用〈歷價〉及〈分析〉的功能
相關項目產品基本資料
軟體使用教學手冊
62
產品成本重算
意義若於系統使用時發生停電或當機或硬體故障情形而造成平均成本有異常之情形可
利用此作業將平均成本重算
可選擇年或指定月份計算確
定無誤時可利用寫入功能將
目前平均成本更新
若平均成本重算後有發生的情形則執行《W將計算之平均成本寫入》後必須利用 資
料偵錯 功能將異常的產品資料修復接著再到產品基本資料中利用〈歷價〉重新寫入成本
相關項目產品基本資料資料偵錯
軟體使用教學手冊
63
資料偵錯
意義藉由資料偵錯系統來偵測錯誤的資料再加以修復是屬於軟體異常控管的一項重要功
能有如 Windows 中的磁碟偵錯功能
操作方法
選擇客戶資料檢測編號是否重 覆及累積點數預收金額數值溢位等異常檢測
選擇銷貨資料檢測編號是否重覆及小計金額銷貨成本數值溢位等異常檢測且可將銷
貨成本以目前平均成本置換但此項功能需在已驗證過產品資料且無異常的情況下才能進
行
選擇廠商資料檢測編號是否重 覆及異常資料偵錯
選擇產品資料檢測編號是否重 覆及最近進價平均成本及售價數值溢位等異常檢測
選擇進貨資料檢測編號是否重覆及異常資料偵錯
選擇訂貨資料則會重新計算產品檔中的被訂購量
選擇倉庫資料重新分析產品檔及倉庫檔中的庫存關聯結構並自動將錯誤修復
以上各個資料檔檢測後若有異常情形出現只需按《自動修復錯誤》鍵即可完成資料偵錯
修復的動作
軟體使用教學手冊
64
用戶使用記錄
意義可記錄各用戶進入系統的日期及時間及使用哪個功能表做哪些動作避免在多人
使用狀況下無法查到資料修改或刪除是由何人做的
流量統計
依據系統登入用戶別統計各動作的操作次數
在桌面上建立捷徑
意義當桌面上安裝的捷徑不小心刪除或在一開始安裝軟體時沒有建立捷徑皆可利用此功
能輕鬆在桌面上重新建立捷徑再也不用擔心找不到執行路徑
操作方式
1輸入前台工作站號若是單機版則不需輸入
2直接點選《1建立後台管理捷徑》或《2建
立 POS 前台捷徑》就會在桌面上自動建立捷徑
軟體使用教學手冊
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備份還原
意義當您發現銷售前台進入後出現錯誤代碼或存檔後交易紀錄無法存入時代表銷售資料
庫已經遭受毀損備份還原能夠幫助您將資料還原到您最後一次做備份的狀態
1 請先將執行資料備份並記下您的備份目錄位置操作方式請參照 備份作業
2 請放入安裝光碟重新安裝或至我們的網站 wwwhiposcomtw 下載試用版本（切記版
本必須相同）
註請確定所有工作站或前台均已離線且無其他軟體正在執行
無需移除原本的軟體直接執行安裝即可
3 請至[開始][程式集][叡鴻 Hipos 軟體系列]點選[備份還原]或至電腦中的 csalewin 中
點選 備份還原exe 如圖所示選取您的備份目錄位置後點選《S開始還原》即可
軟體使用教學手冊
66
第八章 附件 其他技術支援
報表格式修改
利用 HiPOS 軟體中的報表系統工具可以自行修改報表的格式
系統工具的開啟方式
1《開始》rarr《程式集》rarr《叡鴻 HiPOS 軟體系列》rarr《報表系統工具》
2到電腦 csalewin 資料夾中將〈系統工具exe〉點滑鼠左鍵兩下開啟
自訂列印紙張大小
開啟系統工具後選擇要修改列印格式的報表後將紙張規格分別填入高度寬度上邊界
左邊界即可
例如原本是 A4(290210mm)格式要改
成列印中一刀格式直接修改高度
140寬度 210 就可以囉~
修改報表內容
1開啟系統工具後先選擇要修改的報表再按《修改報表》
2若要修改報表內容的位置以滑鼠圈選要移動的範圍後以larruarrdarrrarr移動或直接以滑鼠拖
曳至您預定的位置即可
3若要修改或增加文
字則先點選 報表控
制項工具列 上的
一下接著點一下要
修改的文字或要新增
文字的位置即可編
輯文字
4修改完成後點選
左上角的《檔案》rarr
《儲存》
軟體使用教學手冊
67
自訂瀏覽視窗表格樣式
意義因為使用者的螢幕大小及解析度設定的不同在瀏覽視窗中難免發生表格橫向欄位太
大或太小導致於查看資料時的不方便HiPOS 提供了自訂表格樣式的功能讓使用者調整好
欄位後可以存檔方便日後查看
操作方法
1將滑鼠移動到要調整的欄位框上會出現 符號以滑
鼠拖曳即可調整欄位大小
2調整好後如圖在內容的任一位置上按一下滑鼠右鍵選擇《儲存表格樣式》若是儲
存後不滿意可以選擇《恢復預設值》
滑鼠右鍵功能選單
意義建立資料時若已經有其他檔案格式的資料存在方便
複製貼到 HiPOS 軟體中
在 HiPOS 軟體中當欄位為可編修狀態下時可以按一下滑鼠
右鍵便能呼叫功能選單(複製貼上剪下)
看完了使用手冊仍然無法解決您的問題嗎本公司提供了多元的諮詢管道
本公司網站技術支援httpwwwhiposcomtw 文件知識庫
電話諮詢07-7030898
傳真專線07-7032066
E ndash Mail Servicehiposcomtw
公司地址高雄縣鳳山市 830 埤北路 81 號
軟體使用教學手冊
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庫存管理
基本庫存管理功能操作說明
標準作業流程
產品現有數量
產品基本資料中的現有數量欄位系統會自動依照進貨及銷貨統計並隨時更新產品現有量
因此為了保持現有量的正確性及產品成本的準確度請勿直接從產品基本資料的現有數量欄
位修改現有量
進貨作業
進貨時確實輸入正確的進貨量要留意進貨單位是否正確進貨及進貨退回時產品的庫存
量都會自動增減
庫存調整單(HiPOS-Light 版無此功能)
（一）使用時機
1 某產品的數量因毀損失竊hellip等非進貨及銷售而短缺或增加導致需要調整產品的現
有量時
2 由盤點作業中執行盤點量轉入現有量時若有差異量系統會自動產生一張庫存調整
單
（二）操作方式
1 進入【C進出貨】 rarr 【庫存調整單】
2 點選 【新增】rarr輸入日期單號經辦人員備註
3 點選 【新增明細】 rarr輸入【產品代號】
4 輸入【數量】是指實際數量與產品現有量的差異量例如 A產品實際量為 10 個產品
基本資料中的現有量為 8個兩者的差異量為 10－8＝+2數量的欄位輸入 2若 B產
品的實際數量為 15 個產品基本資料中的現有量為 20 個則差異量為 15－20＝-5
數量的欄位便輸入-5
5 點選【存檔】後產品現有量便會隨著調整
（三）附註
HiPOS-Light 版若平時發現產品數量有錯誤請直接利用【盤點作業】的轉入現有量功
能來調整產品的現有量
軟體使用教學手冊
69
庫存日消耗表
（一）當日消耗表列出查詢日期當天的庫存數量變動情況用來驗證庫存量的正確性
（二）逐日消耗表列出前一次結轉日至查詢日期當天的庫存數量變動情形用來驗證庫存
量的正確性另可將計算後的存量寫入帳面量(產品基本資料中的現有量)
（三）使用時機每日營業結束利用庫存逐日銷耗表檢驗庫存正確性
庫存月消耗表
（一）報表意義列出查詢當月份的庫存數量變動情形用來驗證庫存量的正確性另可將
計算後的實際現有量寫入帳面量(產品基本資料中的現有量)並轉入產生下月期初量
（二）使用時機每月底結束營業後或每月初開始營業前
（三）操作方式
1 檢視庫存月消耗表上的異動資料及現有量是否均正確當計算後存量與目前帳面存量
不符時會以黃色警示
2 確認無誤後按下 出現如下視窗再次確認
盤點作業
（一）盤點前置作業
1 貨架上物品的擺設是否整齊乾淨
2 貨架的分類是否明確並且標示清楚
軟體使用教學手冊
70
3 待進貨瑕疵物品異常品是否與陳列區清楚區分
4 人員的物品熟悉度及教育訓練是否充足
（二）操作方式
1 進入【F系統支援】rarr【盤點作業】rarr【新增】rarr輸入日期單號盤點人員備註
2 在【產品代號】輸入要盤點的產品rarr【存檔】rarr【列印】選擇【盤點單】
3 進行人工盤點工作
4 進入【盤點作業】rarr【修改】rarr在【盤點數量】輸入實際盤點數量rarr【存檔】
5 選擇【轉入現有量】即可將盤點量轉入到產品基本資料中的現有量
（三）操作秘訣
2 利用【新增明細】可一項項將要盤點的產品輸入
3 利用【盤點產品轉入】可以選擇一次將所有產品輸入或者依照廠商別產品類別儲
放位置產品編號輸入
4 務必確實將盤點量輸入盤點單的「盤點數量」欄位中盤點數量請勿輸入負數
（四）盤點要點
1 全面盤點及循環盤點除了期初或期末的全面盤點之外應固定每隔一段時間做循環
盤點循環盤點可以依照產品類別儲放位置或者產品編號等等例如固定每個月作
一次循環盤點第一個月盤點第一排貨架的商品第二個月盤點第二排貨架的商品
2 盤點時效盤點開始到盤點結束的時間盡量不要超過預定時程為了防止盤點錯誤應
避免盤點期間同時進貨銷售盤點完畢應即時將盤點量轉入現有量
3 盤點差異量軟體系統中的現有量欄位嚴格來說是帳面上的產品數量而盤點量則是
實際庫存的數量軟體操作過程有疏失產品瑕疵失竊及盤點錯誤等許多因素均
可能導致帳面上的數量與實際庫存不符的情況因此有盤差是可以被接受的但若差
異量太大時管理者便應觀察是哪個環節出了問題
軟體使用教學手冊
71
上線一段時間後初次執行盤點作業或庫存日月銷耗表
說明
1過去進貨或庫存有異時均直接修改產品現有量
2使用一段時間後才執行庫存月銷耗表結轉
3更新版本或重新安裝執行資料備份還原或者它系統資料轉檔匯入
上述情況可能會發現期初量都是 0以致計算後存量與帳面存量產生極大的誤差
作業流程
期初開帳作業
（一）使用時機
1 初次使用者
2 已經上線一段時間的使用者
3 更版或重新安裝系統後執行備份還原的使用者
4 產品現有量正確而庫存日月銷耗表中的現有量完全不對者
（二）操作方式
1 進入【A基本資料】rarr【產品基本資料】確認產品現有量均為正確的數量
2 按【Alt+F】開啟庫存量期初開帳作業視窗rarr選擇「轉入期初月份」rarr【確定】
3 此一動作可以根據產品基本資料中的現有量去重新計算出庫存日月銷號表中的現有
量並且反算出期初量
軟體使用教學手冊
72
常見 QampA
產品基本資料中的現有數量與實際庫存量不符合
1 僅有少數幾項產品的庫存量不符時可利用「庫存調整單」做調整
2 多項產品的庫存量不符時利用「盤點作業」並將盤點量「轉入現有量」
3 每日營業結束時可利用「庫存逐日消耗表」核對產品庫存量並將正確量寫入現有量
4 檢視產品-進出異動表可查明是否有單據數量錯誤
產品現有量不會隨銷售或進貨變動
1 執行資料重整
2 檢查前台 Alt+F5 銷售記錄是否正常若銷售存檔後無銷售紀錄或者銷售明細僅有時間及
金額代表資料庫已經損壞
3 檢查銷售及進貨時的產品編號是否一致
4 檢查產品基本資料中產品是否有重複建檔換言之相同的產品名稱是否有兩個不同的
產品編號
庫存日月消耗表中的期初量為零導致統計後的現有量錯誤
1 發生原因沒有將上月底的庫存作結轉寫入本月期初
進入【庫存月消耗表】rarr列印年月輸入上個月份rarr執行結轉
2 發生原因Ⅰ曾經從產品基本資料中的現有量欄位直接修改數量
Ⅱ更版或備份還原後沒有執行期初開帳的動作
進入產品基本資料執行【Alt+F 期初開帳作業】
3 當月底營業結束時請檢視庫存月消耗表核對庫存量並執行結轉的動作將正確量寫入現
有量及寫入次月期初量
庫存日月消耗表中的調入量與實際調整的數量不符合
1 發生原因盤點作業轉入現有量時重複執行轉入現有量的動作
2 進入【庫存調整單】rarr點選【瀏覽】尋找備註中盤點轉入單號重複的資料
3 刪除重複的調整單即可
利用盤點量轉入現有量卻發現某些產品仍然與實際庫存量不符合
1 發生原因 盤點數量錯誤
盤點作業中盤點數量輸入錯誤
營業時間進行盤點工作盤點後到轉入現有量的過程中產品銷售出去而未作
調整
2 利用「庫存調整單」調整現有量
3 HIPOS-Light 版利用「盤點轉入現有量」作調整
軟體使用教學手冊
73
已經將盤點量轉入現有量之後發現盤點時數量點錯
1 利用「庫存調整單」調整現有量
2 HIPOS-Light 版利用「盤點轉入現有量」作調整
連續數月都有做庫存月消耗結轉但庫存月消耗中某些產品的現有量卻總是有誤差
1 發生原因每個月結轉的時間點有誤
2 進入【庫存月消耗表】rarr列印年月輸入本月份rarr列印出該張報表或記下該報表的ldquo期初
量rdquo
3 重新進入【庫存月消耗表】rarr列印年月輸入上一個月份
4 比較本月份的ldquo期初量rdquo及上個月份的ldquo現有量rdquo是否相同若上個月份的現有量比本月
份的期初量少代表上一個月結轉之後仍有作銷售或調整
例如430 下午 200 做結轉將正確量寫入下月期初（產生 5月份的期初量）但是 430
下午 300 又陸續作了銷售或調整庫存量
5 做法
盤點機盤點時架上無庫存的 產 品 會 漏 盤
新增盤點單時選擇【盤點產品轉入】將全部產品轉入並將【盤點數量】全部修改為 0
將盤點機中的資料轉入該盤點單存檔後將盤點量轉入現有量
4 月
5 月份
軟體使用教學手冊
74
選購模組功能簡介
簡訊 SMS 發送模組
SMS 簡訊發送功能透過網際網路直接由 HiPOS 軟體系列中發送簡訊至客戶的行動電話能夠達
到迅速確實即時傳遞訊息及行銷的效益
HiPOS 門市及進銷存 v6 以後都可使用免申請儲值後馬上開通
功能特色
1 低廉的發送費用
一般使用手機發送簡訊每通大約 $25~ 35 之間使用 HiPOS SMS 每通只要 11~13 之
間足足省了 50
2 搭配 HiPOS 軟體分析有效客戶發送
利用 HiPOS 的各項統計如累積點數已購商品累積消費金額生日等等的各項數
據做有效的簡訊廣告行銷並且會自動過濾重覆的電話及統計發送的通數
應用 1 生日到時發送祝賀簡訊並告知來電優惠方案
應用 2 廠商新商品推出時可過濾已購買同類商品的客戶清單做簡訊廣告發送hellip更多應用
等你來發掘
3 大量簡訊發送
除了對單一客戶發送簡訊外大量發送簡訊的功能可同時對多個客戶行動電話號碼發送簡
訊
4 簡訊發送時效性佳
簡訊發送後正常情況下約 3~10 秒鐘就可即時將簡訊傳送到客戶手機重要訊息不怕客戶
收 不 到 若 因 故 對 方 無 法 接 收 將 會 自 動 重 發 直 至 發 送 成 功 或 滿 24 小時止
5 常用訊息片語編輯
「常用訊息」功能可以編輯儲存常用的簡訊內容可以加快編寫簡訊的速度
6 預約發送
可自定要發送的時間時間到才發送簡訊更有效率的廣告效益
軟體使用教學手冊
75
單一簡訊發送
在會員基本資料廠商基本資料員工基本資料中
按下 即可發送簡訊
大量簡訊發送
﹝統計報表﹞rarr﹝C會員郵寄標籤大量簡訊﹞依照
條件選擇要發送簡訊的對象後點選《S發送簡訊》
即可將簡訊發送到所選擇的對象
軟體使用教學手冊
2
票據48 應(付)支票 48 應(收)支票 49 已過期支票 50 應(收)票批次兌現 50 應(付)票批次兌現 50 應收票齡分析表 51 應付票齡分析表 51
第六章 庫存管理52
期初開帳程序52 庫存日消耗異動表52 庫存月消耗異動表53 庫存調整單54 盤點作業55
第七章 系統支援57
密碼設定57 備份作業57 資料重整58 編碼更改58 系統顏色修改59 行事曆管理59 名片簿管理60 產品停用啟用處理61 產品成本重算62 資料偵錯63 用戶使用記錄64 在桌面上建立捷徑64 備份還原65
第八章 附件66
其他技術支援66 報表格式修改 66 自訂瀏覽視窗表格樣式 67 滑鼠右鍵功能選單 67
庫存管理68 基本庫存管理功能操作說明 68
標準作業流程 68 產品現有數量 68 進貨作業 68 庫存調整單(HiPOS-Light 版無此功能) 68 庫存日消耗表 69 庫存月消耗表 69 盤點作業 69
上線一段時間後初次執行盤點作業或庫存日月銷耗表 71 作業流程 71 期初開帳作業 71
常見 QampA 72 選購模組功能簡介74
軟體使用教學手冊
3
簡訊 SMS 發送模組 74
註「多倉版」代表該項功能為多倉版特有單機版沒有提供
版本內容更新時功能及操作方式請依各版本實際情況為準
2007-05-03
軟體使用教學手冊
4
第一章 Hi-POS 進銷存管理系統簡介
軟體特色
HI- POS 進銷存管理系統for Windows 9598NT2000XP 可以充分發揮 Windows 作業平台的多工
環境真正視窗環境操作各項目功能可隨時切換輕鬆管理商品庫存及各銷售員業績並提供商
品銷售排行毛利率排行業績排行廠商貢獻度等報表讓你對公司的營業狀況更瞭若指掌更提
供商品自動比價功能進貨補貨輕鬆方便 並可使用條碼機及盤點機於進出貨上更可搭配 POS 前台做門市銷售功能並支援產品的自編碼
國際條碼原廠料號注音簡碼等以方便各類產品之輸入系統更可透過網路連線監控並管理多家
分店(多倉)的庫存量(連線版)
系統需求
Microsoft Windows 98Windows NT 2000XPVista 等作業環境
建議硬體配備
Pentium II 800 以上 CPU
記憶體 64 MB 以上若使用 Windows XP 以上平台建議 512MB 硬碟空間 200 MB Free
網路版本則可選擇 Windows NT2000XPVista 或 Server 2003 環境
軟體使用教學手冊
5
可選購週邊
光罩式條碼掃瞄器
鍵盤介面隨插即用
品質優良判讀輕鬆
超高相容性
掃瞄速度每秒達 100 次
故障率低
真正物超所值
電子智慧錢櫃
「CR 系列電子錢櫃」是 POS 專用錢櫃
可確實得知收銀員開錢櫃次數有效地減少收銀員舞弊
可調式間格區分零錢紙鈔適合收受現金頻繁的行業
免開錢櫃大鈔投入口更加安全零風險
鑰匙三段式設計(1電腦開啟 2鑰匙開啟 3鎖死)
發票機
搭配堅固耐用的 EPSON 機心故障率低適合來客數多的賣場及
百貨公司
補蓋店章功能
提供 WIN98NTXP 等 Driver
可透過 RS232 控制不受平台限制
榮獲各大百貨公司的青睞
可程式化中文收銀鍵盤
可直接使用不需另接 PC 鍵盤
標準 keyboard 介面可另選 RS-232 介面
不使用 TSR 可避免應用程式軟體衝突
支援所有的文數字及符號的字元
255 ASCII codes 支援所有 IBM 特殊鍵(Shift Ctrl Alt Esc
etc)
軟體使用教學手冊
6
盤點機（資料收集器）
功能強體積輕巧堅固耐用之工業級手持式資料收集器
符合工業化防塵防水 IP 54 之標準
具 15 公尺自由落體耐摔防護
內建條碼掃瞄器
大型 LCD 顯示螢幕
文數字鍵盤資料輸入快速方便
重量僅有 245 公克非常適合長時間工作或女性使用者
熱轉式條碼列印機
熱感熱轉兩用203dpi
列印寬度左右 104cm列印速度每秒 3 英吋
多國語言原廠 Window 排版軟體操作簡單
支援各種條碼種類及 pcx bmp jpg 等圖檔
銅版紙熱感紙合成紙(PVC珍珠龍消銀龍)卡紙布標等
都可列印適用於各行各業
TTP-243E 國產輕型條碼列印機功能媲美進口機種價格卻只
有進口機種的三分之一並隨機附送進口機種所沒有的中文排版軟
體
中文價格顯示器
獨立型顯示器
可調節視角及旋轉人性化設計
中文四行背光式(冷光)LCD字幕清晰
可顯示中文的品名及價格讓客戶清楚知道結帳物品的價格
避免貼錯條碼賣錯價格減少消費糾紛
中文收據機（出單機）
熱感式列印機
高速列印
操作簡便
直接投入式紙槽換紙快速
POS 週邊產品產類繁多歡迎來電洽詢
亦可參考我們的購物網站 httpwwwhiposcomtwshop
軟體使用教學手冊
7
第二章 基本功能指引
不知道如何使用 Hi-POS 進銷存管理系統嗎跟著以下說明一個步驟一個步驟進行你會發現
每一項作業都變得很簡單喔
軟體安裝
1 將 HiPOS 軟體光碟放入光碟機選擇《軟體安裝》接著選擇您所買的軟體別《HiPOS 進
銷存管理》進行安裝
2 如右圖點選《下一步》接著選擇
《是 Y》接受授權合約
3 依照畫面指示點選《下一步》繼續執
行安裝直到安裝完成即可
4 請將光碟盒內所附的 USB KEY 插入電腦的 USB 埠
軟體使用教學手冊
8
啟動
第一次啟動用戶名稱為 123密碼為空
白進入後請馬上到【F系統支援】之
【1密碼設定】去設定自己的使用名稱與
密碼往後進入系統僅需輸入自己設定的
用戶名稱與密碼即可
操作介面
以下為系統常用功能操作說明本系統於整體操作上採精簡操作原則直接多重輸入模式(鍵
盤滑鼠)可依個人習慣選擇輸入介面(亦可同時使用)
注意請詳細閱讀主畫面的各項詞句名稱
進入系統畫面
快速工具列的作用在於不用進入選單而
直接點選進入
除非你自行更改顏色設定值否則系統
預設顏色值代表的意義如下
一般瀏覽模式
目前所停留欄位可輸入(新增或編修模式)滑鼠右鍵可開啟編輯功能選項
作用欄位可按 F10 或點滑鼠左鍵兩次開輔助視窗
輔助視窗選擇按鈕
使用要領
1使用滑鼠操作進入系統畫面我們可以使用滑鼠直接點選
2使用鍵盤若操作者比較熟悉鍵盤【Alt】按著不放再按相對的英文字母就會開啟下
拉功能視窗用【larr】【rarr】鍵控制左右移動光棒選擇功能視窗再用【uarr】【darr】鍵移
動功能選項光棒選好後按【Enter】即可進入
軟體使用教學手冊
9
按鍵說明
圖 示 按 鈕
鍵盤快速鍵 【Ctrl + Home 】 【Ctrl + larr】 【Ctrl + rarr】 【Ctrl + End 】說 明 資料第一筆 資料上一筆 資料下一筆 資料最後筆
圖 示 按 鈕
鍵盤快速鍵 【INS】 【Enter】 【F2】 【F8】 【DEL】 【F7】 【F3】
圖 示 按 鈕
鍵盤快速鍵 【F9】 【F12】 【Alt+A】 【Alt+P】
〈INS〉新增資料
按【Insert】鍵或將滑鼠游標移到 按滑鼠左鍵點取即可新增資料
〈Enter〉修改資料
移動光棒至欲修改資料上按【Enter】鍵或滑鼠移到 按滑鼠左鍵點取即可修改資料
註編號及累積點數無法修改如欲修改編號須到編碼修改以保持資料的完整性
〈DEL〉刪除資料
移動光棒至欲刪除的資料上按【Delete】或滑鼠移到 按滑鼠左鍵點取選擇ldquo是rdquo(或
按【Y】)即可刪除資料
〈F3〉資料存檔
當資料新增或修改完後記得按【F3】或滑鼠移到 按滑鼠左鍵點取完成存檔
〈F9〉放棄存檔
如果所鍵入的資料錯誤或不想存檔時可按【F9】】或滑鼠移到 按滑鼠左鍵點取放棄本次
新增或修改的資料
〈F12〉離開
任何瀏覽視窗按下 可以回到主功能選項再執行其他作業
注意若是呈現暗灰色的鈕可能正處於新增或修改模式請先選存檔或放棄再按離開
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10
〈F2〉快速查詢資料
索引查詢可以查詢並排序所要查詢的資料
查詢時可按【PgUp】或【PgDn】快速切換查詢排序
的項目或用滑鼠點選 選擇排序項目查詢的資
料若沒有被找到將停在最相近的一筆資料上
全文檢索例如要找一個 奶粉 的產品可能
是 奶粉也可能是 奶粉如果奶粉字樣是在備註欄中呢 利用全文檢索功能可快速找
出你要的產品
查詢後如有多筆可按 Enter 一筆一筆找出你要的資料要中斷檢索可按 ESC 結束或利用
過濾只列出相關資料
〈F8〉多條件過濾查詢
過濾查詢和快速查詢不同的是過濾只列出所查詢的項目其他的資料並不會出現可利用此
功能加條件過濾資料後再列印你要的資料
例如在【F8 過濾查詢】中輸入產品名稱
等於阿華田三合一或是等於開喜烏龍
茶則系統只會抓取相關的資料不屬
於查詢中的資料皆不會出現如要取消過
濾回復到原資料內容再按一次過濾選擇
取消即可
〈F7〉報表列印
按【F7】或 出現報表列印視窗如右圖
《列印選擇》選擇報表別按【Y確定】出現列印
預覽視窗如下圖按 即可印出報表
《表文設定》自訂報表的表頭及表尾文字 《匯出選項》選擇報表別及匯出資料存放位置後按
【E匯出】將資料匯出至 Excel
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11
地址輸入
當系統游標移到地址欄框時會呈現亮綠色（如圖）
此時可按【F10】或連續按滑鼠左鍵兩次或按下此鈕 開啟地址輔助輸入視窗
依圖示使用鍵盤【uarr】【darr】
選取所需的縣市如高雄縣後
按【Enter】鍵或滑鼠連續點
兩下隨即出現高雄縣三個
字而畫面也由 1縣市跳到
2鄉市出現鄉鎮市區欄使
用鍵盤【uarr】【darr】鍵選取鳳
山市後按【Enter】鍵或滑鼠
連續點兩下隨即出現高雄縣
鳳山市(830)依此將路街
巷弄鄰樓室等資料
全部點選完成後記得按一次
取回(或【Ctrl＋Enter】)
使用秘訣
(1)地址輸入時會依照使用的頻率來排序資料
(2)縣市或鄉鎮村里如果用不到可以刪除以節省挑選的時間
(3)縣市鄉市路街也可自行新增
輔助視窗的選用及設定
當欄位顏色狀態為 (亮綠色)時可按 F10 或按滑鼠
右鍵開啟輔助視窗或點選畫面中的 按鈕以便快速輸入你要的
資料內容
選定後按 Enter 或快擊滑鼠左鍵兩下或按 即可取回選定的資
料
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12
第三章 基本資料設定
基本資料這個作業是在您剛使用本系統之期初建檔項目您必須整理原始須用人工作業之
資料經過規劃之後編號然後逐步建檔以便在輸入作業下能順利完成各項作業
廠商基本資料
意義建立所有廠商基本資料以便迅速查詢廠商的聯絡電話所在地址付款方式條件
和其他備註方便往後的進貨及其相關之聯絡事宜
1 在〈A基本資料〉選擇〈2廠商基本資料〉選項開啟後畫面如圖所示
2 選擇《新增》來建立廠商資料
3 依序將每個欄位資料輸入後按《存檔》即完成
視窗左半部為資料瀏覽預視右半部為資料明細資料編輯或修改時均在右半部資料明細區
操作
資料輸入方式請參照 基本功能指引
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13
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
廠商代號
按 Enter 產生流水號或自行編碼或可利用尾隨編號功能例如按 A或
A 則產生 A 開頭之流水號廠商編號共六碼建議盡量以數字編號以
免發生流水號位數不足之情形
公司名稱 輸入廠商的名稱
廠商簡稱 系統會自動擷取公司名稱前五個字亦可自行輸入
統一編號 輸入廠商的統一編號
聯絡電話傳真 輸入廠商的聯絡電話及傳真
聯 絡 人 輸入廠商的訂貨聯絡人
其他電話 輸入聯絡人的行動電話號碼發送簡訊 時可自動帶入
所在地址 輸入廠商的所在地址可開啟選擇視窗 (詳見 地址輸入 )
發票地址 輸入廠商的發票地址可開啟選擇視窗 (詳見 地址輸入 )
請款方式 可區分是屬於現金或月結的交易方式以便日後當成應付帳查詢之過濾
條件
帳 款 日 輸入廠商的結帳日期在〈進貨作業〉中便會自動帶出結帳日期以便
日後當成應付帳查詢之過濾條件
E - Mail 若有輸入廠商的 E-Mail 帳號則按下 可直接連結至 outlook 發送信
件
營 業 稅 設定該廠商的營業稅稅別在〈進貨作業〉中便會自動設定營業稅別
預付餘額 取用預付款後所剩於可用的餘額系統會將〈付款作業〉中的預付餘額
自動帶入此欄位因此可不用輸入
最後進貨 最後一次向該廠商進貨的日期
其他備註 補充欄位中不足的說明或做為某些特殊資料註記
相關項目進貨作業付款作業產品基本資料
軟體使用教學手冊
14
產品分類產品單位設定
意義建立產品的分類類別產品單位等常用資料使往後的資料建檔更順暢方便
產品類別設定
1 在〈A基本資料〉選擇〈5其他編號設定〉
選項如圖所示
2 選擇〈產品分類設定〉按《Y確定》
3 選擇《新增》輸入代碼及類別名稱後按
《存檔》完成
註產品分類請以數字為主
產品編號為產品分類代碼+流水號至多為 14 碼若產品分類代碼以英文為主容
易導致產品增多時流水號位數不足使用且列印條碼時容易有過長的困擾
產品常用單位設定
操作步驟如同上述產品類別設定
銀行基本資料設定
設定往來銀行的資料作為日後在銀行存提應收支票應付支票作業時的依據
客戶分類設定
設定客戶基本資料中的客戶分類操作步驟如同上述產品類別設定
常用片語設定
設定【現金日記帳】中常用的會計科目日後使用時可直接開啟快選視窗節省輸入作業時間
軟體使用教學手冊
15
產品基本資料
意義產品輸入總覽新增修改及查詢
1 在〈A基本資料〉選擇〈3產品基本資料〉選項如圖所示
2 選擇《新增》來建立一筆新的產品資料
資料輸入方式請參照 基本功能指引
欄位說明
欄位名稱 欄位說明 F10
產品名稱 輸入該產品的名稱
產品分類 若類別項目太多時可按【F10】開啟視窗選取 ˇ
產品編號 按【Enter】讓電腦自動編號或是直接鍵自編碼亦可最多可編
至 14 碼編碼原則類別代碼加上流水號
產品條碼
將游標移到『產品條碼』欄位如果是國際條碼拿 CCD 條碼掃
瞄機在條碼標籤上掃瞄一下則會有一組數字產生待存檔後
往後在銷售時只須刷入國際碼即可不必在每樣產品都貼上條碼
原廠料號 商品出廠時之廠商編號可方便於進貨中使用加速進貨作業
注音簡碼
單字中的第一個注音符號如【日式蘇打餅乾】rdquo蘇 rdquo的注音
拼音是ㄙㄨ而ㄙ對照鍵盤上的英文則為 N依此類推【日式蘇
打餅乾】對照鍵盤上的英文則是【BGN21】
軟體使用教學手冊
16
基本單位 銷售最小量的計算單位可按【F10】開啟視窗選取如口香糖一盒有 10 條則單位為「條」
ˇ
包裝單位 銷售較多量的計算單位可按【F10】開啟視窗選取如口香糖一盒有 10 條則單位為「盒」
ˇ
包裝數量 銷售較多量的數量如口香糖一盒有 10 條則單位為「10」
儲存位置 可填入產品存放的位置如 A1B1C3 等
最低售價 該項產品的最低出售價格
被訂購量 該項產品被訂購的數量系統會自動統計訂貨單中的資料後將數量帶入可省略不輸入
請 購 點 當產品低於多少量時得要提出採購的要求
現有數量 產品目前的存量系統會自動帶入可省略不輸入
安全存量 只要該貨品低於安全存量系統便會有警示作用
規格型號 輸入該產品的規格型號
顏色 輸入該產品的顏色
尺寸 輸入該產品的尺寸
主供應廠商 系統會將進貨作業中的廠商自動帶入故可省略不輸入亦可利用比價功能將最低價廠商設為主供應商
ˇ
應稅 若此產品屬於應稅商品則在此處勾選應稅
健康捐倍數 產品售價包含健康捐由此設定健康捐的倍數O表示不含健康捐
市價 一般市面上所賣的售價或同業售價
標準售價 賣給客戶的售價共可設定 5個售價
包裝售價 賣給客戶的包裝價格共可設定 5個包裝售價
最近進價 最近一次進貨的價格由電腦自動運算故可省略不用輸入
最高進價 表示在進貨相同產品時曾經所付過最高的進貨價格會顯示在這一個欄位裡最高進價是由電腦自動運算故可省略不用輸入
最低進價 表示在進貨相同產品時曾經所付過最低的進貨價格會顯示在這一個欄位裡最低進價是由電腦自動運算故可省略不用輸入
平均成本 平均成本是由電腦自動統計故可省略不用輸入 平均成本=全部進退貨金額全部進退貨數量
固定成本 可由使用者自行抓取其一較常進貨成本
業務獎金 業務員每賣出一份這項產品時可以得到多少的獎金若公司並無此獎金制度則可以略過不輸入
毛利率 此欄位不需輸入系統會自動帶出 毛利率=(零售價格-平均成本)零售價格100
產品備註 補充欄位中不足的說明或做為某些特殊資料註記
產品圖片 可將產品圖片或型錄轉成影像檔後放入 凡是瀏覽資料欄位有打勾的標誌就表示該產品有圖片或型錄
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特項功能說明
產品歷史記錄
在產品基本資料中選擇《歷價》
選項即可
可查看該項產品的歷史報價訂貨
及出貨的各項詳細資料記錄
產品比價
在產品基本資料中選擇《比價》選項即可
可將選定的產品歷史進貨的價
格日期單價數量金額及
廠商等資料顯示出來且可以將
最低價與最高價之供應商及供
應價格列出來也可重新計算平
均成本選擇是否將成本寫入產
品或將最低價廠商成為主供應
商
產品銷售分析
針對選定的單項產品做會員層購買分
析可以看出購買該項產品的會員及總
額總量（依銷售總額做排列）
1 在產品基本資料中選擇《分析》
2 輸入想要分析的時段按《Y確定》
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大型產品標籤列印
在產品基本資料選擇《F7列印》可以選擇列印大型產品標籤(A4)
操作方式請參照 按鍵說明
《 Alt + P 》條碼列印
若有購買條碼列印機按《Alt+P》選擇列印張數後直接從條碼輸出
機印出單項商品的條碼標籤可自行設定條碼列印的文字及格式
目前軟體僅適用 TSC TTP243ETTP245 系列之條碼列印機
瀏覽商品
按下 可瀏覽所有商品的明細資料
分倉庫存量 多倉版
在產品基本資料中選擇
可以查看該產品各分倉庫存量及總庫存量
《 Alt + M 》產品快速輸入作業
在產品基本資料的視窗中按《 Alt + M 》可呼叫出產品快速輸入作業的視窗可利用次功能
快速大量修改產品基本資料
操作方式直接在各欄位
輸入修改資料即可
注意若使用者權限未開
放修改及成本顯示功能
將無法執行此項作業
相關項目其他編號設
定庫存總表列印出貨
作業報價作業進貨作
業
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客戶基本資料
意義建立所有客戶基本資料以便迅速查詢亦可查詢會員的銷售記錄
1 在〈A基本資料〉選擇〈1客戶基本資料〉選項後如圖所示
2 選擇《新增》選項即可新增資料
3 逐一輸入欄位資料後按《存檔》即可
資料輸入方式請參照 基本功能指引
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
客戶編號 按 Enter 產生流水號或自行編碼或可利用尾隨編號功能例如按 A或
A 則產生 A 開頭之流水號
公司名稱 輸入該公司的名稱
公司簡稱 會自動擷取前五個字亦可自行輸入
客戶分類 可依客戶性質的不同去設定客戶類別可開啟選擇視窗 (詳見地址輸入)
聯絡電話傳真 輸入該公司的聯絡電話及傳真
統一編號 輸入該公司的統一編號
聯絡人 該公司的訂貨聯絡人
公司地址 可開啟選擇視窗 (詳見地址輸入)
送貨地址 可開啟選擇視窗 (詳見地址輸入)
發票地址 可開啟選擇視窗 (詳見地址輸入)
營業稅別 設定該客戶的營業稅別在【出貨作業】 及【訂貨作業】中便會自動帶出
營業稅別
業務歸屬 直接輸入業務員編號或按 F10 鈕帶出速查視窗在【出貨作業】及【訂貨作
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業】中便會自動帶出業務員的編號
E-Mail 若有輸入客戶的E-Mail帳號則按下 可直接連結至outlook發送信件
請款方式 可區分是屬於現金或月結的交易方式以便日後當成應 收帳款查詢之過濾
條件
帳款日 輸入客戶的結帳日期在【出貨作業】 及【訂貨作業】中便會自動帶出結
帳日期以便日後當成應收帳款查詢之過濾條件
出貨額度 輸入對該客戶所允許的帳款信用額度超額系統會自動警示
預收餘額 收款作業中取用預收款後所剩於可用的餘額系統會自動帶入與【收款
作業】相關
使用售價 依不同種類的客戶而設定不同之售價對應產品基本資料中的標準售價
售價 2~5共有五種售價可供切換
網站位址 若有輸入客戶的網站位址則按下 可直接連結至該網站
其他備註 補充欄位中不足的說明或做為某些特殊資料註記
特項功能說明
《 Alt + A 》客戶銷售分析
可以針對某一位客戶做所購買的產品購買總量購買總額的分析
輸入時段即可如 900101sim
901119(由此可知其在
900101sim901119 這期間所
購買的產品購買總量購買總
額依銷貨總額作排序)
記要
另外在此項功能中尚有一項貼心的服務按下《記要》鈕可記錄一些除了業務上以外的事
物
SMS 簡訊發送
客戶基本資料中選擇 或是在聯絡人電話後選擇 可以對該手機號碼發送 SMS 簡訊
注意使用 SMS 簡訊功能需先進行帳號開通及簡訊儲值
相關項目 出貨作業出貨退回作業出退貨資料統計訂貨作業訂貨資料統計收款作業應
收帳齡分析表應收支票應收票齡分析表
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員工基本資料
意義基本資料薪資明細聯絡電話及進銷貨中的人員代碼設定
操作方式同如 會員基本資料 設定
列印員工清冊
在員工基本資料中按《F7列印》可瀏覽並列印員工清冊
相關項目進貨作業進貨退回作業出貨作業訂貨作業報價作業員工業績統計表庫
存調整單
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其他編號設定
意義其他基本資料的輔助視窗設定一次補足以後只要開啟輔助視窗選入即可另外
也可以開啟輔助視窗時再臨時新增
1 在〈A基本資料〉選擇《5其他編號設定》
選項如圖所示
2 選擇欲設定的項目後按《Y確定》
3 詳細操作方式請參照 產品分類產品單
位設定 輔助視窗設定及選用
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
產品分類設定 產品分類設定完後只需按 F10 開啟視窗查詢而不需每次再輸入
一次此項資料在【產品基本資料】有相關聯
產品常用單位設定 產品常用單位設定完後只需按 F10 開啟視窗查詢而不需每次再
輸入一次此項資料在【產品基本資料】有相關聯
銀行基本資料設定 輸入往來銀行的基本聯絡資料此項資料在【銀行存提作業】有相
關聯
客戶分類設定 客戶分類設定完後只需按 F10 開啟視窗查詢而不需每次再輸入
一次此項資料在【客戶基本資料】有相關聯
常用片語設定 可設定常用收支及其它三種不同的常用片語此項資料在【現金
日記帳】有相關聯
倉庫編號設定 此設定適用於多倉版此項資料在【調撥作業】有相關聯
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系統參數設定
意義在使用系統前請先將貴公司的相關基本資料及系統操作等必要的環境參數設定好
以便日後在各項作業中能夠順利進行 軟體更具彈性以符合不同使用者的習慣
當您輸入完基本資料後在貨單抬頭上就會有貴公司的(公司名稱電話傳真公司地址)
顯示反之則貨單抬頭上將沒有貴公司的資料
欄位說明
1 系統參數
欄位名稱 欄位說明
廠商查詢預設索引 預設廠商基本資料中查詢索引
產品查詢預設索引 預設產品基本資料中查詢索引
會員生日警告天數 進入系統會員生日提醒的提前天數
報表預設輸出方式 若已經有連接印表機系統會自動連結
是否使用注音簡碼 若是請選擇Y反之則N
成本計算方式 共有三種計算方式可依使用者的需求去設定
是否自動切換輸入法
輸入資料時電腦會自動更改輸入法例如輸入會員姓名或產
品名稱時則電腦會自動變更為注音輸入法或者是倉頡輸入
法可方便銷售者的使用而不須再做變更輸入法的動作
統計報表列印習慣 有三種報表輸出方式可依使用者的需求去設定
產品自動編號位數 最高 14 碼 (產品編號 分類+流水號)
是否隨解析度調整字形大小 螢幕解析度該改時是否自動調整視窗大小
解析度的放大倍數 隨解析度調整字形大小時所要放大的倍數
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2 銷售前台參數 POS 銷售前台的參數設定進銷存不受影響
欄位名稱 欄位說明
銷售前檯成本開放 設定開放前台的成本權限如果不開放（不打勾）的情形下
前台作業（銷售時）不可使用與成本有關之按鍵
產品查詢預設索引 前台銷售時按 Ctrl+Enter 查詢產品的預設索引
自動開啟會員視窗 若經營型態為會員制可設定為 Y 則自動代入會員查詢視窗
代入電話區碼
銷售前檯使用《會員查詢》時會直接帶入系統參數設定的電
話區域號碼方便快速輸入
本欄空白時預設欄位是停留在客戶編號而非聯絡電話
是否使用 VIP 價 若開放使用 VIP 價則 VIP 會員購物即可以 VIP 價格購得若
不開放則 VIP 會員就如同一般的零售購物價格
是否使用會員價 若開放使用會員價則客戶可使用會員價購得若不開放則
會員只能用一般的零售價購得
銷售累積點數(元)
銷售累積點數(點)
設定銷售時要累積的點數比值 如 1 元 1 點且在【產品基本
資料】中的計算點數需要勾選才能計算點數
是否自定產品積點 若開放為 Y 則以上的點數比值自動失效積點值則取決於【產
品基本資料】中的產品積點
存量警告方式 選擇現有量低於設定的值時在銷售前台會有不同的顏色(黃
色)警示可搭配前台的即時叫貨使用
客戶電訪設天數 在前檯銷售中叫出會員資料後按【Alt+D】呼叫電訪預約時
的互動日期會以今天日期加上此欄天數為預設日期
電訪記錄保留天數 設定要保留的電訪預約記錄天數過期後自動刪除
銷售完自動列印發票 若在銷售完後要列印發票則設定Y
銷售後登入員工代號 銷售完畢必須登入員工代號用於電腦不足且多銷售人員時
必須先登入員工代號 使用銷售前台是必須先登入員工代號用於單人單銷售前台
可否銷售中更改員工代號 用於單人單銷售前台
發票剩餘幾張時警告 若設定為 5張時則在銷售前檯中當使用剩餘 5張時則電
腦便會出現警告訊息提醒使用者該準備請領發票
銷售資料刪除密碼 設定前檯刪除銷售資料的密碼
強制輸入收款金額 設定前台銷售完畢強制輸入實收現金才能結帳存檔
結帳時播放聲音 設定結帳時是否播放聲音
單筆_銷售最大數量 設定單筆銷售最大的數量
單筆_銷售最大單價 設定單筆銷售最大的單價
關閉前台之查帳功能 設定為〝Y〞時前台將無法使用查帳功能
關閉前台之交班功能 設定為〝Y〞時前台將無法使用交班功能
銷售前台禁止更改單價 若不想讓銷售員在前台更改單價則此處設定 Y
銷售前台禁止金額折扣 若不想讓銷售員在前台作金額折扣則此處設定 Y
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銷售前台禁止總計折數 若不想讓銷售員在前台作總數折扣則此處設定 Y
銷售前台禁止單筆折數 若不想讓銷售員在前台作單筆折數則此處設定 Y
銷售完自動列印(收據) 若想銷售完後自動列印收據則此處就設定 Y
毛利率高於多少(綠色)警告 前台銷售時該產品名稱會以綠色底色提醒
毛利率低於多少(紅色)警告 前台銷售時該產品名稱會以紅色底色提醒
菸酒健康捐 設定產品售價中包含的菸酒健康捐金額
3 進出貨參數
欄位名稱 欄位說明
發票稅率 5 設定 005
進出貨單是否列印金額 若選擇Y則進出貨單就會有金額而不需每次手動做更改
進出貨列印習慣 可選擇 1預視或 2直接列印
票據警告天數 進入系統提醒應付或應收票據的提前天數
進貨預設稅別 於進貨單作業的稅別中自動代入設定值空白鍵切換設定值
出貨預設稅別 於出貨單作業的稅別中自動代入設定值空白鍵切換設定值
維修預設稅別 於維修作業的稅別中自動代入設定值空白鍵切換設定值
貨單是否套表列印 設定貨單列印時是否套表
出貨成本是否顯示 此參數對於 v5 以後版本不發生作用
出貨價格策略 可設定為預設售價或上次售價二種若設定預設售價則每次
出貨電腦會自動擷取預設售價而不需再輸入一次
進貨價格策略 可設定為平均成本上次進價或最低進價三種若設定為平均
成本則每次進貨電腦會自動擷取平均成本做為進價
數量__小數位數 可決定系統中數量欄位顯示小數的位數
單價__小數位數 可決定系統中單價欄位顯示小數的位數
合計__小數位數 可決定系統中合計欄位顯示小數的位數
其他__小數位數 可決定系統中其他欄位顯示小數的位數
數字 3位一撇 設定為Y時數值顯示如「5500000」
貨單紙張寬度(mm) 設定貨單紙張的寬度(預設為中一刀 210mm)
貨單紙張高度(mm) 設定貨單紙張的高度(預設為中一刀 140mm)
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4 POS 週邊參數
欄位名稱 欄位說明
設定錢櫃連接至電腦主機的阜口或錢櫃連接至發票列印機的阜口可
按空白鍵切換選項
錢櫃連接阜 錢櫃連接至電腦【RS】rarrRS232 介面【COM】rarr型號 CR3104【PRN】
rarr列表機連接阜
錢櫃連接發票機【POS】rarr型號 CR3101【UDF】
設定價格顯示器連接至電腦主機的阜口可按空白鍵切換選項 價格顯示器連接阜
【COM】rarr型號 PD71007200 系列【WDP】rarr型號 WD304
盤點機型號 設定盤點機的型號可選擇 1 CPT-711 或 2 PT600
盤點機連接阜 設定盤點機連接至電腦主機的阜口
設定條碼列印機的型號可按空白鍵切換選項
條碼列印機型號 【Z-S300】【Z-S400】【ZEBRA】rarrZebra 廠牌型號
【CLEVER】【TTP243】rarr型號 Clever TTP243
【OTHER】rarr其他
條碼列印機連接阜 設定條碼列印機連接至電腦主機的阜口
發票列印機（兩聯式） 設定發票列印機的型號可按空白鍵切換選項
發票列印機（三聯式） 【CHN】rarr型號 PP2020【POS】rarr三聯式發票機
【WPS】rarr型號 WP-103S
收據列印機 設定收據列印機的型號可按空白鍵切換選項
條碼機連接的工作站號 若要從進貨單中列印條碼後台工作站號須與條碼機工作站號一致
註1一般電腦主機的連接阜口只有 1~2 個建議選購擴充卡以提高穩定性
2由於 POS 的相關硬體週邊繁多若有 POS 週邊設定問題請洽詢本公司
3POS 周邊均有指定型號若您所使用的非本公司指定之型號不保證其相容性
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第四章 進出貨
進貨
進貨作業 意義商品進貨輸入轉入產品現有量中並計算相關成本產生應付帳款
在〈C進出貨〉中選擇〈1進貨作業〉進入後所出現的是日期最近的一張進貨單據如
左圖所示
按【瀏覽】可看所有進貨單明細
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
進貨日期 系統會直接帶出當天的日期若不是當天的進貨則請自行輸入正確的進貨
日期
進貨單號 通常輸入完『進貨日期』按【Enter】鍵後系統會直接帶出『進貨單號』
預設採用進貨日期 + 流水號共 10 碼
廠商編號 按【F10】鍵開啟查詢視窗請確實輸入本公司是向哪一家廠商進貨此項資
料在【6付款作業】有相關聯
發票號碼 若此張進貨單是有稅額的則需輸入發票號碼若沒有發票則無需輸入
原始單號 可輸入廠商進貨時的原始進貨單號方便日後查帳時可直接查詢廠商的進貨
單號
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經辦人員 輸入此張進貨單是由哪位員工建檔
取用預付 從已經付給廠商的預付款中沖銷該筆帳款此項資料在【6付款作業】有相
關聯注意若取用預付所輸入的金額大於預付餘額時超出的金額將累加
到該張進貨單的未付金額
倉號 選擇進貨的倉號（倉庫）適用於多倉版
帳款日期 在【廠商基本資料】中若已有設定帳款日在此處會自動帶出帳款日期此
項資料在【6付款作業】有相關聯
稅別 在【廠商基本資料】中若已有設定稅別在此處會自動帶出其稅別或可自
行切換其他稅別的計算方式
稅前金額 進貨單中未含稅額的小計金額
已付金額 指已付給廠商的「訂金或金額」
折扣金額 廠商給予的折扣金額
未付金額 即〔稅後總額 - 已付金額 - 折扣金額〕
稅後總額 即〔稅前金額 + 營業稅〕
貨單備註 補充欄位中不足的部份或做為某些特殊資料註記
新增進貨單
步驟 1 單身建立
按 新增 鈕或 Insert 鍵出現一張新空白單據填入各項必備資料
步驟 2 建立進貨品名細項
按 鈕加入所進貨產品的項目進貨產品多樣時亦可用 一次勾選
產品編號可輸入產品編碼原廠料號產品條碼 系統會自行轉成產品編號 亦可採用條
碼閱讀機輸入鍵入單價及數量若有接條碼機可一併輸入預列印的條碼張數之後核對稅
前金額及稅後總額無誤後按存檔鍵將該筆進貨單存入
進貨單據修改
按快速鍵 Enter 或 修改 鈕若有必要再針對某一張單據作修改（或加入一筆資料）的話
可移動光棒至欲修改的單據後按 Enter 進入修改狀態後如同建立進貨單之方式建立即可
註 已付款沖帳之單據不可修改若須修改必須進行反沖帳後才能更改單據
歷史記錄
按 可將該進貨廠商所有的歷史進貨單據列出來在修改或新增的模式下按 Enter
鍵可取回再針對差異部份進行修改
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29
單品比價
按 可查看指定的單項產品的進退貨記錄及各廠商比價記錄該項產品的歷史進退
貨日期單價數量金額及廠商hellip等資料均會顯示出來並且將最低價與最高價之供應商
供應價格及平均成本列出來也可重新計算平均成本選擇是否將成本寫入產品或將最低價
廠商成為主供應商
產品新增
若進貨單中有新進產品時可按 新增產品進入產品基本資料新增的畫面請參照 產
品基本資料設定
庫存查詢
按 可查詢目前的庫存量避免庫存量過多的情形
條碼列印
按條碼列印可列印該筆進貨單中有輸入條碼張數的所有產品條碼
單據列印《F7》
操作方式請參照 基本功能指引
相關項目廠商基本資料產品基本資料系統參數設定應付支票付款作業
進貨退回作業
〈2進貨退回作業〉與上述〈1進貨作業〉的操作方法略同故不重述
相關項目廠商基本資料產品基本資料系統參數設定應付支票付款作業
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進退貨資料統計
意義可直接在此項功能表中查詢進貨及退貨的詳細情形而不必再到【1進貨作業】或【2
進貨退回作業】中個別查詢可節省使用者的時間
1 在【C進出貨】選擇【3進退貨資料統計】選項後所出現的畫面如下圖
2 可依使用者的需要去設定所要查詢的時間廠商進貨退貨已付款未付款及全部
可單獨查詢一家或者是一次查詢多家做為付款對帳單與付款作業有相關聯
列印報表可選擇進退貨資料簡表進退貨資料
明細表進退貨資料總表共三種報表
相關項目進貨作業進貨退回作業
軟體使用教學手冊
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進貨採購建議
意義採購建議書為針對自定的需求讓系統作一庫存的統計擬定一份最精確的採購建議
書或訂購單
操作方法
1在〈C進出貨〉選擇〈4進貨採購建議〉如圖所示
2設定所欲查詢的條件後按《Y確定》即可
條件設定
查詢指定廠商現有產品庫存量lt=安全存量之品項
查詢指定廠商現有產品庫存量lt=請購點之品項
查詢指定廠商的所有產品全部列出
查詢指定廠商產品被訂購量gt=現有量之品項
查詢指定廠商產品全部訂購保留量gt0 之品項
可再設排列方式如依產品編號名稱存量價格等再選擇由排大到小或由小排到大
查詢單一廠商時廠商編號起訖部分輸入同一個編號即可或者不輸入表示要全部的資料
註
產品比價請參照【產品基本資料】中歷史進價記錄有詳細說明
若確定要列印報表則需要先勾選所需的產品編號可一次勾選單一項產品或按《全部選擇》
勾全部產品若都不需要則可按《全部不選》取消先前所勾選的產品欄位
勾選好欲列印的產品後按《列印》鍵列印報表中可選擇產品採購建議表或產品訂購單二
種報表
相關項目廠商基本資料產品基本資料 進貨作業
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調撥作業 多倉版
意義此功能只有在系統設定使用「分倉」的管理模式時才能輸入資料其用途是做不同倉
庫間貨品的調撥
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
調撥日期 通常一開始系統會先直接帶出當天的日期若不是當天的調撥則請自
行輸入正確的調撥日期
調撥單號 通常輸入完『調撥日期』按【Enter】鍵後系統會直接帶出『調撥單號』
預設採用調撥日期 + 流水號
經辦人員 輸入此張單據的經辦人員
撥出倉號 選擇是由哪一個倉庫撥出的
調入倉號 選擇要調入哪一個倉庫
貨單備註 補充欄位中不足的部份或做為某些特殊資料註記
相關項目銷售前檯產品基本資料其他編號設定進貨作業進貨退回作業
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報價
意義客戶下訂單或出貨前需要先做報價動作時即可利用此功能將待日後可直接轉成
訂貨單
在〈C進出貨〉選擇〈D報價作業〉進入後所出現的是日期最近的一張訂貨單據
如下圖所示
操作方式請參照 進貨作業
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
報價日期 通常系統會直接帶出當天的日期若不是當天的報價則請自行輸入正確的
報價日期
報價單號 通常輸入完『報價日期』按【Enter】鍵後系統會直接帶出『報價單號』
預設採用報價日期 + 流水號
客戶編號 請確實輸入此張報價單是出給哪個客戶可按 F10 開啟客戶選擇視窗此項
資料在〈訂貨作業〉有相關聯
交貨日期 輸入預計的交貨日期
交貨方式 預計的交貨方式可下拉選單方式選取
經辦人員 在【客戶基本資料】中若已有設定業務歸屬在此處會自動帶出業務代號
若沒有設定請自行輸入經辦業務代號
稅前金額 報價單中未含稅的小計金額
稅 別 在【客戶基本資料】中若已有設定稅別在此處會自動帶出其稅別或可自
行切換其他稅別的計算方式
稅後總額 即[稅前金額+營業稅]
折扣金額 給予客戶的折扣金額
貨單備註 補充欄位中不足的部份或做為某些特殊資料註記
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特項功能說明
歷史記錄
瀏覽該客戶的報價訂貨紀錄可開啟《F2 查詢》快速查詢某一筆資料《Ctrl+C》可以拷
背瀏覽的單據內容到目前新增的報價單中
單品歷史
查看單品的所有報價訂貨出貨的歷史記錄
庫存查詢
即時查詢該項產品的庫存量
採購建議
在報價作業時需要查看某項商品的進貨計錄時可按 查看歷史進價及各廠商比價
記錄詳細資料
轉訂貨單
確認訂貨內容同本張報價單時可按 將此張報價單直接轉成訂貨單
多選輸入
可一次勾選多項產品到報價單中加快作業速度
報價單轉 Excel 格式 選擇〈F7列印〉如圖所示按《F6轉 Excel》即可將報價單轉成 Excel 檔
相關項目客戶基本資料產品基本資料訂貨作業
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訂貨
訂貨作業
意義客戶不需要立即拿到商品或是目前倉庫中並無此商品存貨則就可先在此處輸入客
戶訂貨單待日後再行轉出貨
進入本功能後所出現的是日期最近的一張訂貨單據如下圖所示
按『瀏覽』可瀏覽所有的訂貨單據詳細操作方式請參考 報價作業
若訂單未轉出貨每次進入系統時會先顯示【未交貨訂單資料提示】
軟體使用教學手冊
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欄位說明
欄位名稱 欄位說明
訂貨日期 通常系統會先直接帶出當天的日期若不是當天的訂貨則請自行輸入
正確的訂貨日期
訂貨單號 通常輸入完『訂貨日期』按【Enter】鍵後系統會直接帶出『訂貨單號』
預設採用訂貨日期 + 流水號
客戶編號 請確實輸入本張訂單是由哪一家客戶所訂此項資料在【出貨作業】裡
有相關聯
交貨日期 輸入預計出貨的日期
交貨方式 預計的交貨方式可下拉選單方式選取請確實輸入
經辦人員 在【客戶基本資料】中若已有設定業務歸屬在此處會自動帶出業務代
號若沒有設定請自行輸入經辦業務代號
倉號 輸入預計是由哪一個倉庫出貨此功能僅用於多倉版
來源單號 輸入這張訂貨單是以哪一張報價單號內容為依據可按【F10】開啟快速
查詢視窗直接挑選報價單號及產品明細
稅前金額 報價單中未含稅的小計金額
稅 別 在【客戶基本資料】中若已有設定稅別在此處會自動帶出其稅別或
可自行切換其他稅別的計算方式
稅後總額 即[稅前金額+營業稅]
折扣金額 給予客戶的折扣金額
預收金額 輸入向客戶預收的貨款金額
未收金額 即﹝稅後總額－預收金額﹞
貨單備註 補充欄位中不足的部份或做為某些特殊資料註記
特項功能說明
歷史單據轉入訂單
直接將過去的報價單或訂貨單據內容明細轉入到目前新增的訂貨單中
操作方法
1在【來源單號】的欄位按《F10》開啟轉入單據瀏覽視窗
2以滑鼠或鍵盤uarrdarr鍵挑選要轉入的單據後按《Enter》
3勾選要轉入的品項後按《Y確定轉入》即可
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轉出貨單
確認出貨內容同本張訂單時可按 可將此張訂單直接轉成出貨單
訂貨單轉 Excel 格式 選擇〈F7列印〉如右圖所示按《F6轉 Excel》即可
相關項目客戶基本資料產品基本資料報價作業出貨作業
訂貨資料統計 意義查詢客戶訂貨及交貨情況 可依使用者的需要去設定所查詢時間客戶交貨日期已交貨未交貨及全部可單獨查詢一家或
者是一次查詢多家做為客戶訂貨交貨的依據
操作方式同進退貨資料統計
相關項目客戶基本資料產品基本資料出貨作業訂貨作業
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出貨
出貨作業
意義商品出貨輸入存檔以便查詢送貨量與應收客戶帳款
進入本功能後所出現的是日期最近的一張出貨單據如下圖所示
操作方法請參照 基本功能指引
按『瀏覽』可瀏覽所有的出貨單據
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欄位說明
欄位名稱 欄位說明
出貨日期 通常系統會直接帶出當天的日期若不是當天的出貨則請自行輸入正確
的出貨日期
出貨單號 通常輸入完『出貨日期』按【Enter】鍵後系統會直接帶出『出貨單號』
預設採用出貨日期 + 流水號
客戶編號 請確實輸入本公司是出貨給哪一家客戶此項資料在【收款作業】中有相
關聯
發票號碼 若此張出貨單是有稅額的則需輸入發票號碼若沒有發票則無需輸入
交貨方式 可以下拉選單方式選取請確實輸入
業務人員
在【客戶基本資料】中若已有設定業務規屬在此處會自動帶出業務代號
若沒有設定請自行輸入經辦業務代號此項資料在【員工業績統計表】
有相關聯
訂單號碼 由訂貨單中轉至出貨單的訂單號碼在訂單作業中有詳細的說明
取用預收 對於有預收貨款的客戶直接從預收的金額中支付本筆貨款
倉號 可設定是由哪個倉庫出貨僅限用於多倉版
帳款日期 在【客戶基本資料】中若已有設定帳款日期在此處會自動帶出帳款日期
此項資料在【收款作業】有相關聯
稅前金額 出貨單中未含稅額的小計金額
稅別 在【客戶基本資料】中若已有設定稅別在此處會自動帶出其稅別或可
自行切換其他稅別的計算方式
稅後總額 即〔稅前金額 + 營業稅〕
折扣金額 給予客戶的折扣金額
已收金額 指已向客戶收的「訂金或金額」
未收金額 即〔稅後總額 - 已收金額 - 折扣金額〕
貨單備註 補充欄位中不足的部份或做為某些特殊資料註記
特項功能說明
歷史記錄 《Alt＋4》
按 可將該出貨客戶所有的歷史出貨單據列出來在修改或新增的模式下按 Enter 鍵可
取回再針對差異部份進行修改
單品歷史 《Alt＋5》
按 可針對指定的單項產品的將其出貨記錄列出來在此不分客戶可供比價用
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進貨記錄 《Alt＋6》
按 可針對指定的單項產品的進貨記錄可避免出貨的金額低於進貨金額
庫存查詢 《Alt＋7》
按 可查詢各倉庫的庫存量避免無貨可出的情形
多選輸入
可一次勾選多項產品到報價單中加快作業速度
SMS 簡訊發送
可發送簡訊通知該客戶
相關項目客戶基本資料產品基本資料系統參數設定出退貨資料統計應收支票已過期支票
收款作業庫存月銷耗報表盤點作業
出貨退回作業 【8出貨退回作業】與【7出貨作業】的操作方法略同故不重述
相關項目 客戶基本資料產品基本資料系統參數設定出退貨資料統計 應收支票已過期支
票收款作業庫存月銷耗報表盤點作業
出退貨資料統計 意義可直接在此項功能表中查詢出貨及出貨退回的詳細情形而不必再到【7出貨作業】或【8出
貨退回作業】中個別查詢可節省使用者的時間
可依使用者的需要去設定所查詢時間客戶出貨退貨已收款未收款及全部可單獨查詢一家
或者是一次查詢多家做為收款對帳單與收款作業有相關聯
相關項目 出貨作業出貨退回作業
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第五章 帳務管理 會計
付款作業
意義此功能是用來記錄付款作業的日期廠商支付類別及沖帳金額以備日後查核
當公司進貨後要付款時則需到此處建立新的付款作業
操作方法
1《新增》依序輸入付款日期登錄人員廠商編號帳款日期後按下【S查詢】會列
出該廠商在帳款日期區間內未付款的單據
註(1)請務必輸入付款廠商否則可能導致查詢不到未付帳款單據
(2)此處帳款日期是指進貨單中的帳款日期若您不確定帳款日期區間可空白不輸入直
接按下【S查詢】會列出所有的未付款單據
2勾選要沖銷的單據並輸入付款的現金金額票據金額等《存檔》即可
註若一筆貨款並非一次沖銷完畢則先在【沖帳金額】的欄位輸入此次要沖帳的金額後再
將該筆單據打勾即可
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欄位說明
欄位名稱 欄位說明
付款日期 系統預設使用當天日期若不是當天日期可自行輸入付款日期
付款單號 通常輸入完付款日期後按【Enter】鍵後系統會直接帶出付款單號預設採
用付款日期+流水號
登錄人員 輸入該筆資料的登錄人員
廠商編號 可按 F10 開啟快速查詢視窗選擇所需的廠商編號
帳款日期 輸入欲查詢的帳款日期區間此處帳款日期是以出貨單中的帳款日期為依據
應付總額 該家廠商在查詢的帳款日期區間中應付帳款總金額
現金金額 輸入付款的現金金額若此筆帳款不是由現金支付則此欄位不需輸入
票據金額 輸入開立支票的金額若此筆帳款不是由支票支付則此欄位不需輸入
其他折讓 輸入折讓的金額
取用預付 取用預付餘額中的金額來沖銷必須在預付餘額欄位中有金額才能做此功
能
累入預付 可預先付一筆帳款分多次沖銷預付的金額則輸入在此處
預付餘額 預付金額中尚可沖帳的餘額
沖帳合計 可用滑鼠勾選欲沖銷的單據號碼系統會自動將總金額統計出來若此次付
款金額與欲沖帳合計金額不符則存檔時系統會出現警示
備註 補充上述欄位中所不足的資料
其他操作說明請參照 基本功能指引
相關項目 廠商基本資料產品基本資料系統參數設定進貨作業進貨退回作業
進退貨資料統計應付支票已過期支票
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現金日記帳
意義是對於公司每日現金收支流向的資料管理
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
日期 系統預設為當天的日期及時間 若不是可另行輸入
項目科目 輸入收支的會計科目例如水電費郵電費文具費等等亦可按 F10
或快擊滑鼠二下即可開啟選擇視窗
類別 可選擇支出或收入二種
金額 輸入收入或支出的金額
摘要 可更詳細記錄每筆帳目資金流向的明細和用途當此欄有輸入明細時存
檔後在畫面右邊「註」的框框會有ˇ
註項目科目按 F10 或快擊滑鼠二下可開啟選擇視窗自建較常使用的會計科目片語如
此一來以後輸入現金科目時只需點選即可而不必再另外輸入片語節省操作時間
相關項目其它編號設定
銀行存提作業
意義記錄公司與往來銀行的帳戶情形方便日後帳戶管理
進入後畫面如
做圖所示
畫面左半部是
銀行帳戶瀏
覽右半部是帳
戶存提資料瀏
覽
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欄位說明
欄位名稱 欄位說明
安全餘額 此銀行帳戶的安全餘額此欄與〈銀行基本資料設定〉有相關聯
現在餘額 目前此銀行帳戶中的實際餘額
存提日期 系統預設為當天的日期及時間 若不是可另行輸入
存提單號 通常輸入完存提日期後按【Enter】鍵後系統會直接帶出存提單號預設採
用存提日期+流水號
金額 輸入存提的金額
存提類別 選擇存提的類別有存款支票存款提款及支票付款四種
支票號碼 輸入存提的支票號碼若不是由支票存提則此欄位不需輸入
餘額 建立此存提單時銀行帳戶中所剩餘的可用餘額
其他備註 補充上述欄位中所不足的資料
註在應收(付)支票中所有由此帳戶所開出兌現後的支票金額皆會自動轉入此處
其他操作說明請參照 基本功能指引
重新計算帳戶餘額
若有新增或修改存提單時按下 即可更新該銀行帳戶的現在餘額更便利於隨
時掌握各銀行帳戶中的可動用金額
相關項目 其他編號設定應付支票應收支票
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（收）款作業
意義此功能是用來記錄收款作業的日期客戶收款明細及沖帳金額以備日後查核
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
收款日期 系統預設使用當天日期若不是當天日期可自行輸入收款日期
收款單號 通常輸入完收款日期後按【Enter】鍵後系統會直接帶出收款單號預設採
用收款日期+流水號
登錄人員 輸入該筆資料的登錄人員
客戶編號 可按 F10 開啟快速查詢視窗選擇所需的客戶編號
帳款日期 輸入欲查詢的帳款日期區間
應收總額 該家廠商在查詢的帳款日期區間中應收帳款總金額
現金金額 輸入收款的現金金額若此筆帳款不是由現金收入則此欄位不需輸入
票據金額 輸入收款支票的金額若此筆帳款不是由支票收入則此欄位不需輸入
其他折讓 輸入折讓的金額
取用預收 取用預收餘額中的金額來沖銷必須在預收餘額欄位中有金額才能做此功
能
累入預收 可預先收一筆帳款分多次沖銷預收的金額則輸入在此處
預收餘額 預收金額中尚可沖帳的餘額
沖帳合計 可用滑鼠勾選欲沖銷的單據號碼系統會自動將總金額統計出來若此次收
款金額與欲沖帳合計金額不符則存檔時系統會出現警示
備註 補充上述欄位中所不足的資料
相關項目出貨作業客戶基本資料出貨退回作業應收支票
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應（付）帳齡分析表
意義此分析表是用來顯示尚未付清給各個廠商的應付帳款其帳齡分佈在各個設定期間的
統計數據
圖片左邊的日期區間可依使用者的統計習慣去設定設
定好後只需按【設定為預設值】鍵則每次進入系統時
依此設定統計
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
開始廠商 可按 F10 開啟快速查詢視窗選擇欲查詢的開始廠商編號
結束廠商 可按 F10 開啟快速查詢視窗選擇欲查詢的結束廠商編號
帳齡種類 可選擇 1帳款日期或 2銷貨日期二種
報表標題 可選擇 3天數或 4日期二種為報表標題
結束日期 系統會自動帶出當天日期若不是可自行輸入欲查詢的結束日期
相關項目廠商基本資料進貨作業進貨退回作業進退貨資料統計表付款作業
應（收）帳齡分析表
意義此分析表是用來顯示各個客戶尚未付清的應收帳款其帳齡分佈在各個設定期間的統
計數據
操作方式請參照 應（付）帳齡分析表
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
開始客戶 可按 F10 開啟快速查詢視窗選擇欲查詢的開始客戶編號
結束客戶 可按 F10 開啟快速查詢視窗選擇欲查詢的結束客戶編號
帳齡種類 可選擇 1帳款日期或 2銷貨日期二種
報表標題 可選擇 3天數或 4日期二種為報表標題
結束日期 系統會自動帶出當天日期若不是可自行輸入欲查詢的結束日期
相關項目客戶基本資料出貨作業出貨退回作業出退貨資料統計表收款作業
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應收帳款
意義用來顯示某段時間內應收帳款的彙總資料報表
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
帳款種類 可選擇依 1客戶別或 2業務別做為應收帳款報表的依據
帳款日期區間 輸入欲查詢的起迄日期
統計客戶區間 可按 F10 開啟快速查詢視窗輸入欲查詢的客戶編號
統計業務區間 輸入欲查詢的業務編號
報表種類 可自行選擇共有明細表簡要表及應收總表三種報表
是否含前期未
收款之明細
若所查詢的日期區間之前仍有尚未收取的款項則可在此欄位中打ˇ就
可顯示前期未收款之明細
相關項目客戶基本資料產品基本資料員工基本資料出貨作業出貨退回作業出退
貨資料統計表
應付帳款
意義用來顯示某段時間內應付帳款的彙總資料報表
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
帳款種類 可選擇依 1廠商別或 2經辦人員別做為應付帳款報表的依據
帳款日期區間 輸入欲查詢的起迄日期
統計廠商區間 可按 F10 開啟快速查詢視窗輸入欲查詢的廠商編號
統計經辦區間 輸入欲查詢的經辦人員編號
報表種類 可自行選擇共有明細表簡要表及應收總表三種報表
是否含前期未
付款之明細
若所查詢的日期區間之前仍有尚未付清的款項則可在此欄位中打ˇ就
可顯示前期未付款之明細
相關項目廠商基本資料產品基本資料員工基本資料進貨作業進貨退回作業進退
貨資料統計
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票據
應(付)支票
意義可沖銷應付帳款中所有由支票給付的記錄節省會計人員作帳以便查詢核對廠商的
帳款
進入本功能後出現所有應付票據資料視窗以票據到期天數作為循序排列條件
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
開票日期 系統預設使用當天日期若不是當天日期可自行輸入開票日期
支票類別 支票的種類此處為應付支票
支票號碼 開立支票上的號碼
支票金額 開立支票上的金額
來源單號 輸入這張支票是要沖銷哪一張【付款作業】中的進貨單號
廠商編號 可按 F10 或 鍵開啟快速查詢視窗選擇所需的廠商編號
廠商名稱 廠商編號選定後會自動帶出該廠商名稱
到期日期 開立支票上的到期日期
兌現日期 這張支票預計何時會兌現的( 因有時票據的交換需時 1~3 個工作天金額
才能真正入帳)
票據狀態 目前票據的狀態有未兌兌現退票作廢領取及其他共六種
開票銀行 選取開立的支票銀行 若尚未設定請至【其他編號設定】中的銀行基本資料設定
銀行名稱 開票銀行選定後會自動帶出該銀行名稱
其他備註 補充上述欄位所未提到的
未兌支票總額 系統會自動統計所有未兌現的支票張數及總額
其它說明
支票簽回單
點選《列印》即可列印支
票簽回單若要更改表單
字頭字尾請參照 按鍵說
明
相關項目進貨作業已
過期支票付款作業
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應(收)支票
意義可沖銷應收帳款中所有由支票收款的記錄以查核客戶的帳款
進入本功能後出現所有應收票據資料視窗以票據到期天數作為循序排列條件
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
收票日期 系統預設使用當天日期若不是當天日期可自行輸入收票日期
支票類別 支票的種類此處為應收支票
支票號碼 應收票據上的支票號碼
支票金額 應收支票上的金額
來源單號 輸入這張支票是要沖銷哪一張【收款作業】中的出貨單號
客戶編號 可按 F10 或 鍵開啟快速查詢視窗選擇所需的客戶編號
客戶名稱 客戶編號選定後會自動帶出該客戶名稱
到期日期 應收支票上的到期日期
兌現日期 這張支票預計何時會兌現的 (因有時票據的交換需時 1~3 個工作天金額才
能真正入帳)
票據狀態 目前票據的狀態有未兌兌現 託收轉讓退票票貼及其他共七種
開票銀行 應收票據上開立支票銀行的帳號
開票銀行 應收票據上開立支票銀行的名稱
託收銀行 選取開立的支票銀行 若尚未設定請至【其他編號設定】中的銀行基本資料
設定
託收銀行 開票銀行選定後會自動帶出該銀行名稱
其他備註 補充上述欄位尚未提到的
其他操作方式與應付支票作業相同
相關項目 出貨作業收款作業已過期支票
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已過期支票
意義所有已過期的支票皆會轉入此視窗方便會計人員查詢核對
過期支票瀏覽列出所有過期支票（應收應付）可依需求排列如名稱開票日期兌
現日期銀行hellip等（本功能為整合上述rdquo應付rdquordquo應收rdquo二項支票作業所產生的資料
對照表）
註此處只能做查詢的動作並不能做新增或修改的動作
相關項目 應付支票應收支票
應(收)票批次兌現
意義可一次將單張或多張應收票據轉兌現並將兌現的支票轉入已過期支票中
按鍵說明
欄位名稱 欄位說明
全選 將所列出的支票全部選擇為要兌現的狀態
全不選 將所列出的支票全部選擇為要非兌現的狀態
兌現轉入過期支票 將已選擇的支票轉成兌現狀態並將支票轉入過期支票中
相關項目應收支票銀行存提作業
應(付)票批次兌現
意義可一次將單張或多張應付票據轉兌現並將兌現的支票轉入過期支票中
操作方式請參照 應(收)票據批次兌現
相關項目應付支票銀行存提作業
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應收票齡分析表
意義此分析表是用來顯示已收未兌現的應收支票其帳齡分佈在各個設定期間的統計數據
圖片左邊的日期區間可依使用者的喜好去設定設定
好後只需按【設定為預設值】鍵則每次進入系統時
依此設定統計
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
開始客戶 可按 F10 開啟快速查詢視窗選擇欲查詢的開始客戶編號
結束客戶 可按 F10 開啟快速查詢視窗選擇欲查詢的結束客戶編號
報表標題 可選擇 1天數或 2日期二種為報表標題
結束到期日 系統會自動帶出當天日期若不是可自行輸入欲查詢的結束日期
相關項目應收支票
應付票齡分析表
意義此分析表是用來顯示開立給各個廠商的未兌現應付支票其票齡分佈在各個設定期間
的統計數據
操作方式請參照 應收票齡分析表
相關項目應付支票
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第六章 庫存管理
期初開帳程序
1進貨
第一次使用時本系統時將基本資料建立完成後首先利用【進貨作業】將所有產品均做首
次進貨並且將已付款的進貨單據沖銷
註亦可利用庫存調整單將所有產品數量及成本鍵入或者利用盤點作業進行盤點後將盤點
量轉入現有量必須要注意的是若您選擇使用盤點轉入的方式系統將無法自動抓取產品成
本
2由產品基本資料中作期初開帳
至產品基本資料中按(Alt+F 鍵)將可以產生庫存的
期初開帳資料
按《確定》後將自動轉入期初
庫存日消耗異動表
意義驗證庫存量的正確性且可以將驗證後的正確量寫入現有量
(1) 當日消耗表列出查詢日期當天的庫存數量
變動情況用來驗證庫存量的正確性
(2) 逐日銷耗表列出前一次結轉日至查詢日期
當天的庫存數量變動情形用來驗證庫存量
的正確性另可將計算後的實際現有量寫入
帳面量(產品基本資料中的現有量)
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庫存月消耗異動表
報表意義列出查詢當月份的庫存數量變動情形用來驗證庫存量的正確性另可將計算
後的實際現有量寫入帳面量(產品基本資料中的現有量)並作轉入產生下月期
初量
使用時機每月底結束營業後或每月初開始營業前
操作方式
1)檢視庫存月銷耗表上的異動資料及現有量是否均正確當計算後存量與目前帳面存
量不符時會以黃色警示
2)確認無誤後按下 出現如下視窗再次確認
注意產品基本資料中的現有量將會被庫存月銷
耗 表 中 的 現 有 量 取 代因 此 請 謹 慎 使 用 結 轉 功 能
C)若產品進出異動量不正確請利用庫存調整單
做調整後重新執行步驟 A)~ B)
後記
庫存量又有問題了 怎麼都跟架上物品不符 相信大多數人都有這樣的心聲
很多使用者的觀念上總是認為庫存只要交給電腦來管理庫存量一定準確殊不知電腦軟體
有可能發生不可預期的結果(程式暇疵或使用中突然的斷電當機)或是產品管理不當導致失
竊或是破損或是產品擺設到不正確的位置都有可能使得電腦中的庫存量異常所以在庫存管
理中盤點變成了一項非常重要的工作
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庫存調整單
意義當帳上的庫存量與實際庫存盤點的結果不符時即可利用此功能來調整帳上的庫存量
及成本
在〈C進出貨〉選擇【C
庫存調整單】如圖可
按《新增》《修改》
《查詢》或《刪除》鈕
更動關於調整庫存的相
關資料
按《瀏覽》進入庫存調整
單據瀏覽
操作方法
庫存調整單中的「數量」欄位應輸入實際庫存量與帳面現有量的差異量
作庫存調整時若目前某產品在系統中的現有量為 10 個但實際上賣場中只剩 8個則在
數量的欄位中輸入-2即可將系統中的現有量調整為 8個
若使用者無進貨作業的動作卻想要統計出產品的銷售成本及利潤可直接在此處輸入產
品的成本或覺得目前系統中的平均成本不正確亦可自行修改
註盤點作業中若有盤差或盤盈時會自動產生一張盤點調整單
其他操作方式請參考基本操作方法
相關項目產品基本資料盤點作業
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盤點作業
意義盤點各倉的庫存量以便管理可避免庫存太多或不足節省公司無謂的支出
有關庫存量的準確性一直為各行各業及門市經營管理者所困擾即使使用電腦軟體一樣產生
庫存量不準確的情事皆因方法錯誤或關念的偏差導致
在庫存做盤點前有些前置工作若準備充足則可收事半功倍之致
A盤點的前置工作
1 貨架上物品的擺設是否整齊乾淨
2 貨架的分類是否明確並且標示清楚
3 待進貨瑕疵物品異常品是否與陳列區清楚區分
4 人員的物品熟悉度及教育訓練是否充足
B盤點實施要點
1 全面盤點(期初期末盤點)或循環盤點
2 盤點的開始時間及預計結束時點
3 人員編組及人力分派
4 列印盤點單(可利用盤點機)
5 盤點機轉入或人工鍵入盤點數量
6 列印盤點報告單(盤盈盤損表)
C檢討此次盤點作業及問題研究
在【F系統支援】選擇【盤點作業】的選項會出現最近一張單據
操作方法
1由盤點機盤點
新增一張盤點單將盤點量輸
入盤點機再按
鍵直接將盤
點機中的資料傳送到系統
中按下 鍵即
可完成盤點作業
軟體使用教學手冊
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2由人工手動盤點
A)新增一張盤點單按《A盤點產品轉入》鍵選擇欲盤點的產品編號可依全部產品廠
商產品類別儲放位置產品編號及庫存數量共六種選擇方式選擇所需的產品或者用
《新增明細》的方式輸入要盤點的品項接著按下《F3存檔》
B)按下《F7列印》報表選擇為「盤點單」列印出盤點單由人工盤點並將盤點量寫在盤點
單上
C)進入盤點作業點選《修改》將盤點量輸入系統中按下《存檔》後再按《轉入現有量》
鍵即可完成盤點作業
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
盤點日期 系統預設使用當天日期若不是當天日期可自行輸入盤點日期及時間
盤點單號 通常輸入完盤點日期後按【Enter】鍵後系統會直接帶出盤點單號預設
盤點人員 輸入該筆資料的盤點人員
盤點備註 補充欄位中所不足的資料
盤點倉號 選擇欲盤點的倉號 (多倉版)
《 Alt+A 》盤點產品轉入
按 可針對特定部份產品或廠商選取所需
的盤點商品
1先選擇轉入依據
2輸入起始編號及結束編號
3按下《Y確定》便可將符合條件的產品加入到盤點單中
《 Alt+B 》盤點機輸入
按 可先由盤點機盤點再直接
將盤點機中的資料傳輸到系統中可節省再輸入一
遍的時間
轉入現有量
當盤點完後且已經將盤點數量輸入至系統中後此時可按 鍵將盤點量轉入現有量
且同時在【庫存調整單】產生一張盤盈盤虧單即可完成盤點作業
相關項目產品基本資料員工基本資料庫存調整單
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第七章 系統支援
密碼設定
意義本設定首重資料保全功能系統依使用者名稱及密碼選擇性的開放系統功能可確
保資料的隱密性預防一些重要資料外流而設定通行密碼可依特定人員使用密碼才能執
行
進入時需輸入您的使用者密碼才有權限進入密碼設定中去新
增或是修改此設計目的在於防止管理者離開時他人趁機擅自
修改帳號權限
新增 增加完使用者名稱及密
碼後再設定使用功能明細（打
ˇ者為開放本項功能）
成本顯示若沒有打ˇ則該使
用者進入後台時基本資料的產
品欄位成本相關欄位則不顯示
備份作業
意義將所有資料另存一份應注意不要備份在同一部硬碟（以免硬碟實體損壞）同時為
保障資料安全應自訂備份期間如每週三六各一次
選定備份的目錄位置按下《開始備份》
鍵後即可完成備份作業
建議您在備份的檔案名稱 Data 後再加上
備份日期以避免備份資料太多產生混淆
註選擇備份路徑時需注意資料夾的名稱
應避免為空白或包含特殊符號如
gtlt$hellip等
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資料重整
意義當系統在操作途中因發生停電不正常關機或硬體發生故障而故造成系統資料中異常
現象導致資料毀損可利用本功能做一資料維護
注意執行資料重整時務必讓其他工
作站或前後台離線
編碼更改
意義因本系統中所有基本資料的編號只要存檔後就不能做修改的動作故在此設立一
個修改編號的程式
註因為基本資料中的編號會跟進銷貨產生連動關係為保持舊有歷史資料的正確性所以
更改編號時須在此更改以保持資料的完整若您要修改基本資料時請先到【2備份作業】
做資料備份的動作避免系統在編修的過程中發生停電或不明原因當機而造成資料流失
操作方法
1選擇欲修改的編號之資料
庫有客戶廠商產品員
工及產品類別資料檔共 5種供
選擇
2用滑鼠或按 F10 在原編號的
欄位上選擇欲更改的編號
3直接在新編號的欄位上輸入
新的編號
4按下《確定更改》鍵即可
完成編號更改的動作
軟體使用教學手冊
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系統顏色修改
意義覺得系統中預設的顏色不喜歡嗎想自創風格時可利用本功能修改畫面使用者可依
個人喜好修改使用的畫面其中必須注意的是修改畫面確定後按 Y 儲存設定 要先
離開本系統再重新進入本系統才能生效
若欲更換背景圖片圖
片格式可
為jpggifbmphellip
等檔案格式
改亂了可按系統預設
值變回原來樣式
行事曆管理
意義經常忘東忘西的寫在紙條上麻煩又不容易找利用本功能吧啟動系統時會提醒哦
操作方法
1 點選《新增》後輸
入事件日期時
間對象地點
事由事項的欄位
可註記細節事項
2 勾選事件提醒方
式若沒勾選便不
會出現提醒的訊
息
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名片簿管理
意義可將重要的電話或經常聯絡朋友記錄在此容易找尋又不會丟可分類還有多項
詳細資料欄位可供利用
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
名片分類 可點選 開啟客戶分類的快選視窗
電子信箱 若有輸入 E-Mail 帳號則按下 可直接連結至 Outlook 發送信件
其他備註 補充欄位中不足的說明或做為某些特殊資料註記
選擇發送簡訊功能時可自動帶入行動電話號碼
操作方法請參照 基本操作方法
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產品停用啟用處理
意義將產品基本資料中已經停產或停售長時間不使用的產品資料作停用處理可加快搜
尋的速度也增加盤點補貨等工作的效率若日後進貨時新進產品的條碼與停用產品
條碼相同時系統會出現警告訊息可直接將產品恢復續用
操作方法
1 產品停用
A)將欲停用的產品打勾勾選的品項會列在右上方的挑選清單列中確認後點選《停用》
停用的產品會列在下方的〈停售或停用之品項〉中
B)直接在產品基本資料中刪除的品項也會自動被系統列到停用產品中喔~
2 產品啟用
在欲恢復續用的產品上按一下滑鼠右鍵選擇《Y產品續用恢復》確認後該筆資料會
回復到產品基本資料中恢復續用的產品庫存量售價成本等均會歸零若要查看過去
的歷史進貨紀錄及銷貨分析請利用〈歷價〉及〈分析〉的功能
相關項目產品基本資料
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產品成本重算
意義若於系統使用時發生停電或當機或硬體故障情形而造成平均成本有異常之情形可
利用此作業將平均成本重算
可選擇年或指定月份計算確
定無誤時可利用寫入功能將
目前平均成本更新
若平均成本重算後有發生的情形則執行《W將計算之平均成本寫入》後必須利用 資
料偵錯 功能將異常的產品資料修復接著再到產品基本資料中利用〈歷價〉重新寫入成本
相關項目產品基本資料資料偵錯
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資料偵錯
意義藉由資料偵錯系統來偵測錯誤的資料再加以修復是屬於軟體異常控管的一項重要功
能有如 Windows 中的磁碟偵錯功能
操作方法
選擇客戶資料檢測編號是否重 覆及累積點數預收金額數值溢位等異常檢測
選擇銷貨資料檢測編號是否重覆及小計金額銷貨成本數值溢位等異常檢測且可將銷
貨成本以目前平均成本置換但此項功能需在已驗證過產品資料且無異常的情況下才能進
行
選擇廠商資料檢測編號是否重 覆及異常資料偵錯
選擇產品資料檢測編號是否重 覆及最近進價平均成本及售價數值溢位等異常檢測
選擇進貨資料檢測編號是否重覆及異常資料偵錯
選擇訂貨資料則會重新計算產品檔中的被訂購量
選擇倉庫資料重新分析產品檔及倉庫檔中的庫存關聯結構並自動將錯誤修復
以上各個資料檔檢測後若有異常情形出現只需按《自動修復錯誤》鍵即可完成資料偵錯
修復的動作
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用戶使用記錄
意義可記錄各用戶進入系統的日期及時間及使用哪個功能表做哪些動作避免在多人
使用狀況下無法查到資料修改或刪除是由何人做的
流量統計
依據系統登入用戶別統計各動作的操作次數
在桌面上建立捷徑
意義當桌面上安裝的捷徑不小心刪除或在一開始安裝軟體時沒有建立捷徑皆可利用此功
能輕鬆在桌面上重新建立捷徑再也不用擔心找不到執行路徑
操作方式
1輸入前台工作站號若是單機版則不需輸入
2直接點選《1建立後台管理捷徑》或《2建
立 POS 前台捷徑》就會在桌面上自動建立捷徑
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備份還原
意義當您發現銷售前台進入後出現錯誤代碼或存檔後交易紀錄無法存入時代表銷售資料
庫已經遭受毀損備份還原能夠幫助您將資料還原到您最後一次做備份的狀態
1 請先將執行資料備份並記下您的備份目錄位置操作方式請參照 備份作業
2 請放入安裝光碟重新安裝或至我們的網站 wwwhiposcomtw 下載試用版本（切記版
本必須相同）
註請確定所有工作站或前台均已離線且無其他軟體正在執行
無需移除原本的軟體直接執行安裝即可
3 請至[開始][程式集][叡鴻 Hipos 軟體系列]點選[備份還原]或至電腦中的 csalewin 中
點選 備份還原exe 如圖所示選取您的備份目錄位置後點選《S開始還原》即可
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第八章 附件 其他技術支援
報表格式修改
利用 HiPOS 軟體中的報表系統工具可以自行修改報表的格式
系統工具的開啟方式
1《開始》rarr《程式集》rarr《叡鴻 HiPOS 軟體系列》rarr《報表系統工具》
2到電腦 csalewin 資料夾中將〈系統工具exe〉點滑鼠左鍵兩下開啟
自訂列印紙張大小
開啟系統工具後選擇要修改列印格式的報表後將紙張規格分別填入高度寬度上邊界
左邊界即可
例如原本是 A4(290210mm)格式要改
成列印中一刀格式直接修改高度
140寬度 210 就可以囉~
修改報表內容
1開啟系統工具後先選擇要修改的報表再按《修改報表》
2若要修改報表內容的位置以滑鼠圈選要移動的範圍後以larruarrdarrrarr移動或直接以滑鼠拖
曳至您預定的位置即可
3若要修改或增加文
字則先點選 報表控
制項工具列 上的
一下接著點一下要
修改的文字或要新增
文字的位置即可編
輯文字
4修改完成後點選
左上角的《檔案》rarr
《儲存》
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自訂瀏覽視窗表格樣式
意義因為使用者的螢幕大小及解析度設定的不同在瀏覽視窗中難免發生表格橫向欄位太
大或太小導致於查看資料時的不方便HiPOS 提供了自訂表格樣式的功能讓使用者調整好
欄位後可以存檔方便日後查看
操作方法
1將滑鼠移動到要調整的欄位框上會出現 符號以滑
鼠拖曳即可調整欄位大小
2調整好後如圖在內容的任一位置上按一下滑鼠右鍵選擇《儲存表格樣式》若是儲
存後不滿意可以選擇《恢復預設值》
滑鼠右鍵功能選單
意義建立資料時若已經有其他檔案格式的資料存在方便
複製貼到 HiPOS 軟體中
在 HiPOS 軟體中當欄位為可編修狀態下時可以按一下滑鼠
右鍵便能呼叫功能選單(複製貼上剪下)
看完了使用手冊仍然無法解決您的問題嗎本公司提供了多元的諮詢管道
本公司網站技術支援httpwwwhiposcomtw 文件知識庫
電話諮詢07-7030898
傳真專線07-7032066
E ndash Mail Servicehiposcomtw
公司地址高雄縣鳳山市 830 埤北路 81 號
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庫存管理
基本庫存管理功能操作說明
標準作業流程
產品現有數量
產品基本資料中的現有數量欄位系統會自動依照進貨及銷貨統計並隨時更新產品現有量
因此為了保持現有量的正確性及產品成本的準確度請勿直接從產品基本資料的現有數量欄
位修改現有量
進貨作業
進貨時確實輸入正確的進貨量要留意進貨單位是否正確進貨及進貨退回時產品的庫存
量都會自動增減
庫存調整單(HiPOS-Light 版無此功能)
（一）使用時機
1 某產品的數量因毀損失竊hellip等非進貨及銷售而短缺或增加導致需要調整產品的現
有量時
2 由盤點作業中執行盤點量轉入現有量時若有差異量系統會自動產生一張庫存調整
單
（二）操作方式
1 進入【C進出貨】 rarr 【庫存調整單】
2 點選 【新增】rarr輸入日期單號經辦人員備註
3 點選 【新增明細】 rarr輸入【產品代號】
4 輸入【數量】是指實際數量與產品現有量的差異量例如 A產品實際量為 10 個產品
基本資料中的現有量為 8個兩者的差異量為 10－8＝+2數量的欄位輸入 2若 B產
品的實際數量為 15 個產品基本資料中的現有量為 20 個則差異量為 15－20＝-5
數量的欄位便輸入-5
5 點選【存檔】後產品現有量便會隨著調整
（三）附註
HiPOS-Light 版若平時發現產品數量有錯誤請直接利用【盤點作業】的轉入現有量功
能來調整產品的現有量
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庫存日消耗表
（一）當日消耗表列出查詢日期當天的庫存數量變動情況用來驗證庫存量的正確性
（二）逐日消耗表列出前一次結轉日至查詢日期當天的庫存數量變動情形用來驗證庫存
量的正確性另可將計算後的存量寫入帳面量(產品基本資料中的現有量)
（三）使用時機每日營業結束利用庫存逐日銷耗表檢驗庫存正確性
庫存月消耗表
（一）報表意義列出查詢當月份的庫存數量變動情形用來驗證庫存量的正確性另可將
計算後的實際現有量寫入帳面量(產品基本資料中的現有量)並轉入產生下月期初量
（二）使用時機每月底結束營業後或每月初開始營業前
（三）操作方式
1 檢視庫存月消耗表上的異動資料及現有量是否均正確當計算後存量與目前帳面存量
不符時會以黃色警示
2 確認無誤後按下 出現如下視窗再次確認
盤點作業
（一）盤點前置作業
1 貨架上物品的擺設是否整齊乾淨
2 貨架的分類是否明確並且標示清楚
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3 待進貨瑕疵物品異常品是否與陳列區清楚區分
4 人員的物品熟悉度及教育訓練是否充足
（二）操作方式
1 進入【F系統支援】rarr【盤點作業】rarr【新增】rarr輸入日期單號盤點人員備註
2 在【產品代號】輸入要盤點的產品rarr【存檔】rarr【列印】選擇【盤點單】
3 進行人工盤點工作
4 進入【盤點作業】rarr【修改】rarr在【盤點數量】輸入實際盤點數量rarr【存檔】
5 選擇【轉入現有量】即可將盤點量轉入到產品基本資料中的現有量
（三）操作秘訣
2 利用【新增明細】可一項項將要盤點的產品輸入
3 利用【盤點產品轉入】可以選擇一次將所有產品輸入或者依照廠商別產品類別儲
放位置產品編號輸入
4 務必確實將盤點量輸入盤點單的「盤點數量」欄位中盤點數量請勿輸入負數
（四）盤點要點
1 全面盤點及循環盤點除了期初或期末的全面盤點之外應固定每隔一段時間做循環
盤點循環盤點可以依照產品類別儲放位置或者產品編號等等例如固定每個月作
一次循環盤點第一個月盤點第一排貨架的商品第二個月盤點第二排貨架的商品
2 盤點時效盤點開始到盤點結束的時間盡量不要超過預定時程為了防止盤點錯誤應
避免盤點期間同時進貨銷售盤點完畢應即時將盤點量轉入現有量
3 盤點差異量軟體系統中的現有量欄位嚴格來說是帳面上的產品數量而盤點量則是
實際庫存的數量軟體操作過程有疏失產品瑕疵失竊及盤點錯誤等許多因素均
可能導致帳面上的數量與實際庫存不符的情況因此有盤差是可以被接受的但若差
異量太大時管理者便應觀察是哪個環節出了問題
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上線一段時間後初次執行盤點作業或庫存日月銷耗表
說明
1過去進貨或庫存有異時均直接修改產品現有量
2使用一段時間後才執行庫存月銷耗表結轉
3更新版本或重新安裝執行資料備份還原或者它系統資料轉檔匯入
上述情況可能會發現期初量都是 0以致計算後存量與帳面存量產生極大的誤差
作業流程
期初開帳作業
（一）使用時機
1 初次使用者
2 已經上線一段時間的使用者
3 更版或重新安裝系統後執行備份還原的使用者
4 產品現有量正確而庫存日月銷耗表中的現有量完全不對者
（二）操作方式
1 進入【A基本資料】rarr【產品基本資料】確認產品現有量均為正確的數量
2 按【Alt+F】開啟庫存量期初開帳作業視窗rarr選擇「轉入期初月份」rarr【確定】
3 此一動作可以根據產品基本資料中的現有量去重新計算出庫存日月銷號表中的現有
量並且反算出期初量
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常見 QampA
產品基本資料中的現有數量與實際庫存量不符合
1 僅有少數幾項產品的庫存量不符時可利用「庫存調整單」做調整
2 多項產品的庫存量不符時利用「盤點作業」並將盤點量「轉入現有量」
3 每日營業結束時可利用「庫存逐日消耗表」核對產品庫存量並將正確量寫入現有量
4 檢視產品-進出異動表可查明是否有單據數量錯誤
產品現有量不會隨銷售或進貨變動
1 執行資料重整
2 檢查前台 Alt+F5 銷售記錄是否正常若銷售存檔後無銷售紀錄或者銷售明細僅有時間及
金額代表資料庫已經損壞
3 檢查銷售及進貨時的產品編號是否一致
4 檢查產品基本資料中產品是否有重複建檔換言之相同的產品名稱是否有兩個不同的
產品編號
庫存日月消耗表中的期初量為零導致統計後的現有量錯誤
1 發生原因沒有將上月底的庫存作結轉寫入本月期初
進入【庫存月消耗表】rarr列印年月輸入上個月份rarr執行結轉
2 發生原因Ⅰ曾經從產品基本資料中的現有量欄位直接修改數量
Ⅱ更版或備份還原後沒有執行期初開帳的動作
進入產品基本資料執行【Alt+F 期初開帳作業】
3 當月底營業結束時請檢視庫存月消耗表核對庫存量並執行結轉的動作將正確量寫入現
有量及寫入次月期初量
庫存日月消耗表中的調入量與實際調整的數量不符合
1 發生原因盤點作業轉入現有量時重複執行轉入現有量的動作
2 進入【庫存調整單】rarr點選【瀏覽】尋找備註中盤點轉入單號重複的資料
3 刪除重複的調整單即可
利用盤點量轉入現有量卻發現某些產品仍然與實際庫存量不符合
1 發生原因 盤點數量錯誤
盤點作業中盤點數量輸入錯誤
營業時間進行盤點工作盤點後到轉入現有量的過程中產品銷售出去而未作
調整
2 利用「庫存調整單」調整現有量
3 HIPOS-Light 版利用「盤點轉入現有量」作調整
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已經將盤點量轉入現有量之後發現盤點時數量點錯
1 利用「庫存調整單」調整現有量
2 HIPOS-Light 版利用「盤點轉入現有量」作調整
連續數月都有做庫存月消耗結轉但庫存月消耗中某些產品的現有量卻總是有誤差
1 發生原因每個月結轉的時間點有誤
2 進入【庫存月消耗表】rarr列印年月輸入本月份rarr列印出該張報表或記下該報表的ldquo期初
量rdquo
3 重新進入【庫存月消耗表】rarr列印年月輸入上一個月份
4 比較本月份的ldquo期初量rdquo及上個月份的ldquo現有量rdquo是否相同若上個月份的現有量比本月
份的期初量少代表上一個月結轉之後仍有作銷售或調整
例如430 下午 200 做結轉將正確量寫入下月期初（產生 5月份的期初量）但是 430
下午 300 又陸續作了銷售或調整庫存量
5 做法
盤點機盤點時架上無庫存的 產 品 會 漏 盤
新增盤點單時選擇【盤點產品轉入】將全部產品轉入並將【盤點數量】全部修改為 0
將盤點機中的資料轉入該盤點單存檔後將盤點量轉入現有量
4 月
5 月份
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選購模組功能簡介
簡訊 SMS 發送模組
SMS 簡訊發送功能透過網際網路直接由 HiPOS 軟體系列中發送簡訊至客戶的行動電話能夠達
到迅速確實即時傳遞訊息及行銷的效益
HiPOS 門市及進銷存 v6 以後都可使用免申請儲值後馬上開通
功能特色
1 低廉的發送費用
一般使用手機發送簡訊每通大約 $25~ 35 之間使用 HiPOS SMS 每通只要 11~13 之
間足足省了 50
2 搭配 HiPOS 軟體分析有效客戶發送
利用 HiPOS 的各項統計如累積點數已購商品累積消費金額生日等等的各項數
據做有效的簡訊廣告行銷並且會自動過濾重覆的電話及統計發送的通數
應用 1 生日到時發送祝賀簡訊並告知來電優惠方案
應用 2 廠商新商品推出時可過濾已購買同類商品的客戶清單做簡訊廣告發送hellip更多應用
等你來發掘
3 大量簡訊發送
除了對單一客戶發送簡訊外大量發送簡訊的功能可同時對多個客戶行動電話號碼發送簡
訊
4 簡訊發送時效性佳
簡訊發送後正常情況下約 3~10 秒鐘就可即時將簡訊傳送到客戶手機重要訊息不怕客戶
收 不 到 若 因 故 對 方 無 法 接 收 將 會 自 動 重 發 直 至 發 送 成 功 或 滿 24 小時止
5 常用訊息片語編輯
「常用訊息」功能可以編輯儲存常用的簡訊內容可以加快編寫簡訊的速度
6 預約發送
可自定要發送的時間時間到才發送簡訊更有效率的廣告效益
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單一簡訊發送
在會員基本資料廠商基本資料員工基本資料中
按下 即可發送簡訊
大量簡訊發送
﹝統計報表﹞rarr﹝C會員郵寄標籤大量簡訊﹞依照
條件選擇要發送簡訊的對象後點選《S發送簡訊》
即可將簡訊發送到所選擇的對象
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3
簡訊 SMS 發送模組 74
註「多倉版」代表該項功能為多倉版特有單機版沒有提供
版本內容更新時功能及操作方式請依各版本實際情況為準
2007-05-03
軟體使用教學手冊
4
第一章 Hi-POS 進銷存管理系統簡介
軟體特色
HI- POS 進銷存管理系統for Windows 9598NT2000XP 可以充分發揮 Windows 作業平台的多工
環境真正視窗環境操作各項目功能可隨時切換輕鬆管理商品庫存及各銷售員業績並提供商
品銷售排行毛利率排行業績排行廠商貢獻度等報表讓你對公司的營業狀況更瞭若指掌更提
供商品自動比價功能進貨補貨輕鬆方便 並可使用條碼機及盤點機於進出貨上更可搭配 POS 前台做門市銷售功能並支援產品的自編碼
國際條碼原廠料號注音簡碼等以方便各類產品之輸入系統更可透過網路連線監控並管理多家
分店(多倉)的庫存量(連線版)
系統需求
Microsoft Windows 98Windows NT 2000XPVista 等作業環境
建議硬體配備
Pentium II 800 以上 CPU
記憶體 64 MB 以上若使用 Windows XP 以上平台建議 512MB 硬碟空間 200 MB Free
網路版本則可選擇 Windows NT2000XPVista 或 Server 2003 環境
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可選購週邊
光罩式條碼掃瞄器
鍵盤介面隨插即用
品質優良判讀輕鬆
超高相容性
掃瞄速度每秒達 100 次
故障率低
真正物超所值
電子智慧錢櫃
「CR 系列電子錢櫃」是 POS 專用錢櫃
可確實得知收銀員開錢櫃次數有效地減少收銀員舞弊
可調式間格區分零錢紙鈔適合收受現金頻繁的行業
免開錢櫃大鈔投入口更加安全零風險
鑰匙三段式設計(1電腦開啟 2鑰匙開啟 3鎖死)
發票機
搭配堅固耐用的 EPSON 機心故障率低適合來客數多的賣場及
百貨公司
補蓋店章功能
提供 WIN98NTXP 等 Driver
可透過 RS232 控制不受平台限制
榮獲各大百貨公司的青睞
可程式化中文收銀鍵盤
可直接使用不需另接 PC 鍵盤
標準 keyboard 介面可另選 RS-232 介面
不使用 TSR 可避免應用程式軟體衝突
支援所有的文數字及符號的字元
255 ASCII codes 支援所有 IBM 特殊鍵(Shift Ctrl Alt Esc
etc)
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盤點機（資料收集器）
功能強體積輕巧堅固耐用之工業級手持式資料收集器
符合工業化防塵防水 IP 54 之標準
具 15 公尺自由落體耐摔防護
內建條碼掃瞄器
大型 LCD 顯示螢幕
文數字鍵盤資料輸入快速方便
重量僅有 245 公克非常適合長時間工作或女性使用者
熱轉式條碼列印機
熱感熱轉兩用203dpi
列印寬度左右 104cm列印速度每秒 3 英吋
多國語言原廠 Window 排版軟體操作簡單
支援各種條碼種類及 pcx bmp jpg 等圖檔
銅版紙熱感紙合成紙(PVC珍珠龍消銀龍)卡紙布標等
都可列印適用於各行各業
TTP-243E 國產輕型條碼列印機功能媲美進口機種價格卻只
有進口機種的三分之一並隨機附送進口機種所沒有的中文排版軟
體
中文價格顯示器
獨立型顯示器
可調節視角及旋轉人性化設計
中文四行背光式(冷光)LCD字幕清晰
可顯示中文的品名及價格讓客戶清楚知道結帳物品的價格
避免貼錯條碼賣錯價格減少消費糾紛
中文收據機（出單機）
熱感式列印機
高速列印
操作簡便
直接投入式紙槽換紙快速
POS 週邊產品產類繁多歡迎來電洽詢
亦可參考我們的購物網站 httpwwwhiposcomtwshop
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第二章 基本功能指引
不知道如何使用 Hi-POS 進銷存管理系統嗎跟著以下說明一個步驟一個步驟進行你會發現
每一項作業都變得很簡單喔
軟體安裝
1 將 HiPOS 軟體光碟放入光碟機選擇《軟體安裝》接著選擇您所買的軟體別《HiPOS 進
銷存管理》進行安裝
2 如右圖點選《下一步》接著選擇
《是 Y》接受授權合約
3 依照畫面指示點選《下一步》繼續執
行安裝直到安裝完成即可
4 請將光碟盒內所附的 USB KEY 插入電腦的 USB 埠
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啟動
第一次啟動用戶名稱為 123密碼為空
白進入後請馬上到【F系統支援】之
【1密碼設定】去設定自己的使用名稱與
密碼往後進入系統僅需輸入自己設定的
用戶名稱與密碼即可
操作介面
以下為系統常用功能操作說明本系統於整體操作上採精簡操作原則直接多重輸入模式(鍵
盤滑鼠)可依個人習慣選擇輸入介面(亦可同時使用)
注意請詳細閱讀主畫面的各項詞句名稱
進入系統畫面
快速工具列的作用在於不用進入選單而
直接點選進入
除非你自行更改顏色設定值否則系統
預設顏色值代表的意義如下
一般瀏覽模式
目前所停留欄位可輸入(新增或編修模式)滑鼠右鍵可開啟編輯功能選項
作用欄位可按 F10 或點滑鼠左鍵兩次開輔助視窗
輔助視窗選擇按鈕
使用要領
1使用滑鼠操作進入系統畫面我們可以使用滑鼠直接點選
2使用鍵盤若操作者比較熟悉鍵盤【Alt】按著不放再按相對的英文字母就會開啟下
拉功能視窗用【larr】【rarr】鍵控制左右移動光棒選擇功能視窗再用【uarr】【darr】鍵移
動功能選項光棒選好後按【Enter】即可進入
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9
按鍵說明
圖 示 按 鈕
鍵盤快速鍵 【Ctrl + Home 】 【Ctrl + larr】 【Ctrl + rarr】 【Ctrl + End 】說 明 資料第一筆 資料上一筆 資料下一筆 資料最後筆
圖 示 按 鈕
鍵盤快速鍵 【INS】 【Enter】 【F2】 【F8】 【DEL】 【F7】 【F3】
圖 示 按 鈕
鍵盤快速鍵 【F9】 【F12】 【Alt+A】 【Alt+P】
〈INS〉新增資料
按【Insert】鍵或將滑鼠游標移到 按滑鼠左鍵點取即可新增資料
〈Enter〉修改資料
移動光棒至欲修改資料上按【Enter】鍵或滑鼠移到 按滑鼠左鍵點取即可修改資料
註編號及累積點數無法修改如欲修改編號須到編碼修改以保持資料的完整性
〈DEL〉刪除資料
移動光棒至欲刪除的資料上按【Delete】或滑鼠移到 按滑鼠左鍵點取選擇ldquo是rdquo(或
按【Y】)即可刪除資料
〈F3〉資料存檔
當資料新增或修改完後記得按【F3】或滑鼠移到 按滑鼠左鍵點取完成存檔
〈F9〉放棄存檔
如果所鍵入的資料錯誤或不想存檔時可按【F9】】或滑鼠移到 按滑鼠左鍵點取放棄本次
新增或修改的資料
〈F12〉離開
任何瀏覽視窗按下 可以回到主功能選項再執行其他作業
注意若是呈現暗灰色的鈕可能正處於新增或修改模式請先選存檔或放棄再按離開
軟體使用教學手冊
10
〈F2〉快速查詢資料
索引查詢可以查詢並排序所要查詢的資料
查詢時可按【PgUp】或【PgDn】快速切換查詢排序
的項目或用滑鼠點選 選擇排序項目查詢的資
料若沒有被找到將停在最相近的一筆資料上
全文檢索例如要找一個 奶粉 的產品可能
是 奶粉也可能是 奶粉如果奶粉字樣是在備註欄中呢 利用全文檢索功能可快速找
出你要的產品
查詢後如有多筆可按 Enter 一筆一筆找出你要的資料要中斷檢索可按 ESC 結束或利用
過濾只列出相關資料
〈F8〉多條件過濾查詢
過濾查詢和快速查詢不同的是過濾只列出所查詢的項目其他的資料並不會出現可利用此
功能加條件過濾資料後再列印你要的資料
例如在【F8 過濾查詢】中輸入產品名稱
等於阿華田三合一或是等於開喜烏龍
茶則系統只會抓取相關的資料不屬
於查詢中的資料皆不會出現如要取消過
濾回復到原資料內容再按一次過濾選擇
取消即可
〈F7〉報表列印
按【F7】或 出現報表列印視窗如右圖
《列印選擇》選擇報表別按【Y確定】出現列印
預覽視窗如下圖按 即可印出報表
《表文設定》自訂報表的表頭及表尾文字 《匯出選項》選擇報表別及匯出資料存放位置後按
【E匯出】將資料匯出至 Excel
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11
地址輸入
當系統游標移到地址欄框時會呈現亮綠色（如圖）
此時可按【F10】或連續按滑鼠左鍵兩次或按下此鈕 開啟地址輔助輸入視窗
依圖示使用鍵盤【uarr】【darr】
選取所需的縣市如高雄縣後
按【Enter】鍵或滑鼠連續點
兩下隨即出現高雄縣三個
字而畫面也由 1縣市跳到
2鄉市出現鄉鎮市區欄使
用鍵盤【uarr】【darr】鍵選取鳳
山市後按【Enter】鍵或滑鼠
連續點兩下隨即出現高雄縣
鳳山市(830)依此將路街
巷弄鄰樓室等資料
全部點選完成後記得按一次
取回(或【Ctrl＋Enter】)
使用秘訣
(1)地址輸入時會依照使用的頻率來排序資料
(2)縣市或鄉鎮村里如果用不到可以刪除以節省挑選的時間
(3)縣市鄉市路街也可自行新增
輔助視窗的選用及設定
當欄位顏色狀態為 (亮綠色)時可按 F10 或按滑鼠
右鍵開啟輔助視窗或點選畫面中的 按鈕以便快速輸入你要的
資料內容
選定後按 Enter 或快擊滑鼠左鍵兩下或按 即可取回選定的資
料
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12
第三章 基本資料設定
基本資料這個作業是在您剛使用本系統之期初建檔項目您必須整理原始須用人工作業之
資料經過規劃之後編號然後逐步建檔以便在輸入作業下能順利完成各項作業
廠商基本資料
意義建立所有廠商基本資料以便迅速查詢廠商的聯絡電話所在地址付款方式條件
和其他備註方便往後的進貨及其相關之聯絡事宜
1 在〈A基本資料〉選擇〈2廠商基本資料〉選項開啟後畫面如圖所示
2 選擇《新增》來建立廠商資料
3 依序將每個欄位資料輸入後按《存檔》即完成
視窗左半部為資料瀏覽預視右半部為資料明細資料編輯或修改時均在右半部資料明細區
操作
資料輸入方式請參照 基本功能指引
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欄位說明
欄位名稱 欄位說明
廠商代號
按 Enter 產生流水號或自行編碼或可利用尾隨編號功能例如按 A或
A 則產生 A 開頭之流水號廠商編號共六碼建議盡量以數字編號以
免發生流水號位數不足之情形
公司名稱 輸入廠商的名稱
廠商簡稱 系統會自動擷取公司名稱前五個字亦可自行輸入
統一編號 輸入廠商的統一編號
聯絡電話傳真 輸入廠商的聯絡電話及傳真
聯 絡 人 輸入廠商的訂貨聯絡人
其他電話 輸入聯絡人的行動電話號碼發送簡訊 時可自動帶入
所在地址 輸入廠商的所在地址可開啟選擇視窗 (詳見 地址輸入 )
發票地址 輸入廠商的發票地址可開啟選擇視窗 (詳見 地址輸入 )
請款方式 可區分是屬於現金或月結的交易方式以便日後當成應付帳查詢之過濾
條件
帳 款 日 輸入廠商的結帳日期在〈進貨作業〉中便會自動帶出結帳日期以便
日後當成應付帳查詢之過濾條件
E - Mail 若有輸入廠商的 E-Mail 帳號則按下 可直接連結至 outlook 發送信
件
營 業 稅 設定該廠商的營業稅稅別在〈進貨作業〉中便會自動設定營業稅別
預付餘額 取用預付款後所剩於可用的餘額系統會將〈付款作業〉中的預付餘額
自動帶入此欄位因此可不用輸入
最後進貨 最後一次向該廠商進貨的日期
其他備註 補充欄位中不足的說明或做為某些特殊資料註記
相關項目進貨作業付款作業產品基本資料
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產品分類產品單位設定
意義建立產品的分類類別產品單位等常用資料使往後的資料建檔更順暢方便
產品類別設定
1 在〈A基本資料〉選擇〈5其他編號設定〉
選項如圖所示
2 選擇〈產品分類設定〉按《Y確定》
3 選擇《新增》輸入代碼及類別名稱後按
《存檔》完成
註產品分類請以數字為主
產品編號為產品分類代碼+流水號至多為 14 碼若產品分類代碼以英文為主容
易導致產品增多時流水號位數不足使用且列印條碼時容易有過長的困擾
產品常用單位設定
操作步驟如同上述產品類別設定
銀行基本資料設定
設定往來銀行的資料作為日後在銀行存提應收支票應付支票作業時的依據
客戶分類設定
設定客戶基本資料中的客戶分類操作步驟如同上述產品類別設定
常用片語設定
設定【現金日記帳】中常用的會計科目日後使用時可直接開啟快選視窗節省輸入作業時間
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產品基本資料
意義產品輸入總覽新增修改及查詢
1 在〈A基本資料〉選擇〈3產品基本資料〉選項如圖所示
2 選擇《新增》來建立一筆新的產品資料
資料輸入方式請參照 基本功能指引
欄位說明
欄位名稱 欄位說明 F10
產品名稱 輸入該產品的名稱
產品分類 若類別項目太多時可按【F10】開啟視窗選取 ˇ
產品編號 按【Enter】讓電腦自動編號或是直接鍵自編碼亦可最多可編
至 14 碼編碼原則類別代碼加上流水號
產品條碼
將游標移到『產品條碼』欄位如果是國際條碼拿 CCD 條碼掃
瞄機在條碼標籤上掃瞄一下則會有一組數字產生待存檔後
往後在銷售時只須刷入國際碼即可不必在每樣產品都貼上條碼
原廠料號 商品出廠時之廠商編號可方便於進貨中使用加速進貨作業
注音簡碼
單字中的第一個注音符號如【日式蘇打餅乾】rdquo蘇 rdquo的注音
拼音是ㄙㄨ而ㄙ對照鍵盤上的英文則為 N依此類推【日式蘇
打餅乾】對照鍵盤上的英文則是【BGN21】
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基本單位 銷售最小量的計算單位可按【F10】開啟視窗選取如口香糖一盒有 10 條則單位為「條」
ˇ
包裝單位 銷售較多量的計算單位可按【F10】開啟視窗選取如口香糖一盒有 10 條則單位為「盒」
ˇ
包裝數量 銷售較多量的數量如口香糖一盒有 10 條則單位為「10」
儲存位置 可填入產品存放的位置如 A1B1C3 等
最低售價 該項產品的最低出售價格
被訂購量 該項產品被訂購的數量系統會自動統計訂貨單中的資料後將數量帶入可省略不輸入
請 購 點 當產品低於多少量時得要提出採購的要求
現有數量 產品目前的存量系統會自動帶入可省略不輸入
安全存量 只要該貨品低於安全存量系統便會有警示作用
規格型號 輸入該產品的規格型號
顏色 輸入該產品的顏色
尺寸 輸入該產品的尺寸
主供應廠商 系統會將進貨作業中的廠商自動帶入故可省略不輸入亦可利用比價功能將最低價廠商設為主供應商
ˇ
應稅 若此產品屬於應稅商品則在此處勾選應稅
健康捐倍數 產品售價包含健康捐由此設定健康捐的倍數O表示不含健康捐
市價 一般市面上所賣的售價或同業售價
標準售價 賣給客戶的售價共可設定 5個售價
包裝售價 賣給客戶的包裝價格共可設定 5個包裝售價
最近進價 最近一次進貨的價格由電腦自動運算故可省略不用輸入
最高進價 表示在進貨相同產品時曾經所付過最高的進貨價格會顯示在這一個欄位裡最高進價是由電腦自動運算故可省略不用輸入
最低進價 表示在進貨相同產品時曾經所付過最低的進貨價格會顯示在這一個欄位裡最低進價是由電腦自動運算故可省略不用輸入
平均成本 平均成本是由電腦自動統計故可省略不用輸入 平均成本=全部進退貨金額全部進退貨數量
固定成本 可由使用者自行抓取其一較常進貨成本
業務獎金 業務員每賣出一份這項產品時可以得到多少的獎金若公司並無此獎金制度則可以略過不輸入
毛利率 此欄位不需輸入系統會自動帶出 毛利率=(零售價格-平均成本)零售價格100
產品備註 補充欄位中不足的說明或做為某些特殊資料註記
產品圖片 可將產品圖片或型錄轉成影像檔後放入 凡是瀏覽資料欄位有打勾的標誌就表示該產品有圖片或型錄
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特項功能說明
產品歷史記錄
在產品基本資料中選擇《歷價》
選項即可
可查看該項產品的歷史報價訂貨
及出貨的各項詳細資料記錄
產品比價
在產品基本資料中選擇《比價》選項即可
可將選定的產品歷史進貨的價
格日期單價數量金額及
廠商等資料顯示出來且可以將
最低價與最高價之供應商及供
應價格列出來也可重新計算平
均成本選擇是否將成本寫入產
品或將最低價廠商成為主供應
商
產品銷售分析
針對選定的單項產品做會員層購買分
析可以看出購買該項產品的會員及總
額總量（依銷售總額做排列）
1 在產品基本資料中選擇《分析》
2 輸入想要分析的時段按《Y確定》
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大型產品標籤列印
在產品基本資料選擇《F7列印》可以選擇列印大型產品標籤(A4)
操作方式請參照 按鍵說明
《 Alt + P 》條碼列印
若有購買條碼列印機按《Alt+P》選擇列印張數後直接從條碼輸出
機印出單項商品的條碼標籤可自行設定條碼列印的文字及格式
目前軟體僅適用 TSC TTP243ETTP245 系列之條碼列印機
瀏覽商品
按下 可瀏覽所有商品的明細資料
分倉庫存量 多倉版
在產品基本資料中選擇
可以查看該產品各分倉庫存量及總庫存量
《 Alt + M 》產品快速輸入作業
在產品基本資料的視窗中按《 Alt + M 》可呼叫出產品快速輸入作業的視窗可利用次功能
快速大量修改產品基本資料
操作方式直接在各欄位
輸入修改資料即可
注意若使用者權限未開
放修改及成本顯示功能
將無法執行此項作業
相關項目其他編號設
定庫存總表列印出貨
作業報價作業進貨作
業
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客戶基本資料
意義建立所有客戶基本資料以便迅速查詢亦可查詢會員的銷售記錄
1 在〈A基本資料〉選擇〈1客戶基本資料〉選項後如圖所示
2 選擇《新增》選項即可新增資料
3 逐一輸入欄位資料後按《存檔》即可
資料輸入方式請參照 基本功能指引
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
客戶編號 按 Enter 產生流水號或自行編碼或可利用尾隨編號功能例如按 A或
A 則產生 A 開頭之流水號
公司名稱 輸入該公司的名稱
公司簡稱 會自動擷取前五個字亦可自行輸入
客戶分類 可依客戶性質的不同去設定客戶類別可開啟選擇視窗 (詳見地址輸入)
聯絡電話傳真 輸入該公司的聯絡電話及傳真
統一編號 輸入該公司的統一編號
聯絡人 該公司的訂貨聯絡人
公司地址 可開啟選擇視窗 (詳見地址輸入)
送貨地址 可開啟選擇視窗 (詳見地址輸入)
發票地址 可開啟選擇視窗 (詳見地址輸入)
營業稅別 設定該客戶的營業稅別在【出貨作業】 及【訂貨作業】中便會自動帶出
營業稅別
業務歸屬 直接輸入業務員編號或按 F10 鈕帶出速查視窗在【出貨作業】及【訂貨作
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業】中便會自動帶出業務員的編號
E-Mail 若有輸入客戶的E-Mail帳號則按下 可直接連結至outlook發送信件
請款方式 可區分是屬於現金或月結的交易方式以便日後當成應 收帳款查詢之過濾
條件
帳款日 輸入客戶的結帳日期在【出貨作業】 及【訂貨作業】中便會自動帶出結
帳日期以便日後當成應收帳款查詢之過濾條件
出貨額度 輸入對該客戶所允許的帳款信用額度超額系統會自動警示
預收餘額 收款作業中取用預收款後所剩於可用的餘額系統會自動帶入與【收款
作業】相關
使用售價 依不同種類的客戶而設定不同之售價對應產品基本資料中的標準售價
售價 2~5共有五種售價可供切換
網站位址 若有輸入客戶的網站位址則按下 可直接連結至該網站
其他備註 補充欄位中不足的說明或做為某些特殊資料註記
特項功能說明
《 Alt + A 》客戶銷售分析
可以針對某一位客戶做所購買的產品購買總量購買總額的分析
輸入時段即可如 900101sim
901119(由此可知其在
900101sim901119 這期間所
購買的產品購買總量購買總
額依銷貨總額作排序)
記要
另外在此項功能中尚有一項貼心的服務按下《記要》鈕可記錄一些除了業務上以外的事
物
SMS 簡訊發送
客戶基本資料中選擇 或是在聯絡人電話後選擇 可以對該手機號碼發送 SMS 簡訊
注意使用 SMS 簡訊功能需先進行帳號開通及簡訊儲值
相關項目 出貨作業出貨退回作業出退貨資料統計訂貨作業訂貨資料統計收款作業應
收帳齡分析表應收支票應收票齡分析表
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員工基本資料
意義基本資料薪資明細聯絡電話及進銷貨中的人員代碼設定
操作方式同如 會員基本資料 設定
列印員工清冊
在員工基本資料中按《F7列印》可瀏覽並列印員工清冊
相關項目進貨作業進貨退回作業出貨作業訂貨作業報價作業員工業績統計表庫
存調整單
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其他編號設定
意義其他基本資料的輔助視窗設定一次補足以後只要開啟輔助視窗選入即可另外
也可以開啟輔助視窗時再臨時新增
1 在〈A基本資料〉選擇《5其他編號設定》
選項如圖所示
2 選擇欲設定的項目後按《Y確定》
3 詳細操作方式請參照 產品分類產品單
位設定 輔助視窗設定及選用
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
產品分類設定 產品分類設定完後只需按 F10 開啟視窗查詢而不需每次再輸入
一次此項資料在【產品基本資料】有相關聯
產品常用單位設定 產品常用單位設定完後只需按 F10 開啟視窗查詢而不需每次再
輸入一次此項資料在【產品基本資料】有相關聯
銀行基本資料設定 輸入往來銀行的基本聯絡資料此項資料在【銀行存提作業】有相
關聯
客戶分類設定 客戶分類設定完後只需按 F10 開啟視窗查詢而不需每次再輸入
一次此項資料在【客戶基本資料】有相關聯
常用片語設定 可設定常用收支及其它三種不同的常用片語此項資料在【現金
日記帳】有相關聯
倉庫編號設定 此設定適用於多倉版此項資料在【調撥作業】有相關聯
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系統參數設定
意義在使用系統前請先將貴公司的相關基本資料及系統操作等必要的環境參數設定好
以便日後在各項作業中能夠順利進行 軟體更具彈性以符合不同使用者的習慣
當您輸入完基本資料後在貨單抬頭上就會有貴公司的(公司名稱電話傳真公司地址)
顯示反之則貨單抬頭上將沒有貴公司的資料
欄位說明
1 系統參數
欄位名稱 欄位說明
廠商查詢預設索引 預設廠商基本資料中查詢索引
產品查詢預設索引 預設產品基本資料中查詢索引
會員生日警告天數 進入系統會員生日提醒的提前天數
報表預設輸出方式 若已經有連接印表機系統會自動連結
是否使用注音簡碼 若是請選擇Y反之則N
成本計算方式 共有三種計算方式可依使用者的需求去設定
是否自動切換輸入法
輸入資料時電腦會自動更改輸入法例如輸入會員姓名或產
品名稱時則電腦會自動變更為注音輸入法或者是倉頡輸入
法可方便銷售者的使用而不須再做變更輸入法的動作
統計報表列印習慣 有三種報表輸出方式可依使用者的需求去設定
產品自動編號位數 最高 14 碼 (產品編號 分類+流水號)
是否隨解析度調整字形大小 螢幕解析度該改時是否自動調整視窗大小
解析度的放大倍數 隨解析度調整字形大小時所要放大的倍數
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2 銷售前台參數 POS 銷售前台的參數設定進銷存不受影響
欄位名稱 欄位說明
銷售前檯成本開放 設定開放前台的成本權限如果不開放（不打勾）的情形下
前台作業（銷售時）不可使用與成本有關之按鍵
產品查詢預設索引 前台銷售時按 Ctrl+Enter 查詢產品的預設索引
自動開啟會員視窗 若經營型態為會員制可設定為 Y 則自動代入會員查詢視窗
代入電話區碼
銷售前檯使用《會員查詢》時會直接帶入系統參數設定的電
話區域號碼方便快速輸入
本欄空白時預設欄位是停留在客戶編號而非聯絡電話
是否使用 VIP 價 若開放使用 VIP 價則 VIP 會員購物即可以 VIP 價格購得若
不開放則 VIP 會員就如同一般的零售購物價格
是否使用會員價 若開放使用會員價則客戶可使用會員價購得若不開放則
會員只能用一般的零售價購得
銷售累積點數(元)
銷售累積點數(點)
設定銷售時要累積的點數比值 如 1 元 1 點且在【產品基本
資料】中的計算點數需要勾選才能計算點數
是否自定產品積點 若開放為 Y 則以上的點數比值自動失效積點值則取決於【產
品基本資料】中的產品積點
存量警告方式 選擇現有量低於設定的值時在銷售前台會有不同的顏色(黃
色)警示可搭配前台的即時叫貨使用
客戶電訪設天數 在前檯銷售中叫出會員資料後按【Alt+D】呼叫電訪預約時
的互動日期會以今天日期加上此欄天數為預設日期
電訪記錄保留天數 設定要保留的電訪預約記錄天數過期後自動刪除
銷售完自動列印發票 若在銷售完後要列印發票則設定Y
銷售後登入員工代號 銷售完畢必須登入員工代號用於電腦不足且多銷售人員時
必須先登入員工代號 使用銷售前台是必須先登入員工代號用於單人單銷售前台
可否銷售中更改員工代號 用於單人單銷售前台
發票剩餘幾張時警告 若設定為 5張時則在銷售前檯中當使用剩餘 5張時則電
腦便會出現警告訊息提醒使用者該準備請領發票
銷售資料刪除密碼 設定前檯刪除銷售資料的密碼
強制輸入收款金額 設定前台銷售完畢強制輸入實收現金才能結帳存檔
結帳時播放聲音 設定結帳時是否播放聲音
單筆_銷售最大數量 設定單筆銷售最大的數量
單筆_銷售最大單價 設定單筆銷售最大的單價
關閉前台之查帳功能 設定為〝Y〞時前台將無法使用查帳功能
關閉前台之交班功能 設定為〝Y〞時前台將無法使用交班功能
銷售前台禁止更改單價 若不想讓銷售員在前台更改單價則此處設定 Y
銷售前台禁止金額折扣 若不想讓銷售員在前台作金額折扣則此處設定 Y
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銷售前台禁止總計折數 若不想讓銷售員在前台作總數折扣則此處設定 Y
銷售前台禁止單筆折數 若不想讓銷售員在前台作單筆折數則此處設定 Y
銷售完自動列印(收據) 若想銷售完後自動列印收據則此處就設定 Y
毛利率高於多少(綠色)警告 前台銷售時該產品名稱會以綠色底色提醒
毛利率低於多少(紅色)警告 前台銷售時該產品名稱會以紅色底色提醒
菸酒健康捐 設定產品售價中包含的菸酒健康捐金額
3 進出貨參數
欄位名稱 欄位說明
發票稅率 5 設定 005
進出貨單是否列印金額 若選擇Y則進出貨單就會有金額而不需每次手動做更改
進出貨列印習慣 可選擇 1預視或 2直接列印
票據警告天數 進入系統提醒應付或應收票據的提前天數
進貨預設稅別 於進貨單作業的稅別中自動代入設定值空白鍵切換設定值
出貨預設稅別 於出貨單作業的稅別中自動代入設定值空白鍵切換設定值
維修預設稅別 於維修作業的稅別中自動代入設定值空白鍵切換設定值
貨單是否套表列印 設定貨單列印時是否套表
出貨成本是否顯示 此參數對於 v5 以後版本不發生作用
出貨價格策略 可設定為預設售價或上次售價二種若設定預設售價則每次
出貨電腦會自動擷取預設售價而不需再輸入一次
進貨價格策略 可設定為平均成本上次進價或最低進價三種若設定為平均
成本則每次進貨電腦會自動擷取平均成本做為進價
數量__小數位數 可決定系統中數量欄位顯示小數的位數
單價__小數位數 可決定系統中單價欄位顯示小數的位數
合計__小數位數 可決定系統中合計欄位顯示小數的位數
其他__小數位數 可決定系統中其他欄位顯示小數的位數
數字 3位一撇 設定為Y時數值顯示如「5500000」
貨單紙張寬度(mm) 設定貨單紙張的寬度(預設為中一刀 210mm)
貨單紙張高度(mm) 設定貨單紙張的高度(預設為中一刀 140mm)
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4 POS 週邊參數
欄位名稱 欄位說明
設定錢櫃連接至電腦主機的阜口或錢櫃連接至發票列印機的阜口可
按空白鍵切換選項
錢櫃連接阜 錢櫃連接至電腦【RS】rarrRS232 介面【COM】rarr型號 CR3104【PRN】
rarr列表機連接阜
錢櫃連接發票機【POS】rarr型號 CR3101【UDF】
設定價格顯示器連接至電腦主機的阜口可按空白鍵切換選項 價格顯示器連接阜
【COM】rarr型號 PD71007200 系列【WDP】rarr型號 WD304
盤點機型號 設定盤點機的型號可選擇 1 CPT-711 或 2 PT600
盤點機連接阜 設定盤點機連接至電腦主機的阜口
設定條碼列印機的型號可按空白鍵切換選項
條碼列印機型號 【Z-S300】【Z-S400】【ZEBRA】rarrZebra 廠牌型號
【CLEVER】【TTP243】rarr型號 Clever TTP243
【OTHER】rarr其他
條碼列印機連接阜 設定條碼列印機連接至電腦主機的阜口
發票列印機（兩聯式） 設定發票列印機的型號可按空白鍵切換選項
發票列印機（三聯式） 【CHN】rarr型號 PP2020【POS】rarr三聯式發票機
【WPS】rarr型號 WP-103S
收據列印機 設定收據列印機的型號可按空白鍵切換選項
條碼機連接的工作站號 若要從進貨單中列印條碼後台工作站號須與條碼機工作站號一致
註1一般電腦主機的連接阜口只有 1~2 個建議選購擴充卡以提高穩定性
2由於 POS 的相關硬體週邊繁多若有 POS 週邊設定問題請洽詢本公司
3POS 周邊均有指定型號若您所使用的非本公司指定之型號不保證其相容性
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第四章 進出貨
進貨
進貨作業 意義商品進貨輸入轉入產品現有量中並計算相關成本產生應付帳款
在〈C進出貨〉中選擇〈1進貨作業〉進入後所出現的是日期最近的一張進貨單據如
左圖所示
按【瀏覽】可看所有進貨單明細
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
進貨日期 系統會直接帶出當天的日期若不是當天的進貨則請自行輸入正確的進貨
日期
進貨單號 通常輸入完『進貨日期』按【Enter】鍵後系統會直接帶出『進貨單號』
預設採用進貨日期 + 流水號共 10 碼
廠商編號 按【F10】鍵開啟查詢視窗請確實輸入本公司是向哪一家廠商進貨此項資
料在【6付款作業】有相關聯
發票號碼 若此張進貨單是有稅額的則需輸入發票號碼若沒有發票則無需輸入
原始單號 可輸入廠商進貨時的原始進貨單號方便日後查帳時可直接查詢廠商的進貨
單號
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經辦人員 輸入此張進貨單是由哪位員工建檔
取用預付 從已經付給廠商的預付款中沖銷該筆帳款此項資料在【6付款作業】有相
關聯注意若取用預付所輸入的金額大於預付餘額時超出的金額將累加
到該張進貨單的未付金額
倉號 選擇進貨的倉號（倉庫）適用於多倉版
帳款日期 在【廠商基本資料】中若已有設定帳款日在此處會自動帶出帳款日期此
項資料在【6付款作業】有相關聯
稅別 在【廠商基本資料】中若已有設定稅別在此處會自動帶出其稅別或可自
行切換其他稅別的計算方式
稅前金額 進貨單中未含稅額的小計金額
已付金額 指已付給廠商的「訂金或金額」
折扣金額 廠商給予的折扣金額
未付金額 即〔稅後總額 - 已付金額 - 折扣金額〕
稅後總額 即〔稅前金額 + 營業稅〕
貨單備註 補充欄位中不足的部份或做為某些特殊資料註記
新增進貨單
步驟 1 單身建立
按 新增 鈕或 Insert 鍵出現一張新空白單據填入各項必備資料
步驟 2 建立進貨品名細項
按 鈕加入所進貨產品的項目進貨產品多樣時亦可用 一次勾選
產品編號可輸入產品編碼原廠料號產品條碼 系統會自行轉成產品編號 亦可採用條
碼閱讀機輸入鍵入單價及數量若有接條碼機可一併輸入預列印的條碼張數之後核對稅
前金額及稅後總額無誤後按存檔鍵將該筆進貨單存入
進貨單據修改
按快速鍵 Enter 或 修改 鈕若有必要再針對某一張單據作修改（或加入一筆資料）的話
可移動光棒至欲修改的單據後按 Enter 進入修改狀態後如同建立進貨單之方式建立即可
註 已付款沖帳之單據不可修改若須修改必須進行反沖帳後才能更改單據
歷史記錄
按 可將該進貨廠商所有的歷史進貨單據列出來在修改或新增的模式下按 Enter
鍵可取回再針對差異部份進行修改
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單品比價
按 可查看指定的單項產品的進退貨記錄及各廠商比價記錄該項產品的歷史進退
貨日期單價數量金額及廠商hellip等資料均會顯示出來並且將最低價與最高價之供應商
供應價格及平均成本列出來也可重新計算平均成本選擇是否將成本寫入產品或將最低價
廠商成為主供應商
產品新增
若進貨單中有新進產品時可按 新增產品進入產品基本資料新增的畫面請參照 產
品基本資料設定
庫存查詢
按 可查詢目前的庫存量避免庫存量過多的情形
條碼列印
按條碼列印可列印該筆進貨單中有輸入條碼張數的所有產品條碼
單據列印《F7》
操作方式請參照 基本功能指引
相關項目廠商基本資料產品基本資料系統參數設定應付支票付款作業
進貨退回作業
〈2進貨退回作業〉與上述〈1進貨作業〉的操作方法略同故不重述
相關項目廠商基本資料產品基本資料系統參數設定應付支票付款作業
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30
進退貨資料統計
意義可直接在此項功能表中查詢進貨及退貨的詳細情形而不必再到【1進貨作業】或【2
進貨退回作業】中個別查詢可節省使用者的時間
1 在【C進出貨】選擇【3進退貨資料統計】選項後所出現的畫面如下圖
2 可依使用者的需要去設定所要查詢的時間廠商進貨退貨已付款未付款及全部
可單獨查詢一家或者是一次查詢多家做為付款對帳單與付款作業有相關聯
列印報表可選擇進退貨資料簡表進退貨資料
明細表進退貨資料總表共三種報表
相關項目進貨作業進貨退回作業
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31
進貨採購建議
意義採購建議書為針對自定的需求讓系統作一庫存的統計擬定一份最精確的採購建議
書或訂購單
操作方法
1在〈C進出貨〉選擇〈4進貨採購建議〉如圖所示
2設定所欲查詢的條件後按《Y確定》即可
條件設定
查詢指定廠商現有產品庫存量lt=安全存量之品項
查詢指定廠商現有產品庫存量lt=請購點之品項
查詢指定廠商的所有產品全部列出
查詢指定廠商產品被訂購量gt=現有量之品項
查詢指定廠商產品全部訂購保留量gt0 之品項
可再設排列方式如依產品編號名稱存量價格等再選擇由排大到小或由小排到大
查詢單一廠商時廠商編號起訖部分輸入同一個編號即可或者不輸入表示要全部的資料
註
產品比價請參照【產品基本資料】中歷史進價記錄有詳細說明
若確定要列印報表則需要先勾選所需的產品編號可一次勾選單一項產品或按《全部選擇》
勾全部產品若都不需要則可按《全部不選》取消先前所勾選的產品欄位
勾選好欲列印的產品後按《列印》鍵列印報表中可選擇產品採購建議表或產品訂購單二
種報表
相關項目廠商基本資料產品基本資料 進貨作業
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調撥作業 多倉版
意義此功能只有在系統設定使用「分倉」的管理模式時才能輸入資料其用途是做不同倉
庫間貨品的調撥
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
調撥日期 通常一開始系統會先直接帶出當天的日期若不是當天的調撥則請自
行輸入正確的調撥日期
調撥單號 通常輸入完『調撥日期』按【Enter】鍵後系統會直接帶出『調撥單號』
預設採用調撥日期 + 流水號
經辦人員 輸入此張單據的經辦人員
撥出倉號 選擇是由哪一個倉庫撥出的
調入倉號 選擇要調入哪一個倉庫
貨單備註 補充欄位中不足的部份或做為某些特殊資料註記
相關項目銷售前檯產品基本資料其他編號設定進貨作業進貨退回作業
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報價
意義客戶下訂單或出貨前需要先做報價動作時即可利用此功能將待日後可直接轉成
訂貨單
在〈C進出貨〉選擇〈D報價作業〉進入後所出現的是日期最近的一張訂貨單據
如下圖所示
操作方式請參照 進貨作業
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
報價日期 通常系統會直接帶出當天的日期若不是當天的報價則請自行輸入正確的
報價日期
報價單號 通常輸入完『報價日期』按【Enter】鍵後系統會直接帶出『報價單號』
預設採用報價日期 + 流水號
客戶編號 請確實輸入此張報價單是出給哪個客戶可按 F10 開啟客戶選擇視窗此項
資料在〈訂貨作業〉有相關聯
交貨日期 輸入預計的交貨日期
交貨方式 預計的交貨方式可下拉選單方式選取
經辦人員 在【客戶基本資料】中若已有設定業務歸屬在此處會自動帶出業務代號
若沒有設定請自行輸入經辦業務代號
稅前金額 報價單中未含稅的小計金額
稅 別 在【客戶基本資料】中若已有設定稅別在此處會自動帶出其稅別或可自
行切換其他稅別的計算方式
稅後總額 即[稅前金額+營業稅]
折扣金額 給予客戶的折扣金額
貨單備註 補充欄位中不足的部份或做為某些特殊資料註記
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34
特項功能說明
歷史記錄
瀏覽該客戶的報價訂貨紀錄可開啟《F2 查詢》快速查詢某一筆資料《Ctrl+C》可以拷
背瀏覽的單據內容到目前新增的報價單中
單品歷史
查看單品的所有報價訂貨出貨的歷史記錄
庫存查詢
即時查詢該項產品的庫存量
採購建議
在報價作業時需要查看某項商品的進貨計錄時可按 查看歷史進價及各廠商比價
記錄詳細資料
轉訂貨單
確認訂貨內容同本張報價單時可按 將此張報價單直接轉成訂貨單
多選輸入
可一次勾選多項產品到報價單中加快作業速度
報價單轉 Excel 格式 選擇〈F7列印〉如圖所示按《F6轉 Excel》即可將報價單轉成 Excel 檔
相關項目客戶基本資料產品基本資料訂貨作業
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訂貨
訂貨作業
意義客戶不需要立即拿到商品或是目前倉庫中並無此商品存貨則就可先在此處輸入客
戶訂貨單待日後再行轉出貨
進入本功能後所出現的是日期最近的一張訂貨單據如下圖所示
按『瀏覽』可瀏覽所有的訂貨單據詳細操作方式請參考 報價作業
若訂單未轉出貨每次進入系統時會先顯示【未交貨訂單資料提示】
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欄位說明
欄位名稱 欄位說明
訂貨日期 通常系統會先直接帶出當天的日期若不是當天的訂貨則請自行輸入
正確的訂貨日期
訂貨單號 通常輸入完『訂貨日期』按【Enter】鍵後系統會直接帶出『訂貨單號』
預設採用訂貨日期 + 流水號
客戶編號 請確實輸入本張訂單是由哪一家客戶所訂此項資料在【出貨作業】裡
有相關聯
交貨日期 輸入預計出貨的日期
交貨方式 預計的交貨方式可下拉選單方式選取請確實輸入
經辦人員 在【客戶基本資料】中若已有設定業務歸屬在此處會自動帶出業務代
號若沒有設定請自行輸入經辦業務代號
倉號 輸入預計是由哪一個倉庫出貨此功能僅用於多倉版
來源單號 輸入這張訂貨單是以哪一張報價單號內容為依據可按【F10】開啟快速
查詢視窗直接挑選報價單號及產品明細
稅前金額 報價單中未含稅的小計金額
稅 別 在【客戶基本資料】中若已有設定稅別在此處會自動帶出其稅別或
可自行切換其他稅別的計算方式
稅後總額 即[稅前金額+營業稅]
折扣金額 給予客戶的折扣金額
預收金額 輸入向客戶預收的貨款金額
未收金額 即﹝稅後總額－預收金額﹞
貨單備註 補充欄位中不足的部份或做為某些特殊資料註記
特項功能說明
歷史單據轉入訂單
直接將過去的報價單或訂貨單據內容明細轉入到目前新增的訂貨單中
操作方法
1在【來源單號】的欄位按《F10》開啟轉入單據瀏覽視窗
2以滑鼠或鍵盤uarrdarr鍵挑選要轉入的單據後按《Enter》
3勾選要轉入的品項後按《Y確定轉入》即可
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轉出貨單
確認出貨內容同本張訂單時可按 可將此張訂單直接轉成出貨單
訂貨單轉 Excel 格式 選擇〈F7列印〉如右圖所示按《F6轉 Excel》即可
相關項目客戶基本資料產品基本資料報價作業出貨作業
訂貨資料統計 意義查詢客戶訂貨及交貨情況 可依使用者的需要去設定所查詢時間客戶交貨日期已交貨未交貨及全部可單獨查詢一家或
者是一次查詢多家做為客戶訂貨交貨的依據
操作方式同進退貨資料統計
相關項目客戶基本資料產品基本資料出貨作業訂貨作業
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出貨
出貨作業
意義商品出貨輸入存檔以便查詢送貨量與應收客戶帳款
進入本功能後所出現的是日期最近的一張出貨單據如下圖所示
操作方法請參照 基本功能指引
按『瀏覽』可瀏覽所有的出貨單據
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欄位說明
欄位名稱 欄位說明
出貨日期 通常系統會直接帶出當天的日期若不是當天的出貨則請自行輸入正確
的出貨日期
出貨單號 通常輸入完『出貨日期』按【Enter】鍵後系統會直接帶出『出貨單號』
預設採用出貨日期 + 流水號
客戶編號 請確實輸入本公司是出貨給哪一家客戶此項資料在【收款作業】中有相
關聯
發票號碼 若此張出貨單是有稅額的則需輸入發票號碼若沒有發票則無需輸入
交貨方式 可以下拉選單方式選取請確實輸入
業務人員
在【客戶基本資料】中若已有設定業務規屬在此處會自動帶出業務代號
若沒有設定請自行輸入經辦業務代號此項資料在【員工業績統計表】
有相關聯
訂單號碼 由訂貨單中轉至出貨單的訂單號碼在訂單作業中有詳細的說明
取用預收 對於有預收貨款的客戶直接從預收的金額中支付本筆貨款
倉號 可設定是由哪個倉庫出貨僅限用於多倉版
帳款日期 在【客戶基本資料】中若已有設定帳款日期在此處會自動帶出帳款日期
此項資料在【收款作業】有相關聯
稅前金額 出貨單中未含稅額的小計金額
稅別 在【客戶基本資料】中若已有設定稅別在此處會自動帶出其稅別或可
自行切換其他稅別的計算方式
稅後總額 即〔稅前金額 + 營業稅〕
折扣金額 給予客戶的折扣金額
已收金額 指已向客戶收的「訂金或金額」
未收金額 即〔稅後總額 - 已收金額 - 折扣金額〕
貨單備註 補充欄位中不足的部份或做為某些特殊資料註記
特項功能說明
歷史記錄 《Alt＋4》
按 可將該出貨客戶所有的歷史出貨單據列出來在修改或新增的模式下按 Enter 鍵可
取回再針對差異部份進行修改
單品歷史 《Alt＋5》
按 可針對指定的單項產品的將其出貨記錄列出來在此不分客戶可供比價用
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40
進貨記錄 《Alt＋6》
按 可針對指定的單項產品的進貨記錄可避免出貨的金額低於進貨金額
庫存查詢 《Alt＋7》
按 可查詢各倉庫的庫存量避免無貨可出的情形
多選輸入
可一次勾選多項產品到報價單中加快作業速度
SMS 簡訊發送
可發送簡訊通知該客戶
相關項目客戶基本資料產品基本資料系統參數設定出退貨資料統計應收支票已過期支票
收款作業庫存月銷耗報表盤點作業
出貨退回作業 【8出貨退回作業】與【7出貨作業】的操作方法略同故不重述
相關項目 客戶基本資料產品基本資料系統參數設定出退貨資料統計 應收支票已過期支
票收款作業庫存月銷耗報表盤點作業
出退貨資料統計 意義可直接在此項功能表中查詢出貨及出貨退回的詳細情形而不必再到【7出貨作業】或【8出
貨退回作業】中個別查詢可節省使用者的時間
可依使用者的需要去設定所查詢時間客戶出貨退貨已收款未收款及全部可單獨查詢一家
或者是一次查詢多家做為收款對帳單與收款作業有相關聯
相關項目 出貨作業出貨退回作業
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41
第五章 帳務管理 會計
付款作業
意義此功能是用來記錄付款作業的日期廠商支付類別及沖帳金額以備日後查核
當公司進貨後要付款時則需到此處建立新的付款作業
操作方法
1《新增》依序輸入付款日期登錄人員廠商編號帳款日期後按下【S查詢】會列
出該廠商在帳款日期區間內未付款的單據
註(1)請務必輸入付款廠商否則可能導致查詢不到未付帳款單據
(2)此處帳款日期是指進貨單中的帳款日期若您不確定帳款日期區間可空白不輸入直
接按下【S查詢】會列出所有的未付款單據
2勾選要沖銷的單據並輸入付款的現金金額票據金額等《存檔》即可
註若一筆貨款並非一次沖銷完畢則先在【沖帳金額】的欄位輸入此次要沖帳的金額後再
將該筆單據打勾即可
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42
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
付款日期 系統預設使用當天日期若不是當天日期可自行輸入付款日期
付款單號 通常輸入完付款日期後按【Enter】鍵後系統會直接帶出付款單號預設採
用付款日期+流水號
登錄人員 輸入該筆資料的登錄人員
廠商編號 可按 F10 開啟快速查詢視窗選擇所需的廠商編號
帳款日期 輸入欲查詢的帳款日期區間此處帳款日期是以出貨單中的帳款日期為依據
應付總額 該家廠商在查詢的帳款日期區間中應付帳款總金額
現金金額 輸入付款的現金金額若此筆帳款不是由現金支付則此欄位不需輸入
票據金額 輸入開立支票的金額若此筆帳款不是由支票支付則此欄位不需輸入
其他折讓 輸入折讓的金額
取用預付 取用預付餘額中的金額來沖銷必須在預付餘額欄位中有金額才能做此功
能
累入預付 可預先付一筆帳款分多次沖銷預付的金額則輸入在此處
預付餘額 預付金額中尚可沖帳的餘額
沖帳合計 可用滑鼠勾選欲沖銷的單據號碼系統會自動將總金額統計出來若此次付
款金額與欲沖帳合計金額不符則存檔時系統會出現警示
備註 補充上述欄位中所不足的資料
其他操作說明請參照 基本功能指引
相關項目 廠商基本資料產品基本資料系統參數設定進貨作業進貨退回作業
進退貨資料統計應付支票已過期支票
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43
現金日記帳
意義是對於公司每日現金收支流向的資料管理
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
日期 系統預設為當天的日期及時間 若不是可另行輸入
項目科目 輸入收支的會計科目例如水電費郵電費文具費等等亦可按 F10
或快擊滑鼠二下即可開啟選擇視窗
類別 可選擇支出或收入二種
金額 輸入收入或支出的金額
摘要 可更詳細記錄每筆帳目資金流向的明細和用途當此欄有輸入明細時存
檔後在畫面右邊「註」的框框會有ˇ
註項目科目按 F10 或快擊滑鼠二下可開啟選擇視窗自建較常使用的會計科目片語如
此一來以後輸入現金科目時只需點選即可而不必再另外輸入片語節省操作時間
相關項目其它編號設定
銀行存提作業
意義記錄公司與往來銀行的帳戶情形方便日後帳戶管理
進入後畫面如
做圖所示
畫面左半部是
銀行帳戶瀏
覽右半部是帳
戶存提資料瀏
覽
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44
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
安全餘額 此銀行帳戶的安全餘額此欄與〈銀行基本資料設定〉有相關聯
現在餘額 目前此銀行帳戶中的實際餘額
存提日期 系統預設為當天的日期及時間 若不是可另行輸入
存提單號 通常輸入完存提日期後按【Enter】鍵後系統會直接帶出存提單號預設採
用存提日期+流水號
金額 輸入存提的金額
存提類別 選擇存提的類別有存款支票存款提款及支票付款四種
支票號碼 輸入存提的支票號碼若不是由支票存提則此欄位不需輸入
餘額 建立此存提單時銀行帳戶中所剩餘的可用餘額
其他備註 補充上述欄位中所不足的資料
註在應收(付)支票中所有由此帳戶所開出兌現後的支票金額皆會自動轉入此處
其他操作說明請參照 基本功能指引
重新計算帳戶餘額
若有新增或修改存提單時按下 即可更新該銀行帳戶的現在餘額更便利於隨
時掌握各銀行帳戶中的可動用金額
相關項目 其他編號設定應付支票應收支票
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（收）款作業
意義此功能是用來記錄收款作業的日期客戶收款明細及沖帳金額以備日後查核
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
收款日期 系統預設使用當天日期若不是當天日期可自行輸入收款日期
收款單號 通常輸入完收款日期後按【Enter】鍵後系統會直接帶出收款單號預設採
用收款日期+流水號
登錄人員 輸入該筆資料的登錄人員
客戶編號 可按 F10 開啟快速查詢視窗選擇所需的客戶編號
帳款日期 輸入欲查詢的帳款日期區間
應收總額 該家廠商在查詢的帳款日期區間中應收帳款總金額
現金金額 輸入收款的現金金額若此筆帳款不是由現金收入則此欄位不需輸入
票據金額 輸入收款支票的金額若此筆帳款不是由支票收入則此欄位不需輸入
其他折讓 輸入折讓的金額
取用預收 取用預收餘額中的金額來沖銷必須在預收餘額欄位中有金額才能做此功
能
累入預收 可預先收一筆帳款分多次沖銷預收的金額則輸入在此處
預收餘額 預收金額中尚可沖帳的餘額
沖帳合計 可用滑鼠勾選欲沖銷的單據號碼系統會自動將總金額統計出來若此次收
款金額與欲沖帳合計金額不符則存檔時系統會出現警示
備註 補充上述欄位中所不足的資料
相關項目出貨作業客戶基本資料出貨退回作業應收支票
軟體使用教學手冊
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應（付）帳齡分析表
意義此分析表是用來顯示尚未付清給各個廠商的應付帳款其帳齡分佈在各個設定期間的
統計數據
圖片左邊的日期區間可依使用者的統計習慣去設定設
定好後只需按【設定為預設值】鍵則每次進入系統時
依此設定統計
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
開始廠商 可按 F10 開啟快速查詢視窗選擇欲查詢的開始廠商編號
結束廠商 可按 F10 開啟快速查詢視窗選擇欲查詢的結束廠商編號
帳齡種類 可選擇 1帳款日期或 2銷貨日期二種
報表標題 可選擇 3天數或 4日期二種為報表標題
結束日期 系統會自動帶出當天日期若不是可自行輸入欲查詢的結束日期
相關項目廠商基本資料進貨作業進貨退回作業進退貨資料統計表付款作業
應（收）帳齡分析表
意義此分析表是用來顯示各個客戶尚未付清的應收帳款其帳齡分佈在各個設定期間的統
計數據
操作方式請參照 應（付）帳齡分析表
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
開始客戶 可按 F10 開啟快速查詢視窗選擇欲查詢的開始客戶編號
結束客戶 可按 F10 開啟快速查詢視窗選擇欲查詢的結束客戶編號
帳齡種類 可選擇 1帳款日期或 2銷貨日期二種
報表標題 可選擇 3天數或 4日期二種為報表標題
結束日期 系統會自動帶出當天日期若不是可自行輸入欲查詢的結束日期
相關項目客戶基本資料出貨作業出貨退回作業出退貨資料統計表收款作業
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應收帳款
意義用來顯示某段時間內應收帳款的彙總資料報表
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
帳款種類 可選擇依 1客戶別或 2業務別做為應收帳款報表的依據
帳款日期區間 輸入欲查詢的起迄日期
統計客戶區間 可按 F10 開啟快速查詢視窗輸入欲查詢的客戶編號
統計業務區間 輸入欲查詢的業務編號
報表種類 可自行選擇共有明細表簡要表及應收總表三種報表
是否含前期未
收款之明細
若所查詢的日期區間之前仍有尚未收取的款項則可在此欄位中打ˇ就
可顯示前期未收款之明細
相關項目客戶基本資料產品基本資料員工基本資料出貨作業出貨退回作業出退
貨資料統計表
應付帳款
意義用來顯示某段時間內應付帳款的彙總資料報表
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
帳款種類 可選擇依 1廠商別或 2經辦人員別做為應付帳款報表的依據
帳款日期區間 輸入欲查詢的起迄日期
統計廠商區間 可按 F10 開啟快速查詢視窗輸入欲查詢的廠商編號
統計經辦區間 輸入欲查詢的經辦人員編號
報表種類 可自行選擇共有明細表簡要表及應收總表三種報表
是否含前期未
付款之明細
若所查詢的日期區間之前仍有尚未付清的款項則可在此欄位中打ˇ就
可顯示前期未付款之明細
相關項目廠商基本資料產品基本資料員工基本資料進貨作業進貨退回作業進退
貨資料統計
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票據
應(付)支票
意義可沖銷應付帳款中所有由支票給付的記錄節省會計人員作帳以便查詢核對廠商的
帳款
進入本功能後出現所有應付票據資料視窗以票據到期天數作為循序排列條件
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
開票日期 系統預設使用當天日期若不是當天日期可自行輸入開票日期
支票類別 支票的種類此處為應付支票
支票號碼 開立支票上的號碼
支票金額 開立支票上的金額
來源單號 輸入這張支票是要沖銷哪一張【付款作業】中的進貨單號
廠商編號 可按 F10 或 鍵開啟快速查詢視窗選擇所需的廠商編號
廠商名稱 廠商編號選定後會自動帶出該廠商名稱
到期日期 開立支票上的到期日期
兌現日期 這張支票預計何時會兌現的( 因有時票據的交換需時 1~3 個工作天金額
才能真正入帳)
票據狀態 目前票據的狀態有未兌兌現退票作廢領取及其他共六種
開票銀行 選取開立的支票銀行 若尚未設定請至【其他編號設定】中的銀行基本資料設定
銀行名稱 開票銀行選定後會自動帶出該銀行名稱
其他備註 補充上述欄位所未提到的
未兌支票總額 系統會自動統計所有未兌現的支票張數及總額
其它說明
支票簽回單
點選《列印》即可列印支
票簽回單若要更改表單
字頭字尾請參照 按鍵說
明
相關項目進貨作業已
過期支票付款作業
軟體使用教學手冊
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應(收)支票
意義可沖銷應收帳款中所有由支票收款的記錄以查核客戶的帳款
進入本功能後出現所有應收票據資料視窗以票據到期天數作為循序排列條件
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
收票日期 系統預設使用當天日期若不是當天日期可自行輸入收票日期
支票類別 支票的種類此處為應收支票
支票號碼 應收票據上的支票號碼
支票金額 應收支票上的金額
來源單號 輸入這張支票是要沖銷哪一張【收款作業】中的出貨單號
客戶編號 可按 F10 或 鍵開啟快速查詢視窗選擇所需的客戶編號
客戶名稱 客戶編號選定後會自動帶出該客戶名稱
到期日期 應收支票上的到期日期
兌現日期 這張支票預計何時會兌現的 (因有時票據的交換需時 1~3 個工作天金額才
能真正入帳)
票據狀態 目前票據的狀態有未兌兌現 託收轉讓退票票貼及其他共七種
開票銀行 應收票據上開立支票銀行的帳號
開票銀行 應收票據上開立支票銀行的名稱
託收銀行 選取開立的支票銀行 若尚未設定請至【其他編號設定】中的銀行基本資料
設定
託收銀行 開票銀行選定後會自動帶出該銀行名稱
其他備註 補充上述欄位尚未提到的
其他操作方式與應付支票作業相同
相關項目 出貨作業收款作業已過期支票
軟體使用教學手冊
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已過期支票
意義所有已過期的支票皆會轉入此視窗方便會計人員查詢核對
過期支票瀏覽列出所有過期支票（應收應付）可依需求排列如名稱開票日期兌
現日期銀行hellip等（本功能為整合上述rdquo應付rdquordquo應收rdquo二項支票作業所產生的資料
對照表）
註此處只能做查詢的動作並不能做新增或修改的動作
相關項目 應付支票應收支票
應(收)票批次兌現
意義可一次將單張或多張應收票據轉兌現並將兌現的支票轉入已過期支票中
按鍵說明
欄位名稱 欄位說明
全選 將所列出的支票全部選擇為要兌現的狀態
全不選 將所列出的支票全部選擇為要非兌現的狀態
兌現轉入過期支票 將已選擇的支票轉成兌現狀態並將支票轉入過期支票中
相關項目應收支票銀行存提作業
應(付)票批次兌現
意義可一次將單張或多張應付票據轉兌現並將兌現的支票轉入過期支票中
操作方式請參照 應(收)票據批次兌現
相關項目應付支票銀行存提作業
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51
應收票齡分析表
意義此分析表是用來顯示已收未兌現的應收支票其帳齡分佈在各個設定期間的統計數據
圖片左邊的日期區間可依使用者的喜好去設定設定
好後只需按【設定為預設值】鍵則每次進入系統時
依此設定統計
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
開始客戶 可按 F10 開啟快速查詢視窗選擇欲查詢的開始客戶編號
結束客戶 可按 F10 開啟快速查詢視窗選擇欲查詢的結束客戶編號
報表標題 可選擇 1天數或 2日期二種為報表標題
結束到期日 系統會自動帶出當天日期若不是可自行輸入欲查詢的結束日期
相關項目應收支票
應付票齡分析表
意義此分析表是用來顯示開立給各個廠商的未兌現應付支票其票齡分佈在各個設定期間
的統計數據
操作方式請參照 應收票齡分析表
相關項目應付支票
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52
第六章 庫存管理
期初開帳程序
1進貨
第一次使用時本系統時將基本資料建立完成後首先利用【進貨作業】將所有產品均做首
次進貨並且將已付款的進貨單據沖銷
註亦可利用庫存調整單將所有產品數量及成本鍵入或者利用盤點作業進行盤點後將盤點
量轉入現有量必須要注意的是若您選擇使用盤點轉入的方式系統將無法自動抓取產品成
本
2由產品基本資料中作期初開帳
至產品基本資料中按(Alt+F 鍵)將可以產生庫存的
期初開帳資料
按《確定》後將自動轉入期初
庫存日消耗異動表
意義驗證庫存量的正確性且可以將驗證後的正確量寫入現有量
(1) 當日消耗表列出查詢日期當天的庫存數量
變動情況用來驗證庫存量的正確性
(2) 逐日銷耗表列出前一次結轉日至查詢日期
當天的庫存數量變動情形用來驗證庫存量
的正確性另可將計算後的實際現有量寫入
帳面量(產品基本資料中的現有量)
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53
庫存月消耗異動表
報表意義列出查詢當月份的庫存數量變動情形用來驗證庫存量的正確性另可將計算
後的實際現有量寫入帳面量(產品基本資料中的現有量)並作轉入產生下月期
初量
使用時機每月底結束營業後或每月初開始營業前
操作方式
1)檢視庫存月銷耗表上的異動資料及現有量是否均正確當計算後存量與目前帳面存
量不符時會以黃色警示
2)確認無誤後按下 出現如下視窗再次確認
注意產品基本資料中的現有量將會被庫存月銷
耗 表 中 的 現 有 量 取 代因 此 請 謹 慎 使 用 結 轉 功 能
C)若產品進出異動量不正確請利用庫存調整單
做調整後重新執行步驟 A)~ B)
後記
庫存量又有問題了 怎麼都跟架上物品不符 相信大多數人都有這樣的心聲
很多使用者的觀念上總是認為庫存只要交給電腦來管理庫存量一定準確殊不知電腦軟體
有可能發生不可預期的結果(程式暇疵或使用中突然的斷電當機)或是產品管理不當導致失
竊或是破損或是產品擺設到不正確的位置都有可能使得電腦中的庫存量異常所以在庫存管
理中盤點變成了一項非常重要的工作
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庫存調整單
意義當帳上的庫存量與實際庫存盤點的結果不符時即可利用此功能來調整帳上的庫存量
及成本
在〈C進出貨〉選擇【C
庫存調整單】如圖可
按《新增》《修改》
《查詢》或《刪除》鈕
更動關於調整庫存的相
關資料
按《瀏覽》進入庫存調整
單據瀏覽
操作方法
庫存調整單中的「數量」欄位應輸入實際庫存量與帳面現有量的差異量
作庫存調整時若目前某產品在系統中的現有量為 10 個但實際上賣場中只剩 8個則在
數量的欄位中輸入-2即可將系統中的現有量調整為 8個
若使用者無進貨作業的動作卻想要統計出產品的銷售成本及利潤可直接在此處輸入產
品的成本或覺得目前系統中的平均成本不正確亦可自行修改
註盤點作業中若有盤差或盤盈時會自動產生一張盤點調整單
其他操作方式請參考基本操作方法
相關項目產品基本資料盤點作業
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盤點作業
意義盤點各倉的庫存量以便管理可避免庫存太多或不足節省公司無謂的支出
有關庫存量的準確性一直為各行各業及門市經營管理者所困擾即使使用電腦軟體一樣產生
庫存量不準確的情事皆因方法錯誤或關念的偏差導致
在庫存做盤點前有些前置工作若準備充足則可收事半功倍之致
A盤點的前置工作
1 貨架上物品的擺設是否整齊乾淨
2 貨架的分類是否明確並且標示清楚
3 待進貨瑕疵物品異常品是否與陳列區清楚區分
4 人員的物品熟悉度及教育訓練是否充足
B盤點實施要點
1 全面盤點(期初期末盤點)或循環盤點
2 盤點的開始時間及預計結束時點
3 人員編組及人力分派
4 列印盤點單(可利用盤點機)
5 盤點機轉入或人工鍵入盤點數量
6 列印盤點報告單(盤盈盤損表)
C檢討此次盤點作業及問題研究
在【F系統支援】選擇【盤點作業】的選項會出現最近一張單據
操作方法
1由盤點機盤點
新增一張盤點單將盤點量輸
入盤點機再按
鍵直接將盤
點機中的資料傳送到系統
中按下 鍵即
可完成盤點作業
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2由人工手動盤點
A)新增一張盤點單按《A盤點產品轉入》鍵選擇欲盤點的產品編號可依全部產品廠
商產品類別儲放位置產品編號及庫存數量共六種選擇方式選擇所需的產品或者用
《新增明細》的方式輸入要盤點的品項接著按下《F3存檔》
B)按下《F7列印》報表選擇為「盤點單」列印出盤點單由人工盤點並將盤點量寫在盤點
單上
C)進入盤點作業點選《修改》將盤點量輸入系統中按下《存檔》後再按《轉入現有量》
鍵即可完成盤點作業
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
盤點日期 系統預設使用當天日期若不是當天日期可自行輸入盤點日期及時間
盤點單號 通常輸入完盤點日期後按【Enter】鍵後系統會直接帶出盤點單號預設
盤點人員 輸入該筆資料的盤點人員
盤點備註 補充欄位中所不足的資料
盤點倉號 選擇欲盤點的倉號 (多倉版)
《 Alt+A 》盤點產品轉入
按 可針對特定部份產品或廠商選取所需
的盤點商品
1先選擇轉入依據
2輸入起始編號及結束編號
3按下《Y確定》便可將符合條件的產品加入到盤點單中
《 Alt+B 》盤點機輸入
按 可先由盤點機盤點再直接
將盤點機中的資料傳輸到系統中可節省再輸入一
遍的時間
轉入現有量
當盤點完後且已經將盤點數量輸入至系統中後此時可按 鍵將盤點量轉入現有量
且同時在【庫存調整單】產生一張盤盈盤虧單即可完成盤點作業
相關項目產品基本資料員工基本資料庫存調整單
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第七章 系統支援
密碼設定
意義本設定首重資料保全功能系統依使用者名稱及密碼選擇性的開放系統功能可確
保資料的隱密性預防一些重要資料外流而設定通行密碼可依特定人員使用密碼才能執
行
進入時需輸入您的使用者密碼才有權限進入密碼設定中去新
增或是修改此設計目的在於防止管理者離開時他人趁機擅自
修改帳號權限
新增 增加完使用者名稱及密
碼後再設定使用功能明細（打
ˇ者為開放本項功能）
成本顯示若沒有打ˇ則該使
用者進入後台時基本資料的產
品欄位成本相關欄位則不顯示
備份作業
意義將所有資料另存一份應注意不要備份在同一部硬碟（以免硬碟實體損壞）同時為
保障資料安全應自訂備份期間如每週三六各一次
選定備份的目錄位置按下《開始備份》
鍵後即可完成備份作業
建議您在備份的檔案名稱 Data 後再加上
備份日期以避免備份資料太多產生混淆
註選擇備份路徑時需注意資料夾的名稱
應避免為空白或包含特殊符號如
gtlt$hellip等
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資料重整
意義當系統在操作途中因發生停電不正常關機或硬體發生故障而故造成系統資料中異常
現象導致資料毀損可利用本功能做一資料維護
注意執行資料重整時務必讓其他工
作站或前後台離線
編碼更改
意義因本系統中所有基本資料的編號只要存檔後就不能做修改的動作故在此設立一
個修改編號的程式
註因為基本資料中的編號會跟進銷貨產生連動關係為保持舊有歷史資料的正確性所以
更改編號時須在此更改以保持資料的完整若您要修改基本資料時請先到【2備份作業】
做資料備份的動作避免系統在編修的過程中發生停電或不明原因當機而造成資料流失
操作方法
1選擇欲修改的編號之資料
庫有客戶廠商產品員
工及產品類別資料檔共 5種供
選擇
2用滑鼠或按 F10 在原編號的
欄位上選擇欲更改的編號
3直接在新編號的欄位上輸入
新的編號
4按下《確定更改》鍵即可
完成編號更改的動作
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系統顏色修改
意義覺得系統中預設的顏色不喜歡嗎想自創風格時可利用本功能修改畫面使用者可依
個人喜好修改使用的畫面其中必須注意的是修改畫面確定後按 Y 儲存設定 要先
離開本系統再重新進入本系統才能生效
若欲更換背景圖片圖
片格式可
為jpggifbmphellip
等檔案格式
改亂了可按系統預設
值變回原來樣式
行事曆管理
意義經常忘東忘西的寫在紙條上麻煩又不容易找利用本功能吧啟動系統時會提醒哦
操作方法
1 點選《新增》後輸
入事件日期時
間對象地點
事由事項的欄位
可註記細節事項
2 勾選事件提醒方
式若沒勾選便不
會出現提醒的訊
息
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名片簿管理
意義可將重要的電話或經常聯絡朋友記錄在此容易找尋又不會丟可分類還有多項
詳細資料欄位可供利用
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
名片分類 可點選 開啟客戶分類的快選視窗
電子信箱 若有輸入 E-Mail 帳號則按下 可直接連結至 Outlook 發送信件
其他備註 補充欄位中不足的說明或做為某些特殊資料註記
選擇發送簡訊功能時可自動帶入行動電話號碼
操作方法請參照 基本操作方法
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產品停用啟用處理
意義將產品基本資料中已經停產或停售長時間不使用的產品資料作停用處理可加快搜
尋的速度也增加盤點補貨等工作的效率若日後進貨時新進產品的條碼與停用產品
條碼相同時系統會出現警告訊息可直接將產品恢復續用
操作方法
1 產品停用
A)將欲停用的產品打勾勾選的品項會列在右上方的挑選清單列中確認後點選《停用》
停用的產品會列在下方的〈停售或停用之品項〉中
B)直接在產品基本資料中刪除的品項也會自動被系統列到停用產品中喔~
2 產品啟用
在欲恢復續用的產品上按一下滑鼠右鍵選擇《Y產品續用恢復》確認後該筆資料會
回復到產品基本資料中恢復續用的產品庫存量售價成本等均會歸零若要查看過去
的歷史進貨紀錄及銷貨分析請利用〈歷價〉及〈分析〉的功能
相關項目產品基本資料
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產品成本重算
意義若於系統使用時發生停電或當機或硬體故障情形而造成平均成本有異常之情形可
利用此作業將平均成本重算
可選擇年或指定月份計算確
定無誤時可利用寫入功能將
目前平均成本更新
若平均成本重算後有發生的情形則執行《W將計算之平均成本寫入》後必須利用 資
料偵錯 功能將異常的產品資料修復接著再到產品基本資料中利用〈歷價〉重新寫入成本
相關項目產品基本資料資料偵錯
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資料偵錯
意義藉由資料偵錯系統來偵測錯誤的資料再加以修復是屬於軟體異常控管的一項重要功
能有如 Windows 中的磁碟偵錯功能
操作方法
選擇客戶資料檢測編號是否重 覆及累積點數預收金額數值溢位等異常檢測
選擇銷貨資料檢測編號是否重覆及小計金額銷貨成本數值溢位等異常檢測且可將銷
貨成本以目前平均成本置換但此項功能需在已驗證過產品資料且無異常的情況下才能進
行
選擇廠商資料檢測編號是否重 覆及異常資料偵錯
選擇產品資料檢測編號是否重 覆及最近進價平均成本及售價數值溢位等異常檢測
選擇進貨資料檢測編號是否重覆及異常資料偵錯
選擇訂貨資料則會重新計算產品檔中的被訂購量
選擇倉庫資料重新分析產品檔及倉庫檔中的庫存關聯結構並自動將錯誤修復
以上各個資料檔檢測後若有異常情形出現只需按《自動修復錯誤》鍵即可完成資料偵錯
修復的動作
軟體使用教學手冊
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用戶使用記錄
意義可記錄各用戶進入系統的日期及時間及使用哪個功能表做哪些動作避免在多人
使用狀況下無法查到資料修改或刪除是由何人做的
流量統計
依據系統登入用戶別統計各動作的操作次數
在桌面上建立捷徑
意義當桌面上安裝的捷徑不小心刪除或在一開始安裝軟體時沒有建立捷徑皆可利用此功
能輕鬆在桌面上重新建立捷徑再也不用擔心找不到執行路徑
操作方式
1輸入前台工作站號若是單機版則不需輸入
2直接點選《1建立後台管理捷徑》或《2建
立 POS 前台捷徑》就會在桌面上自動建立捷徑
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備份還原
意義當您發現銷售前台進入後出現錯誤代碼或存檔後交易紀錄無法存入時代表銷售資料
庫已經遭受毀損備份還原能夠幫助您將資料還原到您最後一次做備份的狀態
1 請先將執行資料備份並記下您的備份目錄位置操作方式請參照 備份作業
2 請放入安裝光碟重新安裝或至我們的網站 wwwhiposcomtw 下載試用版本（切記版
本必須相同）
註請確定所有工作站或前台均已離線且無其他軟體正在執行
無需移除原本的軟體直接執行安裝即可
3 請至[開始][程式集][叡鴻 Hipos 軟體系列]點選[備份還原]或至電腦中的 csalewin 中
點選 備份還原exe 如圖所示選取您的備份目錄位置後點選《S開始還原》即可
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第八章 附件 其他技術支援
報表格式修改
利用 HiPOS 軟體中的報表系統工具可以自行修改報表的格式
系統工具的開啟方式
1《開始》rarr《程式集》rarr《叡鴻 HiPOS 軟體系列》rarr《報表系統工具》
2到電腦 csalewin 資料夾中將〈系統工具exe〉點滑鼠左鍵兩下開啟
自訂列印紙張大小
開啟系統工具後選擇要修改列印格式的報表後將紙張規格分別填入高度寬度上邊界
左邊界即可
例如原本是 A4(290210mm)格式要改
成列印中一刀格式直接修改高度
140寬度 210 就可以囉~
修改報表內容
1開啟系統工具後先選擇要修改的報表再按《修改報表》
2若要修改報表內容的位置以滑鼠圈選要移動的範圍後以larruarrdarrrarr移動或直接以滑鼠拖
曳至您預定的位置即可
3若要修改或增加文
字則先點選 報表控
制項工具列 上的
一下接著點一下要
修改的文字或要新增
文字的位置即可編
輯文字
4修改完成後點選
左上角的《檔案》rarr
《儲存》
軟體使用教學手冊
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自訂瀏覽視窗表格樣式
意義因為使用者的螢幕大小及解析度設定的不同在瀏覽視窗中難免發生表格橫向欄位太
大或太小導致於查看資料時的不方便HiPOS 提供了自訂表格樣式的功能讓使用者調整好
欄位後可以存檔方便日後查看
操作方法
1將滑鼠移動到要調整的欄位框上會出現 符號以滑
鼠拖曳即可調整欄位大小
2調整好後如圖在內容的任一位置上按一下滑鼠右鍵選擇《儲存表格樣式》若是儲
存後不滿意可以選擇《恢復預設值》
滑鼠右鍵功能選單
意義建立資料時若已經有其他檔案格式的資料存在方便
複製貼到 HiPOS 軟體中
在 HiPOS 軟體中當欄位為可編修狀態下時可以按一下滑鼠
右鍵便能呼叫功能選單(複製貼上剪下)
看完了使用手冊仍然無法解決您的問題嗎本公司提供了多元的諮詢管道
本公司網站技術支援httpwwwhiposcomtw 文件知識庫
電話諮詢07-7030898
傳真專線07-7032066
E ndash Mail Servicehiposcomtw
公司地址高雄縣鳳山市 830 埤北路 81 號
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庫存管理
基本庫存管理功能操作說明
標準作業流程
產品現有數量
產品基本資料中的現有數量欄位系統會自動依照進貨及銷貨統計並隨時更新產品現有量
因此為了保持現有量的正確性及產品成本的準確度請勿直接從產品基本資料的現有數量欄
位修改現有量
進貨作業
進貨時確實輸入正確的進貨量要留意進貨單位是否正確進貨及進貨退回時產品的庫存
量都會自動增減
庫存調整單(HiPOS-Light 版無此功能)
（一）使用時機
1 某產品的數量因毀損失竊hellip等非進貨及銷售而短缺或增加導致需要調整產品的現
有量時
2 由盤點作業中執行盤點量轉入現有量時若有差異量系統會自動產生一張庫存調整
單
（二）操作方式
1 進入【C進出貨】 rarr 【庫存調整單】
2 點選 【新增】rarr輸入日期單號經辦人員備註
3 點選 【新增明細】 rarr輸入【產品代號】
4 輸入【數量】是指實際數量與產品現有量的差異量例如 A產品實際量為 10 個產品
基本資料中的現有量為 8個兩者的差異量為 10－8＝+2數量的欄位輸入 2若 B產
品的實際數量為 15 個產品基本資料中的現有量為 20 個則差異量為 15－20＝-5
數量的欄位便輸入-5
5 點選【存檔】後產品現有量便會隨著調整
（三）附註
HiPOS-Light 版若平時發現產品數量有錯誤請直接利用【盤點作業】的轉入現有量功
能來調整產品的現有量
軟體使用教學手冊
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庫存日消耗表
（一）當日消耗表列出查詢日期當天的庫存數量變動情況用來驗證庫存量的正確性
（二）逐日消耗表列出前一次結轉日至查詢日期當天的庫存數量變動情形用來驗證庫存
量的正確性另可將計算後的存量寫入帳面量(產品基本資料中的現有量)
（三）使用時機每日營業結束利用庫存逐日銷耗表檢驗庫存正確性
庫存月消耗表
（一）報表意義列出查詢當月份的庫存數量變動情形用來驗證庫存量的正確性另可將
計算後的實際現有量寫入帳面量(產品基本資料中的現有量)並轉入產生下月期初量
（二）使用時機每月底結束營業後或每月初開始營業前
（三）操作方式
1 檢視庫存月消耗表上的異動資料及現有量是否均正確當計算後存量與目前帳面存量
不符時會以黃色警示
2 確認無誤後按下 出現如下視窗再次確認
盤點作業
（一）盤點前置作業
1 貨架上物品的擺設是否整齊乾淨
2 貨架的分類是否明確並且標示清楚
軟體使用教學手冊
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3 待進貨瑕疵物品異常品是否與陳列區清楚區分
4 人員的物品熟悉度及教育訓練是否充足
（二）操作方式
1 進入【F系統支援】rarr【盤點作業】rarr【新增】rarr輸入日期單號盤點人員備註
2 在【產品代號】輸入要盤點的產品rarr【存檔】rarr【列印】選擇【盤點單】
3 進行人工盤點工作
4 進入【盤點作業】rarr【修改】rarr在【盤點數量】輸入實際盤點數量rarr【存檔】
5 選擇【轉入現有量】即可將盤點量轉入到產品基本資料中的現有量
（三）操作秘訣
2 利用【新增明細】可一項項將要盤點的產品輸入
3 利用【盤點產品轉入】可以選擇一次將所有產品輸入或者依照廠商別產品類別儲
放位置產品編號輸入
4 務必確實將盤點量輸入盤點單的「盤點數量」欄位中盤點數量請勿輸入負數
（四）盤點要點
1 全面盤點及循環盤點除了期初或期末的全面盤點之外應固定每隔一段時間做循環
盤點循環盤點可以依照產品類別儲放位置或者產品編號等等例如固定每個月作
一次循環盤點第一個月盤點第一排貨架的商品第二個月盤點第二排貨架的商品
2 盤點時效盤點開始到盤點結束的時間盡量不要超過預定時程為了防止盤點錯誤應
避免盤點期間同時進貨銷售盤點完畢應即時將盤點量轉入現有量
3 盤點差異量軟體系統中的現有量欄位嚴格來說是帳面上的產品數量而盤點量則是
實際庫存的數量軟體操作過程有疏失產品瑕疵失竊及盤點錯誤等許多因素均
可能導致帳面上的數量與實際庫存不符的情況因此有盤差是可以被接受的但若差
異量太大時管理者便應觀察是哪個環節出了問題
軟體使用教學手冊
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上線一段時間後初次執行盤點作業或庫存日月銷耗表
說明
1過去進貨或庫存有異時均直接修改產品現有量
2使用一段時間後才執行庫存月銷耗表結轉
3更新版本或重新安裝執行資料備份還原或者它系統資料轉檔匯入
上述情況可能會發現期初量都是 0以致計算後存量與帳面存量產生極大的誤差
作業流程
期初開帳作業
（一）使用時機
1 初次使用者
2 已經上線一段時間的使用者
3 更版或重新安裝系統後執行備份還原的使用者
4 產品現有量正確而庫存日月銷耗表中的現有量完全不對者
（二）操作方式
1 進入【A基本資料】rarr【產品基本資料】確認產品現有量均為正確的數量
2 按【Alt+F】開啟庫存量期初開帳作業視窗rarr選擇「轉入期初月份」rarr【確定】
3 此一動作可以根據產品基本資料中的現有量去重新計算出庫存日月銷號表中的現有
量並且反算出期初量
軟體使用教學手冊
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常見 QampA
產品基本資料中的現有數量與實際庫存量不符合
1 僅有少數幾項產品的庫存量不符時可利用「庫存調整單」做調整
2 多項產品的庫存量不符時利用「盤點作業」並將盤點量「轉入現有量」
3 每日營業結束時可利用「庫存逐日消耗表」核對產品庫存量並將正確量寫入現有量
4 檢視產品-進出異動表可查明是否有單據數量錯誤
產品現有量不會隨銷售或進貨變動
1 執行資料重整
2 檢查前台 Alt+F5 銷售記錄是否正常若銷售存檔後無銷售紀錄或者銷售明細僅有時間及
金額代表資料庫已經損壞
3 檢查銷售及進貨時的產品編號是否一致
4 檢查產品基本資料中產品是否有重複建檔換言之相同的產品名稱是否有兩個不同的
產品編號
庫存日月消耗表中的期初量為零導致統計後的現有量錯誤
1 發生原因沒有將上月底的庫存作結轉寫入本月期初
進入【庫存月消耗表】rarr列印年月輸入上個月份rarr執行結轉
2 發生原因Ⅰ曾經從產品基本資料中的現有量欄位直接修改數量
Ⅱ更版或備份還原後沒有執行期初開帳的動作
進入產品基本資料執行【Alt+F 期初開帳作業】
3 當月底營業結束時請檢視庫存月消耗表核對庫存量並執行結轉的動作將正確量寫入現
有量及寫入次月期初量
庫存日月消耗表中的調入量與實際調整的數量不符合
1 發生原因盤點作業轉入現有量時重複執行轉入現有量的動作
2 進入【庫存調整單】rarr點選【瀏覽】尋找備註中盤點轉入單號重複的資料
3 刪除重複的調整單即可
利用盤點量轉入現有量卻發現某些產品仍然與實際庫存量不符合
1 發生原因 盤點數量錯誤
盤點作業中盤點數量輸入錯誤
營業時間進行盤點工作盤點後到轉入現有量的過程中產品銷售出去而未作
調整
2 利用「庫存調整單」調整現有量
3 HIPOS-Light 版利用「盤點轉入現有量」作調整
軟體使用教學手冊
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已經將盤點量轉入現有量之後發現盤點時數量點錯
1 利用「庫存調整單」調整現有量
2 HIPOS-Light 版利用「盤點轉入現有量」作調整
連續數月都有做庫存月消耗結轉但庫存月消耗中某些產品的現有量卻總是有誤差
1 發生原因每個月結轉的時間點有誤
2 進入【庫存月消耗表】rarr列印年月輸入本月份rarr列印出該張報表或記下該報表的ldquo期初
量rdquo
3 重新進入【庫存月消耗表】rarr列印年月輸入上一個月份
4 比較本月份的ldquo期初量rdquo及上個月份的ldquo現有量rdquo是否相同若上個月份的現有量比本月
份的期初量少代表上一個月結轉之後仍有作銷售或調整
例如430 下午 200 做結轉將正確量寫入下月期初（產生 5月份的期初量）但是 430
下午 300 又陸續作了銷售或調整庫存量
5 做法
盤點機盤點時架上無庫存的 產 品 會 漏 盤
新增盤點單時選擇【盤點產品轉入】將全部產品轉入並將【盤點數量】全部修改為 0
將盤點機中的資料轉入該盤點單存檔後將盤點量轉入現有量
4 月
5 月份
軟體使用教學手冊
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選購模組功能簡介
簡訊 SMS 發送模組
SMS 簡訊發送功能透過網際網路直接由 HiPOS 軟體系列中發送簡訊至客戶的行動電話能夠達
到迅速確實即時傳遞訊息及行銷的效益
HiPOS 門市及進銷存 v6 以後都可使用免申請儲值後馬上開通
功能特色
1 低廉的發送費用
一般使用手機發送簡訊每通大約 $25~ 35 之間使用 HiPOS SMS 每通只要 11~13 之
間足足省了 50
2 搭配 HiPOS 軟體分析有效客戶發送
利用 HiPOS 的各項統計如累積點數已購商品累積消費金額生日等等的各項數
據做有效的簡訊廣告行銷並且會自動過濾重覆的電話及統計發送的通數
應用 1 生日到時發送祝賀簡訊並告知來電優惠方案
應用 2 廠商新商品推出時可過濾已購買同類商品的客戶清單做簡訊廣告發送hellip更多應用
等你來發掘
3 大量簡訊發送
除了對單一客戶發送簡訊外大量發送簡訊的功能可同時對多個客戶行動電話號碼發送簡
訊
4 簡訊發送時效性佳
簡訊發送後正常情況下約 3~10 秒鐘就可即時將簡訊傳送到客戶手機重要訊息不怕客戶
收 不 到 若 因 故 對 方 無 法 接 收 將 會 自 動 重 發 直 至 發 送 成 功 或 滿 24 小時止
5 常用訊息片語編輯
「常用訊息」功能可以編輯儲存常用的簡訊內容可以加快編寫簡訊的速度
6 預約發送
可自定要發送的時間時間到才發送簡訊更有效率的廣告效益
軟體使用教學手冊
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單一簡訊發送
在會員基本資料廠商基本資料員工基本資料中
按下 即可發送簡訊
大量簡訊發送
﹝統計報表﹞rarr﹝C會員郵寄標籤大量簡訊﹞依照
條件選擇要發送簡訊的對象後點選《S發送簡訊》
即可將簡訊發送到所選擇的對象
軟體使用教學手冊
4
第一章 Hi-POS 進銷存管理系統簡介
軟體特色
HI- POS 進銷存管理系統for Windows 9598NT2000XP 可以充分發揮 Windows 作業平台的多工
環境真正視窗環境操作各項目功能可隨時切換輕鬆管理商品庫存及各銷售員業績並提供商
品銷售排行毛利率排行業績排行廠商貢獻度等報表讓你對公司的營業狀況更瞭若指掌更提
供商品自動比價功能進貨補貨輕鬆方便 並可使用條碼機及盤點機於進出貨上更可搭配 POS 前台做門市銷售功能並支援產品的自編碼
國際條碼原廠料號注音簡碼等以方便各類產品之輸入系統更可透過網路連線監控並管理多家
分店(多倉)的庫存量(連線版)
系統需求
Microsoft Windows 98Windows NT 2000XPVista 等作業環境
建議硬體配備
Pentium II 800 以上 CPU
記憶體 64 MB 以上若使用 Windows XP 以上平台建議 512MB 硬碟空間 200 MB Free
網路版本則可選擇 Windows NT2000XPVista 或 Server 2003 環境
軟體使用教學手冊
5
可選購週邊
光罩式條碼掃瞄器
鍵盤介面隨插即用
品質優良判讀輕鬆
超高相容性
掃瞄速度每秒達 100 次
故障率低
真正物超所值
電子智慧錢櫃
「CR 系列電子錢櫃」是 POS 專用錢櫃
可確實得知收銀員開錢櫃次數有效地減少收銀員舞弊
可調式間格區分零錢紙鈔適合收受現金頻繁的行業
免開錢櫃大鈔投入口更加安全零風險
鑰匙三段式設計(1電腦開啟 2鑰匙開啟 3鎖死)
發票機
搭配堅固耐用的 EPSON 機心故障率低適合來客數多的賣場及
百貨公司
補蓋店章功能
提供 WIN98NTXP 等 Driver
可透過 RS232 控制不受平台限制
榮獲各大百貨公司的青睞
可程式化中文收銀鍵盤
可直接使用不需另接 PC 鍵盤
標準 keyboard 介面可另選 RS-232 介面
不使用 TSR 可避免應用程式軟體衝突
支援所有的文數字及符號的字元
255 ASCII codes 支援所有 IBM 特殊鍵(Shift Ctrl Alt Esc
etc)
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6
盤點機（資料收集器）
功能強體積輕巧堅固耐用之工業級手持式資料收集器
符合工業化防塵防水 IP 54 之標準
具 15 公尺自由落體耐摔防護
內建條碼掃瞄器
大型 LCD 顯示螢幕
文數字鍵盤資料輸入快速方便
重量僅有 245 公克非常適合長時間工作或女性使用者
熱轉式條碼列印機
熱感熱轉兩用203dpi
列印寬度左右 104cm列印速度每秒 3 英吋
多國語言原廠 Window 排版軟體操作簡單
支援各種條碼種類及 pcx bmp jpg 等圖檔
銅版紙熱感紙合成紙(PVC珍珠龍消銀龍)卡紙布標等
都可列印適用於各行各業
TTP-243E 國產輕型條碼列印機功能媲美進口機種價格卻只
有進口機種的三分之一並隨機附送進口機種所沒有的中文排版軟
體
中文價格顯示器
獨立型顯示器
可調節視角及旋轉人性化設計
中文四行背光式(冷光)LCD字幕清晰
可顯示中文的品名及價格讓客戶清楚知道結帳物品的價格
避免貼錯條碼賣錯價格減少消費糾紛
中文收據機（出單機）
熱感式列印機
高速列印
操作簡便
直接投入式紙槽換紙快速
POS 週邊產品產類繁多歡迎來電洽詢
亦可參考我們的購物網站 httpwwwhiposcomtwshop
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7
第二章 基本功能指引
不知道如何使用 Hi-POS 進銷存管理系統嗎跟著以下說明一個步驟一個步驟進行你會發現
每一項作業都變得很簡單喔
軟體安裝
1 將 HiPOS 軟體光碟放入光碟機選擇《軟體安裝》接著選擇您所買的軟體別《HiPOS 進
銷存管理》進行安裝
2 如右圖點選《下一步》接著選擇
《是 Y》接受授權合約
3 依照畫面指示點選《下一步》繼續執
行安裝直到安裝完成即可
4 請將光碟盒內所附的 USB KEY 插入電腦的 USB 埠
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8
啟動
第一次啟動用戶名稱為 123密碼為空
白進入後請馬上到【F系統支援】之
【1密碼設定】去設定自己的使用名稱與
密碼往後進入系統僅需輸入自己設定的
用戶名稱與密碼即可
操作介面
以下為系統常用功能操作說明本系統於整體操作上採精簡操作原則直接多重輸入模式(鍵
盤滑鼠)可依個人習慣選擇輸入介面(亦可同時使用)
注意請詳細閱讀主畫面的各項詞句名稱
進入系統畫面
快速工具列的作用在於不用進入選單而
直接點選進入
除非你自行更改顏色設定值否則系統
預設顏色值代表的意義如下
一般瀏覽模式
目前所停留欄位可輸入(新增或編修模式)滑鼠右鍵可開啟編輯功能選項
作用欄位可按 F10 或點滑鼠左鍵兩次開輔助視窗
輔助視窗選擇按鈕
使用要領
1使用滑鼠操作進入系統畫面我們可以使用滑鼠直接點選
2使用鍵盤若操作者比較熟悉鍵盤【Alt】按著不放再按相對的英文字母就會開啟下
拉功能視窗用【larr】【rarr】鍵控制左右移動光棒選擇功能視窗再用【uarr】【darr】鍵移
動功能選項光棒選好後按【Enter】即可進入
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9
按鍵說明
圖 示 按 鈕
鍵盤快速鍵 【Ctrl + Home 】 【Ctrl + larr】 【Ctrl + rarr】 【Ctrl + End 】說 明 資料第一筆 資料上一筆 資料下一筆 資料最後筆
圖 示 按 鈕
鍵盤快速鍵 【INS】 【Enter】 【F2】 【F8】 【DEL】 【F7】 【F3】
圖 示 按 鈕
鍵盤快速鍵 【F9】 【F12】 【Alt+A】 【Alt+P】
〈INS〉新增資料
按【Insert】鍵或將滑鼠游標移到 按滑鼠左鍵點取即可新增資料
〈Enter〉修改資料
移動光棒至欲修改資料上按【Enter】鍵或滑鼠移到 按滑鼠左鍵點取即可修改資料
註編號及累積點數無法修改如欲修改編號須到編碼修改以保持資料的完整性
〈DEL〉刪除資料
移動光棒至欲刪除的資料上按【Delete】或滑鼠移到 按滑鼠左鍵點取選擇ldquo是rdquo(或
按【Y】)即可刪除資料
〈F3〉資料存檔
當資料新增或修改完後記得按【F3】或滑鼠移到 按滑鼠左鍵點取完成存檔
〈F9〉放棄存檔
如果所鍵入的資料錯誤或不想存檔時可按【F9】】或滑鼠移到 按滑鼠左鍵點取放棄本次
新增或修改的資料
〈F12〉離開
任何瀏覽視窗按下 可以回到主功能選項再執行其他作業
注意若是呈現暗灰色的鈕可能正處於新增或修改模式請先選存檔或放棄再按離開
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10
〈F2〉快速查詢資料
索引查詢可以查詢並排序所要查詢的資料
查詢時可按【PgUp】或【PgDn】快速切換查詢排序
的項目或用滑鼠點選 選擇排序項目查詢的資
料若沒有被找到將停在最相近的一筆資料上
全文檢索例如要找一個 奶粉 的產品可能
是 奶粉也可能是 奶粉如果奶粉字樣是在備註欄中呢 利用全文檢索功能可快速找
出你要的產品
查詢後如有多筆可按 Enter 一筆一筆找出你要的資料要中斷檢索可按 ESC 結束或利用
過濾只列出相關資料
〈F8〉多條件過濾查詢
過濾查詢和快速查詢不同的是過濾只列出所查詢的項目其他的資料並不會出現可利用此
功能加條件過濾資料後再列印你要的資料
例如在【F8 過濾查詢】中輸入產品名稱
等於阿華田三合一或是等於開喜烏龍
茶則系統只會抓取相關的資料不屬
於查詢中的資料皆不會出現如要取消過
濾回復到原資料內容再按一次過濾選擇
取消即可
〈F7〉報表列印
按【F7】或 出現報表列印視窗如右圖
《列印選擇》選擇報表別按【Y確定】出現列印
預覽視窗如下圖按 即可印出報表
《表文設定》自訂報表的表頭及表尾文字 《匯出選項》選擇報表別及匯出資料存放位置後按
【E匯出】將資料匯出至 Excel
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地址輸入
當系統游標移到地址欄框時會呈現亮綠色（如圖）
此時可按【F10】或連續按滑鼠左鍵兩次或按下此鈕 開啟地址輔助輸入視窗
依圖示使用鍵盤【uarr】【darr】
選取所需的縣市如高雄縣後
按【Enter】鍵或滑鼠連續點
兩下隨即出現高雄縣三個
字而畫面也由 1縣市跳到
2鄉市出現鄉鎮市區欄使
用鍵盤【uarr】【darr】鍵選取鳳
山市後按【Enter】鍵或滑鼠
連續點兩下隨即出現高雄縣
鳳山市(830)依此將路街
巷弄鄰樓室等資料
全部點選完成後記得按一次
取回(或【Ctrl＋Enter】)
使用秘訣
(1)地址輸入時會依照使用的頻率來排序資料
(2)縣市或鄉鎮村里如果用不到可以刪除以節省挑選的時間
(3)縣市鄉市路街也可自行新增
輔助視窗的選用及設定
當欄位顏色狀態為 (亮綠色)時可按 F10 或按滑鼠
右鍵開啟輔助視窗或點選畫面中的 按鈕以便快速輸入你要的
資料內容
選定後按 Enter 或快擊滑鼠左鍵兩下或按 即可取回選定的資
料
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第三章 基本資料設定
基本資料這個作業是在您剛使用本系統之期初建檔項目您必須整理原始須用人工作業之
資料經過規劃之後編號然後逐步建檔以便在輸入作業下能順利完成各項作業
廠商基本資料
意義建立所有廠商基本資料以便迅速查詢廠商的聯絡電話所在地址付款方式條件
和其他備註方便往後的進貨及其相關之聯絡事宜
1 在〈A基本資料〉選擇〈2廠商基本資料〉選項開啟後畫面如圖所示
2 選擇《新增》來建立廠商資料
3 依序將每個欄位資料輸入後按《存檔》即完成
視窗左半部為資料瀏覽預視右半部為資料明細資料編輯或修改時均在右半部資料明細區
操作
資料輸入方式請參照 基本功能指引
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欄位說明
欄位名稱 欄位說明
廠商代號
按 Enter 產生流水號或自行編碼或可利用尾隨編號功能例如按 A或
A 則產生 A 開頭之流水號廠商編號共六碼建議盡量以數字編號以
免發生流水號位數不足之情形
公司名稱 輸入廠商的名稱
廠商簡稱 系統會自動擷取公司名稱前五個字亦可自行輸入
統一編號 輸入廠商的統一編號
聯絡電話傳真 輸入廠商的聯絡電話及傳真
聯 絡 人 輸入廠商的訂貨聯絡人
其他電話 輸入聯絡人的行動電話號碼發送簡訊 時可自動帶入
所在地址 輸入廠商的所在地址可開啟選擇視窗 (詳見 地址輸入 )
發票地址 輸入廠商的發票地址可開啟選擇視窗 (詳見 地址輸入 )
請款方式 可區分是屬於現金或月結的交易方式以便日後當成應付帳查詢之過濾
條件
帳 款 日 輸入廠商的結帳日期在〈進貨作業〉中便會自動帶出結帳日期以便
日後當成應付帳查詢之過濾條件
E - Mail 若有輸入廠商的 E-Mail 帳號則按下 可直接連結至 outlook 發送信
件
營 業 稅 設定該廠商的營業稅稅別在〈進貨作業〉中便會自動設定營業稅別
預付餘額 取用預付款後所剩於可用的餘額系統會將〈付款作業〉中的預付餘額
自動帶入此欄位因此可不用輸入
最後進貨 最後一次向該廠商進貨的日期
其他備註 補充欄位中不足的說明或做為某些特殊資料註記
相關項目進貨作業付款作業產品基本資料
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產品分類產品單位設定
意義建立產品的分類類別產品單位等常用資料使往後的資料建檔更順暢方便
產品類別設定
1 在〈A基本資料〉選擇〈5其他編號設定〉
選項如圖所示
2 選擇〈產品分類設定〉按《Y確定》
3 選擇《新增》輸入代碼及類別名稱後按
《存檔》完成
註產品分類請以數字為主
產品編號為產品分類代碼+流水號至多為 14 碼若產品分類代碼以英文為主容
易導致產品增多時流水號位數不足使用且列印條碼時容易有過長的困擾
產品常用單位設定
操作步驟如同上述產品類別設定
銀行基本資料設定
設定往來銀行的資料作為日後在銀行存提應收支票應付支票作業時的依據
客戶分類設定
設定客戶基本資料中的客戶分類操作步驟如同上述產品類別設定
常用片語設定
設定【現金日記帳】中常用的會計科目日後使用時可直接開啟快選視窗節省輸入作業時間
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產品基本資料
意義產品輸入總覽新增修改及查詢
1 在〈A基本資料〉選擇〈3產品基本資料〉選項如圖所示
2 選擇《新增》來建立一筆新的產品資料
資料輸入方式請參照 基本功能指引
欄位說明
欄位名稱 欄位說明 F10
產品名稱 輸入該產品的名稱
產品分類 若類別項目太多時可按【F10】開啟視窗選取 ˇ
產品編號 按【Enter】讓電腦自動編號或是直接鍵自編碼亦可最多可編
至 14 碼編碼原則類別代碼加上流水號
產品條碼
將游標移到『產品條碼』欄位如果是國際條碼拿 CCD 條碼掃
瞄機在條碼標籤上掃瞄一下則會有一組數字產生待存檔後
往後在銷售時只須刷入國際碼即可不必在每樣產品都貼上條碼
原廠料號 商品出廠時之廠商編號可方便於進貨中使用加速進貨作業
注音簡碼
單字中的第一個注音符號如【日式蘇打餅乾】rdquo蘇 rdquo的注音
拼音是ㄙㄨ而ㄙ對照鍵盤上的英文則為 N依此類推【日式蘇
打餅乾】對照鍵盤上的英文則是【BGN21】
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基本單位 銷售最小量的計算單位可按【F10】開啟視窗選取如口香糖一盒有 10 條則單位為「條」
ˇ
包裝單位 銷售較多量的計算單位可按【F10】開啟視窗選取如口香糖一盒有 10 條則單位為「盒」
ˇ
包裝數量 銷售較多量的數量如口香糖一盒有 10 條則單位為「10」
儲存位置 可填入產品存放的位置如 A1B1C3 等
最低售價 該項產品的最低出售價格
被訂購量 該項產品被訂購的數量系統會自動統計訂貨單中的資料後將數量帶入可省略不輸入
請 購 點 當產品低於多少量時得要提出採購的要求
現有數量 產品目前的存量系統會自動帶入可省略不輸入
安全存量 只要該貨品低於安全存量系統便會有警示作用
規格型號 輸入該產品的規格型號
顏色 輸入該產品的顏色
尺寸 輸入該產品的尺寸
主供應廠商 系統會將進貨作業中的廠商自動帶入故可省略不輸入亦可利用比價功能將最低價廠商設為主供應商
ˇ
應稅 若此產品屬於應稅商品則在此處勾選應稅
健康捐倍數 產品售價包含健康捐由此設定健康捐的倍數O表示不含健康捐
市價 一般市面上所賣的售價或同業售價
標準售價 賣給客戶的售價共可設定 5個售價
包裝售價 賣給客戶的包裝價格共可設定 5個包裝售價
最近進價 最近一次進貨的價格由電腦自動運算故可省略不用輸入
最高進價 表示在進貨相同產品時曾經所付過最高的進貨價格會顯示在這一個欄位裡最高進價是由電腦自動運算故可省略不用輸入
最低進價 表示在進貨相同產品時曾經所付過最低的進貨價格會顯示在這一個欄位裡最低進價是由電腦自動運算故可省略不用輸入
平均成本 平均成本是由電腦自動統計故可省略不用輸入 平均成本=全部進退貨金額全部進退貨數量
固定成本 可由使用者自行抓取其一較常進貨成本
業務獎金 業務員每賣出一份這項產品時可以得到多少的獎金若公司並無此獎金制度則可以略過不輸入
毛利率 此欄位不需輸入系統會自動帶出 毛利率=(零售價格-平均成本)零售價格100
產品備註 補充欄位中不足的說明或做為某些特殊資料註記
產品圖片 可將產品圖片或型錄轉成影像檔後放入 凡是瀏覽資料欄位有打勾的標誌就表示該產品有圖片或型錄
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特項功能說明
產品歷史記錄
在產品基本資料中選擇《歷價》
選項即可
可查看該項產品的歷史報價訂貨
及出貨的各項詳細資料記錄
產品比價
在產品基本資料中選擇《比價》選項即可
可將選定的產品歷史進貨的價
格日期單價數量金額及
廠商等資料顯示出來且可以將
最低價與最高價之供應商及供
應價格列出來也可重新計算平
均成本選擇是否將成本寫入產
品或將最低價廠商成為主供應
商
產品銷售分析
針對選定的單項產品做會員層購買分
析可以看出購買該項產品的會員及總
額總量（依銷售總額做排列）
1 在產品基本資料中選擇《分析》
2 輸入想要分析的時段按《Y確定》
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大型產品標籤列印
在產品基本資料選擇《F7列印》可以選擇列印大型產品標籤(A4)
操作方式請參照 按鍵說明
《 Alt + P 》條碼列印
若有購買條碼列印機按《Alt+P》選擇列印張數後直接從條碼輸出
機印出單項商品的條碼標籤可自行設定條碼列印的文字及格式
目前軟體僅適用 TSC TTP243ETTP245 系列之條碼列印機
瀏覽商品
按下 可瀏覽所有商品的明細資料
分倉庫存量 多倉版
在產品基本資料中選擇
可以查看該產品各分倉庫存量及總庫存量
《 Alt + M 》產品快速輸入作業
在產品基本資料的視窗中按《 Alt + M 》可呼叫出產品快速輸入作業的視窗可利用次功能
快速大量修改產品基本資料
操作方式直接在各欄位
輸入修改資料即可
注意若使用者權限未開
放修改及成本顯示功能
將無法執行此項作業
相關項目其他編號設
定庫存總表列印出貨
作業報價作業進貨作
業
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客戶基本資料
意義建立所有客戶基本資料以便迅速查詢亦可查詢會員的銷售記錄
1 在〈A基本資料〉選擇〈1客戶基本資料〉選項後如圖所示
2 選擇《新增》選項即可新增資料
3 逐一輸入欄位資料後按《存檔》即可
資料輸入方式請參照 基本功能指引
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
客戶編號 按 Enter 產生流水號或自行編碼或可利用尾隨編號功能例如按 A或
A 則產生 A 開頭之流水號
公司名稱 輸入該公司的名稱
公司簡稱 會自動擷取前五個字亦可自行輸入
客戶分類 可依客戶性質的不同去設定客戶類別可開啟選擇視窗 (詳見地址輸入)
聯絡電話傳真 輸入該公司的聯絡電話及傳真
統一編號 輸入該公司的統一編號
聯絡人 該公司的訂貨聯絡人
公司地址 可開啟選擇視窗 (詳見地址輸入)
送貨地址 可開啟選擇視窗 (詳見地址輸入)
發票地址 可開啟選擇視窗 (詳見地址輸入)
營業稅別 設定該客戶的營業稅別在【出貨作業】 及【訂貨作業】中便會自動帶出
營業稅別
業務歸屬 直接輸入業務員編號或按 F10 鈕帶出速查視窗在【出貨作業】及【訂貨作
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業】中便會自動帶出業務員的編號
E-Mail 若有輸入客戶的E-Mail帳號則按下 可直接連結至outlook發送信件
請款方式 可區分是屬於現金或月結的交易方式以便日後當成應 收帳款查詢之過濾
條件
帳款日 輸入客戶的結帳日期在【出貨作業】 及【訂貨作業】中便會自動帶出結
帳日期以便日後當成應收帳款查詢之過濾條件
出貨額度 輸入對該客戶所允許的帳款信用額度超額系統會自動警示
預收餘額 收款作業中取用預收款後所剩於可用的餘額系統會自動帶入與【收款
作業】相關
使用售價 依不同種類的客戶而設定不同之售價對應產品基本資料中的標準售價
售價 2~5共有五種售價可供切換
網站位址 若有輸入客戶的網站位址則按下 可直接連結至該網站
其他備註 補充欄位中不足的說明或做為某些特殊資料註記
特項功能說明
《 Alt + A 》客戶銷售分析
可以針對某一位客戶做所購買的產品購買總量購買總額的分析
輸入時段即可如 900101sim
901119(由此可知其在
900101sim901119 這期間所
購買的產品購買總量購買總
額依銷貨總額作排序)
記要
另外在此項功能中尚有一項貼心的服務按下《記要》鈕可記錄一些除了業務上以外的事
物
SMS 簡訊發送
客戶基本資料中選擇 或是在聯絡人電話後選擇 可以對該手機號碼發送 SMS 簡訊
注意使用 SMS 簡訊功能需先進行帳號開通及簡訊儲值
相關項目 出貨作業出貨退回作業出退貨資料統計訂貨作業訂貨資料統計收款作業應
收帳齡分析表應收支票應收票齡分析表
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員工基本資料
意義基本資料薪資明細聯絡電話及進銷貨中的人員代碼設定
操作方式同如 會員基本資料 設定
列印員工清冊
在員工基本資料中按《F7列印》可瀏覽並列印員工清冊
相關項目進貨作業進貨退回作業出貨作業訂貨作業報價作業員工業績統計表庫
存調整單
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其他編號設定
意義其他基本資料的輔助視窗設定一次補足以後只要開啟輔助視窗選入即可另外
也可以開啟輔助視窗時再臨時新增
1 在〈A基本資料〉選擇《5其他編號設定》
選項如圖所示
2 選擇欲設定的項目後按《Y確定》
3 詳細操作方式請參照 產品分類產品單
位設定 輔助視窗設定及選用
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
產品分類設定 產品分類設定完後只需按 F10 開啟視窗查詢而不需每次再輸入
一次此項資料在【產品基本資料】有相關聯
產品常用單位設定 產品常用單位設定完後只需按 F10 開啟視窗查詢而不需每次再
輸入一次此項資料在【產品基本資料】有相關聯
銀行基本資料設定 輸入往來銀行的基本聯絡資料此項資料在【銀行存提作業】有相
關聯
客戶分類設定 客戶分類設定完後只需按 F10 開啟視窗查詢而不需每次再輸入
一次此項資料在【客戶基本資料】有相關聯
常用片語設定 可設定常用收支及其它三種不同的常用片語此項資料在【現金
日記帳】有相關聯
倉庫編號設定 此設定適用於多倉版此項資料在【調撥作業】有相關聯
軟體使用教學手冊
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系統參數設定
意義在使用系統前請先將貴公司的相關基本資料及系統操作等必要的環境參數設定好
以便日後在各項作業中能夠順利進行 軟體更具彈性以符合不同使用者的習慣
當您輸入完基本資料後在貨單抬頭上就會有貴公司的(公司名稱電話傳真公司地址)
顯示反之則貨單抬頭上將沒有貴公司的資料
欄位說明
1 系統參數
欄位名稱 欄位說明
廠商查詢預設索引 預設廠商基本資料中查詢索引
產品查詢預設索引 預設產品基本資料中查詢索引
會員生日警告天數 進入系統會員生日提醒的提前天數
報表預設輸出方式 若已經有連接印表機系統會自動連結
是否使用注音簡碼 若是請選擇Y反之則N
成本計算方式 共有三種計算方式可依使用者的需求去設定
是否自動切換輸入法
輸入資料時電腦會自動更改輸入法例如輸入會員姓名或產
品名稱時則電腦會自動變更為注音輸入法或者是倉頡輸入
法可方便銷售者的使用而不須再做變更輸入法的動作
統計報表列印習慣 有三種報表輸出方式可依使用者的需求去設定
產品自動編號位數 最高 14 碼 (產品編號 分類+流水號)
是否隨解析度調整字形大小 螢幕解析度該改時是否自動調整視窗大小
解析度的放大倍數 隨解析度調整字形大小時所要放大的倍數
軟體使用教學手冊
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2 銷售前台參數 POS 銷售前台的參數設定進銷存不受影響
欄位名稱 欄位說明
銷售前檯成本開放 設定開放前台的成本權限如果不開放（不打勾）的情形下
前台作業（銷售時）不可使用與成本有關之按鍵
產品查詢預設索引 前台銷售時按 Ctrl+Enter 查詢產品的預設索引
自動開啟會員視窗 若經營型態為會員制可設定為 Y 則自動代入會員查詢視窗
代入電話區碼
銷售前檯使用《會員查詢》時會直接帶入系統參數設定的電
話區域號碼方便快速輸入
本欄空白時預設欄位是停留在客戶編號而非聯絡電話
是否使用 VIP 價 若開放使用 VIP 價則 VIP 會員購物即可以 VIP 價格購得若
不開放則 VIP 會員就如同一般的零售購物價格
是否使用會員價 若開放使用會員價則客戶可使用會員價購得若不開放則
會員只能用一般的零售價購得
銷售累積點數(元)
銷售累積點數(點)
設定銷售時要累積的點數比值 如 1 元 1 點且在【產品基本
資料】中的計算點數需要勾選才能計算點數
是否自定產品積點 若開放為 Y 則以上的點數比值自動失效積點值則取決於【產
品基本資料】中的產品積點
存量警告方式 選擇現有量低於設定的值時在銷售前台會有不同的顏色(黃
色)警示可搭配前台的即時叫貨使用
客戶電訪設天數 在前檯銷售中叫出會員資料後按【Alt+D】呼叫電訪預約時
的互動日期會以今天日期加上此欄天數為預設日期
電訪記錄保留天數 設定要保留的電訪預約記錄天數過期後自動刪除
銷售完自動列印發票 若在銷售完後要列印發票則設定Y
銷售後登入員工代號 銷售完畢必須登入員工代號用於電腦不足且多銷售人員時
必須先登入員工代號 使用銷售前台是必須先登入員工代號用於單人單銷售前台
可否銷售中更改員工代號 用於單人單銷售前台
發票剩餘幾張時警告 若設定為 5張時則在銷售前檯中當使用剩餘 5張時則電
腦便會出現警告訊息提醒使用者該準備請領發票
銷售資料刪除密碼 設定前檯刪除銷售資料的密碼
強制輸入收款金額 設定前台銷售完畢強制輸入實收現金才能結帳存檔
結帳時播放聲音 設定結帳時是否播放聲音
單筆_銷售最大數量 設定單筆銷售最大的數量
單筆_銷售最大單價 設定單筆銷售最大的單價
關閉前台之查帳功能 設定為〝Y〞時前台將無法使用查帳功能
關閉前台之交班功能 設定為〝Y〞時前台將無法使用交班功能
銷售前台禁止更改單價 若不想讓銷售員在前台更改單價則此處設定 Y
銷售前台禁止金額折扣 若不想讓銷售員在前台作金額折扣則此處設定 Y
軟體使用教學手冊
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銷售前台禁止總計折數 若不想讓銷售員在前台作總數折扣則此處設定 Y
銷售前台禁止單筆折數 若不想讓銷售員在前台作單筆折數則此處設定 Y
銷售完自動列印(收據) 若想銷售完後自動列印收據則此處就設定 Y
毛利率高於多少(綠色)警告 前台銷售時該產品名稱會以綠色底色提醒
毛利率低於多少(紅色)警告 前台銷售時該產品名稱會以紅色底色提醒
菸酒健康捐 設定產品售價中包含的菸酒健康捐金額
3 進出貨參數
欄位名稱 欄位說明
發票稅率 5 設定 005
進出貨單是否列印金額 若選擇Y則進出貨單就會有金額而不需每次手動做更改
進出貨列印習慣 可選擇 1預視或 2直接列印
票據警告天數 進入系統提醒應付或應收票據的提前天數
進貨預設稅別 於進貨單作業的稅別中自動代入設定值空白鍵切換設定值
出貨預設稅別 於出貨單作業的稅別中自動代入設定值空白鍵切換設定值
維修預設稅別 於維修作業的稅別中自動代入設定值空白鍵切換設定值
貨單是否套表列印 設定貨單列印時是否套表
出貨成本是否顯示 此參數對於 v5 以後版本不發生作用
出貨價格策略 可設定為預設售價或上次售價二種若設定預設售價則每次
出貨電腦會自動擷取預設售價而不需再輸入一次
進貨價格策略 可設定為平均成本上次進價或最低進價三種若設定為平均
成本則每次進貨電腦會自動擷取平均成本做為進價
數量__小數位數 可決定系統中數量欄位顯示小數的位數
單價__小數位數 可決定系統中單價欄位顯示小數的位數
合計__小數位數 可決定系統中合計欄位顯示小數的位數
其他__小數位數 可決定系統中其他欄位顯示小數的位數
數字 3位一撇 設定為Y時數值顯示如「5500000」
貨單紙張寬度(mm) 設定貨單紙張的寬度(預設為中一刀 210mm)
貨單紙張高度(mm) 設定貨單紙張的高度(預設為中一刀 140mm)
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26
4 POS 週邊參數
欄位名稱 欄位說明
設定錢櫃連接至電腦主機的阜口或錢櫃連接至發票列印機的阜口可
按空白鍵切換選項
錢櫃連接阜 錢櫃連接至電腦【RS】rarrRS232 介面【COM】rarr型號 CR3104【PRN】
rarr列表機連接阜
錢櫃連接發票機【POS】rarr型號 CR3101【UDF】
設定價格顯示器連接至電腦主機的阜口可按空白鍵切換選項 價格顯示器連接阜
【COM】rarr型號 PD71007200 系列【WDP】rarr型號 WD304
盤點機型號 設定盤點機的型號可選擇 1 CPT-711 或 2 PT600
盤點機連接阜 設定盤點機連接至電腦主機的阜口
設定條碼列印機的型號可按空白鍵切換選項
條碼列印機型號 【Z-S300】【Z-S400】【ZEBRA】rarrZebra 廠牌型號
【CLEVER】【TTP243】rarr型號 Clever TTP243
【OTHER】rarr其他
條碼列印機連接阜 設定條碼列印機連接至電腦主機的阜口
發票列印機（兩聯式） 設定發票列印機的型號可按空白鍵切換選項
發票列印機（三聯式） 【CHN】rarr型號 PP2020【POS】rarr三聯式發票機
【WPS】rarr型號 WP-103S
收據列印機 設定收據列印機的型號可按空白鍵切換選項
條碼機連接的工作站號 若要從進貨單中列印條碼後台工作站號須與條碼機工作站號一致
註1一般電腦主機的連接阜口只有 1~2 個建議選購擴充卡以提高穩定性
2由於 POS 的相關硬體週邊繁多若有 POS 週邊設定問題請洽詢本公司
3POS 周邊均有指定型號若您所使用的非本公司指定之型號不保證其相容性
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27
第四章 進出貨
進貨
進貨作業 意義商品進貨輸入轉入產品現有量中並計算相關成本產生應付帳款
在〈C進出貨〉中選擇〈1進貨作業〉進入後所出現的是日期最近的一張進貨單據如
左圖所示
按【瀏覽】可看所有進貨單明細
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
進貨日期 系統會直接帶出當天的日期若不是當天的進貨則請自行輸入正確的進貨
日期
進貨單號 通常輸入完『進貨日期』按【Enter】鍵後系統會直接帶出『進貨單號』
預設採用進貨日期 + 流水號共 10 碼
廠商編號 按【F10】鍵開啟查詢視窗請確實輸入本公司是向哪一家廠商進貨此項資
料在【6付款作業】有相關聯
發票號碼 若此張進貨單是有稅額的則需輸入發票號碼若沒有發票則無需輸入
原始單號 可輸入廠商進貨時的原始進貨單號方便日後查帳時可直接查詢廠商的進貨
單號
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28
經辦人員 輸入此張進貨單是由哪位員工建檔
取用預付 從已經付給廠商的預付款中沖銷該筆帳款此項資料在【6付款作業】有相
關聯注意若取用預付所輸入的金額大於預付餘額時超出的金額將累加
到該張進貨單的未付金額
倉號 選擇進貨的倉號（倉庫）適用於多倉版
帳款日期 在【廠商基本資料】中若已有設定帳款日在此處會自動帶出帳款日期此
項資料在【6付款作業】有相關聯
稅別 在【廠商基本資料】中若已有設定稅別在此處會自動帶出其稅別或可自
行切換其他稅別的計算方式
稅前金額 進貨單中未含稅額的小計金額
已付金額 指已付給廠商的「訂金或金額」
折扣金額 廠商給予的折扣金額
未付金額 即〔稅後總額 - 已付金額 - 折扣金額〕
稅後總額 即〔稅前金額 + 營業稅〕
貨單備註 補充欄位中不足的部份或做為某些特殊資料註記
新增進貨單
步驟 1 單身建立
按 新增 鈕或 Insert 鍵出現一張新空白單據填入各項必備資料
步驟 2 建立進貨品名細項
按 鈕加入所進貨產品的項目進貨產品多樣時亦可用 一次勾選
產品編號可輸入產品編碼原廠料號產品條碼 系統會自行轉成產品編號 亦可採用條
碼閱讀機輸入鍵入單價及數量若有接條碼機可一併輸入預列印的條碼張數之後核對稅
前金額及稅後總額無誤後按存檔鍵將該筆進貨單存入
進貨單據修改
按快速鍵 Enter 或 修改 鈕若有必要再針對某一張單據作修改（或加入一筆資料）的話
可移動光棒至欲修改的單據後按 Enter 進入修改狀態後如同建立進貨單之方式建立即可
註 已付款沖帳之單據不可修改若須修改必須進行反沖帳後才能更改單據
歷史記錄
按 可將該進貨廠商所有的歷史進貨單據列出來在修改或新增的模式下按 Enter
鍵可取回再針對差異部份進行修改
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29
單品比價
按 可查看指定的單項產品的進退貨記錄及各廠商比價記錄該項產品的歷史進退
貨日期單價數量金額及廠商hellip等資料均會顯示出來並且將最低價與最高價之供應商
供應價格及平均成本列出來也可重新計算平均成本選擇是否將成本寫入產品或將最低價
廠商成為主供應商
產品新增
若進貨單中有新進產品時可按 新增產品進入產品基本資料新增的畫面請參照 產
品基本資料設定
庫存查詢
按 可查詢目前的庫存量避免庫存量過多的情形
條碼列印
按條碼列印可列印該筆進貨單中有輸入條碼張數的所有產品條碼
單據列印《F7》
操作方式請參照 基本功能指引
相關項目廠商基本資料產品基本資料系統參數設定應付支票付款作業
進貨退回作業
〈2進貨退回作業〉與上述〈1進貨作業〉的操作方法略同故不重述
相關項目廠商基本資料產品基本資料系統參數設定應付支票付款作業
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30
進退貨資料統計
意義可直接在此項功能表中查詢進貨及退貨的詳細情形而不必再到【1進貨作業】或【2
進貨退回作業】中個別查詢可節省使用者的時間
1 在【C進出貨】選擇【3進退貨資料統計】選項後所出現的畫面如下圖
2 可依使用者的需要去設定所要查詢的時間廠商進貨退貨已付款未付款及全部
可單獨查詢一家或者是一次查詢多家做為付款對帳單與付款作業有相關聯
列印報表可選擇進退貨資料簡表進退貨資料
明細表進退貨資料總表共三種報表
相關項目進貨作業進貨退回作業
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進貨採購建議
意義採購建議書為針對自定的需求讓系統作一庫存的統計擬定一份最精確的採購建議
書或訂購單
操作方法
1在〈C進出貨〉選擇〈4進貨採購建議〉如圖所示
2設定所欲查詢的條件後按《Y確定》即可
條件設定
查詢指定廠商現有產品庫存量lt=安全存量之品項
查詢指定廠商現有產品庫存量lt=請購點之品項
查詢指定廠商的所有產品全部列出
查詢指定廠商產品被訂購量gt=現有量之品項
查詢指定廠商產品全部訂購保留量gt0 之品項
可再設排列方式如依產品編號名稱存量價格等再選擇由排大到小或由小排到大
查詢單一廠商時廠商編號起訖部分輸入同一個編號即可或者不輸入表示要全部的資料
註
產品比價請參照【產品基本資料】中歷史進價記錄有詳細說明
若確定要列印報表則需要先勾選所需的產品編號可一次勾選單一項產品或按《全部選擇》
勾全部產品若都不需要則可按《全部不選》取消先前所勾選的產品欄位
勾選好欲列印的產品後按《列印》鍵列印報表中可選擇產品採購建議表或產品訂購單二
種報表
相關項目廠商基本資料產品基本資料 進貨作業
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32
調撥作業 多倉版
意義此功能只有在系統設定使用「分倉」的管理模式時才能輸入資料其用途是做不同倉
庫間貨品的調撥
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
調撥日期 通常一開始系統會先直接帶出當天的日期若不是當天的調撥則請自
行輸入正確的調撥日期
調撥單號 通常輸入完『調撥日期』按【Enter】鍵後系統會直接帶出『調撥單號』
預設採用調撥日期 + 流水號
經辦人員 輸入此張單據的經辦人員
撥出倉號 選擇是由哪一個倉庫撥出的
調入倉號 選擇要調入哪一個倉庫
貨單備註 補充欄位中不足的部份或做為某些特殊資料註記
相關項目銷售前檯產品基本資料其他編號設定進貨作業進貨退回作業
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報價
意義客戶下訂單或出貨前需要先做報價動作時即可利用此功能將待日後可直接轉成
訂貨單
在〈C進出貨〉選擇〈D報價作業〉進入後所出現的是日期最近的一張訂貨單據
如下圖所示
操作方式請參照 進貨作業
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
報價日期 通常系統會直接帶出當天的日期若不是當天的報價則請自行輸入正確的
報價日期
報價單號 通常輸入完『報價日期』按【Enter】鍵後系統會直接帶出『報價單號』
預設採用報價日期 + 流水號
客戶編號 請確實輸入此張報價單是出給哪個客戶可按 F10 開啟客戶選擇視窗此項
資料在〈訂貨作業〉有相關聯
交貨日期 輸入預計的交貨日期
交貨方式 預計的交貨方式可下拉選單方式選取
經辦人員 在【客戶基本資料】中若已有設定業務歸屬在此處會自動帶出業務代號
若沒有設定請自行輸入經辦業務代號
稅前金額 報價單中未含稅的小計金額
稅 別 在【客戶基本資料】中若已有設定稅別在此處會自動帶出其稅別或可自
行切換其他稅別的計算方式
稅後總額 即[稅前金額+營業稅]
折扣金額 給予客戶的折扣金額
貨單備註 補充欄位中不足的部份或做為某些特殊資料註記
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特項功能說明
歷史記錄
瀏覽該客戶的報價訂貨紀錄可開啟《F2 查詢》快速查詢某一筆資料《Ctrl+C》可以拷
背瀏覽的單據內容到目前新增的報價單中
單品歷史
查看單品的所有報價訂貨出貨的歷史記錄
庫存查詢
即時查詢該項產品的庫存量
採購建議
在報價作業時需要查看某項商品的進貨計錄時可按 查看歷史進價及各廠商比價
記錄詳細資料
轉訂貨單
確認訂貨內容同本張報價單時可按 將此張報價單直接轉成訂貨單
多選輸入
可一次勾選多項產品到報價單中加快作業速度
報價單轉 Excel 格式 選擇〈F7列印〉如圖所示按《F6轉 Excel》即可將報價單轉成 Excel 檔
相關項目客戶基本資料產品基本資料訂貨作業
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訂貨
訂貨作業
意義客戶不需要立即拿到商品或是目前倉庫中並無此商品存貨則就可先在此處輸入客
戶訂貨單待日後再行轉出貨
進入本功能後所出現的是日期最近的一張訂貨單據如下圖所示
按『瀏覽』可瀏覽所有的訂貨單據詳細操作方式請參考 報價作業
若訂單未轉出貨每次進入系統時會先顯示【未交貨訂單資料提示】
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欄位說明
欄位名稱 欄位說明
訂貨日期 通常系統會先直接帶出當天的日期若不是當天的訂貨則請自行輸入
正確的訂貨日期
訂貨單號 通常輸入完『訂貨日期』按【Enter】鍵後系統會直接帶出『訂貨單號』
預設採用訂貨日期 + 流水號
客戶編號 請確實輸入本張訂單是由哪一家客戶所訂此項資料在【出貨作業】裡
有相關聯
交貨日期 輸入預計出貨的日期
交貨方式 預計的交貨方式可下拉選單方式選取請確實輸入
經辦人員 在【客戶基本資料】中若已有設定業務歸屬在此處會自動帶出業務代
號若沒有設定請自行輸入經辦業務代號
倉號 輸入預計是由哪一個倉庫出貨此功能僅用於多倉版
來源單號 輸入這張訂貨單是以哪一張報價單號內容為依據可按【F10】開啟快速
查詢視窗直接挑選報價單號及產品明細
稅前金額 報價單中未含稅的小計金額
稅 別 在【客戶基本資料】中若已有設定稅別在此處會自動帶出其稅別或
可自行切換其他稅別的計算方式
稅後總額 即[稅前金額+營業稅]
折扣金額 給予客戶的折扣金額
預收金額 輸入向客戶預收的貨款金額
未收金額 即﹝稅後總額－預收金額﹞
貨單備註 補充欄位中不足的部份或做為某些特殊資料註記
特項功能說明
歷史單據轉入訂單
直接將過去的報價單或訂貨單據內容明細轉入到目前新增的訂貨單中
操作方法
1在【來源單號】的欄位按《F10》開啟轉入單據瀏覽視窗
2以滑鼠或鍵盤uarrdarr鍵挑選要轉入的單據後按《Enter》
3勾選要轉入的品項後按《Y確定轉入》即可
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轉出貨單
確認出貨內容同本張訂單時可按 可將此張訂單直接轉成出貨單
訂貨單轉 Excel 格式 選擇〈F7列印〉如右圖所示按《F6轉 Excel》即可
相關項目客戶基本資料產品基本資料報價作業出貨作業
訂貨資料統計 意義查詢客戶訂貨及交貨情況 可依使用者的需要去設定所查詢時間客戶交貨日期已交貨未交貨及全部可單獨查詢一家或
者是一次查詢多家做為客戶訂貨交貨的依據
操作方式同進退貨資料統計
相關項目客戶基本資料產品基本資料出貨作業訂貨作業
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出貨
出貨作業
意義商品出貨輸入存檔以便查詢送貨量與應收客戶帳款
進入本功能後所出現的是日期最近的一張出貨單據如下圖所示
操作方法請參照 基本功能指引
按『瀏覽』可瀏覽所有的出貨單據
軟體使用教學手冊
39
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
出貨日期 通常系統會直接帶出當天的日期若不是當天的出貨則請自行輸入正確
的出貨日期
出貨單號 通常輸入完『出貨日期』按【Enter】鍵後系統會直接帶出『出貨單號』
預設採用出貨日期 + 流水號
客戶編號 請確實輸入本公司是出貨給哪一家客戶此項資料在【收款作業】中有相
關聯
發票號碼 若此張出貨單是有稅額的則需輸入發票號碼若沒有發票則無需輸入
交貨方式 可以下拉選單方式選取請確實輸入
業務人員
在【客戶基本資料】中若已有設定業務規屬在此處會自動帶出業務代號
若沒有設定請自行輸入經辦業務代號此項資料在【員工業績統計表】
有相關聯
訂單號碼 由訂貨單中轉至出貨單的訂單號碼在訂單作業中有詳細的說明
取用預收 對於有預收貨款的客戶直接從預收的金額中支付本筆貨款
倉號 可設定是由哪個倉庫出貨僅限用於多倉版
帳款日期 在【客戶基本資料】中若已有設定帳款日期在此處會自動帶出帳款日期
此項資料在【收款作業】有相關聯
稅前金額 出貨單中未含稅額的小計金額
稅別 在【客戶基本資料】中若已有設定稅別在此處會自動帶出其稅別或可
自行切換其他稅別的計算方式
稅後總額 即〔稅前金額 + 營業稅〕
折扣金額 給予客戶的折扣金額
已收金額 指已向客戶收的「訂金或金額」
未收金額 即〔稅後總額 - 已收金額 - 折扣金額〕
貨單備註 補充欄位中不足的部份或做為某些特殊資料註記
特項功能說明
歷史記錄 《Alt＋4》
按 可將該出貨客戶所有的歷史出貨單據列出來在修改或新增的模式下按 Enter 鍵可
取回再針對差異部份進行修改
單品歷史 《Alt＋5》
按 可針對指定的單項產品的將其出貨記錄列出來在此不分客戶可供比價用
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進貨記錄 《Alt＋6》
按 可針對指定的單項產品的進貨記錄可避免出貨的金額低於進貨金額
庫存查詢 《Alt＋7》
按 可查詢各倉庫的庫存量避免無貨可出的情形
多選輸入
可一次勾選多項產品到報價單中加快作業速度
SMS 簡訊發送
可發送簡訊通知該客戶
相關項目客戶基本資料產品基本資料系統參數設定出退貨資料統計應收支票已過期支票
收款作業庫存月銷耗報表盤點作業
出貨退回作業 【8出貨退回作業】與【7出貨作業】的操作方法略同故不重述
相關項目 客戶基本資料產品基本資料系統參數設定出退貨資料統計 應收支票已過期支
票收款作業庫存月銷耗報表盤點作業
出退貨資料統計 意義可直接在此項功能表中查詢出貨及出貨退回的詳細情形而不必再到【7出貨作業】或【8出
貨退回作業】中個別查詢可節省使用者的時間
可依使用者的需要去設定所查詢時間客戶出貨退貨已收款未收款及全部可單獨查詢一家
或者是一次查詢多家做為收款對帳單與收款作業有相關聯
相關項目 出貨作業出貨退回作業
軟體使用教學手冊
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第五章 帳務管理 會計
付款作業
意義此功能是用來記錄付款作業的日期廠商支付類別及沖帳金額以備日後查核
當公司進貨後要付款時則需到此處建立新的付款作業
操作方法
1《新增》依序輸入付款日期登錄人員廠商編號帳款日期後按下【S查詢】會列
出該廠商在帳款日期區間內未付款的單據
註(1)請務必輸入付款廠商否則可能導致查詢不到未付帳款單據
(2)此處帳款日期是指進貨單中的帳款日期若您不確定帳款日期區間可空白不輸入直
接按下【S查詢】會列出所有的未付款單據
2勾選要沖銷的單據並輸入付款的現金金額票據金額等《存檔》即可
註若一筆貨款並非一次沖銷完畢則先在【沖帳金額】的欄位輸入此次要沖帳的金額後再
將該筆單據打勾即可
軟體使用教學手冊
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欄位說明
欄位名稱 欄位說明
付款日期 系統預設使用當天日期若不是當天日期可自行輸入付款日期
付款單號 通常輸入完付款日期後按【Enter】鍵後系統會直接帶出付款單號預設採
用付款日期+流水號
登錄人員 輸入該筆資料的登錄人員
廠商編號 可按 F10 開啟快速查詢視窗選擇所需的廠商編號
帳款日期 輸入欲查詢的帳款日期區間此處帳款日期是以出貨單中的帳款日期為依據
應付總額 該家廠商在查詢的帳款日期區間中應付帳款總金額
現金金額 輸入付款的現金金額若此筆帳款不是由現金支付則此欄位不需輸入
票據金額 輸入開立支票的金額若此筆帳款不是由支票支付則此欄位不需輸入
其他折讓 輸入折讓的金額
取用預付 取用預付餘額中的金額來沖銷必須在預付餘額欄位中有金額才能做此功
能
累入預付 可預先付一筆帳款分多次沖銷預付的金額則輸入在此處
預付餘額 預付金額中尚可沖帳的餘額
沖帳合計 可用滑鼠勾選欲沖銷的單據號碼系統會自動將總金額統計出來若此次付
款金額與欲沖帳合計金額不符則存檔時系統會出現警示
備註 補充上述欄位中所不足的資料
其他操作說明請參照 基本功能指引
相關項目 廠商基本資料產品基本資料系統參數設定進貨作業進貨退回作業
進退貨資料統計應付支票已過期支票
軟體使用教學手冊
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現金日記帳
意義是對於公司每日現金收支流向的資料管理
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
日期 系統預設為當天的日期及時間 若不是可另行輸入
項目科目 輸入收支的會計科目例如水電費郵電費文具費等等亦可按 F10
或快擊滑鼠二下即可開啟選擇視窗
類別 可選擇支出或收入二種
金額 輸入收入或支出的金額
摘要 可更詳細記錄每筆帳目資金流向的明細和用途當此欄有輸入明細時存
檔後在畫面右邊「註」的框框會有ˇ
註項目科目按 F10 或快擊滑鼠二下可開啟選擇視窗自建較常使用的會計科目片語如
此一來以後輸入現金科目時只需點選即可而不必再另外輸入片語節省操作時間
相關項目其它編號設定
銀行存提作業
意義記錄公司與往來銀行的帳戶情形方便日後帳戶管理
進入後畫面如
做圖所示
畫面左半部是
銀行帳戶瀏
覽右半部是帳
戶存提資料瀏
覽
軟體使用教學手冊
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欄位說明
欄位名稱 欄位說明
安全餘額 此銀行帳戶的安全餘額此欄與〈銀行基本資料設定〉有相關聯
現在餘額 目前此銀行帳戶中的實際餘額
存提日期 系統預設為當天的日期及時間 若不是可另行輸入
存提單號 通常輸入完存提日期後按【Enter】鍵後系統會直接帶出存提單號預設採
用存提日期+流水號
金額 輸入存提的金額
存提類別 選擇存提的類別有存款支票存款提款及支票付款四種
支票號碼 輸入存提的支票號碼若不是由支票存提則此欄位不需輸入
餘額 建立此存提單時銀行帳戶中所剩餘的可用餘額
其他備註 補充上述欄位中所不足的資料
註在應收(付)支票中所有由此帳戶所開出兌現後的支票金額皆會自動轉入此處
其他操作說明請參照 基本功能指引
重新計算帳戶餘額
若有新增或修改存提單時按下 即可更新該銀行帳戶的現在餘額更便利於隨
時掌握各銀行帳戶中的可動用金額
相關項目 其他編號設定應付支票應收支票
軟體使用教學手冊
45
（收）款作業
意義此功能是用來記錄收款作業的日期客戶收款明細及沖帳金額以備日後查核
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
收款日期 系統預設使用當天日期若不是當天日期可自行輸入收款日期
收款單號 通常輸入完收款日期後按【Enter】鍵後系統會直接帶出收款單號預設採
用收款日期+流水號
登錄人員 輸入該筆資料的登錄人員
客戶編號 可按 F10 開啟快速查詢視窗選擇所需的客戶編號
帳款日期 輸入欲查詢的帳款日期區間
應收總額 該家廠商在查詢的帳款日期區間中應收帳款總金額
現金金額 輸入收款的現金金額若此筆帳款不是由現金收入則此欄位不需輸入
票據金額 輸入收款支票的金額若此筆帳款不是由支票收入則此欄位不需輸入
其他折讓 輸入折讓的金額
取用預收 取用預收餘額中的金額來沖銷必須在預收餘額欄位中有金額才能做此功
能
累入預收 可預先收一筆帳款分多次沖銷預收的金額則輸入在此處
預收餘額 預收金額中尚可沖帳的餘額
沖帳合計 可用滑鼠勾選欲沖銷的單據號碼系統會自動將總金額統計出來若此次收
款金額與欲沖帳合計金額不符則存檔時系統會出現警示
備註 補充上述欄位中所不足的資料
相關項目出貨作業客戶基本資料出貨退回作業應收支票
軟體使用教學手冊
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應（付）帳齡分析表
意義此分析表是用來顯示尚未付清給各個廠商的應付帳款其帳齡分佈在各個設定期間的
統計數據
圖片左邊的日期區間可依使用者的統計習慣去設定設
定好後只需按【設定為預設值】鍵則每次進入系統時
依此設定統計
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
開始廠商 可按 F10 開啟快速查詢視窗選擇欲查詢的開始廠商編號
結束廠商 可按 F10 開啟快速查詢視窗選擇欲查詢的結束廠商編號
帳齡種類 可選擇 1帳款日期或 2銷貨日期二種
報表標題 可選擇 3天數或 4日期二種為報表標題
結束日期 系統會自動帶出當天日期若不是可自行輸入欲查詢的結束日期
相關項目廠商基本資料進貨作業進貨退回作業進退貨資料統計表付款作業
應（收）帳齡分析表
意義此分析表是用來顯示各個客戶尚未付清的應收帳款其帳齡分佈在各個設定期間的統
計數據
操作方式請參照 應（付）帳齡分析表
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
開始客戶 可按 F10 開啟快速查詢視窗選擇欲查詢的開始客戶編號
結束客戶 可按 F10 開啟快速查詢視窗選擇欲查詢的結束客戶編號
帳齡種類 可選擇 1帳款日期或 2銷貨日期二種
報表標題 可選擇 3天數或 4日期二種為報表標題
結束日期 系統會自動帶出當天日期若不是可自行輸入欲查詢的結束日期
相關項目客戶基本資料出貨作業出貨退回作業出退貨資料統計表收款作業
軟體使用教學手冊
47
應收帳款
意義用來顯示某段時間內應收帳款的彙總資料報表
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
帳款種類 可選擇依 1客戶別或 2業務別做為應收帳款報表的依據
帳款日期區間 輸入欲查詢的起迄日期
統計客戶區間 可按 F10 開啟快速查詢視窗輸入欲查詢的客戶編號
統計業務區間 輸入欲查詢的業務編號
報表種類 可自行選擇共有明細表簡要表及應收總表三種報表
是否含前期未
收款之明細
若所查詢的日期區間之前仍有尚未收取的款項則可在此欄位中打ˇ就
可顯示前期未收款之明細
相關項目客戶基本資料產品基本資料員工基本資料出貨作業出貨退回作業出退
貨資料統計表
應付帳款
意義用來顯示某段時間內應付帳款的彙總資料報表
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
帳款種類 可選擇依 1廠商別或 2經辦人員別做為應付帳款報表的依據
帳款日期區間 輸入欲查詢的起迄日期
統計廠商區間 可按 F10 開啟快速查詢視窗輸入欲查詢的廠商編號
統計經辦區間 輸入欲查詢的經辦人員編號
報表種類 可自行選擇共有明細表簡要表及應收總表三種報表
是否含前期未
付款之明細
若所查詢的日期區間之前仍有尚未付清的款項則可在此欄位中打ˇ就
可顯示前期未付款之明細
相關項目廠商基本資料產品基本資料員工基本資料進貨作業進貨退回作業進退
貨資料統計
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票據
應(付)支票
意義可沖銷應付帳款中所有由支票給付的記錄節省會計人員作帳以便查詢核對廠商的
帳款
進入本功能後出現所有應付票據資料視窗以票據到期天數作為循序排列條件
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
開票日期 系統預設使用當天日期若不是當天日期可自行輸入開票日期
支票類別 支票的種類此處為應付支票
支票號碼 開立支票上的號碼
支票金額 開立支票上的金額
來源單號 輸入這張支票是要沖銷哪一張【付款作業】中的進貨單號
廠商編號 可按 F10 或 鍵開啟快速查詢視窗選擇所需的廠商編號
廠商名稱 廠商編號選定後會自動帶出該廠商名稱
到期日期 開立支票上的到期日期
兌現日期 這張支票預計何時會兌現的( 因有時票據的交換需時 1~3 個工作天金額
才能真正入帳)
票據狀態 目前票據的狀態有未兌兌現退票作廢領取及其他共六種
開票銀行 選取開立的支票銀行 若尚未設定請至【其他編號設定】中的銀行基本資料設定
銀行名稱 開票銀行選定後會自動帶出該銀行名稱
其他備註 補充上述欄位所未提到的
未兌支票總額 系統會自動統計所有未兌現的支票張數及總額
其它說明
支票簽回單
點選《列印》即可列印支
票簽回單若要更改表單
字頭字尾請參照 按鍵說
明
相關項目進貨作業已
過期支票付款作業
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應(收)支票
意義可沖銷應收帳款中所有由支票收款的記錄以查核客戶的帳款
進入本功能後出現所有應收票據資料視窗以票據到期天數作為循序排列條件
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
收票日期 系統預設使用當天日期若不是當天日期可自行輸入收票日期
支票類別 支票的種類此處為應收支票
支票號碼 應收票據上的支票號碼
支票金額 應收支票上的金額
來源單號 輸入這張支票是要沖銷哪一張【收款作業】中的出貨單號
客戶編號 可按 F10 或 鍵開啟快速查詢視窗選擇所需的客戶編號
客戶名稱 客戶編號選定後會自動帶出該客戶名稱
到期日期 應收支票上的到期日期
兌現日期 這張支票預計何時會兌現的 (因有時票據的交換需時 1~3 個工作天金額才
能真正入帳)
票據狀態 目前票據的狀態有未兌兌現 託收轉讓退票票貼及其他共七種
開票銀行 應收票據上開立支票銀行的帳號
開票銀行 應收票據上開立支票銀行的名稱
託收銀行 選取開立的支票銀行 若尚未設定請至【其他編號設定】中的銀行基本資料
設定
託收銀行 開票銀行選定後會自動帶出該銀行名稱
其他備註 補充上述欄位尚未提到的
其他操作方式與應付支票作業相同
相關項目 出貨作業收款作業已過期支票
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已過期支票
意義所有已過期的支票皆會轉入此視窗方便會計人員查詢核對
過期支票瀏覽列出所有過期支票（應收應付）可依需求排列如名稱開票日期兌
現日期銀行hellip等（本功能為整合上述rdquo應付rdquordquo應收rdquo二項支票作業所產生的資料
對照表）
註此處只能做查詢的動作並不能做新增或修改的動作
相關項目 應付支票應收支票
應(收)票批次兌現
意義可一次將單張或多張應收票據轉兌現並將兌現的支票轉入已過期支票中
按鍵說明
欄位名稱 欄位說明
全選 將所列出的支票全部選擇為要兌現的狀態
全不選 將所列出的支票全部選擇為要非兌現的狀態
兌現轉入過期支票 將已選擇的支票轉成兌現狀態並將支票轉入過期支票中
相關項目應收支票銀行存提作業
應(付)票批次兌現
意義可一次將單張或多張應付票據轉兌現並將兌現的支票轉入過期支票中
操作方式請參照 應(收)票據批次兌現
相關項目應付支票銀行存提作業
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應收票齡分析表
意義此分析表是用來顯示已收未兌現的應收支票其帳齡分佈在各個設定期間的統計數據
圖片左邊的日期區間可依使用者的喜好去設定設定
好後只需按【設定為預設值】鍵則每次進入系統時
依此設定統計
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
開始客戶 可按 F10 開啟快速查詢視窗選擇欲查詢的開始客戶編號
結束客戶 可按 F10 開啟快速查詢視窗選擇欲查詢的結束客戶編號
報表標題 可選擇 1天數或 2日期二種為報表標題
結束到期日 系統會自動帶出當天日期若不是可自行輸入欲查詢的結束日期
相關項目應收支票
應付票齡分析表
意義此分析表是用來顯示開立給各個廠商的未兌現應付支票其票齡分佈在各個設定期間
的統計數據
操作方式請參照 應收票齡分析表
相關項目應付支票
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第六章 庫存管理
期初開帳程序
1進貨
第一次使用時本系統時將基本資料建立完成後首先利用【進貨作業】將所有產品均做首
次進貨並且將已付款的進貨單據沖銷
註亦可利用庫存調整單將所有產品數量及成本鍵入或者利用盤點作業進行盤點後將盤點
量轉入現有量必須要注意的是若您選擇使用盤點轉入的方式系統將無法自動抓取產品成
本
2由產品基本資料中作期初開帳
至產品基本資料中按(Alt+F 鍵)將可以產生庫存的
期初開帳資料
按《確定》後將自動轉入期初
庫存日消耗異動表
意義驗證庫存量的正確性且可以將驗證後的正確量寫入現有量
(1) 當日消耗表列出查詢日期當天的庫存數量
變動情況用來驗證庫存量的正確性
(2) 逐日銷耗表列出前一次結轉日至查詢日期
當天的庫存數量變動情形用來驗證庫存量
的正確性另可將計算後的實際現有量寫入
帳面量(產品基本資料中的現有量)
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庫存月消耗異動表
報表意義列出查詢當月份的庫存數量變動情形用來驗證庫存量的正確性另可將計算
後的實際現有量寫入帳面量(產品基本資料中的現有量)並作轉入產生下月期
初量
使用時機每月底結束營業後或每月初開始營業前
操作方式
1)檢視庫存月銷耗表上的異動資料及現有量是否均正確當計算後存量與目前帳面存
量不符時會以黃色警示
2)確認無誤後按下 出現如下視窗再次確認
注意產品基本資料中的現有量將會被庫存月銷
耗 表 中 的 現 有 量 取 代因 此 請 謹 慎 使 用 結 轉 功 能
C)若產品進出異動量不正確請利用庫存調整單
做調整後重新執行步驟 A)~ B)
後記
庫存量又有問題了 怎麼都跟架上物品不符 相信大多數人都有這樣的心聲
很多使用者的觀念上總是認為庫存只要交給電腦來管理庫存量一定準確殊不知電腦軟體
有可能發生不可預期的結果(程式暇疵或使用中突然的斷電當機)或是產品管理不當導致失
竊或是破損或是產品擺設到不正確的位置都有可能使得電腦中的庫存量異常所以在庫存管
理中盤點變成了一項非常重要的工作
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庫存調整單
意義當帳上的庫存量與實際庫存盤點的結果不符時即可利用此功能來調整帳上的庫存量
及成本
在〈C進出貨〉選擇【C
庫存調整單】如圖可
按《新增》《修改》
《查詢》或《刪除》鈕
更動關於調整庫存的相
關資料
按《瀏覽》進入庫存調整
單據瀏覽
操作方法
庫存調整單中的「數量」欄位應輸入實際庫存量與帳面現有量的差異量
作庫存調整時若目前某產品在系統中的現有量為 10 個但實際上賣場中只剩 8個則在
數量的欄位中輸入-2即可將系統中的現有量調整為 8個
若使用者無進貨作業的動作卻想要統計出產品的銷售成本及利潤可直接在此處輸入產
品的成本或覺得目前系統中的平均成本不正確亦可自行修改
註盤點作業中若有盤差或盤盈時會自動產生一張盤點調整單
其他操作方式請參考基本操作方法
相關項目產品基本資料盤點作業
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盤點作業
意義盤點各倉的庫存量以便管理可避免庫存太多或不足節省公司無謂的支出
有關庫存量的準確性一直為各行各業及門市經營管理者所困擾即使使用電腦軟體一樣產生
庫存量不準確的情事皆因方法錯誤或關念的偏差導致
在庫存做盤點前有些前置工作若準備充足則可收事半功倍之致
A盤點的前置工作
1 貨架上物品的擺設是否整齊乾淨
2 貨架的分類是否明確並且標示清楚
3 待進貨瑕疵物品異常品是否與陳列區清楚區分
4 人員的物品熟悉度及教育訓練是否充足
B盤點實施要點
1 全面盤點(期初期末盤點)或循環盤點
2 盤點的開始時間及預計結束時點
3 人員編組及人力分派
4 列印盤點單(可利用盤點機)
5 盤點機轉入或人工鍵入盤點數量
6 列印盤點報告單(盤盈盤損表)
C檢討此次盤點作業及問題研究
在【F系統支援】選擇【盤點作業】的選項會出現最近一張單據
操作方法
1由盤點機盤點
新增一張盤點單將盤點量輸
入盤點機再按
鍵直接將盤
點機中的資料傳送到系統
中按下 鍵即
可完成盤點作業
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2由人工手動盤點
A)新增一張盤點單按《A盤點產品轉入》鍵選擇欲盤點的產品編號可依全部產品廠
商產品類別儲放位置產品編號及庫存數量共六種選擇方式選擇所需的產品或者用
《新增明細》的方式輸入要盤點的品項接著按下《F3存檔》
B)按下《F7列印》報表選擇為「盤點單」列印出盤點單由人工盤點並將盤點量寫在盤點
單上
C)進入盤點作業點選《修改》將盤點量輸入系統中按下《存檔》後再按《轉入現有量》
鍵即可完成盤點作業
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
盤點日期 系統預設使用當天日期若不是當天日期可自行輸入盤點日期及時間
盤點單號 通常輸入完盤點日期後按【Enter】鍵後系統會直接帶出盤點單號預設
盤點人員 輸入該筆資料的盤點人員
盤點備註 補充欄位中所不足的資料
盤點倉號 選擇欲盤點的倉號 (多倉版)
《 Alt+A 》盤點產品轉入
按 可針對特定部份產品或廠商選取所需
的盤點商品
1先選擇轉入依據
2輸入起始編號及結束編號
3按下《Y確定》便可將符合條件的產品加入到盤點單中
《 Alt+B 》盤點機輸入
按 可先由盤點機盤點再直接
將盤點機中的資料傳輸到系統中可節省再輸入一
遍的時間
轉入現有量
當盤點完後且已經將盤點數量輸入至系統中後此時可按 鍵將盤點量轉入現有量
且同時在【庫存調整單】產生一張盤盈盤虧單即可完成盤點作業
相關項目產品基本資料員工基本資料庫存調整單
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第七章 系統支援
密碼設定
意義本設定首重資料保全功能系統依使用者名稱及密碼選擇性的開放系統功能可確
保資料的隱密性預防一些重要資料外流而設定通行密碼可依特定人員使用密碼才能執
行
進入時需輸入您的使用者密碼才有權限進入密碼設定中去新
增或是修改此設計目的在於防止管理者離開時他人趁機擅自
修改帳號權限
新增 增加完使用者名稱及密
碼後再設定使用功能明細（打
ˇ者為開放本項功能）
成本顯示若沒有打ˇ則該使
用者進入後台時基本資料的產
品欄位成本相關欄位則不顯示
備份作業
意義將所有資料另存一份應注意不要備份在同一部硬碟（以免硬碟實體損壞）同時為
保障資料安全應自訂備份期間如每週三六各一次
選定備份的目錄位置按下《開始備份》
鍵後即可完成備份作業
建議您在備份的檔案名稱 Data 後再加上
備份日期以避免備份資料太多產生混淆
註選擇備份路徑時需注意資料夾的名稱
應避免為空白或包含特殊符號如
gtlt$hellip等
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資料重整
意義當系統在操作途中因發生停電不正常關機或硬體發生故障而故造成系統資料中異常
現象導致資料毀損可利用本功能做一資料維護
注意執行資料重整時務必讓其他工
作站或前後台離線
編碼更改
意義因本系統中所有基本資料的編號只要存檔後就不能做修改的動作故在此設立一
個修改編號的程式
註因為基本資料中的編號會跟進銷貨產生連動關係為保持舊有歷史資料的正確性所以
更改編號時須在此更改以保持資料的完整若您要修改基本資料時請先到【2備份作業】
做資料備份的動作避免系統在編修的過程中發生停電或不明原因當機而造成資料流失
操作方法
1選擇欲修改的編號之資料
庫有客戶廠商產品員
工及產品類別資料檔共 5種供
選擇
2用滑鼠或按 F10 在原編號的
欄位上選擇欲更改的編號
3直接在新編號的欄位上輸入
新的編號
4按下《確定更改》鍵即可
完成編號更改的動作
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系統顏色修改
意義覺得系統中預設的顏色不喜歡嗎想自創風格時可利用本功能修改畫面使用者可依
個人喜好修改使用的畫面其中必須注意的是修改畫面確定後按 Y 儲存設定 要先
離開本系統再重新進入本系統才能生效
若欲更換背景圖片圖
片格式可
為jpggifbmphellip
等檔案格式
改亂了可按系統預設
值變回原來樣式
行事曆管理
意義經常忘東忘西的寫在紙條上麻煩又不容易找利用本功能吧啟動系統時會提醒哦
操作方法
1 點選《新增》後輸
入事件日期時
間對象地點
事由事項的欄位
可註記細節事項
2 勾選事件提醒方
式若沒勾選便不
會出現提醒的訊
息
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名片簿管理
意義可將重要的電話或經常聯絡朋友記錄在此容易找尋又不會丟可分類還有多項
詳細資料欄位可供利用
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
名片分類 可點選 開啟客戶分類的快選視窗
電子信箱 若有輸入 E-Mail 帳號則按下 可直接連結至 Outlook 發送信件
其他備註 補充欄位中不足的說明或做為某些特殊資料註記
選擇發送簡訊功能時可自動帶入行動電話號碼
操作方法請參照 基本操作方法
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產品停用啟用處理
意義將產品基本資料中已經停產或停售長時間不使用的產品資料作停用處理可加快搜
尋的速度也增加盤點補貨等工作的效率若日後進貨時新進產品的條碼與停用產品
條碼相同時系統會出現警告訊息可直接將產品恢復續用
操作方法
1 產品停用
A)將欲停用的產品打勾勾選的品項會列在右上方的挑選清單列中確認後點選《停用》
停用的產品會列在下方的〈停售或停用之品項〉中
B)直接在產品基本資料中刪除的品項也會自動被系統列到停用產品中喔~
2 產品啟用
在欲恢復續用的產品上按一下滑鼠右鍵選擇《Y產品續用恢復》確認後該筆資料會
回復到產品基本資料中恢復續用的產品庫存量售價成本等均會歸零若要查看過去
的歷史進貨紀錄及銷貨分析請利用〈歷價〉及〈分析〉的功能
相關項目產品基本資料
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產品成本重算
意義若於系統使用時發生停電或當機或硬體故障情形而造成平均成本有異常之情形可
利用此作業將平均成本重算
可選擇年或指定月份計算確
定無誤時可利用寫入功能將
目前平均成本更新
若平均成本重算後有發生的情形則執行《W將計算之平均成本寫入》後必須利用 資
料偵錯 功能將異常的產品資料修復接著再到產品基本資料中利用〈歷價〉重新寫入成本
相關項目產品基本資料資料偵錯
軟體使用教學手冊
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資料偵錯
意義藉由資料偵錯系統來偵測錯誤的資料再加以修復是屬於軟體異常控管的一項重要功
能有如 Windows 中的磁碟偵錯功能
操作方法
選擇客戶資料檢測編號是否重 覆及累積點數預收金額數值溢位等異常檢測
選擇銷貨資料檢測編號是否重覆及小計金額銷貨成本數值溢位等異常檢測且可將銷
貨成本以目前平均成本置換但此項功能需在已驗證過產品資料且無異常的情況下才能進
行
選擇廠商資料檢測編號是否重 覆及異常資料偵錯
選擇產品資料檢測編號是否重 覆及最近進價平均成本及售價數值溢位等異常檢測
選擇進貨資料檢測編號是否重覆及異常資料偵錯
選擇訂貨資料則會重新計算產品檔中的被訂購量
選擇倉庫資料重新分析產品檔及倉庫檔中的庫存關聯結構並自動將錯誤修復
以上各個資料檔檢測後若有異常情形出現只需按《自動修復錯誤》鍵即可完成資料偵錯
修復的動作
軟體使用教學手冊
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用戶使用記錄
意義可記錄各用戶進入系統的日期及時間及使用哪個功能表做哪些動作避免在多人
使用狀況下無法查到資料修改或刪除是由何人做的
流量統計
依據系統登入用戶別統計各動作的操作次數
在桌面上建立捷徑
意義當桌面上安裝的捷徑不小心刪除或在一開始安裝軟體時沒有建立捷徑皆可利用此功
能輕鬆在桌面上重新建立捷徑再也不用擔心找不到執行路徑
操作方式
1輸入前台工作站號若是單機版則不需輸入
2直接點選《1建立後台管理捷徑》或《2建
立 POS 前台捷徑》就會在桌面上自動建立捷徑
軟體使用教學手冊
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備份還原
意義當您發現銷售前台進入後出現錯誤代碼或存檔後交易紀錄無法存入時代表銷售資料
庫已經遭受毀損備份還原能夠幫助您將資料還原到您最後一次做備份的狀態
1 請先將執行資料備份並記下您的備份目錄位置操作方式請參照 備份作業
2 請放入安裝光碟重新安裝或至我們的網站 wwwhiposcomtw 下載試用版本（切記版
本必須相同）
註請確定所有工作站或前台均已離線且無其他軟體正在執行
無需移除原本的軟體直接執行安裝即可
3 請至[開始][程式集][叡鴻 Hipos 軟體系列]點選[備份還原]或至電腦中的 csalewin 中
點選 備份還原exe 如圖所示選取您的備份目錄位置後點選《S開始還原》即可
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第八章 附件 其他技術支援
報表格式修改
利用 HiPOS 軟體中的報表系統工具可以自行修改報表的格式
系統工具的開啟方式
1《開始》rarr《程式集》rarr《叡鴻 HiPOS 軟體系列》rarr《報表系統工具》
2到電腦 csalewin 資料夾中將〈系統工具exe〉點滑鼠左鍵兩下開啟
自訂列印紙張大小
開啟系統工具後選擇要修改列印格式的報表後將紙張規格分別填入高度寬度上邊界
左邊界即可
例如原本是 A4(290210mm)格式要改
成列印中一刀格式直接修改高度
140寬度 210 就可以囉~
修改報表內容
1開啟系統工具後先選擇要修改的報表再按《修改報表》
2若要修改報表內容的位置以滑鼠圈選要移動的範圍後以larruarrdarrrarr移動或直接以滑鼠拖
曳至您預定的位置即可
3若要修改或增加文
字則先點選 報表控
制項工具列 上的
一下接著點一下要
修改的文字或要新增
文字的位置即可編
輯文字
4修改完成後點選
左上角的《檔案》rarr
《儲存》
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自訂瀏覽視窗表格樣式
意義因為使用者的螢幕大小及解析度設定的不同在瀏覽視窗中難免發生表格橫向欄位太
大或太小導致於查看資料時的不方便HiPOS 提供了自訂表格樣式的功能讓使用者調整好
欄位後可以存檔方便日後查看
操作方法
1將滑鼠移動到要調整的欄位框上會出現 符號以滑
鼠拖曳即可調整欄位大小
2調整好後如圖在內容的任一位置上按一下滑鼠右鍵選擇《儲存表格樣式》若是儲
存後不滿意可以選擇《恢復預設值》
滑鼠右鍵功能選單
意義建立資料時若已經有其他檔案格式的資料存在方便
複製貼到 HiPOS 軟體中
在 HiPOS 軟體中當欄位為可編修狀態下時可以按一下滑鼠
右鍵便能呼叫功能選單(複製貼上剪下)
看完了使用手冊仍然無法解決您的問題嗎本公司提供了多元的諮詢管道
本公司網站技術支援httpwwwhiposcomtw 文件知識庫
電話諮詢07-7030898
傳真專線07-7032066
E ndash Mail Servicehiposcomtw
公司地址高雄縣鳳山市 830 埤北路 81 號
軟體使用教學手冊
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庫存管理
基本庫存管理功能操作說明
標準作業流程
產品現有數量
產品基本資料中的現有數量欄位系統會自動依照進貨及銷貨統計並隨時更新產品現有量
因此為了保持現有量的正確性及產品成本的準確度請勿直接從產品基本資料的現有數量欄
位修改現有量
進貨作業
進貨時確實輸入正確的進貨量要留意進貨單位是否正確進貨及進貨退回時產品的庫存
量都會自動增減
庫存調整單(HiPOS-Light 版無此功能)
（一）使用時機
1 某產品的數量因毀損失竊hellip等非進貨及銷售而短缺或增加導致需要調整產品的現
有量時
2 由盤點作業中執行盤點量轉入現有量時若有差異量系統會自動產生一張庫存調整
單
（二）操作方式
1 進入【C進出貨】 rarr 【庫存調整單】
2 點選 【新增】rarr輸入日期單號經辦人員備註
3 點選 【新增明細】 rarr輸入【產品代號】
4 輸入【數量】是指實際數量與產品現有量的差異量例如 A產品實際量為 10 個產品
基本資料中的現有量為 8個兩者的差異量為 10－8＝+2數量的欄位輸入 2若 B產
品的實際數量為 15 個產品基本資料中的現有量為 20 個則差異量為 15－20＝-5
數量的欄位便輸入-5
5 點選【存檔】後產品現有量便會隨著調整
（三）附註
HiPOS-Light 版若平時發現產品數量有錯誤請直接利用【盤點作業】的轉入現有量功
能來調整產品的現有量
軟體使用教學手冊
69
庫存日消耗表
（一）當日消耗表列出查詢日期當天的庫存數量變動情況用來驗證庫存量的正確性
（二）逐日消耗表列出前一次結轉日至查詢日期當天的庫存數量變動情形用來驗證庫存
量的正確性另可將計算後的存量寫入帳面量(產品基本資料中的現有量)
（三）使用時機每日營業結束利用庫存逐日銷耗表檢驗庫存正確性
庫存月消耗表
（一）報表意義列出查詢當月份的庫存數量變動情形用來驗證庫存量的正確性另可將
計算後的實際現有量寫入帳面量(產品基本資料中的現有量)並轉入產生下月期初量
（二）使用時機每月底結束營業後或每月初開始營業前
（三）操作方式
1 檢視庫存月消耗表上的異動資料及現有量是否均正確當計算後存量與目前帳面存量
不符時會以黃色警示
2 確認無誤後按下 出現如下視窗再次確認
盤點作業
（一）盤點前置作業
1 貨架上物品的擺設是否整齊乾淨
2 貨架的分類是否明確並且標示清楚
軟體使用教學手冊
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3 待進貨瑕疵物品異常品是否與陳列區清楚區分
4 人員的物品熟悉度及教育訓練是否充足
（二）操作方式
1 進入【F系統支援】rarr【盤點作業】rarr【新增】rarr輸入日期單號盤點人員備註
2 在【產品代號】輸入要盤點的產品rarr【存檔】rarr【列印】選擇【盤點單】
3 進行人工盤點工作
4 進入【盤點作業】rarr【修改】rarr在【盤點數量】輸入實際盤點數量rarr【存檔】
5 選擇【轉入現有量】即可將盤點量轉入到產品基本資料中的現有量
（三）操作秘訣
2 利用【新增明細】可一項項將要盤點的產品輸入
3 利用【盤點產品轉入】可以選擇一次將所有產品輸入或者依照廠商別產品類別儲
放位置產品編號輸入
4 務必確實將盤點量輸入盤點單的「盤點數量」欄位中盤點數量請勿輸入負數
（四）盤點要點
1 全面盤點及循環盤點除了期初或期末的全面盤點之外應固定每隔一段時間做循環
盤點循環盤點可以依照產品類別儲放位置或者產品編號等等例如固定每個月作
一次循環盤點第一個月盤點第一排貨架的商品第二個月盤點第二排貨架的商品
2 盤點時效盤點開始到盤點結束的時間盡量不要超過預定時程為了防止盤點錯誤應
避免盤點期間同時進貨銷售盤點完畢應即時將盤點量轉入現有量
3 盤點差異量軟體系統中的現有量欄位嚴格來說是帳面上的產品數量而盤點量則是
實際庫存的數量軟體操作過程有疏失產品瑕疵失竊及盤點錯誤等許多因素均
可能導致帳面上的數量與實際庫存不符的情況因此有盤差是可以被接受的但若差
異量太大時管理者便應觀察是哪個環節出了問題
軟體使用教學手冊
71
上線一段時間後初次執行盤點作業或庫存日月銷耗表
說明
1過去進貨或庫存有異時均直接修改產品現有量
2使用一段時間後才執行庫存月銷耗表結轉
3更新版本或重新安裝執行資料備份還原或者它系統資料轉檔匯入
上述情況可能會發現期初量都是 0以致計算後存量與帳面存量產生極大的誤差
作業流程
期初開帳作業
（一）使用時機
1 初次使用者
2 已經上線一段時間的使用者
3 更版或重新安裝系統後執行備份還原的使用者
4 產品現有量正確而庫存日月銷耗表中的現有量完全不對者
（二）操作方式
1 進入【A基本資料】rarr【產品基本資料】確認產品現有量均為正確的數量
2 按【Alt+F】開啟庫存量期初開帳作業視窗rarr選擇「轉入期初月份」rarr【確定】
3 此一動作可以根據產品基本資料中的現有量去重新計算出庫存日月銷號表中的現有
量並且反算出期初量
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常見 QampA
產品基本資料中的現有數量與實際庫存量不符合
1 僅有少數幾項產品的庫存量不符時可利用「庫存調整單」做調整
2 多項產品的庫存量不符時利用「盤點作業」並將盤點量「轉入現有量」
3 每日營業結束時可利用「庫存逐日消耗表」核對產品庫存量並將正確量寫入現有量
4 檢視產品-進出異動表可查明是否有單據數量錯誤
產品現有量不會隨銷售或進貨變動
1 執行資料重整
2 檢查前台 Alt+F5 銷售記錄是否正常若銷售存檔後無銷售紀錄或者銷售明細僅有時間及
金額代表資料庫已經損壞
3 檢查銷售及進貨時的產品編號是否一致
4 檢查產品基本資料中產品是否有重複建檔換言之相同的產品名稱是否有兩個不同的
產品編號
庫存日月消耗表中的期初量為零導致統計後的現有量錯誤
1 發生原因沒有將上月底的庫存作結轉寫入本月期初
進入【庫存月消耗表】rarr列印年月輸入上個月份rarr執行結轉
2 發生原因Ⅰ曾經從產品基本資料中的現有量欄位直接修改數量
Ⅱ更版或備份還原後沒有執行期初開帳的動作
進入產品基本資料執行【Alt+F 期初開帳作業】
3 當月底營業結束時請檢視庫存月消耗表核對庫存量並執行結轉的動作將正確量寫入現
有量及寫入次月期初量
庫存日月消耗表中的調入量與實際調整的數量不符合
1 發生原因盤點作業轉入現有量時重複執行轉入現有量的動作
2 進入【庫存調整單】rarr點選【瀏覽】尋找備註中盤點轉入單號重複的資料
3 刪除重複的調整單即可
利用盤點量轉入現有量卻發現某些產品仍然與實際庫存量不符合
1 發生原因 盤點數量錯誤
盤點作業中盤點數量輸入錯誤
營業時間進行盤點工作盤點後到轉入現有量的過程中產品銷售出去而未作
調整
2 利用「庫存調整單」調整現有量
3 HIPOS-Light 版利用「盤點轉入現有量」作調整
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73
已經將盤點量轉入現有量之後發現盤點時數量點錯
1 利用「庫存調整單」調整現有量
2 HIPOS-Light 版利用「盤點轉入現有量」作調整
連續數月都有做庫存月消耗結轉但庫存月消耗中某些產品的現有量卻總是有誤差
1 發生原因每個月結轉的時間點有誤
2 進入【庫存月消耗表】rarr列印年月輸入本月份rarr列印出該張報表或記下該報表的ldquo期初
量rdquo
3 重新進入【庫存月消耗表】rarr列印年月輸入上一個月份
4 比較本月份的ldquo期初量rdquo及上個月份的ldquo現有量rdquo是否相同若上個月份的現有量比本月
份的期初量少代表上一個月結轉之後仍有作銷售或調整
例如430 下午 200 做結轉將正確量寫入下月期初（產生 5月份的期初量）但是 430
下午 300 又陸續作了銷售或調整庫存量
5 做法
盤點機盤點時架上無庫存的 產 品 會 漏 盤
新增盤點單時選擇【盤點產品轉入】將全部產品轉入並將【盤點數量】全部修改為 0
將盤點機中的資料轉入該盤點單存檔後將盤點量轉入現有量
4 月
5 月份
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74
選購模組功能簡介
簡訊 SMS 發送模組
SMS 簡訊發送功能透過網際網路直接由 HiPOS 軟體系列中發送簡訊至客戶的行動電話能夠達
到迅速確實即時傳遞訊息及行銷的效益
HiPOS 門市及進銷存 v6 以後都可使用免申請儲值後馬上開通
功能特色
1 低廉的發送費用
一般使用手機發送簡訊每通大約 $25~ 35 之間使用 HiPOS SMS 每通只要 11~13 之
間足足省了 50
2 搭配 HiPOS 軟體分析有效客戶發送
利用 HiPOS 的各項統計如累積點數已購商品累積消費金額生日等等的各項數
據做有效的簡訊廣告行銷並且會自動過濾重覆的電話及統計發送的通數
應用 1 生日到時發送祝賀簡訊並告知來電優惠方案
應用 2 廠商新商品推出時可過濾已購買同類商品的客戶清單做簡訊廣告發送hellip更多應用
等你來發掘
3 大量簡訊發送
除了對單一客戶發送簡訊外大量發送簡訊的功能可同時對多個客戶行動電話號碼發送簡
訊
4 簡訊發送時效性佳
簡訊發送後正常情況下約 3~10 秒鐘就可即時將簡訊傳送到客戶手機重要訊息不怕客戶
收 不 到 若 因 故 對 方 無 法 接 收 將 會 自 動 重 發 直 至 發 送 成 功 或 滿 24 小時止
5 常用訊息片語編輯
「常用訊息」功能可以編輯儲存常用的簡訊內容可以加快編寫簡訊的速度
6 預約發送
可自定要發送的時間時間到才發送簡訊更有效率的廣告效益
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75
單一簡訊發送
在會員基本資料廠商基本資料員工基本資料中
按下 即可發送簡訊
大量簡訊發送
﹝統計報表﹞rarr﹝C會員郵寄標籤大量簡訊﹞依照
條件選擇要發送簡訊的對象後點選《S發送簡訊》
即可將簡訊發送到所選擇的對象
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5
可選購週邊
光罩式條碼掃瞄器
鍵盤介面隨插即用
品質優良判讀輕鬆
超高相容性
掃瞄速度每秒達 100 次
故障率低
真正物超所值
電子智慧錢櫃
「CR 系列電子錢櫃」是 POS 專用錢櫃
可確實得知收銀員開錢櫃次數有效地減少收銀員舞弊
可調式間格區分零錢紙鈔適合收受現金頻繁的行業
免開錢櫃大鈔投入口更加安全零風險
鑰匙三段式設計(1電腦開啟 2鑰匙開啟 3鎖死)
發票機
搭配堅固耐用的 EPSON 機心故障率低適合來客數多的賣場及
百貨公司
補蓋店章功能
提供 WIN98NTXP 等 Driver
可透過 RS232 控制不受平台限制
榮獲各大百貨公司的青睞
可程式化中文收銀鍵盤
可直接使用不需另接 PC 鍵盤
標準 keyboard 介面可另選 RS-232 介面
不使用 TSR 可避免應用程式軟體衝突
支援所有的文數字及符號的字元
255 ASCII codes 支援所有 IBM 特殊鍵(Shift Ctrl Alt Esc
etc)
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6
盤點機（資料收集器）
功能強體積輕巧堅固耐用之工業級手持式資料收集器
符合工業化防塵防水 IP 54 之標準
具 15 公尺自由落體耐摔防護
內建條碼掃瞄器
大型 LCD 顯示螢幕
文數字鍵盤資料輸入快速方便
重量僅有 245 公克非常適合長時間工作或女性使用者
熱轉式條碼列印機
熱感熱轉兩用203dpi
列印寬度左右 104cm列印速度每秒 3 英吋
多國語言原廠 Window 排版軟體操作簡單
支援各種條碼種類及 pcx bmp jpg 等圖檔
銅版紙熱感紙合成紙(PVC珍珠龍消銀龍)卡紙布標等
都可列印適用於各行各業
TTP-243E 國產輕型條碼列印機功能媲美進口機種價格卻只
有進口機種的三分之一並隨機附送進口機種所沒有的中文排版軟
體
中文價格顯示器
獨立型顯示器
可調節視角及旋轉人性化設計
中文四行背光式(冷光)LCD字幕清晰
可顯示中文的品名及價格讓客戶清楚知道結帳物品的價格
避免貼錯條碼賣錯價格減少消費糾紛
中文收據機（出單機）
熱感式列印機
高速列印
操作簡便
直接投入式紙槽換紙快速
POS 週邊產品產類繁多歡迎來電洽詢
亦可參考我們的購物網站 httpwwwhiposcomtwshop
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7
第二章 基本功能指引
不知道如何使用 Hi-POS 進銷存管理系統嗎跟著以下說明一個步驟一個步驟進行你會發現
每一項作業都變得很簡單喔
軟體安裝
1 將 HiPOS 軟體光碟放入光碟機選擇《軟體安裝》接著選擇您所買的軟體別《HiPOS 進
銷存管理》進行安裝
2 如右圖點選《下一步》接著選擇
《是 Y》接受授權合約
3 依照畫面指示點選《下一步》繼續執
行安裝直到安裝完成即可
4 請將光碟盒內所附的 USB KEY 插入電腦的 USB 埠
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啟動
第一次啟動用戶名稱為 123密碼為空
白進入後請馬上到【F系統支援】之
【1密碼設定】去設定自己的使用名稱與
密碼往後進入系統僅需輸入自己設定的
用戶名稱與密碼即可
操作介面
以下為系統常用功能操作說明本系統於整體操作上採精簡操作原則直接多重輸入模式(鍵
盤滑鼠)可依個人習慣選擇輸入介面(亦可同時使用)
注意請詳細閱讀主畫面的各項詞句名稱
進入系統畫面
快速工具列的作用在於不用進入選單而
直接點選進入
除非你自行更改顏色設定值否則系統
預設顏色值代表的意義如下
一般瀏覽模式
目前所停留欄位可輸入(新增或編修模式)滑鼠右鍵可開啟編輯功能選項
作用欄位可按 F10 或點滑鼠左鍵兩次開輔助視窗
輔助視窗選擇按鈕
使用要領
1使用滑鼠操作進入系統畫面我們可以使用滑鼠直接點選
2使用鍵盤若操作者比較熟悉鍵盤【Alt】按著不放再按相對的英文字母就會開啟下
拉功能視窗用【larr】【rarr】鍵控制左右移動光棒選擇功能視窗再用【uarr】【darr】鍵移
動功能選項光棒選好後按【Enter】即可進入
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按鍵說明
圖 示 按 鈕
鍵盤快速鍵 【Ctrl + Home 】 【Ctrl + larr】 【Ctrl + rarr】 【Ctrl + End 】說 明 資料第一筆 資料上一筆 資料下一筆 資料最後筆
圖 示 按 鈕
鍵盤快速鍵 【INS】 【Enter】 【F2】 【F8】 【DEL】 【F7】 【F3】
圖 示 按 鈕
鍵盤快速鍵 【F9】 【F12】 【Alt+A】 【Alt+P】
〈INS〉新增資料
按【Insert】鍵或將滑鼠游標移到 按滑鼠左鍵點取即可新增資料
〈Enter〉修改資料
移動光棒至欲修改資料上按【Enter】鍵或滑鼠移到 按滑鼠左鍵點取即可修改資料
註編號及累積點數無法修改如欲修改編號須到編碼修改以保持資料的完整性
〈DEL〉刪除資料
移動光棒至欲刪除的資料上按【Delete】或滑鼠移到 按滑鼠左鍵點取選擇ldquo是rdquo(或
按【Y】)即可刪除資料
〈F3〉資料存檔
當資料新增或修改完後記得按【F3】或滑鼠移到 按滑鼠左鍵點取完成存檔
〈F9〉放棄存檔
如果所鍵入的資料錯誤或不想存檔時可按【F9】】或滑鼠移到 按滑鼠左鍵點取放棄本次
新增或修改的資料
〈F12〉離開
任何瀏覽視窗按下 可以回到主功能選項再執行其他作業
注意若是呈現暗灰色的鈕可能正處於新增或修改模式請先選存檔或放棄再按離開
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〈F2〉快速查詢資料
索引查詢可以查詢並排序所要查詢的資料
查詢時可按【PgUp】或【PgDn】快速切換查詢排序
的項目或用滑鼠點選 選擇排序項目查詢的資
料若沒有被找到將停在最相近的一筆資料上
全文檢索例如要找一個 奶粉 的產品可能
是 奶粉也可能是 奶粉如果奶粉字樣是在備註欄中呢 利用全文檢索功能可快速找
出你要的產品
查詢後如有多筆可按 Enter 一筆一筆找出你要的資料要中斷檢索可按 ESC 結束或利用
過濾只列出相關資料
〈F8〉多條件過濾查詢
過濾查詢和快速查詢不同的是過濾只列出所查詢的項目其他的資料並不會出現可利用此
功能加條件過濾資料後再列印你要的資料
例如在【F8 過濾查詢】中輸入產品名稱
等於阿華田三合一或是等於開喜烏龍
茶則系統只會抓取相關的資料不屬
於查詢中的資料皆不會出現如要取消過
濾回復到原資料內容再按一次過濾選擇
取消即可
〈F7〉報表列印
按【F7】或 出現報表列印視窗如右圖
《列印選擇》選擇報表別按【Y確定】出現列印
預覽視窗如下圖按 即可印出報表
《表文設定》自訂報表的表頭及表尾文字 《匯出選項》選擇報表別及匯出資料存放位置後按
【E匯出】將資料匯出至 Excel
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11
地址輸入
當系統游標移到地址欄框時會呈現亮綠色（如圖）
此時可按【F10】或連續按滑鼠左鍵兩次或按下此鈕 開啟地址輔助輸入視窗
依圖示使用鍵盤【uarr】【darr】
選取所需的縣市如高雄縣後
按【Enter】鍵或滑鼠連續點
兩下隨即出現高雄縣三個
字而畫面也由 1縣市跳到
2鄉市出現鄉鎮市區欄使
用鍵盤【uarr】【darr】鍵選取鳳
山市後按【Enter】鍵或滑鼠
連續點兩下隨即出現高雄縣
鳳山市(830)依此將路街
巷弄鄰樓室等資料
全部點選完成後記得按一次
取回(或【Ctrl＋Enter】)
使用秘訣
(1)地址輸入時會依照使用的頻率來排序資料
(2)縣市或鄉鎮村里如果用不到可以刪除以節省挑選的時間
(3)縣市鄉市路街也可自行新增
輔助視窗的選用及設定
當欄位顏色狀態為 (亮綠色)時可按 F10 或按滑鼠
右鍵開啟輔助視窗或點選畫面中的 按鈕以便快速輸入你要的
資料內容
選定後按 Enter 或快擊滑鼠左鍵兩下或按 即可取回選定的資
料
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第三章 基本資料設定
基本資料這個作業是在您剛使用本系統之期初建檔項目您必須整理原始須用人工作業之
資料經過規劃之後編號然後逐步建檔以便在輸入作業下能順利完成各項作業
廠商基本資料
意義建立所有廠商基本資料以便迅速查詢廠商的聯絡電話所在地址付款方式條件
和其他備註方便往後的進貨及其相關之聯絡事宜
1 在〈A基本資料〉選擇〈2廠商基本資料〉選項開啟後畫面如圖所示
2 選擇《新增》來建立廠商資料
3 依序將每個欄位資料輸入後按《存檔》即完成
視窗左半部為資料瀏覽預視右半部為資料明細資料編輯或修改時均在右半部資料明細區
操作
資料輸入方式請參照 基本功能指引
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欄位說明
欄位名稱 欄位說明
廠商代號
按 Enter 產生流水號或自行編碼或可利用尾隨編號功能例如按 A或
A 則產生 A 開頭之流水號廠商編號共六碼建議盡量以數字編號以
免發生流水號位數不足之情形
公司名稱 輸入廠商的名稱
廠商簡稱 系統會自動擷取公司名稱前五個字亦可自行輸入
統一編號 輸入廠商的統一編號
聯絡電話傳真 輸入廠商的聯絡電話及傳真
聯 絡 人 輸入廠商的訂貨聯絡人
其他電話 輸入聯絡人的行動電話號碼發送簡訊 時可自動帶入
所在地址 輸入廠商的所在地址可開啟選擇視窗 (詳見 地址輸入 )
發票地址 輸入廠商的發票地址可開啟選擇視窗 (詳見 地址輸入 )
請款方式 可區分是屬於現金或月結的交易方式以便日後當成應付帳查詢之過濾
條件
帳 款 日 輸入廠商的結帳日期在〈進貨作業〉中便會自動帶出結帳日期以便
日後當成應付帳查詢之過濾條件
E - Mail 若有輸入廠商的 E-Mail 帳號則按下 可直接連結至 outlook 發送信
件
營 業 稅 設定該廠商的營業稅稅別在〈進貨作業〉中便會自動設定營業稅別
預付餘額 取用預付款後所剩於可用的餘額系統會將〈付款作業〉中的預付餘額
自動帶入此欄位因此可不用輸入
最後進貨 最後一次向該廠商進貨的日期
其他備註 補充欄位中不足的說明或做為某些特殊資料註記
相關項目進貨作業付款作業產品基本資料
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產品分類產品單位設定
意義建立產品的分類類別產品單位等常用資料使往後的資料建檔更順暢方便
產品類別設定
1 在〈A基本資料〉選擇〈5其他編號設定〉
選項如圖所示
2 選擇〈產品分類設定〉按《Y確定》
3 選擇《新增》輸入代碼及類別名稱後按
《存檔》完成
註產品分類請以數字為主
產品編號為產品分類代碼+流水號至多為 14 碼若產品分類代碼以英文為主容
易導致產品增多時流水號位數不足使用且列印條碼時容易有過長的困擾
產品常用單位設定
操作步驟如同上述產品類別設定
銀行基本資料設定
設定往來銀行的資料作為日後在銀行存提應收支票應付支票作業時的依據
客戶分類設定
設定客戶基本資料中的客戶分類操作步驟如同上述產品類別設定
常用片語設定
設定【現金日記帳】中常用的會計科目日後使用時可直接開啟快選視窗節省輸入作業時間
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產品基本資料
意義產品輸入總覽新增修改及查詢
1 在〈A基本資料〉選擇〈3產品基本資料〉選項如圖所示
2 選擇《新增》來建立一筆新的產品資料
資料輸入方式請參照 基本功能指引
欄位說明
欄位名稱 欄位說明 F10
產品名稱 輸入該產品的名稱
產品分類 若類別項目太多時可按【F10】開啟視窗選取 ˇ
產品編號 按【Enter】讓電腦自動編號或是直接鍵自編碼亦可最多可編
至 14 碼編碼原則類別代碼加上流水號
產品條碼
將游標移到『產品條碼』欄位如果是國際條碼拿 CCD 條碼掃
瞄機在條碼標籤上掃瞄一下則會有一組數字產生待存檔後
往後在銷售時只須刷入國際碼即可不必在每樣產品都貼上條碼
原廠料號 商品出廠時之廠商編號可方便於進貨中使用加速進貨作業
注音簡碼
單字中的第一個注音符號如【日式蘇打餅乾】rdquo蘇 rdquo的注音
拼音是ㄙㄨ而ㄙ對照鍵盤上的英文則為 N依此類推【日式蘇
打餅乾】對照鍵盤上的英文則是【BGN21】
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基本單位 銷售最小量的計算單位可按【F10】開啟視窗選取如口香糖一盒有 10 條則單位為「條」
ˇ
包裝單位 銷售較多量的計算單位可按【F10】開啟視窗選取如口香糖一盒有 10 條則單位為「盒」
ˇ
包裝數量 銷售較多量的數量如口香糖一盒有 10 條則單位為「10」
儲存位置 可填入產品存放的位置如 A1B1C3 等
最低售價 該項產品的最低出售價格
被訂購量 該項產品被訂購的數量系統會自動統計訂貨單中的資料後將數量帶入可省略不輸入
請 購 點 當產品低於多少量時得要提出採購的要求
現有數量 產品目前的存量系統會自動帶入可省略不輸入
安全存量 只要該貨品低於安全存量系統便會有警示作用
規格型號 輸入該產品的規格型號
顏色 輸入該產品的顏色
尺寸 輸入該產品的尺寸
主供應廠商 系統會將進貨作業中的廠商自動帶入故可省略不輸入亦可利用比價功能將最低價廠商設為主供應商
ˇ
應稅 若此產品屬於應稅商品則在此處勾選應稅
健康捐倍數 產品售價包含健康捐由此設定健康捐的倍數O表示不含健康捐
市價 一般市面上所賣的售價或同業售價
標準售價 賣給客戶的售價共可設定 5個售價
包裝售價 賣給客戶的包裝價格共可設定 5個包裝售價
最近進價 最近一次進貨的價格由電腦自動運算故可省略不用輸入
最高進價 表示在進貨相同產品時曾經所付過最高的進貨價格會顯示在這一個欄位裡最高進價是由電腦自動運算故可省略不用輸入
最低進價 表示在進貨相同產品時曾經所付過最低的進貨價格會顯示在這一個欄位裡最低進價是由電腦自動運算故可省略不用輸入
平均成本 平均成本是由電腦自動統計故可省略不用輸入 平均成本=全部進退貨金額全部進退貨數量
固定成本 可由使用者自行抓取其一較常進貨成本
業務獎金 業務員每賣出一份這項產品時可以得到多少的獎金若公司並無此獎金制度則可以略過不輸入
毛利率 此欄位不需輸入系統會自動帶出 毛利率=(零售價格-平均成本)零售價格100
產品備註 補充欄位中不足的說明或做為某些特殊資料註記
產品圖片 可將產品圖片或型錄轉成影像檔後放入 凡是瀏覽資料欄位有打勾的標誌就表示該產品有圖片或型錄
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特項功能說明
產品歷史記錄
在產品基本資料中選擇《歷價》
選項即可
可查看該項產品的歷史報價訂貨
及出貨的各項詳細資料記錄
產品比價
在產品基本資料中選擇《比價》選項即可
可將選定的產品歷史進貨的價
格日期單價數量金額及
廠商等資料顯示出來且可以將
最低價與最高價之供應商及供
應價格列出來也可重新計算平
均成本選擇是否將成本寫入產
品或將最低價廠商成為主供應
商
產品銷售分析
針對選定的單項產品做會員層購買分
析可以看出購買該項產品的會員及總
額總量（依銷售總額做排列）
1 在產品基本資料中選擇《分析》
2 輸入想要分析的時段按《Y確定》
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大型產品標籤列印
在產品基本資料選擇《F7列印》可以選擇列印大型產品標籤(A4)
操作方式請參照 按鍵說明
《 Alt + P 》條碼列印
若有購買條碼列印機按《Alt+P》選擇列印張數後直接從條碼輸出
機印出單項商品的條碼標籤可自行設定條碼列印的文字及格式
目前軟體僅適用 TSC TTP243ETTP245 系列之條碼列印機
瀏覽商品
按下 可瀏覽所有商品的明細資料
分倉庫存量 多倉版
在產品基本資料中選擇
可以查看該產品各分倉庫存量及總庫存量
《 Alt + M 》產品快速輸入作業
在產品基本資料的視窗中按《 Alt + M 》可呼叫出產品快速輸入作業的視窗可利用次功能
快速大量修改產品基本資料
操作方式直接在各欄位
輸入修改資料即可
注意若使用者權限未開
放修改及成本顯示功能
將無法執行此項作業
相關項目其他編號設
定庫存總表列印出貨
作業報價作業進貨作
業
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客戶基本資料
意義建立所有客戶基本資料以便迅速查詢亦可查詢會員的銷售記錄
1 在〈A基本資料〉選擇〈1客戶基本資料〉選項後如圖所示
2 選擇《新增》選項即可新增資料
3 逐一輸入欄位資料後按《存檔》即可
資料輸入方式請參照 基本功能指引
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
客戶編號 按 Enter 產生流水號或自行編碼或可利用尾隨編號功能例如按 A或
A 則產生 A 開頭之流水號
公司名稱 輸入該公司的名稱
公司簡稱 會自動擷取前五個字亦可自行輸入
客戶分類 可依客戶性質的不同去設定客戶類別可開啟選擇視窗 (詳見地址輸入)
聯絡電話傳真 輸入該公司的聯絡電話及傳真
統一編號 輸入該公司的統一編號
聯絡人 該公司的訂貨聯絡人
公司地址 可開啟選擇視窗 (詳見地址輸入)
送貨地址 可開啟選擇視窗 (詳見地址輸入)
發票地址 可開啟選擇視窗 (詳見地址輸入)
營業稅別 設定該客戶的營業稅別在【出貨作業】 及【訂貨作業】中便會自動帶出
營業稅別
業務歸屬 直接輸入業務員編號或按 F10 鈕帶出速查視窗在【出貨作業】及【訂貨作
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業】中便會自動帶出業務員的編號
E-Mail 若有輸入客戶的E-Mail帳號則按下 可直接連結至outlook發送信件
請款方式 可區分是屬於現金或月結的交易方式以便日後當成應 收帳款查詢之過濾
條件
帳款日 輸入客戶的結帳日期在【出貨作業】 及【訂貨作業】中便會自動帶出結
帳日期以便日後當成應收帳款查詢之過濾條件
出貨額度 輸入對該客戶所允許的帳款信用額度超額系統會自動警示
預收餘額 收款作業中取用預收款後所剩於可用的餘額系統會自動帶入與【收款
作業】相關
使用售價 依不同種類的客戶而設定不同之售價對應產品基本資料中的標準售價
售價 2~5共有五種售價可供切換
網站位址 若有輸入客戶的網站位址則按下 可直接連結至該網站
其他備註 補充欄位中不足的說明或做為某些特殊資料註記
特項功能說明
《 Alt + A 》客戶銷售分析
可以針對某一位客戶做所購買的產品購買總量購買總額的分析
輸入時段即可如 900101sim
901119(由此可知其在
900101sim901119 這期間所
購買的產品購買總量購買總
額依銷貨總額作排序)
記要
另外在此項功能中尚有一項貼心的服務按下《記要》鈕可記錄一些除了業務上以外的事
物
SMS 簡訊發送
客戶基本資料中選擇 或是在聯絡人電話後選擇 可以對該手機號碼發送 SMS 簡訊
注意使用 SMS 簡訊功能需先進行帳號開通及簡訊儲值
相關項目 出貨作業出貨退回作業出退貨資料統計訂貨作業訂貨資料統計收款作業應
收帳齡分析表應收支票應收票齡分析表
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員工基本資料
意義基本資料薪資明細聯絡電話及進銷貨中的人員代碼設定
操作方式同如 會員基本資料 設定
列印員工清冊
在員工基本資料中按《F7列印》可瀏覽並列印員工清冊
相關項目進貨作業進貨退回作業出貨作業訂貨作業報價作業員工業績統計表庫
存調整單
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其他編號設定
意義其他基本資料的輔助視窗設定一次補足以後只要開啟輔助視窗選入即可另外
也可以開啟輔助視窗時再臨時新增
1 在〈A基本資料〉選擇《5其他編號設定》
選項如圖所示
2 選擇欲設定的項目後按《Y確定》
3 詳細操作方式請參照 產品分類產品單
位設定 輔助視窗設定及選用
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
產品分類設定 產品分類設定完後只需按 F10 開啟視窗查詢而不需每次再輸入
一次此項資料在【產品基本資料】有相關聯
產品常用單位設定 產品常用單位設定完後只需按 F10 開啟視窗查詢而不需每次再
輸入一次此項資料在【產品基本資料】有相關聯
銀行基本資料設定 輸入往來銀行的基本聯絡資料此項資料在【銀行存提作業】有相
關聯
客戶分類設定 客戶分類設定完後只需按 F10 開啟視窗查詢而不需每次再輸入
一次此項資料在【客戶基本資料】有相關聯
常用片語設定 可設定常用收支及其它三種不同的常用片語此項資料在【現金
日記帳】有相關聯
倉庫編號設定 此設定適用於多倉版此項資料在【調撥作業】有相關聯
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23
系統參數設定
意義在使用系統前請先將貴公司的相關基本資料及系統操作等必要的環境參數設定好
以便日後在各項作業中能夠順利進行 軟體更具彈性以符合不同使用者的習慣
當您輸入完基本資料後在貨單抬頭上就會有貴公司的(公司名稱電話傳真公司地址)
顯示反之則貨單抬頭上將沒有貴公司的資料
欄位說明
1 系統參數
欄位名稱 欄位說明
廠商查詢預設索引 預設廠商基本資料中查詢索引
產品查詢預設索引 預設產品基本資料中查詢索引
會員生日警告天數 進入系統會員生日提醒的提前天數
報表預設輸出方式 若已經有連接印表機系統會自動連結
是否使用注音簡碼 若是請選擇Y反之則N
成本計算方式 共有三種計算方式可依使用者的需求去設定
是否自動切換輸入法
輸入資料時電腦會自動更改輸入法例如輸入會員姓名或產
品名稱時則電腦會自動變更為注音輸入法或者是倉頡輸入
法可方便銷售者的使用而不須再做變更輸入法的動作
統計報表列印習慣 有三種報表輸出方式可依使用者的需求去設定
產品自動編號位數 最高 14 碼 (產品編號 分類+流水號)
是否隨解析度調整字形大小 螢幕解析度該改時是否自動調整視窗大小
解析度的放大倍數 隨解析度調整字形大小時所要放大的倍數
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2 銷售前台參數 POS 銷售前台的參數設定進銷存不受影響
欄位名稱 欄位說明
銷售前檯成本開放 設定開放前台的成本權限如果不開放（不打勾）的情形下
前台作業（銷售時）不可使用與成本有關之按鍵
產品查詢預設索引 前台銷售時按 Ctrl+Enter 查詢產品的預設索引
自動開啟會員視窗 若經營型態為會員制可設定為 Y 則自動代入會員查詢視窗
代入電話區碼
銷售前檯使用《會員查詢》時會直接帶入系統參數設定的電
話區域號碼方便快速輸入
本欄空白時預設欄位是停留在客戶編號而非聯絡電話
是否使用 VIP 價 若開放使用 VIP 價則 VIP 會員購物即可以 VIP 價格購得若
不開放則 VIP 會員就如同一般的零售購物價格
是否使用會員價 若開放使用會員價則客戶可使用會員價購得若不開放則
會員只能用一般的零售價購得
銷售累積點數(元)
銷售累積點數(點)
設定銷售時要累積的點數比值 如 1 元 1 點且在【產品基本
資料】中的計算點數需要勾選才能計算點數
是否自定產品積點 若開放為 Y 則以上的點數比值自動失效積點值則取決於【產
品基本資料】中的產品積點
存量警告方式 選擇現有量低於設定的值時在銷售前台會有不同的顏色(黃
色)警示可搭配前台的即時叫貨使用
客戶電訪設天數 在前檯銷售中叫出會員資料後按【Alt+D】呼叫電訪預約時
的互動日期會以今天日期加上此欄天數為預設日期
電訪記錄保留天數 設定要保留的電訪預約記錄天數過期後自動刪除
銷售完自動列印發票 若在銷售完後要列印發票則設定Y
銷售後登入員工代號 銷售完畢必須登入員工代號用於電腦不足且多銷售人員時
必須先登入員工代號 使用銷售前台是必須先登入員工代號用於單人單銷售前台
可否銷售中更改員工代號 用於單人單銷售前台
發票剩餘幾張時警告 若設定為 5張時則在銷售前檯中當使用剩餘 5張時則電
腦便會出現警告訊息提醒使用者該準備請領發票
銷售資料刪除密碼 設定前檯刪除銷售資料的密碼
強制輸入收款金額 設定前台銷售完畢強制輸入實收現金才能結帳存檔
結帳時播放聲音 設定結帳時是否播放聲音
單筆_銷售最大數量 設定單筆銷售最大的數量
單筆_銷售最大單價 設定單筆銷售最大的單價
關閉前台之查帳功能 設定為〝Y〞時前台將無法使用查帳功能
關閉前台之交班功能 設定為〝Y〞時前台將無法使用交班功能
銷售前台禁止更改單價 若不想讓銷售員在前台更改單價則此處設定 Y
銷售前台禁止金額折扣 若不想讓銷售員在前台作金額折扣則此處設定 Y
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銷售前台禁止總計折數 若不想讓銷售員在前台作總數折扣則此處設定 Y
銷售前台禁止單筆折數 若不想讓銷售員在前台作單筆折數則此處設定 Y
銷售完自動列印(收據) 若想銷售完後自動列印收據則此處就設定 Y
毛利率高於多少(綠色)警告 前台銷售時該產品名稱會以綠色底色提醒
毛利率低於多少(紅色)警告 前台銷售時該產品名稱會以紅色底色提醒
菸酒健康捐 設定產品售價中包含的菸酒健康捐金額
3 進出貨參數
欄位名稱 欄位說明
發票稅率 5 設定 005
進出貨單是否列印金額 若選擇Y則進出貨單就會有金額而不需每次手動做更改
進出貨列印習慣 可選擇 1預視或 2直接列印
票據警告天數 進入系統提醒應付或應收票據的提前天數
進貨預設稅別 於進貨單作業的稅別中自動代入設定值空白鍵切換設定值
出貨預設稅別 於出貨單作業的稅別中自動代入設定值空白鍵切換設定值
維修預設稅別 於維修作業的稅別中自動代入設定值空白鍵切換設定值
貨單是否套表列印 設定貨單列印時是否套表
出貨成本是否顯示 此參數對於 v5 以後版本不發生作用
出貨價格策略 可設定為預設售價或上次售價二種若設定預設售價則每次
出貨電腦會自動擷取預設售價而不需再輸入一次
進貨價格策略 可設定為平均成本上次進價或最低進價三種若設定為平均
成本則每次進貨電腦會自動擷取平均成本做為進價
數量__小數位數 可決定系統中數量欄位顯示小數的位數
單價__小數位數 可決定系統中單價欄位顯示小數的位數
合計__小數位數 可決定系統中合計欄位顯示小數的位數
其他__小數位數 可決定系統中其他欄位顯示小數的位數
數字 3位一撇 設定為Y時數值顯示如「5500000」
貨單紙張寬度(mm) 設定貨單紙張的寬度(預設為中一刀 210mm)
貨單紙張高度(mm) 設定貨單紙張的高度(預設為中一刀 140mm)
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4 POS 週邊參數
欄位名稱 欄位說明
設定錢櫃連接至電腦主機的阜口或錢櫃連接至發票列印機的阜口可
按空白鍵切換選項
錢櫃連接阜 錢櫃連接至電腦【RS】rarrRS232 介面【COM】rarr型號 CR3104【PRN】
rarr列表機連接阜
錢櫃連接發票機【POS】rarr型號 CR3101【UDF】
設定價格顯示器連接至電腦主機的阜口可按空白鍵切換選項 價格顯示器連接阜
【COM】rarr型號 PD71007200 系列【WDP】rarr型號 WD304
盤點機型號 設定盤點機的型號可選擇 1 CPT-711 或 2 PT600
盤點機連接阜 設定盤點機連接至電腦主機的阜口
設定條碼列印機的型號可按空白鍵切換選項
條碼列印機型號 【Z-S300】【Z-S400】【ZEBRA】rarrZebra 廠牌型號
【CLEVER】【TTP243】rarr型號 Clever TTP243
【OTHER】rarr其他
條碼列印機連接阜 設定條碼列印機連接至電腦主機的阜口
發票列印機（兩聯式） 設定發票列印機的型號可按空白鍵切換選項
發票列印機（三聯式） 【CHN】rarr型號 PP2020【POS】rarr三聯式發票機
【WPS】rarr型號 WP-103S
收據列印機 設定收據列印機的型號可按空白鍵切換選項
條碼機連接的工作站號 若要從進貨單中列印條碼後台工作站號須與條碼機工作站號一致
註1一般電腦主機的連接阜口只有 1~2 個建議選購擴充卡以提高穩定性
2由於 POS 的相關硬體週邊繁多若有 POS 週邊設定問題請洽詢本公司
3POS 周邊均有指定型號若您所使用的非本公司指定之型號不保證其相容性
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第四章 進出貨
進貨
進貨作業 意義商品進貨輸入轉入產品現有量中並計算相關成本產生應付帳款
在〈C進出貨〉中選擇〈1進貨作業〉進入後所出現的是日期最近的一張進貨單據如
左圖所示
按【瀏覽】可看所有進貨單明細
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
進貨日期 系統會直接帶出當天的日期若不是當天的進貨則請自行輸入正確的進貨
日期
進貨單號 通常輸入完『進貨日期』按【Enter】鍵後系統會直接帶出『進貨單號』
預設採用進貨日期 + 流水號共 10 碼
廠商編號 按【F10】鍵開啟查詢視窗請確實輸入本公司是向哪一家廠商進貨此項資
料在【6付款作業】有相關聯
發票號碼 若此張進貨單是有稅額的則需輸入發票號碼若沒有發票則無需輸入
原始單號 可輸入廠商進貨時的原始進貨單號方便日後查帳時可直接查詢廠商的進貨
單號
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經辦人員 輸入此張進貨單是由哪位員工建檔
取用預付 從已經付給廠商的預付款中沖銷該筆帳款此項資料在【6付款作業】有相
關聯注意若取用預付所輸入的金額大於預付餘額時超出的金額將累加
到該張進貨單的未付金額
倉號 選擇進貨的倉號（倉庫）適用於多倉版
帳款日期 在【廠商基本資料】中若已有設定帳款日在此處會自動帶出帳款日期此
項資料在【6付款作業】有相關聯
稅別 在【廠商基本資料】中若已有設定稅別在此處會自動帶出其稅別或可自
行切換其他稅別的計算方式
稅前金額 進貨單中未含稅額的小計金額
已付金額 指已付給廠商的「訂金或金額」
折扣金額 廠商給予的折扣金額
未付金額 即〔稅後總額 - 已付金額 - 折扣金額〕
稅後總額 即〔稅前金額 + 營業稅〕
貨單備註 補充欄位中不足的部份或做為某些特殊資料註記
新增進貨單
步驟 1 單身建立
按 新增 鈕或 Insert 鍵出現一張新空白單據填入各項必備資料
步驟 2 建立進貨品名細項
按 鈕加入所進貨產品的項目進貨產品多樣時亦可用 一次勾選
產品編號可輸入產品編碼原廠料號產品條碼 系統會自行轉成產品編號 亦可採用條
碼閱讀機輸入鍵入單價及數量若有接條碼機可一併輸入預列印的條碼張數之後核對稅
前金額及稅後總額無誤後按存檔鍵將該筆進貨單存入
進貨單據修改
按快速鍵 Enter 或 修改 鈕若有必要再針對某一張單據作修改（或加入一筆資料）的話
可移動光棒至欲修改的單據後按 Enter 進入修改狀態後如同建立進貨單之方式建立即可
註 已付款沖帳之單據不可修改若須修改必須進行反沖帳後才能更改單據
歷史記錄
按 可將該進貨廠商所有的歷史進貨單據列出來在修改或新增的模式下按 Enter
鍵可取回再針對差異部份進行修改
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29
單品比價
按 可查看指定的單項產品的進退貨記錄及各廠商比價記錄該項產品的歷史進退
貨日期單價數量金額及廠商hellip等資料均會顯示出來並且將最低價與最高價之供應商
供應價格及平均成本列出來也可重新計算平均成本選擇是否將成本寫入產品或將最低價
廠商成為主供應商
產品新增
若進貨單中有新進產品時可按 新增產品進入產品基本資料新增的畫面請參照 產
品基本資料設定
庫存查詢
按 可查詢目前的庫存量避免庫存量過多的情形
條碼列印
按條碼列印可列印該筆進貨單中有輸入條碼張數的所有產品條碼
單據列印《F7》
操作方式請參照 基本功能指引
相關項目廠商基本資料產品基本資料系統參數設定應付支票付款作業
進貨退回作業
〈2進貨退回作業〉與上述〈1進貨作業〉的操作方法略同故不重述
相關項目廠商基本資料產品基本資料系統參數設定應付支票付款作業
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30
進退貨資料統計
意義可直接在此項功能表中查詢進貨及退貨的詳細情形而不必再到【1進貨作業】或【2
進貨退回作業】中個別查詢可節省使用者的時間
1 在【C進出貨】選擇【3進退貨資料統計】選項後所出現的畫面如下圖
2 可依使用者的需要去設定所要查詢的時間廠商進貨退貨已付款未付款及全部
可單獨查詢一家或者是一次查詢多家做為付款對帳單與付款作業有相關聯
列印報表可選擇進退貨資料簡表進退貨資料
明細表進退貨資料總表共三種報表
相關項目進貨作業進貨退回作業
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進貨採購建議
意義採購建議書為針對自定的需求讓系統作一庫存的統計擬定一份最精確的採購建議
書或訂購單
操作方法
1在〈C進出貨〉選擇〈4進貨採購建議〉如圖所示
2設定所欲查詢的條件後按《Y確定》即可
條件設定
查詢指定廠商現有產品庫存量lt=安全存量之品項
查詢指定廠商現有產品庫存量lt=請購點之品項
查詢指定廠商的所有產品全部列出
查詢指定廠商產品被訂購量gt=現有量之品項
查詢指定廠商產品全部訂購保留量gt0 之品項
可再設排列方式如依產品編號名稱存量價格等再選擇由排大到小或由小排到大
查詢單一廠商時廠商編號起訖部分輸入同一個編號即可或者不輸入表示要全部的資料
註
產品比價請參照【產品基本資料】中歷史進價記錄有詳細說明
若確定要列印報表則需要先勾選所需的產品編號可一次勾選單一項產品或按《全部選擇》
勾全部產品若都不需要則可按《全部不選》取消先前所勾選的產品欄位
勾選好欲列印的產品後按《列印》鍵列印報表中可選擇產品採購建議表或產品訂購單二
種報表
相關項目廠商基本資料產品基本資料 進貨作業
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調撥作業 多倉版
意義此功能只有在系統設定使用「分倉」的管理模式時才能輸入資料其用途是做不同倉
庫間貨品的調撥
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
調撥日期 通常一開始系統會先直接帶出當天的日期若不是當天的調撥則請自
行輸入正確的調撥日期
調撥單號 通常輸入完『調撥日期』按【Enter】鍵後系統會直接帶出『調撥單號』
預設採用調撥日期 + 流水號
經辦人員 輸入此張單據的經辦人員
撥出倉號 選擇是由哪一個倉庫撥出的
調入倉號 選擇要調入哪一個倉庫
貨單備註 補充欄位中不足的部份或做為某些特殊資料註記
相關項目銷售前檯產品基本資料其他編號設定進貨作業進貨退回作業
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報價
意義客戶下訂單或出貨前需要先做報價動作時即可利用此功能將待日後可直接轉成
訂貨單
在〈C進出貨〉選擇〈D報價作業〉進入後所出現的是日期最近的一張訂貨單據
如下圖所示
操作方式請參照 進貨作業
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
報價日期 通常系統會直接帶出當天的日期若不是當天的報價則請自行輸入正確的
報價日期
報價單號 通常輸入完『報價日期』按【Enter】鍵後系統會直接帶出『報價單號』
預設採用報價日期 + 流水號
客戶編號 請確實輸入此張報價單是出給哪個客戶可按 F10 開啟客戶選擇視窗此項
資料在〈訂貨作業〉有相關聯
交貨日期 輸入預計的交貨日期
交貨方式 預計的交貨方式可下拉選單方式選取
經辦人員 在【客戶基本資料】中若已有設定業務歸屬在此處會自動帶出業務代號
若沒有設定請自行輸入經辦業務代號
稅前金額 報價單中未含稅的小計金額
稅 別 在【客戶基本資料】中若已有設定稅別在此處會自動帶出其稅別或可自
行切換其他稅別的計算方式
稅後總額 即[稅前金額+營業稅]
折扣金額 給予客戶的折扣金額
貨單備註 補充欄位中不足的部份或做為某些特殊資料註記
軟體使用教學手冊
34
特項功能說明
歷史記錄
瀏覽該客戶的報價訂貨紀錄可開啟《F2 查詢》快速查詢某一筆資料《Ctrl+C》可以拷
背瀏覽的單據內容到目前新增的報價單中
單品歷史
查看單品的所有報價訂貨出貨的歷史記錄
庫存查詢
即時查詢該項產品的庫存量
採購建議
在報價作業時需要查看某項商品的進貨計錄時可按 查看歷史進價及各廠商比價
記錄詳細資料
轉訂貨單
確認訂貨內容同本張報價單時可按 將此張報價單直接轉成訂貨單
多選輸入
可一次勾選多項產品到報價單中加快作業速度
報價單轉 Excel 格式 選擇〈F7列印〉如圖所示按《F6轉 Excel》即可將報價單轉成 Excel 檔
相關項目客戶基本資料產品基本資料訂貨作業
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訂貨
訂貨作業
意義客戶不需要立即拿到商品或是目前倉庫中並無此商品存貨則就可先在此處輸入客
戶訂貨單待日後再行轉出貨
進入本功能後所出現的是日期最近的一張訂貨單據如下圖所示
按『瀏覽』可瀏覽所有的訂貨單據詳細操作方式請參考 報價作業
若訂單未轉出貨每次進入系統時會先顯示【未交貨訂單資料提示】
軟體使用教學手冊
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欄位說明
欄位名稱 欄位說明
訂貨日期 通常系統會先直接帶出當天的日期若不是當天的訂貨則請自行輸入
正確的訂貨日期
訂貨單號 通常輸入完『訂貨日期』按【Enter】鍵後系統會直接帶出『訂貨單號』
預設採用訂貨日期 + 流水號
客戶編號 請確實輸入本張訂單是由哪一家客戶所訂此項資料在【出貨作業】裡
有相關聯
交貨日期 輸入預計出貨的日期
交貨方式 預計的交貨方式可下拉選單方式選取請確實輸入
經辦人員 在【客戶基本資料】中若已有設定業務歸屬在此處會自動帶出業務代
號若沒有設定請自行輸入經辦業務代號
倉號 輸入預計是由哪一個倉庫出貨此功能僅用於多倉版
來源單號 輸入這張訂貨單是以哪一張報價單號內容為依據可按【F10】開啟快速
查詢視窗直接挑選報價單號及產品明細
稅前金額 報價單中未含稅的小計金額
稅 別 在【客戶基本資料】中若已有設定稅別在此處會自動帶出其稅別或
可自行切換其他稅別的計算方式
稅後總額 即[稅前金額+營業稅]
折扣金額 給予客戶的折扣金額
預收金額 輸入向客戶預收的貨款金額
未收金額 即﹝稅後總額－預收金額﹞
貨單備註 補充欄位中不足的部份或做為某些特殊資料註記
特項功能說明
歷史單據轉入訂單
直接將過去的報價單或訂貨單據內容明細轉入到目前新增的訂貨單中
操作方法
1在【來源單號】的欄位按《F10》開啟轉入單據瀏覽視窗
2以滑鼠或鍵盤uarrdarr鍵挑選要轉入的單據後按《Enter》
3勾選要轉入的品項後按《Y確定轉入》即可
軟體使用教學手冊
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轉出貨單
確認出貨內容同本張訂單時可按 可將此張訂單直接轉成出貨單
訂貨單轉 Excel 格式 選擇〈F7列印〉如右圖所示按《F6轉 Excel》即可
相關項目客戶基本資料產品基本資料報價作業出貨作業
訂貨資料統計 意義查詢客戶訂貨及交貨情況 可依使用者的需要去設定所查詢時間客戶交貨日期已交貨未交貨及全部可單獨查詢一家或
者是一次查詢多家做為客戶訂貨交貨的依據
操作方式同進退貨資料統計
相關項目客戶基本資料產品基本資料出貨作業訂貨作業
軟體使用教學手冊
38
出貨
出貨作業
意義商品出貨輸入存檔以便查詢送貨量與應收客戶帳款
進入本功能後所出現的是日期最近的一張出貨單據如下圖所示
操作方法請參照 基本功能指引
按『瀏覽』可瀏覽所有的出貨單據
軟體使用教學手冊
39
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
出貨日期 通常系統會直接帶出當天的日期若不是當天的出貨則請自行輸入正確
的出貨日期
出貨單號 通常輸入完『出貨日期』按【Enter】鍵後系統會直接帶出『出貨單號』
預設採用出貨日期 + 流水號
客戶編號 請確實輸入本公司是出貨給哪一家客戶此項資料在【收款作業】中有相
關聯
發票號碼 若此張出貨單是有稅額的則需輸入發票號碼若沒有發票則無需輸入
交貨方式 可以下拉選單方式選取請確實輸入
業務人員
在【客戶基本資料】中若已有設定業務規屬在此處會自動帶出業務代號
若沒有設定請自行輸入經辦業務代號此項資料在【員工業績統計表】
有相關聯
訂單號碼 由訂貨單中轉至出貨單的訂單號碼在訂單作業中有詳細的說明
取用預收 對於有預收貨款的客戶直接從預收的金額中支付本筆貨款
倉號 可設定是由哪個倉庫出貨僅限用於多倉版
帳款日期 在【客戶基本資料】中若已有設定帳款日期在此處會自動帶出帳款日期
此項資料在【收款作業】有相關聯
稅前金額 出貨單中未含稅額的小計金額
稅別 在【客戶基本資料】中若已有設定稅別在此處會自動帶出其稅別或可
自行切換其他稅別的計算方式
稅後總額 即〔稅前金額 + 營業稅〕
折扣金額 給予客戶的折扣金額
已收金額 指已向客戶收的「訂金或金額」
未收金額 即〔稅後總額 - 已收金額 - 折扣金額〕
貨單備註 補充欄位中不足的部份或做為某些特殊資料註記
特項功能說明
歷史記錄 《Alt＋4》
按 可將該出貨客戶所有的歷史出貨單據列出來在修改或新增的模式下按 Enter 鍵可
取回再針對差異部份進行修改
單品歷史 《Alt＋5》
按 可針對指定的單項產品的將其出貨記錄列出來在此不分客戶可供比價用
軟體使用教學手冊
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進貨記錄 《Alt＋6》
按 可針對指定的單項產品的進貨記錄可避免出貨的金額低於進貨金額
庫存查詢 《Alt＋7》
按 可查詢各倉庫的庫存量避免無貨可出的情形
多選輸入
可一次勾選多項產品到報價單中加快作業速度
SMS 簡訊發送
可發送簡訊通知該客戶
相關項目客戶基本資料產品基本資料系統參數設定出退貨資料統計應收支票已過期支票
收款作業庫存月銷耗報表盤點作業
出貨退回作業 【8出貨退回作業】與【7出貨作業】的操作方法略同故不重述
相關項目 客戶基本資料產品基本資料系統參數設定出退貨資料統計 應收支票已過期支
票收款作業庫存月銷耗報表盤點作業
出退貨資料統計 意義可直接在此項功能表中查詢出貨及出貨退回的詳細情形而不必再到【7出貨作業】或【8出
貨退回作業】中個別查詢可節省使用者的時間
可依使用者的需要去設定所查詢時間客戶出貨退貨已收款未收款及全部可單獨查詢一家
或者是一次查詢多家做為收款對帳單與收款作業有相關聯
相關項目 出貨作業出貨退回作業
軟體使用教學手冊
41
第五章 帳務管理 會計
付款作業
意義此功能是用來記錄付款作業的日期廠商支付類別及沖帳金額以備日後查核
當公司進貨後要付款時則需到此處建立新的付款作業
操作方法
1《新增》依序輸入付款日期登錄人員廠商編號帳款日期後按下【S查詢】會列
出該廠商在帳款日期區間內未付款的單據
註(1)請務必輸入付款廠商否則可能導致查詢不到未付帳款單據
(2)此處帳款日期是指進貨單中的帳款日期若您不確定帳款日期區間可空白不輸入直
接按下【S查詢】會列出所有的未付款單據
2勾選要沖銷的單據並輸入付款的現金金額票據金額等《存檔》即可
註若一筆貨款並非一次沖銷完畢則先在【沖帳金額】的欄位輸入此次要沖帳的金額後再
將該筆單據打勾即可
軟體使用教學手冊
42
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
付款日期 系統預設使用當天日期若不是當天日期可自行輸入付款日期
付款單號 通常輸入完付款日期後按【Enter】鍵後系統會直接帶出付款單號預設採
用付款日期+流水號
登錄人員 輸入該筆資料的登錄人員
廠商編號 可按 F10 開啟快速查詢視窗選擇所需的廠商編號
帳款日期 輸入欲查詢的帳款日期區間此處帳款日期是以出貨單中的帳款日期為依據
應付總額 該家廠商在查詢的帳款日期區間中應付帳款總金額
現金金額 輸入付款的現金金額若此筆帳款不是由現金支付則此欄位不需輸入
票據金額 輸入開立支票的金額若此筆帳款不是由支票支付則此欄位不需輸入
其他折讓 輸入折讓的金額
取用預付 取用預付餘額中的金額來沖銷必須在預付餘額欄位中有金額才能做此功
能
累入預付 可預先付一筆帳款分多次沖銷預付的金額則輸入在此處
預付餘額 預付金額中尚可沖帳的餘額
沖帳合計 可用滑鼠勾選欲沖銷的單據號碼系統會自動將總金額統計出來若此次付
款金額與欲沖帳合計金額不符則存檔時系統會出現警示
備註 補充上述欄位中所不足的資料
其他操作說明請參照 基本功能指引
相關項目 廠商基本資料產品基本資料系統參數設定進貨作業進貨退回作業
進退貨資料統計應付支票已過期支票
軟體使用教學手冊
43
現金日記帳
意義是對於公司每日現金收支流向的資料管理
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
日期 系統預設為當天的日期及時間 若不是可另行輸入
項目科目 輸入收支的會計科目例如水電費郵電費文具費等等亦可按 F10
或快擊滑鼠二下即可開啟選擇視窗
類別 可選擇支出或收入二種
金額 輸入收入或支出的金額
摘要 可更詳細記錄每筆帳目資金流向的明細和用途當此欄有輸入明細時存
檔後在畫面右邊「註」的框框會有ˇ
註項目科目按 F10 或快擊滑鼠二下可開啟選擇視窗自建較常使用的會計科目片語如
此一來以後輸入現金科目時只需點選即可而不必再另外輸入片語節省操作時間
相關項目其它編號設定
銀行存提作業
意義記錄公司與往來銀行的帳戶情形方便日後帳戶管理
進入後畫面如
做圖所示
畫面左半部是
銀行帳戶瀏
覽右半部是帳
戶存提資料瀏
覽
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44
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
安全餘額 此銀行帳戶的安全餘額此欄與〈銀行基本資料設定〉有相關聯
現在餘額 目前此銀行帳戶中的實際餘額
存提日期 系統預設為當天的日期及時間 若不是可另行輸入
存提單號 通常輸入完存提日期後按【Enter】鍵後系統會直接帶出存提單號預設採
用存提日期+流水號
金額 輸入存提的金額
存提類別 選擇存提的類別有存款支票存款提款及支票付款四種
支票號碼 輸入存提的支票號碼若不是由支票存提則此欄位不需輸入
餘額 建立此存提單時銀行帳戶中所剩餘的可用餘額
其他備註 補充上述欄位中所不足的資料
註在應收(付)支票中所有由此帳戶所開出兌現後的支票金額皆會自動轉入此處
其他操作說明請參照 基本功能指引
重新計算帳戶餘額
若有新增或修改存提單時按下 即可更新該銀行帳戶的現在餘額更便利於隨
時掌握各銀行帳戶中的可動用金額
相關項目 其他編號設定應付支票應收支票
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（收）款作業
意義此功能是用來記錄收款作業的日期客戶收款明細及沖帳金額以備日後查核
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
收款日期 系統預設使用當天日期若不是當天日期可自行輸入收款日期
收款單號 通常輸入完收款日期後按【Enter】鍵後系統會直接帶出收款單號預設採
用收款日期+流水號
登錄人員 輸入該筆資料的登錄人員
客戶編號 可按 F10 開啟快速查詢視窗選擇所需的客戶編號
帳款日期 輸入欲查詢的帳款日期區間
應收總額 該家廠商在查詢的帳款日期區間中應收帳款總金額
現金金額 輸入收款的現金金額若此筆帳款不是由現金收入則此欄位不需輸入
票據金額 輸入收款支票的金額若此筆帳款不是由支票收入則此欄位不需輸入
其他折讓 輸入折讓的金額
取用預收 取用預收餘額中的金額來沖銷必須在預收餘額欄位中有金額才能做此功
能
累入預收 可預先收一筆帳款分多次沖銷預收的金額則輸入在此處
預收餘額 預收金額中尚可沖帳的餘額
沖帳合計 可用滑鼠勾選欲沖銷的單據號碼系統會自動將總金額統計出來若此次收
款金額與欲沖帳合計金額不符則存檔時系統會出現警示
備註 補充上述欄位中所不足的資料
相關項目出貨作業客戶基本資料出貨退回作業應收支票
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應（付）帳齡分析表
意義此分析表是用來顯示尚未付清給各個廠商的應付帳款其帳齡分佈在各個設定期間的
統計數據
圖片左邊的日期區間可依使用者的統計習慣去設定設
定好後只需按【設定為預設值】鍵則每次進入系統時
依此設定統計
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
開始廠商 可按 F10 開啟快速查詢視窗選擇欲查詢的開始廠商編號
結束廠商 可按 F10 開啟快速查詢視窗選擇欲查詢的結束廠商編號
帳齡種類 可選擇 1帳款日期或 2銷貨日期二種
報表標題 可選擇 3天數或 4日期二種為報表標題
結束日期 系統會自動帶出當天日期若不是可自行輸入欲查詢的結束日期
相關項目廠商基本資料進貨作業進貨退回作業進退貨資料統計表付款作業
應（收）帳齡分析表
意義此分析表是用來顯示各個客戶尚未付清的應收帳款其帳齡分佈在各個設定期間的統
計數據
操作方式請參照 應（付）帳齡分析表
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
開始客戶 可按 F10 開啟快速查詢視窗選擇欲查詢的開始客戶編號
結束客戶 可按 F10 開啟快速查詢視窗選擇欲查詢的結束客戶編號
帳齡種類 可選擇 1帳款日期或 2銷貨日期二種
報表標題 可選擇 3天數或 4日期二種為報表標題
結束日期 系統會自動帶出當天日期若不是可自行輸入欲查詢的結束日期
相關項目客戶基本資料出貨作業出貨退回作業出退貨資料統計表收款作業
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應收帳款
意義用來顯示某段時間內應收帳款的彙總資料報表
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
帳款種類 可選擇依 1客戶別或 2業務別做為應收帳款報表的依據
帳款日期區間 輸入欲查詢的起迄日期
統計客戶區間 可按 F10 開啟快速查詢視窗輸入欲查詢的客戶編號
統計業務區間 輸入欲查詢的業務編號
報表種類 可自行選擇共有明細表簡要表及應收總表三種報表
是否含前期未
收款之明細
若所查詢的日期區間之前仍有尚未收取的款項則可在此欄位中打ˇ就
可顯示前期未收款之明細
相關項目客戶基本資料產品基本資料員工基本資料出貨作業出貨退回作業出退
貨資料統計表
應付帳款
意義用來顯示某段時間內應付帳款的彙總資料報表
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
帳款種類 可選擇依 1廠商別或 2經辦人員別做為應付帳款報表的依據
帳款日期區間 輸入欲查詢的起迄日期
統計廠商區間 可按 F10 開啟快速查詢視窗輸入欲查詢的廠商編號
統計經辦區間 輸入欲查詢的經辦人員編號
報表種類 可自行選擇共有明細表簡要表及應收總表三種報表
是否含前期未
付款之明細
若所查詢的日期區間之前仍有尚未付清的款項則可在此欄位中打ˇ就
可顯示前期未付款之明細
相關項目廠商基本資料產品基本資料員工基本資料進貨作業進貨退回作業進退
貨資料統計
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票據
應(付)支票
意義可沖銷應付帳款中所有由支票給付的記錄節省會計人員作帳以便查詢核對廠商的
帳款
進入本功能後出現所有應付票據資料視窗以票據到期天數作為循序排列條件
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
開票日期 系統預設使用當天日期若不是當天日期可自行輸入開票日期
支票類別 支票的種類此處為應付支票
支票號碼 開立支票上的號碼
支票金額 開立支票上的金額
來源單號 輸入這張支票是要沖銷哪一張【付款作業】中的進貨單號
廠商編號 可按 F10 或 鍵開啟快速查詢視窗選擇所需的廠商編號
廠商名稱 廠商編號選定後會自動帶出該廠商名稱
到期日期 開立支票上的到期日期
兌現日期 這張支票預計何時會兌現的( 因有時票據的交換需時 1~3 個工作天金額
才能真正入帳)
票據狀態 目前票據的狀態有未兌兌現退票作廢領取及其他共六種
開票銀行 選取開立的支票銀行 若尚未設定請至【其他編號設定】中的銀行基本資料設定
銀行名稱 開票銀行選定後會自動帶出該銀行名稱
其他備註 補充上述欄位所未提到的
未兌支票總額 系統會自動統計所有未兌現的支票張數及總額
其它說明
支票簽回單
點選《列印》即可列印支
票簽回單若要更改表單
字頭字尾請參照 按鍵說
明
相關項目進貨作業已
過期支票付款作業
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應(收)支票
意義可沖銷應收帳款中所有由支票收款的記錄以查核客戶的帳款
進入本功能後出現所有應收票據資料視窗以票據到期天數作為循序排列條件
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
收票日期 系統預設使用當天日期若不是當天日期可自行輸入收票日期
支票類別 支票的種類此處為應收支票
支票號碼 應收票據上的支票號碼
支票金額 應收支票上的金額
來源單號 輸入這張支票是要沖銷哪一張【收款作業】中的出貨單號
客戶編號 可按 F10 或 鍵開啟快速查詢視窗選擇所需的客戶編號
客戶名稱 客戶編號選定後會自動帶出該客戶名稱
到期日期 應收支票上的到期日期
兌現日期 這張支票預計何時會兌現的 (因有時票據的交換需時 1~3 個工作天金額才
能真正入帳)
票據狀態 目前票據的狀態有未兌兌現 託收轉讓退票票貼及其他共七種
開票銀行 應收票據上開立支票銀行的帳號
開票銀行 應收票據上開立支票銀行的名稱
託收銀行 選取開立的支票銀行 若尚未設定請至【其他編號設定】中的銀行基本資料
設定
託收銀行 開票銀行選定後會自動帶出該銀行名稱
其他備註 補充上述欄位尚未提到的
其他操作方式與應付支票作業相同
相關項目 出貨作業收款作業已過期支票
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已過期支票
意義所有已過期的支票皆會轉入此視窗方便會計人員查詢核對
過期支票瀏覽列出所有過期支票（應收應付）可依需求排列如名稱開票日期兌
現日期銀行hellip等（本功能為整合上述rdquo應付rdquordquo應收rdquo二項支票作業所產生的資料
對照表）
註此處只能做查詢的動作並不能做新增或修改的動作
相關項目 應付支票應收支票
應(收)票批次兌現
意義可一次將單張或多張應收票據轉兌現並將兌現的支票轉入已過期支票中
按鍵說明
欄位名稱 欄位說明
全選 將所列出的支票全部選擇為要兌現的狀態
全不選 將所列出的支票全部選擇為要非兌現的狀態
兌現轉入過期支票 將已選擇的支票轉成兌現狀態並將支票轉入過期支票中
相關項目應收支票銀行存提作業
應(付)票批次兌現
意義可一次將單張或多張應付票據轉兌現並將兌現的支票轉入過期支票中
操作方式請參照 應(收)票據批次兌現
相關項目應付支票銀行存提作業
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應收票齡分析表
意義此分析表是用來顯示已收未兌現的應收支票其帳齡分佈在各個設定期間的統計數據
圖片左邊的日期區間可依使用者的喜好去設定設定
好後只需按【設定為預設值】鍵則每次進入系統時
依此設定統計
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
開始客戶 可按 F10 開啟快速查詢視窗選擇欲查詢的開始客戶編號
結束客戶 可按 F10 開啟快速查詢視窗選擇欲查詢的結束客戶編號
報表標題 可選擇 1天數或 2日期二種為報表標題
結束到期日 系統會自動帶出當天日期若不是可自行輸入欲查詢的結束日期
相關項目應收支票
應付票齡分析表
意義此分析表是用來顯示開立給各個廠商的未兌現應付支票其票齡分佈在各個設定期間
的統計數據
操作方式請參照 應收票齡分析表
相關項目應付支票
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第六章 庫存管理
期初開帳程序
1進貨
第一次使用時本系統時將基本資料建立完成後首先利用【進貨作業】將所有產品均做首
次進貨並且將已付款的進貨單據沖銷
註亦可利用庫存調整單將所有產品數量及成本鍵入或者利用盤點作業進行盤點後將盤點
量轉入現有量必須要注意的是若您選擇使用盤點轉入的方式系統將無法自動抓取產品成
本
2由產品基本資料中作期初開帳
至產品基本資料中按(Alt+F 鍵)將可以產生庫存的
期初開帳資料
按《確定》後將自動轉入期初
庫存日消耗異動表
意義驗證庫存量的正確性且可以將驗證後的正確量寫入現有量
(1) 當日消耗表列出查詢日期當天的庫存數量
變動情況用來驗證庫存量的正確性
(2) 逐日銷耗表列出前一次結轉日至查詢日期
當天的庫存數量變動情形用來驗證庫存量
的正確性另可將計算後的實際現有量寫入
帳面量(產品基本資料中的現有量)
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53
庫存月消耗異動表
報表意義列出查詢當月份的庫存數量變動情形用來驗證庫存量的正確性另可將計算
後的實際現有量寫入帳面量(產品基本資料中的現有量)並作轉入產生下月期
初量
使用時機每月底結束營業後或每月初開始營業前
操作方式
1)檢視庫存月銷耗表上的異動資料及現有量是否均正確當計算後存量與目前帳面存
量不符時會以黃色警示
2)確認無誤後按下 出現如下視窗再次確認
注意產品基本資料中的現有量將會被庫存月銷
耗 表 中 的 現 有 量 取 代因 此 請 謹 慎 使 用 結 轉 功 能
C)若產品進出異動量不正確請利用庫存調整單
做調整後重新執行步驟 A)~ B)
後記
庫存量又有問題了 怎麼都跟架上物品不符 相信大多數人都有這樣的心聲
很多使用者的觀念上總是認為庫存只要交給電腦來管理庫存量一定準確殊不知電腦軟體
有可能發生不可預期的結果(程式暇疵或使用中突然的斷電當機)或是產品管理不當導致失
竊或是破損或是產品擺設到不正確的位置都有可能使得電腦中的庫存量異常所以在庫存管
理中盤點變成了一項非常重要的工作
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庫存調整單
意義當帳上的庫存量與實際庫存盤點的結果不符時即可利用此功能來調整帳上的庫存量
及成本
在〈C進出貨〉選擇【C
庫存調整單】如圖可
按《新增》《修改》
《查詢》或《刪除》鈕
更動關於調整庫存的相
關資料
按《瀏覽》進入庫存調整
單據瀏覽
操作方法
庫存調整單中的「數量」欄位應輸入實際庫存量與帳面現有量的差異量
作庫存調整時若目前某產品在系統中的現有量為 10 個但實際上賣場中只剩 8個則在
數量的欄位中輸入-2即可將系統中的現有量調整為 8個
若使用者無進貨作業的動作卻想要統計出產品的銷售成本及利潤可直接在此處輸入產
品的成本或覺得目前系統中的平均成本不正確亦可自行修改
註盤點作業中若有盤差或盤盈時會自動產生一張盤點調整單
其他操作方式請參考基本操作方法
相關項目產品基本資料盤點作業
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盤點作業
意義盤點各倉的庫存量以便管理可避免庫存太多或不足節省公司無謂的支出
有關庫存量的準確性一直為各行各業及門市經營管理者所困擾即使使用電腦軟體一樣產生
庫存量不準確的情事皆因方法錯誤或關念的偏差導致
在庫存做盤點前有些前置工作若準備充足則可收事半功倍之致
A盤點的前置工作
1 貨架上物品的擺設是否整齊乾淨
2 貨架的分類是否明確並且標示清楚
3 待進貨瑕疵物品異常品是否與陳列區清楚區分
4 人員的物品熟悉度及教育訓練是否充足
B盤點實施要點
1 全面盤點(期初期末盤點)或循環盤點
2 盤點的開始時間及預計結束時點
3 人員編組及人力分派
4 列印盤點單(可利用盤點機)
5 盤點機轉入或人工鍵入盤點數量
6 列印盤點報告單(盤盈盤損表)
C檢討此次盤點作業及問題研究
在【F系統支援】選擇【盤點作業】的選項會出現最近一張單據
操作方法
1由盤點機盤點
新增一張盤點單將盤點量輸
入盤點機再按
鍵直接將盤
點機中的資料傳送到系統
中按下 鍵即
可完成盤點作業
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2由人工手動盤點
A)新增一張盤點單按《A盤點產品轉入》鍵選擇欲盤點的產品編號可依全部產品廠
商產品類別儲放位置產品編號及庫存數量共六種選擇方式選擇所需的產品或者用
《新增明細》的方式輸入要盤點的品項接著按下《F3存檔》
B)按下《F7列印》報表選擇為「盤點單」列印出盤點單由人工盤點並將盤點量寫在盤點
單上
C)進入盤點作業點選《修改》將盤點量輸入系統中按下《存檔》後再按《轉入現有量》
鍵即可完成盤點作業
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
盤點日期 系統預設使用當天日期若不是當天日期可自行輸入盤點日期及時間
盤點單號 通常輸入完盤點日期後按【Enter】鍵後系統會直接帶出盤點單號預設
盤點人員 輸入該筆資料的盤點人員
盤點備註 補充欄位中所不足的資料
盤點倉號 選擇欲盤點的倉號 (多倉版)
《 Alt+A 》盤點產品轉入
按 可針對特定部份產品或廠商選取所需
的盤點商品
1先選擇轉入依據
2輸入起始編號及結束編號
3按下《Y確定》便可將符合條件的產品加入到盤點單中
《 Alt+B 》盤點機輸入
按 可先由盤點機盤點再直接
將盤點機中的資料傳輸到系統中可節省再輸入一
遍的時間
轉入現有量
當盤點完後且已經將盤點數量輸入至系統中後此時可按 鍵將盤點量轉入現有量
且同時在【庫存調整單】產生一張盤盈盤虧單即可完成盤點作業
相關項目產品基本資料員工基本資料庫存調整單
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第七章 系統支援
密碼設定
意義本設定首重資料保全功能系統依使用者名稱及密碼選擇性的開放系統功能可確
保資料的隱密性預防一些重要資料外流而設定通行密碼可依特定人員使用密碼才能執
行
進入時需輸入您的使用者密碼才有權限進入密碼設定中去新
增或是修改此設計目的在於防止管理者離開時他人趁機擅自
修改帳號權限
新增 增加完使用者名稱及密
碼後再設定使用功能明細（打
ˇ者為開放本項功能）
成本顯示若沒有打ˇ則該使
用者進入後台時基本資料的產
品欄位成本相關欄位則不顯示
備份作業
意義將所有資料另存一份應注意不要備份在同一部硬碟（以免硬碟實體損壞）同時為
保障資料安全應自訂備份期間如每週三六各一次
選定備份的目錄位置按下《開始備份》
鍵後即可完成備份作業
建議您在備份的檔案名稱 Data 後再加上
備份日期以避免備份資料太多產生混淆
註選擇備份路徑時需注意資料夾的名稱
應避免為空白或包含特殊符號如
gtlt$hellip等
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58
資料重整
意義當系統在操作途中因發生停電不正常關機或硬體發生故障而故造成系統資料中異常
現象導致資料毀損可利用本功能做一資料維護
注意執行資料重整時務必讓其他工
作站或前後台離線
編碼更改
意義因本系統中所有基本資料的編號只要存檔後就不能做修改的動作故在此設立一
個修改編號的程式
註因為基本資料中的編號會跟進銷貨產生連動關係為保持舊有歷史資料的正確性所以
更改編號時須在此更改以保持資料的完整若您要修改基本資料時請先到【2備份作業】
做資料備份的動作避免系統在編修的過程中發生停電或不明原因當機而造成資料流失
操作方法
1選擇欲修改的編號之資料
庫有客戶廠商產品員
工及產品類別資料檔共 5種供
選擇
2用滑鼠或按 F10 在原編號的
欄位上選擇欲更改的編號
3直接在新編號的欄位上輸入
新的編號
4按下《確定更改》鍵即可
完成編號更改的動作
軟體使用教學手冊
59
系統顏色修改
意義覺得系統中預設的顏色不喜歡嗎想自創風格時可利用本功能修改畫面使用者可依
個人喜好修改使用的畫面其中必須注意的是修改畫面確定後按 Y 儲存設定 要先
離開本系統再重新進入本系統才能生效
若欲更換背景圖片圖
片格式可
為jpggifbmphellip
等檔案格式
改亂了可按系統預設
值變回原來樣式
行事曆管理
意義經常忘東忘西的寫在紙條上麻煩又不容易找利用本功能吧啟動系統時會提醒哦
操作方法
1 點選《新增》後輸
入事件日期時
間對象地點
事由事項的欄位
可註記細節事項
2 勾選事件提醒方
式若沒勾選便不
會出現提醒的訊
息
軟體使用教學手冊
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名片簿管理
意義可將重要的電話或經常聯絡朋友記錄在此容易找尋又不會丟可分類還有多項
詳細資料欄位可供利用
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
名片分類 可點選 開啟客戶分類的快選視窗
電子信箱 若有輸入 E-Mail 帳號則按下 可直接連結至 Outlook 發送信件
其他備註 補充欄位中不足的說明或做為某些特殊資料註記
選擇發送簡訊功能時可自動帶入行動電話號碼
操作方法請參照 基本操作方法
軟體使用教學手冊
61
產品停用啟用處理
意義將產品基本資料中已經停產或停售長時間不使用的產品資料作停用處理可加快搜
尋的速度也增加盤點補貨等工作的效率若日後進貨時新進產品的條碼與停用產品
條碼相同時系統會出現警告訊息可直接將產品恢復續用
操作方法
1 產品停用
A)將欲停用的產品打勾勾選的品項會列在右上方的挑選清單列中確認後點選《停用》
停用的產品會列在下方的〈停售或停用之品項〉中
B)直接在產品基本資料中刪除的品項也會自動被系統列到停用產品中喔~
2 產品啟用
在欲恢復續用的產品上按一下滑鼠右鍵選擇《Y產品續用恢復》確認後該筆資料會
回復到產品基本資料中恢復續用的產品庫存量售價成本等均會歸零若要查看過去
的歷史進貨紀錄及銷貨分析請利用〈歷價〉及〈分析〉的功能
相關項目產品基本資料
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62
產品成本重算
意義若於系統使用時發生停電或當機或硬體故障情形而造成平均成本有異常之情形可
利用此作業將平均成本重算
可選擇年或指定月份計算確
定無誤時可利用寫入功能將
目前平均成本更新
若平均成本重算後有發生的情形則執行《W將計算之平均成本寫入》後必須利用 資
料偵錯 功能將異常的產品資料修復接著再到產品基本資料中利用〈歷價〉重新寫入成本
相關項目產品基本資料資料偵錯
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63
資料偵錯
意義藉由資料偵錯系統來偵測錯誤的資料再加以修復是屬於軟體異常控管的一項重要功
能有如 Windows 中的磁碟偵錯功能
操作方法
選擇客戶資料檢測編號是否重 覆及累積點數預收金額數值溢位等異常檢測
選擇銷貨資料檢測編號是否重覆及小計金額銷貨成本數值溢位等異常檢測且可將銷
貨成本以目前平均成本置換但此項功能需在已驗證過產品資料且無異常的情況下才能進
行
選擇廠商資料檢測編號是否重 覆及異常資料偵錯
選擇產品資料檢測編號是否重 覆及最近進價平均成本及售價數值溢位等異常檢測
選擇進貨資料檢測編號是否重覆及異常資料偵錯
選擇訂貨資料則會重新計算產品檔中的被訂購量
選擇倉庫資料重新分析產品檔及倉庫檔中的庫存關聯結構並自動將錯誤修復
以上各個資料檔檢測後若有異常情形出現只需按《自動修復錯誤》鍵即可完成資料偵錯
修復的動作
軟體使用教學手冊
64
用戶使用記錄
意義可記錄各用戶進入系統的日期及時間及使用哪個功能表做哪些動作避免在多人
使用狀況下無法查到資料修改或刪除是由何人做的
流量統計
依據系統登入用戶別統計各動作的操作次數
在桌面上建立捷徑
意義當桌面上安裝的捷徑不小心刪除或在一開始安裝軟體時沒有建立捷徑皆可利用此功
能輕鬆在桌面上重新建立捷徑再也不用擔心找不到執行路徑
操作方式
1輸入前台工作站號若是單機版則不需輸入
2直接點選《1建立後台管理捷徑》或《2建
立 POS 前台捷徑》就會在桌面上自動建立捷徑
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65
備份還原
意義當您發現銷售前台進入後出現錯誤代碼或存檔後交易紀錄無法存入時代表銷售資料
庫已經遭受毀損備份還原能夠幫助您將資料還原到您最後一次做備份的狀態
1 請先將執行資料備份並記下您的備份目錄位置操作方式請參照 備份作業
2 請放入安裝光碟重新安裝或至我們的網站 wwwhiposcomtw 下載試用版本（切記版
本必須相同）
註請確定所有工作站或前台均已離線且無其他軟體正在執行
無需移除原本的軟體直接執行安裝即可
3 請至[開始][程式集][叡鴻 Hipos 軟體系列]點選[備份還原]或至電腦中的 csalewin 中
點選 備份還原exe 如圖所示選取您的備份目錄位置後點選《S開始還原》即可
軟體使用教學手冊
66
第八章 附件 其他技術支援
報表格式修改
利用 HiPOS 軟體中的報表系統工具可以自行修改報表的格式
系統工具的開啟方式
1《開始》rarr《程式集》rarr《叡鴻 HiPOS 軟體系列》rarr《報表系統工具》
2到電腦 csalewin 資料夾中將〈系統工具exe〉點滑鼠左鍵兩下開啟
自訂列印紙張大小
開啟系統工具後選擇要修改列印格式的報表後將紙張規格分別填入高度寬度上邊界
左邊界即可
例如原本是 A4(290210mm)格式要改
成列印中一刀格式直接修改高度
140寬度 210 就可以囉~
修改報表內容
1開啟系統工具後先選擇要修改的報表再按《修改報表》
2若要修改報表內容的位置以滑鼠圈選要移動的範圍後以larruarrdarrrarr移動或直接以滑鼠拖
曳至您預定的位置即可
3若要修改或增加文
字則先點選 報表控
制項工具列 上的
一下接著點一下要
修改的文字或要新增
文字的位置即可編
輯文字
4修改完成後點選
左上角的《檔案》rarr
《儲存》
軟體使用教學手冊
67
自訂瀏覽視窗表格樣式
意義因為使用者的螢幕大小及解析度設定的不同在瀏覽視窗中難免發生表格橫向欄位太
大或太小導致於查看資料時的不方便HiPOS 提供了自訂表格樣式的功能讓使用者調整好
欄位後可以存檔方便日後查看
操作方法
1將滑鼠移動到要調整的欄位框上會出現 符號以滑
鼠拖曳即可調整欄位大小
2調整好後如圖在內容的任一位置上按一下滑鼠右鍵選擇《儲存表格樣式》若是儲
存後不滿意可以選擇《恢復預設值》
滑鼠右鍵功能選單
意義建立資料時若已經有其他檔案格式的資料存在方便
複製貼到 HiPOS 軟體中
在 HiPOS 軟體中當欄位為可編修狀態下時可以按一下滑鼠
右鍵便能呼叫功能選單(複製貼上剪下)
看完了使用手冊仍然無法解決您的問題嗎本公司提供了多元的諮詢管道
本公司網站技術支援httpwwwhiposcomtw 文件知識庫
電話諮詢07-7030898
傳真專線07-7032066
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公司地址高雄縣鳳山市 830 埤北路 81 號
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68
庫存管理
基本庫存管理功能操作說明
標準作業流程
產品現有數量
產品基本資料中的現有數量欄位系統會自動依照進貨及銷貨統計並隨時更新產品現有量
因此為了保持現有量的正確性及產品成本的準確度請勿直接從產品基本資料的現有數量欄
位修改現有量
進貨作業
進貨時確實輸入正確的進貨量要留意進貨單位是否正確進貨及進貨退回時產品的庫存
量都會自動增減
庫存調整單(HiPOS-Light 版無此功能)
（一）使用時機
1 某產品的數量因毀損失竊hellip等非進貨及銷售而短缺或增加導致需要調整產品的現
有量時
2 由盤點作業中執行盤點量轉入現有量時若有差異量系統會自動產生一張庫存調整
單
（二）操作方式
1 進入【C進出貨】 rarr 【庫存調整單】
2 點選 【新增】rarr輸入日期單號經辦人員備註
3 點選 【新增明細】 rarr輸入【產品代號】
4 輸入【數量】是指實際數量與產品現有量的差異量例如 A產品實際量為 10 個產品
基本資料中的現有量為 8個兩者的差異量為 10－8＝+2數量的欄位輸入 2若 B產
品的實際數量為 15 個產品基本資料中的現有量為 20 個則差異量為 15－20＝-5
數量的欄位便輸入-5
5 點選【存檔】後產品現有量便會隨著調整
（三）附註
HiPOS-Light 版若平時發現產品數量有錯誤請直接利用【盤點作業】的轉入現有量功
能來調整產品的現有量
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69
庫存日消耗表
（一）當日消耗表列出查詢日期當天的庫存數量變動情況用來驗證庫存量的正確性
（二）逐日消耗表列出前一次結轉日至查詢日期當天的庫存數量變動情形用來驗證庫存
量的正確性另可將計算後的存量寫入帳面量(產品基本資料中的現有量)
（三）使用時機每日營業結束利用庫存逐日銷耗表檢驗庫存正確性
庫存月消耗表
（一）報表意義列出查詢當月份的庫存數量變動情形用來驗證庫存量的正確性另可將
計算後的實際現有量寫入帳面量(產品基本資料中的現有量)並轉入產生下月期初量
（二）使用時機每月底結束營業後或每月初開始營業前
（三）操作方式
1 檢視庫存月消耗表上的異動資料及現有量是否均正確當計算後存量與目前帳面存量
不符時會以黃色警示
2 確認無誤後按下 出現如下視窗再次確認
盤點作業
（一）盤點前置作業
1 貨架上物品的擺設是否整齊乾淨
2 貨架的分類是否明確並且標示清楚
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70
3 待進貨瑕疵物品異常品是否與陳列區清楚區分
4 人員的物品熟悉度及教育訓練是否充足
（二）操作方式
1 進入【F系統支援】rarr【盤點作業】rarr【新增】rarr輸入日期單號盤點人員備註
2 在【產品代號】輸入要盤點的產品rarr【存檔】rarr【列印】選擇【盤點單】
3 進行人工盤點工作
4 進入【盤點作業】rarr【修改】rarr在【盤點數量】輸入實際盤點數量rarr【存檔】
5 選擇【轉入現有量】即可將盤點量轉入到產品基本資料中的現有量
（三）操作秘訣
2 利用【新增明細】可一項項將要盤點的產品輸入
3 利用【盤點產品轉入】可以選擇一次將所有產品輸入或者依照廠商別產品類別儲
放位置產品編號輸入
4 務必確實將盤點量輸入盤點單的「盤點數量」欄位中盤點數量請勿輸入負數
（四）盤點要點
1 全面盤點及循環盤點除了期初或期末的全面盤點之外應固定每隔一段時間做循環
盤點循環盤點可以依照產品類別儲放位置或者產品編號等等例如固定每個月作
一次循環盤點第一個月盤點第一排貨架的商品第二個月盤點第二排貨架的商品
2 盤點時效盤點開始到盤點結束的時間盡量不要超過預定時程為了防止盤點錯誤應
避免盤點期間同時進貨銷售盤點完畢應即時將盤點量轉入現有量
3 盤點差異量軟體系統中的現有量欄位嚴格來說是帳面上的產品數量而盤點量則是
實際庫存的數量軟體操作過程有疏失產品瑕疵失竊及盤點錯誤等許多因素均
可能導致帳面上的數量與實際庫存不符的情況因此有盤差是可以被接受的但若差
異量太大時管理者便應觀察是哪個環節出了問題
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71
上線一段時間後初次執行盤點作業或庫存日月銷耗表
說明
1過去進貨或庫存有異時均直接修改產品現有量
2使用一段時間後才執行庫存月銷耗表結轉
3更新版本或重新安裝執行資料備份還原或者它系統資料轉檔匯入
上述情況可能會發現期初量都是 0以致計算後存量與帳面存量產生極大的誤差
作業流程
期初開帳作業
（一）使用時機
1 初次使用者
2 已經上線一段時間的使用者
3 更版或重新安裝系統後執行備份還原的使用者
4 產品現有量正確而庫存日月銷耗表中的現有量完全不對者
（二）操作方式
1 進入【A基本資料】rarr【產品基本資料】確認產品現有量均為正確的數量
2 按【Alt+F】開啟庫存量期初開帳作業視窗rarr選擇「轉入期初月份」rarr【確定】
3 此一動作可以根據產品基本資料中的現有量去重新計算出庫存日月銷號表中的現有
量並且反算出期初量
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72
常見 QampA
產品基本資料中的現有數量與實際庫存量不符合
1 僅有少數幾項產品的庫存量不符時可利用「庫存調整單」做調整
2 多項產品的庫存量不符時利用「盤點作業」並將盤點量「轉入現有量」
3 每日營業結束時可利用「庫存逐日消耗表」核對產品庫存量並將正確量寫入現有量
4 檢視產品-進出異動表可查明是否有單據數量錯誤
產品現有量不會隨銷售或進貨變動
1 執行資料重整
2 檢查前台 Alt+F5 銷售記錄是否正常若銷售存檔後無銷售紀錄或者銷售明細僅有時間及
金額代表資料庫已經損壞
3 檢查銷售及進貨時的產品編號是否一致
4 檢查產品基本資料中產品是否有重複建檔換言之相同的產品名稱是否有兩個不同的
產品編號
庫存日月消耗表中的期初量為零導致統計後的現有量錯誤
1 發生原因沒有將上月底的庫存作結轉寫入本月期初
進入【庫存月消耗表】rarr列印年月輸入上個月份rarr執行結轉
2 發生原因Ⅰ曾經從產品基本資料中的現有量欄位直接修改數量
Ⅱ更版或備份還原後沒有執行期初開帳的動作
進入產品基本資料執行【Alt+F 期初開帳作業】
3 當月底營業結束時請檢視庫存月消耗表核對庫存量並執行結轉的動作將正確量寫入現
有量及寫入次月期初量
庫存日月消耗表中的調入量與實際調整的數量不符合
1 發生原因盤點作業轉入現有量時重複執行轉入現有量的動作
2 進入【庫存調整單】rarr點選【瀏覽】尋找備註中盤點轉入單號重複的資料
3 刪除重複的調整單即可
利用盤點量轉入現有量卻發現某些產品仍然與實際庫存量不符合
1 發生原因 盤點數量錯誤
盤點作業中盤點數量輸入錯誤
營業時間進行盤點工作盤點後到轉入現有量的過程中產品銷售出去而未作
調整
2 利用「庫存調整單」調整現有量
3 HIPOS-Light 版利用「盤點轉入現有量」作調整
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已經將盤點量轉入現有量之後發現盤點時數量點錯
1 利用「庫存調整單」調整現有量
2 HIPOS-Light 版利用「盤點轉入現有量」作調整
連續數月都有做庫存月消耗結轉但庫存月消耗中某些產品的現有量卻總是有誤差
1 發生原因每個月結轉的時間點有誤
2 進入【庫存月消耗表】rarr列印年月輸入本月份rarr列印出該張報表或記下該報表的ldquo期初
量rdquo
3 重新進入【庫存月消耗表】rarr列印年月輸入上一個月份
4 比較本月份的ldquo期初量rdquo及上個月份的ldquo現有量rdquo是否相同若上個月份的現有量比本月
份的期初量少代表上一個月結轉之後仍有作銷售或調整
例如430 下午 200 做結轉將正確量寫入下月期初（產生 5月份的期初量）但是 430
下午 300 又陸續作了銷售或調整庫存量
5 做法
盤點機盤點時架上無庫存的 產 品 會 漏 盤
新增盤點單時選擇【盤點產品轉入】將全部產品轉入並將【盤點數量】全部修改為 0
將盤點機中的資料轉入該盤點單存檔後將盤點量轉入現有量
4 月
5 月份
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74
選購模組功能簡介
簡訊 SMS 發送模組
SMS 簡訊發送功能透過網際網路直接由 HiPOS 軟體系列中發送簡訊至客戶的行動電話能夠達
到迅速確實即時傳遞訊息及行銷的效益
HiPOS 門市及進銷存 v6 以後都可使用免申請儲值後馬上開通
功能特色
1 低廉的發送費用
一般使用手機發送簡訊每通大約 $25~ 35 之間使用 HiPOS SMS 每通只要 11~13 之
間足足省了 50
2 搭配 HiPOS 軟體分析有效客戶發送
利用 HiPOS 的各項統計如累積點數已購商品累積消費金額生日等等的各項數
據做有效的簡訊廣告行銷並且會自動過濾重覆的電話及統計發送的通數
應用 1 生日到時發送祝賀簡訊並告知來電優惠方案
應用 2 廠商新商品推出時可過濾已購買同類商品的客戶清單做簡訊廣告發送hellip更多應用
等你來發掘
3 大量簡訊發送
除了對單一客戶發送簡訊外大量發送簡訊的功能可同時對多個客戶行動電話號碼發送簡
訊
4 簡訊發送時效性佳
簡訊發送後正常情況下約 3~10 秒鐘就可即時將簡訊傳送到客戶手機重要訊息不怕客戶
收 不 到 若 因 故 對 方 無 法 接 收 將 會 自 動 重 發 直 至 發 送 成 功 或 滿 24 小時止
5 常用訊息片語編輯
「常用訊息」功能可以編輯儲存常用的簡訊內容可以加快編寫簡訊的速度
6 預約發送
可自定要發送的時間時間到才發送簡訊更有效率的廣告效益
軟體使用教學手冊
75
單一簡訊發送
在會員基本資料廠商基本資料員工基本資料中
按下 即可發送簡訊
大量簡訊發送
﹝統計報表﹞rarr﹝C會員郵寄標籤大量簡訊﹞依照
條件選擇要發送簡訊的對象後點選《S發送簡訊》
即可將簡訊發送到所選擇的對象
軟體使用教學手冊
6
盤點機（資料收集器）
功能強體積輕巧堅固耐用之工業級手持式資料收集器
符合工業化防塵防水 IP 54 之標準
具 15 公尺自由落體耐摔防護
內建條碼掃瞄器
大型 LCD 顯示螢幕
文數字鍵盤資料輸入快速方便
重量僅有 245 公克非常適合長時間工作或女性使用者
熱轉式條碼列印機
熱感熱轉兩用203dpi
列印寬度左右 104cm列印速度每秒 3 英吋
多國語言原廠 Window 排版軟體操作簡單
支援各種條碼種類及 pcx bmp jpg 等圖檔
銅版紙熱感紙合成紙(PVC珍珠龍消銀龍)卡紙布標等
都可列印適用於各行各業
TTP-243E 國產輕型條碼列印機功能媲美進口機種價格卻只
有進口機種的三分之一並隨機附送進口機種所沒有的中文排版軟
體
中文價格顯示器
獨立型顯示器
可調節視角及旋轉人性化設計
中文四行背光式(冷光)LCD字幕清晰
可顯示中文的品名及價格讓客戶清楚知道結帳物品的價格
避免貼錯條碼賣錯價格減少消費糾紛
中文收據機（出單機）
熱感式列印機
高速列印
操作簡便
直接投入式紙槽換紙快速
POS 週邊產品產類繁多歡迎來電洽詢
亦可參考我們的購物網站 httpwwwhiposcomtwshop
軟體使用教學手冊
7
第二章 基本功能指引
不知道如何使用 Hi-POS 進銷存管理系統嗎跟著以下說明一個步驟一個步驟進行你會發現
每一項作業都變得很簡單喔
軟體安裝
1 將 HiPOS 軟體光碟放入光碟機選擇《軟體安裝》接著選擇您所買的軟體別《HiPOS 進
銷存管理》進行安裝
2 如右圖點選《下一步》接著選擇
《是 Y》接受授權合約
3 依照畫面指示點選《下一步》繼續執
行安裝直到安裝完成即可
4 請將光碟盒內所附的 USB KEY 插入電腦的 USB 埠
軟體使用教學手冊
8
啟動
第一次啟動用戶名稱為 123密碼為空
白進入後請馬上到【F系統支援】之
【1密碼設定】去設定自己的使用名稱與
密碼往後進入系統僅需輸入自己設定的
用戶名稱與密碼即可
操作介面
以下為系統常用功能操作說明本系統於整體操作上採精簡操作原則直接多重輸入模式(鍵
盤滑鼠)可依個人習慣選擇輸入介面(亦可同時使用)
注意請詳細閱讀主畫面的各項詞句名稱
進入系統畫面
快速工具列的作用在於不用進入選單而
直接點選進入
除非你自行更改顏色設定值否則系統
預設顏色值代表的意義如下
一般瀏覽模式
目前所停留欄位可輸入(新增或編修模式)滑鼠右鍵可開啟編輯功能選項
作用欄位可按 F10 或點滑鼠左鍵兩次開輔助視窗
輔助視窗選擇按鈕
使用要領
1使用滑鼠操作進入系統畫面我們可以使用滑鼠直接點選
2使用鍵盤若操作者比較熟悉鍵盤【Alt】按著不放再按相對的英文字母就會開啟下
拉功能視窗用【larr】【rarr】鍵控制左右移動光棒選擇功能視窗再用【uarr】【darr】鍵移
動功能選項光棒選好後按【Enter】即可進入
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9
按鍵說明
圖 示 按 鈕
鍵盤快速鍵 【Ctrl + Home 】 【Ctrl + larr】 【Ctrl + rarr】 【Ctrl + End 】說 明 資料第一筆 資料上一筆 資料下一筆 資料最後筆
圖 示 按 鈕
鍵盤快速鍵 【INS】 【Enter】 【F2】 【F8】 【DEL】 【F7】 【F3】
圖 示 按 鈕
鍵盤快速鍵 【F9】 【F12】 【Alt+A】 【Alt+P】
〈INS〉新增資料
按【Insert】鍵或將滑鼠游標移到 按滑鼠左鍵點取即可新增資料
〈Enter〉修改資料
移動光棒至欲修改資料上按【Enter】鍵或滑鼠移到 按滑鼠左鍵點取即可修改資料
註編號及累積點數無法修改如欲修改編號須到編碼修改以保持資料的完整性
〈DEL〉刪除資料
移動光棒至欲刪除的資料上按【Delete】或滑鼠移到 按滑鼠左鍵點取選擇ldquo是rdquo(或
按【Y】)即可刪除資料
〈F3〉資料存檔
當資料新增或修改完後記得按【F3】或滑鼠移到 按滑鼠左鍵點取完成存檔
〈F9〉放棄存檔
如果所鍵入的資料錯誤或不想存檔時可按【F9】】或滑鼠移到 按滑鼠左鍵點取放棄本次
新增或修改的資料
〈F12〉離開
任何瀏覽視窗按下 可以回到主功能選項再執行其他作業
注意若是呈現暗灰色的鈕可能正處於新增或修改模式請先選存檔或放棄再按離開
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10
〈F2〉快速查詢資料
索引查詢可以查詢並排序所要查詢的資料
查詢時可按【PgUp】或【PgDn】快速切換查詢排序
的項目或用滑鼠點選 選擇排序項目查詢的資
料若沒有被找到將停在最相近的一筆資料上
全文檢索例如要找一個 奶粉 的產品可能
是 奶粉也可能是 奶粉如果奶粉字樣是在備註欄中呢 利用全文檢索功能可快速找
出你要的產品
查詢後如有多筆可按 Enter 一筆一筆找出你要的資料要中斷檢索可按 ESC 結束或利用
過濾只列出相關資料
〈F8〉多條件過濾查詢
過濾查詢和快速查詢不同的是過濾只列出所查詢的項目其他的資料並不會出現可利用此
功能加條件過濾資料後再列印你要的資料
例如在【F8 過濾查詢】中輸入產品名稱
等於阿華田三合一或是等於開喜烏龍
茶則系統只會抓取相關的資料不屬
於查詢中的資料皆不會出現如要取消過
濾回復到原資料內容再按一次過濾選擇
取消即可
〈F7〉報表列印
按【F7】或 出現報表列印視窗如右圖
《列印選擇》選擇報表別按【Y確定】出現列印
預覽視窗如下圖按 即可印出報表
《表文設定》自訂報表的表頭及表尾文字 《匯出選項》選擇報表別及匯出資料存放位置後按
【E匯出】將資料匯出至 Excel
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11
地址輸入
當系統游標移到地址欄框時會呈現亮綠色（如圖）
此時可按【F10】或連續按滑鼠左鍵兩次或按下此鈕 開啟地址輔助輸入視窗
依圖示使用鍵盤【uarr】【darr】
選取所需的縣市如高雄縣後
按【Enter】鍵或滑鼠連續點
兩下隨即出現高雄縣三個
字而畫面也由 1縣市跳到
2鄉市出現鄉鎮市區欄使
用鍵盤【uarr】【darr】鍵選取鳳
山市後按【Enter】鍵或滑鼠
連續點兩下隨即出現高雄縣
鳳山市(830)依此將路街
巷弄鄰樓室等資料
全部點選完成後記得按一次
取回(或【Ctrl＋Enter】)
使用秘訣
(1)地址輸入時會依照使用的頻率來排序資料
(2)縣市或鄉鎮村里如果用不到可以刪除以節省挑選的時間
(3)縣市鄉市路街也可自行新增
輔助視窗的選用及設定
當欄位顏色狀態為 (亮綠色)時可按 F10 或按滑鼠
右鍵開啟輔助視窗或點選畫面中的 按鈕以便快速輸入你要的
資料內容
選定後按 Enter 或快擊滑鼠左鍵兩下或按 即可取回選定的資
料
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12
第三章 基本資料設定
基本資料這個作業是在您剛使用本系統之期初建檔項目您必須整理原始須用人工作業之
資料經過規劃之後編號然後逐步建檔以便在輸入作業下能順利完成各項作業
廠商基本資料
意義建立所有廠商基本資料以便迅速查詢廠商的聯絡電話所在地址付款方式條件
和其他備註方便往後的進貨及其相關之聯絡事宜
1 在〈A基本資料〉選擇〈2廠商基本資料〉選項開啟後畫面如圖所示
2 選擇《新增》來建立廠商資料
3 依序將每個欄位資料輸入後按《存檔》即完成
視窗左半部為資料瀏覽預視右半部為資料明細資料編輯或修改時均在右半部資料明細區
操作
資料輸入方式請參照 基本功能指引
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13
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
廠商代號
按 Enter 產生流水號或自行編碼或可利用尾隨編號功能例如按 A或
A 則產生 A 開頭之流水號廠商編號共六碼建議盡量以數字編號以
免發生流水號位數不足之情形
公司名稱 輸入廠商的名稱
廠商簡稱 系統會自動擷取公司名稱前五個字亦可自行輸入
統一編號 輸入廠商的統一編號
聯絡電話傳真 輸入廠商的聯絡電話及傳真
聯 絡 人 輸入廠商的訂貨聯絡人
其他電話 輸入聯絡人的行動電話號碼發送簡訊 時可自動帶入
所在地址 輸入廠商的所在地址可開啟選擇視窗 (詳見 地址輸入 )
發票地址 輸入廠商的發票地址可開啟選擇視窗 (詳見 地址輸入 )
請款方式 可區分是屬於現金或月結的交易方式以便日後當成應付帳查詢之過濾
條件
帳 款 日 輸入廠商的結帳日期在〈進貨作業〉中便會自動帶出結帳日期以便
日後當成應付帳查詢之過濾條件
E - Mail 若有輸入廠商的 E-Mail 帳號則按下 可直接連結至 outlook 發送信
件
營 業 稅 設定該廠商的營業稅稅別在〈進貨作業〉中便會自動設定營業稅別
預付餘額 取用預付款後所剩於可用的餘額系統會將〈付款作業〉中的預付餘額
自動帶入此欄位因此可不用輸入
最後進貨 最後一次向該廠商進貨的日期
其他備註 補充欄位中不足的說明或做為某些特殊資料註記
相關項目進貨作業付款作業產品基本資料
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產品分類產品單位設定
意義建立產品的分類類別產品單位等常用資料使往後的資料建檔更順暢方便
產品類別設定
1 在〈A基本資料〉選擇〈5其他編號設定〉
選項如圖所示
2 選擇〈產品分類設定〉按《Y確定》
3 選擇《新增》輸入代碼及類別名稱後按
《存檔》完成
註產品分類請以數字為主
產品編號為產品分類代碼+流水號至多為 14 碼若產品分類代碼以英文為主容
易導致產品增多時流水號位數不足使用且列印條碼時容易有過長的困擾
產品常用單位設定
操作步驟如同上述產品類別設定
銀行基本資料設定
設定往來銀行的資料作為日後在銀行存提應收支票應付支票作業時的依據
客戶分類設定
設定客戶基本資料中的客戶分類操作步驟如同上述產品類別設定
常用片語設定
設定【現金日記帳】中常用的會計科目日後使用時可直接開啟快選視窗節省輸入作業時間
軟體使用教學手冊
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產品基本資料
意義產品輸入總覽新增修改及查詢
1 在〈A基本資料〉選擇〈3產品基本資料〉選項如圖所示
2 選擇《新增》來建立一筆新的產品資料
資料輸入方式請參照 基本功能指引
欄位說明
欄位名稱 欄位說明 F10
產品名稱 輸入該產品的名稱
產品分類 若類別項目太多時可按【F10】開啟視窗選取 ˇ
產品編號 按【Enter】讓電腦自動編號或是直接鍵自編碼亦可最多可編
至 14 碼編碼原則類別代碼加上流水號
產品條碼
將游標移到『產品條碼』欄位如果是國際條碼拿 CCD 條碼掃
瞄機在條碼標籤上掃瞄一下則會有一組數字產生待存檔後
往後在銷售時只須刷入國際碼即可不必在每樣產品都貼上條碼
原廠料號 商品出廠時之廠商編號可方便於進貨中使用加速進貨作業
注音簡碼
單字中的第一個注音符號如【日式蘇打餅乾】rdquo蘇 rdquo的注音
拼音是ㄙㄨ而ㄙ對照鍵盤上的英文則為 N依此類推【日式蘇
打餅乾】對照鍵盤上的英文則是【BGN21】
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基本單位 銷售最小量的計算單位可按【F10】開啟視窗選取如口香糖一盒有 10 條則單位為「條」
ˇ
包裝單位 銷售較多量的計算單位可按【F10】開啟視窗選取如口香糖一盒有 10 條則單位為「盒」
ˇ
包裝數量 銷售較多量的數量如口香糖一盒有 10 條則單位為「10」
儲存位置 可填入產品存放的位置如 A1B1C3 等
最低售價 該項產品的最低出售價格
被訂購量 該項產品被訂購的數量系統會自動統計訂貨單中的資料後將數量帶入可省略不輸入
請 購 點 當產品低於多少量時得要提出採購的要求
現有數量 產品目前的存量系統會自動帶入可省略不輸入
安全存量 只要該貨品低於安全存量系統便會有警示作用
規格型號 輸入該產品的規格型號
顏色 輸入該產品的顏色
尺寸 輸入該產品的尺寸
主供應廠商 系統會將進貨作業中的廠商自動帶入故可省略不輸入亦可利用比價功能將最低價廠商設為主供應商
ˇ
應稅 若此產品屬於應稅商品則在此處勾選應稅
健康捐倍數 產品售價包含健康捐由此設定健康捐的倍數O表示不含健康捐
市價 一般市面上所賣的售價或同業售價
標準售價 賣給客戶的售價共可設定 5個售價
包裝售價 賣給客戶的包裝價格共可設定 5個包裝售價
最近進價 最近一次進貨的價格由電腦自動運算故可省略不用輸入
最高進價 表示在進貨相同產品時曾經所付過最高的進貨價格會顯示在這一個欄位裡最高進價是由電腦自動運算故可省略不用輸入
最低進價 表示在進貨相同產品時曾經所付過最低的進貨價格會顯示在這一個欄位裡最低進價是由電腦自動運算故可省略不用輸入
平均成本 平均成本是由電腦自動統計故可省略不用輸入 平均成本=全部進退貨金額全部進退貨數量
固定成本 可由使用者自行抓取其一較常進貨成本
業務獎金 業務員每賣出一份這項產品時可以得到多少的獎金若公司並無此獎金制度則可以略過不輸入
毛利率 此欄位不需輸入系統會自動帶出 毛利率=(零售價格-平均成本)零售價格100
產品備註 補充欄位中不足的說明或做為某些特殊資料註記
產品圖片 可將產品圖片或型錄轉成影像檔後放入 凡是瀏覽資料欄位有打勾的標誌就表示該產品有圖片或型錄
軟體使用教學手冊
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特項功能說明
產品歷史記錄
在產品基本資料中選擇《歷價》
選項即可
可查看該項產品的歷史報價訂貨
及出貨的各項詳細資料記錄
產品比價
在產品基本資料中選擇《比價》選項即可
可將選定的產品歷史進貨的價
格日期單價數量金額及
廠商等資料顯示出來且可以將
最低價與最高價之供應商及供
應價格列出來也可重新計算平
均成本選擇是否將成本寫入產
品或將最低價廠商成為主供應
商
產品銷售分析
針對選定的單項產品做會員層購買分
析可以看出購買該項產品的會員及總
額總量（依銷售總額做排列）
1 在產品基本資料中選擇《分析》
2 輸入想要分析的時段按《Y確定》
軟體使用教學手冊
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大型產品標籤列印
在產品基本資料選擇《F7列印》可以選擇列印大型產品標籤(A4)
操作方式請參照 按鍵說明
《 Alt + P 》條碼列印
若有購買條碼列印機按《Alt+P》選擇列印張數後直接從條碼輸出
機印出單項商品的條碼標籤可自行設定條碼列印的文字及格式
目前軟體僅適用 TSC TTP243ETTP245 系列之條碼列印機
瀏覽商品
按下 可瀏覽所有商品的明細資料
分倉庫存量 多倉版
在產品基本資料中選擇
可以查看該產品各分倉庫存量及總庫存量
《 Alt + M 》產品快速輸入作業
在產品基本資料的視窗中按《 Alt + M 》可呼叫出產品快速輸入作業的視窗可利用次功能
快速大量修改產品基本資料
操作方式直接在各欄位
輸入修改資料即可
注意若使用者權限未開
放修改及成本顯示功能
將無法執行此項作業
相關項目其他編號設
定庫存總表列印出貨
作業報價作業進貨作
業
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客戶基本資料
意義建立所有客戶基本資料以便迅速查詢亦可查詢會員的銷售記錄
1 在〈A基本資料〉選擇〈1客戶基本資料〉選項後如圖所示
2 選擇《新增》選項即可新增資料
3 逐一輸入欄位資料後按《存檔》即可
資料輸入方式請參照 基本功能指引
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
客戶編號 按 Enter 產生流水號或自行編碼或可利用尾隨編號功能例如按 A或
A 則產生 A 開頭之流水號
公司名稱 輸入該公司的名稱
公司簡稱 會自動擷取前五個字亦可自行輸入
客戶分類 可依客戶性質的不同去設定客戶類別可開啟選擇視窗 (詳見地址輸入)
聯絡電話傳真 輸入該公司的聯絡電話及傳真
統一編號 輸入該公司的統一編號
聯絡人 該公司的訂貨聯絡人
公司地址 可開啟選擇視窗 (詳見地址輸入)
送貨地址 可開啟選擇視窗 (詳見地址輸入)
發票地址 可開啟選擇視窗 (詳見地址輸入)
營業稅別 設定該客戶的營業稅別在【出貨作業】 及【訂貨作業】中便會自動帶出
營業稅別
業務歸屬 直接輸入業務員編號或按 F10 鈕帶出速查視窗在【出貨作業】及【訂貨作
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業】中便會自動帶出業務員的編號
E-Mail 若有輸入客戶的E-Mail帳號則按下 可直接連結至outlook發送信件
請款方式 可區分是屬於現金或月結的交易方式以便日後當成應 收帳款查詢之過濾
條件
帳款日 輸入客戶的結帳日期在【出貨作業】 及【訂貨作業】中便會自動帶出結
帳日期以便日後當成應收帳款查詢之過濾條件
出貨額度 輸入對該客戶所允許的帳款信用額度超額系統會自動警示
預收餘額 收款作業中取用預收款後所剩於可用的餘額系統會自動帶入與【收款
作業】相關
使用售價 依不同種類的客戶而設定不同之售價對應產品基本資料中的標準售價
售價 2~5共有五種售價可供切換
網站位址 若有輸入客戶的網站位址則按下 可直接連結至該網站
其他備註 補充欄位中不足的說明或做為某些特殊資料註記
特項功能說明
《 Alt + A 》客戶銷售分析
可以針對某一位客戶做所購買的產品購買總量購買總額的分析
輸入時段即可如 900101sim
901119(由此可知其在
900101sim901119 這期間所
購買的產品購買總量購買總
額依銷貨總額作排序)
記要
另外在此項功能中尚有一項貼心的服務按下《記要》鈕可記錄一些除了業務上以外的事
物
SMS 簡訊發送
客戶基本資料中選擇 或是在聯絡人電話後選擇 可以對該手機號碼發送 SMS 簡訊
注意使用 SMS 簡訊功能需先進行帳號開通及簡訊儲值
相關項目 出貨作業出貨退回作業出退貨資料統計訂貨作業訂貨資料統計收款作業應
收帳齡分析表應收支票應收票齡分析表
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員工基本資料
意義基本資料薪資明細聯絡電話及進銷貨中的人員代碼設定
操作方式同如 會員基本資料 設定
列印員工清冊
在員工基本資料中按《F7列印》可瀏覽並列印員工清冊
相關項目進貨作業進貨退回作業出貨作業訂貨作業報價作業員工業績統計表庫
存調整單
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其他編號設定
意義其他基本資料的輔助視窗設定一次補足以後只要開啟輔助視窗選入即可另外
也可以開啟輔助視窗時再臨時新增
1 在〈A基本資料〉選擇《5其他編號設定》
選項如圖所示
2 選擇欲設定的項目後按《Y確定》
3 詳細操作方式請參照 產品分類產品單
位設定 輔助視窗設定及選用
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
產品分類設定 產品分類設定完後只需按 F10 開啟視窗查詢而不需每次再輸入
一次此項資料在【產品基本資料】有相關聯
產品常用單位設定 產品常用單位設定完後只需按 F10 開啟視窗查詢而不需每次再
輸入一次此項資料在【產品基本資料】有相關聯
銀行基本資料設定 輸入往來銀行的基本聯絡資料此項資料在【銀行存提作業】有相
關聯
客戶分類設定 客戶分類設定完後只需按 F10 開啟視窗查詢而不需每次再輸入
一次此項資料在【客戶基本資料】有相關聯
常用片語設定 可設定常用收支及其它三種不同的常用片語此項資料在【現金
日記帳】有相關聯
倉庫編號設定 此設定適用於多倉版此項資料在【調撥作業】有相關聯
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系統參數設定
意義在使用系統前請先將貴公司的相關基本資料及系統操作等必要的環境參數設定好
以便日後在各項作業中能夠順利進行 軟體更具彈性以符合不同使用者的習慣
當您輸入完基本資料後在貨單抬頭上就會有貴公司的(公司名稱電話傳真公司地址)
顯示反之則貨單抬頭上將沒有貴公司的資料
欄位說明
1 系統參數
欄位名稱 欄位說明
廠商查詢預設索引 預設廠商基本資料中查詢索引
產品查詢預設索引 預設產品基本資料中查詢索引
會員生日警告天數 進入系統會員生日提醒的提前天數
報表預設輸出方式 若已經有連接印表機系統會自動連結
是否使用注音簡碼 若是請選擇Y反之則N
成本計算方式 共有三種計算方式可依使用者的需求去設定
是否自動切換輸入法
輸入資料時電腦會自動更改輸入法例如輸入會員姓名或產
品名稱時則電腦會自動變更為注音輸入法或者是倉頡輸入
法可方便銷售者的使用而不須再做變更輸入法的動作
統計報表列印習慣 有三種報表輸出方式可依使用者的需求去設定
產品自動編號位數 最高 14 碼 (產品編號 分類+流水號)
是否隨解析度調整字形大小 螢幕解析度該改時是否自動調整視窗大小
解析度的放大倍數 隨解析度調整字形大小時所要放大的倍數
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2 銷售前台參數 POS 銷售前台的參數設定進銷存不受影響
欄位名稱 欄位說明
銷售前檯成本開放 設定開放前台的成本權限如果不開放（不打勾）的情形下
前台作業（銷售時）不可使用與成本有關之按鍵
產品查詢預設索引 前台銷售時按 Ctrl+Enter 查詢產品的預設索引
自動開啟會員視窗 若經營型態為會員制可設定為 Y 則自動代入會員查詢視窗
代入電話區碼
銷售前檯使用《會員查詢》時會直接帶入系統參數設定的電
話區域號碼方便快速輸入
本欄空白時預設欄位是停留在客戶編號而非聯絡電話
是否使用 VIP 價 若開放使用 VIP 價則 VIP 會員購物即可以 VIP 價格購得若
不開放則 VIP 會員就如同一般的零售購物價格
是否使用會員價 若開放使用會員價則客戶可使用會員價購得若不開放則
會員只能用一般的零售價購得
銷售累積點數(元)
銷售累積點數(點)
設定銷售時要累積的點數比值 如 1 元 1 點且在【產品基本
資料】中的計算點數需要勾選才能計算點數
是否自定產品積點 若開放為 Y 則以上的點數比值自動失效積點值則取決於【產
品基本資料】中的產品積點
存量警告方式 選擇現有量低於設定的值時在銷售前台會有不同的顏色(黃
色)警示可搭配前台的即時叫貨使用
客戶電訪設天數 在前檯銷售中叫出會員資料後按【Alt+D】呼叫電訪預約時
的互動日期會以今天日期加上此欄天數為預設日期
電訪記錄保留天數 設定要保留的電訪預約記錄天數過期後自動刪除
銷售完自動列印發票 若在銷售完後要列印發票則設定Y
銷售後登入員工代號 銷售完畢必須登入員工代號用於電腦不足且多銷售人員時
必須先登入員工代號 使用銷售前台是必須先登入員工代號用於單人單銷售前台
可否銷售中更改員工代號 用於單人單銷售前台
發票剩餘幾張時警告 若設定為 5張時則在銷售前檯中當使用剩餘 5張時則電
腦便會出現警告訊息提醒使用者該準備請領發票
銷售資料刪除密碼 設定前檯刪除銷售資料的密碼
強制輸入收款金額 設定前台銷售完畢強制輸入實收現金才能結帳存檔
結帳時播放聲音 設定結帳時是否播放聲音
單筆_銷售最大數量 設定單筆銷售最大的數量
單筆_銷售最大單價 設定單筆銷售最大的單價
關閉前台之查帳功能 設定為〝Y〞時前台將無法使用查帳功能
關閉前台之交班功能 設定為〝Y〞時前台將無法使用交班功能
銷售前台禁止更改單價 若不想讓銷售員在前台更改單價則此處設定 Y
銷售前台禁止金額折扣 若不想讓銷售員在前台作金額折扣則此處設定 Y
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銷售前台禁止總計折數 若不想讓銷售員在前台作總數折扣則此處設定 Y
銷售前台禁止單筆折數 若不想讓銷售員在前台作單筆折數則此處設定 Y
銷售完自動列印(收據) 若想銷售完後自動列印收據則此處就設定 Y
毛利率高於多少(綠色)警告 前台銷售時該產品名稱會以綠色底色提醒
毛利率低於多少(紅色)警告 前台銷售時該產品名稱會以紅色底色提醒
菸酒健康捐 設定產品售價中包含的菸酒健康捐金額
3 進出貨參數
欄位名稱 欄位說明
發票稅率 5 設定 005
進出貨單是否列印金額 若選擇Y則進出貨單就會有金額而不需每次手動做更改
進出貨列印習慣 可選擇 1預視或 2直接列印
票據警告天數 進入系統提醒應付或應收票據的提前天數
進貨預設稅別 於進貨單作業的稅別中自動代入設定值空白鍵切換設定值
出貨預設稅別 於出貨單作業的稅別中自動代入設定值空白鍵切換設定值
維修預設稅別 於維修作業的稅別中自動代入設定值空白鍵切換設定值
貨單是否套表列印 設定貨單列印時是否套表
出貨成本是否顯示 此參數對於 v5 以後版本不發生作用
出貨價格策略 可設定為預設售價或上次售價二種若設定預設售價則每次
出貨電腦會自動擷取預設售價而不需再輸入一次
進貨價格策略 可設定為平均成本上次進價或最低進價三種若設定為平均
成本則每次進貨電腦會自動擷取平均成本做為進價
數量__小數位數 可決定系統中數量欄位顯示小數的位數
單價__小數位數 可決定系統中單價欄位顯示小數的位數
合計__小數位數 可決定系統中合計欄位顯示小數的位數
其他__小數位數 可決定系統中其他欄位顯示小數的位數
數字 3位一撇 設定為Y時數值顯示如「5500000」
貨單紙張寬度(mm) 設定貨單紙張的寬度(預設為中一刀 210mm)
貨單紙張高度(mm) 設定貨單紙張的高度(預設為中一刀 140mm)
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4 POS 週邊參數
欄位名稱 欄位說明
設定錢櫃連接至電腦主機的阜口或錢櫃連接至發票列印機的阜口可
按空白鍵切換選項
錢櫃連接阜 錢櫃連接至電腦【RS】rarrRS232 介面【COM】rarr型號 CR3104【PRN】
rarr列表機連接阜
錢櫃連接發票機【POS】rarr型號 CR3101【UDF】
設定價格顯示器連接至電腦主機的阜口可按空白鍵切換選項 價格顯示器連接阜
【COM】rarr型號 PD71007200 系列【WDP】rarr型號 WD304
盤點機型號 設定盤點機的型號可選擇 1 CPT-711 或 2 PT600
盤點機連接阜 設定盤點機連接至電腦主機的阜口
設定條碼列印機的型號可按空白鍵切換選項
條碼列印機型號 【Z-S300】【Z-S400】【ZEBRA】rarrZebra 廠牌型號
【CLEVER】【TTP243】rarr型號 Clever TTP243
【OTHER】rarr其他
條碼列印機連接阜 設定條碼列印機連接至電腦主機的阜口
發票列印機（兩聯式） 設定發票列印機的型號可按空白鍵切換選項
發票列印機（三聯式） 【CHN】rarr型號 PP2020【POS】rarr三聯式發票機
【WPS】rarr型號 WP-103S
收據列印機 設定收據列印機的型號可按空白鍵切換選項
條碼機連接的工作站號 若要從進貨單中列印條碼後台工作站號須與條碼機工作站號一致
註1一般電腦主機的連接阜口只有 1~2 個建議選購擴充卡以提高穩定性
2由於 POS 的相關硬體週邊繁多若有 POS 週邊設定問題請洽詢本公司
3POS 周邊均有指定型號若您所使用的非本公司指定之型號不保證其相容性
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第四章 進出貨
進貨
進貨作業 意義商品進貨輸入轉入產品現有量中並計算相關成本產生應付帳款
在〈C進出貨〉中選擇〈1進貨作業〉進入後所出現的是日期最近的一張進貨單據如
左圖所示
按【瀏覽】可看所有進貨單明細
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
進貨日期 系統會直接帶出當天的日期若不是當天的進貨則請自行輸入正確的進貨
日期
進貨單號 通常輸入完『進貨日期』按【Enter】鍵後系統會直接帶出『進貨單號』
預設採用進貨日期 + 流水號共 10 碼
廠商編號 按【F10】鍵開啟查詢視窗請確實輸入本公司是向哪一家廠商進貨此項資
料在【6付款作業】有相關聯
發票號碼 若此張進貨單是有稅額的則需輸入發票號碼若沒有發票則無需輸入
原始單號 可輸入廠商進貨時的原始進貨單號方便日後查帳時可直接查詢廠商的進貨
單號
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經辦人員 輸入此張進貨單是由哪位員工建檔
取用預付 從已經付給廠商的預付款中沖銷該筆帳款此項資料在【6付款作業】有相
關聯注意若取用預付所輸入的金額大於預付餘額時超出的金額將累加
到該張進貨單的未付金額
倉號 選擇進貨的倉號（倉庫）適用於多倉版
帳款日期 在【廠商基本資料】中若已有設定帳款日在此處會自動帶出帳款日期此
項資料在【6付款作業】有相關聯
稅別 在【廠商基本資料】中若已有設定稅別在此處會自動帶出其稅別或可自
行切換其他稅別的計算方式
稅前金額 進貨單中未含稅額的小計金額
已付金額 指已付給廠商的「訂金或金額」
折扣金額 廠商給予的折扣金額
未付金額 即〔稅後總額 - 已付金額 - 折扣金額〕
稅後總額 即〔稅前金額 + 營業稅〕
貨單備註 補充欄位中不足的部份或做為某些特殊資料註記
新增進貨單
步驟 1 單身建立
按 新增 鈕或 Insert 鍵出現一張新空白單據填入各項必備資料
步驟 2 建立進貨品名細項
按 鈕加入所進貨產品的項目進貨產品多樣時亦可用 一次勾選
產品編號可輸入產品編碼原廠料號產品條碼 系統會自行轉成產品編號 亦可採用條
碼閱讀機輸入鍵入單價及數量若有接條碼機可一併輸入預列印的條碼張數之後核對稅
前金額及稅後總額無誤後按存檔鍵將該筆進貨單存入
進貨單據修改
按快速鍵 Enter 或 修改 鈕若有必要再針對某一張單據作修改（或加入一筆資料）的話
可移動光棒至欲修改的單據後按 Enter 進入修改狀態後如同建立進貨單之方式建立即可
註 已付款沖帳之單據不可修改若須修改必須進行反沖帳後才能更改單據
歷史記錄
按 可將該進貨廠商所有的歷史進貨單據列出來在修改或新增的模式下按 Enter
鍵可取回再針對差異部份進行修改
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單品比價
按 可查看指定的單項產品的進退貨記錄及各廠商比價記錄該項產品的歷史進退
貨日期單價數量金額及廠商hellip等資料均會顯示出來並且將最低價與最高價之供應商
供應價格及平均成本列出來也可重新計算平均成本選擇是否將成本寫入產品或將最低價
廠商成為主供應商
產品新增
若進貨單中有新進產品時可按 新增產品進入產品基本資料新增的畫面請參照 產
品基本資料設定
庫存查詢
按 可查詢目前的庫存量避免庫存量過多的情形
條碼列印
按條碼列印可列印該筆進貨單中有輸入條碼張數的所有產品條碼
單據列印《F7》
操作方式請參照 基本功能指引
相關項目廠商基本資料產品基本資料系統參數設定應付支票付款作業
進貨退回作業
〈2進貨退回作業〉與上述〈1進貨作業〉的操作方法略同故不重述
相關項目廠商基本資料產品基本資料系統參數設定應付支票付款作業
軟體使用教學手冊
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進退貨資料統計
意義可直接在此項功能表中查詢進貨及退貨的詳細情形而不必再到【1進貨作業】或【2
進貨退回作業】中個別查詢可節省使用者的時間
1 在【C進出貨】選擇【3進退貨資料統計】選項後所出現的畫面如下圖
2 可依使用者的需要去設定所要查詢的時間廠商進貨退貨已付款未付款及全部
可單獨查詢一家或者是一次查詢多家做為付款對帳單與付款作業有相關聯
列印報表可選擇進退貨資料簡表進退貨資料
明細表進退貨資料總表共三種報表
相關項目進貨作業進貨退回作業
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進貨採購建議
意義採購建議書為針對自定的需求讓系統作一庫存的統計擬定一份最精確的採購建議
書或訂購單
操作方法
1在〈C進出貨〉選擇〈4進貨採購建議〉如圖所示
2設定所欲查詢的條件後按《Y確定》即可
條件設定
查詢指定廠商現有產品庫存量lt=安全存量之品項
查詢指定廠商現有產品庫存量lt=請購點之品項
查詢指定廠商的所有產品全部列出
查詢指定廠商產品被訂購量gt=現有量之品項
查詢指定廠商產品全部訂購保留量gt0 之品項
可再設排列方式如依產品編號名稱存量價格等再選擇由排大到小或由小排到大
查詢單一廠商時廠商編號起訖部分輸入同一個編號即可或者不輸入表示要全部的資料
註
產品比價請參照【產品基本資料】中歷史進價記錄有詳細說明
若確定要列印報表則需要先勾選所需的產品編號可一次勾選單一項產品或按《全部選擇》
勾全部產品若都不需要則可按《全部不選》取消先前所勾選的產品欄位
勾選好欲列印的產品後按《列印》鍵列印報表中可選擇產品採購建議表或產品訂購單二
種報表
相關項目廠商基本資料產品基本資料 進貨作業
軟體使用教學手冊
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調撥作業 多倉版
意義此功能只有在系統設定使用「分倉」的管理模式時才能輸入資料其用途是做不同倉
庫間貨品的調撥
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
調撥日期 通常一開始系統會先直接帶出當天的日期若不是當天的調撥則請自
行輸入正確的調撥日期
調撥單號 通常輸入完『調撥日期』按【Enter】鍵後系統會直接帶出『調撥單號』
預設採用調撥日期 + 流水號
經辦人員 輸入此張單據的經辦人員
撥出倉號 選擇是由哪一個倉庫撥出的
調入倉號 選擇要調入哪一個倉庫
貨單備註 補充欄位中不足的部份或做為某些特殊資料註記
相關項目銷售前檯產品基本資料其他編號設定進貨作業進貨退回作業
軟體使用教學手冊
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報價
意義客戶下訂單或出貨前需要先做報價動作時即可利用此功能將待日後可直接轉成
訂貨單
在〈C進出貨〉選擇〈D報價作業〉進入後所出現的是日期最近的一張訂貨單據
如下圖所示
操作方式請參照 進貨作業
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
報價日期 通常系統會直接帶出當天的日期若不是當天的報價則請自行輸入正確的
報價日期
報價單號 通常輸入完『報價日期』按【Enter】鍵後系統會直接帶出『報價單號』
預設採用報價日期 + 流水號
客戶編號 請確實輸入此張報價單是出給哪個客戶可按 F10 開啟客戶選擇視窗此項
資料在〈訂貨作業〉有相關聯
交貨日期 輸入預計的交貨日期
交貨方式 預計的交貨方式可下拉選單方式選取
經辦人員 在【客戶基本資料】中若已有設定業務歸屬在此處會自動帶出業務代號
若沒有設定請自行輸入經辦業務代號
稅前金額 報價單中未含稅的小計金額
稅 別 在【客戶基本資料】中若已有設定稅別在此處會自動帶出其稅別或可自
行切換其他稅別的計算方式
稅後總額 即[稅前金額+營業稅]
折扣金額 給予客戶的折扣金額
貨單備註 補充欄位中不足的部份或做為某些特殊資料註記
軟體使用教學手冊
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特項功能說明
歷史記錄
瀏覽該客戶的報價訂貨紀錄可開啟《F2 查詢》快速查詢某一筆資料《Ctrl+C》可以拷
背瀏覽的單據內容到目前新增的報價單中
單品歷史
查看單品的所有報價訂貨出貨的歷史記錄
庫存查詢
即時查詢該項產品的庫存量
採購建議
在報價作業時需要查看某項商品的進貨計錄時可按 查看歷史進價及各廠商比價
記錄詳細資料
轉訂貨單
確認訂貨內容同本張報價單時可按 將此張報價單直接轉成訂貨單
多選輸入
可一次勾選多項產品到報價單中加快作業速度
報價單轉 Excel 格式 選擇〈F7列印〉如圖所示按《F6轉 Excel》即可將報價單轉成 Excel 檔
相關項目客戶基本資料產品基本資料訂貨作業
軟體使用教學手冊
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訂貨
訂貨作業
意義客戶不需要立即拿到商品或是目前倉庫中並無此商品存貨則就可先在此處輸入客
戶訂貨單待日後再行轉出貨
進入本功能後所出現的是日期最近的一張訂貨單據如下圖所示
按『瀏覽』可瀏覽所有的訂貨單據詳細操作方式請參考 報價作業
若訂單未轉出貨每次進入系統時會先顯示【未交貨訂單資料提示】
軟體使用教學手冊
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欄位說明
欄位名稱 欄位說明
訂貨日期 通常系統會先直接帶出當天的日期若不是當天的訂貨則請自行輸入
正確的訂貨日期
訂貨單號 通常輸入完『訂貨日期』按【Enter】鍵後系統會直接帶出『訂貨單號』
預設採用訂貨日期 + 流水號
客戶編號 請確實輸入本張訂單是由哪一家客戶所訂此項資料在【出貨作業】裡
有相關聯
交貨日期 輸入預計出貨的日期
交貨方式 預計的交貨方式可下拉選單方式選取請確實輸入
經辦人員 在【客戶基本資料】中若已有設定業務歸屬在此處會自動帶出業務代
號若沒有設定請自行輸入經辦業務代號
倉號 輸入預計是由哪一個倉庫出貨此功能僅用於多倉版
來源單號 輸入這張訂貨單是以哪一張報價單號內容為依據可按【F10】開啟快速
查詢視窗直接挑選報價單號及產品明細
稅前金額 報價單中未含稅的小計金額
稅 別 在【客戶基本資料】中若已有設定稅別在此處會自動帶出其稅別或
可自行切換其他稅別的計算方式
稅後總額 即[稅前金額+營業稅]
折扣金額 給予客戶的折扣金額
預收金額 輸入向客戶預收的貨款金額
未收金額 即﹝稅後總額－預收金額﹞
貨單備註 補充欄位中不足的部份或做為某些特殊資料註記
特項功能說明
歷史單據轉入訂單
直接將過去的報價單或訂貨單據內容明細轉入到目前新增的訂貨單中
操作方法
1在【來源單號】的欄位按《F10》開啟轉入單據瀏覽視窗
2以滑鼠或鍵盤uarrdarr鍵挑選要轉入的單據後按《Enter》
3勾選要轉入的品項後按《Y確定轉入》即可
軟體使用教學手冊
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轉出貨單
確認出貨內容同本張訂單時可按 可將此張訂單直接轉成出貨單
訂貨單轉 Excel 格式 選擇〈F7列印〉如右圖所示按《F6轉 Excel》即可
相關項目客戶基本資料產品基本資料報價作業出貨作業
訂貨資料統計 意義查詢客戶訂貨及交貨情況 可依使用者的需要去設定所查詢時間客戶交貨日期已交貨未交貨及全部可單獨查詢一家或
者是一次查詢多家做為客戶訂貨交貨的依據
操作方式同進退貨資料統計
相關項目客戶基本資料產品基本資料出貨作業訂貨作業
軟體使用教學手冊
38
出貨
出貨作業
意義商品出貨輸入存檔以便查詢送貨量與應收客戶帳款
進入本功能後所出現的是日期最近的一張出貨單據如下圖所示
操作方法請參照 基本功能指引
按『瀏覽』可瀏覽所有的出貨單據
軟體使用教學手冊
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欄位說明
欄位名稱 欄位說明
出貨日期 通常系統會直接帶出當天的日期若不是當天的出貨則請自行輸入正確
的出貨日期
出貨單號 通常輸入完『出貨日期』按【Enter】鍵後系統會直接帶出『出貨單號』
預設採用出貨日期 + 流水號
客戶編號 請確實輸入本公司是出貨給哪一家客戶此項資料在【收款作業】中有相
關聯
發票號碼 若此張出貨單是有稅額的則需輸入發票號碼若沒有發票則無需輸入
交貨方式 可以下拉選單方式選取請確實輸入
業務人員
在【客戶基本資料】中若已有設定業務規屬在此處會自動帶出業務代號
若沒有設定請自行輸入經辦業務代號此項資料在【員工業績統計表】
有相關聯
訂單號碼 由訂貨單中轉至出貨單的訂單號碼在訂單作業中有詳細的說明
取用預收 對於有預收貨款的客戶直接從預收的金額中支付本筆貨款
倉號 可設定是由哪個倉庫出貨僅限用於多倉版
帳款日期 在【客戶基本資料】中若已有設定帳款日期在此處會自動帶出帳款日期
此項資料在【收款作業】有相關聯
稅前金額 出貨單中未含稅額的小計金額
稅別 在【客戶基本資料】中若已有設定稅別在此處會自動帶出其稅別或可
自行切換其他稅別的計算方式
稅後總額 即〔稅前金額 + 營業稅〕
折扣金額 給予客戶的折扣金額
已收金額 指已向客戶收的「訂金或金額」
未收金額 即〔稅後總額 - 已收金額 - 折扣金額〕
貨單備註 補充欄位中不足的部份或做為某些特殊資料註記
特項功能說明
歷史記錄 《Alt＋4》
按 可將該出貨客戶所有的歷史出貨單據列出來在修改或新增的模式下按 Enter 鍵可
取回再針對差異部份進行修改
單品歷史 《Alt＋5》
按 可針對指定的單項產品的將其出貨記錄列出來在此不分客戶可供比價用
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40
進貨記錄 《Alt＋6》
按 可針對指定的單項產品的進貨記錄可避免出貨的金額低於進貨金額
庫存查詢 《Alt＋7》
按 可查詢各倉庫的庫存量避免無貨可出的情形
多選輸入
可一次勾選多項產品到報價單中加快作業速度
SMS 簡訊發送
可發送簡訊通知該客戶
相關項目客戶基本資料產品基本資料系統參數設定出退貨資料統計應收支票已過期支票
收款作業庫存月銷耗報表盤點作業
出貨退回作業 【8出貨退回作業】與【7出貨作業】的操作方法略同故不重述
相關項目 客戶基本資料產品基本資料系統參數設定出退貨資料統計 應收支票已過期支
票收款作業庫存月銷耗報表盤點作業
出退貨資料統計 意義可直接在此項功能表中查詢出貨及出貨退回的詳細情形而不必再到【7出貨作業】或【8出
貨退回作業】中個別查詢可節省使用者的時間
可依使用者的需要去設定所查詢時間客戶出貨退貨已收款未收款及全部可單獨查詢一家
或者是一次查詢多家做為收款對帳單與收款作業有相關聯
相關項目 出貨作業出貨退回作業
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第五章 帳務管理 會計
付款作業
意義此功能是用來記錄付款作業的日期廠商支付類別及沖帳金額以備日後查核
當公司進貨後要付款時則需到此處建立新的付款作業
操作方法
1《新增》依序輸入付款日期登錄人員廠商編號帳款日期後按下【S查詢】會列
出該廠商在帳款日期區間內未付款的單據
註(1)請務必輸入付款廠商否則可能導致查詢不到未付帳款單據
(2)此處帳款日期是指進貨單中的帳款日期若您不確定帳款日期區間可空白不輸入直
接按下【S查詢】會列出所有的未付款單據
2勾選要沖銷的單據並輸入付款的現金金額票據金額等《存檔》即可
註若一筆貨款並非一次沖銷完畢則先在【沖帳金額】的欄位輸入此次要沖帳的金額後再
將該筆單據打勾即可
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欄位說明
欄位名稱 欄位說明
付款日期 系統預設使用當天日期若不是當天日期可自行輸入付款日期
