TS. NGUYỄN THỊ THU VÂN - ThS. NGUYÊN t h ị t h u h à(Đ ồng Chủ biên)

c t o H Ỏ I = {DíỗíPVỂ NGHIỆP y ụ

HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG

NHẢ XUẤT BẢN CHÍNH TRỊ Q U Ố C GIA

TS. NGUYỄN THỊ THU VÂN - ThS. NGUYỄN THỊ THU HÀ(Đồng Chủ biên)

150 cfìu HỎI - ĐÁPVÉ NGHIỆP VỤ

HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG

^HÀ XUẤT BẢN CHÍNH TRỊ QUỐC GIA - sự THẬT HA N Ộ I-2 0 1 3

TẬP THỂ TÁC GIẢ

ĐỒNG CHỦ BIÊNTS. Nguyễn Thị Thu Vân ThS. Nguyễn Thị Thu Hà

CÁC TÁC GIẢ KHÁC

ThS. Nguyễn Thị La ThS. Phạm Thị Hổng Thắm ThS. Pham Thi Diễm

LỞI NHÀ XUẤT BẢN

Văn phòng có vị trí quan trọng trong hoạt động của bất kỳ cơ quan, tổ chức nào. Công tác văn phòng được thực hiện tốt sẽ thúc đẩy sự tiến bộ trên nhiều mặt của cơ quan, tổ chức và ngược lại, nếu thực hiện không hiệu quả có thể tác động tiêu cực đên quá trình phát triển của cơ quan, tổ chức đó.

Văn phòng có chức năng tổng hợp, xử lý, cung cấp thông tin mọi mặt về tình hình hoạt động của cơ quan và tham mưu cho lãnh đạo về các biện pháp giải quyết và xử lý; quản lý, sắp xếp, phân phôi và bổ sung một cách khoa học, hợp lý nhất các điều kiện cơ sở vật chất và phương tiện, điều kiện làm việc; là trung tâm, đầu mối giao tiếp của cơ quan, tổ chức.

Với cách trình bày ngắn gọn, súc tích, khoa học, cuốn sách 150 cảu hỏi - đáp vê nghiêp vu hành chính văn phòng do TS. Nguyễn Thị Thu Vân và ThS. Nguyễn Thị Thu Hà đồng chủ biên giúp cho những cán bộ văn phòng dễ dàng nắm được những nội dung chính của nghiệp vụ hành chính văn phòng cũng như cập nhật những văn bản, quy định mối nhất liên quan đến nghiệp vụ hành chính văn phòng, từ đó hoàn thiện chức năng và nhiệm vụ được giao.

5

Nội dung cuốn sách gồm ba phần:Phần I: Tổng quan về văn phòng Phần II: Các nghiệp vụ văn phòng chủ yếu Phần III: Quản trị văn phòng Xin giới thiệu cuốn sách vói bạn đọc.

Tháng 4 năm 2013NHÀ XUẤT BẢN CHÍNH TRỊ QUỐC GIA - s ự THẬT

Phần I

TỔNG QUAN VẾ VÂN PHÒNG

Câu hỏi 1: Văn phòng là gì?

Trả lời:

Trong thực tế, văn phòng được hiểu theo nhiều nghĩa khác nhau, phản ánh nhận thức của chúng ta về chức năng, nhiệm vụ của văn phòng ở mỗi thòi kỳ lịch sử và trong những hoàn cảnh phát sinh quan hệ nhất định, về cơ bản, hiện nay có ba cách tiếp cận chủ yếu vê văn phòng:

- Tiếp cận về mặt cơ cấu tổ chức: Văn phòng là một bộ phận, đơn vị làm việc tổng hợp và trực tiếp của một cơ quan chức năng, phục vụ cho việc điều hành của lãnh đạo.

- Tiếp cận về mặt không gian:Theo cách tiếp cận này, văn phòng có thể được hiểu

theo hai nghĩa dưới đây:+ Là trụ sở làm việc của cơ quan, đơn vị, là địa

điểm giao tiếp đôi nội, đối ngoại của cơ quan, đơn vị đó. Ví dụ: Văn phòng Bộ Nội vụ tại số 8 Tôn Thất Thuyết - Hà Nội cũng đồng thời là trụ sở làm việc của cơ quan, là nơi diễn ra các hoạt động giao tiếp đốì nội, đôi ngoại của Bộ Nội vụ.

7

+ hậ fí&ị.iậ.íạ y.ịệccu thể ,eủa Ầỉgưừi có chức vụtìh LỈ; v a M ^ h e t ì ỹ Ị ì ỹ t ụ s ĩ , V ă f l H S r ị ế tá-hgc . . .

- Tiếp cân hoạt động: Vũn phòng lù một dạng hoạt

động của Cơ quan, tổ chức trong đó diễn ra việc thu nhận, bảo quản, lưu trữ các loại văn bản, giấy tờ, nhũng công việc liên quan đến công tác văn thư.

Theo Từ điên tiếng Việt của Viện Ngôn ngữ học, văn phòng là bộ phận phụ trách công việc giấy tờ, hành chính trong một cơ quan1.

Một cách tổng quát nhất, có thể hiểu:Văn phòng là một bộ phận của cơ quan, tổ chức có

trách nhiệm thu thập, xử lý và tổng hợp thông tin phục vụ cho sự điều hành của lảnh đạo, đồng thời bảo đảm các điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động chung của toàn cơ quan, tổ chức đó.

Câu hỏi 2: Văn phòng có vị trí như thế nào trong hoạt động của cơ quan, tổ chức?

Trả lời:

Văn phòng là một bộ phận, đơn vị của cơ quan, tổ chức. Văn phòng cùng với các đơn vị, bộ phận khác tạo thành một tổ chức hoàn chỉnh. Có cơ quan là có văn phòng (hoặc có đơn vị chuyên trách làm công tác văn phòng).

1. Xem Viện Ngôn ngữ học: Từ điển tiếng Nxb. Đà Nang - Trung tâm Từ điển học, Hà Nội - Đà Nang, 2000, tr. 1101.

8

V ị t r í cùa v ă f i p l i ồ H g t t - ó H g 86» É |U a ft , lẨ r - ỉ iẮ é tlưt»fc in Ấ 1.1

(tua SỔ đồ dưáì đẩy;

Vàn phòng là bộ máy giúp việc của lãnh áạo, là “tai”, là “mắt”, là “bộ lọc”, “bộ nhớ” của thủ trưởng: thể hiện trong việc tống hợp, xử lý, cung cấp thông tin đáng tin cậy phục vụ cho nhu cầu quản lý, diều hành của thủ trưởng.

Văn phòng là “bộ mặt” (thay mặt cơ quan thực hiện các hoạt động giao tiếp, đối nội - đối ngoại), là “bộ tham mưu” của cơ quan.

Văn phòng bảo đảm điều kiện vật chất (nhà cửa, phương tiện, trang thiết bị...) cho hoạt động của toàn cơ quan.

Câu hỏi 3: Văn bản nào hiện nay quy định về chức năng, nhiệm vụ, tổ chức bộ máy văn phòng cơ quan hành chính nhà nước?

Trả lời:Hiện nay, chức năng, nhiệm vụ, tổ chức bộ máy văn

phòng cơ quan hành chính nhà nước được quy định tại các văn bản cụ thể sau đầy:

- Nghị định số 178/2007/NĐ-CP ngày 03-12-2007 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và

9

0*s e\vvi<\ e\<Yí& Vvcỵ, ecs YV &TVg. Y\ọ, c.ở c\u<\r\. iViuọc

Chính phủ’,- Nghi định sổ Í 2/2Ỡ08/N Ỉ)-( 'P

^5'riííi i ịit t íi fcj tIy cìĩttìl tớ ’ i ó ĩ ì ĩ ỷ ô icác c~c> cỊL 2 & I2 <Cầ2 u V"<?73 iiaôn

^ ^ *&te 4 f o tìn k i U tTmrnưdng.

- Nghị định sổ 14Í90(WNĐ-CP ngày 0/1-9.900R của<Díiơiịi piKu tịtiỳ dịf-iii t ẩ tìtitíta cãti fcfcj qụa.H bỉiúýEH rtieH 1tnuợc U y ban nhân dân huyện, quân, thị xã, thành phô

thuộc tỉnh;- Thông tư liên tịch số 02/2011/TTLT-VPCP-BNV ngày

2S-1-2011 của Vãn pliòng Chính phủ và 13ô Nôi vu hướng

dẫn về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ câu tổ chức

của Văn phòng ủ y ban nhân dân tỉnh, thành phô' trực thuộc Trung ương.

Trên cơ sở các văn bản pháp luật trên, chức năng, nhiệm vụ, tổ chức bộ máy văn phòng mỗi cơ quan hành chính nhà nưốc được cụ thể hóa trong các văn bản quy định chức năng, nhiệm vụ, tổ chức bộ máy của cơ quan đó.

Câu hỏi 4: Văn phòng có những chức năng cơ bản nào?

Trả lời::Văn phòng thực hiện ba chức năng cơ bản:

1. Chức năng tham mưu, tông hợp

Văn phòng tổng hợp, xử lý và cung cấp thông tin mọi

10

mặt vể tình hình hoạt dộng của cơ quan và tham mưu cholãnh, dạo về các biện pháp giải quyết và xủ lý. Cụ thể:

- Tham mưu: là phát hiện vấn đề, phân tích nguyên

nhẩn, tham mứu. dể xuất vái hĩnh dạo về cấc biện pháp tổ chúc, diều hãnh và gíốí quyết các van Uể, Vĩ d ụ . tạp

chương t r ì n h , k ế h o a c h h o ạ t d ộ n g ; to c h ẳ c các cu ọc h ọpy

Kc> Viữhrv KồcyvK cxvỶvết. dirvH etuảri lý, diều hành ( t ư vân

^un y $ (n \ ĩM yá Hn^n nViặm ve tính pháp \ ý , \ ỳ thuật soạn

tháo vãn bản).

“ T ô n g l iơ p : lù tô c h ứ c v à thiíc hiên viôc tông Hơp và xtí

lý thông tin (thông tin từ hệ thòng văn bản đi - đến, điện thoại, tiếp dân) phục vu cho hoạt dông quản lý.

Tham mưu và tổng hợp luôn gán bó chặt chẽ với nhau: tổng hợp là để tham mưu, muôn tham mưu cầnphải tổng hợp.

2. Chức năng hậu cần

Văn phòng bảo đảm quản lý, sắp xếp, phân phôi và bổ sung một cách khoa học, hợp lý nhát các điều kiện cơ sở vật chất và phương tiện, diều kiện làm việc cho cơ quan. Cụ thể:

- Các điều kiện vật chất, kỹ thuật: mua sắm trang thiết bị, xây dựng cơ bản; sửa chữa, quản lý cơ sở vật chất, kỹ thuật, phương tiện làm việc...

- Quản lý tài sản công, ngân sách của cơ quan: chi trả lương, thưởng,...

- Các hoạt động khác: y tế, nhà khách, bảo đảm an ninh, trật tự, phục vụ hội họp, lễ nghi, khánh tiết của cơ quan.

11

—

3. Chức năng đa i diện

Văn phòng là trung tâm, đầu mô'i giao tiếp của cơ quan. Văn phòng thực hiện chức năng đại diện qua những công việc cụ thể như:

- Tuyển chon và bô" trí cán bộ ở những nơi thường xuyên phải giao tiếp với khách;

- Hướng dẫn cán bộ văn phòng các nguyên tắc và kỹ năng giao tiếp;

- Tiếp khách và giải quyết các yêu cầu của khách trong phạm vi cho phép;

- Tham giaitổ chức các buổi gặp mặt giao lưu;- Tổ chức các buổi tiệc chiêu đãi khách.

Câu hỏi 5: Văn phòng có những nhiệm vụ chủ yếu nào?

Trả lời:

Do đặc điểm riêng ở mỗi loại cơ quan nên văn phòng của các cơ quan khác nhau có thể được giao những nhiệm vụ cụ thể khác nhau, về cơ bản, văn phòng có những nhiệm vụ sau đây:

- Xây dựng chương trình, kê hoạch công tác của cơ quan (năm, quý, tháng) và theo dõi, đôn đốc việc thực hiện chương trình, kế hoạch đó.

- Thu thập, xử lý, quản lý và tổ chức sử dụng thông tin để tổng hợp, báo cáo tình hình hoạt động của các đơn vị trong cơ quan; đề xuất kiến nghị các biện pháp thực hiện phục vụ sự chỉ đạo và điều hành của thủ trưởng.

12

— —

- Thực hiện nhiệm vụ tư vấn văn bản cho thủ trưởng và chịu trách nhiệm về tính pháp lý, kỹ thuật soạn thảo văn bản của cơ quan ban hành.

- Thực hiện công tác văn thư - lưu trữ, quản lý văn bản trong cơ quan và những văn bản từ bên ngoài gửi đến, giúp thủ trưởng theo dõi việc giải quyết văn bản theo đúng quy định của Nhà nước.

- Tổ chức giao tiếp đối nội, đốì ngoại, giúp cơ quan, tổ chức trong công tác thư từ tiếp dân, giữ vai trò là chiếc cầu nối cơ quan, tổ chức mình với cơ quan, tổ chức khác cũng như với nhân dân nói chung.

- Tổ chức công tác thi đua, khen thưởng trong cơ quan.- Lập kê hoạch tài chính, dự toán kinh phí hằng năm,

hằng quý, dự kiến phân phối hạn mức kinh phí, báo cáo kế toán, cân đôi hằng quý, hằng năm; chi trả tiền lương, tiền thưởng, chi tiêu nghiệp vụ theo chê độ của Nhà nước và quyết định của thủ trưởng.

- Mua sắm trang thiết bị; xây dựng cơ bản, sửa chữa, quản lý cơ sở vật chất, kỹ thuật, phương tiện làm việc của cơ quan; bảo đảm các yêu cầu hậu cần cho hoạt động và công tác của cơ quan.

- Tổ chức và thực hiện công tác y tế, bảo vệ sức khoẻ, bảo vệ trật tự an toàn cơ quan, tổ chức phục vụ các cuộc họp, nghi lễ khánh tiết, thực hiện công tác lễ tân tiếp khách một cách khoa học và văn minh.

- Thường xuyên kiện toàn bộ máy, xây dựng đội ngũ công chức văn phòng, từng bưóc hiện đại hoá công tác hành chính - văn phòng; chỉ đạo và hướng dẫn nghiệp vụ

13

văn phòng cho các văn phòng cấp dưới hoặc đơn vị chuyên môn khi cần thiết.

Câu hỏi 6: ở nước ta hiện nay có những loại hình văn phòng nào?

Trả lời:

ở nước ta hiện nay có bôn loại hình văn phòng sau đây:

1.Văn phòn g cấp ủy đảng các cấp

Văn phòng cấp ủy là một đơn vị tổ chức trong hệ thông tổ chức Đảng Cộng sản Việt Nam. ở Trung ương có Văn phòng Trung ương Đảng; ở tỉnh, thành phô' trực thuộc Trung ương có văn phòng tỉnh ủy, văn phòng thành ủy; ở cấp huyện có văn phòng huyện ủy, văn phòng quận ủy; ở cấp xã có văn phòng đảng ủy xã, văn phòng đảng ủy phường, văn phòng đảng ủy thị trấn.

2. Văn phòn g cơ quan nhà nước

Văn phòng cơ quan nhà nước là một bộ phận, đơn vị trong các cơ quan nhà nước (gồm các cơ quan lập pháp, hành pháp và tư pháp).

Văn phòng cơ quan lập pháp gồm: Văn phòng Quốc hội, văn phòng Hội đồng nhân dân các cấp (tỉnh, huyện, xã).

Văn phòng cơ quan hành pháp gồm: Văn phòng Chính phủ, văn phòng ủy ban nhân dân các cấp (tỉnh, huyện, xã), văn phòng các bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và các cơ quan chuyên môn thuộc Uy ban nhân dân các cấp (tỉnh, huyện, xã).

14

----------- ----- . ■ ■ ---TT---- r~ —

Văn phòng cơ quan tư pháp gồm: Văn phòng Tòa án nhân dân tối cao, văn phòng tòa án nhân dân các cấp (tỉnh, huyện); văn phòng Viện Kiểm sát nhân dân tối cao, văn phòng Viện Kiểm sát nhân dân các cấp (tỉnh, huyện).

3. Văn phòng tổ chức chính xã hội và đoàn th ể

Tổ chức chính trị - xã hội, đoàn thể là những tổ chức đại diện cho lợi ích của các cộng đồng xã hội khác nhau khi tham gia hệ thông chính trị theo tôn chỉ, mục đích, tính chất của từng tổ chức.

Văn phòng của các tổ chức chính trị - xã hội, đoàn thể là một đơn vị, bộ phận trực thuộc tổ chức, đoàn thể như Mặt trận Tổ quốc, Công đoàn, Đoàn Thanh niên, Hội Phụ nữ, Hội Nông dân, Hội Cựu chiến binh. Ví dụ: Văn phòng ủy ban Mặt trận Tổ quôc Việt Nam, Văn phòng Tổng Liên đoàn Lao động Việt Nam, Văn phòng Đoàn Thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh, Văn phòng Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam,...

4. Văn phòng tổ chức doanh nghiêp

Theo các văn bản hiện hành, về mặt tổ chức bộ máy, ngoài Ban lãnh đạo, mỗi doanh nghiệp có quy mô vừa và nhỏ thường có các đơn vị:

+ Văn phòng doanh nghiệp;+ Các phòng, ban chức năng của doanh nghiệp.

Câu hỏi 7: Văn phòng có cơ câu tổ chức như thế nào?

Trả lời:Do những đặc thù riêng về quy mô, tính chất, chức

15

năng, nhiệm vụ nên cơ cấu tổ chức của văn phòng các cơ quan không giống nhau. Tuy nhiên, dù được bố trí, sắp xếp khác nhau, song bất kỳ một văn phòng cơ quan nào cũng thường có những bộ phận cơ bản được thể hiện trong sơ đồ dưới đây:

- Chánh văn phòng:Chánh văn phòng chịu trách nhiệm trước thủ trưởng

cơ quan về toàn bộ công tác văn phòng. Chánh văn phòng phụ trách chung công tác văn phòng và có thể trực tiếp phụ trách một hoặc một sô' công tác của văn phòng như: bảo vệ bí mật, tổ chức cán bộ... Chánh văn phòng được thủ trưởng cơ quan giao cho ký thừa lệnh một sô' văn bản của cơ quan như: giấy mời họp, giấy đi đường, bản sao các văn bản...

- Phó chánh văn phòng:Phó chánh văn phòng được chánh văn phòng phân

16

công phụ trách một hoặc một số công tác của văn phòng như: công tác thông tin tổng hợp, văn thư, lưu trữ,...

- Phòng (hoặc tổ, bộ phận) tổng hợp; giúp chánh văn phòng thực hiện công tác thông tin, tổng hợp; xây dựng chương trình, kế hoạch công tác thường kỳ của cơ quan, của văn phòng, biên tập các văn bản khác khi được giao.

- Phòng (hoặc tổ, bộ phận) văn thư - lưu trữ: thực hiện các hoạt động liên quan đến công tác văn bản và quản lý văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức.

- Phòng (hoặc tổ, bộ phận) quản trị: cung cấp kịp thời, đầy đủ các phương tiện, điều kiện vật chất cho hoạt động của cơ quan; quản lý, sửa chữa và theo dõi sử dụng các phương tiện vật chất, trang thiết bị, kỹ thuật nhằm sử dụng tiết kiệm và có hiệu quả.

- Phòng (hoặc tổ, bộ phận) tài vụ - kê toán: Dự toán kinh phí hằng năm, hằng quý, dự kiến phân phôi hạn mức kinh phí, báo cáo kế toán, cân đối hằng quý, hằng năm; chi trả tiền lương, tiền thưởng, chi tiêu nghiệp vụ khác theo quy định.

- Phòng (hoặc tổ, bộ phận) bảo vệ: Tổ chức công tác bảo vệ trật tự trị an cho cơ quan, bảo vệ môi trường, cảnh quan của đơn vị; hướng dẫn, chỉ dẫn khách; kiểm tra, đôn đốc các bộ phận chấp hành quy định về bảo đảm an ninh, trật tự trong phạm vi cơ quan.

- Ngoài ra, văn phòng còn có các bộ phận khác như: y tế, phục vụ, lái xe, điện nước...

2.150 câu hỏi-đáp... 17

TTT-

Trên đây là mô hình chung về co' cấu tố chức của văn phòng nói chung. Tùy theo quy mô lớn, nhỏ và tính chất hoạt động mà văn phòng có thể có tên gọi khác nhau. Trong co quan, tổ chức có quy mô lớn thì bộ phận này được gọi là văn phòng, ơ những Cố quan, tổ chức có quy mô nhỏ thì bộ phận này được gọi là phòng hành chính. Tuy nhiên, tên phòng và phạm vi hoạt động có thể được mở rộng kèm theo các chức năng chuyên môn khác như: Phòng Hành chính - Tổng họp, Phòng Hành chính - Quản trị, Phòng Hành chính - Tổ chức. Riêng một sô văn phòng với tính chất đặc biệt về nhiệm vụ và quy mô (Văn phòng Chính phủ, Văn phòng Trung ưong Đảng) được tổ chức thành các vụ chức năng.

18

Phần II

CÁC NGHIỆP vụ VĂN PHÓNG CHỦ YẾU

Câu hỏi 8: Văn phòng cần thực hiện những khâu nghiệp vụ chủ yếu nào?

Trả lời:

So với những đơn vị chuyên môn khác trong cơ quan, tô chức, văn phòng là bộ phận có chức năng, nhiệm vụ mang tính tổng hợp cao hơn. Vì vậy, đây cũng là bộ phận có nhiều khâu nghiệp vụ, chuyên môn khác nhau được tổ chức nhằm đáp ứng yêu cầu của khối lượng và chât lượng công việc đặc thù. Đó là:

- Nghiệp vụ lập chương trình, kế hoạch công tác;- Nghiệp vụ bảo đảm thông tin;- Nghiệp vụ xây dựng và ban hành văn bản;- Nghiệp vụ văn thư, lưu trữ;- Nghiệp vụ giao tiếp, lễ tân;- Nghiệp vụ tổ chức hội họp;- Nghiệp vụ tổ chức các chuyên đi công tác;- Nghiệp vụ tổ chức, bô trí nơi làm việc.

19

I. LẬP CHƯƠNG TRÌNH, KỂ HOẠCH

Câu hỏi 9: Thê nào là chương trình, kê hoạch?Trả lời:

Lập chương trình, kế hoạch là một trong bôn chức năng cơ bản của nhà quản lý, là một trong những nhiệm vụ quan trọng chủ yếu của văn phòng. Cho đến nay, đã có rấ t nhiều định nghĩa khác nhau về chương trình, kế hoạch.

Một cách chung nhâ't (theo nghĩa rộng), chương trình, kế hoạch công tác là hình ảnh tương lai của đơn vị sau một khoảng thời gian hoạt động nhất định.

ơ phạm vi hẹp hơn, chương trình, kế hoạch là sự định hình, dự báo mục tiêu, định hưống và phương thức thực hiện các mục tiêu định hưỗng đó của cơ quan, tổ chức trong một khoảng thời gian nhất định. Cụ thể:

- Chương trình là sự dự báo có tính phương hướng, chủ trương trong một khoảng thời gian dài, nhiều năm;

- Kế hoạch là những hoạt động cụ thể nhằm triển khai những mục tiêu đã định trong khoảng thời gian ngắn.

Nhìn chung, kế hoạch có nội dung chi tiết, cụ thể gắn liền vối các điều kiện bảo đảm thực hiện hơn chương trình. Trên thực tế, trong nhiều trường hợp, kế hoạch và chương trình được hiểu đồng nhất.

Câu hỏi 10: Lập chương trình, kế hoạch công tác có ý nghĩa như thê nào đôi với hoạt động của cơ quan, tổ chức?

Trả lời:

Chương trình, kế hoạch công tác (sau đây gọi chung là

20

kê hoạch) là phương tiện không thể thiếu trong hoạt động của cơ quan, tổ chức, thể hiện qua một sô' vai trò quan trọng sau đây:

- Lập kế hoạch là nhiệm vụ trọng tâm hàng đầu của công sở, bảo đảm cho hoạt động của cơ quan, tổ chức diễn ra hên tục, thốíng nhất, đúng mục đích và yêu cầu đặt ra.

- Lập kế hoạch là cơ sở để nhà quản lý chủ động chỉ đạo điều hành công việc trong từng thời gian, quán xuyến mọi mặt hoạt động của cơ quan, đồng thời chủ động ứng phó với những thay đổi trong quá trình điều hành. Thông qua việc lập kế hoạch mà nhà quản lý dự đoán trước được những gì sẽ diễn ra trong tương lai, lường trước được những khó khăn, tránh được những do dự. Lập kế hoạch cho khoảng thời gian càng dài thì độ chính xác càng giảm.

- Các kế hoạch giúp hướng các nỗ lực vào việc hoàn thành các mục tiêu.

Lập kê hoạch giúp cán bộ, công chức và toàn cơ quan hoạt động có mục tiêu, nhiệm vụ cụ thể, rõ ràng, chủ động. Nhờ có các kê hoạch mà nhà quản lý dễ dàng phôi hợp hoạt động của các cá nhân, bộ phận trong cơ quan, tổ chức vào thực hiện các mục tiêu chung, đồng thời vẫn bảo đảm thứ tự ưu tiên các mục tiêu khác nhau.

- Các kế hoạch tạo ra khả năng tiết kiệm các nguồn lực.Lập kế hoạch sẽ bảo đảm các nội dung công việc không

bị mâu thuẫn, chồng chéo. Các kế hoạch chú trọng vào tính hiệu quả và sự phù hợp của hoạt động sẽ góp phần vào tô'i thiểu hoá chi phí vể nguồn lực vì nó chú trọng vào hiệu quả của hoạt động và sự phù hợp. Khi lập kế hoạch,

21

nhà quản lý đã xây dựng các phương án và lựa chọn phương án tối ưu để đạt mục tiêu.

- Các kê hoạch là cơ sở để thực hiện chức năng kiểm soát.Lập kê hoạch xác định các mục tiêu, các kết quả cần

đạt được, và chính các mục tiêu này lại là tiêu chuẩn để kiểm tra, đánh giá hoạt động của từng bộ phận, từng cá nhân. Trên cơ sở các kế hoạch, nhà quản lý tiến hành các hoạt động giám sát, kiểm tra, thanh tra hay thực hiện chức năng kiểm soát.

Tóm lại, có thể khẳng định rằng: Một kế hoạch khoa học sẽ là nhân tố quan trọng khẳng định thực hiện thắng lợi những mục tiêu, nhiệm vụ để ra.

Câu hỏi 11: Việc lập kế hoạch của văn phòng cần dựa trên những căn cứ nào?

Trả lời:

Để lập kế hoạch cần phải dựa vào các căn cứ chủ yếu sau:

1.Các căn cứ m ang tính ôn dinh

- Các chỉ tiêu của Nhà nước và yêu cầu thực tê đặt ra trong từng giai đoạn lịch sử tương ứng với chức năng, nhiệm vụ cụ thể của mỗi cơ quan;

- Chủ trương, quyết định của cấp trên trực tiếp;- Kế hoạch hằng năm của cơ quan.

2. Các căn cứ khác

- Tình hình giao dịch với các cơ quan khác;

22

- Sự trưởng thành và phát triển của tổ chức;- Sự thay đổi nhân sự;- Tiến bộ khoa học kỹ thuật và thực trạng cải tiến chất

lượng công việc;- Những biến động chính trị, kinh tế, xã hội nói chung

có tác động đến hoạt động của cơ quan...Các căn cứ để lập kế hoạch của các đơn vị khác nhau

thì rất khác nhau. Càn cứ vào các thông sô' trên, các nhà lập kế hoạch đưa ra nội dung kế hoạch công tác cụ thể cho từng thời gian nhất định.

Câu hỏi 12: Một bản kế hoạch tốt cần bảo đảm những yêu cầu nào?

Trả lời:

Ngoài những yêu cầu đối với một văn bản quản lý nhà nước nói chung, một bản kê hoạch tốt cần bảo đảm các yêu cầu cơ bản sau đây:

- Phải mang tính cụ thể: nội dung kế hoạch cần chỉ rõ danh mục những công việc dự kiến, người chịu trách nhiệm, thòi hạn hoàn thành, những chi phí cần thiết và phương án dự phòng (nêu cần thiêt);

- Nội dung phải bám sát và thể hiện được những căn cứ xây dựng, bảo đảm thực hiện chức năng, nhiệm vụ cơ bản của cơ quan, đơn vị, mệnh lệnh của câp trên;

- Các công việc phải được sắp xếp có hệ thống theo trình tự ưu tiên liên hoàn, có trọng tâm, trọng diêm;

23

- Nội dung phải ăn khớp với kế hoạch của tổ chức đảng, đoàn thể cấp trên, địa phương, bảo đảm cân đôi giữa chương trình, kế hoạch năm, quý, tháng;

- Các nội dung công việc phải bảo đảm có tính khả thi, tránh ôm đồm; phân bổ quỹ thời gian hợp lý; phải thu xếp sao cho có thời gian dự phòng để kịp thời điều chỉnh được khi có sự kiện bất ngờ xảy ra;

- Kế hoạch lập ra phải bảo đảm tính linh hoạt: có khả năng bổ sung, sửa đổi cho phù hợp với tình hình và yêu cầu của thực tiễn.

Câu hỏi 13: Văn phòng có những nhiệm vụ gì trong việc xây dựng kế hoạch công tác của cơ quan?

Trả lời:

Trong việc xây dựng kế hoạch công tác của cơ quan, Văn phòng có những nhiệm vụ cơ bản sau đây:

- Đôn đốc các đơn vị xây dựng kế hoạch công tác của đơn vị mình;

- Tổng hợp, xây dựng dự thảo kế hoạch công tác của cơ quan trên cơ sở kê hoạch công tác của các đơn vị;

- Gửi bản tổng hợp kế hoạch công tác toàn cơ quan tới các đơn vị để bổ sung, sửa chữa trước khi ban hành chính thức;

- Hoàn thiện kế hoạch công tác và trình lãnh đạo cơ quan ký và ban hành;

- Theo dõi tiến độ và đôn đổc việc thực hiện kế hoạch công tác của các đơn vị, bộ phận trong cơ quan;

24

— -------------- T * —

- Tham mưu, đề xuâ't với lãnh đạo cơ quan về việc điểu chỉnh (nếu cần) những nội dung kế hoạch tỏ ra chưa phù hợp vối đặc điểm tình hình và yêu cầu của thực tiễn quản lý.

Câu hỏi 14: Khi xây dựng kế hoạch, cần tuân thủ những nguyên tắc nào?

Trả lời:

Việc xây dựng kế hoạch công tác và lịch làm việc cần tuân thủ những nguyên tắc sau:

- Nguyên tắc hệ thông (không trùng lặp):Nguyên tắc này đòi hỏi người lập kế hoạch khi xếp lịch

không được để trùng hai trong ba yếu tố: thòi gian, địa điểm và nhân sự (xét cho cùng thì bất cứ hoạt động nào cũng liên quan tới ba vấn đê này). Nếu hoạt động bị trùng lặp hai trong ba yếu tô" trên thì một trong sô" các hoạt động đó sẽ không thể tiến hành được. Ví dụ: Giám đô"c không thể điều hành hai cuộc họp trong cùng một thòi gian; hai cuộc họp không thể tiến hành ở một hội trường nếu trùng lặp về thời gian.

- Nguyên tắc ưu tiên:+ ư u tiên địa điểm: Cho những hoạt động quan trọng,

có sô' lượng thành phần tham dự đông (cần hội trường lớn).+ ư u tiên về thòi gian: Cho những hoạt động cấp bách

không thể trì hoãn được, các hoạt động khác có thể bô' trí vào thời gian phù hợp, trưốc hoặc sau khi hoạt động này diễn ra.

25

+ ư u tiên về nhân sự (lãnh đạo cơ quan): Đôì với một số hoạt động rất cần sự có mặt của lãnh đạo để động viên cán bộ hoặc đóng góp ý kiến cần thiết thì người lập kế hoạch cần cân nhắc và phải hỏi ý kiến lãnh đạo về việc sẽ đến dự ở đâu (nếu các hoạt động trùng lặp về thời gian), những đơn vị còn lại có thể cử cấp phó đi thay.

- Nguyên tắc dự phòng:Khi xếp lịch hoạt động của cơ quan hoặc của người

lãnh đạo, văn phòng cần phải dự liệu những tình huống đột xuất có thể xảy ra để kịp thời ứng phó hoặc thay đổi khi cần thiết mà không làm ảnh hưởng đến hoạt động chung. Đồng thời khi xếp lịch hoạt động cho người lãnh đạo cũng cần phải có thời gian nghỉ ngơi hoặc kịp di chuyển từ nơi này đến nơi khác. Ví dụ: không xếp lịch họp hoặc tiếp khách ngay từ đầu giờ sáng hoặc đầu giờ chiểu; không xếp lịch cho hai hoạt động của người lãnh đạo sát nhau về mặt thời gian.

- Nguyên tắc điểu chỉnh lịch:Văn phòng chỉ điều chỉnh và thay đổi lịch trong những

điểu kiện sau:+ Nếu thay đổi về thòi gian thì phải có khả năng kịp

thời báo cho thành phần tham dự biết;+ Nếu thay đổi về địa điểm thì phải bảo đảm khoảng

cách giữa hai địa điểm không quá xa nhau, không gây khó khăn cho việc đi lại của người tham dự, không làm tăng thêm chi phí lốn về kinh tế;

+ Nếu thay đổi về nhân sự (cần hạn chế) thì phải báo

26

~

trước và bảo đảm không ảnh hưỏng đến mục đích cơ bản của hoạt động đó;

Ví dụ: Một cuộc họp đông người, các đại biểu lại từ nơi xa về, nếu không báo kịp thời thì không nên chuyển cuộc họp sang thòi gian khác.

Câu hỏi 15: Kế hoạch cần được xây dựng theo quy trình như thế nào?

Trả lời:

Quy trình xây dựng kế hoạch thường bao gồm bốn bước:

Bước 1.Nghiên cứu, chọn việc và dự kiến nội dung công việc đưa vào kế hoạch

- Thu thập đầy đủ các dữ liệu, thông tin có liên quan và phân tích tình hình nhằm xác định thực trạng, những vân đề cần giải quyết. Trong giai đoạn này, người lập kế hoạch cũng cần rà soát hồ sơ về những hoạt động trước đó nhằm xác định những công việc còn tồn đọng và trình tự ưu tiên giải quyết trong thời gian dự kiến sắp tói.

- Xác định những mục tiêu mà kê hoạch cần đạt.- Tham khảo ý kiến của lãnh đạo, các bộ phận có liên

quan về sự cần thiết của vấn đề dự liệu, tính khả thi của việc thực hiện, định hướng công việc, nhiệm vụ chủ yếu cần bàn, ■quyết định và chỉ đạo thực hiện từ phía lãnh đạo, V .V ..

Bước 2.Xây dựng dự thảo kế hoạch

Xây dựng dự thảo kế hoạch là xây dựng khung nội dung căn bản của kê hoạch. Dự thao kê hoạch được xây

27

dựng tốt sẽ tránh việc sửa chữa, bổ sung nhiều trong quá trình thực hiện, tránh lãng phí, tôn kém về thời gian, tiền bạc, đồng thời bảo đảm về mặt thời cơ.

Dự thảo kê hoạch cần nêu rõ:- Tên gọi của kế hoạch, phạm vi, thời gian và đối tượng

thực hiện;- Mục đích, yêu cầu của kê hoạch;- Tên công việc cần giải quyết (một cách khái quát và

rõ ràng);- Hình thức giải quyết;- Thời gian thực hiện.Trong dự thảo kê hoạch phải trả lời sáu câu hỏi:+ Kế hoạch đặt ra giải quyết việc gì, gồm những nội

dung nào? (What?).+ Khi nào thực hiện? (When?).+ Kê hoạch sẽ được thực hiện ở đâu? (Where?).+ Ai sẽ là người có trách nhiệm thực hiện, việc phân

công, phối hợp thực hiện giữa các bộ phận ra sao? (Who?).+ Lý do vì sao phải làm những nội dung công việc đó?

(Why?).+ Công việc sẽ được thực hiện như thế nào hay cách

thức để thực hiện công việc? (How?).Muôn thực hiện tốt những nội dung này, đòi hỏi

người lập kế hoạch phải thành thạo nghiệp vụ xây dựng, soạn thảo văn bản; đồng thòi nắm vững chức năng, nhiệm vụ cũng như kế hoạch công tác tháng, quý, năm của cơ quan.

28

Bước 3. Xin ý kiến của lãnh đạo hoặc tập thể cơ quan hô sung uà hoàn thiện kế hoạch

Sau khi dự thảo kế hoạch được xây dựng, đốì với kế hoạch công tác lớn có nội dung quan trọng, người lập kế hoạch phải xin ý kiến của thủ trưởng và tập thể cơ quan để hoàn chỉnh dự thảo, bảo đảm phát huy tốt nhất trí tuệ tập thể và tranh thủ sự chỉ đạo của thủ trưởng.

- Căn cứ các ý kiến đóng góp hợp lý và sự chỉ đạo của thủ trưởng, người lập kế hoạch phải tổng hợp, đối chiếu, so sánh, bổ sung những nội dung cần thiết để hoàn chỉnh kế hoạch.

Bước 4. Trinh lãnh đạo ký ban hành, tổ chức thực hiện và kiểm tra, đánh giá, điều chỉnh khi cần thiết

■ Kế hoạch hoàn chỉnh cần được trình lãnh đạo và ban hành chính thức để tổ chức thực hiện;

- Dựa vào mục đích, yêu cầu, nhiệm vụ của kế hoạch, đôi tượng, thời gian và phương thức thực hiện để tổ chức triển khai thực hiện kế hoạch;

- Văn phòng cần định kỳ kiểm tra, đánh giá và kịp thòi điều chỉnh kế hoạch khi cần thiết (cho phù hợp với những tình huôhg phát sinh trong thực tiễn).

II. BẢO ĐẦM THÔNG TIN

Câu hỏi 16: Thế nào là thông tin trong quản lý?

Trả lời:Có nhiều định nghĩa khác nhau về thông tin. Một cách

chung nhất, có thể hiểu: Thông tin là những tm tức được

29

tiêp nhận về một sự kiện, một vấn đề hay một tình hình của đời sốhg tự nhiên và xã hội.

Thông tin trong quản lý là một tập hợp nhất định các thông báo khác nhau về các sự kiện xảy ra trong hoạt động quản lý và môi trường bên ngoài có liên quan, về những thay đổi của hệ thống quản lý và môi trường xung quanh, nhằm phục vụ cho quá trình quản lý.

Câu hỏi 17: Thông tin có vai trò gì trong hoạt động quản lý?

Trả lời:

Thông tin là một nhu cầu thường xuyên, không thể thiếu được trong đời sông xã hội của con người. Thông tin cũng có ảnh hưởng quan trọng đến chất lượng của hoạt động quản lý, thể hiện cụ thể qua những vai trò quan trọng sau đây:

- Đối vối tổ chức: chât lượng thông tin ảnh hưởng đến sự thành bại của một cơ quan, tổ chức. Thông tin đúng, chính xác, kịp thời có ý nghĩa quyết định đến chất lượng của các quyết định cũng như hiệu quả của quá trình quản lý, điều hành.

- Đô'i với người lãnh đạo, quản lý: thông tin là công cụ đắc lực để lãnh đạo ra các quyết định quản lý đúng đắn.

- Đôì với cán bộ, công chức: thông tin là đối tượng lao động của cán bộ, công chức.

- Thông tin là cơ sở để xây dựng kế hoạch công tác; là cơ sở để kiểm tra, đánh giá hoạt động của tổ chức.

30

Tóm lại, thông tin có vai trò quan trọng trong hoạt động quản lý. Thông tin đúng, chính xác, kịp thời giúp cho nhà quản lý đưa ra được các quyết định quản lý đúng, điều chỉnh kịp thời các sai lệch, góp phần nâng cao chất lượng quản lý. Ngược lại, thông tin thiếu đầy đủ, thiếu chính xác, không kịp thòi có thể gây ra những hậu quả nghiêm trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng và hiệu quả quản lý, điều hành.

Câu hỏi 18: Thông tin trong quản lý hành chính nhà nước có đặc điểm gì?

Trả lời:

Thông tin trong quản lý hành chính nhà nưốc mang những đặc điểm cơ bản sau:

- Thông tin trong quản lý hành chính nhà nước luôn có tính xã hội, tính giai cấp, phản ánh ý chí của toàn thể nhân dân lao động, nhu cầu và quyền lợi của mỗi người dân.

- Thông tin trong quản lý nhà nưóc có tính liên tục. Hoạt động thông tin trong quản lý nhà nước là một quá trình, một hình thức liên hệ qua lại giữa chủ thể (người quản lý) và khách thể (người bị quản lý), diễn ra liên tục nhằm trao đổi và cân bằng nhận thức cua các chu thê đó đôi với thực tiễn khách quan và sự vận động của xã hội, cũng như tạo lập một cách tiêp nhận tương đong giưa người quản lý và người bị quản lý. Tính hên tục cua qua trình quản lý nhà nước liên quan chặt chẽ và phụ thuọc to lớn vào tính liên tục của sự vận động thông tin.

31

- Thông tin trong quản lý nhà nước có tính đa dạng và phức tạp. Thông tin có tính đa dạng bởi nó liên quan đến tất cả các lĩnh vực: kinh tế, chính trị, tự nhiên, môi trường; và có tính phức tạp bởi đây đều là những thông tin liên quan đến con người.

- Mức độ chính xác, khách quan của thông tin hoàn toàn phụ thuộc vào trình độ nhận thức và mục đích của đối tượng cung cấp thông tin cũng như trình độ nhận thức của đốì tượng nhận thông tin.

Câu hỏi 19: Những yêu cầu nào là cần thiết đối với cán bộ làm công tác thông tin?

Trả lời:

Để thực hiện tốt công tác thông tin phục vụ cho quá trình quản lý, điều hành của lãnh đạo cơ quan, cán bộ làm công tác thông tin cần đáp ứng tốt các yêu cầu sau:

- Hiểu rõ những nhiệm vụ chính trị và chuyên môn của mỗi lĩnh vực mà mình đang hoạt động;

- Hiểu, biết chính xác được nhu cầu thông tin của lãnh đạo;

- Đánh giá được ý nghĩa thông tin mà mình thu thập, xử lý;

- Nắm vững, tìm tòi và có khả năng phát hiện, thu thập những thông tin cần thiết;

- Nắm chính xác nguồn thông tin để khai thác, thu thập và cung cấp hợp lý, đúng lúc, đúng mục đích, phù hợp với quy định của pháp luật.

32

Câu hỏi 20: Văn phòng có trách nhiệm gì trong việc bảo đảm và cung câp thông tin phục vụ cho hoạt động quản lý?

Trả lời:

Văn phòng có trách nhiệm thu thập, xử lý và cung cấp thông tin cho lãnh đạo phục vụ cho hoạt động quản lý của cơ quan.

- Thu nhận thông tin: Khi thu nhận thông tin, văn phòng phải thu nhận thông tin từ nhiều nguồn khác nhau như: từ cấp ủy đảng, từ cơ quan cấp trên, từ cơ quan cấp dưới, từ cơ quan ngang cấp, từ cán bộ, từ nhân dân, từ tài liệu sách báo, từ các phương tiện thông tin đại chúng,...

- Xử lý thông tin: Để bảo đảm độ tin cậy của thông tin, người làm công tác thông tin phải tổ chức việc kiểm tra, xác minh lại thông tin, có nghĩa là phải tổ chức nghiên cứu, phân tích, so sánh, đối chiếu để xác định tính trung thực, độ chính xác của thông tin. Trong trường hợp cần thiết, văn phòng phải cử người có trách nhiệm đến tận nơi phát ra nguồn tin để tìm hiểu, xác minh nguồn gốc của thông tin.

- Cung câp thông tin: Thông tin qua xư lý cân được cung câ”p nhanh chóng, chính xác đên ngươi nhận thong tin và bằng những hình thức phù hợp (băng van ban, bao

cáo trực tiếp...).

3-150 câu hỏi - dảp... 33

Câu hỏi 21: Quy trình xử lý thông tin được thực hiện như th ế nào?

Trả lời:

Xử lý thông tin theo yêu cầu hiện nay là việc sắp xếp, phân tích các dữ liệu có được theo yêu cầu, tiêu chí cụ thể một cách khoa học, chính xác, khách quan nhằm cung câp cho cán bộ quản lý những cơ sở để xem xét, đề ra các quyết định quản lý đúng đắn nhất.

Quy trình xử lý thông tin gồm năm bước:

- Bước 1.Tiếp nhận thông tin

Việc tiếp nhận thông tin được thực hiện qua nhiều hình thức, nhưng chủ yếu thông tin được tiếp nhận qua hệ thống văn bản (chiếm 80%). Ngoài ra, thông tin được tiếp nhận qua các biểu bảng, ký hiệu, tín hiệu; ứng dụng những phần mềm quản lý thông tin; các nghiệp vụ...

Các nguồn tin được tiếp nhận rất phong phú và đa dạng: thông tin từ cấp ủy đảng, đoàn thể, câ'p trên, cấp dưới, ngang cấp, nhân dân, nội bộ, thông tin đại chúng,...

- Bước 2. Tóm lược thông tin

Thông tin thu thập cần được tóm tắt những nội dung chính. Việc tóm lược thông tin cần tập trung vào những vấn đề chính cần quan tâm, làm nổi bật những khía cạnh mới, chú ý khía cạnh chính trị, bảo đảm tính khách quan.

- Bước 3. Kiểm tra độ tin cậy của thông

Để bảo đảm độ tin cậy của thông tin thu thập được,

34

người làm công tác thông tin cần nghiên cứu, phân tích, so sánh, đôi chiếu để xác định tính trung thực, mức độ tin cậy của thông tin. Trong một sô' trường hợp cần thiết, cán bộ thông tin phải đến tận nơi để xác định đúng tầm quan trọng, tính phức tạp và bản chất sự việc.

- Bước 4. Phân tích tổng hợp

Đây là phương pháp nhằm tìm hiểu bản chất, nguyên nhân của tình hình mà thông tin phản ánh, cũng có thể dể đánh giá một chủ trương, biện pháp, kinh nghiệm hay kiến nghị.

Sau khi phân tích làm rõ bản chất của thông tin, thông tin cần được hệ thông hóa theo những tiêu chí nhất định như: thòi giãn, tầm quan trọng, tính phổ biến, sự đúng - sai... nhằm tạo điều kiện cho việc tiếp nhận thông tin một cách rõ ràng.

Bước 5. Xác định đôi tượng, hình thức truyền kiến nghị giải quyết vấn đề

Sau khi hoàn tất quá trình xử lý thông tin, người làm công tác thông tin cần xác định:

- Đối tượng truyền tin: xác định đúng đối tượng cần truyền tin nhằm gửi tối đúng người có trách nhiệm;

- Hình thức truyền tin: có hai hình thức truyền tin chủ yêu là thông qua văn bản hoặc truyên tin trực tiêp (qua ngôn ngữ nói);

- Kiên nghị giải quyêt vấn đê: cân phan anh trung

35

thực thông tin nhận được và nêu ra những đánh giá, kiế] nghị về việc xử lý thông tin đó.

III. CÔNG TÁC XÂY DựNG, BAN HÀNH VĂN BẨN

Câu hỏi 22: Văn bản là gì?

Trả lời:

Giao tiếp là một trong những hoạt động thiết yếu củi xã hội loài người. Hoạt động này có thể được con ngườ thực hiện bằng nhiều phương tiện khác nhau, trong đc ngôn ngữ là phương tiện giao tiếp quan trọng nhất.

Hoạt động giao tiếp bằng ngôn ngữ có thể diễn ra dướ: hình thức ngôn ngữ viết hoặc ngôn ngữ nói. Từ góc đệ ngôn ngữ học, sản phẩm của quá trình giao tiếp bằng ngôn ngữ nói được gọi là diễn ngôn (discourse), còn sản phẩm của quá trình giao tiếp bằng chữ viết chính là văn bản (text).

Trong thực tế, văn bản vừa là sản phẩm, vừa là phương tiện của hoạt động giao tiếp bằng ngôn ngữ. Tồn tại ở dạng viết, văn bản thường là tập hợp của các câu được liên kết chặt chẽ với nhau tạo nên một chỉnh thể hình thức, diễn đạt một nội dung trọn vẹn nhằm đáp ứng mục đích giao tiếp nhất định.

Trong lĩnh vực hành chính, khái niệm văn bản được dùng để chỉ toàn bộ tài liệu, giấy tờ hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức nhằm phục vụ trở lại cho chính quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức này.

36

Văn bản có thể được chế tạo trên nhiều chất liệu như: giây, đá, da, gỗ, đồng, tre, lụa, đĩa CD, V. V. .

Câu hỏi 23: Thế nào là văn bản quản lý nhà nước?

Trả lời:

Dưới góc độ chủ thể ban hành, có thể phân loại các văn bản quản lý thành hai hệ thống như sau:

- Hệ thông văn bản quản lý nhà nước: là hệ thống văn bản do các cơ quan nhà nước ban hành. Loại văn bản này nhìn chung có vai trò to lớn, không chỉ trong hệ thống quản lý nhà nước mà còn có tác động mạnh mẽ tối hoạt động của toàn bộ xã hội. Các cơ quan nhà nước thông qua việc ban hành văn bản quản lý nhà nưốc để thực hiện sứ mệnh được pháp luật quy định; đồng thòi phối hợp, hỗ trợ lân nhau nhằm giúp cho bộ máy nhà nưốc vận hành nhịp nhàng, đồng bộ, đạt hiệu quả cao. Hệ thông văn bản quản lý nhà nước còn đảm đương nhiệm vụ điểu chỉnh các quan hệ xã hội, điều tiết các quá trình hoạt động xã hội theo định hướng chiến lược được vạch sẵn.

- Hệ thông văn bản do các cơ quan, tổ chức khác ban hành: đây là hệ thống văn bản quản lý có chủ thể ban hành không phải là cơ quan nhà nước mà là các loại hình tổ chức khác như: tổ chức chính trị, chính trị - xã hội, xã hội - nghề nghiệp, tổ chức tư nhân, tổ chức phi chính phủ, V . V . .

Theo quan niệm hành chính hiện hành, ban quan lý nhà nước là loại văn bản do các cơ quan nhà nước ban

37

hành đê truyên tải những quyết định và thông tin quản ly nhà nước theo thẩm quyền, trinh thủ tục và hình thức nhât định nhăm điều chỉnh các mối quan hệ quản lý nội bộ cơ quan nhà nước hoặc giữa cơ quan nhà nước với các tó chức và công dân.

Câu hỏi 24: Văn bản quản lý nhà nước có đặc điểm như th ế nào?

Trả lời:

Văn bản quản lý nhà nước có những đặc điểm như sau:

a) Vê chủ thê ban hành

Mọi loại hình cơ quan, tổ chức đều ban hành văn bản để phục vụ cho quá trình điều hành, quản lý của mình. Sản phẩm của hoạt động ban hành đó là hệ thông văn bản quản lý nói chung. Song chỉ có các cơ quan quản lý nhà nước mối có thẩm quyền ban hành văn bản quản lý nhà nước.

Chủ thể ban hành văn bản quản lý nhà nước là các cơ quan quản lý nhà nước, bao gồm hệ thông cơ quan lập pháp, tư pháp và cơ quan hành pháp.

Trong sô" các cơ quan quản lý nhà nước, có một sô cơ quan và cá nhân công quyền có thẩm quyền ban hành văn bản quy phạm pháp luật - hệ thông văn bản có hiệu lực pháp lý cao nhất trong toàn bộ hệ thống văn bản quản lý nhà nước nói chung. Đó là:

- Quốc hội;- ủy ban Thường vụ Quốc hội;

38

- Chủ tịch nước;- Chính phủ;- Thủ tướng Chính phủ;- Bộ trưởng, thủ trưởng cơ quan ngang bộ;- Hội đồng Thẩm phán Tòa án nhân dân tô'i cao;- Chánh án Tòa án nhân dân tối cao;- Viện trưởng Viện Kiểm sát nhân dân tối cao;- Tổng Kiểm toán Nhà nước;- Hội đồng nhân dân các cấp;- ủy ban nhân dân các cấp.Ngoài ra, cơ quan trung ương của tổ chức chính trị - xã

hội cũng được Nhà nước ủy quyển ban hành văn bản quy phạm pháp luật liên tịch cùng với các cơ quan quản lý nhà nước ở Trung ương.

b) Vê nói dung

Nội dung của văn bản quản lý nhà nưốc là những quyết định và những thông tin quản lý nhà nước được ban hành nhằm điều chỉnh các mối quan hệ nội bộ các cơ quan nhà nưóc hoặc điêu chỉnh các môì quan hệ giữa các cơ quan nhà nước với các tổ chức và cá nhân công dân.