付款單號 通常輸入完付款日期後按【Enter】鍵後系統會直接帶出付款單號預設採
用付款日期+流水號
登錄人員 輸入該筆資料的登錄人員
廠商編號 可按 F10 開啟快速查詢視窗選擇所需的廠商編號
帳款日期 輸入欲查詢的帳款日期區間此處帳款日期是以出貨單中的帳款日期為依據
應付總額 該家廠商在查詢的帳款日期區間中應付帳款總金額
現金金額 輸入付款的現金金額若此筆帳款不是由現金支付則此欄位不需輸入
票據金額 輸入開立支票的金額若此筆帳款不是由支票支付則此欄位不需輸入
其他折讓 輸入折讓的金額
取用預付 取用預付餘額中的金額來沖銷必須在預付餘額欄位中有金額才能做此功
能
累入預付 可預先付一筆帳款分多次沖銷預付的金額則輸入在此處
預付餘額 預付金額中尚可沖帳的餘額
沖帳合計 可用滑鼠勾選欲沖銷的單據號碼系統會自動將總金額統計出來若此次付
款金額與欲沖帳合計金額不符則存檔時系統會出現警示
備註 補充上述欄位中所不足的資料
其他操作說明請參照 基本功能指引
相關項目 廠商基本資料產品基本資料系統參數設定進貨作業進貨退回作業
進退貨資料統計應付支票已過期支票
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現金日記帳
意義是對於公司每日現金收支流向的資料管理
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
日期 系統預設為當天的日期及時間 若不是可另行輸入
項目科目 輸入收支的會計科目例如水電費郵電費文具費等等亦可按 F10
或快擊滑鼠二下即可開啟選擇視窗
類別 可選擇支出或收入二種
金額 輸入收入或支出的金額
摘要 可更詳細記錄每筆帳目資金流向的明細和用途當此欄有輸入明細時存
檔後在畫面右邊「註」的框框會有ˇ
註項目科目按 F10 或快擊滑鼠二下可開啟選擇視窗自建較常使用的會計科目片語如
此一來以後輸入現金科目時只需點選即可而不必再另外輸入片語節省操作時間
相關項目其它編號設定
銀行存提作業
意義記錄公司與往來銀行的帳戶情形方便日後帳戶管理
進入後畫面如
做圖所示
畫面左半部是
銀行帳戶瀏
覽右半部是帳
戶存提資料瀏
覽
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欄位說明
欄位名稱 欄位說明
安全餘額 此銀行帳戶的安全餘額此欄與〈銀行基本資料設定〉有相關聯
現在餘額 目前此銀行帳戶中的實際餘額
存提日期 系統預設為當天的日期及時間 若不是可另行輸入
存提單號 通常輸入完存提日期後按【Enter】鍵後系統會直接帶出存提單號預設採
用存提日期+流水號
金額 輸入存提的金額
存提類別 選擇存提的類別有存款支票存款提款及支票付款四種
支票號碼 輸入存提的支票號碼若不是由支票存提則此欄位不需輸入
餘額 建立此存提單時銀行帳戶中所剩餘的可用餘額
其他備註 補充上述欄位中所不足的資料
註在應收(付)支票中所有由此帳戶所開出兌現後的支票金額皆會自動轉入此處
其他操作說明請參照 基本功能指引
重新計算帳戶餘額
若有新增或修改存提單時按下 即可更新該銀行帳戶的現在餘額更便利於隨
時掌握各銀行帳戶中的可動用金額
相關項目 其他編號設定應付支票應收支票
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（收）款作業
意義此功能是用來記錄收款作業的日期客戶收款明細及沖帳金額以備日後查核
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
收款日期 系統預設使用當天日期若不是當天日期可自行輸入收款日期
收款單號 通常輸入完收款日期後按【Enter】鍵後系統會直接帶出收款單號預設採
用收款日期+流水號
登錄人員 輸入該筆資料的登錄人員
客戶編號 可按 F10 開啟快速查詢視窗選擇所需的客戶編號
帳款日期 輸入欲查詢的帳款日期區間
應收總額 該家廠商在查詢的帳款日期區間中應收帳款總金額
現金金額 輸入收款的現金金額若此筆帳款不是由現金收入則此欄位不需輸入
票據金額 輸入收款支票的金額若此筆帳款不是由支票收入則此欄位不需輸入
其他折讓 輸入折讓的金額
取用預收 取用預收餘額中的金額來沖銷必須在預收餘額欄位中有金額才能做此功
能
累入預收 可預先收一筆帳款分多次沖銷預收的金額則輸入在此處
預收餘額 預收金額中尚可沖帳的餘額
沖帳合計 可用滑鼠勾選欲沖銷的單據號碼系統會自動將總金額統計出來若此次收
款金額與欲沖帳合計金額不符則存檔時系統會出現警示
備註 補充上述欄位中所不足的資料
相關項目出貨作業客戶基本資料出貨退回作業應收支票
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應（付）帳齡分析表
意義此分析表是用來顯示尚未付清給各個廠商的應付帳款其帳齡分佈在各個設定期間的
統計數據
圖片左邊的日期區間可依使用者的統計習慣去設定設
定好後只需按【設定為預設值】鍵則每次進入系統時
依此設定統計
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
開始廠商 可按 F10 開啟快速查詢視窗選擇欲查詢的開始廠商編號
結束廠商 可按 F10 開啟快速查詢視窗選擇欲查詢的結束廠商編號
帳齡種類 可選擇 1帳款日期或 2銷貨日期二種
報表標題 可選擇 3天數或 4日期二種為報表標題
結束日期 系統會自動帶出當天日期若不是可自行輸入欲查詢的結束日期
相關項目廠商基本資料進貨作業進貨退回作業進退貨資料統計表付款作業
應（收）帳齡分析表
意義此分析表是用來顯示各個客戶尚未付清的應收帳款其帳齡分佈在各個設定期間的統
計數據
操作方式請參照 應（付）帳齡分析表
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
開始客戶 可按 F10 開啟快速查詢視窗選擇欲查詢的開始客戶編號
結束客戶 可按 F10 開啟快速查詢視窗選擇欲查詢的結束客戶編號
帳齡種類 可選擇 1帳款日期或 2銷貨日期二種
報表標題 可選擇 3天數或 4日期二種為報表標題
結束日期 系統會自動帶出當天日期若不是可自行輸入欲查詢的結束日期
相關項目客戶基本資料出貨作業出貨退回作業出退貨資料統計表收款作業
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應收帳款
意義用來顯示某段時間內應收帳款的彙總資料報表
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
帳款種類 可選擇依 1客戶別或 2業務別做為應收帳款報表的依據
帳款日期區間 輸入欲查詢的起迄日期
統計客戶區間 可按 F10 開啟快速查詢視窗輸入欲查詢的客戶編號
統計業務區間 輸入欲查詢的業務編號
報表種類 可自行選擇共有明細表簡要表及應收總表三種報表
是否含前期未
收款之明細
若所查詢的日期區間之前仍有尚未收取的款項則可在此欄位中打ˇ就
可顯示前期未收款之明細
相關項目客戶基本資料產品基本資料員工基本資料出貨作業出貨退回作業出退
貨資料統計表
應付帳款
意義用來顯示某段時間內應付帳款的彙總資料報表
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
帳款種類 可選擇依 1廠商別或 2經辦人員別做為應付帳款報表的依據
帳款日期區間 輸入欲查詢的起迄日期
統計廠商區間 可按 F10 開啟快速查詢視窗輸入欲查詢的廠商編號
統計經辦區間 輸入欲查詢的經辦人員編號
報表種類 可自行選擇共有明細表簡要表及應收總表三種報表
是否含前期未
付款之明細
若所查詢的日期區間之前仍有尚未付清的款項則可在此欄位中打ˇ就
可顯示前期未付款之明細
相關項目廠商基本資料產品基本資料員工基本資料進貨作業進貨退回作業進退
貨資料統計
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票據
應(付)支票
意義可沖銷應付帳款中所有由支票給付的記錄節省會計人員作帳以便查詢核對廠商的
帳款
進入本功能後出現所有應付票據資料視窗以票據到期天數作為循序排列條件
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
開票日期 系統預設使用當天日期若不是當天日期可自行輸入開票日期
支票類別 支票的種類此處為應付支票
支票號碼 開立支票上的號碼
支票金額 開立支票上的金額
來源單號 輸入這張支票是要沖銷哪一張【付款作業】中的進貨單號
廠商編號 可按 F10 或 鍵開啟快速查詢視窗選擇所需的廠商編號
廠商名稱 廠商編號選定後會自動帶出該廠商名稱
到期日期 開立支票上的到期日期
兌現日期 這張支票預計何時會兌現的( 因有時票據的交換需時 1~3 個工作天金額
才能真正入帳)
票據狀態 目前票據的狀態有未兌兌現退票作廢領取及其他共六種
開票銀行 選取開立的支票銀行 若尚未設定請至【其他編號設定】中的銀行基本資料設定
銀行名稱 開票銀行選定後會自動帶出該銀行名稱
其他備註 補充上述欄位所未提到的
未兌支票總額 系統會自動統計所有未兌現的支票張數及總額
其它說明
支票簽回單
點選《列印》即可列印支
票簽回單若要更改表單
字頭字尾請參照 按鍵說
明
相關項目進貨作業已
過期支票付款作業
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應(收)支票
意義可沖銷應收帳款中所有由支票收款的記錄以查核客戶的帳款
進入本功能後出現所有應收票據資料視窗以票據到期天數作為循序排列條件
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
收票日期 系統預設使用當天日期若不是當天日期可自行輸入收票日期
支票類別 支票的種類此處為應收支票
支票號碼 應收票據上的支票號碼
支票金額 應收支票上的金額
來源單號 輸入這張支票是要沖銷哪一張【收款作業】中的出貨單號
客戶編號 可按 F10 或 鍵開啟快速查詢視窗選擇所需的客戶編號
客戶名稱 客戶編號選定後會自動帶出該客戶名稱
到期日期 應收支票上的到期日期
兌現日期 這張支票預計何時會兌現的 (因有時票據的交換需時 1~3 個工作天金額才
能真正入帳)
票據狀態 目前票據的狀態有未兌兌現 託收轉讓退票票貼及其他共七種
開票銀行 應收票據上開立支票銀行的帳號
開票銀行 應收票據上開立支票銀行的名稱
託收銀行 選取開立的支票銀行 若尚未設定請至【其他編號設定】中的銀行基本資料
設定
託收銀行 開票銀行選定後會自動帶出該銀行名稱
其他備註 補充上述欄位尚未提到的
其他操作方式與應付支票作業相同
相關項目 出貨作業收款作業已過期支票
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已過期支票
意義所有已過期的支票皆會轉入此視窗方便會計人員查詢核對
過期支票瀏覽列出所有過期支票（應收應付）可依需求排列如名稱開票日期兌
現日期銀行hellip等（本功能為整合上述rdquo應付rdquordquo應收rdquo二項支票作業所產生的資料
對照表）
註此處只能做查詢的動作並不能做新增或修改的動作
相關項目 應付支票應收支票
應(收)票批次兌現
意義可一次將單張或多張應收票據轉兌現並將兌現的支票轉入已過期支票中
按鍵說明
欄位名稱 欄位說明
全選 將所列出的支票全部選擇為要兌現的狀態
全不選 將所列出的支票全部選擇為要非兌現的狀態
兌現轉入過期支票 將已選擇的支票轉成兌現狀態並將支票轉入過期支票中
相關項目應收支票銀行存提作業
應(付)票批次兌現
意義可一次將單張或多張應付票據轉兌現並將兌現的支票轉入過期支票中
操作方式請參照 應(收)票據批次兌現
相關項目應付支票銀行存提作業
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應收票齡分析表
意義此分析表是用來顯示已收未兌現的應收支票其帳齡分佈在各個設定期間的統計數據
圖片左邊的日期區間可依使用者的喜好去設定設定
好後只需按【設定為預設值】鍵則每次進入系統時
依此設定統計
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
開始客戶 可按 F10 開啟快速查詢視窗選擇欲查詢的開始客戶編號
結束客戶 可按 F10 開啟快速查詢視窗選擇欲查詢的結束客戶編號
報表標題 可選擇 1天數或 2日期二種為報表標題
結束到期日 系統會自動帶出當天日期若不是可自行輸入欲查詢的結束日期
相關項目應收支票
應付票齡分析表
意義此分析表是用來顯示開立給各個廠商的未兌現應付支票其票齡分佈在各個設定期間
的統計數據
操作方式請參照 應收票齡分析表
相關項目應付支票
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52
第六章 庫存管理
期初開帳程序
1進貨
第一次使用時本系統時將基本資料建立完成後首先利用【進貨作業】將所有產品均做首
次進貨並且將已付款的進貨單據沖銷
註亦可利用庫存調整單將所有產品數量及成本鍵入或者利用盤點作業進行盤點後將盤點
量轉入現有量必須要注意的是若您選擇使用盤點轉入的方式系統將無法自動抓取產品成
本
2由產品基本資料中作期初開帳
至產品基本資料中按(Alt+F 鍵)將可以產生庫存的
期初開帳資料
按《確定》後將自動轉入期初
庫存日消耗異動表
意義驗證庫存量的正確性且可以將驗證後的正確量寫入現有量
(1) 當日消耗表列出查詢日期當天的庫存數量
變動情況用來驗證庫存量的正確性
(2) 逐日銷耗表列出前一次結轉日至查詢日期
當天的庫存數量變動情形用來驗證庫存量
的正確性另可將計算後的實際現有量寫入
帳面量(產品基本資料中的現有量)
軟體使用教學手冊
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庫存月消耗異動表
報表意義列出查詢當月份的庫存數量變動情形用來驗證庫存量的正確性另可將計算
後的實際現有量寫入帳面量(產品基本資料中的現有量)並作轉入產生下月期
初量
使用時機每月底結束營業後或每月初開始營業前
操作方式
1)檢視庫存月銷耗表上的異動資料及現有量是否均正確當計算後存量與目前帳面存
量不符時會以黃色警示
2)確認無誤後按下 出現如下視窗再次確認
注意產品基本資料中的現有量將會被庫存月銷
耗 表 中 的 現 有 量 取 代因 此 請 謹 慎 使 用 結 轉 功 能
C)若產品進出異動量不正確請利用庫存調整單
做調整後重新執行步驟 A)~ B)
後記
庫存量又有問題了 怎麼都跟架上物品不符 相信大多數人都有這樣的心聲
很多使用者的觀念上總是認為庫存只要交給電腦來管理庫存量一定準確殊不知電腦軟體
有可能發生不可預期的結果(程式暇疵或使用中突然的斷電當機)或是產品管理不當導致失
竊或是破損或是產品擺設到不正確的位置都有可能使得電腦中的庫存量異常所以在庫存管
理中盤點變成了一項非常重要的工作
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庫存調整單
意義當帳上的庫存量與實際庫存盤點的結果不符時即可利用此功能來調整帳上的庫存量
及成本
在〈C進出貨〉選擇【C
庫存調整單】如圖可
按《新增》《修改》
《查詢》或《刪除》鈕
更動關於調整庫存的相
關資料
按《瀏覽》進入庫存調整
單據瀏覽
操作方法
庫存調整單中的「數量」欄位應輸入實際庫存量與帳面現有量的差異量
作庫存調整時若目前某產品在系統中的現有量為 10 個但實際上賣場中只剩 8個則在
數量的欄位中輸入-2即可將系統中的現有量調整為 8個
若使用者無進貨作業的動作卻想要統計出產品的銷售成本及利潤可直接在此處輸入產
品的成本或覺得目前系統中的平均成本不正確亦可自行修改
註盤點作業中若有盤差或盤盈時會自動產生一張盤點調整單
其他操作方式請參考基本操作方法
相關項目產品基本資料盤點作業
軟體使用教學手冊
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盤點作業
意義盤點各倉的庫存量以便管理可避免庫存太多或不足節省公司無謂的支出
有關庫存量的準確性一直為各行各業及門市經營管理者所困擾即使使用電腦軟體一樣產生
庫存量不準確的情事皆因方法錯誤或關念的偏差導致
在庫存做盤點前有些前置工作若準備充足則可收事半功倍之致
A盤點的前置工作
1 貨架上物品的擺設是否整齊乾淨
2 貨架的分類是否明確並且標示清楚
3 待進貨瑕疵物品異常品是否與陳列區清楚區分
4 人員的物品熟悉度及教育訓練是否充足
B盤點實施要點
1 全面盤點(期初期末盤點)或循環盤點
2 盤點的開始時間及預計結束時點
3 人員編組及人力分派
4 列印盤點單(可利用盤點機)
5 盤點機轉入或人工鍵入盤點數量
6 列印盤點報告單(盤盈盤損表)
C檢討此次盤點作業及問題研究
在【F系統支援】選擇【盤點作業】的選項會出現最近一張單據
操作方法
1由盤點機盤點
新增一張盤點單將盤點量輸
入盤點機再按
鍵直接將盤
點機中的資料傳送到系統
中按下 鍵即
可完成盤點作業
軟體使用教學手冊
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2由人工手動盤點
A)新增一張盤點單按《A盤點產品轉入》鍵選擇欲盤點的產品編號可依全部產品廠
商產品類別儲放位置產品編號及庫存數量共六種選擇方式選擇所需的產品或者用
《新增明細》的方式輸入要盤點的品項接著按下《F3存檔》
B)按下《F7列印》報表選擇為「盤點單」列印出盤點單由人工盤點並將盤點量寫在盤點
單上
C)進入盤點作業點選《修改》將盤點量輸入系統中按下《存檔》後再按《轉入現有量》
鍵即可完成盤點作業
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
盤點日期 系統預設使用當天日期若不是當天日期可自行輸入盤點日期及時間
盤點單號 通常輸入完盤點日期後按【Enter】鍵後系統會直接帶出盤點單號預設
盤點人員 輸入該筆資料的盤點人員
盤點備註 補充欄位中所不足的資料
盤點倉號 選擇欲盤點的倉號 (多倉版)
《 Alt+A 》盤點產品轉入
按 可針對特定部份產品或廠商選取所需
的盤點商品
1先選擇轉入依據
2輸入起始編號及結束編號
3按下《Y確定》便可將符合條件的產品加入到盤點單中
《 Alt+B 》盤點機輸入
按 可先由盤點機盤點再直接
將盤點機中的資料傳輸到系統中可節省再輸入一
遍的時間
轉入現有量
當盤點完後且已經將盤點數量輸入至系統中後此時可按 鍵將盤點量轉入現有量
且同時在【庫存調整單】產生一張盤盈盤虧單即可完成盤點作業
相關項目產品基本資料員工基本資料庫存調整單
軟體使用教學手冊
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第七章 系統支援
密碼設定
意義本設定首重資料保全功能系統依使用者名稱及密碼選擇性的開放系統功能可確
保資料的隱密性預防一些重要資料外流而設定通行密碼可依特定人員使用密碼才能執
行
進入時需輸入您的使用者密碼才有權限進入密碼設定中去新
增或是修改此設計目的在於防止管理者離開時他人趁機擅自
修改帳號權限
新增 增加完使用者名稱及密
碼後再設定使用功能明細（打
ˇ者為開放本項功能）
成本顯示若沒有打ˇ則該使
用者進入後台時基本資料的產
品欄位成本相關欄位則不顯示
備份作業
意義將所有資料另存一份應注意不要備份在同一部硬碟（以免硬碟實體損壞）同時為
保障資料安全應自訂備份期間如每週三六各一次
選定備份的目錄位置按下《開始備份》
鍵後即可完成備份作業
建議您在備份的檔案名稱 Data 後再加上
備份日期以避免備份資料太多產生混淆
註選擇備份路徑時需注意資料夾的名稱
應避免為空白或包含特殊符號如
gtlt$hellip等
軟體使用教學手冊
58
資料重整
意義當系統在操作途中因發生停電不正常關機或硬體發生故障而故造成系統資料中異常
現象導致資料毀損可利用本功能做一資料維護
注意執行資料重整時務必讓其他工
作站或前後台離線
編碼更改
意義因本系統中所有基本資料的編號只要存檔後就不能做修改的動作故在此設立一
個修改編號的程式
註因為基本資料中的編號會跟進銷貨產生連動關係為保持舊有歷史資料的正確性所以
更改編號時須在此更改以保持資料的完整若您要修改基本資料時請先到【2備份作業】
做資料備份的動作避免系統在編修的過程中發生停電或不明原因當機而造成資料流失
操作方法
1選擇欲修改的編號之資料
庫有客戶廠商產品員
工及產品類別資料檔共 5種供
選擇
2用滑鼠或按 F10 在原編號的
欄位上選擇欲更改的編號
3直接在新編號的欄位上輸入
新的編號
4按下《確定更改》鍵即可
完成編號更改的動作
軟體使用教學手冊
59
系統顏色修改
意義覺得系統中預設的顏色不喜歡嗎想自創風格時可利用本功能修改畫面使用者可依
個人喜好修改使用的畫面其中必須注意的是修改畫面確定後按 Y 儲存設定 要先
離開本系統再重新進入本系統才能生效
若欲更換背景圖片圖
片格式可
為jpggifbmphellip
等檔案格式
改亂了可按系統預設
值變回原來樣式
行事曆管理
意義經常忘東忘西的寫在紙條上麻煩又不容易找利用本功能吧啟動系統時會提醒哦
操作方法
1 點選《新增》後輸
入事件日期時
間對象地點
事由事項的欄位
可註記細節事項
2 勾選事件提醒方
式若沒勾選便不
會出現提醒的訊
息
軟體使用教學手冊
60
名片簿管理
意義可將重要的電話或經常聯絡朋友記錄在此容易找尋又不會丟可分類還有多項
詳細資料欄位可供利用
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
名片分類 可點選 開啟客戶分類的快選視窗
電子信箱 若有輸入 E-Mail 帳號則按下 可直接連結至 Outlook 發送信件
其他備註 補充欄位中不足的說明或做為某些特殊資料註記
選擇發送簡訊功能時可自動帶入行動電話號碼
操作方法請參照 基本操作方法
軟體使用教學手冊
61
產品停用啟用處理
意義將產品基本資料中已經停產或停售長時間不使用的產品資料作停用處理可加快搜
尋的速度也增加盤點補貨等工作的效率若日後進貨時新進產品的條碼與停用產品
條碼相同時系統會出現警告訊息可直接將產品恢復續用
操作方法
1 產品停用
A)將欲停用的產品打勾勾選的品項會列在右上方的挑選清單列中確認後點選《停用》
停用的產品會列在下方的〈停售或停用之品項〉中
B)直接在產品基本資料中刪除的品項也會自動被系統列到停用產品中喔~
2 產品啟用
在欲恢復續用的產品上按一下滑鼠右鍵選擇《Y產品續用恢復》確認後該筆資料會
回復到產品基本資料中恢復續用的產品庫存量售價成本等均會歸零若要查看過去
的歷史進貨紀錄及銷貨分析請利用〈歷價〉及〈分析〉的功能
相關項目產品基本資料
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產品成本重算
意義若於系統使用時發生停電或當機或硬體故障情形而造成平均成本有異常之情形可
利用此作業將平均成本重算
可選擇年或指定月份計算確
定無誤時可利用寫入功能將
目前平均成本更新
若平均成本重算後有發生的情形則執行《W將計算之平均成本寫入》後必須利用 資
料偵錯 功能將異常的產品資料修復接著再到產品基本資料中利用〈歷價〉重新寫入成本
相關項目產品基本資料資料偵錯
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資料偵錯
意義藉由資料偵錯系統來偵測錯誤的資料再加以修復是屬於軟體異常控管的一項重要功
能有如 Windows 中的磁碟偵錯功能
操作方法
選擇客戶資料檢測編號是否重 覆及累積點數預收金額數值溢位等異常檢測
選擇銷貨資料檢測編號是否重覆及小計金額銷貨成本數值溢位等異常檢測且可將銷
貨成本以目前平均成本置換但此項功能需在已驗證過產品資料且無異常的情況下才能進
行
選擇廠商資料檢測編號是否重 覆及異常資料偵錯
選擇產品資料檢測編號是否重 覆及最近進價平均成本及售價數值溢位等異常檢測
選擇進貨資料檢測編號是否重覆及異常資料偵錯
選擇訂貨資料則會重新計算產品檔中的被訂購量
選擇倉庫資料重新分析產品檔及倉庫檔中的庫存關聯結構並自動將錯誤修復
以上各個資料檔檢測後若有異常情形出現只需按《自動修復錯誤》鍵即可完成資料偵錯
修復的動作
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用戶使用記錄
意義可記錄各用戶進入系統的日期及時間及使用哪個功能表做哪些動作避免在多人
使用狀況下無法查到資料修改或刪除是由何人做的
流量統計
依據系統登入用戶別統計各動作的操作次數
在桌面上建立捷徑
意義當桌面上安裝的捷徑不小心刪除或在一開始安裝軟體時沒有建立捷徑皆可利用此功
能輕鬆在桌面上重新建立捷徑再也不用擔心找不到執行路徑
操作方式
1輸入前台工作站號若是單機版則不需輸入
2直接點選《1建立後台管理捷徑》或《2建
立 POS 前台捷徑》就會在桌面上自動建立捷徑
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備份還原
意義當您發現銷售前台進入後出現錯誤代碼或存檔後交易紀錄無法存入時代表銷售資料
庫已經遭受毀損備份還原能夠幫助您將資料還原到您最後一次做備份的狀態
1 請先將執行資料備份並記下您的備份目錄位置操作方式請參照 備份作業
2 請放入安裝光碟重新安裝或至我們的網站 wwwhiposcomtw 下載試用版本（切記版
本必須相同）
註請確定所有工作站或前台均已離線且無其他軟體正在執行
無需移除原本的軟體直接執行安裝即可
3 請至[開始][程式集][叡鴻 Hipos 軟體系列]點選[備份還原]或至電腦中的 csalewin 中
點選 備份還原exe 如圖所示選取您的備份目錄位置後點選《S開始還原》即可
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第八章 附件 其他技術支援
報表格式修改
利用 HiPOS 軟體中的報表系統工具可以自行修改報表的格式
系統工具的開啟方式
1《開始》rarr《程式集》rarr《叡鴻 HiPOS 軟體系列》rarr《報表系統工具》
2到電腦 csalewin 資料夾中將〈系統工具exe〉點滑鼠左鍵兩下開啟
自訂列印紙張大小
開啟系統工具後選擇要修改列印格式的報表後將紙張規格分別填入高度寬度上邊界
左邊界即可
例如原本是 A4(290210mm)格式要改
成列印中一刀格式直接修改高度
140寬度 210 就可以囉~
修改報表內容
1開啟系統工具後先選擇要修改的報表再按《修改報表》
2若要修改報表內容的位置以滑鼠圈選要移動的範圍後以larruarrdarrrarr移動或直接以滑鼠拖
曳至您預定的位置即可
3若要修改或增加文
字則先點選 報表控
制項工具列 上的
一下接著點一下要
修改的文字或要新增
文字的位置即可編
輯文字
4修改完成後點選
左上角的《檔案》rarr
《儲存》
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自訂瀏覽視窗表格樣式
意義因為使用者的螢幕大小及解析度設定的不同在瀏覽視窗中難免發生表格橫向欄位太
大或太小導致於查看資料時的不方便HiPOS 提供了自訂表格樣式的功能讓使用者調整好
欄位後可以存檔方便日後查看
操作方法
1將滑鼠移動到要調整的欄位框上會出現 符號以滑
鼠拖曳即可調整欄位大小
2調整好後如圖在內容的任一位置上按一下滑鼠右鍵選擇《儲存表格樣式》若是儲
存後不滿意可以選擇《恢復預設值》
滑鼠右鍵功能選單
意義建立資料時若已經有其他檔案格式的資料存在方便
複製貼到 HiPOS 軟體中
在 HiPOS 軟體中當欄位為可編修狀態下時可以按一下滑鼠
右鍵便能呼叫功能選單(複製貼上剪下)
看完了使用手冊仍然無法解決您的問題嗎本公司提供了多元的諮詢管道
本公司網站技術支援httpwwwhiposcomtw 文件知識庫
電話諮詢07-7030898
傳真專線07-7032066
E ndash Mail Servicehiposcomtw
公司地址高雄縣鳳山市 830 埤北路 81 號
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庫存管理
基本庫存管理功能操作說明
標準作業流程
產品現有數量
產品基本資料中的現有數量欄位系統會自動依照進貨及銷貨統計並隨時更新產品現有量
因此為了保持現有量的正確性及產品成本的準確度請勿直接從產品基本資料的現有數量欄
位修改現有量
進貨作業
進貨時確實輸入正確的進貨量要留意進貨單位是否正確進貨及進貨退回時產品的庫存
量都會自動增減
庫存調整單(HiPOS-Light 版無此功能)
（一）使用時機
1 某產品的數量因毀損失竊hellip等非進貨及銷售而短缺或增加導致需要調整產品的現
有量時
2 由盤點作業中執行盤點量轉入現有量時若有差異量系統會自動產生一張庫存調整
單
（二）操作方式
1 進入【C進出貨】 rarr 【庫存調整單】
2 點選 【新增】rarr輸入日期單號經辦人員備註
3 點選 【新增明細】 rarr輸入【產品代號】
4 輸入【數量】是指實際數量與產品現有量的差異量例如 A產品實際量為 10 個產品
基本資料中的現有量為 8個兩者的差異量為 10－8＝+2數量的欄位輸入 2若 B產
品的實際數量為 15 個產品基本資料中的現有量為 20 個則差異量為 15－20＝-5
數量的欄位便輸入-5
5 點選【存檔】後產品現有量便會隨著調整
（三）附註
HiPOS-Light 版若平時發現產品數量有錯誤請直接利用【盤點作業】的轉入現有量功
能來調整產品的現有量
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庫存日消耗表
（一）當日消耗表列出查詢日期當天的庫存數量變動情況用來驗證庫存量的正確性
（二）逐日消耗表列出前一次結轉日至查詢日期當天的庫存數量變動情形用來驗證庫存
量的正確性另可將計算後的存量寫入帳面量(產品基本資料中的現有量)
（三）使用時機每日營業結束利用庫存逐日銷耗表檢驗庫存正確性
庫存月消耗表
（一）報表意義列出查詢當月份的庫存數量變動情形用來驗證庫存量的正確性另可將
計算後的實際現有量寫入帳面量(產品基本資料中的現有量)並轉入產生下月期初量
（二）使用時機每月底結束營業後或每月初開始營業前
（三）操作方式
1 檢視庫存月消耗表上的異動資料及現有量是否均正確當計算後存量與目前帳面存量
不符時會以黃色警示
2 確認無誤後按下 出現如下視窗再次確認
盤點作業
（一）盤點前置作業
1 貨架上物品的擺設是否整齊乾淨
2 貨架的分類是否明確並且標示清楚
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3 待進貨瑕疵物品異常品是否與陳列區清楚區分
4 人員的物品熟悉度及教育訓練是否充足
（二）操作方式
1 進入【F系統支援】rarr【盤點作業】rarr【新增】rarr輸入日期單號盤點人員備註
2 在【產品代號】輸入要盤點的產品rarr【存檔】rarr【列印】選擇【盤點單】
3 進行人工盤點工作
4 進入【盤點作業】rarr【修改】rarr在【盤點數量】輸入實際盤點數量rarr【存檔】
5 選擇【轉入現有量】即可將盤點量轉入到產品基本資料中的現有量
（三）操作秘訣
2 利用【新增明細】可一項項將要盤點的產品輸入
3 利用【盤點產品轉入】可以選擇一次將所有產品輸入或者依照廠商別產品類別儲
放位置產品編號輸入
4 務必確實將盤點量輸入盤點單的「盤點數量」欄位中盤點數量請勿輸入負數
（四）盤點要點
1 全面盤點及循環盤點除了期初或期末的全面盤點之外應固定每隔一段時間做循環
盤點循環盤點可以依照產品類別儲放位置或者產品編號等等例如固定每個月作
一次循環盤點第一個月盤點第一排貨架的商品第二個月盤點第二排貨架的商品
2 盤點時效盤點開始到盤點結束的時間盡量不要超過預定時程為了防止盤點錯誤應
避免盤點期間同時進貨銷售盤點完畢應即時將盤點量轉入現有量
3 盤點差異量軟體系統中的現有量欄位嚴格來說是帳面上的產品數量而盤點量則是
實際庫存的數量軟體操作過程有疏失產品瑕疵失竊及盤點錯誤等許多因素均
可能導致帳面上的數量與實際庫存不符的情況因此有盤差是可以被接受的但若差
異量太大時管理者便應觀察是哪個環節出了問題
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上線一段時間後初次執行盤點作業或庫存日月銷耗表
說明
1過去進貨或庫存有異時均直接修改產品現有量
2使用一段時間後才執行庫存月銷耗表結轉
3更新版本或重新安裝執行資料備份還原或者它系統資料轉檔匯入
上述情況可能會發現期初量都是 0以致計算後存量與帳面存量產生極大的誤差
作業流程
期初開帳作業
（一）使用時機
1 初次使用者
2 已經上線一段時間的使用者
3 更版或重新安裝系統後執行備份還原的使用者
4 產品現有量正確而庫存日月銷耗表中的現有量完全不對者
（二）操作方式
1 進入【A基本資料】rarr【產品基本資料】確認產品現有量均為正確的數量
2 按【Alt+F】開啟庫存量期初開帳作業視窗rarr選擇「轉入期初月份」rarr【確定】
3 此一動作可以根據產品基本資料中的現有量去重新計算出庫存日月銷號表中的現有
量並且反算出期初量
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常見 QampA
產品基本資料中的現有數量與實際庫存量不符合
1 僅有少數幾項產品的庫存量不符時可利用「庫存調整單」做調整
2 多項產品的庫存量不符時利用「盤點作業」並將盤點量「轉入現有量」
3 每日營業結束時可利用「庫存逐日消耗表」核對產品庫存量並將正確量寫入現有量
4 檢視產品-進出異動表可查明是否有單據數量錯誤
產品現有量不會隨銷售或進貨變動
1 執行資料重整
2 檢查前台 Alt+F5 銷售記錄是否正常若銷售存檔後無銷售紀錄或者銷售明細僅有時間及
金額代表資料庫已經損壞
3 檢查銷售及進貨時的產品編號是否一致
4 檢查產品基本資料中產品是否有重複建檔換言之相同的產品名稱是否有兩個不同的
產品編號
庫存日月消耗表中的期初量為零導致統計後的現有量錯誤
1 發生原因沒有將上月底的庫存作結轉寫入本月期初
進入【庫存月消耗表】rarr列印年月輸入上個月份rarr執行結轉
2 發生原因Ⅰ曾經從產品基本資料中的現有量欄位直接修改數量
Ⅱ更版或備份還原後沒有執行期初開帳的動作
進入產品基本資料執行【Alt+F 期初開帳作業】
3 當月底營業結束時請檢視庫存月消耗表核對庫存量並執行結轉的動作將正確量寫入現
有量及寫入次月期初量
庫存日月消耗表中的調入量與實際調整的數量不符合
1 發生原因盤點作業轉入現有量時重複執行轉入現有量的動作
2 進入【庫存調整單】rarr點選【瀏覽】尋找備註中盤點轉入單號重複的資料
3 刪除重複的調整單即可
利用盤點量轉入現有量卻發現某些產品仍然與實際庫存量不符合
1 發生原因 盤點數量錯誤
盤點作業中盤點數量輸入錯誤
營業時間進行盤點工作盤點後到轉入現有量的過程中產品銷售出去而未作
調整
2 利用「庫存調整單」調整現有量
3 HIPOS-Light 版利用「盤點轉入現有量」作調整
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已經將盤點量轉入現有量之後發現盤點時數量點錯
1 利用「庫存調整單」調整現有量
2 HIPOS-Light 版利用「盤點轉入現有量」作調整
連續數月都有做庫存月消耗結轉但庫存月消耗中某些產品的現有量卻總是有誤差
1 發生原因每個月結轉的時間點有誤
2 進入【庫存月消耗表】rarr列印年月輸入本月份rarr列印出該張報表或記下該報表的ldquo期初
量rdquo
3 重新進入【庫存月消耗表】rarr列印年月輸入上一個月份
4 比較本月份的ldquo期初量rdquo及上個月份的ldquo現有量rdquo是否相同若上個月份的現有量比本月
份的期初量少代表上一個月結轉之後仍有作銷售或調整
例如430 下午 200 做結轉將正確量寫入下月期初（產生 5月份的期初量）但是 430
下午 300 又陸續作了銷售或調整庫存量
5 做法
盤點機盤點時架上無庫存的 產 品 會 漏 盤
新增盤點單時選擇【盤點產品轉入】將全部產品轉入並將【盤點數量】全部修改為 0
將盤點機中的資料轉入該盤點單存檔後將盤點量轉入現有量
4 月
5 月份
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選購模組功能簡介
簡訊 SMS 發送模組
SMS 簡訊發送功能透過網際網路直接由 HiPOS 軟體系列中發送簡訊至客戶的行動電話能夠達
到迅速確實即時傳遞訊息及行銷的效益
HiPOS 門市及進銷存 v6 以後都可使用免申請儲值後馬上開通
功能特色
1 低廉的發送費用
一般使用手機發送簡訊每通大約 $25~ 35 之間使用 HiPOS SMS 每通只要 11~13 之
間足足省了 50
2 搭配 HiPOS 軟體分析有效客戶發送
利用 HiPOS 的各項統計如累積點數已購商品累積消費金額生日等等的各項數
據做有效的簡訊廣告行銷並且會自動過濾重覆的電話及統計發送的通數
應用 1 生日到時發送祝賀簡訊並告知來電優惠方案
應用 2 廠商新商品推出時可過濾已購買同類商品的客戶清單做簡訊廣告發送hellip更多應用
等你來發掘
3 大量簡訊發送
除了對單一客戶發送簡訊外大量發送簡訊的功能可同時對多個客戶行動電話號碼發送簡
訊
4 簡訊發送時效性佳
簡訊發送後正常情況下約 3~10 秒鐘就可即時將簡訊傳送到客戶手機重要訊息不怕客戶
收 不 到 若 因 故 對 方 無 法 接 收 將 會 自 動 重 發 直 至 發 送 成 功 或 滿 24 小時止
5 常用訊息片語編輯
「常用訊息」功能可以編輯儲存常用的簡訊內容可以加快編寫簡訊的速度
6 預約發送
可自定要發送的時間時間到才發送簡訊更有效率的廣告效益
軟體使用教學手冊
75
單一簡訊發送
在會員基本資料廠商基本資料員工基本資料中
按下 即可發送簡訊
大量簡訊發送
﹝統計報表﹞rarr﹝C會員郵寄標籤大量簡訊﹞依照
條件選擇要發送簡訊的對象後點選《S發送簡訊》
即可將簡訊發送到所選擇的對象
軟體使用教學手冊
7
第二章 基本功能指引
不知道如何使用 Hi-POS 進銷存管理系統嗎跟著以下說明一個步驟一個步驟進行你會發現
每一項作業都變得很簡單喔
軟體安裝
1 將 HiPOS 軟體光碟放入光碟機選擇《軟體安裝》接著選擇您所買的軟體別《HiPOS 進
銷存管理》進行安裝
2 如右圖點選《下一步》接著選擇
《是 Y》接受授權合約
3 依照畫面指示點選《下一步》繼續執
行安裝直到安裝完成即可
4 請將光碟盒內所附的 USB KEY 插入電腦的 USB 埠
軟體使用教學手冊
8
啟動
第一次啟動用戶名稱為 123密碼為空
白進入後請馬上到【F系統支援】之
【1密碼設定】去設定自己的使用名稱與
密碼往後進入系統僅需輸入自己設定的
用戶名稱與密碼即可
操作介面
以下為系統常用功能操作說明本系統於整體操作上採精簡操作原則直接多重輸入模式(鍵
盤滑鼠)可依個人習慣選擇輸入介面(亦可同時使用)
注意請詳細閱讀主畫面的各項詞句名稱
進入系統畫面
快速工具列的作用在於不用進入選單而
直接點選進入
除非你自行更改顏色設定值否則系統
預設顏色值代表的意義如下
一般瀏覽模式
目前所停留欄位可輸入(新增或編修模式)滑鼠右鍵可開啟編輯功能選項
作用欄位可按 F10 或點滑鼠左鍵兩次開輔助視窗
輔助視窗選擇按鈕
使用要領
1使用滑鼠操作進入系統畫面我們可以使用滑鼠直接點選
2使用鍵盤若操作者比較熟悉鍵盤【Alt】按著不放再按相對的英文字母就會開啟下
拉功能視窗用【larr】【rarr】鍵控制左右移動光棒選擇功能視窗再用【uarr】【darr】鍵移
動功能選項光棒選好後按【Enter】即可進入
軟體使用教學手冊
9
按鍵說明
圖 示 按 鈕
鍵盤快速鍵 【Ctrl + Home 】 【Ctrl + larr】 【Ctrl + rarr】 【Ctrl + End 】說 明 資料第一筆 資料上一筆 資料下一筆 資料最後筆
圖 示 按 鈕
鍵盤快速鍵 【INS】 【Enter】 【F2】 【F8】 【DEL】 【F7】 【F3】
圖 示 按 鈕
鍵盤快速鍵 【F9】 【F12】 【Alt+A】 【Alt+P】
〈INS〉新增資料
按【Insert】鍵或將滑鼠游標移到 按滑鼠左鍵點取即可新增資料
〈Enter〉修改資料
移動光棒至欲修改資料上按【Enter】鍵或滑鼠移到 按滑鼠左鍵點取即可修改資料
註編號及累積點數無法修改如欲修改編號須到編碼修改以保持資料的完整性
〈DEL〉刪除資料
移動光棒至欲刪除的資料上按【Delete】或滑鼠移到 按滑鼠左鍵點取選擇ldquo是rdquo(或
按【Y】)即可刪除資料
〈F3〉資料存檔
當資料新增或修改完後記得按【F3】或滑鼠移到 按滑鼠左鍵點取完成存檔
〈F9〉放棄存檔
如果所鍵入的資料錯誤或不想存檔時可按【F9】】或滑鼠移到 按滑鼠左鍵點取放棄本次
新增或修改的資料
〈F12〉離開
任何瀏覽視窗按下 可以回到主功能選項再執行其他作業
注意若是呈現暗灰色的鈕可能正處於新增或修改模式請先選存檔或放棄再按離開
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10
〈F2〉快速查詢資料
索引查詢可以查詢並排序所要查詢的資料
查詢時可按【PgUp】或【PgDn】快速切換查詢排序
的項目或用滑鼠點選 選擇排序項目查詢的資
料若沒有被找到將停在最相近的一筆資料上
全文檢索例如要找一個 奶粉 的產品可能
是 奶粉也可能是 奶粉如果奶粉字樣是在備註欄中呢 利用全文檢索功能可快速找
出你要的產品
查詢後如有多筆可按 Enter 一筆一筆找出你要的資料要中斷檢索可按 ESC 結束或利用
過濾只列出相關資料
〈F8〉多條件過濾查詢
過濾查詢和快速查詢不同的是過濾只列出所查詢的項目其他的資料並不會出現可利用此
功能加條件過濾資料後再列印你要的資料
例如在【F8 過濾查詢】中輸入產品名稱
等於阿華田三合一或是等於開喜烏龍
茶則系統只會抓取相關的資料不屬
於查詢中的資料皆不會出現如要取消過
濾回復到原資料內容再按一次過濾選擇
取消即可
〈F7〉報表列印
按【F7】或 出現報表列印視窗如右圖
《列印選擇》選擇報表別按【Y確定】出現列印
預覽視窗如下圖按 即可印出報表
《表文設定》自訂報表的表頭及表尾文字 《匯出選項》選擇報表別及匯出資料存放位置後按
【E匯出】將資料匯出至 Excel
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地址輸入
當系統游標移到地址欄框時會呈現亮綠色（如圖）
此時可按【F10】或連續按滑鼠左鍵兩次或按下此鈕 開啟地址輔助輸入視窗
依圖示使用鍵盤【uarr】【darr】
選取所需的縣市如高雄縣後
按【Enter】鍵或滑鼠連續點
兩下隨即出現高雄縣三個
字而畫面也由 1縣市跳到
2鄉市出現鄉鎮市區欄使
用鍵盤【uarr】【darr】鍵選取鳳
山市後按【Enter】鍵或滑鼠
連續點兩下隨即出現高雄縣
鳳山市(830)依此將路街
巷弄鄰樓室等資料
全部點選完成後記得按一次
取回(或【Ctrl＋Enter】)
使用秘訣
(1)地址輸入時會依照使用的頻率來排序資料
(2)縣市或鄉鎮村里如果用不到可以刪除以節省挑選的時間
(3)縣市鄉市路街也可自行新增
輔助視窗的選用及設定
當欄位顏色狀態為 (亮綠色)時可按 F10 或按滑鼠
右鍵開啟輔助視窗或點選畫面中的 按鈕以便快速輸入你要的
資料內容
選定後按 Enter 或快擊滑鼠左鍵兩下或按 即可取回選定的資
料
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12
第三章 基本資料設定
基本資料這個作業是在您剛使用本系統之期初建檔項目您必須整理原始須用人工作業之
資料經過規劃之後編號然後逐步建檔以便在輸入作業下能順利完成各項作業
廠商基本資料
意義建立所有廠商基本資料以便迅速查詢廠商的聯絡電話所在地址付款方式條件
和其他備註方便往後的進貨及其相關之聯絡事宜
1 在〈A基本資料〉選擇〈2廠商基本資料〉選項開啟後畫面如圖所示
2 選擇《新增》來建立廠商資料
3 依序將每個欄位資料輸入後按《存檔》即完成
視窗左半部為資料瀏覽預視右半部為資料明細資料編輯或修改時均在右半部資料明細區
操作
資料輸入方式請參照 基本功能指引
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13
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
廠商代號
按 Enter 產生流水號或自行編碼或可利用尾隨編號功能例如按 A或
A 則產生 A 開頭之流水號廠商編號共六碼建議盡量以數字編號以
免發生流水號位數不足之情形
公司名稱 輸入廠商的名稱
廠商簡稱 系統會自動擷取公司名稱前五個字亦可自行輸入
統一編號 輸入廠商的統一編號
聯絡電話傳真 輸入廠商的聯絡電話及傳真
聯 絡 人 輸入廠商的訂貨聯絡人
其他電話 輸入聯絡人的行動電話號碼發送簡訊 時可自動帶入
所在地址 輸入廠商的所在地址可開啟選擇視窗 (詳見 地址輸入 )
發票地址 輸入廠商的發票地址可開啟選擇視窗 (詳見 地址輸入 )
請款方式 可區分是屬於現金或月結的交易方式以便日後當成應付帳查詢之過濾
條件
帳 款 日 輸入廠商的結帳日期在〈進貨作業〉中便會自動帶出結帳日期以便
日後當成應付帳查詢之過濾條件
E - Mail 若有輸入廠商的 E-Mail 帳號則按下 可直接連結至 outlook 發送信
件
營 業 稅 設定該廠商的營業稅稅別在〈進貨作業〉中便會自動設定營業稅別
預付餘額 取用預付款後所剩於可用的餘額系統會將〈付款作業〉中的預付餘額
自動帶入此欄位因此可不用輸入
最後進貨 最後一次向該廠商進貨的日期
其他備註 補充欄位中不足的說明或做為某些特殊資料註記
相關項目進貨作業付款作業產品基本資料
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產品分類產品單位設定
意義建立產品的分類類別產品單位等常用資料使往後的資料建檔更順暢方便
產品類別設定
1 在〈A基本資料〉選擇〈5其他編號設定〉
選項如圖所示
2 選擇〈產品分類設定〉按《Y確定》
3 選擇《新增》輸入代碼及類別名稱後按
《存檔》完成
註產品分類請以數字為主
產品編號為產品分類代碼+流水號至多為 14 碼若產品分類代碼以英文為主容
易導致產品增多時流水號位數不足使用且列印條碼時容易有過長的困擾
產品常用單位設定
操作步驟如同上述產品類別設定
銀行基本資料設定
設定往來銀行的資料作為日後在銀行存提應收支票應付支票作業時的依據
客戶分類設定
設定客戶基本資料中的客戶分類操作步驟如同上述產品類別設定
常用片語設定
設定【現金日記帳】中常用的會計科目日後使用時可直接開啟快選視窗節省輸入作業時間
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15
產品基本資料
意義產品輸入總覽新增修改及查詢
1 在〈A基本資料〉選擇〈3產品基本資料〉選項如圖所示
2 選擇《新增》來建立一筆新的產品資料
資料輸入方式請參照 基本功能指引
欄位說明
欄位名稱 欄位說明 F10
產品名稱 輸入該產品的名稱
產品分類 若類別項目太多時可按【F10】開啟視窗選取 ˇ
產品編號 按【Enter】讓電腦自動編號或是直接鍵自編碼亦可最多可編
至 14 碼編碼原則類別代碼加上流水號
產品條碼
將游標移到『產品條碼』欄位如果是國際條碼拿 CCD 條碼掃
瞄機在條碼標籤上掃瞄一下則會有一組數字產生待存檔後
往後在銷售時只須刷入國際碼即可不必在每樣產品都貼上條碼
原廠料號 商品出廠時之廠商編號可方便於進貨中使用加速進貨作業
注音簡碼
單字中的第一個注音符號如【日式蘇打餅乾】rdquo蘇 rdquo的注音
拼音是ㄙㄨ而ㄙ對照鍵盤上的英文則為 N依此類推【日式蘇
打餅乾】對照鍵盤上的英文則是【BGN21】
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基本單位 銷售最小量的計算單位可按【F10】開啟視窗選取如口香糖一盒有 10 條則單位為「條」
ˇ
包裝單位 銷售較多量的計算單位可按【F10】開啟視窗選取如口香糖一盒有 10 條則單位為「盒」
ˇ
包裝數量 銷售較多量的數量如口香糖一盒有 10 條則單位為「10」
儲存位置 可填入產品存放的位置如 A1B1C3 等
最低售價 該項產品的最低出售價格
被訂購量 該項產品被訂購的數量系統會自動統計訂貨單中的資料後將數量帶入可省略不輸入
請 購 點 當產品低於多少量時得要提出採購的要求
現有數量 產品目前的存量系統會自動帶入可省略不輸入
安全存量 只要該貨品低於安全存量系統便會有警示作用
規格型號 輸入該產品的規格型號
顏色 輸入該產品的顏色
尺寸 輸入該產品的尺寸
主供應廠商 系統會將進貨作業中的廠商自動帶入故可省略不輸入亦可利用比價功能將最低價廠商設為主供應商
ˇ
應稅 若此產品屬於應稅商品則在此處勾選應稅
健康捐倍數 產品售價包含健康捐由此設定健康捐的倍數O表示不含健康捐
市價 一般市面上所賣的售價或同業售價
標準售價 賣給客戶的售價共可設定 5個售價
包裝售價 賣給客戶的包裝價格共可設定 5個包裝售價
最近進價 最近一次進貨的價格由電腦自動運算故可省略不用輸入
最高進價 表示在進貨相同產品時曾經所付過最高的進貨價格會顯示在這一個欄位裡最高進價是由電腦自動運算故可省略不用輸入
最低進價 表示在進貨相同產品時曾經所付過最低的進貨價格會顯示在這一個欄位裡最低進價是由電腦自動運算故可省略不用輸入
平均成本 平均成本是由電腦自動統計故可省略不用輸入 平均成本=全部進退貨金額全部進退貨數量
固定成本 可由使用者自行抓取其一較常進貨成本
業務獎金 業務員每賣出一份這項產品時可以得到多少的獎金若公司並無此獎金制度則可以略過不輸入
毛利率 此欄位不需輸入系統會自動帶出 毛利率=(零售價格-平均成本)零售價格100
產品備註 補充欄位中不足的說明或做為某些特殊資料註記
產品圖片 可將產品圖片或型錄轉成影像檔後放入 凡是瀏覽資料欄位有打勾的標誌就表示該產品有圖片或型錄
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特項功能說明
產品歷史記錄
在產品基本資料中選擇《歷價》
選項即可
可查看該項產品的歷史報價訂貨
及出貨的各項詳細資料記錄
產品比價
在產品基本資料中選擇《比價》選項即可
可將選定的產品歷史進貨的價
格日期單價數量金額及
廠商等資料顯示出來且可以將
最低價與最高價之供應商及供
應價格列出來也可重新計算平
均成本選擇是否將成本寫入產
品或將最低價廠商成為主供應
商
產品銷售分析
針對選定的單項產品做會員層購買分
析可以看出購買該項產品的會員及總
額總量（依銷售總額做排列）
1 在產品基本資料中選擇《分析》
2 輸入想要分析的時段按《Y確定》
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大型產品標籤列印
在產品基本資料選擇《F7列印》可以選擇列印大型產品標籤(A4)
操作方式請參照 按鍵說明
《 Alt + P 》條碼列印
若有購買條碼列印機按《Alt+P》選擇列印張數後直接從條碼輸出
機印出單項商品的條碼標籤可自行設定條碼列印的文字及格式
目前軟體僅適用 TSC TTP243ETTP245 系列之條碼列印機
瀏覽商品
按下 可瀏覽所有商品的明細資料
分倉庫存量 多倉版
在產品基本資料中選擇
可以查看該產品各分倉庫存量及總庫存量
《 Alt + M 》產品快速輸入作業
在產品基本資料的視窗中按《 Alt + M 》可呼叫出產品快速輸入作業的視窗可利用次功能
快速大量修改產品基本資料
操作方式直接在各欄位
輸入修改資料即可
注意若使用者權限未開
放修改及成本顯示功能
將無法執行此項作業
相關項目其他編號設
定庫存總表列印出貨
作業報價作業進貨作
業
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客戶基本資料
意義建立所有客戶基本資料以便迅速查詢亦可查詢會員的銷售記錄
1 在〈A基本資料〉選擇〈1客戶基本資料〉選項後如圖所示
2 選擇《新增》選項即可新增資料
3 逐一輸入欄位資料後按《存檔》即可
資料輸入方式請參照 基本功能指引
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
客戶編號 按 Enter 產生流水號或自行編碼或可利用尾隨編號功能例如按 A或
A 則產生 A 開頭之流水號
公司名稱 輸入該公司的名稱
公司簡稱 會自動擷取前五個字亦可自行輸入
客戶分類 可依客戶性質的不同去設定客戶類別可開啟選擇視窗 (詳見地址輸入)
聯絡電話傳真 輸入該公司的聯絡電話及傳真
統一編號 輸入該公司的統一編號
聯絡人 該公司的訂貨聯絡人
公司地址 可開啟選擇視窗 (詳見地址輸入)
送貨地址 可開啟選擇視窗 (詳見地址輸入)
發票地址 可開啟選擇視窗 (詳見地址輸入)
營業稅別 設定該客戶的營業稅別在【出貨作業】 及【訂貨作業】中便會自動帶出
營業稅別
業務歸屬 直接輸入業務員編號或按 F10 鈕帶出速查視窗在【出貨作業】及【訂貨作
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業】中便會自動帶出業務員的編號
E-Mail 若有輸入客戶的E-Mail帳號則按下 可直接連結至outlook發送信件
請款方式 可區分是屬於現金或月結的交易方式以便日後當成應 收帳款查詢之過濾
條件
帳款日 輸入客戶的結帳日期在【出貨作業】 及【訂貨作業】中便會自動帶出結
帳日期以便日後當成應收帳款查詢之過濾條件
出貨額度 輸入對該客戶所允許的帳款信用額度超額系統會自動警示
預收餘額 收款作業中取用預收款後所剩於可用的餘額系統會自動帶入與【收款
作業】相關
使用售價 依不同種類的客戶而設定不同之售價對應產品基本資料中的標準售價
售價 2~5共有五種售價可供切換
網站位址 若有輸入客戶的網站位址則按下 可直接連結至該網站
其他備註 補充欄位中不足的說明或做為某些特殊資料註記
特項功能說明
《 Alt + A 》客戶銷售分析
可以針對某一位客戶做所購買的產品購買總量購買總額的分析
輸入時段即可如 900101sim
901119(由此可知其在
900101sim901119 這期間所
購買的產品購買總量購買總
額依銷貨總額作排序)
記要
另外在此項功能中尚有一項貼心的服務按下《記要》鈕可記錄一些除了業務上以外的事
物
SMS 簡訊發送
客戶基本資料中選擇 或是在聯絡人電話後選擇 可以對該手機號碼發送 SMS 簡訊
注意使用 SMS 簡訊功能需先進行帳號開通及簡訊儲值
相關項目 出貨作業出貨退回作業出退貨資料統計訂貨作業訂貨資料統計收款作業應
收帳齡分析表應收支票應收票齡分析表
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員工基本資料
意義基本資料薪資明細聯絡電話及進銷貨中的人員代碼設定
操作方式同如 會員基本資料 設定
列印員工清冊
在員工基本資料中按《F7列印》可瀏覽並列印員工清冊
相關項目進貨作業進貨退回作業出貨作業訂貨作業報價作業員工業績統計表庫
存調整單
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其他編號設定
意義其他基本資料的輔助視窗設定一次補足以後只要開啟輔助視窗選入即可另外
也可以開啟輔助視窗時再臨時新增
1 在〈A基本資料〉選擇《5其他編號設定》
選項如圖所示
2 選擇欲設定的項目後按《Y確定》
3 詳細操作方式請參照 產品分類產品單
位設定 輔助視窗設定及選用
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
產品分類設定 產品分類設定完後只需按 F10 開啟視窗查詢而不需每次再輸入
一次此項資料在【產品基本資料】有相關聯
產品常用單位設定 產品常用單位設定完後只需按 F10 開啟視窗查詢而不需每次再
輸入一次此項資料在【產品基本資料】有相關聯
銀行基本資料設定 輸入往來銀行的基本聯絡資料此項資料在【銀行存提作業】有相
關聯
客戶分類設定 客戶分類設定完後只需按 F10 開啟視窗查詢而不需每次再輸入
一次此項資料在【客戶基本資料】有相關聯
常用片語設定 可設定常用收支及其它三種不同的常用片語此項資料在【現金
日記帳】有相關聯
倉庫編號設定 此設定適用於多倉版此項資料在【調撥作業】有相關聯
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系統參數設定
意義在使用系統前請先將貴公司的相關基本資料及系統操作等必要的環境參數設定好
以便日後在各項作業中能夠順利進行 軟體更具彈性以符合不同使用者的習慣
當您輸入完基本資料後在貨單抬頭上就會有貴公司的(公司名稱電話傳真公司地址)
顯示反之則貨單抬頭上將沒有貴公司的資料
欄位說明
1 系統參數
欄位名稱 欄位說明
廠商查詢預設索引 預設廠商基本資料中查詢索引
產品查詢預設索引 預設產品基本資料中查詢索引
會員生日警告天數 進入系統會員生日提醒的提前天數
報表預設輸出方式 若已經有連接印表機系統會自動連結
是否使用注音簡碼 若是請選擇Y反之則N
成本計算方式 共有三種計算方式可依使用者的需求去設定
是否自動切換輸入法
輸入資料時電腦會自動更改輸入法例如輸入會員姓名或產
品名稱時則電腦會自動變更為注音輸入法或者是倉頡輸入
法可方便銷售者的使用而不須再做變更輸入法的動作
統計報表列印習慣 有三種報表輸出方式可依使用者的需求去設定
產品自動編號位數 最高 14 碼 (產品編號 分類+流水號)
是否隨解析度調整字形大小 螢幕解析度該改時是否自動調整視窗大小
解析度的放大倍數 隨解析度調整字形大小時所要放大的倍數
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2 銷售前台參數 POS 銷售前台的參數設定進銷存不受影響
欄位名稱 欄位說明
銷售前檯成本開放 設定開放前台的成本權限如果不開放（不打勾）的情形下
前台作業（銷售時）不可使用與成本有關之按鍵
產品查詢預設索引 前台銷售時按 Ctrl+Enter 查詢產品的預設索引
自動開啟會員視窗 若經營型態為會員制可設定為 Y 則自動代入會員查詢視窗
代入電話區碼
銷售前檯使用《會員查詢》時會直接帶入系統參數設定的電
話區域號碼方便快速輸入
本欄空白時預設欄位是停留在客戶編號而非聯絡電話
是否使用 VIP 價 若開放使用 VIP 價則 VIP 會員購物即可以 VIP 價格購得若
不開放則 VIP 會員就如同一般的零售購物價格
是否使用會員價 若開放使用會員價則客戶可使用會員價購得若不開放則
會員只能用一般的零售價購得
銷售累積點數(元)
銷售累積點數(點)
設定銷售時要累積的點數比值 如 1 元 1 點且在【產品基本
資料】中的計算點數需要勾選才能計算點數
是否自定產品積點 若開放為 Y 則以上的點數比值自動失效積點值則取決於【產
品基本資料】中的產品積點
存量警告方式 選擇現有量低於設定的值時在銷售前台會有不同的顏色(黃
色)警示可搭配前台的即時叫貨使用
客戶電訪設天數 在前檯銷售中叫出會員資料後按【Alt+D】呼叫電訪預約時
的互動日期會以今天日期加上此欄天數為預設日期
電訪記錄保留天數 設定要保留的電訪預約記錄天數過期後自動刪除
銷售完自動列印發票 若在銷售完後要列印發票則設定Y
銷售後登入員工代號 銷售完畢必須登入員工代號用於電腦不足且多銷售人員時
必須先登入員工代號 使用銷售前台是必須先登入員工代號用於單人單銷售前台
可否銷售中更改員工代號 用於單人單銷售前台
發票剩餘幾張時警告 若設定為 5張時則在銷售前檯中當使用剩餘 5張時則電
腦便會出現警告訊息提醒使用者該準備請領發票
銷售資料刪除密碼 設定前檯刪除銷售資料的密碼
強制輸入收款金額 設定前台銷售完畢強制輸入實收現金才能結帳存檔
結帳時播放聲音 設定結帳時是否播放聲音
單筆_銷售最大數量 設定單筆銷售最大的數量
單筆_銷售最大單價 設定單筆銷售最大的單價
關閉前台之查帳功能 設定為〝Y〞時前台將無法使用查帳功能
關閉前台之交班功能 設定為〝Y〞時前台將無法使用交班功能
銷售前台禁止更改單價 若不想讓銷售員在前台更改單價則此處設定 Y
銷售前台禁止金額折扣 若不想讓銷售員在前台作金額折扣則此處設定 Y
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銷售前台禁止總計折數 若不想讓銷售員在前台作總數折扣則此處設定 Y
銷售前台禁止單筆折數 若不想讓銷售員在前台作單筆折數則此處設定 Y
銷售完自動列印(收據) 若想銷售完後自動列印收據則此處就設定 Y
毛利率高於多少(綠色)警告 前台銷售時該產品名稱會以綠色底色提醒
毛利率低於多少(紅色)警告 前台銷售時該產品名稱會以紅色底色提醒
菸酒健康捐 設定產品售價中包含的菸酒健康捐金額
3 進出貨參數
欄位名稱 欄位說明
發票稅率 5 設定 005
進出貨單是否列印金額 若選擇Y則進出貨單就會有金額而不需每次手動做更改
進出貨列印習慣 可選擇 1預視或 2直接列印
票據警告天數 進入系統提醒應付或應收票據的提前天數
進貨預設稅別 於進貨單作業的稅別中自動代入設定值空白鍵切換設定值
出貨預設稅別 於出貨單作業的稅別中自動代入設定值空白鍵切換設定值
維修預設稅別 於維修作業的稅別中自動代入設定值空白鍵切換設定值
貨單是否套表列印 設定貨單列印時是否套表
出貨成本是否顯示 此參數對於 v5 以後版本不發生作用
出貨價格策略 可設定為預設售價或上次售價二種若設定預設售價則每次
出貨電腦會自動擷取預設售價而不需再輸入一次
進貨價格策略 可設定為平均成本上次進價或最低進價三種若設定為平均
成本則每次進貨電腦會自動擷取平均成本做為進價
數量__小數位數 可決定系統中數量欄位顯示小數的位數
單價__小數位數 可決定系統中單價欄位顯示小數的位數
合計__小數位數 可決定系統中合計欄位顯示小數的位數
其他__小數位數 可決定系統中其他欄位顯示小數的位數
數字 3位一撇 設定為Y時數值顯示如「5500000」
貨單紙張寬度(mm) 設定貨單紙張的寬度(預設為中一刀 210mm)
貨單紙張高度(mm) 設定貨單紙張的高度(預設為中一刀 140mm)
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4 POS 週邊參數
欄位名稱 欄位說明
設定錢櫃連接至電腦主機的阜口或錢櫃連接至發票列印機的阜口可
按空白鍵切換選項
錢櫃連接阜 錢櫃連接至電腦【RS】rarrRS232 介面【COM】rarr型號 CR3104【PRN】
rarr列表機連接阜
錢櫃連接發票機【POS】rarr型號 CR3101【UDF】
設定價格顯示器連接至電腦主機的阜口可按空白鍵切換選項 價格顯示器連接阜
【COM】rarr型號 PD71007200 系列【WDP】rarr型號 WD304
盤點機型號 設定盤點機的型號可選擇 1 CPT-711 或 2 PT600
盤點機連接阜 設定盤點機連接至電腦主機的阜口
設定條碼列印機的型號可按空白鍵切換選項
條碼列印機型號 【Z-S300】【Z-S400】【ZEBRA】rarrZebra 廠牌型號
【CLEVER】【TTP243】rarr型號 Clever TTP243
【OTHER】rarr其他
條碼列印機連接阜 設定條碼列印機連接至電腦主機的阜口
發票列印機（兩聯式） 設定發票列印機的型號可按空白鍵切換選項
發票列印機（三聯式） 【CHN】rarr型號 PP2020【POS】rarr三聯式發票機
【WPS】rarr型號 WP-103S
收據列印機 設定收據列印機的型號可按空白鍵切換選項
條碼機連接的工作站號 若要從進貨單中列印條碼後台工作站號須與條碼機工作站號一致
註1一般電腦主機的連接阜口只有 1~2 個建議選購擴充卡以提高穩定性
2由於 POS 的相關硬體週邊繁多若有 POS 週邊設定問題請洽詢本公司
3POS 周邊均有指定型號若您所使用的非本公司指定之型號不保證其相容性
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第四章 進出貨
進貨
進貨作業 意義商品進貨輸入轉入產品現有量中並計算相關成本產生應付帳款
在〈C進出貨〉中選擇〈1進貨作業〉進入後所出現的是日期最近的一張進貨單據如
左圖所示
按【瀏覽】可看所有進貨單明細
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
進貨日期 系統會直接帶出當天的日期若不是當天的進貨則請自行輸入正確的進貨
日期
進貨單號 通常輸入完『進貨日期』按【Enter】鍵後系統會直接帶出『進貨單號』
預設採用進貨日期 + 流水號共 10 碼
廠商編號 按【F10】鍵開啟查詢視窗請確實輸入本公司是向哪一家廠商進貨此項資
料在【6付款作業】有相關聯
發票號碼 若此張進貨單是有稅額的則需輸入發票號碼若沒有發票則無需輸入
原始單號 可輸入廠商進貨時的原始進貨單號方便日後查帳時可直接查詢廠商的進貨
單號
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經辦人員 輸入此張進貨單是由哪位員工建檔
取用預付 從已經付給廠商的預付款中沖銷該筆帳款此項資料在【6付款作業】有相
關聯注意若取用預付所輸入的金額大於預付餘額時超出的金額將累加
到該張進貨單的未付金額
倉號 選擇進貨的倉號（倉庫）適用於多倉版
帳款日期 在【廠商基本資料】中若已有設定帳款日在此處會自動帶出帳款日期此
項資料在【6付款作業】有相關聯
稅別 在【廠商基本資料】中若已有設定稅別在此處會自動帶出其稅別或可自
行切換其他稅別的計算方式
稅前金額 進貨單中未含稅額的小計金額
已付金額 指已付給廠商的「訂金或金額」
折扣金額 廠商給予的折扣金額
未付金額 即〔稅後總額 - 已付金額 - 折扣金額〕
稅後總額 即〔稅前金額 + 營業稅〕
貨單備註 補充欄位中不足的部份或做為某些特殊資料註記
新增進貨單
步驟 1 單身建立
按 新增 鈕或 Insert 鍵出現一張新空白單據填入各項必備資料
步驟 2 建立進貨品名細項
按 鈕加入所進貨產品的項目進貨產品多樣時亦可用 一次勾選
產品編號可輸入產品編碼原廠料號產品條碼 系統會自行轉成產品編號 亦可採用條
碼閱讀機輸入鍵入單價及數量若有接條碼機可一併輸入預列印的條碼張數之後核對稅
前金額及稅後總額無誤後按存檔鍵將該筆進貨單存入
進貨單據修改
按快速鍵 Enter 或 修改 鈕若有必要再針對某一張單據作修改（或加入一筆資料）的話
可移動光棒至欲修改的單據後按 Enter 進入修改狀態後如同建立進貨單之方式建立即可
註 已付款沖帳之單據不可修改若須修改必須進行反沖帳後才能更改單據
歷史記錄
按 可將該進貨廠商所有的歷史進貨單據列出來在修改或新增的模式下按 Enter
鍵可取回再針對差異部份進行修改
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單品比價
按 可查看指定的單項產品的進退貨記錄及各廠商比價記錄該項產品的歷史進退
貨日期單價數量金額及廠商hellip等資料均會顯示出來並且將最低價與最高價之供應商
供應價格及平均成本列出來也可重新計算平均成本選擇是否將成本寫入產品或將最低價
廠商成為主供應商
產品新增
若進貨單中有新進產品時可按 新增產品進入產品基本資料新增的畫面請參照 產
品基本資料設定
庫存查詢
按 可查詢目前的庫存量避免庫存量過多的情形
條碼列印
按條碼列印可列印該筆進貨單中有輸入條碼張數的所有產品條碼
單據列印《F7》
操作方式請參照 基本功能指引
相關項目廠商基本資料產品基本資料系統參數設定應付支票付款作業
進貨退回作業
〈2進貨退回作業〉與上述〈1進貨作業〉的操作方法略同故不重述
相關項目廠商基本資料產品基本資料系統參數設定應付支票付款作業
軟體使用教學手冊
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進退貨資料統計
意義可直接在此項功能表中查詢進貨及退貨的詳細情形而不必再到【1進貨作業】或【2
進貨退回作業】中個別查詢可節省使用者的時間
1 在【C進出貨】選擇【3進退貨資料統計】選項後所出現的畫面如下圖
2 可依使用者的需要去設定所要查詢的時間廠商進貨退貨已付款未付款及全部
可單獨查詢一家或者是一次查詢多家做為付款對帳單與付款作業有相關聯
列印報表可選擇進退貨資料簡表進退貨資料
明細表進退貨資料總表共三種報表
相關項目進貨作業進貨退回作業
軟體使用教學手冊
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進貨採購建議
意義採購建議書為針對自定的需求讓系統作一庫存的統計擬定一份最精確的採購建議
書或訂購單
操作方法
1在〈C進出貨〉選擇〈4進貨採購建議〉如圖所示
2設定所欲查詢的條件後按《Y確定》即可
條件設定
查詢指定廠商現有產品庫存量lt=安全存量之品項
查詢指定廠商現有產品庫存量lt=請購點之品項
查詢指定廠商的所有產品全部列出
查詢指定廠商產品被訂購量gt=現有量之品項
查詢指定廠商產品全部訂購保留量gt0 之品項
可再設排列方式如依產品編號名稱存量價格等再選擇由排大到小或由小排到大
查詢單一廠商時廠商編號起訖部分輸入同一個編號即可或者不輸入表示要全部的資料
註
產品比價請參照【產品基本資料】中歷史進價記錄有詳細說明
若確定要列印報表則需要先勾選所需的產品編號可一次勾選單一項產品或按《全部選擇》
勾全部產品若都不需要則可按《全部不選》取消先前所勾選的產品欄位
勾選好欲列印的產品後按《列印》鍵列印報表中可選擇產品採購建議表或產品訂購單二
種報表
相關項目廠商基本資料產品基本資料 進貨作業
軟體使用教學手冊
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調撥作業 多倉版
意義此功能只有在系統設定使用「分倉」的管理模式時才能輸入資料其用途是做不同倉
庫間貨品的調撥
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
調撥日期 通常一開始系統會先直接帶出當天的日期若不是當天的調撥則請自
行輸入正確的調撥日期
調撥單號 通常輸入完『調撥日期』按【Enter】鍵後系統會直接帶出『調撥單號』
預設採用調撥日期 + 流水號
經辦人員 輸入此張單據的經辦人員
撥出倉號 選擇是由哪一個倉庫撥出的
調入倉號 選擇要調入哪一個倉庫
貨單備註 補充欄位中不足的部份或做為某些特殊資料註記
相關項目銷售前檯產品基本資料其他編號設定進貨作業進貨退回作業
軟體使用教學手冊
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報價
意義客戶下訂單或出貨前需要先做報價動作時即可利用此功能將待日後可直接轉成
訂貨單
在〈C進出貨〉選擇〈D報價作業〉進入後所出現的是日期最近的一張訂貨單據
如下圖所示
操作方式請參照 進貨作業
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
報價日期 通常系統會直接帶出當天的日期若不是當天的報價則請自行輸入正確的
報價日期
報價單號 通常輸入完『報價日期』按【Enter】鍵後系統會直接帶出『報價單號』
預設採用報價日期 + 流水號
客戶編號 請確實輸入此張報價單是出給哪個客戶可按 F10 開啟客戶選擇視窗此項
資料在〈訂貨作業〉有相關聯
交貨日期 輸入預計的交貨日期
交貨方式 預計的交貨方式可下拉選單方式選取
經辦人員 在【客戶基本資料】中若已有設定業務歸屬在此處會自動帶出業務代號
若沒有設定請自行輸入經辦業務代號
稅前金額 報價單中未含稅的小計金額
稅 別 在【客戶基本資料】中若已有設定稅別在此處會自動帶出其稅別或可自
行切換其他稅別的計算方式
稅後總額 即[稅前金額+營業稅]
折扣金額 給予客戶的折扣金額
貨單備註 補充欄位中不足的部份或做為某些特殊資料註記
軟體使用教學手冊
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特項功能說明
歷史記錄
瀏覽該客戶的報價訂貨紀錄可開啟《F2 查詢》快速查詢某一筆資料《Ctrl+C》可以拷
背瀏覽的單據內容到目前新增的報價單中
單品歷史
查看單品的所有報價訂貨出貨的歷史記錄
庫存查詢
即時查詢該項產品的庫存量
採購建議
在報價作業時需要查看某項商品的進貨計錄時可按 查看歷史進價及各廠商比價
記錄詳細資料
轉訂貨單
確認訂貨內容同本張報價單時可按 將此張報價單直接轉成訂貨單
多選輸入
可一次勾選多項產品到報價單中加快作業速度
報價單轉 Excel 格式 選擇〈F7列印〉如圖所示按《F6轉 Excel》即可將報價單轉成 Excel 檔
相關項目客戶基本資料產品基本資料訂貨作業
軟體使用教學手冊
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訂貨
訂貨作業
意義客戶不需要立即拿到商品或是目前倉庫中並無此商品存貨則就可先在此處輸入客
戶訂貨單待日後再行轉出貨
進入本功能後所出現的是日期最近的一張訂貨單據如下圖所示
按『瀏覽』可瀏覽所有的訂貨單據詳細操作方式請參考 報價作業
若訂單未轉出貨每次進入系統時會先顯示【未交貨訂單資料提示】
軟體使用教學手冊
36
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
訂貨日期 通常系統會先直接帶出當天的日期若不是當天的訂貨則請自行輸入
正確的訂貨日期
訂貨單號 通常輸入完『訂貨日期』按【Enter】鍵後系統會直接帶出『訂貨單號』
預設採用訂貨日期 + 流水號
客戶編號 請確實輸入本張訂單是由哪一家客戶所訂此項資料在【出貨作業】裡
有相關聯
交貨日期 輸入預計出貨的日期
交貨方式 預計的交貨方式可下拉選單方式選取請確實輸入
經辦人員 在【客戶基本資料】中若已有設定業務歸屬在此處會自動帶出業務代
號若沒有設定請自行輸入經辦業務代號
倉號 輸入預計是由哪一個倉庫出貨此功能僅用於多倉版
來源單號 輸入這張訂貨單是以哪一張報價單號內容為依據可按【F10】開啟快速
查詢視窗直接挑選報價單號及產品明細
稅前金額 報價單中未含稅的小計金額
稅 別 在【客戶基本資料】中若已有設定稅別在此處會自動帶出其稅別或
可自行切換其他稅別的計算方式
稅後總額 即[稅前金額+營業稅]
折扣金額 給予客戶的折扣金額
預收金額 輸入向客戶預收的貨款金額
未收金額 即﹝稅後總額－預收金額﹞
貨單備註 補充欄位中不足的部份或做為某些特殊資料註記
特項功能說明
歷史單據轉入訂單
直接將過去的報價單或訂貨單據內容明細轉入到目前新增的訂貨單中
操作方法
1在【來源單號】的欄位按《F10》開啟轉入單據瀏覽視窗
2以滑鼠或鍵盤uarrdarr鍵挑選要轉入的單據後按《Enter》
3勾選要轉入的品項後按《Y確定轉入》即可
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37
轉出貨單
確認出貨內容同本張訂單時可按 可將此張訂單直接轉成出貨單
訂貨單轉 Excel 格式 選擇〈F7列印〉如右圖所示按《F6轉 Excel》即可
相關項目客戶基本資料產品基本資料報價作業出貨作業
訂貨資料統計 意義查詢客戶訂貨及交貨情況 可依使用者的需要去設定所查詢時間客戶交貨日期已交貨未交貨及全部可單獨查詢一家或
者是一次查詢多家做為客戶訂貨交貨的依據
操作方式同進退貨資料統計
相關項目客戶基本資料產品基本資料出貨作業訂貨作業
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出貨
出貨作業
意義商品出貨輸入存檔以便查詢送貨量與應收客戶帳款
進入本功能後所出現的是日期最近的一張出貨單據如下圖所示
操作方法請參照 基本功能指引
按『瀏覽』可瀏覽所有的出貨單據
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欄位說明
欄位名稱 欄位說明
出貨日期 通常系統會直接帶出當天的日期若不是當天的出貨則請自行輸入正確
的出貨日期
出貨單號 通常輸入完『出貨日期』按【Enter】鍵後系統會直接帶出『出貨單號』
預設採用出貨日期 + 流水號
客戶編號 請確實輸入本公司是出貨給哪一家客戶此項資料在【收款作業】中有相
關聯
發票號碼 若此張出貨單是有稅額的則需輸入發票號碼若沒有發票則無需輸入
交貨方式 可以下拉選單方式選取請確實輸入
業務人員
在【客戶基本資料】中若已有設定業務規屬在此處會自動帶出業務代號
若沒有設定請自行輸入經辦業務代號此項資料在【員工業績統計表】
有相關聯
訂單號碼 由訂貨單中轉至出貨單的訂單號碼在訂單作業中有詳細的說明
取用預收 對於有預收貨款的客戶直接從預收的金額中支付本筆貨款
倉號 可設定是由哪個倉庫出貨僅限用於多倉版
帳款日期 在【客戶基本資料】中若已有設定帳款日期在此處會自動帶出帳款日期
此項資料在【收款作業】有相關聯
稅前金額 出貨單中未含稅額的小計金額
稅別 在【客戶基本資料】中若已有設定稅別在此處會自動帶出其稅別或可
自行切換其他稅別的計算方式
稅後總額 即〔稅前金額 + 營業稅〕
折扣金額 給予客戶的折扣金額
已收金額 指已向客戶收的「訂金或金額」
未收金額 即〔稅後總額 - 已收金額 - 折扣金額〕
貨單備註 補充欄位中不足的部份或做為某些特殊資料註記
特項功能說明
歷史記錄 《Alt＋4》
按 可將該出貨客戶所有的歷史出貨單據列出來在修改或新增的模式下按 Enter 鍵可
取回再針對差異部份進行修改
單品歷史 《Alt＋5》
按 可針對指定的單項產品的將其出貨記錄列出來在此不分客戶可供比價用
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進貨記錄 《Alt＋6》
按 可針對指定的單項產品的進貨記錄可避免出貨的金額低於進貨金額
庫存查詢 《Alt＋7》
按 可查詢各倉庫的庫存量避免無貨可出的情形
多選輸入
可一次勾選多項產品到報價單中加快作業速度
SMS 簡訊發送
可發送簡訊通知該客戶
相關項目客戶基本資料產品基本資料系統參數設定出退貨資料統計應收支票已過期支票
收款作業庫存月銷耗報表盤點作業
出貨退回作業 【8出貨退回作業】與【7出貨作業】的操作方法略同故不重述
相關項目 客戶基本資料產品基本資料系統參數設定出退貨資料統計 應收支票已過期支
票收款作業庫存月銷耗報表盤點作業
出退貨資料統計 意義可直接在此項功能表中查詢出貨及出貨退回的詳細情形而不必再到【7出貨作業】或【8出
貨退回作業】中個別查詢可節省使用者的時間
可依使用者的需要去設定所查詢時間客戶出貨退貨已收款未收款及全部可單獨查詢一家
或者是一次查詢多家做為收款對帳單與收款作業有相關聯
相關項目 出貨作業出貨退回作業
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第五章 帳務管理 會計
付款作業
意義此功能是用來記錄付款作業的日期廠商支付類別及沖帳金額以備日後查核
當公司進貨後要付款時則需到此處建立新的付款作業
操作方法
1《新增》依序輸入付款日期登錄人員廠商編號帳款日期後按下【S查詢】會列
出該廠商在帳款日期區間內未付款的單據
註(1)請務必輸入付款廠商否則可能導致查詢不到未付帳款單據
(2)此處帳款日期是指進貨單中的帳款日期若您不確定帳款日期區間可空白不輸入直
接按下【S查詢】會列出所有的未付款單據
2勾選要沖銷的單據並輸入付款的現金金額票據金額等《存檔》即可
註若一筆貨款並非一次沖銷完畢則先在【沖帳金額】的欄位輸入此次要沖帳的金額後再
將該筆單據打勾即可
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欄位說明
欄位名稱 欄位說明
付款日期 系統預設使用當天日期若不是當天日期可自行輸入付款日期
付款單號 通常輸入完付款日期後按【Enter】鍵後系統會直接帶出付款單號預設採
用付款日期+流水號
登錄人員 輸入該筆資料的登錄人員
廠商編號 可按 F10 開啟快速查詢視窗選擇所需的廠商編號
帳款日期 輸入欲查詢的帳款日期區間此處帳款日期是以出貨單中的帳款日期為依據
應付總額 該家廠商在查詢的帳款日期區間中應付帳款總金額
現金金額 輸入付款的現金金額若此筆帳款不是由現金支付則此欄位不需輸入
票據金額 輸入開立支票的金額若此筆帳款不是由支票支付則此欄位不需輸入
其他折讓 輸入折讓的金額
取用預付 取用預付餘額中的金額來沖銷必須在預付餘額欄位中有金額才能做此功
能
累入預付 可預先付一筆帳款分多次沖銷預付的金額則輸入在此處
預付餘額 預付金額中尚可沖帳的餘額
沖帳合計 可用滑鼠勾選欲沖銷的單據號碼系統會自動將總金額統計出來若此次付
款金額與欲沖帳合計金額不符則存檔時系統會出現警示
備註 補充上述欄位中所不足的資料
其他操作說明請參照 基本功能指引
相關項目 廠商基本資料產品基本資料系統參數設定進貨作業進貨退回作業
進退貨資料統計應付支票已過期支票
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現金日記帳
意義是對於公司每日現金收支流向的資料管理
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
日期 系統預設為當天的日期及時間 若不是可另行輸入
項目科目 輸入收支的會計科目例如水電費郵電費文具費等等亦可按 F10
或快擊滑鼠二下即可開啟選擇視窗
類別 可選擇支出或收入二種
金額 輸入收入或支出的金額
摘要 可更詳細記錄每筆帳目資金流向的明細和用途當此欄有輸入明細時存
檔後在畫面右邊「註」的框框會有ˇ
註項目科目按 F10 或快擊滑鼠二下可開啟選擇視窗自建較常使用的會計科目片語如
此一來以後輸入現金科目時只需點選即可而不必再另外輸入片語節省操作時間
相關項目其它編號設定
銀行存提作業
意義記錄公司與往來銀行的帳戶情形方便日後帳戶管理
進入後畫面如
做圖所示
畫面左半部是
銀行帳戶瀏
覽右半部是帳
戶存提資料瀏
覽
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欄位說明
欄位名稱 欄位說明
安全餘額 此銀行帳戶的安全餘額此欄與〈銀行基本資料設定〉有相關聯
現在餘額 目前此銀行帳戶中的實際餘額
存提日期 系統預設為當天的日期及時間 若不是可另行輸入
存提單號 通常輸入完存提日期後按【Enter】鍵後系統會直接帶出存提單號預設採
用存提日期+流水號
金額 輸入存提的金額
存提類別 選擇存提的類別有存款支票存款提款及支票付款四種
支票號碼 輸入存提的支票號碼若不是由支票存提則此欄位不需輸入
餘額 建立此存提單時銀行帳戶中所剩餘的可用餘額
其他備註 補充上述欄位中所不足的資料
註在應收(付)支票中所有由此帳戶所開出兌現後的支票金額皆會自動轉入此處
其他操作說明請參照 基本功能指引
重新計算帳戶餘額
若有新增或修改存提單時按下 即可更新該銀行帳戶的現在餘額更便利於隨
時掌握各銀行帳戶中的可動用金額
相關項目 其他編號設定應付支票應收支票
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（收）款作業
意義此功能是用來記錄收款作業的日期客戶收款明細及沖帳金額以備日後查核
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
收款日期 系統預設使用當天日期若不是當天日期可自行輸入收款日期
收款單號 通常輸入完收款日期後按【Enter】鍵後系統會直接帶出收款單號預設採
用收款日期+流水號
登錄人員 輸入該筆資料的登錄人員
客戶編號 可按 F10 開啟快速查詢視窗選擇所需的客戶編號
帳款日期 輸入欲查詢的帳款日期區間
應收總額 該家廠商在查詢的帳款日期區間中應收帳款總金額
現金金額 輸入收款的現金金額若此筆帳款不是由現金收入則此欄位不需輸入
票據金額 輸入收款支票的金額若此筆帳款不是由支票收入則此欄位不需輸入
其他折讓 輸入折讓的金額
取用預收 取用預收餘額中的金額來沖銷必須在預收餘額欄位中有金額才能做此功
能
累入預收 可預先收一筆帳款分多次沖銷預收的金額則輸入在此處
預收餘額 預收金額中尚可沖帳的餘額
沖帳合計 可用滑鼠勾選欲沖銷的單據號碼系統會自動將總金額統計出來若此次收
款金額與欲沖帳合計金額不符則存檔時系統會出現警示
備註 補充上述欄位中所不足的資料
相關項目出貨作業客戶基本資料出貨退回作業應收支票
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應（付）帳齡分析表
意義此分析表是用來顯示尚未付清給各個廠商的應付帳款其帳齡分佈在各個設定期間的
統計數據
圖片左邊的日期區間可依使用者的統計習慣去設定設
定好後只需按【設定為預設值】鍵則每次進入系統時
依此設定統計
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
開始廠商 可按 F10 開啟快速查詢視窗選擇欲查詢的開始廠商編號
結束廠商 可按 F10 開啟快速查詢視窗選擇欲查詢的結束廠商編號
帳齡種類 可選擇 1帳款日期或 2銷貨日期二種
報表標題 可選擇 3天數或 4日期二種為報表標題
結束日期 系統會自動帶出當天日期若不是可自行輸入欲查詢的結束日期
相關項目廠商基本資料進貨作業進貨退回作業進退貨資料統計表付款作業
應（收）帳齡分析表
意義此分析表是用來顯示各個客戶尚未付清的應收帳款其帳齡分佈在各個設定期間的統
計數據
操作方式請參照 應（付）帳齡分析表
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
開始客戶 可按 F10 開啟快速查詢視窗選擇欲查詢的開始客戶編號
結束客戶 可按 F10 開啟快速查詢視窗選擇欲查詢的結束客戶編號
帳齡種類 可選擇 1帳款日期或 2銷貨日期二種
報表標題 可選擇 3天數或 4日期二種為報表標題
結束日期 系統會自動帶出當天日期若不是可自行輸入欲查詢的結束日期
相關項目客戶基本資料出貨作業出貨退回作業出退貨資料統計表收款作業
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應收帳款
意義用來顯示某段時間內應收帳款的彙總資料報表
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
帳款種類 可選擇依 1客戶別或 2業務別做為應收帳款報表的依據
帳款日期區間 輸入欲查詢的起迄日期
統計客戶區間 可按 F10 開啟快速查詢視窗輸入欲查詢的客戶編號
統計業務區間 輸入欲查詢的業務編號
報表種類 可自行選擇共有明細表簡要表及應收總表三種報表
是否含前期未
收款之明細
若所查詢的日期區間之前仍有尚未收取的款項則可在此欄位中打ˇ就
可顯示前期未收款之明細
相關項目客戶基本資料產品基本資料員工基本資料出貨作業出貨退回作業出退
貨資料統計表
應付帳款
意義用來顯示某段時間內應付帳款的彙總資料報表
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
帳款種類 可選擇依 1廠商別或 2經辦人員別做為應付帳款報表的依據
帳款日期區間 輸入欲查詢的起迄日期
統計廠商區間 可按 F10 開啟快速查詢視窗輸入欲查詢的廠商編號
統計經辦區間 輸入欲查詢的經辦人員編號
報表種類 可自行選擇共有明細表簡要表及應收總表三種報表
是否含前期未
付款之明細
若所查詢的日期區間之前仍有尚未付清的款項則可在此欄位中打ˇ就
可顯示前期未付款之明細
相關項目廠商基本資料產品基本資料員工基本資料進貨作業進貨退回作業進退
貨資料統計
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票據
應(付)支票
意義可沖銷應付帳款中所有由支票給付的記錄節省會計人員作帳以便查詢核對廠商的
帳款
進入本功能後出現所有應付票據資料視窗以票據到期天數作為循序排列條件
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
開票日期 系統預設使用當天日期若不是當天日期可自行輸入開票日期
支票類別 支票的種類此處為應付支票
支票號碼 開立支票上的號碼
支票金額 開立支票上的金額
來源單號 輸入這張支票是要沖銷哪一張【付款作業】中的進貨單號
廠商編號 可按 F10 或 鍵開啟快速查詢視窗選擇所需的廠商編號
廠商名稱 廠商編號選定後會自動帶出該廠商名稱
到期日期 開立支票上的到期日期
兌現日期 這張支票預計何時會兌現的( 因有時票據的交換需時 1~3 個工作天金額
才能真正入帳)
票據狀態 目前票據的狀態有未兌兌現退票作廢領取及其他共六種
開票銀行 選取開立的支票銀行 若尚未設定請至【其他編號設定】中的銀行基本資料設定
銀行名稱 開票銀行選定後會自動帶出該銀行名稱
其他備註 補充上述欄位所未提到的
未兌支票總額 系統會自動統計所有未兌現的支票張數及總額
其它說明
支票簽回單
點選《列印》即可列印支
票簽回單若要更改表單
字頭字尾請參照 按鍵說
明
相關項目進貨作業已
過期支票付款作業
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應(收)支票
意義可沖銷應收帳款中所有由支票收款的記錄以查核客戶的帳款
進入本功能後出現所有應收票據資料視窗以票據到期天數作為循序排列條件
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
收票日期 系統預設使用當天日期若不是當天日期可自行輸入收票日期
支票類別 支票的種類此處為應收支票
支票號碼 應收票據上的支票號碼
支票金額 應收支票上的金額
來源單號 輸入這張支票是要沖銷哪一張【收款作業】中的出貨單號
客戶編號 可按 F10 或 鍵開啟快速查詢視窗選擇所需的客戶編號
客戶名稱 客戶編號選定後會自動帶出該客戶名稱
到期日期 應收支票上的到期日期
兌現日期 這張支票預計何時會兌現的 (因有時票據的交換需時 1~3 個工作天金額才
能真正入帳)
票據狀態 目前票據的狀態有未兌兌現 託收轉讓退票票貼及其他共七種
開票銀行 應收票據上開立支票銀行的帳號
開票銀行 應收票據上開立支票銀行的名稱
託收銀行 選取開立的支票銀行 若尚未設定請至【其他編號設定】中的銀行基本資料
設定
託收銀行 開票銀行選定後會自動帶出該銀行名稱
其他備註 補充上述欄位尚未提到的
其他操作方式與應付支票作業相同
相關項目 出貨作業收款作業已過期支票
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已過期支票
意義所有已過期的支票皆會轉入此視窗方便會計人員查詢核對
過期支票瀏覽列出所有過期支票（應收應付）可依需求排列如名稱開票日期兌
現日期銀行hellip等（本功能為整合上述rdquo應付rdquordquo應收rdquo二項支票作業所產生的資料
對照表）
註此處只能做查詢的動作並不能做新增或修改的動作
相關項目 應付支票應收支票
應(收)票批次兌現
意義可一次將單張或多張應收票據轉兌現並將兌現的支票轉入已過期支票中
按鍵說明
欄位名稱 欄位說明
全選 將所列出的支票全部選擇為要兌現的狀態
全不選 將所列出的支票全部選擇為要非兌現的狀態
兌現轉入過期支票 將已選擇的支票轉成兌現狀態並將支票轉入過期支票中
相關項目應收支票銀行存提作業
應(付)票批次兌現
意義可一次將單張或多張應付票據轉兌現並將兌現的支票轉入過期支票中
操作方式請參照 應(收)票據批次兌現
相關項目應付支票銀行存提作業
軟體使用教學手冊
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應收票齡分析表
意義此分析表是用來顯示已收未兌現的應收支票其帳齡分佈在各個設定期間的統計數據
圖片左邊的日期區間可依使用者的喜好去設定設定
好後只需按【設定為預設值】鍵則每次進入系統時
依此設定統計
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
開始客戶 可按 F10 開啟快速查詢視窗選擇欲查詢的開始客戶編號
結束客戶 可按 F10 開啟快速查詢視窗選擇欲查詢的結束客戶編號
報表標題 可選擇 1天數或 2日期二種為報表標題
結束到期日 系統會自動帶出當天日期若不是可自行輸入欲查詢的結束日期
相關項目應收支票
應付票齡分析表
意義此分析表是用來顯示開立給各個廠商的未兌現應付支票其票齡分佈在各個設定期間
的統計數據
操作方式請參照 應收票齡分析表
相關項目應付支票
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52
第六章 庫存管理
期初開帳程序
1進貨
第一次使用時本系統時將基本資料建立完成後首先利用【進貨作業】將所有產品均做首
次進貨並且將已付款的進貨單據沖銷
註亦可利用庫存調整單將所有產品數量及成本鍵入或者利用盤點作業進行盤點後將盤點
量轉入現有量必須要注意的是若您選擇使用盤點轉入的方式系統將無法自動抓取產品成
本
2由產品基本資料中作期初開帳
至產品基本資料中按(Alt+F 鍵)將可以產生庫存的
期初開帳資料
按《確定》後將自動轉入期初
庫存日消耗異動表
意義驗證庫存量的正確性且可以將驗證後的正確量寫入現有量
(1) 當日消耗表列出查詢日期當天的庫存數量
變動情況用來驗證庫存量的正確性
(2) 逐日銷耗表列出前一次結轉日至查詢日期
當天的庫存數量變動情形用來驗證庫存量
的正確性另可將計算後的實際現有量寫入
帳面量(產品基本資料中的現有量)
軟體使用教學手冊
53
庫存月消耗異動表
報表意義列出查詢當月份的庫存數量變動情形用來驗證庫存量的正確性另可將計算
後的實際現有量寫入帳面量(產品基本資料中的現有量)並作轉入產生下月期
初量
使用時機每月底結束營業後或每月初開始營業前
操作方式
1)檢視庫存月銷耗表上的異動資料及現有量是否均正確當計算後存量與目前帳面存
量不符時會以黃色警示
2)確認無誤後按下 出現如下視窗再次確認
注意產品基本資料中的現有量將會被庫存月銷
耗 表 中 的 現 有 量 取 代因 此 請 謹 慎 使 用 結 轉 功 能
C)若產品進出異動量不正確請利用庫存調整單
做調整後重新執行步驟 A)~ B)
後記
庫存量又有問題了 怎麼都跟架上物品不符 相信大多數人都有這樣的心聲
很多使用者的觀念上總是認為庫存只要交給電腦來管理庫存量一定準確殊不知電腦軟體
有可能發生不可預期的結果(程式暇疵或使用中突然的斷電當機)或是產品管理不當導致失
竊或是破損或是產品擺設到不正確的位置都有可能使得電腦中的庫存量異常所以在庫存管
理中盤點變成了一項非常重要的工作
軟體使用教學手冊
54
庫存調整單
意義當帳上的庫存量與實際庫存盤點的結果不符時即可利用此功能來調整帳上的庫存量
及成本
在〈C進出貨〉選擇【C
庫存調整單】如圖可
按《新增》《修改》
《查詢》或《刪除》鈕
更動關於調整庫存的相
關資料
按《瀏覽》進入庫存調整
單據瀏覽
操作方法
庫存調整單中的「數量」欄位應輸入實際庫存量與帳面現有量的差異量
作庫存調整時若目前某產品在系統中的現有量為 10 個但實際上賣場中只剩 8個則在
數量的欄位中輸入-2即可將系統中的現有量調整為 8個
若使用者無進貨作業的動作卻想要統計出產品的銷售成本及利潤可直接在此處輸入產
品的成本或覺得目前系統中的平均成本不正確亦可自行修改
註盤點作業中若有盤差或盤盈時會自動產生一張盤點調整單
其他操作方式請參考基本操作方法
相關項目產品基本資料盤點作業
軟體使用教學手冊
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盤點作業
意義盤點各倉的庫存量以便管理可避免庫存太多或不足節省公司無謂的支出
有關庫存量的準確性一直為各行各業及門市經營管理者所困擾即使使用電腦軟體一樣產生
庫存量不準確的情事皆因方法錯誤或關念的偏差導致
在庫存做盤點前有些前置工作若準備充足則可收事半功倍之致
A盤點的前置工作
1 貨架上物品的擺設是否整齊乾淨
2 貨架的分類是否明確並且標示清楚
3 待進貨瑕疵物品異常品是否與陳列區清楚區分
4 人員的物品熟悉度及教育訓練是否充足
B盤點實施要點
1 全面盤點(期初期末盤點)或循環盤點
2 盤點的開始時間及預計結束時點
3 人員編組及人力分派
4 列印盤點單(可利用盤點機)
5 盤點機轉入或人工鍵入盤點數量
6 列印盤點報告單(盤盈盤損表)
C檢討此次盤點作業及問題研究
在【F系統支援】選擇【盤點作業】的選項會出現最近一張單據
操作方法
1由盤點機盤點
新增一張盤點單將盤點量輸
入盤點機再按
鍵直接將盤
點機中的資料傳送到系統
中按下 鍵即
可完成盤點作業
軟體使用教學手冊
56
2由人工手動盤點
A)新增一張盤點單按《A盤點產品轉入》鍵選擇欲盤點的產品編號可依全部產品廠
商產品類別儲放位置產品編號及庫存數量共六種選擇方式選擇所需的產品或者用
《新增明細》的方式輸入要盤點的品項接著按下《F3存檔》
B)按下《F7列印》報表選擇為「盤點單」列印出盤點單由人工盤點並將盤點量寫在盤點
單上
C)進入盤點作業點選《修改》將盤點量輸入系統中按下《存檔》後再按《轉入現有量》
鍵即可完成盤點作業
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
盤點日期 系統預設使用當天日期若不是當天日期可自行輸入盤點日期及時間
盤點單號 通常輸入完盤點日期後按【Enter】鍵後系統會直接帶出盤點單號預設
盤點人員 輸入該筆資料的盤點人員
盤點備註 補充欄位中所不足的資料
盤點倉號 選擇欲盤點的倉號 (多倉版)
《 Alt+A 》盤點產品轉入
按 可針對特定部份產品或廠商選取所需
的盤點商品
1先選擇轉入依據
2輸入起始編號及結束編號
3按下《Y確定》便可將符合條件的產品加入到盤點單中
《 Alt+B 》盤點機輸入
按 可先由盤點機盤點再直接
將盤點機中的資料傳輸到系統中可節省再輸入一
遍的時間
轉入現有量
當盤點完後且已經將盤點數量輸入至系統中後此時可按 鍵將盤點量轉入現有量
且同時在【庫存調整單】產生一張盤盈盤虧單即可完成盤點作業
相關項目產品基本資料員工基本資料庫存調整單
軟體使用教學手冊
57
第七章 系統支援
密碼設定
意義本設定首重資料保全功能系統依使用者名稱及密碼選擇性的開放系統功能可確
保資料的隱密性預防一些重要資料外流而設定通行密碼可依特定人員使用密碼才能執
行
進入時需輸入您的使用者密碼才有權限進入密碼設定中去新
增或是修改此設計目的在於防止管理者離開時他人趁機擅自
修改帳號權限
新增 增加完使用者名稱及密
碼後再設定使用功能明細（打
ˇ者為開放本項功能）
成本顯示若沒有打ˇ則該使
用者進入後台時基本資料的產
品欄位成本相關欄位則不顯示
備份作業
意義將所有資料另存一份應注意不要備份在同一部硬碟（以免硬碟實體損壞）同時為
保障資料安全應自訂備份期間如每週三六各一次
選定備份的目錄位置按下《開始備份》
鍵後即可完成備份作業
建議您在備份的檔案名稱 Data 後再加上
備份日期以避免備份資料太多產生混淆
註選擇備份路徑時需注意資料夾的名稱
應避免為空白或包含特殊符號如
gtlt$hellip等
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資料重整
意義當系統在操作途中因發生停電不正常關機或硬體發生故障而故造成系統資料中異常
現象導致資料毀損可利用本功能做一資料維護
注意執行資料重整時務必讓其他工
作站或前後台離線
編碼更改
意義因本系統中所有基本資料的編號只要存檔後就不能做修改的動作故在此設立一
個修改編號的程式
註因為基本資料中的編號會跟進銷貨產生連動關係為保持舊有歷史資料的正確性所以
更改編號時須在此更改以保持資料的完整若您要修改基本資料時請先到【2備份作業】
做資料備份的動作避免系統在編修的過程中發生停電或不明原因當機而造成資料流失
操作方法
1選擇欲修改的編號之資料
庫有客戶廠商產品員
工及產品類別資料檔共 5種供
選擇
2用滑鼠或按 F10 在原編號的
欄位上選擇欲更改的編號
3直接在新編號的欄位上輸入
新的編號
4按下《確定更改》鍵即可
完成編號更改的動作
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系統顏色修改
意義覺得系統中預設的顏色不喜歡嗎想自創風格時可利用本功能修改畫面使用者可依
個人喜好修改使用的畫面其中必須注意的是修改畫面確定後按 Y 儲存設定 要先
離開本系統再重新進入本系統才能生效
若欲更換背景圖片圖
片格式可
為jpggifbmphellip
等檔案格式
改亂了可按系統預設
值變回原來樣式
行事曆管理
意義經常忘東忘西的寫在紙條上麻煩又不容易找利用本功能吧啟動系統時會提醒哦
操作方法
1 點選《新增》後輸
入事件日期時
間對象地點
事由事項的欄位
可註記細節事項
2 勾選事件提醒方
式若沒勾選便不
會出現提醒的訊
息
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名片簿管理
意義可將重要的電話或經常聯絡朋友記錄在此容易找尋又不會丟可分類還有多項
詳細資料欄位可供利用
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
名片分類 可點選 開啟客戶分類的快選視窗
電子信箱 若有輸入 E-Mail 帳號則按下 可直接連結至 Outlook 發送信件
其他備註 補充欄位中不足的說明或做為某些特殊資料註記
選擇發送簡訊功能時可自動帶入行動電話號碼
操作方法請參照 基本操作方法
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產品停用啟用處理
意義將產品基本資料中已經停產或停售長時間不使用的產品資料作停用處理可加快搜
尋的速度也增加盤點補貨等工作的效率若日後進貨時新進產品的條碼與停用產品
條碼相同時系統會出現警告訊息可直接將產品恢復續用
操作方法
1 產品停用
A)將欲停用的產品打勾勾選的品項會列在右上方的挑選清單列中確認後點選《停用》
停用的產品會列在下方的〈停售或停用之品項〉中
B)直接在產品基本資料中刪除的品項也會自動被系統列到停用產品中喔~
2 產品啟用
在欲恢復續用的產品上按一下滑鼠右鍵選擇《Y產品續用恢復》確認後該筆資料會
回復到產品基本資料中恢復續用的產品庫存量售價成本等均會歸零若要查看過去
的歷史進貨紀錄及銷貨分析請利用〈歷價〉及〈分析〉的功能
相關項目產品基本資料
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產品成本重算
意義若於系統使用時發生停電或當機或硬體故障情形而造成平均成本有異常之情形可
利用此作業將平均成本重算
可選擇年或指定月份計算確
定無誤時可利用寫入功能將
目前平均成本更新
若平均成本重算後有發生的情形則執行《W將計算之平均成本寫入》後必須利用 資
料偵錯 功能將異常的產品資料修復接著再到產品基本資料中利用〈歷價〉重新寫入成本
相關項目產品基本資料資料偵錯
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資料偵錯
意義藉由資料偵錯系統來偵測錯誤的資料再加以修復是屬於軟體異常控管的一項重要功
能有如 Windows 中的磁碟偵錯功能
操作方法
選擇客戶資料檢測編號是否重 覆及累積點數預收金額數值溢位等異常檢測
選擇銷貨資料檢測編號是否重覆及小計金額銷貨成本數值溢位等異常檢測且可將銷
貨成本以目前平均成本置換但此項功能需在已驗證過產品資料且無異常的情況下才能進
行
選擇廠商資料檢測編號是否重 覆及異常資料偵錯
選擇產品資料檢測編號是否重 覆及最近進價平均成本及售價數值溢位等異常檢測
選擇進貨資料檢測編號是否重覆及異常資料偵錯
選擇訂貨資料則會重新計算產品檔中的被訂購量
選擇倉庫資料重新分析產品檔及倉庫檔中的庫存關聯結構並自動將錯誤修復
以上各個資料檔檢測後若有異常情形出現只需按《自動修復錯誤》鍵即可完成資料偵錯
修復的動作
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用戶使用記錄
意義可記錄各用戶進入系統的日期及時間及使用哪個功能表做哪些動作避免在多人
使用狀況下無法查到資料修改或刪除是由何人做的
流量統計
依據系統登入用戶別統計各動作的操作次數
在桌面上建立捷徑
意義當桌面上安裝的捷徑不小心刪除或在一開始安裝軟體時沒有建立捷徑皆可利用此功
能輕鬆在桌面上重新建立捷徑再也不用擔心找不到執行路徑
操作方式
1輸入前台工作站號若是單機版則不需輸入
2直接點選《1建立後台管理捷徑》或《2建
立 POS 前台捷徑》就會在桌面上自動建立捷徑
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備份還原
意義當您發現銷售前台進入後出現錯誤代碼或存檔後交易紀錄無法存入時代表銷售資料
庫已經遭受毀損備份還原能夠幫助您將資料還原到您最後一次做備份的狀態
1 請先將執行資料備份並記下您的備份目錄位置操作方式請參照 備份作業
2 請放入安裝光碟重新安裝或至我們的網站 wwwhiposcomtw 下載試用版本（切記版
本必須相同）
註請確定所有工作站或前台均已離線且無其他軟體正在執行
無需移除原本的軟體直接執行安裝即可
3 請至[開始][程式集][叡鴻 Hipos 軟體系列]點選[備份還原]或至電腦中的 csalewin 中
點選 備份還原exe 如圖所示選取您的備份目錄位置後點選《S開始還原》即可
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第八章 附件 其他技術支援
報表格式修改
利用 HiPOS 軟體中的報表系統工具可以自行修改報表的格式
系統工具的開啟方式
1《開始》rarr《程式集》rarr《叡鴻 HiPOS 軟體系列》rarr《報表系統工具》
2到電腦 csalewin 資料夾中將〈系統工具exe〉點滑鼠左鍵兩下開啟
自訂列印紙張大小
開啟系統工具後選擇要修改列印格式的報表後將紙張規格分別填入高度寬度上邊界
左邊界即可
例如原本是 A4(290210mm)格式要改
成列印中一刀格式直接修改高度
140寬度 210 就可以囉~
修改報表內容
1開啟系統工具後先選擇要修改的報表再按《修改報表》
2若要修改報表內容的位置以滑鼠圈選要移動的範圍後以larruarrdarrrarr移動或直接以滑鼠拖
曳至您預定的位置即可
3若要修改或增加文
字則先點選 報表控
制項工具列 上的
一下接著點一下要
修改的文字或要新增
文字的位置即可編
輯文字
4修改完成後點選
左上角的《檔案》rarr
《儲存》
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自訂瀏覽視窗表格樣式
意義因為使用者的螢幕大小及解析度設定的不同在瀏覽視窗中難免發生表格橫向欄位太
大或太小導致於查看資料時的不方便HiPOS 提供了自訂表格樣式的功能讓使用者調整好
欄位後可以存檔方便日後查看
操作方法
1將滑鼠移動到要調整的欄位框上會出現 符號以滑
鼠拖曳即可調整欄位大小
2調整好後如圖在內容的任一位置上按一下滑鼠右鍵選擇《儲存表格樣式》若是儲
存後不滿意可以選擇《恢復預設值》
滑鼠右鍵功能選單
意義建立資料時若已經有其他檔案格式的資料存在方便
複製貼到 HiPOS 軟體中
在 HiPOS 軟體中當欄位為可編修狀態下時可以按一下滑鼠
右鍵便能呼叫功能選單(複製貼上剪下)
看完了使用手冊仍然無法解決您的問題嗎本公司提供了多元的諮詢管道
本公司網站技術支援httpwwwhiposcomtw 文件知識庫
電話諮詢07-7030898
傳真專線07-7032066
E ndash Mail Servicehiposcomtw
公司地址高雄縣鳳山市 830 埤北路 81 號
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庫存管理
基本庫存管理功能操作說明
標準作業流程
產品現有數量
產品基本資料中的現有數量欄位系統會自動依照進貨及銷貨統計並隨時更新產品現有量
因此為了保持現有量的正確性及產品成本的準確度請勿直接從產品基本資料的現有數量欄
位修改現有量
進貨作業
進貨時確實輸入正確的進貨量要留意進貨單位是否正確進貨及進貨退回時產品的庫存
量都會自動增減
庫存調整單(HiPOS-Light 版無此功能)
（一）使用時機
1 某產品的數量因毀損失竊hellip等非進貨及銷售而短缺或增加導致需要調整產品的現
有量時
2 由盤點作業中執行盤點量轉入現有量時若有差異量系統會自動產生一張庫存調整
單
（二）操作方式
1 進入【C進出貨】 rarr 【庫存調整單】
2 點選 【新增】rarr輸入日期單號經辦人員備註
3 點選 【新增明細】 rarr輸入【產品代號】
4 輸入【數量】是指實際數量與產品現有量的差異量例如 A產品實際量為 10 個產品
基本資料中的現有量為 8個兩者的差異量為 10－8＝+2數量的欄位輸入 2若 B產
品的實際數量為 15 個產品基本資料中的現有量為 20 個則差異量為 15－20＝-5
數量的欄位便輸入-5
5 點選【存檔】後產品現有量便會隨著調整
（三）附註
HiPOS-Light 版若平時發現產品數量有錯誤請直接利用【盤點作業】的轉入現有量功
能來調整產品的現有量
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庫存日消耗表
（一）當日消耗表列出查詢日期當天的庫存數量變動情況用來驗證庫存量的正確性
（二）逐日消耗表列出前一次結轉日至查詢日期當天的庫存數量變動情形用來驗證庫存
量的正確性另可將計算後的存量寫入帳面量(產品基本資料中的現有量)
（三）使用時機每日營業結束利用庫存逐日銷耗表檢驗庫存正確性
庫存月消耗表
（一）報表意義列出查詢當月份的庫存數量變動情形用來驗證庫存量的正確性另可將
計算後的實際現有量寫入帳面量(產品基本資料中的現有量)並轉入產生下月期初量
（二）使用時機每月底結束營業後或每月初開始營業前
（三）操作方式
1 檢視庫存月消耗表上的異動資料及現有量是否均正確當計算後存量與目前帳面存量
不符時會以黃色警示
2 確認無誤後按下 出現如下視窗再次確認
盤點作業
（一）盤點前置作業
1 貨架上物品的擺設是否整齊乾淨
2 貨架的分類是否明確並且標示清楚
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3 待進貨瑕疵物品異常品是否與陳列區清楚區分
4 人員的物品熟悉度及教育訓練是否充足
（二）操作方式
1 進入【F系統支援】rarr【盤點作業】rarr【新增】rarr輸入日期單號盤點人員備註
2 在【產品代號】輸入要盤點的產品rarr【存檔】rarr【列印】選擇【盤點單】
3 進行人工盤點工作
4 進入【盤點作業】rarr【修改】rarr在【盤點數量】輸入實際盤點數量rarr【存檔】
5 選擇【轉入現有量】即可將盤點量轉入到產品基本資料中的現有量
（三）操作秘訣
2 利用【新增明細】可一項項將要盤點的產品輸入
3 利用【盤點產品轉入】可以選擇一次將所有產品輸入或者依照廠商別產品類別儲
放位置產品編號輸入
4 務必確實將盤點量輸入盤點單的「盤點數量」欄位中盤點數量請勿輸入負數
（四）盤點要點
1 全面盤點及循環盤點除了期初或期末的全面盤點之外應固定每隔一段時間做循環
盤點循環盤點可以依照產品類別儲放位置或者產品編號等等例如固定每個月作
一次循環盤點第一個月盤點第一排貨架的商品第二個月盤點第二排貨架的商品
2 盤點時效盤點開始到盤點結束的時間盡量不要超過預定時程為了防止盤點錯誤應
避免盤點期間同時進貨銷售盤點完畢應即時將盤點量轉入現有量
3 盤點差異量軟體系統中的現有量欄位嚴格來說是帳面上的產品數量而盤點量則是
實際庫存的數量軟體操作過程有疏失產品瑕疵失竊及盤點錯誤等許多因素均
可能導致帳面上的數量與實際庫存不符的情況因此有盤差是可以被接受的但若差
異量太大時管理者便應觀察是哪個環節出了問題
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上線一段時間後初次執行盤點作業或庫存日月銷耗表
說明
1過去進貨或庫存有異時均直接修改產品現有量
2使用一段時間後才執行庫存月銷耗表結轉
3更新版本或重新安裝執行資料備份還原或者它系統資料轉檔匯入
上述情況可能會發現期初量都是 0以致計算後存量與帳面存量產生極大的誤差
作業流程
期初開帳作業
（一）使用時機
1 初次使用者
2 已經上線一段時間的使用者
3 更版或重新安裝系統後執行備份還原的使用者
4 產品現有量正確而庫存日月銷耗表中的現有量完全不對者
（二）操作方式
1 進入【A基本資料】rarr【產品基本資料】確認產品現有量均為正確的數量
2 按【Alt+F】開啟庫存量期初開帳作業視窗rarr選擇「轉入期初月份」rarr【確定】
3 此一動作可以根據產品基本資料中的現有量去重新計算出庫存日月銷號表中的現有
量並且反算出期初量
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常見 QampA
產品基本資料中的現有數量與實際庫存量不符合
1 僅有少數幾項產品的庫存量不符時可利用「庫存調整單」做調整
2 多項產品的庫存量不符時利用「盤點作業」並將盤點量「轉入現有量」
3 每日營業結束時可利用「庫存逐日消耗表」核對產品庫存量並將正確量寫入現有量
4 檢視產品-進出異動表可查明是否有單據數量錯誤
產品現有量不會隨銷售或進貨變動
1 執行資料重整
2 檢查前台 Alt+F5 銷售記錄是否正常若銷售存檔後無銷售紀錄或者銷售明細僅有時間及
金額代表資料庫已經損壞
3 檢查銷售及進貨時的產品編號是否一致
4 檢查產品基本資料中產品是否有重複建檔換言之相同的產品名稱是否有兩個不同的
產品編號
庫存日月消耗表中的期初量為零導致統計後的現有量錯誤
1 發生原因沒有將上月底的庫存作結轉寫入本月期初
進入【庫存月消耗表】rarr列印年月輸入上個月份rarr執行結轉
2 發生原因Ⅰ曾經從產品基本資料中的現有量欄位直接修改數量
Ⅱ更版或備份還原後沒有執行期初開帳的動作
進入產品基本資料執行【Alt+F 期初開帳作業】
3 當月底營業結束時請檢視庫存月消耗表核對庫存量並執行結轉的動作將正確量寫入現
有量及寫入次月期初量
庫存日月消耗表中的調入量與實際調整的數量不符合
1 發生原因盤點作業轉入現有量時重複執行轉入現有量的動作
2 進入【庫存調整單】rarr點選【瀏覽】尋找備註中盤點轉入單號重複的資料
3 刪除重複的調整單即可
利用盤點量轉入現有量卻發現某些產品仍然與實際庫存量不符合
1 發生原因 盤點數量錯誤
盤點作業中盤點數量輸入錯誤
營業時間進行盤點工作盤點後到轉入現有量的過程中產品銷售出去而未作
調整
2 利用「庫存調整單」調整現有量
3 HIPOS-Light 版利用「盤點轉入現有量」作調整
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已經將盤點量轉入現有量之後發現盤點時數量點錯
1 利用「庫存調整單」調整現有量
2 HIPOS-Light 版利用「盤點轉入現有量」作調整
連續數月都有做庫存月消耗結轉但庫存月消耗中某些產品的現有量卻總是有誤差
1 發生原因每個月結轉的時間點有誤
2 進入【庫存月消耗表】rarr列印年月輸入本月份rarr列印出該張報表或記下該報表的ldquo期初
量rdquo
3 重新進入【庫存月消耗表】rarr列印年月輸入上一個月份
4 比較本月份的ldquo期初量rdquo及上個月份的ldquo現有量rdquo是否相同若上個月份的現有量比本月
份的期初量少代表上一個月結轉之後仍有作銷售或調整
例如430 下午 200 做結轉將正確量寫入下月期初（產生 5月份的期初量）但是 430
下午 300 又陸續作了銷售或調整庫存量
5 做法
盤點機盤點時架上無庫存的 產 品 會 漏 盤
新增盤點單時選擇【盤點產品轉入】將全部產品轉入並將【盤點數量】全部修改為 0
將盤點機中的資料轉入該盤點單存檔後將盤點量轉入現有量
4 月
5 月份
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選購模組功能簡介
簡訊 SMS 發送模組
SMS 簡訊發送功能透過網際網路直接由 HiPOS 軟體系列中發送簡訊至客戶的行動電話能夠達
到迅速確實即時傳遞訊息及行銷的效益
HiPOS 門市及進銷存 v6 以後都可使用免申請儲值後馬上開通
功能特色
1 低廉的發送費用
一般使用手機發送簡訊每通大約 $25~ 35 之間使用 HiPOS SMS 每通只要 11~13 之
間足足省了 50
2 搭配 HiPOS 軟體分析有效客戶發送
利用 HiPOS 的各項統計如累積點數已購商品累積消費金額生日等等的各項數
據做有效的簡訊廣告行銷並且會自動過濾重覆的電話及統計發送的通數
應用 1 生日到時發送祝賀簡訊並告知來電優惠方案
應用 2 廠商新商品推出時可過濾已購買同類商品的客戶清單做簡訊廣告發送hellip更多應用
等你來發掘
3 大量簡訊發送
除了對單一客戶發送簡訊外大量發送簡訊的功能可同時對多個客戶行動電話號碼發送簡
訊
4 簡訊發送時效性佳
簡訊發送後正常情況下約 3~10 秒鐘就可即時將簡訊傳送到客戶手機重要訊息不怕客戶
收 不 到 若 因 故 對 方 無 法 接 收 將 會 自 動 重 發 直 至 發 送 成 功 或 滿 24 小時止
5 常用訊息片語編輯
「常用訊息」功能可以編輯儲存常用的簡訊內容可以加快編寫簡訊的速度
6 預約發送
可自定要發送的時間時間到才發送簡訊更有效率的廣告效益
軟體使用教學手冊
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單一簡訊發送
在會員基本資料廠商基本資料員工基本資料中
按下 即可發送簡訊
大量簡訊發送
﹝統計報表﹞rarr﹝C會員郵寄標籤大量簡訊﹞依照
條件選擇要發送簡訊的對象後點選《S發送簡訊》
即可將簡訊發送到所選擇的對象
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8
啟動
第一次啟動用戶名稱為 123密碼為空
白進入後請馬上到【F系統支援】之
【1密碼設定】去設定自己的使用名稱與
密碼往後進入系統僅需輸入自己設定的
用戶名稱與密碼即可
操作介面
以下為系統常用功能操作說明本系統於整體操作上採精簡操作原則直接多重輸入模式(鍵
盤滑鼠)可依個人習慣選擇輸入介面(亦可同時使用)
注意請詳細閱讀主畫面的各項詞句名稱
進入系統畫面
快速工具列的作用在於不用進入選單而
直接點選進入
除非你自行更改顏色設定值否則系統
預設顏色值代表的意義如下
一般瀏覽模式
目前所停留欄位可輸入(新增或編修模式)滑鼠右鍵可開啟編輯功能選項
作用欄位可按 F10 或點滑鼠左鍵兩次開輔助視窗
輔助視窗選擇按鈕
使用要領
1使用滑鼠操作進入系統畫面我們可以使用滑鼠直接點選
2使用鍵盤若操作者比較熟悉鍵盤【Alt】按著不放再按相對的英文字母就會開啟下
拉功能視窗用【larr】【rarr】鍵控制左右移動光棒選擇功能視窗再用【uarr】【darr】鍵移
動功能選項光棒選好後按【Enter】即可進入
軟體使用教學手冊
9
按鍵說明
圖 示 按 鈕
鍵盤快速鍵 【Ctrl + Home 】 【Ctrl + larr】 【Ctrl + rarr】 【Ctrl + End 】說 明 資料第一筆 資料上一筆 資料下一筆 資料最後筆
圖 示 按 鈕
鍵盤快速鍵 【INS】 【Enter】 【F2】 【F8】 【DEL】 【F7】 【F3】
圖 示 按 鈕
鍵盤快速鍵 【F9】 【F12】 【Alt+A】 【Alt+P】
〈INS〉新增資料
按【Insert】鍵或將滑鼠游標移到 按滑鼠左鍵點取即可新增資料
〈Enter〉修改資料
移動光棒至欲修改資料上按【Enter】鍵或滑鼠移到 按滑鼠左鍵點取即可修改資料
註編號及累積點數無法修改如欲修改編號須到編碼修改以保持資料的完整性
〈DEL〉刪除資料
移動光棒至欲刪除的資料上按【Delete】或滑鼠移到 按滑鼠左鍵點取選擇ldquo是rdquo(或
按【Y】)即可刪除資料
〈F3〉資料存檔
當資料新增或修改完後記得按【F3】或滑鼠移到 按滑鼠左鍵點取完成存檔
〈F9〉放棄存檔
如果所鍵入的資料錯誤或不想存檔時可按【F9】】或滑鼠移到 按滑鼠左鍵點取放棄本次
新增或修改的資料
〈F12〉離開
任何瀏覽視窗按下 可以回到主功能選項再執行其他作業
注意若是呈現暗灰色的鈕可能正處於新增或修改模式請先選存檔或放棄再按離開
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10
〈F2〉快速查詢資料
索引查詢可以查詢並排序所要查詢的資料
查詢時可按【PgUp】或【PgDn】快速切換查詢排序
的項目或用滑鼠點選 選擇排序項目查詢的資
料若沒有被找到將停在最相近的一筆資料上
全文檢索例如要找一個 奶粉 的產品可能
是 奶粉也可能是 奶粉如果奶粉字樣是在備註欄中呢 利用全文檢索功能可快速找
出你要的產品
查詢後如有多筆可按 Enter 一筆一筆找出你要的資料要中斷檢索可按 ESC 結束或利用
過濾只列出相關資料
〈F8〉多條件過濾查詢
過濾查詢和快速查詢不同的是過濾只列出所查詢的項目其他的資料並不會出現可利用此
功能加條件過濾資料後再列印你要的資料
例如在【F8 過濾查詢】中輸入產品名稱
等於阿華田三合一或是等於開喜烏龍
茶則系統只會抓取相關的資料不屬
於查詢中的資料皆不會出現如要取消過
濾回復到原資料內容再按一次過濾選擇
取消即可
〈F7〉報表列印
按【F7】或 出現報表列印視窗如右圖
《列印選擇》選擇報表別按【Y確定】出現列印
預覽視窗如下圖按 即可印出報表
《表文設定》自訂報表的表頭及表尾文字 《匯出選項》選擇報表別及匯出資料存放位置後按
【E匯出】將資料匯出至 Excel
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地址輸入
當系統游標移到地址欄框時會呈現亮綠色（如圖）
此時可按【F10】或連續按滑鼠左鍵兩次或按下此鈕 開啟地址輔助輸入視窗
依圖示使用鍵盤【uarr】【darr】
選取所需的縣市如高雄縣後
按【Enter】鍵或滑鼠連續點
兩下隨即出現高雄縣三個
字而畫面也由 1縣市跳到
2鄉市出現鄉鎮市區欄使
用鍵盤【uarr】【darr】鍵選取鳳
山市後按【Enter】鍵或滑鼠
連續點兩下隨即出現高雄縣
鳳山市(830)依此將路街
巷弄鄰樓室等資料
全部點選完成後記得按一次
取回(或【Ctrl＋Enter】)
使用秘訣
(1)地址輸入時會依照使用的頻率來排序資料
(2)縣市或鄉鎮村里如果用不到可以刪除以節省挑選的時間
(3)縣市鄉市路街也可自行新增
輔助視窗的選用及設定
當欄位顏色狀態為 (亮綠色)時可按 F10 或按滑鼠
右鍵開啟輔助視窗或點選畫面中的 按鈕以便快速輸入你要的
資料內容
選定後按 Enter 或快擊滑鼠左鍵兩下或按 即可取回選定的資
料
軟體使用教學手冊
12
第三章 基本資料設定
基本資料這個作業是在您剛使用本系統之期初建檔項目您必須整理原始須用人工作業之
資料經過規劃之後編號然後逐步建檔以便在輸入作業下能順利完成各項作業
廠商基本資料
意義建立所有廠商基本資料以便迅速查詢廠商的聯絡電話所在地址付款方式條件
和其他備註方便往後的進貨及其相關之聯絡事宜
1 在〈A基本資料〉選擇〈2廠商基本資料〉選項開啟後畫面如圖所示
2 選擇《新增》來建立廠商資料
3 依序將每個欄位資料輸入後按《存檔》即完成
視窗左半部為資料瀏覽預視右半部為資料明細資料編輯或修改時均在右半部資料明細區
操作
資料輸入方式請參照 基本功能指引
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13
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
廠商代號
按 Enter 產生流水號或自行編碼或可利用尾隨編號功能例如按 A或
A 則產生 A 開頭之流水號廠商編號共六碼建議盡量以數字編號以
免發生流水號位數不足之情形
公司名稱 輸入廠商的名稱
廠商簡稱 系統會自動擷取公司名稱前五個字亦可自行輸入
統一編號 輸入廠商的統一編號
聯絡電話傳真 輸入廠商的聯絡電話及傳真
聯 絡 人 輸入廠商的訂貨聯絡人
其他電話 輸入聯絡人的行動電話號碼發送簡訊 時可自動帶入
所在地址 輸入廠商的所在地址可開啟選擇視窗 (詳見 地址輸入 )
發票地址 輸入廠商的發票地址可開啟選擇視窗 (詳見 地址輸入 )
請款方式 可區分是屬於現金或月結的交易方式以便日後當成應付帳查詢之過濾
條件
帳 款 日 輸入廠商的結帳日期在〈進貨作業〉中便會自動帶出結帳日期以便
日後當成應付帳查詢之過濾條件
E - Mail 若有輸入廠商的 E-Mail 帳號則按下 可直接連結至 outlook 發送信
件
營 業 稅 設定該廠商的營業稅稅別在〈進貨作業〉中便會自動設定營業稅別
預付餘額 取用預付款後所剩於可用的餘額系統會將〈付款作業〉中的預付餘額
自動帶入此欄位因此可不用輸入
最後進貨 最後一次向該廠商進貨的日期
其他備註 補充欄位中不足的說明或做為某些特殊資料註記
相關項目進貨作業付款作業產品基本資料
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產品分類產品單位設定
意義建立產品的分類類別產品單位等常用資料使往後的資料建檔更順暢方便
產品類別設定
1 在〈A基本資料〉選擇〈5其他編號設定〉
選項如圖所示
2 選擇〈產品分類設定〉按《Y確定》
3 選擇《新增》輸入代碼及類別名稱後按
《存檔》完成
註產品分類請以數字為主
產品編號為產品分類代碼+流水號至多為 14 碼若產品分類代碼以英文為主容
易導致產品增多時流水號位數不足使用且列印條碼時容易有過長的困擾
產品常用單位設定
操作步驟如同上述產品類別設定
銀行基本資料設定
設定往來銀行的資料作為日後在銀行存提應收支票應付支票作業時的依據
客戶分類設定
設定客戶基本資料中的客戶分類操作步驟如同上述產品類別設定
常用片語設定
設定【現金日記帳】中常用的會計科目日後使用時可直接開啟快選視窗節省輸入作業時間
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產品基本資料
意義產品輸入總覽新增修改及查詢
1 在〈A基本資料〉選擇〈3產品基本資料〉選項如圖所示
2 選擇《新增》來建立一筆新的產品資料
資料輸入方式請參照 基本功能指引
欄位說明
欄位名稱 欄位說明 F10
產品名稱 輸入該產品的名稱
產品分類 若類別項目太多時可按【F10】開啟視窗選取 ˇ
產品編號 按【Enter】讓電腦自動編號或是直接鍵自編碼亦可最多可編
至 14 碼編碼原則類別代碼加上流水號
產品條碼
將游標移到『產品條碼』欄位如果是國際條碼拿 CCD 條碼掃
瞄機在條碼標籤上掃瞄一下則會有一組數字產生待存檔後
往後在銷售時只須刷入國際碼即可不必在每樣產品都貼上條碼
原廠料號 商品出廠時之廠商編號可方便於進貨中使用加速進貨作業
注音簡碼
單字中的第一個注音符號如【日式蘇打餅乾】rdquo蘇 rdquo的注音
拼音是ㄙㄨ而ㄙ對照鍵盤上的英文則為 N依此類推【日式蘇
打餅乾】對照鍵盤上的英文則是【BGN21】
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基本單位 銷售最小量的計算單位可按【F10】開啟視窗選取如口香糖一盒有 10 條則單位為「條」
ˇ
包裝單位 銷售較多量的計算單位可按【F10】開啟視窗選取如口香糖一盒有 10 條則單位為「盒」
ˇ
包裝數量 銷售較多量的數量如口香糖一盒有 10 條則單位為「10」
儲存位置 可填入產品存放的位置如 A1B1C3 等
最低售價 該項產品的最低出售價格
被訂購量 該項產品被訂購的數量系統會自動統計訂貨單中的資料後將數量帶入可省略不輸入
請 購 點 當產品低於多少量時得要提出採購的要求
現有數量 產品目前的存量系統會自動帶入可省略不輸入
安全存量 只要該貨品低於安全存量系統便會有警示作用
規格型號 輸入該產品的規格型號
顏色 輸入該產品的顏色
尺寸 輸入該產品的尺寸
主供應廠商 系統會將進貨作業中的廠商自動帶入故可省略不輸入亦可利用比價功能將最低價廠商設為主供應商
ˇ
應稅 若此產品屬於應稅商品則在此處勾選應稅
健康捐倍數 產品售價包含健康捐由此設定健康捐的倍數O表示不含健康捐
市價 一般市面上所賣的售價或同業售價
標準售價 賣給客戶的售價共可設定 5個售價
包裝售價 賣給客戶的包裝價格共可設定 5個包裝售價
最近進價 最近一次進貨的價格由電腦自動運算故可省略不用輸入
最高進價 表示在進貨相同產品時曾經所付過最高的進貨價格會顯示在這一個欄位裡最高進價是由電腦自動運算故可省略不用輸入
最低進價 表示在進貨相同產品時曾經所付過最低的進貨價格會顯示在這一個欄位裡最低進價是由電腦自動運算故可省略不用輸入
平均成本 平均成本是由電腦自動統計故可省略不用輸入 平均成本=全部進退貨金額全部進退貨數量
固定成本 可由使用者自行抓取其一較常進貨成本
業務獎金 業務員每賣出一份這項產品時可以得到多少的獎金若公司並無此獎金制度則可以略過不輸入
毛利率 此欄位不需輸入系統會自動帶出 毛利率=(零售價格-平均成本)零售價格100
產品備註 補充欄位中不足的說明或做為某些特殊資料註記
產品圖片 可將產品圖片或型錄轉成影像檔後放入 凡是瀏覽資料欄位有打勾的標誌就表示該產品有圖片或型錄
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特項功能說明
產品歷史記錄
在產品基本資料中選擇《歷價》
選項即可
可查看該項產品的歷史報價訂貨
及出貨的各項詳細資料記錄
產品比價
在產品基本資料中選擇《比價》選項即可
可將選定的產品歷史進貨的價
格日期單價數量金額及
廠商等資料顯示出來且可以將
最低價與最高價之供應商及供
應價格列出來也可重新計算平
均成本選擇是否將成本寫入產
品或將最低價廠商成為主供應
商
產品銷售分析
針對選定的單項產品做會員層購買分
析可以看出購買該項產品的會員及總
額總量（依銷售總額做排列）
1 在產品基本資料中選擇《分析》
2 輸入想要分析的時段按《Y確定》
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大型產品標籤列印
在產品基本資料選擇《F7列印》可以選擇列印大型產品標籤(A4)
操作方式請參照 按鍵說明
《 Alt + P 》條碼列印
若有購買條碼列印機按《Alt+P》選擇列印張數後直接從條碼輸出
機印出單項商品的條碼標籤可自行設定條碼列印的文字及格式
目前軟體僅適用 TSC TTP243ETTP245 系列之條碼列印機
瀏覽商品
按下 可瀏覽所有商品的明細資料
分倉庫存量 多倉版
在產品基本資料中選擇
可以查看該產品各分倉庫存量及總庫存量
《 Alt + M 》產品快速輸入作業
在產品基本資料的視窗中按《 Alt + M 》可呼叫出產品快速輸入作業的視窗可利用次功能
快速大量修改產品基本資料
操作方式直接在各欄位
輸入修改資料即可
注意若使用者權限未開
放修改及成本顯示功能
將無法執行此項作業
相關項目其他編號設
定庫存總表列印出貨
作業報價作業進貨作
業
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客戶基本資料
意義建立所有客戶基本資料以便迅速查詢亦可查詢會員的銷售記錄
1 在〈A基本資料〉選擇〈1客戶基本資料〉選項後如圖所示
2 選擇《新增》選項即可新增資料
3 逐一輸入欄位資料後按《存檔》即可
資料輸入方式請參照 基本功能指引
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
客戶編號 按 Enter 產生流水號或自行編碼或可利用尾隨編號功能例如按 A或
A 則產生 A 開頭之流水號
公司名稱 輸入該公司的名稱
公司簡稱 會自動擷取前五個字亦可自行輸入
客戶分類 可依客戶性質的不同去設定客戶類別可開啟選擇視窗 (詳見地址輸入)
聯絡電話傳真 輸入該公司的聯絡電話及傳真
統一編號 輸入該公司的統一編號
聯絡人 該公司的訂貨聯絡人
公司地址 可開啟選擇視窗 (詳見地址輸入)
送貨地址 可開啟選擇視窗 (詳見地址輸入)
發票地址 可開啟選擇視窗 (詳見地址輸入)
營業稅別 設定該客戶的營業稅別在【出貨作業】 及【訂貨作業】中便會自動帶出
營業稅別
業務歸屬 直接輸入業務員編號或按 F10 鈕帶出速查視窗在【出貨作業】及【訂貨作
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業】中便會自動帶出業務員的編號
E-Mail 若有輸入客戶的E-Mail帳號則按下 可直接連結至outlook發送信件
請款方式 可區分是屬於現金或月結的交易方式以便日後當成應 收帳款查詢之過濾
條件
帳款日 輸入客戶的結帳日期在【出貨作業】 及【訂貨作業】中便會自動帶出結
帳日期以便日後當成應收帳款查詢之過濾條件
出貨額度 輸入對該客戶所允許的帳款信用額度超額系統會自動警示
預收餘額 收款作業中取用預收款後所剩於可用的餘額系統會自動帶入與【收款
作業】相關
使用售價 依不同種類的客戶而設定不同之售價對應產品基本資料中的標準售價
售價 2~5共有五種售價可供切換
網站位址 若有輸入客戶的網站位址則按下 可直接連結至該網站
其他備註 補充欄位中不足的說明或做為某些特殊資料註記
特項功能說明
《 Alt + A 》客戶銷售分析
可以針對某一位客戶做所購買的產品購買總量購買總額的分析
輸入時段即可如 900101sim
901119(由此可知其在
900101sim901119 這期間所
購買的產品購買總量購買總
額依銷貨總額作排序)
記要
另外在此項功能中尚有一項貼心的服務按下《記要》鈕可記錄一些除了業務上以外的事
物
SMS 簡訊發送
客戶基本資料中選擇 或是在聯絡人電話後選擇 可以對該手機號碼發送 SMS 簡訊
注意使用 SMS 簡訊功能需先進行帳號開通及簡訊儲值
相關項目 出貨作業出貨退回作業出退貨資料統計訂貨作業訂貨資料統計收款作業應
收帳齡分析表應收支票應收票齡分析表
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員工基本資料
意義基本資料薪資明細聯絡電話及進銷貨中的人員代碼設定
操作方式同如 會員基本資料 設定
列印員工清冊
在員工基本資料中按《F7列印》可瀏覽並列印員工清冊
相關項目進貨作業進貨退回作業出貨作業訂貨作業報價作業員工業績統計表庫
存調整單
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其他編號設定
意義其他基本資料的輔助視窗設定一次補足以後只要開啟輔助視窗選入即可另外
也可以開啟輔助視窗時再臨時新增
1 在〈A基本資料〉選擇《5其他編號設定》
選項如圖所示
2 選擇欲設定的項目後按《Y確定》
3 詳細操作方式請參照 產品分類產品單
位設定 輔助視窗設定及選用
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
產品分類設定 產品分類設定完後只需按 F10 開啟視窗查詢而不需每次再輸入
一次此項資料在【產品基本資料】有相關聯
產品常用單位設定 產品常用單位設定完後只需按 F10 開啟視窗查詢而不需每次再
輸入一次此項資料在【產品基本資料】有相關聯
銀行基本資料設定 輸入往來銀行的基本聯絡資料此項資料在【銀行存提作業】有相
關聯
客戶分類設定 客戶分類設定完後只需按 F10 開啟視窗查詢而不需每次再輸入
一次此項資料在【客戶基本資料】有相關聯
常用片語設定 可設定常用收支及其它三種不同的常用片語此項資料在【現金
日記帳】有相關聯
倉庫編號設定 此設定適用於多倉版此項資料在【調撥作業】有相關聯
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系統參數設定
意義在使用系統前請先將貴公司的相關基本資料及系統操作等必要的環境參數設定好
以便日後在各項作業中能夠順利進行 軟體更具彈性以符合不同使用者的習慣
當您輸入完基本資料後在貨單抬頭上就會有貴公司的(公司名稱電話傳真公司地址)
顯示反之則貨單抬頭上將沒有貴公司的資料
欄位說明
1 系統參數
欄位名稱 欄位說明
廠商查詢預設索引 預設廠商基本資料中查詢索引
產品查詢預設索引 預設產品基本資料中查詢索引
會員生日警告天數 進入系統會員生日提醒的提前天數
報表預設輸出方式 若已經有連接印表機系統會自動連結
是否使用注音簡碼 若是請選擇Y反之則N
成本計算方式 共有三種計算方式可依使用者的需求去設定
是否自動切換輸入法
輸入資料時電腦會自動更改輸入法例如輸入會員姓名或產
品名稱時則電腦會自動變更為注音輸入法或者是倉頡輸入
法可方便銷售者的使用而不須再做變更輸入法的動作
統計報表列印習慣 有三種報表輸出方式可依使用者的需求去設定
產品自動編號位數 最高 14 碼 (產品編號 分類+流水號)
是否隨解析度調整字形大小 螢幕解析度該改時是否自動調整視窗大小
解析度的放大倍數 隨解析度調整字形大小時所要放大的倍數
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2 銷售前台參數 POS 銷售前台的參數設定進銷存不受影響
欄位名稱 欄位說明
銷售前檯成本開放 設定開放前台的成本權限如果不開放（不打勾）的情形下
前台作業（銷售時）不可使用與成本有關之按鍵
產品查詢預設索引 前台銷售時按 Ctrl+Enter 查詢產品的預設索引
自動開啟會員視窗 若經營型態為會員制可設定為 Y 則自動代入會員查詢視窗
代入電話區碼
銷售前檯使用《會員查詢》時會直接帶入系統參數設定的電
話區域號碼方便快速輸入
本欄空白時預設欄位是停留在客戶編號而非聯絡電話
是否使用 VIP 價 若開放使用 VIP 價則 VIP 會員購物即可以 VIP 價格購得若
不開放則 VIP 會員就如同一般的零售購物價格
是否使用會員價 若開放使用會員價則客戶可使用會員價購得若不開放則
會員只能用一般的零售價購得
銷售累積點數(元)
銷售累積點數(點)
設定銷售時要累積的點數比值 如 1 元 1 點且在【產品基本
資料】中的計算點數需要勾選才能計算點數
是否自定產品積點 若開放為 Y 則以上的點數比值自動失效積點值則取決於【產
品基本資料】中的產品積點
存量警告方式 選擇現有量低於設定的值時在銷售前台會有不同的顏色(黃
色)警示可搭配前台的即時叫貨使用
客戶電訪設天數 在前檯銷售中叫出會員資料後按【Alt+D】呼叫電訪預約時
的互動日期會以今天日期加上此欄天數為預設日期
電訪記錄保留天數 設定要保留的電訪預約記錄天數過期後自動刪除
銷售完自動列印發票 若在銷售完後要列印發票則設定Y
銷售後登入員工代號 銷售完畢必須登入員工代號用於電腦不足且多銷售人員時
必須先登入員工代號 使用銷售前台是必須先登入員工代號用於單人單銷售前台
可否銷售中更改員工代號 用於單人單銷售前台
發票剩餘幾張時警告 若設定為 5張時則在銷售前檯中當使用剩餘 5張時則電
腦便會出現警告訊息提醒使用者該準備請領發票
銷售資料刪除密碼 設定前檯刪除銷售資料的密碼
強制輸入收款金額 設定前台銷售完畢強制輸入實收現金才能結帳存檔
結帳時播放聲音 設定結帳時是否播放聲音
單筆_銷售最大數量 設定單筆銷售最大的數量
單筆_銷售最大單價 設定單筆銷售最大的單價
關閉前台之查帳功能 設定為〝Y〞時前台將無法使用查帳功能
關閉前台之交班功能 設定為〝Y〞時前台將無法使用交班功能
銷售前台禁止更改單價 若不想讓銷售員在前台更改單價則此處設定 Y
銷售前台禁止金額折扣 若不想讓銷售員在前台作金額折扣則此處設定 Y
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銷售前台禁止總計折數 若不想讓銷售員在前台作總數折扣則此處設定 Y
銷售前台禁止單筆折數 若不想讓銷售員在前台作單筆折數則此處設定 Y
銷售完自動列印(收據) 若想銷售完後自動列印收據則此處就設定 Y
毛利率高於多少(綠色)警告 前台銷售時該產品名稱會以綠色底色提醒
毛利率低於多少(紅色)警告 前台銷售時該產品名稱會以紅色底色提醒
菸酒健康捐 設定產品售價中包含的菸酒健康捐金額
3 進出貨參數
欄位名稱 欄位說明
發票稅率 5 設定 005
進出貨單是否列印金額 若選擇Y則進出貨單就會有金額而不需每次手動做更改
進出貨列印習慣 可選擇 1預視或 2直接列印
票據警告天數 進入系統提醒應付或應收票據的提前天數
進貨預設稅別 於進貨單作業的稅別中自動代入設定值空白鍵切換設定值
出貨預設稅別 於出貨單作業的稅別中自動代入設定值空白鍵切換設定值
維修預設稅別 於維修作業的稅別中自動代入設定值空白鍵切換設定值
貨單是否套表列印 設定貨單列印時是否套表
出貨成本是否顯示 此參數對於 v5 以後版本不發生作用
出貨價格策略 可設定為預設售價或上次售價二種若設定預設售價則每次
出貨電腦會自動擷取預設售價而不需再輸入一次
進貨價格策略 可設定為平均成本上次進價或最低進價三種若設定為平均
成本則每次進貨電腦會自動擷取平均成本做為進價
數量__小數位數 可決定系統中數量欄位顯示小數的位數
單價__小數位數 可決定系統中單價欄位顯示小數的位數
合計__小數位數 可決定系統中合計欄位顯示小數的位數
其他__小數位數 可決定系統中其他欄位顯示小數的位數
數字 3位一撇 設定為Y時數值顯示如「5500000」
貨單紙張寬度(mm) 設定貨單紙張的寬度(預設為中一刀 210mm)
貨單紙張高度(mm) 設定貨單紙張的高度(預設為中一刀 140mm)
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4 POS 週邊參數
欄位名稱 欄位說明
設定錢櫃連接至電腦主機的阜口或錢櫃連接至發票列印機的阜口可
按空白鍵切換選項
錢櫃連接阜 錢櫃連接至電腦【RS】rarrRS232 介面【COM】rarr型號 CR3104【PRN】
rarr列表機連接阜
錢櫃連接發票機【POS】rarr型號 CR3101【UDF】
設定價格顯示器連接至電腦主機的阜口可按空白鍵切換選項 價格顯示器連接阜
【COM】rarr型號 PD71007200 系列【WDP】rarr型號 WD304
盤點機型號 設定盤點機的型號可選擇 1 CPT-711 或 2 PT600
盤點機連接阜 設定盤點機連接至電腦主機的阜口
設定條碼列印機的型號可按空白鍵切換選項
條碼列印機型號 【Z-S300】【Z-S400】【ZEBRA】rarrZebra 廠牌型號
【CLEVER】【TTP243】rarr型號 Clever TTP243
【OTHER】rarr其他
條碼列印機連接阜 設定條碼列印機連接至電腦主機的阜口
發票列印機（兩聯式） 設定發票列印機的型號可按空白鍵切換選項
發票列印機（三聯式） 【CHN】rarr型號 PP2020【POS】rarr三聯式發票機
【WPS】rarr型號 WP-103S
收據列印機 設定收據列印機的型號可按空白鍵切換選項
條碼機連接的工作站號 若要從進貨單中列印條碼後台工作站號須與條碼機工作站號一致
註1一般電腦主機的連接阜口只有 1~2 個建議選購擴充卡以提高穩定性
2由於 POS 的相關硬體週邊繁多若有 POS 週邊設定問題請洽詢本公司
3POS 周邊均有指定型號若您所使用的非本公司指定之型號不保證其相容性
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27
第四章 進出貨
進貨
進貨作業 意義商品進貨輸入轉入產品現有量中並計算相關成本產生應付帳款
在〈C進出貨〉中選擇〈1進貨作業〉進入後所出現的是日期最近的一張進貨單據如
左圖所示
按【瀏覽】可看所有進貨單明細
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
進貨日期 系統會直接帶出當天的日期若不是當天的進貨則請自行輸入正確的進貨
日期
進貨單號 通常輸入完『進貨日期』按【Enter】鍵後系統會直接帶出『進貨單號』
預設採用進貨日期 + 流水號共 10 碼
廠商編號 按【F10】鍵開啟查詢視窗請確實輸入本公司是向哪一家廠商進貨此項資
料在【6付款作業】有相關聯
發票號碼 若此張進貨單是有稅額的則需輸入發票號碼若沒有發票則無需輸入
原始單號 可輸入廠商進貨時的原始進貨單號方便日後查帳時可直接查詢廠商的進貨
單號
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經辦人員 輸入此張進貨單是由哪位員工建檔
取用預付 從已經付給廠商的預付款中沖銷該筆帳款此項資料在【6付款作業】有相
關聯注意若取用預付所輸入的金額大於預付餘額時超出的金額將累加
到該張進貨單的未付金額
倉號 選擇進貨的倉號（倉庫）適用於多倉版
帳款日期 在【廠商基本資料】中若已有設定帳款日在此處會自動帶出帳款日期此
項資料在【6付款作業】有相關聯
稅別 在【廠商基本資料】中若已有設定稅別在此處會自動帶出其稅別或可自
行切換其他稅別的計算方式
稅前金額 進貨單中未含稅額的小計金額
已付金額 指已付給廠商的「訂金或金額」
折扣金額 廠商給予的折扣金額
未付金額 即〔稅後總額 - 已付金額 - 折扣金額〕
稅後總額 即〔稅前金額 + 營業稅〕
貨單備註 補充欄位中不足的部份或做為某些特殊資料註記
新增進貨單
步驟 1 單身建立
按 新增 鈕或 Insert 鍵出現一張新空白單據填入各項必備資料
步驟 2 建立進貨品名細項
按 鈕加入所進貨產品的項目進貨產品多樣時亦可用 一次勾選
產品編號可輸入產品編碼原廠料號產品條碼 系統會自行轉成產品編號 亦可採用條
碼閱讀機輸入鍵入單價及數量若有接條碼機可一併輸入預列印的條碼張數之後核對稅
前金額及稅後總額無誤後按存檔鍵將該筆進貨單存入
進貨單據修改
按快速鍵 Enter 或 修改 鈕若有必要再針對某一張單據作修改（或加入一筆資料）的話
可移動光棒至欲修改的單據後按 Enter 進入修改狀態後如同建立進貨單之方式建立即可
註 已付款沖帳之單據不可修改若須修改必須進行反沖帳後才能更改單據
歷史記錄
按 可將該進貨廠商所有的歷史進貨單據列出來在修改或新增的模式下按 Enter
鍵可取回再針對差異部份進行修改
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單品比價
按 可查看指定的單項產品的進退貨記錄及各廠商比價記錄該項產品的歷史進退
貨日期單價數量金額及廠商hellip等資料均會顯示出來並且將最低價與最高價之供應商
供應價格及平均成本列出來也可重新計算平均成本選擇是否將成本寫入產品或將最低價
廠商成為主供應商
產品新增
若進貨單中有新進產品時可按 新增產品進入產品基本資料新增的畫面請參照 產
品基本資料設定
庫存查詢
按 可查詢目前的庫存量避免庫存量過多的情形
條碼列印
按條碼列印可列印該筆進貨單中有輸入條碼張數的所有產品條碼
單據列印《F7》
操作方式請參照 基本功能指引
相關項目廠商基本資料產品基本資料系統參數設定應付支票付款作業
進貨退回作業
〈2進貨退回作業〉與上述〈1進貨作業〉的操作方法略同故不重述
相關項目廠商基本資料產品基本資料系統參數設定應付支票付款作業
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30
進退貨資料統計
意義可直接在此項功能表中查詢進貨及退貨的詳細情形而不必再到【1進貨作業】或【2
進貨退回作業】中個別查詢可節省使用者的時間
1 在【C進出貨】選擇【3進退貨資料統計】選項後所出現的畫面如下圖
2 可依使用者的需要去設定所要查詢的時間廠商進貨退貨已付款未付款及全部
可單獨查詢一家或者是一次查詢多家做為付款對帳單與付款作業有相關聯
列印報表可選擇進退貨資料簡表進退貨資料
明細表進退貨資料總表共三種報表
相關項目進貨作業進貨退回作業
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進貨採購建議
意義採購建議書為針對自定的需求讓系統作一庫存的統計擬定一份最精確的採購建議
書或訂購單
操作方法
1在〈C進出貨〉選擇〈4進貨採購建議〉如圖所示
2設定所欲查詢的條件後按《Y確定》即可
條件設定
查詢指定廠商現有產品庫存量lt=安全存量之品項
查詢指定廠商現有產品庫存量lt=請購點之品項
查詢指定廠商的所有產品全部列出
查詢指定廠商產品被訂購量gt=現有量之品項
查詢指定廠商產品全部訂購保留量gt0 之品項
可再設排列方式如依產品編號名稱存量價格等再選擇由排大到小或由小排到大
查詢單一廠商時廠商編號起訖部分輸入同一個編號即可或者不輸入表示要全部的資料
註
產品比價請參照【產品基本資料】中歷史進價記錄有詳細說明
若確定要列印報表則需要先勾選所需的產品編號可一次勾選單一項產品或按《全部選擇》
勾全部產品若都不需要則可按《全部不選》取消先前所勾選的產品欄位
勾選好欲列印的產品後按《列印》鍵列印報表中可選擇產品採購建議表或產品訂購單二
種報表
相關項目廠商基本資料產品基本資料 進貨作業
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調撥作業 多倉版
意義此功能只有在系統設定使用「分倉」的管理模式時才能輸入資料其用途是做不同倉
庫間貨品的調撥
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
調撥日期 通常一開始系統會先直接帶出當天的日期若不是當天的調撥則請自
行輸入正確的調撥日期
調撥單號 通常輸入完『調撥日期』按【Enter】鍵後系統會直接帶出『調撥單號』
預設採用調撥日期 + 流水號
經辦人員 輸入此張單據的經辦人員
撥出倉號 選擇是由哪一個倉庫撥出的
調入倉號 選擇要調入哪一個倉庫
貨單備註 補充欄位中不足的部份或做為某些特殊資料註記
相關項目銷售前檯產品基本資料其他編號設定進貨作業進貨退回作業
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33
報價
意義客戶下訂單或出貨前需要先做報價動作時即可利用此功能將待日後可直接轉成
訂貨單
在〈C進出貨〉選擇〈D報價作業〉進入後所出現的是日期最近的一張訂貨單據
如下圖所示
操作方式請參照 進貨作業
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
報價日期 通常系統會直接帶出當天的日期若不是當天的報價則請自行輸入正確的
報價日期
報價單號 通常輸入完『報價日期』按【Enter】鍵後系統會直接帶出『報價單號』
預設採用報價日期 + 流水號
客戶編號 請確實輸入此張報價單是出給哪個客戶可按 F10 開啟客戶選擇視窗此項
資料在〈訂貨作業〉有相關聯
交貨日期 輸入預計的交貨日期
交貨方式 預計的交貨方式可下拉選單方式選取
經辦人員 在【客戶基本資料】中若已有設定業務歸屬在此處會自動帶出業務代號
若沒有設定請自行輸入經辦業務代號
稅前金額 報價單中未含稅的小計金額
稅 別 在【客戶基本資料】中若已有設定稅別在此處會自動帶出其稅別或可自
行切換其他稅別的計算方式
稅後總額 即[稅前金額+營業稅]
折扣金額 給予客戶的折扣金額
貨單備註 補充欄位中不足的部份或做為某些特殊資料註記
軟體使用教學手冊
34
特項功能說明
歷史記錄
瀏覽該客戶的報價訂貨紀錄可開啟《F2 查詢》快速查詢某一筆資料《Ctrl+C》可以拷
背瀏覽的單據內容到目前新增的報價單中
單品歷史
查看單品的所有報價訂貨出貨的歷史記錄
庫存查詢
即時查詢該項產品的庫存量
採購建議
在報價作業時需要查看某項商品的進貨計錄時可按 查看歷史進價及各廠商比價
記錄詳細資料
轉訂貨單
確認訂貨內容同本張報價單時可按 將此張報價單直接轉成訂貨單
多選輸入
可一次勾選多項產品到報價單中加快作業速度
報價單轉 Excel 格式 選擇〈F7列印〉如圖所示按《F6轉 Excel》即可將報價單轉成 Excel 檔
相關項目客戶基本資料產品基本資料訂貨作業
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35
訂貨
訂貨作業
意義客戶不需要立即拿到商品或是目前倉庫中並無此商品存貨則就可先在此處輸入客
戶訂貨單待日後再行轉出貨
進入本功能後所出現的是日期最近的一張訂貨單據如下圖所示
按『瀏覽』可瀏覽所有的訂貨單據詳細操作方式請參考 報價作業
若訂單未轉出貨每次進入系統時會先顯示【未交貨訂單資料提示】
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36
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
訂貨日期 通常系統會先直接帶出當天的日期若不是當天的訂貨則請自行輸入
正確的訂貨日期
訂貨單號 通常輸入完『訂貨日期』按【Enter】鍵後系統會直接帶出『訂貨單號』
預設採用訂貨日期 + 流水號
客戶編號 請確實輸入本張訂單是由哪一家客戶所訂此項資料在【出貨作業】裡
有相關聯
交貨日期 輸入預計出貨的日期
交貨方式 預計的交貨方式可下拉選單方式選取請確實輸入
經辦人員 在【客戶基本資料】中若已有設定業務歸屬在此處會自動帶出業務代
號若沒有設定請自行輸入經辦業務代號
倉號 輸入預計是由哪一個倉庫出貨此功能僅用於多倉版
來源單號 輸入這張訂貨單是以哪一張報價單號內容為依據可按【F10】開啟快速
查詢視窗直接挑選報價單號及產品明細
稅前金額 報價單中未含稅的小計金額
稅 別 在【客戶基本資料】中若已有設定稅別在此處會自動帶出其稅別或
可自行切換其他稅別的計算方式
稅後總額 即[稅前金額+營業稅]
折扣金額 給予客戶的折扣金額
預收金額 輸入向客戶預收的貨款金額
未收金額 即﹝稅後總額－預收金額﹞
貨單備註 補充欄位中不足的部份或做為某些特殊資料註記
特項功能說明
歷史單據轉入訂單
直接將過去的報價單或訂貨單據內容明細轉入到目前新增的訂貨單中
操作方法
1在【來源單號】的欄位按《F10》開啟轉入單據瀏覽視窗
2以滑鼠或鍵盤uarrdarr鍵挑選要轉入的單據後按《Enter》
3勾選要轉入的品項後按《Y確定轉入》即可
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37
轉出貨單
確認出貨內容同本張訂單時可按 可將此張訂單直接轉成出貨單
訂貨單轉 Excel 格式 選擇〈F7列印〉如右圖所示按《F6轉 Excel》即可
相關項目客戶基本資料產品基本資料報價作業出貨作業
訂貨資料統計 意義查詢客戶訂貨及交貨情況 可依使用者的需要去設定所查詢時間客戶交貨日期已交貨未交貨及全部可單獨查詢一家或
者是一次查詢多家做為客戶訂貨交貨的依據
操作方式同進退貨資料統計
相關項目客戶基本資料產品基本資料出貨作業訂貨作業
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38
出貨
出貨作業
意義商品出貨輸入存檔以便查詢送貨量與應收客戶帳款
進入本功能後所出現的是日期最近的一張出貨單據如下圖所示
操作方法請參照 基本功能指引
按『瀏覽』可瀏覽所有的出貨單據
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39
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
出貨日期 通常系統會直接帶出當天的日期若不是當天的出貨則請自行輸入正確
的出貨日期
出貨單號 通常輸入完『出貨日期』按【Enter】鍵後系統會直接帶出『出貨單號』
預設採用出貨日期 + 流水號
客戶編號 請確實輸入本公司是出貨給哪一家客戶此項資料在【收款作業】中有相
關聯
發票號碼 若此張出貨單是有稅額的則需輸入發票號碼若沒有發票則無需輸入
交貨方式 可以下拉選單方式選取請確實輸入
業務人員
在【客戶基本資料】中若已有設定業務規屬在此處會自動帶出業務代號
若沒有設定請自行輸入經辦業務代號此項資料在【員工業績統計表】
有相關聯
訂單號碼 由訂貨單中轉至出貨單的訂單號碼在訂單作業中有詳細的說明
取用預收 對於有預收貨款的客戶直接從預收的金額中支付本筆貨款
倉號 可設定是由哪個倉庫出貨僅限用於多倉版
帳款日期 在【客戶基本資料】中若已有設定帳款日期在此處會自動帶出帳款日期
此項資料在【收款作業】有相關聯
稅前金額 出貨單中未含稅額的小計金額
稅別 在【客戶基本資料】中若已有設定稅別在此處會自動帶出其稅別或可
自行切換其他稅別的計算方式
稅後總額 即〔稅前金額 + 營業稅〕
折扣金額 給予客戶的折扣金額
已收金額 指已向客戶收的「訂金或金額」
未收金額 即〔稅後總額 - 已收金額 - 折扣金額〕
貨單備註 補充欄位中不足的部份或做為某些特殊資料註記
特項功能說明
歷史記錄 《Alt＋4》
按 可將該出貨客戶所有的歷史出貨單據列出來在修改或新增的模式下按 Enter 鍵可
取回再針對差異部份進行修改
單品歷史 《Alt＋5》
按 可針對指定的單項產品的將其出貨記錄列出來在此不分客戶可供比價用
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40
進貨記錄 《Alt＋6》
按 可針對指定的單項產品的進貨記錄可避免出貨的金額低於進貨金額
庫存查詢 《Alt＋7》
按 可查詢各倉庫的庫存量避免無貨可出的情形
多選輸入
可一次勾選多項產品到報價單中加快作業速度
SMS 簡訊發送
可發送簡訊通知該客戶
相關項目客戶基本資料產品基本資料系統參數設定出退貨資料統計應收支票已過期支票
收款作業庫存月銷耗報表盤點作業
出貨退回作業 【8出貨退回作業】與【7出貨作業】的操作方法略同故不重述
相關項目 客戶基本資料產品基本資料系統參數設定出退貨資料統計 應收支票已過期支
票收款作業庫存月銷耗報表盤點作業
出退貨資料統計 意義可直接在此項功能表中查詢出貨及出貨退回的詳細情形而不必再到【7出貨作業】或【8出
貨退回作業】中個別查詢可節省使用者的時間
可依使用者的需要去設定所查詢時間客戶出貨退貨已收款未收款及全部可單獨查詢一家
或者是一次查詢多家做為收款對帳單與收款作業有相關聯
相關項目 出貨作業出貨退回作業
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第五章 帳務管理 會計
付款作業
意義此功能是用來記錄付款作業的日期廠商支付類別及沖帳金額以備日後查核
當公司進貨後要付款時則需到此處建立新的付款作業
操作方法
1《新增》依序輸入付款日期登錄人員廠商編號帳款日期後按下【S查詢】會列
出該廠商在帳款日期區間內未付款的單據
註(1)請務必輸入付款廠商否則可能導致查詢不到未付帳款單據
(2)此處帳款日期是指進貨單中的帳款日期若您不確定帳款日期區間可空白不輸入直
接按下【S查詢】會列出所有的未付款單據
2勾選要沖銷的單據並輸入付款的現金金額票據金額等《存檔》即可
註若一筆貨款並非一次沖銷完畢則先在【沖帳金額】的欄位輸入此次要沖帳的金額後再
將該筆單據打勾即可
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42
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
付款日期 系統預設使用當天日期若不是當天日期可自行輸入付款日期
付款單號 通常輸入完付款日期後按【Enter】鍵後系統會直接帶出付款單號預設採
用付款日期+流水號
登錄人員 輸入該筆資料的登錄人員
廠商編號 可按 F10 開啟快速查詢視窗選擇所需的廠商編號
帳款日期 輸入欲查詢的帳款日期區間此處帳款日期是以出貨單中的帳款日期為依據
應付總額 該家廠商在查詢的帳款日期區間中應付帳款總金額
現金金額 輸入付款的現金金額若此筆帳款不是由現金支付則此欄位不需輸入
票據金額 輸入開立支票的金額若此筆帳款不是由支票支付則此欄位不需輸入
其他折讓 輸入折讓的金額
取用預付 取用預付餘額中的金額來沖銷必須在預付餘額欄位中有金額才能做此功
能
累入預付 可預先付一筆帳款分多次沖銷預付的金額則輸入在此處
預付餘額 預付金額中尚可沖帳的餘額
沖帳合計 可用滑鼠勾選欲沖銷的單據號碼系統會自動將總金額統計出來若此次付
款金額與欲沖帳合計金額不符則存檔時系統會出現警示
備註 補充上述欄位中所不足的資料
其他操作說明請參照 基本功能指引
相關項目 廠商基本資料產品基本資料系統參數設定進貨作業進貨退回作業
進退貨資料統計應付支票已過期支票
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43
現金日記帳
意義是對於公司每日現金收支流向的資料管理
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
日期 系統預設為當天的日期及時間 若不是可另行輸入
項目科目 輸入收支的會計科目例如水電費郵電費文具費等等亦可按 F10
或快擊滑鼠二下即可開啟選擇視窗
類別 可選擇支出或收入二種
金額 輸入收入或支出的金額
摘要 可更詳細記錄每筆帳目資金流向的明細和用途當此欄有輸入明細時存
檔後在畫面右邊「註」的框框會有ˇ
註項目科目按 F10 或快擊滑鼠二下可開啟選擇視窗自建較常使用的會計科目片語如
此一來以後輸入現金科目時只需點選即可而不必再另外輸入片語節省操作時間
相關項目其它編號設定
銀行存提作業
意義記錄公司與往來銀行的帳戶情形方便日後帳戶管理
進入後畫面如
做圖所示
畫面左半部是
銀行帳戶瀏
覽右半部是帳
戶存提資料瀏
覽
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44
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
安全餘額 此銀行帳戶的安全餘額此欄與〈銀行基本資料設定〉有相關聯
現在餘額 目前此銀行帳戶中的實際餘額
存提日期 系統預設為當天的日期及時間 若不是可另行輸入
存提單號 通常輸入完存提日期後按【Enter】鍵後系統會直接帶出存提單號預設採
用存提日期+流水號
金額 輸入存提的金額
存提類別 選擇存提的類別有存款支票存款提款及支票付款四種
支票號碼 輸入存提的支票號碼若不是由支票存提則此欄位不需輸入
餘額 建立此存提單時銀行帳戶中所剩餘的可用餘額
其他備註 補充上述欄位中所不足的資料
註在應收(付)支票中所有由此帳戶所開出兌現後的支票金額皆會自動轉入此處
其他操作說明請參照 基本功能指引
重新計算帳戶餘額
若有新增或修改存提單時按下 即可更新該銀行帳戶的現在餘額更便利於隨
時掌握各銀行帳戶中的可動用金額
相關項目 其他編號設定應付支票應收支票
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（收）款作業
意義此功能是用來記錄收款作業的日期客戶收款明細及沖帳金額以備日後查核
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
收款日期 系統預設使用當天日期若不是當天日期可自行輸入收款日期
收款單號 通常輸入完收款日期後按【Enter】鍵後系統會直接帶出收款單號預設採
用收款日期+流水號
登錄人員 輸入該筆資料的登錄人員
客戶編號 可按 F10 開啟快速查詢視窗選擇所需的客戶編號
帳款日期 輸入欲查詢的帳款日期區間
應收總額 該家廠商在查詢的帳款日期區間中應收帳款總金額
現金金額 輸入收款的現金金額若此筆帳款不是由現金收入則此欄位不需輸入
票據金額 輸入收款支票的金額若此筆帳款不是由支票收入則此欄位不需輸入
其他折讓 輸入折讓的金額
取用預收 取用預收餘額中的金額來沖銷必須在預收餘額欄位中有金額才能做此功
能
累入預收 可預先收一筆帳款分多次沖銷預收的金額則輸入在此處
預收餘額 預收金額中尚可沖帳的餘額
沖帳合計 可用滑鼠勾選欲沖銷的單據號碼系統會自動將總金額統計出來若此次收
款金額與欲沖帳合計金額不符則存檔時系統會出現警示
備註 補充上述欄位中所不足的資料
相關項目出貨作業客戶基本資料出貨退回作業應收支票
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應（付）帳齡分析表
意義此分析表是用來顯示尚未付清給各個廠商的應付帳款其帳齡分佈在各個設定期間的
統計數據
圖片左邊的日期區間可依使用者的統計習慣去設定設
定好後只需按【設定為預設值】鍵則每次進入系統時
依此設定統計
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
開始廠商 可按 F10 開啟快速查詢視窗選擇欲查詢的開始廠商編號
結束廠商 可按 F10 開啟快速查詢視窗選擇欲查詢的結束廠商編號
帳齡種類 可選擇 1帳款日期或 2銷貨日期二種
報表標題 可選擇 3天數或 4日期二種為報表標題
結束日期 系統會自動帶出當天日期若不是可自行輸入欲查詢的結束日期
相關項目廠商基本資料進貨作業進貨退回作業進退貨資料統計表付款作業
應（收）帳齡分析表
意義此分析表是用來顯示各個客戶尚未付清的應收帳款其帳齡分佈在各個設定期間的統
計數據
操作方式請參照 應（付）帳齡分析表
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
開始客戶 可按 F10 開啟快速查詢視窗選擇欲查詢的開始客戶編號
結束客戶 可按 F10 開啟快速查詢視窗選擇欲查詢的結束客戶編號
帳齡種類 可選擇 1帳款日期或 2銷貨日期二種
報表標題 可選擇 3天數或 4日期二種為報表標題
結束日期 系統會自動帶出當天日期若不是可自行輸入欲查詢的結束日期
相關項目客戶基本資料出貨作業出貨退回作業出退貨資料統計表收款作業
軟體使用教學手冊
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應收帳款
意義用來顯示某段時間內應收帳款的彙總資料報表
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
帳款種類 可選擇依 1客戶別或 2業務別做為應收帳款報表的依據
帳款日期區間 輸入欲查詢的起迄日期
統計客戶區間 可按 F10 開啟快速查詢視窗輸入欲查詢的客戶編號
統計業務區間 輸入欲查詢的業務編號
報表種類 可自行選擇共有明細表簡要表及應收總表三種報表
是否含前期未
收款之明細
若所查詢的日期區間之前仍有尚未收取的款項則可在此欄位中打ˇ就
可顯示前期未收款之明細
相關項目客戶基本資料產品基本資料員工基本資料出貨作業出貨退回作業出退
貨資料統計表
應付帳款
意義用來顯示某段時間內應付帳款的彙總資料報表
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
帳款種類 可選擇依 1廠商別或 2經辦人員別做為應付帳款報表的依據
帳款日期區間 輸入欲查詢的起迄日期
統計廠商區間 可按 F10 開啟快速查詢視窗輸入欲查詢的廠商編號
統計經辦區間 輸入欲查詢的經辦人員編號
報表種類 可自行選擇共有明細表簡要表及應收總表三種報表
是否含前期未
付款之明細
若所查詢的日期區間之前仍有尚未付清的款項則可在此欄位中打ˇ就
可顯示前期未付款之明細
相關項目廠商基本資料產品基本資料員工基本資料進貨作業進貨退回作業進退
貨資料統計
軟體使用教學手冊
48
票據
應(付)支票
意義可沖銷應付帳款中所有由支票給付的記錄節省會計人員作帳以便查詢核對廠商的
帳款
進入本功能後出現所有應付票據資料視窗以票據到期天數作為循序排列條件
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
開票日期 系統預設使用當天日期若不是當天日期可自行輸入開票日期
支票類別 支票的種類此處為應付支票
支票號碼 開立支票上的號碼
支票金額 開立支票上的金額
來源單號 輸入這張支票是要沖銷哪一張【付款作業】中的進貨單號
廠商編號 可按 F10 或 鍵開啟快速查詢視窗選擇所需的廠商編號
廠商名稱 廠商編號選定後會自動帶出該廠商名稱
到期日期 開立支票上的到期日期
兌現日期 這張支票預計何時會兌現的( 因有時票據的交換需時 1~3 個工作天金額
才能真正入帳)
票據狀態 目前票據的狀態有未兌兌現退票作廢領取及其他共六種
開票銀行 選取開立的支票銀行 若尚未設定請至【其他編號設定】中的銀行基本資料設定
銀行名稱 開票銀行選定後會自動帶出該銀行名稱
其他備註 補充上述欄位所未提到的
未兌支票總額 系統會自動統計所有未兌現的支票張數及總額
其它說明
支票簽回單
點選《列印》即可列印支
票簽回單若要更改表單
字頭字尾請參照 按鍵說
明
相關項目進貨作業已
過期支票付款作業
軟體使用教學手冊
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應(收)支票
意義可沖銷應收帳款中所有由支票收款的記錄以查核客戶的帳款
進入本功能後出現所有應收票據資料視窗以票據到期天數作為循序排列條件
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
收票日期 系統預設使用當天日期若不是當天日期可自行輸入收票日期
支票類別 支票的種類此處為應收支票
支票號碼 應收票據上的支票號碼
支票金額 應收支票上的金額
來源單號 輸入這張支票是要沖銷哪一張【收款作業】中的出貨單號
客戶編號 可按 F10 或 鍵開啟快速查詢視窗選擇所需的客戶編號
客戶名稱 客戶編號選定後會自動帶出該客戶名稱
到期日期 應收支票上的到期日期
兌現日期 這張支票預計何時會兌現的 (因有時票據的交換需時 1~3 個工作天金額才
能真正入帳)
票據狀態 目前票據的狀態有未兌兌現 託收轉讓退票票貼及其他共七種
開票銀行 應收票據上開立支票銀行的帳號
開票銀行 應收票據上開立支票銀行的名稱
託收銀行 選取開立的支票銀行 若尚未設定請至【其他編號設定】中的銀行基本資料
設定
託收銀行 開票銀行選定後會自動帶出該銀行名稱
其他備註 補充上述欄位尚未提到的
其他操作方式與應付支票作業相同
相關項目 出貨作業收款作業已過期支票
軟體使用教學手冊
50
已過期支票
意義所有已過期的支票皆會轉入此視窗方便會計人員查詢核對
過期支票瀏覽列出所有過期支票（應收應付）可依需求排列如名稱開票日期兌
現日期銀行hellip等（本功能為整合上述rdquo應付rdquordquo應收rdquo二項支票作業所產生的資料
對照表）
註此處只能做查詢的動作並不能做新增或修改的動作
相關項目 應付支票應收支票
應(收)票批次兌現
意義可一次將單張或多張應收票據轉兌現並將兌現的支票轉入已過期支票中
按鍵說明
欄位名稱 欄位說明
全選 將所列出的支票全部選擇為要兌現的狀態
全不選 將所列出的支票全部選擇為要非兌現的狀態
兌現轉入過期支票 將已選擇的支票轉成兌現狀態並將支票轉入過期支票中
相關項目應收支票銀行存提作業
應(付)票批次兌現
意義可一次將單張或多張應付票據轉兌現並將兌現的支票轉入過期支票中
操作方式請參照 應(收)票據批次兌現
相關項目應付支票銀行存提作業
軟體使用教學手冊
51
應收票齡分析表
意義此分析表是用來顯示已收未兌現的應收支票其帳齡分佈在各個設定期間的統計數據
圖片左邊的日期區間可依使用者的喜好去設定設定
好後只需按【設定為預設值】鍵則每次進入系統時
依此設定統計
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
開始客戶 可按 F10 開啟快速查詢視窗選擇欲查詢的開始客戶編號
結束客戶 可按 F10 開啟快速查詢視窗選擇欲查詢的結束客戶編號
報表標題 可選擇 1天數或 2日期二種為報表標題
結束到期日 系統會自動帶出當天日期若不是可自行輸入欲查詢的結束日期
相關項目應收支票
應付票齡分析表
意義此分析表是用來顯示開立給各個廠商的未兌現應付支票其票齡分佈在各個設定期間
的統計數據
操作方式請參照 應收票齡分析表
相關項目應付支票
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52
第六章 庫存管理
期初開帳程序
1進貨
第一次使用時本系統時將基本資料建立完成後首先利用【進貨作業】將所有產品均做首
次進貨並且將已付款的進貨單據沖銷
註亦可利用庫存調整單將所有產品數量及成本鍵入或者利用盤點作業進行盤點後將盤點
量轉入現有量必須要注意的是若您選擇使用盤點轉入的方式系統將無法自動抓取產品成
本
2由產品基本資料中作期初開帳
至產品基本資料中按(Alt+F 鍵)將可以產生庫存的
期初開帳資料
按《確定》後將自動轉入期初
庫存日消耗異動表
意義驗證庫存量的正確性且可以將驗證後的正確量寫入現有量
(1) 當日消耗表列出查詢日期當天的庫存數量
變動情況用來驗證庫存量的正確性
(2) 逐日銷耗表列出前一次結轉日至查詢日期
當天的庫存數量變動情形用來驗證庫存量
的正確性另可將計算後的實際現有量寫入
帳面量(產品基本資料中的現有量)
軟體使用教學手冊
53
庫存月消耗異動表
報表意義列出查詢當月份的庫存數量變動情形用來驗證庫存量的正確性另可將計算
後的實際現有量寫入帳面量(產品基本資料中的現有量)並作轉入產生下月期
初量
使用時機每月底結束營業後或每月初開始營業前
操作方式
1)檢視庫存月銷耗表上的異動資料及現有量是否均正確當計算後存量與目前帳面存
量不符時會以黃色警示
2)確認無誤後按下 出現如下視窗再次確認
注意產品基本資料中的現有量將會被庫存月銷
耗 表 中 的 現 有 量 取 代因 此 請 謹 慎 使 用 結 轉 功 能
C)若產品進出異動量不正確請利用庫存調整單
做調整後重新執行步驟 A)~ B)
後記
庫存量又有問題了 怎麼都跟架上物品不符 相信大多數人都有這樣的心聲
很多使用者的觀念上總是認為庫存只要交給電腦來管理庫存量一定準確殊不知電腦軟體
有可能發生不可預期的結果(程式暇疵或使用中突然的斷電當機)或是產品管理不當導致失
竊或是破損或是產品擺設到不正確的位置都有可能使得電腦中的庫存量異常所以在庫存管
理中盤點變成了一項非常重要的工作
軟體使用教學手冊
54
庫存調整單
意義當帳上的庫存量與實際庫存盤點的結果不符時即可利用此功能來調整帳上的庫存量
及成本
在〈C進出貨〉選擇【C
庫存調整單】如圖可
按《新增》《修改》
《查詢》或《刪除》鈕
更動關於調整庫存的相
關資料
按《瀏覽》進入庫存調整
單據瀏覽
操作方法
庫存調整單中的「數量」欄位應輸入實際庫存量與帳面現有量的差異量
作庫存調整時若目前某產品在系統中的現有量為 10 個但實際上賣場中只剩 8個則在
數量的欄位中輸入-2即可將系統中的現有量調整為 8個
若使用者無進貨作業的動作卻想要統計出產品的銷售成本及利潤可直接在此處輸入產
品的成本或覺得目前系統中的平均成本不正確亦可自行修改
註盤點作業中若有盤差或盤盈時會自動產生一張盤點調整單
其他操作方式請參考基本操作方法
相關項目產品基本資料盤點作業
軟體使用教學手冊
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盤點作業
意義盤點各倉的庫存量以便管理可避免庫存太多或不足節省公司無謂的支出
有關庫存量的準確性一直為各行各業及門市經營管理者所困擾即使使用電腦軟體一樣產生
庫存量不準確的情事皆因方法錯誤或關念的偏差導致
在庫存做盤點前有些前置工作若準備充足則可收事半功倍之致
A盤點的前置工作
1 貨架上物品的擺設是否整齊乾淨
2 貨架的分類是否明確並且標示清楚
3 待進貨瑕疵物品異常品是否與陳列區清楚區分
4 人員的物品熟悉度及教育訓練是否充足
B盤點實施要點
1 全面盤點(期初期末盤點)或循環盤點
2 盤點的開始時間及預計結束時點
3 人員編組及人力分派
4 列印盤點單(可利用盤點機)
5 盤點機轉入或人工鍵入盤點數量
6 列印盤點報告單(盤盈盤損表)
C檢討此次盤點作業及問題研究
在【F系統支援】選擇【盤點作業】的選項會出現最近一張單據
操作方法
1由盤點機盤點
新增一張盤點單將盤點量輸
入盤點機再按
鍵直接將盤
點機中的資料傳送到系統
中按下 鍵即
可完成盤點作業
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2由人工手動盤點
A)新增一張盤點單按《A盤點產品轉入》鍵選擇欲盤點的產品編號可依全部產品廠
商產品類別儲放位置產品編號及庫存數量共六種選擇方式選擇所需的產品或者用
《新增明細》的方式輸入要盤點的品項接著按下《F3存檔》
B)按下《F7列印》報表選擇為「盤點單」列印出盤點單由人工盤點並將盤點量寫在盤點
單上
C)進入盤點作業點選《修改》將盤點量輸入系統中按下《存檔》後再按《轉入現有量》
鍵即可完成盤點作業
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
盤點日期 系統預設使用當天日期若不是當天日期可自行輸入盤點日期及時間
盤點單號 通常輸入完盤點日期後按【Enter】鍵後系統會直接帶出盤點單號預設
盤點人員 輸入該筆資料的盤點人員
盤點備註 補充欄位中所不足的資料
盤點倉號 選擇欲盤點的倉號 (多倉版)
《 Alt+A 》盤點產品轉入
按 可針對特定部份產品或廠商選取所需
的盤點商品
1先選擇轉入依據
2輸入起始編號及結束編號
3按下《Y確定》便可將符合條件的產品加入到盤點單中
《 Alt+B 》盤點機輸入
按 可先由盤點機盤點再直接
將盤點機中的資料傳輸到系統中可節省再輸入一
遍的時間
轉入現有量
當盤點完後且已經將盤點數量輸入至系統中後此時可按 鍵將盤點量轉入現有量
且同時在【庫存調整單】產生一張盤盈盤虧單即可完成盤點作業
相關項目產品基本資料員工基本資料庫存調整單
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第七章 系統支援
密碼設定
意義本設定首重資料保全功能系統依使用者名稱及密碼選擇性的開放系統功能可確
保資料的隱密性預防一些重要資料外流而設定通行密碼可依特定人員使用密碼才能執
行
進入時需輸入您的使用者密碼才有權限進入密碼設定中去新
增或是修改此設計目的在於防止管理者離開時他人趁機擅自
修改帳號權限
新增 增加完使用者名稱及密
碼後再設定使用功能明細（打
ˇ者為開放本項功能）
成本顯示若沒有打ˇ則該使
用者進入後台時基本資料的產
品欄位成本相關欄位則不顯示
備份作業
意義將所有資料另存一份應注意不要備份在同一部硬碟（以免硬碟實體損壞）同時為
保障資料安全應自訂備份期間如每週三六各一次
選定備份的目錄位置按下《開始備份》
鍵後即可完成備份作業
建議您在備份的檔案名稱 Data 後再加上
備份日期以避免備份資料太多產生混淆
註選擇備份路徑時需注意資料夾的名稱
應避免為空白或包含特殊符號如
gtlt$hellip等
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資料重整
意義當系統在操作途中因發生停電不正常關機或硬體發生故障而故造成系統資料中異常
現象導致資料毀損可利用本功能做一資料維護
注意執行資料重整時務必讓其他工
作站或前後台離線
編碼更改
意義因本系統中所有基本資料的編號只要存檔後就不能做修改的動作故在此設立一
個修改編號的程式
註因為基本資料中的編號會跟進銷貨產生連動關係為保持舊有歷史資料的正確性所以
更改編號時須在此更改以保持資料的完整若您要修改基本資料時請先到【2備份作業】
做資料備份的動作避免系統在編修的過程中發生停電或不明原因當機而造成資料流失
操作方法
1選擇欲修改的編號之資料
庫有客戶廠商產品員
工及產品類別資料檔共 5種供
選擇
2用滑鼠或按 F10 在原編號的
欄位上選擇欲更改的編號
3直接在新編號的欄位上輸入
新的編號
4按下《確定更改》鍵即可
完成編號更改的動作
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59
系統顏色修改
意義覺得系統中預設的顏色不喜歡嗎想自創風格時可利用本功能修改畫面使用者可依
個人喜好修改使用的畫面其中必須注意的是修改畫面確定後按 Y 儲存設定 要先
離開本系統再重新進入本系統才能生效
若欲更換背景圖片圖
片格式可
為jpggifbmphellip
等檔案格式
改亂了可按系統預設
值變回原來樣式
行事曆管理
意義經常忘東忘西的寫在紙條上麻煩又不容易找利用本功能吧啟動系統時會提醒哦
操作方法
1 點選《新增》後輸
入事件日期時
間對象地點
事由事項的欄位
可註記細節事項
2 勾選事件提醒方
式若沒勾選便不
會出現提醒的訊
息
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名片簿管理
意義可將重要的電話或經常聯絡朋友記錄在此容易找尋又不會丟可分類還有多項
詳細資料欄位可供利用
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
名片分類 可點選 開啟客戶分類的快選視窗
電子信箱 若有輸入 E-Mail 帳號則按下 可直接連結至 Outlook 發送信件
其他備註 補充欄位中不足的說明或做為某些特殊資料註記
選擇發送簡訊功能時可自動帶入行動電話號碼
操作方法請參照 基本操作方法
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產品停用啟用處理
意義將產品基本資料中已經停產或停售長時間不使用的產品資料作停用處理可加快搜
尋的速度也增加盤點補貨等工作的效率若日後進貨時新進產品的條碼與停用產品
條碼相同時系統會出現警告訊息可直接將產品恢復續用
操作方法
1 產品停用
A)將欲停用的產品打勾勾選的品項會列在右上方的挑選清單列中確認後點選《停用》
停用的產品會列在下方的〈停售或停用之品項〉中
B)直接在產品基本資料中刪除的品項也會自動被系統列到停用產品中喔~
2 產品啟用
在欲恢復續用的產品上按一下滑鼠右鍵選擇《Y產品續用恢復》確認後該筆資料會
回復到產品基本資料中恢復續用的產品庫存量售價成本等均會歸零若要查看過去
的歷史進貨紀錄及銷貨分析請利用〈歷價〉及〈分析〉的功能
相關項目產品基本資料
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產品成本重算
意義若於系統使用時發生停電或當機或硬體故障情形而造成平均成本有異常之情形可
利用此作業將平均成本重算
可選擇年或指定月份計算確
定無誤時可利用寫入功能將
目前平均成本更新
若平均成本重算後有發生的情形則執行《W將計算之平均成本寫入》後必須利用 資
料偵錯 功能將異常的產品資料修復接著再到產品基本資料中利用〈歷價〉重新寫入成本
相關項目產品基本資料資料偵錯
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資料偵錯
意義藉由資料偵錯系統來偵測錯誤的資料再加以修復是屬於軟體異常控管的一項重要功
能有如 Windows 中的磁碟偵錯功能
操作方法
選擇客戶資料檢測編號是否重 覆及累積點數預收金額數值溢位等異常檢測
選擇銷貨資料檢測編號是否重覆及小計金額銷貨成本數值溢位等異常檢測且可將銷
貨成本以目前平均成本置換但此項功能需在已驗證過產品資料且無異常的情況下才能進
行
選擇廠商資料檢測編號是否重 覆及異常資料偵錯
選擇產品資料檢測編號是否重 覆及最近進價平均成本及售價數值溢位等異常檢測
選擇進貨資料檢測編號是否重覆及異常資料偵錯
選擇訂貨資料則會重新計算產品檔中的被訂購量
選擇倉庫資料重新分析產品檔及倉庫檔中的庫存關聯結構並自動將錯誤修復
以上各個資料檔檢測後若有異常情形出現只需按《自動修復錯誤》鍵即可完成資料偵錯
修復的動作
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用戶使用記錄
意義可記錄各用戶進入系統的日期及時間及使用哪個功能表做哪些動作避免在多人
使用狀況下無法查到資料修改或刪除是由何人做的
流量統計
依據系統登入用戶別統計各動作的操作次數
在桌面上建立捷徑
意義當桌面上安裝的捷徑不小心刪除或在一開始安裝軟體時沒有建立捷徑皆可利用此功
能輕鬆在桌面上重新建立捷徑再也不用擔心找不到執行路徑
操作方式
1輸入前台工作站號若是單機版則不需輸入
2直接點選《1建立後台管理捷徑》或《2建
立 POS 前台捷徑》就會在桌面上自動建立捷徑
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備份還原
意義當您發現銷售前台進入後出現錯誤代碼或存檔後交易紀錄無法存入時代表銷售資料
庫已經遭受毀損備份還原能夠幫助您將資料還原到您最後一次做備份的狀態
1 請先將執行資料備份並記下您的備份目錄位置操作方式請參照 備份作業
2 請放入安裝光碟重新安裝或至我們的網站 wwwhiposcomtw 下載試用版本（切記版
本必須相同）
註請確定所有工作站或前台均已離線且無其他軟體正在執行
無需移除原本的軟體直接執行安裝即可
3 請至[開始][程式集][叡鴻 Hipos 軟體系列]點選[備份還原]或至電腦中的 csalewin 中
點選 備份還原exe 如圖所示選取您的備份目錄位置後點選《S開始還原》即可
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第八章 附件 其他技術支援
報表格式修改
利用 HiPOS 軟體中的報表系統工具可以自行修改報表的格式
系統工具的開啟方式
1《開始》rarr《程式集》rarr《叡鴻 HiPOS 軟體系列》rarr《報表系統工具》
2到電腦 csalewin 資料夾中將〈系統工具exe〉點滑鼠左鍵兩下開啟
自訂列印紙張大小
開啟系統工具後選擇要修改列印格式的報表後將紙張規格分別填入高度寬度上邊界
左邊界即可
例如原本是 A4(290210mm)格式要改
成列印中一刀格式直接修改高度
140寬度 210 就可以囉~
修改報表內容
1開啟系統工具後先選擇要修改的報表再按《修改報表》
2若要修改報表內容的位置以滑鼠圈選要移動的範圍後以larruarrdarrrarr移動或直接以滑鼠拖
曳至您預定的位置即可
3若要修改或增加文
字則先點選 報表控
制項工具列 上的
一下接著點一下要
修改的文字或要新增
文字的位置即可編
輯文字
4修改完成後點選
左上角的《檔案》rarr
《儲存》
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自訂瀏覽視窗表格樣式
意義因為使用者的螢幕大小及解析度設定的不同在瀏覽視窗中難免發生表格橫向欄位太
大或太小導致於查看資料時的不方便HiPOS 提供了自訂表格樣式的功能讓使用者調整好
欄位後可以存檔方便日後查看
操作方法
1將滑鼠移動到要調整的欄位框上會出現 符號以滑
鼠拖曳即可調整欄位大小
2調整好後如圖在內容的任一位置上按一下滑鼠右鍵選擇《儲存表格樣式》若是儲
存後不滿意可以選擇《恢復預設值》
滑鼠右鍵功能選單
意義建立資料時若已經有其他檔案格式的資料存在方便
複製貼到 HiPOS 軟體中
在 HiPOS 軟體中當欄位為可編修狀態下時可以按一下滑鼠
右鍵便能呼叫功能選單(複製貼上剪下)
看完了使用手冊仍然無法解決您的問題嗎本公司提供了多元的諮詢管道
本公司網站技術支援httpwwwhiposcomtw 文件知識庫
電話諮詢07-7030898
傳真專線07-7032066
E ndash Mail Servicehiposcomtw
公司地址高雄縣鳳山市 830 埤北路 81 號
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庫存管理
基本庫存管理功能操作說明
標準作業流程
產品現有數量
產品基本資料中的現有數量欄位系統會自動依照進貨及銷貨統計並隨時更新產品現有量
因此為了保持現有量的正確性及產品成本的準確度請勿直接從產品基本資料的現有數量欄
位修改現有量
進貨作業
進貨時確實輸入正確的進貨量要留意進貨單位是否正確進貨及進貨退回時產品的庫存
量都會自動增減
庫存調整單(HiPOS-Light 版無此功能)
（一）使用時機
1 某產品的數量因毀損失竊hellip等非進貨及銷售而短缺或增加導致需要調整產品的現
有量時
2 由盤點作業中執行盤點量轉入現有量時若有差異量系統會自動產生一張庫存調整
單
（二）操作方式
1 進入【C進出貨】 rarr 【庫存調整單】
2 點選 【新增】rarr輸入日期單號經辦人員備註
3 點選 【新增明細】 rarr輸入【產品代號】
4 輸入【數量】是指實際數量與產品現有量的差異量例如 A產品實際量為 10 個產品
基本資料中的現有量為 8個兩者的差異量為 10－8＝+2數量的欄位輸入 2若 B產
品的實際數量為 15 個產品基本資料中的現有量為 20 個則差異量為 15－20＝-5
數量的欄位便輸入-5
5 點選【存檔】後產品現有量便會隨著調整
（三）附註
HiPOS-Light 版若平時發現產品數量有錯誤請直接利用【盤點作業】的轉入現有量功
能來調整產品的現有量
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庫存日消耗表
（一）當日消耗表列出查詢日期當天的庫存數量變動情況用來驗證庫存量的正確性
（二）逐日消耗表列出前一次結轉日至查詢日期當天的庫存數量變動情形用來驗證庫存
量的正確性另可將計算後的存量寫入帳面量(產品基本資料中的現有量)
（三）使用時機每日營業結束利用庫存逐日銷耗表檢驗庫存正確性
庫存月消耗表
（一）報表意義列出查詢當月份的庫存數量變動情形用來驗證庫存量的正確性另可將
計算後的實際現有量寫入帳面量(產品基本資料中的現有量)並轉入產生下月期初量
（二）使用時機每月底結束營業後或每月初開始營業前
（三）操作方式
1 檢視庫存月消耗表上的異動資料及現有量是否均正確當計算後存量與目前帳面存量
不符時會以黃色警示
2 確認無誤後按下 出現如下視窗再次確認
盤點作業
（一）盤點前置作業
1 貨架上物品的擺設是否整齊乾淨
2 貨架的分類是否明確並且標示清楚
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3 待進貨瑕疵物品異常品是否與陳列區清楚區分
4 人員的物品熟悉度及教育訓練是否充足
（二）操作方式
1 進入【F系統支援】rarr【盤點作業】rarr【新增】rarr輸入日期單號盤點人員備註
2 在【產品代號】輸入要盤點的產品rarr【存檔】rarr【列印】選擇【盤點單】
3 進行人工盤點工作
4 進入【盤點作業】rarr【修改】rarr在【盤點數量】輸入實際盤點數量rarr【存檔】
5 選擇【轉入現有量】即可將盤點量轉入到產品基本資料中的現有量
（三）操作秘訣
2 利用【新增明細】可一項項將要盤點的產品輸入
3 利用【盤點產品轉入】可以選擇一次將所有產品輸入或者依照廠商別產品類別儲
放位置產品編號輸入
4 務必確實將盤點量輸入盤點單的「盤點數量」欄位中盤點數量請勿輸入負數
（四）盤點要點
1 全面盤點及循環盤點除了期初或期末的全面盤點之外應固定每隔一段時間做循環
盤點循環盤點可以依照產品類別儲放位置或者產品編號等等例如固定每個月作
一次循環盤點第一個月盤點第一排貨架的商品第二個月盤點第二排貨架的商品
2 盤點時效盤點開始到盤點結束的時間盡量不要超過預定時程為了防止盤點錯誤應
避免盤點期間同時進貨銷售盤點完畢應即時將盤點量轉入現有量
3 盤點差異量軟體系統中的現有量欄位嚴格來說是帳面上的產品數量而盤點量則是
實際庫存的數量軟體操作過程有疏失產品瑕疵失竊及盤點錯誤等許多因素均
可能導致帳面上的數量與實際庫存不符的情況因此有盤差是可以被接受的但若差
異量太大時管理者便應觀察是哪個環節出了問題
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上線一段時間後初次執行盤點作業或庫存日月銷耗表
說明
1過去進貨或庫存有異時均直接修改產品現有量
2使用一段時間後才執行庫存月銷耗表結轉
3更新版本或重新安裝執行資料備份還原或者它系統資料轉檔匯入
上述情況可能會發現期初量都是 0以致計算後存量與帳面存量產生極大的誤差
作業流程
期初開帳作業
（一）使用時機
1 初次使用者
2 已經上線一段時間的使用者
3 更版或重新安裝系統後執行備份還原的使用者
4 產品現有量正確而庫存日月銷耗表中的現有量完全不對者
（二）操作方式
1 進入【A基本資料】rarr【產品基本資料】確認產品現有量均為正確的數量
2 按【Alt+F】開啟庫存量期初開帳作業視窗rarr選擇「轉入期初月份」rarr【確定】
3 此一動作可以根據產品基本資料中的現有量去重新計算出庫存日月銷號表中的現有
量並且反算出期初量
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常見 QampA
產品基本資料中的現有數量與實際庫存量不符合
1 僅有少數幾項產品的庫存量不符時可利用「庫存調整單」做調整
2 多項產品的庫存量不符時利用「盤點作業」並將盤點量「轉入現有量」
3 每日營業結束時可利用「庫存逐日消耗表」核對產品庫存量並將正確量寫入現有量
4 檢視產品-進出異動表可查明是否有單據數量錯誤
產品現有量不會隨銷售或進貨變動
1 執行資料重整
2 檢查前台 Alt+F5 銷售記錄是否正常若銷售存檔後無銷售紀錄或者銷售明細僅有時間及
金額代表資料庫已經損壞
3 檢查銷售及進貨時的產品編號是否一致
4 檢查產品基本資料中產品是否有重複建檔換言之相同的產品名稱是否有兩個不同的
產品編號
庫存日月消耗表中的期初量為零導致統計後的現有量錯誤
1 發生原因沒有將上月底的庫存作結轉寫入本月期初
進入【庫存月消耗表】rarr列印年月輸入上個月份rarr執行結轉
2 發生原因Ⅰ曾經從產品基本資料中的現有量欄位直接修改數量
Ⅱ更版或備份還原後沒有執行期初開帳的動作
進入產品基本資料執行【Alt+F 期初開帳作業】
3 當月底營業結束時請檢視庫存月消耗表核對庫存量並執行結轉的動作將正確量寫入現
有量及寫入次月期初量
庫存日月消耗表中的調入量與實際調整的數量不符合
1 發生原因盤點作業轉入現有量時重複執行轉入現有量的動作
2 進入【庫存調整單】rarr點選【瀏覽】尋找備註中盤點轉入單號重複的資料
3 刪除重複的調整單即可
利用盤點量轉入現有量卻發現某些產品仍然與實際庫存量不符合
1 發生原因 盤點數量錯誤
盤點作業中盤點數量輸入錯誤
營業時間進行盤點工作盤點後到轉入現有量的過程中產品銷售出去而未作
調整
2 利用「庫存調整單」調整現有量
3 HIPOS-Light 版利用「盤點轉入現有量」作調整
軟體使用教學手冊
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已經將盤點量轉入現有量之後發現盤點時數量點錯
1 利用「庫存調整單」調整現有量
2 HIPOS-Light 版利用「盤點轉入現有量」作調整
連續數月都有做庫存月消耗結轉但庫存月消耗中某些產品的現有量卻總是有誤差
1 發生原因每個月結轉的時間點有誤
2 進入【庫存月消耗表】rarr列印年月輸入本月份rarr列印出該張報表或記下該報表的ldquo期初
量rdquo
3 重新進入【庫存月消耗表】rarr列印年月輸入上一個月份
4 比較本月份的ldquo期初量rdquo及上個月份的ldquo現有量rdquo是否相同若上個月份的現有量比本月
份的期初量少代表上一個月結轉之後仍有作銷售或調整
例如430 下午 200 做結轉將正確量寫入下月期初（產生 5月份的期初量）但是 430
下午 300 又陸續作了銷售或調整庫存量
5 做法
盤點機盤點時架上無庫存的 產 品 會 漏 盤
新增盤點單時選擇【盤點產品轉入】將全部產品轉入並將【盤點數量】全部修改為 0
將盤點機中的資料轉入該盤點單存檔後將盤點量轉入現有量
4 月
5 月份
軟體使用教學手冊
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選購模組功能簡介
簡訊 SMS 發送模組
SMS 簡訊發送功能透過網際網路直接由 HiPOS 軟體系列中發送簡訊至客戶的行動電話能夠達
到迅速確實即時傳遞訊息及行銷的效益
HiPOS 門市及進銷存 v6 以後都可使用免申請儲值後馬上開通
功能特色
1 低廉的發送費用
一般使用手機發送簡訊每通大約 $25~ 35 之間使用 HiPOS SMS 每通只要 11~13 之
間足足省了 50
2 搭配 HiPOS 軟體分析有效客戶發送
利用 HiPOS 的各項統計如累積點數已購商品累積消費金額生日等等的各項數
據做有效的簡訊廣告行銷並且會自動過濾重覆的電話及統計發送的通數
應用 1 生日到時發送祝賀簡訊並告知來電優惠方案
應用 2 廠商新商品推出時可過濾已購買同類商品的客戶清單做簡訊廣告發送hellip更多應用
等你來發掘
3 大量簡訊發送
除了對單一客戶發送簡訊外大量發送簡訊的功能可同時對多個客戶行動電話號碼發送簡
訊
4 簡訊發送時效性佳
簡訊發送後正常情況下約 3~10 秒鐘就可即時將簡訊傳送到客戶手機重要訊息不怕客戶
收 不 到 若 因 故 對 方 無 法 接 收 將 會 自 動 重 發 直 至 發 送 成 功 或 滿 24 小時止
5 常用訊息片語編輯
「常用訊息」功能可以編輯儲存常用的簡訊內容可以加快編寫簡訊的速度
6 預約發送
可自定要發送的時間時間到才發送簡訊更有效率的廣告效益
軟體使用教學手冊
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單一簡訊發送
在會員基本資料廠商基本資料員工基本資料中
按下 即可發送簡訊
大量簡訊發送
﹝統計報表﹞rarr﹝C會員郵寄標籤大量簡訊﹞依照
條件選擇要發送簡訊的對象後點選《S發送簡訊》
即可將簡訊發送到所選擇的對象
軟體使用教學手冊
9
按鍵說明
圖 示 按 鈕
鍵盤快速鍵 【Ctrl + Home 】 【Ctrl + larr】 【Ctrl + rarr】 【Ctrl + End 】說 明 資料第一筆 資料上一筆 資料下一筆 資料最後筆
圖 示 按 鈕
鍵盤快速鍵 【INS】 【Enter】 【F2】 【F8】 【DEL】 【F7】 【F3】
圖 示 按 鈕
鍵盤快速鍵 【F9】 【F12】 【Alt+A】 【Alt+P】
〈INS〉新增資料
按【Insert】鍵或將滑鼠游標移到 按滑鼠左鍵點取即可新增資料
〈Enter〉修改資料
移動光棒至欲修改資料上按【Enter】鍵或滑鼠移到 按滑鼠左鍵點取即可修改資料
註編號及累積點數無法修改如欲修改編號須到編碼修改以保持資料的完整性
〈DEL〉刪除資料
移動光棒至欲刪除的資料上按【Delete】或滑鼠移到 按滑鼠左鍵點取選擇ldquo是rdquo(或
按【Y】)即可刪除資料
〈F3〉資料存檔
當資料新增或修改完後記得按【F3】或滑鼠移到 按滑鼠左鍵點取完成存檔
〈F9〉放棄存檔
如果所鍵入的資料錯誤或不想存檔時可按【F9】】或滑鼠移到 按滑鼠左鍵點取放棄本次
新增或修改的資料
〈F12〉離開
任何瀏覽視窗按下 可以回到主功能選項再執行其他作業
注意若是呈現暗灰色的鈕可能正處於新增或修改模式請先選存檔或放棄再按離開
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10
〈F2〉快速查詢資料
索引查詢可以查詢並排序所要查詢的資料
查詢時可按【PgUp】或【PgDn】快速切換查詢排序
的項目或用滑鼠點選 選擇排序項目查詢的資
料若沒有被找到將停在最相近的一筆資料上
全文檢索例如要找一個 奶粉 的產品可能
是 奶粉也可能是 奶粉如果奶粉字樣是在備註欄中呢 利用全文檢索功能可快速找
出你要的產品
查詢後如有多筆可按 Enter 一筆一筆找出你要的資料要中斷檢索可按 ESC 結束或利用
過濾只列出相關資料
〈F8〉多條件過濾查詢
過濾查詢和快速查詢不同的是過濾只列出所查詢的項目其他的資料並不會出現可利用此
功能加條件過濾資料後再列印你要的資料
例如在【F8 過濾查詢】中輸入產品名稱
等於阿華田三合一或是等於開喜烏龍
茶則系統只會抓取相關的資料不屬
於查詢中的資料皆不會出現如要取消過
濾回復到原資料內容再按一次過濾選擇
取消即可
〈F7〉報表列印
按【F7】或 出現報表列印視窗如右圖
《列印選擇》選擇報表別按【Y確定】出現列印
預覽視窗如下圖按 即可印出報表
《表文設定》自訂報表的表頭及表尾文字 《匯出選項》選擇報表別及匯出資料存放位置後按
【E匯出】將資料匯出至 Excel
軟體使用教學手冊
11
地址輸入
當系統游標移到地址欄框時會呈現亮綠色（如圖）
此時可按【F10】或連續按滑鼠左鍵兩次或按下此鈕 開啟地址輔助輸入視窗
依圖示使用鍵盤【uarr】【darr】
選取所需的縣市如高雄縣後
按【Enter】鍵或滑鼠連續點
兩下隨即出現高雄縣三個
字而畫面也由 1縣市跳到
2鄉市出現鄉鎮市區欄使
用鍵盤【uarr】【darr】鍵選取鳳
山市後按【Enter】鍵或滑鼠
連續點兩下隨即出現高雄縣
鳳山市(830)依此將路街
巷弄鄰樓室等資料
全部點選完成後記得按一次
取回(或【Ctrl＋Enter】)
使用秘訣
(1)地址輸入時會依照使用的頻率來排序資料
(2)縣市或鄉鎮村里如果用不到可以刪除以節省挑選的時間
(3)縣市鄉市路街也可自行新增
輔助視窗的選用及設定
當欄位顏色狀態為 (亮綠色)時可按 F10 或按滑鼠
右鍵開啟輔助視窗或點選畫面中的 按鈕以便快速輸入你要的
資料內容
選定後按 Enter 或快擊滑鼠左鍵兩下或按 即可取回選定的資
料
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12
第三章 基本資料設定
基本資料這個作業是在您剛使用本系統之期初建檔項目您必須整理原始須用人工作業之
資料經過規劃之後編號然後逐步建檔以便在輸入作業下能順利完成各項作業
廠商基本資料
意義建立所有廠商基本資料以便迅速查詢廠商的聯絡電話所在地址付款方式條件
和其他備註方便往後的進貨及其相關之聯絡事宜
1 在〈A基本資料〉選擇〈2廠商基本資料〉選項開啟後畫面如圖所示
2 選擇《新增》來建立廠商資料
3 依序將每個欄位資料輸入後按《存檔》即完成
視窗左半部為資料瀏覽預視右半部為資料明細資料編輯或修改時均在右半部資料明細區
操作
資料輸入方式請參照 基本功能指引
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欄位說明
欄位名稱 欄位說明
廠商代號
按 Enter 產生流水號或自行編碼或可利用尾隨編號功能例如按 A或
A 則產生 A 開頭之流水號廠商編號共六碼建議盡量以數字編號以
免發生流水號位數不足之情形
公司名稱 輸入廠商的名稱
廠商簡稱 系統會自動擷取公司名稱前五個字亦可自行輸入
統一編號 輸入廠商的統一編號
聯絡電話傳真 輸入廠商的聯絡電話及傳真
聯 絡 人 輸入廠商的訂貨聯絡人
其他電話 輸入聯絡人的行動電話號碼發送簡訊 時可自動帶入
所在地址 輸入廠商的所在地址可開啟選擇視窗 (詳見 地址輸入 )
發票地址 輸入廠商的發票地址可開啟選擇視窗 (詳見 地址輸入 )
請款方式 可區分是屬於現金或月結的交易方式以便日後當成應付帳查詢之過濾
條件
帳 款 日 輸入廠商的結帳日期在〈進貨作業〉中便會自動帶出結帳日期以便
日後當成應付帳查詢之過濾條件
E - Mail 若有輸入廠商的 E-Mail 帳號則按下 可直接連結至 outlook 發送信
件
營 業 稅 設定該廠商的營業稅稅別在〈進貨作業〉中便會自動設定營業稅別
預付餘額 取用預付款後所剩於可用的餘額系統會將〈付款作業〉中的預付餘額
自動帶入此欄位因此可不用輸入
最後進貨 最後一次向該廠商進貨的日期
其他備註 補充欄位中不足的說明或做為某些特殊資料註記
相關項目進貨作業付款作業產品基本資料
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產品分類產品單位設定
意義建立產品的分類類別產品單位等常用資料使往後的資料建檔更順暢方便
產品類別設定
1 在〈A基本資料〉選擇〈5其他編號設定〉
選項如圖所示
2 選擇〈產品分類設定〉按《Y確定》
3 選擇《新增》輸入代碼及類別名稱後按
《存檔》完成
註產品分類請以數字為主
產品編號為產品分類代碼+流水號至多為 14 碼若產品分類代碼以英文為主容
易導致產品增多時流水號位數不足使用且列印條碼時容易有過長的困擾
產品常用單位設定
操作步驟如同上述產品類別設定
銀行基本資料設定
設定往來銀行的資料作為日後在銀行存提應收支票應付支票作業時的依據
客戶分類設定
設定客戶基本資料中的客戶分類操作步驟如同上述產品類別設定
常用片語設定
設定【現金日記帳】中常用的會計科目日後使用時可直接開啟快選視窗節省輸入作業時間
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產品基本資料
意義產品輸入總覽新增修改及查詢
1 在〈A基本資料〉選擇〈3產品基本資料〉選項如圖所示
2 選擇《新增》來建立一筆新的產品資料
資料輸入方式請參照 基本功能指引
欄位說明
欄位名稱 欄位說明 F10
產品名稱 輸入該產品的名稱
產品分類 若類別項目太多時可按【F10】開啟視窗選取 ˇ
產品編號 按【Enter】讓電腦自動編號或是直接鍵自編碼亦可最多可編
至 14 碼編碼原則類別代碼加上流水號
產品條碼
將游標移到『產品條碼』欄位如果是國際條碼拿 CCD 條碼掃
瞄機在條碼標籤上掃瞄一下則會有一組數字產生待存檔後
往後在銷售時只須刷入國際碼即可不必在每樣產品都貼上條碼
原廠料號 商品出廠時之廠商編號可方便於進貨中使用加速進貨作業
注音簡碼
單字中的第一個注音符號如【日式蘇打餅乾】rdquo蘇 rdquo的注音
拼音是ㄙㄨ而ㄙ對照鍵盤上的英文則為 N依此類推【日式蘇
打餅乾】對照鍵盤上的英文則是【BGN21】
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基本單位 銷售最小量的計算單位可按【F10】開啟視窗選取如口香糖一盒有 10 條則單位為「條」
ˇ
包裝單位 銷售較多量的計算單位可按【F10】開啟視窗選取如口香糖一盒有 10 條則單位為「盒」
ˇ
包裝數量 銷售較多量的數量如口香糖一盒有 10 條則單位為「10」
儲存位置 可填入產品存放的位置如 A1B1C3 等
最低售價 該項產品的最低出售價格
被訂購量 該項產品被訂購的數量系統會自動統計訂貨單中的資料後將數量帶入可省略不輸入
請 購 點 當產品低於多少量時得要提出採購的要求
現有數量 產品目前的存量系統會自動帶入可省略不輸入
安全存量 只要該貨品低於安全存量系統便會有警示作用
規格型號 輸入該產品的規格型號
顏色 輸入該產品的顏色
尺寸 輸入該產品的尺寸
主供應廠商 系統會將進貨作業中的廠商自動帶入故可省略不輸入亦可利用比價功能將最低價廠商設為主供應商
ˇ
應稅 若此產品屬於應稅商品則在此處勾選應稅
健康捐倍數 產品售價包含健康捐由此設定健康捐的倍數O表示不含健康捐
市價 一般市面上所賣的售價或同業售價
標準售價 賣給客戶的售價共可設定 5個售價
包裝售價 賣給客戶的包裝價格共可設定 5個包裝售價
最近進價 最近一次進貨的價格由電腦自動運算故可省略不用輸入
最高進價 表示在進貨相同產品時曾經所付過最高的進貨價格會顯示在這一個欄位裡最高進價是由電腦自動運算故可省略不用輸入
最低進價 表示在進貨相同產品時曾經所付過最低的進貨價格會顯示在這一個欄位裡最低進價是由電腦自動運算故可省略不用輸入
平均成本 平均成本是由電腦自動統計故可省略不用輸入 平均成本=全部進退貨金額全部進退貨數量
固定成本 可由使用者自行抓取其一較常進貨成本
業務獎金 業務員每賣出一份這項產品時可以得到多少的獎金若公司並無此獎金制度則可以略過不輸入
毛利率 此欄位不需輸入系統會自動帶出 毛利率=(零售價格-平均成本)零售價格100
產品備註 補充欄位中不足的說明或做為某些特殊資料註記
產品圖片 可將產品圖片或型錄轉成影像檔後放入 凡是瀏覽資料欄位有打勾的標誌就表示該產品有圖片或型錄
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特項功能說明
產品歷史記錄
在產品基本資料中選擇《歷價》
選項即可
可查看該項產品的歷史報價訂貨
及出貨的各項詳細資料記錄
產品比價
在產品基本資料中選擇《比價》選項即可
可將選定的產品歷史進貨的價
格日期單價數量金額及
廠商等資料顯示出來且可以將
最低價與最高價之供應商及供
應價格列出來也可重新計算平
均成本選擇是否將成本寫入產
品或將最低價廠商成為主供應
商
產品銷售分析
針對選定的單項產品做會員層購買分
析可以看出購買該項產品的會員及總
額總量（依銷售總額做排列）
1 在產品基本資料中選擇《分析》
2 輸入想要分析的時段按《Y確定》
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大型產品標籤列印
在產品基本資料選擇《F7列印》可以選擇列印大型產品標籤(A4)
操作方式請參照 按鍵說明
《 Alt + P 》條碼列印
若有購買條碼列印機按《Alt+P》選擇列印張數後直接從條碼輸出
機印出單項商品的條碼標籤可自行設定條碼列印的文字及格式
目前軟體僅適用 TSC TTP243ETTP245 系列之條碼列印機
瀏覽商品
按下 可瀏覽所有商品的明細資料
分倉庫存量 多倉版
在產品基本資料中選擇
可以查看該產品各分倉庫存量及總庫存量
《 Alt + M 》產品快速輸入作業
在產品基本資料的視窗中按《 Alt + M 》可呼叫出產品快速輸入作業的視窗可利用次功能
快速大量修改產品基本資料
操作方式直接在各欄位
輸入修改資料即可
注意若使用者權限未開
放修改及成本顯示功能
將無法執行此項作業
相關項目其他編號設
定庫存總表列印出貨
作業報價作業進貨作
業
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客戶基本資料
意義建立所有客戶基本資料以便迅速查詢亦可查詢會員的銷售記錄
1 在〈A基本資料〉選擇〈1客戶基本資料〉選項後如圖所示
2 選擇《新增》選項即可新增資料
3 逐一輸入欄位資料後按《存檔》即可
資料輸入方式請參照 基本功能指引
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
客戶編號 按 Enter 產生流水號或自行編碼或可利用尾隨編號功能例如按 A或
A 則產生 A 開頭之流水號
公司名稱 輸入該公司的名稱
公司簡稱 會自動擷取前五個字亦可自行輸入
客戶分類 可依客戶性質的不同去設定客戶類別可開啟選擇視窗 (詳見地址輸入)
聯絡電話傳真 輸入該公司的聯絡電話及傳真
統一編號 輸入該公司的統一編號
聯絡人 該公司的訂貨聯絡人
公司地址 可開啟選擇視窗 (詳見地址輸入)
送貨地址 可開啟選擇視窗 (詳見地址輸入)
發票地址 可開啟選擇視窗 (詳見地址輸入)
營業稅別 設定該客戶的營業稅別在【出貨作業】 及【訂貨作業】中便會自動帶出
營業稅別
業務歸屬 直接輸入業務員編號或按 F10 鈕帶出速查視窗在【出貨作業】及【訂貨作
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業】中便會自動帶出業務員的編號
E-Mail 若有輸入客戶的E-Mail帳號則按下 可直接連結至outlook發送信件
請款方式 可區分是屬於現金或月結的交易方式以便日後當成應 收帳款查詢之過濾
條件
帳款日 輸入客戶的結帳日期在【出貨作業】 及【訂貨作業】中便會自動帶出結
帳日期以便日後當成應收帳款查詢之過濾條件
出貨額度 輸入對該客戶所允許的帳款信用額度超額系統會自動警示
預收餘額 收款作業中取用預收款後所剩於可用的餘額系統會自動帶入與【收款
作業】相關
使用售價 依不同種類的客戶而設定不同之售價對應產品基本資料中的標準售價
售價 2~5共有五種售價可供切換
網站位址 若有輸入客戶的網站位址則按下 可直接連結至該網站
其他備註 補充欄位中不足的說明或做為某些特殊資料註記
特項功能說明
《 Alt + A 》客戶銷售分析
可以針對某一位客戶做所購買的產品購買總量購買總額的分析
輸入時段即可如 900101sim
901119(由此可知其在
900101sim901119 這期間所
購買的產品購買總量購買總
額依銷貨總額作排序)
記要
另外在此項功能中尚有一項貼心的服務按下《記要》鈕可記錄一些除了業務上以外的事
物
SMS 簡訊發送
客戶基本資料中選擇 或是在聯絡人電話後選擇 可以對該手機號碼發送 SMS 簡訊
注意使用 SMS 簡訊功能需先進行帳號開通及簡訊儲值
相關項目 出貨作業出貨退回作業出退貨資料統計訂貨作業訂貨資料統計收款作業應
收帳齡分析表應收支票應收票齡分析表
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員工基本資料
意義基本資料薪資明細聯絡電話及進銷貨中的人員代碼設定
操作方式同如 會員基本資料 設定
列印員工清冊
在員工基本資料中按《F7列印》可瀏覽並列印員工清冊
相關項目進貨作業進貨退回作業出貨作業訂貨作業報價作業員工業績統計表庫
存調整單
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其他編號設定
意義其他基本資料的輔助視窗設定一次補足以後只要開啟輔助視窗選入即可另外
也可以開啟輔助視窗時再臨時新增
1 在〈A基本資料〉選擇《5其他編號設定》
選項如圖所示
2 選擇欲設定的項目後按《Y確定》
3 詳細操作方式請參照 產品分類產品單
位設定 輔助視窗設定及選用
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
產品分類設定 產品分類設定完後只需按 F10 開啟視窗查詢而不需每次再輸入
一次此項資料在【產品基本資料】有相關聯
產品常用單位設定 產品常用單位設定完後只需按 F10 開啟視窗查詢而不需每次再
輸入一次此項資料在【產品基本資料】有相關聯
銀行基本資料設定 輸入往來銀行的基本聯絡資料此項資料在【銀行存提作業】有相
關聯
客戶分類設定 客戶分類設定完後只需按 F10 開啟視窗查詢而不需每次再輸入
一次此項資料在【客戶基本資料】有相關聯
常用片語設定 可設定常用收支及其它三種不同的常用片語此項資料在【現金
日記帳】有相關聯
倉庫編號設定 此設定適用於多倉版此項資料在【調撥作業】有相關聯
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系統參數設定
意義在使用系統前請先將貴公司的相關基本資料及系統操作等必要的環境參數設定好
以便日後在各項作業中能夠順利進行 軟體更具彈性以符合不同使用者的習慣
當您輸入完基本資料後在貨單抬頭上就會有貴公司的(公司名稱電話傳真公司地址)
顯示反之則貨單抬頭上將沒有貴公司的資料
欄位說明
1 系統參數
欄位名稱 欄位說明
廠商查詢預設索引 預設廠商基本資料中查詢索引
產品查詢預設索引 預設產品基本資料中查詢索引
會員生日警告天數 進入系統會員生日提醒的提前天數
報表預設輸出方式 若已經有連接印表機系統會自動連結
是否使用注音簡碼 若是請選擇Y反之則N
成本計算方式 共有三種計算方式可依使用者的需求去設定
是否自動切換輸入法
輸入資料時電腦會自動更改輸入法例如輸入會員姓名或產
品名稱時則電腦會自動變更為注音輸入法或者是倉頡輸入
法可方便銷售者的使用而不須再做變更輸入法的動作
統計報表列印習慣 有三種報表輸出方式可依使用者的需求去設定
產品自動編號位數 最高 14 碼 (產品編號 分類+流水號)
是否隨解析度調整字形大小 螢幕解析度該改時是否自動調整視窗大小
解析度的放大倍數 隨解析度調整字形大小時所要放大的倍數
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2 銷售前台參數 POS 銷售前台的參數設定進銷存不受影響
欄位名稱 欄位說明
銷售前檯成本開放 設定開放前台的成本權限如果不開放（不打勾）的情形下
前台作業（銷售時）不可使用與成本有關之按鍵
產品查詢預設索引 前台銷售時按 Ctrl+Enter 查詢產品的預設索引
自動開啟會員視窗 若經營型態為會員制可設定為 Y 則自動代入會員查詢視窗
代入電話區碼
銷售前檯使用《會員查詢》時會直接帶入系統參數設定的電
話區域號碼方便快速輸入
本欄空白時預設欄位是停留在客戶編號而非聯絡電話
是否使用 VIP 價 若開放使用 VIP 價則 VIP 會員購物即可以 VIP 價格購得若
不開放則 VIP 會員就如同一般的零售購物價格
是否使用會員價 若開放使用會員價則客戶可使用會員價購得若不開放則
會員只能用一般的零售價購得
銷售累積點數(元)
銷售累積點數(點)
設定銷售時要累積的點數比值 如 1 元 1 點且在【產品基本
資料】中的計算點數需要勾選才能計算點數
是否自定產品積點 若開放為 Y 則以上的點數比值自動失效積點值則取決於【產
品基本資料】中的產品積點
存量警告方式 選擇現有量低於設定的值時在銷售前台會有不同的顏色(黃
色)警示可搭配前台的即時叫貨使用
客戶電訪設天數 在前檯銷售中叫出會員資料後按【Alt+D】呼叫電訪預約時
的互動日期會以今天日期加上此欄天數為預設日期
電訪記錄保留天數 設定要保留的電訪預約記錄天數過期後自動刪除
銷售完自動列印發票 若在銷售完後要列印發票則設定Y
銷售後登入員工代號 銷售完畢必須登入員工代號用於電腦不足且多銷售人員時
必須先登入員工代號 使用銷售前台是必須先登入員工代號用於單人單銷售前台
可否銷售中更改員工代號 用於單人單銷售前台
發票剩餘幾張時警告 若設定為 5張時則在銷售前檯中當使用剩餘 5張時則電
腦便會出現警告訊息提醒使用者該準備請領發票
銷售資料刪除密碼 設定前檯刪除銷售資料的密碼
強制輸入收款金額 設定前台銷售完畢強制輸入實收現金才能結帳存檔
結帳時播放聲音 設定結帳時是否播放聲音
單筆_銷售最大數量 設定單筆銷售最大的數量
單筆_銷售最大單價 設定單筆銷售最大的單價
關閉前台之查帳功能 設定為〝Y〞時前台將無法使用查帳功能
關閉前台之交班功能 設定為〝Y〞時前台將無法使用交班功能
銷售前台禁止更改單價 若不想讓銷售員在前台更改單價則此處設定 Y
銷售前台禁止金額折扣 若不想讓銷售員在前台作金額折扣則此處設定 Y
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銷售前台禁止總計折數 若不想讓銷售員在前台作總數折扣則此處設定 Y
銷售前台禁止單筆折數 若不想讓銷售員在前台作單筆折數則此處設定 Y
銷售完自動列印(收據) 若想銷售完後自動列印收據則此處就設定 Y
毛利率高於多少(綠色)警告 前台銷售時該產品名稱會以綠色底色提醒
毛利率低於多少(紅色)警告 前台銷售時該產品名稱會以紅色底色提醒
菸酒健康捐 設定產品售價中包含的菸酒健康捐金額
3 進出貨參數
欄位名稱 欄位說明
發票稅率 5 設定 005
進出貨單是否列印金額 若選擇Y則進出貨單就會有金額而不需每次手動做更改
進出貨列印習慣 可選擇 1預視或 2直接列印
票據警告天數 進入系統提醒應付或應收票據的提前天數
進貨預設稅別 於進貨單作業的稅別中自動代入設定值空白鍵切換設定值
出貨預設稅別 於出貨單作業的稅別中自動代入設定值空白鍵切換設定值
維修預設稅別 於維修作業的稅別中自動代入設定值空白鍵切換設定值
貨單是否套表列印 設定貨單列印時是否套表
出貨成本是否顯示 此參數對於 v5 以後版本不發生作用
出貨價格策略 可設定為預設售價或上次售價二種若設定預設售價則每次
出貨電腦會自動擷取預設售價而不需再輸入一次
進貨價格策略 可設定為平均成本上次進價或最低進價三種若設定為平均
成本則每次進貨電腦會自動擷取平均成本做為進價
數量__小數位數 可決定系統中數量欄位顯示小數的位數
單價__小數位數 可決定系統中單價欄位顯示小數的位數
合計__小數位數 可決定系統中合計欄位顯示小數的位數
其他__小數位數 可決定系統中其他欄位顯示小數的位數
數字 3位一撇 設定為Y時數值顯示如「5500000」
貨單紙張寬度(mm) 設定貨單紙張的寬度(預設為中一刀 210mm)
貨單紙張高度(mm) 設定貨單紙張的高度(預設為中一刀 140mm)
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4 POS 週邊參數
欄位名稱 欄位說明
設定錢櫃連接至電腦主機的阜口或錢櫃連接至發票列印機的阜口可
按空白鍵切換選項
錢櫃連接阜 錢櫃連接至電腦【RS】rarrRS232 介面【COM】rarr型號 CR3104【PRN】
rarr列表機連接阜
錢櫃連接發票機【POS】rarr型號 CR3101【UDF】
設定價格顯示器連接至電腦主機的阜口可按空白鍵切換選項 價格顯示器連接阜
【COM】rarr型號 PD71007200 系列【WDP】rarr型號 WD304
盤點機型號 設定盤點機的型號可選擇 1 CPT-711 或 2 PT600
盤點機連接阜 設定盤點機連接至電腦主機的阜口
設定條碼列印機的型號可按空白鍵切換選項
條碼列印機型號 【Z-S300】【Z-S400】【ZEBRA】rarrZebra 廠牌型號
【CLEVER】【TTP243】rarr型號 Clever TTP243
【OTHER】rarr其他
條碼列印機連接阜 設定條碼列印機連接至電腦主機的阜口
發票列印機（兩聯式） 設定發票列印機的型號可按空白鍵切換選項
發票列印機（三聯式） 【CHN】rarr型號 PP2020【POS】rarr三聯式發票機
【WPS】rarr型號 WP-103S
收據列印機 設定收據列印機的型號可按空白鍵切換選項
條碼機連接的工作站號 若要從進貨單中列印條碼後台工作站號須與條碼機工作站號一致
註1一般電腦主機的連接阜口只有 1~2 個建議選購擴充卡以提高穩定性
2由於 POS 的相關硬體週邊繁多若有 POS 週邊設定問題請洽詢本公司
3POS 周邊均有指定型號若您所使用的非本公司指定之型號不保證其相容性
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27
第四章 進出貨
進貨
進貨作業 意義商品進貨輸入轉入產品現有量中並計算相關成本產生應付帳款
在〈C進出貨〉中選擇〈1進貨作業〉進入後所出現的是日期最近的一張進貨單據如
左圖所示
按【瀏覽】可看所有進貨單明細
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
進貨日期 系統會直接帶出當天的日期若不是當天的進貨則請自行輸入正確的進貨
日期
進貨單號 通常輸入完『進貨日期』按【Enter】鍵後系統會直接帶出『進貨單號』
預設採用進貨日期 + 流水號共 10 碼
廠商編號 按【F10】鍵開啟查詢視窗請確實輸入本公司是向哪一家廠商進貨此項資
料在【6付款作業】有相關聯
發票號碼 若此張進貨單是有稅額的則需輸入發票號碼若沒有發票則無需輸入
原始單號 可輸入廠商進貨時的原始進貨單號方便日後查帳時可直接查詢廠商的進貨
單號
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經辦人員 輸入此張進貨單是由哪位員工建檔
取用預付 從已經付給廠商的預付款中沖銷該筆帳款此項資料在【6付款作業】有相
關聯注意若取用預付所輸入的金額大於預付餘額時超出的金額將累加
到該張進貨單的未付金額
倉號 選擇進貨的倉號（倉庫）適用於多倉版
帳款日期 在【廠商基本資料】中若已有設定帳款日在此處會自動帶出帳款日期此
項資料在【6付款作業】有相關聯
稅別 在【廠商基本資料】中若已有設定稅別在此處會自動帶出其稅別或可自
行切換其他稅別的計算方式
稅前金額 進貨單中未含稅額的小計金額
已付金額 指已付給廠商的「訂金或金額」
折扣金額 廠商給予的折扣金額
未付金額 即〔稅後總額 - 已付金額 - 折扣金額〕
稅後總額 即〔稅前金額 + 營業稅〕
貨單備註 補充欄位中不足的部份或做為某些特殊資料註記
新增進貨單
步驟 1 單身建立
按 新增 鈕或 Insert 鍵出現一張新空白單據填入各項必備資料
步驟 2 建立進貨品名細項
按 鈕加入所進貨產品的項目進貨產品多樣時亦可用 一次勾選
產品編號可輸入產品編碼原廠料號產品條碼 系統會自行轉成產品編號 亦可採用條
碼閱讀機輸入鍵入單價及數量若有接條碼機可一併輸入預列印的條碼張數之後核對稅
前金額及稅後總額無誤後按存檔鍵將該筆進貨單存入
進貨單據修改
按快速鍵 Enter 或 修改 鈕若有必要再針對某一張單據作修改（或加入一筆資料）的話
可移動光棒至欲修改的單據後按 Enter 進入修改狀態後如同建立進貨單之方式建立即可
註 已付款沖帳之單據不可修改若須修改必須進行反沖帳後才能更改單據
歷史記錄
按 可將該進貨廠商所有的歷史進貨單據列出來在修改或新增的模式下按 Enter
鍵可取回再針對差異部份進行修改
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29
單品比價
按 可查看指定的單項產品的進退貨記錄及各廠商比價記錄該項產品的歷史進退
貨日期單價數量金額及廠商hellip等資料均會顯示出來並且將最低價與最高價之供應商
供應價格及平均成本列出來也可重新計算平均成本選擇是否將成本寫入產品或將最低價
廠商成為主供應商
產品新增
若進貨單中有新進產品時可按 新增產品進入產品基本資料新增的畫面請參照 產
品基本資料設定
庫存查詢
按 可查詢目前的庫存量避免庫存量過多的情形
條碼列印
按條碼列印可列印該筆進貨單中有輸入條碼張數的所有產品條碼
單據列印《F7》
操作方式請參照 基本功能指引
相關項目廠商基本資料產品基本資料系統參數設定應付支票付款作業
進貨退回作業
〈2進貨退回作業〉與上述〈1進貨作業〉的操作方法略同故不重述
相關項目廠商基本資料產品基本資料系統參數設定應付支票付款作業
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30
進退貨資料統計
意義可直接在此項功能表中查詢進貨及退貨的詳細情形而不必再到【1進貨作業】或【2
進貨退回作業】中個別查詢可節省使用者的時間
1 在【C進出貨】選擇【3進退貨資料統計】選項後所出現的畫面如下圖
2 可依使用者的需要去設定所要查詢的時間廠商進貨退貨已付款未付款及全部
可單獨查詢一家或者是一次查詢多家做為付款對帳單與付款作業有相關聯
列印報表可選擇進退貨資料簡表進退貨資料
明細表進退貨資料總表共三種報表
相關項目進貨作業進貨退回作業
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進貨採購建議
意義採購建議書為針對自定的需求讓系統作一庫存的統計擬定一份最精確的採購建議
書或訂購單
操作方法
1在〈C進出貨〉選擇〈4進貨採購建議〉如圖所示
2設定所欲查詢的條件後按《Y確定》即可
條件設定
查詢指定廠商現有產品庫存量lt=安全存量之品項
查詢指定廠商現有產品庫存量lt=請購點之品項
查詢指定廠商的所有產品全部列出
查詢指定廠商產品被訂購量gt=現有量之品項
查詢指定廠商產品全部訂購保留量gt0 之品項
可再設排列方式如依產品編號名稱存量價格等再選擇由排大到小或由小排到大
查詢單一廠商時廠商編號起訖部分輸入同一個編號即可或者不輸入表示要全部的資料
註
產品比價請參照【產品基本資料】中歷史進價記錄有詳細說明
若確定要列印報表則需要先勾選所需的產品編號可一次勾選單一項產品或按《全部選擇》
勾全部產品若都不需要則可按《全部不選》取消先前所勾選的產品欄位
勾選好欲列印的產品後按《列印》鍵列印報表中可選擇產品採購建議表或產品訂購單二
種報表
相關項目廠商基本資料產品基本資料 進貨作業
軟體使用教學手冊
32
調撥作業 多倉版
意義此功能只有在系統設定使用「分倉」的管理模式時才能輸入資料其用途是做不同倉
庫間貨品的調撥
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
調撥日期 通常一開始系統會先直接帶出當天的日期若不是當天的調撥則請自
行輸入正確的調撥日期
調撥單號 通常輸入完『調撥日期』按【Enter】鍵後系統會直接帶出『調撥單號』
預設採用調撥日期 + 流水號
經辦人員 輸入此張單據的經辦人員
撥出倉號 選擇是由哪一個倉庫撥出的
調入倉號 選擇要調入哪一個倉庫
貨單備註 補充欄位中不足的部份或做為某些特殊資料註記
相關項目銷售前檯產品基本資料其他編號設定進貨作業進貨退回作業
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報價
意義客戶下訂單或出貨前需要先做報價動作時即可利用此功能將待日後可直接轉成
訂貨單
在〈C進出貨〉選擇〈D報價作業〉進入後所出現的是日期最近的一張訂貨單據
如下圖所示
操作方式請參照 進貨作業
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
報價日期 通常系統會直接帶出當天的日期若不是當天的報價則請自行輸入正確的
報價日期
報價單號 通常輸入完『報價日期』按【Enter】鍵後系統會直接帶出『報價單號』
預設採用報價日期 + 流水號
客戶編號 請確實輸入此張報價單是出給哪個客戶可按 F10 開啟客戶選擇視窗此項
資料在〈訂貨作業〉有相關聯
交貨日期 輸入預計的交貨日期
交貨方式 預計的交貨方式可下拉選單方式選取
經辦人員 在【客戶基本資料】中若已有設定業務歸屬在此處會自動帶出業務代號
若沒有設定請自行輸入經辦業務代號
稅前金額 報價單中未含稅的小計金額
稅 別 在【客戶基本資料】中若已有設定稅別在此處會自動帶出其稅別或可自
行切換其他稅別的計算方式
稅後總額 即[稅前金額+營業稅]
折扣金額 給予客戶的折扣金額
貨單備註 補充欄位中不足的部份或做為某些特殊資料註記
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特項功能說明
歷史記錄
瀏覽該客戶的報價訂貨紀錄可開啟《F2 查詢》快速查詢某一筆資料《Ctrl+C》可以拷
背瀏覽的單據內容到目前新增的報價單中
單品歷史
查看單品的所有報價訂貨出貨的歷史記錄
庫存查詢
即時查詢該項產品的庫存量
採購建議
在報價作業時需要查看某項商品的進貨計錄時可按 查看歷史進價及各廠商比價
記錄詳細資料
轉訂貨單
確認訂貨內容同本張報價單時可按 將此張報價單直接轉成訂貨單
多選輸入
可一次勾選多項產品到報價單中加快作業速度
報價單轉 Excel 格式 選擇〈F7列印〉如圖所示按《F6轉 Excel》即可將報價單轉成 Excel 檔
相關項目客戶基本資料產品基本資料訂貨作業
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訂貨
訂貨作業
意義客戶不需要立即拿到商品或是目前倉庫中並無此商品存貨則就可先在此處輸入客
戶訂貨單待日後再行轉出貨
進入本功能後所出現的是日期最近的一張訂貨單據如下圖所示
按『瀏覽』可瀏覽所有的訂貨單據詳細操作方式請參考 報價作業
若訂單未轉出貨每次進入系統時會先顯示【未交貨訂單資料提示】
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欄位說明
欄位名稱 欄位說明
訂貨日期 通常系統會先直接帶出當天的日期若不是當天的訂貨則請自行輸入
正確的訂貨日期
訂貨單號 通常輸入完『訂貨日期』按【Enter】鍵後系統會直接帶出『訂貨單號』
預設採用訂貨日期 + 流水號
客戶編號 請確實輸入本張訂單是由哪一家客戶所訂此項資料在【出貨作業】裡
有相關聯
交貨日期 輸入預計出貨的日期
交貨方式 預計的交貨方式可下拉選單方式選取請確實輸入
經辦人員 在【客戶基本資料】中若已有設定業務歸屬在此處會自動帶出業務代
號若沒有設定請自行輸入經辦業務代號
倉號 輸入預計是由哪一個倉庫出貨此功能僅用於多倉版
來源單號 輸入這張訂貨單是以哪一張報價單號內容為依據可按【F10】開啟快速
查詢視窗直接挑選報價單號及產品明細
稅前金額 報價單中未含稅的小計金額
稅 別 在【客戶基本資料】中若已有設定稅別在此處會自動帶出其稅別或
可自行切換其他稅別的計算方式
稅後總額 即[稅前金額+營業稅]
折扣金額 給予客戶的折扣金額
預收金額 輸入向客戶預收的貨款金額
未收金額 即﹝稅後總額－預收金額﹞
貨單備註 補充欄位中不足的部份或做為某些特殊資料註記
特項功能說明
歷史單據轉入訂單
直接將過去的報價單或訂貨單據內容明細轉入到目前新增的訂貨單中
操作方法
1在【來源單號】的欄位按《F10》開啟轉入單據瀏覽視窗
2以滑鼠或鍵盤uarrdarr鍵挑選要轉入的單據後按《Enter》
3勾選要轉入的品項後按《Y確定轉入》即可
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轉出貨單
確認出貨內容同本張訂單時可按 可將此張訂單直接轉成出貨單
訂貨單轉 Excel 格式 選擇〈F7列印〉如右圖所示按《F6轉 Excel》即可
相關項目客戶基本資料產品基本資料報價作業出貨作業
訂貨資料統計 意義查詢客戶訂貨及交貨情況 可依使用者的需要去設定所查詢時間客戶交貨日期已交貨未交貨及全部可單獨查詢一家或
者是一次查詢多家做為客戶訂貨交貨的依據
操作方式同進退貨資料統計
相關項目客戶基本資料產品基本資料出貨作業訂貨作業
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出貨
出貨作業
意義商品出貨輸入存檔以便查詢送貨量與應收客戶帳款
進入本功能後所出現的是日期最近的一張出貨單據如下圖所示
操作方法請參照 基本功能指引
按『瀏覽』可瀏覽所有的出貨單據
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欄位說明
欄位名稱 欄位說明
出貨日期 通常系統會直接帶出當天的日期若不是當天的出貨則請自行輸入正確
的出貨日期
出貨單號 通常輸入完『出貨日期』按【Enter】鍵後系統會直接帶出『出貨單號』
預設採用出貨日期 + 流水號
客戶編號 請確實輸入本公司是出貨給哪一家客戶此項資料在【收款作業】中有相
關聯
發票號碼 若此張出貨單是有稅額的則需輸入發票號碼若沒有發票則無需輸入
交貨方式 可以下拉選單方式選取請確實輸入
業務人員
在【客戶基本資料】中若已有設定業務規屬在此處會自動帶出業務代號
若沒有設定請自行輸入經辦業務代號此項資料在【員工業績統計表】
有相關聯
訂單號碼 由訂貨單中轉至出貨單的訂單號碼在訂單作業中有詳細的說明
取用預收 對於有預收貨款的客戶直接從預收的金額中支付本筆貨款
倉號 可設定是由哪個倉庫出貨僅限用於多倉版
帳款日期 在【客戶基本資料】中若已有設定帳款日期在此處會自動帶出帳款日期
此項資料在【收款作業】有相關聯
稅前金額 出貨單中未含稅額的小計金額
稅別 在【客戶基本資料】中若已有設定稅別在此處會自動帶出其稅別或可
自行切換其他稅別的計算方式
稅後總額 即〔稅前金額 + 營業稅〕
折扣金額 給予客戶的折扣金額
已收金額 指已向客戶收的「訂金或金額」
未收金額 即〔稅後總額 - 已收金額 - 折扣金額〕
貨單備註 補充欄位中不足的部份或做為某些特殊資料註記
特項功能說明
歷史記錄 《Alt＋4》
按 可將該出貨客戶所有的歷史出貨單據列出來在修改或新增的模式下按 Enter 鍵可
取回再針對差異部份進行修改
單品歷史 《Alt＋5》
按 可針對指定的單項產品的將其出貨記錄列出來在此不分客戶可供比價用
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40
進貨記錄 《Alt＋6》
按 可針對指定的單項產品的進貨記錄可避免出貨的金額低於進貨金額
庫存查詢 《Alt＋7》
按 可查詢各倉庫的庫存量避免無貨可出的情形
多選輸入
可一次勾選多項產品到報價單中加快作業速度
SMS 簡訊發送
可發送簡訊通知該客戶
相關項目客戶基本資料產品基本資料系統參數設定出退貨資料統計應收支票已過期支票
收款作業庫存月銷耗報表盤點作業
出貨退回作業 【8出貨退回作業】與【7出貨作業】的操作方法略同故不重述
相關項目 客戶基本資料產品基本資料系統參數設定出退貨資料統計 應收支票已過期支
票收款作業庫存月銷耗報表盤點作業
出退貨資料統計 意義可直接在此項功能表中查詢出貨及出貨退回的詳細情形而不必再到【7出貨作業】或【8出
貨退回作業】中個別查詢可節省使用者的時間
可依使用者的需要去設定所查詢時間客戶出貨退貨已收款未收款及全部可單獨查詢一家
或者是一次查詢多家做為收款對帳單與收款作業有相關聯
相關項目 出貨作業出貨退回作業
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第五章 帳務管理 會計
付款作業
意義此功能是用來記錄付款作業的日期廠商支付類別及沖帳金額以備日後查核
當公司進貨後要付款時則需到此處建立新的付款作業
操作方法
1《新增》依序輸入付款日期登錄人員廠商編號帳款日期後按下【S查詢】會列
出該廠商在帳款日期區間內未付款的單據
註(1)請務必輸入付款廠商否則可能導致查詢不到未付帳款單據
(2)此處帳款日期是指進貨單中的帳款日期若您不確定帳款日期區間可空白不輸入直
接按下【S查詢】會列出所有的未付款單據
2勾選要沖銷的單據並輸入付款的現金金額票據金額等《存檔》即可
註若一筆貨款並非一次沖銷完畢則先在【沖帳金額】的欄位輸入此次要沖帳的金額後再
將該筆單據打勾即可
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欄位說明
欄位名稱 欄位說明
付款日期 系統預設使用當天日期若不是當天日期可自行輸入付款日期
付款單號 通常輸入完付款日期後按【Enter】鍵後系統會直接帶出付款單號預設採
用付款日期+流水號
登錄人員 輸入該筆資料的登錄人員
廠商編號 可按 F10 開啟快速查詢視窗選擇所需的廠商編號
帳款日期 輸入欲查詢的帳款日期區間此處帳款日期是以出貨單中的帳款日期為依據
應付總額 該家廠商在查詢的帳款日期區間中應付帳款總金額
現金金額 輸入付款的現金金額若此筆帳款不是由現金支付則此欄位不需輸入
票據金額 輸入開立支票的金額若此筆帳款不是由支票支付則此欄位不需輸入
其他折讓 輸入折讓的金額
取用預付 取用預付餘額中的金額來沖銷必須在預付餘額欄位中有金額才能做此功
能
累入預付 可預先付一筆帳款分多次沖銷預付的金額則輸入在此處
預付餘額 預付金額中尚可沖帳的餘額
沖帳合計 可用滑鼠勾選欲沖銷的單據號碼系統會自動將總金額統計出來若此次付
款金額與欲沖帳合計金額不符則存檔時系統會出現警示
備註 補充上述欄位中所不足的資料
其他操作說明請參照 基本功能指引
相關項目 廠商基本資料產品基本資料系統參數設定進貨作業進貨退回作業
進退貨資料統計應付支票已過期支票
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43
現金日記帳
意義是對於公司每日現金收支流向的資料管理
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
日期 系統預設為當天的日期及時間 若不是可另行輸入
項目科目 輸入收支的會計科目例如水電費郵電費文具費等等亦可按 F10
或快擊滑鼠二下即可開啟選擇視窗
類別 可選擇支出或收入二種
金額 輸入收入或支出的金額
摘要 可更詳細記錄每筆帳目資金流向的明細和用途當此欄有輸入明細時存
檔後在畫面右邊「註」的框框會有ˇ
註項目科目按 F10 或快擊滑鼠二下可開啟選擇視窗自建較常使用的會計科目片語如
此一來以後輸入現金科目時只需點選即可而不必再另外輸入片語節省操作時間
相關項目其它編號設定
銀行存提作業
意義記錄公司與往來銀行的帳戶情形方便日後帳戶管理
進入後畫面如
做圖所示
畫面左半部是
銀行帳戶瀏
覽右半部是帳
戶存提資料瀏
覽
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44
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
安全餘額 此銀行帳戶的安全餘額此欄與〈銀行基本資料設定〉有相關聯
現在餘額 目前此銀行帳戶中的實際餘額
存提日期 系統預設為當天的日期及時間 若不是可另行輸入
存提單號 通常輸入完存提日期後按【Enter】鍵後系統會直接帶出存提單號預設採
用存提日期+流水號
金額 輸入存提的金額
存提類別 選擇存提的類別有存款支票存款提款及支票付款四種
支票號碼 輸入存提的支票號碼若不是由支票存提則此欄位不需輸入
餘額 建立此存提單時銀行帳戶中所剩餘的可用餘額
其他備註 補充上述欄位中所不足的資料
註在應收(付)支票中所有由此帳戶所開出兌現後的支票金額皆會自動轉入此處
其他操作說明請參照 基本功能指引
重新計算帳戶餘額
若有新增或修改存提單時按下 即可更新該銀行帳戶的現在餘額更便利於隨
時掌握各銀行帳戶中的可動用金額
相關項目 其他編號設定應付支票應收支票
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（收）款作業
意義此功能是用來記錄收款作業的日期客戶收款明細及沖帳金額以備日後查核
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
收款日期 系統預設使用當天日期若不是當天日期可自行輸入收款日期
收款單號 通常輸入完收款日期後按【Enter】鍵後系統會直接帶出收款單號預設採
用收款日期+流水號
登錄人員 輸入該筆資料的登錄人員
客戶編號 可按 F10 開啟快速查詢視窗選擇所需的客戶編號
帳款日期 輸入欲查詢的帳款日期區間
應收總額 該家廠商在查詢的帳款日期區間中應收帳款總金額
現金金額 輸入收款的現金金額若此筆帳款不是由現金收入則此欄位不需輸入
票據金額 輸入收款支票的金額若此筆帳款不是由支票收入則此欄位不需輸入
其他折讓 輸入折讓的金額
取用預收 取用預收餘額中的金額來沖銷必須在預收餘額欄位中有金額才能做此功
能
累入預收 可預先收一筆帳款分多次沖銷預收的金額則輸入在此處
預收餘額 預收金額中尚可沖帳的餘額
沖帳合計 可用滑鼠勾選欲沖銷的單據號碼系統會自動將總金額統計出來若此次收
款金額與欲沖帳合計金額不符則存檔時系統會出現警示
備註 補充上述欄位中所不足的資料
相關項目出貨作業客戶基本資料出貨退回作業應收支票
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應（付）帳齡分析表
意義此分析表是用來顯示尚未付清給各個廠商的應付帳款其帳齡分佈在各個設定期間的
統計數據
圖片左邊的日期區間可依使用者的統計習慣去設定設
定好後只需按【設定為預設值】鍵則每次進入系統時
依此設定統計
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
開始廠商 可按 F10 開啟快速查詢視窗選擇欲查詢的開始廠商編號
結束廠商 可按 F10 開啟快速查詢視窗選擇欲查詢的結束廠商編號
帳齡種類 可選擇 1帳款日期或 2銷貨日期二種
報表標題 可選擇 3天數或 4日期二種為報表標題
結束日期 系統會自動帶出當天日期若不是可自行輸入欲查詢的結束日期
相關項目廠商基本資料進貨作業進貨退回作業進退貨資料統計表付款作業
應（收）帳齡分析表
意義此分析表是用來顯示各個客戶尚未付清的應收帳款其帳齡分佈在各個設定期間的統
計數據
操作方式請參照 應（付）帳齡分析表
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
開始客戶 可按 F10 開啟快速查詢視窗選擇欲查詢的開始客戶編號
結束客戶 可按 F10 開啟快速查詢視窗選擇欲查詢的結束客戶編號
帳齡種類 可選擇 1帳款日期或 2銷貨日期二種
報表標題 可選擇 3天數或 4日期二種為報表標題
結束日期 系統會自動帶出當天日期若不是可自行輸入欲查詢的結束日期
相關項目客戶基本資料出貨作業出貨退回作業出退貨資料統計表收款作業
軟體使用教學手冊
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應收帳款
意義用來顯示某段時間內應收帳款的彙總資料報表
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
帳款種類 可選擇依 1客戶別或 2業務別做為應收帳款報表的依據
帳款日期區間 輸入欲查詢的起迄日期
統計客戶區間 可按 F10 開啟快速查詢視窗輸入欲查詢的客戶編號
統計業務區間 輸入欲查詢的業務編號
報表種類 可自行選擇共有明細表簡要表及應收總表三種報表
是否含前期未
收款之明細
若所查詢的日期區間之前仍有尚未收取的款項則可在此欄位中打ˇ就
可顯示前期未收款之明細
相關項目客戶基本資料產品基本資料員工基本資料出貨作業出貨退回作業出退
貨資料統計表
應付帳款
意義用來顯示某段時間內應付帳款的彙總資料報表
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
帳款種類 可選擇依 1廠商別或 2經辦人員別做為應付帳款報表的依據
帳款日期區間 輸入欲查詢的起迄日期
統計廠商區間 可按 F10 開啟快速查詢視窗輸入欲查詢的廠商編號
統計經辦區間 輸入欲查詢的經辦人員編號
報表種類 可自行選擇共有明細表簡要表及應收總表三種報表
是否含前期未
付款之明細
若所查詢的日期區間之前仍有尚未付清的款項則可在此欄位中打ˇ就
可顯示前期未付款之明細
相關項目廠商基本資料產品基本資料員工基本資料進貨作業進貨退回作業進退
貨資料統計
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票據
應(付)支票
意義可沖銷應付帳款中所有由支票給付的記錄節省會計人員作帳以便查詢核對廠商的
帳款
進入本功能後出現所有應付票據資料視窗以票據到期天數作為循序排列條件
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
開票日期 系統預設使用當天日期若不是當天日期可自行輸入開票日期
支票類別 支票的種類此處為應付支票
支票號碼 開立支票上的號碼
支票金額 開立支票上的金額
來源單號 輸入這張支票是要沖銷哪一張【付款作業】中的進貨單號
廠商編號 可按 F10 或 鍵開啟快速查詢視窗選擇所需的廠商編號
廠商名稱 廠商編號選定後會自動帶出該廠商名稱
到期日期 開立支票上的到期日期
兌現日期 這張支票預計何時會兌現的( 因有時票據的交換需時 1~3 個工作天金額
才能真正入帳)
票據狀態 目前票據的狀態有未兌兌現退票作廢領取及其他共六種
開票銀行 選取開立的支票銀行 若尚未設定請至【其他編號設定】中的銀行基本資料設定
銀行名稱 開票銀行選定後會自動帶出該銀行名稱
其他備註 補充上述欄位所未提到的
未兌支票總額 系統會自動統計所有未兌現的支票張數及總額
其它說明
支票簽回單
點選《列印》即可列印支
票簽回單若要更改表單
字頭字尾請參照 按鍵說
明
相關項目進貨作業已
過期支票付款作業
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應(收)支票
意義可沖銷應收帳款中所有由支票收款的記錄以查核客戶的帳款
進入本功能後出現所有應收票據資料視窗以票據到期天數作為循序排列條件
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
收票日期 系統預設使用當天日期若不是當天日期可自行輸入收票日期
支票類別 支票的種類此處為應收支票
支票號碼 應收票據上的支票號碼
支票金額 應收支票上的金額
來源單號 輸入這張支票是要沖銷哪一張【收款作業】中的出貨單號
客戶編號 可按 F10 或 鍵開啟快速查詢視窗選擇所需的客戶編號
客戶名稱 客戶編號選定後會自動帶出該客戶名稱
到期日期 應收支票上的到期日期
兌現日期 這張支票預計何時會兌現的 (因有時票據的交換需時 1~3 個工作天金額才
能真正入帳)
票據狀態 目前票據的狀態有未兌兌現 託收轉讓退票票貼及其他共七種
開票銀行 應收票據上開立支票銀行的帳號
開票銀行 應收票據上開立支票銀行的名稱
託收銀行 選取開立的支票銀行 若尚未設定請至【其他編號設定】中的銀行基本資料
設定
託收銀行 開票銀行選定後會自動帶出該銀行名稱
其他備註 補充上述欄位尚未提到的
其他操作方式與應付支票作業相同
相關項目 出貨作業收款作業已過期支票
軟體使用教學手冊
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已過期支票
意義所有已過期的支票皆會轉入此視窗方便會計人員查詢核對
過期支票瀏覽列出所有過期支票（應收應付）可依需求排列如名稱開票日期兌
現日期銀行hellip等（本功能為整合上述rdquo應付rdquordquo應收rdquo二項支票作業所產生的資料
對照表）
註此處只能做查詢的動作並不能做新增或修改的動作
相關項目 應付支票應收支票
應(收)票批次兌現
意義可一次將單張或多張應收票據轉兌現並將兌現的支票轉入已過期支票中
按鍵說明
欄位名稱 欄位說明
全選 將所列出的支票全部選擇為要兌現的狀態
全不選 將所列出的支票全部選擇為要非兌現的狀態
兌現轉入過期支票 將已選擇的支票轉成兌現狀態並將支票轉入過期支票中
相關項目應收支票銀行存提作業
應(付)票批次兌現
意義可一次將單張或多張應付票據轉兌現並將兌現的支票轉入過期支票中
操作方式請參照 應(收)票據批次兌現
相關項目應付支票銀行存提作業
軟體使用教學手冊
51
應收票齡分析表
意義此分析表是用來顯示已收未兌現的應收支票其帳齡分佈在各個設定期間的統計數據
圖片左邊的日期區間可依使用者的喜好去設定設定
好後只需按【設定為預設值】鍵則每次進入系統時
依此設定統計
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
開始客戶 可按 F10 開啟快速查詢視窗選擇欲查詢的開始客戶編號
結束客戶 可按 F10 開啟快速查詢視窗選擇欲查詢的結束客戶編號
報表標題 可選擇 1天數或 2日期二種為報表標題
結束到期日 系統會自動帶出當天日期若不是可自行輸入欲查詢的結束日期
相關項目應收支票
應付票齡分析表
意義此分析表是用來顯示開立給各個廠商的未兌現應付支票其票齡分佈在各個設定期間
的統計數據
操作方式請參照 應收票齡分析表
相關項目應付支票
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52
第六章 庫存管理
期初開帳程序
1進貨
第一次使用時本系統時將基本資料建立完成後首先利用【進貨作業】將所有產品均做首
次進貨並且將已付款的進貨單據沖銷
註亦可利用庫存調整單將所有產品數量及成本鍵入或者利用盤點作業進行盤點後將盤點
量轉入現有量必須要注意的是若您選擇使用盤點轉入的方式系統將無法自動抓取產品成
本
2由產品基本資料中作期初開帳
至產品基本資料中按(Alt+F 鍵)將可以產生庫存的
期初開帳資料
按《確定》後將自動轉入期初
庫存日消耗異動表
意義驗證庫存量的正確性且可以將驗證後的正確量寫入現有量
(1) 當日消耗表列出查詢日期當天的庫存數量
變動情況用來驗證庫存量的正確性
(2) 逐日銷耗表列出前一次結轉日至查詢日期
當天的庫存數量變動情形用來驗證庫存量
的正確性另可將計算後的實際現有量寫入
帳面量(產品基本資料中的現有量)
軟體使用教學手冊
53
庫存月消耗異動表
報表意義列出查詢當月份的庫存數量變動情形用來驗證庫存量的正確性另可將計算
後的實際現有量寫入帳面量(產品基本資料中的現有量)並作轉入產生下月期
初量
使用時機每月底結束營業後或每月初開始營業前
操作方式
1)檢視庫存月銷耗表上的異動資料及現有量是否均正確當計算後存量與目前帳面存
量不符時會以黃色警示
2)確認無誤後按下 出現如下視窗再次確認
注意產品基本資料中的現有量將會被庫存月銷
耗 表 中 的 現 有 量 取 代因 此 請 謹 慎 使 用 結 轉 功 能
C)若產品進出異動量不正確請利用庫存調整單
做調整後重新執行步驟 A)~ B)
後記
庫存量又有問題了 怎麼都跟架上物品不符 相信大多數人都有這樣的心聲
很多使用者的觀念上總是認為庫存只要交給電腦來管理庫存量一定準確殊不知電腦軟體
有可能發生不可預期的結果(程式暇疵或使用中突然的斷電當機)或是產品管理不當導致失
竊或是破損或是產品擺設到不正確的位置都有可能使得電腦中的庫存量異常所以在庫存管
理中盤點變成了一項非常重要的工作
軟體使用教學手冊
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庫存調整單
意義當帳上的庫存量與實際庫存盤點的結果不符時即可利用此功能來調整帳上的庫存量
及成本
在〈C進出貨〉選擇【C
庫存調整單】如圖可
按《新增》《修改》
《查詢》或《刪除》鈕
更動關於調整庫存的相
關資料
按《瀏覽》進入庫存調整
單據瀏覽
操作方法
庫存調整單中的「數量」欄位應輸入實際庫存量與帳面現有量的差異量
作庫存調整時若目前某產品在系統中的現有量為 10 個但實際上賣場中只剩 8個則在
數量的欄位中輸入-2即可將系統中的現有量調整為 8個
若使用者無進貨作業的動作卻想要統計出產品的銷售成本及利潤可直接在此處輸入產
品的成本或覺得目前系統中的平均成本不正確亦可自行修改
註盤點作業中若有盤差或盤盈時會自動產生一張盤點調整單
其他操作方式請參考基本操作方法
相關項目產品基本資料盤點作業
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盤點作業
意義盤點各倉的庫存量以便管理可避免庫存太多或不足節省公司無謂的支出
有關庫存量的準確性一直為各行各業及門市經營管理者所困擾即使使用電腦軟體一樣產生
庫存量不準確的情事皆因方法錯誤或關念的偏差導致
在庫存做盤點前有些前置工作若準備充足則可收事半功倍之致
A盤點的前置工作
1 貨架上物品的擺設是否整齊乾淨
2 貨架的分類是否明確並且標示清楚
3 待進貨瑕疵物品異常品是否與陳列區清楚區分
4 人員的物品熟悉度及教育訓練是否充足
B盤點實施要點
1 全面盤點(期初期末盤點)或循環盤點
2 盤點的開始時間及預計結束時點
3 人員編組及人力分派
4 列印盤點單(可利用盤點機)
5 盤點機轉入或人工鍵入盤點數量
6 列印盤點報告單(盤盈盤損表)
C檢討此次盤點作業及問題研究
在【F系統支援】選擇【盤點作業】的選項會出現最近一張單據
操作方法
1由盤點機盤點
新增一張盤點單將盤點量輸
入盤點機再按
鍵直接將盤
點機中的資料傳送到系統
中按下 鍵即
可完成盤點作業
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2由人工手動盤點
A)新增一張盤點單按《A盤點產品轉入》鍵選擇欲盤點的產品編號可依全部產品廠
商產品類別儲放位置產品編號及庫存數量共六種選擇方式選擇所需的產品或者用
《新增明細》的方式輸入要盤點的品項接著按下《F3存檔》
B)按下《F7列印》報表選擇為「盤點單」列印出盤點單由人工盤點並將盤點量寫在盤點
單上
C)進入盤點作業點選《修改》將盤點量輸入系統中按下《存檔》後再按《轉入現有量》
鍵即可完成盤點作業
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
盤點日期 系統預設使用當天日期若不是當天日期可自行輸入盤點日期及時間
盤點單號 通常輸入完盤點日期後按【Enter】鍵後系統會直接帶出盤點單號預設
盤點人員 輸入該筆資料的盤點人員
盤點備註 補充欄位中所不足的資料
盤點倉號 選擇欲盤點的倉號 (多倉版)
《 Alt+A 》盤點產品轉入
按 可針對特定部份產品或廠商選取所需
的盤點商品
1先選擇轉入依據
2輸入起始編號及結束編號
3按下《Y確定》便可將符合條件的產品加入到盤點單中
《 Alt+B 》盤點機輸入
按 可先由盤點機盤點再直接
將盤點機中的資料傳輸到系統中可節省再輸入一
遍的時間
轉入現有量
當盤點完後且已經將盤點數量輸入至系統中後此時可按 鍵將盤點量轉入現有量
且同時在【庫存調整單】產生一張盤盈盤虧單即可完成盤點作業
相關項目產品基本資料員工基本資料庫存調整單
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第七章 系統支援
密碼設定
意義本設定首重資料保全功能系統依使用者名稱及密碼選擇性的開放系統功能可確
保資料的隱密性預防一些重要資料外流而設定通行密碼可依特定人員使用密碼才能執
行
進入時需輸入您的使用者密碼才有權限進入密碼設定中去新
增或是修改此設計目的在於防止管理者離開時他人趁機擅自
修改帳號權限
新增 增加完使用者名稱及密
碼後再設定使用功能明細（打
ˇ者為開放本項功能）
成本顯示若沒有打ˇ則該使
用者進入後台時基本資料的產
品欄位成本相關欄位則不顯示
備份作業
意義將所有資料另存一份應注意不要備份在同一部硬碟（以免硬碟實體損壞）同時為
保障資料安全應自訂備份期間如每週三六各一次
選定備份的目錄位置按下《開始備份》
鍵後即可完成備份作業
建議您在備份的檔案名稱 Data 後再加上
備份日期以避免備份資料太多產生混淆
註選擇備份路徑時需注意資料夾的名稱
應避免為空白或包含特殊符號如
gtlt$hellip等
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資料重整
意義當系統在操作途中因發生停電不正常關機或硬體發生故障而故造成系統資料中異常
現象導致資料毀損可利用本功能做一資料維護
注意執行資料重整時務必讓其他工
作站或前後台離線
編碼更改
意義因本系統中所有基本資料的編號只要存檔後就不能做修改的動作故在此設立一
個修改編號的程式
註因為基本資料中的編號會跟進銷貨產生連動關係為保持舊有歷史資料的正確性所以
更改編號時須在此更改以保持資料的完整若您要修改基本資料時請先到【2備份作業】
做資料備份的動作避免系統在編修的過程中發生停電或不明原因當機而造成資料流失
操作方法
1選擇欲修改的編號之資料
庫有客戶廠商產品員
工及產品類別資料檔共 5種供
選擇
2用滑鼠或按 F10 在原編號的
欄位上選擇欲更改的編號
3直接在新編號的欄位上輸入
新的編號
4按下《確定更改》鍵即可
完成編號更改的動作
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系統顏色修改
意義覺得系統中預設的顏色不喜歡嗎想自創風格時可利用本功能修改畫面使用者可依
個人喜好修改使用的畫面其中必須注意的是修改畫面確定後按 Y 儲存設定 要先
離開本系統再重新進入本系統才能生效
若欲更換背景圖片圖
片格式可
為jpggifbmphellip
等檔案格式
改亂了可按系統預設
值變回原來樣式
行事曆管理
意義經常忘東忘西的寫在紙條上麻煩又不容易找利用本功能吧啟動系統時會提醒哦
操作方法
1 點選《新增》後輸
入事件日期時
間對象地點
事由事項的欄位
可註記細節事項
2 勾選事件提醒方
式若沒勾選便不
會出現提醒的訊
息
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名片簿管理
意義可將重要的電話或經常聯絡朋友記錄在此容易找尋又不會丟可分類還有多項
詳細資料欄位可供利用
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
名片分類 可點選 開啟客戶分類的快選視窗
電子信箱 若有輸入 E-Mail 帳號則按下 可直接連結至 Outlook 發送信件
其他備註 補充欄位中不足的說明或做為某些特殊資料註記
選擇發送簡訊功能時可自動帶入行動電話號碼
操作方法請參照 基本操作方法
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產品停用啟用處理
意義將產品基本資料中已經停產或停售長時間不使用的產品資料作停用處理可加快搜
尋的速度也增加盤點補貨等工作的效率若日後進貨時新進產品的條碼與停用產品
條碼相同時系統會出現警告訊息可直接將產品恢復續用
操作方法
1 產品停用
A)將欲停用的產品打勾勾選的品項會列在右上方的挑選清單列中確認後點選《停用》
停用的產品會列在下方的〈停售或停用之品項〉中
B)直接在產品基本資料中刪除的品項也會自動被系統列到停用產品中喔~
2 產品啟用
在欲恢復續用的產品上按一下滑鼠右鍵選擇《Y產品續用恢復》確認後該筆資料會
回復到產品基本資料中恢復續用的產品庫存量售價成本等均會歸零若要查看過去
的歷史進貨紀錄及銷貨分析請利用〈歷價〉及〈分析〉的功能
相關項目產品基本資料
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產品成本重算
意義若於系統使用時發生停電或當機或硬體故障情形而造成平均成本有異常之情形可
利用此作業將平均成本重算
可選擇年或指定月份計算確
定無誤時可利用寫入功能將
目前平均成本更新
若平均成本重算後有發生的情形則執行《W將計算之平均成本寫入》後必須利用 資
料偵錯 功能將異常的產品資料修復接著再到產品基本資料中利用〈歷價〉重新寫入成本
相關項目產品基本資料資料偵錯
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資料偵錯
意義藉由資料偵錯系統來偵測錯誤的資料再加以修復是屬於軟體異常控管的一項重要功
能有如 Windows 中的磁碟偵錯功能
操作方法
選擇客戶資料檢測編號是否重 覆及累積點數預收金額數值溢位等異常檢測
選擇銷貨資料檢測編號是否重覆及小計金額銷貨成本數值溢位等異常檢測且可將銷
貨成本以目前平均成本置換但此項功能需在已驗證過產品資料且無異常的情況下才能進
行
選擇廠商資料檢測編號是否重 覆及異常資料偵錯
選擇產品資料檢測編號是否重 覆及最近進價平均成本及售價數值溢位等異常檢測
選擇進貨資料檢測編號是否重覆及異常資料偵錯
選擇訂貨資料則會重新計算產品檔中的被訂購量
選擇倉庫資料重新分析產品檔及倉庫檔中的庫存關聯結構並自動將錯誤修復
以上各個資料檔檢測後若有異常情形出現只需按《自動修復錯誤》鍵即可完成資料偵錯
修復的動作
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用戶使用記錄
意義可記錄各用戶進入系統的日期及時間及使用哪個功能表做哪些動作避免在多人
使用狀況下無法查到資料修改或刪除是由何人做的
流量統計
依據系統登入用戶別統計各動作的操作次數
在桌面上建立捷徑
意義當桌面上安裝的捷徑不小心刪除或在一開始安裝軟體時沒有建立捷徑皆可利用此功
能輕鬆在桌面上重新建立捷徑再也不用擔心找不到執行路徑
操作方式
1輸入前台工作站號若是單機版則不需輸入
2直接點選《1建立後台管理捷徑》或《2建
立 POS 前台捷徑》就會在桌面上自動建立捷徑
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備份還原
意義當您發現銷售前台進入後出現錯誤代碼或存檔後交易紀錄無法存入時代表銷售資料
庫已經遭受毀損備份還原能夠幫助您將資料還原到您最後一次做備份的狀態
1 請先將執行資料備份並記下您的備份目錄位置操作方式請參照 備份作業
2 請放入安裝光碟重新安裝或至我們的網站 wwwhiposcomtw 下載試用版本（切記版
本必須相同）
註請確定所有工作站或前台均已離線且無其他軟體正在執行
無需移除原本的軟體直接執行安裝即可
3 請至[開始][程式集][叡鴻 Hipos 軟體系列]點選[備份還原]或至電腦中的 csalewin 中
點選 備份還原exe 如圖所示選取您的備份目錄位置後點選《S開始還原》即可
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第八章 附件 其他技術支援
報表格式修改
利用 HiPOS 軟體中的報表系統工具可以自行修改報表的格式
系統工具的開啟方式
1《開始》rarr《程式集》rarr《叡鴻 HiPOS 軟體系列》rarr《報表系統工具》
2到電腦 csalewin 資料夾中將〈系統工具exe〉點滑鼠左鍵兩下開啟
自訂列印紙張大小
開啟系統工具後選擇要修改列印格式的報表後將紙張規格分別填入高度寬度上邊界
左邊界即可
例如原本是 A4(290210mm)格式要改
成列印中一刀格式直接修改高度
140寬度 210 就可以囉~
修改報表內容
1開啟系統工具後先選擇要修改的報表再按《修改報表》
2若要修改報表內容的位置以滑鼠圈選要移動的範圍後以larruarrdarrrarr移動或直接以滑鼠拖
曳至您預定的位置即可
3若要修改或增加文
字則先點選 報表控
制項工具列 上的
一下接著點一下要
修改的文字或要新增
文字的位置即可編
輯文字
4修改完成後點選
左上角的《檔案》rarr
《儲存》
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自訂瀏覽視窗表格樣式
意義因為使用者的螢幕大小及解析度設定的不同在瀏覽視窗中難免發生表格橫向欄位太
大或太小導致於查看資料時的不方便HiPOS 提供了自訂表格樣式的功能讓使用者調整好
欄位後可以存檔方便日後查看
操作方法
1將滑鼠移動到要調整的欄位框上會出現 符號以滑
鼠拖曳即可調整欄位大小
2調整好後如圖在內容的任一位置上按一下滑鼠右鍵選擇《儲存表格樣式》若是儲
存後不滿意可以選擇《恢復預設值》
滑鼠右鍵功能選單
意義建立資料時若已經有其他檔案格式的資料存在方便
複製貼到 HiPOS 軟體中
在 HiPOS 軟體中當欄位為可編修狀態下時可以按一下滑鼠
右鍵便能呼叫功能選單(複製貼上剪下)
看完了使用手冊仍然無法解決您的問題嗎本公司提供了多元的諮詢管道
本公司網站技術支援httpwwwhiposcomtw 文件知識庫
電話諮詢07-7030898
傳真專線07-7032066
E ndash Mail Servicehiposcomtw
公司地址高雄縣鳳山市 830 埤北路 81 號
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庫存管理
基本庫存管理功能操作說明
標準作業流程
產品現有數量
產品基本資料中的現有數量欄位系統會自動依照進貨及銷貨統計並隨時更新產品現有量
因此為了保持現有量的正確性及產品成本的準確度請勿直接從產品基本資料的現有數量欄
位修改現有量
進貨作業
進貨時確實輸入正確的進貨量要留意進貨單位是否正確進貨及進貨退回時產品的庫存
量都會自動增減
庫存調整單(HiPOS-Light 版無此功能)
（一）使用時機
1 某產品的數量因毀損失竊hellip等非進貨及銷售而短缺或增加導致需要調整產品的現
有量時
2 由盤點作業中執行盤點量轉入現有量時若有差異量系統會自動產生一張庫存調整
單
（二）操作方式
1 進入【C進出貨】 rarr 【庫存調整單】
2 點選 【新增】rarr輸入日期單號經辦人員備註
3 點選 【新增明細】 rarr輸入【產品代號】
4 輸入【數量】是指實際數量與產品現有量的差異量例如 A產品實際量為 10 個產品
基本資料中的現有量為 8個兩者的差異量為 10－8＝+2數量的欄位輸入 2若 B產
品的實際數量為 15 個產品基本資料中的現有量為 20 個則差異量為 15－20＝-5
數量的欄位便輸入-5
5 點選【存檔】後產品現有量便會隨著調整
（三）附註
HiPOS-Light 版若平時發現產品數量有錯誤請直接利用【盤點作業】的轉入現有量功
能來調整產品的現有量
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庫存日消耗表
（一）當日消耗表列出查詢日期當天的庫存數量變動情況用來驗證庫存量的正確性
（二）逐日消耗表列出前一次結轉日至查詢日期當天的庫存數量變動情形用來驗證庫存
量的正確性另可將計算後的存量寫入帳面量(產品基本資料中的現有量)
（三）使用時機每日營業結束利用庫存逐日銷耗表檢驗庫存正確性
庫存月消耗表
（一）報表意義列出查詢當月份的庫存數量變動情形用來驗證庫存量的正確性另可將
計算後的實際現有量寫入帳面量(產品基本資料中的現有量)並轉入產生下月期初量
（二）使用時機每月底結束營業後或每月初開始營業前
（三）操作方式
1 檢視庫存月消耗表上的異動資料及現有量是否均正確當計算後存量與目前帳面存量
不符時會以黃色警示
2 確認無誤後按下 出現如下視窗再次確認
盤點作業
（一）盤點前置作業
1 貨架上物品的擺設是否整齊乾淨
2 貨架的分類是否明確並且標示清楚
軟體使用教學手冊
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3 待進貨瑕疵物品異常品是否與陳列區清楚區分
4 人員的物品熟悉度及教育訓練是否充足
（二）操作方式
1 進入【F系統支援】rarr【盤點作業】rarr【新增】rarr輸入日期單號盤點人員備註
2 在【產品代號】輸入要盤點的產品rarr【存檔】rarr【列印】選擇【盤點單】
3 進行人工盤點工作
4 進入【盤點作業】rarr【修改】rarr在【盤點數量】輸入實際盤點數量rarr【存檔】
5 選擇【轉入現有量】即可將盤點量轉入到產品基本資料中的現有量
（三）操作秘訣
2 利用【新增明細】可一項項將要盤點的產品輸入
3 利用【盤點產品轉入】可以選擇一次將所有產品輸入或者依照廠商別產品類別儲
放位置產品編號輸入
4 務必確實將盤點量輸入盤點單的「盤點數量」欄位中盤點數量請勿輸入負數
（四）盤點要點
1 全面盤點及循環盤點除了期初或期末的全面盤點之外應固定每隔一段時間做循環
盤點循環盤點可以依照產品類別儲放位置或者產品編號等等例如固定每個月作
一次循環盤點第一個月盤點第一排貨架的商品第二個月盤點第二排貨架的商品
2 盤點時效盤點開始到盤點結束的時間盡量不要超過預定時程為了防止盤點錯誤應
避免盤點期間同時進貨銷售盤點完畢應即時將盤點量轉入現有量
3 盤點差異量軟體系統中的現有量欄位嚴格來說是帳面上的產品數量而盤點量則是
實際庫存的數量軟體操作過程有疏失產品瑕疵失竊及盤點錯誤等許多因素均
可能導致帳面上的數量與實際庫存不符的情況因此有盤差是可以被接受的但若差
異量太大時管理者便應觀察是哪個環節出了問題
軟體使用教學手冊
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上線一段時間後初次執行盤點作業或庫存日月銷耗表
說明
1過去進貨或庫存有異時均直接修改產品現有量
2使用一段時間後才執行庫存月銷耗表結轉
3更新版本或重新安裝執行資料備份還原或者它系統資料轉檔匯入
上述情況可能會發現期初量都是 0以致計算後存量與帳面存量產生極大的誤差
作業流程
期初開帳作業
（一）使用時機
1 初次使用者
2 已經上線一段時間的使用者
3 更版或重新安裝系統後執行備份還原的使用者
4 產品現有量正確而庫存日月銷耗表中的現有量完全不對者
（二）操作方式
1 進入【A基本資料】rarr【產品基本資料】確認產品現有量均為正確的數量
2 按【Alt+F】開啟庫存量期初開帳作業視窗rarr選擇「轉入期初月份」rarr【確定】
3 此一動作可以根據產品基本資料中的現有量去重新計算出庫存日月銷號表中的現有
量並且反算出期初量
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常見 QampA
產品基本資料中的現有數量與實際庫存量不符合
1 僅有少數幾項產品的庫存量不符時可利用「庫存調整單」做調整
2 多項產品的庫存量不符時利用「盤點作業」並將盤點量「轉入現有量」
3 每日營業結束時可利用「庫存逐日消耗表」核對產品庫存量並將正確量寫入現有量
4 檢視產品-進出異動表可查明是否有單據數量錯誤
產品現有量不會隨銷售或進貨變動
1 執行資料重整
2 檢查前台 Alt+F5 銷售記錄是否正常若銷售存檔後無銷售紀錄或者銷售明細僅有時間及
金額代表資料庫已經損壞
3 檢查銷售及進貨時的產品編號是否一致
4 檢查產品基本資料中產品是否有重複建檔換言之相同的產品名稱是否有兩個不同的
產品編號
庫存日月消耗表中的期初量為零導致統計後的現有量錯誤
1 發生原因沒有將上月底的庫存作結轉寫入本月期初
進入【庫存月消耗表】rarr列印年月輸入上個月份rarr執行結轉
2 發生原因Ⅰ曾經從產品基本資料中的現有量欄位直接修改數量
Ⅱ更版或備份還原後沒有執行期初開帳的動作
進入產品基本資料執行【Alt+F 期初開帳作業】
3 當月底營業結束時請檢視庫存月消耗表核對庫存量並執行結轉的動作將正確量寫入現
有量及寫入次月期初量
庫存日月消耗表中的調入量與實際調整的數量不符合
1 發生原因盤點作業轉入現有量時重複執行轉入現有量的動作
2 進入【庫存調整單】rarr點選【瀏覽】尋找備註中盤點轉入單號重複的資料
3 刪除重複的調整單即可
利用盤點量轉入現有量卻發現某些產品仍然與實際庫存量不符合
1 發生原因 盤點數量錯誤
盤點作業中盤點數量輸入錯誤
營業時間進行盤點工作盤點後到轉入現有量的過程中產品銷售出去而未作
調整
2 利用「庫存調整單」調整現有量
3 HIPOS-Light 版利用「盤點轉入現有量」作調整
軟體使用教學手冊
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已經將盤點量轉入現有量之後發現盤點時數量點錯
1 利用「庫存調整單」調整現有量
2 HIPOS-Light 版利用「盤點轉入現有量」作調整
連續數月都有做庫存月消耗結轉但庫存月消耗中某些產品的現有量卻總是有誤差
1 發生原因每個月結轉的時間點有誤
2 進入【庫存月消耗表】rarr列印年月輸入本月份rarr列印出該張報表或記下該報表的ldquo期初
量rdquo
3 重新進入【庫存月消耗表】rarr列印年月輸入上一個月份
4 比較本月份的ldquo期初量rdquo及上個月份的ldquo現有量rdquo是否相同若上個月份的現有量比本月
份的期初量少代表上一個月結轉之後仍有作銷售或調整
例如430 下午 200 做結轉將正確量寫入下月期初（產生 5月份的期初量）但是 430
下午 300 又陸續作了銷售或調整庫存量
5 做法
盤點機盤點時架上無庫存的 產 品 會 漏 盤
新增盤點單時選擇【盤點產品轉入】將全部產品轉入並將【盤點數量】全部修改為 0
將盤點機中的資料轉入該盤點單存檔後將盤點量轉入現有量
4 月
5 月份
軟體使用教學手冊
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選購模組功能簡介
簡訊 SMS 發送模組
SMS 簡訊發送功能透過網際網路直接由 HiPOS 軟體系列中發送簡訊至客戶的行動電話能夠達
到迅速確實即時傳遞訊息及行銷的效益
HiPOS 門市及進銷存 v6 以後都可使用免申請儲值後馬上開通
功能特色
1 低廉的發送費用
一般使用手機發送簡訊每通大約 $25~ 35 之間使用 HiPOS SMS 每通只要 11~13 之
間足足省了 50
2 搭配 HiPOS 軟體分析有效客戶發送
利用 HiPOS 的各項統計如累積點數已購商品累積消費金額生日等等的各項數
據做有效的簡訊廣告行銷並且會自動過濾重覆的電話及統計發送的通數
應用 1 生日到時發送祝賀簡訊並告知來電優惠方案
應用 2 廠商新商品推出時可過濾已購買同類商品的客戶清單做簡訊廣告發送hellip更多應用
等你來發掘
3 大量簡訊發送
除了對單一客戶發送簡訊外大量發送簡訊的功能可同時對多個客戶行動電話號碼發送簡
訊
4 簡訊發送時效性佳
簡訊發送後正常情況下約 3~10 秒鐘就可即時將簡訊傳送到客戶手機重要訊息不怕客戶
收 不 到 若 因 故 對 方 無 法 接 收 將 會 自 動 重 發 直 至 發 送 成 功 或 滿 24 小時止
5 常用訊息片語編輯
「常用訊息」功能可以編輯儲存常用的簡訊內容可以加快編寫簡訊的速度
6 預約發送
可自定要發送的時間時間到才發送簡訊更有效率的廣告效益
軟體使用教學手冊
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單一簡訊發送
在會員基本資料廠商基本資料員工基本資料中
按下 即可發送簡訊
大量簡訊發送
﹝統計報表﹞rarr﹝C會員郵寄標籤大量簡訊﹞依照
條件選擇要發送簡訊的對象後點選《S發送簡訊》
即可將簡訊發送到所選擇的對象
軟體使用教學手冊
10
〈F2〉快速查詢資料
索引查詢可以查詢並排序所要查詢的資料
查詢時可按【PgUp】或【PgDn】快速切換查詢排序
的項目或用滑鼠點選 選擇排序項目查詢的資
料若沒有被找到將停在最相近的一筆資料上
全文檢索例如要找一個 奶粉 的產品可能
是 奶粉也可能是 奶粉如果奶粉字樣是在備註欄中呢 利用全文檢索功能可快速找
出你要的產品
查詢後如有多筆可按 Enter 一筆一筆找出你要的資料要中斷檢索可按 ESC 結束或利用
過濾只列出相關資料
〈F8〉多條件過濾查詢
過濾查詢和快速查詢不同的是過濾只列出所查詢的項目其他的資料並不會出現可利用此
功能加條件過濾資料後再列印你要的資料
例如在【F8 過濾查詢】中輸入產品名稱
等於阿華田三合一或是等於開喜烏龍
茶則系統只會抓取相關的資料不屬
於查詢中的資料皆不會出現如要取消過
濾回復到原資料內容再按一次過濾選擇
取消即可
〈F7〉報表列印
按【F7】或 出現報表列印視窗如右圖
《列印選擇》選擇報表別按【Y確定】出現列印
預覽視窗如下圖按 即可印出報表
《表文設定》自訂報表的表頭及表尾文字 《匯出選項》選擇報表別及匯出資料存放位置後按
【E匯出】將資料匯出至 Excel
軟體使用教學手冊
11
地址輸入
當系統游標移到地址欄框時會呈現亮綠色（如圖）
此時可按【F10】或連續按滑鼠左鍵兩次或按下此鈕 開啟地址輔助輸入視窗
依圖示使用鍵盤【uarr】【darr】
選取所需的縣市如高雄縣後
按【Enter】鍵或滑鼠連續點
兩下隨即出現高雄縣三個
字而畫面也由 1縣市跳到
2鄉市出現鄉鎮市區欄使
用鍵盤【uarr】【darr】鍵選取鳳
山市後按【Enter】鍵或滑鼠
連續點兩下隨即出現高雄縣
鳳山市(830)依此將路街
巷弄鄰樓室等資料
全部點選完成後記得按一次
取回(或【Ctrl＋Enter】)
使用秘訣
(1)地址輸入時會依照使用的頻率來排序資料
(2)縣市或鄉鎮村里如果用不到可以刪除以節省挑選的時間
(3)縣市鄉市路街也可自行新增
輔助視窗的選用及設定
當欄位顏色狀態為 (亮綠色)時可按 F10 或按滑鼠
右鍵開啟輔助視窗或點選畫面中的 按鈕以便快速輸入你要的
資料內容
選定後按 Enter 或快擊滑鼠左鍵兩下或按 即可取回選定的資
料
軟體使用教學手冊
12
第三章 基本資料設定
基本資料這個作業是在您剛使用本系統之期初建檔項目您必須整理原始須用人工作業之
資料經過規劃之後編號然後逐步建檔以便在輸入作業下能順利完成各項作業
廠商基本資料
意義建立所有廠商基本資料以便迅速查詢廠商的聯絡電話所在地址付款方式條件
和其他備註方便往後的進貨及其相關之聯絡事宜
1 在〈A基本資料〉選擇〈2廠商基本資料〉選項開啟後畫面如圖所示
2 選擇《新增》來建立廠商資料
3 依序將每個欄位資料輸入後按《存檔》即完成
視窗左半部為資料瀏覽預視右半部為資料明細資料編輯或修改時均在右半部資料明細區
操作
資料輸入方式請參照 基本功能指引
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欄位說明
欄位名稱 欄位說明
廠商代號
按 Enter 產生流水號或自行編碼或可利用尾隨編號功能例如按 A或
A 則產生 A 開頭之流水號廠商編號共六碼建議盡量以數字編號以
免發生流水號位數不足之情形
公司名稱 輸入廠商的名稱
廠商簡稱 系統會自動擷取公司名稱前五個字亦可自行輸入
統一編號 輸入廠商的統一編號
聯絡電話傳真 輸入廠商的聯絡電話及傳真
聯 絡 人 輸入廠商的訂貨聯絡人
其他電話 輸入聯絡人的行動電話號碼發送簡訊 時可自動帶入
所在地址 輸入廠商的所在地址可開啟選擇視窗 (詳見 地址輸入 )
發票地址 輸入廠商的發票地址可開啟選擇視窗 (詳見 地址輸入 )
請款方式 可區分是屬於現金或月結的交易方式以便日後當成應付帳查詢之過濾
條件
帳 款 日 輸入廠商的結帳日期在〈進貨作業〉中便會自動帶出結帳日期以便
日後當成應付帳查詢之過濾條件
E - Mail 若有輸入廠商的 E-Mail 帳號則按下 可直接連結至 outlook 發送信
件
營 業 稅 設定該廠商的營業稅稅別在〈進貨作業〉中便會自動設定營業稅別
預付餘額 取用預付款後所剩於可用的餘額系統會將〈付款作業〉中的預付餘額
自動帶入此欄位因此可不用輸入
最後進貨 最後一次向該廠商進貨的日期
其他備註 補充欄位中不足的說明或做為某些特殊資料註記
相關項目進貨作業付款作業產品基本資料
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產品分類產品單位設定
意義建立產品的分類類別產品單位等常用資料使往後的資料建檔更順暢方便
產品類別設定
1 在〈A基本資料〉選擇〈5其他編號設定〉
選項如圖所示
2 選擇〈產品分類設定〉按《Y確定》
3 選擇《新增》輸入代碼及類別名稱後按
《存檔》完成
註產品分類請以數字為主
產品編號為產品分類代碼+流水號至多為 14 碼若產品分類代碼以英文為主容
易導致產品增多時流水號位數不足使用且列印條碼時容易有過長的困擾
產品常用單位設定
操作步驟如同上述產品類別設定
銀行基本資料設定
設定往來銀行的資料作為日後在銀行存提應收支票應付支票作業時的依據
客戶分類設定
設定客戶基本資料中的客戶分類操作步驟如同上述產品類別設定
常用片語設定
設定【現金日記帳】中常用的會計科目日後使用時可直接開啟快選視窗節省輸入作業時間
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產品基本資料
意義產品輸入總覽新增修改及查詢
1 在〈A基本資料〉選擇〈3產品基本資料〉選項如圖所示
2 選擇《新增》來建立一筆新的產品資料
資料輸入方式請參照 基本功能指引
欄位說明
欄位名稱 欄位說明 F10
產品名稱 輸入該產品的名稱
產品分類 若類別項目太多時可按【F10】開啟視窗選取 ˇ
產品編號 按【Enter】讓電腦自動編號或是直接鍵自編碼亦可最多可編
至 14 碼編碼原則類別代碼加上流水號
產品條碼
將游標移到『產品條碼』欄位如果是國際條碼拿 CCD 條碼掃
瞄機在條碼標籤上掃瞄一下則會有一組數字產生待存檔後
往後在銷售時只須刷入國際碼即可不必在每樣產品都貼上條碼
原廠料號 商品出廠時之廠商編號可方便於進貨中使用加速進貨作業
注音簡碼
單字中的第一個注音符號如【日式蘇打餅乾】rdquo蘇 rdquo的注音
拼音是ㄙㄨ而ㄙ對照鍵盤上的英文則為 N依此類推【日式蘇
打餅乾】對照鍵盤上的英文則是【BGN21】
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基本單位 銷售最小量的計算單位可按【F10】開啟視窗選取如口香糖一盒有 10 條則單位為「條」
ˇ
包裝單位 銷售較多量的計算單位可按【F10】開啟視窗選取如口香糖一盒有 10 條則單位為「盒」
ˇ
包裝數量 銷售較多量的數量如口香糖一盒有 10 條則單位為「10」
儲存位置 可填入產品存放的位置如 A1B1C3 等
最低售價 該項產品的最低出售價格
被訂購量 該項產品被訂購的數量系統會自動統計訂貨單中的資料後將數量帶入可省略不輸入
請 購 點 當產品低於多少量時得要提出採購的要求
現有數量 產品目前的存量系統會自動帶入可省略不輸入
安全存量 只要該貨品低於安全存量系統便會有警示作用
規格型號 輸入該產品的規格型號
顏色 輸入該產品的顏色
尺寸 輸入該產品的尺寸
主供應廠商 系統會將進貨作業中的廠商自動帶入故可省略不輸入亦可利用比價功能將最低價廠商設為主供應商
ˇ
應稅 若此產品屬於應稅商品則在此處勾選應稅
健康捐倍數 產品售價包含健康捐由此設定健康捐的倍數O表示不含健康捐
市價 一般市面上所賣的售價或同業售價
標準售價 賣給客戶的售價共可設定 5個售價
包裝售價 賣給客戶的包裝價格共可設定 5個包裝售價
最近進價 最近一次進貨的價格由電腦自動運算故可省略不用輸入
最高進價 表示在進貨相同產品時曾經所付過最高的進貨價格會顯示在這一個欄位裡最高進價是由電腦自動運算故可省略不用輸入
最低進價 表示在進貨相同產品時曾經所付過最低的進貨價格會顯示在這一個欄位裡最低進價是由電腦自動運算故可省略不用輸入
平均成本 平均成本是由電腦自動統計故可省略不用輸入 平均成本=全部進退貨金額全部進退貨數量
固定成本 可由使用者自行抓取其一較常進貨成本
業務獎金 業務員每賣出一份這項產品時可以得到多少的獎金若公司並無此獎金制度則可以略過不輸入
毛利率 此欄位不需輸入系統會自動帶出 毛利率=(零售價格-平均成本)零售價格100
產品備註 補充欄位中不足的說明或做為某些特殊資料註記
產品圖片 可將產品圖片或型錄轉成影像檔後放入 凡是瀏覽資料欄位有打勾的標誌就表示該產品有圖片或型錄
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特項功能說明
產品歷史記錄
在產品基本資料中選擇《歷價》
選項即可
可查看該項產品的歷史報價訂貨
及出貨的各項詳細資料記錄
產品比價
在產品基本資料中選擇《比價》選項即可
可將選定的產品歷史進貨的價
格日期單價數量金額及
廠商等資料顯示出來且可以將
最低價與最高價之供應商及供
應價格列出來也可重新計算平
均成本選擇是否將成本寫入產
品或將最低價廠商成為主供應
商
產品銷售分析
針對選定的單項產品做會員層購買分
析可以看出購買該項產品的會員及總
額總量（依銷售總額做排列）
1 在產品基本資料中選擇《分析》
2 輸入想要分析的時段按《Y確定》
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大型產品標籤列印
在產品基本資料選擇《F7列印》可以選擇列印大型產品標籤(A4)
操作方式請參照 按鍵說明
《 Alt + P 》條碼列印
若有購買條碼列印機按《Alt+P》選擇列印張數後直接從條碼輸出
機印出單項商品的條碼標籤可自行設定條碼列印的文字及格式
目前軟體僅適用 TSC TTP243ETTP245 系列之條碼列印機
瀏覽商品
按下 可瀏覽所有商品的明細資料
分倉庫存量 多倉版
在產品基本資料中選擇
可以查看該產品各分倉庫存量及總庫存量
《 Alt + M 》產品快速輸入作業
在產品基本資料的視窗中按《 Alt + M 》可呼叫出產品快速輸入作業的視窗可利用次功能
快速大量修改產品基本資料
操作方式直接在各欄位
輸入修改資料即可
注意若使用者權限未開
放修改及成本顯示功能
將無法執行此項作業
相關項目其他編號設
定庫存總表列印出貨
作業報價作業進貨作
業
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客戶基本資料
意義建立所有客戶基本資料以便迅速查詢亦可查詢會員的銷售記錄
1 在〈A基本資料〉選擇〈1客戶基本資料〉選項後如圖所示
2 選擇《新增》選項即可新增資料
3 逐一輸入欄位資料後按《存檔》即可
資料輸入方式請參照 基本功能指引
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
客戶編號 按 Enter 產生流水號或自行編碼或可利用尾隨編號功能例如按 A或
A 則產生 A 開頭之流水號
公司名稱 輸入該公司的名稱
公司簡稱 會自動擷取前五個字亦可自行輸入
客戶分類 可依客戶性質的不同去設定客戶類別可開啟選擇視窗 (詳見地址輸入)
聯絡電話傳真 輸入該公司的聯絡電話及傳真
統一編號 輸入該公司的統一編號
聯絡人 該公司的訂貨聯絡人
公司地址 可開啟選擇視窗 (詳見地址輸入)
送貨地址 可開啟選擇視窗 (詳見地址輸入)
發票地址 可開啟選擇視窗 (詳見地址輸入)
營業稅別 設定該客戶的營業稅別在【出貨作業】 及【訂貨作業】中便會自動帶出
營業稅別
業務歸屬 直接輸入業務員編號或按 F10 鈕帶出速查視窗在【出貨作業】及【訂貨作
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業】中便會自動帶出業務員的編號
E-Mail 若有輸入客戶的E-Mail帳號則按下 可直接連結至outlook發送信件
請款方式 可區分是屬於現金或月結的交易方式以便日後當成應 收帳款查詢之過濾
條件
帳款日 輸入客戶的結帳日期在【出貨作業】 及【訂貨作業】中便會自動帶出結
帳日期以便日後當成應收帳款查詢之過濾條件
出貨額度 輸入對該客戶所允許的帳款信用額度超額系統會自動警示
預收餘額 收款作業中取用預收款後所剩於可用的餘額系統會自動帶入與【收款
作業】相關
使用售價 依不同種類的客戶而設定不同之售價對應產品基本資料中的標準售價
售價 2~5共有五種售價可供切換
網站位址 若有輸入客戶的網站位址則按下 可直接連結至該網站
其他備註 補充欄位中不足的說明或做為某些特殊資料註記
特項功能說明
《 Alt + A 》客戶銷售分析
可以針對某一位客戶做所購買的產品購買總量購買總額的分析
輸入時段即可如 900101sim
901119(由此可知其在
900101sim901119 這期間所
購買的產品購買總量購買總
額依銷貨總額作排序)
記要
另外在此項功能中尚有一項貼心的服務按下《記要》鈕可記錄一些除了業務上以外的事
物
SMS 簡訊發送
客戶基本資料中選擇 或是在聯絡人電話後選擇 可以對該手機號碼發送 SMS 簡訊
注意使用 SMS 簡訊功能需先進行帳號開通及簡訊儲值
相關項目 出貨作業出貨退回作業出退貨資料統計訂貨作業訂貨資料統計收款作業應
收帳齡分析表應收支票應收票齡分析表
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員工基本資料
意義基本資料薪資明細聯絡電話及進銷貨中的人員代碼設定
操作方式同如 會員基本資料 設定
列印員工清冊
在員工基本資料中按《F7列印》可瀏覽並列印員工清冊
相關項目進貨作業進貨退回作業出貨作業訂貨作業報價作業員工業績統計表庫
存調整單
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其他編號設定
意義其他基本資料的輔助視窗設定一次補足以後只要開啟輔助視窗選入即可另外
也可以開啟輔助視窗時再臨時新增
1 在〈A基本資料〉選擇《5其他編號設定》
選項如圖所示
2 選擇欲設定的項目後按《Y確定》
3 詳細操作方式請參照 產品分類產品單
位設定 輔助視窗設定及選用
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
產品分類設定 產品分類設定完後只需按 F10 開啟視窗查詢而不需每次再輸入
一次此項資料在【產品基本資料】有相關聯
產品常用單位設定 產品常用單位設定完後只需按 F10 開啟視窗查詢而不需每次再
輸入一次此項資料在【產品基本資料】有相關聯
銀行基本資料設定 輸入往來銀行的基本聯絡資料此項資料在【銀行存提作業】有相
關聯
客戶分類設定 客戶分類設定完後只需按 F10 開啟視窗查詢而不需每次再輸入
一次此項資料在【客戶基本資料】有相關聯
常用片語設定 可設定常用收支及其它三種不同的常用片語此項資料在【現金
日記帳】有相關聯
倉庫編號設定 此設定適用於多倉版此項資料在【調撥作業】有相關聯
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系統參數設定
意義在使用系統前請先將貴公司的相關基本資料及系統操作等必要的環境參數設定好
以便日後在各項作業中能夠順利進行 軟體更具彈性以符合不同使用者的習慣
當您輸入完基本資料後在貨單抬頭上就會有貴公司的(公司名稱電話傳真公司地址)
顯示反之則貨單抬頭上將沒有貴公司的資料
欄位說明
1 系統參數
欄位名稱 欄位說明
廠商查詢預設索引 預設廠商基本資料中查詢索引
產品查詢預設索引 預設產品基本資料中查詢索引
會員生日警告天數 進入系統會員生日提醒的提前天數
報表預設輸出方式 若已經有連接印表機系統會自動連結
是否使用注音簡碼 若是請選擇Y反之則N
成本計算方式 共有三種計算方式可依使用者的需求去設定
是否自動切換輸入法
輸入資料時電腦會自動更改輸入法例如輸入會員姓名或產
品名稱時則電腦會自動變更為注音輸入法或者是倉頡輸入
法可方便銷售者的使用而不須再做變更輸入法的動作
統計報表列印習慣 有三種報表輸出方式可依使用者的需求去設定
產品自動編號位數 最高 14 碼 (產品編號 分類+流水號)
是否隨解析度調整字形大小 螢幕解析度該改時是否自動調整視窗大小
解析度的放大倍數 隨解析度調整字形大小時所要放大的倍數
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2 銷售前台參數 POS 銷售前台的參數設定進銷存不受影響
欄位名稱 欄位說明
銷售前檯成本開放 設定開放前台的成本權限如果不開放（不打勾）的情形下
前台作業（銷售時）不可使用與成本有關之按鍵
產品查詢預設索引 前台銷售時按 Ctrl+Enter 查詢產品的預設索引
自動開啟會員視窗 若經營型態為會員制可設定為 Y 則自動代入會員查詢視窗
代入電話區碼
銷售前檯使用《會員查詢》時會直接帶入系統參數設定的電
話區域號碼方便快速輸入
本欄空白時預設欄位是停留在客戶編號而非聯絡電話
是否使用 VIP 價 若開放使用 VIP 價則 VIP 會員購物即可以 VIP 價格購得若
不開放則 VIP 會員就如同一般的零售購物價格
是否使用會員價 若開放使用會員價則客戶可使用會員價購得若不開放則
會員只能用一般的零售價購得
銷售累積點數(元)
銷售累積點數(點)
設定銷售時要累積的點數比值 如 1 元 1 點且在【產品基本
資料】中的計算點數需要勾選才能計算點數
是否自定產品積點 若開放為 Y 則以上的點數比值自動失效積點值則取決於【產
品基本資料】中的產品積點
存量警告方式 選擇現有量低於設定的值時在銷售前台會有不同的顏色(黃
色)警示可搭配前台的即時叫貨使用
客戶電訪設天數 在前檯銷售中叫出會員資料後按【Alt+D】呼叫電訪預約時
的互動日期會以今天日期加上此欄天數為預設日期
電訪記錄保留天數 設定要保留的電訪預約記錄天數過期後自動刪除
銷售完自動列印發票 若在銷售完後要列印發票則設定Y
銷售後登入員工代號 銷售完畢必須登入員工代號用於電腦不足且多銷售人員時
必須先登入員工代號 使用銷售前台是必須先登入員工代號用於單人單銷售前台
可否銷售中更改員工代號 用於單人單銷售前台
發票剩餘幾張時警告 若設定為 5張時則在銷售前檯中當使用剩餘 5張時則電
腦便會出現警告訊息提醒使用者該準備請領發票
銷售資料刪除密碼 設定前檯刪除銷售資料的密碼
強制輸入收款金額 設定前台銷售完畢強制輸入實收現金才能結帳存檔
結帳時播放聲音 設定結帳時是否播放聲音
單筆_銷售最大數量 設定單筆銷售最大的數量
單筆_銷售最大單價 設定單筆銷售最大的單價
關閉前台之查帳功能 設定為〝Y〞時前台將無法使用查帳功能
關閉前台之交班功能 設定為〝Y〞時前台將無法使用交班功能
銷售前台禁止更改單價 若不想讓銷售員在前台更改單價則此處設定 Y
銷售前台禁止金額折扣 若不想讓銷售員在前台作金額折扣則此處設定 Y
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銷售前台禁止總計折數 若不想讓銷售員在前台作總數折扣則此處設定 Y
銷售前台禁止單筆折數 若不想讓銷售員在前台作單筆折數則此處設定 Y
銷售完自動列印(收據) 若想銷售完後自動列印收據則此處就設定 Y
毛利率高於多少(綠色)警告 前台銷售時該產品名稱會以綠色底色提醒
毛利率低於多少(紅色)警告 前台銷售時該產品名稱會以紅色底色提醒
菸酒健康捐 設定產品售價中包含的菸酒健康捐金額
3 進出貨參數
欄位名稱 欄位說明
發票稅率 5 設定 005
進出貨單是否列印金額 若選擇Y則進出貨單就會有金額而不需每次手動做更改
進出貨列印習慣 可選擇 1預視或 2直接列印
票據警告天數 進入系統提醒應付或應收票據的提前天數
進貨預設稅別 於進貨單作業的稅別中自動代入設定值空白鍵切換設定值
出貨預設稅別 於出貨單作業的稅別中自動代入設定值空白鍵切換設定值
維修預設稅別 於維修作業的稅別中自動代入設定值空白鍵切換設定值
貨單是否套表列印 設定貨單列印時是否套表
出貨成本是否顯示 此參數對於 v5 以後版本不發生作用
出貨價格策略 可設定為預設售價或上次售價二種若設定預設售價則每次
出貨電腦會自動擷取預設售價而不需再輸入一次
進貨價格策略 可設定為平均成本上次進價或最低進價三種若設定為平均
成本則每次進貨電腦會自動擷取平均成本做為進價
數量__小數位數 可決定系統中數量欄位顯示小數的位數
單價__小數位數 可決定系統中單價欄位顯示小數的位數
合計__小數位數 可決定系統中合計欄位顯示小數的位數
其他__小數位數 可決定系統中其他欄位顯示小數的位數
數字 3位一撇 設定為Y時數值顯示如「5500000」
貨單紙張寬度(mm) 設定貨單紙張的寬度(預設為中一刀 210mm)
貨單紙張高度(mm) 設定貨單紙張的高度(預設為中一刀 140mm)
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4 POS 週邊參數
欄位名稱 欄位說明
設定錢櫃連接至電腦主機的阜口或錢櫃連接至發票列印機的阜口可
按空白鍵切換選項
錢櫃連接阜 錢櫃連接至電腦【RS】rarrRS232 介面【COM】rarr型號 CR3104【PRN】
rarr列表機連接阜
錢櫃連接發票機【POS】rarr型號 CR3101【UDF】
設定價格顯示器連接至電腦主機的阜口可按空白鍵切換選項 價格顯示器連接阜
【COM】rarr型號 PD71007200 系列【WDP】rarr型號 WD304
盤點機型號 設定盤點機的型號可選擇 1 CPT-711 或 2 PT600
盤點機連接阜 設定盤點機連接至電腦主機的阜口
設定條碼列印機的型號可按空白鍵切換選項
條碼列印機型號 【Z-S300】【Z-S400】【ZEBRA】rarrZebra 廠牌型號
【CLEVER】【TTP243】rarr型號 Clever TTP243
【OTHER】rarr其他
條碼列印機連接阜 設定條碼列印機連接至電腦主機的阜口
發票列印機（兩聯式） 設定發票列印機的型號可按空白鍵切換選項
發票列印機（三聯式） 【CHN】rarr型號 PP2020【POS】rarr三聯式發票機
【WPS】rarr型號 WP-103S
收據列印機 設定收據列印機的型號可按空白鍵切換選項
條碼機連接的工作站號 若要從進貨單中列印條碼後台工作站號須與條碼機工作站號一致
註1一般電腦主機的連接阜口只有 1~2 個建議選購擴充卡以提高穩定性
2由於 POS 的相關硬體週邊繁多若有 POS 週邊設定問題請洽詢本公司
3POS 周邊均有指定型號若您所使用的非本公司指定之型號不保證其相容性
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第四章 進出貨
進貨
進貨作業 意義商品進貨輸入轉入產品現有量中並計算相關成本產生應付帳款
在〈C進出貨〉中選擇〈1進貨作業〉進入後所出現的是日期最近的一張進貨單據如
左圖所示
按【瀏覽】可看所有進貨單明細
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
進貨日期 系統會直接帶出當天的日期若不是當天的進貨則請自行輸入正確的進貨
日期
進貨單號 通常輸入完『進貨日期』按【Enter】鍵後系統會直接帶出『進貨單號』
預設採用進貨日期 + 流水號共 10 碼
廠商編號 按【F10】鍵開啟查詢視窗請確實輸入本公司是向哪一家廠商進貨此項資
料在【6付款作業】有相關聯
發票號碼 若此張進貨單是有稅額的則需輸入發票號碼若沒有發票則無需輸入
原始單號 可輸入廠商進貨時的原始進貨單號方便日後查帳時可直接查詢廠商的進貨
單號
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經辦人員 輸入此張進貨單是由哪位員工建檔
取用預付 從已經付給廠商的預付款中沖銷該筆帳款此項資料在【6付款作業】有相
關聯注意若取用預付所輸入的金額大於預付餘額時超出的金額將累加
到該張進貨單的未付金額
倉號 選擇進貨的倉號（倉庫）適用於多倉版
帳款日期 在【廠商基本資料】中若已有設定帳款日在此處會自動帶出帳款日期此
項資料在【6付款作業】有相關聯
稅別 在【廠商基本資料】中若已有設定稅別在此處會自動帶出其稅別或可自
行切換其他稅別的計算方式
稅前金額 進貨單中未含稅額的小計金額
已付金額 指已付給廠商的「訂金或金額」
折扣金額 廠商給予的折扣金額
未付金額 即〔稅後總額 - 已付金額 - 折扣金額〕
稅後總額 即〔稅前金額 + 營業稅〕
貨單備註 補充欄位中不足的部份或做為某些特殊資料註記
新增進貨單
步驟 1 單身建立
按 新增 鈕或 Insert 鍵出現一張新空白單據填入各項必備資料
步驟 2 建立進貨品名細項
按 鈕加入所進貨產品的項目進貨產品多樣時亦可用 一次勾選
產品編號可輸入產品編碼原廠料號產品條碼 系統會自行轉成產品編號 亦可採用條
碼閱讀機輸入鍵入單價及數量若有接條碼機可一併輸入預列印的條碼張數之後核對稅
前金額及稅後總額無誤後按存檔鍵將該筆進貨單存入
進貨單據修改
按快速鍵 Enter 或 修改 鈕若有必要再針對某一張單據作修改（或加入一筆資料）的話
可移動光棒至欲修改的單據後按 Enter 進入修改狀態後如同建立進貨單之方式建立即可
註 已付款沖帳之單據不可修改若須修改必須進行反沖帳後才能更改單據
歷史記錄
按 可將該進貨廠商所有的歷史進貨單據列出來在修改或新增的模式下按 Enter
鍵可取回再針對差異部份進行修改
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單品比價
按 可查看指定的單項產品的進退貨記錄及各廠商比價記錄該項產品的歷史進退
貨日期單價數量金額及廠商hellip等資料均會顯示出來並且將最低價與最高價之供應商
供應價格及平均成本列出來也可重新計算平均成本選擇是否將成本寫入產品或將最低價
廠商成為主供應商
產品新增
若進貨單中有新進產品時可按 新增產品進入產品基本資料新增的畫面請參照 產
品基本資料設定
庫存查詢
按 可查詢目前的庫存量避免庫存量過多的情形
條碼列印
按條碼列印可列印該筆進貨單中有輸入條碼張數的所有產品條碼
單據列印《F7》
操作方式請參照 基本功能指引
相關項目廠商基本資料產品基本資料系統參數設定應付支票付款作業
進貨退回作業
〈2進貨退回作業〉與上述〈1進貨作業〉的操作方法略同故不重述
相關項目廠商基本資料產品基本資料系統參數設定應付支票付款作業
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進退貨資料統計
意義可直接在此項功能表中查詢進貨及退貨的詳細情形而不必再到【1進貨作業】或【2
進貨退回作業】中個別查詢可節省使用者的時間
1 在【C進出貨】選擇【3進退貨資料統計】選項後所出現的畫面如下圖
2 可依使用者的需要去設定所要查詢的時間廠商進貨退貨已付款未付款及全部
可單獨查詢一家或者是一次查詢多家做為付款對帳單與付款作業有相關聯
列印報表可選擇進退貨資料簡表進退貨資料
明細表進退貨資料總表共三種報表
相關項目進貨作業進貨退回作業
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進貨採購建議
意義採購建議書為針對自定的需求讓系統作一庫存的統計擬定一份最精確的採購建議
書或訂購單
操作方法
1在〈C進出貨〉選擇〈4進貨採購建議〉如圖所示
2設定所欲查詢的條件後按《Y確定》即可
條件設定
查詢指定廠商現有產品庫存量lt=安全存量之品項
查詢指定廠商現有產品庫存量lt=請購點之品項
查詢指定廠商的所有產品全部列出
查詢指定廠商產品被訂購量gt=現有量之品項
查詢指定廠商產品全部訂購保留量gt0 之品項
可再設排列方式如依產品編號名稱存量價格等再選擇由排大到小或由小排到大
查詢單一廠商時廠商編號起訖部分輸入同一個編號即可或者不輸入表示要全部的資料
註
產品比價請參照【產品基本資料】中歷史進價記錄有詳細說明
若確定要列印報表則需要先勾選所需的產品編號可一次勾選單一項產品或按《全部選擇》
勾全部產品若都不需要則可按《全部不選》取消先前所勾選的產品欄位
勾選好欲列印的產品後按《列印》鍵列印報表中可選擇產品採購建議表或產品訂購單二
種報表
相關項目廠商基本資料產品基本資料 進貨作業
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調撥作業 多倉版
意義此功能只有在系統設定使用「分倉」的管理模式時才能輸入資料其用途是做不同倉
庫間貨品的調撥
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
調撥日期 通常一開始系統會先直接帶出當天的日期若不是當天的調撥則請自
行輸入正確的調撥日期
調撥單號 通常輸入完『調撥日期』按【Enter】鍵後系統會直接帶出『調撥單號』
預設採用調撥日期 + 流水號
經辦人員 輸入此張單據的經辦人員
撥出倉號 選擇是由哪一個倉庫撥出的
調入倉號 選擇要調入哪一個倉庫
貨單備註 補充欄位中不足的部份或做為某些特殊資料註記
相關項目銷售前檯產品基本資料其他編號設定進貨作業進貨退回作業
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報價
意義客戶下訂單或出貨前需要先做報價動作時即可利用此功能將待日後可直接轉成
訂貨單
在〈C進出貨〉選擇〈D報價作業〉進入後所出現的是日期最近的一張訂貨單據
如下圖所示
操作方式請參照 進貨作業
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
報價日期 通常系統會直接帶出當天的日期若不是當天的報價則請自行輸入正確的
報價日期
報價單號 通常輸入完『報價日期』按【Enter】鍵後系統會直接帶出『報價單號』
預設採用報價日期 + 流水號
客戶編號 請確實輸入此張報價單是出給哪個客戶可按 F10 開啟客戶選擇視窗此項
資料在〈訂貨作業〉有相關聯
交貨日期 輸入預計的交貨日期
交貨方式 預計的交貨方式可下拉選單方式選取
經辦人員 在【客戶基本資料】中若已有設定業務歸屬在此處會自動帶出業務代號
若沒有設定請自行輸入經辦業務代號
稅前金額 報價單中未含稅的小計金額
稅 別 在【客戶基本資料】中若已有設定稅別在此處會自動帶出其稅別或可自
行切換其他稅別的計算方式
稅後總額 即[稅前金額+營業稅]
折扣金額 給予客戶的折扣金額
貨單備註 補充欄位中不足的部份或做為某些特殊資料註記
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特項功能說明
歷史記錄
瀏覽該客戶的報價訂貨紀錄可開啟《F2 查詢》快速查詢某一筆資料《Ctrl+C》可以拷
背瀏覽的單據內容到目前新增的報價單中
單品歷史
查看單品的所有報價訂貨出貨的歷史記錄
庫存查詢
即時查詢該項產品的庫存量
採購建議
在報價作業時需要查看某項商品的進貨計錄時可按 查看歷史進價及各廠商比價
記錄詳細資料
轉訂貨單
確認訂貨內容同本張報價單時可按 將此張報價單直接轉成訂貨單
多選輸入
可一次勾選多項產品到報價單中加快作業速度
報價單轉 Excel 格式 選擇〈F7列印〉如圖所示按《F6轉 Excel》即可將報價單轉成 Excel 檔
相關項目客戶基本資料產品基本資料訂貨作業
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訂貨
訂貨作業
意義客戶不需要立即拿到商品或是目前倉庫中並無此商品存貨則就可先在此處輸入客
戶訂貨單待日後再行轉出貨
進入本功能後所出現的是日期最近的一張訂貨單據如下圖所示
按『瀏覽』可瀏覽所有的訂貨單據詳細操作方式請參考 報價作業
若訂單未轉出貨每次進入系統時會先顯示【未交貨訂單資料提示】
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欄位說明
欄位名稱 欄位說明
訂貨日期 通常系統會先直接帶出當天的日期若不是當天的訂貨則請自行輸入
正確的訂貨日期
訂貨單號 通常輸入完『訂貨日期』按【Enter】鍵後系統會直接帶出『訂貨單號』
預設採用訂貨日期 + 流水號
客戶編號 請確實輸入本張訂單是由哪一家客戶所訂此項資料在【出貨作業】裡
有相關聯
交貨日期 輸入預計出貨的日期
交貨方式 預計的交貨方式可下拉選單方式選取請確實輸入
經辦人員 在【客戶基本資料】中若已有設定業務歸屬在此處會自動帶出業務代
號若沒有設定請自行輸入經辦業務代號
倉號 輸入預計是由哪一個倉庫出貨此功能僅用於多倉版
來源單號 輸入這張訂貨單是以哪一張報價單號內容為依據可按【F10】開啟快速
查詢視窗直接挑選報價單號及產品明細
稅前金額 報價單中未含稅的小計金額
稅 別 在【客戶基本資料】中若已有設定稅別在此處會自動帶出其稅別或
可自行切換其他稅別的計算方式
稅後總額 即[稅前金額+營業稅]
折扣金額 給予客戶的折扣金額
預收金額 輸入向客戶預收的貨款金額
未收金額 即﹝稅後總額－預收金額﹞
貨單備註 補充欄位中不足的部份或做為某些特殊資料註記
特項功能說明
歷史單據轉入訂單
直接將過去的報價單或訂貨單據內容明細轉入到目前新增的訂貨單中
操作方法
1在【來源單號】的欄位按《F10》開啟轉入單據瀏覽視窗
2以滑鼠或鍵盤uarrdarr鍵挑選要轉入的單據後按《Enter》
3勾選要轉入的品項後按《Y確定轉入》即可
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轉出貨單
確認出貨內容同本張訂單時可按 可將此張訂單直接轉成出貨單
訂貨單轉 Excel 格式 選擇〈F7列印〉如右圖所示按《F6轉 Excel》即可
相關項目客戶基本資料產品基本資料報價作業出貨作業
訂貨資料統計 意義查詢客戶訂貨及交貨情況 可依使用者的需要去設定所查詢時間客戶交貨日期已交貨未交貨及全部可單獨查詢一家或
者是一次查詢多家做為客戶訂貨交貨的依據
操作方式同進退貨資料統計
相關項目客戶基本資料產品基本資料出貨作業訂貨作業
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出貨
出貨作業
意義商品出貨輸入存檔以便查詢送貨量與應收客戶帳款
進入本功能後所出現的是日期最近的一張出貨單據如下圖所示
操作方法請參照 基本功能指引
按『瀏覽』可瀏覽所有的出貨單據
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欄位說明
欄位名稱 欄位說明
出貨日期 通常系統會直接帶出當天的日期若不是當天的出貨則請自行輸入正確
的出貨日期
出貨單號 通常輸入完『出貨日期』按【Enter】鍵後系統會直接帶出『出貨單號』
預設採用出貨日期 + 流水號
客戶編號 請確實輸入本公司是出貨給哪一家客戶此項資料在【收款作業】中有相
關聯
發票號碼 若此張出貨單是有稅額的則需輸入發票號碼若沒有發票則無需輸入
交貨方式 可以下拉選單方式選取請確實輸入
業務人員
在【客戶基本資料】中若已有設定業務規屬在此處會自動帶出業務代號
若沒有設定請自行輸入經辦業務代號此項資料在【員工業績統計表】
有相關聯
訂單號碼 由訂貨單中轉至出貨單的訂單號碼在訂單作業中有詳細的說明
取用預收 對於有預收貨款的客戶直接從預收的金額中支付本筆貨款
倉號 可設定是由哪個倉庫出貨僅限用於多倉版
帳款日期 在【客戶基本資料】中若已有設定帳款日期在此處會自動帶出帳款日期
此項資料在【收款作業】有相關聯
稅前金額 出貨單中未含稅額的小計金額
稅別 在【客戶基本資料】中若已有設定稅別在此處會自動帶出其稅別或可
自行切換其他稅別的計算方式
稅後總額 即〔稅前金額 + 營業稅〕
折扣金額 給予客戶的折扣金額
已收金額 指已向客戶收的「訂金或金額」
未收金額 即〔稅後總額 - 已收金額 - 折扣金額〕
貨單備註 補充欄位中不足的部份或做為某些特殊資料註記
特項功能說明
歷史記錄 《Alt＋4》
按 可將該出貨客戶所有的歷史出貨單據列出來在修改或新增的模式下按 Enter 鍵可
取回再針對差異部份進行修改
單品歷史 《Alt＋5》
按 可針對指定的單項產品的將其出貨記錄列出來在此不分客戶可供比價用
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進貨記錄 《Alt＋6》
按 可針對指定的單項產品的進貨記錄可避免出貨的金額低於進貨金額
庫存查詢 《Alt＋7》
按 可查詢各倉庫的庫存量避免無貨可出的情形
多選輸入
可一次勾選多項產品到報價單中加快作業速度
SMS 簡訊發送
可發送簡訊通知該客戶
相關項目客戶基本資料產品基本資料系統參數設定出退貨資料統計應收支票已過期支票
收款作業庫存月銷耗報表盤點作業
出貨退回作業 【8出貨退回作業】與【7出貨作業】的操作方法略同故不重述
相關項目 客戶基本資料產品基本資料系統參數設定出退貨資料統計 應收支票已過期支
票收款作業庫存月銷耗報表盤點作業
出退貨資料統計 意義可直接在此項功能表中查詢出貨及出貨退回的詳細情形而不必再到【7出貨作業】或【8出
貨退回作業】中個別查詢可節省使用者的時間
可依使用者的需要去設定所查詢時間客戶出貨退貨已收款未收款及全部可單獨查詢一家
或者是一次查詢多家做為收款對帳單與收款作業有相關聯
相關項目 出貨作業出貨退回作業
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第五章 帳務管理 會計
付款作業
意義此功能是用來記錄付款作業的日期廠商支付類別及沖帳金額以備日後查核
當公司進貨後要付款時則需到此處建立新的付款作業
操作方法
1《新增》依序輸入付款日期登錄人員廠商編號帳款日期後按下【S查詢】會列
出該廠商在帳款日期區間內未付款的單據
註(1)請務必輸入付款廠商否則可能導致查詢不到未付帳款單據
(2)此處帳款日期是指進貨單中的帳款日期若您不確定帳款日期區間可空白不輸入直
接按下【S查詢】會列出所有的未付款單據
2勾選要沖銷的單據並輸入付款的現金金額票據金額等《存檔》即可
註若一筆貨款並非一次沖銷完畢則先在【沖帳金額】的欄位輸入此次要沖帳的金額後再
將該筆單據打勾即可
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欄位說明
欄位名稱 欄位說明
付款日期 系統預設使用當天日期若不是當天日期可自行輸入付款日期
付款單號 通常輸入完付款日期後按【Enter】鍵後系統會直接帶出付款單號預設採
用付款日期+流水號
登錄人員 輸入該筆資料的登錄人員
廠商編號 可按 F10 開啟快速查詢視窗選擇所需的廠商編號
帳款日期 輸入欲查詢的帳款日期區間此處帳款日期是以出貨單中的帳款日期為依據
應付總額 該家廠商在查詢的帳款日期區間中應付帳款總金額
現金金額 輸入付款的現金金額若此筆帳款不是由現金支付則此欄位不需輸入
票據金額 輸入開立支票的金額若此筆帳款不是由支票支付則此欄位不需輸入
其他折讓 輸入折讓的金額
取用預付 取用預付餘額中的金額來沖銷必須在預付餘額欄位中有金額才能做此功
能
累入預付 可預先付一筆帳款分多次沖銷預付的金額則輸入在此處
預付餘額 預付金額中尚可沖帳的餘額
沖帳合計 可用滑鼠勾選欲沖銷的單據號碼系統會自動將總金額統計出來若此次付
款金額與欲沖帳合計金額不符則存檔時系統會出現警示
備註 補充上述欄位中所不足的資料
其他操作說明請參照 基本功能指引
相關項目 廠商基本資料產品基本資料系統參數設定進貨作業進貨退回作業
進退貨資料統計應付支票已過期支票
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43
現金日記帳
意義是對於公司每日現金收支流向的資料管理
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
日期 系統預設為當天的日期及時間 若不是可另行輸入
項目科目 輸入收支的會計科目例如水電費郵電費文具費等等亦可按 F10
或快擊滑鼠二下即可開啟選擇視窗
類別 可選擇支出或收入二種
金額 輸入收入或支出的金額
摘要 可更詳細記錄每筆帳目資金流向的明細和用途當此欄有輸入明細時存
檔後在畫面右邊「註」的框框會有ˇ
註項目科目按 F10 或快擊滑鼠二下可開啟選擇視窗自建較常使用的會計科目片語如
此一來以後輸入現金科目時只需點選即可而不必再另外輸入片語節省操作時間
相關項目其它編號設定
銀行存提作業
意義記錄公司與往來銀行的帳戶情形方便日後帳戶管理
進入後畫面如
做圖所示
畫面左半部是
銀行帳戶瀏
覽右半部是帳
戶存提資料瀏
覽
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44
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
安全餘額 此銀行帳戶的安全餘額此欄與〈銀行基本資料設定〉有相關聯
現在餘額 目前此銀行帳戶中的實際餘額
存提日期 系統預設為當天的日期及時間 若不是可另行輸入
存提單號 通常輸入完存提日期後按【Enter】鍵後系統會直接帶出存提單號預設採
用存提日期+流水號
金額 輸入存提的金額
存提類別 選擇存提的類別有存款支票存款提款及支票付款四種
支票號碼 輸入存提的支票號碼若不是由支票存提則此欄位不需輸入
餘額 建立此存提單時銀行帳戶中所剩餘的可用餘額
其他備註 補充上述欄位中所不足的資料
註在應收(付)支票中所有由此帳戶所開出兌現後的支票金額皆會自動轉入此處
其他操作說明請參照 基本功能指引
重新計算帳戶餘額
若有新增或修改存提單時按下 即可更新該銀行帳戶的現在餘額更便利於隨
時掌握各銀行帳戶中的可動用金額
相關項目 其他編號設定應付支票應收支票
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（收）款作業
意義此功能是用來記錄收款作業的日期客戶收款明細及沖帳金額以備日後查核
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
收款日期 系統預設使用當天日期若不是當天日期可自行輸入收款日期
收款單號 通常輸入完收款日期後按【Enter】鍵後系統會直接帶出收款單號預設採
用收款日期+流水號
登錄人員 輸入該筆資料的登錄人員
客戶編號 可按 F10 開啟快速查詢視窗選擇所需的客戶編號
帳款日期 輸入欲查詢的帳款日期區間
應收總額 該家廠商在查詢的帳款日期區間中應收帳款總金額
現金金額 輸入收款的現金金額若此筆帳款不是由現金收入則此欄位不需輸入
票據金額 輸入收款支票的金額若此筆帳款不是由支票收入則此欄位不需輸入
其他折讓 輸入折讓的金額
取用預收 取用預收餘額中的金額來沖銷必須在預收餘額欄位中有金額才能做此功
能
累入預收 可預先收一筆帳款分多次沖銷預收的金額則輸入在此處
預收餘額 預收金額中尚可沖帳的餘額
沖帳合計 可用滑鼠勾選欲沖銷的單據號碼系統會自動將總金額統計出來若此次收
款金額與欲沖帳合計金額不符則存檔時系統會出現警示
備註 補充上述欄位中所不足的資料
相關項目出貨作業客戶基本資料出貨退回作業應收支票
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應（付）帳齡分析表
意義此分析表是用來顯示尚未付清給各個廠商的應付帳款其帳齡分佈在各個設定期間的
統計數據
圖片左邊的日期區間可依使用者的統計習慣去設定設
定好後只需按【設定為預設值】鍵則每次進入系統時
依此設定統計
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
開始廠商 可按 F10 開啟快速查詢視窗選擇欲查詢的開始廠商編號
結束廠商 可按 F10 開啟快速查詢視窗選擇欲查詢的結束廠商編號
帳齡種類 可選擇 1帳款日期或 2銷貨日期二種
報表標題 可選擇 3天數或 4日期二種為報表標題
結束日期 系統會自動帶出當天日期若不是可自行輸入欲查詢的結束日期
相關項目廠商基本資料進貨作業進貨退回作業進退貨資料統計表付款作業
應（收）帳齡分析表
意義此分析表是用來顯示各個客戶尚未付清的應收帳款其帳齡分佈在各個設定期間的統
計數據
操作方式請參照 應（付）帳齡分析表
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
開始客戶 可按 F10 開啟快速查詢視窗選擇欲查詢的開始客戶編號
結束客戶 可按 F10 開啟快速查詢視窗選擇欲查詢的結束客戶編號
帳齡種類 可選擇 1帳款日期或 2銷貨日期二種
報表標題 可選擇 3天數或 4日期二種為報表標題
結束日期 系統會自動帶出當天日期若不是可自行輸入欲查詢的結束日期
相關項目客戶基本資料出貨作業出貨退回作業出退貨資料統計表收款作業
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應收帳款
意義用來顯示某段時間內應收帳款的彙總資料報表
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
帳款種類 可選擇依 1客戶別或 2業務別做為應收帳款報表的依據
帳款日期區間 輸入欲查詢的起迄日期
統計客戶區間 可按 F10 開啟快速查詢視窗輸入欲查詢的客戶編號
統計業務區間 輸入欲查詢的業務編號
報表種類 可自行選擇共有明細表簡要表及應收總表三種報表
是否含前期未
收款之明細
若所查詢的日期區間之前仍有尚未收取的款項則可在此欄位中打ˇ就
可顯示前期未收款之明細
相關項目客戶基本資料產品基本資料員工基本資料出貨作業出貨退回作業出退
貨資料統計表
應付帳款
意義用來顯示某段時間內應付帳款的彙總資料報表
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
帳款種類 可選擇依 1廠商別或 2經辦人員別做為應付帳款報表的依據
帳款日期區間 輸入欲查詢的起迄日期
統計廠商區間 可按 F10 開啟快速查詢視窗輸入欲查詢的廠商編號
統計經辦區間 輸入欲查詢的經辦人員編號
報表種類 可自行選擇共有明細表簡要表及應收總表三種報表
是否含前期未
付款之明細
若所查詢的日期區間之前仍有尚未付清的款項則可在此欄位中打ˇ就
可顯示前期未付款之明細
相關項目廠商基本資料產品基本資料員工基本資料進貨作業進貨退回作業進退
貨資料統計
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票據
應(付)支票
意義可沖銷應付帳款中所有由支票給付的記錄節省會計人員作帳以便查詢核對廠商的
帳款
進入本功能後出現所有應付票據資料視窗以票據到期天數作為循序排列條件
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
開票日期 系統預設使用當天日期若不是當天日期可自行輸入開票日期
支票類別 支票的種類此處為應付支票
支票號碼 開立支票上的號碼
支票金額 開立支票上的金額
來源單號 輸入這張支票是要沖銷哪一張【付款作業】中的進貨單號
廠商編號 可按 F10 或 鍵開啟快速查詢視窗選擇所需的廠商編號
廠商名稱 廠商編號選定後會自動帶出該廠商名稱
到期日期 開立支票上的到期日期
兌現日期 這張支票預計何時會兌現的( 因有時票據的交換需時 1~3 個工作天金額
才能真正入帳)
票據狀態 目前票據的狀態有未兌兌現退票作廢領取及其他共六種
開票銀行 選取開立的支票銀行 若尚未設定請至【其他編號設定】中的銀行基本資料設定
銀行名稱 開票銀行選定後會自動帶出該銀行名稱
其他備註 補充上述欄位所未提到的
未兌支票總額 系統會自動統計所有未兌現的支票張數及總額
其它說明
支票簽回單
點選《列印》即可列印支
票簽回單若要更改表單
字頭字尾請參照 按鍵說
明
相關項目進貨作業已
過期支票付款作業
軟體使用教學手冊
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應(收)支票
意義可沖銷應收帳款中所有由支票收款的記錄以查核客戶的帳款
進入本功能後出現所有應收票據資料視窗以票據到期天數作為循序排列條件
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
收票日期 系統預設使用當天日期若不是當天日期可自行輸入收票日期
支票類別 支票的種類此處為應收支票
支票號碼 應收票據上的支票號碼
支票金額 應收支票上的金額
來源單號 輸入這張支票是要沖銷哪一張【收款作業】中的出貨單號
客戶編號 可按 F10 或 鍵開啟快速查詢視窗選擇所需的客戶編號
客戶名稱 客戶編號選定後會自動帶出該客戶名稱
到期日期 應收支票上的到期日期
兌現日期 這張支票預計何時會兌現的 (因有時票據的交換需時 1~3 個工作天金額才
能真正入帳)
票據狀態 目前票據的狀態有未兌兌現 託收轉讓退票票貼及其他共七種
開票銀行 應收票據上開立支票銀行的帳號
開票銀行 應收票據上開立支票銀行的名稱
託收銀行 選取開立的支票銀行 若尚未設定請至【其他編號設定】中的銀行基本資料
設定
託收銀行 開票銀行選定後會自動帶出該銀行名稱
其他備註 補充上述欄位尚未提到的
其他操作方式與應付支票作業相同
相關項目 出貨作業收款作業已過期支票
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已過期支票
意義所有已過期的支票皆會轉入此視窗方便會計人員查詢核對
過期支票瀏覽列出所有過期支票（應收應付）可依需求排列如名稱開票日期兌
現日期銀行hellip等（本功能為整合上述rdquo應付rdquordquo應收rdquo二項支票作業所產生的資料
對照表）
註此處只能做查詢的動作並不能做新增或修改的動作
相關項目 應付支票應收支票
應(收)票批次兌現
意義可一次將單張或多張應收票據轉兌現並將兌現的支票轉入已過期支票中
按鍵說明
欄位名稱 欄位說明
全選 將所列出的支票全部選擇為要兌現的狀態
全不選 將所列出的支票全部選擇為要非兌現的狀態
兌現轉入過期支票 將已選擇的支票轉成兌現狀態並將支票轉入過期支票中
相關項目應收支票銀行存提作業
應(付)票批次兌現
意義可一次將單張或多張應付票據轉兌現並將兌現的支票轉入過期支票中
操作方式請參照 應(收)票據批次兌現
相關項目應付支票銀行存提作業
軟體使用教學手冊
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應收票齡分析表
意義此分析表是用來顯示已收未兌現的應收支票其帳齡分佈在各個設定期間的統計數據
圖片左邊的日期區間可依使用者的喜好去設定設定
好後只需按【設定為預設值】鍵則每次進入系統時
依此設定統計
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
開始客戶 可按 F10 開啟快速查詢視窗選擇欲查詢的開始客戶編號
結束客戶 可按 F10 開啟快速查詢視窗選擇欲查詢的結束客戶編號
報表標題 可選擇 1天數或 2日期二種為報表標題
結束到期日 系統會自動帶出當天日期若不是可自行輸入欲查詢的結束日期
相關項目應收支票
應付票齡分析表
意義此分析表是用來顯示開立給各個廠商的未兌現應付支票其票齡分佈在各個設定期間
的統計數據
操作方式請參照 應收票齡分析表
相關項目應付支票
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52
第六章 庫存管理
期初開帳程序
1進貨
第一次使用時本系統時將基本資料建立完成後首先利用【進貨作業】將所有產品均做首
次進貨並且將已付款的進貨單據沖銷
註亦可利用庫存調整單將所有產品數量及成本鍵入或者利用盤點作業進行盤點後將盤點
量轉入現有量必須要注意的是若您選擇使用盤點轉入的方式系統將無法自動抓取產品成
本
2由產品基本資料中作期初開帳
至產品基本資料中按(Alt+F 鍵)將可以產生庫存的
期初開帳資料
按《確定》後將自動轉入期初
庫存日消耗異動表
意義驗證庫存量的正確性且可以將驗證後的正確量寫入現有量
(1) 當日消耗表列出查詢日期當天的庫存數量
變動情況用來驗證庫存量的正確性
(2) 逐日銷耗表列出前一次結轉日至查詢日期
當天的庫存數量變動情形用來驗證庫存量
的正確性另可將計算後的實際現有量寫入
帳面量(產品基本資料中的現有量)
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53
庫存月消耗異動表
報表意義列出查詢當月份的庫存數量變動情形用來驗證庫存量的正確性另可將計算
後的實際現有量寫入帳面量(產品基本資料中的現有量)並作轉入產生下月期
初量
使用時機每月底結束營業後或每月初開始營業前
操作方式
1)檢視庫存月銷耗表上的異動資料及現有量是否均正確當計算後存量與目前帳面存
量不符時會以黃色警示
2)確認無誤後按下 出現如下視窗再次確認
注意產品基本資料中的現有量將會被庫存月銷
耗 表 中 的 現 有 量 取 代因 此 請 謹 慎 使 用 結 轉 功 能
C)若產品進出異動量不正確請利用庫存調整單
做調整後重新執行步驟 A)~ B)
後記
庫存量又有問題了 怎麼都跟架上物品不符 相信大多數人都有這樣的心聲
很多使用者的觀念上總是認為庫存只要交給電腦來管理庫存量一定準確殊不知電腦軟體
有可能發生不可預期的結果(程式暇疵或使用中突然的斷電當機)或是產品管理不當導致失
竊或是破損或是產品擺設到不正確的位置都有可能使得電腦中的庫存量異常所以在庫存管
理中盤點變成了一項非常重要的工作
軟體使用教學手冊
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庫存調整單
意義當帳上的庫存量與實際庫存盤點的結果不符時即可利用此功能來調整帳上的庫存量
及成本
在〈C進出貨〉選擇【C
庫存調整單】如圖可
按《新增》《修改》
《查詢》或《刪除》鈕
更動關於調整庫存的相
關資料
按《瀏覽》進入庫存調整
單據瀏覽
操作方法
庫存調整單中的「數量」欄位應輸入實際庫存量與帳面現有量的差異量
作庫存調整時若目前某產品在系統中的現有量為 10 個但實際上賣場中只剩 8個則在
數量的欄位中輸入-2即可將系統中的現有量調整為 8個
若使用者無進貨作業的動作卻想要統計出產品的銷售成本及利潤可直接在此處輸入產
品的成本或覺得目前系統中的平均成本不正確亦可自行修改
註盤點作業中若有盤差或盤盈時會自動產生一張盤點調整單
其他操作方式請參考基本操作方法
相關項目產品基本資料盤點作業
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盤點作業
意義盤點各倉的庫存量以便管理可避免庫存太多或不足節省公司無謂的支出
有關庫存量的準確性一直為各行各業及門市經營管理者所困擾即使使用電腦軟體一樣產生
庫存量不準確的情事皆因方法錯誤或關念的偏差導致
在庫存做盤點前有些前置工作若準備充足則可收事半功倍之致
A盤點的前置工作
1 貨架上物品的擺設是否整齊乾淨
2 貨架的分類是否明確並且標示清楚
3 待進貨瑕疵物品異常品是否與陳列區清楚區分
4 人員的物品熟悉度及教育訓練是否充足
B盤點實施要點
1 全面盤點(期初期末盤點)或循環盤點
2 盤點的開始時間及預計結束時點
3 人員編組及人力分派
4 列印盤點單(可利用盤點機)
5 盤點機轉入或人工鍵入盤點數量
6 列印盤點報告單(盤盈盤損表)
C檢討此次盤點作業及問題研究
在【F系統支援】選擇【盤點作業】的選項會出現最近一張單據
操作方法
1由盤點機盤點
新增一張盤點單將盤點量輸
入盤點機再按
鍵直接將盤
點機中的資料傳送到系統
中按下 鍵即
可完成盤點作業
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2由人工手動盤點
A)新增一張盤點單按《A盤點產品轉入》鍵選擇欲盤點的產品編號可依全部產品廠
商產品類別儲放位置產品編號及庫存數量共六種選擇方式選擇所需的產品或者用
《新增明細》的方式輸入要盤點的品項接著按下《F3存檔》
B)按下《F7列印》報表選擇為「盤點單」列印出盤點單由人工盤點並將盤點量寫在盤點
單上
C)進入盤點作業點選《修改》將盤點量輸入系統中按下《存檔》後再按《轉入現有量》
鍵即可完成盤點作業
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
盤點日期 系統預設使用當天日期若不是當天日期可自行輸入盤點日期及時間
盤點單號 通常輸入完盤點日期後按【Enter】鍵後系統會直接帶出盤點單號預設
盤點人員 輸入該筆資料的盤點人員
盤點備註 補充欄位中所不足的資料
盤點倉號 選擇欲盤點的倉號 (多倉版)
《 Alt+A 》盤點產品轉入
按 可針對特定部份產品或廠商選取所需
的盤點商品
1先選擇轉入依據
2輸入起始編號及結束編號
3按下《Y確定》便可將符合條件的產品加入到盤點單中
《 Alt+B 》盤點機輸入
按 可先由盤點機盤點再直接
將盤點機中的資料傳輸到系統中可節省再輸入一
遍的時間
轉入現有量
當盤點完後且已經將盤點數量輸入至系統中後此時可按 鍵將盤點量轉入現有量
且同時在【庫存調整單】產生一張盤盈盤虧單即可完成盤點作業
相關項目產品基本資料員工基本資料庫存調整單
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第七章 系統支援
密碼設定
意義本設定首重資料保全功能系統依使用者名稱及密碼選擇性的開放系統功能可確
保資料的隱密性預防一些重要資料外流而設定通行密碼可依特定人員使用密碼才能執
行
進入時需輸入您的使用者密碼才有權限進入密碼設定中去新
增或是修改此設計目的在於防止管理者離開時他人趁機擅自
修改帳號權限
新增 增加完使用者名稱及密
碼後再設定使用功能明細（打
ˇ者為開放本項功能）
成本顯示若沒有打ˇ則該使
用者進入後台時基本資料的產
品欄位成本相關欄位則不顯示
備份作業
意義將所有資料另存一份應注意不要備份在同一部硬碟（以免硬碟實體損壞）同時為
保障資料安全應自訂備份期間如每週三六各一次
選定備份的目錄位置按下《開始備份》
鍵後即可完成備份作業
建議您在備份的檔案名稱 Data 後再加上
備份日期以避免備份資料太多產生混淆
註選擇備份路徑時需注意資料夾的名稱
應避免為空白或包含特殊符號如
gtlt$hellip等
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資料重整
意義當系統在操作途中因發生停電不正常關機或硬體發生故障而故造成系統資料中異常
現象導致資料毀損可利用本功能做一資料維護
注意執行資料重整時務必讓其他工
作站或前後台離線
編碼更改
意義因本系統中所有基本資料的編號只要存檔後就不能做修改的動作故在此設立一
個修改編號的程式
註因為基本資料中的編號會跟進銷貨產生連動關係為保持舊有歷史資料的正確性所以
更改編號時須在此更改以保持資料的完整若您要修改基本資料時請先到【2備份作業】
做資料備份的動作避免系統在編修的過程中發生停電或不明原因當機而造成資料流失
操作方法
1選擇欲修改的編號之資料
庫有客戶廠商產品員
工及產品類別資料檔共 5種供
選擇
2用滑鼠或按 F10 在原編號的
欄位上選擇欲更改的編號
3直接在新編號的欄位上輸入
新的編號
4按下《確定更改》鍵即可
完成編號更改的動作
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系統顏色修改
意義覺得系統中預設的顏色不喜歡嗎想自創風格時可利用本功能修改畫面使用者可依
個人喜好修改使用的畫面其中必須注意的是修改畫面確定後按 Y 儲存設定 要先
離開本系統再重新進入本系統才能生效
若欲更換背景圖片圖
片格式可
為jpggifbmphellip
等檔案格式
改亂了可按系統預設
值變回原來樣式
行事曆管理
意義經常忘東忘西的寫在紙條上麻煩又不容易找利用本功能吧啟動系統時會提醒哦
操作方法
1 點選《新增》後輸
入事件日期時
間對象地點
事由事項的欄位
可註記細節事項
2 勾選事件提醒方
式若沒勾選便不
會出現提醒的訊
息
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名片簿管理
意義可將重要的電話或經常聯絡朋友記錄在此容易找尋又不會丟可分類還有多項
詳細資料欄位可供利用
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
名片分類 可點選 開啟客戶分類的快選視窗
電子信箱 若有輸入 E-Mail 帳號則按下 可直接連結至 Outlook 發送信件
其他備註 補充欄位中不足的說明或做為某些特殊資料註記
選擇發送簡訊功能時可自動帶入行動電話號碼
操作方法請參照 基本操作方法
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產品停用啟用處理
意義將產品基本資料中已經停產或停售長時間不使用的產品資料作停用處理可加快搜
尋的速度也增加盤點補貨等工作的效率若日後進貨時新進產品的條碼與停用產品
條碼相同時系統會出現警告訊息可直接將產品恢復續用
操作方法
1 產品停用
A)將欲停用的產品打勾勾選的品項會列在右上方的挑選清單列中確認後點選《停用》
停用的產品會列在下方的〈停售或停用之品項〉中
B)直接在產品基本資料中刪除的品項也會自動被系統列到停用產品中喔~
2 產品啟用
在欲恢復續用的產品上按一下滑鼠右鍵選擇《Y產品續用恢復》確認後該筆資料會
回復到產品基本資料中恢復續用的產品庫存量售價成本等均會歸零若要查看過去
的歷史進貨紀錄及銷貨分析請利用〈歷價〉及〈分析〉的功能
相關項目產品基本資料
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產品成本重算
意義若於系統使用時發生停電或當機或硬體故障情形而造成平均成本有異常之情形可
利用此作業將平均成本重算
可選擇年或指定月份計算確
定無誤時可利用寫入功能將
目前平均成本更新
若平均成本重算後有發生的情形則執行《W將計算之平均成本寫入》後必須利用 資
料偵錯 功能將異常的產品資料修復接著再到產品基本資料中利用〈歷價〉重新寫入成本
相關項目產品基本資料資料偵錯
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資料偵錯
意義藉由資料偵錯系統來偵測錯誤的資料再加以修復是屬於軟體異常控管的一項重要功
能有如 Windows 中的磁碟偵錯功能
操作方法
選擇客戶資料檢測編號是否重 覆及累積點數預收金額數值溢位等異常檢測
選擇銷貨資料檢測編號是否重覆及小計金額銷貨成本數值溢位等異常檢測且可將銷
貨成本以目前平均成本置換但此項功能需在已驗證過產品資料且無異常的情況下才能進
行
選擇廠商資料檢測編號是否重 覆及異常資料偵錯
選擇產品資料檢測編號是否重 覆及最近進價平均成本及售價數值溢位等異常檢測
選擇進貨資料檢測編號是否重覆及異常資料偵錯
選擇訂貨資料則會重新計算產品檔中的被訂購量
選擇倉庫資料重新分析產品檔及倉庫檔中的庫存關聯結構並自動將錯誤修復
以上各個資料檔檢測後若有異常情形出現只需按《自動修復錯誤》鍵即可完成資料偵錯
修復的動作
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用戶使用記錄
意義可記錄各用戶進入系統的日期及時間及使用哪個功能表做哪些動作避免在多人
使用狀況下無法查到資料修改或刪除是由何人做的
流量統計
依據系統登入用戶別統計各動作的操作次數
在桌面上建立捷徑
意義當桌面上安裝的捷徑不小心刪除或在一開始安裝軟體時沒有建立捷徑皆可利用此功
能輕鬆在桌面上重新建立捷徑再也不用擔心找不到執行路徑
操作方式
1輸入前台工作站號若是單機版則不需輸入
2直接點選《1建立後台管理捷徑》或《2建
立 POS 前台捷徑》就會在桌面上自動建立捷徑
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備份還原
意義當您發現銷售前台進入後出現錯誤代碼或存檔後交易紀錄無法存入時代表銷售資料
庫已經遭受毀損備份還原能夠幫助您將資料還原到您最後一次做備份的狀態
1 請先將執行資料備份並記下您的備份目錄位置操作方式請參照 備份作業
2 請放入安裝光碟重新安裝或至我們的網站 wwwhiposcomtw 下載試用版本（切記版
本必須相同）
註請確定所有工作站或前台均已離線且無其他軟體正在執行
無需移除原本的軟體直接執行安裝即可
3 請至[開始][程式集][叡鴻 Hipos 軟體系列]點選[備份還原]或至電腦中的 csalewin 中
點選 備份還原exe 如圖所示選取您的備份目錄位置後點選《S開始還原》即可
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第八章 附件 其他技術支援
報表格式修改
利用 HiPOS 軟體中的報表系統工具可以自行修改報表的格式
系統工具的開啟方式
1《開始》rarr《程式集》rarr《叡鴻 HiPOS 軟體系列》rarr《報表系統工具》
2到電腦 csalewin 資料夾中將〈系統工具exe〉點滑鼠左鍵兩下開啟
自訂列印紙張大小
開啟系統工具後選擇要修改列印格式的報表後將紙張規格分別填入高度寬度上邊界
左邊界即可
例如原本是 A4(290210mm)格式要改
成列印中一刀格式直接修改高度
140寬度 210 就可以囉~
修改報表內容
1開啟系統工具後先選擇要修改的報表再按《修改報表》
2若要修改報表內容的位置以滑鼠圈選要移動的範圍後以larruarrdarrrarr移動或直接以滑鼠拖
曳至您預定的位置即可
3若要修改或增加文
字則先點選 報表控
制項工具列 上的
一下接著點一下要
修改的文字或要新增
文字的位置即可編
輯文字
4修改完成後點選
左上角的《檔案》rarr
《儲存》
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自訂瀏覽視窗表格樣式
意義因為使用者的螢幕大小及解析度設定的不同在瀏覽視窗中難免發生表格橫向欄位太
大或太小導致於查看資料時的不方便HiPOS 提供了自訂表格樣式的功能讓使用者調整好
欄位後可以存檔方便日後查看
操作方法
1將滑鼠移動到要調整的欄位框上會出現 符號以滑
鼠拖曳即可調整欄位大小
2調整好後如圖在內容的任一位置上按一下滑鼠右鍵選擇《儲存表格樣式》若是儲
存後不滿意可以選擇《恢復預設值》
滑鼠右鍵功能選單
意義建立資料時若已經有其他檔案格式的資料存在方便
複製貼到 HiPOS 軟體中
在 HiPOS 軟體中當欄位為可編修狀態下時可以按一下滑鼠
右鍵便能呼叫功能選單(複製貼上剪下)
看完了使用手冊仍然無法解決您的問題嗎本公司提供了多元的諮詢管道
本公司網站技術支援httpwwwhiposcomtw 文件知識庫
電話諮詢07-7030898
傳真專線07-7032066
E ndash Mail Servicehiposcomtw
公司地址高雄縣鳳山市 830 埤北路 81 號
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庫存管理
基本庫存管理功能操作說明
標準作業流程
產品現有數量
產品基本資料中的現有數量欄位系統會自動依照進貨及銷貨統計並隨時更新產品現有量
因此為了保持現有量的正確性及產品成本的準確度請勿直接從產品基本資料的現有數量欄
位修改現有量
進貨作業
進貨時確實輸入正確的進貨量要留意進貨單位是否正確進貨及進貨退回時產品的庫存
量都會自動增減
庫存調整單(HiPOS-Light 版無此功能)
（一）使用時機
1 某產品的數量因毀損失竊hellip等非進貨及銷售而短缺或增加導致需要調整產品的現
有量時
2 由盤點作業中執行盤點量轉入現有量時若有差異量系統會自動產生一張庫存調整
單
（二）操作方式
1 進入【C進出貨】 rarr 【庫存調整單】
2 點選 【新增】rarr輸入日期單號經辦人員備註
3 點選 【新增明細】 rarr輸入【產品代號】
4 輸入【數量】是指實際數量與產品現有量的差異量例如 A產品實際量為 10 個產品
基本資料中的現有量為 8個兩者的差異量為 10－8＝+2數量的欄位輸入 2若 B產
品的實際數量為 15 個產品基本資料中的現有量為 20 個則差異量為 15－20＝-5
數量的欄位便輸入-5
5 點選【存檔】後產品現有量便會隨著調整
（三）附註
HiPOS-Light 版若平時發現產品數量有錯誤請直接利用【盤點作業】的轉入現有量功
能來調整產品的現有量
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庫存日消耗表
（一）當日消耗表列出查詢日期當天的庫存數量變動情況用來驗證庫存量的正確性
（二）逐日消耗表列出前一次結轉日至查詢日期當天的庫存數量變動情形用來驗證庫存
量的正確性另可將計算後的存量寫入帳面量(產品基本資料中的現有量)
（三）使用時機每日營業結束利用庫存逐日銷耗表檢驗庫存正確性
庫存月消耗表
（一）報表意義列出查詢當月份的庫存數量變動情形用來驗證庫存量的正確性另可將
計算後的實際現有量寫入帳面量(產品基本資料中的現有量)並轉入產生下月期初量
（二）使用時機每月底結束營業後或每月初開始營業前
（三）操作方式
1 檢視庫存月消耗表上的異動資料及現有量是否均正確當計算後存量與目前帳面存量
不符時會以黃色警示
2 確認無誤後按下 出現如下視窗再次確認
盤點作業
（一）盤點前置作業
1 貨架上物品的擺設是否整齊乾淨
2 貨架的分類是否明確並且標示清楚
軟體使用教學手冊
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3 待進貨瑕疵物品異常品是否與陳列區清楚區分
4 人員的物品熟悉度及教育訓練是否充足
（二）操作方式
1 進入【F系統支援】rarr【盤點作業】rarr【新增】rarr輸入日期單號盤點人員備註
2 在【產品代號】輸入要盤點的產品rarr【存檔】rarr【列印】選擇【盤點單】
3 進行人工盤點工作
4 進入【盤點作業】rarr【修改】rarr在【盤點數量】輸入實際盤點數量rarr【存檔】
5 選擇【轉入現有量】即可將盤點量轉入到產品基本資料中的現有量
（三）操作秘訣
2 利用【新增明細】可一項項將要盤點的產品輸入
3 利用【盤點產品轉入】可以選擇一次將所有產品輸入或者依照廠商別產品類別儲
放位置產品編號輸入
4 務必確實將盤點量輸入盤點單的「盤點數量」欄位中盤點數量請勿輸入負數
（四）盤點要點
1 全面盤點及循環盤點除了期初或期末的全面盤點之外應固定每隔一段時間做循環
盤點循環盤點可以依照產品類別儲放位置或者產品編號等等例如固定每個月作
一次循環盤點第一個月盤點第一排貨架的商品第二個月盤點第二排貨架的商品
2 盤點時效盤點開始到盤點結束的時間盡量不要超過預定時程為了防止盤點錯誤應
避免盤點期間同時進貨銷售盤點完畢應即時將盤點量轉入現有量
3 盤點差異量軟體系統中的現有量欄位嚴格來說是帳面上的產品數量而盤點量則是
實際庫存的數量軟體操作過程有疏失產品瑕疵失竊及盤點錯誤等許多因素均
可能導致帳面上的數量與實際庫存不符的情況因此有盤差是可以被接受的但若差
異量太大時管理者便應觀察是哪個環節出了問題
軟體使用教學手冊
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上線一段時間後初次執行盤點作業或庫存日月銷耗表
說明
1過去進貨或庫存有異時均直接修改產品現有量
2使用一段時間後才執行庫存月銷耗表結轉
3更新版本或重新安裝執行資料備份還原或者它系統資料轉檔匯入
上述情況可能會發現期初量都是 0以致計算後存量與帳面存量產生極大的誤差
作業流程
期初開帳作業
（一）使用時機
1 初次使用者
2 已經上線一段時間的使用者
3 更版或重新安裝系統後執行備份還原的使用者
4 產品現有量正確而庫存日月銷耗表中的現有量完全不對者
（二）操作方式
1 進入【A基本資料】rarr【產品基本資料】確認產品現有量均為正確的數量
2 按【Alt+F】開啟庫存量期初開帳作業視窗rarr選擇「轉入期初月份」rarr【確定】
3 此一動作可以根據產品基本資料中的現有量去重新計算出庫存日月銷號表中的現有
量並且反算出期初量
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常見 QampA
產品基本資料中的現有數量與實際庫存量不符合
1 僅有少數幾項產品的庫存量不符時可利用「庫存調整單」做調整
2 多項產品的庫存量不符時利用「盤點作業」並將盤點量「轉入現有量」
3 每日營業結束時可利用「庫存逐日消耗表」核對產品庫存量並將正確量寫入現有量
4 檢視產品-進出異動表可查明是否有單據數量錯誤
產品現有量不會隨銷售或進貨變動
1 執行資料重整
2 檢查前台 Alt+F5 銷售記錄是否正常若銷售存檔後無銷售紀錄或者銷售明細僅有時間及
金額代表資料庫已經損壞
3 檢查銷售及進貨時的產品編號是否一致
4 檢查產品基本資料中產品是否有重複建檔換言之相同的產品名稱是否有兩個不同的
產品編號
庫存日月消耗表中的期初量為零導致統計後的現有量錯誤
1 發生原因沒有將上月底的庫存作結轉寫入本月期初
進入【庫存月消耗表】rarr列印年月輸入上個月份rarr執行結轉
2 發生原因Ⅰ曾經從產品基本資料中的現有量欄位直接修改數量
Ⅱ更版或備份還原後沒有執行期初開帳的動作
進入產品基本資料執行【Alt+F 期初開帳作業】
3 當月底營業結束時請檢視庫存月消耗表核對庫存量並執行結轉的動作將正確量寫入現
有量及寫入次月期初量
庫存日月消耗表中的調入量與實際調整的數量不符合
1 發生原因盤點作業轉入現有量時重複執行轉入現有量的動作
2 進入【庫存調整單】rarr點選【瀏覽】尋找備註中盤點轉入單號重複的資料
3 刪除重複的調整單即可
利用盤點量轉入現有量卻發現某些產品仍然與實際庫存量不符合
1 發生原因 盤點數量錯誤
盤點作業中盤點數量輸入錯誤
營業時間進行盤點工作盤點後到轉入現有量的過程中產品銷售出去而未作
調整
2 利用「庫存調整單」調整現有量
3 HIPOS-Light 版利用「盤點轉入現有量」作調整
軟體使用教學手冊
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已經將盤點量轉入現有量之後發現盤點時數量點錯
1 利用「庫存調整單」調整現有量
2 HIPOS-Light 版利用「盤點轉入現有量」作調整
連續數月都有做庫存月消耗結轉但庫存月消耗中某些產品的現有量卻總是有誤差
1 發生原因每個月結轉的時間點有誤
2 進入【庫存月消耗表】rarr列印年月輸入本月份rarr列印出該張報表或記下該報表的ldquo期初
量rdquo
3 重新進入【庫存月消耗表】rarr列印年月輸入上一個月份
4 比較本月份的ldquo期初量rdquo及上個月份的ldquo現有量rdquo是否相同若上個月份的現有量比本月
份的期初量少代表上一個月結轉之後仍有作銷售或調整
例如430 下午 200 做結轉將正確量寫入下月期初（產生 5月份的期初量）但是 430
下午 300 又陸續作了銷售或調整庫存量
5 做法
盤點機盤點時架上無庫存的 產 品 會 漏 盤
新增盤點單時選擇【盤點產品轉入】將全部產品轉入並將【盤點數量】全部修改為 0
將盤點機中的資料轉入該盤點單存檔後將盤點量轉入現有量
4 月
5 月份
軟體使用教學手冊
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選購模組功能簡介
簡訊 SMS 發送模組
SMS 簡訊發送功能透過網際網路直接由 HiPOS 軟體系列中發送簡訊至客戶的行動電話能夠達
到迅速確實即時傳遞訊息及行銷的效益
HiPOS 門市及進銷存 v6 以後都可使用免申請儲值後馬上開通
功能特色
1 低廉的發送費用
一般使用手機發送簡訊每通大約 $25~ 35 之間使用 HiPOS SMS 每通只要 11~13 之
間足足省了 50
2 搭配 HiPOS 軟體分析有效客戶發送
利用 HiPOS 的各項統計如累積點數已購商品累積消費金額生日等等的各項數
據做有效的簡訊廣告行銷並且會自動過濾重覆的電話及統計發送的通數
應用 1 生日到時發送祝賀簡訊並告知來電優惠方案
應用 2 廠商新商品推出時可過濾已購買同類商品的客戶清單做簡訊廣告發送hellip更多應用
等你來發掘
3 大量簡訊發送
除了對單一客戶發送簡訊外大量發送簡訊的功能可同時對多個客戶行動電話號碼發送簡
訊
4 簡訊發送時效性佳
簡訊發送後正常情況下約 3~10 秒鐘就可即時將簡訊傳送到客戶手機重要訊息不怕客戶
收 不 到 若 因 故 對 方 無 法 接 收 將 會 自 動 重 發 直 至 發 送 成 功 或 滿 24 小時止
5 常用訊息片語編輯
「常用訊息」功能可以編輯儲存常用的簡訊內容可以加快編寫簡訊的速度
6 預約發送
可自定要發送的時間時間到才發送簡訊更有效率的廣告效益
軟體使用教學手冊
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單一簡訊發送
在會員基本資料廠商基本資料員工基本資料中
按下 即可發送簡訊
大量簡訊發送
﹝統計報表﹞rarr﹝C會員郵寄標籤大量簡訊﹞依照
條件選擇要發送簡訊的對象後點選《S發送簡訊》
即可將簡訊發送到所選擇的對象
軟體使用教學手冊
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地址輸入
當系統游標移到地址欄框時會呈現亮綠色（如圖）
此時可按【F10】或連續按滑鼠左鍵兩次或按下此鈕 開啟地址輔助輸入視窗
依圖示使用鍵盤【uarr】【darr】
選取所需的縣市如高雄縣後
按【Enter】鍵或滑鼠連續點
兩下隨即出現高雄縣三個
字而畫面也由 1縣市跳到
2鄉市出現鄉鎮市區欄使
用鍵盤【uarr】【darr】鍵選取鳳
山市後按【Enter】鍵或滑鼠
連續點兩下隨即出現高雄縣
鳳山市(830)依此將路街
巷弄鄰樓室等資料
全部點選完成後記得按一次
取回(或【Ctrl＋Enter】)
使用秘訣
(1)地址輸入時會依照使用的頻率來排序資料
(2)縣市或鄉鎮村里如果用不到可以刪除以節省挑選的時間
(3)縣市鄉市路街也可自行新增
輔助視窗的選用及設定
當欄位顏色狀態為 (亮綠色)時可按 F10 或按滑鼠
右鍵開啟輔助視窗或點選畫面中的 按鈕以便快速輸入你要的
資料內容
選定後按 Enter 或快擊滑鼠左鍵兩下或按 即可取回選定的資
料
軟體使用教學手冊
12
第三章 基本資料設定
基本資料這個作業是在您剛使用本系統之期初建檔項目您必須整理原始須用人工作業之
資料經過規劃之後編號然後逐步建檔以便在輸入作業下能順利完成各項作業
廠商基本資料
意義建立所有廠商基本資料以便迅速查詢廠商的聯絡電話所在地址付款方式條件
和其他備註方便往後的進貨及其相關之聯絡事宜
1 在〈A基本資料〉選擇〈2廠商基本資料〉選項開啟後畫面如圖所示
2 選擇《新增》來建立廠商資料
3 依序將每個欄位資料輸入後按《存檔》即完成
視窗左半部為資料瀏覽預視右半部為資料明細資料編輯或修改時均在右半部資料明細區
操作
資料輸入方式請參照 基本功能指引
軟體使用教學手冊
13
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
廠商代號
按 Enter 產生流水號或自行編碼或可利用尾隨編號功能例如按 A或
A 則產生 A 開頭之流水號廠商編號共六碼建議盡量以數字編號以
免發生流水號位數不足之情形
公司名稱 輸入廠商的名稱
廠商簡稱 系統會自動擷取公司名稱前五個字亦可自行輸入
統一編號 輸入廠商的統一編號
聯絡電話傳真 輸入廠商的聯絡電話及傳真
聯 絡 人 輸入廠商的訂貨聯絡人
其他電話 輸入聯絡人的行動電話號碼發送簡訊 時可自動帶入
所在地址 輸入廠商的所在地址可開啟選擇視窗 (詳見 地址輸入 )
發票地址 輸入廠商的發票地址可開啟選擇視窗 (詳見 地址輸入 )
請款方式 可區分是屬於現金或月結的交易方式以便日後當成應付帳查詢之過濾
條件
帳 款 日 輸入廠商的結帳日期在〈進貨作業〉中便會自動帶出結帳日期以便
日後當成應付帳查詢之過濾條件
E - Mail 若有輸入廠商的 E-Mail 帳號則按下 可直接連結至 outlook 發送信
件
營 業 稅 設定該廠商的營業稅稅別在〈進貨作業〉中便會自動設定營業稅別
預付餘額 取用預付款後所剩於可用的餘額系統會將〈付款作業〉中的預付餘額
自動帶入此欄位因此可不用輸入
最後進貨 最後一次向該廠商進貨的日期
其他備註 補充欄位中不足的說明或做為某些特殊資料註記
相關項目進貨作業付款作業產品基本資料
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14
產品分類產品單位設定
意義建立產品的分類類別產品單位等常用資料使往後的資料建檔更順暢方便
產品類別設定
1 在〈A基本資料〉選擇〈5其他編號設定〉
選項如圖所示
2 選擇〈產品分類設定〉按《Y確定》
3 選擇《新增》輸入代碼及類別名稱後按
《存檔》完成
註產品分類請以數字為主
產品編號為產品分類代碼+流水號至多為 14 碼若產品分類代碼以英文為主容
易導致產品增多時流水號位數不足使用且列印條碼時容易有過長的困擾
產品常用單位設定
操作步驟如同上述產品類別設定
銀行基本資料設定
設定往來銀行的資料作為日後在銀行存提應收支票應付支票作業時的依據
客戶分類設定
設定客戶基本資料中的客戶分類操作步驟如同上述產品類別設定
常用片語設定
設定【現金日記帳】中常用的會計科目日後使用時可直接開啟快選視窗節省輸入作業時間
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產品基本資料
意義產品輸入總覽新增修改及查詢
1 在〈A基本資料〉選擇〈3產品基本資料〉選項如圖所示
2 選擇《新增》來建立一筆新的產品資料
資料輸入方式請參照 基本功能指引
欄位說明
欄位名稱 欄位說明 F10
產品名稱 輸入該產品的名稱
產品分類 若類別項目太多時可按【F10】開啟視窗選取 ˇ
產品編號 按【Enter】讓電腦自動編號或是直接鍵自編碼亦可最多可編
至 14 碼編碼原則類別代碼加上流水號
產品條碼
將游標移到『產品條碼』欄位如果是國際條碼拿 CCD 條碼掃
瞄機在條碼標籤上掃瞄一下則會有一組數字產生待存檔後
往後在銷售時只須刷入國際碼即可不必在每樣產品都貼上條碼
原廠料號 商品出廠時之廠商編號可方便於進貨中使用加速進貨作業
注音簡碼
單字中的第一個注音符號如【日式蘇打餅乾】rdquo蘇 rdquo的注音
拼音是ㄙㄨ而ㄙ對照鍵盤上的英文則為 N依此類推【日式蘇
打餅乾】對照鍵盤上的英文則是【BGN21】
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基本單位 銷售最小量的計算單位可按【F10】開啟視窗選取如口香糖一盒有 10 條則單位為「條」
ˇ
包裝單位 銷售較多量的計算單位可按【F10】開啟視窗選取如口香糖一盒有 10 條則單位為「盒」
ˇ
包裝數量 銷售較多量的數量如口香糖一盒有 10 條則單位為「10」
儲存位置 可填入產品存放的位置如 A1B1C3 等
最低售價 該項產品的最低出售價格
被訂購量 該項產品被訂購的數量系統會自動統計訂貨單中的資料後將數量帶入可省略不輸入
請 購 點 當產品低於多少量時得要提出採購的要求
現有數量 產品目前的存量系統會自動帶入可省略不輸入
安全存量 只要該貨品低於安全存量系統便會有警示作用
規格型號 輸入該產品的規格型號
顏色 輸入該產品的顏色
尺寸 輸入該產品的尺寸
主供應廠商 系統會將進貨作業中的廠商自動帶入故可省略不輸入亦可利用比價功能將最低價廠商設為主供應商
ˇ
應稅 若此產品屬於應稅商品則在此處勾選應稅
健康捐倍數 產品售價包含健康捐由此設定健康捐的倍數O表示不含健康捐
市價 一般市面上所賣的售價或同業售價
標準售價 賣給客戶的售價共可設定 5個售價
包裝售價 賣給客戶的包裝價格共可設定 5個包裝售價
最近進價 最近一次進貨的價格由電腦自動運算故可省略不用輸入
最高進價 表示在進貨相同產品時曾經所付過最高的進貨價格會顯示在這一個欄位裡最高進價是由電腦自動運算故可省略不用輸入
最低進價 表示在進貨相同產品時曾經所付過最低的進貨價格會顯示在這一個欄位裡最低進價是由電腦自動運算故可省略不用輸入
平均成本 平均成本是由電腦自動統計故可省略不用輸入 平均成本=全部進退貨金額全部進退貨數量
固定成本 可由使用者自行抓取其一較常進貨成本
業務獎金 業務員每賣出一份這項產品時可以得到多少的獎金若公司並無此獎金制度則可以略過不輸入
毛利率 此欄位不需輸入系統會自動帶出 毛利率=(零售價格-平均成本)零售價格100
產品備註 補充欄位中不足的說明或做為某些特殊資料註記
產品圖片 可將產品圖片或型錄轉成影像檔後放入 凡是瀏覽資料欄位有打勾的標誌就表示該產品有圖片或型錄
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特項功能說明
產品歷史記錄
在產品基本資料中選擇《歷價》
選項即可
可查看該項產品的歷史報價訂貨
及出貨的各項詳細資料記錄
產品比價
在產品基本資料中選擇《比價》選項即可
可將選定的產品歷史進貨的價
格日期單價數量金額及
廠商等資料顯示出來且可以將
最低價與最高價之供應商及供
應價格列出來也可重新計算平
均成本選擇是否將成本寫入產
品或將最低價廠商成為主供應
商
產品銷售分析
針對選定的單項產品做會員層購買分
析可以看出購買該項產品的會員及總
額總量（依銷售總額做排列）
1 在產品基本資料中選擇《分析》
2 輸入想要分析的時段按《Y確定》
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大型產品標籤列印
在產品基本資料選擇《F7列印》可以選擇列印大型產品標籤(A4)
操作方式請參照 按鍵說明
《 Alt + P 》條碼列印
若有購買條碼列印機按《Alt+P》選擇列印張數後直接從條碼輸出
機印出單項商品的條碼標籤可自行設定條碼列印的文字及格式
目前軟體僅適用 TSC TTP243ETTP245 系列之條碼列印機
瀏覽商品
按下 可瀏覽所有商品的明細資料
分倉庫存量 多倉版
在產品基本資料中選擇
可以查看該產品各分倉庫存量及總庫存量
《 Alt + M 》產品快速輸入作業
在產品基本資料的視窗中按《 Alt + M 》可呼叫出產品快速輸入作業的視窗可利用次功能
快速大量修改產品基本資料
操作方式直接在各欄位
輸入修改資料即可
注意若使用者權限未開
放修改及成本顯示功能
將無法執行此項作業
相關項目其他編號設
定庫存總表列印出貨
作業報價作業進貨作
業
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客戶基本資料
意義建立所有客戶基本資料以便迅速查詢亦可查詢會員的銷售記錄
1 在〈A基本資料〉選擇〈1客戶基本資料〉選項後如圖所示
2 選擇《新增》選項即可新增資料
3 逐一輸入欄位資料後按《存檔》即可
資料輸入方式請參照 基本功能指引
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
客戶編號 按 Enter 產生流水號或自行編碼或可利用尾隨編號功能例如按 A或
A 則產生 A 開頭之流水號
公司名稱 輸入該公司的名稱
公司簡稱 會自動擷取前五個字亦可自行輸入
客戶分類 可依客戶性質的不同去設定客戶類別可開啟選擇視窗 (詳見地址輸入)
聯絡電話傳真 輸入該公司的聯絡電話及傳真
統一編號 輸入該公司的統一編號
聯絡人 該公司的訂貨聯絡人
公司地址 可開啟選擇視窗 (詳見地址輸入)
送貨地址 可開啟選擇視窗 (詳見地址輸入)
發票地址 可開啟選擇視窗 (詳見地址輸入)
營業稅別 設定該客戶的營業稅別在【出貨作業】 及【訂貨作業】中便會自動帶出
營業稅別
業務歸屬 直接輸入業務員編號或按 F10 鈕帶出速查視窗在【出貨作業】及【訂貨作
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業】中便會自動帶出業務員的編號
E-Mail 若有輸入客戶的E-Mail帳號則按下 可直接連結至outlook發送信件
請款方式 可區分是屬於現金或月結的交易方式以便日後當成應 收帳款查詢之過濾
條件
帳款日 輸入客戶的結帳日期在【出貨作業】 及【訂貨作業】中便會自動帶出結
帳日期以便日後當成應收帳款查詢之過濾條件
出貨額度 輸入對該客戶所允許的帳款信用額度超額系統會自動警示
預收餘額 收款作業中取用預收款後所剩於可用的餘額系統會自動帶入與【收款
作業】相關
使用售價 依不同種類的客戶而設定不同之售價對應產品基本資料中的標準售價
售價 2~5共有五種售價可供切換
網站位址 若有輸入客戶的網站位址則按下 可直接連結至該網站
其他備註 補充欄位中不足的說明或做為某些特殊資料註記
特項功能說明
《 Alt + A 》客戶銷售分析
可以針對某一位客戶做所購買的產品購買總量購買總額的分析
輸入時段即可如 900101sim
901119(由此可知其在
900101sim901119 這期間所
購買的產品購買總量購買總
額依銷貨總額作排序)
記要
另外在此項功能中尚有一項貼心的服務按下《記要》鈕可記錄一些除了業務上以外的事
物
SMS 簡訊發送
客戶基本資料中選擇 或是在聯絡人電話後選擇 可以對該手機號碼發送 SMS 簡訊
注意使用 SMS 簡訊功能需先進行帳號開通及簡訊儲值
相關項目 出貨作業出貨退回作業出退貨資料統計訂貨作業訂貨資料統計收款作業應
收帳齡分析表應收支票應收票齡分析表
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員工基本資料
意義基本資料薪資明細聯絡電話及進銷貨中的人員代碼設定
操作方式同如 會員基本資料 設定
列印員工清冊
在員工基本資料中按《F7列印》可瀏覽並列印員工清冊
相關項目進貨作業進貨退回作業出貨作業訂貨作業報價作業員工業績統計表庫
存調整單
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其他編號設定
意義其他基本資料的輔助視窗設定一次補足以後只要開啟輔助視窗選入即可另外
也可以開啟輔助視窗時再臨時新增
1 在〈A基本資料〉選擇《5其他編號設定》
選項如圖所示
2 選擇欲設定的項目後按《Y確定》
3 詳細操作方式請參照 產品分類產品單
位設定 輔助視窗設定及選用
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
產品分類設定 產品分類設定完後只需按 F10 開啟視窗查詢而不需每次再輸入
一次此項資料在【產品基本資料】有相關聯
產品常用單位設定 產品常用單位設定完後只需按 F10 開啟視窗查詢而不需每次再
輸入一次此項資料在【產品基本資料】有相關聯
銀行基本資料設定 輸入往來銀行的基本聯絡資料此項資料在【銀行存提作業】有相
關聯
客戶分類設定 客戶分類設定完後只需按 F10 開啟視窗查詢而不需每次再輸入
一次此項資料在【客戶基本資料】有相關聯
常用片語設定 可設定常用收支及其它三種不同的常用片語此項資料在【現金
日記帳】有相關聯
倉庫編號設定 此設定適用於多倉版此項資料在【調撥作業】有相關聯
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系統參數設定
意義在使用系統前請先將貴公司的相關基本資料及系統操作等必要的環境參數設定好
以便日後在各項作業中能夠順利進行 軟體更具彈性以符合不同使用者的習慣
當您輸入完基本資料後在貨單抬頭上就會有貴公司的(公司名稱電話傳真公司地址)
顯示反之則貨單抬頭上將沒有貴公司的資料
欄位說明
1 系統參數
欄位名稱 欄位說明
廠商查詢預設索引 預設廠商基本資料中查詢索引
產品查詢預設索引 預設產品基本資料中查詢索引
會員生日警告天數 進入系統會員生日提醒的提前天數
報表預設輸出方式 若已經有連接印表機系統會自動連結
是否使用注音簡碼 若是請選擇Y反之則N
成本計算方式 共有三種計算方式可依使用者的需求去設定
是否自動切換輸入法
輸入資料時電腦會自動更改輸入法例如輸入會員姓名或產
品名稱時則電腦會自動變更為注音輸入法或者是倉頡輸入
法可方便銷售者的使用而不須再做變更輸入法的動作
統計報表列印習慣 有三種報表輸出方式可依使用者的需求去設定
產品自動編號位數 最高 14 碼 (產品編號 分類+流水號)
是否隨解析度調整字形大小 螢幕解析度該改時是否自動調整視窗大小
解析度的放大倍數 隨解析度調整字形大小時所要放大的倍數
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2 銷售前台參數 POS 銷售前台的參數設定進銷存不受影響
欄位名稱 欄位說明
銷售前檯成本開放 設定開放前台的成本權限如果不開放（不打勾）的情形下
前台作業（銷售時）不可使用與成本有關之按鍵
產品查詢預設索引 前台銷售時按 Ctrl+Enter 查詢產品的預設索引
自動開啟會員視窗 若經營型態為會員制可設定為 Y 則自動代入會員查詢視窗
代入電話區碼
銷售前檯使用《會員查詢》時會直接帶入系統參數設定的電
話區域號碼方便快速輸入
本欄空白時預設欄位是停留在客戶編號而非聯絡電話
是否使用 VIP 價 若開放使用 VIP 價則 VIP 會員購物即可以 VIP 價格購得若
不開放則 VIP 會員就如同一般的零售購物價格
是否使用會員價 若開放使用會員價則客戶可使用會員價購得若不開放則
會員只能用一般的零售價購得
銷售累積點數(元)
銷售累積點數(點)
設定銷售時要累積的點數比值 如 1 元 1 點且在【產品基本
資料】中的計算點數需要勾選才能計算點數
是否自定產品積點 若開放為 Y 則以上的點數比值自動失效積點值則取決於【產
品基本資料】中的產品積點
存量警告方式 選擇現有量低於設定的值時在銷售前台會有不同的顏色(黃
色)警示可搭配前台的即時叫貨使用
客戶電訪設天數 在前檯銷售中叫出會員資料後按【Alt+D】呼叫電訪預約時
的互動日期會以今天日期加上此欄天數為預設日期
電訪記錄保留天數 設定要保留的電訪預約記錄天數過期後自動刪除
銷售完自動列印發票 若在銷售完後要列印發票則設定Y
銷售後登入員工代號 銷售完畢必須登入員工代號用於電腦不足且多銷售人員時
必須先登入員工代號 使用銷售前台是必須先登入員工代號用於單人單銷售前台
可否銷售中更改員工代號 用於單人單銷售前台
發票剩餘幾張時警告 若設定為 5張時則在銷售前檯中當使用剩餘 5張時則電
腦便會出現警告訊息提醒使用者該準備請領發票
銷售資料刪除密碼 設定前檯刪除銷售資料的密碼
強制輸入收款金額 設定前台銷售完畢強制輸入實收現金才能結帳存檔
結帳時播放聲音 設定結帳時是否播放聲音
單筆_銷售最大數量 設定單筆銷售最大的數量
單筆_銷售最大單價 設定單筆銷售最大的單價
關閉前台之查帳功能 設定為〝Y〞時前台將無法使用查帳功能
關閉前台之交班功能 設定為〝Y〞時前台將無法使用交班功能
銷售前台禁止更改單價 若不想讓銷售員在前台更改單價則此處設定 Y
銷售前台禁止金額折扣 若不想讓銷售員在前台作金額折扣則此處設定 Y
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銷售前台禁止總計折數 若不想讓銷售員在前台作總數折扣則此處設定 Y
銷售前台禁止單筆折數 若不想讓銷售員在前台作單筆折數則此處設定 Y
銷售完自動列印(收據) 若想銷售完後自動列印收據則此處就設定 Y
毛利率高於多少(綠色)警告 前台銷售時該產品名稱會以綠色底色提醒
毛利率低於多少(紅色)警告 前台銷售時該產品名稱會以紅色底色提醒
菸酒健康捐 設定產品售價中包含的菸酒健康捐金額
3 進出貨參數
欄位名稱 欄位說明
發票稅率 5 設定 005
進出貨單是否列印金額 若選擇Y則進出貨單就會有金額而不需每次手動做更改
進出貨列印習慣 可選擇 1預視或 2直接列印
票據警告天數 進入系統提醒應付或應收票據的提前天數
進貨預設稅別 於進貨單作業的稅別中自動代入設定值空白鍵切換設定值
出貨預設稅別 於出貨單作業的稅別中自動代入設定值空白鍵切換設定值
維修預設稅別 於維修作業的稅別中自動代入設定值空白鍵切換設定值
貨單是否套表列印 設定貨單列印時是否套表
出貨成本是否顯示 此參數對於 v5 以後版本不發生作用
出貨價格策略 可設定為預設售價或上次售價二種若設定預設售價則每次
出貨電腦會自動擷取預設售價而不需再輸入一次
進貨價格策略 可設定為平均成本上次進價或最低進價三種若設定為平均
成本則每次進貨電腦會自動擷取平均成本做為進價
數量__小數位數 可決定系統中數量欄位顯示小數的位數
單價__小數位數 可決定系統中單價欄位顯示小數的位數
合計__小數位數 可決定系統中合計欄位顯示小數的位數
其他__小數位數 可決定系統中其他欄位顯示小數的位數
數字 3位一撇 設定為Y時數值顯示如「5500000」
貨單紙張寬度(mm) 設定貨單紙張的寬度(預設為中一刀 210mm)
貨單紙張高度(mm) 設定貨單紙張的高度(預設為中一刀 140mm)
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4 POS 週邊參數
欄位名稱 欄位說明
設定錢櫃連接至電腦主機的阜口或錢櫃連接至發票列印機的阜口可
按空白鍵切換選項
錢櫃連接阜 錢櫃連接至電腦【RS】rarrRS232 介面【COM】rarr型號 CR3104【PRN】
rarr列表機連接阜
錢櫃連接發票機【POS】rarr型號 CR3101【UDF】
設定價格顯示器連接至電腦主機的阜口可按空白鍵切換選項 價格顯示器連接阜
【COM】rarr型號 PD71007200 系列【WDP】rarr型號 WD304
盤點機型號 設定盤點機的型號可選擇 1 CPT-711 或 2 PT600
盤點機連接阜 設定盤點機連接至電腦主機的阜口
設定條碼列印機的型號可按空白鍵切換選項
條碼列印機型號 【Z-S300】【Z-S400】【ZEBRA】rarrZebra 廠牌型號
【CLEVER】【TTP243】rarr型號 Clever TTP243
【OTHER】rarr其他
條碼列印機連接阜 設定條碼列印機連接至電腦主機的阜口
發票列印機（兩聯式） 設定發票列印機的型號可按空白鍵切換選項
發票列印機（三聯式） 【CHN】rarr型號 PP2020【POS】rarr三聯式發票機
【WPS】rarr型號 WP-103S
收據列印機 設定收據列印機的型號可按空白鍵切換選項
條碼機連接的工作站號 若要從進貨單中列印條碼後台工作站號須與條碼機工作站號一致
註1一般電腦主機的連接阜口只有 1~2 個建議選購擴充卡以提高穩定性
2由於 POS 的相關硬體週邊繁多若有 POS 週邊設定問題請洽詢本公司
3POS 周邊均有指定型號若您所使用的非本公司指定之型號不保證其相容性
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第四章 進出貨
進貨
進貨作業 意義商品進貨輸入轉入產品現有量中並計算相關成本產生應付帳款
在〈C進出貨〉中選擇〈1進貨作業〉進入後所出現的是日期最近的一張進貨單據如
左圖所示
按【瀏覽】可看所有進貨單明細
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
進貨日期 系統會直接帶出當天的日期若不是當天的進貨則請自行輸入正確的進貨
日期
進貨單號 通常輸入完『進貨日期』按【Enter】鍵後系統會直接帶出『進貨單號』
預設採用進貨日期 + 流水號共 10 碼
廠商編號 按【F10】鍵開啟查詢視窗請確實輸入本公司是向哪一家廠商進貨此項資
料在【6付款作業】有相關聯
發票號碼 若此張進貨單是有稅額的則需輸入發票號碼若沒有發票則無需輸入
原始單號 可輸入廠商進貨時的原始進貨單號方便日後查帳時可直接查詢廠商的進貨
單號
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經辦人員 輸入此張進貨單是由哪位員工建檔
取用預付 從已經付給廠商的預付款中沖銷該筆帳款此項資料在【6付款作業】有相
關聯注意若取用預付所輸入的金額大於預付餘額時超出的金額將累加
到該張進貨單的未付金額
倉號 選擇進貨的倉號（倉庫）適用於多倉版
帳款日期 在【廠商基本資料】中若已有設定帳款日在此處會自動帶出帳款日期此
項資料在【6付款作業】有相關聯
稅別 在【廠商基本資料】中若已有設定稅別在此處會自動帶出其稅別或可自
行切換其他稅別的計算方式
稅前金額 進貨單中未含稅額的小計金額
已付金額 指已付給廠商的「訂金或金額」
折扣金額 廠商給予的折扣金額
未付金額 即〔稅後總額 - 已付金額 - 折扣金額〕
稅後總額 即〔稅前金額 + 營業稅〕
貨單備註 補充欄位中不足的部份或做為某些特殊資料註記
新增進貨單
步驟 1 單身建立
按 新增 鈕或 Insert 鍵出現一張新空白單據填入各項必備資料
步驟 2 建立進貨品名細項
按 鈕加入所進貨產品的項目進貨產品多樣時亦可用 一次勾選
產品編號可輸入產品編碼原廠料號產品條碼 系統會自行轉成產品編號 亦可採用條
碼閱讀機輸入鍵入單價及數量若有接條碼機可一併輸入預列印的條碼張數之後核對稅
前金額及稅後總額無誤後按存檔鍵將該筆進貨單存入
進貨單據修改
按快速鍵 Enter 或 修改 鈕若有必要再針對某一張單據作修改（或加入一筆資料）的話
可移動光棒至欲修改的單據後按 Enter 進入修改狀態後如同建立進貨單之方式建立即可
註 已付款沖帳之單據不可修改若須修改必須進行反沖帳後才能更改單據
歷史記錄
按 可將該進貨廠商所有的歷史進貨單據列出來在修改或新增的模式下按 Enter
鍵可取回再針對差異部份進行修改
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單品比價
按 可查看指定的單項產品的進退貨記錄及各廠商比價記錄該項產品的歷史進退
貨日期單價數量金額及廠商hellip等資料均會顯示出來並且將最低價與最高價之供應商
供應價格及平均成本列出來也可重新計算平均成本選擇是否將成本寫入產品或將最低價
廠商成為主供應商
產品新增
若進貨單中有新進產品時可按 新增產品進入產品基本資料新增的畫面請參照 產
品基本資料設定
庫存查詢
按 可查詢目前的庫存量避免庫存量過多的情形
條碼列印
按條碼列印可列印該筆進貨單中有輸入條碼張數的所有產品條碼
單據列印《F7》
操作方式請參照 基本功能指引
相關項目廠商基本資料產品基本資料系統參數設定應付支票付款作業
進貨退回作業
〈2進貨退回作業〉與上述〈1進貨作業〉的操作方法略同故不重述
相關項目廠商基本資料產品基本資料系統參數設定應付支票付款作業
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30
進退貨資料統計
意義可直接在此項功能表中查詢進貨及退貨的詳細情形而不必再到【1進貨作業】或【2
進貨退回作業】中個別查詢可節省使用者的時間
1 在【C進出貨】選擇【3進退貨資料統計】選項後所出現的畫面如下圖
2 可依使用者的需要去設定所要查詢的時間廠商進貨退貨已付款未付款及全部
可單獨查詢一家或者是一次查詢多家做為付款對帳單與付款作業有相關聯
列印報表可選擇進退貨資料簡表進退貨資料
明細表進退貨資料總表共三種報表
相關項目進貨作業進貨退回作業
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進貨採購建議
意義採購建議書為針對自定的需求讓系統作一庫存的統計擬定一份最精確的採購建議
書或訂購單
操作方法
1在〈C進出貨〉選擇〈4進貨採購建議〉如圖所示
2設定所欲查詢的條件後按《Y確定》即可
條件設定
查詢指定廠商現有產品庫存量lt=安全存量之品項
查詢指定廠商現有產品庫存量lt=請購點之品項
查詢指定廠商的所有產品全部列出
查詢指定廠商產品被訂購量gt=現有量之品項
查詢指定廠商產品全部訂購保留量gt0 之品項
可再設排列方式如依產品編號名稱存量價格等再選擇由排大到小或由小排到大
查詢單一廠商時廠商編號起訖部分輸入同一個編號即可或者不輸入表示要全部的資料
註
產品比價請參照【產品基本資料】中歷史進價記錄有詳細說明
若確定要列印報表則需要先勾選所需的產品編號可一次勾選單一項產品或按《全部選擇》
勾全部產品若都不需要則可按《全部不選》取消先前所勾選的產品欄位
勾選好欲列印的產品後按《列印》鍵列印報表中可選擇產品採購建議表或產品訂購單二
種報表
相關項目廠商基本資料產品基本資料 進貨作業
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調撥作業 多倉版
意義此功能只有在系統設定使用「分倉」的管理模式時才能輸入資料其用途是做不同倉
庫間貨品的調撥
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
調撥日期 通常一開始系統會先直接帶出當天的日期若不是當天的調撥則請自
行輸入正確的調撥日期
調撥單號 通常輸入完『調撥日期』按【Enter】鍵後系統會直接帶出『調撥單號』
預設採用調撥日期 + 流水號
經辦人員 輸入此張單據的經辦人員
撥出倉號 選擇是由哪一個倉庫撥出的
調入倉號 選擇要調入哪一個倉庫
貨單備註 補充欄位中不足的部份或做為某些特殊資料註記
相關項目銷售前檯產品基本資料其他編號設定進貨作業進貨退回作業
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33
報價
意義客戶下訂單或出貨前需要先做報價動作時即可利用此功能將待日後可直接轉成
訂貨單
在〈C進出貨〉選擇〈D報價作業〉進入後所出現的是日期最近的一張訂貨單據
如下圖所示
操作方式請參照 進貨作業
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
報價日期 通常系統會直接帶出當天的日期若不是當天的報價則請自行輸入正確的
報價日期
報價單號 通常輸入完『報價日期』按【Enter】鍵後系統會直接帶出『報價單號』
預設採用報價日期 + 流水號
客戶編號 請確實輸入此張報價單是出給哪個客戶可按 F10 開啟客戶選擇視窗此項
資料在〈訂貨作業〉有相關聯
交貨日期 輸入預計的交貨日期
交貨方式 預計的交貨方式可下拉選單方式選取
經辦人員 在【客戶基本資料】中若已有設定業務歸屬在此處會自動帶出業務代號
若沒有設定請自行輸入經辦業務代號
稅前金額 報價單中未含稅的小計金額
稅 別 在【客戶基本資料】中若已有設定稅別在此處會自動帶出其稅別或可自
行切換其他稅別的計算方式
稅後總額 即[稅前金額+營業稅]
折扣金額 給予客戶的折扣金額
貨單備註 補充欄位中不足的部份或做為某些特殊資料註記
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34
特項功能說明
歷史記錄
瀏覽該客戶的報價訂貨紀錄可開啟《F2 查詢》快速查詢某一筆資料《Ctrl+C》可以拷
背瀏覽的單據內容到目前新增的報價單中
單品歷史
查看單品的所有報價訂貨出貨的歷史記錄
庫存查詢
即時查詢該項產品的庫存量
採購建議
在報價作業時需要查看某項商品的進貨計錄時可按 查看歷史進價及各廠商比價
記錄詳細資料
轉訂貨單
確認訂貨內容同本張報價單時可按 將此張報價單直接轉成訂貨單
多選輸入
可一次勾選多項產品到報價單中加快作業速度
報價單轉 Excel 格式 選擇〈F7列印〉如圖所示按《F6轉 Excel》即可將報價單轉成 Excel 檔
相關項目客戶基本資料產品基本資料訂貨作業
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35
訂貨
訂貨作業
意義客戶不需要立即拿到商品或是目前倉庫中並無此商品存貨則就可先在此處輸入客
戶訂貨單待日後再行轉出貨
進入本功能後所出現的是日期最近的一張訂貨單據如下圖所示
按『瀏覽』可瀏覽所有的訂貨單據詳細操作方式請參考 報價作業
若訂單未轉出貨每次進入系統時會先顯示【未交貨訂單資料提示】
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36
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
訂貨日期 通常系統會先直接帶出當天的日期若不是當天的訂貨則請自行輸入
正確的訂貨日期
訂貨單號 通常輸入完『訂貨日期』按【Enter】鍵後系統會直接帶出『訂貨單號』
預設採用訂貨日期 + 流水號
客戶編號 請確實輸入本張訂單是由哪一家客戶所訂此項資料在【出貨作業】裡
有相關聯
交貨日期 輸入預計出貨的日期
交貨方式 預計的交貨方式可下拉選單方式選取請確實輸入
經辦人員 在【客戶基本資料】中若已有設定業務歸屬在此處會自動帶出業務代
號若沒有設定請自行輸入經辦業務代號
倉號 輸入預計是由哪一個倉庫出貨此功能僅用於多倉版
來源單號 輸入這張訂貨單是以哪一張報價單號內容為依據可按【F10】開啟快速
查詢視窗直接挑選報價單號及產品明細
稅前金額 報價單中未含稅的小計金額
稅 別 在【客戶基本資料】中若已有設定稅別在此處會自動帶出其稅別或
可自行切換其他稅別的計算方式
稅後總額 即[稅前金額+營業稅]
折扣金額 給予客戶的折扣金額
預收金額 輸入向客戶預收的貨款金額
未收金額 即﹝稅後總額－預收金額﹞
貨單備註 補充欄位中不足的部份或做為某些特殊資料註記
特項功能說明
歷史單據轉入訂單
直接將過去的報價單或訂貨單據內容明細轉入到目前新增的訂貨單中
操作方法
1在【來源單號】的欄位按《F10》開啟轉入單據瀏覽視窗
2以滑鼠或鍵盤uarrdarr鍵挑選要轉入的單據後按《Enter》
3勾選要轉入的品項後按《Y確定轉入》即可
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轉出貨單
確認出貨內容同本張訂單時可按 可將此張訂單直接轉成出貨單
訂貨單轉 Excel 格式 選擇〈F7列印〉如右圖所示按《F6轉 Excel》即可
相關項目客戶基本資料產品基本資料報價作業出貨作業
訂貨資料統計 意義查詢客戶訂貨及交貨情況 可依使用者的需要去設定所查詢時間客戶交貨日期已交貨未交貨及全部可單獨查詢一家或
者是一次查詢多家做為客戶訂貨交貨的依據
操作方式同進退貨資料統計
相關項目客戶基本資料產品基本資料出貨作業訂貨作業
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出貨
出貨作業
意義商品出貨輸入存檔以便查詢送貨量與應收客戶帳款
進入本功能後所出現的是日期最近的一張出貨單據如下圖所示
操作方法請參照 基本功能指引
按『瀏覽』可瀏覽所有的出貨單據
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39
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
出貨日期 通常系統會直接帶出當天的日期若不是當天的出貨則請自行輸入正確
的出貨日期
出貨單號 通常輸入完『出貨日期』按【Enter】鍵後系統會直接帶出『出貨單號』
預設採用出貨日期 + 流水號
客戶編號 請確實輸入本公司是出貨給哪一家客戶此項資料在【收款作業】中有相
關聯
發票號碼 若此張出貨單是有稅額的則需輸入發票號碼若沒有發票則無需輸入
交貨方式 可以下拉選單方式選取請確實輸入
業務人員
在【客戶基本資料】中若已有設定業務規屬在此處會自動帶出業務代號
若沒有設定請自行輸入經辦業務代號此項資料在【員工業績統計表】
有相關聯
訂單號碼 由訂貨單中轉至出貨單的訂單號碼在訂單作業中有詳細的說明
取用預收 對於有預收貨款的客戶直接從預收的金額中支付本筆貨款
倉號 可設定是由哪個倉庫出貨僅限用於多倉版
帳款日期 在【客戶基本資料】中若已有設定帳款日期在此處會自動帶出帳款日期
此項資料在【收款作業】有相關聯
稅前金額 出貨單中未含稅額的小計金額
稅別 在【客戶基本資料】中若已有設定稅別在此處會自動帶出其稅別或可
自行切換其他稅別的計算方式
稅後總額 即〔稅前金額 + 營業稅〕
折扣金額 給予客戶的折扣金額
已收金額 指已向客戶收的「訂金或金額」
未收金額 即〔稅後總額 - 已收金額 - 折扣金額〕
貨單備註 補充欄位中不足的部份或做為某些特殊資料註記
特項功能說明
歷史記錄 《Alt＋4》
按 可將該出貨客戶所有的歷史出貨單據列出來在修改或新增的模式下按 Enter 鍵可
取回再針對差異部份進行修改
單品歷史 《Alt＋5》
按 可針對指定的單項產品的將其出貨記錄列出來在此不分客戶可供比價用
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40
進貨記錄 《Alt＋6》
按 可針對指定的單項產品的進貨記錄可避免出貨的金額低於進貨金額
庫存查詢 《Alt＋7》
按 可查詢各倉庫的庫存量避免無貨可出的情形
多選輸入
可一次勾選多項產品到報價單中加快作業速度
SMS 簡訊發送
可發送簡訊通知該客戶
相關項目客戶基本資料產品基本資料系統參數設定出退貨資料統計應收支票已過期支票
收款作業庫存月銷耗報表盤點作業
出貨退回作業 【8出貨退回作業】與【7出貨作業】的操作方法略同故不重述
相關項目 客戶基本資料產品基本資料系統參數設定出退貨資料統計 應收支票已過期支
票收款作業庫存月銷耗報表盤點作業
出退貨資料統計 意義可直接在此項功能表中查詢出貨及出貨退回的詳細情形而不必再到【7出貨作業】或【8出
貨退回作業】中個別查詢可節省使用者的時間
可依使用者的需要去設定所查詢時間客戶出貨退貨已收款未收款及全部可單獨查詢一家
或者是一次查詢多家做為收款對帳單與收款作業有相關聯
相關項目 出貨作業出貨退回作業
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第五章 帳務管理 會計
付款作業
意義此功能是用來記錄付款作業的日期廠商支付類別及沖帳金額以備日後查核
當公司進貨後要付款時則需到此處建立新的付款作業
操作方法
1《新增》依序輸入付款日期登錄人員廠商編號帳款日期後按下【S查詢】會列
出該廠商在帳款日期區間內未付款的單據
註(1)請務必輸入付款廠商否則可能導致查詢不到未付帳款單據
(2)此處帳款日期是指進貨單中的帳款日期若您不確定帳款日期區間可空白不輸入直
接按下【S查詢】會列出所有的未付款單據
2勾選要沖銷的單據並輸入付款的現金金額票據金額等《存檔》即可
註若一筆貨款並非一次沖銷完畢則先在【沖帳金額】的欄位輸入此次要沖帳的金額後再
將該筆單據打勾即可
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42
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
付款日期 系統預設使用當天日期若不是當天日期可自行輸入付款日期
付款單號 通常輸入完付款日期後按【Enter】鍵後系統會直接帶出付款單號預設採
用付款日期+流水號
登錄人員 輸入該筆資料的登錄人員
廠商編號 可按 F10 開啟快速查詢視窗選擇所需的廠商編號
帳款日期 輸入欲查詢的帳款日期區間此處帳款日期是以出貨單中的帳款日期為依據
應付總額 該家廠商在查詢的帳款日期區間中應付帳款總金額
現金金額 輸入付款的現金金額若此筆帳款不是由現金支付則此欄位不需輸入
票據金額 輸入開立支票的金額若此筆帳款不是由支票支付則此欄位不需輸入
其他折讓 輸入折讓的金額
取用預付 取用預付餘額中的金額來沖銷必須在預付餘額欄位中有金額才能做此功
能
累入預付 可預先付一筆帳款分多次沖銷預付的金額則輸入在此處
預付餘額 預付金額中尚可沖帳的餘額
沖帳合計 可用滑鼠勾選欲沖銷的單據號碼系統會自動將總金額統計出來若此次付
款金額與欲沖帳合計金額不符則存檔時系統會出現警示
備註 補充上述欄位中所不足的資料
其他操作說明請參照 基本功能指引
相關項目 廠商基本資料產品基本資料系統參數設定進貨作業進貨退回作業
進退貨資料統計應付支票已過期支票
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43
現金日記帳
意義是對於公司每日現金收支流向的資料管理
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
日期 系統預設為當天的日期及時間 若不是可另行輸入
項目科目 輸入收支的會計科目例如水電費郵電費文具費等等亦可按 F10
或快擊滑鼠二下即可開啟選擇視窗
類別 可選擇支出或收入二種
金額 輸入收入或支出的金額
摘要 可更詳細記錄每筆帳目資金流向的明細和用途當此欄有輸入明細時存
檔後在畫面右邊「註」的框框會有ˇ
註項目科目按 F10 或快擊滑鼠二下可開啟選擇視窗自建較常使用的會計科目片語如
此一來以後輸入現金科目時只需點選即可而不必再另外輸入片語節省操作時間
相關項目其它編號設定
銀行存提作業
意義記錄公司與往來銀行的帳戶情形方便日後帳戶管理
進入後畫面如
做圖所示
畫面左半部是
銀行帳戶瀏
覽右半部是帳
戶存提資料瀏
覽
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44
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
安全餘額 此銀行帳戶的安全餘額此欄與〈銀行基本資料設定〉有相關聯
現在餘額 目前此銀行帳戶中的實際餘額
存提日期 系統預設為當天的日期及時間 若不是可另行輸入
存提單號 通常輸入完存提日期後按【Enter】鍵後系統會直接帶出存提單號預設採
用存提日期+流水號
金額 輸入存提的金額
存提類別 選擇存提的類別有存款支票存款提款及支票付款四種
支票號碼 輸入存提的支票號碼若不是由支票存提則此欄位不需輸入
餘額 建立此存提單時銀行帳戶中所剩餘的可用餘額
其他備註 補充上述欄位中所不足的資料
註在應收(付)支票中所有由此帳戶所開出兌現後的支票金額皆會自動轉入此處
其他操作說明請參照 基本功能指引
重新計算帳戶餘額
若有新增或修改存提單時按下 即可更新該銀行帳戶的現在餘額更便利於隨
時掌握各銀行帳戶中的可動用金額
相關項目 其他編號設定應付支票應收支票
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（收）款作業
意義此功能是用來記錄收款作業的日期客戶收款明細及沖帳金額以備日後查核
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
收款日期 系統預設使用當天日期若不是當天日期可自行輸入收款日期
收款單號 通常輸入完收款日期後按【Enter】鍵後系統會直接帶出收款單號預設採
用收款日期+流水號
登錄人員 輸入該筆資料的登錄人員
客戶編號 可按 F10 開啟快速查詢視窗選擇所需的客戶編號
帳款日期 輸入欲查詢的帳款日期區間
應收總額 該家廠商在查詢的帳款日期區間中應收帳款總金額
現金金額 輸入收款的現金金額若此筆帳款不是由現金收入則此欄位不需輸入
票據金額 輸入收款支票的金額若此筆帳款不是由支票收入則此欄位不需輸入
其他折讓 輸入折讓的金額
取用預收 取用預收餘額中的金額來沖銷必須在預收餘額欄位中有金額才能做此功
能
累入預收 可預先收一筆帳款分多次沖銷預收的金額則輸入在此處
預收餘額 預收金額中尚可沖帳的餘額
沖帳合計 可用滑鼠勾選欲沖銷的單據號碼系統會自動將總金額統計出來若此次收
款金額與欲沖帳合計金額不符則存檔時系統會出現警示
備註 補充上述欄位中所不足的資料
相關項目出貨作業客戶基本資料出貨退回作業應收支票
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應（付）帳齡分析表
意義此分析表是用來顯示尚未付清給各個廠商的應付帳款其帳齡分佈在各個設定期間的
統計數據
圖片左邊的日期區間可依使用者的統計習慣去設定設
定好後只需按【設定為預設值】鍵則每次進入系統時
依此設定統計
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
開始廠商 可按 F10 開啟快速查詢視窗選擇欲查詢的開始廠商編號
結束廠商 可按 F10 開啟快速查詢視窗選擇欲查詢的結束廠商編號
帳齡種類 可選擇 1帳款日期或 2銷貨日期二種
報表標題 可選擇 3天數或 4日期二種為報表標題
結束日期 系統會自動帶出當天日期若不是可自行輸入欲查詢的結束日期
相關項目廠商基本資料進貨作業進貨退回作業進退貨資料統計表付款作業
應（收）帳齡分析表
意義此分析表是用來顯示各個客戶尚未付清的應收帳款其帳齡分佈在各個設定期間的統
計數據
操作方式請參照 應（付）帳齡分析表
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
開始客戶 可按 F10 開啟快速查詢視窗選擇欲查詢的開始客戶編號
結束客戶 可按 F10 開啟快速查詢視窗選擇欲查詢的結束客戶編號
帳齡種類 可選擇 1帳款日期或 2銷貨日期二種
報表標題 可選擇 3天數或 4日期二種為報表標題
結束日期 系統會自動帶出當天日期若不是可自行輸入欲查詢的結束日期
相關項目客戶基本資料出貨作業出貨退回作業出退貨資料統計表收款作業
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應收帳款
意義用來顯示某段時間內應收帳款的彙總資料報表
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
帳款種類 可選擇依 1客戶別或 2業務別做為應收帳款報表的依據
帳款日期區間 輸入欲查詢的起迄日期
統計客戶區間 可按 F10 開啟快速查詢視窗輸入欲查詢的客戶編號
統計業務區間 輸入欲查詢的業務編號
報表種類 可自行選擇共有明細表簡要表及應收總表三種報表
是否含前期未
收款之明細
若所查詢的日期區間之前仍有尚未收取的款項則可在此欄位中打ˇ就
可顯示前期未收款之明細
相關項目客戶基本資料產品基本資料員工基本資料出貨作業出貨退回作業出退
貨資料統計表
應付帳款
意義用來顯示某段時間內應付帳款的彙總資料報表
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
帳款種類 可選擇依 1廠商別或 2經辦人員別做為應付帳款報表的依據
帳款日期區間 輸入欲查詢的起迄日期
統計廠商區間 可按 F10 開啟快速查詢視窗輸入欲查詢的廠商編號
統計經辦區間 輸入欲查詢的經辦人員編號
報表種類 可自行選擇共有明細表簡要表及應收總表三種報表
是否含前期未
付款之明細
若所查詢的日期區間之前仍有尚未付清的款項則可在此欄位中打ˇ就
可顯示前期未付款之明細
相關項目廠商基本資料產品基本資料員工基本資料進貨作業進貨退回作業進退
貨資料統計
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票據
應(付)支票
意義可沖銷應付帳款中所有由支票給付的記錄節省會計人員作帳以便查詢核對廠商的
帳款
進入本功能後出現所有應付票據資料視窗以票據到期天數作為循序排列條件
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
開票日期 系統預設使用當天日期若不是當天日期可自行輸入開票日期
支票類別 支票的種類此處為應付支票
支票號碼 開立支票上的號碼
支票金額 開立支票上的金額
來源單號 輸入這張支票是要沖銷哪一張【付款作業】中的進貨單號
廠商編號 可按 F10 或 鍵開啟快速查詢視窗選擇所需的廠商編號
廠商名稱 廠商編號選定後會自動帶出該廠商名稱
到期日期 開立支票上的到期日期
兌現日期 這張支票預計何時會兌現的( 因有時票據的交換需時 1~3 個工作天金額
才能真正入帳)
票據狀態 目前票據的狀態有未兌兌現退票作廢領取及其他共六種
開票銀行 選取開立的支票銀行 若尚未設定請至【其他編號設定】中的銀行基本資料設定
銀行名稱 開票銀行選定後會自動帶出該銀行名稱
其他備註 補充上述欄位所未提到的
未兌支票總額 系統會自動統計所有未兌現的支票張數及總額
其它說明
支票簽回單
點選《列印》即可列印支
票簽回單若要更改表單
字頭字尾請參照 按鍵說
明
相關項目進貨作業已
過期支票付款作業
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應(收)支票
意義可沖銷應收帳款中所有由支票收款的記錄以查核客戶的帳款
進入本功能後出現所有應收票據資料視窗以票據到期天數作為循序排列條件
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
收票日期 系統預設使用當天日期若不是當天日期可自行輸入收票日期
支票類別 支票的種類此處為應收支票
支票號碼 應收票據上的支票號碼
支票金額 應收支票上的金額
來源單號 輸入這張支票是要沖銷哪一張【收款作業】中的出貨單號
客戶編號 可按 F10 或 鍵開啟快速查詢視窗選擇所需的客戶編號
客戶名稱 客戶編號選定後會自動帶出該客戶名稱
到期日期 應收支票上的到期日期
兌現日期 這張支票預計何時會兌現的 (因有時票據的交換需時 1~3 個工作天金額才
能真正入帳)
票據狀態 目前票據的狀態有未兌兌現 託收轉讓退票票貼及其他共七種
開票銀行 應收票據上開立支票銀行的帳號
開票銀行 應收票據上開立支票銀行的名稱
託收銀行 選取開立的支票銀行 若尚未設定請至【其他編號設定】中的銀行基本資料
設定
託收銀行 開票銀行選定後會自動帶出該銀行名稱
其他備註 補充上述欄位尚未提到的
其他操作方式與應付支票作業相同
相關項目 出貨作業收款作業已過期支票
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已過期支票
意義所有已過期的支票皆會轉入此視窗方便會計人員查詢核對
過期支票瀏覽列出所有過期支票（應收應付）可依需求排列如名稱開票日期兌
現日期銀行hellip等（本功能為整合上述rdquo應付rdquordquo應收rdquo二項支票作業所產生的資料
對照表）
註此處只能做查詢的動作並不能做新增或修改的動作
相關項目 應付支票應收支票
應(收)票批次兌現
意義可一次將單張或多張應收票據轉兌現並將兌現的支票轉入已過期支票中
按鍵說明
欄位名稱 欄位說明
全選 將所列出的支票全部選擇為要兌現的狀態
全不選 將所列出的支票全部選擇為要非兌現的狀態
兌現轉入過期支票 將已選擇的支票轉成兌現狀態並將支票轉入過期支票中
相關項目應收支票銀行存提作業
應(付)票批次兌現
意義可一次將單張或多張應付票據轉兌現並將兌現的支票轉入過期支票中
操作方式請參照 應(收)票據批次兌現
相關項目應付支票銀行存提作業
軟體使用教學手冊
51
應收票齡分析表
意義此分析表是用來顯示已收未兌現的應收支票其帳齡分佈在各個設定期間的統計數據
圖片左邊的日期區間可依使用者的喜好去設定設定
好後只需按【設定為預設值】鍵則每次進入系統時
依此設定統計
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
開始客戶 可按 F10 開啟快速查詢視窗選擇欲查詢的開始客戶編號
結束客戶 可按 F10 開啟快速查詢視窗選擇欲查詢的結束客戶編號
報表標題 可選擇 1天數或 2日期二種為報表標題
結束到期日 系統會自動帶出當天日期若不是可自行輸入欲查詢的結束日期
相關項目應收支票
應付票齡分析表
意義此分析表是用來顯示開立給各個廠商的未兌現應付支票其票齡分佈在各個設定期間
的統計數據
操作方式請參照 應收票齡分析表
相關項目應付支票
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52
第六章 庫存管理
期初開帳程序
1進貨
第一次使用時本系統時將基本資料建立完成後首先利用【進貨作業】將所有產品均做首
次進貨並且將已付款的進貨單據沖銷
註亦可利用庫存調整單將所有產品數量及成本鍵入或者利用盤點作業進行盤點後將盤點
量轉入現有量必須要注意的是若您選擇使用盤點轉入的方式系統將無法自動抓取產品成
本
2由產品基本資料中作期初開帳
至產品基本資料中按(Alt+F 鍵)將可以產生庫存的
期初開帳資料
按《確定》後將自動轉入期初
庫存日消耗異動表
意義驗證庫存量的正確性且可以將驗證後的正確量寫入現有量
(1) 當日消耗表列出查詢日期當天的庫存數量
變動情況用來驗證庫存量的正確性
(2) 逐日銷耗表列出前一次結轉日至查詢日期
當天的庫存數量變動情形用來驗證庫存量
的正確性另可將計算後的實際現有量寫入
帳面量(產品基本資料中的現有量)
軟體使用教學手冊
53
庫存月消耗異動表
報表意義列出查詢當月份的庫存數量變動情形用來驗證庫存量的正確性另可將計算
後的實際現有量寫入帳面量(產品基本資料中的現有量)並作轉入產生下月期
初量
使用時機每月底結束營業後或每月初開始營業前
操作方式
1)檢視庫存月銷耗表上的異動資料及現有量是否均正確當計算後存量與目前帳面存
量不符時會以黃色警示
2)確認無誤後按下 出現如下視窗再次確認
注意產品基本資料中的現有量將會被庫存月銷
耗 表 中 的 現 有 量 取 代因 此 請 謹 慎 使 用 結 轉 功 能
C)若產品進出異動量不正確請利用庫存調整單
做調整後重新執行步驟 A)~ B)
後記
庫存量又有問題了 怎麼都跟架上物品不符 相信大多數人都有這樣的心聲
很多使用者的觀念上總是認為庫存只要交給電腦來管理庫存量一定準確殊不知電腦軟體
有可能發生不可預期的結果(程式暇疵或使用中突然的斷電當機)或是產品管理不當導致失
竊或是破損或是產品擺設到不正確的位置都有可能使得電腦中的庫存量異常所以在庫存管
理中盤點變成了一項非常重要的工作
軟體使用教學手冊
54
庫存調整單
意義當帳上的庫存量與實際庫存盤點的結果不符時即可利用此功能來調整帳上的庫存量
及成本
在〈C進出貨〉選擇【C
庫存調整單】如圖可
按《新增》《修改》
《查詢》或《刪除》鈕
更動關於調整庫存的相
關資料
按《瀏覽》進入庫存調整
單據瀏覽
操作方法
庫存調整單中的「數量」欄位應輸入實際庫存量與帳面現有量的差異量
作庫存調整時若目前某產品在系統中的現有量為 10 個但實際上賣場中只剩 8個則在
數量的欄位中輸入-2即可將系統中的現有量調整為 8個
若使用者無進貨作業的動作卻想要統計出產品的銷售成本及利潤可直接在此處輸入產
品的成本或覺得目前系統中的平均成本不正確亦可自行修改
註盤點作業中若有盤差或盤盈時會自動產生一張盤點調整單
其他操作方式請參考基本操作方法
相關項目產品基本資料盤點作業
軟體使用教學手冊
55
盤點作業
意義盤點各倉的庫存量以便管理可避免庫存太多或不足節省公司無謂的支出
有關庫存量的準確性一直為各行各業及門市經營管理者所困擾即使使用電腦軟體一樣產生
庫存量不準確的情事皆因方法錯誤或關念的偏差導致
在庫存做盤點前有些前置工作若準備充足則可收事半功倍之致
A盤點的前置工作
1 貨架上物品的擺設是否整齊乾淨
2 貨架的分類是否明確並且標示清楚
3 待進貨瑕疵物品異常品是否與陳列區清楚區分
4 人員的物品熟悉度及教育訓練是否充足
B盤點實施要點
1 全面盤點(期初期末盤點)或循環盤點
2 盤點的開始時間及預計結束時點
3 人員編組及人力分派
4 列印盤點單(可利用盤點機)
5 盤點機轉入或人工鍵入盤點數量
6 列印盤點報告單(盤盈盤損表)
C檢討此次盤點作業及問題研究
在【F系統支援】選擇【盤點作業】的選項會出現最近一張單據
操作方法
1由盤點機盤點
新增一張盤點單將盤點量輸
入盤點機再按
鍵直接將盤
點機中的資料傳送到系統
中按下 鍵即
可完成盤點作業
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56
2由人工手動盤點
A)新增一張盤點單按《A盤點產品轉入》鍵選擇欲盤點的產品編號可依全部產品廠
商產品類別儲放位置產品編號及庫存數量共六種選擇方式選擇所需的產品或者用
《新增明細》的方式輸入要盤點的品項接著按下《F3存檔》
B)按下《F7列印》報表選擇為「盤點單」列印出盤點單由人工盤點並將盤點量寫在盤點
單上
C)進入盤點作業點選《修改》將盤點量輸入系統中按下《存檔》後再按《轉入現有量》
鍵即可完成盤點作業
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
盤點日期 系統預設使用當天日期若不是當天日期可自行輸入盤點日期及時間
盤點單號 通常輸入完盤點日期後按【Enter】鍵後系統會直接帶出盤點單號預設
盤點人員 輸入該筆資料的盤點人員
盤點備註 補充欄位中所不足的資料
盤點倉號 選擇欲盤點的倉號 (多倉版)
《 Alt+A 》盤點產品轉入
按 可針對特定部份產品或廠商選取所需
的盤點商品
1先選擇轉入依據
2輸入起始編號及結束編號
3按下《Y確定》便可將符合條件的產品加入到盤點單中
《 Alt+B 》盤點機輸入
按 可先由盤點機盤點再直接
將盤點機中的資料傳輸到系統中可節省再輸入一
遍的時間
轉入現有量
當盤點完後且已經將盤點數量輸入至系統中後此時可按 鍵將盤點量轉入現有量
且同時在【庫存調整單】產生一張盤盈盤虧單即可完成盤點作業
相關項目產品基本資料員工基本資料庫存調整單
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57
第七章 系統支援
密碼設定
意義本設定首重資料保全功能系統依使用者名稱及密碼選擇性的開放系統功能可確
保資料的隱密性預防一些重要資料外流而設定通行密碼可依特定人員使用密碼才能執
行
進入時需輸入您的使用者密碼才有權限進入密碼設定中去新
增或是修改此設計目的在於防止管理者離開時他人趁機擅自
修改帳號權限
新增 增加完使用者名稱及密
碼後再設定使用功能明細（打
ˇ者為開放本項功能）
成本顯示若沒有打ˇ則該使
用者進入後台時基本資料的產
品欄位成本相關欄位則不顯示
備份作業
意義將所有資料另存一份應注意不要備份在同一部硬碟（以免硬碟實體損壞）同時為
保障資料安全應自訂備份期間如每週三六各一次
選定備份的目錄位置按下《開始備份》
鍵後即可完成備份作業
建議您在備份的檔案名稱 Data 後再加上
備份日期以避免備份資料太多產生混淆
註選擇備份路徑時需注意資料夾的名稱
應避免為空白或包含特殊符號如
gtlt$hellip等
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58
資料重整
意義當系統在操作途中因發生停電不正常關機或硬體發生故障而故造成系統資料中異常
現象導致資料毀損可利用本功能做一資料維護
注意執行資料重整時務必讓其他工
作站或前後台離線
編碼更改
意義因本系統中所有基本資料的編號只要存檔後就不能做修改的動作故在此設立一
個修改編號的程式
註因為基本資料中的編號會跟進銷貨產生連動關係為保持舊有歷史資料的正確性所以
更改編號時須在此更改以保持資料的完整若您要修改基本資料時請先到【2備份作業】
做資料備份的動作避免系統在編修的過程中發生停電或不明原因當機而造成資料流失
操作方法
1選擇欲修改的編號之資料
庫有客戶廠商產品員
工及產品類別資料檔共 5種供
選擇
2用滑鼠或按 F10 在原編號的
欄位上選擇欲更改的編號
3直接在新編號的欄位上輸入
新的編號
4按下《確定更改》鍵即可
完成編號更改的動作
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59
系統顏色修改
意義覺得系統中預設的顏色不喜歡嗎想自創風格時可利用本功能修改畫面使用者可依
個人喜好修改使用的畫面其中必須注意的是修改畫面確定後按 Y 儲存設定 要先
離開本系統再重新進入本系統才能生效
若欲更換背景圖片圖
片格式可
為jpggifbmphellip
等檔案格式
改亂了可按系統預設
值變回原來樣式
行事曆管理
意義經常忘東忘西的寫在紙條上麻煩又不容易找利用本功能吧啟動系統時會提醒哦
操作方法
1 點選《新增》後輸
入事件日期時
間對象地點
事由事項的欄位
可註記細節事項
2 勾選事件提醒方
式若沒勾選便不
會出現提醒的訊
息
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60
名片簿管理
意義可將重要的電話或經常聯絡朋友記錄在此容易找尋又不會丟可分類還有多項
詳細資料欄位可供利用
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
名片分類 可點選 開啟客戶分類的快選視窗
電子信箱 若有輸入 E-Mail 帳號則按下 可直接連結至 Outlook 發送信件
其他備註 補充欄位中不足的說明或做為某些特殊資料註記
選擇發送簡訊功能時可自動帶入行動電話號碼
操作方法請參照 基本操作方法
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產品停用啟用處理
意義將產品基本資料中已經停產或停售長時間不使用的產品資料作停用處理可加快搜
尋的速度也增加盤點補貨等工作的效率若日後進貨時新進產品的條碼與停用產品
條碼相同時系統會出現警告訊息可直接將產品恢復續用
操作方法
1 產品停用
A)將欲停用的產品打勾勾選的品項會列在右上方的挑選清單列中確認後點選《停用》
停用的產品會列在下方的〈停售或停用之品項〉中
B)直接在產品基本資料中刪除的品項也會自動被系統列到停用產品中喔~
2 產品啟用
在欲恢復續用的產品上按一下滑鼠右鍵選擇《Y產品續用恢復》確認後該筆資料會
回復到產品基本資料中恢復續用的產品庫存量售價成本等均會歸零若要查看過去
的歷史進貨紀錄及銷貨分析請利用〈歷價〉及〈分析〉的功能
相關項目產品基本資料
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產品成本重算
意義若於系統使用時發生停電或當機或硬體故障情形而造成平均成本有異常之情形可
利用此作業將平均成本重算
可選擇年或指定月份計算確
定無誤時可利用寫入功能將
目前平均成本更新
若平均成本重算後有發生的情形則執行《W將計算之平均成本寫入》後必須利用 資
料偵錯 功能將異常的產品資料修復接著再到產品基本資料中利用〈歷價〉重新寫入成本
相關項目產品基本資料資料偵錯
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資料偵錯
意義藉由資料偵錯系統來偵測錯誤的資料再加以修復是屬於軟體異常控管的一項重要功
能有如 Windows 中的磁碟偵錯功能
操作方法
選擇客戶資料檢測編號是否重 覆及累積點數預收金額數值溢位等異常檢測
選擇銷貨資料檢測編號是否重覆及小計金額銷貨成本數值溢位等異常檢測且可將銷
貨成本以目前平均成本置換但此項功能需在已驗證過產品資料且無異常的情況下才能進
行
選擇廠商資料檢測編號是否重 覆及異常資料偵錯
選擇產品資料檢測編號是否重 覆及最近進價平均成本及售價數值溢位等異常檢測
選擇進貨資料檢測編號是否重覆及異常資料偵錯
選擇訂貨資料則會重新計算產品檔中的被訂購量
選擇倉庫資料重新分析產品檔及倉庫檔中的庫存關聯結構並自動將錯誤修復
以上各個資料檔檢測後若有異常情形出現只需按《自動修復錯誤》鍵即可完成資料偵錯
修復的動作
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用戶使用記錄
意義可記錄各用戶進入系統的日期及時間及使用哪個功能表做哪些動作避免在多人
使用狀況下無法查到資料修改或刪除是由何人做的
流量統計
依據系統登入用戶別統計各動作的操作次數
在桌面上建立捷徑
意義當桌面上安裝的捷徑不小心刪除或在一開始安裝軟體時沒有建立捷徑皆可利用此功
能輕鬆在桌面上重新建立捷徑再也不用擔心找不到執行路徑
操作方式
1輸入前台工作站號若是單機版則不需輸入
2直接點選《1建立後台管理捷徑》或《2建
立 POS 前台捷徑》就會在桌面上自動建立捷徑
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備份還原
意義當您發現銷售前台進入後出現錯誤代碼或存檔後交易紀錄無法存入時代表銷售資料
庫已經遭受毀損備份還原能夠幫助您將資料還原到您最後一次做備份的狀態
1 請先將執行資料備份並記下您的備份目錄位置操作方式請參照 備份作業
2 請放入安裝光碟重新安裝或至我們的網站 wwwhiposcomtw 下載試用版本（切記版
本必須相同）
註請確定所有工作站或前台均已離線且無其他軟體正在執行
無需移除原本的軟體直接執行安裝即可
3 請至[開始][程式集][叡鴻 Hipos 軟體系列]點選[備份還原]或至電腦中的 csalewin 中
點選 備份還原exe 如圖所示選取您的備份目錄位置後點選《S開始還原》即可
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第八章 附件 其他技術支援
報表格式修改
利用 HiPOS 軟體中的報表系統工具可以自行修改報表的格式
系統工具的開啟方式
1《開始》rarr《程式集》rarr《叡鴻 HiPOS 軟體系列》rarr《報表系統工具》
2到電腦 csalewin 資料夾中將〈系統工具exe〉點滑鼠左鍵兩下開啟
自訂列印紙張大小
開啟系統工具後選擇要修改列印格式的報表後將紙張規格分別填入高度寬度上邊界
左邊界即可
例如原本是 A4(290210mm)格式要改
成列印中一刀格式直接修改高度
140寬度 210 就可以囉~
修改報表內容
1開啟系統工具後先選擇要修改的報表再按《修改報表》
2若要修改報表內容的位置以滑鼠圈選要移動的範圍後以larruarrdarrrarr移動或直接以滑鼠拖
曳至您預定的位置即可
3若要修改或增加文
字則先點選 報表控
制項工具列 上的
一下接著點一下要
修改的文字或要新增
文字的位置即可編
輯文字
4修改完成後點選
左上角的《檔案》rarr
《儲存》
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自訂瀏覽視窗表格樣式
意義因為使用者的螢幕大小及解析度設定的不同在瀏覽視窗中難免發生表格橫向欄位太
大或太小導致於查看資料時的不方便HiPOS 提供了自訂表格樣式的功能讓使用者調整好
欄位後可以存檔方便日後查看
操作方法
1將滑鼠移動到要調整的欄位框上會出現 符號以滑
鼠拖曳即可調整欄位大小
2調整好後如圖在內容的任一位置上按一下滑鼠右鍵選擇《儲存表格樣式》若是儲
存後不滿意可以選擇《恢復預設值》
滑鼠右鍵功能選單
意義建立資料時若已經有其他檔案格式的資料存在方便
複製貼到 HiPOS 軟體中
在 HiPOS 軟體中當欄位為可編修狀態下時可以按一下滑鼠
右鍵便能呼叫功能選單(複製貼上剪下)
看完了使用手冊仍然無法解決您的問題嗎本公司提供了多元的諮詢管道
本公司網站技術支援httpwwwhiposcomtw 文件知識庫
電話諮詢07-7030898
傳真專線07-7032066
E ndash Mail Servicehiposcomtw
公司地址高雄縣鳳山市 830 埤北路 81 號
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庫存管理
基本庫存管理功能操作說明
標準作業流程
產品現有數量
產品基本資料中的現有數量欄位系統會自動依照進貨及銷貨統計並隨時更新產品現有量
因此為了保持現有量的正確性及產品成本的準確度請勿直接從產品基本資料的現有數量欄
位修改現有量
進貨作業
進貨時確實輸入正確的進貨量要留意進貨單位是否正確進貨及進貨退回時產品的庫存
量都會自動增減
庫存調整單(HiPOS-Light 版無此功能)
（一）使用時機
1 某產品的數量因毀損失竊hellip等非進貨及銷售而短缺或增加導致需要調整產品的現
有量時
2 由盤點作業中執行盤點量轉入現有量時若有差異量系統會自動產生一張庫存調整
單
（二）操作方式
1 進入【C進出貨】 rarr 【庫存調整單】
2 點選 【新增】rarr輸入日期單號經辦人員備註
3 點選 【新增明細】 rarr輸入【產品代號】
4 輸入【數量】是指實際數量與產品現有量的差異量例如 A產品實際量為 10 個產品
基本資料中的現有量為 8個兩者的差異量為 10－8＝+2數量的欄位輸入 2若 B產
品的實際數量為 15 個產品基本資料中的現有量為 20 個則差異量為 15－20＝-5
數量的欄位便輸入-5
5 點選【存檔】後產品現有量便會隨著調整
（三）附註
HiPOS-Light 版若平時發現產品數量有錯誤請直接利用【盤點作業】的轉入現有量功
能來調整產品的現有量
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庫存日消耗表
（一）當日消耗表列出查詢日期當天的庫存數量變動情況用來驗證庫存量的正確性
（二）逐日消耗表列出前一次結轉日至查詢日期當天的庫存數量變動情形用來驗證庫存
量的正確性另可將計算後的存量寫入帳面量(產品基本資料中的現有量)
（三）使用時機每日營業結束利用庫存逐日銷耗表檢驗庫存正確性
庫存月消耗表
（一）報表意義列出查詢當月份的庫存數量變動情形用來驗證庫存量的正確性另可將
計算後的實際現有量寫入帳面量(產品基本資料中的現有量)並轉入產生下月期初量
（二）使用時機每月底結束營業後或每月初開始營業前
（三）操作方式
1 檢視庫存月消耗表上的異動資料及現有量是否均正確當計算後存量與目前帳面存量
不符時會以黃色警示
2 確認無誤後按下 出現如下視窗再次確認
盤點作業
（一）盤點前置作業
1 貨架上物品的擺設是否整齊乾淨
2 貨架的分類是否明確並且標示清楚
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3 待進貨瑕疵物品異常品是否與陳列區清楚區分
4 人員的物品熟悉度及教育訓練是否充足
（二）操作方式
1 進入【F系統支援】rarr【盤點作業】rarr【新增】rarr輸入日期單號盤點人員備註
2 在【產品代號】輸入要盤點的產品rarr【存檔】rarr【列印】選擇【盤點單】
3 進行人工盤點工作
4 進入【盤點作業】rarr【修改】rarr在【盤點數量】輸入實際盤點數量rarr【存檔】
5 選擇【轉入現有量】即可將盤點量轉入到產品基本資料中的現有量
（三）操作秘訣
2 利用【新增明細】可一項項將要盤點的產品輸入
3 利用【盤點產品轉入】可以選擇一次將所有產品輸入或者依照廠商別產品類別儲
放位置產品編號輸入
4 務必確實將盤點量輸入盤點單的「盤點數量」欄位中盤點數量請勿輸入負數
（四）盤點要點
1 全面盤點及循環盤點除了期初或期末的全面盤點之外應固定每隔一段時間做循環
盤點循環盤點可以依照產品類別儲放位置或者產品編號等等例如固定每個月作
一次循環盤點第一個月盤點第一排貨架的商品第二個月盤點第二排貨架的商品
2 盤點時效盤點開始到盤點結束的時間盡量不要超過預定時程為了防止盤點錯誤應
避免盤點期間同時進貨銷售盤點完畢應即時將盤點量轉入現有量
3 盤點差異量軟體系統中的現有量欄位嚴格來說是帳面上的產品數量而盤點量則是
實際庫存的數量軟體操作過程有疏失產品瑕疵失竊及盤點錯誤等許多因素均
可能導致帳面上的數量與實際庫存不符的情況因此有盤差是可以被接受的但若差
異量太大時管理者便應觀察是哪個環節出了問題
軟體使用教學手冊
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上線一段時間後初次執行盤點作業或庫存日月銷耗表
說明
1過去進貨或庫存有異時均直接修改產品現有量
2使用一段時間後才執行庫存月銷耗表結轉
3更新版本或重新安裝執行資料備份還原或者它系統資料轉檔匯入
上述情況可能會發現期初量都是 0以致計算後存量與帳面存量產生極大的誤差
作業流程
期初開帳作業
（一）使用時機
1 初次使用者
2 已經上線一段時間的使用者
3 更版或重新安裝系統後執行備份還原的使用者
4 產品現有量正確而庫存日月銷耗表中的現有量完全不對者
（二）操作方式
1 進入【A基本資料】rarr【產品基本資料】確認產品現有量均為正確的數量
2 按【Alt+F】開啟庫存量期初開帳作業視窗rarr選擇「轉入期初月份」rarr【確定】
3 此一動作可以根據產品基本資料中的現有量去重新計算出庫存日月銷號表中的現有
量並且反算出期初量
軟體使用教學手冊
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常見 QampA
產品基本資料中的現有數量與實際庫存量不符合
1 僅有少數幾項產品的庫存量不符時可利用「庫存調整單」做調整
2 多項產品的庫存量不符時利用「盤點作業」並將盤點量「轉入現有量」
3 每日營業結束時可利用「庫存逐日消耗表」核對產品庫存量並將正確量寫入現有量
4 檢視產品-進出異動表可查明是否有單據數量錯誤
產品現有量不會隨銷售或進貨變動
1 執行資料重整
2 檢查前台 Alt+F5 銷售記錄是否正常若銷售存檔後無銷售紀錄或者銷售明細僅有時間及
金額代表資料庫已經損壞
3 檢查銷售及進貨時的產品編號是否一致
4 檢查產品基本資料中產品是否有重複建檔換言之相同的產品名稱是否有兩個不同的
產品編號
庫存日月消耗表中的期初量為零導致統計後的現有量錯誤
1 發生原因沒有將上月底的庫存作結轉寫入本月期初
進入【庫存月消耗表】rarr列印年月輸入上個月份rarr執行結轉
2 發生原因Ⅰ曾經從產品基本資料中的現有量欄位直接修改數量
Ⅱ更版或備份還原後沒有執行期初開帳的動作
進入產品基本資料執行【Alt+F 期初開帳作業】
3 當月底營業結束時請檢視庫存月消耗表核對庫存量並執行結轉的動作將正確量寫入現
有量及寫入次月期初量
庫存日月消耗表中的調入量與實際調整的數量不符合
1 發生原因盤點作業轉入現有量時重複執行轉入現有量的動作
2 進入【庫存調整單】rarr點選【瀏覽】尋找備註中盤點轉入單號重複的資料
3 刪除重複的調整單即可
利用盤點量轉入現有量卻發現某些產品仍然與實際庫存量不符合
1 發生原因 盤點數量錯誤
盤點作業中盤點數量輸入錯誤
營業時間進行盤點工作盤點後到轉入現有量的過程中產品銷售出去而未作
調整
2 利用「庫存調整單」調整現有量
3 HIPOS-Light 版利用「盤點轉入現有量」作調整
軟體使用教學手冊
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已經將盤點量轉入現有量之後發現盤點時數量點錯
1 利用「庫存調整單」調整現有量
2 HIPOS-Light 版利用「盤點轉入現有量」作調整
連續數月都有做庫存月消耗結轉但庫存月消耗中某些產品的現有量卻總是有誤差
1 發生原因每個月結轉的時間點有誤
2 進入【庫存月消耗表】rarr列印年月輸入本月份rarr列印出該張報表或記下該報表的ldquo期初
量rdquo
3 重新進入【庫存月消耗表】rarr列印年月輸入上一個月份
4 比較本月份的ldquo期初量rdquo及上個月份的ldquo現有量rdquo是否相同若上個月份的現有量比本月
份的期初量少代表上一個月結轉之後仍有作銷售或調整
例如430 下午 200 做結轉將正確量寫入下月期初（產生 5月份的期初量）但是 430
下午 300 又陸續作了銷售或調整庫存量
5 做法
盤點機盤點時架上無庫存的 產 品 會 漏 盤
新增盤點單時選擇【盤點產品轉入】將全部產品轉入並將【盤點數量】全部修改為 0
將盤點機中的資料轉入該盤點單存檔後將盤點量轉入現有量
4 月
5 月份
軟體使用教學手冊
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選購模組功能簡介
簡訊 SMS 發送模組
SMS 簡訊發送功能透過網際網路直接由 HiPOS 軟體系列中發送簡訊至客戶的行動電話能夠達
到迅速確實即時傳遞訊息及行銷的效益
HiPOS 門市及進銷存 v6 以後都可使用免申請儲值後馬上開通
功能特色
1 低廉的發送費用
一般使用手機發送簡訊每通大約 $25~ 35 之間使用 HiPOS SMS 每通只要 11~13 之
間足足省了 50
2 搭配 HiPOS 軟體分析有效客戶發送
利用 HiPOS 的各項統計如累積點數已購商品累積消費金額生日等等的各項數
據做有效的簡訊廣告行銷並且會自動過濾重覆的電話及統計發送的通數
應用 1 生日到時發送祝賀簡訊並告知來電優惠方案
應用 2 廠商新商品推出時可過濾已購買同類商品的客戶清單做簡訊廣告發送hellip更多應用
等你來發掘
3 大量簡訊發送
除了對單一客戶發送簡訊外大量發送簡訊的功能可同時對多個客戶行動電話號碼發送簡
訊
4 簡訊發送時效性佳
簡訊發送後正常情況下約 3~10 秒鐘就可即時將簡訊傳送到客戶手機重要訊息不怕客戶
收 不 到 若 因 故 對 方 無 法 接 收 將 會 自 動 重 發 直 至 發 送 成 功 或 滿 24 小時止
5 常用訊息片語編輯
「常用訊息」功能可以編輯儲存常用的簡訊內容可以加快編寫簡訊的速度
6 預約發送
可自定要發送的時間時間到才發送簡訊更有效率的廣告效益
軟體使用教學手冊
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單一簡訊發送
在會員基本資料廠商基本資料員工基本資料中
按下 即可發送簡訊
大量簡訊發送
﹝統計報表﹞rarr﹝C會員郵寄標籤大量簡訊﹞依照
條件選擇要發送簡訊的對象後點選《S發送簡訊》
即可將簡訊發送到所選擇的對象
軟體使用教學手冊
12
第三章 基本資料設定
基本資料這個作業是在您剛使用本系統之期初建檔項目您必須整理原始須用人工作業之
資料經過規劃之後編號然後逐步建檔以便在輸入作業下能順利完成各項作業
廠商基本資料
意義建立所有廠商基本資料以便迅速查詢廠商的聯絡電話所在地址付款方式條件
和其他備註方便往後的進貨及其相關之聯絡事宜
1 在〈A基本資料〉選擇〈2廠商基本資料〉選項開啟後畫面如圖所示
2 選擇《新增》來建立廠商資料
3 依序將每個欄位資料輸入後按《存檔》即完成
視窗左半部為資料瀏覽預視右半部為資料明細資料編輯或修改時均在右半部資料明細區
操作
資料輸入方式請參照 基本功能指引
軟體使用教學手冊
13
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
廠商代號
按 Enter 產生流水號或自行編碼或可利用尾隨編號功能例如按 A或
A 則產生 A 開頭之流水號廠商編號共六碼建議盡量以數字編號以
免發生流水號位數不足之情形
公司名稱 輸入廠商的名稱
廠商簡稱 系統會自動擷取公司名稱前五個字亦可自行輸入
統一編號 輸入廠商的統一編號
聯絡電話傳真 輸入廠商的聯絡電話及傳真
聯 絡 人 輸入廠商的訂貨聯絡人
其他電話 輸入聯絡人的行動電話號碼發送簡訊 時可自動帶入
所在地址 輸入廠商的所在地址可開啟選擇視窗 (詳見 地址輸入 )
發票地址 輸入廠商的發票地址可開啟選擇視窗 (詳見 地址輸入 )
請款方式 可區分是屬於現金或月結的交易方式以便日後當成應付帳查詢之過濾
條件
帳 款 日 輸入廠商的結帳日期在〈進貨作業〉中便會自動帶出結帳日期以便
日後當成應付帳查詢之過濾條件
E - Mail 若有輸入廠商的 E-Mail 帳號則按下 可直接連結至 outlook 發送信
件
營 業 稅 設定該廠商的營業稅稅別在〈進貨作業〉中便會自動設定營業稅別
預付餘額 取用預付款後所剩於可用的餘額系統會將〈付款作業〉中的預付餘額
自動帶入此欄位因此可不用輸入
最後進貨 最後一次向該廠商進貨的日期
其他備註 補充欄位中不足的說明或做為某些特殊資料註記
相關項目進貨作業付款作業產品基本資料
軟體使用教學手冊
14
產品分類產品單位設定
意義建立產品的分類類別產品單位等常用資料使往後的資料建檔更順暢方便
產品類別設定
1 在〈A基本資料〉選擇〈5其他編號設定〉
選項如圖所示
2 選擇〈產品分類設定〉按《Y確定》
3 選擇《新增》輸入代碼及類別名稱後按
《存檔》完成
註產品分類請以數字為主
產品編號為產品分類代碼+流水號至多為 14 碼若產品分類代碼以英文為主容
易導致產品增多時流水號位數不足使用且列印條碼時容易有過長的困擾
產品常用單位設定
操作步驟如同上述產品類別設定
銀行基本資料設定
設定往來銀行的資料作為日後在銀行存提應收支票應付支票作業時的依據
客戶分類設定
設定客戶基本資料中的客戶分類操作步驟如同上述產品類別設定
常用片語設定
設定【現金日記帳】中常用的會計科目日後使用時可直接開啟快選視窗節省輸入作業時間
軟體使用教學手冊
15
產品基本資料
意義產品輸入總覽新增修改及查詢
1 在〈A基本資料〉選擇〈3產品基本資料〉選項如圖所示
2 選擇《新增》來建立一筆新的產品資料
資料輸入方式請參照 基本功能指引
欄位說明
欄位名稱 欄位說明 F10
產品名稱 輸入該產品的名稱
產品分類 若類別項目太多時可按【F10】開啟視窗選取 ˇ
產品編號 按【Enter】讓電腦自動編號或是直接鍵自編碼亦可最多可編
至 14 碼編碼原則類別代碼加上流水號
產品條碼
將游標移到『產品條碼』欄位如果是國際條碼拿 CCD 條碼掃
瞄機在條碼標籤上掃瞄一下則會有一組數字產生待存檔後
往後在銷售時只須刷入國際碼即可不必在每樣產品都貼上條碼
原廠料號 商品出廠時之廠商編號可方便於進貨中使用加速進貨作業
注音簡碼
單字中的第一個注音符號如【日式蘇打餅乾】rdquo蘇 rdquo的注音
拼音是ㄙㄨ而ㄙ對照鍵盤上的英文則為 N依此類推【日式蘇
打餅乾】對照鍵盤上的英文則是【BGN21】
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基本單位 銷售最小量的計算單位可按【F10】開啟視窗選取如口香糖一盒有 10 條則單位為「條」
ˇ
包裝單位 銷售較多量的計算單位可按【F10】開啟視窗選取如口香糖一盒有 10 條則單位為「盒」
ˇ
包裝數量 銷售較多量的數量如口香糖一盒有 10 條則單位為「10」
儲存位置 可填入產品存放的位置如 A1B1C3 等
最低售價 該項產品的最低出售價格
被訂購量 該項產品被訂購的數量系統會自動統計訂貨單中的資料後將數量帶入可省略不輸入
請 購 點 當產品低於多少量時得要提出採購的要求
現有數量 產品目前的存量系統會自動帶入可省略不輸入
安全存量 只要該貨品低於安全存量系統便會有警示作用
規格型號 輸入該產品的規格型號
顏色 輸入該產品的顏色
尺寸 輸入該產品的尺寸
主供應廠商 系統會將進貨作業中的廠商自動帶入故可省略不輸入亦可利用比價功能將最低價廠商設為主供應商
ˇ
應稅 若此產品屬於應稅商品則在此處勾選應稅
健康捐倍數 產品售價包含健康捐由此設定健康捐的倍數O表示不含健康捐
市價 一般市面上所賣的售價或同業售價
標準售價 賣給客戶的售價共可設定 5個售價
包裝售價 賣給客戶的包裝價格共可設定 5個包裝售價
最近進價 最近一次進貨的價格由電腦自動運算故可省略不用輸入
最高進價 表示在進貨相同產品時曾經所付過最高的進貨價格會顯示在這一個欄位裡最高進價是由電腦自動運算故可省略不用輸入
最低進價 表示在進貨相同產品時曾經所付過最低的進貨價格會顯示在這一個欄位裡最低進價是由電腦自動運算故可省略不用輸入
平均成本 平均成本是由電腦自動統計故可省略不用輸入 平均成本=全部進退貨金額全部進退貨數量
固定成本 可由使用者自行抓取其一較常進貨成本
業務獎金 業務員每賣出一份這項產品時可以得到多少的獎金若公司並無此獎金制度則可以略過不輸入
毛利率 此欄位不需輸入系統會自動帶出 毛利率=(零售價格-平均成本)零售價格100
產品備註 補充欄位中不足的說明或做為某些特殊資料註記
產品圖片 可將產品圖片或型錄轉成影像檔後放入 凡是瀏覽資料欄位有打勾的標誌就表示該產品有圖片或型錄
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特項功能說明
產品歷史記錄
在產品基本資料中選擇《歷價》
選項即可
可查看該項產品的歷史報價訂貨
及出貨的各項詳細資料記錄
產品比價
在產品基本資料中選擇《比價》選項即可
可將選定的產品歷史進貨的價
格日期單價數量金額及
廠商等資料顯示出來且可以將
最低價與最高價之供應商及供
應價格列出來也可重新計算平
均成本選擇是否將成本寫入產
品或將最低價廠商成為主供應
商
產品銷售分析
針對選定的單項產品做會員層購買分
析可以看出購買該項產品的會員及總
額總量（依銷售總額做排列）
1 在產品基本資料中選擇《分析》
2 輸入想要分析的時段按《Y確定》
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大型產品標籤列印
在產品基本資料選擇《F7列印》可以選擇列印大型產品標籤(A4)
操作方式請參照 按鍵說明
《 Alt + P 》條碼列印
若有購買條碼列印機按《Alt+P》選擇列印張數後直接從條碼輸出
機印出單項商品的條碼標籤可自行設定條碼列印的文字及格式
目前軟體僅適用 TSC TTP243ETTP245 系列之條碼列印機
瀏覽商品
按下 可瀏覽所有商品的明細資料
分倉庫存量 多倉版
在產品基本資料中選擇
可以查看該產品各分倉庫存量及總庫存量
《 Alt + M 》產品快速輸入作業
在產品基本資料的視窗中按《 Alt + M 》可呼叫出產品快速輸入作業的視窗可利用次功能
快速大量修改產品基本資料
操作方式直接在各欄位
輸入修改資料即可
注意若使用者權限未開
放修改及成本顯示功能
將無法執行此項作業
相關項目其他編號設
定庫存總表列印出貨
作業報價作業進貨作
業
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客戶基本資料
意義建立所有客戶基本資料以便迅速查詢亦可查詢會員的銷售記錄
1 在〈A基本資料〉選擇〈1客戶基本資料〉選項後如圖所示
2 選擇《新增》選項即可新增資料
3 逐一輸入欄位資料後按《存檔》即可
資料輸入方式請參照 基本功能指引
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
客戶編號 按 Enter 產生流水號或自行編碼或可利用尾隨編號功能例如按 A或
A 則產生 A 開頭之流水號
公司名稱 輸入該公司的名稱
公司簡稱 會自動擷取前五個字亦可自行輸入
客戶分類 可依客戶性質的不同去設定客戶類別可開啟選擇視窗 (詳見地址輸入)
聯絡電話傳真 輸入該公司的聯絡電話及傳真
統一編號 輸入該公司的統一編號
聯絡人 該公司的訂貨聯絡人
公司地址 可開啟選擇視窗 (詳見地址輸入)
送貨地址 可開啟選擇視窗 (詳見地址輸入)
發票地址 可開啟選擇視窗 (詳見地址輸入)
營業稅別 設定該客戶的營業稅別在【出貨作業】 及【訂貨作業】中便會自動帶出
營業稅別
業務歸屬 直接輸入業務員編號或按 F10 鈕帶出速查視窗在【出貨作業】及【訂貨作
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業】中便會自動帶出業務員的編號
E-Mail 若有輸入客戶的E-Mail帳號則按下 可直接連結至outlook發送信件
請款方式 可區分是屬於現金或月結的交易方式以便日後當成應 收帳款查詢之過濾
條件
帳款日 輸入客戶的結帳日期在【出貨作業】 及【訂貨作業】中便會自動帶出結
帳日期以便日後當成應收帳款查詢之過濾條件
出貨額度 輸入對該客戶所允許的帳款信用額度超額系統會自動警示
預收餘額 收款作業中取用預收款後所剩於可用的餘額系統會自動帶入與【收款
作業】相關
使用售價 依不同種類的客戶而設定不同之售價對應產品基本資料中的標準售價
售價 2~5共有五種售價可供切換
網站位址 若有輸入客戶的網站位址則按下 可直接連結至該網站
其他備註 補充欄位中不足的說明或做為某些特殊資料註記
特項功能說明
《 Alt + A 》客戶銷售分析
可以針對某一位客戶做所購買的產品購買總量購買總額的分析
輸入時段即可如 900101sim
901119(由此可知其在
900101sim901119 這期間所
購買的產品購買總量購買總
額依銷貨總額作排序)
記要
另外在此項功能中尚有一項貼心的服務按下《記要》鈕可記錄一些除了業務上以外的事
物
SMS 簡訊發送
客戶基本資料中選擇 或是在聯絡人電話後選擇 可以對該手機號碼發送 SMS 簡訊
注意使用 SMS 簡訊功能需先進行帳號開通及簡訊儲值
相關項目 出貨作業出貨退回作業出退貨資料統計訂貨作業訂貨資料統計收款作業應
收帳齡分析表應收支票應收票齡分析表
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員工基本資料
意義基本資料薪資明細聯絡電話及進銷貨中的人員代碼設定
操作方式同如 會員基本資料 設定
列印員工清冊
在員工基本資料中按《F7列印》可瀏覽並列印員工清冊
相關項目進貨作業進貨退回作業出貨作業訂貨作業報價作業員工業績統計表庫
存調整單
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其他編號設定
意義其他基本資料的輔助視窗設定一次補足以後只要開啟輔助視窗選入即可另外
也可以開啟輔助視窗時再臨時新增
1 在〈A基本資料〉選擇《5其他編號設定》
選項如圖所示
2 選擇欲設定的項目後按《Y確定》
3 詳細操作方式請參照 產品分類產品單
位設定 輔助視窗設定及選用
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
產品分類設定 產品分類設定完後只需按 F10 開啟視窗查詢而不需每次再輸入
一次此項資料在【產品基本資料】有相關聯
產品常用單位設定 產品常用單位設定完後只需按 F10 開啟視窗查詢而不需每次再
輸入一次此項資料在【產品基本資料】有相關聯
銀行基本資料設定 輸入往來銀行的基本聯絡資料此項資料在【銀行存提作業】有相
關聯
客戶分類設定 客戶分類設定完後只需按 F10 開啟視窗查詢而不需每次再輸入
一次此項資料在【客戶基本資料】有相關聯
常用片語設定 可設定常用收支及其它三種不同的常用片語此項資料在【現金
日記帳】有相關聯
倉庫編號設定 此設定適用於多倉版此項資料在【調撥作業】有相關聯
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系統參數設定
意義在使用系統前請先將貴公司的相關基本資料及系統操作等必要的環境參數設定好
以便日後在各項作業中能夠順利進行 軟體更具彈性以符合不同使用者的習慣
當您輸入完基本資料後在貨單抬頭上就會有貴公司的(公司名稱電話傳真公司地址)
顯示反之則貨單抬頭上將沒有貴公司的資料
欄位說明
1 系統參數
欄位名稱 欄位說明
廠商查詢預設索引 預設廠商基本資料中查詢索引
產品查詢預設索引 預設產品基本資料中查詢索引
會員生日警告天數 進入系統會員生日提醒的提前天數
報表預設輸出方式 若已經有連接印表機系統會自動連結
是否使用注音簡碼 若是請選擇Y反之則N
成本計算方式 共有三種計算方式可依使用者的需求去設定
是否自動切換輸入法
輸入資料時電腦會自動更改輸入法例如輸入會員姓名或產
品名稱時則電腦會自動變更為注音輸入法或者是倉頡輸入
法可方便銷售者的使用而不須再做變更輸入法的動作
統計報表列印習慣 有三種報表輸出方式可依使用者的需求去設定
產品自動編號位數 最高 14 碼 (產品編號 分類+流水號)
是否隨解析度調整字形大小 螢幕解析度該改時是否自動調整視窗大小
解析度的放大倍數 隨解析度調整字形大小時所要放大的倍數
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2 銷售前台參數 POS 銷售前台的參數設定進銷存不受影響
欄位名稱 欄位說明
銷售前檯成本開放 設定開放前台的成本權限如果不開放（不打勾）的情形下
前台作業（銷售時）不可使用與成本有關之按鍵
產品查詢預設索引 前台銷售時按 Ctrl+Enter 查詢產品的預設索引
自動開啟會員視窗 若經營型態為會員制可設定為 Y 則自動代入會員查詢視窗
代入電話區碼
銷售前檯使用《會員查詢》時會直接帶入系統參數設定的電
話區域號碼方便快速輸入
本欄空白時預設欄位是停留在客戶編號而非聯絡電話
是否使用 VIP 價 若開放使用 VIP 價則 VIP 會員購物即可以 VIP 價格購得若
不開放則 VIP 會員就如同一般的零售購物價格
是否使用會員價 若開放使用會員價則客戶可使用會員價購得若不開放則
會員只能用一般的零售價購得
銷售累積點數(元)
銷售累積點數(點)
設定銷售時要累積的點數比值 如 1 元 1 點且在【產品基本
資料】中的計算點數需要勾選才能計算點數
是否自定產品積點 若開放為 Y 則以上的點數比值自動失效積點值則取決於【產
品基本資料】中的產品積點
存量警告方式 選擇現有量低於設定的值時在銷售前台會有不同的顏色(黃
色)警示可搭配前台的即時叫貨使用
客戶電訪設天數 在前檯銷售中叫出會員資料後按【Alt+D】呼叫電訪預約時
的互動日期會以今天日期加上此欄天數為預設日期
電訪記錄保留天數 設定要保留的電訪預約記錄天數過期後自動刪除
銷售完自動列印發票 若在銷售完後要列印發票則設定Y
銷售後登入員工代號 銷售完畢必須登入員工代號用於電腦不足且多銷售人員時
必須先登入員工代號 使用銷售前台是必須先登入員工代號用於單人單銷售前台
可否銷售中更改員工代號 用於單人單銷售前台
發票剩餘幾張時警告 若設定為 5張時則在銷售前檯中當使用剩餘 5張時則電
腦便會出現警告訊息提醒使用者該準備請領發票
銷售資料刪除密碼 設定前檯刪除銷售資料的密碼
強制輸入收款金額 設定前台銷售完畢強制輸入實收現金才能結帳存檔
結帳時播放聲音 設定結帳時是否播放聲音
單筆_銷售最大數量 設定單筆銷售最大的數量
單筆_銷售最大單價 設定單筆銷售最大的單價
關閉前台之查帳功能 設定為〝Y〞時前台將無法使用查帳功能
關閉前台之交班功能 設定為〝Y〞時前台將無法使用交班功能
銷售前台禁止更改單價 若不想讓銷售員在前台更改單價則此處設定 Y
銷售前台禁止金額折扣 若不想讓銷售員在前台作金額折扣則此處設定 Y
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銷售前台禁止總計折數 若不想讓銷售員在前台作總數折扣則此處設定 Y
銷售前台禁止單筆折數 若不想讓銷售員在前台作單筆折數則此處設定 Y
銷售完自動列印(收據) 若想銷售完後自動列印收據則此處就設定 Y
毛利率高於多少(綠色)警告 前台銷售時該產品名稱會以綠色底色提醒
毛利率低於多少(紅色)警告 前台銷售時該產品名稱會以紅色底色提醒
菸酒健康捐 設定產品售價中包含的菸酒健康捐金額
3 進出貨參數
欄位名稱 欄位說明
發票稅率 5 設定 005
進出貨單是否列印金額 若選擇Y則進出貨單就會有金額而不需每次手動做更改
進出貨列印習慣 可選擇 1預視或 2直接列印
票據警告天數 進入系統提醒應付或應收票據的提前天數
進貨預設稅別 於進貨單作業的稅別中自動代入設定值空白鍵切換設定值
出貨預設稅別 於出貨單作業的稅別中自動代入設定值空白鍵切換設定值
維修預設稅別 於維修作業的稅別中自動代入設定值空白鍵切換設定值
貨單是否套表列印 設定貨單列印時是否套表
出貨成本是否顯示 此參數對於 v5 以後版本不發生作用
出貨價格策略 可設定為預設售價或上次售價二種若設定預設售價則每次
出貨電腦會自動擷取預設售價而不需再輸入一次
進貨價格策略 可設定為平均成本上次進價或最低進價三種若設定為平均
成本則每次進貨電腦會自動擷取平均成本做為進價
數量__小數位數 可決定系統中數量欄位顯示小數的位數
單價__小數位數 可決定系統中單價欄位顯示小數的位數
合計__小數位數 可決定系統中合計欄位顯示小數的位數
其他__小數位數 可決定系統中其他欄位顯示小數的位數
數字 3位一撇 設定為Y時數值顯示如「5500000」
貨單紙張寬度(mm) 設定貨單紙張的寬度(預設為中一刀 210mm)
貨單紙張高度(mm) 設定貨單紙張的高度(預設為中一刀 140mm)
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4 POS 週邊參數
欄位名稱 欄位說明
設定錢櫃連接至電腦主機的阜口或錢櫃連接至發票列印機的阜口可
按空白鍵切換選項
錢櫃連接阜 錢櫃連接至電腦【RS】rarrRS232 介面【COM】rarr型號 CR3104【PRN】
rarr列表機連接阜
錢櫃連接發票機【POS】rarr型號 CR3101【UDF】
設定價格顯示器連接至電腦主機的阜口可按空白鍵切換選項 價格顯示器連接阜
【COM】rarr型號 PD71007200 系列【WDP】rarr型號 WD304
盤點機型號 設定盤點機的型號可選擇 1 CPT-711 或 2 PT600
盤點機連接阜 設定盤點機連接至電腦主機的阜口
設定條碼列印機的型號可按空白鍵切換選項
條碼列印機型號 【Z-S300】【Z-S400】【ZEBRA】rarrZebra 廠牌型號
【CLEVER】【TTP243】rarr型號 Clever TTP243
【OTHER】rarr其他
條碼列印機連接阜 設定條碼列印機連接至電腦主機的阜口
發票列印機（兩聯式） 設定發票列印機的型號可按空白鍵切換選項
發票列印機（三聯式） 【CHN】rarr型號 PP2020【POS】rarr三聯式發票機
【WPS】rarr型號 WP-103S
收據列印機 設定收據列印機的型號可按空白鍵切換選項
條碼機連接的工作站號 若要從進貨單中列印條碼後台工作站號須與條碼機工作站號一致
註1一般電腦主機的連接阜口只有 1~2 個建議選購擴充卡以提高穩定性
2由於 POS 的相關硬體週邊繁多若有 POS 週邊設定問題請洽詢本公司
3POS 周邊均有指定型號若您所使用的非本公司指定之型號不保證其相容性
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第四章 進出貨
進貨
進貨作業 意義商品進貨輸入轉入產品現有量中並計算相關成本產生應付帳款
在〈C進出貨〉中選擇〈1進貨作業〉進入後所出現的是日期最近的一張進貨單據如
左圖所示
按【瀏覽】可看所有進貨單明細
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
進貨日期 系統會直接帶出當天的日期若不是當天的進貨則請自行輸入正確的進貨
日期
進貨單號 通常輸入完『進貨日期』按【Enter】鍵後系統會直接帶出『進貨單號』
預設採用進貨日期 + 流水號共 10 碼
廠商編號 按【F10】鍵開啟查詢視窗請確實輸入本公司是向哪一家廠商進貨此項資
料在【6付款作業】有相關聯
發票號碼 若此張進貨單是有稅額的則需輸入發票號碼若沒有發票則無需輸入
原始單號 可輸入廠商進貨時的原始進貨單號方便日後查帳時可直接查詢廠商的進貨
單號
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經辦人員 輸入此張進貨單是由哪位員工建檔
取用預付 從已經付給廠商的預付款中沖銷該筆帳款此項資料在【6付款作業】有相
關聯注意若取用預付所輸入的金額大於預付餘額時超出的金額將累加
到該張進貨單的未付金額
倉號 選擇進貨的倉號（倉庫）適用於多倉版
帳款日期 在【廠商基本資料】中若已有設定帳款日在此處會自動帶出帳款日期此
項資料在【6付款作業】有相關聯
稅別 在【廠商基本資料】中若已有設定稅別在此處會自動帶出其稅別或可自
行切換其他稅別的計算方式
稅前金額 進貨單中未含稅額的小計金額
已付金額 指已付給廠商的「訂金或金額」
折扣金額 廠商給予的折扣金額
未付金額 即〔稅後總額 - 已付金額 - 折扣金額〕
稅後總額 即〔稅前金額 + 營業稅〕
貨單備註 補充欄位中不足的部份或做為某些特殊資料註記
新增進貨單
步驟 1 單身建立
按 新增 鈕或 Insert 鍵出現一張新空白單據填入各項必備資料
步驟 2 建立進貨品名細項
按 鈕加入所進貨產品的項目進貨產品多樣時亦可用 一次勾選
產品編號可輸入產品編碼原廠料號產品條碼 系統會自行轉成產品編號 亦可採用條
碼閱讀機輸入鍵入單價及數量若有接條碼機可一併輸入預列印的條碼張數之後核對稅
前金額及稅後總額無誤後按存檔鍵將該筆進貨單存入
進貨單據修改
按快速鍵 Enter 或 修改 鈕若有必要再針對某一張單據作修改（或加入一筆資料）的話
可移動光棒至欲修改的單據後按 Enter 進入修改狀態後如同建立進貨單之方式建立即可
註 已付款沖帳之單據不可修改若須修改必須進行反沖帳後才能更改單據
歷史記錄
按 可將該進貨廠商所有的歷史進貨單據列出來在修改或新增的模式下按 Enter
鍵可取回再針對差異部份進行修改
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單品比價
按 可查看指定的單項產品的進退貨記錄及各廠商比價記錄該項產品的歷史進退
貨日期單價數量金額及廠商hellip等資料均會顯示出來並且將最低價與最高價之供應商
供應價格及平均成本列出來也可重新計算平均成本選擇是否將成本寫入產品或將最低價
廠商成為主供應商
產品新增
若進貨單中有新進產品時可按 新增產品進入產品基本資料新增的畫面請參照 產
品基本資料設定
庫存查詢
按 可查詢目前的庫存量避免庫存量過多的情形
條碼列印
按條碼列印可列印該筆進貨單中有輸入條碼張數的所有產品條碼
單據列印《F7》
操作方式請參照 基本功能指引
相關項目廠商基本資料產品基本資料系統參數設定應付支票付款作業
進貨退回作業
〈2進貨退回作業〉與上述〈1進貨作業〉的操作方法略同故不重述
相關項目廠商基本資料產品基本資料系統參數設定應付支票付款作業
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進退貨資料統計
意義可直接在此項功能表中查詢進貨及退貨的詳細情形而不必再到【1進貨作業】或【2
進貨退回作業】中個別查詢可節省使用者的時間
1 在【C進出貨】選擇【3進退貨資料統計】選項後所出現的畫面如下圖
2 可依使用者的需要去設定所要查詢的時間廠商進貨退貨已付款未付款及全部
可單獨查詢一家或者是一次查詢多家做為付款對帳單與付款作業有相關聯
列印報表可選擇進退貨資料簡表進退貨資料
明細表進退貨資料總表共三種報表
相關項目進貨作業進貨退回作業
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進貨採購建議
意義採購建議書為針對自定的需求讓系統作一庫存的統計擬定一份最精確的採購建議
書或訂購單
操作方法
1在〈C進出貨〉選擇〈4進貨採購建議〉如圖所示
2設定所欲查詢的條件後按《Y確定》即可
條件設定
查詢指定廠商現有產品庫存量lt=安全存量之品項
查詢指定廠商現有產品庫存量lt=請購點之品項
查詢指定廠商的所有產品全部列出
查詢指定廠商產品被訂購量gt=現有量之品項
查詢指定廠商產品全部訂購保留量gt0 之品項
可再設排列方式如依產品編號名稱存量價格等再選擇由排大到小或由小排到大
查詢單一廠商時廠商編號起訖部分輸入同一個編號即可或者不輸入表示要全部的資料
註
產品比價請參照【產品基本資料】中歷史進價記錄有詳細說明
若確定要列印報表則需要先勾選所需的產品編號可一次勾選單一項產品或按《全部選擇》
勾全部產品若都不需要則可按《全部不選》取消先前所勾選的產品欄位
勾選好欲列印的產品後按《列印》鍵列印報表中可選擇產品採購建議表或產品訂購單二
種報表
相關項目廠商基本資料產品基本資料 進貨作業
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調撥作業 多倉版
意義此功能只有在系統設定使用「分倉」的管理模式時才能輸入資料其用途是做不同倉
庫間貨品的調撥
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
調撥日期 通常一開始系統會先直接帶出當天的日期若不是當天的調撥則請自
行輸入正確的調撥日期
調撥單號 通常輸入完『調撥日期』按【Enter】鍵後系統會直接帶出『調撥單號』
預設採用調撥日期 + 流水號
經辦人員 輸入此張單據的經辦人員
撥出倉號 選擇是由哪一個倉庫撥出的
調入倉號 選擇要調入哪一個倉庫
貨單備註 補充欄位中不足的部份或做為某些特殊資料註記
相關項目銷售前檯產品基本資料其他編號設定進貨作業進貨退回作業
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報價
意義客戶下訂單或出貨前需要先做報價動作時即可利用此功能將待日後可直接轉成
訂貨單
在〈C進出貨〉選擇〈D報價作業〉進入後所出現的是日期最近的一張訂貨單據
如下圖所示
操作方式請參照 進貨作業
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
報價日期 通常系統會直接帶出當天的日期若不是當天的報價則請自行輸入正確的
報價日期
報價單號 通常輸入完『報價日期』按【Enter】鍵後系統會直接帶出『報價單號』
預設採用報價日期 + 流水號
客戶編號 請確實輸入此張報價單是出給哪個客戶可按 F10 開啟客戶選擇視窗此項
資料在〈訂貨作業〉有相關聯
交貨日期 輸入預計的交貨日期
交貨方式 預計的交貨方式可下拉選單方式選取
經辦人員 在【客戶基本資料】中若已有設定業務歸屬在此處會自動帶出業務代號
若沒有設定請自行輸入經辦業務代號
稅前金額 報價單中未含稅的小計金額
稅 別 在【客戶基本資料】中若已有設定稅別在此處會自動帶出其稅別或可自
行切換其他稅別的計算方式
稅後總額 即[稅前金額+營業稅]
折扣金額 給予客戶的折扣金額
貨單備註 補充欄位中不足的部份或做為某些特殊資料註記
軟體使用教學手冊
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特項功能說明
歷史記錄
瀏覽該客戶的報價訂貨紀錄可開啟《F2 查詢》快速查詢某一筆資料《Ctrl+C》可以拷
背瀏覽的單據內容到目前新增的報價單中
單品歷史
查看單品的所有報價訂貨出貨的歷史記錄
庫存查詢
即時查詢該項產品的庫存量
採購建議
在報價作業時需要查看某項商品的進貨計錄時可按 查看歷史進價及各廠商比價
記錄詳細資料
轉訂貨單
確認訂貨內容同本張報價單時可按 將此張報價單直接轉成訂貨單
多選輸入
可一次勾選多項產品到報價單中加快作業速度
報價單轉 Excel 格式 選擇〈F7列印〉如圖所示按《F6轉 Excel》即可將報價單轉成 Excel 檔
相關項目客戶基本資料產品基本資料訂貨作業
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訂貨
訂貨作業
意義客戶不需要立即拿到商品或是目前倉庫中並無此商品存貨則就可先在此處輸入客
戶訂貨單待日後再行轉出貨
進入本功能後所出現的是日期最近的一張訂貨單據如下圖所示
按『瀏覽』可瀏覽所有的訂貨單據詳細操作方式請參考 報價作業
若訂單未轉出貨每次進入系統時會先顯示【未交貨訂單資料提示】
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欄位說明
欄位名稱 欄位說明
訂貨日期 通常系統會先直接帶出當天的日期若不是當天的訂貨則請自行輸入
正確的訂貨日期
訂貨單號 通常輸入完『訂貨日期』按【Enter】鍵後系統會直接帶出『訂貨單號』
預設採用訂貨日期 + 流水號
客戶編號 請確實輸入本張訂單是由哪一家客戶所訂此項資料在【出貨作業】裡
有相關聯
交貨日期 輸入預計出貨的日期
交貨方式 預計的交貨方式可下拉選單方式選取請確實輸入
經辦人員 在【客戶基本資料】中若已有設定業務歸屬在此處會自動帶出業務代
號若沒有設定請自行輸入經辦業務代號
倉號 輸入預計是由哪一個倉庫出貨此功能僅用於多倉版
來源單號 輸入這張訂貨單是以哪一張報價單號內容為依據可按【F10】開啟快速
查詢視窗直接挑選報價單號及產品明細
稅前金額 報價單中未含稅的小計金額
稅 別 在【客戶基本資料】中若已有設定稅別在此處會自動帶出其稅別或
可自行切換其他稅別的計算方式
稅後總額 即[稅前金額+營業稅]
折扣金額 給予客戶的折扣金額
預收金額 輸入向客戶預收的貨款金額
未收金額 即﹝稅後總額－預收金額﹞
貨單備註 補充欄位中不足的部份或做為某些特殊資料註記
特項功能說明
歷史單據轉入訂單
直接將過去的報價單或訂貨單據內容明細轉入到目前新增的訂貨單中
操作方法
1在【來源單號】的欄位按《F10》開啟轉入單據瀏覽視窗
2以滑鼠或鍵盤uarrdarr鍵挑選要轉入的單據後按《Enter》
3勾選要轉入的品項後按《Y確定轉入》即可
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轉出貨單
確認出貨內容同本張訂單時可按 可將此張訂單直接轉成出貨單
訂貨單轉 Excel 格式 選擇〈F7列印〉如右圖所示按《F6轉 Excel》即可
相關項目客戶基本資料產品基本資料報價作業出貨作業
訂貨資料統計 意義查詢客戶訂貨及交貨情況 可依使用者的需要去設定所查詢時間客戶交貨日期已交貨未交貨及全部可單獨查詢一家或
者是一次查詢多家做為客戶訂貨交貨的依據
操作方式同進退貨資料統計
相關項目客戶基本資料產品基本資料出貨作業訂貨作業
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出貨
出貨作業
意義商品出貨輸入存檔以便查詢送貨量與應收客戶帳款
進入本功能後所出現的是日期最近的一張出貨單據如下圖所示
操作方法請參照 基本功能指引
按『瀏覽』可瀏覽所有的出貨單據
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欄位說明
欄位名稱 欄位說明
出貨日期 通常系統會直接帶出當天的日期若不是當天的出貨則請自行輸入正確
的出貨日期
出貨單號 通常輸入完『出貨日期』按【Enter】鍵後系統會直接帶出『出貨單號』
預設採用出貨日期 + 流水號
客戶編號 請確實輸入本公司是出貨給哪一家客戶此項資料在【收款作業】中有相
關聯
發票號碼 若此張出貨單是有稅額的則需輸入發票號碼若沒有發票則無需輸入
交貨方式 可以下拉選單方式選取請確實輸入
業務人員
在【客戶基本資料】中若已有設定業務規屬在此處會自動帶出業務代號
若沒有設定請自行輸入經辦業務代號此項資料在【員工業績統計表】
有相關聯
訂單號碼 由訂貨單中轉至出貨單的訂單號碼在訂單作業中有詳細的說明
取用預收 對於有預收貨款的客戶直接從預收的金額中支付本筆貨款
倉號 可設定是由哪個倉庫出貨僅限用於多倉版
帳款日期 在【客戶基本資料】中若已有設定帳款日期在此處會自動帶出帳款日期
此項資料在【收款作業】有相關聯
稅前金額 出貨單中未含稅額的小計金額
稅別 在【客戶基本資料】中若已有設定稅別在此處會自動帶出其稅別或可
自行切換其他稅別的計算方式
稅後總額 即〔稅前金額 + 營業稅〕
折扣金額 給予客戶的折扣金額
已收金額 指已向客戶收的「訂金或金額」
未收金額 即〔稅後總額 - 已收金額 - 折扣金額〕
貨單備註 補充欄位中不足的部份或做為某些特殊資料註記
特項功能說明
歷史記錄 《Alt＋4》
按 可將該出貨客戶所有的歷史出貨單據列出來在修改或新增的模式下按 Enter 鍵可
取回再針對差異部份進行修改
單品歷史 《Alt＋5》
按 可針對指定的單項產品的將其出貨記錄列出來在此不分客戶可供比價用
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進貨記錄 《Alt＋6》
按 可針對指定的單項產品的進貨記錄可避免出貨的金額低於進貨金額
庫存查詢 《Alt＋7》
按 可查詢各倉庫的庫存量避免無貨可出的情形
多選輸入
可一次勾選多項產品到報價單中加快作業速度
SMS 簡訊發送
可發送簡訊通知該客戶
相關項目客戶基本資料產品基本資料系統參數設定出退貨資料統計應收支票已過期支票
收款作業庫存月銷耗報表盤點作業
出貨退回作業 【8出貨退回作業】與【7出貨作業】的操作方法略同故不重述
相關項目 客戶基本資料產品基本資料系統參數設定出退貨資料統計 應收支票已過期支
票收款作業庫存月銷耗報表盤點作業
出退貨資料統計 意義可直接在此項功能表中查詢出貨及出貨退回的詳細情形而不必再到【7出貨作業】或【8出
貨退回作業】中個別查詢可節省使用者的時間
可依使用者的需要去設定所查詢時間客戶出貨退貨已收款未收款及全部可單獨查詢一家
或者是一次查詢多家做為收款對帳單與收款作業有相關聯
相關項目 出貨作業出貨退回作業
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第五章 帳務管理 會計
付款作業
意義此功能是用來記錄付款作業的日期廠商支付類別及沖帳金額以備日後查核
當公司進貨後要付款時則需到此處建立新的付款作業
操作方法
1《新增》依序輸入付款日期登錄人員廠商編號帳款日期後按下【S查詢】會列
出該廠商在帳款日期區間內未付款的單據
註(1)請務必輸入付款廠商否則可能導致查詢不到未付帳款單據
(2)此處帳款日期是指進貨單中的帳款日期若您不確定帳款日期區間可空白不輸入直
接按下【S查詢】會列出所有的未付款單據
2勾選要沖銷的單據並輸入付款的現金金額票據金額等《存檔》即可
註若一筆貨款並非一次沖銷完畢則先在【沖帳金額】的欄位輸入此次要沖帳的金額後再
將該筆單據打勾即可
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欄位說明
欄位名稱 欄位說明
付款日期 系統預設使用當天日期若不是當天日期可自行輸入付款日期
付款單號 通常輸入完付款日期後按【Enter】鍵後系統會直接帶出付款單號預設採
用付款日期+流水號
登錄人員 輸入該筆資料的登錄人員
廠商編號 可按 F10 開啟快速查詢視窗選擇所需的廠商編號
帳款日期 輸入欲查詢的帳款日期區間此處帳款日期是以出貨單中的帳款日期為依據
應付總額 該家廠商在查詢的帳款日期區間中應付帳款總金額
現金金額 輸入付款的現金金額若此筆帳款不是由現金支付則此欄位不需輸入
票據金額 輸入開立支票的金額若此筆帳款不是由支票支付則此欄位不需輸入
其他折讓 輸入折讓的金額
取用預付 取用預付餘額中的金額來沖銷必須在預付餘額欄位中有金額才能做此功
能
累入預付 可預先付一筆帳款分多次沖銷預付的金額則輸入在此處
預付餘額 預付金額中尚可沖帳的餘額
沖帳合計 可用滑鼠勾選欲沖銷的單據號碼系統會自動將總金額統計出來若此次付
款金額與欲沖帳合計金額不符則存檔時系統會出現警示
備註 補充上述欄位中所不足的資料
其他操作說明請參照 基本功能指引
相關項目 廠商基本資料產品基本資料系統參數設定進貨作業進貨退回作業
進退貨資料統計應付支票已過期支票
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現金日記帳
意義是對於公司每日現金收支流向的資料管理
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
日期 系統預設為當天的日期及時間 若不是可另行輸入
項目科目 輸入收支的會計科目例如水電費郵電費文具費等等亦可按 F10
或快擊滑鼠二下即可開啟選擇視窗
類別 可選擇支出或收入二種
金額 輸入收入或支出的金額
摘要 可更詳細記錄每筆帳目資金流向的明細和用途當此欄有輸入明細時存
檔後在畫面右邊「註」的框框會有ˇ
註項目科目按 F10 或快擊滑鼠二下可開啟選擇視窗自建較常使用的會計科目片語如
此一來以後輸入現金科目時只需點選即可而不必再另外輸入片語節省操作時間
相關項目其它編號設定
銀行存提作業
意義記錄公司與往來銀行的帳戶情形方便日後帳戶管理
進入後畫面如
做圖所示
畫面左半部是
銀行帳戶瀏
覽右半部是帳
戶存提資料瀏
覽
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欄位說明
欄位名稱 欄位說明
安全餘額 此銀行帳戶的安全餘額此欄與〈銀行基本資料設定〉有相關聯
現在餘額 目前此銀行帳戶中的實際餘額
存提日期 系統預設為當天的日期及時間 若不是可另行輸入
存提單號 通常輸入完存提日期後按【Enter】鍵後系統會直接帶出存提單號預設採
用存提日期+流水號
金額 輸入存提的金額
存提類別 選擇存提的類別有存款支票存款提款及支票付款四種
支票號碼 輸入存提的支票號碼若不是由支票存提則此欄位不需輸入
餘額 建立此存提單時銀行帳戶中所剩餘的可用餘額
其他備註 補充上述欄位中所不足的資料
註在應收(付)支票中所有由此帳戶所開出兌現後的支票金額皆會自動轉入此處
其他操作說明請參照 基本功能指引
重新計算帳戶餘額
若有新增或修改存提單時按下 即可更新該銀行帳戶的現在餘額更便利於隨
時掌握各銀行帳戶中的可動用金額
相關項目 其他編號設定應付支票應收支票
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（收）款作業
意義此功能是用來記錄收款作業的日期客戶收款明細及沖帳金額以備日後查核
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
收款日期 系統預設使用當天日期若不是當天日期可自行輸入收款日期
收款單號 通常輸入完收款日期後按【Enter】鍵後系統會直接帶出收款單號預設採
用收款日期+流水號
登錄人員 輸入該筆資料的登錄人員
客戶編號 可按 F10 開啟快速查詢視窗選擇所需的客戶編號
帳款日期 輸入欲查詢的帳款日期區間
應收總額 該家廠商在查詢的帳款日期區間中應收帳款總金額
現金金額 輸入收款的現金金額若此筆帳款不是由現金收入則此欄位不需輸入
票據金額 輸入收款支票的金額若此筆帳款不是由支票收入則此欄位不需輸入
其他折讓 輸入折讓的金額
取用預收 取用預收餘額中的金額來沖銷必須在預收餘額欄位中有金額才能做此功
能
累入預收 可預先收一筆帳款分多次沖銷預收的金額則輸入在此處
預收餘額 預收金額中尚可沖帳的餘額
沖帳合計 可用滑鼠勾選欲沖銷的單據號碼系統會自動將總金額統計出來若此次收
款金額與欲沖帳合計金額不符則存檔時系統會出現警示
備註 補充上述欄位中所不足的資料
相關項目出貨作業客戶基本資料出貨退回作業應收支票
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應（付）帳齡分析表
意義此分析表是用來顯示尚未付清給各個廠商的應付帳款其帳齡分佈在各個設定期間的
統計數據
圖片左邊的日期區間可依使用者的統計習慣去設定設
定好後只需按【設定為預設值】鍵則每次進入系統時
依此設定統計
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
開始廠商 可按 F10 開啟快速查詢視窗選擇欲查詢的開始廠商編號
結束廠商 可按 F10 開啟快速查詢視窗選擇欲查詢的結束廠商編號
帳齡種類 可選擇 1帳款日期或 2銷貨日期二種
報表標題 可選擇 3天數或 4日期二種為報表標題
結束日期 系統會自動帶出當天日期若不是可自行輸入欲查詢的結束日期
相關項目廠商基本資料進貨作業進貨退回作業進退貨資料統計表付款作業
應（收）帳齡分析表
意義此分析表是用來顯示各個客戶尚未付清的應收帳款其帳齡分佈在各個設定期間的統
計數據
操作方式請參照 應（付）帳齡分析表
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
開始客戶 可按 F10 開啟快速查詢視窗選擇欲查詢的開始客戶編號
結束客戶 可按 F10 開啟快速查詢視窗選擇欲查詢的結束客戶編號
帳齡種類 可選擇 1帳款日期或 2銷貨日期二種
報表標題 可選擇 3天數或 4日期二種為報表標題
結束日期 系統會自動帶出當天日期若不是可自行輸入欲查詢的結束日期
相關項目客戶基本資料出貨作業出貨退回作業出退貨資料統計表收款作業
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應收帳款
意義用來顯示某段時間內應收帳款的彙總資料報表
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
帳款種類 可選擇依 1客戶別或 2業務別做為應收帳款報表的依據
帳款日期區間 輸入欲查詢的起迄日期
統計客戶區間 可按 F10 開啟快速查詢視窗輸入欲查詢的客戶編號
統計業務區間 輸入欲查詢的業務編號
報表種類 可自行選擇共有明細表簡要表及應收總表三種報表
是否含前期未
收款之明細
若所查詢的日期區間之前仍有尚未收取的款項則可在此欄位中打ˇ就
可顯示前期未收款之明細
相關項目客戶基本資料產品基本資料員工基本資料出貨作業出貨退回作業出退
貨資料統計表
應付帳款
意義用來顯示某段時間內應付帳款的彙總資料報表
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
帳款種類 可選擇依 1廠商別或 2經辦人員別做為應付帳款報表的依據
帳款日期區間 輸入欲查詢的起迄日期
統計廠商區間 可按 F10 開啟快速查詢視窗輸入欲查詢的廠商編號
統計經辦區間 輸入欲查詢的經辦人員編號
報表種類 可自行選擇共有明細表簡要表及應收總表三種報表
是否含前期未
付款之明細
若所查詢的日期區間之前仍有尚未付清的款項則可在此欄位中打ˇ就
可顯示前期未付款之明細
相關項目廠商基本資料產品基本資料員工基本資料進貨作業進貨退回作業進退
貨資料統計
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票據
應(付)支票
意義可沖銷應付帳款中所有由支票給付的記錄節省會計人員作帳以便查詢核對廠商的
帳款
進入本功能後出現所有應付票據資料視窗以票據到期天數作為循序排列條件
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
開票日期 系統預設使用當天日期若不是當天日期可自行輸入開票日期
支票類別 支票的種類此處為應付支票
支票號碼 開立支票上的號碼
支票金額 開立支票上的金額
來源單號 輸入這張支票是要沖銷哪一張【付款作業】中的進貨單號
廠商編號 可按 F10 或 鍵開啟快速查詢視窗選擇所需的廠商編號
廠商名稱 廠商編號選定後會自動帶出該廠商名稱
到期日期 開立支票上的到期日期
兌現日期 這張支票預計何時會兌現的( 因有時票據的交換需時 1~3 個工作天金額
才能真正入帳)
票據狀態 目前票據的狀態有未兌兌現退票作廢領取及其他共六種
開票銀行 選取開立的支票銀行 若尚未設定請至【其他編號設定】中的銀行基本資料設定
銀行名稱 開票銀行選定後會自動帶出該銀行名稱
其他備註 補充上述欄位所未提到的
未兌支票總額 系統會自動統計所有未兌現的支票張數及總額
其它說明
支票簽回單
點選《列印》即可列印支
票簽回單若要更改表單
字頭字尾請參照 按鍵說
明
相關項目進貨作業已
過期支票付款作業
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應(收)支票
意義可沖銷應收帳款中所有由支票收款的記錄以查核客戶的帳款
進入本功能後出現所有應收票據資料視窗以票據到期天數作為循序排列條件
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
收票日期 系統預設使用當天日期若不是當天日期可自行輸入收票日期
支票類別 支票的種類此處為應收支票
支票號碼 應收票據上的支票號碼
支票金額 應收支票上的金額
來源單號 輸入這張支票是要沖銷哪一張【收款作業】中的出貨單號
客戶編號 可按 F10 或 鍵開啟快速查詢視窗選擇所需的客戶編號
客戶名稱 客戶編號選定後會自動帶出該客戶名稱
到期日期 應收支票上的到期日期
兌現日期 這張支票預計何時會兌現的 (因有時票據的交換需時 1~3 個工作天金額才
能真正入帳)
票據狀態 目前票據的狀態有未兌兌現 託收轉讓退票票貼及其他共七種
開票銀行 應收票據上開立支票銀行的帳號
開票銀行 應收票據上開立支票銀行的名稱
託收銀行 選取開立的支票銀行 若尚未設定請至【其他編號設定】中的銀行基本資料
設定
託收銀行 開票銀行選定後會自動帶出該銀行名稱
其他備註 補充上述欄位尚未提到的
其他操作方式與應付支票作業相同
相關項目 出貨作業收款作業已過期支票
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已過期支票
意義所有已過期的支票皆會轉入此視窗方便會計人員查詢核對
過期支票瀏覽列出所有過期支票（應收應付）可依需求排列如名稱開票日期兌
現日期銀行hellip等（本功能為整合上述rdquo應付rdquordquo應收rdquo二項支票作業所產生的資料
對照表）
註此處只能做查詢的動作並不能做新增或修改的動作
相關項目 應付支票應收支票
應(收)票批次兌現
意義可一次將單張或多張應收票據轉兌現並將兌現的支票轉入已過期支票中
按鍵說明
欄位名稱 欄位說明
全選 將所列出的支票全部選擇為要兌現的狀態
全不選 將所列出的支票全部選擇為要非兌現的狀態
兌現轉入過期支票 將已選擇的支票轉成兌現狀態並將支票轉入過期支票中
相關項目應收支票銀行存提作業
應(付)票批次兌現
意義可一次將單張或多張應付票據轉兌現並將兌現的支票轉入過期支票中
操作方式請參照 應(收)票據批次兌現
相關項目應付支票銀行存提作業
軟體使用教學手冊
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應收票齡分析表
意義此分析表是用來顯示已收未兌現的應收支票其帳齡分佈在各個設定期間的統計數據
圖片左邊的日期區間可依使用者的喜好去設定設定
好後只需按【設定為預設值】鍵則每次進入系統時
依此設定統計
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
開始客戶 可按 F10 開啟快速查詢視窗選擇欲查詢的開始客戶編號
結束客戶 可按 F10 開啟快速查詢視窗選擇欲查詢的結束客戶編號
報表標題 可選擇 1天數或 2日期二種為報表標題
結束到期日 系統會自動帶出當天日期若不是可自行輸入欲查詢的結束日期
相關項目應收支票
應付票齡分析表
意義此分析表是用來顯示開立給各個廠商的未兌現應付支票其票齡分佈在各個設定期間
的統計數據
操作方式請參照 應收票齡分析表
相關項目應付支票
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第六章 庫存管理
期初開帳程序
1進貨
第一次使用時本系統時將基本資料建立完成後首先利用【進貨作業】將所有產品均做首
次進貨並且將已付款的進貨單據沖銷
註亦可利用庫存調整單將所有產品數量及成本鍵入或者利用盤點作業進行盤點後將盤點
量轉入現有量必須要注意的是若您選擇使用盤點轉入的方式系統將無法自動抓取產品成
本
2由產品基本資料中作期初開帳
至產品基本資料中按(Alt+F 鍵)將可以產生庫存的
期初開帳資料
按《確定》後將自動轉入期初
庫存日消耗異動表
意義驗證庫存量的正確性且可以將驗證後的正確量寫入現有量
(1) 當日消耗表列出查詢日期當天的庫存數量
變動情況用來驗證庫存量的正確性
(2) 逐日銷耗表列出前一次結轉日至查詢日期
當天的庫存數量變動情形用來驗證庫存量
的正確性另可將計算後的實際現有量寫入
帳面量(產品基本資料中的現有量)
軟體使用教學手冊
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庫存月消耗異動表
報表意義列出查詢當月份的庫存數量變動情形用來驗證庫存量的正確性另可將計算
後的實際現有量寫入帳面量(產品基本資料中的現有量)並作轉入產生下月期
初量
使用時機每月底結束營業後或每月初開始營業前
操作方式
1)檢視庫存月銷耗表上的異動資料及現有量是否均正確當計算後存量與目前帳面存
量不符時會以黃色警示
2)確認無誤後按下 出現如下視窗再次確認
注意產品基本資料中的現有量將會被庫存月銷
耗 表 中 的 現 有 量 取 代因 此 請 謹 慎 使 用 結 轉 功 能
C)若產品進出異動量不正確請利用庫存調整單
做調整後重新執行步驟 A)~ B)
後記
庫存量又有問題了 怎麼都跟架上物品不符 相信大多數人都有這樣的心聲
很多使用者的觀念上總是認為庫存只要交給電腦來管理庫存量一定準確殊不知電腦軟體
有可能發生不可預期的結果(程式暇疵或使用中突然的斷電當機)或是產品管理不當導致失
竊或是破損或是產品擺設到不正確的位置都有可能使得電腦中的庫存量異常所以在庫存管
理中盤點變成了一項非常重要的工作
軟體使用教學手冊
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庫存調整單
意義當帳上的庫存量與實際庫存盤點的結果不符時即可利用此功能來調整帳上的庫存量
及成本
在〈C進出貨〉選擇【C
庫存調整單】如圖可
按《新增》《修改》
《查詢》或《刪除》鈕
更動關於調整庫存的相
關資料
按《瀏覽》進入庫存調整
單據瀏覽
操作方法
庫存調整單中的「數量」欄位應輸入實際庫存量與帳面現有量的差異量
作庫存調整時若目前某產品在系統中的現有量為 10 個但實際上賣場中只剩 8個則在
數量的欄位中輸入-2即可將系統中的現有量調整為 8個
若使用者無進貨作業的動作卻想要統計出產品的銷售成本及利潤可直接在此處輸入產
品的成本或覺得目前系統中的平均成本不正確亦可自行修改
註盤點作業中若有盤差或盤盈時會自動產生一張盤點調整單
其他操作方式請參考基本操作方法
相關項目產品基本資料盤點作業
軟體使用教學手冊
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盤點作業
意義盤點各倉的庫存量以便管理可避免庫存太多或不足節省公司無謂的支出
有關庫存量的準確性一直為各行各業及門市經營管理者所困擾即使使用電腦軟體一樣產生
庫存量不準確的情事皆因方法錯誤或關念的偏差導致
在庫存做盤點前有些前置工作若準備充足則可收事半功倍之致
A盤點的前置工作
1 貨架上物品的擺設是否整齊乾淨
2 貨架的分類是否明確並且標示清楚
3 待進貨瑕疵物品異常品是否與陳列區清楚區分
4 人員的物品熟悉度及教育訓練是否充足
B盤點實施要點
1 全面盤點(期初期末盤點)或循環盤點
2 盤點的開始時間及預計結束時點
3 人員編組及人力分派
4 列印盤點單(可利用盤點機)
5 盤點機轉入或人工鍵入盤點數量
6 列印盤點報告單(盤盈盤損表)
C檢討此次盤點作業及問題研究
在【F系統支援】選擇【盤點作業】的選項會出現最近一張單據
操作方法
1由盤點機盤點
新增一張盤點單將盤點量輸
入盤點機再按
鍵直接將盤
點機中的資料傳送到系統
中按下 鍵即
可完成盤點作業
軟體使用教學手冊
56
2由人工手動盤點
A)新增一張盤點單按《A盤點產品轉入》鍵選擇欲盤點的產品編號可依全部產品廠
商產品類別儲放位置產品編號及庫存數量共六種選擇方式選擇所需的產品或者用
《新增明細》的方式輸入要盤點的品項接著按下《F3存檔》
B)按下《F7列印》報表選擇為「盤點單」列印出盤點單由人工盤點並將盤點量寫在盤點
單上
C)進入盤點作業點選《修改》將盤點量輸入系統中按下《存檔》後再按《轉入現有量》
鍵即可完成盤點作業
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
盤點日期 系統預設使用當天日期若不是當天日期可自行輸入盤點日期及時間
盤點單號 通常輸入完盤點日期後按【Enter】鍵後系統會直接帶出盤點單號預設
盤點人員 輸入該筆資料的盤點人員
盤點備註 補充欄位中所不足的資料
盤點倉號 選擇欲盤點的倉號 (多倉版)
《 Alt+A 》盤點產品轉入
按 可針對特定部份產品或廠商選取所需
的盤點商品
1先選擇轉入依據
2輸入起始編號及結束編號
3按下《Y確定》便可將符合條件的產品加入到盤點單中
《 Alt+B 》盤點機輸入
按 可先由盤點機盤點再直接
將盤點機中的資料傳輸到系統中可節省再輸入一
遍的時間
轉入現有量
當盤點完後且已經將盤點數量輸入至系統中後此時可按 鍵將盤點量轉入現有量
且同時在【庫存調整單】產生一張盤盈盤虧單即可完成盤點作業
相關項目產品基本資料員工基本資料庫存調整單
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第七章 系統支援
密碼設定
意義本設定首重資料保全功能系統依使用者名稱及密碼選擇性的開放系統功能可確
保資料的隱密性預防一些重要資料外流而設定通行密碼可依特定人員使用密碼才能執
行
進入時需輸入您的使用者密碼才有權限進入密碼設定中去新
增或是修改此設計目的在於防止管理者離開時他人趁機擅自
修改帳號權限
新增 增加完使用者名稱及密
碼後再設定使用功能明細（打
ˇ者為開放本項功能）
成本顯示若沒有打ˇ則該使
用者進入後台時基本資料的產
品欄位成本相關欄位則不顯示
備份作業
意義將所有資料另存一份應注意不要備份在同一部硬碟（以免硬碟實體損壞）同時為
保障資料安全應自訂備份期間如每週三六各一次
選定備份的目錄位置按下《開始備份》
鍵後即可完成備份作業
建議您在備份的檔案名稱 Data 後再加上
備份日期以避免備份資料太多產生混淆
註選擇備份路徑時需注意資料夾的名稱
應避免為空白或包含特殊符號如
gtlt$hellip等
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資料重整
意義當系統在操作途中因發生停電不正常關機或硬體發生故障而故造成系統資料中異常
現象導致資料毀損可利用本功能做一資料維護
注意執行資料重整時務必讓其他工
作站或前後台離線
編碼更改
意義因本系統中所有基本資料的編號只要存檔後就不能做修改的動作故在此設立一
個修改編號的程式
註因為基本資料中的編號會跟進銷貨產生連動關係為保持舊有歷史資料的正確性所以
更改編號時須在此更改以保持資料的完整若您要修改基本資料時請先到【2備份作業】
做資料備份的動作避免系統在編修的過程中發生停電或不明原因當機而造成資料流失
操作方法
1選擇欲修改的編號之資料
庫有客戶廠商產品員
工及產品類別資料檔共 5種供
選擇
2用滑鼠或按 F10 在原編號的
欄位上選擇欲更改的編號
3直接在新編號的欄位上輸入
新的編號
4按下《確定更改》鍵即可
完成編號更改的動作
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系統顏色修改
意義覺得系統中預設的顏色不喜歡嗎想自創風格時可利用本功能修改畫面使用者可依
個人喜好修改使用的畫面其中必須注意的是修改畫面確定後按 Y 儲存設定 要先
離開本系統再重新進入本系統才能生效
若欲更換背景圖片圖
片格式可
為jpggifbmphellip
等檔案格式
改亂了可按系統預設
值變回原來樣式
行事曆管理
意義經常忘東忘西的寫在紙條上麻煩又不容易找利用本功能吧啟動系統時會提醒哦
操作方法
1 點選《新增》後輸
入事件日期時
間對象地點
事由事項的欄位
可註記細節事項
2 勾選事件提醒方
式若沒勾選便不
會出現提醒的訊
息
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名片簿管理
意義可將重要的電話或經常聯絡朋友記錄在此容易找尋又不會丟可分類還有多項
詳細資料欄位可供利用
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
名片分類 可點選 開啟客戶分類的快選視窗
電子信箱 若有輸入 E-Mail 帳號則按下 可直接連結至 Outlook 發送信件
其他備註 補充欄位中不足的說明或做為某些特殊資料註記
選擇發送簡訊功能時可自動帶入行動電話號碼
操作方法請參照 基本操作方法
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產品停用啟用處理
意義將產品基本資料中已經停產或停售長時間不使用的產品資料作停用處理可加快搜
尋的速度也增加盤點補貨等工作的效率若日後進貨時新進產品的條碼與停用產品
條碼相同時系統會出現警告訊息可直接將產品恢復續用
操作方法
1 產品停用
A)將欲停用的產品打勾勾選的品項會列在右上方的挑選清單列中確認後點選《停用》
停用的產品會列在下方的〈停售或停用之品項〉中
B)直接在產品基本資料中刪除的品項也會自動被系統列到停用產品中喔~
2 產品啟用
在欲恢復續用的產品上按一下滑鼠右鍵選擇《Y產品續用恢復》確認後該筆資料會
回復到產品基本資料中恢復續用的產品庫存量售價成本等均會歸零若要查看過去
的歷史進貨紀錄及銷貨分析請利用〈歷價〉及〈分析〉的功能
相關項目產品基本資料
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產品成本重算
意義若於系統使用時發生停電或當機或硬體故障情形而造成平均成本有異常之情形可
利用此作業將平均成本重算
可選擇年或指定月份計算確
定無誤時可利用寫入功能將
目前平均成本更新
若平均成本重算後有發生的情形則執行《W將計算之平均成本寫入》後必須利用 資
料偵錯 功能將異常的產品資料修復接著再到產品基本資料中利用〈歷價〉重新寫入成本
相關項目產品基本資料資料偵錯
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資料偵錯
意義藉由資料偵錯系統來偵測錯誤的資料再加以修復是屬於軟體異常控管的一項重要功
能有如 Windows 中的磁碟偵錯功能
操作方法
選擇客戶資料檢測編號是否重 覆及累積點數預收金額數值溢位等異常檢測
選擇銷貨資料檢測編號是否重覆及小計金額銷貨成本數值溢位等異常檢測且可將銷
貨成本以目前平均成本置換但此項功能需在已驗證過產品資料且無異常的情況下才能進
行
選擇廠商資料檢測編號是否重 覆及異常資料偵錯
選擇產品資料檢測編號是否重 覆及最近進價平均成本及售價數值溢位等異常檢測
選擇進貨資料檢測編號是否重覆及異常資料偵錯
選擇訂貨資料則會重新計算產品檔中的被訂購量
選擇倉庫資料重新分析產品檔及倉庫檔中的庫存關聯結構並自動將錯誤修復
以上各個資料檔檢測後若有異常情形出現只需按《自動修復錯誤》鍵即可完成資料偵錯
修復的動作
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用戶使用記錄
意義可記錄各用戶進入系統的日期及時間及使用哪個功能表做哪些動作避免在多人
使用狀況下無法查到資料修改或刪除是由何人做的
流量統計
依據系統登入用戶別統計各動作的操作次數
在桌面上建立捷徑
意義當桌面上安裝的捷徑不小心刪除或在一開始安裝軟體時沒有建立捷徑皆可利用此功
能輕鬆在桌面上重新建立捷徑再也不用擔心找不到執行路徑
操作方式
1輸入前台工作站號若是單機版則不需輸入
2直接點選《1建立後台管理捷徑》或《2建
立 POS 前台捷徑》就會在桌面上自動建立捷徑
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備份還原
意義當您發現銷售前台進入後出現錯誤代碼或存檔後交易紀錄無法存入時代表銷售資料
庫已經遭受毀損備份還原能夠幫助您將資料還原到您最後一次做備份的狀態
1 請先將執行資料備份並記下您的備份目錄位置操作方式請參照 備份作業
2 請放入安裝光碟重新安裝或至我們的網站 wwwhiposcomtw 下載試用版本（切記版
本必須相同）
註請確定所有工作站或前台均已離線且無其他軟體正在執行
無需移除原本的軟體直接執行安裝即可
3 請至[開始][程式集][叡鴻 Hipos 軟體系列]點選[備份還原]或至電腦中的 csalewin 中
點選 備份還原exe 如圖所示選取您的備份目錄位置後點選《S開始還原》即可
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第八章 附件 其他技術支援
報表格式修改
利用 HiPOS 軟體中的報表系統工具可以自行修改報表的格式
系統工具的開啟方式
1《開始》rarr《程式集》rarr《叡鴻 HiPOS 軟體系列》rarr《報表系統工具》
2到電腦 csalewin 資料夾中將〈系統工具exe〉點滑鼠左鍵兩下開啟
自訂列印紙張大小
開啟系統工具後選擇要修改列印格式的報表後將紙張規格分別填入高度寬度上邊界
左邊界即可
例如原本是 A4(290210mm)格式要改
成列印中一刀格式直接修改高度
140寬度 210 就可以囉~
修改報表內容
1開啟系統工具後先選擇要修改的報表再按《修改報表》
2若要修改報表內容的位置以滑鼠圈選要移動的範圍後以larruarrdarrrarr移動或直接以滑鼠拖
曳至您預定的位置即可
3若要修改或增加文
字則先點選 報表控
制項工具列 上的
一下接著點一下要
修改的文字或要新增
文字的位置即可編
輯文字
4修改完成後點選
左上角的《檔案》rarr
《儲存》
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自訂瀏覽視窗表格樣式
意義因為使用者的螢幕大小及解析度設定的不同在瀏覽視窗中難免發生表格橫向欄位太
大或太小導致於查看資料時的不方便HiPOS 提供了自訂表格樣式的功能讓使用者調整好
欄位後可以存檔方便日後查看
操作方法
1將滑鼠移動到要調整的欄位框上會出現 符號以滑
鼠拖曳即可調整欄位大小
2調整好後如圖在內容的任一位置上按一下滑鼠右鍵選擇《儲存表格樣式》若是儲
存後不滿意可以選擇《恢復預設值》
滑鼠右鍵功能選單
意義建立資料時若已經有其他檔案格式的資料存在方便
複製貼到 HiPOS 軟體中
在 HiPOS 軟體中當欄位為可編修狀態下時可以按一下滑鼠
右鍵便能呼叫功能選單(複製貼上剪下)
看完了使用手冊仍然無法解決您的問題嗎本公司提供了多元的諮詢管道
本公司網站技術支援httpwwwhiposcomtw 文件知識庫
電話諮詢07-7030898
傳真專線07-7032066
E ndash Mail Servicehiposcomtw
公司地址高雄縣鳳山市 830 埤北路 81 號
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庫存管理
基本庫存管理功能操作說明
標準作業流程
產品現有數量
產品基本資料中的現有數量欄位系統會自動依照進貨及銷貨統計並隨時更新產品現有量
因此為了保持現有量的正確性及產品成本的準確度請勿直接從產品基本資料的現有數量欄
位修改現有量
進貨作業
進貨時確實輸入正確的進貨量要留意進貨單位是否正確進貨及進貨退回時產品的庫存
量都會自動增減
庫存調整單(HiPOS-Light 版無此功能)
（一）使用時機
1 某產品的數量因毀損失竊hellip等非進貨及銷售而短缺或增加導致需要調整產品的現
有量時
2 由盤點作業中執行盤點量轉入現有量時若有差異量系統會自動產生一張庫存調整
單
（二）操作方式
1 進入【C進出貨】 rarr 【庫存調整單】
2 點選 【新增】rarr輸入日期單號經辦人員備註
3 點選 【新增明細】 rarr輸入【產品代號】
4 輸入【數量】是指實際數量與產品現有量的差異量例如 A產品實際量為 10 個產品
基本資料中的現有量為 8個兩者的差異量為 10－8＝+2數量的欄位輸入 2若 B產
品的實際數量為 15 個產品基本資料中的現有量為 20 個則差異量為 15－20＝-5
數量的欄位便輸入-5
5 點選【存檔】後產品現有量便會隨著調整
（三）附註
HiPOS-Light 版若平時發現產品數量有錯誤請直接利用【盤點作業】的轉入現有量功
能來調整產品的現有量
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庫存日消耗表
（一）當日消耗表列出查詢日期當天的庫存數量變動情況用來驗證庫存量的正確性
（二）逐日消耗表列出前一次結轉日至查詢日期當天的庫存數量變動情形用來驗證庫存
量的正確性另可將計算後的存量寫入帳面量(產品基本資料中的現有量)
（三）使用時機每日營業結束利用庫存逐日銷耗表檢驗庫存正確性
庫存月消耗表
（一）報表意義列出查詢當月份的庫存數量變動情形用來驗證庫存量的正確性另可將
計算後的實際現有量寫入帳面量(產品基本資料中的現有量)並轉入產生下月期初量
（二）使用時機每月底結束營業後或每月初開始營業前
（三）操作方式
1 檢視庫存月消耗表上的異動資料及現有量是否均正確當計算後存量與目前帳面存量
不符時會以黃色警示
2 確認無誤後按下 出現如下視窗再次確認
盤點作業
（一）盤點前置作業
1 貨架上物品的擺設是否整齊乾淨
2 貨架的分類是否明確並且標示清楚
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3 待進貨瑕疵物品異常品是否與陳列區清楚區分
4 人員的物品熟悉度及教育訓練是否充足
（二）操作方式
1 進入【F系統支援】rarr【盤點作業】rarr【新增】rarr輸入日期單號盤點人員備註
2 在【產品代號】輸入要盤點的產品rarr【存檔】rarr【列印】選擇【盤點單】
3 進行人工盤點工作
4 進入【盤點作業】rarr【修改】rarr在【盤點數量】輸入實際盤點數量rarr【存檔】
5 選擇【轉入現有量】即可將盤點量轉入到產品基本資料中的現有量
（三）操作秘訣
2 利用【新增明細】可一項項將要盤點的產品輸入
3 利用【盤點產品轉入】可以選擇一次將所有產品輸入或者依照廠商別產品類別儲
放位置產品編號輸入
4 務必確實將盤點量輸入盤點單的「盤點數量」欄位中盤點數量請勿輸入負數
（四）盤點要點
1 全面盤點及循環盤點除了期初或期末的全面盤點之外應固定每隔一段時間做循環
盤點循環盤點可以依照產品類別儲放位置或者產品編號等等例如固定每個月作
一次循環盤點第一個月盤點第一排貨架的商品第二個月盤點第二排貨架的商品
2 盤點時效盤點開始到盤點結束的時間盡量不要超過預定時程為了防止盤點錯誤應
避免盤點期間同時進貨銷售盤點完畢應即時將盤點量轉入現有量
3 盤點差異量軟體系統中的現有量欄位嚴格來說是帳面上的產品數量而盤點量則是
實際庫存的數量軟體操作過程有疏失產品瑕疵失竊及盤點錯誤等許多因素均
可能導致帳面上的數量與實際庫存不符的情況因此有盤差是可以被接受的但若差
異量太大時管理者便應觀察是哪個環節出了問題
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上線一段時間後初次執行盤點作業或庫存日月銷耗表
說明
1過去進貨或庫存有異時均直接修改產品現有量
2使用一段時間後才執行庫存月銷耗表結轉
3更新版本或重新安裝執行資料備份還原或者它系統資料轉檔匯入
上述情況可能會發現期初量都是 0以致計算後存量與帳面存量產生極大的誤差
作業流程
期初開帳作業
（一）使用時機
1 初次使用者
2 已經上線一段時間的使用者
3 更版或重新安裝系統後執行備份還原的使用者
4 產品現有量正確而庫存日月銷耗表中的現有量完全不對者
（二）操作方式
1 進入【A基本資料】rarr【產品基本資料】確認產品現有量均為正確的數量
2 按【Alt+F】開啟庫存量期初開帳作業視窗rarr選擇「轉入期初月份」rarr【確定】
3 此一動作可以根據產品基本資料中的現有量去重新計算出庫存日月銷號表中的現有
量並且反算出期初量
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常見 QampA
產品基本資料中的現有數量與實際庫存量不符合
1 僅有少數幾項產品的庫存量不符時可利用「庫存調整單」做調整
2 多項產品的庫存量不符時利用「盤點作業」並將盤點量「轉入現有量」
3 每日營業結束時可利用「庫存逐日消耗表」核對產品庫存量並將正確量寫入現有量
4 檢視產品-進出異動表可查明是否有單據數量錯誤
產品現有量不會隨銷售或進貨變動
1 執行資料重整
2 檢查前台 Alt+F5 銷售記錄是否正常若銷售存檔後無銷售紀錄或者銷售明細僅有時間及
金額代表資料庫已經損壞
3 檢查銷售及進貨時的產品編號是否一致
4 檢查產品基本資料中產品是否有重複建檔換言之相同的產品名稱是否有兩個不同的
產品編號
庫存日月消耗表中的期初量為零導致統計後的現有量錯誤
1 發生原因沒有將上月底的庫存作結轉寫入本月期初
進入【庫存月消耗表】rarr列印年月輸入上個月份rarr執行結轉
2 發生原因Ⅰ曾經從產品基本資料中的現有量欄位直接修改數量
Ⅱ更版或備份還原後沒有執行期初開帳的動作
進入產品基本資料執行【Alt+F 期初開帳作業】
3 當月底營業結束時請檢視庫存月消耗表核對庫存量並執行結轉的動作將正確量寫入現
有量及寫入次月期初量
庫存日月消耗表中的調入量與實際調整的數量不符合
1 發生原因盤點作業轉入現有量時重複執行轉入現有量的動作
2 進入【庫存調整單】rarr點選【瀏覽】尋找備註中盤點轉入單號重複的資料
3 刪除重複的調整單即可
利用盤點量轉入現有量卻發現某些產品仍然與實際庫存量不符合
1 發生原因 盤點數量錯誤
盤點作業中盤點數量輸入錯誤
營業時間進行盤點工作盤點後到轉入現有量的過程中產品銷售出去而未作
調整
2 利用「庫存調整單」調整現有量
3 HIPOS-Light 版利用「盤點轉入現有量」作調整
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已經將盤點量轉入現有量之後發現盤點時數量點錯
1 利用「庫存調整單」調整現有量
2 HIPOS-Light 版利用「盤點轉入現有量」作調整
連續數月都有做庫存月消耗結轉但庫存月消耗中某些產品的現有量卻總是有誤差
1 發生原因每個月結轉的時間點有誤
2 進入【庫存月消耗表】rarr列印年月輸入本月份rarr列印出該張報表或記下該報表的ldquo期初
量rdquo
3 重新進入【庫存月消耗表】rarr列印年月輸入上一個月份
4 比較本月份的ldquo期初量rdquo及上個月份的ldquo現有量rdquo是否相同若上個月份的現有量比本月
份的期初量少代表上一個月結轉之後仍有作銷售或調整
例如430 下午 200 做結轉將正確量寫入下月期初（產生 5月份的期初量）但是 430
下午 300 又陸續作了銷售或調整庫存量
5 做法
盤點機盤點時架上無庫存的 產 品 會 漏 盤
新增盤點單時選擇【盤點產品轉入】將全部產品轉入並將【盤點數量】全部修改為 0
將盤點機中的資料轉入該盤點單存檔後將盤點量轉入現有量
4 月
5 月份
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選購模組功能簡介
簡訊 SMS 發送模組
SMS 簡訊發送功能透過網際網路直接由 HiPOS 軟體系列中發送簡訊至客戶的行動電話能夠達
到迅速確實即時傳遞訊息及行銷的效益
HiPOS 門市及進銷存 v6 以後都可使用免申請儲值後馬上開通
功能特色
1 低廉的發送費用
一般使用手機發送簡訊每通大約 $25~ 35 之間使用 HiPOS SMS 每通只要 11~13 之
間足足省了 50
2 搭配 HiPOS 軟體分析有效客戶發送
利用 HiPOS 的各項統計如累積點數已購商品累積消費金額生日等等的各項數
據做有效的簡訊廣告行銷並且會自動過濾重覆的電話及統計發送的通數
應用 1 生日到時發送祝賀簡訊並告知來電優惠方案
應用 2 廠商新商品推出時可過濾已購買同類商品的客戶清單做簡訊廣告發送hellip更多應用
等你來發掘
3 大量簡訊發送
除了對單一客戶發送簡訊外大量發送簡訊的功能可同時對多個客戶行動電話號碼發送簡
訊
4 簡訊發送時效性佳
簡訊發送後正常情況下約 3~10 秒鐘就可即時將簡訊傳送到客戶手機重要訊息不怕客戶
收 不 到 若 因 故 對 方 無 法 接 收 將 會 自 動 重 發 直 至 發 送 成 功 或 滿 24 小時止
5 常用訊息片語編輯
「常用訊息」功能可以編輯儲存常用的簡訊內容可以加快編寫簡訊的速度
6 預約發送
可自定要發送的時間時間到才發送簡訊更有效率的廣告效益
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單一簡訊發送
在會員基本資料廠商基本資料員工基本資料中
按下 即可發送簡訊
大量簡訊發送
﹝統計報表﹞rarr﹝C會員郵寄標籤大量簡訊﹞依照
條件選擇要發送簡訊的對象後點選《S發送簡訊》
即可將簡訊發送到所選擇的對象
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欄位說明
欄位名稱 欄位說明
廠商代號
按 Enter 產生流水號或自行編碼或可利用尾隨編號功能例如按 A或
A 則產生 A 開頭之流水號廠商編號共六碼建議盡量以數字編號以
免發生流水號位數不足之情形
公司名稱 輸入廠商的名稱
廠商簡稱 系統會自動擷取公司名稱前五個字亦可自行輸入
統一編號 輸入廠商的統一編號
聯絡電話傳真 輸入廠商的聯絡電話及傳真
聯 絡 人 輸入廠商的訂貨聯絡人
其他電話 輸入聯絡人的行動電話號碼發送簡訊 時可自動帶入
所在地址 輸入廠商的所在地址可開啟選擇視窗 (詳見 地址輸入 )
發票地址 輸入廠商的發票地址可開啟選擇視窗 (詳見 地址輸入 )
請款方式 可區分是屬於現金或月結的交易方式以便日後當成應付帳查詢之過濾
條件
帳 款 日 輸入廠商的結帳日期在〈進貨作業〉中便會自動帶出結帳日期以便
日後當成應付帳查詢之過濾條件
E - Mail 若有輸入廠商的 E-Mail 帳號則按下 可直接連結至 outlook 發送信
件
營 業 稅 設定該廠商的營業稅稅別在〈進貨作業〉中便會自動設定營業稅別
預付餘額 取用預付款後所剩於可用的餘額系統會將〈付款作業〉中的預付餘額
自動帶入此欄位因此可不用輸入
最後進貨 最後一次向該廠商進貨的日期
其他備註 補充欄位中不足的說明或做為某些特殊資料註記
相關項目進貨作業付款作業產品基本資料
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產品分類產品單位設定
意義建立產品的分類類別產品單位等常用資料使往後的資料建檔更順暢方便
產品類別設定
1 在〈A基本資料〉選擇〈5其他編號設定〉
選項如圖所示
2 選擇〈產品分類設定〉按《Y確定》
3 選擇《新增》輸入代碼及類別名稱後按
《存檔》完成
註產品分類請以數字為主
產品編號為產品分類代碼+流水號至多為 14 碼若產品分類代碼以英文為主容
易導致產品增多時流水號位數不足使用且列印條碼時容易有過長的困擾
產品常用單位設定
操作步驟如同上述產品類別設定
銀行基本資料設定
設定往來銀行的資料作為日後在銀行存提應收支票應付支票作業時的依據
客戶分類設定
設定客戶基本資料中的客戶分類操作步驟如同上述產品類別設定
常用片語設定
設定【現金日記帳】中常用的會計科目日後使用時可直接開啟快選視窗節省輸入作業時間
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產品基本資料
意義產品輸入總覽新增修改及查詢
1 在〈A基本資料〉選擇〈3產品基本資料〉選項如圖所示
2 選擇《新增》來建立一筆新的產品資料
資料輸入方式請參照 基本功能指引
欄位說明
欄位名稱 欄位說明 F10
產品名稱 輸入該產品的名稱
產品分類 若類別項目太多時可按【F10】開啟視窗選取 ˇ
產品編號 按【Enter】讓電腦自動編號或是直接鍵自編碼亦可最多可編
至 14 碼編碼原則類別代碼加上流水號
產品條碼
將游標移到『產品條碼』欄位如果是國際條碼拿 CCD 條碼掃
瞄機在條碼標籤上掃瞄一下則會有一組數字產生待存檔後
往後在銷售時只須刷入國際碼即可不必在每樣產品都貼上條碼
原廠料號 商品出廠時之廠商編號可方便於進貨中使用加速進貨作業
注音簡碼
單字中的第一個注音符號如【日式蘇打餅乾】rdquo蘇 rdquo的注音
拼音是ㄙㄨ而ㄙ對照鍵盤上的英文則為 N依此類推【日式蘇
打餅乾】對照鍵盤上的英文則是【BGN21】
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基本單位 銷售最小量的計算單位可按【F10】開啟視窗選取如口香糖一盒有 10 條則單位為「條」
ˇ
包裝單位 銷售較多量的計算單位可按【F10】開啟視窗選取如口香糖一盒有 10 條則單位為「盒」
ˇ
包裝數量 銷售較多量的數量如口香糖一盒有 10 條則單位為「10」
儲存位置 可填入產品存放的位置如 A1B1C3 等
最低售價 該項產品的最低出售價格
被訂購量 該項產品被訂購的數量系統會自動統計訂貨單中的資料後將數量帶入可省略不輸入
請 購 點 當產品低於多少量時得要提出採購的要求
現有數量 產品目前的存量系統會自動帶入可省略不輸入
安全存量 只要該貨品低於安全存量系統便會有警示作用
規格型號 輸入該產品的規格型號
顏色 輸入該產品的顏色
尺寸 輸入該產品的尺寸
主供應廠商 系統會將進貨作業中的廠商自動帶入故可省略不輸入亦可利用比價功能將最低價廠商設為主供應商
ˇ
應稅 若此產品屬於應稅商品則在此處勾選應稅
健康捐倍數 產品售價包含健康捐由此設定健康捐的倍數O表示不含健康捐
市價 一般市面上所賣的售價或同業售價
標準售價 賣給客戶的售價共可設定 5個售價
包裝售價 賣給客戶的包裝價格共可設定 5個包裝售價
最近進價 最近一次進貨的價格由電腦自動運算故可省略不用輸入
最高進價 表示在進貨相同產品時曾經所付過最高的進貨價格會顯示在這一個欄位裡最高進價是由電腦自動運算故可省略不用輸入
最低進價 表示在進貨相同產品時曾經所付過最低的進貨價格會顯示在這一個欄位裡最低進價是由電腦自動運算故可省略不用輸入
平均成本 平均成本是由電腦自動統計故可省略不用輸入 平均成本=全部進退貨金額全部進退貨數量
固定成本 可由使用者自行抓取其一較常進貨成本
業務獎金 業務員每賣出一份這項產品時可以得到多少的獎金若公司並無此獎金制度則可以略過不輸入
毛利率 此欄位不需輸入系統會自動帶出 毛利率=(零售價格-平均成本)零售價格100
產品備註 補充欄位中不足的說明或做為某些特殊資料註記
產品圖片 可將產品圖片或型錄轉成影像檔後放入 凡是瀏覽資料欄位有打勾的標誌就表示該產品有圖片或型錄
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特項功能說明
產品歷史記錄
在產品基本資料中選擇《歷價》
選項即可
可查看該項產品的歷史報價訂貨
及出貨的各項詳細資料記錄
產品比價
在產品基本資料中選擇《比價》選項即可
可將選定的產品歷史進貨的價
格日期單價數量金額及
廠商等資料顯示出來且可以將
最低價與最高價之供應商及供
應價格列出來也可重新計算平
均成本選擇是否將成本寫入產
品或將最低價廠商成為主供應
商
產品銷售分析
針對選定的單項產品做會員層購買分
析可以看出購買該項產品的會員及總
額總量（依銷售總額做排列）
1 在產品基本資料中選擇《分析》
2 輸入想要分析的時段按《Y確定》
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大型產品標籤列印
在產品基本資料選擇《F7列印》可以選擇列印大型產品標籤(A4)
操作方式請參照 按鍵說明
《 Alt + P 》條碼列印
若有購買條碼列印機按《Alt+P》選擇列印張數後直接從條碼輸出
機印出單項商品的條碼標籤可自行設定條碼列印的文字及格式
目前軟體僅適用 TSC TTP243ETTP245 系列之條碼列印機
瀏覽商品
按下 可瀏覽所有商品的明細資料
分倉庫存量 多倉版
在產品基本資料中選擇
可以查看該產品各分倉庫存量及總庫存量
《 Alt + M 》產品快速輸入作業
在產品基本資料的視窗中按《 Alt + M 》可呼叫出產品快速輸入作業的視窗可利用次功能
快速大量修改產品基本資料
操作方式直接在各欄位
輸入修改資料即可
注意若使用者權限未開
放修改及成本顯示功能
將無法執行此項作業
相關項目其他編號設
定庫存總表列印出貨
作業報價作業進貨作
業
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客戶基本資料
意義建立所有客戶基本資料以便迅速查詢亦可查詢會員的銷售記錄
1 在〈A基本資料〉選擇〈1客戶基本資料〉選項後如圖所示
2 選擇《新增》選項即可新增資料
3 逐一輸入欄位資料後按《存檔》即可
資料輸入方式請參照 基本功能指引
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
客戶編號 按 Enter 產生流水號或自行編碼或可利用尾隨編號功能例如按 A或
A 則產生 A 開頭之流水號
公司名稱 輸入該公司的名稱
公司簡稱 會自動擷取前五個字亦可自行輸入
客戶分類 可依客戶性質的不同去設定客戶類別可開啟選擇視窗 (詳見地址輸入)
聯絡電話傳真 輸入該公司的聯絡電話及傳真
統一編號 輸入該公司的統一編號
聯絡人 該公司的訂貨聯絡人
公司地址 可開啟選擇視窗 (詳見地址輸入)
送貨地址 可開啟選擇視窗 (詳見地址輸入)
發票地址 可開啟選擇視窗 (詳見地址輸入)
營業稅別 設定該客戶的營業稅別在【出貨作業】 及【訂貨作業】中便會自動帶出
營業稅別
業務歸屬 直接輸入業務員編號或按 F10 鈕帶出速查視窗在【出貨作業】及【訂貨作
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業】中便會自動帶出業務員的編號
E-Mail 若有輸入客戶的E-Mail帳號則按下 可直接連結至outlook發送信件
請款方式 可區分是屬於現金或月結的交易方式以便日後當成應 收帳款查詢之過濾
條件
帳款日 輸入客戶的結帳日期在【出貨作業】 及【訂貨作業】中便會自動帶出結
帳日期以便日後當成應收帳款查詢之過濾條件
出貨額度 輸入對該客戶所允許的帳款信用額度超額系統會自動警示
預收餘額 收款作業中取用預收款後所剩於可用的餘額系統會自動帶入與【收款
作業】相關
使用售價 依不同種類的客戶而設定不同之售價對應產品基本資料中的標準售價
售價 2~5共有五種售價可供切換
網站位址 若有輸入客戶的網站位址則按下 可直接連結至該網站
其他備註 補充欄位中不足的說明或做為某些特殊資料註記
特項功能說明
《 Alt + A 》客戶銷售分析
可以針對某一位客戶做所購買的產品購買總量購買總額的分析
輸入時段即可如 900101sim
901119(由此可知其在
900101sim901119 這期間所
購買的產品購買總量購買總
額依銷貨總額作排序)
記要
另外在此項功能中尚有一項貼心的服務按下《記要》鈕可記錄一些除了業務上以外的事
物
SMS 簡訊發送
客戶基本資料中選擇 或是在聯絡人電話後選擇 可以對該手機號碼發送 SMS 簡訊
注意使用 SMS 簡訊功能需先進行帳號開通及簡訊儲值
相關項目 出貨作業出貨退回作業出退貨資料統計訂貨作業訂貨資料統計收款作業應
收帳齡分析表應收支票應收票齡分析表
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21
員工基本資料
意義基本資料薪資明細聯絡電話及進銷貨中的人員代碼設定
操作方式同如 會員基本資料 設定
列印員工清冊
在員工基本資料中按《F7列印》可瀏覽並列印員工清冊
相關項目進貨作業進貨退回作業出貨作業訂貨作業報價作業員工業績統計表庫
存調整單
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其他編號設定
意義其他基本資料的輔助視窗設定一次補足以後只要開啟輔助視窗選入即可另外
也可以開啟輔助視窗時再臨時新增
1 在〈A基本資料〉選擇《5其他編號設定》
選項如圖所示
2 選擇欲設定的項目後按《Y確定》
3 詳細操作方式請參照 產品分類產品單
位設定 輔助視窗設定及選用
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
產品分類設定 產品分類設定完後只需按 F10 開啟視窗查詢而不需每次再輸入
一次此項資料在【產品基本資料】有相關聯
產品常用單位設定 產品常用單位設定完後只需按 F10 開啟視窗查詢而不需每次再
輸入一次此項資料在【產品基本資料】有相關聯
銀行基本資料設定 輸入往來銀行的基本聯絡資料此項資料在【銀行存提作業】有相
關聯
客戶分類設定 客戶分類設定完後只需按 F10 開啟視窗查詢而不需每次再輸入
一次此項資料在【客戶基本資料】有相關聯
常用片語設定 可設定常用收支及其它三種不同的常用片語此項資料在【現金
日記帳】有相關聯
倉庫編號設定 此設定適用於多倉版此項資料在【調撥作業】有相關聯
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系統參數設定
意義在使用系統前請先將貴公司的相關基本資料及系統操作等必要的環境參數設定好
以便日後在各項作業中能夠順利進行 軟體更具彈性以符合不同使用者的習慣
當您輸入完基本資料後在貨單抬頭上就會有貴公司的(公司名稱電話傳真公司地址)
顯示反之則貨單抬頭上將沒有貴公司的資料
欄位說明
1 系統參數
欄位名稱 欄位說明
廠商查詢預設索引 預設廠商基本資料中查詢索引
產品查詢預設索引 預設產品基本資料中查詢索引
會員生日警告天數 進入系統會員生日提醒的提前天數
報表預設輸出方式 若已經有連接印表機系統會自動連結
是否使用注音簡碼 若是請選擇Y反之則N
成本計算方式 共有三種計算方式可依使用者的需求去設定
是否自動切換輸入法
輸入資料時電腦會自動更改輸入法例如輸入會員姓名或產
品名稱時則電腦會自動變更為注音輸入法或者是倉頡輸入
法可方便銷售者的使用而不須再做變更輸入法的動作
統計報表列印習慣 有三種報表輸出方式可依使用者的需求去設定
產品自動編號位數 最高 14 碼 (產品編號 分類+流水號)
是否隨解析度調整字形大小 螢幕解析度該改時是否自動調整視窗大小
解析度的放大倍數 隨解析度調整字形大小時所要放大的倍數
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24
2 銷售前台參數 POS 銷售前台的參數設定進銷存不受影響
欄位名稱 欄位說明
銷售前檯成本開放 設定開放前台的成本權限如果不開放（不打勾）的情形下
前台作業（銷售時）不可使用與成本有關之按鍵
產品查詢預設索引 前台銷售時按 Ctrl+Enter 查詢產品的預設索引
自動開啟會員視窗 若經營型態為會員制可設定為 Y 則自動代入會員查詢視窗
代入電話區碼
銷售前檯使用《會員查詢》時會直接帶入系統參數設定的電
話區域號碼方便快速輸入
本欄空白時預設欄位是停留在客戶編號而非聯絡電話
是否使用 VIP 價 若開放使用 VIP 價則 VIP 會員購物即可以 VIP 價格購得若
不開放則 VIP 會員就如同一般的零售購物價格
是否使用會員價 若開放使用會員價則客戶可使用會員價購得若不開放則
會員只能用一般的零售價購得
銷售累積點數(元)
銷售累積點數(點)
設定銷售時要累積的點數比值 如 1 元 1 點且在【產品基本
資料】中的計算點數需要勾選才能計算點數
是否自定產品積點 若開放為 Y 則以上的點數比值自動失效積點值則取決於【產
品基本資料】中的產品積點
存量警告方式 選擇現有量低於設定的值時在銷售前台會有不同的顏色(黃
色)警示可搭配前台的即時叫貨使用
客戶電訪設天數 在前檯銷售中叫出會員資料後按【Alt+D】呼叫電訪預約時
的互動日期會以今天日期加上此欄天數為預設日期
電訪記錄保留天數 設定要保留的電訪預約記錄天數過期後自動刪除
銷售完自動列印發票 若在銷售完後要列印發票則設定Y
銷售後登入員工代號 銷售完畢必須登入員工代號用於電腦不足且多銷售人員時
必須先登入員工代號 使用銷售前台是必須先登入員工代號用於單人單銷售前台
可否銷售中更改員工代號 用於單人單銷售前台
發票剩餘幾張時警告 若設定為 5張時則在銷售前檯中當使用剩餘 5張時則電
腦便會出現警告訊息提醒使用者該準備請領發票
銷售資料刪除密碼 設定前檯刪除銷售資料的密碼
強制輸入收款金額 設定前台銷售完畢強制輸入實收現金才能結帳存檔
結帳時播放聲音 設定結帳時是否播放聲音
單筆_銷售最大數量 設定單筆銷售最大的數量
單筆_銷售最大單價 設定單筆銷售最大的單價
關閉前台之查帳功能 設定為〝Y〞時前台將無法使用查帳功能
關閉前台之交班功能 設定為〝Y〞時前台將無法使用交班功能
銷售前台禁止更改單價 若不想讓銷售員在前台更改單價則此處設定 Y
銷售前台禁止金額折扣 若不想讓銷售員在前台作金額折扣則此處設定 Y
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銷售前台禁止總計折數 若不想讓銷售員在前台作總數折扣則此處設定 Y
銷售前台禁止單筆折數 若不想讓銷售員在前台作單筆折數則此處設定 Y
銷售完自動列印(收據) 若想銷售完後自動列印收據則此處就設定 Y
毛利率高於多少(綠色)警告 前台銷售時該產品名稱會以綠色底色提醒
毛利率低於多少(紅色)警告 前台銷售時該產品名稱會以紅色底色提醒
菸酒健康捐 設定產品售價中包含的菸酒健康捐金額
3 進出貨參數
欄位名稱 欄位說明
發票稅率 5 設定 005
進出貨單是否列印金額 若選擇Y則進出貨單就會有金額而不需每次手動做更改
進出貨列印習慣 可選擇 1預視或 2直接列印
票據警告天數 進入系統提醒應付或應收票據的提前天數
進貨預設稅別 於進貨單作業的稅別中自動代入設定值空白鍵切換設定值
出貨預設稅別 於出貨單作業的稅別中自動代入設定值空白鍵切換設定值
維修預設稅別 於維修作業的稅別中自動代入設定值空白鍵切換設定值
貨單是否套表列印 設定貨單列印時是否套表
出貨成本是否顯示 此參數對於 v5 以後版本不發生作用
出貨價格策略 可設定為預設售價或上次售價二種若設定預設售價則每次
出貨電腦會自動擷取預設售價而不需再輸入一次
進貨價格策略 可設定為平均成本上次進價或最低進價三種若設定為平均
成本則每次進貨電腦會自動擷取平均成本做為進價
數量__小數位數 可決定系統中數量欄位顯示小數的位數
單價__小數位數 可決定系統中單價欄位顯示小數的位數
合計__小數位數 可決定系統中合計欄位顯示小數的位數
其他__小數位數 可決定系統中其他欄位顯示小數的位數
數字 3位一撇 設定為Y時數值顯示如「5500000」
貨單紙張寬度(mm) 設定貨單紙張的寬度(預設為中一刀 210mm)
貨單紙張高度(mm) 設定貨單紙張的高度(預設為中一刀 140mm)
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4 POS 週邊參數
欄位名稱 欄位說明
設定錢櫃連接至電腦主機的阜口或錢櫃連接至發票列印機的阜口可
按空白鍵切換選項
錢櫃連接阜 錢櫃連接至電腦【RS】rarrRS232 介面【COM】rarr型號 CR3104【PRN】
rarr列表機連接阜
錢櫃連接發票機【POS】rarr型號 CR3101【UDF】
設定價格顯示器連接至電腦主機的阜口可按空白鍵切換選項 價格顯示器連接阜
【COM】rarr型號 PD71007200 系列【WDP】rarr型號 WD304
盤點機型號 設定盤點機的型號可選擇 1 CPT-711 或 2 PT600
盤點機連接阜 設定盤點機連接至電腦主機的阜口
設定條碼列印機的型號可按空白鍵切換選項
條碼列印機型號 【Z-S300】【Z-S400】【ZEBRA】rarrZebra 廠牌型號
【CLEVER】【TTP243】rarr型號 Clever TTP243
【OTHER】rarr其他
條碼列印機連接阜 設定條碼列印機連接至電腦主機的阜口
發票列印機（兩聯式） 設定發票列印機的型號可按空白鍵切換選項
發票列印機（三聯式） 【CHN】rarr型號 PP2020【POS】rarr三聯式發票機
【WPS】rarr型號 WP-103S
收據列印機 設定收據列印機的型號可按空白鍵切換選項
條碼機連接的工作站號 若要從進貨單中列印條碼後台工作站號須與條碼機工作站號一致
註1一般電腦主機的連接阜口只有 1~2 個建議選購擴充卡以提高穩定性
2由於 POS 的相關硬體週邊繁多若有 POS 週邊設定問題請洽詢本公司
3POS 周邊均有指定型號若您所使用的非本公司指定之型號不保證其相容性
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27
第四章 進出貨
進貨
進貨作業 意義商品進貨輸入轉入產品現有量中並計算相關成本產生應付帳款
在〈C進出貨〉中選擇〈1進貨作業〉進入後所出現的是日期最近的一張進貨單據如
左圖所示
按【瀏覽】可看所有進貨單明細
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
進貨日期 系統會直接帶出當天的日期若不是當天的進貨則請自行輸入正確的進貨
日期
進貨單號 通常輸入完『進貨日期』按【Enter】鍵後系統會直接帶出『進貨單號』
預設採用進貨日期 + 流水號共 10 碼
廠商編號 按【F10】鍵開啟查詢視窗請確實輸入本公司是向哪一家廠商進貨此項資
料在【6付款作業】有相關聯
發票號碼 若此張進貨單是有稅額的則需輸入發票號碼若沒有發票則無需輸入
原始單號 可輸入廠商進貨時的原始進貨單號方便日後查帳時可直接查詢廠商的進貨
單號
軟體使用教學手冊
28
經辦人員 輸入此張進貨單是由哪位員工建檔
取用預付 從已經付給廠商的預付款中沖銷該筆帳款此項資料在【6付款作業】有相
關聯注意若取用預付所輸入的金額大於預付餘額時超出的金額將累加
到該張進貨單的未付金額
倉號 選擇進貨的倉號（倉庫）適用於多倉版
帳款日期 在【廠商基本資料】中若已有設定帳款日在此處會自動帶出帳款日期此
項資料在【6付款作業】有相關聯
稅別 在【廠商基本資料】中若已有設定稅別在此處會自動帶出其稅別或可自
行切換其他稅別的計算方式
稅前金額 進貨單中未含稅額的小計金額
已付金額 指已付給廠商的「訂金或金額」
折扣金額 廠商給予的折扣金額
未付金額 即〔稅後總額 - 已付金額 - 折扣金額〕
稅後總額 即〔稅前金額 + 營業稅〕
貨單備註 補充欄位中不足的部份或做為某些特殊資料註記
新增進貨單
步驟 1 單身建立
按 新增 鈕或 Insert 鍵出現一張新空白單據填入各項必備資料
步驟 2 建立進貨品名細項
按 鈕加入所進貨產品的項目進貨產品多樣時亦可用 一次勾選
產品編號可輸入產品編碼原廠料號產品條碼 系統會自行轉成產品編號 亦可採用條
碼閱讀機輸入鍵入單價及數量若有接條碼機可一併輸入預列印的條碼張數之後核對稅
前金額及稅後總額無誤後按存檔鍵將該筆進貨單存入
進貨單據修改
按快速鍵 Enter 或 修改 鈕若有必要再針對某一張單據作修改（或加入一筆資料）的話
可移動光棒至欲修改的單據後按 Enter 進入修改狀態後如同建立進貨單之方式建立即可
註 已付款沖帳之單據不可修改若須修改必須進行反沖帳後才能更改單據
歷史記錄
按 可將該進貨廠商所有的歷史進貨單據列出來在修改或新增的模式下按 Enter
鍵可取回再針對差異部份進行修改
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29
單品比價
按 可查看指定的單項產品的進退貨記錄及各廠商比價記錄該項產品的歷史進退
貨日期單價數量金額及廠商hellip等資料均會顯示出來並且將最低價與最高價之供應商
供應價格及平均成本列出來也可重新計算平均成本選擇是否將成本寫入產品或將最低價
廠商成為主供應商
產品新增
若進貨單中有新進產品時可按 新增產品進入產品基本資料新增的畫面請參照 產
品基本資料設定
庫存查詢
按 可查詢目前的庫存量避免庫存量過多的情形
條碼列印
按條碼列印可列印該筆進貨單中有輸入條碼張數的所有產品條碼
單據列印《F7》
操作方式請參照 基本功能指引
相關項目廠商基本資料產品基本資料系統參數設定應付支票付款作業
進貨退回作業
〈2進貨退回作業〉與上述〈1進貨作業〉的操作方法略同故不重述
相關項目廠商基本資料產品基本資料系統參數設定應付支票付款作業
軟體使用教學手冊
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進退貨資料統計
意義可直接在此項功能表中查詢進貨及退貨的詳細情形而不必再到【1進貨作業】或【2
進貨退回作業】中個別查詢可節省使用者的時間
1 在【C進出貨】選擇【3進退貨資料統計】選項後所出現的畫面如下圖
2 可依使用者的需要去設定所要查詢的時間廠商進貨退貨已付款未付款及全部
可單獨查詢一家或者是一次查詢多家做為付款對帳單與付款作業有相關聯
列印報表可選擇進退貨資料簡表進退貨資料
明細表進退貨資料總表共三種報表
相關項目進貨作業進貨退回作業
軟體使用教學手冊
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進貨採購建議
意義採購建議書為針對自定的需求讓系統作一庫存的統計擬定一份最精確的採購建議
書或訂購單
操作方法
1在〈C進出貨〉選擇〈4進貨採購建議〉如圖所示
2設定所欲查詢的條件後按《Y確定》即可
條件設定
查詢指定廠商現有產品庫存量lt=安全存量之品項
查詢指定廠商現有產品庫存量lt=請購點之品項
查詢指定廠商的所有產品全部列出
查詢指定廠商產品被訂購量gt=現有量之品項
查詢指定廠商產品全部訂購保留量gt0 之品項
可再設排列方式如依產品編號名稱存量價格等再選擇由排大到小或由小排到大
查詢單一廠商時廠商編號起訖部分輸入同一個編號即可或者不輸入表示要全部的資料
註
產品比價請參照【產品基本資料】中歷史進價記錄有詳細說明
若確定要列印報表則需要先勾選所需的產品編號可一次勾選單一項產品或按《全部選擇》
勾全部產品若都不需要則可按《全部不選》取消先前所勾選的產品欄位
勾選好欲列印的產品後按《列印》鍵列印報表中可選擇產品採購建議表或產品訂購單二
種報表
相關項目廠商基本資料產品基本資料 進貨作業
軟體使用教學手冊
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調撥作業 多倉版
意義此功能只有在系統設定使用「分倉」的管理模式時才能輸入資料其用途是做不同倉
庫間貨品的調撥
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
調撥日期 通常一開始系統會先直接帶出當天的日期若不是當天的調撥則請自
行輸入正確的調撥日期
調撥單號 通常輸入完『調撥日期』按【Enter】鍵後系統會直接帶出『調撥單號』
預設採用調撥日期 + 流水號
經辦人員 輸入此張單據的經辦人員
撥出倉號 選擇是由哪一個倉庫撥出的
調入倉號 選擇要調入哪一個倉庫
貨單備註 補充欄位中不足的部份或做為某些特殊資料註記
相關項目銷售前檯產品基本資料其他編號設定進貨作業進貨退回作業
軟體使用教學手冊
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報價
意義客戶下訂單或出貨前需要先做報價動作時即可利用此功能將待日後可直接轉成
訂貨單
在〈C進出貨〉選擇〈D報價作業〉進入後所出現的是日期最近的一張訂貨單據
如下圖所示
操作方式請參照 進貨作業
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
報價日期 通常系統會直接帶出當天的日期若不是當天的報價則請自行輸入正確的
報價日期
報價單號 通常輸入完『報價日期』按【Enter】鍵後系統會直接帶出『報價單號』
預設採用報價日期 + 流水號
客戶編號 請確實輸入此張報價單是出給哪個客戶可按 F10 開啟客戶選擇視窗此項
資料在〈訂貨作業〉有相關聯
交貨日期 輸入預計的交貨日期
交貨方式 預計的交貨方式可下拉選單方式選取
經辦人員 在【客戶基本資料】中若已有設定業務歸屬在此處會自動帶出業務代號
若沒有設定請自行輸入經辦業務代號
稅前金額 報價單中未含稅的小計金額
稅 別 在【客戶基本資料】中若已有設定稅別在此處會自動帶出其稅別或可自
行切換其他稅別的計算方式
稅後總額 即[稅前金額+營業稅]
折扣金額 給予客戶的折扣金額
貨單備註 補充欄位中不足的部份或做為某些特殊資料註記
軟體使用教學手冊
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特項功能說明
歷史記錄
瀏覽該客戶的報價訂貨紀錄可開啟《F2 查詢》快速查詢某一筆資料《Ctrl+C》可以拷
背瀏覽的單據內容到目前新增的報價單中
單品歷史
查看單品的所有報價訂貨出貨的歷史記錄
庫存查詢
即時查詢該項產品的庫存量
採購建議
在報價作業時需要查看某項商品的進貨計錄時可按 查看歷史進價及各廠商比價
記錄詳細資料
轉訂貨單
確認訂貨內容同本張報價單時可按 將此張報價單直接轉成訂貨單
多選輸入
可一次勾選多項產品到報價單中加快作業速度
報價單轉 Excel 格式 選擇〈F7列印〉如圖所示按《F6轉 Excel》即可將報價單轉成 Excel 檔
相關項目客戶基本資料產品基本資料訂貨作業
軟體使用教學手冊
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訂貨
訂貨作業
意義客戶不需要立即拿到商品或是目前倉庫中並無此商品存貨則就可先在此處輸入客
戶訂貨單待日後再行轉出貨
進入本功能後所出現的是日期最近的一張訂貨單據如下圖所示
按『瀏覽』可瀏覽所有的訂貨單據詳細操作方式請參考 報價作業
若訂單未轉出貨每次進入系統時會先顯示【未交貨訂單資料提示】
軟體使用教學手冊
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欄位說明
欄位名稱 欄位說明
訂貨日期 通常系統會先直接帶出當天的日期若不是當天的訂貨則請自行輸入
正確的訂貨日期
訂貨單號 通常輸入完『訂貨日期』按【Enter】鍵後系統會直接帶出『訂貨單號』
預設採用訂貨日期 + 流水號
客戶編號 請確實輸入本張訂單是由哪一家客戶所訂此項資料在【出貨作業】裡
有相關聯
交貨日期 輸入預計出貨的日期
交貨方式 預計的交貨方式可下拉選單方式選取請確實輸入
經辦人員 在【客戶基本資料】中若已有設定業務歸屬在此處會自動帶出業務代
號若沒有設定請自行輸入經辦業務代號
倉號 輸入預計是由哪一個倉庫出貨此功能僅用於多倉版
來源單號 輸入這張訂貨單是以哪一張報價單號內容為依據可按【F10】開啟快速
查詢視窗直接挑選報價單號及產品明細
稅前金額 報價單中未含稅的小計金額
稅 別 在【客戶基本資料】中若已有設定稅別在此處會自動帶出其稅別或
可自行切換其他稅別的計算方式
稅後總額 即[稅前金額+營業稅]
折扣金額 給予客戶的折扣金額
預收金額 輸入向客戶預收的貨款金額
未收金額 即﹝稅後總額－預收金額﹞
貨單備註 補充欄位中不足的部份或做為某些特殊資料註記
特項功能說明
歷史單據轉入訂單
直接將過去的報價單或訂貨單據內容明細轉入到目前新增的訂貨單中
操作方法
1在【來源單號】的欄位按《F10》開啟轉入單據瀏覽視窗
2以滑鼠或鍵盤uarrdarr鍵挑選要轉入的單據後按《Enter》
3勾選要轉入的品項後按《Y確定轉入》即可
軟體使用教學手冊
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轉出貨單
確認出貨內容同本張訂單時可按 可將此張訂單直接轉成出貨單
訂貨單轉 Excel 格式 選擇〈F7列印〉如右圖所示按《F6轉 Excel》即可
相關項目客戶基本資料產品基本資料報價作業出貨作業
訂貨資料統計 意義查詢客戶訂貨及交貨情況 可依使用者的需要去設定所查詢時間客戶交貨日期已交貨未交貨及全部可單獨查詢一家或
者是一次查詢多家做為客戶訂貨交貨的依據
操作方式同進退貨資料統計
相關項目客戶基本資料產品基本資料出貨作業訂貨作業
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38
出貨
出貨作業
意義商品出貨輸入存檔以便查詢送貨量與應收客戶帳款
進入本功能後所出現的是日期最近的一張出貨單據如下圖所示
操作方法請參照 基本功能指引
按『瀏覽』可瀏覽所有的出貨單據
軟體使用教學手冊
39
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
出貨日期 通常系統會直接帶出當天的日期若不是當天的出貨則請自行輸入正確
的出貨日期
出貨單號 通常輸入完『出貨日期』按【Enter】鍵後系統會直接帶出『出貨單號』
預設採用出貨日期 + 流水號
客戶編號 請確實輸入本公司是出貨給哪一家客戶此項資料在【收款作業】中有相
關聯
發票號碼 若此張出貨單是有稅額的則需輸入發票號碼若沒有發票則無需輸入
交貨方式 可以下拉選單方式選取請確實輸入
業務人員
在【客戶基本資料】中若已有設定業務規屬在此處會自動帶出業務代號
若沒有設定請自行輸入經辦業務代號此項資料在【員工業績統計表】
有相關聯
訂單號碼 由訂貨單中轉至出貨單的訂單號碼在訂單作業中有詳細的說明
取用預收 對於有預收貨款的客戶直接從預收的金額中支付本筆貨款
倉號 可設定是由哪個倉庫出貨僅限用於多倉版
帳款日期 在【客戶基本資料】中若已有設定帳款日期在此處會自動帶出帳款日期
此項資料在【收款作業】有相關聯
稅前金額 出貨單中未含稅額的小計金額
稅別 在【客戶基本資料】中若已有設定稅別在此處會自動帶出其稅別或可
自行切換其他稅別的計算方式
稅後總額 即〔稅前金額 + 營業稅〕
折扣金額 給予客戶的折扣金額
已收金額 指已向客戶收的「訂金或金額」
未收金額 即〔稅後總額 - 已收金額 - 折扣金額〕
貨單備註 補充欄位中不足的部份或做為某些特殊資料註記
特項功能說明
歷史記錄 《Alt＋4》
按 可將該出貨客戶所有的歷史出貨單據列出來在修改或新增的模式下按 Enter 鍵可
取回再針對差異部份進行修改
單品歷史 《Alt＋5》
按 可針對指定的單項產品的將其出貨記錄列出來在此不分客戶可供比價用
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進貨記錄 《Alt＋6》
按 可針對指定的單項產品的進貨記錄可避免出貨的金額低於進貨金額
庫存查詢 《Alt＋7》
按 可查詢各倉庫的庫存量避免無貨可出的情形
多選輸入
可一次勾選多項產品到報價單中加快作業速度
SMS 簡訊發送
可發送簡訊通知該客戶
相關項目客戶基本資料產品基本資料系統參數設定出退貨資料統計應收支票已過期支票
收款作業庫存月銷耗報表盤點作業
出貨退回作業 【8出貨退回作業】與【7出貨作業】的操作方法略同故不重述
相關項目 客戶基本資料產品基本資料系統參數設定出退貨資料統計 應收支票已過期支
票收款作業庫存月銷耗報表盤點作業
出退貨資料統計 意義可直接在此項功能表中查詢出貨及出貨退回的詳細情形而不必再到【7出貨作業】或【8出
貨退回作業】中個別查詢可節省使用者的時間
可依使用者的需要去設定所查詢時間客戶出貨退貨已收款未收款及全部可單獨查詢一家
或者是一次查詢多家做為收款對帳單與收款作業有相關聯
相關項目 出貨作業出貨退回作業
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第五章 帳務管理 會計
付款作業
意義此功能是用來記錄付款作業的日期廠商支付類別及沖帳金額以備日後查核
當公司進貨後要付款時則需到此處建立新的付款作業
操作方法
1《新增》依序輸入付款日期登錄人員廠商編號帳款日期後按下【S查詢】會列
出該廠商在帳款日期區間內未付款的單據
註(1)請務必輸入付款廠商否則可能導致查詢不到未付帳款單據
(2)此處帳款日期是指進貨單中的帳款日期若您不確定帳款日期區間可空白不輸入直
接按下【S查詢】會列出所有的未付款單據
2勾選要沖銷的單據並輸入付款的現金金額票據金額等《存檔》即可
註若一筆貨款並非一次沖銷完畢則先在【沖帳金額】的欄位輸入此次要沖帳的金額後再
將該筆單據打勾即可
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欄位說明
欄位名稱 欄位說明
付款日期 系統預設使用當天日期若不是當天日期可自行輸入付款日期
付款單號 通常輸入完付款日期後按【Enter】鍵後系統會直接帶出付款單號預設採
用付款日期+流水號
登錄人員 輸入該筆資料的登錄人員
廠商編號 可按 F10 開啟快速查詢視窗選擇所需的廠商編號
帳款日期 輸入欲查詢的帳款日期區間此處帳款日期是以出貨單中的帳款日期為依據
應付總額 該家廠商在查詢的帳款日期區間中應付帳款總金額
現金金額 輸入付款的現金金額若此筆帳款不是由現金支付則此欄位不需輸入
票據金額 輸入開立支票的金額若此筆帳款不是由支票支付則此欄位不需輸入
其他折讓 輸入折讓的金額
取用預付 取用預付餘額中的金額來沖銷必須在預付餘額欄位中有金額才能做此功
能
累入預付 可預先付一筆帳款分多次沖銷預付的金額則輸入在此處
預付餘額 預付金額中尚可沖帳的餘額
沖帳合計 可用滑鼠勾選欲沖銷的單據號碼系統會自動將總金額統計出來若此次付
款金額與欲沖帳合計金額不符則存檔時系統會出現警示
備註 補充上述欄位中所不足的資料
其他操作說明請參照 基本功能指引
相關項目 廠商基本資料產品基本資料系統參數設定進貨作業進貨退回作業
進退貨資料統計應付支票已過期支票
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現金日記帳
意義是對於公司每日現金收支流向的資料管理
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
日期 系統預設為當天的日期及時間 若不是可另行輸入
項目科目 輸入收支的會計科目例如水電費郵電費文具費等等亦可按 F10
或快擊滑鼠二下即可開啟選擇視窗
類別 可選擇支出或收入二種
金額 輸入收入或支出的金額
摘要 可更詳細記錄每筆帳目資金流向的明細和用途當此欄有輸入明細時存
檔後在畫面右邊「註」的框框會有ˇ
註項目科目按 F10 或快擊滑鼠二下可開啟選擇視窗自建較常使用的會計科目片語如
此一來以後輸入現金科目時只需點選即可而不必再另外輸入片語節省操作時間
相關項目其它編號設定
銀行存提作業
意義記錄公司與往來銀行的帳戶情形方便日後帳戶管理
進入後畫面如
做圖所示
畫面左半部是
銀行帳戶瀏
覽右半部是帳
戶存提資料瀏
覽
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欄位說明
欄位名稱 欄位說明
安全餘額 此銀行帳戶的安全餘額此欄與〈銀行基本資料設定〉有相關聯
現在餘額 目前此銀行帳戶中的實際餘額
存提日期 系統預設為當天的日期及時間 若不是可另行輸入
存提單號 通常輸入完存提日期後按【Enter】鍵後系統會直接帶出存提單號預設採
用存提日期+流水號
金額 輸入存提的金額
存提類別 選擇存提的類別有存款支票存款提款及支票付款四種
支票號碼 輸入存提的支票號碼若不是由支票存提則此欄位不需輸入
餘額 建立此存提單時銀行帳戶中所剩餘的可用餘額
其他備註 補充上述欄位中所不足的資料
註在應收(付)支票中所有由此帳戶所開出兌現後的支票金額皆會自動轉入此處
其他操作說明請參照 基本功能指引
重新計算帳戶餘額
若有新增或修改存提單時按下 即可更新該銀行帳戶的現在餘額更便利於隨
時掌握各銀行帳戶中的可動用金額
相關項目 其他編號設定應付支票應收支票
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（收）款作業
意義此功能是用來記錄收款作業的日期客戶收款明細及沖帳金額以備日後查核
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
收款日期 系統預設使用當天日期若不是當天日期可自行輸入收款日期
收款單號 通常輸入完收款日期後按【Enter】鍵後系統會直接帶出收款單號預設採
用收款日期+流水號
登錄人員 輸入該筆資料的登錄人員
客戶編號 可按 F10 開啟快速查詢視窗選擇所需的客戶編號
帳款日期 輸入欲查詢的帳款日期區間
應收總額 該家廠商在查詢的帳款日期區間中應收帳款總金額
現金金額 輸入收款的現金金額若此筆帳款不是由現金收入則此欄位不需輸入
票據金額 輸入收款支票的金額若此筆帳款不是由支票收入則此欄位不需輸入
其他折讓 輸入折讓的金額
取用預收 取用預收餘額中的金額來沖銷必須在預收餘額欄位中有金額才能做此功
能
累入預收 可預先收一筆帳款分多次沖銷預收的金額則輸入在此處
預收餘額 預收金額中尚可沖帳的餘額
沖帳合計 可用滑鼠勾選欲沖銷的單據號碼系統會自動將總金額統計出來若此次收
款金額與欲沖帳合計金額不符則存檔時系統會出現警示
備註 補充上述欄位中所不足的資料
相關項目出貨作業客戶基本資料出貨退回作業應收支票
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應（付）帳齡分析表
意義此分析表是用來顯示尚未付清給各個廠商的應付帳款其帳齡分佈在各個設定期間的
統計數據
圖片左邊的日期區間可依使用者的統計習慣去設定設
定好後只需按【設定為預設值】鍵則每次進入系統時
依此設定統計
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
開始廠商 可按 F10 開啟快速查詢視窗選擇欲查詢的開始廠商編號
結束廠商 可按 F10 開啟快速查詢視窗選擇欲查詢的結束廠商編號
帳齡種類 可選擇 1帳款日期或 2銷貨日期二種
報表標題 可選擇 3天數或 4日期二種為報表標題
結束日期 系統會自動帶出當天日期若不是可自行輸入欲查詢的結束日期
相關項目廠商基本資料進貨作業進貨退回作業進退貨資料統計表付款作業
應（收）帳齡分析表
意義此分析表是用來顯示各個客戶尚未付清的應收帳款其帳齡分佈在各個設定期間的統
計數據
操作方式請參照 應（付）帳齡分析表
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
開始客戶 可按 F10 開啟快速查詢視窗選擇欲查詢的開始客戶編號
結束客戶 可按 F10 開啟快速查詢視窗選擇欲查詢的結束客戶編號
帳齡種類 可選擇 1帳款日期或 2銷貨日期二種
報表標題 可選擇 3天數或 4日期二種為報表標題
結束日期 系統會自動帶出當天日期若不是可自行輸入欲查詢的結束日期
相關項目客戶基本資料出貨作業出貨退回作業出退貨資料統計表收款作業
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應收帳款
意義用來顯示某段時間內應收帳款的彙總資料報表
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
帳款種類 可選擇依 1客戶別或 2業務別做為應收帳款報表的依據
帳款日期區間 輸入欲查詢的起迄日期
統計客戶區間 可按 F10 開啟快速查詢視窗輸入欲查詢的客戶編號
統計業務區間 輸入欲查詢的業務編號
報表種類 可自行選擇共有明細表簡要表及應收總表三種報表
是否含前期未
收款之明細
若所查詢的日期區間之前仍有尚未收取的款項則可在此欄位中打ˇ就
可顯示前期未收款之明細
相關項目客戶基本資料產品基本資料員工基本資料出貨作業出貨退回作業出退
貨資料統計表
應付帳款
意義用來顯示某段時間內應付帳款的彙總資料報表
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
帳款種類 可選擇依 1廠商別或 2經辦人員別做為應付帳款報表的依據
帳款日期區間 輸入欲查詢的起迄日期
統計廠商區間 可按 F10 開啟快速查詢視窗輸入欲查詢的廠商編號
統計經辦區間 輸入欲查詢的經辦人員編號
報表種類 可自行選擇共有明細表簡要表及應收總表三種報表
是否含前期未
付款之明細
若所查詢的日期區間之前仍有尚未付清的款項則可在此欄位中打ˇ就
可顯示前期未付款之明細
相關項目廠商基本資料產品基本資料員工基本資料進貨作業進貨退回作業進退
貨資料統計
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票據
應(付)支票
意義可沖銷應付帳款中所有由支票給付的記錄節省會計人員作帳以便查詢核對廠商的
帳款
進入本功能後出現所有應付票據資料視窗以票據到期天數作為循序排列條件
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
開票日期 系統預設使用當天日期若不是當天日期可自行輸入開票日期
支票類別 支票的種類此處為應付支票
支票號碼 開立支票上的號碼
支票金額 開立支票上的金額
來源單號 輸入這張支票是要沖銷哪一張【付款作業】中的進貨單號
廠商編號 可按 F10 或 鍵開啟快速查詢視窗選擇所需的廠商編號
廠商名稱 廠商編號選定後會自動帶出該廠商名稱
到期日期 開立支票上的到期日期
兌現日期 這張支票預計何時會兌現的( 因有時票據的交換需時 1~3 個工作天金額
才能真正入帳)
票據狀態 目前票據的狀態有未兌兌現退票作廢領取及其他共六種
開票銀行 選取開立的支票銀行 若尚未設定請至【其他編號設定】中的銀行基本資料設定
銀行名稱 開票銀行選定後會自動帶出該銀行名稱
其他備註 補充上述欄位所未提到的
未兌支票總額 系統會自動統計所有未兌現的支票張數及總額
其它說明
支票簽回單
點選《列印》即可列印支
票簽回單若要更改表單
字頭字尾請參照 按鍵說
明
相關項目進貨作業已
過期支票付款作業
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應(收)支票
意義可沖銷應收帳款中所有由支票收款的記錄以查核客戶的帳款
進入本功能後出現所有應收票據資料視窗以票據到期天數作為循序排列條件
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
收票日期 系統預設使用當天日期若不是當天日期可自行輸入收票日期
支票類別 支票的種類此處為應收支票
支票號碼 應收票據上的支票號碼
支票金額 應收支票上的金額
來源單號 輸入這張支票是要沖銷哪一張【收款作業】中的出貨單號
客戶編號 可按 F10 或 鍵開啟快速查詢視窗選擇所需的客戶編號
客戶名稱 客戶編號選定後會自動帶出該客戶名稱
到期日期 應收支票上的到期日期
兌現日期 這張支票預計何時會兌現的 (因有時票據的交換需時 1~3 個工作天金額才
能真正入帳)
票據狀態 目前票據的狀態有未兌兌現 託收轉讓退票票貼及其他共七種
開票銀行 應收票據上開立支票銀行的帳號
開票銀行 應收票據上開立支票銀行的名稱
託收銀行 選取開立的支票銀行 若尚未設定請至【其他編號設定】中的銀行基本資料
設定
託收銀行 開票銀行選定後會自動帶出該銀行名稱
其他備註 補充上述欄位尚未提到的
其他操作方式與應付支票作業相同
相關項目 出貨作業收款作業已過期支票
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已過期支票
意義所有已過期的支票皆會轉入此視窗方便會計人員查詢核對
過期支票瀏覽列出所有過期支票（應收應付）可依需求排列如名稱開票日期兌
現日期銀行hellip等（本功能為整合上述rdquo應付rdquordquo應收rdquo二項支票作業所產生的資料
對照表）
註此處只能做查詢的動作並不能做新增或修改的動作
相關項目 應付支票應收支票
應(收)票批次兌現
意義可一次將單張或多張應收票據轉兌現並將兌現的支票轉入已過期支票中
按鍵說明
欄位名稱 欄位說明
全選 將所列出的支票全部選擇為要兌現的狀態
全不選 將所列出的支票全部選擇為要非兌現的狀態
兌現轉入過期支票 將已選擇的支票轉成兌現狀態並將支票轉入過期支票中
相關項目應收支票銀行存提作業
應(付)票批次兌現
意義可一次將單張或多張應付票據轉兌現並將兌現的支票轉入過期支票中
操作方式請參照 應(收)票據批次兌現
相關項目應付支票銀行存提作業
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應收票齡分析表
意義此分析表是用來顯示已收未兌現的應收支票其帳齡分佈在各個設定期間的統計數據
圖片左邊的日期區間可依使用者的喜好去設定設定
好後只需按【設定為預設值】鍵則每次進入系統時
依此設定統計
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
開始客戶 可按 F10 開啟快速查詢視窗選擇欲查詢的開始客戶編號
結束客戶 可按 F10 開啟快速查詢視窗選擇欲查詢的結束客戶編號
報表標題 可選擇 1天數或 2日期二種為報表標題
結束到期日 系統會自動帶出當天日期若不是可自行輸入欲查詢的結束日期
相關項目應收支票
應付票齡分析表
意義此分析表是用來顯示開立給各個廠商的未兌現應付支票其票齡分佈在各個設定期間
的統計數據
操作方式請參照 應收票齡分析表
相關項目應付支票
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第六章 庫存管理
期初開帳程序
1進貨
第一次使用時本系統時將基本資料建立完成後首先利用【進貨作業】將所有產品均做首
次進貨並且將已付款的進貨單據沖銷
註亦可利用庫存調整單將所有產品數量及成本鍵入或者利用盤點作業進行盤點後將盤點
量轉入現有量必須要注意的是若您選擇使用盤點轉入的方式系統將無法自動抓取產品成
本
2由產品基本資料中作期初開帳
至產品基本資料中按(Alt+F 鍵)將可以產生庫存的
期初開帳資料
按《確定》後將自動轉入期初
庫存日消耗異動表
意義驗證庫存量的正確性且可以將驗證後的正確量寫入現有量
(1) 當日消耗表列出查詢日期當天的庫存數量
變動情況用來驗證庫存量的正確性
(2) 逐日銷耗表列出前一次結轉日至查詢日期
當天的庫存數量變動情形用來驗證庫存量
的正確性另可將計算後的實際現有量寫入
帳面量(產品基本資料中的現有量)
軟體使用教學手冊
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庫存月消耗異動表
報表意義列出查詢當月份的庫存數量變動情形用來驗證庫存量的正確性另可將計算
後的實際現有量寫入帳面量(產品基本資料中的現有量)並作轉入產生下月期
初量
使用時機每月底結束營業後或每月初開始營業前
操作方式
1)檢視庫存月銷耗表上的異動資料及現有量是否均正確當計算後存量與目前帳面存
量不符時會以黃色警示
2)確認無誤後按下 出現如下視窗再次確認
注意產品基本資料中的現有量將會被庫存月銷
耗 表 中 的 現 有 量 取 代因 此 請 謹 慎 使 用 結 轉 功 能
C)若產品進出異動量不正確請利用庫存調整單
做調整後重新執行步驟 A)~ B)
後記
庫存量又有問題了 怎麼都跟架上物品不符 相信大多數人都有這樣的心聲
很多使用者的觀念上總是認為庫存只要交給電腦來管理庫存量一定準確殊不知電腦軟體
有可能發生不可預期的結果(程式暇疵或使用中突然的斷電當機)或是產品管理不當導致失
竊或是破損或是產品擺設到不正確的位置都有可能使得電腦中的庫存量異常所以在庫存管
理中盤點變成了一項非常重要的工作
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庫存調整單
意義當帳上的庫存量與實際庫存盤點的結果不符時即可利用此功能來調整帳上的庫存量
及成本
在〈C進出貨〉選擇【C
庫存調整單】如圖可
按《新增》《修改》
《查詢》或《刪除》鈕
更動關於調整庫存的相
關資料
按《瀏覽》進入庫存調整
單據瀏覽
操作方法
庫存調整單中的「數量」欄位應輸入實際庫存量與帳面現有量的差異量
作庫存調整時若目前某產品在系統中的現有量為 10 個但實際上賣場中只剩 8個則在
數量的欄位中輸入-2即可將系統中的現有量調整為 8個
若使用者無進貨作業的動作卻想要統計出產品的銷售成本及利潤可直接在此處輸入產
品的成本或覺得目前系統中的平均成本不正確亦可自行修改
註盤點作業中若有盤差或盤盈時會自動產生一張盤點調整單
其他操作方式請參考基本操作方法
相關項目產品基本資料盤點作業
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盤點作業
意義盤點各倉的庫存量以便管理可避免庫存太多或不足節省公司無謂的支出
有關庫存量的準確性一直為各行各業及門市經營管理者所困擾即使使用電腦軟體一樣產生
庫存量不準確的情事皆因方法錯誤或關念的偏差導致
在庫存做盤點前有些前置工作若準備充足則可收事半功倍之致
A盤點的前置工作
1 貨架上物品的擺設是否整齊乾淨
2 貨架的分類是否明確並且標示清楚
3 待進貨瑕疵物品異常品是否與陳列區清楚區分
4 人員的物品熟悉度及教育訓練是否充足
B盤點實施要點
1 全面盤點(期初期末盤點)或循環盤點
2 盤點的開始時間及預計結束時點
3 人員編組及人力分派
4 列印盤點單(可利用盤點機)
5 盤點機轉入或人工鍵入盤點數量
6 列印盤點報告單(盤盈盤損表)
C檢討此次盤點作業及問題研究
在【F系統支援】選擇【盤點作業】的選項會出現最近一張單據
操作方法
1由盤點機盤點
新增一張盤點單將盤點量輸
入盤點機再按
鍵直接將盤
點機中的資料傳送到系統
中按下 鍵即
可完成盤點作業
軟體使用教學手冊
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2由人工手動盤點
A)新增一張盤點單按《A盤點產品轉入》鍵選擇欲盤點的產品編號可依全部產品廠
商產品類別儲放位置產品編號及庫存數量共六種選擇方式選擇所需的產品或者用
《新增明細》的方式輸入要盤點的品項接著按下《F3存檔》
B)按下《F7列印》報表選擇為「盤點單」列印出盤點單由人工盤點並將盤點量寫在盤點
單上
C)進入盤點作業點選《修改》將盤點量輸入系統中按下《存檔》後再按《轉入現有量》
鍵即可完成盤點作業
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
盤點日期 系統預設使用當天日期若不是當天日期可自行輸入盤點日期及時間
盤點單號 通常輸入完盤點日期後按【Enter】鍵後系統會直接帶出盤點單號預設
盤點人員 輸入該筆資料的盤點人員
盤點備註 補充欄位中所不足的資料
盤點倉號 選擇欲盤點的倉號 (多倉版)
《 Alt+A 》盤點產品轉入
按 可針對特定部份產品或廠商選取所需
的盤點商品
1先選擇轉入依據
2輸入起始編號及結束編號
3按下《Y確定》便可將符合條件的產品加入到盤點單中
《 Alt+B 》盤點機輸入
按 可先由盤點機盤點再直接
將盤點機中的資料傳輸到系統中可節省再輸入一
遍的時間
轉入現有量
當盤點完後且已經將盤點數量輸入至系統中後此時可按 鍵將盤點量轉入現有量
且同時在【庫存調整單】產生一張盤盈盤虧單即可完成盤點作業
相關項目產品基本資料員工基本資料庫存調整單
軟體使用教學手冊
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第七章 系統支援
密碼設定
意義本設定首重資料保全功能系統依使用者名稱及密碼選擇性的開放系統功能可確
保資料的隱密性預防一些重要資料外流而設定通行密碼可依特定人員使用密碼才能執
行
進入時需輸入您的使用者密碼才有權限進入密碼設定中去新
增或是修改此設計目的在於防止管理者離開時他人趁機擅自
修改帳號權限
新增 增加完使用者名稱及密
碼後再設定使用功能明細（打
ˇ者為開放本項功能）
成本顯示若沒有打ˇ則該使
用者進入後台時基本資料的產
品欄位成本相關欄位則不顯示
備份作業
意義將所有資料另存一份應注意不要備份在同一部硬碟（以免硬碟實體損壞）同時為
保障資料安全應自訂備份期間如每週三六各一次
選定備份的目錄位置按下《開始備份》
鍵後即可完成備份作業
建議您在備份的檔案名稱 Data 後再加上
備份日期以避免備份資料太多產生混淆
註選擇備份路徑時需注意資料夾的名稱
應避免為空白或包含特殊符號如
gtlt$hellip等
軟體使用教學手冊
58
資料重整
意義當系統在操作途中因發生停電不正常關機或硬體發生故障而故造成系統資料中異常
現象導致資料毀損可利用本功能做一資料維護
注意執行資料重整時務必讓其他工
作站或前後台離線
編碼更改
意義因本系統中所有基本資料的編號只要存檔後就不能做修改的動作故在此設立一
個修改編號的程式
註因為基本資料中的編號會跟進銷貨產生連動關係為保持舊有歷史資料的正確性所以
更改編號時須在此更改以保持資料的完整若您要修改基本資料時請先到【2備份作業】
做資料備份的動作避免系統在編修的過程中發生停電或不明原因當機而造成資料流失
操作方法
1選擇欲修改的編號之資料
庫有客戶廠商產品員
工及產品類別資料檔共 5種供
選擇
2用滑鼠或按 F10 在原編號的
欄位上選擇欲更改的編號
3直接在新編號的欄位上輸入
新的編號
4按下《確定更改》鍵即可
完成編號更改的動作
軟體使用教學手冊
59
系統顏色修改
意義覺得系統中預設的顏色不喜歡嗎想自創風格時可利用本功能修改畫面使用者可依
個人喜好修改使用的畫面其中必須注意的是修改畫面確定後按 Y 儲存設定 要先
離開本系統再重新進入本系統才能生效
若欲更換背景圖片圖
片格式可
為jpggifbmphellip
等檔案格式
改亂了可按系統預設
值變回原來樣式
行事曆管理
意義經常忘東忘西的寫在紙條上麻煩又不容易找利用本功能吧啟動系統時會提醒哦
操作方法
1 點選《新增》後輸
入事件日期時
間對象地點
事由事項的欄位
可註記細節事項
2 勾選事件提醒方
式若沒勾選便不
會出現提醒的訊
息
軟體使用教學手冊
60
名片簿管理
意義可將重要的電話或經常聯絡朋友記錄在此容易找尋又不會丟可分類還有多項
詳細資料欄位可供利用
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
名片分類 可點選 開啟客戶分類的快選視窗
電子信箱 若有輸入 E-Mail 帳號則按下 可直接連結至 Outlook 發送信件
其他備註 補充欄位中不足的說明或做為某些特殊資料註記
選擇發送簡訊功能時可自動帶入行動電話號碼
操作方法請參照 基本操作方法
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61
產品停用啟用處理
意義將產品基本資料中已經停產或停售長時間不使用的產品資料作停用處理可加快搜
尋的速度也增加盤點補貨等工作的效率若日後進貨時新進產品的條碼與停用產品
條碼相同時系統會出現警告訊息可直接將產品恢復續用
操作方法
1 產品停用
A)將欲停用的產品打勾勾選的品項會列在右上方的挑選清單列中確認後點選《停用》
停用的產品會列在下方的〈停售或停用之品項〉中
B)直接在產品基本資料中刪除的品項也會自動被系統列到停用產品中喔~
2 產品啟用
在欲恢復續用的產品上按一下滑鼠右鍵選擇《Y產品續用恢復》確認後該筆資料會
回復到產品基本資料中恢復續用的產品庫存量售價成本等均會歸零若要查看過去
的歷史進貨紀錄及銷貨分析請利用〈歷價〉及〈分析〉的功能
相關項目產品基本資料
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62
產品成本重算
意義若於系統使用時發生停電或當機或硬體故障情形而造成平均成本有異常之情形可
利用此作業將平均成本重算
可選擇年或指定月份計算確
定無誤時可利用寫入功能將
目前平均成本更新
若平均成本重算後有發生的情形則執行《W將計算之平均成本寫入》後必須利用 資
料偵錯 功能將異常的產品資料修復接著再到產品基本資料中利用〈歷價〉重新寫入成本
相關項目產品基本資料資料偵錯
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資料偵錯
意義藉由資料偵錯系統來偵測錯誤的資料再加以修復是屬於軟體異常控管的一項重要功
能有如 Windows 中的磁碟偵錯功能
操作方法
選擇客戶資料檢測編號是否重 覆及累積點數預收金額數值溢位等異常檢測
選擇銷貨資料檢測編號是否重覆及小計金額銷貨成本數值溢位等異常檢測且可將銷
貨成本以目前平均成本置換但此項功能需在已驗證過產品資料且無異常的情況下才能進
行
選擇廠商資料檢測編號是否重 覆及異常資料偵錯
選擇產品資料檢測編號是否重 覆及最近進價平均成本及售價數值溢位等異常檢測
選擇進貨資料檢測編號是否重覆及異常資料偵錯
選擇訂貨資料則會重新計算產品檔中的被訂購量
選擇倉庫資料重新分析產品檔及倉庫檔中的庫存關聯結構並自動將錯誤修復
以上各個資料檔檢測後若有異常情形出現只需按《自動修復錯誤》鍵即可完成資料偵錯
修復的動作
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用戶使用記錄
意義可記錄各用戶進入系統的日期及時間及使用哪個功能表做哪些動作避免在多人
使用狀況下無法查到資料修改或刪除是由何人做的
流量統計
依據系統登入用戶別統計各動作的操作次數
在桌面上建立捷徑
意義當桌面上安裝的捷徑不小心刪除或在一開始安裝軟體時沒有建立捷徑皆可利用此功
能輕鬆在桌面上重新建立捷徑再也不用擔心找不到執行路徑
操作方式
1輸入前台工作站號若是單機版則不需輸入
2直接點選《1建立後台管理捷徑》或《2建
立 POS 前台捷徑》就會在桌面上自動建立捷徑
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備份還原
意義當您發現銷售前台進入後出現錯誤代碼或存檔後交易紀錄無法存入時代表銷售資料
庫已經遭受毀損備份還原能夠幫助您將資料還原到您最後一次做備份的狀態
1 請先將執行資料備份並記下您的備份目錄位置操作方式請參照 備份作業
2 請放入安裝光碟重新安裝或至我們的網站 wwwhiposcomtw 下載試用版本（切記版
本必須相同）
註請確定所有工作站或前台均已離線且無其他軟體正在執行
無需移除原本的軟體直接執行安裝即可
3 請至[開始][程式集][叡鴻 Hipos 軟體系列]點選[備份還原]或至電腦中的 csalewin 中
點選 備份還原exe 如圖所示選取您的備份目錄位置後點選《S開始還原》即可
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66
第八章 附件 其他技術支援
報表格式修改
利用 HiPOS 軟體中的報表系統工具可以自行修改報表的格式
系統工具的開啟方式
1《開始》rarr《程式集》rarr《叡鴻 HiPOS 軟體系列》rarr《報表系統工具》
2到電腦 csalewin 資料夾中將〈系統工具exe〉點滑鼠左鍵兩下開啟
自訂列印紙張大小
開啟系統工具後選擇要修改列印格式的報表後將紙張規格分別填入高度寬度上邊界
左邊界即可
例如原本是 A4(290210mm)格式要改
成列印中一刀格式直接修改高度
140寬度 210 就可以囉~
修改報表內容
1開啟系統工具後先選擇要修改的報表再按《修改報表》
2若要修改報表內容的位置以滑鼠圈選要移動的範圍後以larruarrdarrrarr移動或直接以滑鼠拖
曳至您預定的位置即可
3若要修改或增加文
字則先點選 報表控
制項工具列 上的
一下接著點一下要
修改的文字或要新增
文字的位置即可編
輯文字
4修改完成後點選
左上角的《檔案》rarr
《儲存》
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自訂瀏覽視窗表格樣式
意義因為使用者的螢幕大小及解析度設定的不同在瀏覽視窗中難免發生表格橫向欄位太
大或太小導致於查看資料時的不方便HiPOS 提供了自訂表格樣式的功能讓使用者調整好
欄位後可以存檔方便日後查看
操作方法
1將滑鼠移動到要調整的欄位框上會出現 符號以滑
鼠拖曳即可調整欄位大小
2調整好後如圖在內容的任一位置上按一下滑鼠右鍵選擇《儲存表格樣式》若是儲
存後不滿意可以選擇《恢復預設值》
滑鼠右鍵功能選單
意義建立資料時若已經有其他檔案格式的資料存在方便
複製貼到 HiPOS 軟體中
在 HiPOS 軟體中當欄位為可編修狀態下時可以按一下滑鼠
右鍵便能呼叫功能選單(複製貼上剪下)
看完了使用手冊仍然無法解決您的問題嗎本公司提供了多元的諮詢管道
本公司網站技術支援httpwwwhiposcomtw 文件知識庫
電話諮詢07-7030898
傳真專線07-7032066
E ndash Mail Servicehiposcomtw
公司地址高雄縣鳳山市 830 埤北路 81 號
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庫存管理
基本庫存管理功能操作說明
標準作業流程
產品現有數量
產品基本資料中的現有數量欄位系統會自動依照進貨及銷貨統計並隨時更新產品現有量
因此為了保持現有量的正確性及產品成本的準確度請勿直接從產品基本資料的現有數量欄
位修改現有量
進貨作業
進貨時確實輸入正確的進貨量要留意進貨單位是否正確進貨及進貨退回時產品的庫存
量都會自動增減
庫存調整單(HiPOS-Light 版無此功能)
（一）使用時機
1 某產品的數量因毀損失竊hellip等非進貨及銷售而短缺或增加導致需要調整產品的現
有量時
2 由盤點作業中執行盤點量轉入現有量時若有差異量系統會自動產生一張庫存調整
單
（二）操作方式
1 進入【C進出貨】 rarr 【庫存調整單】
2 點選 【新增】rarr輸入日期單號經辦人員備註
3 點選 【新增明細】 rarr輸入【產品代號】
4 輸入【數量】是指實際數量與產品現有量的差異量例如 A產品實際量為 10 個產品
基本資料中的現有量為 8個兩者的差異量為 10－8＝+2數量的欄位輸入 2若 B產
品的實際數量為 15 個產品基本資料中的現有量為 20 個則差異量為 15－20＝-5
數量的欄位便輸入-5
5 點選【存檔】後產品現有量便會隨著調整
（三）附註
HiPOS-Light 版若平時發現產品數量有錯誤請直接利用【盤點作業】的轉入現有量功
能來調整產品的現有量
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庫存日消耗表
（一）當日消耗表列出查詢日期當天的庫存數量變動情況用來驗證庫存量的正確性
（二）逐日消耗表列出前一次結轉日至查詢日期當天的庫存數量變動情形用來驗證庫存
量的正確性另可將計算後的存量寫入帳面量(產品基本資料中的現有量)
（三）使用時機每日營業結束利用庫存逐日銷耗表檢驗庫存正確性
庫存月消耗表
（一）報表意義列出查詢當月份的庫存數量變動情形用來驗證庫存量的正確性另可將
計算後的實際現有量寫入帳面量(產品基本資料中的現有量)並轉入產生下月期初量
（二）使用時機每月底結束營業後或每月初開始營業前
（三）操作方式
1 檢視庫存月消耗表上的異動資料及現有量是否均正確當計算後存量與目前帳面存量
不符時會以黃色警示
2 確認無誤後按下 出現如下視窗再次確認
盤點作業
（一）盤點前置作業
1 貨架上物品的擺設是否整齊乾淨
2 貨架的分類是否明確並且標示清楚
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70
3 待進貨瑕疵物品異常品是否與陳列區清楚區分
4 人員的物品熟悉度及教育訓練是否充足
（二）操作方式
1 進入【F系統支援】rarr【盤點作業】rarr【新增】rarr輸入日期單號盤點人員備註
2 在【產品代號】輸入要盤點的產品rarr【存檔】rarr【列印】選擇【盤點單】
3 進行人工盤點工作
4 進入【盤點作業】rarr【修改】rarr在【盤點數量】輸入實際盤點數量rarr【存檔】
5 選擇【轉入現有量】即可將盤點量轉入到產品基本資料中的現有量
（三）操作秘訣
2 利用【新增明細】可一項項將要盤點的產品輸入
3 利用【盤點產品轉入】可以選擇一次將所有產品輸入或者依照廠商別產品類別儲
放位置產品編號輸入
4 務必確實將盤點量輸入盤點單的「盤點數量」欄位中盤點數量請勿輸入負數
（四）盤點要點
1 全面盤點及循環盤點除了期初或期末的全面盤點之外應固定每隔一段時間做循環
盤點循環盤點可以依照產品類別儲放位置或者產品編號等等例如固定每個月作
一次循環盤點第一個月盤點第一排貨架的商品第二個月盤點第二排貨架的商品
2 盤點時效盤點開始到盤點結束的時間盡量不要超過預定時程為了防止盤點錯誤應
避免盤點期間同時進貨銷售盤點完畢應即時將盤點量轉入現有量
3 盤點差異量軟體系統中的現有量欄位嚴格來說是帳面上的產品數量而盤點量則是
實際庫存的數量軟體操作過程有疏失產品瑕疵失竊及盤點錯誤等許多因素均
可能導致帳面上的數量與實際庫存不符的情況因此有盤差是可以被接受的但若差
異量太大時管理者便應觀察是哪個環節出了問題
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上線一段時間後初次執行盤點作業或庫存日月銷耗表
說明
1過去進貨或庫存有異時均直接修改產品現有量
2使用一段時間後才執行庫存月銷耗表結轉
3更新版本或重新安裝執行資料備份還原或者它系統資料轉檔匯入
上述情況可能會發現期初量都是 0以致計算後存量與帳面存量產生極大的誤差
作業流程
期初開帳作業
（一）使用時機
1 初次使用者
2 已經上線一段時間的使用者
3 更版或重新安裝系統後執行備份還原的使用者
4 產品現有量正確而庫存日月銷耗表中的現有量完全不對者
（二）操作方式
1 進入【A基本資料】rarr【產品基本資料】確認產品現有量均為正確的數量
2 按【Alt+F】開啟庫存量期初開帳作業視窗rarr選擇「轉入期初月份」rarr【確定】
3 此一動作可以根據產品基本資料中的現有量去重新計算出庫存日月銷號表中的現有
量並且反算出期初量
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常見 QampA
產品基本資料中的現有數量與實際庫存量不符合
1 僅有少數幾項產品的庫存量不符時可利用「庫存調整單」做調整
2 多項產品的庫存量不符時利用「盤點作業」並將盤點量「轉入現有量」
3 每日營業結束時可利用「庫存逐日消耗表」核對產品庫存量並將正確量寫入現有量
4 檢視產品-進出異動表可查明是否有單據數量錯誤
產品現有量不會隨銷售或進貨變動
1 執行資料重整
2 檢查前台 Alt+F5 銷售記錄是否正常若銷售存檔後無銷售紀錄或者銷售明細僅有時間及
金額代表資料庫已經損壞
3 檢查銷售及進貨時的產品編號是否一致
4 檢查產品基本資料中產品是否有重複建檔換言之相同的產品名稱是否有兩個不同的
產品編號
庫存日月消耗表中的期初量為零導致統計後的現有量錯誤
1 發生原因沒有將上月底的庫存作結轉寫入本月期初
進入【庫存月消耗表】rarr列印年月輸入上個月份rarr執行結轉
2 發生原因Ⅰ曾經從產品基本資料中的現有量欄位直接修改數量
Ⅱ更版或備份還原後沒有執行期初開帳的動作
進入產品基本資料執行【Alt+F 期初開帳作業】
3 當月底營業結束時請檢視庫存月消耗表核對庫存量並執行結轉的動作將正確量寫入現
有量及寫入次月期初量
庫存日月消耗表中的調入量與實際調整的數量不符合
1 發生原因盤點作業轉入現有量時重複執行轉入現有量的動作
2 進入【庫存調整單】rarr點選【瀏覽】尋找備註中盤點轉入單號重複的資料
3 刪除重複的調整單即可
利用盤點量轉入現有量卻發現某些產品仍然與實際庫存量不符合
1 發生原因 盤點數量錯誤
盤點作業中盤點數量輸入錯誤
營業時間進行盤點工作盤點後到轉入現有量的過程中產品銷售出去而未作
調整
2 利用「庫存調整單」調整現有量
3 HIPOS-Light 版利用「盤點轉入現有量」作調整
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已經將盤點量轉入現有量之後發現盤點時數量點錯
1 利用「庫存調整單」調整現有量
2 HIPOS-Light 版利用「盤點轉入現有量」作調整
連續數月都有做庫存月消耗結轉但庫存月消耗中某些產品的現有量卻總是有誤差
1 發生原因每個月結轉的時間點有誤
2 進入【庫存月消耗表】rarr列印年月輸入本月份rarr列印出該張報表或記下該報表的ldquo期初
量rdquo
3 重新進入【庫存月消耗表】rarr列印年月輸入上一個月份
4 比較本月份的ldquo期初量rdquo及上個月份的ldquo現有量rdquo是否相同若上個月份的現有量比本月
份的期初量少代表上一個月結轉之後仍有作銷售或調整
例如430 下午 200 做結轉將正確量寫入下月期初（產生 5月份的期初量）但是 430
下午 300 又陸續作了銷售或調整庫存量
5 做法
盤點機盤點時架上無庫存的 產 品 會 漏 盤
新增盤點單時選擇【盤點產品轉入】將全部產品轉入並將【盤點數量】全部修改為 0
將盤點機中的資料轉入該盤點單存檔後將盤點量轉入現有量
4 月
5 月份
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選購模組功能簡介
簡訊 SMS 發送模組
SMS 簡訊發送功能透過網際網路直接由 HiPOS 軟體系列中發送簡訊至客戶的行動電話能夠達
到迅速確實即時傳遞訊息及行銷的效益
HiPOS 門市及進銷存 v6 以後都可使用免申請儲值後馬上開通
功能特色
1 低廉的發送費用
一般使用手機發送簡訊每通大約 $25~ 35 之間使用 HiPOS SMS 每通只要 11~13 之
間足足省了 50
2 搭配 HiPOS 軟體分析有效客戶發送
利用 HiPOS 的各項統計如累積點數已購商品累積消費金額生日等等的各項數
據做有效的簡訊廣告行銷並且會自動過濾重覆的電話及統計發送的通數
應用 1 生日到時發送祝賀簡訊並告知來電優惠方案
應用 2 廠商新商品推出時可過濾已購買同類商品的客戶清單做簡訊廣告發送hellip更多應用
等你來發掘
3 大量簡訊發送
除了對單一客戶發送簡訊外大量發送簡訊的功能可同時對多個客戶行動電話號碼發送簡
訊
4 簡訊發送時效性佳
簡訊發送後正常情況下約 3~10 秒鐘就可即時將簡訊傳送到客戶手機重要訊息不怕客戶
收 不 到 若 因 故 對 方 無 法 接 收 將 會 自 動 重 發 直 至 發 送 成 功 或 滿 24 小時止
5 常用訊息片語編輯
「常用訊息」功能可以編輯儲存常用的簡訊內容可以加快編寫簡訊的速度
6 預約發送
可自定要發送的時間時間到才發送簡訊更有效率的廣告效益
軟體使用教學手冊
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單一簡訊發送
在會員基本資料廠商基本資料員工基本資料中
按下 即可發送簡訊
大量簡訊發送
﹝統計報表﹞rarr﹝C會員郵寄標籤大量簡訊﹞依照
條件選擇要發送簡訊的對象後點選《S發送簡訊》
即可將簡訊發送到所選擇的對象
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產品分類產品單位設定
意義建立產品的分類類別產品單位等常用資料使往後的資料建檔更順暢方便
產品類別設定
1 在〈A基本資料〉選擇〈5其他編號設定〉
選項如圖所示
2 選擇〈產品分類設定〉按《Y確定》
3 選擇《新增》輸入代碼及類別名稱後按
《存檔》完成
註產品分類請以數字為主
產品編號為產品分類代碼+流水號至多為 14 碼若產品分類代碼以英文為主容
易導致產品增多時流水號位數不足使用且列印條碼時容易有過長的困擾
產品常用單位設定
操作步驟如同上述產品類別設定
銀行基本資料設定
設定往來銀行的資料作為日後在銀行存提應收支票應付支票作業時的依據
客戶分類設定
設定客戶基本資料中的客戶分類操作步驟如同上述產品類別設定
常用片語設定
設定【現金日記帳】中常用的會計科目日後使用時可直接開啟快選視窗節省輸入作業時間
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15
產品基本資料
意義產品輸入總覽新增修改及查詢
1 在〈A基本資料〉選擇〈3產品基本資料〉選項如圖所示
2 選擇《新增》來建立一筆新的產品資料
資料輸入方式請參照 基本功能指引
欄位說明
欄位名稱 欄位說明 F10
產品名稱 輸入該產品的名稱
產品分類 若類別項目太多時可按【F10】開啟視窗選取 ˇ
產品編號 按【Enter】讓電腦自動編號或是直接鍵自編碼亦可最多可編
至 14 碼編碼原則類別代碼加上流水號
產品條碼
將游標移到『產品條碼』欄位如果是國際條碼拿 CCD 條碼掃
瞄機在條碼標籤上掃瞄一下則會有一組數字產生待存檔後
往後在銷售時只須刷入國際碼即可不必在每樣產品都貼上條碼
原廠料號 商品出廠時之廠商編號可方便於進貨中使用加速進貨作業
注音簡碼
單字中的第一個注音符號如【日式蘇打餅乾】rdquo蘇 rdquo的注音
拼音是ㄙㄨ而ㄙ對照鍵盤上的英文則為 N依此類推【日式蘇
打餅乾】對照鍵盤上的英文則是【BGN21】
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基本單位 銷售最小量的計算單位可按【F10】開啟視窗選取如口香糖一盒有 10 條則單位為「條」
ˇ
包裝單位 銷售較多量的計算單位可按【F10】開啟視窗選取如口香糖一盒有 10 條則單位為「盒」
ˇ
包裝數量 銷售較多量的數量如口香糖一盒有 10 條則單位為「10」
儲存位置 可填入產品存放的位置如 A1B1C3 等
最低售價 該項產品的最低出售價格
被訂購量 該項產品被訂購的數量系統會自動統計訂貨單中的資料後將數量帶入可省略不輸入
請 購 點 當產品低於多少量時得要提出採購的要求
現有數量 產品目前的存量系統會自動帶入可省略不輸入
安全存量 只要該貨品低於安全存量系統便會有警示作用
規格型號 輸入該產品的規格型號
顏色 輸入該產品的顏色
尺寸 輸入該產品的尺寸
主供應廠商 系統會將進貨作業中的廠商自動帶入故可省略不輸入亦可利用比價功能將最低價廠商設為主供應商
ˇ
應稅 若此產品屬於應稅商品則在此處勾選應稅
健康捐倍數 產品售價包含健康捐由此設定健康捐的倍數O表示不含健康捐
市價 一般市面上所賣的售價或同業售價
標準售價 賣給客戶的售價共可設定 5個售價
包裝售價 賣給客戶的包裝價格共可設定 5個包裝售價
最近進價 最近一次進貨的價格由電腦自動運算故可省略不用輸入
最高進價 表示在進貨相同產品時曾經所付過最高的進貨價格會顯示在這一個欄位裡最高進價是由電腦自動運算故可省略不用輸入
最低進價 表示在進貨相同產品時曾經所付過最低的進貨價格會顯示在這一個欄位裡最低進價是由電腦自動運算故可省略不用輸入
平均成本 平均成本是由電腦自動統計故可省略不用輸入 平均成本=全部進退貨金額全部進退貨數量
固定成本 可由使用者自行抓取其一較常進貨成本
業務獎金 業務員每賣出一份這項產品時可以得到多少的獎金若公司並無此獎金制度則可以略過不輸入
毛利率 此欄位不需輸入系統會自動帶出 毛利率=(零售價格-平均成本)零售價格100
產品備註 補充欄位中不足的說明或做為某些特殊資料註記
產品圖片 可將產品圖片或型錄轉成影像檔後放入 凡是瀏覽資料欄位有打勾的標誌就表示該產品有圖片或型錄
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特項功能說明
產品歷史記錄
在產品基本資料中選擇《歷價》
選項即可
可查看該項產品的歷史報價訂貨
及出貨的各項詳細資料記錄
產品比價
在產品基本資料中選擇《比價》選項即可
可將選定的產品歷史進貨的價
格日期單價數量金額及
廠商等資料顯示出來且可以將
最低價與最高價之供應商及供
應價格列出來也可重新計算平
均成本選擇是否將成本寫入產
品或將最低價廠商成為主供應
商
產品銷售分析
針對選定的單項產品做會員層購買分
析可以看出購買該項產品的會員及總
額總量（依銷售總額做排列）
1 在產品基本資料中選擇《分析》
2 輸入想要分析的時段按《Y確定》
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大型產品標籤列印
在產品基本資料選擇《F7列印》可以選擇列印大型產品標籤(A4)
操作方式請參照 按鍵說明
《 Alt + P 》條碼列印
若有購買條碼列印機按《Alt+P》選擇列印張數後直接從條碼輸出
機印出單項商品的條碼標籤可自行設定條碼列印的文字及格式
目前軟體僅適用 TSC TTP243ETTP245 系列之條碼列印機
瀏覽商品
按下 可瀏覽所有商品的明細資料
分倉庫存量 多倉版
在產品基本資料中選擇
可以查看該產品各分倉庫存量及總庫存量
《 Alt + M 》產品快速輸入作業
在產品基本資料的視窗中按《 Alt + M 》可呼叫出產品快速輸入作業的視窗可利用次功能
快速大量修改產品基本資料
操作方式直接在各欄位
輸入修改資料即可
注意若使用者權限未開
放修改及成本顯示功能
將無法執行此項作業
相關項目其他編號設
定庫存總表列印出貨
作業報價作業進貨作
業
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客戶基本資料
意義建立所有客戶基本資料以便迅速查詢亦可查詢會員的銷售記錄
1 在〈A基本資料〉選擇〈1客戶基本資料〉選項後如圖所示
2 選擇《新增》選項即可新增資料
3 逐一輸入欄位資料後按《存檔》即可
資料輸入方式請參照 基本功能指引
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
客戶編號 按 Enter 產生流水號或自行編碼或可利用尾隨編號功能例如按 A或
A 則產生 A 開頭之流水號
公司名稱 輸入該公司的名稱
公司簡稱 會自動擷取前五個字亦可自行輸入
客戶分類 可依客戶性質的不同去設定客戶類別可開啟選擇視窗 (詳見地址輸入)
聯絡電話傳真 輸入該公司的聯絡電話及傳真
統一編號 輸入該公司的統一編號
聯絡人 該公司的訂貨聯絡人
公司地址 可開啟選擇視窗 (詳見地址輸入)
送貨地址 可開啟選擇視窗 (詳見地址輸入)
發票地址 可開啟選擇視窗 (詳見地址輸入)
營業稅別 設定該客戶的營業稅別在【出貨作業】 及【訂貨作業】中便會自動帶出
營業稅別
業務歸屬 直接輸入業務員編號或按 F10 鈕帶出速查視窗在【出貨作業】及【訂貨作
軟體使用教學手冊
20
業】中便會自動帶出業務員的編號
E-Mail 若有輸入客戶的E-Mail帳號則按下 可直接連結至outlook發送信件
請款方式 可區分是屬於現金或月結的交易方式以便日後當成應 收帳款查詢之過濾
條件
帳款日 輸入客戶的結帳日期在【出貨作業】 及【訂貨作業】中便會自動帶出結
帳日期以便日後當成應收帳款查詢之過濾條件
出貨額度 輸入對該客戶所允許的帳款信用額度超額系統會自動警示
預收餘額 收款作業中取用預收款後所剩於可用的餘額系統會自動帶入與【收款
作業】相關
使用售價 依不同種類的客戶而設定不同之售價對應產品基本資料中的標準售價
售價 2~5共有五種售價可供切換
網站位址 若有輸入客戶的網站位址則按下 可直接連結至該網站
其他備註 補充欄位中不足的說明或做為某些特殊資料註記
特項功能說明
《 Alt + A 》客戶銷售分析
可以針對某一位客戶做所購買的產品購買總量購買總額的分析
輸入時段即可如 900101sim
901119(由此可知其在
900101sim901119 這期間所
購買的產品購買總量購買總
額依銷貨總額作排序)
記要
另外在此項功能中尚有一項貼心的服務按下《記要》鈕可記錄一些除了業務上以外的事
物
SMS 簡訊發送
客戶基本資料中選擇 或是在聯絡人電話後選擇 可以對該手機號碼發送 SMS 簡訊
注意使用 SMS 簡訊功能需先進行帳號開通及簡訊儲值
相關項目 出貨作業出貨退回作業出退貨資料統計訂貨作業訂貨資料統計收款作業應
收帳齡分析表應收支票應收票齡分析表
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員工基本資料
意義基本資料薪資明細聯絡電話及進銷貨中的人員代碼設定
操作方式同如 會員基本資料 設定
列印員工清冊
在員工基本資料中按《F7列印》可瀏覽並列印員工清冊
相關項目進貨作業進貨退回作業出貨作業訂貨作業報價作業員工業績統計表庫
存調整單
軟體使用教學手冊
22
其他編號設定
意義其他基本資料的輔助視窗設定一次補足以後只要開啟輔助視窗選入即可另外
也可以開啟輔助視窗時再臨時新增
1 在〈A基本資料〉選擇《5其他編號設定》
選項如圖所示
2 選擇欲設定的項目後按《Y確定》
3 詳細操作方式請參照 產品分類產品單
位設定 輔助視窗設定及選用
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
產品分類設定 產品分類設定完後只需按 F10 開啟視窗查詢而不需每次再輸入
一次此項資料在【產品基本資料】有相關聯
產品常用單位設定 產品常用單位設定完後只需按 F10 開啟視窗查詢而不需每次再
輸入一次此項資料在【產品基本資料】有相關聯
銀行基本資料設定 輸入往來銀行的基本聯絡資料此項資料在【銀行存提作業】有相
關聯
客戶分類設定 客戶分類設定完後只需按 F10 開啟視窗查詢而不需每次再輸入
一次此項資料在【客戶基本資料】有相關聯
常用片語設定 可設定常用收支及其它三種不同的常用片語此項資料在【現金
日記帳】有相關聯
倉庫編號設定 此設定適用於多倉版此項資料在【調撥作業】有相關聯
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系統參數設定
意義在使用系統前請先將貴公司的相關基本資料及系統操作等必要的環境參數設定好
以便日後在各項作業中能夠順利進行 軟體更具彈性以符合不同使用者的習慣
當您輸入完基本資料後在貨單抬頭上就會有貴公司的(公司名稱電話傳真公司地址)
顯示反之則貨單抬頭上將沒有貴公司的資料
欄位說明
1 系統參數
欄位名稱 欄位說明
廠商查詢預設索引 預設廠商基本資料中查詢索引
產品查詢預設索引 預設產品基本資料中查詢索引
會員生日警告天數 進入系統會員生日提醒的提前天數
報表預設輸出方式 若已經有連接印表機系統會自動連結
是否使用注音簡碼 若是請選擇Y反之則N
成本計算方式 共有三種計算方式可依使用者的需求去設定
是否自動切換輸入法
輸入資料時電腦會自動更改輸入法例如輸入會員姓名或產
品名稱時則電腦會自動變更為注音輸入法或者是倉頡輸入
法可方便銷售者的使用而不須再做變更輸入法的動作
統計報表列印習慣 有三種報表輸出方式可依使用者的需求去設定
產品自動編號位數 最高 14 碼 (產品編號 分類+流水號)
是否隨解析度調整字形大小 螢幕解析度該改時是否自動調整視窗大小
解析度的放大倍數 隨解析度調整字形大小時所要放大的倍數
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2 銷售前台參數 POS 銷售前台的參數設定進銷存不受影響
欄位名稱 欄位說明
銷售前檯成本開放 設定開放前台的成本權限如果不開放（不打勾）的情形下
前台作業（銷售時）不可使用與成本有關之按鍵
產品查詢預設索引 前台銷售時按 Ctrl+Enter 查詢產品的預設索引
自動開啟會員視窗 若經營型態為會員制可設定為 Y 則自動代入會員查詢視窗
代入電話區碼
銷售前檯使用《會員查詢》時會直接帶入系統參數設定的電
話區域號碼方便快速輸入
本欄空白時預設欄位是停留在客戶編號而非聯絡電話
是否使用 VIP 價 若開放使用 VIP 價則 VIP 會員購物即可以 VIP 價格購得若
不開放則 VIP 會員就如同一般的零售購物價格
是否使用會員價 若開放使用會員價則客戶可使用會員價購得若不開放則
會員只能用一般的零售價購得
銷售累積點數(元)
銷售累積點數(點)
設定銷售時要累積的點數比值 如 1 元 1 點且在【產品基本
資料】中的計算點數需要勾選才能計算點數
是否自定產品積點 若開放為 Y 則以上的點數比值自動失效積點值則取決於【產
品基本資料】中的產品積點
存量警告方式 選擇現有量低於設定的值時在銷售前台會有不同的顏色(黃
色)警示可搭配前台的即時叫貨使用
客戶電訪設天數 在前檯銷售中叫出會員資料後按【Alt+D】呼叫電訪預約時
的互動日期會以今天日期加上此欄天數為預設日期
電訪記錄保留天數 設定要保留的電訪預約記錄天數過期後自動刪除
銷售完自動列印發票 若在銷售完後要列印發票則設定Y
銷售後登入員工代號 銷售完畢必須登入員工代號用於電腦不足且多銷售人員時
必須先登入員工代號 使用銷售前台是必須先登入員工代號用於單人單銷售前台
可否銷售中更改員工代號 用於單人單銷售前台
發票剩餘幾張時警告 若設定為 5張時則在銷售前檯中當使用剩餘 5張時則電
腦便會出現警告訊息提醒使用者該準備請領發票
銷售資料刪除密碼 設定前檯刪除銷售資料的密碼
強制輸入收款金額 設定前台銷售完畢強制輸入實收現金才能結帳存檔
結帳時播放聲音 設定結帳時是否播放聲音
單筆_銷售最大數量 設定單筆銷售最大的數量
單筆_銷售最大單價 設定單筆銷售最大的單價
關閉前台之查帳功能 設定為〝Y〞時前台將無法使用查帳功能
關閉前台之交班功能 設定為〝Y〞時前台將無法使用交班功能
銷售前台禁止更改單價 若不想讓銷售員在前台更改單價則此處設定 Y
銷售前台禁止金額折扣 若不想讓銷售員在前台作金額折扣則此處設定 Y
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銷售前台禁止總計折數 若不想讓銷售員在前台作總數折扣則此處設定 Y
銷售前台禁止單筆折數 若不想讓銷售員在前台作單筆折數則此處設定 Y
銷售完自動列印(收據) 若想銷售完後自動列印收據則此處就設定 Y
毛利率高於多少(綠色)警告 前台銷售時該產品名稱會以綠色底色提醒
毛利率低於多少(紅色)警告 前台銷售時該產品名稱會以紅色底色提醒
菸酒健康捐 設定產品售價中包含的菸酒健康捐金額
3 進出貨參數
欄位名稱 欄位說明
發票稅率 5 設定 005
進出貨單是否列印金額 若選擇Y則進出貨單就會有金額而不需每次手動做更改
進出貨列印習慣 可選擇 1預視或 2直接列印
票據警告天數 進入系統提醒應付或應收票據的提前天數
進貨預設稅別 於進貨單作業的稅別中自動代入設定值空白鍵切換設定值
出貨預設稅別 於出貨單作業的稅別中自動代入設定值空白鍵切換設定值
維修預設稅別 於維修作業的稅別中自動代入設定值空白鍵切換設定值
貨單是否套表列印 設定貨單列印時是否套表
出貨成本是否顯示 此參數對於 v5 以後版本不發生作用
出貨價格策略 可設定為預設售價或上次售價二種若設定預設售價則每次
出貨電腦會自動擷取預設售價而不需再輸入一次
進貨價格策略 可設定為平均成本上次進價或最低進價三種若設定為平均
成本則每次進貨電腦會自動擷取平均成本做為進價
數量__小數位數 可決定系統中數量欄位顯示小數的位數
單價__小數位數 可決定系統中單價欄位顯示小數的位數
合計__小數位數 可決定系統中合計欄位顯示小數的位數
其他__小數位數 可決定系統中其他欄位顯示小數的位數
數字 3位一撇 設定為Y時數值顯示如「5500000」
貨單紙張寬度(mm) 設定貨單紙張的寬度(預設為中一刀 210mm)
貨單紙張高度(mm) 設定貨單紙張的高度(預設為中一刀 140mm)
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4 POS 週邊參數
欄位名稱 欄位說明
設定錢櫃連接至電腦主機的阜口或錢櫃連接至發票列印機的阜口可
按空白鍵切換選項
錢櫃連接阜 錢櫃連接至電腦【RS】rarrRS232 介面【COM】rarr型號 CR3104【PRN】
rarr列表機連接阜
錢櫃連接發票機【POS】rarr型號 CR3101【UDF】
設定價格顯示器連接至電腦主機的阜口可按空白鍵切換選項 價格顯示器連接阜
【COM】rarr型號 PD71007200 系列【WDP】rarr型號 WD304
盤點機型號 設定盤點機的型號可選擇 1 CPT-711 或 2 PT600
盤點機連接阜 設定盤點機連接至電腦主機的阜口
設定條碼列印機的型號可按空白鍵切換選項
條碼列印機型號 【Z-S300】【Z-S400】【ZEBRA】rarrZebra 廠牌型號
【CLEVER】【TTP243】rarr型號 Clever TTP243
【OTHER】rarr其他
條碼列印機連接阜 設定條碼列印機連接至電腦主機的阜口
發票列印機（兩聯式） 設定發票列印機的型號可按空白鍵切換選項
發票列印機（三聯式） 【CHN】rarr型號 PP2020【POS】rarr三聯式發票機
【WPS】rarr型號 WP-103S
收據列印機 設定收據列印機的型號可按空白鍵切換選項
條碼機連接的工作站號 若要從進貨單中列印條碼後台工作站號須與條碼機工作站號一致
註1一般電腦主機的連接阜口只有 1~2 個建議選購擴充卡以提高穩定性
2由於 POS 的相關硬體週邊繁多若有 POS 週邊設定問題請洽詢本公司
3POS 周邊均有指定型號若您所使用的非本公司指定之型號不保證其相容性
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第四章 進出貨
進貨
進貨作業 意義商品進貨輸入轉入產品現有量中並計算相關成本產生應付帳款
在〈C進出貨〉中選擇〈1進貨作業〉進入後所出現的是日期最近的一張進貨單據如
左圖所示
按【瀏覽】可看所有進貨單明細
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
進貨日期 系統會直接帶出當天的日期若不是當天的進貨則請自行輸入正確的進貨
日期
進貨單號 通常輸入完『進貨日期』按【Enter】鍵後系統會直接帶出『進貨單號』
預設採用進貨日期 + 流水號共 10 碼
廠商編號 按【F10】鍵開啟查詢視窗請確實輸入本公司是向哪一家廠商進貨此項資
料在【6付款作業】有相關聯
發票號碼 若此張進貨單是有稅額的則需輸入發票號碼若沒有發票則無需輸入
原始單號 可輸入廠商進貨時的原始進貨單號方便日後查帳時可直接查詢廠商的進貨
單號
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經辦人員 輸入此張進貨單是由哪位員工建檔
取用預付 從已經付給廠商的預付款中沖銷該筆帳款此項資料在【6付款作業】有相
關聯注意若取用預付所輸入的金額大於預付餘額時超出的金額將累加
到該張進貨單的未付金額
倉號 選擇進貨的倉號（倉庫）適用於多倉版
帳款日期 在【廠商基本資料】中若已有設定帳款日在此處會自動帶出帳款日期此
項資料在【6付款作業】有相關聯
稅別 在【廠商基本資料】中若已有設定稅別在此處會自動帶出其稅別或可自
行切換其他稅別的計算方式
稅前金額 進貨單中未含稅額的小計金額
已付金額 指已付給廠商的「訂金或金額」
折扣金額 廠商給予的折扣金額
未付金額 即〔稅後總額 - 已付金額 - 折扣金額〕
稅後總額 即〔稅前金額 + 營業稅〕
貨單備註 補充欄位中不足的部份或做為某些特殊資料註記
新增進貨單
步驟 1 單身建立
按 新增 鈕或 Insert 鍵出現一張新空白單據填入各項必備資料
步驟 2 建立進貨品名細項
按 鈕加入所進貨產品的項目進貨產品多樣時亦可用 一次勾選
產品編號可輸入產品編碼原廠料號產品條碼 系統會自行轉成產品編號 亦可採用條
碼閱讀機輸入鍵入單價及數量若有接條碼機可一併輸入預列印的條碼張數之後核對稅
前金額及稅後總額無誤後按存檔鍵將該筆進貨單存入
進貨單據修改
按快速鍵 Enter 或 修改 鈕若有必要再針對某一張單據作修改（或加入一筆資料）的話
可移動光棒至欲修改的單據後按 Enter 進入修改狀態後如同建立進貨單之方式建立即可
註 已付款沖帳之單據不可修改若須修改必須進行反沖帳後才能更改單據
歷史記錄
按 可將該進貨廠商所有的歷史進貨單據列出來在修改或新增的模式下按 Enter
鍵可取回再針對差異部份進行修改
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單品比價
按 可查看指定的單項產品的進退貨記錄及各廠商比價記錄該項產品的歷史進退
貨日期單價數量金額及廠商hellip等資料均會顯示出來並且將最低價與最高價之供應商
供應價格及平均成本列出來也可重新計算平均成本選擇是否將成本寫入產品或將最低價
廠商成為主供應商
產品新增
若進貨單中有新進產品時可按 新增產品進入產品基本資料新增的畫面請參照 產
品基本資料設定
庫存查詢
按 可查詢目前的庫存量避免庫存量過多的情形
條碼列印
按條碼列印可列印該筆進貨單中有輸入條碼張數的所有產品條碼
單據列印《F7》
操作方式請參照 基本功能指引
相關項目廠商基本資料產品基本資料系統參數設定應付支票付款作業
進貨退回作業
〈2進貨退回作業〉與上述〈1進貨作業〉的操作方法略同故不重述
相關項目廠商基本資料產品基本資料系統參數設定應付支票付款作業
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進退貨資料統計
意義可直接在此項功能表中查詢進貨及退貨的詳細情形而不必再到【1進貨作業】或【2
進貨退回作業】中個別查詢可節省使用者的時間
1 在【C進出貨】選擇【3進退貨資料統計】選項後所出現的畫面如下圖
2 可依使用者的需要去設定所要查詢的時間廠商進貨退貨已付款未付款及全部
可單獨查詢一家或者是一次查詢多家做為付款對帳單與付款作業有相關聯
列印報表可選擇進退貨資料簡表進退貨資料
明細表進退貨資料總表共三種報表
相關項目進貨作業進貨退回作業
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進貨採購建議
意義採購建議書為針對自定的需求讓系統作一庫存的統計擬定一份最精確的採購建議
書或訂購單
操作方法
1在〈C進出貨〉選擇〈4進貨採購建議〉如圖所示
2設定所欲查詢的條件後按《Y確定》即可
條件設定
查詢指定廠商現有產品庫存量lt=安全存量之品項
查詢指定廠商現有產品庫存量lt=請購點之品項
查詢指定廠商的所有產品全部列出
查詢指定廠商產品被訂購量gt=現有量之品項
查詢指定廠商產品全部訂購保留量gt0 之品項
可再設排列方式如依產品編號名稱存量價格等再選擇由排大到小或由小排到大
查詢單一廠商時廠商編號起訖部分輸入同一個編號即可或者不輸入表示要全部的資料
註
產品比價請參照【產品基本資料】中歷史進價記錄有詳細說明
若確定要列印報表則需要先勾選所需的產品編號可一次勾選單一項產品或按《全部選擇》
勾全部產品若都不需要則可按《全部不選》取消先前所勾選的產品欄位
勾選好欲列印的產品後按《列印》鍵列印報表中可選擇產品採購建議表或產品訂購單二
種報表
相關項目廠商基本資料產品基本資料 進貨作業
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調撥作業 多倉版
意義此功能只有在系統設定使用「分倉」的管理模式時才能輸入資料其用途是做不同倉
庫間貨品的調撥
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
調撥日期 通常一開始系統會先直接帶出當天的日期若不是當天的調撥則請自
行輸入正確的調撥日期
調撥單號 通常輸入完『調撥日期』按【Enter】鍵後系統會直接帶出『調撥單號』
預設採用調撥日期 + 流水號
經辦人員 輸入此張單據的經辦人員
撥出倉號 選擇是由哪一個倉庫撥出的
調入倉號 選擇要調入哪一個倉庫
貨單備註 補充欄位中不足的部份或做為某些特殊資料註記
相關項目銷售前檯產品基本資料其他編號設定進貨作業進貨退回作業
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報價
意義客戶下訂單或出貨前需要先做報價動作時即可利用此功能將待日後可直接轉成
訂貨單
在〈C進出貨〉選擇〈D報價作業〉進入後所出現的是日期最近的一張訂貨單據
如下圖所示
操作方式請參照 進貨作業
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
報價日期 通常系統會直接帶出當天的日期若不是當天的報價則請自行輸入正確的
報價日期
報價單號 通常輸入完『報價日期』按【Enter】鍵後系統會直接帶出『報價單號』
預設採用報價日期 + 流水號
客戶編號 請確實輸入此張報價單是出給哪個客戶可按 F10 開啟客戶選擇視窗此項
資料在〈訂貨作業〉有相關聯
交貨日期 輸入預計的交貨日期
交貨方式 預計的交貨方式可下拉選單方式選取
經辦人員 在【客戶基本資料】中若已有設定業務歸屬在此處會自動帶出業務代號
若沒有設定請自行輸入經辦業務代號
稅前金額 報價單中未含稅的小計金額
稅 別 在【客戶基本資料】中若已有設定稅別在此處會自動帶出其稅別或可自
行切換其他稅別的計算方式
稅後總額 即[稅前金額+營業稅]
折扣金額 給予客戶的折扣金額
貨單備註 補充欄位中不足的部份或做為某些特殊資料註記
軟體使用教學手冊
34
特項功能說明
歷史記錄
瀏覽該客戶的報價訂貨紀錄可開啟《F2 查詢》快速查詢某一筆資料《Ctrl+C》可以拷
背瀏覽的單據內容到目前新增的報價單中
單品歷史
查看單品的所有報價訂貨出貨的歷史記錄
庫存查詢
即時查詢該項產品的庫存量
採購建議
在報價作業時需要查看某項商品的進貨計錄時可按 查看歷史進價及各廠商比價
記錄詳細資料
轉訂貨單
確認訂貨內容同本張報價單時可按 將此張報價單直接轉成訂貨單
多選輸入
可一次勾選多項產品到報價單中加快作業速度
報價單轉 Excel 格式 選擇〈F7列印〉如圖所示按《F6轉 Excel》即可將報價單轉成 Excel 檔
相關項目客戶基本資料產品基本資料訂貨作業
軟體使用教學手冊
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訂貨
訂貨作業
意義客戶不需要立即拿到商品或是目前倉庫中並無此商品存貨則就可先在此處輸入客
戶訂貨單待日後再行轉出貨
進入本功能後所出現的是日期最近的一張訂貨單據如下圖所示
按『瀏覽』可瀏覽所有的訂貨單據詳細操作方式請參考 報價作業
若訂單未轉出貨每次進入系統時會先顯示【未交貨訂單資料提示】
軟體使用教學手冊
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欄位說明
欄位名稱 欄位說明
訂貨日期 通常系統會先直接帶出當天的日期若不是當天的訂貨則請自行輸入
正確的訂貨日期
訂貨單號 通常輸入完『訂貨日期』按【Enter】鍵後系統會直接帶出『訂貨單號』
預設採用訂貨日期 + 流水號
客戶編號 請確實輸入本張訂單是由哪一家客戶所訂此項資料在【出貨作業】裡
有相關聯
交貨日期 輸入預計出貨的日期
交貨方式 預計的交貨方式可下拉選單方式選取請確實輸入
經辦人員 在【客戶基本資料】中若已有設定業務歸屬在此處會自動帶出業務代
號若沒有設定請自行輸入經辦業務代號
倉號 輸入預計是由哪一個倉庫出貨此功能僅用於多倉版
來源單號 輸入這張訂貨單是以哪一張報價單號內容為依據可按【F10】開啟快速
查詢視窗直接挑選報價單號及產品明細
稅前金額 報價單中未含稅的小計金額
稅 別 在【客戶基本資料】中若已有設定稅別在此處會自動帶出其稅別或
可自行切換其他稅別的計算方式
稅後總額 即[稅前金額+營業稅]
折扣金額 給予客戶的折扣金額
預收金額 輸入向客戶預收的貨款金額
未收金額 即﹝稅後總額－預收金額﹞
貨單備註 補充欄位中不足的部份或做為某些特殊資料註記
特項功能說明
歷史單據轉入訂單
直接將過去的報價單或訂貨單據內容明細轉入到目前新增的訂貨單中
操作方法
1在【來源單號】的欄位按《F10》開啟轉入單據瀏覽視窗
2以滑鼠或鍵盤uarrdarr鍵挑選要轉入的單據後按《Enter》
3勾選要轉入的品項後按《Y確定轉入》即可
軟體使用教學手冊
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轉出貨單
確認出貨內容同本張訂單時可按 可將此張訂單直接轉成出貨單
訂貨單轉 Excel 格式 選擇〈F7列印〉如右圖所示按《F6轉 Excel》即可
相關項目客戶基本資料產品基本資料報價作業出貨作業
訂貨資料統計 意義查詢客戶訂貨及交貨情況 可依使用者的需要去設定所查詢時間客戶交貨日期已交貨未交貨及全部可單獨查詢一家或
者是一次查詢多家做為客戶訂貨交貨的依據
操作方式同進退貨資料統計
相關項目客戶基本資料產品基本資料出貨作業訂貨作業
軟體使用教學手冊
38
出貨
出貨作業
意義商品出貨輸入存檔以便查詢送貨量與應收客戶帳款
進入本功能後所出現的是日期最近的一張出貨單據如下圖所示
操作方法請參照 基本功能指引
按『瀏覽』可瀏覽所有的出貨單據
軟體使用教學手冊
39
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
出貨日期 通常系統會直接帶出當天的日期若不是當天的出貨則請自行輸入正確
的出貨日期
出貨單號 通常輸入完『出貨日期』按【Enter】鍵後系統會直接帶出『出貨單號』
預設採用出貨日期 + 流水號
客戶編號 請確實輸入本公司是出貨給哪一家客戶此項資料在【收款作業】中有相
關聯
發票號碼 若此張出貨單是有稅額的則需輸入發票號碼若沒有發票則無需輸入
交貨方式 可以下拉選單方式選取請確實輸入
業務人員
在【客戶基本資料】中若已有設定業務規屬在此處會自動帶出業務代號
若沒有設定請自行輸入經辦業務代號此項資料在【員工業績統計表】
有相關聯
訂單號碼 由訂貨單中轉至出貨單的訂單號碼在訂單作業中有詳細的說明
取用預收 對於有預收貨款的客戶直接從預收的金額中支付本筆貨款
倉號 可設定是由哪個倉庫出貨僅限用於多倉版
帳款日期 在【客戶基本資料】中若已有設定帳款日期在此處會自動帶出帳款日期
此項資料在【收款作業】有相關聯
稅前金額 出貨單中未含稅額的小計金額
稅別 在【客戶基本資料】中若已有設定稅別在此處會自動帶出其稅別或可
自行切換其他稅別的計算方式
稅後總額 即〔稅前金額 + 營業稅〕
折扣金額 給予客戶的折扣金額
已收金額 指已向客戶收的「訂金或金額」
未收金額 即〔稅後總額 - 已收金額 - 折扣金額〕
貨單備註 補充欄位中不足的部份或做為某些特殊資料註記
特項功能說明
歷史記錄 《Alt＋4》
按 可將該出貨客戶所有的歷史出貨單據列出來在修改或新增的模式下按 Enter 鍵可
取回再針對差異部份進行修改
單品歷史 《Alt＋5》
按 可針對指定的單項產品的將其出貨記錄列出來在此不分客戶可供比價用
軟體使用教學手冊
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進貨記錄 《Alt＋6》
按 可針對指定的單項產品的進貨記錄可避免出貨的金額低於進貨金額
庫存查詢 《Alt＋7》
按 可查詢各倉庫的庫存量避免無貨可出的情形
多選輸入
可一次勾選多項產品到報價單中加快作業速度
SMS 簡訊發送
可發送簡訊通知該客戶
相關項目客戶基本資料產品基本資料系統參數設定出退貨資料統計應收支票已過期支票
收款作業庫存月銷耗報表盤點作業
出貨退回作業 【8出貨退回作業】與【7出貨作業】的操作方法略同故不重述
相關項目 客戶基本資料產品基本資料系統參數設定出退貨資料統計 應收支票已過期支
票收款作業庫存月銷耗報表盤點作業
出退貨資料統計 意義可直接在此項功能表中查詢出貨及出貨退回的詳細情形而不必再到【7出貨作業】或【8出
貨退回作業】中個別查詢可節省使用者的時間
可依使用者的需要去設定所查詢時間客戶出貨退貨已收款未收款及全部可單獨查詢一家
或者是一次查詢多家做為收款對帳單與收款作業有相關聯
相關項目 出貨作業出貨退回作業
軟體使用教學手冊
41
第五章 帳務管理 會計
付款作業
意義此功能是用來記錄付款作業的日期廠商支付類別及沖帳金額以備日後查核
當公司進貨後要付款時則需到此處建立新的付款作業
操作方法
1《新增》依序輸入付款日期登錄人員廠商編號帳款日期後按下【S查詢】會列
出該廠商在帳款日期區間內未付款的單據
註(1)請務必輸入付款廠商否則可能導致查詢不到未付帳款單據
(2)此處帳款日期是指進貨單中的帳款日期若您不確定帳款日期區間可空白不輸入直
接按下【S查詢】會列出所有的未付款單據
2勾選要沖銷的單據並輸入付款的現金金額票據金額等《存檔》即可
註若一筆貨款並非一次沖銷完畢則先在【沖帳金額】的欄位輸入此次要沖帳的金額後再
將該筆單據打勾即可
軟體使用教學手冊
42
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
付款日期 系統預設使用當天日期若不是當天日期可自行輸入付款日期
付款單號 通常輸入完付款日期後按【Enter】鍵後系統會直接帶出付款單號預設採
用付款日期+流水號
登錄人員 輸入該筆資料的登錄人員
廠商編號 可按 F10 開啟快速查詢視窗選擇所需的廠商編號
帳款日期 輸入欲查詢的帳款日期區間此處帳款日期是以出貨單中的帳款日期為依據
應付總額 該家廠商在查詢的帳款日期區間中應付帳款總金額
現金金額 輸入付款的現金金額若此筆帳款不是由現金支付則此欄位不需輸入
票據金額 輸入開立支票的金額若此筆帳款不是由支票支付則此欄位不需輸入
其他折讓 輸入折讓的金額
取用預付 取用預付餘額中的金額來沖銷必須在預付餘額欄位中有金額才能做此功
能
累入預付 可預先付一筆帳款分多次沖銷預付的金額則輸入在此處
預付餘額 預付金額中尚可沖帳的餘額
沖帳合計 可用滑鼠勾選欲沖銷的單據號碼系統會自動將總金額統計出來若此次付
款金額與欲沖帳合計金額不符則存檔時系統會出現警示
備註 補充上述欄位中所不足的資料
其他操作說明請參照 基本功能指引
相關項目 廠商基本資料產品基本資料系統參數設定進貨作業進貨退回作業
進退貨資料統計應付支票已過期支票
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43
現金日記帳
意義是對於公司每日現金收支流向的資料管理
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
日期 系統預設為當天的日期及時間 若不是可另行輸入
項目科目 輸入收支的會計科目例如水電費郵電費文具費等等亦可按 F10
或快擊滑鼠二下即可開啟選擇視窗
類別 可選擇支出或收入二種
金額 輸入收入或支出的金額
摘要 可更詳細記錄每筆帳目資金流向的明細和用途當此欄有輸入明細時存
檔後在畫面右邊「註」的框框會有ˇ
註項目科目按 F10 或快擊滑鼠二下可開啟選擇視窗自建較常使用的會計科目片語如
此一來以後輸入現金科目時只需點選即可而不必再另外輸入片語節省操作時間
相關項目其它編號設定
銀行存提作業
意義記錄公司與往來銀行的帳戶情形方便日後帳戶管理
進入後畫面如
做圖所示
畫面左半部是
銀行帳戶瀏
覽右半部是帳
戶存提資料瀏
覽
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44
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
安全餘額 此銀行帳戶的安全餘額此欄與〈銀行基本資料設定〉有相關聯
現在餘額 目前此銀行帳戶中的實際餘額
存提日期 系統預設為當天的日期及時間 若不是可另行輸入
存提單號 通常輸入完存提日期後按【Enter】鍵後系統會直接帶出存提單號預設採
用存提日期+流水號
金額 輸入存提的金額
存提類別 選擇存提的類別有存款支票存款提款及支票付款四種
支票號碼 輸入存提的支票號碼若不是由支票存提則此欄位不需輸入
餘額 建立此存提單時銀行帳戶中所剩餘的可用餘額
其他備註 補充上述欄位中所不足的資料
註在應收(付)支票中所有由此帳戶所開出兌現後的支票金額皆會自動轉入此處
其他操作說明請參照 基本功能指引
重新計算帳戶餘額
若有新增或修改存提單時按下 即可更新該銀行帳戶的現在餘額更便利於隨
時掌握各銀行帳戶中的可動用金額
相關項目 其他編號設定應付支票應收支票
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45
（收）款作業
意義此功能是用來記錄收款作業的日期客戶收款明細及沖帳金額以備日後查核
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
收款日期 系統預設使用當天日期若不是當天日期可自行輸入收款日期
收款單號 通常輸入完收款日期後按【Enter】鍵後系統會直接帶出收款單號預設採
用收款日期+流水號
登錄人員 輸入該筆資料的登錄人員
客戶編號 可按 F10 開啟快速查詢視窗選擇所需的客戶編號
帳款日期 輸入欲查詢的帳款日期區間
應收總額 該家廠商在查詢的帳款日期區間中應收帳款總金額
現金金額 輸入收款的現金金額若此筆帳款不是由現金收入則此欄位不需輸入
票據金額 輸入收款支票的金額若此筆帳款不是由支票收入則此欄位不需輸入
其他折讓 輸入折讓的金額
取用預收 取用預收餘額中的金額來沖銷必須在預收餘額欄位中有金額才能做此功
能
累入預收 可預先收一筆帳款分多次沖銷預收的金額則輸入在此處
預收餘額 預收金額中尚可沖帳的餘額
沖帳合計 可用滑鼠勾選欲沖銷的單據號碼系統會自動將總金額統計出來若此次收
款金額與欲沖帳合計金額不符則存檔時系統會出現警示
備註 補充上述欄位中所不足的資料
相關項目出貨作業客戶基本資料出貨退回作業應收支票
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46
應（付）帳齡分析表
意義此分析表是用來顯示尚未付清給各個廠商的應付帳款其帳齡分佈在各個設定期間的
統計數據
圖片左邊的日期區間可依使用者的統計習慣去設定設
定好後只需按【設定為預設值】鍵則每次進入系統時
依此設定統計
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
開始廠商 可按 F10 開啟快速查詢視窗選擇欲查詢的開始廠商編號
結束廠商 可按 F10 開啟快速查詢視窗選擇欲查詢的結束廠商編號
帳齡種類 可選擇 1帳款日期或 2銷貨日期二種
報表標題 可選擇 3天數或 4日期二種為報表標題
結束日期 系統會自動帶出當天日期若不是可自行輸入欲查詢的結束日期
相關項目廠商基本資料進貨作業進貨退回作業進退貨資料統計表付款作業
應（收）帳齡分析表
意義此分析表是用來顯示各個客戶尚未付清的應收帳款其帳齡分佈在各個設定期間的統
計數據
操作方式請參照 應（付）帳齡分析表
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
開始客戶 可按 F10 開啟快速查詢視窗選擇欲查詢的開始客戶編號
結束客戶 可按 F10 開啟快速查詢視窗選擇欲查詢的結束客戶編號
帳齡種類 可選擇 1帳款日期或 2銷貨日期二種
報表標題 可選擇 3天數或 4日期二種為報表標題
結束日期 系統會自動帶出當天日期若不是可自行輸入欲查詢的結束日期
相關項目客戶基本資料出貨作業出貨退回作業出退貨資料統計表收款作業
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應收帳款
意義用來顯示某段時間內應收帳款的彙總資料報表
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
帳款種類 可選擇依 1客戶別或 2業務別做為應收帳款報表的依據
帳款日期區間 輸入欲查詢的起迄日期
統計客戶區間 可按 F10 開啟快速查詢視窗輸入欲查詢的客戶編號
統計業務區間 輸入欲查詢的業務編號
報表種類 可自行選擇共有明細表簡要表及應收總表三種報表
是否含前期未
收款之明細
若所查詢的日期區間之前仍有尚未收取的款項則可在此欄位中打ˇ就
可顯示前期未收款之明細
相關項目客戶基本資料產品基本資料員工基本資料出貨作業出貨退回作業出退
貨資料統計表
應付帳款
意義用來顯示某段時間內應付帳款的彙總資料報表
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
帳款種類 可選擇依 1廠商別或 2經辦人員別做為應付帳款報表的依據
帳款日期區間 輸入欲查詢的起迄日期
統計廠商區間 可按 F10 開啟快速查詢視窗輸入欲查詢的廠商編號
統計經辦區間 輸入欲查詢的經辦人員編號
報表種類 可自行選擇共有明細表簡要表及應收總表三種報表
是否含前期未
付款之明細
若所查詢的日期區間之前仍有尚未付清的款項則可在此欄位中打ˇ就
可顯示前期未付款之明細
相關項目廠商基本資料產品基本資料員工基本資料進貨作業進貨退回作業進退
貨資料統計
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票據
應(付)支票
意義可沖銷應付帳款中所有由支票給付的記錄節省會計人員作帳以便查詢核對廠商的
帳款
進入本功能後出現所有應付票據資料視窗以票據到期天數作為循序排列條件
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
開票日期 系統預設使用當天日期若不是當天日期可自行輸入開票日期
支票類別 支票的種類此處為應付支票
支票號碼 開立支票上的號碼
支票金額 開立支票上的金額
來源單號 輸入這張支票是要沖銷哪一張【付款作業】中的進貨單號
廠商編號 可按 F10 或 鍵開啟快速查詢視窗選擇所需的廠商編號
廠商名稱 廠商編號選定後會自動帶出該廠商名稱
到期日期 開立支票上的到期日期
兌現日期 這張支票預計何時會兌現的( 因有時票據的交換需時 1~3 個工作天金額
才能真正入帳)
票據狀態 目前票據的狀態有未兌兌現退票作廢領取及其他共六種
開票銀行 選取開立的支票銀行 若尚未設定請至【其他編號設定】中的銀行基本資料設定
銀行名稱 開票銀行選定後會自動帶出該銀行名稱
其他備註 補充上述欄位所未提到的
未兌支票總額 系統會自動統計所有未兌現的支票張數及總額
其它說明
支票簽回單
點選《列印》即可列印支
票簽回單若要更改表單
字頭字尾請參照 按鍵說
明
相關項目進貨作業已
過期支票付款作業
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應(收)支票
意義可沖銷應收帳款中所有由支票收款的記錄以查核客戶的帳款
進入本功能後出現所有應收票據資料視窗以票據到期天數作為循序排列條件
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
收票日期 系統預設使用當天日期若不是當天日期可自行輸入收票日期
支票類別 支票的種類此處為應收支票
支票號碼 應收票據上的支票號碼
支票金額 應收支票上的金額
來源單號 輸入這張支票是要沖銷哪一張【收款作業】中的出貨單號
客戶編號 可按 F10 或 鍵開啟快速查詢視窗選擇所需的客戶編號
客戶名稱 客戶編號選定後會自動帶出該客戶名稱
到期日期 應收支票上的到期日期
兌現日期 這張支票預計何時會兌現的 (因有時票據的交換需時 1~3 個工作天金額才
能真正入帳)
票據狀態 目前票據的狀態有未兌兌現 託收轉讓退票票貼及其他共七種
開票銀行 應收票據上開立支票銀行的帳號
開票銀行 應收票據上開立支票銀行的名稱
託收銀行 選取開立的支票銀行 若尚未設定請至【其他編號設定】中的銀行基本資料
設定
託收銀行 開票銀行選定後會自動帶出該銀行名稱
其他備註 補充上述欄位尚未提到的
其他操作方式與應付支票作業相同
相關項目 出貨作業收款作業已過期支票
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已過期支票
意義所有已過期的支票皆會轉入此視窗方便會計人員查詢核對
過期支票瀏覽列出所有過期支票（應收應付）可依需求排列如名稱開票日期兌
現日期銀行hellip等（本功能為整合上述rdquo應付rdquordquo應收rdquo二項支票作業所產生的資料
對照表）
註此處只能做查詢的動作並不能做新增或修改的動作
相關項目 應付支票應收支票
應(收)票批次兌現
意義可一次將單張或多張應收票據轉兌現並將兌現的支票轉入已過期支票中
按鍵說明
欄位名稱 欄位說明
全選 將所列出的支票全部選擇為要兌現的狀態
全不選 將所列出的支票全部選擇為要非兌現的狀態
兌現轉入過期支票 將已選擇的支票轉成兌現狀態並將支票轉入過期支票中
相關項目應收支票銀行存提作業
應(付)票批次兌現
意義可一次將單張或多張應付票據轉兌現並將兌現的支票轉入過期支票中
操作方式請參照 應(收)票據批次兌現
相關項目應付支票銀行存提作業
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應收票齡分析表
意義此分析表是用來顯示已收未兌現的應收支票其帳齡分佈在各個設定期間的統計數據
圖片左邊的日期區間可依使用者的喜好去設定設定
好後只需按【設定為預設值】鍵則每次進入系統時
依此設定統計
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
開始客戶 可按 F10 開啟快速查詢視窗選擇欲查詢的開始客戶編號
結束客戶 可按 F10 開啟快速查詢視窗選擇欲查詢的結束客戶編號
報表標題 可選擇 1天數或 2日期二種為報表標題
結束到期日 系統會自動帶出當天日期若不是可自行輸入欲查詢的結束日期
相關項目應收支票
應付票齡分析表
意義此分析表是用來顯示開立給各個廠商的未兌現應付支票其票齡分佈在各個設定期間
的統計數據
操作方式請參照 應收票齡分析表
相關項目應付支票
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52
第六章 庫存管理
期初開帳程序
1進貨
第一次使用時本系統時將基本資料建立完成後首先利用【進貨作業】將所有產品均做首
次進貨並且將已付款的進貨單據沖銷
註亦可利用庫存調整單將所有產品數量及成本鍵入或者利用盤點作業進行盤點後將盤點
量轉入現有量必須要注意的是若您選擇使用盤點轉入的方式系統將無法自動抓取產品成
本
2由產品基本資料中作期初開帳
至產品基本資料中按(Alt+F 鍵)將可以產生庫存的
期初開帳資料
按《確定》後將自動轉入期初
庫存日消耗異動表
意義驗證庫存量的正確性且可以將驗證後的正確量寫入現有量
(1) 當日消耗表列出查詢日期當天的庫存數量
變動情況用來驗證庫存量的正確性
(2) 逐日銷耗表列出前一次結轉日至查詢日期
當天的庫存數量變動情形用來驗證庫存量
的正確性另可將計算後的實際現有量寫入
帳面量(產品基本資料中的現有量)
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53
庫存月消耗異動表
報表意義列出查詢當月份的庫存數量變動情形用來驗證庫存量的正確性另可將計算
後的實際現有量寫入帳面量(產品基本資料中的現有量)並作轉入產生下月期
初量
使用時機每月底結束營業後或每月初開始營業前
操作方式
1)檢視庫存月銷耗表上的異動資料及現有量是否均正確當計算後存量與目前帳面存
量不符時會以黃色警示
2)確認無誤後按下 出現如下視窗再次確認
注意產品基本資料中的現有量將會被庫存月銷
耗 表 中 的 現 有 量 取 代因 此 請 謹 慎 使 用 結 轉 功 能
C)若產品進出異動量不正確請利用庫存調整單
做調整後重新執行步驟 A)~ B)
後記
庫存量又有問題了 怎麼都跟架上物品不符 相信大多數人都有這樣的心聲
很多使用者的觀念上總是認為庫存只要交給電腦來管理庫存量一定準確殊不知電腦軟體
有可能發生不可預期的結果(程式暇疵或使用中突然的斷電當機)或是產品管理不當導致失
竊或是破損或是產品擺設到不正確的位置都有可能使得電腦中的庫存量異常所以在庫存管
理中盤點變成了一項非常重要的工作
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庫存調整單
意義當帳上的庫存量與實際庫存盤點的結果不符時即可利用此功能來調整帳上的庫存量
及成本
在〈C進出貨〉選擇【C
庫存調整單】如圖可
按《新增》《修改》
《查詢》或《刪除》鈕
更動關於調整庫存的相
關資料
按《瀏覽》進入庫存調整
單據瀏覽
操作方法
庫存調整單中的「數量」欄位應輸入實際庫存量與帳面現有量的差異量
作庫存調整時若目前某產品在系統中的現有量為 10 個但實際上賣場中只剩 8個則在
數量的欄位中輸入-2即可將系統中的現有量調整為 8個
若使用者無進貨作業的動作卻想要統計出產品的銷售成本及利潤可直接在此處輸入產
品的成本或覺得目前系統中的平均成本不正確亦可自行修改
註盤點作業中若有盤差或盤盈時會自動產生一張盤點調整單
其他操作方式請參考基本操作方法
相關項目產品基本資料盤點作業
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盤點作業
意義盤點各倉的庫存量以便管理可避免庫存太多或不足節省公司無謂的支出
有關庫存量的準確性一直為各行各業及門市經營管理者所困擾即使使用電腦軟體一樣產生
庫存量不準確的情事皆因方法錯誤或關念的偏差導致
在庫存做盤點前有些前置工作若準備充足則可收事半功倍之致
A盤點的前置工作
1 貨架上物品的擺設是否整齊乾淨
2 貨架的分類是否明確並且標示清楚
3 待進貨瑕疵物品異常品是否與陳列區清楚區分
4 人員的物品熟悉度及教育訓練是否充足
B盤點實施要點
1 全面盤點(期初期末盤點)或循環盤點
2 盤點的開始時間及預計結束時點
3 人員編組及人力分派
4 列印盤點單(可利用盤點機)
5 盤點機轉入或人工鍵入盤點數量
6 列印盤點報告單(盤盈盤損表)
C檢討此次盤點作業及問題研究
在【F系統支援】選擇【盤點作業】的選項會出現最近一張單據
操作方法
1由盤點機盤點
新增一張盤點單將盤點量輸
入盤點機再按
鍵直接將盤
點機中的資料傳送到系統
中按下 鍵即
可完成盤點作業
軟體使用教學手冊
56
2由人工手動盤點
A)新增一張盤點單按《A盤點產品轉入》鍵選擇欲盤點的產品編號可依全部產品廠
商產品類別儲放位置產品編號及庫存數量共六種選擇方式選擇所需的產品或者用
《新增明細》的方式輸入要盤點的品項接著按下《F3存檔》
B)按下《F7列印》報表選擇為「盤點單」列印出盤點單由人工盤點並將盤點量寫在盤點
單上
C)進入盤點作業點選《修改》將盤點量輸入系統中按下《存檔》後再按《轉入現有量》
鍵即可完成盤點作業
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
盤點日期 系統預設使用當天日期若不是當天日期可自行輸入盤點日期及時間
盤點單號 通常輸入完盤點日期後按【Enter】鍵後系統會直接帶出盤點單號預設
盤點人員 輸入該筆資料的盤點人員
盤點備註 補充欄位中所不足的資料
盤點倉號 選擇欲盤點的倉號 (多倉版)
《 Alt+A 》盤點產品轉入
按 可針對特定部份產品或廠商選取所需
的盤點商品
1先選擇轉入依據
2輸入起始編號及結束編號
3按下《Y確定》便可將符合條件的產品加入到盤點單中
《 Alt+B 》盤點機輸入
按 可先由盤點機盤點再直接
將盤點機中的資料傳輸到系統中可節省再輸入一
遍的時間
轉入現有量
當盤點完後且已經將盤點數量輸入至系統中後此時可按 鍵將盤點量轉入現有量
且同時在【庫存調整單】產生一張盤盈盤虧單即可完成盤點作業
相關項目產品基本資料員工基本資料庫存調整單
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第七章 系統支援
密碼設定
意義本設定首重資料保全功能系統依使用者名稱及密碼選擇性的開放系統功能可確
保資料的隱密性預防一些重要資料外流而設定通行密碼可依特定人員使用密碼才能執
行
進入時需輸入您的使用者密碼才有權限進入密碼設定中去新
增或是修改此設計目的在於防止管理者離開時他人趁機擅自
修改帳號權限
新增 增加完使用者名稱及密
碼後再設定使用功能明細（打
ˇ者為開放本項功能）
成本顯示若沒有打ˇ則該使
用者進入後台時基本資料的產
品欄位成本相關欄位則不顯示
備份作業
意義將所有資料另存一份應注意不要備份在同一部硬碟（以免硬碟實體損壞）同時為
保障資料安全應自訂備份期間如每週三六各一次
選定備份的目錄位置按下《開始備份》
鍵後即可完成備份作業
建議您在備份的檔案名稱 Data 後再加上
備份日期以避免備份資料太多產生混淆
註選擇備份路徑時需注意資料夾的名稱
應避免為空白或包含特殊符號如
gtlt$hellip等
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58
資料重整
意義當系統在操作途中因發生停電不正常關機或硬體發生故障而故造成系統資料中異常
現象導致資料毀損可利用本功能做一資料維護
注意執行資料重整時務必讓其他工
作站或前後台離線
編碼更改
意義因本系統中所有基本資料的編號只要存檔後就不能做修改的動作故在此設立一
個修改編號的程式
註因為基本資料中的編號會跟進銷貨產生連動關係為保持舊有歷史資料的正確性所以
更改編號時須在此更改以保持資料的完整若您要修改基本資料時請先到【2備份作業】
做資料備份的動作避免系統在編修的過程中發生停電或不明原因當機而造成資料流失
操作方法
1選擇欲修改的編號之資料
庫有客戶廠商產品員
工及產品類別資料檔共 5種供
選擇
2用滑鼠或按 F10 在原編號的
欄位上選擇欲更改的編號
3直接在新編號的欄位上輸入
新的編號
4按下《確定更改》鍵即可
完成編號更改的動作
軟體使用教學手冊
59
系統顏色修改
意義覺得系統中預設的顏色不喜歡嗎想自創風格時可利用本功能修改畫面使用者可依
個人喜好修改使用的畫面其中必須注意的是修改畫面確定後按 Y 儲存設定 要先
離開本系統再重新進入本系統才能生效
若欲更換背景圖片圖
片格式可
為jpggifbmphellip
等檔案格式
改亂了可按系統預設
值變回原來樣式
行事曆管理
意義經常忘東忘西的寫在紙條上麻煩又不容易找利用本功能吧啟動系統時會提醒哦
操作方法
1 點選《新增》後輸
入事件日期時
間對象地點
事由事項的欄位
可註記細節事項
2 勾選事件提醒方
式若沒勾選便不
會出現提醒的訊
息
軟體使用教學手冊
60
名片簿管理
意義可將重要的電話或經常聯絡朋友記錄在此容易找尋又不會丟可分類還有多項
詳細資料欄位可供利用
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
名片分類 可點選 開啟客戶分類的快選視窗
電子信箱 若有輸入 E-Mail 帳號則按下 可直接連結至 Outlook 發送信件
其他備註 補充欄位中不足的說明或做為某些特殊資料註記
選擇發送簡訊功能時可自動帶入行動電話號碼
操作方法請參照 基本操作方法
軟體使用教學手冊
61
產品停用啟用處理
意義將產品基本資料中已經停產或停售長時間不使用的產品資料作停用處理可加快搜
尋的速度也增加盤點補貨等工作的效率若日後進貨時新進產品的條碼與停用產品
條碼相同時系統會出現警告訊息可直接將產品恢復續用
操作方法
1 產品停用
A)將欲停用的產品打勾勾選的品項會列在右上方的挑選清單列中確認後點選《停用》
停用的產品會列在下方的〈停售或停用之品項〉中
B)直接在產品基本資料中刪除的品項也會自動被系統列到停用產品中喔~
2 產品啟用
在欲恢復續用的產品上按一下滑鼠右鍵選擇《Y產品續用恢復》確認後該筆資料會
回復到產品基本資料中恢復續用的產品庫存量售價成本等均會歸零若要查看過去
的歷史進貨紀錄及銷貨分析請利用〈歷價〉及〈分析〉的功能
相關項目產品基本資料
軟體使用教學手冊
62
產品成本重算
意義若於系統使用時發生停電或當機或硬體故障情形而造成平均成本有異常之情形可
利用此作業將平均成本重算
可選擇年或指定月份計算確
定無誤時可利用寫入功能將
目前平均成本更新
若平均成本重算後有發生的情形則執行《W將計算之平均成本寫入》後必須利用 資
料偵錯 功能將異常的產品資料修復接著再到產品基本資料中利用〈歷價〉重新寫入成本
相關項目產品基本資料資料偵錯
軟體使用教學手冊
63
資料偵錯
意義藉由資料偵錯系統來偵測錯誤的資料再加以修復是屬於軟體異常控管的一項重要功
能有如 Windows 中的磁碟偵錯功能
操作方法
選擇客戶資料檢測編號是否重 覆及累積點數預收金額數值溢位等異常檢測
選擇銷貨資料檢測編號是否重覆及小計金額銷貨成本數值溢位等異常檢測且可將銷
貨成本以目前平均成本置換但此項功能需在已驗證過產品資料且無異常的情況下才能進
行
選擇廠商資料檢測編號是否重 覆及異常資料偵錯
選擇產品資料檢測編號是否重 覆及最近進價平均成本及售價數值溢位等異常檢測
選擇進貨資料檢測編號是否重覆及異常資料偵錯
選擇訂貨資料則會重新計算產品檔中的被訂購量
選擇倉庫資料重新分析產品檔及倉庫檔中的庫存關聯結構並自動將錯誤修復
以上各個資料檔檢測後若有異常情形出現只需按《自動修復錯誤》鍵即可完成資料偵錯
修復的動作
軟體使用教學手冊
64
用戶使用記錄
意義可記錄各用戶進入系統的日期及時間及使用哪個功能表做哪些動作避免在多人
使用狀況下無法查到資料修改或刪除是由何人做的
流量統計
依據系統登入用戶別統計各動作的操作次數
在桌面上建立捷徑
意義當桌面上安裝的捷徑不小心刪除或在一開始安裝軟體時沒有建立捷徑皆可利用此功
能輕鬆在桌面上重新建立捷徑再也不用擔心找不到執行路徑
操作方式
1輸入前台工作站號若是單機版則不需輸入
2直接點選《1建立後台管理捷徑》或《2建
立 POS 前台捷徑》就會在桌面上自動建立捷徑
軟體使用教學手冊
65
備份還原
意義當您發現銷售前台進入後出現錯誤代碼或存檔後交易紀錄無法存入時代表銷售資料
庫已經遭受毀損備份還原能夠幫助您將資料還原到您最後一次做備份的狀態
1 請先將執行資料備份並記下您的備份目錄位置操作方式請參照 備份作業
2 請放入安裝光碟重新安裝或至我們的網站 wwwhiposcomtw 下載試用版本（切記版
本必須相同）
註請確定所有工作站或前台均已離線且無其他軟體正在執行
無需移除原本的軟體直接執行安裝即可
3 請至[開始][程式集][叡鴻 Hipos 軟體系列]點選[備份還原]或至電腦中的 csalewin 中
點選 備份還原exe 如圖所示選取您的備份目錄位置後點選《S開始還原》即可
軟體使用教學手冊
66
第八章 附件 其他技術支援
報表格式修改
利用 HiPOS 軟體中的報表系統工具可以自行修改報表的格式
系統工具的開啟方式
1《開始》rarr《程式集》rarr《叡鴻 HiPOS 軟體系列》rarr《報表系統工具》
2到電腦 csalewin 資料夾中將〈系統工具exe〉點滑鼠左鍵兩下開啟
自訂列印紙張大小
開啟系統工具後選擇要修改列印格式的報表後將紙張規格分別填入高度寬度上邊界
左邊界即可
例如原本是 A4(290210mm)格式要改
成列印中一刀格式直接修改高度
140寬度 210 就可以囉~
修改報表內容
1開啟系統工具後先選擇要修改的報表再按《修改報表》
2若要修改報表內容的位置以滑鼠圈選要移動的範圍後以larruarrdarrrarr移動或直接以滑鼠拖
曳至您預定的位置即可
3若要修改或增加文
字則先點選 報表控
制項工具列 上的
一下接著點一下要
修改的文字或要新增
文字的位置即可編
輯文字
4修改完成後點選
左上角的《檔案》rarr
《儲存》
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67
自訂瀏覽視窗表格樣式
意義因為使用者的螢幕大小及解析度設定的不同在瀏覽視窗中難免發生表格橫向欄位太
大或太小導致於查看資料時的不方便HiPOS 提供了自訂表格樣式的功能讓使用者調整好
欄位後可以存檔方便日後查看
操作方法
1將滑鼠移動到要調整的欄位框上會出現 符號以滑
鼠拖曳即可調整欄位大小
2調整好後如圖在內容的任一位置上按一下滑鼠右鍵選擇《儲存表格樣式》若是儲
存後不滿意可以選擇《恢復預設值》
滑鼠右鍵功能選單
意義建立資料時若已經有其他檔案格式的資料存在方便
複製貼到 HiPOS 軟體中
在 HiPOS 軟體中當欄位為可編修狀態下時可以按一下滑鼠
右鍵便能呼叫功能選單(複製貼上剪下)
看完了使用手冊仍然無法解決您的問題嗎本公司提供了多元的諮詢管道
本公司網站技術支援httpwwwhiposcomtw 文件知識庫
電話諮詢07-7030898
傳真專線07-7032066
E ndash Mail Servicehiposcomtw
公司地址高雄縣鳳山市 830 埤北路 81 號
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庫存管理
基本庫存管理功能操作說明
標準作業流程
產品現有數量
產品基本資料中的現有數量欄位系統會自動依照進貨及銷貨統計並隨時更新產品現有量
因此為了保持現有量的正確性及產品成本的準確度請勿直接從產品基本資料的現有數量欄
位修改現有量
進貨作業
進貨時確實輸入正確的進貨量要留意進貨單位是否正確進貨及進貨退回時產品的庫存
量都會自動增減
庫存調整單(HiPOS-Light 版無此功能)
（一）使用時機
1 某產品的數量因毀損失竊hellip等非進貨及銷售而短缺或增加導致需要調整產品的現
有量時
2 由盤點作業中執行盤點量轉入現有量時若有差異量系統會自動產生一張庫存調整
單
（二）操作方式
1 進入【C進出貨】 rarr 【庫存調整單】
2 點選 【新增】rarr輸入日期單號經辦人員備註
3 點選 【新增明細】 rarr輸入【產品代號】
4 輸入【數量】是指實際數量與產品現有量的差異量例如 A產品實際量為 10 個產品
基本資料中的現有量為 8個兩者的差異量為 10－8＝+2數量的欄位輸入 2若 B產
品的實際數量為 15 個產品基本資料中的現有量為 20 個則差異量為 15－20＝-5
數量的欄位便輸入-5
5 點選【存檔】後產品現有量便會隨著調整
（三）附註
HiPOS-Light 版若平時發現產品數量有錯誤請直接利用【盤點作業】的轉入現有量功
能來調整產品的現有量
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庫存日消耗表
（一）當日消耗表列出查詢日期當天的庫存數量變動情況用來驗證庫存量的正確性
（二）逐日消耗表列出前一次結轉日至查詢日期當天的庫存數量變動情形用來驗證庫存
量的正確性另可將計算後的存量寫入帳面量(產品基本資料中的現有量)
（三）使用時機每日營業結束利用庫存逐日銷耗表檢驗庫存正確性
庫存月消耗表
（一）報表意義列出查詢當月份的庫存數量變動情形用來驗證庫存量的正確性另可將
計算後的實際現有量寫入帳面量(產品基本資料中的現有量)並轉入產生下月期初量
（二）使用時機每月底結束營業後或每月初開始營業前
（三）操作方式
1 檢視庫存月消耗表上的異動資料及現有量是否均正確當計算後存量與目前帳面存量
不符時會以黃色警示
2 確認無誤後按下 出現如下視窗再次確認
盤點作業
（一）盤點前置作業
1 貨架上物品的擺設是否整齊乾淨
2 貨架的分類是否明確並且標示清楚
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3 待進貨瑕疵物品異常品是否與陳列區清楚區分
4 人員的物品熟悉度及教育訓練是否充足
（二）操作方式
1 進入【F系統支援】rarr【盤點作業】rarr【新增】rarr輸入日期單號盤點人員備註
2 在【產品代號】輸入要盤點的產品rarr【存檔】rarr【列印】選擇【盤點單】
3 進行人工盤點工作
4 進入【盤點作業】rarr【修改】rarr在【盤點數量】輸入實際盤點數量rarr【存檔】
5 選擇【轉入現有量】即可將盤點量轉入到產品基本資料中的現有量
（三）操作秘訣
2 利用【新增明細】可一項項將要盤點的產品輸入
3 利用【盤點產品轉入】可以選擇一次將所有產品輸入或者依照廠商別產品類別儲
放位置產品編號輸入
4 務必確實將盤點量輸入盤點單的「盤點數量」欄位中盤點數量請勿輸入負數
（四）盤點要點
1 全面盤點及循環盤點除了期初或期末的全面盤點之外應固定每隔一段時間做循環
盤點循環盤點可以依照產品類別儲放位置或者產品編號等等例如固定每個月作
一次循環盤點第一個月盤點第一排貨架的商品第二個月盤點第二排貨架的商品
2 盤點時效盤點開始到盤點結束的時間盡量不要超過預定時程為了防止盤點錯誤應
避免盤點期間同時進貨銷售盤點完畢應即時將盤點量轉入現有量
3 盤點差異量軟體系統中的現有量欄位嚴格來說是帳面上的產品數量而盤點量則是
實際庫存的數量軟體操作過程有疏失產品瑕疵失竊及盤點錯誤等許多因素均
可能導致帳面上的數量與實際庫存不符的情況因此有盤差是可以被接受的但若差
異量太大時管理者便應觀察是哪個環節出了問題
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上線一段時間後初次執行盤點作業或庫存日月銷耗表
說明
1過去進貨或庫存有異時均直接修改產品現有量
2使用一段時間後才執行庫存月銷耗表結轉
3更新版本或重新安裝執行資料備份還原或者它系統資料轉檔匯入
上述情況可能會發現期初量都是 0以致計算後存量與帳面存量產生極大的誤差
作業流程
期初開帳作業
（一）使用時機
1 初次使用者
2 已經上線一段時間的使用者
3 更版或重新安裝系統後執行備份還原的使用者
4 產品現有量正確而庫存日月銷耗表中的現有量完全不對者
（二）操作方式
1 進入【A基本資料】rarr【產品基本資料】確認產品現有量均為正確的數量
2 按【Alt+F】開啟庫存量期初開帳作業視窗rarr選擇「轉入期初月份」rarr【確定】
3 此一動作可以根據產品基本資料中的現有量去重新計算出庫存日月銷號表中的現有
量並且反算出期初量
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常見 QampA
產品基本資料中的現有數量與實際庫存量不符合
1 僅有少數幾項產品的庫存量不符時可利用「庫存調整單」做調整
2 多項產品的庫存量不符時利用「盤點作業」並將盤點量「轉入現有量」
3 每日營業結束時可利用「庫存逐日消耗表」核對產品庫存量並將正確量寫入現有量
4 檢視產品-進出異動表可查明是否有單據數量錯誤
產品現有量不會隨銷售或進貨變動
1 執行資料重整
2 檢查前台 Alt+F5 銷售記錄是否正常若銷售存檔後無銷售紀錄或者銷售明細僅有時間及
金額代表資料庫已經損壞
3 檢查銷售及進貨時的產品編號是否一致
4 檢查產品基本資料中產品是否有重複建檔換言之相同的產品名稱是否有兩個不同的
產品編號
庫存日月消耗表中的期初量為零導致統計後的現有量錯誤
1 發生原因沒有將上月底的庫存作結轉寫入本月期初
進入【庫存月消耗表】rarr列印年月輸入上個月份rarr執行結轉
2 發生原因Ⅰ曾經從產品基本資料中的現有量欄位直接修改數量
Ⅱ更版或備份還原後沒有執行期初開帳的動作
進入產品基本資料執行【Alt+F 期初開帳作業】
3 當月底營業結束時請檢視庫存月消耗表核對庫存量並執行結轉的動作將正確量寫入現
有量及寫入次月期初量
庫存日月消耗表中的調入量與實際調整的數量不符合
1 發生原因盤點作業轉入現有量時重複執行轉入現有量的動作
2 進入【庫存調整單】rarr點選【瀏覽】尋找備註中盤點轉入單號重複的資料
3 刪除重複的調整單即可
利用盤點量轉入現有量卻發現某些產品仍然與實際庫存量不符合
1 發生原因 盤點數量錯誤
盤點作業中盤點數量輸入錯誤
營業時間進行盤點工作盤點後到轉入現有量的過程中產品銷售出去而未作
調整
2 利用「庫存調整單」調整現有量
3 HIPOS-Light 版利用「盤點轉入現有量」作調整
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已經將盤點量轉入現有量之後發現盤點時數量點錯
1 利用「庫存調整單」調整現有量
2 HIPOS-Light 版利用「盤點轉入現有量」作調整
連續數月都有做庫存月消耗結轉但庫存月消耗中某些產品的現有量卻總是有誤差
1 發生原因每個月結轉的時間點有誤
2 進入【庫存月消耗表】rarr列印年月輸入本月份rarr列印出該張報表或記下該報表的ldquo期初
量rdquo
3 重新進入【庫存月消耗表】rarr列印年月輸入上一個月份
4 比較本月份的ldquo期初量rdquo及上個月份的ldquo現有量rdquo是否相同若上個月份的現有量比本月
份的期初量少代表上一個月結轉之後仍有作銷售或調整
例如430 下午 200 做結轉將正確量寫入下月期初（產生 5月份的期初量）但是 430
下午 300 又陸續作了銷售或調整庫存量
5 做法
盤點機盤點時架上無庫存的 產 品 會 漏 盤
新增盤點單時選擇【盤點產品轉入】將全部產品轉入並將【盤點數量】全部修改為 0
將盤點機中的資料轉入該盤點單存檔後將盤點量轉入現有量
4 月
5 月份
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選購模組功能簡介
簡訊 SMS 發送模組
SMS 簡訊發送功能透過網際網路直接由 HiPOS 軟體系列中發送簡訊至客戶的行動電話能夠達
到迅速確實即時傳遞訊息及行銷的效益
HiPOS 門市及進銷存 v6 以後都可使用免申請儲值後馬上開通
功能特色
1 低廉的發送費用
一般使用手機發送簡訊每通大約 $25~ 35 之間使用 HiPOS SMS 每通只要 11~13 之
間足足省了 50
2 搭配 HiPOS 軟體分析有效客戶發送
利用 HiPOS 的各項統計如累積點數已購商品累積消費金額生日等等的各項數
據做有效的簡訊廣告行銷並且會自動過濾重覆的電話及統計發送的通數
應用 1 生日到時發送祝賀簡訊並告知來電優惠方案
應用 2 廠商新商品推出時可過濾已購買同類商品的客戶清單做簡訊廣告發送hellip更多應用
等你來發掘
3 大量簡訊發送
除了對單一客戶發送簡訊外大量發送簡訊的功能可同時對多個客戶行動電話號碼發送簡
訊
4 簡訊發送時效性佳
簡訊發送後正常情況下約 3~10 秒鐘就可即時將簡訊傳送到客戶手機重要訊息不怕客戶
收 不 到 若 因 故 對 方 無 法 接 收 將 會 自 動 重 發 直 至 發 送 成 功 或 滿 24 小時止
5 常用訊息片語編輯
「常用訊息」功能可以編輯儲存常用的簡訊內容可以加快編寫簡訊的速度
6 預約發送
可自定要發送的時間時間到才發送簡訊更有效率的廣告效益
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單一簡訊發送
在會員基本資料廠商基本資料員工基本資料中
按下 即可發送簡訊
大量簡訊發送
﹝統計報表﹞rarr﹝C會員郵寄標籤大量簡訊﹞依照
條件選擇要發送簡訊的對象後點選《S發送簡訊》
即可將簡訊發送到所選擇的對象
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產品基本資料
意義產品輸入總覽新增修改及查詢
1 在〈A基本資料〉選擇〈3產品基本資料〉選項如圖所示
2 選擇《新增》來建立一筆新的產品資料
資料輸入方式請參照 基本功能指引
欄位說明
欄位名稱 欄位說明 F10
產品名稱 輸入該產品的名稱
產品分類 若類別項目太多時可按【F10】開啟視窗選取 ˇ
產品編號 按【Enter】讓電腦自動編號或是直接鍵自編碼亦可最多可編
至 14 碼編碼原則類別代碼加上流水號
產品條碼
將游標移到『產品條碼』欄位如果是國際條碼拿 CCD 條碼掃
瞄機在條碼標籤上掃瞄一下則會有一組數字產生待存檔後
往後在銷售時只須刷入國際碼即可不必在每樣產品都貼上條碼
原廠料號 商品出廠時之廠商編號可方便於進貨中使用加速進貨作業
注音簡碼
單字中的第一個注音符號如【日式蘇打餅乾】rdquo蘇 rdquo的注音
拼音是ㄙㄨ而ㄙ對照鍵盤上的英文則為 N依此類推【日式蘇
打餅乾】對照鍵盤上的英文則是【BGN21】
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基本單位 銷售最小量的計算單位可按【F10】開啟視窗選取如口香糖一盒有 10 條則單位為「條」
ˇ
包裝單位 銷售較多量的計算單位可按【F10】開啟視窗選取如口香糖一盒有 10 條則單位為「盒」
ˇ
包裝數量 銷售較多量的數量如口香糖一盒有 10 條則單位為「10」
儲存位置 可填入產品存放的位置如 A1B1C3 等
最低售價 該項產品的最低出售價格
被訂購量 該項產品被訂購的數量系統會自動統計訂貨單中的資料後將數量帶入可省略不輸入
請 購 點 當產品低於多少量時得要提出採購的要求
現有數量 產品目前的存量系統會自動帶入可省略不輸入
安全存量 只要該貨品低於安全存量系統便會有警示作用
規格型號 輸入該產品的規格型號
顏色 輸入該產品的顏色
尺寸 輸入該產品的尺寸
主供應廠商 系統會將進貨作業中的廠商自動帶入故可省略不輸入亦可利用比價功能將最低價廠商設為主供應商
ˇ
應稅 若此產品屬於應稅商品則在此處勾選應稅
健康捐倍數 產品售價包含健康捐由此設定健康捐的倍數O表示不含健康捐
市價 一般市面上所賣的售價或同業售價
標準售價 賣給客戶的售價共可設定 5個售價
包裝售價 賣給客戶的包裝價格共可設定 5個包裝售價
最近進價 最近一次進貨的價格由電腦自動運算故可省略不用輸入
最高進價 表示在進貨相同產品時曾經所付過最高的進貨價格會顯示在這一個欄位裡最高進價是由電腦自動運算故可省略不用輸入
最低進價 表示在進貨相同產品時曾經所付過最低的進貨價格會顯示在這一個欄位裡最低進價是由電腦自動運算故可省略不用輸入
平均成本 平均成本是由電腦自動統計故可省略不用輸入 平均成本=全部進退貨金額全部進退貨數量
固定成本 可由使用者自行抓取其一較常進貨成本
業務獎金 業務員每賣出一份這項產品時可以得到多少的獎金若公司並無此獎金制度則可以略過不輸入
毛利率 此欄位不需輸入系統會自動帶出 毛利率=(零售價格-平均成本)零售價格100
產品備註 補充欄位中不足的說明或做為某些特殊資料註記
產品圖片 可將產品圖片或型錄轉成影像檔後放入 凡是瀏覽資料欄位有打勾的標誌就表示該產品有圖片或型錄
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特項功能說明
產品歷史記錄
在產品基本資料中選擇《歷價》
選項即可
可查看該項產品的歷史報價訂貨
及出貨的各項詳細資料記錄
產品比價
在產品基本資料中選擇《比價》選項即可
可將選定的產品歷史進貨的價
格日期單價數量金額及
廠商等資料顯示出來且可以將
最低價與最高價之供應商及供
應價格列出來也可重新計算平
均成本選擇是否將成本寫入產
品或將最低價廠商成為主供應
商
產品銷售分析
針對選定的單項產品做會員層購買分
析可以看出購買該項產品的會員及總
額總量（依銷售總額做排列）
1 在產品基本資料中選擇《分析》
2 輸入想要分析的時段按《Y確定》
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大型產品標籤列印
在產品基本資料選擇《F7列印》可以選擇列印大型產品標籤(A4)
操作方式請參照 按鍵說明
《 Alt + P 》條碼列印
若有購買條碼列印機按《Alt+P》選擇列印張數後直接從條碼輸出
機印出單項商品的條碼標籤可自行設定條碼列印的文字及格式
目前軟體僅適用 TSC TTP243ETTP245 系列之條碼列印機
瀏覽商品
按下 可瀏覽所有商品的明細資料
分倉庫存量 多倉版
在產品基本資料中選擇
可以查看該產品各分倉庫存量及總庫存量
《 Alt + M 》產品快速輸入作業
在產品基本資料的視窗中按《 Alt + M 》可呼叫出產品快速輸入作業的視窗可利用次功能
快速大量修改產品基本資料
操作方式直接在各欄位
輸入修改資料即可
注意若使用者權限未開
放修改及成本顯示功能
將無法執行此項作業
相關項目其他編號設
定庫存總表列印出貨
作業報價作業進貨作
業
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客戶基本資料
意義建立所有客戶基本資料以便迅速查詢亦可查詢會員的銷售記錄
1 在〈A基本資料〉選擇〈1客戶基本資料〉選項後如圖所示
2 選擇《新增》選項即可新增資料
3 逐一輸入欄位資料後按《存檔》即可
資料輸入方式請參照 基本功能指引
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
客戶編號 按 Enter 產生流水號或自行編碼或可利用尾隨編號功能例如按 A或
A 則產生 A 開頭之流水號
公司名稱 輸入該公司的名稱
公司簡稱 會自動擷取前五個字亦可自行輸入
客戶分類 可依客戶性質的不同去設定客戶類別可開啟選擇視窗 (詳見地址輸入)
聯絡電話傳真 輸入該公司的聯絡電話及傳真
統一編號 輸入該公司的統一編號
聯絡人 該公司的訂貨聯絡人
公司地址 可開啟選擇視窗 (詳見地址輸入)
送貨地址 可開啟選擇視窗 (詳見地址輸入)
發票地址 可開啟選擇視窗 (詳見地址輸入)
營業稅別 設定該客戶的營業稅別在【出貨作業】 及【訂貨作業】中便會自動帶出
營業稅別
業務歸屬 直接輸入業務員編號或按 F10 鈕帶出速查視窗在【出貨作業】及【訂貨作
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業】中便會自動帶出業務員的編號
E-Mail 若有輸入客戶的E-Mail帳號則按下 可直接連結至outlook發送信件
請款方式 可區分是屬於現金或月結的交易方式以便日後當成應 收帳款查詢之過濾
條件
帳款日 輸入客戶的結帳日期在【出貨作業】 及【訂貨作業】中便會自動帶出結
帳日期以便日後當成應收帳款查詢之過濾條件
出貨額度 輸入對該客戶所允許的帳款信用額度超額系統會自動警示
預收餘額 收款作業中取用預收款後所剩於可用的餘額系統會自動帶入與【收款
作業】相關
使用售價 依不同種類的客戶而設定不同之售價對應產品基本資料中的標準售價
售價 2~5共有五種售價可供切換
網站位址 若有輸入客戶的網站位址則按下 可直接連結至該網站
其他備註 補充欄位中不足的說明或做為某些特殊資料註記
特項功能說明
《 Alt + A 》客戶銷售分析
可以針對某一位客戶做所購買的產品購買總量購買總額的分析
輸入時段即可如 900101sim
901119(由此可知其在
900101sim901119 這期間所
購買的產品購買總量購買總
額依銷貨總額作排序)
記要
另外在此項功能中尚有一項貼心的服務按下《記要》鈕可記錄一些除了業務上以外的事
物
SMS 簡訊發送
客戶基本資料中選擇 或是在聯絡人電話後選擇 可以對該手機號碼發送 SMS 簡訊
注意使用 SMS 簡訊功能需先進行帳號開通及簡訊儲值
相關項目 出貨作業出貨退回作業出退貨資料統計訂貨作業訂貨資料統計收款作業應
收帳齡分析表應收支票應收票齡分析表
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員工基本資料
意義基本資料薪資明細聯絡電話及進銷貨中的人員代碼設定
操作方式同如 會員基本資料 設定
列印員工清冊
在員工基本資料中按《F7列印》可瀏覽並列印員工清冊
相關項目進貨作業進貨退回作業出貨作業訂貨作業報價作業員工業績統計表庫
存調整單
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其他編號設定
意義其他基本資料的輔助視窗設定一次補足以後只要開啟輔助視窗選入即可另外
也可以開啟輔助視窗時再臨時新增
1 在〈A基本資料〉選擇《5其他編號設定》
選項如圖所示
2 選擇欲設定的項目後按《Y確定》
3 詳細操作方式請參照 產品分類產品單
位設定 輔助視窗設定及選用
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
產品分類設定 產品分類設定完後只需按 F10 開啟視窗查詢而不需每次再輸入
一次此項資料在【產品基本資料】有相關聯
產品常用單位設定 產品常用單位設定完後只需按 F10 開啟視窗查詢而不需每次再
輸入一次此項資料在【產品基本資料】有相關聯
銀行基本資料設定 輸入往來銀行的基本聯絡資料此項資料在【銀行存提作業】有相
關聯
客戶分類設定 客戶分類設定完後只需按 F10 開啟視窗查詢而不需每次再輸入
一次此項資料在【客戶基本資料】有相關聯
常用片語設定 可設定常用收支及其它三種不同的常用片語此項資料在【現金
日記帳】有相關聯
倉庫編號設定 此設定適用於多倉版此項資料在【調撥作業】有相關聯
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系統參數設定
意義在使用系統前請先將貴公司的相關基本資料及系統操作等必要的環境參數設定好
以便日後在各項作業中能夠順利進行 軟體更具彈性以符合不同使用者的習慣
當您輸入完基本資料後在貨單抬頭上就會有貴公司的(公司名稱電話傳真公司地址)
顯示反之則貨單抬頭上將沒有貴公司的資料
欄位說明
1 系統參數
欄位名稱 欄位說明
廠商查詢預設索引 預設廠商基本資料中查詢索引
產品查詢預設索引 預設產品基本資料中查詢索引
會員生日警告天數 進入系統會員生日提醒的提前天數
報表預設輸出方式 若已經有連接印表機系統會自動連結
是否使用注音簡碼 若是請選擇Y反之則N
成本計算方式 共有三種計算方式可依使用者的需求去設定
是否自動切換輸入法
輸入資料時電腦會自動更改輸入法例如輸入會員姓名或產
品名稱時則電腦會自動變更為注音輸入法或者是倉頡輸入
法可方便銷售者的使用而不須再做變更輸入法的動作
統計報表列印習慣 有三種報表輸出方式可依使用者的需求去設定
產品自動編號位數 最高 14 碼 (產品編號 分類+流水號)
是否隨解析度調整字形大小 螢幕解析度該改時是否自動調整視窗大小
解析度的放大倍數 隨解析度調整字形大小時所要放大的倍數
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2 銷售前台參數 POS 銷售前台的參數設定進銷存不受影響
欄位名稱 欄位說明
銷售前檯成本開放 設定開放前台的成本權限如果不開放（不打勾）的情形下
前台作業（銷售時）不可使用與成本有關之按鍵
產品查詢預設索引 前台銷售時按 Ctrl+Enter 查詢產品的預設索引
自動開啟會員視窗 若經營型態為會員制可設定為 Y 則自動代入會員查詢視窗
代入電話區碼
銷售前檯使用《會員查詢》時會直接帶入系統參數設定的電
話區域號碼方便快速輸入
本欄空白時預設欄位是停留在客戶編號而非聯絡電話
是否使用 VIP 價 若開放使用 VIP 價則 VIP 會員購物即可以 VIP 價格購得若
不開放則 VIP 會員就如同一般的零售購物價格
是否使用會員價 若開放使用會員價則客戶可使用會員價購得若不開放則
會員只能用一般的零售價購得
銷售累積點數(元)
銷售累積點數(點)
設定銷售時要累積的點數比值 如 1 元 1 點且在【產品基本
資料】中的計算點數需要勾選才能計算點數
是否自定產品積點 若開放為 Y 則以上的點數比值自動失效積點值則取決於【產
品基本資料】中的產品積點
存量警告方式 選擇現有量低於設定的值時在銷售前台會有不同的顏色(黃
色)警示可搭配前台的即時叫貨使用
客戶電訪設天數 在前檯銷售中叫出會員資料後按【Alt+D】呼叫電訪預約時
的互動日期會以今天日期加上此欄天數為預設日期
電訪記錄保留天數 設定要保留的電訪預約記錄天數過期後自動刪除
銷售完自動列印發票 若在銷售完後要列印發票則設定Y
銷售後登入員工代號 銷售完畢必須登入員工代號用於電腦不足且多銷售人員時
必須先登入員工代號 使用銷售前台是必須先登入員工代號用於單人單銷售前台
可否銷售中更改員工代號 用於單人單銷售前台
發票剩餘幾張時警告 若設定為 5張時則在銷售前檯中當使用剩餘 5張時則電
腦便會出現警告訊息提醒使用者該準備請領發票
銷售資料刪除密碼 設定前檯刪除銷售資料的密碼
強制輸入收款金額 設定前台銷售完畢強制輸入實收現金才能結帳存檔
結帳時播放聲音 設定結帳時是否播放聲音
單筆_銷售最大數量 設定單筆銷售最大的數量
單筆_銷售最大單價 設定單筆銷售最大的單價
關閉前台之查帳功能 設定為〝Y〞時前台將無法使用查帳功能
關閉前台之交班功能 設定為〝Y〞時前台將無法使用交班功能
銷售前台禁止更改單價 若不想讓銷售員在前台更改單價則此處設定 Y
銷售前台禁止金額折扣 若不想讓銷售員在前台作金額折扣則此處設定 Y
軟體使用教學手冊
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銷售前台禁止總計折數 若不想讓銷售員在前台作總數折扣則此處設定 Y
銷售前台禁止單筆折數 若不想讓銷售員在前台作單筆折數則此處設定 Y
銷售完自動列印(收據) 若想銷售完後自動列印收據則此處就設定 Y
毛利率高於多少(綠色)警告 前台銷售時該產品名稱會以綠色底色提醒
毛利率低於多少(紅色)警告 前台銷售時該產品名稱會以紅色底色提醒
菸酒健康捐 設定產品售價中包含的菸酒健康捐金額
3 進出貨參數
欄位名稱 欄位說明
發票稅率 5 設定 005
進出貨單是否列印金額 若選擇Y則進出貨單就會有金額而不需每次手動做更改
進出貨列印習慣 可選擇 1預視或 2直接列印
票據警告天數 進入系統提醒應付或應收票據的提前天數
進貨預設稅別 於進貨單作業的稅別中自動代入設定值空白鍵切換設定值
出貨預設稅別 於出貨單作業的稅別中自動代入設定值空白鍵切換設定值
維修預設稅別 於維修作業的稅別中自動代入設定值空白鍵切換設定值
貨單是否套表列印 設定貨單列印時是否套表
出貨成本是否顯示 此參數對於 v5 以後版本不發生作用
出貨價格策略 可設定為預設售價或上次售價二種若設定預設售價則每次
出貨電腦會自動擷取預設售價而不需再輸入一次
進貨價格策略 可設定為平均成本上次進價或最低進價三種若設定為平均
成本則每次進貨電腦會自動擷取平均成本做為進價
數量__小數位數 可決定系統中數量欄位顯示小數的位數
單價__小數位數 可決定系統中單價欄位顯示小數的位數
合計__小數位數 可決定系統中合計欄位顯示小數的位數
其他__小數位數 可決定系統中其他欄位顯示小數的位數
數字 3位一撇 設定為Y時數值顯示如「5500000」
貨單紙張寬度(mm) 設定貨單紙張的寬度(預設為中一刀 210mm)
貨單紙張高度(mm) 設定貨單紙張的高度(預設為中一刀 140mm)
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26
4 POS 週邊參數
欄位名稱 欄位說明
設定錢櫃連接至電腦主機的阜口或錢櫃連接至發票列印機的阜口可
按空白鍵切換選項
錢櫃連接阜 錢櫃連接至電腦【RS】rarrRS232 介面【COM】rarr型號 CR3104【PRN】
rarr列表機連接阜
錢櫃連接發票機【POS】rarr型號 CR3101【UDF】
設定價格顯示器連接至電腦主機的阜口可按空白鍵切換選項 價格顯示器連接阜
【COM】rarr型號 PD71007200 系列【WDP】rarr型號 WD304
盤點機型號 設定盤點機的型號可選擇 1 CPT-711 或 2 PT600
盤點機連接阜 設定盤點機連接至電腦主機的阜口
設定條碼列印機的型號可按空白鍵切換選項
條碼列印機型號 【Z-S300】【Z-S400】【ZEBRA】rarrZebra 廠牌型號
【CLEVER】【TTP243】rarr型號 Clever TTP243
【OTHER】rarr其他
條碼列印機連接阜 設定條碼列印機連接至電腦主機的阜口
發票列印機（兩聯式） 設定發票列印機的型號可按空白鍵切換選項
發票列印機（三聯式） 【CHN】rarr型號 PP2020【POS】rarr三聯式發票機
【WPS】rarr型號 WP-103S
收據列印機 設定收據列印機的型號可按空白鍵切換選項
條碼機連接的工作站號 若要從進貨單中列印條碼後台工作站號須與條碼機工作站號一致
註1一般電腦主機的連接阜口只有 1~2 個建議選購擴充卡以提高穩定性
2由於 POS 的相關硬體週邊繁多若有 POS 週邊設定問題請洽詢本公司
3POS 周邊均有指定型號若您所使用的非本公司指定之型號不保證其相容性
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27
第四章 進出貨
進貨
進貨作業 意義商品進貨輸入轉入產品現有量中並計算相關成本產生應付帳款
在〈C進出貨〉中選擇〈1進貨作業〉進入後所出現的是日期最近的一張進貨單據如
左圖所示
按【瀏覽】可看所有進貨單明細
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
進貨日期 系統會直接帶出當天的日期若不是當天的進貨則請自行輸入正確的進貨
日期
進貨單號 通常輸入完『進貨日期』按【Enter】鍵後系統會直接帶出『進貨單號』
預設採用進貨日期 + 流水號共 10 碼
廠商編號 按【F10】鍵開啟查詢視窗請確實輸入本公司是向哪一家廠商進貨此項資
料在【6付款作業】有相關聯
發票號碼 若此張進貨單是有稅額的則需輸入發票號碼若沒有發票則無需輸入
原始單號 可輸入廠商進貨時的原始進貨單號方便日後查帳時可直接查詢廠商的進貨
單號
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28
經辦人員 輸入此張進貨單是由哪位員工建檔
取用預付 從已經付給廠商的預付款中沖銷該筆帳款此項資料在【6付款作業】有相
關聯注意若取用預付所輸入的金額大於預付餘額時超出的金額將累加
到該張進貨單的未付金額
倉號 選擇進貨的倉號（倉庫）適用於多倉版
帳款日期 在【廠商基本資料】中若已有設定帳款日在此處會自動帶出帳款日期此
項資料在【6付款作業】有相關聯
稅別 在【廠商基本資料】中若已有設定稅別在此處會自動帶出其稅別或可自
行切換其他稅別的計算方式
稅前金額 進貨單中未含稅額的小計金額
已付金額 指已付給廠商的「訂金或金額」
折扣金額 廠商給予的折扣金額
未付金額 即〔稅後總額 - 已付金額 - 折扣金額〕
稅後總額 即〔稅前金額 + 營業稅〕
貨單備註 補充欄位中不足的部份或做為某些特殊資料註記
新增進貨單
步驟 1 單身建立
按 新增 鈕或 Insert 鍵出現一張新空白單據填入各項必備資料
步驟 2 建立進貨品名細項
按 鈕加入所進貨產品的項目進貨產品多樣時亦可用 一次勾選
產品編號可輸入產品編碼原廠料號產品條碼 系統會自行轉成產品編號 亦可採用條
碼閱讀機輸入鍵入單價及數量若有接條碼機可一併輸入預列印的條碼張數之後核對稅
前金額及稅後總額無誤後按存檔鍵將該筆進貨單存入
進貨單據修改
按快速鍵 Enter 或 修改 鈕若有必要再針對某一張單據作修改（或加入一筆資料）的話
可移動光棒至欲修改的單據後按 Enter 進入修改狀態後如同建立進貨單之方式建立即可
註 已付款沖帳之單據不可修改若須修改必須進行反沖帳後才能更改單據
歷史記錄
按 可將該進貨廠商所有的歷史進貨單據列出來在修改或新增的模式下按 Enter
鍵可取回再針對差異部份進行修改
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29
單品比價
按 可查看指定的單項產品的進退貨記錄及各廠商比價記錄該項產品的歷史進退
貨日期單價數量金額及廠商hellip等資料均會顯示出來並且將最低價與最高價之供應商
供應價格及平均成本列出來也可重新計算平均成本選擇是否將成本寫入產品或將最低價
廠商成為主供應商
產品新增
若進貨單中有新進產品時可按 新增產品進入產品基本資料新增的畫面請參照 產
品基本資料設定
庫存查詢
按 可查詢目前的庫存量避免庫存量過多的情形
條碼列印
按條碼列印可列印該筆進貨單中有輸入條碼張數的所有產品條碼
單據列印《F7》
操作方式請參照 基本功能指引
相關項目廠商基本資料產品基本資料系統參數設定應付支票付款作業
進貨退回作業
〈2進貨退回作業〉與上述〈1進貨作業〉的操作方法略同故不重述
相關項目廠商基本資料產品基本資料系統參數設定應付支票付款作業
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30
進退貨資料統計
意義可直接在此項功能表中查詢進貨及退貨的詳細情形而不必再到【1進貨作業】或【2
進貨退回作業】中個別查詢可節省使用者的時間
1 在【C進出貨】選擇【3進退貨資料統計】選項後所出現的畫面如下圖
2 可依使用者的需要去設定所要查詢的時間廠商進貨退貨已付款未付款及全部
可單獨查詢一家或者是一次查詢多家做為付款對帳單與付款作業有相關聯
列印報表可選擇進退貨資料簡表進退貨資料
明細表進退貨資料總表共三種報表
相關項目進貨作業進貨退回作業
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進貨採購建議
意義採購建議書為針對自定的需求讓系統作一庫存的統計擬定一份最精確的採購建議
書或訂購單
操作方法
1在〈C進出貨〉選擇〈4進貨採購建議〉如圖所示
2設定所欲查詢的條件後按《Y確定》即可
條件設定
查詢指定廠商現有產品庫存量lt=安全存量之品項
查詢指定廠商現有產品庫存量lt=請購點之品項
查詢指定廠商的所有產品全部列出
查詢指定廠商產品被訂購量gt=現有量之品項
查詢指定廠商產品全部訂購保留量gt0 之品項
可再設排列方式如依產品編號名稱存量價格等再選擇由排大到小或由小排到大
查詢單一廠商時廠商編號起訖部分輸入同一個編號即可或者不輸入表示要全部的資料
註
產品比價請參照【產品基本資料】中歷史進價記錄有詳細說明
若確定要列印報表則需要先勾選所需的產品編號可一次勾選單一項產品或按《全部選擇》
勾全部產品若都不需要則可按《全部不選》取消先前所勾選的產品欄位
勾選好欲列印的產品後按《列印》鍵列印報表中可選擇產品採購建議表或產品訂購單二
種報表
相關項目廠商基本資料產品基本資料 進貨作業
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32
調撥作業 多倉版
意義此功能只有在系統設定使用「分倉」的管理模式時才能輸入資料其用途是做不同倉
庫間貨品的調撥
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
調撥日期 通常一開始系統會先直接帶出當天的日期若不是當天的調撥則請自
行輸入正確的調撥日期
調撥單號 通常輸入完『調撥日期』按【Enter】鍵後系統會直接帶出『調撥單號』
預設採用調撥日期 + 流水號
經辦人員 輸入此張單據的經辦人員
撥出倉號 選擇是由哪一個倉庫撥出的
調入倉號 選擇要調入哪一個倉庫
貨單備註 補充欄位中不足的部份或做為某些特殊資料註記
相關項目銷售前檯產品基本資料其他編號設定進貨作業進貨退回作業
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報價
意義客戶下訂單或出貨前需要先做報價動作時即可利用此功能將待日後可直接轉成
訂貨單
在〈C進出貨〉選擇〈D報價作業〉進入後所出現的是日期最近的一張訂貨單據
如下圖所示
操作方式請參照 進貨作業
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
報價日期 通常系統會直接帶出當天的日期若不是當天的報價則請自行輸入正確的
報價日期
報價單號 通常輸入完『報價日期』按【Enter】鍵後系統會直接帶出『報價單號』
預設採用報價日期 + 流水號
客戶編號 請確實輸入此張報價單是出給哪個客戶可按 F10 開啟客戶選擇視窗此項
資料在〈訂貨作業〉有相關聯
交貨日期 輸入預計的交貨日期
交貨方式 預計的交貨方式可下拉選單方式選取
經辦人員 在【客戶基本資料】中若已有設定業務歸屬在此處會自動帶出業務代號
若沒有設定請自行輸入經辦業務代號
稅前金額 報價單中未含稅的小計金額
稅 別 在【客戶基本資料】中若已有設定稅別在此處會自動帶出其稅別或可自
行切換其他稅別的計算方式
稅後總額 即[稅前金額+營業稅]
折扣金額 給予客戶的折扣金額
貨單備註 補充欄位中不足的部份或做為某些特殊資料註記
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34
特項功能說明
歷史記錄
瀏覽該客戶的報價訂貨紀錄可開啟《F2 查詢》快速查詢某一筆資料《Ctrl+C》可以拷
背瀏覽的單據內容到目前新增的報價單中
單品歷史
查看單品的所有報價訂貨出貨的歷史記錄
庫存查詢
即時查詢該項產品的庫存量
採購建議
在報價作業時需要查看某項商品的進貨計錄時可按 查看歷史進價及各廠商比價
記錄詳細資料
轉訂貨單
確認訂貨內容同本張報價單時可按 將此張報價單直接轉成訂貨單
多選輸入
可一次勾選多項產品到報價單中加快作業速度
報價單轉 Excel 格式 選擇〈F7列印〉如圖所示按《F6轉 Excel》即可將報價單轉成 Excel 檔
相關項目客戶基本資料產品基本資料訂貨作業
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訂貨
訂貨作業
意義客戶不需要立即拿到商品或是目前倉庫中並無此商品存貨則就可先在此處輸入客
戶訂貨單待日後再行轉出貨
進入本功能後所出現的是日期最近的一張訂貨單據如下圖所示
按『瀏覽』可瀏覽所有的訂貨單據詳細操作方式請參考 報價作業
若訂單未轉出貨每次進入系統時會先顯示【未交貨訂單資料提示】
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欄位說明
欄位名稱 欄位說明
訂貨日期 通常系統會先直接帶出當天的日期若不是當天的訂貨則請自行輸入
正確的訂貨日期
訂貨單號 通常輸入完『訂貨日期』按【Enter】鍵後系統會直接帶出『訂貨單號』
預設採用訂貨日期 + 流水號
客戶編號 請確實輸入本張訂單是由哪一家客戶所訂此項資料在【出貨作業】裡
有相關聯
交貨日期 輸入預計出貨的日期
交貨方式 預計的交貨方式可下拉選單方式選取請確實輸入
經辦人員 在【客戶基本資料】中若已有設定業務歸屬在此處會自動帶出業務代
號若沒有設定請自行輸入經辦業務代號
倉號 輸入預計是由哪一個倉庫出貨此功能僅用於多倉版
來源單號 輸入這張訂貨單是以哪一張報價單號內容為依據可按【F10】開啟快速
查詢視窗直接挑選報價單號及產品明細
稅前金額 報價單中未含稅的小計金額
稅 別 在【客戶基本資料】中若已有設定稅別在此處會自動帶出其稅別或
可自行切換其他稅別的計算方式
稅後總額 即[稅前金額+營業稅]
折扣金額 給予客戶的折扣金額
預收金額 輸入向客戶預收的貨款金額
未收金額 即﹝稅後總額－預收金額﹞
貨單備註 補充欄位中不足的部份或做為某些特殊資料註記
特項功能說明
歷史單據轉入訂單
直接將過去的報價單或訂貨單據內容明細轉入到目前新增的訂貨單中
操作方法
1在【來源單號】的欄位按《F10》開啟轉入單據瀏覽視窗
2以滑鼠或鍵盤uarrdarr鍵挑選要轉入的單據後按《Enter》
3勾選要轉入的品項後按《Y確定轉入》即可
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轉出貨單
確認出貨內容同本張訂單時可按 可將此張訂單直接轉成出貨單
訂貨單轉 Excel 格式 選擇〈F7列印〉如右圖所示按《F6轉 Excel》即可
相關項目客戶基本資料產品基本資料報價作業出貨作業
訂貨資料統計 意義查詢客戶訂貨及交貨情況 可依使用者的需要去設定所查詢時間客戶交貨日期已交貨未交貨及全部可單獨查詢一家或
者是一次查詢多家做為客戶訂貨交貨的依據
操作方式同進退貨資料統計
相關項目客戶基本資料產品基本資料出貨作業訂貨作業
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出貨
出貨作業
意義商品出貨輸入存檔以便查詢送貨量與應收客戶帳款
進入本功能後所出現的是日期最近的一張出貨單據如下圖所示
操作方法請參照 基本功能指引
按『瀏覽』可瀏覽所有的出貨單據
軟體使用教學手冊
39
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
出貨日期 通常系統會直接帶出當天的日期若不是當天的出貨則請自行輸入正確
的出貨日期
出貨單號 通常輸入完『出貨日期』按【Enter】鍵後系統會直接帶出『出貨單號』
預設採用出貨日期 + 流水號
客戶編號 請確實輸入本公司是出貨給哪一家客戶此項資料在【收款作業】中有相
關聯
發票號碼 若此張出貨單是有稅額的則需輸入發票號碼若沒有發票則無需輸入
交貨方式 可以下拉選單方式選取請確實輸入
業務人員
在【客戶基本資料】中若已有設定業務規屬在此處會自動帶出業務代號
若沒有設定請自行輸入經辦業務代號此項資料在【員工業績統計表】
有相關聯
訂單號碼 由訂貨單中轉至出貨單的訂單號碼在訂單作業中有詳細的說明
取用預收 對於有預收貨款的客戶直接從預收的金額中支付本筆貨款
倉號 可設定是由哪個倉庫出貨僅限用於多倉版
帳款日期 在【客戶基本資料】中若已有設定帳款日期在此處會自動帶出帳款日期
此項資料在【收款作業】有相關聯
稅前金額 出貨單中未含稅額的小計金額
稅別 在【客戶基本資料】中若已有設定稅別在此處會自動帶出其稅別或可
自行切換其他稅別的計算方式
稅後總額 即〔稅前金額 + 營業稅〕
折扣金額 給予客戶的折扣金額
已收金額 指已向客戶收的「訂金或金額」
未收金額 即〔稅後總額 - 已收金額 - 折扣金額〕
貨單備註 補充欄位中不足的部份或做為某些特殊資料註記
特項功能說明
歷史記錄 《Alt＋4》
按 可將該出貨客戶所有的歷史出貨單據列出來在修改或新增的模式下按 Enter 鍵可
取回再針對差異部份進行修改
單品歷史 《Alt＋5》
按 可針對指定的單項產品的將其出貨記錄列出來在此不分客戶可供比價用
軟體使用教學手冊
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進貨記錄 《Alt＋6》
按 可針對指定的單項產品的進貨記錄可避免出貨的金額低於進貨金額
庫存查詢 《Alt＋7》
按 可查詢各倉庫的庫存量避免無貨可出的情形
多選輸入
可一次勾選多項產品到報價單中加快作業速度
SMS 簡訊發送
可發送簡訊通知該客戶
相關項目客戶基本資料產品基本資料系統參數設定出退貨資料統計應收支票已過期支票
收款作業庫存月銷耗報表盤點作業
出貨退回作業 【8出貨退回作業】與【7出貨作業】的操作方法略同故不重述
相關項目 客戶基本資料產品基本資料系統參數設定出退貨資料統計 應收支票已過期支
票收款作業庫存月銷耗報表盤點作業
出退貨資料統計 意義可直接在此項功能表中查詢出貨及出貨退回的詳細情形而不必再到【7出貨作業】或【8出
貨退回作業】中個別查詢可節省使用者的時間
可依使用者的需要去設定所查詢時間客戶出貨退貨已收款未收款及全部可單獨查詢一家
或者是一次查詢多家做為收款對帳單與收款作業有相關聯
相關項目 出貨作業出貨退回作業
軟體使用教學手冊
41
第五章 帳務管理 會計
付款作業
意義此功能是用來記錄付款作業的日期廠商支付類別及沖帳金額以備日後查核
當公司進貨後要付款時則需到此處建立新的付款作業
操作方法
1《新增》依序輸入付款日期登錄人員廠商編號帳款日期後按下【S查詢】會列
出該廠商在帳款日期區間內未付款的單據
註(1)請務必輸入付款廠商否則可能導致查詢不到未付帳款單據
(2)此處帳款日期是指進貨單中的帳款日期若您不確定帳款日期區間可空白不輸入直
接按下【S查詢】會列出所有的未付款單據
2勾選要沖銷的單據並輸入付款的現金金額票據金額等《存檔》即可
註若一筆貨款並非一次沖銷完畢則先在【沖帳金額】的欄位輸入此次要沖帳的金額後再
將該筆單據打勾即可
軟體使用教學手冊
42
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
付款日期 系統預設使用當天日期若不是當天日期可自行輸入付款日期
付款單號 通常輸入完付款日期後按【Enter】鍵後系統會直接帶出付款單號預設採
用付款日期+流水號
登錄人員 輸入該筆資料的登錄人員
廠商編號 可按 F10 開啟快速查詢視窗選擇所需的廠商編號
帳款日期 輸入欲查詢的帳款日期區間此處帳款日期是以出貨單中的帳款日期為依據
應付總額 該家廠商在查詢的帳款日期區間中應付帳款總金額
現金金額 輸入付款的現金金額若此筆帳款不是由現金支付則此欄位不需輸入
票據金額 輸入開立支票的金額若此筆帳款不是由支票支付則此欄位不需輸入
其他折讓 輸入折讓的金額
取用預付 取用預付餘額中的金額來沖銷必須在預付餘額欄位中有金額才能做此功
能
累入預付 可預先付一筆帳款分多次沖銷預付的金額則輸入在此處
預付餘額 預付金額中尚可沖帳的餘額
沖帳合計 可用滑鼠勾選欲沖銷的單據號碼系統會自動將總金額統計出來若此次付
款金額與欲沖帳合計金額不符則存檔時系統會出現警示
備註 補充上述欄位中所不足的資料
其他操作說明請參照 基本功能指引
相關項目 廠商基本資料產品基本資料系統參數設定進貨作業進貨退回作業
進退貨資料統計應付支票已過期支票
軟體使用教學手冊
43
現金日記帳
意義是對於公司每日現金收支流向的資料管理
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
日期 系統預設為當天的日期及時間 若不是可另行輸入
項目科目 輸入收支的會計科目例如水電費郵電費文具費等等亦可按 F10
或快擊滑鼠二下即可開啟選擇視窗
類別 可選擇支出或收入二種
金額 輸入收入或支出的金額
摘要 可更詳細記錄每筆帳目資金流向的明細和用途當此欄有輸入明細時存
檔後在畫面右邊「註」的框框會有ˇ
註項目科目按 F10 或快擊滑鼠二下可開啟選擇視窗自建較常使用的會計科目片語如
此一來以後輸入現金科目時只需點選即可而不必再另外輸入片語節省操作時間
相關項目其它編號設定
銀行存提作業
意義記錄公司與往來銀行的帳戶情形方便日後帳戶管理
進入後畫面如
做圖所示
畫面左半部是
銀行帳戶瀏
覽右半部是帳
戶存提資料瀏
覽
軟體使用教學手冊
44
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
安全餘額 此銀行帳戶的安全餘額此欄與〈銀行基本資料設定〉有相關聯
現在餘額 目前此銀行帳戶中的實際餘額
存提日期 系統預設為當天的日期及時間 若不是可另行輸入
存提單號 通常輸入完存提日期後按【Enter】鍵後系統會直接帶出存提單號預設採
用存提日期+流水號
金額 輸入存提的金額
存提類別 選擇存提的類別有存款支票存款提款及支票付款四種
支票號碼 輸入存提的支票號碼若不是由支票存提則此欄位不需輸入
餘額 建立此存提單時銀行帳戶中所剩餘的可用餘額
其他備註 補充上述欄位中所不足的資料
註在應收(付)支票中所有由此帳戶所開出兌現後的支票金額皆會自動轉入此處
其他操作說明請參照 基本功能指引
重新計算帳戶餘額
若有新增或修改存提單時按下 即可更新該銀行帳戶的現在餘額更便利於隨
時掌握各銀行帳戶中的可動用金額
相關項目 其他編號設定應付支票應收支票
軟體使用教學手冊
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（收）款作業
意義此功能是用來記錄收款作業的日期客戶收款明細及沖帳金額以備日後查核
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
收款日期 系統預設使用當天日期若不是當天日期可自行輸入收款日期
收款單號 通常輸入完收款日期後按【Enter】鍵後系統會直接帶出收款單號預設採
用收款日期+流水號
登錄人員 輸入該筆資料的登錄人員
客戶編號 可按 F10 開啟快速查詢視窗選擇所需的客戶編號
帳款日期 輸入欲查詢的帳款日期區間
應收總額 該家廠商在查詢的帳款日期區間中應收帳款總金額
現金金額 輸入收款的現金金額若此筆帳款不是由現金收入則此欄位不需輸入
票據金額 輸入收款支票的金額若此筆帳款不是由支票收入則此欄位不需輸入
其他折讓 輸入折讓的金額
取用預收 取用預收餘額中的金額來沖銷必須在預收餘額欄位中有金額才能做此功
能
累入預收 可預先收一筆帳款分多次沖銷預收的金額則輸入在此處
預收餘額 預收金額中尚可沖帳的餘額
沖帳合計 可用滑鼠勾選欲沖銷的單據號碼系統會自動將總金額統計出來若此次收
款金額與欲沖帳合計金額不符則存檔時系統會出現警示
備註 補充上述欄位中所不足的資料
相關項目出貨作業客戶基本資料出貨退回作業應收支票
軟體使用教學手冊
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應（付）帳齡分析表
意義此分析表是用來顯示尚未付清給各個廠商的應付帳款其帳齡分佈在各個設定期間的
統計數據
圖片左邊的日期區間可依使用者的統計習慣去設定設
定好後只需按【設定為預設值】鍵則每次進入系統時
依此設定統計
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
開始廠商 可按 F10 開啟快速查詢視窗選擇欲查詢的開始廠商編號
結束廠商 可按 F10 開啟快速查詢視窗選擇欲查詢的結束廠商編號
帳齡種類 可選擇 1帳款日期或 2銷貨日期二種
報表標題 可選擇 3天數或 4日期二種為報表標題
結束日期 系統會自動帶出當天日期若不是可自行輸入欲查詢的結束日期
相關項目廠商基本資料進貨作業進貨退回作業進退貨資料統計表付款作業
應（收）帳齡分析表
意義此分析表是用來顯示各個客戶尚未付清的應收帳款其帳齡分佈在各個設定期間的統
計數據
操作方式請參照 應（付）帳齡分析表
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
開始客戶 可按 F10 開啟快速查詢視窗選擇欲查詢的開始客戶編號
結束客戶 可按 F10 開啟快速查詢視窗選擇欲查詢的結束客戶編號
帳齡種類 可選擇 1帳款日期或 2銷貨日期二種
報表標題 可選擇 3天數或 4日期二種為報表標題
結束日期 系統會自動帶出當天日期若不是可自行輸入欲查詢的結束日期
相關項目客戶基本資料出貨作業出貨退回作業出退貨資料統計表收款作業
軟體使用教學手冊
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應收帳款
意義用來顯示某段時間內應收帳款的彙總資料報表
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
帳款種類 可選擇依 1客戶別或 2業務別做為應收帳款報表的依據
帳款日期區間 輸入欲查詢的起迄日期
統計客戶區間 可按 F10 開啟快速查詢視窗輸入欲查詢的客戶編號
統計業務區間 輸入欲查詢的業務編號
報表種類 可自行選擇共有明細表簡要表及應收總表三種報表
是否含前期未
收款之明細
若所查詢的日期區間之前仍有尚未收取的款項則可在此欄位中打ˇ就
可顯示前期未收款之明細
相關項目客戶基本資料產品基本資料員工基本資料出貨作業出貨退回作業出退
貨資料統計表
應付帳款
意義用來顯示某段時間內應付帳款的彙總資料報表
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
帳款種類 可選擇依 1廠商別或 2經辦人員別做為應付帳款報表的依據
帳款日期區間 輸入欲查詢的起迄日期
統計廠商區間 可按 F10 開啟快速查詢視窗輸入欲查詢的廠商編號
統計經辦區間 輸入欲查詢的經辦人員編號
報表種類 可自行選擇共有明細表簡要表及應收總表三種報表
是否含前期未
付款之明細
若所查詢的日期區間之前仍有尚未付清的款項則可在此欄位中打ˇ就
可顯示前期未付款之明細
相關項目廠商基本資料產品基本資料員工基本資料進貨作業進貨退回作業進退
貨資料統計
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票據
應(付)支票
意義可沖銷應付帳款中所有由支票給付的記錄節省會計人員作帳以便查詢核對廠商的
帳款
進入本功能後出現所有應付票據資料視窗以票據到期天數作為循序排列條件
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
開票日期 系統預設使用當天日期若不是當天日期可自行輸入開票日期
支票類別 支票的種類此處為應付支票
支票號碼 開立支票上的號碼
支票金額 開立支票上的金額
來源單號 輸入這張支票是要沖銷哪一張【付款作業】中的進貨單號
廠商編號 可按 F10 或 鍵開啟快速查詢視窗選擇所需的廠商編號
廠商名稱 廠商編號選定後會自動帶出該廠商名稱
到期日期 開立支票上的到期日期
兌現日期 這張支票預計何時會兌現的( 因有時票據的交換需時 1~3 個工作天金額
才能真正入帳)
票據狀態 目前票據的狀態有未兌兌現退票作廢領取及其他共六種
開票銀行 選取開立的支票銀行 若尚未設定請至【其他編號設定】中的銀行基本資料設定
銀行名稱 開票銀行選定後會自動帶出該銀行名稱
其他備註 補充上述欄位所未提到的
未兌支票總額 系統會自動統計所有未兌現的支票張數及總額
其它說明
支票簽回單
點選《列印》即可列印支
票簽回單若要更改表單
字頭字尾請參照 按鍵說
明
相關項目進貨作業已
過期支票付款作業
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應(收)支票
意義可沖銷應收帳款中所有由支票收款的記錄以查核客戶的帳款
進入本功能後出現所有應收票據資料視窗以票據到期天數作為循序排列條件
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
收票日期 系統預設使用當天日期若不是當天日期可自行輸入收票日期
支票類別 支票的種類此處為應收支票
支票號碼 應收票據上的支票號碼
支票金額 應收支票上的金額
來源單號 輸入這張支票是要沖銷哪一張【收款作業】中的出貨單號
客戶編號 可按 F10 或 鍵開啟快速查詢視窗選擇所需的客戶編號
客戶名稱 客戶編號選定後會自動帶出該客戶名稱
到期日期 應收支票上的到期日期
兌現日期 這張支票預計何時會兌現的 (因有時票據的交換需時 1~3 個工作天金額才
能真正入帳)
票據狀態 目前票據的狀態有未兌兌現 託收轉讓退票票貼及其他共七種
開票銀行 應收票據上開立支票銀行的帳號
開票銀行 應收票據上開立支票銀行的名稱
託收銀行 選取開立的支票銀行 若尚未設定請至【其他編號設定】中的銀行基本資料
設定
託收銀行 開票銀行選定後會自動帶出該銀行名稱
其他備註 補充上述欄位尚未提到的
其他操作方式與應付支票作業相同
相關項目 出貨作業收款作業已過期支票
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已過期支票
意義所有已過期的支票皆會轉入此視窗方便會計人員查詢核對
過期支票瀏覽列出所有過期支票（應收應付）可依需求排列如名稱開票日期兌
現日期銀行hellip等（本功能為整合上述rdquo應付rdquordquo應收rdquo二項支票作業所產生的資料
對照表）
註此處只能做查詢的動作並不能做新增或修改的動作
相關項目 應付支票應收支票
應(收)票批次兌現
意義可一次將單張或多張應收票據轉兌現並將兌現的支票轉入已過期支票中
按鍵說明
欄位名稱 欄位說明
全選 將所列出的支票全部選擇為要兌現的狀態
全不選 將所列出的支票全部選擇為要非兌現的狀態
兌現轉入過期支票 將已選擇的支票轉成兌現狀態並將支票轉入過期支票中
相關項目應收支票銀行存提作業
應(付)票批次兌現
意義可一次將單張或多張應付票據轉兌現並將兌現的支票轉入過期支票中
操作方式請參照 應(收)票據批次兌現
相關項目應付支票銀行存提作業
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應收票齡分析表
意義此分析表是用來顯示已收未兌現的應收支票其帳齡分佈在各個設定期間的統計數據
圖片左邊的日期區間可依使用者的喜好去設定設定
好後只需按【設定為預設值】鍵則每次進入系統時
依此設定統計
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
開始客戶 可按 F10 開啟快速查詢視窗選擇欲查詢的開始客戶編號
結束客戶 可按 F10 開啟快速查詢視窗選擇欲查詢的結束客戶編號
報表標題 可選擇 1天數或 2日期二種為報表標題
結束到期日 系統會自動帶出當天日期若不是可自行輸入欲查詢的結束日期
相關項目應收支票
應付票齡分析表
意義此分析表是用來顯示開立給各個廠商的未兌現應付支票其票齡分佈在各個設定期間
的統計數據
操作方式請參照 應收票齡分析表
相關項目應付支票
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第六章 庫存管理
期初開帳程序
1進貨
第一次使用時本系統時將基本資料建立完成後首先利用【進貨作業】將所有產品均做首
次進貨並且將已付款的進貨單據沖銷
註亦可利用庫存調整單將所有產品數量及成本鍵入或者利用盤點作業進行盤點後將盤點
量轉入現有量必須要注意的是若您選擇使用盤點轉入的方式系統將無法自動抓取產品成
本
2由產品基本資料中作期初開帳
至產品基本資料中按(Alt+F 鍵)將可以產生庫存的
期初開帳資料
按《確定》後將自動轉入期初
庫存日消耗異動表
意義驗證庫存量的正確性且可以將驗證後的正確量寫入現有量
(1) 當日消耗表列出查詢日期當天的庫存數量
變動情況用來驗證庫存量的正確性
(2) 逐日銷耗表列出前一次結轉日至查詢日期
當天的庫存數量變動情形用來驗證庫存量
的正確性另可將計算後的實際現有量寫入
帳面量(產品基本資料中的現有量)
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庫存月消耗異動表
報表意義列出查詢當月份的庫存數量變動情形用來驗證庫存量的正確性另可將計算
後的實際現有量寫入帳面量(產品基本資料中的現有量)並作轉入產生下月期
初量
使用時機每月底結束營業後或每月初開始營業前
操作方式
1)檢視庫存月銷耗表上的異動資料及現有量是否均正確當計算後存量與目前帳面存
量不符時會以黃色警示
2)確認無誤後按下 出現如下視窗再次確認
注意產品基本資料中的現有量將會被庫存月銷
耗 表 中 的 現 有 量 取 代因 此 請 謹 慎 使 用 結 轉 功 能
C)若產品進出異動量不正確請利用庫存調整單
做調整後重新執行步驟 A)~ B)
後記
庫存量又有問題了 怎麼都跟架上物品不符 相信大多數人都有這樣的心聲
很多使用者的觀念上總是認為庫存只要交給電腦來管理庫存量一定準確殊不知電腦軟體
有可能發生不可預期的結果(程式暇疵或使用中突然的斷電當機)或是產品管理不當導致失
竊或是破損或是產品擺設到不正確的位置都有可能使得電腦中的庫存量異常所以在庫存管
理中盤點變成了一項非常重要的工作
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庫存調整單
意義當帳上的庫存量與實際庫存盤點的結果不符時即可利用此功能來調整帳上的庫存量
及成本
在〈C進出貨〉選擇【C
庫存調整單】如圖可
按《新增》《修改》
《查詢》或《刪除》鈕
更動關於調整庫存的相
關資料
按《瀏覽》進入庫存調整
單據瀏覽
操作方法
庫存調整單中的「數量」欄位應輸入實際庫存量與帳面現有量的差異量
作庫存調整時若目前某產品在系統中的現有量為 10 個但實際上賣場中只剩 8個則在
數量的欄位中輸入-2即可將系統中的現有量調整為 8個
若使用者無進貨作業的動作卻想要統計出產品的銷售成本及利潤可直接在此處輸入產
品的成本或覺得目前系統中的平均成本不正確亦可自行修改
註盤點作業中若有盤差或盤盈時會自動產生一張盤點調整單
其他操作方式請參考基本操作方法
相關項目產品基本資料盤點作業
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盤點作業
意義盤點各倉的庫存量以便管理可避免庫存太多或不足節省公司無謂的支出
有關庫存量的準確性一直為各行各業及門市經營管理者所困擾即使使用電腦軟體一樣產生
庫存量不準確的情事皆因方法錯誤或關念的偏差導致
在庫存做盤點前有些前置工作若準備充足則可收事半功倍之致
A盤點的前置工作
1 貨架上物品的擺設是否整齊乾淨
2 貨架的分類是否明確並且標示清楚
3 待進貨瑕疵物品異常品是否與陳列區清楚區分
4 人員的物品熟悉度及教育訓練是否充足
B盤點實施要點
1 全面盤點(期初期末盤點)或循環盤點
2 盤點的開始時間及預計結束時點
3 人員編組及人力分派
4 列印盤點單(可利用盤點機)
5 盤點機轉入或人工鍵入盤點數量
6 列印盤點報告單(盤盈盤損表)
C檢討此次盤點作業及問題研究
在【F系統支援】選擇【盤點作業】的選項會出現最近一張單據
操作方法
1由盤點機盤點
新增一張盤點單將盤點量輸
入盤點機再按
鍵直接將盤
點機中的資料傳送到系統
中按下 鍵即
可完成盤點作業
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2由人工手動盤點
A)新增一張盤點單按《A盤點產品轉入》鍵選擇欲盤點的產品編號可依全部產品廠
商產品類別儲放位置產品編號及庫存數量共六種選擇方式選擇所需的產品或者用
《新增明細》的方式輸入要盤點的品項接著按下《F3存檔》
B)按下《F7列印》報表選擇為「盤點單」列印出盤點單由人工盤點並將盤點量寫在盤點
單上
C)進入盤點作業點選《修改》將盤點量輸入系統中按下《存檔》後再按《轉入現有量》
鍵即可完成盤點作業
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
盤點日期 系統預設使用當天日期若不是當天日期可自行輸入盤點日期及時間
盤點單號 通常輸入完盤點日期後按【Enter】鍵後系統會直接帶出盤點單號預設
盤點人員 輸入該筆資料的盤點人員
盤點備註 補充欄位中所不足的資料
盤點倉號 選擇欲盤點的倉號 (多倉版)
《 Alt+A 》盤點產品轉入
按 可針對特定部份產品或廠商選取所需
的盤點商品
1先選擇轉入依據
2輸入起始編號及結束編號
3按下《Y確定》便可將符合條件的產品加入到盤點單中
《 Alt+B 》盤點機輸入
按 可先由盤點機盤點再直接
將盤點機中的資料傳輸到系統中可節省再輸入一
遍的時間
轉入現有量
當盤點完後且已經將盤點數量輸入至系統中後此時可按 鍵將盤點量轉入現有量
且同時在【庫存調整單】產生一張盤盈盤虧單即可完成盤點作業
相關項目產品基本資料員工基本資料庫存調整單
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第七章 系統支援
密碼設定
意義本設定首重資料保全功能系統依使用者名稱及密碼選擇性的開放系統功能可確
保資料的隱密性預防一些重要資料外流而設定通行密碼可依特定人員使用密碼才能執
行
進入時需輸入您的使用者密碼才有權限進入密碼設定中去新
增或是修改此設計目的在於防止管理者離開時他人趁機擅自
修改帳號權限
新增 增加完使用者名稱及密
碼後再設定使用功能明細（打
ˇ者為開放本項功能）
成本顯示若沒有打ˇ則該使
用者進入後台時基本資料的產
品欄位成本相關欄位則不顯示
備份作業
意義將所有資料另存一份應注意不要備份在同一部硬碟（以免硬碟實體損壞）同時為
保障資料安全應自訂備份期間如每週三六各一次
選定備份的目錄位置按下《開始備份》
鍵後即可完成備份作業
建議您在備份的檔案名稱 Data 後再加上
備份日期以避免備份資料太多產生混淆
註選擇備份路徑時需注意資料夾的名稱
應避免為空白或包含特殊符號如
gtlt$hellip等
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資料重整
意義當系統在操作途中因發生停電不正常關機或硬體發生故障而故造成系統資料中異常
現象導致資料毀損可利用本功能做一資料維護
注意執行資料重整時務必讓其他工
作站或前後台離線
編碼更改
意義因本系統中所有基本資料的編號只要存檔後就不能做修改的動作故在此設立一
個修改編號的程式
註因為基本資料中的編號會跟進銷貨產生連動關係為保持舊有歷史資料的正確性所以
更改編號時須在此更改以保持資料的完整若您要修改基本資料時請先到【2備份作業】
做資料備份的動作避免系統在編修的過程中發生停電或不明原因當機而造成資料流失
操作方法
1選擇欲修改的編號之資料
庫有客戶廠商產品員
工及產品類別資料檔共 5種供
選擇
2用滑鼠或按 F10 在原編號的
欄位上選擇欲更改的編號
3直接在新編號的欄位上輸入
新的編號
4按下《確定更改》鍵即可
完成編號更改的動作
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系統顏色修改
意義覺得系統中預設的顏色不喜歡嗎想自創風格時可利用本功能修改畫面使用者可依
個人喜好修改使用的畫面其中必須注意的是修改畫面確定後按 Y 儲存設定 要先
離開本系統再重新進入本系統才能生效
若欲更換背景圖片圖
片格式可
為jpggifbmphellip
等檔案格式
改亂了可按系統預設
值變回原來樣式
行事曆管理
意義經常忘東忘西的寫在紙條上麻煩又不容易找利用本功能吧啟動系統時會提醒哦
操作方法
1 點選《新增》後輸
入事件日期時
間對象地點
事由事項的欄位
可註記細節事項
2 勾選事件提醒方
式若沒勾選便不
會出現提醒的訊
息
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名片簿管理
意義可將重要的電話或經常聯絡朋友記錄在此容易找尋又不會丟可分類還有多項
詳細資料欄位可供利用
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
名片分類 可點選 開啟客戶分類的快選視窗
電子信箱 若有輸入 E-Mail 帳號則按下 可直接連結至 Outlook 發送信件
其他備註 補充欄位中不足的說明或做為某些特殊資料註記
選擇發送簡訊功能時可自動帶入行動電話號碼
操作方法請參照 基本操作方法
軟體使用教學手冊
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產品停用啟用處理
意義將產品基本資料中已經停產或停售長時間不使用的產品資料作停用處理可加快搜
尋的速度也增加盤點補貨等工作的效率若日後進貨時新進產品的條碼與停用產品
條碼相同時系統會出現警告訊息可直接將產品恢復續用
操作方法
1 產品停用
A)將欲停用的產品打勾勾選的品項會列在右上方的挑選清單列中確認後點選《停用》
停用的產品會列在下方的〈停售或停用之品項〉中
B)直接在產品基本資料中刪除的品項也會自動被系統列到停用產品中喔~
2 產品啟用
在欲恢復續用的產品上按一下滑鼠右鍵選擇《Y產品續用恢復》確認後該筆資料會
回復到產品基本資料中恢復續用的產品庫存量售價成本等均會歸零若要查看過去
的歷史進貨紀錄及銷貨分析請利用〈歷價〉及〈分析〉的功能
相關項目產品基本資料
軟體使用教學手冊
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產品成本重算
意義若於系統使用時發生停電或當機或硬體故障情形而造成平均成本有異常之情形可
利用此作業將平均成本重算
可選擇年或指定月份計算確
定無誤時可利用寫入功能將
目前平均成本更新
若平均成本重算後有發生的情形則執行《W將計算之平均成本寫入》後必須利用 資
料偵錯 功能將異常的產品資料修復接著再到產品基本資料中利用〈歷價〉重新寫入成本
相關項目產品基本資料資料偵錯
軟體使用教學手冊
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資料偵錯
意義藉由資料偵錯系統來偵測錯誤的資料再加以修復是屬於軟體異常控管的一項重要功
能有如 Windows 中的磁碟偵錯功能
操作方法
選擇客戶資料檢測編號是否重 覆及累積點數預收金額數值溢位等異常檢測
選擇銷貨資料檢測編號是否重覆及小計金額銷貨成本數值溢位等異常檢測且可將銷
貨成本以目前平均成本置換但此項功能需在已驗證過產品資料且無異常的情況下才能進
行
選擇廠商資料檢測編號是否重 覆及異常資料偵錯
選擇產品資料檢測編號是否重 覆及最近進價平均成本及售價數值溢位等異常檢測
選擇進貨資料檢測編號是否重覆及異常資料偵錯
選擇訂貨資料則會重新計算產品檔中的被訂購量
選擇倉庫資料重新分析產品檔及倉庫檔中的庫存關聯結構並自動將錯誤修復
以上各個資料檔檢測後若有異常情形出現只需按《自動修復錯誤》鍵即可完成資料偵錯
修復的動作
軟體使用教學手冊
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用戶使用記錄
意義可記錄各用戶進入系統的日期及時間及使用哪個功能表做哪些動作避免在多人
使用狀況下無法查到資料修改或刪除是由何人做的
流量統計
依據系統登入用戶別統計各動作的操作次數
在桌面上建立捷徑
意義當桌面上安裝的捷徑不小心刪除或在一開始安裝軟體時沒有建立捷徑皆可利用此功
能輕鬆在桌面上重新建立捷徑再也不用擔心找不到執行路徑
操作方式
1輸入前台工作站號若是單機版則不需輸入
2直接點選《1建立後台管理捷徑》或《2建
立 POS 前台捷徑》就會在桌面上自動建立捷徑
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備份還原
意義當您發現銷售前台進入後出現錯誤代碼或存檔後交易紀錄無法存入時代表銷售資料
庫已經遭受毀損備份還原能夠幫助您將資料還原到您最後一次做備份的狀態
1 請先將執行資料備份並記下您的備份目錄位置操作方式請參照 備份作業
2 請放入安裝光碟重新安裝或至我們的網站 wwwhiposcomtw 下載試用版本（切記版
本必須相同）
註請確定所有工作站或前台均已離線且無其他軟體正在執行
無需移除原本的軟體直接執行安裝即可
3 請至[開始][程式集][叡鴻 Hipos 軟體系列]點選[備份還原]或至電腦中的 csalewin 中
點選 備份還原exe 如圖所示選取您的備份目錄位置後點選《S開始還原》即可
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第八章 附件 其他技術支援
報表格式修改
利用 HiPOS 軟體中的報表系統工具可以自行修改報表的格式
系統工具的開啟方式
1《開始》rarr《程式集》rarr《叡鴻 HiPOS 軟體系列》rarr《報表系統工具》
2到電腦 csalewin 資料夾中將〈系統工具exe〉點滑鼠左鍵兩下開啟
自訂列印紙張大小
開啟系統工具後選擇要修改列印格式的報表後將紙張規格分別填入高度寬度上邊界
左邊界即可
例如原本是 A4(290210mm)格式要改
成列印中一刀格式直接修改高度
140寬度 210 就可以囉~
修改報表內容
1開啟系統工具後先選擇要修改的報表再按《修改報表》
2若要修改報表內容的位置以滑鼠圈選要移動的範圍後以larruarrdarrrarr移動或直接以滑鼠拖
曳至您預定的位置即可
3若要修改或增加文
字則先點選 報表控
制項工具列 上的
一下接著點一下要
修改的文字或要新增
文字的位置即可編
輯文字
4修改完成後點選
左上角的《檔案》rarr
《儲存》
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自訂瀏覽視窗表格樣式
意義因為使用者的螢幕大小及解析度設定的不同在瀏覽視窗中難免發生表格橫向欄位太
大或太小導致於查看資料時的不方便HiPOS 提供了自訂表格樣式的功能讓使用者調整好
欄位後可以存檔方便日後查看
操作方法
1將滑鼠移動到要調整的欄位框上會出現 符號以滑
鼠拖曳即可調整欄位大小
2調整好後如圖在內容的任一位置上按一下滑鼠右鍵選擇《儲存表格樣式》若是儲
存後不滿意可以選擇《恢復預設值》
滑鼠右鍵功能選單
意義建立資料時若已經有其他檔案格式的資料存在方便
複製貼到 HiPOS 軟體中
在 HiPOS 軟體中當欄位為可編修狀態下時可以按一下滑鼠
右鍵便能呼叫功能選單(複製貼上剪下)
看完了使用手冊仍然無法解決您的問題嗎本公司提供了多元的諮詢管道
本公司網站技術支援httpwwwhiposcomtw 文件知識庫
電話諮詢07-7030898
傳真專線07-7032066
E ndash Mail Servicehiposcomtw
公司地址高雄縣鳳山市 830 埤北路 81 號
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庫存管理
基本庫存管理功能操作說明
標準作業流程
產品現有數量
產品基本資料中的現有數量欄位系統會自動依照進貨及銷貨統計並隨時更新產品現有量
因此為了保持現有量的正確性及產品成本的準確度請勿直接從產品基本資料的現有數量欄
位修改現有量
進貨作業
進貨時確實輸入正確的進貨量要留意進貨單位是否正確進貨及進貨退回時產品的庫存
量都會自動增減
庫存調整單(HiPOS-Light 版無此功能)
（一）使用時機
1 某產品的數量因毀損失竊hellip等非進貨及銷售而短缺或增加導致需要調整產品的現
有量時
2 由盤點作業中執行盤點量轉入現有量時若有差異量系統會自動產生一張庫存調整
單
（二）操作方式
1 進入【C進出貨】 rarr 【庫存調整單】
2 點選 【新增】rarr輸入日期單號經辦人員備註
3 點選 【新增明細】 rarr輸入【產品代號】
4 輸入【數量】是指實際數量與產品現有量的差異量例如 A產品實際量為 10 個產品
基本資料中的現有量為 8個兩者的差異量為 10－8＝+2數量的欄位輸入 2若 B產
品的實際數量為 15 個產品基本資料中的現有量為 20 個則差異量為 15－20＝-5
數量的欄位便輸入-5
5 點選【存檔】後產品現有量便會隨著調整
（三）附註
HiPOS-Light 版若平時發現產品數量有錯誤請直接利用【盤點作業】的轉入現有量功
能來調整產品的現有量
軟體使用教學手冊
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庫存日消耗表
（一）當日消耗表列出查詢日期當天的庫存數量變動情況用來驗證庫存量的正確性
（二）逐日消耗表列出前一次結轉日至查詢日期當天的庫存數量變動情形用來驗證庫存
量的正確性另可將計算後的存量寫入帳面量(產品基本資料中的現有量)
（三）使用時機每日營業結束利用庫存逐日銷耗表檢驗庫存正確性
庫存月消耗表
（一）報表意義列出查詢當月份的庫存數量變動情形用來驗證庫存量的正確性另可將
計算後的實際現有量寫入帳面量(產品基本資料中的現有量)並轉入產生下月期初量
（二）使用時機每月底結束營業後或每月初開始營業前
（三）操作方式
1 檢視庫存月消耗表上的異動資料及現有量是否均正確當計算後存量與目前帳面存量
不符時會以黃色警示
2 確認無誤後按下 出現如下視窗再次確認
盤點作業
（一）盤點前置作業
1 貨架上物品的擺設是否整齊乾淨
2 貨架的分類是否明確並且標示清楚
軟體使用教學手冊
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3 待進貨瑕疵物品異常品是否與陳列區清楚區分
4 人員的物品熟悉度及教育訓練是否充足
（二）操作方式
1 進入【F系統支援】rarr【盤點作業】rarr【新增】rarr輸入日期單號盤點人員備註
2 在【產品代號】輸入要盤點的產品rarr【存檔】rarr【列印】選擇【盤點單】
3 進行人工盤點工作
4 進入【盤點作業】rarr【修改】rarr在【盤點數量】輸入實際盤點數量rarr【存檔】
5 選擇【轉入現有量】即可將盤點量轉入到產品基本資料中的現有量
（三）操作秘訣
2 利用【新增明細】可一項項將要盤點的產品輸入
3 利用【盤點產品轉入】可以選擇一次將所有產品輸入或者依照廠商別產品類別儲
放位置產品編號輸入
4 務必確實將盤點量輸入盤點單的「盤點數量」欄位中盤點數量請勿輸入負數
（四）盤點要點
1 全面盤點及循環盤點除了期初或期末的全面盤點之外應固定每隔一段時間做循環
盤點循環盤點可以依照產品類別儲放位置或者產品編號等等例如固定每個月作
一次循環盤點第一個月盤點第一排貨架的商品第二個月盤點第二排貨架的商品
2 盤點時效盤點開始到盤點結束的時間盡量不要超過預定時程為了防止盤點錯誤應
避免盤點期間同時進貨銷售盤點完畢應即時將盤點量轉入現有量
3 盤點差異量軟體系統中的現有量欄位嚴格來說是帳面上的產品數量而盤點量則是
實際庫存的數量軟體操作過程有疏失產品瑕疵失竊及盤點錯誤等許多因素均
可能導致帳面上的數量與實際庫存不符的情況因此有盤差是可以被接受的但若差
異量太大時管理者便應觀察是哪個環節出了問題
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上線一段時間後初次執行盤點作業或庫存日月銷耗表
說明
1過去進貨或庫存有異時均直接修改產品現有量
2使用一段時間後才執行庫存月銷耗表結轉
3更新版本或重新安裝執行資料備份還原或者它系統資料轉檔匯入
上述情況可能會發現期初量都是 0以致計算後存量與帳面存量產生極大的誤差
作業流程
期初開帳作業
（一）使用時機
1 初次使用者
2 已經上線一段時間的使用者
3 更版或重新安裝系統後執行備份還原的使用者
4 產品現有量正確而庫存日月銷耗表中的現有量完全不對者
（二）操作方式
1 進入【A基本資料】rarr【產品基本資料】確認產品現有量均為正確的數量
2 按【Alt+F】開啟庫存量期初開帳作業視窗rarr選擇「轉入期初月份」rarr【確定】
3 此一動作可以根據產品基本資料中的現有量去重新計算出庫存日月銷號表中的現有
量並且反算出期初量
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常見 QampA
產品基本資料中的現有數量與實際庫存量不符合
1 僅有少數幾項產品的庫存量不符時可利用「庫存調整單」做調整
2 多項產品的庫存量不符時利用「盤點作業」並將盤點量「轉入現有量」
3 每日營業結束時可利用「庫存逐日消耗表」核對產品庫存量並將正確量寫入現有量
4 檢視產品-進出異動表可查明是否有單據數量錯誤
產品現有量不會隨銷售或進貨變動
1 執行資料重整
2 檢查前台 Alt+F5 銷售記錄是否正常若銷售存檔後無銷售紀錄或者銷售明細僅有時間及
金額代表資料庫已經損壞
3 檢查銷售及進貨時的產品編號是否一致
4 檢查產品基本資料中產品是否有重複建檔換言之相同的產品名稱是否有兩個不同的
產品編號
庫存日月消耗表中的期初量為零導致統計後的現有量錯誤
1 發生原因沒有將上月底的庫存作結轉寫入本月期初
進入【庫存月消耗表】rarr列印年月輸入上個月份rarr執行結轉
2 發生原因Ⅰ曾經從產品基本資料中的現有量欄位直接修改數量
Ⅱ更版或備份還原後沒有執行期初開帳的動作
進入產品基本資料執行【Alt+F 期初開帳作業】
3 當月底營業結束時請檢視庫存月消耗表核對庫存量並執行結轉的動作將正確量寫入現
有量及寫入次月期初量
庫存日月消耗表中的調入量與實際調整的數量不符合
1 發生原因盤點作業轉入現有量時重複執行轉入現有量的動作
2 進入【庫存調整單】rarr點選【瀏覽】尋找備註中盤點轉入單號重複的資料
3 刪除重複的調整單即可
利用盤點量轉入現有量卻發現某些產品仍然與實際庫存量不符合
1 發生原因 盤點數量錯誤
盤點作業中盤點數量輸入錯誤
營業時間進行盤點工作盤點後到轉入現有量的過程中產品銷售出去而未作
調整
2 利用「庫存調整單」調整現有量
3 HIPOS-Light 版利用「盤點轉入現有量」作調整
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已經將盤點量轉入現有量之後發現盤點時數量點錯
1 利用「庫存調整單」調整現有量
2 HIPOS-Light 版利用「盤點轉入現有量」作調整
連續數月都有做庫存月消耗結轉但庫存月消耗中某些產品的現有量卻總是有誤差
1 發生原因每個月結轉的時間點有誤
2 進入【庫存月消耗表】rarr列印年月輸入本月份rarr列印出該張報表或記下該報表的ldquo期初
量rdquo
3 重新進入【庫存月消耗表】rarr列印年月輸入上一個月份
4 比較本月份的ldquo期初量rdquo及上個月份的ldquo現有量rdquo是否相同若上個月份的現有量比本月
份的期初量少代表上一個月結轉之後仍有作銷售或調整
例如430 下午 200 做結轉將正確量寫入下月期初（產生 5月份的期初量）但是 430
下午 300 又陸續作了銷售或調整庫存量
5 做法
盤點機盤點時架上無庫存的 產 品 會 漏 盤
新增盤點單時選擇【盤點產品轉入】將全部產品轉入並將【盤點數量】全部修改為 0
將盤點機中的資料轉入該盤點單存檔後將盤點量轉入現有量
4 月
5 月份
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選購模組功能簡介
簡訊 SMS 發送模組
SMS 簡訊發送功能透過網際網路直接由 HiPOS 軟體系列中發送簡訊至客戶的行動電話能夠達
到迅速確實即時傳遞訊息及行銷的效益
HiPOS 門市及進銷存 v6 以後都可使用免申請儲值後馬上開通
功能特色
1 低廉的發送費用
一般使用手機發送簡訊每通大約 $25~ 35 之間使用 HiPOS SMS 每通只要 11~13 之
間足足省了 50
2 搭配 HiPOS 軟體分析有效客戶發送
利用 HiPOS 的各項統計如累積點數已購商品累積消費金額生日等等的各項數
據做有效的簡訊廣告行銷並且會自動過濾重覆的電話及統計發送的通數
應用 1 生日到時發送祝賀簡訊並告知來電優惠方案
應用 2 廠商新商品推出時可過濾已購買同類商品的客戶清單做簡訊廣告發送hellip更多應用
等你來發掘
3 大量簡訊發送
除了對單一客戶發送簡訊外大量發送簡訊的功能可同時對多個客戶行動電話號碼發送簡
訊
4 簡訊發送時效性佳
簡訊發送後正常情況下約 3~10 秒鐘就可即時將簡訊傳送到客戶手機重要訊息不怕客戶
收 不 到 若 因 故 對 方 無 法 接 收 將 會 自 動 重 發 直 至 發 送 成 功 或 滿 24 小時止
5 常用訊息片語編輯
「常用訊息」功能可以編輯儲存常用的簡訊內容可以加快編寫簡訊的速度
6 預約發送
可自定要發送的時間時間到才發送簡訊更有效率的廣告效益
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單一簡訊發送
在會員基本資料廠商基本資料員工基本資料中
按下 即可發送簡訊
大量簡訊發送
﹝統計報表﹞rarr﹝C會員郵寄標籤大量簡訊﹞依照
條件選擇要發送簡訊的對象後點選《S發送簡訊》
即可將簡訊發送到所選擇的對象
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基本單位 銷售最小量的計算單位可按【F10】開啟視窗選取如口香糖一盒有 10 條則單位為「條」
ˇ
包裝單位 銷售較多量的計算單位可按【F10】開啟視窗選取如口香糖一盒有 10 條則單位為「盒」
ˇ
包裝數量 銷售較多量的數量如口香糖一盒有 10 條則單位為「10」
儲存位置 可填入產品存放的位置如 A1B1C3 等
最低售價 該項產品的最低出售價格
被訂購量 該項產品被訂購的數量系統會自動統計訂貨單中的資料後將數量帶入可省略不輸入
請 購 點 當產品低於多少量時得要提出採購的要求
現有數量 產品目前的存量系統會自動帶入可省略不輸入
安全存量 只要該貨品低於安全存量系統便會有警示作用
規格型號 輸入該產品的規格型號
顏色 輸入該產品的顏色
尺寸 輸入該產品的尺寸
主供應廠商 系統會將進貨作業中的廠商自動帶入故可省略不輸入亦可利用比價功能將最低價廠商設為主供應商
ˇ
應稅 若此產品屬於應稅商品則在此處勾選應稅
健康捐倍數 產品售價包含健康捐由此設定健康捐的倍數O表示不含健康捐
市價 一般市面上所賣的售價或同業售價
標準售價 賣給客戶的售價共可設定 5個售價
包裝售價 賣給客戶的包裝價格共可設定 5個包裝售價
最近進價 最近一次進貨的價格由電腦自動運算故可省略不用輸入
最高進價 表示在進貨相同產品時曾經所付過最高的進貨價格會顯示在這一個欄位裡最高進價是由電腦自動運算故可省略不用輸入
最低進價 表示在進貨相同產品時曾經所付過最低的進貨價格會顯示在這一個欄位裡最低進價是由電腦自動運算故可省略不用輸入
平均成本 平均成本是由電腦自動統計故可省略不用輸入 平均成本=全部進退貨金額全部進退貨數量
固定成本 可由使用者自行抓取其一較常進貨成本
業務獎金 業務員每賣出一份這項產品時可以得到多少的獎金若公司並無此獎金制度則可以略過不輸入
毛利率 此欄位不需輸入系統會自動帶出 毛利率=(零售價格-平均成本)零售價格100
產品備註 補充欄位中不足的說明或做為某些特殊資料註記
產品圖片 可將產品圖片或型錄轉成影像檔後放入 凡是瀏覽資料欄位有打勾的標誌就表示該產品有圖片或型錄
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特項功能說明
產品歷史記錄
在產品基本資料中選擇《歷價》
選項即可
可查看該項產品的歷史報價訂貨
及出貨的各項詳細資料記錄
產品比價
在產品基本資料中選擇《比價》選項即可
可將選定的產品歷史進貨的價
格日期單價數量金額及
廠商等資料顯示出來且可以將
最低價與最高價之供應商及供
應價格列出來也可重新計算平
均成本選擇是否將成本寫入產
品或將最低價廠商成為主供應
商
產品銷售分析
針對選定的單項產品做會員層購買分
析可以看出購買該項產品的會員及總
額總量（依銷售總額做排列）
1 在產品基本資料中選擇《分析》
2 輸入想要分析的時段按《Y確定》
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大型產品標籤列印
在產品基本資料選擇《F7列印》可以選擇列印大型產品標籤(A4)
操作方式請參照 按鍵說明
《 Alt + P 》條碼列印
若有購買條碼列印機按《Alt+P》選擇列印張數後直接從條碼輸出
機印出單項商品的條碼標籤可自行設定條碼列印的文字及格式
目前軟體僅適用 TSC TTP243ETTP245 系列之條碼列印機
瀏覽商品
按下 可瀏覽所有商品的明細資料
分倉庫存量 多倉版
在產品基本資料中選擇
可以查看該產品各分倉庫存量及總庫存量
《 Alt + M 》產品快速輸入作業
在產品基本資料的視窗中按《 Alt + M 》可呼叫出產品快速輸入作業的視窗可利用次功能
快速大量修改產品基本資料
操作方式直接在各欄位
輸入修改資料即可
注意若使用者權限未開
放修改及成本顯示功能
將無法執行此項作業
相關項目其他編號設
定庫存總表列印出貨
作業報價作業進貨作
業
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客戶基本資料
意義建立所有客戶基本資料以便迅速查詢亦可查詢會員的銷售記錄
1 在〈A基本資料〉選擇〈1客戶基本資料〉選項後如圖所示
2 選擇《新增》選項即可新增資料
3 逐一輸入欄位資料後按《存檔》即可
資料輸入方式請參照 基本功能指引
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
客戶編號 按 Enter 產生流水號或自行編碼或可利用尾隨編號功能例如按 A或
A 則產生 A 開頭之流水號
公司名稱 輸入該公司的名稱
公司簡稱 會自動擷取前五個字亦可自行輸入
客戶分類 可依客戶性質的不同去設定客戶類別可開啟選擇視窗 (詳見地址輸入)
聯絡電話傳真 輸入該公司的聯絡電話及傳真
統一編號 輸入該公司的統一編號
聯絡人 該公司的訂貨聯絡人
公司地址 可開啟選擇視窗 (詳見地址輸入)
送貨地址 可開啟選擇視窗 (詳見地址輸入)
發票地址 可開啟選擇視窗 (詳見地址輸入)
營業稅別 設定該客戶的營業稅別在【出貨作業】 及【訂貨作業】中便會自動帶出
營業稅別
業務歸屬 直接輸入業務員編號或按 F10 鈕帶出速查視窗在【出貨作業】及【訂貨作
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業】中便會自動帶出業務員的編號
E-Mail 若有輸入客戶的E-Mail帳號則按下 可直接連結至outlook發送信件
請款方式 可區分是屬於現金或月結的交易方式以便日後當成應 收帳款查詢之過濾
條件
帳款日 輸入客戶的結帳日期在【出貨作業】 及【訂貨作業】中便會自動帶出結
帳日期以便日後當成應收帳款查詢之過濾條件
出貨額度 輸入對該客戶所允許的帳款信用額度超額系統會自動警示
預收餘額 收款作業中取用預收款後所剩於可用的餘額系統會自動帶入與【收款
作業】相關
使用售價 依不同種類的客戶而設定不同之售價對應產品基本資料中的標準售價
售價 2~5共有五種售價可供切換
網站位址 若有輸入客戶的網站位址則按下 可直接連結至該網站
其他備註 補充欄位中不足的說明或做為某些特殊資料註記
特項功能說明
《 Alt + A 》客戶銷售分析
可以針對某一位客戶做所購買的產品購買總量購買總額的分析
輸入時段即可如 900101sim
901119(由此可知其在
900101sim901119 這期間所
購買的產品購買總量購買總
額依銷貨總額作排序)
記要
另外在此項功能中尚有一項貼心的服務按下《記要》鈕可記錄一些除了業務上以外的事
物
SMS 簡訊發送
客戶基本資料中選擇 或是在聯絡人電話後選擇 可以對該手機號碼發送 SMS 簡訊
注意使用 SMS 簡訊功能需先進行帳號開通及簡訊儲值
相關項目 出貨作業出貨退回作業出退貨資料統計訂貨作業訂貨資料統計收款作業應
收帳齡分析表應收支票應收票齡分析表
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員工基本資料
意義基本資料薪資明細聯絡電話及進銷貨中的人員代碼設定
操作方式同如 會員基本資料 設定
列印員工清冊
在員工基本資料中按《F7列印》可瀏覽並列印員工清冊
相關項目進貨作業進貨退回作業出貨作業訂貨作業報價作業員工業績統計表庫
存調整單
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其他編號設定
意義其他基本資料的輔助視窗設定一次補足以後只要開啟輔助視窗選入即可另外
也可以開啟輔助視窗時再臨時新增
1 在〈A基本資料〉選擇《5其他編號設定》
選項如圖所示
2 選擇欲設定的項目後按《Y確定》
3 詳細操作方式請參照 產品分類產品單
位設定 輔助視窗設定及選用
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
產品分類設定 產品分類設定完後只需按 F10 開啟視窗查詢而不需每次再輸入
一次此項資料在【產品基本資料】有相關聯
產品常用單位設定 產品常用單位設定完後只需按 F10 開啟視窗查詢而不需每次再
輸入一次此項資料在【產品基本資料】有相關聯
銀行基本資料設定 輸入往來銀行的基本聯絡資料此項資料在【銀行存提作業】有相
關聯
客戶分類設定 客戶分類設定完後只需按 F10 開啟視窗查詢而不需每次再輸入
一次此項資料在【客戶基本資料】有相關聯
常用片語設定 可設定常用收支及其它三種不同的常用片語此項資料在【現金
日記帳】有相關聯
倉庫編號設定 此設定適用於多倉版此項資料在【調撥作業】有相關聯
軟體使用教學手冊
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系統參數設定
意義在使用系統前請先將貴公司的相關基本資料及系統操作等必要的環境參數設定好
以便日後在各項作業中能夠順利進行 軟體更具彈性以符合不同使用者的習慣
當您輸入完基本資料後在貨單抬頭上就會有貴公司的(公司名稱電話傳真公司地址)
顯示反之則貨單抬頭上將沒有貴公司的資料
欄位說明
1 系統參數
欄位名稱 欄位說明
廠商查詢預設索引 預設廠商基本資料中查詢索引
產品查詢預設索引 預設產品基本資料中查詢索引
會員生日警告天數 進入系統會員生日提醒的提前天數
報表預設輸出方式 若已經有連接印表機系統會自動連結
是否使用注音簡碼 若是請選擇Y反之則N
成本計算方式 共有三種計算方式可依使用者的需求去設定
是否自動切換輸入法
輸入資料時電腦會自動更改輸入法例如輸入會員姓名或產
品名稱時則電腦會自動變更為注音輸入法或者是倉頡輸入
法可方便銷售者的使用而不須再做變更輸入法的動作
統計報表列印習慣 有三種報表輸出方式可依使用者的需求去設定
產品自動編號位數 最高 14 碼 (產品編號 分類+流水號)
是否隨解析度調整字形大小 螢幕解析度該改時是否自動調整視窗大小
解析度的放大倍數 隨解析度調整字形大小時所要放大的倍數
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2 銷售前台參數 POS 銷售前台的參數設定進銷存不受影響
欄位名稱 欄位說明
銷售前檯成本開放 設定開放前台的成本權限如果不開放（不打勾）的情形下
前台作業（銷售時）不可使用與成本有關之按鍵
產品查詢預設索引 前台銷售時按 Ctrl+Enter 查詢產品的預設索引
自動開啟會員視窗 若經營型態為會員制可設定為 Y 則自動代入會員查詢視窗
代入電話區碼
銷售前檯使用《會員查詢》時會直接帶入系統參數設定的電
話區域號碼方便快速輸入
本欄空白時預設欄位是停留在客戶編號而非聯絡電話
是否使用 VIP 價 若開放使用 VIP 價則 VIP 會員購物即可以 VIP 價格購得若
不開放則 VIP 會員就如同一般的零售購物價格
是否使用會員價 若開放使用會員價則客戶可使用會員價購得若不開放則
會員只能用一般的零售價購得
銷售累積點數(元)
銷售累積點數(點)
設定銷售時要累積的點數比值 如 1 元 1 點且在【產品基本
資料】中的計算點數需要勾選才能計算點數
是否自定產品積點 若開放為 Y 則以上的點數比值自動失效積點值則取決於【產
品基本資料】中的產品積點
存量警告方式 選擇現有量低於設定的值時在銷售前台會有不同的顏色(黃
色)警示可搭配前台的即時叫貨使用
客戶電訪設天數 在前檯銷售中叫出會員資料後按【Alt+D】呼叫電訪預約時
的互動日期會以今天日期加上此欄天數為預設日期
電訪記錄保留天數 設定要保留的電訪預約記錄天數過期後自動刪除
銷售完自動列印發票 若在銷售完後要列印發票則設定Y
銷售後登入員工代號 銷售完畢必須登入員工代號用於電腦不足且多銷售人員時
必須先登入員工代號 使用銷售前台是必須先登入員工代號用於單人單銷售前台
可否銷售中更改員工代號 用於單人單銷售前台
發票剩餘幾張時警告 若設定為 5張時則在銷售前檯中當使用剩餘 5張時則電
腦便會出現警告訊息提醒使用者該準備請領發票
銷售資料刪除密碼 設定前檯刪除銷售資料的密碼
強制輸入收款金額 設定前台銷售完畢強制輸入實收現金才能結帳存檔
結帳時播放聲音 設定結帳時是否播放聲音
單筆_銷售最大數量 設定單筆銷售最大的數量
單筆_銷售最大單價 設定單筆銷售最大的單價
關閉前台之查帳功能 設定為〝Y〞時前台將無法使用查帳功能
關閉前台之交班功能 設定為〝Y〞時前台將無法使用交班功能
銷售前台禁止更改單價 若不想讓銷售員在前台更改單價則此處設定 Y
銷售前台禁止金額折扣 若不想讓銷售員在前台作金額折扣則此處設定 Y
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銷售前台禁止總計折數 若不想讓銷售員在前台作總數折扣則此處設定 Y
銷售前台禁止單筆折數 若不想讓銷售員在前台作單筆折數則此處設定 Y
銷售完自動列印(收據) 若想銷售完後自動列印收據則此處就設定 Y
毛利率高於多少(綠色)警告 前台銷售時該產品名稱會以綠色底色提醒
毛利率低於多少(紅色)警告 前台銷售時該產品名稱會以紅色底色提醒
菸酒健康捐 設定產品售價中包含的菸酒健康捐金額
3 進出貨參數
欄位名稱 欄位說明
發票稅率 5 設定 005
進出貨單是否列印金額 若選擇Y則進出貨單就會有金額而不需每次手動做更改
進出貨列印習慣 可選擇 1預視或 2直接列印
票據警告天數 進入系統提醒應付或應收票據的提前天數
進貨預設稅別 於進貨單作業的稅別中自動代入設定值空白鍵切換設定值
出貨預設稅別 於出貨單作業的稅別中自動代入設定值空白鍵切換設定值
維修預設稅別 於維修作業的稅別中自動代入設定值空白鍵切換設定值
貨單是否套表列印 設定貨單列印時是否套表
出貨成本是否顯示 此參數對於 v5 以後版本不發生作用
出貨價格策略 可設定為預設售價或上次售價二種若設定預設售價則每次
出貨電腦會自動擷取預設售價而不需再輸入一次
進貨價格策略 可設定為平均成本上次進價或最低進價三種若設定為平均
成本則每次進貨電腦會自動擷取平均成本做為進價
數量__小數位數 可決定系統中數量欄位顯示小數的位數
單價__小數位數 可決定系統中單價欄位顯示小數的位數
合計__小數位數 可決定系統中合計欄位顯示小數的位數
其他__小數位數 可決定系統中其他欄位顯示小數的位數
數字 3位一撇 設定為Y時數值顯示如「5500000」
貨單紙張寬度(mm) 設定貨單紙張的寬度(預設為中一刀 210mm)
貨單紙張高度(mm) 設定貨單紙張的高度(預設為中一刀 140mm)
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4 POS 週邊參數
欄位名稱 欄位說明
設定錢櫃連接至電腦主機的阜口或錢櫃連接至發票列印機的阜口可
按空白鍵切換選項
錢櫃連接阜 錢櫃連接至電腦【RS】rarrRS232 介面【COM】rarr型號 CR3104【PRN】
rarr列表機連接阜
錢櫃連接發票機【POS】rarr型號 CR3101【UDF】
設定價格顯示器連接至電腦主機的阜口可按空白鍵切換選項 價格顯示器連接阜
【COM】rarr型號 PD71007200 系列【WDP】rarr型號 WD304
盤點機型號 設定盤點機的型號可選擇 1 CPT-711 或 2 PT600
盤點機連接阜 設定盤點機連接至電腦主機的阜口
設定條碼列印機的型號可按空白鍵切換選項
條碼列印機型號 【Z-S300】【Z-S400】【ZEBRA】rarrZebra 廠牌型號
【CLEVER】【TTP243】rarr型號 Clever TTP243
【OTHER】rarr其他
條碼列印機連接阜 設定條碼列印機連接至電腦主機的阜口
發票列印機（兩聯式） 設定發票列印機的型號可按空白鍵切換選項
發票列印機（三聯式） 【CHN】rarr型號 PP2020【POS】rarr三聯式發票機
【WPS】rarr型號 WP-103S
收據列印機 設定收據列印機的型號可按空白鍵切換選項
條碼機連接的工作站號 若要從進貨單中列印條碼後台工作站號須與條碼機工作站號一致
註1一般電腦主機的連接阜口只有 1~2 個建議選購擴充卡以提高穩定性
2由於 POS 的相關硬體週邊繁多若有 POS 週邊設定問題請洽詢本公司
3POS 周邊均有指定型號若您所使用的非本公司指定之型號不保證其相容性
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27
第四章 進出貨
進貨
進貨作業 意義商品進貨輸入轉入產品現有量中並計算相關成本產生應付帳款
在〈C進出貨〉中選擇〈1進貨作業〉進入後所出現的是日期最近的一張進貨單據如
左圖所示
按【瀏覽】可看所有進貨單明細
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
進貨日期 系統會直接帶出當天的日期若不是當天的進貨則請自行輸入正確的進貨
日期
進貨單號 通常輸入完『進貨日期』按【Enter】鍵後系統會直接帶出『進貨單號』
預設採用進貨日期 + 流水號共 10 碼
廠商編號 按【F10】鍵開啟查詢視窗請確實輸入本公司是向哪一家廠商進貨此項資
料在【6付款作業】有相關聯
發票號碼 若此張進貨單是有稅額的則需輸入發票號碼若沒有發票則無需輸入
原始單號 可輸入廠商進貨時的原始進貨單號方便日後查帳時可直接查詢廠商的進貨
單號
軟體使用教學手冊
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經辦人員 輸入此張進貨單是由哪位員工建檔
取用預付 從已經付給廠商的預付款中沖銷該筆帳款此項資料在【6付款作業】有相
關聯注意若取用預付所輸入的金額大於預付餘額時超出的金額將累加
到該張進貨單的未付金額
倉號 選擇進貨的倉號（倉庫）適用於多倉版
帳款日期 在【廠商基本資料】中若已有設定帳款日在此處會自動帶出帳款日期此
項資料在【6付款作業】有相關聯
稅別 在【廠商基本資料】中若已有設定稅別在此處會自動帶出其稅別或可自
行切換其他稅別的計算方式
稅前金額 進貨單中未含稅額的小計金額
已付金額 指已付給廠商的「訂金或金額」
折扣金額 廠商給予的折扣金額
未付金額 即〔稅後總額 - 已付金額 - 折扣金額〕
稅後總額 即〔稅前金額 + 營業稅〕
貨單備註 補充欄位中不足的部份或做為某些特殊資料註記
新增進貨單
步驟 1 單身建立
按 新增 鈕或 Insert 鍵出現一張新空白單據填入各項必備資料
步驟 2 建立進貨品名細項
按 鈕加入所進貨產品的項目進貨產品多樣時亦可用 一次勾選
產品編號可輸入產品編碼原廠料號產品條碼 系統會自行轉成產品編號 亦可採用條
碼閱讀機輸入鍵入單價及數量若有接條碼機可一併輸入預列印的條碼張數之後核對稅
前金額及稅後總額無誤後按存檔鍵將該筆進貨單存入
進貨單據修改
按快速鍵 Enter 或 修改 鈕若有必要再針對某一張單據作修改（或加入一筆資料）的話
可移動光棒至欲修改的單據後按 Enter 進入修改狀態後如同建立進貨單之方式建立即可
註 已付款沖帳之單據不可修改若須修改必須進行反沖帳後才能更改單據
歷史記錄
按 可將該進貨廠商所有的歷史進貨單據列出來在修改或新增的模式下按 Enter
鍵可取回再針對差異部份進行修改
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29
單品比價
按 可查看指定的單項產品的進退貨記錄及各廠商比價記錄該項產品的歷史進退
貨日期單價數量金額及廠商hellip等資料均會顯示出來並且將最低價與最高價之供應商
供應價格及平均成本列出來也可重新計算平均成本選擇是否將成本寫入產品或將最低價
廠商成為主供應商
產品新增
若進貨單中有新進產品時可按 新增產品進入產品基本資料新增的畫面請參照 產
品基本資料設定
庫存查詢
按 可查詢目前的庫存量避免庫存量過多的情形
條碼列印
按條碼列印可列印該筆進貨單中有輸入條碼張數的所有產品條碼
單據列印《F7》
操作方式請參照 基本功能指引
相關項目廠商基本資料產品基本資料系統參數設定應付支票付款作業
進貨退回作業
〈2進貨退回作業〉與上述〈1進貨作業〉的操作方法略同故不重述
相關項目廠商基本資料產品基本資料系統參數設定應付支票付款作業
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30
進退貨資料統計
意義可直接在此項功能表中查詢進貨及退貨的詳細情形而不必再到【1進貨作業】或【2
進貨退回作業】中個別查詢可節省使用者的時間
1 在【C進出貨】選擇【3進退貨資料統計】選項後所出現的畫面如下圖
2 可依使用者的需要去設定所要查詢的時間廠商進貨退貨已付款未付款及全部
可單獨查詢一家或者是一次查詢多家做為付款對帳單與付款作業有相關聯
列印報表可選擇進退貨資料簡表進退貨資料
明細表進退貨資料總表共三種報表
相關項目進貨作業進貨退回作業
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31
進貨採購建議
意義採購建議書為針對自定的需求讓系統作一庫存的統計擬定一份最精確的採購建議
書或訂購單
操作方法
1在〈C進出貨〉選擇〈4進貨採購建議〉如圖所示
2設定所欲查詢的條件後按《Y確定》即可
條件設定
查詢指定廠商現有產品庫存量lt=安全存量之品項
查詢指定廠商現有產品庫存量lt=請購點之品項
查詢指定廠商的所有產品全部列出
查詢指定廠商產品被訂購量gt=現有量之品項
查詢指定廠商產品全部訂購保留量gt0 之品項
可再設排列方式如依產品編號名稱存量價格等再選擇由排大到小或由小排到大
查詢單一廠商時廠商編號起訖部分輸入同一個編號即可或者不輸入表示要全部的資料
註
產品比價請參照【產品基本資料】中歷史進價記錄有詳細說明
若確定要列印報表則需要先勾選所需的產品編號可一次勾選單一項產品或按《全部選擇》
勾全部產品若都不需要則可按《全部不選》取消先前所勾選的產品欄位
勾選好欲列印的產品後按《列印》鍵列印報表中可選擇產品採購建議表或產品訂購單二
種報表
相關項目廠商基本資料產品基本資料 進貨作業
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32
調撥作業 多倉版
意義此功能只有在系統設定使用「分倉」的管理模式時才能輸入資料其用途是做不同倉
庫間貨品的調撥
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
調撥日期 通常一開始系統會先直接帶出當天的日期若不是當天的調撥則請自
行輸入正確的調撥日期
調撥單號 通常輸入完『調撥日期』按【Enter】鍵後系統會直接帶出『調撥單號』
預設採用調撥日期 + 流水號
經辦人員 輸入此張單據的經辦人員
撥出倉號 選擇是由哪一個倉庫撥出的
調入倉號 選擇要調入哪一個倉庫
貨單備註 補充欄位中不足的部份或做為某些特殊資料註記
相關項目銷售前檯產品基本資料其他編號設定進貨作業進貨退回作業
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報價
意義客戶下訂單或出貨前需要先做報價動作時即可利用此功能將待日後可直接轉成
訂貨單
在〈C進出貨〉選擇〈D報價作業〉進入後所出現的是日期最近的一張訂貨單據
如下圖所示
操作方式請參照 進貨作業
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
報價日期 通常系統會直接帶出當天的日期若不是當天的報價則請自行輸入正確的
報價日期
報價單號 通常輸入完『報價日期』按【Enter】鍵後系統會直接帶出『報價單號』
預設採用報價日期 + 流水號
客戶編號 請確實輸入此張報價單是出給哪個客戶可按 F10 開啟客戶選擇視窗此項
資料在〈訂貨作業〉有相關聯
交貨日期 輸入預計的交貨日期
交貨方式 預計的交貨方式可下拉選單方式選取
經辦人員 在【客戶基本資料】中若已有設定業務歸屬在此處會自動帶出業務代號
若沒有設定請自行輸入經辦業務代號
稅前金額 報價單中未含稅的小計金額
稅 別 在【客戶基本資料】中若已有設定稅別在此處會自動帶出其稅別或可自
行切換其他稅別的計算方式
稅後總額 即[稅前金額+營業稅]
折扣金額 給予客戶的折扣金額
貨單備註 補充欄位中不足的部份或做為某些特殊資料註記
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34
特項功能說明
歷史記錄
瀏覽該客戶的報價訂貨紀錄可開啟《F2 查詢》快速查詢某一筆資料《Ctrl+C》可以拷
背瀏覽的單據內容到目前新增的報價單中
單品歷史
查看單品的所有報價訂貨出貨的歷史記錄
庫存查詢
即時查詢該項產品的庫存量
採購建議
在報價作業時需要查看某項商品的進貨計錄時可按 查看歷史進價及各廠商比價
記錄詳細資料
轉訂貨單
確認訂貨內容同本張報價單時可按 將此張報價單直接轉成訂貨單
多選輸入
可一次勾選多項產品到報價單中加快作業速度
報價單轉 Excel 格式 選擇〈F7列印〉如圖所示按《F6轉 Excel》即可將報價單轉成 Excel 檔
相關項目客戶基本資料產品基本資料訂貨作業
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訂貨
訂貨作業
意義客戶不需要立即拿到商品或是目前倉庫中並無此商品存貨則就可先在此處輸入客
戶訂貨單待日後再行轉出貨
進入本功能後所出現的是日期最近的一張訂貨單據如下圖所示
按『瀏覽』可瀏覽所有的訂貨單據詳細操作方式請參考 報價作業
若訂單未轉出貨每次進入系統時會先顯示【未交貨訂單資料提示】
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欄位說明
欄位名稱 欄位說明
訂貨日期 通常系統會先直接帶出當天的日期若不是當天的訂貨則請自行輸入
正確的訂貨日期
訂貨單號 通常輸入完『訂貨日期』按【Enter】鍵後系統會直接帶出『訂貨單號』
預設採用訂貨日期 + 流水號
客戶編號 請確實輸入本張訂單是由哪一家客戶所訂此項資料在【出貨作業】裡
有相關聯
交貨日期 輸入預計出貨的日期
交貨方式 預計的交貨方式可下拉選單方式選取請確實輸入
經辦人員 在【客戶基本資料】中若已有設定業務歸屬在此處會自動帶出業務代
號若沒有設定請自行輸入經辦業務代號
倉號 輸入預計是由哪一個倉庫出貨此功能僅用於多倉版
來源單號 輸入這張訂貨單是以哪一張報價單號內容為依據可按【F10】開啟快速
查詢視窗直接挑選報價單號及產品明細
稅前金額 報價單中未含稅的小計金額
稅 別 在【客戶基本資料】中若已有設定稅別在此處會自動帶出其稅別或
可自行切換其他稅別的計算方式
稅後總額 即[稅前金額+營業稅]
折扣金額 給予客戶的折扣金額
預收金額 輸入向客戶預收的貨款金額
未收金額 即﹝稅後總額－預收金額﹞
貨單備註 補充欄位中不足的部份或做為某些特殊資料註記
特項功能說明
歷史單據轉入訂單
直接將過去的報價單或訂貨單據內容明細轉入到目前新增的訂貨單中
操作方法
1在【來源單號】的欄位按《F10》開啟轉入單據瀏覽視窗
2以滑鼠或鍵盤uarrdarr鍵挑選要轉入的單據後按《Enter》
3勾選要轉入的品項後按《Y確定轉入》即可
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轉出貨單
確認出貨內容同本張訂單時可按 可將此張訂單直接轉成出貨單
訂貨單轉 Excel 格式 選擇〈F7列印〉如右圖所示按《F6轉 Excel》即可
相關項目客戶基本資料產品基本資料報價作業出貨作業
訂貨資料統計 意義查詢客戶訂貨及交貨情況 可依使用者的需要去設定所查詢時間客戶交貨日期已交貨未交貨及全部可單獨查詢一家或
者是一次查詢多家做為客戶訂貨交貨的依據
操作方式同進退貨資料統計
相關項目客戶基本資料產品基本資料出貨作業訂貨作業
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出貨
出貨作業
意義商品出貨輸入存檔以便查詢送貨量與應收客戶帳款
進入本功能後所出現的是日期最近的一張出貨單據如下圖所示
操作方法請參照 基本功能指引
按『瀏覽』可瀏覽所有的出貨單據
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欄位說明
欄位名稱 欄位說明
出貨日期 通常系統會直接帶出當天的日期若不是當天的出貨則請自行輸入正確
的出貨日期
出貨單號 通常輸入完『出貨日期』按【Enter】鍵後系統會直接帶出『出貨單號』
預設採用出貨日期 + 流水號
客戶編號 請確實輸入本公司是出貨給哪一家客戶此項資料在【收款作業】中有相
關聯
發票號碼 若此張出貨單是有稅額的則需輸入發票號碼若沒有發票則無需輸入
交貨方式 可以下拉選單方式選取請確實輸入
業務人員
在【客戶基本資料】中若已有設定業務規屬在此處會自動帶出業務代號
若沒有設定請自行輸入經辦業務代號此項資料在【員工業績統計表】
有相關聯
訂單號碼 由訂貨單中轉至出貨單的訂單號碼在訂單作業中有詳細的說明
取用預收 對於有預收貨款的客戶直接從預收的金額中支付本筆貨款
倉號 可設定是由哪個倉庫出貨僅限用於多倉版
帳款日期 在【客戶基本資料】中若已有設定帳款日期在此處會自動帶出帳款日期
此項資料在【收款作業】有相關聯
稅前金額 出貨單中未含稅額的小計金額
稅別 在【客戶基本資料】中若已有設定稅別在此處會自動帶出其稅別或可
自行切換其他稅別的計算方式
稅後總額 即〔稅前金額 + 營業稅〕
折扣金額 給予客戶的折扣金額
已收金額 指已向客戶收的「訂金或金額」
未收金額 即〔稅後總額 - 已收金額 - 折扣金額〕
貨單備註 補充欄位中不足的部份或做為某些特殊資料註記
特項功能說明
歷史記錄 《Alt＋4》
按 可將該出貨客戶所有的歷史出貨單據列出來在修改或新增的模式下按 Enter 鍵可
取回再針對差異部份進行修改
單品歷史 《Alt＋5》
按 可針對指定的單項產品的將其出貨記錄列出來在此不分客戶可供比價用
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進貨記錄 《Alt＋6》
按 可針對指定的單項產品的進貨記錄可避免出貨的金額低於進貨金額
庫存查詢 《Alt＋7》
按 可查詢各倉庫的庫存量避免無貨可出的情形
多選輸入
可一次勾選多項產品到報價單中加快作業速度
SMS 簡訊發送
可發送簡訊通知該客戶
相關項目客戶基本資料產品基本資料系統參數設定出退貨資料統計應收支票已過期支票
收款作業庫存月銷耗報表盤點作業
出貨退回作業 【8出貨退回作業】與【7出貨作業】的操作方法略同故不重述
相關項目 客戶基本資料產品基本資料系統參數設定出退貨資料統計 應收支票已過期支
票收款作業庫存月銷耗報表盤點作業
出退貨資料統計 意義可直接在此項功能表中查詢出貨及出貨退回的詳細情形而不必再到【7出貨作業】或【8出
貨退回作業】中個別查詢可節省使用者的時間
可依使用者的需要去設定所查詢時間客戶出貨退貨已收款未收款及全部可單獨查詢一家
或者是一次查詢多家做為收款對帳單與收款作業有相關聯
相關項目 出貨作業出貨退回作業
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41
第五章 帳務管理 會計
付款作業
意義此功能是用來記錄付款作業的日期廠商支付類別及沖帳金額以備日後查核
當公司進貨後要付款時則需到此處建立新的付款作業
操作方法
1《新增》依序輸入付款日期登錄人員廠商編號帳款日期後按下【S查詢】會列
出該廠商在帳款日期區間內未付款的單據
註(1)請務必輸入付款廠商否則可能導致查詢不到未付帳款單據
(2)此處帳款日期是指進貨單中的帳款日期若您不確定帳款日期區間可空白不輸入直
接按下【S查詢】會列出所有的未付款單據
2勾選要沖銷的單據並輸入付款的現金金額票據金額等《存檔》即可
註若一筆貨款並非一次沖銷完畢則先在【沖帳金額】的欄位輸入此次要沖帳的金額後再
將該筆單據打勾即可
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42
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
付款日期 系統預設使用當天日期若不是當天日期可自行輸入付款日期
付款單號 通常輸入完付款日期後按【Enter】鍵後系統會直接帶出付款單號預設採
用付款日期+流水號
登錄人員 輸入該筆資料的登錄人員
廠商編號 可按 F10 開啟快速查詢視窗選擇所需的廠商編號
帳款日期 輸入欲查詢的帳款日期區間此處帳款日期是以出貨單中的帳款日期為依據
應付總額 該家廠商在查詢的帳款日期區間中應付帳款總金額
現金金額 輸入付款的現金金額若此筆帳款不是由現金支付則此欄位不需輸入
票據金額 輸入開立支票的金額若此筆帳款不是由支票支付則此欄位不需輸入
其他折讓 輸入折讓的金額
取用預付 取用預付餘額中的金額來沖銷必須在預付餘額欄位中有金額才能做此功
能
累入預付 可預先付一筆帳款分多次沖銷預付的金額則輸入在此處
預付餘額 預付金額中尚可沖帳的餘額
沖帳合計 可用滑鼠勾選欲沖銷的單據號碼系統會自動將總金額統計出來若此次付
款金額與欲沖帳合計金額不符則存檔時系統會出現警示
備註 補充上述欄位中所不足的資料
其他操作說明請參照 基本功能指引
相關項目 廠商基本資料產品基本資料系統參數設定進貨作業進貨退回作業
進退貨資料統計應付支票已過期支票
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43
現金日記帳
意義是對於公司每日現金收支流向的資料管理
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
日期 系統預設為當天的日期及時間 若不是可另行輸入
項目科目 輸入收支的會計科目例如水電費郵電費文具費等等亦可按 F10
或快擊滑鼠二下即可開啟選擇視窗
類別 可選擇支出或收入二種
金額 輸入收入或支出的金額
摘要 可更詳細記錄每筆帳目資金流向的明細和用途當此欄有輸入明細時存
檔後在畫面右邊「註」的框框會有ˇ
註項目科目按 F10 或快擊滑鼠二下可開啟選擇視窗自建較常使用的會計科目片語如
此一來以後輸入現金科目時只需點選即可而不必再另外輸入片語節省操作時間
相關項目其它編號設定
銀行存提作業
意義記錄公司與往來銀行的帳戶情形方便日後帳戶管理
進入後畫面如
做圖所示
畫面左半部是
銀行帳戶瀏
覽右半部是帳
戶存提資料瀏
覽
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44
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
安全餘額 此銀行帳戶的安全餘額此欄與〈銀行基本資料設定〉有相關聯
現在餘額 目前此銀行帳戶中的實際餘額
存提日期 系統預設為當天的日期及時間 若不是可另行輸入
存提單號 通常輸入完存提日期後按【Enter】鍵後系統會直接帶出存提單號預設採
用存提日期+流水號
金額 輸入存提的金額
存提類別 選擇存提的類別有存款支票存款提款及支票付款四種
支票號碼 輸入存提的支票號碼若不是由支票存提則此欄位不需輸入
餘額 建立此存提單時銀行帳戶中所剩餘的可用餘額
其他備註 補充上述欄位中所不足的資料
註在應收(付)支票中所有由此帳戶所開出兌現後的支票金額皆會自動轉入此處
其他操作說明請參照 基本功能指引
重新計算帳戶餘額
若有新增或修改存提單時按下 即可更新該銀行帳戶的現在餘額更便利於隨
時掌握各銀行帳戶中的可動用金額
相關項目 其他編號設定應付支票應收支票
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（收）款作業
意義此功能是用來記錄收款作業的日期客戶收款明細及沖帳金額以備日後查核
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
收款日期 系統預設使用當天日期若不是當天日期可自行輸入收款日期
收款單號 通常輸入完收款日期後按【Enter】鍵後系統會直接帶出收款單號預設採
用收款日期+流水號
登錄人員 輸入該筆資料的登錄人員
客戶編號 可按 F10 開啟快速查詢視窗選擇所需的客戶編號
帳款日期 輸入欲查詢的帳款日期區間
應收總額 該家廠商在查詢的帳款日期區間中應收帳款總金額
現金金額 輸入收款的現金金額若此筆帳款不是由現金收入則此欄位不需輸入
票據金額 輸入收款支票的金額若此筆帳款不是由支票收入則此欄位不需輸入
其他折讓 輸入折讓的金額
取用預收 取用預收餘額中的金額來沖銷必須在預收餘額欄位中有金額才能做此功
能
累入預收 可預先收一筆帳款分多次沖銷預收的金額則輸入在此處
預收餘額 預收金額中尚可沖帳的餘額
沖帳合計 可用滑鼠勾選欲沖銷的單據號碼系統會自動將總金額統計出來若此次收
款金額與欲沖帳合計金額不符則存檔時系統會出現警示
備註 補充上述欄位中所不足的資料
相關項目出貨作業客戶基本資料出貨退回作業應收支票
軟體使用教學手冊
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應（付）帳齡分析表
意義此分析表是用來顯示尚未付清給各個廠商的應付帳款其帳齡分佈在各個設定期間的
統計數據
圖片左邊的日期區間可依使用者的統計習慣去設定設
定好後只需按【設定為預設值】鍵則每次進入系統時
依此設定統計
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
開始廠商 可按 F10 開啟快速查詢視窗選擇欲查詢的開始廠商編號
結束廠商 可按 F10 開啟快速查詢視窗選擇欲查詢的結束廠商編號
帳齡種類 可選擇 1帳款日期或 2銷貨日期二種
報表標題 可選擇 3天數或 4日期二種為報表標題
結束日期 系統會自動帶出當天日期若不是可自行輸入欲查詢的結束日期
相關項目廠商基本資料進貨作業進貨退回作業進退貨資料統計表付款作業
應（收）帳齡分析表
意義此分析表是用來顯示各個客戶尚未付清的應收帳款其帳齡分佈在各個設定期間的統
計數據
操作方式請參照 應（付）帳齡分析表
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
開始客戶 可按 F10 開啟快速查詢視窗選擇欲查詢的開始客戶編號
結束客戶 可按 F10 開啟快速查詢視窗選擇欲查詢的結束客戶編號
帳齡種類 可選擇 1帳款日期或 2銷貨日期二種
報表標題 可選擇 3天數或 4日期二種為報表標題
結束日期 系統會自動帶出當天日期若不是可自行輸入欲查詢的結束日期
相關項目客戶基本資料出貨作業出貨退回作業出退貨資料統計表收款作業
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應收帳款
意義用來顯示某段時間內應收帳款的彙總資料報表
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
帳款種類 可選擇依 1客戶別或 2業務別做為應收帳款報表的依據
帳款日期區間 輸入欲查詢的起迄日期
統計客戶區間 可按 F10 開啟快速查詢視窗輸入欲查詢的客戶編號
統計業務區間 輸入欲查詢的業務編號
報表種類 可自行選擇共有明細表簡要表及應收總表三種報表
是否含前期未
收款之明細
若所查詢的日期區間之前仍有尚未收取的款項則可在此欄位中打ˇ就
可顯示前期未收款之明細
相關項目客戶基本資料產品基本資料員工基本資料出貨作業出貨退回作業出退
貨資料統計表
應付帳款
意義用來顯示某段時間內應付帳款的彙總資料報表
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
帳款種類 可選擇依 1廠商別或 2經辦人員別做為應付帳款報表的依據
帳款日期區間 輸入欲查詢的起迄日期
統計廠商區間 可按 F10 開啟快速查詢視窗輸入欲查詢的廠商編號
統計經辦區間 輸入欲查詢的經辦人員編號
報表種類 可自行選擇共有明細表簡要表及應收總表三種報表
是否含前期未
付款之明細
若所查詢的日期區間之前仍有尚未付清的款項則可在此欄位中打ˇ就
可顯示前期未付款之明細
相關項目廠商基本資料產品基本資料員工基本資料進貨作業進貨退回作業進退
貨資料統計
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票據
應(付)支票
意義可沖銷應付帳款中所有由支票給付的記錄節省會計人員作帳以便查詢核對廠商的
帳款
進入本功能後出現所有應付票據資料視窗以票據到期天數作為循序排列條件
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
開票日期 系統預設使用當天日期若不是當天日期可自行輸入開票日期
支票類別 支票的種類此處為應付支票
支票號碼 開立支票上的號碼
支票金額 開立支票上的金額
來源單號 輸入這張支票是要沖銷哪一張【付款作業】中的進貨單號
廠商編號 可按 F10 或 鍵開啟快速查詢視窗選擇所需的廠商編號
廠商名稱 廠商編號選定後會自動帶出該廠商名稱
到期日期 開立支票上的到期日期
兌現日期 這張支票預計何時會兌現的( 因有時票據的交換需時 1~3 個工作天金額
才能真正入帳)
票據狀態 目前票據的狀態有未兌兌現退票作廢領取及其他共六種
開票銀行 選取開立的支票銀行 若尚未設定請至【其他編號設定】中的銀行基本資料設定
銀行名稱 開票銀行選定後會自動帶出該銀行名稱
其他備註 補充上述欄位所未提到的
未兌支票總額 系統會自動統計所有未兌現的支票張數及總額
其它說明
支票簽回單
點選《列印》即可列印支
票簽回單若要更改表單
字頭字尾請參照 按鍵說
明
相關項目進貨作業已
過期支票付款作業
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應(收)支票
意義可沖銷應收帳款中所有由支票收款的記錄以查核客戶的帳款
進入本功能後出現所有應收票據資料視窗以票據到期天數作為循序排列條件
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
收票日期 系統預設使用當天日期若不是當天日期可自行輸入收票日期
支票類別 支票的種類此處為應收支票
支票號碼 應收票據上的支票號碼
支票金額 應收支票上的金額
來源單號 輸入這張支票是要沖銷哪一張【收款作業】中的出貨單號
客戶編號 可按 F10 或 鍵開啟快速查詢視窗選擇所需的客戶編號
客戶名稱 客戶編號選定後會自動帶出該客戶名稱
到期日期 應收支票上的到期日期
兌現日期 這張支票預計何時會兌現的 (因有時票據的交換需時 1~3 個工作天金額才
能真正入帳)
票據狀態 目前票據的狀態有未兌兌現 託收轉讓退票票貼及其他共七種
開票銀行 應收票據上開立支票銀行的帳號
開票銀行 應收票據上開立支票銀行的名稱
託收銀行 選取開立的支票銀行 若尚未設定請至【其他編號設定】中的銀行基本資料
設定
託收銀行 開票銀行選定後會自動帶出該銀行名稱
其他備註 補充上述欄位尚未提到的
其他操作方式與應付支票作業相同
相關項目 出貨作業收款作業已過期支票
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已過期支票
意義所有已過期的支票皆會轉入此視窗方便會計人員查詢核對
過期支票瀏覽列出所有過期支票（應收應付）可依需求排列如名稱開票日期兌
現日期銀行hellip等（本功能為整合上述rdquo應付rdquordquo應收rdquo二項支票作業所產生的資料
對照表）
註此處只能做查詢的動作並不能做新增或修改的動作
相關項目 應付支票應收支票
應(收)票批次兌現
意義可一次將單張或多張應收票據轉兌現並將兌現的支票轉入已過期支票中
按鍵說明
欄位名稱 欄位說明
全選 將所列出的支票全部選擇為要兌現的狀態
全不選 將所列出的支票全部選擇為要非兌現的狀態
兌現轉入過期支票 將已選擇的支票轉成兌現狀態並將支票轉入過期支票中
相關項目應收支票銀行存提作業
應(付)票批次兌現
意義可一次將單張或多張應付票據轉兌現並將兌現的支票轉入過期支票中
操作方式請參照 應(收)票據批次兌現
相關項目應付支票銀行存提作業
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應收票齡分析表
意義此分析表是用來顯示已收未兌現的應收支票其帳齡分佈在各個設定期間的統計數據
圖片左邊的日期區間可依使用者的喜好去設定設定
好後只需按【設定為預設值】鍵則每次進入系統時
依此設定統計
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
開始客戶 可按 F10 開啟快速查詢視窗選擇欲查詢的開始客戶編號
結束客戶 可按 F10 開啟快速查詢視窗選擇欲查詢的結束客戶編號
報表標題 可選擇 1天數或 2日期二種為報表標題
結束到期日 系統會自動帶出當天日期若不是可自行輸入欲查詢的結束日期
相關項目應收支票
應付票齡分析表
意義此分析表是用來顯示開立給各個廠商的未兌現應付支票其票齡分佈在各個設定期間
的統計數據
操作方式請參照 應收票齡分析表
相關項目應付支票
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52
第六章 庫存管理
期初開帳程序
1進貨
第一次使用時本系統時將基本資料建立完成後首先利用【進貨作業】將所有產品均做首
次進貨並且將已付款的進貨單據沖銷
註亦可利用庫存調整單將所有產品數量及成本鍵入或者利用盤點作業進行盤點後將盤點
量轉入現有量必須要注意的是若您選擇使用盤點轉入的方式系統將無法自動抓取產品成
本
2由產品基本資料中作期初開帳
至產品基本資料中按(Alt+F 鍵)將可以產生庫存的
期初開帳資料
按《確定》後將自動轉入期初
庫存日消耗異動表
意義驗證庫存量的正確性且可以將驗證後的正確量寫入現有量
(1) 當日消耗表列出查詢日期當天的庫存數量
變動情況用來驗證庫存量的正確性
(2) 逐日銷耗表列出前一次結轉日至查詢日期
當天的庫存數量變動情形用來驗證庫存量
的正確性另可將計算後的實際現有量寫入
帳面量(產品基本資料中的現有量)
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庫存月消耗異動表
報表意義列出查詢當月份的庫存數量變動情形用來驗證庫存量的正確性另可將計算
後的實際現有量寫入帳面量(產品基本資料中的現有量)並作轉入產生下月期
初量
使用時機每月底結束營業後或每月初開始營業前
操作方式
1)檢視庫存月銷耗表上的異動資料及現有量是否均正確當計算後存量與目前帳面存
量不符時會以黃色警示
2)確認無誤後按下 出現如下視窗再次確認
注意產品基本資料中的現有量將會被庫存月銷
耗 表 中 的 現 有 量 取 代因 此 請 謹 慎 使 用 結 轉 功 能
C)若產品進出異動量不正確請利用庫存調整單
做調整後重新執行步驟 A)~ B)
後記
庫存量又有問題了 怎麼都跟架上物品不符 相信大多數人都有這樣的心聲
很多使用者的觀念上總是認為庫存只要交給電腦來管理庫存量一定準確殊不知電腦軟體
有可能發生不可預期的結果(程式暇疵或使用中突然的斷電當機)或是產品管理不當導致失
竊或是破損或是產品擺設到不正確的位置都有可能使得電腦中的庫存量異常所以在庫存管
理中盤點變成了一項非常重要的工作
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庫存調整單
意義當帳上的庫存量與實際庫存盤點的結果不符時即可利用此功能來調整帳上的庫存量
及成本
在〈C進出貨〉選擇【C
庫存調整單】如圖可
按《新增》《修改》
《查詢》或《刪除》鈕
更動關於調整庫存的相
關資料
按《瀏覽》進入庫存調整
單據瀏覽
操作方法
庫存調整單中的「數量」欄位應輸入實際庫存量與帳面現有量的差異量
作庫存調整時若目前某產品在系統中的現有量為 10 個但實際上賣場中只剩 8個則在
數量的欄位中輸入-2即可將系統中的現有量調整為 8個
若使用者無進貨作業的動作卻想要統計出產品的銷售成本及利潤可直接在此處輸入產
品的成本或覺得目前系統中的平均成本不正確亦可自行修改
註盤點作業中若有盤差或盤盈時會自動產生一張盤點調整單
其他操作方式請參考基本操作方法
相關項目產品基本資料盤點作業
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盤點作業
意義盤點各倉的庫存量以便管理可避免庫存太多或不足節省公司無謂的支出
有關庫存量的準確性一直為各行各業及門市經營管理者所困擾即使使用電腦軟體一樣產生
庫存量不準確的情事皆因方法錯誤或關念的偏差導致
在庫存做盤點前有些前置工作若準備充足則可收事半功倍之致
A盤點的前置工作
1 貨架上物品的擺設是否整齊乾淨
2 貨架的分類是否明確並且標示清楚
3 待進貨瑕疵物品異常品是否與陳列區清楚區分
4 人員的物品熟悉度及教育訓練是否充足
B盤點實施要點
1 全面盤點(期初期末盤點)或循環盤點
2 盤點的開始時間及預計結束時點
3 人員編組及人力分派
4 列印盤點單(可利用盤點機)
5 盤點機轉入或人工鍵入盤點數量
6 列印盤點報告單(盤盈盤損表)
C檢討此次盤點作業及問題研究
在【F系統支援】選擇【盤點作業】的選項會出現最近一張單據
操作方法
1由盤點機盤點
新增一張盤點單將盤點量輸
入盤點機再按
鍵直接將盤
點機中的資料傳送到系統
中按下 鍵即
可完成盤點作業
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2由人工手動盤點
A)新增一張盤點單按《A盤點產品轉入》鍵選擇欲盤點的產品編號可依全部產品廠
商產品類別儲放位置產品編號及庫存數量共六種選擇方式選擇所需的產品或者用
《新增明細》的方式輸入要盤點的品項接著按下《F3存檔》
B)按下《F7列印》報表選擇為「盤點單」列印出盤點單由人工盤點並將盤點量寫在盤點
單上
C)進入盤點作業點選《修改》將盤點量輸入系統中按下《存檔》後再按《轉入現有量》
鍵即可完成盤點作業
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
盤點日期 系統預設使用當天日期若不是當天日期可自行輸入盤點日期及時間
盤點單號 通常輸入完盤點日期後按【Enter】鍵後系統會直接帶出盤點單號預設
盤點人員 輸入該筆資料的盤點人員
盤點備註 補充欄位中所不足的資料
盤點倉號 選擇欲盤點的倉號 (多倉版)
《 Alt+A 》盤點產品轉入
按 可針對特定部份產品或廠商選取所需
的盤點商品
1先選擇轉入依據
2輸入起始編號及結束編號
3按下《Y確定》便可將符合條件的產品加入到盤點單中
《 Alt+B 》盤點機輸入
按 可先由盤點機盤點再直接
將盤點機中的資料傳輸到系統中可節省再輸入一
遍的時間
轉入現有量
當盤點完後且已經將盤點數量輸入至系統中後此時可按 鍵將盤點量轉入現有量
且同時在【庫存調整單】產生一張盤盈盤虧單即可完成盤點作業
相關項目產品基本資料員工基本資料庫存調整單
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第七章 系統支援
密碼設定
意義本設定首重資料保全功能系統依使用者名稱及密碼選擇性的開放系統功能可確
保資料的隱密性預防一些重要資料外流而設定通行密碼可依特定人員使用密碼才能執
行
進入時需輸入您的使用者密碼才有權限進入密碼設定中去新
增或是修改此設計目的在於防止管理者離開時他人趁機擅自
修改帳號權限
新增 增加完使用者名稱及密
碼後再設定使用功能明細（打
ˇ者為開放本項功能）
成本顯示若沒有打ˇ則該使
用者進入後台時基本資料的產
品欄位成本相關欄位則不顯示
備份作業
意義將所有資料另存一份應注意不要備份在同一部硬碟（以免硬碟實體損壞）同時為
保障資料安全應自訂備份期間如每週三六各一次
選定備份的目錄位置按下《開始備份》
鍵後即可完成備份作業
建議您在備份的檔案名稱 Data 後再加上
備份日期以避免備份資料太多產生混淆
註選擇備份路徑時需注意資料夾的名稱
應避免為空白或包含特殊符號如
gtlt$hellip等
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資料重整
意義當系統在操作途中因發生停電不正常關機或硬體發生故障而故造成系統資料中異常
現象導致資料毀損可利用本功能做一資料維護
注意執行資料重整時務必讓其他工
作站或前後台離線
編碼更改
意義因本系統中所有基本資料的編號只要存檔後就不能做修改的動作故在此設立一
個修改編號的程式
註因為基本資料中的編號會跟進銷貨產生連動關係為保持舊有歷史資料的正確性所以
更改編號時須在此更改以保持資料的完整若您要修改基本資料時請先到【2備份作業】
做資料備份的動作避免系統在編修的過程中發生停電或不明原因當機而造成資料流失
操作方法
1選擇欲修改的編號之資料
庫有客戶廠商產品員
工及產品類別資料檔共 5種供
選擇
2用滑鼠或按 F10 在原編號的
欄位上選擇欲更改的編號
3直接在新編號的欄位上輸入
新的編號
4按下《確定更改》鍵即可
完成編號更改的動作
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系統顏色修改
意義覺得系統中預設的顏色不喜歡嗎想自創風格時可利用本功能修改畫面使用者可依
個人喜好修改使用的畫面其中必須注意的是修改畫面確定後按 Y 儲存設定 要先
離開本系統再重新進入本系統才能生效
若欲更換背景圖片圖
片格式可
為jpggifbmphellip
等檔案格式
改亂了可按系統預設
值變回原來樣式
行事曆管理
意義經常忘東忘西的寫在紙條上麻煩又不容易找利用本功能吧啟動系統時會提醒哦
操作方法
1 點選《新增》後輸
入事件日期時
間對象地點
事由事項的欄位
可註記細節事項
2 勾選事件提醒方
式若沒勾選便不
會出現提醒的訊
息
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名片簿管理
意義可將重要的電話或經常聯絡朋友記錄在此容易找尋又不會丟可分類還有多項
詳細資料欄位可供利用
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
名片分類 可點選 開啟客戶分類的快選視窗
電子信箱 若有輸入 E-Mail 帳號則按下 可直接連結至 Outlook 發送信件
其他備註 補充欄位中不足的說明或做為某些特殊資料註記
選擇發送簡訊功能時可自動帶入行動電話號碼
操作方法請參照 基本操作方法
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產品停用啟用處理
意義將產品基本資料中已經停產或停售長時間不使用的產品資料作停用處理可加快搜
尋的速度也增加盤點補貨等工作的效率若日後進貨時新進產品的條碼與停用產品
條碼相同時系統會出現警告訊息可直接將產品恢復續用
操作方法
1 產品停用
A)將欲停用的產品打勾勾選的品項會列在右上方的挑選清單列中確認後點選《停用》
停用的產品會列在下方的〈停售或停用之品項〉中
B)直接在產品基本資料中刪除的品項也會自動被系統列到停用產品中喔~
2 產品啟用
在欲恢復續用的產品上按一下滑鼠右鍵選擇《Y產品續用恢復》確認後該筆資料會
回復到產品基本資料中恢復續用的產品庫存量售價成本等均會歸零若要查看過去
的歷史進貨紀錄及銷貨分析請利用〈歷價〉及〈分析〉的功能
相關項目產品基本資料
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產品成本重算
意義若於系統使用時發生停電或當機或硬體故障情形而造成平均成本有異常之情形可
利用此作業將平均成本重算
可選擇年或指定月份計算確
定無誤時可利用寫入功能將
目前平均成本更新
若平均成本重算後有發生的情形則執行《W將計算之平均成本寫入》後必須利用 資
料偵錯 功能將異常的產品資料修復接著再到產品基本資料中利用〈歷價〉重新寫入成本
相關項目產品基本資料資料偵錯
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資料偵錯
意義藉由資料偵錯系統來偵測錯誤的資料再加以修復是屬於軟體異常控管的一項重要功
能有如 Windows 中的磁碟偵錯功能
操作方法
選擇客戶資料檢測編號是否重 覆及累積點數預收金額數值溢位等異常檢測
選擇銷貨資料檢測編號是否重覆及小計金額銷貨成本數值溢位等異常檢測且可將銷
貨成本以目前平均成本置換但此項功能需在已驗證過產品資料且無異常的情況下才能進
行
選擇廠商資料檢測編號是否重 覆及異常資料偵錯
選擇產品資料檢測編號是否重 覆及最近進價平均成本及售價數值溢位等異常檢測
選擇進貨資料檢測編號是否重覆及異常資料偵錯
選擇訂貨資料則會重新計算產品檔中的被訂購量
選擇倉庫資料重新分析產品檔及倉庫檔中的庫存關聯結構並自動將錯誤修復
以上各個資料檔檢測後若有異常情形出現只需按《自動修復錯誤》鍵即可完成資料偵錯
修復的動作
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用戶使用記錄
意義可記錄各用戶進入系統的日期及時間及使用哪個功能表做哪些動作避免在多人
使用狀況下無法查到資料修改或刪除是由何人做的
流量統計
依據系統登入用戶別統計各動作的操作次數
在桌面上建立捷徑
意義當桌面上安裝的捷徑不小心刪除或在一開始安裝軟體時沒有建立捷徑皆可利用此功
能輕鬆在桌面上重新建立捷徑再也不用擔心找不到執行路徑
操作方式
1輸入前台工作站號若是單機版則不需輸入
2直接點選《1建立後台管理捷徑》或《2建
立 POS 前台捷徑》就會在桌面上自動建立捷徑
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備份還原
意義當您發現銷售前台進入後出現錯誤代碼或存檔後交易紀錄無法存入時代表銷售資料
庫已經遭受毀損備份還原能夠幫助您將資料還原到您最後一次做備份的狀態
1 請先將執行資料備份並記下您的備份目錄位置操作方式請參照 備份作業
2 請放入安裝光碟重新安裝或至我們的網站 wwwhiposcomtw 下載試用版本（切記版
本必須相同）
註請確定所有工作站或前台均已離線且無其他軟體正在執行
無需移除原本的軟體直接執行安裝即可
3 請至[開始][程式集][叡鴻 Hipos 軟體系列]點選[備份還原]或至電腦中的 csalewin 中
點選 備份還原exe 如圖所示選取您的備份目錄位置後點選《S開始還原》即可
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第八章 附件 其他技術支援
報表格式修改
利用 HiPOS 軟體中的報表系統工具可以自行修改報表的格式
系統工具的開啟方式
1《開始》rarr《程式集》rarr《叡鴻 HiPOS 軟體系列》rarr《報表系統工具》
2到電腦 csalewin 資料夾中將〈系統工具exe〉點滑鼠左鍵兩下開啟
自訂列印紙張大小
開啟系統工具後選擇要修改列印格式的報表後將紙張規格分別填入高度寬度上邊界
左邊界即可
例如原本是 A4(290210mm)格式要改
成列印中一刀格式直接修改高度
140寬度 210 就可以囉~
修改報表內容
1開啟系統工具後先選擇要修改的報表再按《修改報表》
2若要修改報表內容的位置以滑鼠圈選要移動的範圍後以larruarrdarrrarr移動或直接以滑鼠拖
曳至您預定的位置即可
3若要修改或增加文
字則先點選 報表控
制項工具列 上的
一下接著點一下要
修改的文字或要新增
文字的位置即可編
輯文字
4修改完成後點選
左上角的《檔案》rarr
《儲存》
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自訂瀏覽視窗表格樣式
意義因為使用者的螢幕大小及解析度設定的不同在瀏覽視窗中難免發生表格橫向欄位太
大或太小導致於查看資料時的不方便HiPOS 提供了自訂表格樣式的功能讓使用者調整好
欄位後可以存檔方便日後查看
操作方法
1將滑鼠移動到要調整的欄位框上會出現 符號以滑
鼠拖曳即可調整欄位大小
2調整好後如圖在內容的任一位置上按一下滑鼠右鍵選擇《儲存表格樣式》若是儲
存後不滿意可以選擇《恢復預設值》
滑鼠右鍵功能選單
意義建立資料時若已經有其他檔案格式的資料存在方便
複製貼到 HiPOS 軟體中
在 HiPOS 軟體中當欄位為可編修狀態下時可以按一下滑鼠
右鍵便能呼叫功能選單(複製貼上剪下)
看完了使用手冊仍然無法解決您的問題嗎本公司提供了多元的諮詢管道
本公司網站技術支援httpwwwhiposcomtw 文件知識庫
電話諮詢07-7030898
傳真專線07-7032066
E ndash Mail Servicehiposcomtw
公司地址高雄縣鳳山市 830 埤北路 81 號
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庫存管理
基本庫存管理功能操作說明
標準作業流程
產品現有數量
產品基本資料中的現有數量欄位系統會自動依照進貨及銷貨統計並隨時更新產品現有量
因此為了保持現有量的正確性及產品成本的準確度請勿直接從產品基本資料的現有數量欄
位修改現有量
進貨作業
進貨時確實輸入正確的進貨量要留意進貨單位是否正確進貨及進貨退回時產品的庫存
量都會自動增減
庫存調整單(HiPOS-Light 版無此功能)
（一）使用時機
1 某產品的數量因毀損失竊hellip等非進貨及銷售而短缺或增加導致需要調整產品的現
有量時
2 由盤點作業中執行盤點量轉入現有量時若有差異量系統會自動產生一張庫存調整
單
（二）操作方式
1 進入【C進出貨】 rarr 【庫存調整單】
2 點選 【新增】rarr輸入日期單號經辦人員備註
3 點選 【新增明細】 rarr輸入【產品代號】
4 輸入【數量】是指實際數量與產品現有量的差異量例如 A產品實際量為 10 個產品
基本資料中的現有量為 8個兩者的差異量為 10－8＝+2數量的欄位輸入 2若 B產
品的實際數量為 15 個產品基本資料中的現有量為 20 個則差異量為 15－20＝-5
數量的欄位便輸入-5
5 點選【存檔】後產品現有量便會隨著調整
（三）附註
HiPOS-Light 版若平時發現產品數量有錯誤請直接利用【盤點作業】的轉入現有量功
能來調整產品的現有量
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庫存日消耗表
（一）當日消耗表列出查詢日期當天的庫存數量變動情況用來驗證庫存量的正確性
（二）逐日消耗表列出前一次結轉日至查詢日期當天的庫存數量變動情形用來驗證庫存
量的正確性另可將計算後的存量寫入帳面量(產品基本資料中的現有量)
（三）使用時機每日營業結束利用庫存逐日銷耗表檢驗庫存正確性
庫存月消耗表
（一）報表意義列出查詢當月份的庫存數量變動情形用來驗證庫存量的正確性另可將
計算後的實際現有量寫入帳面量(產品基本資料中的現有量)並轉入產生下月期初量
（二）使用時機每月底結束營業後或每月初開始營業前
（三）操作方式
1 檢視庫存月消耗表上的異動資料及現有量是否均正確當計算後存量與目前帳面存量
不符時會以黃色警示
2 確認無誤後按下 出現如下視窗再次確認
盤點作業
（一）盤點前置作業
1 貨架上物品的擺設是否整齊乾淨
2 貨架的分類是否明確並且標示清楚
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3 待進貨瑕疵物品異常品是否與陳列區清楚區分
4 人員的物品熟悉度及教育訓練是否充足
（二）操作方式
1 進入【F系統支援】rarr【盤點作業】rarr【新增】rarr輸入日期單號盤點人員備註
2 在【產品代號】輸入要盤點的產品rarr【存檔】rarr【列印】選擇【盤點單】
3 進行人工盤點工作
4 進入【盤點作業】rarr【修改】rarr在【盤點數量】輸入實際盤點數量rarr【存檔】
5 選擇【轉入現有量】即可將盤點量轉入到產品基本資料中的現有量
（三）操作秘訣
2 利用【新增明細】可一項項將要盤點的產品輸入
3 利用【盤點產品轉入】可以選擇一次將所有產品輸入或者依照廠商別產品類別儲
放位置產品編號輸入
4 務必確實將盤點量輸入盤點單的「盤點數量」欄位中盤點數量請勿輸入負數
（四）盤點要點
1 全面盤點及循環盤點除了期初或期末的全面盤點之外應固定每隔一段時間做循環
盤點循環盤點可以依照產品類別儲放位置或者產品編號等等例如固定每個月作
一次循環盤點第一個月盤點第一排貨架的商品第二個月盤點第二排貨架的商品
2 盤點時效盤點開始到盤點結束的時間盡量不要超過預定時程為了防止盤點錯誤應
避免盤點期間同時進貨銷售盤點完畢應即時將盤點量轉入現有量
3 盤點差異量軟體系統中的現有量欄位嚴格來說是帳面上的產品數量而盤點量則是
實際庫存的數量軟體操作過程有疏失產品瑕疵失竊及盤點錯誤等許多因素均
可能導致帳面上的數量與實際庫存不符的情況因此有盤差是可以被接受的但若差
異量太大時管理者便應觀察是哪個環節出了問題
軟體使用教學手冊
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上線一段時間後初次執行盤點作業或庫存日月銷耗表
說明
1過去進貨或庫存有異時均直接修改產品現有量
2使用一段時間後才執行庫存月銷耗表結轉
3更新版本或重新安裝執行資料備份還原或者它系統資料轉檔匯入
上述情況可能會發現期初量都是 0以致計算後存量與帳面存量產生極大的誤差
作業流程
期初開帳作業
（一）使用時機
1 初次使用者
2 已經上線一段時間的使用者
3 更版或重新安裝系統後執行備份還原的使用者
4 產品現有量正確而庫存日月銷耗表中的現有量完全不對者
（二）操作方式
1 進入【A基本資料】rarr【產品基本資料】確認產品現有量均為正確的數量
2 按【Alt+F】開啟庫存量期初開帳作業視窗rarr選擇「轉入期初月份」rarr【確定】
3 此一動作可以根據產品基本資料中的現有量去重新計算出庫存日月銷號表中的現有
量並且反算出期初量
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常見 QampA
產品基本資料中的現有數量與實際庫存量不符合