Các quyết định quản lý thường được thể hiện trong các hình thức văn bản thuộc nhóm quy phạm pháp luật hoặc văn bản cá biệt. Còn các thông tin sự vụ trong quá trình điều hành của các cơ quan, tô chức thường được thê hiện bằng các hình thức văn bản thuộc nhóm hành chính thông thường.

39

c) Vê cách thức ban hành

Văn bản quản lý nhà nước là hệ thốhg văn bản được quy định chặt chẽ về cách thức, kỹ thuật ban hành.

- Trình tự, thủ tục ban hành

Hệ thông văn bản mang thuộc tính quản lý này luôn được quy định chặt chẽ về phương diện quy trình ban hành. Trong toàn bộ hệ thông, nhóm văn bản được quy định nghiêm ngặt và chi tiết nhất về các công đoạn, các thủ tục xây dựng và ban hành là nhóm văn bản quy phạm pháp luật. Văn bản thể chế hóa vấn đề này là Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật do Quốc hội khóa XII thông qua ngày 3-6-2008 và Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân và ủy ban nhân dân do Quốc hội khóa XI thông qua ngày 03-12- 2004 cùng các nghị định kèm theo quy định chi tiết thi hành các luật này.

Những loại thể văn bản quản lý thông thường (tức không chứa đựng các quy phạm pháp luật) cũng đều có quy định về quy trình ban hành, song vấn đề này không thể hiện trong các văn bản luật kể trên mà thường được thể hiện trong quy phạm nội bộ của các cơ quan, tổ chức như Quy chế làm việc, Quy chế công tác văn thư, V . V . .

- Thể thức và kỹ thuật trinh bày

Đây là phương diện được quy định cụ thể và chặt chẽ nhất trong kỹ thuật xây dựng và ban hành đôi với tất cả các loại văn bản quản lý nhà nước. Hiện nay có ba thông

40

tư quy định về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản quản lý, cụ thể là:

+ Thông tư liên tịch sô' 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06-5-2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ hưống dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản;

+ Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19-1-2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính;

+ Thông tư số 25/2011/TT-BTP ngày 27-12-2011 của Bộ Tư pháp về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản quy phạm pháp luật của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ, Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang bộ và văn bản quy phạm pháp luật liên tịch.

- Ngôn ngữ thể hiện

Văn bản quản lý nhà nưốc được viết theo phong cách ngôn ngữ hành chính - công vụ vối những đặc điểm sau đây:

+ Tính chính xác;+ Tính phổ thông, đại chúng;+ Tính khách quan, phi cá tính;+ Tính khuôn mẫu;+ Tính trang trọng, lịch sự.Các đặc tính trên đây của phong cách ngôn ngữ hành

chính đòi hỏi những yêu cầu về việc sử dụng, xử lý các đơn vị ngôn ngữ trong văn bản quản lý nhà nước mang tính dặc thù cao.

41

Câu hỏi 25: Hệ thống văn bản quản lý nhà nước được phân loại như thê nào?

Trả lời:

Việc phân loại văn bản quản lý nhà nước có thể dựa vào nhiều tiêu chí khác nhau. Ví dụ:

- Theo tác giả (cơ quan ban hành);- Theo tên loại;- Theo nội dung;- Theo mục đích biên soạn và sử dụng;- Theo thời gian, địa điểm hình thành văn bản;- Theo lĩnh vực hoạt động chuyên môn;- Theo hướng chu chuyển của văn bản;- Theo kỹ thuật chế tác;- Theo ngôn ngữ thể hiện;- Theo tính châ't cơ m ật và phạm vi phổ biến của

văn bản;- Theo hiệu lực pháp lý;- V . V . .

Theo quan điểm hành chính hiện hành, một trong những cách phân loại phổ biến là:

- Văn bản quy phạm pháp luật;- Văn bản cá biệt;- Văn bản hành chính thông thường;- Văn bản chuyên môn - kỹ thuật.

a) Văn bản quy p h ạ m p h á p lu ậ t

Tại Điều 1 Chương I Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật sô' 17/2008/QH12 do Quốc hội khóa XII, kỳ họp

42

thứ 3 thông qua ngày 03-6-2008, văn bản quy phạm pháp luật được định nghĩa: “ Văn bản quy phạm pháp luật là văn bản do cơ quan nhà nước ban hành hoặc phối hợp ban hành theo thẩm quyền, hình thức, trình tự, thủ tục được quy định trong Luật này hoặc trong Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân, uỷ ban nhân dân, trong đó có quy tắc xử sự chung, có hiệu lực bắt buộc chung, được Nhà nước bảo đảm thực hiện để điều chỉnh các quan hệ xã hội".

Hệ thống văn bản quy phạm pháp luật được quy định tại Điều 2 Chương I Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật và Điều 1 Chương I Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân, ủy ban nhân dân, bao gồm:

- Hiến pháp, luật, nghị quyêt của Quôc hội;- Pháp lệnh, nghị quyết của ủy ban Thường vụ Quốc hội;- Lệnh, quyết định của Chủ tịch nước;- Nghị định của Chính phủ;- Quyết định của Thủ tưống Chính phủ;- Nghị quyết của Hội đồng Thâm phán Toà án nhân

dân tối cao;- Thông tư của Chánh án Toà án nhẩn dân tối cao;- Thông tư của Viện trưởng Viện Kiểm sát nhân dân

tối cao;- Thông tư của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang bộ;- Quyết định của Tổng Kiểm toán Nhà nước;- Nghị quyết liên tịch giữa ủy ban Thường vụ Quốc hội

43

hoặc giữa Chính phủ với cơ quan trung ương của tổ chức chính trị - xã hội;

- Thông tư liên tịch giữa Chánh án Toà án nhân dân tôi cao với Viện trưởng Viện Kiểm sát nhân dân tối cao; giữa bộ trưởng, thủ trưởng cơ quan ngang bộ với Chánh án Tòa án nhân dân tối cao, Viện trưởng Viện Kiểm sát nhân dân tối cao; giữa các bộ trưởng, thủ trưởng cơ quan ngang bộ;

- Nghị quyết của Hội đồng nhân dân các cấp;- Quyết định, chỉ thị của Uỷ ban nhân dân các cấp.Tính châT nội dung của từng loại văn bản quy phạm

pháp luật được quy định trong các luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật nêu trên.

b) Văn bản cá b iề t

Văn bản cá biệt là những quyết định quản lý thành văn mang tính áp dụng pháp luật, do cơ quan nhà nước có thẩm quyển ban hành theo trình tự, thủ tục nhất định nhằm đưa ra các quy tắc xử sự riêng đối với một hoặc một nhóm đối tượng được chỉ định rõ trong văn bản.

Mặc dù khác với văn bản quy phạm pháp luật về nhiều phương diện (thẩm quyền, trình tự thủ tục ban hành, nội dung, đốì tượng điều chỉnh), song văn bản cá biệt có thể có tên gọi giông văn bản quy phạm pháp luật. Đó là: quyết định, chỉ thị, nghị quyết, quy chế, nội quy, điều lệ...

44

c) Văn bản hành chính thông thường

Văn bản hành chính thông thường là những văn bản có nội dung chứa đựng các thông tin mang tính chất sự vụ điều hành trong các cơ quan, tổ chức như để nghị, hướng dân, giải thích, trả lời, đôn đốc, phản ánh tình hình, đánh giá kêt quả hoặc trao đổi, giao dịch, V. V. . Nội dung của văn bản hành chính thông thường không đưa ra các quyết định quản lý, do đó không được dùng thay thế cho văn bản quy phạm pháp luật hoặc văn bản cá biệt.

Trong các cơ quan, tổ chức, những hình thức văn bản hành chính thông thường được sử dụng nhiều nhất là:

- Công văn;- Tò trình;- Báo cáo;- Thông báo;- Biên bản;- Đề án;- Kế hoạch;- Chương trình;- Các loại giấy;- Các loại phiếu;- Hợp đồng.

d) Văn bản chuyên môn - kỹ thuật

Đây là nhóm văn bản do các cơ quan quan lý nhà nước theo chuyên ngành ban hành, dùng làm phương tiện quan lý một lĩnh vực nhất định của đời sông xã hội. Nói cách khác, loại văn bản này mang tính chât đặc thù vê nghiệp

45

vụ, chuyên môn và thuộc thẩm quyền ban hành riêng của từng ngành dọc quản lý theo sự ủy quyền của Nhà nước. Các cơ quan, tổ chức khác có nhu cầu sử dụng loại văn bản này phải tuân thủ quy định của cơ quan ban hành, không được tùy tiện thay đổi nội dung hoặc hình thức văn bản.

Văn bản chuyên môn - kỹ thuật liên quan đến nhiều lĩnh vực chuyên môn khác nhau, vì vậy, chúng cũng bao gồm nhiều thể loại. Ví dụ:

- Hoá đơn của ngành Tài chính;- Văn bằng, sổ điểm, học bạ... của ngành Giáo dục và

Đào tạo;- Bệnh án, y lệnh, y bạ của ngành Y tế;- Bảng kê khai hàng hóa xuất, nhập khẩu của ngành

Hải quan;- Biểu bảng đo độ ẩm của ngành Khí tượng thuỷ văn;- Đồ án, bản vẽ kỹ thuật của ngành Xây dựng, Kiến trúc;- V . V . .

Câu hỏi 26: Văn bản hành chính là gì?

Trả lời:

Hiện nav chưa có sự thống nhất quan niệm về văn bản hành chính. Trong một sô' tài liệu, văn bản hành chính được hiểu theo nghĩa rộng, đồng nghĩa với khái niệm văn bản quản lý nói chung; trong trường hợp khác lại được sử dụng đồng nghĩa với khái niệm văn bản quản lý hành chính nhà nước. Tuy nhiên, thuật ngữ này bắt đầu được sử dụng chính thức trong Nghị định số 110/2004/NĐ-CP

46

của Chính phủ ngày 08-4-2004 về công tác văn thư. Theo Nghị định này, văn bản hình thành trong cơ quan, tổ chức gồm:

- Văn bản quy phạm pháp luật;- Văn bản hành chính;- Văn bản chuyên ngành;- Văn bản của tổ chức chính trị, tổ chức chính trị -

xã hội.Như vậy, văn bản hành chính là một trong bôn loại

vãn bản hình thành trong các cơ quan, tổ chức (trong hệ thông cơ quan nhà nưốc cũng như trong các tổ chức doanh nghiệp, tổ chức xã hội và xã hội - nghề nghiệp). Đây là loại văn bản ghi lại và truyền đạt các quyết định cá biệt và thông tin quản lý để phục vụ hoạt động điều hành các công việc hành chính cụ thể của các cơ quan, tổ chức. Văn bản hành chính bao gồm nhóm văn bản cá biệt và văn bản hành chính thông thường.

Câu hỏi 27: Văn bản hành chính gồm những loại nào?

Trả lời:

Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08-4-2004 của Chính phủ về công tác văn thư quy định các hình thưc văn bản hành chính gồm 23 loại văn ban. Nghi đinh so 09/2010/NĐ-CP ngày 08-02-2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định sô 110/2004/NĐ-CP đã bô sung thêm môt sô loại văn ban hành chinh, tong cọng

47

gồm 32 loại văn bản, cụ thể như sau: nghị quyết (cá biệt), quyêt định (cá biệt), chỉ thị, quy chế, quy định, thông cáo, thông báo, hướng dẫn, chương trình, kế hoạch, phương án, đề án, dự án, báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng, công văn, công điện, bản ghi nhớ, bản cam kết, bản thoả thuận, giấy chứng nhận, giấy ủy quyền, giấy mời, giây giới thiệu, giây nghỉ phép, giấy đi đường, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu chuyển, thư công. Một điểm cũng cần lưu ý là các hình thức tên gọi văn bản này không chỉ có trong nhóm văn bản hành chính mà có thể là những hình thức tên gọi văn bản của tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội. Đồng thời trên thực tê một sô hình thức văn bản vẫn được sử dụng nhưng không được quy định tại Nghị định trên như điều lệ, nội quy, giấy đề nghị, giây triệu tập, phiếu trình, V . V . .

Câu hỏi 28: Các hình thức văn bản hành chính có tính chất, nội dung như th ế nào?

Trả lời:

Đến nay, chưa có quy định nào của Nhà nước giải thích về tính châ't, nội dung của các hình thức văn bản hành chính nêu trên, dẫn đến trong một sô' trường hợp khó xác định rõ sự khác nhau giữa một sô' loại văn bản như quy chế và quy định; chương trình, kê hoạch, đê án và dự án; công văn và thư công; hướng dẫn và công văn hướng dẫn; biên bản, bản thỏa thuận, bản cam kết và bản ghi nhớ...

48

Trên cơ sở đúc kết mang tính khoa học và qua thực tiễn sử dụng, có thể giải nghĩa các hình thức văn bản này như sau:

Nghị quyết (cá biệt) là văn bản của cơ quan thẩm quyền chung để ghi lại các quyết định được thông qua theo chế độ tập thể về chủ trương, kế hoạch liên quan đến một vấn đề cụ thể, cá biệt hay trong phạm vi nội bộ một cơ quan, tổ chức.

Quyết đ ịnh (cá biệt) là văn bản thể hiện ý chí của chủ thể có thẩm quyền, mang tính áp dụng pháp luật nhằm làm phát sinh, thay đổi hay châ'm dứt các mối quan hệ pháp lý cụ thể đốì vối đối tượng cụ thể hay đưa ra quy tắc hành vi nội bộ cơ quan, tổ chức.

Chỉ th ị là văn bản của cấp trên truyền đạt mệnh lệnh xuống cấp dưối để đưa ra các biện pháp cụ thể chỉ đạo, phối hợp, đôn đốc và kiểm tra hoạt động của các cơ quan, đơn vị trực thuộc.

Quy c h ế ìằ văn bản được ban hành kèm theo quyết định để quy định đầy đủ và toàn diện về tổ chức và hoạt động, về lề lối làm việc, thủ tục, trình tự và các mối quan hệ công tác của cơ quan, tổ chức nói chung hay của một hoạt động nào đó.

Quy đ ịnh là văn bản được ban hành kèm theo quyết định để đưa ra tiêu chuẩn, định mức kinh tê - kỹ thuật, quy tắc và cách thức giải quyết một công việc trong hoạt động của cơ quan, tổ chức.

4.150 câu hòi - đáp... 49

Thông cáo là văn bản của cơ quan, tổ chức câp cao đ( thông tin vể một sự kiện, sự việc quan trọng, được cả Xí hội quan tâm.

Thông báo là văn bản dùng để thông tin về một vấn đ( để các cơ quan, cá nhân có liên quan biết hoặc thực hiện.

Hướng d ẫ n là văn bản chỉ dẫn cụ thể vê việc tổ chức thực hiện văn bản của cơ quan cấp trên.

Chương tr ìn h là bản trình bày về mục tiêu, nội dung, giải pháp có tính chất định hướng tổng thể cho những công việc, hoạt động trong một thời gian nhất định của cơ quan, tổ chức. Theo nghĩa hẹp hơn, chương trình là lịch trình thực hiện một hoạt động cụ thể nào đó trong cơ quan, tổ chức.

K ế hoach là bản dự kiến các hoạt động với mục tiêu, trình tự, thời hạn tiến hành, phân công trách nhiệm để triển khai thực hiện chương trình hay thực hiện các công việc mang tính sự vụ thông thường trong hành chính. Kế hoạch có tính châ't là sắp đặt trước những việc sẽ làm có tính chất sự vụ hành chính trong cơ quan, thực hiện chức năng chỉ đạo, hướng dẫn việc triển khai thực hiện một chủ trương, chính sách cho các cơ quan, đơn vị cấp dưới nhằm tạo ra việc thống nhất hành động, việc làm để đạt mục tiêu nhất định.

Đ ề án là bản dự kiến mang tính chuyên sâu về một hoạt động với định hưống mục tiêu, trình tự, cách thức thực hiện, phân công trách nhiệm thực hiện. Đề án không đưa ra những định hưống chung, mang tính tổng quát như chương trình và cũng không trình bày về dự

50

kiến công việc có tính chất sự vụ cụ thể như kế hoạch mà đề xuất những vấn để cụ thể có tính chuyên môn sâu và định ra những đường hướng cụ thể cho vân để chuyên môn đó. Đề án thuộc loại văn bản đề xuất các ứng dụng về tổ chức các sự kiện mang tính hành chính và thủ tục.

Dư án là văn bản trình bày dự kiến các hoạt động được liên kết và tổ chức chặt chẽ, có thời điểm bắt đầu và kết thúc cụ thể, do cá nhân hoặc tổ chức thực hiện, nhằm đạt được những mục đích cụ thể trong điều kiện ràng buộc về thòi gian, chi phí và kết quả hoạt động. Dự án là văn bản đề xuất các ứng dụng, giải pháp thực hiện, tính hiệu quả kinh tế, thuộc nhóm công trình nghiên cứu ứng dụng hoạt động liên quan về tài chính - kinh tê - khoa học kỹ thuật.

Phương án là văn bản hành chính đề xuất cách thức, phương pháp có tính chất kỹ thuật nghiệp vụ để thực hiện công việc trong điều kiện, hoàn cảnh nhất định.

B áo cáo là văn bản dùng để trình bày về tình hình hoạt động của cơ quan, tổ chức hoặc về một sự việc, một vấn đề nhất định thuộc phạm vi quản lý của cơ quan, tổ chức.

Biên bản là văn bản dùng để ghi lại diễn biến sự việc đang xảy ra hoặc tình trạng sự việc vừa xảy ra do những người có trách nhiệm thực hiện. Biên bản là chứng cứ pháp lý để giải quyết vân đề, vụ việc nào đó.

Tờ trìn h là văn bản dùng để đề xuất với cấp trên một vân đề, đề nghị câp trên phê duyệt.

51

Hợp dồn g là văn bản thỏa thuận giữa hai hay nhiề bên về việc xác lập, thay đổi hoặc chấm dứt các quyền lợ nghĩa vụ của các bên trong một quan hệ nhất định.

C ông văn là văn bản của cơ quan, tổ chức để gia dịch, trao đổi thông tin, chỉ đạo công việc trong qu. trình thực hiện chức năng, nhiệm vụ của các chủ thể c thẩm quyền.

Thư công là văn bản của cá nhân thủ trưởng cơ quai hay người có vị trí chức danh nhất định trong cơ quan, ti chức dùng để giao dịch việc công, xây dựng và củng cố cá' mốì quan hệ công chúng, với đôi tác và khách hàng của c< quan, tổ chức. Thư công giốhg với công văn là đều là văi bản hành chính không đề tên loại, đêu được đăng ký và< sổ “văn bản đi” và nhằm mục đích liên lạc, trao đổi thôn| tin. Tuy nhiên, thư công khác với công văn ở chỗ, mục đícl nổi bật nhất của thư công là để liên hệ giao dịch với đố: tác và khách hàng của cơ quan, tổ chức, tạo dựng và củn§ cô" các môi quan hệ công chúng. Thư công nhân mạnh vai trò, vị trí, uy tín của đích danh cá nhân thủ trưởng cc quan hay người có vị trí chức danh nhâ't định trong co quan, tổ chức. Người ký văn bản trong thư công đều ký trực tiếp, không sử dụng hình thức ký thay, thừa lệnh hay thừa ủy quyển. Việc trình bày các yếu tô' thể thức trong thư công cũng linh hoạt, không yêu cầu chặt chẽ như các văn bản hành chính khác.

Công đ iện là văn bản được chuyển bằng các phương tiện truyền tin nhanh để chỉ đạo hay ra quyết định vể những vấn đê khẩn cấp.

52

u B ản gh i nhớ là văn bản được ký kết giữa hai bênli, hay nhiều bên để ghi lại những dự định chung nào đó

những thống nhất chung mang tính nguyên tắc. Bản ghi .0 nhó thường vạch ra lộ trình hợp tác của các bên, ghiá nhận vai trò của mỗi bên và thường sau đó được thay thế:ó bằng các hợp đồng chính thức. Khác với biên bản, bản ghi

nhớ là văn bản hầu như không mang tính ràng buộc về n mặt pháp lý.,ổ Bản cam kết là văn bản của cá nhân hay tổ chức để

IC cam kết trước một cá nhân hay tổ chức khác trong việc :ơ thực hiện hay không thực hiện công việc nào đó. Bản camn kêt giống vối biên bản là được hình thành để ghi lại một0 sự việc, vấn đề nào đó, tuy nhiên nội dung bản cam kết chỉg thể hiện ý thức chủ quan của một cá nhân, tổ chức, vì vậyh không yêu cầu tuyệt đối về tính khách quan, chính xác

như biên bản và được lập khi có hay không cần có sự có g mặt của người làm chứng. Bản cam kết không được sử li dụng làm chứng cứ trong quá trình giải quyết vụ việc, màq chỉ mang tính thủ tục theo quy định của pháp luật.ớ B ản th ỏa th u ận là văn bản ghi lại sự đồng ý giữaý các bên về một điều kiện nào đó có liên quan đên cácy bên sau khi đã bàn bạc, trao đổi thống nhất vối nhau vềg điều kiện đó. Bản thỏa thuận giống vối biên bản là cũngc ' được hình thành để ghi lại một sự việc, một vấn đề nào

đó và được sử dụng làm chứng cứ trong quá trình giải g quyêt vụ việc. Tuy nhiên, khác với biên ban, ban thoaậ thuận có giá trị là chứng cứ đê chứng minh thầp hơn so

với biên bản.

53

G iấy chứng nhận (hay giấy xác nhận) là văn bản dùng để xác nhận về một vấn đề nào đó liên quan đến một chủ thể là đúng sự thật.

G iấy uỷ quyên là văn bản được sử dụng để cơ quan, cá nhân có thẩm quyền giao cho cán bộ phụ trách dưổi một cấp thực hiện thay các nhiệm vụ thuộc trách nhiệm của mình trong việc tham dự một hoạt động hoặc ký vào văn bản hay thực hiện hành vi pháp lý nào đó.

G iấy m ời là một loại giây tò hành chính được dùng thể hiện mong muốn hay yêu cầu một cách lịch sự để các cơ quan, tổ chức, cá nhân tham dự một hoạt động nào đó.

G iây biên n h ận là loại giấy tò hành chính được sử dụng để một chủ thể xác nhận về việc đã nhận tài sản, tài liệu, giấy tờ nào đó.

G iấy g iớ i th iệu là loại giấy tờ hành chính dùng để cấp cho cán bộ, công chức, nhân viên đi liên hệ công tác hay giao dịch nói chung nhằm thực hiện các nhiệm vụ được giao hoặc giải quyết các công việc cần thiết của bản thân cán bộ, công chức đó.

G iây n gh ỉ p h ép là loại giây tờ hành chính cấp cho cán bộ, công chức, nhân viên khi được nghỉ phép, có giá trị thay giấy đi đường trong thời gian nghỉ phép và làm căn cứ thanh toán tiền đi đường theo chế độ.

G iấy đ i đường là loại giây tờ hành chính dùng để cấp cho cán bộ, công chức, nhân viên khi đi công tác, có giá trị để tính phụ cấp đi đường.

P h iếu g ử i là giấy tờ hành chính dùng trong trường hợp chuyển tài liệu, văn bản tới cơ quan cần chuyển đên.

54

Phiếu chuyển là giấy tờ hành chính của một cd quan gửi kèm theo các văn bản, tài liệu để chuyển đến cơ quan tổ chức khác để xác nhận về việc đã nhận được văn bản, tài liệu đó.

Tóm lại, việc lựa chọn hình thức văn bản hành chính tùy thuộc vào mục đích và yêu cầu nội dung thông tin của văn bản, vào tình huống công việc trên thực tế. Đối với một sô" trường hợp, pháp luật quy định chặt chẽ về hình thức văn bản sử dụng, một số’ trường hợp khác chưa có văn bản pháp luật quy định cụ thể thì cán bộ soạn thảo văn bản cần lựa chọn hình thức văn bản sao cho bảo đảm tính khoa học, phù hợp vối thông lệ chung và sao cho đạt được hiệu quả truyền đạt thông tin pháp lý và thông tin thực tiễn cao nhất.

Câu hỏi 29: Văn phòng có nhiệm vụ gì trong công tác xây dựng và ban hành văn bản của các cơ quan?

Trả lời:

Điều 1 Khoản 5 của Nghị định sô 09/2010/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định sô 110/2004/NĐ-CP về công tác văn thư quy định: Chánh Văn phòng,Trưởng phòng Hành chính ở những cơ quan, tổ chức không có Văn phòng, người được giao trách nhiệm giúp người đứng đầu cơ quan, tô chức quản lý công tác văn thư ơ những cơ quan, tô chức khác phai kiêm tra và chịu trách nhiệm về thê thức, kỹ thuật trinh bày và thu tục ban hành văn bản trước người đứng đâu cơ quan, to chưc và trước pháp luật".

55

Như vậy, người đứng đầu bộ phận văn phòng trong c quan, tổ chức là đầu mối giúp thủ trưởng theo dõi, kiểi soát công tác văn thư nói chung, công tác xây dựng ba hành văn bản nói riêng, đồng thời chịu trách nhiệm trưó pháp luật, trước thủ trưởng cơ quan về hoạt động ấy. Đ thực hiện tốt nhiệm vụ này, người lãnh đạo văn phòn cần chỉ đạo đơn vị của mình tiến hành những công việ sau đây:

- Chủ trì việc xây dựng quy chế công tác văn thư củi cơ quan, tổ chức, trong đó đề ra các yêu cầu, quy trình cách thức thực hiện công tác này; đồng thời phân côní trách nhiệm, nhiệm vụ cụ thể của các đơn vị, cá nhân phả thực hiện theo chức trách công việc được giao.

- Tham mưu việc lập cơ chế kiểm soát công tác xâj dựng, ban hành văn bản của cơ quan, tổ chức và trực tiếp theo dõi, kiểm soát mảng công tác này.

- Đề xuất kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng kiến thức nghiệp vụ xây dựng và ban hành văn bản, phục vụ yêi cầu công tác lâu dài của cơ quan, tổ chức.

- Thường xuyên tổ chức việc cập nhật, phổ biến, tập huấn nội dung các văn bản của Nhà nước quy định về công tác xây dựng, ban hành văn bản tói các đơn vị và cá nhân trong cơ quan, tổ chức.

- Kiểm tra phương diện hình thức và kỹ thuật pháp lý của văn bản do các đơn vị trong cơ quan, tổ chức soạn thảo; trực tiếp để nghị sửa chữa những sai sót do người soạn thảo chưa thực hiện đúng quy trình hoặc chưa kịp thời cập nhật quy định hiện hành của Nhà nước.

56

VM

tu

>o

ơ Câu hỏi 30: Những yêu cầu vể nội dung đối vớiÍ1 văn bản quản lý nhà nước?

1 Trả lời:c

Là phương tiện chủ yếu để thể hiện và truyền đạt các quyết định và các thông tin mang tính điều hành trong

„ hoạt động quản lý, văn bản quản lý nhà nước phải bảo đảm các yêu cầu sau đây về phương diện nội dung:

1. Tính mục đích

Mục đích của việc ban hành văn bản là nhằm điều • chỉnh các mối quan hệ trong quản lý nhà nước và điều

chỉnh các mối quan hệ xã hội theo chức năng, nhiệm vụ, r quyền hạn và phạm vi hoạt động của các chủ thê ban, hành. Chính vì vậy, về phương diện nội dung, một văn

bản có tính mục đích trước hêt cần phải thê hiện rõ hành , vi quản lý, điều hành cụ thể của cơ quan, tô chức banI hành đối với các môi quan hệ nội bộ và quan hệ xã hội

trên lĩnh vực mà cơ quan, tổ chức đó được Nhà nưóc ủy quyền quản lý.

Bên cạnh đó, để phù hợp với cơ chế quản lý chung của toàn hệ thống chính trị, nội dung văn ban còn phai thê hiện được chủ trương, đường lôi, chính sách cua Đang đặt ra trong nhiệm vụ thể chê hóa đường lôi, chu trương, chính sách đó.

Ngoài ra, nội dung văn bản phai luon phan anh được nguyện vong chính đáng của các tâng lơp nhan dan, khong

57

trái vói quy định chung của pháp luật về quyền lợi nghĩa vụ của công dân.

2 . Tí nh p h á p lý

Một văn bản quản lý nhà nước bảo đảm tính phí lý khi:

- Nội dung văn bản phù hợp với chức năng, nhiệm V quyển hạn và phạm vi hoạt động của cơ quan ban hành.

- Nội dung văn bản phù hợp với tinh thần hoặc nhữi quy định của hệ thống pháp luật hiện hành.

- Nội dung văn bản phù hợp vối các điều ước quốc mà Việt Nam tham gia ký kết.

- Các căn cứ pháp lý đưa ra trong văn bản phải thực, cụ thể, có hiệu lực hiện hành.

3. Tính kh oa hoc

Về phương diện nội dung, yêu cầu cao nhất của tín khoa học là văn bản phải bảo đảm chất lượng và hiệu quỉ đáp ứng được mục đích ban hành đặt ra. Muốn vậy:

- Hệ thông thông tin đưa ra trong văn bản phải bả đảm tính chính xác và khả dụng, có tính dự báo cao.

- Nội dung thông tin và phương thức giải quyẽ công việc mà văn bản đê ra phải toàn diện, cụ thé th iế t thực, giải quyết được yêu cầu của từng trường hỢ] quản lý cụ thể.

- Nội dung văn bản không mâu thuẫn, chồng chéi với nội dung văn bản của các cơ quan quản lý nhà nướ' khác, đồng thời không trái với nội dung văn bản của cá'

58

cơ quan quản lý cấp trên hoặc văn bản của chính cơ quan, tổ chức đã ban hành trước đó về cùng vấn đề hiên vẫn có hiệu lực.

- Nội dung văn bản phải được bô' cục một cách logic nhất quán, có nghĩa là các tầng bậc ý lớn, nhỏ không mâu thuẫn nhau mà thông nhất cùng nhau phục vụ cho việc phát triển, hoàn thiện chủ đề chung của toàn bộ văn bản.

- Trật tự sắp xếp các ý trong văn bản phải được lựa chọn sao cho phù hợp nhâ't vói từng loại hình văn bản, dễ dàng làm sáng tỏ nội dung ý nghĩa, tạo thuận lợi cho các đối tượng trong việc thông hiểu và tiếp nhận nội dung.

4. Tính khả thi- Việc ban hành văn bản phải xuất phát từ nhu cầu

thực tiễn quản lý và đáp ứng được nhu cầu ây.- Những yêu cầu đặt ra trong văn bản phải phù hợp

với mức độ phát triển kinh tế, xã hội hiện tại của đất nước.- Yêu cầu hoặc chế tài (nếu có) phải phù hợp với trình

độ, năng lực, khả năng của các đối tượng thực thi, không được đề xuất các biện pháp hoặc yêu cầu mang tính chất duy ý chí thuần túy.

Câu hỏi 31: Yêu cầu của việc sử dụng ngôn ngữ trong văn bản quản lý nhà nước?

Trả lời:

Ngôn ngữ là yếu tố có tầm ảnh hưởng trực tiếp nhất và quan trọng nhất đối với chất lượng thông tin mà văn bản đề cập. Muốn cho nội dung thông tin trong văn bản

đến các đối tượng quản lý được chính xác và trọn vẹn theo mục đích mà cơ quan, tổ chức duy trì, cần phải bảo đảm sự chuẩn xác, phù hợp của cac đơn vị ngôn ngữ được sử dụng.

Mặt khác, cách xử lý ngôn ngữ trong văn bản cũng chính là một trong những tiêu chí đánh giá năng lực cán bộ của mỗi cơ quan, tổ chức cũng như mức độ quan tâm của lãnh đạo cơ quan, tổ chức đối với mảng công tác hết sức quan trọng này. Vì vậy, muốn thể hiện được văn hóa của cơ quan, tổ chức ở mức độ tích cực, cũng cần phải bảo đảm hệ thống văn bản của cơ quan, tổ chức được xây dựng vối văn phong thích hợp, trong đó các đơn vị ngôn ngữ bảo đảm được sử dụng theo đúng yêu cầu.

Văn bản quản lý nhà nưốc được viết theo phong cách ngôn ngữ hành chính. Phong cách ngôn ngữ hành chính có những đặc điểm sau:

- Tính chính xác;- Tính khách quan;- Tính đại chúng;- Tính khuôn mẫu;- Tính nghiêm trang, lịch sự.Để bảo đảm các đặc trưng kể trên, việc sử dụng các

đơn vị ngôn ngữ cụ thể trong văn bản cần phải bảo đảm sự chuẩn xác, phù hợp với đặc điểm nội dung và mục đích ban hành văn bản. Cụ thể là:

a) v ề sử dụng từ ngữ

- Dùng từ chuẩn xác về nghĩa, đơn nghĩa; không dùng từ đa nghĩa làm phát sinh những cách hiểu mơ hồ, có thê

60

bị xuyên tạc hoặc lợi dụng làm tổn hại quyển lợi của Nhà nước và nhân dân.

- Phải lựa chọn và sử dụng từ ngữ mang sắc thái trung tính, nghiêm trang, không kèm theo sắc thái biểu cảm.

- Dùng từ ngữ theo chuẩn phổ thông, không dùng từ ngữ địa phương, trừ trường hợp sử dụng từ ngữ địa phương để chỉ những sự vật, hiện tượng mà chỉ địa phương mới có hoặc những từ ngữ có nguồn gốc địa phương đã trở thành từ ngữ phổ thông.

- Sử dụng chính xác và thích hợp hệ thông từ Hán - Việt: tận dụng những sắc thái ý nghĩa đặc biệt của từ Hán - Việt phù hợp với phong cách văn bản quản lý nhưng không nên lạm dụng từ Hán - Việt, đặc biệt trong những trường hợp chưa hiểu một cách thấu đáo nghĩa của từ.

- Sử dụng các từ có nguồn gốc nước ngoài một cách phù hợp theo quy định về cách thức sử dụng mà cơ quan có thẩm quyền đề ra.

- Không nên lạm dụng thuật ngữ chuyên môn. Nếu trong văn bản buộc phải sử dụng từ chuyên môn sâu thì phải giải thích, hoặc phải định nghĩa các thuật ngữ không quen thuộc đối với đa sô các tầng lổp nhân dân.

- Hạn chế đến mức tối đa các từ viết tắt để bảo đảm tính minh bạch, rõ ràng, nghiêm túc của văn bản. Đốì với các trường hợp cần viết tắ t để tránh dài dòng, cần phải viết đầy đủ ở lần sử dụng đầu tiên, sau đó mở ngoặc đơn để chú giải.

- Tránh sử dụng từ ngữ hoa mỹ, khoa trương, thành ngữ, tục ngữ.

61

- Không dùng từ lóng, từ thông tục.- Không sử dụng khẩu ngữ.- Sử dụng từ đúng chính tả.

b) Vê v iế t câu

Câu là đơn vị cơ sở tạo nên các đoạn văn trong văn bản, cũng tức là đơn vị tạo nghĩa cơ bản của vãn bản. Trong văn bản quản lý nhà nước, câu vừa phải bảo đảm yêu cầu chung theo đúng chức năng ngữ pháp tiếng Việt, vừa phải bảo đảm đạt các yêu cầu trong khuôn khổ phong cách ngôn ngữ hành chính. Cụ thể là:

- Câu phải được viết đúng quy tắc ngữ pháp tiếng Việt, tức là có đầy đủ hai thành phần nòng cốt: chủ ngữ và vị ngữ. Trong một sô* trường hợp nhất định, cũng có thể sử dụng câu đặc biệt nhưng không nên lạm dụng và phải tuân theo quy tắc của việc sử dụng loại câu này.

- Nên sử dụng câu tường thuật là chủ yếu, không dùng câu hỏi, câu cảm thán hoặc kiểu câu cầu khiến có chứa các từ hàm nghĩa cầu khiến trực tiếp như “hãy”, “đừng”, “chớ”, “đi”, “nào”, “hè”. Trường hợp cần nêu câu hỏi, tránh dùng câu có từ để hỏi trực tiếp mà chuyển dạng câu từ câu hỏi sang câu trần thuật để bảo đảm tính lịch sự, nhã nhặn của văn phong hành chính.

- Diễn đạt câu chính xác, rõ ràng, mạch lạc.Để bảo đảm tính chính xác, rõ ràng, khi viết câu dài,

nhất là những câu phức có cấu trúc nhiều tầng bậc phức tạp, cần lưu ý sắp xếp các thành phần câu sao cho không tạo thành câu đa nghĩa, gây ra những cách hiểu sai nghĩa

62

hoặc mơ hồ về nghĩa. Mặt khác, cần lưu ý quan hệ kết hợp giữa các câu trong các đoạn của văn bản sao cho vừa bảo đảm tính liên kết nội dung, vừa bảo đảm liên kết hình thức. Có như vậy mới kiến tạo được một hệ thông ý tứ mạch lạc cho toàn bộ nội dung, tạo điều kiện tốt nhất cho người tiếp nhận và thực thi văn bản.

- Bảo đảm tính logic, nhất quán giữa các vế, các mệnh đề của câu.

Câu hỏi 32: Thể thức văn bản quản lý là gì? Những yếu tố thể thức nào cấu thành một văn bản quản lý?

Trả lời:

Trong phần hướng dẫn chung của Thông tư liên tịch sô' 55/2005/TTLT-BNV-VPCP hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản do Bộ Nội vụ và Văn phong Chính phủ ban hành ngày 06-5-2005, thể thức văn bản được quan niệm là “tậphợp các thành phần câu thành văn bản, bao gồm những thành phần chung áp dụng đôi

các loại văn bản và các thành phân bo sung tì ong nhưng trường hợp cụ thể hoặc đối với một văn bản

định theo quy định tại Nghị sô 110 /2004/NĐ-CPngày 08-4-2004 của Chính phủ về công tác văn thư và

hướng dẫn tại Thông tư này".Theo Thông tư số 01/2011 /TT-BNV ban hành ngày

19-01-2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính: “Thể thức văn bản là tập

63

hợp các thành phần câu thành văn bản, bao nhữì thành phần chung áp dụng đôi với các loại văn bản và Ci thành phần bổ sung trong những trường hợp cụ thề hoi đôi với một số loại văn bản nhất định theo quy định t khoản 3 Điều 1 Nghị định sô / / ngày 08-0 2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08-4-2004 của Chính phủ tác văn thư và hướng dẫn tại Thông tư này” (Điều Chương I).

Căn cứ vào những phần viết chính thức như trên và í hướng dẫn cụ thể trong nội dung các thông tư, có thể qua niệm một cách chung nhất: thể thức văn bản quản lý l toàn bộ các yếu tố cấu thành văn bản được thiết lập L trình bày theo những quy định hiện hành của Nhà nưc nhằm bảo đảm giá trị pháp lý cho văn bản.

Có hai nhóm yếu tô" thể thức văn bản quản lý, bao gồi nhóm các yếu tô" bắt buộc (còn gọi là các thành phầ chung), và nhóm các yếu tô' bổ sung trong một sô' trườn hợp cụ thể do yêu cầu sử dụng văn bản.

Các thành phần thể thức chung trong văn bản bao gồm:- Quốc hiệu và tiêu ngữ;- Tên cơ quan ban hành;- Sô' và ký hiệu;- Địa danh và ngày, tháng>năm ban hành;- Tên loại;- Trích yếu;- Nội dung;- Chức vụ người ký; chữ ký; họ tên người ký;

64

g - Dấu của cơ quan ban hành; ic - Nơi nhận.íc Các thành phần bổ sung có những yếu tôúli - Dấu chỉ độ mật, khẩn;■>. - Tên người chế bản, sô' lượng bản, sô' bản phát hành;,g' - Các dâ'u hiệu sao y, sao lục, trích sao;

- Các yếu tô' chỉ dẫn phạm vi phổ biến;2 ■ Địa chỉ, logo, sô' điện thoại, sô' fax, email của cơ quan

ban hành;- V . V . .

^ Mỗi yếu tô' thể thức kể trên đểu chứa đựng nhữngthông tin cần thiết cho việc hình thành, sử dụng, quản lý

° văn bản và có ảnh hưởng tối quá trình thực hiện văn bản 'à trong thực tê' quản lý. Do vậy, chúng cần phải được thiếtíc lập và trình bày một cách khoa học theo những quy định

hiện hành của Nhà nước về vân đề này. m

Câu hỏi 33: Thể thức văn bản quản lý hiện nay đưực quy đinh trong những văn bản nào?

Trả lời:Hiện nay, vấn đề thể thức văn bản quản lý được quy

định tại các văn bản sau đây:

cl) Quy định chung về thế thức văn bản:- Nghị định sô' 110/2004/NĐ-CP ngày 08-4-2004 của

Chính phủ về công tác văn thư;- Nghị định số 0 9 /2 0 1 0 /NĐ-CP ngày 08-02-2010 của

Chính phủ sửa đổi bổ sung môt sô đieu cua Nghi đinh so 110/2004/NĐ-CP về công tác văn thư.

s-150 câu hỏi - đẳp... 65

b) Quy định thê thức và kỹ thuật trinh bày văn bản quy phạm pháp luật:

- Nghị quyết sô' 1139/2007/UBTVQHll ngày 03-7- 2007 của Úy ban Thường vụ Quôc hội ban hành quy chế về kỹ thuật trình bày dự thảo văn bản quy phạm pháp luật của Quốc hội, Uỷ ban Thường vụ Quôc hội;

- Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ ban hành ngày 06-5-2005 hướng dẫn thể thức và kỹ th u ậ t trình bày văn bản;

- Thông tư số 25/2011/TT-BTP ngày 27-12-2011 của Bộ Tư pháp về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản quy phạm pháp luật của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ, Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang bộ và văn bản quy phạm pháp luật liên tịch.

c) Quy định thê thức và kỹ thuật trinh bày văn bản hành chính:

Thông tư sô' 01/2011/TT-BNV của Bộ Nội vụ ban hành ngày 19-01-2011 hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.

d) Thể thức và kỹ thuật trinh bày văn bản của tổ chứcchính trị, tổ chức chính trị - xã hội do người đứng đầu cơ quan trung ương của tổ chức chính tổ chức chínhxã hội quy định.

Cụ thể hiện nay có các văn bản sau:- Thể thức văn bản của Đảng Cộng sản Việt Nam được

66

quy định tại Quyết định sô 31-QĐ/TW ngày 01-10-1997 của Ban Chấp hành Trung ương ban hành quy định về thể loại, thẩm quyền ban hành và thể thức văn bản của Đảng và Hướng dẫn số 11-HD/VPTW ngày 28-5-2004 của Văn phòng Trung ương về thể thức văn bản của Đảng;

- Thể thức văn bản của Đoàn Thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh được quy định tại Quyêt định sô 547/QĐ- TWĐTN ngày 28-10-1999 của Ban Chấp hành Trung ương Đoàn Thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh ban hành quy định về thể loại, thẩm quyền ban hành và thê thức văn bản của Đoàn;

- Thể thức văn bản của Mặt trận Tổ quốc Việt Nam được quy định tại Nghị quyết số 03/NQ-MTTQ ngày 25-5- 2000 của Ban Thường trực Đoàn Chủ tịch uỷ ban Trung ương Mặt trận Tổ quốc Việt Nam về việc ban hành Quy chê về soạn thảo, ban hành văn ban cua Uy ban Tiung ương Mặt trận Tổ quôc Việt Nam;

- Thể thức văn bản của tổ chức công đoàn được quy định tại Quyết định số 1 0 1 4 /QĐ-TLĐ ngày 19-8-2011 của Tổng Liên đoàn Lao động Việt Nam ban hành Quy định về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của tô chức công đoàn.

đ)Thể thức và kỹ thuật bày văn bản chuyên ngành do Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan quản ngành quy định sau khithoả thuận thống Bộ trưởng BộNội vụ.

67

Câu hỏi 34: cầ n lưu ý điểu gì khi áp dụng văn bản của cơ quan nhà nước có thẩm quyển qu định vể thể thức văn bản quản lý nhà nước?

Trả lời:

Trong sô" các văn bản pháp luật quy định về thể thí văn bản quản lý nhà nước, có ba văn bản quy định cụ th và tập trung nhất về cách thức thiết lập và trình bày cá yếu tô" thể thức văn bản quản lý nhà nước, đó là: Thông t liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP của Bộ Nội vụ - Vă phòng Chính phủ, Thông tư sô" 01/2011/TT-BNV của B Nội vụ và Thông tư sô' 25/2011/TT-BTP của Bộ Tư pháp Tuy nhiên, cần có sự lưu ý về phạm vi điều chỉnh của cá văn bản này trong quá trình sử dụng.

Tại mục 1, phần I của Thông tư liên tịch của Bộ Nộ vụ và Văn phòng Chính phủ sô" 55/2005/TTLT-BNV-VPCI ban hành ngày 06-5-2005 hướng dẫn thể thức và kỹ thuậ trình bày văn bản có viết: “ Thô tư này hướng dẫn về thi thức và kỹ thuật trinh bày văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và bản sao văn bản; được áp dụng đối với các cơ quan nhà nước, tổ chức xã hội, tô chức xã hội nghề nghiệp, tổ chức kinh tế và đơn vũ trang nhân dân (sau đây gọi chung là cơ quan, tô chức)". Như vậy, Thông tư liên tịch này trong giai đoạn có hiệu lực toàn bộ đã cc phạm vi điểu chỉnh rất rộng, bao gồm tất cả các loại văn bản trong các cơ quan, tổ chức.

Đến năm 2011, Thông tư sô" 01/2011/TT-BNV của Bộ Nội vụ ra đòi, lại có quy định:

68

VJM

ác

iclêác;ư.n

ỉộ3.lC

)ip.t

t'ĩĩ

l

31

Ị

- “Thông tư này hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính và bản sao văn bản; được áp dụng đối với các cơ quan nhà nước, tô chức xã hội, tô chức xã hội - nghề nghiệp, tổ chức kinh tế và đơn lực lượng vũ trang nhàn dân (sau đây gọi chung là cơ quan, tô

chức)"(Điều 1 Chương I).- “ Những quy định về thể thức và kỹ thuật trình bày

văn bản hành chính và bản sao văn bản được quy định tại Thông tư liên tịch sô 55/2005/ ĨTLT-BNV-VPCP ngày 5-2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ hướng dẫn thế thức và kỹ thuật trinh bày văn bản hành chính trái VỚI Thông tư này bị bãi bỏ” (Điều 18 Chương IV).

Như vậy, có nghĩa là từ sau khi Thông tư sô 01/2011/TT-BNV ra đời, Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT- BNV-VPCP đã bị thu hẹp phạm vi điều chỉnh, chỉ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn ban quy phạm pháp luật. Toàn bộ hệ thống văn bản hành chính trong các cơ quan, tổ chức được trình bày thể thức theo quy định tại Thông tư sô' 01/2011/TT-BNV của Bộ Nội vụ kể từ thời điểm văn bản này có hiệu lực thi hành.

Ngày 27-12-2011 - sự ra đời của Thông tư số 25/2011/TT-BTP (gọi tắt là Thông tư sô 25) của Bộ Tư pháp lại một lần nữa thay đổi đối tượng điều chỉnh của Thông tư liên tịch S Ố 55. Ngay tại Điều 1 Thông tư số 25 quy định rấ t cụ thể về phạm vi đôi tượng áp dụng: Thông tư này hướng dẫn về thể thức,kỹ thuật bày văn bản

quy phạm pháp luật của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ,

69

Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang bộ và văn bản phạm pháp luật liên tịch giữa Chính phủ, Bộ Thủ trưởng cơ quan ngang bộ với cơ quan, tổ chức khác". Điều 42 của Thông tư còn nêu: “Các quy định Thông th này thay th ế các quy định về thê thức và kỹ thuật trinh bày văn bản đối với văn bản quy phạm pháp của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ, Bộ trưởng, Thủ trưởng cc quan ngang bộ và văn bản quy phạm pháp luật tịch tại Thông tư liên tịch sô' 55 /2005 / TTLT-BNV-VPCP của

Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ ngày 06 tháng 5 năm 2005 hướng dẫn về thế thức và kỹ thuật trình bày văn bản". Theo đó có thể hiểu, những hình thức văn bản quy phạm pháp luật không do các thẩm quyền được liệt kê tại Điều 1 Thông tư số 25 ban hành sẽ không thuộc diện điều chỉnh của Thông tư sô' 25 mà vẫn được điều chỉnh bởi Thông tư liên tịch sô' 55 do Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ ban hành ngày 06-5-2005.

Câu hỏi 35: Theo quy định hiện hành, các yếu tô thể thức văn bản hành chính được trình bày như th ế nào?

Trả lời:Một văn bản đạt yêu cầu về thể thức không chỉ cần

phải bảo đảm đầy đủ các yếu tô' thể thức cần có mà còn phải tuân thủ những quy định về kỹ thuật trình bày các yếu tô' đó.

Việc quy định vể cách thức trình bày các yếu tô' thể thức là nhằm hướng tới tính pháp lý, tính khoa học và

70

tính mỹ quan cho văn bản. Vì vậy, cần lưu ý những yêu cầu đặt ra như sau:

- Thiết lập nội bộ các yêu tô theo đúng quy định và phù hợp với các quy tắc hành chính nhà nước hiện hành;

- Sắp đặt vị trí các yếu tô' trên sơ đồ văn bản một cách khoa học theo đúng quy định, thuận tiện cho việc tiếp nhận và thực hiện nội dung văn bản;

- Phông chữ, cỡ chữ, kiểu chữ hợp lý trong khuôn khổ quy định của các văn bản pháp luật, đồng thòi tận dụng được thê mạnh của công nghệ hiện đại, dê dàng và thuận tiện cho việc áp dụng công nghệ thông tin.

Theo Thông tư số 0 1 /2 0 1 1/TT-BNV của Bộ Nội vụ, các yếu tố thể thức văn bản hành chính được quy định cụ thể như sau về cách thiêt lập và trình bày:

1 . Quốc hiêu và tiêu ngữ

Đây là yếu tố được thiết lập chung cho toàn bộ hệ thông văn bản trong tất cả các cơ quan quan lý nha nươc. Vị trí trình bày của yêu tô này là trên cùng goc phai tiang đầu của mỗi văn bản, ngang hàng VỚI tên cơ quan ban hành văn bản.

Quốc hiệu trình bày ở dòng trên, được viết theo kiểu chữ in hoa, đứng, đậm, cỡ chữ từ 12 đên 13; tiêu ngư trình bày ở dòng dưối và được viêt theo kieu chư thương, dưng, đậm, cỡ chữ 13-14. Giữa ba cụm từ tạo thành tieu ngư có gạch nối ngắn. Dưối cùng trình bày một gạch ngang nét liền, độ dài bằng độ dài của dòng tiêu ngư.

71

Ví dụ:

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

2. Tên cơ quan, tổ chức ban hà n h văn bản

Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản được thiết lậptrong các văn bản khác nhau tuỳ thuộc vào chế độ 1 việc của cơ quan, tổ chức ban hành. Trừ trưòng hợp cơquan ban hành là cơ quan thẩm quyền chung và các cơ quan chuyên môn đầu ngành trong cả nước (các bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ), các cơ quan thuộc Quốc hội (Văn phòng Quốc hội, Hội đồng Dân tộc và các ủ y ban của Quốc hội), trong văn bản của các cơ quan khác, yếu tố này thường bao gồm hai thành phần là: tên cơ quan ban hành văn bản và tên cơ quan quản lý cấp trên trực tiếp. Yêu cầu đặt ra là: tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản phải được ghi đầy đủ và chính xác theo tên gọi được ghi trong văn bản vê việc thành lập hoặc văn bản phê chuẩn, cấp giấy phép hoạt động của cơ quan, tổ chức đó.