1 僅有少數幾項產品的庫存量不符時可利用「庫存調整單」做調整
2 多項產品的庫存量不符時利用「盤點作業」並將盤點量「轉入現有量」
3 每日營業結束時可利用「庫存逐日消耗表」核對產品庫存量並將正確量寫入現有量
4 檢視產品-進出異動表可查明是否有單據數量錯誤
產品現有量不會隨銷售或進貨變動
1 執行資料重整
2 檢查前台 Alt+F5 銷售記錄是否正常若銷售存檔後無銷售紀錄或者銷售明細僅有時間及
金額代表資料庫已經損壞
3 檢查銷售及進貨時的產品編號是否一致
4 檢查產品基本資料中產品是否有重複建檔換言之相同的產品名稱是否有兩個不同的
產品編號
庫存日月消耗表中的期初量為零導致統計後的現有量錯誤
1 發生原因沒有將上月底的庫存作結轉寫入本月期初
進入【庫存月消耗表】rarr列印年月輸入上個月份rarr執行結轉
2 發生原因Ⅰ曾經從產品基本資料中的現有量欄位直接修改數量
Ⅱ更版或備份還原後沒有執行期初開帳的動作
進入產品基本資料執行【Alt+F 期初開帳作業】
3 當月底營業結束時請檢視庫存月消耗表核對庫存量並執行結轉的動作將正確量寫入現
有量及寫入次月期初量
庫存日月消耗表中的調入量與實際調整的數量不符合
1 發生原因盤點作業轉入現有量時重複執行轉入現有量的動作
2 進入【庫存調整單】rarr點選【瀏覽】尋找備註中盤點轉入單號重複的資料
3 刪除重複的調整單即可
利用盤點量轉入現有量卻發現某些產品仍然與實際庫存量不符合
1 發生原因 盤點數量錯誤
盤點作業中盤點數量輸入錯誤
營業時間進行盤點工作盤點後到轉入現有量的過程中產品銷售出去而未作
調整
2 利用「庫存調整單」調整現有量
3 HIPOS-Light 版利用「盤點轉入現有量」作調整
軟體使用教學手冊
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已經將盤點量轉入現有量之後發現盤點時數量點錯
1 利用「庫存調整單」調整現有量
2 HIPOS-Light 版利用「盤點轉入現有量」作調整
連續數月都有做庫存月消耗結轉但庫存月消耗中某些產品的現有量卻總是有誤差
1 發生原因每個月結轉的時間點有誤
2 進入【庫存月消耗表】rarr列印年月輸入本月份rarr列印出該張報表或記下該報表的ldquo期初
量rdquo
3 重新進入【庫存月消耗表】rarr列印年月輸入上一個月份
4 比較本月份的ldquo期初量rdquo及上個月份的ldquo現有量rdquo是否相同若上個月份的現有量比本月
份的期初量少代表上一個月結轉之後仍有作銷售或調整
例如430 下午 200 做結轉將正確量寫入下月期初（產生 5月份的期初量）但是 430
下午 300 又陸續作了銷售或調整庫存量
5 做法
盤點機盤點時架上無庫存的 產 品 會 漏 盤
新增盤點單時選擇【盤點產品轉入】將全部產品轉入並將【盤點數量】全部修改為 0
將盤點機中的資料轉入該盤點單存檔後將盤點量轉入現有量
4 月
5 月份
軟體使用教學手冊
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選購模組功能簡介
簡訊 SMS 發送模組
SMS 簡訊發送功能透過網際網路直接由 HiPOS 軟體系列中發送簡訊至客戶的行動電話能夠達
到迅速確實即時傳遞訊息及行銷的效益
HiPOS 門市及進銷存 v6 以後都可使用免申請儲值後馬上開通
功能特色
1 低廉的發送費用
一般使用手機發送簡訊每通大約 $25~ 35 之間使用 HiPOS SMS 每通只要 11~13 之
間足足省了 50
2 搭配 HiPOS 軟體分析有效客戶發送
利用 HiPOS 的各項統計如累積點數已購商品累積消費金額生日等等的各項數
據做有效的簡訊廣告行銷並且會自動過濾重覆的電話及統計發送的通數
應用 1 生日到時發送祝賀簡訊並告知來電優惠方案
應用 2 廠商新商品推出時可過濾已購買同類商品的客戶清單做簡訊廣告發送hellip更多應用
等你來發掘
3 大量簡訊發送
除了對單一客戶發送簡訊外大量發送簡訊的功能可同時對多個客戶行動電話號碼發送簡
訊
4 簡訊發送時效性佳
簡訊發送後正常情況下約 3~10 秒鐘就可即時將簡訊傳送到客戶手機重要訊息不怕客戶
收 不 到 若 因 故 對 方 無 法 接 收 將 會 自 動 重 發 直 至 發 送 成 功 或 滿 24 小時止
5 常用訊息片語編輯
「常用訊息」功能可以編輯儲存常用的簡訊內容可以加快編寫簡訊的速度
6 預約發送
可自定要發送的時間時間到才發送簡訊更有效率的廣告效益
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單一簡訊發送
在會員基本資料廠商基本資料員工基本資料中
按下 即可發送簡訊
大量簡訊發送
﹝統計報表﹞rarr﹝C會員郵寄標籤大量簡訊﹞依照
條件選擇要發送簡訊的對象後點選《S發送簡訊》
即可將簡訊發送到所選擇的對象
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特項功能說明
產品歷史記錄
在產品基本資料中選擇《歷價》
選項即可
可查看該項產品的歷史報價訂貨
及出貨的各項詳細資料記錄
產品比價
在產品基本資料中選擇《比價》選項即可
可將選定的產品歷史進貨的價
格日期單價數量金額及
廠商等資料顯示出來且可以將
最低價與最高價之供應商及供
應價格列出來也可重新計算平
均成本選擇是否將成本寫入產
品或將最低價廠商成為主供應
商
產品銷售分析
針對選定的單項產品做會員層購買分
析可以看出購買該項產品的會員及總
額總量（依銷售總額做排列）
1 在產品基本資料中選擇《分析》
2 輸入想要分析的時段按《Y確定》
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大型產品標籤列印
在產品基本資料選擇《F7列印》可以選擇列印大型產品標籤(A4)
操作方式請參照 按鍵說明
《 Alt + P 》條碼列印
若有購買條碼列印機按《Alt+P》選擇列印張數後直接從條碼輸出
機印出單項商品的條碼標籤可自行設定條碼列印的文字及格式
目前軟體僅適用 TSC TTP243ETTP245 系列之條碼列印機
瀏覽商品
按下 可瀏覽所有商品的明細資料
分倉庫存量 多倉版
在產品基本資料中選擇
可以查看該產品各分倉庫存量及總庫存量
《 Alt + M 》產品快速輸入作業
在產品基本資料的視窗中按《 Alt + M 》可呼叫出產品快速輸入作業的視窗可利用次功能
快速大量修改產品基本資料
操作方式直接在各欄位
輸入修改資料即可
注意若使用者權限未開
放修改及成本顯示功能
將無法執行此項作業
相關項目其他編號設
定庫存總表列印出貨
作業報價作業進貨作
業
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客戶基本資料
意義建立所有客戶基本資料以便迅速查詢亦可查詢會員的銷售記錄
1 在〈A基本資料〉選擇〈1客戶基本資料〉選項後如圖所示
2 選擇《新增》選項即可新增資料
3 逐一輸入欄位資料後按《存檔》即可
資料輸入方式請參照 基本功能指引
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
客戶編號 按 Enter 產生流水號或自行編碼或可利用尾隨編號功能例如按 A或
A 則產生 A 開頭之流水號
公司名稱 輸入該公司的名稱
公司簡稱 會自動擷取前五個字亦可自行輸入
客戶分類 可依客戶性質的不同去設定客戶類別可開啟選擇視窗 (詳見地址輸入)
聯絡電話傳真 輸入該公司的聯絡電話及傳真
統一編號 輸入該公司的統一編號
聯絡人 該公司的訂貨聯絡人
公司地址 可開啟選擇視窗 (詳見地址輸入)
送貨地址 可開啟選擇視窗 (詳見地址輸入)
發票地址 可開啟選擇視窗 (詳見地址輸入)
營業稅別 設定該客戶的營業稅別在【出貨作業】 及【訂貨作業】中便會自動帶出
營業稅別
業務歸屬 直接輸入業務員編號或按 F10 鈕帶出速查視窗在【出貨作業】及【訂貨作
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業】中便會自動帶出業務員的編號
E-Mail 若有輸入客戶的E-Mail帳號則按下 可直接連結至outlook發送信件
請款方式 可區分是屬於現金或月結的交易方式以便日後當成應 收帳款查詢之過濾
條件
帳款日 輸入客戶的結帳日期在【出貨作業】 及【訂貨作業】中便會自動帶出結
帳日期以便日後當成應收帳款查詢之過濾條件
出貨額度 輸入對該客戶所允許的帳款信用額度超額系統會自動警示
預收餘額 收款作業中取用預收款後所剩於可用的餘額系統會自動帶入與【收款
作業】相關
使用售價 依不同種類的客戶而設定不同之售價對應產品基本資料中的標準售價
售價 2~5共有五種售價可供切換
網站位址 若有輸入客戶的網站位址則按下 可直接連結至該網站
其他備註 補充欄位中不足的說明或做為某些特殊資料註記
特項功能說明
《 Alt + A 》客戶銷售分析
可以針對某一位客戶做所購買的產品購買總量購買總額的分析
輸入時段即可如 900101sim
901119(由此可知其在
900101sim901119 這期間所
購買的產品購買總量購買總
額依銷貨總額作排序)
記要
另外在此項功能中尚有一項貼心的服務按下《記要》鈕可記錄一些除了業務上以外的事
物
SMS 簡訊發送
客戶基本資料中選擇 或是在聯絡人電話後選擇 可以對該手機號碼發送 SMS 簡訊
注意使用 SMS 簡訊功能需先進行帳號開通及簡訊儲值
相關項目 出貨作業出貨退回作業出退貨資料統計訂貨作業訂貨資料統計收款作業應
收帳齡分析表應收支票應收票齡分析表
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員工基本資料
意義基本資料薪資明細聯絡電話及進銷貨中的人員代碼設定
操作方式同如 會員基本資料 設定
列印員工清冊
在員工基本資料中按《F7列印》可瀏覽並列印員工清冊
相關項目進貨作業進貨退回作業出貨作業訂貨作業報價作業員工業績統計表庫
存調整單
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其他編號設定
意義其他基本資料的輔助視窗設定一次補足以後只要開啟輔助視窗選入即可另外
也可以開啟輔助視窗時再臨時新增
1 在〈A基本資料〉選擇《5其他編號設定》
選項如圖所示
2 選擇欲設定的項目後按《Y確定》
3 詳細操作方式請參照 產品分類產品單
位設定 輔助視窗設定及選用
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
產品分類設定 產品分類設定完後只需按 F10 開啟視窗查詢而不需每次再輸入
一次此項資料在【產品基本資料】有相關聯
產品常用單位設定 產品常用單位設定完後只需按 F10 開啟視窗查詢而不需每次再
輸入一次此項資料在【產品基本資料】有相關聯
銀行基本資料設定 輸入往來銀行的基本聯絡資料此項資料在【銀行存提作業】有相
關聯
客戶分類設定 客戶分類設定完後只需按 F10 開啟視窗查詢而不需每次再輸入
一次此項資料在【客戶基本資料】有相關聯
常用片語設定 可設定常用收支及其它三種不同的常用片語此項資料在【現金
日記帳】有相關聯
倉庫編號設定 此設定適用於多倉版此項資料在【調撥作業】有相關聯
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系統參數設定
意義在使用系統前請先將貴公司的相關基本資料及系統操作等必要的環境參數設定好
以便日後在各項作業中能夠順利進行 軟體更具彈性以符合不同使用者的習慣
當您輸入完基本資料後在貨單抬頭上就會有貴公司的(公司名稱電話傳真公司地址)
顯示反之則貨單抬頭上將沒有貴公司的資料
欄位說明
1 系統參數
欄位名稱 欄位說明
廠商查詢預設索引 預設廠商基本資料中查詢索引
產品查詢預設索引 預設產品基本資料中查詢索引
會員生日警告天數 進入系統會員生日提醒的提前天數
報表預設輸出方式 若已經有連接印表機系統會自動連結
是否使用注音簡碼 若是請選擇Y反之則N
成本計算方式 共有三種計算方式可依使用者的需求去設定
是否自動切換輸入法
輸入資料時電腦會自動更改輸入法例如輸入會員姓名或產
品名稱時則電腦會自動變更為注音輸入法或者是倉頡輸入
法可方便銷售者的使用而不須再做變更輸入法的動作
統計報表列印習慣 有三種報表輸出方式可依使用者的需求去設定
產品自動編號位數 最高 14 碼 (產品編號 分類+流水號)
是否隨解析度調整字形大小 螢幕解析度該改時是否自動調整視窗大小
解析度的放大倍數 隨解析度調整字形大小時所要放大的倍數
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2 銷售前台參數 POS 銷售前台的參數設定進銷存不受影響
欄位名稱 欄位說明
銷售前檯成本開放 設定開放前台的成本權限如果不開放（不打勾）的情形下
前台作業（銷售時）不可使用與成本有關之按鍵
產品查詢預設索引 前台銷售時按 Ctrl+Enter 查詢產品的預設索引
自動開啟會員視窗 若經營型態為會員制可設定為 Y 則自動代入會員查詢視窗
代入電話區碼
銷售前檯使用《會員查詢》時會直接帶入系統參數設定的電
話區域號碼方便快速輸入
本欄空白時預設欄位是停留在客戶編號而非聯絡電話
是否使用 VIP 價 若開放使用 VIP 價則 VIP 會員購物即可以 VIP 價格購得若
不開放則 VIP 會員就如同一般的零售購物價格
是否使用會員價 若開放使用會員價則客戶可使用會員價購得若不開放則
會員只能用一般的零售價購得
銷售累積點數(元)
銷售累積點數(點)
設定銷售時要累積的點數比值 如 1 元 1 點且在【產品基本
資料】中的計算點數需要勾選才能計算點數
是否自定產品積點 若開放為 Y 則以上的點數比值自動失效積點值則取決於【產
品基本資料】中的產品積點
存量警告方式 選擇現有量低於設定的值時在銷售前台會有不同的顏色(黃
色)警示可搭配前台的即時叫貨使用
客戶電訪設天數 在前檯銷售中叫出會員資料後按【Alt+D】呼叫電訪預約時
的互動日期會以今天日期加上此欄天數為預設日期
電訪記錄保留天數 設定要保留的電訪預約記錄天數過期後自動刪除
銷售完自動列印發票 若在銷售完後要列印發票則設定Y
銷售後登入員工代號 銷售完畢必須登入員工代號用於電腦不足且多銷售人員時
必須先登入員工代號 使用銷售前台是必須先登入員工代號用於單人單銷售前台
可否銷售中更改員工代號 用於單人單銷售前台
發票剩餘幾張時警告 若設定為 5張時則在銷售前檯中當使用剩餘 5張時則電
腦便會出現警告訊息提醒使用者該準備請領發票
銷售資料刪除密碼 設定前檯刪除銷售資料的密碼
強制輸入收款金額 設定前台銷售完畢強制輸入實收現金才能結帳存檔
結帳時播放聲音 設定結帳時是否播放聲音
單筆_銷售最大數量 設定單筆銷售最大的數量
單筆_銷售最大單價 設定單筆銷售最大的單價
關閉前台之查帳功能 設定為〝Y〞時前台將無法使用查帳功能
關閉前台之交班功能 設定為〝Y〞時前台將無法使用交班功能
銷售前台禁止更改單價 若不想讓銷售員在前台更改單價則此處設定 Y
銷售前台禁止金額折扣 若不想讓銷售員在前台作金額折扣則此處設定 Y
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銷售前台禁止總計折數 若不想讓銷售員在前台作總數折扣則此處設定 Y
銷售前台禁止單筆折數 若不想讓銷售員在前台作單筆折數則此處設定 Y
銷售完自動列印(收據) 若想銷售完後自動列印收據則此處就設定 Y
毛利率高於多少(綠色)警告 前台銷售時該產品名稱會以綠色底色提醒
毛利率低於多少(紅色)警告 前台銷售時該產品名稱會以紅色底色提醒
菸酒健康捐 設定產品售價中包含的菸酒健康捐金額
3 進出貨參數
欄位名稱 欄位說明
發票稅率 5 設定 005
進出貨單是否列印金額 若選擇Y則進出貨單就會有金額而不需每次手動做更改
進出貨列印習慣 可選擇 1預視或 2直接列印
票據警告天數 進入系統提醒應付或應收票據的提前天數
進貨預設稅別 於進貨單作業的稅別中自動代入設定值空白鍵切換設定值
出貨預設稅別 於出貨單作業的稅別中自動代入設定值空白鍵切換設定值
維修預設稅別 於維修作業的稅別中自動代入設定值空白鍵切換設定值
貨單是否套表列印 設定貨單列印時是否套表
出貨成本是否顯示 此參數對於 v5 以後版本不發生作用
出貨價格策略 可設定為預設售價或上次售價二種若設定預設售價則每次
出貨電腦會自動擷取預設售價而不需再輸入一次
進貨價格策略 可設定為平均成本上次進價或最低進價三種若設定為平均
成本則每次進貨電腦會自動擷取平均成本做為進價
數量__小數位數 可決定系統中數量欄位顯示小數的位數
單價__小數位數 可決定系統中單價欄位顯示小數的位數
合計__小數位數 可決定系統中合計欄位顯示小數的位數
其他__小數位數 可決定系統中其他欄位顯示小數的位數
數字 3位一撇 設定為Y時數值顯示如「5500000」
貨單紙張寬度(mm) 設定貨單紙張的寬度(預設為中一刀 210mm)
貨單紙張高度(mm) 設定貨單紙張的高度(預設為中一刀 140mm)
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4 POS 週邊參數
欄位名稱 欄位說明
設定錢櫃連接至電腦主機的阜口或錢櫃連接至發票列印機的阜口可
按空白鍵切換選項
錢櫃連接阜 錢櫃連接至電腦【RS】rarrRS232 介面【COM】rarr型號 CR3104【PRN】
rarr列表機連接阜
錢櫃連接發票機【POS】rarr型號 CR3101【UDF】
設定價格顯示器連接至電腦主機的阜口可按空白鍵切換選項 價格顯示器連接阜
【COM】rarr型號 PD71007200 系列【WDP】rarr型號 WD304
盤點機型號 設定盤點機的型號可選擇 1 CPT-711 或 2 PT600
盤點機連接阜 設定盤點機連接至電腦主機的阜口
設定條碼列印機的型號可按空白鍵切換選項
條碼列印機型號 【Z-S300】【Z-S400】【ZEBRA】rarrZebra 廠牌型號
【CLEVER】【TTP243】rarr型號 Clever TTP243
【OTHER】rarr其他
條碼列印機連接阜 設定條碼列印機連接至電腦主機的阜口
發票列印機（兩聯式） 設定發票列印機的型號可按空白鍵切換選項
發票列印機（三聯式） 【CHN】rarr型號 PP2020【POS】rarr三聯式發票機
【WPS】rarr型號 WP-103S
收據列印機 設定收據列印機的型號可按空白鍵切換選項
條碼機連接的工作站號 若要從進貨單中列印條碼後台工作站號須與條碼機工作站號一致
註1一般電腦主機的連接阜口只有 1~2 個建議選購擴充卡以提高穩定性
2由於 POS 的相關硬體週邊繁多若有 POS 週邊設定問題請洽詢本公司
3POS 周邊均有指定型號若您所使用的非本公司指定之型號不保證其相容性
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27
第四章 進出貨
進貨
進貨作業 意義商品進貨輸入轉入產品現有量中並計算相關成本產生應付帳款
在〈C進出貨〉中選擇〈1進貨作業〉進入後所出現的是日期最近的一張進貨單據如
左圖所示
按【瀏覽】可看所有進貨單明細
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
進貨日期 系統會直接帶出當天的日期若不是當天的進貨則請自行輸入正確的進貨
日期
進貨單號 通常輸入完『進貨日期』按【Enter】鍵後系統會直接帶出『進貨單號』
預設採用進貨日期 + 流水號共 10 碼
廠商編號 按【F10】鍵開啟查詢視窗請確實輸入本公司是向哪一家廠商進貨此項資
料在【6付款作業】有相關聯
發票號碼 若此張進貨單是有稅額的則需輸入發票號碼若沒有發票則無需輸入
原始單號 可輸入廠商進貨時的原始進貨單號方便日後查帳時可直接查詢廠商的進貨
單號
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28
經辦人員 輸入此張進貨單是由哪位員工建檔
取用預付 從已經付給廠商的預付款中沖銷該筆帳款此項資料在【6付款作業】有相
關聯注意若取用預付所輸入的金額大於預付餘額時超出的金額將累加
到該張進貨單的未付金額
倉號 選擇進貨的倉號（倉庫）適用於多倉版
帳款日期 在【廠商基本資料】中若已有設定帳款日在此處會自動帶出帳款日期此
項資料在【6付款作業】有相關聯
稅別 在【廠商基本資料】中若已有設定稅別在此處會自動帶出其稅別或可自
行切換其他稅別的計算方式
稅前金額 進貨單中未含稅額的小計金額
已付金額 指已付給廠商的「訂金或金額」
折扣金額 廠商給予的折扣金額
未付金額 即〔稅後總額 - 已付金額 - 折扣金額〕
稅後總額 即〔稅前金額 + 營業稅〕
貨單備註 補充欄位中不足的部份或做為某些特殊資料註記
新增進貨單
步驟 1 單身建立
按 新增 鈕或 Insert 鍵出現一張新空白單據填入各項必備資料
步驟 2 建立進貨品名細項
按 鈕加入所進貨產品的項目進貨產品多樣時亦可用 一次勾選
產品編號可輸入產品編碼原廠料號產品條碼 系統會自行轉成產品編號 亦可採用條
碼閱讀機輸入鍵入單價及數量若有接條碼機可一併輸入預列印的條碼張數之後核對稅
前金額及稅後總額無誤後按存檔鍵將該筆進貨單存入
進貨單據修改
按快速鍵 Enter 或 修改 鈕若有必要再針對某一張單據作修改（或加入一筆資料）的話
可移動光棒至欲修改的單據後按 Enter 進入修改狀態後如同建立進貨單之方式建立即可
註 已付款沖帳之單據不可修改若須修改必須進行反沖帳後才能更改單據
歷史記錄
按 可將該進貨廠商所有的歷史進貨單據列出來在修改或新增的模式下按 Enter
鍵可取回再針對差異部份進行修改
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29
單品比價
按 可查看指定的單項產品的進退貨記錄及各廠商比價記錄該項產品的歷史進退
貨日期單價數量金額及廠商hellip等資料均會顯示出來並且將最低價與最高價之供應商
供應價格及平均成本列出來也可重新計算平均成本選擇是否將成本寫入產品或將最低價
廠商成為主供應商
產品新增
若進貨單中有新進產品時可按 新增產品進入產品基本資料新增的畫面請參照 產
品基本資料設定
庫存查詢
按 可查詢目前的庫存量避免庫存量過多的情形
條碼列印
按條碼列印可列印該筆進貨單中有輸入條碼張數的所有產品條碼
單據列印《F7》
操作方式請參照 基本功能指引
相關項目廠商基本資料產品基本資料系統參數設定應付支票付款作業
進貨退回作業
〈2進貨退回作業〉與上述〈1進貨作業〉的操作方法略同故不重述
相關項目廠商基本資料產品基本資料系統參數設定應付支票付款作業
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進退貨資料統計
意義可直接在此項功能表中查詢進貨及退貨的詳細情形而不必再到【1進貨作業】或【2
進貨退回作業】中個別查詢可節省使用者的時間
1 在【C進出貨】選擇【3進退貨資料統計】選項後所出現的畫面如下圖
2 可依使用者的需要去設定所要查詢的時間廠商進貨退貨已付款未付款及全部
可單獨查詢一家或者是一次查詢多家做為付款對帳單與付款作業有相關聯
列印報表可選擇進退貨資料簡表進退貨資料
明細表進退貨資料總表共三種報表
相關項目進貨作業進貨退回作業
軟體使用教學手冊
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進貨採購建議
意義採購建議書為針對自定的需求讓系統作一庫存的統計擬定一份最精確的採購建議
書或訂購單
操作方法
1在〈C進出貨〉選擇〈4進貨採購建議〉如圖所示
2設定所欲查詢的條件後按《Y確定》即可
條件設定
查詢指定廠商現有產品庫存量lt=安全存量之品項
查詢指定廠商現有產品庫存量lt=請購點之品項
查詢指定廠商的所有產品全部列出
查詢指定廠商產品被訂購量gt=現有量之品項
查詢指定廠商產品全部訂購保留量gt0 之品項
可再設排列方式如依產品編號名稱存量價格等再選擇由排大到小或由小排到大
查詢單一廠商時廠商編號起訖部分輸入同一個編號即可或者不輸入表示要全部的資料
註
產品比價請參照【產品基本資料】中歷史進價記錄有詳細說明
若確定要列印報表則需要先勾選所需的產品編號可一次勾選單一項產品或按《全部選擇》
勾全部產品若都不需要則可按《全部不選》取消先前所勾選的產品欄位
勾選好欲列印的產品後按《列印》鍵列印報表中可選擇產品採購建議表或產品訂購單二
種報表
相關項目廠商基本資料產品基本資料 進貨作業
軟體使用教學手冊
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調撥作業 多倉版
意義此功能只有在系統設定使用「分倉」的管理模式時才能輸入資料其用途是做不同倉
庫間貨品的調撥
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
調撥日期 通常一開始系統會先直接帶出當天的日期若不是當天的調撥則請自
行輸入正確的調撥日期
調撥單號 通常輸入完『調撥日期』按【Enter】鍵後系統會直接帶出『調撥單號』
預設採用調撥日期 + 流水號
經辦人員 輸入此張單據的經辦人員
撥出倉號 選擇是由哪一個倉庫撥出的
調入倉號 選擇要調入哪一個倉庫
貨單備註 補充欄位中不足的部份或做為某些特殊資料註記
相關項目銷售前檯產品基本資料其他編號設定進貨作業進貨退回作業
軟體使用教學手冊
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報價
意義客戶下訂單或出貨前需要先做報價動作時即可利用此功能將待日後可直接轉成
訂貨單
在〈C進出貨〉選擇〈D報價作業〉進入後所出現的是日期最近的一張訂貨單據
如下圖所示
操作方式請參照 進貨作業
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
報價日期 通常系統會直接帶出當天的日期若不是當天的報價則請自行輸入正確的
報價日期
報價單號 通常輸入完『報價日期』按【Enter】鍵後系統會直接帶出『報價單號』
預設採用報價日期 + 流水號
客戶編號 請確實輸入此張報價單是出給哪個客戶可按 F10 開啟客戶選擇視窗此項
資料在〈訂貨作業〉有相關聯
交貨日期 輸入預計的交貨日期
交貨方式 預計的交貨方式可下拉選單方式選取
經辦人員 在【客戶基本資料】中若已有設定業務歸屬在此處會自動帶出業務代號
若沒有設定請自行輸入經辦業務代號
稅前金額 報價單中未含稅的小計金額
稅 別 在【客戶基本資料】中若已有設定稅別在此處會自動帶出其稅別或可自
行切換其他稅別的計算方式
稅後總額 即[稅前金額+營業稅]
折扣金額 給予客戶的折扣金額
貨單備註 補充欄位中不足的部份或做為某些特殊資料註記
軟體使用教學手冊
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特項功能說明
歷史記錄
瀏覽該客戶的報價訂貨紀錄可開啟《F2 查詢》快速查詢某一筆資料《Ctrl+C》可以拷
背瀏覽的單據內容到目前新增的報價單中
單品歷史
查看單品的所有報價訂貨出貨的歷史記錄
庫存查詢
即時查詢該項產品的庫存量
採購建議
在報價作業時需要查看某項商品的進貨計錄時可按 查看歷史進價及各廠商比價
記錄詳細資料
轉訂貨單
確認訂貨內容同本張報價單時可按 將此張報價單直接轉成訂貨單
多選輸入
可一次勾選多項產品到報價單中加快作業速度
報價單轉 Excel 格式 選擇〈F7列印〉如圖所示按《F6轉 Excel》即可將報價單轉成 Excel 檔
相關項目客戶基本資料產品基本資料訂貨作業
軟體使用教學手冊
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訂貨
訂貨作業
意義客戶不需要立即拿到商品或是目前倉庫中並無此商品存貨則就可先在此處輸入客
戶訂貨單待日後再行轉出貨
進入本功能後所出現的是日期最近的一張訂貨單據如下圖所示
按『瀏覽』可瀏覽所有的訂貨單據詳細操作方式請參考 報價作業
若訂單未轉出貨每次進入系統時會先顯示【未交貨訂單資料提示】
軟體使用教學手冊
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欄位說明
欄位名稱 欄位說明
訂貨日期 通常系統會先直接帶出當天的日期若不是當天的訂貨則請自行輸入
正確的訂貨日期
訂貨單號 通常輸入完『訂貨日期』按【Enter】鍵後系統會直接帶出『訂貨單號』
預設採用訂貨日期 + 流水號
客戶編號 請確實輸入本張訂單是由哪一家客戶所訂此項資料在【出貨作業】裡
有相關聯
交貨日期 輸入預計出貨的日期
交貨方式 預計的交貨方式可下拉選單方式選取請確實輸入
經辦人員 在【客戶基本資料】中若已有設定業務歸屬在此處會自動帶出業務代
號若沒有設定請自行輸入經辦業務代號
倉號 輸入預計是由哪一個倉庫出貨此功能僅用於多倉版
來源單號 輸入這張訂貨單是以哪一張報價單號內容為依據可按【F10】開啟快速
查詢視窗直接挑選報價單號及產品明細
稅前金額 報價單中未含稅的小計金額
稅 別 在【客戶基本資料】中若已有設定稅別在此處會自動帶出其稅別或
可自行切換其他稅別的計算方式
稅後總額 即[稅前金額+營業稅]
折扣金額 給予客戶的折扣金額
預收金額 輸入向客戶預收的貨款金額
未收金額 即﹝稅後總額－預收金額﹞
貨單備註 補充欄位中不足的部份或做為某些特殊資料註記
特項功能說明
歷史單據轉入訂單
直接將過去的報價單或訂貨單據內容明細轉入到目前新增的訂貨單中
操作方法
1在【來源單號】的欄位按《F10》開啟轉入單據瀏覽視窗
2以滑鼠或鍵盤uarrdarr鍵挑選要轉入的單據後按《Enter》
3勾選要轉入的品項後按《Y確定轉入》即可
軟體使用教學手冊
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轉出貨單
確認出貨內容同本張訂單時可按 可將此張訂單直接轉成出貨單
訂貨單轉 Excel 格式 選擇〈F7列印〉如右圖所示按《F6轉 Excel》即可
相關項目客戶基本資料產品基本資料報價作業出貨作業
訂貨資料統計 意義查詢客戶訂貨及交貨情況 可依使用者的需要去設定所查詢時間客戶交貨日期已交貨未交貨及全部可單獨查詢一家或
者是一次查詢多家做為客戶訂貨交貨的依據
操作方式同進退貨資料統計
相關項目客戶基本資料產品基本資料出貨作業訂貨作業
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出貨
出貨作業
意義商品出貨輸入存檔以便查詢送貨量與應收客戶帳款
進入本功能後所出現的是日期最近的一張出貨單據如下圖所示
操作方法請參照 基本功能指引
按『瀏覽』可瀏覽所有的出貨單據
軟體使用教學手冊
39
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
出貨日期 通常系統會直接帶出當天的日期若不是當天的出貨則請自行輸入正確
的出貨日期
出貨單號 通常輸入完『出貨日期』按【Enter】鍵後系統會直接帶出『出貨單號』
預設採用出貨日期 + 流水號
客戶編號 請確實輸入本公司是出貨給哪一家客戶此項資料在【收款作業】中有相
關聯
發票號碼 若此張出貨單是有稅額的則需輸入發票號碼若沒有發票則無需輸入
交貨方式 可以下拉選單方式選取請確實輸入
業務人員
在【客戶基本資料】中若已有設定業務規屬在此處會自動帶出業務代號
若沒有設定請自行輸入經辦業務代號此項資料在【員工業績統計表】
有相關聯
訂單號碼 由訂貨單中轉至出貨單的訂單號碼在訂單作業中有詳細的說明
取用預收 對於有預收貨款的客戶直接從預收的金額中支付本筆貨款
倉號 可設定是由哪個倉庫出貨僅限用於多倉版
帳款日期 在【客戶基本資料】中若已有設定帳款日期在此處會自動帶出帳款日期
此項資料在【收款作業】有相關聯
稅前金額 出貨單中未含稅額的小計金額
稅別 在【客戶基本資料】中若已有設定稅別在此處會自動帶出其稅別或可
自行切換其他稅別的計算方式
稅後總額 即〔稅前金額 + 營業稅〕
折扣金額 給予客戶的折扣金額
已收金額 指已向客戶收的「訂金或金額」
未收金額 即〔稅後總額 - 已收金額 - 折扣金額〕
貨單備註 補充欄位中不足的部份或做為某些特殊資料註記
特項功能說明
歷史記錄 《Alt＋4》
按 可將該出貨客戶所有的歷史出貨單據列出來在修改或新增的模式下按 Enter 鍵可
取回再針對差異部份進行修改
單品歷史 《Alt＋5》
按 可針對指定的單項產品的將其出貨記錄列出來在此不分客戶可供比價用
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40
進貨記錄 《Alt＋6》
按 可針對指定的單項產品的進貨記錄可避免出貨的金額低於進貨金額
庫存查詢 《Alt＋7》
按 可查詢各倉庫的庫存量避免無貨可出的情形
多選輸入
可一次勾選多項產品到報價單中加快作業速度
SMS 簡訊發送
可發送簡訊通知該客戶
相關項目客戶基本資料產品基本資料系統參數設定出退貨資料統計應收支票已過期支票
收款作業庫存月銷耗報表盤點作業
出貨退回作業 【8出貨退回作業】與【7出貨作業】的操作方法略同故不重述
相關項目 客戶基本資料產品基本資料系統參數設定出退貨資料統計 應收支票已過期支
票收款作業庫存月銷耗報表盤點作業
出退貨資料統計 意義可直接在此項功能表中查詢出貨及出貨退回的詳細情形而不必再到【7出貨作業】或【8出
貨退回作業】中個別查詢可節省使用者的時間
可依使用者的需要去設定所查詢時間客戶出貨退貨已收款未收款及全部可單獨查詢一家
或者是一次查詢多家做為收款對帳單與收款作業有相關聯
相關項目 出貨作業出貨退回作業
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第五章 帳務管理 會計
付款作業
意義此功能是用來記錄付款作業的日期廠商支付類別及沖帳金額以備日後查核
當公司進貨後要付款時則需到此處建立新的付款作業
操作方法
1《新增》依序輸入付款日期登錄人員廠商編號帳款日期後按下【S查詢】會列
出該廠商在帳款日期區間內未付款的單據
註(1)請務必輸入付款廠商否則可能導致查詢不到未付帳款單據
(2)此處帳款日期是指進貨單中的帳款日期若您不確定帳款日期區間可空白不輸入直
接按下【S查詢】會列出所有的未付款單據
2勾選要沖銷的單據並輸入付款的現金金額票據金額等《存檔》即可
註若一筆貨款並非一次沖銷完畢則先在【沖帳金額】的欄位輸入此次要沖帳的金額後再
將該筆單據打勾即可
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欄位說明
欄位名稱 欄位說明
付款日期 系統預設使用當天日期若不是當天日期可自行輸入付款日期
付款單號 通常輸入完付款日期後按【Enter】鍵後系統會直接帶出付款單號預設採
用付款日期+流水號
登錄人員 輸入該筆資料的登錄人員
廠商編號 可按 F10 開啟快速查詢視窗選擇所需的廠商編號
帳款日期 輸入欲查詢的帳款日期區間此處帳款日期是以出貨單中的帳款日期為依據
應付總額 該家廠商在查詢的帳款日期區間中應付帳款總金額
現金金額 輸入付款的現金金額若此筆帳款不是由現金支付則此欄位不需輸入
票據金額 輸入開立支票的金額若此筆帳款不是由支票支付則此欄位不需輸入
其他折讓 輸入折讓的金額
取用預付 取用預付餘額中的金額來沖銷必須在預付餘額欄位中有金額才能做此功
能
累入預付 可預先付一筆帳款分多次沖銷預付的金額則輸入在此處
預付餘額 預付金額中尚可沖帳的餘額
沖帳合計 可用滑鼠勾選欲沖銷的單據號碼系統會自動將總金額統計出來若此次付
款金額與欲沖帳合計金額不符則存檔時系統會出現警示
備註 補充上述欄位中所不足的資料
其他操作說明請參照 基本功能指引
相關項目 廠商基本資料產品基本資料系統參數設定進貨作業進貨退回作業
進退貨資料統計應付支票已過期支票
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現金日記帳
意義是對於公司每日現金收支流向的資料管理
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
日期 系統預設為當天的日期及時間 若不是可另行輸入
項目科目 輸入收支的會計科目例如水電費郵電費文具費等等亦可按 F10
或快擊滑鼠二下即可開啟選擇視窗
類別 可選擇支出或收入二種
金額 輸入收入或支出的金額
摘要 可更詳細記錄每筆帳目資金流向的明細和用途當此欄有輸入明細時存
檔後在畫面右邊「註」的框框會有ˇ
註項目科目按 F10 或快擊滑鼠二下可開啟選擇視窗自建較常使用的會計科目片語如
此一來以後輸入現金科目時只需點選即可而不必再另外輸入片語節省操作時間
相關項目其它編號設定
銀行存提作業
意義記錄公司與往來銀行的帳戶情形方便日後帳戶管理
進入後畫面如
做圖所示
畫面左半部是
銀行帳戶瀏
覽右半部是帳
戶存提資料瀏
覽
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欄位說明
欄位名稱 欄位說明
安全餘額 此銀行帳戶的安全餘額此欄與〈銀行基本資料設定〉有相關聯
現在餘額 目前此銀行帳戶中的實際餘額
存提日期 系統預設為當天的日期及時間 若不是可另行輸入
存提單號 通常輸入完存提日期後按【Enter】鍵後系統會直接帶出存提單號預設採
用存提日期+流水號
金額 輸入存提的金額
存提類別 選擇存提的類別有存款支票存款提款及支票付款四種
支票號碼 輸入存提的支票號碼若不是由支票存提則此欄位不需輸入
餘額 建立此存提單時銀行帳戶中所剩餘的可用餘額
其他備註 補充上述欄位中所不足的資料
註在應收(付)支票中所有由此帳戶所開出兌現後的支票金額皆會自動轉入此處
其他操作說明請參照 基本功能指引
重新計算帳戶餘額
若有新增或修改存提單時按下 即可更新該銀行帳戶的現在餘額更便利於隨
時掌握各銀行帳戶中的可動用金額
相關項目 其他編號設定應付支票應收支票
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（收）款作業
意義此功能是用來記錄收款作業的日期客戶收款明細及沖帳金額以備日後查核
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
收款日期 系統預設使用當天日期若不是當天日期可自行輸入收款日期
收款單號 通常輸入完收款日期後按【Enter】鍵後系統會直接帶出收款單號預設採
用收款日期+流水號
登錄人員 輸入該筆資料的登錄人員
客戶編號 可按 F10 開啟快速查詢視窗選擇所需的客戶編號
帳款日期 輸入欲查詢的帳款日期區間
應收總額 該家廠商在查詢的帳款日期區間中應收帳款總金額
現金金額 輸入收款的現金金額若此筆帳款不是由現金收入則此欄位不需輸入
票據金額 輸入收款支票的金額若此筆帳款不是由支票收入則此欄位不需輸入
其他折讓 輸入折讓的金額
取用預收 取用預收餘額中的金額來沖銷必須在預收餘額欄位中有金額才能做此功
能
累入預收 可預先收一筆帳款分多次沖銷預收的金額則輸入在此處
預收餘額 預收金額中尚可沖帳的餘額
沖帳合計 可用滑鼠勾選欲沖銷的單據號碼系統會自動將總金額統計出來若此次收
款金額與欲沖帳合計金額不符則存檔時系統會出現警示
備註 補充上述欄位中所不足的資料
相關項目出貨作業客戶基本資料出貨退回作業應收支票
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應（付）帳齡分析表
意義此分析表是用來顯示尚未付清給各個廠商的應付帳款其帳齡分佈在各個設定期間的
統計數據
圖片左邊的日期區間可依使用者的統計習慣去設定設
定好後只需按【設定為預設值】鍵則每次進入系統時
依此設定統計
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
開始廠商 可按 F10 開啟快速查詢視窗選擇欲查詢的開始廠商編號
結束廠商 可按 F10 開啟快速查詢視窗選擇欲查詢的結束廠商編號
帳齡種類 可選擇 1帳款日期或 2銷貨日期二種
報表標題 可選擇 3天數或 4日期二種為報表標題
結束日期 系統會自動帶出當天日期若不是可自行輸入欲查詢的結束日期
相關項目廠商基本資料進貨作業進貨退回作業進退貨資料統計表付款作業
應（收）帳齡分析表
意義此分析表是用來顯示各個客戶尚未付清的應收帳款其帳齡分佈在各個設定期間的統
計數據
操作方式請參照 應（付）帳齡分析表
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
開始客戶 可按 F10 開啟快速查詢視窗選擇欲查詢的開始客戶編號
結束客戶 可按 F10 開啟快速查詢視窗選擇欲查詢的結束客戶編號
帳齡種類 可選擇 1帳款日期或 2銷貨日期二種
報表標題 可選擇 3天數或 4日期二種為報表標題
結束日期 系統會自動帶出當天日期若不是可自行輸入欲查詢的結束日期
相關項目客戶基本資料出貨作業出貨退回作業出退貨資料統計表收款作業
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應收帳款
意義用來顯示某段時間內應收帳款的彙總資料報表
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
帳款種類 可選擇依 1客戶別或 2業務別做為應收帳款報表的依據
帳款日期區間 輸入欲查詢的起迄日期
統計客戶區間 可按 F10 開啟快速查詢視窗輸入欲查詢的客戶編號
統計業務區間 輸入欲查詢的業務編號
報表種類 可自行選擇共有明細表簡要表及應收總表三種報表
是否含前期未
收款之明細
若所查詢的日期區間之前仍有尚未收取的款項則可在此欄位中打ˇ就
可顯示前期未收款之明細
相關項目客戶基本資料產品基本資料員工基本資料出貨作業出貨退回作業出退
貨資料統計表
應付帳款
意義用來顯示某段時間內應付帳款的彙總資料報表
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
帳款種類 可選擇依 1廠商別或 2經辦人員別做為應付帳款報表的依據
帳款日期區間 輸入欲查詢的起迄日期
統計廠商區間 可按 F10 開啟快速查詢視窗輸入欲查詢的廠商編號
統計經辦區間 輸入欲查詢的經辦人員編號
報表種類 可自行選擇共有明細表簡要表及應收總表三種報表
是否含前期未
付款之明細
若所查詢的日期區間之前仍有尚未付清的款項則可在此欄位中打ˇ就
可顯示前期未付款之明細
相關項目廠商基本資料產品基本資料員工基本資料進貨作業進貨退回作業進退
貨資料統計
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票據
應(付)支票
意義可沖銷應付帳款中所有由支票給付的記錄節省會計人員作帳以便查詢核對廠商的
帳款
進入本功能後出現所有應付票據資料視窗以票據到期天數作為循序排列條件
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
開票日期 系統預設使用當天日期若不是當天日期可自行輸入開票日期
支票類別 支票的種類此處為應付支票
支票號碼 開立支票上的號碼
支票金額 開立支票上的金額
來源單號 輸入這張支票是要沖銷哪一張【付款作業】中的進貨單號
廠商編號 可按 F10 或 鍵開啟快速查詢視窗選擇所需的廠商編號
廠商名稱 廠商編號選定後會自動帶出該廠商名稱
到期日期 開立支票上的到期日期
兌現日期 這張支票預計何時會兌現的( 因有時票據的交換需時 1~3 個工作天金額
才能真正入帳)
票據狀態 目前票據的狀態有未兌兌現退票作廢領取及其他共六種
開票銀行 選取開立的支票銀行 若尚未設定請至【其他編號設定】中的銀行基本資料設定
銀行名稱 開票銀行選定後會自動帶出該銀行名稱
其他備註 補充上述欄位所未提到的
未兌支票總額 系統會自動統計所有未兌現的支票張數及總額
其它說明
支票簽回單
點選《列印》即可列印支
票簽回單若要更改表單
字頭字尾請參照 按鍵說
明
相關項目進貨作業已
過期支票付款作業
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應(收)支票
意義可沖銷應收帳款中所有由支票收款的記錄以查核客戶的帳款
進入本功能後出現所有應收票據資料視窗以票據到期天數作為循序排列條件
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
收票日期 系統預設使用當天日期若不是當天日期可自行輸入收票日期
支票類別 支票的種類此處為應收支票
支票號碼 應收票據上的支票號碼
支票金額 應收支票上的金額
來源單號 輸入這張支票是要沖銷哪一張【收款作業】中的出貨單號
客戶編號 可按 F10 或 鍵開啟快速查詢視窗選擇所需的客戶編號
客戶名稱 客戶編號選定後會自動帶出該客戶名稱
到期日期 應收支票上的到期日期
兌現日期 這張支票預計何時會兌現的 (因有時票據的交換需時 1~3 個工作天金額才
能真正入帳)
票據狀態 目前票據的狀態有未兌兌現 託收轉讓退票票貼及其他共七種
開票銀行 應收票據上開立支票銀行的帳號
開票銀行 應收票據上開立支票銀行的名稱
託收銀行 選取開立的支票銀行 若尚未設定請至【其他編號設定】中的銀行基本資料
設定
託收銀行 開票銀行選定後會自動帶出該銀行名稱
其他備註 補充上述欄位尚未提到的
其他操作方式與應付支票作業相同
相關項目 出貨作業收款作業已過期支票
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已過期支票
意義所有已過期的支票皆會轉入此視窗方便會計人員查詢核對
過期支票瀏覽列出所有過期支票（應收應付）可依需求排列如名稱開票日期兌
現日期銀行hellip等（本功能為整合上述rdquo應付rdquordquo應收rdquo二項支票作業所產生的資料
對照表）
註此處只能做查詢的動作並不能做新增或修改的動作
相關項目 應付支票應收支票
應(收)票批次兌現
意義可一次將單張或多張應收票據轉兌現並將兌現的支票轉入已過期支票中
按鍵說明
欄位名稱 欄位說明
全選 將所列出的支票全部選擇為要兌現的狀態
全不選 將所列出的支票全部選擇為要非兌現的狀態
兌現轉入過期支票 將已選擇的支票轉成兌現狀態並將支票轉入過期支票中
相關項目應收支票銀行存提作業
應(付)票批次兌現
意義可一次將單張或多張應付票據轉兌現並將兌現的支票轉入過期支票中
操作方式請參照 應(收)票據批次兌現
相關項目應付支票銀行存提作業
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應收票齡分析表
意義此分析表是用來顯示已收未兌現的應收支票其帳齡分佈在各個設定期間的統計數據
圖片左邊的日期區間可依使用者的喜好去設定設定
好後只需按【設定為預設值】鍵則每次進入系統時
依此設定統計
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
開始客戶 可按 F10 開啟快速查詢視窗選擇欲查詢的開始客戶編號
結束客戶 可按 F10 開啟快速查詢視窗選擇欲查詢的結束客戶編號
報表標題 可選擇 1天數或 2日期二種為報表標題
結束到期日 系統會自動帶出當天日期若不是可自行輸入欲查詢的結束日期
相關項目應收支票
應付票齡分析表
意義此分析表是用來顯示開立給各個廠商的未兌現應付支票其票齡分佈在各個設定期間
的統計數據
操作方式請參照 應收票齡分析表
相關項目應付支票
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第六章 庫存管理
期初開帳程序
1進貨
第一次使用時本系統時將基本資料建立完成後首先利用【進貨作業】將所有產品均做首
次進貨並且將已付款的進貨單據沖銷
註亦可利用庫存調整單將所有產品數量及成本鍵入或者利用盤點作業進行盤點後將盤點
量轉入現有量必須要注意的是若您選擇使用盤點轉入的方式系統將無法自動抓取產品成
本
2由產品基本資料中作期初開帳
至產品基本資料中按(Alt+F 鍵)將可以產生庫存的
期初開帳資料
按《確定》後將自動轉入期初
庫存日消耗異動表
意義驗證庫存量的正確性且可以將驗證後的正確量寫入現有量
(1) 當日消耗表列出查詢日期當天的庫存數量
變動情況用來驗證庫存量的正確性
(2) 逐日銷耗表列出前一次結轉日至查詢日期
當天的庫存數量變動情形用來驗證庫存量
的正確性另可將計算後的實際現有量寫入
帳面量(產品基本資料中的現有量)
軟體使用教學手冊
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庫存月消耗異動表
報表意義列出查詢當月份的庫存數量變動情形用來驗證庫存量的正確性另可將計算
後的實際現有量寫入帳面量(產品基本資料中的現有量)並作轉入產生下月期
初量
使用時機每月底結束營業後或每月初開始營業前
操作方式
1)檢視庫存月銷耗表上的異動資料及現有量是否均正確當計算後存量與目前帳面存
量不符時會以黃色警示
2)確認無誤後按下 出現如下視窗再次確認
注意產品基本資料中的現有量將會被庫存月銷
耗 表 中 的 現 有 量 取 代因 此 請 謹 慎 使 用 結 轉 功 能
C)若產品進出異動量不正確請利用庫存調整單
做調整後重新執行步驟 A)~ B)
後記
庫存量又有問題了 怎麼都跟架上物品不符 相信大多數人都有這樣的心聲
很多使用者的觀念上總是認為庫存只要交給電腦來管理庫存量一定準確殊不知電腦軟體
有可能發生不可預期的結果(程式暇疵或使用中突然的斷電當機)或是產品管理不當導致失
竊或是破損或是產品擺設到不正確的位置都有可能使得電腦中的庫存量異常所以在庫存管
理中盤點變成了一項非常重要的工作
軟體使用教學手冊
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庫存調整單
意義當帳上的庫存量與實際庫存盤點的結果不符時即可利用此功能來調整帳上的庫存量
及成本
在〈C進出貨〉選擇【C
庫存調整單】如圖可
按《新增》《修改》
《查詢》或《刪除》鈕
更動關於調整庫存的相
關資料
按《瀏覽》進入庫存調整
單據瀏覽
操作方法
庫存調整單中的「數量」欄位應輸入實際庫存量與帳面現有量的差異量
作庫存調整時若目前某產品在系統中的現有量為 10 個但實際上賣場中只剩 8個則在
數量的欄位中輸入-2即可將系統中的現有量調整為 8個
若使用者無進貨作業的動作卻想要統計出產品的銷售成本及利潤可直接在此處輸入產
品的成本或覺得目前系統中的平均成本不正確亦可自行修改
註盤點作業中若有盤差或盤盈時會自動產生一張盤點調整單
其他操作方式請參考基本操作方法
相關項目產品基本資料盤點作業
軟體使用教學手冊
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盤點作業
意義盤點各倉的庫存量以便管理可避免庫存太多或不足節省公司無謂的支出
有關庫存量的準確性一直為各行各業及門市經營管理者所困擾即使使用電腦軟體一樣產生
庫存量不準確的情事皆因方法錯誤或關念的偏差導致
在庫存做盤點前有些前置工作若準備充足則可收事半功倍之致
A盤點的前置工作
1 貨架上物品的擺設是否整齊乾淨
2 貨架的分類是否明確並且標示清楚
3 待進貨瑕疵物品異常品是否與陳列區清楚區分
4 人員的物品熟悉度及教育訓練是否充足
B盤點實施要點
1 全面盤點(期初期末盤點)或循環盤點
2 盤點的開始時間及預計結束時點
3 人員編組及人力分派
4 列印盤點單(可利用盤點機)
5 盤點機轉入或人工鍵入盤點數量
6 列印盤點報告單(盤盈盤損表)
C檢討此次盤點作業及問題研究
在【F系統支援】選擇【盤點作業】的選項會出現最近一張單據
操作方法
1由盤點機盤點
新增一張盤點單將盤點量輸
入盤點機再按
鍵直接將盤
點機中的資料傳送到系統
中按下 鍵即
可完成盤點作業
軟體使用教學手冊
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2由人工手動盤點
A)新增一張盤點單按《A盤點產品轉入》鍵選擇欲盤點的產品編號可依全部產品廠
商產品類別儲放位置產品編號及庫存數量共六種選擇方式選擇所需的產品或者用
《新增明細》的方式輸入要盤點的品項接著按下《F3存檔》
B)按下《F7列印》報表選擇為「盤點單」列印出盤點單由人工盤點並將盤點量寫在盤點
單上
C)進入盤點作業點選《修改》將盤點量輸入系統中按下《存檔》後再按《轉入現有量》
鍵即可完成盤點作業
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
盤點日期 系統預設使用當天日期若不是當天日期可自行輸入盤點日期及時間
盤點單號 通常輸入完盤點日期後按【Enter】鍵後系統會直接帶出盤點單號預設
盤點人員 輸入該筆資料的盤點人員
盤點備註 補充欄位中所不足的資料
盤點倉號 選擇欲盤點的倉號 (多倉版)
《 Alt+A 》盤點產品轉入
按 可針對特定部份產品或廠商選取所需
的盤點商品
1先選擇轉入依據
2輸入起始編號及結束編號
3按下《Y確定》便可將符合條件的產品加入到盤點單中
《 Alt+B 》盤點機輸入
按 可先由盤點機盤點再直接
將盤點機中的資料傳輸到系統中可節省再輸入一
遍的時間
轉入現有量
當盤點完後且已經將盤點數量輸入至系統中後此時可按 鍵將盤點量轉入現有量
且同時在【庫存調整單】產生一張盤盈盤虧單即可完成盤點作業
相關項目產品基本資料員工基本資料庫存調整單
軟體使用教學手冊
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第七章 系統支援
密碼設定
意義本設定首重資料保全功能系統依使用者名稱及密碼選擇性的開放系統功能可確
保資料的隱密性預防一些重要資料外流而設定通行密碼可依特定人員使用密碼才能執
行
進入時需輸入您的使用者密碼才有權限進入密碼設定中去新
增或是修改此設計目的在於防止管理者離開時他人趁機擅自
修改帳號權限
新增 增加完使用者名稱及密
碼後再設定使用功能明細（打
ˇ者為開放本項功能）
成本顯示若沒有打ˇ則該使
用者進入後台時基本資料的產
品欄位成本相關欄位則不顯示
備份作業
意義將所有資料另存一份應注意不要備份在同一部硬碟（以免硬碟實體損壞）同時為
保障資料安全應自訂備份期間如每週三六各一次
選定備份的目錄位置按下《開始備份》
鍵後即可完成備份作業
建議您在備份的檔案名稱 Data 後再加上
備份日期以避免備份資料太多產生混淆
註選擇備份路徑時需注意資料夾的名稱
應避免為空白或包含特殊符號如
gtlt$hellip等
軟體使用教學手冊
58
資料重整
意義當系統在操作途中因發生停電不正常關機或硬體發生故障而故造成系統資料中異常
現象導致資料毀損可利用本功能做一資料維護
注意執行資料重整時務必讓其他工
作站或前後台離線
編碼更改
意義因本系統中所有基本資料的編號只要存檔後就不能做修改的動作故在此設立一
個修改編號的程式
註因為基本資料中的編號會跟進銷貨產生連動關係為保持舊有歷史資料的正確性所以
更改編號時須在此更改以保持資料的完整若您要修改基本資料時請先到【2備份作業】
做資料備份的動作避免系統在編修的過程中發生停電或不明原因當機而造成資料流失
操作方法
1選擇欲修改的編號之資料
庫有客戶廠商產品員
工及產品類別資料檔共 5種供
選擇
2用滑鼠或按 F10 在原編號的
欄位上選擇欲更改的編號
3直接在新編號的欄位上輸入
新的編號
4按下《確定更改》鍵即可
完成編號更改的動作
軟體使用教學手冊
59
系統顏色修改
意義覺得系統中預設的顏色不喜歡嗎想自創風格時可利用本功能修改畫面使用者可依
個人喜好修改使用的畫面其中必須注意的是修改畫面確定後按 Y 儲存設定 要先
離開本系統再重新進入本系統才能生效
若欲更換背景圖片圖
片格式可
為jpggifbmphellip
等檔案格式
改亂了可按系統預設
值變回原來樣式
行事曆管理
意義經常忘東忘西的寫在紙條上麻煩又不容易找利用本功能吧啟動系統時會提醒哦
操作方法
1 點選《新增》後輸
入事件日期時
間對象地點
事由事項的欄位
可註記細節事項
2 勾選事件提醒方
式若沒勾選便不
會出現提醒的訊
息
軟體使用教學手冊
60
名片簿管理
意義可將重要的電話或經常聯絡朋友記錄在此容易找尋又不會丟可分類還有多項
詳細資料欄位可供利用
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
名片分類 可點選 開啟客戶分類的快選視窗
電子信箱 若有輸入 E-Mail 帳號則按下 可直接連結至 Outlook 發送信件
其他備註 補充欄位中不足的說明或做為某些特殊資料註記
選擇發送簡訊功能時可自動帶入行動電話號碼
操作方法請參照 基本操作方法
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產品停用啟用處理
意義將產品基本資料中已經停產或停售長時間不使用的產品資料作停用處理可加快搜
尋的速度也增加盤點補貨等工作的效率若日後進貨時新進產品的條碼與停用產品
條碼相同時系統會出現警告訊息可直接將產品恢復續用
操作方法
1 產品停用
A)將欲停用的產品打勾勾選的品項會列在右上方的挑選清單列中確認後點選《停用》
停用的產品會列在下方的〈停售或停用之品項〉中
B)直接在產品基本資料中刪除的品項也會自動被系統列到停用產品中喔~
2 產品啟用
在欲恢復續用的產品上按一下滑鼠右鍵選擇《Y產品續用恢復》確認後該筆資料會
回復到產品基本資料中恢復續用的產品庫存量售價成本等均會歸零若要查看過去
的歷史進貨紀錄及銷貨分析請利用〈歷價〉及〈分析〉的功能
相關項目產品基本資料
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產品成本重算
意義若於系統使用時發生停電或當機或硬體故障情形而造成平均成本有異常之情形可
利用此作業將平均成本重算
可選擇年或指定月份計算確
定無誤時可利用寫入功能將
目前平均成本更新
若平均成本重算後有發生的情形則執行《W將計算之平均成本寫入》後必須利用 資
料偵錯 功能將異常的產品資料修復接著再到產品基本資料中利用〈歷價〉重新寫入成本
相關項目產品基本資料資料偵錯
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資料偵錯
意義藉由資料偵錯系統來偵測錯誤的資料再加以修復是屬於軟體異常控管的一項重要功
能有如 Windows 中的磁碟偵錯功能
操作方法
選擇客戶資料檢測編號是否重 覆及累積點數預收金額數值溢位等異常檢測
選擇銷貨資料檢測編號是否重覆及小計金額銷貨成本數值溢位等異常檢測且可將銷
貨成本以目前平均成本置換但此項功能需在已驗證過產品資料且無異常的情況下才能進
行
選擇廠商資料檢測編號是否重 覆及異常資料偵錯
選擇產品資料檢測編號是否重 覆及最近進價平均成本及售價數值溢位等異常檢測
選擇進貨資料檢測編號是否重覆及異常資料偵錯
選擇訂貨資料則會重新計算產品檔中的被訂購量
選擇倉庫資料重新分析產品檔及倉庫檔中的庫存關聯結構並自動將錯誤修復
以上各個資料檔檢測後若有異常情形出現只需按《自動修復錯誤》鍵即可完成資料偵錯
修復的動作
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用戶使用記錄
意義可記錄各用戶進入系統的日期及時間及使用哪個功能表做哪些動作避免在多人
使用狀況下無法查到資料修改或刪除是由何人做的
流量統計
依據系統登入用戶別統計各動作的操作次數
在桌面上建立捷徑
意義當桌面上安裝的捷徑不小心刪除或在一開始安裝軟體時沒有建立捷徑皆可利用此功
能輕鬆在桌面上重新建立捷徑再也不用擔心找不到執行路徑
操作方式
1輸入前台工作站號若是單機版則不需輸入
2直接點選《1建立後台管理捷徑》或《2建
立 POS 前台捷徑》就會在桌面上自動建立捷徑
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備份還原
意義當您發現銷售前台進入後出現錯誤代碼或存檔後交易紀錄無法存入時代表銷售資料
庫已經遭受毀損備份還原能夠幫助您將資料還原到您最後一次做備份的狀態
1 請先將執行資料備份並記下您的備份目錄位置操作方式請參照 備份作業
2 請放入安裝光碟重新安裝或至我們的網站 wwwhiposcomtw 下載試用版本（切記版
本必須相同）
註請確定所有工作站或前台均已離線且無其他軟體正在執行
無需移除原本的軟體直接執行安裝即可
3 請至[開始][程式集][叡鴻 Hipos 軟體系列]點選[備份還原]或至電腦中的 csalewin 中
點選 備份還原exe 如圖所示選取您的備份目錄位置後點選《S開始還原》即可
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第八章 附件 其他技術支援
報表格式修改
利用 HiPOS 軟體中的報表系統工具可以自行修改報表的格式
系統工具的開啟方式
1《開始》rarr《程式集》rarr《叡鴻 HiPOS 軟體系列》rarr《報表系統工具》
2到電腦 csalewin 資料夾中將〈系統工具exe〉點滑鼠左鍵兩下開啟
自訂列印紙張大小
開啟系統工具後選擇要修改列印格式的報表後將紙張規格分別填入高度寬度上邊界
左邊界即可
例如原本是 A4(290210mm)格式要改
成列印中一刀格式直接修改高度
140寬度 210 就可以囉~
修改報表內容
1開啟系統工具後先選擇要修改的報表再按《修改報表》
2若要修改報表內容的位置以滑鼠圈選要移動的範圍後以larruarrdarrrarr移動或直接以滑鼠拖
曳至您預定的位置即可
3若要修改或增加文
字則先點選 報表控
制項工具列 上的
一下接著點一下要
修改的文字或要新增
文字的位置即可編
輯文字
4修改完成後點選
左上角的《檔案》rarr
《儲存》
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自訂瀏覽視窗表格樣式
意義因為使用者的螢幕大小及解析度設定的不同在瀏覽視窗中難免發生表格橫向欄位太
大或太小導致於查看資料時的不方便HiPOS 提供了自訂表格樣式的功能讓使用者調整好
欄位後可以存檔方便日後查看
操作方法
1將滑鼠移動到要調整的欄位框上會出現 符號以滑
鼠拖曳即可調整欄位大小
2調整好後如圖在內容的任一位置上按一下滑鼠右鍵選擇《儲存表格樣式》若是儲
存後不滿意可以選擇《恢復預設值》
滑鼠右鍵功能選單
意義建立資料時若已經有其他檔案格式的資料存在方便
複製貼到 HiPOS 軟體中
在 HiPOS 軟體中當欄位為可編修狀態下時可以按一下滑鼠
右鍵便能呼叫功能選單(複製貼上剪下)
看完了使用手冊仍然無法解決您的問題嗎本公司提供了多元的諮詢管道
本公司網站技術支援httpwwwhiposcomtw 文件知識庫
電話諮詢07-7030898
傳真專線07-7032066
E ndash Mail Servicehiposcomtw
公司地址高雄縣鳳山市 830 埤北路 81 號
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庫存管理
基本庫存管理功能操作說明
標準作業流程
產品現有數量
產品基本資料中的現有數量欄位系統會自動依照進貨及銷貨統計並隨時更新產品現有量
因此為了保持現有量的正確性及產品成本的準確度請勿直接從產品基本資料的現有數量欄
位修改現有量
進貨作業
進貨時確實輸入正確的進貨量要留意進貨單位是否正確進貨及進貨退回時產品的庫存
量都會自動增減
庫存調整單(HiPOS-Light 版無此功能)
（一）使用時機
1 某產品的數量因毀損失竊hellip等非進貨及銷售而短缺或增加導致需要調整產品的現
有量時
2 由盤點作業中執行盤點量轉入現有量時若有差異量系統會自動產生一張庫存調整
單
（二）操作方式
1 進入【C進出貨】 rarr 【庫存調整單】
2 點選 【新增】rarr輸入日期單號經辦人員備註
3 點選 【新增明細】 rarr輸入【產品代號】
4 輸入【數量】是指實際數量與產品現有量的差異量例如 A產品實際量為 10 個產品
基本資料中的現有量為 8個兩者的差異量為 10－8＝+2數量的欄位輸入 2若 B產
品的實際數量為 15 個產品基本資料中的現有量為 20 個則差異量為 15－20＝-5
數量的欄位便輸入-5
5 點選【存檔】後產品現有量便會隨著調整
（三）附註
HiPOS-Light 版若平時發現產品數量有錯誤請直接利用【盤點作業】的轉入現有量功
能來調整產品的現有量
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庫存日消耗表
（一）當日消耗表列出查詢日期當天的庫存數量變動情況用來驗證庫存量的正確性
（二）逐日消耗表列出前一次結轉日至查詢日期當天的庫存數量變動情形用來驗證庫存
量的正確性另可將計算後的存量寫入帳面量(產品基本資料中的現有量)
（三）使用時機每日營業結束利用庫存逐日銷耗表檢驗庫存正確性
庫存月消耗表
（一）報表意義列出查詢當月份的庫存數量變動情形用來驗證庫存量的正確性另可將
計算後的實際現有量寫入帳面量(產品基本資料中的現有量)並轉入產生下月期初量
（二）使用時機每月底結束營業後或每月初開始營業前
（三）操作方式
1 檢視庫存月消耗表上的異動資料及現有量是否均正確當計算後存量與目前帳面存量
不符時會以黃色警示
2 確認無誤後按下 出現如下視窗再次確認
盤點作業
（一）盤點前置作業
1 貨架上物品的擺設是否整齊乾淨
2 貨架的分類是否明確並且標示清楚
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3 待進貨瑕疵物品異常品是否與陳列區清楚區分
4 人員的物品熟悉度及教育訓練是否充足
（二）操作方式
1 進入【F系統支援】rarr【盤點作業】rarr【新增】rarr輸入日期單號盤點人員備註
2 在【產品代號】輸入要盤點的產品rarr【存檔】rarr【列印】選擇【盤點單】
3 進行人工盤點工作
4 進入【盤點作業】rarr【修改】rarr在【盤點數量】輸入實際盤點數量rarr【存檔】
5 選擇【轉入現有量】即可將盤點量轉入到產品基本資料中的現有量
（三）操作秘訣
2 利用【新增明細】可一項項將要盤點的產品輸入
3 利用【盤點產品轉入】可以選擇一次將所有產品輸入或者依照廠商別產品類別儲
放位置產品編號輸入
4 務必確實將盤點量輸入盤點單的「盤點數量」欄位中盤點數量請勿輸入負數
（四）盤點要點
1 全面盤點及循環盤點除了期初或期末的全面盤點之外應固定每隔一段時間做循環
盤點循環盤點可以依照產品類別儲放位置或者產品編號等等例如固定每個月作
一次循環盤點第一個月盤點第一排貨架的商品第二個月盤點第二排貨架的商品
2 盤點時效盤點開始到盤點結束的時間盡量不要超過預定時程為了防止盤點錯誤應
避免盤點期間同時進貨銷售盤點完畢應即時將盤點量轉入現有量
3 盤點差異量軟體系統中的現有量欄位嚴格來說是帳面上的產品數量而盤點量則是
實際庫存的數量軟體操作過程有疏失產品瑕疵失竊及盤點錯誤等許多因素均
可能導致帳面上的數量與實際庫存不符的情況因此有盤差是可以被接受的但若差
異量太大時管理者便應觀察是哪個環節出了問題
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上線一段時間後初次執行盤點作業或庫存日月銷耗表
說明
1過去進貨或庫存有異時均直接修改產品現有量
2使用一段時間後才執行庫存月銷耗表結轉
3更新版本或重新安裝執行資料備份還原或者它系統資料轉檔匯入
上述情況可能會發現期初量都是 0以致計算後存量與帳面存量產生極大的誤差
作業流程
期初開帳作業
（一）使用時機
1 初次使用者
2 已經上線一段時間的使用者
3 更版或重新安裝系統後執行備份還原的使用者
4 產品現有量正確而庫存日月銷耗表中的現有量完全不對者
（二）操作方式
1 進入【A基本資料】rarr【產品基本資料】確認產品現有量均為正確的數量
2 按【Alt+F】開啟庫存量期初開帳作業視窗rarr選擇「轉入期初月份」rarr【確定】
3 此一動作可以根據產品基本資料中的現有量去重新計算出庫存日月銷號表中的現有
量並且反算出期初量
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常見 QampA
產品基本資料中的現有數量與實際庫存量不符合
1 僅有少數幾項產品的庫存量不符時可利用「庫存調整單」做調整
2 多項產品的庫存量不符時利用「盤點作業」並將盤點量「轉入現有量」
3 每日營業結束時可利用「庫存逐日消耗表」核對產品庫存量並將正確量寫入現有量
4 檢視產品-進出異動表可查明是否有單據數量錯誤
產品現有量不會隨銷售或進貨變動
1 執行資料重整
2 檢查前台 Alt+F5 銷售記錄是否正常若銷售存檔後無銷售紀錄或者銷售明細僅有時間及
金額代表資料庫已經損壞
3 檢查銷售及進貨時的產品編號是否一致
4 檢查產品基本資料中產品是否有重複建檔換言之相同的產品名稱是否有兩個不同的
產品編號
庫存日月消耗表中的期初量為零導致統計後的現有量錯誤
1 發生原因沒有將上月底的庫存作結轉寫入本月期初
進入【庫存月消耗表】rarr列印年月輸入上個月份rarr執行結轉
2 發生原因Ⅰ曾經從產品基本資料中的現有量欄位直接修改數量
Ⅱ更版或備份還原後沒有執行期初開帳的動作
進入產品基本資料執行【Alt+F 期初開帳作業】
3 當月底營業結束時請檢視庫存月消耗表核對庫存量並執行結轉的動作將正確量寫入現
有量及寫入次月期初量
庫存日月消耗表中的調入量與實際調整的數量不符合
1 發生原因盤點作業轉入現有量時重複執行轉入現有量的動作
2 進入【庫存調整單】rarr點選【瀏覽】尋找備註中盤點轉入單號重複的資料
3 刪除重複的調整單即可
利用盤點量轉入現有量卻發現某些產品仍然與實際庫存量不符合
1 發生原因 盤點數量錯誤
盤點作業中盤點數量輸入錯誤
營業時間進行盤點工作盤點後到轉入現有量的過程中產品銷售出去而未作
調整
2 利用「庫存調整單」調整現有量
3 HIPOS-Light 版利用「盤點轉入現有量」作調整
軟體使用教學手冊
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已經將盤點量轉入現有量之後發現盤點時數量點錯
1 利用「庫存調整單」調整現有量
2 HIPOS-Light 版利用「盤點轉入現有量」作調整
連續數月都有做庫存月消耗結轉但庫存月消耗中某些產品的現有量卻總是有誤差
1 發生原因每個月結轉的時間點有誤
2 進入【庫存月消耗表】rarr列印年月輸入本月份rarr列印出該張報表或記下該報表的ldquo期初
量rdquo
3 重新進入【庫存月消耗表】rarr列印年月輸入上一個月份
4 比較本月份的ldquo期初量rdquo及上個月份的ldquo現有量rdquo是否相同若上個月份的現有量比本月
份的期初量少代表上一個月結轉之後仍有作銷售或調整
例如430 下午 200 做結轉將正確量寫入下月期初（產生 5月份的期初量）但是 430
下午 300 又陸續作了銷售或調整庫存量
5 做法
盤點機盤點時架上無庫存的 產 品 會 漏 盤
新增盤點單時選擇【盤點產品轉入】將全部產品轉入並將【盤點數量】全部修改為 0
將盤點機中的資料轉入該盤點單存檔後將盤點量轉入現有量
4 月
5 月份
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選購模組功能簡介
簡訊 SMS 發送模組
SMS 簡訊發送功能透過網際網路直接由 HiPOS 軟體系列中發送簡訊至客戶的行動電話能夠達
到迅速確實即時傳遞訊息及行銷的效益
HiPOS 門市及進銷存 v6 以後都可使用免申請儲值後馬上開通
功能特色
1 低廉的發送費用
一般使用手機發送簡訊每通大約 $25~ 35 之間使用 HiPOS SMS 每通只要 11~13 之
間足足省了 50
2 搭配 HiPOS 軟體分析有效客戶發送
利用 HiPOS 的各項統計如累積點數已購商品累積消費金額生日等等的各項數
據做有效的簡訊廣告行銷並且會自動過濾重覆的電話及統計發送的通數
應用 1 生日到時發送祝賀簡訊並告知來電優惠方案
應用 2 廠商新商品推出時可過濾已購買同類商品的客戶清單做簡訊廣告發送hellip更多應用
等你來發掘
3 大量簡訊發送
除了對單一客戶發送簡訊外大量發送簡訊的功能可同時對多個客戶行動電話號碼發送簡
訊
4 簡訊發送時效性佳
簡訊發送後正常情況下約 3~10 秒鐘就可即時將簡訊傳送到客戶手機重要訊息不怕客戶
收 不 到 若 因 故 對 方 無 法 接 收 將 會 自 動 重 發 直 至 發 送 成 功 或 滿 24 小時止
5 常用訊息片語編輯
「常用訊息」功能可以編輯儲存常用的簡訊內容可以加快編寫簡訊的速度
6 預約發送
可自定要發送的時間時間到才發送簡訊更有效率的廣告效益
軟體使用教學手冊
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單一簡訊發送
在會員基本資料廠商基本資料員工基本資料中
按下 即可發送簡訊
大量簡訊發送
﹝統計報表﹞rarr﹝C會員郵寄標籤大量簡訊﹞依照
條件選擇要發送簡訊的對象後點選《S發送簡訊》
即可將簡訊發送到所選擇的對象
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大型產品標籤列印
在產品基本資料選擇《F7列印》可以選擇列印大型產品標籤(A4)
操作方式請參照 按鍵說明
《 Alt + P 》條碼列印
若有購買條碼列印機按《Alt+P》選擇列印張數後直接從條碼輸出
機印出單項商品的條碼標籤可自行設定條碼列印的文字及格式
目前軟體僅適用 TSC TTP243ETTP245 系列之條碼列印機
瀏覽商品
按下 可瀏覽所有商品的明細資料
分倉庫存量 多倉版
在產品基本資料中選擇
可以查看該產品各分倉庫存量及總庫存量
《 Alt + M 》產品快速輸入作業
在產品基本資料的視窗中按《 Alt + M 》可呼叫出產品快速輸入作業的視窗可利用次功能
快速大量修改產品基本資料
操作方式直接在各欄位
輸入修改資料即可
注意若使用者權限未開
放修改及成本顯示功能
將無法執行此項作業
相關項目其他編號設
定庫存總表列印出貨
作業報價作業進貨作
業
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客戶基本資料
意義建立所有客戶基本資料以便迅速查詢亦可查詢會員的銷售記錄
1 在〈A基本資料〉選擇〈1客戶基本資料〉選項後如圖所示
2 選擇《新增》選項即可新增資料
3 逐一輸入欄位資料後按《存檔》即可
資料輸入方式請參照 基本功能指引
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
客戶編號 按 Enter 產生流水號或自行編碼或可利用尾隨編號功能例如按 A或
A 則產生 A 開頭之流水號
公司名稱 輸入該公司的名稱
公司簡稱 會自動擷取前五個字亦可自行輸入
客戶分類 可依客戶性質的不同去設定客戶類別可開啟選擇視窗 (詳見地址輸入)
聯絡電話傳真 輸入該公司的聯絡電話及傳真
統一編號 輸入該公司的統一編號
聯絡人 該公司的訂貨聯絡人
公司地址 可開啟選擇視窗 (詳見地址輸入)
送貨地址 可開啟選擇視窗 (詳見地址輸入)
發票地址 可開啟選擇視窗 (詳見地址輸入)
營業稅別 設定該客戶的營業稅別在【出貨作業】 及【訂貨作業】中便會自動帶出
營業稅別
業務歸屬 直接輸入業務員編號或按 F10 鈕帶出速查視窗在【出貨作業】及【訂貨作
軟體使用教學手冊
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業】中便會自動帶出業務員的編號
E-Mail 若有輸入客戶的E-Mail帳號則按下 可直接連結至outlook發送信件
請款方式 可區分是屬於現金或月結的交易方式以便日後當成應 收帳款查詢之過濾
條件
帳款日 輸入客戶的結帳日期在【出貨作業】 及【訂貨作業】中便會自動帶出結
帳日期以便日後當成應收帳款查詢之過濾條件
出貨額度 輸入對該客戶所允許的帳款信用額度超額系統會自動警示
預收餘額 收款作業中取用預收款後所剩於可用的餘額系統會自動帶入與【收款
作業】相關
使用售價 依不同種類的客戶而設定不同之售價對應產品基本資料中的標準售價
售價 2~5共有五種售價可供切換
網站位址 若有輸入客戶的網站位址則按下 可直接連結至該網站
其他備註 補充欄位中不足的說明或做為某些特殊資料註記
特項功能說明
《 Alt + A 》客戶銷售分析
可以針對某一位客戶做所購買的產品購買總量購買總額的分析
輸入時段即可如 900101sim
901119(由此可知其在
900101sim901119 這期間所
購買的產品購買總量購買總
額依銷貨總額作排序)
記要
另外在此項功能中尚有一項貼心的服務按下《記要》鈕可記錄一些除了業務上以外的事
物
SMS 簡訊發送
客戶基本資料中選擇 或是在聯絡人電話後選擇 可以對該手機號碼發送 SMS 簡訊
注意使用 SMS 簡訊功能需先進行帳號開通及簡訊儲值
相關項目 出貨作業出貨退回作業出退貨資料統計訂貨作業訂貨資料統計收款作業應
收帳齡分析表應收支票應收票齡分析表
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員工基本資料
意義基本資料薪資明細聯絡電話及進銷貨中的人員代碼設定
操作方式同如 會員基本資料 設定
列印員工清冊
在員工基本資料中按《F7列印》可瀏覽並列印員工清冊
相關項目進貨作業進貨退回作業出貨作業訂貨作業報價作業員工業績統計表庫
存調整單
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其他編號設定
意義其他基本資料的輔助視窗設定一次補足以後只要開啟輔助視窗選入即可另外
也可以開啟輔助視窗時再臨時新增
1 在〈A基本資料〉選擇《5其他編號設定》
選項如圖所示
2 選擇欲設定的項目後按《Y確定》
3 詳細操作方式請參照 產品分類產品單
位設定 輔助視窗設定及選用
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
產品分類設定 產品分類設定完後只需按 F10 開啟視窗查詢而不需每次再輸入
一次此項資料在【產品基本資料】有相關聯
產品常用單位設定 產品常用單位設定完後只需按 F10 開啟視窗查詢而不需每次再
輸入一次此項資料在【產品基本資料】有相關聯
銀行基本資料設定 輸入往來銀行的基本聯絡資料此項資料在【銀行存提作業】有相
關聯
客戶分類設定 客戶分類設定完後只需按 F10 開啟視窗查詢而不需每次再輸入
一次此項資料在【客戶基本資料】有相關聯
常用片語設定 可設定常用收支及其它三種不同的常用片語此項資料在【現金
日記帳】有相關聯
倉庫編號設定 此設定適用於多倉版此項資料在【調撥作業】有相關聯
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系統參數設定
意義在使用系統前請先將貴公司的相關基本資料及系統操作等必要的環境參數設定好
以便日後在各項作業中能夠順利進行 軟體更具彈性以符合不同使用者的習慣
當您輸入完基本資料後在貨單抬頭上就會有貴公司的(公司名稱電話傳真公司地址)
顯示反之則貨單抬頭上將沒有貴公司的資料
欄位說明
1 系統參數
欄位名稱 欄位說明
廠商查詢預設索引 預設廠商基本資料中查詢索引
產品查詢預設索引 預設產品基本資料中查詢索引
會員生日警告天數 進入系統會員生日提醒的提前天數
報表預設輸出方式 若已經有連接印表機系統會自動連結
是否使用注音簡碼 若是請選擇Y反之則N
成本計算方式 共有三種計算方式可依使用者的需求去設定
是否自動切換輸入法
輸入資料時電腦會自動更改輸入法例如輸入會員姓名或產
品名稱時則電腦會自動變更為注音輸入法或者是倉頡輸入
法可方便銷售者的使用而不須再做變更輸入法的動作
統計報表列印習慣 有三種報表輸出方式可依使用者的需求去設定
產品自動編號位數 最高 14 碼 (產品編號 分類+流水號)
是否隨解析度調整字形大小 螢幕解析度該改時是否自動調整視窗大小
解析度的放大倍數 隨解析度調整字形大小時所要放大的倍數
軟體使用教學手冊
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2 銷售前台參數 POS 銷售前台的參數設定進銷存不受影響
欄位名稱 欄位說明
銷售前檯成本開放 設定開放前台的成本權限如果不開放（不打勾）的情形下
前台作業（銷售時）不可使用與成本有關之按鍵
產品查詢預設索引 前台銷售時按 Ctrl+Enter 查詢產品的預設索引
自動開啟會員視窗 若經營型態為會員制可設定為 Y 則自動代入會員查詢視窗
代入電話區碼
銷售前檯使用《會員查詢》時會直接帶入系統參數設定的電
話區域號碼方便快速輸入
本欄空白時預設欄位是停留在客戶編號而非聯絡電話
是否使用 VIP 價 若開放使用 VIP 價則 VIP 會員購物即可以 VIP 價格購得若
不開放則 VIP 會員就如同一般的零售購物價格
是否使用會員價 若開放使用會員價則客戶可使用會員價購得若不開放則
會員只能用一般的零售價購得
銷售累積點數(元)
銷售累積點數(點)
設定銷售時要累積的點數比值 如 1 元 1 點且在【產品基本
資料】中的計算點數需要勾選才能計算點數
是否自定產品積點 若開放為 Y 則以上的點數比值自動失效積點值則取決於【產
品基本資料】中的產品積點
存量警告方式 選擇現有量低於設定的值時在銷售前台會有不同的顏色(黃
色)警示可搭配前台的即時叫貨使用
客戶電訪設天數 在前檯銷售中叫出會員資料後按【Alt+D】呼叫電訪預約時
的互動日期會以今天日期加上此欄天數為預設日期
電訪記錄保留天數 設定要保留的電訪預約記錄天數過期後自動刪除
銷售完自動列印發票 若在銷售完後要列印發票則設定Y
銷售後登入員工代號 銷售完畢必須登入員工代號用於電腦不足且多銷售人員時
必須先登入員工代號 使用銷售前台是必須先登入員工代號用於單人單銷售前台
可否銷售中更改員工代號 用於單人單銷售前台
發票剩餘幾張時警告 若設定為 5張時則在銷售前檯中當使用剩餘 5張時則電
腦便會出現警告訊息提醒使用者該準備請領發票
銷售資料刪除密碼 設定前檯刪除銷售資料的密碼
強制輸入收款金額 設定前台銷售完畢強制輸入實收現金才能結帳存檔
結帳時播放聲音 設定結帳時是否播放聲音
單筆_銷售最大數量 設定單筆銷售最大的數量
單筆_銷售最大單價 設定單筆銷售最大的單價
關閉前台之查帳功能 設定為〝Y〞時前台將無法使用查帳功能
關閉前台之交班功能 設定為〝Y〞時前台將無法使用交班功能
銷售前台禁止更改單價 若不想讓銷售員在前台更改單價則此處設定 Y
銷售前台禁止金額折扣 若不想讓銷售員在前台作金額折扣則此處設定 Y
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25
銷售前台禁止總計折數 若不想讓銷售員在前台作總數折扣則此處設定 Y
銷售前台禁止單筆折數 若不想讓銷售員在前台作單筆折數則此處設定 Y
銷售完自動列印(收據) 若想銷售完後自動列印收據則此處就設定 Y
毛利率高於多少(綠色)警告 前台銷售時該產品名稱會以綠色底色提醒
毛利率低於多少(紅色)警告 前台銷售時該產品名稱會以紅色底色提醒
菸酒健康捐 設定產品售價中包含的菸酒健康捐金額
3 進出貨參數
欄位名稱 欄位說明
發票稅率 5 設定 005
進出貨單是否列印金額 若選擇Y則進出貨單就會有金額而不需每次手動做更改
進出貨列印習慣 可選擇 1預視或 2直接列印
票據警告天數 進入系統提醒應付或應收票據的提前天數
進貨預設稅別 於進貨單作業的稅別中自動代入設定值空白鍵切換設定值
出貨預設稅別 於出貨單作業的稅別中自動代入設定值空白鍵切換設定值
維修預設稅別 於維修作業的稅別中自動代入設定值空白鍵切換設定值
貨單是否套表列印 設定貨單列印時是否套表
出貨成本是否顯示 此參數對於 v5 以後版本不發生作用
出貨價格策略 可設定為預設售價或上次售價二種若設定預設售價則每次
出貨電腦會自動擷取預設售價而不需再輸入一次
進貨價格策略 可設定為平均成本上次進價或最低進價三種若設定為平均
成本則每次進貨電腦會自動擷取平均成本做為進價
數量__小數位數 可決定系統中數量欄位顯示小數的位數
單價__小數位數 可決定系統中單價欄位顯示小數的位數
合計__小數位數 可決定系統中合計欄位顯示小數的位數
其他__小數位數 可決定系統中其他欄位顯示小數的位數
數字 3位一撇 設定為Y時數值顯示如「5500000」
貨單紙張寬度(mm) 設定貨單紙張的寬度(預設為中一刀 210mm)
貨單紙張高度(mm) 設定貨單紙張的高度(預設為中一刀 140mm)
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4 POS 週邊參數
欄位名稱 欄位說明
設定錢櫃連接至電腦主機的阜口或錢櫃連接至發票列印機的阜口可
按空白鍵切換選項
錢櫃連接阜 錢櫃連接至電腦【RS】rarrRS232 介面【COM】rarr型號 CR3104【PRN】
rarr列表機連接阜
錢櫃連接發票機【POS】rarr型號 CR3101【UDF】
設定價格顯示器連接至電腦主機的阜口可按空白鍵切換選項 價格顯示器連接阜
【COM】rarr型號 PD71007200 系列【WDP】rarr型號 WD304
盤點機型號 設定盤點機的型號可選擇 1 CPT-711 或 2 PT600
盤點機連接阜 設定盤點機連接至電腦主機的阜口
設定條碼列印機的型號可按空白鍵切換選項
條碼列印機型號 【Z-S300】【Z-S400】【ZEBRA】rarrZebra 廠牌型號
【CLEVER】【TTP243】rarr型號 Clever TTP243
【OTHER】rarr其他
條碼列印機連接阜 設定條碼列印機連接至電腦主機的阜口
發票列印機（兩聯式） 設定發票列印機的型號可按空白鍵切換選項
發票列印機（三聯式） 【CHN】rarr型號 PP2020【POS】rarr三聯式發票機
【WPS】rarr型號 WP-103S
收據列印機 設定收據列印機的型號可按空白鍵切換選項
條碼機連接的工作站號 若要從進貨單中列印條碼後台工作站號須與條碼機工作站號一致
註1一般電腦主機的連接阜口只有 1~2 個建議選購擴充卡以提高穩定性
2由於 POS 的相關硬體週邊繁多若有 POS 週邊設定問題請洽詢本公司
3POS 周邊均有指定型號若您所使用的非本公司指定之型號不保證其相容性
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27
第四章 進出貨
進貨
進貨作業 意義商品進貨輸入轉入產品現有量中並計算相關成本產生應付帳款
在〈C進出貨〉中選擇〈1進貨作業〉進入後所出現的是日期最近的一張進貨單據如
左圖所示
按【瀏覽】可看所有進貨單明細
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
進貨日期 系統會直接帶出當天的日期若不是當天的進貨則請自行輸入正確的進貨
日期
進貨單號 通常輸入完『進貨日期』按【Enter】鍵後系統會直接帶出『進貨單號』
預設採用進貨日期 + 流水號共 10 碼
廠商編號 按【F10】鍵開啟查詢視窗請確實輸入本公司是向哪一家廠商進貨此項資
料在【6付款作業】有相關聯
發票號碼 若此張進貨單是有稅額的則需輸入發票號碼若沒有發票則無需輸入
原始單號 可輸入廠商進貨時的原始進貨單號方便日後查帳時可直接查詢廠商的進貨
單號
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經辦人員 輸入此張進貨單是由哪位員工建檔
取用預付 從已經付給廠商的預付款中沖銷該筆帳款此項資料在【6付款作業】有相
關聯注意若取用預付所輸入的金額大於預付餘額時超出的金額將累加
到該張進貨單的未付金額
倉號 選擇進貨的倉號（倉庫）適用於多倉版
帳款日期 在【廠商基本資料】中若已有設定帳款日在此處會自動帶出帳款日期此
項資料在【6付款作業】有相關聯
稅別 在【廠商基本資料】中若已有設定稅別在此處會自動帶出其稅別或可自
行切換其他稅別的計算方式
稅前金額 進貨單中未含稅額的小計金額
已付金額 指已付給廠商的「訂金或金額」
折扣金額 廠商給予的折扣金額
未付金額 即〔稅後總額 - 已付金額 - 折扣金額〕
稅後總額 即〔稅前金額 + 營業稅〕
貨單備註 補充欄位中不足的部份或做為某些特殊資料註記
新增進貨單
步驟 1 單身建立
按 新增 鈕或 Insert 鍵出現一張新空白單據填入各項必備資料
步驟 2 建立進貨品名細項
按 鈕加入所進貨產品的項目進貨產品多樣時亦可用 一次勾選
產品編號可輸入產品編碼原廠料號產品條碼 系統會自行轉成產品編號 亦可採用條
碼閱讀機輸入鍵入單價及數量若有接條碼機可一併輸入預列印的條碼張數之後核對稅
前金額及稅後總額無誤後按存檔鍵將該筆進貨單存入
進貨單據修改
按快速鍵 Enter 或 修改 鈕若有必要再針對某一張單據作修改（或加入一筆資料）的話
可移動光棒至欲修改的單據後按 Enter 進入修改狀態後如同建立進貨單之方式建立即可
註 已付款沖帳之單據不可修改若須修改必須進行反沖帳後才能更改單據
歷史記錄
按 可將該進貨廠商所有的歷史進貨單據列出來在修改或新增的模式下按 Enter
鍵可取回再針對差異部份進行修改
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單品比價
按 可查看指定的單項產品的進退貨記錄及各廠商比價記錄該項產品的歷史進退
貨日期單價數量金額及廠商hellip等資料均會顯示出來並且將最低價與最高價之供應商
供應價格及平均成本列出來也可重新計算平均成本選擇是否將成本寫入產品或將最低價
廠商成為主供應商
產品新增
若進貨單中有新進產品時可按 新增產品進入產品基本資料新增的畫面請參照 產
品基本資料設定
庫存查詢
按 可查詢目前的庫存量避免庫存量過多的情形
條碼列印
按條碼列印可列印該筆進貨單中有輸入條碼張數的所有產品條碼
單據列印《F7》
操作方式請參照 基本功能指引
相關項目廠商基本資料產品基本資料系統參數設定應付支票付款作業
進貨退回作業
〈2進貨退回作業〉與上述〈1進貨作業〉的操作方法略同故不重述
相關項目廠商基本資料產品基本資料系統參數設定應付支票付款作業
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進退貨資料統計
意義可直接在此項功能表中查詢進貨及退貨的詳細情形而不必再到【1進貨作業】或【2
進貨退回作業】中個別查詢可節省使用者的時間
1 在【C進出貨】選擇【3進退貨資料統計】選項後所出現的畫面如下圖
2 可依使用者的需要去設定所要查詢的時間廠商進貨退貨已付款未付款及全部
可單獨查詢一家或者是一次查詢多家做為付款對帳單與付款作業有相關聯
列印報表可選擇進退貨資料簡表進退貨資料
明細表進退貨資料總表共三種報表
相關項目進貨作業進貨退回作業
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進貨採購建議
意義採購建議書為針對自定的需求讓系統作一庫存的統計擬定一份最精確的採購建議
書或訂購單
操作方法
1在〈C進出貨〉選擇〈4進貨採購建議〉如圖所示
2設定所欲查詢的條件後按《Y確定》即可
條件設定
查詢指定廠商現有產品庫存量lt=安全存量之品項
查詢指定廠商現有產品庫存量lt=請購點之品項
查詢指定廠商的所有產品全部列出
查詢指定廠商產品被訂購量gt=現有量之品項
查詢指定廠商產品全部訂購保留量gt0 之品項
可再設排列方式如依產品編號名稱存量價格等再選擇由排大到小或由小排到大
查詢單一廠商時廠商編號起訖部分輸入同一個編號即可或者不輸入表示要全部的資料
註
產品比價請參照【產品基本資料】中歷史進價記錄有詳細說明
若確定要列印報表則需要先勾選所需的產品編號可一次勾選單一項產品或按《全部選擇》
勾全部產品若都不需要則可按《全部不選》取消先前所勾選的產品欄位
勾選好欲列印的產品後按《列印》鍵列印報表中可選擇產品採購建議表或產品訂購單二
種報表
相關項目廠商基本資料產品基本資料 進貨作業
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調撥作業 多倉版
意義此功能只有在系統設定使用「分倉」的管理模式時才能輸入資料其用途是做不同倉
庫間貨品的調撥
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
調撥日期 通常一開始系統會先直接帶出當天的日期若不是當天的調撥則請自
行輸入正確的調撥日期
調撥單號 通常輸入完『調撥日期』按【Enter】鍵後系統會直接帶出『調撥單號』
預設採用調撥日期 + 流水號
經辦人員 輸入此張單據的經辦人員
撥出倉號 選擇是由哪一個倉庫撥出的
調入倉號 選擇要調入哪一個倉庫
貨單備註 補充欄位中不足的部份或做為某些特殊資料註記
相關項目銷售前檯產品基本資料其他編號設定進貨作業進貨退回作業
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報價
意義客戶下訂單或出貨前需要先做報價動作時即可利用此功能將待日後可直接轉成
訂貨單
在〈C進出貨〉選擇〈D報價作業〉進入後所出現的是日期最近的一張訂貨單據
如下圖所示
操作方式請參照 進貨作業
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
報價日期 通常系統會直接帶出當天的日期若不是當天的報價則請自行輸入正確的
報價日期
報價單號 通常輸入完『報價日期』按【Enter】鍵後系統會直接帶出『報價單號』
預設採用報價日期 + 流水號
客戶編號 請確實輸入此張報價單是出給哪個客戶可按 F10 開啟客戶選擇視窗此項
資料在〈訂貨作業〉有相關聯
交貨日期 輸入預計的交貨日期
交貨方式 預計的交貨方式可下拉選單方式選取
經辦人員 在【客戶基本資料】中若已有設定業務歸屬在此處會自動帶出業務代號
若沒有設定請自行輸入經辦業務代號
稅前金額 報價單中未含稅的小計金額
稅 別 在【客戶基本資料】中若已有設定稅別在此處會自動帶出其稅別或可自
行切換其他稅別的計算方式
稅後總額 即[稅前金額+營業稅]
折扣金額 給予客戶的折扣金額
貨單備註 補充欄位中不足的部份或做為某些特殊資料註記
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特項功能說明
歷史記錄
瀏覽該客戶的報價訂貨紀錄可開啟《F2 查詢》快速查詢某一筆資料《Ctrl+C》可以拷
背瀏覽的單據內容到目前新增的報價單中
單品歷史
查看單品的所有報價訂貨出貨的歷史記錄
庫存查詢
即時查詢該項產品的庫存量
採購建議
在報價作業時需要查看某項商品的進貨計錄時可按 查看歷史進價及各廠商比價
記錄詳細資料
轉訂貨單
確認訂貨內容同本張報價單時可按 將此張報價單直接轉成訂貨單
多選輸入
可一次勾選多項產品到報價單中加快作業速度
報價單轉 Excel 格式 選擇〈F7列印〉如圖所示按《F6轉 Excel》即可將報價單轉成 Excel 檔
相關項目客戶基本資料產品基本資料訂貨作業
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訂貨
訂貨作業
意義客戶不需要立即拿到商品或是目前倉庫中並無此商品存貨則就可先在此處輸入客
戶訂貨單待日後再行轉出貨
進入本功能後所出現的是日期最近的一張訂貨單據如下圖所示
按『瀏覽』可瀏覽所有的訂貨單據詳細操作方式請參考 報價作業
若訂單未轉出貨每次進入系統時會先顯示【未交貨訂單資料提示】
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欄位說明
欄位名稱 欄位說明
訂貨日期 通常系統會先直接帶出當天的日期若不是當天的訂貨則請自行輸入
正確的訂貨日期
訂貨單號 通常輸入完『訂貨日期』按【Enter】鍵後系統會直接帶出『訂貨單號』
預設採用訂貨日期 + 流水號
客戶編號 請確實輸入本張訂單是由哪一家客戶所訂此項資料在【出貨作業】裡
有相關聯
交貨日期 輸入預計出貨的日期
交貨方式 預計的交貨方式可下拉選單方式選取請確實輸入
經辦人員 在【客戶基本資料】中若已有設定業務歸屬在此處會自動帶出業務代
號若沒有設定請自行輸入經辦業務代號
倉號 輸入預計是由哪一個倉庫出貨此功能僅用於多倉版
來源單號 輸入這張訂貨單是以哪一張報價單號內容為依據可按【F10】開啟快速
查詢視窗直接挑選報價單號及產品明細
稅前金額 報價單中未含稅的小計金額
稅 別 在【客戶基本資料】中若已有設定稅別在此處會自動帶出其稅別或
可自行切換其他稅別的計算方式
稅後總額 即[稅前金額+營業稅]
折扣金額 給予客戶的折扣金額
預收金額 輸入向客戶預收的貨款金額
未收金額 即﹝稅後總額－預收金額﹞
貨單備註 補充欄位中不足的部份或做為某些特殊資料註記
特項功能說明
歷史單據轉入訂單
直接將過去的報價單或訂貨單據內容明細轉入到目前新增的訂貨單中
操作方法
1在【來源單號】的欄位按《F10》開啟轉入單據瀏覽視窗
2以滑鼠或鍵盤uarrdarr鍵挑選要轉入的單據後按《Enter》
3勾選要轉入的品項後按《Y確定轉入》即可
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轉出貨單
確認出貨內容同本張訂單時可按 可將此張訂單直接轉成出貨單
訂貨單轉 Excel 格式 選擇〈F7列印〉如右圖所示按《F6轉 Excel》即可
相關項目客戶基本資料產品基本資料報價作業出貨作業
訂貨資料統計 意義查詢客戶訂貨及交貨情況 可依使用者的需要去設定所查詢時間客戶交貨日期已交貨未交貨及全部可單獨查詢一家或
者是一次查詢多家做為客戶訂貨交貨的依據
操作方式同進退貨資料統計
相關項目客戶基本資料產品基本資料出貨作業訂貨作業
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出貨
出貨作業
意義商品出貨輸入存檔以便查詢送貨量與應收客戶帳款
進入本功能後所出現的是日期最近的一張出貨單據如下圖所示
操作方法請參照 基本功能指引
按『瀏覽』可瀏覽所有的出貨單據
軟體使用教學手冊
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欄位說明
欄位名稱 欄位說明
出貨日期 通常系統會直接帶出當天的日期若不是當天的出貨則請自行輸入正確
的出貨日期
出貨單號 通常輸入完『出貨日期』按【Enter】鍵後系統會直接帶出『出貨單號』
預設採用出貨日期 + 流水號
客戶編號 請確實輸入本公司是出貨給哪一家客戶此項資料在【收款作業】中有相
關聯
發票號碼 若此張出貨單是有稅額的則需輸入發票號碼若沒有發票則無需輸入
交貨方式 可以下拉選單方式選取請確實輸入
業務人員
在【客戶基本資料】中若已有設定業務規屬在此處會自動帶出業務代號
若沒有設定請自行輸入經辦業務代號此項資料在【員工業績統計表】
有相關聯
訂單號碼 由訂貨單中轉至出貨單的訂單號碼在訂單作業中有詳細的說明
取用預收 對於有預收貨款的客戶直接從預收的金額中支付本筆貨款
倉號 可設定是由哪個倉庫出貨僅限用於多倉版
帳款日期 在【客戶基本資料】中若已有設定帳款日期在此處會自動帶出帳款日期
此項資料在【收款作業】有相關聯
稅前金額 出貨單中未含稅額的小計金額
稅別 在【客戶基本資料】中若已有設定稅別在此處會自動帶出其稅別或可
自行切換其他稅別的計算方式
稅後總額 即〔稅前金額 + 營業稅〕
折扣金額 給予客戶的折扣金額
已收金額 指已向客戶收的「訂金或金額」
未收金額 即〔稅後總額 - 已收金額 - 折扣金額〕
貨單備註 補充欄位中不足的部份或做為某些特殊資料註記
特項功能說明
歷史記錄 《Alt＋4》
按 可將該出貨客戶所有的歷史出貨單據列出來在修改或新增的模式下按 Enter 鍵可
取回再針對差異部份進行修改
單品歷史 《Alt＋5》
按 可針對指定的單項產品的將其出貨記錄列出來在此不分客戶可供比價用
軟體使用教學手冊
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進貨記錄 《Alt＋6》
按 可針對指定的單項產品的進貨記錄可避免出貨的金額低於進貨金額
庫存查詢 《Alt＋7》
按 可查詢各倉庫的庫存量避免無貨可出的情形
多選輸入
可一次勾選多項產品到報價單中加快作業速度
SMS 簡訊發送
可發送簡訊通知該客戶
相關項目客戶基本資料產品基本資料系統參數設定出退貨資料統計應收支票已過期支票
收款作業庫存月銷耗報表盤點作業
出貨退回作業 【8出貨退回作業】與【7出貨作業】的操作方法略同故不重述
相關項目 客戶基本資料產品基本資料系統參數設定出退貨資料統計 應收支票已過期支
票收款作業庫存月銷耗報表盤點作業
出退貨資料統計 意義可直接在此項功能表中查詢出貨及出貨退回的詳細情形而不必再到【7出貨作業】或【8出
貨退回作業】中個別查詢可節省使用者的時間
可依使用者的需要去設定所查詢時間客戶出貨退貨已收款未收款及全部可單獨查詢一家
或者是一次查詢多家做為收款對帳單與收款作業有相關聯
相關項目 出貨作業出貨退回作業
軟體使用教學手冊
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第五章 帳務管理 會計
付款作業
意義此功能是用來記錄付款作業的日期廠商支付類別及沖帳金額以備日後查核
當公司進貨後要付款時則需到此處建立新的付款作業
操作方法
1《新增》依序輸入付款日期登錄人員廠商編號帳款日期後按下【S查詢】會列
出該廠商在帳款日期區間內未付款的單據
註(1)請務必輸入付款廠商否則可能導致查詢不到未付帳款單據
(2)此處帳款日期是指進貨單中的帳款日期若您不確定帳款日期區間可空白不輸入直
接按下【S查詢】會列出所有的未付款單據
2勾選要沖銷的單據並輸入付款的現金金額票據金額等《存檔》即可
註若一筆貨款並非一次沖銷完畢則先在【沖帳金額】的欄位輸入此次要沖帳的金額後再
將該筆單據打勾即可
軟體使用教學手冊
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欄位說明
欄位名稱 欄位說明
付款日期 系統預設使用當天日期若不是當天日期可自行輸入付款日期
付款單號 通常輸入完付款日期後按【Enter】鍵後系統會直接帶出付款單號預設採
用付款日期+流水號
登錄人員 輸入該筆資料的登錄人員
廠商編號 可按 F10 開啟快速查詢視窗選擇所需的廠商編號
帳款日期 輸入欲查詢的帳款日期區間此處帳款日期是以出貨單中的帳款日期為依據
應付總額 該家廠商在查詢的帳款日期區間中應付帳款總金額
現金金額 輸入付款的現金金額若此筆帳款不是由現金支付則此欄位不需輸入
票據金額 輸入開立支票的金額若此筆帳款不是由支票支付則此欄位不需輸入
其他折讓 輸入折讓的金額
取用預付 取用預付餘額中的金額來沖銷必須在預付餘額欄位中有金額才能做此功
能
累入預付 可預先付一筆帳款分多次沖銷預付的金額則輸入在此處
預付餘額 預付金額中尚可沖帳的餘額
沖帳合計 可用滑鼠勾選欲沖銷的單據號碼系統會自動將總金額統計出來若此次付
款金額與欲沖帳合計金額不符則存檔時系統會出現警示
備註 補充上述欄位中所不足的資料
其他操作說明請參照 基本功能指引
相關項目 廠商基本資料產品基本資料系統參數設定進貨作業進貨退回作業
進退貨資料統計應付支票已過期支票
軟體使用教學手冊
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現金日記帳
意義是對於公司每日現金收支流向的資料管理
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
日期 系統預設為當天的日期及時間 若不是可另行輸入
項目科目 輸入收支的會計科目例如水電費郵電費文具費等等亦可按 F10
或快擊滑鼠二下即可開啟選擇視窗
類別 可選擇支出或收入二種
金額 輸入收入或支出的金額
摘要 可更詳細記錄每筆帳目資金流向的明細和用途當此欄有輸入明細時存
檔後在畫面右邊「註」的框框會有ˇ
註項目科目按 F10 或快擊滑鼠二下可開啟選擇視窗自建較常使用的會計科目片語如
此一來以後輸入現金科目時只需點選即可而不必再另外輸入片語節省操作時間
相關項目其它編號設定
銀行存提作業
意義記錄公司與往來銀行的帳戶情形方便日後帳戶管理
進入後畫面如
做圖所示
畫面左半部是
銀行帳戶瀏
覽右半部是帳
戶存提資料瀏
覽
軟體使用教學手冊
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欄位說明
欄位名稱 欄位說明
安全餘額 此銀行帳戶的安全餘額此欄與〈銀行基本資料設定〉有相關聯
現在餘額 目前此銀行帳戶中的實際餘額
存提日期 系統預設為當天的日期及時間 若不是可另行輸入
存提單號 通常輸入完存提日期後按【Enter】鍵後系統會直接帶出存提單號預設採
用存提日期+流水號
金額 輸入存提的金額
存提類別 選擇存提的類別有存款支票存款提款及支票付款四種
支票號碼 輸入存提的支票號碼若不是由支票存提則此欄位不需輸入
餘額 建立此存提單時銀行帳戶中所剩餘的可用餘額
其他備註 補充上述欄位中所不足的資料
註在應收(付)支票中所有由此帳戶所開出兌現後的支票金額皆會自動轉入此處
其他操作說明請參照 基本功能指引
重新計算帳戶餘額
若有新增或修改存提單時按下 即可更新該銀行帳戶的現在餘額更便利於隨
時掌握各銀行帳戶中的可動用金額
相關項目 其他編號設定應付支票應收支票
軟體使用教學手冊
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（收）款作業
意義此功能是用來記錄收款作業的日期客戶收款明細及沖帳金額以備日後查核
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
收款日期 系統預設使用當天日期若不是當天日期可自行輸入收款日期
收款單號 通常輸入完收款日期後按【Enter】鍵後系統會直接帶出收款單號預設採
用收款日期+流水號
登錄人員 輸入該筆資料的登錄人員
客戶編號 可按 F10 開啟快速查詢視窗選擇所需的客戶編號
帳款日期 輸入欲查詢的帳款日期區間
應收總額 該家廠商在查詢的帳款日期區間中應收帳款總金額
現金金額 輸入收款的現金金額若此筆帳款不是由現金收入則此欄位不需輸入
票據金額 輸入收款支票的金額若此筆帳款不是由支票收入則此欄位不需輸入
其他折讓 輸入折讓的金額
取用預收 取用預收餘額中的金額來沖銷必須在預收餘額欄位中有金額才能做此功
能
累入預收 可預先收一筆帳款分多次沖銷預收的金額則輸入在此處
預收餘額 預收金額中尚可沖帳的餘額
沖帳合計 可用滑鼠勾選欲沖銷的單據號碼系統會自動將總金額統計出來若此次收
款金額與欲沖帳合計金額不符則存檔時系統會出現警示
備註 補充上述欄位中所不足的資料
相關項目出貨作業客戶基本資料出貨退回作業應收支票
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應（付）帳齡分析表
意義此分析表是用來顯示尚未付清給各個廠商的應付帳款其帳齡分佈在各個設定期間的
統計數據
圖片左邊的日期區間可依使用者的統計習慣去設定設
定好後只需按【設定為預設值】鍵則每次進入系統時
依此設定統計
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
開始廠商 可按 F10 開啟快速查詢視窗選擇欲查詢的開始廠商編號
結束廠商 可按 F10 開啟快速查詢視窗選擇欲查詢的結束廠商編號
帳齡種類 可選擇 1帳款日期或 2銷貨日期二種
報表標題 可選擇 3天數或 4日期二種為報表標題
結束日期 系統會自動帶出當天日期若不是可自行輸入欲查詢的結束日期
相關項目廠商基本資料進貨作業進貨退回作業進退貨資料統計表付款作業
應（收）帳齡分析表
意義此分析表是用來顯示各個客戶尚未付清的應收帳款其帳齡分佈在各個設定期間的統
計數據
操作方式請參照 應（付）帳齡分析表
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
開始客戶 可按 F10 開啟快速查詢視窗選擇欲查詢的開始客戶編號
結束客戶 可按 F10 開啟快速查詢視窗選擇欲查詢的結束客戶編號
帳齡種類 可選擇 1帳款日期或 2銷貨日期二種
報表標題 可選擇 3天數或 4日期二種為報表標題
結束日期 系統會自動帶出當天日期若不是可自行輸入欲查詢的結束日期
相關項目客戶基本資料出貨作業出貨退回作業出退貨資料統計表收款作業
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47
應收帳款
意義用來顯示某段時間內應收帳款的彙總資料報表
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
帳款種類 可選擇依 1客戶別或 2業務別做為應收帳款報表的依據
帳款日期區間 輸入欲查詢的起迄日期
統計客戶區間 可按 F10 開啟快速查詢視窗輸入欲查詢的客戶編號
統計業務區間 輸入欲查詢的業務編號
報表種類 可自行選擇共有明細表簡要表及應收總表三種報表
是否含前期未
收款之明細
若所查詢的日期區間之前仍有尚未收取的款項則可在此欄位中打ˇ就
可顯示前期未收款之明細
相關項目客戶基本資料產品基本資料員工基本資料出貨作業出貨退回作業出退
貨資料統計表
應付帳款
意義用來顯示某段時間內應付帳款的彙總資料報表
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
帳款種類 可選擇依 1廠商別或 2經辦人員別做為應付帳款報表的依據
帳款日期區間 輸入欲查詢的起迄日期
統計廠商區間 可按 F10 開啟快速查詢視窗輸入欲查詢的廠商編號
統計經辦區間 輸入欲查詢的經辦人員編號
報表種類 可自行選擇共有明細表簡要表及應收總表三種報表
是否含前期未
付款之明細
若所查詢的日期區間之前仍有尚未付清的款項則可在此欄位中打ˇ就
可顯示前期未付款之明細
相關項目廠商基本資料產品基本資料員工基本資料進貨作業進貨退回作業進退
貨資料統計
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票據
應(付)支票
意義可沖銷應付帳款中所有由支票給付的記錄節省會計人員作帳以便查詢核對廠商的
帳款
進入本功能後出現所有應付票據資料視窗以票據到期天數作為循序排列條件
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
開票日期 系統預設使用當天日期若不是當天日期可自行輸入開票日期
支票類別 支票的種類此處為應付支票
支票號碼 開立支票上的號碼
支票金額 開立支票上的金額
來源單號 輸入這張支票是要沖銷哪一張【付款作業】中的進貨單號
廠商編號 可按 F10 或 鍵開啟快速查詢視窗選擇所需的廠商編號
廠商名稱 廠商編號選定後會自動帶出該廠商名稱
到期日期 開立支票上的到期日期
兌現日期 這張支票預計何時會兌現的( 因有時票據的交換需時 1~3 個工作天金額
才能真正入帳)
票據狀態 目前票據的狀態有未兌兌現退票作廢領取及其他共六種
開票銀行 選取開立的支票銀行 若尚未設定請至【其他編號設定】中的銀行基本資料設定
銀行名稱 開票銀行選定後會自動帶出該銀行名稱
其他備註 補充上述欄位所未提到的
未兌支票總額 系統會自動統計所有未兌現的支票張數及總額
其它說明
支票簽回單
點選《列印》即可列印支
票簽回單若要更改表單
字頭字尾請參照 按鍵說
明
相關項目進貨作業已
過期支票付款作業
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應(收)支票
意義可沖銷應收帳款中所有由支票收款的記錄以查核客戶的帳款
進入本功能後出現所有應收票據資料視窗以票據到期天數作為循序排列條件
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
收票日期 系統預設使用當天日期若不是當天日期可自行輸入收票日期
支票類別 支票的種類此處為應收支票
支票號碼 應收票據上的支票號碼
支票金額 應收支票上的金額
來源單號 輸入這張支票是要沖銷哪一張【收款作業】中的出貨單號
客戶編號 可按 F10 或 鍵開啟快速查詢視窗選擇所需的客戶編號
客戶名稱 客戶編號選定後會自動帶出該客戶名稱
到期日期 應收支票上的到期日期
兌現日期 這張支票預計何時會兌現的 (因有時票據的交換需時 1~3 個工作天金額才
能真正入帳)
票據狀態 目前票據的狀態有未兌兌現 託收轉讓退票票貼及其他共七種
開票銀行 應收票據上開立支票銀行的帳號
開票銀行 應收票據上開立支票銀行的名稱
託收銀行 選取開立的支票銀行 若尚未設定請至【其他編號設定】中的銀行基本資料
設定
託收銀行 開票銀行選定後會自動帶出該銀行名稱
其他備註 補充上述欄位尚未提到的
其他操作方式與應付支票作業相同
相關項目 出貨作業收款作業已過期支票
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已過期支票
意義所有已過期的支票皆會轉入此視窗方便會計人員查詢核對
過期支票瀏覽列出所有過期支票（應收應付）可依需求排列如名稱開票日期兌
現日期銀行hellip等（本功能為整合上述rdquo應付rdquordquo應收rdquo二項支票作業所產生的資料
對照表）
註此處只能做查詢的動作並不能做新增或修改的動作
相關項目 應付支票應收支票
應(收)票批次兌現
意義可一次將單張或多張應收票據轉兌現並將兌現的支票轉入已過期支票中
按鍵說明
欄位名稱 欄位說明
全選 將所列出的支票全部選擇為要兌現的狀態
全不選 將所列出的支票全部選擇為要非兌現的狀態
兌現轉入過期支票 將已選擇的支票轉成兌現狀態並將支票轉入過期支票中
相關項目應收支票銀行存提作業
應(付)票批次兌現
意義可一次將單張或多張應付票據轉兌現並將兌現的支票轉入過期支票中
操作方式請參照 應(收)票據批次兌現
相關項目應付支票銀行存提作業
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應收票齡分析表
意義此分析表是用來顯示已收未兌現的應收支票其帳齡分佈在各個設定期間的統計數據
圖片左邊的日期區間可依使用者的喜好去設定設定
好後只需按【設定為預設值】鍵則每次進入系統時
依此設定統計
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
開始客戶 可按 F10 開啟快速查詢視窗選擇欲查詢的開始客戶編號
結束客戶 可按 F10 開啟快速查詢視窗選擇欲查詢的結束客戶編號
報表標題 可選擇 1天數或 2日期二種為報表標題
結束到期日 系統會自動帶出當天日期若不是可自行輸入欲查詢的結束日期
相關項目應收支票
應付票齡分析表
意義此分析表是用來顯示開立給各個廠商的未兌現應付支票其票齡分佈在各個設定期間
的統計數據
操作方式請參照 應收票齡分析表
相關項目應付支票
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第六章 庫存管理
期初開帳程序
1進貨
第一次使用時本系統時將基本資料建立完成後首先利用【進貨作業】將所有產品均做首
次進貨並且將已付款的進貨單據沖銷
註亦可利用庫存調整單將所有產品數量及成本鍵入或者利用盤點作業進行盤點後將盤點
量轉入現有量必須要注意的是若您選擇使用盤點轉入的方式系統將無法自動抓取產品成
本
2由產品基本資料中作期初開帳
至產品基本資料中按(Alt+F 鍵)將可以產生庫存的
期初開帳資料
按《確定》後將自動轉入期初
庫存日消耗異動表
意義驗證庫存量的正確性且可以將驗證後的正確量寫入現有量
(1) 當日消耗表列出查詢日期當天的庫存數量
變動情況用來驗證庫存量的正確性
(2) 逐日銷耗表列出前一次結轉日至查詢日期
當天的庫存數量變動情形用來驗證庫存量
的正確性另可將計算後的實際現有量寫入
帳面量(產品基本資料中的現有量)
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庫存月消耗異動表
報表意義列出查詢當月份的庫存數量變動情形用來驗證庫存量的正確性另可將計算
後的實際現有量寫入帳面量(產品基本資料中的現有量)並作轉入產生下月期
初量
使用時機每月底結束營業後或每月初開始營業前
操作方式
1)檢視庫存月銷耗表上的異動資料及現有量是否均正確當計算後存量與目前帳面存
量不符時會以黃色警示
2)確認無誤後按下 出現如下視窗再次確認
注意產品基本資料中的現有量將會被庫存月銷
耗 表 中 的 現 有 量 取 代因 此 請 謹 慎 使 用 結 轉 功 能
C)若產品進出異動量不正確請利用庫存調整單
做調整後重新執行步驟 A)~ B)
後記
庫存量又有問題了 怎麼都跟架上物品不符 相信大多數人都有這樣的心聲
很多使用者的觀念上總是認為庫存只要交給電腦來管理庫存量一定準確殊不知電腦軟體
有可能發生不可預期的結果(程式暇疵或使用中突然的斷電當機)或是產品管理不當導致失
竊或是破損或是產品擺設到不正確的位置都有可能使得電腦中的庫存量異常所以在庫存管
理中盤點變成了一項非常重要的工作
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庫存調整單
意義當帳上的庫存量與實際庫存盤點的結果不符時即可利用此功能來調整帳上的庫存量
及成本
在〈C進出貨〉選擇【C
庫存調整單】如圖可
按《新增》《修改》
《查詢》或《刪除》鈕
更動關於調整庫存的相
關資料
按《瀏覽》進入庫存調整
單據瀏覽
操作方法
庫存調整單中的「數量」欄位應輸入實際庫存量與帳面現有量的差異量
作庫存調整時若目前某產品在系統中的現有量為 10 個但實際上賣場中只剩 8個則在
數量的欄位中輸入-2即可將系統中的現有量調整為 8個
若使用者無進貨作業的動作卻想要統計出產品的銷售成本及利潤可直接在此處輸入產
品的成本或覺得目前系統中的平均成本不正確亦可自行修改
註盤點作業中若有盤差或盤盈時會自動產生一張盤點調整單
其他操作方式請參考基本操作方法
相關項目產品基本資料盤點作業
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盤點作業
意義盤點各倉的庫存量以便管理可避免庫存太多或不足節省公司無謂的支出
有關庫存量的準確性一直為各行各業及門市經營管理者所困擾即使使用電腦軟體一樣產生
庫存量不準確的情事皆因方法錯誤或關念的偏差導致
在庫存做盤點前有些前置工作若準備充足則可收事半功倍之致
A盤點的前置工作
1 貨架上物品的擺設是否整齊乾淨
2 貨架的分類是否明確並且標示清楚
3 待進貨瑕疵物品異常品是否與陳列區清楚區分
4 人員的物品熟悉度及教育訓練是否充足
B盤點實施要點
1 全面盤點(期初期末盤點)或循環盤點
2 盤點的開始時間及預計結束時點
3 人員編組及人力分派
4 列印盤點單(可利用盤點機)
5 盤點機轉入或人工鍵入盤點數量
6 列印盤點報告單(盤盈盤損表)
C檢討此次盤點作業及問題研究
在【F系統支援】選擇【盤點作業】的選項會出現最近一張單據
操作方法
1由盤點機盤點
新增一張盤點單將盤點量輸
入盤點機再按
鍵直接將盤
點機中的資料傳送到系統
中按下 鍵即
可完成盤點作業
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2由人工手動盤點
A)新增一張盤點單按《A盤點產品轉入》鍵選擇欲盤點的產品編號可依全部產品廠
商產品類別儲放位置產品編號及庫存數量共六種選擇方式選擇所需的產品或者用
《新增明細》的方式輸入要盤點的品項接著按下《F3存檔》
B)按下《F7列印》報表選擇為「盤點單」列印出盤點單由人工盤點並將盤點量寫在盤點
單上
C)進入盤點作業點選《修改》將盤點量輸入系統中按下《存檔》後再按《轉入現有量》
鍵即可完成盤點作業
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
盤點日期 系統預設使用當天日期若不是當天日期可自行輸入盤點日期及時間
盤點單號 通常輸入完盤點日期後按【Enter】鍵後系統會直接帶出盤點單號預設
盤點人員 輸入該筆資料的盤點人員
盤點備註 補充欄位中所不足的資料
盤點倉號 選擇欲盤點的倉號 (多倉版)
《 Alt+A 》盤點產品轉入
按 可針對特定部份產品或廠商選取所需
的盤點商品
1先選擇轉入依據
2輸入起始編號及結束編號
3按下《Y確定》便可將符合條件的產品加入到盤點單中
《 Alt+B 》盤點機輸入
按 可先由盤點機盤點再直接
將盤點機中的資料傳輸到系統中可節省再輸入一
遍的時間
轉入現有量
當盤點完後且已經將盤點數量輸入至系統中後此時可按 鍵將盤點量轉入現有量
且同時在【庫存調整單】產生一張盤盈盤虧單即可完成盤點作業
相關項目產品基本資料員工基本資料庫存調整單
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57
第七章 系統支援
密碼設定
意義本設定首重資料保全功能系統依使用者名稱及密碼選擇性的開放系統功能可確
保資料的隱密性預防一些重要資料外流而設定通行密碼可依特定人員使用密碼才能執
行
進入時需輸入您的使用者密碼才有權限進入密碼設定中去新
增或是修改此設計目的在於防止管理者離開時他人趁機擅自
修改帳號權限
新增 增加完使用者名稱及密
碼後再設定使用功能明細（打
ˇ者為開放本項功能）
成本顯示若沒有打ˇ則該使
用者進入後台時基本資料的產
品欄位成本相關欄位則不顯示
備份作業
意義將所有資料另存一份應注意不要備份在同一部硬碟（以免硬碟實體損壞）同時為
保障資料安全應自訂備份期間如每週三六各一次
選定備份的目錄位置按下《開始備份》
鍵後即可完成備份作業
建議您在備份的檔案名稱 Data 後再加上
備份日期以避免備份資料太多產生混淆
註選擇備份路徑時需注意資料夾的名稱
應避免為空白或包含特殊符號如
gtlt$hellip等
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58
資料重整
意義當系統在操作途中因發生停電不正常關機或硬體發生故障而故造成系統資料中異常
現象導致資料毀損可利用本功能做一資料維護
注意執行資料重整時務必讓其他工
作站或前後台離線
編碼更改
意義因本系統中所有基本資料的編號只要存檔後就不能做修改的動作故在此設立一
個修改編號的程式
註因為基本資料中的編號會跟進銷貨產生連動關係為保持舊有歷史資料的正確性所以
更改編號時須在此更改以保持資料的完整若您要修改基本資料時請先到【2備份作業】
做資料備份的動作避免系統在編修的過程中發生停電或不明原因當機而造成資料流失
操作方法
1選擇欲修改的編號之資料
庫有客戶廠商產品員
工及產品類別資料檔共 5種供
選擇
2用滑鼠或按 F10 在原編號的
欄位上選擇欲更改的編號
3直接在新編號的欄位上輸入
新的編號
4按下《確定更改》鍵即可
完成編號更改的動作
軟體使用教學手冊
59
系統顏色修改
意義覺得系統中預設的顏色不喜歡嗎想自創風格時可利用本功能修改畫面使用者可依
個人喜好修改使用的畫面其中必須注意的是修改畫面確定後按 Y 儲存設定 要先
離開本系統再重新進入本系統才能生效
若欲更換背景圖片圖
片格式可
為jpggifbmphellip
等檔案格式
改亂了可按系統預設
值變回原來樣式
行事曆管理
意義經常忘東忘西的寫在紙條上麻煩又不容易找利用本功能吧啟動系統時會提醒哦
操作方法
1 點選《新增》後輸
入事件日期時
間對象地點
事由事項的欄位
可註記細節事項
2 勾選事件提醒方
式若沒勾選便不
會出現提醒的訊
息
軟體使用教學手冊
60
名片簿管理
意義可將重要的電話或經常聯絡朋友記錄在此容易找尋又不會丟可分類還有多項
詳細資料欄位可供利用
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
名片分類 可點選 開啟客戶分類的快選視窗
電子信箱 若有輸入 E-Mail 帳號則按下 可直接連結至 Outlook 發送信件
其他備註 補充欄位中不足的說明或做為某些特殊資料註記
選擇發送簡訊功能時可自動帶入行動電話號碼
操作方法請參照 基本操作方法
軟體使用教學手冊
61
產品停用啟用處理
意義將產品基本資料中已經停產或停售長時間不使用的產品資料作停用處理可加快搜
尋的速度也增加盤點補貨等工作的效率若日後進貨時新進產品的條碼與停用產品
條碼相同時系統會出現警告訊息可直接將產品恢復續用
操作方法
1 產品停用
A)將欲停用的產品打勾勾選的品項會列在右上方的挑選清單列中確認後點選《停用》
停用的產品會列在下方的〈停售或停用之品項〉中
B)直接在產品基本資料中刪除的品項也會自動被系統列到停用產品中喔~
2 產品啟用
在欲恢復續用的產品上按一下滑鼠右鍵選擇《Y產品續用恢復》確認後該筆資料會
回復到產品基本資料中恢復續用的產品庫存量售價成本等均會歸零若要查看過去
的歷史進貨紀錄及銷貨分析請利用〈歷價〉及〈分析〉的功能
相關項目產品基本資料
軟體使用教學手冊
62
產品成本重算
意義若於系統使用時發生停電或當機或硬體故障情形而造成平均成本有異常之情形可
利用此作業將平均成本重算
可選擇年或指定月份計算確
定無誤時可利用寫入功能將
目前平均成本更新
若平均成本重算後有發生的情形則執行《W將計算之平均成本寫入》後必須利用 資
料偵錯 功能將異常的產品資料修復接著再到產品基本資料中利用〈歷價〉重新寫入成本
相關項目產品基本資料資料偵錯
軟體使用教學手冊
63
資料偵錯
意義藉由資料偵錯系統來偵測錯誤的資料再加以修復是屬於軟體異常控管的一項重要功
能有如 Windows 中的磁碟偵錯功能
操作方法
選擇客戶資料檢測編號是否重 覆及累積點數預收金額數值溢位等異常檢測
選擇銷貨資料檢測編號是否重覆及小計金額銷貨成本數值溢位等異常檢測且可將銷
貨成本以目前平均成本置換但此項功能需在已驗證過產品資料且無異常的情況下才能進
行
選擇廠商資料檢測編號是否重 覆及異常資料偵錯
選擇產品資料檢測編號是否重 覆及最近進價平均成本及售價數值溢位等異常檢測
選擇進貨資料檢測編號是否重覆及異常資料偵錯
選擇訂貨資料則會重新計算產品檔中的被訂購量
選擇倉庫資料重新分析產品檔及倉庫檔中的庫存關聯結構並自動將錯誤修復
以上各個資料檔檢測後若有異常情形出現只需按《自動修復錯誤》鍵即可完成資料偵錯
修復的動作
軟體使用教學手冊
64
用戶使用記錄
意義可記錄各用戶進入系統的日期及時間及使用哪個功能表做哪些動作避免在多人
使用狀況下無法查到資料修改或刪除是由何人做的
流量統計
依據系統登入用戶別統計各動作的操作次數
在桌面上建立捷徑
意義當桌面上安裝的捷徑不小心刪除或在一開始安裝軟體時沒有建立捷徑皆可利用此功
能輕鬆在桌面上重新建立捷徑再也不用擔心找不到執行路徑
操作方式
1輸入前台工作站號若是單機版則不需輸入
2直接點選《1建立後台管理捷徑》或《2建
立 POS 前台捷徑》就會在桌面上自動建立捷徑
軟體使用教學手冊
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備份還原
意義當您發現銷售前台進入後出現錯誤代碼或存檔後交易紀錄無法存入時代表銷售資料
庫已經遭受毀損備份還原能夠幫助您將資料還原到您最後一次做備份的狀態
1 請先將執行資料備份並記下您的備份目錄位置操作方式請參照 備份作業
2 請放入安裝光碟重新安裝或至我們的網站 wwwhiposcomtw 下載試用版本（切記版
本必須相同）
註請確定所有工作站或前台均已離線且無其他軟體正在執行
無需移除原本的軟體直接執行安裝即可
3 請至[開始][程式集][叡鴻 Hipos 軟體系列]點選[備份還原]或至電腦中的 csalewin 中
點選 備份還原exe 如圖所示選取您的備份目錄位置後點選《S開始還原》即可
軟體使用教學手冊
66
第八章 附件 其他技術支援
報表格式修改
利用 HiPOS 軟體中的報表系統工具可以自行修改報表的格式
系統工具的開啟方式
1《開始》rarr《程式集》rarr《叡鴻 HiPOS 軟體系列》rarr《報表系統工具》
2到電腦 csalewin 資料夾中將〈系統工具exe〉點滑鼠左鍵兩下開啟
自訂列印紙張大小
開啟系統工具後選擇要修改列印格式的報表後將紙張規格分別填入高度寬度上邊界
左邊界即可
例如原本是 A4(290210mm)格式要改
成列印中一刀格式直接修改高度
140寬度 210 就可以囉~
修改報表內容
1開啟系統工具後先選擇要修改的報表再按《修改報表》
2若要修改報表內容的位置以滑鼠圈選要移動的範圍後以larruarrdarrrarr移動或直接以滑鼠拖
曳至您預定的位置即可
3若要修改或增加文
字則先點選 報表控
制項工具列 上的
一下接著點一下要
修改的文字或要新增
文字的位置即可編
輯文字
4修改完成後點選
左上角的《檔案》rarr
《儲存》
軟體使用教學手冊
67
自訂瀏覽視窗表格樣式
意義因為使用者的螢幕大小及解析度設定的不同在瀏覽視窗中難免發生表格橫向欄位太
大或太小導致於查看資料時的不方便HiPOS 提供了自訂表格樣式的功能讓使用者調整好
欄位後可以存檔方便日後查看
操作方法
1將滑鼠移動到要調整的欄位框上會出現 符號以滑
鼠拖曳即可調整欄位大小
2調整好後如圖在內容的任一位置上按一下滑鼠右鍵選擇《儲存表格樣式》若是儲
存後不滿意可以選擇《恢復預設值》
滑鼠右鍵功能選單
意義建立資料時若已經有其他檔案格式的資料存在方便
複製貼到 HiPOS 軟體中
在 HiPOS 軟體中當欄位為可編修狀態下時可以按一下滑鼠
右鍵便能呼叫功能選單(複製貼上剪下)
看完了使用手冊仍然無法解決您的問題嗎本公司提供了多元的諮詢管道
本公司網站技術支援httpwwwhiposcomtw 文件知識庫
電話諮詢07-7030898
傳真專線07-7032066
E ndash Mail Servicehiposcomtw
公司地址高雄縣鳳山市 830 埤北路 81 號
軟體使用教學手冊
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庫存管理
基本庫存管理功能操作說明
標準作業流程
產品現有數量
產品基本資料中的現有數量欄位系統會自動依照進貨及銷貨統計並隨時更新產品現有量
因此為了保持現有量的正確性及產品成本的準確度請勿直接從產品基本資料的現有數量欄
位修改現有量
進貨作業
進貨時確實輸入正確的進貨量要留意進貨單位是否正確進貨及進貨退回時產品的庫存
量都會自動增減
庫存調整單(HiPOS-Light 版無此功能)
（一）使用時機
1 某產品的數量因毀損失竊hellip等非進貨及銷售而短缺或增加導致需要調整產品的現
有量時
2 由盤點作業中執行盤點量轉入現有量時若有差異量系統會自動產生一張庫存調整
單
（二）操作方式
1 進入【C進出貨】 rarr 【庫存調整單】
2 點選 【新增】rarr輸入日期單號經辦人員備註
3 點選 【新增明細】 rarr輸入【產品代號】
4 輸入【數量】是指實際數量與產品現有量的差異量例如 A產品實際量為 10 個產品
基本資料中的現有量為 8個兩者的差異量為 10－8＝+2數量的欄位輸入 2若 B產
品的實際數量為 15 個產品基本資料中的現有量為 20 個則差異量為 15－20＝-5
數量的欄位便輸入-5
5 點選【存檔】後產品現有量便會隨著調整
（三）附註
HiPOS-Light 版若平時發現產品數量有錯誤請直接利用【盤點作業】的轉入現有量功
能來調整產品的現有量
軟體使用教學手冊
69
庫存日消耗表
（一）當日消耗表列出查詢日期當天的庫存數量變動情況用來驗證庫存量的正確性
（二）逐日消耗表列出前一次結轉日至查詢日期當天的庫存數量變動情形用來驗證庫存
量的正確性另可將計算後的存量寫入帳面量(產品基本資料中的現有量)
（三）使用時機每日營業結束利用庫存逐日銷耗表檢驗庫存正確性
庫存月消耗表
（一）報表意義列出查詢當月份的庫存數量變動情形用來驗證庫存量的正確性另可將
計算後的實際現有量寫入帳面量(產品基本資料中的現有量)並轉入產生下月期初量
（二）使用時機每月底結束營業後或每月初開始營業前
（三）操作方式
1 檢視庫存月消耗表上的異動資料及現有量是否均正確當計算後存量與目前帳面存量
不符時會以黃色警示
2 確認無誤後按下 出現如下視窗再次確認
盤點作業
（一）盤點前置作業
1 貨架上物品的擺設是否整齊乾淨
2 貨架的分類是否明確並且標示清楚
軟體使用教學手冊
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3 待進貨瑕疵物品異常品是否與陳列區清楚區分
4 人員的物品熟悉度及教育訓練是否充足
（二）操作方式
1 進入【F系統支援】rarr【盤點作業】rarr【新增】rarr輸入日期單號盤點人員備註
2 在【產品代號】輸入要盤點的產品rarr【存檔】rarr【列印】選擇【盤點單】
3 進行人工盤點工作
4 進入【盤點作業】rarr【修改】rarr在【盤點數量】輸入實際盤點數量rarr【存檔】
5 選擇【轉入現有量】即可將盤點量轉入到產品基本資料中的現有量
（三）操作秘訣
2 利用【新增明細】可一項項將要盤點的產品輸入
3 利用【盤點產品轉入】可以選擇一次將所有產品輸入或者依照廠商別產品類別儲
放位置產品編號輸入
4 務必確實將盤點量輸入盤點單的「盤點數量」欄位中盤點數量請勿輸入負數
（四）盤點要點
1 全面盤點及循環盤點除了期初或期末的全面盤點之外應固定每隔一段時間做循環
盤點循環盤點可以依照產品類別儲放位置或者產品編號等等例如固定每個月作
一次循環盤點第一個月盤點第一排貨架的商品第二個月盤點第二排貨架的商品
2 盤點時效盤點開始到盤點結束的時間盡量不要超過預定時程為了防止盤點錯誤應
避免盤點期間同時進貨銷售盤點完畢應即時將盤點量轉入現有量
3 盤點差異量軟體系統中的現有量欄位嚴格來說是帳面上的產品數量而盤點量則是
實際庫存的數量軟體操作過程有疏失產品瑕疵失竊及盤點錯誤等許多因素均
可能導致帳面上的數量與實際庫存不符的情況因此有盤差是可以被接受的但若差
異量太大時管理者便應觀察是哪個環節出了問題
軟體使用教學手冊
71
上線一段時間後初次執行盤點作業或庫存日月銷耗表
說明
1過去進貨或庫存有異時均直接修改產品現有量
2使用一段時間後才執行庫存月銷耗表結轉
3更新版本或重新安裝執行資料備份還原或者它系統資料轉檔匯入
上述情況可能會發現期初量都是 0以致計算後存量與帳面存量產生極大的誤差
作業流程
期初開帳作業
（一）使用時機
1 初次使用者
2 已經上線一段時間的使用者
3 更版或重新安裝系統後執行備份還原的使用者
4 產品現有量正確而庫存日月銷耗表中的現有量完全不對者
（二）操作方式
1 進入【A基本資料】rarr【產品基本資料】確認產品現有量均為正確的數量
2 按【Alt+F】開啟庫存量期初開帳作業視窗rarr選擇「轉入期初月份」rarr【確定】
3 此一動作可以根據產品基本資料中的現有量去重新計算出庫存日月銷號表中的現有
量並且反算出期初量
軟體使用教學手冊
72
常見 QampA
產品基本資料中的現有數量與實際庫存量不符合
1 僅有少數幾項產品的庫存量不符時可利用「庫存調整單」做調整
2 多項產品的庫存量不符時利用「盤點作業」並將盤點量「轉入現有量」
3 每日營業結束時可利用「庫存逐日消耗表」核對產品庫存量並將正確量寫入現有量
4 檢視產品-進出異動表可查明是否有單據數量錯誤
產品現有量不會隨銷售或進貨變動
1 執行資料重整
2 檢查前台 Alt+F5 銷售記錄是否正常若銷售存檔後無銷售紀錄或者銷售明細僅有時間及
金額代表資料庫已經損壞
3 檢查銷售及進貨時的產品編號是否一致
4 檢查產品基本資料中產品是否有重複建檔換言之相同的產品名稱是否有兩個不同的
產品編號
庫存日月消耗表中的期初量為零導致統計後的現有量錯誤
1 發生原因沒有將上月底的庫存作結轉寫入本月期初
進入【庫存月消耗表】rarr列印年月輸入上個月份rarr執行結轉
2 發生原因Ⅰ曾經從產品基本資料中的現有量欄位直接修改數量
Ⅱ更版或備份還原後沒有執行期初開帳的動作
進入產品基本資料執行【Alt+F 期初開帳作業】
3 當月底營業結束時請檢視庫存月消耗表核對庫存量並執行結轉的動作將正確量寫入現
有量及寫入次月期初量
庫存日月消耗表中的調入量與實際調整的數量不符合
1 發生原因盤點作業轉入現有量時重複執行轉入現有量的動作
2 進入【庫存調整單】rarr點選【瀏覽】尋找備註中盤點轉入單號重複的資料
3 刪除重複的調整單即可
利用盤點量轉入現有量卻發現某些產品仍然與實際庫存量不符合
1 發生原因 盤點數量錯誤
盤點作業中盤點數量輸入錯誤
營業時間進行盤點工作盤點後到轉入現有量的過程中產品銷售出去而未作
調整
2 利用「庫存調整單」調整現有量
3 HIPOS-Light 版利用「盤點轉入現有量」作調整
軟體使用教學手冊
73
已經將盤點量轉入現有量之後發現盤點時數量點錯
1 利用「庫存調整單」調整現有量
2 HIPOS-Light 版利用「盤點轉入現有量」作調整
連續數月都有做庫存月消耗結轉但庫存月消耗中某些產品的現有量卻總是有誤差
1 發生原因每個月結轉的時間點有誤
2 進入【庫存月消耗表】rarr列印年月輸入本月份rarr列印出該張報表或記下該報表的ldquo期初
量rdquo
3 重新進入【庫存月消耗表】rarr列印年月輸入上一個月份
4 比較本月份的ldquo期初量rdquo及上個月份的ldquo現有量rdquo是否相同若上個月份的現有量比本月
份的期初量少代表上一個月結轉之後仍有作銷售或調整
例如430 下午 200 做結轉將正確量寫入下月期初（產生 5月份的期初量）但是 430
下午 300 又陸續作了銷售或調整庫存量
5 做法
盤點機盤點時架上無庫存的 產 品 會 漏 盤
新增盤點單時選擇【盤點產品轉入】將全部產品轉入並將【盤點數量】全部修改為 0
將盤點機中的資料轉入該盤點單存檔後將盤點量轉入現有量
4 月
5 月份
軟體使用教學手冊
74
選購模組功能簡介
簡訊 SMS 發送模組
SMS 簡訊發送功能透過網際網路直接由 HiPOS 軟體系列中發送簡訊至客戶的行動電話能夠達
到迅速確實即時傳遞訊息及行銷的效益
HiPOS 門市及進銷存 v6 以後都可使用免申請儲值後馬上開通
功能特色
1 低廉的發送費用
一般使用手機發送簡訊每通大約 $25~ 35 之間使用 HiPOS SMS 每通只要 11~13 之
間足足省了 50
2 搭配 HiPOS 軟體分析有效客戶發送
利用 HiPOS 的各項統計如累積點數已購商品累積消費金額生日等等的各項數
據做有效的簡訊廣告行銷並且會自動過濾重覆的電話及統計發送的通數
應用 1 生日到時發送祝賀簡訊並告知來電優惠方案
應用 2 廠商新商品推出時可過濾已購買同類商品的客戶清單做簡訊廣告發送hellip更多應用
等你來發掘
3 大量簡訊發送
除了對單一客戶發送簡訊外大量發送簡訊的功能可同時對多個客戶行動電話號碼發送簡
訊
4 簡訊發送時效性佳
簡訊發送後正常情況下約 3~10 秒鐘就可即時將簡訊傳送到客戶手機重要訊息不怕客戶
收 不 到 若 因 故 對 方 無 法 接 收 將 會 自 動 重 發 直 至 發 送 成 功 或 滿 24 小時止
5 常用訊息片語編輯
「常用訊息」功能可以編輯儲存常用的簡訊內容可以加快編寫簡訊的速度
6 預約發送
可自定要發送的時間時間到才發送簡訊更有效率的廣告效益
軟體使用教學手冊
75
單一簡訊發送
在會員基本資料廠商基本資料員工基本資料中
按下 即可發送簡訊
大量簡訊發送
﹝統計報表﹞rarr﹝C會員郵寄標籤大量簡訊﹞依照
條件選擇要發送簡訊的對象後點選《S發送簡訊》
即可將簡訊發送到所選擇的對象
軟體使用教學手冊
19
客戶基本資料
意義建立所有客戶基本資料以便迅速查詢亦可查詢會員的銷售記錄
1 在〈A基本資料〉選擇〈1客戶基本資料〉選項後如圖所示
2 選擇《新增》選項即可新增資料
3 逐一輸入欄位資料後按《存檔》即可
資料輸入方式請參照 基本功能指引
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
客戶編號 按 Enter 產生流水號或自行編碼或可利用尾隨編號功能例如按 A或
A 則產生 A 開頭之流水號
公司名稱 輸入該公司的名稱
公司簡稱 會自動擷取前五個字亦可自行輸入
客戶分類 可依客戶性質的不同去設定客戶類別可開啟選擇視窗 (詳見地址輸入)
聯絡電話傳真 輸入該公司的聯絡電話及傳真
統一編號 輸入該公司的統一編號
聯絡人 該公司的訂貨聯絡人
公司地址 可開啟選擇視窗 (詳見地址輸入)
送貨地址 可開啟選擇視窗 (詳見地址輸入)
發票地址 可開啟選擇視窗 (詳見地址輸入)
營業稅別 設定該客戶的營業稅別在【出貨作業】 及【訂貨作業】中便會自動帶出
營業稅別
業務歸屬 直接輸入業務員編號或按 F10 鈕帶出速查視窗在【出貨作業】及【訂貨作
軟體使用教學手冊
20
業】中便會自動帶出業務員的編號
E-Mail 若有輸入客戶的E-Mail帳號則按下 可直接連結至outlook發送信件
請款方式 可區分是屬於現金或月結的交易方式以便日後當成應 收帳款查詢之過濾
條件
帳款日 輸入客戶的結帳日期在【出貨作業】 及【訂貨作業】中便會自動帶出結
帳日期以便日後當成應收帳款查詢之過濾條件
出貨額度 輸入對該客戶所允許的帳款信用額度超額系統會自動警示
預收餘額 收款作業中取用預收款後所剩於可用的餘額系統會自動帶入與【收款
作業】相關
使用售價 依不同種類的客戶而設定不同之售價對應產品基本資料中的標準售價
售價 2~5共有五種售價可供切換
網站位址 若有輸入客戶的網站位址則按下 可直接連結至該網站
其他備註 補充欄位中不足的說明或做為某些特殊資料註記
特項功能說明
《 Alt + A 》客戶銷售分析
可以針對某一位客戶做所購買的產品購買總量購買總額的分析
輸入時段即可如 900101sim
901119(由此可知其在
900101sim901119 這期間所
購買的產品購買總量購買總
額依銷貨總額作排序)
記要
另外在此項功能中尚有一項貼心的服務按下《記要》鈕可記錄一些除了業務上以外的事
物
SMS 簡訊發送
客戶基本資料中選擇 或是在聯絡人電話後選擇 可以對該手機號碼發送 SMS 簡訊
注意使用 SMS 簡訊功能需先進行帳號開通及簡訊儲值
相關項目 出貨作業出貨退回作業出退貨資料統計訂貨作業訂貨資料統計收款作業應
收帳齡分析表應收支票應收票齡分析表
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21
員工基本資料
意義基本資料薪資明細聯絡電話及進銷貨中的人員代碼設定
操作方式同如 會員基本資料 設定
列印員工清冊
在員工基本資料中按《F7列印》可瀏覽並列印員工清冊
相關項目進貨作業進貨退回作業出貨作業訂貨作業報價作業員工業績統計表庫
存調整單
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22
其他編號設定
意義其他基本資料的輔助視窗設定一次補足以後只要開啟輔助視窗選入即可另外
也可以開啟輔助視窗時再臨時新增
1 在〈A基本資料〉選擇《5其他編號設定》
選項如圖所示
2 選擇欲設定的項目後按《Y確定》
3 詳細操作方式請參照 產品分類產品單
位設定 輔助視窗設定及選用
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
產品分類設定 產品分類設定完後只需按 F10 開啟視窗查詢而不需每次再輸入
一次此項資料在【產品基本資料】有相關聯
產品常用單位設定 產品常用單位設定完後只需按 F10 開啟視窗查詢而不需每次再
輸入一次此項資料在【產品基本資料】有相關聯
銀行基本資料設定 輸入往來銀行的基本聯絡資料此項資料在【銀行存提作業】有相
關聯
客戶分類設定 客戶分類設定完後只需按 F10 開啟視窗查詢而不需每次再輸入
一次此項資料在【客戶基本資料】有相關聯
常用片語設定 可設定常用收支及其它三種不同的常用片語此項資料在【現金
日記帳】有相關聯
倉庫編號設定 此設定適用於多倉版此項資料在【調撥作業】有相關聯
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23
系統參數設定
意義在使用系統前請先將貴公司的相關基本資料及系統操作等必要的環境參數設定好
以便日後在各項作業中能夠順利進行 軟體更具彈性以符合不同使用者的習慣
當您輸入完基本資料後在貨單抬頭上就會有貴公司的(公司名稱電話傳真公司地址)
顯示反之則貨單抬頭上將沒有貴公司的資料
欄位說明
1 系統參數
欄位名稱 欄位說明
廠商查詢預設索引 預設廠商基本資料中查詢索引
產品查詢預設索引 預設產品基本資料中查詢索引
會員生日警告天數 進入系統會員生日提醒的提前天數
報表預設輸出方式 若已經有連接印表機系統會自動連結
是否使用注音簡碼 若是請選擇Y反之則N
成本計算方式 共有三種計算方式可依使用者的需求去設定
是否自動切換輸入法
輸入資料時電腦會自動更改輸入法例如輸入會員姓名或產
品名稱時則電腦會自動變更為注音輸入法或者是倉頡輸入
法可方便銷售者的使用而不須再做變更輸入法的動作
統計報表列印習慣 有三種報表輸出方式可依使用者的需求去設定
產品自動編號位數 最高 14 碼 (產品編號 分類+流水號)
是否隨解析度調整字形大小 螢幕解析度該改時是否自動調整視窗大小
解析度的放大倍數 隨解析度調整字形大小時所要放大的倍數
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2 銷售前台參數 POS 銷售前台的參數設定進銷存不受影響
欄位名稱 欄位說明
銷售前檯成本開放 設定開放前台的成本權限如果不開放（不打勾）的情形下
前台作業（銷售時）不可使用與成本有關之按鍵
產品查詢預設索引 前台銷售時按 Ctrl+Enter 查詢產品的預設索引
自動開啟會員視窗 若經營型態為會員制可設定為 Y 則自動代入會員查詢視窗
代入電話區碼
銷售前檯使用《會員查詢》時會直接帶入系統參數設定的電
話區域號碼方便快速輸入
本欄空白時預設欄位是停留在客戶編號而非聯絡電話
是否使用 VIP 價 若開放使用 VIP 價則 VIP 會員購物即可以 VIP 價格購得若
不開放則 VIP 會員就如同一般的零售購物價格
是否使用會員價 若開放使用會員價則客戶可使用會員價購得若不開放則
會員只能用一般的零售價購得
銷售累積點數(元)
銷售累積點數(點)
設定銷售時要累積的點數比值 如 1 元 1 點且在【產品基本
資料】中的計算點數需要勾選才能計算點數
是否自定產品積點 若開放為 Y 則以上的點數比值自動失效積點值則取決於【產
品基本資料】中的產品積點
存量警告方式 選擇現有量低於設定的值時在銷售前台會有不同的顏色(黃
色)警示可搭配前台的即時叫貨使用
客戶電訪設天數 在前檯銷售中叫出會員資料後按【Alt+D】呼叫電訪預約時
的互動日期會以今天日期加上此欄天數為預設日期
電訪記錄保留天數 設定要保留的電訪預約記錄天數過期後自動刪除
銷售完自動列印發票 若在銷售完後要列印發票則設定Y
銷售後登入員工代號 銷售完畢必須登入員工代號用於電腦不足且多銷售人員時
必須先登入員工代號 使用銷售前台是必須先登入員工代號用於單人單銷售前台
可否銷售中更改員工代號 用於單人單銷售前台
發票剩餘幾張時警告 若設定為 5張時則在銷售前檯中當使用剩餘 5張時則電
腦便會出現警告訊息提醒使用者該準備請領發票
銷售資料刪除密碼 設定前檯刪除銷售資料的密碼
強制輸入收款金額 設定前台銷售完畢強制輸入實收現金才能結帳存檔
結帳時播放聲音 設定結帳時是否播放聲音
單筆_銷售最大數量 設定單筆銷售最大的數量
單筆_銷售最大單價 設定單筆銷售最大的單價
關閉前台之查帳功能 設定為〝Y〞時前台將無法使用查帳功能
關閉前台之交班功能 設定為〝Y〞時前台將無法使用交班功能
銷售前台禁止更改單價 若不想讓銷售員在前台更改單價則此處設定 Y
銷售前台禁止金額折扣 若不想讓銷售員在前台作金額折扣則此處設定 Y
軟體使用教學手冊
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銷售前台禁止總計折數 若不想讓銷售員在前台作總數折扣則此處設定 Y
銷售前台禁止單筆折數 若不想讓銷售員在前台作單筆折數則此處設定 Y
銷售完自動列印(收據) 若想銷售完後自動列印收據則此處就設定 Y
毛利率高於多少(綠色)警告 前台銷售時該產品名稱會以綠色底色提醒
毛利率低於多少(紅色)警告 前台銷售時該產品名稱會以紅色底色提醒
菸酒健康捐 設定產品售價中包含的菸酒健康捐金額
3 進出貨參數
欄位名稱 欄位說明
發票稅率 5 設定 005
進出貨單是否列印金額 若選擇Y則進出貨單就會有金額而不需每次手動做更改
進出貨列印習慣 可選擇 1預視或 2直接列印
票據警告天數 進入系統提醒應付或應收票據的提前天數
進貨預設稅別 於進貨單作業的稅別中自動代入設定值空白鍵切換設定值
出貨預設稅別 於出貨單作業的稅別中自動代入設定值空白鍵切換設定值
維修預設稅別 於維修作業的稅別中自動代入設定值空白鍵切換設定值
貨單是否套表列印 設定貨單列印時是否套表
出貨成本是否顯示 此參數對於 v5 以後版本不發生作用
出貨價格策略 可設定為預設售價或上次售價二種若設定預設售價則每次
出貨電腦會自動擷取預設售價而不需再輸入一次
進貨價格策略 可設定為平均成本上次進價或最低進價三種若設定為平均
成本則每次進貨電腦會自動擷取平均成本做為進價
數量__小數位數 可決定系統中數量欄位顯示小數的位數
單價__小數位數 可決定系統中單價欄位顯示小數的位數
合計__小數位數 可決定系統中合計欄位顯示小數的位數
其他__小數位數 可決定系統中其他欄位顯示小數的位數
數字 3位一撇 設定為Y時數值顯示如「5500000」
貨單紙張寬度(mm) 設定貨單紙張的寬度(預設為中一刀 210mm)
貨單紙張高度(mm) 設定貨單紙張的高度(預設為中一刀 140mm)
軟體使用教學手冊
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4 POS 週邊參數
欄位名稱 欄位說明
設定錢櫃連接至電腦主機的阜口或錢櫃連接至發票列印機的阜口可
按空白鍵切換選項
錢櫃連接阜 錢櫃連接至電腦【RS】rarrRS232 介面【COM】rarr型號 CR3104【PRN】
rarr列表機連接阜
錢櫃連接發票機【POS】rarr型號 CR3101【UDF】
設定價格顯示器連接至電腦主機的阜口可按空白鍵切換選項 價格顯示器連接阜
【COM】rarr型號 PD71007200 系列【WDP】rarr型號 WD304
盤點機型號 設定盤點機的型號可選擇 1 CPT-711 或 2 PT600
盤點機連接阜 設定盤點機連接至電腦主機的阜口
設定條碼列印機的型號可按空白鍵切換選項
條碼列印機型號 【Z-S300】【Z-S400】【ZEBRA】rarrZebra 廠牌型號
【CLEVER】【TTP243】rarr型號 Clever TTP243
【OTHER】rarr其他
條碼列印機連接阜 設定條碼列印機連接至電腦主機的阜口
發票列印機（兩聯式） 設定發票列印機的型號可按空白鍵切換選項
發票列印機（三聯式） 【CHN】rarr型號 PP2020【POS】rarr三聯式發票機
【WPS】rarr型號 WP-103S
收據列印機 設定收據列印機的型號可按空白鍵切換選項
條碼機連接的工作站號 若要從進貨單中列印條碼後台工作站號須與條碼機工作站號一致
註1一般電腦主機的連接阜口只有 1~2 個建議選購擴充卡以提高穩定性
2由於 POS 的相關硬體週邊繁多若有 POS 週邊設定問題請洽詢本公司
3POS 周邊均有指定型號若您所使用的非本公司指定之型號不保證其相容性
軟體使用教學手冊
27
第四章 進出貨
進貨
進貨作業 意義商品進貨輸入轉入產品現有量中並計算相關成本產生應付帳款
在〈C進出貨〉中選擇〈1進貨作業〉進入後所出現的是日期最近的一張進貨單據如
左圖所示
按【瀏覽】可看所有進貨單明細
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
進貨日期 系統會直接帶出當天的日期若不是當天的進貨則請自行輸入正確的進貨
日期
進貨單號 通常輸入完『進貨日期』按【Enter】鍵後系統會直接帶出『進貨單號』
預設採用進貨日期 + 流水號共 10 碼
廠商編號 按【F10】鍵開啟查詢視窗請確實輸入本公司是向哪一家廠商進貨此項資
料在【6付款作業】有相關聯
發票號碼 若此張進貨單是有稅額的則需輸入發票號碼若沒有發票則無需輸入
原始單號 可輸入廠商進貨時的原始進貨單號方便日後查帳時可直接查詢廠商的進貨
單號
軟體使用教學手冊
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經辦人員 輸入此張進貨單是由哪位員工建檔
取用預付 從已經付給廠商的預付款中沖銷該筆帳款此項資料在【6付款作業】有相
關聯注意若取用預付所輸入的金額大於預付餘額時超出的金額將累加
到該張進貨單的未付金額
倉號 選擇進貨的倉號（倉庫）適用於多倉版
帳款日期 在【廠商基本資料】中若已有設定帳款日在此處會自動帶出帳款日期此
項資料在【6付款作業】有相關聯
稅別 在【廠商基本資料】中若已有設定稅別在此處會自動帶出其稅別或可自
行切換其他稅別的計算方式
稅前金額 進貨單中未含稅額的小計金額
已付金額 指已付給廠商的「訂金或金額」
折扣金額 廠商給予的折扣金額
未付金額 即〔稅後總額 - 已付金額 - 折扣金額〕
稅後總額 即〔稅前金額 + 營業稅〕
貨單備註 補充欄位中不足的部份或做為某些特殊資料註記
新增進貨單
步驟 1 單身建立
按 新增 鈕或 Insert 鍵出現一張新空白單據填入各項必備資料
步驟 2 建立進貨品名細項
按 鈕加入所進貨產品的項目進貨產品多樣時亦可用 一次勾選
產品編號可輸入產品編碼原廠料號產品條碼 系統會自行轉成產品編號 亦可採用條
碼閱讀機輸入鍵入單價及數量若有接條碼機可一併輸入預列印的條碼張數之後核對稅
前金額及稅後總額無誤後按存檔鍵將該筆進貨單存入
進貨單據修改
按快速鍵 Enter 或 修改 鈕若有必要再針對某一張單據作修改（或加入一筆資料）的話
可移動光棒至欲修改的單據後按 Enter 進入修改狀態後如同建立進貨單之方式建立即可
註 已付款沖帳之單據不可修改若須修改必須進行反沖帳後才能更改單據
歷史記錄
按 可將該進貨廠商所有的歷史進貨單據列出來在修改或新增的模式下按 Enter
鍵可取回再針對差異部份進行修改
軟體使用教學手冊
29
單品比價
按 可查看指定的單項產品的進退貨記錄及各廠商比價記錄該項產品的歷史進退
貨日期單價數量金額及廠商hellip等資料均會顯示出來並且將最低價與最高價之供應商
供應價格及平均成本列出來也可重新計算平均成本選擇是否將成本寫入產品或將最低價
廠商成為主供應商
產品新增
若進貨單中有新進產品時可按 新增產品進入產品基本資料新增的畫面請參照 產
品基本資料設定
庫存查詢
按 可查詢目前的庫存量避免庫存量過多的情形
條碼列印
按條碼列印可列印該筆進貨單中有輸入條碼張數的所有產品條碼
單據列印《F7》
操作方式請參照 基本功能指引
相關項目廠商基本資料產品基本資料系統參數設定應付支票付款作業
進貨退回作業
〈2進貨退回作業〉與上述〈1進貨作業〉的操作方法略同故不重述
相關項目廠商基本資料產品基本資料系統參數設定應付支票付款作業
軟體使用教學手冊
30
進退貨資料統計
意義可直接在此項功能表中查詢進貨及退貨的詳細情形而不必再到【1進貨作業】或【2
進貨退回作業】中個別查詢可節省使用者的時間
1 在【C進出貨】選擇【3進退貨資料統計】選項後所出現的畫面如下圖
2 可依使用者的需要去設定所要查詢的時間廠商進貨退貨已付款未付款及全部
可單獨查詢一家或者是一次查詢多家做為付款對帳單與付款作業有相關聯
列印報表可選擇進退貨資料簡表進退貨資料
明細表進退貨資料總表共三種報表
相關項目進貨作業進貨退回作業
軟體使用教學手冊
31
進貨採購建議
意義採購建議書為針對自定的需求讓系統作一庫存的統計擬定一份最精確的採購建議
書或訂購單
操作方法
1在〈C進出貨〉選擇〈4進貨採購建議〉如圖所示
2設定所欲查詢的條件後按《Y確定》即可
條件設定
查詢指定廠商現有產品庫存量lt=安全存量之品項
查詢指定廠商現有產品庫存量lt=請購點之品項
查詢指定廠商的所有產品全部列出
查詢指定廠商產品被訂購量gt=現有量之品項
查詢指定廠商產品全部訂購保留量gt0 之品項
可再設排列方式如依產品編號名稱存量價格等再選擇由排大到小或由小排到大
查詢單一廠商時廠商編號起訖部分輸入同一個編號即可或者不輸入表示要全部的資料
註
產品比價請參照【產品基本資料】中歷史進價記錄有詳細說明
若確定要列印報表則需要先勾選所需的產品編號可一次勾選單一項產品或按《全部選擇》
勾全部產品若都不需要則可按《全部不選》取消先前所勾選的產品欄位
勾選好欲列印的產品後按《列印》鍵列印報表中可選擇產品採購建議表或產品訂購單二
種報表
相關項目廠商基本資料產品基本資料 進貨作業
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調撥作業 多倉版
意義此功能只有在系統設定使用「分倉」的管理模式時才能輸入資料其用途是做不同倉
庫間貨品的調撥
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
調撥日期 通常一開始系統會先直接帶出當天的日期若不是當天的調撥則請自
行輸入正確的調撥日期
調撥單號 通常輸入完『調撥日期』按【Enter】鍵後系統會直接帶出『調撥單號』
預設採用調撥日期 + 流水號
經辦人員 輸入此張單據的經辦人員
撥出倉號 選擇是由哪一個倉庫撥出的
調入倉號 選擇要調入哪一個倉庫
貨單備註 補充欄位中不足的部份或做為某些特殊資料註記
相關項目銷售前檯產品基本資料其他編號設定進貨作業進貨退回作業
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33
報價
意義客戶下訂單或出貨前需要先做報價動作時即可利用此功能將待日後可直接轉成
訂貨單
在〈C進出貨〉選擇〈D報價作業〉進入後所出現的是日期最近的一張訂貨單據
如下圖所示
操作方式請參照 進貨作業
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
報價日期 通常系統會直接帶出當天的日期若不是當天的報價則請自行輸入正確的
報價日期
報價單號 通常輸入完『報價日期』按【Enter】鍵後系統會直接帶出『報價單號』
預設採用報價日期 + 流水號
客戶編號 請確實輸入此張報價單是出給哪個客戶可按 F10 開啟客戶選擇視窗此項
資料在〈訂貨作業〉有相關聯
交貨日期 輸入預計的交貨日期
交貨方式 預計的交貨方式可下拉選單方式選取
經辦人員 在【客戶基本資料】中若已有設定業務歸屬在此處會自動帶出業務代號
若沒有設定請自行輸入經辦業務代號
稅前金額 報價單中未含稅的小計金額
稅 別 在【客戶基本資料】中若已有設定稅別在此處會自動帶出其稅別或可自
行切換其他稅別的計算方式
稅後總額 即[稅前金額+營業稅]
折扣金額 給予客戶的折扣金額
貨單備註 補充欄位中不足的部份或做為某些特殊資料註記
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34
特項功能說明
歷史記錄
瀏覽該客戶的報價訂貨紀錄可開啟《F2 查詢》快速查詢某一筆資料《Ctrl+C》可以拷
背瀏覽的單據內容到目前新增的報價單中
單品歷史
查看單品的所有報價訂貨出貨的歷史記錄
庫存查詢
即時查詢該項產品的庫存量
採購建議
在報價作業時需要查看某項商品的進貨計錄時可按 查看歷史進價及各廠商比價
記錄詳細資料
轉訂貨單
確認訂貨內容同本張報價單時可按 將此張報價單直接轉成訂貨單
多選輸入
可一次勾選多項產品到報價單中加快作業速度
報價單轉 Excel 格式 選擇〈F7列印〉如圖所示按《F6轉 Excel》即可將報價單轉成 Excel 檔
相關項目客戶基本資料產品基本資料訂貨作業
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訂貨
訂貨作業
意義客戶不需要立即拿到商品或是目前倉庫中並無此商品存貨則就可先在此處輸入客
戶訂貨單待日後再行轉出貨
進入本功能後所出現的是日期最近的一張訂貨單據如下圖所示
按『瀏覽』可瀏覽所有的訂貨單據詳細操作方式請參考 報價作業
若訂單未轉出貨每次進入系統時會先顯示【未交貨訂單資料提示】
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36
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
訂貨日期 通常系統會先直接帶出當天的日期若不是當天的訂貨則請自行輸入
正確的訂貨日期
訂貨單號 通常輸入完『訂貨日期』按【Enter】鍵後系統會直接帶出『訂貨單號』
預設採用訂貨日期 + 流水號
客戶編號 請確實輸入本張訂單是由哪一家客戶所訂此項資料在【出貨作業】裡
有相關聯
交貨日期 輸入預計出貨的日期
交貨方式 預計的交貨方式可下拉選單方式選取請確實輸入
經辦人員 在【客戶基本資料】中若已有設定業務歸屬在此處會自動帶出業務代
號若沒有設定請自行輸入經辦業務代號
倉號 輸入預計是由哪一個倉庫出貨此功能僅用於多倉版
來源單號 輸入這張訂貨單是以哪一張報價單號內容為依據可按【F10】開啟快速
查詢視窗直接挑選報價單號及產品明細
稅前金額 報價單中未含稅的小計金額
稅 別 在【客戶基本資料】中若已有設定稅別在此處會自動帶出其稅別或
可自行切換其他稅別的計算方式
稅後總額 即[稅前金額+營業稅]
折扣金額 給予客戶的折扣金額
預收金額 輸入向客戶預收的貨款金額
未收金額 即﹝稅後總額－預收金額﹞
貨單備註 補充欄位中不足的部份或做為某些特殊資料註記
特項功能說明
歷史單據轉入訂單
直接將過去的報價單或訂貨單據內容明細轉入到目前新增的訂貨單中
操作方法
1在【來源單號】的欄位按《F10》開啟轉入單據瀏覽視窗
2以滑鼠或鍵盤uarrdarr鍵挑選要轉入的單據後按《Enter》
3勾選要轉入的品項後按《Y確定轉入》即可
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轉出貨單
確認出貨內容同本張訂單時可按 可將此張訂單直接轉成出貨單
訂貨單轉 Excel 格式 選擇〈F7列印〉如右圖所示按《F6轉 Excel》即可
相關項目客戶基本資料產品基本資料報價作業出貨作業
訂貨資料統計 意義查詢客戶訂貨及交貨情況 可依使用者的需要去設定所查詢時間客戶交貨日期已交貨未交貨及全部可單獨查詢一家或
者是一次查詢多家做為客戶訂貨交貨的依據
操作方式同進退貨資料統計
相關項目客戶基本資料產品基本資料出貨作業訂貨作業
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出貨
出貨作業
意義商品出貨輸入存檔以便查詢送貨量與應收客戶帳款
進入本功能後所出現的是日期最近的一張出貨單據如下圖所示
操作方法請參照 基本功能指引
按『瀏覽』可瀏覽所有的出貨單據
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欄位說明
欄位名稱 欄位說明
出貨日期 通常系統會直接帶出當天的日期若不是當天的出貨則請自行輸入正確
的出貨日期
出貨單號 通常輸入完『出貨日期』按【Enter】鍵後系統會直接帶出『出貨單號』
預設採用出貨日期 + 流水號
客戶編號 請確實輸入本公司是出貨給哪一家客戶此項資料在【收款作業】中有相
關聯
發票號碼 若此張出貨單是有稅額的則需輸入發票號碼若沒有發票則無需輸入
交貨方式 可以下拉選單方式選取請確實輸入
業務人員
在【客戶基本資料】中若已有設定業務規屬在此處會自動帶出業務代號
若沒有設定請自行輸入經辦業務代號此項資料在【員工業績統計表】
有相關聯
訂單號碼 由訂貨單中轉至出貨單的訂單號碼在訂單作業中有詳細的說明
取用預收 對於有預收貨款的客戶直接從預收的金額中支付本筆貨款
倉號 可設定是由哪個倉庫出貨僅限用於多倉版
帳款日期 在【客戶基本資料】中若已有設定帳款日期在此處會自動帶出帳款日期
此項資料在【收款作業】有相關聯
稅前金額 出貨單中未含稅額的小計金額
稅別 在【客戶基本資料】中若已有設定稅別在此處會自動帶出其稅別或可
自行切換其他稅別的計算方式
稅後總額 即〔稅前金額 + 營業稅〕
折扣金額 給予客戶的折扣金額
已收金額 指已向客戶收的「訂金或金額」
未收金額 即〔稅後總額 - 已收金額 - 折扣金額〕
貨單備註 補充欄位中不足的部份或做為某些特殊資料註記
特項功能說明
歷史記錄 《Alt＋4》
按 可將該出貨客戶所有的歷史出貨單據列出來在修改或新增的模式下按 Enter 鍵可
取回再針對差異部份進行修改
單品歷史 《Alt＋5》
按 可針對指定的單項產品的將其出貨記錄列出來在此不分客戶可供比價用
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進貨記錄 《Alt＋6》
按 可針對指定的單項產品的進貨記錄可避免出貨的金額低於進貨金額
庫存查詢 《Alt＋7》
按 可查詢各倉庫的庫存量避免無貨可出的情形
多選輸入
可一次勾選多項產品到報價單中加快作業速度
SMS 簡訊發送
可發送簡訊通知該客戶
相關項目客戶基本資料產品基本資料系統參數設定出退貨資料統計應收支票已過期支票
收款作業庫存月銷耗報表盤點作業
出貨退回作業 【8出貨退回作業】與【7出貨作業】的操作方法略同故不重述
相關項目 客戶基本資料產品基本資料系統參數設定出退貨資料統計 應收支票已過期支
票收款作業庫存月銷耗報表盤點作業
出退貨資料統計 意義可直接在此項功能表中查詢出貨及出貨退回的詳細情形而不必再到【7出貨作業】或【8出
貨退回作業】中個別查詢可節省使用者的時間
可依使用者的需要去設定所查詢時間客戶出貨退貨已收款未收款及全部可單獨查詢一家
或者是一次查詢多家做為收款對帳單與收款作業有相關聯
相關項目 出貨作業出貨退回作業
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第五章 帳務管理 會計
付款作業
意義此功能是用來記錄付款作業的日期廠商支付類別及沖帳金額以備日後查核
當公司進貨後要付款時則需到此處建立新的付款作業
操作方法
1《新增》依序輸入付款日期登錄人員廠商編號帳款日期後按下【S查詢】會列
出該廠商在帳款日期區間內未付款的單據
註(1)請務必輸入付款廠商否則可能導致查詢不到未付帳款單據
(2)此處帳款日期是指進貨單中的帳款日期若您不確定帳款日期區間可空白不輸入直
接按下【S查詢】會列出所有的未付款單據
2勾選要沖銷的單據並輸入付款的現金金額票據金額等《存檔》即可
註若一筆貨款並非一次沖銷完畢則先在【沖帳金額】的欄位輸入此次要沖帳的金額後再
將該筆單據打勾即可
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42
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
付款日期 系統預設使用當天日期若不是當天日期可自行輸入付款日期
付款單號 通常輸入完付款日期後按【Enter】鍵後系統會直接帶出付款單號預設採
用付款日期+流水號
登錄人員 輸入該筆資料的登錄人員
廠商編號 可按 F10 開啟快速查詢視窗選擇所需的廠商編號
帳款日期 輸入欲查詢的帳款日期區間此處帳款日期是以出貨單中的帳款日期為依據
應付總額 該家廠商在查詢的帳款日期區間中應付帳款總金額
現金金額 輸入付款的現金金額若此筆帳款不是由現金支付則此欄位不需輸入
票據金額 輸入開立支票的金額若此筆帳款不是由支票支付則此欄位不需輸入
其他折讓 輸入折讓的金額
取用預付 取用預付餘額中的金額來沖銷必須在預付餘額欄位中有金額才能做此功
能
累入預付 可預先付一筆帳款分多次沖銷預付的金額則輸入在此處
預付餘額 預付金額中尚可沖帳的餘額
沖帳合計 可用滑鼠勾選欲沖銷的單據號碼系統會自動將總金額統計出來若此次付
款金額與欲沖帳合計金額不符則存檔時系統會出現警示
備註 補充上述欄位中所不足的資料
其他操作說明請參照 基本功能指引
相關項目 廠商基本資料產品基本資料系統參數設定進貨作業進貨退回作業
進退貨資料統計應付支票已過期支票
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43
現金日記帳
意義是對於公司每日現金收支流向的資料管理
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
日期 系統預設為當天的日期及時間 若不是可另行輸入
項目科目 輸入收支的會計科目例如水電費郵電費文具費等等亦可按 F10
或快擊滑鼠二下即可開啟選擇視窗
類別 可選擇支出或收入二種
金額 輸入收入或支出的金額
摘要 可更詳細記錄每筆帳目資金流向的明細和用途當此欄有輸入明細時存
檔後在畫面右邊「註」的框框會有ˇ
註項目科目按 F10 或快擊滑鼠二下可開啟選擇視窗自建較常使用的會計科目片語如
此一來以後輸入現金科目時只需點選即可而不必再另外輸入片語節省操作時間
相關項目其它編號設定
銀行存提作業
意義記錄公司與往來銀行的帳戶情形方便日後帳戶管理
進入後畫面如
做圖所示
畫面左半部是
銀行帳戶瀏
覽右半部是帳
戶存提資料瀏
覽
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欄位說明
欄位名稱 欄位說明
安全餘額 此銀行帳戶的安全餘額此欄與〈銀行基本資料設定〉有相關聯
現在餘額 目前此銀行帳戶中的實際餘額
存提日期 系統預設為當天的日期及時間 若不是可另行輸入
存提單號 通常輸入完存提日期後按【Enter】鍵後系統會直接帶出存提單號預設採
用存提日期+流水號
金額 輸入存提的金額
存提類別 選擇存提的類別有存款支票存款提款及支票付款四種
支票號碼 輸入存提的支票號碼若不是由支票存提則此欄位不需輸入
餘額 建立此存提單時銀行帳戶中所剩餘的可用餘額
其他備註 補充上述欄位中所不足的資料
註在應收(付)支票中所有由此帳戶所開出兌現後的支票金額皆會自動轉入此處
其他操作說明請參照 基本功能指引
重新計算帳戶餘額
若有新增或修改存提單時按下 即可更新該銀行帳戶的現在餘額更便利於隨
時掌握各銀行帳戶中的可動用金額
相關項目 其他編號設定應付支票應收支票
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（收）款作業
意義此功能是用來記錄收款作業的日期客戶收款明細及沖帳金額以備日後查核
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
收款日期 系統預設使用當天日期若不是當天日期可自行輸入收款日期
收款單號 通常輸入完收款日期後按【Enter】鍵後系統會直接帶出收款單號預設採
用收款日期+流水號
登錄人員 輸入該筆資料的登錄人員
客戶編號 可按 F10 開啟快速查詢視窗選擇所需的客戶編號
帳款日期 輸入欲查詢的帳款日期區間
應收總額 該家廠商在查詢的帳款日期區間中應收帳款總金額
現金金額 輸入收款的現金金額若此筆帳款不是由現金收入則此欄位不需輸入
票據金額 輸入收款支票的金額若此筆帳款不是由支票收入則此欄位不需輸入
其他折讓 輸入折讓的金額
取用預收 取用預收餘額中的金額來沖銷必須在預收餘額欄位中有金額才能做此功
能
累入預收 可預先收一筆帳款分多次沖銷預收的金額則輸入在此處
預收餘額 預收金額中尚可沖帳的餘額
沖帳合計 可用滑鼠勾選欲沖銷的單據號碼系統會自動將總金額統計出來若此次收
款金額與欲沖帳合計金額不符則存檔時系統會出現警示
備註 補充上述欄位中所不足的資料
相關項目出貨作業客戶基本資料出貨退回作業應收支票
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應（付）帳齡分析表
意義此分析表是用來顯示尚未付清給各個廠商的應付帳款其帳齡分佈在各個設定期間的
統計數據
圖片左邊的日期區間可依使用者的統計習慣去設定設
定好後只需按【設定為預設值】鍵則每次進入系統時
依此設定統計
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
開始廠商 可按 F10 開啟快速查詢視窗選擇欲查詢的開始廠商編號
結束廠商 可按 F10 開啟快速查詢視窗選擇欲查詢的結束廠商編號
帳齡種類 可選擇 1帳款日期或 2銷貨日期二種
報表標題 可選擇 3天數或 4日期二種為報表標題
結束日期 系統會自動帶出當天日期若不是可自行輸入欲查詢的結束日期
相關項目廠商基本資料進貨作業進貨退回作業進退貨資料統計表付款作業
應（收）帳齡分析表
意義此分析表是用來顯示各個客戶尚未付清的應收帳款其帳齡分佈在各個設定期間的統
計數據
操作方式請參照 應（付）帳齡分析表
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
開始客戶 可按 F10 開啟快速查詢視窗選擇欲查詢的開始客戶編號
結束客戶 可按 F10 開啟快速查詢視窗選擇欲查詢的結束客戶編號
帳齡種類 可選擇 1帳款日期或 2銷貨日期二種
報表標題 可選擇 3天數或 4日期二種為報表標題
結束日期 系統會自動帶出當天日期若不是可自行輸入欲查詢的結束日期
相關項目客戶基本資料出貨作業出貨退回作業出退貨資料統計表收款作業
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應收帳款
意義用來顯示某段時間內應收帳款的彙總資料報表
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
帳款種類 可選擇依 1客戶別或 2業務別做為應收帳款報表的依據
帳款日期區間 輸入欲查詢的起迄日期
統計客戶區間 可按 F10 開啟快速查詢視窗輸入欲查詢的客戶編號
統計業務區間 輸入欲查詢的業務編號
報表種類 可自行選擇共有明細表簡要表及應收總表三種報表
是否含前期未
收款之明細
若所查詢的日期區間之前仍有尚未收取的款項則可在此欄位中打ˇ就
可顯示前期未收款之明細
相關項目客戶基本資料產品基本資料員工基本資料出貨作業出貨退回作業出退
貨資料統計表
應付帳款
意義用來顯示某段時間內應付帳款的彙總資料報表
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
帳款種類 可選擇依 1廠商別或 2經辦人員別做為應付帳款報表的依據
帳款日期區間 輸入欲查詢的起迄日期
統計廠商區間 可按 F10 開啟快速查詢視窗輸入欲查詢的廠商編號
統計經辦區間 輸入欲查詢的經辦人員編號
報表種類 可自行選擇共有明細表簡要表及應收總表三種報表
是否含前期未
付款之明細
若所查詢的日期區間之前仍有尚未付清的款項則可在此欄位中打ˇ就
可顯示前期未付款之明細
相關項目廠商基本資料產品基本資料員工基本資料進貨作業進貨退回作業進退
貨資料統計
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票據
應(付)支票
意義可沖銷應付帳款中所有由支票給付的記錄節省會計人員作帳以便查詢核對廠商的
帳款
進入本功能後出現所有應付票據資料視窗以票據到期天數作為循序排列條件
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
開票日期 系統預設使用當天日期若不是當天日期可自行輸入開票日期
支票類別 支票的種類此處為應付支票
支票號碼 開立支票上的號碼
支票金額 開立支票上的金額
來源單號 輸入這張支票是要沖銷哪一張【付款作業】中的進貨單號
廠商編號 可按 F10 或 鍵開啟快速查詢視窗選擇所需的廠商編號
廠商名稱 廠商編號選定後會自動帶出該廠商名稱
到期日期 開立支票上的到期日期
兌現日期 這張支票預計何時會兌現的( 因有時票據的交換需時 1~3 個工作天金額
才能真正入帳)
票據狀態 目前票據的狀態有未兌兌現退票作廢領取及其他共六種
開票銀行 選取開立的支票銀行 若尚未設定請至【其他編號設定】中的銀行基本資料設定
銀行名稱 開票銀行選定後會自動帶出該銀行名稱
其他備註 補充上述欄位所未提到的
未兌支票總額 系統會自動統計所有未兌現的支票張數及總額
其它說明
支票簽回單
點選《列印》即可列印支
票簽回單若要更改表單
字頭字尾請參照 按鍵說
明
相關項目進貨作業已
過期支票付款作業
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應(收)支票
意義可沖銷應收帳款中所有由支票收款的記錄以查核客戶的帳款
進入本功能後出現所有應收票據資料視窗以票據到期天數作為循序排列條件
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
收票日期 系統預設使用當天日期若不是當天日期可自行輸入收票日期
支票類別 支票的種類此處為應收支票
支票號碼 應收票據上的支票號碼
支票金額 應收支票上的金額
來源單號 輸入這張支票是要沖銷哪一張【收款作業】中的出貨單號
客戶編號 可按 F10 或 鍵開啟快速查詢視窗選擇所需的客戶編號
客戶名稱 客戶編號選定後會自動帶出該客戶名稱
到期日期 應收支票上的到期日期
兌現日期 這張支票預計何時會兌現的 (因有時票據的交換需時 1~3 個工作天金額才
能真正入帳)
票據狀態 目前票據的狀態有未兌兌現 託收轉讓退票票貼及其他共七種
開票銀行 應收票據上開立支票銀行的帳號
開票銀行 應收票據上開立支票銀行的名稱
託收銀行 選取開立的支票銀行 若尚未設定請至【其他編號設定】中的銀行基本資料
設定
託收銀行 開票銀行選定後會自動帶出該銀行名稱
其他備註 補充上述欄位尚未提到的
其他操作方式與應付支票作業相同
相關項目 出貨作業收款作業已過期支票
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已過期支票
意義所有已過期的支票皆會轉入此視窗方便會計人員查詢核對
過期支票瀏覽列出所有過期支票（應收應付）可依需求排列如名稱開票日期兌
現日期銀行hellip等（本功能為整合上述rdquo應付rdquordquo應收rdquo二項支票作業所產生的資料
對照表）
註此處只能做查詢的動作並不能做新增或修改的動作
相關項目 應付支票應收支票
應(收)票批次兌現
意義可一次將單張或多張應收票據轉兌現並將兌現的支票轉入已過期支票中
按鍵說明
欄位名稱 欄位說明
全選 將所列出的支票全部選擇為要兌現的狀態
全不選 將所列出的支票全部選擇為要非兌現的狀態
兌現轉入過期支票 將已選擇的支票轉成兌現狀態並將支票轉入過期支票中
相關項目應收支票銀行存提作業
應(付)票批次兌現
意義可一次將單張或多張應付票據轉兌現並將兌現的支票轉入過期支票中
操作方式請參照 應(收)票據批次兌現
相關項目應付支票銀行存提作業
軟體使用教學手冊
51
應收票齡分析表
意義此分析表是用來顯示已收未兌現的應收支票其帳齡分佈在各個設定期間的統計數據
圖片左邊的日期區間可依使用者的喜好去設定設定
好後只需按【設定為預設值】鍵則每次進入系統時
依此設定統計
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
開始客戶 可按 F10 開啟快速查詢視窗選擇欲查詢的開始客戶編號
結束客戶 可按 F10 開啟快速查詢視窗選擇欲查詢的結束客戶編號
報表標題 可選擇 1天數或 2日期二種為報表標題
結束到期日 系統會自動帶出當天日期若不是可自行輸入欲查詢的結束日期
相關項目應收支票
應付票齡分析表
意義此分析表是用來顯示開立給各個廠商的未兌現應付支票其票齡分佈在各個設定期間
的統計數據
操作方式請參照 應收票齡分析表
相關項目應付支票
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52
第六章 庫存管理
期初開帳程序
1進貨
第一次使用時本系統時將基本資料建立完成後首先利用【進貨作業】將所有產品均做首
次進貨並且將已付款的進貨單據沖銷
註亦可利用庫存調整單將所有產品數量及成本鍵入或者利用盤點作業進行盤點後將盤點
量轉入現有量必須要注意的是若您選擇使用盤點轉入的方式系統將無法自動抓取產品成
本
2由產品基本資料中作期初開帳
至產品基本資料中按(Alt+F 鍵)將可以產生庫存的
期初開帳資料
按《確定》後將自動轉入期初
庫存日消耗異動表
意義驗證庫存量的正確性且可以將驗證後的正確量寫入現有量
(1) 當日消耗表列出查詢日期當天的庫存數量
變動情況用來驗證庫存量的正確性
(2) 逐日銷耗表列出前一次結轉日至查詢日期
當天的庫存數量變動情形用來驗證庫存量
的正確性另可將計算後的實際現有量寫入
帳面量(產品基本資料中的現有量)
軟體使用教學手冊
53
庫存月消耗異動表
報表意義列出查詢當月份的庫存數量變動情形用來驗證庫存量的正確性另可將計算
後的實際現有量寫入帳面量(產品基本資料中的現有量)並作轉入產生下月期
初量
使用時機每月底結束營業後或每月初開始營業前
操作方式
1)檢視庫存月銷耗表上的異動資料及現有量是否均正確當計算後存量與目前帳面存
量不符時會以黃色警示
2)確認無誤後按下 出現如下視窗再次確認
注意產品基本資料中的現有量將會被庫存月銷
耗 表 中 的 現 有 量 取 代因 此 請 謹 慎 使 用 結 轉 功 能
C)若產品進出異動量不正確請利用庫存調整單
做調整後重新執行步驟 A)~ B)
後記
庫存量又有問題了 怎麼都跟架上物品不符 相信大多數人都有這樣的心聲
很多使用者的觀念上總是認為庫存只要交給電腦來管理庫存量一定準確殊不知電腦軟體
有可能發生不可預期的結果(程式暇疵或使用中突然的斷電當機)或是產品管理不當導致失
竊或是破損或是產品擺設到不正確的位置都有可能使得電腦中的庫存量異常所以在庫存管
理中盤點變成了一項非常重要的工作
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庫存調整單
意義當帳上的庫存量與實際庫存盤點的結果不符時即可利用此功能來調整帳上的庫存量
及成本
在〈C進出貨〉選擇【C
庫存調整單】如圖可
按《新增》《修改》
《查詢》或《刪除》鈕
更動關於調整庫存的相
關資料
按《瀏覽》進入庫存調整
單據瀏覽
操作方法
庫存調整單中的「數量」欄位應輸入實際庫存量與帳面現有量的差異量
作庫存調整時若目前某產品在系統中的現有量為 10 個但實際上賣場中只剩 8個則在
數量的欄位中輸入-2即可將系統中的現有量調整為 8個
若使用者無進貨作業的動作卻想要統計出產品的銷售成本及利潤可直接在此處輸入產
品的成本或覺得目前系統中的平均成本不正確亦可自行修改
註盤點作業中若有盤差或盤盈時會自動產生一張盤點調整單
其他操作方式請參考基本操作方法
相關項目產品基本資料盤點作業
軟體使用教學手冊
55
盤點作業
意義盤點各倉的庫存量以便管理可避免庫存太多或不足節省公司無謂的支出
有關庫存量的準確性一直為各行各業及門市經營管理者所困擾即使使用電腦軟體一樣產生
庫存量不準確的情事皆因方法錯誤或關念的偏差導致
在庫存做盤點前有些前置工作若準備充足則可收事半功倍之致
A盤點的前置工作
1 貨架上物品的擺設是否整齊乾淨
2 貨架的分類是否明確並且標示清楚
3 待進貨瑕疵物品異常品是否與陳列區清楚區分
4 人員的物品熟悉度及教育訓練是否充足
B盤點實施要點
1 全面盤點(期初期末盤點)或循環盤點
2 盤點的開始時間及預計結束時點
3 人員編組及人力分派
4 列印盤點單(可利用盤點機)
5 盤點機轉入或人工鍵入盤點數量
6 列印盤點報告單(盤盈盤損表)
C檢討此次盤點作業及問題研究
在【F系統支援】選擇【盤點作業】的選項會出現最近一張單據
操作方法
1由盤點機盤點
新增一張盤點單將盤點量輸
入盤點機再按
鍵直接將盤
點機中的資料傳送到系統
中按下 鍵即
可完成盤點作業
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56
2由人工手動盤點
A)新增一張盤點單按《A盤點產品轉入》鍵選擇欲盤點的產品編號可依全部產品廠
商產品類別儲放位置產品編號及庫存數量共六種選擇方式選擇所需的產品或者用
《新增明細》的方式輸入要盤點的品項接著按下《F3存檔》
B)按下《F7列印》報表選擇為「盤點單」列印出盤點單由人工盤點並將盤點量寫在盤點
單上
C)進入盤點作業點選《修改》將盤點量輸入系統中按下《存檔》後再按《轉入現有量》
鍵即可完成盤點作業
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
盤點日期 系統預設使用當天日期若不是當天日期可自行輸入盤點日期及時間
盤點單號 通常輸入完盤點日期後按【Enter】鍵後系統會直接帶出盤點單號預設
盤點人員 輸入該筆資料的盤點人員
盤點備註 補充欄位中所不足的資料
盤點倉號 選擇欲盤點的倉號 (多倉版)
《 Alt+A 》盤點產品轉入
按 可針對特定部份產品或廠商選取所需
的盤點商品
1先選擇轉入依據
2輸入起始編號及結束編號
3按下《Y確定》便可將符合條件的產品加入到盤點單中
《 Alt+B 》盤點機輸入
按 可先由盤點機盤點再直接
將盤點機中的資料傳輸到系統中可節省再輸入一
遍的時間
轉入現有量
當盤點完後且已經將盤點數量輸入至系統中後此時可按 鍵將盤點量轉入現有量
且同時在【庫存調整單】產生一張盤盈盤虧單即可完成盤點作業
相關項目產品基本資料員工基本資料庫存調整單
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57
第七章 系統支援
密碼設定
意義本設定首重資料保全功能系統依使用者名稱及密碼選擇性的開放系統功能可確
保資料的隱密性預防一些重要資料外流而設定通行密碼可依特定人員使用密碼才能執
行
進入時需輸入您的使用者密碼才有權限進入密碼設定中去新
增或是修改此設計目的在於防止管理者離開時他人趁機擅自
修改帳號權限
新增 增加完使用者名稱及密
碼後再設定使用功能明細（打
ˇ者為開放本項功能）
成本顯示若沒有打ˇ則該使
用者進入後台時基本資料的產
品欄位成本相關欄位則不顯示
備份作業
意義將所有資料另存一份應注意不要備份在同一部硬碟（以免硬碟實體損壞）同時為
保障資料安全應自訂備份期間如每週三六各一次
選定備份的目錄位置按下《開始備份》
鍵後即可完成備份作業
建議您在備份的檔案名稱 Data 後再加上
備份日期以避免備份資料太多產生混淆
註選擇備份路徑時需注意資料夾的名稱
應避免為空白或包含特殊符號如
gtlt$hellip等
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資料重整
意義當系統在操作途中因發生停電不正常關機或硬體發生故障而故造成系統資料中異常
現象導致資料毀損可利用本功能做一資料維護
注意執行資料重整時務必讓其他工
作站或前後台離線
編碼更改
意義因本系統中所有基本資料的編號只要存檔後就不能做修改的動作故在此設立一
個修改編號的程式
註因為基本資料中的編號會跟進銷貨產生連動關係為保持舊有歷史資料的正確性所以
更改編號時須在此更改以保持資料的完整若您要修改基本資料時請先到【2備份作業】
做資料備份的動作避免系統在編修的過程中發生停電或不明原因當機而造成資料流失
操作方法
1選擇欲修改的編號之資料
庫有客戶廠商產品員
工及產品類別資料檔共 5種供
選擇
2用滑鼠或按 F10 在原編號的
欄位上選擇欲更改的編號
3直接在新編號的欄位上輸入
新的編號
4按下《確定更改》鍵即可
完成編號更改的動作
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59
系統顏色修改
意義覺得系統中預設的顏色不喜歡嗎想自創風格時可利用本功能修改畫面使用者可依
個人喜好修改使用的畫面其中必須注意的是修改畫面確定後按 Y 儲存設定 要先
離開本系統再重新進入本系統才能生效
若欲更換背景圖片圖
片格式可
為jpggifbmphellip
等檔案格式
改亂了可按系統預設
值變回原來樣式
行事曆管理
意義經常忘東忘西的寫在紙條上麻煩又不容易找利用本功能吧啟動系統時會提醒哦
操作方法
1 點選《新增》後輸
入事件日期時
間對象地點
事由事項的欄位
可註記細節事項
2 勾選事件提醒方
式若沒勾選便不
會出現提醒的訊
息
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60
名片簿管理
意義可將重要的電話或經常聯絡朋友記錄在此容易找尋又不會丟可分類還有多項
詳細資料欄位可供利用
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
名片分類 可點選 開啟客戶分類的快選視窗
電子信箱 若有輸入 E-Mail 帳號則按下 可直接連結至 Outlook 發送信件
其他備註 補充欄位中不足的說明或做為某些特殊資料註記
選擇發送簡訊功能時可自動帶入行動電話號碼
操作方法請參照 基本操作方法
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產品停用啟用處理
意義將產品基本資料中已經停產或停售長時間不使用的產品資料作停用處理可加快搜
尋的速度也增加盤點補貨等工作的效率若日後進貨時新進產品的條碼與停用產品
條碼相同時系統會出現警告訊息可直接將產品恢復續用
操作方法
1 產品停用
A)將欲停用的產品打勾勾選的品項會列在右上方的挑選清單列中確認後點選《停用》
停用的產品會列在下方的〈停售或停用之品項〉中
B)直接在產品基本資料中刪除的品項也會自動被系統列到停用產品中喔~
2 產品啟用
在欲恢復續用的產品上按一下滑鼠右鍵選擇《Y產品續用恢復》確認後該筆資料會
回復到產品基本資料中恢復續用的產品庫存量售價成本等均會歸零若要查看過去
的歷史進貨紀錄及銷貨分析請利用〈歷價〉及〈分析〉的功能
相關項目產品基本資料
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產品成本重算
意義若於系統使用時發生停電或當機或硬體故障情形而造成平均成本有異常之情形可
利用此作業將平均成本重算
可選擇年或指定月份計算確
定無誤時可利用寫入功能將
目前平均成本更新
若平均成本重算後有發生的情形則執行《W將計算之平均成本寫入》後必須利用 資
料偵錯 功能將異常的產品資料修復接著再到產品基本資料中利用〈歷價〉重新寫入成本
相關項目產品基本資料資料偵錯
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資料偵錯
意義藉由資料偵錯系統來偵測錯誤的資料再加以修復是屬於軟體異常控管的一項重要功
能有如 Windows 中的磁碟偵錯功能
操作方法
選擇客戶資料檢測編號是否重 覆及累積點數預收金額數值溢位等異常檢測
選擇銷貨資料檢測編號是否重覆及小計金額銷貨成本數值溢位等異常檢測且可將銷
貨成本以目前平均成本置換但此項功能需在已驗證過產品資料且無異常的情況下才能進
行
選擇廠商資料檢測編號是否重 覆及異常資料偵錯
選擇產品資料檢測編號是否重 覆及最近進價平均成本及售價數值溢位等異常檢測
選擇進貨資料檢測編號是否重覆及異常資料偵錯
選擇訂貨資料則會重新計算產品檔中的被訂購量
選擇倉庫資料重新分析產品檔及倉庫檔中的庫存關聯結構並自動將錯誤修復
以上各個資料檔檢測後若有異常情形出現只需按《自動修復錯誤》鍵即可完成資料偵錯
修復的動作
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用戶使用記錄
意義可記錄各用戶進入系統的日期及時間及使用哪個功能表做哪些動作避免在多人
使用狀況下無法查到資料修改或刪除是由何人做的
流量統計
依據系統登入用戶別統計各動作的操作次數
在桌面上建立捷徑
意義當桌面上安裝的捷徑不小心刪除或在一開始安裝軟體時沒有建立捷徑皆可利用此功
能輕鬆在桌面上重新建立捷徑再也不用擔心找不到執行路徑
操作方式
1輸入前台工作站號若是單機版則不需輸入
2直接點選《1建立後台管理捷徑》或《2建
立 POS 前台捷徑》就會在桌面上自動建立捷徑
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備份還原
意義當您發現銷售前台進入後出現錯誤代碼或存檔後交易紀錄無法存入時代表銷售資料
庫已經遭受毀損備份還原能夠幫助您將資料還原到您最後一次做備份的狀態
1 請先將執行資料備份並記下您的備份目錄位置操作方式請參照 備份作業
2 請放入安裝光碟重新安裝或至我們的網站 wwwhiposcomtw 下載試用版本（切記版
本必須相同）
註請確定所有工作站或前台均已離線且無其他軟體正在執行
無需移除原本的軟體直接執行安裝即可
3 請至[開始][程式集][叡鴻 Hipos 軟體系列]點選[備份還原]或至電腦中的 csalewin 中
點選 備份還原exe 如圖所示選取您的備份目錄位置後點選《S開始還原》即可
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第八章 附件 其他技術支援
報表格式修改
利用 HiPOS 軟體中的報表系統工具可以自行修改報表的格式
系統工具的開啟方式
1《開始》rarr《程式集》rarr《叡鴻 HiPOS 軟體系列》rarr《報表系統工具》
2到電腦 csalewin 資料夾中將〈系統工具exe〉點滑鼠左鍵兩下開啟
自訂列印紙張大小
開啟系統工具後選擇要修改列印格式的報表後將紙張規格分別填入高度寬度上邊界
左邊界即可
例如原本是 A4(290210mm)格式要改
成列印中一刀格式直接修改高度
140寬度 210 就可以囉~
修改報表內容
1開啟系統工具後先選擇要修改的報表再按《修改報表》
2若要修改報表內容的位置以滑鼠圈選要移動的範圍後以larruarrdarrrarr移動或直接以滑鼠拖
曳至您預定的位置即可
3若要修改或增加文
字則先點選 報表控
制項工具列 上的
一下接著點一下要
修改的文字或要新增
文字的位置即可編
輯文字
4修改完成後點選
左上角的《檔案》rarr
《儲存》
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自訂瀏覽視窗表格樣式
意義因為使用者的螢幕大小及解析度設定的不同在瀏覽視窗中難免發生表格橫向欄位太
大或太小導致於查看資料時的不方便HiPOS 提供了自訂表格樣式的功能讓使用者調整好
欄位後可以存檔方便日後查看
操作方法
1將滑鼠移動到要調整的欄位框上會出現 符號以滑
鼠拖曳即可調整欄位大小
2調整好後如圖在內容的任一位置上按一下滑鼠右鍵選擇《儲存表格樣式》若是儲
存後不滿意可以選擇《恢復預設值》
滑鼠右鍵功能選單
意義建立資料時若已經有其他檔案格式的資料存在方便
複製貼到 HiPOS 軟體中
在 HiPOS 軟體中當欄位為可編修狀態下時可以按一下滑鼠
右鍵便能呼叫功能選單(複製貼上剪下)
看完了使用手冊仍然無法解決您的問題嗎本公司提供了多元的諮詢管道
本公司網站技術支援httpwwwhiposcomtw 文件知識庫
電話諮詢07-7030898
傳真專線07-7032066
E ndash Mail Servicehiposcomtw
公司地址高雄縣鳳山市 830 埤北路 81 號
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庫存管理
基本庫存管理功能操作說明
標準作業流程
產品現有數量
產品基本資料中的現有數量欄位系統會自動依照進貨及銷貨統計並隨時更新產品現有量
因此為了保持現有量的正確性及產品成本的準確度請勿直接從產品基本資料的現有數量欄
位修改現有量
進貨作業
進貨時確實輸入正確的進貨量要留意進貨單位是否正確進貨及進貨退回時產品的庫存
量都會自動增減
庫存調整單(HiPOS-Light 版無此功能)
（一）使用時機
1 某產品的數量因毀損失竊hellip等非進貨及銷售而短缺或增加導致需要調整產品的現
有量時
2 由盤點作業中執行盤點量轉入現有量時若有差異量系統會自動產生一張庫存調整
單
（二）操作方式
1 進入【C進出貨】 rarr 【庫存調整單】
2 點選 【新增】rarr輸入日期單號經辦人員備註
3 點選 【新增明細】 rarr輸入【產品代號】
4 輸入【數量】是指實際數量與產品現有量的差異量例如 A產品實際量為 10 個產品
基本資料中的現有量為 8個兩者的差異量為 10－8＝+2數量的欄位輸入 2若 B產
品的實際數量為 15 個產品基本資料中的現有量為 20 個則差異量為 15－20＝-5
數量的欄位便輸入-5
5 點選【存檔】後產品現有量便會隨著調整
（三）附註
HiPOS-Light 版若平時發現產品數量有錯誤請直接利用【盤點作業】的轉入現有量功
能來調整產品的現有量
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庫存日消耗表
（一）當日消耗表列出查詢日期當天的庫存數量變動情況用來驗證庫存量的正確性
（二）逐日消耗表列出前一次結轉日至查詢日期當天的庫存數量變動情形用來驗證庫存
量的正確性另可將計算後的存量寫入帳面量(產品基本資料中的現有量)
（三）使用時機每日營業結束利用庫存逐日銷耗表檢驗庫存正確性
庫存月消耗表
（一）報表意義列出查詢當月份的庫存數量變動情形用來驗證庫存量的正確性另可將
計算後的實際現有量寫入帳面量(產品基本資料中的現有量)並轉入產生下月期初量
（二）使用時機每月底結束營業後或每月初開始營業前
（三）操作方式
1 檢視庫存月消耗表上的異動資料及現有量是否均正確當計算後存量與目前帳面存量
不符時會以黃色警示
2 確認無誤後按下 出現如下視窗再次確認
盤點作業
（一）盤點前置作業
1 貨架上物品的擺設是否整齊乾淨
2 貨架的分類是否明確並且標示清楚
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3 待進貨瑕疵物品異常品是否與陳列區清楚區分
4 人員的物品熟悉度及教育訓練是否充足
（二）操作方式
1 進入【F系統支援】rarr【盤點作業】rarr【新增】rarr輸入日期單號盤點人員備註
2 在【產品代號】輸入要盤點的產品rarr【存檔】rarr【列印】選擇【盤點單】
3 進行人工盤點工作
4 進入【盤點作業】rarr【修改】rarr在【盤點數量】輸入實際盤點數量rarr【存檔】
5 選擇【轉入現有量】即可將盤點量轉入到產品基本資料中的現有量
（三）操作秘訣
2 利用【新增明細】可一項項將要盤點的產品輸入
3 利用【盤點產品轉入】可以選擇一次將所有產品輸入或者依照廠商別產品類別儲
放位置產品編號輸入
4 務必確實將盤點量輸入盤點單的「盤點數量」欄位中盤點數量請勿輸入負數
（四）盤點要點
1 全面盤點及循環盤點除了期初或期末的全面盤點之外應固定每隔一段時間做循環
盤點循環盤點可以依照產品類別儲放位置或者產品編號等等例如固定每個月作
一次循環盤點第一個月盤點第一排貨架的商品第二個月盤點第二排貨架的商品
2 盤點時效盤點開始到盤點結束的時間盡量不要超過預定時程為了防止盤點錯誤應
避免盤點期間同時進貨銷售盤點完畢應即時將盤點量轉入現有量
3 盤點差異量軟體系統中的現有量欄位嚴格來說是帳面上的產品數量而盤點量則是
實際庫存的數量軟體操作過程有疏失產品瑕疵失竊及盤點錯誤等許多因素均
可能導致帳面上的數量與實際庫存不符的情況因此有盤差是可以被接受的但若差
異量太大時管理者便應觀察是哪個環節出了問題
軟體使用教學手冊
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上線一段時間後初次執行盤點作業或庫存日月銷耗表
說明
1過去進貨或庫存有異時均直接修改產品現有量
2使用一段時間後才執行庫存月銷耗表結轉
3更新版本或重新安裝執行資料備份還原或者它系統資料轉檔匯入
上述情況可能會發現期初量都是 0以致計算後存量與帳面存量產生極大的誤差
作業流程
期初開帳作業
（一）使用時機
1 初次使用者
2 已經上線一段時間的使用者
3 更版或重新安裝系統後執行備份還原的使用者
4 產品現有量正確而庫存日月銷耗表中的現有量完全不對者
（二）操作方式
1 進入【A基本資料】rarr【產品基本資料】確認產品現有量均為正確的數量
2 按【Alt+F】開啟庫存量期初開帳作業視窗rarr選擇「轉入期初月份」rarr【確定】
3 此一動作可以根據產品基本資料中的現有量去重新計算出庫存日月銷號表中的現有
量並且反算出期初量
軟體使用教學手冊
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常見 QampA
產品基本資料中的現有數量與實際庫存量不符合
1 僅有少數幾項產品的庫存量不符時可利用「庫存調整單」做調整
2 多項產品的庫存量不符時利用「盤點作業」並將盤點量「轉入現有量」
3 每日營業結束時可利用「庫存逐日消耗表」核對產品庫存量並將正確量寫入現有量
4 檢視產品-進出異動表可查明是否有單據數量錯誤
產品現有量不會隨銷售或進貨變動
1 執行資料重整
2 檢查前台 Alt+F5 銷售記錄是否正常若銷售存檔後無銷售紀錄或者銷售明細僅有時間及
金額代表資料庫已經損壞
3 檢查銷售及進貨時的產品編號是否一致
4 檢查產品基本資料中產品是否有重複建檔換言之相同的產品名稱是否有兩個不同的
產品編號
庫存日月消耗表中的期初量為零導致統計後的現有量錯誤
1 發生原因沒有將上月底的庫存作結轉寫入本月期初
進入【庫存月消耗表】rarr列印年月輸入上個月份rarr執行結轉
2 發生原因Ⅰ曾經從產品基本資料中的現有量欄位直接修改數量
Ⅱ更版或備份還原後沒有執行期初開帳的動作
進入產品基本資料執行【Alt+F 期初開帳作業】
3 當月底營業結束時請檢視庫存月消耗表核對庫存量並執行結轉的動作將正確量寫入現
有量及寫入次月期初量
庫存日月消耗表中的調入量與實際調整的數量不符合
1 發生原因盤點作業轉入現有量時重複執行轉入現有量的動作
2 進入【庫存調整單】rarr點選【瀏覽】尋找備註中盤點轉入單號重複的資料
3 刪除重複的調整單即可
利用盤點量轉入現有量卻發現某些產品仍然與實際庫存量不符合
1 發生原因 盤點數量錯誤
盤點作業中盤點數量輸入錯誤
營業時間進行盤點工作盤點後到轉入現有量的過程中產品銷售出去而未作
調整
2 利用「庫存調整單」調整現有量
3 HIPOS-Light 版利用「盤點轉入現有量」作調整
軟體使用教學手冊
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已經將盤點量轉入現有量之後發現盤點時數量點錯
1 利用「庫存調整單」調整現有量
2 HIPOS-Light 版利用「盤點轉入現有量」作調整
連續數月都有做庫存月消耗結轉但庫存月消耗中某些產品的現有量卻總是有誤差
1 發生原因每個月結轉的時間點有誤
2 進入【庫存月消耗表】rarr列印年月輸入本月份rarr列印出該張報表或記下該報表的ldquo期初
量rdquo
3 重新進入【庫存月消耗表】rarr列印年月輸入上一個月份
4 比較本月份的ldquo期初量rdquo及上個月份的ldquo現有量rdquo是否相同若上個月份的現有量比本月
份的期初量少代表上一個月結轉之後仍有作銷售或調整
例如430 下午 200 做結轉將正確量寫入下月期初（產生 5月份的期初量）但是 430
下午 300 又陸續作了銷售或調整庫存量
5 做法
盤點機盤點時架上無庫存的 產 品 會 漏 盤
新增盤點單時選擇【盤點產品轉入】將全部產品轉入並將【盤點數量】全部修改為 0
將盤點機中的資料轉入該盤點單存檔後將盤點量轉入現有量
4 月
5 月份
軟體使用教學手冊
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選購模組功能簡介
簡訊 SMS 發送模組
SMS 簡訊發送功能透過網際網路直接由 HiPOS 軟體系列中發送簡訊至客戶的行動電話能夠達
到迅速確實即時傳遞訊息及行銷的效益
HiPOS 門市及進銷存 v6 以後都可使用免申請儲值後馬上開通
功能特色
1 低廉的發送費用
一般使用手機發送簡訊每通大約 $25~ 35 之間使用 HiPOS SMS 每通只要 11~13 之
間足足省了 50
2 搭配 HiPOS 軟體分析有效客戶發送
利用 HiPOS 的各項統計如累積點數已購商品累積消費金額生日等等的各項數
據做有效的簡訊廣告行銷並且會自動過濾重覆的電話及統計發送的通數
應用 1 生日到時發送祝賀簡訊並告知來電優惠方案
應用 2 廠商新商品推出時可過濾已購買同類商品的客戶清單做簡訊廣告發送hellip更多應用
等你來發掘
3 大量簡訊發送
除了對單一客戶發送簡訊外大量發送簡訊的功能可同時對多個客戶行動電話號碼發送簡
訊
4 簡訊發送時效性佳
簡訊發送後正常情況下約 3~10 秒鐘就可即時將簡訊傳送到客戶手機重要訊息不怕客戶
收 不 到 若 因 故 對 方 無 法 接 收 將 會 自 動 重 發 直 至 發 送 成 功 或 滿 24 小時止
5 常用訊息片語編輯
「常用訊息」功能可以編輯儲存常用的簡訊內容可以加快編寫簡訊的速度
6 預約發送
可自定要發送的時間時間到才發送簡訊更有效率的廣告效益
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單一簡訊發送
在會員基本資料廠商基本資料員工基本資料中
按下 即可發送簡訊
大量簡訊發送
﹝統計報表﹞rarr﹝C會員郵寄標籤大量簡訊﹞依照
條件選擇要發送簡訊的對象後點選《S發送簡訊》
即可將簡訊發送到所選擇的對象
軟體使用教學手冊
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業】中便會自動帶出業務員的編號
E-Mail 若有輸入客戶的E-Mail帳號則按下 可直接連結至outlook發送信件
請款方式 可區分是屬於現金或月結的交易方式以便日後當成應 收帳款查詢之過濾
條件
帳款日 輸入客戶的結帳日期在【出貨作業】 及【訂貨作業】中便會自動帶出結
帳日期以便日後當成應收帳款查詢之過濾條件
出貨額度 輸入對該客戶所允許的帳款信用額度超額系統會自動警示
預收餘額 收款作業中取用預收款後所剩於可用的餘額系統會自動帶入與【收款
作業】相關
使用售價 依不同種類的客戶而設定不同之售價對應產品基本資料中的標準售價
售價 2~5共有五種售價可供切換
網站位址 若有輸入客戶的網站位址則按下 可直接連結至該網站
其他備註 補充欄位中不足的說明或做為某些特殊資料註記
特項功能說明
《 Alt + A 》客戶銷售分析
可以針對某一位客戶做所購買的產品購買總量購買總額的分析
輸入時段即可如 900101sim
901119(由此可知其在
900101sim901119 這期間所
購買的產品購買總量購買總
額依銷貨總額作排序)
記要
另外在此項功能中尚有一項貼心的服務按下《記要》鈕可記錄一些除了業務上以外的事
物
SMS 簡訊發送
客戶基本資料中選擇 或是在聯絡人電話後選擇 可以對該手機號碼發送 SMS 簡訊
注意使用 SMS 簡訊功能需先進行帳號開通及簡訊儲值
相關項目 出貨作業出貨退回作業出退貨資料統計訂貨作業訂貨資料統計收款作業應
收帳齡分析表應收支票應收票齡分析表
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21
員工基本資料
意義基本資料薪資明細聯絡電話及進銷貨中的人員代碼設定
操作方式同如 會員基本資料 設定
列印員工清冊
在員工基本資料中按《F7列印》可瀏覽並列印員工清冊
相關項目進貨作業進貨退回作業出貨作業訂貨作業報價作業員工業績統計表庫
存調整單
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22
其他編號設定
意義其他基本資料的輔助視窗設定一次補足以後只要開啟輔助視窗選入即可另外
也可以開啟輔助視窗時再臨時新增
1 在〈A基本資料〉選擇《5其他編號設定》
選項如圖所示
2 選擇欲設定的項目後按《Y確定》
3 詳細操作方式請參照 產品分類產品單
位設定 輔助視窗設定及選用
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
產品分類設定 產品分類設定完後只需按 F10 開啟視窗查詢而不需每次再輸入
一次此項資料在【產品基本資料】有相關聯
產品常用單位設定 產品常用單位設定完後只需按 F10 開啟視窗查詢而不需每次再
輸入一次此項資料在【產品基本資料】有相關聯
銀行基本資料設定 輸入往來銀行的基本聯絡資料此項資料在【銀行存提作業】有相
關聯
客戶分類設定 客戶分類設定完後只需按 F10 開啟視窗查詢而不需每次再輸入
一次此項資料在【客戶基本資料】有相關聯
常用片語設定 可設定常用收支及其它三種不同的常用片語此項資料在【現金
日記帳】有相關聯
倉庫編號設定 此設定適用於多倉版此項資料在【調撥作業】有相關聯
軟體使用教學手冊
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系統參數設定
意義在使用系統前請先將貴公司的相關基本資料及系統操作等必要的環境參數設定好
以便日後在各項作業中能夠順利進行 軟體更具彈性以符合不同使用者的習慣
當您輸入完基本資料後在貨單抬頭上就會有貴公司的(公司名稱電話傳真公司地址)
顯示反之則貨單抬頭上將沒有貴公司的資料
欄位說明
1 系統參數
欄位名稱 欄位說明
廠商查詢預設索引 預設廠商基本資料中查詢索引
產品查詢預設索引 預設產品基本資料中查詢索引
會員生日警告天數 進入系統會員生日提醒的提前天數
報表預設輸出方式 若已經有連接印表機系統會自動連結
是否使用注音簡碼 若是請選擇Y反之則N
成本計算方式 共有三種計算方式可依使用者的需求去設定
是否自動切換輸入法
輸入資料時電腦會自動更改輸入法例如輸入會員姓名或產
品名稱時則電腦會自動變更為注音輸入法或者是倉頡輸入
法可方便銷售者的使用而不須再做變更輸入法的動作
統計報表列印習慣 有三種報表輸出方式可依使用者的需求去設定
產品自動編號位數 最高 14 碼 (產品編號 分類+流水號)
是否隨解析度調整字形大小 螢幕解析度該改時是否自動調整視窗大小
解析度的放大倍數 隨解析度調整字形大小時所要放大的倍數
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2 銷售前台參數 POS 銷售前台的參數設定進銷存不受影響
欄位名稱 欄位說明
銷售前檯成本開放 設定開放前台的成本權限如果不開放（不打勾）的情形下
前台作業（銷售時）不可使用與成本有關之按鍵
產品查詢預設索引 前台銷售時按 Ctrl+Enter 查詢產品的預設索引
自動開啟會員視窗 若經營型態為會員制可設定為 Y 則自動代入會員查詢視窗
代入電話區碼
銷售前檯使用《會員查詢》時會直接帶入系統參數設定的電
話區域號碼方便快速輸入
本欄空白時預設欄位是停留在客戶編號而非聯絡電話
是否使用 VIP 價 若開放使用 VIP 價則 VIP 會員購物即可以 VIP 價格購得若
不開放則 VIP 會員就如同一般的零售購物價格
是否使用會員價 若開放使用會員價則客戶可使用會員價購得若不開放則
會員只能用一般的零售價購得
銷售累積點數(元)
銷售累積點數(點)
設定銷售時要累積的點數比值 如 1 元 1 點且在【產品基本
資料】中的計算點數需要勾選才能計算點數
是否自定產品積點 若開放為 Y 則以上的點數比值自動失效積點值則取決於【產
品基本資料】中的產品積點
存量警告方式 選擇現有量低於設定的值時在銷售前台會有不同的顏色(黃
色)警示可搭配前台的即時叫貨使用
客戶電訪設天數 在前檯銷售中叫出會員資料後按【Alt+D】呼叫電訪預約時
的互動日期會以今天日期加上此欄天數為預設日期
電訪記錄保留天數 設定要保留的電訪預約記錄天數過期後自動刪除
銷售完自動列印發票 若在銷售完後要列印發票則設定Y
銷售後登入員工代號 銷售完畢必須登入員工代號用於電腦不足且多銷售人員時
必須先登入員工代號 使用銷售前台是必須先登入員工代號用於單人單銷售前台
可否銷售中更改員工代號 用於單人單銷售前台
發票剩餘幾張時警告 若設定為 5張時則在銷售前檯中當使用剩餘 5張時則電
腦便會出現警告訊息提醒使用者該準備請領發票
銷售資料刪除密碼 設定前檯刪除銷售資料的密碼
強制輸入收款金額 設定前台銷售完畢強制輸入實收現金才能結帳存檔
結帳時播放聲音 設定結帳時是否播放聲音
單筆_銷售最大數量 設定單筆銷售最大的數量
單筆_銷售最大單價 設定單筆銷售最大的單價
關閉前台之查帳功能 設定為〝Y〞時前台將無法使用查帳功能
關閉前台之交班功能 設定為〝Y〞時前台將無法使用交班功能
銷售前台禁止更改單價 若不想讓銷售員在前台更改單價則此處設定 Y
銷售前台禁止金額折扣 若不想讓銷售員在前台作金額折扣則此處設定 Y
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銷售前台禁止總計折數 若不想讓銷售員在前台作總數折扣則此處設定 Y
銷售前台禁止單筆折數 若不想讓銷售員在前台作單筆折數則此處設定 Y
銷售完自動列印(收據) 若想銷售完後自動列印收據則此處就設定 Y
毛利率高於多少(綠色)警告 前台銷售時該產品名稱會以綠色底色提醒
毛利率低於多少(紅色)警告 前台銷售時該產品名稱會以紅色底色提醒
菸酒健康捐 設定產品售價中包含的菸酒健康捐金額
3 進出貨參數
欄位名稱 欄位說明
發票稅率 5 設定 005
進出貨單是否列印金額 若選擇Y則進出貨單就會有金額而不需每次手動做更改
進出貨列印習慣 可選擇 1預視或 2直接列印
票據警告天數 進入系統提醒應付或應收票據的提前天數
進貨預設稅別 於進貨單作業的稅別中自動代入設定值空白鍵切換設定值
出貨預設稅別 於出貨單作業的稅別中自動代入設定值空白鍵切換設定值
維修預設稅別 於維修作業的稅別中自動代入設定值空白鍵切換設定值
貨單是否套表列印 設定貨單列印時是否套表
出貨成本是否顯示 此參數對於 v5 以後版本不發生作用
出貨價格策略 可設定為預設售價或上次售價二種若設定預設售價則每次
出貨電腦會自動擷取預設售價而不需再輸入一次
進貨價格策略 可設定為平均成本上次進價或最低進價三種若設定為平均
成本則每次進貨電腦會自動擷取平均成本做為進價
數量__小數位數 可決定系統中數量欄位顯示小數的位數
單價__小數位數 可決定系統中單價欄位顯示小數的位數
合計__小數位數 可決定系統中合計欄位顯示小數的位數
其他__小數位數 可決定系統中其他欄位顯示小數的位數
數字 3位一撇 設定為Y時數值顯示如「5500000」
貨單紙張寬度(mm) 設定貨單紙張的寬度(預設為中一刀 210mm)
貨單紙張高度(mm) 設定貨單紙張的高度(預設為中一刀 140mm)
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4 POS 週邊參數
欄位名稱 欄位說明
設定錢櫃連接至電腦主機的阜口或錢櫃連接至發票列印機的阜口可
按空白鍵切換選項
錢櫃連接阜 錢櫃連接至電腦【RS】rarrRS232 介面【COM】rarr型號 CR3104【PRN】
rarr列表機連接阜
錢櫃連接發票機【POS】rarr型號 CR3101【UDF】
設定價格顯示器連接至電腦主機的阜口可按空白鍵切換選項 價格顯示器連接阜
【COM】rarr型號 PD71007200 系列【WDP】rarr型號 WD304
盤點機型號 設定盤點機的型號可選擇 1 CPT-711 或 2 PT600
盤點機連接阜 設定盤點機連接至電腦主機的阜口
設定條碼列印機的型號可按空白鍵切換選項
條碼列印機型號 【Z-S300】【Z-S400】【ZEBRA】rarrZebra 廠牌型號
【CLEVER】【TTP243】rarr型號 Clever TTP243
【OTHER】rarr其他
條碼列印機連接阜 設定條碼列印機連接至電腦主機的阜口
發票列印機（兩聯式） 設定發票列印機的型號可按空白鍵切換選項
發票列印機（三聯式） 【CHN】rarr型號 PP2020【POS】rarr三聯式發票機
【WPS】rarr型號 WP-103S
收據列印機 設定收據列印機的型號可按空白鍵切換選項
條碼機連接的工作站號 若要從進貨單中列印條碼後台工作站號須與條碼機工作站號一致
註1一般電腦主機的連接阜口只有 1~2 個建議選購擴充卡以提高穩定性
2由於 POS 的相關硬體週邊繁多若有 POS 週邊設定問題請洽詢本公司
3POS 周邊均有指定型號若您所使用的非本公司指定之型號不保證其相容性
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第四章 進出貨
進貨
進貨作業 意義商品進貨輸入轉入產品現有量中並計算相關成本產生應付帳款
在〈C進出貨〉中選擇〈1進貨作業〉進入後所出現的是日期最近的一張進貨單據如
左圖所示
按【瀏覽】可看所有進貨單明細
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
進貨日期 系統會直接帶出當天的日期若不是當天的進貨則請自行輸入正確的進貨
日期
進貨單號 通常輸入完『進貨日期』按【Enter】鍵後系統會直接帶出『進貨單號』
預設採用進貨日期 + 流水號共 10 碼
廠商編號 按【F10】鍵開啟查詢視窗請確實輸入本公司是向哪一家廠商進貨此項資
料在【6付款作業】有相關聯
發票號碼 若此張進貨單是有稅額的則需輸入發票號碼若沒有發票則無需輸入
原始單號 可輸入廠商進貨時的原始進貨單號方便日後查帳時可直接查詢廠商的進貨
單號
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經辦人員 輸入此張進貨單是由哪位員工建檔
取用預付 從已經付給廠商的預付款中沖銷該筆帳款此項資料在【6付款作業】有相
關聯注意若取用預付所輸入的金額大於預付餘額時超出的金額將累加
到該張進貨單的未付金額
倉號 選擇進貨的倉號（倉庫）適用於多倉版
帳款日期 在【廠商基本資料】中若已有設定帳款日在此處會自動帶出帳款日期此
項資料在【6付款作業】有相關聯
稅別 在【廠商基本資料】中若已有設定稅別在此處會自動帶出其稅別或可自
行切換其他稅別的計算方式
稅前金額 進貨單中未含稅額的小計金額
已付金額 指已付給廠商的「訂金或金額」
折扣金額 廠商給予的折扣金額
未付金額 即〔稅後總額 - 已付金額 - 折扣金額〕
稅後總額 即〔稅前金額 + 營業稅〕
貨單備註 補充欄位中不足的部份或做為某些特殊資料註記
新增進貨單
步驟 1 單身建立
按 新增 鈕或 Insert 鍵出現一張新空白單據填入各項必備資料
步驟 2 建立進貨品名細項
按 鈕加入所進貨產品的項目進貨產品多樣時亦可用 一次勾選
產品編號可輸入產品編碼原廠料號產品條碼 系統會自行轉成產品編號 亦可採用條
碼閱讀機輸入鍵入單價及數量若有接條碼機可一併輸入預列印的條碼張數之後核對稅
前金額及稅後總額無誤後按存檔鍵將該筆進貨單存入
進貨單據修改
按快速鍵 Enter 或 修改 鈕若有必要再針對某一張單據作修改（或加入一筆資料）的話
可移動光棒至欲修改的單據後按 Enter 進入修改狀態後如同建立進貨單之方式建立即可
註 已付款沖帳之單據不可修改若須修改必須進行反沖帳後才能更改單據
歷史記錄
按 可將該進貨廠商所有的歷史進貨單據列出來在修改或新增的模式下按 Enter
鍵可取回再針對差異部份進行修改
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單品比價
按 可查看指定的單項產品的進退貨記錄及各廠商比價記錄該項產品的歷史進退
貨日期單價數量金額及廠商hellip等資料均會顯示出來並且將最低價與最高價之供應商
供應價格及平均成本列出來也可重新計算平均成本選擇是否將成本寫入產品或將最低價
廠商成為主供應商
產品新增
若進貨單中有新進產品時可按 新增產品進入產品基本資料新增的畫面請參照 產
品基本資料設定
庫存查詢
按 可查詢目前的庫存量避免庫存量過多的情形
條碼列印
按條碼列印可列印該筆進貨單中有輸入條碼張數的所有產品條碼
單據列印《F7》
操作方式請參照 基本功能指引
相關項目廠商基本資料產品基本資料系統參數設定應付支票付款作業
進貨退回作業
〈2進貨退回作業〉與上述〈1進貨作業〉的操作方法略同故不重述
相關項目廠商基本資料產品基本資料系統參數設定應付支票付款作業
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進退貨資料統計
意義可直接在此項功能表中查詢進貨及退貨的詳細情形而不必再到【1進貨作業】或【2
進貨退回作業】中個別查詢可節省使用者的時間
1 在【C進出貨】選擇【3進退貨資料統計】選項後所出現的畫面如下圖
2 可依使用者的需要去設定所要查詢的時間廠商進貨退貨已付款未付款及全部
可單獨查詢一家或者是一次查詢多家做為付款對帳單與付款作業有相關聯
列印報表可選擇進退貨資料簡表進退貨資料
明細表進退貨資料總表共三種報表
相關項目進貨作業進貨退回作業
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進貨採購建議
意義採購建議書為針對自定的需求讓系統作一庫存的統計擬定一份最精確的採購建議
書或訂購單
操作方法
1在〈C進出貨〉選擇〈4進貨採購建議〉如圖所示
2設定所欲查詢的條件後按《Y確定》即可
條件設定
查詢指定廠商現有產品庫存量lt=安全存量之品項
查詢指定廠商現有產品庫存量lt=請購點之品項
查詢指定廠商的所有產品全部列出
查詢指定廠商產品被訂購量gt=現有量之品項
查詢指定廠商產品全部訂購保留量gt0 之品項
可再設排列方式如依產品編號名稱存量價格等再選擇由排大到小或由小排到大
查詢單一廠商時廠商編號起訖部分輸入同一個編號即可或者不輸入表示要全部的資料
註
產品比價請參照【產品基本資料】中歷史進價記錄有詳細說明
若確定要列印報表則需要先勾選所需的產品編號可一次勾選單一項產品或按《全部選擇》
勾全部產品若都不需要則可按《全部不選》取消先前所勾選的產品欄位
勾選好欲列印的產品後按《列印》鍵列印報表中可選擇產品採購建議表或產品訂購單二
種報表
相關項目廠商基本資料產品基本資料 進貨作業
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調撥作業 多倉版
意義此功能只有在系統設定使用「分倉」的管理模式時才能輸入資料其用途是做不同倉
庫間貨品的調撥
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
調撥日期 通常一開始系統會先直接帶出當天的日期若不是當天的調撥則請自
行輸入正確的調撥日期
調撥單號 通常輸入完『調撥日期』按【Enter】鍵後系統會直接帶出『調撥單號』
預設採用調撥日期 + 流水號
經辦人員 輸入此張單據的經辦人員
撥出倉號 選擇是由哪一個倉庫撥出的
調入倉號 選擇要調入哪一個倉庫
貨單備註 補充欄位中不足的部份或做為某些特殊資料註記
相關項目銷售前檯產品基本資料其他編號設定進貨作業進貨退回作業
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報價
意義客戶下訂單或出貨前需要先做報價動作時即可利用此功能將待日後可直接轉成
訂貨單
在〈C進出貨〉選擇〈D報價作業〉進入後所出現的是日期最近的一張訂貨單據
如下圖所示
操作方式請參照 進貨作業
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
報價日期 通常系統會直接帶出當天的日期若不是當天的報價則請自行輸入正確的
報價日期
報價單號 通常輸入完『報價日期』按【Enter】鍵後系統會直接帶出『報價單號』
預設採用報價日期 + 流水號
客戶編號 請確實輸入此張報價單是出給哪個客戶可按 F10 開啟客戶選擇視窗此項
資料在〈訂貨作業〉有相關聯
交貨日期 輸入預計的交貨日期
交貨方式 預計的交貨方式可下拉選單方式選取
經辦人員 在【客戶基本資料】中若已有設定業務歸屬在此處會自動帶出業務代號
若沒有設定請自行輸入經辦業務代號
稅前金額 報價單中未含稅的小計金額
稅 別 在【客戶基本資料】中若已有設定稅別在此處會自動帶出其稅別或可自
行切換其他稅別的計算方式
稅後總額 即[稅前金額+營業稅]
折扣金額 給予客戶的折扣金額
貨單備註 補充欄位中不足的部份或做為某些特殊資料註記
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特項功能說明
歷史記錄
瀏覽該客戶的報價訂貨紀錄可開啟《F2 查詢》快速查詢某一筆資料《Ctrl+C》可以拷
背瀏覽的單據內容到目前新增的報價單中
單品歷史
查看單品的所有報價訂貨出貨的歷史記錄
庫存查詢
即時查詢該項產品的庫存量
採購建議
在報價作業時需要查看某項商品的進貨計錄時可按 查看歷史進價及各廠商比價
記錄詳細資料
轉訂貨單
確認訂貨內容同本張報價單時可按 將此張報價單直接轉成訂貨單
多選輸入
可一次勾選多項產品到報價單中加快作業速度
報價單轉 Excel 格式 選擇〈F7列印〉如圖所示按《F6轉 Excel》即可將報價單轉成 Excel 檔
相關項目客戶基本資料產品基本資料訂貨作業
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訂貨
訂貨作業
意義客戶不需要立即拿到商品或是目前倉庫中並無此商品存貨則就可先在此處輸入客
戶訂貨單待日後再行轉出貨
進入本功能後所出現的是日期最近的一張訂貨單據如下圖所示
按『瀏覽』可瀏覽所有的訂貨單據詳細操作方式請參考 報價作業
若訂單未轉出貨每次進入系統時會先顯示【未交貨訂單資料提示】
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欄位說明
欄位名稱 欄位說明
訂貨日期 通常系統會先直接帶出當天的日期若不是當天的訂貨則請自行輸入
正確的訂貨日期
訂貨單號 通常輸入完『訂貨日期』按【Enter】鍵後系統會直接帶出『訂貨單號』
預設採用訂貨日期 + 流水號
客戶編號 請確實輸入本張訂單是由哪一家客戶所訂此項資料在【出貨作業】裡
有相關聯
交貨日期 輸入預計出貨的日期
交貨方式 預計的交貨方式可下拉選單方式選取請確實輸入
經辦人員 在【客戶基本資料】中若已有設定業務歸屬在此處會自動帶出業務代
號若沒有設定請自行輸入經辦業務代號
倉號 輸入預計是由哪一個倉庫出貨此功能僅用於多倉版
來源單號 輸入這張訂貨單是以哪一張報價單號內容為依據可按【F10】開啟快速
查詢視窗直接挑選報價單號及產品明細
稅前金額 報價單中未含稅的小計金額
稅 別 在【客戶基本資料】中若已有設定稅別在此處會自動帶出其稅別或
可自行切換其他稅別的計算方式
稅後總額 即[稅前金額+營業稅]
折扣金額 給予客戶的折扣金額
預收金額 輸入向客戶預收的貨款金額
未收金額 即﹝稅後總額－預收金額﹞
貨單備註 補充欄位中不足的部份或做為某些特殊資料註記
特項功能說明
歷史單據轉入訂單
直接將過去的報價單或訂貨單據內容明細轉入到目前新增的訂貨單中
操作方法
1在【來源單號】的欄位按《F10》開啟轉入單據瀏覽視窗
2以滑鼠或鍵盤uarrdarr鍵挑選要轉入的單據後按《Enter》
3勾選要轉入的品項後按《Y確定轉入》即可
軟體使用教學手冊
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轉出貨單
確認出貨內容同本張訂單時可按 可將此張訂單直接轉成出貨單
訂貨單轉 Excel 格式 選擇〈F7列印〉如右圖所示按《F6轉 Excel》即可
相關項目客戶基本資料產品基本資料報價作業出貨作業
訂貨資料統計 意義查詢客戶訂貨及交貨情況 可依使用者的需要去設定所查詢時間客戶交貨日期已交貨未交貨及全部可單獨查詢一家或
者是一次查詢多家做為客戶訂貨交貨的依據
操作方式同進退貨資料統計
相關項目客戶基本資料產品基本資料出貨作業訂貨作業
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出貨
出貨作業
意義商品出貨輸入存檔以便查詢送貨量與應收客戶帳款
進入本功能後所出現的是日期最近的一張出貨單據如下圖所示
操作方法請參照 基本功能指引
按『瀏覽』可瀏覽所有的出貨單據
軟體使用教學手冊
39
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
出貨日期 通常系統會直接帶出當天的日期若不是當天的出貨則請自行輸入正確
的出貨日期
出貨單號 通常輸入完『出貨日期』按【Enter】鍵後系統會直接帶出『出貨單號』
預設採用出貨日期 + 流水號
客戶編號 請確實輸入本公司是出貨給哪一家客戶此項資料在【收款作業】中有相
關聯
發票號碼 若此張出貨單是有稅額的則需輸入發票號碼若沒有發票則無需輸入
交貨方式 可以下拉選單方式選取請確實輸入
業務人員
在【客戶基本資料】中若已有設定業務規屬在此處會自動帶出業務代號
若沒有設定請自行輸入經辦業務代號此項資料在【員工業績統計表】
有相關聯
訂單號碼 由訂貨單中轉至出貨單的訂單號碼在訂單作業中有詳細的說明
取用預收 對於有預收貨款的客戶直接從預收的金額中支付本筆貨款
倉號 可設定是由哪個倉庫出貨僅限用於多倉版
帳款日期 在【客戶基本資料】中若已有設定帳款日期在此處會自動帶出帳款日期
此項資料在【收款作業】有相關聯
稅前金額 出貨單中未含稅額的小計金額
稅別 在【客戶基本資料】中若已有設定稅別在此處會自動帶出其稅別或可
自行切換其他稅別的計算方式
稅後總額 即〔稅前金額 + 營業稅〕
折扣金額 給予客戶的折扣金額
已收金額 指已向客戶收的「訂金或金額」
未收金額 即〔稅後總額 - 已收金額 - 折扣金額〕
貨單備註 補充欄位中不足的部份或做為某些特殊資料註記
特項功能說明
歷史記錄 《Alt＋4》
按 可將該出貨客戶所有的歷史出貨單據列出來在修改或新增的模式下按 Enter 鍵可
取回再針對差異部份進行修改
單品歷史 《Alt＋5》
按 可針對指定的單項產品的將其出貨記錄列出來在此不分客戶可供比價用
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進貨記錄 《Alt＋6》
按 可針對指定的單項產品的進貨記錄可避免出貨的金額低於進貨金額
庫存查詢 《Alt＋7》
按 可查詢各倉庫的庫存量避免無貨可出的情形
多選輸入
可一次勾選多項產品到報價單中加快作業速度
SMS 簡訊發送
可發送簡訊通知該客戶
相關項目客戶基本資料產品基本資料系統參數設定出退貨資料統計應收支票已過期支票
收款作業庫存月銷耗報表盤點作業
出貨退回作業 【8出貨退回作業】與【7出貨作業】的操作方法略同故不重述
相關項目 客戶基本資料產品基本資料系統參數設定出退貨資料統計 應收支票已過期支
票收款作業庫存月銷耗報表盤點作業
出退貨資料統計 意義可直接在此項功能表中查詢出貨及出貨退回的詳細情形而不必再到【7出貨作業】或【8出
貨退回作業】中個別查詢可節省使用者的時間
可依使用者的需要去設定所查詢時間客戶出貨退貨已收款未收款及全部可單獨查詢一家
或者是一次查詢多家做為收款對帳單與收款作業有相關聯
相關項目 出貨作業出貨退回作業
軟體使用教學手冊
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第五章 帳務管理 會計
付款作業
意義此功能是用來記錄付款作業的日期廠商支付類別及沖帳金額以備日後查核
當公司進貨後要付款時則需到此處建立新的付款作業
操作方法
1《新增》依序輸入付款日期登錄人員廠商編號帳款日期後按下【S查詢】會列
出該廠商在帳款日期區間內未付款的單據
註(1)請務必輸入付款廠商否則可能導致查詢不到未付帳款單據
(2)此處帳款日期是指進貨單中的帳款日期若您不確定帳款日期區間可空白不輸入直
接按下【S查詢】會列出所有的未付款單據
2勾選要沖銷的單據並輸入付款的現金金額票據金額等《存檔》即可
註若一筆貨款並非一次沖銷完畢則先在【沖帳金額】的欄位輸入此次要沖帳的金額後再
將該筆單據打勾即可
軟體使用教學手冊
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欄位說明
欄位名稱 欄位說明
付款日期 系統預設使用當天日期若不是當天日期可自行輸入付款日期
付款單號 通常輸入完付款日期後按【Enter】鍵後系統會直接帶出付款單號預設採
用付款日期+流水號
登錄人員 輸入該筆資料的登錄人員
廠商編號 可按 F10 開啟快速查詢視窗選擇所需的廠商編號
帳款日期 輸入欲查詢的帳款日期區間此處帳款日期是以出貨單中的帳款日期為依據
應付總額 該家廠商在查詢的帳款日期區間中應付帳款總金額
現金金額 輸入付款的現金金額若此筆帳款不是由現金支付則此欄位不需輸入
票據金額 輸入開立支票的金額若此筆帳款不是由支票支付則此欄位不需輸入
其他折讓 輸入折讓的金額
取用預付 取用預付餘額中的金額來沖銷必須在預付餘額欄位中有金額才能做此功
能
累入預付 可預先付一筆帳款分多次沖銷預付的金額則輸入在此處
預付餘額 預付金額中尚可沖帳的餘額
沖帳合計 可用滑鼠勾選欲沖銷的單據號碼系統會自動將總金額統計出來若此次付
款金額與欲沖帳合計金額不符則存檔時系統會出現警示
備註 補充上述欄位中所不足的資料
其他操作說明請參照 基本功能指引
相關項目 廠商基本資料產品基本資料系統參數設定進貨作業進貨退回作業
進退貨資料統計應付支票已過期支票
軟體使用教學手冊
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現金日記帳
意義是對於公司每日現金收支流向的資料管理
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
日期 系統預設為當天的日期及時間 若不是可另行輸入
項目科目 輸入收支的會計科目例如水電費郵電費文具費等等亦可按 F10
或快擊滑鼠二下即可開啟選擇視窗
類別 可選擇支出或收入二種
金額 輸入收入或支出的金額
摘要 可更詳細記錄每筆帳目資金流向的明細和用途當此欄有輸入明細時存
檔後在畫面右邊「註」的框框會有ˇ
註項目科目按 F10 或快擊滑鼠二下可開啟選擇視窗自建較常使用的會計科目片語如
此一來以後輸入現金科目時只需點選即可而不必再另外輸入片語節省操作時間
相關項目其它編號設定
銀行存提作業
意義記錄公司與往來銀行的帳戶情形方便日後帳戶管理
進入後畫面如
做圖所示
畫面左半部是
銀行帳戶瀏
覽右半部是帳
戶存提資料瀏
覽
軟體使用教學手冊
44
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
安全餘額 此銀行帳戶的安全餘額此欄與〈銀行基本資料設定〉有相關聯
現在餘額 目前此銀行帳戶中的實際餘額
存提日期 系統預設為當天的日期及時間 若不是可另行輸入
存提單號 通常輸入完存提日期後按【Enter】鍵後系統會直接帶出存提單號預設採
用存提日期+流水號
金額 輸入存提的金額
存提類別 選擇存提的類別有存款支票存款提款及支票付款四種
支票號碼 輸入存提的支票號碼若不是由支票存提則此欄位不需輸入
餘額 建立此存提單時銀行帳戶中所剩餘的可用餘額
其他備註 補充上述欄位中所不足的資料
註在應收(付)支票中所有由此帳戶所開出兌現後的支票金額皆會自動轉入此處
其他操作說明請參照 基本功能指引
重新計算帳戶餘額
若有新增或修改存提單時按下 即可更新該銀行帳戶的現在餘額更便利於隨
時掌握各銀行帳戶中的可動用金額
相關項目 其他編號設定應付支票應收支票
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（收）款作業
意義此功能是用來記錄收款作業的日期客戶收款明細及沖帳金額以備日後查核
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
收款日期 系統預設使用當天日期若不是當天日期可自行輸入收款日期
收款單號 通常輸入完收款日期後按【Enter】鍵後系統會直接帶出收款單號預設採
用收款日期+流水號
登錄人員 輸入該筆資料的登錄人員
客戶編號 可按 F10 開啟快速查詢視窗選擇所需的客戶編號
帳款日期 輸入欲查詢的帳款日期區間
應收總額 該家廠商在查詢的帳款日期區間中應收帳款總金額
現金金額 輸入收款的現金金額若此筆帳款不是由現金收入則此欄位不需輸入
票據金額 輸入收款支票的金額若此筆帳款不是由支票收入則此欄位不需輸入
其他折讓 輸入折讓的金額
取用預收 取用預收餘額中的金額來沖銷必須在預收餘額欄位中有金額才能做此功
能
累入預收 可預先收一筆帳款分多次沖銷預收的金額則輸入在此處
預收餘額 預收金額中尚可沖帳的餘額
沖帳合計 可用滑鼠勾選欲沖銷的單據號碼系統會自動將總金額統計出來若此次收
款金額與欲沖帳合計金額不符則存檔時系統會出現警示
備註 補充上述欄位中所不足的資料
相關項目出貨作業客戶基本資料出貨退回作業應收支票
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應（付）帳齡分析表
意義此分析表是用來顯示尚未付清給各個廠商的應付帳款其帳齡分佈在各個設定期間的
統計數據
圖片左邊的日期區間可依使用者的統計習慣去設定設
定好後只需按【設定為預設值】鍵則每次進入系統時
依此設定統計
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
開始廠商 可按 F10 開啟快速查詢視窗選擇欲查詢的開始廠商編號
結束廠商 可按 F10 開啟快速查詢視窗選擇欲查詢的結束廠商編號
帳齡種類 可選擇 1帳款日期或 2銷貨日期二種
報表標題 可選擇 3天數或 4日期二種為報表標題
結束日期 系統會自動帶出當天日期若不是可自行輸入欲查詢的結束日期
相關項目廠商基本資料進貨作業進貨退回作業進退貨資料統計表付款作業
應（收）帳齡分析表
意義此分析表是用來顯示各個客戶尚未付清的應收帳款其帳齡分佈在各個設定期間的統
計數據
操作方式請參照 應（付）帳齡分析表
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
開始客戶 可按 F10 開啟快速查詢視窗選擇欲查詢的開始客戶編號
結束客戶 可按 F10 開啟快速查詢視窗選擇欲查詢的結束客戶編號
帳齡種類 可選擇 1帳款日期或 2銷貨日期二種
報表標題 可選擇 3天數或 4日期二種為報表標題
結束日期 系統會自動帶出當天日期若不是可自行輸入欲查詢的結束日期
相關項目客戶基本資料出貨作業出貨退回作業出退貨資料統計表收款作業
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應收帳款
意義用來顯示某段時間內應收帳款的彙總資料報表
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
帳款種類 可選擇依 1客戶別或 2業務別做為應收帳款報表的依據
帳款日期區間 輸入欲查詢的起迄日期
統計客戶區間 可按 F10 開啟快速查詢視窗輸入欲查詢的客戶編號
統計業務區間 輸入欲查詢的業務編號
報表種類 可自行選擇共有明細表簡要表及應收總表三種報表
是否含前期未
收款之明細
若所查詢的日期區間之前仍有尚未收取的款項則可在此欄位中打ˇ就
可顯示前期未收款之明細
相關項目客戶基本資料產品基本資料員工基本資料出貨作業出貨退回作業出退
貨資料統計表
應付帳款
意義用來顯示某段時間內應付帳款的彙總資料報表
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
帳款種類 可選擇依 1廠商別或 2經辦人員別做為應付帳款報表的依據
帳款日期區間 輸入欲查詢的起迄日期
統計廠商區間 可按 F10 開啟快速查詢視窗輸入欲查詢的廠商編號
統計經辦區間 輸入欲查詢的經辦人員編號
報表種類 可自行選擇共有明細表簡要表及應收總表三種報表
是否含前期未
付款之明細
若所查詢的日期區間之前仍有尚未付清的款項則可在此欄位中打ˇ就
可顯示前期未付款之明細
相關項目廠商基本資料產品基本資料員工基本資料進貨作業進貨退回作業進退
貨資料統計
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票據
應(付)支票
意義可沖銷應付帳款中所有由支票給付的記錄節省會計人員作帳以便查詢核對廠商的
帳款
進入本功能後出現所有應付票據資料視窗以票據到期天數作為循序排列條件
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
開票日期 系統預設使用當天日期若不是當天日期可自行輸入開票日期
支票類別 支票的種類此處為應付支票
支票號碼 開立支票上的號碼
支票金額 開立支票上的金額
來源單號 輸入這張支票是要沖銷哪一張【付款作業】中的進貨單號
廠商編號 可按 F10 或 鍵開啟快速查詢視窗選擇所需的廠商編號
廠商名稱 廠商編號選定後會自動帶出該廠商名稱
到期日期 開立支票上的到期日期
兌現日期 這張支票預計何時會兌現的( 因有時票據的交換需時 1~3 個工作天金額
才能真正入帳)
票據狀態 目前票據的狀態有未兌兌現退票作廢領取及其他共六種
開票銀行 選取開立的支票銀行 若尚未設定請至【其他編號設定】中的銀行基本資料設定
銀行名稱 開票銀行選定後會自動帶出該銀行名稱
其他備註 補充上述欄位所未提到的
未兌支票總額 系統會自動統計所有未兌現的支票張數及總額
其它說明
支票簽回單
點選《列印》即可列印支
票簽回單若要更改表單
字頭字尾請參照 按鍵說
明
相關項目進貨作業已
過期支票付款作業
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應(收)支票
意義可沖銷應收帳款中所有由支票收款的記錄以查核客戶的帳款
進入本功能後出現所有應收票據資料視窗以票據到期天數作為循序排列條件
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
收票日期 系統預設使用當天日期若不是當天日期可自行輸入收票日期
支票類別 支票的種類此處為應收支票
支票號碼 應收票據上的支票號碼
支票金額 應收支票上的金額
來源單號 輸入這張支票是要沖銷哪一張【收款作業】中的出貨單號
客戶編號 可按 F10 或 鍵開啟快速查詢視窗選擇所需的客戶編號
客戶名稱 客戶編號選定後會自動帶出該客戶名稱
到期日期 應收支票上的到期日期
兌現日期 這張支票預計何時會兌現的 (因有時票據的交換需時 1~3 個工作天金額才
能真正入帳)
票據狀態 目前票據的狀態有未兌兌現 託收轉讓退票票貼及其他共七種
開票銀行 應收票據上開立支票銀行的帳號
開票銀行 應收票據上開立支票銀行的名稱
託收銀行 選取開立的支票銀行 若尚未設定請至【其他編號設定】中的銀行基本資料
設定
託收銀行 開票銀行選定後會自動帶出該銀行名稱
其他備註 補充上述欄位尚未提到的
其他操作方式與應付支票作業相同
相關項目 出貨作業收款作業已過期支票
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已過期支票
意義所有已過期的支票皆會轉入此視窗方便會計人員查詢核對
過期支票瀏覽列出所有過期支票（應收應付）可依需求排列如名稱開票日期兌
現日期銀行hellip等（本功能為整合上述rdquo應付rdquordquo應收rdquo二項支票作業所產生的資料
對照表）
註此處只能做查詢的動作並不能做新增或修改的動作
相關項目 應付支票應收支票
應(收)票批次兌現
意義可一次將單張或多張應收票據轉兌現並將兌現的支票轉入已過期支票中
按鍵說明
欄位名稱 欄位說明
全選 將所列出的支票全部選擇為要兌現的狀態
全不選 將所列出的支票全部選擇為要非兌現的狀態
兌現轉入過期支票 將已選擇的支票轉成兌現狀態並將支票轉入過期支票中
相關項目應收支票銀行存提作業
應(付)票批次兌現
意義可一次將單張或多張應付票據轉兌現並將兌現的支票轉入過期支票中
操作方式請參照 應(收)票據批次兌現
相關項目應付支票銀行存提作業
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應收票齡分析表
意義此分析表是用來顯示已收未兌現的應收支票其帳齡分佈在各個設定期間的統計數據
圖片左邊的日期區間可依使用者的喜好去設定設定
好後只需按【設定為預設值】鍵則每次進入系統時
依此設定統計
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
開始客戶 可按 F10 開啟快速查詢視窗選擇欲查詢的開始客戶編號
結束客戶 可按 F10 開啟快速查詢視窗選擇欲查詢的結束客戶編號
報表標題 可選擇 1天數或 2日期二種為報表標題
結束到期日 系統會自動帶出當天日期若不是可自行輸入欲查詢的結束日期
相關項目應收支票
應付票齡分析表
意義此分析表是用來顯示開立給各個廠商的未兌現應付支票其票齡分佈在各個設定期間
的統計數據
操作方式請參照 應收票齡分析表
相關項目應付支票
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第六章 庫存管理
期初開帳程序
1進貨
第一次使用時本系統時將基本資料建立完成後首先利用【進貨作業】將所有產品均做首
次進貨並且將已付款的進貨單據沖銷
註亦可利用庫存調整單將所有產品數量及成本鍵入或者利用盤點作業進行盤點後將盤點
量轉入現有量必須要注意的是若您選擇使用盤點轉入的方式系統將無法自動抓取產品成
本
2由產品基本資料中作期初開帳
至產品基本資料中按(Alt+F 鍵)將可以產生庫存的
期初開帳資料
按《確定》後將自動轉入期初
庫存日消耗異動表
意義驗證庫存量的正確性且可以將驗證後的正確量寫入現有量
(1) 當日消耗表列出查詢日期當天的庫存數量
變動情況用來驗證庫存量的正確性
(2) 逐日銷耗表列出前一次結轉日至查詢日期
當天的庫存數量變動情形用來驗證庫存量
的正確性另可將計算後的實際現有量寫入
帳面量(產品基本資料中的現有量)
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庫存月消耗異動表
報表意義列出查詢當月份的庫存數量變動情形用來驗證庫存量的正確性另可將計算
後的實際現有量寫入帳面量(產品基本資料中的現有量)並作轉入產生下月期
初量
使用時機每月底結束營業後或每月初開始營業前
操作方式
1)檢視庫存月銷耗表上的異動資料及現有量是否均正確當計算後存量與目前帳面存
量不符時會以黃色警示
2)確認無誤後按下 出現如下視窗再次確認
注意產品基本資料中的現有量將會被庫存月銷
耗 表 中 的 現 有 量 取 代因 此 請 謹 慎 使 用 結 轉 功 能
C)若產品進出異動量不正確請利用庫存調整單
做調整後重新執行步驟 A)~ B)
後記
庫存量又有問題了 怎麼都跟架上物品不符 相信大多數人都有這樣的心聲
很多使用者的觀念上總是認為庫存只要交給電腦來管理庫存量一定準確殊不知電腦軟體
有可能發生不可預期的結果(程式暇疵或使用中突然的斷電當機)或是產品管理不當導致失
竊或是破損或是產品擺設到不正確的位置都有可能使得電腦中的庫存量異常所以在庫存管
理中盤點變成了一項非常重要的工作
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庫存調整單
意義當帳上的庫存量與實際庫存盤點的結果不符時即可利用此功能來調整帳上的庫存量
及成本
在〈C進出貨〉選擇【C
庫存調整單】如圖可
按《新增》《修改》
《查詢》或《刪除》鈕
更動關於調整庫存的相
關資料
按《瀏覽》進入庫存調整
單據瀏覽
操作方法
庫存調整單中的「數量」欄位應輸入實際庫存量與帳面現有量的差異量
作庫存調整時若目前某產品在系統中的現有量為 10 個但實際上賣場中只剩 8個則在
數量的欄位中輸入-2即可將系統中的現有量調整為 8個
若使用者無進貨作業的動作卻想要統計出產品的銷售成本及利潤可直接在此處輸入產
品的成本或覺得目前系統中的平均成本不正確亦可自行修改
註盤點作業中若有盤差或盤盈時會自動產生一張盤點調整單
其他操作方式請參考基本操作方法
相關項目產品基本資料盤點作業
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盤點作業
意義盤點各倉的庫存量以便管理可避免庫存太多或不足節省公司無謂的支出
有關庫存量的準確性一直為各行各業及門市經營管理者所困擾即使使用電腦軟體一樣產生
庫存量不準確的情事皆因方法錯誤或關念的偏差導致
在庫存做盤點前有些前置工作若準備充足則可收事半功倍之致
A盤點的前置工作
1 貨架上物品的擺設是否整齊乾淨
2 貨架的分類是否明確並且標示清楚
3 待進貨瑕疵物品異常品是否與陳列區清楚區分
4 人員的物品熟悉度及教育訓練是否充足
B盤點實施要點
1 全面盤點(期初期末盤點)或循環盤點
2 盤點的開始時間及預計結束時點
3 人員編組及人力分派
4 列印盤點單(可利用盤點機)
5 盤點機轉入或人工鍵入盤點數量
6 列印盤點報告單(盤盈盤損表)
C檢討此次盤點作業及問題研究
在【F系統支援】選擇【盤點作業】的選項會出現最近一張單據
操作方法
1由盤點機盤點
新增一張盤點單將盤點量輸
入盤點機再按
鍵直接將盤
點機中的資料傳送到系統
中按下 鍵即
可完成盤點作業
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2由人工手動盤點
A)新增一張盤點單按《A盤點產品轉入》鍵選擇欲盤點的產品編號可依全部產品廠
商產品類別儲放位置產品編號及庫存數量共六種選擇方式選擇所需的產品或者用
《新增明細》的方式輸入要盤點的品項接著按下《F3存檔》
B)按下《F7列印》報表選擇為「盤點單」列印出盤點單由人工盤點並將盤點量寫在盤點
單上
C)進入盤點作業點選《修改》將盤點量輸入系統中按下《存檔》後再按《轉入現有量》
鍵即可完成盤點作業
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
盤點日期 系統預設使用當天日期若不是當天日期可自行輸入盤點日期及時間
盤點單號 通常輸入完盤點日期後按【Enter】鍵後系統會直接帶出盤點單號預設
盤點人員 輸入該筆資料的盤點人員
盤點備註 補充欄位中所不足的資料
盤點倉號 選擇欲盤點的倉號 (多倉版)
《 Alt+A 》盤點產品轉入
按 可針對特定部份產品或廠商選取所需
的盤點商品
1先選擇轉入依據
2輸入起始編號及結束編號
3按下《Y確定》便可將符合條件的產品加入到盤點單中
《 Alt+B 》盤點機輸入
按 可先由盤點機盤點再直接
將盤點機中的資料傳輸到系統中可節省再輸入一
遍的時間
轉入現有量
當盤點完後且已經將盤點數量輸入至系統中後此時可按 鍵將盤點量轉入現有量
且同時在【庫存調整單】產生一張盤盈盤虧單即可完成盤點作業
相關項目產品基本資料員工基本資料庫存調整單
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第七章 系統支援
密碼設定
意義本設定首重資料保全功能系統依使用者名稱及密碼選擇性的開放系統功能可確
保資料的隱密性預防一些重要資料外流而設定通行密碼可依特定人員使用密碼才能執
行
進入時需輸入您的使用者密碼才有權限進入密碼設定中去新
增或是修改此設計目的在於防止管理者離開時他人趁機擅自
修改帳號權限
新增 增加完使用者名稱及密
碼後再設定使用功能明細（打
ˇ者為開放本項功能）
成本顯示若沒有打ˇ則該使
用者進入後台時基本資料的產
品欄位成本相關欄位則不顯示
備份作業
意義將所有資料另存一份應注意不要備份在同一部硬碟（以免硬碟實體損壞）同時為
保障資料安全應自訂備份期間如每週三六各一次
選定備份的目錄位置按下《開始備份》
鍵後即可完成備份作業
建議您在備份的檔案名稱 Data 後再加上
備份日期以避免備份資料太多產生混淆
註選擇備份路徑時需注意資料夾的名稱
應避免為空白或包含特殊符號如
gtlt$hellip等
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58
資料重整
意義當系統在操作途中因發生停電不正常關機或硬體發生故障而故造成系統資料中異常
現象導致資料毀損可利用本功能做一資料維護
注意執行資料重整時務必讓其他工
作站或前後台離線
編碼更改
意義因本系統中所有基本資料的編號只要存檔後就不能做修改的動作故在此設立一
個修改編號的程式
註因為基本資料中的編號會跟進銷貨產生連動關係為保持舊有歷史資料的正確性所以
更改編號時須在此更改以保持資料的完整若您要修改基本資料時請先到【2備份作業】
做資料備份的動作避免系統在編修的過程中發生停電或不明原因當機而造成資料流失
操作方法
1選擇欲修改的編號之資料
庫有客戶廠商產品員
工及產品類別資料檔共 5種供
選擇
2用滑鼠或按 F10 在原編號的
欄位上選擇欲更改的編號
3直接在新編號的欄位上輸入
新的編號
4按下《確定更改》鍵即可
完成編號更改的動作
軟體使用教學手冊
59
系統顏色修改
意義覺得系統中預設的顏色不喜歡嗎想自創風格時可利用本功能修改畫面使用者可依
個人喜好修改使用的畫面其中必須注意的是修改畫面確定後按 Y 儲存設定 要先
離開本系統再重新進入本系統才能生效
若欲更換背景圖片圖
片格式可
為jpggifbmphellip
等檔案格式
改亂了可按系統預設
值變回原來樣式
行事曆管理
意義經常忘東忘西的寫在紙條上麻煩又不容易找利用本功能吧啟動系統時會提醒哦
操作方法
1 點選《新增》後輸
入事件日期時
間對象地點
事由事項的欄位
可註記細節事項
2 勾選事件提醒方
式若沒勾選便不
會出現提醒的訊
息
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60
名片簿管理
意義可將重要的電話或經常聯絡朋友記錄在此容易找尋又不會丟可分類還有多項
詳細資料欄位可供利用
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
名片分類 可點選 開啟客戶分類的快選視窗
電子信箱 若有輸入 E-Mail 帳號則按下 可直接連結至 Outlook 發送信件
其他備註 補充欄位中不足的說明或做為某些特殊資料註記
選擇發送簡訊功能時可自動帶入行動電話號碼
操作方法請參照 基本操作方法
軟體使用教學手冊
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產品停用啟用處理
意義將產品基本資料中已經停產或停售長時間不使用的產品資料作停用處理可加快搜
尋的速度也增加盤點補貨等工作的效率若日後進貨時新進產品的條碼與停用產品
條碼相同時系統會出現警告訊息可直接將產品恢復續用
操作方法
1 產品停用
A)將欲停用的產品打勾勾選的品項會列在右上方的挑選清單列中確認後點選《停用》
停用的產品會列在下方的〈停售或停用之品項〉中
B)直接在產品基本資料中刪除的品項也會自動被系統列到停用產品中喔~
2 產品啟用
在欲恢復續用的產品上按一下滑鼠右鍵選擇《Y產品續用恢復》確認後該筆資料會
回復到產品基本資料中恢復續用的產品庫存量售價成本等均會歸零若要查看過去
的歷史進貨紀錄及銷貨分析請利用〈歷價〉及〈分析〉的功能
相關項目產品基本資料
軟體使用教學手冊
62
產品成本重算
意義若於系統使用時發生停電或當機或硬體故障情形而造成平均成本有異常之情形可
利用此作業將平均成本重算
可選擇年或指定月份計算確
定無誤時可利用寫入功能將
目前平均成本更新
若平均成本重算後有發生的情形則執行《W將計算之平均成本寫入》後必須利用 資
料偵錯 功能將異常的產品資料修復接著再到產品基本資料中利用〈歷價〉重新寫入成本
相關項目產品基本資料資料偵錯
軟體使用教學手冊
63
資料偵錯
意義藉由資料偵錯系統來偵測錯誤的資料再加以修復是屬於軟體異常控管的一項重要功
能有如 Windows 中的磁碟偵錯功能
操作方法
選擇客戶資料檢測編號是否重 覆及累積點數預收金額數值溢位等異常檢測
選擇銷貨資料檢測編號是否重覆及小計金額銷貨成本數值溢位等異常檢測且可將銷
貨成本以目前平均成本置換但此項功能需在已驗證過產品資料且無異常的情況下才能進
行
選擇廠商資料檢測編號是否重 覆及異常資料偵錯
選擇產品資料檢測編號是否重 覆及最近進價平均成本及售價數值溢位等異常檢測
選擇進貨資料檢測編號是否重覆及異常資料偵錯
選擇訂貨資料則會重新計算產品檔中的被訂購量
選擇倉庫資料重新分析產品檔及倉庫檔中的庫存關聯結構並自動將錯誤修復
以上各個資料檔檢測後若有異常情形出現只需按《自動修復錯誤》鍵即可完成資料偵錯
修復的動作
軟體使用教學手冊
64
用戶使用記錄
意義可記錄各用戶進入系統的日期及時間及使用哪個功能表做哪些動作避免在多人
使用狀況下無法查到資料修改或刪除是由何人做的
流量統計
依據系統登入用戶別統計各動作的操作次數
在桌面上建立捷徑
意義當桌面上安裝的捷徑不小心刪除或在一開始安裝軟體時沒有建立捷徑皆可利用此功
能輕鬆在桌面上重新建立捷徑再也不用擔心找不到執行路徑
操作方式
1輸入前台工作站號若是單機版則不需輸入
2直接點選《1建立後台管理捷徑》或《2建
立 POS 前台捷徑》就會在桌面上自動建立捷徑
軟體使用教學手冊
65
備份還原
意義當您發現銷售前台進入後出現錯誤代碼或存檔後交易紀錄無法存入時代表銷售資料
庫已經遭受毀損備份還原能夠幫助您將資料還原到您最後一次做備份的狀態
1 請先將執行資料備份並記下您的備份目錄位置操作方式請參照 備份作業
2 請放入安裝光碟重新安裝或至我們的網站 wwwhiposcomtw 下載試用版本（切記版
本必須相同）
註請確定所有工作站或前台均已離線且無其他軟體正在執行
無需移除原本的軟體直接執行安裝即可
3 請至[開始][程式集][叡鴻 Hipos 軟體系列]點選[備份還原]或至電腦中的 csalewin 中
點選 備份還原exe 如圖所示選取您的備份目錄位置後點選《S開始還原》即可
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66
第八章 附件 其他技術支援
報表格式修改
利用 HiPOS 軟體中的報表系統工具可以自行修改報表的格式
系統工具的開啟方式
1《開始》rarr《程式集》rarr《叡鴻 HiPOS 軟體系列》rarr《報表系統工具》
2到電腦 csalewin 資料夾中將〈系統工具exe〉點滑鼠左鍵兩下開啟
自訂列印紙張大小
開啟系統工具後選擇要修改列印格式的報表後將紙張規格分別填入高度寬度上邊界
左邊界即可
例如原本是 A4(290210mm)格式要改
成列印中一刀格式直接修改高度
140寬度 210 就可以囉~
修改報表內容
1開啟系統工具後先選擇要修改的報表再按《修改報表》
2若要修改報表內容的位置以滑鼠圈選要移動的範圍後以larruarrdarrrarr移動或直接以滑鼠拖
曳至您預定的位置即可
3若要修改或增加文
字則先點選 報表控
制項工具列 上的
一下接著點一下要
修改的文字或要新增
文字的位置即可編
輯文字
4修改完成後點選
左上角的《檔案》rarr
《儲存》
軟體使用教學手冊
67
自訂瀏覽視窗表格樣式
意義因為使用者的螢幕大小及解析度設定的不同在瀏覽視窗中難免發生表格橫向欄位太
大或太小導致於查看資料時的不方便HiPOS 提供了自訂表格樣式的功能讓使用者調整好
欄位後可以存檔方便日後查看
操作方法
1將滑鼠移動到要調整的欄位框上會出現 符號以滑
鼠拖曳即可調整欄位大小
2調整好後如圖在內容的任一位置上按一下滑鼠右鍵選擇《儲存表格樣式》若是儲
存後不滿意可以選擇《恢復預設值》
滑鼠右鍵功能選單
意義建立資料時若已經有其他檔案格式的資料存在方便
複製貼到 HiPOS 軟體中
在 HiPOS 軟體中當欄位為可編修狀態下時可以按一下滑鼠
右鍵便能呼叫功能選單(複製貼上剪下)
看完了使用手冊仍然無法解決您的問題嗎本公司提供了多元的諮詢管道
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電話諮詢07-7030898
傳真專線07-7032066
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公司地址高雄縣鳳山市 830 埤北路 81 號
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68
庫存管理
基本庫存管理功能操作說明
標準作業流程
產品現有數量
產品基本資料中的現有數量欄位系統會自動依照進貨及銷貨統計並隨時更新產品現有量
因此為了保持現有量的正確性及產品成本的準確度請勿直接從產品基本資料的現有數量欄
位修改現有量
進貨作業
進貨時確實輸入正確的進貨量要留意進貨單位是否正確進貨及進貨退回時產品的庫存
量都會自動增減
庫存調整單(HiPOS-Light 版無此功能)
（一）使用時機
1 某產品的數量因毀損失竊hellip等非進貨及銷售而短缺或增加導致需要調整產品的現
有量時
2 由盤點作業中執行盤點量轉入現有量時若有差異量系統會自動產生一張庫存調整
單
（二）操作方式
1 進入【C進出貨】 rarr 【庫存調整單】
2 點選 【新增】rarr輸入日期單號經辦人員備註
3 點選 【新增明細】 rarr輸入【產品代號】
4 輸入【數量】是指實際數量與產品現有量的差異量例如 A產品實際量為 10 個產品
基本資料中的現有量為 8個兩者的差異量為 10－8＝+2數量的欄位輸入 2若 B產
品的實際數量為 15 個產品基本資料中的現有量為 20 個則差異量為 15－20＝-5
數量的欄位便輸入-5
5 點選【存檔】後產品現有量便會隨著調整
（三）附註
HiPOS-Light 版若平時發現產品數量有錯誤請直接利用【盤點作業】的轉入現有量功
能來調整產品的現有量
軟體使用教學手冊
69
庫存日消耗表
（一）當日消耗表列出查詢日期當天的庫存數量變動情況用來驗證庫存量的正確性
（二）逐日消耗表列出前一次結轉日至查詢日期當天的庫存數量變動情形用來驗證庫存
量的正確性另可將計算後的存量寫入帳面量(產品基本資料中的現有量)
（三）使用時機每日營業結束利用庫存逐日銷耗表檢驗庫存正確性
庫存月消耗表
（一）報表意義列出查詢當月份的庫存數量變動情形用來驗證庫存量的正確性另可將
計算後的實際現有量寫入帳面量(產品基本資料中的現有量)並轉入產生下月期初量
（二）使用時機每月底結束營業後或每月初開始營業前
（三）操作方式
1 檢視庫存月消耗表上的異動資料及現有量是否均正確當計算後存量與目前帳面存量
不符時會以黃色警示
2 確認無誤後按下 出現如下視窗再次確認
盤點作業
（一）盤點前置作業
1 貨架上物品的擺設是否整齊乾淨
2 貨架的分類是否明確並且標示清楚
軟體使用教學手冊
70
3 待進貨瑕疵物品異常品是否與陳列區清楚區分
4 人員的物品熟悉度及教育訓練是否充足
（二）操作方式
1 進入【F系統支援】rarr【盤點作業】rarr【新增】rarr輸入日期單號盤點人員備註
2 在【產品代號】輸入要盤點的產品rarr【存檔】rarr【列印】選擇【盤點單】
3 進行人工盤點工作
4 進入【盤點作業】rarr【修改】rarr在【盤點數量】輸入實際盤點數量rarr【存檔】
5 選擇【轉入現有量】即可將盤點量轉入到產品基本資料中的現有量
（三）操作秘訣
2 利用【新增明細】可一項項將要盤點的產品輸入
3 利用【盤點產品轉入】可以選擇一次將所有產品輸入或者依照廠商別產品類別儲
放位置產品編號輸入
4 務必確實將盤點量輸入盤點單的「盤點數量」欄位中盤點數量請勿輸入負數
（四）盤點要點
1 全面盤點及循環盤點除了期初或期末的全面盤點之外應固定每隔一段時間做循環
盤點循環盤點可以依照產品類別儲放位置或者產品編號等等例如固定每個月作
一次循環盤點第一個月盤點第一排貨架的商品第二個月盤點第二排貨架的商品
2 盤點時效盤點開始到盤點結束的時間盡量不要超過預定時程為了防止盤點錯誤應
避免盤點期間同時進貨銷售盤點完畢應即時將盤點量轉入現有量
3 盤點差異量軟體系統中的現有量欄位嚴格來說是帳面上的產品數量而盤點量則是
實際庫存的數量軟體操作過程有疏失產品瑕疵失竊及盤點錯誤等許多因素均
可能導致帳面上的數量與實際庫存不符的情況因此有盤差是可以被接受的但若差
異量太大時管理者便應觀察是哪個環節出了問題
軟體使用教學手冊
71
上線一段時間後初次執行盤點作業或庫存日月銷耗表
說明
1過去進貨或庫存有異時均直接修改產品現有量
2使用一段時間後才執行庫存月銷耗表結轉
3更新版本或重新安裝執行資料備份還原或者它系統資料轉檔匯入
上述情況可能會發現期初量都是 0以致計算後存量與帳面存量產生極大的誤差
作業流程
期初開帳作業
（一）使用時機
1 初次使用者
2 已經上線一段時間的使用者
3 更版或重新安裝系統後執行備份還原的使用者
4 產品現有量正確而庫存日月銷耗表中的現有量完全不對者
（二）操作方式
1 進入【A基本資料】rarr【產品基本資料】確認產品現有量均為正確的數量
2 按【Alt+F】開啟庫存量期初開帳作業視窗rarr選擇「轉入期初月份」rarr【確定】
3 此一動作可以根據產品基本資料中的現有量去重新計算出庫存日月銷號表中的現有
量並且反算出期初量
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72
常見 QampA
產品基本資料中的現有數量與實際庫存量不符合
1 僅有少數幾項產品的庫存量不符時可利用「庫存調整單」做調整
2 多項產品的庫存量不符時利用「盤點作業」並將盤點量「轉入現有量」
3 每日營業結束時可利用「庫存逐日消耗表」核對產品庫存量並將正確量寫入現有量
4 檢視產品-進出異動表可查明是否有單據數量錯誤
產品現有量不會隨銷售或進貨變動
1 執行資料重整
2 檢查前台 Alt+F5 銷售記錄是否正常若銷售存檔後無銷售紀錄或者銷售明細僅有時間及
金額代表資料庫已經損壞
3 檢查銷售及進貨時的產品編號是否一致
4 檢查產品基本資料中產品是否有重複建檔換言之相同的產品名稱是否有兩個不同的
產品編號
庫存日月消耗表中的期初量為零導致統計後的現有量錯誤
1 發生原因沒有將上月底的庫存作結轉寫入本月期初
進入【庫存月消耗表】rarr列印年月輸入上個月份rarr執行結轉
2 發生原因Ⅰ曾經從產品基本資料中的現有量欄位直接修改數量
Ⅱ更版或備份還原後沒有執行期初開帳的動作
進入產品基本資料執行【Alt+F 期初開帳作業】
3 當月底營業結束時請檢視庫存月消耗表核對庫存量並執行結轉的動作將正確量寫入現
有量及寫入次月期初量
庫存日月消耗表中的調入量與實際調整的數量不符合
1 發生原因盤點作業轉入現有量時重複執行轉入現有量的動作
2 進入【庫存調整單】rarr點選【瀏覽】尋找備註中盤點轉入單號重複的資料
3 刪除重複的調整單即可
利用盤點量轉入現有量卻發現某些產品仍然與實際庫存量不符合
1 發生原因 盤點數量錯誤
盤點作業中盤點數量輸入錯誤
營業時間進行盤點工作盤點後到轉入現有量的過程中產品銷售出去而未作
調整
2 利用「庫存調整單」調整現有量
3 HIPOS-Light 版利用「盤點轉入現有量」作調整
軟體使用教學手冊
73
已經將盤點量轉入現有量之後發現盤點時數量點錯
1 利用「庫存調整單」調整現有量
2 HIPOS-Light 版利用「盤點轉入現有量」作調整
連續數月都有做庫存月消耗結轉但庫存月消耗中某些產品的現有量卻總是有誤差
1 發生原因每個月結轉的時間點有誤
2 進入【庫存月消耗表】rarr列印年月輸入本月份rarr列印出該張報表或記下該報表的ldquo期初
量rdquo
3 重新進入【庫存月消耗表】rarr列印年月輸入上一個月份
4 比較本月份的ldquo期初量rdquo及上個月份的ldquo現有量rdquo是否相同若上個月份的現有量比本月
份的期初量少代表上一個月結轉之後仍有作銷售或調整
例如430 下午 200 做結轉將正確量寫入下月期初（產生 5月份的期初量）但是 430
下午 300 又陸續作了銷售或調整庫存量
5 做法
盤點機盤點時架上無庫存的 產 品 會 漏 盤
新增盤點單時選擇【盤點產品轉入】將全部產品轉入並將【盤點數量】全部修改為 0
將盤點機中的資料轉入該盤點單存檔後將盤點量轉入現有量
4 月
5 月份
軟體使用教學手冊
74
選購模組功能簡介
簡訊 SMS 發送模組
SMS 簡訊發送功能透過網際網路直接由 HiPOS 軟體系列中發送簡訊至客戶的行動電話能夠達
到迅速確實即時傳遞訊息及行銷的效益
HiPOS 門市及進銷存 v6 以後都可使用免申請儲值後馬上開通
功能特色
1 低廉的發送費用
一般使用手機發送簡訊每通大約 $25~ 35 之間使用 HiPOS SMS 每通只要 11~13 之
間足足省了 50
2 搭配 HiPOS 軟體分析有效客戶發送
利用 HiPOS 的各項統計如累積點數已購商品累積消費金額生日等等的各項數
據做有效的簡訊廣告行銷並且會自動過濾重覆的電話及統計發送的通數
應用 1 生日到時發送祝賀簡訊並告知來電優惠方案
應用 2 廠商新商品推出時可過濾已購買同類商品的客戶清單做簡訊廣告發送hellip更多應用
等你來發掘
3 大量簡訊發送
除了對單一客戶發送簡訊外大量發送簡訊的功能可同時對多個客戶行動電話號碼發送簡
訊
4 簡訊發送時效性佳
簡訊發送後正常情況下約 3~10 秒鐘就可即時將簡訊傳送到客戶手機重要訊息不怕客戶
收 不 到 若 因 故 對 方 無 法 接 收 將 會 自 動 重 發 直 至 發 送 成 功 或 滿 24 小時止
5 常用訊息片語編輯
「常用訊息」功能可以編輯儲存常用的簡訊內容可以加快編寫簡訊的速度
6 預約發送
可自定要發送的時間時間到才發送簡訊更有效率的廣告效益
軟體使用教學手冊
75
單一簡訊發送
在會員基本資料廠商基本資料員工基本資料中
按下 即可發送簡訊
大量簡訊發送
﹝統計報表﹞rarr﹝C會員郵寄標籤大量簡訊﹞依照
條件選擇要發送簡訊的對象後點選《S發送簡訊》
即可將簡訊發送到所選擇的對象
軟體使用教學手冊
21
員工基本資料
意義基本資料薪資明細聯絡電話及進銷貨中的人員代碼設定
操作方式同如 會員基本資料 設定
列印員工清冊
在員工基本資料中按《F7列印》可瀏覽並列印員工清冊
相關項目進貨作業進貨退回作業出貨作業訂貨作業報價作業員工業績統計表庫
存調整單
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22
其他編號設定
意義其他基本資料的輔助視窗設定一次補足以後只要開啟輔助視窗選入即可另外
也可以開啟輔助視窗時再臨時新增
1 在〈A基本資料〉選擇《5其他編號設定》
選項如圖所示
2 選擇欲設定的項目後按《Y確定》
3 詳細操作方式請參照 產品分類產品單
位設定 輔助視窗設定及選用
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
產品分類設定 產品分類設定完後只需按 F10 開啟視窗查詢而不需每次再輸入
一次此項資料在【產品基本資料】有相關聯
產品常用單位設定 產品常用單位設定完後只需按 F10 開啟視窗查詢而不需每次再
輸入一次此項資料在【產品基本資料】有相關聯
銀行基本資料設定 輸入往來銀行的基本聯絡資料此項資料在【銀行存提作業】有相
關聯
客戶分類設定 客戶分類設定完後只需按 F10 開啟視窗查詢而不需每次再輸入
一次此項資料在【客戶基本資料】有相關聯
常用片語設定 可設定常用收支及其它三種不同的常用片語此項資料在【現金
日記帳】有相關聯
倉庫編號設定 此設定適用於多倉版此項資料在【調撥作業】有相關聯
軟體使用教學手冊
23
系統參數設定
意義在使用系統前請先將貴公司的相關基本資料及系統操作等必要的環境參數設定好
以便日後在各項作業中能夠順利進行 軟體更具彈性以符合不同使用者的習慣
當您輸入完基本資料後在貨單抬頭上就會有貴公司的(公司名稱電話傳真公司地址)
顯示反之則貨單抬頭上將沒有貴公司的資料
欄位說明
1 系統參數
欄位名稱 欄位說明
廠商查詢預設索引 預設廠商基本資料中查詢索引
產品查詢預設索引 預設產品基本資料中查詢索引
會員生日警告天數 進入系統會員生日提醒的提前天數
報表預設輸出方式 若已經有連接印表機系統會自動連結
是否使用注音簡碼 若是請選擇Y反之則N
成本計算方式 共有三種計算方式可依使用者的需求去設定
是否自動切換輸入法
輸入資料時電腦會自動更改輸入法例如輸入會員姓名或產
品名稱時則電腦會自動變更為注音輸入法或者是倉頡輸入
法可方便銷售者的使用而不須再做變更輸入法的動作
統計報表列印習慣 有三種報表輸出方式可依使用者的需求去設定
產品自動編號位數 最高 14 碼 (產品編號 分類+流水號)
是否隨解析度調整字形大小 螢幕解析度該改時是否自動調整視窗大小
解析度的放大倍數 隨解析度調整字形大小時所要放大的倍數
軟體使用教學手冊
24
2 銷售前台參數 POS 銷售前台的參數設定進銷存不受影響
欄位名稱 欄位說明
銷售前檯成本開放 設定開放前台的成本權限如果不開放（不打勾）的情形下
前台作業（銷售時）不可使用與成本有關之按鍵
產品查詢預設索引 前台銷售時按 Ctrl+Enter 查詢產品的預設索引
自動開啟會員視窗 若經營型態為會員制可設定為 Y 則自動代入會員查詢視窗
代入電話區碼
銷售前檯使用《會員查詢》時會直接帶入系統參數設定的電
話區域號碼方便快速輸入
本欄空白時預設欄位是停留在客戶編號而非聯絡電話
是否使用 VIP 價 若開放使用 VIP 價則 VIP 會員購物即可以 VIP 價格購得若
不開放則 VIP 會員就如同一般的零售購物價格
是否使用會員價 若開放使用會員價則客戶可使用會員價購得若不開放則
會員只能用一般的零售價購得
銷售累積點數(元)
銷售累積點數(點)
設定銷售時要累積的點數比值 如 1 元 1 點且在【產品基本
資料】中的計算點數需要勾選才能計算點數
是否自定產品積點 若開放為 Y 則以上的點數比值自動失效積點值則取決於【產
品基本資料】中的產品積點
存量警告方式 選擇現有量低於設定的值時在銷售前台會有不同的顏色(黃
色)警示可搭配前台的即時叫貨使用
客戶電訪設天數 在前檯銷售中叫出會員資料後按【Alt+D】呼叫電訪預約時
的互動日期會以今天日期加上此欄天數為預設日期
電訪記錄保留天數 設定要保留的電訪預約記錄天數過期後自動刪除
銷售完自動列印發票 若在銷售完後要列印發票則設定Y
銷售後登入員工代號 銷售完畢必須登入員工代號用於電腦不足且多銷售人員時
必須先登入員工代號 使用銷售前台是必須先登入員工代號用於單人單銷售前台
可否銷售中更改員工代號 用於單人單銷售前台
發票剩餘幾張時警告 若設定為 5張時則在銷售前檯中當使用剩餘 5張時則電
腦便會出現警告訊息提醒使用者該準備請領發票
銷售資料刪除密碼 設定前檯刪除銷售資料的密碼
強制輸入收款金額 設定前台銷售完畢強制輸入實收現金才能結帳存檔
結帳時播放聲音 設定結帳時是否播放聲音
單筆_銷售最大數量 設定單筆銷售最大的數量
單筆_銷售最大單價 設定單筆銷售最大的單價
關閉前台之查帳功能 設定為〝Y〞時前台將無法使用查帳功能
關閉前台之交班功能 設定為〝Y〞時前台將無法使用交班功能
銷售前台禁止更改單價 若不想讓銷售員在前台更改單價則此處設定 Y
銷售前台禁止金額折扣 若不想讓銷售員在前台作金額折扣則此處設定 Y
軟體使用教學手冊
25
銷售前台禁止總計折數 若不想讓銷售員在前台作總數折扣則此處設定 Y
銷售前台禁止單筆折數 若不想讓銷售員在前台作單筆折數則此處設定 Y
銷售完自動列印(收據) 若想銷售完後自動列印收據則此處就設定 Y
毛利率高於多少(綠色)警告 前台銷售時該產品名稱會以綠色底色提醒
毛利率低於多少(紅色)警告 前台銷售時該產品名稱會以紅色底色提醒
菸酒健康捐 設定產品售價中包含的菸酒健康捐金額
3 進出貨參數
欄位名稱 欄位說明
發票稅率 5 設定 005
進出貨單是否列印金額 若選擇Y則進出貨單就會有金額而不需每次手動做更改
進出貨列印習慣 可選擇 1預視或 2直接列印
票據警告天數 進入系統提醒應付或應收票據的提前天數
進貨預設稅別 於進貨單作業的稅別中自動代入設定值空白鍵切換設定值
出貨預設稅別 於出貨單作業的稅別中自動代入設定值空白鍵切換設定值
維修預設稅別 於維修作業的稅別中自動代入設定值空白鍵切換設定值
貨單是否套表列印 設定貨單列印時是否套表
出貨成本是否顯示 此參數對於 v5 以後版本不發生作用
出貨價格策略 可設定為預設售價或上次售價二種若設定預設售價則每次
出貨電腦會自動擷取預設售價而不需再輸入一次
進貨價格策略 可設定為平均成本上次進價或最低進價三種若設定為平均
成本則每次進貨電腦會自動擷取平均成本做為進價
數量__小數位數 可決定系統中數量欄位顯示小數的位數
單價__小數位數 可決定系統中單價欄位顯示小數的位數
合計__小數位數 可決定系統中合計欄位顯示小數的位數
其他__小數位數 可決定系統中其他欄位顯示小數的位數
數字 3位一撇 設定為Y時數值顯示如「5500000」
貨單紙張寬度(mm) 設定貨單紙張的寬度(預設為中一刀 210mm)
貨單紙張高度(mm) 設定貨單紙張的高度(預設為中一刀 140mm)
軟體使用教學手冊
26
4 POS 週邊參數
欄位名稱 欄位說明
設定錢櫃連接至電腦主機的阜口或錢櫃連接至發票列印機的阜口可
按空白鍵切換選項
錢櫃連接阜 錢櫃連接至電腦【RS】rarrRS232 介面【COM】rarr型號 CR3104【PRN】
rarr列表機連接阜
錢櫃連接發票機【POS】rarr型號 CR3101【UDF】
設定價格顯示器連接至電腦主機的阜口可按空白鍵切換選項 價格顯示器連接阜
【COM】rarr型號 PD71007200 系列【WDP】rarr型號 WD304
盤點機型號 設定盤點機的型號可選擇 1 CPT-711 或 2 PT600
盤點機連接阜 設定盤點機連接至電腦主機的阜口
設定條碼列印機的型號可按空白鍵切換選項
條碼列印機型號 【Z-S300】【Z-S400】【ZEBRA】rarrZebra 廠牌型號
【CLEVER】【TTP243】rarr型號 Clever TTP243
【OTHER】rarr其他
條碼列印機連接阜 設定條碼列印機連接至電腦主機的阜口
發票列印機（兩聯式） 設定發票列印機的型號可按空白鍵切換選項
發票列印機（三聯式） 【CHN】rarr型號 PP2020【POS】rarr三聯式發票機
【WPS】rarr型號 WP-103S
收據列印機 設定收據列印機的型號可按空白鍵切換選項
條碼機連接的工作站號 若要從進貨單中列印條碼後台工作站號須與條碼機工作站號一致
註1一般電腦主機的連接阜口只有 1~2 個建議選購擴充卡以提高穩定性
2由於 POS 的相關硬體週邊繁多若有 POS 週邊設定問題請洽詢本公司
3POS 周邊均有指定型號若您所使用的非本公司指定之型號不保證其相容性
軟體使用教學手冊
27
第四章 進出貨
進貨
進貨作業 意義商品進貨輸入轉入產品現有量中並計算相關成本產生應付帳款
在〈C進出貨〉中選擇〈1進貨作業〉進入後所出現的是日期最近的一張進貨單據如
左圖所示
按【瀏覽】可看所有進貨單明細
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
進貨日期 系統會直接帶出當天的日期若不是當天的進貨則請自行輸入正確的進貨
日期
進貨單號 通常輸入完『進貨日期』按【Enter】鍵後系統會直接帶出『進貨單號』
預設採用進貨日期 + 流水號共 10 碼
廠商編號 按【F10】鍵開啟查詢視窗請確實輸入本公司是向哪一家廠商進貨此項資
料在【6付款作業】有相關聯
發票號碼 若此張進貨單是有稅額的則需輸入發票號碼若沒有發票則無需輸入
原始單號 可輸入廠商進貨時的原始進貨單號方便日後查帳時可直接查詢廠商的進貨
單號
軟體使用教學手冊
28
經辦人員 輸入此張進貨單是由哪位員工建檔
取用預付 從已經付給廠商的預付款中沖銷該筆帳款此項資料在【6付款作業】有相
關聯注意若取用預付所輸入的金額大於預付餘額時超出的金額將累加
到該張進貨單的未付金額
倉號 選擇進貨的倉號（倉庫）適用於多倉版
帳款日期 在【廠商基本資料】中若已有設定帳款日在此處會自動帶出帳款日期此
項資料在【6付款作業】有相關聯
稅別 在【廠商基本資料】中若已有設定稅別在此處會自動帶出其稅別或可自
行切換其他稅別的計算方式
稅前金額 進貨單中未含稅額的小計金額
已付金額 指已付給廠商的「訂金或金額」
折扣金額 廠商給予的折扣金額
未付金額 即〔稅後總額 - 已付金額 - 折扣金額〕
稅後總額 即〔稅前金額 + 營業稅〕
貨單備註 補充欄位中不足的部份或做為某些特殊資料註記
新增進貨單
步驟 1 單身建立
按 新增 鈕或 Insert 鍵出現一張新空白單據填入各項必備資料
步驟 2 建立進貨品名細項
按 鈕加入所進貨產品的項目進貨產品多樣時亦可用 一次勾選
產品編號可輸入產品編碼原廠料號產品條碼 系統會自行轉成產品編號 亦可採用條
碼閱讀機輸入鍵入單價及數量若有接條碼機可一併輸入預列印的條碼張數之後核對稅
前金額及稅後總額無誤後按存檔鍵將該筆進貨單存入
進貨單據修改
按快速鍵 Enter 或 修改 鈕若有必要再針對某一張單據作修改（或加入一筆資料）的話
可移動光棒至欲修改的單據後按 Enter 進入修改狀態後如同建立進貨單之方式建立即可
註 已付款沖帳之單據不可修改若須修改必須進行反沖帳後才能更改單據
歷史記錄
按 可將該進貨廠商所有的歷史進貨單據列出來在修改或新增的模式下按 Enter
鍵可取回再針對差異部份進行修改
軟體使用教學手冊
29
單品比價
按 可查看指定的單項產品的進退貨記錄及各廠商比價記錄該項產品的歷史進退
貨日期單價數量金額及廠商hellip等資料均會顯示出來並且將最低價與最高價之供應商
供應價格及平均成本列出來也可重新計算平均成本選擇是否將成本寫入產品或將最低價
廠商成為主供應商
產品新增
若進貨單中有新進產品時可按 新增產品進入產品基本資料新增的畫面請參照 產
品基本資料設定
庫存查詢
按 可查詢目前的庫存量避免庫存量過多的情形
條碼列印
按條碼列印可列印該筆進貨單中有輸入條碼張數的所有產品條碼
單據列印《F7》
操作方式請參照 基本功能指引
相關項目廠商基本資料產品基本資料系統參數設定應付支票付款作業
進貨退回作業
〈2進貨退回作業〉與上述〈1進貨作業〉的操作方法略同故不重述
相關項目廠商基本資料產品基本資料系統參數設定應付支票付款作業
軟體使用教學手冊
30
進退貨資料統計
意義可直接在此項功能表中查詢進貨及退貨的詳細情形而不必再到【1進貨作業】或【2
進貨退回作業】中個別查詢可節省使用者的時間
1 在【C進出貨】選擇【3進退貨資料統計】選項後所出現的畫面如下圖
2 可依使用者的需要去設定所要查詢的時間廠商進貨退貨已付款未付款及全部
可單獨查詢一家或者是一次查詢多家做為付款對帳單與付款作業有相關聯
列印報表可選擇進退貨資料簡表進退貨資料
明細表進退貨資料總表共三種報表
相關項目進貨作業進貨退回作業
軟體使用教學手冊
31
進貨採購建議
意義採購建議書為針對自定的需求讓系統作一庫存的統計擬定一份最精確的採購建議
書或訂購單
操作方法
1在〈C進出貨〉選擇〈4進貨採購建議〉如圖所示
2設定所欲查詢的條件後按《Y確定》即可
條件設定
查詢指定廠商現有產品庫存量lt=安全存量之品項
查詢指定廠商現有產品庫存量lt=請購點之品項
查詢指定廠商的所有產品全部列出
查詢指定廠商產品被訂購量gt=現有量之品項
查詢指定廠商產品全部訂購保留量gt0 之品項
可再設排列方式如依產品編號名稱存量價格等再選擇由排大到小或由小排到大
查詢單一廠商時廠商編號起訖部分輸入同一個編號即可或者不輸入表示要全部的資料
註
產品比價請參照【產品基本資料】中歷史進價記錄有詳細說明
若確定要列印報表則需要先勾選所需的產品編號可一次勾選單一項產品或按《全部選擇》
勾全部產品若都不需要則可按《全部不選》取消先前所勾選的產品欄位
勾選好欲列印的產品後按《列印》鍵列印報表中可選擇產品採購建議表或產品訂購單二
種報表
相關項目廠商基本資料產品基本資料 進貨作業
軟體使用教學手冊
32
調撥作業 多倉版
意義此功能只有在系統設定使用「分倉」的管理模式時才能輸入資料其用途是做不同倉
庫間貨品的調撥
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
調撥日期 通常一開始系統會先直接帶出當天的日期若不是當天的調撥則請自
行輸入正確的調撥日期
調撥單號 通常輸入完『調撥日期』按【Enter】鍵後系統會直接帶出『調撥單號』
預設採用調撥日期 + 流水號
經辦人員 輸入此張單據的經辦人員
撥出倉號 選擇是由哪一個倉庫撥出的
調入倉號 選擇要調入哪一個倉庫
貨單備註 補充欄位中不足的部份或做為某些特殊資料註記
相關項目銷售前檯產品基本資料其他編號設定進貨作業進貨退回作業
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33
報價
意義客戶下訂單或出貨前需要先做報價動作時即可利用此功能將待日後可直接轉成
訂貨單
在〈C進出貨〉選擇〈D報價作業〉進入後所出現的是日期最近的一張訂貨單據
如下圖所示
操作方式請參照 進貨作業
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
報價日期 通常系統會直接帶出當天的日期若不是當天的報價則請自行輸入正確的
報價日期
報價單號 通常輸入完『報價日期』按【Enter】鍵後系統會直接帶出『報價單號』
預設採用報價日期 + 流水號
客戶編號 請確實輸入此張報價單是出給哪個客戶可按 F10 開啟客戶選擇視窗此項
資料在〈訂貨作業〉有相關聯
交貨日期 輸入預計的交貨日期
交貨方式 預計的交貨方式可下拉選單方式選取
經辦人員 在【客戶基本資料】中若已有設定業務歸屬在此處會自動帶出業務代號
若沒有設定請自行輸入經辦業務代號
稅前金額 報價單中未含稅的小計金額
稅 別 在【客戶基本資料】中若已有設定稅別在此處會自動帶出其稅別或可自
行切換其他稅別的計算方式
稅後總額 即[稅前金額+營業稅]
折扣金額 給予客戶的折扣金額
貨單備註 補充欄位中不足的部份或做為某些特殊資料註記
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34
特項功能說明
歷史記錄
瀏覽該客戶的報價訂貨紀錄可開啟《F2 查詢》快速查詢某一筆資料《Ctrl+C》可以拷
背瀏覽的單據內容到目前新增的報價單中
單品歷史
查看單品的所有報價訂貨出貨的歷史記錄
庫存查詢
即時查詢該項產品的庫存量
採購建議
在報價作業時需要查看某項商品的進貨計錄時可按 查看歷史進價及各廠商比價
記錄詳細資料
轉訂貨單
確認訂貨內容同本張報價單時可按 將此張報價單直接轉成訂貨單
多選輸入
可一次勾選多項產品到報價單中加快作業速度
報價單轉 Excel 格式 選擇〈F7列印〉如圖所示按《F6轉 Excel》即可將報價單轉成 Excel 檔
相關項目客戶基本資料產品基本資料訂貨作業
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訂貨
訂貨作業
意義客戶不需要立即拿到商品或是目前倉庫中並無此商品存貨則就可先在此處輸入客
戶訂貨單待日後再行轉出貨
進入本功能後所出現的是日期最近的一張訂貨單據如下圖所示
按『瀏覽』可瀏覽所有的訂貨單據詳細操作方式請參考 報價作業
若訂單未轉出貨每次進入系統時會先顯示【未交貨訂單資料提示】
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36
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
訂貨日期 通常系統會先直接帶出當天的日期若不是當天的訂貨則請自行輸入
正確的訂貨日期
訂貨單號 通常輸入完『訂貨日期』按【Enter】鍵後系統會直接帶出『訂貨單號』
預設採用訂貨日期 + 流水號
客戶編號 請確實輸入本張訂單是由哪一家客戶所訂此項資料在【出貨作業】裡
有相關聯
交貨日期 輸入預計出貨的日期
交貨方式 預計的交貨方式可下拉選單方式選取請確實輸入
經辦人員 在【客戶基本資料】中若已有設定業務歸屬在此處會自動帶出業務代
號若沒有設定請自行輸入經辦業務代號
倉號 輸入預計是由哪一個倉庫出貨此功能僅用於多倉版
來源單號 輸入這張訂貨單是以哪一張報價單號內容為依據可按【F10】開啟快速
查詢視窗直接挑選報價單號及產品明細
稅前金額 報價單中未含稅的小計金額
稅 別 在【客戶基本資料】中若已有設定稅別在此處會自動帶出其稅別或
可自行切換其他稅別的計算方式
稅後總額 即[稅前金額+營業稅]
折扣金額 給予客戶的折扣金額
預收金額 輸入向客戶預收的貨款金額
未收金額 即﹝稅後總額－預收金額﹞
貨單備註 補充欄位中不足的部份或做為某些特殊資料註記
特項功能說明
歷史單據轉入訂單
直接將過去的報價單或訂貨單據內容明細轉入到目前新增的訂貨單中
操作方法
1在【來源單號】的欄位按《F10》開啟轉入單據瀏覽視窗
2以滑鼠或鍵盤uarrdarr鍵挑選要轉入的單據後按《Enter》
3勾選要轉入的品項後按《Y確定轉入》即可
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轉出貨單
確認出貨內容同本張訂單時可按 可將此張訂單直接轉成出貨單
訂貨單轉 Excel 格式 選擇〈F7列印〉如右圖所示按《F6轉 Excel》即可
相關項目客戶基本資料產品基本資料報價作業出貨作業
訂貨資料統計 意義查詢客戶訂貨及交貨情況 可依使用者的需要去設定所查詢時間客戶交貨日期已交貨未交貨及全部可單獨查詢一家或
者是一次查詢多家做為客戶訂貨交貨的依據
操作方式同進退貨資料統計
相關項目客戶基本資料產品基本資料出貨作業訂貨作業
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出貨
出貨作業
意義商品出貨輸入存檔以便查詢送貨量與應收客戶帳款
進入本功能後所出現的是日期最近的一張出貨單據如下圖所示
操作方法請參照 基本功能指引
按『瀏覽』可瀏覽所有的出貨單據
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39
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
出貨日期 通常系統會直接帶出當天的日期若不是當天的出貨則請自行輸入正確
的出貨日期
出貨單號 通常輸入完『出貨日期』按【Enter】鍵後系統會直接帶出『出貨單號』
預設採用出貨日期 + 流水號
客戶編號 請確實輸入本公司是出貨給哪一家客戶此項資料在【收款作業】中有相
關聯
發票號碼 若此張出貨單是有稅額的則需輸入發票號碼若沒有發票則無需輸入
交貨方式 可以下拉選單方式選取請確實輸入
業務人員
在【客戶基本資料】中若已有設定業務規屬在此處會自動帶出業務代號
若沒有設定請自行輸入經辦業務代號此項資料在【員工業績統計表】
有相關聯
訂單號碼 由訂貨單中轉至出貨單的訂單號碼在訂單作業中有詳細的說明
取用預收 對於有預收貨款的客戶直接從預收的金額中支付本筆貨款
倉號 可設定是由哪個倉庫出貨僅限用於多倉版
帳款日期 在【客戶基本資料】中若已有設定帳款日期在此處會自動帶出帳款日期
此項資料在【收款作業】有相關聯
稅前金額 出貨單中未含稅額的小計金額
稅別 在【客戶基本資料】中若已有設定稅別在此處會自動帶出其稅別或可
自行切換其他稅別的計算方式
稅後總額 即〔稅前金額 + 營業稅〕
折扣金額 給予客戶的折扣金額
已收金額 指已向客戶收的「訂金或金額」
未收金額 即〔稅後總額 - 已收金額 - 折扣金額〕
貨單備註 補充欄位中不足的部份或做為某些特殊資料註記
特項功能說明
歷史記錄 《Alt＋4》
按 可將該出貨客戶所有的歷史出貨單據列出來在修改或新增的模式下按 Enter 鍵可
取回再針對差異部份進行修改
單品歷史 《Alt＋5》
按 可針對指定的單項產品的將其出貨記錄列出來在此不分客戶可供比價用
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進貨記錄 《Alt＋6》
按 可針對指定的單項產品的進貨記錄可避免出貨的金額低於進貨金額
庫存查詢 《Alt＋7》
按 可查詢各倉庫的庫存量避免無貨可出的情形
多選輸入
可一次勾選多項產品到報價單中加快作業速度
SMS 簡訊發送
可發送簡訊通知該客戶
相關項目客戶基本資料產品基本資料系統參數設定出退貨資料統計應收支票已過期支票
收款作業庫存月銷耗報表盤點作業
出貨退回作業 【8出貨退回作業】與【7出貨作業】的操作方法略同故不重述
相關項目 客戶基本資料產品基本資料系統參數設定出退貨資料統計 應收支票已過期支
票收款作業庫存月銷耗報表盤點作業
出退貨資料統計 意義可直接在此項功能表中查詢出貨及出貨退回的詳細情形而不必再到【7出貨作業】或【8出
貨退回作業】中個別查詢可節省使用者的時間
可依使用者的需要去設定所查詢時間客戶出貨退貨已收款未收款及全部可單獨查詢一家
或者是一次查詢多家做為收款對帳單與收款作業有相關聯
相關項目 出貨作業出貨退回作業
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第五章 帳務管理 會計
付款作業
意義此功能是用來記錄付款作業的日期廠商支付類別及沖帳金額以備日後查核
當公司進貨後要付款時則需到此處建立新的付款作業
操作方法
1《新增》依序輸入付款日期登錄人員廠商編號帳款日期後按下【S查詢】會列
出該廠商在帳款日期區間內未付款的單據
註(1)請務必輸入付款廠商否則可能導致查詢不到未付帳款單據
(2)此處帳款日期是指進貨單中的帳款日期若您不確定帳款日期區間可空白不輸入直
接按下【S查詢】會列出所有的未付款單據
2勾選要沖銷的單據並輸入付款的現金金額票據金額等《存檔》即可
註若一筆貨款並非一次沖銷完畢則先在【沖帳金額】的欄位輸入此次要沖帳的金額後再
將該筆單據打勾即可
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42
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
付款日期 系統預設使用當天日期若不是當天日期可自行輸入付款日期
付款單號 通常輸入完付款日期後按【Enter】鍵後系統會直接帶出付款單號預設採
用付款日期+流水號
登錄人員 輸入該筆資料的登錄人員
廠商編號 可按 F10 開啟快速查詢視窗選擇所需的廠商編號
帳款日期 輸入欲查詢的帳款日期區間此處帳款日期是以出貨單中的帳款日期為依據
應付總額 該家廠商在查詢的帳款日期區間中應付帳款總金額
現金金額 輸入付款的現金金額若此筆帳款不是由現金支付則此欄位不需輸入
票據金額 輸入開立支票的金額若此筆帳款不是由支票支付則此欄位不需輸入
其他折讓 輸入折讓的金額
取用預付 取用預付餘額中的金額來沖銷必須在預付餘額欄位中有金額才能做此功
能
累入預付 可預先付一筆帳款分多次沖銷預付的金額則輸入在此處
預付餘額 預付金額中尚可沖帳的餘額
沖帳合計 可用滑鼠勾選欲沖銷的單據號碼系統會自動將總金額統計出來若此次付
款金額與欲沖帳合計金額不符則存檔時系統會出現警示
備註 補充上述欄位中所不足的資料
其他操作說明請參照 基本功能指引
相關項目 廠商基本資料產品基本資料系統參數設定進貨作業進貨退回作業
進退貨資料統計應付支票已過期支票
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43
現金日記帳
意義是對於公司每日現金收支流向的資料管理
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
日期 系統預設為當天的日期及時間 若不是可另行輸入
項目科目 輸入收支的會計科目例如水電費郵電費文具費等等亦可按 F10
或快擊滑鼠二下即可開啟選擇視窗
類別 可選擇支出或收入二種
金額 輸入收入或支出的金額
摘要 可更詳細記錄每筆帳目資金流向的明細和用途當此欄有輸入明細時存
檔後在畫面右邊「註」的框框會有ˇ
註項目科目按 F10 或快擊滑鼠二下可開啟選擇視窗自建較常使用的會計科目片語如
此一來以後輸入現金科目時只需點選即可而不必再另外輸入片語節省操作時間
相關項目其它編號設定
銀行存提作業
意義記錄公司與往來銀行的帳戶情形方便日後帳戶管理
進入後畫面如
做圖所示
畫面左半部是
銀行帳戶瀏
覽右半部是帳
戶存提資料瀏
覽
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欄位說明
欄位名稱 欄位說明
安全餘額 此銀行帳戶的安全餘額此欄與〈銀行基本資料設定〉有相關聯
現在餘額 目前此銀行帳戶中的實際餘額
存提日期 系統預設為當天的日期及時間 若不是可另行輸入
存提單號 通常輸入完存提日期後按【Enter】鍵後系統會直接帶出存提單號預設採
用存提日期+流水號
金額 輸入存提的金額
存提類別 選擇存提的類別有存款支票存款提款及支票付款四種
支票號碼 輸入存提的支票號碼若不是由支票存提則此欄位不需輸入
餘額 建立此存提單時銀行帳戶中所剩餘的可用餘額
其他備註 補充上述欄位中所不足的資料
註在應收(付)支票中所有由此帳戶所開出兌現後的支票金額皆會自動轉入此處
其他操作說明請參照 基本功能指引
重新計算帳戶餘額
若有新增或修改存提單時按下 即可更新該銀行帳戶的現在餘額更便利於隨
時掌握各銀行帳戶中的可動用金額
相關項目 其他編號設定應付支票應收支票
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（收）款作業
意義此功能是用來記錄收款作業的日期客戶收款明細及沖帳金額以備日後查核
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
收款日期 系統預設使用當天日期若不是當天日期可自行輸入收款日期
收款單號 通常輸入完收款日期後按【Enter】鍵後系統會直接帶出收款單號預設採
用收款日期+流水號
登錄人員 輸入該筆資料的登錄人員
客戶編號 可按 F10 開啟快速查詢視窗選擇所需的客戶編號
帳款日期 輸入欲查詢的帳款日期區間
應收總額 該家廠商在查詢的帳款日期區間中應收帳款總金額
現金金額 輸入收款的現金金額若此筆帳款不是由現金收入則此欄位不需輸入
票據金額 輸入收款支票的金額若此筆帳款不是由支票收入則此欄位不需輸入
其他折讓 輸入折讓的金額
取用預收 取用預收餘額中的金額來沖銷必須在預收餘額欄位中有金額才能做此功
能
累入預收 可預先收一筆帳款分多次沖銷預收的金額則輸入在此處
預收餘額 預收金額中尚可沖帳的餘額
沖帳合計 可用滑鼠勾選欲沖銷的單據號碼系統會自動將總金額統計出來若此次收
款金額與欲沖帳合計金額不符則存檔時系統會出現警示
備註 補充上述欄位中所不足的資料
相關項目出貨作業客戶基本資料出貨退回作業應收支票
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應（付）帳齡分析表
意義此分析表是用來顯示尚未付清給各個廠商的應付帳款其帳齡分佈在各個設定期間的
統計數據
圖片左邊的日期區間可依使用者的統計習慣去設定設
定好後只需按【設定為預設值】鍵則每次進入系統時
依此設定統計
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
開始廠商 可按 F10 開啟快速查詢視窗選擇欲查詢的開始廠商編號
結束廠商 可按 F10 開啟快速查詢視窗選擇欲查詢的結束廠商編號
帳齡種類 可選擇 1帳款日期或 2銷貨日期二種
報表標題 可選擇 3天數或 4日期二種為報表標題
結束日期 系統會自動帶出當天日期若不是可自行輸入欲查詢的結束日期
相關項目廠商基本資料進貨作業進貨退回作業進退貨資料統計表付款作業
應（收）帳齡分析表
意義此分析表是用來顯示各個客戶尚未付清的應收帳款其帳齡分佈在各個設定期間的統
計數據
操作方式請參照 應（付）帳齡分析表
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
開始客戶 可按 F10 開啟快速查詢視窗選擇欲查詢的開始客戶編號
結束客戶 可按 F10 開啟快速查詢視窗選擇欲查詢的結束客戶編號
帳齡種類 可選擇 1帳款日期或 2銷貨日期二種
報表標題 可選擇 3天數或 4日期二種為報表標題
結束日期 系統會自動帶出當天日期若不是可自行輸入欲查詢的結束日期
相關項目客戶基本資料出貨作業出貨退回作業出退貨資料統計表收款作業
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應收帳款
意義用來顯示某段時間內應收帳款的彙總資料報表
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
帳款種類 可選擇依 1客戶別或 2業務別做為應收帳款報表的依據
帳款日期區間 輸入欲查詢的起迄日期
統計客戶區間 可按 F10 開啟快速查詢視窗輸入欲查詢的客戶編號
統計業務區間 輸入欲查詢的業務編號
報表種類 可自行選擇共有明細表簡要表及應收總表三種報表
是否含前期未
收款之明細
若所查詢的日期區間之前仍有尚未收取的款項則可在此欄位中打ˇ就
可顯示前期未收款之明細
相關項目客戶基本資料產品基本資料員工基本資料出貨作業出貨退回作業出退
貨資料統計表
應付帳款
意義用來顯示某段時間內應付帳款的彙總資料報表
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
帳款種類 可選擇依 1廠商別或 2經辦人員別做為應付帳款報表的依據
帳款日期區間 輸入欲查詢的起迄日期
統計廠商區間 可按 F10 開啟快速查詢視窗輸入欲查詢的廠商編號
統計經辦區間 輸入欲查詢的經辦人員編號
報表種類 可自行選擇共有明細表簡要表及應收總表三種報表
是否含前期未
付款之明細
若所查詢的日期區間之前仍有尚未付清的款項則可在此欄位中打ˇ就
可顯示前期未付款之明細
相關項目廠商基本資料產品基本資料員工基本資料進貨作業進貨退回作業進退
貨資料統計
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票據
應(付)支票
意義可沖銷應付帳款中所有由支票給付的記錄節省會計人員作帳以便查詢核對廠商的
帳款
進入本功能後出現所有應付票據資料視窗以票據到期天數作為循序排列條件
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
開票日期 系統預設使用當天日期若不是當天日期可自行輸入開票日期
支票類別 支票的種類此處為應付支票
支票號碼 開立支票上的號碼
支票金額 開立支票上的金額
來源單號 輸入這張支票是要沖銷哪一張【付款作業】中的進貨單號
廠商編號 可按 F10 或 鍵開啟快速查詢視窗選擇所需的廠商編號
廠商名稱 廠商編號選定後會自動帶出該廠商名稱
到期日期 開立支票上的到期日期
兌現日期 這張支票預計何時會兌現的( 因有時票據的交換需時 1~3 個工作天金額
才能真正入帳)
票據狀態 目前票據的狀態有未兌兌現退票作廢領取及其他共六種
開票銀行 選取開立的支票銀行 若尚未設定請至【其他編號設定】中的銀行基本資料設定
銀行名稱 開票銀行選定後會自動帶出該銀行名稱
其他備註 補充上述欄位所未提到的
未兌支票總額 系統會自動統計所有未兌現的支票張數及總額
其它說明
支票簽回單
點選《列印》即可列印支
票簽回單若要更改表單
字頭字尾請參照 按鍵說
明
相關項目進貨作業已
過期支票付款作業
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應(收)支票
意義可沖銷應收帳款中所有由支票收款的記錄以查核客戶的帳款
進入本功能後出現所有應收票據資料視窗以票據到期天數作為循序排列條件
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
收票日期 系統預設使用當天日期若不是當天日期可自行輸入收票日期
支票類別 支票的種類此處為應收支票
支票號碼 應收票據上的支票號碼
支票金額 應收支票上的金額
來源單號 輸入這張支票是要沖銷哪一張【收款作業】中的出貨單號
客戶編號 可按 F10 或 鍵開啟快速查詢視窗選擇所需的客戶編號
客戶名稱 客戶編號選定後會自動帶出該客戶名稱
到期日期 應收支票上的到期日期
兌現日期 這張支票預計何時會兌現的 (因有時票據的交換需時 1~3 個工作天金額才
能真正入帳)
票據狀態 目前票據的狀態有未兌兌現 託收轉讓退票票貼及其他共七種
開票銀行 應收票據上開立支票銀行的帳號
開票銀行 應收票據上開立支票銀行的名稱
託收銀行 選取開立的支票銀行 若尚未設定請至【其他編號設定】中的銀行基本資料
設定
託收銀行 開票銀行選定後會自動帶出該銀行名稱
其他備註 補充上述欄位尚未提到的
其他操作方式與應付支票作業相同
相關項目 出貨作業收款作業已過期支票
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已過期支票
意義所有已過期的支票皆會轉入此視窗方便會計人員查詢核對
過期支票瀏覽列出所有過期支票（應收應付）可依需求排列如名稱開票日期兌
現日期銀行hellip等（本功能為整合上述rdquo應付rdquordquo應收rdquo二項支票作業所產生的資料
對照表）
註此處只能做查詢的動作並不能做新增或修改的動作
相關項目 應付支票應收支票
應(收)票批次兌現
意義可一次將單張或多張應收票據轉兌現並將兌現的支票轉入已過期支票中
按鍵說明
欄位名稱 欄位說明
全選 將所列出的支票全部選擇為要兌現的狀態
全不選 將所列出的支票全部選擇為要非兌現的狀態
兌現轉入過期支票 將已選擇的支票轉成兌現狀態並將支票轉入過期支票中
相關項目應收支票銀行存提作業
應(付)票批次兌現
意義可一次將單張或多張應付票據轉兌現並將兌現的支票轉入過期支票中
操作方式請參照 應(收)票據批次兌現
相關項目應付支票銀行存提作業
軟體使用教學手冊
51
應收票齡分析表
意義此分析表是用來顯示已收未兌現的應收支票其帳齡分佈在各個設定期間的統計數據
圖片左邊的日期區間可依使用者的喜好去設定設定
好後只需按【設定為預設值】鍵則每次進入系統時
依此設定統計
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
開始客戶 可按 F10 開啟快速查詢視窗選擇欲查詢的開始客戶編號
結束客戶 可按 F10 開啟快速查詢視窗選擇欲查詢的結束客戶編號
報表標題 可選擇 1天數或 2日期二種為報表標題
結束到期日 系統會自動帶出當天日期若不是可自行輸入欲查詢的結束日期
相關項目應收支票
應付票齡分析表
意義此分析表是用來顯示開立給各個廠商的未兌現應付支票其票齡分佈在各個設定期間
的統計數據
操作方式請參照 應收票齡分析表
相關項目應付支票
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52
第六章 庫存管理
期初開帳程序
1進貨
第一次使用時本系統時將基本資料建立完成後首先利用【進貨作業】將所有產品均做首
次進貨並且將已付款的進貨單據沖銷
註亦可利用庫存調整單將所有產品數量及成本鍵入或者利用盤點作業進行盤點後將盤點
量轉入現有量必須要注意的是若您選擇使用盤點轉入的方式系統將無法自動抓取產品成
本
2由產品基本資料中作期初開帳
至產品基本資料中按(Alt+F 鍵)將可以產生庫存的
期初開帳資料
按《確定》後將自動轉入期初
庫存日消耗異動表
意義驗證庫存量的正確性且可以將驗證後的正確量寫入現有量
(1) 當日消耗表列出查詢日期當天的庫存數量
變動情況用來驗證庫存量的正確性
(2) 逐日銷耗表列出前一次結轉日至查詢日期
當天的庫存數量變動情形用來驗證庫存量
的正確性另可將計算後的實際現有量寫入
帳面量(產品基本資料中的現有量)
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53
庫存月消耗異動表
報表意義列出查詢當月份的庫存數量變動情形用來驗證庫存量的正確性另可將計算
後的實際現有量寫入帳面量(產品基本資料中的現有量)並作轉入產生下月期
初量
使用時機每月底結束營業後或每月初開始營業前
操作方式
1)檢視庫存月銷耗表上的異動資料及現有量是否均正確當計算後存量與目前帳面存
量不符時會以黃色警示
2)確認無誤後按下 出現如下視窗再次確認
注意產品基本資料中的現有量將會被庫存月銷
耗 表 中 的 現 有 量 取 代因 此 請 謹 慎 使 用 結 轉 功 能
C)若產品進出異動量不正確請利用庫存調整單
做調整後重新執行步驟 A)~ B)
後記
庫存量又有問題了 怎麼都跟架上物品不符 相信大多數人都有這樣的心聲
很多使用者的觀念上總是認為庫存只要交給電腦來管理庫存量一定準確殊不知電腦軟體
有可能發生不可預期的結果(程式暇疵或使用中突然的斷電當機)或是產品管理不當導致失
竊或是破損或是產品擺設到不正確的位置都有可能使得電腦中的庫存量異常所以在庫存管
理中盤點變成了一項非常重要的工作
軟體使用教學手冊
54
庫存調整單
意義當帳上的庫存量與實際庫存盤點的結果不符時即可利用此功能來調整帳上的庫存量
及成本
在〈C進出貨〉選擇【C
庫存調整單】如圖可
按《新增》《修改》
《查詢》或《刪除》鈕
更動關於調整庫存的相
關資料
按《瀏覽》進入庫存調整
單據瀏覽
操作方法
庫存調整單中的「數量」欄位應輸入實際庫存量與帳面現有量的差異量
作庫存調整時若目前某產品在系統中的現有量為 10 個但實際上賣場中只剩 8個則在
數量的欄位中輸入-2即可將系統中的現有量調整為 8個
若使用者無進貨作業的動作卻想要統計出產品的銷售成本及利潤可直接在此處輸入產
品的成本或覺得目前系統中的平均成本不正確亦可自行修改
註盤點作業中若有盤差或盤盈時會自動產生一張盤點調整單
其他操作方式請參考基本操作方法
相關項目產品基本資料盤點作業
軟體使用教學手冊
55
盤點作業
意義盤點各倉的庫存量以便管理可避免庫存太多或不足節省公司無謂的支出
有關庫存量的準確性一直為各行各業及門市經營管理者所困擾即使使用電腦軟體一樣產生
庫存量不準確的情事皆因方法錯誤或關念的偏差導致
在庫存做盤點前有些前置工作若準備充足則可收事半功倍之致
A盤點的前置工作
1 貨架上物品的擺設是否整齊乾淨
2 貨架的分類是否明確並且標示清楚
3 待進貨瑕疵物品異常品是否與陳列區清楚區分
4 人員的物品熟悉度及教育訓練是否充足
B盤點實施要點
1 全面盤點(期初期末盤點)或循環盤點
2 盤點的開始時間及預計結束時點
3 人員編組及人力分派
4 列印盤點單(可利用盤點機)
5 盤點機轉入或人工鍵入盤點數量
6 列印盤點報告單(盤盈盤損表)
C檢討此次盤點作業及問題研究
在【F系統支援】選擇【盤點作業】的選項會出現最近一張單據
操作方法
1由盤點機盤點
新增一張盤點單將盤點量輸
入盤點機再按
鍵直接將盤
點機中的資料傳送到系統
中按下 鍵即
可完成盤點作業
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2由人工手動盤點
A)新增一張盤點單按《A盤點產品轉入》鍵選擇欲盤點的產品編號可依全部產品廠
商產品類別儲放位置產品編號及庫存數量共六種選擇方式選擇所需的產品或者用
《新增明細》的方式輸入要盤點的品項接著按下《F3存檔》
B)按下《F7列印》報表選擇為「盤點單」列印出盤點單由人工盤點並將盤點量寫在盤點
單上
C)進入盤點作業點選《修改》將盤點量輸入系統中按下《存檔》後再按《轉入現有量》
鍵即可完成盤點作業
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
盤點日期 系統預設使用當天日期若不是當天日期可自行輸入盤點日期及時間
盤點單號 通常輸入完盤點日期後按【Enter】鍵後系統會直接帶出盤點單號預設
盤點人員 輸入該筆資料的盤點人員
盤點備註 補充欄位中所不足的資料
盤點倉號 選擇欲盤點的倉號 (多倉版)
《 Alt+A 》盤點產品轉入
按 可針對特定部份產品或廠商選取所需
的盤點商品
1先選擇轉入依據
2輸入起始編號及結束編號
3按下《Y確定》便可將符合條件的產品加入到盤點單中
《 Alt+B 》盤點機輸入
按 可先由盤點機盤點再直接
將盤點機中的資料傳輸到系統中可節省再輸入一
遍的時間
轉入現有量
當盤點完後且已經將盤點數量輸入至系統中後此時可按 鍵將盤點量轉入現有量
且同時在【庫存調整單】產生一張盤盈盤虧單即可完成盤點作業
相關項目產品基本資料員工基本資料庫存調整單
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第七章 系統支援
密碼設定
意義本設定首重資料保全功能系統依使用者名稱及密碼選擇性的開放系統功能可確
保資料的隱密性預防一些重要資料外流而設定通行密碼可依特定人員使用密碼才能執
行
進入時需輸入您的使用者密碼才有權限進入密碼設定中去新
增或是修改此設計目的在於防止管理者離開時他人趁機擅自
修改帳號權限
新增 增加完使用者名稱及密
碼後再設定使用功能明細（打
ˇ者為開放本項功能）
成本顯示若沒有打ˇ則該使
用者進入後台時基本資料的產
品欄位成本相關欄位則不顯示
備份作業
意義將所有資料另存一份應注意不要備份在同一部硬碟（以免硬碟實體損壞）同時為
保障資料安全應自訂備份期間如每週三六各一次
選定備份的目錄位置按下《開始備份》
鍵後即可完成備份作業
建議您在備份的檔案名稱 Data 後再加上
備份日期以避免備份資料太多產生混淆
註選擇備份路徑時需注意資料夾的名稱
應避免為空白或包含特殊符號如
gtlt$hellip等
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資料重整
意義當系統在操作途中因發生停電不正常關機或硬體發生故障而故造成系統資料中異常
現象導致資料毀損可利用本功能做一資料維護
注意執行資料重整時務必讓其他工
作站或前後台離線
編碼更改
意義因本系統中所有基本資料的編號只要存檔後就不能做修改的動作故在此設立一
個修改編號的程式
註因為基本資料中的編號會跟進銷貨產生連動關係為保持舊有歷史資料的正確性所以
更改編號時須在此更改以保持資料的完整若您要修改基本資料時請先到【2備份作業】
做資料備份的動作避免系統在編修的過程中發生停電或不明原因當機而造成資料流失
操作方法
1選擇欲修改的編號之資料
庫有客戶廠商產品員
工及產品類別資料檔共 5種供
選擇
2用滑鼠或按 F10 在原編號的
欄位上選擇欲更改的編號
3直接在新編號的欄位上輸入
新的編號
4按下《確定更改》鍵即可
完成編號更改的動作
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系統顏色修改
意義覺得系統中預設的顏色不喜歡嗎想自創風格時可利用本功能修改畫面使用者可依
個人喜好修改使用的畫面其中必須注意的是修改畫面確定後按 Y 儲存設定 要先
離開本系統再重新進入本系統才能生效
若欲更換背景圖片圖
片格式可
為jpggifbmphellip
等檔案格式
改亂了可按系統預設
值變回原來樣式
行事曆管理
意義經常忘東忘西的寫在紙條上麻煩又不容易找利用本功能吧啟動系統時會提醒哦
操作方法
1 點選《新增》後輸
入事件日期時
間對象地點
事由事項的欄位
可註記細節事項
2 勾選事件提醒方
式若沒勾選便不
會出現提醒的訊
息
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名片簿管理
意義可將重要的電話或經常聯絡朋友記錄在此容易找尋又不會丟可分類還有多項
詳細資料欄位可供利用
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
名片分類 可點選 開啟客戶分類的快選視窗
電子信箱 若有輸入 E-Mail 帳號則按下 可直接連結至 Outlook 發送信件
其他備註 補充欄位中不足的說明或做為某些特殊資料註記
選擇發送簡訊功能時可自動帶入行動電話號碼
操作方法請參照 基本操作方法
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產品停用啟用處理
意義將產品基本資料中已經停產或停售長時間不使用的產品資料作停用處理可加快搜
尋的速度也增加盤點補貨等工作的效率若日後進貨時新進產品的條碼與停用產品
條碼相同時系統會出現警告訊息可直接將產品恢復續用
操作方法
1 產品停用
A)將欲停用的產品打勾勾選的品項會列在右上方的挑選清單列中確認後點選《停用》
停用的產品會列在下方的〈停售或停用之品項〉中
B)直接在產品基本資料中刪除的品項也會自動被系統列到停用產品中喔~
2 產品啟用
在欲恢復續用的產品上按一下滑鼠右鍵選擇《Y產品續用恢復》確認後該筆資料會
回復到產品基本資料中恢復續用的產品庫存量售價成本等均會歸零若要查看過去
的歷史進貨紀錄及銷貨分析請利用〈歷價〉及〈分析〉的功能
相關項目產品基本資料
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產品成本重算
意義若於系統使用時發生停電或當機或硬體故障情形而造成平均成本有異常之情形可
利用此作業將平均成本重算
可選擇年或指定月份計算確
定無誤時可利用寫入功能將
目前平均成本更新
若平均成本重算後有發生的情形則執行《W將計算之平均成本寫入》後必須利用 資
料偵錯 功能將異常的產品資料修復接著再到產品基本資料中利用〈歷價〉重新寫入成本
相關項目產品基本資料資料偵錯
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資料偵錯
意義藉由資料偵錯系統來偵測錯誤的資料再加以修復是屬於軟體異常控管的一項重要功
能有如 Windows 中的磁碟偵錯功能
操作方法
選擇客戶資料檢測編號是否重 覆及累積點數預收金額數值溢位等異常檢測
選擇銷貨資料檢測編號是否重覆及小計金額銷貨成本數值溢位等異常檢測且可將銷
貨成本以目前平均成本置換但此項功能需在已驗證過產品資料且無異常的情況下才能進
行
選擇廠商資料檢測編號是否重 覆及異常資料偵錯
選擇產品資料檢測編號是否重 覆及最近進價平均成本及售價數值溢位等異常檢測
選擇進貨資料檢測編號是否重覆及異常資料偵錯
選擇訂貨資料則會重新計算產品檔中的被訂購量
選擇倉庫資料重新分析產品檔及倉庫檔中的庫存關聯結構並自動將錯誤修復
以上各個資料檔檢測後若有異常情形出現只需按《自動修復錯誤》鍵即可完成資料偵錯
修復的動作
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用戶使用記錄
意義可記錄各用戶進入系統的日期及時間及使用哪個功能表做哪些動作避免在多人
使用狀況下無法查到資料修改或刪除是由何人做的
流量統計
依據系統登入用戶別統計各動作的操作次數
在桌面上建立捷徑
意義當桌面上安裝的捷徑不小心刪除或在一開始安裝軟體時沒有建立捷徑皆可利用此功
能輕鬆在桌面上重新建立捷徑再也不用擔心找不到執行路徑
操作方式
1輸入前台工作站號若是單機版則不需輸入
2直接點選《1建立後台管理捷徑》或《2建
立 POS 前台捷徑》就會在桌面上自動建立捷徑
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備份還原
意義當您發現銷售前台進入後出現錯誤代碼或存檔後交易紀錄無法存入時代表銷售資料
庫已經遭受毀損備份還原能夠幫助您將資料還原到您最後一次做備份的狀態
1 請先將執行資料備份並記下您的備份目錄位置操作方式請參照 備份作業
2 請放入安裝光碟重新安裝或至我們的網站 wwwhiposcomtw 下載試用版本（切記版
本必須相同）
註請確定所有工作站或前台均已離線且無其他軟體正在執行
無需移除原本的軟體直接執行安裝即可
3 請至[開始][程式集][叡鴻 Hipos 軟體系列]點選[備份還原]或至電腦中的 csalewin 中
點選 備份還原exe 如圖所示選取您的備份目錄位置後點選《S開始還原》即可
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第八章 附件 其他技術支援
報表格式修改
利用 HiPOS 軟體中的報表系統工具可以自行修改報表的格式
系統工具的開啟方式
1《開始》rarr《程式集》rarr《叡鴻 HiPOS 軟體系列》rarr《報表系統工具》
2到電腦 csalewin 資料夾中將〈系統工具exe〉點滑鼠左鍵兩下開啟
自訂列印紙張大小
開啟系統工具後選擇要修改列印格式的報表後將紙張規格分別填入高度寬度上邊界
左邊界即可
例如原本是 A4(290210mm)格式要改
成列印中一刀格式直接修改高度
140寬度 210 就可以囉~
修改報表內容
1開啟系統工具後先選擇要修改的報表再按《修改報表》
2若要修改報表內容的位置以滑鼠圈選要移動的範圍後以larruarrdarrrarr移動或直接以滑鼠拖
曳至您預定的位置即可
3若要修改或增加文
字則先點選 報表控
制項工具列 上的
一下接著點一下要
修改的文字或要新增
文字的位置即可編
輯文字
4修改完成後點選
左上角的《檔案》rarr
《儲存》
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自訂瀏覽視窗表格樣式
意義因為使用者的螢幕大小及解析度設定的不同在瀏覽視窗中難免發生表格橫向欄位太
大或太小導致於查看資料時的不方便HiPOS 提供了自訂表格樣式的功能讓使用者調整好
欄位後可以存檔方便日後查看
操作方法
1將滑鼠移動到要調整的欄位框上會出現 符號以滑
鼠拖曳即可調整欄位大小
2調整好後如圖在內容的任一位置上按一下滑鼠右鍵選擇《儲存表格樣式》若是儲
存後不滿意可以選擇《恢復預設值》
滑鼠右鍵功能選單
意義建立資料時若已經有其他檔案格式的資料存在方便
複製貼到 HiPOS 軟體中
在 HiPOS 軟體中當欄位為可編修狀態下時可以按一下滑鼠
右鍵便能呼叫功能選單(複製貼上剪下)
看完了使用手冊仍然無法解決您的問題嗎本公司提供了多元的諮詢管道
本公司網站技術支援httpwwwhiposcomtw 文件知識庫
電話諮詢07-7030898
傳真專線07-7032066
E ndash Mail Servicehiposcomtw
公司地址高雄縣鳳山市 830 埤北路 81 號
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庫存管理
基本庫存管理功能操作說明
標準作業流程
產品現有數量
產品基本資料中的現有數量欄位系統會自動依照進貨及銷貨統計並隨時更新產品現有量
因此為了保持現有量的正確性及產品成本的準確度請勿直接從產品基本資料的現有數量欄
位修改現有量
進貨作業
進貨時確實輸入正確的進貨量要留意進貨單位是否正確進貨及進貨退回時產品的庫存
量都會自動增減
庫存調整單(HiPOS-Light 版無此功能)
（一）使用時機
1 某產品的數量因毀損失竊hellip等非進貨及銷售而短缺或增加導致需要調整產品的現
有量時
2 由盤點作業中執行盤點量轉入現有量時若有差異量系統會自動產生一張庫存調整
單
（二）操作方式
1 進入【C進出貨】 rarr 【庫存調整單】
2 點選 【新增】rarr輸入日期單號經辦人員備註
3 點選 【新增明細】 rarr輸入【產品代號】
4 輸入【數量】是指實際數量與產品現有量的差異量例如 A產品實際量為 10 個產品
基本資料中的現有量為 8個兩者的差異量為 10－8＝+2數量的欄位輸入 2若 B產
品的實際數量為 15 個產品基本資料中的現有量為 20 個則差異量為 15－20＝-5
數量的欄位便輸入-5
5 點選【存檔】後產品現有量便會隨著調整
（三）附註
HiPOS-Light 版若平時發現產品數量有錯誤請直接利用【盤點作業】的轉入現有量功
能來調整產品的現有量
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庫存日消耗表
（一）當日消耗表列出查詢日期當天的庫存數量變動情況用來驗證庫存量的正確性
（二）逐日消耗表列出前一次結轉日至查詢日期當天的庫存數量變動情形用來驗證庫存
量的正確性另可將計算後的存量寫入帳面量(產品基本資料中的現有量)
（三）使用時機每日營業結束利用庫存逐日銷耗表檢驗庫存正確性
庫存月消耗表
（一）報表意義列出查詢當月份的庫存數量變動情形用來驗證庫存量的正確性另可將
計算後的實際現有量寫入帳面量(產品基本資料中的現有量)並轉入產生下月期初量
（二）使用時機每月底結束營業後或每月初開始營業前
（三）操作方式
1 檢視庫存月消耗表上的異動資料及現有量是否均正確當計算後存量與目前帳面存量
不符時會以黃色警示
2 確認無誤後按下 出現如下視窗再次確認
盤點作業
（一）盤點前置作業
1 貨架上物品的擺設是否整齊乾淨
2 貨架的分類是否明確並且標示清楚
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3 待進貨瑕疵物品異常品是否與陳列區清楚區分
4 人員的物品熟悉度及教育訓練是否充足
（二）操作方式
1 進入【F系統支援】rarr【盤點作業】rarr【新增】rarr輸入日期單號盤點人員備註
2 在【產品代號】輸入要盤點的產品rarr【存檔】rarr【列印】選擇【盤點單】
3 進行人工盤點工作
4 進入【盤點作業】rarr【修改】rarr在【盤點數量】輸入實際盤點數量rarr【存檔】
5 選擇【轉入現有量】即可將盤點量轉入到產品基本資料中的現有量
（三）操作秘訣
2 利用【新增明細】可一項項將要盤點的產品輸入
3 利用【盤點產品轉入】可以選擇一次將所有產品輸入或者依照廠商別產品類別儲
放位置產品編號輸入
4 務必確實將盤點量輸入盤點單的「盤點數量」欄位中盤點數量請勿輸入負數
（四）盤點要點
1 全面盤點及循環盤點除了期初或期末的全面盤點之外應固定每隔一段時間做循環
盤點循環盤點可以依照產品類別儲放位置或者產品編號等等例如固定每個月作
一次循環盤點第一個月盤點第一排貨架的商品第二個月盤點第二排貨架的商品
2 盤點時效盤點開始到盤點結束的時間盡量不要超過預定時程為了防止盤點錯誤應
避免盤點期間同時進貨銷售盤點完畢應即時將盤點量轉入現有量
3 盤點差異量軟體系統中的現有量欄位嚴格來說是帳面上的產品數量而盤點量則是
實際庫存的數量軟體操作過程有疏失產品瑕疵失竊及盤點錯誤等許多因素均
可能導致帳面上的數量與實際庫存不符的情況因此有盤差是可以被接受的但若差
異量太大時管理者便應觀察是哪個環節出了問題
軟體使用教學手冊
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上線一段時間後初次執行盤點作業或庫存日月銷耗表
說明
1過去進貨或庫存有異時均直接修改產品現有量
2使用一段時間後才執行庫存月銷耗表結轉
3更新版本或重新安裝執行資料備份還原或者它系統資料轉檔匯入
上述情況可能會發現期初量都是 0以致計算後存量與帳面存量產生極大的誤差
作業流程
期初開帳作業
（一）使用時機
1 初次使用者
2 已經上線一段時間的使用者
3 更版或重新安裝系統後執行備份還原的使用者
4 產品現有量正確而庫存日月銷耗表中的現有量完全不對者
（二）操作方式
1 進入【A基本資料】rarr【產品基本資料】確認產品現有量均為正確的數量
2 按【Alt+F】開啟庫存量期初開帳作業視窗rarr選擇「轉入期初月份」rarr【確定】
3 此一動作可以根據產品基本資料中的現有量去重新計算出庫存日月銷號表中的現有
量並且反算出期初量
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常見 QampA
產品基本資料中的現有數量與實際庫存量不符合
1 僅有少數幾項產品的庫存量不符時可利用「庫存調整單」做調整
2 多項產品的庫存量不符時利用「盤點作業」並將盤點量「轉入現有量」
3 每日營業結束時可利用「庫存逐日消耗表」核對產品庫存量並將正確量寫入現有量
4 檢視產品-進出異動表可查明是否有單據數量錯誤
產品現有量不會隨銷售或進貨變動
1 執行資料重整
2 檢查前台 Alt+F5 銷售記錄是否正常若銷售存檔後無銷售紀錄或者銷售明細僅有時間及
金額代表資料庫已經損壞
3 檢查銷售及進貨時的產品編號是否一致
4 檢查產品基本資料中產品是否有重複建檔換言之相同的產品名稱是否有兩個不同的
產品編號
庫存日月消耗表中的期初量為零導致統計後的現有量錯誤
1 發生原因沒有將上月底的庫存作結轉寫入本月期初
進入【庫存月消耗表】rarr列印年月輸入上個月份rarr執行結轉
2 發生原因Ⅰ曾經從產品基本資料中的現有量欄位直接修改數量
Ⅱ更版或備份還原後沒有執行期初開帳的動作
進入產品基本資料執行【Alt+F 期初開帳作業】
3 當月底營業結束時請檢視庫存月消耗表核對庫存量並執行結轉的動作將正確量寫入現
有量及寫入次月期初量
庫存日月消耗表中的調入量與實際調整的數量不符合
1 發生原因盤點作業轉入現有量時重複執行轉入現有量的動作
2 進入【庫存調整單】rarr點選【瀏覽】尋找備註中盤點轉入單號重複的資料
3 刪除重複的調整單即可
利用盤點量轉入現有量卻發現某些產品仍然與實際庫存量不符合
1 發生原因 盤點數量錯誤
盤點作業中盤點數量輸入錯誤
營業時間進行盤點工作盤點後到轉入現有量的過程中產品銷售出去而未作
調整
2 利用「庫存調整單」調整現有量
3 HIPOS-Light 版利用「盤點轉入現有量」作調整
軟體使用教學手冊
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已經將盤點量轉入現有量之後發現盤點時數量點錯
1 利用「庫存調整單」調整現有量
2 HIPOS-Light 版利用「盤點轉入現有量」作調整
連續數月都有做庫存月消耗結轉但庫存月消耗中某些產品的現有量卻總是有誤差
1 發生原因每個月結轉的時間點有誤
2 進入【庫存月消耗表】rarr列印年月輸入本月份rarr列印出該張報表或記下該報表的ldquo期初
量rdquo
3 重新進入【庫存月消耗表】rarr列印年月輸入上一個月份
4 比較本月份的ldquo期初量rdquo及上個月份的ldquo現有量rdquo是否相同若上個月份的現有量比本月
份的期初量少代表上一個月結轉之後仍有作銷售或調整
例如430 下午 200 做結轉將正確量寫入下月期初（產生 5月份的期初量）但是 430
下午 300 又陸續作了銷售或調整庫存量
5 做法
盤點機盤點時架上無庫存的 產 品 會 漏 盤
新增盤點單時選擇【盤點產品轉入】將全部產品轉入並將【盤點數量】全部修改為 0
將盤點機中的資料轉入該盤點單存檔後將盤點量轉入現有量
4 月
5 月份
軟體使用教學手冊
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選購模組功能簡介
簡訊 SMS 發送模組
SMS 簡訊發送功能透過網際網路直接由 HiPOS 軟體系列中發送簡訊至客戶的行動電話能夠達
到迅速確實即時傳遞訊息及行銷的效益
HiPOS 門市及進銷存 v6 以後都可使用免申請儲值後馬上開通
功能特色
1 低廉的發送費用
一般使用手機發送簡訊每通大約 $25~ 35 之間使用 HiPOS SMS 每通只要 11~13 之
間足足省了 50
2 搭配 HiPOS 軟體分析有效客戶發送
利用 HiPOS 的各項統計如累積點數已購商品累積消費金額生日等等的各項數
據做有效的簡訊廣告行銷並且會自動過濾重覆的電話及統計發送的通數
應用 1 生日到時發送祝賀簡訊並告知來電優惠方案
應用 2 廠商新商品推出時可過濾已購買同類商品的客戶清單做簡訊廣告發送hellip更多應用
等你來發掘
3 大量簡訊發送
除了對單一客戶發送簡訊外大量發送簡訊的功能可同時對多個客戶行動電話號碼發送簡
訊
4 簡訊發送時效性佳
簡訊發送後正常情況下約 3~10 秒鐘就可即時將簡訊傳送到客戶手機重要訊息不怕客戶
收 不 到 若 因 故 對 方 無 法 接 收 將 會 自 動 重 發 直 至 發 送 成 功 或 滿 24 小時止
5 常用訊息片語編輯
「常用訊息」功能可以編輯儲存常用的簡訊內容可以加快編寫簡訊的速度
6 預約發送
可自定要發送的時間時間到才發送簡訊更有效率的廣告效益
軟體使用教學手冊
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單一簡訊發送
在會員基本資料廠商基本資料員工基本資料中
按下 即可發送簡訊
大量簡訊發送
﹝統計報表﹞rarr﹝C會員郵寄標籤大量簡訊﹞依照
條件選擇要發送簡訊的對象後點選《S發送簡訊》
即可將簡訊發送到所選擇的對象
軟體使用教學手冊
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其他編號設定
意義其他基本資料的輔助視窗設定一次補足以後只要開啟輔助視窗選入即可另外
也可以開啟輔助視窗時再臨時新增
1 在〈A基本資料〉選擇《5其他編號設定》
選項如圖所示
2 選擇欲設定的項目後按《Y確定》
3 詳細操作方式請參照 產品分類產品單
位設定 輔助視窗設定及選用
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
產品分類設定 產品分類設定完後只需按 F10 開啟視窗查詢而不需每次再輸入
一次此項資料在【產品基本資料】有相關聯
產品常用單位設定 產品常用單位設定完後只需按 F10 開啟視窗查詢而不需每次再
輸入一次此項資料在【產品基本資料】有相關聯
銀行基本資料設定 輸入往來銀行的基本聯絡資料此項資料在【銀行存提作業】有相
關聯
客戶分類設定 客戶分類設定完後只需按 F10 開啟視窗查詢而不需每次再輸入
一次此項資料在【客戶基本資料】有相關聯
常用片語設定 可設定常用收支及其它三種不同的常用片語此項資料在【現金
日記帳】有相關聯
倉庫編號設定 此設定適用於多倉版此項資料在【調撥作業】有相關聯
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系統參數設定
意義在使用系統前請先將貴公司的相關基本資料及系統操作等必要的環境參數設定好
以便日後在各項作業中能夠順利進行 軟體更具彈性以符合不同使用者的習慣
當您輸入完基本資料後在貨單抬頭上就會有貴公司的(公司名稱電話傳真公司地址)
顯示反之則貨單抬頭上將沒有貴公司的資料
欄位說明
1 系統參數
欄位名稱 欄位說明
廠商查詢預設索引 預設廠商基本資料中查詢索引
產品查詢預設索引 預設產品基本資料中查詢索引
會員生日警告天數 進入系統會員生日提醒的提前天數
報表預設輸出方式 若已經有連接印表機系統會自動連結
是否使用注音簡碼 若是請選擇Y反之則N
成本計算方式 共有三種計算方式可依使用者的需求去設定
是否自動切換輸入法
輸入資料時電腦會自動更改輸入法例如輸入會員姓名或產
品名稱時則電腦會自動變更為注音輸入法或者是倉頡輸入
法可方便銷售者的使用而不須再做變更輸入法的動作
統計報表列印習慣 有三種報表輸出方式可依使用者的需求去設定
產品自動編號位數 最高 14 碼 (產品編號 分類+流水號)
是否隨解析度調整字形大小 螢幕解析度該改時是否自動調整視窗大小
解析度的放大倍數 隨解析度調整字形大小時所要放大的倍數
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2 銷售前台參數 POS 銷售前台的參數設定進銷存不受影響
欄位名稱 欄位說明
銷售前檯成本開放 設定開放前台的成本權限如果不開放（不打勾）的情形下
前台作業（銷售時）不可使用與成本有關之按鍵
產品查詢預設索引 前台銷售時按 Ctrl+Enter 查詢產品的預設索引
自動開啟會員視窗 若經營型態為會員制可設定為 Y 則自動代入會員查詢視窗
代入電話區碼
銷售前檯使用《會員查詢》時會直接帶入系統參數設定的電
話區域號碼方便快速輸入
本欄空白時預設欄位是停留在客戶編號而非聯絡電話
是否使用 VIP 價 若開放使用 VIP 價則 VIP 會員購物即可以 VIP 價格購得若
不開放則 VIP 會員就如同一般的零售購物價格
是否使用會員價 若開放使用會員價則客戶可使用會員價購得若不開放則
會員只能用一般的零售價購得
銷售累積點數(元)
銷售累積點數(點)
設定銷售時要累積的點數比值 如 1 元 1 點且在【產品基本
資料】中的計算點數需要勾選才能計算點數
是否自定產品積點 若開放為 Y 則以上的點數比值自動失效積點值則取決於【產
品基本資料】中的產品積點
存量警告方式 選擇現有量低於設定的值時在銷售前台會有不同的顏色(黃
色)警示可搭配前台的即時叫貨使用
客戶電訪設天數 在前檯銷售中叫出會員資料後按【Alt+D】呼叫電訪預約時
的互動日期會以今天日期加上此欄天數為預設日期
電訪記錄保留天數 設定要保留的電訪預約記錄天數過期後自動刪除
銷售完自動列印發票 若在銷售完後要列印發票則設定Y
銷售後登入員工代號 銷售完畢必須登入員工代號用於電腦不足且多銷售人員時
必須先登入員工代號 使用銷售前台是必須先登入員工代號用於單人單銷售前台
可否銷售中更改員工代號 用於單人單銷售前台
發票剩餘幾張時警告 若設定為 5張時則在銷售前檯中當使用剩餘 5張時則電
腦便會出現警告訊息提醒使用者該準備請領發票
銷售資料刪除密碼 設定前檯刪除銷售資料的密碼
強制輸入收款金額 設定前台銷售完畢強制輸入實收現金才能結帳存檔
結帳時播放聲音 設定結帳時是否播放聲音
單筆_銷售最大數量 設定單筆銷售最大的數量
單筆_銷售最大單價 設定單筆銷售最大的單價
關閉前台之查帳功能 設定為〝Y〞時前台將無法使用查帳功能
關閉前台之交班功能 設定為〝Y〞時前台將無法使用交班功能
銷售前台禁止更改單價 若不想讓銷售員在前台更改單價則此處設定 Y
銷售前台禁止金額折扣 若不想讓銷售員在前台作金額折扣則此處設定 Y
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銷售前台禁止總計折數 若不想讓銷售員在前台作總數折扣則此處設定 Y
銷售前台禁止單筆折數 若不想讓銷售員在前台作單筆折數則此處設定 Y
銷售完自動列印(收據) 若想銷售完後自動列印收據則此處就設定 Y
毛利率高於多少(綠色)警告 前台銷售時該產品名稱會以綠色底色提醒
毛利率低於多少(紅色)警告 前台銷售時該產品名稱會以紅色底色提醒
菸酒健康捐 設定產品售價中包含的菸酒健康捐金額
3 進出貨參數
欄位名稱 欄位說明
發票稅率 5 設定 005
進出貨單是否列印金額 若選擇Y則進出貨單就會有金額而不需每次手動做更改
進出貨列印習慣 可選擇 1預視或 2直接列印
票據警告天數 進入系統提醒應付或應收票據的提前天數
進貨預設稅別 於進貨單作業的稅別中自動代入設定值空白鍵切換設定值
出貨預設稅別 於出貨單作業的稅別中自動代入設定值空白鍵切換設定值
維修預設稅別 於維修作業的稅別中自動代入設定值空白鍵切換設定值
貨單是否套表列印 設定貨單列印時是否套表
出貨成本是否顯示 此參數對於 v5 以後版本不發生作用
出貨價格策略 可設定為預設售價或上次售價二種若設定預設售價則每次
出貨電腦會自動擷取預設售價而不需再輸入一次
進貨價格策略 可設定為平均成本上次進價或最低進價三種若設定為平均
成本則每次進貨電腦會自動擷取平均成本做為進價
數量__小數位數 可決定系統中數量欄位顯示小數的位數
單價__小數位數 可決定系統中單價欄位顯示小數的位數
合計__小數位數 可決定系統中合計欄位顯示小數的位數
其他__小數位數 可決定系統中其他欄位顯示小數的位數
數字 3位一撇 設定為Y時數值顯示如「5500000」
貨單紙張寬度(mm) 設定貨單紙張的寬度(預設為中一刀 210mm)
貨單紙張高度(mm) 設定貨單紙張的高度(預設為中一刀 140mm)
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4 POS 週邊參數
欄位名稱 欄位說明
設定錢櫃連接至電腦主機的阜口或錢櫃連接至發票列印機的阜口可
按空白鍵切換選項
錢櫃連接阜 錢櫃連接至電腦【RS】rarrRS232 介面【COM】rarr型號 CR3104【PRN】
rarr列表機連接阜
錢櫃連接發票機【POS】rarr型號 CR3101【UDF】
設定價格顯示器連接至電腦主機的阜口可按空白鍵切換選項 價格顯示器連接阜
【COM】rarr型號 PD71007200 系列【WDP】rarr型號 WD304
盤點機型號 設定盤點機的型號可選擇 1 CPT-711 或 2 PT600
盤點機連接阜 設定盤點機連接至電腦主機的阜口
設定條碼列印機的型號可按空白鍵切換選項
條碼列印機型號 【Z-S300】【Z-S400】【ZEBRA】rarrZebra 廠牌型號
【CLEVER】【TTP243】rarr型號 Clever TTP243
【OTHER】rarr其他
條碼列印機連接阜 設定條碼列印機連接至電腦主機的阜口
發票列印機（兩聯式） 設定發票列印機的型號可按空白鍵切換選項
發票列印機（三聯式） 【CHN】rarr型號 PP2020【POS】rarr三聯式發票機
【WPS】rarr型號 WP-103S
收據列印機 設定收據列印機的型號可按空白鍵切換選項
條碼機連接的工作站號 若要從進貨單中列印條碼後台工作站號須與條碼機工作站號一致
註1一般電腦主機的連接阜口只有 1~2 個建議選購擴充卡以提高穩定性
2由於 POS 的相關硬體週邊繁多若有 POS 週邊設定問題請洽詢本公司
3POS 周邊均有指定型號若您所使用的非本公司指定之型號不保證其相容性
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第四章 進出貨
進貨
進貨作業 意義商品進貨輸入轉入產品現有量中並計算相關成本產生應付帳款
在〈C進出貨〉中選擇〈1進貨作業〉進入後所出現的是日期最近的一張進貨單據如
左圖所示
按【瀏覽】可看所有進貨單明細
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
進貨日期 系統會直接帶出當天的日期若不是當天的進貨則請自行輸入正確的進貨
日期
進貨單號 通常輸入完『進貨日期』按【Enter】鍵後系統會直接帶出『進貨單號』
預設採用進貨日期 + 流水號共 10 碼
廠商編號 按【F10】鍵開啟查詢視窗請確實輸入本公司是向哪一家廠商進貨此項資
料在【6付款作業】有相關聯
發票號碼 若此張進貨單是有稅額的則需輸入發票號碼若沒有發票則無需輸入
原始單號 可輸入廠商進貨時的原始進貨單號方便日後查帳時可直接查詢廠商的進貨
單號
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經辦人員 輸入此張進貨單是由哪位員工建檔
取用預付 從已經付給廠商的預付款中沖銷該筆帳款此項資料在【6付款作業】有相
關聯注意若取用預付所輸入的金額大於預付餘額時超出的金額將累加
到該張進貨單的未付金額
倉號 選擇進貨的倉號（倉庫）適用於多倉版
帳款日期 在【廠商基本資料】中若已有設定帳款日在此處會自動帶出帳款日期此
項資料在【6付款作業】有相關聯
稅別 在【廠商基本資料】中若已有設定稅別在此處會自動帶出其稅別或可自
行切換其他稅別的計算方式
稅前金額 進貨單中未含稅額的小計金額
已付金額 指已付給廠商的「訂金或金額」
折扣金額 廠商給予的折扣金額
未付金額 即〔稅後總額 - 已付金額 - 折扣金額〕
稅後總額 即〔稅前金額 + 營業稅〕
貨單備註 補充欄位中不足的部份或做為某些特殊資料註記
新增進貨單
步驟 1 單身建立
按 新增 鈕或 Insert 鍵出現一張新空白單據填入各項必備資料
步驟 2 建立進貨品名細項
按 鈕加入所進貨產品的項目進貨產品多樣時亦可用 一次勾選
產品編號可輸入產品編碼原廠料號產品條碼 系統會自行轉成產品編號 亦可採用條
碼閱讀機輸入鍵入單價及數量若有接條碼機可一併輸入預列印的條碼張數之後核對稅
前金額及稅後總額無誤後按存檔鍵將該筆進貨單存入
進貨單據修改
按快速鍵 Enter 或 修改 鈕若有必要再針對某一張單據作修改（或加入一筆資料）的話
可移動光棒至欲修改的單據後按 Enter 進入修改狀態後如同建立進貨單之方式建立即可
註 已付款沖帳之單據不可修改若須修改必須進行反沖帳後才能更改單據
歷史記錄
按 可將該進貨廠商所有的歷史進貨單據列出來在修改或新增的模式下按 Enter
鍵可取回再針對差異部份進行修改
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單品比價
按 可查看指定的單項產品的進退貨記錄及各廠商比價記錄該項產品的歷史進退
貨日期單價數量金額及廠商hellip等資料均會顯示出來並且將最低價與最高價之供應商
供應價格及平均成本列出來也可重新計算平均成本選擇是否將成本寫入產品或將最低價
廠商成為主供應商
產品新增
若進貨單中有新進產品時可按 新增產品進入產品基本資料新增的畫面請參照 產
品基本資料設定
庫存查詢
按 可查詢目前的庫存量避免庫存量過多的情形
條碼列印
按條碼列印可列印該筆進貨單中有輸入條碼張數的所有產品條碼
單據列印《F7》
操作方式請參照 基本功能指引
相關項目廠商基本資料產品基本資料系統參數設定應付支票付款作業
進貨退回作業
〈2進貨退回作業〉與上述〈1進貨作業〉的操作方法略同故不重述
相關項目廠商基本資料產品基本資料系統參數設定應付支票付款作業
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進退貨資料統計
意義可直接在此項功能表中查詢進貨及退貨的詳細情形而不必再到【1進貨作業】或【2
進貨退回作業】中個別查詢可節省使用者的時間
1 在【C進出貨】選擇【3進退貨資料統計】選項後所出現的畫面如下圖
2 可依使用者的需要去設定所要查詢的時間廠商進貨退貨已付款未付款及全部
可單獨查詢一家或者是一次查詢多家做為付款對帳單與付款作業有相關聯
列印報表可選擇進退貨資料簡表進退貨資料
明細表進退貨資料總表共三種報表
相關項目進貨作業進貨退回作業
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進貨採購建議
意義採購建議書為針對自定的需求讓系統作一庫存的統計擬定一份最精確的採購建議
書或訂購單
操作方法
1在〈C進出貨〉選擇〈4進貨採購建議〉如圖所示
2設定所欲查詢的條件後按《Y確定》即可
條件設定
查詢指定廠商現有產品庫存量lt=安全存量之品項
查詢指定廠商現有產品庫存量lt=請購點之品項
查詢指定廠商的所有產品全部列出
查詢指定廠商產品被訂購量gt=現有量之品項
查詢指定廠商產品全部訂購保留量gt0 之品項
可再設排列方式如依產品編號名稱存量價格等再選擇由排大到小或由小排到大
查詢單一廠商時廠商編號起訖部分輸入同一個編號即可或者不輸入表示要全部的資料
註
產品比價請參照【產品基本資料】中歷史進價記錄有詳細說明
若確定要列印報表則需要先勾選所需的產品編號可一次勾選單一項產品或按《全部選擇》
勾全部產品若都不需要則可按《全部不選》取消先前所勾選的產品欄位
勾選好欲列印的產品後按《列印》鍵列印報表中可選擇產品採購建議表或產品訂購單二
種報表
相關項目廠商基本資料產品基本資料 進貨作業
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調撥作業 多倉版
意義此功能只有在系統設定使用「分倉」的管理模式時才能輸入資料其用途是做不同倉
庫間貨品的調撥
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
調撥日期 通常一開始系統會先直接帶出當天的日期若不是當天的調撥則請自
行輸入正確的調撥日期
調撥單號 通常輸入完『調撥日期』按【Enter】鍵後系統會直接帶出『調撥單號』
預設採用調撥日期 + 流水號
經辦人員 輸入此張單據的經辦人員
撥出倉號 選擇是由哪一個倉庫撥出的
調入倉號 選擇要調入哪一個倉庫
貨單備註 補充欄位中不足的部份或做為某些特殊資料註記
相關項目銷售前檯產品基本資料其他編號設定進貨作業進貨退回作業
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報價
意義客戶下訂單或出貨前需要先做報價動作時即可利用此功能將待日後可直接轉成
訂貨單
在〈C進出貨〉選擇〈D報價作業〉進入後所出現的是日期最近的一張訂貨單據
如下圖所示
操作方式請參照 進貨作業
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
報價日期 通常系統會直接帶出當天的日期若不是當天的報價則請自行輸入正確的
報價日期
報價單號 通常輸入完『報價日期』按【Enter】鍵後系統會直接帶出『報價單號』
預設採用報價日期 + 流水號
客戶編號 請確實輸入此張報價單是出給哪個客戶可按 F10 開啟客戶選擇視窗此項
資料在〈訂貨作業〉有相關聯
交貨日期 輸入預計的交貨日期
交貨方式 預計的交貨方式可下拉選單方式選取
經辦人員 在【客戶基本資料】中若已有設定業務歸屬在此處會自動帶出業務代號
若沒有設定請自行輸入經辦業務代號
稅前金額 報價單中未含稅的小計金額
稅 別 在【客戶基本資料】中若已有設定稅別在此處會自動帶出其稅別或可自
行切換其他稅別的計算方式
稅後總額 即[稅前金額+營業稅]
折扣金額 給予客戶的折扣金額
貨單備註 補充欄位中不足的部份或做為某些特殊資料註記
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特項功能說明
歷史記錄
瀏覽該客戶的報價訂貨紀錄可開啟《F2 查詢》快速查詢某一筆資料《Ctrl+C》可以拷
背瀏覽的單據內容到目前新增的報價單中
單品歷史
查看單品的所有報價訂貨出貨的歷史記錄
庫存查詢
即時查詢該項產品的庫存量
採購建議
在報價作業時需要查看某項商品的進貨計錄時可按 查看歷史進價及各廠商比價
記錄詳細資料
轉訂貨單
確認訂貨內容同本張報價單時可按 將此張報價單直接轉成訂貨單
多選輸入
可一次勾選多項產品到報價單中加快作業速度
報價單轉 Excel 格式 選擇〈F7列印〉如圖所示按《F6轉 Excel》即可將報價單轉成 Excel 檔
相關項目客戶基本資料產品基本資料訂貨作業
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訂貨
訂貨作業
意義客戶不需要立即拿到商品或是目前倉庫中並無此商品存貨則就可先在此處輸入客
戶訂貨單待日後再行轉出貨
進入本功能後所出現的是日期最近的一張訂貨單據如下圖所示
按『瀏覽』可瀏覽所有的訂貨單據詳細操作方式請參考 報價作業
若訂單未轉出貨每次進入系統時會先顯示【未交貨訂單資料提示】
軟體使用教學手冊
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欄位說明
欄位名稱 欄位說明
訂貨日期 通常系統會先直接帶出當天的日期若不是當天的訂貨則請自行輸入
正確的訂貨日期
訂貨單號 通常輸入完『訂貨日期』按【Enter】鍵後系統會直接帶出『訂貨單號』
預設採用訂貨日期 + 流水號
客戶編號 請確實輸入本張訂單是由哪一家客戶所訂此項資料在【出貨作業】裡
有相關聯
交貨日期 輸入預計出貨的日期
交貨方式 預計的交貨方式可下拉選單方式選取請確實輸入
經辦人員 在【客戶基本資料】中若已有設定業務歸屬在此處會自動帶出業務代
號若沒有設定請自行輸入經辦業務代號
倉號 輸入預計是由哪一個倉庫出貨此功能僅用於多倉版
來源單號 輸入這張訂貨單是以哪一張報價單號內容為依據可按【F10】開啟快速
查詢視窗直接挑選報價單號及產品明細
稅前金額 報價單中未含稅的小計金額
稅 別 在【客戶基本資料】中若已有設定稅別在此處會自動帶出其稅別或
可自行切換其他稅別的計算方式
稅後總額 即[稅前金額+營業稅]
折扣金額 給予客戶的折扣金額
預收金額 輸入向客戶預收的貨款金額
未收金額 即﹝稅後總額－預收金額﹞
貨單備註 補充欄位中不足的部份或做為某些特殊資料註記
特項功能說明
歷史單據轉入訂單
直接將過去的報價單或訂貨單據內容明細轉入到目前新增的訂貨單中
操作方法
1在【來源單號】的欄位按《F10》開啟轉入單據瀏覽視窗
2以滑鼠或鍵盤uarrdarr鍵挑選要轉入的單據後按《Enter》
3勾選要轉入的品項後按《Y確定轉入》即可
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轉出貨單
確認出貨內容同本張訂單時可按 可將此張訂單直接轉成出貨單
訂貨單轉 Excel 格式 選擇〈F7列印〉如右圖所示按《F6轉 Excel》即可
相關項目客戶基本資料產品基本資料報價作業出貨作業
訂貨資料統計 意義查詢客戶訂貨及交貨情況 可依使用者的需要去設定所查詢時間客戶交貨日期已交貨未交貨及全部可單獨查詢一家或
者是一次查詢多家做為客戶訂貨交貨的依據
操作方式同進退貨資料統計
相關項目客戶基本資料產品基本資料出貨作業訂貨作業
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出貨
出貨作業
意義商品出貨輸入存檔以便查詢送貨量與應收客戶帳款
進入本功能後所出現的是日期最近的一張出貨單據如下圖所示
操作方法請參照 基本功能指引
按『瀏覽』可瀏覽所有的出貨單據
軟體使用教學手冊
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欄位說明
欄位名稱 欄位說明
出貨日期 通常系統會直接帶出當天的日期若不是當天的出貨則請自行輸入正確
的出貨日期
出貨單號 通常輸入完『出貨日期』按【Enter】鍵後系統會直接帶出『出貨單號』
預設採用出貨日期 + 流水號
客戶編號 請確實輸入本公司是出貨給哪一家客戶此項資料在【收款作業】中有相
關聯
發票號碼 若此張出貨單是有稅額的則需輸入發票號碼若沒有發票則無需輸入
交貨方式 可以下拉選單方式選取請確實輸入
業務人員
在【客戶基本資料】中若已有設定業務規屬在此處會自動帶出業務代號
若沒有設定請自行輸入經辦業務代號此項資料在【員工業績統計表】
有相關聯
訂單號碼 由訂貨單中轉至出貨單的訂單號碼在訂單作業中有詳細的說明
取用預收 對於有預收貨款的客戶直接從預收的金額中支付本筆貨款
倉號 可設定是由哪個倉庫出貨僅限用於多倉版
帳款日期 在【客戶基本資料】中若已有設定帳款日期在此處會自動帶出帳款日期
此項資料在【收款作業】有相關聯
稅前金額 出貨單中未含稅額的小計金額
稅別 在【客戶基本資料】中若已有設定稅別在此處會自動帶出其稅別或可
自行切換其他稅別的計算方式
稅後總額 即〔稅前金額 + 營業稅〕
折扣金額 給予客戶的折扣金額
已收金額 指已向客戶收的「訂金或金額」
未收金額 即〔稅後總額 - 已收金額 - 折扣金額〕
貨單備註 補充欄位中不足的部份或做為某些特殊資料註記
特項功能說明
歷史記錄 《Alt＋4》
按 可將該出貨客戶所有的歷史出貨單據列出來在修改或新增的模式下按 Enter 鍵可
取回再針對差異部份進行修改
單品歷史 《Alt＋5》
按 可針對指定的單項產品的將其出貨記錄列出來在此不分客戶可供比價用
軟體使用教學手冊
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進貨記錄 《Alt＋6》
按 可針對指定的單項產品的進貨記錄可避免出貨的金額低於進貨金額
庫存查詢 《Alt＋7》
按 可查詢各倉庫的庫存量避免無貨可出的情形
多選輸入
可一次勾選多項產品到報價單中加快作業速度
SMS 簡訊發送
可發送簡訊通知該客戶
相關項目客戶基本資料產品基本資料系統參數設定出退貨資料統計應收支票已過期支票
收款作業庫存月銷耗報表盤點作業
出貨退回作業 【8出貨退回作業】與【7出貨作業】的操作方法略同故不重述
相關項目 客戶基本資料產品基本資料系統參數設定出退貨資料統計 應收支票已過期支
票收款作業庫存月銷耗報表盤點作業
出退貨資料統計 意義可直接在此項功能表中查詢出貨及出貨退回的詳細情形而不必再到【7出貨作業】或【8出
貨退回作業】中個別查詢可節省使用者的時間
可依使用者的需要去設定所查詢時間客戶出貨退貨已收款未收款及全部可單獨查詢一家
或者是一次查詢多家做為收款對帳單與收款作業有相關聯
相關項目 出貨作業出貨退回作業
軟體使用教學手冊
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第五章 帳務管理 會計
付款作業
意義此功能是用來記錄付款作業的日期廠商支付類別及沖帳金額以備日後查核
當公司進貨後要付款時則需到此處建立新的付款作業
操作方法
1《新增》依序輸入付款日期登錄人員廠商編號帳款日期後按下【S查詢】會列
出該廠商在帳款日期區間內未付款的單據
註(1)請務必輸入付款廠商否則可能導致查詢不到未付帳款單據
(2)此處帳款日期是指進貨單中的帳款日期若您不確定帳款日期區間可空白不輸入直
接按下【S查詢】會列出所有的未付款單據
2勾選要沖銷的單據並輸入付款的現金金額票據金額等《存檔》即可
註若一筆貨款並非一次沖銷完畢則先在【沖帳金額】的欄位輸入此次要沖帳的金額後再
將該筆單據打勾即可
軟體使用教學手冊
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欄位說明
欄位名稱 欄位說明
付款日期 系統預設使用當天日期若不是當天日期可自行輸入付款日期
付款單號 通常輸入完付款日期後按【Enter】鍵後系統會直接帶出付款單號預設採
用付款日期+流水號
登錄人員 輸入該筆資料的登錄人員
廠商編號 可按 F10 開啟快速查詢視窗選擇所需的廠商編號
帳款日期 輸入欲查詢的帳款日期區間此處帳款日期是以出貨單中的帳款日期為依據
應付總額 該家廠商在查詢的帳款日期區間中應付帳款總金額
現金金額 輸入付款的現金金額若此筆帳款不是由現金支付則此欄位不需輸入
票據金額 輸入開立支票的金額若此筆帳款不是由支票支付則此欄位不需輸入
其他折讓 輸入折讓的金額
取用預付 取用預付餘額中的金額來沖銷必須在預付餘額欄位中有金額才能做此功
能
累入預付 可預先付一筆帳款分多次沖銷預付的金額則輸入在此處
預付餘額 預付金額中尚可沖帳的餘額
沖帳合計 可用滑鼠勾選欲沖銷的單據號碼系統會自動將總金額統計出來若此次付
款金額與欲沖帳合計金額不符則存檔時系統會出現警示
備註 補充上述欄位中所不足的資料
其他操作說明請參照 基本功能指引
相關項目 廠商基本資料產品基本資料系統參數設定進貨作業進貨退回作業
進退貨資料統計應付支票已過期支票
軟體使用教學手冊
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現金日記帳
意義是對於公司每日現金收支流向的資料管理
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
日期 系統預設為當天的日期及時間 若不是可另行輸入
項目科目 輸入收支的會計科目例如水電費郵電費文具費等等亦可按 F10
或快擊滑鼠二下即可開啟選擇視窗
類別 可選擇支出或收入二種
金額 輸入收入或支出的金額
摘要 可更詳細記錄每筆帳目資金流向的明細和用途當此欄有輸入明細時存
檔後在畫面右邊「註」的框框會有ˇ
註項目科目按 F10 或快擊滑鼠二下可開啟選擇視窗自建較常使用的會計科目片語如
此一來以後輸入現金科目時只需點選即可而不必再另外輸入片語節省操作時間
相關項目其它編號設定
銀行存提作業
意義記錄公司與往來銀行的帳戶情形方便日後帳戶管理
進入後畫面如
做圖所示
畫面左半部是
銀行帳戶瀏
覽右半部是帳
戶存提資料瀏
覽
軟體使用教學手冊
44
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
安全餘額 此銀行帳戶的安全餘額此欄與〈銀行基本資料設定〉有相關聯
現在餘額 目前此銀行帳戶中的實際餘額
存提日期 系統預設為當天的日期及時間 若不是可另行輸入
存提單號 通常輸入完存提日期後按【Enter】鍵後系統會直接帶出存提單號預設採
用存提日期+流水號
金額 輸入存提的金額
存提類別 選擇存提的類別有存款支票存款提款及支票付款四種
支票號碼 輸入存提的支票號碼若不是由支票存提則此欄位不需輸入
餘額 建立此存提單時銀行帳戶中所剩餘的可用餘額
其他備註 補充上述欄位中所不足的資料
註在應收(付)支票中所有由此帳戶所開出兌現後的支票金額皆會自動轉入此處
其他操作說明請參照 基本功能指引
重新計算帳戶餘額
若有新增或修改存提單時按下 即可更新該銀行帳戶的現在餘額更便利於隨
時掌握各銀行帳戶中的可動用金額
相關項目 其他編號設定應付支票應收支票
軟體使用教學手冊
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（收）款作業
意義此功能是用來記錄收款作業的日期客戶收款明細及沖帳金額以備日後查核
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
收款日期 系統預設使用當天日期若不是當天日期可自行輸入收款日期
收款單號 通常輸入完收款日期後按【Enter】鍵後系統會直接帶出收款單號預設採
用收款日期+流水號
登錄人員 輸入該筆資料的登錄人員
客戶編號 可按 F10 開啟快速查詢視窗選擇所需的客戶編號
帳款日期 輸入欲查詢的帳款日期區間
應收總額 該家廠商在查詢的帳款日期區間中應收帳款總金額
現金金額 輸入收款的現金金額若此筆帳款不是由現金收入則此欄位不需輸入
票據金額 輸入收款支票的金額若此筆帳款不是由支票收入則此欄位不需輸入
其他折讓 輸入折讓的金額
取用預收 取用預收餘額中的金額來沖銷必須在預收餘額欄位中有金額才能做此功
能
累入預收 可預先收一筆帳款分多次沖銷預收的金額則輸入在此處
預收餘額 預收金額中尚可沖帳的餘額
沖帳合計 可用滑鼠勾選欲沖銷的單據號碼系統會自動將總金額統計出來若此次收
款金額與欲沖帳合計金額不符則存檔時系統會出現警示
備註 補充上述欄位中所不足的資料
相關項目出貨作業客戶基本資料出貨退回作業應收支票
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46
應（付）帳齡分析表
意義此分析表是用來顯示尚未付清給各個廠商的應付帳款其帳齡分佈在各個設定期間的
統計數據
圖片左邊的日期區間可依使用者的統計習慣去設定設
定好後只需按【設定為預設值】鍵則每次進入系統時
依此設定統計
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
開始廠商 可按 F10 開啟快速查詢視窗選擇欲查詢的開始廠商編號
結束廠商 可按 F10 開啟快速查詢視窗選擇欲查詢的結束廠商編號
帳齡種類 可選擇 1帳款日期或 2銷貨日期二種
報表標題 可選擇 3天數或 4日期二種為報表標題
結束日期 系統會自動帶出當天日期若不是可自行輸入欲查詢的結束日期
相關項目廠商基本資料進貨作業進貨退回作業進退貨資料統計表付款作業
應（收）帳齡分析表
意義此分析表是用來顯示各個客戶尚未付清的應收帳款其帳齡分佈在各個設定期間的統
計數據
操作方式請參照 應（付）帳齡分析表
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
開始客戶 可按 F10 開啟快速查詢視窗選擇欲查詢的開始客戶編號
結束客戶 可按 F10 開啟快速查詢視窗選擇欲查詢的結束客戶編號
帳齡種類 可選擇 1帳款日期或 2銷貨日期二種
報表標題 可選擇 3天數或 4日期二種為報表標題
結束日期 系統會自動帶出當天日期若不是可自行輸入欲查詢的結束日期
相關項目客戶基本資料出貨作業出貨退回作業出退貨資料統計表收款作業
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應收帳款
意義用來顯示某段時間內應收帳款的彙總資料報表
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
帳款種類 可選擇依 1客戶別或 2業務別做為應收帳款報表的依據
帳款日期區間 輸入欲查詢的起迄日期
統計客戶區間 可按 F10 開啟快速查詢視窗輸入欲查詢的客戶編號
統計業務區間 輸入欲查詢的業務編號
報表種類 可自行選擇共有明細表簡要表及應收總表三種報表
是否含前期未
收款之明細
若所查詢的日期區間之前仍有尚未收取的款項則可在此欄位中打ˇ就
可顯示前期未收款之明細
相關項目客戶基本資料產品基本資料員工基本資料出貨作業出貨退回作業出退
貨資料統計表
應付帳款
意義用來顯示某段時間內應付帳款的彙總資料報表
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
帳款種類 可選擇依 1廠商別或 2經辦人員別做為應付帳款報表的依據
帳款日期區間 輸入欲查詢的起迄日期
統計廠商區間 可按 F10 開啟快速查詢視窗輸入欲查詢的廠商編號
統計經辦區間 輸入欲查詢的經辦人員編號
報表種類 可自行選擇共有明細表簡要表及應收總表三種報表
是否含前期未
付款之明細
若所查詢的日期區間之前仍有尚未付清的款項則可在此欄位中打ˇ就
可顯示前期未付款之明細
相關項目廠商基本資料產品基本資料員工基本資料進貨作業進貨退回作業進退
貨資料統計
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票據
應(付)支票
意義可沖銷應付帳款中所有由支票給付的記錄節省會計人員作帳以便查詢核對廠商的
帳款
進入本功能後出現所有應付票據資料視窗以票據到期天數作為循序排列條件
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
開票日期 系統預設使用當天日期若不是當天日期可自行輸入開票日期
支票類別 支票的種類此處為應付支票
支票號碼 開立支票上的號碼
支票金額 開立支票上的金額
來源單號 輸入這張支票是要沖銷哪一張【付款作業】中的進貨單號
廠商編號 可按 F10 或 鍵開啟快速查詢視窗選擇所需的廠商編號
廠商名稱 廠商編號選定後會自動帶出該廠商名稱
到期日期 開立支票上的到期日期
兌現日期 這張支票預計何時會兌現的( 因有時票據的交換需時 1~3 個工作天金額
才能真正入帳)
票據狀態 目前票據的狀態有未兌兌現退票作廢領取及其他共六種
開票銀行 選取開立的支票銀行 若尚未設定請至【其他編號設定】中的銀行基本資料設定
銀行名稱 開票銀行選定後會自動帶出該銀行名稱
其他備註 補充上述欄位所未提到的
未兌支票總額 系統會自動統計所有未兌現的支票張數及總額
其它說明
支票簽回單
點選《列印》即可列印支
票簽回單若要更改表單
字頭字尾請參照 按鍵說
明
相關項目進貨作業已
過期支票付款作業
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應(收)支票
意義可沖銷應收帳款中所有由支票收款的記錄以查核客戶的帳款
進入本功能後出現所有應收票據資料視窗以票據到期天數作為循序排列條件
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
收票日期 系統預設使用當天日期若不是當天日期可自行輸入收票日期
支票類別 支票的種類此處為應收支票
支票號碼 應收票據上的支票號碼
支票金額 應收支票上的金額
來源單號 輸入這張支票是要沖銷哪一張【收款作業】中的出貨單號
客戶編號 可按 F10 或 鍵開啟快速查詢視窗選擇所需的客戶編號
客戶名稱 客戶編號選定後會自動帶出該客戶名稱
到期日期 應收支票上的到期日期
兌現日期 這張支票預計何時會兌現的 (因有時票據的交換需時 1~3 個工作天金額才
能真正入帳)
票據狀態 目前票據的狀態有未兌兌現 託收轉讓退票票貼及其他共七種
開票銀行 應收票據上開立支票銀行的帳號
開票銀行 應收票據上開立支票銀行的名稱
託收銀行 選取開立的支票銀行 若尚未設定請至【其他編號設定】中的銀行基本資料
設定
託收銀行 開票銀行選定後會自動帶出該銀行名稱
其他備註 補充上述欄位尚未提到的
其他操作方式與應付支票作業相同
相關項目 出貨作業收款作業已過期支票
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已過期支票
意義所有已過期的支票皆會轉入此視窗方便會計人員查詢核對
過期支票瀏覽列出所有過期支票（應收應付）可依需求排列如名稱開票日期兌
現日期銀行hellip等（本功能為整合上述rdquo應付rdquordquo應收rdquo二項支票作業所產生的資料
對照表）
註此處只能做查詢的動作並不能做新增或修改的動作
相關項目 應付支票應收支票
應(收)票批次兌現
意義可一次將單張或多張應收票據轉兌現並將兌現的支票轉入已過期支票中
按鍵說明
欄位名稱 欄位說明
全選 將所列出的支票全部選擇為要兌現的狀態
全不選 將所列出的支票全部選擇為要非兌現的狀態
兌現轉入過期支票 將已選擇的支票轉成兌現狀態並將支票轉入過期支票中
相關項目應收支票銀行存提作業
應(付)票批次兌現
意義可一次將單張或多張應付票據轉兌現並將兌現的支票轉入過期支票中
操作方式請參照 應(收)票據批次兌現
相關項目應付支票銀行存提作業
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應收票齡分析表
意義此分析表是用來顯示已收未兌現的應收支票其帳齡分佈在各個設定期間的統計數據
圖片左邊的日期區間可依使用者的喜好去設定設定
好後只需按【設定為預設值】鍵則每次進入系統時
依此設定統計
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
開始客戶 可按 F10 開啟快速查詢視窗選擇欲查詢的開始客戶編號
結束客戶 可按 F10 開啟快速查詢視窗選擇欲查詢的結束客戶編號
報表標題 可選擇 1天數或 2日期二種為報表標題
結束到期日 系統會自動帶出當天日期若不是可自行輸入欲查詢的結束日期
相關項目應收支票
應付票齡分析表
意義此分析表是用來顯示開立給各個廠商的未兌現應付支票其票齡分佈在各個設定期間
的統計數據
操作方式請參照 應收票齡分析表
相關項目應付支票
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第六章 庫存管理
期初開帳程序
1進貨
第一次使用時本系統時將基本資料建立完成後首先利用【進貨作業】將所有產品均做首
次進貨並且將已付款的進貨單據沖銷
註亦可利用庫存調整單將所有產品數量及成本鍵入或者利用盤點作業進行盤點後將盤點
量轉入現有量必須要注意的是若您選擇使用盤點轉入的方式系統將無法自動抓取產品成
本
2由產品基本資料中作期初開帳
至產品基本資料中按(Alt+F 鍵)將可以產生庫存的
期初開帳資料
按《確定》後將自動轉入期初
庫存日消耗異動表
意義驗證庫存量的正確性且可以將驗證後的正確量寫入現有量
(1) 當日消耗表列出查詢日期當天的庫存數量
變動情況用來驗證庫存量的正確性
(2) 逐日銷耗表列出前一次結轉日至查詢日期
當天的庫存數量變動情形用來驗證庫存量
的正確性另可將計算後的實際現有量寫入
帳面量(產品基本資料中的現有量)
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庫存月消耗異動表
報表意義列出查詢當月份的庫存數量變動情形用來驗證庫存量的正確性另可將計算
後的實際現有量寫入帳面量(產品基本資料中的現有量)並作轉入產生下月期
初量
使用時機每月底結束營業後或每月初開始營業前
操作方式
1)檢視庫存月銷耗表上的異動資料及現有量是否均正確當計算後存量與目前帳面存
量不符時會以黃色警示
2)確認無誤後按下 出現如下視窗再次確認
注意產品基本資料中的現有量將會被庫存月銷
耗 表 中 的 現 有 量 取 代因 此 請 謹 慎 使 用 結 轉 功 能
C)若產品進出異動量不正確請利用庫存調整單
做調整後重新執行步驟 A)~ B)
後記
庫存量又有問題了 怎麼都跟架上物品不符 相信大多數人都有這樣的心聲
很多使用者的觀念上總是認為庫存只要交給電腦來管理庫存量一定準確殊不知電腦軟體
有可能發生不可預期的結果(程式暇疵或使用中突然的斷電當機)或是產品管理不當導致失
竊或是破損或是產品擺設到不正確的位置都有可能使得電腦中的庫存量異常所以在庫存管
理中盤點變成了一項非常重要的工作
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庫存調整單
意義當帳上的庫存量與實際庫存盤點的結果不符時即可利用此功能來調整帳上的庫存量
及成本
在〈C進出貨〉選擇【C
庫存調整單】如圖可
按《新增》《修改》
《查詢》或《刪除》鈕
更動關於調整庫存的相
關資料
按《瀏覽》進入庫存調整
單據瀏覽
操作方法
庫存調整單中的「數量」欄位應輸入實際庫存量與帳面現有量的差異量
作庫存調整時若目前某產品在系統中的現有量為 10 個但實際上賣場中只剩 8個則在
數量的欄位中輸入-2即可將系統中的現有量調整為 8個
若使用者無進貨作業的動作卻想要統計出產品的銷售成本及利潤可直接在此處輸入產
品的成本或覺得目前系統中的平均成本不正確亦可自行修改
註盤點作業中若有盤差或盤盈時會自動產生一張盤點調整單
其他操作方式請參考基本操作方法
相關項目產品基本資料盤點作業
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盤點作業
意義盤點各倉的庫存量以便管理可避免庫存太多或不足節省公司無謂的支出
有關庫存量的準確性一直為各行各業及門市經營管理者所困擾即使使用電腦軟體一樣產生
庫存量不準確的情事皆因方法錯誤或關念的偏差導致
在庫存做盤點前有些前置工作若準備充足則可收事半功倍之致
A盤點的前置工作
1 貨架上物品的擺設是否整齊乾淨
2 貨架的分類是否明確並且標示清楚
3 待進貨瑕疵物品異常品是否與陳列區清楚區分
4 人員的物品熟悉度及教育訓練是否充足
B盤點實施要點
1 全面盤點(期初期末盤點)或循環盤點
2 盤點的開始時間及預計結束時點
3 人員編組及人力分派
4 列印盤點單(可利用盤點機)
5 盤點機轉入或人工鍵入盤點數量
6 列印盤點報告單(盤盈盤損表)
C檢討此次盤點作業及問題研究
在【F系統支援】選擇【盤點作業】的選項會出現最近一張單據
操作方法
1由盤點機盤點
新增一張盤點單將盤點量輸
入盤點機再按
鍵直接將盤
點機中的資料傳送到系統
中按下 鍵即
可完成盤點作業
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2由人工手動盤點
A)新增一張盤點單按《A盤點產品轉入》鍵選擇欲盤點的產品編號可依全部產品廠
商產品類別儲放位置產品編號及庫存數量共六種選擇方式選擇所需的產品或者用
《新增明細》的方式輸入要盤點的品項接著按下《F3存檔》
B)按下《F7列印》報表選擇為「盤點單」列印出盤點單由人工盤點並將盤點量寫在盤點
單上
C)進入盤點作業點選《修改》將盤點量輸入系統中按下《存檔》後再按《轉入現有量》
鍵即可完成盤點作業
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
盤點日期 系統預設使用當天日期若不是當天日期可自行輸入盤點日期及時間
盤點單號 通常輸入完盤點日期後按【Enter】鍵後系統會直接帶出盤點單號預設
盤點人員 輸入該筆資料的盤點人員
盤點備註 補充欄位中所不足的資料
盤點倉號 選擇欲盤點的倉號 (多倉版)
《 Alt+A 》盤點產品轉入
按 可針對特定部份產品或廠商選取所需
的盤點商品
1先選擇轉入依據
2輸入起始編號及結束編號
3按下《Y確定》便可將符合條件的產品加入到盤點單中
《 Alt+B 》盤點機輸入
按 可先由盤點機盤點再直接
將盤點機中的資料傳輸到系統中可節省再輸入一
遍的時間
轉入現有量
當盤點完後且已經將盤點數量輸入至系統中後此時可按 鍵將盤點量轉入現有量
且同時在【庫存調整單】產生一張盤盈盤虧單即可完成盤點作業
相關項目產品基本資料員工基本資料庫存調整單
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第七章 系統支援
密碼設定
意義本設定首重資料保全功能系統依使用者名稱及密碼選擇性的開放系統功能可確
保資料的隱密性預防一些重要資料外流而設定通行密碼可依特定人員使用密碼才能執
行
進入時需輸入您的使用者密碼才有權限進入密碼設定中去新
增或是修改此設計目的在於防止管理者離開時他人趁機擅自
修改帳號權限
新增 增加完使用者名稱及密
碼後再設定使用功能明細（打
ˇ者為開放本項功能）
成本顯示若沒有打ˇ則該使
用者進入後台時基本資料的產
品欄位成本相關欄位則不顯示
備份作業
意義將所有資料另存一份應注意不要備份在同一部硬碟（以免硬碟實體損壞）同時為
保障資料安全應自訂備份期間如每週三六各一次
選定備份的目錄位置按下《開始備份》
鍵後即可完成備份作業
建議您在備份的檔案名稱 Data 後再加上
備份日期以避免備份資料太多產生混淆
註選擇備份路徑時需注意資料夾的名稱
應避免為空白或包含特殊符號如
gtlt$hellip等
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58
資料重整
意義當系統在操作途中因發生停電不正常關機或硬體發生故障而故造成系統資料中異常
現象導致資料毀損可利用本功能做一資料維護
注意執行資料重整時務必讓其他工
作站或前後台離線
編碼更改
意義因本系統中所有基本資料的編號只要存檔後就不能做修改的動作故在此設立一
個修改編號的程式
註因為基本資料中的編號會跟進銷貨產生連動關係為保持舊有歷史資料的正確性所以
更改編號時須在此更改以保持資料的完整若您要修改基本資料時請先到【2備份作業】
做資料備份的動作避免系統在編修的過程中發生停電或不明原因當機而造成資料流失
操作方法
1選擇欲修改的編號之資料
庫有客戶廠商產品員
工及產品類別資料檔共 5種供
選擇
2用滑鼠或按 F10 在原編號的
欄位上選擇欲更改的編號
3直接在新編號的欄位上輸入
新的編號
4按下《確定更改》鍵即可
完成編號更改的動作
軟體使用教學手冊
59
系統顏色修改
意義覺得系統中預設的顏色不喜歡嗎想自創風格時可利用本功能修改畫面使用者可依
個人喜好修改使用的畫面其中必須注意的是修改畫面確定後按 Y 儲存設定 要先
離開本系統再重新進入本系統才能生效
若欲更換背景圖片圖
片格式可
為jpggifbmphellip
等檔案格式
改亂了可按系統預設
值變回原來樣式
行事曆管理
意義經常忘東忘西的寫在紙條上麻煩又不容易找利用本功能吧啟動系統時會提醒哦
操作方法
1 點選《新增》後輸
入事件日期時
間對象地點
事由事項的欄位
可註記細節事項
2 勾選事件提醒方
式若沒勾選便不
會出現提醒的訊
息
軟體使用教學手冊
60
名片簿管理
意義可將重要的電話或經常聯絡朋友記錄在此容易找尋又不會丟可分類還有多項
詳細資料欄位可供利用
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
名片分類 可點選 開啟客戶分類的快選視窗
電子信箱 若有輸入 E-Mail 帳號則按下 可直接連結至 Outlook 發送信件
其他備註 補充欄位中不足的說明或做為某些特殊資料註記
選擇發送簡訊功能時可自動帶入行動電話號碼
操作方法請參照 基本操作方法
軟體使用教學手冊
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產品停用啟用處理
意義將產品基本資料中已經停產或停售長時間不使用的產品資料作停用處理可加快搜
尋的速度也增加盤點補貨等工作的效率若日後進貨時新進產品的條碼與停用產品
條碼相同時系統會出現警告訊息可直接將產品恢復續用
操作方法
1 產品停用
A)將欲停用的產品打勾勾選的品項會列在右上方的挑選清單列中確認後點選《停用》
停用的產品會列在下方的〈停售或停用之品項〉中
B)直接在產品基本資料中刪除的品項也會自動被系統列到停用產品中喔~
2 產品啟用
在欲恢復續用的產品上按一下滑鼠右鍵選擇《Y產品續用恢復》確認後該筆資料會
回復到產品基本資料中恢復續用的產品庫存量售價成本等均會歸零若要查看過去
的歷史進貨紀錄及銷貨分析請利用〈歷價〉及〈分析〉的功能
相關項目產品基本資料
軟體使用教學手冊
62
產品成本重算
意義若於系統使用時發生停電或當機或硬體故障情形而造成平均成本有異常之情形可
利用此作業將平均成本重算
可選擇年或指定月份計算確
定無誤時可利用寫入功能將
目前平均成本更新
若平均成本重算後有發生的情形則執行《W將計算之平均成本寫入》後必須利用 資
料偵錯 功能將異常的產品資料修復接著再到產品基本資料中利用〈歷價〉重新寫入成本
相關項目產品基本資料資料偵錯
軟體使用教學手冊
63
資料偵錯
意義藉由資料偵錯系統來偵測錯誤的資料再加以修復是屬於軟體異常控管的一項重要功
能有如 Windows 中的磁碟偵錯功能
操作方法
選擇客戶資料檢測編號是否重 覆及累積點數預收金額數值溢位等異常檢測
選擇銷貨資料檢測編號是否重覆及小計金額銷貨成本數值溢位等異常檢測且可將銷
貨成本以目前平均成本置換但此項功能需在已驗證過產品資料且無異常的情況下才能進
行
選擇廠商資料檢測編號是否重 覆及異常資料偵錯
選擇產品資料檢測編號是否重 覆及最近進價平均成本及售價數值溢位等異常檢測
選擇進貨資料檢測編號是否重覆及異常資料偵錯
選擇訂貨資料則會重新計算產品檔中的被訂購量
選擇倉庫資料重新分析產品檔及倉庫檔中的庫存關聯結構並自動將錯誤修復
以上各個資料檔檢測後若有異常情形出現只需按《自動修復錯誤》鍵即可完成資料偵錯
修復的動作
軟體使用教學手冊
64
用戶使用記錄
意義可記錄各用戶進入系統的日期及時間及使用哪個功能表做哪些動作避免在多人
使用狀況下無法查到資料修改或刪除是由何人做的
流量統計
依據系統登入用戶別統計各動作的操作次數
在桌面上建立捷徑
意義當桌面上安裝的捷徑不小心刪除或在一開始安裝軟體時沒有建立捷徑皆可利用此功
能輕鬆在桌面上重新建立捷徑再也不用擔心找不到執行路徑
操作方式
1輸入前台工作站號若是單機版則不需輸入
2直接點選《1建立後台管理捷徑》或《2建
立 POS 前台捷徑》就會在桌面上自動建立捷徑
軟體使用教學手冊
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備份還原
意義當您發現銷售前台進入後出現錯誤代碼或存檔後交易紀錄無法存入時代表銷售資料
庫已經遭受毀損備份還原能夠幫助您將資料還原到您最後一次做備份的狀態
1 請先將執行資料備份並記下您的備份目錄位置操作方式請參照 備份作業
2 請放入安裝光碟重新安裝或至我們的網站 wwwhiposcomtw 下載試用版本（切記版
本必須相同）
註請確定所有工作站或前台均已離線且無其他軟體正在執行
無需移除原本的軟體直接執行安裝即可
3 請至[開始][程式集][叡鴻 Hipos 軟體系列]點選[備份還原]或至電腦中的 csalewin 中
點選 備份還原exe 如圖所示選取您的備份目錄位置後點選《S開始還原》即可
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66
第八章 附件 其他技術支援
報表格式修改
利用 HiPOS 軟體中的報表系統工具可以自行修改報表的格式
系統工具的開啟方式
1《開始》rarr《程式集》rarr《叡鴻 HiPOS 軟體系列》rarr《報表系統工具》
2到電腦 csalewin 資料夾中將〈系統工具exe〉點滑鼠左鍵兩下開啟
自訂列印紙張大小
開啟系統工具後選擇要修改列印格式的報表後將紙張規格分別填入高度寬度上邊界
左邊界即可
例如原本是 A4(290210mm)格式要改
成列印中一刀格式直接修改高度
140寬度 210 就可以囉~
修改報表內容
1開啟系統工具後先選擇要修改的報表再按《修改報表》
2若要修改報表內容的位置以滑鼠圈選要移動的範圍後以larruarrdarrrarr移動或直接以滑鼠拖
曳至您預定的位置即可
3若要修改或增加文
字則先點選 報表控
制項工具列 上的
一下接著點一下要
修改的文字或要新增
文字的位置即可編
輯文字
4修改完成後點選
左上角的《檔案》rarr
《儲存》
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67
自訂瀏覽視窗表格樣式
意義因為使用者的螢幕大小及解析度設定的不同在瀏覽視窗中難免發生表格橫向欄位太
大或太小導致於查看資料時的不方便HiPOS 提供了自訂表格樣式的功能讓使用者調整好
欄位後可以存檔方便日後查看
操作方法
1將滑鼠移動到要調整的欄位框上會出現 符號以滑
鼠拖曳即可調整欄位大小
2調整好後如圖在內容的任一位置上按一下滑鼠右鍵選擇《儲存表格樣式》若是儲
存後不滿意可以選擇《恢復預設值》
滑鼠右鍵功能選單
意義建立資料時若已經有其他檔案格式的資料存在方便
複製貼到 HiPOS 軟體中
在 HiPOS 軟體中當欄位為可編修狀態下時可以按一下滑鼠
右鍵便能呼叫功能選單(複製貼上剪下)
看完了使用手冊仍然無法解決您的問題嗎本公司提供了多元的諮詢管道
本公司網站技術支援httpwwwhiposcomtw 文件知識庫
電話諮詢07-7030898
傳真專線07-7032066
E ndash Mail Servicehiposcomtw
公司地址高雄縣鳳山市 830 埤北路 81 號
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68
庫存管理
基本庫存管理功能操作說明
標準作業流程
產品現有數量
產品基本資料中的現有數量欄位系統會自動依照進貨及銷貨統計並隨時更新產品現有量
因此為了保持現有量的正確性及產品成本的準確度請勿直接從產品基本資料的現有數量欄
位修改現有量
進貨作業
進貨時確實輸入正確的進貨量要留意進貨單位是否正確進貨及進貨退回時產品的庫存
量都會自動增減
庫存調整單(HiPOS-Light 版無此功能)
（一）使用時機
1 某產品的數量因毀損失竊hellip等非進貨及銷售而短缺或增加導致需要調整產品的現
有量時
2 由盤點作業中執行盤點量轉入現有量時若有差異量系統會自動產生一張庫存調整
單
（二）操作方式
1 進入【C進出貨】 rarr 【庫存調整單】
2 點選 【新增】rarr輸入日期單號經辦人員備註
3 點選 【新增明細】 rarr輸入【產品代號】
4 輸入【數量】是指實際數量與產品現有量的差異量例如 A產品實際量為 10 個產品
基本資料中的現有量為 8個兩者的差異量為 10－8＝+2數量的欄位輸入 2若 B產
品的實際數量為 15 個產品基本資料中的現有量為 20 個則差異量為 15－20＝-5
數量的欄位便輸入-5
5 點選【存檔】後產品現有量便會隨著調整
（三）附註
HiPOS-Light 版若平時發現產品數量有錯誤請直接利用【盤點作業】的轉入現有量功
能來調整產品的現有量
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69
庫存日消耗表
（一）當日消耗表列出查詢日期當天的庫存數量變動情況用來驗證庫存量的正確性
（二）逐日消耗表列出前一次結轉日至查詢日期當天的庫存數量變動情形用來驗證庫存
量的正確性另可將計算後的存量寫入帳面量(產品基本資料中的現有量)
（三）使用時機每日營業結束利用庫存逐日銷耗表檢驗庫存正確性
庫存月消耗表
（一）報表意義列出查詢當月份的庫存數量變動情形用來驗證庫存量的正確性另可將
計算後的實際現有量寫入帳面量(產品基本資料中的現有量)並轉入產生下月期初量
（二）使用時機每月底結束營業後或每月初開始營業前
（三）操作方式
1 檢視庫存月消耗表上的異動資料及現有量是否均正確當計算後存量與目前帳面存量
不符時會以黃色警示
2 確認無誤後按下 出現如下視窗再次確認
盤點作業
（一）盤點前置作業
1 貨架上物品的擺設是否整齊乾淨
2 貨架的分類是否明確並且標示清楚
軟體使用教學手冊
70
3 待進貨瑕疵物品異常品是否與陳列區清楚區分
4 人員的物品熟悉度及教育訓練是否充足
（二）操作方式
1 進入【F系統支援】rarr【盤點作業】rarr【新增】rarr輸入日期單號盤點人員備註
2 在【產品代號】輸入要盤點的產品rarr【存檔】rarr【列印】選擇【盤點單】
3 進行人工盤點工作
4 進入【盤點作業】rarr【修改】rarr在【盤點數量】輸入實際盤點數量rarr【存檔】
5 選擇【轉入現有量】即可將盤點量轉入到產品基本資料中的現有量
（三）操作秘訣
2 利用【新增明細】可一項項將要盤點的產品輸入
3 利用【盤點產品轉入】可以選擇一次將所有產品輸入或者依照廠商別產品類別儲
放位置產品編號輸入
4 務必確實將盤點量輸入盤點單的「盤點數量」欄位中盤點數量請勿輸入負數
（四）盤點要點
1 全面盤點及循環盤點除了期初或期末的全面盤點之外應固定每隔一段時間做循環
盤點循環盤點可以依照產品類別儲放位置或者產品編號等等例如固定每個月作
一次循環盤點第一個月盤點第一排貨架的商品第二個月盤點第二排貨架的商品
2 盤點時效盤點開始到盤點結束的時間盡量不要超過預定時程為了防止盤點錯誤應
避免盤點期間同時進貨銷售盤點完畢應即時將盤點量轉入現有量
3 盤點差異量軟體系統中的現有量欄位嚴格來說是帳面上的產品數量而盤點量則是
實際庫存的數量軟體操作過程有疏失產品瑕疵失竊及盤點錯誤等許多因素均
可能導致帳面上的數量與實際庫存不符的情況因此有盤差是可以被接受的但若差
異量太大時管理者便應觀察是哪個環節出了問題
軟體使用教學手冊
71
上線一段時間後初次執行盤點作業或庫存日月銷耗表
說明
1過去進貨或庫存有異時均直接修改產品現有量
2使用一段時間後才執行庫存月銷耗表結轉
3更新版本或重新安裝執行資料備份還原或者它系統資料轉檔匯入
上述情況可能會發現期初量都是 0以致計算後存量與帳面存量產生極大的誤差
作業流程
期初開帳作業
（一）使用時機
1 初次使用者
2 已經上線一段時間的使用者
3 更版或重新安裝系統後執行備份還原的使用者
4 產品現有量正確而庫存日月銷耗表中的現有量完全不對者
（二）操作方式
1 進入【A基本資料】rarr【產品基本資料】確認產品現有量均為正確的數量
2 按【Alt+F】開啟庫存量期初開帳作業視窗rarr選擇「轉入期初月份」rarr【確定】
3 此一動作可以根據產品基本資料中的現有量去重新計算出庫存日月銷號表中的現有
量並且反算出期初量
軟體使用教學手冊
72
常見 QampA
產品基本資料中的現有數量與實際庫存量不符合
1 僅有少數幾項產品的庫存量不符時可利用「庫存調整單」做調整
2 多項產品的庫存量不符時利用「盤點作業」並將盤點量「轉入現有量」
3 每日營業結束時可利用「庫存逐日消耗表」核對產品庫存量並將正確量寫入現有量
4 檢視產品-進出異動表可查明是否有單據數量錯誤
產品現有量不會隨銷售或進貨變動
1 執行資料重整
2 檢查前台 Alt+F5 銷售記錄是否正常若銷售存檔後無銷售紀錄或者銷售明細僅有時間及
金額代表資料庫已經損壞
3 檢查銷售及進貨時的產品編號是否一致
4 檢查產品基本資料中產品是否有重複建檔換言之相同的產品名稱是否有兩個不同的
產品編號
庫存日月消耗表中的期初量為零導致統計後的現有量錯誤
1 發生原因沒有將上月底的庫存作結轉寫入本月期初
進入【庫存月消耗表】rarr列印年月輸入上個月份rarr執行結轉
2 發生原因Ⅰ曾經從產品基本資料中的現有量欄位直接修改數量
Ⅱ更版或備份還原後沒有執行期初開帳的動作
進入產品基本資料執行【Alt+F 期初開帳作業】
3 當月底營業結束時請檢視庫存月消耗表核對庫存量並執行結轉的動作將正確量寫入現
有量及寫入次月期初量
庫存日月消耗表中的調入量與實際調整的數量不符合
1 發生原因盤點作業轉入現有量時重複執行轉入現有量的動作
2 進入【庫存調整單】rarr點選【瀏覽】尋找備註中盤點轉入單號重複的資料
3 刪除重複的調整單即可
利用盤點量轉入現有量卻發現某些產品仍然與實際庫存量不符合
1 發生原因 盤點數量錯誤
盤點作業中盤點數量輸入錯誤
營業時間進行盤點工作盤點後到轉入現有量的過程中產品銷售出去而未作
調整
2 利用「庫存調整單」調整現有量
3 HIPOS-Light 版利用「盤點轉入現有量」作調整
軟體使用教學手冊
73
已經將盤點量轉入現有量之後發現盤點時數量點錯
1 利用「庫存調整單」調整現有量
2 HIPOS-Light 版利用「盤點轉入現有量」作調整
連續數月都有做庫存月消耗結轉但庫存月消耗中某些產品的現有量卻總是有誤差
1 發生原因每個月結轉的時間點有誤
2 進入【庫存月消耗表】rarr列印年月輸入本月份rarr列印出該張報表或記下該報表的ldquo期初
量rdquo
3 重新進入【庫存月消耗表】rarr列印年月輸入上一個月份
4 比較本月份的ldquo期初量rdquo及上個月份的ldquo現有量rdquo是否相同若上個月份的現有量比本月
份的期初量少代表上一個月結轉之後仍有作銷售或調整
例如430 下午 200 做結轉將正確量寫入下月期初（產生 5月份的期初量）但是 430
下午 300 又陸續作了銷售或調整庫存量
5 做法
盤點機盤點時架上無庫存的 產 品 會 漏 盤
新增盤點單時選擇【盤點產品轉入】將全部產品轉入並將【盤點數量】全部修改為 0
將盤點機中的資料轉入該盤點單存檔後將盤點量轉入現有量
4 月
5 月份
軟體使用教學手冊
74
選購模組功能簡介
簡訊 SMS 發送模組
SMS 簡訊發送功能透過網際網路直接由 HiPOS 軟體系列中發送簡訊至客戶的行動電話能夠達
到迅速確實即時傳遞訊息及行銷的效益
HiPOS 門市及進銷存 v6 以後都可使用免申請儲值後馬上開通
功能特色
1 低廉的發送費用
一般使用手機發送簡訊每通大約 $25~ 35 之間使用 HiPOS SMS 每通只要 11~13 之
間足足省了 50
2 搭配 HiPOS 軟體分析有效客戶發送
利用 HiPOS 的各項統計如累積點數已購商品累積消費金額生日等等的各項數
據做有效的簡訊廣告行銷並且會自動過濾重覆的電話及統計發送的通數
應用 1 生日到時發送祝賀簡訊並告知來電優惠方案
應用 2 廠商新商品推出時可過濾已購買同類商品的客戶清單做簡訊廣告發送hellip更多應用
等你來發掘
3 大量簡訊發送
除了對單一客戶發送簡訊外大量發送簡訊的功能可同時對多個客戶行動電話號碼發送簡
訊
4 簡訊發送時效性佳
簡訊發送後正常情況下約 3~10 秒鐘就可即時將簡訊傳送到客戶手機重要訊息不怕客戶
收 不 到 若 因 故 對 方 無 法 接 收 將 會 自 動 重 發 直 至 發 送 成 功 或 滿 24 小時止
5 常用訊息片語編輯
「常用訊息」功能可以編輯儲存常用的簡訊內容可以加快編寫簡訊的速度
6 預約發送
可自定要發送的時間時間到才發送簡訊更有效率的廣告效益
軟體使用教學手冊
75
單一簡訊發送
在會員基本資料廠商基本資料員工基本資料中
按下 即可發送簡訊
大量簡訊發送
﹝統計報表﹞rarr﹝C會員郵寄標籤大量簡訊﹞依照
條件選擇要發送簡訊的對象後點選《S發送簡訊》
即可將簡訊發送到所選擇的對象
軟體使用教學手冊
23
系統參數設定
意義在使用系統前請先將貴公司的相關基本資料及系統操作等必要的環境參數設定好
以便日後在各項作業中能夠順利進行 軟體更具彈性以符合不同使用者的習慣
當您輸入完基本資料後在貨單抬頭上就會有貴公司的(公司名稱電話傳真公司地址)
顯示反之則貨單抬頭上將沒有貴公司的資料
欄位說明
1 系統參數
欄位名稱 欄位說明
廠商查詢預設索引 預設廠商基本資料中查詢索引
產品查詢預設索引 預設產品基本資料中查詢索引
會員生日警告天數 進入系統會員生日提醒的提前天數
報表預設輸出方式 若已經有連接印表機系統會自動連結
是否使用注音簡碼 若是請選擇Y反之則N
成本計算方式 共有三種計算方式可依使用者的需求去設定
是否自動切換輸入法
輸入資料時電腦會自動更改輸入法例如輸入會員姓名或產
品名稱時則電腦會自動變更為注音輸入法或者是倉頡輸入
法可方便銷售者的使用而不須再做變更輸入法的動作
統計報表列印習慣 有三種報表輸出方式可依使用者的需求去設定
產品自動編號位數 最高 14 碼 (產品編號 分類+流水號)
是否隨解析度調整字形大小 螢幕解析度該改時是否自動調整視窗大小
解析度的放大倍數 隨解析度調整字形大小時所要放大的倍數
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24
2 銷售前台參數 POS 銷售前台的參數設定進銷存不受影響
欄位名稱 欄位說明
銷售前檯成本開放 設定開放前台的成本權限如果不開放（不打勾）的情形下
前台作業（銷售時）不可使用與成本有關之按鍵
產品查詢預設索引 前台銷售時按 Ctrl+Enter 查詢產品的預設索引
自動開啟會員視窗 若經營型態為會員制可設定為 Y 則自動代入會員查詢視窗
代入電話區碼
銷售前檯使用《會員查詢》時會直接帶入系統參數設定的電
話區域號碼方便快速輸入
本欄空白時預設欄位是停留在客戶編號而非聯絡電話
是否使用 VIP 價 若開放使用 VIP 價則 VIP 會員購物即可以 VIP 價格購得若
不開放則 VIP 會員就如同一般的零售購物價格
是否使用會員價 若開放使用會員價則客戶可使用會員價購得若不開放則
會員只能用一般的零售價購得
銷售累積點數(元)
銷售累積點數(點)
設定銷售時要累積的點數比值 如 1 元 1 點且在【產品基本
資料】中的計算點數需要勾選才能計算點數
是否自定產品積點 若開放為 Y 則以上的點數比值自動失效積點值則取決於【產
品基本資料】中的產品積點
存量警告方式 選擇現有量低於設定的值時在銷售前台會有不同的顏色(黃
色)警示可搭配前台的即時叫貨使用
客戶電訪設天數 在前檯銷售中叫出會員資料後按【Alt+D】呼叫電訪預約時
的互動日期會以今天日期加上此欄天數為預設日期
電訪記錄保留天數 設定要保留的電訪預約記錄天數過期後自動刪除
銷售完自動列印發票 若在銷售完後要列印發票則設定Y
銷售後登入員工代號 銷售完畢必須登入員工代號用於電腦不足且多銷售人員時
必須先登入員工代號 使用銷售前台是必須先登入員工代號用於單人單銷售前台
可否銷售中更改員工代號 用於單人單銷售前台
發票剩餘幾張時警告 若設定為 5張時則在銷售前檯中當使用剩餘 5張時則電
腦便會出現警告訊息提醒使用者該準備請領發票
銷售資料刪除密碼 設定前檯刪除銷售資料的密碼
強制輸入收款金額 設定前台銷售完畢強制輸入實收現金才能結帳存檔
結帳時播放聲音 設定結帳時是否播放聲音
單筆_銷售最大數量 設定單筆銷售最大的數量
單筆_銷售最大單價 設定單筆銷售最大的單價
關閉前台之查帳功能 設定為〝Y〞時前台將無法使用查帳功能
關閉前台之交班功能 設定為〝Y〞時前台將無法使用交班功能
銷售前台禁止更改單價 若不想讓銷售員在前台更改單價則此處設定 Y
銷售前台禁止金額折扣 若不想讓銷售員在前台作金額折扣則此處設定 Y
軟體使用教學手冊
25
銷售前台禁止總計折數 若不想讓銷售員在前台作總數折扣則此處設定 Y
銷售前台禁止單筆折數 若不想讓銷售員在前台作單筆折數則此處設定 Y
銷售完自動列印(收據) 若想銷售完後自動列印收據則此處就設定 Y
毛利率高於多少(綠色)警告 前台銷售時該產品名稱會以綠色底色提醒
毛利率低於多少(紅色)警告 前台銷售時該產品名稱會以紅色底色提醒
菸酒健康捐 設定產品售價中包含的菸酒健康捐金額
3 進出貨參數
欄位名稱 欄位說明
發票稅率 5 設定 005
進出貨單是否列印金額 若選擇Y則進出貨單就會有金額而不需每次手動做更改
進出貨列印習慣 可選擇 1預視或 2直接列印
票據警告天數 進入系統提醒應付或應收票據的提前天數
進貨預設稅別 於進貨單作業的稅別中自動代入設定值空白鍵切換設定值
出貨預設稅別 於出貨單作業的稅別中自動代入設定值空白鍵切換設定值
維修預設稅別 於維修作業的稅別中自動代入設定值空白鍵切換設定值
貨單是否套表列印 設定貨單列印時是否套表
出貨成本是否顯示 此參數對於 v5 以後版本不發生作用
出貨價格策略 可設定為預設售價或上次售價二種若設定預設售價則每次
出貨電腦會自動擷取預設售價而不需再輸入一次
進貨價格策略 可設定為平均成本上次進價或最低進價三種若設定為平均
成本則每次進貨電腦會自動擷取平均成本做為進價
數量__小數位數 可決定系統中數量欄位顯示小數的位數
單價__小數位數 可決定系統中單價欄位顯示小數的位數
合計__小數位數 可決定系統中合計欄位顯示小數的位數
其他__小數位數 可決定系統中其他欄位顯示小數的位數
數字 3位一撇 設定為Y時數值顯示如「5500000」
貨單紙張寬度(mm) 設定貨單紙張的寬度(預設為中一刀 210mm)
貨單紙張高度(mm) 設定貨單紙張的高度(預設為中一刀 140mm)
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26
4 POS 週邊參數
欄位名稱 欄位說明
設定錢櫃連接至電腦主機的阜口或錢櫃連接至發票列印機的阜口可
按空白鍵切換選項
錢櫃連接阜 錢櫃連接至電腦【RS】rarrRS232 介面【COM】rarr型號 CR3104【PRN】
rarr列表機連接阜
錢櫃連接發票機【POS】rarr型號 CR3101【UDF】
設定價格顯示器連接至電腦主機的阜口可按空白鍵切換選項 價格顯示器連接阜
【COM】rarr型號 PD71007200 系列【WDP】rarr型號 WD304
盤點機型號 設定盤點機的型號可選擇 1 CPT-711 或 2 PT600
盤點機連接阜 設定盤點機連接至電腦主機的阜口
設定條碼列印機的型號可按空白鍵切換選項
條碼列印機型號 【Z-S300】【Z-S400】【ZEBRA】rarrZebra 廠牌型號
【CLEVER】【TTP243】rarr型號 Clever TTP243
【OTHER】rarr其他
條碼列印機連接阜 設定條碼列印機連接至電腦主機的阜口
發票列印機（兩聯式） 設定發票列印機的型號可按空白鍵切換選項
發票列印機（三聯式） 【CHN】rarr型號 PP2020【POS】rarr三聯式發票機
【WPS】rarr型號 WP-103S
收據列印機 設定收據列印機的型號可按空白鍵切換選項
條碼機連接的工作站號 若要從進貨單中列印條碼後台工作站號須與條碼機工作站號一致
註1一般電腦主機的連接阜口只有 1~2 個建議選購擴充卡以提高穩定性
2由於 POS 的相關硬體週邊繁多若有 POS 週邊設定問題請洽詢本公司
3POS 周邊均有指定型號若您所使用的非本公司指定之型號不保證其相容性
軟體使用教學手冊
27
第四章 進出貨
進貨
進貨作業 意義商品進貨輸入轉入產品現有量中並計算相關成本產生應付帳款
在〈C進出貨〉中選擇〈1進貨作業〉進入後所出現的是日期最近的一張進貨單據如
左圖所示
按【瀏覽】可看所有進貨單明細
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
進貨日期 系統會直接帶出當天的日期若不是當天的進貨則請自行輸入正確的進貨
日期
進貨單號 通常輸入完『進貨日期』按【Enter】鍵後系統會直接帶出『進貨單號』
預設採用進貨日期 + 流水號共 10 碼
廠商編號 按【F10】鍵開啟查詢視窗請確實輸入本公司是向哪一家廠商進貨此項資
料在【6付款作業】有相關聯
發票號碼 若此張進貨單是有稅額的則需輸入發票號碼若沒有發票則無需輸入
原始單號 可輸入廠商進貨時的原始進貨單號方便日後查帳時可直接查詢廠商的進貨
單號
軟體使用教學手冊
28
經辦人員 輸入此張進貨單是由哪位員工建檔
取用預付 從已經付給廠商的預付款中沖銷該筆帳款此項資料在【6付款作業】有相
關聯注意若取用預付所輸入的金額大於預付餘額時超出的金額將累加
到該張進貨單的未付金額
倉號 選擇進貨的倉號（倉庫）適用於多倉版
帳款日期 在【廠商基本資料】中若已有設定帳款日在此處會自動帶出帳款日期此
項資料在【6付款作業】有相關聯
稅別 在【廠商基本資料】中若已有設定稅別在此處會自動帶出其稅別或可自
行切換其他稅別的計算方式
稅前金額 進貨單中未含稅額的小計金額
已付金額 指已付給廠商的「訂金或金額」
折扣金額 廠商給予的折扣金額
未付金額 即〔稅後總額 - 已付金額 - 折扣金額〕
稅後總額 即〔稅前金額 + 營業稅〕
貨單備註 補充欄位中不足的部份或做為某些特殊資料註記
新增進貨單
步驟 1 單身建立
按 新增 鈕或 Insert 鍵出現一張新空白單據填入各項必備資料
步驟 2 建立進貨品名細項
按 鈕加入所進貨產品的項目進貨產品多樣時亦可用 一次勾選
產品編號可輸入產品編碼原廠料號產品條碼 系統會自行轉成產品編號 亦可採用條
碼閱讀機輸入鍵入單價及數量若有接條碼機可一併輸入預列印的條碼張數之後核對稅
前金額及稅後總額無誤後按存檔鍵將該筆進貨單存入
進貨單據修改
按快速鍵 Enter 或 修改 鈕若有必要再針對某一張單據作修改（或加入一筆資料）的話
可移動光棒至欲修改的單據後按 Enter 進入修改狀態後如同建立進貨單之方式建立即可
註 已付款沖帳之單據不可修改若須修改必須進行反沖帳後才能更改單據
歷史記錄
按 可將該進貨廠商所有的歷史進貨單據列出來在修改或新增的模式下按 Enter
鍵可取回再針對差異部份進行修改
軟體使用教學手冊
29
單品比價
按 可查看指定的單項產品的進退貨記錄及各廠商比價記錄該項產品的歷史進退
貨日期單價數量金額及廠商hellip等資料均會顯示出來並且將最低價與最高價之供應商
供應價格及平均成本列出來也可重新計算平均成本選擇是否將成本寫入產品或將最低價
廠商成為主供應商
產品新增
若進貨單中有新進產品時可按 新增產品進入產品基本資料新增的畫面請參照 產
品基本資料設定
庫存查詢
按 可查詢目前的庫存量避免庫存量過多的情形
條碼列印
按條碼列印可列印該筆進貨單中有輸入條碼張數的所有產品條碼
單據列印《F7》
操作方式請參照 基本功能指引
相關項目廠商基本資料產品基本資料系統參數設定應付支票付款作業
進貨退回作業
〈2進貨退回作業〉與上述〈1進貨作業〉的操作方法略同故不重述
相關項目廠商基本資料產品基本資料系統參數設定應付支票付款作業
軟體使用教學手冊
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進退貨資料統計
意義可直接在此項功能表中查詢進貨及退貨的詳細情形而不必再到【1進貨作業】或【2
進貨退回作業】中個別查詢可節省使用者的時間
1 在【C進出貨】選擇【3進退貨資料統計】選項後所出現的畫面如下圖
2 可依使用者的需要去設定所要查詢的時間廠商進貨退貨已付款未付款及全部
可單獨查詢一家或者是一次查詢多家做為付款對帳單與付款作業有相關聯
列印報表可選擇進退貨資料簡表進退貨資料
明細表進退貨資料總表共三種報表
相關項目進貨作業進貨退回作業
軟體使用教學手冊
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進貨採購建議
意義採購建議書為針對自定的需求讓系統作一庫存的統計擬定一份最精確的採購建議
書或訂購單
操作方法
1在〈C進出貨〉選擇〈4進貨採購建議〉如圖所示
2設定所欲查詢的條件後按《Y確定》即可
條件設定
查詢指定廠商現有產品庫存量lt=安全存量之品項
查詢指定廠商現有產品庫存量lt=請購點之品項
查詢指定廠商的所有產品全部列出
查詢指定廠商產品被訂購量gt=現有量之品項
查詢指定廠商產品全部訂購保留量gt0 之品項
可再設排列方式如依產品編號名稱存量價格等再選擇由排大到小或由小排到大
查詢單一廠商時廠商編號起訖部分輸入同一個編號即可或者不輸入表示要全部的資料
註
產品比價請參照【產品基本資料】中歷史進價記錄有詳細說明
若確定要列印報表則需要先勾選所需的產品編號可一次勾選單一項產品或按《全部選擇》
勾全部產品若都不需要則可按《全部不選》取消先前所勾選的產品欄位
勾選好欲列印的產品後按《列印》鍵列印報表中可選擇產品採購建議表或產品訂購單二
種報表
相關項目廠商基本資料產品基本資料 進貨作業
軟體使用教學手冊
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調撥作業 多倉版
意義此功能只有在系統設定使用「分倉」的管理模式時才能輸入資料其用途是做不同倉
庫間貨品的調撥
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
調撥日期 通常一開始系統會先直接帶出當天的日期若不是當天的調撥則請自
行輸入正確的調撥日期
調撥單號 通常輸入完『調撥日期』按【Enter】鍵後系統會直接帶出『調撥單號』
預設採用調撥日期 + 流水號
經辦人員 輸入此張單據的經辦人員
撥出倉號 選擇是由哪一個倉庫撥出的
調入倉號 選擇要調入哪一個倉庫
貨單備註 補充欄位中不足的部份或做為某些特殊資料註記
相關項目銷售前檯產品基本資料其他編號設定進貨作業進貨退回作業
軟體使用教學手冊
33
報價
意義客戶下訂單或出貨前需要先做報價動作時即可利用此功能將待日後可直接轉成
訂貨單
在〈C進出貨〉選擇〈D報價作業〉進入後所出現的是日期最近的一張訂貨單據
如下圖所示
操作方式請參照 進貨作業
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
報價日期 通常系統會直接帶出當天的日期若不是當天的報價則請自行輸入正確的
報價日期
報價單號 通常輸入完『報價日期』按【Enter】鍵後系統會直接帶出『報價單號』
預設採用報價日期 + 流水號
客戶編號 請確實輸入此張報價單是出給哪個客戶可按 F10 開啟客戶選擇視窗此項
資料在〈訂貨作業〉有相關聯
交貨日期 輸入預計的交貨日期
交貨方式 預計的交貨方式可下拉選單方式選取
經辦人員 在【客戶基本資料】中若已有設定業務歸屬在此處會自動帶出業務代號
若沒有設定請自行輸入經辦業務代號
稅前金額 報價單中未含稅的小計金額
稅 別 在【客戶基本資料】中若已有設定稅別在此處會自動帶出其稅別或可自
行切換其他稅別的計算方式
稅後總額 即[稅前金額+營業稅]
折扣金額 給予客戶的折扣金額
貨單備註 補充欄位中不足的部份或做為某些特殊資料註記
軟體使用教學手冊
34
特項功能說明
歷史記錄
瀏覽該客戶的報價訂貨紀錄可開啟《F2 查詢》快速查詢某一筆資料《Ctrl+C》可以拷
背瀏覽的單據內容到目前新增的報價單中
單品歷史
查看單品的所有報價訂貨出貨的歷史記錄
庫存查詢
即時查詢該項產品的庫存量
採購建議
在報價作業時需要查看某項商品的進貨計錄時可按 查看歷史進價及各廠商比價
記錄詳細資料
轉訂貨單
確認訂貨內容同本張報價單時可按 將此張報價單直接轉成訂貨單
多選輸入
可一次勾選多項產品到報價單中加快作業速度
報價單轉 Excel 格式 選擇〈F7列印〉如圖所示按《F6轉 Excel》即可將報價單轉成 Excel 檔
相關項目客戶基本資料產品基本資料訂貨作業
軟體使用教學手冊
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訂貨
訂貨作業
意義客戶不需要立即拿到商品或是目前倉庫中並無此商品存貨則就可先在此處輸入客
戶訂貨單待日後再行轉出貨
進入本功能後所出現的是日期最近的一張訂貨單據如下圖所示
按『瀏覽』可瀏覽所有的訂貨單據詳細操作方式請參考 報價作業
若訂單未轉出貨每次進入系統時會先顯示【未交貨訂單資料提示】
軟體使用教學手冊
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欄位說明
欄位名稱 欄位說明
訂貨日期 通常系統會先直接帶出當天的日期若不是當天的訂貨則請自行輸入
正確的訂貨日期
訂貨單號 通常輸入完『訂貨日期』按【Enter】鍵後系統會直接帶出『訂貨單號』
預設採用訂貨日期 + 流水號
客戶編號 請確實輸入本張訂單是由哪一家客戶所訂此項資料在【出貨作業】裡
有相關聯
交貨日期 輸入預計出貨的日期
交貨方式 預計的交貨方式可下拉選單方式選取請確實輸入
經辦人員 在【客戶基本資料】中若已有設定業務歸屬在此處會自動帶出業務代
號若沒有設定請自行輸入經辦業務代號
倉號 輸入預計是由哪一個倉庫出貨此功能僅用於多倉版
來源單號 輸入這張訂貨單是以哪一張報價單號內容為依據可按【F10】開啟快速
查詢視窗直接挑選報價單號及產品明細
稅前金額 報價單中未含稅的小計金額
稅 別 在【客戶基本資料】中若已有設定稅別在此處會自動帶出其稅別或
可自行切換其他稅別的計算方式
稅後總額 即[稅前金額+營業稅]
折扣金額 給予客戶的折扣金額
預收金額 輸入向客戶預收的貨款金額
未收金額 即﹝稅後總額－預收金額﹞
貨單備註 補充欄位中不足的部份或做為某些特殊資料註記
特項功能說明
歷史單據轉入訂單
直接將過去的報價單或訂貨單據內容明細轉入到目前新增的訂貨單中
操作方法
1在【來源單號】的欄位按《F10》開啟轉入單據瀏覽視窗
2以滑鼠或鍵盤uarrdarr鍵挑選要轉入的單據後按《Enter》
3勾選要轉入的品項後按《Y確定轉入》即可
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37
轉出貨單
確認出貨內容同本張訂單時可按 可將此張訂單直接轉成出貨單
訂貨單轉 Excel 格式 選擇〈F7列印〉如右圖所示按《F6轉 Excel》即可
相關項目客戶基本資料產品基本資料報價作業出貨作業
訂貨資料統計 意義查詢客戶訂貨及交貨情況 可依使用者的需要去設定所查詢時間客戶交貨日期已交貨未交貨及全部可單獨查詢一家或
者是一次查詢多家做為客戶訂貨交貨的依據
操作方式同進退貨資料統計
相關項目客戶基本資料產品基本資料出貨作業訂貨作業
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38
出貨
出貨作業
意義商品出貨輸入存檔以便查詢送貨量與應收客戶帳款
進入本功能後所出現的是日期最近的一張出貨單據如下圖所示
操作方法請參照 基本功能指引
按『瀏覽』可瀏覽所有的出貨單據
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39
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
出貨日期 通常系統會直接帶出當天的日期若不是當天的出貨則請自行輸入正確
的出貨日期
出貨單號 通常輸入完『出貨日期』按【Enter】鍵後系統會直接帶出『出貨單號』
預設採用出貨日期 + 流水號
客戶編號 請確實輸入本公司是出貨給哪一家客戶此項資料在【收款作業】中有相
關聯
發票號碼 若此張出貨單是有稅額的則需輸入發票號碼若沒有發票則無需輸入
交貨方式 可以下拉選單方式選取請確實輸入
業務人員
在【客戶基本資料】中若已有設定業務規屬在此處會自動帶出業務代號
若沒有設定請自行輸入經辦業務代號此項資料在【員工業績統計表】
有相關聯
訂單號碼 由訂貨單中轉至出貨單的訂單號碼在訂單作業中有詳細的說明
取用預收 對於有預收貨款的客戶直接從預收的金額中支付本筆貨款
倉號 可設定是由哪個倉庫出貨僅限用於多倉版
帳款日期 在【客戶基本資料】中若已有設定帳款日期在此處會自動帶出帳款日期
此項資料在【收款作業】有相關聯
稅前金額 出貨單中未含稅額的小計金額
稅別 在【客戶基本資料】中若已有設定稅別在此處會自動帶出其稅別或可
自行切換其他稅別的計算方式
稅後總額 即〔稅前金額 + 營業稅〕
折扣金額 給予客戶的折扣金額
已收金額 指已向客戶收的「訂金或金額」
未收金額 即〔稅後總額 - 已收金額 - 折扣金額〕
貨單備註 補充欄位中不足的部份或做為某些特殊資料註記
特項功能說明
歷史記錄 《Alt＋4》
按 可將該出貨客戶所有的歷史出貨單據列出來在修改或新增的模式下按 Enter 鍵可
取回再針對差異部份進行修改
單品歷史 《Alt＋5》
按 可針對指定的單項產品的將其出貨記錄列出來在此不分客戶可供比價用
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進貨記錄 《Alt＋6》
按 可針對指定的單項產品的進貨記錄可避免出貨的金額低於進貨金額
庫存查詢 《Alt＋7》
按 可查詢各倉庫的庫存量避免無貨可出的情形
多選輸入
可一次勾選多項產品到報價單中加快作業速度
SMS 簡訊發送
可發送簡訊通知該客戶
相關項目客戶基本資料產品基本資料系統參數設定出退貨資料統計應收支票已過期支票
收款作業庫存月銷耗報表盤點作業
出貨退回作業 【8出貨退回作業】與【7出貨作業】的操作方法略同故不重述
相關項目 客戶基本資料產品基本資料系統參數設定出退貨資料統計 應收支票已過期支
票收款作業庫存月銷耗報表盤點作業
出退貨資料統計 意義可直接在此項功能表中查詢出貨及出貨退回的詳細情形而不必再到【7出貨作業】或【8出
貨退回作業】中個別查詢可節省使用者的時間
可依使用者的需要去設定所查詢時間客戶出貨退貨已收款未收款及全部可單獨查詢一家
或者是一次查詢多家做為收款對帳單與收款作業有相關聯
相關項目 出貨作業出貨退回作業
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第五章 帳務管理 會計
付款作業
意義此功能是用來記錄付款作業的日期廠商支付類別及沖帳金額以備日後查核
當公司進貨後要付款時則需到此處建立新的付款作業
操作方法
1《新增》依序輸入付款日期登錄人員廠商編號帳款日期後按下【S查詢】會列
出該廠商在帳款日期區間內未付款的單據
註(1)請務必輸入付款廠商否則可能導致查詢不到未付帳款單據
(2)此處帳款日期是指進貨單中的帳款日期若您不確定帳款日期區間可空白不輸入直
接按下【S查詢】會列出所有的未付款單據
2勾選要沖銷的單據並輸入付款的現金金額票據金額等《存檔》即可
註若一筆貨款並非一次沖銷完畢則先在【沖帳金額】的欄位輸入此次要沖帳的金額後再
將該筆單據打勾即可
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欄位說明
欄位名稱 欄位說明
付款日期 系統預設使用當天日期若不是當天日期可自行輸入付款日期
付款單號 通常輸入完付款日期後按【Enter】鍵後系統會直接帶出付款單號預設採
用付款日期+流水號
登錄人員 輸入該筆資料的登錄人員
廠商編號 可按 F10 開啟快速查詢視窗選擇所需的廠商編號
帳款日期 輸入欲查詢的帳款日期區間此處帳款日期是以出貨單中的帳款日期為依據
應付總額 該家廠商在查詢的帳款日期區間中應付帳款總金額
現金金額 輸入付款的現金金額若此筆帳款不是由現金支付則此欄位不需輸入
票據金額 輸入開立支票的金額若此筆帳款不是由支票支付則此欄位不需輸入
其他折讓 輸入折讓的金額
取用預付 取用預付餘額中的金額來沖銷必須在預付餘額欄位中有金額才能做此功
能
累入預付 可預先付一筆帳款分多次沖銷預付的金額則輸入在此處
預付餘額 預付金額中尚可沖帳的餘額
沖帳合計 可用滑鼠勾選欲沖銷的單據號碼系統會自動將總金額統計出來若此次付
款金額與欲沖帳合計金額不符則存檔時系統會出現警示
備註 補充上述欄位中所不足的資料
其他操作說明請參照 基本功能指引
相關項目 廠商基本資料產品基本資料系統參數設定進貨作業進貨退回作業
進退貨資料統計應付支票已過期支票
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現金日記帳
意義是對於公司每日現金收支流向的資料管理
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
日期 系統預設為當天的日期及時間 若不是可另行輸入
項目科目 輸入收支的會計科目例如水電費郵電費文具費等等亦可按 F10
或快擊滑鼠二下即可開啟選擇視窗
類別 可選擇支出或收入二種
金額 輸入收入或支出的金額
摘要 可更詳細記錄每筆帳目資金流向的明細和用途當此欄有輸入明細時存
檔後在畫面右邊「註」的框框會有ˇ
註項目科目按 F10 或快擊滑鼠二下可開啟選擇視窗自建較常使用的會計科目片語如
此一來以後輸入現金科目時只需點選即可而不必再另外輸入片語節省操作時間
相關項目其它編號設定
銀行存提作業
意義記錄公司與往來銀行的帳戶情形方便日後帳戶管理
進入後畫面如
做圖所示
畫面左半部是
銀行帳戶瀏
覽右半部是帳
戶存提資料瀏
覽
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欄位說明
欄位名稱 欄位說明
安全餘額 此銀行帳戶的安全餘額此欄與〈銀行基本資料設定〉有相關聯
現在餘額 目前此銀行帳戶中的實際餘額
存提日期 系統預設為當天的日期及時間 若不是可另行輸入
存提單號 通常輸入完存提日期後按【Enter】鍵後系統會直接帶出存提單號預設採
用存提日期+流水號
金額 輸入存提的金額
存提類別 選擇存提的類別有存款支票存款提款及支票付款四種
支票號碼 輸入存提的支票號碼若不是由支票存提則此欄位不需輸入
餘額 建立此存提單時銀行帳戶中所剩餘的可用餘額
其他備註 補充上述欄位中所不足的資料
註在應收(付)支票中所有由此帳戶所開出兌現後的支票金額皆會自動轉入此處
其他操作說明請參照 基本功能指引
重新計算帳戶餘額
若有新增或修改存提單時按下 即可更新該銀行帳戶的現在餘額更便利於隨
時掌握各銀行帳戶中的可動用金額
相關項目 其他編號設定應付支票應收支票
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（收）款作業
意義此功能是用來記錄收款作業的日期客戶收款明細及沖帳金額以備日後查核
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
收款日期 系統預設使用當天日期若不是當天日期可自行輸入收款日期
收款單號 通常輸入完收款日期後按【Enter】鍵後系統會直接帶出收款單號預設採
用收款日期+流水號
登錄人員 輸入該筆資料的登錄人員
客戶編號 可按 F10 開啟快速查詢視窗選擇所需的客戶編號
帳款日期 輸入欲查詢的帳款日期區間
應收總額 該家廠商在查詢的帳款日期區間中應收帳款總金額
現金金額 輸入收款的現金金額若此筆帳款不是由現金收入則此欄位不需輸入
票據金額 輸入收款支票的金額若此筆帳款不是由支票收入則此欄位不需輸入
其他折讓 輸入折讓的金額
取用預收 取用預收餘額中的金額來沖銷必須在預收餘額欄位中有金額才能做此功
能
累入預收 可預先收一筆帳款分多次沖銷預收的金額則輸入在此處
預收餘額 預收金額中尚可沖帳的餘額
沖帳合計 可用滑鼠勾選欲沖銷的單據號碼系統會自動將總金額統計出來若此次收
款金額與欲沖帳合計金額不符則存檔時系統會出現警示
備註 補充上述欄位中所不足的資料
相關項目出貨作業客戶基本資料出貨退回作業應收支票
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應（付）帳齡分析表
意義此分析表是用來顯示尚未付清給各個廠商的應付帳款其帳齡分佈在各個設定期間的
統計數據
圖片左邊的日期區間可依使用者的統計習慣去設定設
定好後只需按【設定為預設值】鍵則每次進入系統時
依此設定統計
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
開始廠商 可按 F10 開啟快速查詢視窗選擇欲查詢的開始廠商編號
結束廠商 可按 F10 開啟快速查詢視窗選擇欲查詢的結束廠商編號
帳齡種類 可選擇 1帳款日期或 2銷貨日期二種
報表標題 可選擇 3天數或 4日期二種為報表標題
結束日期 系統會自動帶出當天日期若不是可自行輸入欲查詢的結束日期
相關項目廠商基本資料進貨作業進貨退回作業進退貨資料統計表付款作業
應（收）帳齡分析表
意義此分析表是用來顯示各個客戶尚未付清的應收帳款其帳齡分佈在各個設定期間的統
計數據
操作方式請參照 應（付）帳齡分析表
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
開始客戶 可按 F10 開啟快速查詢視窗選擇欲查詢的開始客戶編號
結束客戶 可按 F10 開啟快速查詢視窗選擇欲查詢的結束客戶編號
帳齡種類 可選擇 1帳款日期或 2銷貨日期二種
報表標題 可選擇 3天數或 4日期二種為報表標題
結束日期 系統會自動帶出當天日期若不是可自行輸入欲查詢的結束日期
相關項目客戶基本資料出貨作業出貨退回作業出退貨資料統計表收款作業
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應收帳款
意義用來顯示某段時間內應收帳款的彙總資料報表
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
帳款種類 可選擇依 1客戶別或 2業務別做為應收帳款報表的依據
帳款日期區間 輸入欲查詢的起迄日期
統計客戶區間 可按 F10 開啟快速查詢視窗輸入欲查詢的客戶編號
統計業務區間 輸入欲查詢的業務編號
報表種類 可自行選擇共有明細表簡要表及應收總表三種報表
是否含前期未
收款之明細
若所查詢的日期區間之前仍有尚未收取的款項則可在此欄位中打ˇ就
可顯示前期未收款之明細
相關項目客戶基本資料產品基本資料員工基本資料出貨作業出貨退回作業出退
貨資料統計表
應付帳款
意義用來顯示某段時間內應付帳款的彙總資料報表
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
帳款種類 可選擇依 1廠商別或 2經辦人員別做為應付帳款報表的依據
帳款日期區間 輸入欲查詢的起迄日期
統計廠商區間 可按 F10 開啟快速查詢視窗輸入欲查詢的廠商編號
統計經辦區間 輸入欲查詢的經辦人員編號
報表種類 可自行選擇共有明細表簡要表及應收總表三種報表
是否含前期未
付款之明細
若所查詢的日期區間之前仍有尚未付清的款項則可在此欄位中打ˇ就
可顯示前期未付款之明細
相關項目廠商基本資料產品基本資料員工基本資料進貨作業進貨退回作業進退
貨資料統計
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票據
應(付)支票
意義可沖銷應付帳款中所有由支票給付的記錄節省會計人員作帳以便查詢核對廠商的
帳款
進入本功能後出現所有應付票據資料視窗以票據到期天數作為循序排列條件
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
開票日期 系統預設使用當天日期若不是當天日期可自行輸入開票日期
支票類別 支票的種類此處為應付支票
支票號碼 開立支票上的號碼
支票金額 開立支票上的金額
來源單號 輸入這張支票是要沖銷哪一張【付款作業】中的進貨單號
廠商編號 可按 F10 或 鍵開啟快速查詢視窗選擇所需的廠商編號
廠商名稱 廠商編號選定後會自動帶出該廠商名稱
到期日期 開立支票上的到期日期
兌現日期 這張支票預計何時會兌現的( 因有時票據的交換需時 1~3 個工作天金額
才能真正入帳)
票據狀態 目前票據的狀態有未兌兌現退票作廢領取及其他共六種
開票銀行 選取開立的支票銀行 若尚未設定請至【其他編號設定】中的銀行基本資料設定
銀行名稱 開票銀行選定後會自動帶出該銀行名稱
其他備註 補充上述欄位所未提到的
未兌支票總額 系統會自動統計所有未兌現的支票張數及總額
其它說明
支票簽回單
點選《列印》即可列印支
票簽回單若要更改表單
字頭字尾請參照 按鍵說
明
相關項目進貨作業已
過期支票付款作業
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應(收)支票
意義可沖銷應收帳款中所有由支票收款的記錄以查核客戶的帳款
進入本功能後出現所有應收票據資料視窗以票據到期天數作為循序排列條件
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
收票日期 系統預設使用當天日期若不是當天日期可自行輸入收票日期
支票類別 支票的種類此處為應收支票
支票號碼 應收票據上的支票號碼
支票金額 應收支票上的金額
來源單號 輸入這張支票是要沖銷哪一張【收款作業】中的出貨單號
客戶編號 可按 F10 或 鍵開啟快速查詢視窗選擇所需的客戶編號
客戶名稱 客戶編號選定後會自動帶出該客戶名稱
到期日期 應收支票上的到期日期
兌現日期 這張支票預計何時會兌現的 (因有時票據的交換需時 1~3 個工作天金額才
能真正入帳)
票據狀態 目前票據的狀態有未兌兌現 託收轉讓退票票貼及其他共七種
開票銀行 應收票據上開立支票銀行的帳號
開票銀行 應收票據上開立支票銀行的名稱
託收銀行 選取開立的支票銀行 若尚未設定請至【其他編號設定】中的銀行基本資料
設定
託收銀行 開票銀行選定後會自動帶出該銀行名稱
其他備註 補充上述欄位尚未提到的
其他操作方式與應付支票作業相同
相關項目 出貨作業收款作業已過期支票
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已過期支票
意義所有已過期的支票皆會轉入此視窗方便會計人員查詢核對
過期支票瀏覽列出所有過期支票（應收應付）可依需求排列如名稱開票日期兌
現日期銀行hellip等（本功能為整合上述rdquo應付rdquordquo應收rdquo二項支票作業所產生的資料
對照表）
註此處只能做查詢的動作並不能做新增或修改的動作
相關項目 應付支票應收支票
應(收)票批次兌現
意義可一次將單張或多張應收票據轉兌現並將兌現的支票轉入已過期支票中
按鍵說明
欄位名稱 欄位說明
全選 將所列出的支票全部選擇為要兌現的狀態
全不選 將所列出的支票全部選擇為要非兌現的狀態
兌現轉入過期支票 將已選擇的支票轉成兌現狀態並將支票轉入過期支票中
相關項目應收支票銀行存提作業
應(付)票批次兌現
意義可一次將單張或多張應付票據轉兌現並將兌現的支票轉入過期支票中
操作方式請參照 應(收)票據批次兌現
相關項目應付支票銀行存提作業
軟體使用教學手冊
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應收票齡分析表
意義此分析表是用來顯示已收未兌現的應收支票其帳齡分佈在各個設定期間的統計數據
圖片左邊的日期區間可依使用者的喜好去設定設定
好後只需按【設定為預設值】鍵則每次進入系統時
依此設定統計
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
開始客戶 可按 F10 開啟快速查詢視窗選擇欲查詢的開始客戶編號
結束客戶 可按 F10 開啟快速查詢視窗選擇欲查詢的結束客戶編號
報表標題 可選擇 1天數或 2日期二種為報表標題
結束到期日 系統會自動帶出當天日期若不是可自行輸入欲查詢的結束日期
相關項目應收支票
應付票齡分析表
意義此分析表是用來顯示開立給各個廠商的未兌現應付支票其票齡分佈在各個設定期間
的統計數據
操作方式請參照 應收票齡分析表
相關項目應付支票
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52
第六章 庫存管理
期初開帳程序
1進貨
第一次使用時本系統時將基本資料建立完成後首先利用【進貨作業】將所有產品均做首
次進貨並且將已付款的進貨單據沖銷
註亦可利用庫存調整單將所有產品數量及成本鍵入或者利用盤點作業進行盤點後將盤點
量轉入現有量必須要注意的是若您選擇使用盤點轉入的方式系統將無法自動抓取產品成
本
2由產品基本資料中作期初開帳
至產品基本資料中按(Alt+F 鍵)將可以產生庫存的
期初開帳資料
按《確定》後將自動轉入期初
庫存日消耗異動表
意義驗證庫存量的正確性且可以將驗證後的正確量寫入現有量
(1) 當日消耗表列出查詢日期當天的庫存數量
變動情況用來驗證庫存量的正確性
(2) 逐日銷耗表列出前一次結轉日至查詢日期
當天的庫存數量變動情形用來驗證庫存量
的正確性另可將計算後的實際現有量寫入
帳面量(產品基本資料中的現有量)
軟體使用教學手冊
53
庫存月消耗異動表
報表意義列出查詢當月份的庫存數量變動情形用來驗證庫存量的正確性另可將計算
後的實際現有量寫入帳面量(產品基本資料中的現有量)並作轉入產生下月期
初量
使用時機每月底結束營業後或每月初開始營業前
操作方式
1)檢視庫存月銷耗表上的異動資料及現有量是否均正確當計算後存量與目前帳面存
量不符時會以黃色警示
2)確認無誤後按下 出現如下視窗再次確認
注意產品基本資料中的現有量將會被庫存月銷
耗 表 中 的 現 有 量 取 代因 此 請 謹 慎 使 用 結 轉 功 能
C)若產品進出異動量不正確請利用庫存調整單
做調整後重新執行步驟 A)~ B)
後記
庫存量又有問題了 怎麼都跟架上物品不符 相信大多數人都有這樣的心聲
很多使用者的觀念上總是認為庫存只要交給電腦來管理庫存量一定準確殊不知電腦軟體
有可能發生不可預期的結果(程式暇疵或使用中突然的斷電當機)或是產品管理不當導致失
竊或是破損或是產品擺設到不正確的位置都有可能使得電腦中的庫存量異常所以在庫存管
理中盤點變成了一項非常重要的工作
軟體使用教學手冊
54
庫存調整單
意義當帳上的庫存量與實際庫存盤點的結果不符時即可利用此功能來調整帳上的庫存量
及成本
在〈C進出貨〉選擇【C
庫存調整單】如圖可
按《新增》《修改》
《查詢》或《刪除》鈕
更動關於調整庫存的相
關資料
按《瀏覽》進入庫存調整
單據瀏覽
操作方法
庫存調整單中的「數量」欄位應輸入實際庫存量與帳面現有量的差異量
作庫存調整時若目前某產品在系統中的現有量為 10 個但實際上賣場中只剩 8個則在
數量的欄位中輸入-2即可將系統中的現有量調整為 8個
若使用者無進貨作業的動作卻想要統計出產品的銷售成本及利潤可直接在此處輸入產
品的成本或覺得目前系統中的平均成本不正確亦可自行修改
註盤點作業中若有盤差或盤盈時會自動產生一張盤點調整單
其他操作方式請參考基本操作方法
相關項目產品基本資料盤點作業
軟體使用教學手冊
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盤點作業
意義盤點各倉的庫存量以便管理可避免庫存太多或不足節省公司無謂的支出
有關庫存量的準確性一直為各行各業及門市經營管理者所困擾即使使用電腦軟體一樣產生
庫存量不準確的情事皆因方法錯誤或關念的偏差導致
在庫存做盤點前有些前置工作若準備充足則可收事半功倍之致
A盤點的前置工作
1 貨架上物品的擺設是否整齊乾淨
2 貨架的分類是否明確並且標示清楚
3 待進貨瑕疵物品異常品是否與陳列區清楚區分
4 人員的物品熟悉度及教育訓練是否充足
B盤點實施要點
1 全面盤點(期初期末盤點)或循環盤點
2 盤點的開始時間及預計結束時點
3 人員編組及人力分派
4 列印盤點單(可利用盤點機)
5 盤點機轉入或人工鍵入盤點數量
6 列印盤點報告單(盤盈盤損表)
C檢討此次盤點作業及問題研究
在【F系統支援】選擇【盤點作業】的選項會出現最近一張單據
操作方法
1由盤點機盤點
新增一張盤點單將盤點量輸
入盤點機再按
鍵直接將盤
點機中的資料傳送到系統
中按下 鍵即
可完成盤點作業
軟體使用教學手冊
56
2由人工手動盤點
A)新增一張盤點單按《A盤點產品轉入》鍵選擇欲盤點的產品編號可依全部產品廠
商產品類別儲放位置產品編號及庫存數量共六種選擇方式選擇所需的產品或者用
《新增明細》的方式輸入要盤點的品項接著按下《F3存檔》
B)按下《F7列印》報表選擇為「盤點單」列印出盤點單由人工盤點並將盤點量寫在盤點
單上
C)進入盤點作業點選《修改》將盤點量輸入系統中按下《存檔》後再按《轉入現有量》
鍵即可完成盤點作業
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
盤點日期 系統預設使用當天日期若不是當天日期可自行輸入盤點日期及時間
盤點單號 通常輸入完盤點日期後按【Enter】鍵後系統會直接帶出盤點單號預設
盤點人員 輸入該筆資料的盤點人員
盤點備註 補充欄位中所不足的資料
盤點倉號 選擇欲盤點的倉號 (多倉版)
《 Alt+A 》盤點產品轉入
按 可針對特定部份產品或廠商選取所需
的盤點商品
1先選擇轉入依據
2輸入起始編號及結束編號
3按下《Y確定》便可將符合條件的產品加入到盤點單中
《 Alt+B 》盤點機輸入
按 可先由盤點機盤點再直接
將盤點機中的資料傳輸到系統中可節省再輸入一
遍的時間
轉入現有量
當盤點完後且已經將盤點數量輸入至系統中後此時可按 鍵將盤點量轉入現有量
且同時在【庫存調整單】產生一張盤盈盤虧單即可完成盤點作業
相關項目產品基本資料員工基本資料庫存調整單
軟體使用教學手冊
57
第七章 系統支援
密碼設定
意義本設定首重資料保全功能系統依使用者名稱及密碼選擇性的開放系統功能可確
保資料的隱密性預防一些重要資料外流而設定通行密碼可依特定人員使用密碼才能執
行
進入時需輸入您的使用者密碼才有權限進入密碼設定中去新
增或是修改此設計目的在於防止管理者離開時他人趁機擅自
修改帳號權限
新增 增加完使用者名稱及密
碼後再設定使用功能明細（打
ˇ者為開放本項功能）
成本顯示若沒有打ˇ則該使
用者進入後台時基本資料的產
品欄位成本相關欄位則不顯示
備份作業
意義將所有資料另存一份應注意不要備份在同一部硬碟（以免硬碟實體損壞）同時為
保障資料安全應自訂備份期間如每週三六各一次
選定備份的目錄位置按下《開始備份》
鍵後即可完成備份作業
建議您在備份的檔案名稱 Data 後再加上
備份日期以避免備份資料太多產生混淆
註選擇備份路徑時需注意資料夾的名稱
應避免為空白或包含特殊符號如
gtlt$hellip等
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資料重整
意義當系統在操作途中因發生停電不正常關機或硬體發生故障而故造成系統資料中異常
現象導致資料毀損可利用本功能做一資料維護
注意執行資料重整時務必讓其他工
作站或前後台離線
編碼更改
意義因本系統中所有基本資料的編號只要存檔後就不能做修改的動作故在此設立一
個修改編號的程式
註因為基本資料中的編號會跟進銷貨產生連動關係為保持舊有歷史資料的正確性所以
更改編號時須在此更改以保持資料的完整若您要修改基本資料時請先到【2備份作業】
做資料備份的動作避免系統在編修的過程中發生停電或不明原因當機而造成資料流失
操作方法
1選擇欲修改的編號之資料
庫有客戶廠商產品員
工及產品類別資料檔共 5種供
選擇
2用滑鼠或按 F10 在原編號的
欄位上選擇欲更改的編號
3直接在新編號的欄位上輸入
新的編號
4按下《確定更改》鍵即可
完成編號更改的動作
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59
系統顏色修改
意義覺得系統中預設的顏色不喜歡嗎想自創風格時可利用本功能修改畫面使用者可依
個人喜好修改使用的畫面其中必須注意的是修改畫面確定後按 Y 儲存設定 要先
離開本系統再重新進入本系統才能生效
若欲更換背景圖片圖
片格式可
為jpggifbmphellip
等檔案格式
改亂了可按系統預設
值變回原來樣式
行事曆管理
意義經常忘東忘西的寫在紙條上麻煩又不容易找利用本功能吧啟動系統時會提醒哦
操作方法
1 點選《新增》後輸
入事件日期時
間對象地點
事由事項的欄位
可註記細節事項
2 勾選事件提醒方
式若沒勾選便不
會出現提醒的訊
息
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60
名片簿管理
意義可將重要的電話或經常聯絡朋友記錄在此容易找尋又不會丟可分類還有多項
詳細資料欄位可供利用
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
名片分類 可點選 開啟客戶分類的快選視窗
電子信箱 若有輸入 E-Mail 帳號則按下 可直接連結至 Outlook 發送信件
其他備註 補充欄位中不足的說明或做為某些特殊資料註記
選擇發送簡訊功能時可自動帶入行動電話號碼
操作方法請參照 基本操作方法
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產品停用啟用處理
意義將產品基本資料中已經停產或停售長時間不使用的產品資料作停用處理可加快搜
尋的速度也增加盤點補貨等工作的效率若日後進貨時新進產品的條碼與停用產品
條碼相同時系統會出現警告訊息可直接將產品恢復續用
操作方法
1 產品停用
A)將欲停用的產品打勾勾選的品項會列在右上方的挑選清單列中確認後點選《停用》
停用的產品會列在下方的〈停售或停用之品項〉中
B)直接在產品基本資料中刪除的品項也會自動被系統列到停用產品中喔~
2 產品啟用
在欲恢復續用的產品上按一下滑鼠右鍵選擇《Y產品續用恢復》確認後該筆資料會
回復到產品基本資料中恢復續用的產品庫存量售價成本等均會歸零若要查看過去
的歷史進貨紀錄及銷貨分析請利用〈歷價〉及〈分析〉的功能
相關項目產品基本資料
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產品成本重算
意義若於系統使用時發生停電或當機或硬體故障情形而造成平均成本有異常之情形可
利用此作業將平均成本重算
可選擇年或指定月份計算確
定無誤時可利用寫入功能將
目前平均成本更新
若平均成本重算後有發生的情形則執行《W將計算之平均成本寫入》後必須利用 資
料偵錯 功能將異常的產品資料修復接著再到產品基本資料中利用〈歷價〉重新寫入成本
相關項目產品基本資料資料偵錯
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資料偵錯
意義藉由資料偵錯系統來偵測錯誤的資料再加以修復是屬於軟體異常控管的一項重要功
能有如 Windows 中的磁碟偵錯功能
操作方法
選擇客戶資料檢測編號是否重 覆及累積點數預收金額數值溢位等異常檢測
選擇銷貨資料檢測編號是否重覆及小計金額銷貨成本數值溢位等異常檢測且可將銷
貨成本以目前平均成本置換但此項功能需在已驗證過產品資料且無異常的情況下才能進
行
選擇廠商資料檢測編號是否重 覆及異常資料偵錯
選擇產品資料檢測編號是否重 覆及最近進價平均成本及售價數值溢位等異常檢測
選擇進貨資料檢測編號是否重覆及異常資料偵錯
選擇訂貨資料則會重新計算產品檔中的被訂購量
選擇倉庫資料重新分析產品檔及倉庫檔中的庫存關聯結構並自動將錯誤修復
以上各個資料檔檢測後若有異常情形出現只需按《自動修復錯誤》鍵即可完成資料偵錯
修復的動作
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用戶使用記錄
意義可記錄各用戶進入系統的日期及時間及使用哪個功能表做哪些動作避免在多人
使用狀況下無法查到資料修改或刪除是由何人做的
流量統計
依據系統登入用戶別統計各動作的操作次數
在桌面上建立捷徑
意義當桌面上安裝的捷徑不小心刪除或在一開始安裝軟體時沒有建立捷徑皆可利用此功
能輕鬆在桌面上重新建立捷徑再也不用擔心找不到執行路徑
操作方式
1輸入前台工作站號若是單機版則不需輸入
2直接點選《1建立後台管理捷徑》或《2建
立 POS 前台捷徑》就會在桌面上自動建立捷徑
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備份還原
意義當您發現銷售前台進入後出現錯誤代碼或存檔後交易紀錄無法存入時代表銷售資料
庫已經遭受毀損備份還原能夠幫助您將資料還原到您最後一次做備份的狀態
1 請先將執行資料備份並記下您的備份目錄位置操作方式請參照 備份作業
2 請放入安裝光碟重新安裝或至我們的網站 wwwhiposcomtw 下載試用版本（切記版
本必須相同）
註請確定所有工作站或前台均已離線且無其他軟體正在執行
無需移除原本的軟體直接執行安裝即可
3 請至[開始][程式集][叡鴻 Hipos 軟體系列]點選[備份還原]或至電腦中的 csalewin 中
點選 備份還原exe 如圖所示選取您的備份目錄位置後點選《S開始還原》即可
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第八章 附件 其他技術支援
報表格式修改
利用 HiPOS 軟體中的報表系統工具可以自行修改報表的格式
系統工具的開啟方式
1《開始》rarr《程式集》rarr《叡鴻 HiPOS 軟體系列》rarr《報表系統工具》
2到電腦 csalewin 資料夾中將〈系統工具exe〉點滑鼠左鍵兩下開啟
自訂列印紙張大小
開啟系統工具後選擇要修改列印格式的報表後將紙張規格分別填入高度寬度上邊界
左邊界即可
例如原本是 A4(290210mm)格式要改
成列印中一刀格式直接修改高度
140寬度 210 就可以囉~
修改報表內容
1開啟系統工具後先選擇要修改的報表再按《修改報表》
2若要修改報表內容的位置以滑鼠圈選要移動的範圍後以larruarrdarrrarr移動或直接以滑鼠拖
曳至您預定的位置即可
3若要修改或增加文
字則先點選 報表控
制項工具列 上的
一下接著點一下要
修改的文字或要新增
文字的位置即可編
輯文字
4修改完成後點選
左上角的《檔案》rarr
《儲存》
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自訂瀏覽視窗表格樣式
意義因為使用者的螢幕大小及解析度設定的不同在瀏覽視窗中難免發生表格橫向欄位太
大或太小導致於查看資料時的不方便HiPOS 提供了自訂表格樣式的功能讓使用者調整好
欄位後可以存檔方便日後查看
操作方法
1將滑鼠移動到要調整的欄位框上會出現 符號以滑
鼠拖曳即可調整欄位大小
2調整好後如圖在內容的任一位置上按一下滑鼠右鍵選擇《儲存表格樣式》若是儲
存後不滿意可以選擇《恢復預設值》
滑鼠右鍵功能選單
意義建立資料時若已經有其他檔案格式的資料存在方便
複製貼到 HiPOS 軟體中
在 HiPOS 軟體中當欄位為可編修狀態下時可以按一下滑鼠
右鍵便能呼叫功能選單(複製貼上剪下)
看完了使用手冊仍然無法解決您的問題嗎本公司提供了多元的諮詢管道
本公司網站技術支援httpwwwhiposcomtw 文件知識庫
電話諮詢07-7030898
傳真專線07-7032066
E ndash Mail Servicehiposcomtw
公司地址高雄縣鳳山市 830 埤北路 81 號
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庫存管理
基本庫存管理功能操作說明
標準作業流程
產品現有數量
產品基本資料中的現有數量欄位系統會自動依照進貨及銷貨統計並隨時更新產品現有量
因此為了保持現有量的正確性及產品成本的準確度請勿直接從產品基本資料的現有數量欄
位修改現有量
進貨作業
進貨時確實輸入正確的進貨量要留意進貨單位是否正確進貨及進貨退回時產品的庫存
量都會自動增減
庫存調整單(HiPOS-Light 版無此功能)
（一）使用時機
1 某產品的數量因毀損失竊hellip等非進貨及銷售而短缺或增加導致需要調整產品的現
有量時
2 由盤點作業中執行盤點量轉入現有量時若有差異量系統會自動產生一張庫存調整
單
（二）操作方式
1 進入【C進出貨】 rarr 【庫存調整單】
2 點選 【新增】rarr輸入日期單號經辦人員備註
3 點選 【新增明細】 rarr輸入【產品代號】
4 輸入【數量】是指實際數量與產品現有量的差異量例如 A產品實際量為 10 個產品
基本資料中的現有量為 8個兩者的差異量為 10－8＝+2數量的欄位輸入 2若 B產
品的實際數量為 15 個產品基本資料中的現有量為 20 個則差異量為 15－20＝-5
數量的欄位便輸入-5
5 點選【存檔】後產品現有量便會隨著調整
（三）附註
HiPOS-Light 版若平時發現產品數量有錯誤請直接利用【盤點作業】的轉入現有量功
能來調整產品的現有量
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庫存日消耗表
（一）當日消耗表列出查詢日期當天的庫存數量變動情況用來驗證庫存量的正確性
（二）逐日消耗表列出前一次結轉日至查詢日期當天的庫存數量變動情形用來驗證庫存
量的正確性另可將計算後的存量寫入帳面量(產品基本資料中的現有量)
（三）使用時機每日營業結束利用庫存逐日銷耗表檢驗庫存正確性
庫存月消耗表
（一）報表意義列出查詢當月份的庫存數量變動情形用來驗證庫存量的正確性另可將
計算後的實際現有量寫入帳面量(產品基本資料中的現有量)並轉入產生下月期初量
（二）使用時機每月底結束營業後或每月初開始營業前
（三）操作方式
1 檢視庫存月消耗表上的異動資料及現有量是否均正確當計算後存量與目前帳面存量
不符時會以黃色警示
2 確認無誤後按下 出現如下視窗再次確認
盤點作業
（一）盤點前置作業
1 貨架上物品的擺設是否整齊乾淨
2 貨架的分類是否明確並且標示清楚
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3 待進貨瑕疵物品異常品是否與陳列區清楚區分
4 人員的物品熟悉度及教育訓練是否充足
（二）操作方式
1 進入【F系統支援】rarr【盤點作業】rarr【新增】rarr輸入日期單號盤點人員備註
2 在【產品代號】輸入要盤點的產品rarr【存檔】rarr【列印】選擇【盤點單】
3 進行人工盤點工作
4 進入【盤點作業】rarr【修改】rarr在【盤點數量】輸入實際盤點數量rarr【存檔】
5 選擇【轉入現有量】即可將盤點量轉入到產品基本資料中的現有量
（三）操作秘訣
2 利用【新增明細】可一項項將要盤點的產品輸入
3 利用【盤點產品轉入】可以選擇一次將所有產品輸入或者依照廠商別產品類別儲
放位置產品編號輸入
4 務必確實將盤點量輸入盤點單的「盤點數量」欄位中盤點數量請勿輸入負數
（四）盤點要點
1 全面盤點及循環盤點除了期初或期末的全面盤點之外應固定每隔一段時間做循環
盤點循環盤點可以依照產品類別儲放位置或者產品編號等等例如固定每個月作
一次循環盤點第一個月盤點第一排貨架的商品第二個月盤點第二排貨架的商品
2 盤點時效盤點開始到盤點結束的時間盡量不要超過預定時程為了防止盤點錯誤應
避免盤點期間同時進貨銷售盤點完畢應即時將盤點量轉入現有量
3 盤點差異量軟體系統中的現有量欄位嚴格來說是帳面上的產品數量而盤點量則是
實際庫存的數量軟體操作過程有疏失產品瑕疵失竊及盤點錯誤等許多因素均
可能導致帳面上的數量與實際庫存不符的情況因此有盤差是可以被接受的但若差
異量太大時管理者便應觀察是哪個環節出了問題
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上線一段時間後初次執行盤點作業或庫存日月銷耗表
說明
1過去進貨或庫存有異時均直接修改產品現有量
2使用一段時間後才執行庫存月銷耗表結轉
3更新版本或重新安裝執行資料備份還原或者它系統資料轉檔匯入
上述情況可能會發現期初量都是 0以致計算後存量與帳面存量產生極大的誤差
作業流程
期初開帳作業
（一）使用時機
1 初次使用者
2 已經上線一段時間的使用者
3 更版或重新安裝系統後執行備份還原的使用者
4 產品現有量正確而庫存日月銷耗表中的現有量完全不對者
（二）操作方式
1 進入【A基本資料】rarr【產品基本資料】確認產品現有量均為正確的數量
2 按【Alt+F】開啟庫存量期初開帳作業視窗rarr選擇「轉入期初月份」rarr【確定】
3 此一動作可以根據產品基本資料中的現有量去重新計算出庫存日月銷號表中的現有
量並且反算出期初量
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常見 QampA
產品基本資料中的現有數量與實際庫存量不符合
1 僅有少數幾項產品的庫存量不符時可利用「庫存調整單」做調整
2 多項產品的庫存量不符時利用「盤點作業」並將盤點量「轉入現有量」
3 每日營業結束時可利用「庫存逐日消耗表」核對產品庫存量並將正確量寫入現有量
4 檢視產品-進出異動表可查明是否有單據數量錯誤
產品現有量不會隨銷售或進貨變動
1 執行資料重整
2 檢查前台 Alt+F5 銷售記錄是否正常若銷售存檔後無銷售紀錄或者銷售明細僅有時間及
金額代表資料庫已經損壞
3 檢查銷售及進貨時的產品編號是否一致
4 檢查產品基本資料中產品是否有重複建檔換言之相同的產品名稱是否有兩個不同的
產品編號
庫存日月消耗表中的期初量為零導致統計後的現有量錯誤
1 發生原因沒有將上月底的庫存作結轉寫入本月期初
進入【庫存月消耗表】rarr列印年月輸入上個月份rarr執行結轉
2 發生原因Ⅰ曾經從產品基本資料中的現有量欄位直接修改數量
Ⅱ更版或備份還原後沒有執行期初開帳的動作
進入產品基本資料執行【Alt+F 期初開帳作業】
3 當月底營業結束時請檢視庫存月消耗表核對庫存量並執行結轉的動作將正確量寫入現
有量及寫入次月期初量
庫存日月消耗表中的調入量與實際調整的數量不符合
1 發生原因盤點作業轉入現有量時重複執行轉入現有量的動作
2 進入【庫存調整單】rarr點選【瀏覽】尋找備註中盤點轉入單號重複的資料
3 刪除重複的調整單即可
利用盤點量轉入現有量卻發現某些產品仍然與實際庫存量不符合
1 發生原因 盤點數量錯誤
盤點作業中盤點數量輸入錯誤
營業時間進行盤點工作盤點後到轉入現有量的過程中產品銷售出去而未作
調整
2 利用「庫存調整單」調整現有量
3 HIPOS-Light 版利用「盤點轉入現有量」作調整
軟體使用教學手冊
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已經將盤點量轉入現有量之後發現盤點時數量點錯
1 利用「庫存調整單」調整現有量
2 HIPOS-Light 版利用「盤點轉入現有量」作調整
連續數月都有做庫存月消耗結轉但庫存月消耗中某些產品的現有量卻總是有誤差
1 發生原因每個月結轉的時間點有誤
2 進入【庫存月消耗表】rarr列印年月輸入本月份rarr列印出該張報表或記下該報表的ldquo期初
量rdquo
3 重新進入【庫存月消耗表】rarr列印年月輸入上一個月份
4 比較本月份的ldquo期初量rdquo及上個月份的ldquo現有量rdquo是否相同若上個月份的現有量比本月
份的期初量少代表上一個月結轉之後仍有作銷售或調整
例如430 下午 200 做結轉將正確量寫入下月期初（產生 5月份的期初量）但是 430
下午 300 又陸續作了銷售或調整庫存量
5 做法
盤點機盤點時架上無庫存的 產 品 會 漏 盤
新增盤點單時選擇【盤點產品轉入】將全部產品轉入並將【盤點數量】全部修改為 0
將盤點機中的資料轉入該盤點單存檔後將盤點量轉入現有量
4 月
5 月份
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選購模組功能簡介
簡訊 SMS 發送模組
SMS 簡訊發送功能透過網際網路直接由 HiPOS 軟體系列中發送簡訊至客戶的行動電話能夠達
到迅速確實即時傳遞訊息及行銷的效益
HiPOS 門市及進銷存 v6 以後都可使用免申請儲值後馬上開通
功能特色
1 低廉的發送費用
一般使用手機發送簡訊每通大約 $25~ 35 之間使用 HiPOS SMS 每通只要 11~13 之
間足足省了 50
2 搭配 HiPOS 軟體分析有效客戶發送
利用 HiPOS 的各項統計如累積點數已購商品累積消費金額生日等等的各項數
據做有效的簡訊廣告行銷並且會自動過濾重覆的電話及統計發送的通數
應用 1 生日到時發送祝賀簡訊並告知來電優惠方案
應用 2 廠商新商品推出時可過濾已購買同類商品的客戶清單做簡訊廣告發送hellip更多應用
等你來發掘
3 大量簡訊發送
除了對單一客戶發送簡訊外大量發送簡訊的功能可同時對多個客戶行動電話號碼發送簡
訊
4 簡訊發送時效性佳
簡訊發送後正常情況下約 3~10 秒鐘就可即時將簡訊傳送到客戶手機重要訊息不怕客戶
收 不 到 若 因 故 對 方 無 法 接 收 將 會 自 動 重 發 直 至 發 送 成 功 或 滿 24 小時止
5 常用訊息片語編輯
「常用訊息」功能可以編輯儲存常用的簡訊內容可以加快編寫簡訊的速度
6 預約發送
可自定要發送的時間時間到才發送簡訊更有效率的廣告效益
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單一簡訊發送
在會員基本資料廠商基本資料員工基本資料中
按下 即可發送簡訊
大量簡訊發送
﹝統計報表﹞rarr﹝C會員郵寄標籤大量簡訊﹞依照
條件選擇要發送簡訊的對象後點選《S發送簡訊》
即可將簡訊發送到所選擇的對象
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2 銷售前台參數 POS 銷售前台的參數設定進銷存不受影響
欄位名稱 欄位說明
銷售前檯成本開放 設定開放前台的成本權限如果不開放（不打勾）的情形下
前台作業（銷售時）不可使用與成本有關之按鍵
產品查詢預設索引 前台銷售時按 Ctrl+Enter 查詢產品的預設索引
自動開啟會員視窗 若經營型態為會員制可設定為 Y 則自動代入會員查詢視窗
代入電話區碼
銷售前檯使用《會員查詢》時會直接帶入系統參數設定的電
話區域號碼方便快速輸入
本欄空白時預設欄位是停留在客戶編號而非聯絡電話
是否使用 VIP 價 若開放使用 VIP 價則 VIP 會員購物即可以 VIP 價格購得若
不開放則 VIP 會員就如同一般的零售購物價格
是否使用會員價 若開放使用會員價則客戶可使用會員價購得若不開放則
會員只能用一般的零售價購得
銷售累積點數(元)
銷售累積點數(點)
設定銷售時要累積的點數比值 如 1 元 1 點且在【產品基本
資料】中的計算點數需要勾選才能計算點數
是否自定產品積點 若開放為 Y 則以上的點數比值自動失效積點值則取決於【產
品基本資料】中的產品積點
存量警告方式 選擇現有量低於設定的值時在銷售前台會有不同的顏色(黃
色)警示可搭配前台的即時叫貨使用
客戶電訪設天數 在前檯銷售中叫出會員資料後按【Alt+D】呼叫電訪預約時
的互動日期會以今天日期加上此欄天數為預設日期
電訪記錄保留天數 設定要保留的電訪預約記錄天數過期後自動刪除
銷售完自動列印發票 若在銷售完後要列印發票則設定Y
銷售後登入員工代號 銷售完畢必須登入員工代號用於電腦不足且多銷售人員時
必須先登入員工代號 使用銷售前台是必須先登入員工代號用於單人單銷售前台
可否銷售中更改員工代號 用於單人單銷售前台
發票剩餘幾張時警告 若設定為 5張時則在銷售前檯中當使用剩餘 5張時則電
腦便會出現警告訊息提醒使用者該準備請領發票
銷售資料刪除密碼 設定前檯刪除銷售資料的密碼
強制輸入收款金額 設定前台銷售完畢強制輸入實收現金才能結帳存檔
結帳時播放聲音 設定結帳時是否播放聲音
單筆_銷售最大數量 設定單筆銷售最大的數量
單筆_銷售最大單價 設定單筆銷售最大的單價
關閉前台之查帳功能 設定為〝Y〞時前台將無法使用查帳功能
關閉前台之交班功能 設定為〝Y〞時前台將無法使用交班功能
銷售前台禁止更改單價 若不想讓銷售員在前台更改單價則此處設定 Y
銷售前台禁止金額折扣 若不想讓銷售員在前台作金額折扣則此處設定 Y
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銷售前台禁止總計折數 若不想讓銷售員在前台作總數折扣則此處設定 Y
銷售前台禁止單筆折數 若不想讓銷售員在前台作單筆折數則此處設定 Y
銷售完自動列印(收據) 若想銷售完後自動列印收據則此處就設定 Y
毛利率高於多少(綠色)警告 前台銷售時該產品名稱會以綠色底色提醒
毛利率低於多少(紅色)警告 前台銷售時該產品名稱會以紅色底色提醒
菸酒健康捐 設定產品售價中包含的菸酒健康捐金額
3 進出貨參數
欄位名稱 欄位說明
發票稅率 5 設定 005
進出貨單是否列印金額 若選擇Y則進出貨單就會有金額而不需每次手動做更改
進出貨列印習慣 可選擇 1預視或 2直接列印
票據警告天數 進入系統提醒應付或應收票據的提前天數
進貨預設稅別 於進貨單作業的稅別中自動代入設定值空白鍵切換設定值
出貨預設稅別 於出貨單作業的稅別中自動代入設定值空白鍵切換設定值
維修預設稅別 於維修作業的稅別中自動代入設定值空白鍵切換設定值
貨單是否套表列印 設定貨單列印時是否套表
出貨成本是否顯示 此參數對於 v5 以後版本不發生作用
出貨價格策略 可設定為預設售價或上次售價二種若設定預設售價則每次
出貨電腦會自動擷取預設售價而不需再輸入一次
進貨價格策略 可設定為平均成本上次進價或最低進價三種若設定為平均
成本則每次進貨電腦會自動擷取平均成本做為進價
數量__小數位數 可決定系統中數量欄位顯示小數的位數
單價__小數位數 可決定系統中單價欄位顯示小數的位數
合計__小數位數 可決定系統中合計欄位顯示小數的位數
其他__小數位數 可決定系統中其他欄位顯示小數的位數
數字 3位一撇 設定為Y時數值顯示如「5500000」
貨單紙張寬度(mm) 設定貨單紙張的寬度(預設為中一刀 210mm)
貨單紙張高度(mm) 設定貨單紙張的高度(預設為中一刀 140mm)
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4 POS 週邊參數
欄位名稱 欄位說明
設定錢櫃連接至電腦主機的阜口或錢櫃連接至發票列印機的阜口可
按空白鍵切換選項
錢櫃連接阜 錢櫃連接至電腦【RS】rarrRS232 介面【COM】rarr型號 CR3104【PRN】
rarr列表機連接阜
錢櫃連接發票機【POS】rarr型號 CR3101【UDF】
設定價格顯示器連接至電腦主機的阜口可按空白鍵切換選項 價格顯示器連接阜
【COM】rarr型號 PD71007200 系列【WDP】rarr型號 WD304
盤點機型號 設定盤點機的型號可選擇 1 CPT-711 或 2 PT600
盤點機連接阜 設定盤點機連接至電腦主機的阜口
設定條碼列印機的型號可按空白鍵切換選項
條碼列印機型號 【Z-S300】【Z-S400】【ZEBRA】rarrZebra 廠牌型號
【CLEVER】【TTP243】rarr型號 Clever TTP243
【OTHER】rarr其他
條碼列印機連接阜 設定條碼列印機連接至電腦主機的阜口
發票列印機（兩聯式） 設定發票列印機的型號可按空白鍵切換選項
發票列印機（三聯式） 【CHN】rarr型號 PP2020【POS】rarr三聯式發票機
【WPS】rarr型號 WP-103S
收據列印機 設定收據列印機的型號可按空白鍵切換選項
條碼機連接的工作站號 若要從進貨單中列印條碼後台工作站號須與條碼機工作站號一致
註1一般電腦主機的連接阜口只有 1~2 個建議選購擴充卡以提高穩定性
2由於 POS 的相關硬體週邊繁多若有 POS 週邊設定問題請洽詢本公司
3POS 周邊均有指定型號若您所使用的非本公司指定之型號不保證其相容性
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第四章 進出貨
進貨
進貨作業 意義商品進貨輸入轉入產品現有量中並計算相關成本產生應付帳款
在〈C進出貨〉中選擇〈1進貨作業〉進入後所出現的是日期最近的一張進貨單據如
左圖所示
按【瀏覽】可看所有進貨單明細
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
進貨日期 系統會直接帶出當天的日期若不是當天的進貨則請自行輸入正確的進貨
日期
進貨單號 通常輸入完『進貨日期』按【Enter】鍵後系統會直接帶出『進貨單號』
預設採用進貨日期 + 流水號共 10 碼
廠商編號 按【F10】鍵開啟查詢視窗請確實輸入本公司是向哪一家廠商進貨此項資
料在【6付款作業】有相關聯
發票號碼 若此張進貨單是有稅額的則需輸入發票號碼若沒有發票則無需輸入
原始單號 可輸入廠商進貨時的原始進貨單號方便日後查帳時可直接查詢廠商的進貨
單號
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經辦人員 輸入此張進貨單是由哪位員工建檔
取用預付 從已經付給廠商的預付款中沖銷該筆帳款此項資料在【6付款作業】有相
關聯注意若取用預付所輸入的金額大於預付餘額時超出的金額將累加
到該張進貨單的未付金額
倉號 選擇進貨的倉號（倉庫）適用於多倉版
帳款日期 在【廠商基本資料】中若已有設定帳款日在此處會自動帶出帳款日期此
項資料在【6付款作業】有相關聯
稅別 在【廠商基本資料】中若已有設定稅別在此處會自動帶出其稅別或可自
行切換其他稅別的計算方式
稅前金額 進貨單中未含稅額的小計金額
已付金額 指已付給廠商的「訂金或金額」
折扣金額 廠商給予的折扣金額
未付金額 即〔稅後總額 - 已付金額 - 折扣金額〕
稅後總額 即〔稅前金額 + 營業稅〕
貨單備註 補充欄位中不足的部份或做為某些特殊資料註記
新增進貨單
步驟 1 單身建立
按 新增 鈕或 Insert 鍵出現一張新空白單據填入各項必備資料
步驟 2 建立進貨品名細項
按 鈕加入所進貨產品的項目進貨產品多樣時亦可用 一次勾選
產品編號可輸入產品編碼原廠料號產品條碼 系統會自行轉成產品編號 亦可採用條
碼閱讀機輸入鍵入單價及數量若有接條碼機可一併輸入預列印的條碼張數之後核對稅
前金額及稅後總額無誤後按存檔鍵將該筆進貨單存入
進貨單據修改
按快速鍵 Enter 或 修改 鈕若有必要再針對某一張單據作修改（或加入一筆資料）的話
可移動光棒至欲修改的單據後按 Enter 進入修改狀態後如同建立進貨單之方式建立即可
註 已付款沖帳之單據不可修改若須修改必須進行反沖帳後才能更改單據
歷史記錄
按 可將該進貨廠商所有的歷史進貨單據列出來在修改或新增的模式下按 Enter
鍵可取回再針對差異部份進行修改
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單品比價
按 可查看指定的單項產品的進退貨記錄及各廠商比價記錄該項產品的歷史進退
貨日期單價數量金額及廠商hellip等資料均會顯示出來並且將最低價與最高價之供應商
供應價格及平均成本列出來也可重新計算平均成本選擇是否將成本寫入產品或將最低價
廠商成為主供應商
產品新增
若進貨單中有新進產品時可按 新增產品進入產品基本資料新增的畫面請參照 產
品基本資料設定
庫存查詢
按 可查詢目前的庫存量避免庫存量過多的情形
條碼列印
按條碼列印可列印該筆進貨單中有輸入條碼張數的所有產品條碼
單據列印《F7》
操作方式請參照 基本功能指引
相關項目廠商基本資料產品基本資料系統參數設定應付支票付款作業
進貨退回作業
〈2進貨退回作業〉與上述〈1進貨作業〉的操作方法略同故不重述
相關項目廠商基本資料產品基本資料系統參數設定應付支票付款作業
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進退貨資料統計
意義可直接在此項功能表中查詢進貨及退貨的詳細情形而不必再到【1進貨作業】或【2
進貨退回作業】中個別查詢可節省使用者的時間
1 在【C進出貨】選擇【3進退貨資料統計】選項後所出現的畫面如下圖
2 可依使用者的需要去設定所要查詢的時間廠商進貨退貨已付款未付款及全部
可單獨查詢一家或者是一次查詢多家做為付款對帳單與付款作業有相關聯
列印報表可選擇進退貨資料簡表進退貨資料
明細表進退貨資料總表共三種報表
相關項目進貨作業進貨退回作業
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進貨採購建議
意義採購建議書為針對自定的需求讓系統作一庫存的統計擬定一份最精確的採購建議
書或訂購單
操作方法
1在〈C進出貨〉選擇〈4進貨採購建議〉如圖所示
2設定所欲查詢的條件後按《Y確定》即可
條件設定
查詢指定廠商現有產品庫存量lt=安全存量之品項
查詢指定廠商現有產品庫存量lt=請購點之品項
查詢指定廠商的所有產品全部列出
查詢指定廠商產品被訂購量gt=現有量之品項
查詢指定廠商產品全部訂購保留量gt0 之品項
可再設排列方式如依產品編號名稱存量價格等再選擇由排大到小或由小排到大
查詢單一廠商時廠商編號起訖部分輸入同一個編號即可或者不輸入表示要全部的資料
註
產品比價請參照【產品基本資料】中歷史進價記錄有詳細說明
若確定要列印報表則需要先勾選所需的產品編號可一次勾選單一項產品或按《全部選擇》
勾全部產品若都不需要則可按《全部不選》取消先前所勾選的產品欄位
勾選好欲列印的產品後按《列印》鍵列印報表中可選擇產品採購建議表或產品訂購單二
種報表
相關項目廠商基本資料產品基本資料 進貨作業
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調撥作業 多倉版
意義此功能只有在系統設定使用「分倉」的管理模式時才能輸入資料其用途是做不同倉
庫間貨品的調撥
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
調撥日期 通常一開始系統會先直接帶出當天的日期若不是當天的調撥則請自
行輸入正確的調撥日期
調撥單號 通常輸入完『調撥日期』按【Enter】鍵後系統會直接帶出『調撥單號』
預設採用調撥日期 + 流水號
經辦人員 輸入此張單據的經辦人員
撥出倉號 選擇是由哪一個倉庫撥出的
調入倉號 選擇要調入哪一個倉庫
貨單備註 補充欄位中不足的部份或做為某些特殊資料註記
相關項目銷售前檯產品基本資料其他編號設定進貨作業進貨退回作業
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報價
意義客戶下訂單或出貨前需要先做報價動作時即可利用此功能將待日後可直接轉成
訂貨單
在〈C進出貨〉選擇〈D報價作業〉進入後所出現的是日期最近的一張訂貨單據
如下圖所示
操作方式請參照 進貨作業
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
報價日期 通常系統會直接帶出當天的日期若不是當天的報價則請自行輸入正確的
報價日期
報價單號 通常輸入完『報價日期』按【Enter】鍵後系統會直接帶出『報價單號』
預設採用報價日期 + 流水號
客戶編號 請確實輸入此張報價單是出給哪個客戶可按 F10 開啟客戶選擇視窗此項
資料在〈訂貨作業〉有相關聯
交貨日期 輸入預計的交貨日期
交貨方式 預計的交貨方式可下拉選單方式選取
經辦人員 在【客戶基本資料】中若已有設定業務歸屬在此處會自動帶出業務代號
若沒有設定請自行輸入經辦業務代號
稅前金額 報價單中未含稅的小計金額
稅 別 在【客戶基本資料】中若已有設定稅別在此處會自動帶出其稅別或可自
行切換其他稅別的計算方式
稅後總額 即[稅前金額+營業稅]
折扣金額 給予客戶的折扣金額
貨單備註 補充欄位中不足的部份或做為某些特殊資料註記
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特項功能說明
歷史記錄
瀏覽該客戶的報價訂貨紀錄可開啟《F2 查詢》快速查詢某一筆資料《Ctrl+C》可以拷
背瀏覽的單據內容到目前新增的報價單中
單品歷史
查看單品的所有報價訂貨出貨的歷史記錄
庫存查詢
即時查詢該項產品的庫存量
採購建議
在報價作業時需要查看某項商品的進貨計錄時可按 查看歷史進價及各廠商比價
記錄詳細資料
轉訂貨單
確認訂貨內容同本張報價單時可按 將此張報價單直接轉成訂貨單
多選輸入
可一次勾選多項產品到報價單中加快作業速度
報價單轉 Excel 格式 選擇〈F7列印〉如圖所示按《F6轉 Excel》即可將報價單轉成 Excel 檔
相關項目客戶基本資料產品基本資料訂貨作業
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訂貨
訂貨作業
意義客戶不需要立即拿到商品或是目前倉庫中並無此商品存貨則就可先在此處輸入客
戶訂貨單待日後再行轉出貨
進入本功能後所出現的是日期最近的一張訂貨單據如下圖所示
按『瀏覽』可瀏覽所有的訂貨單據詳細操作方式請參考 報價作業
若訂單未轉出貨每次進入系統時會先顯示【未交貨訂單資料提示】
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欄位說明
欄位名稱 欄位說明
訂貨日期 通常系統會先直接帶出當天的日期若不是當天的訂貨則請自行輸入
正確的訂貨日期
訂貨單號 通常輸入完『訂貨日期』按【Enter】鍵後系統會直接帶出『訂貨單號』
預設採用訂貨日期 + 流水號
客戶編號 請確實輸入本張訂單是由哪一家客戶所訂此項資料在【出貨作業】裡
有相關聯
交貨日期 輸入預計出貨的日期
交貨方式 預計的交貨方式可下拉選單方式選取請確實輸入
經辦人員 在【客戶基本資料】中若已有設定業務歸屬在此處會自動帶出業務代
號若沒有設定請自行輸入經辦業務代號
倉號 輸入預計是由哪一個倉庫出貨此功能僅用於多倉版
來源單號 輸入這張訂貨單是以哪一張報價單號內容為依據可按【F10】開啟快速
查詢視窗直接挑選報價單號及產品明細
稅前金額 報價單中未含稅的小計金額
稅 別 在【客戶基本資料】中若已有設定稅別在此處會自動帶出其稅別或
可自行切換其他稅別的計算方式
稅後總額 即[稅前金額+營業稅]
折扣金額 給予客戶的折扣金額
預收金額 輸入向客戶預收的貨款金額
未收金額 即﹝稅後總額－預收金額﹞
貨單備註 補充欄位中不足的部份或做為某些特殊資料註記
特項功能說明
歷史單據轉入訂單
直接將過去的報價單或訂貨單據內容明細轉入到目前新增的訂貨單中
操作方法
1在【來源單號】的欄位按《F10》開啟轉入單據瀏覽視窗
2以滑鼠或鍵盤uarrdarr鍵挑選要轉入的單據後按《Enter》
3勾選要轉入的品項後按《Y確定轉入》即可
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轉出貨單
確認出貨內容同本張訂單時可按 可將此張訂單直接轉成出貨單
訂貨單轉 Excel 格式 選擇〈F7列印〉如右圖所示按《F6轉 Excel》即可
相關項目客戶基本資料產品基本資料報價作業出貨作業
訂貨資料統計 意義查詢客戶訂貨及交貨情況 可依使用者的需要去設定所查詢時間客戶交貨日期已交貨未交貨及全部可單獨查詢一家或
者是一次查詢多家做為客戶訂貨交貨的依據
操作方式同進退貨資料統計
相關項目客戶基本資料產品基本資料出貨作業訂貨作業
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出貨
出貨作業
意義商品出貨輸入存檔以便查詢送貨量與應收客戶帳款
進入本功能後所出現的是日期最近的一張出貨單據如下圖所示
操作方法請參照 基本功能指引
按『瀏覽』可瀏覽所有的出貨單據
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欄位說明
欄位名稱 欄位說明
出貨日期 通常系統會直接帶出當天的日期若不是當天的出貨則請自行輸入正確
的出貨日期
出貨單號 通常輸入完『出貨日期』按【Enter】鍵後系統會直接帶出『出貨單號』
預設採用出貨日期 + 流水號
客戶編號 請確實輸入本公司是出貨給哪一家客戶此項資料在【收款作業】中有相
關聯
發票號碼 若此張出貨單是有稅額的則需輸入發票號碼若沒有發票則無需輸入
交貨方式 可以下拉選單方式選取請確實輸入
業務人員
在【客戶基本資料】中若已有設定業務規屬在此處會自動帶出業務代號
若沒有設定請自行輸入經辦業務代號此項資料在【員工業績統計表】
有相關聯
訂單號碼 由訂貨單中轉至出貨單的訂單號碼在訂單作業中有詳細的說明
取用預收 對於有預收貨款的客戶直接從預收的金額中支付本筆貨款
倉號 可設定是由哪個倉庫出貨僅限用於多倉版
帳款日期 在【客戶基本資料】中若已有設定帳款日期在此處會自動帶出帳款日期
此項資料在【收款作業】有相關聯
稅前金額 出貨單中未含稅額的小計金額
稅別 在【客戶基本資料】中若已有設定稅別在此處會自動帶出其稅別或可
自行切換其他稅別的計算方式
稅後總額 即〔稅前金額 + 營業稅〕
折扣金額 給予客戶的折扣金額
已收金額 指已向客戶收的「訂金或金額」
未收金額 即〔稅後總額 - 已收金額 - 折扣金額〕
貨單備註 補充欄位中不足的部份或做為某些特殊資料註記
特項功能說明
歷史記錄 《Alt＋4》
按 可將該出貨客戶所有的歷史出貨單據列出來在修改或新增的模式下按 Enter 鍵可
取回再針對差異部份進行修改
單品歷史 《Alt＋5》
按 可針對指定的單項產品的將其出貨記錄列出來在此不分客戶可供比價用
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進貨記錄 《Alt＋6》
按 可針對指定的單項產品的進貨記錄可避免出貨的金額低於進貨金額
庫存查詢 《Alt＋7》
按 可查詢各倉庫的庫存量避免無貨可出的情形
多選輸入
可一次勾選多項產品到報價單中加快作業速度
SMS 簡訊發送
可發送簡訊通知該客戶
相關項目客戶基本資料產品基本資料系統參數設定出退貨資料統計應收支票已過期支票
收款作業庫存月銷耗報表盤點作業
出貨退回作業 【8出貨退回作業】與【7出貨作業】的操作方法略同故不重述
相關項目 客戶基本資料產品基本資料系統參數設定出退貨資料統計 應收支票已過期支
票收款作業庫存月銷耗報表盤點作業
出退貨資料統計 意義可直接在此項功能表中查詢出貨及出貨退回的詳細情形而不必再到【7出貨作業】或【8出
貨退回作業】中個別查詢可節省使用者的時間
可依使用者的需要去設定所查詢時間客戶出貨退貨已收款未收款及全部可單獨查詢一家
或者是一次查詢多家做為收款對帳單與收款作業有相關聯
相關項目 出貨作業出貨退回作業
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第五章 帳務管理 會計
付款作業
意義此功能是用來記錄付款作業的日期廠商支付類別及沖帳金額以備日後查核
當公司進貨後要付款時則需到此處建立新的付款作業
操作方法
1《新增》依序輸入付款日期登錄人員廠商編號帳款日期後按下【S查詢】會列
出該廠商在帳款日期區間內未付款的單據
註(1)請務必輸入付款廠商否則可能導致查詢不到未付帳款單據
(2)此處帳款日期是指進貨單中的帳款日期若您不確定帳款日期區間可空白不輸入直
接按下【S查詢】會列出所有的未付款單據
2勾選要沖銷的單據並輸入付款的現金金額票據金額等《存檔》即可
註若一筆貨款並非一次沖銷完畢則先在【沖帳金額】的欄位輸入此次要沖帳的金額後再
將該筆單據打勾即可
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欄位說明
欄位名稱 欄位說明
付款日期 系統預設使用當天日期若不是當天日期可自行輸入付款日期
付款單號 通常輸入完付款日期後按【Enter】鍵後系統會直接帶出付款單號預設採
用付款日期+流水號
登錄人員 輸入該筆資料的登錄人員
廠商編號 可按 F10 開啟快速查詢視窗選擇所需的廠商編號
帳款日期 輸入欲查詢的帳款日期區間此處帳款日期是以出貨單中的帳款日期為依據
應付總額 該家廠商在查詢的帳款日期區間中應付帳款總金額
現金金額 輸入付款的現金金額若此筆帳款不是由現金支付則此欄位不需輸入
票據金額 輸入開立支票的金額若此筆帳款不是由支票支付則此欄位不需輸入
其他折讓 輸入折讓的金額
取用預付 取用預付餘額中的金額來沖銷必須在預付餘額欄位中有金額才能做此功
能
累入預付 可預先付一筆帳款分多次沖銷預付的金額則輸入在此處
預付餘額 預付金額中尚可沖帳的餘額
沖帳合計 可用滑鼠勾選欲沖銷的單據號碼系統會自動將總金額統計出來若此次付
款金額與欲沖帳合計金額不符則存檔時系統會出現警示
備註 補充上述欄位中所不足的資料
其他操作說明請參照 基本功能指引
相關項目 廠商基本資料產品基本資料系統參數設定進貨作業進貨退回作業
進退貨資料統計應付支票已過期支票
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現金日記帳
意義是對於公司每日現金收支流向的資料管理
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
日期 系統預設為當天的日期及時間 若不是可另行輸入
項目科目 輸入收支的會計科目例如水電費郵電費文具費等等亦可按 F10
或快擊滑鼠二下即可開啟選擇視窗
類別 可選擇支出或收入二種
金額 輸入收入或支出的金額
摘要 可更詳細記錄每筆帳目資金流向的明細和用途當此欄有輸入明細時存
檔後在畫面右邊「註」的框框會有ˇ
註項目科目按 F10 或快擊滑鼠二下可開啟選擇視窗自建較常使用的會計科目片語如
此一來以後輸入現金科目時只需點選即可而不必再另外輸入片語節省操作時間
相關項目其它編號設定
銀行存提作業
意義記錄公司與往來銀行的帳戶情形方便日後帳戶管理
進入後畫面如
做圖所示
畫面左半部是
銀行帳戶瀏
覽右半部是帳
戶存提資料瀏
覽
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欄位說明
欄位名稱 欄位說明
安全餘額 此銀行帳戶的安全餘額此欄與〈銀行基本資料設定〉有相關聯
現在餘額 目前此銀行帳戶中的實際餘額
存提日期 系統預設為當天的日期及時間 若不是可另行輸入
存提單號 通常輸入完存提日期後按【Enter】鍵後系統會直接帶出存提單號預設採
用存提日期+流水號
金額 輸入存提的金額
存提類別 選擇存提的類別有存款支票存款提款及支票付款四種
支票號碼 輸入存提的支票號碼若不是由支票存提則此欄位不需輸入
餘額 建立此存提單時銀行帳戶中所剩餘的可用餘額
其他備註 補充上述欄位中所不足的資料
註在應收(付)支票中所有由此帳戶所開出兌現後的支票金額皆會自動轉入此處
其他操作說明請參照 基本功能指引
重新計算帳戶餘額
若有新增或修改存提單時按下 即可更新該銀行帳戶的現在餘額更便利於隨
時掌握各銀行帳戶中的可動用金額
相關項目 其他編號設定應付支票應收支票
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（收）款作業
意義此功能是用來記錄收款作業的日期客戶收款明細及沖帳金額以備日後查核
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
收款日期 系統預設使用當天日期若不是當天日期可自行輸入收款日期
收款單號 通常輸入完收款日期後按【Enter】鍵後系統會直接帶出收款單號預設採
用收款日期+流水號
登錄人員 輸入該筆資料的登錄人員
客戶編號 可按 F10 開啟快速查詢視窗選擇所需的客戶編號
帳款日期 輸入欲查詢的帳款日期區間
應收總額 該家廠商在查詢的帳款日期區間中應收帳款總金額
現金金額 輸入收款的現金金額若此筆帳款不是由現金收入則此欄位不需輸入
票據金額 輸入收款支票的金額若此筆帳款不是由支票收入則此欄位不需輸入
其他折讓 輸入折讓的金額
取用預收 取用預收餘額中的金額來沖銷必須在預收餘額欄位中有金額才能做此功
能
累入預收 可預先收一筆帳款分多次沖銷預收的金額則輸入在此處
預收餘額 預收金額中尚可沖帳的餘額
沖帳合計 可用滑鼠勾選欲沖銷的單據號碼系統會自動將總金額統計出來若此次收
款金額與欲沖帳合計金額不符則存檔時系統會出現警示
備註 補充上述欄位中所不足的資料
相關項目出貨作業客戶基本資料出貨退回作業應收支票
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應（付）帳齡分析表
意義此分析表是用來顯示尚未付清給各個廠商的應付帳款其帳齡分佈在各個設定期間的
統計數據
圖片左邊的日期區間可依使用者的統計習慣去設定設
定好後只需按【設定為預設值】鍵則每次進入系統時
依此設定統計
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
開始廠商 可按 F10 開啟快速查詢視窗選擇欲查詢的開始廠商編號
結束廠商 可按 F10 開啟快速查詢視窗選擇欲查詢的結束廠商編號
帳齡種類 可選擇 1帳款日期或 2銷貨日期二種
報表標題 可選擇 3天數或 4日期二種為報表標題
結束日期 系統會自動帶出當天日期若不是可自行輸入欲查詢的結束日期
相關項目廠商基本資料進貨作業進貨退回作業進退貨資料統計表付款作業
應（收）帳齡分析表
意義此分析表是用來顯示各個客戶尚未付清的應收帳款其帳齡分佈在各個設定期間的統
計數據
操作方式請參照 應（付）帳齡分析表
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
開始客戶 可按 F10 開啟快速查詢視窗選擇欲查詢的開始客戶編號
結束客戶 可按 F10 開啟快速查詢視窗選擇欲查詢的結束客戶編號
帳齡種類 可選擇 1帳款日期或 2銷貨日期二種
報表標題 可選擇 3天數或 4日期二種為報表標題
結束日期 系統會自動帶出當天日期若不是可自行輸入欲查詢的結束日期
相關項目客戶基本資料出貨作業出貨退回作業出退貨資料統計表收款作業
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應收帳款
意義用來顯示某段時間內應收帳款的彙總資料報表
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
帳款種類 可選擇依 1客戶別或 2業務別做為應收帳款報表的依據
帳款日期區間 輸入欲查詢的起迄日期
統計客戶區間 可按 F10 開啟快速查詢視窗輸入欲查詢的客戶編號
統計業務區間 輸入欲查詢的業務編號
報表種類 可自行選擇共有明細表簡要表及應收總表三種報表
是否含前期未
收款之明細
若所查詢的日期區間之前仍有尚未收取的款項則可在此欄位中打ˇ就
可顯示前期未收款之明細
相關項目客戶基本資料產品基本資料員工基本資料出貨作業出貨退回作業出退
貨資料統計表
應付帳款
意義用來顯示某段時間內應付帳款的彙總資料報表
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
帳款種類 可選擇依 1廠商別或 2經辦人員別做為應付帳款報表的依據
帳款日期區間 輸入欲查詢的起迄日期
統計廠商區間 可按 F10 開啟快速查詢視窗輸入欲查詢的廠商編號
統計經辦區間 輸入欲查詢的經辦人員編號
報表種類 可自行選擇共有明細表簡要表及應收總表三種報表
是否含前期未
付款之明細
若所查詢的日期區間之前仍有尚未付清的款項則可在此欄位中打ˇ就
可顯示前期未付款之明細
相關項目廠商基本資料產品基本資料員工基本資料進貨作業進貨退回作業進退
貨資料統計
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票據
應(付)支票
意義可沖銷應付帳款中所有由支票給付的記錄節省會計人員作帳以便查詢核對廠商的
帳款
進入本功能後出現所有應付票據資料視窗以票據到期天數作為循序排列條件
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
開票日期 系統預設使用當天日期若不是當天日期可自行輸入開票日期
支票類別 支票的種類此處為應付支票
支票號碼 開立支票上的號碼
支票金額 開立支票上的金額
來源單號 輸入這張支票是要沖銷哪一張【付款作業】中的進貨單號
廠商編號 可按 F10 或 鍵開啟快速查詢視窗選擇所需的廠商編號
廠商名稱 廠商編號選定後會自動帶出該廠商名稱
到期日期 開立支票上的到期日期
兌現日期 這張支票預計何時會兌現的( 因有時票據的交換需時 1~3 個工作天金額
才能真正入帳)
票據狀態 目前票據的狀態有未兌兌現退票作廢領取及其他共六種
開票銀行 選取開立的支票銀行 若尚未設定請至【其他編號設定】中的銀行基本資料設定
銀行名稱 開票銀行選定後會自動帶出該銀行名稱
其他備註 補充上述欄位所未提到的
未兌支票總額 系統會自動統計所有未兌現的支票張數及總額
其它說明
支票簽回單
點選《列印》即可列印支
票簽回單若要更改表單
字頭字尾請參照 按鍵說
明
相關項目進貨作業已
過期支票付款作業
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應(收)支票
意義可沖銷應收帳款中所有由支票收款的記錄以查核客戶的帳款
進入本功能後出現所有應收票據資料視窗以票據到期天數作為循序排列條件
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
收票日期 系統預設使用當天日期若不是當天日期可自行輸入收票日期
支票類別 支票的種類此處為應收支票
支票號碼 應收票據上的支票號碼
支票金額 應收支票上的金額
來源單號 輸入這張支票是要沖銷哪一張【收款作業】中的出貨單號
客戶編號 可按 F10 或 鍵開啟快速查詢視窗選擇所需的客戶編號
客戶名稱 客戶編號選定後會自動帶出該客戶名稱
到期日期 應收支票上的到期日期
兌現日期 這張支票預計何時會兌現的 (因有時票據的交換需時 1~3 個工作天金額才
能真正入帳)
票據狀態 目前票據的狀態有未兌兌現 託收轉讓退票票貼及其他共七種
開票銀行 應收票據上開立支票銀行的帳號
開票銀行 應收票據上開立支票銀行的名稱
託收銀行 選取開立的支票銀行 若尚未設定請至【其他編號設定】中的銀行基本資料
設定
託收銀行 開票銀行選定後會自動帶出該銀行名稱
其他備註 補充上述欄位尚未提到的
其他操作方式與應付支票作業相同
相關項目 出貨作業收款作業已過期支票
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已過期支票
意義所有已過期的支票皆會轉入此視窗方便會計人員查詢核對
過期支票瀏覽列出所有過期支票（應收應付）可依需求排列如名稱開票日期兌
現日期銀行hellip等（本功能為整合上述rdquo應付rdquordquo應收rdquo二項支票作業所產生的資料
對照表）
註此處只能做查詢的動作並不能做新增或修改的動作
相關項目 應付支票應收支票
應(收)票批次兌現
意義可一次將單張或多張應收票據轉兌現並將兌現的支票轉入已過期支票中
按鍵說明
欄位名稱 欄位說明
全選 將所列出的支票全部選擇為要兌現的狀態
全不選 將所列出的支票全部選擇為要非兌現的狀態
兌現轉入過期支票 將已選擇的支票轉成兌現狀態並將支票轉入過期支票中
相關項目應收支票銀行存提作業
應(付)票批次兌現
意義可一次將單張或多張應付票據轉兌現並將兌現的支票轉入過期支票中
操作方式請參照 應(收)票據批次兌現
相關項目應付支票銀行存提作業
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應收票齡分析表
意義此分析表是用來顯示已收未兌現的應收支票其帳齡分佈在各個設定期間的統計數據
圖片左邊的日期區間可依使用者的喜好去設定設定
好後只需按【設定為預設值】鍵則每次進入系統時
依此設定統計
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
開始客戶 可按 F10 開啟快速查詢視窗選擇欲查詢的開始客戶編號
結束客戶 可按 F10 開啟快速查詢視窗選擇欲查詢的結束客戶編號
報表標題 可選擇 1天數或 2日期二種為報表標題
結束到期日 系統會自動帶出當天日期若不是可自行輸入欲查詢的結束日期
相關項目應收支票
應付票齡分析表
意義此分析表是用來顯示開立給各個廠商的未兌現應付支票其票齡分佈在各個設定期間
的統計數據
操作方式請參照 應收票齡分析表
相關項目應付支票
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第六章 庫存管理
期初開帳程序
1進貨
第一次使用時本系統時將基本資料建立完成後首先利用【進貨作業】將所有產品均做首
次進貨並且將已付款的進貨單據沖銷
註亦可利用庫存調整單將所有產品數量及成本鍵入或者利用盤點作業進行盤點後將盤點
量轉入現有量必須要注意的是若您選擇使用盤點轉入的方式系統將無法自動抓取產品成
本
2由產品基本資料中作期初開帳
至產品基本資料中按(Alt+F 鍵)將可以產生庫存的
期初開帳資料
按《確定》後將自動轉入期初
庫存日消耗異動表
意義驗證庫存量的正確性且可以將驗證後的正確量寫入現有量
(1) 當日消耗表列出查詢日期當天的庫存數量
變動情況用來驗證庫存量的正確性
(2) 逐日銷耗表列出前一次結轉日至查詢日期
當天的庫存數量變動情形用來驗證庫存量
的正確性另可將計算後的實際現有量寫入
帳面量(產品基本資料中的現有量)
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庫存月消耗異動表
報表意義列出查詢當月份的庫存數量變動情形用來驗證庫存量的正確性另可將計算
後的實際現有量寫入帳面量(產品基本資料中的現有量)並作轉入產生下月期
初量
使用時機每月底結束營業後或每月初開始營業前
操作方式
1)檢視庫存月銷耗表上的異動資料及現有量是否均正確當計算後存量與目前帳面存
量不符時會以黃色警示
2)確認無誤後按下 出現如下視窗再次確認
注意產品基本資料中的現有量將會被庫存月銷
耗 表 中 的 現 有 量 取 代因 此 請 謹 慎 使 用 結 轉 功 能
C)若產品進出異動量不正確請利用庫存調整單
做調整後重新執行步驟 A)~ B)
後記
庫存量又有問題了 怎麼都跟架上物品不符 相信大多數人都有這樣的心聲
很多使用者的觀念上總是認為庫存只要交給電腦來管理庫存量一定準確殊不知電腦軟體
有可能發生不可預期的結果(程式暇疵或使用中突然的斷電當機)或是產品管理不當導致失
竊或是破損或是產品擺設到不正確的位置都有可能使得電腦中的庫存量異常所以在庫存管
理中盤點變成了一項非常重要的工作
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庫存調整單
意義當帳上的庫存量與實際庫存盤點的結果不符時即可利用此功能來調整帳上的庫存量
及成本
在〈C進出貨〉選擇【C
庫存調整單】如圖可
按《新增》《修改》
《查詢》或《刪除》鈕
更動關於調整庫存的相
關資料
按《瀏覽》進入庫存調整
單據瀏覽
操作方法
庫存調整單中的「數量」欄位應輸入實際庫存量與帳面現有量的差異量
作庫存調整時若目前某產品在系統中的現有量為 10 個但實際上賣場中只剩 8個則在
數量的欄位中輸入-2即可將系統中的現有量調整為 8個
若使用者無進貨作業的動作卻想要統計出產品的銷售成本及利潤可直接在此處輸入產
品的成本或覺得目前系統中的平均成本不正確亦可自行修改
註盤點作業中若有盤差或盤盈時會自動產生一張盤點調整單
其他操作方式請參考基本操作方法
相關項目產品基本資料盤點作業
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盤點作業
意義盤點各倉的庫存量以便管理可避免庫存太多或不足節省公司無謂的支出
有關庫存量的準確性一直為各行各業及門市經營管理者所困擾即使使用電腦軟體一樣產生
庫存量不準確的情事皆因方法錯誤或關念的偏差導致
在庫存做盤點前有些前置工作若準備充足則可收事半功倍之致
A盤點的前置工作
1 貨架上物品的擺設是否整齊乾淨
2 貨架的分類是否明確並且標示清楚
3 待進貨瑕疵物品異常品是否與陳列區清楚區分
4 人員的物品熟悉度及教育訓練是否充足
B盤點實施要點
1 全面盤點(期初期末盤點)或循環盤點
2 盤點的開始時間及預計結束時點
3 人員編組及人力分派
4 列印盤點單(可利用盤點機)
5 盤點機轉入或人工鍵入盤點數量
6 列印盤點報告單(盤盈盤損表)
C檢討此次盤點作業及問題研究
在【F系統支援】選擇【盤點作業】的選項會出現最近一張單據
操作方法
1由盤點機盤點
新增一張盤點單將盤點量輸
入盤點機再按
鍵直接將盤
點機中的資料傳送到系統
中按下 鍵即
可完成盤點作業
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2由人工手動盤點
A)新增一張盤點單按《A盤點產品轉入》鍵選擇欲盤點的產品編號可依全部產品廠
商產品類別儲放位置產品編號及庫存數量共六種選擇方式選擇所需的產品或者用
《新增明細》的方式輸入要盤點的品項接著按下《F3存檔》
B)按下《F7列印》報表選擇為「盤點單」列印出盤點單由人工盤點並將盤點量寫在盤點
單上
C)進入盤點作業點選《修改》將盤點量輸入系統中按下《存檔》後再按《轉入現有量》
鍵即可完成盤點作業
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
盤點日期 系統預設使用當天日期若不是當天日期可自行輸入盤點日期及時間
盤點單號 通常輸入完盤點日期後按【Enter】鍵後系統會直接帶出盤點單號預設
盤點人員 輸入該筆資料的盤點人員
盤點備註 補充欄位中所不足的資料
盤點倉號 選擇欲盤點的倉號 (多倉版)
《 Alt+A 》盤點產品轉入
按 可針對特定部份產品或廠商選取所需
的盤點商品
1先選擇轉入依據
2輸入起始編號及結束編號
3按下《Y確定》便可將符合條件的產品加入到盤點單中
《 Alt+B 》盤點機輸入
按 可先由盤點機盤點再直接
將盤點機中的資料傳輸到系統中可節省再輸入一
遍的時間
轉入現有量
當盤點完後且已經將盤點數量輸入至系統中後此時可按 鍵將盤點量轉入現有量
且同時在【庫存調整單】產生一張盤盈盤虧單即可完成盤點作業
相關項目產品基本資料員工基本資料庫存調整單
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第七章 系統支援
密碼設定
意義本設定首重資料保全功能系統依使用者名稱及密碼選擇性的開放系統功能可確
保資料的隱密性預防一些重要資料外流而設定通行密碼可依特定人員使用密碼才能執
行
進入時需輸入您的使用者密碼才有權限進入密碼設定中去新
增或是修改此設計目的在於防止管理者離開時他人趁機擅自
修改帳號權限
新增 增加完使用者名稱及密
碼後再設定使用功能明細（打
ˇ者為開放本項功能）
成本顯示若沒有打ˇ則該使
用者進入後台時基本資料的產
品欄位成本相關欄位則不顯示
備份作業
意義將所有資料另存一份應注意不要備份在同一部硬碟（以免硬碟實體損壞）同時為
保障資料安全應自訂備份期間如每週三六各一次
選定備份的目錄位置按下《開始備份》
鍵後即可完成備份作業
建議您在備份的檔案名稱 Data 後再加上
備份日期以避免備份資料太多產生混淆
註選擇備份路徑時需注意資料夾的名稱
應避免為空白或包含特殊符號如
gtlt$hellip等
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資料重整
意義當系統在操作途中因發生停電不正常關機或硬體發生故障而故造成系統資料中異常
現象導致資料毀損可利用本功能做一資料維護
注意執行資料重整時務必讓其他工
作站或前後台離線
編碼更改
意義因本系統中所有基本資料的編號只要存檔後就不能做修改的動作故在此設立一
個修改編號的程式
註因為基本資料中的編號會跟進銷貨產生連動關係為保持舊有歷史資料的正確性所以
更改編號時須在此更改以保持資料的完整若您要修改基本資料時請先到【2備份作業】
做資料備份的動作避免系統在編修的過程中發生停電或不明原因當機而造成資料流失
操作方法
1選擇欲修改的編號之資料
庫有客戶廠商產品員
工及產品類別資料檔共 5種供
選擇
2用滑鼠或按 F10 在原編號的
欄位上選擇欲更改的編號
3直接在新編號的欄位上輸入
新的編號
4按下《確定更改》鍵即可
完成編號更改的動作
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系統顏色修改
意義覺得系統中預設的顏色不喜歡嗎想自創風格時可利用本功能修改畫面使用者可依
個人喜好修改使用的畫面其中必須注意的是修改畫面確定後按 Y 儲存設定 要先
離開本系統再重新進入本系統才能生效
若欲更換背景圖片圖
片格式可
為jpggifbmphellip
等檔案格式
改亂了可按系統預設
值變回原來樣式
行事曆管理
意義經常忘東忘西的寫在紙條上麻煩又不容易找利用本功能吧啟動系統時會提醒哦
操作方法
1 點選《新增》後輸
入事件日期時
間對象地點
事由事項的欄位
可註記細節事項
2 勾選事件提醒方
式若沒勾選便不
會出現提醒的訊
息
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名片簿管理
意義可將重要的電話或經常聯絡朋友記錄在此容易找尋又不會丟可分類還有多項
詳細資料欄位可供利用
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
名片分類 可點選 開啟客戶分類的快選視窗
電子信箱 若有輸入 E-Mail 帳號則按下 可直接連結至 Outlook 發送信件
其他備註 補充欄位中不足的說明或做為某些特殊資料註記
選擇發送簡訊功能時可自動帶入行動電話號碼
操作方法請參照 基本操作方法
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產品停用啟用處理
意義將產品基本資料中已經停產或停售長時間不使用的產品資料作停用處理可加快搜
尋的速度也增加盤點補貨等工作的效率若日後進貨時新進產品的條碼與停用產品
條碼相同時系統會出現警告訊息可直接將產品恢復續用
操作方法
1 產品停用
A)將欲停用的產品打勾勾選的品項會列在右上方的挑選清單列中確認後點選《停用》
停用的產品會列在下方的〈停售或停用之品項〉中
B)直接在產品基本資料中刪除的品項也會自動被系統列到停用產品中喔~
2 產品啟用
在欲恢復續用的產品上按一下滑鼠右鍵選擇《Y產品續用恢復》確認後該筆資料會
回復到產品基本資料中恢復續用的產品庫存量售價成本等均會歸零若要查看過去
的歷史進貨紀錄及銷貨分析請利用〈歷價〉及〈分析〉的功能
相關項目產品基本資料
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62
產品成本重算
意義若於系統使用時發生停電或當機或硬體故障情形而造成平均成本有異常之情形可
利用此作業將平均成本重算
可選擇年或指定月份計算確
定無誤時可利用寫入功能將
目前平均成本更新
若平均成本重算後有發生的情形則執行《W將計算之平均成本寫入》後必須利用 資
料偵錯 功能將異常的產品資料修復接著再到產品基本資料中利用〈歷價〉重新寫入成本
相關項目產品基本資料資料偵錯
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63
資料偵錯
意義藉由資料偵錯系統來偵測錯誤的資料再加以修復是屬於軟體異常控管的一項重要功
能有如 Windows 中的磁碟偵錯功能
操作方法
選擇客戶資料檢測編號是否重 覆及累積點數預收金額數值溢位等異常檢測
選擇銷貨資料檢測編號是否重覆及小計金額銷貨成本數值溢位等異常檢測且可將銷
貨成本以目前平均成本置換但此項功能需在已驗證過產品資料且無異常的情況下才能進
行
選擇廠商資料檢測編號是否重 覆及異常資料偵錯
選擇產品資料檢測編號是否重 覆及最近進價平均成本及售價數值溢位等異常檢測
選擇進貨資料檢測編號是否重覆及異常資料偵錯
選擇訂貨資料則會重新計算產品檔中的被訂購量
選擇倉庫資料重新分析產品檔及倉庫檔中的庫存關聯結構並自動將錯誤修復
以上各個資料檔檢測後若有異常情形出現只需按《自動修復錯誤》鍵即可完成資料偵錯
修復的動作
軟體使用教學手冊
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用戶使用記錄
意義可記錄各用戶進入系統的日期及時間及使用哪個功能表做哪些動作避免在多人
使用狀況下無法查到資料修改或刪除是由何人做的
流量統計
依據系統登入用戶別統計各動作的操作次數
在桌面上建立捷徑
意義當桌面上安裝的捷徑不小心刪除或在一開始安裝軟體時沒有建立捷徑皆可利用此功
能輕鬆在桌面上重新建立捷徑再也不用擔心找不到執行路徑
操作方式
1輸入前台工作站號若是單機版則不需輸入
2直接點選《1建立後台管理捷徑》或《2建
立 POS 前台捷徑》就會在桌面上自動建立捷徑
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備份還原
意義當您發現銷售前台進入後出現錯誤代碼或存檔後交易紀錄無法存入時代表銷售資料
庫已經遭受毀損備份還原能夠幫助您將資料還原到您最後一次做備份的狀態
1 請先將執行資料備份並記下您的備份目錄位置操作方式請參照 備份作業
2 請放入安裝光碟重新安裝或至我們的網站 wwwhiposcomtw 下載試用版本（切記版
本必須相同）
註請確定所有工作站或前台均已離線且無其他軟體正在執行
無需移除原本的軟體直接執行安裝即可
3 請至[開始][程式集][叡鴻 Hipos 軟體系列]點選[備份還原]或至電腦中的 csalewin 中
點選 備份還原exe 如圖所示選取您的備份目錄位置後點選《S開始還原》即可
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66
第八章 附件 其他技術支援
報表格式修改
利用 HiPOS 軟體中的報表系統工具可以自行修改報表的格式
系統工具的開啟方式
1《開始》rarr《程式集》rarr《叡鴻 HiPOS 軟體系列》rarr《報表系統工具》
2到電腦 csalewin 資料夾中將〈系統工具exe〉點滑鼠左鍵兩下開啟
自訂列印紙張大小
開啟系統工具後選擇要修改列印格式的報表後將紙張規格分別填入高度寬度上邊界
左邊界即可
例如原本是 A4(290210mm)格式要改
成列印中一刀格式直接修改高度
140寬度 210 就可以囉~
修改報表內容
1開啟系統工具後先選擇要修改的報表再按《修改報表》
2若要修改報表內容的位置以滑鼠圈選要移動的範圍後以larruarrdarrrarr移動或直接以滑鼠拖
曳至您預定的位置即可
3若要修改或增加文
字則先點選 報表控
制項工具列 上的
一下接著點一下要
修改的文字或要新增
文字的位置即可編
輯文字
4修改完成後點選
左上角的《檔案》rarr
《儲存》
軟體使用教學手冊
67
自訂瀏覽視窗表格樣式
意義因為使用者的螢幕大小及解析度設定的不同在瀏覽視窗中難免發生表格橫向欄位太
大或太小導致於查看資料時的不方便HiPOS 提供了自訂表格樣式的功能讓使用者調整好
欄位後可以存檔方便日後查看
操作方法
1將滑鼠移動到要調整的欄位框上會出現 符號以滑
鼠拖曳即可調整欄位大小
2調整好後如圖在內容的任一位置上按一下滑鼠右鍵選擇《儲存表格樣式》若是儲
存後不滿意可以選擇《恢復預設值》
滑鼠右鍵功能選單
意義建立資料時若已經有其他檔案格式的資料存在方便
複製貼到 HiPOS 軟體中
在 HiPOS 軟體中當欄位為可編修狀態下時可以按一下滑鼠
右鍵便能呼叫功能選單(複製貼上剪下)
看完了使用手冊仍然無法解決您的問題嗎本公司提供了多元的諮詢管道
本公司網站技術支援httpwwwhiposcomtw 文件知識庫
電話諮詢07-7030898
傳真專線07-7032066
E ndash Mail Servicehiposcomtw
公司地址高雄縣鳳山市 830 埤北路 81 號
軟體使用教學手冊
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庫存管理
基本庫存管理功能操作說明
標準作業流程
產品現有數量
產品基本資料中的現有數量欄位系統會自動依照進貨及銷貨統計並隨時更新產品現有量
因此為了保持現有量的正確性及產品成本的準確度請勿直接從產品基本資料的現有數量欄
位修改現有量
進貨作業
進貨時確實輸入正確的進貨量要留意進貨單位是否正確進貨及進貨退回時產品的庫存
量都會自動增減
庫存調整單(HiPOS-Light 版無此功能)
（一）使用時機
1 某產品的數量因毀損失竊hellip等非進貨及銷售而短缺或增加導致需要調整產品的現
有量時
2 由盤點作業中執行盤點量轉入現有量時若有差異量系統會自動產生一張庫存調整
單
（二）操作方式
1 進入【C進出貨】 rarr 【庫存調整單】
2 點選 【新增】rarr輸入日期單號經辦人員備註
3 點選 【新增明細】 rarr輸入【產品代號】
4 輸入【數量】是指實際數量與產品現有量的差異量例如 A產品實際量為 10 個產品
基本資料中的現有量為 8個兩者的差異量為 10－8＝+2數量的欄位輸入 2若 B產
品的實際數量為 15 個產品基本資料中的現有量為 20 個則差異量為 15－20＝-5
數量的欄位便輸入-5
5 點選【存檔】後產品現有量便會隨著調整
（三）附註
HiPOS-Light 版若平時發現產品數量有錯誤請直接利用【盤點作業】的轉入現有量功
能來調整產品的現有量
軟體使用教學手冊
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庫存日消耗表
（一）當日消耗表列出查詢日期當天的庫存數量變動情況用來驗證庫存量的正確性
（二）逐日消耗表列出前一次結轉日至查詢日期當天的庫存數量變動情形用來驗證庫存
量的正確性另可將計算後的存量寫入帳面量(產品基本資料中的現有量)
（三）使用時機每日營業結束利用庫存逐日銷耗表檢驗庫存正確性
庫存月消耗表
（一）報表意義列出查詢當月份的庫存數量變動情形用來驗證庫存量的正確性另可將
計算後的實際現有量寫入帳面量(產品基本資料中的現有量)並轉入產生下月期初量
（二）使用時機每月底結束營業後或每月初開始營業前
（三）操作方式
1 檢視庫存月消耗表上的異動資料及現有量是否均正確當計算後存量與目前帳面存量
不符時會以黃色警示
2 確認無誤後按下 出現如下視窗再次確認
盤點作業
（一）盤點前置作業
1 貨架上物品的擺設是否整齊乾淨
2 貨架的分類是否明確並且標示清楚
軟體使用教學手冊
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3 待進貨瑕疵物品異常品是否與陳列區清楚區分
4 人員的物品熟悉度及教育訓練是否充足
（二）操作方式
1 進入【F系統支援】rarr【盤點作業】rarr【新增】rarr輸入日期單號盤點人員備註
2 在【產品代號】輸入要盤點的產品rarr【存檔】rarr【列印】選擇【盤點單】
3 進行人工盤點工作
4 進入【盤點作業】rarr【修改】rarr在【盤點數量】輸入實際盤點數量rarr【存檔】
5 選擇【轉入現有量】即可將盤點量轉入到產品基本資料中的現有量
（三）操作秘訣
2 利用【新增明細】可一項項將要盤點的產品輸入
3 利用【盤點產品轉入】可以選擇一次將所有產品輸入或者依照廠商別產品類別儲
放位置產品編號輸入
4 務必確實將盤點量輸入盤點單的「盤點數量」欄位中盤點數量請勿輸入負數
（四）盤點要點
1 全面盤點及循環盤點除了期初或期末的全面盤點之外應固定每隔一段時間做循環
盤點循環盤點可以依照產品類別儲放位置或者產品編號等等例如固定每個月作
一次循環盤點第一個月盤點第一排貨架的商品第二個月盤點第二排貨架的商品
2 盤點時效盤點開始到盤點結束的時間盡量不要超過預定時程為了防止盤點錯誤應
避免盤點期間同時進貨銷售盤點完畢應即時將盤點量轉入現有量
3 盤點差異量軟體系統中的現有量欄位嚴格來說是帳面上的產品數量而盤點量則是
實際庫存的數量軟體操作過程有疏失產品瑕疵失竊及盤點錯誤等許多因素均
可能導致帳面上的數量與實際庫存不符的情況因此有盤差是可以被接受的但若差
異量太大時管理者便應觀察是哪個環節出了問題
軟體使用教學手冊
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上線一段時間後初次執行盤點作業或庫存日月銷耗表
說明
1過去進貨或庫存有異時均直接修改產品現有量
2使用一段時間後才執行庫存月銷耗表結轉
3更新版本或重新安裝執行資料備份還原或者它系統資料轉檔匯入
上述情況可能會發現期初量都是 0以致計算後存量與帳面存量產生極大的誤差
作業流程
期初開帳作業
（一）使用時機
1 初次使用者
2 已經上線一段時間的使用者
3 更版或重新安裝系統後執行備份還原的使用者
4 產品現有量正確而庫存日月銷耗表中的現有量完全不對者
（二）操作方式
1 進入【A基本資料】rarr【產品基本資料】確認產品現有量均為正確的數量
2 按【Alt+F】開啟庫存量期初開帳作業視窗rarr選擇「轉入期初月份」rarr【確定】
3 此一動作可以根據產品基本資料中的現有量去重新計算出庫存日月銷號表中的現有
量並且反算出期初量
軟體使用教學手冊
72
常見 QampA
產品基本資料中的現有數量與實際庫存量不符合
1 僅有少數幾項產品的庫存量不符時可利用「庫存調整單」做調整
2 多項產品的庫存量不符時利用「盤點作業」並將盤點量「轉入現有量」
3 每日營業結束時可利用「庫存逐日消耗表」核對產品庫存量並將正確量寫入現有量
4 檢視產品-進出異動表可查明是否有單據數量錯誤
產品現有量不會隨銷售或進貨變動
1 執行資料重整
2 檢查前台 Alt+F5 銷售記錄是否正常若銷售存檔後無銷售紀錄或者銷售明細僅有時間及
金額代表資料庫已經損壞
3 檢查銷售及進貨時的產品編號是否一致
4 檢查產品基本資料中產品是否有重複建檔換言之相同的產品名稱是否有兩個不同的
產品編號
庫存日月消耗表中的期初量為零導致統計後的現有量錯誤
1 發生原因沒有將上月底的庫存作結轉寫入本月期初
進入【庫存月消耗表】rarr列印年月輸入上個月份rarr執行結轉
2 發生原因Ⅰ曾經從產品基本資料中的現有量欄位直接修改數量
Ⅱ更版或備份還原後沒有執行期初開帳的動作
進入產品基本資料執行【Alt+F 期初開帳作業】
3 當月底營業結束時請檢視庫存月消耗表核對庫存量並執行結轉的動作將正確量寫入現
有量及寫入次月期初量
庫存日月消耗表中的調入量與實際調整的數量不符合
1 發生原因盤點作業轉入現有量時重複執行轉入現有量的動作
2 進入【庫存調整單】rarr點選【瀏覽】尋找備註中盤點轉入單號重複的資料
3 刪除重複的調整單即可
利用盤點量轉入現有量卻發現某些產品仍然與實際庫存量不符合
1 發生原因 盤點數量錯誤
盤點作業中盤點數量輸入錯誤
營業時間進行盤點工作盤點後到轉入現有量的過程中產品銷售出去而未作
調整
2 利用「庫存調整單」調整現有量
3 HIPOS-Light 版利用「盤點轉入現有量」作調整
軟體使用教學手冊
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已經將盤點量轉入現有量之後發現盤點時數量點錯
1 利用「庫存調整單」調整現有量
2 HIPOS-Light 版利用「盤點轉入現有量」作調整
連續數月都有做庫存月消耗結轉但庫存月消耗中某些產品的現有量卻總是有誤差
1 發生原因每個月結轉的時間點有誤
2 進入【庫存月消耗表】rarr列印年月輸入本月份rarr列印出該張報表或記下該報表的ldquo期初
量rdquo
3 重新進入【庫存月消耗表】rarr列印年月輸入上一個月份
4 比較本月份的ldquo期初量rdquo及上個月份的ldquo現有量rdquo是否相同若上個月份的現有量比本月
份的期初量少代表上一個月結轉之後仍有作銷售或調整
例如430 下午 200 做結轉將正確量寫入下月期初（產生 5月份的期初量）但是 430
下午 300 又陸續作了銷售或調整庫存量
5 做法
盤點機盤點時架上無庫存的 產 品 會 漏 盤
新增盤點單時選擇【盤點產品轉入】將全部產品轉入並將【盤點數量】全部修改為 0
將盤點機中的資料轉入該盤點單存檔後將盤點量轉入現有量
4 月
5 月份
軟體使用教學手冊
74
選購模組功能簡介
簡訊 SMS 發送模組
SMS 簡訊發送功能透過網際網路直接由 HiPOS 軟體系列中發送簡訊至客戶的行動電話能夠達
到迅速確實即時傳遞訊息及行銷的效益
HiPOS 門市及進銷存 v6 以後都可使用免申請儲值後馬上開通
功能特色
1 低廉的發送費用
一般使用手機發送簡訊每通大約 $25~ 35 之間使用 HiPOS SMS 每通只要 11~13 之
間足足省了 50
2 搭配 HiPOS 軟體分析有效客戶發送
利用 HiPOS 的各項統計如累積點數已購商品累積消費金額生日等等的各項數
據做有效的簡訊廣告行銷並且會自動過濾重覆的電話及統計發送的通數
應用 1 生日到時發送祝賀簡訊並告知來電優惠方案
應用 2 廠商新商品推出時可過濾已購買同類商品的客戶清單做簡訊廣告發送hellip更多應用
等你來發掘
3 大量簡訊發送
除了對單一客戶發送簡訊外大量發送簡訊的功能可同時對多個客戶行動電話號碼發送簡
訊
4 簡訊發送時效性佳
簡訊發送後正常情況下約 3~10 秒鐘就可即時將簡訊傳送到客戶手機重要訊息不怕客戶
收 不 到 若 因 故 對 方 無 法 接 收 將 會 自 動 重 發 直 至 發 送 成 功 或 滿 24 小時止
5 常用訊息片語編輯
「常用訊息」功能可以編輯儲存常用的簡訊內容可以加快編寫簡訊的速度
6 預約發送
可自定要發送的時間時間到才發送簡訊更有效率的廣告效益
軟體使用教學手冊
75
單一簡訊發送
在會員基本資料廠商基本資料員工基本資料中
按下 即可發送簡訊
大量簡訊發送
﹝統計報表﹞rarr﹝C會員郵寄標籤大量簡訊﹞依照
條件選擇要發送簡訊的對象後點選《S發送簡訊》
即可將簡訊發送到所選擇的對象
軟體使用教學手冊
25
銷售前台禁止總計折數 若不想讓銷售員在前台作總數折扣則此處設定 Y
銷售前台禁止單筆折數 若不想讓銷售員在前台作單筆折數則此處設定 Y
銷售完自動列印(收據) 若想銷售完後自動列印收據則此處就設定 Y
毛利率高於多少(綠色)警告 前台銷售時該產品名稱會以綠色底色提醒
毛利率低於多少(紅色)警告 前台銷售時該產品名稱會以紅色底色提醒
菸酒健康捐 設定產品售價中包含的菸酒健康捐金額
3 進出貨參數
欄位名稱 欄位說明
發票稅率 5 設定 005
進出貨單是否列印金額 若選擇Y則進出貨單就會有金額而不需每次手動做更改
進出貨列印習慣 可選擇 1預視或 2直接列印
票據警告天數 進入系統提醒應付或應收票據的提前天數
進貨預設稅別 於進貨單作業的稅別中自動代入設定值空白鍵切換設定值
出貨預設稅別 於出貨單作業的稅別中自動代入設定值空白鍵切換設定值
維修預設稅別 於維修作業的稅別中自動代入設定值空白鍵切換設定值
貨單是否套表列印 設定貨單列印時是否套表
出貨成本是否顯示 此參數對於 v5 以後版本不發生作用
出貨價格策略 可設定為預設售價或上次售價二種若設定預設售價則每次
出貨電腦會自動擷取預設售價而不需再輸入一次
進貨價格策略 可設定為平均成本上次進價或最低進價三種若設定為平均
成本則每次進貨電腦會自動擷取平均成本做為進價
數量__小數位數 可決定系統中數量欄位顯示小數的位數
單價__小數位數 可決定系統中單價欄位顯示小數的位數
合計__小數位數 可決定系統中合計欄位顯示小數的位數
其他__小數位數 可決定系統中其他欄位顯示小數的位數
數字 3位一撇 設定為Y時數值顯示如「5500000」
貨單紙張寬度(mm) 設定貨單紙張的寬度(預設為中一刀 210mm)
貨單紙張高度(mm) 設定貨單紙張的高度(預設為中一刀 140mm)
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26
4 POS 週邊參數
欄位名稱 欄位說明
設定錢櫃連接至電腦主機的阜口或錢櫃連接至發票列印機的阜口可
按空白鍵切換選項
錢櫃連接阜 錢櫃連接至電腦【RS】rarrRS232 介面【COM】rarr型號 CR3104【PRN】
rarr列表機連接阜
錢櫃連接發票機【POS】rarr型號 CR3101【UDF】
設定價格顯示器連接至電腦主機的阜口可按空白鍵切換選項 價格顯示器連接阜
【COM】rarr型號 PD71007200 系列【WDP】rarr型號 WD304
盤點機型號 設定盤點機的型號可選擇 1 CPT-711 或 2 PT600
盤點機連接阜 設定盤點機連接至電腦主機的阜口
設定條碼列印機的型號可按空白鍵切換選項
條碼列印機型號 【Z-S300】【Z-S400】【ZEBRA】rarrZebra 廠牌型號
【CLEVER】【TTP243】rarr型號 Clever TTP243
【OTHER】rarr其他
條碼列印機連接阜 設定條碼列印機連接至電腦主機的阜口
發票列印機（兩聯式） 設定發票列印機的型號可按空白鍵切換選項
發票列印機（三聯式） 【CHN】rarr型號 PP2020【POS】rarr三聯式發票機
【WPS】rarr型號 WP-103S
收據列印機 設定收據列印機的型號可按空白鍵切換選項
條碼機連接的工作站號 若要從進貨單中列印條碼後台工作站號須與條碼機工作站號一致
註1一般電腦主機的連接阜口只有 1~2 個建議選購擴充卡以提高穩定性
2由於 POS 的相關硬體週邊繁多若有 POS 週邊設定問題請洽詢本公司
3POS 周邊均有指定型號若您所使用的非本公司指定之型號不保證其相容性
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27
第四章 進出貨
進貨
進貨作業 意義商品進貨輸入轉入產品現有量中並計算相關成本產生應付帳款
在〈C進出貨〉中選擇〈1進貨作業〉進入後所出現的是日期最近的一張進貨單據如
左圖所示
按【瀏覽】可看所有進貨單明細
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
進貨日期 系統會直接帶出當天的日期若不是當天的進貨則請自行輸入正確的進貨
日期
進貨單號 通常輸入完『進貨日期』按【Enter】鍵後系統會直接帶出『進貨單號』
預設採用進貨日期 + 流水號共 10 碼
廠商編號 按【F10】鍵開啟查詢視窗請確實輸入本公司是向哪一家廠商進貨此項資
料在【6付款作業】有相關聯
發票號碼 若此張進貨單是有稅額的則需輸入發票號碼若沒有發票則無需輸入
原始單號 可輸入廠商進貨時的原始進貨單號方便日後查帳時可直接查詢廠商的進貨
單號
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28
經辦人員 輸入此張進貨單是由哪位員工建檔
取用預付 從已經付給廠商的預付款中沖銷該筆帳款此項資料在【6付款作業】有相
關聯注意若取用預付所輸入的金額大於預付餘額時超出的金額將累加
到該張進貨單的未付金額
倉號 選擇進貨的倉號（倉庫）適用於多倉版
帳款日期 在【廠商基本資料】中若已有設定帳款日在此處會自動帶出帳款日期此
項資料在【6付款作業】有相關聯
稅別 在【廠商基本資料】中若已有設定稅別在此處會自動帶出其稅別或可自
行切換其他稅別的計算方式
稅前金額 進貨單中未含稅額的小計金額
已付金額 指已付給廠商的「訂金或金額」
折扣金額 廠商給予的折扣金額
未付金額 即〔稅後總額 - 已付金額 - 折扣金額〕
稅後總額 即〔稅前金額 + 營業稅〕
貨單備註 補充欄位中不足的部份或做為某些特殊資料註記
新增進貨單
步驟 1 單身建立
按 新增 鈕或 Insert 鍵出現一張新空白單據填入各項必備資料
步驟 2 建立進貨品名細項
按 鈕加入所進貨產品的項目進貨產品多樣時亦可用 一次勾選
產品編號可輸入產品編碼原廠料號產品條碼 系統會自行轉成產品編號 亦可採用條
碼閱讀機輸入鍵入單價及數量若有接條碼機可一併輸入預列印的條碼張數之後核對稅
前金額及稅後總額無誤後按存檔鍵將該筆進貨單存入
進貨單據修改
按快速鍵 Enter 或 修改 鈕若有必要再針對某一張單據作修改（或加入一筆資料）的話
可移動光棒至欲修改的單據後按 Enter 進入修改狀態後如同建立進貨單之方式建立即可
註 已付款沖帳之單據不可修改若須修改必須進行反沖帳後才能更改單據
歷史記錄
按 可將該進貨廠商所有的歷史進貨單據列出來在修改或新增的模式下按 Enter
鍵可取回再針對差異部份進行修改
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單品比價
按 可查看指定的單項產品的進退貨記錄及各廠商比價記錄該項產品的歷史進退
貨日期單價數量金額及廠商hellip等資料均會顯示出來並且將最低價與最高價之供應商
供應價格及平均成本列出來也可重新計算平均成本選擇是否將成本寫入產品或將最低價
廠商成為主供應商
產品新增
若進貨單中有新進產品時可按 新增產品進入產品基本資料新增的畫面請參照 產
品基本資料設定
庫存查詢
按 可查詢目前的庫存量避免庫存量過多的情形
條碼列印
按條碼列印可列印該筆進貨單中有輸入條碼張數的所有產品條碼
單據列印《F7》
操作方式請參照 基本功能指引
相關項目廠商基本資料產品基本資料系統參數設定應付支票付款作業
進貨退回作業
〈2進貨退回作業〉與上述〈1進貨作業〉的操作方法略同故不重述
相關項目廠商基本資料產品基本資料系統參數設定應付支票付款作業
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進退貨資料統計
意義可直接在此項功能表中查詢進貨及退貨的詳細情形而不必再到【1進貨作業】或【2
進貨退回作業】中個別查詢可節省使用者的時間
1 在【C進出貨】選擇【3進退貨資料統計】選項後所出現的畫面如下圖
2 可依使用者的需要去設定所要查詢的時間廠商進貨退貨已付款未付款及全部
可單獨查詢一家或者是一次查詢多家做為付款對帳單與付款作業有相關聯
列印報表可選擇進退貨資料簡表進退貨資料
明細表進退貨資料總表共三種報表
相關項目進貨作業進貨退回作業
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進貨採購建議
意義採購建議書為針對自定的需求讓系統作一庫存的統計擬定一份最精確的採購建議
書或訂購單
操作方法
1在〈C進出貨〉選擇〈4進貨採購建議〉如圖所示
2設定所欲查詢的條件後按《Y確定》即可
條件設定
查詢指定廠商現有產品庫存量lt=安全存量之品項
查詢指定廠商現有產品庫存量lt=請購點之品項
查詢指定廠商的所有產品全部列出
查詢指定廠商產品被訂購量gt=現有量之品項
查詢指定廠商產品全部訂購保留量gt0 之品項
可再設排列方式如依產品編號名稱存量價格等再選擇由排大到小或由小排到大
查詢單一廠商時廠商編號起訖部分輸入同一個編號即可或者不輸入表示要全部的資料
註
產品比價請參照【產品基本資料】中歷史進價記錄有詳細說明
若確定要列印報表則需要先勾選所需的產品編號可一次勾選單一項產品或按《全部選擇》
勾全部產品若都不需要則可按《全部不選》取消先前所勾選的產品欄位
勾選好欲列印的產品後按《列印》鍵列印報表中可選擇產品採購建議表或產品訂購單二
種報表
相關項目廠商基本資料產品基本資料 進貨作業
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調撥作業 多倉版
意義此功能只有在系統設定使用「分倉」的管理模式時才能輸入資料其用途是做不同倉
庫間貨品的調撥
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
調撥日期 通常一開始系統會先直接帶出當天的日期若不是當天的調撥則請自
行輸入正確的調撥日期
調撥單號 通常輸入完『調撥日期』按【Enter】鍵後系統會直接帶出『調撥單號』
預設採用調撥日期 + 流水號
經辦人員 輸入此張單據的經辦人員
撥出倉號 選擇是由哪一個倉庫撥出的
調入倉號 選擇要調入哪一個倉庫
貨單備註 補充欄位中不足的部份或做為某些特殊資料註記
相關項目銷售前檯產品基本資料其他編號設定進貨作業進貨退回作業
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報價
意義客戶下訂單或出貨前需要先做報價動作時即可利用此功能將待日後可直接轉成
訂貨單
在〈C進出貨〉選擇〈D報價作業〉進入後所出現的是日期最近的一張訂貨單據
如下圖所示
操作方式請參照 進貨作業
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
報價日期 通常系統會直接帶出當天的日期若不是當天的報價則請自行輸入正確的
報價日期
報價單號 通常輸入完『報價日期』按【Enter】鍵後系統會直接帶出『報價單號』
預設採用報價日期 + 流水號
客戶編號 請確實輸入此張報價單是出給哪個客戶可按 F10 開啟客戶選擇視窗此項
資料在〈訂貨作業〉有相關聯
交貨日期 輸入預計的交貨日期
交貨方式 預計的交貨方式可下拉選單方式選取
經辦人員 在【客戶基本資料】中若已有設定業務歸屬在此處會自動帶出業務代號
若沒有設定請自行輸入經辦業務代號
稅前金額 報價單中未含稅的小計金額
稅 別 在【客戶基本資料】中若已有設定稅別在此處會自動帶出其稅別或可自
行切換其他稅別的計算方式
稅後總額 即[稅前金額+營業稅]
折扣金額 給予客戶的折扣金額
貨單備註 補充欄位中不足的部份或做為某些特殊資料註記
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特項功能說明
歷史記錄
瀏覽該客戶的報價訂貨紀錄可開啟《F2 查詢》快速查詢某一筆資料《Ctrl+C》可以拷
背瀏覽的單據內容到目前新增的報價單中
單品歷史
查看單品的所有報價訂貨出貨的歷史記錄
庫存查詢
即時查詢該項產品的庫存量
採購建議
在報價作業時需要查看某項商品的進貨計錄時可按 查看歷史進價及各廠商比價
記錄詳細資料
轉訂貨單
確認訂貨內容同本張報價單時可按 將此張報價單直接轉成訂貨單
多選輸入
可一次勾選多項產品到報價單中加快作業速度
報價單轉 Excel 格式 選擇〈F7列印〉如圖所示按《F6轉 Excel》即可將報價單轉成 Excel 檔
相關項目客戶基本資料產品基本資料訂貨作業
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訂貨
訂貨作業
意義客戶不需要立即拿到商品或是目前倉庫中並無此商品存貨則就可先在此處輸入客
戶訂貨單待日後再行轉出貨
進入本功能後所出現的是日期最近的一張訂貨單據如下圖所示
按『瀏覽』可瀏覽所有的訂貨單據詳細操作方式請參考 報價作業
若訂單未轉出貨每次進入系統時會先顯示【未交貨訂單資料提示】
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欄位說明
欄位名稱 欄位說明
訂貨日期 通常系統會先直接帶出當天的日期若不是當天的訂貨則請自行輸入
正確的訂貨日期
訂貨單號 通常輸入完『訂貨日期』按【Enter】鍵後系統會直接帶出『訂貨單號』
預設採用訂貨日期 + 流水號
客戶編號 請確實輸入本張訂單是由哪一家客戶所訂此項資料在【出貨作業】裡
有相關聯
交貨日期 輸入預計出貨的日期
交貨方式 預計的交貨方式可下拉選單方式選取請確實輸入
經辦人員 在【客戶基本資料】中若已有設定業務歸屬在此處會自動帶出業務代
號若沒有設定請自行輸入經辦業務代號
倉號 輸入預計是由哪一個倉庫出貨此功能僅用於多倉版
來源單號 輸入這張訂貨單是以哪一張報價單號內容為依據可按【F10】開啟快速
查詢視窗直接挑選報價單號及產品明細
稅前金額 報價單中未含稅的小計金額
稅 別 在【客戶基本資料】中若已有設定稅別在此處會自動帶出其稅別或
可自行切換其他稅別的計算方式
稅後總額 即[稅前金額+營業稅]
折扣金額 給予客戶的折扣金額
預收金額 輸入向客戶預收的貨款金額
未收金額 即﹝稅後總額－預收金額﹞
貨單備註 補充欄位中不足的部份或做為某些特殊資料註記
特項功能說明
歷史單據轉入訂單
直接將過去的報價單或訂貨單據內容明細轉入到目前新增的訂貨單中
操作方法
1在【來源單號】的欄位按《F10》開啟轉入單據瀏覽視窗
2以滑鼠或鍵盤uarrdarr鍵挑選要轉入的單據後按《Enter》
3勾選要轉入的品項後按《Y確定轉入》即可
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轉出貨單
確認出貨內容同本張訂單時可按 可將此張訂單直接轉成出貨單
訂貨單轉 Excel 格式 選擇〈F7列印〉如右圖所示按《F6轉 Excel》即可
相關項目客戶基本資料產品基本資料報價作業出貨作業
訂貨資料統計 意義查詢客戶訂貨及交貨情況 可依使用者的需要去設定所查詢時間客戶交貨日期已交貨未交貨及全部可單獨查詢一家或
者是一次查詢多家做為客戶訂貨交貨的依據
操作方式同進退貨資料統計
相關項目客戶基本資料產品基本資料出貨作業訂貨作業
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出貨
出貨作業
意義商品出貨輸入存檔以便查詢送貨量與應收客戶帳款
進入本功能後所出現的是日期最近的一張出貨單據如下圖所示
操作方法請參照 基本功能指引
按『瀏覽』可瀏覽所有的出貨單據
軟體使用教學手冊
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欄位說明
欄位名稱 欄位說明
出貨日期 通常系統會直接帶出當天的日期若不是當天的出貨則請自行輸入正確
的出貨日期
出貨單號 通常輸入完『出貨日期』按【Enter】鍵後系統會直接帶出『出貨單號』
預設採用出貨日期 + 流水號
客戶編號 請確實輸入本公司是出貨給哪一家客戶此項資料在【收款作業】中有相
關聯
發票號碼 若此張出貨單是有稅額的則需輸入發票號碼若沒有發票則無需輸入
交貨方式 可以下拉選單方式選取請確實輸入
業務人員
在【客戶基本資料】中若已有設定業務規屬在此處會自動帶出業務代號
若沒有設定請自行輸入經辦業務代號此項資料在【員工業績統計表】
有相關聯
訂單號碼 由訂貨單中轉至出貨單的訂單號碼在訂單作業中有詳細的說明
取用預收 對於有預收貨款的客戶直接從預收的金額中支付本筆貨款
倉號 可設定是由哪個倉庫出貨僅限用於多倉版
帳款日期 在【客戶基本資料】中若已有設定帳款日期在此處會自動帶出帳款日期
此項資料在【收款作業】有相關聯
稅前金額 出貨單中未含稅額的小計金額
稅別 在【客戶基本資料】中若已有設定稅別在此處會自動帶出其稅別或可
自行切換其他稅別的計算方式
稅後總額 即〔稅前金額 + 營業稅〕
折扣金額 給予客戶的折扣金額
已收金額 指已向客戶收的「訂金或金額」
未收金額 即〔稅後總額 - 已收金額 - 折扣金額〕
貨單備註 補充欄位中不足的部份或做為某些特殊資料註記
特項功能說明
歷史記錄 《Alt＋4》
按 可將該出貨客戶所有的歷史出貨單據列出來在修改或新增的模式下按 Enter 鍵可
取回再針對差異部份進行修改
單品歷史 《Alt＋5》
按 可針對指定的單項產品的將其出貨記錄列出來在此不分客戶可供比價用
軟體使用教學手冊
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進貨記錄 《Alt＋6》
按 可針對指定的單項產品的進貨記錄可避免出貨的金額低於進貨金額
庫存查詢 《Alt＋7》
按 可查詢各倉庫的庫存量避免無貨可出的情形
多選輸入
可一次勾選多項產品到報價單中加快作業速度
SMS 簡訊發送
可發送簡訊通知該客戶
相關項目客戶基本資料產品基本資料系統參數設定出退貨資料統計應收支票已過期支票
收款作業庫存月銷耗報表盤點作業
出貨退回作業 【8出貨退回作業】與【7出貨作業】的操作方法略同故不重述
相關項目 客戶基本資料產品基本資料系統參數設定出退貨資料統計 應收支票已過期支
票收款作業庫存月銷耗報表盤點作業
出退貨資料統計 意義可直接在此項功能表中查詢出貨及出貨退回的詳細情形而不必再到【7出貨作業】或【8出
貨退回作業】中個別查詢可節省使用者的時間
可依使用者的需要去設定所查詢時間客戶出貨退貨已收款未收款及全部可單獨查詢一家
或者是一次查詢多家做為收款對帳單與收款作業有相關聯
相關項目 出貨作業出貨退回作業
軟體使用教學手冊
41
第五章 帳務管理 會計
付款作業
意義此功能是用來記錄付款作業的日期廠商支付類別及沖帳金額以備日後查核
當公司進貨後要付款時則需到此處建立新的付款作業
操作方法
1《新增》依序輸入付款日期登錄人員廠商編號帳款日期後按下【S查詢】會列
出該廠商在帳款日期區間內未付款的單據
註(1)請務必輸入付款廠商否則可能導致查詢不到未付帳款單據
(2)此處帳款日期是指進貨單中的帳款日期若您不確定帳款日期區間可空白不輸入直
接按下【S查詢】會列出所有的未付款單據
2勾選要沖銷的單據並輸入付款的現金金額票據金額等《存檔》即可
註若一筆貨款並非一次沖銷完畢則先在【沖帳金額】的欄位輸入此次要沖帳的金額後再
將該筆單據打勾即可
軟體使用教學手冊
42
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
付款日期 系統預設使用當天日期若不是當天日期可自行輸入付款日期
付款單號 通常輸入完付款日期後按【Enter】鍵後系統會直接帶出付款單號預設採
用付款日期+流水號
登錄人員 輸入該筆資料的登錄人員
廠商編號 可按 F10 開啟快速查詢視窗選擇所需的廠商編號
帳款日期 輸入欲查詢的帳款日期區間此處帳款日期是以出貨單中的帳款日期為依據
應付總額 該家廠商在查詢的帳款日期區間中應付帳款總金額
現金金額 輸入付款的現金金額若此筆帳款不是由現金支付則此欄位不需輸入
票據金額 輸入開立支票的金額若此筆帳款不是由支票支付則此欄位不需輸入
其他折讓 輸入折讓的金額
取用預付 取用預付餘額中的金額來沖銷必須在預付餘額欄位中有金額才能做此功
能
累入預付 可預先付一筆帳款分多次沖銷預付的金額則輸入在此處
預付餘額 預付金額中尚可沖帳的餘額
沖帳合計 可用滑鼠勾選欲沖銷的單據號碼系統會自動將總金額統計出來若此次付
款金額與欲沖帳合計金額不符則存檔時系統會出現警示
備註 補充上述欄位中所不足的資料
其他操作說明請參照 基本功能指引
相關項目 廠商基本資料產品基本資料系統參數設定進貨作業進貨退回作業
進退貨資料統計應付支票已過期支票
軟體使用教學手冊
43
現金日記帳
意義是對於公司每日現金收支流向的資料管理
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
日期 系統預設為當天的日期及時間 若不是可另行輸入
項目科目 輸入收支的會計科目例如水電費郵電費文具費等等亦可按 F10
或快擊滑鼠二下即可開啟選擇視窗
類別 可選擇支出或收入二種
金額 輸入收入或支出的金額
摘要 可更詳細記錄每筆帳目資金流向的明細和用途當此欄有輸入明細時存
檔後在畫面右邊「註」的框框會有ˇ
註項目科目按 F10 或快擊滑鼠二下可開啟選擇視窗自建較常使用的會計科目片語如
此一來以後輸入現金科目時只需點選即可而不必再另外輸入片語節省操作時間
相關項目其它編號設定
銀行存提作業
意義記錄公司與往來銀行的帳戶情形方便日後帳戶管理
進入後畫面如
做圖所示
畫面左半部是
銀行帳戶瀏
覽右半部是帳
戶存提資料瀏
覽
軟體使用教學手冊
44
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
安全餘額 此銀行帳戶的安全餘額此欄與〈銀行基本資料設定〉有相關聯
現在餘額 目前此銀行帳戶中的實際餘額
存提日期 系統預設為當天的日期及時間 若不是可另行輸入
存提單號 通常輸入完存提日期後按【Enter】鍵後系統會直接帶出存提單號預設採
用存提日期+流水號
金額 輸入存提的金額
存提類別 選擇存提的類別有存款支票存款提款及支票付款四種
支票號碼 輸入存提的支票號碼若不是由支票存提則此欄位不需輸入
餘額 建立此存提單時銀行帳戶中所剩餘的可用餘額
其他備註 補充上述欄位中所不足的資料
註在應收(付)支票中所有由此帳戶所開出兌現後的支票金額皆會自動轉入此處
其他操作說明請參照 基本功能指引
重新計算帳戶餘額
若有新增或修改存提單時按下 即可更新該銀行帳戶的現在餘額更便利於隨
時掌握各銀行帳戶中的可動用金額
相關項目 其他編號設定應付支票應收支票
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45
（收）款作業
意義此功能是用來記錄收款作業的日期客戶收款明細及沖帳金額以備日後查核
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
收款日期 系統預設使用當天日期若不是當天日期可自行輸入收款日期
收款單號 通常輸入完收款日期後按【Enter】鍵後系統會直接帶出收款單號預設採
用收款日期+流水號
登錄人員 輸入該筆資料的登錄人員
客戶編號 可按 F10 開啟快速查詢視窗選擇所需的客戶編號
帳款日期 輸入欲查詢的帳款日期區間
應收總額 該家廠商在查詢的帳款日期區間中應收帳款總金額
現金金額 輸入收款的現金金額若此筆帳款不是由現金收入則此欄位不需輸入
票據金額 輸入收款支票的金額若此筆帳款不是由支票收入則此欄位不需輸入
其他折讓 輸入折讓的金額
取用預收 取用預收餘額中的金額來沖銷必須在預收餘額欄位中有金額才能做此功
能
累入預收 可預先收一筆帳款分多次沖銷預收的金額則輸入在此處
預收餘額 預收金額中尚可沖帳的餘額
沖帳合計 可用滑鼠勾選欲沖銷的單據號碼系統會自動將總金額統計出來若此次收
款金額與欲沖帳合計金額不符則存檔時系統會出現警示
備註 補充上述欄位中所不足的資料
相關項目出貨作業客戶基本資料出貨退回作業應收支票
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應（付）帳齡分析表
意義此分析表是用來顯示尚未付清給各個廠商的應付帳款其帳齡分佈在各個設定期間的
統計數據
圖片左邊的日期區間可依使用者的統計習慣去設定設
定好後只需按【設定為預設值】鍵則每次進入系統時
依此設定統計
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
開始廠商 可按 F10 開啟快速查詢視窗選擇欲查詢的開始廠商編號
結束廠商 可按 F10 開啟快速查詢視窗選擇欲查詢的結束廠商編號
帳齡種類 可選擇 1帳款日期或 2銷貨日期二種
報表標題 可選擇 3天數或 4日期二種為報表標題
結束日期 系統會自動帶出當天日期若不是可自行輸入欲查詢的結束日期
相關項目廠商基本資料進貨作業進貨退回作業進退貨資料統計表付款作業
應（收）帳齡分析表
意義此分析表是用來顯示各個客戶尚未付清的應收帳款其帳齡分佈在各個設定期間的統
計數據
操作方式請參照 應（付）帳齡分析表
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
開始客戶 可按 F10 開啟快速查詢視窗選擇欲查詢的開始客戶編號
結束客戶 可按 F10 開啟快速查詢視窗選擇欲查詢的結束客戶編號
帳齡種類 可選擇 1帳款日期或 2銷貨日期二種
報表標題 可選擇 3天數或 4日期二種為報表標題
結束日期 系統會自動帶出當天日期若不是可自行輸入欲查詢的結束日期
相關項目客戶基本資料出貨作業出貨退回作業出退貨資料統計表收款作業
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應收帳款
意義用來顯示某段時間內應收帳款的彙總資料報表
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
帳款種類 可選擇依 1客戶別或 2業務別做為應收帳款報表的依據
帳款日期區間 輸入欲查詢的起迄日期
統計客戶區間 可按 F10 開啟快速查詢視窗輸入欲查詢的客戶編號
統計業務區間 輸入欲查詢的業務編號
報表種類 可自行選擇共有明細表簡要表及應收總表三種報表
是否含前期未
收款之明細
若所查詢的日期區間之前仍有尚未收取的款項則可在此欄位中打ˇ就
可顯示前期未收款之明細
相關項目客戶基本資料產品基本資料員工基本資料出貨作業出貨退回作業出退
貨資料統計表
應付帳款
意義用來顯示某段時間內應付帳款的彙總資料報表
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
帳款種類 可選擇依 1廠商別或 2經辦人員別做為應付帳款報表的依據
帳款日期區間 輸入欲查詢的起迄日期
統計廠商區間 可按 F10 開啟快速查詢視窗輸入欲查詢的廠商編號
統計經辦區間 輸入欲查詢的經辦人員編號
報表種類 可自行選擇共有明細表簡要表及應收總表三種報表
是否含前期未
付款之明細
若所查詢的日期區間之前仍有尚未付清的款項則可在此欄位中打ˇ就
可顯示前期未付款之明細
相關項目廠商基本資料產品基本資料員工基本資料進貨作業進貨退回作業進退
貨資料統計
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票據
應(付)支票
意義可沖銷應付帳款中所有由支票給付的記錄節省會計人員作帳以便查詢核對廠商的
帳款
進入本功能後出現所有應付票據資料視窗以票據到期天數作為循序排列條件
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
開票日期 系統預設使用當天日期若不是當天日期可自行輸入開票日期
支票類別 支票的種類此處為應付支票
支票號碼 開立支票上的號碼
支票金額 開立支票上的金額
來源單號 輸入這張支票是要沖銷哪一張【付款作業】中的進貨單號
廠商編號 可按 F10 或 鍵開啟快速查詢視窗選擇所需的廠商編號
廠商名稱 廠商編號選定後會自動帶出該廠商名稱
到期日期 開立支票上的到期日期
兌現日期 這張支票預計何時會兌現的( 因有時票據的交換需時 1~3 個工作天金額
才能真正入帳)
票據狀態 目前票據的狀態有未兌兌現退票作廢領取及其他共六種
開票銀行 選取開立的支票銀行 若尚未設定請至【其他編號設定】中的銀行基本資料設定
銀行名稱 開票銀行選定後會自動帶出該銀行名稱
其他備註 補充上述欄位所未提到的
未兌支票總額 系統會自動統計所有未兌現的支票張數及總額
其它說明
支票簽回單
點選《列印》即可列印支
票簽回單若要更改表單
字頭字尾請參照 按鍵說
明
相關項目進貨作業已
過期支票付款作業
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應(收)支票
意義可沖銷應收帳款中所有由支票收款的記錄以查核客戶的帳款
進入本功能後出現所有應收票據資料視窗以票據到期天數作為循序排列條件
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
收票日期 系統預設使用當天日期若不是當天日期可自行輸入收票日期
支票類別 支票的種類此處為應收支票
支票號碼 應收票據上的支票號碼
支票金額 應收支票上的金額
來源單號 輸入這張支票是要沖銷哪一張【收款作業】中的出貨單號
客戶編號 可按 F10 或 鍵開啟快速查詢視窗選擇所需的客戶編號
客戶名稱 客戶編號選定後會自動帶出該客戶名稱
到期日期 應收支票上的到期日期
兌現日期 這張支票預計何時會兌現的 (因有時票據的交換需時 1~3 個工作天金額才
能真正入帳)
票據狀態 目前票據的狀態有未兌兌現 託收轉讓退票票貼及其他共七種
開票銀行 應收票據上開立支票銀行的帳號
開票銀行 應收票據上開立支票銀行的名稱
託收銀行 選取開立的支票銀行 若尚未設定請至【其他編號設定】中的銀行基本資料
設定
託收銀行 開票銀行選定後會自動帶出該銀行名稱
其他備註 補充上述欄位尚未提到的
其他操作方式與應付支票作業相同
相關項目 出貨作業收款作業已過期支票
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已過期支票
意義所有已過期的支票皆會轉入此視窗方便會計人員查詢核對
過期支票瀏覽列出所有過期支票（應收應付）可依需求排列如名稱開票日期兌
現日期銀行hellip等（本功能為整合上述rdquo應付rdquordquo應收rdquo二項支票作業所產生的資料
對照表）
註此處只能做查詢的動作並不能做新增或修改的動作
相關項目 應付支票應收支票
應(收)票批次兌現
意義可一次將單張或多張應收票據轉兌現並將兌現的支票轉入已過期支票中
按鍵說明
欄位名稱 欄位說明
全選 將所列出的支票全部選擇為要兌現的狀態
全不選 將所列出的支票全部選擇為要非兌現的狀態
兌現轉入過期支票 將已選擇的支票轉成兌現狀態並將支票轉入過期支票中
相關項目應收支票銀行存提作業
應(付)票批次兌現
意義可一次將單張或多張應付票據轉兌現並將兌現的支票轉入過期支票中
操作方式請參照 應(收)票據批次兌現
相關項目應付支票銀行存提作業
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應收票齡分析表
意義此分析表是用來顯示已收未兌現的應收支票其帳齡分佈在各個設定期間的統計數據
圖片左邊的日期區間可依使用者的喜好去設定設定
好後只需按【設定為預設值】鍵則每次進入系統時
依此設定統計
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
開始客戶 可按 F10 開啟快速查詢視窗選擇欲查詢的開始客戶編號
結束客戶 可按 F10 開啟快速查詢視窗選擇欲查詢的結束客戶編號
報表標題 可選擇 1天數或 2日期二種為報表標題
結束到期日 系統會自動帶出當天日期若不是可自行輸入欲查詢的結束日期
相關項目應收支票
應付票齡分析表
意義此分析表是用來顯示開立給各個廠商的未兌現應付支票其票齡分佈在各個設定期間
的統計數據
操作方式請參照 應收票齡分析表
相關項目應付支票
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第六章 庫存管理
期初開帳程序
1進貨
第一次使用時本系統時將基本資料建立完成後首先利用【進貨作業】將所有產品均做首
次進貨並且將已付款的進貨單據沖銷
註亦可利用庫存調整單將所有產品數量及成本鍵入或者利用盤點作業進行盤點後將盤點
量轉入現有量必須要注意的是若您選擇使用盤點轉入的方式系統將無法自動抓取產品成
本
2由產品基本資料中作期初開帳
至產品基本資料中按(Alt+F 鍵)將可以產生庫存的
期初開帳資料
按《確定》後將自動轉入期初
庫存日消耗異動表
意義驗證庫存量的正確性且可以將驗證後的正確量寫入現有量
(1) 當日消耗表列出查詢日期當天的庫存數量
變動情況用來驗證庫存量的正確性
(2) 逐日銷耗表列出前一次結轉日至查詢日期
當天的庫存數量變動情形用來驗證庫存量
的正確性另可將計算後的實際現有量寫入
帳面量(產品基本資料中的現有量)
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庫存月消耗異動表
報表意義列出查詢當月份的庫存數量變動情形用來驗證庫存量的正確性另可將計算
後的實際現有量寫入帳面量(產品基本資料中的現有量)並作轉入產生下月期
初量
使用時機每月底結束營業後或每月初開始營業前
操作方式
1)檢視庫存月銷耗表上的異動資料及現有量是否均正確當計算後存量與目前帳面存
量不符時會以黃色警示
2)確認無誤後按下 出現如下視窗再次確認
注意產品基本資料中的現有量將會被庫存月銷
耗 表 中 的 現 有 量 取 代因 此 請 謹 慎 使 用 結 轉 功 能
C)若產品進出異動量不正確請利用庫存調整單
做調整後重新執行步驟 A)~ B)
後記
庫存量又有問題了 怎麼都跟架上物品不符 相信大多數人都有這樣的心聲
很多使用者的觀念上總是認為庫存只要交給電腦來管理庫存量一定準確殊不知電腦軟體
有可能發生不可預期的結果(程式暇疵或使用中突然的斷電當機)或是產品管理不當導致失
竊或是破損或是產品擺設到不正確的位置都有可能使得電腦中的庫存量異常所以在庫存管
理中盤點變成了一項非常重要的工作
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庫存調整單
意義當帳上的庫存量與實際庫存盤點的結果不符時即可利用此功能來調整帳上的庫存量
及成本
在〈C進出貨〉選擇【C
庫存調整單】如圖可
按《新增》《修改》
《查詢》或《刪除》鈕
更動關於調整庫存的相
關資料
按《瀏覽》進入庫存調整
單據瀏覽
操作方法
庫存調整單中的「數量」欄位應輸入實際庫存量與帳面現有量的差異量
作庫存調整時若目前某產品在系統中的現有量為 10 個但實際上賣場中只剩 8個則在
數量的欄位中輸入-2即可將系統中的現有量調整為 8個
若使用者無進貨作業的動作卻想要統計出產品的銷售成本及利潤可直接在此處輸入產
品的成本或覺得目前系統中的平均成本不正確亦可自行修改
註盤點作業中若有盤差或盤盈時會自動產生一張盤點調整單
其他操作方式請參考基本操作方法
相關項目產品基本資料盤點作業
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盤點作業
意義盤點各倉的庫存量以便管理可避免庫存太多或不足節省公司無謂的支出
有關庫存量的準確性一直為各行各業及門市經營管理者所困擾即使使用電腦軟體一樣產生
庫存量不準確的情事皆因方法錯誤或關念的偏差導致
在庫存做盤點前有些前置工作若準備充足則可收事半功倍之致
A盤點的前置工作
1 貨架上物品的擺設是否整齊乾淨
2 貨架的分類是否明確並且標示清楚
3 待進貨瑕疵物品異常品是否與陳列區清楚區分
4 人員的物品熟悉度及教育訓練是否充足
B盤點實施要點
1 全面盤點(期初期末盤點)或循環盤點
2 盤點的開始時間及預計結束時點
3 人員編組及人力分派
4 列印盤點單(可利用盤點機)
5 盤點機轉入或人工鍵入盤點數量
6 列印盤點報告單(盤盈盤損表)
C檢討此次盤點作業及問題研究
在【F系統支援】選擇【盤點作業】的選項會出現最近一張單據
操作方法
1由盤點機盤點
新增一張盤點單將盤點量輸
入盤點機再按
鍵直接將盤
點機中的資料傳送到系統
中按下 鍵即
可完成盤點作業
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2由人工手動盤點
A)新增一張盤點單按《A盤點產品轉入》鍵選擇欲盤點的產品編號可依全部產品廠
商產品類別儲放位置產品編號及庫存數量共六種選擇方式選擇所需的產品或者用
《新增明細》的方式輸入要盤點的品項接著按下《F3存檔》
B)按下《F7列印》報表選擇為「盤點單」列印出盤點單由人工盤點並將盤點量寫在盤點
單上
C)進入盤點作業點選《修改》將盤點量輸入系統中按下《存檔》後再按《轉入現有量》
鍵即可完成盤點作業
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
盤點日期 系統預設使用當天日期若不是當天日期可自行輸入盤點日期及時間
盤點單號 通常輸入完盤點日期後按【Enter】鍵後系統會直接帶出盤點單號預設
盤點人員 輸入該筆資料的盤點人員
盤點備註 補充欄位中所不足的資料
盤點倉號 選擇欲盤點的倉號 (多倉版)
《 Alt+A 》盤點產品轉入
按 可針對特定部份產品或廠商選取所需
的盤點商品
1先選擇轉入依據
2輸入起始編號及結束編號
3按下《Y確定》便可將符合條件的產品加入到盤點單中
《 Alt+B 》盤點機輸入
按 可先由盤點機盤點再直接
將盤點機中的資料傳輸到系統中可節省再輸入一
遍的時間
轉入現有量
當盤點完後且已經將盤點數量輸入至系統中後此時可按 鍵將盤點量轉入現有量
且同時在【庫存調整單】產生一張盤盈盤虧單即可完成盤點作業
相關項目產品基本資料員工基本資料庫存調整單
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第七章 系統支援
密碼設定
意義本設定首重資料保全功能系統依使用者名稱及密碼選擇性的開放系統功能可確
保資料的隱密性預防一些重要資料外流而設定通行密碼可依特定人員使用密碼才能執
行
進入時需輸入您的使用者密碼才有權限進入密碼設定中去新
增或是修改此設計目的在於防止管理者離開時他人趁機擅自
修改帳號權限
新增 增加完使用者名稱及密
碼後再設定使用功能明細（打
ˇ者為開放本項功能）
成本顯示若沒有打ˇ則該使
用者進入後台時基本資料的產
品欄位成本相關欄位則不顯示
備份作業
意義將所有資料另存一份應注意不要備份在同一部硬碟（以免硬碟實體損壞）同時為
保障資料安全應自訂備份期間如每週三六各一次
選定備份的目錄位置按下《開始備份》
鍵後即可完成備份作業
建議您在備份的檔案名稱 Data 後再加上
備份日期以避免備份資料太多產生混淆
註選擇備份路徑時需注意資料夾的名稱
應避免為空白或包含特殊符號如
gtlt$hellip等
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58
資料重整
意義當系統在操作途中因發生停電不正常關機或硬體發生故障而故造成系統資料中異常
現象導致資料毀損可利用本功能做一資料維護
注意執行資料重整時務必讓其他工
作站或前後台離線
編碼更改
意義因本系統中所有基本資料的編號只要存檔後就不能做修改的動作故在此設立一
個修改編號的程式
註因為基本資料中的編號會跟進銷貨產生連動關係為保持舊有歷史資料的正確性所以
更改編號時須在此更改以保持資料的完整若您要修改基本資料時請先到【2備份作業】
做資料備份的動作避免系統在編修的過程中發生停電或不明原因當機而造成資料流失
操作方法
1選擇欲修改的編號之資料
庫有客戶廠商產品員
工及產品類別資料檔共 5種供
選擇
2用滑鼠或按 F10 在原編號的
欄位上選擇欲更改的編號
3直接在新編號的欄位上輸入
新的編號
4按下《確定更改》鍵即可
完成編號更改的動作
軟體使用教學手冊
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系統顏色修改
意義覺得系統中預設的顏色不喜歡嗎想自創風格時可利用本功能修改畫面使用者可依
個人喜好修改使用的畫面其中必須注意的是修改畫面確定後按 Y 儲存設定 要先
離開本系統再重新進入本系統才能生效
若欲更換背景圖片圖
片格式可
為jpggifbmphellip
等檔案格式
改亂了可按系統預設
值變回原來樣式
行事曆管理
意義經常忘東忘西的寫在紙條上麻煩又不容易找利用本功能吧啟動系統時會提醒哦
操作方法
1 點選《新增》後輸
入事件日期時
間對象地點
事由事項的欄位
可註記細節事項
2 勾選事件提醒方
式若沒勾選便不
會出現提醒的訊
息
軟體使用教學手冊
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名片簿管理
意義可將重要的電話或經常聯絡朋友記錄在此容易找尋又不會丟可分類還有多項
詳細資料欄位可供利用
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
名片分類 可點選 開啟客戶分類的快選視窗
電子信箱 若有輸入 E-Mail 帳號則按下 可直接連結至 Outlook 發送信件
其他備註 補充欄位中不足的說明或做為某些特殊資料註記
選擇發送簡訊功能時可自動帶入行動電話號碼
操作方法請參照 基本操作方法
軟體使用教學手冊
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產品停用啟用處理
意義將產品基本資料中已經停產或停售長時間不使用的產品資料作停用處理可加快搜
尋的速度也增加盤點補貨等工作的效率若日後進貨時新進產品的條碼與停用產品
條碼相同時系統會出現警告訊息可直接將產品恢復續用
操作方法
1 產品停用
A)將欲停用的產品打勾勾選的品項會列在右上方的挑選清單列中確認後點選《停用》
停用的產品會列在下方的〈停售或停用之品項〉中
B)直接在產品基本資料中刪除的品項也會自動被系統列到停用產品中喔~
2 產品啟用
在欲恢復續用的產品上按一下滑鼠右鍵選擇《Y產品續用恢復》確認後該筆資料會
回復到產品基本資料中恢復續用的產品庫存量售價成本等均會歸零若要查看過去
的歷史進貨紀錄及銷貨分析請利用〈歷價〉及〈分析〉的功能
相關項目產品基本資料
軟體使用教學手冊
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產品成本重算
意義若於系統使用時發生停電或當機或硬體故障情形而造成平均成本有異常之情形可
利用此作業將平均成本重算
可選擇年或指定月份計算確
定無誤時可利用寫入功能將
目前平均成本更新
若平均成本重算後有發生的情形則執行《W將計算之平均成本寫入》後必須利用 資
料偵錯 功能將異常的產品資料修復接著再到產品基本資料中利用〈歷價〉重新寫入成本
相關項目產品基本資料資料偵錯
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63
資料偵錯
意義藉由資料偵錯系統來偵測錯誤的資料再加以修復是屬於軟體異常控管的一項重要功
能有如 Windows 中的磁碟偵錯功能
操作方法
選擇客戶資料檢測編號是否重 覆及累積點數預收金額數值溢位等異常檢測
選擇銷貨資料檢測編號是否重覆及小計金額銷貨成本數值溢位等異常檢測且可將銷
貨成本以目前平均成本置換但此項功能需在已驗證過產品資料且無異常的情況下才能進
行
選擇廠商資料檢測編號是否重 覆及異常資料偵錯
選擇產品資料檢測編號是否重 覆及最近進價平均成本及售價數值溢位等異常檢測
選擇進貨資料檢測編號是否重覆及異常資料偵錯
選擇訂貨資料則會重新計算產品檔中的被訂購量
選擇倉庫資料重新分析產品檔及倉庫檔中的庫存關聯結構並自動將錯誤修復
以上各個資料檔檢測後若有異常情形出現只需按《自動修復錯誤》鍵即可完成資料偵錯
修復的動作
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64
用戶使用記錄
意義可記錄各用戶進入系統的日期及時間及使用哪個功能表做哪些動作避免在多人
使用狀況下無法查到資料修改或刪除是由何人做的
流量統計
依據系統登入用戶別統計各動作的操作次數
在桌面上建立捷徑
意義當桌面上安裝的捷徑不小心刪除或在一開始安裝軟體時沒有建立捷徑皆可利用此功
能輕鬆在桌面上重新建立捷徑再也不用擔心找不到執行路徑
操作方式
1輸入前台工作站號若是單機版則不需輸入
2直接點選《1建立後台管理捷徑》或《2建
立 POS 前台捷徑》就會在桌面上自動建立捷徑
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65
備份還原
意義當您發現銷售前台進入後出現錯誤代碼或存檔後交易紀錄無法存入時代表銷售資料
庫已經遭受毀損備份還原能夠幫助您將資料還原到您最後一次做備份的狀態
1 請先將執行資料備份並記下您的備份目錄位置操作方式請參照 備份作業
2 請放入安裝光碟重新安裝或至我們的網站 wwwhiposcomtw 下載試用版本（切記版
本必須相同）
註請確定所有工作站或前台均已離線且無其他軟體正在執行
無需移除原本的軟體直接執行安裝即可
3 請至[開始][程式集][叡鴻 Hipos 軟體系列]點選[備份還原]或至電腦中的 csalewin 中
點選 備份還原exe 如圖所示選取您的備份目錄位置後點選《S開始還原》即可
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第八章 附件 其他技術支援
報表格式修改
利用 HiPOS 軟體中的報表系統工具可以自行修改報表的格式
系統工具的開啟方式
1《開始》rarr《程式集》rarr《叡鴻 HiPOS 軟體系列》rarr《報表系統工具》
2到電腦 csalewin 資料夾中將〈系統工具exe〉點滑鼠左鍵兩下開啟
自訂列印紙張大小
開啟系統工具後選擇要修改列印格式的報表後將紙張規格分別填入高度寬度上邊界
左邊界即可
例如原本是 A4(290210mm)格式要改
成列印中一刀格式直接修改高度
140寬度 210 就可以囉~
修改報表內容
1開啟系統工具後先選擇要修改的報表再按《修改報表》
2若要修改報表內容的位置以滑鼠圈選要移動的範圍後以larruarrdarrrarr移動或直接以滑鼠拖
曳至您預定的位置即可
3若要修改或增加文
字則先點選 報表控
制項工具列 上的
一下接著點一下要
修改的文字或要新增
文字的位置即可編
輯文字
4修改完成後點選
左上角的《檔案》rarr
《儲存》
軟體使用教學手冊
67
自訂瀏覽視窗表格樣式
意義因為使用者的螢幕大小及解析度設定的不同在瀏覽視窗中難免發生表格橫向欄位太
大或太小導致於查看資料時的不方便HiPOS 提供了自訂表格樣式的功能讓使用者調整好
欄位後可以存檔方便日後查看
操作方法
1將滑鼠移動到要調整的欄位框上會出現 符號以滑
鼠拖曳即可調整欄位大小
2調整好後如圖在內容的任一位置上按一下滑鼠右鍵選擇《儲存表格樣式》若是儲
存後不滿意可以選擇《恢復預設值》
滑鼠右鍵功能選單
意義建立資料時若已經有其他檔案格式的資料存在方便
複製貼到 HiPOS 軟體中
在 HiPOS 軟體中當欄位為可編修狀態下時可以按一下滑鼠
右鍵便能呼叫功能選單(複製貼上剪下)
看完了使用手冊仍然無法解決您的問題嗎本公司提供了多元的諮詢管道
本公司網站技術支援httpwwwhiposcomtw 文件知識庫
電話諮詢07-7030898
傳真專線07-7032066
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公司地址高雄縣鳳山市 830 埤北路 81 號
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68
庫存管理
基本庫存管理功能操作說明
標準作業流程
產品現有數量
產品基本資料中的現有數量欄位系統會自動依照進貨及銷貨統計並隨時更新產品現有量
因此為了保持現有量的正確性及產品成本的準確度請勿直接從產品基本資料的現有數量欄
位修改現有量
進貨作業
進貨時確實輸入正確的進貨量要留意進貨單位是否正確進貨及進貨退回時產品的庫存
量都會自動增減
庫存調整單(HiPOS-Light 版無此功能)
（一）使用時機
1 某產品的數量因毀損失竊hellip等非進貨及銷售而短缺或增加導致需要調整產品的現
有量時
2 由盤點作業中執行盤點量轉入現有量時若有差異量系統會自動產生一張庫存調整
單
（二）操作方式
1 進入【C進出貨】 rarr 【庫存調整單】
2 點選 【新增】rarr輸入日期單號經辦人員備註
3 點選 【新增明細】 rarr輸入【產品代號】
4 輸入【數量】是指實際數量與產品現有量的差異量例如 A產品實際量為 10 個產品
基本資料中的現有量為 8個兩者的差異量為 10－8＝+2數量的欄位輸入 2若 B產
品的實際數量為 15 個產品基本資料中的現有量為 20 個則差異量為 15－20＝-5
數量的欄位便輸入-5
5 點選【存檔】後產品現有量便會隨著調整
（三）附註
HiPOS-Light 版若平時發現產品數量有錯誤請直接利用【盤點作業】的轉入現有量功
能來調整產品的現有量
軟體使用教學手冊
69
庫存日消耗表
（一）當日消耗表列出查詢日期當天的庫存數量變動情況用來驗證庫存量的正確性
（二）逐日消耗表列出前一次結轉日至查詢日期當天的庫存數量變動情形用來驗證庫存
量的正確性另可將計算後的存量寫入帳面量(產品基本資料中的現有量)
（三）使用時機每日營業結束利用庫存逐日銷耗表檢驗庫存正確性
庫存月消耗表
（一）報表意義列出查詢當月份的庫存數量變動情形用來驗證庫存量的正確性另可將
計算後的實際現有量寫入帳面量(產品基本資料中的現有量)並轉入產生下月期初量
（二）使用時機每月底結束營業後或每月初開始營業前
（三）操作方式
1 檢視庫存月消耗表上的異動資料及現有量是否均正確當計算後存量與目前帳面存量
不符時會以黃色警示
2 確認無誤後按下 出現如下視窗再次確認
盤點作業
（一）盤點前置作業
1 貨架上物品的擺設是否整齊乾淨
2 貨架的分類是否明確並且標示清楚
軟體使用教學手冊
70
3 待進貨瑕疵物品異常品是否與陳列區清楚區分
4 人員的物品熟悉度及教育訓練是否充足
（二）操作方式
1 進入【F系統支援】rarr【盤點作業】rarr【新增】rarr輸入日期單號盤點人員備註
2 在【產品代號】輸入要盤點的產品rarr【存檔】rarr【列印】選擇【盤點單】
3 進行人工盤點工作
4 進入【盤點作業】rarr【修改】rarr在【盤點數量】輸入實際盤點數量rarr【存檔】
5 選擇【轉入現有量】即可將盤點量轉入到產品基本資料中的現有量
（三）操作秘訣
2 利用【新增明細】可一項項將要盤點的產品輸入
3 利用【盤點產品轉入】可以選擇一次將所有產品輸入或者依照廠商別產品類別儲
放位置產品編號輸入
4 務必確實將盤點量輸入盤點單的「盤點數量」欄位中盤點數量請勿輸入負數
（四）盤點要點
1 全面盤點及循環盤點除了期初或期末的全面盤點之外應固定每隔一段時間做循環
盤點循環盤點可以依照產品類別儲放位置或者產品編號等等例如固定每個月作
一次循環盤點第一個月盤點第一排貨架的商品第二個月盤點第二排貨架的商品
2 盤點時效盤點開始到盤點結束的時間盡量不要超過預定時程為了防止盤點錯誤應
避免盤點期間同時進貨銷售盤點完畢應即時將盤點量轉入現有量
3 盤點差異量軟體系統中的現有量欄位嚴格來說是帳面上的產品數量而盤點量則是
實際庫存的數量軟體操作過程有疏失產品瑕疵失竊及盤點錯誤等許多因素均
可能導致帳面上的數量與實際庫存不符的情況因此有盤差是可以被接受的但若差
異量太大時管理者便應觀察是哪個環節出了問題
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71
上線一段時間後初次執行盤點作業或庫存日月銷耗表
說明
1過去進貨或庫存有異時均直接修改產品現有量
2使用一段時間後才執行庫存月銷耗表結轉
3更新版本或重新安裝執行資料備份還原或者它系統資料轉檔匯入
上述情況可能會發現期初量都是 0以致計算後存量與帳面存量產生極大的誤差
作業流程
期初開帳作業
（一）使用時機
1 初次使用者
2 已經上線一段時間的使用者
3 更版或重新安裝系統後執行備份還原的使用者
4 產品現有量正確而庫存日月銷耗表中的現有量完全不對者
（二）操作方式
1 進入【A基本資料】rarr【產品基本資料】確認產品現有量均為正確的數量
2 按【Alt+F】開啟庫存量期初開帳作業視窗rarr選擇「轉入期初月份」rarr【確定】
3 此一動作可以根據產品基本資料中的現有量去重新計算出庫存日月銷號表中的現有
量並且反算出期初量
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72
常見 QampA
產品基本資料中的現有數量與實際庫存量不符合
1 僅有少數幾項產品的庫存量不符時可利用「庫存調整單」做調整
2 多項產品的庫存量不符時利用「盤點作業」並將盤點量「轉入現有量」
3 每日營業結束時可利用「庫存逐日消耗表」核對產品庫存量並將正確量寫入現有量
4 檢視產品-進出異動表可查明是否有單據數量錯誤
產品現有量不會隨銷售或進貨變動
1 執行資料重整
2 檢查前台 Alt+F5 銷售記錄是否正常若銷售存檔後無銷售紀錄或者銷售明細僅有時間及
金額代表資料庫已經損壞
3 檢查銷售及進貨時的產品編號是否一致
4 檢查產品基本資料中產品是否有重複建檔換言之相同的產品名稱是否有兩個不同的
產品編號
庫存日月消耗表中的期初量為零導致統計後的現有量錯誤
1 發生原因沒有將上月底的庫存作結轉寫入本月期初
進入【庫存月消耗表】rarr列印年月輸入上個月份rarr執行結轉
2 發生原因Ⅰ曾經從產品基本資料中的現有量欄位直接修改數量
Ⅱ更版或備份還原後沒有執行期初開帳的動作
進入產品基本資料執行【Alt+F 期初開帳作業】
3 當月底營業結束時請檢視庫存月消耗表核對庫存量並執行結轉的動作將正確量寫入現
有量及寫入次月期初量
庫存日月消耗表中的調入量與實際調整的數量不符合
1 發生原因盤點作業轉入現有量時重複執行轉入現有量的動作
2 進入【庫存調整單】rarr點選【瀏覽】尋找備註中盤點轉入單號重複的資料
3 刪除重複的調整單即可
利用盤點量轉入現有量卻發現某些產品仍然與實際庫存量不符合
1 發生原因 盤點數量錯誤
盤點作業中盤點數量輸入錯誤
營業時間進行盤點工作盤點後到轉入現有量的過程中產品銷售出去而未作
調整
2 利用「庫存調整單」調整現有量
3 HIPOS-Light 版利用「盤點轉入現有量」作調整
軟體使用教學手冊
73
已經將盤點量轉入現有量之後發現盤點時數量點錯
1 利用「庫存調整單」調整現有量
2 HIPOS-Light 版利用「盤點轉入現有量」作調整
連續數月都有做庫存月消耗結轉但庫存月消耗中某些產品的現有量卻總是有誤差
1 發生原因每個月結轉的時間點有誤
2 進入【庫存月消耗表】rarr列印年月輸入本月份rarr列印出該張報表或記下該報表的ldquo期初
量rdquo
3 重新進入【庫存月消耗表】rarr列印年月輸入上一個月份
4 比較本月份的ldquo期初量rdquo及上個月份的ldquo現有量rdquo是否相同若上個月份的現有量比本月
份的期初量少代表上一個月結轉之後仍有作銷售或調整
例如430 下午 200 做結轉將正確量寫入下月期初（產生 5月份的期初量）但是 430
下午 300 又陸續作了銷售或調整庫存量
5 做法
盤點機盤點時架上無庫存的 產 品 會 漏 盤
新增盤點單時選擇【盤點產品轉入】將全部產品轉入並將【盤點數量】全部修改為 0
將盤點機中的資料轉入該盤點單存檔後將盤點量轉入現有量
4 月
5 月份
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74
選購模組功能簡介
簡訊 SMS 發送模組
SMS 簡訊發送功能透過網際網路直接由 HiPOS 軟體系列中發送簡訊至客戶的行動電話能夠達
到迅速確實即時傳遞訊息及行銷的效益
HiPOS 門市及進銷存 v6 以後都可使用免申請儲值後馬上開通
功能特色
1 低廉的發送費用
一般使用手機發送簡訊每通大約 $25~ 35 之間使用 HiPOS SMS 每通只要 11~13 之
間足足省了 50
2 搭配 HiPOS 軟體分析有效客戶發送
利用 HiPOS 的各項統計如累積點數已購商品累積消費金額生日等等的各項數
據做有效的簡訊廣告行銷並且會自動過濾重覆的電話及統計發送的通數
應用 1 生日到時發送祝賀簡訊並告知來電優惠方案
應用 2 廠商新商品推出時可過濾已購買同類商品的客戶清單做簡訊廣告發送hellip更多應用
等你來發掘
3 大量簡訊發送
除了對單一客戶發送簡訊外大量發送簡訊的功能可同時對多個客戶行動電話號碼發送簡
訊
4 簡訊發送時效性佳
簡訊發送後正常情況下約 3~10 秒鐘就可即時將簡訊傳送到客戶手機重要訊息不怕客戶
收 不 到 若 因 故 對 方 無 法 接 收 將 會 自 動 重 發 直 至 發 送 成 功 或 滿 24 小時止
5 常用訊息片語編輯
「常用訊息」功能可以編輯儲存常用的簡訊內容可以加快編寫簡訊的速度
6 預約發送
可自定要發送的時間時間到才發送簡訊更有效率的廣告效益
軟體使用教學手冊
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單一簡訊發送
在會員基本資料廠商基本資料員工基本資料中
按下 即可發送簡訊
大量簡訊發送
﹝統計報表﹞rarr﹝C會員郵寄標籤大量簡訊﹞依照
條件選擇要發送簡訊的對象後點選《S發送簡訊》
即可將簡訊發送到所選擇的對象
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26
4 POS 週邊參數
欄位名稱 欄位說明
設定錢櫃連接至電腦主機的阜口或錢櫃連接至發票列印機的阜口可
按空白鍵切換選項
錢櫃連接阜 錢櫃連接至電腦【RS】rarrRS232 介面【COM】rarr型號 CR3104【PRN】
rarr列表機連接阜
錢櫃連接發票機【POS】rarr型號 CR3101【UDF】
設定價格顯示器連接至電腦主機的阜口可按空白鍵切換選項 價格顯示器連接阜
【COM】rarr型號 PD71007200 系列【WDP】rarr型號 WD304
盤點機型號 設定盤點機的型號可選擇 1 CPT-711 或 2 PT600
盤點機連接阜 設定盤點機連接至電腦主機的阜口
設定條碼列印機的型號可按空白鍵切換選項
條碼列印機型號 【Z-S300】【Z-S400】【ZEBRA】rarrZebra 廠牌型號
【CLEVER】【TTP243】rarr型號 Clever TTP243
【OTHER】rarr其他
條碼列印機連接阜 設定條碼列印機連接至電腦主機的阜口
發票列印機（兩聯式） 設定發票列印機的型號可按空白鍵切換選項
發票列印機（三聯式） 【CHN】rarr型號 PP2020【POS】rarr三聯式發票機
【WPS】rarr型號 WP-103S
收據列印機 設定收據列印機的型號可按空白鍵切換選項
條碼機連接的工作站號 若要從進貨單中列印條碼後台工作站號須與條碼機工作站號一致
註1一般電腦主機的連接阜口只有 1~2 個建議選購擴充卡以提高穩定性
2由於 POS 的相關硬體週邊繁多若有 POS 週邊設定問題請洽詢本公司
3POS 周邊均有指定型號若您所使用的非本公司指定之型號不保證其相容性
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27
第四章 進出貨
進貨
進貨作業 意義商品進貨輸入轉入產品現有量中並計算相關成本產生應付帳款
在〈C進出貨〉中選擇〈1進貨作業〉進入後所出現的是日期最近的一張進貨單據如
左圖所示
按【瀏覽】可看所有進貨單明細
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
進貨日期 系統會直接帶出當天的日期若不是當天的進貨則請自行輸入正確的進貨
日期
進貨單號 通常輸入完『進貨日期』按【Enter】鍵後系統會直接帶出『進貨單號』
預設採用進貨日期 + 流水號共 10 碼
廠商編號 按【F10】鍵開啟查詢視窗請確實輸入本公司是向哪一家廠商進貨此項資
料在【6付款作業】有相關聯
發票號碼 若此張進貨單是有稅額的則需輸入發票號碼若沒有發票則無需輸入
原始單號 可輸入廠商進貨時的原始進貨單號方便日後查帳時可直接查詢廠商的進貨
單號
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28
經辦人員 輸入此張進貨單是由哪位員工建檔
取用預付 從已經付給廠商的預付款中沖銷該筆帳款此項資料在【6付款作業】有相
關聯注意若取用預付所輸入的金額大於預付餘額時超出的金額將累加
到該張進貨單的未付金額
倉號 選擇進貨的倉號（倉庫）適用於多倉版
帳款日期 在【廠商基本資料】中若已有設定帳款日在此處會自動帶出帳款日期此
項資料在【6付款作業】有相關聯
稅別 在【廠商基本資料】中若已有設定稅別在此處會自動帶出其稅別或可自
行切換其他稅別的計算方式
稅前金額 進貨單中未含稅額的小計金額
已付金額 指已付給廠商的「訂金或金額」
折扣金額 廠商給予的折扣金額
未付金額 即〔稅後總額 - 已付金額 - 折扣金額〕
稅後總額 即〔稅前金額 + 營業稅〕
貨單備註 補充欄位中不足的部份或做為某些特殊資料註記
新增進貨單
步驟 1 單身建立
按 新增 鈕或 Insert 鍵出現一張新空白單據填入各項必備資料
步驟 2 建立進貨品名細項
按 鈕加入所進貨產品的項目進貨產品多樣時亦可用 一次勾選
產品編號可輸入產品編碼原廠料號產品條碼 系統會自行轉成產品編號 亦可採用條
碼閱讀機輸入鍵入單價及數量若有接條碼機可一併輸入預列印的條碼張數之後核對稅
前金額及稅後總額無誤後按存檔鍵將該筆進貨單存入
進貨單據修改
按快速鍵 Enter 或 修改 鈕若有必要再針對某一張單據作修改（或加入一筆資料）的話
可移動光棒至欲修改的單據後按 Enter 進入修改狀態後如同建立進貨單之方式建立即可
註 已付款沖帳之單據不可修改若須修改必須進行反沖帳後才能更改單據
歷史記錄
按 可將該進貨廠商所有的歷史進貨單據列出來在修改或新增的模式下按 Enter
鍵可取回再針對差異部份進行修改
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29
單品比價
按 可查看指定的單項產品的進退貨記錄及各廠商比價記錄該項產品的歷史進退
貨日期單價數量金額及廠商hellip等資料均會顯示出來並且將最低價與最高價之供應商
供應價格及平均成本列出來也可重新計算平均成本選擇是否將成本寫入產品或將最低價
廠商成為主供應商
產品新增
若進貨單中有新進產品時可按 新增產品進入產品基本資料新增的畫面請參照 產
品基本資料設定
庫存查詢
按 可查詢目前的庫存量避免庫存量過多的情形
條碼列印
按條碼列印可列印該筆進貨單中有輸入條碼張數的所有產品條碼
單據列印《F7》
操作方式請參照 基本功能指引
相關項目廠商基本資料產品基本資料系統參數設定應付支票付款作業
進貨退回作業
〈2進貨退回作業〉與上述〈1進貨作業〉的操作方法略同故不重述
相關項目廠商基本資料產品基本資料系統參數設定應付支票付款作業
軟體使用教學手冊
30
進退貨資料統計
意義可直接在此項功能表中查詢進貨及退貨的詳細情形而不必再到【1進貨作業】或【2
進貨退回作業】中個別查詢可節省使用者的時間
1 在【C進出貨】選擇【3進退貨資料統計】選項後所出現的畫面如下圖
2 可依使用者的需要去設定所要查詢的時間廠商進貨退貨已付款未付款及全部
可單獨查詢一家或者是一次查詢多家做為付款對帳單與付款作業有相關聯
列印報表可選擇進退貨資料簡表進退貨資料
明細表進退貨資料總表共三種報表
相關項目進貨作業進貨退回作業
軟體使用教學手冊
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進貨採購建議
意義採購建議書為針對自定的需求讓系統作一庫存的統計擬定一份最精確的採購建議
書或訂購單
操作方法
1在〈C進出貨〉選擇〈4進貨採購建議〉如圖所示
2設定所欲查詢的條件後按《Y確定》即可
條件設定
查詢指定廠商現有產品庫存量lt=安全存量之品項
查詢指定廠商現有產品庫存量lt=請購點之品項
查詢指定廠商的所有產品全部列出
查詢指定廠商產品被訂購量gt=現有量之品項
查詢指定廠商產品全部訂購保留量gt0 之品項
可再設排列方式如依產品編號名稱存量價格等再選擇由排大到小或由小排到大
查詢單一廠商時廠商編號起訖部分輸入同一個編號即可或者不輸入表示要全部的資料
註
產品比價請參照【產品基本資料】中歷史進價記錄有詳細說明
若確定要列印報表則需要先勾選所需的產品編號可一次勾選單一項產品或按《全部選擇》
勾全部產品若都不需要則可按《全部不選》取消先前所勾選的產品欄位
勾選好欲列印的產品後按《列印》鍵列印報表中可選擇產品採購建議表或產品訂購單二
種報表
相關項目廠商基本資料產品基本資料 進貨作業
軟體使用教學手冊
32
調撥作業 多倉版
意義此功能只有在系統設定使用「分倉」的管理模式時才能輸入資料其用途是做不同倉
庫間貨品的調撥
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
調撥日期 通常一開始系統會先直接帶出當天的日期若不是當天的調撥則請自
行輸入正確的調撥日期
調撥單號 通常輸入完『調撥日期』按【Enter】鍵後系統會直接帶出『調撥單號』
預設採用調撥日期 + 流水號
經辦人員 輸入此張單據的經辦人員
撥出倉號 選擇是由哪一個倉庫撥出的
調入倉號 選擇要調入哪一個倉庫
貨單備註 補充欄位中不足的部份或做為某些特殊資料註記
相關項目銷售前檯產品基本資料其他編號設定進貨作業進貨退回作業
軟體使用教學手冊
33
報價
意義客戶下訂單或出貨前需要先做報價動作時即可利用此功能將待日後可直接轉成
訂貨單
在〈C進出貨〉選擇〈D報價作業〉進入後所出現的是日期最近的一張訂貨單據
如下圖所示
操作方式請參照 進貨作業
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
報價日期 通常系統會直接帶出當天的日期若不是當天的報價則請自行輸入正確的
報價日期
報價單號 通常輸入完『報價日期』按【Enter】鍵後系統會直接帶出『報價單號』
預設採用報價日期 + 流水號
客戶編號 請確實輸入此張報價單是出給哪個客戶可按 F10 開啟客戶選擇視窗此項
資料在〈訂貨作業〉有相關聯
交貨日期 輸入預計的交貨日期
交貨方式 預計的交貨方式可下拉選單方式選取
經辦人員 在【客戶基本資料】中若已有設定業務歸屬在此處會自動帶出業務代號
若沒有設定請自行輸入經辦業務代號
稅前金額 報價單中未含稅的小計金額
稅 別 在【客戶基本資料】中若已有設定稅別在此處會自動帶出其稅別或可自
行切換其他稅別的計算方式
稅後總額 即[稅前金額+營業稅]
折扣金額 給予客戶的折扣金額
貨單備註 補充欄位中不足的部份或做為某些特殊資料註記
軟體使用教學手冊
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特項功能說明
歷史記錄
瀏覽該客戶的報價訂貨紀錄可開啟《F2 查詢》快速查詢某一筆資料《Ctrl+C》可以拷
背瀏覽的單據內容到目前新增的報價單中
單品歷史
查看單品的所有報價訂貨出貨的歷史記錄
庫存查詢
即時查詢該項產品的庫存量
採購建議
在報價作業時需要查看某項商品的進貨計錄時可按 查看歷史進價及各廠商比價
記錄詳細資料
轉訂貨單
確認訂貨內容同本張報價單時可按 將此張報價單直接轉成訂貨單
多選輸入
可一次勾選多項產品到報價單中加快作業速度
報價單轉 Excel 格式 選擇〈F7列印〉如圖所示按《F6轉 Excel》即可將報價單轉成 Excel 檔
相關項目客戶基本資料產品基本資料訂貨作業
軟體使用教學手冊
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訂貨
訂貨作業
意義客戶不需要立即拿到商品或是目前倉庫中並無此商品存貨則就可先在此處輸入客
戶訂貨單待日後再行轉出貨
進入本功能後所出現的是日期最近的一張訂貨單據如下圖所示
按『瀏覽』可瀏覽所有的訂貨單據詳細操作方式請參考 報價作業
若訂單未轉出貨每次進入系統時會先顯示【未交貨訂單資料提示】
軟體使用教學手冊
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欄位說明
欄位名稱 欄位說明
訂貨日期 通常系統會先直接帶出當天的日期若不是當天的訂貨則請自行輸入
正確的訂貨日期
訂貨單號 通常輸入完『訂貨日期』按【Enter】鍵後系統會直接帶出『訂貨單號』
預設採用訂貨日期 + 流水號
客戶編號 請確實輸入本張訂單是由哪一家客戶所訂此項資料在【出貨作業】裡
有相關聯
交貨日期 輸入預計出貨的日期
交貨方式 預計的交貨方式可下拉選單方式選取請確實輸入
經辦人員 在【客戶基本資料】中若已有設定業務歸屬在此處會自動帶出業務代
號若沒有設定請自行輸入經辦業務代號
倉號 輸入預計是由哪一個倉庫出貨此功能僅用於多倉版
來源單號 輸入這張訂貨單是以哪一張報價單號內容為依據可按【F10】開啟快速
查詢視窗直接挑選報價單號及產品明細
稅前金額 報價單中未含稅的小計金額
稅 別 在【客戶基本資料】中若已有設定稅別在此處會自動帶出其稅別或
可自行切換其他稅別的計算方式
稅後總額 即[稅前金額+營業稅]
折扣金額 給予客戶的折扣金額
預收金額 輸入向客戶預收的貨款金額
未收金額 即﹝稅後總額－預收金額﹞
貨單備註 補充欄位中不足的部份或做為某些特殊資料註記
特項功能說明
歷史單據轉入訂單
直接將過去的報價單或訂貨單據內容明細轉入到目前新增的訂貨單中
操作方法
1在【來源單號】的欄位按《F10》開啟轉入單據瀏覽視窗
2以滑鼠或鍵盤uarrdarr鍵挑選要轉入的單據後按《Enter》
3勾選要轉入的品項後按《Y確定轉入》即可
軟體使用教學手冊
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轉出貨單
確認出貨內容同本張訂單時可按 可將此張訂單直接轉成出貨單
訂貨單轉 Excel 格式 選擇〈F7列印〉如右圖所示按《F6轉 Excel》即可
相關項目客戶基本資料產品基本資料報價作業出貨作業
訂貨資料統計 意義查詢客戶訂貨及交貨情況 可依使用者的需要去設定所查詢時間客戶交貨日期已交貨未交貨及全部可單獨查詢一家或
者是一次查詢多家做為客戶訂貨交貨的依據
操作方式同進退貨資料統計
相關項目客戶基本資料產品基本資料出貨作業訂貨作業
軟體使用教學手冊
38
出貨
出貨作業
意義商品出貨輸入存檔以便查詢送貨量與應收客戶帳款
進入本功能後所出現的是日期最近的一張出貨單據如下圖所示
操作方法請參照 基本功能指引
按『瀏覽』可瀏覽所有的出貨單據
軟體使用教學手冊
39
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
出貨日期 通常系統會直接帶出當天的日期若不是當天的出貨則請自行輸入正確
的出貨日期
出貨單號 通常輸入完『出貨日期』按【Enter】鍵後系統會直接帶出『出貨單號』
預設採用出貨日期 + 流水號
客戶編號 請確實輸入本公司是出貨給哪一家客戶此項資料在【收款作業】中有相
關聯
發票號碼 若此張出貨單是有稅額的則需輸入發票號碼若沒有發票則無需輸入
交貨方式 可以下拉選單方式選取請確實輸入
業務人員
在【客戶基本資料】中若已有設定業務規屬在此處會自動帶出業務代號
若沒有設定請自行輸入經辦業務代號此項資料在【員工業績統計表】
有相關聯
訂單號碼 由訂貨單中轉至出貨單的訂單號碼在訂單作業中有詳細的說明
取用預收 對於有預收貨款的客戶直接從預收的金額中支付本筆貨款
倉號 可設定是由哪個倉庫出貨僅限用於多倉版
帳款日期 在【客戶基本資料】中若已有設定帳款日期在此處會自動帶出帳款日期
此項資料在【收款作業】有相關聯
稅前金額 出貨單中未含稅額的小計金額
稅別 在【客戶基本資料】中若已有設定稅別在此處會自動帶出其稅別或可
自行切換其他稅別的計算方式
稅後總額 即〔稅前金額 + 營業稅〕
折扣金額 給予客戶的折扣金額
已收金額 指已向客戶收的「訂金或金額」
未收金額 即〔稅後總額 - 已收金額 - 折扣金額〕
貨單備註 補充欄位中不足的部份或做為某些特殊資料註記
特項功能說明
歷史記錄 《Alt＋4》
按 可將該出貨客戶所有的歷史出貨單據列出來在修改或新增的模式下按 Enter 鍵可
取回再針對差異部份進行修改
單品歷史 《Alt＋5》
按 可針對指定的單項產品的將其出貨記錄列出來在此不分客戶可供比價用
軟體使用教學手冊
40
進貨記錄 《Alt＋6》
按 可針對指定的單項產品的進貨記錄可避免出貨的金額低於進貨金額
庫存查詢 《Alt＋7》
按 可查詢各倉庫的庫存量避免無貨可出的情形
多選輸入
可一次勾選多項產品到報價單中加快作業速度
SMS 簡訊發送
可發送簡訊通知該客戶
相關項目客戶基本資料產品基本資料系統參數設定出退貨資料統計應收支票已過期支票
收款作業庫存月銷耗報表盤點作業
出貨退回作業 【8出貨退回作業】與【7出貨作業】的操作方法略同故不重述
相關項目 客戶基本資料產品基本資料系統參數設定出退貨資料統計 應收支票已過期支
票收款作業庫存月銷耗報表盤點作業
出退貨資料統計 意義可直接在此項功能表中查詢出貨及出貨退回的詳細情形而不必再到【7出貨作業】或【8出
貨退回作業】中個別查詢可節省使用者的時間
可依使用者的需要去設定所查詢時間客戶出貨退貨已收款未收款及全部可單獨查詢一家
或者是一次查詢多家做為收款對帳單與收款作業有相關聯
相關項目 出貨作業出貨退回作業
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第五章 帳務管理 會計
付款作業
意義此功能是用來記錄付款作業的日期廠商支付類別及沖帳金額以備日後查核
當公司進貨後要付款時則需到此處建立新的付款作業
操作方法
1《新增》依序輸入付款日期登錄人員廠商編號帳款日期後按下【S查詢】會列
出該廠商在帳款日期區間內未付款的單據
註(1)請務必輸入付款廠商否則可能導致查詢不到未付帳款單據
(2)此處帳款日期是指進貨單中的帳款日期若您不確定帳款日期區間可空白不輸入直
接按下【S查詢】會列出所有的未付款單據
2勾選要沖銷的單據並輸入付款的現金金額票據金額等《存檔》即可
註若一筆貨款並非一次沖銷完畢則先在【沖帳金額】的欄位輸入此次要沖帳的金額後再
將該筆單據打勾即可
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欄位說明
欄位名稱 欄位說明
付款日期 系統預設使用當天日期若不是當天日期可自行輸入付款日期
付款單號 通常輸入完付款日期後按【Enter】鍵後系統會直接帶出付款單號預設採
用付款日期+流水號
登錄人員 輸入該筆資料的登錄人員
廠商編號 可按 F10 開啟快速查詢視窗選擇所需的廠商編號
帳款日期 輸入欲查詢的帳款日期區間此處帳款日期是以出貨單中的帳款日期為依據
應付總額 該家廠商在查詢的帳款日期區間中應付帳款總金額
現金金額 輸入付款的現金金額若此筆帳款不是由現金支付則此欄位不需輸入
票據金額 輸入開立支票的金額若此筆帳款不是由支票支付則此欄位不需輸入
其他折讓 輸入折讓的金額
取用預付 取用預付餘額中的金額來沖銷必須在預付餘額欄位中有金額才能做此功
能
累入預付 可預先付一筆帳款分多次沖銷預付的金額則輸入在此處
預付餘額 預付金額中尚可沖帳的餘額
沖帳合計 可用滑鼠勾選欲沖銷的單據號碼系統會自動將總金額統計出來若此次付
款金額與欲沖帳合計金額不符則存檔時系統會出現警示
備註 補充上述欄位中所不足的資料
其他操作說明請參照 基本功能指引
相關項目 廠商基本資料產品基本資料系統參數設定進貨作業進貨退回作業
進退貨資料統計應付支票已過期支票
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現金日記帳
意義是對於公司每日現金收支流向的資料管理
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
日期 系統預設為當天的日期及時間 若不是可另行輸入
項目科目 輸入收支的會計科目例如水電費郵電費文具費等等亦可按 F10
或快擊滑鼠二下即可開啟選擇視窗
類別 可選擇支出或收入二種
金額 輸入收入或支出的金額
摘要 可更詳細記錄每筆帳目資金流向的明細和用途當此欄有輸入明細時存
檔後在畫面右邊「註」的框框會有ˇ
註項目科目按 F10 或快擊滑鼠二下可開啟選擇視窗自建較常使用的會計科目片語如
此一來以後輸入現金科目時只需點選即可而不必再另外輸入片語節省操作時間
相關項目其它編號設定
銀行存提作業
意義記錄公司與往來銀行的帳戶情形方便日後帳戶管理
進入後畫面如
做圖所示
畫面左半部是
銀行帳戶瀏
覽右半部是帳
戶存提資料瀏
覽
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欄位說明
欄位名稱 欄位說明
安全餘額 此銀行帳戶的安全餘額此欄與〈銀行基本資料設定〉有相關聯
現在餘額 目前此銀行帳戶中的實際餘額
存提日期 系統預設為當天的日期及時間 若不是可另行輸入
存提單號 通常輸入完存提日期後按【Enter】鍵後系統會直接帶出存提單號預設採
用存提日期+流水號
金額 輸入存提的金額
存提類別 選擇存提的類別有存款支票存款提款及支票付款四種
支票號碼 輸入存提的支票號碼若不是由支票存提則此欄位不需輸入
餘額 建立此存提單時銀行帳戶中所剩餘的可用餘額
其他備註 補充上述欄位中所不足的資料
註在應收(付)支票中所有由此帳戶所開出兌現後的支票金額皆會自動轉入此處
其他操作說明請參照 基本功能指引
重新計算帳戶餘額
若有新增或修改存提單時按下 即可更新該銀行帳戶的現在餘額更便利於隨
時掌握各銀行帳戶中的可動用金額
相關項目 其他編號設定應付支票應收支票
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（收）款作業
意義此功能是用來記錄收款作業的日期客戶收款明細及沖帳金額以備日後查核
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
收款日期 系統預設使用當天日期若不是當天日期可自行輸入收款日期
收款單號 通常輸入完收款日期後按【Enter】鍵後系統會直接帶出收款單號預設採
用收款日期+流水號
登錄人員 輸入該筆資料的登錄人員
客戶編號 可按 F10 開啟快速查詢視窗選擇所需的客戶編號
帳款日期 輸入欲查詢的帳款日期區間
應收總額 該家廠商在查詢的帳款日期區間中應收帳款總金額
現金金額 輸入收款的現金金額若此筆帳款不是由現金收入則此欄位不需輸入
票據金額 輸入收款支票的金額若此筆帳款不是由支票收入則此欄位不需輸入
其他折讓 輸入折讓的金額
取用預收 取用預收餘額中的金額來沖銷必須在預收餘額欄位中有金額才能做此功
能
累入預收 可預先收一筆帳款分多次沖銷預收的金額則輸入在此處
預收餘額 預收金額中尚可沖帳的餘額
沖帳合計 可用滑鼠勾選欲沖銷的單據號碼系統會自動將總金額統計出來若此次收
款金額與欲沖帳合計金額不符則存檔時系統會出現警示
備註 補充上述欄位中所不足的資料
相關項目出貨作業客戶基本資料出貨退回作業應收支票
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應（付）帳齡分析表
意義此分析表是用來顯示尚未付清給各個廠商的應付帳款其帳齡分佈在各個設定期間的
統計數據
圖片左邊的日期區間可依使用者的統計習慣去設定設
定好後只需按【設定為預設值】鍵則每次進入系統時
依此設定統計
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
開始廠商 可按 F10 開啟快速查詢視窗選擇欲查詢的開始廠商編號
結束廠商 可按 F10 開啟快速查詢視窗選擇欲查詢的結束廠商編號
帳齡種類 可選擇 1帳款日期或 2銷貨日期二種
報表標題 可選擇 3天數或 4日期二種為報表標題
結束日期 系統會自動帶出當天日期若不是可自行輸入欲查詢的結束日期
相關項目廠商基本資料進貨作業進貨退回作業進退貨資料統計表付款作業
應（收）帳齡分析表
意義此分析表是用來顯示各個客戶尚未付清的應收帳款其帳齡分佈在各個設定期間的統
計數據
操作方式請參照 應（付）帳齡分析表
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
開始客戶 可按 F10 開啟快速查詢視窗選擇欲查詢的開始客戶編號
結束客戶 可按 F10 開啟快速查詢視窗選擇欲查詢的結束客戶編號
帳齡種類 可選擇 1帳款日期或 2銷貨日期二種
報表標題 可選擇 3天數或 4日期二種為報表標題
結束日期 系統會自動帶出當天日期若不是可自行輸入欲查詢的結束日期
相關項目客戶基本資料出貨作業出貨退回作業出退貨資料統計表收款作業
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應收帳款
意義用來顯示某段時間內應收帳款的彙總資料報表
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
帳款種類 可選擇依 1客戶別或 2業務別做為應收帳款報表的依據
帳款日期區間 輸入欲查詢的起迄日期
統計客戶區間 可按 F10 開啟快速查詢視窗輸入欲查詢的客戶編號
統計業務區間 輸入欲查詢的業務編號
報表種類 可自行選擇共有明細表簡要表及應收總表三種報表
是否含前期未
收款之明細
若所查詢的日期區間之前仍有尚未收取的款項則可在此欄位中打ˇ就
可顯示前期未收款之明細
相關項目客戶基本資料產品基本資料員工基本資料出貨作業出貨退回作業出退
貨資料統計表
應付帳款
意義用來顯示某段時間內應付帳款的彙總資料報表
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
帳款種類 可選擇依 1廠商別或 2經辦人員別做為應付帳款報表的依據
帳款日期區間 輸入欲查詢的起迄日期
統計廠商區間 可按 F10 開啟快速查詢視窗輸入欲查詢的廠商編號
統計經辦區間 輸入欲查詢的經辦人員編號
報表種類 可自行選擇共有明細表簡要表及應收總表三種報表
是否含前期未
付款之明細
若所查詢的日期區間之前仍有尚未付清的款項則可在此欄位中打ˇ就
可顯示前期未付款之明細
相關項目廠商基本資料產品基本資料員工基本資料進貨作業進貨退回作業進退
貨資料統計
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票據
應(付)支票
意義可沖銷應付帳款中所有由支票給付的記錄節省會計人員作帳以便查詢核對廠商的
帳款
進入本功能後出現所有應付票據資料視窗以票據到期天數作為循序排列條件
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
開票日期 系統預設使用當天日期若不是當天日期可自行輸入開票日期
支票類別 支票的種類此處為應付支票
支票號碼 開立支票上的號碼
支票金額 開立支票上的金額
來源單號 輸入這張支票是要沖銷哪一張【付款作業】中的進貨單號
廠商編號 可按 F10 或 鍵開啟快速查詢視窗選擇所需的廠商編號
廠商名稱 廠商編號選定後會自動帶出該廠商名稱
到期日期 開立支票上的到期日期
兌現日期 這張支票預計何時會兌現的( 因有時票據的交換需時 1~3 個工作天金額
才能真正入帳)
票據狀態 目前票據的狀態有未兌兌現退票作廢領取及其他共六種
開票銀行 選取開立的支票銀行 若尚未設定請至【其他編號設定】中的銀行基本資料設定
銀行名稱 開票銀行選定後會自動帶出該銀行名稱
其他備註 補充上述欄位所未提到的
未兌支票總額 系統會自動統計所有未兌現的支票張數及總額
其它說明
支票簽回單
點選《列印》即可列印支
票簽回單若要更改表單
字頭字尾請參照 按鍵說
明
相關項目進貨作業已
過期支票付款作業
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應(收)支票
意義可沖銷應收帳款中所有由支票收款的記錄以查核客戶的帳款
進入本功能後出現所有應收票據資料視窗以票據到期天數作為循序排列條件
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
收票日期 系統預設使用當天日期若不是當天日期可自行輸入收票日期
支票類別 支票的種類此處為應收支票
支票號碼 應收票據上的支票號碼
支票金額 應收支票上的金額
來源單號 輸入這張支票是要沖銷哪一張【收款作業】中的出貨單號
客戶編號 可按 F10 或 鍵開啟快速查詢視窗選擇所需的客戶編號
客戶名稱 客戶編號選定後會自動帶出該客戶名稱
到期日期 應收支票上的到期日期
兌現日期 這張支票預計何時會兌現的 (因有時票據的交換需時 1~3 個工作天金額才
能真正入帳)
票據狀態 目前票據的狀態有未兌兌現 託收轉讓退票票貼及其他共七種
開票銀行 應收票據上開立支票銀行的帳號
開票銀行 應收票據上開立支票銀行的名稱
託收銀行 選取開立的支票銀行 若尚未設定請至【其他編號設定】中的銀行基本資料
設定
託收銀行 開票銀行選定後會自動帶出該銀行名稱
其他備註 補充上述欄位尚未提到的
其他操作方式與應付支票作業相同
相關項目 出貨作業收款作業已過期支票
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已過期支票
意義所有已過期的支票皆會轉入此視窗方便會計人員查詢核對
過期支票瀏覽列出所有過期支票（應收應付）可依需求排列如名稱開票日期兌
現日期銀行hellip等（本功能為整合上述rdquo應付rdquordquo應收rdquo二項支票作業所產生的資料
對照表）
註此處只能做查詢的動作並不能做新增或修改的動作
相關項目 應付支票應收支票
應(收)票批次兌現
意義可一次將單張或多張應收票據轉兌現並將兌現的支票轉入已過期支票中
按鍵說明
欄位名稱 欄位說明
全選 將所列出的支票全部選擇為要兌現的狀態
全不選 將所列出的支票全部選擇為要非兌現的狀態
兌現轉入過期支票 將已選擇的支票轉成兌現狀態並將支票轉入過期支票中
相關項目應收支票銀行存提作業
應(付)票批次兌現
意義可一次將單張或多張應付票據轉兌現並將兌現的支票轉入過期支票中
操作方式請參照 應(收)票據批次兌現
相關項目應付支票銀行存提作業
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應收票齡分析表
意義此分析表是用來顯示已收未兌現的應收支票其帳齡分佈在各個設定期間的統計數據
圖片左邊的日期區間可依使用者的喜好去設定設定
好後只需按【設定為預設值】鍵則每次進入系統時
依此設定統計
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
開始客戶 可按 F10 開啟快速查詢視窗選擇欲查詢的開始客戶編號
結束客戶 可按 F10 開啟快速查詢視窗選擇欲查詢的結束客戶編號
報表標題 可選擇 1天數或 2日期二種為報表標題
結束到期日 系統會自動帶出當天日期若不是可自行輸入欲查詢的結束日期
相關項目應收支票
應付票齡分析表
意義此分析表是用來顯示開立給各個廠商的未兌現應付支票其票齡分佈在各個設定期間
的統計數據
操作方式請參照 應收票齡分析表
相關項目應付支票
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第六章 庫存管理
期初開帳程序
1進貨
第一次使用時本系統時將基本資料建立完成後首先利用【進貨作業】將所有產品均做首
次進貨並且將已付款的進貨單據沖銷
註亦可利用庫存調整單將所有產品數量及成本鍵入或者利用盤點作業進行盤點後將盤點
量轉入現有量必須要注意的是若您選擇使用盤點轉入的方式系統將無法自動抓取產品成
本
2由產品基本資料中作期初開帳
至產品基本資料中按(Alt+F 鍵)將可以產生庫存的
期初開帳資料
按《確定》後將自動轉入期初
庫存日消耗異動表
意義驗證庫存量的正確性且可以將驗證後的正確量寫入現有量
(1) 當日消耗表列出查詢日期當天的庫存數量
變動情況用來驗證庫存量的正確性
(2) 逐日銷耗表列出前一次結轉日至查詢日期
當天的庫存數量變動情形用來驗證庫存量
的正確性另可將計算後的實際現有量寫入
帳面量(產品基本資料中的現有量)
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庫存月消耗異動表
報表意義列出查詢當月份的庫存數量變動情形用來驗證庫存量的正確性另可將計算
後的實際現有量寫入帳面量(產品基本資料中的現有量)並作轉入產生下月期
初量
使用時機每月底結束營業後或每月初開始營業前
操作方式
1)檢視庫存月銷耗表上的異動資料及現有量是否均正確當計算後存量與目前帳面存
量不符時會以黃色警示
2)確認無誤後按下 出現如下視窗再次確認
注意產品基本資料中的現有量將會被庫存月銷
耗 表 中 的 現 有 量 取 代因 此 請 謹 慎 使 用 結 轉 功 能
C)若產品進出異動量不正確請利用庫存調整單
做調整後重新執行步驟 A)~ B)
後記
庫存量又有問題了 怎麼都跟架上物品不符 相信大多數人都有這樣的心聲
很多使用者的觀念上總是認為庫存只要交給電腦來管理庫存量一定準確殊不知電腦軟體
有可能發生不可預期的結果(程式暇疵或使用中突然的斷電當機)或是產品管理不當導致失
竊或是破損或是產品擺設到不正確的位置都有可能使得電腦中的庫存量異常所以在庫存管
理中盤點變成了一項非常重要的工作
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庫存調整單
意義當帳上的庫存量與實際庫存盤點的結果不符時即可利用此功能來調整帳上的庫存量
及成本
在〈C進出貨〉選擇【C
庫存調整單】如圖可
按《新增》《修改》
《查詢》或《刪除》鈕
更動關於調整庫存的相
關資料
按《瀏覽》進入庫存調整
單據瀏覽
操作方法
庫存調整單中的「數量」欄位應輸入實際庫存量與帳面現有量的差異量
作庫存調整時若目前某產品在系統中的現有量為 10 個但實際上賣場中只剩 8個則在
數量的欄位中輸入-2即可將系統中的現有量調整為 8個
若使用者無進貨作業的動作卻想要統計出產品的銷售成本及利潤可直接在此處輸入產
品的成本或覺得目前系統中的平均成本不正確亦可自行修改
註盤點作業中若有盤差或盤盈時會自動產生一張盤點調整單
其他操作方式請參考基本操作方法
相關項目產品基本資料盤點作業
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盤點作業
意義盤點各倉的庫存量以便管理可避免庫存太多或不足節省公司無謂的支出
有關庫存量的準確性一直為各行各業及門市經營管理者所困擾即使使用電腦軟體一樣產生
庫存量不準確的情事皆因方法錯誤或關念的偏差導致
在庫存做盤點前有些前置工作若準備充足則可收事半功倍之致
A盤點的前置工作
1 貨架上物品的擺設是否整齊乾淨
2 貨架的分類是否明確並且標示清楚
3 待進貨瑕疵物品異常品是否與陳列區清楚區分
4 人員的物品熟悉度及教育訓練是否充足
B盤點實施要點
1 全面盤點(期初期末盤點)或循環盤點
2 盤點的開始時間及預計結束時點
3 人員編組及人力分派
4 列印盤點單(可利用盤點機)
5 盤點機轉入或人工鍵入盤點數量
6 列印盤點報告單(盤盈盤損表)
C檢討此次盤點作業及問題研究
在【F系統支援】選擇【盤點作業】的選項會出現最近一張單據
操作方法
1由盤點機盤點
新增一張盤點單將盤點量輸
入盤點機再按
鍵直接將盤
點機中的資料傳送到系統
中按下 鍵即
可完成盤點作業
軟體使用教學手冊
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2由人工手動盤點
A)新增一張盤點單按《A盤點產品轉入》鍵選擇欲盤點的產品編號可依全部產品廠
商產品類別儲放位置產品編號及庫存數量共六種選擇方式選擇所需的產品或者用
《新增明細》的方式輸入要盤點的品項接著按下《F3存檔》
B)按下《F7列印》報表選擇為「盤點單」列印出盤點單由人工盤點並將盤點量寫在盤點
單上
C)進入盤點作業點選《修改》將盤點量輸入系統中按下《存檔》後再按《轉入現有量》
鍵即可完成盤點作業
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
盤點日期 系統預設使用當天日期若不是當天日期可自行輸入盤點日期及時間
盤點單號 通常輸入完盤點日期後按【Enter】鍵後系統會直接帶出盤點單號預設
盤點人員 輸入該筆資料的盤點人員
盤點備註 補充欄位中所不足的資料
盤點倉號 選擇欲盤點的倉號 (多倉版)
《 Alt+A 》盤點產品轉入
按 可針對特定部份產品或廠商選取所需
的盤點商品
1先選擇轉入依據
2輸入起始編號及結束編號
3按下《Y確定》便可將符合條件的產品加入到盤點單中
《 Alt+B 》盤點機輸入
按 可先由盤點機盤點再直接
將盤點機中的資料傳輸到系統中可節省再輸入一
遍的時間
轉入現有量
當盤點完後且已經將盤點數量輸入至系統中後此時可按 鍵將盤點量轉入現有量
且同時在【庫存調整單】產生一張盤盈盤虧單即可完成盤點作業
相關項目產品基本資料員工基本資料庫存調整單
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第七章 系統支援
密碼設定
意義本設定首重資料保全功能系統依使用者名稱及密碼選擇性的開放系統功能可確
保資料的隱密性預防一些重要資料外流而設定通行密碼可依特定人員使用密碼才能執
行
進入時需輸入您的使用者密碼才有權限進入密碼設定中去新
增或是修改此設計目的在於防止管理者離開時他人趁機擅自
修改帳號權限
新增 增加完使用者名稱及密
碼後再設定使用功能明細（打
ˇ者為開放本項功能）
成本顯示若沒有打ˇ則該使
用者進入後台時基本資料的產
品欄位成本相關欄位則不顯示
備份作業
意義將所有資料另存一份應注意不要備份在同一部硬碟（以免硬碟實體損壞）同時為
保障資料安全應自訂備份期間如每週三六各一次
選定備份的目錄位置按下《開始備份》
鍵後即可完成備份作業
建議您在備份的檔案名稱 Data 後再加上
備份日期以避免備份資料太多產生混淆
註選擇備份路徑時需注意資料夾的名稱
應避免為空白或包含特殊符號如
gtlt$hellip等
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資料重整
意義當系統在操作途中因發生停電不正常關機或硬體發生故障而故造成系統資料中異常
現象導致資料毀損可利用本功能做一資料維護
注意執行資料重整時務必讓其他工
作站或前後台離線
編碼更改
意義因本系統中所有基本資料的編號只要存檔後就不能做修改的動作故在此設立一
個修改編號的程式
註因為基本資料中的編號會跟進銷貨產生連動關係為保持舊有歷史資料的正確性所以
更改編號時須在此更改以保持資料的完整若您要修改基本資料時請先到【2備份作業】
做資料備份的動作避免系統在編修的過程中發生停電或不明原因當機而造成資料流失
操作方法
1選擇欲修改的編號之資料
庫有客戶廠商產品員
工及產品類別資料檔共 5種供
選擇
2用滑鼠或按 F10 在原編號的
欄位上選擇欲更改的編號
3直接在新編號的欄位上輸入
新的編號
4按下《確定更改》鍵即可
完成編號更改的動作
軟體使用教學手冊
59
系統顏色修改
意義覺得系統中預設的顏色不喜歡嗎想自創風格時可利用本功能修改畫面使用者可依
個人喜好修改使用的畫面其中必須注意的是修改畫面確定後按 Y 儲存設定 要先
離開本系統再重新進入本系統才能生效
若欲更換背景圖片圖
片格式可
為jpggifbmphellip
等檔案格式
改亂了可按系統預設
值變回原來樣式
行事曆管理
意義經常忘東忘西的寫在紙條上麻煩又不容易找利用本功能吧啟動系統時會提醒哦
操作方法
1 點選《新增》後輸
入事件日期時
間對象地點
事由事項的欄位
可註記細節事項
2 勾選事件提醒方
式若沒勾選便不
會出現提醒的訊
息
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名片簿管理
意義可將重要的電話或經常聯絡朋友記錄在此容易找尋又不會丟可分類還有多項
詳細資料欄位可供利用
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
名片分類 可點選 開啟客戶分類的快選視窗
電子信箱 若有輸入 E-Mail 帳號則按下 可直接連結至 Outlook 發送信件
其他備註 補充欄位中不足的說明或做為某些特殊資料註記
選擇發送簡訊功能時可自動帶入行動電話號碼
操作方法請參照 基本操作方法
軟體使用教學手冊
61
產品停用啟用處理
意義將產品基本資料中已經停產或停售長時間不使用的產品資料作停用處理可加快搜
尋的速度也增加盤點補貨等工作的效率若日後進貨時新進產品的條碼與停用產品
條碼相同時系統會出現警告訊息可直接將產品恢復續用
操作方法
1 產品停用
A)將欲停用的產品打勾勾選的品項會列在右上方的挑選清單列中確認後點選《停用》
停用的產品會列在下方的〈停售或停用之品項〉中
B)直接在產品基本資料中刪除的品項也會自動被系統列到停用產品中喔~
2 產品啟用
在欲恢復續用的產品上按一下滑鼠右鍵選擇《Y產品續用恢復》確認後該筆資料會
回復到產品基本資料中恢復續用的產品庫存量售價成本等均會歸零若要查看過去
的歷史進貨紀錄及銷貨分析請利用〈歷價〉及〈分析〉的功能
相關項目產品基本資料
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62
產品成本重算
意義若於系統使用時發生停電或當機或硬體故障情形而造成平均成本有異常之情形可
利用此作業將平均成本重算
可選擇年或指定月份計算確
定無誤時可利用寫入功能將
目前平均成本更新
若平均成本重算後有發生的情形則執行《W將計算之平均成本寫入》後必須利用 資
料偵錯 功能將異常的產品資料修復接著再到產品基本資料中利用〈歷價〉重新寫入成本
相關項目產品基本資料資料偵錯
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63
資料偵錯
意義藉由資料偵錯系統來偵測錯誤的資料再加以修復是屬於軟體異常控管的一項重要功
能有如 Windows 中的磁碟偵錯功能
操作方法
選擇客戶資料檢測編號是否重 覆及累積點數預收金額數值溢位等異常檢測
選擇銷貨資料檢測編號是否重覆及小計金額銷貨成本數值溢位等異常檢測且可將銷
貨成本以目前平均成本置換但此項功能需在已驗證過產品資料且無異常的情況下才能進
行
選擇廠商資料檢測編號是否重 覆及異常資料偵錯
選擇產品資料檢測編號是否重 覆及最近進價平均成本及售價數值溢位等異常檢測
選擇進貨資料檢測編號是否重覆及異常資料偵錯
選擇訂貨資料則會重新計算產品檔中的被訂購量
選擇倉庫資料重新分析產品檔及倉庫檔中的庫存關聯結構並自動將錯誤修復
以上各個資料檔檢測後若有異常情形出現只需按《自動修復錯誤》鍵即可完成資料偵錯
修復的動作
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用戶使用記錄
意義可記錄各用戶進入系統的日期及時間及使用哪個功能表做哪些動作避免在多人
使用狀況下無法查到資料修改或刪除是由何人做的
流量統計
依據系統登入用戶別統計各動作的操作次數
在桌面上建立捷徑
意義當桌面上安裝的捷徑不小心刪除或在一開始安裝軟體時沒有建立捷徑皆可利用此功
能輕鬆在桌面上重新建立捷徑再也不用擔心找不到執行路徑
操作方式
1輸入前台工作站號若是單機版則不需輸入
2直接點選《1建立後台管理捷徑》或《2建
立 POS 前台捷徑》就會在桌面上自動建立捷徑
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備份還原
意義當您發現銷售前台進入後出現錯誤代碼或存檔後交易紀錄無法存入時代表銷售資料
庫已經遭受毀損備份還原能夠幫助您將資料還原到您最後一次做備份的狀態
1 請先將執行資料備份並記下您的備份目錄位置操作方式請參照 備份作業
2 請放入安裝光碟重新安裝或至我們的網站 wwwhiposcomtw 下載試用版本（切記版
本必須相同）
註請確定所有工作站或前台均已離線且無其他軟體正在執行
無需移除原本的軟體直接執行安裝即可
3 請至[開始][程式集][叡鴻 Hipos 軟體系列]點選[備份還原]或至電腦中的 csalewin 中
點選 備份還原exe 如圖所示選取您的備份目錄位置後點選《S開始還原》即可
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第八章 附件 其他技術支援
報表格式修改
利用 HiPOS 軟體中的報表系統工具可以自行修改報表的格式
系統工具的開啟方式
1《開始》rarr《程式集》rarr《叡鴻 HiPOS 軟體系列》rarr《報表系統工具》
2到電腦 csalewin 資料夾中將〈系統工具exe〉點滑鼠左鍵兩下開啟
自訂列印紙張大小
開啟系統工具後選擇要修改列印格式的報表後將紙張規格分別填入高度寬度上邊界
左邊界即可
例如原本是 A4(290210mm)格式要改
成列印中一刀格式直接修改高度
140寬度 210 就可以囉~
修改報表內容
1開啟系統工具後先選擇要修改的報表再按《修改報表》
2若要修改報表內容的位置以滑鼠圈選要移動的範圍後以larruarrdarrrarr移動或直接以滑鼠拖
曳至您預定的位置即可
3若要修改或增加文
字則先點選 報表控
制項工具列 上的
一下接著點一下要
修改的文字或要新增
文字的位置即可編
輯文字
4修改完成後點選
左上角的《檔案》rarr
《儲存》
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自訂瀏覽視窗表格樣式
意義因為使用者的螢幕大小及解析度設定的不同在瀏覽視窗中難免發生表格橫向欄位太
大或太小導致於查看資料時的不方便HiPOS 提供了自訂表格樣式的功能讓使用者調整好
欄位後可以存檔方便日後查看
操作方法
1將滑鼠移動到要調整的欄位框上會出現 符號以滑
鼠拖曳即可調整欄位大小
2調整好後如圖在內容的任一位置上按一下滑鼠右鍵選擇《儲存表格樣式》若是儲
存後不滿意可以選擇《恢復預設值》
滑鼠右鍵功能選單
意義建立資料時若已經有其他檔案格式的資料存在方便
複製貼到 HiPOS 軟體中
在 HiPOS 軟體中當欄位為可編修狀態下時可以按一下滑鼠
右鍵便能呼叫功能選單(複製貼上剪下)
看完了使用手冊仍然無法解決您的問題嗎本公司提供了多元的諮詢管道
本公司網站技術支援httpwwwhiposcomtw 文件知識庫
電話諮詢07-7030898
傳真專線07-7032066
E ndash Mail Servicehiposcomtw
公司地址高雄縣鳳山市 830 埤北路 81 號
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庫存管理
基本庫存管理功能操作說明
標準作業流程
產品現有數量
產品基本資料中的現有數量欄位系統會自動依照進貨及銷貨統計並隨時更新產品現有量
因此為了保持現有量的正確性及產品成本的準確度請勿直接從產品基本資料的現有數量欄
位修改現有量
進貨作業
進貨時確實輸入正確的進貨量要留意進貨單位是否正確進貨及進貨退回時產品的庫存
量都會自動增減
庫存調整單(HiPOS-Light 版無此功能)
（一）使用時機
1 某產品的數量因毀損失竊hellip等非進貨及銷售而短缺或增加導致需要調整產品的現
有量時
2 由盤點作業中執行盤點量轉入現有量時若有差異量系統會自動產生一張庫存調整
單
（二）操作方式
1 進入【C進出貨】 rarr 【庫存調整單】
2 點選 【新增】rarr輸入日期單號經辦人員備註
3 點選 【新增明細】 rarr輸入【產品代號】
4 輸入【數量】是指實際數量與產品現有量的差異量例如 A產品實際量為 10 個產品
基本資料中的現有量為 8個兩者的差異量為 10－8＝+2數量的欄位輸入 2若 B產
品的實際數量為 15 個產品基本資料中的現有量為 20 個則差異量為 15－20＝-5
數量的欄位便輸入-5
5 點選【存檔】後產品現有量便會隨著調整
（三）附註
HiPOS-Light 版若平時發現產品數量有錯誤請直接利用【盤點作業】的轉入現有量功
能來調整產品的現有量
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庫存日消耗表
（一）當日消耗表列出查詢日期當天的庫存數量變動情況用來驗證庫存量的正確性
（二）逐日消耗表列出前一次結轉日至查詢日期當天的庫存數量變動情形用來驗證庫存
量的正確性另可將計算後的存量寫入帳面量(產品基本資料中的現有量)
（三）使用時機每日營業結束利用庫存逐日銷耗表檢驗庫存正確性
庫存月消耗表
（一）報表意義列出查詢當月份的庫存數量變動情形用來驗證庫存量的正確性另可將
計算後的實際現有量寫入帳面量(產品基本資料中的現有量)並轉入產生下月期初量
（二）使用時機每月底結束營業後或每月初開始營業前
（三）操作方式
1 檢視庫存月消耗表上的異動資料及現有量是否均正確當計算後存量與目前帳面存量
不符時會以黃色警示
2 確認無誤後按下 出現如下視窗再次確認
盤點作業
（一）盤點前置作業
1 貨架上物品的擺設是否整齊乾淨
2 貨架的分類是否明確並且標示清楚
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3 待進貨瑕疵物品異常品是否與陳列區清楚區分
4 人員的物品熟悉度及教育訓練是否充足
（二）操作方式
1 進入【F系統支援】rarr【盤點作業】rarr【新增】rarr輸入日期單號盤點人員備註
2 在【產品代號】輸入要盤點的產品rarr【存檔】rarr【列印】選擇【盤點單】
3 進行人工盤點工作
4 進入【盤點作業】rarr【修改】rarr在【盤點數量】輸入實際盤點數量rarr【存檔】
5 選擇【轉入現有量】即可將盤點量轉入到產品基本資料中的現有量
（三）操作秘訣
2 利用【新增明細】可一項項將要盤點的產品輸入
3 利用【盤點產品轉入】可以選擇一次將所有產品輸入或者依照廠商別產品類別儲
放位置產品編號輸入
4 務必確實將盤點量輸入盤點單的「盤點數量」欄位中盤點數量請勿輸入負數
（四）盤點要點
1 全面盤點及循環盤點除了期初或期末的全面盤點之外應固定每隔一段時間做循環
盤點循環盤點可以依照產品類別儲放位置或者產品編號等等例如固定每個月作
一次循環盤點第一個月盤點第一排貨架的商品第二個月盤點第二排貨架的商品
2 盤點時效盤點開始到盤點結束的時間盡量不要超過預定時程為了防止盤點錯誤應
避免盤點期間同時進貨銷售盤點完畢應即時將盤點量轉入現有量
3 盤點差異量軟體系統中的現有量欄位嚴格來說是帳面上的產品數量而盤點量則是
實際庫存的數量軟體操作過程有疏失產品瑕疵失竊及盤點錯誤等許多因素均
可能導致帳面上的數量與實際庫存不符的情況因此有盤差是可以被接受的但若差
異量太大時管理者便應觀察是哪個環節出了問題
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上線一段時間後初次執行盤點作業或庫存日月銷耗表
說明
1過去進貨或庫存有異時均直接修改產品現有量
2使用一段時間後才執行庫存月銷耗表結轉
3更新版本或重新安裝執行資料備份還原或者它系統資料轉檔匯入
上述情況可能會發現期初量都是 0以致計算後存量與帳面存量產生極大的誤差
作業流程
期初開帳作業
（一）使用時機
1 初次使用者
2 已經上線一段時間的使用者
3 更版或重新安裝系統後執行備份還原的使用者
4 產品現有量正確而庫存日月銷耗表中的現有量完全不對者
（二）操作方式
1 進入【A基本資料】rarr【產品基本資料】確認產品現有量均為正確的數量
2 按【Alt+F】開啟庫存量期初開帳作業視窗rarr選擇「轉入期初月份」rarr【確定】
3 此一動作可以根據產品基本資料中的現有量去重新計算出庫存日月銷號表中的現有
量並且反算出期初量
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常見 QampA
產品基本資料中的現有數量與實際庫存量不符合
1 僅有少數幾項產品的庫存量不符時可利用「庫存調整單」做調整
2 多項產品的庫存量不符時利用「盤點作業」並將盤點量「轉入現有量」
3 每日營業結束時可利用「庫存逐日消耗表」核對產品庫存量並將正確量寫入現有量
4 檢視產品-進出異動表可查明是否有單據數量錯誤
產品現有量不會隨銷售或進貨變動
1 執行資料重整
2 檢查前台 Alt+F5 銷售記錄是否正常若銷售存檔後無銷售紀錄或者銷售明細僅有時間及
金額代表資料庫已經損壞
3 檢查銷售及進貨時的產品編號是否一致
4 檢查產品基本資料中產品是否有重複建檔換言之相同的產品名稱是否有兩個不同的
產品編號
庫存日月消耗表中的期初量為零導致統計後的現有量錯誤
1 發生原因沒有將上月底的庫存作結轉寫入本月期初
進入【庫存月消耗表】rarr列印年月輸入上個月份rarr執行結轉
2 發生原因Ⅰ曾經從產品基本資料中的現有量欄位直接修改數量
Ⅱ更版或備份還原後沒有執行期初開帳的動作
進入產品基本資料執行【Alt+F 期初開帳作業】
3 當月底營業結束時請檢視庫存月消耗表核對庫存量並執行結轉的動作將正確量寫入現
有量及寫入次月期初量
庫存日月消耗表中的調入量與實際調整的數量不符合
1 發生原因盤點作業轉入現有量時重複執行轉入現有量的動作
2 進入【庫存調整單】rarr點選【瀏覽】尋找備註中盤點轉入單號重複的資料
3 刪除重複的調整單即可
利用盤點量轉入現有量卻發現某些產品仍然與實際庫存量不符合
1 發生原因 盤點數量錯誤
盤點作業中盤點數量輸入錯誤
營業時間進行盤點工作盤點後到轉入現有量的過程中產品銷售出去而未作
調整
2 利用「庫存調整單」調整現有量
3 HIPOS-Light 版利用「盤點轉入現有量」作調整
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已經將盤點量轉入現有量之後發現盤點時數量點錯
1 利用「庫存調整單」調整現有量
2 HIPOS-Light 版利用「盤點轉入現有量」作調整
連續數月都有做庫存月消耗結轉但庫存月消耗中某些產品的現有量卻總是有誤差
1 發生原因每個月結轉的時間點有誤
2 進入【庫存月消耗表】rarr列印年月輸入本月份rarr列印出該張報表或記下該報表的ldquo期初
量rdquo
3 重新進入【庫存月消耗表】rarr列印年月輸入上一個月份
4 比較本月份的ldquo期初量rdquo及上個月份的ldquo現有量rdquo是否相同若上個月份的現有量比本月
份的期初量少代表上一個月結轉之後仍有作銷售或調整
例如430 下午 200 做結轉將正確量寫入下月期初（產生 5月份的期初量）但是 430
下午 300 又陸續作了銷售或調整庫存量
5 做法
盤點機盤點時架上無庫存的 產 品 會 漏 盤
新增盤點單時選擇【盤點產品轉入】將全部產品轉入並將【盤點數量】全部修改為 0
將盤點機中的資料轉入該盤點單存檔後將盤點量轉入現有量
4 月
5 月份
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選購模組功能簡介
簡訊 SMS 發送模組
SMS 簡訊發送功能透過網際網路直接由 HiPOS 軟體系列中發送簡訊至客戶的行動電話能夠達
到迅速確實即時傳遞訊息及行銷的效益
HiPOS 門市及進銷存 v6 以後都可使用免申請儲值後馬上開通
功能特色
1 低廉的發送費用
一般使用手機發送簡訊每通大約 $25~ 35 之間使用 HiPOS SMS 每通只要 11~13 之
間足足省了 50
2 搭配 HiPOS 軟體分析有效客戶發送
利用 HiPOS 的各項統計如累積點數已購商品累積消費金額生日等等的各項數
據做有效的簡訊廣告行銷並且會自動過濾重覆的電話及統計發送的通數
應用 1 生日到時發送祝賀簡訊並告知來電優惠方案
應用 2 廠商新商品推出時可過濾已購買同類商品的客戶清單做簡訊廣告發送hellip更多應用
等你來發掘
3 大量簡訊發送
除了對單一客戶發送簡訊外大量發送簡訊的功能可同時對多個客戶行動電話號碼發送簡
訊
4 簡訊發送時效性佳
簡訊發送後正常情況下約 3~10 秒鐘就可即時將簡訊傳送到客戶手機重要訊息不怕客戶
收 不 到 若 因 故 對 方 無 法 接 收 將 會 自 動 重 發 直 至 發 送 成 功 或 滿 24 小時止
5 常用訊息片語編輯
「常用訊息」功能可以編輯儲存常用的簡訊內容可以加快編寫簡訊的速度
6 預約發送
可自定要發送的時間時間到才發送簡訊更有效率的廣告效益
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單一簡訊發送
在會員基本資料廠商基本資料員工基本資料中
按下 即可發送簡訊
大量簡訊發送
﹝統計報表﹞rarr﹝C會員郵寄標籤大量簡訊﹞依照
條件選擇要發送簡訊的對象後點選《S發送簡訊》
即可將簡訊發送到所選擇的對象
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27
第四章 進出貨
進貨
進貨作業 意義商品進貨輸入轉入產品現有量中並計算相關成本產生應付帳款
在〈C進出貨〉中選擇〈1進貨作業〉進入後所出現的是日期最近的一張進貨單據如
左圖所示
按【瀏覽】可看所有進貨單明細
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
進貨日期 系統會直接帶出當天的日期若不是當天的進貨則請自行輸入正確的進貨
日期
進貨單號 通常輸入完『進貨日期』按【Enter】鍵後系統會直接帶出『進貨單號』
預設採用進貨日期 + 流水號共 10 碼
廠商編號 按【F10】鍵開啟查詢視窗請確實輸入本公司是向哪一家廠商進貨此項資
料在【6付款作業】有相關聯
發票號碼 若此張進貨單是有稅額的則需輸入發票號碼若沒有發票則無需輸入
原始單號 可輸入廠商進貨時的原始進貨單號方便日後查帳時可直接查詢廠商的進貨
單號
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28
經辦人員 輸入此張進貨單是由哪位員工建檔
取用預付 從已經付給廠商的預付款中沖銷該筆帳款此項資料在【6付款作業】有相
關聯注意若取用預付所輸入的金額大於預付餘額時超出的金額將累加
到該張進貨單的未付金額
倉號 選擇進貨的倉號（倉庫）適用於多倉版
帳款日期 在【廠商基本資料】中若已有設定帳款日在此處會自動帶出帳款日期此
項資料在【6付款作業】有相關聯
稅別 在【廠商基本資料】中若已有設定稅別在此處會自動帶出其稅別或可自
行切換其他稅別的計算方式
稅前金額 進貨單中未含稅額的小計金額
已付金額 指已付給廠商的「訂金或金額」
折扣金額 廠商給予的折扣金額
未付金額 即〔稅後總額 - 已付金額 - 折扣金額〕
稅後總額 即〔稅前金額 + 營業稅〕
貨單備註 補充欄位中不足的部份或做為某些特殊資料註記
新增進貨單
步驟 1 單身建立
按 新增 鈕或 Insert 鍵出現一張新空白單據填入各項必備資料
步驟 2 建立進貨品名細項
按 鈕加入所進貨產品的項目進貨產品多樣時亦可用 一次勾選
產品編號可輸入產品編碼原廠料號產品條碼 系統會自行轉成產品編號 亦可採用條
碼閱讀機輸入鍵入單價及數量若有接條碼機可一併輸入預列印的條碼張數之後核對稅
前金額及稅後總額無誤後按存檔鍵將該筆進貨單存入
進貨單據修改
按快速鍵 Enter 或 修改 鈕若有必要再針對某一張單據作修改（或加入一筆資料）的話
可移動光棒至欲修改的單據後按 Enter 進入修改狀態後如同建立進貨單之方式建立即可
註 已付款沖帳之單據不可修改若須修改必須進行反沖帳後才能更改單據
歷史記錄
按 可將該進貨廠商所有的歷史進貨單據列出來在修改或新增的模式下按 Enter
鍵可取回再針對差異部份進行修改
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單品比價
按 可查看指定的單項產品的進退貨記錄及各廠商比價記錄該項產品的歷史進退
貨日期單價數量金額及廠商hellip等資料均會顯示出來並且將最低價與最高價之供應商
供應價格及平均成本列出來也可重新計算平均成本選擇是否將成本寫入產品或將最低價
廠商成為主供應商
產品新增
若進貨單中有新進產品時可按 新增產品進入產品基本資料新增的畫面請參照 產
品基本資料設定
庫存查詢
按 可查詢目前的庫存量避免庫存量過多的情形
條碼列印
按條碼列印可列印該筆進貨單中有輸入條碼張數的所有產品條碼
單據列印《F7》
操作方式請參照 基本功能指引
相關項目廠商基本資料產品基本資料系統參數設定應付支票付款作業
進貨退回作業
〈2進貨退回作業〉與上述〈1進貨作業〉的操作方法略同故不重述
相關項目廠商基本資料產品基本資料系統參數設定應付支票付款作業
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進退貨資料統計
意義可直接在此項功能表中查詢進貨及退貨的詳細情形而不必再到【1進貨作業】或【2
進貨退回作業】中個別查詢可節省使用者的時間
1 在【C進出貨】選擇【3進退貨資料統計】選項後所出現的畫面如下圖
2 可依使用者的需要去設定所要查詢的時間廠商進貨退貨已付款未付款及全部
可單獨查詢一家或者是一次查詢多家做為付款對帳單與付款作業有相關聯
列印報表可選擇進退貨資料簡表進退貨資料
明細表進退貨資料總表共三種報表
相關項目進貨作業進貨退回作業
軟體使用教學手冊
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進貨採購建議
意義採購建議書為針對自定的需求讓系統作一庫存的統計擬定一份最精確的採購建議
書或訂購單
操作方法
1在〈C進出貨〉選擇〈4進貨採購建議〉如圖所示
2設定所欲查詢的條件後按《Y確定》即可
條件設定
查詢指定廠商現有產品庫存量lt=安全存量之品項
查詢指定廠商現有產品庫存量lt=請購點之品項
查詢指定廠商的所有產品全部列出
查詢指定廠商產品被訂購量gt=現有量之品項
查詢指定廠商產品全部訂購保留量gt0 之品項
可再設排列方式如依產品編號名稱存量價格等再選擇由排大到小或由小排到大
查詢單一廠商時廠商編號起訖部分輸入同一個編號即可或者不輸入表示要全部的資料
註
產品比價請參照【產品基本資料】中歷史進價記錄有詳細說明
若確定要列印報表則需要先勾選所需的產品編號可一次勾選單一項產品或按《全部選擇》
勾全部產品若都不需要則可按《全部不選》取消先前所勾選的產品欄位
勾選好欲列印的產品後按《列印》鍵列印報表中可選擇產品採購建議表或產品訂購單二
種報表
相關項目廠商基本資料產品基本資料 進貨作業
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調撥作業 多倉版
意義此功能只有在系統設定使用「分倉」的管理模式時才能輸入資料其用途是做不同倉
庫間貨品的調撥
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
調撥日期 通常一開始系統會先直接帶出當天的日期若不是當天的調撥則請自
行輸入正確的調撥日期
調撥單號 通常輸入完『調撥日期』按【Enter】鍵後系統會直接帶出『調撥單號』
預設採用調撥日期 + 流水號
經辦人員 輸入此張單據的經辦人員
撥出倉號 選擇是由哪一個倉庫撥出的
調入倉號 選擇要調入哪一個倉庫
貨單備註 補充欄位中不足的部份或做為某些特殊資料註記
相關項目銷售前檯產品基本資料其他編號設定進貨作業進貨退回作業
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報價
意義客戶下訂單或出貨前需要先做報價動作時即可利用此功能將待日後可直接轉成
訂貨單
在〈C進出貨〉選擇〈D報價作業〉進入後所出現的是日期最近的一張訂貨單據
如下圖所示
操作方式請參照 進貨作業
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
報價日期 通常系統會直接帶出當天的日期若不是當天的報價則請自行輸入正確的
報價日期
報價單號 通常輸入完『報價日期』按【Enter】鍵後系統會直接帶出『報價單號』
預設採用報價日期 + 流水號
客戶編號 請確實輸入此張報價單是出給哪個客戶可按 F10 開啟客戶選擇視窗此項
資料在〈訂貨作業〉有相關聯
交貨日期 輸入預計的交貨日期
交貨方式 預計的交貨方式可下拉選單方式選取
經辦人員 在【客戶基本資料】中若已有設定業務歸屬在此處會自動帶出業務代號
若沒有設定請自行輸入經辦業務代號
稅前金額 報價單中未含稅的小計金額
稅 別 在【客戶基本資料】中若已有設定稅別在此處會自動帶出其稅別或可自
行切換其他稅別的計算方式
稅後總額 即[稅前金額+營業稅]
折扣金額 給予客戶的折扣金額
貨單備註 補充欄位中不足的部份或做為某些特殊資料註記
軟體使用教學手冊
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特項功能說明
歷史記錄
瀏覽該客戶的報價訂貨紀錄可開啟《F2 查詢》快速查詢某一筆資料《Ctrl+C》可以拷
背瀏覽的單據內容到目前新增的報價單中
單品歷史
查看單品的所有報價訂貨出貨的歷史記錄
庫存查詢
即時查詢該項產品的庫存量
採購建議
在報價作業時需要查看某項商品的進貨計錄時可按 查看歷史進價及各廠商比價
記錄詳細資料
轉訂貨單
確認訂貨內容同本張報價單時可按 將此張報價單直接轉成訂貨單
多選輸入
可一次勾選多項產品到報價單中加快作業速度
報價單轉 Excel 格式 選擇〈F7列印〉如圖所示按《F6轉 Excel》即可將報價單轉成 Excel 檔
相關項目客戶基本資料產品基本資料訂貨作業
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訂貨
訂貨作業
意義客戶不需要立即拿到商品或是目前倉庫中並無此商品存貨則就可先在此處輸入客
戶訂貨單待日後再行轉出貨
進入本功能後所出現的是日期最近的一張訂貨單據如下圖所示
按『瀏覽』可瀏覽所有的訂貨單據詳細操作方式請參考 報價作業
若訂單未轉出貨每次進入系統時會先顯示【未交貨訂單資料提示】
軟體使用教學手冊
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欄位說明
欄位名稱 欄位說明
訂貨日期 通常系統會先直接帶出當天的日期若不是當天的訂貨則請自行輸入
正確的訂貨日期
訂貨單號 通常輸入完『訂貨日期』按【Enter】鍵後系統會直接帶出『訂貨單號』
預設採用訂貨日期 + 流水號
客戶編號 請確實輸入本張訂單是由哪一家客戶所訂此項資料在【出貨作業】裡
有相關聯
交貨日期 輸入預計出貨的日期
交貨方式 預計的交貨方式可下拉選單方式選取請確實輸入
經辦人員 在【客戶基本資料】中若已有設定業務歸屬在此處會自動帶出業務代
號若沒有設定請自行輸入經辦業務代號
倉號 輸入預計是由哪一個倉庫出貨此功能僅用於多倉版
來源單號 輸入這張訂貨單是以哪一張報價單號內容為依據可按【F10】開啟快速
查詢視窗直接挑選報價單號及產品明細
稅前金額 報價單中未含稅的小計金額
稅 別 在【客戶基本資料】中若已有設定稅別在此處會自動帶出其稅別或
可自行切換其他稅別的計算方式
稅後總額 即[稅前金額+營業稅]
折扣金額 給予客戶的折扣金額
預收金額 輸入向客戶預收的貨款金額
未收金額 即﹝稅後總額－預收金額﹞
貨單備註 補充欄位中不足的部份或做為某些特殊資料註記
特項功能說明
歷史單據轉入訂單
直接將過去的報價單或訂貨單據內容明細轉入到目前新增的訂貨單中
操作方法
1在【來源單號】的欄位按《F10》開啟轉入單據瀏覽視窗
2以滑鼠或鍵盤uarrdarr鍵挑選要轉入的單據後按《Enter》
3勾選要轉入的品項後按《Y確定轉入》即可
軟體使用教學手冊
37
轉出貨單
確認出貨內容同本張訂單時可按 可將此張訂單直接轉成出貨單
訂貨單轉 Excel 格式 選擇〈F7列印〉如右圖所示按《F6轉 Excel》即可
相關項目客戶基本資料產品基本資料報價作業出貨作業
訂貨資料統計 意義查詢客戶訂貨及交貨情況 可依使用者的需要去設定所查詢時間客戶交貨日期已交貨未交貨及全部可單獨查詢一家或
者是一次查詢多家做為客戶訂貨交貨的依據
操作方式同進退貨資料統計
相關項目客戶基本資料產品基本資料出貨作業訂貨作業
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出貨
出貨作業
意義商品出貨輸入存檔以便查詢送貨量與應收客戶帳款
進入本功能後所出現的是日期最近的一張出貨單據如下圖所示
操作方法請參照 基本功能指引
按『瀏覽』可瀏覽所有的出貨單據
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欄位說明
欄位名稱 欄位說明
出貨日期 通常系統會直接帶出當天的日期若不是當天的出貨則請自行輸入正確
的出貨日期
出貨單號 通常輸入完『出貨日期』按【Enter】鍵後系統會直接帶出『出貨單號』
預設採用出貨日期 + 流水號
客戶編號 請確實輸入本公司是出貨給哪一家客戶此項資料在【收款作業】中有相
關聯
發票號碼 若此張出貨單是有稅額的則需輸入發票號碼若沒有發票則無需輸入
交貨方式 可以下拉選單方式選取請確實輸入
業務人員
在【客戶基本資料】中若已有設定業務規屬在此處會自動帶出業務代號
若沒有設定請自行輸入經辦業務代號此項資料在【員工業績統計表】
有相關聯
訂單號碼 由訂貨單中轉至出貨單的訂單號碼在訂單作業中有詳細的說明
取用預收 對於有預收貨款的客戶直接從預收的金額中支付本筆貨款
倉號 可設定是由哪個倉庫出貨僅限用於多倉版
帳款日期 在【客戶基本資料】中若已有設定帳款日期在此處會自動帶出帳款日期
此項資料在【收款作業】有相關聯
稅前金額 出貨單中未含稅額的小計金額
稅別 在【客戶基本資料】中若已有設定稅別在此處會自動帶出其稅別或可
自行切換其他稅別的計算方式
稅後總額 即〔稅前金額 + 營業稅〕
折扣金額 給予客戶的折扣金額
已收金額 指已向客戶收的「訂金或金額」
未收金額 即〔稅後總額 - 已收金額 - 折扣金額〕
貨單備註 補充欄位中不足的部份或做為某些特殊資料註記
特項功能說明
歷史記錄 《Alt＋4》
按 可將該出貨客戶所有的歷史出貨單據列出來在修改或新增的模式下按 Enter 鍵可
取回再針對差異部份進行修改
單品歷史 《Alt＋5》
按 可針對指定的單項產品的將其出貨記錄列出來在此不分客戶可供比價用
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進貨記錄 《Alt＋6》
按 可針對指定的單項產品的進貨記錄可避免出貨的金額低於進貨金額
庫存查詢 《Alt＋7》
按 可查詢各倉庫的庫存量避免無貨可出的情形
多選輸入
可一次勾選多項產品到報價單中加快作業速度
SMS 簡訊發送
可發送簡訊通知該客戶
相關項目客戶基本資料產品基本資料系統參數設定出退貨資料統計應收支票已過期支票
收款作業庫存月銷耗報表盤點作業
出貨退回作業 【8出貨退回作業】與【7出貨作業】的操作方法略同故不重述
相關項目 客戶基本資料產品基本資料系統參數設定出退貨資料統計 應收支票已過期支
票收款作業庫存月銷耗報表盤點作業
出退貨資料統計 意義可直接在此項功能表中查詢出貨及出貨退回的詳細情形而不必再到【7出貨作業】或【8出
貨退回作業】中個別查詢可節省使用者的時間
可依使用者的需要去設定所查詢時間客戶出貨退貨已收款未收款及全部可單獨查詢一家
或者是一次查詢多家做為收款對帳單與收款作業有相關聯
相關項目 出貨作業出貨退回作業
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第五章 帳務管理 會計
付款作業
意義此功能是用來記錄付款作業的日期廠商支付類別及沖帳金額以備日後查核
當公司進貨後要付款時則需到此處建立新的付款作業
操作方法
1《新增》依序輸入付款日期登錄人員廠商編號帳款日期後按下【S查詢】會列
出該廠商在帳款日期區間內未付款的單據
註(1)請務必輸入付款廠商否則可能導致查詢不到未付帳款單據
(2)此處帳款日期是指進貨單中的帳款日期若您不確定帳款日期區間可空白不輸入直
接按下【S查詢】會列出所有的未付款單據
2勾選要沖銷的單據並輸入付款的現金金額票據金額等《存檔》即可
註若一筆貨款並非一次沖銷完畢則先在【沖帳金額】的欄位輸入此次要沖帳的金額後再
將該筆單據打勾即可
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欄位說明
欄位名稱 欄位說明
付款日期 系統預設使用當天日期若不是當天日期可自行輸入付款日期
付款單號 通常輸入完付款日期後按【Enter】鍵後系統會直接帶出付款單號預設採
用付款日期+流水號
登錄人員 輸入該筆資料的登錄人員
廠商編號 可按 F10 開啟快速查詢視窗選擇所需的廠商編號
帳款日期 輸入欲查詢的帳款日期區間此處帳款日期是以出貨單中的帳款日期為依據
應付總額 該家廠商在查詢的帳款日期區間中應付帳款總金額
現金金額 輸入付款的現金金額若此筆帳款不是由現金支付則此欄位不需輸入
票據金額 輸入開立支票的金額若此筆帳款不是由支票支付則此欄位不需輸入
其他折讓 輸入折讓的金額
取用預付 取用預付餘額中的金額來沖銷必須在預付餘額欄位中有金額才能做此功
能
累入預付 可預先付一筆帳款分多次沖銷預付的金額則輸入在此處
預付餘額 預付金額中尚可沖帳的餘額
沖帳合計 可用滑鼠勾選欲沖銷的單據號碼系統會自動將總金額統計出來若此次付
款金額與欲沖帳合計金額不符則存檔時系統會出現警示
備註 補充上述欄位中所不足的資料
其他操作說明請參照 基本功能指引
相關項目 廠商基本資料產品基本資料系統參數設定進貨作業進貨退回作業
進退貨資料統計應付支票已過期支票
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現金日記帳
意義是對於公司每日現金收支流向的資料管理
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
日期 系統預設為當天的日期及時間 若不是可另行輸入
項目科目 輸入收支的會計科目例如水電費郵電費文具費等等亦可按 F10
或快擊滑鼠二下即可開啟選擇視窗
類別 可選擇支出或收入二種
金額 輸入收入或支出的金額
摘要 可更詳細記錄每筆帳目資金流向的明細和用途當此欄有輸入明細時存
檔後在畫面右邊「註」的框框會有ˇ
註項目科目按 F10 或快擊滑鼠二下可開啟選擇視窗自建較常使用的會計科目片語如
此一來以後輸入現金科目時只需點選即可而不必再另外輸入片語節省操作時間
相關項目其它編號設定
銀行存提作業
意義記錄公司與往來銀行的帳戶情形方便日後帳戶管理
進入後畫面如
做圖所示
畫面左半部是
銀行帳戶瀏
覽右半部是帳
戶存提資料瀏
覽
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欄位說明
欄位名稱 欄位說明
安全餘額 此銀行帳戶的安全餘額此欄與〈銀行基本資料設定〉有相關聯
現在餘額 目前此銀行帳戶中的實際餘額
存提日期 系統預設為當天的日期及時間 若不是可另行輸入
存提單號 通常輸入完存提日期後按【Enter】鍵後系統會直接帶出存提單號預設採
用存提日期+流水號
金額 輸入存提的金額
存提類別 選擇存提的類別有存款支票存款提款及支票付款四種
支票號碼 輸入存提的支票號碼若不是由支票存提則此欄位不需輸入
餘額 建立此存提單時銀行帳戶中所剩餘的可用餘額
其他備註 補充上述欄位中所不足的資料
註在應收(付)支票中所有由此帳戶所開出兌現後的支票金額皆會自動轉入此處
其他操作說明請參照 基本功能指引
重新計算帳戶餘額
若有新增或修改存提單時按下 即可更新該銀行帳戶的現在餘額更便利於隨
時掌握各銀行帳戶中的可動用金額
相關項目 其他編號設定應付支票應收支票
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（收）款作業
意義此功能是用來記錄收款作業的日期客戶收款明細及沖帳金額以備日後查核
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
收款日期 系統預設使用當天日期若不是當天日期可自行輸入收款日期
收款單號 通常輸入完收款日期後按【Enter】鍵後系統會直接帶出收款單號預設採
用收款日期+流水號
登錄人員 輸入該筆資料的登錄人員
客戶編號 可按 F10 開啟快速查詢視窗選擇所需的客戶編號
帳款日期 輸入欲查詢的帳款日期區間
應收總額 該家廠商在查詢的帳款日期區間中應收帳款總金額
現金金額 輸入收款的現金金額若此筆帳款不是由現金收入則此欄位不需輸入
票據金額 輸入收款支票的金額若此筆帳款不是由支票收入則此欄位不需輸入
其他折讓 輸入折讓的金額
取用預收 取用預收餘額中的金額來沖銷必須在預收餘額欄位中有金額才能做此功
能
累入預收 可預先收一筆帳款分多次沖銷預收的金額則輸入在此處
預收餘額 預收金額中尚可沖帳的餘額
沖帳合計 可用滑鼠勾選欲沖銷的單據號碼系統會自動將總金額統計出來若此次收
款金額與欲沖帳合計金額不符則存檔時系統會出現警示
備註 補充上述欄位中所不足的資料
相關項目出貨作業客戶基本資料出貨退回作業應收支票
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應（付）帳齡分析表
意義此分析表是用來顯示尚未付清給各個廠商的應付帳款其帳齡分佈在各個設定期間的
統計數據
圖片左邊的日期區間可依使用者的統計習慣去設定設
定好後只需按【設定為預設值】鍵則每次進入系統時
依此設定統計
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
開始廠商 可按 F10 開啟快速查詢視窗選擇欲查詢的開始廠商編號
結束廠商 可按 F10 開啟快速查詢視窗選擇欲查詢的結束廠商編號
帳齡種類 可選擇 1帳款日期或 2銷貨日期二種
報表標題 可選擇 3天數或 4日期二種為報表標題
結束日期 系統會自動帶出當天日期若不是可自行輸入欲查詢的結束日期
相關項目廠商基本資料進貨作業進貨退回作業進退貨資料統計表付款作業
應（收）帳齡分析表
意義此分析表是用來顯示各個客戶尚未付清的應收帳款其帳齡分佈在各個設定期間的統
計數據
操作方式請參照 應（付）帳齡分析表
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
開始客戶 可按 F10 開啟快速查詢視窗選擇欲查詢的開始客戶編號
結束客戶 可按 F10 開啟快速查詢視窗選擇欲查詢的結束客戶編號
帳齡種類 可選擇 1帳款日期或 2銷貨日期二種
報表標題 可選擇 3天數或 4日期二種為報表標題
結束日期 系統會自動帶出當天日期若不是可自行輸入欲查詢的結束日期
相關項目客戶基本資料出貨作業出貨退回作業出退貨資料統計表收款作業
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應收帳款
意義用來顯示某段時間內應收帳款的彙總資料報表
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
帳款種類 可選擇依 1客戶別或 2業務別做為應收帳款報表的依據
帳款日期區間 輸入欲查詢的起迄日期
統計客戶區間 可按 F10 開啟快速查詢視窗輸入欲查詢的客戶編號
統計業務區間 輸入欲查詢的業務編號
報表種類 可自行選擇共有明細表簡要表及應收總表三種報表
是否含前期未
收款之明細
若所查詢的日期區間之前仍有尚未收取的款項則可在此欄位中打ˇ就
可顯示前期未收款之明細
相關項目客戶基本資料產品基本資料員工基本資料出貨作業出貨退回作業出退
貨資料統計表
應付帳款
意義用來顯示某段時間內應付帳款的彙總資料報表
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
帳款種類 可選擇依 1廠商別或 2經辦人員別做為應付帳款報表的依據
帳款日期區間 輸入欲查詢的起迄日期
統計廠商區間 可按 F10 開啟快速查詢視窗輸入欲查詢的廠商編號
統計經辦區間 輸入欲查詢的經辦人員編號
報表種類 可自行選擇共有明細表簡要表及應收總表三種報表
是否含前期未
付款之明細
若所查詢的日期區間之前仍有尚未付清的款項則可在此欄位中打ˇ就
可顯示前期未付款之明細
相關項目廠商基本資料產品基本資料員工基本資料進貨作業進貨退回作業進退
貨資料統計
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票據
應(付)支票
意義可沖銷應付帳款中所有由支票給付的記錄節省會計人員作帳以便查詢核對廠商的
帳款
進入本功能後出現所有應付票據資料視窗以票據到期天數作為循序排列條件
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
開票日期 系統預設使用當天日期若不是當天日期可自行輸入開票日期
支票類別 支票的種類此處為應付支票
支票號碼 開立支票上的號碼
支票金額 開立支票上的金額
來源單號 輸入這張支票是要沖銷哪一張【付款作業】中的進貨單號
廠商編號 可按 F10 或 鍵開啟快速查詢視窗選擇所需的廠商編號
廠商名稱 廠商編號選定後會自動帶出該廠商名稱
到期日期 開立支票上的到期日期
兌現日期 這張支票預計何時會兌現的( 因有時票據的交換需時 1~3 個工作天金額
才能真正入帳)
票據狀態 目前票據的狀態有未兌兌現退票作廢領取及其他共六種
開票銀行 選取開立的支票銀行 若尚未設定請至【其他編號設定】中的銀行基本資料設定
銀行名稱 開票銀行選定後會自動帶出該銀行名稱
其他備註 補充上述欄位所未提到的
未兌支票總額 系統會自動統計所有未兌現的支票張數及總額
其它說明
支票簽回單
點選《列印》即可列印支
票簽回單若要更改表單
字頭字尾請參照 按鍵說
明
相關項目進貨作業已
過期支票付款作業
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應(收)支票
意義可沖銷應收帳款中所有由支票收款的記錄以查核客戶的帳款
進入本功能後出現所有應收票據資料視窗以票據到期天數作為循序排列條件
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
收票日期 系統預設使用當天日期若不是當天日期可自行輸入收票日期
支票類別 支票的種類此處為應收支票
支票號碼 應收票據上的支票號碼
支票金額 應收支票上的金額
來源單號 輸入這張支票是要沖銷哪一張【收款作業】中的出貨單號
客戶編號 可按 F10 或 鍵開啟快速查詢視窗選擇所需的客戶編號
客戶名稱 客戶編號選定後會自動帶出該客戶名稱
到期日期 應收支票上的到期日期
兌現日期 這張支票預計何時會兌現的 (因有時票據的交換需時 1~3 個工作天金額才
能真正入帳)
票據狀態 目前票據的狀態有未兌兌現 託收轉讓退票票貼及其他共七種
開票銀行 應收票據上開立支票銀行的帳號
開票銀行 應收票據上開立支票銀行的名稱
託收銀行 選取開立的支票銀行 若尚未設定請至【其他編號設定】中的銀行基本資料
設定
託收銀行 開票銀行選定後會自動帶出該銀行名稱
其他備註 補充上述欄位尚未提到的
其他操作方式與應付支票作業相同
相關項目 出貨作業收款作業已過期支票
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已過期支票
意義所有已過期的支票皆會轉入此視窗方便會計人員查詢核對
過期支票瀏覽列出所有過期支票（應收應付）可依需求排列如名稱開票日期兌
現日期銀行hellip等（本功能為整合上述rdquo應付rdquordquo應收rdquo二項支票作業所產生的資料
對照表）
註此處只能做查詢的動作並不能做新增或修改的動作
相關項目 應付支票應收支票
應(收)票批次兌現
意義可一次將單張或多張應收票據轉兌現並將兌現的支票轉入已過期支票中
按鍵說明
欄位名稱 欄位說明
全選 將所列出的支票全部選擇為要兌現的狀態
全不選 將所列出的支票全部選擇為要非兌現的狀態
兌現轉入過期支票 將已選擇的支票轉成兌現狀態並將支票轉入過期支票中
相關項目應收支票銀行存提作業
應(付)票批次兌現
意義可一次將單張或多張應付票據轉兌現並將兌現的支票轉入過期支票中
操作方式請參照 應(收)票據批次兌現
相關項目應付支票銀行存提作業
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應收票齡分析表
意義此分析表是用來顯示已收未兌現的應收支票其帳齡分佈在各個設定期間的統計數據
圖片左邊的日期區間可依使用者的喜好去設定設定
好後只需按【設定為預設值】鍵則每次進入系統時
依此設定統計
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
開始客戶 可按 F10 開啟快速查詢視窗選擇欲查詢的開始客戶編號
結束客戶 可按 F10 開啟快速查詢視窗選擇欲查詢的結束客戶編號
報表標題 可選擇 1天數或 2日期二種為報表標題
結束到期日 系統會自動帶出當天日期若不是可自行輸入欲查詢的結束日期
相關項目應收支票
應付票齡分析表
意義此分析表是用來顯示開立給各個廠商的未兌現應付支票其票齡分佈在各個設定期間
的統計數據
操作方式請參照 應收票齡分析表
相關項目應付支票
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第六章 庫存管理
期初開帳程序
1進貨
第一次使用時本系統時將基本資料建立完成後首先利用【進貨作業】將所有產品均做首
次進貨並且將已付款的進貨單據沖銷
註亦可利用庫存調整單將所有產品數量及成本鍵入或者利用盤點作業進行盤點後將盤點
量轉入現有量必須要注意的是若您選擇使用盤點轉入的方式系統將無法自動抓取產品成
本
2由產品基本資料中作期初開帳
至產品基本資料中按(Alt+F 鍵)將可以產生庫存的
期初開帳資料
按《確定》後將自動轉入期初
庫存日消耗異動表
意義驗證庫存量的正確性且可以將驗證後的正確量寫入現有量
(1) 當日消耗表列出查詢日期當天的庫存數量
變動情況用來驗證庫存量的正確性
(2) 逐日銷耗表列出前一次結轉日至查詢日期
當天的庫存數量變動情形用來驗證庫存量
的正確性另可將計算後的實際現有量寫入
帳面量(產品基本資料中的現有量)
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庫存月消耗異動表
報表意義列出查詢當月份的庫存數量變動情形用來驗證庫存量的正確性另可將計算
後的實際現有量寫入帳面量(產品基本資料中的現有量)並作轉入產生下月期
初量
使用時機每月底結束營業後或每月初開始營業前
操作方式
1)檢視庫存月銷耗表上的異動資料及現有量是否均正確當計算後存量與目前帳面存
量不符時會以黃色警示
2)確認無誤後按下 出現如下視窗再次確認
注意產品基本資料中的現有量將會被庫存月銷
耗 表 中 的 現 有 量 取 代因 此 請 謹 慎 使 用 結 轉 功 能
C)若產品進出異動量不正確請利用庫存調整單
做調整後重新執行步驟 A)~ B)
後記
庫存量又有問題了 怎麼都跟架上物品不符 相信大多數人都有這樣的心聲
很多使用者的觀念上總是認為庫存只要交給電腦來管理庫存量一定準確殊不知電腦軟體
有可能發生不可預期的結果(程式暇疵或使用中突然的斷電當機)或是產品管理不當導致失
竊或是破損或是產品擺設到不正確的位置都有可能使得電腦中的庫存量異常所以在庫存管
理中盤點變成了一項非常重要的工作
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庫存調整單
意義當帳上的庫存量與實際庫存盤點的結果不符時即可利用此功能來調整帳上的庫存量
及成本
在〈C進出貨〉選擇【C
庫存調整單】如圖可
按《新增》《修改》
《查詢》或《刪除》鈕
更動關於調整庫存的相
關資料
按《瀏覽》進入庫存調整
單據瀏覽
操作方法
庫存調整單中的「數量」欄位應輸入實際庫存量與帳面現有量的差異量
作庫存調整時若目前某產品在系統中的現有量為 10 個但實際上賣場中只剩 8個則在
數量的欄位中輸入-2即可將系統中的現有量調整為 8個
若使用者無進貨作業的動作卻想要統計出產品的銷售成本及利潤可直接在此處輸入產
品的成本或覺得目前系統中的平均成本不正確亦可自行修改
註盤點作業中若有盤差或盤盈時會自動產生一張盤點調整單
其他操作方式請參考基本操作方法
相關項目產品基本資料盤點作業
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盤點作業
意義盤點各倉的庫存量以便管理可避免庫存太多或不足節省公司無謂的支出
有關庫存量的準確性一直為各行各業及門市經營管理者所困擾即使使用電腦軟體一樣產生
庫存量不準確的情事皆因方法錯誤或關念的偏差導致
在庫存做盤點前有些前置工作若準備充足則可收事半功倍之致
A盤點的前置工作
1 貨架上物品的擺設是否整齊乾淨
2 貨架的分類是否明確並且標示清楚
3 待進貨瑕疵物品異常品是否與陳列區清楚區分
4 人員的物品熟悉度及教育訓練是否充足
B盤點實施要點
1 全面盤點(期初期末盤點)或循環盤點
2 盤點的開始時間及預計結束時點
3 人員編組及人力分派
4 列印盤點單(可利用盤點機)
5 盤點機轉入或人工鍵入盤點數量
6 列印盤點報告單(盤盈盤損表)
C檢討此次盤點作業及問題研究
在【F系統支援】選擇【盤點作業】的選項會出現最近一張單據
操作方法
1由盤點機盤點
新增一張盤點單將盤點量輸
入盤點機再按
鍵直接將盤
點機中的資料傳送到系統
中按下 鍵即
可完成盤點作業
軟體使用教學手冊
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2由人工手動盤點
A)新增一張盤點單按《A盤點產品轉入》鍵選擇欲盤點的產品編號可依全部產品廠
商產品類別儲放位置產品編號及庫存數量共六種選擇方式選擇所需的產品或者用
《新增明細》的方式輸入要盤點的品項接著按下《F3存檔》
B)按下《F7列印》報表選擇為「盤點單」列印出盤點單由人工盤點並將盤點量寫在盤點
單上
C)進入盤點作業點選《修改》將盤點量輸入系統中按下《存檔》後再按《轉入現有量》
鍵即可完成盤點作業
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
盤點日期 系統預設使用當天日期若不是當天日期可自行輸入盤點日期及時間
盤點單號 通常輸入完盤點日期後按【Enter】鍵後系統會直接帶出盤點單號預設
盤點人員 輸入該筆資料的盤點人員
盤點備註 補充欄位中所不足的資料
盤點倉號 選擇欲盤點的倉號 (多倉版)
《 Alt+A 》盤點產品轉入
按 可針對特定部份產品或廠商選取所需
的盤點商品
1先選擇轉入依據
2輸入起始編號及結束編號
3按下《Y確定》便可將符合條件的產品加入到盤點單中
《 Alt+B 》盤點機輸入
按 可先由盤點機盤點再直接
將盤點機中的資料傳輸到系統中可節省再輸入一
遍的時間
轉入現有量
當盤點完後且已經將盤點數量輸入至系統中後此時可按 鍵將盤點量轉入現有量
且同時在【庫存調整單】產生一張盤盈盤虧單即可完成盤點作業
相關項目產品基本資料員工基本資料庫存調整單
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第七章 系統支援
密碼設定
意義本設定首重資料保全功能系統依使用者名稱及密碼選擇性的開放系統功能可確
保資料的隱密性預防一些重要資料外流而設定通行密碼可依特定人員使用密碼才能執
行
進入時需輸入您的使用者密碼才有權限進入密碼設定中去新
增或是修改此設計目的在於防止管理者離開時他人趁機擅自
修改帳號權限
新增 增加完使用者名稱及密
碼後再設定使用功能明細（打
ˇ者為開放本項功能）
成本顯示若沒有打ˇ則該使
用者進入後台時基本資料的產
品欄位成本相關欄位則不顯示
備份作業
意義將所有資料另存一份應注意不要備份在同一部硬碟（以免硬碟實體損壞）同時為
保障資料安全應自訂備份期間如每週三六各一次
選定備份的目錄位置按下《開始備份》
鍵後即可完成備份作業
建議您在備份的檔案名稱 Data 後再加上
備份日期以避免備份資料太多產生混淆
註選擇備份路徑時需注意資料夾的名稱
應避免為空白或包含特殊符號如
gtlt$hellip等
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資料重整
意義當系統在操作途中因發生停電不正常關機或硬體發生故障而故造成系統資料中異常
現象導致資料毀損可利用本功能做一資料維護
注意執行資料重整時務必讓其他工
作站或前後台離線
編碼更改
意義因本系統中所有基本資料的編號只要存檔後就不能做修改的動作故在此設立一
個修改編號的程式
註因為基本資料中的編號會跟進銷貨產生連動關係為保持舊有歷史資料的正確性所以
更改編號時須在此更改以保持資料的完整若您要修改基本資料時請先到【2備份作業】
做資料備份的動作避免系統在編修的過程中發生停電或不明原因當機而造成資料流失
操作方法
1選擇欲修改的編號之資料
庫有客戶廠商產品員
工及產品類別資料檔共 5種供
選擇
2用滑鼠或按 F10 在原編號的
欄位上選擇欲更改的編號
3直接在新編號的欄位上輸入
新的編號
4按下《確定更改》鍵即可
完成編號更改的動作
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59
系統顏色修改
意義覺得系統中預設的顏色不喜歡嗎想自創風格時可利用本功能修改畫面使用者可依
個人喜好修改使用的畫面其中必須注意的是修改畫面確定後按 Y 儲存設定 要先
離開本系統再重新進入本系統才能生效
若欲更換背景圖片圖
片格式可
為jpggifbmphellip
等檔案格式
改亂了可按系統預設
值變回原來樣式
行事曆管理
意義經常忘東忘西的寫在紙條上麻煩又不容易找利用本功能吧啟動系統時會提醒哦
操作方法
1 點選《新增》後輸
入事件日期時
間對象地點
事由事項的欄位
可註記細節事項
2 勾選事件提醒方
式若沒勾選便不
會出現提醒的訊
息
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名片簿管理
意義可將重要的電話或經常聯絡朋友記錄在此容易找尋又不會丟可分類還有多項
詳細資料欄位可供利用
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
名片分類 可點選 開啟客戶分類的快選視窗
電子信箱 若有輸入 E-Mail 帳號則按下 可直接連結至 Outlook 發送信件
其他備註 補充欄位中不足的說明或做為某些特殊資料註記
選擇發送簡訊功能時可自動帶入行動電話號碼
操作方法請參照 基本操作方法
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產品停用啟用處理
意義將產品基本資料中已經停產或停售長時間不使用的產品資料作停用處理可加快搜
尋的速度也增加盤點補貨等工作的效率若日後進貨時新進產品的條碼與停用產品
條碼相同時系統會出現警告訊息可直接將產品恢復續用
操作方法
1 產品停用
A)將欲停用的產品打勾勾選的品項會列在右上方的挑選清單列中確認後點選《停用》
停用的產品會列在下方的〈停售或停用之品項〉中
B)直接在產品基本資料中刪除的品項也會自動被系統列到停用產品中喔~
2 產品啟用
在欲恢復續用的產品上按一下滑鼠右鍵選擇《Y產品續用恢復》確認後該筆資料會
回復到產品基本資料中恢復續用的產品庫存量售價成本等均會歸零若要查看過去
的歷史進貨紀錄及銷貨分析請利用〈歷價〉及〈分析〉的功能
相關項目產品基本資料
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產品成本重算
意義若於系統使用時發生停電或當機或硬體故障情形而造成平均成本有異常之情形可
利用此作業將平均成本重算
可選擇年或指定月份計算確
定無誤時可利用寫入功能將
目前平均成本更新
若平均成本重算後有發生的情形則執行《W將計算之平均成本寫入》後必須利用 資
料偵錯 功能將異常的產品資料修復接著再到產品基本資料中利用〈歷價〉重新寫入成本
相關項目產品基本資料資料偵錯
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資料偵錯
意義藉由資料偵錯系統來偵測錯誤的資料再加以修復是屬於軟體異常控管的一項重要功
能有如 Windows 中的磁碟偵錯功能
操作方法
選擇客戶資料檢測編號是否重 覆及累積點數預收金額數值溢位等異常檢測
選擇銷貨資料檢測編號是否重覆及小計金額銷貨成本數值溢位等異常檢測且可將銷
貨成本以目前平均成本置換但此項功能需在已驗證過產品資料且無異常的情況下才能進
行
選擇廠商資料檢測編號是否重 覆及異常資料偵錯
選擇產品資料檢測編號是否重 覆及最近進價平均成本及售價數值溢位等異常檢測
選擇進貨資料檢測編號是否重覆及異常資料偵錯
選擇訂貨資料則會重新計算產品檔中的被訂購量
選擇倉庫資料重新分析產品檔及倉庫檔中的庫存關聯結構並自動將錯誤修復
以上各個資料檔檢測後若有異常情形出現只需按《自動修復錯誤》鍵即可完成資料偵錯
修復的動作
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用戶使用記錄
意義可記錄各用戶進入系統的日期及時間及使用哪個功能表做哪些動作避免在多人
使用狀況下無法查到資料修改或刪除是由何人做的
流量統計
依據系統登入用戶別統計各動作的操作次數
在桌面上建立捷徑
意義當桌面上安裝的捷徑不小心刪除或在一開始安裝軟體時沒有建立捷徑皆可利用此功
能輕鬆在桌面上重新建立捷徑再也不用擔心找不到執行路徑
操作方式
1輸入前台工作站號若是單機版則不需輸入
2直接點選《1建立後台管理捷徑》或《2建
立 POS 前台捷徑》就會在桌面上自動建立捷徑
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備份還原
意義當您發現銷售前台進入後出現錯誤代碼或存檔後交易紀錄無法存入時代表銷售資料
庫已經遭受毀損備份還原能夠幫助您將資料還原到您最後一次做備份的狀態
1 請先將執行資料備份並記下您的備份目錄位置操作方式請參照 備份作業
2 請放入安裝光碟重新安裝或至我們的網站 wwwhiposcomtw 下載試用版本（切記版
本必須相同）
註請確定所有工作站或前台均已離線且無其他軟體正在執行
無需移除原本的軟體直接執行安裝即可
3 請至[開始][程式集][叡鴻 Hipos 軟體系列]點選[備份還原]或至電腦中的 csalewin 中
點選 備份還原exe 如圖所示選取您的備份目錄位置後點選《S開始還原》即可
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第八章 附件 其他技術支援
報表格式修改
利用 HiPOS 軟體中的報表系統工具可以自行修改報表的格式
系統工具的開啟方式
1《開始》rarr《程式集》rarr《叡鴻 HiPOS 軟體系列》rarr《報表系統工具》
2到電腦 csalewin 資料夾中將〈系統工具exe〉點滑鼠左鍵兩下開啟
自訂列印紙張大小
開啟系統工具後選擇要修改列印格式的報表後將紙張規格分別填入高度寬度上邊界
左邊界即可
例如原本是 A4(290210mm)格式要改
成列印中一刀格式直接修改高度
140寬度 210 就可以囉~
修改報表內容
1開啟系統工具後先選擇要修改的報表再按《修改報表》
2若要修改報表內容的位置以滑鼠圈選要移動的範圍後以larruarrdarrrarr移動或直接以滑鼠拖
曳至您預定的位置即可
3若要修改或增加文
字則先點選 報表控
制項工具列 上的
一下接著點一下要
修改的文字或要新增
文字的位置即可編
輯文字
4修改完成後點選
左上角的《檔案》rarr
《儲存》
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自訂瀏覽視窗表格樣式
意義因為使用者的螢幕大小及解析度設定的不同在瀏覽視窗中難免發生表格橫向欄位太
大或太小導致於查看資料時的不方便HiPOS 提供了自訂表格樣式的功能讓使用者調整好
欄位後可以存檔方便日後查看
操作方法
1將滑鼠移動到要調整的欄位框上會出現 符號以滑
鼠拖曳即可調整欄位大小
2調整好後如圖在內容的任一位置上按一下滑鼠右鍵選擇《儲存表格樣式》若是儲
存後不滿意可以選擇《恢復預設值》
滑鼠右鍵功能選單
意義建立資料時若已經有其他檔案格式的資料存在方便
複製貼到 HiPOS 軟體中
在 HiPOS 軟體中當欄位為可編修狀態下時可以按一下滑鼠
右鍵便能呼叫功能選單(複製貼上剪下)
看完了使用手冊仍然無法解決您的問題嗎本公司提供了多元的諮詢管道
本公司網站技術支援httpwwwhiposcomtw 文件知識庫
電話諮詢07-7030898
傳真專線07-7032066
E ndash Mail Servicehiposcomtw
公司地址高雄縣鳳山市 830 埤北路 81 號
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庫存管理
基本庫存管理功能操作說明
標準作業流程
產品現有數量
產品基本資料中的現有數量欄位系統會自動依照進貨及銷貨統計並隨時更新產品現有量
因此為了保持現有量的正確性及產品成本的準確度請勿直接從產品基本資料的現有數量欄
位修改現有量
進貨作業
進貨時確實輸入正確的進貨量要留意進貨單位是否正確進貨及進貨退回時產品的庫存
量都會自動增減
庫存調整單(HiPOS-Light 版無此功能)
（一）使用時機
1 某產品的數量因毀損失竊hellip等非進貨及銷售而短缺或增加導致需要調整產品的現
有量時
2 由盤點作業中執行盤點量轉入現有量時若有差異量系統會自動產生一張庫存調整
單
（二）操作方式
1 進入【C進出貨】 rarr 【庫存調整單】
2 點選 【新增】rarr輸入日期單號經辦人員備註
3 點選 【新增明細】 rarr輸入【產品代號】
4 輸入【數量】是指實際數量與產品現有量的差異量例如 A產品實際量為 10 個產品
基本資料中的現有量為 8個兩者的差異量為 10－8＝+2數量的欄位輸入 2若 B產
品的實際數量為 15 個產品基本資料中的現有量為 20 個則差異量為 15－20＝-5
數量的欄位便輸入-5
5 點選【存檔】後產品現有量便會隨著調整
（三）附註
HiPOS-Light 版若平時發現產品數量有錯誤請直接利用【盤點作業】的轉入現有量功
能來調整產品的現有量
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庫存日消耗表
（一）當日消耗表列出查詢日期當天的庫存數量變動情況用來驗證庫存量的正確性
（二）逐日消耗表列出前一次結轉日至查詢日期當天的庫存數量變動情形用來驗證庫存
量的正確性另可將計算後的存量寫入帳面量(產品基本資料中的現有量)
（三）使用時機每日營業結束利用庫存逐日銷耗表檢驗庫存正確性
庫存月消耗表
（一）報表意義列出查詢當月份的庫存數量變動情形用來驗證庫存量的正確性另可將
計算後的實際現有量寫入帳面量(產品基本資料中的現有量)並轉入產生下月期初量
（二）使用時機每月底結束營業後或每月初開始營業前
（三）操作方式
1 檢視庫存月消耗表上的異動資料及現有量是否均正確當計算後存量與目前帳面存量
不符時會以黃色警示
2 確認無誤後按下 出現如下視窗再次確認
盤點作業
（一）盤點前置作業
1 貨架上物品的擺設是否整齊乾淨
2 貨架的分類是否明確並且標示清楚
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3 待進貨瑕疵物品異常品是否與陳列區清楚區分
4 人員的物品熟悉度及教育訓練是否充足
（二）操作方式
1 進入【F系統支援】rarr【盤點作業】rarr【新增】rarr輸入日期單號盤點人員備註
2 在【產品代號】輸入要盤點的產品rarr【存檔】rarr【列印】選擇【盤點單】
3 進行人工盤點工作
4 進入【盤點作業】rarr【修改】rarr在【盤點數量】輸入實際盤點數量rarr【存檔】
5 選擇【轉入現有量】即可將盤點量轉入到產品基本資料中的現有量
（三）操作秘訣
2 利用【新增明細】可一項項將要盤點的產品輸入
3 利用【盤點產品轉入】可以選擇一次將所有產品輸入或者依照廠商別產品類別儲
放位置產品編號輸入
4 務必確實將盤點量輸入盤點單的「盤點數量」欄位中盤點數量請勿輸入負數
（四）盤點要點
1 全面盤點及循環盤點除了期初或期末的全面盤點之外應固定每隔一段時間做循環
盤點循環盤點可以依照產品類別儲放位置或者產品編號等等例如固定每個月作
一次循環盤點第一個月盤點第一排貨架的商品第二個月盤點第二排貨架的商品
2 盤點時效盤點開始到盤點結束的時間盡量不要超過預定時程為了防止盤點錯誤應
避免盤點期間同時進貨銷售盤點完畢應即時將盤點量轉入現有量
3 盤點差異量軟體系統中的現有量欄位嚴格來說是帳面上的產品數量而盤點量則是
實際庫存的數量軟體操作過程有疏失產品瑕疵失竊及盤點錯誤等許多因素均
可能導致帳面上的數量與實際庫存不符的情況因此有盤差是可以被接受的但若差
異量太大時管理者便應觀察是哪個環節出了問題
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上線一段時間後初次執行盤點作業或庫存日月銷耗表
說明
1過去進貨或庫存有異時均直接修改產品現有量
2使用一段時間後才執行庫存月銷耗表結轉
3更新版本或重新安裝執行資料備份還原或者它系統資料轉檔匯入
上述情況可能會發現期初量都是 0以致計算後存量與帳面存量產生極大的誤差
作業流程
期初開帳作業
（一）使用時機
1 初次使用者
2 已經上線一段時間的使用者
3 更版或重新安裝系統後執行備份還原的使用者
4 產品現有量正確而庫存日月銷耗表中的現有量完全不對者
（二）操作方式
1 進入【A基本資料】rarr【產品基本資料】確認產品現有量均為正確的數量
2 按【Alt+F】開啟庫存量期初開帳作業視窗rarr選擇「轉入期初月份」rarr【確定】
3 此一動作可以根據產品基本資料中的現有量去重新計算出庫存日月銷號表中的現有
量並且反算出期初量
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常見 QampA
產品基本資料中的現有數量與實際庫存量不符合
1 僅有少數幾項產品的庫存量不符時可利用「庫存調整單」做調整
2 多項產品的庫存量不符時利用「盤點作業」並將盤點量「轉入現有量」
3 每日營業結束時可利用「庫存逐日消耗表」核對產品庫存量並將正確量寫入現有量
4 檢視產品-進出異動表可查明是否有單據數量錯誤
產品現有量不會隨銷售或進貨變動
1 執行資料重整
2 檢查前台 Alt+F5 銷售記錄是否正常若銷售存檔後無銷售紀錄或者銷售明細僅有時間及
金額代表資料庫已經損壞
3 檢查銷售及進貨時的產品編號是否一致
4 檢查產品基本資料中產品是否有重複建檔換言之相同的產品名稱是否有兩個不同的
產品編號
庫存日月消耗表中的期初量為零導致統計後的現有量錯誤
1 發生原因沒有將上月底的庫存作結轉寫入本月期初
進入【庫存月消耗表】rarr列印年月輸入上個月份rarr執行結轉
2 發生原因Ⅰ曾經從產品基本資料中的現有量欄位直接修改數量
Ⅱ更版或備份還原後沒有執行期初開帳的動作
進入產品基本資料執行【Alt+F 期初開帳作業】
3 當月底營業結束時請檢視庫存月消耗表核對庫存量並執行結轉的動作將正確量寫入現
有量及寫入次月期初量
庫存日月消耗表中的調入量與實際調整的數量不符合
1 發生原因盤點作業轉入現有量時重複執行轉入現有量的動作
2 進入【庫存調整單】rarr點選【瀏覽】尋找備註中盤點轉入單號重複的資料
3 刪除重複的調整單即可
利用盤點量轉入現有量卻發現某些產品仍然與實際庫存量不符合
1 發生原因 盤點數量錯誤
盤點作業中盤點數量輸入錯誤
營業時間進行盤點工作盤點後到轉入現有量的過程中產品銷售出去而未作
調整
2 利用「庫存調整單」調整現有量
3 HIPOS-Light 版利用「盤點轉入現有量」作調整
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已經將盤點量轉入現有量之後發現盤點時數量點錯
1 利用「庫存調整單」調整現有量
2 HIPOS-Light 版利用「盤點轉入現有量」作調整
連續數月都有做庫存月消耗結轉但庫存月消耗中某些產品的現有量卻總是有誤差
1 發生原因每個月結轉的時間點有誤
2 進入【庫存月消耗表】rarr列印年月輸入本月份rarr列印出該張報表或記下該報表的ldquo期初
量rdquo
3 重新進入【庫存月消耗表】rarr列印年月輸入上一個月份
4 比較本月份的ldquo期初量rdquo及上個月份的ldquo現有量rdquo是否相同若上個月份的現有量比本月
份的期初量少代表上一個月結轉之後仍有作銷售或調整
例如430 下午 200 做結轉將正確量寫入下月期初（產生 5月份的期初量）但是 430
下午 300 又陸續作了銷售或調整庫存量
5 做法
盤點機盤點時架上無庫存的 產 品 會 漏 盤
新增盤點單時選擇【盤點產品轉入】將全部產品轉入並將【盤點數量】全部修改為 0
將盤點機中的資料轉入該盤點單存檔後將盤點量轉入現有量
4 月
5 月份
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選購模組功能簡介
簡訊 SMS 發送模組
SMS 簡訊發送功能透過網際網路直接由 HiPOS 軟體系列中發送簡訊至客戶的行動電話能夠達
到迅速確實即時傳遞訊息及行銷的效益
HiPOS 門市及進銷存 v6 以後都可使用免申請儲值後馬上開通
功能特色
1 低廉的發送費用
一般使用手機發送簡訊每通大約 $25~ 35 之間使用 HiPOS SMS 每通只要 11~13 之
間足足省了 50
2 搭配 HiPOS 軟體分析有效客戶發送
利用 HiPOS 的各項統計如累積點數已購商品累積消費金額生日等等的各項數
據做有效的簡訊廣告行銷並且會自動過濾重覆的電話及統計發送的通數
應用 1 生日到時發送祝賀簡訊並告知來電優惠方案
應用 2 廠商新商品推出時可過濾已購買同類商品的客戶清單做簡訊廣告發送hellip更多應用
等你來發掘
3 大量簡訊發送
除了對單一客戶發送簡訊外大量發送簡訊的功能可同時對多個客戶行動電話號碼發送簡
訊
4 簡訊發送時效性佳
簡訊發送後正常情況下約 3~10 秒鐘就可即時將簡訊傳送到客戶手機重要訊息不怕客戶
收 不 到 若 因 故 對 方 無 法 接 收 將 會 自 動 重 發 直 至 發 送 成 功 或 滿 24 小時止
5 常用訊息片語編輯
「常用訊息」功能可以編輯儲存常用的簡訊內容可以加快編寫簡訊的速度
6 預約發送
可自定要發送的時間時間到才發送簡訊更有效率的廣告效益
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單一簡訊發送
在會員基本資料廠商基本資料員工基本資料中
按下 即可發送簡訊
大量簡訊發送
﹝統計報表﹞rarr﹝C會員郵寄標籤大量簡訊﹞依照
條件選擇要發送簡訊的對象後點選《S發送簡訊》
即可將簡訊發送到所選擇的對象
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經辦人員 輸入此張進貨單是由哪位員工建檔
取用預付 從已經付給廠商的預付款中沖銷該筆帳款此項資料在【6付款作業】有相
關聯注意若取用預付所輸入的金額大於預付餘額時超出的金額將累加
到該張進貨單的未付金額
倉號 選擇進貨的倉號（倉庫）適用於多倉版
帳款日期 在【廠商基本資料】中若已有設定帳款日在此處會自動帶出帳款日期此
項資料在【6付款作業】有相關聯
稅別 在【廠商基本資料】中若已有設定稅別在此處會自動帶出其稅別或可自
行切換其他稅別的計算方式
稅前金額 進貨單中未含稅額的小計金額
已付金額 指已付給廠商的「訂金或金額」
折扣金額 廠商給予的折扣金額
未付金額 即〔稅後總額 - 已付金額 - 折扣金額〕
稅後總額 即〔稅前金額 + 營業稅〕
貨單備註 補充欄位中不足的部份或做為某些特殊資料註記
新增進貨單
步驟 1 單身建立
按 新增 鈕或 Insert 鍵出現一張新空白單據填入各項必備資料
步驟 2 建立進貨品名細項
按 鈕加入所進貨產品的項目進貨產品多樣時亦可用 一次勾選
產品編號可輸入產品編碼原廠料號產品條碼 系統會自行轉成產品編號 亦可採用條
碼閱讀機輸入鍵入單價及數量若有接條碼機可一併輸入預列印的條碼張數之後核對稅
前金額及稅後總額無誤後按存檔鍵將該筆進貨單存入
進貨單據修改
按快速鍵 Enter 或 修改 鈕若有必要再針對某一張單據作修改（或加入一筆資料）的話
可移動光棒至欲修改的單據後按 Enter 進入修改狀態後如同建立進貨單之方式建立即可
註 已付款沖帳之單據不可修改若須修改必須進行反沖帳後才能更改單據
歷史記錄
按 可將該進貨廠商所有的歷史進貨單據列出來在修改或新增的模式下按 Enter
鍵可取回再針對差異部份進行修改
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單品比價
按 可查看指定的單項產品的進退貨記錄及各廠商比價記錄該項產品的歷史進退
貨日期單價數量金額及廠商hellip等資料均會顯示出來並且將最低價與最高價之供應商
供應價格及平均成本列出來也可重新計算平均成本選擇是否將成本寫入產品或將最低價
廠商成為主供應商
產品新增
若進貨單中有新進產品時可按 新增產品進入產品基本資料新增的畫面請參照 產
品基本資料設定
庫存查詢
按 可查詢目前的庫存量避免庫存量過多的情形
條碼列印
按條碼列印可列印該筆進貨單中有輸入條碼張數的所有產品條碼
單據列印《F7》
操作方式請參照 基本功能指引
相關項目廠商基本資料產品基本資料系統參數設定應付支票付款作業
進貨退回作業
〈2進貨退回作業〉與上述〈1進貨作業〉的操作方法略同故不重述
相關項目廠商基本資料產品基本資料系統參數設定應付支票付款作業
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進退貨資料統計
意義可直接在此項功能表中查詢進貨及退貨的詳細情形而不必再到【1進貨作業】或【2
進貨退回作業】中個別查詢可節省使用者的時間
1 在【C進出貨】選擇【3進退貨資料統計】選項後所出現的畫面如下圖
2 可依使用者的需要去設定所要查詢的時間廠商進貨退貨已付款未付款及全部
可單獨查詢一家或者是一次查詢多家做為付款對帳單與付款作業有相關聯
列印報表可選擇進退貨資料簡表進退貨資料
明細表進退貨資料總表共三種報表
相關項目進貨作業進貨退回作業
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進貨採購建議
意義採購建議書為針對自定的需求讓系統作一庫存的統計擬定一份最精確的採購建議
書或訂購單
操作方法
1在〈C進出貨〉選擇〈4進貨採購建議〉如圖所示
2設定所欲查詢的條件後按《Y確定》即可
條件設定
查詢指定廠商現有產品庫存量lt=安全存量之品項
查詢指定廠商現有產品庫存量lt=請購點之品項
查詢指定廠商的所有產品全部列出
查詢指定廠商產品被訂購量gt=現有量之品項
查詢指定廠商產品全部訂購保留量gt0 之品項
可再設排列方式如依產品編號名稱存量價格等再選擇由排大到小或由小排到大
查詢單一廠商時廠商編號起訖部分輸入同一個編號即可或者不輸入表示要全部的資料
註
產品比價請參照【產品基本資料】中歷史進價記錄有詳細說明
若確定要列印報表則需要先勾選所需的產品編號可一次勾選單一項產品或按《全部選擇》
勾全部產品若都不需要則可按《全部不選》取消先前所勾選的產品欄位
勾選好欲列印的產品後按《列印》鍵列印報表中可選擇產品採購建議表或產品訂購單二
種報表
相關項目廠商基本資料產品基本資料 進貨作業
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調撥作業 多倉版
意義此功能只有在系統設定使用「分倉」的管理模式時才能輸入資料其用途是做不同倉
庫間貨品的調撥
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
調撥日期 通常一開始系統會先直接帶出當天的日期若不是當天的調撥則請自
行輸入正確的調撥日期
調撥單號 通常輸入完『調撥日期』按【Enter】鍵後系統會直接帶出『調撥單號』
預設採用調撥日期 + 流水號
經辦人員 輸入此張單據的經辦人員
撥出倉號 選擇是由哪一個倉庫撥出的
調入倉號 選擇要調入哪一個倉庫
貨單備註 補充欄位中不足的部份或做為某些特殊資料註記
相關項目銷售前檯產品基本資料其他編號設定進貨作業進貨退回作業
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報價
意義客戶下訂單或出貨前需要先做報價動作時即可利用此功能將待日後可直接轉成
訂貨單
在〈C進出貨〉選擇〈D報價作業〉進入後所出現的是日期最近的一張訂貨單據
如下圖所示
操作方式請參照 進貨作業
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
報價日期 通常系統會直接帶出當天的日期若不是當天的報價則請自行輸入正確的
報價日期
報價單號 通常輸入完『報價日期』按【Enter】鍵後系統會直接帶出『報價單號』
預設採用報價日期 + 流水號
客戶編號 請確實輸入此張報價單是出給哪個客戶可按 F10 開啟客戶選擇視窗此項
資料在〈訂貨作業〉有相關聯
交貨日期 輸入預計的交貨日期
交貨方式 預計的交貨方式可下拉選單方式選取
經辦人員 在【客戶基本資料】中若已有設定業務歸屬在此處會自動帶出業務代號
若沒有設定請自行輸入經辦業務代號
稅前金額 報價單中未含稅的小計金額
稅 別 在【客戶基本資料】中若已有設定稅別在此處會自動帶出其稅別或可自
行切換其他稅別的計算方式
稅後總額 即[稅前金額+營業稅]
折扣金額 給予客戶的折扣金額
貨單備註 補充欄位中不足的部份或做為某些特殊資料註記
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特項功能說明
歷史記錄
瀏覽該客戶的報價訂貨紀錄可開啟《F2 查詢》快速查詢某一筆資料《Ctrl+C》可以拷
背瀏覽的單據內容到目前新增的報價單中
單品歷史
查看單品的所有報價訂貨出貨的歷史記錄
庫存查詢
即時查詢該項產品的庫存量
採購建議
在報價作業時需要查看某項商品的進貨計錄時可按 查看歷史進價及各廠商比價
記錄詳細資料
轉訂貨單
確認訂貨內容同本張報價單時可按 將此張報價單直接轉成訂貨單
多選輸入
可一次勾選多項產品到報價單中加快作業速度
報價單轉 Excel 格式 選擇〈F7列印〉如圖所示按《F6轉 Excel》即可將報價單轉成 Excel 檔
相關項目客戶基本資料產品基本資料訂貨作業
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訂貨
訂貨作業
意義客戶不需要立即拿到商品或是目前倉庫中並無此商品存貨則就可先在此處輸入客
戶訂貨單待日後再行轉出貨
進入本功能後所出現的是日期最近的一張訂貨單據如下圖所示
按『瀏覽』可瀏覽所有的訂貨單據詳細操作方式請參考 報價作業
若訂單未轉出貨每次進入系統時會先顯示【未交貨訂單資料提示】
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欄位說明
欄位名稱 欄位說明
訂貨日期 通常系統會先直接帶出當天的日期若不是當天的訂貨則請自行輸入
正確的訂貨日期
訂貨單號 通常輸入完『訂貨日期』按【Enter】鍵後系統會直接帶出『訂貨單號』
預設採用訂貨日期 + 流水號
客戶編號 請確實輸入本張訂單是由哪一家客戶所訂此項資料在【出貨作業】裡
有相關聯
交貨日期 輸入預計出貨的日期
交貨方式 預計的交貨方式可下拉選單方式選取請確實輸入
經辦人員 在【客戶基本資料】中若已有設定業務歸屬在此處會自動帶出業務代
號若沒有設定請自行輸入經辦業務代號
倉號 輸入預計是由哪一個倉庫出貨此功能僅用於多倉版
來源單號 輸入這張訂貨單是以哪一張報價單號內容為依據可按【F10】開啟快速
查詢視窗直接挑選報價單號及產品明細
稅前金額 報價單中未含稅的小計金額
稅 別 在【客戶基本資料】中若已有設定稅別在此處會自動帶出其稅別或
可自行切換其他稅別的計算方式
稅後總額 即[稅前金額+營業稅]
折扣金額 給予客戶的折扣金額
預收金額 輸入向客戶預收的貨款金額
未收金額 即﹝稅後總額－預收金額﹞
貨單備註 補充欄位中不足的部份或做為某些特殊資料註記
特項功能說明
歷史單據轉入訂單
直接將過去的報價單或訂貨單據內容明細轉入到目前新增的訂貨單中
操作方法
1在【來源單號】的欄位按《F10》開啟轉入單據瀏覽視窗
2以滑鼠或鍵盤uarrdarr鍵挑選要轉入的單據後按《Enter》
3勾選要轉入的品項後按《Y確定轉入》即可
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37
轉出貨單
確認出貨內容同本張訂單時可按 可將此張訂單直接轉成出貨單
訂貨單轉 Excel 格式 選擇〈F7列印〉如右圖所示按《F6轉 Excel》即可
相關項目客戶基本資料產品基本資料報價作業出貨作業
訂貨資料統計 意義查詢客戶訂貨及交貨情況 可依使用者的需要去設定所查詢時間客戶交貨日期已交貨未交貨及全部可單獨查詢一家或
者是一次查詢多家做為客戶訂貨交貨的依據
操作方式同進退貨資料統計
相關項目客戶基本資料產品基本資料出貨作業訂貨作業
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38
出貨
出貨作業
意義商品出貨輸入存檔以便查詢送貨量與應收客戶帳款
進入本功能後所出現的是日期最近的一張出貨單據如下圖所示
操作方法請參照 基本功能指引
按『瀏覽』可瀏覽所有的出貨單據
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39
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
出貨日期 通常系統會直接帶出當天的日期若不是當天的出貨則請自行輸入正確
的出貨日期
出貨單號 通常輸入完『出貨日期』按【Enter】鍵後系統會直接帶出『出貨單號』
預設採用出貨日期 + 流水號
客戶編號 請確實輸入本公司是出貨給哪一家客戶此項資料在【收款作業】中有相
關聯
發票號碼 若此張出貨單是有稅額的則需輸入發票號碼若沒有發票則無需輸入
交貨方式 可以下拉選單方式選取請確實輸入
業務人員
在【客戶基本資料】中若已有設定業務規屬在此處會自動帶出業務代號
若沒有設定請自行輸入經辦業務代號此項資料在【員工業績統計表】
有相關聯
訂單號碼 由訂貨單中轉至出貨單的訂單號碼在訂單作業中有詳細的說明
取用預收 對於有預收貨款的客戶直接從預收的金額中支付本筆貨款
倉號 可設定是由哪個倉庫出貨僅限用於多倉版
帳款日期 在【客戶基本資料】中若已有設定帳款日期在此處會自動帶出帳款日期
此項資料在【收款作業】有相關聯
稅前金額 出貨單中未含稅額的小計金額
稅別 在【客戶基本資料】中若已有設定稅別在此處會自動帶出其稅別或可
自行切換其他稅別的計算方式
稅後總額 即〔稅前金額 + 營業稅〕
折扣金額 給予客戶的折扣金額
已收金額 指已向客戶收的「訂金或金額」
未收金額 即〔稅後總額 - 已收金額 - 折扣金額〕
貨單備註 補充欄位中不足的部份或做為某些特殊資料註記
特項功能說明
歷史記錄 《Alt＋4》
按 可將該出貨客戶所有的歷史出貨單據列出來在修改或新增的模式下按 Enter 鍵可
取回再針對差異部份進行修改
單品歷史 《Alt＋5》
按 可針對指定的單項產品的將其出貨記錄列出來在此不分客戶可供比價用
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40
進貨記錄 《Alt＋6》
按 可針對指定的單項產品的進貨記錄可避免出貨的金額低於進貨金額
庫存查詢 《Alt＋7》
按 可查詢各倉庫的庫存量避免無貨可出的情形
多選輸入
可一次勾選多項產品到報價單中加快作業速度
SMS 簡訊發送
可發送簡訊通知該客戶
相關項目客戶基本資料產品基本資料系統參數設定出退貨資料統計應收支票已過期支票
收款作業庫存月銷耗報表盤點作業
出貨退回作業 【8出貨退回作業】與【7出貨作業】的操作方法略同故不重述
相關項目 客戶基本資料產品基本資料系統參數設定出退貨資料統計 應收支票已過期支
票收款作業庫存月銷耗報表盤點作業
出退貨資料統計 意義可直接在此項功能表中查詢出貨及出貨退回的詳細情形而不必再到【7出貨作業】或【8出
貨退回作業】中個別查詢可節省使用者的時間
可依使用者的需要去設定所查詢時間客戶出貨退貨已收款未收款及全部可單獨查詢一家
或者是一次查詢多家做為收款對帳單與收款作業有相關聯
相關項目 出貨作業出貨退回作業
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第五章 帳務管理 會計
付款作業
意義此功能是用來記錄付款作業的日期廠商支付類別及沖帳金額以備日後查核
當公司進貨後要付款時則需到此處建立新的付款作業
操作方法
1《新增》依序輸入付款日期登錄人員廠商編號帳款日期後按下【S查詢】會列
出該廠商在帳款日期區間內未付款的單據
註(1)請務必輸入付款廠商否則可能導致查詢不到未付帳款單據
(2)此處帳款日期是指進貨單中的帳款日期若您不確定帳款日期區間可空白不輸入直
接按下【S查詢】會列出所有的未付款單據
2勾選要沖銷的單據並輸入付款的現金金額票據金額等《存檔》即可
註若一筆貨款並非一次沖銷完畢則先在【沖帳金額】的欄位輸入此次要沖帳的金額後再
將該筆單據打勾即可
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欄位說明
欄位名稱 欄位說明
付款日期 系統預設使用當天日期若不是當天日期可自行輸入付款日期
付款單號 通常輸入完付款日期後按【Enter】鍵後系統會直接帶出付款單號預設採
用付款日期+流水號
登錄人員 輸入該筆資料的登錄人員
廠商編號 可按 F10 開啟快速查詢視窗選擇所需的廠商編號
帳款日期 輸入欲查詢的帳款日期區間此處帳款日期是以出貨單中的帳款日期為依據
應付總額 該家廠商在查詢的帳款日期區間中應付帳款總金額
現金金額 輸入付款的現金金額若此筆帳款不是由現金支付則此欄位不需輸入
票據金額 輸入開立支票的金額若此筆帳款不是由支票支付則此欄位不需輸入
其他折讓 輸入折讓的金額
取用預付 取用預付餘額中的金額來沖銷必須在預付餘額欄位中有金額才能做此功
能
累入預付 可預先付一筆帳款分多次沖銷預付的金額則輸入在此處
預付餘額 預付金額中尚可沖帳的餘額
沖帳合計 可用滑鼠勾選欲沖銷的單據號碼系統會自動將總金額統計出來若此次付
款金額與欲沖帳合計金額不符則存檔時系統會出現警示
備註 補充上述欄位中所不足的資料
其他操作說明請參照 基本功能指引
相關項目 廠商基本資料產品基本資料系統參數設定進貨作業進貨退回作業
進退貨資料統計應付支票已過期支票
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現金日記帳
意義是對於公司每日現金收支流向的資料管理
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
日期 系統預設為當天的日期及時間 若不是可另行輸入
項目科目 輸入收支的會計科目例如水電費郵電費文具費等等亦可按 F10
或快擊滑鼠二下即可開啟選擇視窗
類別 可選擇支出或收入二種
金額 輸入收入或支出的金額
摘要 可更詳細記錄每筆帳目資金流向的明細和用途當此欄有輸入明細時存
檔後在畫面右邊「註」的框框會有ˇ
註項目科目按 F10 或快擊滑鼠二下可開啟選擇視窗自建較常使用的會計科目片語如
此一來以後輸入現金科目時只需點選即可而不必再另外輸入片語節省操作時間
相關項目其它編號設定
銀行存提作業
意義記錄公司與往來銀行的帳戶情形方便日後帳戶管理
進入後畫面如
做圖所示
畫面左半部是
銀行帳戶瀏
覽右半部是帳
戶存提資料瀏
覽
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欄位說明
欄位名稱 欄位說明
安全餘額 此銀行帳戶的安全餘額此欄與〈銀行基本資料設定〉有相關聯
現在餘額 目前此銀行帳戶中的實際餘額
存提日期 系統預設為當天的日期及時間 若不是可另行輸入
存提單號 通常輸入完存提日期後按【Enter】鍵後系統會直接帶出存提單號預設採
用存提日期+流水號
金額 輸入存提的金額
存提類別 選擇存提的類別有存款支票存款提款及支票付款四種
支票號碼 輸入存提的支票號碼若不是由支票存提則此欄位不需輸入
餘額 建立此存提單時銀行帳戶中所剩餘的可用餘額
其他備註 補充上述欄位中所不足的資料
註在應收(付)支票中所有由此帳戶所開出兌現後的支票金額皆會自動轉入此處
其他操作說明請參照 基本功能指引
重新計算帳戶餘額
若有新增或修改存提單時按下 即可更新該銀行帳戶的現在餘額更便利於隨
時掌握各銀行帳戶中的可動用金額
相關項目 其他編號設定應付支票應收支票
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（收）款作業
意義此功能是用來記錄收款作業的日期客戶收款明細及沖帳金額以備日後查核
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
收款日期 系統預設使用當天日期若不是當天日期可自行輸入收款日期
收款單號 通常輸入完收款日期後按【Enter】鍵後系統會直接帶出收款單號預設採
用收款日期+流水號
登錄人員 輸入該筆資料的登錄人員
客戶編號 可按 F10 開啟快速查詢視窗選擇所需的客戶編號
帳款日期 輸入欲查詢的帳款日期區間
應收總額 該家廠商在查詢的帳款日期區間中應收帳款總金額
現金金額 輸入收款的現金金額若此筆帳款不是由現金收入則此欄位不需輸入
票據金額 輸入收款支票的金額若此筆帳款不是由支票收入則此欄位不需輸入
其他折讓 輸入折讓的金額
取用預收 取用預收餘額中的金額來沖銷必須在預收餘額欄位中有金額才能做此功
能
累入預收 可預先收一筆帳款分多次沖銷預收的金額則輸入在此處
預收餘額 預收金額中尚可沖帳的餘額
沖帳合計 可用滑鼠勾選欲沖銷的單據號碼系統會自動將總金額統計出來若此次收
款金額與欲沖帳合計金額不符則存檔時系統會出現警示
備註 補充上述欄位中所不足的資料
相關項目出貨作業客戶基本資料出貨退回作業應收支票
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應（付）帳齡分析表
意義此分析表是用來顯示尚未付清給各個廠商的應付帳款其帳齡分佈在各個設定期間的
統計數據
圖片左邊的日期區間可依使用者的統計習慣去設定設
定好後只需按【設定為預設值】鍵則每次進入系統時
依此設定統計
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
開始廠商 可按 F10 開啟快速查詢視窗選擇欲查詢的開始廠商編號
結束廠商 可按 F10 開啟快速查詢視窗選擇欲查詢的結束廠商編號
帳齡種類 可選擇 1帳款日期或 2銷貨日期二種
報表標題 可選擇 3天數或 4日期二種為報表標題
結束日期 系統會自動帶出當天日期若不是可自行輸入欲查詢的結束日期
相關項目廠商基本資料進貨作業進貨退回作業進退貨資料統計表付款作業
應（收）帳齡分析表
意義此分析表是用來顯示各個客戶尚未付清的應收帳款其帳齡分佈在各個設定期間的統
計數據
操作方式請參照 應（付）帳齡分析表
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
開始客戶 可按 F10 開啟快速查詢視窗選擇欲查詢的開始客戶編號
結束客戶 可按 F10 開啟快速查詢視窗選擇欲查詢的結束客戶編號
帳齡種類 可選擇 1帳款日期或 2銷貨日期二種
報表標題 可選擇 3天數或 4日期二種為報表標題
結束日期 系統會自動帶出當天日期若不是可自行輸入欲查詢的結束日期
相關項目客戶基本資料出貨作業出貨退回作業出退貨資料統計表收款作業
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應收帳款
意義用來顯示某段時間內應收帳款的彙總資料報表
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
帳款種類 可選擇依 1客戶別或 2業務別做為應收帳款報表的依據
帳款日期區間 輸入欲查詢的起迄日期
統計客戶區間 可按 F10 開啟快速查詢視窗輸入欲查詢的客戶編號
統計業務區間 輸入欲查詢的業務編號
報表種類 可自行選擇共有明細表簡要表及應收總表三種報表
是否含前期未
收款之明細
若所查詢的日期區間之前仍有尚未收取的款項則可在此欄位中打ˇ就
可顯示前期未收款之明細
相關項目客戶基本資料產品基本資料員工基本資料出貨作業出貨退回作業出退
貨資料統計表
應付帳款
意義用來顯示某段時間內應付帳款的彙總資料報表
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
帳款種類 可選擇依 1廠商別或 2經辦人員別做為應付帳款報表的依據
帳款日期區間 輸入欲查詢的起迄日期
統計廠商區間 可按 F10 開啟快速查詢視窗輸入欲查詢的廠商編號
統計經辦區間 輸入欲查詢的經辦人員編號
報表種類 可自行選擇共有明細表簡要表及應收總表三種報表
是否含前期未
付款之明細
若所查詢的日期區間之前仍有尚未付清的款項則可在此欄位中打ˇ就
可顯示前期未付款之明細
相關項目廠商基本資料產品基本資料員工基本資料進貨作業進貨退回作業進退
貨資料統計
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票據
應(付)支票
意義可沖銷應付帳款中所有由支票給付的記錄節省會計人員作帳以便查詢核對廠商的
帳款
進入本功能後出現所有應付票據資料視窗以票據到期天數作為循序排列條件
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
開票日期 系統預設使用當天日期若不是當天日期可自行輸入開票日期
支票類別 支票的種類此處為應付支票
支票號碼 開立支票上的號碼
支票金額 開立支票上的金額
來源單號 輸入這張支票是要沖銷哪一張【付款作業】中的進貨單號
廠商編號 可按 F10 或 鍵開啟快速查詢視窗選擇所需的廠商編號
廠商名稱 廠商編號選定後會自動帶出該廠商名稱
到期日期 開立支票上的到期日期
兌現日期 這張支票預計何時會兌現的( 因有時票據的交換需時 1~3 個工作天金額
才能真正入帳)
票據狀態 目前票據的狀態有未兌兌現退票作廢領取及其他共六種
開票銀行 選取開立的支票銀行 若尚未設定請至【其他編號設定】中的銀行基本資料設定
銀行名稱 開票銀行選定後會自動帶出該銀行名稱
其他備註 補充上述欄位所未提到的
未兌支票總額 系統會自動統計所有未兌現的支票張數及總額
其它說明
支票簽回單
點選《列印》即可列印支
票簽回單若要更改表單
字頭字尾請參照 按鍵說
明
相關項目進貨作業已
過期支票付款作業
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應(收)支票
意義可沖銷應收帳款中所有由支票收款的記錄以查核客戶的帳款
進入本功能後出現所有應收票據資料視窗以票據到期天數作為循序排列條件
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
收票日期 系統預設使用當天日期若不是當天日期可自行輸入收票日期
支票類別 支票的種類此處為應收支票
支票號碼 應收票據上的支票號碼
支票金額 應收支票上的金額
來源單號 輸入這張支票是要沖銷哪一張【收款作業】中的出貨單號
客戶編號 可按 F10 或 鍵開啟快速查詢視窗選擇所需的客戶編號
客戶名稱 客戶編號選定後會自動帶出該客戶名稱
到期日期 應收支票上的到期日期
兌現日期 這張支票預計何時會兌現的 (因有時票據的交換需時 1~3 個工作天金額才
能真正入帳)
票據狀態 目前票據的狀態有未兌兌現 託收轉讓退票票貼及其他共七種
開票銀行 應收票據上開立支票銀行的帳號
開票銀行 應收票據上開立支票銀行的名稱
託收銀行 選取開立的支票銀行 若尚未設定請至【其他編號設定】中的銀行基本資料
設定
託收銀行 開票銀行選定後會自動帶出該銀行名稱
其他備註 補充上述欄位尚未提到的
其他操作方式與應付支票作業相同
相關項目 出貨作業收款作業已過期支票
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已過期支票
意義所有已過期的支票皆會轉入此視窗方便會計人員查詢核對
過期支票瀏覽列出所有過期支票（應收應付）可依需求排列如名稱開票日期兌
現日期銀行hellip等（本功能為整合上述rdquo應付rdquordquo應收rdquo二項支票作業所產生的資料
對照表）
註此處只能做查詢的動作並不能做新增或修改的動作
相關項目 應付支票應收支票
應(收)票批次兌現
意義可一次將單張或多張應收票據轉兌現並將兌現的支票轉入已過期支票中
按鍵說明
欄位名稱 欄位說明
全選 將所列出的支票全部選擇為要兌現的狀態
全不選 將所列出的支票全部選擇為要非兌現的狀態
兌現轉入過期支票 將已選擇的支票轉成兌現狀態並將支票轉入過期支票中
相關項目應收支票銀行存提作業
應(付)票批次兌現
意義可一次將單張或多張應付票據轉兌現並將兌現的支票轉入過期支票中
操作方式請參照 應(收)票據批次兌現
相關項目應付支票銀行存提作業
軟體使用教學手冊
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應收票齡分析表
意義此分析表是用來顯示已收未兌現的應收支票其帳齡分佈在各個設定期間的統計數據
圖片左邊的日期區間可依使用者的喜好去設定設定
好後只需按【設定為預設值】鍵則每次進入系統時
依此設定統計
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
開始客戶 可按 F10 開啟快速查詢視窗選擇欲查詢的開始客戶編號
結束客戶 可按 F10 開啟快速查詢視窗選擇欲查詢的結束客戶編號
報表標題 可選擇 1天數或 2日期二種為報表標題
結束到期日 系統會自動帶出當天日期若不是可自行輸入欲查詢的結束日期
相關項目應收支票
應付票齡分析表
意義此分析表是用來顯示開立給各個廠商的未兌現應付支票其票齡分佈在各個設定期間
的統計數據
操作方式請參照 應收票齡分析表
相關項目應付支票
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52
第六章 庫存管理
期初開帳程序
1進貨
第一次使用時本系統時將基本資料建立完成後首先利用【進貨作業】將所有產品均做首
次進貨並且將已付款的進貨單據沖銷
註亦可利用庫存調整單將所有產品數量及成本鍵入或者利用盤點作業進行盤點後將盤點
量轉入現有量必須要注意的是若您選擇使用盤點轉入的方式系統將無法自動抓取產品成
本
2由產品基本資料中作期初開帳
至產品基本資料中按(Alt+F 鍵)將可以產生庫存的
期初開帳資料
按《確定》後將自動轉入期初
庫存日消耗異動表
意義驗證庫存量的正確性且可以將驗證後的正確量寫入現有量
(1) 當日消耗表列出查詢日期當天的庫存數量
變動情況用來驗證庫存量的正確性
(2) 逐日銷耗表列出前一次結轉日至查詢日期
當天的庫存數量變動情形用來驗證庫存量
的正確性另可將計算後的實際現有量寫入
帳面量(產品基本資料中的現有量)
軟體使用教學手冊
53
庫存月消耗異動表
報表意義列出查詢當月份的庫存數量變動情形用來驗證庫存量的正確性另可將計算
後的實際現有量寫入帳面量(產品基本資料中的現有量)並作轉入產生下月期
初量
使用時機每月底結束營業後或每月初開始營業前
操作方式
1)檢視庫存月銷耗表上的異動資料及現有量是否均正確當計算後存量與目前帳面存
量不符時會以黃色警示
2)確認無誤後按下 出現如下視窗再次確認
注意產品基本資料中的現有量將會被庫存月銷
耗 表 中 的 現 有 量 取 代因 此 請 謹 慎 使 用 結 轉 功 能
C)若產品進出異動量不正確請利用庫存調整單
做調整後重新執行步驟 A)~ B)
後記
庫存量又有問題了 怎麼都跟架上物品不符 相信大多數人都有這樣的心聲
很多使用者的觀念上總是認為庫存只要交給電腦來管理庫存量一定準確殊不知電腦軟體
有可能發生不可預期的結果(程式暇疵或使用中突然的斷電當機)或是產品管理不當導致失
竊或是破損或是產品擺設到不正確的位置都有可能使得電腦中的庫存量異常所以在庫存管
理中盤點變成了一項非常重要的工作
軟體使用教學手冊
54
庫存調整單
意義當帳上的庫存量與實際庫存盤點的結果不符時即可利用此功能來調整帳上的庫存量
及成本
在〈C進出貨〉選擇【C
庫存調整單】如圖可
按《新增》《修改》
《查詢》或《刪除》鈕
更動關於調整庫存的相
關資料
按《瀏覽》進入庫存調整
單據瀏覽
操作方法
庫存調整單中的「數量」欄位應輸入實際庫存量與帳面現有量的差異量
作庫存調整時若目前某產品在系統中的現有量為 10 個但實際上賣場中只剩 8個則在
數量的欄位中輸入-2即可將系統中的現有量調整為 8個
若使用者無進貨作業的動作卻想要統計出產品的銷售成本及利潤可直接在此處輸入產
品的成本或覺得目前系統中的平均成本不正確亦可自行修改
註盤點作業中若有盤差或盤盈時會自動產生一張盤點調整單
其他操作方式請參考基本操作方法
相關項目產品基本資料盤點作業
軟體使用教學手冊
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盤點作業
意義盤點各倉的庫存量以便管理可避免庫存太多或不足節省公司無謂的支出
有關庫存量的準確性一直為各行各業及門市經營管理者所困擾即使使用電腦軟體一樣產生
庫存量不準確的情事皆因方法錯誤或關念的偏差導致
在庫存做盤點前有些前置工作若準備充足則可收事半功倍之致
A盤點的前置工作
1 貨架上物品的擺設是否整齊乾淨
2 貨架的分類是否明確並且標示清楚
3 待進貨瑕疵物品異常品是否與陳列區清楚區分
4 人員的物品熟悉度及教育訓練是否充足
B盤點實施要點
1 全面盤點(期初期末盤點)或循環盤點
2 盤點的開始時間及預計結束時點
3 人員編組及人力分派
4 列印盤點單(可利用盤點機)
5 盤點機轉入或人工鍵入盤點數量
6 列印盤點報告單(盤盈盤損表)
C檢討此次盤點作業及問題研究
在【F系統支援】選擇【盤點作業】的選項會出現最近一張單據
操作方法
1由盤點機盤點
新增一張盤點單將盤點量輸
入盤點機再按
鍵直接將盤
點機中的資料傳送到系統
中按下 鍵即
可完成盤點作業
軟體使用教學手冊
56
2由人工手動盤點
A)新增一張盤點單按《A盤點產品轉入》鍵選擇欲盤點的產品編號可依全部產品廠
商產品類別儲放位置產品編號及庫存數量共六種選擇方式選擇所需的產品或者用
《新增明細》的方式輸入要盤點的品項接著按下《F3存檔》
B)按下《F7列印》報表選擇為「盤點單」列印出盤點單由人工盤點並將盤點量寫在盤點
單上
C)進入盤點作業點選《修改》將盤點量輸入系統中按下《存檔》後再按《轉入現有量》
鍵即可完成盤點作業
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
盤點日期 系統預設使用當天日期若不是當天日期可自行輸入盤點日期及時間
盤點單號 通常輸入完盤點日期後按【Enter】鍵後系統會直接帶出盤點單號預設
盤點人員 輸入該筆資料的盤點人員
盤點備註 補充欄位中所不足的資料
盤點倉號 選擇欲盤點的倉號 (多倉版)
《 Alt+A 》盤點產品轉入
按 可針對特定部份產品或廠商選取所需
的盤點商品
1先選擇轉入依據
2輸入起始編號及結束編號
3按下《Y確定》便可將符合條件的產品加入到盤點單中
《 Alt+B 》盤點機輸入
按 可先由盤點機盤點再直接
將盤點機中的資料傳輸到系統中可節省再輸入一
遍的時間
轉入現有量
當盤點完後且已經將盤點數量輸入至系統中後此時可按 鍵將盤點量轉入現有量
且同時在【庫存調整單】產生一張盤盈盤虧單即可完成盤點作業
相關項目產品基本資料員工基本資料庫存調整單
軟體使用教學手冊
57
第七章 系統支援
密碼設定
意義本設定首重資料保全功能系統依使用者名稱及密碼選擇性的開放系統功能可確
保資料的隱密性預防一些重要資料外流而設定通行密碼可依特定人員使用密碼才能執
行
進入時需輸入您的使用者密碼才有權限進入密碼設定中去新
增或是修改此設計目的在於防止管理者離開時他人趁機擅自
修改帳號權限
新增 增加完使用者名稱及密
碼後再設定使用功能明細（打
ˇ者為開放本項功能）
成本顯示若沒有打ˇ則該使
用者進入後台時基本資料的產
品欄位成本相關欄位則不顯示
備份作業
意義將所有資料另存一份應注意不要備份在同一部硬碟（以免硬碟實體損壞）同時為
保障資料安全應自訂備份期間如每週三六各一次
選定備份的目錄位置按下《開始備份》
鍵後即可完成備份作業
建議您在備份的檔案名稱 Data 後再加上
備份日期以避免備份資料太多產生混淆
註選擇備份路徑時需注意資料夾的名稱
應避免為空白或包含特殊符號如
gtlt$hellip等
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58
資料重整
意義當系統在操作途中因發生停電不正常關機或硬體發生故障而故造成系統資料中異常
現象導致資料毀損可利用本功能做一資料維護
注意執行資料重整時務必讓其他工
作站或前後台離線
編碼更改
意義因本系統中所有基本資料的編號只要存檔後就不能做修改的動作故在此設立一
個修改編號的程式
註因為基本資料中的編號會跟進銷貨產生連動關係為保持舊有歷史資料的正確性所以
更改編號時須在此更改以保持資料的完整若您要修改基本資料時請先到【2備份作業】
做資料備份的動作避免系統在編修的過程中發生停電或不明原因當機而造成資料流失
操作方法
1選擇欲修改的編號之資料
庫有客戶廠商產品員
工及產品類別資料檔共 5種供
選擇
2用滑鼠或按 F10 在原編號的
欄位上選擇欲更改的編號
3直接在新編號的欄位上輸入
新的編號
4按下《確定更改》鍵即可
完成編號更改的動作
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59
系統顏色修改
意義覺得系統中預設的顏色不喜歡嗎想自創風格時可利用本功能修改畫面使用者可依
個人喜好修改使用的畫面其中必須注意的是修改畫面確定後按 Y 儲存設定 要先
離開本系統再重新進入本系統才能生效
若欲更換背景圖片圖
片格式可
為jpggifbmphellip
等檔案格式
改亂了可按系統預設
值變回原來樣式
行事曆管理
意義經常忘東忘西的寫在紙條上麻煩又不容易找利用本功能吧啟動系統時會提醒哦
操作方法
1 點選《新增》後輸
入事件日期時
間對象地點
事由事項的欄位
可註記細節事項
2 勾選事件提醒方
式若沒勾選便不
會出現提醒的訊
息
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60
名片簿管理
意義可將重要的電話或經常聯絡朋友記錄在此容易找尋又不會丟可分類還有多項
詳細資料欄位可供利用
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
名片分類 可點選 開啟客戶分類的快選視窗
電子信箱 若有輸入 E-Mail 帳號則按下 可直接連結至 Outlook 發送信件
其他備註 補充欄位中不足的說明或做為某些特殊資料註記
選擇發送簡訊功能時可自動帶入行動電話號碼
操作方法請參照 基本操作方法
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產品停用啟用處理
意義將產品基本資料中已經停產或停售長時間不使用的產品資料作停用處理可加快搜
尋的速度也增加盤點補貨等工作的效率若日後進貨時新進產品的條碼與停用產品
條碼相同時系統會出現警告訊息可直接將產品恢復續用
操作方法
1 產品停用
A)將欲停用的產品打勾勾選的品項會列在右上方的挑選清單列中確認後點選《停用》
停用的產品會列在下方的〈停售或停用之品項〉中
B)直接在產品基本資料中刪除的品項也會自動被系統列到停用產品中喔~
2 產品啟用
在欲恢復續用的產品上按一下滑鼠右鍵選擇《Y產品續用恢復》確認後該筆資料會
回復到產品基本資料中恢復續用的產品庫存量售價成本等均會歸零若要查看過去
的歷史進貨紀錄及銷貨分析請利用〈歷價〉及〈分析〉的功能
相關項目產品基本資料
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產品成本重算
意義若於系統使用時發生停電或當機或硬體故障情形而造成平均成本有異常之情形可
利用此作業將平均成本重算
可選擇年或指定月份計算確
定無誤時可利用寫入功能將
目前平均成本更新
若平均成本重算後有發生的情形則執行《W將計算之平均成本寫入》後必須利用 資
料偵錯 功能將異常的產品資料修復接著再到產品基本資料中利用〈歷價〉重新寫入成本
相關項目產品基本資料資料偵錯
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資料偵錯
意義藉由資料偵錯系統來偵測錯誤的資料再加以修復是屬於軟體異常控管的一項重要功
能有如 Windows 中的磁碟偵錯功能
操作方法
選擇客戶資料檢測編號是否重 覆及累積點數預收金額數值溢位等異常檢測
選擇銷貨資料檢測編號是否重覆及小計金額銷貨成本數值溢位等異常檢測且可將銷
貨成本以目前平均成本置換但此項功能需在已驗證過產品資料且無異常的情況下才能進
行
選擇廠商資料檢測編號是否重 覆及異常資料偵錯
選擇產品資料檢測編號是否重 覆及最近進價平均成本及售價數值溢位等異常檢測
選擇進貨資料檢測編號是否重覆及異常資料偵錯
選擇訂貨資料則會重新計算產品檔中的被訂購量
選擇倉庫資料重新分析產品檔及倉庫檔中的庫存關聯結構並自動將錯誤修復
以上各個資料檔檢測後若有異常情形出現只需按《自動修復錯誤》鍵即可完成資料偵錯
修復的動作
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用戶使用記錄
意義可記錄各用戶進入系統的日期及時間及使用哪個功能表做哪些動作避免在多人
使用狀況下無法查到資料修改或刪除是由何人做的
流量統計
依據系統登入用戶別統計各動作的操作次數
在桌面上建立捷徑
意義當桌面上安裝的捷徑不小心刪除或在一開始安裝軟體時沒有建立捷徑皆可利用此功
能輕鬆在桌面上重新建立捷徑再也不用擔心找不到執行路徑
操作方式
1輸入前台工作站號若是單機版則不需輸入
2直接點選《1建立後台管理捷徑》或《2建
立 POS 前台捷徑》就會在桌面上自動建立捷徑
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備份還原
意義當您發現銷售前台進入後出現錯誤代碼或存檔後交易紀錄無法存入時代表銷售資料
庫已經遭受毀損備份還原能夠幫助您將資料還原到您最後一次做備份的狀態
1 請先將執行資料備份並記下您的備份目錄位置操作方式請參照 備份作業
2 請放入安裝光碟重新安裝或至我們的網站 wwwhiposcomtw 下載試用版本（切記版
本必須相同）
註請確定所有工作站或前台均已離線且無其他軟體正在執行
無需移除原本的軟體直接執行安裝即可
3 請至[開始][程式集][叡鴻 Hipos 軟體系列]點選[備份還原]或至電腦中的 csalewin 中
點選 備份還原exe 如圖所示選取您的備份目錄位置後點選《S開始還原》即可
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第八章 附件 其他技術支援
報表格式修改
利用 HiPOS 軟體中的報表系統工具可以自行修改報表的格式
系統工具的開啟方式
1《開始》rarr《程式集》rarr《叡鴻 HiPOS 軟體系列》rarr《報表系統工具》
2到電腦 csalewin 資料夾中將〈系統工具exe〉點滑鼠左鍵兩下開啟
自訂列印紙張大小
開啟系統工具後選擇要修改列印格式的報表後將紙張規格分別填入高度寬度上邊界
左邊界即可
例如原本是 A4(290210mm)格式要改
成列印中一刀格式直接修改高度
140寬度 210 就可以囉~
修改報表內容
1開啟系統工具後先選擇要修改的報表再按《修改報表》
2若要修改報表內容的位置以滑鼠圈選要移動的範圍後以larruarrdarrrarr移動或直接以滑鼠拖
曳至您預定的位置即可
3若要修改或增加文
字則先點選 報表控
制項工具列 上的
一下接著點一下要
修改的文字或要新增
文字的位置即可編
輯文字
4修改完成後點選
左上角的《檔案》rarr
《儲存》
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自訂瀏覽視窗表格樣式
意義因為使用者的螢幕大小及解析度設定的不同在瀏覽視窗中難免發生表格橫向欄位太
大或太小導致於查看資料時的不方便HiPOS 提供了自訂表格樣式的功能讓使用者調整好
欄位後可以存檔方便日後查看
操作方法
1將滑鼠移動到要調整的欄位框上會出現 符號以滑
鼠拖曳即可調整欄位大小
2調整好後如圖在內容的任一位置上按一下滑鼠右鍵選擇《儲存表格樣式》若是儲
存後不滿意可以選擇《恢復預設值》
滑鼠右鍵功能選單
意義建立資料時若已經有其他檔案格式的資料存在方便
複製貼到 HiPOS 軟體中
在 HiPOS 軟體中當欄位為可編修狀態下時可以按一下滑鼠
右鍵便能呼叫功能選單(複製貼上剪下)
看完了使用手冊仍然無法解決您的問題嗎本公司提供了多元的諮詢管道
本公司網站技術支援httpwwwhiposcomtw 文件知識庫
電話諮詢07-7030898
傳真專線07-7032066
E ndash Mail Servicehiposcomtw
公司地址高雄縣鳳山市 830 埤北路 81 號
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庫存管理
基本庫存管理功能操作說明
標準作業流程
產品現有數量
產品基本資料中的現有數量欄位系統會自動依照進貨及銷貨統計並隨時更新產品現有量
因此為了保持現有量的正確性及產品成本的準確度請勿直接從產品基本資料的現有數量欄
位修改現有量
進貨作業
進貨時確實輸入正確的進貨量要留意進貨單位是否正確進貨及進貨退回時產品的庫存
量都會自動增減
庫存調整單(HiPOS-Light 版無此功能)
（一）使用時機
1 某產品的數量因毀損失竊hellip等非進貨及銷售而短缺或增加導致需要調整產品的現
有量時
2 由盤點作業中執行盤點量轉入現有量時若有差異量系統會自動產生一張庫存調整
單
（二）操作方式
1 進入【C進出貨】 rarr 【庫存調整單】
2 點選 【新增】rarr輸入日期單號經辦人員備註
3 點選 【新增明細】 rarr輸入【產品代號】
4 輸入【數量】是指實際數量與產品現有量的差異量例如 A產品實際量為 10 個產品
基本資料中的現有量為 8個兩者的差異量為 10－8＝+2數量的欄位輸入 2若 B產
品的實際數量為 15 個產品基本資料中的現有量為 20 個則差異量為 15－20＝-5
數量的欄位便輸入-5
5 點選【存檔】後產品現有量便會隨著調整
（三）附註
HiPOS-Light 版若平時發現產品數量有錯誤請直接利用【盤點作業】的轉入現有量功
能來調整產品的現有量
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庫存日消耗表
（一）當日消耗表列出查詢日期當天的庫存數量變動情況用來驗證庫存量的正確性
（二）逐日消耗表列出前一次結轉日至查詢日期當天的庫存數量變動情形用來驗證庫存
量的正確性另可將計算後的存量寫入帳面量(產品基本資料中的現有量)
（三）使用時機每日營業結束利用庫存逐日銷耗表檢驗庫存正確性
庫存月消耗表
（一）報表意義列出查詢當月份的庫存數量變動情形用來驗證庫存量的正確性另可將
計算後的實際現有量寫入帳面量(產品基本資料中的現有量)並轉入產生下月期初量
（二）使用時機每月底結束營業後或每月初開始營業前
（三）操作方式
1 檢視庫存月消耗表上的異動資料及現有量是否均正確當計算後存量與目前帳面存量
不符時會以黃色警示
2 確認無誤後按下 出現如下視窗再次確認
盤點作業
（一）盤點前置作業
1 貨架上物品的擺設是否整齊乾淨
2 貨架的分類是否明確並且標示清楚
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3 待進貨瑕疵物品異常品是否與陳列區清楚區分
4 人員的物品熟悉度及教育訓練是否充足
（二）操作方式
1 進入【F系統支援】rarr【盤點作業】rarr【新增】rarr輸入日期單號盤點人員備註
2 在【產品代號】輸入要盤點的產品rarr【存檔】rarr【列印】選擇【盤點單】
3 進行人工盤點工作
4 進入【盤點作業】rarr【修改】rarr在【盤點數量】輸入實際盤點數量rarr【存檔】
5 選擇【轉入現有量】即可將盤點量轉入到產品基本資料中的現有量
（三）操作秘訣
2 利用【新增明細】可一項項將要盤點的產品輸入
3 利用【盤點產品轉入】可以選擇一次將所有產品輸入或者依照廠商別產品類別儲
放位置產品編號輸入
4 務必確實將盤點量輸入盤點單的「盤點數量」欄位中盤點數量請勿輸入負數
（四）盤點要點
1 全面盤點及循環盤點除了期初或期末的全面盤點之外應固定每隔一段時間做循環
盤點循環盤點可以依照產品類別儲放位置或者產品編號等等例如固定每個月作
一次循環盤點第一個月盤點第一排貨架的商品第二個月盤點第二排貨架的商品
2 盤點時效盤點開始到盤點結束的時間盡量不要超過預定時程為了防止盤點錯誤應
避免盤點期間同時進貨銷售盤點完畢應即時將盤點量轉入現有量
3 盤點差異量軟體系統中的現有量欄位嚴格來說是帳面上的產品數量而盤點量則是
實際庫存的數量軟體操作過程有疏失產品瑕疵失竊及盤點錯誤等許多因素均
可能導致帳面上的數量與實際庫存不符的情況因此有盤差是可以被接受的但若差
異量太大時管理者便應觀察是哪個環節出了問題
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上線一段時間後初次執行盤點作業或庫存日月銷耗表
說明
1過去進貨或庫存有異時均直接修改產品現有量
2使用一段時間後才執行庫存月銷耗表結轉
3更新版本或重新安裝執行資料備份還原或者它系統資料轉檔匯入
上述情況可能會發現期初量都是 0以致計算後存量與帳面存量產生極大的誤差
作業流程
期初開帳作業
（一）使用時機
1 初次使用者
2 已經上線一段時間的使用者
3 更版或重新安裝系統後執行備份還原的使用者
4 產品現有量正確而庫存日月銷耗表中的現有量完全不對者
（二）操作方式
1 進入【A基本資料】rarr【產品基本資料】確認產品現有量均為正確的數量
2 按【Alt+F】開啟庫存量期初開帳作業視窗rarr選擇「轉入期初月份」rarr【確定】
3 此一動作可以根據產品基本資料中的現有量去重新計算出庫存日月銷號表中的現有
量並且反算出期初量
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常見 QampA
產品基本資料中的現有數量與實際庫存量不符合
1 僅有少數幾項產品的庫存量不符時可利用「庫存調整單」做調整
2 多項產品的庫存量不符時利用「盤點作業」並將盤點量「轉入現有量」
3 每日營業結束時可利用「庫存逐日消耗表」核對產品庫存量並將正確量寫入現有量
4 檢視產品-進出異動表可查明是否有單據數量錯誤
產品現有量不會隨銷售或進貨變動
1 執行資料重整
2 檢查前台 Alt+F5 銷售記錄是否正常若銷售存檔後無銷售紀錄或者銷售明細僅有時間及
金額代表資料庫已經損壞
3 檢查銷售及進貨時的產品編號是否一致
4 檢查產品基本資料中產品是否有重複建檔換言之相同的產品名稱是否有兩個不同的
產品編號
庫存日月消耗表中的期初量為零導致統計後的現有量錯誤
1 發生原因沒有將上月底的庫存作結轉寫入本月期初
進入【庫存月消耗表】rarr列印年月輸入上個月份rarr執行結轉
2 發生原因Ⅰ曾經從產品基本資料中的現有量欄位直接修改數量
Ⅱ更版或備份還原後沒有執行期初開帳的動作
進入產品基本資料執行【Alt+F 期初開帳作業】
3 當月底營業結束時請檢視庫存月消耗表核對庫存量並執行結轉的動作將正確量寫入現
有量及寫入次月期初量
庫存日月消耗表中的調入量與實際調整的數量不符合
1 發生原因盤點作業轉入現有量時重複執行轉入現有量的動作
2 進入【庫存調整單】rarr點選【瀏覽】尋找備註中盤點轉入單號重複的資料
3 刪除重複的調整單即可
利用盤點量轉入現有量卻發現某些產品仍然與實際庫存量不符合
1 發生原因 盤點數量錯誤
盤點作業中盤點數量輸入錯誤
營業時間進行盤點工作盤點後到轉入現有量的過程中產品銷售出去而未作
調整
2 利用「庫存調整單」調整現有量
3 HIPOS-Light 版利用「盤點轉入現有量」作調整
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已經將盤點量轉入現有量之後發現盤點時數量點錯
1 利用「庫存調整單」調整現有量
2 HIPOS-Light 版利用「盤點轉入現有量」作調整
連續數月都有做庫存月消耗結轉但庫存月消耗中某些產品的現有量卻總是有誤差
1 發生原因每個月結轉的時間點有誤
2 進入【庫存月消耗表】rarr列印年月輸入本月份rarr列印出該張報表或記下該報表的ldquo期初
量rdquo
3 重新進入【庫存月消耗表】rarr列印年月輸入上一個月份
4 比較本月份的ldquo期初量rdquo及上個月份的ldquo現有量rdquo是否相同若上個月份的現有量比本月
份的期初量少代表上一個月結轉之後仍有作銷售或調整
例如430 下午 200 做結轉將正確量寫入下月期初（產生 5月份的期初量）但是 430
下午 300 又陸續作了銷售或調整庫存量
5 做法
盤點機盤點時架上無庫存的 產 品 會 漏 盤
新增盤點單時選擇【盤點產品轉入】將全部產品轉入並將【盤點數量】全部修改為 0
將盤點機中的資料轉入該盤點單存檔後將盤點量轉入現有量
4 月
5 月份
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選購模組功能簡介
簡訊 SMS 發送模組
SMS 簡訊發送功能透過網際網路直接由 HiPOS 軟體系列中發送簡訊至客戶的行動電話能夠達
到迅速確實即時傳遞訊息及行銷的效益
HiPOS 門市及進銷存 v6 以後都可使用免申請儲值後馬上開通
功能特色
1 低廉的發送費用
一般使用手機發送簡訊每通大約 $25~ 35 之間使用 HiPOS SMS 每通只要 11~13 之
間足足省了 50
2 搭配 HiPOS 軟體分析有效客戶發送
利用 HiPOS 的各項統計如累積點數已購商品累積消費金額生日等等的各項數
據做有效的簡訊廣告行銷並且會自動過濾重覆的電話及統計發送的通數
應用 1 生日到時發送祝賀簡訊並告知來電優惠方案
應用 2 廠商新商品推出時可過濾已購買同類商品的客戶清單做簡訊廣告發送hellip更多應用
等你來發掘
3 大量簡訊發送
除了對單一客戶發送簡訊外大量發送簡訊的功能可同時對多個客戶行動電話號碼發送簡
訊
4 簡訊發送時效性佳
簡訊發送後正常情況下約 3~10 秒鐘就可即時將簡訊傳送到客戶手機重要訊息不怕客戶
收 不 到 若 因 故 對 方 無 法 接 收 將 會 自 動 重 發 直 至 發 送 成 功 或 滿 24 小時止
5 常用訊息片語編輯
「常用訊息」功能可以編輯儲存常用的簡訊內容可以加快編寫簡訊的速度
6 預約發送
可自定要發送的時間時間到才發送簡訊更有效率的廣告效益
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單一簡訊發送
在會員基本資料廠商基本資料員工基本資料中
按下 即可發送簡訊
大量簡訊發送
﹝統計報表﹞rarr﹝C會員郵寄標籤大量簡訊﹞依照
條件選擇要發送簡訊的對象後點選《S發送簡訊》
即可將簡訊發送到所選擇的對象
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單品比價
按 可查看指定的單項產品的進退貨記錄及各廠商比價記錄該項產品的歷史進退
貨日期單價數量金額及廠商hellip等資料均會顯示出來並且將最低價與最高價之供應商
供應價格及平均成本列出來也可重新計算平均成本選擇是否將成本寫入產品或將最低價
廠商成為主供應商
產品新增
若進貨單中有新進產品時可按 新增產品進入產品基本資料新增的畫面請參照 產
品基本資料設定
庫存查詢
按 可查詢目前的庫存量避免庫存量過多的情形
條碼列印
按條碼列印可列印該筆進貨單中有輸入條碼張數的所有產品條碼
單據列印《F7》
操作方式請參照 基本功能指引
相關項目廠商基本資料產品基本資料系統參數設定應付支票付款作業
進貨退回作業
〈2進貨退回作業〉與上述〈1進貨作業〉的操作方法略同故不重述
相關項目廠商基本資料產品基本資料系統參數設定應付支票付款作業
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進退貨資料統計
意義可直接在此項功能表中查詢進貨及退貨的詳細情形而不必再到【1進貨作業】或【2
進貨退回作業】中個別查詢可節省使用者的時間
1 在【C進出貨】選擇【3進退貨資料統計】選項後所出現的畫面如下圖
2 可依使用者的需要去設定所要查詢的時間廠商進貨退貨已付款未付款及全部
可單獨查詢一家或者是一次查詢多家做為付款對帳單與付款作業有相關聯
列印報表可選擇進退貨資料簡表進退貨資料
明細表進退貨資料總表共三種報表
相關項目進貨作業進貨退回作業
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進貨採購建議
意義採購建議書為針對自定的需求讓系統作一庫存的統計擬定一份最精確的採購建議
書或訂購單
操作方法
1在〈C進出貨〉選擇〈4進貨採購建議〉如圖所示
2設定所欲查詢的條件後按《Y確定》即可
條件設定
查詢指定廠商現有產品庫存量lt=安全存量之品項
查詢指定廠商現有產品庫存量lt=請購點之品項
查詢指定廠商的所有產品全部列出
查詢指定廠商產品被訂購量gt=現有量之品項
查詢指定廠商產品全部訂購保留量gt0 之品項
可再設排列方式如依產品編號名稱存量價格等再選擇由排大到小或由小排到大
查詢單一廠商時廠商編號起訖部分輸入同一個編號即可或者不輸入表示要全部的資料
註
產品比價請參照【產品基本資料】中歷史進價記錄有詳細說明
若確定要列印報表則需要先勾選所需的產品編號可一次勾選單一項產品或按《全部選擇》
勾全部產品若都不需要則可按《全部不選》取消先前所勾選的產品欄位
勾選好欲列印的產品後按《列印》鍵列印報表中可選擇產品採購建議表或產品訂購單二
種報表
相關項目廠商基本資料產品基本資料 進貨作業
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調撥作業 多倉版
意義此功能只有在系統設定使用「分倉」的管理模式時才能輸入資料其用途是做不同倉
庫間貨品的調撥
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
調撥日期 通常一開始系統會先直接帶出當天的日期若不是當天的調撥則請自
行輸入正確的調撥日期
調撥單號 通常輸入完『調撥日期』按【Enter】鍵後系統會直接帶出『調撥單號』
預設採用調撥日期 + 流水號
經辦人員 輸入此張單據的經辦人員
撥出倉號 選擇是由哪一個倉庫撥出的
調入倉號 選擇要調入哪一個倉庫
貨單備註 補充欄位中不足的部份或做為某些特殊資料註記
相關項目銷售前檯產品基本資料其他編號設定進貨作業進貨退回作業
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報價
意義客戶下訂單或出貨前需要先做報價動作時即可利用此功能將待日後可直接轉成
訂貨單
在〈C進出貨〉選擇〈D報價作業〉進入後所出現的是日期最近的一張訂貨單據
如下圖所示
操作方式請參照 進貨作業
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
報價日期 通常系統會直接帶出當天的日期若不是當天的報價則請自行輸入正確的
報價日期
報價單號 通常輸入完『報價日期』按【Enter】鍵後系統會直接帶出『報價單號』
預設採用報價日期 + 流水號
客戶編號 請確實輸入此張報價單是出給哪個客戶可按 F10 開啟客戶選擇視窗此項
資料在〈訂貨作業〉有相關聯
交貨日期 輸入預計的交貨日期
交貨方式 預計的交貨方式可下拉選單方式選取
經辦人員 在【客戶基本資料】中若已有設定業務歸屬在此處會自動帶出業務代號
若沒有設定請自行輸入經辦業務代號
稅前金額 報價單中未含稅的小計金額
稅 別 在【客戶基本資料】中若已有設定稅別在此處會自動帶出其稅別或可自
行切換其他稅別的計算方式
稅後總額 即[稅前金額+營業稅]
折扣金額 給予客戶的折扣金額
貨單備註 補充欄位中不足的部份或做為某些特殊資料註記
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特項功能說明
歷史記錄
瀏覽該客戶的報價訂貨紀錄可開啟《F2 查詢》快速查詢某一筆資料《Ctrl+C》可以拷
背瀏覽的單據內容到目前新增的報價單中
單品歷史
查看單品的所有報價訂貨出貨的歷史記錄
庫存查詢
即時查詢該項產品的庫存量
採購建議
在報價作業時需要查看某項商品的進貨計錄時可按 查看歷史進價及各廠商比價
記錄詳細資料
轉訂貨單
確認訂貨內容同本張報價單時可按 將此張報價單直接轉成訂貨單
多選輸入
可一次勾選多項產品到報價單中加快作業速度
報價單轉 Excel 格式 選擇〈F7列印〉如圖所示按《F6轉 Excel》即可將報價單轉成 Excel 檔
相關項目客戶基本資料產品基本資料訂貨作業
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訂貨
訂貨作業
意義客戶不需要立即拿到商品或是目前倉庫中並無此商品存貨則就可先在此處輸入客
戶訂貨單待日後再行轉出貨
進入本功能後所出現的是日期最近的一張訂貨單據如下圖所示
按『瀏覽』可瀏覽所有的訂貨單據詳細操作方式請參考 報價作業
若訂單未轉出貨每次進入系統時會先顯示【未交貨訂單資料提示】
軟體使用教學手冊
36
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
訂貨日期 通常系統會先直接帶出當天的日期若不是當天的訂貨則請自行輸入
正確的訂貨日期
訂貨單號 通常輸入完『訂貨日期』按【Enter】鍵後系統會直接帶出『訂貨單號』
預設採用訂貨日期 + 流水號
客戶編號 請確實輸入本張訂單是由哪一家客戶所訂此項資料在【出貨作業】裡
有相關聯
交貨日期 輸入預計出貨的日期
交貨方式 預計的交貨方式可下拉選單方式選取請確實輸入
經辦人員 在【客戶基本資料】中若已有設定業務歸屬在此處會自動帶出業務代
號若沒有設定請自行輸入經辦業務代號
倉號 輸入預計是由哪一個倉庫出貨此功能僅用於多倉版
來源單號 輸入這張訂貨單是以哪一張報價單號內容為依據可按【F10】開啟快速
查詢視窗直接挑選報價單號及產品明細
稅前金額 報價單中未含稅的小計金額
稅 別 在【客戶基本資料】中若已有設定稅別在此處會自動帶出其稅別或
可自行切換其他稅別的計算方式
稅後總額 即[稅前金額+營業稅]
折扣金額 給予客戶的折扣金額
預收金額 輸入向客戶預收的貨款金額
未收金額 即﹝稅後總額－預收金額﹞
貨單備註 補充欄位中不足的部份或做為某些特殊資料註記
特項功能說明
歷史單據轉入訂單
直接將過去的報價單或訂貨單據內容明細轉入到目前新增的訂貨單中
操作方法
1在【來源單號】的欄位按《F10》開啟轉入單據瀏覽視窗
2以滑鼠或鍵盤uarrdarr鍵挑選要轉入的單據後按《Enter》
3勾選要轉入的品項後按《Y確定轉入》即可
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37
轉出貨單
確認出貨內容同本張訂單時可按 可將此張訂單直接轉成出貨單
訂貨單轉 Excel 格式 選擇〈F7列印〉如右圖所示按《F6轉 Excel》即可
相關項目客戶基本資料產品基本資料報價作業出貨作業
訂貨資料統計 意義查詢客戶訂貨及交貨情況 可依使用者的需要去設定所查詢時間客戶交貨日期已交貨未交貨及全部可單獨查詢一家或
者是一次查詢多家做為客戶訂貨交貨的依據
操作方式同進退貨資料統計
相關項目客戶基本資料產品基本資料出貨作業訂貨作業
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38
出貨
出貨作業
意義商品出貨輸入存檔以便查詢送貨量與應收客戶帳款
進入本功能後所出現的是日期最近的一張出貨單據如下圖所示
操作方法請參照 基本功能指引
按『瀏覽』可瀏覽所有的出貨單據
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39
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
出貨日期 通常系統會直接帶出當天的日期若不是當天的出貨則請自行輸入正確
的出貨日期
出貨單號 通常輸入完『出貨日期』按【Enter】鍵後系統會直接帶出『出貨單號』
預設採用出貨日期 + 流水號
客戶編號 請確實輸入本公司是出貨給哪一家客戶此項資料在【收款作業】中有相
關聯
發票號碼 若此張出貨單是有稅額的則需輸入發票號碼若沒有發票則無需輸入
交貨方式 可以下拉選單方式選取請確實輸入
業務人員
在【客戶基本資料】中若已有設定業務規屬在此處會自動帶出業務代號
若沒有設定請自行輸入經辦業務代號此項資料在【員工業績統計表】
有相關聯
訂單號碼 由訂貨單中轉至出貨單的訂單號碼在訂單作業中有詳細的說明
取用預收 對於有預收貨款的客戶直接從預收的金額中支付本筆貨款
倉號 可設定是由哪個倉庫出貨僅限用於多倉版
帳款日期 在【客戶基本資料】中若已有設定帳款日期在此處會自動帶出帳款日期
此項資料在【收款作業】有相關聯
稅前金額 出貨單中未含稅額的小計金額
稅別 在【客戶基本資料】中若已有設定稅別在此處會自動帶出其稅別或可
自行切換其他稅別的計算方式
稅後總額 即〔稅前金額 + 營業稅〕
折扣金額 給予客戶的折扣金額
已收金額 指已向客戶收的「訂金或金額」
未收金額 即〔稅後總額 - 已收金額 - 折扣金額〕
貨單備註 補充欄位中不足的部份或做為某些特殊資料註記
特項功能說明
歷史記錄 《Alt＋4》
按 可將該出貨客戶所有的歷史出貨單據列出來在修改或新增的模式下按 Enter 鍵可
取回再針對差異部份進行修改
單品歷史 《Alt＋5》
按 可針對指定的單項產品的將其出貨記錄列出來在此不分客戶可供比價用
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40
進貨記錄 《Alt＋6》
按 可針對指定的單項產品的進貨記錄可避免出貨的金額低於進貨金額
庫存查詢 《Alt＋7》
按 可查詢各倉庫的庫存量避免無貨可出的情形
多選輸入
可一次勾選多項產品到報價單中加快作業速度
SMS 簡訊發送
可發送簡訊通知該客戶
相關項目客戶基本資料產品基本資料系統參數設定出退貨資料統計應收支票已過期支票
收款作業庫存月銷耗報表盤點作業
出貨退回作業 【8出貨退回作業】與【7出貨作業】的操作方法略同故不重述
相關項目 客戶基本資料產品基本資料系統參數設定出退貨資料統計 應收支票已過期支
票收款作業庫存月銷耗報表盤點作業
出退貨資料統計 意義可直接在此項功能表中查詢出貨及出貨退回的詳細情形而不必再到【7出貨作業】或【8出
貨退回作業】中個別查詢可節省使用者的時間
可依使用者的需要去設定所查詢時間客戶出貨退貨已收款未收款及全部可單獨查詢一家
或者是一次查詢多家做為收款對帳單與收款作業有相關聯
相關項目 出貨作業出貨退回作業
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第五章 帳務管理 會計
付款作業
意義此功能是用來記錄付款作業的日期廠商支付類別及沖帳金額以備日後查核
當公司進貨後要付款時則需到此處建立新的付款作業
操作方法
1《新增》依序輸入付款日期登錄人員廠商編號帳款日期後按下【S查詢】會列
出該廠商在帳款日期區間內未付款的單據
註(1)請務必輸入付款廠商否則可能導致查詢不到未付帳款單據
(2)此處帳款日期是指進貨單中的帳款日期若您不確定帳款日期區間可空白不輸入直
接按下【S查詢】會列出所有的未付款單據
2勾選要沖銷的單據並輸入付款的現金金額票據金額等《存檔》即可
註若一筆貨款並非一次沖銷完畢則先在【沖帳金額】的欄位輸入此次要沖帳的金額後再
將該筆單據打勾即可
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42
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
付款日期 系統預設使用當天日期若不是當天日期可自行輸入付款日期
付款單號 通常輸入完付款日期後按【Enter】鍵後系統會直接帶出付款單號預設採
用付款日期+流水號
登錄人員 輸入該筆資料的登錄人員
廠商編號 可按 F10 開啟快速查詢視窗選擇所需的廠商編號
帳款日期 輸入欲查詢的帳款日期區間此處帳款日期是以出貨單中的帳款日期為依據
應付總額 該家廠商在查詢的帳款日期區間中應付帳款總金額
現金金額 輸入付款的現金金額若此筆帳款不是由現金支付則此欄位不需輸入
票據金額 輸入開立支票的金額若此筆帳款不是由支票支付則此欄位不需輸入
其他折讓 輸入折讓的金額
取用預付 取用預付餘額中的金額來沖銷必須在預付餘額欄位中有金額才能做此功
能
累入預付 可預先付一筆帳款分多次沖銷預付的金額則輸入在此處
預付餘額 預付金額中尚可沖帳的餘額
沖帳合計 可用滑鼠勾選欲沖銷的單據號碼系統會自動將總金額統計出來若此次付
款金額與欲沖帳合計金額不符則存檔時系統會出現警示
備註 補充上述欄位中所不足的資料
其他操作說明請參照 基本功能指引
相關項目 廠商基本資料產品基本資料系統參數設定進貨作業進貨退回作業
進退貨資料統計應付支票已過期支票
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現金日記帳
意義是對於公司每日現金收支流向的資料管理
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
日期 系統預設為當天的日期及時間 若不是可另行輸入
項目科目 輸入收支的會計科目例如水電費郵電費文具費等等亦可按 F10
或快擊滑鼠二下即可開啟選擇視窗
類別 可選擇支出或收入二種
金額 輸入收入或支出的金額
摘要 可更詳細記錄每筆帳目資金流向的明細和用途當此欄有輸入明細時存
檔後在畫面右邊「註」的框框會有ˇ
註項目科目按 F10 或快擊滑鼠二下可開啟選擇視窗自建較常使用的會計科目片語如
此一來以後輸入現金科目時只需點選即可而不必再另外輸入片語節省操作時間
相關項目其它編號設定
銀行存提作業
意義記錄公司與往來銀行的帳戶情形方便日後帳戶管理
進入後畫面如
做圖所示
畫面左半部是
銀行帳戶瀏
覽右半部是帳
戶存提資料瀏
覽
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欄位說明
欄位名稱 欄位說明
安全餘額 此銀行帳戶的安全餘額此欄與〈銀行基本資料設定〉有相關聯
現在餘額 目前此銀行帳戶中的實際餘額
存提日期 系統預設為當天的日期及時間 若不是可另行輸入
存提單號 通常輸入完存提日期後按【Enter】鍵後系統會直接帶出存提單號預設採
用存提日期+流水號
金額 輸入存提的金額
存提類別 選擇存提的類別有存款支票存款提款及支票付款四種
支票號碼 輸入存提的支票號碼若不是由支票存提則此欄位不需輸入
餘額 建立此存提單時銀行帳戶中所剩餘的可用餘額
其他備註 補充上述欄位中所不足的資料
註在應收(付)支票中所有由此帳戶所開出兌現後的支票金額皆會自動轉入此處
其他操作說明請參照 基本功能指引
重新計算帳戶餘額
若有新增或修改存提單時按下 即可更新該銀行帳戶的現在餘額更便利於隨
時掌握各銀行帳戶中的可動用金額
相關項目 其他編號設定應付支票應收支票
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（收）款作業
意義此功能是用來記錄收款作業的日期客戶收款明細及沖帳金額以備日後查核
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
收款日期 系統預設使用當天日期若不是當天日期可自行輸入收款日期
收款單號 通常輸入完收款日期後按【Enter】鍵後系統會直接帶出收款單號預設採
用收款日期+流水號
登錄人員 輸入該筆資料的登錄人員
客戶編號 可按 F10 開啟快速查詢視窗選擇所需的客戶編號
帳款日期 輸入欲查詢的帳款日期區間
應收總額 該家廠商在查詢的帳款日期區間中應收帳款總金額
現金金額 輸入收款的現金金額若此筆帳款不是由現金收入則此欄位不需輸入
票據金額 輸入收款支票的金額若此筆帳款不是由支票收入則此欄位不需輸入
其他折讓 輸入折讓的金額
取用預收 取用預收餘額中的金額來沖銷必須在預收餘額欄位中有金額才能做此功
能
累入預收 可預先收一筆帳款分多次沖銷預收的金額則輸入在此處
預收餘額 預收金額中尚可沖帳的餘額
沖帳合計 可用滑鼠勾選欲沖銷的單據號碼系統會自動將總金額統計出來若此次收
款金額與欲沖帳合計金額不符則存檔時系統會出現警示
備註 補充上述欄位中所不足的資料
相關項目出貨作業客戶基本資料出貨退回作業應收支票
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應（付）帳齡分析表
意義此分析表是用來顯示尚未付清給各個廠商的應付帳款其帳齡分佈在各個設定期間的
統計數據
圖片左邊的日期區間可依使用者的統計習慣去設定設
定好後只需按【設定為預設值】鍵則每次進入系統時
依此設定統計
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
開始廠商 可按 F10 開啟快速查詢視窗選擇欲查詢的開始廠商編號
結束廠商 可按 F10 開啟快速查詢視窗選擇欲查詢的結束廠商編號
帳齡種類 可選擇 1帳款日期或 2銷貨日期二種
報表標題 可選擇 3天數或 4日期二種為報表標題
結束日期 系統會自動帶出當天日期若不是可自行輸入欲查詢的結束日期
相關項目廠商基本資料進貨作業進貨退回作業進退貨資料統計表付款作業
應（收）帳齡分析表
意義此分析表是用來顯示各個客戶尚未付清的應收帳款其帳齡分佈在各個設定期間的統
計數據
操作方式請參照 應（付）帳齡分析表
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
開始客戶 可按 F10 開啟快速查詢視窗選擇欲查詢的開始客戶編號
結束客戶 可按 F10 開啟快速查詢視窗選擇欲查詢的結束客戶編號
帳齡種類 可選擇 1帳款日期或 2銷貨日期二種
報表標題 可選擇 3天數或 4日期二種為報表標題
結束日期 系統會自動帶出當天日期若不是可自行輸入欲查詢的結束日期
相關項目客戶基本資料出貨作業出貨退回作業出退貨資料統計表收款作業
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應收帳款
意義用來顯示某段時間內應收帳款的彙總資料報表
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
帳款種類 可選擇依 1客戶別或 2業務別做為應收帳款報表的依據
帳款日期區間 輸入欲查詢的起迄日期
統計客戶區間 可按 F10 開啟快速查詢視窗輸入欲查詢的客戶編號
統計業務區間 輸入欲查詢的業務編號
報表種類 可自行選擇共有明細表簡要表及應收總表三種報表
是否含前期未
收款之明細
若所查詢的日期區間之前仍有尚未收取的款項則可在此欄位中打ˇ就
可顯示前期未收款之明細
相關項目客戶基本資料產品基本資料員工基本資料出貨作業出貨退回作業出退
貨資料統計表
應付帳款
意義用來顯示某段時間內應付帳款的彙總資料報表
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
帳款種類 可選擇依 1廠商別或 2經辦人員別做為應付帳款報表的依據
帳款日期區間 輸入欲查詢的起迄日期
統計廠商區間 可按 F10 開啟快速查詢視窗輸入欲查詢的廠商編號
統計經辦區間 輸入欲查詢的經辦人員編號
報表種類 可自行選擇共有明細表簡要表及應收總表三種報表
是否含前期未
付款之明細
若所查詢的日期區間之前仍有尚未付清的款項則可在此欄位中打ˇ就
可顯示前期未付款之明細
相關項目廠商基本資料產品基本資料員工基本資料進貨作業進貨退回作業進退
貨資料統計
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票據
應(付)支票
意義可沖銷應付帳款中所有由支票給付的記錄節省會計人員作帳以便查詢核對廠商的
帳款
進入本功能後出現所有應付票據資料視窗以票據到期天數作為循序排列條件
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
開票日期 系統預設使用當天日期若不是當天日期可自行輸入開票日期
支票類別 支票的種類此處為應付支票
支票號碼 開立支票上的號碼
支票金額 開立支票上的金額
來源單號 輸入這張支票是要沖銷哪一張【付款作業】中的進貨單號
廠商編號 可按 F10 或 鍵開啟快速查詢視窗選擇所需的廠商編號
廠商名稱 廠商編號選定後會自動帶出該廠商名稱
到期日期 開立支票上的到期日期
兌現日期 這張支票預計何時會兌現的( 因有時票據的交換需時 1~3 個工作天金額
才能真正入帳)
票據狀態 目前票據的狀態有未兌兌現退票作廢領取及其他共六種
開票銀行 選取開立的支票銀行 若尚未設定請至【其他編號設定】中的銀行基本資料設定
銀行名稱 開票銀行選定後會自動帶出該銀行名稱
其他備註 補充上述欄位所未提到的
未兌支票總額 系統會自動統計所有未兌現的支票張數及總額
其它說明
支票簽回單
點選《列印》即可列印支
票簽回單若要更改表單
字頭字尾請參照 按鍵說
明
相關項目進貨作業已
過期支票付款作業
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應(收)支票
意義可沖銷應收帳款中所有由支票收款的記錄以查核客戶的帳款
進入本功能後出現所有應收票據資料視窗以票據到期天數作為循序排列條件
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
收票日期 系統預設使用當天日期若不是當天日期可自行輸入收票日期
支票類別 支票的種類此處為應收支票
支票號碼 應收票據上的支票號碼
支票金額 應收支票上的金額
來源單號 輸入這張支票是要沖銷哪一張【收款作業】中的出貨單號
客戶編號 可按 F10 或 鍵開啟快速查詢視窗選擇所需的客戶編號
客戶名稱 客戶編號選定後會自動帶出該客戶名稱
到期日期 應收支票上的到期日期
兌現日期 這張支票預計何時會兌現的 (因有時票據的交換需時 1~3 個工作天金額才
能真正入帳)
票據狀態 目前票據的狀態有未兌兌現 託收轉讓退票票貼及其他共七種
開票銀行 應收票據上開立支票銀行的帳號
開票銀行 應收票據上開立支票銀行的名稱
託收銀行 選取開立的支票銀行 若尚未設定請至【其他編號設定】中的銀行基本資料
設定
託收銀行 開票銀行選定後會自動帶出該銀行名稱
其他備註 補充上述欄位尚未提到的
其他操作方式與應付支票作業相同
相關項目 出貨作業收款作業已過期支票
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50
已過期支票
意義所有已過期的支票皆會轉入此視窗方便會計人員查詢核對
過期支票瀏覽列出所有過期支票（應收應付）可依需求排列如名稱開票日期兌
現日期銀行hellip等（本功能為整合上述rdquo應付rdquordquo應收rdquo二項支票作業所產生的資料
對照表）
註此處只能做查詢的動作並不能做新增或修改的動作
相關項目 應付支票應收支票
應(收)票批次兌現
意義可一次將單張或多張應收票據轉兌現並將兌現的支票轉入已過期支票中
按鍵說明
欄位名稱 欄位說明
全選 將所列出的支票全部選擇為要兌現的狀態
全不選 將所列出的支票全部選擇為要非兌現的狀態
兌現轉入過期支票 將已選擇的支票轉成兌現狀態並將支票轉入過期支票中
相關項目應收支票銀行存提作業
應(付)票批次兌現
意義可一次將單張或多張應付票據轉兌現並將兌現的支票轉入過期支票中
操作方式請參照 應(收)票據批次兌現
相關項目應付支票銀行存提作業
軟體使用教學手冊
51
應收票齡分析表
意義此分析表是用來顯示已收未兌現的應收支票其帳齡分佈在各個設定期間的統計數據
圖片左邊的日期區間可依使用者的喜好去設定設定
好後只需按【設定為預設值】鍵則每次進入系統時
依此設定統計
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
開始客戶 可按 F10 開啟快速查詢視窗選擇欲查詢的開始客戶編號
結束客戶 可按 F10 開啟快速查詢視窗選擇欲查詢的結束客戶編號
報表標題 可選擇 1天數或 2日期二種為報表標題
結束到期日 系統會自動帶出當天日期若不是可自行輸入欲查詢的結束日期
相關項目應收支票
應付票齡分析表
意義此分析表是用來顯示開立給各個廠商的未兌現應付支票其票齡分佈在各個設定期間
的統計數據
操作方式請參照 應收票齡分析表
相關項目應付支票
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52
第六章 庫存管理
期初開帳程序
1進貨
第一次使用時本系統時將基本資料建立完成後首先利用【進貨作業】將所有產品均做首
次進貨並且將已付款的進貨單據沖銷
註亦可利用庫存調整單將所有產品數量及成本鍵入或者利用盤點作業進行盤點後將盤點
量轉入現有量必須要注意的是若您選擇使用盤點轉入的方式系統將無法自動抓取產品成
本
2由產品基本資料中作期初開帳
至產品基本資料中按(Alt+F 鍵)將可以產生庫存的
期初開帳資料
按《確定》後將自動轉入期初
庫存日消耗異動表
意義驗證庫存量的正確性且可以將驗證後的正確量寫入現有量
(1) 當日消耗表列出查詢日期當天的庫存數量
變動情況用來驗證庫存量的正確性
(2) 逐日銷耗表列出前一次結轉日至查詢日期
當天的庫存數量變動情形用來驗證庫存量
的正確性另可將計算後的實際現有量寫入
帳面量(產品基本資料中的現有量)
軟體使用教學手冊
53
庫存月消耗異動表
報表意義列出查詢當月份的庫存數量變動情形用來驗證庫存量的正確性另可將計算
後的實際現有量寫入帳面量(產品基本資料中的現有量)並作轉入產生下月期
初量
使用時機每月底結束營業後或每月初開始營業前
操作方式
1)檢視庫存月銷耗表上的異動資料及現有量是否均正確當計算後存量與目前帳面存
量不符時會以黃色警示
2)確認無誤後按下 出現如下視窗再次確認
注意產品基本資料中的現有量將會被庫存月銷
耗 表 中 的 現 有 量 取 代因 此 請 謹 慎 使 用 結 轉 功 能
C)若產品進出異動量不正確請利用庫存調整單
做調整後重新執行步驟 A)~ B)
後記
庫存量又有問題了 怎麼都跟架上物品不符 相信大多數人都有這樣的心聲
很多使用者的觀念上總是認為庫存只要交給電腦來管理庫存量一定準確殊不知電腦軟體
有可能發生不可預期的結果(程式暇疵或使用中突然的斷電當機)或是產品管理不當導致失
竊或是破損或是產品擺設到不正確的位置都有可能使得電腦中的庫存量異常所以在庫存管
理中盤點變成了一項非常重要的工作
軟體使用教學手冊
54
庫存調整單
意義當帳上的庫存量與實際庫存盤點的結果不符時即可利用此功能來調整帳上的庫存量
及成本
在〈C進出貨〉選擇【C
庫存調整單】如圖可
按《新增》《修改》
《查詢》或《刪除》鈕
更動關於調整庫存的相
關資料
按《瀏覽》進入庫存調整
單據瀏覽
操作方法
庫存調整單中的「數量」欄位應輸入實際庫存量與帳面現有量的差異量
作庫存調整時若目前某產品在系統中的現有量為 10 個但實際上賣場中只剩 8個則在
數量的欄位中輸入-2即可將系統中的現有量調整為 8個
若使用者無進貨作業的動作卻想要統計出產品的銷售成本及利潤可直接在此處輸入產
品的成本或覺得目前系統中的平均成本不正確亦可自行修改
註盤點作業中若有盤差或盤盈時會自動產生一張盤點調整單
其他操作方式請參考基本操作方法
相關項目產品基本資料盤點作業
軟體使用教學手冊
55
盤點作業
意義盤點各倉的庫存量以便管理可避免庫存太多或不足節省公司無謂的支出
有關庫存量的準確性一直為各行各業及門市經營管理者所困擾即使使用電腦軟體一樣產生
庫存量不準確的情事皆因方法錯誤或關念的偏差導致
在庫存做盤點前有些前置工作若準備充足則可收事半功倍之致
A盤點的前置工作
1 貨架上物品的擺設是否整齊乾淨
2 貨架的分類是否明確並且標示清楚
3 待進貨瑕疵物品異常品是否與陳列區清楚區分
4 人員的物品熟悉度及教育訓練是否充足
B盤點實施要點
1 全面盤點(期初期末盤點)或循環盤點
2 盤點的開始時間及預計結束時點
3 人員編組及人力分派
4 列印盤點單(可利用盤點機)
5 盤點機轉入或人工鍵入盤點數量
6 列印盤點報告單(盤盈盤損表)
C檢討此次盤點作業及問題研究
在【F系統支援】選擇【盤點作業】的選項會出現最近一張單據
操作方法
1由盤點機盤點
新增一張盤點單將盤點量輸
入盤點機再按
鍵直接將盤
點機中的資料傳送到系統
中按下 鍵即
可完成盤點作業
軟體使用教學手冊
56
2由人工手動盤點
A)新增一張盤點單按《A盤點產品轉入》鍵選擇欲盤點的產品編號可依全部產品廠
商產品類別儲放位置產品編號及庫存數量共六種選擇方式選擇所需的產品或者用
《新增明細》的方式輸入要盤點的品項接著按下《F3存檔》
B)按下《F7列印》報表選擇為「盤點單」列印出盤點單由人工盤點並將盤點量寫在盤點
單上
C)進入盤點作業點選《修改》將盤點量輸入系統中按下《存檔》後再按《轉入現有量》
鍵即可完成盤點作業
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
盤點日期 系統預設使用當天日期若不是當天日期可自行輸入盤點日期及時間
盤點單號 通常輸入完盤點日期後按【Enter】鍵後系統會直接帶出盤點單號預設
盤點人員 輸入該筆資料的盤點人員
盤點備註 補充欄位中所不足的資料
盤點倉號 選擇欲盤點的倉號 (多倉版)
《 Alt+A 》盤點產品轉入
按 可針對特定部份產品或廠商選取所需
的盤點商品
1先選擇轉入依據
2輸入起始編號及結束編號
3按下《Y確定》便可將符合條件的產品加入到盤點單中
《 Alt+B 》盤點機輸入
按 可先由盤點機盤點再直接
將盤點機中的資料傳輸到系統中可節省再輸入一
遍的時間
轉入現有量
當盤點完後且已經將盤點數量輸入至系統中後此時可按 鍵將盤點量轉入現有量
且同時在【庫存調整單】產生一張盤盈盤虧單即可完成盤點作業
相關項目產品基本資料員工基本資料庫存調整單
軟體使用教學手冊
57
第七章 系統支援
密碼設定
意義本設定首重資料保全功能系統依使用者名稱及密碼選擇性的開放系統功能可確
保資料的隱密性預防一些重要資料外流而設定通行密碼可依特定人員使用密碼才能執
行
進入時需輸入您的使用者密碼才有權限進入密碼設定中去新
增或是修改此設計目的在於防止管理者離開時他人趁機擅自
修改帳號權限
新增 增加完使用者名稱及密
碼後再設定使用功能明細（打
ˇ者為開放本項功能）
成本顯示若沒有打ˇ則該使
用者進入後台時基本資料的產
品欄位成本相關欄位則不顯示
備份作業
意義將所有資料另存一份應注意不要備份在同一部硬碟（以免硬碟實體損壞）同時為
保障資料安全應自訂備份期間如每週三六各一次
選定備份的目錄位置按下《開始備份》
鍵後即可完成備份作業
建議您在備份的檔案名稱 Data 後再加上
備份日期以避免備份資料太多產生混淆
註選擇備份路徑時需注意資料夾的名稱
應避免為空白或包含特殊符號如
gtlt$hellip等
軟體使用教學手冊
58
資料重整
意義當系統在操作途中因發生停電不正常關機或硬體發生故障而故造成系統資料中異常
現象導致資料毀損可利用本功能做一資料維護
注意執行資料重整時務必讓其他工
作站或前後台離線
編碼更改
意義因本系統中所有基本資料的編號只要存檔後就不能做修改的動作故在此設立一
個修改編號的程式
註因為基本資料中的編號會跟進銷貨產生連動關係為保持舊有歷史資料的正確性所以
更改編號時須在此更改以保持資料的完整若您要修改基本資料時請先到【2備份作業】
做資料備份的動作避免系統在編修的過程中發生停電或不明原因當機而造成資料流失
操作方法
1選擇欲修改的編號之資料
庫有客戶廠商產品員
工及產品類別資料檔共 5種供
選擇
2用滑鼠或按 F10 在原編號的
欄位上選擇欲更改的編號
3直接在新編號的欄位上輸入
新的編號
4按下《確定更改》鍵即可
完成編號更改的動作
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系統顏色修改
意義覺得系統中預設的顏色不喜歡嗎想自創風格時可利用本功能修改畫面使用者可依
個人喜好修改使用的畫面其中必須注意的是修改畫面確定後按 Y 儲存設定 要先
離開本系統再重新進入本系統才能生效
若欲更換背景圖片圖
片格式可
為jpggifbmphellip
等檔案格式
改亂了可按系統預設
值變回原來樣式
行事曆管理
意義經常忘東忘西的寫在紙條上麻煩又不容易找利用本功能吧啟動系統時會提醒哦
操作方法
1 點選《新增》後輸
入事件日期時
間對象地點
事由事項的欄位
可註記細節事項
2 勾選事件提醒方
式若沒勾選便不
會出現提醒的訊
息
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名片簿管理
意義可將重要的電話或經常聯絡朋友記錄在此容易找尋又不會丟可分類還有多項
詳細資料欄位可供利用
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
名片分類 可點選 開啟客戶分類的快選視窗
電子信箱 若有輸入 E-Mail 帳號則按下 可直接連結至 Outlook 發送信件
其他備註 補充欄位中不足的說明或做為某些特殊資料註記
選擇發送簡訊功能時可自動帶入行動電話號碼
操作方法請參照 基本操作方法
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產品停用啟用處理
意義將產品基本資料中已經停產或停售長時間不使用的產品資料作停用處理可加快搜
尋的速度也增加盤點補貨等工作的效率若日後進貨時新進產品的條碼與停用產品
條碼相同時系統會出現警告訊息可直接將產品恢復續用
操作方法
1 產品停用
A)將欲停用的產品打勾勾選的品項會列在右上方的挑選清單列中確認後點選《停用》
停用的產品會列在下方的〈停售或停用之品項〉中
B)直接在產品基本資料中刪除的品項也會自動被系統列到停用產品中喔~
2 產品啟用
在欲恢復續用的產品上按一下滑鼠右鍵選擇《Y產品續用恢復》確認後該筆資料會
回復到產品基本資料中恢復續用的產品庫存量售價成本等均會歸零若要查看過去
的歷史進貨紀錄及銷貨分析請利用〈歷價〉及〈分析〉的功能
相關項目產品基本資料
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產品成本重算
意義若於系統使用時發生停電或當機或硬體故障情形而造成平均成本有異常之情形可
利用此作業將平均成本重算
可選擇年或指定月份計算確
定無誤時可利用寫入功能將
目前平均成本更新
若平均成本重算後有發生的情形則執行《W將計算之平均成本寫入》後必須利用 資
料偵錯 功能將異常的產品資料修復接著再到產品基本資料中利用〈歷價〉重新寫入成本
相關項目產品基本資料資料偵錯
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資料偵錯
意義藉由資料偵錯系統來偵測錯誤的資料再加以修復是屬於軟體異常控管的一項重要功
能有如 Windows 中的磁碟偵錯功能
操作方法
選擇客戶資料檢測編號是否重 覆及累積點數預收金額數值溢位等異常檢測
選擇銷貨資料檢測編號是否重覆及小計金額銷貨成本數值溢位等異常檢測且可將銷
貨成本以目前平均成本置換但此項功能需在已驗證過產品資料且無異常的情況下才能進
行
選擇廠商資料檢測編號是否重 覆及異常資料偵錯
選擇產品資料檢測編號是否重 覆及最近進價平均成本及售價數值溢位等異常檢測
選擇進貨資料檢測編號是否重覆及異常資料偵錯
選擇訂貨資料則會重新計算產品檔中的被訂購量
選擇倉庫資料重新分析產品檔及倉庫檔中的庫存關聯結構並自動將錯誤修復
以上各個資料檔檢測後若有異常情形出現只需按《自動修復錯誤》鍵即可完成資料偵錯
修復的動作
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用戶使用記錄
意義可記錄各用戶進入系統的日期及時間及使用哪個功能表做哪些動作避免在多人
使用狀況下無法查到資料修改或刪除是由何人做的
流量統計
依據系統登入用戶別統計各動作的操作次數
在桌面上建立捷徑
意義當桌面上安裝的捷徑不小心刪除或在一開始安裝軟體時沒有建立捷徑皆可利用此功
能輕鬆在桌面上重新建立捷徑再也不用擔心找不到執行路徑
操作方式
1輸入前台工作站號若是單機版則不需輸入
2直接點選《1建立後台管理捷徑》或《2建
立 POS 前台捷徑》就會在桌面上自動建立捷徑
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備份還原
意義當您發現銷售前台進入後出現錯誤代碼或存檔後交易紀錄無法存入時代表銷售資料
庫已經遭受毀損備份還原能夠幫助您將資料還原到您最後一次做備份的狀態
1 請先將執行資料備份並記下您的備份目錄位置操作方式請參照 備份作業
2 請放入安裝光碟重新安裝或至我們的網站 wwwhiposcomtw 下載試用版本（切記版
本必須相同）
註請確定所有工作站或前台均已離線且無其他軟體正在執行
無需移除原本的軟體直接執行安裝即可
3 請至[開始][程式集][叡鴻 Hipos 軟體系列]點選[備份還原]或至電腦中的 csalewin 中
點選 備份還原exe 如圖所示選取您的備份目錄位置後點選《S開始還原》即可
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第八章 附件 其他技術支援
報表格式修改
利用 HiPOS 軟體中的報表系統工具可以自行修改報表的格式
系統工具的開啟方式
1《開始》rarr《程式集》rarr《叡鴻 HiPOS 軟體系列》rarr《報表系統工具》
2到電腦 csalewin 資料夾中將〈系統工具exe〉點滑鼠左鍵兩下開啟
自訂列印紙張大小
開啟系統工具後選擇要修改列印格式的報表後將紙張規格分別填入高度寬度上邊界
左邊界即可
例如原本是 A4(290210mm)格式要改
成列印中一刀格式直接修改高度
140寬度 210 就可以囉~
修改報表內容
1開啟系統工具後先選擇要修改的報表再按《修改報表》
2若要修改報表內容的位置以滑鼠圈選要移動的範圍後以larruarrdarrrarr移動或直接以滑鼠拖
曳至您預定的位置即可
3若要修改或增加文
字則先點選 報表控
制項工具列 上的
一下接著點一下要
修改的文字或要新增
文字的位置即可編
輯文字
4修改完成後點選
左上角的《檔案》rarr
《儲存》
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自訂瀏覽視窗表格樣式
意義因為使用者的螢幕大小及解析度設定的不同在瀏覽視窗中難免發生表格橫向欄位太
大或太小導致於查看資料時的不方便HiPOS 提供了自訂表格樣式的功能讓使用者調整好
欄位後可以存檔方便日後查看
操作方法
1將滑鼠移動到要調整的欄位框上會出現 符號以滑
鼠拖曳即可調整欄位大小
2調整好後如圖在內容的任一位置上按一下滑鼠右鍵選擇《儲存表格樣式》若是儲
存後不滿意可以選擇《恢復預設值》
滑鼠右鍵功能選單
意義建立資料時若已經有其他檔案格式的資料存在方便
複製貼到 HiPOS 軟體中
在 HiPOS 軟體中當欄位為可編修狀態下時可以按一下滑鼠
右鍵便能呼叫功能選單(複製貼上剪下)
看完了使用手冊仍然無法解決您的問題嗎本公司提供了多元的諮詢管道
本公司網站技術支援httpwwwhiposcomtw 文件知識庫
電話諮詢07-7030898
傳真專線07-7032066
E ndash Mail Servicehiposcomtw
公司地址高雄縣鳳山市 830 埤北路 81 號
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庫存管理
基本庫存管理功能操作說明
標準作業流程
產品現有數量
產品基本資料中的現有數量欄位系統會自動依照進貨及銷貨統計並隨時更新產品現有量
因此為了保持現有量的正確性及產品成本的準確度請勿直接從產品基本資料的現有數量欄
位修改現有量
進貨作業
進貨時確實輸入正確的進貨量要留意進貨單位是否正確進貨及進貨退回時產品的庫存
量都會自動增減
庫存調整單(HiPOS-Light 版無此功能)
（一）使用時機
1 某產品的數量因毀損失竊hellip等非進貨及銷售而短缺或增加導致需要調整產品的現
有量時
2 由盤點作業中執行盤點量轉入現有量時若有差異量系統會自動產生一張庫存調整
單
（二）操作方式
1 進入【C進出貨】 rarr 【庫存調整單】
2 點選 【新增】rarr輸入日期單號經辦人員備註
3 點選 【新增明細】 rarr輸入【產品代號】
4 輸入【數量】是指實際數量與產品現有量的差異量例如 A產品實際量為 10 個產品
基本資料中的現有量為 8個兩者的差異量為 10－8＝+2數量的欄位輸入 2若 B產
品的實際數量為 15 個產品基本資料中的現有量為 20 個則差異量為 15－20＝-5
數量的欄位便輸入-5
5 點選【存檔】後產品現有量便會隨著調整
（三）附註
HiPOS-Light 版若平時發現產品數量有錯誤請直接利用【盤點作業】的轉入現有量功
能來調整產品的現有量
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庫存日消耗表
（一）當日消耗表列出查詢日期當天的庫存數量變動情況用來驗證庫存量的正確性
（二）逐日消耗表列出前一次結轉日至查詢日期當天的庫存數量變動情形用來驗證庫存
量的正確性另可將計算後的存量寫入帳面量(產品基本資料中的現有量)
（三）使用時機每日營業結束利用庫存逐日銷耗表檢驗庫存正確性
庫存月消耗表
（一）報表意義列出查詢當月份的庫存數量變動情形用來驗證庫存量的正確性另可將
計算後的實際現有量寫入帳面量(產品基本資料中的現有量)並轉入產生下月期初量
（二）使用時機每月底結束營業後或每月初開始營業前
（三）操作方式
1 檢視庫存月消耗表上的異動資料及現有量是否均正確當計算後存量與目前帳面存量
不符時會以黃色警示
2 確認無誤後按下 出現如下視窗再次確認
盤點作業
（一）盤點前置作業
1 貨架上物品的擺設是否整齊乾淨
2 貨架的分類是否明確並且標示清楚
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3 待進貨瑕疵物品異常品是否與陳列區清楚區分
4 人員的物品熟悉度及教育訓練是否充足
（二）操作方式
1 進入【F系統支援】rarr【盤點作業】rarr【新增】rarr輸入日期單號盤點人員備註
2 在【產品代號】輸入要盤點的產品rarr【存檔】rarr【列印】選擇【盤點單】
3 進行人工盤點工作
4 進入【盤點作業】rarr【修改】rarr在【盤點數量】輸入實際盤點數量rarr【存檔】
5 選擇【轉入現有量】即可將盤點量轉入到產品基本資料中的現有量
（三）操作秘訣
2 利用【新增明細】可一項項將要盤點的產品輸入
3 利用【盤點產品轉入】可以選擇一次將所有產品輸入或者依照廠商別產品類別儲
放位置產品編號輸入
4 務必確實將盤點量輸入盤點單的「盤點數量」欄位中盤點數量請勿輸入負數
（四）盤點要點
1 全面盤點及循環盤點除了期初或期末的全面盤點之外應固定每隔一段時間做循環
盤點循環盤點可以依照產品類別儲放位置或者產品編號等等例如固定每個月作
一次循環盤點第一個月盤點第一排貨架的商品第二個月盤點第二排貨架的商品
2 盤點時效盤點開始到盤點結束的時間盡量不要超過預定時程為了防止盤點錯誤應
避免盤點期間同時進貨銷售盤點完畢應即時將盤點量轉入現有量
3 盤點差異量軟體系統中的現有量欄位嚴格來說是帳面上的產品數量而盤點量則是
實際庫存的數量軟體操作過程有疏失產品瑕疵失竊及盤點錯誤等許多因素均
可能導致帳面上的數量與實際庫存不符的情況因此有盤差是可以被接受的但若差
異量太大時管理者便應觀察是哪個環節出了問題
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上線一段時間後初次執行盤點作業或庫存日月銷耗表
說明
1過去進貨或庫存有異時均直接修改產品現有量
2使用一段時間後才執行庫存月銷耗表結轉
3更新版本或重新安裝執行資料備份還原或者它系統資料轉檔匯入
上述情況可能會發現期初量都是 0以致計算後存量與帳面存量產生極大的誤差
作業流程
期初開帳作業
（一）使用時機
1 初次使用者
2 已經上線一段時間的使用者
3 更版或重新安裝系統後執行備份還原的使用者
4 產品現有量正確而庫存日月銷耗表中的現有量完全不對者
（二）操作方式
1 進入【A基本資料】rarr【產品基本資料】確認產品現有量均為正確的數量
2 按【Alt+F】開啟庫存量期初開帳作業視窗rarr選擇「轉入期初月份」rarr【確定】
3 此一動作可以根據產品基本資料中的現有量去重新計算出庫存日月銷號表中的現有
量並且反算出期初量
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常見 QampA
產品基本資料中的現有數量與實際庫存量不符合
1 僅有少數幾項產品的庫存量不符時可利用「庫存調整單」做調整
2 多項產品的庫存量不符時利用「盤點作業」並將盤點量「轉入現有量」
3 每日營業結束時可利用「庫存逐日消耗表」核對產品庫存量並將正確量寫入現有量
4 檢視產品-進出異動表可查明是否有單據數量錯誤
產品現有量不會隨銷售或進貨變動
1 執行資料重整
2 檢查前台 Alt+F5 銷售記錄是否正常若銷售存檔後無銷售紀錄或者銷售明細僅有時間及
金額代表資料庫已經損壞
3 檢查銷售及進貨時的產品編號是否一致
4 檢查產品基本資料中產品是否有重複建檔換言之相同的產品名稱是否有兩個不同的
產品編號
庫存日月消耗表中的期初量為零導致統計後的現有量錯誤
1 發生原因沒有將上月底的庫存作結轉寫入本月期初
進入【庫存月消耗表】rarr列印年月輸入上個月份rarr執行結轉
2 發生原因Ⅰ曾經從產品基本資料中的現有量欄位直接修改數量
Ⅱ更版或備份還原後沒有執行期初開帳的動作
進入產品基本資料執行【Alt+F 期初開帳作業】
3 當月底營業結束時請檢視庫存月消耗表核對庫存量並執行結轉的動作將正確量寫入現
有量及寫入次月期初量
庫存日月消耗表中的調入量與實際調整的數量不符合
1 發生原因盤點作業轉入現有量時重複執行轉入現有量的動作
2 進入【庫存調整單】rarr點選【瀏覽】尋找備註中盤點轉入單號重複的資料
3 刪除重複的調整單即可
利用盤點量轉入現有量卻發現某些產品仍然與實際庫存量不符合
1 發生原因 盤點數量錯誤
盤點作業中盤點數量輸入錯誤
營業時間進行盤點工作盤點後到轉入現有量的過程中產品銷售出去而未作
調整
2 利用「庫存調整單」調整現有量
3 HIPOS-Light 版利用「盤點轉入現有量」作調整
軟體使用教學手冊
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已經將盤點量轉入現有量之後發現盤點時數量點錯
1 利用「庫存調整單」調整現有量
2 HIPOS-Light 版利用「盤點轉入現有量」作調整
連續數月都有做庫存月消耗結轉但庫存月消耗中某些產品的現有量卻總是有誤差
1 發生原因每個月結轉的時間點有誤
2 進入【庫存月消耗表】rarr列印年月輸入本月份rarr列印出該張報表或記下該報表的ldquo期初
量rdquo
3 重新進入【庫存月消耗表】rarr列印年月輸入上一個月份
4 比較本月份的ldquo期初量rdquo及上個月份的ldquo現有量rdquo是否相同若上個月份的現有量比本月
份的期初量少代表上一個月結轉之後仍有作銷售或調整
例如430 下午 200 做結轉將正確量寫入下月期初（產生 5月份的期初量）但是 430
下午 300 又陸續作了銷售或調整庫存量
5 做法
盤點機盤點時架上無庫存的 產 品 會 漏 盤
新增盤點單時選擇【盤點產品轉入】將全部產品轉入並將【盤點數量】全部修改為 0
將盤點機中的資料轉入該盤點單存檔後將盤點量轉入現有量
4 月
5 月份
軟體使用教學手冊
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選購模組功能簡介
簡訊 SMS 發送模組
SMS 簡訊發送功能透過網際網路直接由 HiPOS 軟體系列中發送簡訊至客戶的行動電話能夠達
到迅速確實即時傳遞訊息及行銷的效益
HiPOS 門市及進銷存 v6 以後都可使用免申請儲值後馬上開通
功能特色
1 低廉的發送費用
一般使用手機發送簡訊每通大約 $25~ 35 之間使用 HiPOS SMS 每通只要 11~13 之
間足足省了 50
2 搭配 HiPOS 軟體分析有效客戶發送
利用 HiPOS 的各項統計如累積點數已購商品累積消費金額生日等等的各項數
據做有效的簡訊廣告行銷並且會自動過濾重覆的電話及統計發送的通數
應用 1 生日到時發送祝賀簡訊並告知來電優惠方案
應用 2 廠商新商品推出時可過濾已購買同類商品的客戶清單做簡訊廣告發送hellip更多應用
等你來發掘
3 大量簡訊發送
除了對單一客戶發送簡訊外大量發送簡訊的功能可同時對多個客戶行動電話號碼發送簡
訊
4 簡訊發送時效性佳
簡訊發送後正常情況下約 3~10 秒鐘就可即時將簡訊傳送到客戶手機重要訊息不怕客戶
收 不 到 若 因 故 對 方 無 法 接 收 將 會 自 動 重 發 直 至 發 送 成 功 或 滿 24 小時止
5 常用訊息片語編輯
「常用訊息」功能可以編輯儲存常用的簡訊內容可以加快編寫簡訊的速度
6 預約發送
可自定要發送的時間時間到才發送簡訊更有效率的廣告效益