Vị trí của yếu tô' này là trên cùng góc trái trang đầu của mỗi văn bản, ngang hàng với Quốc hiệu.

Tên cơ quan ban hành văn bản được viết theo kiểu chữ in hoa, đứng, đậm, cỡ chữ từ 12 đến 13. Nếu trình bày tên cơ quan chủ quản thì kiểu chữ cũng là in hoa, đứng nhưng không đậm. Dưới cùng, trình bày một gạch ngang nét liền,

72

độ dài khoảng bằng 1/3 hoặc 1/2 độ dài của dòng trên, đặt cân đối ở giữa so với dòng trên.

Ví dụ:

BỘ GIẢO DỤC VẢ ĐẢO TẠO

ỦY BAN NHẢN DÂN QUẬN LONG BIÊN

Ủ Y BAN NHÂN DÂN TỈNH BỈNH SỞ CÒNG TH Ư Ơ NG

3. Sô'và ký /liêu văn bản

Sô' văn bản là yếu tố có ý nghĩa văn thư cao. Số dược ghi ở đây chính là số thứ tự ban hành văn bản, giúp cho nhân viên văn thư vào sổ đăng ký và lưu trữ văn bản theo tiêu chí thòi gian, giúp cho việc tra tìm và sư dụng văn bản lưu trữ được thuận lợi, dễ dàng. Số văn bản được ghi băng chữ sô' Arập, bắt đầu từ sô 01 và kêt thúc băng so cuôi cùng trong một năm.

Có thể nói rằng, sô và ký hiệu là yêu tô có ý nghía phân biệt giữa văn bản quy phạm pháp luật VỚI công văn và các loại văn bản khác, sở dĩ có điều này là vì công thưc viết số và ký hiệu dành cho mỗi loại văn bản kể trên được Qưy định có sự khác nhau.

Đôi với văn bản cá biệt và các loại van ban hanh chính thông thường có tên loại, sô và ký hiệu được thiêt lập như sau:

Sô':..../chữ viết tắt tên loại bản * cơọơan ban hành.

73

Riêng công văn - loại văn bản thường được quan nụ là không có tên loại, có cách viết số và ký hiệu riêng:

Sô:..../ chữ viết tắt tên cơ quan ban hành chữ í tên bộ phận soạn thảo.

Vị trí của sô' và ký hiệu là ở góc trái, phía dưới yếu tên cơ quan ban hành văn bản. Khi chế bản trên máy tính, toàn bộ yếu tô' sô" và ký hiệu được viết theo cỡ chữ 1 đứng, không đậm.

Đối với hệ thông văn bản quy phạm pháp luật, sô" ký hiệu được trình bày theo công thức:

Sô':... / năm ban hành/viếttắt tên loại văn bản VI tắt tên cơ quan ban hành.

Như vậy, có thể nói yếu tô" năm ban hành xuất hii trong sô" và ký hiệu của văn bản quy phạm pháp lu chính là dấu hiệu có tính khu biệt giữa văn bản quy phạ pháp luật và các loại văn bản quản lý thông thường.

4. Đ ịa danh và thời điểm ban hàn h văn bản

a) Địa danh ghi trên văn bản là tên gọi chính thức C1

đơn vị hành chính nơi cơ quan, tổ chức đóng trụ sở. Cái thiết lập yếu tô" này được quy định cụ thể như sau:

- Địa danh ghi trên văn bản của các cơ quan, tổ chi trung ương là tên của tỉnh, thành phô" trực thuộc Trui ương nơi cơ quan, tổ chức đóng trụ sở.

- Địa danh ghi trên văn bản của các cơ quan, tổ chi câ'p tỉnh là tên của tỉnh hoặc thành phô' trực thuộc Trur ương nơi cơ quan đóng trụ sở.

- Địa danh ghi trên văn bản của các cơ quan, tổ chi

74

. cấp huyện là tên của huyện, quận, thị xã, thành phô' thuộc tỉnh nơi cơ quan, tổ chức đóng trụ sở.

t í ị - Địa danh ghi trên văn bản của các cơ quan, tổ chứccấp xã là tên của xã, phường, thị trấn nơi cơ quan, tổ chức

tô' đó đóng trụ sở.vj - Địa danh ghi trên văn bản của các cơ quan, tô chức[3, và đơn vị vũ trang nhân dân thuộc phạm vi quản lý của

Bộ Công an, Bộ Quốc phòng được thực hiện theo quy định và của pháp luật và quy định cụ thê của Bộ Công an, Bộ

Quốíc phòng.[êt b) Thời điểm ban hành ghi trên văn bản là ngày tháng,

năm văn bản được ký ban hành hoặc được thong qua. Đoi ^ vối những sô' chỉ ngày nhỏ hơn 10 và sô chi thang nho hơn

3 thì phải viết thêm sô 0 ở đằng trưốc đê phòng tiương hợp giả mạo. Không dùng các dấu gạch ngang (-), dâu châm (.) hoặc dấu gạch chéo (/) để thay thê' cho các từ “ngày... tháng... năm”.

ảa Vị trí điển hình của yếu tố địa danh và thời điểm banch hành là ỏ bên phải văn bản, phía dưới quôc hiệu và tiêu

ngữ. Nhưng đặc biệt, trong một số loại văn bản như biên ức bản, hợp đồng..., yếu tô'này có thể được trình bày ơ những lể vị trí khác.

Địa danh và thời điểm ban hành văn bản được viết iC theo kiểu chữ thường, nghiêng, cõ chữ 13 đên 14. Khi

trình bày, sau địa danh có dấu phây (,)•Ví dụ: Chương Mỹ, ngày 28 tháng 02 năm 2012

75

5. Tên loa i

Tên loại là tên của từng hình thức văn bản do cơ quí tổ chức ban hành. Trong sơ đồ văn bản, vị trí của tên lc là dưới yếu tô' địa danh, đặt cân đối giữa dòng.

Tên loại được viết theo kiểu chữ in hoa, đứng, đậm, chữ 14. Cần lưu ý không ghép tên loại với chủ thể b. hành khi trình bày tên loại văn bản.

6. T rích yếu

Trích yếu là một câu (hoặc một mệnh đề) ngắn gc phản ánh cô đọng nội dung chính của văn bản.

ĐỐI với các văn bản có trình bày tên loại, trích yi được viết theo kiểu chữ thường, đứng, đậm, cỡ chữ 14 ’ được đặt dưới vị trí tên loại. Phía bên dưối trích yêu một gạch ngang nét liền, độ dài khoảng bằng 1/3 đến 1 đệ dài dòng trên, đặt cân đôi ở giữa.

Ví dụ:

QUYẾT ĐỊNHv ề quản lý các công trình quốc gia

Đối với Công văn, trích yếu được viết theo kiểu ch thường, đứng, không đậm, cỡ chữ từ 12 đến 13 và đặt ở trí dưới sô' và ký hiệu văn bản.

Ví dụ:Số: 123/UBND-VP

V/v chỉ đạo công tác thi đua

76

7. Nội dung

n, Nội dung là thành phần trọng yếu của mỗi văn bản.,ại Xét về phương diện bô' cục, có một sô' điểm cần lưu ý:

- Trong các văn bản quy phạm pháp luật, tuỳ theo CQ từng thể loại cụ thể mà bô' trí các đơn vị nội dung cho

phù hợp. Trừ trường hợp luật, pháp lệnh được thực hiện theo quy định tại Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật, thành phần các văn bản quy phạm pháp luật khác được bô' cục theo quy định tại văn bản hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản quy phạm pháp luật.

, - Đôi với các văn bản hành chính thông thường, nếuếu trường hợp nội dung văn bản phức tạp, nhiều cấp độ ý

thì có thể bô' cục theo phần, mục, khoản, điểm. Trường hợp văn bản ngắn, đơn giản thì tuân theo kết cấu thông thường của một văn bản viết theo kiểu văn xuôi hành chính.

Về mặt kỹ thuật trình bày, cần lưu ý những điểm sau đây:

- Trừ các đề mục, nhìn chung toàn bộ phần nội dung văn bản được viết thống nhất theo kiểu chữ thường, đứng,

lữ cỡ chữ từ 13 đến 14.vị - Khi chê' bản trên máy vi tính, những chỗ ngắt đoạn,

xuống dòng phải trình bày chữ đầu tiên của đoạn mới lùi vào 1 tab (hoặc từ 1 cm đến 1,27 cm ); khoảng cách giữa các đoạn văn bản tối thiểu là 6pt; khoảng cách bình thường giữa các dòng trong mỗi đoạn có thể là cách dòng

77

đơn (single line spacing) hoặc 15pt (exactly line spacir trở lên.

8. Thâm quyên, chữ ký, ho tên của người ký văn bả

a) Quyền hạn, chức vụ của người ký- Trường hợp ký thay mặt tập thể thì ghi chữ vi

tắ t TM. vào trước tên tập thể lãnh đạo hoặc tên cơ qua tổ chức;

- Trường hợp ký thay người đứng đầu cơ quan, tổ chi thì phải ghi chữ viết tắt KT. (ký thay) vào trước chức \ của người đứng đầu;

- Trường hợp ký thừa lệnh thì phải ghi chữ viết tắt T vào trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức;

- Trường hợp ký thừa ủy quyền thì ghi chữ viết tắt TƯ< vào trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức.

Chức vụ ghi trên văn bản là chức danh lãnh đạo chín thức của người có thẩm quyền ký văn bản trong cơ quai tổ chức ban hành. Trừ một sô" trường hợp nhất định (vă bản liên tịch, văn bản do hai hay nhiều cơ quan, tổ chí ban hành, văn bản ký thừa lệnh, thừa ủy quyền), còn lí chỉ được ghi chức danh của người đứng đầu cơ quan, t chức chứ không trình bày lại tên của cơ quan, tổ chức d trong thành phần của yếu tô thể thức này.

Quyền hạn và chức vụ người ký văn bản được viết the kiểu chữ in hoa, đứng, đậm, cỡ chữ từ 13 đến 14.

b) Chữ ký của người ký văn bảnNgười có thẩm quyền ký cần kiểm tra kỹ nội dung vă:

78

J bản trước khi ký; ký đúng thẩm quyển; không được kýbằng bút chì, bút mực đỏ hoặc loại mực dễ phai mờ.

c) Họ tên của người ký văn bản bao gồm họ, tên đệmn (nêu có) và tên của người ký văn bản. Đôi vối văn bản quy

phạm pháp luật và văn bản hành chính, trước họ tên củangười ký, không ghi hoc hàm. hoc vi và các danh hiêu cao lêt ;quý khác, trừ văn bản của các tô chức sự nghiệp giáo dục,

in,y tê, nghiên cứu khoa học.

Họ tên của người ký văn bản viết theo kiểu chữ ^ thường, đứng, đậm, cõ chữ từ 13 đên 14. vụ Ví dụ:

TL. CHỦ TỊCHL KT. c h á n h v ă n p h ò n g

PHÓ CHÁNH VĂN PHÒNG

Q.Nguyễn Văn A

n 9. D ấu của cơ quan ban

i» Việc đông dấu trên văn bản đưdc thực hiện theo quy ac định tại các nghị định của Chính phủ về công tác văn lU, ại về quan ly va sử dụng con dấu và các quy địm có lêntổ quan khác. Nhìn chung, cần lưu ý một sô điêm• sau:,, _ „rrán đúng chiểu và đúngió - Dấu đóng rõ ràng, ngay ngăn, dung

mực dấu quy định;3° - K h ô n g đ ó n g d ấ u khống chỉ; ,

- D íu đông dùng VỊ trí: tran, lên khoảng 1/3 cha ký ví

phía bên trái; in

79

- Việc đóng dấu treo do người ký ban hành văn quyết định. Trong nhũng trường hợp này, dấu được đ lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan, tổ chức hành hoặc tên của phụ lục kèm theo văn bản chính;

- Việc đóng dâu giáp lai, dấu nổi trên văn bản, tài chuyên ngành được thực hiện theo quy định của trưởng, Thủ trưởng cơ quan quản lý ngành.

10. N ơi n hản

Nơi nhận xác định những cơ quan, tổ chức, đơn vị h cá nhân nhận văn bản vối những trách nhiệm cụ thể n để thực hiện, để phối hợp thực hiện, để kiểm tra, giám í để biết, để lưu.

Danh sách nơi nhận cụ thể do cơ quan, đơn vị hoặc nhân chủ tr ì soạn thảo văn bản đ ề xuất và người k ý V bản quyết định. Việc xác định nơi nhận văn bản phải cè cứ vào quy định của pháp luật về chức năng, nhiệm V

quyền hạn và quan hệ công tác của cơ quan. Mặt khế còn phải xem xét yêu cầu công tác trong từng trường h cụ thể.

a) Nơi nhận của văn bản có tên loại bao gồm từ “h nhận” và phần liệt kê tên các cơ quan, tổ chức, đơn vị, nhân nhận văn bản. Yếu tô" này được trình bày tại g trái, dưới cùng trang cuổì của mỗi văn bản.

Từ “Nơi nhận” được viết kiểu chữ thường, nghiên đậm, cỡ chữ 12. Tên các cơ quan, tổ chức, đơn vị, cá nhí nhận văn bản viết theo kiểu chữ thường, đứng, cỡ chữ 1

80

Sau từ “Nơi nhận” có dấu hai chấm (:); trước tên các thành phần nhận văn bản có dấu gạch ngang (-), sau tên mỗi thành phần nhận có dấu chấm phẩy (;) và sau tên thành phần nhận cuối cùng là dấu châm (.)• Có thể viêt tắt tên các thành phần lưu văn bản.

b) Nơi nhận của Công văn hành chính bao'gồm hai phần:- Phần thứ nhất bao gồm từ “Kính gửi” và phần liệt kê

tên các cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân nhận văn bản. Phần này được trình bày ở vị trí bên trên phần nội dung văn bản (thay vào vị trí tên loại công văn) và được viêt theo kiểu chữ thường, đứng, cỡ chữ 14.

- Phần thứ hai bao gồm từ “Nơi nhận” và phần liệt kê các đối tượng nhận cụ thể (thành'phân được hệt kê đâu tiên trong phần này là “Như trên”). Phần này cũng có vị

trí và cách trình bàv giống thể thức của nơi nhận trong các

ifl yãn bản có tên loại.ụ, Trong các cơ quan, tổ chức, cán bộ soạn thao văn baniC) luôn phải ý thúc đầy đủ ý nghĩa quan trọng cua thê thứcợp văn bản và thực hiện theo đúng quy định đề ra. Bỏi việc

quy định về kỹ thuật trình bày thê thức van ban khonglơi những nhằm giải quyết một cách tốt nhất nhiệm vụ đặccá biệt quan trọng của công tác văn thư trong cac cơ quan maót còn hưống tới mục tiêu lâu dài hơn, đó la cong cuọc chuan

hóa, mẫu hóa toàn bộ hệ thông văn ban - mọt trong nhưngể’ mục tiêu của chính sách cải cách hành chính mà Đảng và

Nhà nước đã đặt ra.V

6- 150 câu hỏi-đáp... B I

bản

óngban

liệu

Bộ

oặchư:;át,

cáán

Câu hỏi 36: Quy trình soạn thảo và ban hànl văn bản hành chính bao gồm những bước nào?

Trả lời:

Quy trình xây dựng và ban hành văn bản là trình ụ các bước mà cơ quan, tổ chức phải tiến hành trong quỉ trình soạn thảo, ban hành văn bản nhằm bảo đảm chấl lượng và hiệu quả sử dụng của văn bản được ban hành.

Đôi vối các hình thức văn bản quy phạm pháp luật, quy trình xây dựng và ban hành được thể chế hóa trong Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật (2008), Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân và ủ y ban nhân dân (2004) cùng các nghị định quy định chi tiết thi hành các luật kể trên.

Đổi với các nhóm văn bản quản lý thông thường, quy trình soạn thảo và ban hành thường được quy định trong văn bản chứa đựng quy phạm nội bộ của các cơ quan, tổ chức như Quy chế làm việc,Quy chế hoạt động hoặc Quychế công tác văn thư. Quy trình này là sự kết hợp giữa quy định của pháp luật hiện hành, thành tựu khoa học hành chính, kinh nghiệm hoạt động thực tiễn, ngoài ra còn phải tính tới quy mô, lề lối làm việc của cơ quan, tổ chức. Bên cạnh đó, khi xây dựng quy trình, các cơ quan, tổ chức còn phải căn cứ vào nét đặc thù trong công tác ban hành và quản lý văn bản của từng hệ thông cơ quan theo chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và lĩnh vực quản lý chuyên môn được Nhà nước ủy quyền.

82

h Để soạn thảo văn bản hành chính, cơ quan, tổ chức cóthê áp dụng một quy trình gồm các bước cơ bản sau đây:

Bước 1. Chuân bi

ự Trong quá trình chuẩn bị soạn thảo văn bản, trước hếtá Ccân xác định rõ các vấn đề như chủ đề, mục tiêu, phạm vi t điều chỉnh của văn bản.

Sau đó, cần thu thập và xử lý thông tin phục vụ cho ;, Trá trình viêt vãn bản về sau. Trong quá trình thu thập

ơ và xử lý thông tin, cần lưu ý: t - Thông tin phải có xuất xứ rõ ràng, nguồn cung cấpJ thông tin phải đáng tin cậy;

f ' Thông tin phải có tính thời sự, nếu là thông tin pháplý phải là quy định hiện hành;

- Phải có thao tác kiểm tra, đối chiếu, sàng lọc thông tln> loại bỏ thông tin không chính xác, trùng, thừa, mâu thuẫn;

- Thông tin sau khi thu thập phải được hệ thông hóa, SaP xêp theo thứ bậc, nhằm tạo điểu kiện thuận lợi nhất cbo quá trình sử dụng khi soạn thảo văn bản.

‘ Tiếp theo, người soạn thảo cần xác định tên loại vănỉ bán. Đây là một trong những khâu tuy không mất nhiều

tbbi gian, song lai hết sức quan trọng, có tầm ảnh hưởng lớn tới quá trình thưc hiện soạn thảo và chất lượng văn

Tên loại văn bản thể hiện rõ mục đích quản lý của cơ ^Uan, tô chức trong từng trường hợp ban hành văn ban cụ tbê> do vậy cần phải được lựa chọn chuẩn xác. Mặt khác, tên loại còn là căn cứ để xác định cách thiết lập và trình

83

bày thể thức văn bản, đồng thời quyết định hành văn tổr thể của văn bản. Có thể căn cứ vào một sô tiêu chí cơ bả sau đây để lựa chọn tên loại văn bản hành chính:

- Mục đích soạn thảo văn bản;- Tính chất của vấn đề được quy định trong văn bản;- Đối tượng trực tiếp nhận văn bản.

Bước 2. Dư th ảo văn bản

Sau khi thu thập đầy đủ và xử lý thông tin kỹ cànị người soạn thảo cần tiến hành lập để cương cho văn bả sắp soạn thảo.

Đề cương là bản dàn ý của văn bản, trong đó nhữn mục nội dung chính được bô" cục theo một trậ t tự nhấ định theo chủ định của người soạn thảo. Lập đề cương 1: việc phối hợp các thao tác hình thành ý, lựa chọn và sắ] xếp các ý theo một trậ t tự nhất định nhằm tạo ra một bải dàn ý đầy đủ các phương diện nội dung, kết cấu hợp lý Vi

hoàn chỉnh.Đối vối một số loại văn bản có tính khuôn mẫu ca<

như các loại phiếu, các loại giây, các loại văn bản chuyêi môn, v.v, lập đề cương là bước không nhất thiết phải tiết hành. Còn đôi với các loại văn bản hành chính khác, lậỊ để cương có một vai trò hết sức quan trọng trong quy trìnl soạn thảo. Công đoạn này giúp cho việc triển khai nộ dung văn bản không bị lạc chủ đề, tránh được tình trạnị trùng lặp ý, thừa hay thiếu ý; đồng thời còn giúp cho nộ: dung văn bản được sắp xếp theo một trình tự logic chặl chẽ và hợp lý nhất trong điều kiện cho phép.

84

'ng Trưốc hết, người viết cần căn cứ vào lĩnh vực hữuản quan để tiến hành các thao tác tư duy nhằm tìm ra các

luận điểm ở tầng bậc ý cao nhất - những luận điểm sẽ phục vụ trực tiếp cho chủ đề nội dung. Sau đó sẽ tiên hành việc phân xuất hoặc khai triển các luận điểm thành các luận cứ, luận chứng ở những tầng bậc cụ thể hơn. Cần lưu ý rằng, các luận điểm, luận chứng, luận cứ trong cùng một tầng bậc nội dung phải luôn bảo đảm yêu cầu về tính liên

g’ kết và tính hệ thống. Vì vậy, người soạn thảo văn bản vừa 'in phải xác lập đầy đủ các thành tố nội dung, vừa phải sắp

xếp các thành tố đó theo một quan hệ nhất định nào đó lg nhằm tạo nên một trật tự thích hợp nhất cho việc làmằt sáng tỏ chủ đề toàn văn bản. Có thể nói rằng, lập đề cươnglà là một thao tác có tầm ảnh hưởng rất lổn đến tính khoa

^ học của văn bản được xây dựng.n Dựa vào đề cương, người soạn thảo sẽ tiến hành viêt

dự thảo, sau đó trao đổi, chỉnh lý dự thao.Trong khi viết bàn thảo, nguôi s o ạ n thảo cần lưu ỷ

0 luôn tuân theo cảc y ê u cầu về bế cục, kết cấu, ngộn ngữ" vân bản hành chinh. Bàn thào viết xong phải dược kiếm• trá lai từng chi tiết vé cả nôi dung và hình th ứ . Và trongĨ khi viă~ kiêm tra bắn thảo, ngUÒi viết. vẫn có the diếu

chỉnh lại trậ t tự các luận điểm trong đê cương c o ạ

hợp lý, khoa hoc. . , ,’ m fVtiẤt rhuvên viên soạn tháo có; T r o n g t r ư ờ n g h ợ p c ầ n thiêt, y 1 , 7t quyên đê xuất vói người đứng đâu cơ quan, tổ chức: việc

tham khảo ý kiến của các cơ quan, tổ chức hoặc đơn vị, cá

85

nhân có liên quan; nghiên cứu tiếp thu ý kiến để đi chỉnh nhằm hoàn thiện bản thảo trước khi thông qua.

Cần lưu ý rằng: việc hoàn thiện văn bản về mặt I dung phải có sự xem xét chỉ đạo của trưởng đơn vị chuy môn. Và người đứng đầu bộ phận văn phòng, hành chí trong cơ quan có trách nhiệm tư vấn vê phương diện t thức, ngôn ngữ, trình bày văn bản nếu cá nhân hoặc đ vị chủ trì soạn thảo đề xuất.

Bước 3. D uyêt ký văn bản

Duyệt ký văn bản là bước hết sức quan trọng tro việc tạo ra giá trị pháp lý của văn bản - điều kiện để V bản có khả năng đi vào đời sống quản lý và diều chủ các mối quan hệ xã hội. Bước này có sự tham gia c nhiều chủ thể trong cơ quan, tổ chức; và sự tham gia n phải bảo đảm tuân theo đúng quy định của pháp lu nhà nước.

Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thẩm quyển ký t cả văn bản do cơ quan, tổ chức đó ban hành. Song, ngv đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể giao cho cấp phó C' mình ký thay các văn bản thuộc các lĩnh vực mà cấp p dược phân công phụ trách và một sô' văn bản thuộc tlìẩ quyền của người đứng đầu. Cấp phó ký thay chịu trá' nhiệm trước người đứng đầu cơ quan, tổ chức và trư pháp luật.

Người đứng đầu cơ quan, tổ chức cũng có thể giao cl chánh văn phòng, trưởng phòng hành chính hoặc trưởi một sô' đơn vị ký thừa lệnh một sô' loại văn bản. Việc gii

86

ểu

lộiênnhhểơn

nểănnhủaàylật

;ấtròiủahố

chóc

ho lế a 0

ký thừa lệnh phải được quy định cụ thể trong quy chế hoạt động hoặc quy chế công tác văn thư của cơ quan, tổ chức.

Trong trường hợp đặc biệt, người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể uỷ quyền cho người đứng đầu một đơn vị trong cơ quan, tổ chức ký thừa uỷ quyền một sô' văn bản mà mình phải ký. Việc giao ký thừa uỷ quyền phải được quy định bằng văn bản và giới hạn trong một thời gian nhất định. Người được ký thừa uỷ quyền không được uỷ quyền lại cho người khác ký.

Sau khi thủ trưởng cơ quan ký văn bản, cán bộ văn thư tiến hành các thủ tục văn thư như điền ngày, tháng, năm ban hành văn bản, điền sô' văn bản và đóng dấu văn bản theo quy định của pháp luật hiện hành.

Bước 4. N hân bản, p h á t hành

Trong bước này, cần lưu ý đến một số thủ tục văn thư như sao văn bản, chuyển văn bản.

Khi tiến hành sao văn bản, cần lưu ý:• Xác định đúng hình thức sao văn ban (sao y, sao lục

hoặc trích sao).- Bảo đảm đầy đủ các yếu tố thể thức bản sao (tên cơ

quan, tổ chức sao văn bản; số, ký hiệu bản sao; địa danh và ngày, tháng, năm sao; chức vụ, họ tên và chư ký cua Ugười có thẩm quyền; dấu của cơ quan, tô chức sao văn bản; nơi nhận).

- Trình bày các yếu tố thể thức bản sao theo đúng quy cUnh về vị trí, phông chữ, cỡ chữ, kiêu chư.

Đôi vổi công việc chuyên văn ban, cân:

87

- Chuyên đúng tuyến, đúng dối l- Chuyển đúng thời hạn;- Không chuyển vượt cấp.

Bước 5. Lưu văn bản

Theo các nghị định của Chính công tác văn thư, mỗi văn bản đi ph lưu tại văn thư cơ quan và bản chír gốc lưu tại văn thư cơ quan phải đu theo thứ tự đăng ký văn bản đi.

IV. THỰC HIỆN CÁC NGHIÍ

Câu hỏi 37: Công tác văn tl văn thư và người làm công tá niệm như thế nào?

Trả lời:

1. Quan niệm về công tác \Theo quy định của pháp hự

gồm: các công việc về soạn thảo lý văn bản và tài liệu khác hìn hoạt động của các cơ quan, tổ chí dấu trong công tác văn thư.

Như vậy, công tác văn thư đ m thông tin bằng văn bản, p D, quản lý,điều hành công an nhà nước, các tô chức kinl

2. Nội dving c ô n g tá c v â n thư

Công Lác văn thư bao gồm những nội dung cơ bản sau:- Soạn thảo, ban hành văn bản;- Quản lý văn bản và tài liệu khác hình thành trong

quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức: cụ thể là quản lý văn bản đi; quản lý văn bản đến và lập hồ sơ, nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan;

- Quản lý và sử dụng con dấu cơ quan.

3. Người làm công tác văn thư

Trong cơ quan, tổ chức, tấ t cả những ai làm việc với văn bản, giấy tờ, tài liệu đều là người làm công tác văn thư. Trong cơ quan, tố chức thường có người làm văn thư chuyên trách hoặc kiêm nhiệm công tác văn thư của cơ quan, tổ chức: đóng dâu và quản lý văn bản đi, văn bản đến trong cơ quan, tổ chức.

Câu hỏi 38: Y nghĩa, yêu cầu của công tác văn thư?

Trả lời:

1. Ý nghĩa của công tác văn thư

- Công tác văn thư bảo đảm cung cấp kịp thời, đầy đủ, chính xác những thông tin cần thiết phục vụ quản lý nhà nưốc của mỗi cơ quan, đơn vị nói chung.

- Làm tốt công tác văn thư sẽ góp phần giải quyết công việc của cơ quan được nhanh chóng, chính xác, năng suất, chất lượng, đúng chính sách, đúng chê độ, giữ gìn bí mật của Đảng và Nhà nước; hạn chê được bệnh quan liêu giấy

89

- Chuyển đúng tuyến, đúng đôì tượng;- Chuyển đúng thòi hạn;- Không chuyển vượt cấp.

Bước 5. Lưu văn bản

Theo các nghị định của Chính phủ đã ban hành vi công tác văn thư, mỗi văn bản đi phải lưu hai bản: bản gôi lưu tại văn thư cơ quan và bản chính lưu trong hồ sơ. Bảĩ gôc lưu tại văn thư cơ quan phải được đóng dâu và sắp xêỊ theo thứ tự đăng ký văn bản đi.

IV. THỰC HIỆN CÁC NGHIỆP v ụ VĂN THƯ

Câu hỏi 37: Công tác văn thư, nội dung công tác văn thư và người làm công tác văn thư được quan niệm như th ế nào?

Trả lời:

1. Quan niệm về công tác vằn thưTheo quy định của pháp luật, công tác văn thư bac

gồm: các công việc về soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản và tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức; quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư.

Như vậy, công tác văn thư được hiểu là hoạt động bảo đảm thông tin bằng văn bản, phục vụ cho lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý, điều hành công việc của cơ quan đảng, các cơ quan nhà nước, các tổ chức kinh tế, tổ chức chính trị - xã hội, các đơn vị vũ trang nhân dân.

88

2. Nội dung công tác văn th ư

Công tác văn thư bao gồm những nội dung cơ bản sau:- Soạn thảo, ban hành văn bản;- Quản lý văn bản và tài liệu khác hình thành trong

„s quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức: cụ thê là quan lývăn bản đi; quản lý văn bản đên và lập hô sơ, nộp hô sơ

n vào lưu trữ cơ quan;p - Quản lý và sử dụng con dấu cơ quan.

3. N gư ời làm công tác văn th ư

Trong cơ quan, tổ chức, tất cả những ai làm việc với văn bản, giấy tò, tài liệu đều là ngươi làm cong tac van

3 thư. Trong cơ quan, tổ chức thường có ngươi lam van thư 1 chuyên trách hoặc kiêm nhiệm công tác văn thư cua cơ

quan, tổ chức: đóng dấu và quản lý văn bản đi, văn bản đên trong cơ quan, tổ chức.

Câu hỏi 38: Ý nghĩa, yêu cầu của công tác văn thư?

Trả lời:

1. Ý nghĩa của công tác văn th ư

- Công tác văn thư bảo đảm cung câp kíp thơi, đay chính xác những thông tin cần thiết phục vụ quản lý nhà uước của mỗi cơ quan, đơn vị nói chung.

- Làm tốt công tác văn thư sẽ góp phần giải quyết công việc của cơ quan được nhanh chóng, chính xác, năng suât, chất lượng, đúng chính sách, đúng chê độ, giư gm bi mạt của Đảng và Nhà nước; hạn chế được bệnh quan liêu giây

— — -— IT " • - ~ *

89

tờ, giảm bớt giấy tồ vô dụng và việc lợi dụng văn bản của Nhà nước để làm những việc trái pháp luật.

- Làm tốt công tác vãn thư giúp giữ lại đầy đủ chứng cứ về mọi hoạt động của cơ quan cũng như hoạt động của các cá nhân, làm bằng chứng pháp lý khi cần thiết.

- Công tác văn thư được làm tốt sẽ là công cụ để kiểm soát việc thực thi quyền lực của các cơ quan, tố chức và cá nhân.

- Làm tốt công tác văn thư sẽ tạo điều kiện tốt cho tài liệu đầu vào của công tác lưu trữ.

2. Yêu cầu của công tác văn thư

Để làm tốt công tác văn thư, cần phải đảm bảo các yêu cầu sau:

- Nhanh chóng: từ khâu xây dựng cho đến khâu ban hành và giải quyết văn bản.

- Chính xác: cả về nội dung, hình thức, thể thức và cách dùng từ ngữ trong văn bản.

- Bí mật: về mặt thông tin, văn bản sắp xếp ngăn nắp, gọn gàng, tránh mất mát, thất lạc.

- Hiện đại: Đó là sự ứng dụng các tiến bộ của khoa học kỹ thuật vào việc soạn thảo văn bản, chuyển giao văn bản, tiếp nhận văn bản, quản lý văn bản...

Câu hỏi 39: Những ai có trách nhiệm đối với công tác văn thư trong cơ quan?

Trả lời:Người có trách nhiệm thực hiện công tác văn thư trong

cơ quan bao gồm:

90

aa * Thủ trưởng cơ quan;- C hánh vàn phòng (hoặc trưởng phòng hành chính);

^ ' Trưởng các đơn vị;Cán bộ văn thư - lưu trữ;

lê’ ^ ac cán bộ, công chức, viên chức khác.

Câu hỏi 40: Nguyên tắc quản lý văn bản, lập hổ

Ịjị s ơ va nộp hổ sơ, tài liệu vào lưu trử cơ quan?

Trả lời:

Tât cả văn bản đi, văn bản đến của cơ quan, tổ chức j hhai dược quản lý tập trung tại văn thư cơ quan để làm

Ciu tục tiêp nhận, đăng ký; trừ những loại văn bản được 1 đang ký riêng theo quy định của pháp luật. Những văn

han đên không được đăng ký tại văn thư, các đơn vị, cá

nhân không có trách nhiệm giải quyết.* Văn bản đi, văn bản đến thuộc ngày nào phải được

^ăng ký, phát hành hoặc chuyển giao trong ngày, chậm nhât là trong ngày làm việc tiếp theo. Văn bản đến có dong dâu chỉ các mức độ khẩn: “Hỏa tôc” (kể cả “Hỏa tôc hẹn giờ”), “Thượng khẩn” và “Khẩn” phải được đăng ký, *annh và chuyển giao ngay sau khi nhận được. Văn bản khẩn đi phải được hoàn thành thủ tục phát hành vàchuyên phát ngay sau khi văn bản được ký.

- Văn bản, tà i liệu có nội dung mang bí m ật nhà nước hược đăng ký, quản lý theo quy định của pháp luật hiện

hanh về bảo vệ bí m ật nhà nước.

91

- Người được giao giải quyêt, theo dõi công việc của cc quan, tổ chức có trách nhiệm lập hồ sơ vê công việc được giao và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan.

Hồ sơ được lập phải bảo đảm các yêu cầu sau:- Phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của cơ quan,

đơn vị; đúng công việc mà cá nhân chủ trì giải quyết;- Văn bản, tài liệu trong mỗi hồ sơ phải đầy đủ, hoàn

chỉnh, có giá trị pháp lý, có môi liên hệ chặt chẽ vói nhau và phản ánh đúng trình tự diễn biến của vấn đề, sự việc hoặc trình tự giải quyết công việc.

- Hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào lưu trữ cơ quan phải đủ thành phần, đúng thời hạn và thủ tục quy định.

- Văn bản, hồ sơ, tài liệu phải được lưu giữ, bảo vệ, bảo quản an toàn, nguyên vẹn và sử dụng đúng mục đích trong quá trình tiếp nhận, chuyển giao, giải quyết công việc.

Câu hỏi 41 :Văn bản đi là gì? Văn bản đi bao gồm những nhóm văn bản nào?

Trả lời:- Văn bản đi là tấ t cả các loại văn bản, bao gồm văn

bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản sao văn bản, văn bản nội bộ và văn bản mật) do cơ quan, tổ chức phát hành.

- Văn bản đi bao gồm ba nhóm văn bản sau: nhóm văn bản quy phạm pháp luật; nhóm văn bản hành chính và nhóm văn bản chuyên ngành.

92

C0 kỏi 42: Quy trình quản lý văn bản đi?

?c Trả lời:

Quy tr ìn h quản lý văn bản đi bao gồm các bước cơ bán sau:

^' ^ lern tra thê thức và kỹ thuật trình bày văn an’ sô'và ngày, tháng, năm của văn bản;

Bước 2: Đóng dâu lên văn bản;- Bước 3: Đăng ký văn bản;

Bươc 4 : Lam thu tục chuyên phát và theo dõi văn bản đi;

Bưốc 5: Sắp xêp và lưu văn bản.

Cau hỏi 43: Trách nhiệm của cán bộ văn thư ỈOng việc kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày

vàn bản đi?

Trả lời:

Cán bộ văn th ư có trách nhiệm soát lại lần cuối cả ac yêu tô về th ể thức văn bản theo quy định hiện hành.

Ki em tra hình thức, kỹ thuật trình bày văn bản theo ^Unể tiêu chuẩn mà Nhà nước quy định. Nêu phát hiện 0 sai sót thì văn thư báo cáo người có trách nhiệm xem

xét’ giải quyết.

Câu hỏi 44: Việc ghi sô cho văn bản đi như thê nào?

Trả lời:- Sô' của văn bản quy phạm pháp luật bao gồm thứ tự

^ầng ký được đánh theo-từng loại văn bản do cơ quan ban

93

hành trong một năm và năm ban hành văn bản đó. Sô được ghi bằng chữ số Arập, bắt đầu từ số 01 vào ngày đầu năm và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hằng năm; năm ban hành phải ghi đầy đủ các số, ví dụ: 2004, 2005;

- Sô' của văn bản hành chính là sô' thứ tự đăng ký văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành trong một năm. Tất cả văn bản đi của cơ quan, tổ chức được ghi sô' theo hệ thống sô' chung của cơ quan, tổ chức do văn thư thông nhất quản lý; trừ trường hợp pháp luật có quy định khác;

- Việc ghi sô' văn bản quy phạm pháp luật được thực hiện theo quy định và đăng ký riêng;

- Việc ghi sô' văn bản hành chính thực hiện theo quy định đăng ký như sau:

+ Các loại văn bản: chỉ thị (cá biệt), quyết định (cá biệt), quy định, quy chế, hưống dẫn được đăng ký vào một sổ và một hệ thông sô'.

+ Các loại văn bản hành chính khác được đăng ký vào một sổ và một hệ thông sô' riêng.

- Văn bản mật đi được đăng ký vào một sổ và một hệ thông sô' riêng.

Câu hỏi 45: V iệ c gh i ngày, tháng, năm ban hành văn bản đi như thê nào?

Trả lời:

- Ngày, tháng, năm ban hành văn bản quy phạm pháp luật do Quốc hội, ửy ban Thường vụ Quốc hội, Hội đồng nhân dân ban hành là ngày, tháng, năm văn bản được thông qua.

94

) - Ngày, tháng, năm ban hành văn bản quy phạm pháp1 'uạt khác và văn bản hành chính là ngày, tháng, năm văn1 bản được ký ban hành.

Ngày, tháng, năm ban hành văn bản phải được viếtI đay đủ ngày..... tháng.....năm và các sổ’ chỉ ngày, tháng,

nam‘ Các sô chỉ ngày, tháng, năm dùng chữ sô" Arập; đối yơi những sô nhỏ hơn 10 và tháng 1, 2 phải ghi thêm số 0

trước sô đó.

Câu hỏi 46: Việc đóng dâu cho văn bản đi được thực hiện như thế nào?

Trả lời:

- Dâu cơ quan được đóng cho văn bản đi của cơ quan, ^au đóng vào văn bản phải rõ ràng, đúng mẫu mực dấu theo quy định của Nhà nưóc. Khi đóng dâu lên chữ ký tỉ ong văn bản, dấu được đóng trùm lên một phần ba chữ ký về phía bên trái.

• Dâu treo được đóng lên phụ lục kèm theo văn bản. VỊcủa dâu treo trong văn bản nằm ở trang đầu, trùm lên

^ộ t phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tên của phụ lục.■ Dâu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép phải

CUa văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phân các *"ơ giây. Mỗi dâ"u chỉ đóng lên không quá 5 tờ giây. Dâu ^ áp lai còn được đóng ở giữa hai trang của quyển sổ, sách

có chữ viêt. Không đóng cho các trang chưa có chữ viêt

h°ặc đang còn ô trông chưa viết.- Đóng dâu chỉ các mức độ khẩn ("Hỏa tốc", "Hỏa tôc

bẹp già»; "Thượng khẩn" và "Khẩn") vào văn bản đi theo

95

quyết định của người ký văn bản. Dấu chỉ mức độ khẩ được đóng vào khoảng trông bên dưới sô' và ký hiệu củ văn bản có tên loại và được đóng vào khoảng trông bê dưới trích yếu nội dung của công văn.

- Đóng dấu chỉ các mức độ mật ("Tuyệt mật", "Ti mật", "Mật") vào văn bản đi theo quyết định của ngư< duyệt ký văn bản. Dấu chỉ mức độ mật được đóng và khoảng trông bên dưới sô' và ký hiệu của văn bản có tê loại và được đóng vào khoảng trống bên dưới trích yếu n< dung của công văn.

- Chụp các dấu khác cho văn bản đi (nếu có).

Câu hỏi 47: Hiện nay ở các cơ quan thường á dụng các hình thức nào để đăng ký văn bản đi?

Trả lời:

Hiện nay việc đăng ký văn bản đi thường áp dụng hí hình thức: đăng ký văn bản đi bằng sổ và đăng ký văn bả đi bằng cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đi trên máy vi tính.

Câu hỏi 48: Việc đăng ký văn bản đi bằng s được thực hiện như thế nào?

Trả lời:

Việc đăng ký văn bản đi bằng sổ được thực hiệ như sau:

- Lập sổ đăng ký văn bản đi theo mẫu quy định: s đăng ký văn bản đi loại thường; sổ đăng ký văn bả: m ật đi.

96

ânủaên

'ô'irờiàoỉnôi

M âu sổ đăng ký văn bản đi (loại thường) và cách ghiso theo Phụ lục VII của Thông tư số 07/20l2/TT-BxW

^ f ay 22-11-2012 của Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý vănn’ hô sơ và nộp lưu hồ sơ,tài liệu vào lưu trữ cơ

(sau đây gọi chung là Thông tư số 07/2012/TT-BNV của Bộ Nội vụ).

M âu sô đăng ký văn bản mật đi cũng giông như sổ ký văn bản đi (loại thường), nhưng phần dùng để

„ an^ ký văn bản có bổ sung cột “Mức độ mật” ngay sau cột , en trích yêu nội dung văn bản” theo Phụ lục VII

CUa Thông tư số 07/2012/TT-BNV của Bộ Nội vụ.Cach ghi sổ đăng ký văn bản mật đi được thực hiện

^°'ng tự như đối với văn bản đi (loại thường) theo hưống g 11 tại Phụ lục VII của Thông tư sô của

Ự‘Ọ ^ vụ; r iêng ỎI cột “Mức độ mật” phải ghi rõ độ mật ^ 9 Tôi mật” hoặc ‘Tuyệt mật”) của văn bản; đôi với

an ban đi độ “Tuyệt mật” thì chỉ được ghi vào cột trích yeu nbi dơng sau khi được phép của người có thẩm quyền.

hỏi 49: Việc đăng ký văn bản đi băng cơ sở hệu quản lý văn bản đi trên máy vi tính được

ực hiện như th ế nào?

Trả lòi;

đ TriJóc hết, cần hiểu cơ sỏ dữ liệu là tập hợp các dữ liệu ^ Ợc sắp xếp, tổ chức để truy cập, khai thác, quản lý và ^ 7 nhật thông qua phương tiện điện tử. Trong đó, phương

ẹn đl?n tử là phương tiện--hoạt động dựa trên công nghệ

•150 ^hòi- đáp... 97

điện, điện tử, kỹ thuật sô", từ tính, truyền dẫn không dây quang học, điện từ hoặc công nghệ tương tự.

Việc đăng ký (cập nhật) văn bản đi vào cơ sở dữ liệi quản lý văn bản đi được thực hiện theo hướng dẫn sì dụng chương trình phần mềm quản lý văn bản của C( quan, tổ chức cung cấp chương trình phần mềm đó.

Quy trình chung đối với việc quản lý văn bản đi bằnị cơ sở dữ liệu đối với người làm công tác văn thư như sau:

- Văn thư nhận văn bản giấy từ cán bộ, công chức viên chức chuyên môn đã có sự kiểm tra về nội dung của trưởng đơn vị (thông thường được thể hiện bằng chữ ký tắt của trưởng đơn vị);

- Chuyển văn bản cho pháp chế cơ quan và lãnh đạo văn phòng để kiểm tra về pháp chế, hình thức, thể thức, kỹ thuật (thông thường được thể hiện bằng chữ ký tắt của pháp chế cơ quan và lãnh đạo văn phòng);

- Trình văn bản cho lãnh đạo cơ quan để ký ban hành;- Đăng ký văn bản đi và làm thủ tục phát hành, bao

gồm các công việc: đóng dấu cho văn bản; đăng ký văn bản trong phân hệ quản lý văn bản đi; làm thủ tục chuyển phát văn bản đi và lưu văn bản đi theo quy định.

Văn bản đi được đăng ký vào cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đi phải được in ra giây để ký nhận bản lưu hồ sơ và đóng sổ để quản lý.

Câu hỏi 50: Quy định về việc nhân bản, in, sao văn bản đi như thê nào?

Trả lời:

- Văn bản đi được nhân bản theo đúng sô" lượng được

98

uửơ

xác định ở phần Nơi nhận của văn bản và đúng thời gian

quy định.- Việc in, sao, chụp văn bản đi thuộc bí mật nhà nước

phải theo quy định của Nhà nưốc như sau:+ Phải tiến hành ở nơi bảo đảm bí mật, an toàn va do

lãnh đạo của cơ quan, tổ chức ở trung ương và đìa phương

trực tiếp quản lý văn bản quy định.- - - . , 0 >— -1 T-» can.

ãêp quản lý văn bản quy định.Người có thẩm quyền in, sao, chụp văn bản đi quyêt

đinh về sô' lượng được in, sao, chụp văn ban bí mật nha ưước. Văn bản in, sao, chụp phải được bảo mật như tai liệu gốc. Chỉ in, sao, chụp đúng sô' bản đã được quy định. s au khi in, sao, chụp xong phải kiểm tra lại và huy ngay

dư thừa và những bản in, sao, chụp hong.+ Không sử dụng máy tính đã nôi mạng internet đanh

^áy, in, sao văn bản bí mật.

Câu hỏi 51: Làm thủ tục phát hành văn bản như

thê' nào?

Ấ. ra lui:Việc làm thủ tục phát hành cho văn bản bao gồm các

công việc chính sau: lựa chọn bì; vào bì và dan ư ong dâ'u độ khẩn, dấu độ mật và dấu khác lên bì. Cụ t

- Cách lưa chon bì 9a z ban phải 06 kích thu6ọ Mn h » kích thưaccủa

vồn bản; đươc làm bằng loại giấy dai’ mề” ; khÓ »ưôc, không nhìn thấu quá được và có định lượng

99

từ 80gram/m2 trở lên. Căn cứ vào sô lượng tờ văn bản đ lựa chọn kích cỡ của bì như sau:

Loại 307 m m X 220 m m : dùng cho văn bản đượ trình bày trên giấy khổ A4 đưa vào bì ở dạng để nguyêi khổ giấy;

Loại 220 mm X 158 mm: dùng cho văn bản được trìnl bày trên giây khổ A4 đưa vào bì ở dạng được gấp làm 2 phầi bằng nhau;

Loại 220 mm X 109 mm: dùng cho văn bản được trìnl bày trên giấy khổ A4 đưa vào bì ở dạng được gấp làm bí phần bằng nhau;

Loại 158 m m X 115 m m : dùng cho văn bản được trìnl bày trên giấy khổ A4 đưa vào bì ở dạng được gấp làm 4 phầr bằng nhau.

Văn bản mang bí mật nhà nưốc gửi đi phải làm b: riêng. Giây làm bì phải dùng loại giấy dai, khó thấm nước không nhìn thấu qua được.

- Vảo bỉ và d á n bì

Tùy theo sô" lượng và độ dày của vãn bản mà lựa chọn cách gấp văn bản để vào bì. Khi gấp văn bản cần lưu ý đê m ặt giấy có chữ vào trong, không làm nhàu văn bản.

Hồ dán bì phải có độ kết dính cao, khó bóc, dính đều; mép bì được dán kín, không bị nhăn; không để hồ dán dính vào văn bản để khi bóc bì không làm rách tài liệu hoặc bị mất chữ, gây trở ngại cho người nhận khi xử lý, giải quyết.

100

để

ÍỢC

ên

tih

ần

ih>a

h

n

- Đóng dấu dô khẩn, dấu đô mật và dấu khác lên bì

Trên bì văn bản khẩn: phải đóng dâu độ khẩn đúng

như dâu độ khẩn đóng trên văn bản trong bì.Trên bì văn bản mật: ngoài đóng dấu chữ c (con dâu

chữ “C” in hoa n é t đậm. nằm trong đường viển tròn, đường

kl'nh 1,5 cm).Trên bì văn bản tồi mật: ngoài bì đóng dâu chữ B (con

dấu chữ “B” in hoa nét đậm, nằm trong đường viền tròn,

dường kính 1,5 cm).Trên bì văn bản tuyệt mật: văn bản tuyệt mật gưi

bằng ha i bì:+ Bì trong: ghi rõ số, ký hiệu của văn bản, tên người

nhận , đóng dấu “Tuyệt m ật”. Nếu là tà i liệu, vật gửi đích

danh người có trách nhiệm giải quyêt thì đóng dâu Chi

ưgưòi có tên mới được bóc bì”.+ Bì ngoài: ghi như gửi văn bản thương, đong dau ky

hiệu chữ A (con dấu chữ “A” in hoa nét đậm, năm trong

dường viền tròn, đường kính 1,5 cm).

Câu hỏi 52: Cách trình bày bì như thế nào?

Trả lời:Trên bì văn bản được trình bày những yêu tô sau:

- Tên cơ quan, tổ chức gửi văn ban;- Địa chỉ của cơ quan, tổ chức (nêu can);

- Sô" điện thoại, số fax (nêu cân);- Địa chỉ e-mail, website của cơ quan, tô chức (nêu có);

• Sô, ký hiệu của văn bản trong phong bi,

1 0 1

- Dấu chỉ mức độ "Mật", "Khẩn" (nếu có);- T ên cơ quan , tổ chức hoặc đơn vị, cá n h ân nhậ]

văn bản ;- Địa chỉ của cơ quan, tổ chức đơn vị, cá nhân nhậ]

văn bản;- Biểu tượng của cơ quan, tổ chức (nếu có).

Câu hỏi 53: Chuyên phát văn bản đi và theo dõ việc chuyển phát văn bản đi như thế nào?

Trả lời:1.Chuyển p h á t văn bản d i

Có th ể chuyển p h á t văn bản đi theo ba cách: chuyểr giao trực tiếp; chuyển qua đường bưu điện; chuyển bằng máy fax, qua mạng. Cụ thể:

- Chuyển giao trực tiếp cho các đơn vị, cá nhân trong cơ quan, tổ chức: Trường hợp cơ quan, tổ chức có số lượng văn bản đi được chuyển giao nội bộ nhiều và việc chuyển giao văn bản được thực hiện tập trung tại văn thư thì phải lập sổ chuyển giao riêng. Mẫu sổ chuyển giao văn bản đi và cách ghi sổ theo Phụ lục IX của Thông tư số 07/2012/TT-BNV của Bộ Nội vụ.

Trường hợp cơ quan, tổ chức có sô lượng văn bản đi được chuyển giao ít và việc chuyển giao văn bản do văn thư trực tiếp thực hiện thì sử dụng sổ đăng ký văn bản đi để chuyển giao văn bản và sử dụng cột “Đơn vị, người nhận bản lưu” để ký nhận văn bản; người nhận văn bản phải ký nhận vào sổ.

1 0 2

- Chuyển giao trực tiếp cho các cơ quan, tổ chức khác.Tât cả văn bản đi do văn thư hoặc người làm giao liên

cơ quan, tổ chức chuyển trực tiếp cho các cơ quan, tổ chức khác đều phải được đăng ký vào sổ chuyển giao văn bản đi. Khi chuyển giao văn bản, người nhận văn bản phải ký nhận vào sổ.

- Chuyển phát văn bản đi qua bưu điện.Tất cả văn bản đi được chuyển phát qua bưu điện đểu

phải đăng ký vào sổ. Mẫu sổ gửi văn bản đi bưu điện và cách ghi sổ thực hiện theo hướng dẫn tại Phụ lục X của Thông tư số 07/2012/TT-BNV của Bộ Nội vụ.

Khi giao bì văn bản, phải yêu cầu nhân viên bưu điện

kiểm tra , ký nhận và đóng dâu vào sổ (nêu có).- Chuyển phát văn bản đi bằng máy fax, qua mạng.Trong trường hợp cần chuyển phát nhanh, văn ban đi

được chuyển cho nơi nhận bằng máy fax hoặc qua mạng, sau đó phải gửi bản chính.

- Riêng đối với việc chuyển phát văn bản mật cân thực hiện như sau:

+ Khâu vận chuyển: Văn bản mang bí mật nha nươc khi vận chuyển phải được đựng trong bao bì chăc chăn bằng vật liệu phù hợp; khi cần thiêt phải niêm phong theo Quy định; có phương tiện vận chuyển bảo đảm an toàn trong mọi tình huống; trưòng hợp xét thấy cần thiết thì Phải bố trí người bảo vệ việc vận chuyển các văn bản đó.

Vận chuyển văn bản mang bí mật nhà nước ở trong nước do cán bộ làm công tác bảo mật, hoặc cán bộ giao liên riêng của cơ quan, tổ chức thực hiện. Nếu vận chuyển,

103

giao nhận theo đường bưu điện phải thực hiện theo qu định riêng của.ngành bưu điện.

Vận chuyển, giao nhận văn bản mang bí mật nhà nướ giữa các cơ quan, tổ chức trong nước với các cơ quan, t< chức của Nhà nưốc Việt Nam ở nước ngoài do lực lượnj giao liên ngoại giao thực hiện.

+ Khâu giao nhận: Mọi trường hợp giao, nhận văn bảr mang bí mật nhà nước giữa những người: người dự thảo văn thư, giao thông viên, người có trách nhiệm giải quyết người lưu giữ, bảo quản.... đểu phải vào sổ, có ký nhậr giữa bên giao và bên nhận.

Nếu văn bản mang bí mật nhà nước được truyền đưg bằng phương tiện viễn thông và máy tính thì phải được mã hóa theo quy định của pháp luật về cơ yếu.

2. Theo dõ i việc chuyển p h á t văn bản đ i

Văn thư có trách nhiệm theo dõi việc chuyển phát văn bản đi, cụ thể như sau:

- Lập phiếu gửi để theo dõi việc chuyển phát văn bản đi theo yêu cầu của người ký văn bản. Việc xác định những văn bản đi cần lập phiếu gửi do đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo văn bản đề xuất, trình người ký văn bản quyết định.

+ Đối với những văn bản đi có đóng dấu “Tài liệu thu hồi”, phải theo dõi, thu hồi đúng thòi hạn; khi nhận lại, phải kiểm tra, đối chiếu để bảo đảm văn bản không bị thiếu hoặc thất lạc.

+ Đôì với bì văn bản gửi đi nhưng vì lý do nào đó mà

104

ơy

ởctôIg

n

t,

n

bưu điện trả lại thì phải chuyển cho đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo văn bản đó; đồng thòi, ghi chú vào sổ gửi văn bản đi bưu điện để kiểm tra, xác minh khi cần thiết.

- Trường hợp phát hiện văn bản bị thấ t lạc, phải kịp thời báo cáo người có trách nhiệm xem xét. giải quyêt.

Câu hỏi 54: Lư u văn bản đi như thê nào?

Trả lời:ỉ.Số lượng bản lưu:Văn bản đi của cơ quan được

]Uu lại tôi thiểu 2 bản (một bản chính và một ban goc). Một bản gốc được lưu tại văn thư cơ quan, một bản chính được lưu lại tại đơn vị soạn thảo. Trong đó, ban goc la ban hoàn chỉnh về nội dung, thể thức văn bản được cơ quan, tổ’ chức ban hành và có chữ ký trực tiếp của người có Uiám quyền; bản chính là bản hoàn chỉnh về nội dung, thê thức văn bản và được cơ quan, tể chức ban hành. Trường hợp văn bản đi được dịch ra tiếng nước ngoài hoặc tiêng dân tộc thiểu số, ngoài bản lưu bằng tiếng Việt phải luôn kèm theo bản dịch chính xác nội dung bản tiếng nước ngoài

hoặc tiếng dân tộc thiểu sô.

2. Cách sắp xếp văn bản lưu:Bản góc lưu tại vàn thu phải duọc đóng dấu và sáp

xêp theo thứ tự đăng ký. , ,Trong cơ quan hiện nay có hai cách sap xep ban lưu

ohư sau:• Cách 1: Sắp xếp văn bàn luu theo thệri gian ban

hành văn bản: Văn bản cỏ số nhỏ. ngày ban hành sám thì

105

xêp trước. Văn bản có sô lớn hơn, ngày ban hành muộr thì xếp sau.

- Cách 2: sắp xếp văn bản lưu theo tên gọi văn bản: Mỗi một tập văn bản tương ứng với một tên gọi cụ thể. Văn bản có sô" nhỏ, ban hành sớm thì xếp trước. Văn bản có sô lớn, ban hành muộn thì xếp sau.

3. Lập hồ sơ văn bản lưu: Cuối tháng (năm) tập lưu hình thành, văn thư cơ quan đưa văn bản lưu vào tờ bìa hồ sơ, đánh số tờ. viết mục lục, chứng từ kết thúc và viết bìa tập lưu. Tập lưu được sắp xếp theo một trật tự nhất định. Sau đó được đưa vào cặp, hộp và xếp lên giá, tủ tài liệu.

4. Q uản lý và sử du n g văn bản lưu:

Tất cả các tập "Văn bản lưu" phải do bộ phận văn thư thuộc phòng hành chính hoặc văn phòng cơ quan quản lý chặt chẽ và thông nhất.

Văn thư có trách nhiệm lập sổ theo dõi và phục vụ kịp thời yêu cầu sử dụng bản lưu tại văn thư theo quy định của pháp luật và quy định cụ thể của cơ quan, tổ chức.

Mẫu sổ sử dụng bản lưu và cách ghi sổ thực hiện theo hướng dẫn tại Phụ lục XI của Thông tư sô" 07/2012/TT-BNV của Bộ Nội vụ.

Câu hỏi 55: Văn bản đến là gì? Quy trìn h quản lý văn bản đến?

Trả lời:- Văn bản đến là tấ t cả các văn bản, bao gồm văn

bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và văn

106

bản chuyên ngành (kể cả bản fax, văn bản được chuyển qua mạng và văn bản mật) và đơn, thư gửi đên cơ quan, tổ chức.

- Quy trình quản lý văn bản đên gồm các bưốc sau:+ Tiếp nhận văn bản đến;+ Đăng ký văn bản đến;+ Trình và chuyển giao văn bản đên;+ Giải quyết và theo dõi, đôn đôc việc giai quyêt văn

bản đến.

Câu hỏi 56: K h i tiếp nhận văn bản đến, văn thư phải làm những gì?

Trả lời:Khi tiếp nhận văn bản đến, văn thư phải thực hiện

ưhững nội dung sau:

1 . Nhản văn bản đến

Khi tiếp nhận văn bản đến từ mọi nguồn, trong giò boặc ngoài giờ làm việc, văn thư hoặc ngươi được giao nhiệm vụ tiếp nhận văn bản đên phai kiem tra so lượng, tình trang bì, dâu niêm phong (nêu có), kiem tra, đoi chieu Với nơi gửi trưốc khi nhận và ký nhạn.

Trường hợp phát hiện thiếu, mất bi, tinh trạng bi không còn nguyên vẹn hoặc văn bàn dưọc chuyển đến muộn hơn thời gian gh. trẽn bì (đối vòi bì văn bàn có đóng dấu “Hỏa tốc hẹn giò”), văn thu hoặc người dược giao nhiệm vụ tiếp nhặn văn-bản dến phải báo cáo ngay ngưòi

107

có trách nhiệm; trương hợp cần thiết, phải lập biên bản với người chuyển vãn bản.

Đỗì với văn bản đến được chuyển phát qua máy fax hoặc qua mạng, văn thư phải kiểm tra số lượng văn bản, sô' lượng trang của mỗi văn bản; nếu phát hiện có sai sót, phải kịp thời thông báo cho nơi gửi hoặc báo cáo người có trách nhiệm xem xét, giải quyết.

2. P h ân loa i sơ bộ, bóc bì văn bản đến

- Các bì văn bản đến được phân loại và xử lý như sau:+ Loại phải bóc bì: các bì văn bản đến gửi cho cơ quan,

tổ chức.+ Loại không bóc bì: các bì văn bản đến có đóng dấu

chỉ các mức độ mật hoặc gửi đích danh cá nhân và các tổ chức, đoàn thể trong cơ quan, tổ chức, văn thư chuyển tiếp cho nơi nhận. Những bì văn bản gửi đích danh cá nhân, nếu là văn bản liên quan đến công việc chung của cơ quan, tổ chức thì cá nhân nhận văn bản có trách nhiệm chuyển lại cho văn thư để dăng ký.

+ Việc bóc bì văn bản mang bí mật nhà nước cần lưu ý các trường hợp sau đây:

Trường hợp văn bản mang bí mật nhà nưốc đến mà bì trong có dấu “Chỉ người có tên mới được bóc bì” thì văn thư vào sổ sô' tài liệu ghi ngoài bì và chuyển ngay đến người có tên trên bì. Nếu người có tên ghi trên bì đi vắng thì chuyển đến người có trách nhiệm giải quyết. Văn thư không được bóc bì.

108

Trường hợp thấy văn bản mang bí mật nhà nước gửi đên mà nơi gửi không thực hiện đúng thủ tục bảo mật thì chuyển đến người có trách nhiệm giải quyết, đồng thời thông tin lại nơi gửi để rút kinh nghiệm. Nếu phát hiện văn bản mang bí mật nhà nước gửi đên có dâu hiệu bị bóc, mở bao bì, lộ lọt bí mật nhà nưốc hoặc tài liệu, vật bị tráo đổi, mất, hư hỏng... thì người nhận phải báo cáo ngay vối thủ trưởng cơ quan, đơn vị để có biện pháp xử lý kịp thời.

- Việc bóc bì văn bản phải bảo đảm các yêu câu:+ Những bì có đóng dâu chỉ các mức độ khân phai

được bóc trước để giải quyết kịp thời;+ Không gây hư hại đôi với văn bản, không bo sót văn

bản trong bì, không làm mất sô, ký hiệu văn ban, đìa chi

cơ quan gửi và dấu bưu điện;+ Đôi chiếu số, ký hiệu ghi ngoài bì vói sô, ký hiệu cua

vãn bản trong bì; nếu văn bản đến có kèm theo phiếu gửi thì phải đối chiếu văn bản trong bì với phiêu gưi, ky xac nhận, đóng dấu vào phiếu gửi và gửi trả lại cho nơi gửi vàn bản; trường hợp phát hiện có sai sót, thong bao cho

tmi gửi biết để giải quyết;+ Đốì với đơn, thư khiêu nại, tô cáo và nhưng van ban

cân phải kiểm tra, xác minh một điểm gì đó hoạc nhưng van bản đến mà ngày nhận cách quá xa ngày, tháng cua van ban thì giữ lại bì và đính kèm với văn bản đê lam bang chưng.

. 3 . Đó ng dấ u “Đ ến”, g h i s ố và ngày đến■ Tất cả văn bản đến thuộc diện đăng ký tại văn thư

Phải được đóng dấu “Đến-”;'ghi số đến và ngày đến (kể

L 109

cả giờ đến trong những trường hợp cần thiết). Đôi vớ văn bản đến được chuyển qua fax và qua mạng, troni trường hợp cần th iêt, phải sao chụp hoặc in ra giấy vi đóng dấu “Đến”.

- Những văn bản đến không thuộc diện đăng ký tạ văn thư (văn bản gửi đích danh cho tổ chức, đoàn thể, dơi vị hoặc cá nhân) thì chuyển cho nơi nhận mà không phả đóng đấu “Đến”.

- Việc đóng dâu “Đến” lên văn bản nhằm xác nhận văr bản đã đến cơ quan và qua văn thư cơ quan. Để bảo đản tính xác thực của văn bản, thủ trưởng cơ quan chỉ cho j kiến chỉ đạo khi văn bản đã có dâu đến.

Dấu “Đến” được đóng rõ ràng, ngay ngắn vào khoảng giấy trông dưối số, ký hiệu (đối với những văn bản có têr loại), dưới phần trích yếu nội dung (đốì với công văn) hoặc vào khoảng giấy trông dưới ngày, tháng, năm ban hành văn bản.

- Mẫu dấu “Đến” và cách ghi các thông tin trên dấu “Đến” thực hiện theo hướng dẫn tại Phụ lục I của Thông tư sô' 07/2012/TT-BNV của Bộ Nội vụ.

Theo đó, dấu “Đến” phải được khắc sẵn, hình chũi nhật, kích thước 35 mm X 50 mm. Mẫu dấu “Đến” được trình bày như minh họa tại hình vẽ dưối đây:

35 m m

50 m m

TÊN Cơ QUAN, TỔ CHỨC Số:....................

ĐẾNNgày:...............

Chuyển: ...........................Lưu hồ sơ sô":...................

1 1 0

utl

Cách ghi các nội dung thông tin trên dấu “Đến”: ^+ Số đến: là so thứ tự đăng ký văn bản đến. Số đến

được đánh liên tục, bắt đầu từ sô 01 vào ngay đau nam vakết thúc vào ngày 31 tháng 12 hăng năm. , ^

+ Ngày đến: là ngày, tháng, năm cơ quan, to chưcnhận được văn bản (hoặc đơn, thư), đóng dau đen va ang ký; đốì vối những ngày dưối 10 và tháng 1, 2 thi p < sô 0 ỏ trước; năm được ghi bằng hai chư so CU01 cví dụ: 03-01-11, 27-7-11, 31-12-11. „TWrtn_

+ Giờ đến: đôì với văn bản đên có đóng au - khẩn” va “Hoa toe” (kể cả “Hỏa tốc hẹn giờ”), văn t ư p ai ẽhi giò nhận (trong những trường hợp cân thiet, can g

^ Chụyển: ghỉ tên^đơn vị hoặc cá nhân có trách hilìện,

a i+L ưu hồ sơ số: ghi số, ký hiệu hồ sơ mà văn bản đượclập theo Danh mục hồ sơ cơ quan.

. . nuan thường ápCâu hỏi 57: H iện nay ở các cơ q" a" “ aên?

qựng các h ình thức nào đê dăng ky van

Trả lời: ,, ... hường áp dụngHiên nay việc đăng ký văn ban đăng kýhình thức: đăng ký văn bán đen a g kản đến trên

Vàn bản đến bằng cơ sở dữ liệu quản lý va^áy vi tính.

, . , hản đến bằng sổC âu hỏi 58: V iệc đăng ký vãn

ưhư thế nào?

Trả lời:T AI VA n A

1 1 1

đăng ký văn bản đến (loại thường); sổ đăng ký văn bản m ật đến.

- Mẫu sổ đăng ký văn bản đến (loại thường) và cách ghi sổ theo Phụ lục II của Thông tư sô '07/2012/TT-BNV của Bộ Nội vụ.

- Mẫu sổ đăng ký văn bản mật đến cũng giông như sổ đăng ký văn bản đến (loại thường), nhưng phần đăng ký có bổ sung cột “Mức độ mật” ngay sau cột “Tên loại và trích yếu nội dung”.

Cách ghi sổ đăng ký văn bản mật đến được thực hiện tương tự như đăng ký văn bản đến (loại thường) nhưng riêng ở cột “Mức độ mật” phải ghi rõ độ mật (“Mật”, “Tối m ật” hoặc “Tuyệt m ật”) của văn bản đến; đối vối văn bản đến độ “Tuyệt mật”, thì chỉ được ghi vào cột trích yếu nội dung sau khi được phép người có thẩm quyền.

- Lưu ý: Văn thư phải đăng ký văn bản đến vào sổ một cách đầy đủ, rõ ràng, chính xác các thông tin cần thiết về văn bản; không viết bằng bút chì, bút mực đỏ; không viết tắ t những từ, cụm từ không thông dụng.

Câu hỏi 59: Căn cứ vào đâu để lập các loại sổ đăng ký văn bản đến?

Trả lời:

Căn cứ sô' lượng văn bản đến hằng năm, các cơ quan, tổ chức quy định việc lập các loại sổ đăng ký cho phù hợp. Cụ thể như sau:

- Trường hợp cơ quan, tổ chức có dưới 2.000 văn bản

1 1 2

đên, nên lặp hai sổ: sổ đăng ký văn bản đến dùng để đăng ký tâ t cả các loại văn bản (trừ văn bản mật) và sổ đăng ký văn bản mật đến;

- Trường hợp cơ quan, tổ chức có từ 2.000 đến dưới 5.000 văn bản đến, nên lập ba sổ, ví dụ: sổ đăng ký văn bản đến của các bộ, ngành, cơ quan trung ương; sổ đăng ký văn bản đến của các cơ quan, tổ chức khác; sổ đăng ký văn bản mật đến;

- Trường hợp cơ quan, tổ chức có trên 5.000 văn bản đến, nên lập các sổ đăng ký chi tiêt theo nhóm cơ quan giuo dịch nhất định và sổ đăng ký văn bản mật đên;

- Các cơ quan, tổ chức hằng năm tiêp nhận nhiều đơn, thư khiếu nại, tô" cáo thì lập sổ đăng ký đơn, thư riêng;

- Đối với những cơ quan, tổ chức hằng năm tiêp nhận, giải quyết sô lượng lớn yêu cầu dịch vụ hành chính công hoặc các yêu cầu, để nghị khác của cơ quan, tô chức và công dân thì lập thêm các sổ đăng ký yêu cầu dịch vụ theo quy định của pháp luật.

Câu hỏi 60: Việc đăng ký văn bản đên băng cơ sơ dữ liệu quản lý văn bản đến trên máy vi tính như thế nào?

Trả lời:

Việc đăng ký (cập nhật) văn bản đên vào cơ sơ dữ liệu quản lý văn bản đến được thực hiện theo hương dân sư dựng chương trình phần mềm quản lý văn ban cua cơ quan, tổ chức cung cấp chương trình phân mêm đó.

a- 150câuhỏi-đáp... 113

Quy trình chung đô'i với việc quản lý văn bản đến bằng cơ sở dữ liệu đôi với người làm công tác văn thư như sau:

- ĐỐI với văn bản giấy đến:+ Tiếp nhận văn bản đến;+ Phân loại sơ bộ (loại bóc bì và loại không bóc bì);+ Bóc bì văn bản đến (đôi với loại được bóc bì);+ Đóng dấu "Đến", ghi sô" và ngày đến;+ Đăng ký văn bản đến trong phân hệ quản lý văn

bản đến;+ Scan văn bản đến và đính kèm biểu ghi văn bản đến

trong phân hệ quản lý văn bản đến;+ Chuyển cho người có trách nhiệm cho ý kiến phân

phối văn bản đến (lãnh đạo văn phòng hoặc lãnh đạo cơ quan, tổ chức).

Lưu ý: Văn bản đến bằng giấy sau khi scan được văn thư cơ quan giữ lại. Sau khi nhận được ý kiến phân phối văn bản đến qua mạng, văn thư cơ quan chuyển văn bản giấy cho cán bộ, công chức, viên chức chuyên môn được giao chủ trì giải quyết. Loại văn bản scan được thực hiện theo quy định của từng cơ quan.

- ĐỐI với văn bản điện tử gửi đến qua mạng:+ Kiểm tra tính xác thực về nguồn gôc nơi gửi và sự

toàn vẹn của văn bản;+ Đăng ký văn bản đến trong phân hệ quản lý văn

bản đến;+ Đính kèm biểu ghi văn bản đến trong phân hệ quản

lý văn bản đến;

114

+ Chuyển cho người có trách nhiệm cho ý kiến phân phôi văn bản đến (lãnh đạo văn phòng hoặc lãnh đạo cơ quan, tổ chức).

Văn bản đến được đăng ký vào cơ sở dữ liệu quản lý vân bản đến phải được in ra giấy để ký nhận bản chính và dóng số để quản lý.

Không sử dụng máy vi tính nôi mạng nội bộ và mạng diện rộng để đăng ký văn bản mật đên.

Câu hỏi 61: Quy đinh về viêc trình văn bản ^ên và lả y ý kiến phân phôi giải quyêt đôi với vàn bản đến?

Trả lời:

- Sau khi đăng ký văn bản đên (văn bản đên chi được tHnh khi đã đăng ký vào sổ đăng ký văn bản đên), văn thư phải trình kịp thòi cho người đứng đầu cơ quan, tô chức hoặc người được người đứng đầu cơ quan, tô chức giao trách nhiệm xem xét và cho ý kiến phân phôi, chi đạo giai qưyêt. Văn bản đến có dâu chỉ các mức độ khân phai được trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được.

- Căn cứ nội dung của văn bản đên; quy chê lam việc cửa cơ quan, tổ chức; chức năng, nhiệm vụ và kê hoạch công tác được giao cho các đơn vị, cá nhân, ngươi có thâm 'íưyền phân phốỉ văn bản cho ý kiên chì đạo giai quyêt vàthời hạn giải quyết văn bản (nêu cần).

Đổi với văn bản đến liên quan đên nhieu đơn VỊ hoặc hhiều cá nhân thì cần ghi rố đơn vị hoặc cá nhân chủ trì,

115

đơn vị hoặc cá nhân phổi hợp và thời hạn giải quyết củ mỗi đơn vị, cá nhân (nếu cần).

Ý kiến phân phối văn bản được ghi vào mục “Chuyển trong dấu “Đến”. Ý kiến chỉ đạo giải quyết (nếu có) và thò hạn giải quyết văn bản đến (nếu có) cần được ghi và< phiếu riêng. Mẫu Phiếu giải quyết văn bản đến do các c< quan, tổ chức quy định cụ thể. Mẫu Phiếu giải quyết văi bản đến có thể tham khảo ở Phụ lục IV của Thông tư

07/2012/TT-BNV của Bộ Nội vụ.Sau khi có ý kiến phân phối, ý kiến chỉ đạo giải quyế'

(nếu có) của người có thẩm quyền, văn bản đến đượ< chuyển trở lại vãn thư để đăng ký bổ sung vào sổ đăng k) văn bản đến hoặc vào các trường tương ứng trong cơ sở dc liệu quản lý văn bản đến.

Câu hỏi 62: Việc chuyển giao văn bản đến được thực hiện như th ế nào?

Trả lời:

Căn cứ vào ý kiến phân phối của người có thẩm quyền, văn thư chuyển giao văn bản đến cho các đơn vị hoặc cá nhân giải quyết. Việc chuyển giao văn bản phải bảo đảm kịp thời, chính xác, đúng đối tượng, chặt chẽ và giữ gìn bí mật nội dung văn bản.

Sau khi tiếp nhận văn bản đến, văn thư đơn vị phải vào sổ đăng ký, trình người đứng đầu đơn vị xem xét và cho ý kiến phân phối, ý kiến chỉ đạo giải quyết (nếu có). Căn cứ vào ý kiến của người đứng đầu đơn vị, văn thư

116

đơn vị chuyển văn bản đến cho cá nhân trực tiếp theo dõi, giải quyết.

Khi nhận được bản chính của bản fax hoặc văn bản chuyển qua mạng, văn thư phải đóng dấu “Đên”, ghi số và ngày đến như số đến và ngày đến của bản fax, văn ban chuyển qua mạng đã đăng ký trưốc đó và chuyển cho đơn vị hoặc cá nhân đã nhận bản fax, vản bản chuyển qua mạng.

Căn cứ số lượng văn bản đên hằng năm, các cơ quan, tô chức lập sổ chuyển giao văn bản đên cho phù hợp; dưói 2.000 văn bản đến thì dùng sổ đăng ký văn ban đên đê chuyển giao văn bản; nếu trên 2.000 văn bản đên thì lập

s° chuyển giao văn bản đến.Mẫu sổ chuyển giao văn bản đên và cách ghi thực hiẹn

theo hướng dẫn tại Phụ lục V của Thông tư sô 07/2012/TT-BNV của Bộ Nội vụ.

Câu hỏi 63: Việc giải quyết và theo dõi, đôn đôc siải quyết văn bản đến như thê nào?

Trả lời:

- Việc giải quyết văn bản đên được thực hiẹn như sau:+ Khi nhận được văn bản đên, các đơn VỊ, ca nhan co

trách nhiệm giải quyết kịp thồi theo thơi hạn được phap uật quy định hoặc theo quy định của cơ quan, to chưc.

bíhững văn bản đến có dấu chỉ các mức độ khân phải giải ^tiyêt trước.

+ Khi trình người đứng đầu cơ quan, tổ chức xem xét,

117

quyết định phương án giải quyết, đơn vị, cá nhân phả đính kèm theo phiếu giải quyết văn bản đến có ý kiến đi xuất của đơn vị, cá nhân.

+ Đối với văn bản đến có liên quan đến các đơn vị V í

cá nhân khác, đơn vị hoặc cá nhân chủ trì giải quyết phả gửi văn bản hoặc bản sao văn bản đó (kèm theo phiếu giả: quyết văn bản đến có ý kiến chỉ đạo giải quyết của ngườ: có thẩm quyền) để lấy ý kiến của các đơn vị, cá nhân. Khi trình người đứng đầu cơ quan, tổ chức xem xét, quyết định, đơn vị hoặc cá nhân chủ trì phải trình kèm văn bản tham gia ý kiến của các đơn vị, cá nhân có liên quan.

- Việc theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến được thực hiện như sau:

+ Tất cả văn bản đến có ấn định thòi hạn giải quyết phải được theo dõi, đôn đốc về thời hạn giải quyết.

+ Người đứng đầu cơ quan, tố chức giao cho chánh văn phòng, trưởng phòng hành chính hoặc người được giao trách nhiệm thực hiện theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến.

+ Văn thư có nhiệm vụ tổng hợp sô" liệu để báo cáo người được giao trách nhiệm theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến. Trường hợp cơ quan, tổ chức chưa ứng dụng máy vi tính để quản lý văn bản thì văn thư cần lập sổ theo dõi việc giải quyết văn bản đên.

Mẫu Sổ theo dõi giải quyết văn bản đến và cách ghi sổ thực hiện theo hướng dẫn tại Phụ lục VI của Thông tư sô 07/2012/TT-BNV của Bộ Nội vụ.

118

+ Đôi với văn bản đến có dấu “Tài liệu thu hồi”, văn thư có trách nhiệm theo dõi, thu hồi hoặc gửi trả lại nơi gửi theo đúng thòi hạn quy định.

Câu hỏi 64: Khi nào thực hiện việc sao văn bản hên? Có những hình thức sao văn bản nào?

Trả lời:

Văn thư chỉ sao văn bản đến khi có ý kiên chỉ đạo của người có thẩm quyền (thủ trưởng cơ quan hoặc chánh văn phòng). Khi có từ hai đơn vị hoặc từ hai cá nhân trở lên cừng giải quyết một công việc có liên quan đên văn ban hân thì người có thẩm quyền phân phôi văn ban và chi đạo giai quyêt văn bản có ý kiến chỉ đạo việc sao văn ban đên. h ơn vị, các nhân chủ trì thực hiện văn bản đên sẽ nhận han chính còn đơn vị, cá nhân phôi hợp thực hiện văn ban hên sẽ nhận bản sao từ bản chính. Sô lượng bản sao và nơi chuyển bản sao tuân thủ theo ý kiên chỉ đạo cua ngươi co thâm quyền (thủ trưởng cơ quan hoặc chánh van phong).

Có các hình thức sao văn bản đên sau đây:- Sao y bản chính: "bản sao y bản chính' la ban sao

hầy đủ, chính xác nội dung của văn bản và được tnnh bay theo thể thức quy định. Bản sao y bản chính phải được

thực hiện từ bản chính;- Trích sao: "bản trích sao" là bản sao một phần nội

hưng của văn bản và được trình bày theo the thưc quy đinh, ^ản trích sao phải được thực hiện từ ban chinh;

119

- Sao lục: "bản sao lục" là bản sao đầy đủ, chính xái nội dung của văn bản, được thực hiện từ bản sao y bảr chính và trình bày theo thể thức quy định.

Trong đó, "bản chính văn bản" là bản hoàn chỉnh V í

nội dung và thể thức văn bản được cơ quan, tổ chức bar hành. Bản chính có thể được làm thành nhiều bản có giá trị như nhau.

Thể thức và kỹ th u ậ t trình bày của các loại bản sao nói trên theo quy định trong hướng dẫn của Thông tư sô" 01/2011/TT-BNV ngày 19-01-2011 của Bộ Nội vụ hưống dẫn thể thức và kỹ th u ậ t trình bày văn bản hành chính.

ở đây, cần phân biệt bản sao văn bản đến với bản sao được chứng thực từ bản chính. Bản sao được chứng thực từ bản chính được hiểu là bản chụp, bản in, bản đánh máy, bản đánh máy vi tính hoặc bản viết tay có nội dung đầy đủ, chính xác như sổ gô"c hoặc bản chính. Trên cơ sở bản sao và bản chính, sổ gốc, cơ quan có thẩm quyền (phòng tư pháp huyện, quận, thị xã, thành phô" thuộc tỉnh; ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn; cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự của nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam ở nước ngoài theo quy định của Nghị định sô" 79/2007/NĐ-CP ngày 18-5-2007 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gô'c, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký) sẽ cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính.

1 2 0

Câu hỏi 65: Có những loại con dấu nào của cơ quan, tố chức nhà nước?

Trả lời:Cơ quan, tổ chức nhà nưốc có những loại con dâu chu

yêu sau:- Con dấu cơ quan;- Các con dâu chỉ các mức độ khân: "Hoa tôc , Hoa toc

hẹn giờ", "Thượng khẩn", "Khẩn";- Các con dâu chỉ các mức độ mật: Tuyẹt mạt , Toi

mật", "Mật";- Con dấu ghi chức vụ;- Con dấu ghi tên;- Con dấu chỉ phạm vi lưu hành;- Con dấu đến.

Câu hỏi 66: Ý nghĩa của con dấu cơ quan và ý ^ghĩa của dâu cơ quan trên văn bản?

Trả lời:

1. Ý nghĩa của con dâu cơ quan

Con dấu cơ quan thể hiện vị trí pháp ly va tư ca Pháp nhân của cơ quan, tổ chức; khăng đinh gia trỊ p p !ý đối với các văn bản, giấy tờ của cơ quan, to c chức danh nhà nước. Con dấu được quản lý theo quy Ịn

°ửa Nhà nước.

2. Ý nghĩa của dâu cơ quan tren van ba■p. A A . „ 1ổ-n văn bản là thành phần để- Dấu cơ quan đóng len van

1 2 1

khẳng định, đảm bảo tính chính xác và giá trị pháp lý của văn bản.

- Dấu cơ quan đóng lên văn bản thể hiện quyền lực của Nhà nước và của cơ quan trong văn bản. Mỗi một cơ quan có một con dấu riêng.

- Dâu cơ quan đóng lên văn bản giúp cho việc chông giả mạo văn bản, là công cụ quan trọng để phân biệt tài liệu thật giả; đâu tranh chông lại kẻ gian làm giả tài liệu và các hành vi vi phạm pháp luật.

- Dấu cơ quan đóng lên văn bản là nguồn sử liệu đáng tin cậy; là các căn cứ, các bằng chứng pháp lý; là những minh chứng lịch sử chính xác.

Câu hỏi 67: Các văn bản hiện hành quy định vể quản lý và sử dụng con dâu?

Trả lời:

- Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24-8-2001 của Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu.

- Thông tư liên tịch số 07/2002/TTLT-BCA-BTCCBCP ngày 06-5-2002 của Bộ Công an và Ban Tổ chức Cán bộ Chính phủ hưống dẫn thực hiện một sô' quy định tại Nghị định sô' 58/2001/NĐ-CP ngày 24-8-2001 của Chính phủ về quản lý và sử dụng con dâu.

- Thông tư số 08/2003/TT-BCA ngày 12-5-2003 của Bộ Công an hướng dẫn mẫu dâ'u, tổ chức khắc dấu, kiểm tra việc bảo quản, sử dụng con dâu của các cơ quan, tổ chức theo Nghị định số 58/2001/NĐ-CP.

122

- Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08-4-2004 của Chính phủ về công tác văn thư.

- Nghị định sô" 31/2009/NĐ-CP ngày 01-4-2009 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một sô" điều của Nghị định sô 58/2001/NĐ-CP ngày 24-8-2001 về quản lý và sử dụng con dấu.

Câu hỏi 68: Trách nhiệm của cơ quan, tổ chức được sử dụng con dấu?

Trả lời:

- Phải đăng ký con dâu tại cơ quan công an và phải thông báo mẫu dâu vói các cơ quan có liên quan trước khi sử dụng.

- Con dâu chỉ được đóng lên các văn bản, giây tờ sau khi các văn bản, giây tờ đó đã có chữ ký cua các câp có thẩm quyển gồm: Cấp trưởng, câp phó hoặc câp dưới trực tiêp được ủy quyển của cơ quan, tô chức đó; không được đóng dâu vào văn bản, giây tờ không có nội dung, đóng dâu trước khi ký.

- Con dâu phải được đê tại cơ quan, to chức và được Quản lý chặt chẽ. Trong trường hợp thật cân thiêt do yêu cầu cần phải giải quyêt công việc ơ xa trụ sơ, thì thủ trưởng cơ quan, tổ chức quyêt đinh viẹc mang dâu ra ngoài cơ quan, tổ chức đó.

- Các cơ quan, tổ chức khi bị mất dấu phải trình báo với cơ quan cáp xã (nơi gân nhat) nơi xay ra mât dâu và cơ quan chủ đồng thời phải báo cáo bằng văn bản và nộp

L .

123

giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu cho cơ quan công an nơi cấp dấu.

- Trường hợp mất “Giây chứng nhận đã đăng ký mẫu dấu” thì cơ quan, tổ chức đó phải có văn bản đề nghị và mang con dấu đên cơ quan công an nơi câp để đăng ký lại.

- Trường hợp con dâu của cơ quan, tổ chức bị hỏng, mòn méo, trường hợp chia, tách, sáp nhập, chuyển đổi, giải thể tổ chức hoặc kết thúc nhiệm vụ thì người đứng đầu cơ quan, tổ chức đó phải nộp lại con dấu cũ và “Giấy chứng nhận đã đăng ký mẫu dấu” cho cơ quan công an đã cấp.

- Trường hợp khắc lại con dấu thì chỉ được nhận con dấu mới khi đã nộp con dấu cũ và Giấy chứng nhận đã đăng ký mẫu dâu” đã cấp.

- Trường hợp các cơ quan, tổ chức hay các chức danh nhà nước muốn khắc lại con dấu bị mất hoặc con dấu bị mòn, hỏng thì phải có văn bản nêu rõ lý do và đề nghị cơ quan công an khắc lại con dấu mới mà không cần phải có thêm các loại văn bản khác.

Câu hỏi 69: Nguyên tắc đóng dâ”u?

Trả lời:Khi đóng dấu lên văn bản cần tuân thủ theo những

nguyên tắc sau:- Dâ'u chỉ được đóng lên văn bản, giấy tò sau khi có

chữ ký của cấp hoặc người có thẩm quyền, không được đóng dấu lên giấy trắng, giấy khống chỉ (văn bản, giấy tờ

124

chưa có chữ ký của cấp có thẩm quyển) hoặc đóng dâu vào văn bản, giấy tờ chưa ghi nội dung.

- Dấu phải được đóng rõ ràng, ngay ngắn, đúng màu mực được quy định. Trường hợp đóng dấu ngược, phải hủy văn bản để làm văn bản khác.

- Chỉ người được giao giữ dấu mới đóng dấu vào văn bản. Tất cả những người khác không được mượn dấu đểđóng vào văn bản, giấy tò khác.

- Dấu của cơ quan đóng vào văn bản do cơ quan làm ra.

Câu hỏi 70: Con dâu cần được bao quan như thế nào?

Trả lời:

Con dấu được bảo quản như sau:- Dấu phải được để tại cơ quan, đơn vị và phải được

quản lý chặt chẽ. Trường hợp thật cần thiêt đê giai quyết các công việc ở xa cơ quan, đơn VỊ. thu trương cơ quan có thể mang con dấu đi theo nhưng phai cbựu trach nhiệm trước pháp luật về việc sư dụng con dau tiong

thòi gian đó.- Dấu phải được giao cho cán bộ văn thư giữ và đóng dấu.- Con dấu phải được để trong hòm tủ có khóa chắc chắn.- Không được sử dụng vật cứng để cọ rửa con dấu.- Khi làm vệ sinh dấu có thể ngâm dấu vào xăng và

đùng chổi lông để rửa.. Khi d íu bị mòn, bị hỏng phải xin khắc d íu mdi và

nộp lại dấu cũ.

125

- Nêu để mất dấu, đóng dấu không đúng quy định, lợi dụng việc bảo quản con dấu để hoạt động phạm pháp sẽ bị xử lý hành chính hoặc truy tô" trước pháp luật.

- Khi bị mất dấu phải báo ngay cho cơ quan công an câp giấy phép khắc dấu để phối hợp truy tìm và thông báo hủy con dấu bị mất.

Câu hỏi 11:Hồ sơ là gì và lập hồ sơ là gì?

Trả lời:- Hồ sơ là một tập gồm toàn bộ (hoặc một) văn bản tài

liệu có liên quan với nhau về một vân đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc cùng một đặc điểm về thể loại hoặc tác giả hình thành trong quá trình giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của một cơ quan hoặc một cá nhân.

- Lập hồ sơ là quá trình tập hợp, sắp xếp văn bản, tài liệu hình thành hồ sơ trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thành hồ sơ theo nguyên tắc và phương pháp quy định.

Câu hỏi 72: Ý nghĩa, yêu cầu của hổ sơ được lập?

Trả lời:

1. Ý nghĩa của hổ sơ được lập

Hồ sơ giúp cho người lập:- Tra cứu nhanh chóng, làm căn cứ chính xác để giải

quyết công việc kịp thời, hiệu quả:

126

liị

1)

- Quản lý chặt chẽ tài liệu, giữ gìn bí mật của Đảng, Nhà nước, cơ quan, đơn vị;

- Tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ, phục vụ tôt cho công tác nghiên cứu và lâu dài vể sau.

2. Yêu cầu của hồ sơ được lập

Hồ sơ được lập phải bảo đảm các yêu câu sau:- HỒ sơ được lập phải phản ánh đúng chức năng,

uhiệm vụ của đơn vị hoặc của cơ quan, tô chức.- Văn bản, tài liệu được thu thập vào hô sơ phai co hen

quan chặt chẽ, phản ánh đúng trình tự diên biên của sự việc hay trình tự giải quyết công việc.

- Văn bản, tài liệu được thu thập vào hồ sơ phải có giá

trị bảo quản tương đối đồng đều.

Câu hỏi 73: Các bước lập hổ sơ?

Trả lời:Lập hồ sơ bao gồm các bước cơ bản sau:Bước 1: Mở hồ sơ (thời điểm mở ngay từ khi bắt đầu

Bước 2: Thu thập, cập nhật các văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, gia1 Qu.vet cac cong viẹc

Bước 3: Sắp xếp, đánh số các văn bản, tài liệu có trong

hồ sơ.Bước 4: Kết thúc vè biên mục hồ sa (ghi mực lục vàn

bản và chứng từ kết thúc cho hô sơ).

127

Câu hỏi 74: Cách sắp xếp và đánh số văn bản, tí liệu có trong hồ sơ?

Trả lời:

1. Cách sắp xêp văn bản tài liệu có trong hồ sơ

Tùy thuộc vào văn bản, tài liệu trong hồ sơ mà lụ chọn cách sắp xếp các văn bản, tài liệu.

Có thể lựa chọn trong các cách sắp xếp sau:- Sắp xếp theo thứ tự thời gian;- Sắp xếp theo sô" văn bản;- Sắp xếp theo mức độ quan trọng của văn bản;- Sắp xêp theo mức độ quan trọng của tác giả;- Sắp xếp theo vần chữ cái...

2. Cách đánh số tờ văn bản có trong hồ sơ

- Mỗi văn bản, tài liệu trong đơn vị bảo quản dù lớ) hay nhỏ đánh một sô' vào góc phải, phía trên của tồ văi bản bằng chữ sô' Arập, bằng bút chì đen, mềm (loại 2B 4B), không được đánh bằng bút mực, bút bi.

Mục đích của việc đánh sô" tờ là để cô" định thứ tự cá' văn bản, tài liệu trong hồ sơ (một hồ sơ gồm nhiều đơn v bảo quản thì đánh sô' riêng cho từng đơn vị bảo quản), bảc đảm không thất lạc, quản lý và tra tìm thuận lợi.

- Trường hợp văn bản, tài liệu trong hồ sơ lớn hơn khc giấy A4 thì việc đánh sô' được thực hiện như sau:

+ Nếu một tò khổ to gấp đôi đóng ở giữa thì coi như là hai tờ và đánh hai sô'. Một tờ to thì gấp bằng khổ giấy bình thường và đánh một sô.

1 2 8

+ Nếu có ảnh thì đánh ở mặt sau ảnh và cho ảnh vào phong bì và đánh sô" ở ngoài bì.

+ Nếu một tờ giấy có dán nhiều ảnh hay báo cáo thì coinhư một tò và đánh một số.

+ Trường hợp đánh số sót thì được đánh số trùng vàthêm chữ cái a, b, c (ví dụ: 15, 15°, 15b, 15'...) và ghi rõ

vào chứng từ kết thúc

Câu hỏi 75: Mục lục văn bản và chứng từ kết

thúc là gì?

Trả lời:

• Mục lục văn bản là bản thông kê các văn bản, tài liệu trong đơn vị bảo quản để thuận tiện cho việc quản lý và

tfa tìm nghiên cứu.- Chứng từ kết thúc ghi sô lượng tờ, chât lượng và

trạng thái vật lý của văn bản, tài liệu trong đơn vị bảo 9ưản, tránh mất mát, đánh tráo, giả mạo, đông thời theo dõi trạng thái vật lý của văn bản, tài liệu đê có biện pháp

bảo quản, xử lý kịp thời.

Câu hỏi 76: Giao nộp hổ sơ

như thế nào?

vào lưu trữ cơ quan

Trả lời:- Các đơn vị và cá nhân phải có trách nhiệm giao

hộp nhăng hồ sơ, tài liệu, vào lưu trữ cơ quan theo đúng

thời hạn.

'50 câu hài-đáp...129

+ Đối với tài liệu hành chính: Trong thời hạn 1 năm kể từ ngày công việc kết thúc.

+ Đối vối tài liệu xây dựng cơ bản: Trong thời hạn 3 tháng kể từ ngày công trình được quyết toán.

- Khi nộp lưu hồ sơ, cán bộ các đơn vị sắp xếp hồ sơ theo mục lục hồ sơ nộp lưu. Cán bộ lưu trữ của cơ quan cần đôi chiếu hồ sơ thực tế với bản mục lục hồ sơ nộp lưu, kiểm tra xem xét từng hồ sơ, những hồ sơ chưa đạt yêu cầu và đề nghị các đơn vị, cá nhân sửa chữa, hoàn chỉnh.

- Người giao và nhận cần ký nhận vào bản mục lục hồ sơ nộp lưu, ghi rõ họ tên, ngày, tháng giao nhận.

- Mục lục hồ sơ được sao thành ba bản: đơn vị nộp hồ sơ giữ một bản, lưu trữ cơ quan giữ một bản, Phòng Hành chính (hoặc Phòng Văn thư) giữ một bản.

Câu hỏi 77: Trách nhiệm lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan?

Trả lời:

Người được giao giải quyết, theo dõi công việc của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm lập hồ sơ vê công việc được giao và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan; trưóc khi nghỉ hưu, thôi việc hoặc chuyển công tác khác thì phải bàn giao đầy đủ hồ sơ, tài liệu cho người có trách nhiệm của cơ quan, tổ chức.

Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm quản

130

lý tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức; chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan.

Người đứng đầu đơn vị của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm tổ chức thực hiện việc lập hồ sơ, bảo quản và nộp lưu hồ sơ, tài liệu của dơn vị vào lưu trữ cơ quan.

V. THỰC HIỆN NGHIỆP vụ LƯU TRỮ

Câu hỏi 78: Công tác lưu trữ là gì?

Trả lời:

Công tác lưu trữ là một lĩnh vực quan lý nhà nước bao gồm tất cả những vấn để về lý luận, thực tiễn, pháp chế liên quan đến việc tổ chức khoa học tài hẹu, bao quan tài liệu lưu trữ, tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ nhằm phục vụ công tác quan ly, nghiên cưu khoa học va các nhu cầu chính đáng cúa công dan.

Công tác lưu trữ ra đời do đòi hỏi khách quan của việc quản lý bảo quản, tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ để phục

Vụ xã hội.

Câu hỏi 79: Thế nào là tài liệu lưu trữ? Có những

loại tài liêu lưu trữ nào?

Trả lời:1. K h ái niệm tài liệu Ịưu trữ

Tài liêu lưu trữ là bản gốc, bản chính (hoặc bản sao

131

hợp pháp) của những tài liệu có giá trị được lựa chọn từ toàn bộ khôi tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức và cá nhân, được bảo quản trong các kho lưu trữ để khai thác phục vụ cho các mục đích chính trị, kinh tế, văn hoá, khoa học, lịch sử... của toàn xã hội.

Tài liệu lưu trữ bao gồm bản gốc, bản chính; trong trường hợp không còn bản gốíc, bản chính thì được thay thế bằng bản sao hợp pháp.

2. Các loại tài liệu lưu trữ

Có các loại tài liệu lưu trữ cơ bản sau:- Tài liệu lưu trữ hành chính;- Tài liệu lưu trữ khoa học kỹ thuật;- Tài liệu lưu trữ nghe - nhìn;- Tài liệu lưu trữ văn học nghệ thuật;- Tài liệu lưu trữ điện tử.

Câu hỏi 80: Đặc điểm, ý nghĩa của tài liệu lưu trữ?

Trả lời:

1. Đặc điểm của tài liệu lưu trữ

- Nội dung của tài liệu chứa đựng thông tin quá khứ, phản ánh trực tiếp hoạt động của cơ quan, tổ chức và cá nhân.

- Có tính chính xác cao, thông tin cấp một.- Do Nhà nước thống nhất quản lý, được Nhà nước

132

đăng ký, bảo quản, khai thác, sử dụng theo quy định của pháp luật.

2. Ý nghĩa của tài liệu lưu trữ

Tài liệu lưu trữ có ý nghĩa trên các mặt công tác sau:- Về chính trị:Tài liệu lưu trữ được giai cấp sử dụng làm công cụ để

bảo vệ quyền lợi của giai cẩp mình, đâu tranh chông lại giai cấp đối địch.

+ Về mặt nội dung: Tài liệu lưu trữ chứa đựng các thông tin về đường lối của Đảng, về chính sách cua Nhà nươc.

+ Tác dụng của tài liệu: Tài liệu lưu trữ dùng để bảo vệ chủ quyền đất nước, quyền lợi, lợi ích dân tọc va ngược lại, tài liệu lưu trữ còn làm bằng chứng vạch trần tội ác kẻ

xâm lược.Ngày nay, Đảng và Nhà nước ta cũng sử dụng tài liệu

lưu trữ để quản lý nhà nước, bảo vệ chủ quyển yà toàn vẹn lãnh thể đất nước, đấu tranh chống lại mọi kẻ thù trong

nước và nước ngoài.- Về kinh tế:+ Về mặt nội dung: Tài liệu lưu trữ chứạ dựng thông

tin về hoạt động kinh tế, thành tựu kinh t í của Nhà nudc,

địa phương và các ngành.+ Tác dụng của tài liệu: Tài liệu lưu trữ dược sử dụng

dê’ diều tra tài nguyên thiên nhiên, làm ca sỏ cho việc lập quy hoạch phát triển kinh, tế, văn hoậ trong từng vùng và toàn quốc, làm căn cứ quan trọng để xây dựng kế hoạch

133

A

p h á t tr iển k inh tế hằng năm và nhiều năm trên đấ t nưốc Tài liệu lưu trữ được sử dụng để đẩy nhanh tiến độ thiết kê, th i công của các công trìn h xây dựng cơ bản, để quảr lý và sửa chữa lại các công trìn h đó.

- Về nghiên cứu khoa học:+ Tài liệu lưu trữ được sử dụng để làm tư liệu tổng

kết các quy lu ậ t vận động và p h á t triển của sự vật, hiện tượng trong tự nhiên, xã hội và tư duy.

+ Tài liệu lưu trữ là nguồn sử liệu đáng tin cậy để nghiên cứu lịch sử các dân tộc. Là bằng chứng tin cậy để xác minh các sự kiện lịch sử, khôi phục lại sự thật lịch sử, giúp các th ế hệ hiện tại và tương lai hiểu đúng lịch sử.

- Về văn hóa:+ Tài liệu lưu trữ là di sản văn hóa đặc biệt của dân tộc.+ Tài liệu lưu trữ để lại cho chúng ta rất nhiều các loại

văn tự có giá trị. Sự xuất hiện của các loại văn tự và việc lưu trữ các loại văn tự đó đã trở thành một trong những tiêu chí đánh giá trình độ văn minh của các dân tộc trên thê giới.

+ Tại Pháp lệnh số 34/2001/PL-UBTVQH10 ngày 04-4- 2001 về lưu trữ quốc gia quy định: "Tài liệu lưu trữ quốc gia là di sản của dân tộc, có giá trị đặc biệt đối với sự nghiệp xây dựng và bảo vệ Tổ quốc Việt Nam xã hội chủ nghĩa".

+ Tài liệu lưu trữ là di sản văn hóa đặc biệt của dân tộc, trong kho tàng văn hóa dân tộc Việt Nam. Tài liệu lưu trữ là di sản quý báu, nó phản ánh trực tiếp thành quả lao

134

ic. động vê' vật chất và tinh thần của nhân dân ta qua các êt thòi kỳ lịch sử.in + Tài liệu lưu trữ có thể rút ra nhiều thông tin cho

Việc giáo dục, nâng cao lòng tự hào dân tộc, xây dựng con ngưòi mới xã hội chủ nghĩa và nền kinh tê phát triển, nền

g văn hóa tiên tiến, đậm đà bản sắc dân tộc.

Câu hỏi 81: Thế nào là phông lưu trữ? Các loại £ phông lưu trữ?

' Trả lời:

1. Khái niệm phông lưu trử: phông lưu trữ là mộtkhôi tài liệu có giá trị lịch sử, khoa học, thực tiên, được kình thành trong quá trình hoạt động của một cơ quan, tô chức, cá nhân, gia đình, dòng họ tiêu biểu, được đưa vào kảo quản trong một kho lưu trữ nhât định.

2. Các loại phông lưu trữ- Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam là toàn bộ tài liệu

lưu trữ của nước Việt Nam, không phụ thuộc vào thời gian kình thành, nơi bảo quản, chê độ chính trị - xã hội, kỹ

thuật ghi tin và vật mang tin.Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam bao gôm Phong lưu

trữ Đảng Cộng sản Việt Nam và Phông lưu trữ Nhà nưốc Việt Nam.

- Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam là toan bọ tai liệu lưu trữ được hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, xã hội - nghê nghiệp, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghê nghiệp, tô chức kinh

135

tê, đơn vị sự nghiệp, đơn vị vũ trang nhân dân. nhân vật lịch sử, tiêu biểu và tài liệu khác được hình thành qua các thời kỳ lịch sử của đất nưóc.

Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam gồm các phông lưu trữ của cơ quan, tổ chức, cá nhân theo quy định.

- Phông lưu trữ cơ quan là toàn bộ tài liệu lưu trữ được hình thành trong quá trình hoạt động của một cơ quan, tổ chức, được lựa chọn, bảo quản trong một kho lưu trữ.

- Phông lưu trữ cá nhân gia đình và dòng họ là toàn bộ tài liệu lưu trữ được hình thành trong quá trình hoạt động của một cá nhân, gia đình, dòng họ tiêu biểu được dưa vào bảo quản trong một kho lưu trữ nhất định.

- Phông lưu trữ liên hợp: Là tài liệu của nhiều cơ quan, đơn vị hình thành phông có mối liên hệ lịch sử với nhau, khối tài liệu của những đơn vị hình thành phông đó thường ít, không đầy đủ, do mất mát, gián đoạn hoặc do đơn vị đó hoạt động trong một thời gian ngắn.

- Sưu tập tài liệu lưu trữ: Là một nhóm tài liệu có ý nghĩa lịch sử, thực tiễn... được hình thành trong quá trình hoạt động của nhiều cơ quan, cá nhân, được kết hợp lại với nhau theo đặc trưng như vấn đề, tên gọi, tác giả, thời gian, địa dư.

Câu hỏi 82: Lịch sử hình thành phông? Lịch sử đơn vị hình thành phông? Nội dung của lịch sử phông, lịch sử đơn vị hình thành phông?