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單一簡訊發送
在會員基本資料廠商基本資料員工基本資料中
按下 即可發送簡訊
大量簡訊發送
﹝統計報表﹞rarr﹝C會員郵寄標籤大量簡訊﹞依照
條件選擇要發送簡訊的對象後點選《S發送簡訊》
即可將簡訊發送到所選擇的對象
軟體使用教學手冊
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進退貨資料統計
意義可直接在此項功能表中查詢進貨及退貨的詳細情形而不必再到【1進貨作業】或【2
進貨退回作業】中個別查詢可節省使用者的時間
1 在【C進出貨】選擇【3進退貨資料統計】選項後所出現的畫面如下圖
2 可依使用者的需要去設定所要查詢的時間廠商進貨退貨已付款未付款及全部
可單獨查詢一家或者是一次查詢多家做為付款對帳單與付款作業有相關聯
列印報表可選擇進退貨資料簡表進退貨資料
明細表進退貨資料總表共三種報表
相關項目進貨作業進貨退回作業
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進貨採購建議
意義採購建議書為針對自定的需求讓系統作一庫存的統計擬定一份最精確的採購建議
書或訂購單
操作方法
1在〈C進出貨〉選擇〈4進貨採購建議〉如圖所示
2設定所欲查詢的條件後按《Y確定》即可
條件設定
查詢指定廠商現有產品庫存量lt=安全存量之品項
查詢指定廠商現有產品庫存量lt=請購點之品項
查詢指定廠商的所有產品全部列出
查詢指定廠商產品被訂購量gt=現有量之品項
查詢指定廠商產品全部訂購保留量gt0 之品項
可再設排列方式如依產品編號名稱存量價格等再選擇由排大到小或由小排到大
查詢單一廠商時廠商編號起訖部分輸入同一個編號即可或者不輸入表示要全部的資料
註
產品比價請參照【產品基本資料】中歷史進價記錄有詳細說明
若確定要列印報表則需要先勾選所需的產品編號可一次勾選單一項產品或按《全部選擇》
勾全部產品若都不需要則可按《全部不選》取消先前所勾選的產品欄位
勾選好欲列印的產品後按《列印》鍵列印報表中可選擇產品採購建議表或產品訂購單二
種報表
相關項目廠商基本資料產品基本資料 進貨作業
軟體使用教學手冊
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調撥作業 多倉版
意義此功能只有在系統設定使用「分倉」的管理模式時才能輸入資料其用途是做不同倉
庫間貨品的調撥
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
調撥日期 通常一開始系統會先直接帶出當天的日期若不是當天的調撥則請自
行輸入正確的調撥日期
調撥單號 通常輸入完『調撥日期』按【Enter】鍵後系統會直接帶出『調撥單號』
預設採用調撥日期 + 流水號
經辦人員 輸入此張單據的經辦人員
撥出倉號 選擇是由哪一個倉庫撥出的
調入倉號 選擇要調入哪一個倉庫
貨單備註 補充欄位中不足的部份或做為某些特殊資料註記
相關項目銷售前檯產品基本資料其他編號設定進貨作業進貨退回作業
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報價
意義客戶下訂單或出貨前需要先做報價動作時即可利用此功能將待日後可直接轉成
訂貨單
在〈C進出貨〉選擇〈D報價作業〉進入後所出現的是日期最近的一張訂貨單據
如下圖所示
操作方式請參照 進貨作業
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
報價日期 通常系統會直接帶出當天的日期若不是當天的報價則請自行輸入正確的
報價日期
報價單號 通常輸入完『報價日期』按【Enter】鍵後系統會直接帶出『報價單號』
預設採用報價日期 + 流水號
客戶編號 請確實輸入此張報價單是出給哪個客戶可按 F10 開啟客戶選擇視窗此項
資料在〈訂貨作業〉有相關聯
交貨日期 輸入預計的交貨日期
交貨方式 預計的交貨方式可下拉選單方式選取
經辦人員 在【客戶基本資料】中若已有設定業務歸屬在此處會自動帶出業務代號
若沒有設定請自行輸入經辦業務代號
稅前金額 報價單中未含稅的小計金額
稅 別 在【客戶基本資料】中若已有設定稅別在此處會自動帶出其稅別或可自
行切換其他稅別的計算方式
稅後總額 即[稅前金額+營業稅]
折扣金額 給予客戶的折扣金額
貨單備註 補充欄位中不足的部份或做為某些特殊資料註記
軟體使用教學手冊
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特項功能說明
歷史記錄
瀏覽該客戶的報價訂貨紀錄可開啟《F2 查詢》快速查詢某一筆資料《Ctrl+C》可以拷
背瀏覽的單據內容到目前新增的報價單中
單品歷史
查看單品的所有報價訂貨出貨的歷史記錄
庫存查詢
即時查詢該項產品的庫存量
採購建議
在報價作業時需要查看某項商品的進貨計錄時可按 查看歷史進價及各廠商比價
記錄詳細資料
轉訂貨單
確認訂貨內容同本張報價單時可按 將此張報價單直接轉成訂貨單
多選輸入
可一次勾選多項產品到報價單中加快作業速度
報價單轉 Excel 格式 選擇〈F7列印〉如圖所示按《F6轉 Excel》即可將報價單轉成 Excel 檔
相關項目客戶基本資料產品基本資料訂貨作業
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訂貨
訂貨作業
意義客戶不需要立即拿到商品或是目前倉庫中並無此商品存貨則就可先在此處輸入客
戶訂貨單待日後再行轉出貨
進入本功能後所出現的是日期最近的一張訂貨單據如下圖所示
按『瀏覽』可瀏覽所有的訂貨單據詳細操作方式請參考 報價作業
若訂單未轉出貨每次進入系統時會先顯示【未交貨訂單資料提示】
軟體使用教學手冊
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欄位說明
欄位名稱 欄位說明
訂貨日期 通常系統會先直接帶出當天的日期若不是當天的訂貨則請自行輸入
正確的訂貨日期
訂貨單號 通常輸入完『訂貨日期』按【Enter】鍵後系統會直接帶出『訂貨單號』
預設採用訂貨日期 + 流水號
客戶編號 請確實輸入本張訂單是由哪一家客戶所訂此項資料在【出貨作業】裡
有相關聯
交貨日期 輸入預計出貨的日期
交貨方式 預計的交貨方式可下拉選單方式選取請確實輸入
經辦人員 在【客戶基本資料】中若已有設定業務歸屬在此處會自動帶出業務代
號若沒有設定請自行輸入經辦業務代號
倉號 輸入預計是由哪一個倉庫出貨此功能僅用於多倉版
來源單號 輸入這張訂貨單是以哪一張報價單號內容為依據可按【F10】開啟快速
查詢視窗直接挑選報價單號及產品明細
稅前金額 報價單中未含稅的小計金額
稅 別 在【客戶基本資料】中若已有設定稅別在此處會自動帶出其稅別或
可自行切換其他稅別的計算方式
稅後總額 即[稅前金額+營業稅]
折扣金額 給予客戶的折扣金額
預收金額 輸入向客戶預收的貨款金額
未收金額 即﹝稅後總額－預收金額﹞
貨單備註 補充欄位中不足的部份或做為某些特殊資料註記
特項功能說明
歷史單據轉入訂單
直接將過去的報價單或訂貨單據內容明細轉入到目前新增的訂貨單中
操作方法
1在【來源單號】的欄位按《F10》開啟轉入單據瀏覽視窗
2以滑鼠或鍵盤uarrdarr鍵挑選要轉入的單據後按《Enter》
3勾選要轉入的品項後按《Y確定轉入》即可
軟體使用教學手冊
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轉出貨單
確認出貨內容同本張訂單時可按 可將此張訂單直接轉成出貨單
訂貨單轉 Excel 格式 選擇〈F7列印〉如右圖所示按《F6轉 Excel》即可
相關項目客戶基本資料產品基本資料報價作業出貨作業
訂貨資料統計 意義查詢客戶訂貨及交貨情況 可依使用者的需要去設定所查詢時間客戶交貨日期已交貨未交貨及全部可單獨查詢一家或
者是一次查詢多家做為客戶訂貨交貨的依據
操作方式同進退貨資料統計
相關項目客戶基本資料產品基本資料出貨作業訂貨作業
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出貨
出貨作業
意義商品出貨輸入存檔以便查詢送貨量與應收客戶帳款
進入本功能後所出現的是日期最近的一張出貨單據如下圖所示
操作方法請參照 基本功能指引
按『瀏覽』可瀏覽所有的出貨單據
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欄位說明
欄位名稱 欄位說明
出貨日期 通常系統會直接帶出當天的日期若不是當天的出貨則請自行輸入正確
的出貨日期
出貨單號 通常輸入完『出貨日期』按【Enter】鍵後系統會直接帶出『出貨單號』
預設採用出貨日期 + 流水號
客戶編號 請確實輸入本公司是出貨給哪一家客戶此項資料在【收款作業】中有相
關聯
發票號碼 若此張出貨單是有稅額的則需輸入發票號碼若沒有發票則無需輸入
交貨方式 可以下拉選單方式選取請確實輸入
業務人員
在【客戶基本資料】中若已有設定業務規屬在此處會自動帶出業務代號
若沒有設定請自行輸入經辦業務代號此項資料在【員工業績統計表】
有相關聯
訂單號碼 由訂貨單中轉至出貨單的訂單號碼在訂單作業中有詳細的說明
取用預收 對於有預收貨款的客戶直接從預收的金額中支付本筆貨款
倉號 可設定是由哪個倉庫出貨僅限用於多倉版
帳款日期 在【客戶基本資料】中若已有設定帳款日期在此處會自動帶出帳款日期
此項資料在【收款作業】有相關聯
稅前金額 出貨單中未含稅額的小計金額
稅別 在【客戶基本資料】中若已有設定稅別在此處會自動帶出其稅別或可
自行切換其他稅別的計算方式
稅後總額 即〔稅前金額 + 營業稅〕
折扣金額 給予客戶的折扣金額
已收金額 指已向客戶收的「訂金或金額」
未收金額 即〔稅後總額 - 已收金額 - 折扣金額〕
貨單備註 補充欄位中不足的部份或做為某些特殊資料註記
特項功能說明
歷史記錄 《Alt＋4》
按 可將該出貨客戶所有的歷史出貨單據列出來在修改或新增的模式下按 Enter 鍵可
取回再針對差異部份進行修改
單品歷史 《Alt＋5》
按 可針對指定的單項產品的將其出貨記錄列出來在此不分客戶可供比價用
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進貨記錄 《Alt＋6》
按 可針對指定的單項產品的進貨記錄可避免出貨的金額低於進貨金額
庫存查詢 《Alt＋7》
按 可查詢各倉庫的庫存量避免無貨可出的情形
多選輸入
可一次勾選多項產品到報價單中加快作業速度
SMS 簡訊發送
可發送簡訊通知該客戶
相關項目客戶基本資料產品基本資料系統參數設定出退貨資料統計應收支票已過期支票
收款作業庫存月銷耗報表盤點作業
出貨退回作業 【8出貨退回作業】與【7出貨作業】的操作方法略同故不重述
相關項目 客戶基本資料產品基本資料系統參數設定出退貨資料統計 應收支票已過期支
票收款作業庫存月銷耗報表盤點作業
出退貨資料統計 意義可直接在此項功能表中查詢出貨及出貨退回的詳細情形而不必再到【7出貨作業】或【8出
貨退回作業】中個別查詢可節省使用者的時間
可依使用者的需要去設定所查詢時間客戶出貨退貨已收款未收款及全部可單獨查詢一家
或者是一次查詢多家做為收款對帳單與收款作業有相關聯
相關項目 出貨作業出貨退回作業
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第五章 帳務管理 會計
付款作業
意義此功能是用來記錄付款作業的日期廠商支付類別及沖帳金額以備日後查核
當公司進貨後要付款時則需到此處建立新的付款作業
操作方法
1《新增》依序輸入付款日期登錄人員廠商編號帳款日期後按下【S查詢】會列
出該廠商在帳款日期區間內未付款的單據
註(1)請務必輸入付款廠商否則可能導致查詢不到未付帳款單據
(2)此處帳款日期是指進貨單中的帳款日期若您不確定帳款日期區間可空白不輸入直
接按下【S查詢】會列出所有的未付款單據
2勾選要沖銷的單據並輸入付款的現金金額票據金額等《存檔》即可
註若一筆貨款並非一次沖銷完畢則先在【沖帳金額】的欄位輸入此次要沖帳的金額後再
將該筆單據打勾即可
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欄位說明
欄位名稱 欄位說明
付款日期 系統預設使用當天日期若不是當天日期可自行輸入付款日期
付款單號 通常輸入完付款日期後按【Enter】鍵後系統會直接帶出付款單號預設採
用付款日期+流水號
登錄人員 輸入該筆資料的登錄人員
廠商編號 可按 F10 開啟快速查詢視窗選擇所需的廠商編號
帳款日期 輸入欲查詢的帳款日期區間此處帳款日期是以出貨單中的帳款日期為依據
應付總額 該家廠商在查詢的帳款日期區間中應付帳款總金額
現金金額 輸入付款的現金金額若此筆帳款不是由現金支付則此欄位不需輸入
票據金額 輸入開立支票的金額若此筆帳款不是由支票支付則此欄位不需輸入
其他折讓 輸入折讓的金額
取用預付 取用預付餘額中的金額來沖銷必須在預付餘額欄位中有金額才能做此功
能
累入預付 可預先付一筆帳款分多次沖銷預付的金額則輸入在此處
預付餘額 預付金額中尚可沖帳的餘額
沖帳合計 可用滑鼠勾選欲沖銷的單據號碼系統會自動將總金額統計出來若此次付
款金額與欲沖帳合計金額不符則存檔時系統會出現警示
備註 補充上述欄位中所不足的資料
其他操作說明請參照 基本功能指引
相關項目 廠商基本資料產品基本資料系統參數設定進貨作業進貨退回作業
進退貨資料統計應付支票已過期支票
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現金日記帳
意義是對於公司每日現金收支流向的資料管理
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
日期 系統預設為當天的日期及時間 若不是可另行輸入
項目科目 輸入收支的會計科目例如水電費郵電費文具費等等亦可按 F10
或快擊滑鼠二下即可開啟選擇視窗
類別 可選擇支出或收入二種
金額 輸入收入或支出的金額
摘要 可更詳細記錄每筆帳目資金流向的明細和用途當此欄有輸入明細時存
檔後在畫面右邊「註」的框框會有ˇ
註項目科目按 F10 或快擊滑鼠二下可開啟選擇視窗自建較常使用的會計科目片語如
此一來以後輸入現金科目時只需點選即可而不必再另外輸入片語節省操作時間
相關項目其它編號設定
銀行存提作業
意義記錄公司與往來銀行的帳戶情形方便日後帳戶管理
進入後畫面如
做圖所示
畫面左半部是
銀行帳戶瀏
覽右半部是帳
戶存提資料瀏
覽
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欄位說明
欄位名稱 欄位說明
安全餘額 此銀行帳戶的安全餘額此欄與〈銀行基本資料設定〉有相關聯
現在餘額 目前此銀行帳戶中的實際餘額
存提日期 系統預設為當天的日期及時間 若不是可另行輸入
存提單號 通常輸入完存提日期後按【Enter】鍵後系統會直接帶出存提單號預設採
用存提日期+流水號
金額 輸入存提的金額
存提類別 選擇存提的類別有存款支票存款提款及支票付款四種
支票號碼 輸入存提的支票號碼若不是由支票存提則此欄位不需輸入
餘額 建立此存提單時銀行帳戶中所剩餘的可用餘額
其他備註 補充上述欄位中所不足的資料
註在應收(付)支票中所有由此帳戶所開出兌現後的支票金額皆會自動轉入此處
其他操作說明請參照 基本功能指引
重新計算帳戶餘額
若有新增或修改存提單時按下 即可更新該銀行帳戶的現在餘額更便利於隨
時掌握各銀行帳戶中的可動用金額
相關項目 其他編號設定應付支票應收支票
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（收）款作業
意義此功能是用來記錄收款作業的日期客戶收款明細及沖帳金額以備日後查核
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
收款日期 系統預設使用當天日期若不是當天日期可自行輸入收款日期
收款單號 通常輸入完收款日期後按【Enter】鍵後系統會直接帶出收款單號預設採
用收款日期+流水號
登錄人員 輸入該筆資料的登錄人員
客戶編號 可按 F10 開啟快速查詢視窗選擇所需的客戶編號
帳款日期 輸入欲查詢的帳款日期區間
應收總額 該家廠商在查詢的帳款日期區間中應收帳款總金額
現金金額 輸入收款的現金金額若此筆帳款不是由現金收入則此欄位不需輸入
票據金額 輸入收款支票的金額若此筆帳款不是由支票收入則此欄位不需輸入
其他折讓 輸入折讓的金額
取用預收 取用預收餘額中的金額來沖銷必須在預收餘額欄位中有金額才能做此功
能
累入預收 可預先收一筆帳款分多次沖銷預收的金額則輸入在此處
預收餘額 預收金額中尚可沖帳的餘額
沖帳合計 可用滑鼠勾選欲沖銷的單據號碼系統會自動將總金額統計出來若此次收
款金額與欲沖帳合計金額不符則存檔時系統會出現警示
備註 補充上述欄位中所不足的資料
相關項目出貨作業客戶基本資料出貨退回作業應收支票
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應（付）帳齡分析表
意義此分析表是用來顯示尚未付清給各個廠商的應付帳款其帳齡分佈在各個設定期間的
統計數據
圖片左邊的日期區間可依使用者的統計習慣去設定設
定好後只需按【設定為預設值】鍵則每次進入系統時
依此設定統計
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
開始廠商 可按 F10 開啟快速查詢視窗選擇欲查詢的開始廠商編號
結束廠商 可按 F10 開啟快速查詢視窗選擇欲查詢的結束廠商編號
帳齡種類 可選擇 1帳款日期或 2銷貨日期二種
報表標題 可選擇 3天數或 4日期二種為報表標題
結束日期 系統會自動帶出當天日期若不是可自行輸入欲查詢的結束日期
相關項目廠商基本資料進貨作業進貨退回作業進退貨資料統計表付款作業
應（收）帳齡分析表
意義此分析表是用來顯示各個客戶尚未付清的應收帳款其帳齡分佈在各個設定期間的統
計數據
操作方式請參照 應（付）帳齡分析表
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
開始客戶 可按 F10 開啟快速查詢視窗選擇欲查詢的開始客戶編號
結束客戶 可按 F10 開啟快速查詢視窗選擇欲查詢的結束客戶編號
帳齡種類 可選擇 1帳款日期或 2銷貨日期二種
報表標題 可選擇 3天數或 4日期二種為報表標題
結束日期 系統會自動帶出當天日期若不是可自行輸入欲查詢的結束日期
相關項目客戶基本資料出貨作業出貨退回作業出退貨資料統計表收款作業
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應收帳款
意義用來顯示某段時間內應收帳款的彙總資料報表
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
帳款種類 可選擇依 1客戶別或 2業務別做為應收帳款報表的依據
帳款日期區間 輸入欲查詢的起迄日期
統計客戶區間 可按 F10 開啟快速查詢視窗輸入欲查詢的客戶編號
統計業務區間 輸入欲查詢的業務編號
報表種類 可自行選擇共有明細表簡要表及應收總表三種報表
是否含前期未
收款之明細
若所查詢的日期區間之前仍有尚未收取的款項則可在此欄位中打ˇ就
可顯示前期未收款之明細
相關項目客戶基本資料產品基本資料員工基本資料出貨作業出貨退回作業出退
貨資料統計表
應付帳款
意義用來顯示某段時間內應付帳款的彙總資料報表
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
帳款種類 可選擇依 1廠商別或 2經辦人員別做為應付帳款報表的依據
帳款日期區間 輸入欲查詢的起迄日期
統計廠商區間 可按 F10 開啟快速查詢視窗輸入欲查詢的廠商編號
統計經辦區間 輸入欲查詢的經辦人員編號
報表種類 可自行選擇共有明細表簡要表及應收總表三種報表
是否含前期未
付款之明細
若所查詢的日期區間之前仍有尚未付清的款項則可在此欄位中打ˇ就
可顯示前期未付款之明細
相關項目廠商基本資料產品基本資料員工基本資料進貨作業進貨退回作業進退
貨資料統計
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票據
應(付)支票
意義可沖銷應付帳款中所有由支票給付的記錄節省會計人員作帳以便查詢核對廠商的
帳款
進入本功能後出現所有應付票據資料視窗以票據到期天數作為循序排列條件
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
開票日期 系統預設使用當天日期若不是當天日期可自行輸入開票日期
支票類別 支票的種類此處為應付支票
支票號碼 開立支票上的號碼
支票金額 開立支票上的金額
來源單號 輸入這張支票是要沖銷哪一張【付款作業】中的進貨單號
廠商編號 可按 F10 或 鍵開啟快速查詢視窗選擇所需的廠商編號
廠商名稱 廠商編號選定後會自動帶出該廠商名稱
到期日期 開立支票上的到期日期
兌現日期 這張支票預計何時會兌現的( 因有時票據的交換需時 1~3 個工作天金額
才能真正入帳)
票據狀態 目前票據的狀態有未兌兌現退票作廢領取及其他共六種
開票銀行 選取開立的支票銀行 若尚未設定請至【其他編號設定】中的銀行基本資料設定
銀行名稱 開票銀行選定後會自動帶出該銀行名稱
其他備註 補充上述欄位所未提到的
未兌支票總額 系統會自動統計所有未兌現的支票張數及總額
其它說明
支票簽回單
點選《列印》即可列印支
票簽回單若要更改表單
字頭字尾請參照 按鍵說
明
相關項目進貨作業已
過期支票付款作業
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應(收)支票
意義可沖銷應收帳款中所有由支票收款的記錄以查核客戶的帳款
進入本功能後出現所有應收票據資料視窗以票據到期天數作為循序排列條件
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
收票日期 系統預設使用當天日期若不是當天日期可自行輸入收票日期
支票類別 支票的種類此處為應收支票
支票號碼 應收票據上的支票號碼
支票金額 應收支票上的金額
來源單號 輸入這張支票是要沖銷哪一張【收款作業】中的出貨單號
客戶編號 可按 F10 或 鍵開啟快速查詢視窗選擇所需的客戶編號
客戶名稱 客戶編號選定後會自動帶出該客戶名稱
到期日期 應收支票上的到期日期
兌現日期 這張支票預計何時會兌現的 (因有時票據的交換需時 1~3 個工作天金額才
能真正入帳)
票據狀態 目前票據的狀態有未兌兌現 託收轉讓退票票貼及其他共七種
開票銀行 應收票據上開立支票銀行的帳號
開票銀行 應收票據上開立支票銀行的名稱
託收銀行 選取開立的支票銀行 若尚未設定請至【其他編號設定】中的銀行基本資料
設定
託收銀行 開票銀行選定後會自動帶出該銀行名稱
其他備註 補充上述欄位尚未提到的
其他操作方式與應付支票作業相同
相關項目 出貨作業收款作業已過期支票
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已過期支票
意義所有已過期的支票皆會轉入此視窗方便會計人員查詢核對
過期支票瀏覽列出所有過期支票（應收應付）可依需求排列如名稱開票日期兌
現日期銀行hellip等（本功能為整合上述rdquo應付rdquordquo應收rdquo二項支票作業所產生的資料
對照表）
註此處只能做查詢的動作並不能做新增或修改的動作
相關項目 應付支票應收支票
應(收)票批次兌現
意義可一次將單張或多張應收票據轉兌現並將兌現的支票轉入已過期支票中
按鍵說明
欄位名稱 欄位說明
全選 將所列出的支票全部選擇為要兌現的狀態
全不選 將所列出的支票全部選擇為要非兌現的狀態
兌現轉入過期支票 將已選擇的支票轉成兌現狀態並將支票轉入過期支票中
相關項目應收支票銀行存提作業
應(付)票批次兌現
意義可一次將單張或多張應付票據轉兌現並將兌現的支票轉入過期支票中
操作方式請參照 應(收)票據批次兌現
相關項目應付支票銀行存提作業
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應收票齡分析表
意義此分析表是用來顯示已收未兌現的應收支票其帳齡分佈在各個設定期間的統計數據
圖片左邊的日期區間可依使用者的喜好去設定設定
好後只需按【設定為預設值】鍵則每次進入系統時
依此設定統計
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
開始客戶 可按 F10 開啟快速查詢視窗選擇欲查詢的開始客戶編號
結束客戶 可按 F10 開啟快速查詢視窗選擇欲查詢的結束客戶編號
報表標題 可選擇 1天數或 2日期二種為報表標題
結束到期日 系統會自動帶出當天日期若不是可自行輸入欲查詢的結束日期
相關項目應收支票
應付票齡分析表
意義此分析表是用來顯示開立給各個廠商的未兌現應付支票其票齡分佈在各個設定期間
的統計數據
操作方式請參照 應收票齡分析表
相關項目應付支票
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第六章 庫存管理
期初開帳程序
1進貨
第一次使用時本系統時將基本資料建立完成後首先利用【進貨作業】將所有產品均做首
次進貨並且將已付款的進貨單據沖銷
註亦可利用庫存調整單將所有產品數量及成本鍵入或者利用盤點作業進行盤點後將盤點
量轉入現有量必須要注意的是若您選擇使用盤點轉入的方式系統將無法自動抓取產品成
本
2由產品基本資料中作期初開帳
至產品基本資料中按(Alt+F 鍵)將可以產生庫存的
期初開帳資料
按《確定》後將自動轉入期初
庫存日消耗異動表
意義驗證庫存量的正確性且可以將驗證後的正確量寫入現有量
(1) 當日消耗表列出查詢日期當天的庫存數量
變動情況用來驗證庫存量的正確性
(2) 逐日銷耗表列出前一次結轉日至查詢日期
當天的庫存數量變動情形用來驗證庫存量
的正確性另可將計算後的實際現有量寫入
帳面量(產品基本資料中的現有量)
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庫存月消耗異動表
報表意義列出查詢當月份的庫存數量變動情形用來驗證庫存量的正確性另可將計算
後的實際現有量寫入帳面量(產品基本資料中的現有量)並作轉入產生下月期
初量
使用時機每月底結束營業後或每月初開始營業前
操作方式
1)檢視庫存月銷耗表上的異動資料及現有量是否均正確當計算後存量與目前帳面存
量不符時會以黃色警示
2)確認無誤後按下 出現如下視窗再次確認
注意產品基本資料中的現有量將會被庫存月銷
耗 表 中 的 現 有 量 取 代因 此 請 謹 慎 使 用 結 轉 功 能
C)若產品進出異動量不正確請利用庫存調整單
做調整後重新執行步驟 A)~ B)
後記
庫存量又有問題了 怎麼都跟架上物品不符 相信大多數人都有這樣的心聲
很多使用者的觀念上總是認為庫存只要交給電腦來管理庫存量一定準確殊不知電腦軟體
有可能發生不可預期的結果(程式暇疵或使用中突然的斷電當機)或是產品管理不當導致失
竊或是破損或是產品擺設到不正確的位置都有可能使得電腦中的庫存量異常所以在庫存管
理中盤點變成了一項非常重要的工作
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庫存調整單
意義當帳上的庫存量與實際庫存盤點的結果不符時即可利用此功能來調整帳上的庫存量
及成本
在〈C進出貨〉選擇【C
庫存調整單】如圖可
按《新增》《修改》
《查詢》或《刪除》鈕
更動關於調整庫存的相
關資料
按《瀏覽》進入庫存調整
單據瀏覽
操作方法
庫存調整單中的「數量」欄位應輸入實際庫存量與帳面現有量的差異量
作庫存調整時若目前某產品在系統中的現有量為 10 個但實際上賣場中只剩 8個則在
數量的欄位中輸入-2即可將系統中的現有量調整為 8個
若使用者無進貨作業的動作卻想要統計出產品的銷售成本及利潤可直接在此處輸入產
品的成本或覺得目前系統中的平均成本不正確亦可自行修改
註盤點作業中若有盤差或盤盈時會自動產生一張盤點調整單
其他操作方式請參考基本操作方法
相關項目產品基本資料盤點作業
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盤點作業
意義盤點各倉的庫存量以便管理可避免庫存太多或不足節省公司無謂的支出
有關庫存量的準確性一直為各行各業及門市經營管理者所困擾即使使用電腦軟體一樣產生
庫存量不準確的情事皆因方法錯誤或關念的偏差導致
在庫存做盤點前有些前置工作若準備充足則可收事半功倍之致
A盤點的前置工作
1 貨架上物品的擺設是否整齊乾淨
2 貨架的分類是否明確並且標示清楚
3 待進貨瑕疵物品異常品是否與陳列區清楚區分
4 人員的物品熟悉度及教育訓練是否充足
B盤點實施要點
1 全面盤點(期初期末盤點)或循環盤點
2 盤點的開始時間及預計結束時點
3 人員編組及人力分派
4 列印盤點單(可利用盤點機)
5 盤點機轉入或人工鍵入盤點數量
6 列印盤點報告單(盤盈盤損表)
C檢討此次盤點作業及問題研究
在【F系統支援】選擇【盤點作業】的選項會出現最近一張單據
操作方法
1由盤點機盤點
新增一張盤點單將盤點量輸
入盤點機再按
鍵直接將盤
點機中的資料傳送到系統
中按下 鍵即
可完成盤點作業
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56
2由人工手動盤點
A)新增一張盤點單按《A盤點產品轉入》鍵選擇欲盤點的產品編號可依全部產品廠
商產品類別儲放位置產品編號及庫存數量共六種選擇方式選擇所需的產品或者用
《新增明細》的方式輸入要盤點的品項接著按下《F3存檔》
B)按下《F7列印》報表選擇為「盤點單」列印出盤點單由人工盤點並將盤點量寫在盤點
單上
C)進入盤點作業點選《修改》將盤點量輸入系統中按下《存檔》後再按《轉入現有量》
鍵即可完成盤點作業
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
盤點日期 系統預設使用當天日期若不是當天日期可自行輸入盤點日期及時間
盤點單號 通常輸入完盤點日期後按【Enter】鍵後系統會直接帶出盤點單號預設
盤點人員 輸入該筆資料的盤點人員
盤點備註 補充欄位中所不足的資料
盤點倉號 選擇欲盤點的倉號 (多倉版)
《 Alt+A 》盤點產品轉入
按 可針對特定部份產品或廠商選取所需
的盤點商品
1先選擇轉入依據
2輸入起始編號及結束編號
3按下《Y確定》便可將符合條件的產品加入到盤點單中
《 Alt+B 》盤點機輸入
按 可先由盤點機盤點再直接
將盤點機中的資料傳輸到系統中可節省再輸入一
遍的時間
轉入現有量
當盤點完後且已經將盤點數量輸入至系統中後此時可按 鍵將盤點量轉入現有量
且同時在【庫存調整單】產生一張盤盈盤虧單即可完成盤點作業
相關項目產品基本資料員工基本資料庫存調整單
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第七章 系統支援
密碼設定
意義本設定首重資料保全功能系統依使用者名稱及密碼選擇性的開放系統功能可確
保資料的隱密性預防一些重要資料外流而設定通行密碼可依特定人員使用密碼才能執
行
進入時需輸入您的使用者密碼才有權限進入密碼設定中去新
增或是修改此設計目的在於防止管理者離開時他人趁機擅自
修改帳號權限
新增 增加完使用者名稱及密
碼後再設定使用功能明細（打
ˇ者為開放本項功能）
成本顯示若沒有打ˇ則該使
用者進入後台時基本資料的產
品欄位成本相關欄位則不顯示
備份作業
意義將所有資料另存一份應注意不要備份在同一部硬碟（以免硬碟實體損壞）同時為
保障資料安全應自訂備份期間如每週三六各一次
選定備份的目錄位置按下《開始備份》
鍵後即可完成備份作業
建議您在備份的檔案名稱 Data 後再加上
備份日期以避免備份資料太多產生混淆
註選擇備份路徑時需注意資料夾的名稱
應避免為空白或包含特殊符號如
gtlt$hellip等
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資料重整
意義當系統在操作途中因發生停電不正常關機或硬體發生故障而故造成系統資料中異常
現象導致資料毀損可利用本功能做一資料維護
注意執行資料重整時務必讓其他工
作站或前後台離線
編碼更改
意義因本系統中所有基本資料的編號只要存檔後就不能做修改的動作故在此設立一
個修改編號的程式
註因為基本資料中的編號會跟進銷貨產生連動關係為保持舊有歷史資料的正確性所以
更改編號時須在此更改以保持資料的完整若您要修改基本資料時請先到【2備份作業】
做資料備份的動作避免系統在編修的過程中發生停電或不明原因當機而造成資料流失
操作方法
1選擇欲修改的編號之資料
庫有客戶廠商產品員
工及產品類別資料檔共 5種供
選擇
2用滑鼠或按 F10 在原編號的
欄位上選擇欲更改的編號
3直接在新編號的欄位上輸入
新的編號
4按下《確定更改》鍵即可
完成編號更改的動作
軟體使用教學手冊
59
系統顏色修改
意義覺得系統中預設的顏色不喜歡嗎想自創風格時可利用本功能修改畫面使用者可依
個人喜好修改使用的畫面其中必須注意的是修改畫面確定後按 Y 儲存設定 要先
離開本系統再重新進入本系統才能生效
若欲更換背景圖片圖
片格式可
為jpggifbmphellip
等檔案格式
改亂了可按系統預設
值變回原來樣式
行事曆管理
意義經常忘東忘西的寫在紙條上麻煩又不容易找利用本功能吧啟動系統時會提醒哦
操作方法
1 點選《新增》後輸
入事件日期時
間對象地點
事由事項的欄位
可註記細節事項
2 勾選事件提醒方
式若沒勾選便不
會出現提醒的訊
息
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名片簿管理
意義可將重要的電話或經常聯絡朋友記錄在此容易找尋又不會丟可分類還有多項
詳細資料欄位可供利用
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
名片分類 可點選 開啟客戶分類的快選視窗
電子信箱 若有輸入 E-Mail 帳號則按下 可直接連結至 Outlook 發送信件
其他備註 補充欄位中不足的說明或做為某些特殊資料註記
選擇發送簡訊功能時可自動帶入行動電話號碼
操作方法請參照 基本操作方法
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產品停用啟用處理
意義將產品基本資料中已經停產或停售長時間不使用的產品資料作停用處理可加快搜
尋的速度也增加盤點補貨等工作的效率若日後進貨時新進產品的條碼與停用產品
條碼相同時系統會出現警告訊息可直接將產品恢復續用
操作方法
1 產品停用
A)將欲停用的產品打勾勾選的品項會列在右上方的挑選清單列中確認後點選《停用》
停用的產品會列在下方的〈停售或停用之品項〉中
B)直接在產品基本資料中刪除的品項也會自動被系統列到停用產品中喔~
2 產品啟用
在欲恢復續用的產品上按一下滑鼠右鍵選擇《Y產品續用恢復》確認後該筆資料會
回復到產品基本資料中恢復續用的產品庫存量售價成本等均會歸零若要查看過去
的歷史進貨紀錄及銷貨分析請利用〈歷價〉及〈分析〉的功能
相關項目產品基本資料
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產品成本重算
意義若於系統使用時發生停電或當機或硬體故障情形而造成平均成本有異常之情形可
利用此作業將平均成本重算
可選擇年或指定月份計算確
定無誤時可利用寫入功能將
目前平均成本更新
若平均成本重算後有發生的情形則執行《W將計算之平均成本寫入》後必須利用 資
料偵錯 功能將異常的產品資料修復接著再到產品基本資料中利用〈歷價〉重新寫入成本
相關項目產品基本資料資料偵錯
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資料偵錯
意義藉由資料偵錯系統來偵測錯誤的資料再加以修復是屬於軟體異常控管的一項重要功
能有如 Windows 中的磁碟偵錯功能
操作方法
選擇客戶資料檢測編號是否重 覆及累積點數預收金額數值溢位等異常檢測
選擇銷貨資料檢測編號是否重覆及小計金額銷貨成本數值溢位等異常檢測且可將銷
貨成本以目前平均成本置換但此項功能需在已驗證過產品資料且無異常的情況下才能進
行
選擇廠商資料檢測編號是否重 覆及異常資料偵錯
選擇產品資料檢測編號是否重 覆及最近進價平均成本及售價數值溢位等異常檢測
選擇進貨資料檢測編號是否重覆及異常資料偵錯
選擇訂貨資料則會重新計算產品檔中的被訂購量
選擇倉庫資料重新分析產品檔及倉庫檔中的庫存關聯結構並自動將錯誤修復
以上各個資料檔檢測後若有異常情形出現只需按《自動修復錯誤》鍵即可完成資料偵錯
修復的動作
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用戶使用記錄
意義可記錄各用戶進入系統的日期及時間及使用哪個功能表做哪些動作避免在多人
使用狀況下無法查到資料修改或刪除是由何人做的
流量統計
依據系統登入用戶別統計各動作的操作次數
在桌面上建立捷徑
意義當桌面上安裝的捷徑不小心刪除或在一開始安裝軟體時沒有建立捷徑皆可利用此功
能輕鬆在桌面上重新建立捷徑再也不用擔心找不到執行路徑
操作方式
1輸入前台工作站號若是單機版則不需輸入
2直接點選《1建立後台管理捷徑》或《2建
立 POS 前台捷徑》就會在桌面上自動建立捷徑
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備份還原
意義當您發現銷售前台進入後出現錯誤代碼或存檔後交易紀錄無法存入時代表銷售資料
庫已經遭受毀損備份還原能夠幫助您將資料還原到您最後一次做備份的狀態
1 請先將執行資料備份並記下您的備份目錄位置操作方式請參照 備份作業
2 請放入安裝光碟重新安裝或至我們的網站 wwwhiposcomtw 下載試用版本（切記版
本必須相同）
註請確定所有工作站或前台均已離線且無其他軟體正在執行
無需移除原本的軟體直接執行安裝即可
3 請至[開始][程式集][叡鴻 Hipos 軟體系列]點選[備份還原]或至電腦中的 csalewin 中
點選 備份還原exe 如圖所示選取您的備份目錄位置後點選《S開始還原》即可
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第八章 附件 其他技術支援
報表格式修改
利用 HiPOS 軟體中的報表系統工具可以自行修改報表的格式
系統工具的開啟方式
1《開始》rarr《程式集》rarr《叡鴻 HiPOS 軟體系列》rarr《報表系統工具》
2到電腦 csalewin 資料夾中將〈系統工具exe〉點滑鼠左鍵兩下開啟
自訂列印紙張大小
開啟系統工具後選擇要修改列印格式的報表後將紙張規格分別填入高度寬度上邊界
左邊界即可
例如原本是 A4(290210mm)格式要改
成列印中一刀格式直接修改高度
140寬度 210 就可以囉~
修改報表內容
1開啟系統工具後先選擇要修改的報表再按《修改報表》
2若要修改報表內容的位置以滑鼠圈選要移動的範圍後以larruarrdarrrarr移動或直接以滑鼠拖
曳至您預定的位置即可
3若要修改或增加文
字則先點選 報表控
制項工具列 上的
一下接著點一下要
修改的文字或要新增
文字的位置即可編
輯文字
4修改完成後點選
左上角的《檔案》rarr
《儲存》
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自訂瀏覽視窗表格樣式
意義因為使用者的螢幕大小及解析度設定的不同在瀏覽視窗中難免發生表格橫向欄位太
大或太小導致於查看資料時的不方便HiPOS 提供了自訂表格樣式的功能讓使用者調整好
欄位後可以存檔方便日後查看
操作方法
1將滑鼠移動到要調整的欄位框上會出現 符號以滑
鼠拖曳即可調整欄位大小
2調整好後如圖在內容的任一位置上按一下滑鼠右鍵選擇《儲存表格樣式》若是儲
存後不滿意可以選擇《恢復預設值》
滑鼠右鍵功能選單
意義建立資料時若已經有其他檔案格式的資料存在方便
複製貼到 HiPOS 軟體中
在 HiPOS 軟體中當欄位為可編修狀態下時可以按一下滑鼠
右鍵便能呼叫功能選單(複製貼上剪下)
看完了使用手冊仍然無法解決您的問題嗎本公司提供了多元的諮詢管道
本公司網站技術支援httpwwwhiposcomtw 文件知識庫
電話諮詢07-7030898
傳真專線07-7032066
E ndash Mail Servicehiposcomtw
公司地址高雄縣鳳山市 830 埤北路 81 號
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庫存管理
基本庫存管理功能操作說明
標準作業流程
產品現有數量
產品基本資料中的現有數量欄位系統會自動依照進貨及銷貨統計並隨時更新產品現有量
因此為了保持現有量的正確性及產品成本的準確度請勿直接從產品基本資料的現有數量欄
位修改現有量
進貨作業
進貨時確實輸入正確的進貨量要留意進貨單位是否正確進貨及進貨退回時產品的庫存
量都會自動增減
庫存調整單(HiPOS-Light 版無此功能)
（一）使用時機
1 某產品的數量因毀損失竊hellip等非進貨及銷售而短缺或增加導致需要調整產品的現
有量時
2 由盤點作業中執行盤點量轉入現有量時若有差異量系統會自動產生一張庫存調整
單
（二）操作方式
1 進入【C進出貨】 rarr 【庫存調整單】
2 點選 【新增】rarr輸入日期單號經辦人員備註
3 點選 【新增明細】 rarr輸入【產品代號】
4 輸入【數量】是指實際數量與產品現有量的差異量例如 A產品實際量為 10 個產品
基本資料中的現有量為 8個兩者的差異量為 10－8＝+2數量的欄位輸入 2若 B產
品的實際數量為 15 個產品基本資料中的現有量為 20 個則差異量為 15－20＝-5
數量的欄位便輸入-5
5 點選【存檔】後產品現有量便會隨著調整
（三）附註
HiPOS-Light 版若平時發現產品數量有錯誤請直接利用【盤點作業】的轉入現有量功
能來調整產品的現有量
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庫存日消耗表
（一）當日消耗表列出查詢日期當天的庫存數量變動情況用來驗證庫存量的正確性
（二）逐日消耗表列出前一次結轉日至查詢日期當天的庫存數量變動情形用來驗證庫存
量的正確性另可將計算後的存量寫入帳面量(產品基本資料中的現有量)
（三）使用時機每日營業結束利用庫存逐日銷耗表檢驗庫存正確性
庫存月消耗表
（一）報表意義列出查詢當月份的庫存數量變動情形用來驗證庫存量的正確性另可將
計算後的實際現有量寫入帳面量(產品基本資料中的現有量)並轉入產生下月期初量
（二）使用時機每月底結束營業後或每月初開始營業前
（三）操作方式
1 檢視庫存月消耗表上的異動資料及現有量是否均正確當計算後存量與目前帳面存量
不符時會以黃色警示
2 確認無誤後按下 出現如下視窗再次確認
盤點作業
（一）盤點前置作業
1 貨架上物品的擺設是否整齊乾淨
2 貨架的分類是否明確並且標示清楚
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3 待進貨瑕疵物品異常品是否與陳列區清楚區分
4 人員的物品熟悉度及教育訓練是否充足
（二）操作方式
1 進入【F系統支援】rarr【盤點作業】rarr【新增】rarr輸入日期單號盤點人員備註
2 在【產品代號】輸入要盤點的產品rarr【存檔】rarr【列印】選擇【盤點單】
3 進行人工盤點工作
4 進入【盤點作業】rarr【修改】rarr在【盤點數量】輸入實際盤點數量rarr【存檔】
5 選擇【轉入現有量】即可將盤點量轉入到產品基本資料中的現有量
（三）操作秘訣
2 利用【新增明細】可一項項將要盤點的產品輸入
3 利用【盤點產品轉入】可以選擇一次將所有產品輸入或者依照廠商別產品類別儲
放位置產品編號輸入
4 務必確實將盤點量輸入盤點單的「盤點數量」欄位中盤點數量請勿輸入負數
（四）盤點要點
1 全面盤點及循環盤點除了期初或期末的全面盤點之外應固定每隔一段時間做循環
盤點循環盤點可以依照產品類別儲放位置或者產品編號等等例如固定每個月作
一次循環盤點第一個月盤點第一排貨架的商品第二個月盤點第二排貨架的商品
2 盤點時效盤點開始到盤點結束的時間盡量不要超過預定時程為了防止盤點錯誤應
避免盤點期間同時進貨銷售盤點完畢應即時將盤點量轉入現有量
3 盤點差異量軟體系統中的現有量欄位嚴格來說是帳面上的產品數量而盤點量則是
實際庫存的數量軟體操作過程有疏失產品瑕疵失竊及盤點錯誤等許多因素均
可能導致帳面上的數量與實際庫存不符的情況因此有盤差是可以被接受的但若差
異量太大時管理者便應觀察是哪個環節出了問題
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上線一段時間後初次執行盤點作業或庫存日月銷耗表
說明
1過去進貨或庫存有異時均直接修改產品現有量
2使用一段時間後才執行庫存月銷耗表結轉
3更新版本或重新安裝執行資料備份還原或者它系統資料轉檔匯入
上述情況可能會發現期初量都是 0以致計算後存量與帳面存量產生極大的誤差
作業流程
期初開帳作業
（一）使用時機
1 初次使用者
2 已經上線一段時間的使用者
3 更版或重新安裝系統後執行備份還原的使用者
4 產品現有量正確而庫存日月銷耗表中的現有量完全不對者
（二）操作方式
1 進入【A基本資料】rarr【產品基本資料】確認產品現有量均為正確的數量
2 按【Alt+F】開啟庫存量期初開帳作業視窗rarr選擇「轉入期初月份」rarr【確定】
3 此一動作可以根據產品基本資料中的現有量去重新計算出庫存日月銷號表中的現有
量並且反算出期初量
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常見 QampA
產品基本資料中的現有數量與實際庫存量不符合
1 僅有少數幾項產品的庫存量不符時可利用「庫存調整單」做調整
2 多項產品的庫存量不符時利用「盤點作業」並將盤點量「轉入現有量」
3 每日營業結束時可利用「庫存逐日消耗表」核對產品庫存量並將正確量寫入現有量
4 檢視產品-進出異動表可查明是否有單據數量錯誤
產品現有量不會隨銷售或進貨變動
1 執行資料重整
2 檢查前台 Alt+F5 銷售記錄是否正常若銷售存檔後無銷售紀錄或者銷售明細僅有時間及
金額代表資料庫已經損壞
3 檢查銷售及進貨時的產品編號是否一致
4 檢查產品基本資料中產品是否有重複建檔換言之相同的產品名稱是否有兩個不同的
產品編號
庫存日月消耗表中的期初量為零導致統計後的現有量錯誤
1 發生原因沒有將上月底的庫存作結轉寫入本月期初
進入【庫存月消耗表】rarr列印年月輸入上個月份rarr執行結轉
2 發生原因Ⅰ曾經從產品基本資料中的現有量欄位直接修改數量
Ⅱ更版或備份還原後沒有執行期初開帳的動作
進入產品基本資料執行【Alt+F 期初開帳作業】
3 當月底營業結束時請檢視庫存月消耗表核對庫存量並執行結轉的動作將正確量寫入現
有量及寫入次月期初量
庫存日月消耗表中的調入量與實際調整的數量不符合
1 發生原因盤點作業轉入現有量時重複執行轉入現有量的動作
2 進入【庫存調整單】rarr點選【瀏覽】尋找備註中盤點轉入單號重複的資料
3 刪除重複的調整單即可
利用盤點量轉入現有量卻發現某些產品仍然與實際庫存量不符合
1 發生原因 盤點數量錯誤
盤點作業中盤點數量輸入錯誤
營業時間進行盤點工作盤點後到轉入現有量的過程中產品銷售出去而未作
調整
2 利用「庫存調整單」調整現有量
3 HIPOS-Light 版利用「盤點轉入現有量」作調整
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已經將盤點量轉入現有量之後發現盤點時數量點錯
1 利用「庫存調整單」調整現有量
2 HIPOS-Light 版利用「盤點轉入現有量」作調整
連續數月都有做庫存月消耗結轉但庫存月消耗中某些產品的現有量卻總是有誤差
1 發生原因每個月結轉的時間點有誤
2 進入【庫存月消耗表】rarr列印年月輸入本月份rarr列印出該張報表或記下該報表的ldquo期初
量rdquo
3 重新進入【庫存月消耗表】rarr列印年月輸入上一個月份
4 比較本月份的ldquo期初量rdquo及上個月份的ldquo現有量rdquo是否相同若上個月份的現有量比本月
份的期初量少代表上一個月結轉之後仍有作銷售或調整
例如430 下午 200 做結轉將正確量寫入下月期初（產生 5月份的期初量）但是 430
下午 300 又陸續作了銷售或調整庫存量
5 做法
盤點機盤點時架上無庫存的 產 品 會 漏 盤
新增盤點單時選擇【盤點產品轉入】將全部產品轉入並將【盤點數量】全部修改為 0
將盤點機中的資料轉入該盤點單存檔後將盤點量轉入現有量
4 月
5 月份
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選購模組功能簡介
簡訊 SMS 發送模組
SMS 簡訊發送功能透過網際網路直接由 HiPOS 軟體系列中發送簡訊至客戶的行動電話能夠達
到迅速確實即時傳遞訊息及行銷的效益
HiPOS 門市及進銷存 v6 以後都可使用免申請儲值後馬上開通
功能特色
1 低廉的發送費用
一般使用手機發送簡訊每通大約 $25~ 35 之間使用 HiPOS SMS 每通只要 11~13 之
間足足省了 50
2 搭配 HiPOS 軟體分析有效客戶發送
利用 HiPOS 的各項統計如累積點數已購商品累積消費金額生日等等的各項數
據做有效的簡訊廣告行銷並且會自動過濾重覆的電話及統計發送的通數
應用 1 生日到時發送祝賀簡訊並告知來電優惠方案
應用 2 廠商新商品推出時可過濾已購買同類商品的客戶清單做簡訊廣告發送hellip更多應用
等你來發掘
3 大量簡訊發送
除了對單一客戶發送簡訊外大量發送簡訊的功能可同時對多個客戶行動電話號碼發送簡
訊
4 簡訊發送時效性佳
簡訊發送後正常情況下約 3~10 秒鐘就可即時將簡訊傳送到客戶手機重要訊息不怕客戶
收 不 到 若 因 故 對 方 無 法 接 收 將 會 自 動 重 發 直 至 發 送 成 功 或 滿 24 小時止
5 常用訊息片語編輯
「常用訊息」功能可以編輯儲存常用的簡訊內容可以加快編寫簡訊的速度
6 預約發送
可自定要發送的時間時間到才發送簡訊更有效率的廣告效益
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單一簡訊發送
在會員基本資料廠商基本資料員工基本資料中
按下 即可發送簡訊
大量簡訊發送
﹝統計報表﹞rarr﹝C會員郵寄標籤大量簡訊﹞依照
條件選擇要發送簡訊的對象後點選《S發送簡訊》
即可將簡訊發送到所選擇的對象
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進貨採購建議
意義採購建議書為針對自定的需求讓系統作一庫存的統計擬定一份最精確的採購建議
書或訂購單
操作方法
1在〈C進出貨〉選擇〈4進貨採購建議〉如圖所示
2設定所欲查詢的條件後按《Y確定》即可
條件設定
查詢指定廠商現有產品庫存量lt=安全存量之品項
查詢指定廠商現有產品庫存量lt=請購點之品項
查詢指定廠商的所有產品全部列出
查詢指定廠商產品被訂購量gt=現有量之品項
查詢指定廠商產品全部訂購保留量gt0 之品項
可再設排列方式如依產品編號名稱存量價格等再選擇由排大到小或由小排到大
查詢單一廠商時廠商編號起訖部分輸入同一個編號即可或者不輸入表示要全部的資料
註
產品比價請參照【產品基本資料】中歷史進價記錄有詳細說明
若確定要列印報表則需要先勾選所需的產品編號可一次勾選單一項產品或按《全部選擇》
勾全部產品若都不需要則可按《全部不選》取消先前所勾選的產品欄位
勾選好欲列印的產品後按《列印》鍵列印報表中可選擇產品採購建議表或產品訂購單二
種報表
相關項目廠商基本資料產品基本資料 進貨作業
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調撥作業 多倉版
意義此功能只有在系統設定使用「分倉」的管理模式時才能輸入資料其用途是做不同倉
庫間貨品的調撥
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
調撥日期 通常一開始系統會先直接帶出當天的日期若不是當天的調撥則請自
行輸入正確的調撥日期
調撥單號 通常輸入完『調撥日期』按【Enter】鍵後系統會直接帶出『調撥單號』
預設採用調撥日期 + 流水號
經辦人員 輸入此張單據的經辦人員
撥出倉號 選擇是由哪一個倉庫撥出的
調入倉號 選擇要調入哪一個倉庫
貨單備註 補充欄位中不足的部份或做為某些特殊資料註記
相關項目銷售前檯產品基本資料其他編號設定進貨作業進貨退回作業
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報價
意義客戶下訂單或出貨前需要先做報價動作時即可利用此功能將待日後可直接轉成
訂貨單
在〈C進出貨〉選擇〈D報價作業〉進入後所出現的是日期最近的一張訂貨單據
如下圖所示
操作方式請參照 進貨作業
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
報價日期 通常系統會直接帶出當天的日期若不是當天的報價則請自行輸入正確的
報價日期
報價單號 通常輸入完『報價日期』按【Enter】鍵後系統會直接帶出『報價單號』
預設採用報價日期 + 流水號
客戶編號 請確實輸入此張報價單是出給哪個客戶可按 F10 開啟客戶選擇視窗此項
資料在〈訂貨作業〉有相關聯
交貨日期 輸入預計的交貨日期
交貨方式 預計的交貨方式可下拉選單方式選取
經辦人員 在【客戶基本資料】中若已有設定業務歸屬在此處會自動帶出業務代號
若沒有設定請自行輸入經辦業務代號
稅前金額 報價單中未含稅的小計金額
稅 別 在【客戶基本資料】中若已有設定稅別在此處會自動帶出其稅別或可自
行切換其他稅別的計算方式
稅後總額 即[稅前金額+營業稅]
折扣金額 給予客戶的折扣金額
貨單備註 補充欄位中不足的部份或做為某些特殊資料註記
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特項功能說明
歷史記錄
瀏覽該客戶的報價訂貨紀錄可開啟《F2 查詢》快速查詢某一筆資料《Ctrl+C》可以拷
背瀏覽的單據內容到目前新增的報價單中
單品歷史
查看單品的所有報價訂貨出貨的歷史記錄
庫存查詢
即時查詢該項產品的庫存量
採購建議
在報價作業時需要查看某項商品的進貨計錄時可按 查看歷史進價及各廠商比價
記錄詳細資料
轉訂貨單
確認訂貨內容同本張報價單時可按 將此張報價單直接轉成訂貨單
多選輸入
可一次勾選多項產品到報價單中加快作業速度
報價單轉 Excel 格式 選擇〈F7列印〉如圖所示按《F6轉 Excel》即可將報價單轉成 Excel 檔
相關項目客戶基本資料產品基本資料訂貨作業
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訂貨
訂貨作業
意義客戶不需要立即拿到商品或是目前倉庫中並無此商品存貨則就可先在此處輸入客
戶訂貨單待日後再行轉出貨
進入本功能後所出現的是日期最近的一張訂貨單據如下圖所示
按『瀏覽』可瀏覽所有的訂貨單據詳細操作方式請參考 報價作業
若訂單未轉出貨每次進入系統時會先顯示【未交貨訂單資料提示】
軟體使用教學手冊
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欄位說明
欄位名稱 欄位說明
訂貨日期 通常系統會先直接帶出當天的日期若不是當天的訂貨則請自行輸入
正確的訂貨日期
訂貨單號 通常輸入完『訂貨日期』按【Enter】鍵後系統會直接帶出『訂貨單號』
預設採用訂貨日期 + 流水號
客戶編號 請確實輸入本張訂單是由哪一家客戶所訂此項資料在【出貨作業】裡
有相關聯
交貨日期 輸入預計出貨的日期
交貨方式 預計的交貨方式可下拉選單方式選取請確實輸入
經辦人員 在【客戶基本資料】中若已有設定業務歸屬在此處會自動帶出業務代
號若沒有設定請自行輸入經辦業務代號
倉號 輸入預計是由哪一個倉庫出貨此功能僅用於多倉版
來源單號 輸入這張訂貨單是以哪一張報價單號內容為依據可按【F10】開啟快速
查詢視窗直接挑選報價單號及產品明細
稅前金額 報價單中未含稅的小計金額
稅 別 在【客戶基本資料】中若已有設定稅別在此處會自動帶出其稅別或
可自行切換其他稅別的計算方式
稅後總額 即[稅前金額+營業稅]
折扣金額 給予客戶的折扣金額
預收金額 輸入向客戶預收的貨款金額
未收金額 即﹝稅後總額－預收金額﹞
貨單備註 補充欄位中不足的部份或做為某些特殊資料註記
特項功能說明
歷史單據轉入訂單
直接將過去的報價單或訂貨單據內容明細轉入到目前新增的訂貨單中
操作方法
1在【來源單號】的欄位按《F10》開啟轉入單據瀏覽視窗
2以滑鼠或鍵盤uarrdarr鍵挑選要轉入的單據後按《Enter》
3勾選要轉入的品項後按《Y確定轉入》即可
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轉出貨單
確認出貨內容同本張訂單時可按 可將此張訂單直接轉成出貨單
訂貨單轉 Excel 格式 選擇〈F7列印〉如右圖所示按《F6轉 Excel》即可
相關項目客戶基本資料產品基本資料報價作業出貨作業
訂貨資料統計 意義查詢客戶訂貨及交貨情況 可依使用者的需要去設定所查詢時間客戶交貨日期已交貨未交貨及全部可單獨查詢一家或
者是一次查詢多家做為客戶訂貨交貨的依據
操作方式同進退貨資料統計
相關項目客戶基本資料產品基本資料出貨作業訂貨作業
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出貨
出貨作業
意義商品出貨輸入存檔以便查詢送貨量與應收客戶帳款
進入本功能後所出現的是日期最近的一張出貨單據如下圖所示
操作方法請參照 基本功能指引
按『瀏覽』可瀏覽所有的出貨單據
軟體使用教學手冊
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欄位說明
欄位名稱 欄位說明
出貨日期 通常系統會直接帶出當天的日期若不是當天的出貨則請自行輸入正確
的出貨日期
出貨單號 通常輸入完『出貨日期』按【Enter】鍵後系統會直接帶出『出貨單號』
預設採用出貨日期 + 流水號
客戶編號 請確實輸入本公司是出貨給哪一家客戶此項資料在【收款作業】中有相
關聯
發票號碼 若此張出貨單是有稅額的則需輸入發票號碼若沒有發票則無需輸入
交貨方式 可以下拉選單方式選取請確實輸入
業務人員
在【客戶基本資料】中若已有設定業務規屬在此處會自動帶出業務代號
若沒有設定請自行輸入經辦業務代號此項資料在【員工業績統計表】
有相關聯
訂單號碼 由訂貨單中轉至出貨單的訂單號碼在訂單作業中有詳細的說明
取用預收 對於有預收貨款的客戶直接從預收的金額中支付本筆貨款
倉號 可設定是由哪個倉庫出貨僅限用於多倉版
帳款日期 在【客戶基本資料】中若已有設定帳款日期在此處會自動帶出帳款日期
此項資料在【收款作業】有相關聯
稅前金額 出貨單中未含稅額的小計金額
稅別 在【客戶基本資料】中若已有設定稅別在此處會自動帶出其稅別或可
自行切換其他稅別的計算方式
稅後總額 即〔稅前金額 + 營業稅〕
折扣金額 給予客戶的折扣金額
已收金額 指已向客戶收的「訂金或金額」
未收金額 即〔稅後總額 - 已收金額 - 折扣金額〕
貨單備註 補充欄位中不足的部份或做為某些特殊資料註記
特項功能說明
歷史記錄 《Alt＋4》
按 可將該出貨客戶所有的歷史出貨單據列出來在修改或新增的模式下按 Enter 鍵可
取回再針對差異部份進行修改
單品歷史 《Alt＋5》
按 可針對指定的單項產品的將其出貨記錄列出來在此不分客戶可供比價用
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40
進貨記錄 《Alt＋6》
按 可針對指定的單項產品的進貨記錄可避免出貨的金額低於進貨金額
庫存查詢 《Alt＋7》
按 可查詢各倉庫的庫存量避免無貨可出的情形
多選輸入
可一次勾選多項產品到報價單中加快作業速度
SMS 簡訊發送
可發送簡訊通知該客戶
相關項目客戶基本資料產品基本資料系統參數設定出退貨資料統計應收支票已過期支票
收款作業庫存月銷耗報表盤點作業
出貨退回作業 【8出貨退回作業】與【7出貨作業】的操作方法略同故不重述
相關項目 客戶基本資料產品基本資料系統參數設定出退貨資料統計 應收支票已過期支
票收款作業庫存月銷耗報表盤點作業
出退貨資料統計 意義可直接在此項功能表中查詢出貨及出貨退回的詳細情形而不必再到【7出貨作業】或【8出
貨退回作業】中個別查詢可節省使用者的時間
可依使用者的需要去設定所查詢時間客戶出貨退貨已收款未收款及全部可單獨查詢一家
或者是一次查詢多家做為收款對帳單與收款作業有相關聯
相關項目 出貨作業出貨退回作業
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第五章 帳務管理 會計
付款作業
意義此功能是用來記錄付款作業的日期廠商支付類別及沖帳金額以備日後查核
當公司進貨後要付款時則需到此處建立新的付款作業
操作方法
1《新增》依序輸入付款日期登錄人員廠商編號帳款日期後按下【S查詢】會列
出該廠商在帳款日期區間內未付款的單據
註(1)請務必輸入付款廠商否則可能導致查詢不到未付帳款單據
(2)此處帳款日期是指進貨單中的帳款日期若您不確定帳款日期區間可空白不輸入直
接按下【S查詢】會列出所有的未付款單據
2勾選要沖銷的單據並輸入付款的現金金額票據金額等《存檔》即可
註若一筆貨款並非一次沖銷完畢則先在【沖帳金額】的欄位輸入此次要沖帳的金額後再
將該筆單據打勾即可
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欄位說明
欄位名稱 欄位說明
付款日期 系統預設使用當天日期若不是當天日期可自行輸入付款日期
付款單號 通常輸入完付款日期後按【Enter】鍵後系統會直接帶出付款單號預設採
用付款日期+流水號
登錄人員 輸入該筆資料的登錄人員
廠商編號 可按 F10 開啟快速查詢視窗選擇所需的廠商編號
帳款日期 輸入欲查詢的帳款日期區間此處帳款日期是以出貨單中的帳款日期為依據
應付總額 該家廠商在查詢的帳款日期區間中應付帳款總金額
現金金額 輸入付款的現金金額若此筆帳款不是由現金支付則此欄位不需輸入
票據金額 輸入開立支票的金額若此筆帳款不是由支票支付則此欄位不需輸入
其他折讓 輸入折讓的金額
取用預付 取用預付餘額中的金額來沖銷必須在預付餘額欄位中有金額才能做此功
能
累入預付 可預先付一筆帳款分多次沖銷預付的金額則輸入在此處
預付餘額 預付金額中尚可沖帳的餘額
沖帳合計 可用滑鼠勾選欲沖銷的單據號碼系統會自動將總金額統計出來若此次付
款金額與欲沖帳合計金額不符則存檔時系統會出現警示
備註 補充上述欄位中所不足的資料
其他操作說明請參照 基本功能指引
相關項目 廠商基本資料產品基本資料系統參數設定進貨作業進貨退回作業
進退貨資料統計應付支票已過期支票
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現金日記帳
意義是對於公司每日現金收支流向的資料管理
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
日期 系統預設為當天的日期及時間 若不是可另行輸入
項目科目 輸入收支的會計科目例如水電費郵電費文具費等等亦可按 F10
或快擊滑鼠二下即可開啟選擇視窗
類別 可選擇支出或收入二種
金額 輸入收入或支出的金額
摘要 可更詳細記錄每筆帳目資金流向的明細和用途當此欄有輸入明細時存
檔後在畫面右邊「註」的框框會有ˇ
註項目科目按 F10 或快擊滑鼠二下可開啟選擇視窗自建較常使用的會計科目片語如
此一來以後輸入現金科目時只需點選即可而不必再另外輸入片語節省操作時間
相關項目其它編號設定
銀行存提作業
意義記錄公司與往來銀行的帳戶情形方便日後帳戶管理
進入後畫面如
做圖所示
畫面左半部是
銀行帳戶瀏
覽右半部是帳
戶存提資料瀏
覽
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欄位說明
欄位名稱 欄位說明
安全餘額 此銀行帳戶的安全餘額此欄與〈銀行基本資料設定〉有相關聯
現在餘額 目前此銀行帳戶中的實際餘額
存提日期 系統預設為當天的日期及時間 若不是可另行輸入
存提單號 通常輸入完存提日期後按【Enter】鍵後系統會直接帶出存提單號預設採
用存提日期+流水號
金額 輸入存提的金額
存提類別 選擇存提的類別有存款支票存款提款及支票付款四種
支票號碼 輸入存提的支票號碼若不是由支票存提則此欄位不需輸入
餘額 建立此存提單時銀行帳戶中所剩餘的可用餘額
其他備註 補充上述欄位中所不足的資料
註在應收(付)支票中所有由此帳戶所開出兌現後的支票金額皆會自動轉入此處
其他操作說明請參照 基本功能指引
重新計算帳戶餘額
若有新增或修改存提單時按下 即可更新該銀行帳戶的現在餘額更便利於隨
時掌握各銀行帳戶中的可動用金額
相關項目 其他編號設定應付支票應收支票
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（收）款作業
意義此功能是用來記錄收款作業的日期客戶收款明細及沖帳金額以備日後查核
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
收款日期 系統預設使用當天日期若不是當天日期可自行輸入收款日期
收款單號 通常輸入完收款日期後按【Enter】鍵後系統會直接帶出收款單號預設採
用收款日期+流水號
登錄人員 輸入該筆資料的登錄人員
客戶編號 可按 F10 開啟快速查詢視窗選擇所需的客戶編號
帳款日期 輸入欲查詢的帳款日期區間
應收總額 該家廠商在查詢的帳款日期區間中應收帳款總金額
現金金額 輸入收款的現金金額若此筆帳款不是由現金收入則此欄位不需輸入
票據金額 輸入收款支票的金額若此筆帳款不是由支票收入則此欄位不需輸入
其他折讓 輸入折讓的金額
取用預收 取用預收餘額中的金額來沖銷必須在預收餘額欄位中有金額才能做此功
能
累入預收 可預先收一筆帳款分多次沖銷預收的金額則輸入在此處
預收餘額 預收金額中尚可沖帳的餘額
沖帳合計 可用滑鼠勾選欲沖銷的單據號碼系統會自動將總金額統計出來若此次收
款金額與欲沖帳合計金額不符則存檔時系統會出現警示
備註 補充上述欄位中所不足的資料
相關項目出貨作業客戶基本資料出貨退回作業應收支票
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應（付）帳齡分析表
意義此分析表是用來顯示尚未付清給各個廠商的應付帳款其帳齡分佈在各個設定期間的
統計數據
圖片左邊的日期區間可依使用者的統計習慣去設定設
定好後只需按【設定為預設值】鍵則每次進入系統時
依此設定統計
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
開始廠商 可按 F10 開啟快速查詢視窗選擇欲查詢的開始廠商編號
結束廠商 可按 F10 開啟快速查詢視窗選擇欲查詢的結束廠商編號
帳齡種類 可選擇 1帳款日期或 2銷貨日期二種
報表標題 可選擇 3天數或 4日期二種為報表標題
結束日期 系統會自動帶出當天日期若不是可自行輸入欲查詢的結束日期
相關項目廠商基本資料進貨作業進貨退回作業進退貨資料統計表付款作業
應（收）帳齡分析表
意義此分析表是用來顯示各個客戶尚未付清的應收帳款其帳齡分佈在各個設定期間的統
計數據
操作方式請參照 應（付）帳齡分析表
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
開始客戶 可按 F10 開啟快速查詢視窗選擇欲查詢的開始客戶編號
結束客戶 可按 F10 開啟快速查詢視窗選擇欲查詢的結束客戶編號
帳齡種類 可選擇 1帳款日期或 2銷貨日期二種
報表標題 可選擇 3天數或 4日期二種為報表標題
結束日期 系統會自動帶出當天日期若不是可自行輸入欲查詢的結束日期
相關項目客戶基本資料出貨作業出貨退回作業出退貨資料統計表收款作業
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應收帳款
意義用來顯示某段時間內應收帳款的彙總資料報表
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
帳款種類 可選擇依 1客戶別或 2業務別做為應收帳款報表的依據
帳款日期區間 輸入欲查詢的起迄日期
統計客戶區間 可按 F10 開啟快速查詢視窗輸入欲查詢的客戶編號
統計業務區間 輸入欲查詢的業務編號
報表種類 可自行選擇共有明細表簡要表及應收總表三種報表
是否含前期未
收款之明細
若所查詢的日期區間之前仍有尚未收取的款項則可在此欄位中打ˇ就
可顯示前期未收款之明細
相關項目客戶基本資料產品基本資料員工基本資料出貨作業出貨退回作業出退
貨資料統計表
應付帳款
意義用來顯示某段時間內應付帳款的彙總資料報表
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
帳款種類 可選擇依 1廠商別或 2經辦人員別做為應付帳款報表的依據
帳款日期區間 輸入欲查詢的起迄日期
統計廠商區間 可按 F10 開啟快速查詢視窗輸入欲查詢的廠商編號
統計經辦區間 輸入欲查詢的經辦人員編號
報表種類 可自行選擇共有明細表簡要表及應收總表三種報表
是否含前期未
付款之明細
若所查詢的日期區間之前仍有尚未付清的款項則可在此欄位中打ˇ就
可顯示前期未付款之明細
相關項目廠商基本資料產品基本資料員工基本資料進貨作業進貨退回作業進退
貨資料統計
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票據
應(付)支票
意義可沖銷應付帳款中所有由支票給付的記錄節省會計人員作帳以便查詢核對廠商的
帳款
進入本功能後出現所有應付票據資料視窗以票據到期天數作為循序排列條件
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
開票日期 系統預設使用當天日期若不是當天日期可自行輸入開票日期
支票類別 支票的種類此處為應付支票
支票號碼 開立支票上的號碼
支票金額 開立支票上的金額
來源單號 輸入這張支票是要沖銷哪一張【付款作業】中的進貨單號
廠商編號 可按 F10 或 鍵開啟快速查詢視窗選擇所需的廠商編號
廠商名稱 廠商編號選定後會自動帶出該廠商名稱
到期日期 開立支票上的到期日期
兌現日期 這張支票預計何時會兌現的( 因有時票據的交換需時 1~3 個工作天金額
才能真正入帳)
票據狀態 目前票據的狀態有未兌兌現退票作廢領取及其他共六種
開票銀行 選取開立的支票銀行 若尚未設定請至【其他編號設定】中的銀行基本資料設定
銀行名稱 開票銀行選定後會自動帶出該銀行名稱
其他備註 補充上述欄位所未提到的
未兌支票總額 系統會自動統計所有未兌現的支票張數及總額
其它說明
支票簽回單
點選《列印》即可列印支
票簽回單若要更改表單
字頭字尾請參照 按鍵說
明
相關項目進貨作業已
過期支票付款作業
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應(收)支票
意義可沖銷應收帳款中所有由支票收款的記錄以查核客戶的帳款
進入本功能後出現所有應收票據資料視窗以票據到期天數作為循序排列條件
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
收票日期 系統預設使用當天日期若不是當天日期可自行輸入收票日期
支票類別 支票的種類此處為應收支票
支票號碼 應收票據上的支票號碼
支票金額 應收支票上的金額
來源單號 輸入這張支票是要沖銷哪一張【收款作業】中的出貨單號
客戶編號 可按 F10 或 鍵開啟快速查詢視窗選擇所需的客戶編號
客戶名稱 客戶編號選定後會自動帶出該客戶名稱
到期日期 應收支票上的到期日期
兌現日期 這張支票預計何時會兌現的 (因有時票據的交換需時 1~3 個工作天金額才
能真正入帳)
票據狀態 目前票據的狀態有未兌兌現 託收轉讓退票票貼及其他共七種
開票銀行 應收票據上開立支票銀行的帳號
開票銀行 應收票據上開立支票銀行的名稱
託收銀行 選取開立的支票銀行 若尚未設定請至【其他編號設定】中的銀行基本資料
設定
託收銀行 開票銀行選定後會自動帶出該銀行名稱
其他備註 補充上述欄位尚未提到的
其他操作方式與應付支票作業相同
相關項目 出貨作業收款作業已過期支票
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已過期支票
意義所有已過期的支票皆會轉入此視窗方便會計人員查詢核對
過期支票瀏覽列出所有過期支票（應收應付）可依需求排列如名稱開票日期兌
現日期銀行hellip等（本功能為整合上述rdquo應付rdquordquo應收rdquo二項支票作業所產生的資料
對照表）
註此處只能做查詢的動作並不能做新增或修改的動作
相關項目 應付支票應收支票
應(收)票批次兌現
意義可一次將單張或多張應收票據轉兌現並將兌現的支票轉入已過期支票中
按鍵說明
欄位名稱 欄位說明
全選 將所列出的支票全部選擇為要兌現的狀態
全不選 將所列出的支票全部選擇為要非兌現的狀態
兌現轉入過期支票 將已選擇的支票轉成兌現狀態並將支票轉入過期支票中
相關項目應收支票銀行存提作業
應(付)票批次兌現
意義可一次將單張或多張應付票據轉兌現並將兌現的支票轉入過期支票中
操作方式請參照 應(收)票據批次兌現
相關項目應付支票銀行存提作業
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應收票齡分析表
意義此分析表是用來顯示已收未兌現的應收支票其帳齡分佈在各個設定期間的統計數據
圖片左邊的日期區間可依使用者的喜好去設定設定
好後只需按【設定為預設值】鍵則每次進入系統時
依此設定統計
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
開始客戶 可按 F10 開啟快速查詢視窗選擇欲查詢的開始客戶編號
結束客戶 可按 F10 開啟快速查詢視窗選擇欲查詢的結束客戶編號
報表標題 可選擇 1天數或 2日期二種為報表標題
結束到期日 系統會自動帶出當天日期若不是可自行輸入欲查詢的結束日期
相關項目應收支票
應付票齡分析表
意義此分析表是用來顯示開立給各個廠商的未兌現應付支票其票齡分佈在各個設定期間
的統計數據
操作方式請參照 應收票齡分析表
相關項目應付支票
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52
第六章 庫存管理
期初開帳程序
1進貨
第一次使用時本系統時將基本資料建立完成後首先利用【進貨作業】將所有產品均做首
次進貨並且將已付款的進貨單據沖銷
註亦可利用庫存調整單將所有產品數量及成本鍵入或者利用盤點作業進行盤點後將盤點
量轉入現有量必須要注意的是若您選擇使用盤點轉入的方式系統將無法自動抓取產品成
本
2由產品基本資料中作期初開帳
至產品基本資料中按(Alt+F 鍵)將可以產生庫存的
期初開帳資料
按《確定》後將自動轉入期初
庫存日消耗異動表
意義驗證庫存量的正確性且可以將驗證後的正確量寫入現有量
(1) 當日消耗表列出查詢日期當天的庫存數量
變動情況用來驗證庫存量的正確性
(2) 逐日銷耗表列出前一次結轉日至查詢日期
當天的庫存數量變動情形用來驗證庫存量
的正確性另可將計算後的實際現有量寫入
帳面量(產品基本資料中的現有量)
軟體使用教學手冊
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庫存月消耗異動表
報表意義列出查詢當月份的庫存數量變動情形用來驗證庫存量的正確性另可將計算
後的實際現有量寫入帳面量(產品基本資料中的現有量)並作轉入產生下月期
初量
使用時機每月底結束營業後或每月初開始營業前
操作方式
1)檢視庫存月銷耗表上的異動資料及現有量是否均正確當計算後存量與目前帳面存
量不符時會以黃色警示
2)確認無誤後按下 出現如下視窗再次確認
注意產品基本資料中的現有量將會被庫存月銷
耗 表 中 的 現 有 量 取 代因 此 請 謹 慎 使 用 結 轉 功 能
C)若產品進出異動量不正確請利用庫存調整單
做調整後重新執行步驟 A)~ B)
後記
庫存量又有問題了 怎麼都跟架上物品不符 相信大多數人都有這樣的心聲
很多使用者的觀念上總是認為庫存只要交給電腦來管理庫存量一定準確殊不知電腦軟體
有可能發生不可預期的結果(程式暇疵或使用中突然的斷電當機)或是產品管理不當導致失
竊或是破損或是產品擺設到不正確的位置都有可能使得電腦中的庫存量異常所以在庫存管
理中盤點變成了一項非常重要的工作
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庫存調整單
意義當帳上的庫存量與實際庫存盤點的結果不符時即可利用此功能來調整帳上的庫存量
及成本
在〈C進出貨〉選擇【C
庫存調整單】如圖可
按《新增》《修改》
《查詢》或《刪除》鈕
更動關於調整庫存的相
關資料
按《瀏覽》進入庫存調整
單據瀏覽
操作方法
庫存調整單中的「數量」欄位應輸入實際庫存量與帳面現有量的差異量
作庫存調整時若目前某產品在系統中的現有量為 10 個但實際上賣場中只剩 8個則在
數量的欄位中輸入-2即可將系統中的現有量調整為 8個
若使用者無進貨作業的動作卻想要統計出產品的銷售成本及利潤可直接在此處輸入產
品的成本或覺得目前系統中的平均成本不正確亦可自行修改
註盤點作業中若有盤差或盤盈時會自動產生一張盤點調整單
其他操作方式請參考基本操作方法
相關項目產品基本資料盤點作業
軟體使用教學手冊
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盤點作業
意義盤點各倉的庫存量以便管理可避免庫存太多或不足節省公司無謂的支出
有關庫存量的準確性一直為各行各業及門市經營管理者所困擾即使使用電腦軟體一樣產生
庫存量不準確的情事皆因方法錯誤或關念的偏差導致
在庫存做盤點前有些前置工作若準備充足則可收事半功倍之致
A盤點的前置工作
1 貨架上物品的擺設是否整齊乾淨
2 貨架的分類是否明確並且標示清楚
3 待進貨瑕疵物品異常品是否與陳列區清楚區分
4 人員的物品熟悉度及教育訓練是否充足
B盤點實施要點
1 全面盤點(期初期末盤點)或循環盤點
2 盤點的開始時間及預計結束時點
3 人員編組及人力分派
4 列印盤點單(可利用盤點機)
5 盤點機轉入或人工鍵入盤點數量
6 列印盤點報告單(盤盈盤損表)
C檢討此次盤點作業及問題研究
在【F系統支援】選擇【盤點作業】的選項會出現最近一張單據
操作方法
1由盤點機盤點
新增一張盤點單將盤點量輸
入盤點機再按
鍵直接將盤
點機中的資料傳送到系統
中按下 鍵即
可完成盤點作業
軟體使用教學手冊
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2由人工手動盤點
A)新增一張盤點單按《A盤點產品轉入》鍵選擇欲盤點的產品編號可依全部產品廠
商產品類別儲放位置產品編號及庫存數量共六種選擇方式選擇所需的產品或者用
《新增明細》的方式輸入要盤點的品項接著按下《F3存檔》
B)按下《F7列印》報表選擇為「盤點單」列印出盤點單由人工盤點並將盤點量寫在盤點
單上
C)進入盤點作業點選《修改》將盤點量輸入系統中按下《存檔》後再按《轉入現有量》
鍵即可完成盤點作業
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
盤點日期 系統預設使用當天日期若不是當天日期可自行輸入盤點日期及時間
盤點單號 通常輸入完盤點日期後按【Enter】鍵後系統會直接帶出盤點單號預設
盤點人員 輸入該筆資料的盤點人員
盤點備註 補充欄位中所不足的資料
盤點倉號 選擇欲盤點的倉號 (多倉版)
《 Alt+A 》盤點產品轉入
按 可針對特定部份產品或廠商選取所需
的盤點商品
1先選擇轉入依據
2輸入起始編號及結束編號
3按下《Y確定》便可將符合條件的產品加入到盤點單中
《 Alt+B 》盤點機輸入
按 可先由盤點機盤點再直接
將盤點機中的資料傳輸到系統中可節省再輸入一
遍的時間
轉入現有量
當盤點完後且已經將盤點數量輸入至系統中後此時可按 鍵將盤點量轉入現有量
且同時在【庫存調整單】產生一張盤盈盤虧單即可完成盤點作業
相關項目產品基本資料員工基本資料庫存調整單
軟體使用教學手冊
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第七章 系統支援
密碼設定
意義本設定首重資料保全功能系統依使用者名稱及密碼選擇性的開放系統功能可確
保資料的隱密性預防一些重要資料外流而設定通行密碼可依特定人員使用密碼才能執
行
進入時需輸入您的使用者密碼才有權限進入密碼設定中去新
增或是修改此設計目的在於防止管理者離開時他人趁機擅自
修改帳號權限
新增 增加完使用者名稱及密
碼後再設定使用功能明細（打
ˇ者為開放本項功能）
成本顯示若沒有打ˇ則該使
用者進入後台時基本資料的產
品欄位成本相關欄位則不顯示
備份作業
意義將所有資料另存一份應注意不要備份在同一部硬碟（以免硬碟實體損壞）同時為
保障資料安全應自訂備份期間如每週三六各一次
選定備份的目錄位置按下《開始備份》
鍵後即可完成備份作業
建議您在備份的檔案名稱 Data 後再加上
備份日期以避免備份資料太多產生混淆
註選擇備份路徑時需注意資料夾的名稱
應避免為空白或包含特殊符號如
gtlt$hellip等
軟體使用教學手冊
58
資料重整
意義當系統在操作途中因發生停電不正常關機或硬體發生故障而故造成系統資料中異常
現象導致資料毀損可利用本功能做一資料維護
注意執行資料重整時務必讓其他工
作站或前後台離線
編碼更改
意義因本系統中所有基本資料的編號只要存檔後就不能做修改的動作故在此設立一
個修改編號的程式
註因為基本資料中的編號會跟進銷貨產生連動關係為保持舊有歷史資料的正確性所以
更改編號時須在此更改以保持資料的完整若您要修改基本資料時請先到【2備份作業】
做資料備份的動作避免系統在編修的過程中發生停電或不明原因當機而造成資料流失
操作方法
1選擇欲修改的編號之資料
庫有客戶廠商產品員
工及產品類別資料檔共 5種供
選擇
2用滑鼠或按 F10 在原編號的
欄位上選擇欲更改的編號
3直接在新編號的欄位上輸入
新的編號
4按下《確定更改》鍵即可
完成編號更改的動作
軟體使用教學手冊
59
系統顏色修改
意義覺得系統中預設的顏色不喜歡嗎想自創風格時可利用本功能修改畫面使用者可依
個人喜好修改使用的畫面其中必須注意的是修改畫面確定後按 Y 儲存設定 要先
離開本系統再重新進入本系統才能生效
若欲更換背景圖片圖
片格式可
為jpggifbmphellip
等檔案格式
改亂了可按系統預設
值變回原來樣式
行事曆管理
意義經常忘東忘西的寫在紙條上麻煩又不容易找利用本功能吧啟動系統時會提醒哦
操作方法
1 點選《新增》後輸
入事件日期時
間對象地點
事由事項的欄位
可註記細節事項
2 勾選事件提醒方
式若沒勾選便不
會出現提醒的訊
息
軟體使用教學手冊
60
名片簿管理
意義可將重要的電話或經常聯絡朋友記錄在此容易找尋又不會丟可分類還有多項
詳細資料欄位可供利用
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
名片分類 可點選 開啟客戶分類的快選視窗
電子信箱 若有輸入 E-Mail 帳號則按下 可直接連結至 Outlook 發送信件
其他備註 補充欄位中不足的說明或做為某些特殊資料註記
選擇發送簡訊功能時可自動帶入行動電話號碼
操作方法請參照 基本操作方法
軟體使用教學手冊
61
產品停用啟用處理
意義將產品基本資料中已經停產或停售長時間不使用的產品資料作停用處理可加快搜
尋的速度也增加盤點補貨等工作的效率若日後進貨時新進產品的條碼與停用產品
條碼相同時系統會出現警告訊息可直接將產品恢復續用
操作方法
1 產品停用
A)將欲停用的產品打勾勾選的品項會列在右上方的挑選清單列中確認後點選《停用》
停用的產品會列在下方的〈停售或停用之品項〉中
B)直接在產品基本資料中刪除的品項也會自動被系統列到停用產品中喔~
2 產品啟用
在欲恢復續用的產品上按一下滑鼠右鍵選擇《Y產品續用恢復》確認後該筆資料會
回復到產品基本資料中恢復續用的產品庫存量售價成本等均會歸零若要查看過去
的歷史進貨紀錄及銷貨分析請利用〈歷價〉及〈分析〉的功能
相關項目產品基本資料
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62
產品成本重算
意義若於系統使用時發生停電或當機或硬體故障情形而造成平均成本有異常之情形可
利用此作業將平均成本重算
可選擇年或指定月份計算確
定無誤時可利用寫入功能將
目前平均成本更新
若平均成本重算後有發生的情形則執行《W將計算之平均成本寫入》後必須利用 資
料偵錯 功能將異常的產品資料修復接著再到產品基本資料中利用〈歷價〉重新寫入成本
相關項目產品基本資料資料偵錯
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資料偵錯
意義藉由資料偵錯系統來偵測錯誤的資料再加以修復是屬於軟體異常控管的一項重要功
能有如 Windows 中的磁碟偵錯功能
操作方法
選擇客戶資料檢測編號是否重 覆及累積點數預收金額數值溢位等異常檢測
選擇銷貨資料檢測編號是否重覆及小計金額銷貨成本數值溢位等異常檢測且可將銷
貨成本以目前平均成本置換但此項功能需在已驗證過產品資料且無異常的情況下才能進
行
選擇廠商資料檢測編號是否重 覆及異常資料偵錯
選擇產品資料檢測編號是否重 覆及最近進價平均成本及售價數值溢位等異常檢測
選擇進貨資料檢測編號是否重覆及異常資料偵錯
選擇訂貨資料則會重新計算產品檔中的被訂購量
選擇倉庫資料重新分析產品檔及倉庫檔中的庫存關聯結構並自動將錯誤修復
以上各個資料檔檢測後若有異常情形出現只需按《自動修復錯誤》鍵即可完成資料偵錯
修復的動作
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用戶使用記錄
意義可記錄各用戶進入系統的日期及時間及使用哪個功能表做哪些動作避免在多人
使用狀況下無法查到資料修改或刪除是由何人做的
流量統計
依據系統登入用戶別統計各動作的操作次數
在桌面上建立捷徑
意義當桌面上安裝的捷徑不小心刪除或在一開始安裝軟體時沒有建立捷徑皆可利用此功
能輕鬆在桌面上重新建立捷徑再也不用擔心找不到執行路徑
操作方式
1輸入前台工作站號若是單機版則不需輸入
2直接點選《1建立後台管理捷徑》或《2建
立 POS 前台捷徑》就會在桌面上自動建立捷徑
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備份還原
意義當您發現銷售前台進入後出現錯誤代碼或存檔後交易紀錄無法存入時代表銷售資料
庫已經遭受毀損備份還原能夠幫助您將資料還原到您最後一次做備份的狀態
1 請先將執行資料備份並記下您的備份目錄位置操作方式請參照 備份作業
2 請放入安裝光碟重新安裝或至我們的網站 wwwhiposcomtw 下載試用版本（切記版
本必須相同）
註請確定所有工作站或前台均已離線且無其他軟體正在執行
無需移除原本的軟體直接執行安裝即可
3 請至[開始][程式集][叡鴻 Hipos 軟體系列]點選[備份還原]或至電腦中的 csalewin 中
點選 備份還原exe 如圖所示選取您的備份目錄位置後點選《S開始還原》即可
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第八章 附件 其他技術支援
報表格式修改
利用 HiPOS 軟體中的報表系統工具可以自行修改報表的格式
系統工具的開啟方式
1《開始》rarr《程式集》rarr《叡鴻 HiPOS 軟體系列》rarr《報表系統工具》
2到電腦 csalewin 資料夾中將〈系統工具exe〉點滑鼠左鍵兩下開啟
自訂列印紙張大小
開啟系統工具後選擇要修改列印格式的報表後將紙張規格分別填入高度寬度上邊界
左邊界即可
例如原本是 A4(290210mm)格式要改
成列印中一刀格式直接修改高度
140寬度 210 就可以囉~
修改報表內容
1開啟系統工具後先選擇要修改的報表再按《修改報表》
2若要修改報表內容的位置以滑鼠圈選要移動的範圍後以larruarrdarrrarr移動或直接以滑鼠拖
曳至您預定的位置即可
3若要修改或增加文
字則先點選 報表控
制項工具列 上的
一下接著點一下要
修改的文字或要新增
文字的位置即可編
輯文字
4修改完成後點選
左上角的《檔案》rarr
《儲存》
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自訂瀏覽視窗表格樣式
意義因為使用者的螢幕大小及解析度設定的不同在瀏覽視窗中難免發生表格橫向欄位太
大或太小導致於查看資料時的不方便HiPOS 提供了自訂表格樣式的功能讓使用者調整好
欄位後可以存檔方便日後查看
操作方法
1將滑鼠移動到要調整的欄位框上會出現 符號以滑
鼠拖曳即可調整欄位大小
2調整好後如圖在內容的任一位置上按一下滑鼠右鍵選擇《儲存表格樣式》若是儲
存後不滿意可以選擇《恢復預設值》
滑鼠右鍵功能選單
意義建立資料時若已經有其他檔案格式的資料存在方便
複製貼到 HiPOS 軟體中
在 HiPOS 軟體中當欄位為可編修狀態下時可以按一下滑鼠
右鍵便能呼叫功能選單(複製貼上剪下)
看完了使用手冊仍然無法解決您的問題嗎本公司提供了多元的諮詢管道
本公司網站技術支援httpwwwhiposcomtw 文件知識庫
電話諮詢07-7030898
傳真專線07-7032066
E ndash Mail Servicehiposcomtw
公司地址高雄縣鳳山市 830 埤北路 81 號
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庫存管理
基本庫存管理功能操作說明
標準作業流程
產品現有數量
產品基本資料中的現有數量欄位系統會自動依照進貨及銷貨統計並隨時更新產品現有量
因此為了保持現有量的正確性及產品成本的準確度請勿直接從產品基本資料的現有數量欄
位修改現有量
進貨作業
進貨時確實輸入正確的進貨量要留意進貨單位是否正確進貨及進貨退回時產品的庫存
量都會自動增減
庫存調整單(HiPOS-Light 版無此功能)
（一）使用時機
1 某產品的數量因毀損失竊hellip等非進貨及銷售而短缺或增加導致需要調整產品的現
有量時
2 由盤點作業中執行盤點量轉入現有量時若有差異量系統會自動產生一張庫存調整
單
（二）操作方式
1 進入【C進出貨】 rarr 【庫存調整單】
2 點選 【新增】rarr輸入日期單號經辦人員備註
3 點選 【新增明細】 rarr輸入【產品代號】
4 輸入【數量】是指實際數量與產品現有量的差異量例如 A產品實際量為 10 個產品
基本資料中的現有量為 8個兩者的差異量為 10－8＝+2數量的欄位輸入 2若 B產
品的實際數量為 15 個產品基本資料中的現有量為 20 個則差異量為 15－20＝-5
數量的欄位便輸入-5
5 點選【存檔】後產品現有量便會隨著調整
（三）附註
HiPOS-Light 版若平時發現產品數量有錯誤請直接利用【盤點作業】的轉入現有量功
能來調整產品的現有量
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庫存日消耗表
（一）當日消耗表列出查詢日期當天的庫存數量變動情況用來驗證庫存量的正確性
（二）逐日消耗表列出前一次結轉日至查詢日期當天的庫存數量變動情形用來驗證庫存
量的正確性另可將計算後的存量寫入帳面量(產品基本資料中的現有量)
（三）使用時機每日營業結束利用庫存逐日銷耗表檢驗庫存正確性
庫存月消耗表
（一）報表意義列出查詢當月份的庫存數量變動情形用來驗證庫存量的正確性另可將
計算後的實際現有量寫入帳面量(產品基本資料中的現有量)並轉入產生下月期初量
（二）使用時機每月底結束營業後或每月初開始營業前
（三）操作方式
1 檢視庫存月消耗表上的異動資料及現有量是否均正確當計算後存量與目前帳面存量
不符時會以黃色警示
2 確認無誤後按下 出現如下視窗再次確認
盤點作業
（一）盤點前置作業
1 貨架上物品的擺設是否整齊乾淨
2 貨架的分類是否明確並且標示清楚
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3 待進貨瑕疵物品異常品是否與陳列區清楚區分
4 人員的物品熟悉度及教育訓練是否充足
（二）操作方式
1 進入【F系統支援】rarr【盤點作業】rarr【新增】rarr輸入日期單號盤點人員備註
2 在【產品代號】輸入要盤點的產品rarr【存檔】rarr【列印】選擇【盤點單】
3 進行人工盤點工作
4 進入【盤點作業】rarr【修改】rarr在【盤點數量】輸入實際盤點數量rarr【存檔】
5 選擇【轉入現有量】即可將盤點量轉入到產品基本資料中的現有量
（三）操作秘訣
2 利用【新增明細】可一項項將要盤點的產品輸入
3 利用【盤點產品轉入】可以選擇一次將所有產品輸入或者依照廠商別產品類別儲
放位置產品編號輸入
4 務必確實將盤點量輸入盤點單的「盤點數量」欄位中盤點數量請勿輸入負數
（四）盤點要點
1 全面盤點及循環盤點除了期初或期末的全面盤點之外應固定每隔一段時間做循環
盤點循環盤點可以依照產品類別儲放位置或者產品編號等等例如固定每個月作
一次循環盤點第一個月盤點第一排貨架的商品第二個月盤點第二排貨架的商品
2 盤點時效盤點開始到盤點結束的時間盡量不要超過預定時程為了防止盤點錯誤應
避免盤點期間同時進貨銷售盤點完畢應即時將盤點量轉入現有量
3 盤點差異量軟體系統中的現有量欄位嚴格來說是帳面上的產品數量而盤點量則是
實際庫存的數量軟體操作過程有疏失產品瑕疵失竊及盤點錯誤等許多因素均
可能導致帳面上的數量與實際庫存不符的情況因此有盤差是可以被接受的但若差
異量太大時管理者便應觀察是哪個環節出了問題
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上線一段時間後初次執行盤點作業或庫存日月銷耗表
說明
1過去進貨或庫存有異時均直接修改產品現有量
2使用一段時間後才執行庫存月銷耗表結轉
3更新版本或重新安裝執行資料備份還原或者它系統資料轉檔匯入
上述情況可能會發現期初量都是 0以致計算後存量與帳面存量產生極大的誤差
作業流程
期初開帳作業
（一）使用時機
1 初次使用者
2 已經上線一段時間的使用者
3 更版或重新安裝系統後執行備份還原的使用者
4 產品現有量正確而庫存日月銷耗表中的現有量完全不對者
（二）操作方式
1 進入【A基本資料】rarr【產品基本資料】確認產品現有量均為正確的數量
2 按【Alt+F】開啟庫存量期初開帳作業視窗rarr選擇「轉入期初月份」rarr【確定】
3 此一動作可以根據產品基本資料中的現有量去重新計算出庫存日月銷號表中的現有
量並且反算出期初量
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常見 QampA
產品基本資料中的現有數量與實際庫存量不符合
1 僅有少數幾項產品的庫存量不符時可利用「庫存調整單」做調整
2 多項產品的庫存量不符時利用「盤點作業」並將盤點量「轉入現有量」
3 每日營業結束時可利用「庫存逐日消耗表」核對產品庫存量並將正確量寫入現有量
4 檢視產品-進出異動表可查明是否有單據數量錯誤
產品現有量不會隨銷售或進貨變動
1 執行資料重整
2 檢查前台 Alt+F5 銷售記錄是否正常若銷售存檔後無銷售紀錄或者銷售明細僅有時間及
金額代表資料庫已經損壞
3 檢查銷售及進貨時的產品編號是否一致
4 檢查產品基本資料中產品是否有重複建檔換言之相同的產品名稱是否有兩個不同的
產品編號
庫存日月消耗表中的期初量為零導致統計後的現有量錯誤
1 發生原因沒有將上月底的庫存作結轉寫入本月期初
進入【庫存月消耗表】rarr列印年月輸入上個月份rarr執行結轉
2 發生原因Ⅰ曾經從產品基本資料中的現有量欄位直接修改數量
Ⅱ更版或備份還原後沒有執行期初開帳的動作
進入產品基本資料執行【Alt+F 期初開帳作業】
3 當月底營業結束時請檢視庫存月消耗表核對庫存量並執行結轉的動作將正確量寫入現
有量及寫入次月期初量
庫存日月消耗表中的調入量與實際調整的數量不符合
1 發生原因盤點作業轉入現有量時重複執行轉入現有量的動作
2 進入【庫存調整單】rarr點選【瀏覽】尋找備註中盤點轉入單號重複的資料
3 刪除重複的調整單即可
利用盤點量轉入現有量卻發現某些產品仍然與實際庫存量不符合
1 發生原因 盤點數量錯誤
盤點作業中盤點數量輸入錯誤
營業時間進行盤點工作盤點後到轉入現有量的過程中產品銷售出去而未作
調整
2 利用「庫存調整單」調整現有量
3 HIPOS-Light 版利用「盤點轉入現有量」作調整
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已經將盤點量轉入現有量之後發現盤點時數量點錯
1 利用「庫存調整單」調整現有量
2 HIPOS-Light 版利用「盤點轉入現有量」作調整
連續數月都有做庫存月消耗結轉但庫存月消耗中某些產品的現有量卻總是有誤差
1 發生原因每個月結轉的時間點有誤
2 進入【庫存月消耗表】rarr列印年月輸入本月份rarr列印出該張報表或記下該報表的ldquo期初
量rdquo
3 重新進入【庫存月消耗表】rarr列印年月輸入上一個月份
4 比較本月份的ldquo期初量rdquo及上個月份的ldquo現有量rdquo是否相同若上個月份的現有量比本月
份的期初量少代表上一個月結轉之後仍有作銷售或調整
例如430 下午 200 做結轉將正確量寫入下月期初（產生 5月份的期初量）但是 430
下午 300 又陸續作了銷售或調整庫存量
5 做法
盤點機盤點時架上無庫存的 產 品 會 漏 盤
新增盤點單時選擇【盤點產品轉入】將全部產品轉入並將【盤點數量】全部修改為 0
將盤點機中的資料轉入該盤點單存檔後將盤點量轉入現有量
4 月
5 月份
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選購模組功能簡介
簡訊 SMS 發送模組
SMS 簡訊發送功能透過網際網路直接由 HiPOS 軟體系列中發送簡訊至客戶的行動電話能夠達
到迅速確實即時傳遞訊息及行銷的效益
HiPOS 門市及進銷存 v6 以後都可使用免申請儲值後馬上開通
功能特色
1 低廉的發送費用
一般使用手機發送簡訊每通大約 $25~ 35 之間使用 HiPOS SMS 每通只要 11~13 之
間足足省了 50
2 搭配 HiPOS 軟體分析有效客戶發送
利用 HiPOS 的各項統計如累積點數已購商品累積消費金額生日等等的各項數
據做有效的簡訊廣告行銷並且會自動過濾重覆的電話及統計發送的通數
應用 1 生日到時發送祝賀簡訊並告知來電優惠方案
應用 2 廠商新商品推出時可過濾已購買同類商品的客戶清單做簡訊廣告發送hellip更多應用
等你來發掘
3 大量簡訊發送
除了對單一客戶發送簡訊外大量發送簡訊的功能可同時對多個客戶行動電話號碼發送簡
訊
4 簡訊發送時效性佳
簡訊發送後正常情況下約 3~10 秒鐘就可即時將簡訊傳送到客戶手機重要訊息不怕客戶
收 不 到 若 因 故 對 方 無 法 接 收 將 會 自 動 重 發 直 至 發 送 成 功 或 滿 24 小時止
5 常用訊息片語編輯
「常用訊息」功能可以編輯儲存常用的簡訊內容可以加快編寫簡訊的速度
6 預約發送
可自定要發送的時間時間到才發送簡訊更有效率的廣告效益
軟體使用教學手冊
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單一簡訊發送
在會員基本資料廠商基本資料員工基本資料中
按下 即可發送簡訊
大量簡訊發送
﹝統計報表﹞rarr﹝C會員郵寄標籤大量簡訊﹞依照
條件選擇要發送簡訊的對象後點選《S發送簡訊》
即可將簡訊發送到所選擇的對象
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調撥作業 多倉版
意義此功能只有在系統設定使用「分倉」的管理模式時才能輸入資料其用途是做不同倉
庫間貨品的調撥
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
調撥日期 通常一開始系統會先直接帶出當天的日期若不是當天的調撥則請自
行輸入正確的調撥日期
調撥單號 通常輸入完『調撥日期』按【Enter】鍵後系統會直接帶出『調撥單號』
預設採用調撥日期 + 流水號
經辦人員 輸入此張單據的經辦人員
撥出倉號 選擇是由哪一個倉庫撥出的
調入倉號 選擇要調入哪一個倉庫
貨單備註 補充欄位中不足的部份或做為某些特殊資料註記
相關項目銷售前檯產品基本資料其他編號設定進貨作業進貨退回作業
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33
報價
意義客戶下訂單或出貨前需要先做報價動作時即可利用此功能將待日後可直接轉成
訂貨單
在〈C進出貨〉選擇〈D報價作業〉進入後所出現的是日期最近的一張訂貨單據
如下圖所示
操作方式請參照 進貨作業
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
報價日期 通常系統會直接帶出當天的日期若不是當天的報價則請自行輸入正確的
報價日期
報價單號 通常輸入完『報價日期』按【Enter】鍵後系統會直接帶出『報價單號』
預設採用報價日期 + 流水號
客戶編號 請確實輸入此張報價單是出給哪個客戶可按 F10 開啟客戶選擇視窗此項
資料在〈訂貨作業〉有相關聯
交貨日期 輸入預計的交貨日期
交貨方式 預計的交貨方式可下拉選單方式選取
經辦人員 在【客戶基本資料】中若已有設定業務歸屬在此處會自動帶出業務代號
若沒有設定請自行輸入經辦業務代號
稅前金額 報價單中未含稅的小計金額
稅 別 在【客戶基本資料】中若已有設定稅別在此處會自動帶出其稅別或可自
行切換其他稅別的計算方式
稅後總額 即[稅前金額+營業稅]
折扣金額 給予客戶的折扣金額
貨單備註 補充欄位中不足的部份或做為某些特殊資料註記
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特項功能說明
歷史記錄
瀏覽該客戶的報價訂貨紀錄可開啟《F2 查詢》快速查詢某一筆資料《Ctrl+C》可以拷
背瀏覽的單據內容到目前新增的報價單中
單品歷史
查看單品的所有報價訂貨出貨的歷史記錄
庫存查詢
即時查詢該項產品的庫存量
採購建議
在報價作業時需要查看某項商品的進貨計錄時可按 查看歷史進價及各廠商比價
記錄詳細資料
轉訂貨單
確認訂貨內容同本張報價單時可按 將此張報價單直接轉成訂貨單
多選輸入
可一次勾選多項產品到報價單中加快作業速度
報價單轉 Excel 格式 選擇〈F7列印〉如圖所示按《F6轉 Excel》即可將報價單轉成 Excel 檔
相關項目客戶基本資料產品基本資料訂貨作業
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訂貨
訂貨作業
意義客戶不需要立即拿到商品或是目前倉庫中並無此商品存貨則就可先在此處輸入客
戶訂貨單待日後再行轉出貨
進入本功能後所出現的是日期最近的一張訂貨單據如下圖所示
按『瀏覽』可瀏覽所有的訂貨單據詳細操作方式請參考 報價作業
若訂單未轉出貨每次進入系統時會先顯示【未交貨訂單資料提示】
軟體使用教學手冊
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欄位說明
欄位名稱 欄位說明
訂貨日期 通常系統會先直接帶出當天的日期若不是當天的訂貨則請自行輸入
正確的訂貨日期
訂貨單號 通常輸入完『訂貨日期』按【Enter】鍵後系統會直接帶出『訂貨單號』
預設採用訂貨日期 + 流水號
客戶編號 請確實輸入本張訂單是由哪一家客戶所訂此項資料在【出貨作業】裡
有相關聯
交貨日期 輸入預計出貨的日期
交貨方式 預計的交貨方式可下拉選單方式選取請確實輸入
經辦人員 在【客戶基本資料】中若已有設定業務歸屬在此處會自動帶出業務代
號若沒有設定請自行輸入經辦業務代號
倉號 輸入預計是由哪一個倉庫出貨此功能僅用於多倉版
來源單號 輸入這張訂貨單是以哪一張報價單號內容為依據可按【F10】開啟快速
查詢視窗直接挑選報價單號及產品明細
稅前金額 報價單中未含稅的小計金額
稅 別 在【客戶基本資料】中若已有設定稅別在此處會自動帶出其稅別或
可自行切換其他稅別的計算方式
稅後總額 即[稅前金額+營業稅]
折扣金額 給予客戶的折扣金額
預收金額 輸入向客戶預收的貨款金額
未收金額 即﹝稅後總額－預收金額﹞
貨單備註 補充欄位中不足的部份或做為某些特殊資料註記
特項功能說明
歷史單據轉入訂單
直接將過去的報價單或訂貨單據內容明細轉入到目前新增的訂貨單中
操作方法
1在【來源單號】的欄位按《F10》開啟轉入單據瀏覽視窗
2以滑鼠或鍵盤uarrdarr鍵挑選要轉入的單據後按《Enter》
3勾選要轉入的品項後按《Y確定轉入》即可
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轉出貨單
確認出貨內容同本張訂單時可按 可將此張訂單直接轉成出貨單
訂貨單轉 Excel 格式 選擇〈F7列印〉如右圖所示按《F6轉 Excel》即可
相關項目客戶基本資料產品基本資料報價作業出貨作業
訂貨資料統計 意義查詢客戶訂貨及交貨情況 可依使用者的需要去設定所查詢時間客戶交貨日期已交貨未交貨及全部可單獨查詢一家或
者是一次查詢多家做為客戶訂貨交貨的依據
操作方式同進退貨資料統計
相關項目客戶基本資料產品基本資料出貨作業訂貨作業
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出貨
出貨作業
意義商品出貨輸入存檔以便查詢送貨量與應收客戶帳款
進入本功能後所出現的是日期最近的一張出貨單據如下圖所示
操作方法請參照 基本功能指引
按『瀏覽』可瀏覽所有的出貨單據
軟體使用教學手冊
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欄位說明
欄位名稱 欄位說明
出貨日期 通常系統會直接帶出當天的日期若不是當天的出貨則請自行輸入正確
的出貨日期
出貨單號 通常輸入完『出貨日期』按【Enter】鍵後系統會直接帶出『出貨單號』
預設採用出貨日期 + 流水號
客戶編號 請確實輸入本公司是出貨給哪一家客戶此項資料在【收款作業】中有相
關聯
發票號碼 若此張出貨單是有稅額的則需輸入發票號碼若沒有發票則無需輸入
交貨方式 可以下拉選單方式選取請確實輸入
業務人員
在【客戶基本資料】中若已有設定業務規屬在此處會自動帶出業務代號
若沒有設定請自行輸入經辦業務代號此項資料在【員工業績統計表】
有相關聯
訂單號碼 由訂貨單中轉至出貨單的訂單號碼在訂單作業中有詳細的說明
取用預收 對於有預收貨款的客戶直接從預收的金額中支付本筆貨款
倉號 可設定是由哪個倉庫出貨僅限用於多倉版
帳款日期 在【客戶基本資料】中若已有設定帳款日期在此處會自動帶出帳款日期
此項資料在【收款作業】有相關聯
稅前金額 出貨單中未含稅額的小計金額
稅別 在【客戶基本資料】中若已有設定稅別在此處會自動帶出其稅別或可
自行切換其他稅別的計算方式
稅後總額 即〔稅前金額 + 營業稅〕
折扣金額 給予客戶的折扣金額
已收金額 指已向客戶收的「訂金或金額」
未收金額 即〔稅後總額 - 已收金額 - 折扣金額〕
貨單備註 補充欄位中不足的部份或做為某些特殊資料註記
特項功能說明
歷史記錄 《Alt＋4》
按 可將該出貨客戶所有的歷史出貨單據列出來在修改或新增的模式下按 Enter 鍵可
取回再針對差異部份進行修改
單品歷史 《Alt＋5》
按 可針對指定的單項產品的將其出貨記錄列出來在此不分客戶可供比價用
軟體使用教學手冊
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進貨記錄 《Alt＋6》
按 可針對指定的單項產品的進貨記錄可避免出貨的金額低於進貨金額
庫存查詢 《Alt＋7》
按 可查詢各倉庫的庫存量避免無貨可出的情形
多選輸入
可一次勾選多項產品到報價單中加快作業速度
SMS 簡訊發送
可發送簡訊通知該客戶
相關項目客戶基本資料產品基本資料系統參數設定出退貨資料統計應收支票已過期支票
收款作業庫存月銷耗報表盤點作業
出貨退回作業 【8出貨退回作業】與【7出貨作業】的操作方法略同故不重述
相關項目 客戶基本資料產品基本資料系統參數設定出退貨資料統計 應收支票已過期支
票收款作業庫存月銷耗報表盤點作業
出退貨資料統計 意義可直接在此項功能表中查詢出貨及出貨退回的詳細情形而不必再到【7出貨作業】或【8出
貨退回作業】中個別查詢可節省使用者的時間
可依使用者的需要去設定所查詢時間客戶出貨退貨已收款未收款及全部可單獨查詢一家
或者是一次查詢多家做為收款對帳單與收款作業有相關聯
相關項目 出貨作業出貨退回作業
軟體使用教學手冊
41
第五章 帳務管理 會計
付款作業
意義此功能是用來記錄付款作業的日期廠商支付類別及沖帳金額以備日後查核
當公司進貨後要付款時則需到此處建立新的付款作業
操作方法
1《新增》依序輸入付款日期登錄人員廠商編號帳款日期後按下【S查詢】會列
出該廠商在帳款日期區間內未付款的單據
註(1)請務必輸入付款廠商否則可能導致查詢不到未付帳款單據
(2)此處帳款日期是指進貨單中的帳款日期若您不確定帳款日期區間可空白不輸入直
接按下【S查詢】會列出所有的未付款單據
2勾選要沖銷的單據並輸入付款的現金金額票據金額等《存檔》即可
註若一筆貨款並非一次沖銷完畢則先在【沖帳金額】的欄位輸入此次要沖帳的金額後再
將該筆單據打勾即可
軟體使用教學手冊
42
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
付款日期 系統預設使用當天日期若不是當天日期可自行輸入付款日期
付款單號 通常輸入完付款日期後按【Enter】鍵後系統會直接帶出付款單號預設採
用付款日期+流水號
登錄人員 輸入該筆資料的登錄人員
廠商編號 可按 F10 開啟快速查詢視窗選擇所需的廠商編號
帳款日期 輸入欲查詢的帳款日期區間此處帳款日期是以出貨單中的帳款日期為依據
應付總額 該家廠商在查詢的帳款日期區間中應付帳款總金額
現金金額 輸入付款的現金金額若此筆帳款不是由現金支付則此欄位不需輸入
票據金額 輸入開立支票的金額若此筆帳款不是由支票支付則此欄位不需輸入
其他折讓 輸入折讓的金額
取用預付 取用預付餘額中的金額來沖銷必須在預付餘額欄位中有金額才能做此功
能
累入預付 可預先付一筆帳款分多次沖銷預付的金額則輸入在此處
預付餘額 預付金額中尚可沖帳的餘額
沖帳合計 可用滑鼠勾選欲沖銷的單據號碼系統會自動將總金額統計出來若此次付
款金額與欲沖帳合計金額不符則存檔時系統會出現警示
備註 補充上述欄位中所不足的資料
其他操作說明請參照 基本功能指引
相關項目 廠商基本資料產品基本資料系統參數設定進貨作業進貨退回作業
進退貨資料統計應付支票已過期支票
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43
現金日記帳
意義是對於公司每日現金收支流向的資料管理
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
日期 系統預設為當天的日期及時間 若不是可另行輸入
項目科目 輸入收支的會計科目例如水電費郵電費文具費等等亦可按 F10
或快擊滑鼠二下即可開啟選擇視窗
類別 可選擇支出或收入二種
金額 輸入收入或支出的金額
摘要 可更詳細記錄每筆帳目資金流向的明細和用途當此欄有輸入明細時存
檔後在畫面右邊「註」的框框會有ˇ
註項目科目按 F10 或快擊滑鼠二下可開啟選擇視窗自建較常使用的會計科目片語如
此一來以後輸入現金科目時只需點選即可而不必再另外輸入片語節省操作時間
相關項目其它編號設定
銀行存提作業
意義記錄公司與往來銀行的帳戶情形方便日後帳戶管理
進入後畫面如
做圖所示
畫面左半部是
銀行帳戶瀏
覽右半部是帳
戶存提資料瀏
覽
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44
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
安全餘額 此銀行帳戶的安全餘額此欄與〈銀行基本資料設定〉有相關聯
現在餘額 目前此銀行帳戶中的實際餘額
存提日期 系統預設為當天的日期及時間 若不是可另行輸入
存提單號 通常輸入完存提日期後按【Enter】鍵後系統會直接帶出存提單號預設採
用存提日期+流水號
金額 輸入存提的金額
存提類別 選擇存提的類別有存款支票存款提款及支票付款四種
支票號碼 輸入存提的支票號碼若不是由支票存提則此欄位不需輸入
餘額 建立此存提單時銀行帳戶中所剩餘的可用餘額
其他備註 補充上述欄位中所不足的資料
註在應收(付)支票中所有由此帳戶所開出兌現後的支票金額皆會自動轉入此處
其他操作說明請參照 基本功能指引
重新計算帳戶餘額
若有新增或修改存提單時按下 即可更新該銀行帳戶的現在餘額更便利於隨
時掌握各銀行帳戶中的可動用金額
相關項目 其他編號設定應付支票應收支票
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（收）款作業
意義此功能是用來記錄收款作業的日期客戶收款明細及沖帳金額以備日後查核
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
收款日期 系統預設使用當天日期若不是當天日期可自行輸入收款日期
收款單號 通常輸入完收款日期後按【Enter】鍵後系統會直接帶出收款單號預設採
用收款日期+流水號
登錄人員 輸入該筆資料的登錄人員
客戶編號 可按 F10 開啟快速查詢視窗選擇所需的客戶編號
帳款日期 輸入欲查詢的帳款日期區間
應收總額 該家廠商在查詢的帳款日期區間中應收帳款總金額
現金金額 輸入收款的現金金額若此筆帳款不是由現金收入則此欄位不需輸入
票據金額 輸入收款支票的金額若此筆帳款不是由支票收入則此欄位不需輸入
其他折讓 輸入折讓的金額
取用預收 取用預收餘額中的金額來沖銷必須在預收餘額欄位中有金額才能做此功
能
累入預收 可預先收一筆帳款分多次沖銷預收的金額則輸入在此處
預收餘額 預收金額中尚可沖帳的餘額
沖帳合計 可用滑鼠勾選欲沖銷的單據號碼系統會自動將總金額統計出來若此次收
款金額與欲沖帳合計金額不符則存檔時系統會出現警示
備註 補充上述欄位中所不足的資料
相關項目出貨作業客戶基本資料出貨退回作業應收支票
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應（付）帳齡分析表
意義此分析表是用來顯示尚未付清給各個廠商的應付帳款其帳齡分佈在各個設定期間的
統計數據
圖片左邊的日期區間可依使用者的統計習慣去設定設
定好後只需按【設定為預設值】鍵則每次進入系統時
依此設定統計
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
開始廠商 可按 F10 開啟快速查詢視窗選擇欲查詢的開始廠商編號
結束廠商 可按 F10 開啟快速查詢視窗選擇欲查詢的結束廠商編號
帳齡種類 可選擇 1帳款日期或 2銷貨日期二種
報表標題 可選擇 3天數或 4日期二種為報表標題
結束日期 系統會自動帶出當天日期若不是可自行輸入欲查詢的結束日期
相關項目廠商基本資料進貨作業進貨退回作業進退貨資料統計表付款作業
應（收）帳齡分析表
意義此分析表是用來顯示各個客戶尚未付清的應收帳款其帳齡分佈在各個設定期間的統
計數據
操作方式請參照 應（付）帳齡分析表
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
開始客戶 可按 F10 開啟快速查詢視窗選擇欲查詢的開始客戶編號
結束客戶 可按 F10 開啟快速查詢視窗選擇欲查詢的結束客戶編號
帳齡種類 可選擇 1帳款日期或 2銷貨日期二種
報表標題 可選擇 3天數或 4日期二種為報表標題
結束日期 系統會自動帶出當天日期若不是可自行輸入欲查詢的結束日期
相關項目客戶基本資料出貨作業出貨退回作業出退貨資料統計表收款作業
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應收帳款
意義用來顯示某段時間內應收帳款的彙總資料報表
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
帳款種類 可選擇依 1客戶別或 2業務別做為應收帳款報表的依據
帳款日期區間 輸入欲查詢的起迄日期
統計客戶區間 可按 F10 開啟快速查詢視窗輸入欲查詢的客戶編號
統計業務區間 輸入欲查詢的業務編號
報表種類 可自行選擇共有明細表簡要表及應收總表三種報表
是否含前期未
收款之明細
若所查詢的日期區間之前仍有尚未收取的款項則可在此欄位中打ˇ就
可顯示前期未收款之明細
相關項目客戶基本資料產品基本資料員工基本資料出貨作業出貨退回作業出退
貨資料統計表
應付帳款
意義用來顯示某段時間內應付帳款的彙總資料報表
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
帳款種類 可選擇依 1廠商別或 2經辦人員別做為應付帳款報表的依據
帳款日期區間 輸入欲查詢的起迄日期
統計廠商區間 可按 F10 開啟快速查詢視窗輸入欲查詢的廠商編號
統計經辦區間 輸入欲查詢的經辦人員編號
報表種類 可自行選擇共有明細表簡要表及應收總表三種報表
是否含前期未
付款之明細
若所查詢的日期區間之前仍有尚未付清的款項則可在此欄位中打ˇ就
可顯示前期未付款之明細
相關項目廠商基本資料產品基本資料員工基本資料進貨作業進貨退回作業進退
貨資料統計
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票據
應(付)支票
意義可沖銷應付帳款中所有由支票給付的記錄節省會計人員作帳以便查詢核對廠商的
帳款
進入本功能後出現所有應付票據資料視窗以票據到期天數作為循序排列條件
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
開票日期 系統預設使用當天日期若不是當天日期可自行輸入開票日期
支票類別 支票的種類此處為應付支票
支票號碼 開立支票上的號碼
支票金額 開立支票上的金額
來源單號 輸入這張支票是要沖銷哪一張【付款作業】中的進貨單號
廠商編號 可按 F10 或 鍵開啟快速查詢視窗選擇所需的廠商編號
廠商名稱 廠商編號選定後會自動帶出該廠商名稱
到期日期 開立支票上的到期日期
兌現日期 這張支票預計何時會兌現的( 因有時票據的交換需時 1~3 個工作天金額
才能真正入帳)
票據狀態 目前票據的狀態有未兌兌現退票作廢領取及其他共六種
開票銀行 選取開立的支票銀行 若尚未設定請至【其他編號設定】中的銀行基本資料設定
銀行名稱 開票銀行選定後會自動帶出該銀行名稱
其他備註 補充上述欄位所未提到的
未兌支票總額 系統會自動統計所有未兌現的支票張數及總額
其它說明
支票簽回單
點選《列印》即可列印支
票簽回單若要更改表單
字頭字尾請參照 按鍵說
明
相關項目進貨作業已
過期支票付款作業
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應(收)支票
意義可沖銷應收帳款中所有由支票收款的記錄以查核客戶的帳款
進入本功能後出現所有應收票據資料視窗以票據到期天數作為循序排列條件
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
收票日期 系統預設使用當天日期若不是當天日期可自行輸入收票日期
支票類別 支票的種類此處為應收支票
支票號碼 應收票據上的支票號碼
支票金額 應收支票上的金額
來源單號 輸入這張支票是要沖銷哪一張【收款作業】中的出貨單號
客戶編號 可按 F10 或 鍵開啟快速查詢視窗選擇所需的客戶編號
客戶名稱 客戶編號選定後會自動帶出該客戶名稱
到期日期 應收支票上的到期日期
兌現日期 這張支票預計何時會兌現的 (因有時票據的交換需時 1~3 個工作天金額才
能真正入帳)
票據狀態 目前票據的狀態有未兌兌現 託收轉讓退票票貼及其他共七種
開票銀行 應收票據上開立支票銀行的帳號
開票銀行 應收票據上開立支票銀行的名稱
託收銀行 選取開立的支票銀行 若尚未設定請至【其他編號設定】中的銀行基本資料
設定
託收銀行 開票銀行選定後會自動帶出該銀行名稱
其他備註 補充上述欄位尚未提到的
其他操作方式與應付支票作業相同
相關項目 出貨作業收款作業已過期支票
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已過期支票
意義所有已過期的支票皆會轉入此視窗方便會計人員查詢核對
過期支票瀏覽列出所有過期支票（應收應付）可依需求排列如名稱開票日期兌
現日期銀行hellip等（本功能為整合上述rdquo應付rdquordquo應收rdquo二項支票作業所產生的資料
對照表）
註此處只能做查詢的動作並不能做新增或修改的動作
相關項目 應付支票應收支票
應(收)票批次兌現
意義可一次將單張或多張應收票據轉兌現並將兌現的支票轉入已過期支票中
按鍵說明
欄位名稱 欄位說明
全選 將所列出的支票全部選擇為要兌現的狀態
全不選 將所列出的支票全部選擇為要非兌現的狀態
兌現轉入過期支票 將已選擇的支票轉成兌現狀態並將支票轉入過期支票中
相關項目應收支票銀行存提作業
應(付)票批次兌現
意義可一次將單張或多張應付票據轉兌現並將兌現的支票轉入過期支票中
操作方式請參照 應(收)票據批次兌現
相關項目應付支票銀行存提作業
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應收票齡分析表
意義此分析表是用來顯示已收未兌現的應收支票其帳齡分佈在各個設定期間的統計數據
圖片左邊的日期區間可依使用者的喜好去設定設定
好後只需按【設定為預設值】鍵則每次進入系統時
依此設定統計
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
開始客戶 可按 F10 開啟快速查詢視窗選擇欲查詢的開始客戶編號
結束客戶 可按 F10 開啟快速查詢視窗選擇欲查詢的結束客戶編號
報表標題 可選擇 1天數或 2日期二種為報表標題
結束到期日 系統會自動帶出當天日期若不是可自行輸入欲查詢的結束日期
相關項目應收支票
應付票齡分析表
意義此分析表是用來顯示開立給各個廠商的未兌現應付支票其票齡分佈在各個設定期間
的統計數據
操作方式請參照 應收票齡分析表
相關項目應付支票
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52
第六章 庫存管理
期初開帳程序
1進貨
第一次使用時本系統時將基本資料建立完成後首先利用【進貨作業】將所有產品均做首
次進貨並且將已付款的進貨單據沖銷
註亦可利用庫存調整單將所有產品數量及成本鍵入或者利用盤點作業進行盤點後將盤點
量轉入現有量必須要注意的是若您選擇使用盤點轉入的方式系統將無法自動抓取產品成
本
2由產品基本資料中作期初開帳
至產品基本資料中按(Alt+F 鍵)將可以產生庫存的
期初開帳資料
按《確定》後將自動轉入期初
庫存日消耗異動表
意義驗證庫存量的正確性且可以將驗證後的正確量寫入現有量
(1) 當日消耗表列出查詢日期當天的庫存數量
變動情況用來驗證庫存量的正確性
(2) 逐日銷耗表列出前一次結轉日至查詢日期
當天的庫存數量變動情形用來驗證庫存量
的正確性另可將計算後的實際現有量寫入
帳面量(產品基本資料中的現有量)
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53
庫存月消耗異動表
報表意義列出查詢當月份的庫存數量變動情形用來驗證庫存量的正確性另可將計算
後的實際現有量寫入帳面量(產品基本資料中的現有量)並作轉入產生下月期
初量
使用時機每月底結束營業後或每月初開始營業前
操作方式
1)檢視庫存月銷耗表上的異動資料及現有量是否均正確當計算後存量與目前帳面存
量不符時會以黃色警示
2)確認無誤後按下 出現如下視窗再次確認
注意產品基本資料中的現有量將會被庫存月銷
耗 表 中 的 現 有 量 取 代因 此 請 謹 慎 使 用 結 轉 功 能
C)若產品進出異動量不正確請利用庫存調整單
做調整後重新執行步驟 A)~ B)
後記
庫存量又有問題了 怎麼都跟架上物品不符 相信大多數人都有這樣的心聲
很多使用者的觀念上總是認為庫存只要交給電腦來管理庫存量一定準確殊不知電腦軟體
有可能發生不可預期的結果(程式暇疵或使用中突然的斷電當機)或是產品管理不當導致失
竊或是破損或是產品擺設到不正確的位置都有可能使得電腦中的庫存量異常所以在庫存管
理中盤點變成了一項非常重要的工作
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庫存調整單
意義當帳上的庫存量與實際庫存盤點的結果不符時即可利用此功能來調整帳上的庫存量
及成本
在〈C進出貨〉選擇【C
庫存調整單】如圖可
按《新增》《修改》
《查詢》或《刪除》鈕
更動關於調整庫存的相
關資料
按《瀏覽》進入庫存調整
單據瀏覽
操作方法
庫存調整單中的「數量」欄位應輸入實際庫存量與帳面現有量的差異量
作庫存調整時若目前某產品在系統中的現有量為 10 個但實際上賣場中只剩 8個則在
數量的欄位中輸入-2即可將系統中的現有量調整為 8個
若使用者無進貨作業的動作卻想要統計出產品的銷售成本及利潤可直接在此處輸入產
品的成本或覺得目前系統中的平均成本不正確亦可自行修改
註盤點作業中若有盤差或盤盈時會自動產生一張盤點調整單
其他操作方式請參考基本操作方法
相關項目產品基本資料盤點作業
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盤點作業
意義盤點各倉的庫存量以便管理可避免庫存太多或不足節省公司無謂的支出
有關庫存量的準確性一直為各行各業及門市經營管理者所困擾即使使用電腦軟體一樣產生
庫存量不準確的情事皆因方法錯誤或關念的偏差導致
在庫存做盤點前有些前置工作若準備充足則可收事半功倍之致
A盤點的前置工作
1 貨架上物品的擺設是否整齊乾淨
2 貨架的分類是否明確並且標示清楚
3 待進貨瑕疵物品異常品是否與陳列區清楚區分
4 人員的物品熟悉度及教育訓練是否充足
B盤點實施要點
1 全面盤點(期初期末盤點)或循環盤點
2 盤點的開始時間及預計結束時點
3 人員編組及人力分派
4 列印盤點單(可利用盤點機)
5 盤點機轉入或人工鍵入盤點數量
6 列印盤點報告單(盤盈盤損表)
C檢討此次盤點作業及問題研究
在【F系統支援】選擇【盤點作業】的選項會出現最近一張單據
操作方法
1由盤點機盤點
新增一張盤點單將盤點量輸
入盤點機再按
鍵直接將盤
點機中的資料傳送到系統
中按下 鍵即
可完成盤點作業
軟體使用教學手冊
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2由人工手動盤點
A)新增一張盤點單按《A盤點產品轉入》鍵選擇欲盤點的產品編號可依全部產品廠
商產品類別儲放位置產品編號及庫存數量共六種選擇方式選擇所需的產品或者用
《新增明細》的方式輸入要盤點的品項接著按下《F3存檔》
B)按下《F7列印》報表選擇為「盤點單」列印出盤點單由人工盤點並將盤點量寫在盤點
單上
C)進入盤點作業點選《修改》將盤點量輸入系統中按下《存檔》後再按《轉入現有量》
鍵即可完成盤點作業
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
盤點日期 系統預設使用當天日期若不是當天日期可自行輸入盤點日期及時間
盤點單號 通常輸入完盤點日期後按【Enter】鍵後系統會直接帶出盤點單號預設
盤點人員 輸入該筆資料的盤點人員
盤點備註 補充欄位中所不足的資料
盤點倉號 選擇欲盤點的倉號 (多倉版)
《 Alt+A 》盤點產品轉入
按 可針對特定部份產品或廠商選取所需
的盤點商品
1先選擇轉入依據
2輸入起始編號及結束編號
3按下《Y確定》便可將符合條件的產品加入到盤點單中
《 Alt+B 》盤點機輸入
按 可先由盤點機盤點再直接
將盤點機中的資料傳輸到系統中可節省再輸入一
遍的時間
轉入現有量
當盤點完後且已經將盤點數量輸入至系統中後此時可按 鍵將盤點量轉入現有量
且同時在【庫存調整單】產生一張盤盈盤虧單即可完成盤點作業
相關項目產品基本資料員工基本資料庫存調整單
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第七章 系統支援
密碼設定
意義本設定首重資料保全功能系統依使用者名稱及密碼選擇性的開放系統功能可確
保資料的隱密性預防一些重要資料外流而設定通行密碼可依特定人員使用密碼才能執
行
進入時需輸入您的使用者密碼才有權限進入密碼設定中去新
增或是修改此設計目的在於防止管理者離開時他人趁機擅自
修改帳號權限
新增 增加完使用者名稱及密
碼後再設定使用功能明細（打
ˇ者為開放本項功能）
成本顯示若沒有打ˇ則該使
用者進入後台時基本資料的產
品欄位成本相關欄位則不顯示
備份作業
意義將所有資料另存一份應注意不要備份在同一部硬碟（以免硬碟實體損壞）同時為
保障資料安全應自訂備份期間如每週三六各一次
選定備份的目錄位置按下《開始備份》
鍵後即可完成備份作業
建議您在備份的檔案名稱 Data 後再加上
備份日期以避免備份資料太多產生混淆
註選擇備份路徑時需注意資料夾的名稱
應避免為空白或包含特殊符號如
gtlt$hellip等
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資料重整
意義當系統在操作途中因發生停電不正常關機或硬體發生故障而故造成系統資料中異常
現象導致資料毀損可利用本功能做一資料維護
注意執行資料重整時務必讓其他工
作站或前後台離線
編碼更改
意義因本系統中所有基本資料的編號只要存檔後就不能做修改的動作故在此設立一
個修改編號的程式
註因為基本資料中的編號會跟進銷貨產生連動關係為保持舊有歷史資料的正確性所以
更改編號時須在此更改以保持資料的完整若您要修改基本資料時請先到【2備份作業】
做資料備份的動作避免系統在編修的過程中發生停電或不明原因當機而造成資料流失
操作方法
1選擇欲修改的編號之資料
庫有客戶廠商產品員
工及產品類別資料檔共 5種供
選擇
2用滑鼠或按 F10 在原編號的
欄位上選擇欲更改的編號
3直接在新編號的欄位上輸入
新的編號
4按下《確定更改》鍵即可
完成編號更改的動作
軟體使用教學手冊
59
系統顏色修改
意義覺得系統中預設的顏色不喜歡嗎想自創風格時可利用本功能修改畫面使用者可依
個人喜好修改使用的畫面其中必須注意的是修改畫面確定後按 Y 儲存設定 要先
離開本系統再重新進入本系統才能生效
若欲更換背景圖片圖
片格式可
為jpggifbmphellip
等檔案格式
改亂了可按系統預設
值變回原來樣式
行事曆管理
意義經常忘東忘西的寫在紙條上麻煩又不容易找利用本功能吧啟動系統時會提醒哦
操作方法
1 點選《新增》後輸
入事件日期時
間對象地點
事由事項的欄位
可註記細節事項
2 勾選事件提醒方
式若沒勾選便不
會出現提醒的訊
息
軟體使用教學手冊
60
名片簿管理
意義可將重要的電話或經常聯絡朋友記錄在此容易找尋又不會丟可分類還有多項
詳細資料欄位可供利用
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
名片分類 可點選 開啟客戶分類的快選視窗
電子信箱 若有輸入 E-Mail 帳號則按下 可直接連結至 Outlook 發送信件
其他備註 補充欄位中不足的說明或做為某些特殊資料註記
選擇發送簡訊功能時可自動帶入行動電話號碼
操作方法請參照 基本操作方法
軟體使用教學手冊
61
產品停用啟用處理
意義將產品基本資料中已經停產或停售長時間不使用的產品資料作停用處理可加快搜
尋的速度也增加盤點補貨等工作的效率若日後進貨時新進產品的條碼與停用產品
條碼相同時系統會出現警告訊息可直接將產品恢復續用
操作方法
1 產品停用
A)將欲停用的產品打勾勾選的品項會列在右上方的挑選清單列中確認後點選《停用》
停用的產品會列在下方的〈停售或停用之品項〉中
B)直接在產品基本資料中刪除的品項也會自動被系統列到停用產品中喔~
2 產品啟用
在欲恢復續用的產品上按一下滑鼠右鍵選擇《Y產品續用恢復》確認後該筆資料會
回復到產品基本資料中恢復續用的產品庫存量售價成本等均會歸零若要查看過去
的歷史進貨紀錄及銷貨分析請利用〈歷價〉及〈分析〉的功能
相關項目產品基本資料
軟體使用教學手冊
62
產品成本重算
意義若於系統使用時發生停電或當機或硬體故障情形而造成平均成本有異常之情形可
利用此作業將平均成本重算
可選擇年或指定月份計算確
定無誤時可利用寫入功能將
目前平均成本更新
若平均成本重算後有發生的情形則執行《W將計算之平均成本寫入》後必須利用 資
料偵錯 功能將異常的產品資料修復接著再到產品基本資料中利用〈歷價〉重新寫入成本
相關項目產品基本資料資料偵錯
軟體使用教學手冊
63
資料偵錯
意義藉由資料偵錯系統來偵測錯誤的資料再加以修復是屬於軟體異常控管的一項重要功
能有如 Windows 中的磁碟偵錯功能
操作方法
選擇客戶資料檢測編號是否重 覆及累積點數預收金額數值溢位等異常檢測
選擇銷貨資料檢測編號是否重覆及小計金額銷貨成本數值溢位等異常檢測且可將銷
貨成本以目前平均成本置換但此項功能需在已驗證過產品資料且無異常的情況下才能進
行
選擇廠商資料檢測編號是否重 覆及異常資料偵錯
選擇產品資料檢測編號是否重 覆及最近進價平均成本及售價數值溢位等異常檢測
選擇進貨資料檢測編號是否重覆及異常資料偵錯
選擇訂貨資料則會重新計算產品檔中的被訂購量
選擇倉庫資料重新分析產品檔及倉庫檔中的庫存關聯結構並自動將錯誤修復
以上各個資料檔檢測後若有異常情形出現只需按《自動修復錯誤》鍵即可完成資料偵錯
修復的動作
軟體使用教學手冊
64
用戶使用記錄
意義可記錄各用戶進入系統的日期及時間及使用哪個功能表做哪些動作避免在多人
使用狀況下無法查到資料修改或刪除是由何人做的
流量統計
依據系統登入用戶別統計各動作的操作次數
在桌面上建立捷徑
意義當桌面上安裝的捷徑不小心刪除或在一開始安裝軟體時沒有建立捷徑皆可利用此功
能輕鬆在桌面上重新建立捷徑再也不用擔心找不到執行路徑
操作方式
1輸入前台工作站號若是單機版則不需輸入
2直接點選《1建立後台管理捷徑》或《2建
立 POS 前台捷徑》就會在桌面上自動建立捷徑
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65
備份還原
意義當您發現銷售前台進入後出現錯誤代碼或存檔後交易紀錄無法存入時代表銷售資料
庫已經遭受毀損備份還原能夠幫助您將資料還原到您最後一次做備份的狀態
1 請先將執行資料備份並記下您的備份目錄位置操作方式請參照 備份作業
2 請放入安裝光碟重新安裝或至我們的網站 wwwhiposcomtw 下載試用版本（切記版
本必須相同）
註請確定所有工作站或前台均已離線且無其他軟體正在執行
無需移除原本的軟體直接執行安裝即可
3 請至[開始][程式集][叡鴻 Hipos 軟體系列]點選[備份還原]或至電腦中的 csalewin 中
點選 備份還原exe 如圖所示選取您的備份目錄位置後點選《S開始還原》即可
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66
第八章 附件 其他技術支援
報表格式修改
利用 HiPOS 軟體中的報表系統工具可以自行修改報表的格式
系統工具的開啟方式
1《開始》rarr《程式集》rarr《叡鴻 HiPOS 軟體系列》rarr《報表系統工具》
2到電腦 csalewin 資料夾中將〈系統工具exe〉點滑鼠左鍵兩下開啟
自訂列印紙張大小
開啟系統工具後選擇要修改列印格式的報表後將紙張規格分別填入高度寬度上邊界
左邊界即可
例如原本是 A4(290210mm)格式要改
成列印中一刀格式直接修改高度
140寬度 210 就可以囉~
修改報表內容
1開啟系統工具後先選擇要修改的報表再按《修改報表》
2若要修改報表內容的位置以滑鼠圈選要移動的範圍後以larruarrdarrrarr移動或直接以滑鼠拖
曳至您預定的位置即可
3若要修改或增加文
字則先點選 報表控
制項工具列 上的
一下接著點一下要
修改的文字或要新增
文字的位置即可編
輯文字
4修改完成後點選
左上角的《檔案》rarr
《儲存》
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67
自訂瀏覽視窗表格樣式
意義因為使用者的螢幕大小及解析度設定的不同在瀏覽視窗中難免發生表格橫向欄位太
大或太小導致於查看資料時的不方便HiPOS 提供了自訂表格樣式的功能讓使用者調整好
欄位後可以存檔方便日後查看
操作方法
1將滑鼠移動到要調整的欄位框上會出現 符號以滑
鼠拖曳即可調整欄位大小
2調整好後如圖在內容的任一位置上按一下滑鼠右鍵選擇《儲存表格樣式》若是儲
存後不滿意可以選擇《恢復預設值》
滑鼠右鍵功能選單
意義建立資料時若已經有其他檔案格式的資料存在方便
複製貼到 HiPOS 軟體中
在 HiPOS 軟體中當欄位為可編修狀態下時可以按一下滑鼠
右鍵便能呼叫功能選單(複製貼上剪下)
看完了使用手冊仍然無法解決您的問題嗎本公司提供了多元的諮詢管道
本公司網站技術支援httpwwwhiposcomtw 文件知識庫
電話諮詢07-7030898
傳真專線07-7032066
E ndash Mail Servicehiposcomtw
公司地址高雄縣鳳山市 830 埤北路 81 號
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68
庫存管理
基本庫存管理功能操作說明
標準作業流程
產品現有數量
產品基本資料中的現有數量欄位系統會自動依照進貨及銷貨統計並隨時更新產品現有量
因此為了保持現有量的正確性及產品成本的準確度請勿直接從產品基本資料的現有數量欄
位修改現有量
進貨作業
進貨時確實輸入正確的進貨量要留意進貨單位是否正確進貨及進貨退回時產品的庫存
量都會自動增減
庫存調整單(HiPOS-Light 版無此功能)
（一）使用時機
1 某產品的數量因毀損失竊hellip等非進貨及銷售而短缺或增加導致需要調整產品的現
有量時
2 由盤點作業中執行盤點量轉入現有量時若有差異量系統會自動產生一張庫存調整
單
（二）操作方式
1 進入【C進出貨】 rarr 【庫存調整單】
2 點選 【新增】rarr輸入日期單號經辦人員備註
3 點選 【新增明細】 rarr輸入【產品代號】
4 輸入【數量】是指實際數量與產品現有量的差異量例如 A產品實際量為 10 個產品
基本資料中的現有量為 8個兩者的差異量為 10－8＝+2數量的欄位輸入 2若 B產
品的實際數量為 15 個產品基本資料中的現有量為 20 個則差異量為 15－20＝-5
數量的欄位便輸入-5
5 點選【存檔】後產品現有量便會隨著調整
（三）附註
HiPOS-Light 版若平時發現產品數量有錯誤請直接利用【盤點作業】的轉入現有量功
能來調整產品的現有量
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69
庫存日消耗表
（一）當日消耗表列出查詢日期當天的庫存數量變動情況用來驗證庫存量的正確性
（二）逐日消耗表列出前一次結轉日至查詢日期當天的庫存數量變動情形用來驗證庫存
量的正確性另可將計算後的存量寫入帳面量(產品基本資料中的現有量)
（三）使用時機每日營業結束利用庫存逐日銷耗表檢驗庫存正確性
庫存月消耗表
（一）報表意義列出查詢當月份的庫存數量變動情形用來驗證庫存量的正確性另可將
計算後的實際現有量寫入帳面量(產品基本資料中的現有量)並轉入產生下月期初量
（二）使用時機每月底結束營業後或每月初開始營業前
（三）操作方式
1 檢視庫存月消耗表上的異動資料及現有量是否均正確當計算後存量與目前帳面存量
不符時會以黃色警示
2 確認無誤後按下 出現如下視窗再次確認
盤點作業
（一）盤點前置作業
1 貨架上物品的擺設是否整齊乾淨
2 貨架的分類是否明確並且標示清楚
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70
3 待進貨瑕疵物品異常品是否與陳列區清楚區分
4 人員的物品熟悉度及教育訓練是否充足
（二）操作方式
1 進入【F系統支援】rarr【盤點作業】rarr【新增】rarr輸入日期單號盤點人員備註
2 在【產品代號】輸入要盤點的產品rarr【存檔】rarr【列印】選擇【盤點單】
3 進行人工盤點工作
4 進入【盤點作業】rarr【修改】rarr在【盤點數量】輸入實際盤點數量rarr【存檔】
5 選擇【轉入現有量】即可將盤點量轉入到產品基本資料中的現有量
（三）操作秘訣
2 利用【新增明細】可一項項將要盤點的產品輸入
3 利用【盤點產品轉入】可以選擇一次將所有產品輸入或者依照廠商別產品類別儲
放位置產品編號輸入
4 務必確實將盤點量輸入盤點單的「盤點數量」欄位中盤點數量請勿輸入負數
（四）盤點要點
1 全面盤點及循環盤點除了期初或期末的全面盤點之外應固定每隔一段時間做循環
盤點循環盤點可以依照產品類別儲放位置或者產品編號等等例如固定每個月作
一次循環盤點第一個月盤點第一排貨架的商品第二個月盤點第二排貨架的商品
2 盤點時效盤點開始到盤點結束的時間盡量不要超過預定時程為了防止盤點錯誤應
避免盤點期間同時進貨銷售盤點完畢應即時將盤點量轉入現有量
3 盤點差異量軟體系統中的現有量欄位嚴格來說是帳面上的產品數量而盤點量則是
實際庫存的數量軟體操作過程有疏失產品瑕疵失竊及盤點錯誤等許多因素均
可能導致帳面上的數量與實際庫存不符的情況因此有盤差是可以被接受的但若差
異量太大時管理者便應觀察是哪個環節出了問題
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上線一段時間後初次執行盤點作業或庫存日月銷耗表
說明
1過去進貨或庫存有異時均直接修改產品現有量
2使用一段時間後才執行庫存月銷耗表結轉
3更新版本或重新安裝執行資料備份還原或者它系統資料轉檔匯入
上述情況可能會發現期初量都是 0以致計算後存量與帳面存量產生極大的誤差
作業流程
期初開帳作業
（一）使用時機
1 初次使用者
2 已經上線一段時間的使用者
3 更版或重新安裝系統後執行備份還原的使用者
4 產品現有量正確而庫存日月銷耗表中的現有量完全不對者
（二）操作方式
1 進入【A基本資料】rarr【產品基本資料】確認產品現有量均為正確的數量
2 按【Alt+F】開啟庫存量期初開帳作業視窗rarr選擇「轉入期初月份」rarr【確定】
3 此一動作可以根據產品基本資料中的現有量去重新計算出庫存日月銷號表中的現有
量並且反算出期初量
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72
常見 QampA
產品基本資料中的現有數量與實際庫存量不符合
1 僅有少數幾項產品的庫存量不符時可利用「庫存調整單」做調整
2 多項產品的庫存量不符時利用「盤點作業」並將盤點量「轉入現有量」
3 每日營業結束時可利用「庫存逐日消耗表」核對產品庫存量並將正確量寫入現有量
4 檢視產品-進出異動表可查明是否有單據數量錯誤
產品現有量不會隨銷售或進貨變動
1 執行資料重整
2 檢查前台 Alt+F5 銷售記錄是否正常若銷售存檔後無銷售紀錄或者銷售明細僅有時間及
金額代表資料庫已經損壞
3 檢查銷售及進貨時的產品編號是否一致
4 檢查產品基本資料中產品是否有重複建檔換言之相同的產品名稱是否有兩個不同的
產品編號
庫存日月消耗表中的期初量為零導致統計後的現有量錯誤
1 發生原因沒有將上月底的庫存作結轉寫入本月期初
進入【庫存月消耗表】rarr列印年月輸入上個月份rarr執行結轉
2 發生原因Ⅰ曾經從產品基本資料中的現有量欄位直接修改數量
Ⅱ更版或備份還原後沒有執行期初開帳的動作
進入產品基本資料執行【Alt+F 期初開帳作業】
3 當月底營業結束時請檢視庫存月消耗表核對庫存量並執行結轉的動作將正確量寫入現
有量及寫入次月期初量
庫存日月消耗表中的調入量與實際調整的數量不符合
1 發生原因盤點作業轉入現有量時重複執行轉入現有量的動作
2 進入【庫存調整單】rarr點選【瀏覽】尋找備註中盤點轉入單號重複的資料
3 刪除重複的調整單即可
利用盤點量轉入現有量卻發現某些產品仍然與實際庫存量不符合
1 發生原因 盤點數量錯誤
盤點作業中盤點數量輸入錯誤
營業時間進行盤點工作盤點後到轉入現有量的過程中產品銷售出去而未作
調整
2 利用「庫存調整單」調整現有量
3 HIPOS-Light 版利用「盤點轉入現有量」作調整
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已經將盤點量轉入現有量之後發現盤點時數量點錯
1 利用「庫存調整單」調整現有量
2 HIPOS-Light 版利用「盤點轉入現有量」作調整
連續數月都有做庫存月消耗結轉但庫存月消耗中某些產品的現有量卻總是有誤差
1 發生原因每個月結轉的時間點有誤
2 進入【庫存月消耗表】rarr列印年月輸入本月份rarr列印出該張報表或記下該報表的ldquo期初
量rdquo
3 重新進入【庫存月消耗表】rarr列印年月輸入上一個月份
4 比較本月份的ldquo期初量rdquo及上個月份的ldquo現有量rdquo是否相同若上個月份的現有量比本月
份的期初量少代表上一個月結轉之後仍有作銷售或調整
例如430 下午 200 做結轉將正確量寫入下月期初（產生 5月份的期初量）但是 430
下午 300 又陸續作了銷售或調整庫存量
5 做法
盤點機盤點時架上無庫存的 產 品 會 漏 盤
新增盤點單時選擇【盤點產品轉入】將全部產品轉入並將【盤點數量】全部修改為 0
將盤點機中的資料轉入該盤點單存檔後將盤點量轉入現有量
4 月
5 月份
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74
選購模組功能簡介
簡訊 SMS 發送模組
SMS 簡訊發送功能透過網際網路直接由 HiPOS 軟體系列中發送簡訊至客戶的行動電話能夠達
到迅速確實即時傳遞訊息及行銷的效益
HiPOS 門市及進銷存 v6 以後都可使用免申請儲值後馬上開通
功能特色
1 低廉的發送費用
一般使用手機發送簡訊每通大約 $25~ 35 之間使用 HiPOS SMS 每通只要 11~13 之
間足足省了 50
2 搭配 HiPOS 軟體分析有效客戶發送
利用 HiPOS 的各項統計如累積點數已購商品累積消費金額生日等等的各項數
據做有效的簡訊廣告行銷並且會自動過濾重覆的電話及統計發送的通數
應用 1 生日到時發送祝賀簡訊並告知來電優惠方案
應用 2 廠商新商品推出時可過濾已購買同類商品的客戶清單做簡訊廣告發送hellip更多應用
等你來發掘
3 大量簡訊發送
除了對單一客戶發送簡訊外大量發送簡訊的功能可同時對多個客戶行動電話號碼發送簡
訊
4 簡訊發送時效性佳
簡訊發送後正常情況下約 3~10 秒鐘就可即時將簡訊傳送到客戶手機重要訊息不怕客戶
收 不 到 若 因 故 對 方 無 法 接 收 將 會 自 動 重 發 直 至 發 送 成 功 或 滿 24 小時止
5 常用訊息片語編輯
「常用訊息」功能可以編輯儲存常用的簡訊內容可以加快編寫簡訊的速度
6 預約發送
可自定要發送的時間時間到才發送簡訊更有效率的廣告效益
軟體使用教學手冊
75
單一簡訊發送
在會員基本資料廠商基本資料員工基本資料中
按下 即可發送簡訊
大量簡訊發送
﹝統計報表﹞rarr﹝C會員郵寄標籤大量簡訊﹞依照
條件選擇要發送簡訊的對象後點選《S發送簡訊》
即可將簡訊發送到所選擇的對象
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33
報價
意義客戶下訂單或出貨前需要先做報價動作時即可利用此功能將待日後可直接轉成
訂貨單
在〈C進出貨〉選擇〈D報價作業〉進入後所出現的是日期最近的一張訂貨單據
如下圖所示
操作方式請參照 進貨作業
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
報價日期 通常系統會直接帶出當天的日期若不是當天的報價則請自行輸入正確的
報價日期
報價單號 通常輸入完『報價日期』按【Enter】鍵後系統會直接帶出『報價單號』
預設採用報價日期 + 流水號
客戶編號 請確實輸入此張報價單是出給哪個客戶可按 F10 開啟客戶選擇視窗此項
資料在〈訂貨作業〉有相關聯
交貨日期 輸入預計的交貨日期
交貨方式 預計的交貨方式可下拉選單方式選取
經辦人員 在【客戶基本資料】中若已有設定業務歸屬在此處會自動帶出業務代號
若沒有設定請自行輸入經辦業務代號
稅前金額 報價單中未含稅的小計金額
稅 別 在【客戶基本資料】中若已有設定稅別在此處會自動帶出其稅別或可自
行切換其他稅別的計算方式
稅後總額 即[稅前金額+營業稅]
折扣金額 給予客戶的折扣金額
貨單備註 補充欄位中不足的部份或做為某些特殊資料註記
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特項功能說明
歷史記錄
瀏覽該客戶的報價訂貨紀錄可開啟《F2 查詢》快速查詢某一筆資料《Ctrl+C》可以拷
背瀏覽的單據內容到目前新增的報價單中
單品歷史
查看單品的所有報價訂貨出貨的歷史記錄
庫存查詢
即時查詢該項產品的庫存量
採購建議
在報價作業時需要查看某項商品的進貨計錄時可按 查看歷史進價及各廠商比價
記錄詳細資料
轉訂貨單
確認訂貨內容同本張報價單時可按 將此張報價單直接轉成訂貨單
多選輸入
可一次勾選多項產品到報價單中加快作業速度
報價單轉 Excel 格式 選擇〈F7列印〉如圖所示按《F6轉 Excel》即可將報價單轉成 Excel 檔
相關項目客戶基本資料產品基本資料訂貨作業
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35
訂貨
訂貨作業
意義客戶不需要立即拿到商品或是目前倉庫中並無此商品存貨則就可先在此處輸入客
戶訂貨單待日後再行轉出貨
進入本功能後所出現的是日期最近的一張訂貨單據如下圖所示
按『瀏覽』可瀏覽所有的訂貨單據詳細操作方式請參考 報價作業
若訂單未轉出貨每次進入系統時會先顯示【未交貨訂單資料提示】
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36
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
訂貨日期 通常系統會先直接帶出當天的日期若不是當天的訂貨則請自行輸入
正確的訂貨日期
訂貨單號 通常輸入完『訂貨日期』按【Enter】鍵後系統會直接帶出『訂貨單號』
預設採用訂貨日期 + 流水號
客戶編號 請確實輸入本張訂單是由哪一家客戶所訂此項資料在【出貨作業】裡
有相關聯
交貨日期 輸入預計出貨的日期
交貨方式 預計的交貨方式可下拉選單方式選取請確實輸入
經辦人員 在【客戶基本資料】中若已有設定業務歸屬在此處會自動帶出業務代
號若沒有設定請自行輸入經辦業務代號
倉號 輸入預計是由哪一個倉庫出貨此功能僅用於多倉版
來源單號 輸入這張訂貨單是以哪一張報價單號內容為依據可按【F10】開啟快速
查詢視窗直接挑選報價單號及產品明細
稅前金額 報價單中未含稅的小計金額
稅 別 在【客戶基本資料】中若已有設定稅別在此處會自動帶出其稅別或
可自行切換其他稅別的計算方式
稅後總額 即[稅前金額+營業稅]
折扣金額 給予客戶的折扣金額
預收金額 輸入向客戶預收的貨款金額
未收金額 即﹝稅後總額－預收金額﹞
貨單備註 補充欄位中不足的部份或做為某些特殊資料註記
特項功能說明
歷史單據轉入訂單
直接將過去的報價單或訂貨單據內容明細轉入到目前新增的訂貨單中
操作方法
1在【來源單號】的欄位按《F10》開啟轉入單據瀏覽視窗
2以滑鼠或鍵盤uarrdarr鍵挑選要轉入的單據後按《Enter》
3勾選要轉入的品項後按《Y確定轉入》即可
軟體使用教學手冊
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轉出貨單
確認出貨內容同本張訂單時可按 可將此張訂單直接轉成出貨單
訂貨單轉 Excel 格式 選擇〈F7列印〉如右圖所示按《F6轉 Excel》即可
相關項目客戶基本資料產品基本資料報價作業出貨作業
訂貨資料統計 意義查詢客戶訂貨及交貨情況 可依使用者的需要去設定所查詢時間客戶交貨日期已交貨未交貨及全部可單獨查詢一家或
者是一次查詢多家做為客戶訂貨交貨的依據
操作方式同進退貨資料統計
相關項目客戶基本資料產品基本資料出貨作業訂貨作業
軟體使用教學手冊
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出貨
出貨作業
意義商品出貨輸入存檔以便查詢送貨量與應收客戶帳款
進入本功能後所出現的是日期最近的一張出貨單據如下圖所示
操作方法請參照 基本功能指引
按『瀏覽』可瀏覽所有的出貨單據
軟體使用教學手冊
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欄位說明
欄位名稱 欄位說明
出貨日期 通常系統會直接帶出當天的日期若不是當天的出貨則請自行輸入正確
的出貨日期
出貨單號 通常輸入完『出貨日期』按【Enter】鍵後系統會直接帶出『出貨單號』
預設採用出貨日期 + 流水號
客戶編號 請確實輸入本公司是出貨給哪一家客戶此項資料在【收款作業】中有相
關聯
發票號碼 若此張出貨單是有稅額的則需輸入發票號碼若沒有發票則無需輸入
交貨方式 可以下拉選單方式選取請確實輸入
業務人員
在【客戶基本資料】中若已有設定業務規屬在此處會自動帶出業務代號
若沒有設定請自行輸入經辦業務代號此項資料在【員工業績統計表】
有相關聯
訂單號碼 由訂貨單中轉至出貨單的訂單號碼在訂單作業中有詳細的說明
取用預收 對於有預收貨款的客戶直接從預收的金額中支付本筆貨款
倉號 可設定是由哪個倉庫出貨僅限用於多倉版
帳款日期 在【客戶基本資料】中若已有設定帳款日期在此處會自動帶出帳款日期
此項資料在【收款作業】有相關聯
稅前金額 出貨單中未含稅額的小計金額
稅別 在【客戶基本資料】中若已有設定稅別在此處會自動帶出其稅別或可
自行切換其他稅別的計算方式
稅後總額 即〔稅前金額 + 營業稅〕
折扣金額 給予客戶的折扣金額
已收金額 指已向客戶收的「訂金或金額」
未收金額 即〔稅後總額 - 已收金額 - 折扣金額〕
貨單備註 補充欄位中不足的部份或做為某些特殊資料註記
特項功能說明
歷史記錄 《Alt＋4》
按 可將該出貨客戶所有的歷史出貨單據列出來在修改或新增的模式下按 Enter 鍵可
取回再針對差異部份進行修改
單品歷史 《Alt＋5》
按 可針對指定的單項產品的將其出貨記錄列出來在此不分客戶可供比價用
軟體使用教學手冊
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進貨記錄 《Alt＋6》
按 可針對指定的單項產品的進貨記錄可避免出貨的金額低於進貨金額
庫存查詢 《Alt＋7》
按 可查詢各倉庫的庫存量避免無貨可出的情形
多選輸入
可一次勾選多項產品到報價單中加快作業速度
SMS 簡訊發送
可發送簡訊通知該客戶
相關項目客戶基本資料產品基本資料系統參數設定出退貨資料統計應收支票已過期支票
收款作業庫存月銷耗報表盤點作業
出貨退回作業 【8出貨退回作業】與【7出貨作業】的操作方法略同故不重述
相關項目 客戶基本資料產品基本資料系統參數設定出退貨資料統計 應收支票已過期支
票收款作業庫存月銷耗報表盤點作業
出退貨資料統計 意義可直接在此項功能表中查詢出貨及出貨退回的詳細情形而不必再到【7出貨作業】或【8出
貨退回作業】中個別查詢可節省使用者的時間
可依使用者的需要去設定所查詢時間客戶出貨退貨已收款未收款及全部可單獨查詢一家
或者是一次查詢多家做為收款對帳單與收款作業有相關聯
相關項目 出貨作業出貨退回作業
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第五章 帳務管理 會計
付款作業
意義此功能是用來記錄付款作業的日期廠商支付類別及沖帳金額以備日後查核
當公司進貨後要付款時則需到此處建立新的付款作業
操作方法
1《新增》依序輸入付款日期登錄人員廠商編號帳款日期後按下【S查詢】會列
出該廠商在帳款日期區間內未付款的單據
註(1)請務必輸入付款廠商否則可能導致查詢不到未付帳款單據
(2)此處帳款日期是指進貨單中的帳款日期若您不確定帳款日期區間可空白不輸入直
接按下【S查詢】會列出所有的未付款單據
2勾選要沖銷的單據並輸入付款的現金金額票據金額等《存檔》即可
註若一筆貨款並非一次沖銷完畢則先在【沖帳金額】的欄位輸入此次要沖帳的金額後再
將該筆單據打勾即可
軟體使用教學手冊
42
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
付款日期 系統預設使用當天日期若不是當天日期可自行輸入付款日期
付款單號 通常輸入完付款日期後按【Enter】鍵後系統會直接帶出付款單號預設採
用付款日期+流水號
登錄人員 輸入該筆資料的登錄人員
廠商編號 可按 F10 開啟快速查詢視窗選擇所需的廠商編號
帳款日期 輸入欲查詢的帳款日期區間此處帳款日期是以出貨單中的帳款日期為依據
應付總額 該家廠商在查詢的帳款日期區間中應付帳款總金額
現金金額 輸入付款的現金金額若此筆帳款不是由現金支付則此欄位不需輸入
票據金額 輸入開立支票的金額若此筆帳款不是由支票支付則此欄位不需輸入
其他折讓 輸入折讓的金額
取用預付 取用預付餘額中的金額來沖銷必須在預付餘額欄位中有金額才能做此功
能
累入預付 可預先付一筆帳款分多次沖銷預付的金額則輸入在此處
預付餘額 預付金額中尚可沖帳的餘額
沖帳合計 可用滑鼠勾選欲沖銷的單據號碼系統會自動將總金額統計出來若此次付
款金額與欲沖帳合計金額不符則存檔時系統會出現警示
備註 補充上述欄位中所不足的資料
其他操作說明請參照 基本功能指引
相關項目 廠商基本資料產品基本資料系統參數設定進貨作業進貨退回作業
進退貨資料統計應付支票已過期支票
軟體使用教學手冊
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現金日記帳
意義是對於公司每日現金收支流向的資料管理
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
日期 系統預設為當天的日期及時間 若不是可另行輸入
項目科目 輸入收支的會計科目例如水電費郵電費文具費等等亦可按 F10
或快擊滑鼠二下即可開啟選擇視窗
類別 可選擇支出或收入二種
金額 輸入收入或支出的金額
摘要 可更詳細記錄每筆帳目資金流向的明細和用途當此欄有輸入明細時存
檔後在畫面右邊「註」的框框會有ˇ
註項目科目按 F10 或快擊滑鼠二下可開啟選擇視窗自建較常使用的會計科目片語如
此一來以後輸入現金科目時只需點選即可而不必再另外輸入片語節省操作時間
相關項目其它編號設定
銀行存提作業
意義記錄公司與往來銀行的帳戶情形方便日後帳戶管理
進入後畫面如
做圖所示
畫面左半部是
銀行帳戶瀏
覽右半部是帳
戶存提資料瀏
覽
軟體使用教學手冊
44
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
安全餘額 此銀行帳戶的安全餘額此欄與〈銀行基本資料設定〉有相關聯
現在餘額 目前此銀行帳戶中的實際餘額
存提日期 系統預設為當天的日期及時間 若不是可另行輸入
存提單號 通常輸入完存提日期後按【Enter】鍵後系統會直接帶出存提單號預設採
用存提日期+流水號
金額 輸入存提的金額
存提類別 選擇存提的類別有存款支票存款提款及支票付款四種
支票號碼 輸入存提的支票號碼若不是由支票存提則此欄位不需輸入
餘額 建立此存提單時銀行帳戶中所剩餘的可用餘額
其他備註 補充上述欄位中所不足的資料
註在應收(付)支票中所有由此帳戶所開出兌現後的支票金額皆會自動轉入此處
其他操作說明請參照 基本功能指引
重新計算帳戶餘額
若有新增或修改存提單時按下 即可更新該銀行帳戶的現在餘額更便利於隨
時掌握各銀行帳戶中的可動用金額
相關項目 其他編號設定應付支票應收支票
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（收）款作業
意義此功能是用來記錄收款作業的日期客戶收款明細及沖帳金額以備日後查核
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
收款日期 系統預設使用當天日期若不是當天日期可自行輸入收款日期
收款單號 通常輸入完收款日期後按【Enter】鍵後系統會直接帶出收款單號預設採
用收款日期+流水號
登錄人員 輸入該筆資料的登錄人員
客戶編號 可按 F10 開啟快速查詢視窗選擇所需的客戶編號
帳款日期 輸入欲查詢的帳款日期區間
應收總額 該家廠商在查詢的帳款日期區間中應收帳款總金額
現金金額 輸入收款的現金金額若此筆帳款不是由現金收入則此欄位不需輸入
票據金額 輸入收款支票的金額若此筆帳款不是由支票收入則此欄位不需輸入
其他折讓 輸入折讓的金額
取用預收 取用預收餘額中的金額來沖銷必須在預收餘額欄位中有金額才能做此功
能
累入預收 可預先收一筆帳款分多次沖銷預收的金額則輸入在此處
預收餘額 預收金額中尚可沖帳的餘額
沖帳合計 可用滑鼠勾選欲沖銷的單據號碼系統會自動將總金額統計出來若此次收
款金額與欲沖帳合計金額不符則存檔時系統會出現警示
備註 補充上述欄位中所不足的資料
相關項目出貨作業客戶基本資料出貨退回作業應收支票
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應（付）帳齡分析表
意義此分析表是用來顯示尚未付清給各個廠商的應付帳款其帳齡分佈在各個設定期間的
統計數據
圖片左邊的日期區間可依使用者的統計習慣去設定設
定好後只需按【設定為預設值】鍵則每次進入系統時
依此設定統計
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
開始廠商 可按 F10 開啟快速查詢視窗選擇欲查詢的開始廠商編號
結束廠商 可按 F10 開啟快速查詢視窗選擇欲查詢的結束廠商編號
帳齡種類 可選擇 1帳款日期或 2銷貨日期二種
報表標題 可選擇 3天數或 4日期二種為報表標題
結束日期 系統會自動帶出當天日期若不是可自行輸入欲查詢的結束日期
相關項目廠商基本資料進貨作業進貨退回作業進退貨資料統計表付款作業
應（收）帳齡分析表
意義此分析表是用來顯示各個客戶尚未付清的應收帳款其帳齡分佈在各個設定期間的統
計數據
操作方式請參照 應（付）帳齡分析表
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
開始客戶 可按 F10 開啟快速查詢視窗選擇欲查詢的開始客戶編號
結束客戶 可按 F10 開啟快速查詢視窗選擇欲查詢的結束客戶編號
帳齡種類 可選擇 1帳款日期或 2銷貨日期二種
報表標題 可選擇 3天數或 4日期二種為報表標題
結束日期 系統會自動帶出當天日期若不是可自行輸入欲查詢的結束日期
相關項目客戶基本資料出貨作業出貨退回作業出退貨資料統計表收款作業
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應收帳款
意義用來顯示某段時間內應收帳款的彙總資料報表
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
帳款種類 可選擇依 1客戶別或 2業務別做為應收帳款報表的依據
帳款日期區間 輸入欲查詢的起迄日期
統計客戶區間 可按 F10 開啟快速查詢視窗輸入欲查詢的客戶編號
統計業務區間 輸入欲查詢的業務編號
報表種類 可自行選擇共有明細表簡要表及應收總表三種報表
是否含前期未
收款之明細
若所查詢的日期區間之前仍有尚未收取的款項則可在此欄位中打ˇ就
可顯示前期未收款之明細
相關項目客戶基本資料產品基本資料員工基本資料出貨作業出貨退回作業出退
貨資料統計表
應付帳款
意義用來顯示某段時間內應付帳款的彙總資料報表
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
帳款種類 可選擇依 1廠商別或 2經辦人員別做為應付帳款報表的依據
帳款日期區間 輸入欲查詢的起迄日期
統計廠商區間 可按 F10 開啟快速查詢視窗輸入欲查詢的廠商編號
統計經辦區間 輸入欲查詢的經辦人員編號
報表種類 可自行選擇共有明細表簡要表及應收總表三種報表
是否含前期未
付款之明細
若所查詢的日期區間之前仍有尚未付清的款項則可在此欄位中打ˇ就
可顯示前期未付款之明細
相關項目廠商基本資料產品基本資料員工基本資料進貨作業進貨退回作業進退
貨資料統計
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票據
應(付)支票
意義可沖銷應付帳款中所有由支票給付的記錄節省會計人員作帳以便查詢核對廠商的
帳款
進入本功能後出現所有應付票據資料視窗以票據到期天數作為循序排列條件
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
開票日期 系統預設使用當天日期若不是當天日期可自行輸入開票日期
支票類別 支票的種類此處為應付支票
支票號碼 開立支票上的號碼
支票金額 開立支票上的金額
來源單號 輸入這張支票是要沖銷哪一張【付款作業】中的進貨單號
廠商編號 可按 F10 或 鍵開啟快速查詢視窗選擇所需的廠商編號
廠商名稱 廠商編號選定後會自動帶出該廠商名稱
到期日期 開立支票上的到期日期
兌現日期 這張支票預計何時會兌現的( 因有時票據的交換需時 1~3 個工作天金額
才能真正入帳)
票據狀態 目前票據的狀態有未兌兌現退票作廢領取及其他共六種
開票銀行 選取開立的支票銀行 若尚未設定請至【其他編號設定】中的銀行基本資料設定
銀行名稱 開票銀行選定後會自動帶出該銀行名稱
其他備註 補充上述欄位所未提到的
未兌支票總額 系統會自動統計所有未兌現的支票張數及總額
其它說明
支票簽回單
點選《列印》即可列印支
票簽回單若要更改表單
字頭字尾請參照 按鍵說
明
相關項目進貨作業已
過期支票付款作業
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應(收)支票
意義可沖銷應收帳款中所有由支票收款的記錄以查核客戶的帳款
進入本功能後出現所有應收票據資料視窗以票據到期天數作為循序排列條件
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
收票日期 系統預設使用當天日期若不是當天日期可自行輸入收票日期
支票類別 支票的種類此處為應收支票
支票號碼 應收票據上的支票號碼
支票金額 應收支票上的金額
來源單號 輸入這張支票是要沖銷哪一張【收款作業】中的出貨單號
客戶編號 可按 F10 或 鍵開啟快速查詢視窗選擇所需的客戶編號
客戶名稱 客戶編號選定後會自動帶出該客戶名稱
到期日期 應收支票上的到期日期
兌現日期 這張支票預計何時會兌現的 (因有時票據的交換需時 1~3 個工作天金額才
能真正入帳)
票據狀態 目前票據的狀態有未兌兌現 託收轉讓退票票貼及其他共七種
開票銀行 應收票據上開立支票銀行的帳號
開票銀行 應收票據上開立支票銀行的名稱
託收銀行 選取開立的支票銀行 若尚未設定請至【其他編號設定】中的銀行基本資料
設定
託收銀行 開票銀行選定後會自動帶出該銀行名稱
其他備註 補充上述欄位尚未提到的
其他操作方式與應付支票作業相同
相關項目 出貨作業收款作業已過期支票
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已過期支票
意義所有已過期的支票皆會轉入此視窗方便會計人員查詢核對
過期支票瀏覽列出所有過期支票（應收應付）可依需求排列如名稱開票日期兌
現日期銀行hellip等（本功能為整合上述rdquo應付rdquordquo應收rdquo二項支票作業所產生的資料
對照表）
註此處只能做查詢的動作並不能做新增或修改的動作
相關項目 應付支票應收支票
應(收)票批次兌現
意義可一次將單張或多張應收票據轉兌現並將兌現的支票轉入已過期支票中
按鍵說明
欄位名稱 欄位說明
全選 將所列出的支票全部選擇為要兌現的狀態
全不選 將所列出的支票全部選擇為要非兌現的狀態
兌現轉入過期支票 將已選擇的支票轉成兌現狀態並將支票轉入過期支票中
相關項目應收支票銀行存提作業
應(付)票批次兌現
意義可一次將單張或多張應付票據轉兌現並將兌現的支票轉入過期支票中
操作方式請參照 應(收)票據批次兌現
相關項目應付支票銀行存提作業
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應收票齡分析表
意義此分析表是用來顯示已收未兌現的應收支票其帳齡分佈在各個設定期間的統計數據
圖片左邊的日期區間可依使用者的喜好去設定設定
好後只需按【設定為預設值】鍵則每次進入系統時
依此設定統計
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
開始客戶 可按 F10 開啟快速查詢視窗選擇欲查詢的開始客戶編號
結束客戶 可按 F10 開啟快速查詢視窗選擇欲查詢的結束客戶編號
報表標題 可選擇 1天數或 2日期二種為報表標題
結束到期日 系統會自動帶出當天日期若不是可自行輸入欲查詢的結束日期
相關項目應收支票
應付票齡分析表
意義此分析表是用來顯示開立給各個廠商的未兌現應付支票其票齡分佈在各個設定期間
的統計數據
操作方式請參照 應收票齡分析表
相關項目應付支票
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第六章 庫存管理
期初開帳程序
1進貨
第一次使用時本系統時將基本資料建立完成後首先利用【進貨作業】將所有產品均做首
次進貨並且將已付款的進貨單據沖銷
註亦可利用庫存調整單將所有產品數量及成本鍵入或者利用盤點作業進行盤點後將盤點
量轉入現有量必須要注意的是若您選擇使用盤點轉入的方式系統將無法自動抓取產品成
本
2由產品基本資料中作期初開帳
至產品基本資料中按(Alt+F 鍵)將可以產生庫存的
期初開帳資料
按《確定》後將自動轉入期初
庫存日消耗異動表
意義驗證庫存量的正確性且可以將驗證後的正確量寫入現有量
(1) 當日消耗表列出查詢日期當天的庫存數量
變動情況用來驗證庫存量的正確性
(2) 逐日銷耗表列出前一次結轉日至查詢日期
當天的庫存數量變動情形用來驗證庫存量
的正確性另可將計算後的實際現有量寫入
帳面量(產品基本資料中的現有量)
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庫存月消耗異動表
報表意義列出查詢當月份的庫存數量變動情形用來驗證庫存量的正確性另可將計算
後的實際現有量寫入帳面量(產品基本資料中的現有量)並作轉入產生下月期
初量
使用時機每月底結束營業後或每月初開始營業前
操作方式
1)檢視庫存月銷耗表上的異動資料及現有量是否均正確當計算後存量與目前帳面存
量不符時會以黃色警示
2)確認無誤後按下 出現如下視窗再次確認
注意產品基本資料中的現有量將會被庫存月銷
耗 表 中 的 現 有 量 取 代因 此 請 謹 慎 使 用 結 轉 功 能
C)若產品進出異動量不正確請利用庫存調整單
做調整後重新執行步驟 A)~ B)
後記
庫存量又有問題了 怎麼都跟架上物品不符 相信大多數人都有這樣的心聲
很多使用者的觀念上總是認為庫存只要交給電腦來管理庫存量一定準確殊不知電腦軟體
有可能發生不可預期的結果(程式暇疵或使用中突然的斷電當機)或是產品管理不當導致失
竊或是破損或是產品擺設到不正確的位置都有可能使得電腦中的庫存量異常所以在庫存管
理中盤點變成了一項非常重要的工作
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庫存調整單
意義當帳上的庫存量與實際庫存盤點的結果不符時即可利用此功能來調整帳上的庫存量
及成本
在〈C進出貨〉選擇【C
庫存調整單】如圖可
按《新增》《修改》
《查詢》或《刪除》鈕
更動關於調整庫存的相
關資料
按《瀏覽》進入庫存調整
單據瀏覽
操作方法
庫存調整單中的「數量」欄位應輸入實際庫存量與帳面現有量的差異量
作庫存調整時若目前某產品在系統中的現有量為 10 個但實際上賣場中只剩 8個則在
數量的欄位中輸入-2即可將系統中的現有量調整為 8個
若使用者無進貨作業的動作卻想要統計出產品的銷售成本及利潤可直接在此處輸入產
品的成本或覺得目前系統中的平均成本不正確亦可自行修改
註盤點作業中若有盤差或盤盈時會自動產生一張盤點調整單
其他操作方式請參考基本操作方法
相關項目產品基本資料盤點作業
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盤點作業
意義盤點各倉的庫存量以便管理可避免庫存太多或不足節省公司無謂的支出
有關庫存量的準確性一直為各行各業及門市經營管理者所困擾即使使用電腦軟體一樣產生
庫存量不準確的情事皆因方法錯誤或關念的偏差導致
在庫存做盤點前有些前置工作若準備充足則可收事半功倍之致
A盤點的前置工作
1 貨架上物品的擺設是否整齊乾淨
2 貨架的分類是否明確並且標示清楚
3 待進貨瑕疵物品異常品是否與陳列區清楚區分
4 人員的物品熟悉度及教育訓練是否充足
B盤點實施要點
1 全面盤點(期初期末盤點)或循環盤點
2 盤點的開始時間及預計結束時點
3 人員編組及人力分派
4 列印盤點單(可利用盤點機)
5 盤點機轉入或人工鍵入盤點數量
6 列印盤點報告單(盤盈盤損表)
C檢討此次盤點作業及問題研究
在【F系統支援】選擇【盤點作業】的選項會出現最近一張單據
操作方法
1由盤點機盤點
新增一張盤點單將盤點量輸
入盤點機再按
鍵直接將盤
點機中的資料傳送到系統
中按下 鍵即
可完成盤點作業
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2由人工手動盤點
A)新增一張盤點單按《A盤點產品轉入》鍵選擇欲盤點的產品編號可依全部產品廠
商產品類別儲放位置產品編號及庫存數量共六種選擇方式選擇所需的產品或者用
《新增明細》的方式輸入要盤點的品項接著按下《F3存檔》
B)按下《F7列印》報表選擇為「盤點單」列印出盤點單由人工盤點並將盤點量寫在盤點
單上
C)進入盤點作業點選《修改》將盤點量輸入系統中按下《存檔》後再按《轉入現有量》
鍵即可完成盤點作業
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
盤點日期 系統預設使用當天日期若不是當天日期可自行輸入盤點日期及時間
盤點單號 通常輸入完盤點日期後按【Enter】鍵後系統會直接帶出盤點單號預設
盤點人員 輸入該筆資料的盤點人員
盤點備註 補充欄位中所不足的資料
盤點倉號 選擇欲盤點的倉號 (多倉版)
《 Alt+A 》盤點產品轉入
按 可針對特定部份產品或廠商選取所需
的盤點商品
1先選擇轉入依據
2輸入起始編號及結束編號
3按下《Y確定》便可將符合條件的產品加入到盤點單中
《 Alt+B 》盤點機輸入
按 可先由盤點機盤點再直接
將盤點機中的資料傳輸到系統中可節省再輸入一
遍的時間
轉入現有量
當盤點完後且已經將盤點數量輸入至系統中後此時可按 鍵將盤點量轉入現有量
且同時在【庫存調整單】產生一張盤盈盤虧單即可完成盤點作業
相關項目產品基本資料員工基本資料庫存調整單
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第七章 系統支援
密碼設定
意義本設定首重資料保全功能系統依使用者名稱及密碼選擇性的開放系統功能可確
保資料的隱密性預防一些重要資料外流而設定通行密碼可依特定人員使用密碼才能執
行
進入時需輸入您的使用者密碼才有權限進入密碼設定中去新
增或是修改此設計目的在於防止管理者離開時他人趁機擅自
修改帳號權限
新增 增加完使用者名稱及密
碼後再設定使用功能明細（打
ˇ者為開放本項功能）
成本顯示若沒有打ˇ則該使
用者進入後台時基本資料的產
品欄位成本相關欄位則不顯示
備份作業
意義將所有資料另存一份應注意不要備份在同一部硬碟（以免硬碟實體損壞）同時為
保障資料安全應自訂備份期間如每週三六各一次
選定備份的目錄位置按下《開始備份》
鍵後即可完成備份作業
建議您在備份的檔案名稱 Data 後再加上
備份日期以避免備份資料太多產生混淆
註選擇備份路徑時需注意資料夾的名稱
應避免為空白或包含特殊符號如
gtlt$hellip等
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58
資料重整
意義當系統在操作途中因發生停電不正常關機或硬體發生故障而故造成系統資料中異常
現象導致資料毀損可利用本功能做一資料維護
注意執行資料重整時務必讓其他工
作站或前後台離線
編碼更改
意義因本系統中所有基本資料的編號只要存檔後就不能做修改的動作故在此設立一
個修改編號的程式
註因為基本資料中的編號會跟進銷貨產生連動關係為保持舊有歷史資料的正確性所以
更改編號時須在此更改以保持資料的完整若您要修改基本資料時請先到【2備份作業】
做資料備份的動作避免系統在編修的過程中發生停電或不明原因當機而造成資料流失
操作方法
1選擇欲修改的編號之資料
庫有客戶廠商產品員
工及產品類別資料檔共 5種供
選擇
2用滑鼠或按 F10 在原編號的
欄位上選擇欲更改的編號
3直接在新編號的欄位上輸入
新的編號
4按下《確定更改》鍵即可
完成編號更改的動作
軟體使用教學手冊
59
系統顏色修改
意義覺得系統中預設的顏色不喜歡嗎想自創風格時可利用本功能修改畫面使用者可依
個人喜好修改使用的畫面其中必須注意的是修改畫面確定後按 Y 儲存設定 要先
離開本系統再重新進入本系統才能生效
若欲更換背景圖片圖
片格式可
為jpggifbmphellip
等檔案格式
改亂了可按系統預設
值變回原來樣式
行事曆管理
意義經常忘東忘西的寫在紙條上麻煩又不容易找利用本功能吧啟動系統時會提醒哦
操作方法
1 點選《新增》後輸
入事件日期時
間對象地點
事由事項的欄位
可註記細節事項
2 勾選事件提醒方
式若沒勾選便不
會出現提醒的訊
息
軟體使用教學手冊
60
名片簿管理
意義可將重要的電話或經常聯絡朋友記錄在此容易找尋又不會丟可分類還有多項
詳細資料欄位可供利用
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
名片分類 可點選 開啟客戶分類的快選視窗
電子信箱 若有輸入 E-Mail 帳號則按下 可直接連結至 Outlook 發送信件
其他備註 補充欄位中不足的說明或做為某些特殊資料註記
選擇發送簡訊功能時可自動帶入行動電話號碼
操作方法請參照 基本操作方法
軟體使用教學手冊
61
產品停用啟用處理
意義將產品基本資料中已經停產或停售長時間不使用的產品資料作停用處理可加快搜
尋的速度也增加盤點補貨等工作的效率若日後進貨時新進產品的條碼與停用產品
條碼相同時系統會出現警告訊息可直接將產品恢復續用
操作方法
1 產品停用
A)將欲停用的產品打勾勾選的品項會列在右上方的挑選清單列中確認後點選《停用》
停用的產品會列在下方的〈停售或停用之品項〉中
B)直接在產品基本資料中刪除的品項也會自動被系統列到停用產品中喔~
2 產品啟用
在欲恢復續用的產品上按一下滑鼠右鍵選擇《Y產品續用恢復》確認後該筆資料會
回復到產品基本資料中恢復續用的產品庫存量售價成本等均會歸零若要查看過去
的歷史進貨紀錄及銷貨分析請利用〈歷價〉及〈分析〉的功能
相關項目產品基本資料
軟體使用教學手冊
62
產品成本重算
意義若於系統使用時發生停電或當機或硬體故障情形而造成平均成本有異常之情形可
利用此作業將平均成本重算
可選擇年或指定月份計算確
定無誤時可利用寫入功能將
目前平均成本更新
若平均成本重算後有發生的情形則執行《W將計算之平均成本寫入》後必須利用 資
料偵錯 功能將異常的產品資料修復接著再到產品基本資料中利用〈歷價〉重新寫入成本
相關項目產品基本資料資料偵錯
軟體使用教學手冊
63
資料偵錯
意義藉由資料偵錯系統來偵測錯誤的資料再加以修復是屬於軟體異常控管的一項重要功
能有如 Windows 中的磁碟偵錯功能
操作方法
選擇客戶資料檢測編號是否重 覆及累積點數預收金額數值溢位等異常檢測
選擇銷貨資料檢測編號是否重覆及小計金額銷貨成本數值溢位等異常檢測且可將銷
貨成本以目前平均成本置換但此項功能需在已驗證過產品資料且無異常的情況下才能進
行
選擇廠商資料檢測編號是否重 覆及異常資料偵錯
選擇產品資料檢測編號是否重 覆及最近進價平均成本及售價數值溢位等異常檢測
選擇進貨資料檢測編號是否重覆及異常資料偵錯
選擇訂貨資料則會重新計算產品檔中的被訂購量
選擇倉庫資料重新分析產品檔及倉庫檔中的庫存關聯結構並自動將錯誤修復
以上各個資料檔檢測後若有異常情形出現只需按《自動修復錯誤》鍵即可完成資料偵錯
修復的動作
軟體使用教學手冊
64
用戶使用記錄
意義可記錄各用戶進入系統的日期及時間及使用哪個功能表做哪些動作避免在多人
使用狀況下無法查到資料修改或刪除是由何人做的
流量統計
依據系統登入用戶別統計各動作的操作次數
在桌面上建立捷徑
意義當桌面上安裝的捷徑不小心刪除或在一開始安裝軟體時沒有建立捷徑皆可利用此功
能輕鬆在桌面上重新建立捷徑再也不用擔心找不到執行路徑
操作方式
1輸入前台工作站號若是單機版則不需輸入
2直接點選《1建立後台管理捷徑》或《2建
立 POS 前台捷徑》就會在桌面上自動建立捷徑
軟體使用教學手冊
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備份還原
意義當您發現銷售前台進入後出現錯誤代碼或存檔後交易紀錄無法存入時代表銷售資料
庫已經遭受毀損備份還原能夠幫助您將資料還原到您最後一次做備份的狀態
1 請先將執行資料備份並記下您的備份目錄位置操作方式請參照 備份作業
2 請放入安裝光碟重新安裝或至我們的網站 wwwhiposcomtw 下載試用版本（切記版
本必須相同）
註請確定所有工作站或前台均已離線且無其他軟體正在執行
無需移除原本的軟體直接執行安裝即可
3 請至[開始][程式集][叡鴻 Hipos 軟體系列]點選[備份還原]或至電腦中的 csalewin 中
點選 備份還原exe 如圖所示選取您的備份目錄位置後點選《S開始還原》即可
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66
第八章 附件 其他技術支援
報表格式修改
利用 HiPOS 軟體中的報表系統工具可以自行修改報表的格式
系統工具的開啟方式
1《開始》rarr《程式集》rarr《叡鴻 HiPOS 軟體系列》rarr《報表系統工具》
2到電腦 csalewin 資料夾中將〈系統工具exe〉點滑鼠左鍵兩下開啟
自訂列印紙張大小
開啟系統工具後選擇要修改列印格式的報表後將紙張規格分別填入高度寬度上邊界
左邊界即可
例如原本是 A4(290210mm)格式要改
成列印中一刀格式直接修改高度
140寬度 210 就可以囉~
修改報表內容
1開啟系統工具後先選擇要修改的報表再按《修改報表》
2若要修改報表內容的位置以滑鼠圈選要移動的範圍後以larruarrdarrrarr移動或直接以滑鼠拖
曳至您預定的位置即可
3若要修改或增加文
字則先點選 報表控
制項工具列 上的
一下接著點一下要
修改的文字或要新增
文字的位置即可編
輯文字
4修改完成後點選
左上角的《檔案》rarr
《儲存》
軟體使用教學手冊
67
自訂瀏覽視窗表格樣式
意義因為使用者的螢幕大小及解析度設定的不同在瀏覽視窗中難免發生表格橫向欄位太
大或太小導致於查看資料時的不方便HiPOS 提供了自訂表格樣式的功能讓使用者調整好
欄位後可以存檔方便日後查看
操作方法
1將滑鼠移動到要調整的欄位框上會出現 符號以滑
鼠拖曳即可調整欄位大小
2調整好後如圖在內容的任一位置上按一下滑鼠右鍵選擇《儲存表格樣式》若是儲
存後不滿意可以選擇《恢復預設值》
滑鼠右鍵功能選單
意義建立資料時若已經有其他檔案格式的資料存在方便
複製貼到 HiPOS 軟體中
在 HiPOS 軟體中當欄位為可編修狀態下時可以按一下滑鼠
右鍵便能呼叫功能選單(複製貼上剪下)
看完了使用手冊仍然無法解決您的問題嗎本公司提供了多元的諮詢管道
本公司網站技術支援httpwwwhiposcomtw 文件知識庫
電話諮詢07-7030898
傳真專線07-7032066
E ndash Mail Servicehiposcomtw
公司地址高雄縣鳳山市 830 埤北路 81 號
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庫存管理
基本庫存管理功能操作說明
標準作業流程
產品現有數量
產品基本資料中的現有數量欄位系統會自動依照進貨及銷貨統計並隨時更新產品現有量
因此為了保持現有量的正確性及產品成本的準確度請勿直接從產品基本資料的現有數量欄
位修改現有量
進貨作業
進貨時確實輸入正確的進貨量要留意進貨單位是否正確進貨及進貨退回時產品的庫存
量都會自動增減
庫存調整單(HiPOS-Light 版無此功能)
（一）使用時機
1 某產品的數量因毀損失竊hellip等非進貨及銷售而短缺或增加導致需要調整產品的現
有量時
2 由盤點作業中執行盤點量轉入現有量時若有差異量系統會自動產生一張庫存調整
單
（二）操作方式
1 進入【C進出貨】 rarr 【庫存調整單】
2 點選 【新增】rarr輸入日期單號經辦人員備註
3 點選 【新增明細】 rarr輸入【產品代號】
4 輸入【數量】是指實際數量與產品現有量的差異量例如 A產品實際量為 10 個產品
基本資料中的現有量為 8個兩者的差異量為 10－8＝+2數量的欄位輸入 2若 B產
品的實際數量為 15 個產品基本資料中的現有量為 20 個則差異量為 15－20＝-5
數量的欄位便輸入-5
5 點選【存檔】後產品現有量便會隨著調整
（三）附註
HiPOS-Light 版若平時發現產品數量有錯誤請直接利用【盤點作業】的轉入現有量功
能來調整產品的現有量
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69
庫存日消耗表
（一）當日消耗表列出查詢日期當天的庫存數量變動情況用來驗證庫存量的正確性
（二）逐日消耗表列出前一次結轉日至查詢日期當天的庫存數量變動情形用來驗證庫存
量的正確性另可將計算後的存量寫入帳面量(產品基本資料中的現有量)
（三）使用時機每日營業結束利用庫存逐日銷耗表檢驗庫存正確性
庫存月消耗表
（一）報表意義列出查詢當月份的庫存數量變動情形用來驗證庫存量的正確性另可將
計算後的實際現有量寫入帳面量(產品基本資料中的現有量)並轉入產生下月期初量
（二）使用時機每月底結束營業後或每月初開始營業前
（三）操作方式
1 檢視庫存月消耗表上的異動資料及現有量是否均正確當計算後存量與目前帳面存量
不符時會以黃色警示
2 確認無誤後按下 出現如下視窗再次確認
盤點作業
（一）盤點前置作業
1 貨架上物品的擺設是否整齊乾淨
2 貨架的分類是否明確並且標示清楚
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70
3 待進貨瑕疵物品異常品是否與陳列區清楚區分
4 人員的物品熟悉度及教育訓練是否充足
（二）操作方式
1 進入【F系統支援】rarr【盤點作業】rarr【新增】rarr輸入日期單號盤點人員備註
2 在【產品代號】輸入要盤點的產品rarr【存檔】rarr【列印】選擇【盤點單】
3 進行人工盤點工作
4 進入【盤點作業】rarr【修改】rarr在【盤點數量】輸入實際盤點數量rarr【存檔】
5 選擇【轉入現有量】即可將盤點量轉入到產品基本資料中的現有量
（三）操作秘訣
2 利用【新增明細】可一項項將要盤點的產品輸入
3 利用【盤點產品轉入】可以選擇一次將所有產品輸入或者依照廠商別產品類別儲
放位置產品編號輸入
4 務必確實將盤點量輸入盤點單的「盤點數量」欄位中盤點數量請勿輸入負數
（四）盤點要點
1 全面盤點及循環盤點除了期初或期末的全面盤點之外應固定每隔一段時間做循環
盤點循環盤點可以依照產品類別儲放位置或者產品編號等等例如固定每個月作
一次循環盤點第一個月盤點第一排貨架的商品第二個月盤點第二排貨架的商品
2 盤點時效盤點開始到盤點結束的時間盡量不要超過預定時程為了防止盤點錯誤應
避免盤點期間同時進貨銷售盤點完畢應即時將盤點量轉入現有量
3 盤點差異量軟體系統中的現有量欄位嚴格來說是帳面上的產品數量而盤點量則是
實際庫存的數量軟體操作過程有疏失產品瑕疵失竊及盤點錯誤等許多因素均
可能導致帳面上的數量與實際庫存不符的情況因此有盤差是可以被接受的但若差
異量太大時管理者便應觀察是哪個環節出了問題
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71
上線一段時間後初次執行盤點作業或庫存日月銷耗表
說明
1過去進貨或庫存有異時均直接修改產品現有量
2使用一段時間後才執行庫存月銷耗表結轉
3更新版本或重新安裝執行資料備份還原或者它系統資料轉檔匯入
上述情況可能會發現期初量都是 0以致計算後存量與帳面存量產生極大的誤差
作業流程
期初開帳作業
（一）使用時機
1 初次使用者
2 已經上線一段時間的使用者
3 更版或重新安裝系統後執行備份還原的使用者
4 產品現有量正確而庫存日月銷耗表中的現有量完全不對者
（二）操作方式
1 進入【A基本資料】rarr【產品基本資料】確認產品現有量均為正確的數量
2 按【Alt+F】開啟庫存量期初開帳作業視窗rarr選擇「轉入期初月份」rarr【確定】
3 此一動作可以根據產品基本資料中的現有量去重新計算出庫存日月銷號表中的現有
量並且反算出期初量
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72
常見 QampA
產品基本資料中的現有數量與實際庫存量不符合
1 僅有少數幾項產品的庫存量不符時可利用「庫存調整單」做調整
2 多項產品的庫存量不符時利用「盤點作業」並將盤點量「轉入現有量」
3 每日營業結束時可利用「庫存逐日消耗表」核對產品庫存量並將正確量寫入現有量
4 檢視產品-進出異動表可查明是否有單據數量錯誤
產品現有量不會隨銷售或進貨變動
1 執行資料重整
2 檢查前台 Alt+F5 銷售記錄是否正常若銷售存檔後無銷售紀錄或者銷售明細僅有時間及
金額代表資料庫已經損壞
3 檢查銷售及進貨時的產品編號是否一致
4 檢查產品基本資料中產品是否有重複建檔換言之相同的產品名稱是否有兩個不同的
產品編號
庫存日月消耗表中的期初量為零導致統計後的現有量錯誤
1 發生原因沒有將上月底的庫存作結轉寫入本月期初
進入【庫存月消耗表】rarr列印年月輸入上個月份rarr執行結轉
2 發生原因Ⅰ曾經從產品基本資料中的現有量欄位直接修改數量
Ⅱ更版或備份還原後沒有執行期初開帳的動作
進入產品基本資料執行【Alt+F 期初開帳作業】
3 當月底營業結束時請檢視庫存月消耗表核對庫存量並執行結轉的動作將正確量寫入現
有量及寫入次月期初量
庫存日月消耗表中的調入量與實際調整的數量不符合
1 發生原因盤點作業轉入現有量時重複執行轉入現有量的動作
2 進入【庫存調整單】rarr點選【瀏覽】尋找備註中盤點轉入單號重複的資料
3 刪除重複的調整單即可
利用盤點量轉入現有量卻發現某些產品仍然與實際庫存量不符合
1 發生原因 盤點數量錯誤
盤點作業中盤點數量輸入錯誤
營業時間進行盤點工作盤點後到轉入現有量的過程中產品銷售出去而未作
調整
2 利用「庫存調整單」調整現有量
3 HIPOS-Light 版利用「盤點轉入現有量」作調整
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已經將盤點量轉入現有量之後發現盤點時數量點錯
1 利用「庫存調整單」調整現有量
2 HIPOS-Light 版利用「盤點轉入現有量」作調整
連續數月都有做庫存月消耗結轉但庫存月消耗中某些產品的現有量卻總是有誤差
1 發生原因每個月結轉的時間點有誤
2 進入【庫存月消耗表】rarr列印年月輸入本月份rarr列印出該張報表或記下該報表的ldquo期初
量rdquo
3 重新進入【庫存月消耗表】rarr列印年月輸入上一個月份
4 比較本月份的ldquo期初量rdquo及上個月份的ldquo現有量rdquo是否相同若上個月份的現有量比本月
份的期初量少代表上一個月結轉之後仍有作銷售或調整
例如430 下午 200 做結轉將正確量寫入下月期初（產生 5月份的期初量）但是 430
下午 300 又陸續作了銷售或調整庫存量
5 做法
盤點機盤點時架上無庫存的 產 品 會 漏 盤
新增盤點單時選擇【盤點產品轉入】將全部產品轉入並將【盤點數量】全部修改為 0
將盤點機中的資料轉入該盤點單存檔後將盤點量轉入現有量
4 月
5 月份
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74
選購模組功能簡介
簡訊 SMS 發送模組
SMS 簡訊發送功能透過網際網路直接由 HiPOS 軟體系列中發送簡訊至客戶的行動電話能夠達
到迅速確實即時傳遞訊息及行銷的效益
HiPOS 門市及進銷存 v6 以後都可使用免申請儲值後馬上開通
功能特色
1 低廉的發送費用
一般使用手機發送簡訊每通大約 $25~ 35 之間使用 HiPOS SMS 每通只要 11~13 之
間足足省了 50
2 搭配 HiPOS 軟體分析有效客戶發送
利用 HiPOS 的各項統計如累積點數已購商品累積消費金額生日等等的各項數
據做有效的簡訊廣告行銷並且會自動過濾重覆的電話及統計發送的通數
應用 1 生日到時發送祝賀簡訊並告知來電優惠方案
應用 2 廠商新商品推出時可過濾已購買同類商品的客戶清單做簡訊廣告發送hellip更多應用
等你來發掘
3 大量簡訊發送
除了對單一客戶發送簡訊外大量發送簡訊的功能可同時對多個客戶行動電話號碼發送簡
訊
4 簡訊發送時效性佳
簡訊發送後正常情況下約 3~10 秒鐘就可即時將簡訊傳送到客戶手機重要訊息不怕客戶
收 不 到 若 因 故 對 方 無 法 接 收 將 會 自 動 重 發 直 至 發 送 成 功 或 滿 24 小時止
5 常用訊息片語編輯
「常用訊息」功能可以編輯儲存常用的簡訊內容可以加快編寫簡訊的速度
6 預約發送
可自定要發送的時間時間到才發送簡訊更有效率的廣告效益
軟體使用教學手冊
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單一簡訊發送
在會員基本資料廠商基本資料員工基本資料中
按下 即可發送簡訊
大量簡訊發送
﹝統計報表﹞rarr﹝C會員郵寄標籤大量簡訊﹞依照
條件選擇要發送簡訊的對象後點選《S發送簡訊》
即可將簡訊發送到所選擇的對象
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34
特項功能說明
歷史記錄
瀏覽該客戶的報價訂貨紀錄可開啟《F2 查詢》快速查詢某一筆資料《Ctrl+C》可以拷
背瀏覽的單據內容到目前新增的報價單中
單品歷史
查看單品的所有報價訂貨出貨的歷史記錄
庫存查詢
即時查詢該項產品的庫存量
採購建議
在報價作業時需要查看某項商品的進貨計錄時可按 查看歷史進價及各廠商比價
記錄詳細資料
轉訂貨單
確認訂貨內容同本張報價單時可按 將此張報價單直接轉成訂貨單
多選輸入
可一次勾選多項產品到報價單中加快作業速度
報價單轉 Excel 格式 選擇〈F7列印〉如圖所示按《F6轉 Excel》即可將報價單轉成 Excel 檔
相關項目客戶基本資料產品基本資料訂貨作業
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35
訂貨
訂貨作業
意義客戶不需要立即拿到商品或是目前倉庫中並無此商品存貨則就可先在此處輸入客
戶訂貨單待日後再行轉出貨
進入本功能後所出現的是日期最近的一張訂貨單據如下圖所示
按『瀏覽』可瀏覽所有的訂貨單據詳細操作方式請參考 報價作業
若訂單未轉出貨每次進入系統時會先顯示【未交貨訂單資料提示】
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36
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
訂貨日期 通常系統會先直接帶出當天的日期若不是當天的訂貨則請自行輸入
正確的訂貨日期
訂貨單號 通常輸入完『訂貨日期』按【Enter】鍵後系統會直接帶出『訂貨單號』
預設採用訂貨日期 + 流水號
客戶編號 請確實輸入本張訂單是由哪一家客戶所訂此項資料在【出貨作業】裡
有相關聯
交貨日期 輸入預計出貨的日期
交貨方式 預計的交貨方式可下拉選單方式選取請確實輸入
經辦人員 在【客戶基本資料】中若已有設定業務歸屬在此處會自動帶出業務代
號若沒有設定請自行輸入經辦業務代號
倉號 輸入預計是由哪一個倉庫出貨此功能僅用於多倉版
來源單號 輸入這張訂貨單是以哪一張報價單號內容為依據可按【F10】開啟快速
查詢視窗直接挑選報價單號及產品明細
稅前金額 報價單中未含稅的小計金額
稅 別 在【客戶基本資料】中若已有設定稅別在此處會自動帶出其稅別或
可自行切換其他稅別的計算方式
稅後總額 即[稅前金額+營業稅]
折扣金額 給予客戶的折扣金額
預收金額 輸入向客戶預收的貨款金額
未收金額 即﹝稅後總額－預收金額﹞
貨單備註 補充欄位中不足的部份或做為某些特殊資料註記
特項功能說明
歷史單據轉入訂單
直接將過去的報價單或訂貨單據內容明細轉入到目前新增的訂貨單中
操作方法
1在【來源單號】的欄位按《F10》開啟轉入單據瀏覽視窗
2以滑鼠或鍵盤uarrdarr鍵挑選要轉入的單據後按《Enter》
3勾選要轉入的品項後按《Y確定轉入》即可
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轉出貨單
確認出貨內容同本張訂單時可按 可將此張訂單直接轉成出貨單
訂貨單轉 Excel 格式 選擇〈F7列印〉如右圖所示按《F6轉 Excel》即可
相關項目客戶基本資料產品基本資料報價作業出貨作業
訂貨資料統計 意義查詢客戶訂貨及交貨情況 可依使用者的需要去設定所查詢時間客戶交貨日期已交貨未交貨及全部可單獨查詢一家或
者是一次查詢多家做為客戶訂貨交貨的依據
操作方式同進退貨資料統計
相關項目客戶基本資料產品基本資料出貨作業訂貨作業
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38
出貨
出貨作業
意義商品出貨輸入存檔以便查詢送貨量與應收客戶帳款
進入本功能後所出現的是日期最近的一張出貨單據如下圖所示
操作方法請參照 基本功能指引
按『瀏覽』可瀏覽所有的出貨單據
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39
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
出貨日期 通常系統會直接帶出當天的日期若不是當天的出貨則請自行輸入正確
的出貨日期
出貨單號 通常輸入完『出貨日期』按【Enter】鍵後系統會直接帶出『出貨單號』
預設採用出貨日期 + 流水號
客戶編號 請確實輸入本公司是出貨給哪一家客戶此項資料在【收款作業】中有相
關聯
發票號碼 若此張出貨單是有稅額的則需輸入發票號碼若沒有發票則無需輸入
交貨方式 可以下拉選單方式選取請確實輸入
業務人員
在【客戶基本資料】中若已有設定業務規屬在此處會自動帶出業務代號
若沒有設定請自行輸入經辦業務代號此項資料在【員工業績統計表】
有相關聯
訂單號碼 由訂貨單中轉至出貨單的訂單號碼在訂單作業中有詳細的說明
取用預收 對於有預收貨款的客戶直接從預收的金額中支付本筆貨款
倉號 可設定是由哪個倉庫出貨僅限用於多倉版
帳款日期 在【客戶基本資料】中若已有設定帳款日期在此處會自動帶出帳款日期
此項資料在【收款作業】有相關聯
稅前金額 出貨單中未含稅額的小計金額
稅別 在【客戶基本資料】中若已有設定稅別在此處會自動帶出其稅別或可
自行切換其他稅別的計算方式
稅後總額 即〔稅前金額 + 營業稅〕
折扣金額 給予客戶的折扣金額
已收金額 指已向客戶收的「訂金或金額」
未收金額 即〔稅後總額 - 已收金額 - 折扣金額〕
貨單備註 補充欄位中不足的部份或做為某些特殊資料註記
特項功能說明
歷史記錄 《Alt＋4》
按 可將該出貨客戶所有的歷史出貨單據列出來在修改或新增的模式下按 Enter 鍵可
取回再針對差異部份進行修改
單品歷史 《Alt＋5》
按 可針對指定的單項產品的將其出貨記錄列出來在此不分客戶可供比價用
軟體使用教學手冊
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進貨記錄 《Alt＋6》
按 可針對指定的單項產品的進貨記錄可避免出貨的金額低於進貨金額
庫存查詢 《Alt＋7》
按 可查詢各倉庫的庫存量避免無貨可出的情形
多選輸入
可一次勾選多項產品到報價單中加快作業速度
SMS 簡訊發送
可發送簡訊通知該客戶
相關項目客戶基本資料產品基本資料系統參數設定出退貨資料統計應收支票已過期支票
收款作業庫存月銷耗報表盤點作業
出貨退回作業 【8出貨退回作業】與【7出貨作業】的操作方法略同故不重述
相關項目 客戶基本資料產品基本資料系統參數設定出退貨資料統計 應收支票已過期支
票收款作業庫存月銷耗報表盤點作業
出退貨資料統計 意義可直接在此項功能表中查詢出貨及出貨退回的詳細情形而不必再到【7出貨作業】或【8出
貨退回作業】中個別查詢可節省使用者的時間
可依使用者的需要去設定所查詢時間客戶出貨退貨已收款未收款及全部可單獨查詢一家
或者是一次查詢多家做為收款對帳單與收款作業有相關聯
相關項目 出貨作業出貨退回作業
軟體使用教學手冊
41
第五章 帳務管理 會計
付款作業
意義此功能是用來記錄付款作業的日期廠商支付類別及沖帳金額以備日後查核
當公司進貨後要付款時則需到此處建立新的付款作業
操作方法
1《新增》依序輸入付款日期登錄人員廠商編號帳款日期後按下【S查詢】會列
出該廠商在帳款日期區間內未付款的單據
註(1)請務必輸入付款廠商否則可能導致查詢不到未付帳款單據
(2)此處帳款日期是指進貨單中的帳款日期若您不確定帳款日期區間可空白不輸入直
接按下【S查詢】會列出所有的未付款單據
2勾選要沖銷的單據並輸入付款的現金金額票據金額等《存檔》即可
註若一筆貨款並非一次沖銷完畢則先在【沖帳金額】的欄位輸入此次要沖帳的金額後再
將該筆單據打勾即可
軟體使用教學手冊
42
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
付款日期 系統預設使用當天日期若不是當天日期可自行輸入付款日期
付款單號 通常輸入完付款日期後按【Enter】鍵後系統會直接帶出付款單號預設採
用付款日期+流水號
登錄人員 輸入該筆資料的登錄人員
廠商編號 可按 F10 開啟快速查詢視窗選擇所需的廠商編號
帳款日期 輸入欲查詢的帳款日期區間此處帳款日期是以出貨單中的帳款日期為依據
應付總額 該家廠商在查詢的帳款日期區間中應付帳款總金額
現金金額 輸入付款的現金金額若此筆帳款不是由現金支付則此欄位不需輸入
票據金額 輸入開立支票的金額若此筆帳款不是由支票支付則此欄位不需輸入
其他折讓 輸入折讓的金額
取用預付 取用預付餘額中的金額來沖銷必須在預付餘額欄位中有金額才能做此功
能
累入預付 可預先付一筆帳款分多次沖銷預付的金額則輸入在此處
預付餘額 預付金額中尚可沖帳的餘額
沖帳合計 可用滑鼠勾選欲沖銷的單據號碼系統會自動將總金額統計出來若此次付
款金額與欲沖帳合計金額不符則存檔時系統會出現警示
備註 補充上述欄位中所不足的資料
其他操作說明請參照 基本功能指引
相關項目 廠商基本資料產品基本資料系統參數設定進貨作業進貨退回作業
進退貨資料統計應付支票已過期支票
軟體使用教學手冊
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現金日記帳
意義是對於公司每日現金收支流向的資料管理
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
日期 系統預設為當天的日期及時間 若不是可另行輸入
項目科目 輸入收支的會計科目例如水電費郵電費文具費等等亦可按 F10
或快擊滑鼠二下即可開啟選擇視窗
類別 可選擇支出或收入二種
金額 輸入收入或支出的金額
摘要 可更詳細記錄每筆帳目資金流向的明細和用途當此欄有輸入明細時存
檔後在畫面右邊「註」的框框會有ˇ
註項目科目按 F10 或快擊滑鼠二下可開啟選擇視窗自建較常使用的會計科目片語如
此一來以後輸入現金科目時只需點選即可而不必再另外輸入片語節省操作時間
相關項目其它編號設定
銀行存提作業
意義記錄公司與往來銀行的帳戶情形方便日後帳戶管理
進入後畫面如
做圖所示
畫面左半部是
銀行帳戶瀏
覽右半部是帳
戶存提資料瀏
覽
軟體使用教學手冊
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欄位說明
欄位名稱 欄位說明
安全餘額 此銀行帳戶的安全餘額此欄與〈銀行基本資料設定〉有相關聯
現在餘額 目前此銀行帳戶中的實際餘額
存提日期 系統預設為當天的日期及時間 若不是可另行輸入
存提單號 通常輸入完存提日期後按【Enter】鍵後系統會直接帶出存提單號預設採
用存提日期+流水號
金額 輸入存提的金額
存提類別 選擇存提的類別有存款支票存款提款及支票付款四種
支票號碼 輸入存提的支票號碼若不是由支票存提則此欄位不需輸入
餘額 建立此存提單時銀行帳戶中所剩餘的可用餘額
其他備註 補充上述欄位中所不足的資料
註在應收(付)支票中所有由此帳戶所開出兌現後的支票金額皆會自動轉入此處
其他操作說明請參照 基本功能指引
重新計算帳戶餘額
若有新增或修改存提單時按下 即可更新該銀行帳戶的現在餘額更便利於隨
時掌握各銀行帳戶中的可動用金額
相關項目 其他編號設定應付支票應收支票
軟體使用教學手冊
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（收）款作業
意義此功能是用來記錄收款作業的日期客戶收款明細及沖帳金額以備日後查核
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
收款日期 系統預設使用當天日期若不是當天日期可自行輸入收款日期
收款單號 通常輸入完收款日期後按【Enter】鍵後系統會直接帶出收款單號預設採
用收款日期+流水號
登錄人員 輸入該筆資料的登錄人員
客戶編號 可按 F10 開啟快速查詢視窗選擇所需的客戶編號
帳款日期 輸入欲查詢的帳款日期區間
應收總額 該家廠商在查詢的帳款日期區間中應收帳款總金額
現金金額 輸入收款的現金金額若此筆帳款不是由現金收入則此欄位不需輸入
票據金額 輸入收款支票的金額若此筆帳款不是由支票收入則此欄位不需輸入
其他折讓 輸入折讓的金額
取用預收 取用預收餘額中的金額來沖銷必須在預收餘額欄位中有金額才能做此功
能
累入預收 可預先收一筆帳款分多次沖銷預收的金額則輸入在此處
預收餘額 預收金額中尚可沖帳的餘額
沖帳合計 可用滑鼠勾選欲沖銷的單據號碼系統會自動將總金額統計出來若此次收
款金額與欲沖帳合計金額不符則存檔時系統會出現警示
備註 補充上述欄位中所不足的資料
相關項目出貨作業客戶基本資料出貨退回作業應收支票
軟體使用教學手冊
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應（付）帳齡分析表
意義此分析表是用來顯示尚未付清給各個廠商的應付帳款其帳齡分佈在各個設定期間的
統計數據
圖片左邊的日期區間可依使用者的統計習慣去設定設
定好後只需按【設定為預設值】鍵則每次進入系統時
依此設定統計
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
開始廠商 可按 F10 開啟快速查詢視窗選擇欲查詢的開始廠商編號
結束廠商 可按 F10 開啟快速查詢視窗選擇欲查詢的結束廠商編號
帳齡種類 可選擇 1帳款日期或 2銷貨日期二種
報表標題 可選擇 3天數或 4日期二種為報表標題
結束日期 系統會自動帶出當天日期若不是可自行輸入欲查詢的結束日期
相關項目廠商基本資料進貨作業進貨退回作業進退貨資料統計表付款作業
應（收）帳齡分析表
意義此分析表是用來顯示各個客戶尚未付清的應收帳款其帳齡分佈在各個設定期間的統
計數據
操作方式請參照 應（付）帳齡分析表
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
開始客戶 可按 F10 開啟快速查詢視窗選擇欲查詢的開始客戶編號
結束客戶 可按 F10 開啟快速查詢視窗選擇欲查詢的結束客戶編號
帳齡種類 可選擇 1帳款日期或 2銷貨日期二種
報表標題 可選擇 3天數或 4日期二種為報表標題
結束日期 系統會自動帶出當天日期若不是可自行輸入欲查詢的結束日期
相關項目客戶基本資料出貨作業出貨退回作業出退貨資料統計表收款作業
軟體使用教學手冊
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應收帳款
意義用來顯示某段時間內應收帳款的彙總資料報表
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
帳款種類 可選擇依 1客戶別或 2業務別做為應收帳款報表的依據
帳款日期區間 輸入欲查詢的起迄日期
統計客戶區間 可按 F10 開啟快速查詢視窗輸入欲查詢的客戶編號
統計業務區間 輸入欲查詢的業務編號
報表種類 可自行選擇共有明細表簡要表及應收總表三種報表
是否含前期未
收款之明細
若所查詢的日期區間之前仍有尚未收取的款項則可在此欄位中打ˇ就
可顯示前期未收款之明細
相關項目客戶基本資料產品基本資料員工基本資料出貨作業出貨退回作業出退
貨資料統計表
應付帳款
意義用來顯示某段時間內應付帳款的彙總資料報表
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
帳款種類 可選擇依 1廠商別或 2經辦人員別做為應付帳款報表的依據
帳款日期區間 輸入欲查詢的起迄日期
統計廠商區間 可按 F10 開啟快速查詢視窗輸入欲查詢的廠商編號
統計經辦區間 輸入欲查詢的經辦人員編號
報表種類 可自行選擇共有明細表簡要表及應收總表三種報表
是否含前期未
付款之明細
若所查詢的日期區間之前仍有尚未付清的款項則可在此欄位中打ˇ就
可顯示前期未付款之明細
相關項目廠商基本資料產品基本資料員工基本資料進貨作業進貨退回作業進退
貨資料統計
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票據
應(付)支票
意義可沖銷應付帳款中所有由支票給付的記錄節省會計人員作帳以便查詢核對廠商的
帳款
進入本功能後出現所有應付票據資料視窗以票據到期天數作為循序排列條件
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
開票日期 系統預設使用當天日期若不是當天日期可自行輸入開票日期
支票類別 支票的種類此處為應付支票
支票號碼 開立支票上的號碼
支票金額 開立支票上的金額
來源單號 輸入這張支票是要沖銷哪一張【付款作業】中的進貨單號
廠商編號 可按 F10 或 鍵開啟快速查詢視窗選擇所需的廠商編號
廠商名稱 廠商編號選定後會自動帶出該廠商名稱
到期日期 開立支票上的到期日期
兌現日期 這張支票預計何時會兌現的( 因有時票據的交換需時 1~3 個工作天金額
才能真正入帳)
票據狀態 目前票據的狀態有未兌兌現退票作廢領取及其他共六種
開票銀行 選取開立的支票銀行 若尚未設定請至【其他編號設定】中的銀行基本資料設定
銀行名稱 開票銀行選定後會自動帶出該銀行名稱
其他備註 補充上述欄位所未提到的
未兌支票總額 系統會自動統計所有未兌現的支票張數及總額
其它說明
支票簽回單
點選《列印》即可列印支
票簽回單若要更改表單
字頭字尾請參照 按鍵說
明
相關項目進貨作業已
過期支票付款作業
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應(收)支票
意義可沖銷應收帳款中所有由支票收款的記錄以查核客戶的帳款
進入本功能後出現所有應收票據資料視窗以票據到期天數作為循序排列條件
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
收票日期 系統預設使用當天日期若不是當天日期可自行輸入收票日期
支票類別 支票的種類此處為應收支票
支票號碼 應收票據上的支票號碼
支票金額 應收支票上的金額
來源單號 輸入這張支票是要沖銷哪一張【收款作業】中的出貨單號
客戶編號 可按 F10 或 鍵開啟快速查詢視窗選擇所需的客戶編號
客戶名稱 客戶編號選定後會自動帶出該客戶名稱
到期日期 應收支票上的到期日期
兌現日期 這張支票預計何時會兌現的 (因有時票據的交換需時 1~3 個工作天金額才
能真正入帳)
票據狀態 目前票據的狀態有未兌兌現 託收轉讓退票票貼及其他共七種
開票銀行 應收票據上開立支票銀行的帳號
開票銀行 應收票據上開立支票銀行的名稱
託收銀行 選取開立的支票銀行 若尚未設定請至【其他編號設定】中的銀行基本資料
設定
託收銀行 開票銀行選定後會自動帶出該銀行名稱
其他備註 補充上述欄位尚未提到的
其他操作方式與應付支票作業相同
相關項目 出貨作業收款作業已過期支票
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已過期支票
意義所有已過期的支票皆會轉入此視窗方便會計人員查詢核對
過期支票瀏覽列出所有過期支票（應收應付）可依需求排列如名稱開票日期兌
現日期銀行hellip等（本功能為整合上述rdquo應付rdquordquo應收rdquo二項支票作業所產生的資料
對照表）
註此處只能做查詢的動作並不能做新增或修改的動作
相關項目 應付支票應收支票
應(收)票批次兌現
意義可一次將單張或多張應收票據轉兌現並將兌現的支票轉入已過期支票中
按鍵說明
欄位名稱 欄位說明
全選 將所列出的支票全部選擇為要兌現的狀態
全不選 將所列出的支票全部選擇為要非兌現的狀態
兌現轉入過期支票 將已選擇的支票轉成兌現狀態並將支票轉入過期支票中
相關項目應收支票銀行存提作業
應(付)票批次兌現
意義可一次將單張或多張應付票據轉兌現並將兌現的支票轉入過期支票中
操作方式請參照 應(收)票據批次兌現
相關項目應付支票銀行存提作業
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應收票齡分析表
意義此分析表是用來顯示已收未兌現的應收支票其帳齡分佈在各個設定期間的統計數據
圖片左邊的日期區間可依使用者的喜好去設定設定
好後只需按【設定為預設值】鍵則每次進入系統時
依此設定統計
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
開始客戶 可按 F10 開啟快速查詢視窗選擇欲查詢的開始客戶編號
結束客戶 可按 F10 開啟快速查詢視窗選擇欲查詢的結束客戶編號
報表標題 可選擇 1天數或 2日期二種為報表標題
結束到期日 系統會自動帶出當天日期若不是可自行輸入欲查詢的結束日期
相關項目應收支票
應付票齡分析表
意義此分析表是用來顯示開立給各個廠商的未兌現應付支票其票齡分佈在各個設定期間
的統計數據
操作方式請參照 應收票齡分析表
相關項目應付支票
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第六章 庫存管理
期初開帳程序
1進貨
第一次使用時本系統時將基本資料建立完成後首先利用【進貨作業】將所有產品均做首
次進貨並且將已付款的進貨單據沖銷
註亦可利用庫存調整單將所有產品數量及成本鍵入或者利用盤點作業進行盤點後將盤點
量轉入現有量必須要注意的是若您選擇使用盤點轉入的方式系統將無法自動抓取產品成
本
2由產品基本資料中作期初開帳
至產品基本資料中按(Alt+F 鍵)將可以產生庫存的
期初開帳資料
按《確定》後將自動轉入期初
庫存日消耗異動表
意義驗證庫存量的正確性且可以將驗證後的正確量寫入現有量
(1) 當日消耗表列出查詢日期當天的庫存數量
變動情況用來驗證庫存量的正確性
(2) 逐日銷耗表列出前一次結轉日至查詢日期
當天的庫存數量變動情形用來驗證庫存量
的正確性另可將計算後的實際現有量寫入
帳面量(產品基本資料中的現有量)
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庫存月消耗異動表
報表意義列出查詢當月份的庫存數量變動情形用來驗證庫存量的正確性另可將計算
後的實際現有量寫入帳面量(產品基本資料中的現有量)並作轉入產生下月期
初量
使用時機每月底結束營業後或每月初開始營業前
操作方式
1)檢視庫存月銷耗表上的異動資料及現有量是否均正確當計算後存量與目前帳面存
量不符時會以黃色警示
2)確認無誤後按下 出現如下視窗再次確認
注意產品基本資料中的現有量將會被庫存月銷
耗 表 中 的 現 有 量 取 代因 此 請 謹 慎 使 用 結 轉 功 能
C)若產品進出異動量不正確請利用庫存調整單
做調整後重新執行步驟 A)~ B)
後記
庫存量又有問題了 怎麼都跟架上物品不符 相信大多數人都有這樣的心聲
很多使用者的觀念上總是認為庫存只要交給電腦來管理庫存量一定準確殊不知電腦軟體
有可能發生不可預期的結果(程式暇疵或使用中突然的斷電當機)或是產品管理不當導致失
竊或是破損或是產品擺設到不正確的位置都有可能使得電腦中的庫存量異常所以在庫存管
理中盤點變成了一項非常重要的工作
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庫存調整單
意義當帳上的庫存量與實際庫存盤點的結果不符時即可利用此功能來調整帳上的庫存量
及成本
在〈C進出貨〉選擇【C
庫存調整單】如圖可
按《新增》《修改》
《查詢》或《刪除》鈕
更動關於調整庫存的相
關資料
按《瀏覽》進入庫存調整
單據瀏覽
操作方法
庫存調整單中的「數量」欄位應輸入實際庫存量與帳面現有量的差異量
作庫存調整時若目前某產品在系統中的現有量為 10 個但實際上賣場中只剩 8個則在
數量的欄位中輸入-2即可將系統中的現有量調整為 8個
若使用者無進貨作業的動作卻想要統計出產品的銷售成本及利潤可直接在此處輸入產
品的成本或覺得目前系統中的平均成本不正確亦可自行修改
註盤點作業中若有盤差或盤盈時會自動產生一張盤點調整單
其他操作方式請參考基本操作方法
相關項目產品基本資料盤點作業
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盤點作業
意義盤點各倉的庫存量以便管理可避免庫存太多或不足節省公司無謂的支出
有關庫存量的準確性一直為各行各業及門市經營管理者所困擾即使使用電腦軟體一樣產生
庫存量不準確的情事皆因方法錯誤或關念的偏差導致
在庫存做盤點前有些前置工作若準備充足則可收事半功倍之致
A盤點的前置工作
1 貨架上物品的擺設是否整齊乾淨
2 貨架的分類是否明確並且標示清楚
3 待進貨瑕疵物品異常品是否與陳列區清楚區分
4 人員的物品熟悉度及教育訓練是否充足
B盤點實施要點
1 全面盤點(期初期末盤點)或循環盤點
2 盤點的開始時間及預計結束時點
3 人員編組及人力分派
4 列印盤點單(可利用盤點機)
5 盤點機轉入或人工鍵入盤點數量
6 列印盤點報告單(盤盈盤損表)
C檢討此次盤點作業及問題研究
在【F系統支援】選擇【盤點作業】的選項會出現最近一張單據
操作方法
1由盤點機盤點
新增一張盤點單將盤點量輸
入盤點機再按
鍵直接將盤
點機中的資料傳送到系統
中按下 鍵即
可完成盤點作業
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2由人工手動盤點
A)新增一張盤點單按《A盤點產品轉入》鍵選擇欲盤點的產品編號可依全部產品廠
商產品類別儲放位置產品編號及庫存數量共六種選擇方式選擇所需的產品或者用
《新增明細》的方式輸入要盤點的品項接著按下《F3存檔》
B)按下《F7列印》報表選擇為「盤點單」列印出盤點單由人工盤點並將盤點量寫在盤點
單上
C)進入盤點作業點選《修改》將盤點量輸入系統中按下《存檔》後再按《轉入現有量》
鍵即可完成盤點作業
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
盤點日期 系統預設使用當天日期若不是當天日期可自行輸入盤點日期及時間
盤點單號 通常輸入完盤點日期後按【Enter】鍵後系統會直接帶出盤點單號預設
盤點人員 輸入該筆資料的盤點人員
盤點備註 補充欄位中所不足的資料
盤點倉號 選擇欲盤點的倉號 (多倉版)
《 Alt+A 》盤點產品轉入
按 可針對特定部份產品或廠商選取所需
的盤點商品
1先選擇轉入依據
2輸入起始編號及結束編號
3按下《Y確定》便可將符合條件的產品加入到盤點單中
《 Alt+B 》盤點機輸入
按 可先由盤點機盤點再直接
將盤點機中的資料傳輸到系統中可節省再輸入一
遍的時間
轉入現有量
當盤點完後且已經將盤點數量輸入至系統中後此時可按 鍵將盤點量轉入現有量
且同時在【庫存調整單】產生一張盤盈盤虧單即可完成盤點作業
相關項目產品基本資料員工基本資料庫存調整單
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第七章 系統支援
密碼設定
意義本設定首重資料保全功能系統依使用者名稱及密碼選擇性的開放系統功能可確
保資料的隱密性預防一些重要資料外流而設定通行密碼可依特定人員使用密碼才能執
行
進入時需輸入您的使用者密碼才有權限進入密碼設定中去新
增或是修改此設計目的在於防止管理者離開時他人趁機擅自
修改帳號權限
新增 增加完使用者名稱及密
碼後再設定使用功能明細（打
ˇ者為開放本項功能）
成本顯示若沒有打ˇ則該使
用者進入後台時基本資料的產
品欄位成本相關欄位則不顯示
備份作業
意義將所有資料另存一份應注意不要備份在同一部硬碟（以免硬碟實體損壞）同時為
保障資料安全應自訂備份期間如每週三六各一次
選定備份的目錄位置按下《開始備份》
鍵後即可完成備份作業
建議您在備份的檔案名稱 Data 後再加上
備份日期以避免備份資料太多產生混淆
註選擇備份路徑時需注意資料夾的名稱
應避免為空白或包含特殊符號如
gtlt$hellip等
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資料重整
意義當系統在操作途中因發生停電不正常關機或硬體發生故障而故造成系統資料中異常
現象導致資料毀損可利用本功能做一資料維護
注意執行資料重整時務必讓其他工
作站或前後台離線
編碼更改
意義因本系統中所有基本資料的編號只要存檔後就不能做修改的動作故在此設立一
個修改編號的程式
註因為基本資料中的編號會跟進銷貨產生連動關係為保持舊有歷史資料的正確性所以
更改編號時須在此更改以保持資料的完整若您要修改基本資料時請先到【2備份作業】
做資料備份的動作避免系統在編修的過程中發生停電或不明原因當機而造成資料流失
操作方法
1選擇欲修改的編號之資料
庫有客戶廠商產品員
工及產品類別資料檔共 5種供
選擇
2用滑鼠或按 F10 在原編號的
欄位上選擇欲更改的編號
3直接在新編號的欄位上輸入
新的編號
4按下《確定更改》鍵即可
完成編號更改的動作
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59
系統顏色修改
意義覺得系統中預設的顏色不喜歡嗎想自創風格時可利用本功能修改畫面使用者可依
個人喜好修改使用的畫面其中必須注意的是修改畫面確定後按 Y 儲存設定 要先
離開本系統再重新進入本系統才能生效
若欲更換背景圖片圖
片格式可
為jpggifbmphellip
等檔案格式
改亂了可按系統預設
值變回原來樣式
行事曆管理
意義經常忘東忘西的寫在紙條上麻煩又不容易找利用本功能吧啟動系統時會提醒哦
操作方法
1 點選《新增》後輸
入事件日期時
間對象地點
事由事項的欄位
可註記細節事項
2 勾選事件提醒方
式若沒勾選便不
會出現提醒的訊
息
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名片簿管理
意義可將重要的電話或經常聯絡朋友記錄在此容易找尋又不會丟可分類還有多項
詳細資料欄位可供利用
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
名片分類 可點選 開啟客戶分類的快選視窗
電子信箱 若有輸入 E-Mail 帳號則按下 可直接連結至 Outlook 發送信件
其他備註 補充欄位中不足的說明或做為某些特殊資料註記
選擇發送簡訊功能時可自動帶入行動電話號碼
操作方法請參照 基本操作方法
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產品停用啟用處理
意義將產品基本資料中已經停產或停售長時間不使用的產品資料作停用處理可加快搜
尋的速度也增加盤點補貨等工作的效率若日後進貨時新進產品的條碼與停用產品
條碼相同時系統會出現警告訊息可直接將產品恢復續用
操作方法
1 產品停用
A)將欲停用的產品打勾勾選的品項會列在右上方的挑選清單列中確認後點選《停用》
停用的產品會列在下方的〈停售或停用之品項〉中
B)直接在產品基本資料中刪除的品項也會自動被系統列到停用產品中喔~
2 產品啟用
在欲恢復續用的產品上按一下滑鼠右鍵選擇《Y產品續用恢復》確認後該筆資料會
回復到產品基本資料中恢復續用的產品庫存量售價成本等均會歸零若要查看過去
的歷史進貨紀錄及銷貨分析請利用〈歷價〉及〈分析〉的功能
相關項目產品基本資料
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62
產品成本重算
意義若於系統使用時發生停電或當機或硬體故障情形而造成平均成本有異常之情形可
利用此作業將平均成本重算
可選擇年或指定月份計算確
定無誤時可利用寫入功能將
目前平均成本更新
若平均成本重算後有發生的情形則執行《W將計算之平均成本寫入》後必須利用 資
料偵錯 功能將異常的產品資料修復接著再到產品基本資料中利用〈歷價〉重新寫入成本
相關項目產品基本資料資料偵錯
軟體使用教學手冊
63
資料偵錯
意義藉由資料偵錯系統來偵測錯誤的資料再加以修復是屬於軟體異常控管的一項重要功
能有如 Windows 中的磁碟偵錯功能
操作方法
選擇客戶資料檢測編號是否重 覆及累積點數預收金額數值溢位等異常檢測
選擇銷貨資料檢測編號是否重覆及小計金額銷貨成本數值溢位等異常檢測且可將銷
貨成本以目前平均成本置換但此項功能需在已驗證過產品資料且無異常的情況下才能進
行
選擇廠商資料檢測編號是否重 覆及異常資料偵錯
選擇產品資料檢測編號是否重 覆及最近進價平均成本及售價數值溢位等異常檢測
選擇進貨資料檢測編號是否重覆及異常資料偵錯
選擇訂貨資料則會重新計算產品檔中的被訂購量
選擇倉庫資料重新分析產品檔及倉庫檔中的庫存關聯結構並自動將錯誤修復
以上各個資料檔檢測後若有異常情形出現只需按《自動修復錯誤》鍵即可完成資料偵錯
修復的動作
軟體使用教學手冊
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用戶使用記錄
意義可記錄各用戶進入系統的日期及時間及使用哪個功能表做哪些動作避免在多人
使用狀況下無法查到資料修改或刪除是由何人做的
流量統計
依據系統登入用戶別統計各動作的操作次數
在桌面上建立捷徑
意義當桌面上安裝的捷徑不小心刪除或在一開始安裝軟體時沒有建立捷徑皆可利用此功
能輕鬆在桌面上重新建立捷徑再也不用擔心找不到執行路徑
操作方式
1輸入前台工作站號若是單機版則不需輸入
2直接點選《1建立後台管理捷徑》或《2建
立 POS 前台捷徑》就會在桌面上自動建立捷徑
軟體使用教學手冊
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備份還原
意義當您發現銷售前台進入後出現錯誤代碼或存檔後交易紀錄無法存入時代表銷售資料
庫已經遭受毀損備份還原能夠幫助您將資料還原到您最後一次做備份的狀態
1 請先將執行資料備份並記下您的備份目錄位置操作方式請參照 備份作業
2 請放入安裝光碟重新安裝或至我們的網站 wwwhiposcomtw 下載試用版本（切記版
本必須相同）
註請確定所有工作站或前台均已離線且無其他軟體正在執行
無需移除原本的軟體直接執行安裝即可
3 請至[開始][程式集][叡鴻 Hipos 軟體系列]點選[備份還原]或至電腦中的 csalewin 中
點選 備份還原exe 如圖所示選取您的備份目錄位置後點選《S開始還原》即可
軟體使用教學手冊
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第八章 附件 其他技術支援
報表格式修改
利用 HiPOS 軟體中的報表系統工具可以自行修改報表的格式
系統工具的開啟方式
1《開始》rarr《程式集》rarr《叡鴻 HiPOS 軟體系列》rarr《報表系統工具》
2到電腦 csalewin 資料夾中將〈系統工具exe〉點滑鼠左鍵兩下開啟
自訂列印紙張大小
開啟系統工具後選擇要修改列印格式的報表後將紙張規格分別填入高度寬度上邊界
左邊界即可
例如原本是 A4(290210mm)格式要改
成列印中一刀格式直接修改高度
140寬度 210 就可以囉~
修改報表內容
1開啟系統工具後先選擇要修改的報表再按《修改報表》
2若要修改報表內容的位置以滑鼠圈選要移動的範圍後以larruarrdarrrarr移動或直接以滑鼠拖
曳至您預定的位置即可
3若要修改或增加文
字則先點選 報表控
制項工具列 上的
一下接著點一下要
修改的文字或要新增
文字的位置即可編
輯文字
4修改完成後點選
左上角的《檔案》rarr
《儲存》
軟體使用教學手冊
67
自訂瀏覽視窗表格樣式
意義因為使用者的螢幕大小及解析度設定的不同在瀏覽視窗中難免發生表格橫向欄位太
大或太小導致於查看資料時的不方便HiPOS 提供了自訂表格樣式的功能讓使用者調整好
欄位後可以存檔方便日後查看
操作方法
1將滑鼠移動到要調整的欄位框上會出現 符號以滑
鼠拖曳即可調整欄位大小
2調整好後如圖在內容的任一位置上按一下滑鼠右鍵選擇《儲存表格樣式》若是儲
存後不滿意可以選擇《恢復預設值》
滑鼠右鍵功能選單
意義建立資料時若已經有其他檔案格式的資料存在方便
複製貼到 HiPOS 軟體中
在 HiPOS 軟體中當欄位為可編修狀態下時可以按一下滑鼠
右鍵便能呼叫功能選單(複製貼上剪下)
看完了使用手冊仍然無法解決您的問題嗎本公司提供了多元的諮詢管道
本公司網站技術支援httpwwwhiposcomtw 文件知識庫
電話諮詢07-7030898
傳真專線07-7032066
E ndash Mail Servicehiposcomtw
公司地址高雄縣鳳山市 830 埤北路 81 號
軟體使用教學手冊
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庫存管理
基本庫存管理功能操作說明
標準作業流程
產品現有數量
產品基本資料中的現有數量欄位系統會自動依照進貨及銷貨統計並隨時更新產品現有量
因此為了保持現有量的正確性及產品成本的準確度請勿直接從產品基本資料的現有數量欄
位修改現有量
進貨作業
進貨時確實輸入正確的進貨量要留意進貨單位是否正確進貨及進貨退回時產品的庫存
量都會自動增減
庫存調整單(HiPOS-Light 版無此功能)
（一）使用時機
1 某產品的數量因毀損失竊hellip等非進貨及銷售而短缺或增加導致需要調整產品的現
有量時
2 由盤點作業中執行盤點量轉入現有量時若有差異量系統會自動產生一張庫存調整
單
（二）操作方式
1 進入【C進出貨】 rarr 【庫存調整單】
2 點選 【新增】rarr輸入日期單號經辦人員備註
3 點選 【新增明細】 rarr輸入【產品代號】
4 輸入【數量】是指實際數量與產品現有量的差異量例如 A產品實際量為 10 個產品
基本資料中的現有量為 8個兩者的差異量為 10－8＝+2數量的欄位輸入 2若 B產
品的實際數量為 15 個產品基本資料中的現有量為 20 個則差異量為 15－20＝-5
數量的欄位便輸入-5
5 點選【存檔】後產品現有量便會隨著調整
（三）附註
HiPOS-Light 版若平時發現產品數量有錯誤請直接利用【盤點作業】的轉入現有量功
能來調整產品的現有量
軟體使用教學手冊
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庫存日消耗表
（一）當日消耗表列出查詢日期當天的庫存數量變動情況用來驗證庫存量的正確性
（二）逐日消耗表列出前一次結轉日至查詢日期當天的庫存數量變動情形用來驗證庫存
量的正確性另可將計算後的存量寫入帳面量(產品基本資料中的現有量)
（三）使用時機每日營業結束利用庫存逐日銷耗表檢驗庫存正確性
庫存月消耗表
（一）報表意義列出查詢當月份的庫存數量變動情形用來驗證庫存量的正確性另可將
計算後的實際現有量寫入帳面量(產品基本資料中的現有量)並轉入產生下月期初量
（二）使用時機每月底結束營業後或每月初開始營業前
（三）操作方式
1 檢視庫存月消耗表上的異動資料及現有量是否均正確當計算後存量與目前帳面存量
不符時會以黃色警示
2 確認無誤後按下 出現如下視窗再次確認
盤點作業
（一）盤點前置作業
1 貨架上物品的擺設是否整齊乾淨
2 貨架的分類是否明確並且標示清楚
軟體使用教學手冊
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3 待進貨瑕疵物品異常品是否與陳列區清楚區分
4 人員的物品熟悉度及教育訓練是否充足
（二）操作方式
1 進入【F系統支援】rarr【盤點作業】rarr【新增】rarr輸入日期單號盤點人員備註
2 在【產品代號】輸入要盤點的產品rarr【存檔】rarr【列印】選擇【盤點單】
3 進行人工盤點工作
4 進入【盤點作業】rarr【修改】rarr在【盤點數量】輸入實際盤點數量rarr【存檔】
5 選擇【轉入現有量】即可將盤點量轉入到產品基本資料中的現有量
（三）操作秘訣
2 利用【新增明細】可一項項將要盤點的產品輸入
3 利用【盤點產品轉入】可以選擇一次將所有產品輸入或者依照廠商別產品類別儲
放位置產品編號輸入
4 務必確實將盤點量輸入盤點單的「盤點數量」欄位中盤點數量請勿輸入負數
（四）盤點要點
1 全面盤點及循環盤點除了期初或期末的全面盤點之外應固定每隔一段時間做循環
盤點循環盤點可以依照產品類別儲放位置或者產品編號等等例如固定每個月作
一次循環盤點第一個月盤點第一排貨架的商品第二個月盤點第二排貨架的商品
2 盤點時效盤點開始到盤點結束的時間盡量不要超過預定時程為了防止盤點錯誤應
避免盤點期間同時進貨銷售盤點完畢應即時將盤點量轉入現有量
3 盤點差異量軟體系統中的現有量欄位嚴格來說是帳面上的產品數量而盤點量則是
實際庫存的數量軟體操作過程有疏失產品瑕疵失竊及盤點錯誤等許多因素均
可能導致帳面上的數量與實際庫存不符的情況因此有盤差是可以被接受的但若差
異量太大時管理者便應觀察是哪個環節出了問題
軟體使用教學手冊
71
上線一段時間後初次執行盤點作業或庫存日月銷耗表
說明
1過去進貨或庫存有異時均直接修改產品現有量
2使用一段時間後才執行庫存月銷耗表結轉
3更新版本或重新安裝執行資料備份還原或者它系統資料轉檔匯入
上述情況可能會發現期初量都是 0以致計算後存量與帳面存量產生極大的誤差
作業流程
期初開帳作業
（一）使用時機
1 初次使用者
2 已經上線一段時間的使用者
3 更版或重新安裝系統後執行備份還原的使用者
4 產品現有量正確而庫存日月銷耗表中的現有量完全不對者
（二）操作方式
1 進入【A基本資料】rarr【產品基本資料】確認產品現有量均為正確的數量
2 按【Alt+F】開啟庫存量期初開帳作業視窗rarr選擇「轉入期初月份」rarr【確定】
3 此一動作可以根據產品基本資料中的現有量去重新計算出庫存日月銷號表中的現有
量並且反算出期初量
軟體使用教學手冊
72
常見 QampA
產品基本資料中的現有數量與實際庫存量不符合
1 僅有少數幾項產品的庫存量不符時可利用「庫存調整單」做調整
2 多項產品的庫存量不符時利用「盤點作業」並將盤點量「轉入現有量」
3 每日營業結束時可利用「庫存逐日消耗表」核對產品庫存量並將正確量寫入現有量
4 檢視產品-進出異動表可查明是否有單據數量錯誤
產品現有量不會隨銷售或進貨變動
1 執行資料重整
2 檢查前台 Alt+F5 銷售記錄是否正常若銷售存檔後無銷售紀錄或者銷售明細僅有時間及
金額代表資料庫已經損壞
3 檢查銷售及進貨時的產品編號是否一致
4 檢查產品基本資料中產品是否有重複建檔換言之相同的產品名稱是否有兩個不同的
產品編號
庫存日月消耗表中的期初量為零導致統計後的現有量錯誤
1 發生原因沒有將上月底的庫存作結轉寫入本月期初
進入【庫存月消耗表】rarr列印年月輸入上個月份rarr執行結轉
2 發生原因Ⅰ曾經從產品基本資料中的現有量欄位直接修改數量
Ⅱ更版或備份還原後沒有執行期初開帳的動作
進入產品基本資料執行【Alt+F 期初開帳作業】
3 當月底營業結束時請檢視庫存月消耗表核對庫存量並執行結轉的動作將正確量寫入現
有量及寫入次月期初量
庫存日月消耗表中的調入量與實際調整的數量不符合
1 發生原因盤點作業轉入現有量時重複執行轉入現有量的動作
2 進入【庫存調整單】rarr點選【瀏覽】尋找備註中盤點轉入單號重複的資料
3 刪除重複的調整單即可
利用盤點量轉入現有量卻發現某些產品仍然與實際庫存量不符合
1 發生原因 盤點數量錯誤
盤點作業中盤點數量輸入錯誤
營業時間進行盤點工作盤點後到轉入現有量的過程中產品銷售出去而未作
調整
2 利用「庫存調整單」調整現有量
3 HIPOS-Light 版利用「盤點轉入現有量」作調整
軟體使用教學手冊
73
已經將盤點量轉入現有量之後發現盤點時數量點錯
1 利用「庫存調整單」調整現有量
2 HIPOS-Light 版利用「盤點轉入現有量」作調整
連續數月都有做庫存月消耗結轉但庫存月消耗中某些產品的現有量卻總是有誤差
1 發生原因每個月結轉的時間點有誤
2 進入【庫存月消耗表】rarr列印年月輸入本月份rarr列印出該張報表或記下該報表的ldquo期初
量rdquo
3 重新進入【庫存月消耗表】rarr列印年月輸入上一個月份
4 比較本月份的ldquo期初量rdquo及上個月份的ldquo現有量rdquo是否相同若上個月份的現有量比本月
份的期初量少代表上一個月結轉之後仍有作銷售或調整
例如430 下午 200 做結轉將正確量寫入下月期初（產生 5月份的期初量）但是 430
下午 300 又陸續作了銷售或調整庫存量
5 做法
盤點機盤點時架上無庫存的 產 品 會 漏 盤
新增盤點單時選擇【盤點產品轉入】將全部產品轉入並將【盤點數量】全部修改為 0
將盤點機中的資料轉入該盤點單存檔後將盤點量轉入現有量
4 月
5 月份
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74
選購模組功能簡介
簡訊 SMS 發送模組
SMS 簡訊發送功能透過網際網路直接由 HiPOS 軟體系列中發送簡訊至客戶的行動電話能夠達
到迅速確實即時傳遞訊息及行銷的效益
HiPOS 門市及進銷存 v6 以後都可使用免申請儲值後馬上開通
功能特色
1 低廉的發送費用
一般使用手機發送簡訊每通大約 $25~ 35 之間使用 HiPOS SMS 每通只要 11~13 之
間足足省了 50
2 搭配 HiPOS 軟體分析有效客戶發送
利用 HiPOS 的各項統計如累積點數已購商品累積消費金額生日等等的各項數
據做有效的簡訊廣告行銷並且會自動過濾重覆的電話及統計發送的通數
應用 1 生日到時發送祝賀簡訊並告知來電優惠方案
應用 2 廠商新商品推出時可過濾已購買同類商品的客戶清單做簡訊廣告發送hellip更多應用
等你來發掘
3 大量簡訊發送
除了對單一客戶發送簡訊外大量發送簡訊的功能可同時對多個客戶行動電話號碼發送簡
訊
4 簡訊發送時效性佳
簡訊發送後正常情況下約 3~10 秒鐘就可即時將簡訊傳送到客戶手機重要訊息不怕客戶
收 不 到 若 因 故 對 方 無 法 接 收 將 會 自 動 重 發 直 至 發 送 成 功 或 滿 24 小時止
5 常用訊息片語編輯
「常用訊息」功能可以編輯儲存常用的簡訊內容可以加快編寫簡訊的速度
6 預約發送
可自定要發送的時間時間到才發送簡訊更有效率的廣告效益
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75
單一簡訊發送
在會員基本資料廠商基本資料員工基本資料中
按下 即可發送簡訊
大量簡訊發送
﹝統計報表﹞rarr﹝C會員郵寄標籤大量簡訊﹞依照
條件選擇要發送簡訊的對象後點選《S發送簡訊》
即可將簡訊發送到所選擇的對象
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35
訂貨
訂貨作業
意義客戶不需要立即拿到商品或是目前倉庫中並無此商品存貨則就可先在此處輸入客
戶訂貨單待日後再行轉出貨
進入本功能後所出現的是日期最近的一張訂貨單據如下圖所示
按『瀏覽』可瀏覽所有的訂貨單據詳細操作方式請參考 報價作業
若訂單未轉出貨每次進入系統時會先顯示【未交貨訂單資料提示】
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36
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
訂貨日期 通常系統會先直接帶出當天的日期若不是當天的訂貨則請自行輸入
正確的訂貨日期
訂貨單號 通常輸入完『訂貨日期』按【Enter】鍵後系統會直接帶出『訂貨單號』
預設採用訂貨日期 + 流水號
客戶編號 請確實輸入本張訂單是由哪一家客戶所訂此項資料在【出貨作業】裡
有相關聯
交貨日期 輸入預計出貨的日期
交貨方式 預計的交貨方式可下拉選單方式選取請確實輸入
經辦人員 在【客戶基本資料】中若已有設定業務歸屬在此處會自動帶出業務代
號若沒有設定請自行輸入經辦業務代號
倉號 輸入預計是由哪一個倉庫出貨此功能僅用於多倉版
來源單號 輸入這張訂貨單是以哪一張報價單號內容為依據可按【F10】開啟快速
查詢視窗直接挑選報價單號及產品明細
稅前金額 報價單中未含稅的小計金額
稅 別 在【客戶基本資料】中若已有設定稅別在此處會自動帶出其稅別或
可自行切換其他稅別的計算方式
稅後總額 即[稅前金額+營業稅]
折扣金額 給予客戶的折扣金額
預收金額 輸入向客戶預收的貨款金額
未收金額 即﹝稅後總額－預收金額﹞
貨單備註 補充欄位中不足的部份或做為某些特殊資料註記
特項功能說明
歷史單據轉入訂單
直接將過去的報價單或訂貨單據內容明細轉入到目前新增的訂貨單中
操作方法
1在【來源單號】的欄位按《F10》開啟轉入單據瀏覽視窗
2以滑鼠或鍵盤uarrdarr鍵挑選要轉入的單據後按《Enter》
3勾選要轉入的品項後按《Y確定轉入》即可
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37
轉出貨單
確認出貨內容同本張訂單時可按 可將此張訂單直接轉成出貨單
訂貨單轉 Excel 格式 選擇〈F7列印〉如右圖所示按《F6轉 Excel》即可
相關項目客戶基本資料產品基本資料報價作業出貨作業
訂貨資料統計 意義查詢客戶訂貨及交貨情況 可依使用者的需要去設定所查詢時間客戶交貨日期已交貨未交貨及全部可單獨查詢一家或
者是一次查詢多家做為客戶訂貨交貨的依據
操作方式同進退貨資料統計
相關項目客戶基本資料產品基本資料出貨作業訂貨作業
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出貨
出貨作業
意義商品出貨輸入存檔以便查詢送貨量與應收客戶帳款
進入本功能後所出現的是日期最近的一張出貨單據如下圖所示
操作方法請參照 基本功能指引
按『瀏覽』可瀏覽所有的出貨單據
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欄位說明
欄位名稱 欄位說明
出貨日期 通常系統會直接帶出當天的日期若不是當天的出貨則請自行輸入正確
的出貨日期
出貨單號 通常輸入完『出貨日期』按【Enter】鍵後系統會直接帶出『出貨單號』
預設採用出貨日期 + 流水號
客戶編號 請確實輸入本公司是出貨給哪一家客戶此項資料在【收款作業】中有相
關聯
發票號碼 若此張出貨單是有稅額的則需輸入發票號碼若沒有發票則無需輸入
交貨方式 可以下拉選單方式選取請確實輸入
業務人員
在【客戶基本資料】中若已有設定業務規屬在此處會自動帶出業務代號
若沒有設定請自行輸入經辦業務代號此項資料在【員工業績統計表】
有相關聯
訂單號碼 由訂貨單中轉至出貨單的訂單號碼在訂單作業中有詳細的說明
取用預收 對於有預收貨款的客戶直接從預收的金額中支付本筆貨款
倉號 可設定是由哪個倉庫出貨僅限用於多倉版
帳款日期 在【客戶基本資料】中若已有設定帳款日期在此處會自動帶出帳款日期
此項資料在【收款作業】有相關聯
稅前金額 出貨單中未含稅額的小計金額
稅別 在【客戶基本資料】中若已有設定稅別在此處會自動帶出其稅別或可
自行切換其他稅別的計算方式
稅後總額 即〔稅前金額 + 營業稅〕
折扣金額 給予客戶的折扣金額
已收金額 指已向客戶收的「訂金或金額」
未收金額 即〔稅後總額 - 已收金額 - 折扣金額〕
貨單備註 補充欄位中不足的部份或做為某些特殊資料註記
特項功能說明
歷史記錄 《Alt＋4》
按 可將該出貨客戶所有的歷史出貨單據列出來在修改或新增的模式下按 Enter 鍵可
取回再針對差異部份進行修改
單品歷史 《Alt＋5》
按 可針對指定的單項產品的將其出貨記錄列出來在此不分客戶可供比價用
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40
進貨記錄 《Alt＋6》
按 可針對指定的單項產品的進貨記錄可避免出貨的金額低於進貨金額
庫存查詢 《Alt＋7》
按 可查詢各倉庫的庫存量避免無貨可出的情形
多選輸入
可一次勾選多項產品到報價單中加快作業速度
SMS 簡訊發送
可發送簡訊通知該客戶
相關項目客戶基本資料產品基本資料系統參數設定出退貨資料統計應收支票已過期支票
收款作業庫存月銷耗報表盤點作業
出貨退回作業 【8出貨退回作業】與【7出貨作業】的操作方法略同故不重述
相關項目 客戶基本資料產品基本資料系統參數設定出退貨資料統計 應收支票已過期支
票收款作業庫存月銷耗報表盤點作業
出退貨資料統計 意義可直接在此項功能表中查詢出貨及出貨退回的詳細情形而不必再到【7出貨作業】或【8出
貨退回作業】中個別查詢可節省使用者的時間
可依使用者的需要去設定所查詢時間客戶出貨退貨已收款未收款及全部可單獨查詢一家
或者是一次查詢多家做為收款對帳單與收款作業有相關聯
相關項目 出貨作業出貨退回作業
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第五章 帳務管理 會計
付款作業
意義此功能是用來記錄付款作業的日期廠商支付類別及沖帳金額以備日後查核
當公司進貨後要付款時則需到此處建立新的付款作業
操作方法
1《新增》依序輸入付款日期登錄人員廠商編號帳款日期後按下【S查詢】會列
出該廠商在帳款日期區間內未付款的單據
註(1)請務必輸入付款廠商否則可能導致查詢不到未付帳款單據
(2)此處帳款日期是指進貨單中的帳款日期若您不確定帳款日期區間可空白不輸入直
接按下【S查詢】會列出所有的未付款單據
2勾選要沖銷的單據並輸入付款的現金金額票據金額等《存檔》即可
註若一筆貨款並非一次沖銷完畢則先在【沖帳金額】的欄位輸入此次要沖帳的金額後再
將該筆單據打勾即可
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欄位說明
欄位名稱 欄位說明
付款日期 系統預設使用當天日期若不是當天日期可自行輸入付款日期
付款單號 通常輸入完付款日期後按【Enter】鍵後系統會直接帶出付款單號預設採
用付款日期+流水號
登錄人員 輸入該筆資料的登錄人員
廠商編號 可按 F10 開啟快速查詢視窗選擇所需的廠商編號
帳款日期 輸入欲查詢的帳款日期區間此處帳款日期是以出貨單中的帳款日期為依據
應付總額 該家廠商在查詢的帳款日期區間中應付帳款總金額
現金金額 輸入付款的現金金額若此筆帳款不是由現金支付則此欄位不需輸入
票據金額 輸入開立支票的金額若此筆帳款不是由支票支付則此欄位不需輸入
其他折讓 輸入折讓的金額
取用預付 取用預付餘額中的金額來沖銷必須在預付餘額欄位中有金額才能做此功
能
累入預付 可預先付一筆帳款分多次沖銷預付的金額則輸入在此處
預付餘額 預付金額中尚可沖帳的餘額
沖帳合計 可用滑鼠勾選欲沖銷的單據號碼系統會自動將總金額統計出來若此次付
款金額與欲沖帳合計金額不符則存檔時系統會出現警示
備註 補充上述欄位中所不足的資料
其他操作說明請參照 基本功能指引
相關項目 廠商基本資料產品基本資料系統參數設定進貨作業進貨退回作業
進退貨資料統計應付支票已過期支票
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現金日記帳
意義是對於公司每日現金收支流向的資料管理
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
日期 系統預設為當天的日期及時間 若不是可另行輸入
項目科目 輸入收支的會計科目例如水電費郵電費文具費等等亦可按 F10
或快擊滑鼠二下即可開啟選擇視窗
類別 可選擇支出或收入二種
金額 輸入收入或支出的金額
摘要 可更詳細記錄每筆帳目資金流向的明細和用途當此欄有輸入明細時存
檔後在畫面右邊「註」的框框會有ˇ
註項目科目按 F10 或快擊滑鼠二下可開啟選擇視窗自建較常使用的會計科目片語如
此一來以後輸入現金科目時只需點選即可而不必再另外輸入片語節省操作時間
相關項目其它編號設定
銀行存提作業
意義記錄公司與往來銀行的帳戶情形方便日後帳戶管理
進入後畫面如
做圖所示
畫面左半部是
銀行帳戶瀏
覽右半部是帳
戶存提資料瀏
覽
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欄位說明
欄位名稱 欄位說明
安全餘額 此銀行帳戶的安全餘額此欄與〈銀行基本資料設定〉有相關聯
現在餘額 目前此銀行帳戶中的實際餘額
存提日期 系統預設為當天的日期及時間 若不是可另行輸入
存提單號 通常輸入完存提日期後按【Enter】鍵後系統會直接帶出存提單號預設採
用存提日期+流水號
金額 輸入存提的金額
存提類別 選擇存提的類別有存款支票存款提款及支票付款四種
支票號碼 輸入存提的支票號碼若不是由支票存提則此欄位不需輸入
餘額 建立此存提單時銀行帳戶中所剩餘的可用餘額
其他備註 補充上述欄位中所不足的資料
註在應收(付)支票中所有由此帳戶所開出兌現後的支票金額皆會自動轉入此處
其他操作說明請參照 基本功能指引
重新計算帳戶餘額
若有新增或修改存提單時按下 即可更新該銀行帳戶的現在餘額更便利於隨
時掌握各銀行帳戶中的可動用金額
相關項目 其他編號設定應付支票應收支票
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（收）款作業
意義此功能是用來記錄收款作業的日期客戶收款明細及沖帳金額以備日後查核
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
收款日期 系統預設使用當天日期若不是當天日期可自行輸入收款日期
收款單號 通常輸入完收款日期後按【Enter】鍵後系統會直接帶出收款單號預設採
用收款日期+流水號
登錄人員 輸入該筆資料的登錄人員
客戶編號 可按 F10 開啟快速查詢視窗選擇所需的客戶編號
帳款日期 輸入欲查詢的帳款日期區間
應收總額 該家廠商在查詢的帳款日期區間中應收帳款總金額
現金金額 輸入收款的現金金額若此筆帳款不是由現金收入則此欄位不需輸入
票據金額 輸入收款支票的金額若此筆帳款不是由支票收入則此欄位不需輸入
其他折讓 輸入折讓的金額
取用預收 取用預收餘額中的金額來沖銷必須在預收餘額欄位中有金額才能做此功
能
累入預收 可預先收一筆帳款分多次沖銷預收的金額則輸入在此處
預收餘額 預收金額中尚可沖帳的餘額
沖帳合計 可用滑鼠勾選欲沖銷的單據號碼系統會自動將總金額統計出來若此次收
款金額與欲沖帳合計金額不符則存檔時系統會出現警示
備註 補充上述欄位中所不足的資料
相關項目出貨作業客戶基本資料出貨退回作業應收支票
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應（付）帳齡分析表
意義此分析表是用來顯示尚未付清給各個廠商的應付帳款其帳齡分佈在各個設定期間的
統計數據
圖片左邊的日期區間可依使用者的統計習慣去設定設
定好後只需按【設定為預設值】鍵則每次進入系統時
依此設定統計
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
開始廠商 可按 F10 開啟快速查詢視窗選擇欲查詢的開始廠商編號
結束廠商 可按 F10 開啟快速查詢視窗選擇欲查詢的結束廠商編號
帳齡種類 可選擇 1帳款日期或 2銷貨日期二種
報表標題 可選擇 3天數或 4日期二種為報表標題
結束日期 系統會自動帶出當天日期若不是可自行輸入欲查詢的結束日期
相關項目廠商基本資料進貨作業進貨退回作業進退貨資料統計表付款作業
應（收）帳齡分析表
意義此分析表是用來顯示各個客戶尚未付清的應收帳款其帳齡分佈在各個設定期間的統
計數據
操作方式請參照 應（付）帳齡分析表
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
開始客戶 可按 F10 開啟快速查詢視窗選擇欲查詢的開始客戶編號
結束客戶 可按 F10 開啟快速查詢視窗選擇欲查詢的結束客戶編號
帳齡種類 可選擇 1帳款日期或 2銷貨日期二種
報表標題 可選擇 3天數或 4日期二種為報表標題
結束日期 系統會自動帶出當天日期若不是可自行輸入欲查詢的結束日期
相關項目客戶基本資料出貨作業出貨退回作業出退貨資料統計表收款作業
軟體使用教學手冊
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應收帳款
意義用來顯示某段時間內應收帳款的彙總資料報表
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
帳款種類 可選擇依 1客戶別或 2業務別做為應收帳款報表的依據
帳款日期區間 輸入欲查詢的起迄日期
統計客戶區間 可按 F10 開啟快速查詢視窗輸入欲查詢的客戶編號
統計業務區間 輸入欲查詢的業務編號
報表種類 可自行選擇共有明細表簡要表及應收總表三種報表
是否含前期未
收款之明細
若所查詢的日期區間之前仍有尚未收取的款項則可在此欄位中打ˇ就
可顯示前期未收款之明細
相關項目客戶基本資料產品基本資料員工基本資料出貨作業出貨退回作業出退
貨資料統計表
應付帳款
意義用來顯示某段時間內應付帳款的彙總資料報表
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
帳款種類 可選擇依 1廠商別或 2經辦人員別做為應付帳款報表的依據
帳款日期區間 輸入欲查詢的起迄日期
統計廠商區間 可按 F10 開啟快速查詢視窗輸入欲查詢的廠商編號
統計經辦區間 輸入欲查詢的經辦人員編號
報表種類 可自行選擇共有明細表簡要表及應收總表三種報表
是否含前期未
付款之明細
若所查詢的日期區間之前仍有尚未付清的款項則可在此欄位中打ˇ就
可顯示前期未付款之明細
相關項目廠商基本資料產品基本資料員工基本資料進貨作業進貨退回作業進退
貨資料統計
軟體使用教學手冊
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票據
應(付)支票
意義可沖銷應付帳款中所有由支票給付的記錄節省會計人員作帳以便查詢核對廠商的
帳款
進入本功能後出現所有應付票據資料視窗以票據到期天數作為循序排列條件
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
開票日期 系統預設使用當天日期若不是當天日期可自行輸入開票日期
支票類別 支票的種類此處為應付支票
支票號碼 開立支票上的號碼
支票金額 開立支票上的金額
來源單號 輸入這張支票是要沖銷哪一張【付款作業】中的進貨單號
廠商編號 可按 F10 或 鍵開啟快速查詢視窗選擇所需的廠商編號
廠商名稱 廠商編號選定後會自動帶出該廠商名稱
到期日期 開立支票上的到期日期
兌現日期 這張支票預計何時會兌現的( 因有時票據的交換需時 1~3 個工作天金額
才能真正入帳)
票據狀態 目前票據的狀態有未兌兌現退票作廢領取及其他共六種
開票銀行 選取開立的支票銀行 若尚未設定請至【其他編號設定】中的銀行基本資料設定
銀行名稱 開票銀行選定後會自動帶出該銀行名稱
其他備註 補充上述欄位所未提到的
未兌支票總額 系統會自動統計所有未兌現的支票張數及總額
其它說明
支票簽回單
點選《列印》即可列印支
票簽回單若要更改表單
字頭字尾請參照 按鍵說
明
相關項目進貨作業已
過期支票付款作業
軟體使用教學手冊
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應(收)支票
意義可沖銷應收帳款中所有由支票收款的記錄以查核客戶的帳款
進入本功能後出現所有應收票據資料視窗以票據到期天數作為循序排列條件
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
收票日期 系統預設使用當天日期若不是當天日期可自行輸入收票日期
支票類別 支票的種類此處為應收支票
支票號碼 應收票據上的支票號碼
支票金額 應收支票上的金額
來源單號 輸入這張支票是要沖銷哪一張【收款作業】中的出貨單號
客戶編號 可按 F10 或 鍵開啟快速查詢視窗選擇所需的客戶編號
客戶名稱 客戶編號選定後會自動帶出該客戶名稱
到期日期 應收支票上的到期日期
兌現日期 這張支票預計何時會兌現的 (因有時票據的交換需時 1~3 個工作天金額才
能真正入帳)
票據狀態 目前票據的狀態有未兌兌現 託收轉讓退票票貼及其他共七種
開票銀行 應收票據上開立支票銀行的帳號
開票銀行 應收票據上開立支票銀行的名稱
託收銀行 選取開立的支票銀行 若尚未設定請至【其他編號設定】中的銀行基本資料
設定
託收銀行 開票銀行選定後會自動帶出該銀行名稱
其他備註 補充上述欄位尚未提到的
其他操作方式與應付支票作業相同
相關項目 出貨作業收款作業已過期支票
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已過期支票
意義所有已過期的支票皆會轉入此視窗方便會計人員查詢核對
過期支票瀏覽列出所有過期支票（應收應付）可依需求排列如名稱開票日期兌
現日期銀行hellip等（本功能為整合上述rdquo應付rdquordquo應收rdquo二項支票作業所產生的資料
對照表）
註此處只能做查詢的動作並不能做新增或修改的動作
相關項目 應付支票應收支票
應(收)票批次兌現
意義可一次將單張或多張應收票據轉兌現並將兌現的支票轉入已過期支票中
按鍵說明
欄位名稱 欄位說明
全選 將所列出的支票全部選擇為要兌現的狀態
全不選 將所列出的支票全部選擇為要非兌現的狀態
兌現轉入過期支票 將已選擇的支票轉成兌現狀態並將支票轉入過期支票中
相關項目應收支票銀行存提作業
應(付)票批次兌現
意義可一次將單張或多張應付票據轉兌現並將兌現的支票轉入過期支票中
操作方式請參照 應(收)票據批次兌現
相關項目應付支票銀行存提作業
軟體使用教學手冊
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應收票齡分析表
意義此分析表是用來顯示已收未兌現的應收支票其帳齡分佈在各個設定期間的統計數據
圖片左邊的日期區間可依使用者的喜好去設定設定
好後只需按【設定為預設值】鍵則每次進入系統時
依此設定統計
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
開始客戶 可按 F10 開啟快速查詢視窗選擇欲查詢的開始客戶編號
結束客戶 可按 F10 開啟快速查詢視窗選擇欲查詢的結束客戶編號
報表標題 可選擇 1天數或 2日期二種為報表標題
結束到期日 系統會自動帶出當天日期若不是可自行輸入欲查詢的結束日期
相關項目應收支票
應付票齡分析表
意義此分析表是用來顯示開立給各個廠商的未兌現應付支票其票齡分佈在各個設定期間
的統計數據
操作方式請參照 應收票齡分析表
相關項目應付支票
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52
第六章 庫存管理
期初開帳程序
1進貨
第一次使用時本系統時將基本資料建立完成後首先利用【進貨作業】將所有產品均做首
次進貨並且將已付款的進貨單據沖銷
註亦可利用庫存調整單將所有產品數量及成本鍵入或者利用盤點作業進行盤點後將盤點
量轉入現有量必須要注意的是若您選擇使用盤點轉入的方式系統將無法自動抓取產品成
本
2由產品基本資料中作期初開帳
至產品基本資料中按(Alt+F 鍵)將可以產生庫存的
期初開帳資料
按《確定》後將自動轉入期初
庫存日消耗異動表
意義驗證庫存量的正確性且可以將驗證後的正確量寫入現有量
(1) 當日消耗表列出查詢日期當天的庫存數量
變動情況用來驗證庫存量的正確性
(2) 逐日銷耗表列出前一次結轉日至查詢日期
當天的庫存數量變動情形用來驗證庫存量
的正確性另可將計算後的實際現有量寫入
帳面量(產品基本資料中的現有量)
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53
庫存月消耗異動表
報表意義列出查詢當月份的庫存數量變動情形用來驗證庫存量的正確性另可將計算
後的實際現有量寫入帳面量(產品基本資料中的現有量)並作轉入產生下月期
初量
使用時機每月底結束營業後或每月初開始營業前
操作方式
1)檢視庫存月銷耗表上的異動資料及現有量是否均正確當計算後存量與目前帳面存
量不符時會以黃色警示
2)確認無誤後按下 出現如下視窗再次確認
注意產品基本資料中的現有量將會被庫存月銷
耗 表 中 的 現 有 量 取 代因 此 請 謹 慎 使 用 結 轉 功 能
C)若產品進出異動量不正確請利用庫存調整單
做調整後重新執行步驟 A)~ B)
後記
庫存量又有問題了 怎麼都跟架上物品不符 相信大多數人都有這樣的心聲
很多使用者的觀念上總是認為庫存只要交給電腦來管理庫存量一定準確殊不知電腦軟體
有可能發生不可預期的結果(程式暇疵或使用中突然的斷電當機)或是產品管理不當導致失
竊或是破損或是產品擺設到不正確的位置都有可能使得電腦中的庫存量異常所以在庫存管
理中盤點變成了一項非常重要的工作
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54
庫存調整單
意義當帳上的庫存量與實際庫存盤點的結果不符時即可利用此功能來調整帳上的庫存量
及成本
在〈C進出貨〉選擇【C
庫存調整單】如圖可
按《新增》《修改》
《查詢》或《刪除》鈕
更動關於調整庫存的相
關資料
按《瀏覽》進入庫存調整
單據瀏覽
操作方法
庫存調整單中的「數量」欄位應輸入實際庫存量與帳面現有量的差異量
作庫存調整時若目前某產品在系統中的現有量為 10 個但實際上賣場中只剩 8個則在
數量的欄位中輸入-2即可將系統中的現有量調整為 8個
若使用者無進貨作業的動作卻想要統計出產品的銷售成本及利潤可直接在此處輸入產
品的成本或覺得目前系統中的平均成本不正確亦可自行修改
註盤點作業中若有盤差或盤盈時會自動產生一張盤點調整單
其他操作方式請參考基本操作方法
相關項目產品基本資料盤點作業
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盤點作業
意義盤點各倉的庫存量以便管理可避免庫存太多或不足節省公司無謂的支出
有關庫存量的準確性一直為各行各業及門市經營管理者所困擾即使使用電腦軟體一樣產生
庫存量不準確的情事皆因方法錯誤或關念的偏差導致
在庫存做盤點前有些前置工作若準備充足則可收事半功倍之致
A盤點的前置工作
1 貨架上物品的擺設是否整齊乾淨
2 貨架的分類是否明確並且標示清楚
3 待進貨瑕疵物品異常品是否與陳列區清楚區分
4 人員的物品熟悉度及教育訓練是否充足
B盤點實施要點
1 全面盤點(期初期末盤點)或循環盤點
2 盤點的開始時間及預計結束時點
3 人員編組及人力分派
4 列印盤點單(可利用盤點機)
5 盤點機轉入或人工鍵入盤點數量
6 列印盤點報告單(盤盈盤損表)
C檢討此次盤點作業及問題研究
在【F系統支援】選擇【盤點作業】的選項會出現最近一張單據
操作方法
1由盤點機盤點
新增一張盤點單將盤點量輸
入盤點機再按
鍵直接將盤
點機中的資料傳送到系統
中按下 鍵即
可完成盤點作業
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56
2由人工手動盤點
A)新增一張盤點單按《A盤點產品轉入》鍵選擇欲盤點的產品編號可依全部產品廠
商產品類別儲放位置產品編號及庫存數量共六種選擇方式選擇所需的產品或者用
《新增明細》的方式輸入要盤點的品項接著按下《F3存檔》
B)按下《F7列印》報表選擇為「盤點單」列印出盤點單由人工盤點並將盤點量寫在盤點
單上
C)進入盤點作業點選《修改》將盤點量輸入系統中按下《存檔》後再按《轉入現有量》
鍵即可完成盤點作業
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
盤點日期 系統預設使用當天日期若不是當天日期可自行輸入盤點日期及時間
盤點單號 通常輸入完盤點日期後按【Enter】鍵後系統會直接帶出盤點單號預設
盤點人員 輸入該筆資料的盤點人員
盤點備註 補充欄位中所不足的資料
盤點倉號 選擇欲盤點的倉號 (多倉版)
《 Alt+A 》盤點產品轉入
按 可針對特定部份產品或廠商選取所需
的盤點商品
1先選擇轉入依據
2輸入起始編號及結束編號
3按下《Y確定》便可將符合條件的產品加入到盤點單中
《 Alt+B 》盤點機輸入
按 可先由盤點機盤點再直接
將盤點機中的資料傳輸到系統中可節省再輸入一
遍的時間
轉入現有量
當盤點完後且已經將盤點數量輸入至系統中後此時可按 鍵將盤點量轉入現有量
且同時在【庫存調整單】產生一張盤盈盤虧單即可完成盤點作業
相關項目產品基本資料員工基本資料庫存調整單
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57
第七章 系統支援
密碼設定
意義本設定首重資料保全功能系統依使用者名稱及密碼選擇性的開放系統功能可確
保資料的隱密性預防一些重要資料外流而設定通行密碼可依特定人員使用密碼才能執
行
進入時需輸入您的使用者密碼才有權限進入密碼設定中去新
增或是修改此設計目的在於防止管理者離開時他人趁機擅自
修改帳號權限
新增 增加完使用者名稱及密
碼後再設定使用功能明細（打
ˇ者為開放本項功能）
成本顯示若沒有打ˇ則該使
用者進入後台時基本資料的產
品欄位成本相關欄位則不顯示
備份作業
意義將所有資料另存一份應注意不要備份在同一部硬碟（以免硬碟實體損壞）同時為
保障資料安全應自訂備份期間如每週三六各一次
選定備份的目錄位置按下《開始備份》
鍵後即可完成備份作業
建議您在備份的檔案名稱 Data 後再加上
備份日期以避免備份資料太多產生混淆
註選擇備份路徑時需注意資料夾的名稱
應避免為空白或包含特殊符號如
gtlt$hellip等
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資料重整
意義當系統在操作途中因發生停電不正常關機或硬體發生故障而故造成系統資料中異常
現象導致資料毀損可利用本功能做一資料維護
注意執行資料重整時務必讓其他工
作站或前後台離線
編碼更改
意義因本系統中所有基本資料的編號只要存檔後就不能做修改的動作故在此設立一
個修改編號的程式
註因為基本資料中的編號會跟進銷貨產生連動關係為保持舊有歷史資料的正確性所以
更改編號時須在此更改以保持資料的完整若您要修改基本資料時請先到【2備份作業】
做資料備份的動作避免系統在編修的過程中發生停電或不明原因當機而造成資料流失
操作方法
1選擇欲修改的編號之資料
庫有客戶廠商產品員
工及產品類別資料檔共 5種供
選擇
2用滑鼠或按 F10 在原編號的
欄位上選擇欲更改的編號
3直接在新編號的欄位上輸入
新的編號
4按下《確定更改》鍵即可
完成編號更改的動作
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系統顏色修改
意義覺得系統中預設的顏色不喜歡嗎想自創風格時可利用本功能修改畫面使用者可依
個人喜好修改使用的畫面其中必須注意的是修改畫面確定後按 Y 儲存設定 要先
離開本系統再重新進入本系統才能生效
若欲更換背景圖片圖
片格式可
為jpggifbmphellip
等檔案格式
改亂了可按系統預設
值變回原來樣式
行事曆管理
意義經常忘東忘西的寫在紙條上麻煩又不容易找利用本功能吧啟動系統時會提醒哦
操作方法
1 點選《新增》後輸
入事件日期時
間對象地點
事由事項的欄位
可註記細節事項
2 勾選事件提醒方
式若沒勾選便不
會出現提醒的訊
息
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名片簿管理
意義可將重要的電話或經常聯絡朋友記錄在此容易找尋又不會丟可分類還有多項
詳細資料欄位可供利用
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
名片分類 可點選 開啟客戶分類的快選視窗
電子信箱 若有輸入 E-Mail 帳號則按下 可直接連結至 Outlook 發送信件
其他備註 補充欄位中不足的說明或做為某些特殊資料註記
選擇發送簡訊功能時可自動帶入行動電話號碼
操作方法請參照 基本操作方法
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產品停用啟用處理
意義將產品基本資料中已經停產或停售長時間不使用的產品資料作停用處理可加快搜
尋的速度也增加盤點補貨等工作的效率若日後進貨時新進產品的條碼與停用產品
條碼相同時系統會出現警告訊息可直接將產品恢復續用
操作方法
1 產品停用
A)將欲停用的產品打勾勾選的品項會列在右上方的挑選清單列中確認後點選《停用》
停用的產品會列在下方的〈停售或停用之品項〉中
B)直接在產品基本資料中刪除的品項也會自動被系統列到停用產品中喔~
2 產品啟用
在欲恢復續用的產品上按一下滑鼠右鍵選擇《Y產品續用恢復》確認後該筆資料會
回復到產品基本資料中恢復續用的產品庫存量售價成本等均會歸零若要查看過去
的歷史進貨紀錄及銷貨分析請利用〈歷價〉及〈分析〉的功能
相關項目產品基本資料
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產品成本重算
意義若於系統使用時發生停電或當機或硬體故障情形而造成平均成本有異常之情形可
利用此作業將平均成本重算
可選擇年或指定月份計算確
定無誤時可利用寫入功能將
目前平均成本更新
若平均成本重算後有發生的情形則執行《W將計算之平均成本寫入》後必須利用 資
料偵錯 功能將異常的產品資料修復接著再到產品基本資料中利用〈歷價〉重新寫入成本
相關項目產品基本資料資料偵錯
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資料偵錯
意義藉由資料偵錯系統來偵測錯誤的資料再加以修復是屬於軟體異常控管的一項重要功
能有如 Windows 中的磁碟偵錯功能
操作方法
選擇客戶資料檢測編號是否重 覆及累積點數預收金額數值溢位等異常檢測
選擇銷貨資料檢測編號是否重覆及小計金額銷貨成本數值溢位等異常檢測且可將銷
貨成本以目前平均成本置換但此項功能需在已驗證過產品資料且無異常的情況下才能進
行
選擇廠商資料檢測編號是否重 覆及異常資料偵錯
選擇產品資料檢測編號是否重 覆及最近進價平均成本及售價數值溢位等異常檢測
選擇進貨資料檢測編號是否重覆及異常資料偵錯
選擇訂貨資料則會重新計算產品檔中的被訂購量
選擇倉庫資料重新分析產品檔及倉庫檔中的庫存關聯結構並自動將錯誤修復
以上各個資料檔檢測後若有異常情形出現只需按《自動修復錯誤》鍵即可完成資料偵錯
修復的動作
軟體使用教學手冊
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用戶使用記錄
意義可記錄各用戶進入系統的日期及時間及使用哪個功能表做哪些動作避免在多人
使用狀況下無法查到資料修改或刪除是由何人做的
流量統計
依據系統登入用戶別統計各動作的操作次數
在桌面上建立捷徑
意義當桌面上安裝的捷徑不小心刪除或在一開始安裝軟體時沒有建立捷徑皆可利用此功
能輕鬆在桌面上重新建立捷徑再也不用擔心找不到執行路徑
操作方式
1輸入前台工作站號若是單機版則不需輸入
2直接點選《1建立後台管理捷徑》或《2建
立 POS 前台捷徑》就會在桌面上自動建立捷徑
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備份還原
意義當您發現銷售前台進入後出現錯誤代碼或存檔後交易紀錄無法存入時代表銷售資料
庫已經遭受毀損備份還原能夠幫助您將資料還原到您最後一次做備份的狀態
1 請先將執行資料備份並記下您的備份目錄位置操作方式請參照 備份作業
2 請放入安裝光碟重新安裝或至我們的網站 wwwhiposcomtw 下載試用版本（切記版
本必須相同）
註請確定所有工作站或前台均已離線且無其他軟體正在執行
無需移除原本的軟體直接執行安裝即可
3 請至[開始][程式集][叡鴻 Hipos 軟體系列]點選[備份還原]或至電腦中的 csalewin 中
點選 備份還原exe 如圖所示選取您的備份目錄位置後點選《S開始還原》即可
軟體使用教學手冊
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第八章 附件 其他技術支援
報表格式修改
利用 HiPOS 軟體中的報表系統工具可以自行修改報表的格式
系統工具的開啟方式
1《開始》rarr《程式集》rarr《叡鴻 HiPOS 軟體系列》rarr《報表系統工具》
2到電腦 csalewin 資料夾中將〈系統工具exe〉點滑鼠左鍵兩下開啟
自訂列印紙張大小
開啟系統工具後選擇要修改列印格式的報表後將紙張規格分別填入高度寬度上邊界
左邊界即可
例如原本是 A4(290210mm)格式要改
成列印中一刀格式直接修改高度
140寬度 210 就可以囉~
修改報表內容
1開啟系統工具後先選擇要修改的報表再按《修改報表》
2若要修改報表內容的位置以滑鼠圈選要移動的範圍後以larruarrdarrrarr移動或直接以滑鼠拖
曳至您預定的位置即可
3若要修改或增加文
字則先點選 報表控
制項工具列 上的
一下接著點一下要
修改的文字或要新增
文字的位置即可編
輯文字
4修改完成後點選
左上角的《檔案》rarr
《儲存》
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67
自訂瀏覽視窗表格樣式
意義因為使用者的螢幕大小及解析度設定的不同在瀏覽視窗中難免發生表格橫向欄位太
大或太小導致於查看資料時的不方便HiPOS 提供了自訂表格樣式的功能讓使用者調整好
欄位後可以存檔方便日後查看
操作方法
1將滑鼠移動到要調整的欄位框上會出現 符號以滑
鼠拖曳即可調整欄位大小
2調整好後如圖在內容的任一位置上按一下滑鼠右鍵選擇《儲存表格樣式》若是儲
存後不滿意可以選擇《恢復預設值》
滑鼠右鍵功能選單
意義建立資料時若已經有其他檔案格式的資料存在方便
複製貼到 HiPOS 軟體中
在 HiPOS 軟體中當欄位為可編修狀態下時可以按一下滑鼠
右鍵便能呼叫功能選單(複製貼上剪下)
看完了使用手冊仍然無法解決您的問題嗎本公司提供了多元的諮詢管道
本公司網站技術支援httpwwwhiposcomtw 文件知識庫
電話諮詢07-7030898
傳真專線07-7032066
E ndash Mail Servicehiposcomtw
公司地址高雄縣鳳山市 830 埤北路 81 號
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庫存管理
基本庫存管理功能操作說明
標準作業流程
產品現有數量
產品基本資料中的現有數量欄位系統會自動依照進貨及銷貨統計並隨時更新產品現有量
因此為了保持現有量的正確性及產品成本的準確度請勿直接從產品基本資料的現有數量欄
位修改現有量
進貨作業
進貨時確實輸入正確的進貨量要留意進貨單位是否正確進貨及進貨退回時產品的庫存
量都會自動增減
庫存調整單(HiPOS-Light 版無此功能)
（一）使用時機
1 某產品的數量因毀損失竊hellip等非進貨及銷售而短缺或增加導致需要調整產品的現
有量時
2 由盤點作業中執行盤點量轉入現有量時若有差異量系統會自動產生一張庫存調整
單
（二）操作方式
1 進入【C進出貨】 rarr 【庫存調整單】
2 點選 【新增】rarr輸入日期單號經辦人員備註
3 點選 【新增明細】 rarr輸入【產品代號】
4 輸入【數量】是指實際數量與產品現有量的差異量例如 A產品實際量為 10 個產品
基本資料中的現有量為 8個兩者的差異量為 10－8＝+2數量的欄位輸入 2若 B產
品的實際數量為 15 個產品基本資料中的現有量為 20 個則差異量為 15－20＝-5
數量的欄位便輸入-5
5 點選【存檔】後產品現有量便會隨著調整
（三）附註
HiPOS-Light 版若平時發現產品數量有錯誤請直接利用【盤點作業】的轉入現有量功
能來調整產品的現有量
軟體使用教學手冊
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庫存日消耗表
（一）當日消耗表列出查詢日期當天的庫存數量變動情況用來驗證庫存量的正確性
（二）逐日消耗表列出前一次結轉日至查詢日期當天的庫存數量變動情形用來驗證庫存
量的正確性另可將計算後的存量寫入帳面量(產品基本資料中的現有量)
（三）使用時機每日營業結束利用庫存逐日銷耗表檢驗庫存正確性
庫存月消耗表
（一）報表意義列出查詢當月份的庫存數量變動情形用來驗證庫存量的正確性另可將
計算後的實際現有量寫入帳面量(產品基本資料中的現有量)並轉入產生下月期初量
（二）使用時機每月底結束營業後或每月初開始營業前
（三）操作方式
1 檢視庫存月消耗表上的異動資料及現有量是否均正確當計算後存量與目前帳面存量
不符時會以黃色警示
2 確認無誤後按下 出現如下視窗再次確認
盤點作業
（一）盤點前置作業
1 貨架上物品的擺設是否整齊乾淨
2 貨架的分類是否明確並且標示清楚
軟體使用教學手冊
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3 待進貨瑕疵物品異常品是否與陳列區清楚區分
4 人員的物品熟悉度及教育訓練是否充足
（二）操作方式
1 進入【F系統支援】rarr【盤點作業】rarr【新增】rarr輸入日期單號盤點人員備註
2 在【產品代號】輸入要盤點的產品rarr【存檔】rarr【列印】選擇【盤點單】
3 進行人工盤點工作
4 進入【盤點作業】rarr【修改】rarr在【盤點數量】輸入實際盤點數量rarr【存檔】
5 選擇【轉入現有量】即可將盤點量轉入到產品基本資料中的現有量
（三）操作秘訣
2 利用【新增明細】可一項項將要盤點的產品輸入
3 利用【盤點產品轉入】可以選擇一次將所有產品輸入或者依照廠商別產品類別儲
放位置產品編號輸入
4 務必確實將盤點量輸入盤點單的「盤點數量」欄位中盤點數量請勿輸入負數
（四）盤點要點
1 全面盤點及循環盤點除了期初或期末的全面盤點之外應固定每隔一段時間做循環
盤點循環盤點可以依照產品類別儲放位置或者產品編號等等例如固定每個月作
一次循環盤點第一個月盤點第一排貨架的商品第二個月盤點第二排貨架的商品
2 盤點時效盤點開始到盤點結束的時間盡量不要超過預定時程為了防止盤點錯誤應
避免盤點期間同時進貨銷售盤點完畢應即時將盤點量轉入現有量
3 盤點差異量軟體系統中的現有量欄位嚴格來說是帳面上的產品數量而盤點量則是
實際庫存的數量軟體操作過程有疏失產品瑕疵失竊及盤點錯誤等許多因素均
可能導致帳面上的數量與實際庫存不符的情況因此有盤差是可以被接受的但若差
異量太大時管理者便應觀察是哪個環節出了問題
軟體使用教學手冊
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上線一段時間後初次執行盤點作業或庫存日月銷耗表
說明
1過去進貨或庫存有異時均直接修改產品現有量
2使用一段時間後才執行庫存月銷耗表結轉
3更新版本或重新安裝執行資料備份還原或者它系統資料轉檔匯入
上述情況可能會發現期初量都是 0以致計算後存量與帳面存量產生極大的誤差
作業流程
期初開帳作業
（一）使用時機
1 初次使用者
2 已經上線一段時間的使用者
3 更版或重新安裝系統後執行備份還原的使用者
4 產品現有量正確而庫存日月銷耗表中的現有量完全不對者
（二）操作方式
1 進入【A基本資料】rarr【產品基本資料】確認產品現有量均為正確的數量
2 按【Alt+F】開啟庫存量期初開帳作業視窗rarr選擇「轉入期初月份」rarr【確定】
3 此一動作可以根據產品基本資料中的現有量去重新計算出庫存日月銷號表中的現有
量並且反算出期初量
軟體使用教學手冊
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常見 QampA
產品基本資料中的現有數量與實際庫存量不符合
1 僅有少數幾項產品的庫存量不符時可利用「庫存調整單」做調整
2 多項產品的庫存量不符時利用「盤點作業」並將盤點量「轉入現有量」
3 每日營業結束時可利用「庫存逐日消耗表」核對產品庫存量並將正確量寫入現有量
4 檢視產品-進出異動表可查明是否有單據數量錯誤
產品現有量不會隨銷售或進貨變動
1 執行資料重整
2 檢查前台 Alt+F5 銷售記錄是否正常若銷售存檔後無銷售紀錄或者銷售明細僅有時間及
金額代表資料庫已經損壞
3 檢查銷售及進貨時的產品編號是否一致
4 檢查產品基本資料中產品是否有重複建檔換言之相同的產品名稱是否有兩個不同的
產品編號
庫存日月消耗表中的期初量為零導致統計後的現有量錯誤
1 發生原因沒有將上月底的庫存作結轉寫入本月期初
進入【庫存月消耗表】rarr列印年月輸入上個月份rarr執行結轉
2 發生原因Ⅰ曾經從產品基本資料中的現有量欄位直接修改數量
Ⅱ更版或備份還原後沒有執行期初開帳的動作
進入產品基本資料執行【Alt+F 期初開帳作業】
3 當月底營業結束時請檢視庫存月消耗表核對庫存量並執行結轉的動作將正確量寫入現
有量及寫入次月期初量
庫存日月消耗表中的調入量與實際調整的數量不符合
1 發生原因盤點作業轉入現有量時重複執行轉入現有量的動作
2 進入【庫存調整單】rarr點選【瀏覽】尋找備註中盤點轉入單號重複的資料
3 刪除重複的調整單即可
利用盤點量轉入現有量卻發現某些產品仍然與實際庫存量不符合
1 發生原因 盤點數量錯誤
盤點作業中盤點數量輸入錯誤
營業時間進行盤點工作盤點後到轉入現有量的過程中產品銷售出去而未作
調整
2 利用「庫存調整單」調整現有量
3 HIPOS-Light 版利用「盤點轉入現有量」作調整
軟體使用教學手冊
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已經將盤點量轉入現有量之後發現盤點時數量點錯
1 利用「庫存調整單」調整現有量
2 HIPOS-Light 版利用「盤點轉入現有量」作調整
連續數月都有做庫存月消耗結轉但庫存月消耗中某些產品的現有量卻總是有誤差
1 發生原因每個月結轉的時間點有誤
2 進入【庫存月消耗表】rarr列印年月輸入本月份rarr列印出該張報表或記下該報表的ldquo期初
量rdquo
3 重新進入【庫存月消耗表】rarr列印年月輸入上一個月份
4 比較本月份的ldquo期初量rdquo及上個月份的ldquo現有量rdquo是否相同若上個月份的現有量比本月
份的期初量少代表上一個月結轉之後仍有作銷售或調整
例如430 下午 200 做結轉將正確量寫入下月期初（產生 5月份的期初量）但是 430
下午 300 又陸續作了銷售或調整庫存量
5 做法
盤點機盤點時架上無庫存的 產 品 會 漏 盤
新增盤點單時選擇【盤點產品轉入】將全部產品轉入並將【盤點數量】全部修改為 0
將盤點機中的資料轉入該盤點單存檔後將盤點量轉入現有量
4 月
5 月份
軟體使用教學手冊
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選購模組功能簡介
簡訊 SMS 發送模組
SMS 簡訊發送功能透過網際網路直接由 HiPOS 軟體系列中發送簡訊至客戶的行動電話能夠達
到迅速確實即時傳遞訊息及行銷的效益
HiPOS 門市及進銷存 v6 以後都可使用免申請儲值後馬上開通
功能特色
1 低廉的發送費用
一般使用手機發送簡訊每通大約 $25~ 35 之間使用 HiPOS SMS 每通只要 11~13 之
間足足省了 50
2 搭配 HiPOS 軟體分析有效客戶發送
利用 HiPOS 的各項統計如累積點數已購商品累積消費金額生日等等的各項數
據做有效的簡訊廣告行銷並且會自動過濾重覆的電話及統計發送的通數
應用 1 生日到時發送祝賀簡訊並告知來電優惠方案
應用 2 廠商新商品推出時可過濾已購買同類商品的客戶清單做簡訊廣告發送hellip更多應用
等你來發掘
3 大量簡訊發送
除了對單一客戶發送簡訊外大量發送簡訊的功能可同時對多個客戶行動電話號碼發送簡
訊
4 簡訊發送時效性佳
簡訊發送後正常情況下約 3~10 秒鐘就可即時將簡訊傳送到客戶手機重要訊息不怕客戶
收 不 到 若 因 故 對 方 無 法 接 收 將 會 自 動 重 發 直 至 發 送 成 功 或 滿 24 小時止
5 常用訊息片語編輯
「常用訊息」功能可以編輯儲存常用的簡訊內容可以加快編寫簡訊的速度
6 預約發送
可自定要發送的時間時間到才發送簡訊更有效率的廣告效益
軟體使用教學手冊
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單一簡訊發送
在會員基本資料廠商基本資料員工基本資料中
按下 即可發送簡訊
大量簡訊發送
﹝統計報表﹞rarr﹝C會員郵寄標籤大量簡訊﹞依照
條件選擇要發送簡訊的對象後點選《S發送簡訊》
即可將簡訊發送到所選擇的對象
軟體使用教學手冊
36
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
訂貨日期 通常系統會先直接帶出當天的日期若不是當天的訂貨則請自行輸入
正確的訂貨日期
訂貨單號 通常輸入完『訂貨日期』按【Enter】鍵後系統會直接帶出『訂貨單號』
預設採用訂貨日期 + 流水號
客戶編號 請確實輸入本張訂單是由哪一家客戶所訂此項資料在【出貨作業】裡
有相關聯
交貨日期 輸入預計出貨的日期
交貨方式 預計的交貨方式可下拉選單方式選取請確實輸入
經辦人員 在【客戶基本資料】中若已有設定業務歸屬在此處會自動帶出業務代
號若沒有設定請自行輸入經辦業務代號
倉號 輸入預計是由哪一個倉庫出貨此功能僅用於多倉版
來源單號 輸入這張訂貨單是以哪一張報價單號內容為依據可按【F10】開啟快速
查詢視窗直接挑選報價單號及產品明細
稅前金額 報價單中未含稅的小計金額
稅 別 在【客戶基本資料】中若已有設定稅別在此處會自動帶出其稅別或
可自行切換其他稅別的計算方式
稅後總額 即[稅前金額+營業稅]
折扣金額 給予客戶的折扣金額
預收金額 輸入向客戶預收的貨款金額
未收金額 即﹝稅後總額－預收金額﹞
貨單備註 補充欄位中不足的部份或做為某些特殊資料註記
特項功能說明
歷史單據轉入訂單
直接將過去的報價單或訂貨單據內容明細轉入到目前新增的訂貨單中
操作方法
1在【來源單號】的欄位按《F10》開啟轉入單據瀏覽視窗
2以滑鼠或鍵盤uarrdarr鍵挑選要轉入的單據後按《Enter》
3勾選要轉入的品項後按《Y確定轉入》即可
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37
轉出貨單
確認出貨內容同本張訂單時可按 可將此張訂單直接轉成出貨單
訂貨單轉 Excel 格式 選擇〈F7列印〉如右圖所示按《F6轉 Excel》即可
相關項目客戶基本資料產品基本資料報價作業出貨作業
訂貨資料統計 意義查詢客戶訂貨及交貨情況 可依使用者的需要去設定所查詢時間客戶交貨日期已交貨未交貨及全部可單獨查詢一家或
者是一次查詢多家做為客戶訂貨交貨的依據
操作方式同進退貨資料統計
相關項目客戶基本資料產品基本資料出貨作業訂貨作業
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出貨
出貨作業
意義商品出貨輸入存檔以便查詢送貨量與應收客戶帳款
進入本功能後所出現的是日期最近的一張出貨單據如下圖所示
操作方法請參照 基本功能指引
按『瀏覽』可瀏覽所有的出貨單據
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欄位說明
欄位名稱 欄位說明
出貨日期 通常系統會直接帶出當天的日期若不是當天的出貨則請自行輸入正確
的出貨日期
出貨單號 通常輸入完『出貨日期』按【Enter】鍵後系統會直接帶出『出貨單號』
預設採用出貨日期 + 流水號
客戶編號 請確實輸入本公司是出貨給哪一家客戶此項資料在【收款作業】中有相
關聯
發票號碼 若此張出貨單是有稅額的則需輸入發票號碼若沒有發票則無需輸入
交貨方式 可以下拉選單方式選取請確實輸入
業務人員
在【客戶基本資料】中若已有設定業務規屬在此處會自動帶出業務代號
若沒有設定請自行輸入經辦業務代號此項資料在【員工業績統計表】
有相關聯
訂單號碼 由訂貨單中轉至出貨單的訂單號碼在訂單作業中有詳細的說明
取用預收 對於有預收貨款的客戶直接從預收的金額中支付本筆貨款
倉號 可設定是由哪個倉庫出貨僅限用於多倉版
帳款日期 在【客戶基本資料】中若已有設定帳款日期在此處會自動帶出帳款日期
此項資料在【收款作業】有相關聯
稅前金額 出貨單中未含稅額的小計金額
稅別 在【客戶基本資料】中若已有設定稅別在此處會自動帶出其稅別或可
自行切換其他稅別的計算方式
稅後總額 即〔稅前金額 + 營業稅〕
折扣金額 給予客戶的折扣金額
已收金額 指已向客戶收的「訂金或金額」
未收金額 即〔稅後總額 - 已收金額 - 折扣金額〕
貨單備註 補充欄位中不足的部份或做為某些特殊資料註記
特項功能說明
歷史記錄 《Alt＋4》
按 可將該出貨客戶所有的歷史出貨單據列出來在修改或新增的模式下按 Enter 鍵可
取回再針對差異部份進行修改
單品歷史 《Alt＋5》
按 可針對指定的單項產品的將其出貨記錄列出來在此不分客戶可供比價用
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進貨記錄 《Alt＋6》
按 可針對指定的單項產品的進貨記錄可避免出貨的金額低於進貨金額
庫存查詢 《Alt＋7》
按 可查詢各倉庫的庫存量避免無貨可出的情形
多選輸入
可一次勾選多項產品到報價單中加快作業速度
SMS 簡訊發送
可發送簡訊通知該客戶
相關項目客戶基本資料產品基本資料系統參數設定出退貨資料統計應收支票已過期支票
收款作業庫存月銷耗報表盤點作業
出貨退回作業 【8出貨退回作業】與【7出貨作業】的操作方法略同故不重述
相關項目 客戶基本資料產品基本資料系統參數設定出退貨資料統計 應收支票已過期支
票收款作業庫存月銷耗報表盤點作業
出退貨資料統計 意義可直接在此項功能表中查詢出貨及出貨退回的詳細情形而不必再到【7出貨作業】或【8出
貨退回作業】中個別查詢可節省使用者的時間
可依使用者的需要去設定所查詢時間客戶出貨退貨已收款未收款及全部可單獨查詢一家
或者是一次查詢多家做為收款對帳單與收款作業有相關聯
相關項目 出貨作業出貨退回作業
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第五章 帳務管理 會計
付款作業
意義此功能是用來記錄付款作業的日期廠商支付類別及沖帳金額以備日後查核
當公司進貨後要付款時則需到此處建立新的付款作業
操作方法
1《新增》依序輸入付款日期登錄人員廠商編號帳款日期後按下【S查詢】會列
出該廠商在帳款日期區間內未付款的單據
註(1)請務必輸入付款廠商否則可能導致查詢不到未付帳款單據
(2)此處帳款日期是指進貨單中的帳款日期若您不確定帳款日期區間可空白不輸入直
接按下【S查詢】會列出所有的未付款單據
2勾選要沖銷的單據並輸入付款的現金金額票據金額等《存檔》即可
註若一筆貨款並非一次沖銷完畢則先在【沖帳金額】的欄位輸入此次要沖帳的金額後再
將該筆單據打勾即可
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欄位說明
欄位名稱 欄位說明
付款日期 系統預設使用當天日期若不是當天日期可自行輸入付款日期
付款單號 通常輸入完付款日期後按【Enter】鍵後系統會直接帶出付款單號預設採
用付款日期+流水號
登錄人員 輸入該筆資料的登錄人員
廠商編號 可按 F10 開啟快速查詢視窗選擇所需的廠商編號
帳款日期 輸入欲查詢的帳款日期區間此處帳款日期是以出貨單中的帳款日期為依據
應付總額 該家廠商在查詢的帳款日期區間中應付帳款總金額
現金金額 輸入付款的現金金額若此筆帳款不是由現金支付則此欄位不需輸入
票據金額 輸入開立支票的金額若此筆帳款不是由支票支付則此欄位不需輸入
其他折讓 輸入折讓的金額
取用預付 取用預付餘額中的金額來沖銷必須在預付餘額欄位中有金額才能做此功
能
累入預付 可預先付一筆帳款分多次沖銷預付的金額則輸入在此處
預付餘額 預付金額中尚可沖帳的餘額
沖帳合計 可用滑鼠勾選欲沖銷的單據號碼系統會自動將總金額統計出來若此次付
款金額與欲沖帳合計金額不符則存檔時系統會出現警示
備註 補充上述欄位中所不足的資料
其他操作說明請參照 基本功能指引
相關項目 廠商基本資料產品基本資料系統參數設定進貨作業進貨退回作業
進退貨資料統計應付支票已過期支票
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現金日記帳
意義是對於公司每日現金收支流向的資料管理
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
日期 系統預設為當天的日期及時間 若不是可另行輸入
項目科目 輸入收支的會計科目例如水電費郵電費文具費等等亦可按 F10
或快擊滑鼠二下即可開啟選擇視窗
類別 可選擇支出或收入二種
金額 輸入收入或支出的金額
摘要 可更詳細記錄每筆帳目資金流向的明細和用途當此欄有輸入明細時存
檔後在畫面右邊「註」的框框會有ˇ
註項目科目按 F10 或快擊滑鼠二下可開啟選擇視窗自建較常使用的會計科目片語如
此一來以後輸入現金科目時只需點選即可而不必再另外輸入片語節省操作時間
相關項目其它編號設定
銀行存提作業
意義記錄公司與往來銀行的帳戶情形方便日後帳戶管理
進入後畫面如
做圖所示
畫面左半部是
銀行帳戶瀏
覽右半部是帳
戶存提資料瀏
覽
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欄位說明
欄位名稱 欄位說明
安全餘額 此銀行帳戶的安全餘額此欄與〈銀行基本資料設定〉有相關聯
現在餘額 目前此銀行帳戶中的實際餘額
存提日期 系統預設為當天的日期及時間 若不是可另行輸入
存提單號 通常輸入完存提日期後按【Enter】鍵後系統會直接帶出存提單號預設採
用存提日期+流水號
金額 輸入存提的金額
存提類別 選擇存提的類別有存款支票存款提款及支票付款四種
支票號碼 輸入存提的支票號碼若不是由支票存提則此欄位不需輸入
餘額 建立此存提單時銀行帳戶中所剩餘的可用餘額
其他備註 補充上述欄位中所不足的資料
註在應收(付)支票中所有由此帳戶所開出兌現後的支票金額皆會自動轉入此處
其他操作說明請參照 基本功能指引
重新計算帳戶餘額
若有新增或修改存提單時按下 即可更新該銀行帳戶的現在餘額更便利於隨
時掌握各銀行帳戶中的可動用金額
相關項目 其他編號設定應付支票應收支票
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（收）款作業
意義此功能是用來記錄收款作業的日期客戶收款明細及沖帳金額以備日後查核
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
收款日期 系統預設使用當天日期若不是當天日期可自行輸入收款日期
收款單號 通常輸入完收款日期後按【Enter】鍵後系統會直接帶出收款單號預設採
用收款日期+流水號
登錄人員 輸入該筆資料的登錄人員
客戶編號 可按 F10 開啟快速查詢視窗選擇所需的客戶編號
帳款日期 輸入欲查詢的帳款日期區間
應收總額 該家廠商在查詢的帳款日期區間中應收帳款總金額
現金金額 輸入收款的現金金額若此筆帳款不是由現金收入則此欄位不需輸入
票據金額 輸入收款支票的金額若此筆帳款不是由支票收入則此欄位不需輸入
其他折讓 輸入折讓的金額
取用預收 取用預收餘額中的金額來沖銷必須在預收餘額欄位中有金額才能做此功
能
累入預收 可預先收一筆帳款分多次沖銷預收的金額則輸入在此處
預收餘額 預收金額中尚可沖帳的餘額
沖帳合計 可用滑鼠勾選欲沖銷的單據號碼系統會自動將總金額統計出來若此次收
款金額與欲沖帳合計金額不符則存檔時系統會出現警示
備註 補充上述欄位中所不足的資料
相關項目出貨作業客戶基本資料出貨退回作業應收支票
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應（付）帳齡分析表
意義此分析表是用來顯示尚未付清給各個廠商的應付帳款其帳齡分佈在各個設定期間的
統計數據
圖片左邊的日期區間可依使用者的統計習慣去設定設
定好後只需按【設定為預設值】鍵則每次進入系統時
依此設定統計
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
開始廠商 可按 F10 開啟快速查詢視窗選擇欲查詢的開始廠商編號
結束廠商 可按 F10 開啟快速查詢視窗選擇欲查詢的結束廠商編號
帳齡種類 可選擇 1帳款日期或 2銷貨日期二種
報表標題 可選擇 3天數或 4日期二種為報表標題
結束日期 系統會自動帶出當天日期若不是可自行輸入欲查詢的結束日期
相關項目廠商基本資料進貨作業進貨退回作業進退貨資料統計表付款作業
應（收）帳齡分析表
意義此分析表是用來顯示各個客戶尚未付清的應收帳款其帳齡分佈在各個設定期間的統
計數據
操作方式請參照 應（付）帳齡分析表
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
開始客戶 可按 F10 開啟快速查詢視窗選擇欲查詢的開始客戶編號
結束客戶 可按 F10 開啟快速查詢視窗選擇欲查詢的結束客戶編號
帳齡種類 可選擇 1帳款日期或 2銷貨日期二種
報表標題 可選擇 3天數或 4日期二種為報表標題
結束日期 系統會自動帶出當天日期若不是可自行輸入欲查詢的結束日期
相關項目客戶基本資料出貨作業出貨退回作業出退貨資料統計表收款作業
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應收帳款
意義用來顯示某段時間內應收帳款的彙總資料報表
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
帳款種類 可選擇依 1客戶別或 2業務別做為應收帳款報表的依據
帳款日期區間 輸入欲查詢的起迄日期
統計客戶區間 可按 F10 開啟快速查詢視窗輸入欲查詢的客戶編號
統計業務區間 輸入欲查詢的業務編號
報表種類 可自行選擇共有明細表簡要表及應收總表三種報表
是否含前期未
收款之明細
若所查詢的日期區間之前仍有尚未收取的款項則可在此欄位中打ˇ就
可顯示前期未收款之明細
相關項目客戶基本資料產品基本資料員工基本資料出貨作業出貨退回作業出退
貨資料統計表
應付帳款
意義用來顯示某段時間內應付帳款的彙總資料報表
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
帳款種類 可選擇依 1廠商別或 2經辦人員別做為應付帳款報表的依據
帳款日期區間 輸入欲查詢的起迄日期
統計廠商區間 可按 F10 開啟快速查詢視窗輸入欲查詢的廠商編號
統計經辦區間 輸入欲查詢的經辦人員編號
報表種類 可自行選擇共有明細表簡要表及應收總表三種報表
是否含前期未
付款之明細
若所查詢的日期區間之前仍有尚未付清的款項則可在此欄位中打ˇ就
可顯示前期未付款之明細
相關項目廠商基本資料產品基本資料員工基本資料進貨作業進貨退回作業進退
貨資料統計
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票據
應(付)支票
意義可沖銷應付帳款中所有由支票給付的記錄節省會計人員作帳以便查詢核對廠商的
帳款
進入本功能後出現所有應付票據資料視窗以票據到期天數作為循序排列條件
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
開票日期 系統預設使用當天日期若不是當天日期可自行輸入開票日期
支票類別 支票的種類此處為應付支票
支票號碼 開立支票上的號碼
支票金額 開立支票上的金額
來源單號 輸入這張支票是要沖銷哪一張【付款作業】中的進貨單號
廠商編號 可按 F10 或 鍵開啟快速查詢視窗選擇所需的廠商編號
廠商名稱 廠商編號選定後會自動帶出該廠商名稱
到期日期 開立支票上的到期日期
兌現日期 這張支票預計何時會兌現的( 因有時票據的交換需時 1~3 個工作天金額
才能真正入帳)
票據狀態 目前票據的狀態有未兌兌現退票作廢領取及其他共六種
開票銀行 選取開立的支票銀行 若尚未設定請至【其他編號設定】中的銀行基本資料設定
銀行名稱 開票銀行選定後會自動帶出該銀行名稱
其他備註 補充上述欄位所未提到的
未兌支票總額 系統會自動統計所有未兌現的支票張數及總額
其它說明
支票簽回單
點選《列印》即可列印支
票簽回單若要更改表單
字頭字尾請參照 按鍵說
明
相關項目進貨作業已
過期支票付款作業
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應(收)支票
意義可沖銷應收帳款中所有由支票收款的記錄以查核客戶的帳款
進入本功能後出現所有應收票據資料視窗以票據到期天數作為循序排列條件
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
收票日期 系統預設使用當天日期若不是當天日期可自行輸入收票日期
支票類別 支票的種類此處為應收支票
支票號碼 應收票據上的支票號碼
支票金額 應收支票上的金額
來源單號 輸入這張支票是要沖銷哪一張【收款作業】中的出貨單號
客戶編號 可按 F10 或 鍵開啟快速查詢視窗選擇所需的客戶編號
客戶名稱 客戶編號選定後會自動帶出該客戶名稱
到期日期 應收支票上的到期日期
兌現日期 這張支票預計何時會兌現的 (因有時票據的交換需時 1~3 個工作天金額才
能真正入帳)
票據狀態 目前票據的狀態有未兌兌現 託收轉讓退票票貼及其他共七種
開票銀行 應收票據上開立支票銀行的帳號
開票銀行 應收票據上開立支票銀行的名稱
託收銀行 選取開立的支票銀行 若尚未設定請至【其他編號設定】中的銀行基本資料
設定
託收銀行 開票銀行選定後會自動帶出該銀行名稱
其他備註 補充上述欄位尚未提到的
其他操作方式與應付支票作業相同
相關項目 出貨作業收款作業已過期支票
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已過期支票
意義所有已過期的支票皆會轉入此視窗方便會計人員查詢核對
過期支票瀏覽列出所有過期支票（應收應付）可依需求排列如名稱開票日期兌
現日期銀行hellip等（本功能為整合上述rdquo應付rdquordquo應收rdquo二項支票作業所產生的資料
對照表）
註此處只能做查詢的動作並不能做新增或修改的動作
相關項目 應付支票應收支票
應(收)票批次兌現
意義可一次將單張或多張應收票據轉兌現並將兌現的支票轉入已過期支票中
按鍵說明
欄位名稱 欄位說明
全選 將所列出的支票全部選擇為要兌現的狀態
全不選 將所列出的支票全部選擇為要非兌現的狀態
兌現轉入過期支票 將已選擇的支票轉成兌現狀態並將支票轉入過期支票中
相關項目應收支票銀行存提作業
應(付)票批次兌現
意義可一次將單張或多張應付票據轉兌現並將兌現的支票轉入過期支票中
操作方式請參照 應(收)票據批次兌現
相關項目應付支票銀行存提作業
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51
應收票齡分析表
意義此分析表是用來顯示已收未兌現的應收支票其帳齡分佈在各個設定期間的統計數據
圖片左邊的日期區間可依使用者的喜好去設定設定
好後只需按【設定為預設值】鍵則每次進入系統時
依此設定統計
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
開始客戶 可按 F10 開啟快速查詢視窗選擇欲查詢的開始客戶編號
結束客戶 可按 F10 開啟快速查詢視窗選擇欲查詢的結束客戶編號
報表標題 可選擇 1天數或 2日期二種為報表標題
結束到期日 系統會自動帶出當天日期若不是可自行輸入欲查詢的結束日期
相關項目應收支票
應付票齡分析表
意義此分析表是用來顯示開立給各個廠商的未兌現應付支票其票齡分佈在各個設定期間
的統計數據
操作方式請參照 應收票齡分析表
相關項目應付支票
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52
第六章 庫存管理
期初開帳程序
1進貨
第一次使用時本系統時將基本資料建立完成後首先利用【進貨作業】將所有產品均做首
次進貨並且將已付款的進貨單據沖銷
註亦可利用庫存調整單將所有產品數量及成本鍵入或者利用盤點作業進行盤點後將盤點
量轉入現有量必須要注意的是若您選擇使用盤點轉入的方式系統將無法自動抓取產品成
本
2由產品基本資料中作期初開帳
至產品基本資料中按(Alt+F 鍵)將可以產生庫存的
期初開帳資料
按《確定》後將自動轉入期初
庫存日消耗異動表
意義驗證庫存量的正確性且可以將驗證後的正確量寫入現有量
(1) 當日消耗表列出查詢日期當天的庫存數量
變動情況用來驗證庫存量的正確性
(2) 逐日銷耗表列出前一次結轉日至查詢日期
當天的庫存數量變動情形用來驗證庫存量
的正確性另可將計算後的實際現有量寫入
帳面量(產品基本資料中的現有量)
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53
庫存月消耗異動表
報表意義列出查詢當月份的庫存數量變動情形用來驗證庫存量的正確性另可將計算
後的實際現有量寫入帳面量(產品基本資料中的現有量)並作轉入產生下月期
初量
使用時機每月底結束營業後或每月初開始營業前
操作方式
1)檢視庫存月銷耗表上的異動資料及現有量是否均正確當計算後存量與目前帳面存
量不符時會以黃色警示
2)確認無誤後按下 出現如下視窗再次確認
注意產品基本資料中的現有量將會被庫存月銷
耗 表 中 的 現 有 量 取 代因 此 請 謹 慎 使 用 結 轉 功 能
C)若產品進出異動量不正確請利用庫存調整單
做調整後重新執行步驟 A)~ B)
後記
庫存量又有問題了 怎麼都跟架上物品不符 相信大多數人都有這樣的心聲
很多使用者的觀念上總是認為庫存只要交給電腦來管理庫存量一定準確殊不知電腦軟體
有可能發生不可預期的結果(程式暇疵或使用中突然的斷電當機)或是產品管理不當導致失
竊或是破損或是產品擺設到不正確的位置都有可能使得電腦中的庫存量異常所以在庫存管
理中盤點變成了一項非常重要的工作
軟體使用教學手冊
54
庫存調整單
意義當帳上的庫存量與實際庫存盤點的結果不符時即可利用此功能來調整帳上的庫存量
及成本
在〈C進出貨〉選擇【C
庫存調整單】如圖可
按《新增》《修改》
《查詢》或《刪除》鈕
更動關於調整庫存的相
關資料
按《瀏覽》進入庫存調整
單據瀏覽
操作方法
庫存調整單中的「數量」欄位應輸入實際庫存量與帳面現有量的差異量
作庫存調整時若目前某產品在系統中的現有量為 10 個但實際上賣場中只剩 8個則在
數量的欄位中輸入-2即可將系統中的現有量調整為 8個
若使用者無進貨作業的動作卻想要統計出產品的銷售成本及利潤可直接在此處輸入產
品的成本或覺得目前系統中的平均成本不正確亦可自行修改
註盤點作業中若有盤差或盤盈時會自動產生一張盤點調整單
其他操作方式請參考基本操作方法
相關項目產品基本資料盤點作業
軟體使用教學手冊
55
盤點作業
意義盤點各倉的庫存量以便管理可避免庫存太多或不足節省公司無謂的支出
有關庫存量的準確性一直為各行各業及門市經營管理者所困擾即使使用電腦軟體一樣產生
庫存量不準確的情事皆因方法錯誤或關念的偏差導致
在庫存做盤點前有些前置工作若準備充足則可收事半功倍之致
A盤點的前置工作
1 貨架上物品的擺設是否整齊乾淨
2 貨架的分類是否明確並且標示清楚
3 待進貨瑕疵物品異常品是否與陳列區清楚區分
4 人員的物品熟悉度及教育訓練是否充足
B盤點實施要點
1 全面盤點(期初期末盤點)或循環盤點
2 盤點的開始時間及預計結束時點
3 人員編組及人力分派
4 列印盤點單(可利用盤點機)
5 盤點機轉入或人工鍵入盤點數量
6 列印盤點報告單(盤盈盤損表)
C檢討此次盤點作業及問題研究
在【F系統支援】選擇【盤點作業】的選項會出現最近一張單據
操作方法
1由盤點機盤點
新增一張盤點單將盤點量輸
入盤點機再按
鍵直接將盤
點機中的資料傳送到系統
中按下 鍵即
可完成盤點作業
軟體使用教學手冊
56
2由人工手動盤點
A)新增一張盤點單按《A盤點產品轉入》鍵選擇欲盤點的產品編號可依全部產品廠
商產品類別儲放位置產品編號及庫存數量共六種選擇方式選擇所需的產品或者用
《新增明細》的方式輸入要盤點的品項接著按下《F3存檔》
B)按下《F7列印》報表選擇為「盤點單」列印出盤點單由人工盤點並將盤點量寫在盤點
單上
C)進入盤點作業點選《修改》將盤點量輸入系統中按下《存檔》後再按《轉入現有量》
鍵即可完成盤點作業
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
盤點日期 系統預設使用當天日期若不是當天日期可自行輸入盤點日期及時間
盤點單號 通常輸入完盤點日期後按【Enter】鍵後系統會直接帶出盤點單號預設
盤點人員 輸入該筆資料的盤點人員
盤點備註 補充欄位中所不足的資料
盤點倉號 選擇欲盤點的倉號 (多倉版)
《 Alt+A 》盤點產品轉入
按 可針對特定部份產品或廠商選取所需
的盤點商品
1先選擇轉入依據
2輸入起始編號及結束編號
3按下《Y確定》便可將符合條件的產品加入到盤點單中
《 Alt+B 》盤點機輸入
按 可先由盤點機盤點再直接
將盤點機中的資料傳輸到系統中可節省再輸入一
遍的時間
轉入現有量
當盤點完後且已經將盤點數量輸入至系統中後此時可按 鍵將盤點量轉入現有量
且同時在【庫存調整單】產生一張盤盈盤虧單即可完成盤點作業
相關項目產品基本資料員工基本資料庫存調整單
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57
第七章 系統支援
密碼設定
意義本設定首重資料保全功能系統依使用者名稱及密碼選擇性的開放系統功能可確
保資料的隱密性預防一些重要資料外流而設定通行密碼可依特定人員使用密碼才能執
行
進入時需輸入您的使用者密碼才有權限進入密碼設定中去新
增或是修改此設計目的在於防止管理者離開時他人趁機擅自
修改帳號權限
新增 增加完使用者名稱及密
碼後再設定使用功能明細（打
ˇ者為開放本項功能）
成本顯示若沒有打ˇ則該使
用者進入後台時基本資料的產
品欄位成本相關欄位則不顯示
備份作業
意義將所有資料另存一份應注意不要備份在同一部硬碟（以免硬碟實體損壞）同時為
保障資料安全應自訂備份期間如每週三六各一次
選定備份的目錄位置按下《開始備份》
鍵後即可完成備份作業
建議您在備份的檔案名稱 Data 後再加上
備份日期以避免備份資料太多產生混淆
註選擇備份路徑時需注意資料夾的名稱
應避免為空白或包含特殊符號如
gtlt$hellip等
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58
資料重整
意義當系統在操作途中因發生停電不正常關機或硬體發生故障而故造成系統資料中異常
現象導致資料毀損可利用本功能做一資料維護
注意執行資料重整時務必讓其他工
作站或前後台離線
編碼更改
意義因本系統中所有基本資料的編號只要存檔後就不能做修改的動作故在此設立一
個修改編號的程式
註因為基本資料中的編號會跟進銷貨產生連動關係為保持舊有歷史資料的正確性所以
更改編號時須在此更改以保持資料的完整若您要修改基本資料時請先到【2備份作業】
做資料備份的動作避免系統在編修的過程中發生停電或不明原因當機而造成資料流失
操作方法
1選擇欲修改的編號之資料
庫有客戶廠商產品員
工及產品類別資料檔共 5種供
選擇
2用滑鼠或按 F10 在原編號的
欄位上選擇欲更改的編號
3直接在新編號的欄位上輸入
新的編號
4按下《確定更改》鍵即可
完成編號更改的動作
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59
系統顏色修改
意義覺得系統中預設的顏色不喜歡嗎想自創風格時可利用本功能修改畫面使用者可依
個人喜好修改使用的畫面其中必須注意的是修改畫面確定後按 Y 儲存設定 要先
離開本系統再重新進入本系統才能生效
若欲更換背景圖片圖
片格式可
為jpggifbmphellip
等檔案格式
改亂了可按系統預設
值變回原來樣式
行事曆管理
意義經常忘東忘西的寫在紙條上麻煩又不容易找利用本功能吧啟動系統時會提醒哦
操作方法
1 點選《新增》後輸
入事件日期時
間對象地點
事由事項的欄位
可註記細節事項
2 勾選事件提醒方
式若沒勾選便不
會出現提醒的訊
息
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60
名片簿管理
意義可將重要的電話或經常聯絡朋友記錄在此容易找尋又不會丟可分類還有多項
詳細資料欄位可供利用
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
名片分類 可點選 開啟客戶分類的快選視窗
電子信箱 若有輸入 E-Mail 帳號則按下 可直接連結至 Outlook 發送信件
其他備註 補充欄位中不足的說明或做為某些特殊資料註記
選擇發送簡訊功能時可自動帶入行動電話號碼
操作方法請參照 基本操作方法
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產品停用啟用處理
意義將產品基本資料中已經停產或停售長時間不使用的產品資料作停用處理可加快搜
尋的速度也增加盤點補貨等工作的效率若日後進貨時新進產品的條碼與停用產品
條碼相同時系統會出現警告訊息可直接將產品恢復續用
操作方法
1 產品停用
A)將欲停用的產品打勾勾選的品項會列在右上方的挑選清單列中確認後點選《停用》
停用的產品會列在下方的〈停售或停用之品項〉中
B)直接在產品基本資料中刪除的品項也會自動被系統列到停用產品中喔~
2 產品啟用
在欲恢復續用的產品上按一下滑鼠右鍵選擇《Y產品續用恢復》確認後該筆資料會
回復到產品基本資料中恢復續用的產品庫存量售價成本等均會歸零若要查看過去
的歷史進貨紀錄及銷貨分析請利用〈歷價〉及〈分析〉的功能
相關項目產品基本資料
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62
產品成本重算
意義若於系統使用時發生停電或當機或硬體故障情形而造成平均成本有異常之情形可
利用此作業將平均成本重算
可選擇年或指定月份計算確
定無誤時可利用寫入功能將
目前平均成本更新
若平均成本重算後有發生的情形則執行《W將計算之平均成本寫入》後必須利用 資
料偵錯 功能將異常的產品資料修復接著再到產品基本資料中利用〈歷價〉重新寫入成本
相關項目產品基本資料資料偵錯
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資料偵錯
意義藉由資料偵錯系統來偵測錯誤的資料再加以修復是屬於軟體異常控管的一項重要功
能有如 Windows 中的磁碟偵錯功能
操作方法
選擇客戶資料檢測編號是否重 覆及累積點數預收金額數值溢位等異常檢測
選擇銷貨資料檢測編號是否重覆及小計金額銷貨成本數值溢位等異常檢測且可將銷
貨成本以目前平均成本置換但此項功能需在已驗證過產品資料且無異常的情況下才能進
行
選擇廠商資料檢測編號是否重 覆及異常資料偵錯
選擇產品資料檢測編號是否重 覆及最近進價平均成本及售價數值溢位等異常檢測
選擇進貨資料檢測編號是否重覆及異常資料偵錯
選擇訂貨資料則會重新計算產品檔中的被訂購量
選擇倉庫資料重新分析產品檔及倉庫檔中的庫存關聯結構並自動將錯誤修復
以上各個資料檔檢測後若有異常情形出現只需按《自動修復錯誤》鍵即可完成資料偵錯
修復的動作
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用戶使用記錄
意義可記錄各用戶進入系統的日期及時間及使用哪個功能表做哪些動作避免在多人
使用狀況下無法查到資料修改或刪除是由何人做的
流量統計
依據系統登入用戶別統計各動作的操作次數
在桌面上建立捷徑
意義當桌面上安裝的捷徑不小心刪除或在一開始安裝軟體時沒有建立捷徑皆可利用此功
能輕鬆在桌面上重新建立捷徑再也不用擔心找不到執行路徑
操作方式
1輸入前台工作站號若是單機版則不需輸入
2直接點選《1建立後台管理捷徑》或《2建
立 POS 前台捷徑》就會在桌面上自動建立捷徑
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備份還原
意義當您發現銷售前台進入後出現錯誤代碼或存檔後交易紀錄無法存入時代表銷售資料
庫已經遭受毀損備份還原能夠幫助您將資料還原到您最後一次做備份的狀態
1 請先將執行資料備份並記下您的備份目錄位置操作方式請參照 備份作業
2 請放入安裝光碟重新安裝或至我們的網站 wwwhiposcomtw 下載試用版本（切記版
本必須相同）
註請確定所有工作站或前台均已離線且無其他軟體正在執行
無需移除原本的軟體直接執行安裝即可
3 請至[開始][程式集][叡鴻 Hipos 軟體系列]點選[備份還原]或至電腦中的 csalewin 中
點選 備份還原exe 如圖所示選取您的備份目錄位置後點選《S開始還原》即可
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第八章 附件 其他技術支援
報表格式修改
利用 HiPOS 軟體中的報表系統工具可以自行修改報表的格式
系統工具的開啟方式
1《開始》rarr《程式集》rarr《叡鴻 HiPOS 軟體系列》rarr《報表系統工具》
2到電腦 csalewin 資料夾中將〈系統工具exe〉點滑鼠左鍵兩下開啟
自訂列印紙張大小
開啟系統工具後選擇要修改列印格式的報表後將紙張規格分別填入高度寬度上邊界
左邊界即可
例如原本是 A4(290210mm)格式要改
成列印中一刀格式直接修改高度
140寬度 210 就可以囉~
修改報表內容
1開啟系統工具後先選擇要修改的報表再按《修改報表》
2若要修改報表內容的位置以滑鼠圈選要移動的範圍後以larruarrdarrrarr移動或直接以滑鼠拖
曳至您預定的位置即可
3若要修改或增加文
字則先點選 報表控
制項工具列 上的
一下接著點一下要
修改的文字或要新增
文字的位置即可編
輯文字
4修改完成後點選
左上角的《檔案》rarr
《儲存》
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自訂瀏覽視窗表格樣式
意義因為使用者的螢幕大小及解析度設定的不同在瀏覽視窗中難免發生表格橫向欄位太
大或太小導致於查看資料時的不方便HiPOS 提供了自訂表格樣式的功能讓使用者調整好
欄位後可以存檔方便日後查看
操作方法
1將滑鼠移動到要調整的欄位框上會出現 符號以滑
鼠拖曳即可調整欄位大小
2調整好後如圖在內容的任一位置上按一下滑鼠右鍵選擇《儲存表格樣式》若是儲
存後不滿意可以選擇《恢復預設值》
滑鼠右鍵功能選單
意義建立資料時若已經有其他檔案格式的資料存在方便
複製貼到 HiPOS 軟體中
在 HiPOS 軟體中當欄位為可編修狀態下時可以按一下滑鼠
右鍵便能呼叫功能選單(複製貼上剪下)
看完了使用手冊仍然無法解決您的問題嗎本公司提供了多元的諮詢管道
本公司網站技術支援httpwwwhiposcomtw 文件知識庫
電話諮詢07-7030898
傳真專線07-7032066
E ndash Mail Servicehiposcomtw
公司地址高雄縣鳳山市 830 埤北路 81 號
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庫存管理
基本庫存管理功能操作說明
標準作業流程
產品現有數量
產品基本資料中的現有數量欄位系統會自動依照進貨及銷貨統計並隨時更新產品現有量
因此為了保持現有量的正確性及產品成本的準確度請勿直接從產品基本資料的現有數量欄
位修改現有量
進貨作業
進貨時確實輸入正確的進貨量要留意進貨單位是否正確進貨及進貨退回時產品的庫存
量都會自動增減
庫存調整單(HiPOS-Light 版無此功能)
（一）使用時機
1 某產品的數量因毀損失竊hellip等非進貨及銷售而短缺或增加導致需要調整產品的現
有量時
2 由盤點作業中執行盤點量轉入現有量時若有差異量系統會自動產生一張庫存調整
單
（二）操作方式
1 進入【C進出貨】 rarr 【庫存調整單】
2 點選 【新增】rarr輸入日期單號經辦人員備註
3 點選 【新增明細】 rarr輸入【產品代號】
4 輸入【數量】是指實際數量與產品現有量的差異量例如 A產品實際量為 10 個產品
基本資料中的現有量為 8個兩者的差異量為 10－8＝+2數量的欄位輸入 2若 B產
品的實際數量為 15 個產品基本資料中的現有量為 20 個則差異量為 15－20＝-5
數量的欄位便輸入-5
5 點選【存檔】後產品現有量便會隨著調整
（三）附註
HiPOS-Light 版若平時發現產品數量有錯誤請直接利用【盤點作業】的轉入現有量功
能來調整產品的現有量
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庫存日消耗表
（一）當日消耗表列出查詢日期當天的庫存數量變動情況用來驗證庫存量的正確性
（二）逐日消耗表列出前一次結轉日至查詢日期當天的庫存數量變動情形用來驗證庫存
量的正確性另可將計算後的存量寫入帳面量(產品基本資料中的現有量)
（三）使用時機每日營業結束利用庫存逐日銷耗表檢驗庫存正確性
庫存月消耗表
（一）報表意義列出查詢當月份的庫存數量變動情形用來驗證庫存量的正確性另可將
計算後的實際現有量寫入帳面量(產品基本資料中的現有量)並轉入產生下月期初量
（二）使用時機每月底結束營業後或每月初開始營業前
（三）操作方式
1 檢視庫存月消耗表上的異動資料及現有量是否均正確當計算後存量與目前帳面存量
不符時會以黃色警示
2 確認無誤後按下 出現如下視窗再次確認
盤點作業
（一）盤點前置作業
1 貨架上物品的擺設是否整齊乾淨
2 貨架的分類是否明確並且標示清楚
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3 待進貨瑕疵物品異常品是否與陳列區清楚區分
4 人員的物品熟悉度及教育訓練是否充足
（二）操作方式
1 進入【F系統支援】rarr【盤點作業】rarr【新增】rarr輸入日期單號盤點人員備註
2 在【產品代號】輸入要盤點的產品rarr【存檔】rarr【列印】選擇【盤點單】
3 進行人工盤點工作
4 進入【盤點作業】rarr【修改】rarr在【盤點數量】輸入實際盤點數量rarr【存檔】
5 選擇【轉入現有量】即可將盤點量轉入到產品基本資料中的現有量
（三）操作秘訣
2 利用【新增明細】可一項項將要盤點的產品輸入
3 利用【盤點產品轉入】可以選擇一次將所有產品輸入或者依照廠商別產品類別儲
放位置產品編號輸入
4 務必確實將盤點量輸入盤點單的「盤點數量」欄位中盤點數量請勿輸入負數
（四）盤點要點
1 全面盤點及循環盤點除了期初或期末的全面盤點之外應固定每隔一段時間做循環
盤點循環盤點可以依照產品類別儲放位置或者產品編號等等例如固定每個月作
一次循環盤點第一個月盤點第一排貨架的商品第二個月盤點第二排貨架的商品
2 盤點時效盤點開始到盤點結束的時間盡量不要超過預定時程為了防止盤點錯誤應
避免盤點期間同時進貨銷售盤點完畢應即時將盤點量轉入現有量
3 盤點差異量軟體系統中的現有量欄位嚴格來說是帳面上的產品數量而盤點量則是
實際庫存的數量軟體操作過程有疏失產品瑕疵失竊及盤點錯誤等許多因素均
可能導致帳面上的數量與實際庫存不符的情況因此有盤差是可以被接受的但若差
異量太大時管理者便應觀察是哪個環節出了問題
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上線一段時間後初次執行盤點作業或庫存日月銷耗表
說明
1過去進貨或庫存有異時均直接修改產品現有量
2使用一段時間後才執行庫存月銷耗表結轉
3更新版本或重新安裝執行資料備份還原或者它系統資料轉檔匯入
上述情況可能會發現期初量都是 0以致計算後存量與帳面存量產生極大的誤差
作業流程
期初開帳作業
（一）使用時機
1 初次使用者
2 已經上線一段時間的使用者
3 更版或重新安裝系統後執行備份還原的使用者
4 產品現有量正確而庫存日月銷耗表中的現有量完全不對者
（二）操作方式
1 進入【A基本資料】rarr【產品基本資料】確認產品現有量均為正確的數量
2 按【Alt+F】開啟庫存量期初開帳作業視窗rarr選擇「轉入期初月份」rarr【確定】
3 此一動作可以根據產品基本資料中的現有量去重新計算出庫存日月銷號表中的現有
量並且反算出期初量
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常見 QampA
產品基本資料中的現有數量與實際庫存量不符合
1 僅有少數幾項產品的庫存量不符時可利用「庫存調整單」做調整
2 多項產品的庫存量不符時利用「盤點作業」並將盤點量「轉入現有量」
3 每日營業結束時可利用「庫存逐日消耗表」核對產品庫存量並將正確量寫入現有量
4 檢視產品-進出異動表可查明是否有單據數量錯誤
產品現有量不會隨銷售或進貨變動
1 執行資料重整
2 檢查前台 Alt+F5 銷售記錄是否正常若銷售存檔後無銷售紀錄或者銷售明細僅有時間及
金額代表資料庫已經損壞
3 檢查銷售及進貨時的產品編號是否一致
4 檢查產品基本資料中產品是否有重複建檔換言之相同的產品名稱是否有兩個不同的
產品編號
庫存日月消耗表中的期初量為零導致統計後的現有量錯誤
1 發生原因沒有將上月底的庫存作結轉寫入本月期初
進入【庫存月消耗表】rarr列印年月輸入上個月份rarr執行結轉
2 發生原因Ⅰ曾經從產品基本資料中的現有量欄位直接修改數量
Ⅱ更版或備份還原後沒有執行期初開帳的動作
進入產品基本資料執行【Alt+F 期初開帳作業】
3 當月底營業結束時請檢視庫存月消耗表核對庫存量並執行結轉的動作將正確量寫入現
有量及寫入次月期初量
庫存日月消耗表中的調入量與實際調整的數量不符合
1 發生原因盤點作業轉入現有量時重複執行轉入現有量的動作
2 進入【庫存調整單】rarr點選【瀏覽】尋找備註中盤點轉入單號重複的資料
3 刪除重複的調整單即可
利用盤點量轉入現有量卻發現某些產品仍然與實際庫存量不符合
1 發生原因 盤點數量錯誤
盤點作業中盤點數量輸入錯誤
營業時間進行盤點工作盤點後到轉入現有量的過程中產品銷售出去而未作
調整
2 利用「庫存調整單」調整現有量
3 HIPOS-Light 版利用「盤點轉入現有量」作調整
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已經將盤點量轉入現有量之後發現盤點時數量點錯
1 利用「庫存調整單」調整現有量
2 HIPOS-Light 版利用「盤點轉入現有量」作調整
連續數月都有做庫存月消耗結轉但庫存月消耗中某些產品的現有量卻總是有誤差
1 發生原因每個月結轉的時間點有誤
2 進入【庫存月消耗表】rarr列印年月輸入本月份rarr列印出該張報表或記下該報表的ldquo期初
量rdquo
3 重新進入【庫存月消耗表】rarr列印年月輸入上一個月份
4 比較本月份的ldquo期初量rdquo及上個月份的ldquo現有量rdquo是否相同若上個月份的現有量比本月
份的期初量少代表上一個月結轉之後仍有作銷售或調整
例如430 下午 200 做結轉將正確量寫入下月期初（產生 5月份的期初量）但是 430
下午 300 又陸續作了銷售或調整庫存量
5 做法
盤點機盤點時架上無庫存的 產 品 會 漏 盤
新增盤點單時選擇【盤點產品轉入】將全部產品轉入並將【盤點數量】全部修改為 0
將盤點機中的資料轉入該盤點單存檔後將盤點量轉入現有量
4 月
5 月份
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選購模組功能簡介
簡訊 SMS 發送模組
SMS 簡訊發送功能透過網際網路直接由 HiPOS 軟體系列中發送簡訊至客戶的行動電話能夠達
到迅速確實即時傳遞訊息及行銷的效益
HiPOS 門市及進銷存 v6 以後都可使用免申請儲值後馬上開通
功能特色
1 低廉的發送費用
一般使用手機發送簡訊每通大約 $25~ 35 之間使用 HiPOS SMS 每通只要 11~13 之
間足足省了 50
2 搭配 HiPOS 軟體分析有效客戶發送
利用 HiPOS 的各項統計如累積點數已購商品累積消費金額生日等等的各項數
據做有效的簡訊廣告行銷並且會自動過濾重覆的電話及統計發送的通數
應用 1 生日到時發送祝賀簡訊並告知來電優惠方案
應用 2 廠商新商品推出時可過濾已購買同類商品的客戶清單做簡訊廣告發送hellip更多應用
等你來發掘
3 大量簡訊發送
除了對單一客戶發送簡訊外大量發送簡訊的功能可同時對多個客戶行動電話號碼發送簡
訊
4 簡訊發送時效性佳
簡訊發送後正常情況下約 3~10 秒鐘就可即時將簡訊傳送到客戶手機重要訊息不怕客戶
收 不 到 若 因 故 對 方 無 法 接 收 將 會 自 動 重 發 直 至 發 送 成 功 或 滿 24 小時止
5 常用訊息片語編輯
「常用訊息」功能可以編輯儲存常用的簡訊內容可以加快編寫簡訊的速度
6 預約發送
可自定要發送的時間時間到才發送簡訊更有效率的廣告效益
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單一簡訊發送
在會員基本資料廠商基本資料員工基本資料中
按下 即可發送簡訊
大量簡訊發送
﹝統計報表﹞rarr﹝C會員郵寄標籤大量簡訊﹞依照
條件選擇要發送簡訊的對象後點選《S發送簡訊》
即可將簡訊發送到所選擇的對象
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轉出貨單
確認出貨內容同本張訂單時可按 可將此張訂單直接轉成出貨單
訂貨單轉 Excel 格式 選擇〈F7列印〉如右圖所示按《F6轉 Excel》即可
相關項目客戶基本資料產品基本資料報價作業出貨作業
訂貨資料統計 意義查詢客戶訂貨及交貨情況 可依使用者的需要去設定所查詢時間客戶交貨日期已交貨未交貨及全部可單獨查詢一家或
者是一次查詢多家做為客戶訂貨交貨的依據
操作方式同進退貨資料統計
相關項目客戶基本資料產品基本資料出貨作業訂貨作業
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出貨
出貨作業
意義商品出貨輸入存檔以便查詢送貨量與應收客戶帳款
進入本功能後所出現的是日期最近的一張出貨單據如下圖所示
操作方法請參照 基本功能指引
按『瀏覽』可瀏覽所有的出貨單據
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欄位說明
欄位名稱 欄位說明
出貨日期 通常系統會直接帶出當天的日期若不是當天的出貨則請自行輸入正確
的出貨日期
出貨單號 通常輸入完『出貨日期』按【Enter】鍵後系統會直接帶出『出貨單號』
預設採用出貨日期 + 流水號
客戶編號 請確實輸入本公司是出貨給哪一家客戶此項資料在【收款作業】中有相
關聯
發票號碼 若此張出貨單是有稅額的則需輸入發票號碼若沒有發票則無需輸入
交貨方式 可以下拉選單方式選取請確實輸入
業務人員
在【客戶基本資料】中若已有設定業務規屬在此處會自動帶出業務代號
若沒有設定請自行輸入經辦業務代號此項資料在【員工業績統計表】
有相關聯
訂單號碼 由訂貨單中轉至出貨單的訂單號碼在訂單作業中有詳細的說明
取用預收 對於有預收貨款的客戶直接從預收的金額中支付本筆貨款
倉號 可設定是由哪個倉庫出貨僅限用於多倉版
帳款日期 在【客戶基本資料】中若已有設定帳款日期在此處會自動帶出帳款日期
此項資料在【收款作業】有相關聯
稅前金額 出貨單中未含稅額的小計金額
稅別 在【客戶基本資料】中若已有設定稅別在此處會自動帶出其稅別或可
自行切換其他稅別的計算方式
稅後總額 即〔稅前金額 + 營業稅〕
折扣金額 給予客戶的折扣金額
已收金額 指已向客戶收的「訂金或金額」
未收金額 即〔稅後總額 - 已收金額 - 折扣金額〕
貨單備註 補充欄位中不足的部份或做為某些特殊資料註記
特項功能說明
歷史記錄 《Alt＋4》
按 可將該出貨客戶所有的歷史出貨單據列出來在修改或新增的模式下按 Enter 鍵可
取回再針對差異部份進行修改
單品歷史 《Alt＋5》
按 可針對指定的單項產品的將其出貨記錄列出來在此不分客戶可供比價用
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進貨記錄 《Alt＋6》
按 可針對指定的單項產品的進貨記錄可避免出貨的金額低於進貨金額
庫存查詢 《Alt＋7》
按 可查詢各倉庫的庫存量避免無貨可出的情形
多選輸入
可一次勾選多項產品到報價單中加快作業速度
SMS 簡訊發送
可發送簡訊通知該客戶
相關項目客戶基本資料產品基本資料系統參數設定出退貨資料統計應收支票已過期支票
收款作業庫存月銷耗報表盤點作業
出貨退回作業 【8出貨退回作業】與【7出貨作業】的操作方法略同故不重述
相關項目 客戶基本資料產品基本資料系統參數設定出退貨資料統計 應收支票已過期支
票收款作業庫存月銷耗報表盤點作業
出退貨資料統計 意義可直接在此項功能表中查詢出貨及出貨退回的詳細情形而不必再到【7出貨作業】或【8出
貨退回作業】中個別查詢可節省使用者的時間
可依使用者的需要去設定所查詢時間客戶出貨退貨已收款未收款及全部可單獨查詢一家
或者是一次查詢多家做為收款對帳單與收款作業有相關聯
相關項目 出貨作業出貨退回作業
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第五章 帳務管理 會計
付款作業
意義此功能是用來記錄付款作業的日期廠商支付類別及沖帳金額以備日後查核
當公司進貨後要付款時則需到此處建立新的付款作業
操作方法
1《新增》依序輸入付款日期登錄人員廠商編號帳款日期後按下【S查詢】會列
出該廠商在帳款日期區間內未付款的單據
註(1)請務必輸入付款廠商否則可能導致查詢不到未付帳款單據
(2)此處帳款日期是指進貨單中的帳款日期若您不確定帳款日期區間可空白不輸入直
接按下【S查詢】會列出所有的未付款單據
2勾選要沖銷的單據並輸入付款的現金金額票據金額等《存檔》即可
註若一筆貨款並非一次沖銷完畢則先在【沖帳金額】的欄位輸入此次要沖帳的金額後再
將該筆單據打勾即可
軟體使用教學手冊
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欄位說明
欄位名稱 欄位說明
付款日期 系統預設使用當天日期若不是當天日期可自行輸入付款日期
付款單號 通常輸入完付款日期後按【Enter】鍵後系統會直接帶出付款單號預設採
用付款日期+流水號
登錄人員 輸入該筆資料的登錄人員
廠商編號 可按 F10 開啟快速查詢視窗選擇所需的廠商編號
帳款日期 輸入欲查詢的帳款日期區間此處帳款日期是以出貨單中的帳款日期為依據
應付總額 該家廠商在查詢的帳款日期區間中應付帳款總金額
現金金額 輸入付款的現金金額若此筆帳款不是由現金支付則此欄位不需輸入
票據金額 輸入開立支票的金額若此筆帳款不是由支票支付則此欄位不需輸入
其他折讓 輸入折讓的金額
取用預付 取用預付餘額中的金額來沖銷必須在預付餘額欄位中有金額才能做此功
能
累入預付 可預先付一筆帳款分多次沖銷預付的金額則輸入在此處
預付餘額 預付金額中尚可沖帳的餘額
沖帳合計 可用滑鼠勾選欲沖銷的單據號碼系統會自動將總金額統計出來若此次付
款金額與欲沖帳合計金額不符則存檔時系統會出現警示
備註 補充上述欄位中所不足的資料
其他操作說明請參照 基本功能指引
相關項目 廠商基本資料產品基本資料系統參數設定進貨作業進貨退回作業
進退貨資料統計應付支票已過期支票
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現金日記帳
意義是對於公司每日現金收支流向的資料管理
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
日期 系統預設為當天的日期及時間 若不是可另行輸入
項目科目 輸入收支的會計科目例如水電費郵電費文具費等等亦可按 F10
或快擊滑鼠二下即可開啟選擇視窗
類別 可選擇支出或收入二種
金額 輸入收入或支出的金額
摘要 可更詳細記錄每筆帳目資金流向的明細和用途當此欄有輸入明細時存
檔後在畫面右邊「註」的框框會有ˇ
註項目科目按 F10 或快擊滑鼠二下可開啟選擇視窗自建較常使用的會計科目片語如
此一來以後輸入現金科目時只需點選即可而不必再另外輸入片語節省操作時間
相關項目其它編號設定
銀行存提作業
意義記錄公司與往來銀行的帳戶情形方便日後帳戶管理
進入後畫面如
做圖所示
畫面左半部是
銀行帳戶瀏
覽右半部是帳
戶存提資料瀏
覽
軟體使用教學手冊
44
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
安全餘額 此銀行帳戶的安全餘額此欄與〈銀行基本資料設定〉有相關聯
現在餘額 目前此銀行帳戶中的實際餘額
存提日期 系統預設為當天的日期及時間 若不是可另行輸入
存提單號 通常輸入完存提日期後按【Enter】鍵後系統會直接帶出存提單號預設採
用存提日期+流水號
金額 輸入存提的金額
存提類別 選擇存提的類別有存款支票存款提款及支票付款四種
支票號碼 輸入存提的支票號碼若不是由支票存提則此欄位不需輸入
餘額 建立此存提單時銀行帳戶中所剩餘的可用餘額
其他備註 補充上述欄位中所不足的資料
註在應收(付)支票中所有由此帳戶所開出兌現後的支票金額皆會自動轉入此處
其他操作說明請參照 基本功能指引
重新計算帳戶餘額
若有新增或修改存提單時按下 即可更新該銀行帳戶的現在餘額更便利於隨
時掌握各銀行帳戶中的可動用金額
相關項目 其他編號設定應付支票應收支票
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（收）款作業
意義此功能是用來記錄收款作業的日期客戶收款明細及沖帳金額以備日後查核
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
收款日期 系統預設使用當天日期若不是當天日期可自行輸入收款日期
收款單號 通常輸入完收款日期後按【Enter】鍵後系統會直接帶出收款單號預設採
用收款日期+流水號
登錄人員 輸入該筆資料的登錄人員
客戶編號 可按 F10 開啟快速查詢視窗選擇所需的客戶編號
帳款日期 輸入欲查詢的帳款日期區間
應收總額 該家廠商在查詢的帳款日期區間中應收帳款總金額
現金金額 輸入收款的現金金額若此筆帳款不是由現金收入則此欄位不需輸入
票據金額 輸入收款支票的金額若此筆帳款不是由支票收入則此欄位不需輸入
其他折讓 輸入折讓的金額
取用預收 取用預收餘額中的金額來沖銷必須在預收餘額欄位中有金額才能做此功
能
累入預收 可預先收一筆帳款分多次沖銷預收的金額則輸入在此處
預收餘額 預收金額中尚可沖帳的餘額
沖帳合計 可用滑鼠勾選欲沖銷的單據號碼系統會自動將總金額統計出來若此次收
款金額與欲沖帳合計金額不符則存檔時系統會出現警示
備註 補充上述欄位中所不足的資料
相關項目出貨作業客戶基本資料出貨退回作業應收支票
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應（付）帳齡分析表
意義此分析表是用來顯示尚未付清給各個廠商的應付帳款其帳齡分佈在各個設定期間的
統計數據
圖片左邊的日期區間可依使用者的統計習慣去設定設
定好後只需按【設定為預設值】鍵則每次進入系統時
依此設定統計
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
開始廠商 可按 F10 開啟快速查詢視窗選擇欲查詢的開始廠商編號
結束廠商 可按 F10 開啟快速查詢視窗選擇欲查詢的結束廠商編號
帳齡種類 可選擇 1帳款日期或 2銷貨日期二種
報表標題 可選擇 3天數或 4日期二種為報表標題
結束日期 系統會自動帶出當天日期若不是可自行輸入欲查詢的結束日期
相關項目廠商基本資料進貨作業進貨退回作業進退貨資料統計表付款作業
應（收）帳齡分析表
意義此分析表是用來顯示各個客戶尚未付清的應收帳款其帳齡分佈在各個設定期間的統
計數據
操作方式請參照 應（付）帳齡分析表
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
開始客戶 可按 F10 開啟快速查詢視窗選擇欲查詢的開始客戶編號
結束客戶 可按 F10 開啟快速查詢視窗選擇欲查詢的結束客戶編號
帳齡種類 可選擇 1帳款日期或 2銷貨日期二種
報表標題 可選擇 3天數或 4日期二種為報表標題
結束日期 系統會自動帶出當天日期若不是可自行輸入欲查詢的結束日期
相關項目客戶基本資料出貨作業出貨退回作業出退貨資料統計表收款作業
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應收帳款
意義用來顯示某段時間內應收帳款的彙總資料報表
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
帳款種類 可選擇依 1客戶別或 2業務別做為應收帳款報表的依據
帳款日期區間 輸入欲查詢的起迄日期
統計客戶區間 可按 F10 開啟快速查詢視窗輸入欲查詢的客戶編號
統計業務區間 輸入欲查詢的業務編號
報表種類 可自行選擇共有明細表簡要表及應收總表三種報表
是否含前期未
收款之明細
若所查詢的日期區間之前仍有尚未收取的款項則可在此欄位中打ˇ就
可顯示前期未收款之明細
相關項目客戶基本資料產品基本資料員工基本資料出貨作業出貨退回作業出退
貨資料統計表
應付帳款
意義用來顯示某段時間內應付帳款的彙總資料報表
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
帳款種類 可選擇依 1廠商別或 2經辦人員別做為應付帳款報表的依據
帳款日期區間 輸入欲查詢的起迄日期
統計廠商區間 可按 F10 開啟快速查詢視窗輸入欲查詢的廠商編號
統計經辦區間 輸入欲查詢的經辦人員編號
報表種類 可自行選擇共有明細表簡要表及應收總表三種報表
是否含前期未
付款之明細
若所查詢的日期區間之前仍有尚未付清的款項則可在此欄位中打ˇ就
可顯示前期未付款之明細
相關項目廠商基本資料產品基本資料員工基本資料進貨作業進貨退回作業進退
貨資料統計
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票據
應(付)支票
意義可沖銷應付帳款中所有由支票給付的記錄節省會計人員作帳以便查詢核對廠商的
帳款
進入本功能後出現所有應付票據資料視窗以票據到期天數作為循序排列條件
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
開票日期 系統預設使用當天日期若不是當天日期可自行輸入開票日期
支票類別 支票的種類此處為應付支票
支票號碼 開立支票上的號碼
支票金額 開立支票上的金額
來源單號 輸入這張支票是要沖銷哪一張【付款作業】中的進貨單號
廠商編號 可按 F10 或 鍵開啟快速查詢視窗選擇所需的廠商編號
廠商名稱 廠商編號選定後會自動帶出該廠商名稱
到期日期 開立支票上的到期日期
兌現日期 這張支票預計何時會兌現的( 因有時票據的交換需時 1~3 個工作天金額
才能真正入帳)
票據狀態 目前票據的狀態有未兌兌現退票作廢領取及其他共六種
開票銀行 選取開立的支票銀行 若尚未設定請至【其他編號設定】中的銀行基本資料設定
銀行名稱 開票銀行選定後會自動帶出該銀行名稱
其他備註 補充上述欄位所未提到的
未兌支票總額 系統會自動統計所有未兌現的支票張數及總額
其它說明
支票簽回單
點選《列印》即可列印支
票簽回單若要更改表單
字頭字尾請參照 按鍵說
明
相關項目進貨作業已
過期支票付款作業
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應(收)支票
意義可沖銷應收帳款中所有由支票收款的記錄以查核客戶的帳款
進入本功能後出現所有應收票據資料視窗以票據到期天數作為循序排列條件
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
收票日期 系統預設使用當天日期若不是當天日期可自行輸入收票日期
支票類別 支票的種類此處為應收支票
支票號碼 應收票據上的支票號碼
支票金額 應收支票上的金額
來源單號 輸入這張支票是要沖銷哪一張【收款作業】中的出貨單號
客戶編號 可按 F10 或 鍵開啟快速查詢視窗選擇所需的客戶編號
客戶名稱 客戶編號選定後會自動帶出該客戶名稱
到期日期 應收支票上的到期日期
兌現日期 這張支票預計何時會兌現的 (因有時票據的交換需時 1~3 個工作天金額才
能真正入帳)
票據狀態 目前票據的狀態有未兌兌現 託收轉讓退票票貼及其他共七種
開票銀行 應收票據上開立支票銀行的帳號
開票銀行 應收票據上開立支票銀行的名稱
託收銀行 選取開立的支票銀行 若尚未設定請至【其他編號設定】中的銀行基本資料
設定
託收銀行 開票銀行選定後會自動帶出該銀行名稱
其他備註 補充上述欄位尚未提到的
其他操作方式與應付支票作業相同
相關項目 出貨作業收款作業已過期支票
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已過期支票
意義所有已過期的支票皆會轉入此視窗方便會計人員查詢核對
過期支票瀏覽列出所有過期支票（應收應付）可依需求排列如名稱開票日期兌
現日期銀行hellip等（本功能為整合上述rdquo應付rdquordquo應收rdquo二項支票作業所產生的資料
對照表）
註此處只能做查詢的動作並不能做新增或修改的動作
相關項目 應付支票應收支票
應(收)票批次兌現
意義可一次將單張或多張應收票據轉兌現並將兌現的支票轉入已過期支票中
按鍵說明
欄位名稱 欄位說明
全選 將所列出的支票全部選擇為要兌現的狀態
全不選 將所列出的支票全部選擇為要非兌現的狀態
兌現轉入過期支票 將已選擇的支票轉成兌現狀態並將支票轉入過期支票中
相關項目應收支票銀行存提作業
應(付)票批次兌現
意義可一次將單張或多張應付票據轉兌現並將兌現的支票轉入過期支票中
操作方式請參照 應(收)票據批次兌現
相關項目應付支票銀行存提作業
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應收票齡分析表
意義此分析表是用來顯示已收未兌現的應收支票其帳齡分佈在各個設定期間的統計數據
圖片左邊的日期區間可依使用者的喜好去設定設定
好後只需按【設定為預設值】鍵則每次進入系統時
依此設定統計
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
開始客戶 可按 F10 開啟快速查詢視窗選擇欲查詢的開始客戶編號
結束客戶 可按 F10 開啟快速查詢視窗選擇欲查詢的結束客戶編號
報表標題 可選擇 1天數或 2日期二種為報表標題
結束到期日 系統會自動帶出當天日期若不是可自行輸入欲查詢的結束日期
相關項目應收支票
應付票齡分析表
意義此分析表是用來顯示開立給各個廠商的未兌現應付支票其票齡分佈在各個設定期間
的統計數據
操作方式請參照 應收票齡分析表
相關項目應付支票
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第六章 庫存管理
期初開帳程序
1進貨
第一次使用時本系統時將基本資料建立完成後首先利用【進貨作業】將所有產品均做首
次進貨並且將已付款的進貨單據沖銷
註亦可利用庫存調整單將所有產品數量及成本鍵入或者利用盤點作業進行盤點後將盤點
量轉入現有量必須要注意的是若您選擇使用盤點轉入的方式系統將無法自動抓取產品成
本
2由產品基本資料中作期初開帳
至產品基本資料中按(Alt+F 鍵)將可以產生庫存的
期初開帳資料
按《確定》後將自動轉入期初
庫存日消耗異動表
意義驗證庫存量的正確性且可以將驗證後的正確量寫入現有量
(1) 當日消耗表列出查詢日期當天的庫存數量
變動情況用來驗證庫存量的正確性
(2) 逐日銷耗表列出前一次結轉日至查詢日期
當天的庫存數量變動情形用來驗證庫存量
的正確性另可將計算後的實際現有量寫入
帳面量(產品基本資料中的現有量)
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庫存月消耗異動表
報表意義列出查詢當月份的庫存數量變動情形用來驗證庫存量的正確性另可將計算
後的實際現有量寫入帳面量(產品基本資料中的現有量)並作轉入產生下月期
初量
使用時機每月底結束營業後或每月初開始營業前
操作方式
1)檢視庫存月銷耗表上的異動資料及現有量是否均正確當計算後存量與目前帳面存
量不符時會以黃色警示
2)確認無誤後按下 出現如下視窗再次確認
注意產品基本資料中的現有量將會被庫存月銷
耗 表 中 的 現 有 量 取 代因 此 請 謹 慎 使 用 結 轉 功 能
C)若產品進出異動量不正確請利用庫存調整單
做調整後重新執行步驟 A)~ B)
後記
庫存量又有問題了 怎麼都跟架上物品不符 相信大多數人都有這樣的心聲
很多使用者的觀念上總是認為庫存只要交給電腦來管理庫存量一定準確殊不知電腦軟體
有可能發生不可預期的結果(程式暇疵或使用中突然的斷電當機)或是產品管理不當導致失
竊或是破損或是產品擺設到不正確的位置都有可能使得電腦中的庫存量異常所以在庫存管
理中盤點變成了一項非常重要的工作
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庫存調整單
意義當帳上的庫存量與實際庫存盤點的結果不符時即可利用此功能來調整帳上的庫存量
及成本
在〈C進出貨〉選擇【C
庫存調整單】如圖可
按《新增》《修改》
《查詢》或《刪除》鈕
更動關於調整庫存的相
關資料
按《瀏覽》進入庫存調整
單據瀏覽
操作方法
庫存調整單中的「數量」欄位應輸入實際庫存量與帳面現有量的差異量
作庫存調整時若目前某產品在系統中的現有量為 10 個但實際上賣場中只剩 8個則在
數量的欄位中輸入-2即可將系統中的現有量調整為 8個
若使用者無進貨作業的動作卻想要統計出產品的銷售成本及利潤可直接在此處輸入產
品的成本或覺得目前系統中的平均成本不正確亦可自行修改
註盤點作業中若有盤差或盤盈時會自動產生一張盤點調整單
其他操作方式請參考基本操作方法
相關項目產品基本資料盤點作業
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盤點作業
意義盤點各倉的庫存量以便管理可避免庫存太多或不足節省公司無謂的支出
有關庫存量的準確性一直為各行各業及門市經營管理者所困擾即使使用電腦軟體一樣產生
庫存量不準確的情事皆因方法錯誤或關念的偏差導致
在庫存做盤點前有些前置工作若準備充足則可收事半功倍之致
A盤點的前置工作
1 貨架上物品的擺設是否整齊乾淨
2 貨架的分類是否明確並且標示清楚
3 待進貨瑕疵物品異常品是否與陳列區清楚區分
4 人員的物品熟悉度及教育訓練是否充足
B盤點實施要點
1 全面盤點(期初期末盤點)或循環盤點
2 盤點的開始時間及預計結束時點
3 人員編組及人力分派
4 列印盤點單(可利用盤點機)
5 盤點機轉入或人工鍵入盤點數量
6 列印盤點報告單(盤盈盤損表)
C檢討此次盤點作業及問題研究
在【F系統支援】選擇【盤點作業】的選項會出現最近一張單據
操作方法
1由盤點機盤點
新增一張盤點單將盤點量輸
入盤點機再按
鍵直接將盤
點機中的資料傳送到系統
中按下 鍵即
可完成盤點作業
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2由人工手動盤點
A)新增一張盤點單按《A盤點產品轉入》鍵選擇欲盤點的產品編號可依全部產品廠
商產品類別儲放位置產品編號及庫存數量共六種選擇方式選擇所需的產品或者用
《新增明細》的方式輸入要盤點的品項接著按下《F3存檔》
B)按下《F7列印》報表選擇為「盤點單」列印出盤點單由人工盤點並將盤點量寫在盤點
單上
C)進入盤點作業點選《修改》將盤點量輸入系統中按下《存檔》後再按《轉入現有量》
鍵即可完成盤點作業
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
盤點日期 系統預設使用當天日期若不是當天日期可自行輸入盤點日期及時間
盤點單號 通常輸入完盤點日期後按【Enter】鍵後系統會直接帶出盤點單號預設
盤點人員 輸入該筆資料的盤點人員
盤點備註 補充欄位中所不足的資料
盤點倉號 選擇欲盤點的倉號 (多倉版)
《 Alt+A 》盤點產品轉入
按 可針對特定部份產品或廠商選取所需
的盤點商品
1先選擇轉入依據
2輸入起始編號及結束編號
3按下《Y確定》便可將符合條件的產品加入到盤點單中
《 Alt+B 》盤點機輸入
按 可先由盤點機盤點再直接
將盤點機中的資料傳輸到系統中可節省再輸入一
遍的時間
轉入現有量
當盤點完後且已經將盤點數量輸入至系統中後此時可按 鍵將盤點量轉入現有量
且同時在【庫存調整單】產生一張盤盈盤虧單即可完成盤點作業
相關項目產品基本資料員工基本資料庫存調整單
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第七章 系統支援
密碼設定
意義本設定首重資料保全功能系統依使用者名稱及密碼選擇性的開放系統功能可確
保資料的隱密性預防一些重要資料外流而設定通行密碼可依特定人員使用密碼才能執
行
進入時需輸入您的使用者密碼才有權限進入密碼設定中去新
增或是修改此設計目的在於防止管理者離開時他人趁機擅自
修改帳號權限
新增 增加完使用者名稱及密
碼後再設定使用功能明細（打
ˇ者為開放本項功能）
成本顯示若沒有打ˇ則該使
用者進入後台時基本資料的產
品欄位成本相關欄位則不顯示
備份作業
意義將所有資料另存一份應注意不要備份在同一部硬碟（以免硬碟實體損壞）同時為
保障資料安全應自訂備份期間如每週三六各一次
選定備份的目錄位置按下《開始備份》
鍵後即可完成備份作業
建議您在備份的檔案名稱 Data 後再加上
備份日期以避免備份資料太多產生混淆
註選擇備份路徑時需注意資料夾的名稱
應避免為空白或包含特殊符號如
gtlt$hellip等
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58
資料重整
意義當系統在操作途中因發生停電不正常關機或硬體發生故障而故造成系統資料中異常
現象導致資料毀損可利用本功能做一資料維護
注意執行資料重整時務必讓其他工
作站或前後台離線
編碼更改
意義因本系統中所有基本資料的編號只要存檔後就不能做修改的動作故在此設立一
個修改編號的程式
註因為基本資料中的編號會跟進銷貨產生連動關係為保持舊有歷史資料的正確性所以
更改編號時須在此更改以保持資料的完整若您要修改基本資料時請先到【2備份作業】
做資料備份的動作避免系統在編修的過程中發生停電或不明原因當機而造成資料流失
操作方法
1選擇欲修改的編號之資料
庫有客戶廠商產品員
工及產品類別資料檔共 5種供
選擇
2用滑鼠或按 F10 在原編號的
欄位上選擇欲更改的編號
3直接在新編號的欄位上輸入
新的編號
4按下《確定更改》鍵即可
完成編號更改的動作
軟體使用教學手冊
59
系統顏色修改
意義覺得系統中預設的顏色不喜歡嗎想自創風格時可利用本功能修改畫面使用者可依
個人喜好修改使用的畫面其中必須注意的是修改畫面確定後按 Y 儲存設定 要先
離開本系統再重新進入本系統才能生效
若欲更換背景圖片圖
片格式可
為jpggifbmphellip
等檔案格式
改亂了可按系統預設
值變回原來樣式
行事曆管理
意義經常忘東忘西的寫在紙條上麻煩又不容易找利用本功能吧啟動系統時會提醒哦
操作方法
1 點選《新增》後輸
入事件日期時
間對象地點
事由事項的欄位
可註記細節事項
2 勾選事件提醒方
式若沒勾選便不
會出現提醒的訊
息
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60
名片簿管理
意義可將重要的電話或經常聯絡朋友記錄在此容易找尋又不會丟可分類還有多項
詳細資料欄位可供利用
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
名片分類 可點選 開啟客戶分類的快選視窗
電子信箱 若有輸入 E-Mail 帳號則按下 可直接連結至 Outlook 發送信件
其他備註 補充欄位中不足的說明或做為某些特殊資料註記
選擇發送簡訊功能時可自動帶入行動電話號碼
操作方法請參照 基本操作方法
軟體使用教學手冊
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產品停用啟用處理
意義將產品基本資料中已經停產或停售長時間不使用的產品資料作停用處理可加快搜
尋的速度也增加盤點補貨等工作的效率若日後進貨時新進產品的條碼與停用產品
條碼相同時系統會出現警告訊息可直接將產品恢復續用
操作方法
1 產品停用
A)將欲停用的產品打勾勾選的品項會列在右上方的挑選清單列中確認後點選《停用》
停用的產品會列在下方的〈停售或停用之品項〉中
B)直接在產品基本資料中刪除的品項也會自動被系統列到停用產品中喔~
2 產品啟用
在欲恢復續用的產品上按一下滑鼠右鍵選擇《Y產品續用恢復》確認後該筆資料會
回復到產品基本資料中恢復續用的產品庫存量售價成本等均會歸零若要查看過去
的歷史進貨紀錄及銷貨分析請利用〈歷價〉及〈分析〉的功能
相關項目產品基本資料
軟體使用教學手冊
62
產品成本重算
意義若於系統使用時發生停電或當機或硬體故障情形而造成平均成本有異常之情形可
利用此作業將平均成本重算
可選擇年或指定月份計算確
定無誤時可利用寫入功能將
目前平均成本更新
若平均成本重算後有發生的情形則執行《W將計算之平均成本寫入》後必須利用 資
料偵錯 功能將異常的產品資料修復接著再到產品基本資料中利用〈歷價〉重新寫入成本
相關項目產品基本資料資料偵錯
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63
資料偵錯
意義藉由資料偵錯系統來偵測錯誤的資料再加以修復是屬於軟體異常控管的一項重要功
能有如 Windows 中的磁碟偵錯功能
操作方法
選擇客戶資料檢測編號是否重 覆及累積點數預收金額數值溢位等異常檢測
選擇銷貨資料檢測編號是否重覆及小計金額銷貨成本數值溢位等異常檢測且可將銷
貨成本以目前平均成本置換但此項功能需在已驗證過產品資料且無異常的情況下才能進
行
選擇廠商資料檢測編號是否重 覆及異常資料偵錯
選擇產品資料檢測編號是否重 覆及最近進價平均成本及售價數值溢位等異常檢測
選擇進貨資料檢測編號是否重覆及異常資料偵錯
選擇訂貨資料則會重新計算產品檔中的被訂購量
選擇倉庫資料重新分析產品檔及倉庫檔中的庫存關聯結構並自動將錯誤修復
以上各個資料檔檢測後若有異常情形出現只需按《自動修復錯誤》鍵即可完成資料偵錯
修復的動作
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64
用戶使用記錄
意義可記錄各用戶進入系統的日期及時間及使用哪個功能表做哪些動作避免在多人
使用狀況下無法查到資料修改或刪除是由何人做的
流量統計
依據系統登入用戶別統計各動作的操作次數
在桌面上建立捷徑
意義當桌面上安裝的捷徑不小心刪除或在一開始安裝軟體時沒有建立捷徑皆可利用此功
能輕鬆在桌面上重新建立捷徑再也不用擔心找不到執行路徑
操作方式
1輸入前台工作站號若是單機版則不需輸入
2直接點選《1建立後台管理捷徑》或《2建
立 POS 前台捷徑》就會在桌面上自動建立捷徑
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65
備份還原
意義當您發現銷售前台進入後出現錯誤代碼或存檔後交易紀錄無法存入時代表銷售資料
庫已經遭受毀損備份還原能夠幫助您將資料還原到您最後一次做備份的狀態
1 請先將執行資料備份並記下您的備份目錄位置操作方式請參照 備份作業
2 請放入安裝光碟重新安裝或至我們的網站 wwwhiposcomtw 下載試用版本（切記版
本必須相同）
註請確定所有工作站或前台均已離線且無其他軟體正在執行
無需移除原本的軟體直接執行安裝即可
3 請至[開始][程式集][叡鴻 Hipos 軟體系列]點選[備份還原]或至電腦中的 csalewin 中
點選 備份還原exe 如圖所示選取您的備份目錄位置後點選《S開始還原》即可
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66
第八章 附件 其他技術支援
報表格式修改
利用 HiPOS 軟體中的報表系統工具可以自行修改報表的格式
系統工具的開啟方式
1《開始》rarr《程式集》rarr《叡鴻 HiPOS 軟體系列》rarr《報表系統工具》
2到電腦 csalewin 資料夾中將〈系統工具exe〉點滑鼠左鍵兩下開啟
自訂列印紙張大小
開啟系統工具後選擇要修改列印格式的報表後將紙張規格分別填入高度寬度上邊界
左邊界即可
例如原本是 A4(290210mm)格式要改
成列印中一刀格式直接修改高度
140寬度 210 就可以囉~
修改報表內容
1開啟系統工具後先選擇要修改的報表再按《修改報表》
2若要修改報表內容的位置以滑鼠圈選要移動的範圍後以larruarrdarrrarr移動或直接以滑鼠拖
曳至您預定的位置即可
3若要修改或增加文
字則先點選 報表控
制項工具列 上的
一下接著點一下要
修改的文字或要新增
文字的位置即可編
輯文字
4修改完成後點選
左上角的《檔案》rarr
《儲存》
軟體使用教學手冊
67
自訂瀏覽視窗表格樣式
意義因為使用者的螢幕大小及解析度設定的不同在瀏覽視窗中難免發生表格橫向欄位太
大或太小導致於查看資料時的不方便HiPOS 提供了自訂表格樣式的功能讓使用者調整好
欄位後可以存檔方便日後查看
操作方法
1將滑鼠移動到要調整的欄位框上會出現 符號以滑
鼠拖曳即可調整欄位大小
2調整好後如圖在內容的任一位置上按一下滑鼠右鍵選擇《儲存表格樣式》若是儲
存後不滿意可以選擇《恢復預設值》
滑鼠右鍵功能選單
意義建立資料時若已經有其他檔案格式的資料存在方便
複製貼到 HiPOS 軟體中
在 HiPOS 軟體中當欄位為可編修狀態下時可以按一下滑鼠
右鍵便能呼叫功能選單(複製貼上剪下)
看完了使用手冊仍然無法解決您的問題嗎本公司提供了多元的諮詢管道
本公司網站技術支援httpwwwhiposcomtw 文件知識庫
電話諮詢07-7030898
傳真專線07-7032066
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公司地址高雄縣鳳山市 830 埤北路 81 號
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68
庫存管理
基本庫存管理功能操作說明
標準作業流程
產品現有數量
產品基本資料中的現有數量欄位系統會自動依照進貨及銷貨統計並隨時更新產品現有量
因此為了保持現有量的正確性及產品成本的準確度請勿直接從產品基本資料的現有數量欄
位修改現有量
進貨作業
進貨時確實輸入正確的進貨量要留意進貨單位是否正確進貨及進貨退回時產品的庫存
量都會自動增減
庫存調整單(HiPOS-Light 版無此功能)
（一）使用時機
1 某產品的數量因毀損失竊hellip等非進貨及銷售而短缺或增加導致需要調整產品的現
有量時
2 由盤點作業中執行盤點量轉入現有量時若有差異量系統會自動產生一張庫存調整
單
（二）操作方式
1 進入【C進出貨】 rarr 【庫存調整單】
2 點選 【新增】rarr輸入日期單號經辦人員備註
3 點選 【新增明細】 rarr輸入【產品代號】
4 輸入【數量】是指實際數量與產品現有量的差異量例如 A產品實際量為 10 個產品
基本資料中的現有量為 8個兩者的差異量為 10－8＝+2數量的欄位輸入 2若 B產
品的實際數量為 15 個產品基本資料中的現有量為 20 個則差異量為 15－20＝-5
數量的欄位便輸入-5
5 點選【存檔】後產品現有量便會隨著調整
（三）附註
HiPOS-Light 版若平時發現產品數量有錯誤請直接利用【盤點作業】的轉入現有量功
能來調整產品的現有量
軟體使用教學手冊
69
庫存日消耗表
（一）當日消耗表列出查詢日期當天的庫存數量變動情況用來驗證庫存量的正確性
（二）逐日消耗表列出前一次結轉日至查詢日期當天的庫存數量變動情形用來驗證庫存
量的正確性另可將計算後的存量寫入帳面量(產品基本資料中的現有量)
（三）使用時機每日營業結束利用庫存逐日銷耗表檢驗庫存正確性
庫存月消耗表
（一）報表意義列出查詢當月份的庫存數量變動情形用來驗證庫存量的正確性另可將
計算後的實際現有量寫入帳面量(產品基本資料中的現有量)並轉入產生下月期初量
（二）使用時機每月底結束營業後或每月初開始營業前
（三）操作方式
1 檢視庫存月消耗表上的異動資料及現有量是否均正確當計算後存量與目前帳面存量
不符時會以黃色警示
2 確認無誤後按下 出現如下視窗再次確認
盤點作業
（一）盤點前置作業
1 貨架上物品的擺設是否整齊乾淨
2 貨架的分類是否明確並且標示清楚
軟體使用教學手冊
70
3 待進貨瑕疵物品異常品是否與陳列區清楚區分
4 人員的物品熟悉度及教育訓練是否充足
（二）操作方式
1 進入【F系統支援】rarr【盤點作業】rarr【新增】rarr輸入日期單號盤點人員備註
2 在【產品代號】輸入要盤點的產品rarr【存檔】rarr【列印】選擇【盤點單】
3 進行人工盤點工作
4 進入【盤點作業】rarr【修改】rarr在【盤點數量】輸入實際盤點數量rarr【存檔】
5 選擇【轉入現有量】即可將盤點量轉入到產品基本資料中的現有量
（三）操作秘訣
2 利用【新增明細】可一項項將要盤點的產品輸入
3 利用【盤點產品轉入】可以選擇一次將所有產品輸入或者依照廠商別產品類別儲
放位置產品編號輸入
4 務必確實將盤點量輸入盤點單的「盤點數量」欄位中盤點數量請勿輸入負數
（四）盤點要點
1 全面盤點及循環盤點除了期初或期末的全面盤點之外應固定每隔一段時間做循環
盤點循環盤點可以依照產品類別儲放位置或者產品編號等等例如固定每個月作
一次循環盤點第一個月盤點第一排貨架的商品第二個月盤點第二排貨架的商品
2 盤點時效盤點開始到盤點結束的時間盡量不要超過預定時程為了防止盤點錯誤應
避免盤點期間同時進貨銷售盤點完畢應即時將盤點量轉入現有量
3 盤點差異量軟體系統中的現有量欄位嚴格來說是帳面上的產品數量而盤點量則是
實際庫存的數量軟體操作過程有疏失產品瑕疵失竊及盤點錯誤等許多因素均
可能導致帳面上的數量與實際庫存不符的情況因此有盤差是可以被接受的但若差
異量太大時管理者便應觀察是哪個環節出了問題
軟體使用教學手冊
71
上線一段時間後初次執行盤點作業或庫存日月銷耗表
說明
1過去進貨或庫存有異時均直接修改產品現有量
2使用一段時間後才執行庫存月銷耗表結轉
3更新版本或重新安裝執行資料備份還原或者它系統資料轉檔匯入
上述情況可能會發現期初量都是 0以致計算後存量與帳面存量產生極大的誤差
作業流程
期初開帳作業
（一）使用時機
1 初次使用者
2 已經上線一段時間的使用者
3 更版或重新安裝系統後執行備份還原的使用者
4 產品現有量正確而庫存日月銷耗表中的現有量完全不對者
（二）操作方式
1 進入【A基本資料】rarr【產品基本資料】確認產品現有量均為正確的數量
2 按【Alt+F】開啟庫存量期初開帳作業視窗rarr選擇「轉入期初月份」rarr【確定】
3 此一動作可以根據產品基本資料中的現有量去重新計算出庫存日月銷號表中的現有
量並且反算出期初量
軟體使用教學手冊
72
常見 QampA
產品基本資料中的現有數量與實際庫存量不符合
1 僅有少數幾項產品的庫存量不符時可利用「庫存調整單」做調整
2 多項產品的庫存量不符時利用「盤點作業」並將盤點量「轉入現有量」
3 每日營業結束時可利用「庫存逐日消耗表」核對產品庫存量並將正確量寫入現有量
4 檢視產品-進出異動表可查明是否有單據數量錯誤
產品現有量不會隨銷售或進貨變動
1 執行資料重整
2 檢查前台 Alt+F5 銷售記錄是否正常若銷售存檔後無銷售紀錄或者銷售明細僅有時間及
金額代表資料庫已經損壞
3 檢查銷售及進貨時的產品編號是否一致
4 檢查產品基本資料中產品是否有重複建檔換言之相同的產品名稱是否有兩個不同的
產品編號
庫存日月消耗表中的期初量為零導致統計後的現有量錯誤
1 發生原因沒有將上月底的庫存作結轉寫入本月期初
進入【庫存月消耗表】rarr列印年月輸入上個月份rarr執行結轉
2 發生原因Ⅰ曾經從產品基本資料中的現有量欄位直接修改數量
Ⅱ更版或備份還原後沒有執行期初開帳的動作
進入產品基本資料執行【Alt+F 期初開帳作業】
3 當月底營業結束時請檢視庫存月消耗表核對庫存量並執行結轉的動作將正確量寫入現
有量及寫入次月期初量
庫存日月消耗表中的調入量與實際調整的數量不符合
1 發生原因盤點作業轉入現有量時重複執行轉入現有量的動作
2 進入【庫存調整單】rarr點選【瀏覽】尋找備註中盤點轉入單號重複的資料
3 刪除重複的調整單即可
利用盤點量轉入現有量卻發現某些產品仍然與實際庫存量不符合
1 發生原因 盤點數量錯誤
盤點作業中盤點數量輸入錯誤
營業時間進行盤點工作盤點後到轉入現有量的過程中產品銷售出去而未作
調整
2 利用「庫存調整單」調整現有量
3 HIPOS-Light 版利用「盤點轉入現有量」作調整
軟體使用教學手冊
73
已經將盤點量轉入現有量之後發現盤點時數量點錯
1 利用「庫存調整單」調整現有量
2 HIPOS-Light 版利用「盤點轉入現有量」作調整
連續數月都有做庫存月消耗結轉但庫存月消耗中某些產品的現有量卻總是有誤差
1 發生原因每個月結轉的時間點有誤
2 進入【庫存月消耗表】rarr列印年月輸入本月份rarr列印出該張報表或記下該報表的ldquo期初
量rdquo
3 重新進入【庫存月消耗表】rarr列印年月輸入上一個月份
4 比較本月份的ldquo期初量rdquo及上個月份的ldquo現有量rdquo是否相同若上個月份的現有量比本月
份的期初量少代表上一個月結轉之後仍有作銷售或調整
例如430 下午 200 做結轉將正確量寫入下月期初（產生 5月份的期初量）但是 430
下午 300 又陸續作了銷售或調整庫存量
5 做法
盤點機盤點時架上無庫存的 產 品 會 漏 盤
新增盤點單時選擇【盤點產品轉入】將全部產品轉入並將【盤點數量】全部修改為 0
將盤點機中的資料轉入該盤點單存檔後將盤點量轉入現有量
4 月
5 月份
軟體使用教學手冊
74
選購模組功能簡介
簡訊 SMS 發送模組
SMS 簡訊發送功能透過網際網路直接由 HiPOS 軟體系列中發送簡訊至客戶的行動電話能夠達
到迅速確實即時傳遞訊息及行銷的效益
HiPOS 門市及進銷存 v6 以後都可使用免申請儲值後馬上開通
功能特色
1 低廉的發送費用
一般使用手機發送簡訊每通大約 $25~ 35 之間使用 HiPOS SMS 每通只要 11~13 之
間足足省了 50
2 搭配 HiPOS 軟體分析有效客戶發送
利用 HiPOS 的各項統計如累積點數已購商品累積消費金額生日等等的各項數
據做有效的簡訊廣告行銷並且會自動過濾重覆的電話及統計發送的通數
應用 1 生日到時發送祝賀簡訊並告知來電優惠方案
應用 2 廠商新商品推出時可過濾已購買同類商品的客戶清單做簡訊廣告發送hellip更多應用
等你來發掘
3 大量簡訊發送
除了對單一客戶發送簡訊外大量發送簡訊的功能可同時對多個客戶行動電話號碼發送簡
訊
4 簡訊發送時效性佳
簡訊發送後正常情況下約 3~10 秒鐘就可即時將簡訊傳送到客戶手機重要訊息不怕客戶
收 不 到 若 因 故 對 方 無 法 接 收 將 會 自 動 重 發 直 至 發 送 成 功 或 滿 24 小時止
5 常用訊息片語編輯
「常用訊息」功能可以編輯儲存常用的簡訊內容可以加快編寫簡訊的速度
6 預約發送
可自定要發送的時間時間到才發送簡訊更有效率的廣告效益
軟體使用教學手冊
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單一簡訊發送
在會員基本資料廠商基本資料員工基本資料中
按下 即可發送簡訊
大量簡訊發送
﹝統計報表﹞rarr﹝C會員郵寄標籤大量簡訊﹞依照
條件選擇要發送簡訊的對象後點選《S發送簡訊》
即可將簡訊發送到所選擇的對象
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出貨
出貨作業
意義商品出貨輸入存檔以便查詢送貨量與應收客戶帳款
進入本功能後所出現的是日期最近的一張出貨單據如下圖所示
操作方法請參照 基本功能指引
按『瀏覽』可瀏覽所有的出貨單據
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欄位說明
欄位名稱 欄位說明
出貨日期 通常系統會直接帶出當天的日期若不是當天的出貨則請自行輸入正確
的出貨日期
出貨單號 通常輸入完『出貨日期』按【Enter】鍵後系統會直接帶出『出貨單號』
預設採用出貨日期 + 流水號
客戶編號 請確實輸入本公司是出貨給哪一家客戶此項資料在【收款作業】中有相
關聯
發票號碼 若此張出貨單是有稅額的則需輸入發票號碼若沒有發票則無需輸入
交貨方式 可以下拉選單方式選取請確實輸入
業務人員
在【客戶基本資料】中若已有設定業務規屬在此處會自動帶出業務代號
若沒有設定請自行輸入經辦業務代號此項資料在【員工業績統計表】
有相關聯
訂單號碼 由訂貨單中轉至出貨單的訂單號碼在訂單作業中有詳細的說明
取用預收 對於有預收貨款的客戶直接從預收的金額中支付本筆貨款
倉號 可設定是由哪個倉庫出貨僅限用於多倉版
帳款日期 在【客戶基本資料】中若已有設定帳款日期在此處會自動帶出帳款日期
此項資料在【收款作業】有相關聯
稅前金額 出貨單中未含稅額的小計金額
稅別 在【客戶基本資料】中若已有設定稅別在此處會自動帶出其稅別或可
自行切換其他稅別的計算方式
稅後總額 即〔稅前金額 + 營業稅〕
折扣金額 給予客戶的折扣金額
已收金額 指已向客戶收的「訂金或金額」
未收金額 即〔稅後總額 - 已收金額 - 折扣金額〕
貨單備註 補充欄位中不足的部份或做為某些特殊資料註記
特項功能說明
歷史記錄 《Alt＋4》
按 可將該出貨客戶所有的歷史出貨單據列出來在修改或新增的模式下按 Enter 鍵可
取回再針對差異部份進行修改
單品歷史 《Alt＋5》
按 可針對指定的單項產品的將其出貨記錄列出來在此不分客戶可供比價用
軟體使用教學手冊
40
進貨記錄 《Alt＋6》
按 可針對指定的單項產品的進貨記錄可避免出貨的金額低於進貨金額
庫存查詢 《Alt＋7》
按 可查詢各倉庫的庫存量避免無貨可出的情形
多選輸入
可一次勾選多項產品到報價單中加快作業速度
SMS 簡訊發送
可發送簡訊通知該客戶
相關項目客戶基本資料產品基本資料系統參數設定出退貨資料統計應收支票已過期支票
收款作業庫存月銷耗報表盤點作業
出貨退回作業 【8出貨退回作業】與【7出貨作業】的操作方法略同故不重述
相關項目 客戶基本資料產品基本資料系統參數設定出退貨資料統計 應收支票已過期支
票收款作業庫存月銷耗報表盤點作業
出退貨資料統計 意義可直接在此項功能表中查詢出貨及出貨退回的詳細情形而不必再到【7出貨作業】或【8出
貨退回作業】中個別查詢可節省使用者的時間
可依使用者的需要去設定所查詢時間客戶出貨退貨已收款未收款及全部可單獨查詢一家
或者是一次查詢多家做為收款對帳單與收款作業有相關聯
相關項目 出貨作業出貨退回作業
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第五章 帳務管理 會計
付款作業
意義此功能是用來記錄付款作業的日期廠商支付類別及沖帳金額以備日後查核
當公司進貨後要付款時則需到此處建立新的付款作業
操作方法
1《新增》依序輸入付款日期登錄人員廠商編號帳款日期後按下【S查詢】會列
出該廠商在帳款日期區間內未付款的單據
註(1)請務必輸入付款廠商否則可能導致查詢不到未付帳款單據
(2)此處帳款日期是指進貨單中的帳款日期若您不確定帳款日期區間可空白不輸入直
接按下【S查詢】會列出所有的未付款單據
2勾選要沖銷的單據並輸入付款的現金金額票據金額等《存檔》即可
註若一筆貨款並非一次沖銷完畢則先在【沖帳金額】的欄位輸入此次要沖帳的金額後再
將該筆單據打勾即可
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42
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
付款日期 系統預設使用當天日期若不是當天日期可自行輸入付款日期
付款單號 通常輸入完付款日期後按【Enter】鍵後系統會直接帶出付款單號預設採
用付款日期+流水號
登錄人員 輸入該筆資料的登錄人員
廠商編號 可按 F10 開啟快速查詢視窗選擇所需的廠商編號
帳款日期 輸入欲查詢的帳款日期區間此處帳款日期是以出貨單中的帳款日期為依據
應付總額 該家廠商在查詢的帳款日期區間中應付帳款總金額
現金金額 輸入付款的現金金額若此筆帳款不是由現金支付則此欄位不需輸入
票據金額 輸入開立支票的金額若此筆帳款不是由支票支付則此欄位不需輸入
其他折讓 輸入折讓的金額
取用預付 取用預付餘額中的金額來沖銷必須在預付餘額欄位中有金額才能做此功
能
累入預付 可預先付一筆帳款分多次沖銷預付的金額則輸入在此處
預付餘額 預付金額中尚可沖帳的餘額
沖帳合計 可用滑鼠勾選欲沖銷的單據號碼系統會自動將總金額統計出來若此次付
款金額與欲沖帳合計金額不符則存檔時系統會出現警示
備註 補充上述欄位中所不足的資料
其他操作說明請參照 基本功能指引
相關項目 廠商基本資料產品基本資料系統參數設定進貨作業進貨退回作業
進退貨資料統計應付支票已過期支票
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現金日記帳
意義是對於公司每日現金收支流向的資料管理
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
日期 系統預設為當天的日期及時間 若不是可另行輸入
項目科目 輸入收支的會計科目例如水電費郵電費文具費等等亦可按 F10
或快擊滑鼠二下即可開啟選擇視窗
類別 可選擇支出或收入二種
金額 輸入收入或支出的金額
摘要 可更詳細記錄每筆帳目資金流向的明細和用途當此欄有輸入明細時存
檔後在畫面右邊「註」的框框會有ˇ
註項目科目按 F10 或快擊滑鼠二下可開啟選擇視窗自建較常使用的會計科目片語如
此一來以後輸入現金科目時只需點選即可而不必再另外輸入片語節省操作時間
相關項目其它編號設定
銀行存提作業
意義記錄公司與往來銀行的帳戶情形方便日後帳戶管理
進入後畫面如
做圖所示
畫面左半部是
銀行帳戶瀏
覽右半部是帳
戶存提資料瀏
覽
軟體使用教學手冊
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欄位說明
欄位名稱 欄位說明
安全餘額 此銀行帳戶的安全餘額此欄與〈銀行基本資料設定〉有相關聯
現在餘額 目前此銀行帳戶中的實際餘額
存提日期 系統預設為當天的日期及時間 若不是可另行輸入
存提單號 通常輸入完存提日期後按【Enter】鍵後系統會直接帶出存提單號預設採
用存提日期+流水號
金額 輸入存提的金額
存提類別 選擇存提的類別有存款支票存款提款及支票付款四種
支票號碼 輸入存提的支票號碼若不是由支票存提則此欄位不需輸入
餘額 建立此存提單時銀行帳戶中所剩餘的可用餘額
其他備註 補充上述欄位中所不足的資料
註在應收(付)支票中所有由此帳戶所開出兌現後的支票金額皆會自動轉入此處
其他操作說明請參照 基本功能指引
重新計算帳戶餘額
若有新增或修改存提單時按下 即可更新該銀行帳戶的現在餘額更便利於隨
時掌握各銀行帳戶中的可動用金額
相關項目 其他編號設定應付支票應收支票
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（收）款作業
意義此功能是用來記錄收款作業的日期客戶收款明細及沖帳金額以備日後查核
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
收款日期 系統預設使用當天日期若不是當天日期可自行輸入收款日期
收款單號 通常輸入完收款日期後按【Enter】鍵後系統會直接帶出收款單號預設採
用收款日期+流水號
登錄人員 輸入該筆資料的登錄人員
客戶編號 可按 F10 開啟快速查詢視窗選擇所需的客戶編號
帳款日期 輸入欲查詢的帳款日期區間
應收總額 該家廠商在查詢的帳款日期區間中應收帳款總金額
現金金額 輸入收款的現金金額若此筆帳款不是由現金收入則此欄位不需輸入
票據金額 輸入收款支票的金額若此筆帳款不是由支票收入則此欄位不需輸入
其他折讓 輸入折讓的金額
取用預收 取用預收餘額中的金額來沖銷必須在預收餘額欄位中有金額才能做此功
能
累入預收 可預先收一筆帳款分多次沖銷預收的金額則輸入在此處
預收餘額 預收金額中尚可沖帳的餘額
沖帳合計 可用滑鼠勾選欲沖銷的單據號碼系統會自動將總金額統計出來若此次收
款金額與欲沖帳合計金額不符則存檔時系統會出現警示
備註 補充上述欄位中所不足的資料
相關項目出貨作業客戶基本資料出貨退回作業應收支票
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應（付）帳齡分析表
意義此分析表是用來顯示尚未付清給各個廠商的應付帳款其帳齡分佈在各個設定期間的
統計數據
圖片左邊的日期區間可依使用者的統計習慣去設定設
定好後只需按【設定為預設值】鍵則每次進入系統時
依此設定統計
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
開始廠商 可按 F10 開啟快速查詢視窗選擇欲查詢的開始廠商編號
結束廠商 可按 F10 開啟快速查詢視窗選擇欲查詢的結束廠商編號
帳齡種類 可選擇 1帳款日期或 2銷貨日期二種
報表標題 可選擇 3天數或 4日期二種為報表標題
結束日期 系統會自動帶出當天日期若不是可自行輸入欲查詢的結束日期
相關項目廠商基本資料進貨作業進貨退回作業進退貨資料統計表付款作業
應（收）帳齡分析表
意義此分析表是用來顯示各個客戶尚未付清的應收帳款其帳齡分佈在各個設定期間的統
計數據
操作方式請參照 應（付）帳齡分析表
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
開始客戶 可按 F10 開啟快速查詢視窗選擇欲查詢的開始客戶編號
結束客戶 可按 F10 開啟快速查詢視窗選擇欲查詢的結束客戶編號
帳齡種類 可選擇 1帳款日期或 2銷貨日期二種
報表標題 可選擇 3天數或 4日期二種為報表標題
結束日期 系統會自動帶出當天日期若不是可自行輸入欲查詢的結束日期
相關項目客戶基本資料出貨作業出貨退回作業出退貨資料統計表收款作業
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應收帳款
意義用來顯示某段時間內應收帳款的彙總資料報表
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
帳款種類 可選擇依 1客戶別或 2業務別做為應收帳款報表的依據
帳款日期區間 輸入欲查詢的起迄日期
統計客戶區間 可按 F10 開啟快速查詢視窗輸入欲查詢的客戶編號
統計業務區間 輸入欲查詢的業務編號
報表種類 可自行選擇共有明細表簡要表及應收總表三種報表
是否含前期未
收款之明細
若所查詢的日期區間之前仍有尚未收取的款項則可在此欄位中打ˇ就
可顯示前期未收款之明細
相關項目客戶基本資料產品基本資料員工基本資料出貨作業出貨退回作業出退
貨資料統計表
應付帳款
意義用來顯示某段時間內應付帳款的彙總資料報表
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
帳款種類 可選擇依 1廠商別或 2經辦人員別做為應付帳款報表的依據
帳款日期區間 輸入欲查詢的起迄日期
統計廠商區間 可按 F10 開啟快速查詢視窗輸入欲查詢的廠商編號
統計經辦區間 輸入欲查詢的經辦人員編號
報表種類 可自行選擇共有明細表簡要表及應收總表三種報表
是否含前期未
付款之明細
若所查詢的日期區間之前仍有尚未付清的款項則可在此欄位中打ˇ就
可顯示前期未付款之明細
相關項目廠商基本資料產品基本資料員工基本資料進貨作業進貨退回作業進退
貨資料統計
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票據
應(付)支票
意義可沖銷應付帳款中所有由支票給付的記錄節省會計人員作帳以便查詢核對廠商的
帳款
進入本功能後出現所有應付票據資料視窗以票據到期天數作為循序排列條件
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
開票日期 系統預設使用當天日期若不是當天日期可自行輸入開票日期
支票類別 支票的種類此處為應付支票
支票號碼 開立支票上的號碼
支票金額 開立支票上的金額
來源單號 輸入這張支票是要沖銷哪一張【付款作業】中的進貨單號
廠商編號 可按 F10 或 鍵開啟快速查詢視窗選擇所需的廠商編號
廠商名稱 廠商編號選定後會自動帶出該廠商名稱
到期日期 開立支票上的到期日期
兌現日期 這張支票預計何時會兌現的( 因有時票據的交換需時 1~3 個工作天金額
才能真正入帳)
票據狀態 目前票據的狀態有未兌兌現退票作廢領取及其他共六種
開票銀行 選取開立的支票銀行 若尚未設定請至【其他編號設定】中的銀行基本資料設定
銀行名稱 開票銀行選定後會自動帶出該銀行名稱
其他備註 補充上述欄位所未提到的
未兌支票總額 系統會自動統計所有未兌現的支票張數及總額
其它說明
支票簽回單
點選《列印》即可列印支
票簽回單若要更改表單
字頭字尾請參照 按鍵說
明
相關項目進貨作業已
過期支票付款作業
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應(收)支票
意義可沖銷應收帳款中所有由支票收款的記錄以查核客戶的帳款
進入本功能後出現所有應收票據資料視窗以票據到期天數作為循序排列條件
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
收票日期 系統預設使用當天日期若不是當天日期可自行輸入收票日期
支票類別 支票的種類此處為應收支票
支票號碼 應收票據上的支票號碼
支票金額 應收支票上的金額
來源單號 輸入這張支票是要沖銷哪一張【收款作業】中的出貨單號
客戶編號 可按 F10 或 鍵開啟快速查詢視窗選擇所需的客戶編號
客戶名稱 客戶編號選定後會自動帶出該客戶名稱
到期日期 應收支票上的到期日期
兌現日期 這張支票預計何時會兌現的 (因有時票據的交換需時 1~3 個工作天金額才
能真正入帳)
票據狀態 目前票據的狀態有未兌兌現 託收轉讓退票票貼及其他共七種
開票銀行 應收票據上開立支票銀行的帳號
開票銀行 應收票據上開立支票銀行的名稱
託收銀行 選取開立的支票銀行 若尚未設定請至【其他編號設定】中的銀行基本資料
設定
託收銀行 開票銀行選定後會自動帶出該銀行名稱
其他備註 補充上述欄位尚未提到的
其他操作方式與應付支票作業相同
相關項目 出貨作業收款作業已過期支票
軟體使用教學手冊
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已過期支票
意義所有已過期的支票皆會轉入此視窗方便會計人員查詢核對
過期支票瀏覽列出所有過期支票（應收應付）可依需求排列如名稱開票日期兌
現日期銀行hellip等（本功能為整合上述rdquo應付rdquordquo應收rdquo二項支票作業所產生的資料
對照表）
註此處只能做查詢的動作並不能做新增或修改的動作
相關項目 應付支票應收支票
應(收)票批次兌現
意義可一次將單張或多張應收票據轉兌現並將兌現的支票轉入已過期支票中
按鍵說明
欄位名稱 欄位說明
全選 將所列出的支票全部選擇為要兌現的狀態
全不選 將所列出的支票全部選擇為要非兌現的狀態
兌現轉入過期支票 將已選擇的支票轉成兌現狀態並將支票轉入過期支票中
相關項目應收支票銀行存提作業
應(付)票批次兌現
意義可一次將單張或多張應付票據轉兌現並將兌現的支票轉入過期支票中
操作方式請參照 應(收)票據批次兌現
相關項目應付支票銀行存提作業
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51
應收票齡分析表
意義此分析表是用來顯示已收未兌現的應收支票其帳齡分佈在各個設定期間的統計數據
圖片左邊的日期區間可依使用者的喜好去設定設定
好後只需按【設定為預設值】鍵則每次進入系統時
依此設定統計
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
開始客戶 可按 F10 開啟快速查詢視窗選擇欲查詢的開始客戶編號
結束客戶 可按 F10 開啟快速查詢視窗選擇欲查詢的結束客戶編號
報表標題 可選擇 1天數或 2日期二種為報表標題
結束到期日 系統會自動帶出當天日期若不是可自行輸入欲查詢的結束日期
相關項目應收支票
應付票齡分析表
意義此分析表是用來顯示開立給各個廠商的未兌現應付支票其票齡分佈在各個設定期間
的統計數據
操作方式請參照 應收票齡分析表
相關項目應付支票
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52
第六章 庫存管理
期初開帳程序
1進貨
第一次使用時本系統時將基本資料建立完成後首先利用【進貨作業】將所有產品均做首
次進貨並且將已付款的進貨單據沖銷
註亦可利用庫存調整單將所有產品數量及成本鍵入或者利用盤點作業進行盤點後將盤點
量轉入現有量必須要注意的是若您選擇使用盤點轉入的方式系統將無法自動抓取產品成
本
2由產品基本資料中作期初開帳
至產品基本資料中按(Alt+F 鍵)將可以產生庫存的
期初開帳資料
按《確定》後將自動轉入期初
庫存日消耗異動表
意義驗證庫存量的正確性且可以將驗證後的正確量寫入現有量