Trả lời:

- Lịch sử hình thành phông là bản tóm tắt tình hình

136

và đặc điểm tài liệu của phông lưu trữ. Lịch sử đơn vị hình thành phông là bản tóm tắt quá trình hoạt động, chức năng, nhiệm vụ, quyển hạn, cơ cấu tổ chức qua các thời kỳ lịch sử của cơ quan tạo ra phông tài liệu.

- Nội dung của lịch sử phông gồm:+ Tài liệu có sớm nhất, muộn nhất;+ Khối lượng tài liệu của phông (đã chỉnh lý, chưa

chỉnh lý);+ Sô lượng tài liệu của từng năm, từng đơn vị tô chức;+ Thành phần, nội dung tài liệu của phông;+ Mức độ hoàn chỉnh của phông lưu trữ;+ Tình trạng tài liệu trong phông:+ Các loại hình tài liệu trong phông.- Nội dung của lịch sử đơn vị hình thành phong gom:+ Tên gọi chính xác của cơ quan sản sinh ra tài liệu và

những thay đổi về tên gọi (nêu có);+ Thời gian thành lập. thời gian ngừng hoạt động

(nếu có);+ Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn va nhưng thay đoi

(nêu có);+ Cơ cấu tổ chức và những thay đổi (nêu có);+ Lể lối làm việc và quan hệ công tác.

Câu hỏi 83: Phân loại tài liệu trong phông lưu trừ bao gồm những đặc trứng gì?

Trả lời:Phân loại tài liệu trong phòng lưu trữ bao gồm nhang

'lặc trưng sau:137

- Đặc trưng cơ cấu tổ chức;- Đặc trưng ngành hoạt động;- Đặc trưng thời gian;- Đặc trưng địa dư;- Đặc trưng vân đề.

Câu hỏi 84: Lưu trữ cơ quan là gì? Điều kiện thành lập phông lưu trử cơ quan? Cách tổ chức tài liệu phông lưu trữ cơ quan?

Trả lời:

1.Lưu trữ cơ quan là tổ chức thực hiện hoạt động lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức.

2. Đề thành láp phông lưu trữ cơ quan, cần bảo đảm các điều kiên sau:

- Có quyết định thành lập bằng văn bản quy phạm pháp luật của cơ quan cấp trên có thẩm quyền, trong đó quy định rõ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ câu tổ chức của cơ quan đó;

- Có tổ chức biên chê riêng, được quyền tuyển dụng cán bộ, công chức, viên chức theo tổng sô' biên chế được

cấp trên phân bổ;- Có tài khoản riêng;- Có văn thư và con dấu riêng.3. Cách tổ chức tà i liệu phông lưu trữ cơ quan

như sau:- Biên soạn bản lịch sử đơn vị hình thành phông và

lịch sử phông;

138

- Chọn và xây dựng phương án phân loại tài liệu;- Phương pháp phân loại tài liệu.

Câu hỏi 85: Kho lưu trử là gì? Có các loại kho !ưu trữ nào?

Trả lời:

- Kho lưu trữ là nơi chứa đựng tài liệu lưu trữ, có

ưhiệm vụ thu thập, bảo quản an toàn, tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ?

- Có hai loại kho lưu trữ: Kho lưu trữ hiện hành và

kho lưu trữ lịch sử.

Câu hỏi 86: Trách nhiệm của lưu trữ cơ quan trong thu thập tài liệu lưu trữ?

Trả lời:

Lưu trữ cơ quan trong thu thập tài hệu lưu trư co

t^ách nhiệm sau:

- Giúp người đứng đầu cơ quan, tô chức hương dân

việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu.- Thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, thông kê,

bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trư.

- Giao nộp tà i liệu lưu trữ có giá trị bảo quản vĩnh viễn

thuộc danh mục tài liệu nộp lưu vào lưu trữ lịch, sử; tổ

chức hủy tà i liệu hết giá trị theo quyêt định của người

^ứng đầu cơ quan, tổ chức.

139

Câu hỏi 87: Xác định giá tài lưu trữ là gi? Ý nghĩa, yêu cầu của việc xác định giá trị tài liệu lưu trữ?

Trả lời:

1. Xác định giá trị tài liệu là việc đánh giá giá trị tài liệu theo những nguyên tắc, phương pháp, tiêu chuẩn theo quy định của cơ quan có thẩm quyền để xác định những tài liệu có giá trị lưu trữ, thòi hạn bảo quản và tài liệu hết giá trị.

2. Ý nghĩa của việc xác định giá trị tài liệu lưu trữ như sau:

- Giúp cho việc quản lý tà i liệu lưu trữ được chặt chẽ;- Tạo điều kiện để bổ sung tài liệu có giá trị vào các

phông lưu trữ, nhằm tốỉ ưu hoá thành phần phông lưu trữ quốc gia Việt Nam, nâng cao hiệu quả phục vụ khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ;

- Góp phần tiết kiệm diện tích kho tàng và phương tiện bảo quản tài liệu (khắc phục tình trạng tài liệu tích đông trong các cơ quan).

- Vệc xác định giá trị tài liệu tốt sẽ khắc phục tình trạng tiêu huỷ tài liệu một cách tuỳ tiện.

3. Yêu cầu của việc xác định giá trị tài liệu lưu trữ như sau:

Xác định giá trị tài liệu là một công việc khó, phức tạp, có ý nghĩa quyết định đến sô' phận của tài liệu, do đó những người làm công tác lưu trữ phải có tinh thần trách nhiệm cao khi tiến hành xác định giá trị tài liệu, phải

140

thực hiện đầy đủ các quy định của Nhà nước và các hướng dẫn nghiệp vụ về xác dinh giá trị tài liệu.

Câu hỏi 88: Các loại giá trị của tài liệu lưu trử? Nội dung xác định giá trị tài liệu lưu trữ?

Trả lời:

1. Các loại giá trị của tài liệu lưu trữ

Tài liệu lưu trữ có giá trị thực tiên và giá tri hch sư:- Giá trị thực tiễn: Là những thông tin chứa đựng

trong tài liệu có thể phục vụ hoạt động hiện hành cua cac cd quan, cá nhân.

- Giá trị lịch sử: Là giá trị của những thông tin chứa đựng trong tài liệu để phục vụ cho yêu cau nghiên cưu Uch sử.

Tài liệu có giá trị lịch sử chiếm tỷ lệ thấp so vói tổng sò tài liệu được hình thành (khoảng 1-10%).

Tài liệu có giá trị lịch sử được bảo quản vĩnh viễn trong các lưu trữ lịch sử.

2. Nội dung xác định giá trị tài liệu lưu trữ

Nội dung xác định giá trị tài liệu bao gom:- Nghiên cứu, nắm vững các nguyên tắc, phương pháp,

tiêu chuẩn để xác định giá trị tài hẹu.- Nghiên cứu, xây dựng các bản hướng dẫn công tác

Xác định giá trị tài liệu lưu trữ ở giai đoạn văn thư, lưu trữ hiện hành, lưu trữ lịch sư:

+ Xác dinh thòi hạn bào quản cho từng hồ sd tài liệu;

141

+ Lựa chọn những tài liệu có giá trị để đưa vào bảo quản tại các lưu trữ;

+ Tổ chức kiểm tra và loại ra những tài liệu hết giá trị để tiêu hủy.

Câu hỏi 89: Các tiêu chuẩn để xác định giá trị tài liệu lưu trữ?

Trả lời:

Các tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu lưu trữ như sau:- Ý nghĩa nội dung của tài liệu;- Tác giả tài liệu;- Ý nghĩa cơ quan, cá nhân hình thành phông;- Sự trùng lặp thông tin trong tài liệu;- Thời gian, địa điểm hình thành tài liệu;- Mức độ hoàn chỉnh và chất lượng của phông lưu trữ;- Hiệu lực pháp lý của tài liệu;- Ngôn ngữ, kỹ thuật chế tác và các đặc điểm bề ngoài

của tài liệu.

Câu hỏi 90: Nội dung tài liệu và ý nghĩa nội dung tài liệu?

Trả lời:

- Nội dung tài liệu là những thông tin chứa đựng trong tài liệu. Có thể nói, nội dung là linh hồn của tài liệu, giá trị các mặt của tài liệu chủ yếu do nội dung quyêt định.

- Khi xác định đến nội dung của tài liệu, cần phải đặt

142

tài liệu trong mối liên hệ với chức năng, nhiệm vụ của đơn vị hình thành phông.

- Ý nghĩa nội dung của tài liệu không thể xét một cách riêng rẽ mà phải đặt chúng vào nhóm tài liệu đê xem xét.

Câu hỏi 91: Tác giả tài liệu và tiêu chuẩn tác giả của tài liệu?

Trả lời:

1. Tác giả tài liệu là cơ quan hoặc cá nhan lạp ra tài liệu.

2. Tiêu chuẩn tác giả của tài liệu.Khi xác định giá trị tài liệu phải xét đến vai trò và ý

ttghĩa của cơ quan hoặc cá nhân lập ra tài hẹu.Trong một phông lưu trữ thường có các tác giả sau: cơ

quan cấp trên; cơ quan hình thành phong; cơ quan hưu QUan; đơn vị trực thuộc.

Đôì với những nhân vật kiệt xuất trong lịch sù, toàn bộ tài liệu sẽ được giữ lại.

Câu hỏi 92: Tiêu chuẩn, ý nghĩa của cơ quan, ^ơn vị hình thành phông?

Trả lời:Tiêu chuẩn, ý nghĩa của co quan, đon vị hình thành

Phông là những co quan, cá nhân trong quá trình hoạt 'lộng của mình đã sản sinh ra phông tai hẹu. ^

Chú ý: Tiêu chuẩn tác giả khác tiêu chuẩn ỷ nghĩa co quan don V , hình thành phông (đai khi tác giả cùa tài liệu không phải là co quan, don vi hình thành phóng).

L143

Theo tiêu chuẩn này, những cơ quan có vị trí quan trọng trong bộ máy nhà nước, những cá nhân kiệt xuất, tiêu biểu thì tài liệu của những cơ quan, cá nhân đó được xem là nguồn bổ sung quan trọng nhất cho phông lưu trữ quốc gia.

Những cơ quan có vị tr í ít quan trọng trong bộ máy nhà nước thì tài liệu sản sinh ra sẽ được bảo quản tại kho lưu trữ của cơ quan nhằm phục vụ cho hoạt động hằng ngày cũng như phục vụ việc nghiên cứu lịch sử của cơ quan.

Câu hỏi 93: Tiêu chuẩn trùng lặp thông tin trong tài liệu?

Trả lời:

Sự trùng lặp thông tin của tài liệu là sự lặp lại nội dung của tài liệu này trong các tài liệu khác.

Sự trùng lặp thông tin có thể xảy ra trong phạm vi một cơ quan hoặc trong nhiều cơ quan.

Tị-pnp môt cCJ quia.il, sự trCing lặp thông tin thiiòrìg có

Ị-ịHĨ dang: lạp n.o viêc sáo ih; tirCirig ìăp dò viêb tổng

hợp thông tin.

Câu hỏi 94: Tiêu chuẩn hiệu lực pháp lý của văn bản được thể hiện ờ những phướng diện nào?

Trả lời:Tiêu chuẩn hiệu lực pháp lý của văn bản được thê

hiện ở cả hai mặt: mặt thể thức của văn bản và mặt nội dung của văn bản.

144

Mặt thể thức của văn bản phải đúng quy định hiện hành của Nhà nước. Cụ thể, đối với văn bản quy phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân và ủy ban nhân dân thì thể thức của văn bản phải đúng vối quy định cua Thông tư liên tịch số 5 5 /2 0 0 5 /TTLT-BNV-VPCP ngày 06-5-2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ hướng dân ve the thưc và kỹ thuật trình bày văn bản. Đôi với văn ban quy phạm Pháp luật của Chính phủ, Thủ tưóng Chính phủ, Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang bộ và văn bản quy phạm pháp luật liên tịch thì thể thức của văn bản phải đúng vói quy định của Thông tư số 2 5 /2 0 1 1/TT-BTP ngày 27-12-2011 của Bộ Tư pháp về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản quy phạm pháp luật cua Chinh phu, Thu tướng Chính phu, Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang bộ và Văn bản quy phạm pháp luật liên tịch; đối với văn bản hành chính thì thể thức của văn bản phải đúng với quy định của Thông tư 0 1 /2 0 1 1 /TT-BNV ngày 19-01-2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.

M ặ t nội d u n g r ủ a văn ban phai phu hợp VƠI hình thưeU h 1„„1 4 , v«* u » vầ Júng VỚI thím Pfl 5HSÍ1ban hành.

Câu hỏi 95: Tiêu chuẩn ngôn ngữ, kỹ thuật chế t(ic và các dốc diểm bể n g o à i c ủ a tài liệu đưực thể hiện ở những nội dung gì?

Trả lời:Tiêu chuẩn ngôn ngữ, , kỹ thuật chê tác và các đăc

^iêm bề ngoài của tài liệu bao gôm:

Ngôn ngữ thể hiện trên tài liệu lưu trữ của nước ta gồm: chữ Hán, chữ Nôm, chữ quốc ngữ, chữ của một số dân tộc thiểu số...

Vật liệu và phương pháp chế tác tài liệu lưu trữ của nước ta gồm: gỗ, đá, thẻ tre, lá đồng, dải lụa, giấy bạc, giấy gió, giấy trắng, đĩa, băng...

Câu hỏi 96: Thế nào là bảng thời hạn bảo quản tài liệu lưu trữ? Y nghĩa của bảng thời hạn bảo quản tài liệu lưu trữ? Mức độ của thời hạn bảo quản tài liệu lưu trữ?

Trả lời:

1. Bảng thời hạn bảo quản tài liệu lưu trữ

- Là bảng danh sách các loại tài liệu có ghi thời hạn bảo quản và được sắp xếp theo thứ tự nhâ't định.

- Thời hạn bảo quản tài liệu là khoảng thời gian cần thiết để bảo quản tài liệu trong các lưu trữ.

- Thòi hạn bảo quản chủ yếu áp dụng cho lưu trữ hiện hành để xác định thời hạn bảo quản cho tài liệu trước khi tài liệu được giao nộp vào lưu trữ lịch sử.

2. Ý nghĩa của bảng thời hạn bảo quản tài liệu lưu trữ

Bảng thời hạn bảo quản là một trong những công cụ để xác định giá trị tài liệu, nó giúp cho việc xác định giá trị tài liệu được chính xác, thông nhất, tránh được việc loại hủy tài liệu tùy tiện.

146

3. Mức độ của thời hạn bảo quản tài liệu lưu trữ

Thòi hạn bảo quản tài liệu được quy định các mức sau: tạm thời; lâu dài; vĩnh viễn.

Câu hỏi 97: Thời hạn nộp lưu tài liệu được quy định như thế nào?

Trả lời:- Thòi hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan

được quy định như sau:+ Trong thời hạn một năm, kể từ ngày công việc kết

thúc, trừ một sô" trường hợp theo quy định.+ Trong thòi hạn ba tháng kể từ ngày công trình được

quyết toán đối vói hồ sơ, tài liệu xây dựng cơ bản.+ Trường hợp đơn vị, cá nhân có nhu cầu giữ lại hồ Sơ,

tài liệu đã đến hạn nộp lưu để phục vụ công viẹc thi phai dược người đứng đầu cơ quan, tô chức đông y va phai lạp danh mục hồ sơ, tài liệu giữ lại gửi cho lưu trữ cơ quan. ^

Thời gian giữ lại hồ sơ, tài liệu của đơn vị, cá nhân không quá hai năm kể từ ngày dên hạn nọp lưu.

- Thời hạn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử+ Trong thời hạn 10 năm kể từ năm công việc kêt

thúc, cơ quan, tổ chức thuộc danh mục cơ quan, to chưc thuộc nguồn nộp lưu tài liệu có trách nhiệm nộp lưu tài hệu có giá trị bảo quản vĩnh viên vào lưu trư hch sư.

+ Thời hạn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử của pgành công an, quốc phòng, .ngoại giao và của ngành khác dược thực hiện theo quy định cua Chinh phu.

147

VI. Tổ CHỨC VÀ PHỤC VỤ HỘI HỌP

Câu hỏi 98: “Họp” là gì?

Trả lời:

Theo nghĩa chung nhất, “họp” được hiểu là sự tập hợp của nhiều người một cách có tổ chức, theo những nguyên tắc nhất định, tại một địa điểm, thời gian cụ thể để thực hiện các công việc như: truyền đạt, trao đổi, thảo luận các thông tin, tổng kết các hoạt động hoặc tìm các biện pháp giải quyết các vấn đề mà những người dự họp cùng quan tâm.

Theo Điều 3 Mục 1 Quyết định sô" 114/2006/QĐ-TTg ngày 25-5-2006 của Thủ tưống Chính phủ quy định về chế độ hội họp trong hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nưốc, khái niệm “họp” được định nghĩa như sau:

Họp là một hình thức của hoạt động quản lý nhà nước, một cách thức giải quyết công thông qua đó thủtrưởng cơ quan hành chính nhà nước trực tiếp thực sự lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành hoạt động trong việc giải quyết các công việc thuộc chức năng, thảm quyền của cơ quan theo quy định của pháp luật.

Câu hỏi 99: Việc tổ chức cuộc họp có thể đem lại những lợi ích gì?

Trả lời:

Việc tổ chức các cuộc họp, hội nghị là hoạt động quan trọng không thể thiếu và có ý nghĩa rất quan trọng trong

148

điều hành tổ chức. Bên cạnh đó, việc tổ chức cuộc họp còn mang lại những lợi ích thiết thực trên các phương diện sau đây:

- Tạo ra sự phôi hợp hành động trong công việc, nâng cao tinh thần tập thể và tạo ra năng suất lao động cao;

- Phát huy sự tham gia rộng rãi vào các công việc của cơ quan, đơn vị;

- Khai thác trí tuệ tập thể, tạo cơ hội cho mọi người đóng góp những ý kiến sáng tạo của bản thân đê xây dựng tổ chức vững mạnh;

- Phổ biến những tư tưởng, quan diêm mới, bàn bạc, tháo gỡ những khó khăn; uôn nắn, sửa chữa những lệch lạc trong quá trình thực hiện nhiệm vụ;

- Trong nhiều trường hợp, nêu cuộc họp được tô chức tôt có thể đem lại những lợi ích kinh tê đáng kê.

Câu hỏi 100: Có những loại cuộc họp nào?

Trả lời:

Có các loại cuộc họp sau đây: họp tham mưu tư vấn; họp làm việc; họp chuyên môn; họp giao ban; họp tập huấn triển khai; họp tổng kêt.

- Họp tham mưu, tư vấn: là cuộc họp để thủ trưởng cơ quan hành chính nhà nước nghe các ý kiến đề xuất và kiến nghị của thủ trưỏng các cơ quan, đơn vị cấp dưới, của các chuyên gia, nhà khoa học nhằm có đủ thông tin, có thêm các cơ sở, cán cứ trựóc khi ra quyết định theo chức bàng, thẩm quyển.

149

- Họp làm việc: là cuộc họp của câp trên vói thủ trưởng cơ quan, đơn vị cấp dưới để giải quyết những công việc có tính chất quan trọng vượt quá thẩm quyền của cấp dưối hoặc để kiểm tra trực tiếp, tại chỗ về tình hình thực hiện các nhiệm vụ công tác của cấp dưới.

- Họp chuyên môn: là cuộc họp để trao đổi, thảo luận những vấn đề thuộc về chuyên môn kỹ thuật, nghiệp vụ nhằm xây dựng và hoàn thiện các dự án, đề án.

- Họp giao ban: là cuộc họp của lãnh đạo cơ quan, đơn vị hành chính nhà nước để nắm tình hình triển khai thực hiện nhiệm vụ công tác; trao đổi ý kiến và thực hiện chỉ đạo giải quyết các công việc thường xuyên.

- Họp tập huấn, triển khai (hội nghị tập huấn, triển khai): là cuộc họp để quán triệt, thông nhất nhận thức và hành động về nội dung và tinh thần các chủ trương, chính sách lớn, quan trọng của Đảng và Nhà nưốc về quản lý, điều hành hoạt động kinh tế - xã hội.

- Họp tổng kết (hội nghị tổng kết) hằng năm: là cuộc họp để kiểm điểm, đánh giá tình hình và kết quả thực hiện nhiệm vụ công tác hằng năm và bàn phương hưống, nhiệm vụ công tác cho năm tới của cơ quan, đơn vị hành chính nhà nước.

Câu hỏi 101: Những nguyên tắc cần tuân thủ trong tổ chức cuộc họp?

Trả lời:

Các nguyên tắc tổ chức cuộc họp được quy định tại Điều 5 Quyết định số 114/2006/QĐ-TTg ngày 25-5-2006

150

của Thủ tướng Chính phủ ban hành quy định về chế độ họp trong hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước, cụ thể như sau:

- Bảo đảm giải quyết công việc đúng thẩm quyển và phạm vi trách nhiệm được phân công; câp trên không can thiệp và giải quyêt công việc thuộc thâm quyen cua câp dưối và cấp dưối không đẩy công việc thuộc thâm quyenlên cho cấp trên giải quyêt.

- Chỉ tiến hành khi thực sự cần thiêt đê phục vụ cho công tác chỉ đạo, điều hành của thủ trương cơ quan trong việc thực hiện các nhiệm vụ công tác quan trọng. Không dùng cuộc họp để thay cho việc ra các quyêt đinh quan ly,

điều hành.- Xác định rõ mục đích, yêu cầu, nội dung, thành

Phần tham dự; đề cao và thực hiện nghiêm túc chế độ trách nhiệm cá nhân trong phân công va xư ly cong viẹc, bảo đảm tăng cường hiệu lực, hiệu quả công tác chỉ đạo, điều hành tập trung thống nhất, thông suốt của thủ

trưởng cơ quan.- Điều hành họp theo chương trình, kê hoạch; thực

hiện cải tiến, đơn giản hoá quy trình thủ tục tiến hành, được bố trí hợp lý; bảo đảm chất lượng, hiệu quả, thiết thực, tiết kiệm, không hình thức phô trương.

- Thực hiện lồng ghép các nội dung vấn đề, công việc cần xử lý; kết hợp các loại cuộc họp vói nhau trong việc tổ

chức họp một cách hợp lý- -- Phù hợp với tính chất, yêu cầu và nội dung của vấn

151

đề, công việc cần giải quyết; phù hợp với tính chất và đặc điểm vể tổ chức và hoạt động của từng loại cơ quan, đơn vị hành chính nhà nưổc.

Câu hỏi 102: Văn phòng có trách nhiệm gì trong việc tổ chức cuộc họp của cơ quan?

Trả lời:

1.Trước kh i cuộc hop d iên ra

Văn phòng tham mưu giúp lãnh đạo lập kế hoạch và nội dung cuộc họp, đề cử chủ tịch đoàn và thư ký, chuẩn bị chương trình nghị sự, phân công công việc cho các bộ phận, chuẩn bị tài liệu, giấy mời, phân công đón tiếp đại biểu, dự trù kinh phí, nơi ăn nghỉ, các phương tiện đi lại...

2. Trong k h i d iễn ra cuộc họp

Văn phòng cung cấp kịp thời tình hình đại biểu đến dự cuộc họp để phục vụ cho việc khai mạc, điều hành, bế mạc và thông báo kết quả cuộc họp.

Văn phòng chủ trì theo dõi diễn biến của cuộc họp; đôn đốc, nhắc nhở các đơn vị và cán bộ cơ quan phục vụ kịp thòi các nhu cầu để cuộc họp diễn ra đúng chương trình đã định.

Văn phòng tổ chức việc thường trực ngoài hội trường để giải quyết các việc đột xuất xảy ra trong quá trình cuộc họp làm việc như y tế, trậ t tự trị an, điện, nước, loa, đài, thông tin có liên quan đến nội dung cuộc họp...

152

Cùng với đơn vị chủ trì, văn phòng cử cán bộ ghi biên bản cuộc họp; tổng hợp các ý kiến để phục vụ cho tổng kết cuộc họp.

3. Sau kh i cuộc hop kết thúc

Sau khi cuộc họp kết thúc, văn phòng đề xuất với thủ trưởng cơ quan nội dung và hình thức thông báo kêt quả của cuộc họp; báo cáo với câp trên về kêt quả cuộc họp.

Tuỳ theo nội dung, nếu công việc của cuộc họp thuộc chức năng của văn phòng thì văn phòng có trách nhiệm thu thập tài liệu và lập hồ sơ cuộc họp. Nêu công việc thuộc đơn vị khác thì văn phòng đôn đôc, nhăc nhơ đơn vị đó hoàn chỉnh hồ sơ cuộc họp theo quy định.

Trên cơ sơ kết quả cuộc họp, văn phòng tô chức việc bô sung những việc mà cuộc họp đề ra vào kê hoạch công tác của cơ quan; tổ chức việc quyêt toán kinh phí cuộc họp.

Câu hỏi 103: Để việc tổ chức cuộc họp đạt hiệu quả cao, cần bảo đảm những điểu kiện cơ bản nào?

Trả lời:

Để đạt được mục tiêu và ý nghĩa như mong muốn, việc tổ chức cuộc họp cần đảm bảo những điều kiện sau đây:

1.Đ iều kiện p h á p lý

Việc tổ chức các cuộc họp là một hoạt động có tổ chức trong công tác quản lý, điểu hành. Cuộc họp chỉ có giá trị khi nó được tổ chức theo .đúng trình tự, thủ tục và thẩm quyền. Các cuộc họp được tổ chức một cách tuỳ tiện, không

153

tuân thủ các quy định dẫn đến lãng phí thời gian, tài chính và kết quả cuộc họp không có hiệu lực, hiệu quả.

Việc tổ chức các cuộc họp, hội nghị phải tuân thủ các quy định của Nhà nước về tổ chức hội họp, ví dụ một sô' văn bản như: Quyết định số 114/2006/QĐ-TTg ngày 25-5- 2006 của Thủ tưóng Chính phủ quy định về chê độ hội họp trong hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước; Thông tư số 97/2010/TT-BTC ngày 06-7-2010 của Bộ trưởng Bộ Tài chính quy định chê độ công tác phí, chê độ chi tổ chức các cuộc hội nghị đối với các cơ quan nhà nước và đơn vị sự nghiệp công lập.

2. Đ iêu kiện con người

Chất lượng mỗi cuộc họp, hội nghị đều phụ thuộc trực tiếp vào những người tham gia vào cuộc họp, hội nghị đó, bao gồm: người chủ trì, người dự (đại biểu) và những người có liên quan.

- Người chủ trì:Chất lượng cuộc họp, hội nghị trước hết phụ thuộc vào

phẩm chất năng lực của người quản lý (thể hiện trước hết ở quyết định tổ chức cuộc họp, hội nghị). Người chủ trì cần nắm vững các vân để liên quan xung quanh chủ đề của cuộc họp, biết lắng nghe, phân tích, tổng hợp, thuyết phục, huy động được trí tuệ tập thể. Người chủ trì phải có khả năng điều khiển cuộc họp để phát huy tối đa sự tham gia của mỗi cử tọa, định hướng thảo luận để tìm ra phương án giải quyết vấn đê một cách tôi ưu.

154

- Người dự:Mọi cuộc họp đều cần sự tham gia tích cực của các

thành viên. Người dự họp được triệu tập đúng thành phần, tham gia cuộc họp một cách tích cực, thái độ xây dựng là nhân tố rất quan trọng cho sự thành công của

cuộc họp.Các thành viên dự họp và chủ tọa cũng cần có những

hiểu biết cần thiết để sử dụng các trang thiết bị phục vụ cuộc họp.

- Những người liên quan (như bao vẹ, ky thuạt, văn

thư, kế toán, phục vụ,...).Để hỗ trợ cuộc họp, bộ phận văn phòng có liên quan

cần có sự phân công, phôi hợp chặt che, nhíp nhang; nhiệt tình, chu đáo, làm việc với tinh thần trách nhiệm cao. Bên cạnh đó, những người liên quan đến cuộc họp cũng cần có chuyên môn về hành chính văn phòng, có sự linh hoạt, sáng tạo trong xử lý những tình huống phát sinh trong

cuộc họp.

3. Điêu kiên vật chát

Điều kiện cơ sở vật chất có ý nghĩa quyết định rất lớn đến chất lượng cuộc họp, hội nghị. Đối vối mỗi loại cuộc họp hội nghị khác nhau có những yêu cầu về cơ sở vật chất khác nhau. Những nơi tổ chức cuộc họp, hội nghị phải bảo đảm các yêu cầu cần thiết về vị trí, chỗ ngồi, âm thanh, ánh sáng, bảo đảríl các tiêu chuẩn về tiếng ồn, không khí, phòng chông cháy no...

155

Các cuộc họp, hội nghị nếu được chuẩn bị chu đáo vê tài liệu, phương tiện kỹ thuật hỗ trợ, tạo môi trường làm việc thuận lợi, thoải mái, an toàn thì chất lượng cuộc họp được nâng cao.

Câu hỏi 104: Quy trình tổ chức cuộc họp cần được thực hiện như th ế nào?

Trả lời:

Quy trình tổ chức cuộc họp gồm 3 giai đoạn cơ bản:

1.C huẩn bị cuộc hop

Để chuẩn bị cho cuộc họp diễn ra đạt kết quả tốt, việc đầu tiên nhà quản lý cần chỉ đạo hoặc trực tiếp thực hiện là xây dựng một bản kê hoạch tổ chức cuộc họp. Kế hoạch tổ chức cuộc họp cần phải làm rõ một số vấn để sau đây:

- Mục đích;- Thành phần tham dự;- Địa điểm tiến hành;- Thời gian;- Các điều kiện vật chất, hậu cần;- Nội dung.Ngoài các vân đề cơ bản kể trên, trong giai đoạn

chuẩn bị tổ chức cuộc họp cần quan tâm đến một sô' vấn đề khác như: mòi đại biểu dự họp như thế nào (bằng văn bản hay mời trực tiếp); chuẩn bị các phương tiện làm việc; soạn thảo và tập hợp các văn bản có liên quan; những yêu cầu về trang phục; yêu cầu về phòng họp;

156

đón tiếp khách; quà tặng; chiêu đãi khách; phân công trách nhiệm tổ chức cuộc họp cho các bộ phận có liên quan (lãnh đạo cơ quan, bộ phận văn phòng và các đại biểu tham dự cuộc họp).

Để bảo đảm công tác chuẩn bị cuộc họp được đầy đủ, chu đáo, tránh sai sót, lãnh đạo văn phòng hoặc người có trách nhiệm cần kiểm tra lần cuôi tông thê các công việc đã chuẩn bị.

2. Tiên hành cuôc hop

- Đón, tiếp đại biểu: đón tiêp đại biêu và phát tài liệu (nếu có).

- Khai mạc, triển khai phát biêu và thao luận:+ Trước khai mạc: với những cuộc họp lớn cần tiến

hành những nghi thức nhà nưốc nhât đinh như lê chào cơ, tưởng niệm các anh hùng liệt sĩ trong cac tiương hợp có hên quan...

_l_ mac- bao gôm cac cong V1GC như on đinh toChức trước CUỘC họp; giới thiệu chủ tịch đoàn, đoàn thư ký và đại biểu tham dự; chủ tọa đọc diễn văn khai mạc

cuộc họp.bày báo cáo va tham luạn. trinh bay bao cao

chính trước, sau đó đến các báo cáo, tham luận bổ sung.+ Tiến hành thảo luận về những vấn đề đặt ra.+ Giữa các báo cáo, tham luận có thể giải lao và ăn nhẹ.+ Trong suốt quá trình diễn ra cuộc họp, ban tổ chức

Phải luôn luôn có người thường trực để kịp thời xử lý các

157

tình huông phát sinh, bảo đảm cuộc họp không bị gián đoạn bởi công tác phục vụ.

- Ghi biên bản:Biên bản có thể phải trình bày ngay sau khi kết thúc

cuộc họp hoặc vào một thòi gian nhất định nào đó. Trong điều kiện cho phép, có thể tiến hành hoàn thiện ngay các văn kiện có liên quan.

- Bê mạc: Báo cáo tổng kết, đưa ra kết luận, cuối cùng có thể có diễn văn bế mạc.

3. Công viêc sau cuôc hop

- Hoàn thiện các văn kiện;- Tiễn khách (tặng quà, chiêu đãi);- Thông báo cho các cơ quan hữu quan kết quả cuộc họp;- Lập hồ sơ cuộc họp (bao gồm: giấy mời, danh sách đại

biểu, danh sách những người tham dự, lời khai mạc, các báo cáo, tham luận, lời phát biểu, nghị quyết cuộc họp, thư quyết tâm (nếu có), biên bản, lời bế mạc);

- Thanh quyết toán những chi phí cho cuộc họp;- Triển khai các nội dung đã được thông qua rút kinh

nghiệm việc tổ chức cuộc họp.

VII. CÔNG TÁC LỄ TÂN

158

Câu hỏi 105: Công tác lể tân là gì?

Trả lời:

Theo Từ điển tiếng Việt lễ tân là “Việc tiếp xúc, giao

thiệp ti’ong quan hệ đối ngoại theo những thể thức nhất định”1. Có cách hiểu khác cho rằng: lễ tân trong cơ quan nhà nước là những nghi thức, thủ tục trong việc đón, tiễn, giao tiếp với khách.

Từ đó có thể hiểu: Công tác tân trong cơ quan nhà nước là hoạt động giao tiếp một cách có nghi thức giữa cơ quan nhà nước với các đối tác bên ngoài cơ quan.

Cần nhấn mạnh rằng đây là giao tiêp chính thức cua các cơ quan, tổ chức, diễn ra hoàn toàn theo lê lôi và thu tục quy định chứ không phải giao tiêp cá nhân đơi thương. Bởi vì mục đích của quá trình giao tiêp này khong chi là tiên hành các sự vụ hành chính, thu nhận thong tin, ma trong một sô' trường hợp, nó còn là phương tiện đê thê hiện thái độ chính trị, thể hiện quốc thể và thể hiện năng lực hoạt động của chính cơ quan, tổ chức nhằm thuyêt phục sự hợp tác lâu dài. Hơn thế nữa, kết quả của hoạt động này còn là một trong những thông số để các nhàquản lý có thể đánh giá hiệu quả công việc của cơ quan, tô chức một

Icách khách quan.

Câu hỏi 106: Ý nghĩa của công tác lê tân trong cơ quan nhà nước?

Trả lời:Trong thòi đại ngày nay, công tác lễ tân, giao tiêp

càng trở nên đặc biệt quan trọng, vì:

l Viện Ngôn ngữ học: Từ điển tiếng Việt, Sđd, tr. 561.

159

A

- Cần củng cô' và phát triển lòng tin bền vững trong nhân dân đối với cơ quan công quyển. Trước kia, do quan niệm chưa đúng đắn của một sô' cán bộ, công chức nên việc tiếp công dân không được đặt đúng vị trí của nó trong công tác lễ tân nói chung. Nhiều cơ quan, tổ chức đã nhìn nhận việc tiếp công dân đến cơ quan công quyền như một sự chiếu cô' thậm chí ban ơn, do vậy đã tổ chức xoàng xĩnh, chiếu lệ, tiếp đón một cách hời hợt hoặc thiếu dân chủ. Diễn biến của tình trạng này đã gây mất lòng tin nghiêm trọng trong nhân dân đôi với các cơ quan chính phủ mà vô'n đường lôi, chủ trương vạch ra là đúng đắn. Trước yêu cầu của công cuộc cải cách hành chính mà một trong những nhiệm vụ trọng tâm là chuyển từ nền hành chính cai quản thuần tuý sang nền hành chính phục vụ, việc gây dựng lại lòng tin cho nhân dân vào Đảng, Chính phủ thông qua việc liên hệ giao tiếp với các cơ quan chức năng của Nhà nước là một yêu cầu sông còn trong việc gìn giữ an ninh chính trị quốc gia cũng như phát triển bển vững nền kinh tê' đất nước.

- Đầu tư nưóc ngoài của thê' giới đứng trước nhiều cơ hội lựa chọn, vì vậy cần tạo tâm thê' và sức thuyết phục cho các chủ đầu tư, hướng sự đầu tư vào đất nưốc Việt Nam;

- Ngày nay, giao dịch với nước ngoài để thu hút nguồn lợi du lịch và những nguồn lợi khác diễn ra như một xu thê' tấ t yếu. Đặc biệt, các nước nghèo luôn cần tận dụng mọi nguồn lực để phát triển kinh tê và đặc biệt là học hỏi cách thức phát triển bền vững theo những con đường cả

160

chính thức lẫn không chính thức. Vì vậy, chú trọng và hoàn thiện công tác giao tiêp lễ tân của các cơ quan, tổ chức chính là động thái tích cực hưởng xu thế tất yếu - xu thế hội nhập toàn cầu.

Trong các cơ quan, nhiệm vụ lễ tân, giao tiêp thường được giao cho bộ phận văn phòng tổ chức và điều hành. Người lãnh đạo văn phòng trưóc hết cần ý thức được tầm quan trọng đặc biệt của công tác này trong thời đại ngày nay và nỗ lực tìm ra cách thức tổ chức, điêu hành sao cho hiệu quả của hoạt động giao tiêp, lễ tân thích ứng được với tầm quan trọng của nó.

Hoạt động giao tiêp lễ tân trong các cơ quan nhà nước thường được tiến hành đôi với ba nhóm đôi tượng chính:

- Công dân đến công sở;- Khách hoặc đối tác trong nưốc đến giao dịch, thăm viếng;- Khách hoặc đối tác nước ngoài đến thăm và làm việc.

Câu hỏi 107: Văn phòng có trách nhiệm gì trong việc tiếp nhân dân đến cơ quan, cong sơ?

Trả lời:Với hoạt động tiêp khách, văn phong cung luc thực

hiện cả chức năng đại diện, chức năng hậu cần và chức năng tham mưu. Trách nhiệm của văn phòng trong hoạt động tiếp nhân dân đến công sở được thể hiện cụ thể

như sau:

1 Văn phòng tham mựu bố trí nơi tiếp dân

- Phòng tiếp dân phải đặt tại địa điểm thuận tiện đi

150 câu hỏi-đáp... 161

lại, dễ tìm, bảo đảm trật tự, an toàn; có thể chủ động phối hợp với cơ quan công an để thực hiện tốt việc bảo đảm trật tự, an toàn cho khu vực tiếp công dân;

- Phòng tiếp dân khang trang, gọn gàng, lịch sự, có phòng vệ sinh. Trong phòng trang bị đầy đủ các điều kiện vật chất tối thiểu như bàn ghế, nước uống, sách báo, V.V..

- Nội quy tiếp dân, quy trình thủ tục khiếu nại tô" cáo, ngày giờ tiếp dân phải được niêm yết công khai, rõ ràng, cụ thể, không để tình trạng nhân dân phải đi lại nhiều lần mất thời gian, tôn kém tiền bạc, công sức;

- Bố trí một người tiếp nưốc và trả lòi những câu hỏi có tính châ't hành chính của dân trong thời gian chờ đợi;

- Người phụ trách phòng tiếp dân phải thường xuyên kiểm tra nơi tiếp dân và công tác hậu cần phục vụ tại nơi tiếp dân, kịp thòi điều chỉnh nếu có thiếu sót.

2. Văn phòng tham mưu viêc lưa chon và bố trí người tiếp dân

Là người nắm đầu môi mảng công tác quan trọng này, người phụ trách văn phòng cần:

- Thường xuyên báo nhắc thủ trưởng cơ quan về lịch tiếp dân của thủ trưởng theo luật định và lịch định;

- Tham mưu cho thủ trưởng để lựa chọn cán bộ chuyên trách tiếp dân:

+ Cán bộ được giao nhiệm vụ tiếp dân phải là người có phẩm chất đạo đức tốt, liêm khiết, trung thực, nhiệt tình; có năng lực chuyên môn, am hiểu thực tế, nắm vững chính sách của Đảng và pháp luật của Nhà nưốc. về phẩm chất

162

cá nhân, cán bộ tiếp dân còn phải có kỹ năng giao tiếp tốt và biết kiềm chế, khéo léo, kiên nhẫn.

+ Khi làm nhiệm vụ, cán bộ tiếp dân phải ăn mặc chỉnh tề, đeo thẻ công chức, tự giới thiệu rõ ràng chức vụ của mình trước công dân.

+ Khi tiếp dân, cán bộ tiếp dân có nhiệm vụ: lắng nghe, ghi chép những điều công dân trình bày, trả lòi dân những vân để thuộc thẩm quyền, tiêp nhận đơn từ và các tài liệu giấy tờ liên quan để báo cáo thủ trương cơ quan giải quyết; hướng dẫn công dân đên đúng nơi cân nêu đơn thư không thuộc thẩm quyền giải quyêt cua cơ quan; nêu khiếu nại tô" cáo đẩ được giải quyêt thì nhã nhặn yêu câu công dân chấp hành.

Câu hỏi 108: Văn phòng cần làm gì trong việc tiếp khách hoặc đối tác trong nước đến giao dịch, thăm viếng cơ quan?

Trả lời:Để đem lại hiệu quả cho hoạt động của cơ quan và

cũng là để guồng máy hành chinh hoạt đọng nhíp nhang, thuận lợi một công việc không kém phần quan trọng so với việc tiếp công dân phải được chú ý đúng mức là tiếp khách đến giao dịch, viếng thăm cơ quan. Nguyên tắc đặt ra là công việc này cần phải được tổ chức hết sức chu đáo, vừa phải đáp ứng tập quán truyền thống, vừa phải tuân theo đúng quy định cua ph,a-p luạt.

ở mảng công việc này, văn phòng có trách nhiệm:

163

Ẩ

1. Tô chức đón tiếp khách

- Cần treo bảng nội quy tiếp khách của cơ quan tại phòng thường trực để khách đến lần đầu tiên có thể dễ dàng nắm bắt quy trình và thủ tục giao dịch.

- Nhân viên trực phải là người lịch sự, nhã nhặn, đúng nguyên tắc nhưng không hách dịch.

- Khi gặp khách, nhân viên trực niềm nở chào hỏi khách và nắm bắt nhu cầu của khách một cách khéo léo, lịch sự để hướng dẫn những thông tin cần thiết hoặc báo cho các bộ phận có trách nhiệm tiếp theo.

Nếu lãnh đạo cơ quan hoặc người cần giao dịch trực tiếp ra đón khách thì nhân viên trực có thế giới thiệu hai bên khi gặp nhau và tiễn khách trước khi vào phòng làm việc.

Nếu thư ký là người đón khách thì cần khéo léo khai thác một số thông tin để phân loại khách, bô' trí gặp ai cho đúng yêu cầu và đáp ứng đúng yêu cầu của khách hoặc mời ngồi rồi báo cáo lãnh đạo xin ý kiến giải quyết.

2. Soạn thảo g iấy mời

Do nhu cầu công tác, cơ quan có thể chủ động mòi khách tới tham quan và làm việc. Trong trường hợp này, văn phòng sẽ tiến hành các nhiệm vụ thuộc chức trách đưối sự chỉ đạo của thủ trưởng cơ quan.

Việc mời khách có thể bằng con đường trực tiếp gặp, mời qua điện thoại hoặc gửi giấy mời. Trong trường hợp cuộc gặp mang tính chính thức thì dù có liên hệ bằng điện

164

thoại hoặc trực tiếp mời trước thì nhất thiết vẫn phải có văn bản mòi kèm theo sau. Người lãnh đạo văn phòng cần thông qua thủ trưởng cơ quan để biết những thông tin cụ thể về cuộc gặp gỡ và căn cứ vào đó chỉ đạo việc chế bản và gửi văn bản mòi.

Việc soạn thảo và gửi giấy mời cần lưu ý những chi tiêt sau đây:

Hình thức văn bản mời (thư mòi, giấy mòi hay công văn mời) phải phù hợp vối tình huông hành chính. Nêu mòi đích danh cá nhân nào đó thì nhât thiêt phải soạn thảo giấy mòi, trong đó ghi đích xác tên và chức danh của người được mồi. Nếu mời một sô chức danh thì có thể gửi giây mời thông thường, còn nêu mời một đoàn khách mà phía được mời có thể tùy nghi sắp xêp người tham dự thì có thể gửi công văn mời.

Bảo đảm những thông tin thiết yếu trong một văn bản mời: thời gian, địa điểm, lý do, chương trình, người cần liên hệ để biết chi tiêt. Nêu văn ban mòi là công văn thì có thể đưa thêm những thông tin vê nhiệm vụ tham luận, điểu kiện vật chât, lưu trú, phương tiẹn và phươngthức đi lại, tài liệu, trang phục, V. V. .

Nếu sử dụng giấy mời thông thường, không đích danh thì có thể ghi chú thêm nhưng lưu y đạc biệt nêu cân thiêt (ví du* giây mơi danh cho hai khach, đe nghi Xuất trình giây mời ơ cưa ra vao, giay mơi co gia tri cho một người, xin khăng đinh sự co mạt cua quý khách trước ... giờ ... ngày ... thông qua số điện thoại...); bên

165

Á

cạnh đó cũng có thể đưa thêm những thông tin cụ thể hơn về địa điểm như sô" nhà, số và tên phòng họp, sơ đồ đường đi nếu cần.

Chú ý hình thức trang trí của giấy mời: phông chữ, cỡ chữ, kiểu dáng chữ, lôgô, biểu trưng, màu sắc kích cỡ của giấy mòi hợp lý và trang nhã.

- Văn bản mòi cần được gửi sốm cho người được mời để có đủ thời gian và điều kiện chuẩn bị. Những cá nhân và cơ quan là đối tác quan trọng, cần cử người đem giấy mời đến giao tận tay; những nơi khác có thể gửi qua bưu điện và kiểm tra lại qua điện thoại.

3) Tiếp khách ở xa lưu cơ quan

Trong trường hợp khách ở xa cần lưu lại phòng khách của cơ quan, người phụ trách bộ phận văn phòng cần:

- Kiểm tra phòng khách cơ quan chu đáo đến từng chi tiết nhỏ nhất; bổ sung điều chỉnh ngay nếu thiếu sót hoặc chưa hợp lý.

- Nắm bắt nhu cầu của khách về sinh hoạt ăn ở, đi lại, nếu cần bố trí người giúp đỡ tận tình.

- Lưu ý khách những thông tin về thời tiết, khí hậu địa phương và những thông tin khác đề phòng những bất trắc có thể xảy ra trong thời gian khách lưu trú tại địa phương.

Dặn dò nhân viên phụ trách các bộ phận tiêp đãi ân cần, chu đáo, hướng dẫn địa điểm và thủ tục khi khách ròi khỏi cơ quan.

166

Câu hỏi 109: Văn phòng có nhiệm vụ gì trong việc chuẩn bị đón tiếp khách nước ngoài?

Trả lời:

Trong giao tiếp lễ tân ngoại giao, dù cơ quan cấp nào cũng phải luôn ghi nhớ nguyên tắc: trọng thị, hữu nghị, chu đáo, an toàn. Muốn được vậy, người được giao trọng trách tổ chức và điều hành công việc này cần lưu ý tối từng khâu, từng bước trong quá trình gặp gỡ, tiếp xúc và đưa tiễn khách.

1. Nắm bắt những thông tin cơ bản vê khách, bao gồm:

- Tính chất đoàn khách;- Mục đích viếng thăm;- Cấp bậc đoàn khách;- Thành phần, số lượng;- Đặc điểm về sức khoẻ, sở thích, tín ngưỡng;- Ngày, giờ đến;- Trách nhiệm đưa đón.

2.Chuẩn bị k ế hoạch đón tiếp

Trước hết, cần xin ý kiến cấp trên và lập kế hoạch cụ thể về việc đón tiếp, chương trình hoạt động của khách trong thời gian lưu lại.

Phân công nhiệm vụ cụ thê đôi với các mục việc:- Thành phần tiêp khách;- Việc đón khách tại sân bay (nếu cần);

167

- Nghi lễ ngoại giao (nếu cần);- Trang trí phòng tiếp khách;* Người phụ trách hậu cần và các khâu hậu cần;- Người chủ trì cuộc gặp gỡ đầu tiên;- Người hưóng dẫn và giới thiệu khách;- Nhân sự làm việc từng buổi nếu khách lưu lại

nhiều ngày.Kiểm tra việc liên hệ nơi ở, ăn, đi lại tham quan, giải

trí; bảo đảm chu đáo và an ninh cho khách.Chuẩn bị những phương án dự phòng cho từng công

việc.

Câu hỏi 110: Cần phải chú ý những gì trong công tác lể tân tại phòng tiếp khách?

Trả lời:

1.Giới thiêu

Khi mọi người đã vào phòng khách, có thể tiến hành nghi thức giới thiệu. Điều cần lưu ý là thời gian dành cho công việc này không được quá dài, vì vậy cần thực hiện sao cho hiệu quả nhất. Muốn thế, vào thời điểm đầu tiên này, người giới thiệu chỉ cần đưa ra những thông tin thiết yếu nhất về các bên, đó là tên và chức danh hoặc chức vụ trong chuyến viếng thăm của mỗi người. Người làm công việc này phải có giọng nói rõ ràng, dứt khoát và phải nghiêư cứu kỹ danh sách, thông tin về khách trưốc khi khách đến nhằm tránh những nhầm lẫn sai sót có thể xảy ra làm phật ý hoặc giảm ấn tượng tốt đẹp của hai bên với nhau.

168

Nguyên tắc chung của nghi lễ giới thiệu là “nhạt với đậm”, cụ thể là:

- Người ít quan trọng được giới thiệu với người quan trọng hơn;

- Cấp dưối vối cấp trên;- Trẻ hơn vối già hơn;- Nam với nữ;- Người sở tại với khách;- Người tới sau với người tối trước.

2. Bô' tr í chỗ ngồi

Có thể dựa trên những đặc điểm tính chất và cấp bậc của đoàn khách mà nghiên cứu trước, lựa chọn mọt hoặc một sô" trong các nguyên tắc săp xêp chô ngoi sau đay đe ấp dụng:

- Nguyên tắc ngôi thứ: người được công nhận là quan trọng nhất luôn được xếp chỗ ngồi vào vị trí quan trọng hàng đầu.

- Nguyên tắc đoàn khách tự định đoạt: đoàn khách tự chỉ định người đứng đầu và thứ bậc của mỗi người trong đoàn để xác định vị trí.

- Nguyên tắc bình đẳng giữa các nhà nước: trong trường hợp có nhiều đoàn khách tham gia yào bàn hội nghị mà không cần có thứ tự ưu tiên thì có thể xác định vị trí các đoàn khách bằng các cách thể hiện sự bình đẳng như: rú t thăm; theo vần chữ cái; theo thâm niên chức vụ (áp dụng đối với trường hợp các nguyên thu).

169

- Nguyên tắc ngôi thứ không ủy quyền: một người khi đên bàn hội nghị vói tư cách được ủy quyển bởi một người khác thì không thể được đổi xử như với người mình đại diện, trừ trường hợp liên quan đến các nguyên thủ quốc gia. Để có được vinh dự như nhau, người thay thế phải cùng cấp.

- Nguyên tắc nhường chỗ: chủ của một buổi lễ tiếp một nhân vật cấp bậc cao hơn cấp bậc của mình sẽ lịch sự nhường chỗ quan trọng nhất cho nhân vật khách cấp cao đó.

- Nguyên tắc tuổi tác và thâm niên: người nhiều tuổi xếp ở vị trí quan trọng hơn người ít tuổi; người cùng chức vụ với những người khác nhưng có thâm niên cao hơn sẽ được xếp ở vị trí quan trọng hơn; người tiền nhiệm xếp sau người đương nhiệm, người giữ cương vị danh dự xếp sau người giữ chức vụ thực tế.

- Nguyên tắc ưu tiên phụ nữ: khách nữ có cùng cấp bậc được ưu tiên xếp trước khách nam.

- Nguyên tắc “người được mời”: chỗ của các cặp vợ chồng được xếp theo cấp bậc của người giữ cương vị được mời.

- Nguyên tắc dân sự trước tôn giáo: trong các buổi lễ không mang màu sắc tôn giáo, vị trí của các chức sắc tôn giáo được xếp sau quan chức dân sự.

- Nguyên tắc “người có công”: ưu tiên người có công vối cách mạng, có huân huy chương, có uy tín lớn trong các lĩnh vực khoa học, nghệ thuật, văn học, các hoạt động nhân đạo... mà tên tuổi họ đã được khẳng định.

170

- Nguyên tắc vần chữ cái: sắp xếp vị trí theo bảng chữ cái của ngôn ngữ nơi diễn ra sự kiện hoặc ngôn ngữ của tổ chức hay một ngôn ngữ khác do các bên thoả thuận.

- Nguyên tắc bên phải trước bên trái sau: người quan trọng nhất ở bên phải chủ nhân, người quan trọng thứ hai ở bên trái và cứ thế xen kẽ lần lượt.

- Nguyên tắc “đối diện tương đồng”: chủ nhân ngồi đối diện với khách chính, sau đó theo quy tăc phải trái đê xêp xen kẽ chủ và khách khác.

Câu hỏi 111: Hoạt động chiêu đãi khách được thực hiện như thế nào?

Trả lời:Chiêu đãi là một khâu tự nhiên trong quá trình giao

tiếp. Tuy nhiên cần ý thức rằng, công đoạn này có một tầm quan trọng rất đặc biệt, không những thể hiện thịnh tình của bên chiêu đãi đối vối khách mà còn là cơ hội quý báu để các bên hiểu nhau kỹ hơn, tạo cơ hội hợp tác lâu bền hơn.

Trong chiêu đãi, cần chú ý tối các công việc sau đây:

1.Chọn kiểu tiệcViêc lưa chon kiểu tiệc phụ thuộc vào khá nhiều yếu tô"

kể cả khách quan lẫn chủ quan. Nếu là khách trong nước, yếu tô' mục đích yêu cầu của cuộc chiêu đãi, thời gian, kinh phí sẽ là những yếu tố quyết định; nếu là khách nước ơgoài thì tính chất đoàn khách, cấp bậc, đặc điểm văn hoá

L

171

sẽ là những yêu tô" phải tính tới trước tiên. Cá biệt, trong một sô trường hợp, điều này lại được quyết định dựa trên ý muôn của khách và lòng hiếu khách của chủ nhà.

Thông thường, đối vối khách nước ngoài, vào những bữa tiệc đầu tiên khi khách đặt chân đến đất nưóc, nên mòi khách dự tiệc kiểu thuần Á để giới thiệu ẩm thực, văn hóa bản địa và thỏa mãn tâm lý thông thường là muốn được thưởng thức đặc sản địa phương của khách. Nếu đoàn khách lưu lại thời gian dài, thỉnh thoảng nên mòi họ ăn tiệc Âu để họ bớt nhớ quê hương hoặc củng cố sức khỏe cho khách trong trường hợp họ không dùng quen các món ăn châu Á.

Nếu thời gian đãi tiệc hạn hẹp, có thể mời tiệc đứng với những đồ ăn nguội và rượu nhẹ là chủ yếu. Nhưng nếu thời gian rộng rãi và kinh phí dồi dào, phía chủ nhà có thể mở một buổi chiêu đãi long trọng để thể hiện thêm thái độ trọng thị và tăng ấn tượng tốt đẹp, đáng nhố đôi với khách.

Nguyên tắc là không nên mở tiệc Á, Âu lẫn lộn, vì như vậy khách sẽ không cảm nhận sâu sắc được vị trí trung tâm của họ, không đánh giá cao năng lực phân tích của phía chiêu đãi. Và như vậy, phần ý nghĩa quan trọng của công việc tiếp khách sẽ bị giảm đi.

2. B ài tr í trong phòng tiệc

Thông thường, dù được mồi đến để dự tiệc nhưng ít khi khách đến là ngồi ngay vào vị trí dùng bữa. Vì vậy, đối vối những buổi chiêu đãi vói sô' lượng khách lớn, cần bô' trí

172

một phòng chò để khách có thể trao đổi, trò chuyện, giao lưu vối nhau trước khi vào phần chính. Đó cũng là nơi để nhân viên lễ tân có thể hưống dẫn vị trí của khách trong bàn tiệc chính thức, ở phòng này có thể sắp xếp giá treo áo khoác và các vật dụng khác, tạo điểu kiện cho khách rảnh rang và thoải mái khi vào dùng tiệc.

Phòng tiệc phải có đầy đủ phương tiện điều hòa không khí như máy điểu hòa nhiệt độ, hệ thông lò sươi vào mùa đông hoặc quạt gió, quạt mát vào mùa hè. Trong phòng không có mùi hôi hoặc những mùi khó chiu, kiêng kỵ đôi với tập quán của khách. Phòng tiệc có thê trang trí thêm dây hoa trang kim, bóng màu nhưng cân vừa phai, sao cho đồ ăn mối là tiêu điểm gây sự chú ý trong bữa tiệc. Sự lạm dụng đồ trang trí sẽ làm rôi, nhàm khong gian, co the khiến cho khách đánh giá không cao ve gu tham mỹ cũng như năng lực tổ chức sự kiện của phía chu nhà. Nêu đặt lọ hoa thì cần lưu ý không nên cắm hoa quá cao làm ảnh hưởng tầm nhìn của khách hoặc tạo cảm giác chênh vênh, không sử dụng loại hoa có mùi gắt, nồng làm át hương vị của rượu và món ăn hoặc gây kho chiu cho khach.

Đồ dùng trong buổi tiệc phải đồng bộ, được lau chùi sạch sẽ, sắp xếp gọn gàng, đẹp mắt. Bộ phận phục vụ cần kiểm tra và loại bỏ những bàn ghế, đồ dùng hư hỏng, sứt mẻ rạn nứt không đồng bộ khi tiến hành các khâu chuẩn bị.

Bàn tiệc phải vững vàng, không lung lay, được kê với khoảng cách đủ để đi lại chúc rượu và không gây bất cập cho nhân viên phục vụ. Đặc biệt, ở khâu lên thực đơn,

173

phải nghiên cứu và tính toán kỹ để tránh tình trạng thức ăn, đồ dùng châ't chứa trên bàn, gây khó khăn cho thực khách khi cử động. Bàn ăn nên rộng vừa phải (thường không quá 1,6 m) để khi nói chuyện, ngưòi ngồi hai bên bàn có thể nghe được tiếng nói của nhau mà không gây mất trậ t tự chung.

Về khăn trải bàn, trừ bàn danh dự, ở các bàn còn lại cần được trải khăn bàn và trang trí giông nhau để khách không có cảm giác bị phân biệt đốì xử. Khăn trải bàn tiệc nên dùng vải một màu trang nhã, tránh dùng khăn hoa hoặc nilon.

3. Bô trí chỗ ngồi trong bàn tiêc

Trong một số cuộc chiêu đãi, cần đặc biệt chú ý đến vị trí quan trọng nhất dành cho một hoặc một sô' nhân vật trung tâm. Nếu cần bô' trí chỗ ngồi cho đoàn chủ nhà và một đoàn khách thì theo thông lệ, vị trí trung tâm dành cho hai trưởng đoàn (tức là người chủ chính và khách chính) có thể là giữa hai bên theo chiều dọc của bàn chữ nhật (tức là hai đầu bàn), hoặc giữa hai bên theo chiều ngang. Các vị trí khác sẽ được tính từ nhân vật trung tâm trở đi, theo thứ tự mức độ quan trọng giảm dần, lần lượt phải rồi đến trái.

Khi xếp vị trí khách ngồi, đặc biệt trong trường hợp có khách nước ngoài, cần phải chú ý xen kẽ giữa khách và chủ. Những người thuộc thành phần chủ nhà cần lưu ý chủ động tạo tình huống để các bên giao lưu, tránh tình trạng không ai nói gì hoặc khách chỉ ngồi nghe phía chủ

174

nhà nói chuyện với nhau, chúc tụng nhau suổt bữa tiệc. Nhưng cũng nên tránh việc tạo không khí giao lưu quá ồn ã khi ăn tiệc, nói cười quá to, cố tình ép khách uống rượu bia khi họ không muốn hoặc tửu lượng kém.

Nếu trong bữa tiệc có các cặp vợ chồng đi cùng thì có thể tạm thời tách họ ra trong lúc ăn tiệc, trừ những trường hợp đặc biệt hoặc họ có lý do riêng muôn ngồi cạnh nhau. Có thể sắp xếp cặp vỢ chồng ngồi cùng phía nhưng không sát cạnh nhau nếu có một bàn, hoặc ngôi khác bàn nêu có nhiều bàn.

Nếu trong bàn tiệc có nhiều nữ, không nên sắp xếp hai nữ ngồi cạnh nhau trừ trường hợp một trong hai là phiên dịch hoặc trợ lý riêng.

Trường hợp nhân vật trung tâm ca phía chu va khach đều có vỢ đi cùng thì sắp xếp hai nhân vật chính ngồi đôi diện nhau, vỢ khách chính ngồi bên phải chủ chính và vợ chủ chính ngồi bên phải khách chính.

4. s ắ p xếp đồ dùng trên bàn tiệc

Nếu trên bàn tiệc có hoa, nến hoặc các món đồ trang trí khác thì nên đặt các món đó ở vị trí giữa bàn.

Bộ đồ ăn phải được lựa chọn phù hợp với kiểu tiệc và thực đơn sạch, khô và xếp đặt ngay ngắn ở vị trí thuận tay đối với khách.

Trước khi thực khách ngồi vào bàn tiệc cần có một bộ đồ ăn vừa có tính chất trang trí vừa phục vụ cho món ăn đầu tiên. Không nên bày qưá nhiều đồ dùng cùng một lúc sẽ gây cảm giác rối, chật chội, làm mất ấn tượng ẩm thực,

175

A

mà nên dùng xong đến đâu dọn đi đến đó rồi mới đem tiếp đồ dùng cho món sau. Trên một bàn tiệc, đồ ăn dùng cho mọi người phải đồng bộ.

Ly, tách, cốc cần phù hợp vối từng loại đồ uống dự định, tránh dùng một ly, tách cho nhiều loại đồ uống khác nhau vừa không lịch sự, vừa làm mất mùi vị khác biệt của các loại đồ uống.

Ngoài bộ đồ ăn, uống chính cho thực khách, mỗi bàn cần có thêm một hoặc hai đồ dùng chung đế đựng xương và thức ăn bỏ đi, tránh cho thực khách lúng túng không biết bỏ xương vào đâu hoặc vứt bừa bãi gây mất vệ sinh, mất lịch sự.

5. Thực đơn

Khi lựa chọn thực đơn cần căn cứ vào tổng hoà các yếu tố, như:

- Tính chất buổi chiêu đãi (xã giao hay thân tình);- Kiểu tiệc (đứng hay bàn, Âu hay Á);

- Truyền thông ẩm thực, thói quen, tín ngưỡng của khách mời;

- Ý muốn của khách mời;- Sức khoẻ của khách mời;- Thời tiết;- Khả năng tài chính của phía chủ tiệc.Thực đơn nên vừa phải về sô" lượng, chú ý nhiều đến

chất lượng và tính đặc thù của buổi chiêu đãi, tránh sự lãng phí không cần thiết và gây khó khăn cho việc sắp xếp bàn tiệc về sau. Hơn nữa, một bữa tiệc vừa phải bao giờ

176

cũng làm cho thực khách thấy hài lòng, gây ấn tượng sâu săc hơn so với một bữa tiệc thừa mứa, nhiều thức ăn không dùng đến.

Nêu chiêu đãi tiệc Việt Nam, cần lưu ý tới năm nhóm món ăn thông lệ chủ yếu sau:

- Đồ ăn nguội kèm vối uống rượu bia;- Các món xào, rán;- Các món mặn;- Canh;- Đồ tráng miệng.Một nguyên tắc nữa của việc chọn thực đơn, nhât là

tiêp khách nước ngoài là không chọn những món ăn khiên khách phải lúng túng, khó xử vì:

- Có mùi vị quá đặc biệt hoặc mùi vị khó chịu đôi vối thói quen của khách;

- Đòi hỏi những đồ dùng khó sử dụng;- Món ăn quá dai, cứng, phải dùng tay mà không báo trước.Danh mục các món ăn cần được in trang nhã, đẹp

mắt, dễ đoc và để sẵn trên môi bàn tiệc. 0 những cuộc chiêu đãi ngoại giao trọng thê, cân gưi trưóc thực đơn cho đoàn khách và để ở vị trí cạnh đồ dùng của mỗi khách khi vào bàn tiêc. Nhờ đó, khách se biet. minh được mòi những món gì, tiên độ âm thực ra sao, có cân kiêng món gì không, có đủ thời gian đê dự tiệc không, cân chuẩn bị tâm lý ra sao, V . V . . Nêu gửi thực đơn trước, có thể ghi thêm thông tin vê chủ tiệc .mòi, thời gian, lý do và địa

điểm mòi tiệc.

n . 150 câu h â - đáp... 1 7 7

A

Câu hỏi 112: Nghi thức nhà nước là gì? Nội dung cơ bản cấu thành nghi thức nhà nước?

Trả lời:

Nghi thức nhà nưốc là cách thức, lễ nghi giao tiếp chính thức trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức.

Nghi thức nhà nước do các cơ quan chức năng có thẩm quyền quy định, thường bao gồm một số nội dung sau:

- Cách sử dụng biểu tượng quốc gia như quốc kỳ, quốc ca, quốc huy;

- Cách thức, thủ tục, quy trình tiến hành các sự kiện quan trọng, các ngày lễ tết của quốc gia;

- Cách thức trang trí, bài trí công sở;- Nghi thức công sở: trang phục, lễ phục; thủ tục tang

lễ, cưới hỏi đốì vói cán bộ, công chức, viên chức.- Nghi thức lễ tân, trong đó có lễ tân ngoại giao.

Câu hỏi 113: Nghi thức công sở là gì? Văn bản nào của cơ quan nhà nước quy định nghi thức công sở?

Trả lời:

Nghi thức công sở có thể hiểu là những quy định vể cách thức, thủ tục tiến hành các sự kiện, các hoạt động giao tiếp chính thức của cơ quan nhà nưốc nhằm bảo đảm tính nghiêm túc, trang trọng của các sự kiện được tổ chức. Nghi thức công sở là một bộ phận cấu thành nghi thức

nhà nưốc.

178

Văn bản làm nền tảng cho các cơ quan, tổ chức xây dựng và ban hành quy chế riêng về vân đề này là “Quy chê văn hoá công sở tại các cơ quan hành chính nhà nước” ban hành kèm theo Quyết định sô 129/2007/QĐ-TTg ngày 02-8-2007 của Thủ tưống Chính phủ.

Câu hỏi 114: Nêu quy định về việc tổ chức Ngày Quôc khánh nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam (ngày 02 tháng 9)?

Trả lời:

Nghị định sô 82/2001/NĐ-CP ngày 06-11-2001 của Chính phủ đưa ra các quy định về nghi lê tô chức các sự kiện trọng đại của đất nước, trong đó quy định về tổ chức Quốc khánh nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam (ngày 02 tháng 9) như sau:

1.N ăm lẻ

- Lãnh đạo Đảng, Nhà nưóc, Quôc hội, Chính phủ, Uy ban Trung ương Mặt trận Tô quôc Việt Nam và đại diện lãnh đạo các cơ quan Trung ương của các tô chức chính trị - xã hội (sau đây gọi là các đoàn thê) đặt vòng hoa, vào Lăng viếng Chủ tịch Hồ Chí Minh và đặt vòng hoa tại Đài Tưởng niệm các Anh hùng Liệt sĩ (sau đây gọi tắt là Đài Tưởng niệm).

- Thành ủy, Hội đồng nhân dân, ủy ban nhân dân, ủy ban Mặt trận Tổ quôc- thành phô Hà Nội tổ chức rníttinh; mời đại diện lãnh đạo Đảng, Nhà nước, Quốc hội,

179

L

Chính phủ, ủ y ban Trung ương Mặt trận Tổ quốc Việt Nam và các đoàn thể dự.

- Thủ tướng Chính phủ tiếp Đoàn Ngoại giao và các Trưởng đại diện của Tổ chức Quốc tế tại Hà Nội với hình thức tiệc rượu.

- Bộ Ngoại giao tổ chức cho Đoàn Ngoại giao và các Trưởng đại diện của Tổ chức Quốc tế tại Hà Nội đặt vòng hoa, vào Lăng viếng Chủ tịch Hồ Chí Minh và đặt vòng hoa tại Đài Tưởng niệm.

- Thành ủy, Hội đồng nhân dân, ủy ban nhân dân, ủy ban Mặt trận Tổ quốc Thành phô' Hồ Chí Minh tổ chức míttinh.

2. N ăm tròn

- Tại Thủ đô Hà Nội, tổ chức míttinh với danh nghĩa Ban Chấp hành Trung ương Đảng, Nhà nước, Quốc hội, Chính phủ, ủ y ban Trung ương Mặt trận Tổ quốc Việt Nam; mòi Đoàn Ngoại giao và các Trưởng đại diện của Tổ chức Quốc tế tại Hà Nội dự.

- Tổng Bí thư Ban Chấp hành Trung ương Đảng Cộng sản Việt Nam (sau đây gọi tắt là Tổng Bí thư), Chủ tịch nước, Thủ tướng Chính phủ, Chủ tịch Quốc hội, Chủ tịch Đoàn Chủ tịch ủy ban Trung ương Mặt trận Tổ quốc Việt Nam chiêu đãi trọng thể tại Phủ Chủ tịch. Chủ tịch nước đọc lồi chúc rượu; mời Đoàn Ngoại giao và các Trưởng đại diện của Tổ chức Quốc tế tại Hà Nội dự.

- Tại Hà Nội, tổ chức đặt vòng hoa, vào Lăng viếng

180

Ấ

Chủ tịch Hồ Chí Minh và đặt vòng hoa tại Đài Tưởng niệm như năm lẻ.

- Thành ủy, Hội đồng nhân dân, ủy ban nhân dân, ủy ban Mặt trận Tổ quốc Thành phô Hồ Chí Minh tổ chức míttinh.

3. N ăm chẵn

Tổ chức míttinh, diễu hành tại Quảng trường Ba Đình; lãnh đạo Đảng, Nhà nước, Quôc hội, Chính phủ, ủy ban Trung ương Mặt trận Tổ quốc Việt Nam và các đoàn thể dự. Chủ tịch nước đọc diễn văn; nếu có duyệt binh thì Bộ trưởng Bộ Quốc phòng đọc nhật lệnh; mời Đoàn Ngoại giao và các Trưởng đại diện của Tổ chức quốc

tế tại Hà Nội dự.Các hoạt động khác tổ chức như năm tròn.

Câu hỏi 115: Quy định của Nhà nước về việc tổ chức Ngày Giỗ tổ Hùng Vương (ngày 10-3 âm lịch) như th ế nào?

Trả lời:Điều 6 Nghị định số 82/2001/NĐ-CP do Chính phủ

ban hành ngày 06-11-2001 quy định việc tổ chức Ngày Giỗ tổ Hùng Vương (ngày 10-3 âm lịch) như sau:

Việc xác định năm lẻ, năm tròn, năm chẵn để tổ chức Ngày Giỗ tổ Hùng Vương được tính theo năm dương lịch.

1.N ăm lẻ

Uy ban nhân dân tinh Phú Thọ tô chức lê hội; mơi

181

L

lãnh đạo Bộ Văn hoá - Thông tin dự lễ dâng hương và tổ chức các hoạt động trong lễ hội.

2. N ăm tròn

ủ y ban nhân dân tỉnh Phú Thọ tổ chức lễ hội; mời đại diện lãnh đạo Đảng, Nhà nước, Quốic hội, Chính phủ, ủy ban Trung ương Mặt trận Tổ quốc Việt Nam và các đoàn thể dự lễ dâng hương.

3. N ăm chẵn

Bộ Văn hoá - Thông tin và ủy ban nhân dân tỉnh Phú Thọ tổ chức Lễ hội; mòi đại diện lãnh đạo Đảng, Nhà nưốc, Quốc hội, Chính phủ, ủy ban Trung ương Mặt trận Tổ quốíc Việt Nam và các đoàn thể dự lễ dâng hương.

Câu hỏi 116: Nêu quy định vể việc tổ chức Ngày thành lập Đảng Cộng sản Việt Nam

Trả lời:

Quy định về việc tổ chức Ngày thành lập Đảng Cộng sản Việt Nam (ngày 03-2) được thể hiện tại Điều 7 Nghị định số 82/2001/NĐ-CP do Chính phủ ban hành ngày 06- 11-2001 cụ thể như sau:

1.N ăm lẻ

Thành ủy, Hội đồng nhân dân, ủy ban nhân dân, ủy ban Mặt trận Tổ quốc thành phô" Hà Nội tổ chức míttinh; mời đại diện lãnh đạo Đảng, Nhà nước, Quốc hội, Chính phủ, ủy ban Trung ương Mặt trận Tổ quốc Việt Nam và các đoàn thể dự.

182

2. N ăm tròn

- Thành ủy, Hội đồng nhân dân, ủy ban nhân dân, ủy ban Mặt trận Tổ quốc thành phô" Hà Nội tổ chức míttinh; mời lãnh đạo Đảng, Nhà nước, Quốc hội, Chính phủ, ủy ban Trung ương Mặt trận Tổ quốc Việt Nam và các đoàn thể dự.

- Thành ủy, Hội đồng nhân dân, Uy ban nhân dân, Uy ban Mặt trận Tổ quốc Thành phô Hồ Chí Minh tổ chức míttinh.

3. N ăm chẵn- Lãnh đạo Đảng, Nhà nưốc, Quốc hội, Chính phủ, ủy

ban Trung ương Mặt trận Tổ quốc Việt Nam và các đoàn thể đặt vòng hoa, vào Lăng viếng Chủ tịch Hồ Chí Minh và đặt vòng hoa tại Đài tưởng niệm.

- Tại Thủ đô Hà Nội, tô chức míttinh với danh nghĩa Ban Chấp hành Trung ương Đảng, ủy ban Trung ương Mặt trận Tổ quốc Việt Nam; mời Đoàn Ngoại giao và các Trưỏng đại diện của Tổ chức Quốic tế tại Hà Nội dự.

- Thành ủy, Hội đồng nhân dân, ủy ban nhân dân, ủy ban Mặt trận Tổ quốc Thành phố Hồ Chí Minh tổ chức míttinh.

Câu hỏi 117: Quy định của Nhà nước về việc tổ chức Ngày sinh Chủ tịch Hồ Chí Minh như thế nào?

Trả lời:Việc tổ chức kỷ niệm Ngày sinh Chủ tịch Hồ Chí Minh

(ngày 19-5) được quy định tại Điều 8 Nghị định số 82/2001/NĐ-CP do Chính phủ ban hành ngày 06-11-2001. Nội dung như sau:

183

A

1.N ăm lẻ

Lãnh đạo Đảng, Nhà nước, Quốc hội, Chính phủ, ủy ban Trung ương Mặt trận Tổ quổc Việt Nam và các đoàn thể đặt vòng hoa và vào Lăng viếng Chủ tịch Hồ Chí Minh.

2. N ăm tròn

- Lãnh đạo Đảng, Nhà nước, Quốc hội, Chính phủ, ủy ban Trung ương Mặt trận Tổ quốc Việt Nam và các đoàn thể đặt vòng hoa và vào Lăng viếng Chủ tịch Hồ Chí Minh.

- Thành ủy, Hội đồng nhân dân, ủy ban nhân dân, ủy ban Mặt trận Tổ quốc thành phô' Hà Nội tổ chức míttinh; mời lãnh đạo Đảng, Nhà nước, Quốc hội, Chính phủ, ủy ban Trung ương Mặt trận Tổ quốc Việt Nam và các đoàn thể dự.

- Thành ủy, Hội đồng nhân dân, úy ban nhân dân, ủ y ban Mặt trận Tổ quốc Thành phô' Hồ Chí Minh tổ chức míttinh.

- Tỉnh ủy, Hội đồng nhân dân, ủy ban nhân dân, ủy ban Mặt trận Tổ quốc tỉnh Nghệ An tổ chức míttinh.

3. N ăm chẵn

- Tại Hà Nội, tổ chức míttinh với danh nghĩa Ban Chấp hành Trung ương Đảng, Nhà nưốc, Quốc hội, Chính phủ, ủ y ban Trung ương Mặt trận Tổ quôc Việt Nam; mồi Đoàn Ngoại giao và các Trưởng đại diện của Tổ chức Quốc tế tại Hà Nội dự.

- Các hoạt động khác tổ chức như năm tròn.

184

Câu hỏi 118: Nêu quy định về tổ chức Ngày chiến thắng, giải phóng miền Nam, thống nhất đất nước (ngày 30 tháng 4)?

Trả lời:

Điều 9 Nghị định số 82/2004/NĐ-CP ngày 06-11-2001 của Chính phủ quy định việc tổ chức kỷ niệm Ngày chiến thắng giải phóng miền Nam, thông nhất đất nước như sau:

1.N ăm lẻ- Thành ủy, Hội đồng nhân dân, Uy ban nhân dân, ửy

ban Mặt trận Tổ quôc thành phô Hà Nội tổ chức míttinh; mời đại diện lãnh đạo Đảng, Nhà nước, Quốc hội, Chính phủ, ủy ban Trung ương Mặt trận Tổ quốc Việt Nam và các đoàn thể dự.

- Thành ủy, Hội đồng nhân dân, ủ y ban nhân dân, ủ y ban Mặt trận Tổ quôc Thành phô Hồ Chí Minh tổ chức míttinh.

2. N ăm tròn- Tại Hà Nội, tổ chức míttinh với danh nghĩa Ban Chấp

hành Trung ương Đảng, Nhà nưóc, Quốc hội, Chính phủ, ủy ban Trung ương Mặt trận Tổ quôc Việt Nam; đại diện lãnh đạo Đảng, Nhà nước, Quôc hội, Chính phủ, ủy ban Trung ương Mặt trận Tổ quôc Việt Nam và các đoàn thể dự.

- Các hoạt động khác tổ chức như năm lẻ.

3.N ăm chẵn

- Tại Hà Nội, tổ chức míttinh vối danh nghĩa Ban Chấp hành Trung ương Đảng, Nhà nước, Quốc hội, Chính phủ,

185

ủy ban Trung ương Mặt trận Tổ quốc Việt Nam; đại diện lãnh đạo Đảng, Nhà nước, Quốc hội, Chính phủ, ủy ban Trung ương Mặt trận Tổ quốc Việt Nam và các đoàn thể dự; mời Đoàn Ngoại giao và các Trưởng đại diện của Tổ chức Quốc tế tại Hà Nội dự.

- Các hoạt động khác tổ chức như năm tròn.- Tại Thành phô Hồ Chí Minh, tổ chức diễu binh,

diễu hành.

Câu hỏi 119: Quy định của Nhà nước về việc tổ chức Ngày Tết Nguyên đán như thế nào?

Trả lời:

Nội dung này được thể hiện tại Điều 10 Nghị định số 82/2001/NĐ-CP ngày 06-11-2001 của Chính phủ như sau:

- Chủ tịch nưốc chúc Tết đồng bào cả nước và người Việt Nam ở nước ngoài trên Đài Truyền hình và Đài Tiếng nói Việt Nam lúc giao thừa.

- Bộ trưởng Bộ Ngoại giao gặp mặt Đoàn Ngoại giao và các Trưởng đại diện của Tổ chức quốc tế tại Hà Nội.

Câu hỏi 120: Cách trang trí buổi lể tổ chức m íttinh, lể kỷ niệm và đón nhận các danh hiệu vinh dự của Nhà nước được tổ chức như thê nào?

Trả lời:

Buổi lễ tổ chức míttinh, lễ kỷ niệm và đón nhận các danh hiệu vinh dự của Nhà nước được tổ chức trong hội trường hoặc ngoài trời.

186

1.Tô chức trong hôi trường

Sân khâu hội trường được trang trí trang trọng theo những quy định sau:

a) Quốc kỳ hoặc Quốc kỳ và cờ Đảng treo trên phông hậu hoặc trên cột cờ về phía bên trái của sân khấu; Quốc kỳ ở bên phải, cò Đảng ở bên trái (nhìn từ phía hội trường lên).

b) Tượng bán thân Chủ tịch Hồ Chí Minh đặt trên bục cao phía dưối ngôi sao hoặc ở phía dưới giữa ngôi sao và hình búa liềm theo chiều thẳng đứng. Trường hợp cờ được treo trên cột thì đặt tượng Chủ tịch Hồ Chí Minh chếch phía trước bên phải cột cò (nhìn từ phía hội trường lên).

c) Tiêu để buổi lễ kiểu chữ chân phương trên nền phông hậu về phía bên phải sân khấu.

d) Bàn Đoàn Chủ tịch: căn cứ vào tính chất của buổi lễ, Ban Tổ chức quyết định việc bô' trí bàn Đoàn Chủ tịch

buổi lễ.Bàn Đoàn Chủ tịch được bố trí ở giữa sân khấu. Tùy

theo số lượng thành viên Đoàn Chủ tịch, Ban Tổ chức quyết định sô' hàng (cao dần vê phía sau) nhưng hàng sau cùng người ngồi không được che khuât tượng Chủ tịch Hồ Chí Minh và tiêu để buôi lê. Đoàn Chủ tịch được bô trí ngồi theo chức vụ quan trọng từ giữa ra hai bên, từ phía trước ra phía sau.

đ) Bục diễn giả có thể bô trí trên sân khấu (phía bên phải sân khấu) hoặc phía dưới trước sân khấu tùy theo điều kiện cụ thể của hội trường. Không đặt bục diễn giả

L187

che lấp tiêu để trên phông hậu; không đặt hoa che lấp mặt người nói; micrô trên bục diễn giả được đặt ngay ngắn, thuận tiện cho người nói.

e) Hoa trang trí đặt ở phía dưối, trước bục đặt tượng Chủ tịch Hồ Chí Minh. Đổi với những cuộc míttinh, lễ kỷ niệm có thể đặt lẵng hoa phía trước bục diễn giả và chậu cây cảnh hoặc lẵng hoa phía dưới tiêu để dọc theo phông hậu. Nếu có lẵng hoa của các đồng chí lãnh đạo cao cấp của Đảng, Nhà nước tặng thì đặt ở vị trí trang trọng. Không đặt quá nhiều lẵng hoa trên sân khấu (khoảng 5 chậu cây cảnh hoặc 5 lẵng hoa).

g) Khẩu hiệu của buổi lễ được treo ở vị trí nổi bật, phù hợp với không gian hội trường. Nội dung khẩu hiệu do Ban Tổ chức quyết định.

h) Bên ngoài hội trường treo Quốc kỳ ở vị trí trang trọng, cờ trang trí, băng khẩu hiệu, tạo cảnh quan phù hợp vối buổi lễ.

i) Khách mời được bô' trí ngồi đối diện phía dưới trước sân khấu theo chức vụ quan trọng từ giữa ra hai bên, từ phía trước ra phía sau.

2. T ổ chức ngoài trời

a) Buổi lễ ngoài trời được tổ chức tại quảng trường, sân vận động hoặc một nơi trang trọng khác do Ban Tổ chức quy định.

b) Lễ đài được thiết kế vững chắc, bài trí tương tự như trong hội trường. Quốc kỳ treo trên cột cao trước lễ đài. Quanh lễ đài có cờ trang trí, băng khẩu hiệu phù hợp.

188

Á

c) VỊ trí Đoàn Chủ tịch được bô" trí giữa lễ đài. Quần chúng dự míttinh đứng thành khối trước lễ đài.

Câu hỏi 121: Trang phục của các nhóm thành viên tham gia lể míttinh, lể kỷ niệm như thế nào?

Trả lời:

Theo Nghị định số 154/2004/NĐ-CP ngày 09-8-2004 của Chính phủ vể nghi thức nhà nước trong tổ chức míttinh, lễ kỷ niệm, trao tặng và đón nhận danh hiệu vinh dự nhà nước, Huân chương, Huy chương, Cờ thi đua của Chính phủ, Bằng khen của Thủ tướng Chính phủ, trang phục khi tổ chức lễ míttinh, lễ kỷ niệm như sau:

1. Đối với Đoàn Chủ tịch, người chủ trì buổi lễ; đại biểu là các đồng chí lãnh đạo các cấp, khách mời; người trao tặng và người đón nhận danh hiệu vinh dự nhà nưốc, Huân chương, Huy chương, Cờ thi đua của Chính phủ, Bằng khen của Thủ tướng Chính phủ:

- Nam: mặc comlê có thắt cà vạt hoặc áo sơ mi dài tay

có thắt cà vạt.- Nữ: mặc áo dài truyền thống (trời lạnh có thể có áo

khoác ngoài) hoặc comlê nữ.2. Đối với quần chúng dự lê: trang phục lịch sự, chỉnh

tề, phù hợp với buổi lê. Ban Tổ chức buổi lễ quy định trang phục của khôi quần chúng và đơn vị tham gia diễu hành.

3. Khách mời, dại biểu và quần chúng dự lê là người dân tộc thiểu sô, tín đồ tôn' giáo dược khuyên khích mặc trang phục dân tộc, lễ phục tôn giáo.

189

4. Người dự lễ là tướng lĩnh, sĩ quan, chiến sĩ các lực lượng vũ trang mặc quân phục của quân chủng, binh chủng.

Câu hỏi 122: Trình tự tiến hành buổi lế míttinh, lê kỷ niệm diển ra như thế nào?

Trả lời:

Nghị định số 154/2004/NĐ-CP ngày 09-8-2004 của Chính phủ về nghi thức nhà nước trong tổ chức míttinh, lễ kỷ niệm; trao tặng và đón nhận danh hiệu vinh dự nhà nưốc, Huân chương, Huy chương, Cờ thi đua của Chính phủ, Bằng khen của Thủ tưống Chính phủ quy định trình tự tiến hành buổi lễ míttinh, lễ kỷ niệm như sau:

1. Trưởng Ban Tổ chức buổi lễ thông báo chương trình buổi lễ; mòi lãnh đạo và đại biểu đứng dậy làm lễ chào cờ; phát lệnh chào cờ.

2. Nhạc Quốc ca qua băng ghi âm, đốì với buổi lễ quan trọng do Quân nhạc cử Quốc ca, người dự lễ hát theo.

3. Trưởng Ban Tổ chức cảm ơn và mời lãnh đạo, đại biểu ngồi.

4. Trưởng Ban Tổ chức tuyên bô' lý do và giới thiệu đại biểu ngắn gọn, trang trọng. Chỉ giới thiệu tên và chức vụ đồng chí đại biểu có chức vụ cao nhất về Đảng, chính quyển, Mặt trận Tổ quốc của Trung ương và địa phương; các đồng chí khác giói thiệu chung.

5. Trưởng Ban Tổ chức giới thiệu đồng chí lãnh đạo được phân công đọc diễn văn hoặc đọc báo cáo tại buổi lễ.

190

Á

6. Trưởng Ban Tổ chức giới thiệu lãnh đạo cấp trên hoặc khách mồi phát biểu ý kiến.

Đế đơn giản hóa thủ tục, mở đầu diễn văn, báo cáo hoặc phát biểu chỉ “kính thưa” một đồng chí có chức vụ cao nhất của Trung ương hoặc địa phương dự buổi lễ còn lại “kính thưa” chung các đồng chí lãnh đạo, các vị

đại biểu.7. Trưởng Ban Tổ chức nói lòi cảm ơn. Trường hợp

lãnh đạo cấp cao của Đảng hoặc Nhà nước phát biểu thì người đứng đầu đơn vị tiêp thu ý kiên và nói lời cảm ơn.

8. Trưởng Ban Tổ chức cảm ơn và kêt thúc buổi lễ trong tiếng nhạc của bài hát phù hợp với tính chất của

buổi lễ.

Câu hỏi 123: Trình tự tiên hành đón nhân các danh hiệu vinh dự của Nhà nước như thế nào?

Trả lời:

Nghị định sô 154/2004/NĐ-CP ngày 09-8-2004 của Chính phủ về nghi thức nhà nước trong tổ chức míttinh, lễ kỷ niệm; trao tặng và đón nhận danh hiệu vinh dự nhà nước, Huân chương, Huy chương, Cờ thi đua của Chính phủ, Bằng khen của Thủ tướng Chính phủ quy định trình tự tiến hành đón nhận các danh hiệu vinh dự của Nhà

nước như sau:1. Nghi thức chào cò, tụyên bô lý do và giới thiệu đại

biểu thực hiện theo quy định.

1 9 1

L

2. Trưởng Ban Tổ chức mời thủ trưởng đơn vị báo cáo tóm tăt thành tích của đơn vị và của cá nhân được khen thưởng (nếu nhiều tập thể, cá nhân được khen thưởng thì báo cáo tóm tắt thành tích chung, không đọc bản thành tích của từng tập thể, cá nhân).

3. Trưởng Ban Tổ chức mời đại diện chính quyền, cấp ủy đảng, công đoàn, đoàn thanh niên của đơn vị được khen thưởng và cá nhân được khen thưởng lên lễ đài hoặc sân khấu để đón nhận quyết định.

4. Trưởng Ban Tổ chức công bố quyết định. Đại diện tập thể hoặc cá nhân được khen thưởng đứng nghiêm theo hàng trên lễ đài nghe công bô' và đón nhận quyết định. Những người tham dự khác không đứng dậy trong khi đọc quyết định khen thưởng. Khi công bô' xong quyết định, người dự vỗ tay chúc mừng.

5. Trưởng Ban Tổ chức mời đồng chí lãnh đạo có chức vụ cao nhất vể Đảng và Nhà nước có mặt tại buổi lễ trao Huân chương, Huy chương, Cò thi đua của Chính phủ, Bằng khen của Thủ tưống Chính phủ cho tập thể, cá nhân được khen thưởng. Người trao gắn huân chương, huy chương lên góc cao lá cờ truyền thống của đơn vị (nếu có) hoặc trên ngực áo. Nếu trên lá cờ truyền thông của đơn vị hoặc trên ngực áo của cá nhân đang có các loại huân chương, huy chương mà huân chương, huy chương được trao lần sau cao hơn thì phải được gắn ở vị trí cao hơn các huân chương, huy chương có trước.

6. Trưởng Ban Tổ chức mòi lãnh đạo cấp trên phát biểu ý kiến.

192

7. Trưởng Ban Tổ chức mời thủ trưởng đơn vị, cá nhân được khen thưởng phát biểu ý kiến.

8. Trưởng Ban Tổ chức cảm ơn và tuyên bố- bế mạc buổi lễ.

Câu hỏi 124: Trang phục, lế phục của cán bộ, công chức, viên chức nhà nước được quy định trong văn bản pháp luật nào? Những trường hợp nào bắt buộc phải mặc lể phục?

Trả lời:Trang phục của cán bộ, công chức, viên chức nhà nước

là bộ quần áo mà cán bộ, công chức, viên chức mặc thường ngày khi thực hiện cộng vụ. Lễ phục là bộ quần áo mà cán bộ, công chức, viên chức mặc khi tham gia các sự kiện quan trọng có tính chất nghi lễ.

Theo Quy chê văn hoá công sở tại các cơ quan hành chính nhà nước ban hành kèm theo Quyết định sô' 129/2007/QĐ-TTg ngày 02-8-2007 của Thủ tướng Chính phủ,

Trang phục:+ Khi thực hiện nhiệm vụ, cán bộ, công chức, viên

chức phải ăn mặc gọn gàng, lịch sự.+ Cán bộ, công chức, viên chức có trang phục riêng thì

thực hiện theo quy định của pháp luật.

Lễ phục:Lễ phục của cán bộ, công chức, viên chức là trang phục

chính thức được sử dụng'trong những buổi lễ, cuộc họp trọng thể, các cuộc tiêp khách nước ngoài.

13.150 câu hỏi-đảp... 193

+ Lê phục của nam cán bộ, công chức, viên chức: bộ comlê, áo sơ mi, cà vạt.

+ Lễ phục của nữ cán bộ, công chức, viên chức: áo dài truyền thông, bộ comlê nữ.

Câu hỏi 125: Giao tiếp và ứng xử trong công sở được quy định như thế nào và tại văn bản nào?

Trả lời:

Quy chế văn hoá công sở tại các cơ quan hành chính nhà nước ban hành kèm theo Quyết định sô” 129/2007/QĐ-TTg ngày 02-8-2007 của Thủ tướng Chính phủ quy định về giao tiếp và ứng xử tại các điều sau đây:

" Điều8. Giao tiếp và ứng xửCán bộ, công chức, viên chức khi thi hành nhiệm vụ

phải thực hiện các quy định về những việc phải làm và những việc không được làm theo quy định của pháp luật.

Trong giao tiếp và ứng xử, cán bộ, công chức, viên chức phải có thái độ lịch sự, tôn trọng. Ngôn ngữ giao tiếp phải rõ ràng, mạch lạc; không nói tục, nói tiếng lóng, quát nạt.

Điều 9. Giao tiếp và ứng xử với nhăn dânTrong giao tiếp và ứng xử với nhân dân, cán bộ, công

chức, viên chức phải nhã nhặn, lắng nghe ý kiến, giải thích, hướng dẫn rõ ràng, cụ thể về các quy định liên quan đến giải quyết công việc.

Cán bộ, công chức, viên chức không được có thái độ

194

A

hách dịch, nhũng nhiễu, gây khó khăn, phiền hà khi thực hiện nhiệm vụ.

Điều 10. Giao tiếp và ứng xử với đồng nghiệpTrong giao tiếp và ứng xử với dồng nghiệp, cán bộ,

công chức, viên chức phải có thái độ trung thực, thân thiện, hợp tác.

Điều 11.Giao tiếp qua điện thoạiKhi giao tiếp qua điện thoại, cán bộ, công chức, viên

chức phải xưng tên, cơ quan, đơn vị nơi công tác; trao đổi ngắn gọn, tập trung vào nội dung công việc; không ngắt điện thoại đột ngột".

Câu hỏi 126: Quy định về bài trí khuôn viên công sở như thê nào?

Trả lời:

Theo Quy chế văn hoá công sở tại các cơ quan hành chính nhà nước ban hành kèm theo Quyết định số 1 2 9 /2 0 0 7 /QĐ-TTg ngày 02-8-2007 của Thủ tướng Chính phủ, việc bài trí khuôn viên công sở được quy định như sau:

- Biển tên cơ quan

+ Cơ quan phải có biển tên được đặt tại cổng chính, trên đó ghi rõ tên gọi đầy đủ bằng tiếng Việt và địa chỉ của cơ quan.

+ Bộ Nội vụ hướng dẫn'thống nhất cách thể hiện biển tên cơ quan.

195

- Phòng làm việc

+ Phòng làm việc phải có biển tên ghi rõ tên đơn vị, họ và tên, chức danh cán bộ, công chức, viên chức.

+ Việc sắp xếp, bài trí phòng làm việc phải bảo đảm gọn gàng, ngăn nắp, khoa học, hợp lý.

+ Không lập bàn thờ, thắp hương, không đun, nấu trong phòng làm việc.

- Khu vực đê phương tiện giao thông

Cơ quan có trách nhiệm bô' trí khu vực để phương tiện giao thông của cán bộ, công chức, viên chức và của người đến giao dịch, làm việc. Không thu phí gửi phương tiện giao thông của người đến giao dịch, làm việc.

Câu hỏi 127: Hiện nay, việc tố chức lể tang đối với cán bộ, công chức, viên chức được thực hiện theo quy định nào của Nhà nước?

Trả lời:

Ngày 17-12-2012, Chính phủ đã ban hành Nghị định số 105/2012/NĐ-CP về tổ chức lễ tang cán bộ, công chức, viên chức với Điều 59 quy định vê hiệu lực thi hành như sau: “Nghị định này có hiệu lực thi hành kê từ ngày 01 tháng 02 năm 2013 và thay thế Nghị định sô' 62/ 2001/ NĐ-CP ngày 12 tháng 9 năm 2001 của Chính

phủ về việc ban hành Quy chê tô chức lễ tang đôi với cán bộ, công chức, viên chức nhà nước khi từ

Tại Điểu 1 phạm vi điều chỉnh và đôì tượng áp dụng của Nghị định sô 105/2012/NĐ-CP được ghi rõ: “Nghị định

196

này quy định việc tổ chức lễ tang đố] với cán bộ, công chức viên chức đang làm việc hoặc nghỉ hưu khi từ trần (sau đây gọi chung là người từ trần)”.

Nguyên tắc tổ chức lễ tang được quy định tại Điểu 2 của Nghị định như sau:

- Việc tổ chức lễ tang đổì với người từ trần thể hiện sự trân trọng của Đảng, Nhà nước và nhân dân, cơ quan, đơn vị đôi với công lao, công hiên của cán bộ, công chức, viên chức trong quá trình làm việc, hoạt động cách mạng, xây dựng và bảo vệ Tổ quôc.

- Việc tổ chức lễ tang đôì với người từ trần phải trang trọng, văn minh, kê thừa nét đẹp văn hóa truyền thốhg của dân tộc, tiết kiệm, phù hợp với điểu kiện kinh tế - xã hội của đất nước, của từng vùng; hạn chế, từng bước loại bỏ những tập quán lạc hậu, mê tín dị đoan, phô trương, lãng phí. Khuyến khích tổ chức an táng theo các hình thức hỏa táng, điện táng, an táng tại quê hương.

Ngoài ra, tại Điều 4 của Nghị định còn có một sô quy dịnh khác đối với việc tổ chức tang lễ:

- Lễ viếng tổ chức tại nhà tang lễ, lễ đưa tang và lễ an táng thực hiện cùng trong một ngày (trừ lễ quôc tang).

- Trường hợp tổ chức lễ viếng tại gia đình thì tùy theo phong tục dịa phương và gia đình, thi hài người từ trần phải được khâm liệm vào linh cữu và bảo đảm vệ sinh, nhất là đối vối người có bệnh lây nhiễm. Linh cữu được để không quá 48 (bốn mươi tám) giờ, kể từ khi khâm liệm đến khi tổ chức lễ an táng.

197

- Linh cữu người từ trần quàn tại nhà tang lễ hoặc tại gia đình không để ô cửa có lắp kính trên nắp quan tài.

- Không rắc vàng mã và các loại tiền do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam phát hành và ngoại tệ trong quá trình đưa tang từ nhà tang lễ hoặc gia đình đến nơi an táng; không đốt đồ mã tại nơi an táng.

- Chỉ các thành viên Ban Lễ tang Nhà nước và Ban Tổ chức Lễ tang đeo băng tang đen (có chiều rộng 07 cm) trên cánh tay trái.

Câu hỏi 128: Đối tượng nào được tố chức tang lể theo nghi thức quôc tang? Việc thông báo lể quốc tang, thành lập ban tổ chức quốc tang, ban tang lể được thực hiện như thê nào?

Trả lời:

Điêu 3 của Nghị định 105/2012/NĐ-CP về tổ chức lễ tang cán bộ, công chức, viên chức liệt kê các hình thức lễ tang bao gồm: lễ quốc tang, lễ tang cấp nhà nước, lễ tang cấp cao, lễ tang cán bộ, công chức, viên chức.

Về hình thức quốc tang, có những quy định cụ thể như sau:

1.Chức dan h dược tố chức quốc tan g

Cán bộ đang giữ hoặc thôi giữ một trong các chức vụ sau đây khi từ trần được tổ chức lễ quôc tang:

- Tổng Bí thư Ban Chấp hành Trung ương Đảng;- Chủ tịch nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam;

198

- Thủ tướng Chính phủ nưốc Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam;

- Chủ tịch Quốc hội nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam.

Ngoài những trường hợp trên, đối với cán bộ cấp cao khác có quá trình đóng góp và công lao to lớn đôi với sự nghiệp cách mạng của Đảng, Nhà nước và nhân dân, có uy tín lớn trong nưốc và quốc tế, Bộ Chính trị quyết định việc tổ chức lễ quốc tang.

2. Việc thông cáo lễ quốc tan g

Các cơ quan sau đây cùng đứng tên ra thông cáo về lễ

quốc tang:- Ban Chấp hành Trung ương Đảng Cộng sản Việt Nam;- Quốc hội nưốc Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam;- Chủ tịch nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam;- Chính phủ nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam;- ủy ban Trung ương Mặt trận Tổ quôc Việt Nam.

3. Ban lễ tan g nhà nước và ban tổ chức lễ tan g

a) Bộ Chính trị quyết định thành lập ban lễ tang nhà nước, gồm từ 25 (hai mươi lăm) đên 30 (ba mươi) thành viên đại diện Bộ Chính trị, Ban Chấp hành Trung ương, Quốc hội, Chủ tịch nước, Chính phủ, ủy ban Trung ương Mặt trận Tổ quôc Việt Nam, các đoàn thể trung ương, cơ quan nơi người từ trần đã hoặc đang công tác, đại diện lãnh đạo tỉnh, thành phô' trực thuộc Trung ương quê hương hoặc nơi sinh của người từ trần.

199

L

Trưởng ban lễ tang nhà nước là Tổng Bí thư Ban Chấp hành Trung ương Đảng Cộng sản Việt Nam hoặc Chủ tịch nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam.

Ban lễ tang nhà nước có nhiệm vụ chỉ đạo việc tổ chức lễ quốc tang theo quy định tại Nghị định 105/2012/NĐ-CP.

b) Bộ Chính trị quyết định thành lập ban tổ chức lễ tang, gồm từ 15 (mười lăm) đến 20 (hai mươi) thành viên đại diện cho các bộ, ban, ngành ở trung ương, địa phương quê hương hoặc nơi sinh của người từ trần và đại diện gia đình người từ trần.

Trưỏng ban tổ chức lễ tang là một Phó Thủ tưống Chính phủ.

Ban tổ chức lễ tang có nhiệm vụ giúp cho ban lễ tang nhà nước trong việc điều hành các cơ quan là thành viên ban tổ chức lễ tang, các cơ quan tham gia tổ chức lễ quốc tang theo quy định tại Nghị định 105/2012/NĐ-CP.

Câu hỏi 129: Đối tượng nào được tổ chức tang lễ theo nghi thức tang lễ cấp nhà nước? Việc thông báo lể quốc tang, thành lập ban tổ chức quốc tang, ban tang lể được thực hiện như thê nào?

Trả lời:

1.Chức dan h được tổ chức lễ tan g cấp nhà nước

Cán bộ đang giữ hoặc thôi giữ một trong các chức vụ sau đây khi từ trần được tổ chức lễ tang cấp nhà nước:

- ủ y viên Bộ Chính trị, Bí thư Ban Chấp hành Trung ương Đảng;

200

- Phó Chủ tịch nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam;

- Phó Thủ tướng Chính phủ nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam;

- Phó Chủ tịch Quốc hội nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam:

- Chủ tịch ủy ban Trung ương Mặt trận Tổ quốc Việt Nam:

- Chánh án Toà án nhân dân tôi cao;- Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao;- Đại tưống lực lượng vũ trang nhân dân;- Thượng tướng lực lượng vũ trang nhân dân là cán bộ

hoạt động cách mạng trước Tháng Tám năm 1945.Đôi với trường hợp người từ trần giữ một trong các

chức vụ quy định trên mà bị kỷ luật thì lễ tang được tổ chức theo hình thức lê tang đôi với cán bộ, công chức, viên chức bị kỷ luật bằng hình thức cách chức.

2. Việc thông báo tin buồn

Tùy theo cương vị của người từ trần, việc đưa tin buồn được thực hiện dưới danh nghĩa của tất cả hoặc một số cơ quan sau đây và gia đình:

- Ban Chấp hành Trung ương Đảng Cộng sản Việt Nam;- Quốc hội nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam;- Chủ tịch nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam;- Chính phủ nước Cộng hòạ xã hội chủ nghĩa Việt Nam;- ủy ban Trung ương Mặt trận Tổ quốc Việt Nam.

L 201

3. B an lễ ta n g nhà nước và ban tô chức lễ tan g

a) Ban Bí thư Trung ương Đảng quyết định thành lập ban lễ tang nhà nước, gồm từ 20 (hai mươi) đến 25 (hai mươi lăm) thành viên đại diện Bộ Chính trị, Ban Chấp hành Trung ương, Quốc hội, Chủ tịch nước, Chính phủ, ủy ban Trung ương Mặt trận Tổ quốc Việt Nam, cơ quan nơi người từ trần đã hoặc đang công tác và địa phương quê hương hoặc nơi sinh của người từ trần.

Trưởng ban lễ tang nhà nước là một đồng chí ủy viên Bộ Chính trị; Phó Chủ tịch nước, Phó Thủ tướng Chính phủ hoặc Phó Chủ tịch Quốc hội.