(1) 當日消耗表列出查詢日期當天的庫存數量
變動情況用來驗證庫存量的正確性
(2) 逐日銷耗表列出前一次結轉日至查詢日期
當天的庫存數量變動情形用來驗證庫存量
的正確性另可將計算後的實際現有量寫入
帳面量(產品基本資料中的現有量)
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53
庫存月消耗異動表
報表意義列出查詢當月份的庫存數量變動情形用來驗證庫存量的正確性另可將計算
後的實際現有量寫入帳面量(產品基本資料中的現有量)並作轉入產生下月期
初量
使用時機每月底結束營業後或每月初開始營業前
操作方式
1)檢視庫存月銷耗表上的異動資料及現有量是否均正確當計算後存量與目前帳面存
量不符時會以黃色警示
2)確認無誤後按下 出現如下視窗再次確認
注意產品基本資料中的現有量將會被庫存月銷
耗 表 中 的 現 有 量 取 代因 此 請 謹 慎 使 用 結 轉 功 能
C)若產品進出異動量不正確請利用庫存調整單
做調整後重新執行步驟 A)~ B)
後記
庫存量又有問題了 怎麼都跟架上物品不符 相信大多數人都有這樣的心聲
很多使用者的觀念上總是認為庫存只要交給電腦來管理庫存量一定準確殊不知電腦軟體
有可能發生不可預期的結果(程式暇疵或使用中突然的斷電當機)或是產品管理不當導致失
竊或是破損或是產品擺設到不正確的位置都有可能使得電腦中的庫存量異常所以在庫存管
理中盤點變成了一項非常重要的工作
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54
庫存調整單
意義當帳上的庫存量與實際庫存盤點的結果不符時即可利用此功能來調整帳上的庫存量
及成本
在〈C進出貨〉選擇【C
庫存調整單】如圖可
按《新增》《修改》
《查詢》或《刪除》鈕
更動關於調整庫存的相
關資料
按《瀏覽》進入庫存調整
單據瀏覽
操作方法
庫存調整單中的「數量」欄位應輸入實際庫存量與帳面現有量的差異量
作庫存調整時若目前某產品在系統中的現有量為 10 個但實際上賣場中只剩 8個則在
數量的欄位中輸入-2即可將系統中的現有量調整為 8個
若使用者無進貨作業的動作卻想要統計出產品的銷售成本及利潤可直接在此處輸入產
品的成本或覺得目前系統中的平均成本不正確亦可自行修改
註盤點作業中若有盤差或盤盈時會自動產生一張盤點調整單
其他操作方式請參考基本操作方法
相關項目產品基本資料盤點作業
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55
盤點作業
意義盤點各倉的庫存量以便管理可避免庫存太多或不足節省公司無謂的支出
有關庫存量的準確性一直為各行各業及門市經營管理者所困擾即使使用電腦軟體一樣產生
庫存量不準確的情事皆因方法錯誤或關念的偏差導致
在庫存做盤點前有些前置工作若準備充足則可收事半功倍之致
A盤點的前置工作
1 貨架上物品的擺設是否整齊乾淨
2 貨架的分類是否明確並且標示清楚
3 待進貨瑕疵物品異常品是否與陳列區清楚區分
4 人員的物品熟悉度及教育訓練是否充足
B盤點實施要點
1 全面盤點(期初期末盤點)或循環盤點
2 盤點的開始時間及預計結束時點
3 人員編組及人力分派
4 列印盤點單(可利用盤點機)
5 盤點機轉入或人工鍵入盤點數量
6 列印盤點報告單(盤盈盤損表)
C檢討此次盤點作業及問題研究
在【F系統支援】選擇【盤點作業】的選項會出現最近一張單據
操作方法
1由盤點機盤點
新增一張盤點單將盤點量輸
入盤點機再按
鍵直接將盤
點機中的資料傳送到系統
中按下 鍵即
可完成盤點作業
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2由人工手動盤點
A)新增一張盤點單按《A盤點產品轉入》鍵選擇欲盤點的產品編號可依全部產品廠
商產品類別儲放位置產品編號及庫存數量共六種選擇方式選擇所需的產品或者用
《新增明細》的方式輸入要盤點的品項接著按下《F3存檔》
B)按下《F7列印》報表選擇為「盤點單」列印出盤點單由人工盤點並將盤點量寫在盤點
單上
C)進入盤點作業點選《修改》將盤點量輸入系統中按下《存檔》後再按《轉入現有量》
鍵即可完成盤點作業
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
盤點日期 系統預設使用當天日期若不是當天日期可自行輸入盤點日期及時間
盤點單號 通常輸入完盤點日期後按【Enter】鍵後系統會直接帶出盤點單號預設
盤點人員 輸入該筆資料的盤點人員
盤點備註 補充欄位中所不足的資料
盤點倉號 選擇欲盤點的倉號 (多倉版)
《 Alt+A 》盤點產品轉入
按 可針對特定部份產品或廠商選取所需
的盤點商品
1先選擇轉入依據
2輸入起始編號及結束編號
3按下《Y確定》便可將符合條件的產品加入到盤點單中
《 Alt+B 》盤點機輸入
按 可先由盤點機盤點再直接
將盤點機中的資料傳輸到系統中可節省再輸入一
遍的時間
轉入現有量
當盤點完後且已經將盤點數量輸入至系統中後此時可按 鍵將盤點量轉入現有量
且同時在【庫存調整單】產生一張盤盈盤虧單即可完成盤點作業
相關項目產品基本資料員工基本資料庫存調整單
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57
第七章 系統支援
密碼設定
意義本設定首重資料保全功能系統依使用者名稱及密碼選擇性的開放系統功能可確
保資料的隱密性預防一些重要資料外流而設定通行密碼可依特定人員使用密碼才能執
行
進入時需輸入您的使用者密碼才有權限進入密碼設定中去新
增或是修改此設計目的在於防止管理者離開時他人趁機擅自
修改帳號權限
新增 增加完使用者名稱及密
碼後再設定使用功能明細（打
ˇ者為開放本項功能）
成本顯示若沒有打ˇ則該使
用者進入後台時基本資料的產
品欄位成本相關欄位則不顯示
備份作業
意義將所有資料另存一份應注意不要備份在同一部硬碟（以免硬碟實體損壞）同時為
保障資料安全應自訂備份期間如每週三六各一次
選定備份的目錄位置按下《開始備份》
鍵後即可完成備份作業
建議您在備份的檔案名稱 Data 後再加上
備份日期以避免備份資料太多產生混淆
註選擇備份路徑時需注意資料夾的名稱
應避免為空白或包含特殊符號如
gtlt$hellip等
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58
資料重整
意義當系統在操作途中因發生停電不正常關機或硬體發生故障而故造成系統資料中異常
現象導致資料毀損可利用本功能做一資料維護
注意執行資料重整時務必讓其他工
作站或前後台離線
編碼更改
意義因本系統中所有基本資料的編號只要存檔後就不能做修改的動作故在此設立一
個修改編號的程式
註因為基本資料中的編號會跟進銷貨產生連動關係為保持舊有歷史資料的正確性所以
更改編號時須在此更改以保持資料的完整若您要修改基本資料時請先到【2備份作業】
做資料備份的動作避免系統在編修的過程中發生停電或不明原因當機而造成資料流失
操作方法
1選擇欲修改的編號之資料
庫有客戶廠商產品員
工及產品類別資料檔共 5種供
選擇
2用滑鼠或按 F10 在原編號的
欄位上選擇欲更改的編號
3直接在新編號的欄位上輸入
新的編號
4按下《確定更改》鍵即可
完成編號更改的動作
軟體使用教學手冊
59
系統顏色修改
意義覺得系統中預設的顏色不喜歡嗎想自創風格時可利用本功能修改畫面使用者可依
個人喜好修改使用的畫面其中必須注意的是修改畫面確定後按 Y 儲存設定 要先
離開本系統再重新進入本系統才能生效
若欲更換背景圖片圖
片格式可
為jpggifbmphellip
等檔案格式
改亂了可按系統預設
值變回原來樣式
行事曆管理
意義經常忘東忘西的寫在紙條上麻煩又不容易找利用本功能吧啟動系統時會提醒哦
操作方法
1 點選《新增》後輸
入事件日期時
間對象地點
事由事項的欄位
可註記細節事項
2 勾選事件提醒方
式若沒勾選便不
會出現提醒的訊
息
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60
名片簿管理
意義可將重要的電話或經常聯絡朋友記錄在此容易找尋又不會丟可分類還有多項
詳細資料欄位可供利用
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
名片分類 可點選 開啟客戶分類的快選視窗
電子信箱 若有輸入 E-Mail 帳號則按下 可直接連結至 Outlook 發送信件
其他備註 補充欄位中不足的說明或做為某些特殊資料註記
選擇發送簡訊功能時可自動帶入行動電話號碼
操作方法請參照 基本操作方法
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產品停用啟用處理
意義將產品基本資料中已經停產或停售長時間不使用的產品資料作停用處理可加快搜
尋的速度也增加盤點補貨等工作的效率若日後進貨時新進產品的條碼與停用產品
條碼相同時系統會出現警告訊息可直接將產品恢復續用
操作方法
1 產品停用
A)將欲停用的產品打勾勾選的品項會列在右上方的挑選清單列中確認後點選《停用》
停用的產品會列在下方的〈停售或停用之品項〉中
B)直接在產品基本資料中刪除的品項也會自動被系統列到停用產品中喔~
2 產品啟用
在欲恢復續用的產品上按一下滑鼠右鍵選擇《Y產品續用恢復》確認後該筆資料會
回復到產品基本資料中恢復續用的產品庫存量售價成本等均會歸零若要查看過去
的歷史進貨紀錄及銷貨分析請利用〈歷價〉及〈分析〉的功能
相關項目產品基本資料
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62
產品成本重算
意義若於系統使用時發生停電或當機或硬體故障情形而造成平均成本有異常之情形可
利用此作業將平均成本重算
可選擇年或指定月份計算確
定無誤時可利用寫入功能將
目前平均成本更新
若平均成本重算後有發生的情形則執行《W將計算之平均成本寫入》後必須利用 資
料偵錯 功能將異常的產品資料修復接著再到產品基本資料中利用〈歷價〉重新寫入成本
相關項目產品基本資料資料偵錯
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63
資料偵錯
意義藉由資料偵錯系統來偵測錯誤的資料再加以修復是屬於軟體異常控管的一項重要功
能有如 Windows 中的磁碟偵錯功能
操作方法
選擇客戶資料檢測編號是否重 覆及累積點數預收金額數值溢位等異常檢測
選擇銷貨資料檢測編號是否重覆及小計金額銷貨成本數值溢位等異常檢測且可將銷
貨成本以目前平均成本置換但此項功能需在已驗證過產品資料且無異常的情況下才能進
行
選擇廠商資料檢測編號是否重 覆及異常資料偵錯
選擇產品資料檢測編號是否重 覆及最近進價平均成本及售價數值溢位等異常檢測
選擇進貨資料檢測編號是否重覆及異常資料偵錯
選擇訂貨資料則會重新計算產品檔中的被訂購量
選擇倉庫資料重新分析產品檔及倉庫檔中的庫存關聯結構並自動將錯誤修復
以上各個資料檔檢測後若有異常情形出現只需按《自動修復錯誤》鍵即可完成資料偵錯
修復的動作
軟體使用教學手冊
64
用戶使用記錄
意義可記錄各用戶進入系統的日期及時間及使用哪個功能表做哪些動作避免在多人
使用狀況下無法查到資料修改或刪除是由何人做的
流量統計
依據系統登入用戶別統計各動作的操作次數
在桌面上建立捷徑
意義當桌面上安裝的捷徑不小心刪除或在一開始安裝軟體時沒有建立捷徑皆可利用此功
能輕鬆在桌面上重新建立捷徑再也不用擔心找不到執行路徑
操作方式
1輸入前台工作站號若是單機版則不需輸入
2直接點選《1建立後台管理捷徑》或《2建
立 POS 前台捷徑》就會在桌面上自動建立捷徑
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備份還原
意義當您發現銷售前台進入後出現錯誤代碼或存檔後交易紀錄無法存入時代表銷售資料
庫已經遭受毀損備份還原能夠幫助您將資料還原到您最後一次做備份的狀態
1 請先將執行資料備份並記下您的備份目錄位置操作方式請參照 備份作業
2 請放入安裝光碟重新安裝或至我們的網站 wwwhiposcomtw 下載試用版本（切記版
本必須相同）
註請確定所有工作站或前台均已離線且無其他軟體正在執行
無需移除原本的軟體直接執行安裝即可
3 請至[開始][程式集][叡鴻 Hipos 軟體系列]點選[備份還原]或至電腦中的 csalewin 中
點選 備份還原exe 如圖所示選取您的備份目錄位置後點選《S開始還原》即可
軟體使用教學手冊
66
第八章 附件 其他技術支援
報表格式修改
利用 HiPOS 軟體中的報表系統工具可以自行修改報表的格式
系統工具的開啟方式
1《開始》rarr《程式集》rarr《叡鴻 HiPOS 軟體系列》rarr《報表系統工具》
2到電腦 csalewin 資料夾中將〈系統工具exe〉點滑鼠左鍵兩下開啟
自訂列印紙張大小
開啟系統工具後選擇要修改列印格式的報表後將紙張規格分別填入高度寬度上邊界
左邊界即可
例如原本是 A4(290210mm)格式要改
成列印中一刀格式直接修改高度
140寬度 210 就可以囉~
修改報表內容
1開啟系統工具後先選擇要修改的報表再按《修改報表》
2若要修改報表內容的位置以滑鼠圈選要移動的範圍後以larruarrdarrrarr移動或直接以滑鼠拖
曳至您預定的位置即可
3若要修改或增加文
字則先點選 報表控
制項工具列 上的
一下接著點一下要
修改的文字或要新增
文字的位置即可編
輯文字
4修改完成後點選
左上角的《檔案》rarr
《儲存》
軟體使用教學手冊
67
自訂瀏覽視窗表格樣式
意義因為使用者的螢幕大小及解析度設定的不同在瀏覽視窗中難免發生表格橫向欄位太
大或太小導致於查看資料時的不方便HiPOS 提供了自訂表格樣式的功能讓使用者調整好
欄位後可以存檔方便日後查看
操作方法
1將滑鼠移動到要調整的欄位框上會出現 符號以滑
鼠拖曳即可調整欄位大小
2調整好後如圖在內容的任一位置上按一下滑鼠右鍵選擇《儲存表格樣式》若是儲
存後不滿意可以選擇《恢復預設值》
滑鼠右鍵功能選單
意義建立資料時若已經有其他檔案格式的資料存在方便
複製貼到 HiPOS 軟體中
在 HiPOS 軟體中當欄位為可編修狀態下時可以按一下滑鼠
右鍵便能呼叫功能選單(複製貼上剪下)
看完了使用手冊仍然無法解決您的問題嗎本公司提供了多元的諮詢管道
本公司網站技術支援httpwwwhiposcomtw 文件知識庫
電話諮詢07-7030898
傳真專線07-7032066
E ndash Mail Servicehiposcomtw
公司地址高雄縣鳳山市 830 埤北路 81 號
軟體使用教學手冊
68
庫存管理
基本庫存管理功能操作說明
標準作業流程
產品現有數量
產品基本資料中的現有數量欄位系統會自動依照進貨及銷貨統計並隨時更新產品現有量
因此為了保持現有量的正確性及產品成本的準確度請勿直接從產品基本資料的現有數量欄
位修改現有量
進貨作業
進貨時確實輸入正確的進貨量要留意進貨單位是否正確進貨及進貨退回時產品的庫存
量都會自動增減
庫存調整單(HiPOS-Light 版無此功能)
（一）使用時機
1 某產品的數量因毀損失竊hellip等非進貨及銷售而短缺或增加導致需要調整產品的現
有量時
2 由盤點作業中執行盤點量轉入現有量時若有差異量系統會自動產生一張庫存調整
單
（二）操作方式
1 進入【C進出貨】 rarr 【庫存調整單】
2 點選 【新增】rarr輸入日期單號經辦人員備註
3 點選 【新增明細】 rarr輸入【產品代號】
4 輸入【數量】是指實際數量與產品現有量的差異量例如 A產品實際量為 10 個產品
基本資料中的現有量為 8個兩者的差異量為 10－8＝+2數量的欄位輸入 2若 B產
品的實際數量為 15 個產品基本資料中的現有量為 20 個則差異量為 15－20＝-5
數量的欄位便輸入-5
5 點選【存檔】後產品現有量便會隨著調整
（三）附註
HiPOS-Light 版若平時發現產品數量有錯誤請直接利用【盤點作業】的轉入現有量功
能來調整產品的現有量
軟體使用教學手冊
69
庫存日消耗表
（一）當日消耗表列出查詢日期當天的庫存數量變動情況用來驗證庫存量的正確性
（二）逐日消耗表列出前一次結轉日至查詢日期當天的庫存數量變動情形用來驗證庫存
量的正確性另可將計算後的存量寫入帳面量(產品基本資料中的現有量)
（三）使用時機每日營業結束利用庫存逐日銷耗表檢驗庫存正確性
庫存月消耗表
（一）報表意義列出查詢當月份的庫存數量變動情形用來驗證庫存量的正確性另可將
計算後的實際現有量寫入帳面量(產品基本資料中的現有量)並轉入產生下月期初量
（二）使用時機每月底結束營業後或每月初開始營業前
（三）操作方式
1 檢視庫存月消耗表上的異動資料及現有量是否均正確當計算後存量與目前帳面存量
不符時會以黃色警示
2 確認無誤後按下 出現如下視窗再次確認
盤點作業
（一）盤點前置作業
1 貨架上物品的擺設是否整齊乾淨
2 貨架的分類是否明確並且標示清楚
軟體使用教學手冊
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3 待進貨瑕疵物品異常品是否與陳列區清楚區分
4 人員的物品熟悉度及教育訓練是否充足
（二）操作方式
1 進入【F系統支援】rarr【盤點作業】rarr【新增】rarr輸入日期單號盤點人員備註
2 在【產品代號】輸入要盤點的產品rarr【存檔】rarr【列印】選擇【盤點單】
3 進行人工盤點工作
4 進入【盤點作業】rarr【修改】rarr在【盤點數量】輸入實際盤點數量rarr【存檔】
5 選擇【轉入現有量】即可將盤點量轉入到產品基本資料中的現有量
（三）操作秘訣
2 利用【新增明細】可一項項將要盤點的產品輸入
3 利用【盤點產品轉入】可以選擇一次將所有產品輸入或者依照廠商別產品類別儲
放位置產品編號輸入
4 務必確實將盤點量輸入盤點單的「盤點數量」欄位中盤點數量請勿輸入負數
（四）盤點要點
1 全面盤點及循環盤點除了期初或期末的全面盤點之外應固定每隔一段時間做循環
盤點循環盤點可以依照產品類別儲放位置或者產品編號等等例如固定每個月作
一次循環盤點第一個月盤點第一排貨架的商品第二個月盤點第二排貨架的商品
2 盤點時效盤點開始到盤點結束的時間盡量不要超過預定時程為了防止盤點錯誤應
避免盤點期間同時進貨銷售盤點完畢應即時將盤點量轉入現有量
3 盤點差異量軟體系統中的現有量欄位嚴格來說是帳面上的產品數量而盤點量則是
實際庫存的數量軟體操作過程有疏失產品瑕疵失竊及盤點錯誤等許多因素均
可能導致帳面上的數量與實際庫存不符的情況因此有盤差是可以被接受的但若差
異量太大時管理者便應觀察是哪個環節出了問題
軟體使用教學手冊
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上線一段時間後初次執行盤點作業或庫存日月銷耗表
說明
1過去進貨或庫存有異時均直接修改產品現有量
2使用一段時間後才執行庫存月銷耗表結轉
3更新版本或重新安裝執行資料備份還原或者它系統資料轉檔匯入
上述情況可能會發現期初量都是 0以致計算後存量與帳面存量產生極大的誤差
作業流程
期初開帳作業
（一）使用時機
1 初次使用者
2 已經上線一段時間的使用者
3 更版或重新安裝系統後執行備份還原的使用者
4 產品現有量正確而庫存日月銷耗表中的現有量完全不對者
（二）操作方式
1 進入【A基本資料】rarr【產品基本資料】確認產品現有量均為正確的數量
2 按【Alt+F】開啟庫存量期初開帳作業視窗rarr選擇「轉入期初月份」rarr【確定】
3 此一動作可以根據產品基本資料中的現有量去重新計算出庫存日月銷號表中的現有
量並且反算出期初量
軟體使用教學手冊
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常見 QampA
產品基本資料中的現有數量與實際庫存量不符合
1 僅有少數幾項產品的庫存量不符時可利用「庫存調整單」做調整
2 多項產品的庫存量不符時利用「盤點作業」並將盤點量「轉入現有量」
3 每日營業結束時可利用「庫存逐日消耗表」核對產品庫存量並將正確量寫入現有量
4 檢視產品-進出異動表可查明是否有單據數量錯誤
產品現有量不會隨銷售或進貨變動
1 執行資料重整
2 檢查前台 Alt+F5 銷售記錄是否正常若銷售存檔後無銷售紀錄或者銷售明細僅有時間及
金額代表資料庫已經損壞
3 檢查銷售及進貨時的產品編號是否一致
4 檢查產品基本資料中產品是否有重複建檔換言之相同的產品名稱是否有兩個不同的
產品編號
庫存日月消耗表中的期初量為零導致統計後的現有量錯誤
1 發生原因沒有將上月底的庫存作結轉寫入本月期初
進入【庫存月消耗表】rarr列印年月輸入上個月份rarr執行結轉
2 發生原因Ⅰ曾經從產品基本資料中的現有量欄位直接修改數量
Ⅱ更版或備份還原後沒有執行期初開帳的動作
進入產品基本資料執行【Alt+F 期初開帳作業】
3 當月底營業結束時請檢視庫存月消耗表核對庫存量並執行結轉的動作將正確量寫入現
有量及寫入次月期初量
庫存日月消耗表中的調入量與實際調整的數量不符合
1 發生原因盤點作業轉入現有量時重複執行轉入現有量的動作
2 進入【庫存調整單】rarr點選【瀏覽】尋找備註中盤點轉入單號重複的資料
3 刪除重複的調整單即可
利用盤點量轉入現有量卻發現某些產品仍然與實際庫存量不符合
1 發生原因 盤點數量錯誤
盤點作業中盤點數量輸入錯誤
營業時間進行盤點工作盤點後到轉入現有量的過程中產品銷售出去而未作
調整
2 利用「庫存調整單」調整現有量
3 HIPOS-Light 版利用「盤點轉入現有量」作調整
軟體使用教學手冊
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已經將盤點量轉入現有量之後發現盤點時數量點錯
1 利用「庫存調整單」調整現有量
2 HIPOS-Light 版利用「盤點轉入現有量」作調整
連續數月都有做庫存月消耗結轉但庫存月消耗中某些產品的現有量卻總是有誤差
1 發生原因每個月結轉的時間點有誤
2 進入【庫存月消耗表】rarr列印年月輸入本月份rarr列印出該張報表或記下該報表的ldquo期初
量rdquo
3 重新進入【庫存月消耗表】rarr列印年月輸入上一個月份
4 比較本月份的ldquo期初量rdquo及上個月份的ldquo現有量rdquo是否相同若上個月份的現有量比本月
份的期初量少代表上一個月結轉之後仍有作銷售或調整
例如430 下午 200 做結轉將正確量寫入下月期初（產生 5月份的期初量）但是 430
下午 300 又陸續作了銷售或調整庫存量
5 做法
盤點機盤點時架上無庫存的 產 品 會 漏 盤
新增盤點單時選擇【盤點產品轉入】將全部產品轉入並將【盤點數量】全部修改為 0
將盤點機中的資料轉入該盤點單存檔後將盤點量轉入現有量
4 月
5 月份
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選購模組功能簡介
簡訊 SMS 發送模組
SMS 簡訊發送功能透過網際網路直接由 HiPOS 軟體系列中發送簡訊至客戶的行動電話能夠達
到迅速確實即時傳遞訊息及行銷的效益
HiPOS 門市及進銷存 v6 以後都可使用免申請儲值後馬上開通
功能特色
1 低廉的發送費用
一般使用手機發送簡訊每通大約 $25~ 35 之間使用 HiPOS SMS 每通只要 11~13 之
間足足省了 50
2 搭配 HiPOS 軟體分析有效客戶發送
利用 HiPOS 的各項統計如累積點數已購商品累積消費金額生日等等的各項數
據做有效的簡訊廣告行銷並且會自動過濾重覆的電話及統計發送的通數
應用 1 生日到時發送祝賀簡訊並告知來電優惠方案
應用 2 廠商新商品推出時可過濾已購買同類商品的客戶清單做簡訊廣告發送hellip更多應用
等你來發掘
3 大量簡訊發送
除了對單一客戶發送簡訊外大量發送簡訊的功能可同時對多個客戶行動電話號碼發送簡
訊
4 簡訊發送時效性佳
簡訊發送後正常情況下約 3~10 秒鐘就可即時將簡訊傳送到客戶手機重要訊息不怕客戶
收 不 到 若 因 故 對 方 無 法 接 收 將 會 自 動 重 發 直 至 發 送 成 功 或 滿 24 小時止
5 常用訊息片語編輯
「常用訊息」功能可以編輯儲存常用的簡訊內容可以加快編寫簡訊的速度
6 預約發送
可自定要發送的時間時間到才發送簡訊更有效率的廣告效益
軟體使用教學手冊
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單一簡訊發送
在會員基本資料廠商基本資料員工基本資料中
按下 即可發送簡訊
大量簡訊發送
﹝統計報表﹞rarr﹝C會員郵寄標籤大量簡訊﹞依照
條件選擇要發送簡訊的對象後點選《S發送簡訊》
即可將簡訊發送到所選擇的對象
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欄位說明
欄位名稱 欄位說明
出貨日期 通常系統會直接帶出當天的日期若不是當天的出貨則請自行輸入正確
的出貨日期
出貨單號 通常輸入完『出貨日期』按【Enter】鍵後系統會直接帶出『出貨單號』
預設採用出貨日期 + 流水號
客戶編號 請確實輸入本公司是出貨給哪一家客戶此項資料在【收款作業】中有相
關聯
發票號碼 若此張出貨單是有稅額的則需輸入發票號碼若沒有發票則無需輸入
交貨方式 可以下拉選單方式選取請確實輸入
業務人員
在【客戶基本資料】中若已有設定業務規屬在此處會自動帶出業務代號
若沒有設定請自行輸入經辦業務代號此項資料在【員工業績統計表】
有相關聯
訂單號碼 由訂貨單中轉至出貨單的訂單號碼在訂單作業中有詳細的說明
取用預收 對於有預收貨款的客戶直接從預收的金額中支付本筆貨款
倉號 可設定是由哪個倉庫出貨僅限用於多倉版
帳款日期 在【客戶基本資料】中若已有設定帳款日期在此處會自動帶出帳款日期
此項資料在【收款作業】有相關聯
稅前金額 出貨單中未含稅額的小計金額
稅別 在【客戶基本資料】中若已有設定稅別在此處會自動帶出其稅別或可
自行切換其他稅別的計算方式
稅後總額 即〔稅前金額 + 營業稅〕
折扣金額 給予客戶的折扣金額
已收金額 指已向客戶收的「訂金或金額」
未收金額 即〔稅後總額 - 已收金額 - 折扣金額〕
貨單備註 補充欄位中不足的部份或做為某些特殊資料註記
特項功能說明
歷史記錄 《Alt＋4》
按 可將該出貨客戶所有的歷史出貨單據列出來在修改或新增的模式下按 Enter 鍵可
取回再針對差異部份進行修改
單品歷史 《Alt＋5》
按 可針對指定的單項產品的將其出貨記錄列出來在此不分客戶可供比價用
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進貨記錄 《Alt＋6》
按 可針對指定的單項產品的進貨記錄可避免出貨的金額低於進貨金額
庫存查詢 《Alt＋7》
按 可查詢各倉庫的庫存量避免無貨可出的情形
多選輸入
可一次勾選多項產品到報價單中加快作業速度
SMS 簡訊發送
可發送簡訊通知該客戶
相關項目客戶基本資料產品基本資料系統參數設定出退貨資料統計應收支票已過期支票
收款作業庫存月銷耗報表盤點作業
出貨退回作業 【8出貨退回作業】與【7出貨作業】的操作方法略同故不重述
相關項目 客戶基本資料產品基本資料系統參數設定出退貨資料統計 應收支票已過期支
票收款作業庫存月銷耗報表盤點作業
出退貨資料統計 意義可直接在此項功能表中查詢出貨及出貨退回的詳細情形而不必再到【7出貨作業】或【8出
貨退回作業】中個別查詢可節省使用者的時間
可依使用者的需要去設定所查詢時間客戶出貨退貨已收款未收款及全部可單獨查詢一家
或者是一次查詢多家做為收款對帳單與收款作業有相關聯
相關項目 出貨作業出貨退回作業
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第五章 帳務管理 會計
付款作業
意義此功能是用來記錄付款作業的日期廠商支付類別及沖帳金額以備日後查核
當公司進貨後要付款時則需到此處建立新的付款作業
操作方法
1《新增》依序輸入付款日期登錄人員廠商編號帳款日期後按下【S查詢】會列
出該廠商在帳款日期區間內未付款的單據
註(1)請務必輸入付款廠商否則可能導致查詢不到未付帳款單據
(2)此處帳款日期是指進貨單中的帳款日期若您不確定帳款日期區間可空白不輸入直
接按下【S查詢】會列出所有的未付款單據
2勾選要沖銷的單據並輸入付款的現金金額票據金額等《存檔》即可
註若一筆貨款並非一次沖銷完畢則先在【沖帳金額】的欄位輸入此次要沖帳的金額後再
將該筆單據打勾即可
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欄位說明
欄位名稱 欄位說明
付款日期 系統預設使用當天日期若不是當天日期可自行輸入付款日期
付款單號 通常輸入完付款日期後按【Enter】鍵後系統會直接帶出付款單號預設採
用付款日期+流水號
登錄人員 輸入該筆資料的登錄人員
廠商編號 可按 F10 開啟快速查詢視窗選擇所需的廠商編號
帳款日期 輸入欲查詢的帳款日期區間此處帳款日期是以出貨單中的帳款日期為依據
應付總額 該家廠商在查詢的帳款日期區間中應付帳款總金額
現金金額 輸入付款的現金金額若此筆帳款不是由現金支付則此欄位不需輸入
票據金額 輸入開立支票的金額若此筆帳款不是由支票支付則此欄位不需輸入
其他折讓 輸入折讓的金額
取用預付 取用預付餘額中的金額來沖銷必須在預付餘額欄位中有金額才能做此功
能
累入預付 可預先付一筆帳款分多次沖銷預付的金額則輸入在此處
預付餘額 預付金額中尚可沖帳的餘額
沖帳合計 可用滑鼠勾選欲沖銷的單據號碼系統會自動將總金額統計出來若此次付
款金額與欲沖帳合計金額不符則存檔時系統會出現警示
備註 補充上述欄位中所不足的資料
其他操作說明請參照 基本功能指引
相關項目 廠商基本資料產品基本資料系統參數設定進貨作業進貨退回作業
進退貨資料統計應付支票已過期支票
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現金日記帳
意義是對於公司每日現金收支流向的資料管理
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
日期 系統預設為當天的日期及時間 若不是可另行輸入
項目科目 輸入收支的會計科目例如水電費郵電費文具費等等亦可按 F10
或快擊滑鼠二下即可開啟選擇視窗
類別 可選擇支出或收入二種
金額 輸入收入或支出的金額
摘要 可更詳細記錄每筆帳目資金流向的明細和用途當此欄有輸入明細時存
檔後在畫面右邊「註」的框框會有ˇ
註項目科目按 F10 或快擊滑鼠二下可開啟選擇視窗自建較常使用的會計科目片語如
此一來以後輸入現金科目時只需點選即可而不必再另外輸入片語節省操作時間
相關項目其它編號設定
銀行存提作業
意義記錄公司與往來銀行的帳戶情形方便日後帳戶管理
進入後畫面如
做圖所示
畫面左半部是
銀行帳戶瀏
覽右半部是帳
戶存提資料瀏
覽
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欄位說明
欄位名稱 欄位說明
安全餘額 此銀行帳戶的安全餘額此欄與〈銀行基本資料設定〉有相關聯
現在餘額 目前此銀行帳戶中的實際餘額
存提日期 系統預設為當天的日期及時間 若不是可另行輸入
存提單號 通常輸入完存提日期後按【Enter】鍵後系統會直接帶出存提單號預設採
用存提日期+流水號
金額 輸入存提的金額
存提類別 選擇存提的類別有存款支票存款提款及支票付款四種
支票號碼 輸入存提的支票號碼若不是由支票存提則此欄位不需輸入
餘額 建立此存提單時銀行帳戶中所剩餘的可用餘額
其他備註 補充上述欄位中所不足的資料
註在應收(付)支票中所有由此帳戶所開出兌現後的支票金額皆會自動轉入此處
其他操作說明請參照 基本功能指引
重新計算帳戶餘額
若有新增或修改存提單時按下 即可更新該銀行帳戶的現在餘額更便利於隨
時掌握各銀行帳戶中的可動用金額
相關項目 其他編號設定應付支票應收支票
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（收）款作業
意義此功能是用來記錄收款作業的日期客戶收款明細及沖帳金額以備日後查核
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
收款日期 系統預設使用當天日期若不是當天日期可自行輸入收款日期
收款單號 通常輸入完收款日期後按【Enter】鍵後系統會直接帶出收款單號預設採
用收款日期+流水號
登錄人員 輸入該筆資料的登錄人員
客戶編號 可按 F10 開啟快速查詢視窗選擇所需的客戶編號
帳款日期 輸入欲查詢的帳款日期區間
應收總額 該家廠商在查詢的帳款日期區間中應收帳款總金額
現金金額 輸入收款的現金金額若此筆帳款不是由現金收入則此欄位不需輸入
票據金額 輸入收款支票的金額若此筆帳款不是由支票收入則此欄位不需輸入
其他折讓 輸入折讓的金額
取用預收 取用預收餘額中的金額來沖銷必須在預收餘額欄位中有金額才能做此功
能
累入預收 可預先收一筆帳款分多次沖銷預收的金額則輸入在此處
預收餘額 預收金額中尚可沖帳的餘額
沖帳合計 可用滑鼠勾選欲沖銷的單據號碼系統會自動將總金額統計出來若此次收
款金額與欲沖帳合計金額不符則存檔時系統會出現警示
備註 補充上述欄位中所不足的資料
相關項目出貨作業客戶基本資料出貨退回作業應收支票
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應（付）帳齡分析表
意義此分析表是用來顯示尚未付清給各個廠商的應付帳款其帳齡分佈在各個設定期間的
統計數據
圖片左邊的日期區間可依使用者的統計習慣去設定設
定好後只需按【設定為預設值】鍵則每次進入系統時
依此設定統計
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
開始廠商 可按 F10 開啟快速查詢視窗選擇欲查詢的開始廠商編號
結束廠商 可按 F10 開啟快速查詢視窗選擇欲查詢的結束廠商編號
帳齡種類 可選擇 1帳款日期或 2銷貨日期二種
報表標題 可選擇 3天數或 4日期二種為報表標題
結束日期 系統會自動帶出當天日期若不是可自行輸入欲查詢的結束日期
相關項目廠商基本資料進貨作業進貨退回作業進退貨資料統計表付款作業
應（收）帳齡分析表
意義此分析表是用來顯示各個客戶尚未付清的應收帳款其帳齡分佈在各個設定期間的統
計數據
操作方式請參照 應（付）帳齡分析表
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
開始客戶 可按 F10 開啟快速查詢視窗選擇欲查詢的開始客戶編號
結束客戶 可按 F10 開啟快速查詢視窗選擇欲查詢的結束客戶編號
帳齡種類 可選擇 1帳款日期或 2銷貨日期二種
報表標題 可選擇 3天數或 4日期二種為報表標題
結束日期 系統會自動帶出當天日期若不是可自行輸入欲查詢的結束日期
相關項目客戶基本資料出貨作業出貨退回作業出退貨資料統計表收款作業
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應收帳款
意義用來顯示某段時間內應收帳款的彙總資料報表
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
帳款種類 可選擇依 1客戶別或 2業務別做為應收帳款報表的依據
帳款日期區間 輸入欲查詢的起迄日期
統計客戶區間 可按 F10 開啟快速查詢視窗輸入欲查詢的客戶編號
統計業務區間 輸入欲查詢的業務編號
報表種類 可自行選擇共有明細表簡要表及應收總表三種報表
是否含前期未
收款之明細
若所查詢的日期區間之前仍有尚未收取的款項則可在此欄位中打ˇ就
可顯示前期未收款之明細
相關項目客戶基本資料產品基本資料員工基本資料出貨作業出貨退回作業出退
貨資料統計表
應付帳款
意義用來顯示某段時間內應付帳款的彙總資料報表
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
帳款種類 可選擇依 1廠商別或 2經辦人員別做為應付帳款報表的依據
帳款日期區間 輸入欲查詢的起迄日期
統計廠商區間 可按 F10 開啟快速查詢視窗輸入欲查詢的廠商編號
統計經辦區間 輸入欲查詢的經辦人員編號
報表種類 可自行選擇共有明細表簡要表及應收總表三種報表
是否含前期未
付款之明細
若所查詢的日期區間之前仍有尚未付清的款項則可在此欄位中打ˇ就
可顯示前期未付款之明細
相關項目廠商基本資料產品基本資料員工基本資料進貨作業進貨退回作業進退
貨資料統計
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票據
應(付)支票
意義可沖銷應付帳款中所有由支票給付的記錄節省會計人員作帳以便查詢核對廠商的
帳款
進入本功能後出現所有應付票據資料視窗以票據到期天數作為循序排列條件
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
開票日期 系統預設使用當天日期若不是當天日期可自行輸入開票日期
支票類別 支票的種類此處為應付支票
支票號碼 開立支票上的號碼
支票金額 開立支票上的金額
來源單號 輸入這張支票是要沖銷哪一張【付款作業】中的進貨單號
廠商編號 可按 F10 或 鍵開啟快速查詢視窗選擇所需的廠商編號
廠商名稱 廠商編號選定後會自動帶出該廠商名稱
到期日期 開立支票上的到期日期
兌現日期 這張支票預計何時會兌現的( 因有時票據的交換需時 1~3 個工作天金額
才能真正入帳)
票據狀態 目前票據的狀態有未兌兌現退票作廢領取及其他共六種
開票銀行 選取開立的支票銀行 若尚未設定請至【其他編號設定】中的銀行基本資料設定
銀行名稱 開票銀行選定後會自動帶出該銀行名稱
其他備註 補充上述欄位所未提到的
未兌支票總額 系統會自動統計所有未兌現的支票張數及總額
其它說明
支票簽回單
點選《列印》即可列印支
票簽回單若要更改表單
字頭字尾請參照 按鍵說
明
相關項目進貨作業已
過期支票付款作業
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應(收)支票
意義可沖銷應收帳款中所有由支票收款的記錄以查核客戶的帳款
進入本功能後出現所有應收票據資料視窗以票據到期天數作為循序排列條件
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
收票日期 系統預設使用當天日期若不是當天日期可自行輸入收票日期
支票類別 支票的種類此處為應收支票
支票號碼 應收票據上的支票號碼
支票金額 應收支票上的金額
來源單號 輸入這張支票是要沖銷哪一張【收款作業】中的出貨單號
客戶編號 可按 F10 或 鍵開啟快速查詢視窗選擇所需的客戶編號
客戶名稱 客戶編號選定後會自動帶出該客戶名稱
到期日期 應收支票上的到期日期
兌現日期 這張支票預計何時會兌現的 (因有時票據的交換需時 1~3 個工作天金額才
能真正入帳)
票據狀態 目前票據的狀態有未兌兌現 託收轉讓退票票貼及其他共七種
開票銀行 應收票據上開立支票銀行的帳號
開票銀行 應收票據上開立支票銀行的名稱
託收銀行 選取開立的支票銀行 若尚未設定請至【其他編號設定】中的銀行基本資料
設定
託收銀行 開票銀行選定後會自動帶出該銀行名稱
其他備註 補充上述欄位尚未提到的
其他操作方式與應付支票作業相同
相關項目 出貨作業收款作業已過期支票
軟體使用教學手冊
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已過期支票
意義所有已過期的支票皆會轉入此視窗方便會計人員查詢核對
過期支票瀏覽列出所有過期支票（應收應付）可依需求排列如名稱開票日期兌
現日期銀行hellip等（本功能為整合上述rdquo應付rdquordquo應收rdquo二項支票作業所產生的資料
對照表）
註此處只能做查詢的動作並不能做新增或修改的動作
相關項目 應付支票應收支票
應(收)票批次兌現
意義可一次將單張或多張應收票據轉兌現並將兌現的支票轉入已過期支票中
按鍵說明
欄位名稱 欄位說明
全選 將所列出的支票全部選擇為要兌現的狀態
全不選 將所列出的支票全部選擇為要非兌現的狀態
兌現轉入過期支票 將已選擇的支票轉成兌現狀態並將支票轉入過期支票中
相關項目應收支票銀行存提作業
應(付)票批次兌現
意義可一次將單張或多張應付票據轉兌現並將兌現的支票轉入過期支票中
操作方式請參照 應(收)票據批次兌現
相關項目應付支票銀行存提作業
軟體使用教學手冊
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應收票齡分析表
意義此分析表是用來顯示已收未兌現的應收支票其帳齡分佈在各個設定期間的統計數據
圖片左邊的日期區間可依使用者的喜好去設定設定
好後只需按【設定為預設值】鍵則每次進入系統時
依此設定統計
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
開始客戶 可按 F10 開啟快速查詢視窗選擇欲查詢的開始客戶編號
結束客戶 可按 F10 開啟快速查詢視窗選擇欲查詢的結束客戶編號
報表標題 可選擇 1天數或 2日期二種為報表標題
結束到期日 系統會自動帶出當天日期若不是可自行輸入欲查詢的結束日期
相關項目應收支票
應付票齡分析表
意義此分析表是用來顯示開立給各個廠商的未兌現應付支票其票齡分佈在各個設定期間
的統計數據
操作方式請參照 應收票齡分析表
相關項目應付支票
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第六章 庫存管理
期初開帳程序
1進貨
第一次使用時本系統時將基本資料建立完成後首先利用【進貨作業】將所有產品均做首
次進貨並且將已付款的進貨單據沖銷
註亦可利用庫存調整單將所有產品數量及成本鍵入或者利用盤點作業進行盤點後將盤點
量轉入現有量必須要注意的是若您選擇使用盤點轉入的方式系統將無法自動抓取產品成
本
2由產品基本資料中作期初開帳
至產品基本資料中按(Alt+F 鍵)將可以產生庫存的
期初開帳資料
按《確定》後將自動轉入期初
庫存日消耗異動表
意義驗證庫存量的正確性且可以將驗證後的正確量寫入現有量
(1) 當日消耗表列出查詢日期當天的庫存數量
變動情況用來驗證庫存量的正確性
(2) 逐日銷耗表列出前一次結轉日至查詢日期
當天的庫存數量變動情形用來驗證庫存量
的正確性另可將計算後的實際現有量寫入
帳面量(產品基本資料中的現有量)
軟體使用教學手冊
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庫存月消耗異動表
報表意義列出查詢當月份的庫存數量變動情形用來驗證庫存量的正確性另可將計算
後的實際現有量寫入帳面量(產品基本資料中的現有量)並作轉入產生下月期
初量
使用時機每月底結束營業後或每月初開始營業前
操作方式
1)檢視庫存月銷耗表上的異動資料及現有量是否均正確當計算後存量與目前帳面存
量不符時會以黃色警示
2)確認無誤後按下 出現如下視窗再次確認
注意產品基本資料中的現有量將會被庫存月銷
耗 表 中 的 現 有 量 取 代因 此 請 謹 慎 使 用 結 轉 功 能
C)若產品進出異動量不正確請利用庫存調整單
做調整後重新執行步驟 A)~ B)
後記
庫存量又有問題了 怎麼都跟架上物品不符 相信大多數人都有這樣的心聲
很多使用者的觀念上總是認為庫存只要交給電腦來管理庫存量一定準確殊不知電腦軟體
有可能發生不可預期的結果(程式暇疵或使用中突然的斷電當機)或是產品管理不當導致失
竊或是破損或是產品擺設到不正確的位置都有可能使得電腦中的庫存量異常所以在庫存管
理中盤點變成了一項非常重要的工作
軟體使用教學手冊
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庫存調整單
意義當帳上的庫存量與實際庫存盤點的結果不符時即可利用此功能來調整帳上的庫存量
及成本
在〈C進出貨〉選擇【C
庫存調整單】如圖可
按《新增》《修改》
《查詢》或《刪除》鈕
更動關於調整庫存的相
關資料
按《瀏覽》進入庫存調整
單據瀏覽
操作方法
庫存調整單中的「數量」欄位應輸入實際庫存量與帳面現有量的差異量
作庫存調整時若目前某產品在系統中的現有量為 10 個但實際上賣場中只剩 8個則在
數量的欄位中輸入-2即可將系統中的現有量調整為 8個
若使用者無進貨作業的動作卻想要統計出產品的銷售成本及利潤可直接在此處輸入產
品的成本或覺得目前系統中的平均成本不正確亦可自行修改
註盤點作業中若有盤差或盤盈時會自動產生一張盤點調整單
其他操作方式請參考基本操作方法
相關項目產品基本資料盤點作業
軟體使用教學手冊
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盤點作業
意義盤點各倉的庫存量以便管理可避免庫存太多或不足節省公司無謂的支出
有關庫存量的準確性一直為各行各業及門市經營管理者所困擾即使使用電腦軟體一樣產生
庫存量不準確的情事皆因方法錯誤或關念的偏差導致
在庫存做盤點前有些前置工作若準備充足則可收事半功倍之致
A盤點的前置工作
1 貨架上物品的擺設是否整齊乾淨
2 貨架的分類是否明確並且標示清楚
3 待進貨瑕疵物品異常品是否與陳列區清楚區分
4 人員的物品熟悉度及教育訓練是否充足
B盤點實施要點
1 全面盤點(期初期末盤點)或循環盤點
2 盤點的開始時間及預計結束時點
3 人員編組及人力分派
4 列印盤點單(可利用盤點機)
5 盤點機轉入或人工鍵入盤點數量
6 列印盤點報告單(盤盈盤損表)
C檢討此次盤點作業及問題研究
在【F系統支援】選擇【盤點作業】的選項會出現最近一張單據
操作方法
1由盤點機盤點
新增一張盤點單將盤點量輸
入盤點機再按
鍵直接將盤
點機中的資料傳送到系統
中按下 鍵即
可完成盤點作業
軟體使用教學手冊
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2由人工手動盤點
A)新增一張盤點單按《A盤點產品轉入》鍵選擇欲盤點的產品編號可依全部產品廠
商產品類別儲放位置產品編號及庫存數量共六種選擇方式選擇所需的產品或者用
《新增明細》的方式輸入要盤點的品項接著按下《F3存檔》
B)按下《F7列印》報表選擇為「盤點單」列印出盤點單由人工盤點並將盤點量寫在盤點
單上
C)進入盤點作業點選《修改》將盤點量輸入系統中按下《存檔》後再按《轉入現有量》
鍵即可完成盤點作業
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
盤點日期 系統預設使用當天日期若不是當天日期可自行輸入盤點日期及時間
盤點單號 通常輸入完盤點日期後按【Enter】鍵後系統會直接帶出盤點單號預設
盤點人員 輸入該筆資料的盤點人員
盤點備註 補充欄位中所不足的資料
盤點倉號 選擇欲盤點的倉號 (多倉版)
《 Alt+A 》盤點產品轉入
按 可針對特定部份產品或廠商選取所需
的盤點商品
1先選擇轉入依據
2輸入起始編號及結束編號
3按下《Y確定》便可將符合條件的產品加入到盤點單中
《 Alt+B 》盤點機輸入
按 可先由盤點機盤點再直接
將盤點機中的資料傳輸到系統中可節省再輸入一
遍的時間
轉入現有量
當盤點完後且已經將盤點數量輸入至系統中後此時可按 鍵將盤點量轉入現有量
且同時在【庫存調整單】產生一張盤盈盤虧單即可完成盤點作業
相關項目產品基本資料員工基本資料庫存調整單
軟體使用教學手冊
57
第七章 系統支援
密碼設定
意義本設定首重資料保全功能系統依使用者名稱及密碼選擇性的開放系統功能可確
保資料的隱密性預防一些重要資料外流而設定通行密碼可依特定人員使用密碼才能執
行
進入時需輸入您的使用者密碼才有權限進入密碼設定中去新
增或是修改此設計目的在於防止管理者離開時他人趁機擅自
修改帳號權限
新增 增加完使用者名稱及密
碼後再設定使用功能明細（打
ˇ者為開放本項功能）
成本顯示若沒有打ˇ則該使
用者進入後台時基本資料的產
品欄位成本相關欄位則不顯示
備份作業
意義將所有資料另存一份應注意不要備份在同一部硬碟（以免硬碟實體損壞）同時為
保障資料安全應自訂備份期間如每週三六各一次
選定備份的目錄位置按下《開始備份》
鍵後即可完成備份作業
建議您在備份的檔案名稱 Data 後再加上
備份日期以避免備份資料太多產生混淆
註選擇備份路徑時需注意資料夾的名稱
應避免為空白或包含特殊符號如
gtlt$hellip等
軟體使用教學手冊
58
資料重整
意義當系統在操作途中因發生停電不正常關機或硬體發生故障而故造成系統資料中異常
現象導致資料毀損可利用本功能做一資料維護
注意執行資料重整時務必讓其他工
作站或前後台離線
編碼更改
意義因本系統中所有基本資料的編號只要存檔後就不能做修改的動作故在此設立一
個修改編號的程式
註因為基本資料中的編號會跟進銷貨產生連動關係為保持舊有歷史資料的正確性所以
更改編號時須在此更改以保持資料的完整若您要修改基本資料時請先到【2備份作業】
做資料備份的動作避免系統在編修的過程中發生停電或不明原因當機而造成資料流失
操作方法
1選擇欲修改的編號之資料
庫有客戶廠商產品員
工及產品類別資料檔共 5種供
選擇
2用滑鼠或按 F10 在原編號的
欄位上選擇欲更改的編號
3直接在新編號的欄位上輸入
新的編號
4按下《確定更改》鍵即可
完成編號更改的動作
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系統顏色修改
意義覺得系統中預設的顏色不喜歡嗎想自創風格時可利用本功能修改畫面使用者可依
個人喜好修改使用的畫面其中必須注意的是修改畫面確定後按 Y 儲存設定 要先
離開本系統再重新進入本系統才能生效
若欲更換背景圖片圖
片格式可
為jpggifbmphellip
等檔案格式
改亂了可按系統預設
值變回原來樣式
行事曆管理
意義經常忘東忘西的寫在紙條上麻煩又不容易找利用本功能吧啟動系統時會提醒哦
操作方法
1 點選《新增》後輸
入事件日期時
間對象地點
事由事項的欄位
可註記細節事項
2 勾選事件提醒方
式若沒勾選便不
會出現提醒的訊
息
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60
名片簿管理
意義可將重要的電話或經常聯絡朋友記錄在此容易找尋又不會丟可分類還有多項
詳細資料欄位可供利用
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
名片分類 可點選 開啟客戶分類的快選視窗
電子信箱 若有輸入 E-Mail 帳號則按下 可直接連結至 Outlook 發送信件
其他備註 補充欄位中不足的說明或做為某些特殊資料註記
選擇發送簡訊功能時可自動帶入行動電話號碼
操作方法請參照 基本操作方法
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產品停用啟用處理
意義將產品基本資料中已經停產或停售長時間不使用的產品資料作停用處理可加快搜
尋的速度也增加盤點補貨等工作的效率若日後進貨時新進產品的條碼與停用產品
條碼相同時系統會出現警告訊息可直接將產品恢復續用
操作方法
1 產品停用
A)將欲停用的產品打勾勾選的品項會列在右上方的挑選清單列中確認後點選《停用》
停用的產品會列在下方的〈停售或停用之品項〉中
B)直接在產品基本資料中刪除的品項也會自動被系統列到停用產品中喔~
2 產品啟用
在欲恢復續用的產品上按一下滑鼠右鍵選擇《Y產品續用恢復》確認後該筆資料會
回復到產品基本資料中恢復續用的產品庫存量售價成本等均會歸零若要查看過去
的歷史進貨紀錄及銷貨分析請利用〈歷價〉及〈分析〉的功能
相關項目產品基本資料
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產品成本重算
意義若於系統使用時發生停電或當機或硬體故障情形而造成平均成本有異常之情形可
利用此作業將平均成本重算
可選擇年或指定月份計算確
定無誤時可利用寫入功能將
目前平均成本更新
若平均成本重算後有發生的情形則執行《W將計算之平均成本寫入》後必須利用 資
料偵錯 功能將異常的產品資料修復接著再到產品基本資料中利用〈歷價〉重新寫入成本
相關項目產品基本資料資料偵錯
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資料偵錯
意義藉由資料偵錯系統來偵測錯誤的資料再加以修復是屬於軟體異常控管的一項重要功
能有如 Windows 中的磁碟偵錯功能
操作方法
選擇客戶資料檢測編號是否重 覆及累積點數預收金額數值溢位等異常檢測
選擇銷貨資料檢測編號是否重覆及小計金額銷貨成本數值溢位等異常檢測且可將銷
貨成本以目前平均成本置換但此項功能需在已驗證過產品資料且無異常的情況下才能進
行
選擇廠商資料檢測編號是否重 覆及異常資料偵錯
選擇產品資料檢測編號是否重 覆及最近進價平均成本及售價數值溢位等異常檢測
選擇進貨資料檢測編號是否重覆及異常資料偵錯
選擇訂貨資料則會重新計算產品檔中的被訂購量
選擇倉庫資料重新分析產品檔及倉庫檔中的庫存關聯結構並自動將錯誤修復
以上各個資料檔檢測後若有異常情形出現只需按《自動修復錯誤》鍵即可完成資料偵錯
修復的動作
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用戶使用記錄
意義可記錄各用戶進入系統的日期及時間及使用哪個功能表做哪些動作避免在多人
使用狀況下無法查到資料修改或刪除是由何人做的
流量統計
依據系統登入用戶別統計各動作的操作次數
在桌面上建立捷徑
意義當桌面上安裝的捷徑不小心刪除或在一開始安裝軟體時沒有建立捷徑皆可利用此功
能輕鬆在桌面上重新建立捷徑再也不用擔心找不到執行路徑
操作方式
1輸入前台工作站號若是單機版則不需輸入
2直接點選《1建立後台管理捷徑》或《2建
立 POS 前台捷徑》就會在桌面上自動建立捷徑
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備份還原
意義當您發現銷售前台進入後出現錯誤代碼或存檔後交易紀錄無法存入時代表銷售資料
庫已經遭受毀損備份還原能夠幫助您將資料還原到您最後一次做備份的狀態
1 請先將執行資料備份並記下您的備份目錄位置操作方式請參照 備份作業
2 請放入安裝光碟重新安裝或至我們的網站 wwwhiposcomtw 下載試用版本（切記版
本必須相同）
註請確定所有工作站或前台均已離線且無其他軟體正在執行
無需移除原本的軟體直接執行安裝即可
3 請至[開始][程式集][叡鴻 Hipos 軟體系列]點選[備份還原]或至電腦中的 csalewin 中
點選 備份還原exe 如圖所示選取您的備份目錄位置後點選《S開始還原》即可
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第八章 附件 其他技術支援
報表格式修改
利用 HiPOS 軟體中的報表系統工具可以自行修改報表的格式
系統工具的開啟方式
1《開始》rarr《程式集》rarr《叡鴻 HiPOS 軟體系列》rarr《報表系統工具》
2到電腦 csalewin 資料夾中將〈系統工具exe〉點滑鼠左鍵兩下開啟
自訂列印紙張大小
開啟系統工具後選擇要修改列印格式的報表後將紙張規格分別填入高度寬度上邊界
左邊界即可
例如原本是 A4(290210mm)格式要改
成列印中一刀格式直接修改高度
140寬度 210 就可以囉~
修改報表內容
1開啟系統工具後先選擇要修改的報表再按《修改報表》
2若要修改報表內容的位置以滑鼠圈選要移動的範圍後以larruarrdarrrarr移動或直接以滑鼠拖
曳至您預定的位置即可
3若要修改或增加文
字則先點選 報表控
制項工具列 上的
一下接著點一下要
修改的文字或要新增
文字的位置即可編
輯文字
4修改完成後點選
左上角的《檔案》rarr
《儲存》
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自訂瀏覽視窗表格樣式
意義因為使用者的螢幕大小及解析度設定的不同在瀏覽視窗中難免發生表格橫向欄位太
大或太小導致於查看資料時的不方便HiPOS 提供了自訂表格樣式的功能讓使用者調整好
欄位後可以存檔方便日後查看
操作方法
1將滑鼠移動到要調整的欄位框上會出現 符號以滑
鼠拖曳即可調整欄位大小
2調整好後如圖在內容的任一位置上按一下滑鼠右鍵選擇《儲存表格樣式》若是儲
存後不滿意可以選擇《恢復預設值》
滑鼠右鍵功能選單
意義建立資料時若已經有其他檔案格式的資料存在方便
複製貼到 HiPOS 軟體中
在 HiPOS 軟體中當欄位為可編修狀態下時可以按一下滑鼠
右鍵便能呼叫功能選單(複製貼上剪下)
看完了使用手冊仍然無法解決您的問題嗎本公司提供了多元的諮詢管道
本公司網站技術支援httpwwwhiposcomtw 文件知識庫
電話諮詢07-7030898
傳真專線07-7032066
E ndash Mail Servicehiposcomtw
公司地址高雄縣鳳山市 830 埤北路 81 號
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庫存管理
基本庫存管理功能操作說明
標準作業流程
產品現有數量
產品基本資料中的現有數量欄位系統會自動依照進貨及銷貨統計並隨時更新產品現有量
因此為了保持現有量的正確性及產品成本的準確度請勿直接從產品基本資料的現有數量欄
位修改現有量
進貨作業
進貨時確實輸入正確的進貨量要留意進貨單位是否正確進貨及進貨退回時產品的庫存
量都會自動增減
庫存調整單(HiPOS-Light 版無此功能)
（一）使用時機
1 某產品的數量因毀損失竊hellip等非進貨及銷售而短缺或增加導致需要調整產品的現
有量時
2 由盤點作業中執行盤點量轉入現有量時若有差異量系統會自動產生一張庫存調整
單
（二）操作方式
1 進入【C進出貨】 rarr 【庫存調整單】
2 點選 【新增】rarr輸入日期單號經辦人員備註
3 點選 【新增明細】 rarr輸入【產品代號】
4 輸入【數量】是指實際數量與產品現有量的差異量例如 A產品實際量為 10 個產品
基本資料中的現有量為 8個兩者的差異量為 10－8＝+2數量的欄位輸入 2若 B產
品的實際數量為 15 個產品基本資料中的現有量為 20 個則差異量為 15－20＝-5
數量的欄位便輸入-5
5 點選【存檔】後產品現有量便會隨著調整
（三）附註
HiPOS-Light 版若平時發現產品數量有錯誤請直接利用【盤點作業】的轉入現有量功
能來調整產品的現有量
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庫存日消耗表
（一）當日消耗表列出查詢日期當天的庫存數量變動情況用來驗證庫存量的正確性
（二）逐日消耗表列出前一次結轉日至查詢日期當天的庫存數量變動情形用來驗證庫存
量的正確性另可將計算後的存量寫入帳面量(產品基本資料中的現有量)
（三）使用時機每日營業結束利用庫存逐日銷耗表檢驗庫存正確性
庫存月消耗表
（一）報表意義列出查詢當月份的庫存數量變動情形用來驗證庫存量的正確性另可將
計算後的實際現有量寫入帳面量(產品基本資料中的現有量)並轉入產生下月期初量
（二）使用時機每月底結束營業後或每月初開始營業前
（三）操作方式
1 檢視庫存月消耗表上的異動資料及現有量是否均正確當計算後存量與目前帳面存量
不符時會以黃色警示
2 確認無誤後按下 出現如下視窗再次確認
盤點作業
（一）盤點前置作業
1 貨架上物品的擺設是否整齊乾淨
2 貨架的分類是否明確並且標示清楚
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3 待進貨瑕疵物品異常品是否與陳列區清楚區分
4 人員的物品熟悉度及教育訓練是否充足
（二）操作方式
1 進入【F系統支援】rarr【盤點作業】rarr【新增】rarr輸入日期單號盤點人員備註
2 在【產品代號】輸入要盤點的產品rarr【存檔】rarr【列印】選擇【盤點單】
3 進行人工盤點工作
4 進入【盤點作業】rarr【修改】rarr在【盤點數量】輸入實際盤點數量rarr【存檔】
5 選擇【轉入現有量】即可將盤點量轉入到產品基本資料中的現有量
（三）操作秘訣
2 利用【新增明細】可一項項將要盤點的產品輸入
3 利用【盤點產品轉入】可以選擇一次將所有產品輸入或者依照廠商別產品類別儲
放位置產品編號輸入
4 務必確實將盤點量輸入盤點單的「盤點數量」欄位中盤點數量請勿輸入負數
（四）盤點要點
1 全面盤點及循環盤點除了期初或期末的全面盤點之外應固定每隔一段時間做循環
盤點循環盤點可以依照產品類別儲放位置或者產品編號等等例如固定每個月作
一次循環盤點第一個月盤點第一排貨架的商品第二個月盤點第二排貨架的商品
2 盤點時效盤點開始到盤點結束的時間盡量不要超過預定時程為了防止盤點錯誤應
避免盤點期間同時進貨銷售盤點完畢應即時將盤點量轉入現有量
3 盤點差異量軟體系統中的現有量欄位嚴格來說是帳面上的產品數量而盤點量則是
實際庫存的數量軟體操作過程有疏失產品瑕疵失竊及盤點錯誤等許多因素均
可能導致帳面上的數量與實際庫存不符的情況因此有盤差是可以被接受的但若差
異量太大時管理者便應觀察是哪個環節出了問題
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上線一段時間後初次執行盤點作業或庫存日月銷耗表
說明
1過去進貨或庫存有異時均直接修改產品現有量
2使用一段時間後才執行庫存月銷耗表結轉
3更新版本或重新安裝執行資料備份還原或者它系統資料轉檔匯入
上述情況可能會發現期初量都是 0以致計算後存量與帳面存量產生極大的誤差
作業流程
期初開帳作業
（一）使用時機
1 初次使用者
2 已經上線一段時間的使用者
3 更版或重新安裝系統後執行備份還原的使用者
4 產品現有量正確而庫存日月銷耗表中的現有量完全不對者
（二）操作方式
1 進入【A基本資料】rarr【產品基本資料】確認產品現有量均為正確的數量
2 按【Alt+F】開啟庫存量期初開帳作業視窗rarr選擇「轉入期初月份」rarr【確定】
3 此一動作可以根據產品基本資料中的現有量去重新計算出庫存日月銷號表中的現有
量並且反算出期初量
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常見 QampA
產品基本資料中的現有數量與實際庫存量不符合
1 僅有少數幾項產品的庫存量不符時可利用「庫存調整單」做調整
2 多項產品的庫存量不符時利用「盤點作業」並將盤點量「轉入現有量」
3 每日營業結束時可利用「庫存逐日消耗表」核對產品庫存量並將正確量寫入現有量
4 檢視產品-進出異動表可查明是否有單據數量錯誤
產品現有量不會隨銷售或進貨變動
1 執行資料重整
2 檢查前台 Alt+F5 銷售記錄是否正常若銷售存檔後無銷售紀錄或者銷售明細僅有時間及
金額代表資料庫已經損壞
3 檢查銷售及進貨時的產品編號是否一致
4 檢查產品基本資料中產品是否有重複建檔換言之相同的產品名稱是否有兩個不同的
產品編號
庫存日月消耗表中的期初量為零導致統計後的現有量錯誤
1 發生原因沒有將上月底的庫存作結轉寫入本月期初
進入【庫存月消耗表】rarr列印年月輸入上個月份rarr執行結轉
2 發生原因Ⅰ曾經從產品基本資料中的現有量欄位直接修改數量
Ⅱ更版或備份還原後沒有執行期初開帳的動作
進入產品基本資料執行【Alt+F 期初開帳作業】
3 當月底營業結束時請檢視庫存月消耗表核對庫存量並執行結轉的動作將正確量寫入現
有量及寫入次月期初量
庫存日月消耗表中的調入量與實際調整的數量不符合
1 發生原因盤點作業轉入現有量時重複執行轉入現有量的動作
2 進入【庫存調整單】rarr點選【瀏覽】尋找備註中盤點轉入單號重複的資料
3 刪除重複的調整單即可
利用盤點量轉入現有量卻發現某些產品仍然與實際庫存量不符合
1 發生原因 盤點數量錯誤
盤點作業中盤點數量輸入錯誤
營業時間進行盤點工作盤點後到轉入現有量的過程中產品銷售出去而未作
調整
2 利用「庫存調整單」調整現有量
3 HIPOS-Light 版利用「盤點轉入現有量」作調整
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已經將盤點量轉入現有量之後發現盤點時數量點錯
1 利用「庫存調整單」調整現有量
2 HIPOS-Light 版利用「盤點轉入現有量」作調整
連續數月都有做庫存月消耗結轉但庫存月消耗中某些產品的現有量卻總是有誤差
1 發生原因每個月結轉的時間點有誤
2 進入【庫存月消耗表】rarr列印年月輸入本月份rarr列印出該張報表或記下該報表的ldquo期初
量rdquo
3 重新進入【庫存月消耗表】rarr列印年月輸入上一個月份
4 比較本月份的ldquo期初量rdquo及上個月份的ldquo現有量rdquo是否相同若上個月份的現有量比本月
份的期初量少代表上一個月結轉之後仍有作銷售或調整
例如430 下午 200 做結轉將正確量寫入下月期初（產生 5月份的期初量）但是 430
下午 300 又陸續作了銷售或調整庫存量
5 做法
盤點機盤點時架上無庫存的 產 品 會 漏 盤
新增盤點單時選擇【盤點產品轉入】將全部產品轉入並將【盤點數量】全部修改為 0
將盤點機中的資料轉入該盤點單存檔後將盤點量轉入現有量
4 月
5 月份
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選購模組功能簡介
簡訊 SMS 發送模組
SMS 簡訊發送功能透過網際網路直接由 HiPOS 軟體系列中發送簡訊至客戶的行動電話能夠達
到迅速確實即時傳遞訊息及行銷的效益
HiPOS 門市及進銷存 v6 以後都可使用免申請儲值後馬上開通
功能特色
1 低廉的發送費用
一般使用手機發送簡訊每通大約 $25~ 35 之間使用 HiPOS SMS 每通只要 11~13 之
間足足省了 50
2 搭配 HiPOS 軟體分析有效客戶發送
利用 HiPOS 的各項統計如累積點數已購商品累積消費金額生日等等的各項數
據做有效的簡訊廣告行銷並且會自動過濾重覆的電話及統計發送的通數
應用 1 生日到時發送祝賀簡訊並告知來電優惠方案
應用 2 廠商新商品推出時可過濾已購買同類商品的客戶清單做簡訊廣告發送hellip更多應用
等你來發掘
3 大量簡訊發送
除了對單一客戶發送簡訊外大量發送簡訊的功能可同時對多個客戶行動電話號碼發送簡
訊
4 簡訊發送時效性佳
簡訊發送後正常情況下約 3~10 秒鐘就可即時將簡訊傳送到客戶手機重要訊息不怕客戶
收 不 到 若 因 故 對 方 無 法 接 收 將 會 自 動 重 發 直 至 發 送 成 功 或 滿 24 小時止
5 常用訊息片語編輯
「常用訊息」功能可以編輯儲存常用的簡訊內容可以加快編寫簡訊的速度
6 預約發送
可自定要發送的時間時間到才發送簡訊更有效率的廣告效益
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單一簡訊發送
在會員基本資料廠商基本資料員工基本資料中
按下 即可發送簡訊
大量簡訊發送
﹝統計報表﹞rarr﹝C會員郵寄標籤大量簡訊﹞依照
條件選擇要發送簡訊的對象後點選《S發送簡訊》
即可將簡訊發送到所選擇的對象
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進貨記錄 《Alt＋6》
按 可針對指定的單項產品的進貨記錄可避免出貨的金額低於進貨金額
庫存查詢 《Alt＋7》
按 可查詢各倉庫的庫存量避免無貨可出的情形
多選輸入
可一次勾選多項產品到報價單中加快作業速度
SMS 簡訊發送
可發送簡訊通知該客戶
相關項目客戶基本資料產品基本資料系統參數設定出退貨資料統計應收支票已過期支票
收款作業庫存月銷耗報表盤點作業
出貨退回作業 【8出貨退回作業】與【7出貨作業】的操作方法略同故不重述
相關項目 客戶基本資料產品基本資料系統參數設定出退貨資料統計 應收支票已過期支
票收款作業庫存月銷耗報表盤點作業
出退貨資料統計 意義可直接在此項功能表中查詢出貨及出貨退回的詳細情形而不必再到【7出貨作業】或【8出
貨退回作業】中個別查詢可節省使用者的時間
可依使用者的需要去設定所查詢時間客戶出貨退貨已收款未收款及全部可單獨查詢一家
或者是一次查詢多家做為收款對帳單與收款作業有相關聯
相關項目 出貨作業出貨退回作業
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第五章 帳務管理 會計
付款作業
意義此功能是用來記錄付款作業的日期廠商支付類別及沖帳金額以備日後查核
當公司進貨後要付款時則需到此處建立新的付款作業
操作方法
1《新增》依序輸入付款日期登錄人員廠商編號帳款日期後按下【S查詢】會列
出該廠商在帳款日期區間內未付款的單據
註(1)請務必輸入付款廠商否則可能導致查詢不到未付帳款單據
(2)此處帳款日期是指進貨單中的帳款日期若您不確定帳款日期區間可空白不輸入直
接按下【S查詢】會列出所有的未付款單據
2勾選要沖銷的單據並輸入付款的現金金額票據金額等《存檔》即可
註若一筆貨款並非一次沖銷完畢則先在【沖帳金額】的欄位輸入此次要沖帳的金額後再
將該筆單據打勾即可
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欄位說明
欄位名稱 欄位說明
付款日期 系統預設使用當天日期若不是當天日期可自行輸入付款日期
付款單號 通常輸入完付款日期後按【Enter】鍵後系統會直接帶出付款單號預設採
用付款日期+流水號
登錄人員 輸入該筆資料的登錄人員
廠商編號 可按 F10 開啟快速查詢視窗選擇所需的廠商編號
帳款日期 輸入欲查詢的帳款日期區間此處帳款日期是以出貨單中的帳款日期為依據
應付總額 該家廠商在查詢的帳款日期區間中應付帳款總金額
現金金額 輸入付款的現金金額若此筆帳款不是由現金支付則此欄位不需輸入
票據金額 輸入開立支票的金額若此筆帳款不是由支票支付則此欄位不需輸入
其他折讓 輸入折讓的金額
取用預付 取用預付餘額中的金額來沖銷必須在預付餘額欄位中有金額才能做此功
能
累入預付 可預先付一筆帳款分多次沖銷預付的金額則輸入在此處
預付餘額 預付金額中尚可沖帳的餘額
沖帳合計 可用滑鼠勾選欲沖銷的單據號碼系統會自動將總金額統計出來若此次付
款金額與欲沖帳合計金額不符則存檔時系統會出現警示
備註 補充上述欄位中所不足的資料
其他操作說明請參照 基本功能指引
相關項目 廠商基本資料產品基本資料系統參數設定進貨作業進貨退回作業
進退貨資料統計應付支票已過期支票
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現金日記帳
意義是對於公司每日現金收支流向的資料管理
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
日期 系統預設為當天的日期及時間 若不是可另行輸入
項目科目 輸入收支的會計科目例如水電費郵電費文具費等等亦可按 F10
或快擊滑鼠二下即可開啟選擇視窗
類別 可選擇支出或收入二種
金額 輸入收入或支出的金額
摘要 可更詳細記錄每筆帳目資金流向的明細和用途當此欄有輸入明細時存
檔後在畫面右邊「註」的框框會有ˇ
註項目科目按 F10 或快擊滑鼠二下可開啟選擇視窗自建較常使用的會計科目片語如
此一來以後輸入現金科目時只需點選即可而不必再另外輸入片語節省操作時間
相關項目其它編號設定
銀行存提作業
意義記錄公司與往來銀行的帳戶情形方便日後帳戶管理
進入後畫面如
做圖所示
畫面左半部是
銀行帳戶瀏
覽右半部是帳
戶存提資料瀏
覽
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欄位說明
欄位名稱 欄位說明
安全餘額 此銀行帳戶的安全餘額此欄與〈銀行基本資料設定〉有相關聯
現在餘額 目前此銀行帳戶中的實際餘額
存提日期 系統預設為當天的日期及時間 若不是可另行輸入
存提單號 通常輸入完存提日期後按【Enter】鍵後系統會直接帶出存提單號預設採
用存提日期+流水號
金額 輸入存提的金額
存提類別 選擇存提的類別有存款支票存款提款及支票付款四種
支票號碼 輸入存提的支票號碼若不是由支票存提則此欄位不需輸入
餘額 建立此存提單時銀行帳戶中所剩餘的可用餘額
其他備註 補充上述欄位中所不足的資料
註在應收(付)支票中所有由此帳戶所開出兌現後的支票金額皆會自動轉入此處
其他操作說明請參照 基本功能指引
重新計算帳戶餘額
若有新增或修改存提單時按下 即可更新該銀行帳戶的現在餘額更便利於隨
時掌握各銀行帳戶中的可動用金額
相關項目 其他編號設定應付支票應收支票
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（收）款作業
意義此功能是用來記錄收款作業的日期客戶收款明細及沖帳金額以備日後查核
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
收款日期 系統預設使用當天日期若不是當天日期可自行輸入收款日期
收款單號 通常輸入完收款日期後按【Enter】鍵後系統會直接帶出收款單號預設採
用收款日期+流水號
登錄人員 輸入該筆資料的登錄人員
客戶編號 可按 F10 開啟快速查詢視窗選擇所需的客戶編號
帳款日期 輸入欲查詢的帳款日期區間
應收總額 該家廠商在查詢的帳款日期區間中應收帳款總金額
現金金額 輸入收款的現金金額若此筆帳款不是由現金收入則此欄位不需輸入
票據金額 輸入收款支票的金額若此筆帳款不是由支票收入則此欄位不需輸入
其他折讓 輸入折讓的金額
取用預收 取用預收餘額中的金額來沖銷必須在預收餘額欄位中有金額才能做此功
能
累入預收 可預先收一筆帳款分多次沖銷預收的金額則輸入在此處
預收餘額 預收金額中尚可沖帳的餘額
沖帳合計 可用滑鼠勾選欲沖銷的單據號碼系統會自動將總金額統計出來若此次收
款金額與欲沖帳合計金額不符則存檔時系統會出現警示
備註 補充上述欄位中所不足的資料
相關項目出貨作業客戶基本資料出貨退回作業應收支票
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應（付）帳齡分析表
意義此分析表是用來顯示尚未付清給各個廠商的應付帳款其帳齡分佈在各個設定期間的
統計數據
圖片左邊的日期區間可依使用者的統計習慣去設定設
定好後只需按【設定為預設值】鍵則每次進入系統時
依此設定統計
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
開始廠商 可按 F10 開啟快速查詢視窗選擇欲查詢的開始廠商編號
結束廠商 可按 F10 開啟快速查詢視窗選擇欲查詢的結束廠商編號
帳齡種類 可選擇 1帳款日期或 2銷貨日期二種
報表標題 可選擇 3天數或 4日期二種為報表標題
結束日期 系統會自動帶出當天日期若不是可自行輸入欲查詢的結束日期
相關項目廠商基本資料進貨作業進貨退回作業進退貨資料統計表付款作業
應（收）帳齡分析表
意義此分析表是用來顯示各個客戶尚未付清的應收帳款其帳齡分佈在各個設定期間的統
計數據
操作方式請參照 應（付）帳齡分析表
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
開始客戶 可按 F10 開啟快速查詢視窗選擇欲查詢的開始客戶編號
結束客戶 可按 F10 開啟快速查詢視窗選擇欲查詢的結束客戶編號
帳齡種類 可選擇 1帳款日期或 2銷貨日期二種
報表標題 可選擇 3天數或 4日期二種為報表標題
結束日期 系統會自動帶出當天日期若不是可自行輸入欲查詢的結束日期
相關項目客戶基本資料出貨作業出貨退回作業出退貨資料統計表收款作業
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應收帳款
意義用來顯示某段時間內應收帳款的彙總資料報表
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
帳款種類 可選擇依 1客戶別或 2業務別做為應收帳款報表的依據
帳款日期區間 輸入欲查詢的起迄日期
統計客戶區間 可按 F10 開啟快速查詢視窗輸入欲查詢的客戶編號
統計業務區間 輸入欲查詢的業務編號
報表種類 可自行選擇共有明細表簡要表及應收總表三種報表
是否含前期未
收款之明細
若所查詢的日期區間之前仍有尚未收取的款項則可在此欄位中打ˇ就
可顯示前期未收款之明細
相關項目客戶基本資料產品基本資料員工基本資料出貨作業出貨退回作業出退
貨資料統計表
應付帳款
意義用來顯示某段時間內應付帳款的彙總資料報表
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
帳款種類 可選擇依 1廠商別或 2經辦人員別做為應付帳款報表的依據
帳款日期區間 輸入欲查詢的起迄日期
統計廠商區間 可按 F10 開啟快速查詢視窗輸入欲查詢的廠商編號
統計經辦區間 輸入欲查詢的經辦人員編號
報表種類 可自行選擇共有明細表簡要表及應收總表三種報表
是否含前期未
付款之明細
若所查詢的日期區間之前仍有尚未付清的款項則可在此欄位中打ˇ就
可顯示前期未付款之明細
相關項目廠商基本資料產品基本資料員工基本資料進貨作業進貨退回作業進退
貨資料統計
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票據
應(付)支票
意義可沖銷應付帳款中所有由支票給付的記錄節省會計人員作帳以便查詢核對廠商的
帳款
進入本功能後出現所有應付票據資料視窗以票據到期天數作為循序排列條件
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
開票日期 系統預設使用當天日期若不是當天日期可自行輸入開票日期
支票類別 支票的種類此處為應付支票
支票號碼 開立支票上的號碼
支票金額 開立支票上的金額
來源單號 輸入這張支票是要沖銷哪一張【付款作業】中的進貨單號
廠商編號 可按 F10 或 鍵開啟快速查詢視窗選擇所需的廠商編號
廠商名稱 廠商編號選定後會自動帶出該廠商名稱
到期日期 開立支票上的到期日期
兌現日期 這張支票預計何時會兌現的( 因有時票據的交換需時 1~3 個工作天金額
才能真正入帳)
票據狀態 目前票據的狀態有未兌兌現退票作廢領取及其他共六種
開票銀行 選取開立的支票銀行 若尚未設定請至【其他編號設定】中的銀行基本資料設定
銀行名稱 開票銀行選定後會自動帶出該銀行名稱
其他備註 補充上述欄位所未提到的
未兌支票總額 系統會自動統計所有未兌現的支票張數及總額
其它說明
支票簽回單
點選《列印》即可列印支
票簽回單若要更改表單
字頭字尾請參照 按鍵說
明
相關項目進貨作業已
過期支票付款作業
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應(收)支票
意義可沖銷應收帳款中所有由支票收款的記錄以查核客戶的帳款
進入本功能後出現所有應收票據資料視窗以票據到期天數作為循序排列條件
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
收票日期 系統預設使用當天日期若不是當天日期可自行輸入收票日期
支票類別 支票的種類此處為應收支票
支票號碼 應收票據上的支票號碼
支票金額 應收支票上的金額
來源單號 輸入這張支票是要沖銷哪一張【收款作業】中的出貨單號
客戶編號 可按 F10 或 鍵開啟快速查詢視窗選擇所需的客戶編號
客戶名稱 客戶編號選定後會自動帶出該客戶名稱
到期日期 應收支票上的到期日期
兌現日期 這張支票預計何時會兌現的 (因有時票據的交換需時 1~3 個工作天金額才
能真正入帳)
票據狀態 目前票據的狀態有未兌兌現 託收轉讓退票票貼及其他共七種
開票銀行 應收票據上開立支票銀行的帳號
開票銀行 應收票據上開立支票銀行的名稱
託收銀行 選取開立的支票銀行 若尚未設定請至【其他編號設定】中的銀行基本資料
設定
託收銀行 開票銀行選定後會自動帶出該銀行名稱
其他備註 補充上述欄位尚未提到的
其他操作方式與應付支票作業相同
相關項目 出貨作業收款作業已過期支票
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已過期支票
意義所有已過期的支票皆會轉入此視窗方便會計人員查詢核對
過期支票瀏覽列出所有過期支票（應收應付）可依需求排列如名稱開票日期兌
現日期銀行hellip等（本功能為整合上述rdquo應付rdquordquo應收rdquo二項支票作業所產生的資料
對照表）
註此處只能做查詢的動作並不能做新增或修改的動作
相關項目 應付支票應收支票
應(收)票批次兌現
意義可一次將單張或多張應收票據轉兌現並將兌現的支票轉入已過期支票中
按鍵說明
欄位名稱 欄位說明
全選 將所列出的支票全部選擇為要兌現的狀態
全不選 將所列出的支票全部選擇為要非兌現的狀態
兌現轉入過期支票 將已選擇的支票轉成兌現狀態並將支票轉入過期支票中
相關項目應收支票銀行存提作業
應(付)票批次兌現
意義可一次將單張或多張應付票據轉兌現並將兌現的支票轉入過期支票中
操作方式請參照 應(收)票據批次兌現
相關項目應付支票銀行存提作業
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應收票齡分析表
意義此分析表是用來顯示已收未兌現的應收支票其帳齡分佈在各個設定期間的統計數據
圖片左邊的日期區間可依使用者的喜好去設定設定
好後只需按【設定為預設值】鍵則每次進入系統時
依此設定統計
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
開始客戶 可按 F10 開啟快速查詢視窗選擇欲查詢的開始客戶編號
結束客戶 可按 F10 開啟快速查詢視窗選擇欲查詢的結束客戶編號
報表標題 可選擇 1天數或 2日期二種為報表標題
結束到期日 系統會自動帶出當天日期若不是可自行輸入欲查詢的結束日期
相關項目應收支票
應付票齡分析表
意義此分析表是用來顯示開立給各個廠商的未兌現應付支票其票齡分佈在各個設定期間
的統計數據
操作方式請參照 應收票齡分析表
相關項目應付支票
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第六章 庫存管理
期初開帳程序
1進貨
第一次使用時本系統時將基本資料建立完成後首先利用【進貨作業】將所有產品均做首
次進貨並且將已付款的進貨單據沖銷
註亦可利用庫存調整單將所有產品數量及成本鍵入或者利用盤點作業進行盤點後將盤點
量轉入現有量必須要注意的是若您選擇使用盤點轉入的方式系統將無法自動抓取產品成
本
2由產品基本資料中作期初開帳
至產品基本資料中按(Alt+F 鍵)將可以產生庫存的
期初開帳資料
按《確定》後將自動轉入期初
庫存日消耗異動表
意義驗證庫存量的正確性且可以將驗證後的正確量寫入現有量
(1) 當日消耗表列出查詢日期當天的庫存數量
變動情況用來驗證庫存量的正確性
(2) 逐日銷耗表列出前一次結轉日至查詢日期
當天的庫存數量變動情形用來驗證庫存量
的正確性另可將計算後的實際現有量寫入
帳面量(產品基本資料中的現有量)
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庫存月消耗異動表
報表意義列出查詢當月份的庫存數量變動情形用來驗證庫存量的正確性另可將計算
後的實際現有量寫入帳面量(產品基本資料中的現有量)並作轉入產生下月期
初量
使用時機每月底結束營業後或每月初開始營業前
操作方式
1)檢視庫存月銷耗表上的異動資料及現有量是否均正確當計算後存量與目前帳面存
量不符時會以黃色警示
2)確認無誤後按下 出現如下視窗再次確認
注意產品基本資料中的現有量將會被庫存月銷
耗 表 中 的 現 有 量 取 代因 此 請 謹 慎 使 用 結 轉 功 能
C)若產品進出異動量不正確請利用庫存調整單
做調整後重新執行步驟 A)~ B)
後記
庫存量又有問題了 怎麼都跟架上物品不符 相信大多數人都有這樣的心聲
很多使用者的觀念上總是認為庫存只要交給電腦來管理庫存量一定準確殊不知電腦軟體
有可能發生不可預期的結果(程式暇疵或使用中突然的斷電當機)或是產品管理不當導致失
竊或是破損或是產品擺設到不正確的位置都有可能使得電腦中的庫存量異常所以在庫存管
理中盤點變成了一項非常重要的工作
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庫存調整單
意義當帳上的庫存量與實際庫存盤點的結果不符時即可利用此功能來調整帳上的庫存量
及成本
在〈C進出貨〉選擇【C
庫存調整單】如圖可
按《新增》《修改》
《查詢》或《刪除》鈕
更動關於調整庫存的相
關資料
按《瀏覽》進入庫存調整
單據瀏覽
操作方法
庫存調整單中的「數量」欄位應輸入實際庫存量與帳面現有量的差異量
作庫存調整時若目前某產品在系統中的現有量為 10 個但實際上賣場中只剩 8個則在
數量的欄位中輸入-2即可將系統中的現有量調整為 8個
若使用者無進貨作業的動作卻想要統計出產品的銷售成本及利潤可直接在此處輸入產
品的成本或覺得目前系統中的平均成本不正確亦可自行修改
註盤點作業中若有盤差或盤盈時會自動產生一張盤點調整單
其他操作方式請參考基本操作方法
相關項目產品基本資料盤點作業
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盤點作業
意義盤點各倉的庫存量以便管理可避免庫存太多或不足節省公司無謂的支出
有關庫存量的準確性一直為各行各業及門市經營管理者所困擾即使使用電腦軟體一樣產生
庫存量不準確的情事皆因方法錯誤或關念的偏差導致
在庫存做盤點前有些前置工作若準備充足則可收事半功倍之致
A盤點的前置工作
1 貨架上物品的擺設是否整齊乾淨
2 貨架的分類是否明確並且標示清楚
3 待進貨瑕疵物品異常品是否與陳列區清楚區分
4 人員的物品熟悉度及教育訓練是否充足
B盤點實施要點
1 全面盤點(期初期末盤點)或循環盤點
2 盤點的開始時間及預計結束時點
3 人員編組及人力分派
4 列印盤點單(可利用盤點機)
5 盤點機轉入或人工鍵入盤點數量
6 列印盤點報告單(盤盈盤損表)
C檢討此次盤點作業及問題研究
在【F系統支援】選擇【盤點作業】的選項會出現最近一張單據
操作方法
1由盤點機盤點
新增一張盤點單將盤點量輸
入盤點機再按
鍵直接將盤
點機中的資料傳送到系統
中按下 鍵即
可完成盤點作業
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2由人工手動盤點
A)新增一張盤點單按《A盤點產品轉入》鍵選擇欲盤點的產品編號可依全部產品廠
商產品類別儲放位置產品編號及庫存數量共六種選擇方式選擇所需的產品或者用
《新增明細》的方式輸入要盤點的品項接著按下《F3存檔》
B)按下《F7列印》報表選擇為「盤點單」列印出盤點單由人工盤點並將盤點量寫在盤點
單上
C)進入盤點作業點選《修改》將盤點量輸入系統中按下《存檔》後再按《轉入現有量》
鍵即可完成盤點作業
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
盤點日期 系統預設使用當天日期若不是當天日期可自行輸入盤點日期及時間
盤點單號 通常輸入完盤點日期後按【Enter】鍵後系統會直接帶出盤點單號預設
盤點人員 輸入該筆資料的盤點人員
盤點備註 補充欄位中所不足的資料
盤點倉號 選擇欲盤點的倉號 (多倉版)
《 Alt+A 》盤點產品轉入
按 可針對特定部份產品或廠商選取所需
的盤點商品
1先選擇轉入依據
2輸入起始編號及結束編號
3按下《Y確定》便可將符合條件的產品加入到盤點單中
《 Alt+B 》盤點機輸入
按 可先由盤點機盤點再直接
將盤點機中的資料傳輸到系統中可節省再輸入一
遍的時間
轉入現有量
當盤點完後且已經將盤點數量輸入至系統中後此時可按 鍵將盤點量轉入現有量
且同時在【庫存調整單】產生一張盤盈盤虧單即可完成盤點作業
相關項目產品基本資料員工基本資料庫存調整單
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第七章 系統支援
密碼設定
意義本設定首重資料保全功能系統依使用者名稱及密碼選擇性的開放系統功能可確
保資料的隱密性預防一些重要資料外流而設定通行密碼可依特定人員使用密碼才能執
行
進入時需輸入您的使用者密碼才有權限進入密碼設定中去新
增或是修改此設計目的在於防止管理者離開時他人趁機擅自
修改帳號權限
新增 增加完使用者名稱及密
碼後再設定使用功能明細（打
ˇ者為開放本項功能）
成本顯示若沒有打ˇ則該使
用者進入後台時基本資料的產
品欄位成本相關欄位則不顯示
備份作業
意義將所有資料另存一份應注意不要備份在同一部硬碟（以免硬碟實體損壞）同時為
保障資料安全應自訂備份期間如每週三六各一次
選定備份的目錄位置按下《開始備份》
鍵後即可完成備份作業
建議您在備份的檔案名稱 Data 後再加上
備份日期以避免備份資料太多產生混淆
註選擇備份路徑時需注意資料夾的名稱
應避免為空白或包含特殊符號如
gtlt$hellip等
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資料重整
意義當系統在操作途中因發生停電不正常關機或硬體發生故障而故造成系統資料中異常
現象導致資料毀損可利用本功能做一資料維護
注意執行資料重整時務必讓其他工
作站或前後台離線
編碼更改
意義因本系統中所有基本資料的編號只要存檔後就不能做修改的動作故在此設立一
個修改編號的程式
註因為基本資料中的編號會跟進銷貨產生連動關係為保持舊有歷史資料的正確性所以
更改編號時須在此更改以保持資料的完整若您要修改基本資料時請先到【2備份作業】
做資料備份的動作避免系統在編修的過程中發生停電或不明原因當機而造成資料流失
操作方法
1選擇欲修改的編號之資料
庫有客戶廠商產品員
工及產品類別資料檔共 5種供
選擇
2用滑鼠或按 F10 在原編號的
欄位上選擇欲更改的編號
3直接在新編號的欄位上輸入
新的編號
4按下《確定更改》鍵即可
完成編號更改的動作
軟體使用教學手冊
59
系統顏色修改
意義覺得系統中預設的顏色不喜歡嗎想自創風格時可利用本功能修改畫面使用者可依
個人喜好修改使用的畫面其中必須注意的是修改畫面確定後按 Y 儲存設定 要先
離開本系統再重新進入本系統才能生效
若欲更換背景圖片圖
片格式可
為jpggifbmphellip
等檔案格式
改亂了可按系統預設
值變回原來樣式
行事曆管理
意義經常忘東忘西的寫在紙條上麻煩又不容易找利用本功能吧啟動系統時會提醒哦
操作方法
1 點選《新增》後輸
入事件日期時
間對象地點
事由事項的欄位
可註記細節事項
2 勾選事件提醒方
式若沒勾選便不
會出現提醒的訊
息
軟體使用教學手冊
60
名片簿管理
意義可將重要的電話或經常聯絡朋友記錄在此容易找尋又不會丟可分類還有多項
詳細資料欄位可供利用
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
名片分類 可點選 開啟客戶分類的快選視窗
電子信箱 若有輸入 E-Mail 帳號則按下 可直接連結至 Outlook 發送信件
其他備註 補充欄位中不足的說明或做為某些特殊資料註記
選擇發送簡訊功能時可自動帶入行動電話號碼
操作方法請參照 基本操作方法
軟體使用教學手冊
61
產品停用啟用處理
意義將產品基本資料中已經停產或停售長時間不使用的產品資料作停用處理可加快搜
尋的速度也增加盤點補貨等工作的效率若日後進貨時新進產品的條碼與停用產品
條碼相同時系統會出現警告訊息可直接將產品恢復續用
操作方法
1 產品停用
A)將欲停用的產品打勾勾選的品項會列在右上方的挑選清單列中確認後點選《停用》
停用的產品會列在下方的〈停售或停用之品項〉中
B)直接在產品基本資料中刪除的品項也會自動被系統列到停用產品中喔~
2 產品啟用
在欲恢復續用的產品上按一下滑鼠右鍵選擇《Y產品續用恢復》確認後該筆資料會
回復到產品基本資料中恢復續用的產品庫存量售價成本等均會歸零若要查看過去
的歷史進貨紀錄及銷貨分析請利用〈歷價〉及〈分析〉的功能
相關項目產品基本資料
軟體使用教學手冊
62
產品成本重算
意義若於系統使用時發生停電或當機或硬體故障情形而造成平均成本有異常之情形可
利用此作業將平均成本重算
可選擇年或指定月份計算確
定無誤時可利用寫入功能將
目前平均成本更新
若平均成本重算後有發生的情形則執行《W將計算之平均成本寫入》後必須利用 資
料偵錯 功能將異常的產品資料修復接著再到產品基本資料中利用〈歷價〉重新寫入成本
相關項目產品基本資料資料偵錯
軟體使用教學手冊
63
資料偵錯
意義藉由資料偵錯系統來偵測錯誤的資料再加以修復是屬於軟體異常控管的一項重要功
能有如 Windows 中的磁碟偵錯功能
操作方法
選擇客戶資料檢測編號是否重 覆及累積點數預收金額數值溢位等異常檢測
選擇銷貨資料檢測編號是否重覆及小計金額銷貨成本數值溢位等異常檢測且可將銷
貨成本以目前平均成本置換但此項功能需在已驗證過產品資料且無異常的情況下才能進
行
選擇廠商資料檢測編號是否重 覆及異常資料偵錯
選擇產品資料檢測編號是否重 覆及最近進價平均成本及售價數值溢位等異常檢測
選擇進貨資料檢測編號是否重覆及異常資料偵錯
選擇訂貨資料則會重新計算產品檔中的被訂購量
選擇倉庫資料重新分析產品檔及倉庫檔中的庫存關聯結構並自動將錯誤修復
以上各個資料檔檢測後若有異常情形出現只需按《自動修復錯誤》鍵即可完成資料偵錯
修復的動作
軟體使用教學手冊
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用戶使用記錄
意義可記錄各用戶進入系統的日期及時間及使用哪個功能表做哪些動作避免在多人
使用狀況下無法查到資料修改或刪除是由何人做的
流量統計
依據系統登入用戶別統計各動作的操作次數
在桌面上建立捷徑
意義當桌面上安裝的捷徑不小心刪除或在一開始安裝軟體時沒有建立捷徑皆可利用此功
能輕鬆在桌面上重新建立捷徑再也不用擔心找不到執行路徑
操作方式
1輸入前台工作站號若是單機版則不需輸入
2直接點選《1建立後台管理捷徑》或《2建
立 POS 前台捷徑》就會在桌面上自動建立捷徑
軟體使用教學手冊
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備份還原
意義當您發現銷售前台進入後出現錯誤代碼或存檔後交易紀錄無法存入時代表銷售資料
庫已經遭受毀損備份還原能夠幫助您將資料還原到您最後一次做備份的狀態
1 請先將執行資料備份並記下您的備份目錄位置操作方式請參照 備份作業
2 請放入安裝光碟重新安裝或至我們的網站 wwwhiposcomtw 下載試用版本（切記版
本必須相同）
註請確定所有工作站或前台均已離線且無其他軟體正在執行
無需移除原本的軟體直接執行安裝即可
3 請至[開始][程式集][叡鴻 Hipos 軟體系列]點選[備份還原]或至電腦中的 csalewin 中
點選 備份還原exe 如圖所示選取您的備份目錄位置後點選《S開始還原》即可
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66
第八章 附件 其他技術支援
報表格式修改
利用 HiPOS 軟體中的報表系統工具可以自行修改報表的格式
系統工具的開啟方式
1《開始》rarr《程式集》rarr《叡鴻 HiPOS 軟體系列》rarr《報表系統工具》
2到電腦 csalewin 資料夾中將〈系統工具exe〉點滑鼠左鍵兩下開啟
自訂列印紙張大小
開啟系統工具後選擇要修改列印格式的報表後將紙張規格分別填入高度寬度上邊界
左邊界即可
例如原本是 A4(290210mm)格式要改
成列印中一刀格式直接修改高度
140寬度 210 就可以囉~
修改報表內容
1開啟系統工具後先選擇要修改的報表再按《修改報表》
2若要修改報表內容的位置以滑鼠圈選要移動的範圍後以larruarrdarrrarr移動或直接以滑鼠拖
曳至您預定的位置即可
3若要修改或增加文
字則先點選 報表控
制項工具列 上的
一下接著點一下要
修改的文字或要新增
文字的位置即可編
輯文字
4修改完成後點選
左上角的《檔案》rarr
《儲存》
軟體使用教學手冊
67
自訂瀏覽視窗表格樣式
意義因為使用者的螢幕大小及解析度設定的不同在瀏覽視窗中難免發生表格橫向欄位太
大或太小導致於查看資料時的不方便HiPOS 提供了自訂表格樣式的功能讓使用者調整好
欄位後可以存檔方便日後查看
操作方法
1將滑鼠移動到要調整的欄位框上會出現 符號以滑
鼠拖曳即可調整欄位大小
2調整好後如圖在內容的任一位置上按一下滑鼠右鍵選擇《儲存表格樣式》若是儲
存後不滿意可以選擇《恢復預設值》
滑鼠右鍵功能選單
意義建立資料時若已經有其他檔案格式的資料存在方便
複製貼到 HiPOS 軟體中
在 HiPOS 軟體中當欄位為可編修狀態下時可以按一下滑鼠
右鍵便能呼叫功能選單(複製貼上剪下)
看完了使用手冊仍然無法解決您的問題嗎本公司提供了多元的諮詢管道
本公司網站技術支援httpwwwhiposcomtw 文件知識庫
電話諮詢07-7030898
傳真專線07-7032066
E ndash Mail Servicehiposcomtw
公司地址高雄縣鳳山市 830 埤北路 81 號
軟體使用教學手冊
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庫存管理
基本庫存管理功能操作說明
標準作業流程
產品現有數量
產品基本資料中的現有數量欄位系統會自動依照進貨及銷貨統計並隨時更新產品現有量
因此為了保持現有量的正確性及產品成本的準確度請勿直接從產品基本資料的現有數量欄
位修改現有量
進貨作業
進貨時確實輸入正確的進貨量要留意進貨單位是否正確進貨及進貨退回時產品的庫存
量都會自動增減
庫存調整單(HiPOS-Light 版無此功能)
（一）使用時機
1 某產品的數量因毀損失竊hellip等非進貨及銷售而短缺或增加導致需要調整產品的現
有量時
2 由盤點作業中執行盤點量轉入現有量時若有差異量系統會自動產生一張庫存調整
單
（二）操作方式
1 進入【C進出貨】 rarr 【庫存調整單】
2 點選 【新增】rarr輸入日期單號經辦人員備註
3 點選 【新增明細】 rarr輸入【產品代號】
4 輸入【數量】是指實際數量與產品現有量的差異量例如 A產品實際量為 10 個產品
基本資料中的現有量為 8個兩者的差異量為 10－8＝+2數量的欄位輸入 2若 B產
品的實際數量為 15 個產品基本資料中的現有量為 20 個則差異量為 15－20＝-5
數量的欄位便輸入-5
5 點選【存檔】後產品現有量便會隨著調整
（三）附註
HiPOS-Light 版若平時發現產品數量有錯誤請直接利用【盤點作業】的轉入現有量功
能來調整產品的現有量
軟體使用教學手冊
69
庫存日消耗表
（一）當日消耗表列出查詢日期當天的庫存數量變動情況用來驗證庫存量的正確性
（二）逐日消耗表列出前一次結轉日至查詢日期當天的庫存數量變動情形用來驗證庫存
量的正確性另可將計算後的存量寫入帳面量(產品基本資料中的現有量)
（三）使用時機每日營業結束利用庫存逐日銷耗表檢驗庫存正確性
庫存月消耗表
（一）報表意義列出查詢當月份的庫存數量變動情形用來驗證庫存量的正確性另可將
計算後的實際現有量寫入帳面量(產品基本資料中的現有量)並轉入產生下月期初量
（二）使用時機每月底結束營業後或每月初開始營業前
（三）操作方式
1 檢視庫存月消耗表上的異動資料及現有量是否均正確當計算後存量與目前帳面存量
不符時會以黃色警示
2 確認無誤後按下 出現如下視窗再次確認
盤點作業
（一）盤點前置作業
1 貨架上物品的擺設是否整齊乾淨
2 貨架的分類是否明確並且標示清楚
軟體使用教學手冊
70
3 待進貨瑕疵物品異常品是否與陳列區清楚區分
4 人員的物品熟悉度及教育訓練是否充足
（二）操作方式
1 進入【F系統支援】rarr【盤點作業】rarr【新增】rarr輸入日期單號盤點人員備註
2 在【產品代號】輸入要盤點的產品rarr【存檔】rarr【列印】選擇【盤點單】
3 進行人工盤點工作
4 進入【盤點作業】rarr【修改】rarr在【盤點數量】輸入實際盤點數量rarr【存檔】
5 選擇【轉入現有量】即可將盤點量轉入到產品基本資料中的現有量
（三）操作秘訣
2 利用【新增明細】可一項項將要盤點的產品輸入
3 利用【盤點產品轉入】可以選擇一次將所有產品輸入或者依照廠商別產品類別儲
放位置產品編號輸入
4 務必確實將盤點量輸入盤點單的「盤點數量」欄位中盤點數量請勿輸入負數
（四）盤點要點
1 全面盤點及循環盤點除了期初或期末的全面盤點之外應固定每隔一段時間做循環
盤點循環盤點可以依照產品類別儲放位置或者產品編號等等例如固定每個月作
一次循環盤點第一個月盤點第一排貨架的商品第二個月盤點第二排貨架的商品
2 盤點時效盤點開始到盤點結束的時間盡量不要超過預定時程為了防止盤點錯誤應
避免盤點期間同時進貨銷售盤點完畢應即時將盤點量轉入現有量
3 盤點差異量軟體系統中的現有量欄位嚴格來說是帳面上的產品數量而盤點量則是
實際庫存的數量軟體操作過程有疏失產品瑕疵失竊及盤點錯誤等許多因素均
可能導致帳面上的數量與實際庫存不符的情況因此有盤差是可以被接受的但若差
異量太大時管理者便應觀察是哪個環節出了問題
軟體使用教學手冊
71
上線一段時間後初次執行盤點作業或庫存日月銷耗表
說明
1過去進貨或庫存有異時均直接修改產品現有量
2使用一段時間後才執行庫存月銷耗表結轉
3更新版本或重新安裝執行資料備份還原或者它系統資料轉檔匯入
上述情況可能會發現期初量都是 0以致計算後存量與帳面存量產生極大的誤差
作業流程
期初開帳作業
（一）使用時機
1 初次使用者
2 已經上線一段時間的使用者
3 更版或重新安裝系統後執行備份還原的使用者
4 產品現有量正確而庫存日月銷耗表中的現有量完全不對者
（二）操作方式
1 進入【A基本資料】rarr【產品基本資料】確認產品現有量均為正確的數量
2 按【Alt+F】開啟庫存量期初開帳作業視窗rarr選擇「轉入期初月份」rarr【確定】
3 此一動作可以根據產品基本資料中的現有量去重新計算出庫存日月銷號表中的現有
量並且反算出期初量
軟體使用教學手冊
72
常見 QampA
產品基本資料中的現有數量與實際庫存量不符合
1 僅有少數幾項產品的庫存量不符時可利用「庫存調整單」做調整
2 多項產品的庫存量不符時利用「盤點作業」並將盤點量「轉入現有量」
3 每日營業結束時可利用「庫存逐日消耗表」核對產品庫存量並將正確量寫入現有量
4 檢視產品-進出異動表可查明是否有單據數量錯誤
產品現有量不會隨銷售或進貨變動
1 執行資料重整
2 檢查前台 Alt+F5 銷售記錄是否正常若銷售存檔後無銷售紀錄或者銷售明細僅有時間及
金額代表資料庫已經損壞
3 檢查銷售及進貨時的產品編號是否一致
4 檢查產品基本資料中產品是否有重複建檔換言之相同的產品名稱是否有兩個不同的
產品編號
庫存日月消耗表中的期初量為零導致統計後的現有量錯誤
1 發生原因沒有將上月底的庫存作結轉寫入本月期初
進入【庫存月消耗表】rarr列印年月輸入上個月份rarr執行結轉
2 發生原因Ⅰ曾經從產品基本資料中的現有量欄位直接修改數量
Ⅱ更版或備份還原後沒有執行期初開帳的動作
進入產品基本資料執行【Alt+F 期初開帳作業】
3 當月底營業結束時請檢視庫存月消耗表核對庫存量並執行結轉的動作將正確量寫入現
有量及寫入次月期初量
庫存日月消耗表中的調入量與實際調整的數量不符合
1 發生原因盤點作業轉入現有量時重複執行轉入現有量的動作
2 進入【庫存調整單】rarr點選【瀏覽】尋找備註中盤點轉入單號重複的資料
3 刪除重複的調整單即可
利用盤點量轉入現有量卻發現某些產品仍然與實際庫存量不符合
1 發生原因 盤點數量錯誤
盤點作業中盤點數量輸入錯誤
營業時間進行盤點工作盤點後到轉入現有量的過程中產品銷售出去而未作
調整
2 利用「庫存調整單」調整現有量
3 HIPOS-Light 版利用「盤點轉入現有量」作調整
軟體使用教學手冊
73
已經將盤點量轉入現有量之後發現盤點時數量點錯
1 利用「庫存調整單」調整現有量
2 HIPOS-Light 版利用「盤點轉入現有量」作調整
連續數月都有做庫存月消耗結轉但庫存月消耗中某些產品的現有量卻總是有誤差
1 發生原因每個月結轉的時間點有誤
2 進入【庫存月消耗表】rarr列印年月輸入本月份rarr列印出該張報表或記下該報表的ldquo期初
量rdquo
3 重新進入【庫存月消耗表】rarr列印年月輸入上一個月份
4 比較本月份的ldquo期初量rdquo及上個月份的ldquo現有量rdquo是否相同若上個月份的現有量比本月
份的期初量少代表上一個月結轉之後仍有作銷售或調整
例如430 下午 200 做結轉將正確量寫入下月期初（產生 5月份的期初量）但是 430
下午 300 又陸續作了銷售或調整庫存量
5 做法
盤點機盤點時架上無庫存的 產 品 會 漏 盤
新增盤點單時選擇【盤點產品轉入】將全部產品轉入並將【盤點數量】全部修改為 0
將盤點機中的資料轉入該盤點單存檔後將盤點量轉入現有量
4 月
5 月份
軟體使用教學手冊
74
選購模組功能簡介
簡訊 SMS 發送模組
SMS 簡訊發送功能透過網際網路直接由 HiPOS 軟體系列中發送簡訊至客戶的行動電話能夠達
到迅速確實即時傳遞訊息及行銷的效益
HiPOS 門市及進銷存 v6 以後都可使用免申請儲值後馬上開通
功能特色
1 低廉的發送費用
一般使用手機發送簡訊每通大約 $25~ 35 之間使用 HiPOS SMS 每通只要 11~13 之
間足足省了 50
2 搭配 HiPOS 軟體分析有效客戶發送
利用 HiPOS 的各項統計如累積點數已購商品累積消費金額生日等等的各項數
據做有效的簡訊廣告行銷並且會自動過濾重覆的電話及統計發送的通數
應用 1 生日到時發送祝賀簡訊並告知來電優惠方案
應用 2 廠商新商品推出時可過濾已購買同類商品的客戶清單做簡訊廣告發送hellip更多應用
等你來發掘
3 大量簡訊發送
除了對單一客戶發送簡訊外大量發送簡訊的功能可同時對多個客戶行動電話號碼發送簡
訊
4 簡訊發送時效性佳
簡訊發送後正常情況下約 3~10 秒鐘就可即時將簡訊傳送到客戶手機重要訊息不怕客戶
收 不 到 若 因 故 對 方 無 法 接 收 將 會 自 動 重 發 直 至 發 送 成 功 或 滿 24 小時止
5 常用訊息片語編輯
「常用訊息」功能可以編輯儲存常用的簡訊內容可以加快編寫簡訊的速度
6 預約發送
可自定要發送的時間時間到才發送簡訊更有效率的廣告效益
軟體使用教學手冊
75
單一簡訊發送
在會員基本資料廠商基本資料員工基本資料中
按下 即可發送簡訊
大量簡訊發送
﹝統計報表﹞rarr﹝C會員郵寄標籤大量簡訊﹞依照
條件選擇要發送簡訊的對象後點選《S發送簡訊》
即可將簡訊發送到所選擇的對象
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第五章 帳務管理 會計
付款作業
意義此功能是用來記錄付款作業的日期廠商支付類別及沖帳金額以備日後查核
當公司進貨後要付款時則需到此處建立新的付款作業
操作方法
1《新增》依序輸入付款日期登錄人員廠商編號帳款日期後按下【S查詢】會列
出該廠商在帳款日期區間內未付款的單據
註(1)請務必輸入付款廠商否則可能導致查詢不到未付帳款單據
(2)此處帳款日期是指進貨單中的帳款日期若您不確定帳款日期區間可空白不輸入直
接按下【S查詢】會列出所有的未付款單據
2勾選要沖銷的單據並輸入付款的現金金額票據金額等《存檔》即可
註若一筆貨款並非一次沖銷完畢則先在【沖帳金額】的欄位輸入此次要沖帳的金額後再
將該筆單據打勾即可
軟體使用教學手冊
42
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
付款日期 系統預設使用當天日期若不是當天日期可自行輸入付款日期
付款單號 通常輸入完付款日期後按【Enter】鍵後系統會直接帶出付款單號預設採
用付款日期+流水號
登錄人員 輸入該筆資料的登錄人員
廠商編號 可按 F10 開啟快速查詢視窗選擇所需的廠商編號
帳款日期 輸入欲查詢的帳款日期區間此處帳款日期是以出貨單中的帳款日期為依據
應付總額 該家廠商在查詢的帳款日期區間中應付帳款總金額
現金金額 輸入付款的現金金額若此筆帳款不是由現金支付則此欄位不需輸入
票據金額 輸入開立支票的金額若此筆帳款不是由支票支付則此欄位不需輸入
其他折讓 輸入折讓的金額
取用預付 取用預付餘額中的金額來沖銷必須在預付餘額欄位中有金額才能做此功
能
累入預付 可預先付一筆帳款分多次沖銷預付的金額則輸入在此處
預付餘額 預付金額中尚可沖帳的餘額
沖帳合計 可用滑鼠勾選欲沖銷的單據號碼系統會自動將總金額統計出來若此次付
款金額與欲沖帳合計金額不符則存檔時系統會出現警示
備註 補充上述欄位中所不足的資料
其他操作說明請參照 基本功能指引
相關項目 廠商基本資料產品基本資料系統參數設定進貨作業進貨退回作業
進退貨資料統計應付支票已過期支票
軟體使用教學手冊
43
現金日記帳
意義是對於公司每日現金收支流向的資料管理
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
日期 系統預設為當天的日期及時間 若不是可另行輸入
項目科目 輸入收支的會計科目例如水電費郵電費文具費等等亦可按 F10
或快擊滑鼠二下即可開啟選擇視窗
類別 可選擇支出或收入二種
金額 輸入收入或支出的金額
摘要 可更詳細記錄每筆帳目資金流向的明細和用途當此欄有輸入明細時存
檔後在畫面右邊「註」的框框會有ˇ
註項目科目按 F10 或快擊滑鼠二下可開啟選擇視窗自建較常使用的會計科目片語如
此一來以後輸入現金科目時只需點選即可而不必再另外輸入片語節省操作時間
相關項目其它編號設定
銀行存提作業
意義記錄公司與往來銀行的帳戶情形方便日後帳戶管理
進入後畫面如
做圖所示
畫面左半部是
銀行帳戶瀏
覽右半部是帳
戶存提資料瀏
覽
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44
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
安全餘額 此銀行帳戶的安全餘額此欄與〈銀行基本資料設定〉有相關聯
現在餘額 目前此銀行帳戶中的實際餘額
存提日期 系統預設為當天的日期及時間 若不是可另行輸入
存提單號 通常輸入完存提日期後按【Enter】鍵後系統會直接帶出存提單號預設採
用存提日期+流水號
金額 輸入存提的金額
存提類別 選擇存提的類別有存款支票存款提款及支票付款四種
支票號碼 輸入存提的支票號碼若不是由支票存提則此欄位不需輸入
餘額 建立此存提單時銀行帳戶中所剩餘的可用餘額
其他備註 補充上述欄位中所不足的資料
註在應收(付)支票中所有由此帳戶所開出兌現後的支票金額皆會自動轉入此處
其他操作說明請參照 基本功能指引
重新計算帳戶餘額
若有新增或修改存提單時按下 即可更新該銀行帳戶的現在餘額更便利於隨
時掌握各銀行帳戶中的可動用金額
相關項目 其他編號設定應付支票應收支票
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45
（收）款作業
意義此功能是用來記錄收款作業的日期客戶收款明細及沖帳金額以備日後查核
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
收款日期 系統預設使用當天日期若不是當天日期可自行輸入收款日期
收款單號 通常輸入完收款日期後按【Enter】鍵後系統會直接帶出收款單號預設採
用收款日期+流水號
登錄人員 輸入該筆資料的登錄人員
客戶編號 可按 F10 開啟快速查詢視窗選擇所需的客戶編號
帳款日期 輸入欲查詢的帳款日期區間
應收總額 該家廠商在查詢的帳款日期區間中應收帳款總金額
現金金額 輸入收款的現金金額若此筆帳款不是由現金收入則此欄位不需輸入
票據金額 輸入收款支票的金額若此筆帳款不是由支票收入則此欄位不需輸入
其他折讓 輸入折讓的金額
取用預收 取用預收餘額中的金額來沖銷必須在預收餘額欄位中有金額才能做此功
能
累入預收 可預先收一筆帳款分多次沖銷預收的金額則輸入在此處
預收餘額 預收金額中尚可沖帳的餘額
沖帳合計 可用滑鼠勾選欲沖銷的單據號碼系統會自動將總金額統計出來若此次收
款金額與欲沖帳合計金額不符則存檔時系統會出現警示
備註 補充上述欄位中所不足的資料
相關項目出貨作業客戶基本資料出貨退回作業應收支票
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應（付）帳齡分析表
意義此分析表是用來顯示尚未付清給各個廠商的應付帳款其帳齡分佈在各個設定期間的
統計數據
圖片左邊的日期區間可依使用者的統計習慣去設定設
定好後只需按【設定為預設值】鍵則每次進入系統時
依此設定統計
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
開始廠商 可按 F10 開啟快速查詢視窗選擇欲查詢的開始廠商編號
結束廠商 可按 F10 開啟快速查詢視窗選擇欲查詢的結束廠商編號
帳齡種類 可選擇 1帳款日期或 2銷貨日期二種
報表標題 可選擇 3天數或 4日期二種為報表標題
結束日期 系統會自動帶出當天日期若不是可自行輸入欲查詢的結束日期
相關項目廠商基本資料進貨作業進貨退回作業進退貨資料統計表付款作業
應（收）帳齡分析表
意義此分析表是用來顯示各個客戶尚未付清的應收帳款其帳齡分佈在各個設定期間的統
計數據
操作方式請參照 應（付）帳齡分析表
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
開始客戶 可按 F10 開啟快速查詢視窗選擇欲查詢的開始客戶編號
結束客戶 可按 F10 開啟快速查詢視窗選擇欲查詢的結束客戶編號
帳齡種類 可選擇 1帳款日期或 2銷貨日期二種
報表標題 可選擇 3天數或 4日期二種為報表標題
結束日期 系統會自動帶出當天日期若不是可自行輸入欲查詢的結束日期
相關項目客戶基本資料出貨作業出貨退回作業出退貨資料統計表收款作業
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應收帳款
意義用來顯示某段時間內應收帳款的彙總資料報表
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
帳款種類 可選擇依 1客戶別或 2業務別做為應收帳款報表的依據
帳款日期區間 輸入欲查詢的起迄日期
統計客戶區間 可按 F10 開啟快速查詢視窗輸入欲查詢的客戶編號
統計業務區間 輸入欲查詢的業務編號
報表種類 可自行選擇共有明細表簡要表及應收總表三種報表
是否含前期未
收款之明細
若所查詢的日期區間之前仍有尚未收取的款項則可在此欄位中打ˇ就
可顯示前期未收款之明細
相關項目客戶基本資料產品基本資料員工基本資料出貨作業出貨退回作業出退
貨資料統計表
應付帳款
意義用來顯示某段時間內應付帳款的彙總資料報表
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
帳款種類 可選擇依 1廠商別或 2經辦人員別做為應付帳款報表的依據
帳款日期區間 輸入欲查詢的起迄日期
統計廠商區間 可按 F10 開啟快速查詢視窗輸入欲查詢的廠商編號
統計經辦區間 輸入欲查詢的經辦人員編號
報表種類 可自行選擇共有明細表簡要表及應收總表三種報表
是否含前期未
付款之明細
若所查詢的日期區間之前仍有尚未付清的款項則可在此欄位中打ˇ就
可顯示前期未付款之明細
相關項目廠商基本資料產品基本資料員工基本資料進貨作業進貨退回作業進退
貨資料統計
軟體使用教學手冊
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票據
應(付)支票
意義可沖銷應付帳款中所有由支票給付的記錄節省會計人員作帳以便查詢核對廠商的
帳款
進入本功能後出現所有應付票據資料視窗以票據到期天數作為循序排列條件
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
開票日期 系統預設使用當天日期若不是當天日期可自行輸入開票日期
支票類別 支票的種類此處為應付支票
支票號碼 開立支票上的號碼
支票金額 開立支票上的金額
來源單號 輸入這張支票是要沖銷哪一張【付款作業】中的進貨單號
廠商編號 可按 F10 或 鍵開啟快速查詢視窗選擇所需的廠商編號
廠商名稱 廠商編號選定後會自動帶出該廠商名稱
到期日期 開立支票上的到期日期
兌現日期 這張支票預計何時會兌現的( 因有時票據的交換需時 1~3 個工作天金額
才能真正入帳)
票據狀態 目前票據的狀態有未兌兌現退票作廢領取及其他共六種
開票銀行 選取開立的支票銀行 若尚未設定請至【其他編號設定】中的銀行基本資料設定
銀行名稱 開票銀行選定後會自動帶出該銀行名稱
其他備註 補充上述欄位所未提到的
未兌支票總額 系統會自動統計所有未兌現的支票張數及總額
其它說明
支票簽回單
點選《列印》即可列印支
票簽回單若要更改表單
字頭字尾請參照 按鍵說
明
相關項目進貨作業已
過期支票付款作業
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應(收)支票
意義可沖銷應收帳款中所有由支票收款的記錄以查核客戶的帳款
進入本功能後出現所有應收票據資料視窗以票據到期天數作為循序排列條件
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
收票日期 系統預設使用當天日期若不是當天日期可自行輸入收票日期
支票類別 支票的種類此處為應收支票
支票號碼 應收票據上的支票號碼
支票金額 應收支票上的金額
來源單號 輸入這張支票是要沖銷哪一張【收款作業】中的出貨單號
客戶編號 可按 F10 或 鍵開啟快速查詢視窗選擇所需的客戶編號
客戶名稱 客戶編號選定後會自動帶出該客戶名稱
到期日期 應收支票上的到期日期
兌現日期 這張支票預計何時會兌現的 (因有時票據的交換需時 1~3 個工作天金額才
能真正入帳)
票據狀態 目前票據的狀態有未兌兌現 託收轉讓退票票貼及其他共七種
開票銀行 應收票據上開立支票銀行的帳號
開票銀行 應收票據上開立支票銀行的名稱
託收銀行 選取開立的支票銀行 若尚未設定請至【其他編號設定】中的銀行基本資料
設定
託收銀行 開票銀行選定後會自動帶出該銀行名稱
其他備註 補充上述欄位尚未提到的
其他操作方式與應付支票作業相同
相關項目 出貨作業收款作業已過期支票
軟體使用教學手冊
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已過期支票
意義所有已過期的支票皆會轉入此視窗方便會計人員查詢核對
過期支票瀏覽列出所有過期支票（應收應付）可依需求排列如名稱開票日期兌
現日期銀行hellip等（本功能為整合上述rdquo應付rdquordquo應收rdquo二項支票作業所產生的資料
對照表）
註此處只能做查詢的動作並不能做新增或修改的動作
相關項目 應付支票應收支票
應(收)票批次兌現
意義可一次將單張或多張應收票據轉兌現並將兌現的支票轉入已過期支票中
按鍵說明
欄位名稱 欄位說明
全選 將所列出的支票全部選擇為要兌現的狀態
全不選 將所列出的支票全部選擇為要非兌現的狀態
兌現轉入過期支票 將已選擇的支票轉成兌現狀態並將支票轉入過期支票中
相關項目應收支票銀行存提作業
應(付)票批次兌現
意義可一次將單張或多張應付票據轉兌現並將兌現的支票轉入過期支票中
操作方式請參照 應(收)票據批次兌現
相關項目應付支票銀行存提作業
軟體使用教學手冊
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應收票齡分析表
意義此分析表是用來顯示已收未兌現的應收支票其帳齡分佈在各個設定期間的統計數據
圖片左邊的日期區間可依使用者的喜好去設定設定
好後只需按【設定為預設值】鍵則每次進入系統時
依此設定統計
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
開始客戶 可按 F10 開啟快速查詢視窗選擇欲查詢的開始客戶編號
結束客戶 可按 F10 開啟快速查詢視窗選擇欲查詢的結束客戶編號
報表標題 可選擇 1天數或 2日期二種為報表標題
結束到期日 系統會自動帶出當天日期若不是可自行輸入欲查詢的結束日期
相關項目應收支票
應付票齡分析表
意義此分析表是用來顯示開立給各個廠商的未兌現應付支票其票齡分佈在各個設定期間
的統計數據
操作方式請參照 應收票齡分析表
相關項目應付支票
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第六章 庫存管理
期初開帳程序
1進貨
第一次使用時本系統時將基本資料建立完成後首先利用【進貨作業】將所有產品均做首
次進貨並且將已付款的進貨單據沖銷
註亦可利用庫存調整單將所有產品數量及成本鍵入或者利用盤點作業進行盤點後將盤點
量轉入現有量必須要注意的是若您選擇使用盤點轉入的方式系統將無法自動抓取產品成
本
2由產品基本資料中作期初開帳
至產品基本資料中按(Alt+F 鍵)將可以產生庫存的
期初開帳資料
按《確定》後將自動轉入期初
庫存日消耗異動表
意義驗證庫存量的正確性且可以將驗證後的正確量寫入現有量
(1) 當日消耗表列出查詢日期當天的庫存數量
變動情況用來驗證庫存量的正確性
(2) 逐日銷耗表列出前一次結轉日至查詢日期
當天的庫存數量變動情形用來驗證庫存量
的正確性另可將計算後的實際現有量寫入
帳面量(產品基本資料中的現有量)
軟體使用教學手冊
53
庫存月消耗異動表
報表意義列出查詢當月份的庫存數量變動情形用來驗證庫存量的正確性另可將計算
後的實際現有量寫入帳面量(產品基本資料中的現有量)並作轉入產生下月期
初量
使用時機每月底結束營業後或每月初開始營業前
操作方式
1)檢視庫存月銷耗表上的異動資料及現有量是否均正確當計算後存量與目前帳面存
量不符時會以黃色警示
2)確認無誤後按下 出現如下視窗再次確認
注意產品基本資料中的現有量將會被庫存月銷
耗 表 中 的 現 有 量 取 代因 此 請 謹 慎 使 用 結 轉 功 能
C)若產品進出異動量不正確請利用庫存調整單
做調整後重新執行步驟 A)~ B)
後記
庫存量又有問題了 怎麼都跟架上物品不符 相信大多數人都有這樣的心聲
很多使用者的觀念上總是認為庫存只要交給電腦來管理庫存量一定準確殊不知電腦軟體
有可能發生不可預期的結果(程式暇疵或使用中突然的斷電當機)或是產品管理不當導致失
竊或是破損或是產品擺設到不正確的位置都有可能使得電腦中的庫存量異常所以在庫存管
理中盤點變成了一項非常重要的工作
軟體使用教學手冊
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庫存調整單
意義當帳上的庫存量與實際庫存盤點的結果不符時即可利用此功能來調整帳上的庫存量
及成本
在〈C進出貨〉選擇【C
庫存調整單】如圖可
按《新增》《修改》
《查詢》或《刪除》鈕
更動關於調整庫存的相
關資料
按《瀏覽》進入庫存調整
單據瀏覽
操作方法
庫存調整單中的「數量」欄位應輸入實際庫存量與帳面現有量的差異量
作庫存調整時若目前某產品在系統中的現有量為 10 個但實際上賣場中只剩 8個則在
數量的欄位中輸入-2即可將系統中的現有量調整為 8個
若使用者無進貨作業的動作卻想要統計出產品的銷售成本及利潤可直接在此處輸入產
品的成本或覺得目前系統中的平均成本不正確亦可自行修改
註盤點作業中若有盤差或盤盈時會自動產生一張盤點調整單
其他操作方式請參考基本操作方法
相關項目產品基本資料盤點作業
軟體使用教學手冊
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盤點作業
意義盤點各倉的庫存量以便管理可避免庫存太多或不足節省公司無謂的支出
有關庫存量的準確性一直為各行各業及門市經營管理者所困擾即使使用電腦軟體一樣產生
庫存量不準確的情事皆因方法錯誤或關念的偏差導致
在庫存做盤點前有些前置工作若準備充足則可收事半功倍之致
A盤點的前置工作
1 貨架上物品的擺設是否整齊乾淨
2 貨架的分類是否明確並且標示清楚
3 待進貨瑕疵物品異常品是否與陳列區清楚區分
4 人員的物品熟悉度及教育訓練是否充足
B盤點實施要點
1 全面盤點(期初期末盤點)或循環盤點
2 盤點的開始時間及預計結束時點
3 人員編組及人力分派
4 列印盤點單(可利用盤點機)
5 盤點機轉入或人工鍵入盤點數量
6 列印盤點報告單(盤盈盤損表)
C檢討此次盤點作業及問題研究
在【F系統支援】選擇【盤點作業】的選項會出現最近一張單據
操作方法
1由盤點機盤點
新增一張盤點單將盤點量輸
入盤點機再按
鍵直接將盤
點機中的資料傳送到系統
中按下 鍵即
可完成盤點作業
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2由人工手動盤點
A)新增一張盤點單按《A盤點產品轉入》鍵選擇欲盤點的產品編號可依全部產品廠
商產品類別儲放位置產品編號及庫存數量共六種選擇方式選擇所需的產品或者用
《新增明細》的方式輸入要盤點的品項接著按下《F3存檔》
B)按下《F7列印》報表選擇為「盤點單」列印出盤點單由人工盤點並將盤點量寫在盤點
單上
C)進入盤點作業點選《修改》將盤點量輸入系統中按下《存檔》後再按《轉入現有量》
鍵即可完成盤點作業
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
盤點日期 系統預設使用當天日期若不是當天日期可自行輸入盤點日期及時間
盤點單號 通常輸入完盤點日期後按【Enter】鍵後系統會直接帶出盤點單號預設
盤點人員 輸入該筆資料的盤點人員
盤點備註 補充欄位中所不足的資料
盤點倉號 選擇欲盤點的倉號 (多倉版)
《 Alt+A 》盤點產品轉入
按 可針對特定部份產品或廠商選取所需
的盤點商品
1先選擇轉入依據
2輸入起始編號及結束編號
3按下《Y確定》便可將符合條件的產品加入到盤點單中
《 Alt+B 》盤點機輸入
按 可先由盤點機盤點再直接
將盤點機中的資料傳輸到系統中可節省再輸入一
遍的時間
轉入現有量
當盤點完後且已經將盤點數量輸入至系統中後此時可按 鍵將盤點量轉入現有量
且同時在【庫存調整單】產生一張盤盈盤虧單即可完成盤點作業
相關項目產品基本資料員工基本資料庫存調整單
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第七章 系統支援
密碼設定
意義本設定首重資料保全功能系統依使用者名稱及密碼選擇性的開放系統功能可確
保資料的隱密性預防一些重要資料外流而設定通行密碼可依特定人員使用密碼才能執
行
進入時需輸入您的使用者密碼才有權限進入密碼設定中去新
增或是修改此設計目的在於防止管理者離開時他人趁機擅自
修改帳號權限
新增 增加完使用者名稱及密
碼後再設定使用功能明細（打
ˇ者為開放本項功能）
成本顯示若沒有打ˇ則該使
用者進入後台時基本資料的產
品欄位成本相關欄位則不顯示
備份作業
意義將所有資料另存一份應注意不要備份在同一部硬碟（以免硬碟實體損壞）同時為
保障資料安全應自訂備份期間如每週三六各一次
選定備份的目錄位置按下《開始備份》
鍵後即可完成備份作業
建議您在備份的檔案名稱 Data 後再加上
備份日期以避免備份資料太多產生混淆
註選擇備份路徑時需注意資料夾的名稱
應避免為空白或包含特殊符號如
gtlt$hellip等
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資料重整
意義當系統在操作途中因發生停電不正常關機或硬體發生故障而故造成系統資料中異常
現象導致資料毀損可利用本功能做一資料維護
注意執行資料重整時務必讓其他工
作站或前後台離線
編碼更改
意義因本系統中所有基本資料的編號只要存檔後就不能做修改的動作故在此設立一
個修改編號的程式
註因為基本資料中的編號會跟進銷貨產生連動關係為保持舊有歷史資料的正確性所以
更改編號時須在此更改以保持資料的完整若您要修改基本資料時請先到【2備份作業】
做資料備份的動作避免系統在編修的過程中發生停電或不明原因當機而造成資料流失
操作方法
1選擇欲修改的編號之資料
庫有客戶廠商產品員
工及產品類別資料檔共 5種供
選擇
2用滑鼠或按 F10 在原編號的
欄位上選擇欲更改的編號
3直接在新編號的欄位上輸入
新的編號
4按下《確定更改》鍵即可
完成編號更改的動作
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59
系統顏色修改
意義覺得系統中預設的顏色不喜歡嗎想自創風格時可利用本功能修改畫面使用者可依
個人喜好修改使用的畫面其中必須注意的是修改畫面確定後按 Y 儲存設定 要先
離開本系統再重新進入本系統才能生效
若欲更換背景圖片圖
片格式可
為jpggifbmphellip
等檔案格式
改亂了可按系統預設
值變回原來樣式
行事曆管理
意義經常忘東忘西的寫在紙條上麻煩又不容易找利用本功能吧啟動系統時會提醒哦
操作方法
1 點選《新增》後輸
入事件日期時
間對象地點
事由事項的欄位
可註記細節事項
2 勾選事件提醒方
式若沒勾選便不
會出現提醒的訊
息
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名片簿管理
意義可將重要的電話或經常聯絡朋友記錄在此容易找尋又不會丟可分類還有多項
詳細資料欄位可供利用
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
名片分類 可點選 開啟客戶分類的快選視窗
電子信箱 若有輸入 E-Mail 帳號則按下 可直接連結至 Outlook 發送信件
其他備註 補充欄位中不足的說明或做為某些特殊資料註記
選擇發送簡訊功能時可自動帶入行動電話號碼
操作方法請參照 基本操作方法
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產品停用啟用處理
意義將產品基本資料中已經停產或停售長時間不使用的產品資料作停用處理可加快搜
尋的速度也增加盤點補貨等工作的效率若日後進貨時新進產品的條碼與停用產品
條碼相同時系統會出現警告訊息可直接將產品恢復續用
操作方法
1 產品停用
A)將欲停用的產品打勾勾選的品項會列在右上方的挑選清單列中確認後點選《停用》
停用的產品會列在下方的〈停售或停用之品項〉中
B)直接在產品基本資料中刪除的品項也會自動被系統列到停用產品中喔~
2 產品啟用
在欲恢復續用的產品上按一下滑鼠右鍵選擇《Y產品續用恢復》確認後該筆資料會
回復到產品基本資料中恢復續用的產品庫存量售價成本等均會歸零若要查看過去
的歷史進貨紀錄及銷貨分析請利用〈歷價〉及〈分析〉的功能
相關項目產品基本資料
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產品成本重算
意義若於系統使用時發生停電或當機或硬體故障情形而造成平均成本有異常之情形可
利用此作業將平均成本重算
可選擇年或指定月份計算確
定無誤時可利用寫入功能將
目前平均成本更新
若平均成本重算後有發生的情形則執行《W將計算之平均成本寫入》後必須利用 資
料偵錯 功能將異常的產品資料修復接著再到產品基本資料中利用〈歷價〉重新寫入成本
相關項目產品基本資料資料偵錯
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資料偵錯
意義藉由資料偵錯系統來偵測錯誤的資料再加以修復是屬於軟體異常控管的一項重要功
能有如 Windows 中的磁碟偵錯功能
操作方法
選擇客戶資料檢測編號是否重 覆及累積點數預收金額數值溢位等異常檢測
選擇銷貨資料檢測編號是否重覆及小計金額銷貨成本數值溢位等異常檢測且可將銷
貨成本以目前平均成本置換但此項功能需在已驗證過產品資料且無異常的情況下才能進
行
選擇廠商資料檢測編號是否重 覆及異常資料偵錯
選擇產品資料檢測編號是否重 覆及最近進價平均成本及售價數值溢位等異常檢測
選擇進貨資料檢測編號是否重覆及異常資料偵錯
選擇訂貨資料則會重新計算產品檔中的被訂購量
選擇倉庫資料重新分析產品檔及倉庫檔中的庫存關聯結構並自動將錯誤修復
以上各個資料檔檢測後若有異常情形出現只需按《自動修復錯誤》鍵即可完成資料偵錯
修復的動作
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用戶使用記錄
意義可記錄各用戶進入系統的日期及時間及使用哪個功能表做哪些動作避免在多人
使用狀況下無法查到資料修改或刪除是由何人做的
流量統計
依據系統登入用戶別統計各動作的操作次數
在桌面上建立捷徑
意義當桌面上安裝的捷徑不小心刪除或在一開始安裝軟體時沒有建立捷徑皆可利用此功
能輕鬆在桌面上重新建立捷徑再也不用擔心找不到執行路徑
操作方式
1輸入前台工作站號若是單機版則不需輸入
2直接點選《1建立後台管理捷徑》或《2建
立 POS 前台捷徑》就會在桌面上自動建立捷徑
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備份還原
意義當您發現銷售前台進入後出現錯誤代碼或存檔後交易紀錄無法存入時代表銷售資料
庫已經遭受毀損備份還原能夠幫助您將資料還原到您最後一次做備份的狀態
1 請先將執行資料備份並記下您的備份目錄位置操作方式請參照 備份作業
2 請放入安裝光碟重新安裝或至我們的網站 wwwhiposcomtw 下載試用版本（切記版
本必須相同）
註請確定所有工作站或前台均已離線且無其他軟體正在執行
無需移除原本的軟體直接執行安裝即可
3 請至[開始][程式集][叡鴻 Hipos 軟體系列]點選[備份還原]或至電腦中的 csalewin 中
點選 備份還原exe 如圖所示選取您的備份目錄位置後點選《S開始還原》即可
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第八章 附件 其他技術支援
報表格式修改
利用 HiPOS 軟體中的報表系統工具可以自行修改報表的格式
系統工具的開啟方式
1《開始》rarr《程式集》rarr《叡鴻 HiPOS 軟體系列》rarr《報表系統工具》
2到電腦 csalewin 資料夾中將〈系統工具exe〉點滑鼠左鍵兩下開啟
自訂列印紙張大小
開啟系統工具後選擇要修改列印格式的報表後將紙張規格分別填入高度寬度上邊界
左邊界即可
例如原本是 A4(290210mm)格式要改
成列印中一刀格式直接修改高度
140寬度 210 就可以囉~
修改報表內容
1開啟系統工具後先選擇要修改的報表再按《修改報表》
2若要修改報表內容的位置以滑鼠圈選要移動的範圍後以larruarrdarrrarr移動或直接以滑鼠拖
曳至您預定的位置即可
3若要修改或增加文
字則先點選 報表控
制項工具列 上的
一下接著點一下要
修改的文字或要新增
文字的位置即可編
輯文字
4修改完成後點選
左上角的《檔案》rarr
《儲存》
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自訂瀏覽視窗表格樣式
意義因為使用者的螢幕大小及解析度設定的不同在瀏覽視窗中難免發生表格橫向欄位太
大或太小導致於查看資料時的不方便HiPOS 提供了自訂表格樣式的功能讓使用者調整好
欄位後可以存檔方便日後查看
操作方法
1將滑鼠移動到要調整的欄位框上會出現 符號以滑
鼠拖曳即可調整欄位大小
2調整好後如圖在內容的任一位置上按一下滑鼠右鍵選擇《儲存表格樣式》若是儲
存後不滿意可以選擇《恢復預設值》
滑鼠右鍵功能選單
意義建立資料時若已經有其他檔案格式的資料存在方便
複製貼到 HiPOS 軟體中
在 HiPOS 軟體中當欄位為可編修狀態下時可以按一下滑鼠
右鍵便能呼叫功能選單(複製貼上剪下)
看完了使用手冊仍然無法解決您的問題嗎本公司提供了多元的諮詢管道
本公司網站技術支援httpwwwhiposcomtw 文件知識庫
電話諮詢07-7030898
傳真專線07-7032066
E ndash Mail Servicehiposcomtw
公司地址高雄縣鳳山市 830 埤北路 81 號
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庫存管理
基本庫存管理功能操作說明
標準作業流程
產品現有數量
產品基本資料中的現有數量欄位系統會自動依照進貨及銷貨統計並隨時更新產品現有量
因此為了保持現有量的正確性及產品成本的準確度請勿直接從產品基本資料的現有數量欄
位修改現有量
進貨作業
進貨時確實輸入正確的進貨量要留意進貨單位是否正確進貨及進貨退回時產品的庫存
量都會自動增減
庫存調整單(HiPOS-Light 版無此功能)
（一）使用時機
1 某產品的數量因毀損失竊hellip等非進貨及銷售而短缺或增加導致需要調整產品的現
有量時
2 由盤點作業中執行盤點量轉入現有量時若有差異量系統會自動產生一張庫存調整
單
（二）操作方式
1 進入【C進出貨】 rarr 【庫存調整單】
2 點選 【新增】rarr輸入日期單號經辦人員備註
3 點選 【新增明細】 rarr輸入【產品代號】
4 輸入【數量】是指實際數量與產品現有量的差異量例如 A產品實際量為 10 個產品
基本資料中的現有量為 8個兩者的差異量為 10－8＝+2數量的欄位輸入 2若 B產
品的實際數量為 15 個產品基本資料中的現有量為 20 個則差異量為 15－20＝-5
數量的欄位便輸入-5
5 點選【存檔】後產品現有量便會隨著調整
（三）附註
HiPOS-Light 版若平時發現產品數量有錯誤請直接利用【盤點作業】的轉入現有量功
能來調整產品的現有量
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庫存日消耗表
（一）當日消耗表列出查詢日期當天的庫存數量變動情況用來驗證庫存量的正確性
（二）逐日消耗表列出前一次結轉日至查詢日期當天的庫存數量變動情形用來驗證庫存
量的正確性另可將計算後的存量寫入帳面量(產品基本資料中的現有量)
（三）使用時機每日營業結束利用庫存逐日銷耗表檢驗庫存正確性
庫存月消耗表
（一）報表意義列出查詢當月份的庫存數量變動情形用來驗證庫存量的正確性另可將
計算後的實際現有量寫入帳面量(產品基本資料中的現有量)並轉入產生下月期初量
（二）使用時機每月底結束營業後或每月初開始營業前
（三）操作方式
1 檢視庫存月消耗表上的異動資料及現有量是否均正確當計算後存量與目前帳面存量
不符時會以黃色警示
2 確認無誤後按下 出現如下視窗再次確認
盤點作業
（一）盤點前置作業
1 貨架上物品的擺設是否整齊乾淨
2 貨架的分類是否明確並且標示清楚
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3 待進貨瑕疵物品異常品是否與陳列區清楚區分
4 人員的物品熟悉度及教育訓練是否充足
（二）操作方式
1 進入【F系統支援】rarr【盤點作業】rarr【新增】rarr輸入日期單號盤點人員備註
2 在【產品代號】輸入要盤點的產品rarr【存檔】rarr【列印】選擇【盤點單】
3 進行人工盤點工作
4 進入【盤點作業】rarr【修改】rarr在【盤點數量】輸入實際盤點數量rarr【存檔】
5 選擇【轉入現有量】即可將盤點量轉入到產品基本資料中的現有量
（三）操作秘訣
2 利用【新增明細】可一項項將要盤點的產品輸入
3 利用【盤點產品轉入】可以選擇一次將所有產品輸入或者依照廠商別產品類別儲
放位置產品編號輸入
4 務必確實將盤點量輸入盤點單的「盤點數量」欄位中盤點數量請勿輸入負數
（四）盤點要點
1 全面盤點及循環盤點除了期初或期末的全面盤點之外應固定每隔一段時間做循環
盤點循環盤點可以依照產品類別儲放位置或者產品編號等等例如固定每個月作
一次循環盤點第一個月盤點第一排貨架的商品第二個月盤點第二排貨架的商品
2 盤點時效盤點開始到盤點結束的時間盡量不要超過預定時程為了防止盤點錯誤應
避免盤點期間同時進貨銷售盤點完畢應即時將盤點量轉入現有量
3 盤點差異量軟體系統中的現有量欄位嚴格來說是帳面上的產品數量而盤點量則是
實際庫存的數量軟體操作過程有疏失產品瑕疵失竊及盤點錯誤等許多因素均
可能導致帳面上的數量與實際庫存不符的情況因此有盤差是可以被接受的但若差
異量太大時管理者便應觀察是哪個環節出了問題
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上線一段時間後初次執行盤點作業或庫存日月銷耗表
說明
1過去進貨或庫存有異時均直接修改產品現有量
2使用一段時間後才執行庫存月銷耗表結轉
3更新版本或重新安裝執行資料備份還原或者它系統資料轉檔匯入
上述情況可能會發現期初量都是 0以致計算後存量與帳面存量產生極大的誤差
作業流程
期初開帳作業
（一）使用時機
1 初次使用者
2 已經上線一段時間的使用者
3 更版或重新安裝系統後執行備份還原的使用者
4 產品現有量正確而庫存日月銷耗表中的現有量完全不對者
（二）操作方式
1 進入【A基本資料】rarr【產品基本資料】確認產品現有量均為正確的數量
2 按【Alt+F】開啟庫存量期初開帳作業視窗rarr選擇「轉入期初月份」rarr【確定】
3 此一動作可以根據產品基本資料中的現有量去重新計算出庫存日月銷號表中的現有
量並且反算出期初量
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常見 QampA
產品基本資料中的現有數量與實際庫存量不符合
1 僅有少數幾項產品的庫存量不符時可利用「庫存調整單」做調整
2 多項產品的庫存量不符時利用「盤點作業」並將盤點量「轉入現有量」
3 每日營業結束時可利用「庫存逐日消耗表」核對產品庫存量並將正確量寫入現有量
4 檢視產品-進出異動表可查明是否有單據數量錯誤
產品現有量不會隨銷售或進貨變動
1 執行資料重整
2 檢查前台 Alt+F5 銷售記錄是否正常若銷售存檔後無銷售紀錄或者銷售明細僅有時間及
金額代表資料庫已經損壞
3 檢查銷售及進貨時的產品編號是否一致
4 檢查產品基本資料中產品是否有重複建檔換言之相同的產品名稱是否有兩個不同的
產品編號
庫存日月消耗表中的期初量為零導致統計後的現有量錯誤
1 發生原因沒有將上月底的庫存作結轉寫入本月期初
進入【庫存月消耗表】rarr列印年月輸入上個月份rarr執行結轉
2 發生原因Ⅰ曾經從產品基本資料中的現有量欄位直接修改數量
Ⅱ更版或備份還原後沒有執行期初開帳的動作
進入產品基本資料執行【Alt+F 期初開帳作業】
3 當月底營業結束時請檢視庫存月消耗表核對庫存量並執行結轉的動作將正確量寫入現
有量及寫入次月期初量
庫存日月消耗表中的調入量與實際調整的數量不符合
1 發生原因盤點作業轉入現有量時重複執行轉入現有量的動作
2 進入【庫存調整單】rarr點選【瀏覽】尋找備註中盤點轉入單號重複的資料
3 刪除重複的調整單即可
利用盤點量轉入現有量卻發現某些產品仍然與實際庫存量不符合
1 發生原因 盤點數量錯誤
盤點作業中盤點數量輸入錯誤
營業時間進行盤點工作盤點後到轉入現有量的過程中產品銷售出去而未作
調整
2 利用「庫存調整單」調整現有量
3 HIPOS-Light 版利用「盤點轉入現有量」作調整
軟體使用教學手冊
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已經將盤點量轉入現有量之後發現盤點時數量點錯
1 利用「庫存調整單」調整現有量
2 HIPOS-Light 版利用「盤點轉入現有量」作調整
連續數月都有做庫存月消耗結轉但庫存月消耗中某些產品的現有量卻總是有誤差
1 發生原因每個月結轉的時間點有誤
2 進入【庫存月消耗表】rarr列印年月輸入本月份rarr列印出該張報表或記下該報表的ldquo期初
量rdquo
3 重新進入【庫存月消耗表】rarr列印年月輸入上一個月份
4 比較本月份的ldquo期初量rdquo及上個月份的ldquo現有量rdquo是否相同若上個月份的現有量比本月
份的期初量少代表上一個月結轉之後仍有作銷售或調整
例如430 下午 200 做結轉將正確量寫入下月期初（產生 5月份的期初量）但是 430
下午 300 又陸續作了銷售或調整庫存量
5 做法
盤點機盤點時架上無庫存的 產 品 會 漏 盤
新增盤點單時選擇【盤點產品轉入】將全部產品轉入並將【盤點數量】全部修改為 0
將盤點機中的資料轉入該盤點單存檔後將盤點量轉入現有量
4 月
5 月份
軟體使用教學手冊
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選購模組功能簡介
簡訊 SMS 發送模組
SMS 簡訊發送功能透過網際網路直接由 HiPOS 軟體系列中發送簡訊至客戶的行動電話能夠達
到迅速確實即時傳遞訊息及行銷的效益
HiPOS 門市及進銷存 v6 以後都可使用免申請儲值後馬上開通
功能特色
1 低廉的發送費用
一般使用手機發送簡訊每通大約 $25~ 35 之間使用 HiPOS SMS 每通只要 11~13 之
間足足省了 50
2 搭配 HiPOS 軟體分析有效客戶發送
利用 HiPOS 的各項統計如累積點數已購商品累積消費金額生日等等的各項數
據做有效的簡訊廣告行銷並且會自動過濾重覆的電話及統計發送的通數
應用 1 生日到時發送祝賀簡訊並告知來電優惠方案
應用 2 廠商新商品推出時可過濾已購買同類商品的客戶清單做簡訊廣告發送hellip更多應用
等你來發掘
3 大量簡訊發送
除了對單一客戶發送簡訊外大量發送簡訊的功能可同時對多個客戶行動電話號碼發送簡
訊
4 簡訊發送時效性佳
簡訊發送後正常情況下約 3~10 秒鐘就可即時將簡訊傳送到客戶手機重要訊息不怕客戶
收 不 到 若 因 故 對 方 無 法 接 收 將 會 自 動 重 發 直 至 發 送 成 功 或 滿 24 小時止
5 常用訊息片語編輯
「常用訊息」功能可以編輯儲存常用的簡訊內容可以加快編寫簡訊的速度
6 預約發送
可自定要發送的時間時間到才發送簡訊更有效率的廣告效益
軟體使用教學手冊
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單一簡訊發送
在會員基本資料廠商基本資料員工基本資料中
按下 即可發送簡訊
大量簡訊發送
﹝統計報表﹞rarr﹝C會員郵寄標籤大量簡訊﹞依照
條件選擇要發送簡訊的對象後點選《S發送簡訊》
即可將簡訊發送到所選擇的對象
軟體使用教學手冊
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欄位說明
欄位名稱 欄位說明
付款日期 系統預設使用當天日期若不是當天日期可自行輸入付款日期
付款單號 通常輸入完付款日期後按【Enter】鍵後系統會直接帶出付款單號預設採
用付款日期+流水號
登錄人員 輸入該筆資料的登錄人員
廠商編號 可按 F10 開啟快速查詢視窗選擇所需的廠商編號
帳款日期 輸入欲查詢的帳款日期區間此處帳款日期是以出貨單中的帳款日期為依據
應付總額 該家廠商在查詢的帳款日期區間中應付帳款總金額
現金金額 輸入付款的現金金額若此筆帳款不是由現金支付則此欄位不需輸入
票據金額 輸入開立支票的金額若此筆帳款不是由支票支付則此欄位不需輸入
其他折讓 輸入折讓的金額
取用預付 取用預付餘額中的金額來沖銷必須在預付餘額欄位中有金額才能做此功
能
累入預付 可預先付一筆帳款分多次沖銷預付的金額則輸入在此處
預付餘額 預付金額中尚可沖帳的餘額
沖帳合計 可用滑鼠勾選欲沖銷的單據號碼系統會自動將總金額統計出來若此次付
款金額與欲沖帳合計金額不符則存檔時系統會出現警示
備註 補充上述欄位中所不足的資料
其他操作說明請參照 基本功能指引
相關項目 廠商基本資料產品基本資料系統參數設定進貨作業進貨退回作業
進退貨資料統計應付支票已過期支票
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現金日記帳
意義是對於公司每日現金收支流向的資料管理
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
日期 系統預設為當天的日期及時間 若不是可另行輸入
項目科目 輸入收支的會計科目例如水電費郵電費文具費等等亦可按 F10
或快擊滑鼠二下即可開啟選擇視窗
類別 可選擇支出或收入二種
金額 輸入收入或支出的金額
摘要 可更詳細記錄每筆帳目資金流向的明細和用途當此欄有輸入明細時存
檔後在畫面右邊「註」的框框會有ˇ
註項目科目按 F10 或快擊滑鼠二下可開啟選擇視窗自建較常使用的會計科目片語如
此一來以後輸入現金科目時只需點選即可而不必再另外輸入片語節省操作時間
相關項目其它編號設定
銀行存提作業
意義記錄公司與往來銀行的帳戶情形方便日後帳戶管理
進入後畫面如
做圖所示
畫面左半部是
銀行帳戶瀏
覽右半部是帳
戶存提資料瀏
覽
軟體使用教學手冊
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欄位說明
欄位名稱 欄位說明
安全餘額 此銀行帳戶的安全餘額此欄與〈銀行基本資料設定〉有相關聯
現在餘額 目前此銀行帳戶中的實際餘額
存提日期 系統預設為當天的日期及時間 若不是可另行輸入
存提單號 通常輸入完存提日期後按【Enter】鍵後系統會直接帶出存提單號預設採
用存提日期+流水號
金額 輸入存提的金額
存提類別 選擇存提的類別有存款支票存款提款及支票付款四種
支票號碼 輸入存提的支票號碼若不是由支票存提則此欄位不需輸入
餘額 建立此存提單時銀行帳戶中所剩餘的可用餘額
其他備註 補充上述欄位中所不足的資料
註在應收(付)支票中所有由此帳戶所開出兌現後的支票金額皆會自動轉入此處
其他操作說明請參照 基本功能指引
重新計算帳戶餘額
若有新增或修改存提單時按下 即可更新該銀行帳戶的現在餘額更便利於隨
時掌握各銀行帳戶中的可動用金額
相關項目 其他編號設定應付支票應收支票
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（收）款作業
意義此功能是用來記錄收款作業的日期客戶收款明細及沖帳金額以備日後查核
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
收款日期 系統預設使用當天日期若不是當天日期可自行輸入收款日期
收款單號 通常輸入完收款日期後按【Enter】鍵後系統會直接帶出收款單號預設採
用收款日期+流水號
登錄人員 輸入該筆資料的登錄人員
客戶編號 可按 F10 開啟快速查詢視窗選擇所需的客戶編號
帳款日期 輸入欲查詢的帳款日期區間
應收總額 該家廠商在查詢的帳款日期區間中應收帳款總金額
現金金額 輸入收款的現金金額若此筆帳款不是由現金收入則此欄位不需輸入
票據金額 輸入收款支票的金額若此筆帳款不是由支票收入則此欄位不需輸入
其他折讓 輸入折讓的金額
取用預收 取用預收餘額中的金額來沖銷必須在預收餘額欄位中有金額才能做此功
能
累入預收 可預先收一筆帳款分多次沖銷預收的金額則輸入在此處
預收餘額 預收金額中尚可沖帳的餘額
沖帳合計 可用滑鼠勾選欲沖銷的單據號碼系統會自動將總金額統計出來若此次收
款金額與欲沖帳合計金額不符則存檔時系統會出現警示
備註 補充上述欄位中所不足的資料
相關項目出貨作業客戶基本資料出貨退回作業應收支票
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46
應（付）帳齡分析表
意義此分析表是用來顯示尚未付清給各個廠商的應付帳款其帳齡分佈在各個設定期間的
統計數據
圖片左邊的日期區間可依使用者的統計習慣去設定設
定好後只需按【設定為預設值】鍵則每次進入系統時
依此設定統計
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
開始廠商 可按 F10 開啟快速查詢視窗選擇欲查詢的開始廠商編號
結束廠商 可按 F10 開啟快速查詢視窗選擇欲查詢的結束廠商編號
帳齡種類 可選擇 1帳款日期或 2銷貨日期二種
報表標題 可選擇 3天數或 4日期二種為報表標題
結束日期 系統會自動帶出當天日期若不是可自行輸入欲查詢的結束日期
相關項目廠商基本資料進貨作業進貨退回作業進退貨資料統計表付款作業
應（收）帳齡分析表
意義此分析表是用來顯示各個客戶尚未付清的應收帳款其帳齡分佈在各個設定期間的統
計數據
操作方式請參照 應（付）帳齡分析表
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
開始客戶 可按 F10 開啟快速查詢視窗選擇欲查詢的開始客戶編號
結束客戶 可按 F10 開啟快速查詢視窗選擇欲查詢的結束客戶編號
帳齡種類 可選擇 1帳款日期或 2銷貨日期二種
報表標題 可選擇 3天數或 4日期二種為報表標題
結束日期 系統會自動帶出當天日期若不是可自行輸入欲查詢的結束日期
相關項目客戶基本資料出貨作業出貨退回作業出退貨資料統計表收款作業
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應收帳款
意義用來顯示某段時間內應收帳款的彙總資料報表
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
帳款種類 可選擇依 1客戶別或 2業務別做為應收帳款報表的依據
帳款日期區間 輸入欲查詢的起迄日期
統計客戶區間 可按 F10 開啟快速查詢視窗輸入欲查詢的客戶編號
統計業務區間 輸入欲查詢的業務編號
報表種類 可自行選擇共有明細表簡要表及應收總表三種報表
是否含前期未
收款之明細
若所查詢的日期區間之前仍有尚未收取的款項則可在此欄位中打ˇ就
可顯示前期未收款之明細
相關項目客戶基本資料產品基本資料員工基本資料出貨作業出貨退回作業出退
貨資料統計表
應付帳款
意義用來顯示某段時間內應付帳款的彙總資料報表
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
帳款種類 可選擇依 1廠商別或 2經辦人員別做為應付帳款報表的依據
帳款日期區間 輸入欲查詢的起迄日期
統計廠商區間 可按 F10 開啟快速查詢視窗輸入欲查詢的廠商編號
統計經辦區間 輸入欲查詢的經辦人員編號
報表種類 可自行選擇共有明細表簡要表及應收總表三種報表
是否含前期未
付款之明細
若所查詢的日期區間之前仍有尚未付清的款項則可在此欄位中打ˇ就
可顯示前期未付款之明細
相關項目廠商基本資料產品基本資料員工基本資料進貨作業進貨退回作業進退
貨資料統計
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票據
應(付)支票
意義可沖銷應付帳款中所有由支票給付的記錄節省會計人員作帳以便查詢核對廠商的
帳款
進入本功能後出現所有應付票據資料視窗以票據到期天數作為循序排列條件
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
開票日期 系統預設使用當天日期若不是當天日期可自行輸入開票日期
支票類別 支票的種類此處為應付支票
支票號碼 開立支票上的號碼
支票金額 開立支票上的金額
來源單號 輸入這張支票是要沖銷哪一張【付款作業】中的進貨單號
廠商編號 可按 F10 或 鍵開啟快速查詢視窗選擇所需的廠商編號
廠商名稱 廠商編號選定後會自動帶出該廠商名稱
到期日期 開立支票上的到期日期
兌現日期 這張支票預計何時會兌現的( 因有時票據的交換需時 1~3 個工作天金額
才能真正入帳)
票據狀態 目前票據的狀態有未兌兌現退票作廢領取及其他共六種
開票銀行 選取開立的支票銀行 若尚未設定請至【其他編號設定】中的銀行基本資料設定
銀行名稱 開票銀行選定後會自動帶出該銀行名稱
其他備註 補充上述欄位所未提到的
未兌支票總額 系統會自動統計所有未兌現的支票張數及總額
其它說明
支票簽回單
點選《列印》即可列印支
票簽回單若要更改表單
字頭字尾請參照 按鍵說
明
相關項目進貨作業已
過期支票付款作業
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應(收)支票
意義可沖銷應收帳款中所有由支票收款的記錄以查核客戶的帳款
進入本功能後出現所有應收票據資料視窗以票據到期天數作為循序排列條件
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
收票日期 系統預設使用當天日期若不是當天日期可自行輸入收票日期
支票類別 支票的種類此處為應收支票
支票號碼 應收票據上的支票號碼
支票金額 應收支票上的金額
來源單號 輸入這張支票是要沖銷哪一張【收款作業】中的出貨單號
客戶編號 可按 F10 或 鍵開啟快速查詢視窗選擇所需的客戶編號
客戶名稱 客戶編號選定後會自動帶出該客戶名稱
到期日期 應收支票上的到期日期
兌現日期 這張支票預計何時會兌現的 (因有時票據的交換需時 1~3 個工作天金額才
能真正入帳)
票據狀態 目前票據的狀態有未兌兌現 託收轉讓退票票貼及其他共七種
開票銀行 應收票據上開立支票銀行的帳號
開票銀行 應收票據上開立支票銀行的名稱
託收銀行 選取開立的支票銀行 若尚未設定請至【其他編號設定】中的銀行基本資料
設定
託收銀行 開票銀行選定後會自動帶出該銀行名稱
其他備註 補充上述欄位尚未提到的
其他操作方式與應付支票作業相同
相關項目 出貨作業收款作業已過期支票
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已過期支票
意義所有已過期的支票皆會轉入此視窗方便會計人員查詢核對
過期支票瀏覽列出所有過期支票（應收應付）可依需求排列如名稱開票日期兌
現日期銀行hellip等（本功能為整合上述rdquo應付rdquordquo應收rdquo二項支票作業所產生的資料
對照表）
註此處只能做查詢的動作並不能做新增或修改的動作
相關項目 應付支票應收支票
應(收)票批次兌現
意義可一次將單張或多張應收票據轉兌現並將兌現的支票轉入已過期支票中
按鍵說明
欄位名稱 欄位說明
全選 將所列出的支票全部選擇為要兌現的狀態
全不選 將所列出的支票全部選擇為要非兌現的狀態
兌現轉入過期支票 將已選擇的支票轉成兌現狀態並將支票轉入過期支票中
相關項目應收支票銀行存提作業
應(付)票批次兌現
意義可一次將單張或多張應付票據轉兌現並將兌現的支票轉入過期支票中
操作方式請參照 應(收)票據批次兌現
相關項目應付支票銀行存提作業
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應收票齡分析表
意義此分析表是用來顯示已收未兌現的應收支票其帳齡分佈在各個設定期間的統計數據
圖片左邊的日期區間可依使用者的喜好去設定設定
好後只需按【設定為預設值】鍵則每次進入系統時
依此設定統計
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
開始客戶 可按 F10 開啟快速查詢視窗選擇欲查詢的開始客戶編號
結束客戶 可按 F10 開啟快速查詢視窗選擇欲查詢的結束客戶編號
報表標題 可選擇 1天數或 2日期二種為報表標題
結束到期日 系統會自動帶出當天日期若不是可自行輸入欲查詢的結束日期
相關項目應收支票
應付票齡分析表
意義此分析表是用來顯示開立給各個廠商的未兌現應付支票其票齡分佈在各個設定期間
的統計數據
操作方式請參照 應收票齡分析表
相關項目應付支票
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第六章 庫存管理
期初開帳程序
1進貨
第一次使用時本系統時將基本資料建立完成後首先利用【進貨作業】將所有產品均做首
次進貨並且將已付款的進貨單據沖銷
註亦可利用庫存調整單將所有產品數量及成本鍵入或者利用盤點作業進行盤點後將盤點
量轉入現有量必須要注意的是若您選擇使用盤點轉入的方式系統將無法自動抓取產品成
本
2由產品基本資料中作期初開帳
至產品基本資料中按(Alt+F 鍵)將可以產生庫存的
期初開帳資料
按《確定》後將自動轉入期初
庫存日消耗異動表
意義驗證庫存量的正確性且可以將驗證後的正確量寫入現有量
(1) 當日消耗表列出查詢日期當天的庫存數量
變動情況用來驗證庫存量的正確性
(2) 逐日銷耗表列出前一次結轉日至查詢日期
當天的庫存數量變動情形用來驗證庫存量
的正確性另可將計算後的實際現有量寫入
帳面量(產品基本資料中的現有量)
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庫存月消耗異動表
報表意義列出查詢當月份的庫存數量變動情形用來驗證庫存量的正確性另可將計算
後的實際現有量寫入帳面量(產品基本資料中的現有量)並作轉入產生下月期
初量
使用時機每月底結束營業後或每月初開始營業前
操作方式
1)檢視庫存月銷耗表上的異動資料及現有量是否均正確當計算後存量與目前帳面存
量不符時會以黃色警示
2)確認無誤後按下 出現如下視窗再次確認
注意產品基本資料中的現有量將會被庫存月銷
耗 表 中 的 現 有 量 取 代因 此 請 謹 慎 使 用 結 轉 功 能
C)若產品進出異動量不正確請利用庫存調整單
做調整後重新執行步驟 A)~ B)
後記
庫存量又有問題了 怎麼都跟架上物品不符 相信大多數人都有這樣的心聲
很多使用者的觀念上總是認為庫存只要交給電腦來管理庫存量一定準確殊不知電腦軟體
有可能發生不可預期的結果(程式暇疵或使用中突然的斷電當機)或是產品管理不當導致失
竊或是破損或是產品擺設到不正確的位置都有可能使得電腦中的庫存量異常所以在庫存管
理中盤點變成了一項非常重要的工作
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庫存調整單
意義當帳上的庫存量與實際庫存盤點的結果不符時即可利用此功能來調整帳上的庫存量
及成本
在〈C進出貨〉選擇【C
庫存調整單】如圖可
按《新增》《修改》
《查詢》或《刪除》鈕
更動關於調整庫存的相
關資料
按《瀏覽》進入庫存調整
單據瀏覽
操作方法
庫存調整單中的「數量」欄位應輸入實際庫存量與帳面現有量的差異量
作庫存調整時若目前某產品在系統中的現有量為 10 個但實際上賣場中只剩 8個則在
數量的欄位中輸入-2即可將系統中的現有量調整為 8個
若使用者無進貨作業的動作卻想要統計出產品的銷售成本及利潤可直接在此處輸入產
品的成本或覺得目前系統中的平均成本不正確亦可自行修改
註盤點作業中若有盤差或盤盈時會自動產生一張盤點調整單
其他操作方式請參考基本操作方法
相關項目產品基本資料盤點作業
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盤點作業
意義盤點各倉的庫存量以便管理可避免庫存太多或不足節省公司無謂的支出
有關庫存量的準確性一直為各行各業及門市經營管理者所困擾即使使用電腦軟體一樣產生
庫存量不準確的情事皆因方法錯誤或關念的偏差導致
在庫存做盤點前有些前置工作若準備充足則可收事半功倍之致
A盤點的前置工作
1 貨架上物品的擺設是否整齊乾淨
2 貨架的分類是否明確並且標示清楚
3 待進貨瑕疵物品異常品是否與陳列區清楚區分
4 人員的物品熟悉度及教育訓練是否充足
B盤點實施要點
1 全面盤點(期初期末盤點)或循環盤點
2 盤點的開始時間及預計結束時點
3 人員編組及人力分派
4 列印盤點單(可利用盤點機)
5 盤點機轉入或人工鍵入盤點數量
6 列印盤點報告單(盤盈盤損表)
C檢討此次盤點作業及問題研究
在【F系統支援】選擇【盤點作業】的選項會出現最近一張單據
操作方法
1由盤點機盤點
新增一張盤點單將盤點量輸
入盤點機再按
鍵直接將盤
點機中的資料傳送到系統
中按下 鍵即
可完成盤點作業
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2由人工手動盤點
A)新增一張盤點單按《A盤點產品轉入》鍵選擇欲盤點的產品編號可依全部產品廠
商產品類別儲放位置產品編號及庫存數量共六種選擇方式選擇所需的產品或者用
《新增明細》的方式輸入要盤點的品項接著按下《F3存檔》
B)按下《F7列印》報表選擇為「盤點單」列印出盤點單由人工盤點並將盤點量寫在盤點
單上
C)進入盤點作業點選《修改》將盤點量輸入系統中按下《存檔》後再按《轉入現有量》
鍵即可完成盤點作業
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
盤點日期 系統預設使用當天日期若不是當天日期可自行輸入盤點日期及時間
盤點單號 通常輸入完盤點日期後按【Enter】鍵後系統會直接帶出盤點單號預設
盤點人員 輸入該筆資料的盤點人員
盤點備註 補充欄位中所不足的資料
盤點倉號 選擇欲盤點的倉號 (多倉版)
《 Alt+A 》盤點產品轉入
按 可針對特定部份產品或廠商選取所需
的盤點商品
1先選擇轉入依據
2輸入起始編號及結束編號
3按下《Y確定》便可將符合條件的產品加入到盤點單中
《 Alt+B 》盤點機輸入
按 可先由盤點機盤點再直接
將盤點機中的資料傳輸到系統中可節省再輸入一
遍的時間
轉入現有量
當盤點完後且已經將盤點數量輸入至系統中後此時可按 鍵將盤點量轉入現有量
且同時在【庫存調整單】產生一張盤盈盤虧單即可完成盤點作業
相關項目產品基本資料員工基本資料庫存調整單
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57
第七章 系統支援
密碼設定
意義本設定首重資料保全功能系統依使用者名稱及密碼選擇性的開放系統功能可確
保資料的隱密性預防一些重要資料外流而設定通行密碼可依特定人員使用密碼才能執
行
進入時需輸入您的使用者密碼才有權限進入密碼設定中去新
增或是修改此設計目的在於防止管理者離開時他人趁機擅自
修改帳號權限
新增 增加完使用者名稱及密
碼後再設定使用功能明細（打
ˇ者為開放本項功能）
成本顯示若沒有打ˇ則該使
用者進入後台時基本資料的產
品欄位成本相關欄位則不顯示
備份作業
意義將所有資料另存一份應注意不要備份在同一部硬碟（以免硬碟實體損壞）同時為
保障資料安全應自訂備份期間如每週三六各一次
選定備份的目錄位置按下《開始備份》
鍵後即可完成備份作業
建議您在備份的檔案名稱 Data 後再加上
備份日期以避免備份資料太多產生混淆
註選擇備份路徑時需注意資料夾的名稱
應避免為空白或包含特殊符號如
gtlt$hellip等
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58
資料重整
意義當系統在操作途中因發生停電不正常關機或硬體發生故障而故造成系統資料中異常
現象導致資料毀損可利用本功能做一資料維護
注意執行資料重整時務必讓其他工
作站或前後台離線
編碼更改
意義因本系統中所有基本資料的編號只要存檔後就不能做修改的動作故在此設立一
個修改編號的程式
註因為基本資料中的編號會跟進銷貨產生連動關係為保持舊有歷史資料的正確性所以
更改編號時須在此更改以保持資料的完整若您要修改基本資料時請先到【2備份作業】
做資料備份的動作避免系統在編修的過程中發生停電或不明原因當機而造成資料流失
操作方法
1選擇欲修改的編號之資料
庫有客戶廠商產品員
工及產品類別資料檔共 5種供
選擇
2用滑鼠或按 F10 在原編號的
欄位上選擇欲更改的編號
3直接在新編號的欄位上輸入
新的編號
4按下《確定更改》鍵即可
完成編號更改的動作
軟體使用教學手冊
59
系統顏色修改
意義覺得系統中預設的顏色不喜歡嗎想自創風格時可利用本功能修改畫面使用者可依
個人喜好修改使用的畫面其中必須注意的是修改畫面確定後按 Y 儲存設定 要先
離開本系統再重新進入本系統才能生效
若欲更換背景圖片圖
片格式可
為jpggifbmphellip
等檔案格式
改亂了可按系統預設
值變回原來樣式
行事曆管理
意義經常忘東忘西的寫在紙條上麻煩又不容易找利用本功能吧啟動系統時會提醒哦
操作方法
1 點選《新增》後輸
入事件日期時
間對象地點
事由事項的欄位
可註記細節事項
2 勾選事件提醒方
式若沒勾選便不
會出現提醒的訊
息
軟體使用教學手冊
60
名片簿管理
意義可將重要的電話或經常聯絡朋友記錄在此容易找尋又不會丟可分類還有多項
詳細資料欄位可供利用
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
名片分類 可點選 開啟客戶分類的快選視窗
電子信箱 若有輸入 E-Mail 帳號則按下 可直接連結至 Outlook 發送信件
其他備註 補充欄位中不足的說明或做為某些特殊資料註記
選擇發送簡訊功能時可自動帶入行動電話號碼
操作方法請參照 基本操作方法
軟體使用教學手冊
61
產品停用啟用處理
意義將產品基本資料中已經停產或停售長時間不使用的產品資料作停用處理可加快搜
尋的速度也增加盤點補貨等工作的效率若日後進貨時新進產品的條碼與停用產品
條碼相同時系統會出現警告訊息可直接將產品恢復續用
操作方法
1 產品停用
A)將欲停用的產品打勾勾選的品項會列在右上方的挑選清單列中確認後點選《停用》
停用的產品會列在下方的〈停售或停用之品項〉中
B)直接在產品基本資料中刪除的品項也會自動被系統列到停用產品中喔~
2 產品啟用
在欲恢復續用的產品上按一下滑鼠右鍵選擇《Y產品續用恢復》確認後該筆資料會
回復到產品基本資料中恢復續用的產品庫存量售價成本等均會歸零若要查看過去
的歷史進貨紀錄及銷貨分析請利用〈歷價〉及〈分析〉的功能
相關項目產品基本資料
軟體使用教學手冊
62
產品成本重算
意義若於系統使用時發生停電或當機或硬體故障情形而造成平均成本有異常之情形可
利用此作業將平均成本重算
可選擇年或指定月份計算確
定無誤時可利用寫入功能將
目前平均成本更新
若平均成本重算後有發生的情形則執行《W將計算之平均成本寫入》後必須利用 資
料偵錯 功能將異常的產品資料修復接著再到產品基本資料中利用〈歷價〉重新寫入成本
相關項目產品基本資料資料偵錯
軟體使用教學手冊
63
資料偵錯
意義藉由資料偵錯系統來偵測錯誤的資料再加以修復是屬於軟體異常控管的一項重要功
能有如 Windows 中的磁碟偵錯功能
操作方法
選擇客戶資料檢測編號是否重 覆及累積點數預收金額數值溢位等異常檢測
選擇銷貨資料檢測編號是否重覆及小計金額銷貨成本數值溢位等異常檢測且可將銷
貨成本以目前平均成本置換但此項功能需在已驗證過產品資料且無異常的情況下才能進
行
選擇廠商資料檢測編號是否重 覆及異常資料偵錯
選擇產品資料檢測編號是否重 覆及最近進價平均成本及售價數值溢位等異常檢測
選擇進貨資料檢測編號是否重覆及異常資料偵錯
選擇訂貨資料則會重新計算產品檔中的被訂購量
選擇倉庫資料重新分析產品檔及倉庫檔中的庫存關聯結構並自動將錯誤修復
以上各個資料檔檢測後若有異常情形出現只需按《自動修復錯誤》鍵即可完成資料偵錯
修復的動作
軟體使用教學手冊
64
用戶使用記錄
意義可記錄各用戶進入系統的日期及時間及使用哪個功能表做哪些動作避免在多人
使用狀況下無法查到資料修改或刪除是由何人做的
流量統計
依據系統登入用戶別統計各動作的操作次數
在桌面上建立捷徑
意義當桌面上安裝的捷徑不小心刪除或在一開始安裝軟體時沒有建立捷徑皆可利用此功
能輕鬆在桌面上重新建立捷徑再也不用擔心找不到執行路徑
操作方式
1輸入前台工作站號若是單機版則不需輸入
2直接點選《1建立後台管理捷徑》或《2建
立 POS 前台捷徑》就會在桌面上自動建立捷徑
軟體使用教學手冊
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備份還原
意義當您發現銷售前台進入後出現錯誤代碼或存檔後交易紀錄無法存入時代表銷售資料
庫已經遭受毀損備份還原能夠幫助您將資料還原到您最後一次做備份的狀態
1 請先將執行資料備份並記下您的備份目錄位置操作方式請參照 備份作業
2 請放入安裝光碟重新安裝或至我們的網站 wwwhiposcomtw 下載試用版本（切記版
本必須相同）
註請確定所有工作站或前台均已離線且無其他軟體正在執行
無需移除原本的軟體直接執行安裝即可
3 請至[開始][程式集][叡鴻 Hipos 軟體系列]點選[備份還原]或至電腦中的 csalewin 中
點選 備份還原exe 如圖所示選取您的備份目錄位置後點選《S開始還原》即可
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66
第八章 附件 其他技術支援
報表格式修改
利用 HiPOS 軟體中的報表系統工具可以自行修改報表的格式
系統工具的開啟方式
1《開始》rarr《程式集》rarr《叡鴻 HiPOS 軟體系列》rarr《報表系統工具》
2到電腦 csalewin 資料夾中將〈系統工具exe〉點滑鼠左鍵兩下開啟
自訂列印紙張大小
開啟系統工具後選擇要修改列印格式的報表後將紙張規格分別填入高度寬度上邊界
左邊界即可
例如原本是 A4(290210mm)格式要改
成列印中一刀格式直接修改高度
140寬度 210 就可以囉~
修改報表內容
1開啟系統工具後先選擇要修改的報表再按《修改報表》
2若要修改報表內容的位置以滑鼠圈選要移動的範圍後以larruarrdarrrarr移動或直接以滑鼠拖
曳至您預定的位置即可
3若要修改或增加文
字則先點選 報表控
制項工具列 上的
一下接著點一下要
修改的文字或要新增
文字的位置即可編
輯文字
4修改完成後點選
左上角的《檔案》rarr
《儲存》
軟體使用教學手冊
67
自訂瀏覽視窗表格樣式
意義因為使用者的螢幕大小及解析度設定的不同在瀏覽視窗中難免發生表格橫向欄位太
大或太小導致於查看資料時的不方便HiPOS 提供了自訂表格樣式的功能讓使用者調整好
欄位後可以存檔方便日後查看
操作方法
1將滑鼠移動到要調整的欄位框上會出現 符號以滑
鼠拖曳即可調整欄位大小
2調整好後如圖在內容的任一位置上按一下滑鼠右鍵選擇《儲存表格樣式》若是儲
存後不滿意可以選擇《恢復預設值》
滑鼠右鍵功能選單
意義建立資料時若已經有其他檔案格式的資料存在方便
複製貼到 HiPOS 軟體中
在 HiPOS 軟體中當欄位為可編修狀態下時可以按一下滑鼠
右鍵便能呼叫功能選單(複製貼上剪下)
看完了使用手冊仍然無法解決您的問題嗎本公司提供了多元的諮詢管道
本公司網站技術支援httpwwwhiposcomtw 文件知識庫
電話諮詢07-7030898
傳真專線07-7032066
E ndash Mail Servicehiposcomtw
公司地址高雄縣鳳山市 830 埤北路 81 號
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庫存管理
基本庫存管理功能操作說明
標準作業流程
產品現有數量
產品基本資料中的現有數量欄位系統會自動依照進貨及銷貨統計並隨時更新產品現有量
因此為了保持現有量的正確性及產品成本的準確度請勿直接從產品基本資料的現有數量欄
位修改現有量
進貨作業
進貨時確實輸入正確的進貨量要留意進貨單位是否正確進貨及進貨退回時產品的庫存
量都會自動增減
庫存調整單(HiPOS-Light 版無此功能)
（一）使用時機
1 某產品的數量因毀損失竊hellip等非進貨及銷售而短缺或增加導致需要調整產品的現
有量時
2 由盤點作業中執行盤點量轉入現有量時若有差異量系統會自動產生一張庫存調整
單
（二）操作方式
1 進入【C進出貨】 rarr 【庫存調整單】
2 點選 【新增】rarr輸入日期單號經辦人員備註
3 點選 【新增明細】 rarr輸入【產品代號】
4 輸入【數量】是指實際數量與產品現有量的差異量例如 A產品實際量為 10 個產品
基本資料中的現有量為 8個兩者的差異量為 10－8＝+2數量的欄位輸入 2若 B產
品的實際數量為 15 個產品基本資料中的現有量為 20 個則差異量為 15－20＝-5
數量的欄位便輸入-5
5 點選【存檔】後產品現有量便會隨著調整
（三）附註
HiPOS-Light 版若平時發現產品數量有錯誤請直接利用【盤點作業】的轉入現有量功
能來調整產品的現有量
軟體使用教學手冊
69
庫存日消耗表
（一）當日消耗表列出查詢日期當天的庫存數量變動情況用來驗證庫存量的正確性
（二）逐日消耗表列出前一次結轉日至查詢日期當天的庫存數量變動情形用來驗證庫存
量的正確性另可將計算後的存量寫入帳面量(產品基本資料中的現有量)
（三）使用時機每日營業結束利用庫存逐日銷耗表檢驗庫存正確性
庫存月消耗表
（一）報表意義列出查詢當月份的庫存數量變動情形用來驗證庫存量的正確性另可將
計算後的實際現有量寫入帳面量(產品基本資料中的現有量)並轉入產生下月期初量
（二）使用時機每月底結束營業後或每月初開始營業前
（三）操作方式
1 檢視庫存月消耗表上的異動資料及現有量是否均正確當計算後存量與目前帳面存量
不符時會以黃色警示
2 確認無誤後按下 出現如下視窗再次確認
盤點作業
（一）盤點前置作業
1 貨架上物品的擺設是否整齊乾淨
2 貨架的分類是否明確並且標示清楚
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3 待進貨瑕疵物品異常品是否與陳列區清楚區分
4 人員的物品熟悉度及教育訓練是否充足
（二）操作方式
1 進入【F系統支援】rarr【盤點作業】rarr【新增】rarr輸入日期單號盤點人員備註
2 在【產品代號】輸入要盤點的產品rarr【存檔】rarr【列印】選擇【盤點單】
3 進行人工盤點工作
4 進入【盤點作業】rarr【修改】rarr在【盤點數量】輸入實際盤點數量rarr【存檔】
5 選擇【轉入現有量】即可將盤點量轉入到產品基本資料中的現有量
（三）操作秘訣
2 利用【新增明細】可一項項將要盤點的產品輸入
3 利用【盤點產品轉入】可以選擇一次將所有產品輸入或者依照廠商別產品類別儲
放位置產品編號輸入
4 務必確實將盤點量輸入盤點單的「盤點數量」欄位中盤點數量請勿輸入負數
（四）盤點要點
1 全面盤點及循環盤點除了期初或期末的全面盤點之外應固定每隔一段時間做循環
盤點循環盤點可以依照產品類別儲放位置或者產品編號等等例如固定每個月作
一次循環盤點第一個月盤點第一排貨架的商品第二個月盤點第二排貨架的商品
2 盤點時效盤點開始到盤點結束的時間盡量不要超過預定時程為了防止盤點錯誤應
避免盤點期間同時進貨銷售盤點完畢應即時將盤點量轉入現有量
3 盤點差異量軟體系統中的現有量欄位嚴格來說是帳面上的產品數量而盤點量則是
實際庫存的數量軟體操作過程有疏失產品瑕疵失竊及盤點錯誤等許多因素均
可能導致帳面上的數量與實際庫存不符的情況因此有盤差是可以被接受的但若差
異量太大時管理者便應觀察是哪個環節出了問題
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71
上線一段時間後初次執行盤點作業或庫存日月銷耗表
說明
1過去進貨或庫存有異時均直接修改產品現有量
2使用一段時間後才執行庫存月銷耗表結轉
3更新版本或重新安裝執行資料備份還原或者它系統資料轉檔匯入
上述情況可能會發現期初量都是 0以致計算後存量與帳面存量產生極大的誤差
作業流程
期初開帳作業
（一）使用時機
1 初次使用者
2 已經上線一段時間的使用者
3 更版或重新安裝系統後執行備份還原的使用者
4 產品現有量正確而庫存日月銷耗表中的現有量完全不對者
（二）操作方式
1 進入【A基本資料】rarr【產品基本資料】確認產品現有量均為正確的數量
2 按【Alt+F】開啟庫存量期初開帳作業視窗rarr選擇「轉入期初月份」rarr【確定】
3 此一動作可以根據產品基本資料中的現有量去重新計算出庫存日月銷號表中的現有
量並且反算出期初量
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常見 QampA
產品基本資料中的現有數量與實際庫存量不符合
1 僅有少數幾項產品的庫存量不符時可利用「庫存調整單」做調整
2 多項產品的庫存量不符時利用「盤點作業」並將盤點量「轉入現有量」
3 每日營業結束時可利用「庫存逐日消耗表」核對產品庫存量並將正確量寫入現有量
4 檢視產品-進出異動表可查明是否有單據數量錯誤
產品現有量不會隨銷售或進貨變動
1 執行資料重整
2 檢查前台 Alt+F5 銷售記錄是否正常若銷售存檔後無銷售紀錄或者銷售明細僅有時間及
金額代表資料庫已經損壞
3 檢查銷售及進貨時的產品編號是否一致
4 檢查產品基本資料中產品是否有重複建檔換言之相同的產品名稱是否有兩個不同的
產品編號
庫存日月消耗表中的期初量為零導致統計後的現有量錯誤
1 發生原因沒有將上月底的庫存作結轉寫入本月期初
進入【庫存月消耗表】rarr列印年月輸入上個月份rarr執行結轉
2 發生原因Ⅰ曾經從產品基本資料中的現有量欄位直接修改數量
Ⅱ更版或備份還原後沒有執行期初開帳的動作
進入產品基本資料執行【Alt+F 期初開帳作業】
3 當月底營業結束時請檢視庫存月消耗表核對庫存量並執行結轉的動作將正確量寫入現
有量及寫入次月期初量
庫存日月消耗表中的調入量與實際調整的數量不符合
1 發生原因盤點作業轉入現有量時重複執行轉入現有量的動作
2 進入【庫存調整單】rarr點選【瀏覽】尋找備註中盤點轉入單號重複的資料
3 刪除重複的調整單即可
利用盤點量轉入現有量卻發現某些產品仍然與實際庫存量不符合
1 發生原因 盤點數量錯誤
盤點作業中盤點數量輸入錯誤
營業時間進行盤點工作盤點後到轉入現有量的過程中產品銷售出去而未作
調整
2 利用「庫存調整單」調整現有量
3 HIPOS-Light 版利用「盤點轉入現有量」作調整
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已經將盤點量轉入現有量之後發現盤點時數量點錯
1 利用「庫存調整單」調整現有量
2 HIPOS-Light 版利用「盤點轉入現有量」作調整
連續數月都有做庫存月消耗結轉但庫存月消耗中某些產品的現有量卻總是有誤差
1 發生原因每個月結轉的時間點有誤
2 進入【庫存月消耗表】rarr列印年月輸入本月份rarr列印出該張報表或記下該報表的ldquo期初
量rdquo
3 重新進入【庫存月消耗表】rarr列印年月輸入上一個月份
4 比較本月份的ldquo期初量rdquo及上個月份的ldquo現有量rdquo是否相同若上個月份的現有量比本月
份的期初量少代表上一個月結轉之後仍有作銷售或調整
例如430 下午 200 做結轉將正確量寫入下月期初（產生 5月份的期初量）但是 430
下午 300 又陸續作了銷售或調整庫存量
5 做法
盤點機盤點時架上無庫存的 產 品 會 漏 盤
新增盤點單時選擇【盤點產品轉入】將全部產品轉入並將【盤點數量】全部修改為 0
將盤點機中的資料轉入該盤點單存檔後將盤點量轉入現有量
4 月
5 月份
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選購模組功能簡介
簡訊 SMS 發送模組
SMS 簡訊發送功能透過網際網路直接由 HiPOS 軟體系列中發送簡訊至客戶的行動電話能夠達
到迅速確實即時傳遞訊息及行銷的效益
HiPOS 門市及進銷存 v6 以後都可使用免申請儲值後馬上開通
功能特色
1 低廉的發送費用
一般使用手機發送簡訊每通大約 $25~ 35 之間使用 HiPOS SMS 每通只要 11~13 之
間足足省了 50
2 搭配 HiPOS 軟體分析有效客戶發送
利用 HiPOS 的各項統計如累積點數已購商品累積消費金額生日等等的各項數
據做有效的簡訊廣告行銷並且會自動過濾重覆的電話及統計發送的通數
應用 1 生日到時發送祝賀簡訊並告知來電優惠方案
應用 2 廠商新商品推出時可過濾已購買同類商品的客戶清單做簡訊廣告發送hellip更多應用
等你來發掘
3 大量簡訊發送
除了對單一客戶發送簡訊外大量發送簡訊的功能可同時對多個客戶行動電話號碼發送簡
訊
4 簡訊發送時效性佳
簡訊發送後正常情況下約 3~10 秒鐘就可即時將簡訊傳送到客戶手機重要訊息不怕客戶
收 不 到 若 因 故 對 方 無 法 接 收 將 會 自 動 重 發 直 至 發 送 成 功 或 滿 24 小時止
5 常用訊息片語編輯
「常用訊息」功能可以編輯儲存常用的簡訊內容可以加快編寫簡訊的速度
6 預約發送
可自定要發送的時間時間到才發送簡訊更有效率的廣告效益
軟體使用教學手冊
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單一簡訊發送
在會員基本資料廠商基本資料員工基本資料中
按下 即可發送簡訊
大量簡訊發送
﹝統計報表﹞rarr﹝C會員郵寄標籤大量簡訊﹞依照
條件選擇要發送簡訊的對象後點選《S發送簡訊》
即可將簡訊發送到所選擇的對象
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現金日記帳
意義是對於公司每日現金收支流向的資料管理
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
日期 系統預設為當天的日期及時間 若不是可另行輸入
項目科目 輸入收支的會計科目例如水電費郵電費文具費等等亦可按 F10
或快擊滑鼠二下即可開啟選擇視窗
類別 可選擇支出或收入二種
金額 輸入收入或支出的金額
摘要 可更詳細記錄每筆帳目資金流向的明細和用途當此欄有輸入明細時存
檔後在畫面右邊「註」的框框會有ˇ
註項目科目按 F10 或快擊滑鼠二下可開啟選擇視窗自建較常使用的會計科目片語如
此一來以後輸入現金科目時只需點選即可而不必再另外輸入片語節省操作時間
相關項目其它編號設定
銀行存提作業
意義記錄公司與往來銀行的帳戶情形方便日後帳戶管理
進入後畫面如
做圖所示
畫面左半部是
銀行帳戶瀏
覽右半部是帳
戶存提資料瀏
覽
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欄位說明
欄位名稱 欄位說明
安全餘額 此銀行帳戶的安全餘額此欄與〈銀行基本資料設定〉有相關聯
現在餘額 目前此銀行帳戶中的實際餘額
存提日期 系統預設為當天的日期及時間 若不是可另行輸入
存提單號 通常輸入完存提日期後按【Enter】鍵後系統會直接帶出存提單號預設採
用存提日期+流水號
金額 輸入存提的金額
存提類別 選擇存提的類別有存款支票存款提款及支票付款四種
支票號碼 輸入存提的支票號碼若不是由支票存提則此欄位不需輸入
餘額 建立此存提單時銀行帳戶中所剩餘的可用餘額
其他備註 補充上述欄位中所不足的資料
註在應收(付)支票中所有由此帳戶所開出兌現後的支票金額皆會自動轉入此處
其他操作說明請參照 基本功能指引
重新計算帳戶餘額
若有新增或修改存提單時按下 即可更新該銀行帳戶的現在餘額更便利於隨
時掌握各銀行帳戶中的可動用金額
相關項目 其他編號設定應付支票應收支票
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（收）款作業
意義此功能是用來記錄收款作業的日期客戶收款明細及沖帳金額以備日後查核
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
收款日期 系統預設使用當天日期若不是當天日期可自行輸入收款日期
收款單號 通常輸入完收款日期後按【Enter】鍵後系統會直接帶出收款單號預設採
用收款日期+流水號
登錄人員 輸入該筆資料的登錄人員
客戶編號 可按 F10 開啟快速查詢視窗選擇所需的客戶編號
帳款日期 輸入欲查詢的帳款日期區間
應收總額 該家廠商在查詢的帳款日期區間中應收帳款總金額
現金金額 輸入收款的現金金額若此筆帳款不是由現金收入則此欄位不需輸入
票據金額 輸入收款支票的金額若此筆帳款不是由支票收入則此欄位不需輸入
其他折讓 輸入折讓的金額
取用預收 取用預收餘額中的金額來沖銷必須在預收餘額欄位中有金額才能做此功
能
累入預收 可預先收一筆帳款分多次沖銷預收的金額則輸入在此處
預收餘額 預收金額中尚可沖帳的餘額
沖帳合計 可用滑鼠勾選欲沖銷的單據號碼系統會自動將總金額統計出來若此次收
款金額與欲沖帳合計金額不符則存檔時系統會出現警示
備註 補充上述欄位中所不足的資料
相關項目出貨作業客戶基本資料出貨退回作業應收支票
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應（付）帳齡分析表
意義此分析表是用來顯示尚未付清給各個廠商的應付帳款其帳齡分佈在各個設定期間的
統計數據
圖片左邊的日期區間可依使用者的統計習慣去設定設
定好後只需按【設定為預設值】鍵則每次進入系統時
依此設定統計
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
開始廠商 可按 F10 開啟快速查詢視窗選擇欲查詢的開始廠商編號
結束廠商 可按 F10 開啟快速查詢視窗選擇欲查詢的結束廠商編號
帳齡種類 可選擇 1帳款日期或 2銷貨日期二種
報表標題 可選擇 3天數或 4日期二種為報表標題
結束日期 系統會自動帶出當天日期若不是可自行輸入欲查詢的結束日期
相關項目廠商基本資料進貨作業進貨退回作業進退貨資料統計表付款作業
應（收）帳齡分析表
意義此分析表是用來顯示各個客戶尚未付清的應收帳款其帳齡分佈在各個設定期間的統
計數據
操作方式請參照 應（付）帳齡分析表
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
開始客戶 可按 F10 開啟快速查詢視窗選擇欲查詢的開始客戶編號
結束客戶 可按 F10 開啟快速查詢視窗選擇欲查詢的結束客戶編號
帳齡種類 可選擇 1帳款日期或 2銷貨日期二種
報表標題 可選擇 3天數或 4日期二種為報表標題
結束日期 系統會自動帶出當天日期若不是可自行輸入欲查詢的結束日期
相關項目客戶基本資料出貨作業出貨退回作業出退貨資料統計表收款作業
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應收帳款
意義用來顯示某段時間內應收帳款的彙總資料報表
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
帳款種類 可選擇依 1客戶別或 2業務別做為應收帳款報表的依據
帳款日期區間 輸入欲查詢的起迄日期
統計客戶區間 可按 F10 開啟快速查詢視窗輸入欲查詢的客戶編號
統計業務區間 輸入欲查詢的業務編號
報表種類 可自行選擇共有明細表簡要表及應收總表三種報表
是否含前期未
收款之明細
若所查詢的日期區間之前仍有尚未收取的款項則可在此欄位中打ˇ就
可顯示前期未收款之明細
相關項目客戶基本資料產品基本資料員工基本資料出貨作業出貨退回作業出退
貨資料統計表
應付帳款
意義用來顯示某段時間內應付帳款的彙總資料報表
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
帳款種類 可選擇依 1廠商別或 2經辦人員別做為應付帳款報表的依據
帳款日期區間 輸入欲查詢的起迄日期
統計廠商區間 可按 F10 開啟快速查詢視窗輸入欲查詢的廠商編號
統計經辦區間 輸入欲查詢的經辦人員編號
報表種類 可自行選擇共有明細表簡要表及應收總表三種報表
是否含前期未
付款之明細
若所查詢的日期區間之前仍有尚未付清的款項則可在此欄位中打ˇ就
可顯示前期未付款之明細
相關項目廠商基本資料產品基本資料員工基本資料進貨作業進貨退回作業進退
貨資料統計
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票據
應(付)支票
意義可沖銷應付帳款中所有由支票給付的記錄節省會計人員作帳以便查詢核對廠商的
帳款
進入本功能後出現所有應付票據資料視窗以票據到期天數作為循序排列條件
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
開票日期 系統預設使用當天日期若不是當天日期可自行輸入開票日期
支票類別 支票的種類此處為應付支票
支票號碼 開立支票上的號碼
支票金額 開立支票上的金額
來源單號 輸入這張支票是要沖銷哪一張【付款作業】中的進貨單號
廠商編號 可按 F10 或 鍵開啟快速查詢視窗選擇所需的廠商編號
廠商名稱 廠商編號選定後會自動帶出該廠商名稱
到期日期 開立支票上的到期日期
兌現日期 這張支票預計何時會兌現的( 因有時票據的交換需時 1~3 個工作天金額
才能真正入帳)
票據狀態 目前票據的狀態有未兌兌現退票作廢領取及其他共六種
開票銀行 選取開立的支票銀行 若尚未設定請至【其他編號設定】中的銀行基本資料設定
銀行名稱 開票銀行選定後會自動帶出該銀行名稱
其他備註 補充上述欄位所未提到的
未兌支票總額 系統會自動統計所有未兌現的支票張數及總額
其它說明
支票簽回單
點選《列印》即可列印支
票簽回單若要更改表單
字頭字尾請參照 按鍵說
明
相關項目進貨作業已
過期支票付款作業
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應(收)支票
意義可沖銷應收帳款中所有由支票收款的記錄以查核客戶的帳款
進入本功能後出現所有應收票據資料視窗以票據到期天數作為循序排列條件
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
收票日期 系統預設使用當天日期若不是當天日期可自行輸入收票日期
支票類別 支票的種類此處為應收支票
支票號碼 應收票據上的支票號碼
支票金額 應收支票上的金額
來源單號 輸入這張支票是要沖銷哪一張【收款作業】中的出貨單號
客戶編號 可按 F10 或 鍵開啟快速查詢視窗選擇所需的客戶編號
客戶名稱 客戶編號選定後會自動帶出該客戶名稱
到期日期 應收支票上的到期日期
兌現日期 這張支票預計何時會兌現的 (因有時票據的交換需時 1~3 個工作天金額才
能真正入帳)
票據狀態 目前票據的狀態有未兌兌現 託收轉讓退票票貼及其他共七種
開票銀行 應收票據上開立支票銀行的帳號
開票銀行 應收票據上開立支票銀行的名稱
託收銀行 選取開立的支票銀行 若尚未設定請至【其他編號設定】中的銀行基本資料
設定
託收銀行 開票銀行選定後會自動帶出該銀行名稱
其他備註 補充上述欄位尚未提到的
其他操作方式與應付支票作業相同
相關項目 出貨作業收款作業已過期支票
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已過期支票
意義所有已過期的支票皆會轉入此視窗方便會計人員查詢核對
過期支票瀏覽列出所有過期支票（應收應付）可依需求排列如名稱開票日期兌
現日期銀行hellip等（本功能為整合上述rdquo應付rdquordquo應收rdquo二項支票作業所產生的資料
對照表）
註此處只能做查詢的動作並不能做新增或修改的動作
相關項目 應付支票應收支票
應(收)票批次兌現
意義可一次將單張或多張應收票據轉兌現並將兌現的支票轉入已過期支票中
按鍵說明
欄位名稱 欄位說明
全選 將所列出的支票全部選擇為要兌現的狀態
全不選 將所列出的支票全部選擇為要非兌現的狀態
兌現轉入過期支票 將已選擇的支票轉成兌現狀態並將支票轉入過期支票中
相關項目應收支票銀行存提作業
應(付)票批次兌現
意義可一次將單張或多張應付票據轉兌現並將兌現的支票轉入過期支票中
操作方式請參照 應(收)票據批次兌現
相關項目應付支票銀行存提作業
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應收票齡分析表
意義此分析表是用來顯示已收未兌現的應收支票其帳齡分佈在各個設定期間的統計數據
圖片左邊的日期區間可依使用者的喜好去設定設定
好後只需按【設定為預設值】鍵則每次進入系統時
依此設定統計
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
開始客戶 可按 F10 開啟快速查詢視窗選擇欲查詢的開始客戶編號
結束客戶 可按 F10 開啟快速查詢視窗選擇欲查詢的結束客戶編號
報表標題 可選擇 1天數或 2日期二種為報表標題
結束到期日 系統會自動帶出當天日期若不是可自行輸入欲查詢的結束日期
相關項目應收支票
應付票齡分析表
意義此分析表是用來顯示開立給各個廠商的未兌現應付支票其票齡分佈在各個設定期間
的統計數據
操作方式請參照 應收票齡分析表
相關項目應付支票
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第六章 庫存管理
期初開帳程序
1進貨
第一次使用時本系統時將基本資料建立完成後首先利用【進貨作業】將所有產品均做首
次進貨並且將已付款的進貨單據沖銷
註亦可利用庫存調整單將所有產品數量及成本鍵入或者利用盤點作業進行盤點後將盤點
量轉入現有量必須要注意的是若您選擇使用盤點轉入的方式系統將無法自動抓取產品成
本
2由產品基本資料中作期初開帳
至產品基本資料中按(Alt+F 鍵)將可以產生庫存的
期初開帳資料
按《確定》後將自動轉入期初
庫存日消耗異動表
意義驗證庫存量的正確性且可以將驗證後的正確量寫入現有量
(1) 當日消耗表列出查詢日期當天的庫存數量
變動情況用來驗證庫存量的正確性
(2) 逐日銷耗表列出前一次結轉日至查詢日期
當天的庫存數量變動情形用來驗證庫存量
的正確性另可將計算後的實際現有量寫入
帳面量(產品基本資料中的現有量)
軟體使用教學手冊
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庫存月消耗異動表
報表意義列出查詢當月份的庫存數量變動情形用來驗證庫存量的正確性另可將計算
後的實際現有量寫入帳面量(產品基本資料中的現有量)並作轉入產生下月期
初量
使用時機每月底結束營業後或每月初開始營業前
操作方式
1)檢視庫存月銷耗表上的異動資料及現有量是否均正確當計算後存量與目前帳面存
量不符時會以黃色警示
2)確認無誤後按下 出現如下視窗再次確認
注意產品基本資料中的現有量將會被庫存月銷
耗 表 中 的 現 有 量 取 代因 此 請 謹 慎 使 用 結 轉 功 能
C)若產品進出異動量不正確請利用庫存調整單
做調整後重新執行步驟 A)~ B)
後記
庫存量又有問題了 怎麼都跟架上物品不符 相信大多數人都有這樣的心聲
很多使用者的觀念上總是認為庫存只要交給電腦來管理庫存量一定準確殊不知電腦軟體
有可能發生不可預期的結果(程式暇疵或使用中突然的斷電當機)或是產品管理不當導致失
竊或是破損或是產品擺設到不正確的位置都有可能使得電腦中的庫存量異常所以在庫存管
理中盤點變成了一項非常重要的工作
軟體使用教學手冊
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庫存調整單
意義當帳上的庫存量與實際庫存盤點的結果不符時即可利用此功能來調整帳上的庫存量
及成本
在〈C進出貨〉選擇【C
庫存調整單】如圖可
按《新增》《修改》
《查詢》或《刪除》鈕
更動關於調整庫存的相
關資料
按《瀏覽》進入庫存調整
單據瀏覽
操作方法
庫存調整單中的「數量」欄位應輸入實際庫存量與帳面現有量的差異量
作庫存調整時若目前某產品在系統中的現有量為 10 個但實際上賣場中只剩 8個則在
數量的欄位中輸入-2即可將系統中的現有量調整為 8個
若使用者無進貨作業的動作卻想要統計出產品的銷售成本及利潤可直接在此處輸入產
品的成本或覺得目前系統中的平均成本不正確亦可自行修改
註盤點作業中若有盤差或盤盈時會自動產生一張盤點調整單
其他操作方式請參考基本操作方法
相關項目產品基本資料盤點作業
軟體使用教學手冊
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盤點作業
意義盤點各倉的庫存量以便管理可避免庫存太多或不足節省公司無謂的支出
有關庫存量的準確性一直為各行各業及門市經營管理者所困擾即使使用電腦軟體一樣產生
庫存量不準確的情事皆因方法錯誤或關念的偏差導致
在庫存做盤點前有些前置工作若準備充足則可收事半功倍之致
A盤點的前置工作
1 貨架上物品的擺設是否整齊乾淨
2 貨架的分類是否明確並且標示清楚
3 待進貨瑕疵物品異常品是否與陳列區清楚區分
4 人員的物品熟悉度及教育訓練是否充足
B盤點實施要點
1 全面盤點(期初期末盤點)或循環盤點
2 盤點的開始時間及預計結束時點
3 人員編組及人力分派
4 列印盤點單(可利用盤點機)
5 盤點機轉入或人工鍵入盤點數量
6 列印盤點報告單(盤盈盤損表)
C檢討此次盤點作業及問題研究
在【F系統支援】選擇【盤點作業】的選項會出現最近一張單據
操作方法
1由盤點機盤點
新增一張盤點單將盤點量輸
入盤點機再按
鍵直接將盤
點機中的資料傳送到系統
中按下 鍵即
可完成盤點作業
軟體使用教學手冊
56
2由人工手動盤點
A)新增一張盤點單按《A盤點產品轉入》鍵選擇欲盤點的產品編號可依全部產品廠
商產品類別儲放位置產品編號及庫存數量共六種選擇方式選擇所需的產品或者用
《新增明細》的方式輸入要盤點的品項接著按下《F3存檔》
B)按下《F7列印》報表選擇為「盤點單」列印出盤點單由人工盤點並將盤點量寫在盤點
單上
C)進入盤點作業點選《修改》將盤點量輸入系統中按下《存檔》後再按《轉入現有量》
鍵即可完成盤點作業
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
盤點日期 系統預設使用當天日期若不是當天日期可自行輸入盤點日期及時間
盤點單號 通常輸入完盤點日期後按【Enter】鍵後系統會直接帶出盤點單號預設
盤點人員 輸入該筆資料的盤點人員
盤點備註 補充欄位中所不足的資料
盤點倉號 選擇欲盤點的倉號 (多倉版)
《 Alt+A 》盤點產品轉入
按 可針對特定部份產品或廠商選取所需
的盤點商品
1先選擇轉入依據
2輸入起始編號及結束編號
3按下《Y確定》便可將符合條件的產品加入到盤點單中
《 Alt+B 》盤點機輸入
按 可先由盤點機盤點再直接
將盤點機中的資料傳輸到系統中可節省再輸入一
遍的時間
轉入現有量
當盤點完後且已經將盤點數量輸入至系統中後此時可按 鍵將盤點量轉入現有量
且同時在【庫存調整單】產生一張盤盈盤虧單即可完成盤點作業
相關項目產品基本資料員工基本資料庫存調整單
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第七章 系統支援
密碼設定
意義本設定首重資料保全功能系統依使用者名稱及密碼選擇性的開放系統功能可確
保資料的隱密性預防一些重要資料外流而設定通行密碼可依特定人員使用密碼才能執
行
進入時需輸入您的使用者密碼才有權限進入密碼設定中去新
增或是修改此設計目的在於防止管理者離開時他人趁機擅自
修改帳號權限
新增 增加完使用者名稱及密
碼後再設定使用功能明細（打
ˇ者為開放本項功能）
成本顯示若沒有打ˇ則該使
用者進入後台時基本資料的產
品欄位成本相關欄位則不顯示
備份作業
意義將所有資料另存一份應注意不要備份在同一部硬碟（以免硬碟實體損壞）同時為
保障資料安全應自訂備份期間如每週三六各一次
選定備份的目錄位置按下《開始備份》
鍵後即可完成備份作業
建議您在備份的檔案名稱 Data 後再加上
備份日期以避免備份資料太多產生混淆
註選擇備份路徑時需注意資料夾的名稱
應避免為空白或包含特殊符號如
gtlt$hellip等
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資料重整
意義當系統在操作途中因發生停電不正常關機或硬體發生故障而故造成系統資料中異常
現象導致資料毀損可利用本功能做一資料維護
注意執行資料重整時務必讓其他工
作站或前後台離線
編碼更改
意義因本系統中所有基本資料的編號只要存檔後就不能做修改的動作故在此設立一
個修改編號的程式
註因為基本資料中的編號會跟進銷貨產生連動關係為保持舊有歷史資料的正確性所以
更改編號時須在此更改以保持資料的完整若您要修改基本資料時請先到【2備份作業】
做資料備份的動作避免系統在編修的過程中發生停電或不明原因當機而造成資料流失
操作方法
1選擇欲修改的編號之資料
庫有客戶廠商產品員
工及產品類別資料檔共 5種供
選擇
2用滑鼠或按 F10 在原編號的
欄位上選擇欲更改的編號
3直接在新編號的欄位上輸入
新的編號
4按下《確定更改》鍵即可
完成編號更改的動作
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系統顏色修改
意義覺得系統中預設的顏色不喜歡嗎想自創風格時可利用本功能修改畫面使用者可依
個人喜好修改使用的畫面其中必須注意的是修改畫面確定後按 Y 儲存設定 要先
離開本系統再重新進入本系統才能生效
若欲更換背景圖片圖
片格式可
為jpggifbmphellip
等檔案格式
改亂了可按系統預設
值變回原來樣式
行事曆管理
意義經常忘東忘西的寫在紙條上麻煩又不容易找利用本功能吧啟動系統時會提醒哦
操作方法
1 點選《新增》後輸
入事件日期時
間對象地點
事由事項的欄位
可註記細節事項
2 勾選事件提醒方
式若沒勾選便不
會出現提醒的訊
息
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名片簿管理
意義可將重要的電話或經常聯絡朋友記錄在此容易找尋又不會丟可分類還有多項
詳細資料欄位可供利用
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
名片分類 可點選 開啟客戶分類的快選視窗
電子信箱 若有輸入 E-Mail 帳號則按下 可直接連結至 Outlook 發送信件
其他備註 補充欄位中不足的說明或做為某些特殊資料註記
選擇發送簡訊功能時可自動帶入行動電話號碼
操作方法請參照 基本操作方法
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產品停用啟用處理
意義將產品基本資料中已經停產或停售長時間不使用的產品資料作停用處理可加快搜
尋的速度也增加盤點補貨等工作的效率若日後進貨時新進產品的條碼與停用產品
條碼相同時系統會出現警告訊息可直接將產品恢復續用
操作方法
1 產品停用
A)將欲停用的產品打勾勾選的品項會列在右上方的挑選清單列中確認後點選《停用》
停用的產品會列在下方的〈停售或停用之品項〉中
B)直接在產品基本資料中刪除的品項也會自動被系統列到停用產品中喔~
2 產品啟用
在欲恢復續用的產品上按一下滑鼠右鍵選擇《Y產品續用恢復》確認後該筆資料會
回復到產品基本資料中恢復續用的產品庫存量售價成本等均會歸零若要查看過去
的歷史進貨紀錄及銷貨分析請利用〈歷價〉及〈分析〉的功能
相關項目產品基本資料
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產品成本重算
意義若於系統使用時發生停電或當機或硬體故障情形而造成平均成本有異常之情形可
利用此作業將平均成本重算
可選擇年或指定月份計算確
定無誤時可利用寫入功能將
目前平均成本更新
若平均成本重算後有發生的情形則執行《W將計算之平均成本寫入》後必須利用 資
料偵錯 功能將異常的產品資料修復接著再到產品基本資料中利用〈歷價〉重新寫入成本
相關項目產品基本資料資料偵錯
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資料偵錯
意義藉由資料偵錯系統來偵測錯誤的資料再加以修復是屬於軟體異常控管的一項重要功
能有如 Windows 中的磁碟偵錯功能
操作方法
選擇客戶資料檢測編號是否重 覆及累積點數預收金額數值溢位等異常檢測
選擇銷貨資料檢測編號是否重覆及小計金額銷貨成本數值溢位等異常檢測且可將銷
貨成本以目前平均成本置換但此項功能需在已驗證過產品資料且無異常的情況下才能進
行
選擇廠商資料檢測編號是否重 覆及異常資料偵錯
選擇產品資料檢測編號是否重 覆及最近進價平均成本及售價數值溢位等異常檢測
選擇進貨資料檢測編號是否重覆及異常資料偵錯
選擇訂貨資料則會重新計算產品檔中的被訂購量
選擇倉庫資料重新分析產品檔及倉庫檔中的庫存關聯結構並自動將錯誤修復
以上各個資料檔檢測後若有異常情形出現只需按《自動修復錯誤》鍵即可完成資料偵錯
修復的動作
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用戶使用記錄
意義可記錄各用戶進入系統的日期及時間及使用哪個功能表做哪些動作避免在多人
使用狀況下無法查到資料修改或刪除是由何人做的
流量統計
依據系統登入用戶別統計各動作的操作次數
在桌面上建立捷徑
意義當桌面上安裝的捷徑不小心刪除或在一開始安裝軟體時沒有建立捷徑皆可利用此功
能輕鬆在桌面上重新建立捷徑再也不用擔心找不到執行路徑
操作方式
1輸入前台工作站號若是單機版則不需輸入
2直接點選《1建立後台管理捷徑》或《2建
立 POS 前台捷徑》就會在桌面上自動建立捷徑
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備份還原
意義當您發現銷售前台進入後出現錯誤代碼或存檔後交易紀錄無法存入時代表銷售資料
庫已經遭受毀損備份還原能夠幫助您將資料還原到您最後一次做備份的狀態
1 請先將執行資料備份並記下您的備份目錄位置操作方式請參照 備份作業
2 請放入安裝光碟重新安裝或至我們的網站 wwwhiposcomtw 下載試用版本（切記版
本必須相同）
註請確定所有工作站或前台均已離線且無其他軟體正在執行
無需移除原本的軟體直接執行安裝即可
3 請至[開始][程式集][叡鴻 Hipos 軟體系列]點選[備份還原]或至電腦中的 csalewin 中
點選 備份還原exe 如圖所示選取您的備份目錄位置後點選《S開始還原》即可
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第八章 附件 其他技術支援
報表格式修改
利用 HiPOS 軟體中的報表系統工具可以自行修改報表的格式
系統工具的開啟方式
1《開始》rarr《程式集》rarr《叡鴻 HiPOS 軟體系列》rarr《報表系統工具》
2到電腦 csalewin 資料夾中將〈系統工具exe〉點滑鼠左鍵兩下開啟
自訂列印紙張大小
開啟系統工具後選擇要修改列印格式的報表後將紙張規格分別填入高度寬度上邊界
左邊界即可
例如原本是 A4(290210mm)格式要改
成列印中一刀格式直接修改高度
140寬度 210 就可以囉~
修改報表內容
1開啟系統工具後先選擇要修改的報表再按《修改報表》
2若要修改報表內容的位置以滑鼠圈選要移動的範圍後以larruarrdarrrarr移動或直接以滑鼠拖
曳至您預定的位置即可
3若要修改或增加文
字則先點選 報表控
制項工具列 上的
一下接著點一下要
修改的文字或要新增
文字的位置即可編
輯文字
4修改完成後點選
左上角的《檔案》rarr
《儲存》
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自訂瀏覽視窗表格樣式
意義因為使用者的螢幕大小及解析度設定的不同在瀏覽視窗中難免發生表格橫向欄位太
大或太小導致於查看資料時的不方便HiPOS 提供了自訂表格樣式的功能讓使用者調整好
欄位後可以存檔方便日後查看
操作方法
1將滑鼠移動到要調整的欄位框上會出現 符號以滑
鼠拖曳即可調整欄位大小
2調整好後如圖在內容的任一位置上按一下滑鼠右鍵選擇《儲存表格樣式》若是儲
存後不滿意可以選擇《恢復預設值》
滑鼠右鍵功能選單
意義建立資料時若已經有其他檔案格式的資料存在方便
複製貼到 HiPOS 軟體中
在 HiPOS 軟體中當欄位為可編修狀態下時可以按一下滑鼠
右鍵便能呼叫功能選單(複製貼上剪下)
看完了使用手冊仍然無法解決您的問題嗎本公司提供了多元的諮詢管道
本公司網站技術支援httpwwwhiposcomtw 文件知識庫
電話諮詢07-7030898
傳真專線07-7032066
E ndash Mail Servicehiposcomtw
公司地址高雄縣鳳山市 830 埤北路 81 號
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庫存管理
基本庫存管理功能操作說明
標準作業流程
產品現有數量
產品基本資料中的現有數量欄位系統會自動依照進貨及銷貨統計並隨時更新產品現有量
因此為了保持現有量的正確性及產品成本的準確度請勿直接從產品基本資料的現有數量欄
位修改現有量
進貨作業
進貨時確實輸入正確的進貨量要留意進貨單位是否正確進貨及進貨退回時產品的庫存
量都會自動增減
庫存調整單(HiPOS-Light 版無此功能)
（一）使用時機
1 某產品的數量因毀損失竊hellip等非進貨及銷售而短缺或增加導致需要調整產品的現
有量時
2 由盤點作業中執行盤點量轉入現有量時若有差異量系統會自動產生一張庫存調整
單
（二）操作方式
1 進入【C進出貨】 rarr 【庫存調整單】
2 點選 【新增】rarr輸入日期單號經辦人員備註
3 點選 【新增明細】 rarr輸入【產品代號】
4 輸入【數量】是指實際數量與產品現有量的差異量例如 A產品實際量為 10 個產品
基本資料中的現有量為 8個兩者的差異量為 10－8＝+2數量的欄位輸入 2若 B產
品的實際數量為 15 個產品基本資料中的現有量為 20 個則差異量為 15－20＝-5
數量的欄位便輸入-5
5 點選【存檔】後產品現有量便會隨著調整
（三）附註
HiPOS-Light 版若平時發現產品數量有錯誤請直接利用【盤點作業】的轉入現有量功
能來調整產品的現有量
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庫存日消耗表
（一）當日消耗表列出查詢日期當天的庫存數量變動情況用來驗證庫存量的正確性
（二）逐日消耗表列出前一次結轉日至查詢日期當天的庫存數量變動情形用來驗證庫存
量的正確性另可將計算後的存量寫入帳面量(產品基本資料中的現有量)
（三）使用時機每日營業結束利用庫存逐日銷耗表檢驗庫存正確性
庫存月消耗表
（一）報表意義列出查詢當月份的庫存數量變動情形用來驗證庫存量的正確性另可將
計算後的實際現有量寫入帳面量(產品基本資料中的現有量)並轉入產生下月期初量
（二）使用時機每月底結束營業後或每月初開始營業前
（三）操作方式
1 檢視庫存月消耗表上的異動資料及現有量是否均正確當計算後存量與目前帳面存量
不符時會以黃色警示
2 確認無誤後按下 出現如下視窗再次確認
盤點作業
（一）盤點前置作業
1 貨架上物品的擺設是否整齊乾淨
2 貨架的分類是否明確並且標示清楚
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3 待進貨瑕疵物品異常品是否與陳列區清楚區分
4 人員的物品熟悉度及教育訓練是否充足
（二）操作方式
1 進入【F系統支援】rarr【盤點作業】rarr【新增】rarr輸入日期單號盤點人員備註
2 在【產品代號】輸入要盤點的產品rarr【存檔】rarr【列印】選擇【盤點單】
3 進行人工盤點工作
4 進入【盤點作業】rarr【修改】rarr在【盤點數量】輸入實際盤點數量rarr【存檔】
5 選擇【轉入現有量】即可將盤點量轉入到產品基本資料中的現有量
（三）操作秘訣
2 利用【新增明細】可一項項將要盤點的產品輸入
3 利用【盤點產品轉入】可以選擇一次將所有產品輸入或者依照廠商別產品類別儲
放位置產品編號輸入
4 務必確實將盤點量輸入盤點單的「盤點數量」欄位中盤點數量請勿輸入負數
（四）盤點要點
1 全面盤點及循環盤點除了期初或期末的全面盤點之外應固定每隔一段時間做循環
盤點循環盤點可以依照產品類別儲放位置或者產品編號等等例如固定每個月作
一次循環盤點第一個月盤點第一排貨架的商品第二個月盤點第二排貨架的商品
2 盤點時效盤點開始到盤點結束的時間盡量不要超過預定時程為了防止盤點錯誤應
避免盤點期間同時進貨銷售盤點完畢應即時將盤點量轉入現有量
3 盤點差異量軟體系統中的現有量欄位嚴格來說是帳面上的產品數量而盤點量則是
實際庫存的數量軟體操作過程有疏失產品瑕疵失竊及盤點錯誤等許多因素均
可能導致帳面上的數量與實際庫存不符的情況因此有盤差是可以被接受的但若差
異量太大時管理者便應觀察是哪個環節出了問題
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上線一段時間後初次執行盤點作業或庫存日月銷耗表
說明
1過去進貨或庫存有異時均直接修改產品現有量
2使用一段時間後才執行庫存月銷耗表結轉
3更新版本或重新安裝執行資料備份還原或者它系統資料轉檔匯入
上述情況可能會發現期初量都是 0以致計算後存量與帳面存量產生極大的誤差
作業流程
期初開帳作業
（一）使用時機
1 初次使用者
2 已經上線一段時間的使用者
3 更版或重新安裝系統後執行備份還原的使用者
4 產品現有量正確而庫存日月銷耗表中的現有量完全不對者
（二）操作方式
1 進入【A基本資料】rarr【產品基本資料】確認產品現有量均為正確的數量
2 按【Alt+F】開啟庫存量期初開帳作業視窗rarr選擇「轉入期初月份」rarr【確定】
3 此一動作可以根據產品基本資料中的現有量去重新計算出庫存日月銷號表中的現有
量並且反算出期初量
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常見 QampA
產品基本資料中的現有數量與實際庫存量不符合
1 僅有少數幾項產品的庫存量不符時可利用「庫存調整單」做調整
2 多項產品的庫存量不符時利用「盤點作業」並將盤點量「轉入現有量」
3 每日營業結束時可利用「庫存逐日消耗表」核對產品庫存量並將正確量寫入現有量
4 檢視產品-進出異動表可查明是否有單據數量錯誤
產品現有量不會隨銷售或進貨變動
1 執行資料重整
2 檢查前台 Alt+F5 銷售記錄是否正常若銷售存檔後無銷售紀錄或者銷售明細僅有時間及
金額代表資料庫已經損壞
3 檢查銷售及進貨時的產品編號是否一致
4 檢查產品基本資料中產品是否有重複建檔換言之相同的產品名稱是否有兩個不同的
產品編號
庫存日月消耗表中的期初量為零導致統計後的現有量錯誤
1 發生原因沒有將上月底的庫存作結轉寫入本月期初
進入【庫存月消耗表】rarr列印年月輸入上個月份rarr執行結轉
2 發生原因Ⅰ曾經從產品基本資料中的現有量欄位直接修改數量
Ⅱ更版或備份還原後沒有執行期初開帳的動作
進入產品基本資料執行【Alt+F 期初開帳作業】
3 當月底營業結束時請檢視庫存月消耗表核對庫存量並執行結轉的動作將正確量寫入現
有量及寫入次月期初量
庫存日月消耗表中的調入量與實際調整的數量不符合
1 發生原因盤點作業轉入現有量時重複執行轉入現有量的動作
2 進入【庫存調整單】rarr點選【瀏覽】尋找備註中盤點轉入單號重複的資料
3 刪除重複的調整單即可
利用盤點量轉入現有量卻發現某些產品仍然與實際庫存量不符合
1 發生原因 盤點數量錯誤
盤點作業中盤點數量輸入錯誤
營業時間進行盤點工作盤點後到轉入現有量的過程中產品銷售出去而未作
調整
2 利用「庫存調整單」調整現有量
3 HIPOS-Light 版利用「盤點轉入現有量」作調整
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已經將盤點量轉入現有量之後發現盤點時數量點錯
1 利用「庫存調整單」調整現有量
2 HIPOS-Light 版利用「盤點轉入現有量」作調整
連續數月都有做庫存月消耗結轉但庫存月消耗中某些產品的現有量卻總是有誤差
1 發生原因每個月結轉的時間點有誤
2 進入【庫存月消耗表】rarr列印年月輸入本月份rarr列印出該張報表或記下該報表的ldquo期初
量rdquo
3 重新進入【庫存月消耗表】rarr列印年月輸入上一個月份
4 比較本月份的ldquo期初量rdquo及上個月份的ldquo現有量rdquo是否相同若上個月份的現有量比本月
份的期初量少代表上一個月結轉之後仍有作銷售或調整
例如430 下午 200 做結轉將正確量寫入下月期初（產生 5月份的期初量）但是 430
下午 300 又陸續作了銷售或調整庫存量
5 做法
盤點機盤點時架上無庫存的 產 品 會 漏 盤
新增盤點單時選擇【盤點產品轉入】將全部產品轉入並將【盤點數量】全部修改為 0
將盤點機中的資料轉入該盤點單存檔後將盤點量轉入現有量
4 月
5 月份
軟體使用教學手冊
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選購模組功能簡介
簡訊 SMS 發送模組
SMS 簡訊發送功能透過網際網路直接由 HiPOS 軟體系列中發送簡訊至客戶的行動電話能夠達
到迅速確實即時傳遞訊息及行銷的效益
HiPOS 門市及進銷存 v6 以後都可使用免申請儲值後馬上開通
功能特色
1 低廉的發送費用
一般使用手機發送簡訊每通大約 $25~ 35 之間使用 HiPOS SMS 每通只要 11~13 之
間足足省了 50
2 搭配 HiPOS 軟體分析有效客戶發送
利用 HiPOS 的各項統計如累積點數已購商品累積消費金額生日等等的各項數
據做有效的簡訊廣告行銷並且會自動過濾重覆的電話及統計發送的通數
應用 1 生日到時發送祝賀簡訊並告知來電優惠方案
應用 2 廠商新商品推出時可過濾已購買同類商品的客戶清單做簡訊廣告發送hellip更多應用
等你來發掘
3 大量簡訊發送
除了對單一客戶發送簡訊外大量發送簡訊的功能可同時對多個客戶行動電話號碼發送簡
訊
4 簡訊發送時效性佳
簡訊發送後正常情況下約 3~10 秒鐘就可即時將簡訊傳送到客戶手機重要訊息不怕客戶
收 不 到 若 因 故 對 方 無 法 接 收 將 會 自 動 重 發 直 至 發 送 成 功 或 滿 24 小時止
5 常用訊息片語編輯
「常用訊息」功能可以編輯儲存常用的簡訊內容可以加快編寫簡訊的速度
6 預約發送
可自定要發送的時間時間到才發送簡訊更有效率的廣告效益
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單一簡訊發送
在會員基本資料廠商基本資料員工基本資料中
按下 即可發送簡訊
大量簡訊發送
﹝統計報表﹞rarr﹝C會員郵寄標籤大量簡訊﹞依照
條件選擇要發送簡訊的對象後點選《S發送簡訊》
即可將簡訊發送到所選擇的對象
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欄位說明
欄位名稱 欄位說明
安全餘額 此銀行帳戶的安全餘額此欄與〈銀行基本資料設定〉有相關聯
現在餘額 目前此銀行帳戶中的實際餘額
存提日期 系統預設為當天的日期及時間 若不是可另行輸入
存提單號 通常輸入完存提日期後按【Enter】鍵後系統會直接帶出存提單號預設採
用存提日期+流水號
金額 輸入存提的金額
存提類別 選擇存提的類別有存款支票存款提款及支票付款四種
支票號碼 輸入存提的支票號碼若不是由支票存提則此欄位不需輸入
餘額 建立此存提單時銀行帳戶中所剩餘的可用餘額
其他備註 補充上述欄位中所不足的資料
註在應收(付)支票中所有由此帳戶所開出兌現後的支票金額皆會自動轉入此處
其他操作說明請參照 基本功能指引
重新計算帳戶餘額
若有新增或修改存提單時按下 即可更新該銀行帳戶的現在餘額更便利於隨
時掌握各銀行帳戶中的可動用金額
相關項目 其他編號設定應付支票應收支票
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（收）款作業
意義此功能是用來記錄收款作業的日期客戶收款明細及沖帳金額以備日後查核
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
收款日期 系統預設使用當天日期若不是當天日期可自行輸入收款日期
收款單號 通常輸入完收款日期後按【Enter】鍵後系統會直接帶出收款單號預設採
用收款日期+流水號
登錄人員 輸入該筆資料的登錄人員
客戶編號 可按 F10 開啟快速查詢視窗選擇所需的客戶編號
帳款日期 輸入欲查詢的帳款日期區間
應收總額 該家廠商在查詢的帳款日期區間中應收帳款總金額
現金金額 輸入收款的現金金額若此筆帳款不是由現金收入則此欄位不需輸入
票據金額 輸入收款支票的金額若此筆帳款不是由支票收入則此欄位不需輸入
其他折讓 輸入折讓的金額
取用預收 取用預收餘額中的金額來沖銷必須在預收餘額欄位中有金額才能做此功
能
累入預收 可預先收一筆帳款分多次沖銷預收的金額則輸入在此處
預收餘額 預收金額中尚可沖帳的餘額
沖帳合計 可用滑鼠勾選欲沖銷的單據號碼系統會自動將總金額統計出來若此次收
款金額與欲沖帳合計金額不符則存檔時系統會出現警示
備註 補充上述欄位中所不足的資料
相關項目出貨作業客戶基本資料出貨退回作業應收支票
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應（付）帳齡分析表
意義此分析表是用來顯示尚未付清給各個廠商的應付帳款其帳齡分佈在各個設定期間的
統計數據
圖片左邊的日期區間可依使用者的統計習慣去設定設
定好後只需按【設定為預設值】鍵則每次進入系統時
依此設定統計
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
開始廠商 可按 F10 開啟快速查詢視窗選擇欲查詢的開始廠商編號
結束廠商 可按 F10 開啟快速查詢視窗選擇欲查詢的結束廠商編號
帳齡種類 可選擇 1帳款日期或 2銷貨日期二種
報表標題 可選擇 3天數或 4日期二種為報表標題
結束日期 系統會自動帶出當天日期若不是可自行輸入欲查詢的結束日期
相關項目廠商基本資料進貨作業進貨退回作業進退貨資料統計表付款作業
應（收）帳齡分析表
意義此分析表是用來顯示各個客戶尚未付清的應收帳款其帳齡分佈在各個設定期間的統
計數據
操作方式請參照 應（付）帳齡分析表
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
開始客戶 可按 F10 開啟快速查詢視窗選擇欲查詢的開始客戶編號
結束客戶 可按 F10 開啟快速查詢視窗選擇欲查詢的結束客戶編號
帳齡種類 可選擇 1帳款日期或 2銷貨日期二種
報表標題 可選擇 3天數或 4日期二種為報表標題
結束日期 系統會自動帶出當天日期若不是可自行輸入欲查詢的結束日期
相關項目客戶基本資料出貨作業出貨退回作業出退貨資料統計表收款作業
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應收帳款
意義用來顯示某段時間內應收帳款的彙總資料報表
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
帳款種類 可選擇依 1客戶別或 2業務別做為應收帳款報表的依據
帳款日期區間 輸入欲查詢的起迄日期
統計客戶區間 可按 F10 開啟快速查詢視窗輸入欲查詢的客戶編號
統計業務區間 輸入欲查詢的業務編號
報表種類 可自行選擇共有明細表簡要表及應收總表三種報表
是否含前期未
收款之明細
若所查詢的日期區間之前仍有尚未收取的款項則可在此欄位中打ˇ就
可顯示前期未收款之明細
相關項目客戶基本資料產品基本資料員工基本資料出貨作業出貨退回作業出退
貨資料統計表
應付帳款
意義用來顯示某段時間內應付帳款的彙總資料報表
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
帳款種類 可選擇依 1廠商別或 2經辦人員別做為應付帳款報表的依據
帳款日期區間 輸入欲查詢的起迄日期
統計廠商區間 可按 F10 開啟快速查詢視窗輸入欲查詢的廠商編號
統計經辦區間 輸入欲查詢的經辦人員編號
報表種類 可自行選擇共有明細表簡要表及應收總表三種報表
是否含前期未
付款之明細
若所查詢的日期區間之前仍有尚未付清的款項則可在此欄位中打ˇ就
可顯示前期未付款之明細
相關項目廠商基本資料產品基本資料員工基本資料進貨作業進貨退回作業進退
貨資料統計
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票據
應(付)支票
意義可沖銷應付帳款中所有由支票給付的記錄節省會計人員作帳以便查詢核對廠商的
帳款
進入本功能後出現所有應付票據資料視窗以票據到期天數作為循序排列條件
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
開票日期 系統預設使用當天日期若不是當天日期可自行輸入開票日期
支票類別 支票的種類此處為應付支票
支票號碼 開立支票上的號碼
支票金額 開立支票上的金額
來源單號 輸入這張支票是要沖銷哪一張【付款作業】中的進貨單號
廠商編號 可按 F10 或 鍵開啟快速查詢視窗選擇所需的廠商編號
廠商名稱 廠商編號選定後會自動帶出該廠商名稱
到期日期 開立支票上的到期日期
兌現日期 這張支票預計何時會兌現的( 因有時票據的交換需時 1~3 個工作天金額
才能真正入帳)
票據狀態 目前票據的狀態有未兌兌現退票作廢領取及其他共六種
開票銀行 選取開立的支票銀行 若尚未設定請至【其他編號設定】中的銀行基本資料設定
銀行名稱 開票銀行選定後會自動帶出該銀行名稱
其他備註 補充上述欄位所未提到的
未兌支票總額 系統會自動統計所有未兌現的支票張數及總額
其它說明
支票簽回單
點選《列印》即可列印支
票簽回單若要更改表單
字頭字尾請參照 按鍵說
明
相關項目進貨作業已
過期支票付款作業
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應(收)支票
意義可沖銷應收帳款中所有由支票收款的記錄以查核客戶的帳款
進入本功能後出現所有應收票據資料視窗以票據到期天數作為循序排列條件
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
收票日期 系統預設使用當天日期若不是當天日期可自行輸入收票日期
支票類別 支票的種類此處為應收支票
支票號碼 應收票據上的支票號碼
支票金額 應收支票上的金額
來源單號 輸入這張支票是要沖銷哪一張【收款作業】中的出貨單號
客戶編號 可按 F10 或 鍵開啟快速查詢視窗選擇所需的客戶編號
客戶名稱 客戶編號選定後會自動帶出該客戶名稱
到期日期 應收支票上的到期日期
兌現日期 這張支票預計何時會兌現的 (因有時票據的交換需時 1~3 個工作天金額才
能真正入帳)
票據狀態 目前票據的狀態有未兌兌現 託收轉讓退票票貼及其他共七種
開票銀行 應收票據上開立支票銀行的帳號
開票銀行 應收票據上開立支票銀行的名稱
託收銀行 選取開立的支票銀行 若尚未設定請至【其他編號設定】中的銀行基本資料
設定
託收銀行 開票銀行選定後會自動帶出該銀行名稱
其他備註 補充上述欄位尚未提到的
其他操作方式與應付支票作業相同
相關項目 出貨作業收款作業已過期支票
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已過期支票
意義所有已過期的支票皆會轉入此視窗方便會計人員查詢核對
過期支票瀏覽列出所有過期支票（應收應付）可依需求排列如名稱開票日期兌
現日期銀行hellip等（本功能為整合上述rdquo應付rdquordquo應收rdquo二項支票作業所產生的資料
對照表）
註此處只能做查詢的動作並不能做新增或修改的動作
相關項目 應付支票應收支票
應(收)票批次兌現
意義可一次將單張或多張應收票據轉兌現並將兌現的支票轉入已過期支票中
按鍵說明
欄位名稱 欄位說明
全選 將所列出的支票全部選擇為要兌現的狀態
全不選 將所列出的支票全部選擇為要非兌現的狀態
兌現轉入過期支票 將已選擇的支票轉成兌現狀態並將支票轉入過期支票中
相關項目應收支票銀行存提作業
應(付)票批次兌現
意義可一次將單張或多張應付票據轉兌現並將兌現的支票轉入過期支票中
操作方式請參照 應(收)票據批次兌現
相關項目應付支票銀行存提作業
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應收票齡分析表
意義此分析表是用來顯示已收未兌現的應收支票其帳齡分佈在各個設定期間的統計數據
圖片左邊的日期區間可依使用者的喜好去設定設定
好後只需按【設定為預設值】鍵則每次進入系統時
依此設定統計
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
開始客戶 可按 F10 開啟快速查詢視窗選擇欲查詢的開始客戶編號
結束客戶 可按 F10 開啟快速查詢視窗選擇欲查詢的結束客戶編號
報表標題 可選擇 1天數或 2日期二種為報表標題
結束到期日 系統會自動帶出當天日期若不是可自行輸入欲查詢的結束日期
相關項目應收支票
應付票齡分析表
意義此分析表是用來顯示開立給各個廠商的未兌現應付支票其票齡分佈在各個設定期間
的統計數據
操作方式請參照 應收票齡分析表
相關項目應付支票
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第六章 庫存管理
期初開帳程序
1進貨
第一次使用時本系統時將基本資料建立完成後首先利用【進貨作業】將所有產品均做首
次進貨並且將已付款的進貨單據沖銷
註亦可利用庫存調整單將所有產品數量及成本鍵入或者利用盤點作業進行盤點後將盤點
量轉入現有量必須要注意的是若您選擇使用盤點轉入的方式系統將無法自動抓取產品成
本
2由產品基本資料中作期初開帳
至產品基本資料中按(Alt+F 鍵)將可以產生庫存的
期初開帳資料
按《確定》後將自動轉入期初
庫存日消耗異動表
意義驗證庫存量的正確性且可以將驗證後的正確量寫入現有量
(1) 當日消耗表列出查詢日期當天的庫存數量
變動情況用來驗證庫存量的正確性
(2) 逐日銷耗表列出前一次結轉日至查詢日期
當天的庫存數量變動情形用來驗證庫存量
的正確性另可將計算後的實際現有量寫入
帳面量(產品基本資料中的現有量)
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庫存月消耗異動表
報表意義列出查詢當月份的庫存數量變動情形用來驗證庫存量的正確性另可將計算
後的實際現有量寫入帳面量(產品基本資料中的現有量)並作轉入產生下月期
初量
使用時機每月底結束營業後或每月初開始營業前
操作方式
1)檢視庫存月銷耗表上的異動資料及現有量是否均正確當計算後存量與目前帳面存
量不符時會以黃色警示
2)確認無誤後按下 出現如下視窗再次確認
注意產品基本資料中的現有量將會被庫存月銷
耗 表 中 的 現 有 量 取 代因 此 請 謹 慎 使 用 結 轉 功 能
C)若產品進出異動量不正確請利用庫存調整單
做調整後重新執行步驟 A)~ B)
後記
庫存量又有問題了 怎麼都跟架上物品不符 相信大多數人都有這樣的心聲
很多使用者的觀念上總是認為庫存只要交給電腦來管理庫存量一定準確殊不知電腦軟體
有可能發生不可預期的結果(程式暇疵或使用中突然的斷電當機)或是產品管理不當導致失
竊或是破損或是產品擺設到不正確的位置都有可能使得電腦中的庫存量異常所以在庫存管
理中盤點變成了一項非常重要的工作
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庫存調整單
意義當帳上的庫存量與實際庫存盤點的結果不符時即可利用此功能來調整帳上的庫存量
及成本
在〈C進出貨〉選擇【C
庫存調整單】如圖可
按《新增》《修改》
《查詢》或《刪除》鈕
更動關於調整庫存的相
關資料
按《瀏覽》進入庫存調整
單據瀏覽
操作方法
庫存調整單中的「數量」欄位應輸入實際庫存量與帳面現有量的差異量
作庫存調整時若目前某產品在系統中的現有量為 10 個但實際上賣場中只剩 8個則在
數量的欄位中輸入-2即可將系統中的現有量調整為 8個
若使用者無進貨作業的動作卻想要統計出產品的銷售成本及利潤可直接在此處輸入產
品的成本或覺得目前系統中的平均成本不正確亦可自行修改
註盤點作業中若有盤差或盤盈時會自動產生一張盤點調整單
其他操作方式請參考基本操作方法
相關項目產品基本資料盤點作業
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盤點作業
意義盤點各倉的庫存量以便管理可避免庫存太多或不足節省公司無謂的支出
有關庫存量的準確性一直為各行各業及門市經營管理者所困擾即使使用電腦軟體一樣產生
庫存量不準確的情事皆因方法錯誤或關念的偏差導致
在庫存做盤點前有些前置工作若準備充足則可收事半功倍之致
A盤點的前置工作
1 貨架上物品的擺設是否整齊乾淨
2 貨架的分類是否明確並且標示清楚
3 待進貨瑕疵物品異常品是否與陳列區清楚區分
4 人員的物品熟悉度及教育訓練是否充足
B盤點實施要點
1 全面盤點(期初期末盤點)或循環盤點
2 盤點的開始時間及預計結束時點
3 人員編組及人力分派
4 列印盤點單(可利用盤點機)
5 盤點機轉入或人工鍵入盤點數量
6 列印盤點報告單(盤盈盤損表)
C檢討此次盤點作業及問題研究
在【F系統支援】選擇【盤點作業】的選項會出現最近一張單據
操作方法
1由盤點機盤點
新增一張盤點單將盤點量輸
入盤點機再按
鍵直接將盤
點機中的資料傳送到系統
中按下 鍵即
可完成盤點作業
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2由人工手動盤點
A)新增一張盤點單按《A盤點產品轉入》鍵選擇欲盤點的產品編號可依全部產品廠
商產品類別儲放位置產品編號及庫存數量共六種選擇方式選擇所需的產品或者用
《新增明細》的方式輸入要盤點的品項接著按下《F3存檔》
B)按下《F7列印》報表選擇為「盤點單」列印出盤點單由人工盤點並將盤點量寫在盤點
單上
C)進入盤點作業點選《修改》將盤點量輸入系統中按下《存檔》後再按《轉入現有量》
鍵即可完成盤點作業
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
盤點日期 系統預設使用當天日期若不是當天日期可自行輸入盤點日期及時間
盤點單號 通常輸入完盤點日期後按【Enter】鍵後系統會直接帶出盤點單號預設
盤點人員 輸入該筆資料的盤點人員
盤點備註 補充欄位中所不足的資料
盤點倉號 選擇欲盤點的倉號 (多倉版)
《 Alt+A 》盤點產品轉入
按 可針對特定部份產品或廠商選取所需
的盤點商品
1先選擇轉入依據
2輸入起始編號及結束編號
3按下《Y確定》便可將符合條件的產品加入到盤點單中
《 Alt+B 》盤點機輸入
按 可先由盤點機盤點再直接
將盤點機中的資料傳輸到系統中可節省再輸入一
遍的時間
轉入現有量
當盤點完後且已經將盤點數量輸入至系統中後此時可按 鍵將盤點量轉入現有量
且同時在【庫存調整單】產生一張盤盈盤虧單即可完成盤點作業
相關項目產品基本資料員工基本資料庫存調整單
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第七章 系統支援
密碼設定
意義本設定首重資料保全功能系統依使用者名稱及密碼選擇性的開放系統功能可確
保資料的隱密性預防一些重要資料外流而設定通行密碼可依特定人員使用密碼才能執
行
進入時需輸入您的使用者密碼才有權限進入密碼設定中去新
增或是修改此設計目的在於防止管理者離開時他人趁機擅自
修改帳號權限
新增 增加完使用者名稱及密
碼後再設定使用功能明細（打
ˇ者為開放本項功能）
成本顯示若沒有打ˇ則該使
用者進入後台時基本資料的產
品欄位成本相關欄位則不顯示
備份作業
意義將所有資料另存一份應注意不要備份在同一部硬碟（以免硬碟實體損壞）同時為
保障資料安全應自訂備份期間如每週三六各一次
選定備份的目錄位置按下《開始備份》
鍵後即可完成備份作業
建議您在備份的檔案名稱 Data 後再加上
備份日期以避免備份資料太多產生混淆
註選擇備份路徑時需注意資料夾的名稱
應避免為空白或包含特殊符號如
gtlt$hellip等
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資料重整
意義當系統在操作途中因發生停電不正常關機或硬體發生故障而故造成系統資料中異常
現象導致資料毀損可利用本功能做一資料維護
注意執行資料重整時務必讓其他工
作站或前後台離線
編碼更改
意義因本系統中所有基本資料的編號只要存檔後就不能做修改的動作故在此設立一
個修改編號的程式
註因為基本資料中的編號會跟進銷貨產生連動關係為保持舊有歷史資料的正確性所以
更改編號時須在此更改以保持資料的完整若您要修改基本資料時請先到【2備份作業】
做資料備份的動作避免系統在編修的過程中發生停電或不明原因當機而造成資料流失
操作方法
1選擇欲修改的編號之資料
庫有客戶廠商產品員
工及產品類別資料檔共 5種供
選擇
2用滑鼠或按 F10 在原編號的
欄位上選擇欲更改的編號
3直接在新編號的欄位上輸入
新的編號
4按下《確定更改》鍵即可
完成編號更改的動作
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59
系統顏色修改
意義覺得系統中預設的顏色不喜歡嗎想自創風格時可利用本功能修改畫面使用者可依
個人喜好修改使用的畫面其中必須注意的是修改畫面確定後按 Y 儲存設定 要先
離開本系統再重新進入本系統才能生效
若欲更換背景圖片圖
片格式可
為jpggifbmphellip
等檔案格式
改亂了可按系統預設
值變回原來樣式
行事曆管理
意義經常忘東忘西的寫在紙條上麻煩又不容易找利用本功能吧啟動系統時會提醒哦
操作方法
1 點選《新增》後輸
入事件日期時
間對象地點
事由事項的欄位
可註記細節事項
2 勾選事件提醒方
式若沒勾選便不
會出現提醒的訊
息
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名片簿管理
意義可將重要的電話或經常聯絡朋友記錄在此容易找尋又不會丟可分類還有多項
詳細資料欄位可供利用
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
名片分類 可點選 開啟客戶分類的快選視窗
電子信箱 若有輸入 E-Mail 帳號則按下 可直接連結至 Outlook 發送信件
其他備註 補充欄位中不足的說明或做為某些特殊資料註記
選擇發送簡訊功能時可自動帶入行動電話號碼
操作方法請參照 基本操作方法
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產品停用啟用處理
意義將產品基本資料中已經停產或停售長時間不使用的產品資料作停用處理可加快搜
尋的速度也增加盤點補貨等工作的效率若日後進貨時新進產品的條碼與停用產品
條碼相同時系統會出現警告訊息可直接將產品恢復續用
操作方法
1 產品停用
A)將欲停用的產品打勾勾選的品項會列在右上方的挑選清單列中確認後點選《停用》
停用的產品會列在下方的〈停售或停用之品項〉中
B)直接在產品基本資料中刪除的品項也會自動被系統列到停用產品中喔~
2 產品啟用
在欲恢復續用的產品上按一下滑鼠右鍵選擇《Y產品續用恢復》確認後該筆資料會
回復到產品基本資料中恢復續用的產品庫存量售價成本等均會歸零若要查看過去
的歷史進貨紀錄及銷貨分析請利用〈歷價〉及〈分析〉的功能
相關項目產品基本資料
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產品成本重算
意義若於系統使用時發生停電或當機或硬體故障情形而造成平均成本有異常之情形可
利用此作業將平均成本重算
可選擇年或指定月份計算確
定無誤時可利用寫入功能將
目前平均成本更新
若平均成本重算後有發生的情形則執行《W將計算之平均成本寫入》後必須利用 資
料偵錯 功能將異常的產品資料修復接著再到產品基本資料中利用〈歷價〉重新寫入成本
相關項目產品基本資料資料偵錯
軟體使用教學手冊
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資料偵錯
意義藉由資料偵錯系統來偵測錯誤的資料再加以修復是屬於軟體異常控管的一項重要功
能有如 Windows 中的磁碟偵錯功能
操作方法
選擇客戶資料檢測編號是否重 覆及累積點數預收金額數值溢位等異常檢測
選擇銷貨資料檢測編號是否重覆及小計金額銷貨成本數值溢位等異常檢測且可將銷
貨成本以目前平均成本置換但此項功能需在已驗證過產品資料且無異常的情況下才能進
行
選擇廠商資料檢測編號是否重 覆及異常資料偵錯
選擇產品資料檢測編號是否重 覆及最近進價平均成本及售價數值溢位等異常檢測
選擇進貨資料檢測編號是否重覆及異常資料偵錯
選擇訂貨資料則會重新計算產品檔中的被訂購量
選擇倉庫資料重新分析產品檔及倉庫檔中的庫存關聯結構並自動將錯誤修復
以上各個資料檔檢測後若有異常情形出現只需按《自動修復錯誤》鍵即可完成資料偵錯
修復的動作
軟體使用教學手冊
64
用戶使用記錄
意義可記錄各用戶進入系統的日期及時間及使用哪個功能表做哪些動作避免在多人
使用狀況下無法查到資料修改或刪除是由何人做的
流量統計
依據系統登入用戶別統計各動作的操作次數
在桌面上建立捷徑
意義當桌面上安裝的捷徑不小心刪除或在一開始安裝軟體時沒有建立捷徑皆可利用此功
能輕鬆在桌面上重新建立捷徑再也不用擔心找不到執行路徑
操作方式
1輸入前台工作站號若是單機版則不需輸入
2直接點選《1建立後台管理捷徑》或《2建
立 POS 前台捷徑》就會在桌面上自動建立捷徑
軟體使用教學手冊
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備份還原
意義當您發現銷售前台進入後出現錯誤代碼或存檔後交易紀錄無法存入時代表銷售資料
庫已經遭受毀損備份還原能夠幫助您將資料還原到您最後一次做備份的狀態
1 請先將執行資料備份並記下您的備份目錄位置操作方式請參照 備份作業
2 請放入安裝光碟重新安裝或至我們的網站 wwwhiposcomtw 下載試用版本（切記版
本必須相同）
註請確定所有工作站或前台均已離線且無其他軟體正在執行
無需移除原本的軟體直接執行安裝即可
3 請至[開始][程式集][叡鴻 Hipos 軟體系列]點選[備份還原]或至電腦中的 csalewin 中
點選 備份還原exe 如圖所示選取您的備份目錄位置後點選《S開始還原》即可
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第八章 附件 其他技術支援
報表格式修改
利用 HiPOS 軟體中的報表系統工具可以自行修改報表的格式
系統工具的開啟方式
1《開始》rarr《程式集》rarr《叡鴻 HiPOS 軟體系列》rarr《報表系統工具》
2到電腦 csalewin 資料夾中將〈系統工具exe〉點滑鼠左鍵兩下開啟
自訂列印紙張大小
開啟系統工具後選擇要修改列印格式的報表後將紙張規格分別填入高度寬度上邊界
左邊界即可
例如原本是 A4(290210mm)格式要改
成列印中一刀格式直接修改高度
140寬度 210 就可以囉~
修改報表內容
1開啟系統工具後先選擇要修改的報表再按《修改報表》
2若要修改報表內容的位置以滑鼠圈選要移動的範圍後以larruarrdarrrarr移動或直接以滑鼠拖
曳至您預定的位置即可
3若要修改或增加文
字則先點選 報表控
制項工具列 上的
一下接著點一下要
修改的文字或要新增
文字的位置即可編
輯文字
4修改完成後點選
左上角的《檔案》rarr
《儲存》
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67
自訂瀏覽視窗表格樣式
意義因為使用者的螢幕大小及解析度設定的不同在瀏覽視窗中難免發生表格橫向欄位太
大或太小導致於查看資料時的不方便HiPOS 提供了自訂表格樣式的功能讓使用者調整好
欄位後可以存檔方便日後查看
操作方法
1將滑鼠移動到要調整的欄位框上會出現 符號以滑
鼠拖曳即可調整欄位大小
2調整好後如圖在內容的任一位置上按一下滑鼠右鍵選擇《儲存表格樣式》若是儲
存後不滿意可以選擇《恢復預設值》
滑鼠右鍵功能選單
意義建立資料時若已經有其他檔案格式的資料存在方便
複製貼到 HiPOS 軟體中
在 HiPOS 軟體中當欄位為可編修狀態下時可以按一下滑鼠
右鍵便能呼叫功能選單(複製貼上剪下)
看完了使用手冊仍然無法解決您的問題嗎本公司提供了多元的諮詢管道
本公司網站技術支援httpwwwhiposcomtw 文件知識庫
電話諮詢07-7030898
傳真專線07-7032066
E ndash Mail Servicehiposcomtw
公司地址高雄縣鳳山市 830 埤北路 81 號
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庫存管理
基本庫存管理功能操作說明
標準作業流程
產品現有數量
產品基本資料中的現有數量欄位系統會自動依照進貨及銷貨統計並隨時更新產品現有量
因此為了保持現有量的正確性及產品成本的準確度請勿直接從產品基本資料的現有數量欄
位修改現有量
進貨作業
進貨時確實輸入正確的進貨量要留意進貨單位是否正確進貨及進貨退回時產品的庫存
量都會自動增減
庫存調整單(HiPOS-Light 版無此功能)
（一）使用時機
1 某產品的數量因毀損失竊hellip等非進貨及銷售而短缺或增加導致需要調整產品的現
有量時
2 由盤點作業中執行盤點量轉入現有量時若有差異量系統會自動產生一張庫存調整
單
（二）操作方式
1 進入【C進出貨】 rarr 【庫存調整單】
2 點選 【新增】rarr輸入日期單號經辦人員備註
3 點選 【新增明細】 rarr輸入【產品代號】
4 輸入【數量】是指實際數量與產品現有量的差異量例如 A產品實際量為 10 個產品
基本資料中的現有量為 8個兩者的差異量為 10－8＝+2數量的欄位輸入 2若 B產
品的實際數量為 15 個產品基本資料中的現有量為 20 個則差異量為 15－20＝-5
數量的欄位便輸入-5
5 點選【存檔】後產品現有量便會隨著調整
（三）附註
HiPOS-Light 版若平時發現產品數量有錯誤請直接利用【盤點作業】的轉入現有量功
能來調整產品的現有量
軟體使用教學手冊
69
庫存日消耗表
（一）當日消耗表列出查詢日期當天的庫存數量變動情況用來驗證庫存量的正確性
（二）逐日消耗表列出前一次結轉日至查詢日期當天的庫存數量變動情形用來驗證庫存
量的正確性另可將計算後的存量寫入帳面量(產品基本資料中的現有量)
（三）使用時機每日營業結束利用庫存逐日銷耗表檢驗庫存正確性
庫存月消耗表
（一）報表意義列出查詢當月份的庫存數量變動情形用來驗證庫存量的正確性另可將
計算後的實際現有量寫入帳面量(產品基本資料中的現有量)並轉入產生下月期初量
（二）使用時機每月底結束營業後或每月初開始營業前
（三）操作方式
1 檢視庫存月消耗表上的異動資料及現有量是否均正確當計算後存量與目前帳面存量
不符時會以黃色警示
2 確認無誤後按下 出現如下視窗再次確認
盤點作業
（一）盤點前置作業
1 貨架上物品的擺設是否整齊乾淨
2 貨架的分類是否明確並且標示清楚
軟體使用教學手冊
70
3 待進貨瑕疵物品異常品是否與陳列區清楚區分
4 人員的物品熟悉度及教育訓練是否充足
（二）操作方式
1 進入【F系統支援】rarr【盤點作業】rarr【新增】rarr輸入日期單號盤點人員備註
2 在【產品代號】輸入要盤點的產品rarr【存檔】rarr【列印】選擇【盤點單】
3 進行人工盤點工作
4 進入【盤點作業】rarr【修改】rarr在【盤點數量】輸入實際盤點數量rarr【存檔】
5 選擇【轉入現有量】即可將盤點量轉入到產品基本資料中的現有量
（三）操作秘訣
2 利用【新增明細】可一項項將要盤點的產品輸入
3 利用【盤點產品轉入】可以選擇一次將所有產品輸入或者依照廠商別產品類別儲
放位置產品編號輸入
4 務必確實將盤點量輸入盤點單的「盤點數量」欄位中盤點數量請勿輸入負數
（四）盤點要點
1 全面盤點及循環盤點除了期初或期末的全面盤點之外應固定每隔一段時間做循環
盤點循環盤點可以依照產品類別儲放位置或者產品編號等等例如固定每個月作
一次循環盤點第一個月盤點第一排貨架的商品第二個月盤點第二排貨架的商品
2 盤點時效盤點開始到盤點結束的時間盡量不要超過預定時程為了防止盤點錯誤應
避免盤點期間同時進貨銷售盤點完畢應即時將盤點量轉入現有量
3 盤點差異量軟體系統中的現有量欄位嚴格來說是帳面上的產品數量而盤點量則是
實際庫存的數量軟體操作過程有疏失產品瑕疵失竊及盤點錯誤等許多因素均
可能導致帳面上的數量與實際庫存不符的情況因此有盤差是可以被接受的但若差
異量太大時管理者便應觀察是哪個環節出了問題
軟體使用教學手冊
71
上線一段時間後初次執行盤點作業或庫存日月銷耗表
說明
1過去進貨或庫存有異時均直接修改產品現有量
2使用一段時間後才執行庫存月銷耗表結轉
3更新版本或重新安裝執行資料備份還原或者它系統資料轉檔匯入
上述情況可能會發現期初量都是 0以致計算後存量與帳面存量產生極大的誤差
作業流程
期初開帳作業
（一）使用時機
1 初次使用者
2 已經上線一段時間的使用者
3 更版或重新安裝系統後執行備份還原的使用者
4 產品現有量正確而庫存日月銷耗表中的現有量完全不對者
（二）操作方式
1 進入【A基本資料】rarr【產品基本資料】確認產品現有量均為正確的數量
2 按【Alt+F】開啟庫存量期初開帳作業視窗rarr選擇「轉入期初月份」rarr【確定】
3 此一動作可以根據產品基本資料中的現有量去重新計算出庫存日月銷號表中的現有
量並且反算出期初量
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72
常見 QampA
產品基本資料中的現有數量與實際庫存量不符合
1 僅有少數幾項產品的庫存量不符時可利用「庫存調整單」做調整
2 多項產品的庫存量不符時利用「盤點作業」並將盤點量「轉入現有量」
3 每日營業結束時可利用「庫存逐日消耗表」核對產品庫存量並將正確量寫入現有量
4 檢視產品-進出異動表可查明是否有單據數量錯誤
產品現有量不會隨銷售或進貨變動
1 執行資料重整
2 檢查前台 Alt+F5 銷售記錄是否正常若銷售存檔後無銷售紀錄或者銷售明細僅有時間及
金額代表資料庫已經損壞
3 檢查銷售及進貨時的產品編號是否一致
4 檢查產品基本資料中產品是否有重複建檔換言之相同的產品名稱是否有兩個不同的
產品編號
庫存日月消耗表中的期初量為零導致統計後的現有量錯誤
1 發生原因沒有將上月底的庫存作結轉寫入本月期初
進入【庫存月消耗表】rarr列印年月輸入上個月份rarr執行結轉
2 發生原因Ⅰ曾經從產品基本資料中的現有量欄位直接修改數量
Ⅱ更版或備份還原後沒有執行期初開帳的動作
進入產品基本資料執行【Alt+F 期初開帳作業】
3 當月底營業結束時請檢視庫存月消耗表核對庫存量並執行結轉的動作將正確量寫入現
有量及寫入次月期初量
庫存日月消耗表中的調入量與實際調整的數量不符合
1 發生原因盤點作業轉入現有量時重複執行轉入現有量的動作
2 進入【庫存調整單】rarr點選【瀏覽】尋找備註中盤點轉入單號重複的資料
3 刪除重複的調整單即可
利用盤點量轉入現有量卻發現某些產品仍然與實際庫存量不符合
1 發生原因 盤點數量錯誤
盤點作業中盤點數量輸入錯誤
營業時間進行盤點工作盤點後到轉入現有量的過程中產品銷售出去而未作
調整
2 利用「庫存調整單」調整現有量
3 HIPOS-Light 版利用「盤點轉入現有量」作調整
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73
已經將盤點量轉入現有量之後發現盤點時數量點錯
1 利用「庫存調整單」調整現有量
2 HIPOS-Light 版利用「盤點轉入現有量」作調整
連續數月都有做庫存月消耗結轉但庫存月消耗中某些產品的現有量卻總是有誤差
1 發生原因每個月結轉的時間點有誤
2 進入【庫存月消耗表】rarr列印年月輸入本月份rarr列印出該張報表或記下該報表的ldquo期初
量rdquo
3 重新進入【庫存月消耗表】rarr列印年月輸入上一個月份
4 比較本月份的ldquo期初量rdquo及上個月份的ldquo現有量rdquo是否相同若上個月份的現有量比本月
份的期初量少代表上一個月結轉之後仍有作銷售或調整
例如430 下午 200 做結轉將正確量寫入下月期初（產生 5月份的期初量）但是 430
下午 300 又陸續作了銷售或調整庫存量
5 做法
盤點機盤點時架上無庫存的 產 品 會 漏 盤
新增盤點單時選擇【盤點產品轉入】將全部產品轉入並將【盤點數量】全部修改為 0
將盤點機中的資料轉入該盤點單存檔後將盤點量轉入現有量
4 月
5 月份
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74
選購模組功能簡介
簡訊 SMS 發送模組
SMS 簡訊發送功能透過網際網路直接由 HiPOS 軟體系列中發送簡訊至客戶的行動電話能夠達
到迅速確實即時傳遞訊息及行銷的效益
HiPOS 門市及進銷存 v6 以後都可使用免申請儲值後馬上開通
功能特色
1 低廉的發送費用
一般使用手機發送簡訊每通大約 $25~ 35 之間使用 HiPOS SMS 每通只要 11~13 之
間足足省了 50
2 搭配 HiPOS 軟體分析有效客戶發送
利用 HiPOS 的各項統計如累積點數已購商品累積消費金額生日等等的各項數
據做有效的簡訊廣告行銷並且會自動過濾重覆的電話及統計發送的通數
應用 1 生日到時發送祝賀簡訊並告知來電優惠方案
應用 2 廠商新商品推出時可過濾已購買同類商品的客戶清單做簡訊廣告發送hellip更多應用
等你來發掘
3 大量簡訊發送
除了對單一客戶發送簡訊外大量發送簡訊的功能可同時對多個客戶行動電話號碼發送簡
訊
4 簡訊發送時效性佳
簡訊發送後正常情況下約 3~10 秒鐘就可即時將簡訊傳送到客戶手機重要訊息不怕客戶
收 不 到 若 因 故 對 方 無 法 接 收 將 會 自 動 重 發 直 至 發 送 成 功 或 滿 24 小時止
5 常用訊息片語編輯
「常用訊息」功能可以編輯儲存常用的簡訊內容可以加快編寫簡訊的速度
6 預約發送
可自定要發送的時間時間到才發送簡訊更有效率的廣告效益
軟體使用教學手冊
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單一簡訊發送
在會員基本資料廠商基本資料員工基本資料中
按下 即可發送簡訊
大量簡訊發送
﹝統計報表﹞rarr﹝C會員郵寄標籤大量簡訊﹞依照
條件選擇要發送簡訊的對象後點選《S發送簡訊》
即可將簡訊發送到所選擇的對象
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（收）款作業
意義此功能是用來記錄收款作業的日期客戶收款明細及沖帳金額以備日後查核
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
收款日期 系統預設使用當天日期若不是當天日期可自行輸入收款日期
收款單號 通常輸入完收款日期後按【Enter】鍵後系統會直接帶出收款單號預設採
用收款日期+流水號
登錄人員 輸入該筆資料的登錄人員
客戶編號 可按 F10 開啟快速查詢視窗選擇所需的客戶編號
帳款日期 輸入欲查詢的帳款日期區間
應收總額 該家廠商在查詢的帳款日期區間中應收帳款總金額
現金金額 輸入收款的現金金額若此筆帳款不是由現金收入則此欄位不需輸入
票據金額 輸入收款支票的金額若此筆帳款不是由支票收入則此欄位不需輸入
其他折讓 輸入折讓的金額
取用預收 取用預收餘額中的金額來沖銷必須在預收餘額欄位中有金額才能做此功
能
累入預收 可預先收一筆帳款分多次沖銷預收的金額則輸入在此處
預收餘額 預收金額中尚可沖帳的餘額
沖帳合計 可用滑鼠勾選欲沖銷的單據號碼系統會自動將總金額統計出來若此次收
款金額與欲沖帳合計金額不符則存檔時系統會出現警示
備註 補充上述欄位中所不足的資料
相關項目出貨作業客戶基本資料出貨退回作業應收支票
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46
應（付）帳齡分析表
意義此分析表是用來顯示尚未付清給各個廠商的應付帳款其帳齡分佈在各個設定期間的
統計數據
圖片左邊的日期區間可依使用者的統計習慣去設定設
定好後只需按【設定為預設值】鍵則每次進入系統時
依此設定統計
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
開始廠商 可按 F10 開啟快速查詢視窗選擇欲查詢的開始廠商編號
結束廠商 可按 F10 開啟快速查詢視窗選擇欲查詢的結束廠商編號
帳齡種類 可選擇 1帳款日期或 2銷貨日期二種
報表標題 可選擇 3天數或 4日期二種為報表標題
結束日期 系統會自動帶出當天日期若不是可自行輸入欲查詢的結束日期
相關項目廠商基本資料進貨作業進貨退回作業進退貨資料統計表付款作業
應（收）帳齡分析表
意義此分析表是用來顯示各個客戶尚未付清的應收帳款其帳齡分佈在各個設定期間的統
計數據
操作方式請參照 應（付）帳齡分析表
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
開始客戶 可按 F10 開啟快速查詢視窗選擇欲查詢的開始客戶編號
結束客戶 可按 F10 開啟快速查詢視窗選擇欲查詢的結束客戶編號
帳齡種類 可選擇 1帳款日期或 2銷貨日期二種
報表標題 可選擇 3天數或 4日期二種為報表標題
結束日期 系統會自動帶出當天日期若不是可自行輸入欲查詢的結束日期
相關項目客戶基本資料出貨作業出貨退回作業出退貨資料統計表收款作業
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應收帳款
意義用來顯示某段時間內應收帳款的彙總資料報表
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
帳款種類 可選擇依 1客戶別或 2業務別做為應收帳款報表的依據
帳款日期區間 輸入欲查詢的起迄日期
統計客戶區間 可按 F10 開啟快速查詢視窗輸入欲查詢的客戶編號
統計業務區間 輸入欲查詢的業務編號
報表種類 可自行選擇共有明細表簡要表及應收總表三種報表
是否含前期未
收款之明細
若所查詢的日期區間之前仍有尚未收取的款項則可在此欄位中打ˇ就
可顯示前期未收款之明細
相關項目客戶基本資料產品基本資料員工基本資料出貨作業出貨退回作業出退
貨資料統計表
應付帳款
意義用來顯示某段時間內應付帳款的彙總資料報表
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
帳款種類 可選擇依 1廠商別或 2經辦人員別做為應付帳款報表的依據
帳款日期區間 輸入欲查詢的起迄日期
統計廠商區間 可按 F10 開啟快速查詢視窗輸入欲查詢的廠商編號
統計經辦區間 輸入欲查詢的經辦人員編號
報表種類 可自行選擇共有明細表簡要表及應收總表三種報表
是否含前期未
付款之明細
若所查詢的日期區間之前仍有尚未付清的款項則可在此欄位中打ˇ就
可顯示前期未付款之明細
相關項目廠商基本資料產品基本資料員工基本資料進貨作業進貨退回作業進退
貨資料統計
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票據
應(付)支票
意義可沖銷應付帳款中所有由支票給付的記錄節省會計人員作帳以便查詢核對廠商的
帳款
進入本功能後出現所有應付票據資料視窗以票據到期天數作為循序排列條件
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
開票日期 系統預設使用當天日期若不是當天日期可自行輸入開票日期
支票類別 支票的種類此處為應付支票
支票號碼 開立支票上的號碼
支票金額 開立支票上的金額
來源單號 輸入這張支票是要沖銷哪一張【付款作業】中的進貨單號
廠商編號 可按 F10 或 鍵開啟快速查詢視窗選擇所需的廠商編號
廠商名稱 廠商編號選定後會自動帶出該廠商名稱
到期日期 開立支票上的到期日期
兌現日期 這張支票預計何時會兌現的( 因有時票據的交換需時 1~3 個工作天金額
才能真正入帳)
票據狀態 目前票據的狀態有未兌兌現退票作廢領取及其他共六種
開票銀行 選取開立的支票銀行 若尚未設定請至【其他編號設定】中的銀行基本資料設定
銀行名稱 開票銀行選定後會自動帶出該銀行名稱
其他備註 補充上述欄位所未提到的
未兌支票總額 系統會自動統計所有未兌現的支票張數及總額
其它說明
支票簽回單
點選《列印》即可列印支
票簽回單若要更改表單
字頭字尾請參照 按鍵說
明
相關項目進貨作業已
過期支票付款作業
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49
應(收)支票
意義可沖銷應收帳款中所有由支票收款的記錄以查核客戶的帳款
進入本功能後出現所有應收票據資料視窗以票據到期天數作為循序排列條件
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
收票日期 系統預設使用當天日期若不是當天日期可自行輸入收票日期
支票類別 支票的種類此處為應收支票
支票號碼 應收票據上的支票號碼
支票金額 應收支票上的金額
來源單號 輸入這張支票是要沖銷哪一張【收款作業】中的出貨單號
客戶編號 可按 F10 或 鍵開啟快速查詢視窗選擇所需的客戶編號
客戶名稱 客戶編號選定後會自動帶出該客戶名稱
到期日期 應收支票上的到期日期
兌現日期 這張支票預計何時會兌現的 (因有時票據的交換需時 1~3 個工作天金額才
能真正入帳)
票據狀態 目前票據的狀態有未兌兌現 託收轉讓退票票貼及其他共七種
開票銀行 應收票據上開立支票銀行的帳號
開票銀行 應收票據上開立支票銀行的名稱
託收銀行 選取開立的支票銀行 若尚未設定請至【其他編號設定】中的銀行基本資料
設定
託收銀行 開票銀行選定後會自動帶出該銀行名稱
其他備註 補充上述欄位尚未提到的
其他操作方式與應付支票作業相同
相關項目 出貨作業收款作業已過期支票
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已過期支票
意義所有已過期的支票皆會轉入此視窗方便會計人員查詢核對
過期支票瀏覽列出所有過期支票（應收應付）可依需求排列如名稱開票日期兌
現日期銀行hellip等（本功能為整合上述rdquo應付rdquordquo應收rdquo二項支票作業所產生的資料
對照表）
註此處只能做查詢的動作並不能做新增或修改的動作
相關項目 應付支票應收支票
應(收)票批次兌現
意義可一次將單張或多張應收票據轉兌現並將兌現的支票轉入已過期支票中
按鍵說明
欄位名稱 欄位說明
全選 將所列出的支票全部選擇為要兌現的狀態
全不選 將所列出的支票全部選擇為要非兌現的狀態
兌現轉入過期支票 將已選擇的支票轉成兌現狀態並將支票轉入過期支票中
相關項目應收支票銀行存提作業
應(付)票批次兌現
意義可一次將單張或多張應付票據轉兌現並將兌現的支票轉入過期支票中
操作方式請參照 應(收)票據批次兌現
相關項目應付支票銀行存提作業
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應收票齡分析表
意義此分析表是用來顯示已收未兌現的應收支票其帳齡分佈在各個設定期間的統計數據
圖片左邊的日期區間可依使用者的喜好去設定設定
好後只需按【設定為預設值】鍵則每次進入系統時
依此設定統計
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
開始客戶 可按 F10 開啟快速查詢視窗選擇欲查詢的開始客戶編號
結束客戶 可按 F10 開啟快速查詢視窗選擇欲查詢的結束客戶編號
報表標題 可選擇 1天數或 2日期二種為報表標題
結束到期日 系統會自動帶出當天日期若不是可自行輸入欲查詢的結束日期
相關項目應收支票
應付票齡分析表
意義此分析表是用來顯示開立給各個廠商的未兌現應付支票其票齡分佈在各個設定期間
的統計數據
操作方式請參照 應收票齡分析表
相關項目應付支票
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第六章 庫存管理
期初開帳程序
1進貨
第一次使用時本系統時將基本資料建立完成後首先利用【進貨作業】將所有產品均做首
次進貨並且將已付款的進貨單據沖銷
註亦可利用庫存調整單將所有產品數量及成本鍵入或者利用盤點作業進行盤點後將盤點
量轉入現有量必須要注意的是若您選擇使用盤點轉入的方式系統將無法自動抓取產品成
本
2由產品基本資料中作期初開帳
至產品基本資料中按(Alt+F 鍵)將可以產生庫存的
期初開帳資料
按《確定》後將自動轉入期初
庫存日消耗異動表
意義驗證庫存量的正確性且可以將驗證後的正確量寫入現有量
(1) 當日消耗表列出查詢日期當天的庫存數量
變動情況用來驗證庫存量的正確性
(2) 逐日銷耗表列出前一次結轉日至查詢日期
當天的庫存數量變動情形用來驗證庫存量
的正確性另可將計算後的實際現有量寫入
帳面量(產品基本資料中的現有量)
軟體使用教學手冊
53
庫存月消耗異動表
報表意義列出查詢當月份的庫存數量變動情形用來驗證庫存量的正確性另可將計算
後的實際現有量寫入帳面量(產品基本資料中的現有量)並作轉入產生下月期
初量
使用時機每月底結束營業後或每月初開始營業前
操作方式
1)檢視庫存月銷耗表上的異動資料及現有量是否均正確當計算後存量與目前帳面存
量不符時會以黃色警示
2)確認無誤後按下 出現如下視窗再次確認
注意產品基本資料中的現有量將會被庫存月銷
耗 表 中 的 現 有 量 取 代因 此 請 謹 慎 使 用 結 轉 功 能
C)若產品進出異動量不正確請利用庫存調整單
做調整後重新執行步驟 A)~ B)
後記
庫存量又有問題了 怎麼都跟架上物品不符 相信大多數人都有這樣的心聲
很多使用者的觀念上總是認為庫存只要交給電腦來管理庫存量一定準確殊不知電腦軟體
有可能發生不可預期的結果(程式暇疵或使用中突然的斷電當機)或是產品管理不當導致失
竊或是破損或是產品擺設到不正確的位置都有可能使得電腦中的庫存量異常所以在庫存管
理中盤點變成了一項非常重要的工作
軟體使用教學手冊
54
庫存調整單
意義當帳上的庫存量與實際庫存盤點的結果不符時即可利用此功能來調整帳上的庫存量
及成本
在〈C進出貨〉選擇【C
庫存調整單】如圖可
按《新增》《修改》
《查詢》或《刪除》鈕
更動關於調整庫存的相
關資料
按《瀏覽》進入庫存調整
單據瀏覽
操作方法
庫存調整單中的「數量」欄位應輸入實際庫存量與帳面現有量的差異量
作庫存調整時若目前某產品在系統中的現有量為 10 個但實際上賣場中只剩 8個則在
數量的欄位中輸入-2即可將系統中的現有量調整為 8個
若使用者無進貨作業的動作卻想要統計出產品的銷售成本及利潤可直接在此處輸入產
品的成本或覺得目前系統中的平均成本不正確亦可自行修改
註盤點作業中若有盤差或盤盈時會自動產生一張盤點調整單
其他操作方式請參考基本操作方法
相關項目產品基本資料盤點作業
軟體使用教學手冊
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盤點作業
意義盤點各倉的庫存量以便管理可避免庫存太多或不足節省公司無謂的支出
有關庫存量的準確性一直為各行各業及門市經營管理者所困擾即使使用電腦軟體一樣產生
庫存量不準確的情事皆因方法錯誤或關念的偏差導致
在庫存做盤點前有些前置工作若準備充足則可收事半功倍之致
A盤點的前置工作
1 貨架上物品的擺設是否整齊乾淨
2 貨架的分類是否明確並且標示清楚
3 待進貨瑕疵物品異常品是否與陳列區清楚區分
4 人員的物品熟悉度及教育訓練是否充足
B盤點實施要點
1 全面盤點(期初期末盤點)或循環盤點
2 盤點的開始時間及預計結束時點
3 人員編組及人力分派
4 列印盤點單(可利用盤點機)
5 盤點機轉入或人工鍵入盤點數量
6 列印盤點報告單(盤盈盤損表)
C檢討此次盤點作業及問題研究
在【F系統支援】選擇【盤點作業】的選項會出現最近一張單據
操作方法
1由盤點機盤點
新增一張盤點單將盤點量輸
入盤點機再按
鍵直接將盤
點機中的資料傳送到系統
中按下 鍵即
可完成盤點作業
軟體使用教學手冊
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2由人工手動盤點
A)新增一張盤點單按《A盤點產品轉入》鍵選擇欲盤點的產品編號可依全部產品廠
商產品類別儲放位置產品編號及庫存數量共六種選擇方式選擇所需的產品或者用
《新增明細》的方式輸入要盤點的品項接著按下《F3存檔》
B)按下《F7列印》報表選擇為「盤點單」列印出盤點單由人工盤點並將盤點量寫在盤點
單上
C)進入盤點作業點選《修改》將盤點量輸入系統中按下《存檔》後再按《轉入現有量》
鍵即可完成盤點作業
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
盤點日期 系統預設使用當天日期若不是當天日期可自行輸入盤點日期及時間
盤點單號 通常輸入完盤點日期後按【Enter】鍵後系統會直接帶出盤點單號預設
盤點人員 輸入該筆資料的盤點人員
盤點備註 補充欄位中所不足的資料
盤點倉號 選擇欲盤點的倉號 (多倉版)
《 Alt+A 》盤點產品轉入
按 可針對特定部份產品或廠商選取所需
的盤點商品
1先選擇轉入依據
2輸入起始編號及結束編號
3按下《Y確定》便可將符合條件的產品加入到盤點單中
《 Alt+B 》盤點機輸入
按 可先由盤點機盤點再直接
將盤點機中的資料傳輸到系統中可節省再輸入一
遍的時間
轉入現有量
當盤點完後且已經將盤點數量輸入至系統中後此時可按 鍵將盤點量轉入現有量
且同時在【庫存調整單】產生一張盤盈盤虧單即可完成盤點作業
相關項目產品基本資料員工基本資料庫存調整單
軟體使用教學手冊
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第七章 系統支援
密碼設定
意義本設定首重資料保全功能系統依使用者名稱及密碼選擇性的開放系統功能可確
保資料的隱密性預防一些重要資料外流而設定通行密碼可依特定人員使用密碼才能執
行
進入時需輸入您的使用者密碼才有權限進入密碼設定中去新
增或是修改此設計目的在於防止管理者離開時他人趁機擅自
修改帳號權限
新增 增加完使用者名稱及密
碼後再設定使用功能明細（打
ˇ者為開放本項功能）
成本顯示若沒有打ˇ則該使
用者進入後台時基本資料的產
品欄位成本相關欄位則不顯示
備份作業
意義將所有資料另存一份應注意不要備份在同一部硬碟（以免硬碟實體損壞）同時為
保障資料安全應自訂備份期間如每週三六各一次
選定備份的目錄位置按下《開始備份》
鍵後即可完成備份作業
建議您在備份的檔案名稱 Data 後再加上
備份日期以避免備份資料太多產生混淆
註選擇備份路徑時需注意資料夾的名稱
應避免為空白或包含特殊符號如
gtlt$hellip等
軟體使用教學手冊
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資料重整
意義當系統在操作途中因發生停電不正常關機或硬體發生故障而故造成系統資料中異常
現象導致資料毀損可利用本功能做一資料維護
注意執行資料重整時務必讓其他工
作站或前後台離線
編碼更改
意義因本系統中所有基本資料的編號只要存檔後就不能做修改的動作故在此設立一
個修改編號的程式
註因為基本資料中的編號會跟進銷貨產生連動關係為保持舊有歷史資料的正確性所以
更改編號時須在此更改以保持資料的完整若您要修改基本資料時請先到【2備份作業】
做資料備份的動作避免系統在編修的過程中發生停電或不明原因當機而造成資料流失
操作方法
1選擇欲修改的編號之資料
庫有客戶廠商產品員
工及產品類別資料檔共 5種供
選擇
2用滑鼠或按 F10 在原編號的
欄位上選擇欲更改的編號
3直接在新編號的欄位上輸入
新的編號
4按下《確定更改》鍵即可
完成編號更改的動作
軟體使用教學手冊
59
系統顏色修改
意義覺得系統中預設的顏色不喜歡嗎想自創風格時可利用本功能修改畫面使用者可依
個人喜好修改使用的畫面其中必須注意的是修改畫面確定後按 Y 儲存設定 要先
離開本系統再重新進入本系統才能生效
若欲更換背景圖片圖
片格式可
為jpggifbmphellip
等檔案格式
改亂了可按系統預設
值變回原來樣式
行事曆管理
意義經常忘東忘西的寫在紙條上麻煩又不容易找利用本功能吧啟動系統時會提醒哦
操作方法
1 點選《新增》後輸
入事件日期時
間對象地點
事由事項的欄位
可註記細節事項
2 勾選事件提醒方
式若沒勾選便不
會出現提醒的訊
息
軟體使用教學手冊
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名片簿管理
意義可將重要的電話或經常聯絡朋友記錄在此容易找尋又不會丟可分類還有多項
詳細資料欄位可供利用
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
名片分類 可點選 開啟客戶分類的快選視窗
電子信箱 若有輸入 E-Mail 帳號則按下 可直接連結至 Outlook 發送信件
其他備註 補充欄位中不足的說明或做為某些特殊資料註記
選擇發送簡訊功能時可自動帶入行動電話號碼
操作方法請參照 基本操作方法
軟體使用教學手冊
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產品停用啟用處理
意義將產品基本資料中已經停產或停售長時間不使用的產品資料作停用處理可加快搜
尋的速度也增加盤點補貨等工作的效率若日後進貨時新進產品的條碼與停用產品
條碼相同時系統會出現警告訊息可直接將產品恢復續用
操作方法
1 產品停用
A)將欲停用的產品打勾勾選的品項會列在右上方的挑選清單列中確認後點選《停用》
停用的產品會列在下方的〈停售或停用之品項〉中
B)直接在產品基本資料中刪除的品項也會自動被系統列到停用產品中喔~
2 產品啟用
在欲恢復續用的產品上按一下滑鼠右鍵選擇《Y產品續用恢復》確認後該筆資料會
回復到產品基本資料中恢復續用的產品庫存量售價成本等均會歸零若要查看過去
的歷史進貨紀錄及銷貨分析請利用〈歷價〉及〈分析〉的功能
相關項目產品基本資料
軟體使用教學手冊
62
產品成本重算
意義若於系統使用時發生停電或當機或硬體故障情形而造成平均成本有異常之情形可
利用此作業將平均成本重算
可選擇年或指定月份計算確
定無誤時可利用寫入功能將
目前平均成本更新
若平均成本重算後有發生的情形則執行《W將計算之平均成本寫入》後必須利用 資
料偵錯 功能將異常的產品資料修復接著再到產品基本資料中利用〈歷價〉重新寫入成本
相關項目產品基本資料資料偵錯
軟體使用教學手冊
63
資料偵錯
意義藉由資料偵錯系統來偵測錯誤的資料再加以修復是屬於軟體異常控管的一項重要功
能有如 Windows 中的磁碟偵錯功能
操作方法
選擇客戶資料檢測編號是否重 覆及累積點數預收金額數值溢位等異常檢測
選擇銷貨資料檢測編號是否重覆及小計金額銷貨成本數值溢位等異常檢測且可將銷
貨成本以目前平均成本置換但此項功能需在已驗證過產品資料且無異常的情況下才能進
行
選擇廠商資料檢測編號是否重 覆及異常資料偵錯
選擇產品資料檢測編號是否重 覆及最近進價平均成本及售價數值溢位等異常檢測
選擇進貨資料檢測編號是否重覆及異常資料偵錯
選擇訂貨資料則會重新計算產品檔中的被訂購量
選擇倉庫資料重新分析產品檔及倉庫檔中的庫存關聯結構並自動將錯誤修復
以上各個資料檔檢測後若有異常情形出現只需按《自動修復錯誤》鍵即可完成資料偵錯
修復的動作
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用戶使用記錄
意義可記錄各用戶進入系統的日期及時間及使用哪個功能表做哪些動作避免在多人
使用狀況下無法查到資料修改或刪除是由何人做的
流量統計
依據系統登入用戶別統計各動作的操作次數
在桌面上建立捷徑
意義當桌面上安裝的捷徑不小心刪除或在一開始安裝軟體時沒有建立捷徑皆可利用此功
能輕鬆在桌面上重新建立捷徑再也不用擔心找不到執行路徑
操作方式
1輸入前台工作站號若是單機版則不需輸入
2直接點選《1建立後台管理捷徑》或《2建
立 POS 前台捷徑》就會在桌面上自動建立捷徑
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備份還原
意義當您發現銷售前台進入後出現錯誤代碼或存檔後交易紀錄無法存入時代表銷售資料
庫已經遭受毀損備份還原能夠幫助您將資料還原到您最後一次做備份的狀態
1 請先將執行資料備份並記下您的備份目錄位置操作方式請參照 備份作業
2 請放入安裝光碟重新安裝或至我們的網站 wwwhiposcomtw 下載試用版本（切記版
本必須相同）
註請確定所有工作站或前台均已離線且無其他軟體正在執行
無需移除原本的軟體直接執行安裝即可
3 請至[開始][程式集][叡鴻 Hipos 軟體系列]點選[備份還原]或至電腦中的 csalewin 中
點選 備份還原exe 如圖所示選取您的備份目錄位置後點選《S開始還原》即可
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66
第八章 附件 其他技術支援
報表格式修改
利用 HiPOS 軟體中的報表系統工具可以自行修改報表的格式
系統工具的開啟方式
1《開始》rarr《程式集》rarr《叡鴻 HiPOS 軟體系列》rarr《報表系統工具》
2到電腦 csalewin 資料夾中將〈系統工具exe〉點滑鼠左鍵兩下開啟
自訂列印紙張大小
開啟系統工具後選擇要修改列印格式的報表後將紙張規格分別填入高度寬度上邊界
左邊界即可
例如原本是 A4(290210mm)格式要改
成列印中一刀格式直接修改高度
140寬度 210 就可以囉~
修改報表內容
1開啟系統工具後先選擇要修改的報表再按《修改報表》
2若要修改報表內容的位置以滑鼠圈選要移動的範圍後以larruarrdarrrarr移動或直接以滑鼠拖
曳至您預定的位置即可
3若要修改或增加文
字則先點選 報表控
制項工具列 上的
一下接著點一下要
修改的文字或要新增
文字的位置即可編
輯文字
4修改完成後點選
左上角的《檔案》rarr
《儲存》
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自訂瀏覽視窗表格樣式
意義因為使用者的螢幕大小及解析度設定的不同在瀏覽視窗中難免發生表格橫向欄位太
大或太小導致於查看資料時的不方便HiPOS 提供了自訂表格樣式的功能讓使用者調整好
欄位後可以存檔方便日後查看
操作方法
1將滑鼠移動到要調整的欄位框上會出現 符號以滑
鼠拖曳即可調整欄位大小
2調整好後如圖在內容的任一位置上按一下滑鼠右鍵選擇《儲存表格樣式》若是儲
存後不滿意可以選擇《恢復預設值》
滑鼠右鍵功能選單
意義建立資料時若已經有其他檔案格式的資料存在方便
複製貼到 HiPOS 軟體中
在 HiPOS 軟體中當欄位為可編修狀態下時可以按一下滑鼠
右鍵便能呼叫功能選單(複製貼上剪下)
看完了使用手冊仍然無法解決您的問題嗎本公司提供了多元的諮詢管道
本公司網站技術支援httpwwwhiposcomtw 文件知識庫
電話諮詢07-7030898
傳真專線07-7032066
E ndash Mail Servicehiposcomtw
公司地址高雄縣鳳山市 830 埤北路 81 號
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庫存管理
基本庫存管理功能操作說明
標準作業流程
產品現有數量
產品基本資料中的現有數量欄位系統會自動依照進貨及銷貨統計並隨時更新產品現有量
因此為了保持現有量的正確性及產品成本的準確度請勿直接從產品基本資料的現有數量欄
位修改現有量
進貨作業
進貨時確實輸入正確的進貨量要留意進貨單位是否正確進貨及進貨退回時產品的庫存
量都會自動增減
庫存調整單(HiPOS-Light 版無此功能)
（一）使用時機
1 某產品的數量因毀損失竊hellip等非進貨及銷售而短缺或增加導致需要調整產品的現
有量時
2 由盤點作業中執行盤點量轉入現有量時若有差異量系統會自動產生一張庫存調整
單
（二）操作方式
1 進入【C進出貨】 rarr 【庫存調整單】
2 點選 【新增】rarr輸入日期單號經辦人員備註
3 點選 【新增明細】 rarr輸入【產品代號】
4 輸入【數量】是指實際數量與產品現有量的差異量例如 A產品實際量為 10 個產品
基本資料中的現有量為 8個兩者的差異量為 10－8＝+2數量的欄位輸入 2若 B產
品的實際數量為 15 個產品基本資料中的現有量為 20 個則差異量為 15－20＝-5
數量的欄位便輸入-5
5 點選【存檔】後產品現有量便會隨著調整
（三）附註
HiPOS-Light 版若平時發現產品數量有錯誤請直接利用【盤點作業】的轉入現有量功
能來調整產品的現有量
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69
庫存日消耗表
（一）當日消耗表列出查詢日期當天的庫存數量變動情況用來驗證庫存量的正確性
（二）逐日消耗表列出前一次結轉日至查詢日期當天的庫存數量變動情形用來驗證庫存
量的正確性另可將計算後的存量寫入帳面量(產品基本資料中的現有量)
（三）使用時機每日營業結束利用庫存逐日銷耗表檢驗庫存正確性
庫存月消耗表
（一）報表意義列出查詢當月份的庫存數量變動情形用來驗證庫存量的正確性另可將
計算後的實際現有量寫入帳面量(產品基本資料中的現有量)並轉入產生下月期初量
（二）使用時機每月底結束營業後或每月初開始營業前
（三）操作方式
1 檢視庫存月消耗表上的異動資料及現有量是否均正確當計算後存量與目前帳面存量
不符時會以黃色警示
2 確認無誤後按下 出現如下視窗再次確認
盤點作業
（一）盤點前置作業
1 貨架上物品的擺設是否整齊乾淨
2 貨架的分類是否明確並且標示清楚
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3 待進貨瑕疵物品異常品是否與陳列區清楚區分
4 人員的物品熟悉度及教育訓練是否充足
（二）操作方式
1 進入【F系統支援】rarr【盤點作業】rarr【新增】rarr輸入日期單號盤點人員備註
2 在【產品代號】輸入要盤點的產品rarr【存檔】rarr【列印】選擇【盤點單】
3 進行人工盤點工作
4 進入【盤點作業】rarr【修改】rarr在【盤點數量】輸入實際盤點數量rarr【存檔】
5 選擇【轉入現有量】即可將盤點量轉入到產品基本資料中的現有量
（三）操作秘訣
2 利用【新增明細】可一項項將要盤點的產品輸入
3 利用【盤點產品轉入】可以選擇一次將所有產品輸入或者依照廠商別產品類別儲
放位置產品編號輸入
4 務必確實將盤點量輸入盤點單的「盤點數量」欄位中盤點數量請勿輸入負數
（四）盤點要點
1 全面盤點及循環盤點除了期初或期末的全面盤點之外應固定每隔一段時間做循環
盤點循環盤點可以依照產品類別儲放位置或者產品編號等等例如固定每個月作
一次循環盤點第一個月盤點第一排貨架的商品第二個月盤點第二排貨架的商品
2 盤點時效盤點開始到盤點結束的時間盡量不要超過預定時程為了防止盤點錯誤應
避免盤點期間同時進貨銷售盤點完畢應即時將盤點量轉入現有量
3 盤點差異量軟體系統中的現有量欄位嚴格來說是帳面上的產品數量而盤點量則是
實際庫存的數量軟體操作過程有疏失產品瑕疵失竊及盤點錯誤等許多因素均
可能導致帳面上的數量與實際庫存不符的情況因此有盤差是可以被接受的但若差
異量太大時管理者便應觀察是哪個環節出了問題
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上線一段時間後初次執行盤點作業或庫存日月銷耗表
說明
1過去進貨或庫存有異時均直接修改產品現有量
2使用一段時間後才執行庫存月銷耗表結轉
3更新版本或重新安裝執行資料備份還原或者它系統資料轉檔匯入
上述情況可能會發現期初量都是 0以致計算後存量與帳面存量產生極大的誤差
作業流程
期初開帳作業
（一）使用時機
1 初次使用者
2 已經上線一段時間的使用者
3 更版或重新安裝系統後執行備份還原的使用者
4 產品現有量正確而庫存日月銷耗表中的現有量完全不對者
（二）操作方式
1 進入【A基本資料】rarr【產品基本資料】確認產品現有量均為正確的數量
2 按【Alt+F】開啟庫存量期初開帳作業視窗rarr選擇「轉入期初月份」rarr【確定】
3 此一動作可以根據產品基本資料中的現有量去重新計算出庫存日月銷號表中的現有
量並且反算出期初量
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常見 QampA
產品基本資料中的現有數量與實際庫存量不符合
1 僅有少數幾項產品的庫存量不符時可利用「庫存調整單」做調整
2 多項產品的庫存量不符時利用「盤點作業」並將盤點量「轉入現有量」
3 每日營業結束時可利用「庫存逐日消耗表」核對產品庫存量並將正確量寫入現有量
4 檢視產品-進出異動表可查明是否有單據數量錯誤
產品現有量不會隨銷售或進貨變動
1 執行資料重整
2 檢查前台 Alt+F5 銷售記錄是否正常若銷售存檔後無銷售紀錄或者銷售明細僅有時間及
金額代表資料庫已經損壞
3 檢查銷售及進貨時的產品編號是否一致
4 檢查產品基本資料中產品是否有重複建檔換言之相同的產品名稱是否有兩個不同的
產品編號
庫存日月消耗表中的期初量為零導致統計後的現有量錯誤
1 發生原因沒有將上月底的庫存作結轉寫入本月期初
進入【庫存月消耗表】rarr列印年月輸入上個月份rarr執行結轉
2 發生原因Ⅰ曾經從產品基本資料中的現有量欄位直接修改數量
Ⅱ更版或備份還原後沒有執行期初開帳的動作
進入產品基本資料執行【Alt+F 期初開帳作業】
3 當月底營業結束時請檢視庫存月消耗表核對庫存量並執行結轉的動作將正確量寫入現
有量及寫入次月期初量
庫存日月消耗表中的調入量與實際調整的數量不符合
1 發生原因盤點作業轉入現有量時重複執行轉入現有量的動作
2 進入【庫存調整單】rarr點選【瀏覽】尋找備註中盤點轉入單號重複的資料
3 刪除重複的調整單即可
利用盤點量轉入現有量卻發現某些產品仍然與實際庫存量不符合
1 發生原因 盤點數量錯誤
盤點作業中盤點數量輸入錯誤
營業時間進行盤點工作盤點後到轉入現有量的過程中產品銷售出去而未作
調整
2 利用「庫存調整單」調整現有量
3 HIPOS-Light 版利用「盤點轉入現有量」作調整
軟體使用教學手冊
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已經將盤點量轉入現有量之後發現盤點時數量點錯
1 利用「庫存調整單」調整現有量
2 HIPOS-Light 版利用「盤點轉入現有量」作調整
連續數月都有做庫存月消耗結轉但庫存月消耗中某些產品的現有量卻總是有誤差
1 發生原因每個月結轉的時間點有誤
2 進入【庫存月消耗表】rarr列印年月輸入本月份rarr列印出該張報表或記下該報表的ldquo期初
量rdquo
3 重新進入【庫存月消耗表】rarr列印年月輸入上一個月份
4 比較本月份的ldquo期初量rdquo及上個月份的ldquo現有量rdquo是否相同若上個月份的現有量比本月
份的期初量少代表上一個月結轉之後仍有作銷售或調整
例如430 下午 200 做結轉將正確量寫入下月期初（產生 5月份的期初量）但是 430
下午 300 又陸續作了銷售或調整庫存量
5 做法
盤點機盤點時架上無庫存的 產 品 會 漏 盤
新增盤點單時選擇【盤點產品轉入】將全部產品轉入並將【盤點數量】全部修改為 0
將盤點機中的資料轉入該盤點單存檔後將盤點量轉入現有量
4 月
5 月份
軟體使用教學手冊
74
選購模組功能簡介
簡訊 SMS 發送模組
SMS 簡訊發送功能透過網際網路直接由 HiPOS 軟體系列中發送簡訊至客戶的行動電話能夠達
到迅速確實即時傳遞訊息及行銷的效益
HiPOS 門市及進銷存 v6 以後都可使用免申請儲值後馬上開通
功能特色
1 低廉的發送費用
一般使用手機發送簡訊每通大約 $25~ 35 之間使用 HiPOS SMS 每通只要 11~13 之
間足足省了 50
2 搭配 HiPOS 軟體分析有效客戶發送
利用 HiPOS 的各項統計如累積點數已購商品累積消費金額生日等等的各項數
據做有效的簡訊廣告行銷並且會自動過濾重覆的電話及統計發送的通數
應用 1 生日到時發送祝賀簡訊並告知來電優惠方案
應用 2 廠商新商品推出時可過濾已購買同類商品的客戶清單做簡訊廣告發送hellip更多應用
等你來發掘
3 大量簡訊發送
除了對單一客戶發送簡訊外大量發送簡訊的功能可同時對多個客戶行動電話號碼發送簡
訊
4 簡訊發送時效性佳
簡訊發送後正常情況下約 3~10 秒鐘就可即時將簡訊傳送到客戶手機重要訊息不怕客戶
收 不 到 若 因 故 對 方 無 法 接 收 將 會 自 動 重 發 直 至 發 送 成 功 或 滿 24 小時止
5 常用訊息片語編輯
「常用訊息」功能可以編輯儲存常用的簡訊內容可以加快編寫簡訊的速度
6 預約發送
可自定要發送的時間時間到才發送簡訊更有效率的廣告效益
軟體使用教學手冊
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單一簡訊發送
在會員基本資料廠商基本資料員工基本資料中
按下 即可發送簡訊
大量簡訊發送
﹝統計報表﹞rarr﹝C會員郵寄標籤大量簡訊﹞依照
條件選擇要發送簡訊的對象後點選《S發送簡訊》
即可將簡訊發送到所選擇的對象
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46
應（付）帳齡分析表
意義此分析表是用來顯示尚未付清給各個廠商的應付帳款其帳齡分佈在各個設定期間的
統計數據
圖片左邊的日期區間可依使用者的統計習慣去設定設
定好後只需按【設定為預設值】鍵則每次進入系統時
依此設定統計
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
開始廠商 可按 F10 開啟快速查詢視窗選擇欲查詢的開始廠商編號
結束廠商 可按 F10 開啟快速查詢視窗選擇欲查詢的結束廠商編號
帳齡種類 可選擇 1帳款日期或 2銷貨日期二種
報表標題 可選擇 3天數或 4日期二種為報表標題
結束日期 系統會自動帶出當天日期若不是可自行輸入欲查詢的結束日期
相關項目廠商基本資料進貨作業進貨退回作業進退貨資料統計表付款作業
應（收）帳齡分析表
意義此分析表是用來顯示各個客戶尚未付清的應收帳款其帳齡分佈在各個設定期間的統
計數據
操作方式請參照 應（付）帳齡分析表
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
開始客戶 可按 F10 開啟快速查詢視窗選擇欲查詢的開始客戶編號
結束客戶 可按 F10 開啟快速查詢視窗選擇欲查詢的結束客戶編號
帳齡種類 可選擇 1帳款日期或 2銷貨日期二種
報表標題 可選擇 3天數或 4日期二種為報表標題
結束日期 系統會自動帶出當天日期若不是可自行輸入欲查詢的結束日期
相關項目客戶基本資料出貨作業出貨退回作業出退貨資料統計表收款作業
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應收帳款
意義用來顯示某段時間內應收帳款的彙總資料報表
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
帳款種類 可選擇依 1客戶別或 2業務別做為應收帳款報表的依據
帳款日期區間 輸入欲查詢的起迄日期
統計客戶區間 可按 F10 開啟快速查詢視窗輸入欲查詢的客戶編號
統計業務區間 輸入欲查詢的業務編號
報表種類 可自行選擇共有明細表簡要表及應收總表三種報表
是否含前期未
收款之明細
若所查詢的日期區間之前仍有尚未收取的款項則可在此欄位中打ˇ就
可顯示前期未收款之明細
相關項目客戶基本資料產品基本資料員工基本資料出貨作業出貨退回作業出退
貨資料統計表
應付帳款
意義用來顯示某段時間內應付帳款的彙總資料報表
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
帳款種類 可選擇依 1廠商別或 2經辦人員別做為應付帳款報表的依據
帳款日期區間 輸入欲查詢的起迄日期
統計廠商區間 可按 F10 開啟快速查詢視窗輸入欲查詢的廠商編號
統計經辦區間 輸入欲查詢的經辦人員編號
報表種類 可自行選擇共有明細表簡要表及應收總表三種報表
是否含前期未
付款之明細
若所查詢的日期區間之前仍有尚未付清的款項則可在此欄位中打ˇ就
可顯示前期未付款之明細
相關項目廠商基本資料產品基本資料員工基本資料進貨作業進貨退回作業進退
貨資料統計
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票據
應(付)支票
意義可沖銷應付帳款中所有由支票給付的記錄節省會計人員作帳以便查詢核對廠商的
帳款
進入本功能後出現所有應付票據資料視窗以票據到期天數作為循序排列條件
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
開票日期 系統預設使用當天日期若不是當天日期可自行輸入開票日期
支票類別 支票的種類此處為應付支票
支票號碼 開立支票上的號碼
支票金額 開立支票上的金額
來源單號 輸入這張支票是要沖銷哪一張【付款作業】中的進貨單號
廠商編號 可按 F10 或 鍵開啟快速查詢視窗選擇所需的廠商編號
廠商名稱 廠商編號選定後會自動帶出該廠商名稱
到期日期 開立支票上的到期日期
兌現日期 這張支票預計何時會兌現的( 因有時票據的交換需時 1~3 個工作天金額
才能真正入帳)
票據狀態 目前票據的狀態有未兌兌現退票作廢領取及其他共六種
開票銀行 選取開立的支票銀行 若尚未設定請至【其他編號設定】中的銀行基本資料設定
銀行名稱 開票銀行選定後會自動帶出該銀行名稱
其他備註 補充上述欄位所未提到的
未兌支票總額 系統會自動統計所有未兌現的支票張數及總額
其它說明
支票簽回單
點選《列印》即可列印支
票簽回單若要更改表單
字頭字尾請參照 按鍵說
明
相關項目進貨作業已
過期支票付款作業
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應(收)支票
意義可沖銷應收帳款中所有由支票收款的記錄以查核客戶的帳款
進入本功能後出現所有應收票據資料視窗以票據到期天數作為循序排列條件
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
收票日期 系統預設使用當天日期若不是當天日期可自行輸入收票日期
支票類別 支票的種類此處為應收支票
支票號碼 應收票據上的支票號碼
支票金額 應收支票上的金額
來源單號 輸入這張支票是要沖銷哪一張【收款作業】中的出貨單號
客戶編號 可按 F10 或 鍵開啟快速查詢視窗選擇所需的客戶編號
客戶名稱 客戶編號選定後會自動帶出該客戶名稱
到期日期 應收支票上的到期日期
兌現日期 這張支票預計何時會兌現的 (因有時票據的交換需時 1~3 個工作天金額才
能真正入帳)
票據狀態 目前票據的狀態有未兌兌現 託收轉讓退票票貼及其他共七種
開票銀行 應收票據上開立支票銀行的帳號
開票銀行 應收票據上開立支票銀行的名稱
託收銀行 選取開立的支票銀行 若尚未設定請至【其他編號設定】中的銀行基本資料
設定
託收銀行 開票銀行選定後會自動帶出該銀行名稱
其他備註 補充上述欄位尚未提到的
其他操作方式與應付支票作業相同
相關項目 出貨作業收款作業已過期支票
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已過期支票
意義所有已過期的支票皆會轉入此視窗方便會計人員查詢核對
過期支票瀏覽列出所有過期支票（應收應付）可依需求排列如名稱開票日期兌
現日期銀行hellip等（本功能為整合上述rdquo應付rdquordquo應收rdquo二項支票作業所產生的資料
對照表）
註此處只能做查詢的動作並不能做新增或修改的動作
相關項目 應付支票應收支票
應(收)票批次兌現
意義可一次將單張或多張應收票據轉兌現並將兌現的支票轉入已過期支票中
按鍵說明
欄位名稱 欄位說明
全選 將所列出的支票全部選擇為要兌現的狀態
全不選 將所列出的支票全部選擇為要非兌現的狀態
兌現轉入過期支票 將已選擇的支票轉成兌現狀態並將支票轉入過期支票中
相關項目應收支票銀行存提作業
應(付)票批次兌現
意義可一次將單張或多張應付票據轉兌現並將兌現的支票轉入過期支票中
操作方式請參照 應(收)票據批次兌現
相關項目應付支票銀行存提作業
軟體使用教學手冊
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應收票齡分析表
意義此分析表是用來顯示已收未兌現的應收支票其帳齡分佈在各個設定期間的統計數據
圖片左邊的日期區間可依使用者的喜好去設定設定
好後只需按【設定為預設值】鍵則每次進入系統時
依此設定統計
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
開始客戶 可按 F10 開啟快速查詢視窗選擇欲查詢的開始客戶編號
結束客戶 可按 F10 開啟快速查詢視窗選擇欲查詢的結束客戶編號
報表標題 可選擇 1天數或 2日期二種為報表標題
結束到期日 系統會自動帶出當天日期若不是可自行輸入欲查詢的結束日期
相關項目應收支票
應付票齡分析表
意義此分析表是用來顯示開立給各個廠商的未兌現應付支票其票齡分佈在各個設定期間
的統計數據
操作方式請參照 應收票齡分析表
相關項目應付支票
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第六章 庫存管理
期初開帳程序
1進貨
第一次使用時本系統時將基本資料建立完成後首先利用【進貨作業】將所有產品均做首
次進貨並且將已付款的進貨單據沖銷
註亦可利用庫存調整單將所有產品數量及成本鍵入或者利用盤點作業進行盤點後將盤點
量轉入現有量必須要注意的是若您選擇使用盤點轉入的方式系統將無法自動抓取產品成
本
2由產品基本資料中作期初開帳
至產品基本資料中按(Alt+F 鍵)將可以產生庫存的
期初開帳資料
按《確定》後將自動轉入期初
庫存日消耗異動表
意義驗證庫存量的正確性且可以將驗證後的正確量寫入現有量
(1) 當日消耗表列出查詢日期當天的庫存數量
變動情況用來驗證庫存量的正確性
(2) 逐日銷耗表列出前一次結轉日至查詢日期
當天的庫存數量變動情形用來驗證庫存量
的正確性另可將計算後的實際現有量寫入
帳面量(產品基本資料中的現有量)
軟體使用教學手冊
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庫存月消耗異動表
報表意義列出查詢當月份的庫存數量變動情形用來驗證庫存量的正確性另可將計算
後的實際現有量寫入帳面量(產品基本資料中的現有量)並作轉入產生下月期
初量
使用時機每月底結束營業後或每月初開始營業前
操作方式
1)檢視庫存月銷耗表上的異動資料及現有量是否均正確當計算後存量與目前帳面存
量不符時會以黃色警示
2)確認無誤後按下 出現如下視窗再次確認
注意產品基本資料中的現有量將會被庫存月銷
耗 表 中 的 現 有 量 取 代因 此 請 謹 慎 使 用 結 轉 功 能
C)若產品進出異動量不正確請利用庫存調整單
做調整後重新執行步驟 A)~ B)
後記
庫存量又有問題了 怎麼都跟架上物品不符 相信大多數人都有這樣的心聲
很多使用者的觀念上總是認為庫存只要交給電腦來管理庫存量一定準確殊不知電腦軟體
有可能發生不可預期的結果(程式暇疵或使用中突然的斷電當機)或是產品管理不當導致失
竊或是破損或是產品擺設到不正確的位置都有可能使得電腦中的庫存量異常所以在庫存管
理中盤點變成了一項非常重要的工作
軟體使用教學手冊
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庫存調整單
意義當帳上的庫存量與實際庫存盤點的結果不符時即可利用此功能來調整帳上的庫存量
及成本
在〈C進出貨〉選擇【C
庫存調整單】如圖可
按《新增》《修改》
《查詢》或《刪除》鈕
更動關於調整庫存的相
關資料
按《瀏覽》進入庫存調整
單據瀏覽
操作方法
庫存調整單中的「數量」欄位應輸入實際庫存量與帳面現有量的差異量
作庫存調整時若目前某產品在系統中的現有量為 10 個但實際上賣場中只剩 8個則在
數量的欄位中輸入-2即可將系統中的現有量調整為 8個
若使用者無進貨作業的動作卻想要統計出產品的銷售成本及利潤可直接在此處輸入產
品的成本或覺得目前系統中的平均成本不正確亦可自行修改
註盤點作業中若有盤差或盤盈時會自動產生一張盤點調整單
其他操作方式請參考基本操作方法
相關項目產品基本資料盤點作業
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盤點作業
意義盤點各倉的庫存量以便管理可避免庫存太多或不足節省公司無謂的支出
有關庫存量的準確性一直為各行各業及門市經營管理者所困擾即使使用電腦軟體一樣產生
庫存量不準確的情事皆因方法錯誤或關念的偏差導致
在庫存做盤點前有些前置工作若準備充足則可收事半功倍之致
A盤點的前置工作
1 貨架上物品的擺設是否整齊乾淨
2 貨架的分類是否明確並且標示清楚
3 待進貨瑕疵物品異常品是否與陳列區清楚區分
4 人員的物品熟悉度及教育訓練是否充足
B盤點實施要點
1 全面盤點(期初期末盤點)或循環盤點
2 盤點的開始時間及預計結束時點
3 人員編組及人力分派
4 列印盤點單(可利用盤點機)
5 盤點機轉入或人工鍵入盤點數量
6 列印盤點報告單(盤盈盤損表)
C檢討此次盤點作業及問題研究
在【F系統支援】選擇【盤點作業】的選項會出現最近一張單據
操作方法
1由盤點機盤點
新增一張盤點單將盤點量輸
入盤點機再按
鍵直接將盤
點機中的資料傳送到系統
中按下 鍵即
可完成盤點作業
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2由人工手動盤點
A)新增一張盤點單按《A盤點產品轉入》鍵選擇欲盤點的產品編號可依全部產品廠
商產品類別儲放位置產品編號及庫存數量共六種選擇方式選擇所需的產品或者用
《新增明細》的方式輸入要盤點的品項接著按下《F3存檔》
B)按下《F7列印》報表選擇為「盤點單」列印出盤點單由人工盤點並將盤點量寫在盤點
單上
C)進入盤點作業點選《修改》將盤點量輸入系統中按下《存檔》後再按《轉入現有量》
鍵即可完成盤點作業
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
盤點日期 系統預設使用當天日期若不是當天日期可自行輸入盤點日期及時間
盤點單號 通常輸入完盤點日期後按【Enter】鍵後系統會直接帶出盤點單號預設
盤點人員 輸入該筆資料的盤點人員
盤點備註 補充欄位中所不足的資料
盤點倉號 選擇欲盤點的倉號 (多倉版)
《 Alt+A 》盤點產品轉入
按 可針對特定部份產品或廠商選取所需
的盤點商品
1先選擇轉入依據
2輸入起始編號及結束編號
3按下《Y確定》便可將符合條件的產品加入到盤點單中
《 Alt+B 》盤點機輸入
按 可先由盤點機盤點再直接
將盤點機中的資料傳輸到系統中可節省再輸入一
遍的時間
轉入現有量
當盤點完後且已經將盤點數量輸入至系統中後此時可按 鍵將盤點量轉入現有量
且同時在【庫存調整單】產生一張盤盈盤虧單即可完成盤點作業
相關項目產品基本資料員工基本資料庫存調整單
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第七章 系統支援
密碼設定
意義本設定首重資料保全功能系統依使用者名稱及密碼選擇性的開放系統功能可確
保資料的隱密性預防一些重要資料外流而設定通行密碼可依特定人員使用密碼才能執
行
進入時需輸入您的使用者密碼才有權限進入密碼設定中去新
增或是修改此設計目的在於防止管理者離開時他人趁機擅自
修改帳號權限
新增 增加完使用者名稱及密
碼後再設定使用功能明細（打
ˇ者為開放本項功能）
成本顯示若沒有打ˇ則該使
用者進入後台時基本資料的產
品欄位成本相關欄位則不顯示
備份作業
意義將所有資料另存一份應注意不要備份在同一部硬碟（以免硬碟實體損壞）同時為
保障資料安全應自訂備份期間如每週三六各一次
選定備份的目錄位置按下《開始備份》
鍵後即可完成備份作業
建議您在備份的檔案名稱 Data 後再加上
備份日期以避免備份資料太多產生混淆
註選擇備份路徑時需注意資料夾的名稱
應避免為空白或包含特殊符號如
gtlt$hellip等
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資料重整
意義當系統在操作途中因發生停電不正常關機或硬體發生故障而故造成系統資料中異常
現象導致資料毀損可利用本功能做一資料維護
注意執行資料重整時務必讓其他工
作站或前後台離線
編碼更改
意義因本系統中所有基本資料的編號只要存檔後就不能做修改的動作故在此設立一
個修改編號的程式
註因為基本資料中的編號會跟進銷貨產生連動關係為保持舊有歷史資料的正確性所以
更改編號時須在此更改以保持資料的完整若您要修改基本資料時請先到【2備份作業】
做資料備份的動作避免系統在編修的過程中發生停電或不明原因當機而造成資料流失
操作方法
1選擇欲修改的編號之資料
庫有客戶廠商產品員
工及產品類別資料檔共 5種供
選擇
2用滑鼠或按 F10 在原編號的
欄位上選擇欲更改的編號
3直接在新編號的欄位上輸入
新的編號
4按下《確定更改》鍵即可
完成編號更改的動作
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系統顏色修改
意義覺得系統中預設的顏色不喜歡嗎想自創風格時可利用本功能修改畫面使用者可依
個人喜好修改使用的畫面其中必須注意的是修改畫面確定後按 Y 儲存設定 要先
離開本系統再重新進入本系統才能生效
若欲更換背景圖片圖
片格式可
為jpggifbmphellip
等檔案格式
改亂了可按系統預設
值變回原來樣式
行事曆管理
意義經常忘東忘西的寫在紙條上麻煩又不容易找利用本功能吧啟動系統時會提醒哦
操作方法
1 點選《新增》後輸
入事件日期時
間對象地點
事由事項的欄位
可註記細節事項
2 勾選事件提醒方
式若沒勾選便不
會出現提醒的訊
息
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名片簿管理
意義可將重要的電話或經常聯絡朋友記錄在此容易找尋又不會丟可分類還有多項
詳細資料欄位可供利用
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
名片分類 可點選 開啟客戶分類的快選視窗
電子信箱 若有輸入 E-Mail 帳號則按下 可直接連結至 Outlook 發送信件
其他備註 補充欄位中不足的說明或做為某些特殊資料註記
選擇發送簡訊功能時可自動帶入行動電話號碼
操作方法請參照 基本操作方法
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產品停用啟用處理
意義將產品基本資料中已經停產或停售長時間不使用的產品資料作停用處理可加快搜
尋的速度也增加盤點補貨等工作的效率若日後進貨時新進產品的條碼與停用產品
條碼相同時系統會出現警告訊息可直接將產品恢復續用
操作方法
1 產品停用
A)將欲停用的產品打勾勾選的品項會列在右上方的挑選清單列中確認後點選《停用》
停用的產品會列在下方的〈停售或停用之品項〉中
B)直接在產品基本資料中刪除的品項也會自動被系統列到停用產品中喔~
2 產品啟用
在欲恢復續用的產品上按一下滑鼠右鍵選擇《Y產品續用恢復》確認後該筆資料會
回復到產品基本資料中恢復續用的產品庫存量售價成本等均會歸零若要查看過去
的歷史進貨紀錄及銷貨分析請利用〈歷價〉及〈分析〉的功能
相關項目產品基本資料
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產品成本重算
意義若於系統使用時發生停電或當機或硬體故障情形而造成平均成本有異常之情形可
利用此作業將平均成本重算
可選擇年或指定月份計算確
定無誤時可利用寫入功能將
目前平均成本更新
若平均成本重算後有發生的情形則執行《W將計算之平均成本寫入》後必須利用 資
料偵錯 功能將異常的產品資料修復接著再到產品基本資料中利用〈歷價〉重新寫入成本
相關項目產品基本資料資料偵錯
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資料偵錯
意義藉由資料偵錯系統來偵測錯誤的資料再加以修復是屬於軟體異常控管的一項重要功
能有如 Windows 中的磁碟偵錯功能
操作方法
選擇客戶資料檢測編號是否重 覆及累積點數預收金額數值溢位等異常檢測
選擇銷貨資料檢測編號是否重覆及小計金額銷貨成本數值溢位等異常檢測且可將銷
貨成本以目前平均成本置換但此項功能需在已驗證過產品資料且無異常的情況下才能進
行
選擇廠商資料檢測編號是否重 覆及異常資料偵錯
選擇產品資料檢測編號是否重 覆及最近進價平均成本及售價數值溢位等異常檢測
選擇進貨資料檢測編號是否重覆及異常資料偵錯
選擇訂貨資料則會重新計算產品檔中的被訂購量
選擇倉庫資料重新分析產品檔及倉庫檔中的庫存關聯結構並自動將錯誤修復
以上各個資料檔檢測後若有異常情形出現只需按《自動修復錯誤》鍵即可完成資料偵錯
修復的動作
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用戶使用記錄
意義可記錄各用戶進入系統的日期及時間及使用哪個功能表做哪些動作避免在多人
使用狀況下無法查到資料修改或刪除是由何人做的
流量統計
依據系統登入用戶別統計各動作的操作次數
在桌面上建立捷徑
意義當桌面上安裝的捷徑不小心刪除或在一開始安裝軟體時沒有建立捷徑皆可利用此功
能輕鬆在桌面上重新建立捷徑再也不用擔心找不到執行路徑
操作方式
1輸入前台工作站號若是單機版則不需輸入
2直接點選《1建立後台管理捷徑》或《2建
立 POS 前台捷徑》就會在桌面上自動建立捷徑
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備份還原
意義當您發現銷售前台進入後出現錯誤代碼或存檔後交易紀錄無法存入時代表銷售資料
庫已經遭受毀損備份還原能夠幫助您將資料還原到您最後一次做備份的狀態
1 請先將執行資料備份並記下您的備份目錄位置操作方式請參照 備份作業
2 請放入安裝光碟重新安裝或至我們的網站 wwwhiposcomtw 下載試用版本（切記版
本必須相同）
註請確定所有工作站或前台均已離線且無其他軟體正在執行
無需移除原本的軟體直接執行安裝即可
3 請至[開始][程式集][叡鴻 Hipos 軟體系列]點選[備份還原]或至電腦中的 csalewin 中
點選 備份還原exe 如圖所示選取您的備份目錄位置後點選《S開始還原》即可
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第八章 附件 其他技術支援
報表格式修改
利用 HiPOS 軟體中的報表系統工具可以自行修改報表的格式
系統工具的開啟方式
1《開始》rarr《程式集》rarr《叡鴻 HiPOS 軟體系列》rarr《報表系統工具》
2到電腦 csalewin 資料夾中將〈系統工具exe〉點滑鼠左鍵兩下開啟
自訂列印紙張大小
開啟系統工具後選擇要修改列印格式的報表後將紙張規格分別填入高度寬度上邊界
左邊界即可
例如原本是 A4(290210mm)格式要改
成列印中一刀格式直接修改高度
140寬度 210 就可以囉~
修改報表內容
1開啟系統工具後先選擇要修改的報表再按《修改報表》
2若要修改報表內容的位置以滑鼠圈選要移動的範圍後以larruarrdarrrarr移動或直接以滑鼠拖
曳至您預定的位置即可
3若要修改或增加文
字則先點選 報表控
制項工具列 上的
一下接著點一下要
修改的文字或要新增
文字的位置即可編
輯文字
4修改完成後點選
左上角的《檔案》rarr
《儲存》
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自訂瀏覽視窗表格樣式
意義因為使用者的螢幕大小及解析度設定的不同在瀏覽視窗中難免發生表格橫向欄位太
大或太小導致於查看資料時的不方便HiPOS 提供了自訂表格樣式的功能讓使用者調整好
欄位後可以存檔方便日後查看
操作方法
1將滑鼠移動到要調整的欄位框上會出現 符號以滑
鼠拖曳即可調整欄位大小
2調整好後如圖在內容的任一位置上按一下滑鼠右鍵選擇《儲存表格樣式》若是儲
存後不滿意可以選擇《恢復預設值》
滑鼠右鍵功能選單
意義建立資料時若已經有其他檔案格式的資料存在方便
複製貼到 HiPOS 軟體中
在 HiPOS 軟體中當欄位為可編修狀態下時可以按一下滑鼠
右鍵便能呼叫功能選單(複製貼上剪下)
看完了使用手冊仍然無法解決您的問題嗎本公司提供了多元的諮詢管道
本公司網站技術支援httpwwwhiposcomtw 文件知識庫
電話諮詢07-7030898
傳真專線07-7032066
E ndash Mail Servicehiposcomtw
公司地址高雄縣鳳山市 830 埤北路 81 號
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庫存管理
基本庫存管理功能操作說明
標準作業流程
產品現有數量
產品基本資料中的現有數量欄位系統會自動依照進貨及銷貨統計並隨時更新產品現有量
因此為了保持現有量的正確性及產品成本的準確度請勿直接從產品基本資料的現有數量欄
位修改現有量
進貨作業
進貨時確實輸入正確的進貨量要留意進貨單位是否正確進貨及進貨退回時產品的庫存
量都會自動增減
庫存調整單(HiPOS-Light 版無此功能)
（一）使用時機
1 某產品的數量因毀損失竊hellip等非進貨及銷售而短缺或增加導致需要調整產品的現
有量時
2 由盤點作業中執行盤點量轉入現有量時若有差異量系統會自動產生一張庫存調整
單
（二）操作方式
1 進入【C進出貨】 rarr 【庫存調整單】
2 點選 【新增】rarr輸入日期單號經辦人員備註
3 點選 【新增明細】 rarr輸入【產品代號】
4 輸入【數量】是指實際數量與產品現有量的差異量例如 A產品實際量為 10 個產品
基本資料中的現有量為 8個兩者的差異量為 10－8＝+2數量的欄位輸入 2若 B產
品的實際數量為 15 個產品基本資料中的現有量為 20 個則差異量為 15－20＝-5
數量的欄位便輸入-5
5 點選【存檔】後產品現有量便會隨著調整
（三）附註
HiPOS-Light 版若平時發現產品數量有錯誤請直接利用【盤點作業】的轉入現有量功
能來調整產品的現有量
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庫存日消耗表
（一）當日消耗表列出查詢日期當天的庫存數量變動情況用來驗證庫存量的正確性
（二）逐日消耗表列出前一次結轉日至查詢日期當天的庫存數量變動情形用來驗證庫存
量的正確性另可將計算後的存量寫入帳面量(產品基本資料中的現有量)
（三）使用時機每日營業結束利用庫存逐日銷耗表檢驗庫存正確性
庫存月消耗表
（一）報表意義列出查詢當月份的庫存數量變動情形用來驗證庫存量的正確性另可將
計算後的實際現有量寫入帳面量(產品基本資料中的現有量)並轉入產生下月期初量
（二）使用時機每月底結束營業後或每月初開始營業前
（三）操作方式
1 檢視庫存月消耗表上的異動資料及現有量是否均正確當計算後存量與目前帳面存量
不符時會以黃色警示
2 確認無誤後按下 出現如下視窗再次確認
盤點作業
（一）盤點前置作業
1 貨架上物品的擺設是否整齊乾淨
2 貨架的分類是否明確並且標示清楚
軟體使用教學手冊
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3 待進貨瑕疵物品異常品是否與陳列區清楚區分
4 人員的物品熟悉度及教育訓練是否充足
（二）操作方式
1 進入【F系統支援】rarr【盤點作業】rarr【新增】rarr輸入日期單號盤點人員備註
2 在【產品代號】輸入要盤點的產品rarr【存檔】rarr【列印】選擇【盤點單】
3 進行人工盤點工作
4 進入【盤點作業】rarr【修改】rarr在【盤點數量】輸入實際盤點數量rarr【存檔】
5 選擇【轉入現有量】即可將盤點量轉入到產品基本資料中的現有量
（三）操作秘訣
2 利用【新增明細】可一項項將要盤點的產品輸入
3 利用【盤點產品轉入】可以選擇一次將所有產品輸入或者依照廠商別產品類別儲
放位置產品編號輸入
4 務必確實將盤點量輸入盤點單的「盤點數量」欄位中盤點數量請勿輸入負數
（四）盤點要點
1 全面盤點及循環盤點除了期初或期末的全面盤點之外應固定每隔一段時間做循環
盤點循環盤點可以依照產品類別儲放位置或者產品編號等等例如固定每個月作
一次循環盤點第一個月盤點第一排貨架的商品第二個月盤點第二排貨架的商品
2 盤點時效盤點開始到盤點結束的時間盡量不要超過預定時程為了防止盤點錯誤應
避免盤點期間同時進貨銷售盤點完畢應即時將盤點量轉入現有量
3 盤點差異量軟體系統中的現有量欄位嚴格來說是帳面上的產品數量而盤點量則是
實際庫存的數量軟體操作過程有疏失產品瑕疵失竊及盤點錯誤等許多因素均
可能導致帳面上的數量與實際庫存不符的情況因此有盤差是可以被接受的但若差
異量太大時管理者便應觀察是哪個環節出了問題
軟體使用教學手冊
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上線一段時間後初次執行盤點作業或庫存日月銷耗表
說明
1過去進貨或庫存有異時均直接修改產品現有量
2使用一段時間後才執行庫存月銷耗表結轉
3更新版本或重新安裝執行資料備份還原或者它系統資料轉檔匯入
上述情況可能會發現期初量都是 0以致計算後存量與帳面存量產生極大的誤差
作業流程
期初開帳作業
（一）使用時機
1 初次使用者
2 已經上線一段時間的使用者
3 更版或重新安裝系統後執行備份還原的使用者
4 產品現有量正確而庫存日月銷耗表中的現有量完全不對者
（二）操作方式
1 進入【A基本資料】rarr【產品基本資料】確認產品現有量均為正確的數量
2 按【Alt+F】開啟庫存量期初開帳作業視窗rarr選擇「轉入期初月份」rarr【確定】
3 此一動作可以根據產品基本資料中的現有量去重新計算出庫存日月銷號表中的現有
量並且反算出期初量
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常見 QampA
產品基本資料中的現有數量與實際庫存量不符合
1 僅有少數幾項產品的庫存量不符時可利用「庫存調整單」做調整
2 多項產品的庫存量不符時利用「盤點作業」並將盤點量「轉入現有量」
3 每日營業結束時可利用「庫存逐日消耗表」核對產品庫存量並將正確量寫入現有量
4 檢視產品-進出異動表可查明是否有單據數量錯誤
產品現有量不會隨銷售或進貨變動
1 執行資料重整
2 檢查前台 Alt+F5 銷售記錄是否正常若銷售存檔後無銷售紀錄或者銷售明細僅有時間及
金額代表資料庫已經損壞
3 檢查銷售及進貨時的產品編號是否一致
4 檢查產品基本資料中產品是否有重複建檔換言之相同的產品名稱是否有兩個不同的
產品編號
庫存日月消耗表中的期初量為零導致統計後的現有量錯誤
1 發生原因沒有將上月底的庫存作結轉寫入本月期初
進入【庫存月消耗表】rarr列印年月輸入上個月份rarr執行結轉
2 發生原因Ⅰ曾經從產品基本資料中的現有量欄位直接修改數量
Ⅱ更版或備份還原後沒有執行期初開帳的動作
進入產品基本資料執行【Alt+F 期初開帳作業】
3 當月底營業結束時請檢視庫存月消耗表核對庫存量並執行結轉的動作將正確量寫入現
有量及寫入次月期初量
庫存日月消耗表中的調入量與實際調整的數量不符合
1 發生原因盤點作業轉入現有量時重複執行轉入現有量的動作
2 進入【庫存調整單】rarr點選【瀏覽】尋找備註中盤點轉入單號重複的資料
3 刪除重複的調整單即可
利用盤點量轉入現有量卻發現某些產品仍然與實際庫存量不符合
1 發生原因 盤點數量錯誤
盤點作業中盤點數量輸入錯誤
營業時間進行盤點工作盤點後到轉入現有量的過程中產品銷售出去而未作
調整
2 利用「庫存調整單」調整現有量
3 HIPOS-Light 版利用「盤點轉入現有量」作調整
軟體使用教學手冊
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已經將盤點量轉入現有量之後發現盤點時數量點錯
1 利用「庫存調整單」調整現有量
2 HIPOS-Light 版利用「盤點轉入現有量」作調整
連續數月都有做庫存月消耗結轉但庫存月消耗中某些產品的現有量卻總是有誤差
1 發生原因每個月結轉的時間點有誤
2 進入【庫存月消耗表】rarr列印年月輸入本月份rarr列印出該張報表或記下該報表的ldquo期初
量rdquo
3 重新進入【庫存月消耗表】rarr列印年月輸入上一個月份
4 比較本月份的ldquo期初量rdquo及上個月份的ldquo現有量rdquo是否相同若上個月份的現有量比本月
份的期初量少代表上一個月結轉之後仍有作銷售或調整
例如430 下午 200 做結轉將正確量寫入下月期初（產生 5月份的期初量）但是 430
下午 300 又陸續作了銷售或調整庫存量
5 做法
盤點機盤點時架上無庫存的 產 品 會 漏 盤
新增盤點單時選擇【盤點產品轉入】將全部產品轉入並將【盤點數量】全部修改為 0
將盤點機中的資料轉入該盤點單存檔後將盤點量轉入現有量
4 月
5 月份
軟體使用教學手冊
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選購模組功能簡介
簡訊 SMS 發送模組
SMS 簡訊發送功能透過網際網路直接由 HiPOS 軟體系列中發送簡訊至客戶的行動電話能夠達
到迅速確實即時傳遞訊息及行銷的效益
HiPOS 門市及進銷存 v6 以後都可使用免申請儲值後馬上開通
功能特色
1 低廉的發送費用
一般使用手機發送簡訊每通大約 $25~ 35 之間使用 HiPOS SMS 每通只要 11~13 之
間足足省了 50
2 搭配 HiPOS 軟體分析有效客戶發送
利用 HiPOS 的各項統計如累積點數已購商品累積消費金額生日等等的各項數
據做有效的簡訊廣告行銷並且會自動過濾重覆的電話及統計發送的通數
應用 1 生日到時發送祝賀簡訊並告知來電優惠方案
應用 2 廠商新商品推出時可過濾已購買同類商品的客戶清單做簡訊廣告發送hellip更多應用
等你來發掘
3 大量簡訊發送
除了對單一客戶發送簡訊外大量發送簡訊的功能可同時對多個客戶行動電話號碼發送簡
訊
4 簡訊發送時效性佳
簡訊發送後正常情況下約 3~10 秒鐘就可即時將簡訊傳送到客戶手機重要訊息不怕客戶
收 不 到 若 因 故 對 方 無 法 接 收 將 會 自 動 重 發 直 至 發 送 成 功 或 滿 24 小時止
5 常用訊息片語編輯
「常用訊息」功能可以編輯儲存常用的簡訊內容可以加快編寫簡訊的速度
6 預約發送
可自定要發送的時間時間到才發送簡訊更有效率的廣告效益
軟體使用教學手冊
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單一簡訊發送
在會員基本資料廠商基本資料員工基本資料中
按下 即可發送簡訊
大量簡訊發送
﹝統計報表﹞rarr﹝C會員郵寄標籤大量簡訊﹞依照
條件選擇要發送簡訊的對象後點選《S發送簡訊》
即可將簡訊發送到所選擇的對象
軟體使用教學手冊
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應收帳款
意義用來顯示某段時間內應收帳款的彙總資料報表
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
帳款種類 可選擇依 1客戶別或 2業務別做為應收帳款報表的依據
帳款日期區間 輸入欲查詢的起迄日期
統計客戶區間 可按 F10 開啟快速查詢視窗輸入欲查詢的客戶編號
統計業務區間 輸入欲查詢的業務編號
報表種類 可自行選擇共有明細表簡要表及應收總表三種報表
是否含前期未
收款之明細
若所查詢的日期區間之前仍有尚未收取的款項則可在此欄位中打ˇ就
可顯示前期未收款之明細
相關項目客戶基本資料產品基本資料員工基本資料出貨作業出貨退回作業出退
貨資料統計表
應付帳款
意義用來顯示某段時間內應付帳款的彙總資料報表
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
帳款種類 可選擇依 1廠商別或 2經辦人員別做為應付帳款報表的依據
帳款日期區間 輸入欲查詢的起迄日期
統計廠商區間 可按 F10 開啟快速查詢視窗輸入欲查詢的廠商編號
統計經辦區間 輸入欲查詢的經辦人員編號
報表種類 可自行選擇共有明細表簡要表及應收總表三種報表
是否含前期未
付款之明細
若所查詢的日期區間之前仍有尚未付清的款項則可在此欄位中打ˇ就
可顯示前期未付款之明細
相關項目廠商基本資料產品基本資料員工基本資料進貨作業進貨退回作業進退
貨資料統計
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票據
應(付)支票
意義可沖銷應付帳款中所有由支票給付的記錄節省會計人員作帳以便查詢核對廠商的
帳款
進入本功能後出現所有應付票據資料視窗以票據到期天數作為循序排列條件
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
開票日期 系統預設使用當天日期若不是當天日期可自行輸入開票日期
支票類別 支票的種類此處為應付支票
支票號碼 開立支票上的號碼
支票金額 開立支票上的金額
來源單號 輸入這張支票是要沖銷哪一張【付款作業】中的進貨單號
廠商編號 可按 F10 或 鍵開啟快速查詢視窗選擇所需的廠商編號
廠商名稱 廠商編號選定後會自動帶出該廠商名稱
到期日期 開立支票上的到期日期
兌現日期 這張支票預計何時會兌現的( 因有時票據的交換需時 1~3 個工作天金額
才能真正入帳)
票據狀態 目前票據的狀態有未兌兌現退票作廢領取及其他共六種
開票銀行 選取開立的支票銀行 若尚未設定請至【其他編號設定】中的銀行基本資料設定
銀行名稱 開票銀行選定後會自動帶出該銀行名稱
其他備註 補充上述欄位所未提到的
未兌支票總額 系統會自動統計所有未兌現的支票張數及總額
其它說明
支票簽回單
點選《列印》即可列印支
票簽回單若要更改表單
字頭字尾請參照 按鍵說
明
相關項目進貨作業已
過期支票付款作業
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49
應(收)支票
意義可沖銷應收帳款中所有由支票收款的記錄以查核客戶的帳款
進入本功能後出現所有應收票據資料視窗以票據到期天數作為循序排列條件
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
收票日期 系統預設使用當天日期若不是當天日期可自行輸入收票日期
支票類別 支票的種類此處為應收支票
支票號碼 應收票據上的支票號碼
支票金額 應收支票上的金額
來源單號 輸入這張支票是要沖銷哪一張【收款作業】中的出貨單號
客戶編號 可按 F10 或 鍵開啟快速查詢視窗選擇所需的客戶編號
客戶名稱 客戶編號選定後會自動帶出該客戶名稱
到期日期 應收支票上的到期日期
兌現日期 這張支票預計何時會兌現的 (因有時票據的交換需時 1~3 個工作天金額才
能真正入帳)
票據狀態 目前票據的狀態有未兌兌現 託收轉讓退票票貼及其他共七種
開票銀行 應收票據上開立支票銀行的帳號
開票銀行 應收票據上開立支票銀行的名稱
託收銀行 選取開立的支票銀行 若尚未設定請至【其他編號設定】中的銀行基本資料
設定
託收銀行 開票銀行選定後會自動帶出該銀行名稱
其他備註 補充上述欄位尚未提到的
其他操作方式與應付支票作業相同
相關項目 出貨作業收款作業已過期支票
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已過期支票
意義所有已過期的支票皆會轉入此視窗方便會計人員查詢核對
過期支票瀏覽列出所有過期支票（應收應付）可依需求排列如名稱開票日期兌
現日期銀行hellip等（本功能為整合上述rdquo應付rdquordquo應收rdquo二項支票作業所產生的資料
對照表）
註此處只能做查詢的動作並不能做新增或修改的動作
相關項目 應付支票應收支票
應(收)票批次兌現
意義可一次將單張或多張應收票據轉兌現並將兌現的支票轉入已過期支票中
按鍵說明
欄位名稱 欄位說明
全選 將所列出的支票全部選擇為要兌現的狀態
全不選 將所列出的支票全部選擇為要非兌現的狀態
兌現轉入過期支票 將已選擇的支票轉成兌現狀態並將支票轉入過期支票中
相關項目應收支票銀行存提作業
應(付)票批次兌現
意義可一次將單張或多張應付票據轉兌現並將兌現的支票轉入過期支票中
操作方式請參照 應(收)票據批次兌現
相關項目應付支票銀行存提作業
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51
應收票齡分析表
意義此分析表是用來顯示已收未兌現的應收支票其帳齡分佈在各個設定期間的統計數據
圖片左邊的日期區間可依使用者的喜好去設定設定
好後只需按【設定為預設值】鍵則每次進入系統時
依此設定統計
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
開始客戶 可按 F10 開啟快速查詢視窗選擇欲查詢的開始客戶編號
結束客戶 可按 F10 開啟快速查詢視窗選擇欲查詢的結束客戶編號
報表標題 可選擇 1天數或 2日期二種為報表標題
結束到期日 系統會自動帶出當天日期若不是可自行輸入欲查詢的結束日期
相關項目應收支票
應付票齡分析表
意義此分析表是用來顯示開立給各個廠商的未兌現應付支票其票齡分佈在各個設定期間
的統計數據
操作方式請參照 應收票齡分析表
相關項目應付支票
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52
第六章 庫存管理
期初開帳程序
1進貨
第一次使用時本系統時將基本資料建立完成後首先利用【進貨作業】將所有產品均做首
次進貨並且將已付款的進貨單據沖銷
註亦可利用庫存調整單將所有產品數量及成本鍵入或者利用盤點作業進行盤點後將盤點
量轉入現有量必須要注意的是若您選擇使用盤點轉入的方式系統將無法自動抓取產品成
本
2由產品基本資料中作期初開帳
至產品基本資料中按(Alt+F 鍵)將可以產生庫存的
期初開帳資料
按《確定》後將自動轉入期初
庫存日消耗異動表
意義驗證庫存量的正確性且可以將驗證後的正確量寫入現有量
(1) 當日消耗表列出查詢日期當天的庫存數量
變動情況用來驗證庫存量的正確性
(2) 逐日銷耗表列出前一次結轉日至查詢日期
當天的庫存數量變動情形用來驗證庫存量
的正確性另可將計算後的實際現有量寫入
帳面量(產品基本資料中的現有量)
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53
庫存月消耗異動表
報表意義列出查詢當月份的庫存數量變動情形用來驗證庫存量的正確性另可將計算
後的實際現有量寫入帳面量(產品基本資料中的現有量)並作轉入產生下月期
初量
使用時機每月底結束營業後或每月初開始營業前
操作方式
1)檢視庫存月銷耗表上的異動資料及現有量是否均正確當計算後存量與目前帳面存
量不符時會以黃色警示
2)確認無誤後按下 出現如下視窗再次確認
注意產品基本資料中的現有量將會被庫存月銷
耗 表 中 的 現 有 量 取 代因 此 請 謹 慎 使 用 結 轉 功 能
C)若產品進出異動量不正確請利用庫存調整單
做調整後重新執行步驟 A)~ B)
後記
庫存量又有問題了 怎麼都跟架上物品不符 相信大多數人都有這樣的心聲
很多使用者的觀念上總是認為庫存只要交給電腦來管理庫存量一定準確殊不知電腦軟體
有可能發生不可預期的結果(程式暇疵或使用中突然的斷電當機)或是產品管理不當導致失
竊或是破損或是產品擺設到不正確的位置都有可能使得電腦中的庫存量異常所以在庫存管
理中盤點變成了一項非常重要的工作
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庫存調整單
意義當帳上的庫存量與實際庫存盤點的結果不符時即可利用此功能來調整帳上的庫存量
及成本
在〈C進出貨〉選擇【C
庫存調整單】如圖可
按《新增》《修改》
《查詢》或《刪除》鈕
更動關於調整庫存的相
關資料
按《瀏覽》進入庫存調整
單據瀏覽
操作方法
庫存調整單中的「數量」欄位應輸入實際庫存量與帳面現有量的差異量
作庫存調整時若目前某產品在系統中的現有量為 10 個但實際上賣場中只剩 8個則在
數量的欄位中輸入-2即可將系統中的現有量調整為 8個
若使用者無進貨作業的動作卻想要統計出產品的銷售成本及利潤可直接在此處輸入產
品的成本或覺得目前系統中的平均成本不正確亦可自行修改
註盤點作業中若有盤差或盤盈時會自動產生一張盤點調整單
其他操作方式請參考基本操作方法
相關項目產品基本資料盤點作業
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55
盤點作業
意義盤點各倉的庫存量以便管理可避免庫存太多或不足節省公司無謂的支出
有關庫存量的準確性一直為各行各業及門市經營管理者所困擾即使使用電腦軟體一樣產生
庫存量不準確的情事皆因方法錯誤或關念的偏差導致
在庫存做盤點前有些前置工作若準備充足則可收事半功倍之致
A盤點的前置工作
1 貨架上物品的擺設是否整齊乾淨
2 貨架的分類是否明確並且標示清楚
3 待進貨瑕疵物品異常品是否與陳列區清楚區分
4 人員的物品熟悉度及教育訓練是否充足
B盤點實施要點
1 全面盤點(期初期末盤點)或循環盤點
2 盤點的開始時間及預計結束時點
3 人員編組及人力分派
4 列印盤點單(可利用盤點機)
5 盤點機轉入或人工鍵入盤點數量
6 列印盤點報告單(盤盈盤損表)
C檢討此次盤點作業及問題研究
在【F系統支援】選擇【盤點作業】的選項會出現最近一張單據
操作方法
1由盤點機盤點
新增一張盤點單將盤點量輸
入盤點機再按
鍵直接將盤
點機中的資料傳送到系統
中按下 鍵即
可完成盤點作業
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2由人工手動盤點
A)新增一張盤點單按《A盤點產品轉入》鍵選擇欲盤點的產品編號可依全部產品廠
商產品類別儲放位置產品編號及庫存數量共六種選擇方式選擇所需的產品或者用
《新增明細》的方式輸入要盤點的品項接著按下《F3存檔》
B)按下《F7列印》報表選擇為「盤點單」列印出盤點單由人工盤點並將盤點量寫在盤點
單上
C)進入盤點作業點選《修改》將盤點量輸入系統中按下《存檔》後再按《轉入現有量》
鍵即可完成盤點作業
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
盤點日期 系統預設使用當天日期若不是當天日期可自行輸入盤點日期及時間
盤點單號 通常輸入完盤點日期後按【Enter】鍵後系統會直接帶出盤點單號預設
盤點人員 輸入該筆資料的盤點人員
盤點備註 補充欄位中所不足的資料
盤點倉號 選擇欲盤點的倉號 (多倉版)
《 Alt+A 》盤點產品轉入
按 可針對特定部份產品或廠商選取所需
的盤點商品
1先選擇轉入依據
2輸入起始編號及結束編號
3按下《Y確定》便可將符合條件的產品加入到盤點單中
《 Alt+B 》盤點機輸入
按 可先由盤點機盤點再直接
將盤點機中的資料傳輸到系統中可節省再輸入一
遍的時間
轉入現有量
當盤點完後且已經將盤點數量輸入至系統中後此時可按 鍵將盤點量轉入現有量
且同時在【庫存調整單】產生一張盤盈盤虧單即可完成盤點作業
相關項目產品基本資料員工基本資料庫存調整單
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第七章 系統支援
密碼設定
意義本設定首重資料保全功能系統依使用者名稱及密碼選擇性的開放系統功能可確
保資料的隱密性預防一些重要資料外流而設定通行密碼可依特定人員使用密碼才能執
行
進入時需輸入您的使用者密碼才有權限進入密碼設定中去新
增或是修改此設計目的在於防止管理者離開時他人趁機擅自
修改帳號權限
新增 增加完使用者名稱及密
碼後再設定使用功能明細（打
ˇ者為開放本項功能）
成本顯示若沒有打ˇ則該使
用者進入後台時基本資料的產
品欄位成本相關欄位則不顯示
備份作業
意義將所有資料另存一份應注意不要備份在同一部硬碟（以免硬碟實體損壞）同時為
保障資料安全應自訂備份期間如每週三六各一次
選定備份的目錄位置按下《開始備份》
鍵後即可完成備份作業
建議您在備份的檔案名稱 Data 後再加上
備份日期以避免備份資料太多產生混淆
註選擇備份路徑時需注意資料夾的名稱
應避免為空白或包含特殊符號如
gtlt$hellip等
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58
資料重整
意義當系統在操作途中因發生停電不正常關機或硬體發生故障而故造成系統資料中異常
現象導致資料毀損可利用本功能做一資料維護
注意執行資料重整時務必讓其他工
作站或前後台離線
編碼更改
意義因本系統中所有基本資料的編號只要存檔後就不能做修改的動作故在此設立一
個修改編號的程式
註因為基本資料中的編號會跟進銷貨產生連動關係為保持舊有歷史資料的正確性所以
更改編號時須在此更改以保持資料的完整若您要修改基本資料時請先到【2備份作業】
做資料備份的動作避免系統在編修的過程中發生停電或不明原因當機而造成資料流失
操作方法
1選擇欲修改的編號之資料
庫有客戶廠商產品員
工及產品類別資料檔共 5種供
選擇
2用滑鼠或按 F10 在原編號的
欄位上選擇欲更改的編號
3直接在新編號的欄位上輸入
新的編號
4按下《確定更改》鍵即可
完成編號更改的動作
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59
系統顏色修改
意義覺得系統中預設的顏色不喜歡嗎想自創風格時可利用本功能修改畫面使用者可依
個人喜好修改使用的畫面其中必須注意的是修改畫面確定後按 Y 儲存設定 要先
離開本系統再重新進入本系統才能生效
若欲更換背景圖片圖
片格式可
為jpggifbmphellip
等檔案格式
改亂了可按系統預設
值變回原來樣式
行事曆管理
意義經常忘東忘西的寫在紙條上麻煩又不容易找利用本功能吧啟動系統時會提醒哦
操作方法
1 點選《新增》後輸
入事件日期時
間對象地點
事由事項的欄位
可註記細節事項
2 勾選事件提醒方
式若沒勾選便不
會出現提醒的訊
息
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60
名片簿管理
意義可將重要的電話或經常聯絡朋友記錄在此容易找尋又不會丟可分類還有多項
詳細資料欄位可供利用
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
名片分類 可點選 開啟客戶分類的快選視窗
電子信箱 若有輸入 E-Mail 帳號則按下 可直接連結至 Outlook 發送信件
其他備註 補充欄位中不足的說明或做為某些特殊資料註記
選擇發送簡訊功能時可自動帶入行動電話號碼
操作方法請參照 基本操作方法
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產品停用啟用處理
意義將產品基本資料中已經停產或停售長時間不使用的產品資料作停用處理可加快搜
尋的速度也增加盤點補貨等工作的效率若日後進貨時新進產品的條碼與停用產品
條碼相同時系統會出現警告訊息可直接將產品恢復續用
操作方法
1 產品停用
A)將欲停用的產品打勾勾選的品項會列在右上方的挑選清單列中確認後點選《停用》
停用的產品會列在下方的〈停售或停用之品項〉中
B)直接在產品基本資料中刪除的品項也會自動被系統列到停用產品中喔~
2 產品啟用
在欲恢復續用的產品上按一下滑鼠右鍵選擇《Y產品續用恢復》確認後該筆資料會
回復到產品基本資料中恢復續用的產品庫存量售價成本等均會歸零若要查看過去
的歷史進貨紀錄及銷貨分析請利用〈歷價〉及〈分析〉的功能
相關項目產品基本資料
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62
產品成本重算
意義若於系統使用時發生停電或當機或硬體故障情形而造成平均成本有異常之情形可
利用此作業將平均成本重算
可選擇年或指定月份計算確
定無誤時可利用寫入功能將
目前平均成本更新
若平均成本重算後有發生的情形則執行《W將計算之平均成本寫入》後必須利用 資
料偵錯 功能將異常的產品資料修復接著再到產品基本資料中利用〈歷價〉重新寫入成本
相關項目產品基本資料資料偵錯
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63
資料偵錯
意義藉由資料偵錯系統來偵測錯誤的資料再加以修復是屬於軟體異常控管的一項重要功
能有如 Windows 中的磁碟偵錯功能
操作方法
選擇客戶資料檢測編號是否重 覆及累積點數預收金額數值溢位等異常檢測
選擇銷貨資料檢測編號是否重覆及小計金額銷貨成本數值溢位等異常檢測且可將銷
貨成本以目前平均成本置換但此項功能需在已驗證過產品資料且無異常的情況下才能進
行
選擇廠商資料檢測編號是否重 覆及異常資料偵錯
選擇產品資料檢測編號是否重 覆及最近進價平均成本及售價數值溢位等異常檢測
選擇進貨資料檢測編號是否重覆及異常資料偵錯
選擇訂貨資料則會重新計算產品檔中的被訂購量
選擇倉庫資料重新分析產品檔及倉庫檔中的庫存關聯結構並自動將錯誤修復
以上各個資料檔檢測後若有異常情形出現只需按《自動修復錯誤》鍵即可完成資料偵錯
修復的動作
軟體使用教學手冊
64
用戶使用記錄
意義可記錄各用戶進入系統的日期及時間及使用哪個功能表做哪些動作避免在多人
使用狀況下無法查到資料修改或刪除是由何人做的
流量統計
依據系統登入用戶別統計各動作的操作次數
在桌面上建立捷徑
意義當桌面上安裝的捷徑不小心刪除或在一開始安裝軟體時沒有建立捷徑皆可利用此功
能輕鬆在桌面上重新建立捷徑再也不用擔心找不到執行路徑
操作方式
1輸入前台工作站號若是單機版則不需輸入
2直接點選《1建立後台管理捷徑》或《2建
立 POS 前台捷徑》就會在桌面上自動建立捷徑
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備份還原
意義當您發現銷售前台進入後出現錯誤代碼或存檔後交易紀錄無法存入時代表銷售資料
庫已經遭受毀損備份還原能夠幫助您將資料還原到您最後一次做備份的狀態
1 請先將執行資料備份並記下您的備份目錄位置操作方式請參照 備份作業
2 請放入安裝光碟重新安裝或至我們的網站 wwwhiposcomtw 下載試用版本（切記版
本必須相同）
註請確定所有工作站或前台均已離線且無其他軟體正在執行
無需移除原本的軟體直接執行安裝即可
3 請至[開始][程式集][叡鴻 Hipos 軟體系列]點選[備份還原]或至電腦中的 csalewin 中
點選 備份還原exe 如圖所示選取您的備份目錄位置後點選《S開始還原》即可
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第八章 附件 其他技術支援
報表格式修改
利用 HiPOS 軟體中的報表系統工具可以自行修改報表的格式
系統工具的開啟方式
1《開始》rarr《程式集》rarr《叡鴻 HiPOS 軟體系列》rarr《報表系統工具》
2到電腦 csalewin 資料夾中將〈系統工具exe〉點滑鼠左鍵兩下開啟
自訂列印紙張大小
開啟系統工具後選擇要修改列印格式的報表後將紙張規格分別填入高度寬度上邊界
左邊界即可
例如原本是 A4(290210mm)格式要改
成列印中一刀格式直接修改高度
140寬度 210 就可以囉~
修改報表內容
1開啟系統工具後先選擇要修改的報表再按《修改報表》
2若要修改報表內容的位置以滑鼠圈選要移動的範圍後以larruarrdarrrarr移動或直接以滑鼠拖
曳至您預定的位置即可
3若要修改或增加文
字則先點選 報表控
制項工具列 上的
一下接著點一下要
修改的文字或要新增
文字的位置即可編
輯文字
4修改完成後點選
左上角的《檔案》rarr
《儲存》
軟體使用教學手冊
67
自訂瀏覽視窗表格樣式
意義因為使用者的螢幕大小及解析度設定的不同在瀏覽視窗中難免發生表格橫向欄位太
大或太小導致於查看資料時的不方便HiPOS 提供了自訂表格樣式的功能讓使用者調整好
欄位後可以存檔方便日後查看
操作方法
1將滑鼠移動到要調整的欄位框上會出現 符號以滑
鼠拖曳即可調整欄位大小
2調整好後如圖在內容的任一位置上按一下滑鼠右鍵選擇《儲存表格樣式》若是儲
存後不滿意可以選擇《恢復預設值》
滑鼠右鍵功能選單
意義建立資料時若已經有其他檔案格式的資料存在方便
複製貼到 HiPOS 軟體中
在 HiPOS 軟體中當欄位為可編修狀態下時可以按一下滑鼠
右鍵便能呼叫功能選單(複製貼上剪下)
看完了使用手冊仍然無法解決您的問題嗎本公司提供了多元的諮詢管道
本公司網站技術支援httpwwwhiposcomtw 文件知識庫
電話諮詢07-7030898
傳真專線07-7032066
E ndash Mail Servicehiposcomtw
公司地址高雄縣鳳山市 830 埤北路 81 號
軟體使用教學手冊
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庫存管理
基本庫存管理功能操作說明
標準作業流程
產品現有數量
產品基本資料中的現有數量欄位系統會自動依照進貨及銷貨統計並隨時更新產品現有量
因此為了保持現有量的正確性及產品成本的準確度請勿直接從產品基本資料的現有數量欄
位修改現有量
進貨作業
進貨時確實輸入正確的進貨量要留意進貨單位是否正確進貨及進貨退回時產品的庫存
量都會自動增減
庫存調整單(HiPOS-Light 版無此功能)
（一）使用時機
1 某產品的數量因毀損失竊hellip等非進貨及銷售而短缺或增加導致需要調整產品的現
有量時
2 由盤點作業中執行盤點量轉入現有量時若有差異量系統會自動產生一張庫存調整
單
（二）操作方式
1 進入【C進出貨】 rarr 【庫存調整單】
2 點選 【新增】rarr輸入日期單號經辦人員備註
3 點選 【新增明細】 rarr輸入【產品代號】
4 輸入【數量】是指實際數量與產品現有量的差異量例如 A產品實際量為 10 個產品
基本資料中的現有量為 8個兩者的差異量為 10－8＝+2數量的欄位輸入 2若 B產
品的實際數量為 15 個產品基本資料中的現有量為 20 個則差異量為 15－20＝-5
數量的欄位便輸入-5
5 點選【存檔】後產品現有量便會隨著調整
（三）附註
HiPOS-Light 版若平時發現產品數量有錯誤請直接利用【盤點作業】的轉入現有量功
能來調整產品的現有量
軟體使用教學手冊
69
庫存日消耗表
（一）當日消耗表列出查詢日期當天的庫存數量變動情況用來驗證庫存量的正確性
（二）逐日消耗表列出前一次結轉日至查詢日期當天的庫存數量變動情形用來驗證庫存
量的正確性另可將計算後的存量寫入帳面量(產品基本資料中的現有量)
（三）使用時機每日營業結束利用庫存逐日銷耗表檢驗庫存正確性
庫存月消耗表
（一）報表意義列出查詢當月份的庫存數量變動情形用來驗證庫存量的正確性另可將
計算後的實際現有量寫入帳面量(產品基本資料中的現有量)並轉入產生下月期初量
（二）使用時機每月底結束營業後或每月初開始營業前
（三）操作方式
1 檢視庫存月消耗表上的異動資料及現有量是否均正確當計算後存量與目前帳面存量
不符時會以黃色警示
2 確認無誤後按下 出現如下視窗再次確認
盤點作業
（一）盤點前置作業
1 貨架上物品的擺設是否整齊乾淨
2 貨架的分類是否明確並且標示清楚
軟體使用教學手冊
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3 待進貨瑕疵物品異常品是否與陳列區清楚區分
4 人員的物品熟悉度及教育訓練是否充足
（二）操作方式
1 進入【F系統支援】rarr【盤點作業】rarr【新增】rarr輸入日期單號盤點人員備註
2 在【產品代號】輸入要盤點的產品rarr【存檔】rarr【列印】選擇【盤點單】
3 進行人工盤點工作
4 進入【盤點作業】rarr【修改】rarr在【盤點數量】輸入實際盤點數量rarr【存檔】
5 選擇【轉入現有量】即可將盤點量轉入到產品基本資料中的現有量
（三）操作秘訣
2 利用【新增明細】可一項項將要盤點的產品輸入
3 利用【盤點產品轉入】可以選擇一次將所有產品輸入或者依照廠商別產品類別儲
放位置產品編號輸入
4 務必確實將盤點量輸入盤點單的「盤點數量」欄位中盤點數量請勿輸入負數
（四）盤點要點
1 全面盤點及循環盤點除了期初或期末的全面盤點之外應固定每隔一段時間做循環
盤點循環盤點可以依照產品類別儲放位置或者產品編號等等例如固定每個月作
一次循環盤點第一個月盤點第一排貨架的商品第二個月盤點第二排貨架的商品
2 盤點時效盤點開始到盤點結束的時間盡量不要超過預定時程為了防止盤點錯誤應
避免盤點期間同時進貨銷售盤點完畢應即時將盤點量轉入現有量
3 盤點差異量軟體系統中的現有量欄位嚴格來說是帳面上的產品數量而盤點量則是
實際庫存的數量軟體操作過程有疏失產品瑕疵失竊及盤點錯誤等許多因素均
可能導致帳面上的數量與實際庫存不符的情況因此有盤差是可以被接受的但若差
異量太大時管理者便應觀察是哪個環節出了問題
軟體使用教學手冊
71
上線一段時間後初次執行盤點作業或庫存日月銷耗表
說明
1過去進貨或庫存有異時均直接修改產品現有量
2使用一段時間後才執行庫存月銷耗表結轉
3更新版本或重新安裝執行資料備份還原或者它系統資料轉檔匯入
上述情況可能會發現期初量都是 0以致計算後存量與帳面存量產生極大的誤差
作業流程
期初開帳作業
（一）使用時機
1 初次使用者
2 已經上線一段時間的使用者
3 更版或重新安裝系統後執行備份還原的使用者
4 產品現有量正確而庫存日月銷耗表中的現有量完全不對者
（二）操作方式
1 進入【A基本資料】rarr【產品基本資料】確認產品現有量均為正確的數量
2 按【Alt+F】開啟庫存量期初開帳作業視窗rarr選擇「轉入期初月份」rarr【確定】
3 此一動作可以根據產品基本資料中的現有量去重新計算出庫存日月銷號表中的現有
量並且反算出期初量
軟體使用教學手冊
72
常見 QampA
產品基本資料中的現有數量與實際庫存量不符合
1 僅有少數幾項產品的庫存量不符時可利用「庫存調整單」做調整
2 多項產品的庫存量不符時利用「盤點作業」並將盤點量「轉入現有量」
3 每日營業結束時可利用「庫存逐日消耗表」核對產品庫存量並將正確量寫入現有量
4 檢視產品-進出異動表可查明是否有單據數量錯誤
產品現有量不會隨銷售或進貨變動
1 執行資料重整
2 檢查前台 Alt+F5 銷售記錄是否正常若銷售存檔後無銷售紀錄或者銷售明細僅有時間及
金額代表資料庫已經損壞
3 檢查銷售及進貨時的產品編號是否一致
4 檢查產品基本資料中產品是否有重複建檔換言之相同的產品名稱是否有兩個不同的
產品編號
庫存日月消耗表中的期初量為零導致統計後的現有量錯誤
1 發生原因沒有將上月底的庫存作結轉寫入本月期初
進入【庫存月消耗表】rarr列印年月輸入上個月份rarr執行結轉
2 發生原因Ⅰ曾經從產品基本資料中的現有量欄位直接修改數量
Ⅱ更版或備份還原後沒有執行期初開帳的動作
進入產品基本資料執行【Alt+F 期初開帳作業】
3 當月底營業結束時請檢視庫存月消耗表核對庫存量並執行結轉的動作將正確量寫入現
有量及寫入次月期初量
庫存日月消耗表中的調入量與實際調整的數量不符合
1 發生原因盤點作業轉入現有量時重複執行轉入現有量的動作
2 進入【庫存調整單】rarr點選【瀏覽】尋找備註中盤點轉入單號重複的資料
3 刪除重複的調整單即可
利用盤點量轉入現有量卻發現某些產品仍然與實際庫存量不符合
1 發生原因 盤點數量錯誤
盤點作業中盤點數量輸入錯誤
營業時間進行盤點工作盤點後到轉入現有量的過程中產品銷售出去而未作
調整
2 利用「庫存調整單」調整現有量
3 HIPOS-Light 版利用「盤點轉入現有量」作調整
軟體使用教學手冊
73
已經將盤點量轉入現有量之後發現盤點時數量點錯
1 利用「庫存調整單」調整現有量
2 HIPOS-Light 版利用「盤點轉入現有量」作調整
連續數月都有做庫存月消耗結轉但庫存月消耗中某些產品的現有量卻總是有誤差
1 發生原因每個月結轉的時間點有誤
2 進入【庫存月消耗表】rarr列印年月輸入本月份rarr列印出該張報表或記下該報表的ldquo期初
量rdquo
3 重新進入【庫存月消耗表】rarr列印年月輸入上一個月份
4 比較本月份的ldquo期初量rdquo及上個月份的ldquo現有量rdquo是否相同若上個月份的現有量比本月
份的期初量少代表上一個月結轉之後仍有作銷售或調整
例如430 下午 200 做結轉將正確量寫入下月期初（產生 5月份的期初量）但是 430
下午 300 又陸續作了銷售或調整庫存量
5 做法
盤點機盤點時架上無庫存的 產 品 會 漏 盤
新增盤點單時選擇【盤點產品轉入】將全部產品轉入並將【盤點數量】全部修改為 0
將盤點機中的資料轉入該盤點單存檔後將盤點量轉入現有量
4 月
5 月份
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74
選購模組功能簡介
簡訊 SMS 發送模組
SMS 簡訊發送功能透過網際網路直接由 HiPOS 軟體系列中發送簡訊至客戶的行動電話能夠達
到迅速確實即時傳遞訊息及行銷的效益
HiPOS 門市及進銷存 v6 以後都可使用免申請儲值後馬上開通
功能特色
1 低廉的發送費用
一般使用手機發送簡訊每通大約 $25~ 35 之間使用 HiPOS SMS 每通只要 11~13 之
間足足省了 50
2 搭配 HiPOS 軟體分析有效客戶發送
利用 HiPOS 的各項統計如累積點數已購商品累積消費金額生日等等的各項數
據做有效的簡訊廣告行銷並且會自動過濾重覆的電話及統計發送的通數
應用 1 生日到時發送祝賀簡訊並告知來電優惠方案
應用 2 廠商新商品推出時可過濾已購買同類商品的客戶清單做簡訊廣告發送hellip更多應用
等你來發掘
3 大量簡訊發送
除了對單一客戶發送簡訊外大量發送簡訊的功能可同時對多個客戶行動電話號碼發送簡
訊
4 簡訊發送時效性佳
簡訊發送後正常情況下約 3~10 秒鐘就可即時將簡訊傳送到客戶手機重要訊息不怕客戶
收 不 到 若 因 故 對 方 無 法 接 收 將 會 自 動 重 發 直 至 發 送 成 功 或 滿 24 小時止
5 常用訊息片語編輯
「常用訊息」功能可以編輯儲存常用的簡訊內容可以加快編寫簡訊的速度
6 預約發送
可自定要發送的時間時間到才發送簡訊更有效率的廣告效益
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75
單一簡訊發送
在會員基本資料廠商基本資料員工基本資料中
按下 即可發送簡訊
大量簡訊發送
﹝統計報表﹞rarr﹝C會員郵寄標籤大量簡訊﹞依照
條件選擇要發送簡訊的對象後點選《S發送簡訊》
即可將簡訊發送到所選擇的對象
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票據
應(付)支票
意義可沖銷應付帳款中所有由支票給付的記錄節省會計人員作帳以便查詢核對廠商的
帳款
進入本功能後出現所有應付票據資料視窗以票據到期天數作為循序排列條件
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
開票日期 系統預設使用當天日期若不是當天日期可自行輸入開票日期
支票類別 支票的種類此處為應付支票
支票號碼 開立支票上的號碼
支票金額 開立支票上的金額
來源單號 輸入這張支票是要沖銷哪一張【付款作業】中的進貨單號
廠商編號 可按 F10 或 鍵開啟快速查詢視窗選擇所需的廠商編號
廠商名稱 廠商編號選定後會自動帶出該廠商名稱
到期日期 開立支票上的到期日期
兌現日期 這張支票預計何時會兌現的( 因有時票據的交換需時 1~3 個工作天金額
才能真正入帳)
票據狀態 目前票據的狀態有未兌兌現退票作廢領取及其他共六種
開票銀行 選取開立的支票銀行 若尚未設定請至【其他編號設定】中的銀行基本資料設定
銀行名稱 開票銀行選定後會自動帶出該銀行名稱
其他備註 補充上述欄位所未提到的
未兌支票總額 系統會自動統計所有未兌現的支票張數及總額
其它說明
支票簽回單
點選《列印》即可列印支
票簽回單若要更改表單
字頭字尾請參照 按鍵說
明
相關項目進貨作業已
過期支票付款作業
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應(收)支票
意義可沖銷應收帳款中所有由支票收款的記錄以查核客戶的帳款
進入本功能後出現所有應收票據資料視窗以票據到期天數作為循序排列條件
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
收票日期 系統預設使用當天日期若不是當天日期可自行輸入收票日期
支票類別 支票的種類此處為應收支票
支票號碼 應收票據上的支票號碼
支票金額 應收支票上的金額
來源單號 輸入這張支票是要沖銷哪一張【收款作業】中的出貨單號
客戶編號 可按 F10 或 鍵開啟快速查詢視窗選擇所需的客戶編號
客戶名稱 客戶編號選定後會自動帶出該客戶名稱
到期日期 應收支票上的到期日期
兌現日期 這張支票預計何時會兌現的 (因有時票據的交換需時 1~3 個工作天金額才
能真正入帳)
票據狀態 目前票據的狀態有未兌兌現 託收轉讓退票票貼及其他共七種
開票銀行 應收票據上開立支票銀行的帳號
開票銀行 應收票據上開立支票銀行的名稱
託收銀行 選取開立的支票銀行 若尚未設定請至【其他編號設定】中的銀行基本資料
設定
託收銀行 開票銀行選定後會自動帶出該銀行名稱
其他備註 補充上述欄位尚未提到的
其他操作方式與應付支票作業相同
相關項目 出貨作業收款作業已過期支票
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已過期支票
意義所有已過期的支票皆會轉入此視窗方便會計人員查詢核對
過期支票瀏覽列出所有過期支票（應收應付）可依需求排列如名稱開票日期兌
現日期銀行hellip等（本功能為整合上述rdquo應付rdquordquo應收rdquo二項支票作業所產生的資料
對照表）
註此處只能做查詢的動作並不能做新增或修改的動作
相關項目 應付支票應收支票
應(收)票批次兌現
意義可一次將單張或多張應收票據轉兌現並將兌現的支票轉入已過期支票中
按鍵說明
欄位名稱 欄位說明
全選 將所列出的支票全部選擇為要兌現的狀態
全不選 將所列出的支票全部選擇為要非兌現的狀態
兌現轉入過期支票 將已選擇的支票轉成兌現狀態並將支票轉入過期支票中
相關項目應收支票銀行存提作業
應(付)票批次兌現
意義可一次將單張或多張應付票據轉兌現並將兌現的支票轉入過期支票中
操作方式請參照 應(收)票據批次兌現
相關項目應付支票銀行存提作業
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應收票齡分析表
意義此分析表是用來顯示已收未兌現的應收支票其帳齡分佈在各個設定期間的統計數據
圖片左邊的日期區間可依使用者的喜好去設定設定
好後只需按【設定為預設值】鍵則每次進入系統時
依此設定統計
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
開始客戶 可按 F10 開啟快速查詢視窗選擇欲查詢的開始客戶編號
結束客戶 可按 F10 開啟快速查詢視窗選擇欲查詢的結束客戶編號
報表標題 可選擇 1天數或 2日期二種為報表標題
結束到期日 系統會自動帶出當天日期若不是可自行輸入欲查詢的結束日期
相關項目應收支票
應付票齡分析表
意義此分析表是用來顯示開立給各個廠商的未兌現應付支票其票齡分佈在各個設定期間
的統計數據
操作方式請參照 應收票齡分析表
相關項目應付支票
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第六章 庫存管理
期初開帳程序
1進貨
第一次使用時本系統時將基本資料建立完成後首先利用【進貨作業】將所有產品均做首
次進貨並且將已付款的進貨單據沖銷
註亦可利用庫存調整單將所有產品數量及成本鍵入或者利用盤點作業進行盤點後將盤點
量轉入現有量必須要注意的是若您選擇使用盤點轉入的方式系統將無法自動抓取產品成
本
2由產品基本資料中作期初開帳
至產品基本資料中按(Alt+F 鍵)將可以產生庫存的
期初開帳資料
按《確定》後將自動轉入期初
庫存日消耗異動表
意義驗證庫存量的正確性且可以將驗證後的正確量寫入現有量
(1) 當日消耗表列出查詢日期當天的庫存數量
變動情況用來驗證庫存量的正確性
(2) 逐日銷耗表列出前一次結轉日至查詢日期
當天的庫存數量變動情形用來驗證庫存量
的正確性另可將計算後的實際現有量寫入
帳面量(產品基本資料中的現有量)
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庫存月消耗異動表
報表意義列出查詢當月份的庫存數量變動情形用來驗證庫存量的正確性另可將計算
後的實際現有量寫入帳面量(產品基本資料中的現有量)並作轉入產生下月期
初量
使用時機每月底結束營業後或每月初開始營業前
操作方式
1)檢視庫存月銷耗表上的異動資料及現有量是否均正確當計算後存量與目前帳面存
量不符時會以黃色警示
2)確認無誤後按下 出現如下視窗再次確認
注意產品基本資料中的現有量將會被庫存月銷
耗 表 中 的 現 有 量 取 代因 此 請 謹 慎 使 用 結 轉 功 能
C)若產品進出異動量不正確請利用庫存調整單
做調整後重新執行步驟 A)~ B)
後記
庫存量又有問題了 怎麼都跟架上物品不符 相信大多數人都有這樣的心聲
很多使用者的觀念上總是認為庫存只要交給電腦來管理庫存量一定準確殊不知電腦軟體
有可能發生不可預期的結果(程式暇疵或使用中突然的斷電當機)或是產品管理不當導致失
竊或是破損或是產品擺設到不正確的位置都有可能使得電腦中的庫存量異常所以在庫存管
理中盤點變成了一項非常重要的工作
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庫存調整單
意義當帳上的庫存量與實際庫存盤點的結果不符時即可利用此功能來調整帳上的庫存量
及成本
在〈C進出貨〉選擇【C
庫存調整單】如圖可
按《新增》《修改》
《查詢》或《刪除》鈕
更動關於調整庫存的相
關資料
按《瀏覽》進入庫存調整
單據瀏覽
操作方法
庫存調整單中的「數量」欄位應輸入實際庫存量與帳面現有量的差異量
作庫存調整時若目前某產品在系統中的現有量為 10 個但實際上賣場中只剩 8個則在
數量的欄位中輸入-2即可將系統中的現有量調整為 8個
若使用者無進貨作業的動作卻想要統計出產品的銷售成本及利潤可直接在此處輸入產
品的成本或覺得目前系統中的平均成本不正確亦可自行修改
註盤點作業中若有盤差或盤盈時會自動產生一張盤點調整單
其他操作方式請參考基本操作方法
相關項目產品基本資料盤點作業
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盤點作業
意義盤點各倉的庫存量以便管理可避免庫存太多或不足節省公司無謂的支出
有關庫存量的準確性一直為各行各業及門市經營管理者所困擾即使使用電腦軟體一樣產生
庫存量不準確的情事皆因方法錯誤或關念的偏差導致
在庫存做盤點前有些前置工作若準備充足則可收事半功倍之致
A盤點的前置工作
1 貨架上物品的擺設是否整齊乾淨
2 貨架的分類是否明確並且標示清楚
3 待進貨瑕疵物品異常品是否與陳列區清楚區分
4 人員的物品熟悉度及教育訓練是否充足
B盤點實施要點
1 全面盤點(期初期末盤點)或循環盤點
2 盤點的開始時間及預計結束時點
3 人員編組及人力分派
4 列印盤點單(可利用盤點機)
5 盤點機轉入或人工鍵入盤點數量
6 列印盤點報告單(盤盈盤損表)
C檢討此次盤點作業及問題研究
在【F系統支援】選擇【盤點作業】的選項會出現最近一張單據
操作方法
1由盤點機盤點
新增一張盤點單將盤點量輸
入盤點機再按
鍵直接將盤
點機中的資料傳送到系統
中按下 鍵即
可完成盤點作業
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2由人工手動盤點
A)新增一張盤點單按《A盤點產品轉入》鍵選擇欲盤點的產品編號可依全部產品廠
商產品類別儲放位置產品編號及庫存數量共六種選擇方式選擇所需的產品或者用
《新增明細》的方式輸入要盤點的品項接著按下《F3存檔》
B)按下《F7列印》報表選擇為「盤點單」列印出盤點單由人工盤點並將盤點量寫在盤點
單上
C)進入盤點作業點選《修改》將盤點量輸入系統中按下《存檔》後再按《轉入現有量》
鍵即可完成盤點作業
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
盤點日期 系統預設使用當天日期若不是當天日期可自行輸入盤點日期及時間
盤點單號 通常輸入完盤點日期後按【Enter】鍵後系統會直接帶出盤點單號預設
盤點人員 輸入該筆資料的盤點人員
盤點備註 補充欄位中所不足的資料
盤點倉號 選擇欲盤點的倉號 (多倉版)
《 Alt+A 》盤點產品轉入
按 可針對特定部份產品或廠商選取所需
的盤點商品
1先選擇轉入依據
2輸入起始編號及結束編號
3按下《Y確定》便可將符合條件的產品加入到盤點單中
《 Alt+B 》盤點機輸入
按 可先由盤點機盤點再直接
將盤點機中的資料傳輸到系統中可節省再輸入一
遍的時間
轉入現有量
當盤點完後且已經將盤點數量輸入至系統中後此時可按 鍵將盤點量轉入現有量
且同時在【庫存調整單】產生一張盤盈盤虧單即可完成盤點作業
相關項目產品基本資料員工基本資料庫存調整單
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第七章 系統支援
密碼設定
意義本設定首重資料保全功能系統依使用者名稱及密碼選擇性的開放系統功能可確
保資料的隱密性預防一些重要資料外流而設定通行密碼可依特定人員使用密碼才能執
行
進入時需輸入您的使用者密碼才有權限進入密碼設定中去新
增或是修改此設計目的在於防止管理者離開時他人趁機擅自
修改帳號權限
新增 增加完使用者名稱及密
碼後再設定使用功能明細（打
ˇ者為開放本項功能）
成本顯示若沒有打ˇ則該使
用者進入後台時基本資料的產
品欄位成本相關欄位則不顯示
備份作業
意義將所有資料另存一份應注意不要備份在同一部硬碟（以免硬碟實體損壞）同時為
保障資料安全應自訂備份期間如每週三六各一次
選定備份的目錄位置按下《開始備份》
鍵後即可完成備份作業
建議您在備份的檔案名稱 Data 後再加上
備份日期以避免備份資料太多產生混淆
註選擇備份路徑時需注意資料夾的名稱
應避免為空白或包含特殊符號如
gtlt$hellip等
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資料重整
意義當系統在操作途中因發生停電不正常關機或硬體發生故障而故造成系統資料中異常
現象導致資料毀損可利用本功能做一資料維護
注意執行資料重整時務必讓其他工
作站或前後台離線
編碼更改
意義因本系統中所有基本資料的編號只要存檔後就不能做修改的動作故在此設立一
個修改編號的程式
註因為基本資料中的編號會跟進銷貨產生連動關係為保持舊有歷史資料的正確性所以
更改編號時須在此更改以保持資料的完整若您要修改基本資料時請先到【2備份作業】
做資料備份的動作避免系統在編修的過程中發生停電或不明原因當機而造成資料流失
操作方法
1選擇欲修改的編號之資料
庫有客戶廠商產品員
工及產品類別資料檔共 5種供
選擇
2用滑鼠或按 F10 在原編號的
欄位上選擇欲更改的編號
3直接在新編號的欄位上輸入
新的編號
4按下《確定更改》鍵即可
完成編號更改的動作
軟體使用教學手冊
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系統顏色修改
意義覺得系統中預設的顏色不喜歡嗎想自創風格時可利用本功能修改畫面使用者可依
個人喜好修改使用的畫面其中必須注意的是修改畫面確定後按 Y 儲存設定 要先
離開本系統再重新進入本系統才能生效
若欲更換背景圖片圖
片格式可
為jpggifbmphellip
等檔案格式
改亂了可按系統預設
值變回原來樣式
行事曆管理
意義經常忘東忘西的寫在紙條上麻煩又不容易找利用本功能吧啟動系統時會提醒哦
操作方法
1 點選《新增》後輸
入事件日期時
間對象地點
事由事項的欄位
可註記細節事項
2 勾選事件提醒方
式若沒勾選便不
會出現提醒的訊
息
軟體使用教學手冊
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名片簿管理
意義可將重要的電話或經常聯絡朋友記錄在此容易找尋又不會丟可分類還有多項
詳細資料欄位可供利用
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
名片分類 可點選 開啟客戶分類的快選視窗
電子信箱 若有輸入 E-Mail 帳號則按下 可直接連結至 Outlook 發送信件
其他備註 補充欄位中不足的說明或做為某些特殊資料註記
選擇發送簡訊功能時可自動帶入行動電話號碼
操作方法請參照 基本操作方法
軟體使用教學手冊
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產品停用啟用處理
意義將產品基本資料中已經停產或停售長時間不使用的產品資料作停用處理可加快搜
尋的速度也增加盤點補貨等工作的效率若日後進貨時新進產品的條碼與停用產品
條碼相同時系統會出現警告訊息可直接將產品恢復續用
操作方法
1 產品停用
A)將欲停用的產品打勾勾選的品項會列在右上方的挑選清單列中確認後點選《停用》
停用的產品會列在下方的〈停售或停用之品項〉中
B)直接在產品基本資料中刪除的品項也會自動被系統列到停用產品中喔~
2 產品啟用
在欲恢復續用的產品上按一下滑鼠右鍵選擇《Y產品續用恢復》確認後該筆資料會
回復到產品基本資料中恢復續用的產品庫存量售價成本等均會歸零若要查看過去
的歷史進貨紀錄及銷貨分析請利用〈歷價〉及〈分析〉的功能
相關項目產品基本資料
軟體使用教學手冊
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產品成本重算
意義若於系統使用時發生停電或當機或硬體故障情形而造成平均成本有異常之情形可
利用此作業將平均成本重算
可選擇年或指定月份計算確
定無誤時可利用寫入功能將
目前平均成本更新
若平均成本重算後有發生的情形則執行《W將計算之平均成本寫入》後必須利用 資
料偵錯 功能將異常的產品資料修復接著再到產品基本資料中利用〈歷價〉重新寫入成本
相關項目產品基本資料資料偵錯
軟體使用教學手冊
63
資料偵錯
意義藉由資料偵錯系統來偵測錯誤的資料再加以修復是屬於軟體異常控管的一項重要功
能有如 Windows 中的磁碟偵錯功能
操作方法
選擇客戶資料檢測編號是否重 覆及累積點數預收金額數值溢位等異常檢測
選擇銷貨資料檢測編號是否重覆及小計金額銷貨成本數值溢位等異常檢測且可將銷
貨成本以目前平均成本置換但此項功能需在已驗證過產品資料且無異常的情況下才能進
行
選擇廠商資料檢測編號是否重 覆及異常資料偵錯
選擇產品資料檢測編號是否重 覆及最近進價平均成本及售價數值溢位等異常檢測
選擇進貨資料檢測編號是否重覆及異常資料偵錯
選擇訂貨資料則會重新計算產品檔中的被訂購量
選擇倉庫資料重新分析產品檔及倉庫檔中的庫存關聯結構並自動將錯誤修復
以上各個資料檔檢測後若有異常情形出現只需按《自動修復錯誤》鍵即可完成資料偵錯
修復的動作
軟體使用教學手冊
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用戶使用記錄
意義可記錄各用戶進入系統的日期及時間及使用哪個功能表做哪些動作避免在多人
使用狀況下無法查到資料修改或刪除是由何人做的
流量統計
依據系統登入用戶別統計各動作的操作次數
在桌面上建立捷徑
意義當桌面上安裝的捷徑不小心刪除或在一開始安裝軟體時沒有建立捷徑皆可利用此功
能輕鬆在桌面上重新建立捷徑再也不用擔心找不到執行路徑
操作方式
1輸入前台工作站號若是單機版則不需輸入
2直接點選《1建立後台管理捷徑》或《2建
立 POS 前台捷徑》就會在桌面上自動建立捷徑
軟體使用教學手冊
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備份還原
意義當您發現銷售前台進入後出現錯誤代碼或存檔後交易紀錄無法存入時代表銷售資料
庫已經遭受毀損備份還原能夠幫助您將資料還原到您最後一次做備份的狀態
1 請先將執行資料備份並記下您的備份目錄位置操作方式請參照 備份作業
2 請放入安裝光碟重新安裝或至我們的網站 wwwhiposcomtw 下載試用版本（切記版
本必須相同）
註請確定所有工作站或前台均已離線且無其他軟體正在執行
無需移除原本的軟體直接執行安裝即可
3 請至[開始][程式集][叡鴻 Hipos 軟體系列]點選[備份還原]或至電腦中的 csalewin 中
點選 備份還原exe 如圖所示選取您的備份目錄位置後點選《S開始還原》即可
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第八章 附件 其他技術支援
報表格式修改
利用 HiPOS 軟體中的報表系統工具可以自行修改報表的格式
系統工具的開啟方式
1《開始》rarr《程式集》rarr《叡鴻 HiPOS 軟體系列》rarr《報表系統工具》
2到電腦 csalewin 資料夾中將〈系統工具exe〉點滑鼠左鍵兩下開啟
自訂列印紙張大小
開啟系統工具後選擇要修改列印格式的報表後將紙張規格分別填入高度寬度上邊界
左邊界即可
例如原本是 A4(290210mm)格式要改
成列印中一刀格式直接修改高度
140寬度 210 就可以囉~
修改報表內容
1開啟系統工具後先選擇要修改的報表再按《修改報表》
2若要修改報表內容的位置以滑鼠圈選要移動的範圍後以larruarrdarrrarr移動或直接以滑鼠拖
曳至您預定的位置即可
3若要修改或增加文
字則先點選 報表控
制項工具列 上的
一下接著點一下要
修改的文字或要新增
文字的位置即可編
輯文字
4修改完成後點選
左上角的《檔案》rarr
《儲存》
軟體使用教學手冊
67
自訂瀏覽視窗表格樣式
意義因為使用者的螢幕大小及解析度設定的不同在瀏覽視窗中難免發生表格橫向欄位太
大或太小導致於查看資料時的不方便HiPOS 提供了自訂表格樣式的功能讓使用者調整好
欄位後可以存檔方便日後查看
操作方法
1將滑鼠移動到要調整的欄位框上會出現 符號以滑
鼠拖曳即可調整欄位大小
2調整好後如圖在內容的任一位置上按一下滑鼠右鍵選擇《儲存表格樣式》若是儲
存後不滿意可以選擇《恢復預設值》
滑鼠右鍵功能選單
意義建立資料時若已經有其他檔案格式的資料存在方便
複製貼到 HiPOS 軟體中
在 HiPOS 軟體中當欄位為可編修狀態下時可以按一下滑鼠
右鍵便能呼叫功能選單(複製貼上剪下)
看完了使用手冊仍然無法解決您的問題嗎本公司提供了多元的諮詢管道
本公司網站技術支援httpwwwhiposcomtw 文件知識庫
電話諮詢07-7030898
傳真專線07-7032066
E ndash Mail Servicehiposcomtw
公司地址高雄縣鳳山市 830 埤北路 81 號
軟體使用教學手冊
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庫存管理
基本庫存管理功能操作說明
標準作業流程
產品現有數量
產品基本資料中的現有數量欄位系統會自動依照進貨及銷貨統計並隨時更新產品現有量
因此為了保持現有量的正確性及產品成本的準確度請勿直接從產品基本資料的現有數量欄
位修改現有量
進貨作業
進貨時確實輸入正確的進貨量要留意進貨單位是否正確進貨及進貨退回時產品的庫存
量都會自動增減
庫存調整單(HiPOS-Light 版無此功能)
（一）使用時機
1 某產品的數量因毀損失竊hellip等非進貨及銷售而短缺或增加導致需要調整產品的現
有量時
2 由盤點作業中執行盤點量轉入現有量時若有差異量系統會自動產生一張庫存調整
單
（二）操作方式
1 進入【C進出貨】 rarr 【庫存調整單】
2 點選 【新增】rarr輸入日期單號經辦人員備註
3 點選 【新增明細】 rarr輸入【產品代號】
4 輸入【數量】是指實際數量與產品現有量的差異量例如 A產品實際量為 10 個產品
基本資料中的現有量為 8個兩者的差異量為 10－8＝+2數量的欄位輸入 2若 B產
品的實際數量為 15 個產品基本資料中的現有量為 20 個則差異量為 15－20＝-5
數量的欄位便輸入-5
5 點選【存檔】後產品現有量便會隨著調整
（三）附註
HiPOS-Light 版若平時發現產品數量有錯誤請直接利用【盤點作業】的轉入現有量功
能來調整產品的現有量
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69
庫存日消耗表
（一）當日消耗表列出查詢日期當天的庫存數量變動情況用來驗證庫存量的正確性
（二）逐日消耗表列出前一次結轉日至查詢日期當天的庫存數量變動情形用來驗證庫存
量的正確性另可將計算後的存量寫入帳面量(產品基本資料中的現有量)
（三）使用時機每日營業結束利用庫存逐日銷耗表檢驗庫存正確性
庫存月消耗表
（一）報表意義列出查詢當月份的庫存數量變動情形用來驗證庫存量的正確性另可將
計算後的實際現有量寫入帳面量(產品基本資料中的現有量)並轉入產生下月期初量
（二）使用時機每月底結束營業後或每月初開始營業前
（三）操作方式
1 檢視庫存月消耗表上的異動資料及現有量是否均正確當計算後存量與目前帳面存量
不符時會以黃色警示
2 確認無誤後按下 出現如下視窗再次確認
盤點作業
（一）盤點前置作業
1 貨架上物品的擺設是否整齊乾淨
2 貨架的分類是否明確並且標示清楚
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70
3 待進貨瑕疵物品異常品是否與陳列區清楚區分
4 人員的物品熟悉度及教育訓練是否充足
（二）操作方式
1 進入【F系統支援】rarr【盤點作業】rarr【新增】rarr輸入日期單號盤點人員備註
2 在【產品代號】輸入要盤點的產品rarr【存檔】rarr【列印】選擇【盤點單】
3 進行人工盤點工作
4 進入【盤點作業】rarr【修改】rarr在【盤點數量】輸入實際盤點數量rarr【存檔】
5 選擇【轉入現有量】即可將盤點量轉入到產品基本資料中的現有量
（三）操作秘訣
2 利用【新增明細】可一項項將要盤點的產品輸入
3 利用【盤點產品轉入】可以選擇一次將所有產品輸入或者依照廠商別產品類別儲
放位置產品編號輸入
4 務必確實將盤點量輸入盤點單的「盤點數量」欄位中盤點數量請勿輸入負數
（四）盤點要點
1 全面盤點及循環盤點除了期初或期末的全面盤點之外應固定每隔一段時間做循環
盤點循環盤點可以依照產品類別儲放位置或者產品編號等等例如固定每個月作
一次循環盤點第一個月盤點第一排貨架的商品第二個月盤點第二排貨架的商品
2 盤點時效盤點開始到盤點結束的時間盡量不要超過預定時程為了防止盤點錯誤應
避免盤點期間同時進貨銷售盤點完畢應即時將盤點量轉入現有量
3 盤點差異量軟體系統中的現有量欄位嚴格來說是帳面上的產品數量而盤點量則是
實際庫存的數量軟體操作過程有疏失產品瑕疵失竊及盤點錯誤等許多因素均
可能導致帳面上的數量與實際庫存不符的情況因此有盤差是可以被接受的但若差
異量太大時管理者便應觀察是哪個環節出了問題
軟體使用教學手冊
71
上線一段時間後初次執行盤點作業或庫存日月銷耗表
說明
1過去進貨或庫存有異時均直接修改產品現有量
2使用一段時間後才執行庫存月銷耗表結轉
3更新版本或重新安裝執行資料備份還原或者它系統資料轉檔匯入
上述情況可能會發現期初量都是 0以致計算後存量與帳面存量產生極大的誤差
作業流程
期初開帳作業
（一）使用時機
1 初次使用者
2 已經上線一段時間的使用者
3 更版或重新安裝系統後執行備份還原的使用者
4 產品現有量正確而庫存日月銷耗表中的現有量完全不對者
（二）操作方式
1 進入【A基本資料】rarr【產品基本資料】確認產品現有量均為正確的數量
2 按【Alt+F】開啟庫存量期初開帳作業視窗rarr選擇「轉入期初月份」rarr【確定】
3 此一動作可以根據產品基本資料中的現有量去重新計算出庫存日月銷號表中的現有
量並且反算出期初量
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72
常見 QampA
產品基本資料中的現有數量與實際庫存量不符合
1 僅有少數幾項產品的庫存量不符時可利用「庫存調整單」做調整
2 多項產品的庫存量不符時利用「盤點作業」並將盤點量「轉入現有量」
3 每日營業結束時可利用「庫存逐日消耗表」核對產品庫存量並將正確量寫入現有量
4 檢視產品-進出異動表可查明是否有單據數量錯誤
產品現有量不會隨銷售或進貨變動
1 執行資料重整
2 檢查前台 Alt+F5 銷售記錄是否正常若銷售存檔後無銷售紀錄或者銷售明細僅有時間及
金額代表資料庫已經損壞
3 檢查銷售及進貨時的產品編號是否一致
4 檢查產品基本資料中產品是否有重複建檔換言之相同的產品名稱是否有兩個不同的
產品編號
庫存日月消耗表中的期初量為零導致統計後的現有量錯誤
1 發生原因沒有將上月底的庫存作結轉寫入本月期初
進入【庫存月消耗表】rarr列印年月輸入上個月份rarr執行結轉
2 發生原因Ⅰ曾經從產品基本資料中的現有量欄位直接修改數量
Ⅱ更版或備份還原後沒有執行期初開帳的動作
進入產品基本資料執行【Alt+F 期初開帳作業】
3 當月底營業結束時請檢視庫存月消耗表核對庫存量並執行結轉的動作將正確量寫入現
有量及寫入次月期初量
庫存日月消耗表中的調入量與實際調整的數量不符合
1 發生原因盤點作業轉入現有量時重複執行轉入現有量的動作
2 進入【庫存調整單】rarr點選【瀏覽】尋找備註中盤點轉入單號重複的資料
3 刪除重複的調整單即可
利用盤點量轉入現有量卻發現某些產品仍然與實際庫存量不符合
1 發生原因 盤點數量錯誤
盤點作業中盤點數量輸入錯誤
營業時間進行盤點工作盤點後到轉入現有量的過程中產品銷售出去而未作
調整
2 利用「庫存調整單」調整現有量
3 HIPOS-Light 版利用「盤點轉入現有量」作調整
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73
已經將盤點量轉入現有量之後發現盤點時數量點錯
1 利用「庫存調整單」調整現有量
2 HIPOS-Light 版利用「盤點轉入現有量」作調整
連續數月都有做庫存月消耗結轉但庫存月消耗中某些產品的現有量卻總是有誤差
1 發生原因每個月結轉的時間點有誤
2 進入【庫存月消耗表】rarr列印年月輸入本月份rarr列印出該張報表或記下該報表的ldquo期初
量rdquo
3 重新進入【庫存月消耗表】rarr列印年月輸入上一個月份
4 比較本月份的ldquo期初量rdquo及上個月份的ldquo現有量rdquo是否相同若上個月份的現有量比本月
份的期初量少代表上一個月結轉之後仍有作銷售或調整
例如430 下午 200 做結轉將正確量寫入下月期初（產生 5月份的期初量）但是 430
下午 300 又陸續作了銷售或調整庫存量
5 做法
盤點機盤點時架上無庫存的 產 品 會 漏 盤
新增盤點單時選擇【盤點產品轉入】將全部產品轉入並將【盤點數量】全部修改為 0
將盤點機中的資料轉入該盤點單存檔後將盤點量轉入現有量
4 月
5 月份
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74
選購模組功能簡介
簡訊 SMS 發送模組
SMS 簡訊發送功能透過網際網路直接由 HiPOS 軟體系列中發送簡訊至客戶的行動電話能夠達
到迅速確實即時傳遞訊息及行銷的效益
HiPOS 門市及進銷存 v6 以後都可使用免申請儲值後馬上開通
功能特色
1 低廉的發送費用
一般使用手機發送簡訊每通大約 $25~ 35 之間使用 HiPOS SMS 每通只要 11~13 之
間足足省了 50
2 搭配 HiPOS 軟體分析有效客戶發送
利用 HiPOS 的各項統計如累積點數已購商品累積消費金額生日等等的各項數
據做有效的簡訊廣告行銷並且會自動過濾重覆的電話及統計發送的通數
應用 1 生日到時發送祝賀簡訊並告知來電優惠方案
應用 2 廠商新商品推出時可過濾已購買同類商品的客戶清單做簡訊廣告發送hellip更多應用
等你來發掘
3 大量簡訊發送
除了對單一客戶發送簡訊外大量發送簡訊的功能可同時對多個客戶行動電話號碼發送簡
訊
4 簡訊發送時效性佳
簡訊發送後正常情況下約 3~10 秒鐘就可即時將簡訊傳送到客戶手機重要訊息不怕客戶
收 不 到 若 因 故 對 方 無 法 接 收 將 會 自 動 重 發 直 至 發 送 成 功 或 滿 24 小時止
5 常用訊息片語編輯
「常用訊息」功能可以編輯儲存常用的簡訊內容可以加快編寫簡訊的速度
6 預約發送
可自定要發送的時間時間到才發送簡訊更有效率的廣告效益
軟體使用教學手冊
75
單一簡訊發送
在會員基本資料廠商基本資料員工基本資料中
按下 即可發送簡訊
大量簡訊發送
﹝統計報表﹞rarr﹝C會員郵寄標籤大量簡訊﹞依照
條件選擇要發送簡訊的對象後點選《S發送簡訊》
即可將簡訊發送到所選擇的對象
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49
應(收)支票
意義可沖銷應收帳款中所有由支票收款的記錄以查核客戶的帳款
進入本功能後出現所有應收票據資料視窗以票據到期天數作為循序排列條件
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
收票日期 系統預設使用當天日期若不是當天日期可自行輸入收票日期
支票類別 支票的種類此處為應收支票
支票號碼 應收票據上的支票號碼
支票金額 應收支票上的金額
來源單號 輸入這張支票是要沖銷哪一張【收款作業】中的出貨單號
客戶編號 可按 F10 或 鍵開啟快速查詢視窗選擇所需的客戶編號
客戶名稱 客戶編號選定後會自動帶出該客戶名稱
到期日期 應收支票上的到期日期
兌現日期 這張支票預計何時會兌現的 (因有時票據的交換需時 1~3 個工作天金額才
能真正入帳)
票據狀態 目前票據的狀態有未兌兌現 託收轉讓退票票貼及其他共七種
開票銀行 應收票據上開立支票銀行的帳號
開票銀行 應收票據上開立支票銀行的名稱
託收銀行 選取開立的支票銀行 若尚未設定請至【其他編號設定】中的銀行基本資料
設定
託收銀行 開票銀行選定後會自動帶出該銀行名稱
其他備註 補充上述欄位尚未提到的
其他操作方式與應付支票作業相同
相關項目 出貨作業收款作業已過期支票
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已過期支票
意義所有已過期的支票皆會轉入此視窗方便會計人員查詢核對
過期支票瀏覽列出所有過期支票（應收應付）可依需求排列如名稱開票日期兌
現日期銀行hellip等（本功能為整合上述rdquo應付rdquordquo應收rdquo二項支票作業所產生的資料
對照表）
註此處只能做查詢的動作並不能做新增或修改的動作
相關項目 應付支票應收支票
應(收)票批次兌現
意義可一次將單張或多張應收票據轉兌現並將兌現的支票轉入已過期支票中
按鍵說明
欄位名稱 欄位說明
全選 將所列出的支票全部選擇為要兌現的狀態
全不選 將所列出的支票全部選擇為要非兌現的狀態
兌現轉入過期支票 將已選擇的支票轉成兌現狀態並將支票轉入過期支票中
相關項目應收支票銀行存提作業
應(付)票批次兌現
意義可一次將單張或多張應付票據轉兌現並將兌現的支票轉入過期支票中
操作方式請參照 應(收)票據批次兌現
相關項目應付支票銀行存提作業
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應收票齡分析表
意義此分析表是用來顯示已收未兌現的應收支票其帳齡分佈在各個設定期間的統計數據
圖片左邊的日期區間可依使用者的喜好去設定設定
好後只需按【設定為預設值】鍵則每次進入系統時
依此設定統計
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
開始客戶 可按 F10 開啟快速查詢視窗選擇欲查詢的開始客戶編號
結束客戶 可按 F10 開啟快速查詢視窗選擇欲查詢的結束客戶編號
報表標題 可選擇 1天數或 2日期二種為報表標題
結束到期日 系統會自動帶出當天日期若不是可自行輸入欲查詢的結束日期
相關項目應收支票
應付票齡分析表
意義此分析表是用來顯示開立給各個廠商的未兌現應付支票其票齡分佈在各個設定期間
的統計數據
操作方式請參照 應收票齡分析表
相關項目應付支票
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52
第六章 庫存管理
期初開帳程序
1進貨
第一次使用時本系統時將基本資料建立完成後首先利用【進貨作業】將所有產品均做首
次進貨並且將已付款的進貨單據沖銷
註亦可利用庫存調整單將所有產品數量及成本鍵入或者利用盤點作業進行盤點後將盤點
量轉入現有量必須要注意的是若您選擇使用盤點轉入的方式系統將無法自動抓取產品成
本
2由產品基本資料中作期初開帳
至產品基本資料中按(Alt+F 鍵)將可以產生庫存的
期初開帳資料
按《確定》後將自動轉入期初
庫存日消耗異動表
意義驗證庫存量的正確性且可以將驗證後的正確量寫入現有量
(1) 當日消耗表列出查詢日期當天的庫存數量