Ban lễ tang nhà nước có nhiệm vụ chỉ đạo việc tổ chức lễ tang cấp nhà nước theo quy định tại Nghị định 105/2012/NĐ-CP.

b) Ban Bí thư Trung ương Đảng quyết định thành lập ban tố chức lễ tang, gồm từ 10 (mười) đến 15 (mười lăm) thành viên đại diện cho các bộ, ban, ngành ở trung ương, địa phương quê hương hoặc nơi sinh của người từ trần và đại diện gia đình.

Tùy theo chức danh của người từ trần, trưởng ban tổ chức lễ tang là một trong các đồng chí: Chánh Văn phòng Trung ương Đảng; Chủ nhiệm Văn phòng Chủ tịch nước; Bộ trưởng, Chủ nhiệm Văn phòng Chính phủ: Chủ nhiệm Văn phòng Quổc hội hoặc Chánh Văn phòng các cơ quan có chức danh quy định tại Điều 21 Nghị định 105/2012/NĐ-CP.

Ban tổ chức lễ tang có nhiệm vụ giúp ban lễ tang nhà nước trong việc điều hành các cơ quan là thành viên ban

202

Á

tổ chức lễ tang, các cơ quan tham gia tổ chức lễ tang cấp nhà nước theo quy định tại Nghị định 105/2012/NĐ-CP.

Câu hỏi 130: Đôi tượng nào được tổ chức tang lể theo nghi thức tang lể câp cao? Việc thông báo lể tang cấp cao, thành lập ban tố chức lể tang, ban tang lể được thực hiện như thế nào?

Trả lời:

1 . Chức danh dươc tô chức lễ tan g cấp cao

a) Cán bộ, công chức đương chức, thôi giữ chức thuộc diện Bộ Chính trị, Ban Bí thư Trung ương Đảng quản lý (trừ các chức danh được tổ chức lễ quốc tang và lễ tang cấp nhà nước); cán bộ hoạt động cách mạng trưốc ngày 01 tháng 01 năm 1945 (lão thành cách mạng) hoặc cán bộ hoạt động ở miền Nam suôt thòi kỳ chông Mỹ (1954 - 1975) được tặng thưởng Huân chương Độc lập hạng Nhất trở lên; các nhà hoạt động xã hội, văn hóa, khoa học tiêu biểu (được tặng Giải thưởng Hồ Chí Minh - giải thưởng cá nhân) và được tặng thưởng Huân chương Độc lập hạng Nhât trở lên; các nhà hoạt động xã hội, văn hóa, khoa học tiêu biểu (được tặng giải thưởng Hồ Chí Minh - giải thưởng cá nhân) là Anh hùng Lực lượng vũ trang nhân dân, Anh hùng Lao động đang công tác hoặc nghỉ hưu khi từ trần được tổ chức lễ tang cấp cao.

Đối với trường hợp người từ trần giữ một trong các chức danh quy định trên mà bị kỷ luật bằng hình thức

203

giáng chức hoặc cách chức thì lễ tang tổ chức theo hình thức lễ tang cán bộ, công chức, viên chức.

2. Viêc thông báo tin buồn

Ban Chấp hành Trung ương Đảng và cơ quan đã hoặc đang trực tiếp quản lý người từ trần đứng tên đưa tin buồn đốì với các chức danh là úy viên Ban Chấp hành Trung ương.

Đôi vối các chức danh còn lại, cơ quan đã hoặc đang trực tiếp quản lý người từ trần; cấp ủy, chính quyền địa phương quê hương hoặc nơi cư trú của người từ trần đứng tên đưa tin buồn.

Tin buồn đăng trên trang nhất báo Nhân dân, báo Quân đội nhân dân, báo Công an nhân dân, báo ngành và báo địa phương nơi quê hương hoặc nơi sinh của người từ trần.

Đài Truyền hình Việt Nam, Đài Tiếng nói Việt Nam, Thông tấn xã Việt Nam đưa tin buồn.

3. B an tổ chức lễ tan g

Ban tổ chức lễ tang do lãnh đạo cơ quan chủ quản; chính quyển địa phương nơi người từ trần đã hoặc đang công tác quyết định thành lập, gồm từ 10 (mười) đên 15 (mười lăm) thành viên đại diện các đơn vị, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội thuộc cơ quan chủ quản, địa phương.

Trưởng ban tổ chức lễ tang là một lãnh đạo cơ quan chủ quản hoặc cấp ủy, chính quyển địa phương.

204

Câu hỏi 131: Quy định hiện hành của Nhà nước về nghi thức tang lể đối với cán bộ, viên chức khi từ trần như thế nào?

Trả lời:

Toàn bộ chương 5 của Nghị định số 105/2012/NĐ-CP ngày 17-12-2012 của Chính phủ quy định về lễ tang đối với cán bộ, công chức, viên chức khi từ trần. Theo đó quy định cụ thể như sau:

“Điều 47. Chức danh dược tổ chức lễ tan g cán công chức, viên chức

1. Cán bộ, công chức, viên chức đang làm việc hoặc nghỉ hưu khi từ trần được tố chức lễ tang cán bộ, công chức, viên chức (trừ các chức danh được tổ chức lễ Quốíc tang, lễ tang cấp Nhà nước, lễ tang cấp cao).

2. Đối với trường hợp cán bộ, công chức, viên chức bị kỷ luật bằng hình thức buộc thôi việc, lễ tang không tổ chức theo hình thức lễ tang cán bộ, công chức, viên chức.

Đ iêu 48. Đưa tin buồn

1. Cơ quan đã hoặc đang trực tiêp quản lý người từ trần; cấp ủy, chính quyển địa phương quê hương hoặc nơi cư trú của người từ trần đứng tên để thông báo về lễ tang trên các báo, đài tại địa phương nơi người từ trần đang công tác hoặc nghỉ hưu.

2. Đối với các trường tiợp sau đây, việc đưa tin buồn được thực hiện trên trang 8 báo Nhân dân:

205

a) Cán bộ hoạt động cách mạng từ trước tháng 8-1945 đã được cơ quan, cấp có thẩm quyền công nhận;

b) Anh hùng Lực lượng vũ trang nhân dân. Anh hùng Lao động, Nghệ sĩ nhân dân, Nhà giáo nhân dân. Thầy thuốc nhân dân, Nghệ nhân nhân dân, người được tặng Giải thưởng Hồ Chí Minh về văn học nghệ thuật và khoa học - công nghệ, đảng viên dược tặng Huy hiệu 30 năm tuổi Đảng trở lên.

Đ iêu 49. B an tổ chức lễ ta n g

1. Đối với người từ trần đang công tác:a) Ban tổ chức lễ tang do cơ quan đang trực tiếp quản

lý người từ trần quyết định, gồm các thành viên đại diện cho đơn vị, đoàn thế trong cơ quan nơi người từ trần đang công tác, đại diện gia đình và đại diện chính quyền dịa phương nơi người từ trần sinh sông;

b) Trưởng ban tổ chức lễ tang là lãnh đạo dơn vị, tổ chức, cơ quan đang trực tiếp quản lý người từ trần.

2. Đối với người từ trần đã nghỉ hưu:Các trường hợp quy định tại mục 2 Điều 48 Nghị định

này và các cán bộ, công chức đã giữ các chức vụ từ cấp Cục, Vụ, Sở và tương đương trở lên và cán bộ, công chức, viên chức:

a) Ban tổ chức lễ tang do cấp ủy đảng, tổ chức chính trị - xã hội địa phương, chính quyền địa phương (xã, phường, thị trấn, khu phố) nơi người từ trần nghỉ hưu và cư trú phối hợp với cơ quan, tổ chức, đơn vị lực lượng vũ trang quản lý người từ trần trước khi nghỉ hưu quyết

206

Ẳ

định, gồm các thành viên đại diện cho các đoàn thể, chính quyển địa phương, đại diện gia đình và đại diện cơ quan, đơn vị lực lượng vũ trang đã quản lý người từ trần trước khi nghỉ hưu;

b) Trưởng ban tổ chức lễ tang là người đứng đầu cấp ủy đảng, tổ chức chính trị - xã hội, chính quyền địa phương (xã, phường, thị trấn, khu phố) nơi người từ trần nghỉ hưu và cư trú.

Điêu 50. Lời diếu

Việc chuẩn bị lời điếu do cơ quan chủ quản nơi người từ trần công tác hoặc cấp ủy, chính quyền địa phương (xã, phường, thị trân, khu phô) nơi người từ trần nghỉ hưu cư trú cùng gia đình tiên hành.

Điều 51.Nơi tô chức lễ tan g và nơi an táng

1. Căn cứ điều kiện của từng cơ quan, tổ chức, địa phương và nguyện vọng của gia đình người từ trần mà tổ chức lễ tang tại nhà tang lễ hoặc tại gia đình.

2. An táng tại nghĩa trang địa phương, nghĩa trang khác hoặc hỏa táng, điện táng theo nguyện vọng của gia đình.

Điều 52. Trang trí lễ dà i

1. Lễ đài trang trí phông nền đen, trên đó gắn ảnh người từ trần và dòng chữ trắng “Vô cùng thương tiếc...".

2. Bàn thờ đặt trước và chính giữa phông, hai bên bàn thờ đặt CỐ định 02 (hai) vòng hoa của cơ quan và gia đình, dưới lễ đài có lư hương.

207

J

3. Linh cữu đặt chính giữa, đầu huống về lễ đài.4. Bàn thờ nhỏ đặt phía dưới, có bát hương để viếng.5. Gia đình đứng phía bên trái phòng lễ tang (theo

hướng nhìn lên lễ đài).

Điêu 53. Vòng hoa viếng

1. Ban tổ chức lễ tang chuẩn bị 02 (hai) vòng hoa của cơ quan chủ quản và gia đình đặt cô' định hai bên bàn thờ.

2. Ban Tổ chức lễ tang chuẩn bị 05 (năm) vòng hoa luân chuyển; trong thông báo tin buồn có ghi: “các đoàn đến viếng không mang vòng hoa, chỉ mang băng vải đen, kích thước 1,2 m X 0,2 m, với dòng chữ trắng “Kính viếng” dưới có dòng chữ nhỏ ghi tên cơ quan, tổ chức để gắn vào vòng hoa do Ban Tổ chức lễ tang chuẩn bị.

Đ iêu 54. Lê viếng

1. Tùy theo điều kiện tại nhà tang lễ hoặc tại gia đình để có hình thức tổ chức lễ tang phù hợp với phong tục, tập quán của địa phương, tôn giáo và hoàn cảnh gia đình của người từ trần.

2. Trong thời gian tổ chức lễ viếng tại gia đình không cử nhạc tang trước 6 giờ sáng và sau 22 giờ đêm; âm thanh bảo đảm không vượt quá độ ồn cho phép theo quy định; không sử dụng các nhạc khúc không phù hợp trong lễ tang.

Đ iêu 55. L ễ tru y điêu, lễ dưa tang, lễ ha huyêt

Lễ truy điệu, lễ đưa tang và lễ hạ huyệt thực hiện theo

208

Á

quy định tại Điều 43, Điều 44 và Điều 45 Nghị định này (Nghị định 105/2012/NĐ-CP).

Điêu 56. Trơ cấp m ai táng

TrỢ câ'p mai táng thực hiện theo quy định của pháp luật về bảo hiểm xã hội”.

VIII. TỔ CHỨC CÁC CHUYẾN ĐI CÔNG TÁC CHO LÃNH ĐẠO

Câu hỏi 132: Việc tố chức các chuyến đi công tác cho lãnh đạo mang lại những lợi ích gì?

Trả lời:

Các chuyến đi công tác, khảo sát hoặc trao đổi công việc tại các địa điểm xa cơ quan (ở trong và ngoài nước) là một trong những hoạt động khá thường xuyên và phố biến ở các cơ quan, tổ chức. Đây là hoạt động chiếm tỷ lệ khá lớn trong thời gian làm việc của các nhà lãnh đạo và có xu

hưống ngày càng tăng.Các chuyến đi công tác và khảo sát giúp lãnh đạo và

các bộ phận quản lý nắm bắt tình hình thực tế ở cơ sở, tham khảo kinh nghiệm của các cơ quan, đôi tác trong và ngoài nưóc. Bên cạnh đó, việc đi công tác cũng giúp người lãnh đạo và các bộ phận quản lý có thể tìm kiếm các cơ hội hợp tác và thực hiện được các thỏa thuận hoặc ký kết được các hợp đồng, trong lĩnh vực quản lý, sản

xuât, kinh doanh.

14. 1 so câu hài-đáp. 2 0 9

Câu hỏi 133: Những thông tin nào là cần thiết cho chuyến đi công tác?

Trả lời:

Để tổ chức chuyến công tác có hiệu quả, văn phòng cần nắm vững các thông tin cơ bản liên quan đến chuyến đi như:

- Mục đích chuyến đi:

Mỗi chuyến đi công tác có thể có mục đích riêng như: đi công tác kiểm tra tình hình thực tế ở các đơn vị; đi khảo sát; tham quan các đơn vị, địa phương hoặc đất nước bạn; đi trao đổi công việc hoặc ký kết các văn bản hợp tác; đi dự họp, hội nghị, hội thảo hoặc lễ hội... Văn phòng cần biết chính xác mục đích chuyến công tác để triển khai có hiệu quả các hoạt động phục vụ cho chuyên đi.

- Thời gian đi công tác:

Văn phòng cần nắm vững ngày, tháng, năm bắt đầu và kết thúc của chuyến công tác, giò khởi hành và thòi gian đến, lịch trình và thời gian cho từng chặng cụ thể của lịch trình.

- Thành phần tham gia:

Văn phòng cần nắm vững thông tin cơ bản liên quan đến những người tham gia, bao gồm sô" lượng thành viên, vị trí và trách nhiệm của từng thành viên trong đoàn; tên người trưởng hoặc phó đoàn và tên các nhân viên giúp việc cho đoàn.

210

- Yêu cầu về phương tiện đi và nơi ăn, nghỉ của đoàn:

Văn phòng cần lên kế hoạch và chủ động trong việc chuẩn bị phương tiện cho chuyến đi. Chuyến công tác sẽ sử dụng loại phương tiện nào (ôtô, máy bay, tàu hỏa...), hay sử dụng kết hợp nhiều loại phương tiện với nhau? Nếu phải đi nhiều chặng thì sẽ sử dụng những phương tiện gì?

Văn phòng cần nắm chắc mục đích, thành phần đoàn công tác (sô lượng, vị trí, trách nhiệm từng thành viên, tên người trưởng hoặc phó đoàn, tên các nhân viên giúp việc cho đoàn) để bô' trí nơi ăn nghỉ phù hợp, bảo đảm chuyến đi thành công và tiêt kiệm.

- Kinh phí dự kiến:

Văn phòng có thể chuẩn bị tiền tạm ứng cho chuyến công tác căn cứ vào chế độ chung của Nhà nước và quy định của cơ quan. Đôi với các chuyến công tác nước ngoài, cần hạn chế mang theo tiền mặt, tốt nhất nên dùng thẻ tín dụng. Văn phòng có thể liên hệ đổi ngoại tệ để thuận tiện cho những chi tiêu cần thiết tại nưốc sở tại.

Các thông tin cơ bản càng chi tiêt, cụ thể sẽ càng tạo điều kiện thuận lợi để văn phòng chủ động, dễ dàng thực hiện việc tổ chức chuyên đi công tác cho lãnh đạo.

Câu hỏi 134: Văn phòng cần chuẩn bị những nội dung công việc nào cho chuyến đi công tác của lãnh đạo?

Trả lời:Để chuyến đi công tác của lãnh đạo được chuẩn bị đầy

211

đủ, chu đáo, văn phòng cần chú ý chuẩn bị những công việc cơ bản sau đây:

1 . Li ên hê với nơi đến công tác d ể chuẩn bi diều kiên ăn, ngh i và làm vỉêc cho đoàn

Đây là công việc rất quan trọng, giúp cho công tác chuẩn bị những điều kiện ăn, nghỉ, làm việc cho đoàn được chủ dộng và chu đáo. Việc liên hệ với nơi đến có thể thực hiện bằng nhiều hình thức như cử người đi tiền trạm, điện thoại, fax, gửi công văn thông báo hoặc thôngqua email.... trong đó, liên lạc bằng điện thoại là hìnhthức được sử dụng phổ biến nhât hiện nay.

Trong trường hợp nơi đoàn đến không phải là đơn vị trực thuộc, cũng không phải là bên chủ động mời, thì việc liên hệ phải được tiến hành ngay từ đầu, trước khi tiến hành giải quyết các thủ tục hành chính và phương tiện đi lại. Bởi lẽ, phải có sự đồng ý tiếp nhận của những nơi này và những thoả thuận cơ bản về nội dung làm việc, thời gian lưu lại, và điều kiện ăn, nghỉ thì chuyến đi mới có thể được thực hiện và đạt kết quả tốt đẹp.

Khi liên hệ với những nơi đoàn đến, văn phòng cần thông báo và trao đổi những thông tin cơ bản như: mục đích và nội dung làm việc; thành phần của đoàn: thời gian đi - đến của doàn; các đề nghị về bố trí nơi ăn. nghỉ và làm việc cho đoàn.

2. C huẩn bị nôi du n g công tác

Nội dung chuyên công tác là phần công việc quan trọng, cần được chuẩn bị kỹ lưỡng, phù hợp vối mục đích

212

Ẩ

của từng chuyến đi. Ví dụ, lãnh đạo đi ký kết hợp đồng thì phải chuẩn bị bản dự thảo hợp đồng do các cán bộ thuộc bộ phận pháp chế chuẩn bị và thông nhất về nội dung bàn bạc, trao đổi...

Chuẩn bị nội dung cho chuyên đi công tác là hoạt động rất đa dạng. Vì vậy, dể công tác chuẩn bị cho chuyến đi được chu đáo, kịp thời, Văn phòng cần phôi hợp với các bộ phận chuyên môn. Ngoài ra, với những chuyến đi công tác nước ngoài, tùy theo yêu cầu của lãnh đạo, văn phòng có thể cần chuẩn bị người phiên dịch cho đoàn.

3. Chuẩn bị tà i liệu chuyên môn

Ngoài các thủ tục, giây tò hành chính, văn phòng phải trực tiếp hoặc phôi hợp chuẩn bị các tài liệu chuyên môn có liên quan đên nội dung làm việc của đoàn (ở một sô đoàn, công việc này được giao cho các bộ phận chuyên môn đảm nhiệm). Thông thường, văn phòng được giao chuẩn bị các tài liệu chung như thông báo tổng kết, thảo mẫu hợp đồng, các biên bản thoả thuận, các tư liệu và sô' liệu tổng hợp hoặc chuẩn bị tham luận, bài phát biểu cho thủ trưởng cơ quan khi thủ trưởng đi họp hoặc dự các hội thảo trong và ngoài nước...

Để chuẩn bị các tài liệu chuyên môn, văn phòng phải trực tiếp cho sao chụp, soạn thảo văn bản (nếu được thủ trưởng hoặc người có trách nhiệm phân công). Trong trường hợp tài liệu cần chuặư bị có sô' lượng lớn, thời gian lại quá gâ'p thì cán bộ văn phòng cần báo cáo với chánh

213

văn phòng để phân công thêm các cán bộ khác cùng phối hợp chuẩn bị.

Các tài liệu chuyên môn được chuẩn bị cho doàn công tác cần bảo đảm tính chính xác và hoàn chỉnh, nhất là những tài liệu mà đoàn công tác sẽ chuyển cho phía đối tác hoặc trình bày trên các diễn đàn quan trọng ở trong và ngoài nước.

Các dữ liệu liên quan nên được sao chép trong đĩa CD - ROM và mang theo máy tính xách tay (notebook).

Nếu có thể được thì mang theo điện thoại di động có khả năng kết nối mạng với máy tính xách tay để có thể gửi fax, email, truy cập internet, trò chuyện (chat), hội thoại (news)... với các bộ phận cần liên hệ hoặc nhận và xử lý thông tin từ đơn vị chuyển đến.

4. Chuẩn bi phư ơng tiên đ i

Tuỳ theo tính chất, quy mô và địa điểm đến của đoàn công tác, thủ trưởng cơ quan hoặc người có trách nhiệm sẽ quyết định phương tiện đi lại cho đoàn (đi bằng máy bay, tàu hoả, tàu thủy, ôtô công cộng...). Một chuyến đi có thể dùng nhiều loại phương tiện khác nhau. Do vậy, văn phòng phải nắm vững các chặng dừng chân cũng như phương tiện di chuyển của đoàn để lo việc mua vé cho chặng đầu hoặc cho toàn chuyến (vé một chiều, vé khứ hồi). Để làm tốt việc này, văn phòng cần nắm vững lịch trình các chuyến bay, chuyến tàu và ôtô đến những nơi mà đoàn công tác sẽ đến và thủ tục mua vé cũng như yêu cầu của từng loại phương tiện, ở một sô' cơ quan, để phục vụ

214

cho việc chuẩn bị phương tiện đi lại, văn phòng đã có bảng ghi sô' điện thoại cũng như địa điểm bán vé của các hãng hàng không, các nhà ga và bến ôtô, tàu hoả. Thời gian gần đây, khi các phương tiện công cộng phát triển, dịch vụ bán vé trở nên đa dạng và thuận lợi cho khách hàng, việc đặt mua vé trở nên dễ dàng và tiết kiệm thời gian. Nếu đoàn đi công tác bằng phương tiện của cơ quan thì cần làm việc cụ thể với phòng hoặc bộ phận quản trị để bô" trí xe và lái xe, làm các thủ tục khác có liên quàn.

Sau khi chuẩn bị xong các phương tiện đi lại, văn phòng cần thông báo cho thủ trưởng cơ quan và các thành viên trong đoàn biết để chủ động về kế hoạch cá nhân.

5. Chuân bị các g iấ y tờ cần th iết

Các giấy tờ cần thiết cho chuyên đi cần được chuẩn bị bao gồm giấy giới thiệu, giấy đi đường, giấy phép xuất cảnh và nhập cảnh (nếu đi công tác nưdc ngoài), chứng minh nhân dân,...

6. Chuẩn bị kinh p h í và các tran g th iế t bị

Kinh phí là một vấn để quan trọng có liên quan tới toàn bộ hoạt động cũng như sinh hoạt của đoàn công tác. Nếu được phân công, văn phòng phải căn cứ vào kê hoạch của đoàn công tác để lập dự trù kinh phí. Trong bản dự trù cần có những khoản chi phí cần thiết cho chuyến đi.

Bản dự trù kinh phí phải được thủ trưởng cơ quan hoặc người có trách nhiệm .duyệt và chuyển cho bộ phận tài vụ. Người phụ trách hậu cần của đoàn có trách nhiệm

215

hoàn tâ't các thủ tục để tạm ứng toàn bộ số kinh phí dự trù từ bộ phận tài vụ cơ quan, đồng thời lưu ý việc thu thập vé tàu xe, các chứng từ hoá đơn, thanh toán để khi trở về có đầy đủ giấy tờ quyết toán.

Việc dự trù kinh phí cần phải tính đến kinh phí dự phòng để phòng ngừa những khả năng đột xuất có thể xảy ra như thiên tai, các chuyến bay bị hoãn, kéo dài thời gian làm việc, thành viên trong đoàn bị ốm đau, tai nạn... Người được giao phụ trách hậu cần cũng phải chuẩn bị một số thuổc dự phòng cho những bệnh thông thường, những loại thuốc có thể giúp cho việc sơ, cấp cứu tạm thời; chuẩn bị một sô" vật dụng cần thiết khác như bản đồ, sách hội thoại có thể tra cứu bằng cả 2 - 3 thứ tiếng.

7. C huẩn bi lịch trìn h cho chuyến đ i

Văn phòng cần chuẩn bị cụ thể lịch trình công tác, in sao gửi các bên liên quan trước chuyên đi. Lịch trình cụ thể cho chuyến công tác cần thể hiện rõ những thông tin cơ bản sau: thòi gian (ngày đi, giờ đi, giờ đến), nơi đến, phương tiện sử dụng, nơi ăn - nghỉ cho cả chuyến đi cũng như cho từng chặng cụ thể.

Câu hỏi 135: Văn phòng có trách nhiệm gì trong việc tổ chức chuyên đi công tác cho lãnh đạo cơ quan?

Trả lời:

Việc tổ chức các chuyến đi công tác là một hoạt động phức tạp cần phải có sự tổ chức một cách chặt chẽ và chu

216

đáo. Để tổ chức tốt các chuyến đi công tác của thủ trưởng, bộ phận văn phòng có trách nhiệm:

- Trước khi thủ trưởng đi:

Trưốc mỗi chuyến công tác, đơn vị chủ trì phải lập kế hoạch cụ thể của chuyến đi, xác định rõ ràng mục đích, nội dung công việc, địa điểm đên, thòi gian, thành phần, phương tiện và kinh phí. Nhà quản trị văn phòng có trách nhiệm đề xuâ't ý kiến vào kê hoạch nói trên trước khi lãnh đạo phê duyệt. Sau khi kê hoạch cụ thể của chuyên đi đã được duyệt, nếu được thủ trưởng cơ quan giao, văn phòng cần thông báo kịp thời cho cơ quan, đơn vị đoàn sẽ đến công tác.

Trước ngày thủ trưởng đi công tác, văn phòng đôn đốíc, nhắc nhở các đơn vị chuẩn bị hoàn tất và trình các dự thảo văn bản thuộc thẩm quyền ký của thủ trưởng cơ quan.

Nếu thủ trưởng thấy cần thiết, văn phòng tổ chức cuộc hội ý lãnh đạo cơ quan để thủ trưởng có ý kiến chỉ đạo công việc trong thòi gian thủ trưởng đi công tác; đồng thời thông báo bằng văn bản để các đơn vị biết thời gian và sự phân công trong lãnh đạo cơ quan trong thời gian thủ trưởng đi công tác

- Trong chuyên đi:

Văn phòng giúp thủ trưởng đôn đốc, nhắc nhở các đơn vị thực hiện công việc được giao, báo cáo tình hình của cơ quan cho lãnh đạo, nhận sự chỉ đạo từ lãnh đạo và thông báo cho các đơn vị biêt đê thực hiện.

217

- Sau chuyến đi công tác:

Sau khi thủ trưởng đi công tác về, Văn phòng có trách nhiệm báo cáo tóm tắt công tác của cơ quan trong thời gian thủ trưởng đi công tác.

Trên cơ sở kết quả chuyến đi công tác. văn phòng tổ chức việc bổ sung kịp thời những việc mới nảy sinh vào chương trình công tác của cơ quan.

IX. THỰC HIỆN CÔNG TÁC HẬU CẦN

Câu hỏi 136: Để bảo đảm công tác hậu cần cơ quan , văn phòng cần thực h iện những nhiệm vụ chủ yếu nào?

Trả lời:

Hậu cần là một trong hai chức năng chủ yếu của văn phòng cơ quan, đơn vị. Công tác hậu cần nhằm thực hiện những nhiệm vụ cụ thể sau đây:

- Cung cấp các điều kiện, phương tiện, cơ sở vật chất cho cán bộ, nhân viên thực hiện nhiệm vụ;

- Mua sắm, quản lý, bảo vệ, bảo dưỡng các trang thiết bị trong cơ quan, bảo đảm cho hoạt động của cơ quan được tiến hành liên tục;

- Quản lý chi tiêu tài chính theo đúng chê độ, chính sách nhà nước quy định;

- Bảo đảm an ninh trậ t tự, an toàn lao động trong cơ quan;

- Bảo đảm môi trường sinh thái lành mạnh, hài hòa,

218

tạo lập được diện mạo cơ quan trang nghiêm, văn minh, hiện đại.

Câu hỏi 137: Công tác hậu cần phải bảo đảm những yêu cầu nào?

Trả lời:

Công tác hậu cần được thực hiện trên cơ sở bảo đảm những yêu cầu sau đây:

- Phục vụ:

Mọi công đoạn, tác nghiệp của công tác hậu cần trong văn phòng phải xuất phát từ yêu cầu phục vụ, lấy việc tạo điều kiện thuận lợi cho cán bộ, nhân viên trong cơ quan hoạt động làm mục đích, không vụ lợi.

- Hợp pháp và hợp lý:

+ Tính hợp pháp: Việc quản lý chi tiêu tài chính phải đúng chế độ; việc quản lý quỹ lương, sử dụng vật tư, tài sản theo đúng quy định của Nhà nưốc;

+ Tính hợp lý: Nội dung hoạt động hậu cần phải bảo đảm phù hợp với từng hoàn cảnh, đúng đối tượng phục vụ, có lý, có tình và có tính khả thi cao.

- Khoa học:

Hoạt động hậu cần phải rất khoa học, làm việc có chương trình, kế hoạch, tránh tùy tiện.

- Thích ứng:

+ Việc mua sắm, trang bị các trang thiết bị, phương

219

tiện, dụng cụ lao động cho người lao động cần xuâ't phát từ yếu tô' tâm, sinh lý nhằm hỗ trợ lao động hiệu quả.

+ Việc đầu tư mới các trang thiết bị cần thích hợp vói thời đại, tuy nhiên cũng cần lường trước những thiết bị nhanh chóng bị lạc hậu.

- Tiết kiệm và hiệu quả:

Đầu tư cho công tác hậu cần là cần thiết nhằm bảo đảm cơ sỏ vật chất, trang thiết bị cho hoạt động của toàn cơ quan, đơn vị. Tuy nhiên, để bảo đảm thực hiện công tác hậu cần đạt kết quả tốt nhâ't, cần quán triệt yêu cầu tiết kiệm thời gian, tiền bạc trên nguyên tắc chất lượng và hiệu quả.

- Nhiệt tinh uà sáng tạo:

Công tác hậu cần được ví như người “làm dâu trăm họ”, là những công việc vất vả, cực nhọc, đòi hỏi người lao động có nhiệt tình, có bản lĩnh. Lòng nhiệt huyết và bản lĩnh mối nảy sinh những sáng kiến trong công việc.

Câu hỏi 138: Công tác hậu cần gồm những nội dung cơ bản nào?

Trả lời:

Để thực hiện công tác hậu cần, văn phòng cần thực hiện bôn nội dung cơ bản sau đây:

1. Quản lý chi tiêu kinh phí

- Các khoản chi tiêu hành chính sự nghiệp được Nhà nưốc cấp phát theo chế độ dự toán kinh phí hoặc bằng các

220

Ẩ

quỹ chi thường xuyên ở các đơn vị kinh doanh bao gồm: lương chính; phụ câ'p lương: bảo hiểm xã hội; học bổng học sinh, sinh viên, sinh hoạt phí cán bộ; tiền thưởng; phúc lợi tập thể; y tế, vệ sinh; công tác phí, văn phòng phẩm; mua sắm tài sản cô định; sửa chữa lớn, xây dựng cơ bản: chi khác...

- Hoạt động chi tiêu được quản lý theo các nguyên tắc:+ Bảo đảm hoạt động của cơ quan diễn ra bình thường,

không bị cản trỏ vì thiếu kinh phí;+ Chi tiêu đúng chế độ, chính sách, đúng trình tự, thủ

tục quy định;+ Chi tiêu căn cứ vào nhiệm vụ chính trị của đơn vị;+ Chi tiêu căn cứ vào chỉ tiêu biên chê tuyển dụng, ổn

định quỹ lương và các định mức chi tiêu tôì thiểu do Nhà nước quy định;

+ Bảo đảm chi tiêu tiết kiệm, đúng mục đích, có trọng tâm, trọng điểm;

+ Chi tiêu theo kế hoạch đã được duyệt;+ Công khai các khoản chi trong cơ quan, lưu giữ hóa

đơn, chứng từ, quyết toán tài chính công khai, đầy đủ.Chánh, phó chánh văn phòng phải chịu trách nhiệm

pháp lý trước thủ trưởng cơ quan về hoạt động chi tiêu tài chính.

2. Quản lý quỷ lương, quản lý tài sản cố định, quản lý vật tư hàng hóa, vật rẻ tiền mau hỏng

- Quản lý quỹ lương: bab gồm:+ Nắm vững chỉ tiêu biên chế;

221

+ Kế hoạch hóa quỹ lương;+ Cấp phát và chi trả lương cho các đôi tượng;+ Quyết toán quỹ lương.- Quản lý tài sản cố địnhTài sản cô" định trong cơ quan là hệ thông nhà xưởng,

các thiết bị máy móc, phương tiện kỹ thuật và các phương tiện vận chuyển. Đó là những tài sản có giá trị lớn, quyết định khả năng hoạt động của cơ quan nên cần được quản lý, sử dụng sao cho có hiệu quả nhất. Để quản lý hiệu quả các tài sản này cần: phân loại, lập hồ sơ, lập sổ sách ghi chép, theo dõi, thông kê số lượng và chát lượng tài sản cố định, có quy chế quản lý giao - nhận trong quá trình sử dụng và quy định chế độ trách nhiệm vật chất đối vối việc sử dụng loại tài sản này, thực hiện kiểm kê cuô'i năm.

Các loại vật tư hàng hóa trong cơ quan gồm: Vãn phòng phẩm, xăng dầu. công cụ, vật tư khác, lương thực, thực phẩm, trang thiết bị cho văn phòng cơ quan; các vật rẻ tiền mau hỏng gồm bàn ghế, tủ, các loại tài sản đã hết thời gian sử dụng hoặc hỏng hóc. Để quản lý các loại vật tư này cần: xây dựng định mức sử dụng, cấp phát đúng đôi tượng, đúng tiêu chuẩn, bảo đảm đầy đủ thủ tục xuất nhập và thủ tục kiểm kê đánh giá hằng năm, có nội quy và quy chê bảo quản, sử dụng.

3. Bảo đảm điểu kiện làm việc cho cơ quan

- Bô trí nơi làm việc cho cán bộ, nhân viên.Phòng làm việc cho cán bộ, nhân viên có thể bô" trí

theo nhiều kiểu, diện tích phòng làm việc phụ thuộc vào

222

đặc điểm, tính chất công việc của từng bộ phận. Khi bô' trí nơi làm việc cần tính đến khả năng phát sinh các bộ phận mới, tăng thiết bị mới, khả năng mở rộng quy mô và tăng cường chất lượng hoạt động trong cơ quan.

- Nguyên tắc bô' trí nơi làmNơi làm việc có thể bô' trí theo các nguyên tắc:+ Theo dây chuyền đường thẳng công đoạn nghiệp vụ,

không ngược chiều hoặc chồng chéo nhau;+ Các phòng ban, bộ phận có quan hệ thường xuyên

liên quan đến nhau được bô' trí gần kê nhau;+ Trong phòng làm việc, mọi người ngồi cùng quay về

một hướng;+ Các phòng tiếp khách, văn thư hành chính nên bô'

trí nơi thuận tiện cho giao dịch và gần lô'i vào công sở;+ Các phòng máy điện toán, phòng nghiên cứu và lưu

trữ tài liệu nên bô' trí nơi cách xa và có phương tiện bảo vệ tốt nhất;

+ Có hệ thông sơ đồ chỉ dẫn để dễ tìm, liên hệ công tác.- Trang thiết bị nơi làm bao gồm: trang thiết bị

chính, trang thiết bị phụ. dụng cụ và văn phòng phẩm.

4. Thực hiện các loại công vụ khác

Các loại công vụ khác của công tác hậu cần bao gồm: phục vụ phương tiện đi lại, phục vụ việc tiếp khách, phục vụ các điều kiện vật chât và hậu cần của các cuộc họp, phục vụ các buổi lễ tân và khánh tiết, phục vụ sửa chữa vừa và nhỏ, chăm lo điện nưốc, loa đài, bảo vệ trật tự an toàn cho cơ quan.

223

Câu hỏi 139: Vai trò của không gian và môi trường làm việc?

Trả lời:

Không gian và môi trường làm việc có ảnh hưởng rất quan trọng đôi với tâm lý và hiệu suất công việc của người lao động. Bất kỷ cán bộ, công chức nào cũng mong muôn được làm việc trong một môi trường năng động, dễ chịu và thoải mái vái đầy đủ thiết bị văn phòng hỗ trợ cho công việc. Vì vậy, nơi làm việc không đơn giản chỉ là việc có phòng làm việc, mua cái bàn, đặt cái ghế.

Ngày nay. vâi quan điểm coi con người là trung tâm, là chủ thể sáng tạo thì việc bô' trí sắp xếp không gian và môi trường làm việc phải thực hiện như thế nào để người lao động cảm thấy thực sự thoải mái, tạo tâm lý tích cực cho mỗi người khi làm việc, giảm bớt sự căng thẳng, mệt nhọc, đủ điều kiện để phối kết hợp với các cá nhân, bộ phận khác trong thực hiện nhiệm vụ đạt hiệu quả cao nhất. Với ý nghĩa như vậy, việc bố trí, sắp xếp không gian làm việc thực chát là việc tổ chức cho cán bộ, công chức cùng làm việc với nhau.

Bên cạnh đó, với một không gian và môi trường làm việc thoáng mát và cung cách làm việc không quá nặng nể sẽ là nguồn động lực mạnh mẽ giúp người lao động sáng tạo và đưa ra những ý tưởng hay, những quyết định và phương án đúng đắn. Việc sắp xếp không gian làm việc khoa học, hợp lý còn hạn chế được công sức và thời gian di

224

A

chuyển, sự lãng phí và tốn kém trong sử dụng tài sản công như phòng làm việc, các phương tiện kỹ thuật...

Câu hỏi 140: Việc tổ chức không gian làm việc cần tuân thủ những nguyên tắc cơ bản nào?

Trả lời:Để tổ chức không gian làm việc khoa học, hợp lý cần

bảo đảm các nguyên tắc:

1.Đ áp ứng nhu cầu sử dung

Khi bô" trí không gian làm việc trong văn phòng, người quản lý cần nắm rõ nhu cầu về sử dụng mặt bằng, máy móc cũng như thiết bị văn phòng. Thông thường, các vị trí quản lý, người có chức vụ được bô trí mặt bằng rộng hơn. Vị trí của văn phòng cũng được sắp xếp theo chức năng công việc, ví dụ: các phòng có chức năng tiếp xúc vối khách thì bô" trí ở bên ngoài, thuận tiện cho đi lại, liên hệ; các phòng thường xuyên có nội dung công việc liên quan chặt chẽ vói nhau được bô" trí ỏ gần nhau;...

2. Phù hơp với m ối tương quan giữa luồng công viềc, người làm viềc và th iế t bi làm viêc

Việc bô trí, sắp xếp phải theo hướng hạn chê sự di chuyển không cần thiết, công việc đi theo đường thẳng, tránh phải xuyên ngang hoặc đi theo đường vòng.

3. Bô tr í bàn ghê ph ù hợp với nhu cầu sử dung

Khi lựa chọn bàn ghê" cũng cần chú ý tạo ra môi trường làm việc thoải mái cho người lao động. Ghế ngồi cần phù hợp

15.150câu hỏi-đáp... 225

với vị trí từng công việc để bảo đảm năng suất lao động cũng như sức khỏe và sự an toàn của người ngồi. Loại ghế sử dụng cho văn phòng thường là ghế thủy lực, có thể điều chỉnh độ cao, có tựa lưng và dễ dàng xoay chuyển khi cần thiết.

4. Bảo đảm yểu tô nh iêt ánh sáng, m àu sắc, ảm thanh

Những yếu tố thuộc về môi trường có thể ảnh hưởng đến sức khỏe và năng suất lao động của nhân viên. Vì vậy, trong bô' trí không gian làm việc cần lưu ý:

- Thông gió và điều hòa không khí;- Kiểm soát tiếng ồn;- Bảo đảm đủ ánh sáng làm việc;- Trang trí và màu sắc hài hòa, phù hợp.

5. Tao không g ian mở cho không gian làm việc, bằng cách:

- Hạn chế việc sử dụng phòng riêng cho các bộ phận hành chính để giảm chi phí mặt bằng, điện, nước, tăng sự linh hoạt trong thay đổi công việc, thuận tiện cho công tác kiểm tra, giám sát.

- Sử dụng vách ngăn để tạo không gian mở:Các nhà quản trị văn phòng luôn hướng tối một không

gian mở mà ở đó con người, máy móc có thể dễ dàng gắn kết, không có cách biệt. Mỗi một không gian vẫn bảo đảm sự riêng tư và tăng tính độc lập nhưng không tách biệt. Với mỗi ô ngăn cách dành riêng cho mỗi nhân viên, tính độc lập được đề cao để công việc được hoàn thành tốt.

2 2 6

k.

6. Áp du n g tiêu chuăn 5 tron g sắp đ á t và bô tr í văn p h ò n g

- Sàng lọc: Loại bỏ những thứ không cần thiết.- Sắp xếp: Đặt mọi thứ đúng chỗ sao cho thuận lợi khi

sử dụng.- Sạch sẽ: Làm vệ sinh sạch sẽ nơi làm việc.- Săn sóc: Duy trì sự vệ sinh sạch sẽ ở mức độ cao.- Sẵn sàng: Thực hiện các “S” trên một cách tự giác mà

không cần có sự nhắc nhỏ hay ra lệnh.

Câu hỏi 141: Văn bản pháp luật nào hiện nay quy định về tổ chức không gian, môi trường làm việc cho cán bộ, công chức nhà nước?

Trả lời:Việc tổ chức không gian, môi trường làm việc cho cán

bộ, công chức nhà nước dược quy định tại các văn bản cụ thể sau đây:

1. Các tiêu chuẩn, định mức sử dụng trụ sở làm việc của từng chức danh và tiêu chuẩn diện tích sử dụng cho các bộ phận phục vụ, phụ trợ, công cộng và kỹ thuật của mỗi cơ quan, đơn vị dược quy định tại:

- Quyết định sô 147/1999/QĐ-TTg ngày 05-7-1999 của Thủ tướng Chính phủ quy định về tiêu chuẩn, định mức sử dụng trụ sở làm việc tại các cơ quan nhà nước, đơn vị sự nghiệp;

- Quyết định sô 260/2006/QĐ-TTg ngày 14-11-2006 về việc sửa đổi, bổ sung Quyêt định sô 147/1999/QĐ-TTg

227

ngày 05-7-1999 của Thủ tướng Chính phủ quy định về tiêu chuẩn, định mức sử dụng trụ sở làm việc tại các cơ quan nhà nước, đơn vị sự nghiệp.

2. Yêu cầu về tiêu chuẩn, định mức trang thiết bị và phương tiện làm việc của cán bộ, công chức, viên chức được quy định tại Quyết định sô' 170/2006/QĐ-TTg ngày 18-7-2006 về ban hành quy định tiêu chuẩn, định mức trang thiết bị và phương tiện làm việc của cơ quan và cán bộ, công chức, viên chức nhà nước. Theo đó, các tiêu chuẩn, định mức về sử dụng trang thiết bị, phương tiện làm việc được quy định chi tiết cho bốn nhóm đôi tượng:

- Các bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, Văn phòng Chủ tịch nước, Văn phòng Quốc hội, cơ quan chuyên môn thuộc Quốc hội, Viện Kiểm sát nhân dân tối cao, Toà án nhân dân tối cao;

- Văn phòng Hội đồng nhân dân, Văn phòng Đoàn đại biểu Quốc hội, Văn phòng ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương, các cơ quan chuyên môn thuộc ủy ban nhân dân các tỉnh, thành phô" trực thuộc Trung ương;

- Văn phòng Hội đồng nhân dân, Văn phòng ủy ban nhân dân quận, huyện, thị xã thuộc tỉnh, thành phô' trực thuộc Trung ương, các cơ quan chuyên môn thuộc ủy ban nhân dân quận, huyện, thành phô', thị xã thuộc tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương;

- Văn phòng Hội đồng nhân dân, Văn phòng ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn.

228

Phần III

QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

Câu hỏi 142: Thế nào là quản trị văn phòng?

Trả lời:Khái niệm quản trị văn phòng liên quan đến khái

niệm văn phòng hiểu theo nghĩa rộng hay khái niệm theo nghĩa hẹp. Nếu hiểu văn phòng chính là cơ quan, tổ chức nói chung thì quản trị văn phòng là hoạt động quản lý và điều hành một cơ quan, tổ chức. Còn nếu hiểu văn phòng là bộ phận tổng hợp, tham mưu và phục vụ của cơ quan, tổ chức thì quản trị văn phòng là hoạt động quản lý và điểu hành bộ phận tổng hợp, tham mưu và phục vụ của một cơ quan, tổ chức. Trong phần này, quan niệm quản trị văn phòng theo nghĩa thứ hai (nghĩa hẹp).

Câu hỏi 143: Thê nào là nhà quản trị văn phòng?

Trả lời:

Nếu quan niệm quản trị văn phòng theo nghĩa rộng thì nhà quản trị văn phòng chính là người lãnh đạo. quản lý cơ quan, tổ chức (chính lầ người đứng đầu cơ quan, tổ chức và cấp phó của người đứng đầu cơ quan, tổ chức).

2 2 9

Nếu quan niệm quản trị văn phòng theo nghĩa hẹp thì nhà quản trị văn phòng là những người được trao quyền lãnh đạo bộ phận văn phòng (thông thường gồm chánh văn phòng và một sô' phó chánh văn phòng). Trong phần này, quan niệm nhà quản trị văn phòng theo nghĩa thứ hai (nghĩa hẹp).

Câu hỏi 144: Quản trị văn phòng có những chức năng gì?

Trả lời:

Dù quản trị bất cứ đối tượng nào, nhà quản trị đều phải thực hiện đồng thòi các chức năng như: hoạch định, tổ chức, điểu hành và kiểm tra. Hoạt động quản trị văn phòng cũng vậy.

1.Chức n ăng hoach d inh

Hoạch định là quá trình xác định mục tiêu của tổ chức và biện pháp để đạt mục tiêu ấy.

Hoạch định bao gồm hai loại: hoạch định chiến lược và hoạch định tác nghiệp:

+ Hoạch định chiến lược là việc xác định mục tiêu của tổ chức và các biện pháp để đạt được mục tiêu trong khoảng thời gian nhất định, về mặt thòi gian, hoạch định chiến lược thường bao gồm công việc trong nhiều năm. vể phạm vi, hoạch định chiến lược thường bao quát toàn bộ các lĩnh vực công tác của tổ chức.

+ Hoạch định tác nghiệp là việc xác định các chỉ tiêu, nội dung công tác cụ thể mà tổ chức phải thực hiện

230

trong quá trình thực hiện hoạch định chiến lược. Hoạch định tác nghiệp còn gọi là hoạch định ngắn hạn, hoạch định chiến thuật, hoạch định lĩnh vực. Nói một cách khác, hoạch định tác nghiệp là quá trình đưa ra những quyết định ngắn hạn, cụ thể để thực hiện hoạch định chiến lược.

- Nội dung hoạch định trong quản trị văn phòng:Theo chức năng, nhiệm vụ được giao, nội dung hoạch

định trong quản trị văn phòng bao gồm các công việc chủ yếu dưới đây:

+ Xây dựng chương trình công tác thường kỳ của cơ quan;+ Xây dựng chương trình công tác thường kỳ của

văn phòng;+ Hoạch định các cuộc hội họp, hội thảo, lễ hội của cơ

quan và của lãnh đạo cơ quan;+ Hoạch định các chuyên đi công tác của lãnh đạo cơ quan;+ Hoạch định cơ sở vật chất, phương tiện làm việc của

cơ quan;+ Hoạch định tài chính, kinh phí bảo đảm cho cơ quan

hoạt động, V . V . .

- Tác dụng của hoạch định trong quản trị văn phòng:+ Hoạch định là chức năng đầu tiên giữ vai trò mở

đường của hoạt động quản trị văn phòng. Có xác định được mục đích chương trình, kế hoạch mối có căn cứ để triển khai công việc cụ thể. Các chức năng khác của quản trị văn phòng phải căn cứ vào kết quả của hoạch định để thực hiện.

+ Hoạch định có tác dụng làm tăng tính chủ động,

231

giảm tính bị động trong công tác của văn phòng nói riêng và của cả cơ quan nói chung.

+ Hoạch định là căn cứ để triển khai đồng bộ và có trọng tâm, trọng điểm công tác của văn phòng trong thòi gian nhất định, tạo sự phối hợp của các đơn vị và cá nhân trong việc thực hiện công tác văn phòng.

- Phương pháp thực hiện chức năng hoạch định trong quản trị văn phòng:

Vê phương pháp chung, công tác hoạch định được tiến hành theo trình tự: Xác định mục đích, yêu cầu, khảo sát đánh giá tình hình hiện tại, xác định nội dung công việc, xác định điều kiện thực hiện, tổ chức thực hiện, đánh giá kết quả.- Trong việc xây dựng chương trình, kế hoạch, đề án công tác phải xác định rõ ràng, cụ thể các nội dung: Làm việc gì? Tại sao phải làm? Làm như thế nào? Ai làm? Làm ở đâu? Bao giờ làm? (What? Why? How? Who? Where? When?).

Để hoạch định có kết quả tốt, cần phải có các công cụ hoạch định, căn cứ các lĩnh vực hoạt động khác nhau ta có các công cụ hoạch định khác nhau nhưng nhìn chung hoạch định có các công cụ sau: Lịch làm việc hằng ngày; Lịch công tác tuần; Chương trình công tác hằng tháng...

2. Chức n ăn g tổ chức

Tổ chức là quá trình nghiên cứu, thiết lập một cơ cấu hợp lý các mối quan hệ giữa các thành viên trong một tổ chức, thông qua đó cho phép thực hiện mục tiêu của tổ chức.

232

- Tiến trình tổ chức:+ Xác định chức năng của tổ chức;

+ Xác định các lĩnh vực hoạt động của tổ chức;+ Xác định các nội dung công tác chính ở từng lĩnh vực

hoạt động;+ Xác định các cơ cấu của tổ chức;+ Xác định chức năng, nhiệm vụ của từng cơ cấu;+ Xác định mối quan hệ giữa các cơ cấu;- Nội dung tổ chức trong quản trị văn phòng:+ Thành lập đơn vị làm công tác văn phòng: Khi cơ

quan được thành lập, thông thường đơn vị tổ chức làm công tác văn phòng được thành lập (có cơ quan gọi là văn phòng cũng có cơ quan gọi là phòng hành chính - quản trị - tổ chức hoặc phòng hành chính - tổ chức). Nhiều cơ quan, do khôi lượng công việc ít, biên chế có hạn, công tác văn phòng có thể được giao cho một người chuyên trách hoặc kiêm nhiệm.

Chức năng của các nhà quản trị là sau khi có văn phòng (hoặc phòng hành chính - quản trị) rồi thì phải tiếp tục nghiên cứu xác định xem trong văn phòng (hoặc phòng hành chính - quản trị) có cơ câu tổ chức nào nữa không. Nếu có thì gồm những đơn vị nào? Tên gọi của các đơn vị đó là gì? Chẳng hạn: “Trong văn phòng có hoặc không có các phòng? Nếu có thì đó là các phòng nào?”; “Trong phòng hành chính - quản trị có hoặc không có các tổ? Nếu có thì đó là tổ nào?”.

+ Xác dịnh chức năng, nhiệm vụ, quyển hạn và phạm vi hoạt động của đơn vị làm công tác văn phòng.

233

L

Sau khi thiết kế bộ máy, nhà quản trị có trách nhiệm nghiên cứu, xác định đầy đủ, rõ ràng chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và phạm vi hoạt động của cả đơn vị và của từng cơ cấu tổ chức trong đơn vị làm công tác văn phòng. Kết quả của việc nghiên cứu được biên tập và ban hành văn bản để làm cơ sở thực hiện trong quá trình quản trị.

+ Xác định nhân lực làm công tác văn phòng Nhân lực làm công tác văn phòng ở đây bao gồm tất

cả những người thuộc quyền quản lý và điều hành của lãnh đạo văn phòng. Trên cơ sở chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, phạm vi hoạt động của văn phòng, nhà quản trị nghiên cứu, đề nghị cấp có thẩm quyền quyết định các vân đê vê: tổng sô' lao động của văn phòng là bao nhiêu người, trong đó xác định cụ thể, hợp lý các chỉ sô" về lao động thuộc biên chế nhà nước, lao động hợp đồng, trình độ văn hoá, trình độ chuyên môn nghiệp vụ, giới tính, độ tuổi, V . V . .

+ Phân bổ lao động về các tổ chức của văn phòngTrên cơ sở chức năng, nhiệm vụ của văn phòng, căn cứ

vào tổng sô" biên chế, trình độ cán bộ và nhu cầu công tác, nhà quản trị có trách nhiệm phân bổ nguồn lực được giao vào các vị trí công tác cho phù hợp.