變動情況用來驗證庫存量的正確性
(2) 逐日銷耗表列出前一次結轉日至查詢日期
當天的庫存數量變動情形用來驗證庫存量
的正確性另可將計算後的實際現有量寫入
帳面量(產品基本資料中的現有量)
軟體使用教學手冊
53
庫存月消耗異動表
報表意義列出查詢當月份的庫存數量變動情形用來驗證庫存量的正確性另可將計算
後的實際現有量寫入帳面量(產品基本資料中的現有量)並作轉入產生下月期
初量
使用時機每月底結束營業後或每月初開始營業前
操作方式
1)檢視庫存月銷耗表上的異動資料及現有量是否均正確當計算後存量與目前帳面存
量不符時會以黃色警示
2)確認無誤後按下 出現如下視窗再次確認
注意產品基本資料中的現有量將會被庫存月銷
耗 表 中 的 現 有 量 取 代因 此 請 謹 慎 使 用 結 轉 功 能
C)若產品進出異動量不正確請利用庫存調整單
做調整後重新執行步驟 A)~ B)
後記
庫存量又有問題了 怎麼都跟架上物品不符 相信大多數人都有這樣的心聲
很多使用者的觀念上總是認為庫存只要交給電腦來管理庫存量一定準確殊不知電腦軟體
有可能發生不可預期的結果(程式暇疵或使用中突然的斷電當機)或是產品管理不當導致失
竊或是破損或是產品擺設到不正確的位置都有可能使得電腦中的庫存量異常所以在庫存管
理中盤點變成了一項非常重要的工作
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54
庫存調整單
意義當帳上的庫存量與實際庫存盤點的結果不符時即可利用此功能來調整帳上的庫存量
及成本
在〈C進出貨〉選擇【C
庫存調整單】如圖可
按《新增》《修改》
《查詢》或《刪除》鈕
更動關於調整庫存的相
關資料
按《瀏覽》進入庫存調整
單據瀏覽
操作方法
庫存調整單中的「數量」欄位應輸入實際庫存量與帳面現有量的差異量
作庫存調整時若目前某產品在系統中的現有量為 10 個但實際上賣場中只剩 8個則在
數量的欄位中輸入-2即可將系統中的現有量調整為 8個
若使用者無進貨作業的動作卻想要統計出產品的銷售成本及利潤可直接在此處輸入產
品的成本或覺得目前系統中的平均成本不正確亦可自行修改
註盤點作業中若有盤差或盤盈時會自動產生一張盤點調整單
其他操作方式請參考基本操作方法
相關項目產品基本資料盤點作業
軟體使用教學手冊
55
盤點作業
意義盤點各倉的庫存量以便管理可避免庫存太多或不足節省公司無謂的支出
有關庫存量的準確性一直為各行各業及門市經營管理者所困擾即使使用電腦軟體一樣產生
庫存量不準確的情事皆因方法錯誤或關念的偏差導致
在庫存做盤點前有些前置工作若準備充足則可收事半功倍之致
A盤點的前置工作
1 貨架上物品的擺設是否整齊乾淨
2 貨架的分類是否明確並且標示清楚
3 待進貨瑕疵物品異常品是否與陳列區清楚區分
4 人員的物品熟悉度及教育訓練是否充足
B盤點實施要點
1 全面盤點(期初期末盤點)或循環盤點
2 盤點的開始時間及預計結束時點
3 人員編組及人力分派
4 列印盤點單(可利用盤點機)
5 盤點機轉入或人工鍵入盤點數量
6 列印盤點報告單(盤盈盤損表)
C檢討此次盤點作業及問題研究
在【F系統支援】選擇【盤點作業】的選項會出現最近一張單據
操作方法
1由盤點機盤點
新增一張盤點單將盤點量輸
入盤點機再按
鍵直接將盤
點機中的資料傳送到系統
中按下 鍵即
可完成盤點作業
軟體使用教學手冊
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2由人工手動盤點
A)新增一張盤點單按《A盤點產品轉入》鍵選擇欲盤點的產品編號可依全部產品廠
商產品類別儲放位置產品編號及庫存數量共六種選擇方式選擇所需的產品或者用
《新增明細》的方式輸入要盤點的品項接著按下《F3存檔》
B)按下《F7列印》報表選擇為「盤點單」列印出盤點單由人工盤點並將盤點量寫在盤點
單上
C)進入盤點作業點選《修改》將盤點量輸入系統中按下《存檔》後再按《轉入現有量》
鍵即可完成盤點作業
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
盤點日期 系統預設使用當天日期若不是當天日期可自行輸入盤點日期及時間
盤點單號 通常輸入完盤點日期後按【Enter】鍵後系統會直接帶出盤點單號預設
盤點人員 輸入該筆資料的盤點人員
盤點備註 補充欄位中所不足的資料
盤點倉號 選擇欲盤點的倉號 (多倉版)
《 Alt+A 》盤點產品轉入
按 可針對特定部份產品或廠商選取所需
的盤點商品
1先選擇轉入依據
2輸入起始編號及結束編號
3按下《Y確定》便可將符合條件的產品加入到盤點單中
《 Alt+B 》盤點機輸入
按 可先由盤點機盤點再直接
將盤點機中的資料傳輸到系統中可節省再輸入一
遍的時間
轉入現有量
當盤點完後且已經將盤點數量輸入至系統中後此時可按 鍵將盤點量轉入現有量
且同時在【庫存調整單】產生一張盤盈盤虧單即可完成盤點作業
相關項目產品基本資料員工基本資料庫存調整單
軟體使用教學手冊
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第七章 系統支援
密碼設定
意義本設定首重資料保全功能系統依使用者名稱及密碼選擇性的開放系統功能可確
保資料的隱密性預防一些重要資料外流而設定通行密碼可依特定人員使用密碼才能執
行
進入時需輸入您的使用者密碼才有權限進入密碼設定中去新
增或是修改此設計目的在於防止管理者離開時他人趁機擅自
修改帳號權限
新增 增加完使用者名稱及密
碼後再設定使用功能明細（打
ˇ者為開放本項功能）
成本顯示若沒有打ˇ則該使
用者進入後台時基本資料的產
品欄位成本相關欄位則不顯示
備份作業
意義將所有資料另存一份應注意不要備份在同一部硬碟（以免硬碟實體損壞）同時為
保障資料安全應自訂備份期間如每週三六各一次
選定備份的目錄位置按下《開始備份》
鍵後即可完成備份作業
建議您在備份的檔案名稱 Data 後再加上
備份日期以避免備份資料太多產生混淆
註選擇備份路徑時需注意資料夾的名稱
應避免為空白或包含特殊符號如
gtlt$hellip等
軟體使用教學手冊
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資料重整
意義當系統在操作途中因發生停電不正常關機或硬體發生故障而故造成系統資料中異常
現象導致資料毀損可利用本功能做一資料維護
注意執行資料重整時務必讓其他工
作站或前後台離線
編碼更改
意義因本系統中所有基本資料的編號只要存檔後就不能做修改的動作故在此設立一
個修改編號的程式
註因為基本資料中的編號會跟進銷貨產生連動關係為保持舊有歷史資料的正確性所以
更改編號時須在此更改以保持資料的完整若您要修改基本資料時請先到【2備份作業】
做資料備份的動作避免系統在編修的過程中發生停電或不明原因當機而造成資料流失
操作方法
1選擇欲修改的編號之資料
庫有客戶廠商產品員
工及產品類別資料檔共 5種供
選擇
2用滑鼠或按 F10 在原編號的
欄位上選擇欲更改的編號
3直接在新編號的欄位上輸入
新的編號
4按下《確定更改》鍵即可
完成編號更改的動作
軟體使用教學手冊
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系統顏色修改
意義覺得系統中預設的顏色不喜歡嗎想自創風格時可利用本功能修改畫面使用者可依
個人喜好修改使用的畫面其中必須注意的是修改畫面確定後按 Y 儲存設定 要先
離開本系統再重新進入本系統才能生效
若欲更換背景圖片圖
片格式可
為jpggifbmphellip
等檔案格式
改亂了可按系統預設
值變回原來樣式
行事曆管理
意義經常忘東忘西的寫在紙條上麻煩又不容易找利用本功能吧啟動系統時會提醒哦
操作方法
1 點選《新增》後輸
入事件日期時
間對象地點
事由事項的欄位
可註記細節事項
2 勾選事件提醒方
式若沒勾選便不
會出現提醒的訊
息
軟體使用教學手冊
60
名片簿管理
意義可將重要的電話或經常聯絡朋友記錄在此容易找尋又不會丟可分類還有多項
詳細資料欄位可供利用
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
名片分類 可點選 開啟客戶分類的快選視窗
電子信箱 若有輸入 E-Mail 帳號則按下 可直接連結至 Outlook 發送信件
其他備註 補充欄位中不足的說明或做為某些特殊資料註記
選擇發送簡訊功能時可自動帶入行動電話號碼
操作方法請參照 基本操作方法
軟體使用教學手冊
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產品停用啟用處理
意義將產品基本資料中已經停產或停售長時間不使用的產品資料作停用處理可加快搜
尋的速度也增加盤點補貨等工作的效率若日後進貨時新進產品的條碼與停用產品
條碼相同時系統會出現警告訊息可直接將產品恢復續用
操作方法
1 產品停用
A)將欲停用的產品打勾勾選的品項會列在右上方的挑選清單列中確認後點選《停用》
停用的產品會列在下方的〈停售或停用之品項〉中
B)直接在產品基本資料中刪除的品項也會自動被系統列到停用產品中喔~
2 產品啟用
在欲恢復續用的產品上按一下滑鼠右鍵選擇《Y產品續用恢復》確認後該筆資料會
回復到產品基本資料中恢復續用的產品庫存量售價成本等均會歸零若要查看過去
的歷史進貨紀錄及銷貨分析請利用〈歷價〉及〈分析〉的功能
相關項目產品基本資料
軟體使用教學手冊
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產品成本重算
意義若於系統使用時發生停電或當機或硬體故障情形而造成平均成本有異常之情形可
利用此作業將平均成本重算
可選擇年或指定月份計算確
定無誤時可利用寫入功能將
目前平均成本更新
若平均成本重算後有發生的情形則執行《W將計算之平均成本寫入》後必須利用 資
料偵錯 功能將異常的產品資料修復接著再到產品基本資料中利用〈歷價〉重新寫入成本
相關項目產品基本資料資料偵錯
軟體使用教學手冊
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資料偵錯
意義藉由資料偵錯系統來偵測錯誤的資料再加以修復是屬於軟體異常控管的一項重要功
能有如 Windows 中的磁碟偵錯功能
操作方法
選擇客戶資料檢測編號是否重 覆及累積點數預收金額數值溢位等異常檢測
選擇銷貨資料檢測編號是否重覆及小計金額銷貨成本數值溢位等異常檢測且可將銷
貨成本以目前平均成本置換但此項功能需在已驗證過產品資料且無異常的情況下才能進
行
選擇廠商資料檢測編號是否重 覆及異常資料偵錯
選擇產品資料檢測編號是否重 覆及最近進價平均成本及售價數值溢位等異常檢測
選擇進貨資料檢測編號是否重覆及異常資料偵錯
選擇訂貨資料則會重新計算產品檔中的被訂購量
選擇倉庫資料重新分析產品檔及倉庫檔中的庫存關聯結構並自動將錯誤修復
以上各個資料檔檢測後若有異常情形出現只需按《自動修復錯誤》鍵即可完成資料偵錯
修復的動作
軟體使用教學手冊
64
用戶使用記錄
意義可記錄各用戶進入系統的日期及時間及使用哪個功能表做哪些動作避免在多人
使用狀況下無法查到資料修改或刪除是由何人做的
流量統計
依據系統登入用戶別統計各動作的操作次數
在桌面上建立捷徑
意義當桌面上安裝的捷徑不小心刪除或在一開始安裝軟體時沒有建立捷徑皆可利用此功
能輕鬆在桌面上重新建立捷徑再也不用擔心找不到執行路徑
操作方式
1輸入前台工作站號若是單機版則不需輸入
2直接點選《1建立後台管理捷徑》或《2建
立 POS 前台捷徑》就會在桌面上自動建立捷徑
軟體使用教學手冊
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備份還原
意義當您發現銷售前台進入後出現錯誤代碼或存檔後交易紀錄無法存入時代表銷售資料
庫已經遭受毀損備份還原能夠幫助您將資料還原到您最後一次做備份的狀態
1 請先將執行資料備份並記下您的備份目錄位置操作方式請參照 備份作業
2 請放入安裝光碟重新安裝或至我們的網站 wwwhiposcomtw 下載試用版本（切記版
本必須相同）
註請確定所有工作站或前台均已離線且無其他軟體正在執行
無需移除原本的軟體直接執行安裝即可
3 請至[開始][程式集][叡鴻 Hipos 軟體系列]點選[備份還原]或至電腦中的 csalewin 中
點選 備份還原exe 如圖所示選取您的備份目錄位置後點選《S開始還原》即可
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第八章 附件 其他技術支援
報表格式修改
利用 HiPOS 軟體中的報表系統工具可以自行修改報表的格式
系統工具的開啟方式
1《開始》rarr《程式集》rarr《叡鴻 HiPOS 軟體系列》rarr《報表系統工具》
2到電腦 csalewin 資料夾中將〈系統工具exe〉點滑鼠左鍵兩下開啟
自訂列印紙張大小
開啟系統工具後選擇要修改列印格式的報表後將紙張規格分別填入高度寬度上邊界
左邊界即可
例如原本是 A4(290210mm)格式要改
成列印中一刀格式直接修改高度
140寬度 210 就可以囉~
修改報表內容
1開啟系統工具後先選擇要修改的報表再按《修改報表》
2若要修改報表內容的位置以滑鼠圈選要移動的範圍後以larruarrdarrrarr移動或直接以滑鼠拖
曳至您預定的位置即可
3若要修改或增加文
字則先點選 報表控
制項工具列 上的
一下接著點一下要
修改的文字或要新增
文字的位置即可編
輯文字
4修改完成後點選
左上角的《檔案》rarr
《儲存》
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自訂瀏覽視窗表格樣式
意義因為使用者的螢幕大小及解析度設定的不同在瀏覽視窗中難免發生表格橫向欄位太
大或太小導致於查看資料時的不方便HiPOS 提供了自訂表格樣式的功能讓使用者調整好
欄位後可以存檔方便日後查看
操作方法
1將滑鼠移動到要調整的欄位框上會出現 符號以滑
鼠拖曳即可調整欄位大小
2調整好後如圖在內容的任一位置上按一下滑鼠右鍵選擇《儲存表格樣式》若是儲
存後不滿意可以選擇《恢復預設值》
滑鼠右鍵功能選單
意義建立資料時若已經有其他檔案格式的資料存在方便
複製貼到 HiPOS 軟體中
在 HiPOS 軟體中當欄位為可編修狀態下時可以按一下滑鼠
右鍵便能呼叫功能選單(複製貼上剪下)
看完了使用手冊仍然無法解決您的問題嗎本公司提供了多元的諮詢管道
本公司網站技術支援httpwwwhiposcomtw 文件知識庫
電話諮詢07-7030898
傳真專線07-7032066
E ndash Mail Servicehiposcomtw
公司地址高雄縣鳳山市 830 埤北路 81 號
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庫存管理
基本庫存管理功能操作說明
標準作業流程
產品現有數量
產品基本資料中的現有數量欄位系統會自動依照進貨及銷貨統計並隨時更新產品現有量
因此為了保持現有量的正確性及產品成本的準確度請勿直接從產品基本資料的現有數量欄
位修改現有量
進貨作業
進貨時確實輸入正確的進貨量要留意進貨單位是否正確進貨及進貨退回時產品的庫存
量都會自動增減
庫存調整單(HiPOS-Light 版無此功能)
（一）使用時機
1 某產品的數量因毀損失竊hellip等非進貨及銷售而短缺或增加導致需要調整產品的現
有量時
2 由盤點作業中執行盤點量轉入現有量時若有差異量系統會自動產生一張庫存調整
單
（二）操作方式
1 進入【C進出貨】 rarr 【庫存調整單】
2 點選 【新增】rarr輸入日期單號經辦人員備註
3 點選 【新增明細】 rarr輸入【產品代號】
4 輸入【數量】是指實際數量與產品現有量的差異量例如 A產品實際量為 10 個產品
基本資料中的現有量為 8個兩者的差異量為 10－8＝+2數量的欄位輸入 2若 B產
品的實際數量為 15 個產品基本資料中的現有量為 20 個則差異量為 15－20＝-5
數量的欄位便輸入-5
5 點選【存檔】後產品現有量便會隨著調整
（三）附註
HiPOS-Light 版若平時發現產品數量有錯誤請直接利用【盤點作業】的轉入現有量功
能來調整產品的現有量
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庫存日消耗表
（一）當日消耗表列出查詢日期當天的庫存數量變動情況用來驗證庫存量的正確性
（二）逐日消耗表列出前一次結轉日至查詢日期當天的庫存數量變動情形用來驗證庫存
量的正確性另可將計算後的存量寫入帳面量(產品基本資料中的現有量)
（三）使用時機每日營業結束利用庫存逐日銷耗表檢驗庫存正確性
庫存月消耗表
（一）報表意義列出查詢當月份的庫存數量變動情形用來驗證庫存量的正確性另可將
計算後的實際現有量寫入帳面量(產品基本資料中的現有量)並轉入產生下月期初量
（二）使用時機每月底結束營業後或每月初開始營業前
（三）操作方式
1 檢視庫存月消耗表上的異動資料及現有量是否均正確當計算後存量與目前帳面存量
不符時會以黃色警示
2 確認無誤後按下 出現如下視窗再次確認
盤點作業
（一）盤點前置作業
1 貨架上物品的擺設是否整齊乾淨
2 貨架的分類是否明確並且標示清楚
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3 待進貨瑕疵物品異常品是否與陳列區清楚區分
4 人員的物品熟悉度及教育訓練是否充足
（二）操作方式
1 進入【F系統支援】rarr【盤點作業】rarr【新增】rarr輸入日期單號盤點人員備註
2 在【產品代號】輸入要盤點的產品rarr【存檔】rarr【列印】選擇【盤點單】
3 進行人工盤點工作
4 進入【盤點作業】rarr【修改】rarr在【盤點數量】輸入實際盤點數量rarr【存檔】
5 選擇【轉入現有量】即可將盤點量轉入到產品基本資料中的現有量
（三）操作秘訣
2 利用【新增明細】可一項項將要盤點的產品輸入
3 利用【盤點產品轉入】可以選擇一次將所有產品輸入或者依照廠商別產品類別儲
放位置產品編號輸入
4 務必確實將盤點量輸入盤點單的「盤點數量」欄位中盤點數量請勿輸入負數
（四）盤點要點
1 全面盤點及循環盤點除了期初或期末的全面盤點之外應固定每隔一段時間做循環
盤點循環盤點可以依照產品類別儲放位置或者產品編號等等例如固定每個月作
一次循環盤點第一個月盤點第一排貨架的商品第二個月盤點第二排貨架的商品
2 盤點時效盤點開始到盤點結束的時間盡量不要超過預定時程為了防止盤點錯誤應
避免盤點期間同時進貨銷售盤點完畢應即時將盤點量轉入現有量
3 盤點差異量軟體系統中的現有量欄位嚴格來說是帳面上的產品數量而盤點量則是
實際庫存的數量軟體操作過程有疏失產品瑕疵失竊及盤點錯誤等許多因素均
可能導致帳面上的數量與實際庫存不符的情況因此有盤差是可以被接受的但若差
異量太大時管理者便應觀察是哪個環節出了問題
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上線一段時間後初次執行盤點作業或庫存日月銷耗表
說明
1過去進貨或庫存有異時均直接修改產品現有量
2使用一段時間後才執行庫存月銷耗表結轉
3更新版本或重新安裝執行資料備份還原或者它系統資料轉檔匯入
上述情況可能會發現期初量都是 0以致計算後存量與帳面存量產生極大的誤差
作業流程
期初開帳作業
（一）使用時機
1 初次使用者
2 已經上線一段時間的使用者
3 更版或重新安裝系統後執行備份還原的使用者
4 產品現有量正確而庫存日月銷耗表中的現有量完全不對者
（二）操作方式
1 進入【A基本資料】rarr【產品基本資料】確認產品現有量均為正確的數量
2 按【Alt+F】開啟庫存量期初開帳作業視窗rarr選擇「轉入期初月份」rarr【確定】
3 此一動作可以根據產品基本資料中的現有量去重新計算出庫存日月銷號表中的現有
量並且反算出期初量
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常見 QampA
產品基本資料中的現有數量與實際庫存量不符合
1 僅有少數幾項產品的庫存量不符時可利用「庫存調整單」做調整
2 多項產品的庫存量不符時利用「盤點作業」並將盤點量「轉入現有量」
3 每日營業結束時可利用「庫存逐日消耗表」核對產品庫存量並將正確量寫入現有量
4 檢視產品-進出異動表可查明是否有單據數量錯誤
產品現有量不會隨銷售或進貨變動
1 執行資料重整
2 檢查前台 Alt+F5 銷售記錄是否正常若銷售存檔後無銷售紀錄或者銷售明細僅有時間及
金額代表資料庫已經損壞
3 檢查銷售及進貨時的產品編號是否一致
4 檢查產品基本資料中產品是否有重複建檔換言之相同的產品名稱是否有兩個不同的
產品編號
庫存日月消耗表中的期初量為零導致統計後的現有量錯誤
1 發生原因沒有將上月底的庫存作結轉寫入本月期初
進入【庫存月消耗表】rarr列印年月輸入上個月份rarr執行結轉
2 發生原因Ⅰ曾經從產品基本資料中的現有量欄位直接修改數量
Ⅱ更版或備份還原後沒有執行期初開帳的動作
進入產品基本資料執行【Alt+F 期初開帳作業】
3 當月底營業結束時請檢視庫存月消耗表核對庫存量並執行結轉的動作將正確量寫入現
有量及寫入次月期初量
庫存日月消耗表中的調入量與實際調整的數量不符合
1 發生原因盤點作業轉入現有量時重複執行轉入現有量的動作
2 進入【庫存調整單】rarr點選【瀏覽】尋找備註中盤點轉入單號重複的資料
3 刪除重複的調整單即可
利用盤點量轉入現有量卻發現某些產品仍然與實際庫存量不符合
1 發生原因 盤點數量錯誤
盤點作業中盤點數量輸入錯誤
營業時間進行盤點工作盤點後到轉入現有量的過程中產品銷售出去而未作
調整
2 利用「庫存調整單」調整現有量
3 HIPOS-Light 版利用「盤點轉入現有量」作調整
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已經將盤點量轉入現有量之後發現盤點時數量點錯
1 利用「庫存調整單」調整現有量
2 HIPOS-Light 版利用「盤點轉入現有量」作調整
連續數月都有做庫存月消耗結轉但庫存月消耗中某些產品的現有量卻總是有誤差
1 發生原因每個月結轉的時間點有誤
2 進入【庫存月消耗表】rarr列印年月輸入本月份rarr列印出該張報表或記下該報表的ldquo期初
量rdquo
3 重新進入【庫存月消耗表】rarr列印年月輸入上一個月份
4 比較本月份的ldquo期初量rdquo及上個月份的ldquo現有量rdquo是否相同若上個月份的現有量比本月
份的期初量少代表上一個月結轉之後仍有作銷售或調整
例如430 下午 200 做結轉將正確量寫入下月期初（產生 5月份的期初量）但是 430
下午 300 又陸續作了銷售或調整庫存量
5 做法
盤點機盤點時架上無庫存的 產 品 會 漏 盤
新增盤點單時選擇【盤點產品轉入】將全部產品轉入並將【盤點數量】全部修改為 0
將盤點機中的資料轉入該盤點單存檔後將盤點量轉入現有量
4 月
5 月份
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選購模組功能簡介
簡訊 SMS 發送模組
SMS 簡訊發送功能透過網際網路直接由 HiPOS 軟體系列中發送簡訊至客戶的行動電話能夠達
到迅速確實即時傳遞訊息及行銷的效益
HiPOS 門市及進銷存 v6 以後都可使用免申請儲值後馬上開通
功能特色
1 低廉的發送費用
一般使用手機發送簡訊每通大約 $25~ 35 之間使用 HiPOS SMS 每通只要 11~13 之
間足足省了 50
2 搭配 HiPOS 軟體分析有效客戶發送
利用 HiPOS 的各項統計如累積點數已購商品累積消費金額生日等等的各項數
據做有效的簡訊廣告行銷並且會自動過濾重覆的電話及統計發送的通數
應用 1 生日到時發送祝賀簡訊並告知來電優惠方案
應用 2 廠商新商品推出時可過濾已購買同類商品的客戶清單做簡訊廣告發送hellip更多應用
等你來發掘
3 大量簡訊發送
除了對單一客戶發送簡訊外大量發送簡訊的功能可同時對多個客戶行動電話號碼發送簡
訊
4 簡訊發送時效性佳
簡訊發送後正常情況下約 3~10 秒鐘就可即時將簡訊傳送到客戶手機重要訊息不怕客戶
收 不 到 若 因 故 對 方 無 法 接 收 將 會 自 動 重 發 直 至 發 送 成 功 或 滿 24 小時止
5 常用訊息片語編輯
「常用訊息」功能可以編輯儲存常用的簡訊內容可以加快編寫簡訊的速度
6 預約發送
可自定要發送的時間時間到才發送簡訊更有效率的廣告效益
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單一簡訊發送
在會員基本資料廠商基本資料員工基本資料中
按下 即可發送簡訊
大量簡訊發送
﹝統計報表﹞rarr﹝C會員郵寄標籤大量簡訊﹞依照
條件選擇要發送簡訊的對象後點選《S發送簡訊》
即可將簡訊發送到所選擇的對象
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已過期支票
意義所有已過期的支票皆會轉入此視窗方便會計人員查詢核對
過期支票瀏覽列出所有過期支票（應收應付）可依需求排列如名稱開票日期兌
現日期銀行hellip等（本功能為整合上述rdquo應付rdquordquo應收rdquo二項支票作業所產生的資料
對照表）
註此處只能做查詢的動作並不能做新增或修改的動作
相關項目 應付支票應收支票
應(收)票批次兌現
意義可一次將單張或多張應收票據轉兌現並將兌現的支票轉入已過期支票中
按鍵說明
欄位名稱 欄位說明
全選 將所列出的支票全部選擇為要兌現的狀態
全不選 將所列出的支票全部選擇為要非兌現的狀態
兌現轉入過期支票 將已選擇的支票轉成兌現狀態並將支票轉入過期支票中
相關項目應收支票銀行存提作業
應(付)票批次兌現
意義可一次將單張或多張應付票據轉兌現並將兌現的支票轉入過期支票中
操作方式請參照 應(收)票據批次兌現
相關項目應付支票銀行存提作業
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應收票齡分析表
意義此分析表是用來顯示已收未兌現的應收支票其帳齡分佈在各個設定期間的統計數據
圖片左邊的日期區間可依使用者的喜好去設定設定
好後只需按【設定為預設值】鍵則每次進入系統時
依此設定統計
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
開始客戶 可按 F10 開啟快速查詢視窗選擇欲查詢的開始客戶編號
結束客戶 可按 F10 開啟快速查詢視窗選擇欲查詢的結束客戶編號
報表標題 可選擇 1天數或 2日期二種為報表標題
結束到期日 系統會自動帶出當天日期若不是可自行輸入欲查詢的結束日期
相關項目應收支票
應付票齡分析表
意義此分析表是用來顯示開立給各個廠商的未兌現應付支票其票齡分佈在各個設定期間
的統計數據
操作方式請參照 應收票齡分析表
相關項目應付支票
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第六章 庫存管理
期初開帳程序
1進貨
第一次使用時本系統時將基本資料建立完成後首先利用【進貨作業】將所有產品均做首
次進貨並且將已付款的進貨單據沖銷
註亦可利用庫存調整單將所有產品數量及成本鍵入或者利用盤點作業進行盤點後將盤點
量轉入現有量必須要注意的是若您選擇使用盤點轉入的方式系統將無法自動抓取產品成
本
2由產品基本資料中作期初開帳
至產品基本資料中按(Alt+F 鍵)將可以產生庫存的
期初開帳資料
按《確定》後將自動轉入期初
庫存日消耗異動表
意義驗證庫存量的正確性且可以將驗證後的正確量寫入現有量
(1) 當日消耗表列出查詢日期當天的庫存數量
變動情況用來驗證庫存量的正確性
(2) 逐日銷耗表列出前一次結轉日至查詢日期
當天的庫存數量變動情形用來驗證庫存量
的正確性另可將計算後的實際現有量寫入
帳面量(產品基本資料中的現有量)
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庫存月消耗異動表
報表意義列出查詢當月份的庫存數量變動情形用來驗證庫存量的正確性另可將計算
後的實際現有量寫入帳面量(產品基本資料中的現有量)並作轉入產生下月期
初量
使用時機每月底結束營業後或每月初開始營業前
操作方式
1)檢視庫存月銷耗表上的異動資料及現有量是否均正確當計算後存量與目前帳面存
量不符時會以黃色警示
2)確認無誤後按下 出現如下視窗再次確認
注意產品基本資料中的現有量將會被庫存月銷
耗 表 中 的 現 有 量 取 代因 此 請 謹 慎 使 用 結 轉 功 能
C)若產品進出異動量不正確請利用庫存調整單
做調整後重新執行步驟 A)~ B)
後記
庫存量又有問題了 怎麼都跟架上物品不符 相信大多數人都有這樣的心聲
很多使用者的觀念上總是認為庫存只要交給電腦來管理庫存量一定準確殊不知電腦軟體
有可能發生不可預期的結果(程式暇疵或使用中突然的斷電當機)或是產品管理不當導致失
竊或是破損或是產品擺設到不正確的位置都有可能使得電腦中的庫存量異常所以在庫存管
理中盤點變成了一項非常重要的工作
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庫存調整單
意義當帳上的庫存量與實際庫存盤點的結果不符時即可利用此功能來調整帳上的庫存量
及成本
在〈C進出貨〉選擇【C
庫存調整單】如圖可
按《新增》《修改》
《查詢》或《刪除》鈕
更動關於調整庫存的相
關資料
按《瀏覽》進入庫存調整
單據瀏覽
操作方法
庫存調整單中的「數量」欄位應輸入實際庫存量與帳面現有量的差異量
作庫存調整時若目前某產品在系統中的現有量為 10 個但實際上賣場中只剩 8個則在
數量的欄位中輸入-2即可將系統中的現有量調整為 8個
若使用者無進貨作業的動作卻想要統計出產品的銷售成本及利潤可直接在此處輸入產
品的成本或覺得目前系統中的平均成本不正確亦可自行修改
註盤點作業中若有盤差或盤盈時會自動產生一張盤點調整單
其他操作方式請參考基本操作方法
相關項目產品基本資料盤點作業
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盤點作業
意義盤點各倉的庫存量以便管理可避免庫存太多或不足節省公司無謂的支出
有關庫存量的準確性一直為各行各業及門市經營管理者所困擾即使使用電腦軟體一樣產生
庫存量不準確的情事皆因方法錯誤或關念的偏差導致
在庫存做盤點前有些前置工作若準備充足則可收事半功倍之致
A盤點的前置工作
1 貨架上物品的擺設是否整齊乾淨
2 貨架的分類是否明確並且標示清楚
3 待進貨瑕疵物品異常品是否與陳列區清楚區分
4 人員的物品熟悉度及教育訓練是否充足
B盤點實施要點
1 全面盤點(期初期末盤點)或循環盤點
2 盤點的開始時間及預計結束時點
3 人員編組及人力分派
4 列印盤點單(可利用盤點機)
5 盤點機轉入或人工鍵入盤點數量
6 列印盤點報告單(盤盈盤損表)
C檢討此次盤點作業及問題研究
在【F系統支援】選擇【盤點作業】的選項會出現最近一張單據
操作方法
1由盤點機盤點
新增一張盤點單將盤點量輸
入盤點機再按
鍵直接將盤
點機中的資料傳送到系統
中按下 鍵即
可完成盤點作業
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2由人工手動盤點
A)新增一張盤點單按《A盤點產品轉入》鍵選擇欲盤點的產品編號可依全部產品廠
商產品類別儲放位置產品編號及庫存數量共六種選擇方式選擇所需的產品或者用
《新增明細》的方式輸入要盤點的品項接著按下《F3存檔》
B)按下《F7列印》報表選擇為「盤點單」列印出盤點單由人工盤點並將盤點量寫在盤點
單上
C)進入盤點作業點選《修改》將盤點量輸入系統中按下《存檔》後再按《轉入現有量》
鍵即可完成盤點作業
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
盤點日期 系統預設使用當天日期若不是當天日期可自行輸入盤點日期及時間
盤點單號 通常輸入完盤點日期後按【Enter】鍵後系統會直接帶出盤點單號預設
盤點人員 輸入該筆資料的盤點人員
盤點備註 補充欄位中所不足的資料
盤點倉號 選擇欲盤點的倉號 (多倉版)
《 Alt+A 》盤點產品轉入
按 可針對特定部份產品或廠商選取所需
的盤點商品
1先選擇轉入依據
2輸入起始編號及結束編號
3按下《Y確定》便可將符合條件的產品加入到盤點單中
《 Alt+B 》盤點機輸入
按 可先由盤點機盤點再直接
將盤點機中的資料傳輸到系統中可節省再輸入一
遍的時間
轉入現有量
當盤點完後且已經將盤點數量輸入至系統中後此時可按 鍵將盤點量轉入現有量
且同時在【庫存調整單】產生一張盤盈盤虧單即可完成盤點作業
相關項目產品基本資料員工基本資料庫存調整單
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第七章 系統支援
密碼設定
意義本設定首重資料保全功能系統依使用者名稱及密碼選擇性的開放系統功能可確
保資料的隱密性預防一些重要資料外流而設定通行密碼可依特定人員使用密碼才能執
行
進入時需輸入您的使用者密碼才有權限進入密碼設定中去新
增或是修改此設計目的在於防止管理者離開時他人趁機擅自
修改帳號權限
新增 增加完使用者名稱及密
碼後再設定使用功能明細（打
ˇ者為開放本項功能）
成本顯示若沒有打ˇ則該使
用者進入後台時基本資料的產
品欄位成本相關欄位則不顯示
備份作業
意義將所有資料另存一份應注意不要備份在同一部硬碟（以免硬碟實體損壞）同時為
保障資料安全應自訂備份期間如每週三六各一次
選定備份的目錄位置按下《開始備份》
鍵後即可完成備份作業
建議您在備份的檔案名稱 Data 後再加上
備份日期以避免備份資料太多產生混淆
註選擇備份路徑時需注意資料夾的名稱
應避免為空白或包含特殊符號如
gtlt$hellip等
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資料重整
意義當系統在操作途中因發生停電不正常關機或硬體發生故障而故造成系統資料中異常
現象導致資料毀損可利用本功能做一資料維護
注意執行資料重整時務必讓其他工
作站或前後台離線
編碼更改
意義因本系統中所有基本資料的編號只要存檔後就不能做修改的動作故在此設立一
個修改編號的程式
註因為基本資料中的編號會跟進銷貨產生連動關係為保持舊有歷史資料的正確性所以
更改編號時須在此更改以保持資料的完整若您要修改基本資料時請先到【2備份作業】
做資料備份的動作避免系統在編修的過程中發生停電或不明原因當機而造成資料流失
操作方法
1選擇欲修改的編號之資料
庫有客戶廠商產品員
工及產品類別資料檔共 5種供
選擇
2用滑鼠或按 F10 在原編號的
欄位上選擇欲更改的編號
3直接在新編號的欄位上輸入
新的編號
4按下《確定更改》鍵即可
完成編號更改的動作
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系統顏色修改
意義覺得系統中預設的顏色不喜歡嗎想自創風格時可利用本功能修改畫面使用者可依
個人喜好修改使用的畫面其中必須注意的是修改畫面確定後按 Y 儲存設定 要先
離開本系統再重新進入本系統才能生效
若欲更換背景圖片圖
片格式可
為jpggifbmphellip
等檔案格式
改亂了可按系統預設
值變回原來樣式
行事曆管理
意義經常忘東忘西的寫在紙條上麻煩又不容易找利用本功能吧啟動系統時會提醒哦
操作方法
1 點選《新增》後輸
入事件日期時
間對象地點
事由事項的欄位
可註記細節事項
2 勾選事件提醒方
式若沒勾選便不
會出現提醒的訊
息
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名片簿管理
意義可將重要的電話或經常聯絡朋友記錄在此容易找尋又不會丟可分類還有多項
詳細資料欄位可供利用
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
名片分類 可點選 開啟客戶分類的快選視窗
電子信箱 若有輸入 E-Mail 帳號則按下 可直接連結至 Outlook 發送信件
其他備註 補充欄位中不足的說明或做為某些特殊資料註記
選擇發送簡訊功能時可自動帶入行動電話號碼
操作方法請參照 基本操作方法
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產品停用啟用處理
意義將產品基本資料中已經停產或停售長時間不使用的產品資料作停用處理可加快搜
尋的速度也增加盤點補貨等工作的效率若日後進貨時新進產品的條碼與停用產品
條碼相同時系統會出現警告訊息可直接將產品恢復續用
操作方法
1 產品停用
A)將欲停用的產品打勾勾選的品項會列在右上方的挑選清單列中確認後點選《停用》
停用的產品會列在下方的〈停售或停用之品項〉中
B)直接在產品基本資料中刪除的品項也會自動被系統列到停用產品中喔~
2 產品啟用
在欲恢復續用的產品上按一下滑鼠右鍵選擇《Y產品續用恢復》確認後該筆資料會
回復到產品基本資料中恢復續用的產品庫存量售價成本等均會歸零若要查看過去
的歷史進貨紀錄及銷貨分析請利用〈歷價〉及〈分析〉的功能
相關項目產品基本資料
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產品成本重算
意義若於系統使用時發生停電或當機或硬體故障情形而造成平均成本有異常之情形可
利用此作業將平均成本重算
可選擇年或指定月份計算確
定無誤時可利用寫入功能將
目前平均成本更新
若平均成本重算後有發生的情形則執行《W將計算之平均成本寫入》後必須利用 資
料偵錯 功能將異常的產品資料修復接著再到產品基本資料中利用〈歷價〉重新寫入成本
相關項目產品基本資料資料偵錯
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資料偵錯
意義藉由資料偵錯系統來偵測錯誤的資料再加以修復是屬於軟體異常控管的一項重要功
能有如 Windows 中的磁碟偵錯功能
操作方法
選擇客戶資料檢測編號是否重 覆及累積點數預收金額數值溢位等異常檢測
選擇銷貨資料檢測編號是否重覆及小計金額銷貨成本數值溢位等異常檢測且可將銷
貨成本以目前平均成本置換但此項功能需在已驗證過產品資料且無異常的情況下才能進
行
選擇廠商資料檢測編號是否重 覆及異常資料偵錯
選擇產品資料檢測編號是否重 覆及最近進價平均成本及售價數值溢位等異常檢測
選擇進貨資料檢測編號是否重覆及異常資料偵錯
選擇訂貨資料則會重新計算產品檔中的被訂購量
選擇倉庫資料重新分析產品檔及倉庫檔中的庫存關聯結構並自動將錯誤修復
以上各個資料檔檢測後若有異常情形出現只需按《自動修復錯誤》鍵即可完成資料偵錯
修復的動作
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64
用戶使用記錄
意義可記錄各用戶進入系統的日期及時間及使用哪個功能表做哪些動作避免在多人
使用狀況下無法查到資料修改或刪除是由何人做的
流量統計
依據系統登入用戶別統計各動作的操作次數
在桌面上建立捷徑
意義當桌面上安裝的捷徑不小心刪除或在一開始安裝軟體時沒有建立捷徑皆可利用此功
能輕鬆在桌面上重新建立捷徑再也不用擔心找不到執行路徑
操作方式
1輸入前台工作站號若是單機版則不需輸入
2直接點選《1建立後台管理捷徑》或《2建
立 POS 前台捷徑》就會在桌面上自動建立捷徑
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備份還原
意義當您發現銷售前台進入後出現錯誤代碼或存檔後交易紀錄無法存入時代表銷售資料
庫已經遭受毀損備份還原能夠幫助您將資料還原到您最後一次做備份的狀態
1 請先將執行資料備份並記下您的備份目錄位置操作方式請參照 備份作業
2 請放入安裝光碟重新安裝或至我們的網站 wwwhiposcomtw 下載試用版本（切記版
本必須相同）
註請確定所有工作站或前台均已離線且無其他軟體正在執行
無需移除原本的軟體直接執行安裝即可
3 請至[開始][程式集][叡鴻 Hipos 軟體系列]點選[備份還原]或至電腦中的 csalewin 中
點選 備份還原exe 如圖所示選取您的備份目錄位置後點選《S開始還原》即可
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66
第八章 附件 其他技術支援
報表格式修改
利用 HiPOS 軟體中的報表系統工具可以自行修改報表的格式
系統工具的開啟方式
1《開始》rarr《程式集》rarr《叡鴻 HiPOS 軟體系列》rarr《報表系統工具》
2到電腦 csalewin 資料夾中將〈系統工具exe〉點滑鼠左鍵兩下開啟
自訂列印紙張大小
開啟系統工具後選擇要修改列印格式的報表後將紙張規格分別填入高度寬度上邊界
左邊界即可
例如原本是 A4(290210mm)格式要改
成列印中一刀格式直接修改高度
140寬度 210 就可以囉~
修改報表內容
1開啟系統工具後先選擇要修改的報表再按《修改報表》
2若要修改報表內容的位置以滑鼠圈選要移動的範圍後以larruarrdarrrarr移動或直接以滑鼠拖
曳至您預定的位置即可
3若要修改或增加文
字則先點選 報表控
制項工具列 上的
一下接著點一下要
修改的文字或要新增
文字的位置即可編
輯文字
4修改完成後點選
左上角的《檔案》rarr
《儲存》
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自訂瀏覽視窗表格樣式
意義因為使用者的螢幕大小及解析度設定的不同在瀏覽視窗中難免發生表格橫向欄位太
大或太小導致於查看資料時的不方便HiPOS 提供了自訂表格樣式的功能讓使用者調整好
欄位後可以存檔方便日後查看
操作方法
1將滑鼠移動到要調整的欄位框上會出現 符號以滑
鼠拖曳即可調整欄位大小
2調整好後如圖在內容的任一位置上按一下滑鼠右鍵選擇《儲存表格樣式》若是儲
存後不滿意可以選擇《恢復預設值》
滑鼠右鍵功能選單
意義建立資料時若已經有其他檔案格式的資料存在方便
複製貼到 HiPOS 軟體中
在 HiPOS 軟體中當欄位為可編修狀態下時可以按一下滑鼠
右鍵便能呼叫功能選單(複製貼上剪下)
看完了使用手冊仍然無法解決您的問題嗎本公司提供了多元的諮詢管道
本公司網站技術支援httpwwwhiposcomtw 文件知識庫
電話諮詢07-7030898
傳真專線07-7032066
E ndash Mail Servicehiposcomtw
公司地址高雄縣鳳山市 830 埤北路 81 號
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庫存管理
基本庫存管理功能操作說明
標準作業流程
產品現有數量
產品基本資料中的現有數量欄位系統會自動依照進貨及銷貨統計並隨時更新產品現有量
因此為了保持現有量的正確性及產品成本的準確度請勿直接從產品基本資料的現有數量欄
位修改現有量
進貨作業
進貨時確實輸入正確的進貨量要留意進貨單位是否正確進貨及進貨退回時產品的庫存
量都會自動增減
庫存調整單(HiPOS-Light 版無此功能)
（一）使用時機
1 某產品的數量因毀損失竊hellip等非進貨及銷售而短缺或增加導致需要調整產品的現
有量時
2 由盤點作業中執行盤點量轉入現有量時若有差異量系統會自動產生一張庫存調整
單
（二）操作方式
1 進入【C進出貨】 rarr 【庫存調整單】
2 點選 【新增】rarr輸入日期單號經辦人員備註
3 點選 【新增明細】 rarr輸入【產品代號】
4 輸入【數量】是指實際數量與產品現有量的差異量例如 A產品實際量為 10 個產品
基本資料中的現有量為 8個兩者的差異量為 10－8＝+2數量的欄位輸入 2若 B產
品的實際數量為 15 個產品基本資料中的現有量為 20 個則差異量為 15－20＝-5
數量的欄位便輸入-5
5 點選【存檔】後產品現有量便會隨著調整
（三）附註
HiPOS-Light 版若平時發現產品數量有錯誤請直接利用【盤點作業】的轉入現有量功
能來調整產品的現有量
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庫存日消耗表
（一）當日消耗表列出查詢日期當天的庫存數量變動情況用來驗證庫存量的正確性
（二）逐日消耗表列出前一次結轉日至查詢日期當天的庫存數量變動情形用來驗證庫存
量的正確性另可將計算後的存量寫入帳面量(產品基本資料中的現有量)
（三）使用時機每日營業結束利用庫存逐日銷耗表檢驗庫存正確性
庫存月消耗表
（一）報表意義列出查詢當月份的庫存數量變動情形用來驗證庫存量的正確性另可將
計算後的實際現有量寫入帳面量(產品基本資料中的現有量)並轉入產生下月期初量
（二）使用時機每月底結束營業後或每月初開始營業前
（三）操作方式
1 檢視庫存月消耗表上的異動資料及現有量是否均正確當計算後存量與目前帳面存量
不符時會以黃色警示
2 確認無誤後按下 出現如下視窗再次確認
盤點作業
（一）盤點前置作業
1 貨架上物品的擺設是否整齊乾淨
2 貨架的分類是否明確並且標示清楚
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3 待進貨瑕疵物品異常品是否與陳列區清楚區分
4 人員的物品熟悉度及教育訓練是否充足
（二）操作方式
1 進入【F系統支援】rarr【盤點作業】rarr【新增】rarr輸入日期單號盤點人員備註
2 在【產品代號】輸入要盤點的產品rarr【存檔】rarr【列印】選擇【盤點單】
3 進行人工盤點工作
4 進入【盤點作業】rarr【修改】rarr在【盤點數量】輸入實際盤點數量rarr【存檔】
5 選擇【轉入現有量】即可將盤點量轉入到產品基本資料中的現有量
（三）操作秘訣
2 利用【新增明細】可一項項將要盤點的產品輸入
3 利用【盤點產品轉入】可以選擇一次將所有產品輸入或者依照廠商別產品類別儲
放位置產品編號輸入
4 務必確實將盤點量輸入盤點單的「盤點數量」欄位中盤點數量請勿輸入負數
（四）盤點要點
1 全面盤點及循環盤點除了期初或期末的全面盤點之外應固定每隔一段時間做循環
盤點循環盤點可以依照產品類別儲放位置或者產品編號等等例如固定每個月作
一次循環盤點第一個月盤點第一排貨架的商品第二個月盤點第二排貨架的商品
2 盤點時效盤點開始到盤點結束的時間盡量不要超過預定時程為了防止盤點錯誤應
避免盤點期間同時進貨銷售盤點完畢應即時將盤點量轉入現有量
3 盤點差異量軟體系統中的現有量欄位嚴格來說是帳面上的產品數量而盤點量則是
實際庫存的數量軟體操作過程有疏失產品瑕疵失竊及盤點錯誤等許多因素均
可能導致帳面上的數量與實際庫存不符的情況因此有盤差是可以被接受的但若差
異量太大時管理者便應觀察是哪個環節出了問題
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上線一段時間後初次執行盤點作業或庫存日月銷耗表
說明
1過去進貨或庫存有異時均直接修改產品現有量
2使用一段時間後才執行庫存月銷耗表結轉
3更新版本或重新安裝執行資料備份還原或者它系統資料轉檔匯入
上述情況可能會發現期初量都是 0以致計算後存量與帳面存量產生極大的誤差
作業流程
期初開帳作業
（一）使用時機
1 初次使用者
2 已經上線一段時間的使用者
3 更版或重新安裝系統後執行備份還原的使用者
4 產品現有量正確而庫存日月銷耗表中的現有量完全不對者
（二）操作方式
1 進入【A基本資料】rarr【產品基本資料】確認產品現有量均為正確的數量
2 按【Alt+F】開啟庫存量期初開帳作業視窗rarr選擇「轉入期初月份」rarr【確定】
3 此一動作可以根據產品基本資料中的現有量去重新計算出庫存日月銷號表中的現有
量並且反算出期初量
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常見 QampA
產品基本資料中的現有數量與實際庫存量不符合
1 僅有少數幾項產品的庫存量不符時可利用「庫存調整單」做調整
2 多項產品的庫存量不符時利用「盤點作業」並將盤點量「轉入現有量」
3 每日營業結束時可利用「庫存逐日消耗表」核對產品庫存量並將正確量寫入現有量
4 檢視產品-進出異動表可查明是否有單據數量錯誤
產品現有量不會隨銷售或進貨變動
1 執行資料重整
2 檢查前台 Alt+F5 銷售記錄是否正常若銷售存檔後無銷售紀錄或者銷售明細僅有時間及
金額代表資料庫已經損壞
3 檢查銷售及進貨時的產品編號是否一致
4 檢查產品基本資料中產品是否有重複建檔換言之相同的產品名稱是否有兩個不同的
產品編號
庫存日月消耗表中的期初量為零導致統計後的現有量錯誤
1 發生原因沒有將上月底的庫存作結轉寫入本月期初
進入【庫存月消耗表】rarr列印年月輸入上個月份rarr執行結轉
2 發生原因Ⅰ曾經從產品基本資料中的現有量欄位直接修改數量
Ⅱ更版或備份還原後沒有執行期初開帳的動作
進入產品基本資料執行【Alt+F 期初開帳作業】
3 當月底營業結束時請檢視庫存月消耗表核對庫存量並執行結轉的動作將正確量寫入現
有量及寫入次月期初量
庫存日月消耗表中的調入量與實際調整的數量不符合
1 發生原因盤點作業轉入現有量時重複執行轉入現有量的動作
2 進入【庫存調整單】rarr點選【瀏覽】尋找備註中盤點轉入單號重複的資料
3 刪除重複的調整單即可
利用盤點量轉入現有量卻發現某些產品仍然與實際庫存量不符合
1 發生原因 盤點數量錯誤
盤點作業中盤點數量輸入錯誤
營業時間進行盤點工作盤點後到轉入現有量的過程中產品銷售出去而未作
調整
2 利用「庫存調整單」調整現有量
3 HIPOS-Light 版利用「盤點轉入現有量」作調整
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已經將盤點量轉入現有量之後發現盤點時數量點錯
1 利用「庫存調整單」調整現有量
2 HIPOS-Light 版利用「盤點轉入現有量」作調整
連續數月都有做庫存月消耗結轉但庫存月消耗中某些產品的現有量卻總是有誤差
1 發生原因每個月結轉的時間點有誤
2 進入【庫存月消耗表】rarr列印年月輸入本月份rarr列印出該張報表或記下該報表的ldquo期初
量rdquo
3 重新進入【庫存月消耗表】rarr列印年月輸入上一個月份
4 比較本月份的ldquo期初量rdquo及上個月份的ldquo現有量rdquo是否相同若上個月份的現有量比本月
份的期初量少代表上一個月結轉之後仍有作銷售或調整
例如430 下午 200 做結轉將正確量寫入下月期初（產生 5月份的期初量）但是 430
下午 300 又陸續作了銷售或調整庫存量
5 做法
盤點機盤點時架上無庫存的 產 品 會 漏 盤
新增盤點單時選擇【盤點產品轉入】將全部產品轉入並將【盤點數量】全部修改為 0
將盤點機中的資料轉入該盤點單存檔後將盤點量轉入現有量
4 月
5 月份
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選購模組功能簡介
簡訊 SMS 發送模組
SMS 簡訊發送功能透過網際網路直接由 HiPOS 軟體系列中發送簡訊至客戶的行動電話能夠達
到迅速確實即時傳遞訊息及行銷的效益
HiPOS 門市及進銷存 v6 以後都可使用免申請儲值後馬上開通
功能特色
1 低廉的發送費用
一般使用手機發送簡訊每通大約 $25~ 35 之間使用 HiPOS SMS 每通只要 11~13 之
間足足省了 50
2 搭配 HiPOS 軟體分析有效客戶發送
利用 HiPOS 的各項統計如累積點數已購商品累積消費金額生日等等的各項數
據做有效的簡訊廣告行銷並且會自動過濾重覆的電話及統計發送的通數
應用 1 生日到時發送祝賀簡訊並告知來電優惠方案
應用 2 廠商新商品推出時可過濾已購買同類商品的客戶清單做簡訊廣告發送hellip更多應用
等你來發掘
3 大量簡訊發送
除了對單一客戶發送簡訊外大量發送簡訊的功能可同時對多個客戶行動電話號碼發送簡
訊
4 簡訊發送時效性佳
簡訊發送後正常情況下約 3~10 秒鐘就可即時將簡訊傳送到客戶手機重要訊息不怕客戶
收 不 到 若 因 故 對 方 無 法 接 收 將 會 自 動 重 發 直 至 發 送 成 功 或 滿 24 小時止
5 常用訊息片語編輯
「常用訊息」功能可以編輯儲存常用的簡訊內容可以加快編寫簡訊的速度
6 預約發送
可自定要發送的時間時間到才發送簡訊更有效率的廣告效益
軟體使用教學手冊
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單一簡訊發送
在會員基本資料廠商基本資料員工基本資料中
按下 即可發送簡訊
大量簡訊發送
﹝統計報表﹞rarr﹝C會員郵寄標籤大量簡訊﹞依照
條件選擇要發送簡訊的對象後點選《S發送簡訊》
即可將簡訊發送到所選擇的對象
軟體使用教學手冊
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應收票齡分析表
意義此分析表是用來顯示已收未兌現的應收支票其帳齡分佈在各個設定期間的統計數據
圖片左邊的日期區間可依使用者的喜好去設定設定
好後只需按【設定為預設值】鍵則每次進入系統時
依此設定統計
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
開始客戶 可按 F10 開啟快速查詢視窗選擇欲查詢的開始客戶編號
結束客戶 可按 F10 開啟快速查詢視窗選擇欲查詢的結束客戶編號
報表標題 可選擇 1天數或 2日期二種為報表標題
結束到期日 系統會自動帶出當天日期若不是可自行輸入欲查詢的結束日期
相關項目應收支票
應付票齡分析表
意義此分析表是用來顯示開立給各個廠商的未兌現應付支票其票齡分佈在各個設定期間
的統計數據
操作方式請參照 應收票齡分析表
相關項目應付支票
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第六章 庫存管理
期初開帳程序
1進貨
第一次使用時本系統時將基本資料建立完成後首先利用【進貨作業】將所有產品均做首
次進貨並且將已付款的進貨單據沖銷
註亦可利用庫存調整單將所有產品數量及成本鍵入或者利用盤點作業進行盤點後將盤點
量轉入現有量必須要注意的是若您選擇使用盤點轉入的方式系統將無法自動抓取產品成
本
2由產品基本資料中作期初開帳
至產品基本資料中按(Alt+F 鍵)將可以產生庫存的
期初開帳資料
按《確定》後將自動轉入期初
庫存日消耗異動表
意義驗證庫存量的正確性且可以將驗證後的正確量寫入現有量
(1) 當日消耗表列出查詢日期當天的庫存數量
變動情況用來驗證庫存量的正確性
(2) 逐日銷耗表列出前一次結轉日至查詢日期
當天的庫存數量變動情形用來驗證庫存量
的正確性另可將計算後的實際現有量寫入
帳面量(產品基本資料中的現有量)
軟體使用教學手冊
53
庫存月消耗異動表
報表意義列出查詢當月份的庫存數量變動情形用來驗證庫存量的正確性另可將計算
後的實際現有量寫入帳面量(產品基本資料中的現有量)並作轉入產生下月期
初量
使用時機每月底結束營業後或每月初開始營業前
操作方式
1)檢視庫存月銷耗表上的異動資料及現有量是否均正確當計算後存量與目前帳面存
量不符時會以黃色警示
2)確認無誤後按下 出現如下視窗再次確認
注意產品基本資料中的現有量將會被庫存月銷
耗 表 中 的 現 有 量 取 代因 此 請 謹 慎 使 用 結 轉 功 能
C)若產品進出異動量不正確請利用庫存調整單
做調整後重新執行步驟 A)~ B)
後記
庫存量又有問題了 怎麼都跟架上物品不符 相信大多數人都有這樣的心聲
很多使用者的觀念上總是認為庫存只要交給電腦來管理庫存量一定準確殊不知電腦軟體
有可能發生不可預期的結果(程式暇疵或使用中突然的斷電當機)或是產品管理不當導致失
竊或是破損或是產品擺設到不正確的位置都有可能使得電腦中的庫存量異常所以在庫存管
理中盤點變成了一項非常重要的工作
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庫存調整單
意義當帳上的庫存量與實際庫存盤點的結果不符時即可利用此功能來調整帳上的庫存量
及成本
在〈C進出貨〉選擇【C
庫存調整單】如圖可
按《新增》《修改》
《查詢》或《刪除》鈕
更動關於調整庫存的相
關資料
按《瀏覽》進入庫存調整
單據瀏覽
操作方法
庫存調整單中的「數量」欄位應輸入實際庫存量與帳面現有量的差異量
作庫存調整時若目前某產品在系統中的現有量為 10 個但實際上賣場中只剩 8個則在
數量的欄位中輸入-2即可將系統中的現有量調整為 8個
若使用者無進貨作業的動作卻想要統計出產品的銷售成本及利潤可直接在此處輸入產
品的成本或覺得目前系統中的平均成本不正確亦可自行修改
註盤點作業中若有盤差或盤盈時會自動產生一張盤點調整單
其他操作方式請參考基本操作方法
相關項目產品基本資料盤點作業
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盤點作業
意義盤點各倉的庫存量以便管理可避免庫存太多或不足節省公司無謂的支出
有關庫存量的準確性一直為各行各業及門市經營管理者所困擾即使使用電腦軟體一樣產生
庫存量不準確的情事皆因方法錯誤或關念的偏差導致
在庫存做盤點前有些前置工作若準備充足則可收事半功倍之致
A盤點的前置工作
1 貨架上物品的擺設是否整齊乾淨
2 貨架的分類是否明確並且標示清楚
3 待進貨瑕疵物品異常品是否與陳列區清楚區分
4 人員的物品熟悉度及教育訓練是否充足
B盤點實施要點
1 全面盤點(期初期末盤點)或循環盤點
2 盤點的開始時間及預計結束時點
3 人員編組及人力分派
4 列印盤點單(可利用盤點機)
5 盤點機轉入或人工鍵入盤點數量
6 列印盤點報告單(盤盈盤損表)
C檢討此次盤點作業及問題研究
在【F系統支援】選擇【盤點作業】的選項會出現最近一張單據
操作方法
1由盤點機盤點
新增一張盤點單將盤點量輸
入盤點機再按
鍵直接將盤
點機中的資料傳送到系統
中按下 鍵即
可完成盤點作業
軟體使用教學手冊
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2由人工手動盤點
A)新增一張盤點單按《A盤點產品轉入》鍵選擇欲盤點的產品編號可依全部產品廠
商產品類別儲放位置產品編號及庫存數量共六種選擇方式選擇所需的產品或者用
《新增明細》的方式輸入要盤點的品項接著按下《F3存檔》
B)按下《F7列印》報表選擇為「盤點單」列印出盤點單由人工盤點並將盤點量寫在盤點
單上
C)進入盤點作業點選《修改》將盤點量輸入系統中按下《存檔》後再按《轉入現有量》
鍵即可完成盤點作業
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
盤點日期 系統預設使用當天日期若不是當天日期可自行輸入盤點日期及時間
盤點單號 通常輸入完盤點日期後按【Enter】鍵後系統會直接帶出盤點單號預設
盤點人員 輸入該筆資料的盤點人員
盤點備註 補充欄位中所不足的資料
盤點倉號 選擇欲盤點的倉號 (多倉版)
《 Alt+A 》盤點產品轉入
按 可針對特定部份產品或廠商選取所需
的盤點商品
1先選擇轉入依據
2輸入起始編號及結束編號
3按下《Y確定》便可將符合條件的產品加入到盤點單中
《 Alt+B 》盤點機輸入
按 可先由盤點機盤點再直接
將盤點機中的資料傳輸到系統中可節省再輸入一
遍的時間
轉入現有量
當盤點完後且已經將盤點數量輸入至系統中後此時可按 鍵將盤點量轉入現有量
且同時在【庫存調整單】產生一張盤盈盤虧單即可完成盤點作業
相關項目產品基本資料員工基本資料庫存調整單
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第七章 系統支援
密碼設定
意義本設定首重資料保全功能系統依使用者名稱及密碼選擇性的開放系統功能可確
保資料的隱密性預防一些重要資料外流而設定通行密碼可依特定人員使用密碼才能執
行
進入時需輸入您的使用者密碼才有權限進入密碼設定中去新
增或是修改此設計目的在於防止管理者離開時他人趁機擅自
修改帳號權限
新增 增加完使用者名稱及密
碼後再設定使用功能明細（打
ˇ者為開放本項功能）
成本顯示若沒有打ˇ則該使
用者進入後台時基本資料的產
品欄位成本相關欄位則不顯示
備份作業
意義將所有資料另存一份應注意不要備份在同一部硬碟（以免硬碟實體損壞）同時為
保障資料安全應自訂備份期間如每週三六各一次
選定備份的目錄位置按下《開始備份》
鍵後即可完成備份作業
建議您在備份的檔案名稱 Data 後再加上
備份日期以避免備份資料太多產生混淆
註選擇備份路徑時需注意資料夾的名稱
應避免為空白或包含特殊符號如
gtlt$hellip等
軟體使用教學手冊
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資料重整
意義當系統在操作途中因發生停電不正常關機或硬體發生故障而故造成系統資料中異常
現象導致資料毀損可利用本功能做一資料維護
注意執行資料重整時務必讓其他工
作站或前後台離線
編碼更改
意義因本系統中所有基本資料的編號只要存檔後就不能做修改的動作故在此設立一
個修改編號的程式
註因為基本資料中的編號會跟進銷貨產生連動關係為保持舊有歷史資料的正確性所以
更改編號時須在此更改以保持資料的完整若您要修改基本資料時請先到【2備份作業】
做資料備份的動作避免系統在編修的過程中發生停電或不明原因當機而造成資料流失
操作方法
1選擇欲修改的編號之資料
庫有客戶廠商產品員
工及產品類別資料檔共 5種供
選擇
2用滑鼠或按 F10 在原編號的
欄位上選擇欲更改的編號
3直接在新編號的欄位上輸入
新的編號
4按下《確定更改》鍵即可
完成編號更改的動作
軟體使用教學手冊
59
系統顏色修改
意義覺得系統中預設的顏色不喜歡嗎想自創風格時可利用本功能修改畫面使用者可依
個人喜好修改使用的畫面其中必須注意的是修改畫面確定後按 Y 儲存設定 要先
離開本系統再重新進入本系統才能生效
若欲更換背景圖片圖
片格式可
為jpggifbmphellip
等檔案格式
改亂了可按系統預設
值變回原來樣式
行事曆管理
意義經常忘東忘西的寫在紙條上麻煩又不容易找利用本功能吧啟動系統時會提醒哦
操作方法
1 點選《新增》後輸
入事件日期時
間對象地點
事由事項的欄位
可註記細節事項
2 勾選事件提醒方
式若沒勾選便不
會出現提醒的訊
息
軟體使用教學手冊
60
名片簿管理
意義可將重要的電話或經常聯絡朋友記錄在此容易找尋又不會丟可分類還有多項
詳細資料欄位可供利用
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
名片分類 可點選 開啟客戶分類的快選視窗
電子信箱 若有輸入 E-Mail 帳號則按下 可直接連結至 Outlook 發送信件
其他備註 補充欄位中不足的說明或做為某些特殊資料註記
選擇發送簡訊功能時可自動帶入行動電話號碼
操作方法請參照 基本操作方法
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產品停用啟用處理
意義將產品基本資料中已經停產或停售長時間不使用的產品資料作停用處理可加快搜
尋的速度也增加盤點補貨等工作的效率若日後進貨時新進產品的條碼與停用產品
條碼相同時系統會出現警告訊息可直接將產品恢復續用
操作方法
1 產品停用
A)將欲停用的產品打勾勾選的品項會列在右上方的挑選清單列中確認後點選《停用》
停用的產品會列在下方的〈停售或停用之品項〉中
B)直接在產品基本資料中刪除的品項也會自動被系統列到停用產品中喔~
2 產品啟用
在欲恢復續用的產品上按一下滑鼠右鍵選擇《Y產品續用恢復》確認後該筆資料會
回復到產品基本資料中恢復續用的產品庫存量售價成本等均會歸零若要查看過去
的歷史進貨紀錄及銷貨分析請利用〈歷價〉及〈分析〉的功能
相關項目產品基本資料
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62
產品成本重算
意義若於系統使用時發生停電或當機或硬體故障情形而造成平均成本有異常之情形可
利用此作業將平均成本重算
可選擇年或指定月份計算確
定無誤時可利用寫入功能將
目前平均成本更新
若平均成本重算後有發生的情形則執行《W將計算之平均成本寫入》後必須利用 資
料偵錯 功能將異常的產品資料修復接著再到產品基本資料中利用〈歷價〉重新寫入成本
相關項目產品基本資料資料偵錯
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63
資料偵錯
意義藉由資料偵錯系統來偵測錯誤的資料再加以修復是屬於軟體異常控管的一項重要功
能有如 Windows 中的磁碟偵錯功能
操作方法
選擇客戶資料檢測編號是否重 覆及累積點數預收金額數值溢位等異常檢測
選擇銷貨資料檢測編號是否重覆及小計金額銷貨成本數值溢位等異常檢測且可將銷
貨成本以目前平均成本置換但此項功能需在已驗證過產品資料且無異常的情況下才能進
行
選擇廠商資料檢測編號是否重 覆及異常資料偵錯
選擇產品資料檢測編號是否重 覆及最近進價平均成本及售價數值溢位等異常檢測
選擇進貨資料檢測編號是否重覆及異常資料偵錯
選擇訂貨資料則會重新計算產品檔中的被訂購量
選擇倉庫資料重新分析產品檔及倉庫檔中的庫存關聯結構並自動將錯誤修復
以上各個資料檔檢測後若有異常情形出現只需按《自動修復錯誤》鍵即可完成資料偵錯
修復的動作
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用戶使用記錄
意義可記錄各用戶進入系統的日期及時間及使用哪個功能表做哪些動作避免在多人
使用狀況下無法查到資料修改或刪除是由何人做的
流量統計
依據系統登入用戶別統計各動作的操作次數
在桌面上建立捷徑
意義當桌面上安裝的捷徑不小心刪除或在一開始安裝軟體時沒有建立捷徑皆可利用此功
能輕鬆在桌面上重新建立捷徑再也不用擔心找不到執行路徑
操作方式
1輸入前台工作站號若是單機版則不需輸入
2直接點選《1建立後台管理捷徑》或《2建
立 POS 前台捷徑》就會在桌面上自動建立捷徑
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備份還原
意義當您發現銷售前台進入後出現錯誤代碼或存檔後交易紀錄無法存入時代表銷售資料
庫已經遭受毀損備份還原能夠幫助您將資料還原到您最後一次做備份的狀態
1 請先將執行資料備份並記下您的備份目錄位置操作方式請參照 備份作業
2 請放入安裝光碟重新安裝或至我們的網站 wwwhiposcomtw 下載試用版本（切記版
本必須相同）
註請確定所有工作站或前台均已離線且無其他軟體正在執行
無需移除原本的軟體直接執行安裝即可
3 請至[開始][程式集][叡鴻 Hipos 軟體系列]點選[備份還原]或至電腦中的 csalewin 中
點選 備份還原exe 如圖所示選取您的備份目錄位置後點選《S開始還原》即可
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第八章 附件 其他技術支援
報表格式修改
利用 HiPOS 軟體中的報表系統工具可以自行修改報表的格式
系統工具的開啟方式
1《開始》rarr《程式集》rarr《叡鴻 HiPOS 軟體系列》rarr《報表系統工具》
2到電腦 csalewin 資料夾中將〈系統工具exe〉點滑鼠左鍵兩下開啟
自訂列印紙張大小
開啟系統工具後選擇要修改列印格式的報表後將紙張規格分別填入高度寬度上邊界
左邊界即可
例如原本是 A4(290210mm)格式要改
成列印中一刀格式直接修改高度
140寬度 210 就可以囉~
修改報表內容
1開啟系統工具後先選擇要修改的報表再按《修改報表》
2若要修改報表內容的位置以滑鼠圈選要移動的範圍後以larruarrdarrrarr移動或直接以滑鼠拖
曳至您預定的位置即可
3若要修改或增加文
字則先點選 報表控
制項工具列 上的
一下接著點一下要
修改的文字或要新增
文字的位置即可編
輯文字
4修改完成後點選
左上角的《檔案》rarr
《儲存》
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67
自訂瀏覽視窗表格樣式
意義因為使用者的螢幕大小及解析度設定的不同在瀏覽視窗中難免發生表格橫向欄位太
大或太小導致於查看資料時的不方便HiPOS 提供了自訂表格樣式的功能讓使用者調整好
欄位後可以存檔方便日後查看
操作方法
1將滑鼠移動到要調整的欄位框上會出現 符號以滑
鼠拖曳即可調整欄位大小
2調整好後如圖在內容的任一位置上按一下滑鼠右鍵選擇《儲存表格樣式》若是儲
存後不滿意可以選擇《恢復預設值》
滑鼠右鍵功能選單
意義建立資料時若已經有其他檔案格式的資料存在方便
複製貼到 HiPOS 軟體中
在 HiPOS 軟體中當欄位為可編修狀態下時可以按一下滑鼠
右鍵便能呼叫功能選單(複製貼上剪下)
看完了使用手冊仍然無法解決您的問題嗎本公司提供了多元的諮詢管道
本公司網站技術支援httpwwwhiposcomtw 文件知識庫
電話諮詢07-7030898
傳真專線07-7032066
E ndash Mail Servicehiposcomtw
公司地址高雄縣鳳山市 830 埤北路 81 號
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庫存管理
基本庫存管理功能操作說明
標準作業流程
產品現有數量
產品基本資料中的現有數量欄位系統會自動依照進貨及銷貨統計並隨時更新產品現有量
因此為了保持現有量的正確性及產品成本的準確度請勿直接從產品基本資料的現有數量欄
位修改現有量
進貨作業
進貨時確實輸入正確的進貨量要留意進貨單位是否正確進貨及進貨退回時產品的庫存
量都會自動增減
庫存調整單(HiPOS-Light 版無此功能)
（一）使用時機
1 某產品的數量因毀損失竊hellip等非進貨及銷售而短缺或增加導致需要調整產品的現
有量時
2 由盤點作業中執行盤點量轉入現有量時若有差異量系統會自動產生一張庫存調整
單
（二）操作方式
1 進入【C進出貨】 rarr 【庫存調整單】
2 點選 【新增】rarr輸入日期單號經辦人員備註
3 點選 【新增明細】 rarr輸入【產品代號】
4 輸入【數量】是指實際數量與產品現有量的差異量例如 A產品實際量為 10 個產品
基本資料中的現有量為 8個兩者的差異量為 10－8＝+2數量的欄位輸入 2若 B產
品的實際數量為 15 個產品基本資料中的現有量為 20 個則差異量為 15－20＝-5
數量的欄位便輸入-5
5 點選【存檔】後產品現有量便會隨著調整
（三）附註
HiPOS-Light 版若平時發現產品數量有錯誤請直接利用【盤點作業】的轉入現有量功
能來調整產品的現有量
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庫存日消耗表
（一）當日消耗表列出查詢日期當天的庫存數量變動情況用來驗證庫存量的正確性
（二）逐日消耗表列出前一次結轉日至查詢日期當天的庫存數量變動情形用來驗證庫存
量的正確性另可將計算後的存量寫入帳面量(產品基本資料中的現有量)
（三）使用時機每日營業結束利用庫存逐日銷耗表檢驗庫存正確性
庫存月消耗表
（一）報表意義列出查詢當月份的庫存數量變動情形用來驗證庫存量的正確性另可將
計算後的實際現有量寫入帳面量(產品基本資料中的現有量)並轉入產生下月期初量
（二）使用時機每月底結束營業後或每月初開始營業前
（三）操作方式
1 檢視庫存月消耗表上的異動資料及現有量是否均正確當計算後存量與目前帳面存量
不符時會以黃色警示
2 確認無誤後按下 出現如下視窗再次確認
盤點作業
（一）盤點前置作業
1 貨架上物品的擺設是否整齊乾淨
2 貨架的分類是否明確並且標示清楚
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3 待進貨瑕疵物品異常品是否與陳列區清楚區分
4 人員的物品熟悉度及教育訓練是否充足
（二）操作方式
1 進入【F系統支援】rarr【盤點作業】rarr【新增】rarr輸入日期單號盤點人員備註
2 在【產品代號】輸入要盤點的產品rarr【存檔】rarr【列印】選擇【盤點單】
3 進行人工盤點工作
4 進入【盤點作業】rarr【修改】rarr在【盤點數量】輸入實際盤點數量rarr【存檔】
5 選擇【轉入現有量】即可將盤點量轉入到產品基本資料中的現有量
（三）操作秘訣
2 利用【新增明細】可一項項將要盤點的產品輸入
3 利用【盤點產品轉入】可以選擇一次將所有產品輸入或者依照廠商別產品類別儲
放位置產品編號輸入
4 務必確實將盤點量輸入盤點單的「盤點數量」欄位中盤點數量請勿輸入負數
（四）盤點要點
1 全面盤點及循環盤點除了期初或期末的全面盤點之外應固定每隔一段時間做循環
盤點循環盤點可以依照產品類別儲放位置或者產品編號等等例如固定每個月作
一次循環盤點第一個月盤點第一排貨架的商品第二個月盤點第二排貨架的商品
2 盤點時效盤點開始到盤點結束的時間盡量不要超過預定時程為了防止盤點錯誤應
避免盤點期間同時進貨銷售盤點完畢應即時將盤點量轉入現有量
3 盤點差異量軟體系統中的現有量欄位嚴格來說是帳面上的產品數量而盤點量則是
實際庫存的數量軟體操作過程有疏失產品瑕疵失竊及盤點錯誤等許多因素均
可能導致帳面上的數量與實際庫存不符的情況因此有盤差是可以被接受的但若差
異量太大時管理者便應觀察是哪個環節出了問題
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上線一段時間後初次執行盤點作業或庫存日月銷耗表
說明
1過去進貨或庫存有異時均直接修改產品現有量
2使用一段時間後才執行庫存月銷耗表結轉
3更新版本或重新安裝執行資料備份還原或者它系統資料轉檔匯入
上述情況可能會發現期初量都是 0以致計算後存量與帳面存量產生極大的誤差
作業流程
期初開帳作業
（一）使用時機
1 初次使用者
2 已經上線一段時間的使用者
3 更版或重新安裝系統後執行備份還原的使用者
4 產品現有量正確而庫存日月銷耗表中的現有量完全不對者
（二）操作方式
1 進入【A基本資料】rarr【產品基本資料】確認產品現有量均為正確的數量
2 按【Alt+F】開啟庫存量期初開帳作業視窗rarr選擇「轉入期初月份」rarr【確定】
3 此一動作可以根據產品基本資料中的現有量去重新計算出庫存日月銷號表中的現有
量並且反算出期初量
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常見 QampA
產品基本資料中的現有數量與實際庫存量不符合
1 僅有少數幾項產品的庫存量不符時可利用「庫存調整單」做調整
2 多項產品的庫存量不符時利用「盤點作業」並將盤點量「轉入現有量」
3 每日營業結束時可利用「庫存逐日消耗表」核對產品庫存量並將正確量寫入現有量
4 檢視產品-進出異動表可查明是否有單據數量錯誤
產品現有量不會隨銷售或進貨變動
1 執行資料重整
2 檢查前台 Alt+F5 銷售記錄是否正常若銷售存檔後無銷售紀錄或者銷售明細僅有時間及
金額代表資料庫已經損壞
3 檢查銷售及進貨時的產品編號是否一致
4 檢查產品基本資料中產品是否有重複建檔換言之相同的產品名稱是否有兩個不同的
產品編號
庫存日月消耗表中的期初量為零導致統計後的現有量錯誤
1 發生原因沒有將上月底的庫存作結轉寫入本月期初
進入【庫存月消耗表】rarr列印年月輸入上個月份rarr執行結轉
2 發生原因Ⅰ曾經從產品基本資料中的現有量欄位直接修改數量
Ⅱ更版或備份還原後沒有執行期初開帳的動作
進入產品基本資料執行【Alt+F 期初開帳作業】
3 當月底營業結束時請檢視庫存月消耗表核對庫存量並執行結轉的動作將正確量寫入現
有量及寫入次月期初量
庫存日月消耗表中的調入量與實際調整的數量不符合
1 發生原因盤點作業轉入現有量時重複執行轉入現有量的動作
2 進入【庫存調整單】rarr點選【瀏覽】尋找備註中盤點轉入單號重複的資料
3 刪除重複的調整單即可
利用盤點量轉入現有量卻發現某些產品仍然與實際庫存量不符合
1 發生原因 盤點數量錯誤
盤點作業中盤點數量輸入錯誤
營業時間進行盤點工作盤點後到轉入現有量的過程中產品銷售出去而未作
調整
2 利用「庫存調整單」調整現有量
3 HIPOS-Light 版利用「盤點轉入現有量」作調整
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已經將盤點量轉入現有量之後發現盤點時數量點錯
1 利用「庫存調整單」調整現有量
2 HIPOS-Light 版利用「盤點轉入現有量」作調整
連續數月都有做庫存月消耗結轉但庫存月消耗中某些產品的現有量卻總是有誤差
1 發生原因每個月結轉的時間點有誤
2 進入【庫存月消耗表】rarr列印年月輸入本月份rarr列印出該張報表或記下該報表的ldquo期初
量rdquo
3 重新進入【庫存月消耗表】rarr列印年月輸入上一個月份
4 比較本月份的ldquo期初量rdquo及上個月份的ldquo現有量rdquo是否相同若上個月份的現有量比本月
份的期初量少代表上一個月結轉之後仍有作銷售或調整
例如430 下午 200 做結轉將正確量寫入下月期初（產生 5月份的期初量）但是 430
下午 300 又陸續作了銷售或調整庫存量
5 做法
盤點機盤點時架上無庫存的 產 品 會 漏 盤
新增盤點單時選擇【盤點產品轉入】將全部產品轉入並將【盤點數量】全部修改為 0
將盤點機中的資料轉入該盤點單存檔後將盤點量轉入現有量
4 月
5 月份
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選購模組功能簡介
簡訊 SMS 發送模組
SMS 簡訊發送功能透過網際網路直接由 HiPOS 軟體系列中發送簡訊至客戶的行動電話能夠達
到迅速確實即時傳遞訊息及行銷的效益
HiPOS 門市及進銷存 v6 以後都可使用免申請儲值後馬上開通
功能特色
1 低廉的發送費用
一般使用手機發送簡訊每通大約 $25~ 35 之間使用 HiPOS SMS 每通只要 11~13 之
間足足省了 50
2 搭配 HiPOS 軟體分析有效客戶發送
利用 HiPOS 的各項統計如累積點數已購商品累積消費金額生日等等的各項數
據做有效的簡訊廣告行銷並且會自動過濾重覆的電話及統計發送的通數
應用 1 生日到時發送祝賀簡訊並告知來電優惠方案
應用 2 廠商新商品推出時可過濾已購買同類商品的客戶清單做簡訊廣告發送hellip更多應用
等你來發掘
3 大量簡訊發送
除了對單一客戶發送簡訊外大量發送簡訊的功能可同時對多個客戶行動電話號碼發送簡
訊
4 簡訊發送時效性佳
簡訊發送後正常情況下約 3~10 秒鐘就可即時將簡訊傳送到客戶手機重要訊息不怕客戶
收 不 到 若 因 故 對 方 無 法 接 收 將 會 自 動 重 發 直 至 發 送 成 功 或 滿 24 小時止
5 常用訊息片語編輯
「常用訊息」功能可以編輯儲存常用的簡訊內容可以加快編寫簡訊的速度
6 預約發送
可自定要發送的時間時間到才發送簡訊更有效率的廣告效益
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單一簡訊發送
在會員基本資料廠商基本資料員工基本資料中
按下 即可發送簡訊
大量簡訊發送
﹝統計報表﹞rarr﹝C會員郵寄標籤大量簡訊﹞依照
條件選擇要發送簡訊的對象後點選《S發送簡訊》
即可將簡訊發送到所選擇的對象
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第六章 庫存管理
期初開帳程序
1進貨
第一次使用時本系統時將基本資料建立完成後首先利用【進貨作業】將所有產品均做首
次進貨並且將已付款的進貨單據沖銷
註亦可利用庫存調整單將所有產品數量及成本鍵入或者利用盤點作業進行盤點後將盤點
量轉入現有量必須要注意的是若您選擇使用盤點轉入的方式系統將無法自動抓取產品成
本
2由產品基本資料中作期初開帳
至產品基本資料中按(Alt+F 鍵)將可以產生庫存的
期初開帳資料
按《確定》後將自動轉入期初
庫存日消耗異動表
意義驗證庫存量的正確性且可以將驗證後的正確量寫入現有量
(1) 當日消耗表列出查詢日期當天的庫存數量
變動情況用來驗證庫存量的正確性
(2) 逐日銷耗表列出前一次結轉日至查詢日期
當天的庫存數量變動情形用來驗證庫存量
的正確性另可將計算後的實際現有量寫入
帳面量(產品基本資料中的現有量)
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53
庫存月消耗異動表
報表意義列出查詢當月份的庫存數量變動情形用來驗證庫存量的正確性另可將計算
後的實際現有量寫入帳面量(產品基本資料中的現有量)並作轉入產生下月期
初量
使用時機每月底結束營業後或每月初開始營業前
操作方式
1)檢視庫存月銷耗表上的異動資料及現有量是否均正確當計算後存量與目前帳面存
量不符時會以黃色警示
2)確認無誤後按下 出現如下視窗再次確認
注意產品基本資料中的現有量將會被庫存月銷
耗 表 中 的 現 有 量 取 代因 此 請 謹 慎 使 用 結 轉 功 能
C)若產品進出異動量不正確請利用庫存調整單
做調整後重新執行步驟 A)~ B)
後記
庫存量又有問題了 怎麼都跟架上物品不符 相信大多數人都有這樣的心聲
很多使用者的觀念上總是認為庫存只要交給電腦來管理庫存量一定準確殊不知電腦軟體
有可能發生不可預期的結果(程式暇疵或使用中突然的斷電當機)或是產品管理不當導致失
竊或是破損或是產品擺設到不正確的位置都有可能使得電腦中的庫存量異常所以在庫存管
理中盤點變成了一項非常重要的工作
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庫存調整單
意義當帳上的庫存量與實際庫存盤點的結果不符時即可利用此功能來調整帳上的庫存量
及成本
在〈C進出貨〉選擇【C
庫存調整單】如圖可
按《新增》《修改》
《查詢》或《刪除》鈕
更動關於調整庫存的相
關資料
按《瀏覽》進入庫存調整
單據瀏覽
操作方法
庫存調整單中的「數量」欄位應輸入實際庫存量與帳面現有量的差異量
作庫存調整時若目前某產品在系統中的現有量為 10 個但實際上賣場中只剩 8個則在
數量的欄位中輸入-2即可將系統中的現有量調整為 8個
若使用者無進貨作業的動作卻想要統計出產品的銷售成本及利潤可直接在此處輸入產
品的成本或覺得目前系統中的平均成本不正確亦可自行修改
註盤點作業中若有盤差或盤盈時會自動產生一張盤點調整單
其他操作方式請參考基本操作方法
相關項目產品基本資料盤點作業
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盤點作業
意義盤點各倉的庫存量以便管理可避免庫存太多或不足節省公司無謂的支出
有關庫存量的準確性一直為各行各業及門市經營管理者所困擾即使使用電腦軟體一樣產生
庫存量不準確的情事皆因方法錯誤或關念的偏差導致
在庫存做盤點前有些前置工作若準備充足則可收事半功倍之致
A盤點的前置工作
1 貨架上物品的擺設是否整齊乾淨
2 貨架的分類是否明確並且標示清楚
3 待進貨瑕疵物品異常品是否與陳列區清楚區分
4 人員的物品熟悉度及教育訓練是否充足
B盤點實施要點
1 全面盤點(期初期末盤點)或循環盤點
2 盤點的開始時間及預計結束時點
3 人員編組及人力分派
4 列印盤點單(可利用盤點機)
5 盤點機轉入或人工鍵入盤點數量
6 列印盤點報告單(盤盈盤損表)
C檢討此次盤點作業及問題研究
在【F系統支援】選擇【盤點作業】的選項會出現最近一張單據
操作方法
1由盤點機盤點
新增一張盤點單將盤點量輸
入盤點機再按
鍵直接將盤
點機中的資料傳送到系統
中按下 鍵即
可完成盤點作業
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2由人工手動盤點
A)新增一張盤點單按《A盤點產品轉入》鍵選擇欲盤點的產品編號可依全部產品廠
商產品類別儲放位置產品編號及庫存數量共六種選擇方式選擇所需的產品或者用
《新增明細》的方式輸入要盤點的品項接著按下《F3存檔》
B)按下《F7列印》報表選擇為「盤點單」列印出盤點單由人工盤點並將盤點量寫在盤點
單上
C)進入盤點作業點選《修改》將盤點量輸入系統中按下《存檔》後再按《轉入現有量》
鍵即可完成盤點作業
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
盤點日期 系統預設使用當天日期若不是當天日期可自行輸入盤點日期及時間
盤點單號 通常輸入完盤點日期後按【Enter】鍵後系統會直接帶出盤點單號預設
盤點人員 輸入該筆資料的盤點人員
盤點備註 補充欄位中所不足的資料
盤點倉號 選擇欲盤點的倉號 (多倉版)
《 Alt+A 》盤點產品轉入
按 可針對特定部份產品或廠商選取所需
的盤點商品
1先選擇轉入依據
2輸入起始編號及結束編號
3按下《Y確定》便可將符合條件的產品加入到盤點單中
《 Alt+B 》盤點機輸入
按 可先由盤點機盤點再直接
將盤點機中的資料傳輸到系統中可節省再輸入一
遍的時間
轉入現有量
當盤點完後且已經將盤點數量輸入至系統中後此時可按 鍵將盤點量轉入現有量
且同時在【庫存調整單】產生一張盤盈盤虧單即可完成盤點作業
相關項目產品基本資料員工基本資料庫存調整單
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第七章 系統支援
密碼設定
意義本設定首重資料保全功能系統依使用者名稱及密碼選擇性的開放系統功能可確
保資料的隱密性預防一些重要資料外流而設定通行密碼可依特定人員使用密碼才能執
行
進入時需輸入您的使用者密碼才有權限進入密碼設定中去新
增或是修改此設計目的在於防止管理者離開時他人趁機擅自
修改帳號權限
新增 增加完使用者名稱及密
碼後再設定使用功能明細（打
ˇ者為開放本項功能）
成本顯示若沒有打ˇ則該使
用者進入後台時基本資料的產
品欄位成本相關欄位則不顯示
備份作業
意義將所有資料另存一份應注意不要備份在同一部硬碟（以免硬碟實體損壞）同時為
保障資料安全應自訂備份期間如每週三六各一次
選定備份的目錄位置按下《開始備份》
鍵後即可完成備份作業
建議您在備份的檔案名稱 Data 後再加上
備份日期以避免備份資料太多產生混淆
註選擇備份路徑時需注意資料夾的名稱
應避免為空白或包含特殊符號如
gtlt$hellip等
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資料重整
意義當系統在操作途中因發生停電不正常關機或硬體發生故障而故造成系統資料中異常
現象導致資料毀損可利用本功能做一資料維護
注意執行資料重整時務必讓其他工
作站或前後台離線
編碼更改
意義因本系統中所有基本資料的編號只要存檔後就不能做修改的動作故在此設立一
個修改編號的程式
註因為基本資料中的編號會跟進銷貨產生連動關係為保持舊有歷史資料的正確性所以
更改編號時須在此更改以保持資料的完整若您要修改基本資料時請先到【2備份作業】
做資料備份的動作避免系統在編修的過程中發生停電或不明原因當機而造成資料流失
操作方法
1選擇欲修改的編號之資料
庫有客戶廠商產品員
工及產品類別資料檔共 5種供
選擇
2用滑鼠或按 F10 在原編號的
欄位上選擇欲更改的編號
3直接在新編號的欄位上輸入
新的編號
4按下《確定更改》鍵即可
完成編號更改的動作
軟體使用教學手冊
59
系統顏色修改
意義覺得系統中預設的顏色不喜歡嗎想自創風格時可利用本功能修改畫面使用者可依
個人喜好修改使用的畫面其中必須注意的是修改畫面確定後按 Y 儲存設定 要先
離開本系統再重新進入本系統才能生效
若欲更換背景圖片圖
片格式可
為jpggifbmphellip
等檔案格式
改亂了可按系統預設
值變回原來樣式
行事曆管理
意義經常忘東忘西的寫在紙條上麻煩又不容易找利用本功能吧啟動系統時會提醒哦
操作方法
1 點選《新增》後輸
入事件日期時
間對象地點
事由事項的欄位
可註記細節事項
2 勾選事件提醒方
式若沒勾選便不
會出現提醒的訊
息
軟體使用教學手冊
60
名片簿管理
意義可將重要的電話或經常聯絡朋友記錄在此容易找尋又不會丟可分類還有多項
詳細資料欄位可供利用
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
名片分類 可點選 開啟客戶分類的快選視窗
電子信箱 若有輸入 E-Mail 帳號則按下 可直接連結至 Outlook 發送信件
其他備註 補充欄位中不足的說明或做為某些特殊資料註記
選擇發送簡訊功能時可自動帶入行動電話號碼
操作方法請參照 基本操作方法
軟體使用教學手冊
61
產品停用啟用處理
意義將產品基本資料中已經停產或停售長時間不使用的產品資料作停用處理可加快搜
尋的速度也增加盤點補貨等工作的效率若日後進貨時新進產品的條碼與停用產品
條碼相同時系統會出現警告訊息可直接將產品恢復續用
操作方法
1 產品停用
A)將欲停用的產品打勾勾選的品項會列在右上方的挑選清單列中確認後點選《停用》
停用的產品會列在下方的〈停售或停用之品項〉中
B)直接在產品基本資料中刪除的品項也會自動被系統列到停用產品中喔~
2 產品啟用
在欲恢復續用的產品上按一下滑鼠右鍵選擇《Y產品續用恢復》確認後該筆資料會
回復到產品基本資料中恢復續用的產品庫存量售價成本等均會歸零若要查看過去
的歷史進貨紀錄及銷貨分析請利用〈歷價〉及〈分析〉的功能
相關項目產品基本資料
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62
產品成本重算
意義若於系統使用時發生停電或當機或硬體故障情形而造成平均成本有異常之情形可
利用此作業將平均成本重算
可選擇年或指定月份計算確
定無誤時可利用寫入功能將
目前平均成本更新
若平均成本重算後有發生的情形則執行《W將計算之平均成本寫入》後必須利用 資
料偵錯 功能將異常的產品資料修復接著再到產品基本資料中利用〈歷價〉重新寫入成本
相關項目產品基本資料資料偵錯
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63
資料偵錯
意義藉由資料偵錯系統來偵測錯誤的資料再加以修復是屬於軟體異常控管的一項重要功
能有如 Windows 中的磁碟偵錯功能
操作方法
選擇客戶資料檢測編號是否重 覆及累積點數預收金額數值溢位等異常檢測
選擇銷貨資料檢測編號是否重覆及小計金額銷貨成本數值溢位等異常檢測且可將銷
貨成本以目前平均成本置換但此項功能需在已驗證過產品資料且無異常的情況下才能進
行
選擇廠商資料檢測編號是否重 覆及異常資料偵錯
選擇產品資料檢測編號是否重 覆及最近進價平均成本及售價數值溢位等異常檢測
選擇進貨資料檢測編號是否重覆及異常資料偵錯
選擇訂貨資料則會重新計算產品檔中的被訂購量
選擇倉庫資料重新分析產品檔及倉庫檔中的庫存關聯結構並自動將錯誤修復
以上各個資料檔檢測後若有異常情形出現只需按《自動修復錯誤》鍵即可完成資料偵錯
修復的動作
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用戶使用記錄
意義可記錄各用戶進入系統的日期及時間及使用哪個功能表做哪些動作避免在多人
使用狀況下無法查到資料修改或刪除是由何人做的
流量統計
依據系統登入用戶別統計各動作的操作次數
在桌面上建立捷徑
意義當桌面上安裝的捷徑不小心刪除或在一開始安裝軟體時沒有建立捷徑皆可利用此功
能輕鬆在桌面上重新建立捷徑再也不用擔心找不到執行路徑
操作方式
1輸入前台工作站號若是單機版則不需輸入
2直接點選《1建立後台管理捷徑》或《2建
立 POS 前台捷徑》就會在桌面上自動建立捷徑
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備份還原
意義當您發現銷售前台進入後出現錯誤代碼或存檔後交易紀錄無法存入時代表銷售資料
庫已經遭受毀損備份還原能夠幫助您將資料還原到您最後一次做備份的狀態
1 請先將執行資料備份並記下您的備份目錄位置操作方式請參照 備份作業
2 請放入安裝光碟重新安裝或至我們的網站 wwwhiposcomtw 下載試用版本（切記版
本必須相同）
註請確定所有工作站或前台均已離線且無其他軟體正在執行
無需移除原本的軟體直接執行安裝即可
3 請至[開始][程式集][叡鴻 Hipos 軟體系列]點選[備份還原]或至電腦中的 csalewin 中
點選 備份還原exe 如圖所示選取您的備份目錄位置後點選《S開始還原》即可
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第八章 附件 其他技術支援
報表格式修改
利用 HiPOS 軟體中的報表系統工具可以自行修改報表的格式
系統工具的開啟方式
1《開始》rarr《程式集》rarr《叡鴻 HiPOS 軟體系列》rarr《報表系統工具》
2到電腦 csalewin 資料夾中將〈系統工具exe〉點滑鼠左鍵兩下開啟
自訂列印紙張大小
開啟系統工具後選擇要修改列印格式的報表後將紙張規格分別填入高度寬度上邊界
左邊界即可
例如原本是 A4(290210mm)格式要改
成列印中一刀格式直接修改高度
140寬度 210 就可以囉~
修改報表內容
1開啟系統工具後先選擇要修改的報表再按《修改報表》
2若要修改報表內容的位置以滑鼠圈選要移動的範圍後以larruarrdarrrarr移動或直接以滑鼠拖
曳至您預定的位置即可
3若要修改或增加文
字則先點選 報表控
制項工具列 上的
一下接著點一下要
修改的文字或要新增
文字的位置即可編
輯文字
4修改完成後點選
左上角的《檔案》rarr
《儲存》
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自訂瀏覽視窗表格樣式
意義因為使用者的螢幕大小及解析度設定的不同在瀏覽視窗中難免發生表格橫向欄位太
大或太小導致於查看資料時的不方便HiPOS 提供了自訂表格樣式的功能讓使用者調整好
欄位後可以存檔方便日後查看
操作方法
1將滑鼠移動到要調整的欄位框上會出現 符號以滑
鼠拖曳即可調整欄位大小
2調整好後如圖在內容的任一位置上按一下滑鼠右鍵選擇《儲存表格樣式》若是儲
存後不滿意可以選擇《恢復預設值》
滑鼠右鍵功能選單
意義建立資料時若已經有其他檔案格式的資料存在方便
複製貼到 HiPOS 軟體中
在 HiPOS 軟體中當欄位為可編修狀態下時可以按一下滑鼠
右鍵便能呼叫功能選單(複製貼上剪下)
看完了使用手冊仍然無法解決您的問題嗎本公司提供了多元的諮詢管道
本公司網站技術支援httpwwwhiposcomtw 文件知識庫
電話諮詢07-7030898
傳真專線07-7032066
E ndash Mail Servicehiposcomtw
公司地址高雄縣鳳山市 830 埤北路 81 號
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庫存管理
基本庫存管理功能操作說明
標準作業流程
產品現有數量
產品基本資料中的現有數量欄位系統會自動依照進貨及銷貨統計並隨時更新產品現有量
因此為了保持現有量的正確性及產品成本的準確度請勿直接從產品基本資料的現有數量欄
位修改現有量
進貨作業
進貨時確實輸入正確的進貨量要留意進貨單位是否正確進貨及進貨退回時產品的庫存
量都會自動增減
庫存調整單(HiPOS-Light 版無此功能)
（一）使用時機
1 某產品的數量因毀損失竊hellip等非進貨及銷售而短缺或增加導致需要調整產品的現
有量時
2 由盤點作業中執行盤點量轉入現有量時若有差異量系統會自動產生一張庫存調整
單
（二）操作方式
1 進入【C進出貨】 rarr 【庫存調整單】
2 點選 【新增】rarr輸入日期單號經辦人員備註
3 點選 【新增明細】 rarr輸入【產品代號】
4 輸入【數量】是指實際數量與產品現有量的差異量例如 A產品實際量為 10 個產品
基本資料中的現有量為 8個兩者的差異量為 10－8＝+2數量的欄位輸入 2若 B產
品的實際數量為 15 個產品基本資料中的現有量為 20 個則差異量為 15－20＝-5
數量的欄位便輸入-5
5 點選【存檔】後產品現有量便會隨著調整
（三）附註
HiPOS-Light 版若平時發現產品數量有錯誤請直接利用【盤點作業】的轉入現有量功
能來調整產品的現有量
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庫存日消耗表
（一）當日消耗表列出查詢日期當天的庫存數量變動情況用來驗證庫存量的正確性
（二）逐日消耗表列出前一次結轉日至查詢日期當天的庫存數量變動情形用來驗證庫存
量的正確性另可將計算後的存量寫入帳面量(產品基本資料中的現有量)
（三）使用時機每日營業結束利用庫存逐日銷耗表檢驗庫存正確性
庫存月消耗表
（一）報表意義列出查詢當月份的庫存數量變動情形用來驗證庫存量的正確性另可將
計算後的實際現有量寫入帳面量(產品基本資料中的現有量)並轉入產生下月期初量
（二）使用時機每月底結束營業後或每月初開始營業前
（三）操作方式
1 檢視庫存月消耗表上的異動資料及現有量是否均正確當計算後存量與目前帳面存量
不符時會以黃色警示
2 確認無誤後按下 出現如下視窗再次確認
盤點作業
（一）盤點前置作業
1 貨架上物品的擺設是否整齊乾淨
2 貨架的分類是否明確並且標示清楚
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70
3 待進貨瑕疵物品異常品是否與陳列區清楚區分
4 人員的物品熟悉度及教育訓練是否充足
（二）操作方式
1 進入【F系統支援】rarr【盤點作業】rarr【新增】rarr輸入日期單號盤點人員備註
2 在【產品代號】輸入要盤點的產品rarr【存檔】rarr【列印】選擇【盤點單】
3 進行人工盤點工作
4 進入【盤點作業】rarr【修改】rarr在【盤點數量】輸入實際盤點數量rarr【存檔】
5 選擇【轉入現有量】即可將盤點量轉入到產品基本資料中的現有量
（三）操作秘訣
2 利用【新增明細】可一項項將要盤點的產品輸入
3 利用【盤點產品轉入】可以選擇一次將所有產品輸入或者依照廠商別產品類別儲
放位置產品編號輸入
4 務必確實將盤點量輸入盤點單的「盤點數量」欄位中盤點數量請勿輸入負數
（四）盤點要點
1 全面盤點及循環盤點除了期初或期末的全面盤點之外應固定每隔一段時間做循環
盤點循環盤點可以依照產品類別儲放位置或者產品編號等等例如固定每個月作
一次循環盤點第一個月盤點第一排貨架的商品第二個月盤點第二排貨架的商品
2 盤點時效盤點開始到盤點結束的時間盡量不要超過預定時程為了防止盤點錯誤應
避免盤點期間同時進貨銷售盤點完畢應即時將盤點量轉入現有量
3 盤點差異量軟體系統中的現有量欄位嚴格來說是帳面上的產品數量而盤點量則是
實際庫存的數量軟體操作過程有疏失產品瑕疵失竊及盤點錯誤等許多因素均
可能導致帳面上的數量與實際庫存不符的情況因此有盤差是可以被接受的但若差
異量太大時管理者便應觀察是哪個環節出了問題
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上線一段時間後初次執行盤點作業或庫存日月銷耗表
說明
1過去進貨或庫存有異時均直接修改產品現有量
2使用一段時間後才執行庫存月銷耗表結轉
3更新版本或重新安裝執行資料備份還原或者它系統資料轉檔匯入
上述情況可能會發現期初量都是 0以致計算後存量與帳面存量產生極大的誤差
作業流程
期初開帳作業
（一）使用時機
1 初次使用者
2 已經上線一段時間的使用者
3 更版或重新安裝系統後執行備份還原的使用者
4 產品現有量正確而庫存日月銷耗表中的現有量完全不對者
（二）操作方式
1 進入【A基本資料】rarr【產品基本資料】確認產品現有量均為正確的數量
2 按【Alt+F】開啟庫存量期初開帳作業視窗rarr選擇「轉入期初月份」rarr【確定】
3 此一動作可以根據產品基本資料中的現有量去重新計算出庫存日月銷號表中的現有
量並且反算出期初量
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常見 QampA
產品基本資料中的現有數量與實際庫存量不符合
1 僅有少數幾項產品的庫存量不符時可利用「庫存調整單」做調整
2 多項產品的庫存量不符時利用「盤點作業」並將盤點量「轉入現有量」
3 每日營業結束時可利用「庫存逐日消耗表」核對產品庫存量並將正確量寫入現有量
4 檢視產品-進出異動表可查明是否有單據數量錯誤
產品現有量不會隨銷售或進貨變動
1 執行資料重整
2 檢查前台 Alt+F5 銷售記錄是否正常若銷售存檔後無銷售紀錄或者銷售明細僅有時間及
金額代表資料庫已經損壞
3 檢查銷售及進貨時的產品編號是否一致
4 檢查產品基本資料中產品是否有重複建檔換言之相同的產品名稱是否有兩個不同的
產品編號
庫存日月消耗表中的期初量為零導致統計後的現有量錯誤
1 發生原因沒有將上月底的庫存作結轉寫入本月期初
進入【庫存月消耗表】rarr列印年月輸入上個月份rarr執行結轉
2 發生原因Ⅰ曾經從產品基本資料中的現有量欄位直接修改數量
Ⅱ更版或備份還原後沒有執行期初開帳的動作
進入產品基本資料執行【Alt+F 期初開帳作業】
3 當月底營業結束時請檢視庫存月消耗表核對庫存量並執行結轉的動作將正確量寫入現
有量及寫入次月期初量
庫存日月消耗表中的調入量與實際調整的數量不符合
1 發生原因盤點作業轉入現有量時重複執行轉入現有量的動作
2 進入【庫存調整單】rarr點選【瀏覽】尋找備註中盤點轉入單號重複的資料
3 刪除重複的調整單即可
利用盤點量轉入現有量卻發現某些產品仍然與實際庫存量不符合
1 發生原因 盤點數量錯誤
盤點作業中盤點數量輸入錯誤
營業時間進行盤點工作盤點後到轉入現有量的過程中產品銷售出去而未作
調整
2 利用「庫存調整單」調整現有量
3 HIPOS-Light 版利用「盤點轉入現有量」作調整
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已經將盤點量轉入現有量之後發現盤點時數量點錯
1 利用「庫存調整單」調整現有量
2 HIPOS-Light 版利用「盤點轉入現有量」作調整
連續數月都有做庫存月消耗結轉但庫存月消耗中某些產品的現有量卻總是有誤差
1 發生原因每個月結轉的時間點有誤
2 進入【庫存月消耗表】rarr列印年月輸入本月份rarr列印出該張報表或記下該報表的ldquo期初
量rdquo
3 重新進入【庫存月消耗表】rarr列印年月輸入上一個月份
4 比較本月份的ldquo期初量rdquo及上個月份的ldquo現有量rdquo是否相同若上個月份的現有量比本月
份的期初量少代表上一個月結轉之後仍有作銷售或調整
例如430 下午 200 做結轉將正確量寫入下月期初（產生 5月份的期初量）但是 430
下午 300 又陸續作了銷售或調整庫存量
5 做法
盤點機盤點時架上無庫存的 產 品 會 漏 盤
新增盤點單時選擇【盤點產品轉入】將全部產品轉入並將【盤點數量】全部修改為 0
將盤點機中的資料轉入該盤點單存檔後將盤點量轉入現有量
4 月
5 月份
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選購模組功能簡介
簡訊 SMS 發送模組
SMS 簡訊發送功能透過網際網路直接由 HiPOS 軟體系列中發送簡訊至客戶的行動電話能夠達
到迅速確實即時傳遞訊息及行銷的效益
HiPOS 門市及進銷存 v6 以後都可使用免申請儲值後馬上開通
功能特色
1 低廉的發送費用
一般使用手機發送簡訊每通大約 $25~ 35 之間使用 HiPOS SMS 每通只要 11~13 之
間足足省了 50
2 搭配 HiPOS 軟體分析有效客戶發送
利用 HiPOS 的各項統計如累積點數已購商品累積消費金額生日等等的各項數
據做有效的簡訊廣告行銷並且會自動過濾重覆的電話及統計發送的通數
應用 1 生日到時發送祝賀簡訊並告知來電優惠方案
應用 2 廠商新商品推出時可過濾已購買同類商品的客戶清單做簡訊廣告發送hellip更多應用
等你來發掘
3 大量簡訊發送
除了對單一客戶發送簡訊外大量發送簡訊的功能可同時對多個客戶行動電話號碼發送簡
訊
4 簡訊發送時效性佳
簡訊發送後正常情況下約 3~10 秒鐘就可即時將簡訊傳送到客戶手機重要訊息不怕客戶
收 不 到 若 因 故 對 方 無 法 接 收 將 會 自 動 重 發 直 至 發 送 成 功 或 滿 24 小時止
5 常用訊息片語編輯
「常用訊息」功能可以編輯儲存常用的簡訊內容可以加快編寫簡訊的速度
6 預約發送
可自定要發送的時間時間到才發送簡訊更有效率的廣告效益
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單一簡訊發送
在會員基本資料廠商基本資料員工基本資料中
按下 即可發送簡訊
大量簡訊發送
﹝統計報表﹞rarr﹝C會員郵寄標籤大量簡訊﹞依照
條件選擇要發送簡訊的對象後點選《S發送簡訊》
即可將簡訊發送到所選擇的對象
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庫存月消耗異動表
報表意義列出查詢當月份的庫存數量變動情形用來驗證庫存量的正確性另可將計算
後的實際現有量寫入帳面量(產品基本資料中的現有量)並作轉入產生下月期
初量
使用時機每月底結束營業後或每月初開始營業前
操作方式
1)檢視庫存月銷耗表上的異動資料及現有量是否均正確當計算後存量與目前帳面存
量不符時會以黃色警示
2)確認無誤後按下 出現如下視窗再次確認
注意產品基本資料中的現有量將會被庫存月銷
耗 表 中 的 現 有 量 取 代因 此 請 謹 慎 使 用 結 轉 功 能
C)若產品進出異動量不正確請利用庫存調整單
做調整後重新執行步驟 A)~ B)
後記
庫存量又有問題了 怎麼都跟架上物品不符 相信大多數人都有這樣的心聲
很多使用者的觀念上總是認為庫存只要交給電腦來管理庫存量一定準確殊不知電腦軟體
有可能發生不可預期的結果(程式暇疵或使用中突然的斷電當機)或是產品管理不當導致失
竊或是破損或是產品擺設到不正確的位置都有可能使得電腦中的庫存量異常所以在庫存管
理中盤點變成了一項非常重要的工作
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54
庫存調整單
意義當帳上的庫存量與實際庫存盤點的結果不符時即可利用此功能來調整帳上的庫存量
及成本
在〈C進出貨〉選擇【C
庫存調整單】如圖可
按《新增》《修改》
《查詢》或《刪除》鈕
更動關於調整庫存的相
關資料
按《瀏覽》進入庫存調整
單據瀏覽
操作方法
庫存調整單中的「數量」欄位應輸入實際庫存量與帳面現有量的差異量
作庫存調整時若目前某產品在系統中的現有量為 10 個但實際上賣場中只剩 8個則在
數量的欄位中輸入-2即可將系統中的現有量調整為 8個
若使用者無進貨作業的動作卻想要統計出產品的銷售成本及利潤可直接在此處輸入產
品的成本或覺得目前系統中的平均成本不正確亦可自行修改
註盤點作業中若有盤差或盤盈時會自動產生一張盤點調整單
其他操作方式請參考基本操作方法
相關項目產品基本資料盤點作業
軟體使用教學手冊
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盤點作業
意義盤點各倉的庫存量以便管理可避免庫存太多或不足節省公司無謂的支出
有關庫存量的準確性一直為各行各業及門市經營管理者所困擾即使使用電腦軟體一樣產生
庫存量不準確的情事皆因方法錯誤或關念的偏差導致
在庫存做盤點前有些前置工作若準備充足則可收事半功倍之致
A盤點的前置工作
1 貨架上物品的擺設是否整齊乾淨
2 貨架的分類是否明確並且標示清楚
3 待進貨瑕疵物品異常品是否與陳列區清楚區分
4 人員的物品熟悉度及教育訓練是否充足
B盤點實施要點
1 全面盤點(期初期末盤點)或循環盤點
2 盤點的開始時間及預計結束時點
3 人員編組及人力分派
4 列印盤點單(可利用盤點機)
5 盤點機轉入或人工鍵入盤點數量
6 列印盤點報告單(盤盈盤損表)
C檢討此次盤點作業及問題研究
在【F系統支援】選擇【盤點作業】的選項會出現最近一張單據
操作方法
1由盤點機盤點
新增一張盤點單將盤點量輸
入盤點機再按
鍵直接將盤
點機中的資料傳送到系統
中按下 鍵即
可完成盤點作業
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2由人工手動盤點
A)新增一張盤點單按《A盤點產品轉入》鍵選擇欲盤點的產品編號可依全部產品廠
商產品類別儲放位置產品編號及庫存數量共六種選擇方式選擇所需的產品或者用
《新增明細》的方式輸入要盤點的品項接著按下《F3存檔》
B)按下《F7列印》報表選擇為「盤點單」列印出盤點單由人工盤點並將盤點量寫在盤點
單上
C)進入盤點作業點選《修改》將盤點量輸入系統中按下《存檔》後再按《轉入現有量》
鍵即可完成盤點作業
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
盤點日期 系統預設使用當天日期若不是當天日期可自行輸入盤點日期及時間
盤點單號 通常輸入完盤點日期後按【Enter】鍵後系統會直接帶出盤點單號預設
盤點人員 輸入該筆資料的盤點人員
盤點備註 補充欄位中所不足的資料
盤點倉號 選擇欲盤點的倉號 (多倉版)
《 Alt+A 》盤點產品轉入
按 可針對特定部份產品或廠商選取所需
的盤點商品
1先選擇轉入依據
2輸入起始編號及結束編號
3按下《Y確定》便可將符合條件的產品加入到盤點單中
《 Alt+B 》盤點機輸入
按 可先由盤點機盤點再直接
將盤點機中的資料傳輸到系統中可節省再輸入一
遍的時間
轉入現有量
當盤點完後且已經將盤點數量輸入至系統中後此時可按 鍵將盤點量轉入現有量
且同時在【庫存調整單】產生一張盤盈盤虧單即可完成盤點作業
相關項目產品基本資料員工基本資料庫存調整單
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第七章 系統支援
密碼設定
意義本設定首重資料保全功能系統依使用者名稱及密碼選擇性的開放系統功能可確
保資料的隱密性預防一些重要資料外流而設定通行密碼可依特定人員使用密碼才能執
行
進入時需輸入您的使用者密碼才有權限進入密碼設定中去新
增或是修改此設計目的在於防止管理者離開時他人趁機擅自
修改帳號權限
新增 增加完使用者名稱及密
碼後再設定使用功能明細（打
ˇ者為開放本項功能）
成本顯示若沒有打ˇ則該使
用者進入後台時基本資料的產
品欄位成本相關欄位則不顯示
備份作業
意義將所有資料另存一份應注意不要備份在同一部硬碟（以免硬碟實體損壞）同時為
保障資料安全應自訂備份期間如每週三六各一次
選定備份的目錄位置按下《開始備份》
鍵後即可完成備份作業
建議您在備份的檔案名稱 Data 後再加上
備份日期以避免備份資料太多產生混淆
註選擇備份路徑時需注意資料夾的名稱
應避免為空白或包含特殊符號如
gtlt$hellip等
軟體使用教學手冊
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資料重整
意義當系統在操作途中因發生停電不正常關機或硬體發生故障而故造成系統資料中異常
現象導致資料毀損可利用本功能做一資料維護
注意執行資料重整時務必讓其他工
作站或前後台離線
編碼更改
意義因本系統中所有基本資料的編號只要存檔後就不能做修改的動作故在此設立一
個修改編號的程式
註因為基本資料中的編號會跟進銷貨產生連動關係為保持舊有歷史資料的正確性所以
更改編號時須在此更改以保持資料的完整若您要修改基本資料時請先到【2備份作業】
做資料備份的動作避免系統在編修的過程中發生停電或不明原因當機而造成資料流失
操作方法
1選擇欲修改的編號之資料
庫有客戶廠商產品員
工及產品類別資料檔共 5種供
選擇
2用滑鼠或按 F10 在原編號的
欄位上選擇欲更改的編號
3直接在新編號的欄位上輸入
新的編號
4按下《確定更改》鍵即可
完成編號更改的動作
軟體使用教學手冊
59
系統顏色修改
意義覺得系統中預設的顏色不喜歡嗎想自創風格時可利用本功能修改畫面使用者可依
個人喜好修改使用的畫面其中必須注意的是修改畫面確定後按 Y 儲存設定 要先
離開本系統再重新進入本系統才能生效
若欲更換背景圖片圖
片格式可
為jpggifbmphellip
等檔案格式
改亂了可按系統預設
值變回原來樣式
行事曆管理
意義經常忘東忘西的寫在紙條上麻煩又不容易找利用本功能吧啟動系統時會提醒哦
操作方法
1 點選《新增》後輸
入事件日期時
間對象地點
事由事項的欄位
可註記細節事項
2 勾選事件提醒方
式若沒勾選便不
會出現提醒的訊
息
軟體使用教學手冊
60
名片簿管理
意義可將重要的電話或經常聯絡朋友記錄在此容易找尋又不會丟可分類還有多項
詳細資料欄位可供利用
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
名片分類 可點選 開啟客戶分類的快選視窗
電子信箱 若有輸入 E-Mail 帳號則按下 可直接連結至 Outlook 發送信件
其他備註 補充欄位中不足的說明或做為某些特殊資料註記
選擇發送簡訊功能時可自動帶入行動電話號碼
操作方法請參照 基本操作方法
軟體使用教學手冊
61
產品停用啟用處理
意義將產品基本資料中已經停產或停售長時間不使用的產品資料作停用處理可加快搜
尋的速度也增加盤點補貨等工作的效率若日後進貨時新進產品的條碼與停用產品
條碼相同時系統會出現警告訊息可直接將產品恢復續用
操作方法
1 產品停用
A)將欲停用的產品打勾勾選的品項會列在右上方的挑選清單列中確認後點選《停用》
停用的產品會列在下方的〈停售或停用之品項〉中
B)直接在產品基本資料中刪除的品項也會自動被系統列到停用產品中喔~
2 產品啟用
在欲恢復續用的產品上按一下滑鼠右鍵選擇《Y產品續用恢復》確認後該筆資料會
回復到產品基本資料中恢復續用的產品庫存量售價成本等均會歸零若要查看過去
的歷史進貨紀錄及銷貨分析請利用〈歷價〉及〈分析〉的功能
相關項目產品基本資料
軟體使用教學手冊
62
產品成本重算
意義若於系統使用時發生停電或當機或硬體故障情形而造成平均成本有異常之情形可
利用此作業將平均成本重算
可選擇年或指定月份計算確
定無誤時可利用寫入功能將
目前平均成本更新
若平均成本重算後有發生的情形則執行《W將計算之平均成本寫入》後必須利用 資
料偵錯 功能將異常的產品資料修復接著再到產品基本資料中利用〈歷價〉重新寫入成本
相關項目產品基本資料資料偵錯
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資料偵錯
意義藉由資料偵錯系統來偵測錯誤的資料再加以修復是屬於軟體異常控管的一項重要功
能有如 Windows 中的磁碟偵錯功能
操作方法
選擇客戶資料檢測編號是否重 覆及累積點數預收金額數值溢位等異常檢測
選擇銷貨資料檢測編號是否重覆及小計金額銷貨成本數值溢位等異常檢測且可將銷
貨成本以目前平均成本置換但此項功能需在已驗證過產品資料且無異常的情況下才能進
行
選擇廠商資料檢測編號是否重 覆及異常資料偵錯
選擇產品資料檢測編號是否重 覆及最近進價平均成本及售價數值溢位等異常檢測
選擇進貨資料檢測編號是否重覆及異常資料偵錯
選擇訂貨資料則會重新計算產品檔中的被訂購量
選擇倉庫資料重新分析產品檔及倉庫檔中的庫存關聯結構並自動將錯誤修復
以上各個資料檔檢測後若有異常情形出現只需按《自動修復錯誤》鍵即可完成資料偵錯
修復的動作
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用戶使用記錄
意義可記錄各用戶進入系統的日期及時間及使用哪個功能表做哪些動作避免在多人
使用狀況下無法查到資料修改或刪除是由何人做的
流量統計
依據系統登入用戶別統計各動作的操作次數
在桌面上建立捷徑
意義當桌面上安裝的捷徑不小心刪除或在一開始安裝軟體時沒有建立捷徑皆可利用此功
能輕鬆在桌面上重新建立捷徑再也不用擔心找不到執行路徑
操作方式
1輸入前台工作站號若是單機版則不需輸入
2直接點選《1建立後台管理捷徑》或《2建
立 POS 前台捷徑》就會在桌面上自動建立捷徑
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備份還原
意義當您發現銷售前台進入後出現錯誤代碼或存檔後交易紀錄無法存入時代表銷售資料
庫已經遭受毀損備份還原能夠幫助您將資料還原到您最後一次做備份的狀態
1 請先將執行資料備份並記下您的備份目錄位置操作方式請參照 備份作業
2 請放入安裝光碟重新安裝或至我們的網站 wwwhiposcomtw 下載試用版本（切記版
本必須相同）
註請確定所有工作站或前台均已離線且無其他軟體正在執行
無需移除原本的軟體直接執行安裝即可
3 請至[開始][程式集][叡鴻 Hipos 軟體系列]點選[備份還原]或至電腦中的 csalewin 中
點選 備份還原exe 如圖所示選取您的備份目錄位置後點選《S開始還原》即可
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第八章 附件 其他技術支援
報表格式修改
利用 HiPOS 軟體中的報表系統工具可以自行修改報表的格式
系統工具的開啟方式
1《開始》rarr《程式集》rarr《叡鴻 HiPOS 軟體系列》rarr《報表系統工具》
2到電腦 csalewin 資料夾中將〈系統工具exe〉點滑鼠左鍵兩下開啟
自訂列印紙張大小
開啟系統工具後選擇要修改列印格式的報表後將紙張規格分別填入高度寬度上邊界
左邊界即可
例如原本是 A4(290210mm)格式要改
成列印中一刀格式直接修改高度
140寬度 210 就可以囉~
修改報表內容
1開啟系統工具後先選擇要修改的報表再按《修改報表》
2若要修改報表內容的位置以滑鼠圈選要移動的範圍後以larruarrdarrrarr移動或直接以滑鼠拖
曳至您預定的位置即可
3若要修改或增加文
字則先點選 報表控
制項工具列 上的
一下接著點一下要
修改的文字或要新增
文字的位置即可編
輯文字
4修改完成後點選
左上角的《檔案》rarr
《儲存》
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自訂瀏覽視窗表格樣式
意義因為使用者的螢幕大小及解析度設定的不同在瀏覽視窗中難免發生表格橫向欄位太
大或太小導致於查看資料時的不方便HiPOS 提供了自訂表格樣式的功能讓使用者調整好
欄位後可以存檔方便日後查看
操作方法
1將滑鼠移動到要調整的欄位框上會出現 符號以滑
鼠拖曳即可調整欄位大小
2調整好後如圖在內容的任一位置上按一下滑鼠右鍵選擇《儲存表格樣式》若是儲
存後不滿意可以選擇《恢復預設值》
滑鼠右鍵功能選單
意義建立資料時若已經有其他檔案格式的資料存在方便
複製貼到 HiPOS 軟體中
在 HiPOS 軟體中當欄位為可編修狀態下時可以按一下滑鼠
右鍵便能呼叫功能選單(複製貼上剪下)
看完了使用手冊仍然無法解決您的問題嗎本公司提供了多元的諮詢管道
本公司網站技術支援httpwwwhiposcomtw 文件知識庫
電話諮詢07-7030898
傳真專線07-7032066
E ndash Mail Servicehiposcomtw
公司地址高雄縣鳳山市 830 埤北路 81 號
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庫存管理
基本庫存管理功能操作說明
標準作業流程
產品現有數量
產品基本資料中的現有數量欄位系統會自動依照進貨及銷貨統計並隨時更新產品現有量
因此為了保持現有量的正確性及產品成本的準確度請勿直接從產品基本資料的現有數量欄
位修改現有量
進貨作業
進貨時確實輸入正確的進貨量要留意進貨單位是否正確進貨及進貨退回時產品的庫存
量都會自動增減
庫存調整單(HiPOS-Light 版無此功能)
（一）使用時機
1 某產品的數量因毀損失竊hellip等非進貨及銷售而短缺或增加導致需要調整產品的現
有量時
2 由盤點作業中執行盤點量轉入現有量時若有差異量系統會自動產生一張庫存調整
單
（二）操作方式
1 進入【C進出貨】 rarr 【庫存調整單】
2 點選 【新增】rarr輸入日期單號經辦人員備註
3 點選 【新增明細】 rarr輸入【產品代號】
4 輸入【數量】是指實際數量與產品現有量的差異量例如 A產品實際量為 10 個產品
基本資料中的現有量為 8個兩者的差異量為 10－8＝+2數量的欄位輸入 2若 B產
品的實際數量為 15 個產品基本資料中的現有量為 20 個則差異量為 15－20＝-5
數量的欄位便輸入-5
5 點選【存檔】後產品現有量便會隨著調整
（三）附註
HiPOS-Light 版若平時發現產品數量有錯誤請直接利用【盤點作業】的轉入現有量功
能來調整產品的現有量
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庫存日消耗表
（一）當日消耗表列出查詢日期當天的庫存數量變動情況用來驗證庫存量的正確性
（二）逐日消耗表列出前一次結轉日至查詢日期當天的庫存數量變動情形用來驗證庫存
量的正確性另可將計算後的存量寫入帳面量(產品基本資料中的現有量)
（三）使用時機每日營業結束利用庫存逐日銷耗表檢驗庫存正確性
庫存月消耗表
（一）報表意義列出查詢當月份的庫存數量變動情形用來驗證庫存量的正確性另可將
計算後的實際現有量寫入帳面量(產品基本資料中的現有量)並轉入產生下月期初量
（二）使用時機每月底結束營業後或每月初開始營業前
（三）操作方式
1 檢視庫存月消耗表上的異動資料及現有量是否均正確當計算後存量與目前帳面存量
不符時會以黃色警示
2 確認無誤後按下 出現如下視窗再次確認
盤點作業
（一）盤點前置作業
1 貨架上物品的擺設是否整齊乾淨
2 貨架的分類是否明確並且標示清楚
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3 待進貨瑕疵物品異常品是否與陳列區清楚區分
4 人員的物品熟悉度及教育訓練是否充足
（二）操作方式
1 進入【F系統支援】rarr【盤點作業】rarr【新增】rarr輸入日期單號盤點人員備註
2 在【產品代號】輸入要盤點的產品rarr【存檔】rarr【列印】選擇【盤點單】
3 進行人工盤點工作
4 進入【盤點作業】rarr【修改】rarr在【盤點數量】輸入實際盤點數量rarr【存檔】
5 選擇【轉入現有量】即可將盤點量轉入到產品基本資料中的現有量
（三）操作秘訣
2 利用【新增明細】可一項項將要盤點的產品輸入
3 利用【盤點產品轉入】可以選擇一次將所有產品輸入或者依照廠商別產品類別儲
放位置產品編號輸入
4 務必確實將盤點量輸入盤點單的「盤點數量」欄位中盤點數量請勿輸入負數
（四）盤點要點
1 全面盤點及循環盤點除了期初或期末的全面盤點之外應固定每隔一段時間做循環
盤點循環盤點可以依照產品類別儲放位置或者產品編號等等例如固定每個月作
一次循環盤點第一個月盤點第一排貨架的商品第二個月盤點第二排貨架的商品
2 盤點時效盤點開始到盤點結束的時間盡量不要超過預定時程為了防止盤點錯誤應
避免盤點期間同時進貨銷售盤點完畢應即時將盤點量轉入現有量
3 盤點差異量軟體系統中的現有量欄位嚴格來說是帳面上的產品數量而盤點量則是
實際庫存的數量軟體操作過程有疏失產品瑕疵失竊及盤點錯誤等許多因素均
可能導致帳面上的數量與實際庫存不符的情況因此有盤差是可以被接受的但若差
異量太大時管理者便應觀察是哪個環節出了問題
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上線一段時間後初次執行盤點作業或庫存日月銷耗表
說明
1過去進貨或庫存有異時均直接修改產品現有量
2使用一段時間後才執行庫存月銷耗表結轉
3更新版本或重新安裝執行資料備份還原或者它系統資料轉檔匯入
上述情況可能會發現期初量都是 0以致計算後存量與帳面存量產生極大的誤差
作業流程
期初開帳作業
（一）使用時機
1 初次使用者
2 已經上線一段時間的使用者
3 更版或重新安裝系統後執行備份還原的使用者
4 產品現有量正確而庫存日月銷耗表中的現有量完全不對者
（二）操作方式
1 進入【A基本資料】rarr【產品基本資料】確認產品現有量均為正確的數量
2 按【Alt+F】開啟庫存量期初開帳作業視窗rarr選擇「轉入期初月份」rarr【確定】
3 此一動作可以根據產品基本資料中的現有量去重新計算出庫存日月銷號表中的現有
量並且反算出期初量
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常見 QampA
產品基本資料中的現有數量與實際庫存量不符合
1 僅有少數幾項產品的庫存量不符時可利用「庫存調整單」做調整
2 多項產品的庫存量不符時利用「盤點作業」並將盤點量「轉入現有量」
3 每日營業結束時可利用「庫存逐日消耗表」核對產品庫存量並將正確量寫入現有量
4 檢視產品-進出異動表可查明是否有單據數量錯誤
產品現有量不會隨銷售或進貨變動
1 執行資料重整
2 檢查前台 Alt+F5 銷售記錄是否正常若銷售存檔後無銷售紀錄或者銷售明細僅有時間及
金額代表資料庫已經損壞
3 檢查銷售及進貨時的產品編號是否一致
4 檢查產品基本資料中產品是否有重複建檔換言之相同的產品名稱是否有兩個不同的
產品編號
庫存日月消耗表中的期初量為零導致統計後的現有量錯誤
1 發生原因沒有將上月底的庫存作結轉寫入本月期初
進入【庫存月消耗表】rarr列印年月輸入上個月份rarr執行結轉
2 發生原因Ⅰ曾經從產品基本資料中的現有量欄位直接修改數量
Ⅱ更版或備份還原後沒有執行期初開帳的動作
進入產品基本資料執行【Alt+F 期初開帳作業】
3 當月底營業結束時請檢視庫存月消耗表核對庫存量並執行結轉的動作將正確量寫入現
有量及寫入次月期初量
庫存日月消耗表中的調入量與實際調整的數量不符合
1 發生原因盤點作業轉入現有量時重複執行轉入現有量的動作
2 進入【庫存調整單】rarr點選【瀏覽】尋找備註中盤點轉入單號重複的資料
3 刪除重複的調整單即可
利用盤點量轉入現有量卻發現某些產品仍然與實際庫存量不符合
1 發生原因 盤點數量錯誤
盤點作業中盤點數量輸入錯誤
營業時間進行盤點工作盤點後到轉入現有量的過程中產品銷售出去而未作
調整
2 利用「庫存調整單」調整現有量
3 HIPOS-Light 版利用「盤點轉入現有量」作調整
軟體使用教學手冊
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已經將盤點量轉入現有量之後發現盤點時數量點錯
1 利用「庫存調整單」調整現有量
2 HIPOS-Light 版利用「盤點轉入現有量」作調整
連續數月都有做庫存月消耗結轉但庫存月消耗中某些產品的現有量卻總是有誤差
1 發生原因每個月結轉的時間點有誤
2 進入【庫存月消耗表】rarr列印年月輸入本月份rarr列印出該張報表或記下該報表的ldquo期初
量rdquo
3 重新進入【庫存月消耗表】rarr列印年月輸入上一個月份
4 比較本月份的ldquo期初量rdquo及上個月份的ldquo現有量rdquo是否相同若上個月份的現有量比本月
份的期初量少代表上一個月結轉之後仍有作銷售或調整
例如430 下午 200 做結轉將正確量寫入下月期初（產生 5月份的期初量）但是 430
下午 300 又陸續作了銷售或調整庫存量
5 做法
盤點機盤點時架上無庫存的 產 品 會 漏 盤
新增盤點單時選擇【盤點產品轉入】將全部產品轉入並將【盤點數量】全部修改為 0
將盤點機中的資料轉入該盤點單存檔後將盤點量轉入現有量
4 月
5 月份
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74
選購模組功能簡介
簡訊 SMS 發送模組
SMS 簡訊發送功能透過網際網路直接由 HiPOS 軟體系列中發送簡訊至客戶的行動電話能夠達
到迅速確實即時傳遞訊息及行銷的效益
HiPOS 門市及進銷存 v6 以後都可使用免申請儲值後馬上開通
功能特色
1 低廉的發送費用
一般使用手機發送簡訊每通大約 $25~ 35 之間使用 HiPOS SMS 每通只要 11~13 之
間足足省了 50
2 搭配 HiPOS 軟體分析有效客戶發送
利用 HiPOS 的各項統計如累積點數已購商品累積消費金額生日等等的各項數
據做有效的簡訊廣告行銷並且會自動過濾重覆的電話及統計發送的通數
應用 1 生日到時發送祝賀簡訊並告知來電優惠方案
應用 2 廠商新商品推出時可過濾已購買同類商品的客戶清單做簡訊廣告發送hellip更多應用
等你來發掘
3 大量簡訊發送
除了對單一客戶發送簡訊外大量發送簡訊的功能可同時對多個客戶行動電話號碼發送簡
訊
4 簡訊發送時效性佳
簡訊發送後正常情況下約 3~10 秒鐘就可即時將簡訊傳送到客戶手機重要訊息不怕客戶
收 不 到 若 因 故 對 方 無 法 接 收 將 會 自 動 重 發 直 至 發 送 成 功 或 滿 24 小時止
5 常用訊息片語編輯
「常用訊息」功能可以編輯儲存常用的簡訊內容可以加快編寫簡訊的速度
6 預約發送
可自定要發送的時間時間到才發送簡訊更有效率的廣告效益
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單一簡訊發送
在會員基本資料廠商基本資料員工基本資料中
按下 即可發送簡訊
大量簡訊發送
﹝統計報表﹞rarr﹝C會員郵寄標籤大量簡訊﹞依照
條件選擇要發送簡訊的對象後點選《S發送簡訊》
即可將簡訊發送到所選擇的對象
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庫存調整單
意義當帳上的庫存量與實際庫存盤點的結果不符時即可利用此功能來調整帳上的庫存量
及成本
在〈C進出貨〉選擇【C
庫存調整單】如圖可
按《新增》《修改》
《查詢》或《刪除》鈕
更動關於調整庫存的相
關資料
按《瀏覽》進入庫存調整
單據瀏覽
操作方法
庫存調整單中的「數量」欄位應輸入實際庫存量與帳面現有量的差異量
作庫存調整時若目前某產品在系統中的現有量為 10 個但實際上賣場中只剩 8個則在
數量的欄位中輸入-2即可將系統中的現有量調整為 8個
若使用者無進貨作業的動作卻想要統計出產品的銷售成本及利潤可直接在此處輸入產
品的成本或覺得目前系統中的平均成本不正確亦可自行修改
註盤點作業中若有盤差或盤盈時會自動產生一張盤點調整單
其他操作方式請參考基本操作方法
相關項目產品基本資料盤點作業
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55
盤點作業
意義盤點各倉的庫存量以便管理可避免庫存太多或不足節省公司無謂的支出
有關庫存量的準確性一直為各行各業及門市經營管理者所困擾即使使用電腦軟體一樣產生
庫存量不準確的情事皆因方法錯誤或關念的偏差導致
在庫存做盤點前有些前置工作若準備充足則可收事半功倍之致
A盤點的前置工作
1 貨架上物品的擺設是否整齊乾淨
2 貨架的分類是否明確並且標示清楚
3 待進貨瑕疵物品異常品是否與陳列區清楚區分
4 人員的物品熟悉度及教育訓練是否充足
B盤點實施要點
1 全面盤點(期初期末盤點)或循環盤點
2 盤點的開始時間及預計結束時點
3 人員編組及人力分派
4 列印盤點單(可利用盤點機)
5 盤點機轉入或人工鍵入盤點數量
6 列印盤點報告單(盤盈盤損表)
C檢討此次盤點作業及問題研究
在【F系統支援】選擇【盤點作業】的選項會出現最近一張單據
操作方法
1由盤點機盤點
新增一張盤點單將盤點量輸
入盤點機再按
鍵直接將盤
點機中的資料傳送到系統
中按下 鍵即
可完成盤點作業
軟體使用教學手冊
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2由人工手動盤點
A)新增一張盤點單按《A盤點產品轉入》鍵選擇欲盤點的產品編號可依全部產品廠
商產品類別儲放位置產品編號及庫存數量共六種選擇方式選擇所需的產品或者用
《新增明細》的方式輸入要盤點的品項接著按下《F3存檔》
B)按下《F7列印》報表選擇為「盤點單」列印出盤點單由人工盤點並將盤點量寫在盤點
單上
C)進入盤點作業點選《修改》將盤點量輸入系統中按下《存檔》後再按《轉入現有量》
鍵即可完成盤點作業
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
盤點日期 系統預設使用當天日期若不是當天日期可自行輸入盤點日期及時間
盤點單號 通常輸入完盤點日期後按【Enter】鍵後系統會直接帶出盤點單號預設
盤點人員 輸入該筆資料的盤點人員
盤點備註 補充欄位中所不足的資料
盤點倉號 選擇欲盤點的倉號 (多倉版)
《 Alt+A 》盤點產品轉入
按 可針對特定部份產品或廠商選取所需
的盤點商品
1先選擇轉入依據
2輸入起始編號及結束編號
3按下《Y確定》便可將符合條件的產品加入到盤點單中
《 Alt+B 》盤點機輸入
按 可先由盤點機盤點再直接
將盤點機中的資料傳輸到系統中可節省再輸入一
遍的時間
轉入現有量
當盤點完後且已經將盤點數量輸入至系統中後此時可按 鍵將盤點量轉入現有量
且同時在【庫存調整單】產生一張盤盈盤虧單即可完成盤點作業
相關項目產品基本資料員工基本資料庫存調整單
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第七章 系統支援
密碼設定
意義本設定首重資料保全功能系統依使用者名稱及密碼選擇性的開放系統功能可確
保資料的隱密性預防一些重要資料外流而設定通行密碼可依特定人員使用密碼才能執
行
進入時需輸入您的使用者密碼才有權限進入密碼設定中去新
增或是修改此設計目的在於防止管理者離開時他人趁機擅自
修改帳號權限
新增 增加完使用者名稱及密
碼後再設定使用功能明細（打
ˇ者為開放本項功能）
成本顯示若沒有打ˇ則該使
用者進入後台時基本資料的產
品欄位成本相關欄位則不顯示
備份作業
意義將所有資料另存一份應注意不要備份在同一部硬碟（以免硬碟實體損壞）同時為
保障資料安全應自訂備份期間如每週三六各一次
選定備份的目錄位置按下《開始備份》
鍵後即可完成備份作業
建議您在備份的檔案名稱 Data 後再加上
備份日期以避免備份資料太多產生混淆
註選擇備份路徑時需注意資料夾的名稱
應避免為空白或包含特殊符號如
gtlt$hellip等
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資料重整
意義當系統在操作途中因發生停電不正常關機或硬體發生故障而故造成系統資料中異常
現象導致資料毀損可利用本功能做一資料維護
注意執行資料重整時務必讓其他工
作站或前後台離線
編碼更改
意義因本系統中所有基本資料的編號只要存檔後就不能做修改的動作故在此設立一
個修改編號的程式
註因為基本資料中的編號會跟進銷貨產生連動關係為保持舊有歷史資料的正確性所以
更改編號時須在此更改以保持資料的完整若您要修改基本資料時請先到【2備份作業】
做資料備份的動作避免系統在編修的過程中發生停電或不明原因當機而造成資料流失
操作方法
1選擇欲修改的編號之資料
庫有客戶廠商產品員
工及產品類別資料檔共 5種供
選擇
2用滑鼠或按 F10 在原編號的
欄位上選擇欲更改的編號
3直接在新編號的欄位上輸入
新的編號
4按下《確定更改》鍵即可
完成編號更改的動作
軟體使用教學手冊
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系統顏色修改
意義覺得系統中預設的顏色不喜歡嗎想自創風格時可利用本功能修改畫面使用者可依
個人喜好修改使用的畫面其中必須注意的是修改畫面確定後按 Y 儲存設定 要先
離開本系統再重新進入本系統才能生效
若欲更換背景圖片圖
片格式可
為jpggifbmphellip
等檔案格式
改亂了可按系統預設
值變回原來樣式
行事曆管理
意義經常忘東忘西的寫在紙條上麻煩又不容易找利用本功能吧啟動系統時會提醒哦
操作方法
1 點選《新增》後輸
入事件日期時
間對象地點
事由事項的欄位
可註記細節事項
2 勾選事件提醒方
式若沒勾選便不
會出現提醒的訊
息
軟體使用教學手冊
60
名片簿管理
意義可將重要的電話或經常聯絡朋友記錄在此容易找尋又不會丟可分類還有多項
詳細資料欄位可供利用
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
名片分類 可點選 開啟客戶分類的快選視窗
電子信箱 若有輸入 E-Mail 帳號則按下 可直接連結至 Outlook 發送信件
其他備註 補充欄位中不足的說明或做為某些特殊資料註記
選擇發送簡訊功能時可自動帶入行動電話號碼
操作方法請參照 基本操作方法
軟體使用教學手冊
61
產品停用啟用處理
意義將產品基本資料中已經停產或停售長時間不使用的產品資料作停用處理可加快搜
尋的速度也增加盤點補貨等工作的效率若日後進貨時新進產品的條碼與停用產品
條碼相同時系統會出現警告訊息可直接將產品恢復續用
操作方法
1 產品停用
A)將欲停用的產品打勾勾選的品項會列在右上方的挑選清單列中確認後點選《停用》
停用的產品會列在下方的〈停售或停用之品項〉中
B)直接在產品基本資料中刪除的品項也會自動被系統列到停用產品中喔~
2 產品啟用
在欲恢復續用的產品上按一下滑鼠右鍵選擇《Y產品續用恢復》確認後該筆資料會
回復到產品基本資料中恢復續用的產品庫存量售價成本等均會歸零若要查看過去
的歷史進貨紀錄及銷貨分析請利用〈歷價〉及〈分析〉的功能
相關項目產品基本資料
軟體使用教學手冊
62
產品成本重算
意義若於系統使用時發生停電或當機或硬體故障情形而造成平均成本有異常之情形可
利用此作業將平均成本重算
可選擇年或指定月份計算確
定無誤時可利用寫入功能將
目前平均成本更新
若平均成本重算後有發生的情形則執行《W將計算之平均成本寫入》後必須利用 資
料偵錯 功能將異常的產品資料修復接著再到產品基本資料中利用〈歷價〉重新寫入成本
相關項目產品基本資料資料偵錯
軟體使用教學手冊
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資料偵錯
意義藉由資料偵錯系統來偵測錯誤的資料再加以修復是屬於軟體異常控管的一項重要功
能有如 Windows 中的磁碟偵錯功能
操作方法
選擇客戶資料檢測編號是否重 覆及累積點數預收金額數值溢位等異常檢測
選擇銷貨資料檢測編號是否重覆及小計金額銷貨成本數值溢位等異常檢測且可將銷
貨成本以目前平均成本置換但此項功能需在已驗證過產品資料且無異常的情況下才能進
行
選擇廠商資料檢測編號是否重 覆及異常資料偵錯
選擇產品資料檢測編號是否重 覆及最近進價平均成本及售價數值溢位等異常檢測
選擇進貨資料檢測編號是否重覆及異常資料偵錯
選擇訂貨資料則會重新計算產品檔中的被訂購量
選擇倉庫資料重新分析產品檔及倉庫檔中的庫存關聯結構並自動將錯誤修復
以上各個資料檔檢測後若有異常情形出現只需按《自動修復錯誤》鍵即可完成資料偵錯
修復的動作
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用戶使用記錄
意義可記錄各用戶進入系統的日期及時間及使用哪個功能表做哪些動作避免在多人
使用狀況下無法查到資料修改或刪除是由何人做的
流量統計
依據系統登入用戶別統計各動作的操作次數
在桌面上建立捷徑
意義當桌面上安裝的捷徑不小心刪除或在一開始安裝軟體時沒有建立捷徑皆可利用此功
能輕鬆在桌面上重新建立捷徑再也不用擔心找不到執行路徑
操作方式
1輸入前台工作站號若是單機版則不需輸入
2直接點選《1建立後台管理捷徑》或《2建
立 POS 前台捷徑》就會在桌面上自動建立捷徑
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備份還原
意義當您發現銷售前台進入後出現錯誤代碼或存檔後交易紀錄無法存入時代表銷售資料
庫已經遭受毀損備份還原能夠幫助您將資料還原到您最後一次做備份的狀態
1 請先將執行資料備份並記下您的備份目錄位置操作方式請參照 備份作業
2 請放入安裝光碟重新安裝或至我們的網站 wwwhiposcomtw 下載試用版本（切記版
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註請確定所有工作站或前台均已離線且無其他軟體正在執行
無需移除原本的軟體直接執行安裝即可
3 請至[開始][程式集][叡鴻 Hipos 軟體系列]點選[備份還原]或至電腦中的 csalewin 中
點選 備份還原exe 如圖所示選取您的備份目錄位置後點選《S開始還原》即可
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第八章 附件 其他技術支援
報表格式修改
利用 HiPOS 軟體中的報表系統工具可以自行修改報表的格式
系統工具的開啟方式
1《開始》rarr《程式集》rarr《叡鴻 HiPOS 軟體系列》rarr《報表系統工具》
2到電腦 csalewin 資料夾中將〈系統工具exe〉點滑鼠左鍵兩下開啟
自訂列印紙張大小
開啟系統工具後選擇要修改列印格式的報表後將紙張規格分別填入高度寬度上邊界
左邊界即可
例如原本是 A4(290210mm)格式要改
成列印中一刀格式直接修改高度
140寬度 210 就可以囉~
修改報表內容
1開啟系統工具後先選擇要修改的報表再按《修改報表》
2若要修改報表內容的位置以滑鼠圈選要移動的範圍後以larruarrdarrrarr移動或直接以滑鼠拖
曳至您預定的位置即可
3若要修改或增加文
字則先點選 報表控
制項工具列 上的
一下接著點一下要
修改的文字或要新增
文字的位置即可編
輯文字
4修改完成後點選
左上角的《檔案》rarr
《儲存》
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自訂瀏覽視窗表格樣式
意義因為使用者的螢幕大小及解析度設定的不同在瀏覽視窗中難免發生表格橫向欄位太
大或太小導致於查看資料時的不方便HiPOS 提供了自訂表格樣式的功能讓使用者調整好
欄位後可以存檔方便日後查看
操作方法
1將滑鼠移動到要調整的欄位框上會出現 符號以滑
鼠拖曳即可調整欄位大小
2調整好後如圖在內容的任一位置上按一下滑鼠右鍵選擇《儲存表格樣式》若是儲
存後不滿意可以選擇《恢復預設值》
滑鼠右鍵功能選單
意義建立資料時若已經有其他檔案格式的資料存在方便
複製貼到 HiPOS 軟體中
在 HiPOS 軟體中當欄位為可編修狀態下時可以按一下滑鼠
右鍵便能呼叫功能選單(複製貼上剪下)
看完了使用手冊仍然無法解決您的問題嗎本公司提供了多元的諮詢管道
本公司網站技術支援httpwwwhiposcomtw 文件知識庫
電話諮詢07-7030898
傳真專線07-7032066
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公司地址高雄縣鳳山市 830 埤北路 81 號
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庫存管理
基本庫存管理功能操作說明
標準作業流程
產品現有數量
產品基本資料中的現有數量欄位系統會自動依照進貨及銷貨統計並隨時更新產品現有量
因此為了保持現有量的正確性及產品成本的準確度請勿直接從產品基本資料的現有數量欄
位修改現有量
進貨作業
進貨時確實輸入正確的進貨量要留意進貨單位是否正確進貨及進貨退回時產品的庫存
量都會自動增減
庫存調整單(HiPOS-Light 版無此功能)
（一）使用時機
1 某產品的數量因毀損失竊hellip等非進貨及銷售而短缺或增加導致需要調整產品的現
有量時
2 由盤點作業中執行盤點量轉入現有量時若有差異量系統會自動產生一張庫存調整
單
（二）操作方式
1 進入【C進出貨】 rarr 【庫存調整單】
2 點選 【新增】rarr輸入日期單號經辦人員備註
3 點選 【新增明細】 rarr輸入【產品代號】
4 輸入【數量】是指實際數量與產品現有量的差異量例如 A產品實際量為 10 個產品
基本資料中的現有量為 8個兩者的差異量為 10－8＝+2數量的欄位輸入 2若 B產
品的實際數量為 15 個產品基本資料中的現有量為 20 個則差異量為 15－20＝-5
數量的欄位便輸入-5
5 點選【存檔】後產品現有量便會隨著調整
（三）附註
HiPOS-Light 版若平時發現產品數量有錯誤請直接利用【盤點作業】的轉入現有量功
能來調整產品的現有量
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庫存日消耗表
（一）當日消耗表列出查詢日期當天的庫存數量變動情況用來驗證庫存量的正確性
（二）逐日消耗表列出前一次結轉日至查詢日期當天的庫存數量變動情形用來驗證庫存
量的正確性另可將計算後的存量寫入帳面量(產品基本資料中的現有量)
（三）使用時機每日營業結束利用庫存逐日銷耗表檢驗庫存正確性
庫存月消耗表
（一）報表意義列出查詢當月份的庫存數量變動情形用來驗證庫存量的正確性另可將
計算後的實際現有量寫入帳面量(產品基本資料中的現有量)並轉入產生下月期初量
（二）使用時機每月底結束營業後或每月初開始營業前
（三）操作方式
1 檢視庫存月消耗表上的異動資料及現有量是否均正確當計算後存量與目前帳面存量
不符時會以黃色警示
2 確認無誤後按下 出現如下視窗再次確認
盤點作業
（一）盤點前置作業
1 貨架上物品的擺設是否整齊乾淨
2 貨架的分類是否明確並且標示清楚
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3 待進貨瑕疵物品異常品是否與陳列區清楚區分
4 人員的物品熟悉度及教育訓練是否充足
（二）操作方式
1 進入【F系統支援】rarr【盤點作業】rarr【新增】rarr輸入日期單號盤點人員備註
2 在【產品代號】輸入要盤點的產品rarr【存檔】rarr【列印】選擇【盤點單】
3 進行人工盤點工作
4 進入【盤點作業】rarr【修改】rarr在【盤點數量】輸入實際盤點數量rarr【存檔】
5 選擇【轉入現有量】即可將盤點量轉入到產品基本資料中的現有量
（三）操作秘訣
2 利用【新增明細】可一項項將要盤點的產品輸入
3 利用【盤點產品轉入】可以選擇一次將所有產品輸入或者依照廠商別產品類別儲
放位置產品編號輸入
4 務必確實將盤點量輸入盤點單的「盤點數量」欄位中盤點數量請勿輸入負數
（四）盤點要點
1 全面盤點及循環盤點除了期初或期末的全面盤點之外應固定每隔一段時間做循環
盤點循環盤點可以依照產品類別儲放位置或者產品編號等等例如固定每個月作
一次循環盤點第一個月盤點第一排貨架的商品第二個月盤點第二排貨架的商品
2 盤點時效盤點開始到盤點結束的時間盡量不要超過預定時程為了防止盤點錯誤應
避免盤點期間同時進貨銷售盤點完畢應即時將盤點量轉入現有量
3 盤點差異量軟體系統中的現有量欄位嚴格來說是帳面上的產品數量而盤點量則是
實際庫存的數量軟體操作過程有疏失產品瑕疵失竊及盤點錯誤等許多因素均
可能導致帳面上的數量與實際庫存不符的情況因此有盤差是可以被接受的但若差
異量太大時管理者便應觀察是哪個環節出了問題
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上線一段時間後初次執行盤點作業或庫存日月銷耗表
說明
1過去進貨或庫存有異時均直接修改產品現有量
2使用一段時間後才執行庫存月銷耗表結轉
3更新版本或重新安裝執行資料備份還原或者它系統資料轉檔匯入
上述情況可能會發現期初量都是 0以致計算後存量與帳面存量產生極大的誤差
作業流程
期初開帳作業
（一）使用時機
1 初次使用者
2 已經上線一段時間的使用者
3 更版或重新安裝系統後執行備份還原的使用者
4 產品現有量正確而庫存日月銷耗表中的現有量完全不對者
（二）操作方式
1 進入【A基本資料】rarr【產品基本資料】確認產品現有量均為正確的數量
2 按【Alt+F】開啟庫存量期初開帳作業視窗rarr選擇「轉入期初月份」rarr【確定】
3 此一動作可以根據產品基本資料中的現有量去重新計算出庫存日月銷號表中的現有
量並且反算出期初量
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72
常見 QampA
產品基本資料中的現有數量與實際庫存量不符合
1 僅有少數幾項產品的庫存量不符時可利用「庫存調整單」做調整
2 多項產品的庫存量不符時利用「盤點作業」並將盤點量「轉入現有量」
3 每日營業結束時可利用「庫存逐日消耗表」核對產品庫存量並將正確量寫入現有量
4 檢視產品-進出異動表可查明是否有單據數量錯誤
產品現有量不會隨銷售或進貨變動
1 執行資料重整
2 檢查前台 Alt+F5 銷售記錄是否正常若銷售存檔後無銷售紀錄或者銷售明細僅有時間及
金額代表資料庫已經損壞
3 檢查銷售及進貨時的產品編號是否一致
4 檢查產品基本資料中產品是否有重複建檔換言之相同的產品名稱是否有兩個不同的
產品編號
庫存日月消耗表中的期初量為零導致統計後的現有量錯誤
1 發生原因沒有將上月底的庫存作結轉寫入本月期初
進入【庫存月消耗表】rarr列印年月輸入上個月份rarr執行結轉
2 發生原因Ⅰ曾經從產品基本資料中的現有量欄位直接修改數量
Ⅱ更版或備份還原後沒有執行期初開帳的動作
進入產品基本資料執行【Alt+F 期初開帳作業】
3 當月底營業結束時請檢視庫存月消耗表核對庫存量並執行結轉的動作將正確量寫入現
有量及寫入次月期初量
庫存日月消耗表中的調入量與實際調整的數量不符合
1 發生原因盤點作業轉入現有量時重複執行轉入現有量的動作
2 進入【庫存調整單】rarr點選【瀏覽】尋找備註中盤點轉入單號重複的資料
3 刪除重複的調整單即可
利用盤點量轉入現有量卻發現某些產品仍然與實際庫存量不符合
1 發生原因 盤點數量錯誤
盤點作業中盤點數量輸入錯誤
營業時間進行盤點工作盤點後到轉入現有量的過程中產品銷售出去而未作
調整
2 利用「庫存調整單」調整現有量
3 HIPOS-Light 版利用「盤點轉入現有量」作調整
軟體使用教學手冊
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已經將盤點量轉入現有量之後發現盤點時數量點錯
1 利用「庫存調整單」調整現有量
2 HIPOS-Light 版利用「盤點轉入現有量」作調整
連續數月都有做庫存月消耗結轉但庫存月消耗中某些產品的現有量卻總是有誤差
1 發生原因每個月結轉的時間點有誤
2 進入【庫存月消耗表】rarr列印年月輸入本月份rarr列印出該張報表或記下該報表的ldquo期初
量rdquo
3 重新進入【庫存月消耗表】rarr列印年月輸入上一個月份
4 比較本月份的ldquo期初量rdquo及上個月份的ldquo現有量rdquo是否相同若上個月份的現有量比本月
份的期初量少代表上一個月結轉之後仍有作銷售或調整
例如430 下午 200 做結轉將正確量寫入下月期初（產生 5月份的期初量）但是 430
下午 300 又陸續作了銷售或調整庫存量
5 做法
盤點機盤點時架上無庫存的 產 品 會 漏 盤
新增盤點單時選擇【盤點產品轉入】將全部產品轉入並將【盤點數量】全部修改為 0
將盤點機中的資料轉入該盤點單存檔後將盤點量轉入現有量
4 月
5 月份
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74
選購模組功能簡介
簡訊 SMS 發送模組
SMS 簡訊發送功能透過網際網路直接由 HiPOS 軟體系列中發送簡訊至客戶的行動電話能夠達
到迅速確實即時傳遞訊息及行銷的效益
HiPOS 門市及進銷存 v6 以後都可使用免申請儲值後馬上開通
功能特色
1 低廉的發送費用
一般使用手機發送簡訊每通大約 $25~ 35 之間使用 HiPOS SMS 每通只要 11~13 之
間足足省了 50
2 搭配 HiPOS 軟體分析有效客戶發送
利用 HiPOS 的各項統計如累積點數已購商品累積消費金額生日等等的各項數
據做有效的簡訊廣告行銷並且會自動過濾重覆的電話及統計發送的通數
應用 1 生日到時發送祝賀簡訊並告知來電優惠方案
應用 2 廠商新商品推出時可過濾已購買同類商品的客戶清單做簡訊廣告發送hellip更多應用
等你來發掘
3 大量簡訊發送
除了對單一客戶發送簡訊外大量發送簡訊的功能可同時對多個客戶行動電話號碼發送簡
訊
4 簡訊發送時效性佳
簡訊發送後正常情況下約 3~10 秒鐘就可即時將簡訊傳送到客戶手機重要訊息不怕客戶
收 不 到 若 因 故 對 方 無 法 接 收 將 會 自 動 重 發 直 至 發 送 成 功 或 滿 24 小時止
5 常用訊息片語編輯
「常用訊息」功能可以編輯儲存常用的簡訊內容可以加快編寫簡訊的速度
6 預約發送
可自定要發送的時間時間到才發送簡訊更有效率的廣告效益
軟體使用教學手冊
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單一簡訊發送
在會員基本資料廠商基本資料員工基本資料中
按下 即可發送簡訊
大量簡訊發送
﹝統計報表﹞rarr﹝C會員郵寄標籤大量簡訊﹞依照
條件選擇要發送簡訊的對象後點選《S發送簡訊》
即可將簡訊發送到所選擇的對象
軟體使用教學手冊
55
盤點作業
意義盤點各倉的庫存量以便管理可避免庫存太多或不足節省公司無謂的支出
有關庫存量的準確性一直為各行各業及門市經營管理者所困擾即使使用電腦軟體一樣產生
庫存量不準確的情事皆因方法錯誤或關念的偏差導致
在庫存做盤點前有些前置工作若準備充足則可收事半功倍之致
A盤點的前置工作
1 貨架上物品的擺設是否整齊乾淨
2 貨架的分類是否明確並且標示清楚
3 待進貨瑕疵物品異常品是否與陳列區清楚區分
4 人員的物品熟悉度及教育訓練是否充足
B盤點實施要點
1 全面盤點(期初期末盤點)或循環盤點
2 盤點的開始時間及預計結束時點
3 人員編組及人力分派
4 列印盤點單(可利用盤點機)
5 盤點機轉入或人工鍵入盤點數量
6 列印盤點報告單(盤盈盤損表)
C檢討此次盤點作業及問題研究
在【F系統支援】選擇【盤點作業】的選項會出現最近一張單據
操作方法
1由盤點機盤點
新增一張盤點單將盤點量輸
入盤點機再按
鍵直接將盤
點機中的資料傳送到系統
中按下 鍵即
可完成盤點作業
軟體使用教學手冊
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2由人工手動盤點
A)新增一張盤點單按《A盤點產品轉入》鍵選擇欲盤點的產品編號可依全部產品廠
商產品類別儲放位置產品編號及庫存數量共六種選擇方式選擇所需的產品或者用
《新增明細》的方式輸入要盤點的品項接著按下《F3存檔》
B)按下《F7列印》報表選擇為「盤點單」列印出盤點單由人工盤點並將盤點量寫在盤點
單上
C)進入盤點作業點選《修改》將盤點量輸入系統中按下《存檔》後再按《轉入現有量》
鍵即可完成盤點作業
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
盤點日期 系統預設使用當天日期若不是當天日期可自行輸入盤點日期及時間
盤點單號 通常輸入完盤點日期後按【Enter】鍵後系統會直接帶出盤點單號預設
盤點人員 輸入該筆資料的盤點人員
盤點備註 補充欄位中所不足的資料
盤點倉號 選擇欲盤點的倉號 (多倉版)
《 Alt+A 》盤點產品轉入
按 可針對特定部份產品或廠商選取所需
的盤點商品
1先選擇轉入依據
2輸入起始編號及結束編號
3按下《Y確定》便可將符合條件的產品加入到盤點單中
《 Alt+B 》盤點機輸入
按 可先由盤點機盤點再直接
將盤點機中的資料傳輸到系統中可節省再輸入一
遍的時間
轉入現有量
當盤點完後且已經將盤點數量輸入至系統中後此時可按 鍵將盤點量轉入現有量
且同時在【庫存調整單】產生一張盤盈盤虧單即可完成盤點作業
相關項目產品基本資料員工基本資料庫存調整單
軟體使用教學手冊
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第七章 系統支援
密碼設定
意義本設定首重資料保全功能系統依使用者名稱及密碼選擇性的開放系統功能可確
保資料的隱密性預防一些重要資料外流而設定通行密碼可依特定人員使用密碼才能執
行
進入時需輸入您的使用者密碼才有權限進入密碼設定中去新
增或是修改此設計目的在於防止管理者離開時他人趁機擅自
修改帳號權限
新增 增加完使用者名稱及密
碼後再設定使用功能明細（打
ˇ者為開放本項功能）
成本顯示若沒有打ˇ則該使
用者進入後台時基本資料的產
品欄位成本相關欄位則不顯示
備份作業
意義將所有資料另存一份應注意不要備份在同一部硬碟（以免硬碟實體損壞）同時為
保障資料安全應自訂備份期間如每週三六各一次
選定備份的目錄位置按下《開始備份》
鍵後即可完成備份作業
建議您在備份的檔案名稱 Data 後再加上
備份日期以避免備份資料太多產生混淆
註選擇備份路徑時需注意資料夾的名稱
應避免為空白或包含特殊符號如
gtlt$hellip等
軟體使用教學手冊
58
資料重整
意義當系統在操作途中因發生停電不正常關機或硬體發生故障而故造成系統資料中異常
現象導致資料毀損可利用本功能做一資料維護
注意執行資料重整時務必讓其他工
作站或前後台離線
編碼更改
意義因本系統中所有基本資料的編號只要存檔後就不能做修改的動作故在此設立一
個修改編號的程式
註因為基本資料中的編號會跟進銷貨產生連動關係為保持舊有歷史資料的正確性所以
更改編號時須在此更改以保持資料的完整若您要修改基本資料時請先到【2備份作業】
做資料備份的動作避免系統在編修的過程中發生停電或不明原因當機而造成資料流失
操作方法
1選擇欲修改的編號之資料
庫有客戶廠商產品員
工及產品類別資料檔共 5種供
選擇
2用滑鼠或按 F10 在原編號的
欄位上選擇欲更改的編號
3直接在新編號的欄位上輸入
新的編號
4按下《確定更改》鍵即可
完成編號更改的動作
軟體使用教學手冊
59
系統顏色修改
意義覺得系統中預設的顏色不喜歡嗎想自創風格時可利用本功能修改畫面使用者可依
個人喜好修改使用的畫面其中必須注意的是修改畫面確定後按 Y 儲存設定 要先
離開本系統再重新進入本系統才能生效
若欲更換背景圖片圖
片格式可
為jpggifbmphellip
等檔案格式
改亂了可按系統預設
值變回原來樣式
行事曆管理
意義經常忘東忘西的寫在紙條上麻煩又不容易找利用本功能吧啟動系統時會提醒哦
操作方法
1 點選《新增》後輸
入事件日期時
間對象地點
事由事項的欄位
可註記細節事項
2 勾選事件提醒方
式若沒勾選便不
會出現提醒的訊
息
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名片簿管理
意義可將重要的電話或經常聯絡朋友記錄在此容易找尋又不會丟可分類還有多項
詳細資料欄位可供利用
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
名片分類 可點選 開啟客戶分類的快選視窗
電子信箱 若有輸入 E-Mail 帳號則按下 可直接連結至 Outlook 發送信件
其他備註 補充欄位中不足的說明或做為某些特殊資料註記
選擇發送簡訊功能時可自動帶入行動電話號碼
操作方法請參照 基本操作方法
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61
產品停用啟用處理
意義將產品基本資料中已經停產或停售長時間不使用的產品資料作停用處理可加快搜
尋的速度也增加盤點補貨等工作的效率若日後進貨時新進產品的條碼與停用產品
條碼相同時系統會出現警告訊息可直接將產品恢復續用
操作方法
1 產品停用
A)將欲停用的產品打勾勾選的品項會列在右上方的挑選清單列中確認後點選《停用》
停用的產品會列在下方的〈停售或停用之品項〉中
B)直接在產品基本資料中刪除的品項也會自動被系統列到停用產品中喔~
2 產品啟用
在欲恢復續用的產品上按一下滑鼠右鍵選擇《Y產品續用恢復》確認後該筆資料會
回復到產品基本資料中恢復續用的產品庫存量售價成本等均會歸零若要查看過去
的歷史進貨紀錄及銷貨分析請利用〈歷價〉及〈分析〉的功能
相關項目產品基本資料
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產品成本重算
意義若於系統使用時發生停電或當機或硬體故障情形而造成平均成本有異常之情形可
利用此作業將平均成本重算
可選擇年或指定月份計算確
定無誤時可利用寫入功能將
目前平均成本更新
若平均成本重算後有發生的情形則執行《W將計算之平均成本寫入》後必須利用 資
料偵錯 功能將異常的產品資料修復接著再到產品基本資料中利用〈歷價〉重新寫入成本
相關項目產品基本資料資料偵錯
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資料偵錯
意義藉由資料偵錯系統來偵測錯誤的資料再加以修復是屬於軟體異常控管的一項重要功
能有如 Windows 中的磁碟偵錯功能
操作方法
選擇客戶資料檢測編號是否重 覆及累積點數預收金額數值溢位等異常檢測
選擇銷貨資料檢測編號是否重覆及小計金額銷貨成本數值溢位等異常檢測且可將銷
貨成本以目前平均成本置換但此項功能需在已驗證過產品資料且無異常的情況下才能進
行
選擇廠商資料檢測編號是否重 覆及異常資料偵錯
選擇產品資料檢測編號是否重 覆及最近進價平均成本及售價數值溢位等異常檢測
選擇進貨資料檢測編號是否重覆及異常資料偵錯
選擇訂貨資料則會重新計算產品檔中的被訂購量
選擇倉庫資料重新分析產品檔及倉庫檔中的庫存關聯結構並自動將錯誤修復
以上各個資料檔檢測後若有異常情形出現只需按《自動修復錯誤》鍵即可完成資料偵錯
修復的動作
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用戶使用記錄
意義可記錄各用戶進入系統的日期及時間及使用哪個功能表做哪些動作避免在多人
使用狀況下無法查到資料修改或刪除是由何人做的
流量統計
依據系統登入用戶別統計各動作的操作次數
在桌面上建立捷徑
意義當桌面上安裝的捷徑不小心刪除或在一開始安裝軟體時沒有建立捷徑皆可利用此功
能輕鬆在桌面上重新建立捷徑再也不用擔心找不到執行路徑
操作方式
1輸入前台工作站號若是單機版則不需輸入
2直接點選《1建立後台管理捷徑》或《2建
立 POS 前台捷徑》就會在桌面上自動建立捷徑
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備份還原
意義當您發現銷售前台進入後出現錯誤代碼或存檔後交易紀錄無法存入時代表銷售資料
庫已經遭受毀損備份還原能夠幫助您將資料還原到您最後一次做備份的狀態
1 請先將執行資料備份並記下您的備份目錄位置操作方式請參照 備份作業
2 請放入安裝光碟重新安裝或至我們的網站 wwwhiposcomtw 下載試用版本（切記版
本必須相同）
註請確定所有工作站或前台均已離線且無其他軟體正在執行
無需移除原本的軟體直接執行安裝即可
3 請至[開始][程式集][叡鴻 Hipos 軟體系列]點選[備份還原]或至電腦中的 csalewin 中
點選 備份還原exe 如圖所示選取您的備份目錄位置後點選《S開始還原》即可
軟體使用教學手冊
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第八章 附件 其他技術支援
報表格式修改
利用 HiPOS 軟體中的報表系統工具可以自行修改報表的格式
系統工具的開啟方式
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左邊界即可
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140寬度 210 就可以囉~
修改報表內容
1開啟系統工具後先選擇要修改的報表再按《修改報表》
2若要修改報表內容的位置以滑鼠圈選要移動的範圍後以larruarrdarrrarr移動或直接以滑鼠拖
曳至您預定的位置即可
3若要修改或增加文
字則先點選 報表控
制項工具列 上的
一下接著點一下要
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文字的位置即可編
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4修改完成後點選
左上角的《檔案》rarr
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自訂瀏覽視窗表格樣式
意義因為使用者的螢幕大小及解析度設定的不同在瀏覽視窗中難免發生表格橫向欄位太
大或太小導致於查看資料時的不方便HiPOS 提供了自訂表格樣式的功能讓使用者調整好
欄位後可以存檔方便日後查看
操作方法
1將滑鼠移動到要調整的欄位框上會出現 符號以滑
鼠拖曳即可調整欄位大小
2調整好後如圖在內容的任一位置上按一下滑鼠右鍵選擇《儲存表格樣式》若是儲
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因此為了保持現有量的正確性及產品成本的準確度請勿直接從產品基本資料的現有數量欄
位修改現有量
進貨作業
進貨時確實輸入正確的進貨量要留意進貨單位是否正確進貨及進貨退回時產品的庫存
量都會自動增減
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（一）使用時機
1 某產品的數量因毀損失竊hellip等非進貨及銷售而短缺或增加導致需要調整產品的現
有量時
2 由盤點作業中執行盤點量轉入現有量時若有差異量系統會自動產生一張庫存調整
單
（二）操作方式
1 進入【C進出貨】 rarr 【庫存調整單】
2 點選 【新增】rarr輸入日期單號經辦人員備註
3 點選 【新增明細】 rarr輸入【產品代號】
4 輸入【數量】是指實際數量與產品現有量的差異量例如 A產品實際量為 10 個產品
基本資料中的現有量為 8個兩者的差異量為 10－8＝+2數量的欄位輸入 2若 B產
品的實際數量為 15 個產品基本資料中的現有量為 20 個則差異量為 15－20＝-5
數量的欄位便輸入-5
5 點選【存檔】後產品現有量便會隨著調整
（三）附註
HiPOS-Light 版若平時發現產品數量有錯誤請直接利用【盤點作業】的轉入現有量功
能來調整產品的現有量
軟體使用教學手冊
69
庫存日消耗表
（一）當日消耗表列出查詢日期當天的庫存數量變動情況用來驗證庫存量的正確性
（二）逐日消耗表列出前一次結轉日至查詢日期當天的庫存數量變動情形用來驗證庫存
量的正確性另可將計算後的存量寫入帳面量(產品基本資料中的現有量)
（三）使用時機每日營業結束利用庫存逐日銷耗表檢驗庫存正確性
庫存月消耗表
（一）報表意義列出查詢當月份的庫存數量變動情形用來驗證庫存量的正確性另可將
計算後的實際現有量寫入帳面量(產品基本資料中的現有量)並轉入產生下月期初量
（二）使用時機每月底結束營業後或每月初開始營業前
（三）操作方式
1 檢視庫存月消耗表上的異動資料及現有量是否均正確當計算後存量與目前帳面存量
不符時會以黃色警示
2 確認無誤後按下 出現如下視窗再次確認
盤點作業
（一）盤點前置作業
1 貨架上物品的擺設是否整齊乾淨
2 貨架的分類是否明確並且標示清楚
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70
3 待進貨瑕疵物品異常品是否與陳列區清楚區分
4 人員的物品熟悉度及教育訓練是否充足
（二）操作方式
1 進入【F系統支援】rarr【盤點作業】rarr【新增】rarr輸入日期單號盤點人員備註
2 在【產品代號】輸入要盤點的產品rarr【存檔】rarr【列印】選擇【盤點單】
3 進行人工盤點工作
4 進入【盤點作業】rarr【修改】rarr在【盤點數量】輸入實際盤點數量rarr【存檔】
5 選擇【轉入現有量】即可將盤點量轉入到產品基本資料中的現有量
（三）操作秘訣
2 利用【新增明細】可一項項將要盤點的產品輸入
3 利用【盤點產品轉入】可以選擇一次將所有產品輸入或者依照廠商別產品類別儲
放位置產品編號輸入
4 務必確實將盤點量輸入盤點單的「盤點數量」欄位中盤點數量請勿輸入負數
（四）盤點要點
1 全面盤點及循環盤點除了期初或期末的全面盤點之外應固定每隔一段時間做循環
盤點循環盤點可以依照產品類別儲放位置或者產品編號等等例如固定每個月作
一次循環盤點第一個月盤點第一排貨架的商品第二個月盤點第二排貨架的商品
2 盤點時效盤點開始到盤點結束的時間盡量不要超過預定時程為了防止盤點錯誤應
避免盤點期間同時進貨銷售盤點完畢應即時將盤點量轉入現有量
3 盤點差異量軟體系統中的現有量欄位嚴格來說是帳面上的產品數量而盤點量則是
實際庫存的數量軟體操作過程有疏失產品瑕疵失竊及盤點錯誤等許多因素均
可能導致帳面上的數量與實際庫存不符的情況因此有盤差是可以被接受的但若差
異量太大時管理者便應觀察是哪個環節出了問題
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71
上線一段時間後初次執行盤點作業或庫存日月銷耗表
說明
1過去進貨或庫存有異時均直接修改產品現有量
2使用一段時間後才執行庫存月銷耗表結轉
3更新版本或重新安裝執行資料備份還原或者它系統資料轉檔匯入
上述情況可能會發現期初量都是 0以致計算後存量與帳面存量產生極大的誤差
作業流程
期初開帳作業
（一）使用時機
1 初次使用者
2 已經上線一段時間的使用者
3 更版或重新安裝系統後執行備份還原的使用者
4 產品現有量正確而庫存日月銷耗表中的現有量完全不對者
（二）操作方式
1 進入【A基本資料】rarr【產品基本資料】確認產品現有量均為正確的數量
2 按【Alt+F】開啟庫存量期初開帳作業視窗rarr選擇「轉入期初月份」rarr【確定】
3 此一動作可以根據產品基本資料中的現有量去重新計算出庫存日月銷號表中的現有
量並且反算出期初量
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72
常見 QampA
產品基本資料中的現有數量與實際庫存量不符合
1 僅有少數幾項產品的庫存量不符時可利用「庫存調整單」做調整
2 多項產品的庫存量不符時利用「盤點作業」並將盤點量「轉入現有量」
3 每日營業結束時可利用「庫存逐日消耗表」核對產品庫存量並將正確量寫入現有量
4 檢視產品-進出異動表可查明是否有單據數量錯誤
產品現有量不會隨銷售或進貨變動
1 執行資料重整
2 檢查前台 Alt+F5 銷售記錄是否正常若銷售存檔後無銷售紀錄或者銷售明細僅有時間及
金額代表資料庫已經損壞
3 檢查銷售及進貨時的產品編號是否一致
4 檢查產品基本資料中產品是否有重複建檔換言之相同的產品名稱是否有兩個不同的
產品編號
庫存日月消耗表中的期初量為零導致統計後的現有量錯誤
1 發生原因沒有將上月底的庫存作結轉寫入本月期初
進入【庫存月消耗表】rarr列印年月輸入上個月份rarr執行結轉
2 發生原因Ⅰ曾經從產品基本資料中的現有量欄位直接修改數量
Ⅱ更版或備份還原後沒有執行期初開帳的動作
進入產品基本資料執行【Alt+F 期初開帳作業】
3 當月底營業結束時請檢視庫存月消耗表核對庫存量並執行結轉的動作將正確量寫入現
有量及寫入次月期初量
庫存日月消耗表中的調入量與實際調整的數量不符合
1 發生原因盤點作業轉入現有量時重複執行轉入現有量的動作
2 進入【庫存調整單】rarr點選【瀏覽】尋找備註中盤點轉入單號重複的資料
3 刪除重複的調整單即可
利用盤點量轉入現有量卻發現某些產品仍然與實際庫存量不符合
1 發生原因 盤點數量錯誤
盤點作業中盤點數量輸入錯誤
營業時間進行盤點工作盤點後到轉入現有量的過程中產品銷售出去而未作
調整
2 利用「庫存調整單」調整現有量
3 HIPOS-Light 版利用「盤點轉入現有量」作調整
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73
已經將盤點量轉入現有量之後發現盤點時數量點錯
1 利用「庫存調整單」調整現有量
2 HIPOS-Light 版利用「盤點轉入現有量」作調整
連續數月都有做庫存月消耗結轉但庫存月消耗中某些產品的現有量卻總是有誤差
1 發生原因每個月結轉的時間點有誤
2 進入【庫存月消耗表】rarr列印年月輸入本月份rarr列印出該張報表或記下該報表的ldquo期初
量rdquo
3 重新進入【庫存月消耗表】rarr列印年月輸入上一個月份
4 比較本月份的ldquo期初量rdquo及上個月份的ldquo現有量rdquo是否相同若上個月份的現有量比本月
份的期初量少代表上一個月結轉之後仍有作銷售或調整
例如430 下午 200 做結轉將正確量寫入下月期初（產生 5月份的期初量）但是 430
下午 300 又陸續作了銷售或調整庫存量
5 做法
盤點機盤點時架上無庫存的 產 品 會 漏 盤
新增盤點單時選擇【盤點產品轉入】將全部產品轉入並將【盤點數量】全部修改為 0
將盤點機中的資料轉入該盤點單存檔後將盤點量轉入現有量
4 月
5 月份
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74
選購模組功能簡介
簡訊 SMS 發送模組
SMS 簡訊發送功能透過網際網路直接由 HiPOS 軟體系列中發送簡訊至客戶的行動電話能夠達
到迅速確實即時傳遞訊息及行銷的效益
HiPOS 門市及進銷存 v6 以後都可使用免申請儲值後馬上開通
功能特色
1 低廉的發送費用
一般使用手機發送簡訊每通大約 $25~ 35 之間使用 HiPOS SMS 每通只要 11~13 之
間足足省了 50
2 搭配 HiPOS 軟體分析有效客戶發送
利用 HiPOS 的各項統計如累積點數已購商品累積消費金額生日等等的各項數
據做有效的簡訊廣告行銷並且會自動過濾重覆的電話及統計發送的通數
應用 1 生日到時發送祝賀簡訊並告知來電優惠方案
應用 2 廠商新商品推出時可過濾已購買同類商品的客戶清單做簡訊廣告發送hellip更多應用
等你來發掘
3 大量簡訊發送
除了對單一客戶發送簡訊外大量發送簡訊的功能可同時對多個客戶行動電話號碼發送簡
訊
4 簡訊發送時效性佳
簡訊發送後正常情況下約 3~10 秒鐘就可即時將簡訊傳送到客戶手機重要訊息不怕客戶
收 不 到 若 因 故 對 方 無 法 接 收 將 會 自 動 重 發 直 至 發 送 成 功 或 滿 24 小時止
5 常用訊息片語編輯
「常用訊息」功能可以編輯儲存常用的簡訊內容可以加快編寫簡訊的速度
6 預約發送
可自定要發送的時間時間到才發送簡訊更有效率的廣告效益
軟體使用教學手冊
75
單一簡訊發送
在會員基本資料廠商基本資料員工基本資料中
按下 即可發送簡訊
大量簡訊發送
﹝統計報表﹞rarr﹝C會員郵寄標籤大量簡訊﹞依照
條件選擇要發送簡訊的對象後點選《S發送簡訊》
即可將簡訊發送到所選擇的對象
軟體使用教學手冊
56
2由人工手動盤點
A)新增一張盤點單按《A盤點產品轉入》鍵選擇欲盤點的產品編號可依全部產品廠
商產品類別儲放位置產品編號及庫存數量共六種選擇方式選擇所需的產品或者用
《新增明細》的方式輸入要盤點的品項接著按下《F3存檔》
B)按下《F7列印》報表選擇為「盤點單」列印出盤點單由人工盤點並將盤點量寫在盤點
單上
C)進入盤點作業點選《修改》將盤點量輸入系統中按下《存檔》後再按《轉入現有量》
鍵即可完成盤點作業
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
盤點日期 系統預設使用當天日期若不是當天日期可自行輸入盤點日期及時間
盤點單號 通常輸入完盤點日期後按【Enter】鍵後系統會直接帶出盤點單號預設
盤點人員 輸入該筆資料的盤點人員
盤點備註 補充欄位中所不足的資料
盤點倉號 選擇欲盤點的倉號 (多倉版)
《 Alt+A 》盤點產品轉入
按 可針對特定部份產品或廠商選取所需
的盤點商品
1先選擇轉入依據
2輸入起始編號及結束編號
3按下《Y確定》便可將符合條件的產品加入到盤點單中
《 Alt+B 》盤點機輸入
按 可先由盤點機盤點再直接
將盤點機中的資料傳輸到系統中可節省再輸入一
遍的時間
轉入現有量
當盤點完後且已經將盤點數量輸入至系統中後此時可按 鍵將盤點量轉入現有量
且同時在【庫存調整單】產生一張盤盈盤虧單即可完成盤點作業
相關項目產品基本資料員工基本資料庫存調整單
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57
第七章 系統支援
密碼設定
意義本設定首重資料保全功能系統依使用者名稱及密碼選擇性的開放系統功能可確
保資料的隱密性預防一些重要資料外流而設定通行密碼可依特定人員使用密碼才能執
行
進入時需輸入您的使用者密碼才有權限進入密碼設定中去新
增或是修改此設計目的在於防止管理者離開時他人趁機擅自
修改帳號權限
新增 增加完使用者名稱及密
碼後再設定使用功能明細（打
ˇ者為開放本項功能）
成本顯示若沒有打ˇ則該使
用者進入後台時基本資料的產
品欄位成本相關欄位則不顯示
備份作業
意義將所有資料另存一份應注意不要備份在同一部硬碟（以免硬碟實體損壞）同時為
保障資料安全應自訂備份期間如每週三六各一次
選定備份的目錄位置按下《開始備份》
鍵後即可完成備份作業
建議您在備份的檔案名稱 Data 後再加上
備份日期以避免備份資料太多產生混淆
註選擇備份路徑時需注意資料夾的名稱
應避免為空白或包含特殊符號如
gtlt$hellip等
軟體使用教學手冊
58
資料重整
意義當系統在操作途中因發生停電不正常關機或硬體發生故障而故造成系統資料中異常
現象導致資料毀損可利用本功能做一資料維護
注意執行資料重整時務必讓其他工
作站或前後台離線
編碼更改
意義因本系統中所有基本資料的編號只要存檔後就不能做修改的動作故在此設立一
個修改編號的程式
註因為基本資料中的編號會跟進銷貨產生連動關係為保持舊有歷史資料的正確性所以
更改編號時須在此更改以保持資料的完整若您要修改基本資料時請先到【2備份作業】
做資料備份的動作避免系統在編修的過程中發生停電或不明原因當機而造成資料流失
操作方法
1選擇欲修改的編號之資料
庫有客戶廠商產品員
工及產品類別資料檔共 5種供
選擇
2用滑鼠或按 F10 在原編號的
欄位上選擇欲更改的編號
3直接在新編號的欄位上輸入
新的編號
4按下《確定更改》鍵即可
完成編號更改的動作
軟體使用教學手冊
59
系統顏色修改
意義覺得系統中預設的顏色不喜歡嗎想自創風格時可利用本功能修改畫面使用者可依
個人喜好修改使用的畫面其中必須注意的是修改畫面確定後按 Y 儲存設定 要先
離開本系統再重新進入本系統才能生效
若欲更換背景圖片圖
片格式可
為jpggifbmphellip
等檔案格式
改亂了可按系統預設
值變回原來樣式
行事曆管理
意義經常忘東忘西的寫在紙條上麻煩又不容易找利用本功能吧啟動系統時會提醒哦
操作方法
1 點選《新增》後輸
入事件日期時
間對象地點
事由事項的欄位
可註記細節事項
2 勾選事件提醒方
式若沒勾選便不
會出現提醒的訊
息
軟體使用教學手冊
60
名片簿管理
意義可將重要的電話或經常聯絡朋友記錄在此容易找尋又不會丟可分類還有多項
詳細資料欄位可供利用
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
名片分類 可點選 開啟客戶分類的快選視窗
電子信箱 若有輸入 E-Mail 帳號則按下 可直接連結至 Outlook 發送信件
其他備註 補充欄位中不足的說明或做為某些特殊資料註記
選擇發送簡訊功能時可自動帶入行動電話號碼
操作方法請參照 基本操作方法
軟體使用教學手冊
61
產品停用啟用處理
意義將產品基本資料中已經停產或停售長時間不使用的產品資料作停用處理可加快搜
尋的速度也增加盤點補貨等工作的效率若日後進貨時新進產品的條碼與停用產品
條碼相同時系統會出現警告訊息可直接將產品恢復續用
操作方法
1 產品停用
A)將欲停用的產品打勾勾選的品項會列在右上方的挑選清單列中確認後點選《停用》
停用的產品會列在下方的〈停售或停用之品項〉中
B)直接在產品基本資料中刪除的品項也會自動被系統列到停用產品中喔~
2 產品啟用
在欲恢復續用的產品上按一下滑鼠右鍵選擇《Y產品續用恢復》確認後該筆資料會
回復到產品基本資料中恢復續用的產品庫存量售價成本等均會歸零若要查看過去
的歷史進貨紀錄及銷貨分析請利用〈歷價〉及〈分析〉的功能
相關項目產品基本資料
軟體使用教學手冊
62
產品成本重算
意義若於系統使用時發生停電或當機或硬體故障情形而造成平均成本有異常之情形可
利用此作業將平均成本重算
可選擇年或指定月份計算確
定無誤時可利用寫入功能將
目前平均成本更新
若平均成本重算後有發生的情形則執行《W將計算之平均成本寫入》後必須利用 資
料偵錯 功能將異常的產品資料修復接著再到產品基本資料中利用〈歷價〉重新寫入成本
相關項目產品基本資料資料偵錯
軟體使用教學手冊
63
資料偵錯
意義藉由資料偵錯系統來偵測錯誤的資料再加以修復是屬於軟體異常控管的一項重要功
能有如 Windows 中的磁碟偵錯功能
操作方法
選擇客戶資料檢測編號是否重 覆及累積點數預收金額數值溢位等異常檢測
選擇銷貨資料檢測編號是否重覆及小計金額銷貨成本數值溢位等異常檢測且可將銷
貨成本以目前平均成本置換但此項功能需在已驗證過產品資料且無異常的情況下才能進
行
選擇廠商資料檢測編號是否重 覆及異常資料偵錯
選擇產品資料檢測編號是否重 覆及最近進價平均成本及售價數值溢位等異常檢測
選擇進貨資料檢測編號是否重覆及異常資料偵錯
選擇訂貨資料則會重新計算產品檔中的被訂購量
選擇倉庫資料重新分析產品檔及倉庫檔中的庫存關聯結構並自動將錯誤修復
以上各個資料檔檢測後若有異常情形出現只需按《自動修復錯誤》鍵即可完成資料偵錯
修復的動作
軟體使用教學手冊
64
用戶使用記錄
意義可記錄各用戶進入系統的日期及時間及使用哪個功能表做哪些動作避免在多人
使用狀況下無法查到資料修改或刪除是由何人做的
流量統計
依據系統登入用戶別統計各動作的操作次數
在桌面上建立捷徑
意義當桌面上安裝的捷徑不小心刪除或在一開始安裝軟體時沒有建立捷徑皆可利用此功
能輕鬆在桌面上重新建立捷徑再也不用擔心找不到執行路徑
操作方式
1輸入前台工作站號若是單機版則不需輸入
2直接點選《1建立後台管理捷徑》或《2建
立 POS 前台捷徑》就會在桌面上自動建立捷徑
軟體使用教學手冊
65
備份還原
意義當您發現銷售前台進入後出現錯誤代碼或存檔後交易紀錄無法存入時代表銷售資料
庫已經遭受毀損備份還原能夠幫助您將資料還原到您最後一次做備份的狀態
1 請先將執行資料備份並記下您的備份目錄位置操作方式請參照 備份作業
2 請放入安裝光碟重新安裝或至我們的網站 wwwhiposcomtw 下載試用版本（切記版
本必須相同）
註請確定所有工作站或前台均已離線且無其他軟體正在執行
無需移除原本的軟體直接執行安裝即可
3 請至[開始][程式集][叡鴻 Hipos 軟體系列]點選[備份還原]或至電腦中的 csalewin 中
點選 備份還原exe 如圖所示選取您的備份目錄位置後點選《S開始還原》即可
軟體使用教學手冊
66
第八章 附件 其他技術支援
報表格式修改
利用 HiPOS 軟體中的報表系統工具可以自行修改報表的格式
系統工具的開啟方式
1《開始》rarr《程式集》rarr《叡鴻 HiPOS 軟體系列》rarr《報表系統工具》
2到電腦 csalewin 資料夾中將〈系統工具exe〉點滑鼠左鍵兩下開啟
自訂列印紙張大小
開啟系統工具後選擇要修改列印格式的報表後將紙張規格分別填入高度寬度上邊界
左邊界即可
例如原本是 A4(290210mm)格式要改
成列印中一刀格式直接修改高度
140寬度 210 就可以囉~
修改報表內容
1開啟系統工具後先選擇要修改的報表再按《修改報表》
2若要修改報表內容的位置以滑鼠圈選要移動的範圍後以larruarrdarrrarr移動或直接以滑鼠拖
曳至您預定的位置即可
3若要修改或增加文
字則先點選 報表控
制項工具列 上的
一下接著點一下要
修改的文字或要新增
文字的位置即可編
輯文字
4修改完成後點選
左上角的《檔案》rarr
《儲存》
軟體使用教學手冊
67
自訂瀏覽視窗表格樣式
意義因為使用者的螢幕大小及解析度設定的不同在瀏覽視窗中難免發生表格橫向欄位太
大或太小導致於查看資料時的不方便HiPOS 提供了自訂表格樣式的功能讓使用者調整好
欄位後可以存檔方便日後查看
操作方法
1將滑鼠移動到要調整的欄位框上會出現 符號以滑
鼠拖曳即可調整欄位大小
2調整好後如圖在內容的任一位置上按一下滑鼠右鍵選擇《儲存表格樣式》若是儲
存後不滿意可以選擇《恢復預設值》
滑鼠右鍵功能選單
意義建立資料時若已經有其他檔案格式的資料存在方便
複製貼到 HiPOS 軟體中
在 HiPOS 軟體中當欄位為可編修狀態下時可以按一下滑鼠
右鍵便能呼叫功能選單(複製貼上剪下)
看完了使用手冊仍然無法解決您的問題嗎本公司提供了多元的諮詢管道
本公司網站技術支援httpwwwhiposcomtw 文件知識庫
電話諮詢07-7030898
傳真專線07-7032066
E ndash Mail Servicehiposcomtw
公司地址高雄縣鳳山市 830 埤北路 81 號
軟體使用教學手冊
68
庫存管理
基本庫存管理功能操作說明
標準作業流程
產品現有數量
產品基本資料中的現有數量欄位系統會自動依照進貨及銷貨統計並隨時更新產品現有量
因此為了保持現有量的正確性及產品成本的準確度請勿直接從產品基本資料的現有數量欄
位修改現有量
進貨作業
進貨時確實輸入正確的進貨量要留意進貨單位是否正確進貨及進貨退回時產品的庫存
量都會自動增減
庫存調整單(HiPOS-Light 版無此功能)
（一）使用時機
1 某產品的數量因毀損失竊hellip等非進貨及銷售而短缺或增加導致需要調整產品的現
有量時
2 由盤點作業中執行盤點量轉入現有量時若有差異量系統會自動產生一張庫存調整
單
（二）操作方式
1 進入【C進出貨】 rarr 【庫存調整單】
2 點選 【新增】rarr輸入日期單號經辦人員備註
3 點選 【新增明細】 rarr輸入【產品代號】
4 輸入【數量】是指實際數量與產品現有量的差異量例如 A產品實際量為 10 個產品
基本資料中的現有量為 8個兩者的差異量為 10－8＝+2數量的欄位輸入 2若 B產
品的實際數量為 15 個產品基本資料中的現有量為 20 個則差異量為 15－20＝-5
數量的欄位便輸入-5
5 點選【存檔】後產品現有量便會隨著調整
（三）附註
HiPOS-Light 版若平時發現產品數量有錯誤請直接利用【盤點作業】的轉入現有量功
能來調整產品的現有量
軟體使用教學手冊
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庫存日消耗表
（一）當日消耗表列出查詢日期當天的庫存數量變動情況用來驗證庫存量的正確性
（二）逐日消耗表列出前一次結轉日至查詢日期當天的庫存數量變動情形用來驗證庫存
量的正確性另可將計算後的存量寫入帳面量(產品基本資料中的現有量)
（三）使用時機每日營業結束利用庫存逐日銷耗表檢驗庫存正確性
庫存月消耗表
（一）報表意義列出查詢當月份的庫存數量變動情形用來驗證庫存量的正確性另可將
計算後的實際現有量寫入帳面量(產品基本資料中的現有量)並轉入產生下月期初量
（二）使用時機每月底結束營業後或每月初開始營業前
（三）操作方式
1 檢視庫存月消耗表上的異動資料及現有量是否均正確當計算後存量與目前帳面存量
不符時會以黃色警示
2 確認無誤後按下 出現如下視窗再次確認
盤點作業
（一）盤點前置作業
1 貨架上物品的擺設是否整齊乾淨
2 貨架的分類是否明確並且標示清楚
軟體使用教學手冊
70
3 待進貨瑕疵物品異常品是否與陳列區清楚區分
4 人員的物品熟悉度及教育訓練是否充足
（二）操作方式
1 進入【F系統支援】rarr【盤點作業】rarr【新增】rarr輸入日期單號盤點人員備註
2 在【產品代號】輸入要盤點的產品rarr【存檔】rarr【列印】選擇【盤點單】
3 進行人工盤點工作
4 進入【盤點作業】rarr【修改】rarr在【盤點數量】輸入實際盤點數量rarr【存檔】
5 選擇【轉入現有量】即可將盤點量轉入到產品基本資料中的現有量
（三）操作秘訣
2 利用【新增明細】可一項項將要盤點的產品輸入
3 利用【盤點產品轉入】可以選擇一次將所有產品輸入或者依照廠商別產品類別儲
放位置產品編號輸入
4 務必確實將盤點量輸入盤點單的「盤點數量」欄位中盤點數量請勿輸入負數
（四）盤點要點
1 全面盤點及循環盤點除了期初或期末的全面盤點之外應固定每隔一段時間做循環
盤點循環盤點可以依照產品類別儲放位置或者產品編號等等例如固定每個月作
一次循環盤點第一個月盤點第一排貨架的商品第二個月盤點第二排貨架的商品
2 盤點時效盤點開始到盤點結束的時間盡量不要超過預定時程為了防止盤點錯誤應
避免盤點期間同時進貨銷售盤點完畢應即時將盤點量轉入現有量
3 盤點差異量軟體系統中的現有量欄位嚴格來說是帳面上的產品數量而盤點量則是
實際庫存的數量軟體操作過程有疏失產品瑕疵失竊及盤點錯誤等許多因素均
可能導致帳面上的數量與實際庫存不符的情況因此有盤差是可以被接受的但若差
異量太大時管理者便應觀察是哪個環節出了問題
軟體使用教學手冊
71
上線一段時間後初次執行盤點作業或庫存日月銷耗表
說明
1過去進貨或庫存有異時均直接修改產品現有量
2使用一段時間後才執行庫存月銷耗表結轉
3更新版本或重新安裝執行資料備份還原或者它系統資料轉檔匯入
上述情況可能會發現期初量都是 0以致計算後存量與帳面存量產生極大的誤差
作業流程
期初開帳作業
（一）使用時機
1 初次使用者
2 已經上線一段時間的使用者
3 更版或重新安裝系統後執行備份還原的使用者
4 產品現有量正確而庫存日月銷耗表中的現有量完全不對者
（二）操作方式
1 進入【A基本資料】rarr【產品基本資料】確認產品現有量均為正確的數量
2 按【Alt+F】開啟庫存量期初開帳作業視窗rarr選擇「轉入期初月份」rarr【確定】
3 此一動作可以根據產品基本資料中的現有量去重新計算出庫存日月銷號表中的現有
量並且反算出期初量
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72
常見 QampA
產品基本資料中的現有數量與實際庫存量不符合
1 僅有少數幾項產品的庫存量不符時可利用「庫存調整單」做調整
2 多項產品的庫存量不符時利用「盤點作業」並將盤點量「轉入現有量」
3 每日營業結束時可利用「庫存逐日消耗表」核對產品庫存量並將正確量寫入現有量
4 檢視產品-進出異動表可查明是否有單據數量錯誤
產品現有量不會隨銷售或進貨變動
1 執行資料重整
2 檢查前台 Alt+F5 銷售記錄是否正常若銷售存檔後無銷售紀錄或者銷售明細僅有時間及
金額代表資料庫已經損壞
3 檢查銷售及進貨時的產品編號是否一致
4 檢查產品基本資料中產品是否有重複建檔換言之相同的產品名稱是否有兩個不同的
產品編號
庫存日月消耗表中的期初量為零導致統計後的現有量錯誤
1 發生原因沒有將上月底的庫存作結轉寫入本月期初
進入【庫存月消耗表】rarr列印年月輸入上個月份rarr執行結轉
2 發生原因Ⅰ曾經從產品基本資料中的現有量欄位直接修改數量
Ⅱ更版或備份還原後沒有執行期初開帳的動作
進入產品基本資料執行【Alt+F 期初開帳作業】
3 當月底營業結束時請檢視庫存月消耗表核對庫存量並執行結轉的動作將正確量寫入現
有量及寫入次月期初量
庫存日月消耗表中的調入量與實際調整的數量不符合
1 發生原因盤點作業轉入現有量時重複執行轉入現有量的動作
2 進入【庫存調整單】rarr點選【瀏覽】尋找備註中盤點轉入單號重複的資料
3 刪除重複的調整單即可
利用盤點量轉入現有量卻發現某些產品仍然與實際庫存量不符合
1 發生原因 盤點數量錯誤
盤點作業中盤點數量輸入錯誤
營業時間進行盤點工作盤點後到轉入現有量的過程中產品銷售出去而未作
調整
2 利用「庫存調整單」調整現有量
3 HIPOS-Light 版利用「盤點轉入現有量」作調整
軟體使用教學手冊
73
已經將盤點量轉入現有量之後發現盤點時數量點錯
1 利用「庫存調整單」調整現有量
2 HIPOS-Light 版利用「盤點轉入現有量」作調整
連續數月都有做庫存月消耗結轉但庫存月消耗中某些產品的現有量卻總是有誤差
1 發生原因每個月結轉的時間點有誤
2 進入【庫存月消耗表】rarr列印年月輸入本月份rarr列印出該張報表或記下該報表的ldquo期初
量rdquo
3 重新進入【庫存月消耗表】rarr列印年月輸入上一個月份
4 比較本月份的ldquo期初量rdquo及上個月份的ldquo現有量rdquo是否相同若上個月份的現有量比本月
份的期初量少代表上一個月結轉之後仍有作銷售或調整
例如430 下午 200 做結轉將正確量寫入下月期初（產生 5月份的期初量）但是 430
下午 300 又陸續作了銷售或調整庫存量
5 做法
盤點機盤點時架上無庫存的 產 品 會 漏 盤
新增盤點單時選擇【盤點產品轉入】將全部產品轉入並將【盤點數量】全部修改為 0
將盤點機中的資料轉入該盤點單存檔後將盤點量轉入現有量
4 月
5 月份
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74
選購模組功能簡介
簡訊 SMS 發送模組
SMS 簡訊發送功能透過網際網路直接由 HiPOS 軟體系列中發送簡訊至客戶的行動電話能夠達
到迅速確實即時傳遞訊息及行銷的效益
HiPOS 門市及進銷存 v6 以後都可使用免申請儲值後馬上開通
功能特色
1 低廉的發送費用
一般使用手機發送簡訊每通大約 $25~ 35 之間使用 HiPOS SMS 每通只要 11~13 之
間足足省了 50
2 搭配 HiPOS 軟體分析有效客戶發送
利用 HiPOS 的各項統計如累積點數已購商品累積消費金額生日等等的各項數
據做有效的簡訊廣告行銷並且會自動過濾重覆的電話及統計發送的通數
應用 1 生日到時發送祝賀簡訊並告知來電優惠方案
應用 2 廠商新商品推出時可過濾已購買同類商品的客戶清單做簡訊廣告發送hellip更多應用
等你來發掘
3 大量簡訊發送
除了對單一客戶發送簡訊外大量發送簡訊的功能可同時對多個客戶行動電話號碼發送簡
訊
4 簡訊發送時效性佳
簡訊發送後正常情況下約 3~10 秒鐘就可即時將簡訊傳送到客戶手機重要訊息不怕客戶
收 不 到 若 因 故 對 方 無 法 接 收 將 會 自 動 重 發 直 至 發 送 成 功 或 滿 24 小時止
5 常用訊息片語編輯
「常用訊息」功能可以編輯儲存常用的簡訊內容可以加快編寫簡訊的速度
6 預約發送
可自定要發送的時間時間到才發送簡訊更有效率的廣告效益
軟體使用教學手冊
75
單一簡訊發送
在會員基本資料廠商基本資料員工基本資料中
按下 即可發送簡訊
大量簡訊發送
﹝統計報表﹞rarr﹝C會員郵寄標籤大量簡訊﹞依照
條件選擇要發送簡訊的對象後點選《S發送簡訊》
即可將簡訊發送到所選擇的對象
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57
第七章 系統支援
密碼設定
意義本設定首重資料保全功能系統依使用者名稱及密碼選擇性的開放系統功能可確
保資料的隱密性預防一些重要資料外流而設定通行密碼可依特定人員使用密碼才能執
行
進入時需輸入您的使用者密碼才有權限進入密碼設定中去新
增或是修改此設計目的在於防止管理者離開時他人趁機擅自
修改帳號權限
新增 增加完使用者名稱及密
碼後再設定使用功能明細（打
ˇ者為開放本項功能）
成本顯示若沒有打ˇ則該使
用者進入後台時基本資料的產
品欄位成本相關欄位則不顯示
備份作業
意義將所有資料另存一份應注意不要備份在同一部硬碟（以免硬碟實體損壞）同時為
保障資料安全應自訂備份期間如每週三六各一次
選定備份的目錄位置按下《開始備份》
鍵後即可完成備份作業
建議您在備份的檔案名稱 Data 後再加上
備份日期以避免備份資料太多產生混淆
註選擇備份路徑時需注意資料夾的名稱
應避免為空白或包含特殊符號如
gtlt$hellip等
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58
資料重整
意義當系統在操作途中因發生停電不正常關機或硬體發生故障而故造成系統資料中異常
現象導致資料毀損可利用本功能做一資料維護
注意執行資料重整時務必讓其他工
作站或前後台離線
編碼更改
意義因本系統中所有基本資料的編號只要存檔後就不能做修改的動作故在此設立一
個修改編號的程式
註因為基本資料中的編號會跟進銷貨產生連動關係為保持舊有歷史資料的正確性所以
更改編號時須在此更改以保持資料的完整若您要修改基本資料時請先到【2備份作業】
做資料備份的動作避免系統在編修的過程中發生停電或不明原因當機而造成資料流失
操作方法
1選擇欲修改的編號之資料
庫有客戶廠商產品員
工及產品類別資料檔共 5種供
選擇
2用滑鼠或按 F10 在原編號的
欄位上選擇欲更改的編號
3直接在新編號的欄位上輸入
新的編號
4按下《確定更改》鍵即可
完成編號更改的動作
軟體使用教學手冊
59
系統顏色修改
意義覺得系統中預設的顏色不喜歡嗎想自創風格時可利用本功能修改畫面使用者可依
個人喜好修改使用的畫面其中必須注意的是修改畫面確定後按 Y 儲存設定 要先
離開本系統再重新進入本系統才能生效
若欲更換背景圖片圖
片格式可
為jpggifbmphellip
等檔案格式
改亂了可按系統預設
值變回原來樣式
行事曆管理
意義經常忘東忘西的寫在紙條上麻煩又不容易找利用本功能吧啟動系統時會提醒哦
操作方法
1 點選《新增》後輸
入事件日期時
間對象地點
事由事項的欄位
可註記細節事項
2 勾選事件提醒方
式若沒勾選便不
會出現提醒的訊
息
軟體使用教學手冊
60
名片簿管理
意義可將重要的電話或經常聯絡朋友記錄在此容易找尋又不會丟可分類還有多項
詳細資料欄位可供利用
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
名片分類 可點選 開啟客戶分類的快選視窗
電子信箱 若有輸入 E-Mail 帳號則按下 可直接連結至 Outlook 發送信件
其他備註 補充欄位中不足的說明或做為某些特殊資料註記
選擇發送簡訊功能時可自動帶入行動電話號碼
操作方法請參照 基本操作方法
軟體使用教學手冊
61
產品停用啟用處理
意義將產品基本資料中已經停產或停售長時間不使用的產品資料作停用處理可加快搜
尋的速度也增加盤點補貨等工作的效率若日後進貨時新進產品的條碼與停用產品
條碼相同時系統會出現警告訊息可直接將產品恢復續用
操作方法
1 產品停用
A)將欲停用的產品打勾勾選的品項會列在右上方的挑選清單列中確認後點選《停用》
停用的產品會列在下方的〈停售或停用之品項〉中
B)直接在產品基本資料中刪除的品項也會自動被系統列到停用產品中喔~
2 產品啟用
在欲恢復續用的產品上按一下滑鼠右鍵選擇《Y產品續用恢復》確認後該筆資料會
回復到產品基本資料中恢復續用的產品庫存量售價成本等均會歸零若要查看過去
的歷史進貨紀錄及銷貨分析請利用〈歷價〉及〈分析〉的功能
相關項目產品基本資料
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62
產品成本重算
意義若於系統使用時發生停電或當機或硬體故障情形而造成平均成本有異常之情形可
利用此作業將平均成本重算
可選擇年或指定月份計算確
定無誤時可利用寫入功能將
目前平均成本更新
若平均成本重算後有發生的情形則執行《W將計算之平均成本寫入》後必須利用 資
料偵錯 功能將異常的產品資料修復接著再到產品基本資料中利用〈歷價〉重新寫入成本
相關項目產品基本資料資料偵錯
軟體使用教學手冊
63
資料偵錯
意義藉由資料偵錯系統來偵測錯誤的資料再加以修復是屬於軟體異常控管的一項重要功
能有如 Windows 中的磁碟偵錯功能
操作方法
選擇客戶資料檢測編號是否重 覆及累積點數預收金額數值溢位等異常檢測
選擇銷貨資料檢測編號是否重覆及小計金額銷貨成本數值溢位等異常檢測且可將銷
貨成本以目前平均成本置換但此項功能需在已驗證過產品資料且無異常的情況下才能進
行
選擇廠商資料檢測編號是否重 覆及異常資料偵錯
選擇產品資料檢測編號是否重 覆及最近進價平均成本及售價數值溢位等異常檢測
選擇進貨資料檢測編號是否重覆及異常資料偵錯
選擇訂貨資料則會重新計算產品檔中的被訂購量
選擇倉庫資料重新分析產品檔及倉庫檔中的庫存關聯結構並自動將錯誤修復
以上各個資料檔檢測後若有異常情形出現只需按《自動修復錯誤》鍵即可完成資料偵錯
修復的動作
軟體使用教學手冊
64
用戶使用記錄
意義可記錄各用戶進入系統的日期及時間及使用哪個功能表做哪些動作避免在多人
使用狀況下無法查到資料修改或刪除是由何人做的
流量統計
依據系統登入用戶別統計各動作的操作次數
在桌面上建立捷徑
意義當桌面上安裝的捷徑不小心刪除或在一開始安裝軟體時沒有建立捷徑皆可利用此功
能輕鬆在桌面上重新建立捷徑再也不用擔心找不到執行路徑
操作方式
1輸入前台工作站號若是單機版則不需輸入
2直接點選《1建立後台管理捷徑》或《2建
立 POS 前台捷徑》就會在桌面上自動建立捷徑
軟體使用教學手冊
65
備份還原
意義當您發現銷售前台進入後出現錯誤代碼或存檔後交易紀錄無法存入時代表銷售資料
庫已經遭受毀損備份還原能夠幫助您將資料還原到您最後一次做備份的狀態
1 請先將執行資料備份並記下您的備份目錄位置操作方式請參照 備份作業
2 請放入安裝光碟重新安裝或至我們的網站 wwwhiposcomtw 下載試用版本（切記版
本必須相同）
註請確定所有工作站或前台均已離線且無其他軟體正在執行
無需移除原本的軟體直接執行安裝即可
3 請至[開始][程式集][叡鴻 Hipos 軟體系列]點選[備份還原]或至電腦中的 csalewin 中
點選 備份還原exe 如圖所示選取您的備份目錄位置後點選《S開始還原》即可
軟體使用教學手冊
66
第八章 附件 其他技術支援
報表格式修改
利用 HiPOS 軟體中的報表系統工具可以自行修改報表的格式
系統工具的開啟方式
1《開始》rarr《程式集》rarr《叡鴻 HiPOS 軟體系列》rarr《報表系統工具》
2到電腦 csalewin 資料夾中將〈系統工具exe〉點滑鼠左鍵兩下開啟
自訂列印紙張大小
開啟系統工具後選擇要修改列印格式的報表後將紙張規格分別填入高度寬度上邊界
左邊界即可
例如原本是 A4(290210mm)格式要改
成列印中一刀格式直接修改高度
140寬度 210 就可以囉~
修改報表內容
1開啟系統工具後先選擇要修改的報表再按《修改報表》
2若要修改報表內容的位置以滑鼠圈選要移動的範圍後以larruarrdarrrarr移動或直接以滑鼠拖
曳至您預定的位置即可
3若要修改或增加文
字則先點選 報表控
制項工具列 上的
一下接著點一下要
修改的文字或要新增
文字的位置即可編
輯文字
4修改完成後點選
左上角的《檔案》rarr
《儲存》
軟體使用教學手冊
67
自訂瀏覽視窗表格樣式
意義因為使用者的螢幕大小及解析度設定的不同在瀏覽視窗中難免發生表格橫向欄位太
大或太小導致於查看資料時的不方便HiPOS 提供了自訂表格樣式的功能讓使用者調整好
欄位後可以存檔方便日後查看
操作方法
1將滑鼠移動到要調整的欄位框上會出現 符號以滑
鼠拖曳即可調整欄位大小
2調整好後如圖在內容的任一位置上按一下滑鼠右鍵選擇《儲存表格樣式》若是儲
存後不滿意可以選擇《恢復預設值》
滑鼠右鍵功能選單
意義建立資料時若已經有其他檔案格式的資料存在方便
複製貼到 HiPOS 軟體中
在 HiPOS 軟體中當欄位為可編修狀態下時可以按一下滑鼠
右鍵便能呼叫功能選單(複製貼上剪下)
看完了使用手冊仍然無法解決您的問題嗎本公司提供了多元的諮詢管道
本公司網站技術支援httpwwwhiposcomtw 文件知識庫
電話諮詢07-7030898
傳真專線07-7032066
E ndash Mail Servicehiposcomtw
公司地址高雄縣鳳山市 830 埤北路 81 號
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68
庫存管理
基本庫存管理功能操作說明
標準作業流程
產品現有數量
產品基本資料中的現有數量欄位系統會自動依照進貨及銷貨統計並隨時更新產品現有量
因此為了保持現有量的正確性及產品成本的準確度請勿直接從產品基本資料的現有數量欄
位修改現有量
進貨作業
進貨時確實輸入正確的進貨量要留意進貨單位是否正確進貨及進貨退回時產品的庫存
量都會自動增減
庫存調整單(HiPOS-Light 版無此功能)
（一）使用時機
1 某產品的數量因毀損失竊hellip等非進貨及銷售而短缺或增加導致需要調整產品的現
有量時
2 由盤點作業中執行盤點量轉入現有量時若有差異量系統會自動產生一張庫存調整
單
（二）操作方式
1 進入【C進出貨】 rarr 【庫存調整單】
2 點選 【新增】rarr輸入日期單號經辦人員備註
3 點選 【新增明細】 rarr輸入【產品代號】
4 輸入【數量】是指實際數量與產品現有量的差異量例如 A產品實際量為 10 個產品
基本資料中的現有量為 8個兩者的差異量為 10－8＝+2數量的欄位輸入 2若 B產
品的實際數量為 15 個產品基本資料中的現有量為 20 個則差異量為 15－20＝-5
數量的欄位便輸入-5
5 點選【存檔】後產品現有量便會隨著調整
（三）附註
HiPOS-Light 版若平時發現產品數量有錯誤請直接利用【盤點作業】的轉入現有量功
能來調整產品的現有量
軟體使用教學手冊
69
庫存日消耗表
（一）當日消耗表列出查詢日期當天的庫存數量變動情況用來驗證庫存量的正確性
（二）逐日消耗表列出前一次結轉日至查詢日期當天的庫存數量變動情形用來驗證庫存
量的正確性另可將計算後的存量寫入帳面量(產品基本資料中的現有量)
（三）使用時機每日營業結束利用庫存逐日銷耗表檢驗庫存正確性
庫存月消耗表
（一）報表意義列出查詢當月份的庫存數量變動情形用來驗證庫存量的正確性另可將
計算後的實際現有量寫入帳面量(產品基本資料中的現有量)並轉入產生下月期初量
（二）使用時機每月底結束營業後或每月初開始營業前
（三）操作方式
1 檢視庫存月消耗表上的異動資料及現有量是否均正確當計算後存量與目前帳面存量
不符時會以黃色警示
2 確認無誤後按下 出現如下視窗再次確認
盤點作業
（一）盤點前置作業
1 貨架上物品的擺設是否整齊乾淨
2 貨架的分類是否明確並且標示清楚
軟體使用教學手冊
70
3 待進貨瑕疵物品異常品是否與陳列區清楚區分
4 人員的物品熟悉度及教育訓練是否充足
（二）操作方式
1 進入【F系統支援】rarr【盤點作業】rarr【新增】rarr輸入日期單號盤點人員備註
2 在【產品代號】輸入要盤點的產品rarr【存檔】rarr【列印】選擇【盤點單】
3 進行人工盤點工作
4 進入【盤點作業】rarr【修改】rarr在【盤點數量】輸入實際盤點數量rarr【存檔】
5 選擇【轉入現有量】即可將盤點量轉入到產品基本資料中的現有量
（三）操作秘訣
2 利用【新增明細】可一項項將要盤點的產品輸入
3 利用【盤點產品轉入】可以選擇一次將所有產品輸入或者依照廠商別產品類別儲
放位置產品編號輸入
4 務必確實將盤點量輸入盤點單的「盤點數量」欄位中盤點數量請勿輸入負數
（四）盤點要點
1 全面盤點及循環盤點除了期初或期末的全面盤點之外應固定每隔一段時間做循環
盤點循環盤點可以依照產品類別儲放位置或者產品編號等等例如固定每個月作
一次循環盤點第一個月盤點第一排貨架的商品第二個月盤點第二排貨架的商品
2 盤點時效盤點開始到盤點結束的時間盡量不要超過預定時程為了防止盤點錯誤應
避免盤點期間同時進貨銷售盤點完畢應即時將盤點量轉入現有量
3 盤點差異量軟體系統中的現有量欄位嚴格來說是帳面上的產品數量而盤點量則是
實際庫存的數量軟體操作過程有疏失產品瑕疵失竊及盤點錯誤等許多因素均
可能導致帳面上的數量與實際庫存不符的情況因此有盤差是可以被接受的但若差
異量太大時管理者便應觀察是哪個環節出了問題
軟體使用教學手冊
71
上線一段時間後初次執行盤點作業或庫存日月銷耗表
說明
1過去進貨或庫存有異時均直接修改產品現有量
2使用一段時間後才執行庫存月銷耗表結轉
3更新版本或重新安裝執行資料備份還原或者它系統資料轉檔匯入
上述情況可能會發現期初量都是 0以致計算後存量與帳面存量產生極大的誤差
作業流程
期初開帳作業
（一）使用時機
1 初次使用者
2 已經上線一段時間的使用者
3 更版或重新安裝系統後執行備份還原的使用者
4 產品現有量正確而庫存日月銷耗表中的現有量完全不對者
（二）操作方式
1 進入【A基本資料】rarr【產品基本資料】確認產品現有量均為正確的數量
2 按【Alt+F】開啟庫存量期初開帳作業視窗rarr選擇「轉入期初月份」rarr【確定】
3 此一動作可以根據產品基本資料中的現有量去重新計算出庫存日月銷號表中的現有
量並且反算出期初量
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常見 QampA
產品基本資料中的現有數量與實際庫存量不符合
1 僅有少數幾項產品的庫存量不符時可利用「庫存調整單」做調整
2 多項產品的庫存量不符時利用「盤點作業」並將盤點量「轉入現有量」
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1 發生原因 盤點數量錯誤
盤點作業中盤點數量輸入錯誤
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調整
2 利用「庫存調整單」調整現有量
3 HIPOS-Light 版利用「盤點轉入現有量」作調整
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73
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1 發生原因每個月結轉的時間點有誤
2 進入【庫存月消耗表】rarr列印年月輸入本月份rarr列印出該張報表或記下該報表的ldquo期初
量rdquo
3 重新進入【庫存月消耗表】rarr列印年月輸入上一個月份
4 比較本月份的ldquo期初量rdquo及上個月份的ldquo現有量rdquo是否相同若上個月份的現有量比本月
份的期初量少代表上一個月結轉之後仍有作銷售或調整
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下午 300 又陸續作了銷售或調整庫存量
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4 月
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訊
4 簡訊發送時效性佳
簡訊發送後正常情況下約 3~10 秒鐘就可即時將簡訊傳送到客戶手機重要訊息不怕客戶
收 不 到 若 因 故 對 方 無 法 接 收 將 會 自 動 重 發 直 至 發 送 成 功 或 滿 24 小時止
5 常用訊息片語編輯
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6 預約發送
可自定要發送的時間時間到才發送簡訊更有效率的廣告效益
軟體使用教學手冊
75
單一簡訊發送
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按下 即可發送簡訊
大量簡訊發送
﹝統計報表﹞rarr﹝C會員郵寄標籤大量簡訊﹞依照
條件選擇要發送簡訊的對象後點選《S發送簡訊》
即可將簡訊發送到所選擇的對象
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58
資料重整
意義當系統在操作途中因發生停電不正常關機或硬體發生故障而故造成系統資料中異常
現象導致資料毀損可利用本功能做一資料維護
注意執行資料重整時務必讓其他工
作站或前後台離線
編碼更改
意義因本系統中所有基本資料的編號只要存檔後就不能做修改的動作故在此設立一
個修改編號的程式
註因為基本資料中的編號會跟進銷貨產生連動關係為保持舊有歷史資料的正確性所以
更改編號時須在此更改以保持資料的完整若您要修改基本資料時請先到【2備份作業】
做資料備份的動作避免系統在編修的過程中發生停電或不明原因當機而造成資料流失
操作方法
1選擇欲修改的編號之資料
庫有客戶廠商產品員
工及產品類別資料檔共 5種供
選擇
2用滑鼠或按 F10 在原編號的
欄位上選擇欲更改的編號
3直接在新編號的欄位上輸入
新的編號
4按下《確定更改》鍵即可
完成編號更改的動作
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59
系統顏色修改
意義覺得系統中預設的顏色不喜歡嗎想自創風格時可利用本功能修改畫面使用者可依
個人喜好修改使用的畫面其中必須注意的是修改畫面確定後按 Y 儲存設定 要先
離開本系統再重新進入本系統才能生效
若欲更換背景圖片圖
片格式可
為jpggifbmphellip
等檔案格式
改亂了可按系統預設
值變回原來樣式
行事曆管理
意義經常忘東忘西的寫在紙條上麻煩又不容易找利用本功能吧啟動系統時會提醒哦
操作方法
1 點選《新增》後輸
入事件日期時
間對象地點
事由事項的欄位
可註記細節事項
2 勾選事件提醒方
式若沒勾選便不
會出現提醒的訊
息
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60
名片簿管理
意義可將重要的電話或經常聯絡朋友記錄在此容易找尋又不會丟可分類還有多項
詳細資料欄位可供利用
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
名片分類 可點選 開啟客戶分類的快選視窗
電子信箱 若有輸入 E-Mail 帳號則按下 可直接連結至 Outlook 發送信件
其他備註 補充欄位中不足的說明或做為某些特殊資料註記
選擇發送簡訊功能時可自動帶入行動電話號碼
操作方法請參照 基本操作方法
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61
產品停用啟用處理
意義將產品基本資料中已經停產或停售長時間不使用的產品資料作停用處理可加快搜
尋的速度也增加盤點補貨等工作的效率若日後進貨時新進產品的條碼與停用產品
條碼相同時系統會出現警告訊息可直接將產品恢復續用
操作方法
1 產品停用
A)將欲停用的產品打勾勾選的品項會列在右上方的挑選清單列中確認後點選《停用》
停用的產品會列在下方的〈停售或停用之品項〉中
B)直接在產品基本資料中刪除的品項也會自動被系統列到停用產品中喔~
2 產品啟用
在欲恢復續用的產品上按一下滑鼠右鍵選擇《Y產品續用恢復》確認後該筆資料會
回復到產品基本資料中恢復續用的產品庫存量售價成本等均會歸零若要查看過去
的歷史進貨紀錄及銷貨分析請利用〈歷價〉及〈分析〉的功能
相關項目產品基本資料
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62
產品成本重算
意義若於系統使用時發生停電或當機或硬體故障情形而造成平均成本有異常之情形可
利用此作業將平均成本重算
可選擇年或指定月份計算確
定無誤時可利用寫入功能將
目前平均成本更新
若平均成本重算後有發生的情形則執行《W將計算之平均成本寫入》後必須利用 資
料偵錯 功能將異常的產品資料修復接著再到產品基本資料中利用〈歷價〉重新寫入成本
相關項目產品基本資料資料偵錯
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63
資料偵錯
意義藉由資料偵錯系統來偵測錯誤的資料再加以修復是屬於軟體異常控管的一項重要功
能有如 Windows 中的磁碟偵錯功能
操作方法
選擇客戶資料檢測編號是否重 覆及累積點數預收金額數值溢位等異常檢測
選擇銷貨資料檢測編號是否重覆及小計金額銷貨成本數值溢位等異常檢測且可將銷
貨成本以目前平均成本置換但此項功能需在已驗證過產品資料且無異常的情況下才能進
行
選擇廠商資料檢測編號是否重 覆及異常資料偵錯
選擇產品資料檢測編號是否重 覆及最近進價平均成本及售價數值溢位等異常檢測
選擇進貨資料檢測編號是否重覆及異常資料偵錯
選擇訂貨資料則會重新計算產品檔中的被訂購量
選擇倉庫資料重新分析產品檔及倉庫檔中的庫存關聯結構並自動將錯誤修復
以上各個資料檔檢測後若有異常情形出現只需按《自動修復錯誤》鍵即可完成資料偵錯
修復的動作
軟體使用教學手冊
64
用戶使用記錄
意義可記錄各用戶進入系統的日期及時間及使用哪個功能表做哪些動作避免在多人
使用狀況下無法查到資料修改或刪除是由何人做的
流量統計
依據系統登入用戶別統計各動作的操作次數
在桌面上建立捷徑
意義當桌面上安裝的捷徑不小心刪除或在一開始安裝軟體時沒有建立捷徑皆可利用此功
能輕鬆在桌面上重新建立捷徑再也不用擔心找不到執行路徑
操作方式
1輸入前台工作站號若是單機版則不需輸入
2直接點選《1建立後台管理捷徑》或《2建
立 POS 前台捷徑》就會在桌面上自動建立捷徑
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65
備份還原
意義當您發現銷售前台進入後出現錯誤代碼或存檔後交易紀錄無法存入時代表銷售資料
庫已經遭受毀損備份還原能夠幫助您將資料還原到您最後一次做備份的狀態
1 請先將執行資料備份並記下您的備份目錄位置操作方式請參照 備份作業
2 請放入安裝光碟重新安裝或至我們的網站 wwwhiposcomtw 下載試用版本（切記版
本必須相同）
註請確定所有工作站或前台均已離線且無其他軟體正在執行
無需移除原本的軟體直接執行安裝即可
3 請至[開始][程式集][叡鴻 Hipos 軟體系列]點選[備份還原]或至電腦中的 csalewin 中
點選 備份還原exe 如圖所示選取您的備份目錄位置後點選《S開始還原》即可
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66
第八章 附件 其他技術支援
報表格式修改
利用 HiPOS 軟體中的報表系統工具可以自行修改報表的格式
系統工具的開啟方式
1《開始》rarr《程式集》rarr《叡鴻 HiPOS 軟體系列》rarr《報表系統工具》
2到電腦 csalewin 資料夾中將〈系統工具exe〉點滑鼠左鍵兩下開啟
自訂列印紙張大小
開啟系統工具後選擇要修改列印格式的報表後將紙張規格分別填入高度寬度上邊界
左邊界即可
例如原本是 A4(290210mm)格式要改
成列印中一刀格式直接修改高度
140寬度 210 就可以囉~
修改報表內容
1開啟系統工具後先選擇要修改的報表再按《修改報表》
2若要修改報表內容的位置以滑鼠圈選要移動的範圍後以larruarrdarrrarr移動或直接以滑鼠拖
曳至您預定的位置即可
3若要修改或增加文
字則先點選 報表控
制項工具列 上的
一下接著點一下要
修改的文字或要新增
文字的位置即可編
輯文字
4修改完成後點選
左上角的《檔案》rarr
《儲存》
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67
自訂瀏覽視窗表格樣式
意義因為使用者的螢幕大小及解析度設定的不同在瀏覽視窗中難免發生表格橫向欄位太
大或太小導致於查看資料時的不方便HiPOS 提供了自訂表格樣式的功能讓使用者調整好
欄位後可以存檔方便日後查看
操作方法
1將滑鼠移動到要調整的欄位框上會出現 符號以滑
鼠拖曳即可調整欄位大小
2調整好後如圖在內容的任一位置上按一下滑鼠右鍵選擇《儲存表格樣式》若是儲
存後不滿意可以選擇《恢復預設值》
滑鼠右鍵功能選單
意義建立資料時若已經有其他檔案格式的資料存在方便
複製貼到 HiPOS 軟體中
在 HiPOS 軟體中當欄位為可編修狀態下時可以按一下滑鼠
右鍵便能呼叫功能選單(複製貼上剪下)
看完了使用手冊仍然無法解決您的問題嗎本公司提供了多元的諮詢管道
本公司網站技術支援httpwwwhiposcomtw 文件知識庫
電話諮詢07-7030898
傳真專線07-7032066
E ndash Mail Servicehiposcomtw
公司地址高雄縣鳳山市 830 埤北路 81 號
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68
庫存管理
基本庫存管理功能操作說明
標準作業流程
產品現有數量
產品基本資料中的現有數量欄位系統會自動依照進貨及銷貨統計並隨時更新產品現有量
因此為了保持現有量的正確性及產品成本的準確度請勿直接從產品基本資料的現有數量欄
位修改現有量
進貨作業
進貨時確實輸入正確的進貨量要留意進貨單位是否正確進貨及進貨退回時產品的庫存
量都會自動增減
庫存調整單(HiPOS-Light 版無此功能)
（一）使用時機
1 某產品的數量因毀損失竊hellip等非進貨及銷售而短缺或增加導致需要調整產品的現
有量時
2 由盤點作業中執行盤點量轉入現有量時若有差異量系統會自動產生一張庫存調整
單
（二）操作方式
1 進入【C進出貨】 rarr 【庫存調整單】
2 點選 【新增】rarr輸入日期單號經辦人員備註
3 點選 【新增明細】 rarr輸入【產品代號】
4 輸入【數量】是指實際數量與產品現有量的差異量例如 A產品實際量為 10 個產品
基本資料中的現有量為 8個兩者的差異量為 10－8＝+2數量的欄位輸入 2若 B產
品的實際數量為 15 個產品基本資料中的現有量為 20 個則差異量為 15－20＝-5
數量的欄位便輸入-5
5 點選【存檔】後產品現有量便會隨著調整
（三）附註
HiPOS-Light 版若平時發現產品數量有錯誤請直接利用【盤點作業】的轉入現有量功
能來調整產品的現有量
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69
庫存日消耗表
（一）當日消耗表列出查詢日期當天的庫存數量變動情況用來驗證庫存量的正確性
（二）逐日消耗表列出前一次結轉日至查詢日期當天的庫存數量變動情形用來驗證庫存
量的正確性另可將計算後的存量寫入帳面量(產品基本資料中的現有量)
（三）使用時機每日營業結束利用庫存逐日銷耗表檢驗庫存正確性
庫存月消耗表
（一）報表意義列出查詢當月份的庫存數量變動情形用來驗證庫存量的正確性另可將
計算後的實際現有量寫入帳面量(產品基本資料中的現有量)並轉入產生下月期初量
（二）使用時機每月底結束營業後或每月初開始營業前
（三）操作方式
1 檢視庫存月消耗表上的異動資料及現有量是否均正確當計算後存量與目前帳面存量
不符時會以黃色警示
2 確認無誤後按下 出現如下視窗再次確認
盤點作業
（一）盤點前置作業
1 貨架上物品的擺設是否整齊乾淨
2 貨架的分類是否明確並且標示清楚
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70
3 待進貨瑕疵物品異常品是否與陳列區清楚區分
4 人員的物品熟悉度及教育訓練是否充足
（二）操作方式
1 進入【F系統支援】rarr【盤點作業】rarr【新增】rarr輸入日期單號盤點人員備註
2 在【產品代號】輸入要盤點的產品rarr【存檔】rarr【列印】選擇【盤點單】
3 進行人工盤點工作
4 進入【盤點作業】rarr【修改】rarr在【盤點數量】輸入實際盤點數量rarr【存檔】
5 選擇【轉入現有量】即可將盤點量轉入到產品基本資料中的現有量
（三）操作秘訣
2 利用【新增明細】可一項項將要盤點的產品輸入
3 利用【盤點產品轉入】可以選擇一次將所有產品輸入或者依照廠商別產品類別儲
放位置產品編號輸入
4 務必確實將盤點量輸入盤點單的「盤點數量」欄位中盤點數量請勿輸入負數
（四）盤點要點
1 全面盤點及循環盤點除了期初或期末的全面盤點之外應固定每隔一段時間做循環
盤點循環盤點可以依照產品類別儲放位置或者產品編號等等例如固定每個月作
一次循環盤點第一個月盤點第一排貨架的商品第二個月盤點第二排貨架的商品
2 盤點時效盤點開始到盤點結束的時間盡量不要超過預定時程為了防止盤點錯誤應
避免盤點期間同時進貨銷售盤點完畢應即時將盤點量轉入現有量
3 盤點差異量軟體系統中的現有量欄位嚴格來說是帳面上的產品數量而盤點量則是
實際庫存的數量軟體操作過程有疏失產品瑕疵失竊及盤點錯誤等許多因素均
可能導致帳面上的數量與實際庫存不符的情況因此有盤差是可以被接受的但若差
異量太大時管理者便應觀察是哪個環節出了問題
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71
上線一段時間後初次執行盤點作業或庫存日月銷耗表
說明
1過去進貨或庫存有異時均直接修改產品現有量
2使用一段時間後才執行庫存月銷耗表結轉
3更新版本或重新安裝執行資料備份還原或者它系統資料轉檔匯入
上述情況可能會發現期初量都是 0以致計算後存量與帳面存量產生極大的誤差
作業流程
期初開帳作業
（一）使用時機
1 初次使用者
2 已經上線一段時間的使用者
3 更版或重新安裝系統後執行備份還原的使用者
4 產品現有量正確而庫存日月銷耗表中的現有量完全不對者
（二）操作方式
1 進入【A基本資料】rarr【產品基本資料】確認產品現有量均為正確的數量
2 按【Alt+F】開啟庫存量期初開帳作業視窗rarr選擇「轉入期初月份」rarr【確定】
3 此一動作可以根據產品基本資料中的現有量去重新計算出庫存日月銷號表中的現有
量並且反算出期初量
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72
常見 QampA
產品基本資料中的現有數量與實際庫存量不符合
1 僅有少數幾項產品的庫存量不符時可利用「庫存調整單」做調整
2 多項產品的庫存量不符時利用「盤點作業」並將盤點量「轉入現有量」
3 每日營業結束時可利用「庫存逐日消耗表」核對產品庫存量並將正確量寫入現有量
4 檢視產品-進出異動表可查明是否有單據數量錯誤
產品現有量不會隨銷售或進貨變動
1 執行資料重整
2 檢查前台 Alt+F5 銷售記錄是否正常若銷售存檔後無銷售紀錄或者銷售明細僅有時間及
金額代表資料庫已經損壞
3 檢查銷售及進貨時的產品編號是否一致
4 檢查產品基本資料中產品是否有重複建檔換言之相同的產品名稱是否有兩個不同的
產品編號
庫存日月消耗表中的期初量為零導致統計後的現有量錯誤
1 發生原因沒有將上月底的庫存作結轉寫入本月期初
進入【庫存月消耗表】rarr列印年月輸入上個月份rarr執行結轉
2 發生原因Ⅰ曾經從產品基本資料中的現有量欄位直接修改數量
Ⅱ更版或備份還原後沒有執行期初開帳的動作
進入產品基本資料執行【Alt+F 期初開帳作業】
3 當月底營業結束時請檢視庫存月消耗表核對庫存量並執行結轉的動作將正確量寫入現
有量及寫入次月期初量
庫存日月消耗表中的調入量與實際調整的數量不符合
1 發生原因盤點作業轉入現有量時重複執行轉入現有量的動作
2 進入【庫存調整單】rarr點選【瀏覽】尋找備註中盤點轉入單號重複的資料
3 刪除重複的調整單即可
利用盤點量轉入現有量卻發現某些產品仍然與實際庫存量不符合
1 發生原因 盤點數量錯誤
盤點作業中盤點數量輸入錯誤
營業時間進行盤點工作盤點後到轉入現有量的過程中產品銷售出去而未作
調整
2 利用「庫存調整單」調整現有量
3 HIPOS-Light 版利用「盤點轉入現有量」作調整
軟體使用教學手冊
73
已經將盤點量轉入現有量之後發現盤點時數量點錯
1 利用「庫存調整單」調整現有量
2 HIPOS-Light 版利用「盤點轉入現有量」作調整
連續數月都有做庫存月消耗結轉但庫存月消耗中某些產品的現有量卻總是有誤差
1 發生原因每個月結轉的時間點有誤
2 進入【庫存月消耗表】rarr列印年月輸入本月份rarr列印出該張報表或記下該報表的ldquo期初
量rdquo
3 重新進入【庫存月消耗表】rarr列印年月輸入上一個月份
4 比較本月份的ldquo期初量rdquo及上個月份的ldquo現有量rdquo是否相同若上個月份的現有量比本月
份的期初量少代表上一個月結轉之後仍有作銷售或調整
例如430 下午 200 做結轉將正確量寫入下月期初（產生 5月份的期初量）但是 430
下午 300 又陸續作了銷售或調整庫存量
5 做法
盤點機盤點時架上無庫存的 產 品 會 漏 盤
新增盤點單時選擇【盤點產品轉入】將全部產品轉入並將【盤點數量】全部修改為 0
將盤點機中的資料轉入該盤點單存檔後將盤點量轉入現有量
4 月
5 月份
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74
選購模組功能簡介
簡訊 SMS 發送模組
SMS 簡訊發送功能透過網際網路直接由 HiPOS 軟體系列中發送簡訊至客戶的行動電話能夠達
到迅速確實即時傳遞訊息及行銷的效益
HiPOS 門市及進銷存 v6 以後都可使用免申請儲值後馬上開通
功能特色
1 低廉的發送費用
一般使用手機發送簡訊每通大約 $25~ 35 之間使用 HiPOS SMS 每通只要 11~13 之
間足足省了 50
2 搭配 HiPOS 軟體分析有效客戶發送
利用 HiPOS 的各項統計如累積點數已購商品累積消費金額生日等等的各項數
據做有效的簡訊廣告行銷並且會自動過濾重覆的電話及統計發送的通數
應用 1 生日到時發送祝賀簡訊並告知來電優惠方案
應用 2 廠商新商品推出時可過濾已購買同類商品的客戶清單做簡訊廣告發送hellip更多應用
等你來發掘
3 大量簡訊發送
除了對單一客戶發送簡訊外大量發送簡訊的功能可同時對多個客戶行動電話號碼發送簡
訊
4 簡訊發送時效性佳
簡訊發送後正常情況下約 3~10 秒鐘就可即時將簡訊傳送到客戶手機重要訊息不怕客戶
收 不 到 若 因 故 對 方 無 法 接 收 將 會 自 動 重 發 直 至 發 送 成 功 或 滿 24 小時止
5 常用訊息片語編輯
「常用訊息」功能可以編輯儲存常用的簡訊內容可以加快編寫簡訊的速度
6 預約發送
可自定要發送的時間時間到才發送簡訊更有效率的廣告效益
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單一簡訊發送
在會員基本資料廠商基本資料員工基本資料中
按下 即可發送簡訊
大量簡訊發送
﹝統計報表﹞rarr﹝C會員郵寄標籤大量簡訊﹞依照
條件選擇要發送簡訊的對象後點選《S發送簡訊》
即可將簡訊發送到所選擇的對象
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系統顏色修改
意義覺得系統中預設的顏色不喜歡嗎想自創風格時可利用本功能修改畫面使用者可依
個人喜好修改使用的畫面其中必須注意的是修改畫面確定後按 Y 儲存設定 要先
離開本系統再重新進入本系統才能生效
若欲更換背景圖片圖
片格式可
為jpggifbmphellip
等檔案格式
改亂了可按系統預設
值變回原來樣式
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意義經常忘東忘西的寫在紙條上麻煩又不容易找利用本功能吧啟動系統時會提醒哦
操作方法
1 點選《新增》後輸
入事件日期時
間對象地點
事由事項的欄位
可註記細節事項
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式若沒勾選便不
會出現提醒的訊
息
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名片簿管理
意義可將重要的電話或經常聯絡朋友記錄在此容易找尋又不會丟可分類還有多項
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欄位名稱 欄位說明
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產品停用啟用處理
意義將產品基本資料中已經停產或停售長時間不使用的產品資料作停用處理可加快搜
尋的速度也增加盤點補貨等工作的效率若日後進貨時新進產品的條碼與停用產品
條碼相同時系統會出現警告訊息可直接將產品恢復續用
操作方法
1 產品停用
A)將欲停用的產品打勾勾選的品項會列在右上方的挑選清單列中確認後點選《停用》
停用的產品會列在下方的〈停售或停用之品項〉中
B)直接在產品基本資料中刪除的品項也會自動被系統列到停用產品中喔~
2 產品啟用
在欲恢復續用的產品上按一下滑鼠右鍵選擇《Y產品續用恢復》確認後該筆資料會
回復到產品基本資料中恢復續用的產品庫存量售價成本等均會歸零若要查看過去
的歷史進貨紀錄及銷貨分析請利用〈歷價〉及〈分析〉的功能
相關項目產品基本資料
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產品成本重算
意義若於系統使用時發生停電或當機或硬體故障情形而造成平均成本有異常之情形可
利用此作業將平均成本重算
可選擇年或指定月份計算確
定無誤時可利用寫入功能將
目前平均成本更新
若平均成本重算後有發生的情形則執行《W將計算之平均成本寫入》後必須利用 資
料偵錯 功能將異常的產品資料修復接著再到產品基本資料中利用〈歷價〉重新寫入成本
相關項目產品基本資料資料偵錯
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資料偵錯
意義藉由資料偵錯系統來偵測錯誤的資料再加以修復是屬於軟體異常控管的一項重要功
能有如 Windows 中的磁碟偵錯功能
操作方法
選擇客戶資料檢測編號是否重 覆及累積點數預收金額數值溢位等異常檢測
選擇銷貨資料檢測編號是否重覆及小計金額銷貨成本數值溢位等異常檢測且可將銷
貨成本以目前平均成本置換但此項功能需在已驗證過產品資料且無異常的情況下才能進
行
選擇廠商資料檢測編號是否重 覆及異常資料偵錯
選擇產品資料檢測編號是否重 覆及最近進價平均成本及售價數值溢位等異常檢測
選擇進貨資料檢測編號是否重覆及異常資料偵錯
選擇訂貨資料則會重新計算產品檔中的被訂購量
選擇倉庫資料重新分析產品檔及倉庫檔中的庫存關聯結構並自動將錯誤修復
以上各個資料檔檢測後若有異常情形出現只需按《自動修復錯誤》鍵即可完成資料偵錯
修復的動作
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用戶使用記錄
意義可記錄各用戶進入系統的日期及時間及使用哪個功能表做哪些動作避免在多人
使用狀況下無法查到資料修改或刪除是由何人做的
流量統計
依據系統登入用戶別統計各動作的操作次數
在桌面上建立捷徑
意義當桌面上安裝的捷徑不小心刪除或在一開始安裝軟體時沒有建立捷徑皆可利用此功
能輕鬆在桌面上重新建立捷徑再也不用擔心找不到執行路徑
操作方式
1輸入前台工作站號若是單機版則不需輸入
2直接點選《1建立後台管理捷徑》或《2建
立 POS 前台捷徑》就會在桌面上自動建立捷徑
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備份還原
意義當您發現銷售前台進入後出現錯誤代碼或存檔後交易紀錄無法存入時代表銷售資料
庫已經遭受毀損備份還原能夠幫助您將資料還原到您最後一次做備份的狀態
1 請先將執行資料備份並記下您的備份目錄位置操作方式請參照 備份作業
2 請放入安裝光碟重新安裝或至我們的網站 wwwhiposcomtw 下載試用版本（切記版
本必須相同）
註請確定所有工作站或前台均已離線且無其他軟體正在執行
無需移除原本的軟體直接執行安裝即可
3 請至[開始][程式集][叡鴻 Hipos 軟體系列]點選[備份還原]或至電腦中的 csalewin 中
點選 備份還原exe 如圖所示選取您的備份目錄位置後點選《S開始還原》即可
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第八章 附件 其他技術支援
報表格式修改
利用 HiPOS 軟體中的報表系統工具可以自行修改報表的格式
系統工具的開啟方式
1《開始》rarr《程式集》rarr《叡鴻 HiPOS 軟體系列》rarr《報表系統工具》
2到電腦 csalewin 資料夾中將〈系統工具exe〉點滑鼠左鍵兩下開啟
自訂列印紙張大小
開啟系統工具後選擇要修改列印格式的報表後將紙張規格分別填入高度寬度上邊界
左邊界即可
例如原本是 A4(290210mm)格式要改
成列印中一刀格式直接修改高度
140寬度 210 就可以囉~
修改報表內容
1開啟系統工具後先選擇要修改的報表再按《修改報表》
2若要修改報表內容的位置以滑鼠圈選要移動的範圍後以larruarrdarrrarr移動或直接以滑鼠拖
曳至您預定的位置即可
3若要修改或增加文
字則先點選 報表控
制項工具列 上的
一下接著點一下要
修改的文字或要新增
文字的位置即可編
輯文字
4修改完成後點選
左上角的《檔案》rarr
《儲存》
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自訂瀏覽視窗表格樣式
意義因為使用者的螢幕大小及解析度設定的不同在瀏覽視窗中難免發生表格橫向欄位太
大或太小導致於查看資料時的不方便HiPOS 提供了自訂表格樣式的功能讓使用者調整好
欄位後可以存檔方便日後查看
操作方法
1將滑鼠移動到要調整的欄位框上會出現 符號以滑
鼠拖曳即可調整欄位大小
2調整好後如圖在內容的任一位置上按一下滑鼠右鍵選擇《儲存表格樣式》若是儲
存後不滿意可以選擇《恢復預設值》
滑鼠右鍵功能選單
意義建立資料時若已經有其他檔案格式的資料存在方便
複製貼到 HiPOS 軟體中
在 HiPOS 軟體中當欄位為可編修狀態下時可以按一下滑鼠
右鍵便能呼叫功能選單(複製貼上剪下)
看完了使用手冊仍然無法解決您的問題嗎本公司提供了多元的諮詢管道
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庫存管理
基本庫存管理功能操作說明
標準作業流程
產品現有數量
產品基本資料中的現有數量欄位系統會自動依照進貨及銷貨統計並隨時更新產品現有量
因此為了保持現有量的正確性及產品成本的準確度請勿直接從產品基本資料的現有數量欄
位修改現有量
進貨作業
進貨時確實輸入正確的進貨量要留意進貨單位是否正確進貨及進貨退回時產品的庫存
量都會自動增減
庫存調整單(HiPOS-Light 版無此功能)
（一）使用時機
1 某產品的數量因毀損失竊hellip等非進貨及銷售而短缺或增加導致需要調整產品的現
有量時
2 由盤點作業中執行盤點量轉入現有量時若有差異量系統會自動產生一張庫存調整
單
（二）操作方式
1 進入【C進出貨】 rarr 【庫存調整單】
2 點選 【新增】rarr輸入日期單號經辦人員備註
3 點選 【新增明細】 rarr輸入【產品代號】
4 輸入【數量】是指實際數量與產品現有量的差異量例如 A產品實際量為 10 個產品
基本資料中的現有量為 8個兩者的差異量為 10－8＝+2數量的欄位輸入 2若 B產
品的實際數量為 15 個產品基本資料中的現有量為 20 個則差異量為 15－20＝-5
數量的欄位便輸入-5
5 點選【存檔】後產品現有量便會隨著調整
（三）附註
HiPOS-Light 版若平時發現產品數量有錯誤請直接利用【盤點作業】的轉入現有量功
能來調整產品的現有量
軟體使用教學手冊
69
庫存日消耗表
（一）當日消耗表列出查詢日期當天的庫存數量變動情況用來驗證庫存量的正確性
（二）逐日消耗表列出前一次結轉日至查詢日期當天的庫存數量變動情形用來驗證庫存
量的正確性另可將計算後的存量寫入帳面量(產品基本資料中的現有量)
（三）使用時機每日營業結束利用庫存逐日銷耗表檢驗庫存正確性
庫存月消耗表
（一）報表意義列出查詢當月份的庫存數量變動情形用來驗證庫存量的正確性另可將
計算後的實際現有量寫入帳面量(產品基本資料中的現有量)並轉入產生下月期初量
（二）使用時機每月底結束營業後或每月初開始營業前
（三）操作方式
1 檢視庫存月消耗表上的異動資料及現有量是否均正確當計算後存量與目前帳面存量
不符時會以黃色警示
2 確認無誤後按下 出現如下視窗再次確認
盤點作業
（一）盤點前置作業
1 貨架上物品的擺設是否整齊乾淨
2 貨架的分類是否明確並且標示清楚
軟體使用教學手冊
70
3 待進貨瑕疵物品異常品是否與陳列區清楚區分
4 人員的物品熟悉度及教育訓練是否充足
（二）操作方式
1 進入【F系統支援】rarr【盤點作業】rarr【新增】rarr輸入日期單號盤點人員備註
2 在【產品代號】輸入要盤點的產品rarr【存檔】rarr【列印】選擇【盤點單】
3 進行人工盤點工作
4 進入【盤點作業】rarr【修改】rarr在【盤點數量】輸入實際盤點數量rarr【存檔】
5 選擇【轉入現有量】即可將盤點量轉入到產品基本資料中的現有量
（三）操作秘訣
2 利用【新增明細】可一項項將要盤點的產品輸入
3 利用【盤點產品轉入】可以選擇一次將所有產品輸入或者依照廠商別產品類別儲
放位置產品編號輸入
4 務必確實將盤點量輸入盤點單的「盤點數量」欄位中盤點數量請勿輸入負數
（四）盤點要點
1 全面盤點及循環盤點除了期初或期末的全面盤點之外應固定每隔一段時間做循環
盤點循環盤點可以依照產品類別儲放位置或者產品編號等等例如固定每個月作
一次循環盤點第一個月盤點第一排貨架的商品第二個月盤點第二排貨架的商品
2 盤點時效盤點開始到盤點結束的時間盡量不要超過預定時程為了防止盤點錯誤應
避免盤點期間同時進貨銷售盤點完畢應即時將盤點量轉入現有量
3 盤點差異量軟體系統中的現有量欄位嚴格來說是帳面上的產品數量而盤點量則是
實際庫存的數量軟體操作過程有疏失產品瑕疵失竊及盤點錯誤等許多因素均
可能導致帳面上的數量與實際庫存不符的情況因此有盤差是可以被接受的但若差
異量太大時管理者便應觀察是哪個環節出了問題
軟體使用教學手冊
71
上線一段時間後初次執行盤點作業或庫存日月銷耗表
說明
1過去進貨或庫存有異時均直接修改產品現有量
2使用一段時間後才執行庫存月銷耗表結轉
3更新版本或重新安裝執行資料備份還原或者它系統資料轉檔匯入
上述情況可能會發現期初量都是 0以致計算後存量與帳面存量產生極大的誤差
作業流程
期初開帳作業
（一）使用時機
1 初次使用者
2 已經上線一段時間的使用者
3 更版或重新安裝系統後執行備份還原的使用者
4 產品現有量正確而庫存日月銷耗表中的現有量完全不對者
（二）操作方式
1 進入【A基本資料】rarr【產品基本資料】確認產品現有量均為正確的數量
2 按【Alt+F】開啟庫存量期初開帳作業視窗rarr選擇「轉入期初月份」rarr【確定】
3 此一動作可以根據產品基本資料中的現有量去重新計算出庫存日月銷號表中的現有
量並且反算出期初量
軟體使用教學手冊
72
常見 QampA
產品基本資料中的現有數量與實際庫存量不符合
1 僅有少數幾項產品的庫存量不符時可利用「庫存調整單」做調整
2 多項產品的庫存量不符時利用「盤點作業」並將盤點量「轉入現有量」
3 每日營業結束時可利用「庫存逐日消耗表」核對產品庫存量並將正確量寫入現有量
4 檢視產品-進出異動表可查明是否有單據數量錯誤
產品現有量不會隨銷售或進貨變動
1 執行資料重整
2 檢查前台 Alt+F5 銷售記錄是否正常若銷售存檔後無銷售紀錄或者銷售明細僅有時間及
金額代表資料庫已經損壞
3 檢查銷售及進貨時的產品編號是否一致
4 檢查產品基本資料中產品是否有重複建檔換言之相同的產品名稱是否有兩個不同的
產品編號
庫存日月消耗表中的期初量為零導致統計後的現有量錯誤
1 發生原因沒有將上月底的庫存作結轉寫入本月期初
進入【庫存月消耗表】rarr列印年月輸入上個月份rarr執行結轉
2 發生原因Ⅰ曾經從產品基本資料中的現有量欄位直接修改數量
Ⅱ更版或備份還原後沒有執行期初開帳的動作
進入產品基本資料執行【Alt+F 期初開帳作業】
3 當月底營業結束時請檢視庫存月消耗表核對庫存量並執行結轉的動作將正確量寫入現
有量及寫入次月期初量
庫存日月消耗表中的調入量與實際調整的數量不符合
1 發生原因盤點作業轉入現有量時重複執行轉入現有量的動作
2 進入【庫存調整單】rarr點選【瀏覽】尋找備註中盤點轉入單號重複的資料
3 刪除重複的調整單即可
利用盤點量轉入現有量卻發現某些產品仍然與實際庫存量不符合
1 發生原因 盤點數量錯誤
盤點作業中盤點數量輸入錯誤
營業時間進行盤點工作盤點後到轉入現有量的過程中產品銷售出去而未作
調整
2 利用「庫存調整單」調整現有量
3 HIPOS-Light 版利用「盤點轉入現有量」作調整
軟體使用教學手冊
73
已經將盤點量轉入現有量之後發現盤點時數量點錯
1 利用「庫存調整單」調整現有量
2 HIPOS-Light 版利用「盤點轉入現有量」作調整
連續數月都有做庫存月消耗結轉但庫存月消耗中某些產品的現有量卻總是有誤差
1 發生原因每個月結轉的時間點有誤
2 進入【庫存月消耗表】rarr列印年月輸入本月份rarr列印出該張報表或記下該報表的ldquo期初
量rdquo
3 重新進入【庫存月消耗表】rarr列印年月輸入上一個月份
4 比較本月份的ldquo期初量rdquo及上個月份的ldquo現有量rdquo是否相同若上個月份的現有量比本月
份的期初量少代表上一個月結轉之後仍有作銷售或調整
例如430 下午 200 做結轉將正確量寫入下月期初（產生 5月份的期初量）但是 430
下午 300 又陸續作了銷售或調整庫存量
5 做法
盤點機盤點時架上無庫存的 產 品 會 漏 盤
新增盤點單時選擇【盤點產品轉入】將全部產品轉入並將【盤點數量】全部修改為 0
將盤點機中的資料轉入該盤點單存檔後將盤點量轉入現有量
4 月
5 月份
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74
選購模組功能簡介
簡訊 SMS 發送模組
SMS 簡訊發送功能透過網際網路直接由 HiPOS 軟體系列中發送簡訊至客戶的行動電話能夠達
到迅速確實即時傳遞訊息及行銷的效益
HiPOS 門市及進銷存 v6 以後都可使用免申請儲值後馬上開通
功能特色
1 低廉的發送費用
一般使用手機發送簡訊每通大約 $25~ 35 之間使用 HiPOS SMS 每通只要 11~13 之
間足足省了 50
2 搭配 HiPOS 軟體分析有效客戶發送
利用 HiPOS 的各項統計如累積點數已購商品累積消費金額生日等等的各項數
據做有效的簡訊廣告行銷並且會自動過濾重覆的電話及統計發送的通數
應用 1 生日到時發送祝賀簡訊並告知來電優惠方案
應用 2 廠商新商品推出時可過濾已購買同類商品的客戶清單做簡訊廣告發送hellip更多應用
等你來發掘
3 大量簡訊發送
除了對單一客戶發送簡訊外大量發送簡訊的功能可同時對多個客戶行動電話號碼發送簡
訊
4 簡訊發送時效性佳
簡訊發送後正常情況下約 3~10 秒鐘就可即時將簡訊傳送到客戶手機重要訊息不怕客戶
收 不 到 若 因 故 對 方 無 法 接 收 將 會 自 動 重 發 直 至 發 送 成 功 或 滿 24 小時止
5 常用訊息片語編輯
「常用訊息」功能可以編輯儲存常用的簡訊內容可以加快編寫簡訊的速度
6 預約發送
可自定要發送的時間時間到才發送簡訊更有效率的廣告效益
軟體使用教學手冊
75
單一簡訊發送
在會員基本資料廠商基本資料員工基本資料中
按下 即可發送簡訊
大量簡訊發送
﹝統計報表﹞rarr﹝C會員郵寄標籤大量簡訊﹞依照
條件選擇要發送簡訊的對象後點選《S發送簡訊》
即可將簡訊發送到所選擇的對象
軟體使用教學手冊
60
名片簿管理
意義可將重要的電話或經常聯絡朋友記錄在此容易找尋又不會丟可分類還有多項
詳細資料欄位可供利用
欄位說明
欄位名稱 欄位說明
名片分類 可點選 開啟客戶分類的快選視窗
電子信箱 若有輸入 E-Mail 帳號則按下 可直接連結至 Outlook 發送信件
其他備註 補充欄位中不足的說明或做為某些特殊資料註記
選擇發送簡訊功能時可自動帶入行動電話號碼
操作方法請參照 基本操作方法
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61
產品停用啟用處理
意義將產品基本資料中已經停產或停售長時間不使用的產品資料作停用處理可加快搜
尋的速度也增加盤點補貨等工作的效率若日後進貨時新進產品的條碼與停用產品
條碼相同時系統會出現警告訊息可直接將產品恢復續用
操作方法
1 產品停用
A)將欲停用的產品打勾勾選的品項會列在右上方的挑選清單列中確認後點選《停用》
停用的產品會列在下方的〈停售或停用之品項〉中
B)直接在產品基本資料中刪除的品項也會自動被系統列到停用產品中喔~
2 產品啟用
在欲恢復續用的產品上按一下滑鼠右鍵選擇《Y產品續用恢復》確認後該筆資料會
回復到產品基本資料中恢復續用的產品庫存量售價成本等均會歸零若要查看過去
的歷史進貨紀錄及銷貨分析請利用〈歷價〉及〈分析〉的功能
相關項目產品基本資料
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62
產品成本重算
意義若於系統使用時發生停電或當機或硬體故障情形而造成平均成本有異常之情形可
利用此作業將平均成本重算
可選擇年或指定月份計算確
定無誤時可利用寫入功能將
目前平均成本更新
若平均成本重算後有發生的情形則執行《W將計算之平均成本寫入》後必須利用 資
料偵錯 功能將異常的產品資料修復接著再到產品基本資料中利用〈歷價〉重新寫入成本
相關項目產品基本資料資料偵錯
軟體使用教學手冊
63
資料偵錯
意義藉由資料偵錯系統來偵測錯誤的資料再加以修復是屬於軟體異常控管的一項重要功
能有如 Windows 中的磁碟偵錯功能
操作方法
選擇客戶資料檢測編號是否重 覆及累積點數預收金額數值溢位等異常檢測
選擇銷貨資料檢測編號是否重覆及小計金額銷貨成本數值溢位等異常檢測且可將銷
貨成本以目前平均成本置換但此項功能需在已驗證過產品資料且無異常的情況下才能進
行
選擇廠商資料檢測編號是否重 覆及異常資料偵錯
選擇產品資料檢測編號是否重 覆及最近進價平均成本及售價數值溢位等異常檢測
選擇進貨資料檢測編號是否重覆及異常資料偵錯
選擇訂貨資料則會重新計算產品檔中的被訂購量
選擇倉庫資料重新分析產品檔及倉庫檔中的庫存關聯結構並自動將錯誤修復
以上各個資料檔檢測後若有異常情形出現只需按《自動修復錯誤》鍵即可完成資料偵錯
修復的動作
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64
用戶使用記錄
意義可記錄各用戶進入系統的日期及時間及使用哪個功能表做哪些動作避免在多人
使用狀況下無法查到資料修改或刪除是由何人做的
流量統計
依據系統登入用戶別統計各動作的操作次數
在桌面上建立捷徑
意義當桌面上安裝的捷徑不小心刪除或在一開始安裝軟體時沒有建立捷徑皆可利用此功
能輕鬆在桌面上重新建立捷徑再也不用擔心找不到執行路徑
操作方式
1輸入前台工作站號若是單機版則不需輸入
2直接點選《1建立後台管理捷徑》或《2建
立 POS 前台捷徑》就會在桌面上自動建立捷徑
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65
備份還原
意義當您發現銷售前台進入後出現錯誤代碼或存檔後交易紀錄無法存入時代表銷售資料
庫已經遭受毀損備份還原能夠幫助您將資料還原到您最後一次做備份的狀態
1 請先將執行資料備份並記下您的備份目錄位置操作方式請參照 備份作業
2 請放入安裝光碟重新安裝或至我們的網站 wwwhiposcomtw 下載試用版本（切記版
本必須相同）
註請確定所有工作站或前台均已離線且無其他軟體正在執行
無需移除原本的軟體直接執行安裝即可
3 請至[開始][程式集][叡鴻 Hipos 軟體系列]點選[備份還原]或至電腦中的 csalewin 中
點選 備份還原exe 如圖所示選取您的備份目錄位置後點選《S開始還原》即可
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66
第八章 附件 其他技術支援
報表格式修改
利用 HiPOS 軟體中的報表系統工具可以自行修改報表的格式
系統工具的開啟方式
1《開始》rarr《程式集》rarr《叡鴻 HiPOS 軟體系列》rarr《報表系統工具》
2到電腦 csalewin 資料夾中將〈系統工具exe〉點滑鼠左鍵兩下開啟
自訂列印紙張大小
開啟系統工具後選擇要修改列印格式的報表後將紙張規格分別填入高度寬度上邊界
左邊界即可
例如原本是 A4(290210mm)格式要改
成列印中一刀格式直接修改高度
140寬度 210 就可以囉~
修改報表內容
1開啟系統工具後先選擇要修改的報表再按《修改報表》
2若要修改報表內容的位置以滑鼠圈選要移動的範圍後以larruarrdarrrarr移動或直接以滑鼠拖
曳至您預定的位置即可
3若要修改或增加文
字則先點選 報表控
制項工具列 上的
一下接著點一下要
修改的文字或要新增
文字的位置即可編
輯文字
4修改完成後點選
左上角的《檔案》rarr
《儲存》
軟體使用教學手冊
67
自訂瀏覽視窗表格樣式
意義因為使用者的螢幕大小及解析度設定的不同在瀏覽視窗中難免發生表格橫向欄位太
大或太小導致於查看資料時的不方便HiPOS 提供了自訂表格樣式的功能讓使用者調整好
欄位後可以存檔方便日後查看
操作方法
1將滑鼠移動到要調整的欄位框上會出現 符號以滑
鼠拖曳即可調整欄位大小
2調整好後如圖在內容的任一位置上按一下滑鼠右鍵選擇《儲存表格樣式》若是儲
存後不滿意可以選擇《恢復預設值》
滑鼠右鍵功能選單
意義建立資料時若已經有其他檔案格式的資料存在方便
複製貼到 HiPOS 軟體中
在 HiPOS 軟體中當欄位為可編修狀態下時可以按一下滑鼠
右鍵便能呼叫功能選單(複製貼上剪下)
看完了使用手冊仍然無法解決您的問題嗎本公司提供了多元的諮詢管道
本公司網站技術支援httpwwwhiposcomtw 文件知識庫
電話諮詢07-7030898
傳真專線07-7032066
E ndash Mail Servicehiposcomtw
公司地址高雄縣鳳山市 830 埤北路 81 號
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68
庫存管理
基本庫存管理功能操作說明
標準作業流程
產品現有數量
產品基本資料中的現有數量欄位系統會自動依照進貨及銷貨統計並隨時更新產品現有量
因此為了保持現有量的正確性及產品成本的準確度請勿直接從產品基本資料的現有數量欄
位修改現有量
進貨作業
進貨時確實輸入正確的進貨量要留意進貨單位是否正確進貨及進貨退回時產品的庫存
量都會自動增減
庫存調整單(HiPOS-Light 版無此功能)
（一）使用時機
1 某產品的數量因毀損失竊hellip等非進貨及銷售而短缺或增加導致需要調整產品的現
有量時
2 由盤點作業中執行盤點量轉入現有量時若有差異量系統會自動產生一張庫存調整
單
（二）操作方式
1 進入【C進出貨】 rarr 【庫存調整單】
2 點選 【新增】rarr輸入日期單號經辦人員備註
3 點選 【新增明細】 rarr輸入【產品代號】
4 輸入【數量】是指實際數量與產品現有量的差異量例如 A產品實際量為 10 個產品
基本資料中的現有量為 8個兩者的差異量為 10－8＝+2數量的欄位輸入 2若 B產
品的實際數量為 15 個產品基本資料中的現有量為 20 個則差異量為 15－20＝-5
數量的欄位便輸入-5
5 點選【存檔】後產品現有量便會隨著調整
（三）附註
HiPOS-Light 版若平時發現產品數量有錯誤請直接利用【盤點作業】的轉入現有量功
能來調整產品的現有量
軟體使用教學手冊
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庫存日消耗表
（一）當日消耗表列出查詢日期當天的庫存數量變動情況用來驗證庫存量的正確性
（二）逐日消耗表列出前一次結轉日至查詢日期當天的庫存數量變動情形用來驗證庫存
量的正確性另可將計算後的存量寫入帳面量(產品基本資料中的現有量)
（三）使用時機每日營業結束利用庫存逐日銷耗表檢驗庫存正確性
庫存月消耗表
（一）報表意義列出查詢當月份的庫存數量變動情形用來驗證庫存量的正確性另可將
計算後的實際現有量寫入帳面量(產品基本資料中的現有量)並轉入產生下月期初量
（二）使用時機每月底結束營業後或每月初開始營業前
（三）操作方式
1 檢視庫存月消耗表上的異動資料及現有量是否均正確當計算後存量與目前帳面存量
不符時會以黃色警示
2 確認無誤後按下 出現如下視窗再次確認
盤點作業
（一）盤點前置作業
1 貨架上物品的擺設是否整齊乾淨
2 貨架的分類是否明確並且標示清楚
軟體使用教學手冊
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3 待進貨瑕疵物品異常品是否與陳列區清楚區分
4 人員的物品熟悉度及教育訓練是否充足
（二）操作方式
1 進入【F系統支援】rarr【盤點作業】rarr【新增】rarr輸入日期單號盤點人員備註
2 在【產品代號】輸入要盤點的產品rarr【存檔】rarr【列印】選擇【盤點單】
3 進行人工盤點工作
4 進入【盤點作業】rarr【修改】rarr在【盤點數量】輸入實際盤點數量rarr【存檔】
5 選擇【轉入現有量】即可將盤點量轉入到產品基本資料中的現有量
（三）操作秘訣
2 利用【新增明細】可一項項將要盤點的產品輸入
3 利用【盤點產品轉入】可以選擇一次將所有產品輸入或者依照廠商別產品類別儲
放位置產品編號輸入
4 務必確實將盤點量輸入盤點單的「盤點數量」欄位中盤點數量請勿輸入負數
（四）盤點要點
1 全面盤點及循環盤點除了期初或期末的全面盤點之外應固定每隔一段時間做循環
盤點循環盤點可以依照產品類別儲放位置或者產品編號等等例如固定每個月作
一次循環盤點第一個月盤點第一排貨架的商品第二個月盤點第二排貨架的商品
2 盤點時效盤點開始到盤點結束的時間盡量不要超過預定時程為了防止盤點錯誤應
避免盤點期間同時進貨銷售盤點完畢應即時將盤點量轉入現有量
3 盤點差異量軟體系統中的現有量欄位嚴格來說是帳面上的產品數量而盤點量則是
實際庫存的數量軟體操作過程有疏失產品瑕疵失竊及盤點錯誤等許多因素均
可能導致帳面上的數量與實際庫存不符的情況因此有盤差是可以被接受的但若差
異量太大時管理者便應觀察是哪個環節出了問題
軟體使用教學手冊
71
上線一段時間後初次執行盤點作業或庫存日月銷耗表
說明
1過去進貨或庫存有異時均直接修改產品現有量
2使用一段時間後才執行庫存月銷耗表結轉
3更新版本或重新安裝執行資料備份還原或者它系統資料轉檔匯入
上述情況可能會發現期初量都是 0以致計算後存量與帳面存量產生極大的誤差
作業流程
期初開帳作業
（一）使用時機
1 初次使用者
2 已經上線一段時間的使用者
3 更版或重新安裝系統後執行備份還原的使用者
4 產品現有量正確而庫存日月銷耗表中的現有量完全不對者
（二）操作方式
1 進入【A基本資料】rarr【產品基本資料】確認產品現有量均為正確的數量
2 按【Alt+F】開啟庫存量期初開帳作業視窗rarr選擇「轉入期初月份」rarr【確定】
3 此一動作可以根據產品基本資料中的現有量去重新計算出庫存日月銷號表中的現有
量並且反算出期初量
軟體使用教學手冊
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常見 QampA
產品基本資料中的現有數量與實際庫存量不符合
1 僅有少數幾項產品的庫存量不符時可利用「庫存調整單」做調整
2 多項產品的庫存量不符時利用「盤點作業」並將盤點量「轉入現有量」
3 每日營業結束時可利用「庫存逐日消耗表」核對產品庫存量並將正確量寫入現有量
4 檢視產品-進出異動表可查明是否有單據數量錯誤
產品現有量不會隨銷售或進貨變動
1 執行資料重整
2 檢查前台 Alt+F5 銷售記錄是否正常若銷售存檔後無銷售紀錄或者銷售明細僅有時間及
金額代表資料庫已經損壞
3 檢查銷售及進貨時的產品編號是否一致
4 檢查產品基本資料中產品是否有重複建檔換言之相同的產品名稱是否有兩個不同的
產品編號
庫存日月消耗表中的期初量為零導致統計後的現有量錯誤
1 發生原因沒有將上月底的庫存作結轉寫入本月期初
進入【庫存月消耗表】rarr列印年月輸入上個月份rarr執行結轉
2 發生原因Ⅰ曾經從產品基本資料中的現有量欄位直接修改數量
Ⅱ更版或備份還原後沒有執行期初開帳的動作
進入產品基本資料執行【Alt+F 期初開帳作業】
3 當月底營業結束時請檢視庫存月消耗表核對庫存量並執行結轉的動作將正確量寫入現
有量及寫入次月期初量
庫存日月消耗表中的調入量與實際調整的數量不符合
1 發生原因盤點作業轉入現有量時重複執行轉入現有量的動作
2 進入【庫存調整單】rarr點選【瀏覽】尋找備註中盤點轉入單號重複的資料
3 刪除重複的調整單即可
利用盤點量轉入現有量卻發現某些產品仍然與實際庫存量不符合
1 發生原因 盤點數量錯誤
盤點作業中盤點數量輸入錯誤
營業時間進行盤點工作盤點後到轉入現有量的過程中產品銷售出去而未作
調整
2 利用「庫存調整單」調整現有量
3 HIPOS-Light 版利用「盤點轉入現有量」作調整
軟體使用教學手冊
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已經將盤點量轉入現有量之後發現盤點時數量點錯
1 利用「庫存調整單」調整現有量
2 HIPOS-Light 版利用「盤點轉入現有量」作調整
連續數月都有做庫存月消耗結轉但庫存月消耗中某些產品的現有量卻總是有誤差
1 發生原因每個月結轉的時間點有誤
2 進入【庫存月消耗表】rarr列印年月輸入本月份rarr列印出該張報表或記下該報表的ldquo期初
量rdquo
3 重新進入【庫存月消耗表】rarr列印年月輸入上一個月份
4 比較本月份的ldquo期初量rdquo及上個月份的ldquo現有量rdquo是否相同若上個月份的現有量比本月
份的期初量少代表上一個月結轉之後仍有作銷售或調整
例如430 下午 200 做結轉將正確量寫入下月期初（產生 5月份的期初量）但是 430
下午 300 又陸續作了銷售或調整庫存量
5 做法
盤點機盤點時架上無庫存的 產 品 會 漏 盤
新增盤點單時選擇【盤點產品轉入】將全部產品轉入並將【盤點數量】全部修改為 0
將盤點機中的資料轉入該盤點單存檔後將盤點量轉入現有量
4 月
5 月份
軟體使用教學手冊
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選購模組功能簡介
簡訊 SMS 發送模組
SMS 簡訊發送功能透過網際網路直接由 HiPOS 軟體系列中發送簡訊至客戶的行動電話能夠達
到迅速確實即時傳遞訊息及行銷的效益
HiPOS 門市及進銷存 v6 以後都可使用免申請儲值後馬上開通
功能特色
1 低廉的發送費用
一般使用手機發送簡訊每通大約 $25~ 35 之間使用 HiPOS SMS 每通只要 11~13 之
間足足省了 50
2 搭配 HiPOS 軟體分析有效客戶發送
利用 HiPOS 的各項統計如累積點數已購商品累積消費金額生日等等的各項數
據做有效的簡訊廣告行銷並且會自動過濾重覆的電話及統計發送的通數
應用 1 生日到時發送祝賀簡訊並告知來電優惠方案
應用 2 廠商新商品推出時可過濾已購買同類商品的客戶清單做簡訊廣告發送hellip更多應用
等你來發掘
3 大量簡訊發送
除了對單一客戶發送簡訊外大量發送簡訊的功能可同時對多個客戶行動電話號碼發送簡
訊
4 簡訊發送時效性佳
簡訊發送後正常情況下約 3~10 秒鐘就可即時將簡訊傳送到客戶手機重要訊息不怕客戶
收 不 到 若 因 故 對 方 無 法 接 收 將 會 自 動 重 發 直 至 發 送 成 功 或 滿 24 小時止
5 常用訊息片語編輯
「常用訊息」功能可以編輯儲存常用的簡訊內容可以加快編寫簡訊的速度
6 預約發送
可自定要發送的時間時間到才發送簡訊更有效率的廣告效益
軟體使用教學手冊
75
單一簡訊發送
在會員基本資料廠商基本資料員工基本資料中
按下 即可發送簡訊
大量簡訊發送
﹝統計報表﹞rarr﹝C會員郵寄標籤大量簡訊﹞依照
條件選擇要發送簡訊的對象後點選《S發送簡訊》
即可將簡訊發送到所選擇的對象
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61
產品停用啟用處理
意義將產品基本資料中已經停產或停售長時間不使用的產品資料作停用處理可加快搜
尋的速度也增加盤點補貨等工作的效率若日後進貨時新進產品的條碼與停用產品
條碼相同時系統會出現警告訊息可直接將產品恢復續用
操作方法
1 產品停用
A)將欲停用的產品打勾勾選的品項會列在右上方的挑選清單列中確認後點選《停用》
停用的產品會列在下方的〈停售或停用之品項〉中
B)直接在產品基本資料中刪除的品項也會自動被系統列到停用產品中喔~
2 產品啟用
在欲恢復續用的產品上按一下滑鼠右鍵選擇《Y產品續用恢復》確認後該筆資料會
回復到產品基本資料中恢復續用的產品庫存量售價成本等均會歸零若要查看過去
的歷史進貨紀錄及銷貨分析請利用〈歷價〉及〈分析〉的功能
相關項目產品基本資料
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62
產品成本重算
意義若於系統使用時發生停電或當機或硬體故障情形而造成平均成本有異常之情形可
利用此作業將平均成本重算
可選擇年或指定月份計算確
定無誤時可利用寫入功能將
目前平均成本更新
若平均成本重算後有發生的情形則執行《W將計算之平均成本寫入》後必須利用 資
料偵錯 功能將異常的產品資料修復接著再到產品基本資料中利用〈歷價〉重新寫入成本
相關項目產品基本資料資料偵錯
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63
資料偵錯
意義藉由資料偵錯系統來偵測錯誤的資料再加以修復是屬於軟體異常控管的一項重要功
能有如 Windows 中的磁碟偵錯功能
操作方法
選擇客戶資料檢測編號是否重 覆及累積點數預收金額數值溢位等異常檢測
選擇銷貨資料檢測編號是否重覆及小計金額銷貨成本數值溢位等異常檢測且可將銷
貨成本以目前平均成本置換但此項功能需在已驗證過產品資料且無異常的情況下才能進
行
選擇廠商資料檢測編號是否重 覆及異常資料偵錯
選擇產品資料檢測編號是否重 覆及最近進價平均成本及售價數值溢位等異常檢測
選擇進貨資料檢測編號是否重覆及異常資料偵錯
選擇訂貨資料則會重新計算產品檔中的被訂購量
選擇倉庫資料重新分析產品檔及倉庫檔中的庫存關聯結構並自動將錯誤修復
以上各個資料檔檢測後若有異常情形出現只需按《自動修復錯誤》鍵即可完成資料偵錯
修復的動作
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64
用戶使用記錄
意義可記錄各用戶進入系統的日期及時間及使用哪個功能表做哪些動作避免在多人
使用狀況下無法查到資料修改或刪除是由何人做的
流量統計
依據系統登入用戶別統計各動作的操作次數
在桌面上建立捷徑
意義當桌面上安裝的捷徑不小心刪除或在一開始安裝軟體時沒有建立捷徑皆可利用此功
能輕鬆在桌面上重新建立捷徑再也不用擔心找不到執行路徑
操作方式
1輸入前台工作站號若是單機版則不需輸入
2直接點選《1建立後台管理捷徑》或《2建
立 POS 前台捷徑》就會在桌面上自動建立捷徑
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65
備份還原
意義當您發現銷售前台進入後出現錯誤代碼或存檔後交易紀錄無法存入時代表銷售資料
庫已經遭受毀損備份還原能夠幫助您將資料還原到您最後一次做備份的狀態
1 請先將執行資料備份並記下您的備份目錄位置操作方式請參照 備份作業
2 請放入安裝光碟重新安裝或至我們的網站 wwwhiposcomtw 下載試用版本（切記版
本必須相同）
註請確定所有工作站或前台均已離線且無其他軟體正在執行
無需移除原本的軟體直接執行安裝即可
3 請至[開始][程式集][叡鴻 Hipos 軟體系列]點選[備份還原]或至電腦中的 csalewin 中
點選 備份還原exe 如圖所示選取您的備份目錄位置後點選《S開始還原》即可
軟體使用教學手冊
66
第八章 附件 其他技術支援
報表格式修改
利用 HiPOS 軟體中的報表系統工具可以自行修改報表的格式
系統工具的開啟方式
1《開始》rarr《程式集》rarr《叡鴻 HiPOS 軟體系列》rarr《報表系統工具》
2到電腦 csalewin 資料夾中將〈系統工具exe〉點滑鼠左鍵兩下開啟
自訂列印紙張大小
開啟系統工具後選擇要修改列印格式的報表後將紙張規格分別填入高度寬度上邊界
左邊界即可
例如原本是 A4(290210mm)格式要改
成列印中一刀格式直接修改高度
140寬度 210 就可以囉~
修改報表內容
1開啟系統工具後先選擇要修改的報表再按《修改報表》
2若要修改報表內容的位置以滑鼠圈選要移動的範圍後以larruarrdarrrarr移動或直接以滑鼠拖
曳至您預定的位置即可
3若要修改或增加文
字則先點選 報表控
制項工具列 上的
一下接著點一下要
修改的文字或要新增
文字的位置即可編
輯文字
4修改完成後點選
左上角的《檔案》rarr
《儲存》
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67
自訂瀏覽視窗表格樣式
意義因為使用者的螢幕大小及解析度設定的不同在瀏覽視窗中難免發生表格橫向欄位太
大或太小導致於查看資料時的不方便HiPOS 提供了自訂表格樣式的功能讓使用者調整好
欄位後可以存檔方便日後查看
操作方法
1將滑鼠移動到要調整的欄位框上會出現 符號以滑
鼠拖曳即可調整欄位大小
2調整好後如圖在內容的任一位置上按一下滑鼠右鍵選擇《儲存表格樣式》若是儲
存後不滿意可以選擇《恢復預設值》
滑鼠右鍵功能選單
意義建立資料時若已經有其他檔案格式的資料存在方便
複製貼到 HiPOS 軟體中
在 HiPOS 軟體中當欄位為可編修狀態下時可以按一下滑鼠
右鍵便能呼叫功能選單(複製貼上剪下)
看完了使用手冊仍然無法解決您的問題嗎本公司提供了多元的諮詢管道
本公司網站技術支援httpwwwhiposcomtw 文件知識庫
電話諮詢07-7030898
傳真專線07-7032066
E ndash Mail Servicehiposcomtw
公司地址高雄縣鳳山市 830 埤北路 81 號
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68
庫存管理
基本庫存管理功能操作說明
標準作業流程
產品現有數量
產品基本資料中的現有數量欄位系統會自動依照進貨及銷貨統計並隨時更新產品現有量
因此為了保持現有量的正確性及產品成本的準確度請勿直接從產品基本資料的現有數量欄
位修改現有量
進貨作業
進貨時確實輸入正確的進貨量要留意進貨單位是否正確進貨及進貨退回時產品的庫存
量都會自動增減
庫存調整單(HiPOS-Light 版無此功能)
（一）使用時機
1 某產品的數量因毀損失竊hellip等非進貨及銷售而短缺或增加導致需要調整產品的現
有量時
2 由盤點作業中執行盤點量轉入現有量時若有差異量系統會自動產生一張庫存調整
單
（二）操作方式
1 進入【C進出貨】 rarr 【庫存調整單】
2 點選 【新增】rarr輸入日期單號經辦人員備註
3 點選 【新增明細】 rarr輸入【產品代號】
4 輸入【數量】是指實際數量與產品現有量的差異量例如 A產品實際量為 10 個產品
基本資料中的現有量為 8個兩者的差異量為 10－8＝+2數量的欄位輸入 2若 B產
品的實際數量為 15 個產品基本資料中的現有量為 20 個則差異量為 15－20＝-5
數量的欄位便輸入-5
5 點選【存檔】後產品現有量便會隨著調整
（三）附註
HiPOS-Light 版若平時發現產品數量有錯誤請直接利用【盤點作業】的轉入現有量功
能來調整產品的現有量
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庫存日消耗表
（一）當日消耗表列出查詢日期當天的庫存數量變動情況用來驗證庫存量的正確性
（二）逐日消耗表列出前一次結轉日至查詢日期當天的庫存數量變動情形用來驗證庫存
量的正確性另可將計算後的存量寫入帳面量(產品基本資料中的現有量)
（三）使用時機每日營業結束利用庫存逐日銷耗表檢驗庫存正確性
庫存月消耗表
（一）報表意義列出查詢當月份的庫存數量變動情形用來驗證庫存量的正確性另可將
計算後的實際現有量寫入帳面量(產品基本資料中的現有量)並轉入產生下月期初量
（二）使用時機每月底結束營業後或每月初開始營業前
（三）操作方式
1 檢視庫存月消耗表上的異動資料及現有量是否均正確當計算後存量與目前帳面存量
不符時會以黃色警示
2 確認無誤後按下 出現如下視窗再次確認
盤點作業
（一）盤點前置作業
1 貨架上物品的擺設是否整齊乾淨
2 貨架的分類是否明確並且標示清楚
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70
3 待進貨瑕疵物品異常品是否與陳列區清楚區分
4 人員的物品熟悉度及教育訓練是否充足
（二）操作方式
1 進入【F系統支援】rarr【盤點作業】rarr【新增】rarr輸入日期單號盤點人員備註
2 在【產品代號】輸入要盤點的產品rarr【存檔】rarr【列印】選擇【盤點單】
3 進行人工盤點工作
4 進入【盤點作業】rarr【修改】rarr在【盤點數量】輸入實際盤點數量rarr【存檔】
5 選擇【轉入現有量】即可將盤點量轉入到產品基本資料中的現有量
（三）操作秘訣
2 利用【新增明細】可一項項將要盤點的產品輸入
3 利用【盤點產品轉入】可以選擇一次將所有產品輸入或者依照廠商別產品類別儲
放位置產品編號輸入
4 務必確實將盤點量輸入盤點單的「盤點數量」欄位中盤點數量請勿輸入負數
（四）盤點要點
1 全面盤點及循環盤點除了期初或期末的全面盤點之外應固定每隔一段時間做循環
盤點循環盤點可以依照產品類別儲放位置或者產品編號等等例如固定每個月作
一次循環盤點第一個月盤點第一排貨架的商品第二個月盤點第二排貨架的商品
2 盤點時效盤點開始到盤點結束的時間盡量不要超過預定時程為了防止盤點錯誤應
避免盤點期間同時進貨銷售盤點完畢應即時將盤點量轉入現有量
3 盤點差異量軟體系統中的現有量欄位嚴格來說是帳面上的產品數量而盤點量則是
實際庫存的數量軟體操作過程有疏失產品瑕疵失竊及盤點錯誤等許多因素均
可能導致帳面上的數量與實際庫存不符的情況因此有盤差是可以被接受的但若差
異量太大時管理者便應觀察是哪個環節出了問題
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上線一段時間後初次執行盤點作業或庫存日月銷耗表
說明
1過去進貨或庫存有異時均直接修改產品現有量
2使用一段時間後才執行庫存月銷耗表結轉
3更新版本或重新安裝執行資料備份還原或者它系統資料轉檔匯入
上述情況可能會發現期初量都是 0以致計算後存量與帳面存量產生極大的誤差
作業流程
期初開帳作業
（一）使用時機
1 初次使用者
2 已經上線一段時間的使用者
3 更版或重新安裝系統後執行備份還原的使用者
4 產品現有量正確而庫存日月銷耗表中的現有量完全不對者
（二）操作方式
1 進入【A基本資料】rarr【產品基本資料】確認產品現有量均為正確的數量
2 按【Alt+F】開啟庫存量期初開帳作業視窗rarr選擇「轉入期初月份」rarr【確定】
3 此一動作可以根據產品基本資料中的現有量去重新計算出庫存日月銷號表中的現有
量並且反算出期初量
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72
常見 QampA
產品基本資料中的現有數量與實際庫存量不符合
1 僅有少數幾項產品的庫存量不符時可利用「庫存調整單」做調整
2 多項產品的庫存量不符時利用「盤點作業」並將盤點量「轉入現有量」
3 每日營業結束時可利用「庫存逐日消耗表」核對產品庫存量並將正確量寫入現有量
4 檢視產品-進出異動表可查明是否有單據數量錯誤
產品現有量不會隨銷售或進貨變動
1 執行資料重整
2 檢查前台 Alt+F5 銷售記錄是否正常若銷售存檔後無銷售紀錄或者銷售明細僅有時間及
金額代表資料庫已經損壞
3 檢查銷售及進貨時的產品編號是否一致
4 檢查產品基本資料中產品是否有重複建檔換言之相同的產品名稱是否有兩個不同的
產品編號
庫存日月消耗表中的期初量為零導致統計後的現有量錯誤
1 發生原因沒有將上月底的庫存作結轉寫入本月期初
進入【庫存月消耗表】rarr列印年月輸入上個月份rarr執行結轉
2 發生原因Ⅰ曾經從產品基本資料中的現有量欄位直接修改數量
Ⅱ更版或備份還原後沒有執行期初開帳的動作
進入產品基本資料執行【Alt+F 期初開帳作業】
3 當月底營業結束時請檢視庫存月消耗表核對庫存量並執行結轉的動作將正確量寫入現
有量及寫入次月期初量
庫存日月消耗表中的調入量與實際調整的數量不符合
1 發生原因盤點作業轉入現有量時重複執行轉入現有量的動作
2 進入【庫存調整單】rarr點選【瀏覽】尋找備註中盤點轉入單號重複的資料
3 刪除重複的調整單即可
利用盤點量轉入現有量卻發現某些產品仍然與實際庫存量不符合
1 發生原因 盤點數量錯誤
盤點作業中盤點數量輸入錯誤
營業時間進行盤點工作盤點後到轉入現有量的過程中產品銷售出去而未作
調整
2 利用「庫存調整單」調整現有量
3 HIPOS-Light 版利用「盤點轉入現有量」作調整
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已經將盤點量轉入現有量之後發現盤點時數量點錯
1 利用「庫存調整單」調整現有量
2 HIPOS-Light 版利用「盤點轉入現有量」作調整
連續數月都有做庫存月消耗結轉但庫存月消耗中某些產品的現有量卻總是有誤差
1 發生原因每個月結轉的時間點有誤
2 進入【庫存月消耗表】rarr列印年月輸入本月份rarr列印出該張報表或記下該報表的ldquo期初
量rdquo
3 重新進入【庫存月消耗表】rarr列印年月輸入上一個月份
4 比較本月份的ldquo期初量rdquo及上個月份的ldquo現有量rdquo是否相同若上個月份的現有量比本月
份的期初量少代表上一個月結轉之後仍有作銷售或調整
例如430 下午 200 做結轉將正確量寫入下月期初（產生 5月份的期初量）但是 430
下午 300 又陸續作了銷售或調整庫存量
5 做法
盤點機盤點時架上無庫存的 產 品 會 漏 盤
新增盤點單時選擇【盤點產品轉入】將全部產品轉入並將【盤點數量】全部修改為 0
將盤點機中的資料轉入該盤點單存檔後將盤點量轉入現有量
4 月
5 月份
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74
選購模組功能簡介
簡訊 SMS 發送模組
SMS 簡訊發送功能透過網際網路直接由 HiPOS 軟體系列中發送簡訊至客戶的行動電話能夠達
到迅速確實即時傳遞訊息及行銷的效益
HiPOS 門市及進銷存 v6 以後都可使用免申請儲值後馬上開通
功能特色
1 低廉的發送費用
一般使用手機發送簡訊每通大約 $25~ 35 之間使用 HiPOS SMS 每通只要 11~13 之
間足足省了 50
2 搭配 HiPOS 軟體分析有效客戶發送
利用 HiPOS 的各項統計如累積點數已購商品累積消費金額生日等等的各項數
據做有效的簡訊廣告行銷並且會自動過濾重覆的電話及統計發送的通數
應用 1 生日到時發送祝賀簡訊並告知來電優惠方案
應用 2 廠商新商品推出時可過濾已購買同類商品的客戶清單做簡訊廣告發送hellip更多應用
等你來發掘
3 大量簡訊發送
除了對單一客戶發送簡訊外大量發送簡訊的功能可同時對多個客戶行動電話號碼發送簡
訊
4 簡訊發送時效性佳
簡訊發送後正常情況下約 3~10 秒鐘就可即時將簡訊傳送到客戶手機重要訊息不怕客戶
收 不 到 若 因 故 對 方 無 法 接 收 將 會 自 動 重 發 直 至 發 送 成 功 或 滿 24 小時止
5 常用訊息片語編輯
「常用訊息」功能可以編輯儲存常用的簡訊內容可以加快編寫簡訊的速度
6 預約發送
可自定要發送的時間時間到才發送簡訊更有效率的廣告效益
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單一簡訊發送
在會員基本資料廠商基本資料員工基本資料中
按下 即可發送簡訊
大量簡訊發送
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條件選擇要發送簡訊的對象後點選《S發送簡訊》
即可將簡訊發送到所選擇的對象
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產品成本重算
意義若於系統使用時發生停電或當機或硬體故障情形而造成平均成本有異常之情形可
利用此作業將平均成本重算
可選擇年或指定月份計算確
定無誤時可利用寫入功能將
目前平均成本更新
若平均成本重算後有發生的情形則執行《W將計算之平均成本寫入》後必須利用 資
料偵錯 功能將異常的產品資料修復接著再到產品基本資料中利用〈歷價〉重新寫入成本
相關項目產品基本資料資料偵錯
軟體使用教學手冊
63
資料偵錯
意義藉由資料偵錯系統來偵測錯誤的資料再加以修復是屬於軟體異常控管的一項重要功
能有如 Windows 中的磁碟偵錯功能
操作方法
選擇客戶資料檢測編號是否重 覆及累積點數預收金額數值溢位等異常檢測
選擇銷貨資料檢測編號是否重覆及小計金額銷貨成本數值溢位等異常檢測且可將銷
貨成本以目前平均成本置換但此項功能需在已驗證過產品資料且無異常的情況下才能進
行
選擇廠商資料檢測編號是否重 覆及異常資料偵錯
選擇產品資料檢測編號是否重 覆及最近進價平均成本及售價數值溢位等異常檢測
選擇進貨資料檢測編號是否重覆及異常資料偵錯
選擇訂貨資料則會重新計算產品檔中的被訂購量
選擇倉庫資料重新分析產品檔及倉庫檔中的庫存關聯結構並自動將錯誤修復
以上各個資料檔檢測後若有異常情形出現只需按《自動修復錯誤》鍵即可完成資料偵錯
修復的動作
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用戶使用記錄
意義可記錄各用戶進入系統的日期及時間及使用哪個功能表做哪些動作避免在多人
使用狀況下無法查到資料修改或刪除是由何人做的
流量統計
依據系統登入用戶別統計各動作的操作次數
在桌面上建立捷徑
意義當桌面上安裝的捷徑不小心刪除或在一開始安裝軟體時沒有建立捷徑皆可利用此功
能輕鬆在桌面上重新建立捷徑再也不用擔心找不到執行路徑
操作方式
1輸入前台工作站號若是單機版則不需輸入
2直接點選《1建立後台管理捷徑》或《2建
立 POS 前台捷徑》就會在桌面上自動建立捷徑
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備份還原
意義當您發現銷售前台進入後出現錯誤代碼或存檔後交易紀錄無法存入時代表銷售資料
庫已經遭受毀損備份還原能夠幫助您將資料還原到您最後一次做備份的狀態
1 請先將執行資料備份並記下您的備份目錄位置操作方式請參照 備份作業
2 請放入安裝光碟重新安裝或至我們的網站 wwwhiposcomtw 下載試用版本（切記版
本必須相同）
註請確定所有工作站或前台均已離線且無其他軟體正在執行
無需移除原本的軟體直接執行安裝即可
3 請至[開始][程式集][叡鴻 Hipos 軟體系列]點選[備份還原]或至電腦中的 csalewin 中
點選 備份還原exe 如圖所示選取您的備份目錄位置後點選《S開始還原》即可
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第八章 附件 其他技術支援
報表格式修改
利用 HiPOS 軟體中的報表系統工具可以自行修改報表的格式
系統工具的開啟方式
1《開始》rarr《程式集》rarr《叡鴻 HiPOS 軟體系列》rarr《報表系統工具》
2到電腦 csalewin 資料夾中將〈系統工具exe〉點滑鼠左鍵兩下開啟
自訂列印紙張大小
開啟系統工具後選擇要修改列印格式的報表後將紙張規格分別填入高度寬度上邊界
左邊界即可
例如原本是 A4(290210mm)格式要改
成列印中一刀格式直接修改高度
140寬度 210 就可以囉~
修改報表內容
1開啟系統工具後先選擇要修改的報表再按《修改報表》
2若要修改報表內容的位置以滑鼠圈選要移動的範圍後以larruarrdarrrarr移動或直接以滑鼠拖
曳至您預定的位置即可
3若要修改或增加文
字則先點選 報表控
制項工具列 上的
一下接著點一下要
修改的文字或要新增
文字的位置即可編
輯文字
4修改完成後點選
左上角的《檔案》rarr
《儲存》
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自訂瀏覽視窗表格樣式
意義因為使用者的螢幕大小及解析度設定的不同在瀏覽視窗中難免發生表格橫向欄位太
大或太小導致於查看資料時的不方便HiPOS 提供了自訂表格樣式的功能讓使用者調整好
欄位後可以存檔方便日後查看
操作方法
1將滑鼠移動到要調整的欄位框上會出現 符號以滑
鼠拖曳即可調整欄位大小
2調整好後如圖在內容的任一位置上按一下滑鼠右鍵選擇《儲存表格樣式》若是儲
存後不滿意可以選擇《恢復預設值》
滑鼠右鍵功能選單
意義建立資料時若已經有其他檔案格式的資料存在方便
複製貼到 HiPOS 軟體中
在 HiPOS 軟體中當欄位為可編修狀態下時可以按一下滑鼠
右鍵便能呼叫功能選單(複製貼上剪下)
看完了使用手冊仍然無法解決您的問題嗎本公司提供了多元的諮詢管道
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公司地址高雄縣鳳山市 830 埤北路 81 號
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庫存管理
基本庫存管理功能操作說明
標準作業流程
產品現有數量
產品基本資料中的現有數量欄位系統會自動依照進貨及銷貨統計並隨時更新產品現有量
因此為了保持現有量的正確性及產品成本的準確度請勿直接從產品基本資料的現有數量欄
位修改現有量
進貨作業
進貨時確實輸入正確的進貨量要留意進貨單位是否正確進貨及進貨退回時產品的庫存
量都會自動增減
庫存調整單(HiPOS-Light 版無此功能)
（一）使用時機
1 某產品的數量因毀損失竊hellip等非進貨及銷售而短缺或增加導致需要調整產品的現
有量時
2 由盤點作業中執行盤點量轉入現有量時若有差異量系統會自動產生一張庫存調整
單
（二）操作方式
1 進入【C進出貨】 rarr 【庫存調整單】
2 點選 【新增】rarr輸入日期單號經辦人員備註
3 點選 【新增明細】 rarr輸入【產品代號】
4 輸入【數量】是指實際數量與產品現有量的差異量例如 A產品實際量為 10 個產品
基本資料中的現有量為 8個兩者的差異量為 10－8＝+2數量的欄位輸入 2若 B產
品的實際數量為 15 個產品基本資料中的現有量為 20 個則差異量為 15－20＝-5
數量的欄位便輸入-5
5 點選【存檔】後產品現有量便會隨著調整
（三）附註
HiPOS-Light 版若平時發現產品數量有錯誤請直接利用【盤點作業】的轉入現有量功
能來調整產品的現有量
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庫存日消耗表
（一）當日消耗表列出查詢日期當天的庫存數量變動情況用來驗證庫存量的正確性
（二）逐日消耗表列出前一次結轉日至查詢日期當天的庫存數量變動情形用來驗證庫存
量的正確性另可將計算後的存量寫入帳面量(產品基本資料中的現有量)
（三）使用時機每日營業結束利用庫存逐日銷耗表檢驗庫存正確性
庫存月消耗表
（一）報表意義列出查詢當月份的庫存數量變動情形用來驗證庫存量的正確性另可將
計算後的實際現有量寫入帳面量(產品基本資料中的現有量)並轉入產生下月期初量
（二）使用時機每月底結束營業後或每月初開始營業前
（三）操作方式
1 檢視庫存月消耗表上的異動資料及現有量是否均正確當計算後存量與目前帳面存量
不符時會以黃色警示
2 確認無誤後按下 出現如下視窗再次確認
盤點作業
（一）盤點前置作業
1 貨架上物品的擺設是否整齊乾淨
2 貨架的分類是否明確並且標示清楚
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70
3 待進貨瑕疵物品異常品是否與陳列區清楚區分
4 人員的物品熟悉度及教育訓練是否充足
（二）操作方式
1 進入【F系統支援】rarr【盤點作業】rarr【新增】rarr輸入日期單號盤點人員備註
2 在【產品代號】輸入要盤點的產品rarr【存檔】rarr【列印】選擇【盤點單】
3 進行人工盤點工作
4 進入【盤點作業】rarr【修改】rarr在【盤點數量】輸入實際盤點數量rarr【存檔】
5 選擇【轉入現有量】即可將盤點量轉入到產品基本資料中的現有量
（三）操作秘訣
2 利用【新增明細】可一項項將要盤點的產品輸入
3 利用【盤點產品轉入】可以選擇一次將所有產品輸入或者依照廠商別產品類別儲
放位置產品編號輸入
4 務必確實將盤點量輸入盤點單的「盤點數量」欄位中盤點數量請勿輸入負數
（四）盤點要點
1 全面盤點及循環盤點除了期初或期末的全面盤點之外應固定每隔一段時間做循環
盤點循環盤點可以依照產品類別儲放位置或者產品編號等等例如固定每個月作
一次循環盤點第一個月盤點第一排貨架的商品第二個月盤點第二排貨架的商品
2 盤點時效盤點開始到盤點結束的時間盡量不要超過預定時程為了防止盤點錯誤應
避免盤點期間同時進貨銷售盤點完畢應即時將盤點量轉入現有量
3 盤點差異量軟體系統中的現有量欄位嚴格來說是帳面上的產品數量而盤點量則是
實際庫存的數量軟體操作過程有疏失產品瑕疵失竊及盤點錯誤等許多因素均
可能導致帳面上的數量與實際庫存不符的情況因此有盤差是可以被接受的但若差
異量太大時管理者便應觀察是哪個環節出了問題
軟體使用教學手冊
71
上線一段時間後初次執行盤點作業或庫存日月銷耗表
說明
1過去進貨或庫存有異時均直接修改產品現有量
2使用一段時間後才執行庫存月銷耗表結轉
3更新版本或重新安裝執行資料備份還原或者它系統資料轉檔匯入
上述情況可能會發現期初量都是 0以致計算後存量與帳面存量產生極大的誤差
作業流程
期初開帳作業
（一）使用時機
1 初次使用者
2 已經上線一段時間的使用者
3 更版或重新安裝系統後執行備份還原的使用者
4 產品現有量正確而庫存日月銷耗表中的現有量完全不對者
（二）操作方式
1 進入【A基本資料】rarr【產品基本資料】確認產品現有量均為正確的數量
2 按【Alt+F】開啟庫存量期初開帳作業視窗rarr選擇「轉入期初月份」rarr【確定】
3 此一動作可以根據產品基本資料中的現有量去重新計算出庫存日月銷號表中的現有
量並且反算出期初量
軟體使用教學手冊
72
常見 QampA
產品基本資料中的現有數量與實際庫存量不符合
1 僅有少數幾項產品的庫存量不符時可利用「庫存調整單」做調整
2 多項產品的庫存量不符時利用「盤點作業」並將盤點量「轉入現有量」
3 每日營業結束時可利用「庫存逐日消耗表」核對產品庫存量並將正確量寫入現有量
4 檢視產品-進出異動表可查明是否有單據數量錯誤
產品現有量不會隨銷售或進貨變動
1 執行資料重整
2 檢查前台 Alt+F5 銷售記錄是否正常若銷售存檔後無銷售紀錄或者銷售明細僅有時間及
金額代表資料庫已經損壞
3 檢查銷售及進貨時的產品編號是否一致
4 檢查產品基本資料中產品是否有重複建檔換言之相同的產品名稱是否有兩個不同的
產品編號
庫存日月消耗表中的期初量為零導致統計後的現有量錯誤
1 發生原因沒有將上月底的庫存作結轉寫入本月期初
進入【庫存月消耗表】rarr列印年月輸入上個月份rarr執行結轉
2 發生原因Ⅰ曾經從產品基本資料中的現有量欄位直接修改數量
Ⅱ更版或備份還原後沒有執行期初開帳的動作
進入產品基本資料執行【Alt+F 期初開帳作業】
3 當月底營業結束時請檢視庫存月消耗表核對庫存量並執行結轉的動作將正確量寫入現
有量及寫入次月期初量
庫存日月消耗表中的調入量與實際調整的數量不符合
1 發生原因盤點作業轉入現有量時重複執行轉入現有量的動作
2 進入【庫存調整單】rarr點選【瀏覽】尋找備註中盤點轉入單號重複的資料
3 刪除重複的調整單即可
利用盤點量轉入現有量卻發現某些產品仍然與實際庫存量不符合
1 發生原因 盤點數量錯誤
盤點作業中盤點數量輸入錯誤
營業時間進行盤點工作盤點後到轉入現有量的過程中產品銷售出去而未作
調整
2 利用「庫存調整單」調整現有量
3 HIPOS-Light 版利用「盤點轉入現有量」作調整
軟體使用教學手冊
73
已經將盤點量轉入現有量之後發現盤點時數量點錯
1 利用「庫存調整單」調整現有量
2 HIPOS-Light 版利用「盤點轉入現有量」作調整
連續數月都有做庫存月消耗結轉但庫存月消耗中某些產品的現有量卻總是有誤差
1 發生原因每個月結轉的時間點有誤
2 進入【庫存月消耗表】rarr列印年月輸入本月份rarr列印出該張報表或記下該報表的ldquo期初
量rdquo
3 重新進入【庫存月消耗表】rarr列印年月輸入上一個月份
4 比較本月份的ldquo期初量rdquo及上個月份的ldquo現有量rdquo是否相同若上個月份的現有量比本月
份的期初量少代表上一個月結轉之後仍有作銷售或調整
例如430 下午 200 做結轉將正確量寫入下月期初（產生 5月份的期初量）但是 430
下午 300 又陸續作了銷售或調整庫存量
5 做法
盤點機盤點時架上無庫存的 產 品 會 漏 盤
新增盤點單時選擇【盤點產品轉入】將全部產品轉入並將【盤點數量】全部修改為 0
將盤點機中的資料轉入該盤點單存檔後將盤點量轉入現有量
4 月
5 月份
軟體使用教學手冊
74
選購模組功能簡介
簡訊 SMS 發送模組
SMS 簡訊發送功能透過網際網路直接由 HiPOS 軟體系列中發送簡訊至客戶的行動電話能夠達
到迅速確實即時傳遞訊息及行銷的效益
HiPOS 門市及進銷存 v6 以後都可使用免申請儲值後馬上開通
功能特色
1 低廉的發送費用
一般使用手機發送簡訊每通大約 $25~ 35 之間使用 HiPOS SMS 每通只要 11~13 之
間足足省了 50
2 搭配 HiPOS 軟體分析有效客戶發送
利用 HiPOS 的各項統計如累積點數已購商品累積消費金額生日等等的各項數
據做有效的簡訊廣告行銷並且會自動過濾重覆的電話及統計發送的通數
應用 1 生日到時發送祝賀簡訊並告知來電優惠方案
應用 2 廠商新商品推出時可過濾已購買同類商品的客戶清單做簡訊廣告發送hellip更多應用
等你來發掘
3 大量簡訊發送
除了對單一客戶發送簡訊外大量發送簡訊的功能可同時對多個客戶行動電話號碼發送簡
訊
4 簡訊發送時效性佳
簡訊發送後正常情況下約 3~10 秒鐘就可即時將簡訊傳送到客戶手機重要訊息不怕客戶
收 不 到 若 因 故 對 方 無 法 接 收 將 會 自 動 重 發 直 至 發 送 成 功 或 滿 24 小時止
5 常用訊息片語編輯
「常用訊息」功能可以編輯儲存常用的簡訊內容可以加快編寫簡訊的速度
6 預約發送
可自定要發送的時間時間到才發送簡訊更有效率的廣告效益
軟體使用教學手冊
75
單一簡訊發送
在會員基本資料廠商基本資料員工基本資料中
按下 即可發送簡訊
大量簡訊發送
﹝統計報表﹞rarr﹝C會員郵寄標籤大量簡訊﹞依照
條件選擇要發送簡訊的對象後點選《S發送簡訊》
即可將簡訊發送到所選擇的對象
軟體使用教學手冊
63
資料偵錯
意義藉由資料偵錯系統來偵測錯誤的資料再加以修復是屬於軟體異常控管的一項重要功
能有如 Windows 中的磁碟偵錯功能
操作方法
選擇客戶資料檢測編號是否重 覆及累積點數預收金額數值溢位等異常檢測
選擇銷貨資料檢測編號是否重覆及小計金額銷貨成本數值溢位等異常檢測且可將銷
貨成本以目前平均成本置換但此項功能需在已驗證過產品資料且無異常的情況下才能進
行
選擇廠商資料檢測編號是否重 覆及異常資料偵錯
選擇產品資料檢測編號是否重 覆及最近進價平均成本及售價數值溢位等異常檢測
選擇進貨資料檢測編號是否重覆及異常資料偵錯
選擇訂貨資料則會重新計算產品檔中的被訂購量
選擇倉庫資料重新分析產品檔及倉庫檔中的庫存關聯結構並自動將錯誤修復
以上各個資料檔檢測後若有異常情形出現只需按《自動修復錯誤》鍵即可完成資料偵錯
修復的動作
軟體使用教學手冊
64
用戶使用記錄
意義可記錄各用戶進入系統的日期及時間及使用哪個功能表做哪些動作避免在多人
使用狀況下無法查到資料修改或刪除是由何人做的
流量統計
依據系統登入用戶別統計各動作的操作次數
在桌面上建立捷徑
意義當桌面上安裝的捷徑不小心刪除或在一開始安裝軟體時沒有建立捷徑皆可利用此功
能輕鬆在桌面上重新建立捷徑再也不用擔心找不到執行路徑
操作方式
1輸入前台工作站號若是單機版則不需輸入
2直接點選《1建立後台管理捷徑》或《2建
立 POS 前台捷徑》就會在桌面上自動建立捷徑
軟體使用教學手冊
65
備份還原
意義當您發現銷售前台進入後出現錯誤代碼或存檔後交易紀錄無法存入時代表銷售資料
庫已經遭受毀損備份還原能夠幫助您將資料還原到您最後一次做備份的狀態
1 請先將執行資料備份並記下您的備份目錄位置操作方式請參照 備份作業
2 請放入安裝光碟重新安裝或至我們的網站 wwwhiposcomtw 下載試用版本（切記版
本必須相同）
註請確定所有工作站或前台均已離線且無其他軟體正在執行
無需移除原本的軟體直接執行安裝即可
3 請至[開始][程式集][叡鴻 Hipos 軟體系列]點選[備份還原]或至電腦中的 csalewin 中
點選 備份還原exe 如圖所示選取您的備份目錄位置後點選《S開始還原》即可
軟體使用教學手冊
66
第八章 附件 其他技術支援
報表格式修改
利用 HiPOS 軟體中的報表系統工具可以自行修改報表的格式
系統工具的開啟方式
1《開始》rarr《程式集》rarr《叡鴻 HiPOS 軟體系列》rarr《報表系統工具》
2到電腦 csalewin 資料夾中將〈系統工具exe〉點滑鼠左鍵兩下開啟
自訂列印紙張大小
開啟系統工具後選擇要修改列印格式的報表後將紙張規格分別填入高度寬度上邊界
左邊界即可
例如原本是 A4(290210mm)格式要改
成列印中一刀格式直接修改高度
140寬度 210 就可以囉~
修改報表內容
1開啟系統工具後先選擇要修改的報表再按《修改報表》
2若要修改報表內容的位置以滑鼠圈選要移動的範圍後以larruarrdarrrarr移動或直接以滑鼠拖
曳至您預定的位置即可
3若要修改或增加文
字則先點選 報表控
制項工具列 上的
一下接著點一下要
修改的文字或要新增
文字的位置即可編
輯文字
4修改完成後點選
左上角的《檔案》rarr
《儲存》
軟體使用教學手冊
67
自訂瀏覽視窗表格樣式
意義因為使用者的螢幕大小及解析度設定的不同在瀏覽視窗中難免發生表格橫向欄位太
大或太小導致於查看資料時的不方便HiPOS 提供了自訂表格樣式的功能讓使用者調整好
欄位後可以存檔方便日後查看
操作方法
1將滑鼠移動到要調整的欄位框上會出現 符號以滑
鼠拖曳即可調整欄位大小
2調整好後如圖在內容的任一位置上按一下滑鼠右鍵選擇《儲存表格樣式》若是儲
存後不滿意可以選擇《恢復預設值》
滑鼠右鍵功能選單
意義建立資料時若已經有其他檔案格式的資料存在方便
複製貼到 HiPOS 軟體中
在 HiPOS 軟體中當欄位為可編修狀態下時可以按一下滑鼠
右鍵便能呼叫功能選單(複製貼上剪下)
看完了使用手冊仍然無法解決您的問題嗎本公司提供了多元的諮詢管道
本公司網站技術支援httpwwwhiposcomtw 文件知識庫
電話諮詢07-7030898
傳真專線07-7032066
E ndash Mail Servicehiposcomtw
公司地址高雄縣鳳山市 830 埤北路 81 號
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68
庫存管理
基本庫存管理功能操作說明
標準作業流程
產品現有數量
產品基本資料中的現有數量欄位系統會自動依照進貨及銷貨統計並隨時更新產品現有量
因此為了保持現有量的正確性及產品成本的準確度請勿直接從產品基本資料的現有數量欄
位修改現有量
進貨作業
進貨時確實輸入正確的進貨量要留意進貨單位是否正確進貨及進貨退回時產品的庫存
量都會自動增減
庫存調整單(HiPOS-Light 版無此功能)
（一）使用時機
1 某產品的數量因毀損失竊hellip等非進貨及銷售而短缺或增加導致需要調整產品的現
有量時
2 由盤點作業中執行盤點量轉入現有量時若有差異量系統會自動產生一張庫存調整
單
（二）操作方式
1 進入【C進出貨】 rarr 【庫存調整單】
2 點選 【新增】rarr輸入日期單號經辦人員備註
3 點選 【新增明細】 rarr輸入【產品代號】
4 輸入【數量】是指實際數量與產品現有量的差異量例如 A產品實際量為 10 個產品
基本資料中的現有量為 8個兩者的差異量為 10－8＝+2數量的欄位輸入 2若 B產
品的實際數量為 15 個產品基本資料中的現有量為 20 個則差異量為 15－20＝-5
數量的欄位便輸入-5
5 點選【存檔】後產品現有量便會隨著調整
（三）附註
HiPOS-Light 版若平時發現產品數量有錯誤請直接利用【盤點作業】的轉入現有量功
能來調整產品的現有量
軟體使用教學手冊
69
庫存日消耗表
（一）當日消耗表列出查詢日期當天的庫存數量變動情況用來驗證庫存量的正確性
（二）逐日消耗表列出前一次結轉日至查詢日期當天的庫存數量變動情形用來驗證庫存
量的正確性另可將計算後的存量寫入帳面量(產品基本資料中的現有量)
（三）使用時機每日營業結束利用庫存逐日銷耗表檢驗庫存正確性
庫存月消耗表
（一）報表意義列出查詢當月份的庫存數量變動情形用來驗證庫存量的正確性另可將
計算後的實際現有量寫入帳面量(產品基本資料中的現有量)並轉入產生下月期初量
（二）使用時機每月底結束營業後或每月初開始營業前
（三）操作方式
1 檢視庫存月消耗表上的異動資料及現有量是否均正確當計算後存量與目前帳面存量
不符時會以黃色警示
2 確認無誤後按下 出現如下視窗再次確認
盤點作業
（一）盤點前置作業
1 貨架上物品的擺設是否整齊乾淨
2 貨架的分類是否明確並且標示清楚
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70
3 待進貨瑕疵物品異常品是否與陳列區清楚區分
4 人員的物品熟悉度及教育訓練是否充足
（二）操作方式
1 進入【F系統支援】rarr【盤點作業】rarr【新增】rarr輸入日期單號盤點人員備註
2 在【產品代號】輸入要盤點的產品rarr【存檔】rarr【列印】選擇【盤點單】
3 進行人工盤點工作
4 進入【盤點作業】rarr【修改】rarr在【盤點數量】輸入實際盤點數量rarr【存檔】
5 選擇【轉入現有量】即可將盤點量轉入到產品基本資料中的現有量
（三）操作秘訣
2 利用【新增明細】可一項項將要盤點的產品輸入
3 利用【盤點產品轉入】可以選擇一次將所有產品輸入或者依照廠商別產品類別儲
放位置產品編號輸入
4 務必確實將盤點量輸入盤點單的「盤點數量」欄位中盤點數量請勿輸入負數
（四）盤點要點
1 全面盤點及循環盤點除了期初或期末的全面盤點之外應固定每隔一段時間做循環
盤點循環盤點可以依照產品類別儲放位置或者產品編號等等例如固定每個月作
一次循環盤點第一個月盤點第一排貨架的商品第二個月盤點第二排貨架的商品
2 盤點時效盤點開始到盤點結束的時間盡量不要超過預定時程為了防止盤點錯誤應
避免盤點期間同時進貨銷售盤點完畢應即時將盤點量轉入現有量
3 盤點差異量軟體系統中的現有量欄位嚴格來說是帳面上的產品數量而盤點量則是
實際庫存的數量軟體操作過程有疏失產品瑕疵失竊及盤點錯誤等許多因素均
可能導致帳面上的數量與實際庫存不符的情況因此有盤差是可以被接受的但若差
異量太大時管理者便應觀察是哪個環節出了問題
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71
上線一段時間後初次執行盤點作業或庫存日月銷耗表
說明
1過去進貨或庫存有異時均直接修改產品現有量
2使用一段時間後才執行庫存月銷耗表結轉
3更新版本或重新安裝執行資料備份還原或者它系統資料轉檔匯入
上述情況可能會發現期初量都是 0以致計算後存量與帳面存量產生極大的誤差
作業流程
期初開帳作業
（一）使用時機
1 初次使用者
2 已經上線一段時間的使用者
3 更版或重新安裝系統後執行備份還原的使用者
4 產品現有量正確而庫存日月銷耗表中的現有量完全不對者
（二）操作方式
1 進入【A基本資料】rarr【產品基本資料】確認產品現有量均為正確的數量
2 按【Alt+F】開啟庫存量期初開帳作業視窗rarr選擇「轉入期初月份」rarr【確定】
3 此一動作可以根據產品基本資料中的現有量去重新計算出庫存日月銷號表中的現有
量並且反算出期初量
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常見 QampA
產品基本資料中的現有數量與實際庫存量不符合
1 僅有少數幾項產品的庫存量不符時可利用「庫存調整單」做調整
2 多項產品的庫存量不符時利用「盤點作業」並將盤點量「轉入現有量」
3 每日營業結束時可利用「庫存逐日消耗表」核對產品庫存量並將正確量寫入現有量
4 檢視產品-進出異動表可查明是否有單據數量錯誤
產品現有量不會隨銷售或進貨變動
1 執行資料重整
2 檢查前台 Alt+F5 銷售記錄是否正常若銷售存檔後無銷售紀錄或者銷售明細僅有時間及
金額代表資料庫已經損壞
3 檢查銷售及進貨時的產品編號是否一致
4 檢查產品基本資料中產品是否有重複建檔換言之相同的產品名稱是否有兩個不同的
產品編號
庫存日月消耗表中的期初量為零導致統計後的現有量錯誤
1 發生原因沒有將上月底的庫存作結轉寫入本月期初
進入【庫存月消耗表】rarr列印年月輸入上個月份rarr執行結轉
2 發生原因Ⅰ曾經從產品基本資料中的現有量欄位直接修改數量
Ⅱ更版或備份還原後沒有執行期初開帳的動作
進入產品基本資料執行【Alt+F 期初開帳作業】
3 當月底營業結束時請檢視庫存月消耗表核對庫存量並執行結轉的動作將正確量寫入現
有量及寫入次月期初量
庫存日月消耗表中的調入量與實際調整的數量不符合
1 發生原因盤點作業轉入現有量時重複執行轉入現有量的動作
2 進入【庫存調整單】rarr點選【瀏覽】尋找備註中盤點轉入單號重複的資料
3 刪除重複的調整單即可
利用盤點量轉入現有量卻發現某些產品仍然與實際庫存量不符合
1 發生原因 盤點數量錯誤
盤點作業中盤點數量輸入錯誤
營業時間進行盤點工作盤點後到轉入現有量的過程中產品銷售出去而未作
調整
2 利用「庫存調整單」調整現有量
3 HIPOS-Light 版利用「盤點轉入現有量」作調整
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已經將盤點量轉入現有量之後發現盤點時數量點錯
1 利用「庫存調整單」調整現有量
2 HIPOS-Light 版利用「盤點轉入現有量」作調整
連續數月都有做庫存月消耗結轉但庫存月消耗中某些產品的現有量卻總是有誤差
1 發生原因每個月結轉的時間點有誤
2 進入【庫存月消耗表】rarr列印年月輸入本月份rarr列印出該張報表或記下該報表的ldquo期初
量rdquo
3 重新進入【庫存月消耗表】rarr列印年月輸入上一個月份
4 比較本月份的ldquo期初量rdquo及上個月份的ldquo現有量rdquo是否相同若上個月份的現有量比本月
份的期初量少代表上一個月結轉之後仍有作銷售或調整
例如430 下午 200 做結轉將正確量寫入下月期初（產生 5月份的期初量）但是 430
下午 300 又陸續作了銷售或調整庫存量
5 做法
盤點機盤點時架上無庫存的 產 品 會 漏 盤
新增盤點單時選擇【盤點產品轉入】將全部產品轉入並將【盤點數量】全部修改為 0
將盤點機中的資料轉入該盤點單存檔後將盤點量轉入現有量
4 月
5 月份
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選購模組功能簡介
簡訊 SMS 發送模組
SMS 簡訊發送功能透過網際網路直接由 HiPOS 軟體系列中發送簡訊至客戶的行動電話能夠達
到迅速確實即時傳遞訊息及行銷的效益
HiPOS 門市及進銷存 v6 以後都可使用免申請儲值後馬上開通
功能特色
1 低廉的發送費用
一般使用手機發送簡訊每通大約 $25~ 35 之間使用 HiPOS SMS 每通只要 11~13 之
間足足省了 50
2 搭配 HiPOS 軟體分析有效客戶發送
利用 HiPOS 的各項統計如累積點數已購商品累積消費金額生日等等的各項數
據做有效的簡訊廣告行銷並且會自動過濾重覆的電話及統計發送的通數
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應用 2 廠商新商品推出時可過濾已購買同類商品的客戶清單做簡訊廣告發送hellip更多應用
等你來發掘
3 大量簡訊發送
除了對單一客戶發送簡訊外大量發送簡訊的功能可同時對多個客戶行動電話號碼發送簡
訊
4 簡訊發送時效性佳
簡訊發送後正常情況下約 3~10 秒鐘就可即時將簡訊傳送到客戶手機重要訊息不怕客戶
收 不 到 若 因 故 對 方 無 法 接 收 將 會 自 動 重 發 直 至 發 送 成 功 或 滿 24 小時止
5 常用訊息片語編輯
「常用訊息」功能可以編輯儲存常用的簡訊內容可以加快編寫簡訊的速度
6 預約發送
可自定要發送的時間時間到才發送簡訊更有效率的廣告效益
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單一簡訊發送
在會員基本資料廠商基本資料員工基本資料中
按下 即可發送簡訊
大量簡訊發送
﹝統計報表﹞rarr﹝C會員郵寄標籤大量簡訊﹞依照
條件選擇要發送簡訊的對象後點選《S發送簡訊》
即可將簡訊發送到所選擇的對象
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用戶使用記錄
意義可記錄各用戶進入系統的日期及時間及使用哪個功能表做哪些動作避免在多人
使用狀況下無法查到資料修改或刪除是由何人做的
流量統計
依據系統登入用戶別統計各動作的操作次數
在桌面上建立捷徑
意義當桌面上安裝的捷徑不小心刪除或在一開始安裝軟體時沒有建立捷徑皆可利用此功
能輕鬆在桌面上重新建立捷徑再也不用擔心找不到執行路徑
操作方式
1輸入前台工作站號若是單機版則不需輸入
2直接點選《1建立後台管理捷徑》或《2建
立 POS 前台捷徑》就會在桌面上自動建立捷徑
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備份還原
意義當您發現銷售前台進入後出現錯誤代碼或存檔後交易紀錄無法存入時代表銷售資料
庫已經遭受毀損備份還原能夠幫助您將資料還原到您最後一次做備份的狀態
1 請先將執行資料備份並記下您的備份目錄位置操作方式請參照 備份作業
2 請放入安裝光碟重新安裝或至我們的網站 wwwhiposcomtw 下載試用版本（切記版
本必須相同）
註請確定所有工作站或前台均已離線且無其他軟體正在執行
無需移除原本的軟體直接執行安裝即可
3 請至[開始][程式集][叡鴻 Hipos 軟體系列]點選[備份還原]或至電腦中的 csalewin 中
點選 備份還原exe 如圖所示選取您的備份目錄位置後點選《S開始還原》即可
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第八章 附件 其他技術支援
報表格式修改
利用 HiPOS 軟體中的報表系統工具可以自行修改報表的格式
系統工具的開啟方式
1《開始》rarr《程式集》rarr《叡鴻 HiPOS 軟體系列》rarr《報表系統工具》
2到電腦 csalewin 資料夾中將〈系統工具exe〉點滑鼠左鍵兩下開啟
自訂列印紙張大小
開啟系統工具後選擇要修改列印格式的報表後將紙張規格分別填入高度寬度上邊界
左邊界即可
例如原本是 A4(290210mm)格式要改
成列印中一刀格式直接修改高度
140寬度 210 就可以囉~
修改報表內容
1開啟系統工具後先選擇要修改的報表再按《修改報表》
2若要修改報表內容的位置以滑鼠圈選要移動的範圍後以larruarrdarrrarr移動或直接以滑鼠拖
曳至您預定的位置即可
3若要修改或增加文
字則先點選 報表控
制項工具列 上的
一下接著點一下要
修改的文字或要新增
文字的位置即可編
輯文字
4修改完成後點選
左上角的《檔案》rarr
《儲存》
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自訂瀏覽視窗表格樣式
意義因為使用者的螢幕大小及解析度設定的不同在瀏覽視窗中難免發生表格橫向欄位太
大或太小導致於查看資料時的不方便HiPOS 提供了自訂表格樣式的功能讓使用者調整好
欄位後可以存檔方便日後查看
操作方法
1將滑鼠移動到要調整的欄位框上會出現 符號以滑
鼠拖曳即可調整欄位大小
2調整好後如圖在內容的任一位置上按一下滑鼠右鍵選擇《儲存表格樣式》若是儲
存後不滿意可以選擇《恢復預設值》
滑鼠右鍵功能選單
意義建立資料時若已經有其他檔案格式的資料存在方便
複製貼到 HiPOS 軟體中
在 HiPOS 軟體中當欄位為可編修狀態下時可以按一下滑鼠
右鍵便能呼叫功能選單(複製貼上剪下)
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庫存管理
基本庫存管理功能操作說明
標準作業流程
產品現有數量
產品基本資料中的現有數量欄位系統會自動依照進貨及銷貨統計並隨時更新產品現有量
因此為了保持現有量的正確性及產品成本的準確度請勿直接從產品基本資料的現有數量欄
位修改現有量
進貨作業
進貨時確實輸入正確的進貨量要留意進貨單位是否正確進貨及進貨退回時產品的庫存
量都會自動增減
庫存調整單(HiPOS-Light 版無此功能)
（一）使用時機
1 某產品的數量因毀損失竊hellip等非進貨及銷售而短缺或增加導致需要調整產品的現
有量時
2 由盤點作業中執行盤點量轉入現有量時若有差異量系統會自動產生一張庫存調整
單
（二）操作方式
1 進入【C進出貨】 rarr 【庫存調整單】
2 點選 【新增】rarr輸入日期單號經辦人員備註
3 點選 【新增明細】 rarr輸入【產品代號】
4 輸入【數量】是指實際數量與產品現有量的差異量例如 A產品實際量為 10 個產品
基本資料中的現有量為 8個兩者的差異量為 10－8＝+2數量的欄位輸入 2若 B產
品的實際數量為 15 個產品基本資料中的現有量為 20 個則差異量為 15－20＝-5
數量的欄位便輸入-5
5 點選【存檔】後產品現有量便會隨著調整
（三）附註
HiPOS-Light 版若平時發現產品數量有錯誤請直接利用【盤點作業】的轉入現有量功
能來調整產品的現有量
軟體使用教學手冊
69
庫存日消耗表
（一）當日消耗表列出查詢日期當天的庫存數量變動情況用來驗證庫存量的正確性
（二）逐日消耗表列出前一次結轉日至查詢日期當天的庫存數量變動情形用來驗證庫存
量的正確性另可將計算後的存量寫入帳面量(產品基本資料中的現有量)
（三）使用時機每日營業結束利用庫存逐日銷耗表檢驗庫存正確性
庫存月消耗表
（一）報表意義列出查詢當月份的庫存數量變動情形用來驗證庫存量的正確性另可將
計算後的實際現有量寫入帳面量(產品基本資料中的現有量)並轉入產生下月期初量
（二）使用時機每月底結束營業後或每月初開始營業前
（三）操作方式
1 檢視庫存月消耗表上的異動資料及現有量是否均正確當計算後存量與目前帳面存量
不符時會以黃色警示
2 確認無誤後按下 出現如下視窗再次確認
盤點作業
（一）盤點前置作業
1 貨架上物品的擺設是否整齊乾淨
2 貨架的分類是否明確並且標示清楚
軟體使用教學手冊
70
3 待進貨瑕疵物品異常品是否與陳列區清楚區分
4 人員的物品熟悉度及教育訓練是否充足
（二）操作方式
1 進入【F系統支援】rarr【盤點作業】rarr【新增】rarr輸入日期單號盤點人員備註
2 在【產品代號】輸入要盤點的產品rarr【存檔】rarr【列印】選擇【盤點單】
3 進行人工盤點工作
4 進入【盤點作業】rarr【修改】rarr在【盤點數量】輸入實際盤點數量rarr【存檔】
5 選擇【轉入現有量】即可將盤點量轉入到產品基本資料中的現有量
（三）操作秘訣
2 利用【新增明細】可一項項將要盤點的產品輸入
3 利用【盤點產品轉入】可以選擇一次將所有產品輸入或者依照廠商別產品類別儲
放位置產品編號輸入
4 務必確實將盤點量輸入盤點單的「盤點數量」欄位中盤點數量請勿輸入負數
（四）盤點要點
1 全面盤點及循環盤點除了期初或期末的全面盤點之外應固定每隔一段時間做循環
盤點循環盤點可以依照產品類別儲放位置或者產品編號等等例如固定每個月作
一次循環盤點第一個月盤點第一排貨架的商品第二個月盤點第二排貨架的商品
2 盤點時效盤點開始到盤點結束的時間盡量不要超過預定時程為了防止盤點錯誤應
避免盤點期間同時進貨銷售盤點完畢應即時將盤點量轉入現有量
3 盤點差異量軟體系統中的現有量欄位嚴格來說是帳面上的產品數量而盤點量則是
實際庫存的數量軟體操作過程有疏失產品瑕疵失竊及盤點錯誤等許多因素均
可能導致帳面上的數量與實際庫存不符的情況因此有盤差是可以被接受的但若差
異量太大時管理者便應觀察是哪個環節出了問題
軟體使用教學手冊
71
上線一段時間後初次執行盤點作業或庫存日月銷耗表
說明
1過去進貨或庫存有異時均直接修改產品現有量
2使用一段時間後才執行庫存月銷耗表結轉
3更新版本或重新安裝執行資料備份還原或者它系統資料轉檔匯入
上述情況可能會發現期初量都是 0以致計算後存量與帳面存量產生極大的誤差
作業流程
期初開帳作業
（一）使用時機
1 初次使用者
2 已經上線一段時間的使用者
3 更版或重新安裝系統後執行備份還原的使用者
4 產品現有量正確而庫存日月銷耗表中的現有量完全不對者
（二）操作方式
1 進入【A基本資料】rarr【產品基本資料】確認產品現有量均為正確的數量
2 按【Alt+F】開啟庫存量期初開帳作業視窗rarr選擇「轉入期初月份」rarr【確定】
3 此一動作可以根據產品基本資料中的現有量去重新計算出庫存日月銷號表中的現有
量並且反算出期初量
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72
常見 QampA
產品基本資料中的現有數量與實際庫存量不符合
1 僅有少數幾項產品的庫存量不符時可利用「庫存調整單」做調整
2 多項產品的庫存量不符時利用「盤點作業」並將盤點量「轉入現有量」
3 每日營業結束時可利用「庫存逐日消耗表」核對產品庫存量並將正確量寫入現有量
4 檢視產品-進出異動表可查明是否有單據數量錯誤
產品現有量不會隨銷售或進貨變動
1 執行資料重整
2 檢查前台 Alt+F5 銷售記錄是否正常若銷售存檔後無銷售紀錄或者銷售明細僅有時間及
金額代表資料庫已經損壞
3 檢查銷售及進貨時的產品編號是否一致
4 檢查產品基本資料中產品是否有重複建檔換言之相同的產品名稱是否有兩個不同的
產品編號
庫存日月消耗表中的期初量為零導致統計後的現有量錯誤
1 發生原因沒有將上月底的庫存作結轉寫入本月期初
進入【庫存月消耗表】rarr列印年月輸入上個月份rarr執行結轉
2 發生原因Ⅰ曾經從產品基本資料中的現有量欄位直接修改數量
Ⅱ更版或備份還原後沒有執行期初開帳的動作
進入產品基本資料執行【Alt+F 期初開帳作業】
3 當月底營業結束時請檢視庫存月消耗表核對庫存量並執行結轉的動作將正確量寫入現
有量及寫入次月期初量
庫存日月消耗表中的調入量與實際調整的數量不符合
1 發生原因盤點作業轉入現有量時重複執行轉入現有量的動作
2 進入【庫存調整單】rarr點選【瀏覽】尋找備註中盤點轉入單號重複的資料
3 刪除重複的調整單即可
利用盤點量轉入現有量卻發現某些產品仍然與實際庫存量不符合
1 發生原因 盤點數量錯誤
盤點作業中盤點數量輸入錯誤
營業時間進行盤點工作盤點後到轉入現有量的過程中產品銷售出去而未作
調整
2 利用「庫存調整單」調整現有量
3 HIPOS-Light 版利用「盤點轉入現有量」作調整
軟體使用教學手冊
73
已經將盤點量轉入現有量之後發現盤點時數量點錯
1 利用「庫存調整單」調整現有量
2 HIPOS-Light 版利用「盤點轉入現有量」作調整
連續數月都有做庫存月消耗結轉但庫存月消耗中某些產品的現有量卻總是有誤差
1 發生原因每個月結轉的時間點有誤
2 進入【庫存月消耗表】rarr列印年月輸入本月份rarr列印出該張報表或記下該報表的ldquo期初
量rdquo
3 重新進入【庫存月消耗表】rarr列印年月輸入上一個月份
4 比較本月份的ldquo期初量rdquo及上個月份的ldquo現有量rdquo是否相同若上個月份的現有量比本月
份的期初量少代表上一個月結轉之後仍有作銷售或調整
例如430 下午 200 做結轉將正確量寫入下月期初（產生 5月份的期初量）但是 430
下午 300 又陸續作了銷售或調整庫存量
5 做法
盤點機盤點時架上無庫存的 產 品 會 漏 盤
新增盤點單時選擇【盤點產品轉入】將全部產品轉入並將【盤點數量】全部修改為 0
將盤點機中的資料轉入該盤點單存檔後將盤點量轉入現有量
4 月
5 月份
軟體使用教學手冊
74
選購模組功能簡介
簡訊 SMS 發送模組
SMS 簡訊發送功能透過網際網路直接由 HiPOS 軟體系列中發送簡訊至客戶的行動電話能夠達
到迅速確實即時傳遞訊息及行銷的效益
HiPOS 門市及進銷存 v6 以後都可使用免申請儲值後馬上開通
功能特色
1 低廉的發送費用
一般使用手機發送簡訊每通大約 $25~ 35 之間使用 HiPOS SMS 每通只要 11~13 之
間足足省了 50
2 搭配 HiPOS 軟體分析有效客戶發送
利用 HiPOS 的各項統計如累積點數已購商品累積消費金額生日等等的各項數
據做有效的簡訊廣告行銷並且會自動過濾重覆的電話及統計發送的通數
應用 1 生日到時發送祝賀簡訊並告知來電優惠方案
應用 2 廠商新商品推出時可過濾已購買同類商品的客戶清單做簡訊廣告發送hellip更多應用
等你來發掘
3 大量簡訊發送
除了對單一客戶發送簡訊外大量發送簡訊的功能可同時對多個客戶行動電話號碼發送簡
訊
4 簡訊發送時效性佳
簡訊發送後正常情況下約 3~10 秒鐘就可即時將簡訊傳送到客戶手機重要訊息不怕客戶
收 不 到 若 因 故 對 方 無 法 接 收 將 會 自 動 重 發 直 至 發 送 成 功 或 滿 24 小時止
5 常用訊息片語編輯
「常用訊息」功能可以編輯儲存常用的簡訊內容可以加快編寫簡訊的速度
6 預約發送
可自定要發送的時間時間到才發送簡訊更有效率的廣告效益
軟體使用教學手冊
75
單一簡訊發送
在會員基本資料廠商基本資料員工基本資料中
按下 即可發送簡訊
大量簡訊發送
﹝統計報表﹞rarr﹝C會員郵寄標籤大量簡訊﹞依照
條件選擇要發送簡訊的對象後點選《S發送簡訊》
即可將簡訊發送到所選擇的對象
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65
備份還原
意義當您發現銷售前台進入後出現錯誤代碼或存檔後交易紀錄無法存入時代表銷售資料
庫已經遭受毀損備份還原能夠幫助您將資料還原到您最後一次做備份的狀態
1 請先將執行資料備份並記下您的備份目錄位置操作方式請參照 備份作業
2 請放入安裝光碟重新安裝或至我們的網站 wwwhiposcomtw 下載試用版本（切記版
本必須相同）
註請確定所有工作站或前台均已離線且無其他軟體正在執行
無需移除原本的軟體直接執行安裝即可
3 請至[開始][程式集][叡鴻 Hipos 軟體系列]點選[備份還原]或至電腦中的 csalewin 中
點選 備份還原exe 如圖所示選取您的備份目錄位置後點選《S開始還原》即可
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66
第八章 附件 其他技術支援
報表格式修改
利用 HiPOS 軟體中的報表系統工具可以自行修改報表的格式
系統工具的開啟方式
1《開始》rarr《程式集》rarr《叡鴻 HiPOS 軟體系列》rarr《報表系統工具》
2到電腦 csalewin 資料夾中將〈系統工具exe〉點滑鼠左鍵兩下開啟
自訂列印紙張大小
開啟系統工具後選擇要修改列印格式的報表後將紙張規格分別填入高度寬度上邊界
左邊界即可
例如原本是 A4(290210mm)格式要改
成列印中一刀格式直接修改高度
140寬度 210 就可以囉~
修改報表內容
1開啟系統工具後先選擇要修改的報表再按《修改報表》
2若要修改報表內容的位置以滑鼠圈選要移動的範圍後以larruarrdarrrarr移動或直接以滑鼠拖
曳至您預定的位置即可
3若要修改或增加文
字則先點選 報表控
制項工具列 上的
一下接著點一下要
修改的文字或要新增
文字的位置即可編
輯文字
4修改完成後點選
左上角的《檔案》rarr
《儲存》
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67
自訂瀏覽視窗表格樣式
意義因為使用者的螢幕大小及解析度設定的不同在瀏覽視窗中難免發生表格橫向欄位太
大或太小導致於查看資料時的不方便HiPOS 提供了自訂表格樣式的功能讓使用者調整好
欄位後可以存檔方便日後查看
操作方法
1將滑鼠移動到要調整的欄位框上會出現 符號以滑
鼠拖曳即可調整欄位大小
2調整好後如圖在內容的任一位置上按一下滑鼠右鍵選擇《儲存表格樣式》若是儲
存後不滿意可以選擇《恢復預設值》
滑鼠右鍵功能選單
意義建立資料時若已經有其他檔案格式的資料存在方便
複製貼到 HiPOS 軟體中
在 HiPOS 軟體中當欄位為可編修狀態下時可以按一下滑鼠
右鍵便能呼叫功能選單(複製貼上剪下)
看完了使用手冊仍然無法解決您的問題嗎本公司提供了多元的諮詢管道
本公司網站技術支援httpwwwhiposcomtw 文件知識庫
電話諮詢07-7030898
傳真專線07-7032066
E ndash Mail Servicehiposcomtw
公司地址高雄縣鳳山市 830 埤北路 81 號
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68
庫存管理
基本庫存管理功能操作說明
標準作業流程
產品現有數量
產品基本資料中的現有數量欄位系統會自動依照進貨及銷貨統計並隨時更新產品現有量
因此為了保持現有量的正確性及產品成本的準確度請勿直接從產品基本資料的現有數量欄
位修改現有量
進貨作業
進貨時確實輸入正確的進貨量要留意進貨單位是否正確進貨及進貨退回時產品的庫存
量都會自動增減
庫存調整單(HiPOS-Light 版無此功能)
（一）使用時機
1 某產品的數量因毀損失竊hellip等非進貨及銷售而短缺或增加導致需要調整產品的現
有量時
2 由盤點作業中執行盤點量轉入現有量時若有差異量系統會自動產生一張庫存調整
單
（二）操作方式
1 進入【C進出貨】 rarr 【庫存調整單】
2 點選 【新增】rarr輸入日期單號經辦人員備註
3 點選 【新增明細】 rarr輸入【產品代號】
4 輸入【數量】是指實際數量與產品現有量的差異量例如 A產品實際量為 10 個產品
基本資料中的現有量為 8個兩者的差異量為 10－8＝+2數量的欄位輸入 2若 B產
品的實際數量為 15 個產品基本資料中的現有量為 20 個則差異量為 15－20＝-5
數量的欄位便輸入-5
5 點選【存檔】後產品現有量便會隨著調整
（三）附註
HiPOS-Light 版若平時發現產品數量有錯誤請直接利用【盤點作業】的轉入現有量功
能來調整產品的現有量
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庫存日消耗表
（一）當日消耗表列出查詢日期當天的庫存數量變動情況用來驗證庫存量的正確性
（二）逐日消耗表列出前一次結轉日至查詢日期當天的庫存數量變動情形用來驗證庫存
量的正確性另可將計算後的存量寫入帳面量(產品基本資料中的現有量)
（三）使用時機每日營業結束利用庫存逐日銷耗表檢驗庫存正確性
庫存月消耗表
（一）報表意義列出查詢當月份的庫存數量變動情形用來驗證庫存量的正確性另可將
計算後的實際現有量寫入帳面量(產品基本資料中的現有量)並轉入產生下月期初量
（二）使用時機每月底結束營業後或每月初開始營業前
（三）操作方式
1 檢視庫存月消耗表上的異動資料及現有量是否均正確當計算後存量與目前帳面存量
不符時會以黃色警示
2 確認無誤後按下 出現如下視窗再次確認
盤點作業
（一）盤點前置作業
1 貨架上物品的擺設是否整齊乾淨
2 貨架的分類是否明確並且標示清楚
軟體使用教學手冊
70
3 待進貨瑕疵物品異常品是否與陳列區清楚區分
4 人員的物品熟悉度及教育訓練是否充足
（二）操作方式
1 進入【F系統支援】rarr【盤點作業】rarr【新增】rarr輸入日期單號盤點人員備註
2 在【產品代號】輸入要盤點的產品rarr【存檔】rarr【列印】選擇【盤點單】
3 進行人工盤點工作
4 進入【盤點作業】rarr【修改】rarr在【盤點數量】輸入實際盤點數量rarr【存檔】
5 選擇【轉入現有量】即可將盤點量轉入到產品基本資料中的現有量
（三）操作秘訣
2 利用【新增明細】可一項項將要盤點的產品輸入
3 利用【盤點產品轉入】可以選擇一次將所有產品輸入或者依照廠商別產品類別儲
放位置產品編號輸入
4 務必確實將盤點量輸入盤點單的「盤點數量」欄位中盤點數量請勿輸入負數
（四）盤點要點
1 全面盤點及循環盤點除了期初或期末的全面盤點之外應固定每隔一段時間做循環
盤點循環盤點可以依照產品類別儲放位置或者產品編號等等例如固定每個月作
一次循環盤點第一個月盤點第一排貨架的商品第二個月盤點第二排貨架的商品
2 盤點時效盤點開始到盤點結束的時間盡量不要超過預定時程為了防止盤點錯誤應
避免盤點期間同時進貨銷售盤點完畢應即時將盤點量轉入現有量
3 盤點差異量軟體系統中的現有量欄位嚴格來說是帳面上的產品數量而盤點量則是
實際庫存的數量軟體操作過程有疏失產品瑕疵失竊及盤點錯誤等許多因素均
可能導致帳面上的數量與實際庫存不符的情況因此有盤差是可以被接受的但若差
異量太大時管理者便應觀察是哪個環節出了問題
軟體使用教學手冊
71
上線一段時間後初次執行盤點作業或庫存日月銷耗表
說明
1過去進貨或庫存有異時均直接修改產品現有量
2使用一段時間後才執行庫存月銷耗表結轉
3更新版本或重新安裝執行資料備份還原或者它系統資料轉檔匯入
上述情況可能會發現期初量都是 0以致計算後存量與帳面存量產生極大的誤差
作業流程
期初開帳作業
（一）使用時機
1 初次使用者
2 已經上線一段時間的使用者
3 更版或重新安裝系統後執行備份還原的使用者
4 產品現有量正確而庫存日月銷耗表中的現有量完全不對者
（二）操作方式
1 進入【A基本資料】rarr【產品基本資料】確認產品現有量均為正確的數量
2 按【Alt+F】開啟庫存量期初開帳作業視窗rarr選擇「轉入期初月份」rarr【確定】
3 此一動作可以根據產品基本資料中的現有量去重新計算出庫存日月銷號表中的現有
量並且反算出期初量
軟體使用教學手冊
72
常見 QampA
產品基本資料中的現有數量與實際庫存量不符合
1 僅有少數幾項產品的庫存量不符時可利用「庫存調整單」做調整
2 多項產品的庫存量不符時利用「盤點作業」並將盤點量「轉入現有量」
3 每日營業結束時可利用「庫存逐日消耗表」核對產品庫存量並將正確量寫入現有量
4 檢視產品-進出異動表可查明是否有單據數量錯誤
產品現有量不會隨銷售或進貨變動
1 執行資料重整
2 檢查前台 Alt+F5 銷售記錄是否正常若銷售存檔後無銷售紀錄或者銷售明細僅有時間及
金額代表資料庫已經損壞
3 檢查銷售及進貨時的產品編號是否一致
4 檢查產品基本資料中產品是否有重複建檔換言之相同的產品名稱是否有兩個不同的
產品編號
庫存日月消耗表中的期初量為零導致統計後的現有量錯誤
1 發生原因沒有將上月底的庫存作結轉寫入本月期初
進入【庫存月消耗表】rarr列印年月輸入上個月份rarr執行結轉
2 發生原因Ⅰ曾經從產品基本資料中的現有量欄位直接修改數量
Ⅱ更版或備份還原後沒有執行期初開帳的動作
進入產品基本資料執行【Alt+F 期初開帳作業】
3 當月底營業結束時請檢視庫存月消耗表核對庫存量並執行結轉的動作將正確量寫入現
有量及寫入次月期初量
庫存日月消耗表中的調入量與實際調整的數量不符合
1 發生原因盤點作業轉入現有量時重複執行轉入現有量的動作
2 進入【庫存調整單】rarr點選【瀏覽】尋找備註中盤點轉入單號重複的資料
3 刪除重複的調整單即可
利用盤點量轉入現有量卻發現某些產品仍然與實際庫存量不符合
1 發生原因 盤點數量錯誤
盤點作業中盤點數量輸入錯誤
營業時間進行盤點工作盤點後到轉入現有量的過程中產品銷售出去而未作
調整
2 利用「庫存調整單」調整現有量
3 HIPOS-Light 版利用「盤點轉入現有量」作調整
軟體使用教學手冊
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已經將盤點量轉入現有量之後發現盤點時數量點錯
1 利用「庫存調整單」調整現有量
2 HIPOS-Light 版利用「盤點轉入現有量」作調整
連續數月都有做庫存月消耗結轉但庫存月消耗中某些產品的現有量卻總是有誤差
1 發生原因每個月結轉的時間點有誤
2 進入【庫存月消耗表】rarr列印年月輸入本月份rarr列印出該張報表或記下該報表的ldquo期初
量rdquo
3 重新進入【庫存月消耗表】rarr列印年月輸入上一個月份
4 比較本月份的ldquo期初量rdquo及上個月份的ldquo現有量rdquo是否相同若上個月份的現有量比本月
份的期初量少代表上一個月結轉之後仍有作銷售或調整
例如430 下午 200 做結轉將正確量寫入下月期初（產生 5月份的期初量）但是 430
下午 300 又陸續作了銷售或調整庫存量
5 做法
盤點機盤點時架上無庫存的 產 品 會 漏 盤
新增盤點單時選擇【盤點產品轉入】將全部產品轉入並將【盤點數量】全部修改為 0
將盤點機中的資料轉入該盤點單存檔後將盤點量轉入現有量
4 月
5 月份
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選購模組功能簡介
簡訊 SMS 發送模組
SMS 簡訊發送功能透過網際網路直接由 HiPOS 軟體系列中發送簡訊至客戶的行動電話能夠達
到迅速確實即時傳遞訊息及行銷的效益
HiPOS 門市及進銷存 v6 以後都可使用免申請儲值後馬上開通
功能特色
1 低廉的發送費用
一般使用手機發送簡訊每通大約 $25~ 35 之間使用 HiPOS SMS 每通只要 11~13 之
間足足省了 50
2 搭配 HiPOS 軟體分析有效客戶發送
利用 HiPOS 的各項統計如累積點數已購商品累積消費金額生日等等的各項數
據做有效的簡訊廣告行銷並且會自動過濾重覆的電話及統計發送的通數
應用 1 生日到時發送祝賀簡訊並告知來電優惠方案
應用 2 廠商新商品推出時可過濾已購買同類商品的客戶清單做簡訊廣告發送hellip更多應用
等你來發掘
3 大量簡訊發送
除了對單一客戶發送簡訊外大量發送簡訊的功能可同時對多個客戶行動電話號碼發送簡
訊
4 簡訊發送時效性佳
簡訊發送後正常情況下約 3~10 秒鐘就可即時將簡訊傳送到客戶手機重要訊息不怕客戶
收 不 到 若 因 故 對 方 無 法 接 收 將 會 自 動 重 發 直 至 發 送 成 功 或 滿 24 小時止
5 常用訊息片語編輯
「常用訊息」功能可以編輯儲存常用的簡訊內容可以加快編寫簡訊的速度
6 預約發送
可自定要發送的時間時間到才發送簡訊更有效率的廣告效益
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單一簡訊發送
在會員基本資料廠商基本資料員工基本資料中
按下 即可發送簡訊
大量簡訊發送
﹝統計報表﹞rarr﹝C會員郵寄標籤大量簡訊﹞依照
條件選擇要發送簡訊的對象後點選《S發送簡訊》
即可將簡訊發送到所選擇的對象
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第八章 附件 其他技術支援
報表格式修改
利用 HiPOS 軟體中的報表系統工具可以自行修改報表的格式
系統工具的開啟方式
1《開始》rarr《程式集》rarr《叡鴻 HiPOS 軟體系列》rarr《報表系統工具》
2到電腦 csalewin 資料夾中將〈系統工具exe〉點滑鼠左鍵兩下開啟
自訂列印紙張大小
開啟系統工具後選擇要修改列印格式的報表後將紙張規格分別填入高度寬度上邊界
左邊界即可
例如原本是 A4(290210mm)格式要改
成列印中一刀格式直接修改高度
140寬度 210 就可以囉~
修改報表內容
1開啟系統工具後先選擇要修改的報表再按《修改報表》
2若要修改報表內容的位置以滑鼠圈選要移動的範圍後以larruarrdarrrarr移動或直接以滑鼠拖
曳至您預定的位置即可
3若要修改或增加文
字則先點選 報表控
制項工具列 上的
一下接著點一下要
修改的文字或要新增
文字的位置即可編
輯文字
4修改完成後點選
左上角的《檔案》rarr
《儲存》
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自訂瀏覽視窗表格樣式
意義因為使用者的螢幕大小及解析度設定的不同在瀏覽視窗中難免發生表格橫向欄位太
大或太小導致於查看資料時的不方便HiPOS 提供了自訂表格樣式的功能讓使用者調整好
欄位後可以存檔方便日後查看
操作方法
1將滑鼠移動到要調整的欄位框上會出現 符號以滑
鼠拖曳即可調整欄位大小
2調整好後如圖在內容的任一位置上按一下滑鼠右鍵選擇《儲存表格樣式》若是儲
存後不滿意可以選擇《恢復預設值》
滑鼠右鍵功能選單
意義建立資料時若已經有其他檔案格式的資料存在方便
複製貼到 HiPOS 軟體中
在 HiPOS 軟體中當欄位為可編修狀態下時可以按一下滑鼠
右鍵便能呼叫功能選單(複製貼上剪下)
看完了使用手冊仍然無法解決您的問題嗎本公司提供了多元的諮詢管道
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電話諮詢07-7030898
傳真專線07-7032066
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公司地址高雄縣鳳山市 830 埤北路 81 號
軟體使用教學手冊
68
庫存管理
基本庫存管理功能操作說明
標準作業流程
產品現有數量
產品基本資料中的現有數量欄位系統會自動依照進貨及銷貨統計並隨時更新產品現有量
因此為了保持現有量的正確性及產品成本的準確度請勿直接從產品基本資料的現有數量欄
位修改現有量
進貨作業
進貨時確實輸入正確的進貨量要留意進貨單位是否正確進貨及進貨退回時產品的庫存
量都會自動增減
庫存調整單(HiPOS-Light 版無此功能)
（一）使用時機
1 某產品的數量因毀損失竊hellip等非進貨及銷售而短缺或增加導致需要調整產品的現
有量時
2 由盤點作業中執行盤點量轉入現有量時若有差異量系統會自動產生一張庫存調整
單
（二）操作方式
1 進入【C進出貨】 rarr 【庫存調整單】
2 點選 【新增】rarr輸入日期單號經辦人員備註
3 點選 【新增明細】 rarr輸入【產品代號】
4 輸入【數量】是指實際數量與產品現有量的差異量例如 A產品實際量為 10 個產品
基本資料中的現有量為 8個兩者的差異量為 10－8＝+2數量的欄位輸入 2若 B產
品的實際數量為 15 個產品基本資料中的現有量為 20 個則差異量為 15－20＝-5
數量的欄位便輸入-5
5 點選【存檔】後產品現有量便會隨著調整
（三）附註
HiPOS-Light 版若平時發現產品數量有錯誤請直接利用【盤點作業】的轉入現有量功
能來調整產品的現有量
軟體使用教學手冊
69
庫存日消耗表
（一）當日消耗表列出查詢日期當天的庫存數量變動情況用來驗證庫存量的正確性
（二）逐日消耗表列出前一次結轉日至查詢日期當天的庫存數量變動情形用來驗證庫存
量的正確性另可將計算後的存量寫入帳面量(產品基本資料中的現有量)
（三）使用時機每日營業結束利用庫存逐日銷耗表檢驗庫存正確性
庫存月消耗表
（一）報表意義列出查詢當月份的庫存數量變動情形用來驗證庫存量的正確性另可將
計算後的實際現有量寫入帳面量(產品基本資料中的現有量)並轉入產生下月期初量
（二）使用時機每月底結束營業後或每月初開始營業前
（三）操作方式
1 檢視庫存月消耗表上的異動資料及現有量是否均正確當計算後存量與目前帳面存量
不符時會以黃色警示
2 確認無誤後按下 出現如下視窗再次確認
盤點作業
（一）盤點前置作業
1 貨架上物品的擺設是否整齊乾淨
2 貨架的分類是否明確並且標示清楚
軟體使用教學手冊
70
3 待進貨瑕疵物品異常品是否與陳列區清楚區分
4 人員的物品熟悉度及教育訓練是否充足
（二）操作方式
1 進入【F系統支援】rarr【盤點作業】rarr【新增】rarr輸入日期單號盤點人員備註
2 在【產品代號】輸入要盤點的產品rarr【存檔】rarr【列印】選擇【盤點單】
3 進行人工盤點工作
4 進入【盤點作業】rarr【修改】rarr在【盤點數量】輸入實際盤點數量rarr【存檔】
5 選擇【轉入現有量】即可將盤點量轉入到產品基本資料中的現有量
（三）操作秘訣
2 利用【新增明細】可一項項將要盤點的產品輸入
3 利用【盤點產品轉入】可以選擇一次將所有產品輸入或者依照廠商別產品類別儲
放位置產品編號輸入
4 務必確實將盤點量輸入盤點單的「盤點數量」欄位中盤點數量請勿輸入負數
（四）盤點要點
1 全面盤點及循環盤點除了期初或期末的全面盤點之外應固定每隔一段時間做循環
盤點循環盤點可以依照產品類別儲放位置或者產品編號等等例如固定每個月作
一次循環盤點第一個月盤點第一排貨架的商品第二個月盤點第二排貨架的商品
2 盤點時效盤點開始到盤點結束的時間盡量不要超過預定時程為了防止盤點錯誤應
避免盤點期間同時進貨銷售盤點完畢應即時將盤點量轉入現有量
3 盤點差異量軟體系統中的現有量欄位嚴格來說是帳面上的產品數量而盤點量則是
實際庫存的數量軟體操作過程有疏失產品瑕疵失竊及盤點錯誤等許多因素均
可能導致帳面上的數量與實際庫存不符的情況因此有盤差是可以被接受的但若差
異量太大時管理者便應觀察是哪個環節出了問題
軟體使用教學手冊
71
上線一段時間後初次執行盤點作業或庫存日月銷耗表
說明
1過去進貨或庫存有異時均直接修改產品現有量
2使用一段時間後才執行庫存月銷耗表結轉
3更新版本或重新安裝執行資料備份還原或者它系統資料轉檔匯入
上述情況可能會發現期初量都是 0以致計算後存量與帳面存量產生極大的誤差
作業流程
期初開帳作業
（一）使用時機
1 初次使用者
2 已經上線一段時間的使用者
3 更版或重新安裝系統後執行備份還原的使用者
4 產品現有量正確而庫存日月銷耗表中的現有量完全不對者
（二）操作方式
1 進入【A基本資料】rarr【產品基本資料】確認產品現有量均為正確的數量
2 按【Alt+F】開啟庫存量期初開帳作業視窗rarr選擇「轉入期初月份」rarr【確定】
3 此一動作可以根據產品基本資料中的現有量去重新計算出庫存日月銷號表中的現有
量並且反算出期初量
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72
常見 QampA
產品基本資料中的現有數量與實際庫存量不符合
1 僅有少數幾項產品的庫存量不符時可利用「庫存調整單」做調整
2 多項產品的庫存量不符時利用「盤點作業」並將盤點量「轉入現有量」
3 每日營業結束時可利用「庫存逐日消耗表」核對產品庫存量並將正確量寫入現有量
4 檢視產品-進出異動表可查明是否有單據數量錯誤
產品現有量不會隨銷售或進貨變動
1 執行資料重整
2 檢查前台 Alt+F5 銷售記錄是否正常若銷售存檔後無銷售紀錄或者銷售明細僅有時間及
金額代表資料庫已經損壞
3 檢查銷售及進貨時的產品編號是否一致
4 檢查產品基本資料中產品是否有重複建檔換言之相同的產品名稱是否有兩個不同的
產品編號
庫存日月消耗表中的期初量為零導致統計後的現有量錯誤
1 發生原因沒有將上月底的庫存作結轉寫入本月期初
進入【庫存月消耗表】rarr列印年月輸入上個月份rarr執行結轉
2 發生原因Ⅰ曾經從產品基本資料中的現有量欄位直接修改數量
Ⅱ更版或備份還原後沒有執行期初開帳的動作
進入產品基本資料執行【Alt+F 期初開帳作業】
3 當月底營業結束時請檢視庫存月消耗表核對庫存量並執行結轉的動作將正確量寫入現
有量及寫入次月期初量
庫存日月消耗表中的調入量與實際調整的數量不符合
1 發生原因盤點作業轉入現有量時重複執行轉入現有量的動作
2 進入【庫存調整單】rarr點選【瀏覽】尋找備註中盤點轉入單號重複的資料
3 刪除重複的調整單即可
利用盤點量轉入現有量卻發現某些產品仍然與實際庫存量不符合
1 發生原因 盤點數量錯誤
盤點作業中盤點數量輸入錯誤
營業時間進行盤點工作盤點後到轉入現有量的過程中產品銷售出去而未作
調整
2 利用「庫存調整單」調整現有量
3 HIPOS-Light 版利用「盤點轉入現有量」作調整
軟體使用教學手冊
73
已經將盤點量轉入現有量之後發現盤點時數量點錯
1 利用「庫存調整單」調整現有量
2 HIPOS-Light 版利用「盤點轉入現有量」作調整
連續數月都有做庫存月消耗結轉但庫存月消耗中某些產品的現有量卻總是有誤差
1 發生原因每個月結轉的時間點有誤
2 進入【庫存月消耗表】rarr列印年月輸入本月份rarr列印出該張報表或記下該報表的ldquo期初
量rdquo
3 重新進入【庫存月消耗表】rarr列印年月輸入上一個月份
4 比較本月份的ldquo期初量rdquo及上個月份的ldquo現有量rdquo是否相同若上個月份的現有量比本月
份的期初量少代表上一個月結轉之後仍有作銷售或調整
例如430 下午 200 做結轉將正確量寫入下月期初（產生 5月份的期初量）但是 430
下午 300 又陸續作了銷售或調整庫存量
5 做法
盤點機盤點時架上無庫存的 產 品 會 漏 盤
新增盤點單時選擇【盤點產品轉入】將全部產品轉入並將【盤點數量】全部修改為 0
將盤點機中的資料轉入該盤點單存檔後將盤點量轉入現有量
4 月
5 月份
軟體使用教學手冊
74
選購模組功能簡介
簡訊 SMS 發送模組
SMS 簡訊發送功能透過網際網路直接由 HiPOS 軟體系列中發送簡訊至客戶的行動電話能夠達
到迅速確實即時傳遞訊息及行銷的效益
HiPOS 門市及進銷存 v6 以後都可使用免申請儲值後馬上開通
功能特色
1 低廉的發送費用
一般使用手機發送簡訊每通大約 $25~ 35 之間使用 HiPOS SMS 每通只要 11~13 之
間足足省了 50
2 搭配 HiPOS 軟體分析有效客戶發送
利用 HiPOS 的各項統計如累積點數已購商品累積消費金額生日等等的各項數
據做有效的簡訊廣告行銷並且會自動過濾重覆的電話及統計發送的通數
應用 1 生日到時發送祝賀簡訊並告知來電優惠方案
應用 2 廠商新商品推出時可過濾已購買同類商品的客戶清單做簡訊廣告發送hellip更多應用
等你來發掘
3 大量簡訊發送
除了對單一客戶發送簡訊外大量發送簡訊的功能可同時對多個客戶行動電話號碼發送簡
訊
4 簡訊發送時效性佳
簡訊發送後正常情況下約 3~10 秒鐘就可即時將簡訊傳送到客戶手機重要訊息不怕客戶
收 不 到 若 因 故 對 方 無 法 接 收 將 會 自 動 重 發 直 至 發 送 成 功 或 滿 24 小時止
5 常用訊息片語編輯
「常用訊息」功能可以編輯儲存常用的簡訊內容可以加快編寫簡訊的速度
6 預約發送
可自定要發送的時間時間到才發送簡訊更有效率的廣告效益
軟體使用教學手冊
75
單一簡訊發送
在會員基本資料廠商基本資料員工基本資料中
按下 即可發送簡訊
大量簡訊發送
﹝統計報表﹞rarr﹝C會員郵寄標籤大量簡訊﹞依照
條件選擇要發送簡訊的對象後點選《S發送簡訊》
即可將簡訊發送到所選擇的對象
軟體使用教學手冊
67
自訂瀏覽視窗表格樣式
意義因為使用者的螢幕大小及解析度設定的不同在瀏覽視窗中難免發生表格橫向欄位太
大或太小導致於查看資料時的不方便HiPOS 提供了自訂表格樣式的功能讓使用者調整好
欄位後可以存檔方便日後查看
操作方法
1將滑鼠移動到要調整的欄位框上會出現 符號以滑
鼠拖曳即可調整欄位大小
2調整好後如圖在內容的任一位置上按一下滑鼠右鍵選擇《儲存表格樣式》若是儲
存後不滿意可以選擇《恢復預設值》
滑鼠右鍵功能選單
意義建立資料時若已經有其他檔案格式的資料存在方便
複製貼到 HiPOS 軟體中
在 HiPOS 軟體中當欄位為可編修狀態下時可以按一下滑鼠
右鍵便能呼叫功能選單(複製貼上剪下)
看完了使用手冊仍然無法解決您的問題嗎本公司提供了多元的諮詢管道
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庫存管理
基本庫存管理功能操作說明
標準作業流程
產品現有數量
產品基本資料中的現有數量欄位系統會自動依照進貨及銷貨統計並隨時更新產品現有量
因此為了保持現有量的正確性及產品成本的準確度請勿直接從產品基本資料的現有數量欄
位修改現有量
進貨作業
進貨時確實輸入正確的進貨量要留意進貨單位是否正確進貨及進貨退回時產品的庫存
量都會自動增減
庫存調整單(HiPOS-Light 版無此功能)
（一）使用時機
1 某產品的數量因毀損失竊hellip等非進貨及銷售而短缺或增加導致需要調整產品的現
有量時
2 由盤點作業中執行盤點量轉入現有量時若有差異量系統會自動產生一張庫存調整
單
（二）操作方式
1 進入【C進出貨】 rarr 【庫存調整單】
2 點選 【新增】rarr輸入日期單號經辦人員備註
3 點選 【新增明細】 rarr輸入【產品代號】
4 輸入【數量】是指實際數量與產品現有量的差異量例如 A產品實際量為 10 個產品
基本資料中的現有量為 8個兩者的差異量為 10－8＝+2數量的欄位輸入 2若 B產
品的實際數量為 15 個產品基本資料中的現有量為 20 個則差異量為 15－20＝-5
數量的欄位便輸入-5
5 點選【存檔】後產品現有量便會隨著調整
（三）附註
HiPOS-Light 版若平時發現產品數量有錯誤請直接利用【盤點作業】的轉入現有量功
能來調整產品的現有量
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庫存日消耗表
（一）當日消耗表列出查詢日期當天的庫存數量變動情況用來驗證庫存量的正確性
（二）逐日消耗表列出前一次結轉日至查詢日期當天的庫存數量變動情形用來驗證庫存
量的正確性另可將計算後的存量寫入帳面量(產品基本資料中的現有量)
（三）使用時機每日營業結束利用庫存逐日銷耗表檢驗庫存正確性
庫存月消耗表
（一）報表意義列出查詢當月份的庫存數量變動情形用來驗證庫存量的正確性另可將
計算後的實際現有量寫入帳面量(產品基本資料中的現有量)並轉入產生下月期初量
（二）使用時機每月底結束營業後或每月初開始營業前
（三）操作方式
1 檢視庫存月消耗表上的異動資料及現有量是否均正確當計算後存量與目前帳面存量
不符時會以黃色警示
2 確認無誤後按下 出現如下視窗再次確認
盤點作業
（一）盤點前置作業
1 貨架上物品的擺設是否整齊乾淨
2 貨架的分類是否明確並且標示清楚
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3 待進貨瑕疵物品異常品是否與陳列區清楚區分
4 人員的物品熟悉度及教育訓練是否充足
（二）操作方式
1 進入【F系統支援】rarr【盤點作業】rarr【新增】rarr輸入日期單號盤點人員備註
2 在【產品代號】輸入要盤點的產品rarr【存檔】rarr【列印】選擇【盤點單】
3 進行人工盤點工作
4 進入【盤點作業】rarr【修改】rarr在【盤點數量】輸入實際盤點數量rarr【存檔】
5 選擇【轉入現有量】即可將盤點量轉入到產品基本資料中的現有量
（三）操作秘訣
2 利用【新增明細】可一項項將要盤點的產品輸入
3 利用【盤點產品轉入】可以選擇一次將所有產品輸入或者依照廠商別產品類別儲
放位置產品編號輸入
4 務必確實將盤點量輸入盤點單的「盤點數量」欄位中盤點數量請勿輸入負數
（四）盤點要點
1 全面盤點及循環盤點除了期初或期末的全面盤點之外應固定每隔一段時間做循環
盤點循環盤點可以依照產品類別儲放位置或者產品編號等等例如固定每個月作
一次循環盤點第一個月盤點第一排貨架的商品第二個月盤點第二排貨架的商品
2 盤點時效盤點開始到盤點結束的時間盡量不要超過預定時程為了防止盤點錯誤應
避免盤點期間同時進貨銷售盤點完畢應即時將盤點量轉入現有量
3 盤點差異量軟體系統中的現有量欄位嚴格來說是帳面上的產品數量而盤點量則是
實際庫存的數量軟體操作過程有疏失產品瑕疵失竊及盤點錯誤等許多因素均
可能導致帳面上的數量與實際庫存不符的情況因此有盤差是可以被接受的但若差
異量太大時管理者便應觀察是哪個環節出了問題
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上線一段時間後初次執行盤點作業或庫存日月銷耗表
說明
1過去進貨或庫存有異時均直接修改產品現有量
2使用一段時間後才執行庫存月銷耗表結轉
3更新版本或重新安裝執行資料備份還原或者它系統資料轉檔匯入
上述情況可能會發現期初量都是 0以致計算後存量與帳面存量產生極大的誤差
作業流程
期初開帳作業
（一）使用時機
1 初次使用者
2 已經上線一段時間的使用者
3 更版或重新安裝系統後執行備份還原的使用者
4 產品現有量正確而庫存日月銷耗表中的現有量完全不對者
（二）操作方式
1 進入【A基本資料】rarr【產品基本資料】確認產品現有量均為正確的數量
2 按【Alt+F】開啟庫存量期初開帳作業視窗rarr選擇「轉入期初月份」rarr【確定】
3 此一動作可以根據產品基本資料中的現有量去重新計算出庫存日月銷號表中的現有
量並且反算出期初量
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常見 QampA
產品基本資料中的現有數量與實際庫存量不符合
1 僅有少數幾項產品的庫存量不符時可利用「庫存調整單」做調整
2 多項產品的庫存量不符時利用「盤點作業」並將盤點量「轉入現有量」
3 每日營業結束時可利用「庫存逐日消耗表」核對產品庫存量並將正確量寫入現有量
4 檢視產品-進出異動表可查明是否有單據數量錯誤
產品現有量不會隨銷售或進貨變動
1 執行資料重整
2 檢查前台 Alt+F5 銷售記錄是否正常若銷售存檔後無銷售紀錄或者銷售明細僅有時間及
金額代表資料庫已經損壞
3 檢查銷售及進貨時的產品編號是否一致
4 檢查產品基本資料中產品是否有重複建檔換言之相同的產品名稱是否有兩個不同的
產品編號
庫存日月消耗表中的期初量為零導致統計後的現有量錯誤
1 發生原因沒有將上月底的庫存作結轉寫入本月期初
進入【庫存月消耗表】rarr列印年月輸入上個月份rarr執行結轉
2 發生原因Ⅰ曾經從產品基本資料中的現有量欄位直接修改數量
Ⅱ更版或備份還原後沒有執行期初開帳的動作
進入產品基本資料執行【Alt+F 期初開帳作業】
3 當月底營業結束時請檢視庫存月消耗表核對庫存量並執行結轉的動作將正確量寫入現
有量及寫入次月期初量
庫存日月消耗表中的調入量與實際調整的數量不符合
1 發生原因盤點作業轉入現有量時重複執行轉入現有量的動作
2 進入【庫存調整單】rarr點選【瀏覽】尋找備註中盤點轉入單號重複的資料
3 刪除重複的調整單即可
利用盤點量轉入現有量卻發現某些產品仍然與實際庫存量不符合
1 發生原因 盤點數量錯誤
盤點作業中盤點數量輸入錯誤
營業時間進行盤點工作盤點後到轉入現有量的過程中產品銷售出去而未作
調整
2 利用「庫存調整單」調整現有量
3 HIPOS-Light 版利用「盤點轉入現有量」作調整
軟體使用教學手冊
73
已經將盤點量轉入現有量之後發現盤點時數量點錯
1 利用「庫存調整單」調整現有量
2 HIPOS-Light 版利用「盤點轉入現有量」作調整
連續數月都有做庫存月消耗結轉但庫存月消耗中某些產品的現有量卻總是有誤差
1 發生原因每個月結轉的時間點有誤
2 進入【庫存月消耗表】rarr列印年月輸入本月份rarr列印出該張報表或記下該報表的ldquo期初
量rdquo
3 重新進入【庫存月消耗表】rarr列印年月輸入上一個月份
4 比較本月份的ldquo期初量rdquo及上個月份的ldquo現有量rdquo是否相同若上個月份的現有量比本月
份的期初量少代表上一個月結轉之後仍有作銷售或調整
例如430 下午 200 做結轉將正確量寫入下月期初（產生 5月份的期初量）但是 430
下午 300 又陸續作了銷售或調整庫存量
5 做法
盤點機盤點時架上無庫存的 產 品 會 漏 盤
新增盤點單時選擇【盤點產品轉入】將全部產品轉入並將【盤點數量】全部修改為 0
將盤點機中的資料轉入該盤點單存檔後將盤點量轉入現有量
4 月
5 月份
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選購模組功能簡介
簡訊 SMS 發送模組
SMS 簡訊發送功能透過網際網路直接由 HiPOS 軟體系列中發送簡訊至客戶的行動電話能夠達
到迅速確實即時傳遞訊息及行銷的效益
HiPOS 門市及進銷存 v6 以後都可使用免申請儲值後馬上開通
功能特色
1 低廉的發送費用
一般使用手機發送簡訊每通大約 $25~ 35 之間使用 HiPOS SMS 每通只要 11~13 之
間足足省了 50
2 搭配 HiPOS 軟體分析有效客戶發送
利用 HiPOS 的各項統計如累積點數已購商品累積消費金額生日等等的各項數
據做有效的簡訊廣告行銷並且會自動過濾重覆的電話及統計發送的通數
應用 1 生日到時發送祝賀簡訊並告知來電優惠方案
應用 2 廠商新商品推出時可過濾已購買同類商品的客戶清單做簡訊廣告發送hellip更多應用
等你來發掘
3 大量簡訊發送
除了對單一客戶發送簡訊外大量發送簡訊的功能可同時對多個客戶行動電話號碼發送簡
訊
4 簡訊發送時效性佳
簡訊發送後正常情況下約 3~10 秒鐘就可即時將簡訊傳送到客戶手機重要訊息不怕客戶
收 不 到 若 因 故 對 方 無 法 接 收 將 會 自 動 重 發 直 至 發 送 成 功 或 滿 24 小時止
5 常用訊息片語編輯
「常用訊息」功能可以編輯儲存常用的簡訊內容可以加快編寫簡訊的速度
6 預約發送
可自定要發送的時間時間到才發送簡訊更有效率的廣告效益
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單一簡訊發送
在會員基本資料廠商基本資料員工基本資料中
按下 即可發送簡訊
大量簡訊發送
﹝統計報表﹞rarr﹝C會員郵寄標籤大量簡訊﹞依照
條件選擇要發送簡訊的對象後點選《S發送簡訊》
即可將簡訊發送到所選擇的對象
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基本庫存管理功能操作說明
標準作業流程
產品現有數量
產品基本資料中的現有數量欄位系統會自動依照進貨及銷貨統計並隨時更新產品現有量
因此為了保持現有量的正確性及產品成本的準確度請勿直接從產品基本資料的現有數量欄
位修改現有量
進貨作業
進貨時確實輸入正確的進貨量要留意進貨單位是否正確進貨及進貨退回時產品的庫存
量都會自動增減
庫存調整單(HiPOS-Light 版無此功能)
（一）使用時機
1 某產品的數量因毀損失竊hellip等非進貨及銷售而短缺或增加導致需要調整產品的現
有量時
2 由盤點作業中執行盤點量轉入現有量時若有差異量系統會自動產生一張庫存調整
單
（二）操作方式
1 進入【C進出貨】 rarr 【庫存調整單】
2 點選 【新增】rarr輸入日期單號經辦人員備註
3 點選 【新增明細】 rarr輸入【產品代號】
4 輸入【數量】是指實際數量與產品現有量的差異量例如 A產品實際量為 10 個產品
基本資料中的現有量為 8個兩者的差異量為 10－8＝+2數量的欄位輸入 2若 B產
品的實際數量為 15 個產品基本資料中的現有量為 20 個則差異量為 15－20＝-5
數量的欄位便輸入-5
5 點選【存檔】後產品現有量便會隨著調整
（三）附註
HiPOS-Light 版若平時發現產品數量有錯誤請直接利用【盤點作業】的轉入現有量功
能來調整產品的現有量
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庫存日消耗表
（一）當日消耗表列出查詢日期當天的庫存數量變動情況用來驗證庫存量的正確性
（二）逐日消耗表列出前一次結轉日至查詢日期當天的庫存數量變動情形用來驗證庫存
量的正確性另可將計算後的存量寫入帳面量(產品基本資料中的現有量)
（三）使用時機每日營業結束利用庫存逐日銷耗表檢驗庫存正確性
庫存月消耗表
（一）報表意義列出查詢當月份的庫存數量變動情形用來驗證庫存量的正確性另可將
計算後的實際現有量寫入帳面量(產品基本資料中的現有量)並轉入產生下月期初量
（二）使用時機每月底結束營業後或每月初開始營業前
（三）操作方式
1 檢視庫存月消耗表上的異動資料及現有量是否均正確當計算後存量與目前帳面存量
不符時會以黃色警示
2 確認無誤後按下 出現如下視窗再次確認
盤點作業
（一）盤點前置作業
1 貨架上物品的擺設是否整齊乾淨
2 貨架的分類是否明確並且標示清楚
軟體使用教學手冊
70
3 待進貨瑕疵物品異常品是否與陳列區清楚區分
4 人員的物品熟悉度及教育訓練是否充足
（二）操作方式
1 進入【F系統支援】rarr【盤點作業】rarr【新增】rarr輸入日期單號盤點人員備註
2 在【產品代號】輸入要盤點的產品rarr【存檔】rarr【列印】選擇【盤點單】
3 進行人工盤點工作
4 進入【盤點作業】rarr【修改】rarr在【盤點數量】輸入實際盤點數量rarr【存檔】
5 選擇【轉入現有量】即可將盤點量轉入到產品基本資料中的現有量
（三）操作秘訣
2 利用【新增明細】可一項項將要盤點的產品輸入
3 利用【盤點產品轉入】可以選擇一次將所有產品輸入或者依照廠商別產品類別儲
放位置產品編號輸入
4 務必確實將盤點量輸入盤點單的「盤點數量」欄位中盤點數量請勿輸入負數
（四）盤點要點
1 全面盤點及循環盤點除了期初或期末的全面盤點之外應固定每隔一段時間做循環
盤點循環盤點可以依照產品類別儲放位置或者產品編號等等例如固定每個月作
一次循環盤點第一個月盤點第一排貨架的商品第二個月盤點第二排貨架的商品
2 盤點時效盤點開始到盤點結束的時間盡量不要超過預定時程為了防止盤點錯誤應
避免盤點期間同時進貨銷售盤點完畢應即時將盤點量轉入現有量
3 盤點差異量軟體系統中的現有量欄位嚴格來說是帳面上的產品數量而盤點量則是
實際庫存的數量軟體操作過程有疏失產品瑕疵失竊及盤點錯誤等許多因素均
可能導致帳面上的數量與實際庫存不符的情況因此有盤差是可以被接受的但若差
異量太大時管理者便應觀察是哪個環節出了問題
軟體使用教學手冊
71
上線一段時間後初次執行盤點作業或庫存日月銷耗表
說明
1過去進貨或庫存有異時均直接修改產品現有量
2使用一段時間後才執行庫存月銷耗表結轉
3更新版本或重新安裝執行資料備份還原或者它系統資料轉檔匯入
上述情況可能會發現期初量都是 0以致計算後存量與帳面存量產生極大的誤差
作業流程
期初開帳作業
（一）使用時機
1 初次使用者
2 已經上線一段時間的使用者
3 更版或重新安裝系統後執行備份還原的使用者
4 產品現有量正確而庫存日月銷耗表中的現有量完全不對者
（二）操作方式
1 進入【A基本資料】rarr【產品基本資料】確認產品現有量均為正確的數量
2 按【Alt+F】開啟庫存量期初開帳作業視窗rarr選擇「轉入期初月份」rarr【確定】
3 此一動作可以根據產品基本資料中的現有量去重新計算出庫存日月銷號表中的現有
量並且反算出期初量
軟體使用教學手冊
72
常見 QampA
產品基本資料中的現有數量與實際庫存量不符合
1 僅有少數幾項產品的庫存量不符時可利用「庫存調整單」做調整
2 多項產品的庫存量不符時利用「盤點作業」並將盤點量「轉入現有量」
3 每日營業結束時可利用「庫存逐日消耗表」核對產品庫存量並將正確量寫入現有量
4 檢視產品-進出異動表可查明是否有單據數量錯誤
產品現有量不會隨銷售或進貨變動
1 執行資料重整
2 檢查前台 Alt+F5 銷售記錄是否正常若銷售存檔後無銷售紀錄或者銷售明細僅有時間及
金額代表資料庫已經損壞
3 檢查銷售及進貨時的產品編號是否一致
4 檢查產品基本資料中產品是否有重複建檔換言之相同的產品名稱是否有兩個不同的
產品編號
庫存日月消耗表中的期初量為零導致統計後的現有量錯誤
1 發生原因沒有將上月底的庫存作結轉寫入本月期初
進入【庫存月消耗表】rarr列印年月輸入上個月份rarr執行結轉
2 發生原因Ⅰ曾經從產品基本資料中的現有量欄位直接修改數量
Ⅱ更版或備份還原後沒有執行期初開帳的動作
進入產品基本資料執行【Alt+F 期初開帳作業】
3 當月底營業結束時請檢視庫存月消耗表核對庫存量並執行結轉的動作將正確量寫入現
有量及寫入次月期初量
庫存日月消耗表中的調入量與實際調整的數量不符合
1 發生原因盤點作業轉入現有量時重複執行轉入現有量的動作
2 進入【庫存調整單】rarr點選【瀏覽】尋找備註中盤點轉入單號重複的資料
3 刪除重複的調整單即可
利用盤點量轉入現有量卻發現某些產品仍然與實際庫存量不符合
1 發生原因 盤點數量錯誤
盤點作業中盤點數量輸入錯誤
營業時間進行盤點工作盤點後到轉入現有量的過程中產品銷售出去而未作
調整
2 利用「庫存調整單」調整現有量
3 HIPOS-Light 版利用「盤點轉入現有量」作調整
軟體使用教學手冊
73
已經將盤點量轉入現有量之後發現盤點時數量點錯
1 利用「庫存調整單」調整現有量
2 HIPOS-Light 版利用「盤點轉入現有量」作調整
連續數月都有做庫存月消耗結轉但庫存月消耗中某些產品的現有量卻總是有誤差
1 發生原因每個月結轉的時間點有誤
2 進入【庫存月消耗表】rarr列印年月輸入本月份rarr列印出該張報表或記下該報表的ldquo期初
量rdquo
3 重新進入【庫存月消耗表】rarr列印年月輸入上一個月份
4 比較本月份的ldquo期初量rdquo及上個月份的ldquo現有量rdquo是否相同若上個月份的現有量比本月
份的期初量少代表上一個月結轉之後仍有作銷售或調整
例如430 下午 200 做結轉將正確量寫入下月期初（產生 5月份的期初量）但是 430
下午 300 又陸續作了銷售或調整庫存量
5 做法
盤點機盤點時架上無庫存的 產 品 會 漏 盤
新增盤點單時選擇【盤點產品轉入】將全部產品轉入並將【盤點數量】全部修改為 0
將盤點機中的資料轉入該盤點單存檔後將盤點量轉入現有量
4 月
5 月份
軟體使用教學手冊
74
選購模組功能簡介
簡訊 SMS 發送模組
SMS 簡訊發送功能透過網際網路直接由 HiPOS 軟體系列中發送簡訊至客戶的行動電話能夠達
到迅速確實即時傳遞訊息及行銷的效益
HiPOS 門市及進銷存 v6 以後都可使用免申請儲值後馬上開通
功能特色
1 低廉的發送費用
一般使用手機發送簡訊每通大約 $25~ 35 之間使用 HiPOS SMS 每通只要 11~13 之
間足足省了 50
2 搭配 HiPOS 軟體分析有效客戶發送
利用 HiPOS 的各項統計如累積點數已購商品累積消費金額生日等等的各項數
據做有效的簡訊廣告行銷並且會自動過濾重覆的電話及統計發送的通數
應用 1 生日到時發送祝賀簡訊並告知來電優惠方案
應用 2 廠商新商品推出時可過濾已購買同類商品的客戶清單做簡訊廣告發送hellip更多應用
等你來發掘
3 大量簡訊發送
除了對單一客戶發送簡訊外大量發送簡訊的功能可同時對多個客戶行動電話號碼發送簡
訊
4 簡訊發送時效性佳
簡訊發送後正常情況下約 3~10 秒鐘就可即時將簡訊傳送到客戶手機重要訊息不怕客戶
收 不 到 若 因 故 對 方 無 法 接 收 將 會 自 動 重 發 直 至 發 送 成 功 或 滿 24 小時止
5 常用訊息片語編輯
「常用訊息」功能可以編輯儲存常用的簡訊內容可以加快編寫簡訊的速度
6 預約發送
可自定要發送的時間時間到才發送簡訊更有效率的廣告效益
軟體使用教學手冊
75
單一簡訊發送
在會員基本資料廠商基本資料員工基本資料中
按下 即可發送簡訊
大量簡訊發送
﹝統計報表﹞rarr﹝C會員郵寄標籤大量簡訊﹞依照
條件選擇要發送簡訊的對象後點選《S發送簡訊》
即可將簡訊發送到所選擇的對象
軟體使用教學手冊
69
庫存日消耗表
（一）當日消耗表列出查詢日期當天的庫存數量變動情況用來驗證庫存量的正確性
（二）逐日消耗表列出前一次結轉日至查詢日期當天的庫存數量變動情形用來驗證庫存
量的正確性另可將計算後的存量寫入帳面量(產品基本資料中的現有量)
（三）使用時機每日營業結束利用庫存逐日銷耗表檢驗庫存正確性
庫存月消耗表
（一）報表意義列出查詢當月份的庫存數量變動情形用來驗證庫存量的正確性另可將
計算後的實際現有量寫入帳面量(產品基本資料中的現有量)並轉入產生下月期初量
（二）使用時機每月底結束營業後或每月初開始營業前
（三）操作方式
1 檢視庫存月消耗表上的異動資料及現有量是否均正確當計算後存量與目前帳面存量
不符時會以黃色警示
2 確認無誤後按下 出現如下視窗再次確認
盤點作業
（一）盤點前置作業
1 貨架上物品的擺設是否整齊乾淨
2 貨架的分類是否明確並且標示清楚
軟體使用教學手冊
70
3 待進貨瑕疵物品異常品是否與陳列區清楚區分
4 人員的物品熟悉度及教育訓練是否充足
（二）操作方式
1 進入【F系統支援】rarr【盤點作業】rarr【新增】rarr輸入日期單號盤點人員備註
2 在【產品代號】輸入要盤點的產品rarr【存檔】rarr【列印】選擇【盤點單】
3 進行人工盤點工作
4 進入【盤點作業】rarr【修改】rarr在【盤點數量】輸入實際盤點數量rarr【存檔】
5 選擇【轉入現有量】即可將盤點量轉入到產品基本資料中的現有量
（三）操作秘訣
2 利用【新增明細】可一項項將要盤點的產品輸入
3 利用【盤點產品轉入】可以選擇一次將所有產品輸入或者依照廠商別產品類別儲
放位置產品編號輸入
4 務必確實將盤點量輸入盤點單的「盤點數量」欄位中盤點數量請勿輸入負數
（四）盤點要點
1 全面盤點及循環盤點除了期初或期末的全面盤點之外應固定每隔一段時間做循環
盤點循環盤點可以依照產品類別儲放位置或者產品編號等等例如固定每個月作
一次循環盤點第一個月盤點第一排貨架的商品第二個月盤點第二排貨架的商品
2 盤點時效盤點開始到盤點結束的時間盡量不要超過預定時程為了防止盤點錯誤應
避免盤點期間同時進貨銷售盤點完畢應即時將盤點量轉入現有量
3 盤點差異量軟體系統中的現有量欄位嚴格來說是帳面上的產品數量而盤點量則是
實際庫存的數量軟體操作過程有疏失產品瑕疵失竊及盤點錯誤等許多因素均
可能導致帳面上的數量與實際庫存不符的情況因此有盤差是可以被接受的但若差
異量太大時管理者便應觀察是哪個環節出了問題
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上線一段時間後初次執行盤點作業或庫存日月銷耗表
說明
1過去進貨或庫存有異時均直接修改產品現有量
2使用一段時間後才執行庫存月銷耗表結轉
3更新版本或重新安裝執行資料備份還原或者它系統資料轉檔匯入
上述情況可能會發現期初量都是 0以致計算後存量與帳面存量產生極大的誤差
作業流程
期初開帳作業
（一）使用時機
1 初次使用者
2 已經上線一段時間的使用者
3 更版或重新安裝系統後執行備份還原的使用者
4 產品現有量正確而庫存日月銷耗表中的現有量完全不對者
（二）操作方式
1 進入【A基本資料】rarr【產品基本資料】確認產品現有量均為正確的數量
2 按【Alt+F】開啟庫存量期初開帳作業視窗rarr選擇「轉入期初月份」rarr【確定】
3 此一動作可以根據產品基本資料中的現有量去重新計算出庫存日月銷號表中的現有
量並且反算出期初量
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常見 QampA
產品基本資料中的現有數量與實際庫存量不符合
1 僅有少數幾項產品的庫存量不符時可利用「庫存調整單」做調整
2 多項產品的庫存量不符時利用「盤點作業」並將盤點量「轉入現有量」
3 每日營業結束時可利用「庫存逐日消耗表」核對產品庫存量並將正確量寫入現有量
4 檢視產品-進出異動表可查明是否有單據數量錯誤
產品現有量不會隨銷售或進貨變動
1 執行資料重整
2 檢查前台 Alt+F5 銷售記錄是否正常若銷售存檔後無銷售紀錄或者銷售明細僅有時間及
金額代表資料庫已經損壞
3 檢查銷售及進貨時的產品編號是否一致
4 檢查產品基本資料中產品是否有重複建檔換言之相同的產品名稱是否有兩個不同的
產品編號
庫存日月消耗表中的期初量為零導致統計後的現有量錯誤
1 發生原因沒有將上月底的庫存作結轉寫入本月期初
進入【庫存月消耗表】rarr列印年月輸入上個月份rarr執行結轉
2 發生原因Ⅰ曾經從產品基本資料中的現有量欄位直接修改數量
Ⅱ更版或備份還原後沒有執行期初開帳的動作
進入產品基本資料執行【Alt+F 期初開帳作業】
3 當月底營業結束時請檢視庫存月消耗表核對庫存量並執行結轉的動作將正確量寫入現
有量及寫入次月期初量
庫存日月消耗表中的調入量與實際調整的數量不符合
1 發生原因盤點作業轉入現有量時重複執行轉入現有量的動作
2 進入【庫存調整單】rarr點選【瀏覽】尋找備註中盤點轉入單號重複的資料
3 刪除重複的調整單即可
利用盤點量轉入現有量卻發現某些產品仍然與實際庫存量不符合
1 發生原因 盤點數量錯誤
盤點作業中盤點數量輸入錯誤
營業時間進行盤點工作盤點後到轉入現有量的過程中產品銷售出去而未作
調整
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3 HIPOS-Light 版利用「盤點轉入現有量」作調整
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1 利用「庫存調整單」調整現有量
2 HIPOS-Light 版利用「盤點轉入現有量」作調整
連續數月都有做庫存月消耗結轉但庫存月消耗中某些產品的現有量卻總是有誤差
1 發生原因每個月結轉的時間點有誤
2 進入【庫存月消耗表】rarr列印年月輸入本月份rarr列印出該張報表或記下該報表的ldquo期初
量rdquo
3 重新進入【庫存月消耗表】rarr列印年月輸入上一個月份
4 比較本月份的ldquo期初量rdquo及上個月份的ldquo現有量rdquo是否相同若上個月份的現有量比本月
份的期初量少代表上一個月結轉之後仍有作銷售或調整
例如430 下午 200 做結轉將正確量寫入下月期初（產生 5月份的期初量）但是 430
下午 300 又陸續作了銷售或調整庫存量
5 做法
盤點機盤點時架上無庫存的 產 品 會 漏 盤
新增盤點單時選擇【盤點產品轉入】將全部產品轉入並將【盤點數量】全部修改為 0
將盤點機中的資料轉入該盤點單存檔後將盤點量轉入現有量
4 月
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功能特色
1 低廉的發送費用
一般使用手機發送簡訊每通大約 $25~ 35 之間使用 HiPOS SMS 每通只要 11~13 之
間足足省了 50
2 搭配 HiPOS 軟體分析有效客戶發送
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訊
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收 不 到 若 因 故 對 方 無 法 接 收 將 會 自 動 重 發 直 至 發 送 成 功 或 滿 24 小時止
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軟體使用教學手冊
70
3 待進貨瑕疵物品異常品是否與陳列區清楚區分
4 人員的物品熟悉度及教育訓練是否充足
（二）操作方式
1 進入【F系統支援】rarr【盤點作業】rarr【新增】rarr輸入日期單號盤點人員備註
2 在【產品代號】輸入要盤點的產品rarr【存檔】rarr【列印】選擇【盤點單】
3 進行人工盤點工作
4 進入【盤點作業】rarr【修改】rarr在【盤點數量】輸入實際盤點數量rarr【存檔】
5 選擇【轉入現有量】即可將盤點量轉入到產品基本資料中的現有量
（三）操作秘訣
2 利用【新增明細】可一項項將要盤點的產品輸入
3 利用【盤點產品轉入】可以選擇一次將所有產品輸入或者依照廠商別產品類別儲
放位置產品編號輸入
4 務必確實將盤點量輸入盤點單的「盤點數量」欄位中盤點數量請勿輸入負數
（四）盤點要點
1 全面盤點及循環盤點除了期初或期末的全面盤點之外應固定每隔一段時間做循環
盤點循環盤點可以依照產品類別儲放位置或者產品編號等等例如固定每個月作
一次循環盤點第一個月盤點第一排貨架的商品第二個月盤點第二排貨架的商品
2 盤點時效盤點開始到盤點結束的時間盡量不要超過預定時程為了防止盤點錯誤應
避免盤點期間同時進貨銷售盤點完畢應即時將盤點量轉入現有量
3 盤點差異量軟體系統中的現有量欄位嚴格來說是帳面上的產品數量而盤點量則是
實際庫存的數量軟體操作過程有疏失產品瑕疵失竊及盤點錯誤等許多因素均
可能導致帳面上的數量與實際庫存不符的情況因此有盤差是可以被接受的但若差
異量太大時管理者便應觀察是哪個環節出了問題
軟體使用教學手冊
71
上線一段時間後初次執行盤點作業或庫存日月銷耗表
說明
1過去進貨或庫存有異時均直接修改產品現有量
2使用一段時間後才執行庫存月銷耗表結轉
3更新版本或重新安裝執行資料備份還原或者它系統資料轉檔匯入
上述情況可能會發現期初量都是 0以致計算後存量與帳面存量產生極大的誤差
作業流程
期初開帳作業
（一）使用時機
1 初次使用者
2 已經上線一段時間的使用者
3 更版或重新安裝系統後執行備份還原的使用者
4 產品現有量正確而庫存日月銷耗表中的現有量完全不對者
（二）操作方式
1 進入【A基本資料】rarr【產品基本資料】確認產品現有量均為正確的數量
2 按【Alt+F】開啟庫存量期初開帳作業視窗rarr選擇「轉入期初月份」rarr【確定】
3 此一動作可以根據產品基本資料中的現有量去重新計算出庫存日月銷號表中的現有
量並且反算出期初量
軟體使用教學手冊
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常見 QampA
產品基本資料中的現有數量與實際庫存量不符合
1 僅有少數幾項產品的庫存量不符時可利用「庫存調整單」做調整
2 多項產品的庫存量不符時利用「盤點作業」並將盤點量「轉入現有量」
3 每日營業結束時可利用「庫存逐日消耗表」核對產品庫存量並將正確量寫入現有量
4 檢視產品-進出異動表可查明是否有單據數量錯誤
產品現有量不會隨銷售或進貨變動
1 執行資料重整
2 檢查前台 Alt+F5 銷售記錄是否正常若銷售存檔後無銷售紀錄或者銷售明細僅有時間及
金額代表資料庫已經損壞
3 檢查銷售及進貨時的產品編號是否一致
4 檢查產品基本資料中產品是否有重複建檔換言之相同的產品名稱是否有兩個不同的
產品編號
庫存日月消耗表中的期初量為零導致統計後的現有量錯誤
1 發生原因沒有將上月底的庫存作結轉寫入本月期初
進入【庫存月消耗表】rarr列印年月輸入上個月份rarr執行結轉
2 發生原因Ⅰ曾經從產品基本資料中的現有量欄位直接修改數量
Ⅱ更版或備份還原後沒有執行期初開帳的動作
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3 當月底營業結束時請檢視庫存月消耗表核對庫存量並執行結轉的動作將正確量寫入現
有量及寫入次月期初量
庫存日月消耗表中的調入量與實際調整的數量不符合
1 發生原因盤點作業轉入現有量時重複執行轉入現有量的動作
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利用盤點量轉入現有量卻發現某些產品仍然與實際庫存量不符合
1 發生原因 盤點數量錯誤
盤點作業中盤點數量輸入錯誤
營業時間進行盤點工作盤點後到轉入現有量的過程中產品銷售出去而未作
調整
2 利用「庫存調整單」調整現有量
3 HIPOS-Light 版利用「盤點轉入現有量」作調整
軟體使用教學手冊
73
已經將盤點量轉入現有量之後發現盤點時數量點錯
1 利用「庫存調整單」調整現有量
2 HIPOS-Light 版利用「盤點轉入現有量」作調整
連續數月都有做庫存月消耗結轉但庫存月消耗中某些產品的現有量卻總是有誤差
1 發生原因每個月結轉的時間點有誤
2 進入【庫存月消耗表】rarr列印年月輸入本月份rarr列印出該張報表或記下該報表的ldquo期初
量rdquo
3 重新進入【庫存月消耗表】rarr列印年月輸入上一個月份
4 比較本月份的ldquo期初量rdquo及上個月份的ldquo現有量rdquo是否相同若上個月份的現有量比本月
份的期初量少代表上一個月結轉之後仍有作銷售或調整
例如430 下午 200 做結轉將正確量寫入下月期初（產生 5月份的期初量）但是 430
下午 300 又陸續作了銷售或調整庫存量
5 做法
盤點機盤點時架上無庫存的 產 品 會 漏 盤
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將盤點機中的資料轉入該盤點單存檔後將盤點量轉入現有量
4 月
5 月份
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1 初次使用者
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4 產品現有量正確而庫存日月銷耗表中的現有量完全不對者
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常見 QampA
產品基本資料中的現有數量與實際庫存量不符合
1 僅有少數幾項產品的庫存量不符時可利用「庫存調整單」做調整
2 多項產品的庫存量不符時利用「盤點作業」並將盤點量「轉入現有量」
3 每日營業結束時可利用「庫存逐日消耗表」核對產品庫存量並將正確量寫入現有量
4 檢視產品-進出異動表可查明是否有單據數量錯誤
產品現有量不會隨銷售或進貨變動
1 執行資料重整
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金額代表資料庫已經損壞
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4 檢查產品基本資料中產品是否有重複建檔換言之相同的產品名稱是否有兩個不同的
產品編號
庫存日月消耗表中的期初量為零導致統計後的現有量錯誤
1 發生原因沒有將上月底的庫存作結轉寫入本月期初
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Ⅱ更版或備份還原後沒有執行期初開帳的動作
進入產品基本資料執行【Alt+F 期初開帳作業】
3 當月底營業結束時請檢視庫存月消耗表核對庫存量並執行結轉的動作將正確量寫入現
有量及寫入次月期初量
庫存日月消耗表中的調入量與實際調整的數量不符合
1 發生原因盤點作業轉入現有量時重複執行轉入現有量的動作
2 進入【庫存調整單】rarr點選【瀏覽】尋找備註中盤點轉入單號重複的資料
3 刪除重複的調整單即可
利用盤點量轉入現有量卻發現某些產品仍然與實際庫存量不符合
1 發生原因 盤點數量錯誤
盤點作業中盤點數量輸入錯誤
營業時間進行盤點工作盤點後到轉入現有量的過程中產品銷售出去而未作
調整
2 利用「庫存調整單」調整現有量
3 HIPOS-Light 版利用「盤點轉入現有量」作調整
軟體使用教學手冊
73
已經將盤點量轉入現有量之後發現盤點時數量點錯
1 利用「庫存調整單」調整現有量
2 HIPOS-Light 版利用「盤點轉入現有量」作調整
連續數月都有做庫存月消耗結轉但庫存月消耗中某些產品的現有量卻總是有誤差
1 發生原因每個月結轉的時間點有誤
2 進入【庫存月消耗表】rarr列印年月輸入本月份rarr列印出該張報表或記下該報表的ldquo期初
量rdquo
3 重新進入【庫存月消耗表】rarr列印年月輸入上一個月份
4 比較本月份的ldquo期初量rdquo及上個月份的ldquo現有量rdquo是否相同若上個月份的現有量比本月
份的期初量少代表上一個月結轉之後仍有作銷售或調整
例如430 下午 200 做結轉將正確量寫入下月期初（產生 5月份的期初量）但是 430
下午 300 又陸續作了銷售或調整庫存量
5 做法
盤點機盤點時架上無庫存的 產 品 會 漏 盤
新增盤點單時選擇【盤點產品轉入】將全部產品轉入並將【盤點數量】全部修改為 0
將盤點機中的資料轉入該盤點單存檔後將盤點量轉入現有量
4 月
5 月份
軟體使用教學手冊
74
選購模組功能簡介
簡訊 SMS 發送模組
SMS 簡訊發送功能透過網際網路直接由 HiPOS 軟體系列中發送簡訊至客戶的行動電話能夠達
到迅速確實即時傳遞訊息及行銷的效益
HiPOS 門市及進銷存 v6 以後都可使用免申請儲值後馬上開通
功能特色
1 低廉的發送費用
一般使用手機發送簡訊每通大約 $25~ 35 之間使用 HiPOS SMS 每通只要 11~13 之
間足足省了 50
2 搭配 HiPOS 軟體分析有效客戶發送
利用 HiPOS 的各項統計如累積點數已購商品累積消費金額生日等等的各項數
據做有效的簡訊廣告行銷並且會自動過濾重覆的電話及統計發送的通數
應用 1 生日到時發送祝賀簡訊並告知來電優惠方案
應用 2 廠商新商品推出時可過濾已購買同類商品的客戶清單做簡訊廣告發送hellip更多應用
等你來發掘
3 大量簡訊發送
除了對單一客戶發送簡訊外大量發送簡訊的功能可同時對多個客戶行動電話號碼發送簡
訊
4 簡訊發送時效性佳
簡訊發送後正常情況下約 3~10 秒鐘就可即時將簡訊傳送到客戶手機重要訊息不怕客戶
收 不 到 若 因 故 對 方 無 法 接 收 將 會 自 動 重 發 直 至 發 送 成 功 或 滿 24 小時止
5 常用訊息片語編輯
「常用訊息」功能可以編輯儲存常用的簡訊內容可以加快編寫簡訊的速度
6 預約發送
可自定要發送的時間時間到才發送簡訊更有效率的廣告效益
軟體使用教學手冊
75
單一簡訊發送
在會員基本資料廠商基本資料員工基本資料中
按下 即可發送簡訊
大量簡訊發送
﹝統計報表﹞rarr﹝C會員郵寄標籤大量簡訊﹞依照
條件選擇要發送簡訊的對象後點選《S發送簡訊》
即可將簡訊發送到所選擇的對象
軟體使用教學手冊
72
常見 QampA
產品基本資料中的現有數量與實際庫存量不符合
1 僅有少數幾項產品的庫存量不符時可利用「庫存調整單」做調整
2 多項產品的庫存量不符時利用「盤點作業」並將盤點量「轉入現有量」
3 每日營業結束時可利用「庫存逐日消耗表」核對產品庫存量並將正確量寫入現有量
4 檢視產品-進出異動表可查明是否有單據數量錯誤
產品現有量不會隨銷售或進貨變動
1 執行資料重整
2 檢查前台 Alt+F5 銷售記錄是否正常若銷售存檔後無銷售紀錄或者銷售明細僅有時間及
金額代表資料庫已經損壞
3 檢查銷售及進貨時的產品編號是否一致
4 檢查產品基本資料中產品是否有重複建檔換言之相同的產品名稱是否有兩個不同的
產品編號
庫存日月消耗表中的期初量為零導致統計後的現有量錯誤
1 發生原因沒有將上月底的庫存作結轉寫入本月期初
進入【庫存月消耗表】rarr列印年月輸入上個月份rarr執行結轉
2 發生原因Ⅰ曾經從產品基本資料中的現有量欄位直接修改數量
Ⅱ更版或備份還原後沒有執行期初開帳的動作
進入產品基本資料執行【Alt+F 期初開帳作業】
3 當月底營業結束時請檢視庫存月消耗表核對庫存量並執行結轉的動作將正確量寫入現
有量及寫入次月期初量
庫存日月消耗表中的調入量與實際調整的數量不符合
1 發生原因盤點作業轉入現有量時重複執行轉入現有量的動作
2 進入【庫存調整單】rarr點選【瀏覽】尋找備註中盤點轉入單號重複的資料
3 刪除重複的調整單即可
利用盤點量轉入現有量卻發現某些產品仍然與實際庫存量不符合
1 發生原因 盤點數量錯誤
盤點作業中盤點數量輸入錯誤
營業時間進行盤點工作盤點後到轉入現有量的過程中產品銷售出去而未作
調整
2 利用「庫存調整單」調整現有量
3 HIPOS-Light 版利用「盤點轉入現有量」作調整
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已經將盤點量轉入現有量之後發現盤點時數量點錯
1 利用「庫存調整單」調整現有量
2 HIPOS-Light 版利用「盤點轉入現有量」作調整
連續數月都有做庫存月消耗結轉但庫存月消耗中某些產品的現有量卻總是有誤差
1 發生原因每個月結轉的時間點有誤
2 進入【庫存月消耗表】rarr列印年月輸入本月份rarr列印出該張報表或記下該報表的ldquo期初
量rdquo
3 重新進入【庫存月消耗表】rarr列印年月輸入上一個月份
4 比較本月份的ldquo期初量rdquo及上個月份的ldquo現有量rdquo是否相同若上個月份的現有量比本月
份的期初量少代表上一個月結轉之後仍有作銷售或調整
例如430 下午 200 做結轉將正確量寫入下月期初（產生 5月份的期初量）但是 430
下午 300 又陸續作了銷售或調整庫存量
5 做法
盤點機盤點時架上無庫存的 產 品 會 漏 盤
新增盤點單時選擇【盤點產品轉入】將全部產品轉入並將【盤點數量】全部修改為 0
將盤點機中的資料轉入該盤點單存檔後將盤點量轉入現有量
4 月
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選購模組功能簡介
簡訊 SMS 發送模組
SMS 簡訊發送功能透過網際網路直接由 HiPOS 軟體系列中發送簡訊至客戶的行動電話能夠達
到迅速確實即時傳遞訊息及行銷的效益
HiPOS 門市及進銷存 v6 以後都可使用免申請儲值後馬上開通
功能特色
1 低廉的發送費用
一般使用手機發送簡訊每通大約 $25~ 35 之間使用 HiPOS SMS 每通只要 11~13 之
間足足省了 50
2 搭配 HiPOS 軟體分析有效客戶發送
利用 HiPOS 的各項統計如累積點數已購商品累積消費金額生日等等的各項數
據做有效的簡訊廣告行銷並且會自動過濾重覆的電話及統計發送的通數
應用 1 生日到時發送祝賀簡訊並告知來電優惠方案
應用 2 廠商新商品推出時可過濾已購買同類商品的客戶清單做簡訊廣告發送hellip更多應用
等你來發掘
3 大量簡訊發送
除了對單一客戶發送簡訊外大量發送簡訊的功能可同時對多個客戶行動電話號碼發送簡
訊
4 簡訊發送時效性佳
簡訊發送後正常情況下約 3~10 秒鐘就可即時將簡訊傳送到客戶手機重要訊息不怕客戶
收 不 到 若 因 故 對 方 無 法 接 收 將 會 自 動 重 發 直 至 發 送 成 功 或 滿 24 小時止
5 常用訊息片語編輯
「常用訊息」功能可以編輯儲存常用的簡訊內容可以加快編寫簡訊的速度
6 預約發送
可自定要發送的時間時間到才發送簡訊更有效率的廣告效益
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單一簡訊發送
在會員基本資料廠商基本資料員工基本資料中
按下 即可發送簡訊
大量簡訊發送
﹝統計報表﹞rarr﹝C會員郵寄標籤大量簡訊﹞依照
條件選擇要發送簡訊的對象後點選《S發送簡訊》
即可將簡訊發送到所選擇的對象
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已經將盤點量轉入現有量之後發現盤點時數量點錯
1 利用「庫存調整單」調整現有量
2 HIPOS-Light 版利用「盤點轉入現有量」作調整
連續數月都有做庫存月消耗結轉但庫存月消耗中某些產品的現有量卻總是有誤差
1 發生原因每個月結轉的時間點有誤
2 進入【庫存月消耗表】rarr列印年月輸入本月份rarr列印出該張報表或記下該報表的ldquo期初
量rdquo
3 重新進入【庫存月消耗表】rarr列印年月輸入上一個月份
4 比較本月份的ldquo期初量rdquo及上個月份的ldquo現有量rdquo是否相同若上個月份的現有量比本月
份的期初量少代表上一個月結轉之後仍有作銷售或調整
例如430 下午 200 做結轉將正確量寫入下月期初（產生 5月份的期初量）但是 430
下午 300 又陸續作了銷售或調整庫存量
5 做法
盤點機盤點時架上無庫存的 產 品 會 漏 盤
新增盤點單時選擇【盤點產品轉入】將全部產品轉入並將【盤點數量】全部修改為 0
將盤點機中的資料轉入該盤點單存檔後將盤點量轉入現有量
4 月
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SMS 簡訊發送功能透過網際網路直接由 HiPOS 軟體系列中發送簡訊至客戶的行動電話能夠達
到迅速確實即時傳遞訊息及行銷的效益
HiPOS 門市及進銷存 v6 以後都可使用免申請儲值後馬上開通
功能特色
1 低廉的發送費用
一般使用手機發送簡訊每通大約 $25~ 35 之間使用 HiPOS SMS 每通只要 11~13 之
間足足省了 50
2 搭配 HiPOS 軟體分析有效客戶發送
利用 HiPOS 的各項統計如累積點數已購商品累積消費金額生日等等的各項數
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間足足省了 50
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除了對單一客戶發送簡訊外大量發送簡訊的功能可同時對多個客戶行動電話號碼發送簡
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