+ Nhà quản trị thực hiện chức năng tổ chức trong quản trị văn phòng phải bảo đảm các yêu cầu: tổ chức bộ máy gọn nhẹ, xác định chức năng, nhiệm vụ phân công, phân nhiệm rõ ràng: tránh chồng chéo hoặc bỏ sót việc không có đơn vị nào. người nào đảm nhận; phát huy được

234

khả năng của mỗi thành viên và tạo ra sức mạnh chung của cả văn phòng.

3. Chức năng quản tr ị nhản lực

- Khái niệm:Quản trị nhân lực trong quản trị văn phòng là hoạt

động của nhà quản trị đôi vối lực lượng lao động thuộc văn phòng cơ quan.

- Nội dung quản trị nhân lực trong quản trị văn phòng:+ Hoạch định nguồn nhân lực: đánh giá tình hình nhân

lực hiện tại, dự báo nhu cầu nhân lực trong tương lai.+ Tuyển dụng nhân sự: tìm kiếm, thi, tuyển nhân

lực vào các vị trí công tác còn thiếu người đảm nhiệm; thực hiện các biện pháp hỗ trợ trong khi chưa tuyển được người mới.

+ Sử dụng nhân lực: nghiên cứu và phân công nhiệm vụ, đánh giá thành tích, đãi ngộ đôi với con người thuộc tổ chức.

+ Phát triển nguồn nhân lực: đào tạo đội ngũ cán bộ hiện có nhằm nâng cao khả năng lao động, đáp ứng yêu cầu, nhiệm vụ mới của văn phòng.

Quản trị nhân lực là chức năng có tầm quan trọng đặc biệt của quản trị văn phòng. Bởi lẽ tập thể con người của văn phòng là lực lượng quyết định nhất sự thành công hay thấ t bại của công tác văn phòng. Lực lượng lao động trong văn phòng muốn phát huy được sức mạnh nhất th iết phải’ thông qua vai trò của nhà quản trị văn phòng.

235

4. Chức n ăn g kiểm tra

- Khái niệm:Kiểm tra trong quản trị văn phòng là những hoạt

động có nội dung so sánh, đốì chiếu giữa hiện trạng văn phòng vối các căn cứ kiểm tra nhằm xác định kết quả và uốn nắn những sai lệch so vối mục tiêu đã đề ra.

- Nội dung kiểm tra trong quản trị văn phòng:+ Kiểm tra hành chính: là kiểm tra việc đề ra mục

tiêu, chương trình kế hoạch, quy chế công tác, quy trình công việc... Thực chất của việc kiểm tra này là kiểm tra lại chính mình, kiểm tra quản trị.

+ Kiểm tra công việc: căn cứ vào chương trình, kế hoạch, chỉ tiêu để ra, công tác kiểm tra xác định kết quả đạt được ở tất cả các lĩnh vực công tác của văn phòng.

+ Kiểm tra nhân sự: nội dung này nhằm xem xét việc thực hiện các quy chế làm việc trong văn phòng; đánh giá khả năng chuyên môn của cán bộ, nhân viên văn phòng.

- Phương pháp kiểm tra:Công tác kiểm tra muôn đạt kết quả phải có “thước đo”

để làm chuẩn mực. “Thước đo” đó chính là các chỉ tiêu, các quy trình, quy phạm, tiêu chuẩn, định mức của Nhà nước nói chung, của ngành có liên quan và của cơ quan, của văn phòng đã để ra. Trên cơ sở quy định đó, so sánh hiện trạng công việc của văn phòng với chuẩn mực, đánh giá kết quả đạt được ở từng công việc, từng cá nhân, đơn vị và của cả văn phòng.

236

À

- Tác dụng của kiểm tra trong quản trị văn phòng:Kiểm tra là chức năng quan trọng của nhà quản trị.

Chức năng kiểm tra gắn liền với các chức năng khác của quản trị như: hoạch định, tổ chức, quản trị nguồn nhân lực. Thông qua kiểm tra, nhà quản trị sẽ đánh giá tình hình của văn phòng, uốn nắn sai lệch để tiếp tục nâng chất lượng công tác văn phòng lên bưốc cao hơn. Như vậy, kiểm tra là để thực hiện mục tiêu, chương trình kế hoạch; kiểm tra để uốn nắn; kiểm tra để phát triển.

Câu hỏi 145: Nhiệm vụ của quản trị văn phòng là gì?

Trả lời:Những nhiệm vụ chủ yếu của quản trị văn phòng

bao gồm:- Bảo đảm thông tin phục vụ lãnh đạo:Thông tin là nhu cầu thường xuyên, không thể thiếu

trong hoạt động quản lý, điều hành của lãnh đạo. Nó có ý nghĩa quyết định đến hiệu quả hoạt động của tổ chức nói chung và hoạt động quản trị văn phòng nói riêng. Vì vậy, bảo đảm thông tin phục vụ lãnh đạo là nhiệm vụ xuyên suổt trong hoạt động của văn phòng.

- Xây dựng kế hoạch và tổ chức việc thực hiện kê hoạch công tác của cơ quan:

Lập kế hoạch là một trong những nhiệm vụ quan trọng và là nhiệm vụ chính trong hoạt động của văn phòng. Bởi, kế hoạch công tác giúp cho tổ chức chủ dộng

237-

trong giải quyết công việc, tránh sự chồng chéo, mâu thuẫn và đem lại kết quả cao trong chỉ đạo, điều hành. Đó là các loại kê hoạch của cơ quan: kế hoạch công tác hằng năm, kê hoạch công tác hằng quý, kê hoạch công tác hằng tháng, kế hoạch công tác hằng tuần (lịch làm việc tuần), lịch làm việc hằng ngày...

- Tham gia tổ chức, phục vụ các cuộc hội họp của cơ quanVăn phòng có nhiệm vụ tham gia tổ chức và phục vụ

các cuộc hội họp cụ thể của cơ quan. Văn phòng tham gia vào việc tổ chức cũng như phục vụ cuộc họp ở tất cả các khâu của quy trình một cuộc họp cụ thể của cơ quan như khâu chuẩn bị, khâu tổ chức và khâu sau khi kết thúc cuộc họp.

- Tổ chức các chuyên đi công tác của lãnh đạo cơ quanVăn phòng có nhiệm vụ chuẩn bị và tham gia tố chức

các chuyến đi công tác của lãnh đạo cơ quan. Hoạt động của văn phòng tố chức các chuyến đi công tác của lãnh đạo cơ quan bao gồm các công việc chính như: lập kế hoạch di công tác, chuẩn bị trước chuyến đi (cung cấp thông tin về đoàn đi công tác cho cơ quan, đơn vị sẽ đến), chuẩn bị nội dung công tác, chuẩn bị phương tiện giao thông, kinh phí và những nội dung khác có liên quan.

- Thực hiện công tác lễ tânVăn phòng thực hiện công tác lễ tân trong cơ quan

nhà nước. Đó chính là việc thực hiện những nghi thức, thủ tục trong việc đón, tiễn, giao tiếp với khách. Khách ở đây thường gồm: công dân đên công sở; đôi tác hoặc khách đến giao dịch, thăm viếng: khách nước ngoài. Vì

238

vậy, công tác lễ tân của văn phòng chính là công tác tiếp dân; công tác tiếp khách của lãnh đạo cơ quan; công tác tiêp khách đên giao dịch, thăm viếng; công tác tiếp khách nước ngoài. Mỗi đôi tượng trên có những đặc trưng riêng biệt, cần phải dựa trên những nguyên tắc lễ tân nói chung và căn cứ vào những đặc trưng riêng biệt của từng đôi tượng đó để có cách ứng xử cho phù hợp và hiệu quả.

Câu hỏi 146: Nhiệm vụ của nhà quản trị văn phòng là gì?

Trả lời:

Nhiệm vụ của nhà quản trị văn phòng bao gồm:

1.Hoach dinh công việc hành chính trong cơ quan

Việc hoạch định công việc hành chính trong cơ quan được thực hiện bằng cách lên kế hoạch cho các công việc hành chính của cơ quan. Nhà quản trị văn phòng phải coi trọng việc lập kế hoạch cho các công việc hành chính của cơ quan. Vì các công việc hành chính là thường xuyên và đa dạng nên nếu có kê hoạch thì công việc hành chính của cơ quan sẽ trôi chảy và tập trung vào các mục tiêu, đồng thòi có ưu tiên các mục tiêu khác nhau của cơ quan. Có kê hoạch thì có thể ứng phó được các tình huông phát sinh trong quá trình quản trị văn phòng. Có kê hoạch cho các công việc hành chính của cơ quan thì nhà quản trị văn phòng mới có điều kiện cho công tác kiểm tra, kiểm soát.

239

2. Tao ra cơ cấu tổ chức hành chính tố t và dội ngũ làm công tác hành ch ính chuyên nghiêp

Để tạo ra một cơ cấu tổ chức hành chính tốt, nhà quản trị văn phòng phải thiết lập các bộ phận phụ trách từng mảng công việc hành chính trong cơ quan một cách hợp lý, phù hợp với năng lực, sở trường của từng cá nhân; đồng thòi phù hợp cho việc phối hợp giữa các bộ phận, các cá nhân.

Để tạo ra một đội ngũ làm công tác hành chính chuyên nghiệp, nhà quản trị văn phòng phải:

- Lập kế hoạch tổ chức nhân sự của văn phòng và báo cáo định kỳ cho lãnh đạo;

- Tạo mối quan hệ tốt giữa các thành viên; sử dụng các phương thức chính thức và không chính thức để giảm bốt mâu thuẫn; duy trì, khuyến khích tinh thần làm việc tập thể và chủ động; xác định các khó khăn tiềm ẩn, nắm bắt nhu cầu, nguyện vọng của nhân viên, các mâu thuẫn nội bộ, phân tích các xu hướng để đưa ra những giải pháp cho hoạt động nhân sự;

- Hướng dẫn nhân viên; trao quyền cho các cá nhân và các nhóm để họ tự tổ chức và kiểm soát công việc của họ;

- Tạo ra môi trường khuyến khích nhân viên tự nhận thây những gì cần làm và chủ động thực hiện;

- Duy trì thường xuyên việc đào tạo, bồi dưỡng nhân sự hành chính văn phòng.

3. Đ iều hành và kiểm soá t công viêc hành chính

Nhà quản trị văn phòng cần làm tốt các công việc cụ thể sau đây:

240

- Duy trì, theo dõi, bảo đảm thực hiện đầy đủ các thủ tục hành chính trong cơ quan;

- Duy trì thường xuyên và liên tục các dịch vụ như thư từ, điện thoại, tiếp tân trong cơ quan;

- Duy trì và cập nhật các cẩm nang hướng dẫn công tác hành chính văn phòng:

- Cung cấp kịp thời các dịch vụ hành chính văn phòng; tổ chức, điều phôi các chương trình, sự kiện;

- Quản trị hệ thống chất lượng về xây dựng hệ thông tài liệu hưống dẫn chuẩn cho các hoạt động thực thi nhiệm vụ, kiểm soát và cải tiến các quy trình hoạt động;

- Tổ chức, quản lý, kiểm soát, cung cấp và duy trì các cơ sở vật chất và điều kiện làm việc cần thiết phục vụ cho hoạt động của cơ quan, tổ chức;

- Phối hợp các công việc hành chính với nhau và phối hợp các công việc hành chính với các công việc khác.

Câu hỏi 147: Yêu cầu đôi với một nhà quản trị văn phòng là những gì?

Trả lời:

Một nhà quản trị văn phòng tốt cần bảo đảm những yêu cầu về tất cả các mặt: phẩm chất, trình độ và kỹ năng làm việc, cụ thể:

1.Những yêu cầu về phàm chât:

-vể phẩm chất chính trị: Có nhận thức đúng đắn về Đảng, vể Nhà nước và về 'trách nhiệm của một cán bộ, công chức, viên chức nhà nưốc.

16.150 câu hỏi -đáp... 241

- về phẩm chất đạo đức: Có tâm, có nhân; biết khen, chê, thưởng, phạt đúng lúc, đúng mức; có uy tín; có chí tiến thủ; biết thừa nhận sai lầm và sửa chữa sai lầm.

- Về phẩm chất quan hệ: Thiện chí, vị tha, biết cảm thông với người khác; có khả năng tạo tính đồng đội, hợp tác, gắn bó nhân sự nội bộ; nghiêm khắc đúng đắn, các hành vi đều có căn cứ; niềm nở, lịch sự, có khả năng hội nhập và quan hệ với nước ngoài; biết theo dõi, quan tâm đến người dưới quyền; biết cách tập hợp được những chuyên viên giỏi và tích cực.

2. Những yêu cầu về trình độ:

- Có trình độ chuyên môn phù hợp theo quy định của pháp luật.

- Là một trí thức được đào tạo tổng quát và được đào tạo chuyên về hoạt động quản trị hành chính văn phòng;

- Có quan điểm khoa học để tiếp nhận những phương pháp làm việc mới, luôn bổ sung trình độ học vấn của mình bằng cách luôn học hỏi và nghiên cứu về quản trị hành chính văn phòng, luôn tham dự các hội thảo về đơn giản hoá và tôi ưu hoá công việc hành chính văn phòng;

3. Những yêu cầu về kỹ năng làm

Có rất nhiều yêu cầu về kỹ năng làm việc đôi với một nhà quản trị văn phòng, sau đây là một sô' những yêu cầu cụ thể:

- Có khả năng gánh vác công việc và có khả năng uỷ thác trách nhiệm, quyền hành;

242

- Có khả năng truyền đạt, giảng dạy nghiệp vụ hành chính văn phòng trong toàn cơ quan;

- Gần gũi, biêt hoà mình, hoà đồng vối những ý tưởng và những vấn đề của nhân viên, từ đó có thể tạo bầu không khí thân thiện trong toàn cơ quan;

- Có óc khôi hài để làm dịu đi những tình huống khó khăn;

- Phong cách lịch sự, biết ngoại giao;- Phải biết cách kiểm soát cảm xúc;- Có óc sáng kiến và trí tưởng tượng;- Luôn tự tin và tỏ ra tự tin trong mọi tình huống;- Có óc phán đoán. Nhà quản trị hành chính văn

phòng phải biết cách thu thập những dữ kiện cần thiết, phân tích thông tin để hỗ trợ các bộ phận khác;

- Có khả năng nói để thuyết phục cấp trên, đồng nghiệp và cấp dưới chấp nhận những thủ tục mới, phương pháp hành chính văn phòng mối;

- Có phong cách lãnh đạo tốt;- Luôn biết định hướng công việc và vạch kế hoạch

triển khai một cách khoa học;- Là người nhiệt tình, dũng cảm.

Câu hỏi 148: Những nội dung chính của hiện đại hóa văn phòng là gì?

Trả lời:

Những nội dung chính của hiện đại hóa văn phòng bao gồm:

- Hiện đại hóa trang thiết bị kỹ thuật văn phòng: Đây

243

là một nội dung thường xuyên của công tác hiện đại hóa văn phòng. Bởi, khoa học - công nghệ liên tục phát triển và thay đổi không ngừng theo thòi gian. Văn phòng của một cơ quan phải luôn chủ động xử lý thông tin để đáp ứng yêu cầu công việc cơ quan. Để thực hiện tốt chức năng đó, văn phòng là nơi đầu tiên cần có các trang thiết bị kỹ thuật hiện đại nhất.

- Hiện đại hóa con người làm văn phòng: Con người luôn là yếu tô' then chốt nhất cho sự tồn tại và phát triển của cơ quan nói chung và văn phòng nói riêng, vì vậy hiện đại hóa con người làm văn phòng luôn là điều tất yếu.

- Hiện đại hóa các nghiệp vụ hành chính văn phòng: Đây là một nội dung liên quan đến chất lượng, hiệu lực, hiệu quả của văn phòng.

Câu hỏi 149: X u thê hiện đại hóa trang thiết bị kỹ thuật văn phòng hiện nay như thế nào?

Trả lời:

Trang thiết bị kỹ thuật văn phòng ngày càng được cải tiến, sáng chế với nhiều chủng loại hết sức đa dạng, phong phú. Xu thế cho trang thiết bị kỹ thuật văn phòng hiện nay theo hưóng thực hiện Chính phủ điện tử với các dịch vụ trực tuyến và hướng tói kiểu "văn phòng không giấy tờ" với những văn bản điện tử, chữ ký sô',... song vẫn bảo đảm thực hiện tốt Luật giao dịch điện tử. Những trang thiết bị kỹ thuật văn phòng là sự ứng dụng rộng rãi nhiều lĩnh vực khoa học - kỹ thuật trong hoạt động văn phòng. Đặc

244

biệt là sự ứng dụng các thành quả của các ngành khoa học - công nghệ mà mũi nhọn là tin học, kỹ thuật máy tính, kỹ thuật viễn thông để văn phòng thực hiện các hoạt động xử lý thông tin, lưu trữ và truyền thông tin trong phạm vi một cơ quan, một địa phương, một ngành, cả nước và phạm vi toàn cầu.

Câu hỏi 150: Xu thế hiện đại hóa con người làm văn phòng và hiện đại hóa các nghiệp vụ hành chính văn phòng hiện nay như thê nào?

Trả lời:

1. Trong văn phòng hiện đại, nhân tô' con người được coi trọng hơn bao giò hết. Lao động trong văn phòng được coi là lao động thông tin với tính sáng tạo và trí tuệ ngày càng tăng. Do đó, người lao động văn phòng được đào tạo đạt đến trình độ cao, theo hướng đa năng, toàn diện về kỹ năng nghiệp vụ.

Người làm công tác văn phòng không chỉ hiểu, nắm chắc chủ trương chính sách của Đảng, quy định của Nhà nưức, chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, của văn phòng và của cá nhân mà còn có đầy đủ phẩm chất đạo đức; kỹ năng nghiệp vụ theo mỗi vị trí việc làm.

Chính vì vậy xu thê hiện nay là bồi dưỡng con người theo kỹ năng nghiệp vụ đáp ứng mỗi vị trí việc làm cụ thể của công tác văn phòng. Theo đó, mỗi cá nhân cần có rất nhiều các kỹ năng chung rihư kỹ năng giao tiếp, ứng xử; kỹ năng phôi hợp; kỹ năng xử lý thông tin; kỹ năng giải

17.150 cftu hỏi - đán 2 4 5

quyết xung đột; kỹ năng giải quyết vân đề; kỹ năng quản trị thời gian;... và các kỹ năng nghiệp vụ chuyên biệt.

2. Hiện nay, sự hiện đại hóa các nghiệp vụ hành chính văn phòng đang có khuynh hướng như sau:

- Loại bỏ lãng phí năng lực con người bằng cách sử dụng máy móc nếu có thể;

- Tích cực mỏ rộng các dịch vụ hành chính trực tuyến;- Đơn giản hoá và tối ưu hoá quy trình giải quyết

công việc;- Kiểm soát được toàn bộ chi phí hành chính hiệu quả

trong toàn cơ quan, tổ chức.

246

TÀI LIỆU THAM KHÁU

A. Hệ thống văn bản của Đ ảng và Nhà nước

1. Công văn số 262/LTNN-NVTW ngày 12-6-2001 của Cục Lưu trữ Nhà nưóc hướng dẫn thành phần hồ sơ, tài liệu của các cơ quan hành chính nhà nước trung ương cần nộp lưu vào các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia.

2. Công văn sô" 283/VTLTNN-NVTW ngày 19-5-2004 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước về việc quản lý hồ sơ, tài liệu khi thay đổi tổ chức các bộ, cơ quan ngang bộ.

3. Công văn số 879/VTLTNN-NVĐp ngày 19-12-2006 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước về việc hưống dẫn tổ chức tiêu hủy tài liệu hết giá trị.

4. Công văn sô" 733/VTLTNN-NVTW ngày 11-9-2007 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước về việc ban hành bản hướng dẫn chỉnh lý tài liệu hành chính.

5. Công văn số 139/VTLTNN-TTTH ngày 14-3-2009 về việc hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến và lập hồ sơ trong môi trường mạng.

6. Công văn sô" 1525/BGDĐT-CTHSSV ngày 29-3-2010 của Bộ Giáo dục và Đào tạo hưống dẫn chào cờ Tổ quốc và hát Quôc ca.

7. Hướng dẫn sô" 11-HD/VPTW ngày 28-5-2004 của Văn phòng Trung ương về thể thức văn bản của Đảng.

247

8. Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân và ủy ban nhân dân năm 2004.

9. Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật năm 2008.10. Luật lưu trữ năm 2011.11. Luật giao dịch điện tử năm 2005.12. Nghị định sô" 58/2001/NĐ-CP ngày 24-8-2001 của

Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu.13. Nghị định số 82/2001/NĐ-CP ngày 06-11-2001 của

Chính phủ về nghi lễ nhà nước và đón tiếp khách nước ngoài.

14. Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08-4-2004 của Chính phủ về công tác văn thư.

15. Nghị định sô" 154/2004/NĐ-CP ngày 09-8-2004 của Chính phủ về nghi thức nhà nưốc trong tổ chức míttinh, lễ kỷ niệm, trao tặng và đón nhận danh hiệu vinh dự nhà nước, Huân chương, Huy chương, Cờ thi đua của Chính phủ, Bằng khen của Thủ tướng Chính phủ.

16. Nghị định số 91/2006/NĐ-CP ngày 06-9-2006 của Chính phủ hướng dẫn thi hành Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân và ủy ban nhân dân năm 2004.

17. Nghị định số 26/2007/NĐ-CP ngày 15-02-2007 của Chính phủ về chữ ký số và chứng thực chữ ký số.

18. Nghị định sô" 79/2007/NĐ-CP ngày 18-5-2007 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gô"c, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký.

248

19. Nghị định sô 178/2007/NĐ-CP ngày 03-12-2007 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ.

20. Nghị định số 13/2008/NĐ-CP ngày 04-02-2008 của Chính phủ quy định tổ chức các cơ quan chuyên môn thuộc Uỷ ban nhân dân tỉnh, thành phô' trực thuộc Trung ương.

21. Nghị định số 14/2008/NĐ-CP ngày 04-02-2008 của Chính phủ quy định tổ chức các cơ quan chuyên môn thuộc ủy ban nhân dân huyện, quận, thị xã, thành phô' thuộc tỉnh.

22. Nghị định sô' 24/2009/NĐ-CP ngày 05-3-2009 của Chính phủ hưống dẫn thi hành Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật năm 2008.

23. Nghị định sô 31/2009/NĐ-CP ngày 01-4-2009 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một sô' điều của Nghị định sô' 58/2001/NĐ-CP ngày 24-8-2001 của Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu.

24. Nghị định sô' 09/2010/NĐ-CP ngày 08-02-2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một sô' điều của Nghị định sô 110/2004/NĐ-CP về công tác văn thư.

25. Nghị định sô' 105/2012/NĐ-CP ngày 17-12-2012 của Chính phủ về tổ chức lễ tang cán bộ, công chức, viên chức.

26. Nghị định sô' 01/2013/NĐ-CP ngày 03-01-2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một sô' điều của Luật lưu trữ.

249

27. Nghị quyết sô" 1139/2007/UBTVQHll ngày 03-07- 2007 của Úy ban Thường vụ Quốc hội ban hành quy chế về kỹ thuật trình bày dự thảo văn bản quy phạm pháp luật của Quốc hội, uỷ ban Thường vụ Quốc hội.

28. Nghị quyết số 03/NQ-MTTQ ngày 25-5-2000 của Ban Thường trực Đoàn Chủ tịch úy ban Trung ương Mặt trận Tổ quốc Việt Nam về việc ban hành Quy chế về soạn thảo, ban hành văn bản của úy ban Trung ương Mặt trận Tổ quốc Việt Nam.

29. Quyết định sô" 31-QĐ/TW ngày 01-10-1997 của Ban Chấp hành Trung ương ban hành quy định về thể loại, thẩm quyền ban hành và thể thức văn bản của Đảng.

30. Quyết định số 547/QĐ-TWĐTN ngày 28-10-1999 của Ban Chấp hành Trung ương Đoàn Thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh ban hành quy định về thể loại, thẩm quyền ban hành và thể thức văn bản của Đoàn.

31. Quyết định sô" 147/1999/QĐ-TTg ngày 05-7-1999 của Thủ tưống Chính phủ quy định về tiêu chuẩn, định mức sử dụng trụ sở làm việc tại các cơ quan nhà nước, đơn vị sự nghiệp.

32. Quyết định số 114/2006/QĐ-TTg ngày 25-5-2006 của Thủ tướng Chính phủ quy định về chế độ hội họp trong hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước.

33. Quyết định số 170/2006/QĐ-TTg ngày 18-7-2006 về việc ban hành quy định tiêu chuẩn, định mức trang thiết bị và phương tiện làm việc của cơ quan và cán bộ, công chức, viên chức nhà nước.

250

34. Quyết định số 213/2006/QĐ-TTg ngày 25-9-2006 của Thủ tướng Chính phủ về việc ban hành Quy chê quản lý công sở các cơ quan hành chính nhà nưốc.

35. Quyết định sô 260/2006/QĐ-TTg ngày 14-11-2006 về việc sửa đổi, bổ sung Quyết định số 147/1999/QĐ-TTg ngày 05-7-1999 của Thủ tướng Chính phủ quy định về tiêu chuẩn, định mức sử dụng trụ sở làm việc tại các cơ quan nhà nước, đơn vị sự nghiệp.

36. Quyết định số 129/2007/QĐ-TTg ngày 02-8-2007 của Thủ tướng Chính phủ về việc ban hành Quy chế văn hoá công sở tại các cơ quan hành chính nhà nước.

37. Quyết định sô" 1014/QĐ-TLĐ ngày 19-8-2011 của Tổng Liên đoàn Lao động Việt Nam ban hành Quy định về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của tổ chức công đoàn.

38. Thông tư liên tích số 07/2002/TTLT-BCA-BTCCBCP ngày 06 -5 - 2002 của Bộ Công an và Ban Tổ chức Cán bộ Chính phủ hưổng dẫn thực hiện một sô" quy định tại Nghị định sô" 58/2001/NĐ-CP ngày 24-8-2001 của Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu.

39. Thông tư sô" 08/2003/TT-BCA ngày 12-5-2003 của Bộ Công an hướng dẫn mẫu dấu, tổ chức khắc dấu, kiểm tra việc bảo quản, sử dụng con dâu của các cơ quan, tổ chức theo Nghị định sô" 58/2001/NĐ-CP.

40. Thông tư liên tịch sô' 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06-5-2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.

41. Thông tư sô" 02/2010/TT-BNV ngày 28-4-2010 của Bộ Nội vụ hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn

251

và tổ chức của tổ chức văn thư, lưu trữ bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và ủy ban nhân dân các cấp.

42. Thông tư số 97/2010/TT-BTC ngày 06-7-2010 của Bộ trưởng Bộ Tài chính quy định chế độ công tác phí, chế độ chi tổ chức các cuộc hội nghị đôi vối các cơ quan nhà nước và đơn vị sự nghiệp công lập.

43. Thông tư 05/2010/TT-BNV ngày 05-10-2010 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ hướng dẫn về cung cấp, -quản lý và sử dụng chứng thực chữ ký sô" chuyên dụng phục vụ cơ quan thuộc hệ thông chính trị.

44. Thông tư sô" 01/2011/TT-BNV ngày 19-1-2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.

45. Thông tư liên tịch số 02/2011/TTLT-VPCP-BNV ngày 28-1-2011 của Văn phòng Chính phủ và Bộ Nội vụ hưống dẫn về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng úy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương.

46. Thông tư sô" 09/2011/TT-BNV ngày 03-6-2011 của Bộ Nội vụ về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức.

47. Thông tư sô" 13/2011/TT-BNV ngày 24-10-2011 của Bộ Nội vụ vể quy định thời hạn bảo quản tài liệu hình thành của ủy ban nhân dân các tỉnh, thành phô" trực thuộc Trung ương.

48. Thông tư sô" 14/2011/TT-BNV ngày 08-11-2011 của Bộ Nội vụ về quy định quản lý hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của Hội đồng nhân dân và úy ban nhân dân xã, phường, thị trấn.

252

49. Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22-11-2012 của Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan.

B. Sách, tài liệu

50. Tạ Hữu Ánh: Công tác hành chính văn phòng trong cơ quan nhà nước, Nxb. Chính trị quốc gia, Hà Nội, 2002.

51. Nguyễn Đăng Dung, Hoàng Trọng Phiến: Hướng dẫn soạn thảo văn bản hành chính, Nxb. Thống kê, Hà Nội, 1997.

52. GS.TS. Nguyễn Thành Độ: Giáo trinh Quản văn phòng, Nxb. Lao động - xã hội, Hà Nội, 2005.

53. Học viện Hành chính Quốc gia: Giáo trình Hành chính văn phòng trong cơ quan nhà nước, Nxb. Giáo dục, Hà Nội, 2005.

54. Học viện Hành chính: Giáo trình văn phòng, văn thư lưu trữ trong cơ quan nhà nước, Nxb. Khoa học và kỹ thuật, Hà Nội, 2009.

55. Học viện Hành chính : Giáo trình nghiệp vụ thư ký, Nxb. Khoa học và kỹ thuật, Hà Nội, 2009.

56. Học viện Hành chính : Giáo trình Kỹ thuật xây dựng và ban hành văn bản, Nxb. Khoa học và kỹ thuật. Hà Nội, 2008.

57. Học viện Hành chính: Tài bồi dưỡng về quản lý hành chính nhà nước (Chương trình chuyên viên), Nxb. Khoa học và kỹ thuật, Hà Nội, 2009.

58. Học viện Hành chính : Tài bồi dưỡng về Quản lý hành chính nhà nước-'(Chương trình chuyên viên chính), Nxb. Khoa học và kỹ thuật, Hà Nội, 2009.

18.150 câu hỏi - đáp... 253

59. Lê Văn In, Phạm Hưng: Phương pháp soạn thảo văn bản hành chính, Nxb. Chính trị quốc gia, Hà Nội, 1996.

60. Vương Đình Quyền: Lý luận về công tác văn thư, Nxb. Đại học quổc gia Hà Nội, Hà Nội, 2005.

61. PGS. TS. Vũ Thị Phụng (Chủ biên): Giáo Nghiệp vụ lưu trữ cơ bản (dùng trong các trường trung học chuyên nghiệp), Nxb. Hà Nội, 2006.

62. Vương Thị Kim Thanh: Quản hành chính văn phòng, Nxb. Thông kê, Hà Nội, 2009.

63. TS. Lưu Kiếm Thanh: Nghi thức nhà nước, Nxb. Thống kê, Hà Nội, 2001.

64. TS. Lưu Kiếm Thanh: Nghiệp vụ hành chính văn phòng, Nxb. Thông kê, Hà Nội, 2009.

65. Nguyễn Hữu Thân : Quản trị hành chính văn phòng, Nxb. Thông kê, Hà Nội, 2004.

66. Nguyễn Văn Thâm: Soạn thảo và xử lý văn bản quản lý nhà nước, Nxb. Chính trị quốc gia, Hà Nội, 2006.

67. Nguyễn Văn Thâm: Hướng dẫn soạn thảo văn bản và công tác văn phòng trong cơ quan đảng, nhà nước, Nxb. Chính trị - Hành chính, Hà Nội, 2009.

68. Viện Ngôn ngữ học: Từ điển tiếng Việt, Nxb. Đà Nẵng - Trung tâm Từ điển học, Hà Nội - Đà Nằng, 2004.

69. Bùi Khắc Việt: Kỹ thuật và ngôn ngữ soạn thảo văn bản quản lý nhà nước, Nxb. Khoa học xã hội, Hà Nội, 1997.

254

MỤC LỤC

TrangLời N hà xuất bản 5

Phần ITỔNG QUAN VỂ VÃN PHÒNG 7

Câu hỏi 1: Văn phòng là gì? 7Câu hỏi 2: Vãn phòng có vị trí như thế nào trong

hoạt động của cơ quan, tổ chức? 8Câu hỏi 3: Văn bản nào hiện nay quy định về chức

năng, nhiệm vụ, tổ chức bộ máy vănphòng cơ quan hành chính nhà nưóc? 9

Câu hỏi 4: Văn phòng có những chức nãng cơ bản nào? 10Câu hỏi 5: Vãn phòng có những nhiệm vụ chủ yếu nào? 12Câu hỏi 6: ơ nước ta hiện nay có nhừng loại hình

văn phòng nào? 14Câu hỏi 7: Vãn phòng có cơ cấu tổ chức như thế nào? 15

Phần II

CÁC NGHIỆP VỤ VÃN PHÒNG CHỦ YẾU 19

Câu hỏi 8: Văn phòng cần thực hiện những khâunghiệp vụ chủ yếu nào? 19

I. LẬP CHƯƠNG TRÌNH, KÊ HOẠCH 20

Câu hỏi 9: Thế nào là chương trình, kế hoạch? 20

285

Câu hỏi 10: Lập chương trình, kế hoạch công tác có ýnghĩa như thế nào dối với hoạt động của cơ quan, tổ chức? 20

Câu hỏi 11: Việc lập kế hoạch của văn phòng cầndựa trên những căn cứ nào? 22

Câu hỏi 12: Một bản kế hoạch tốt cần bảo đảm

những yêu cầu nào? 23Câu hỏi 13: Văn phòng có những nhiệm vụ gì

trong việc xây dựng kế hoạch công tác của cơ quan? 24

Câu hỏi 14: Khi xảy dựng kế hoạch, cần tuân thủnhững nguyên tắc nào? 25

Câu hỏi 15: Kế hoạch cần được xây dựng theo quy

trình như thế nào? 27II. BẢO ĐẢM THÔNG TIN 29Câu hỏi 16: Thế nào là thông tin trong quản lý? 29Câu hỏi 17: Thông tin có vai trò gì trong hoạt động

quản lý? 30Câu hỏi 18: Thông tin trong quản lý hành chính nhà

nước có đặc điểm gì? 31Câu hỏi 19: Những yêu cầu nào là cần thiết đốì với

cán bộ làm công tác thông tin? 32Câu hỏi 20: Văn phòng có trách nhiệm gì trong việc

bảo đảm và cung câp thông tin phục vụ cho hoạt động quản lý? 33

Câu hỏi 21: Quy trình xử lý thông tin được thực hiệnnhư thế nào? 34

III. CÔNG TÁC XÂY DỰNG, BAN HÀNH VẢN BẤN 36

Câu hỏi 22: Văn bản là gì? 36

256

Câu hỏi 23: Thế nào là văn bản quản lý nhà nước? 37

Câu hỏi 24: Văn bản quản lý nhà nước có đặc điểmnhư thế nào? 38

Câu hỏi 25: Hệ thông văn bản quản lý nhà nước

được phân loại như thế nào? 42

Câu hỏi 26: Văn bản hành chính là gì? 46

Câu hỏi 27: Văn bản hành chính gồm nhửng loại nào? 47

Câu hỏi 28: Các hình thức văn bản hành chính có

tính chất, nội dung như thế nào? 48

Câu hỏi 29: Văn phòng có nhiệm vụ gì trong công

tác xây dựng và ban hành văn bản của

các cơ quan? 55

Câu hỏi 30: Những yêu cầu về nội dung đối với văn

bản quản lý nhà nước? 57

Câu hỏi 31: Yêu cầu của việc sử dụng ngôn ngữtrong văn bản quản lý nhà nước? 59

Câu hỏi 32: Thể thức văn bản quản lý là gì? Những

yếu tô' thể thức nào cấu thành một văn

bản quản lý? 63

Câu hỏi 33: Thể thức văn bản quản lý hiện nay được

quy định trong những văn bản nào? 65

Câu hỏi 34: cần lưu ý điều gì khi áp dụng các vănbản của cơ quan nhà nước có thẩm

quyền quy định về thể thức văn bản

quản lý nhà nước? 68

Câu hỏi 35: Theo quy định hiện hành, các yếu tô' thể

thức văn bản hẳnh chính được trình bày

như thế nào? 70

257

Câu hỏi 36: Quy trình soạn thảo và ban hành văn bảnhành chính bao gồm những bước nào? 82

IV . THỰC HIỆN CÁC NGHIỆP v ụ VÃN THƯ 88

Câu hỏi 37: Công tác văn thư, nội dung công tác văn

thư và người làm công tác văn thư được

quan niệm như thế nào? 88

Câu hỏi 38: Ý nghía, yêu cầu của công tác văn thư? 89

Câu hỏi 39: Những ai có trách nhiệm đôi với công

tác vãn thư trong cơ quan? 90

Câu hỏi 40: Nguyên tắc quản lý văn bản, lập hồ sơ

và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ

cơ quan? 91

Câu hỏi 41: Văn bản đi là gì? Văn bản đi bao gồm

những nhóm văn bản nào? 92

Câu hỏi 42: Quy trình quản lý vàn bản đi? 93

Câu hỏi 43: Trách nhiệm của cán bộ văn thư trong

việc kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình

bày văn bản đi? 93

Câu hỏi 44: Việc ghi số cho vàn bản đi như thế nào? 93

Câu hỏi 45: Việc ghi ngày, tháng, năm ban hành vàn

bản đi như thế nào? 94

Câu hỏi 46: Việc đóng dâu cho văn bản đi được thực

hiện như thế nào? 95

Câu hỏi 47: Hiện nay ỏ các cơ quan thường áp dụng

các hình thức nào dể đăng ký văn bản đi? 96

Câu hỏi 48: Việc đăng ký ván bản đi bằng sổ được

thực hiện như thế nào? 96

258

Câu hỏi 49: Việc đăng ký văn bản đi bằng cơ sở dữliệu quản lý văn bản đi trên máy vi tính được thực hiện như thế nào? 97

Câu hỏi 50: Quy định về việc nhân bản, in, sao vănbản đi như thế nào? 98

Câu hỏi 51: Làm thủ tục phát hành văn bản như

thế nào? 99Câu hỏi 52: Cách trình bày bì như thế nào? 101Câu hỏi 53: Chuyển phát văn bản đi và theo dõi việc

chuyển phát văn bản đi như thế nào? 102Câu hỏi 54: Lưu văn bản đi như thế nào? 105Câu hỏi 55: Văn bản đến là gì? Quy trình quản lý

văn bản đến? 106

Câu hỏi 56: Khi tiếp nhận văn bản đến, văn thưphải làm những gì? 107

Câu hỏi 57: Hiện nay ở các cơ quan thường áp dụng cáchình thức nào để đảng ký văn bản đến? 111

Câu hỏi 58: Việc đăng ký văn bản đến bằng sổ nhưthế nào? 111

Câu hỏi 59: Căn cứ vào đâu để lập các loại sổ đàng

ký văn bản đến? 112Câu hỏi 60: Việc đăng ký vản bản đến bằng cơ sở dữ

liệu quản lý văn bản đến trên máy vi tính như thế nào? 113

Câu hỏi 61: Quy định về việc trình văn bản đến vàlấy ý kiến phân phối giải quyết dỏ'i với

văn bản đến? 115

Câu hỏi 62: Việc chuyển gião văn bản đến được thựchiện như thế nào? 116

259

Câu hỏi 63: Việc giải quyết và theo dõi, đôn đốc giảiquyết văn bản đến như thế nào? 117

Câu hỏi 64: Khi nào thực hiện việc sao văn bản đến?Có những hình thức sao văn bản nào? 119

Câu hỏi 65: Có những loại con dấu nào của cơ quan,

tổ chức nhà nước? 121Câu hỏi 66 : Ý nghĩa của con dấu cơ quan và ý nghĩa

của dấu cơ quan trên văn bản? 121Câu hỏi 67: Các văn bản hiện hành quy định về

quản lý và sử dụng con dấu? 122Câu hỏi 68: Trách nhiệm của cơ quan, tổ chức được

sử dụng con dấu? 123

Câu hỏi 69: Nguyên tắc đóng dấu? 124Câu hỏi 70: Con dấu cần được bảo quản như thế nào? 125Câu hỏi 71: Hồ sơ là gì và lập hồ sơ là gì? 126Câu hỏi 72: Ý nghĩa, yêu cầu của hồ sơ được lập? 126Câu hỏi 73: Các bước lập hồ sơ? 127

Câu hỏi 74: Cách sắp xếp và đánh SÔI văn bản, tài

liệu có trong hồ sơ? 128

Câu hỏi 75: Mục lục văn bản và chứng từ kết thúc

là gì? 129

Câu hỏi 76: Giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan nhưthế nào? 129

Câu hỏi 77: Trách nhiệm lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ,tài liệu vào lưu trữ cơ quan? 130

V. THỰC HIỆN NGHIỆP v ụ Lưu TRỮ 131

Câu hỏi 78: Công tác lưu trữ là gì? 131

Câu hỏi 79: Thế nào là tài liệu lưu trữ? Có những

loại tài liệu lưu trữ nào? 131

2 6 0

132Câu hỏi 80: Đặc điểm, ý nghĩa của tài liệu lưu trữ?

Câu hỏi 81: Thế nào là phông lưu trữ? Các loại

phông lưu trữ? 135

Câu hỏi 82: Lịch sử hình thành phông? Lịch sử đơn vị

hình thành phông? Nội dung của lịch sử

phông, lịch sử đơn vị hình thành phông? 136

Câu hỏi 83: Phân loại tài liệu trong phông lưu trữ

bao gồm những đặc trưng gì? 137

Câu hỏi 84: Lưu trữ cơ quan là gì? Điều kiện thành

lập phông lưu trữ cơ quan? Cách tổ chức

tài liệu phông lưu trữ cơ quan? 138

Câu hỏi 85: Kho lưu trữ là gì? Có các loại kho lưu

trữ nào? 139

Câu hỏi 86: Trách nhiệm của lưu trữ cơ quan trong

thu thập tài liệu lưu trữ? 139

Câu hỏi 87: Xác định giá trị tài liệu lưu trữ là gì? Ý

nghĩa, yêu cầu của việc xác định giá trị

tài liệu lưu trữ? 140

Câu hỏi 88: Các loại giá trị của tài liệu lưu trữ? Nội

dung xác định giá trị tài liệu lưu trữ? 141

Câu hỏi 89: Các tiêu chuẩn để xác định giá trị tài

liệu lưu trữ? 142

Câu hỏi 90: Nội dung tài liệu và ý nghĩa nội dung

tài liệu? 142

Câu hỏi 91: Tác giả tài liệu'và tiêu chuẩn tác giả của

tài liệu? 143

261

Câu hỏi 92: Tiêu chuẩn, ý nghĩa của cơ quan, đơn vị

hình thành phông? 143Câu hỏi 93: Tiêu chuẩn trùng lặp thông tin trong

tài liệu? 144Câu hỏi 94: Tiêu chuẩn hiệu lực pháp lý của văn bản

được thể hiện ở những phương diện nào? 144Câu hỏi 95: Tiêu chuẩn ngồn ngữ, kỹ thuật chế tác

và các đặc điểm bề ngoài của tài liệuđược thể hiện ở những nội dung gì? 145

Câu hỏi 96: Thế nào là bảng thời hạn bảo quản tài liệu lưu trữ? Ý nghĩa của bảng thời hạn

bảo quản tài liệu lưu trữ? Mức độ của

thời hạn bảo quản tài liệu lưu trữ? 146Câu hỏi 97: Thời hạn nộp lưu tài liệu được quy định

như thế nào? 147VI. T ổ CHỨC VÀ PHỤC VỤ HỘI HỌP 148Câu hỏi 98: “Họp” là gì? 148Câu hỏi 99: Việc tổ chức cuộc họp có thể đem lại

những lợi ích gì? 148

Câu hỏi 100: Có những loại cuộc họp nào? 149

Câu hỏi 101: Những nguyên tắc cần tuân thủ trong tổchức cuộc họp? 150

Câu hỏi 102: Văn phòng có trách nhiệm gì trong việctổ chức cuộc họp của cơ quan? 152

Câu hỏi 103: Để việc tổ chức cuộc họp đạt hiệu quả

cao, cần bảo đảm những điều kiện cơbản nào? 153

Câu hỏi 104: Quy trình tổ chức cuộc họp cần được

thực hiện như thế nào? 156

262

VII. CỒNG TÁC LỄ TÂN 158

Câu hỏi 105: Công tác lễ tân là gì? 158

Câu hỏi 106: Ý nghĩa của công tác lễ tân trong cơ

quan nhà nưốc? 159

Câu hỏi 107: Văn phòng có trách nhiệm gì trong việc

tiếp nhân dân đến cơ quan, công sở? 161

Câu hỏi 108: Văn phòng cần làm gì trong việc tiếp

khách hoặc đôi tác trong nưốc đến giao

dịch, thăm viếng cơ quan? 163

Câu hỏi 109: Văn phòng có nhiệm vụ gì trong việc

chuẩn bị đón tiếp khách nước ngoài? 167

Câu hỏi 110: Cần phải chú ý những gì trong công tác

lễ tân tại phòng tiếp khách? 168

Câu hỏi 111: Hoạt động chiêu đãi khách được thực

hiện như thế nào? 171

Câu hỏi 112: Nghi thức nhà nước là gì? Nội dung cơ

bản câu thành nghi thức nhà nước? 178

Câu hỏi 113: Nghi thức công sở là gì? Văn bản nào

của cơ quan nhà nước quy định nghi

thức công sỏ? 178

Câu hỏi 114: Nêu quy định về việc tổ chức Ngày Quôc

khánh nưốc Cộng hòa xã hội chủ nghĩa

Việt Nam (ngày 02 tháng 9)? 179

Câu hỏi 115: Quy định của Nhà nước về việc tổ chức

Ngày Giỗ tổ Hung Vương (ngày 10-3

âm lịch) như thế nào? 181

263

Câu hỏi 116: Nêu quy định về việc tể chức Ngày

thành lập Đảng Cộng sản Việt Nam? 182Câu hỏi 117: Quy định của Nhà nước vê việc tố’ chức Ngày

sinh Chủ tịch Hồ Chí Minh như thế nào? 183Câu hỏi 118: Nêu quy định về tổ chức Ngày chiến

thắng, giải phóng miền Nam, thông

nhất đất nước (ngày 30 tháng 4)? 18ÕCâu hỏi 119: Quy định của Nhà nước về việc tổ chức

Ngày Tết Nguyên đán như thế nào? 186Câu hỏi 120: Cách trang trí buổi lễ tổ chức míttinh,

lễ kỷ niệm và đón nhận các danh hiệu

vinh dự của Nhà nước được tổ chức như

thế nào? 186Câu hỏi 121: Trang phục của các nhóm thành viên

tham gia lễ m íttinh, lễ kỷ niệm như th ế nào? 189

Câu hỏi 122: Trình tự tiến hành buổi lễ míttinh, lễ kỷniệm diễn ra như thế nào ? 190

Câu hỏi 123: Trình tự tiến hành đón nhận các danh

hiệu vinh dự của Nhà nước như thế nào? 191Câu hỏi 124: Trang phục, lễ phục của cán bộ, công

chức, viên chức nhà nước được quy định trong văn bản pháp luật nào?Những trường hợp nào bắt buộc phải mặc lễ phục? 193

Câu hỏi 125: Giao tiếp và ứng xử trong công sở được

quy định như thế nào và tại văn bản nào? 194

Câu hỏi 126: Quy định về bài trí khuôn viên công sở

như thế nào? 195

264

Cảu hỏi 127: Hiện nay, việc tổ chức lễ tang đối với

cán bộ, công chức, viên chức được thực

hiện theo quy định nào của Nhà nước?

Cảu hỏi 128: Đốì tượng nào được tổ chức tang lễ theo

nghi thức quốc tang? Việc thông báo lễ

quốc tang, thành lập ban tổ chức quôc

tang, ban tang lễ được thực hiện như

thế nào?

Câu hỏi 129: Đôi tượng nào được tổ chức tang lễ theo

nghi thức tang lễ cấp nhà nước? Việc

thông báo lễ quốc tang, thành lập ban tổ

chức quổc tang, ban tang lễ được thực

hiện như thế nào?

Câu hỏi 130: Đôi tượng nào được tổ chức tang lễ theo

nghi thức tang lễ cấp cao? Việc thông

báo lễ tang câp cao, thành lập ban tổ

chức lễ tang, ban tang lễ được thực hiện

như thế nào?

Câu hỏi 131: Quy định hiện hành của Nhà nước về

nghi thức tang lễ đối vói cán bộ, viên

chức khi từ trần như thế nào?VIII. TỔ CHỨC CÁC CHUYÊN ĐI CÔNG TÁC CHOLÃNH ĐẠOCâu hỏi 132: Việc tổ chức các chuyến đi công tác cho

lãnh đạo mang lại những lợi ích gì?

Câu hỏi 133: Những thông 'tin nào là cần thiết cho

chuyến đi công tác?

196

198

200

203

205

209

209

210

265

Câu hỏi 134: Văn phòng cần chuẩn bị những nội

dung công việc nào cho chuyến đi công

tác của lãnh đạo? 211

Câu hỏi 135: Văn phòng có trách nhiệm gì trong việc

tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo

cơ quan? 216

IX. THỰC HIỆN CÔNG TÁC HẬU CẦN 218

Câu hỏi 136: Đê bảo đảm công tác hậu cần cơ quan,

văn phòng cần thực hiện những nhiệm

vụ chủ yếu nào? 218

Câu hỏi 137: Công tác hậu cần phải bảo dảm những

yêu cầu nào? 219

Cảu hỏi 138: Công tác hậu cần gồm những nội dung

cơ bản nào? 220

Câu hỏi 139: Vai trò của không gian và môi trường

làm việc? 224

Câu hỏi 140: Việc tể chức không gian làm việc cần

tuân thủ những nguyên tắc cơ bản nào? 225

Câu hỏi 141: Văn bản pháp luật nào hiện nay quy

định về tổ chức không gian, môi trường

làm việc cho cán bộ, công chức nhà nưốc?

Phần III

227

QUẢN TRỊ VÃN PHÒNG 229

Câu hỏi 142: Thế nào là quản trị văn phòng? 229

Câu hỏi 143: Thế nào là nhà quản trị văn phòng? 229

Câu hỏi 144: Quản trị văn phòng có những chức năng gì? 230

266

237Câu hỏi 145: Nhiệm vụ của quản trị văn phòng là gì?Câu hỏi 146: Nhiệm vụ của nhà quản trị văn phòng

là gì? 239Câu hỏi 147: Yêu cầu đôì vối một nhà quản trị văn

phòng là những gì? 241

Câu hỏi 148: Những nội dung chính của hiện đại hóavăn phòng là gì? 243

Câu hỏi 149: Xu thế hiện đại hóa trang thiết bị kỹthuật văn phòng hiện nay như thế nào? 244

Câu hỏi 150: Xu thế hiện đại hóa con người làm vănphòng và hiện đại hóa các nghiệp vụ

hành chính văn phòng hiện nay như

thế nào? 245

Tài liệu tham khảo 247

267

Chịu trách nhiệm xuất bản TS. NGUYỄN DUY HÙNG Chịu trách nhiệm nội dung

TS. HOÀNG PHONG HÀ

Biên tập nội dung:

Trình bày bìa: Chế bản vi tính: Sửa bản in:Đọc sách mẫu:

ThS. NGUYỄN MINH

THU MAI

DUỐNG THÁI SỔN PHẠM THU HÀ

PHÒNG BIÊN TẬP KỶ THUẬT THU MAI

In 800 cuốn, khổ 14,5x20,5 cm, tại Xí nghiệp In Tổng cục CNQPSố đăng ký kế hoạch xuất bản: 585-2013/CXB/3-38/CTQGQuyết định xuất bản số: 3328-QĐ/NXBCTQGCấp ngày 12 tháng 6 năm 2013In xong và nộp lưu chicu tháng 6 năm 2013

NHÀ XUẤT BẢN CHÍNH TRỊ QUỐC GIA - SựTH ẬT 12/86 phố Duy Tân, Cầu Giấy - Hà Nội

ĐT: 080.49221, Fax: 080.49222, E-mail: suthat@nxbctqg.vn, vvebsite: www.nxbctqg.vn

T ỈM Đ Ọ C■ •

TS. Văn Tất Thu- TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỬA VÁN PHÒNG BỘ,

Cơ QUAN NGANG BỌ, c ơ QUAN THUỘC CHÍNH PHỦ

Nguyển Văn Thâm - SOẠN THẢO VÀ XỬ LÝ VĂN BẤN

QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC

Tạ Hừu Ánh- CÔNG TÁC HANH CHÍNH VĂN PHÒNG

TRONG Cơ QUAN NHÀ NƯỚC